CONTENIDO

INTRODUCCION…………………………………………………………………………2

CAPITULO 1. ANTECEDENTES Y OBJETIVOS

1.1 ANTECEDENTES…………………………………………………………………...3
1.2 DEFINICION DEL PROBLEMA…………………………………………….………5
1.3 MATRIZ CAUSA EFECTO………………………………………………….………6
1.4 SITUACION PROBLEMÁTICA……………………………………………….……..7
1.5 OBJETIVOS…………………………………………………………………….……..7
1.5.1 OBJETIVO GENERAL…………………………………………………….…...7
1.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS……………………………………………….….7
1.6 DELIMITACION SUSTANTIVA………………………………………………….….9
1.7 JUSTIFICACION……………………………………………………………………10
1.8 METODOLOGIA…………………………………………………………………….11
1.9 BIBLIOGRAFIA……………………………………………………………………..11
1.10 ANEXOS……………………………………………………………………………11

CAPITULO 2. LA INSTITUCION

2.1 ANTECEDENTES…………………………………………………………………...12

2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL……………………………………………..14

CAPITULO 3. MARCO TEORICO

3.1 MARCO TEORICO REFERENCIAL….……………………………………………..15

3.2 MARCO TEORICO CONCEPTUAL………………………………………………....19
INDICE DE FIGURAS

Figura 1.3: Matriz Causa-Efecto…………………………………………………….…...6

Figura 1.6: Delimitación Sustantiva (Módulos)…………………………………………9

Figura 1.10: Anexo (Logotipos)………………………………………………………...11

Figura 2.2: Organigrama………………………………………………………………..14

1
 INTRODUCCION

Las necesidades del sector del comercio demandan de manera cada vez más
frecuente tecnologías que brinden facilidad y comodidad en las actividades diarias
de la sociedad. Para conseguir estos objetivos, existe gran variedad de software,
equipos y procesos que permiten aumentar el confort y la calidad de vida, como lo
son: el computador y los diferentes tipos de software existente en el mercado

La base de toda empresa comercial es la compra y venta de bienes y servicios; de

aquí la importancia del manejo del inventario por parte de la misma. Este manejo
contable permitirá a la empresa mantener el control de las existencias y costo de
los productos oportunamente, así como también conocer al final del periodo
contable un estado confiable de la situación económica de la empresa.

Ahora bien, el inventario constituye las partidas del activo corriente que están
listas para la venta, es decir, toda aquella mercancía que posee una empresa en
el almacén valorada al costo de adquisición, para la venta o actividades
productivas.

Para muchas firmas, la cifra del inventario es el mayor de los activos circulantes.
Los problemas de inventario pueden contribuir, y de hecho lo hacen, a las
quiebras de las mismas. Cuando una firma involuntariamente se queda sin
inventario, los resultados no son agradables.

Con el inventario la empresa puede realizar sus tareas de producción y de compra

administrando recursos, dado que el valor del costo del producto es una medida
cierta para poder realizar planificaciones de adquisiciones.

2
CAPITULO 1. ANTECEDENTES Y OBJETIVOS

1.1 ANTECEDENTES.

SISTEMATIC
Es un Software de Gestión de Negocios Comerciales y/o Servicios. Software
Práctico, Exacto y Seguro que le permitirá tener un mejor control de su
Empresa.
Especialmente diseñado para su implementación en Negocios Comerciales,
Servicios e incluso de Producción (Distribuidoras, Importadoras, Markets,
Ferreterías , Automotrices, Informáticas, Abarrotes, Librerías,
Talleres, Vidrierías, Fábricas, etc. ).

 Sistema Multi-Usuario, Multi-Monetario y Multi-Almacén.

 Capacidad para modificar y personalizar cualquier reporte.
 Permite almacenar y visualizar la fotografía de cada uno de sus productos
(formato JPG).
 Genera documentos (Cotizaciones, Presupuestos, etc.) en formato PDF.
 Genera archivos XLS Excel desde todos sus reportes.
 Actualizaciones Gratuitas desde Internet.
 Garantía, Soporte Técnico y Asesoría.

SAP Bolivia

SAP es el líder mundial en software de negocios*. Ofrece aplicaciones y

servicios que permiten a compañías de todos los tamaños, en más de 25
sectores de industria, gestionar sus procesos de negocios de manera más
eficiente.

3
 SAP está presente en Región Sur desde 1996 con el objetivo de ofrecer a sus
clientes seguridad y flexibilidad a través de aplicaciones enfocadas al
crecimiento de negocios. A través de 14 años experiencia y liderazgo en el
mercado, permite a las empresas de todos los tamaños y de cualquier industria
ser más competitivas y rentables, hacer más eficientes sus procesos, potenciar
el resultado de sus negocios y reducir costos a través de la innovación
tecnológica. SAP Región Sur cuenta con más de 800 clientes.

Este software abarca el manejo de:

 Gestión de tiendas.
 Gestión de categorías.
 Gestión de precios.
 Optimización de precios.
 Gestión de pedidos de clientes.
 Gestión de transportes.
 Gestión de almacenes

SYSPRO

SYSPRO es una solución de software comercial completamente integrado que

ofrece control total sobre la planificación y gestión de todas las facetas
comerciales, incluidas las operaciones contables, de fabricación y de
distribución en una variedad de industrias.

Este software abarca el manejo de:

 Manejo de múltiples almacenes.

 Determina el stock mínimo y máximo para cada producto.
 Verificación del inventario físico, mostrando los faltantes y sobrantes.
 Reportes de estado de inventario.

4
1.2 DEFINICION DEL PROBLEMA.

Entre varios de los problemas que la empresa DELICRUZ S.A. tropieza a la

hora de administrar su sistema de almacén están los siguientes:
 Lentitud a la hora de ingresar información.
 Cuantificación de una sola unidad de medida.
 Demora en el control del inventario.
 Interfaz muy compleja.
 Falta de control de ingresos y egresos de los productos

5
1.3 MATRIZ CAUSA EFECTO.

6
1.4 SITUACION PROBLEMÁTICA.
La empresa DELICRUZ S.A. tiene dificultades para realizar un control sobre los
diferentes movimientos de productos, ya que estos están propensos a perderse
a causa de actos irregulares por parte de personas inescrupulosas.

La empresa DELICRUZ S.A. ofrece productos en cantidades grandes, por lo

cual es resulta difícil manejar números grandes y se es vulnerable a errores en
la expresión de éstas en papel o en una tabla, por lo cual es importante el
manejo de unidades y equivalencias.

A veces los errores de anotaciones de cantidades no son detectados hasta la

hora de realizar el control del inventario y su respectivo control de movimientos,
por lo que se torna difícil revisar todos los reportes de estos para encontrar el
origen del error y aún mucho más difícil encontrar al autor del mismo, para
advertírsele que no se vuelva a repetir.

No existen reportes automatizados lo cual demora al cálculo de hacer el

inventario ya que este es realizado a diario y eso se traduce en pérdida de
tiempo laboral.

Otra problemática muy importante es el diseño de su interfaz del software ya

que este tiende a ser muy complejo al manipularlo sobre todo cuando el
personal es nuevo o existe un cambio de personal.

Por lo tanto, DELICRUZ S.A. requiere de manera urgente la elaboración de un

sistema informático para la automatización de estas operaciones, en las cuales
se maneja información que debe utilizarse luego para el control de inventario.

1.5 OBJETIVOS.
1.5.1 OBJETIVO GENERAL.
Desarrollar un sistema de información para la gestión de Almacenes e
Inventario para la EmpresaDELICRUZ S.A.

7
1.5.2 OBJETIVOS ESPECIFICOS

Realizar la captura de requisitos mediante entrevistas a las personas que se

encargan de coordinar y gestionar los movimientos de ingreso, egreso y
distribución de sus productos.

Realizar el modelo de análisis del sistema, mediante casos de uso, con los
requerimientos que se descubrieron en la captura de requisitos, estudiando
de manera detallada el trabajo que realiza el jefe de almacén y las personas
que lo colaboran hasta la finalización de su programa.

Realizar el modelo de diseño que permita gestionar los movimientos de los

productos,llevar uncontrol tanto del almacén como de sus respectivos
productos.

Realizar la implementación del software siguiendo los pasos de nuestro

diseño, presentando prototipos a las personas que interactúan con el
sistema de manera que se pueda mejorar hasta llevar a un producto final
que satisfaga las necesidades de los usuarios.

Realizar las pruebas de manera minuciosa, documentando el

comportamiento del sistema, registrando mediante planillas los datos
introducidos y las salidas que muestra el mismo, a modo de corregir las
fallas que este pueda tener.

8
1.5 DELIMITACION SUSTANTIVA.
A continuación se observa un gráfico que muestra la magnitud del sistema
propuesto con respecto a los módulos a implementar.

GIA
GESTION DE INVENTARIOS Y ALMACENES

GESTION DE GESTION DE GESTION DE ADMINISTRACIO

ALMACENES PRODUCTOS DISTRIBUCION N

CONTROL DE
ALMACENES PRODUCTO USUARIOS
CARGA

TIPOS DE TIPOS DE CONTROL DE PRIVILEGIOS

MOVIMIENTO PRODUCTO DESCARGA

UNIDADES DE
MERMAS DEVOLUCIONES BACKUP
MEDIDA

EQUIVALENCIA VENDEDOR

LUGAR

TIPOS DE LUGAR

TRANSPORTE

El software a desarrollar tiene el siguiente alcance:

Análisis y diseño del sistema para los siguientes módulos:

 Módulo Gestión de Almacenes

 Registro Almacén
 Tipos de Movimiento

9
  Mermas

 Modulo Gestión de Productos

 Producto
 Tipos de producto
 Unidades de medida
 Equivalencia

 Modulo Gestión de Distribución

 Control de Carga
 Control de Descarga
 Devoluciones
 Vendedor
 Lugar
 Tipos de Lugar
 Transporte

 Módulo Administración
 Usuarios
 Privilegios
 Backup

1.6 JUSTIFICACION.

Existen en la actualidad sistemas de inventario y almacén basados

generalmente en programadores y no desde el punto de vista de un usuario
común.

En la actualidad los inventarios son realizados a diario ya que el control del

mismo en intervalos de tiempos mayores, se torna pesado y en caso de existir
un problema es difícil detectar el origen del mismo, si se realizan inventarios

10
 cada día, esto se traduce en tiempo laboral perdido ya que para realizar esto
se debe detener todo tipo de movimiento de productos.
1.7 METODOLOGIA.

La metodología que se utilizara para el desarrollo del presente proyecto será

EL PROCESO UNIFICADO DE DESARROLLO (PUD) de software, utilizando
modelos y notación del LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO (UML),
para representar gráficamente todos los modelos que se requerirán para todo
el proceso del desarrollo.

1.8 BIBLIOGRAFIA.

[ROG-2010] Roger S. Pressman. Ingeniería del software (Un enfoque

práctico). 2010.

[IVA-2000a] Ivar Jacobson, Grady Booch y James Rumbaugh . Proceso Unificado

de Desarrollo de Software 2000.

[IVA-2000b] Ivar Jacobson, Grady Booch y James Rumbaugh. El Lenguaje

Unificado de Modelado. Manual de Referencia. 2000.

1.9 ANEXOS.

11
CAPITULO 2. LA INSTITUCION

2.1 ANTECEDENTES

DELICRUZ S.A.

Es una empresa cruceña que desde octubre 2005 produce y distribuye los
mejores productos lácteos en nuestro territorio. DELICRUZ ofrece productos
de calidad de las siguientes líneas: • Lácteos • Jugos • Postres y Helados
Toda su producción es elaborada con la más alta calidad en su planta de
producción ubicada en COTOCA SUS PRODUCTOS: DELICRUZ produce y
distribuye productos lácteos bajo las marcas Del Campo y Delicia; además de
jugos Tampico. A su vez y dado que la actividad comercial está orientada al
mercado de Santa Cruz, Delicruz es el distribuidor de Helados Delizia en
dicho mercado. DELICRUZ cuenta con una variedad de productos como jugos
en diferentes presentaciones y sabores, yogurts, tampico, lácteos y muchos
otros que buscan colmar las expectativas de los clientes.

Delicruz cuenta con la participación en su composición de socios de la

Compañía de alimentos CAL. Tiene una capacidad instalada para yogurt de
972 kg/hora y para leche entera de 1500 kg/hora.

Dirección: Av. Virgen de Cotoca esquina 3er anillo externo.

Teléfono: 3644654

12
Fuente: Elaborado en base a información proporcionada por la industria

Visión de la empresa

 Contribuir al desarrollo de la industria nacional buscando que sus productos

y marcas sean reconocidos por su calidad, innovación y precio justo.
 Tener presencia a nivel nacional desarrollando una eficiente red de
operaciones y distribuidores; sus certificaciones de calidad avalarán sus
buenas prácticas industriales y comerciales que permitan a la Compañía
expandirse a mercados internacionales.
 Ser reconocida por sus prácticas y actitudes alineadas con la ética y valores
humanos.
 El equipo humano que trabaje en Compañía de Alimentos estará
comprometido con los objetivos de la empresa y sus valores, encontrará un
adecuado ambiente de trabajo y será reconocido su esfuerzo personal y de
grupo.
 Buscar mantener la confianza de los inversionistas, de la comunidad
empresaria y de sus clientes y proveedores manejando sus operaciones
con prudencia financiera.
 Buscar la consolidación de su competitividad y su sostenibilidad a través de
las oportunidades del entorno.
 Lograr su sostenibilidad a través de su eficacia y competitividad, acorde a
las condiciones del entorno.

13
Misión de la empresa

 Producir y comercializar bebidas, helados, leche, derivados lácteos y otros

alimentos con los estándares de calidad que satisfagan a nuestros
consumidores.
 Crecer en forma sostenida y racional, aportando al desarrollo de la industria
nacional.
 Generar beneficios para los accionistas, sus empleados y la comunidad a
través de la eficiencia de los procesos productivos y de comercialización.
 Conformar un equipo humano capaz, con sólidos principios éticos,
comprometido con la empresa y orientado al servicio de sus consumidores.

2.2 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL

GERENTE GENERAL

SECRETARIA

GERENTE DE GERENTE DE GERENTE DE

PRODUCCION ADMINISTRACION Y VENTAS
FINANZAS

ING. DE JEFE DE
CONTROL DE JEFE DE RECURSOS VENTAS
CALIDAD CONTABILIDAD HUMANOS

SUPERVISORES
SUPERVISORES AUXILIARES JEFE DE DE VENTAS
CONTABLES ALMACEN

JEFE DE VENDEDORES PREVENTISTAS

LABORATORIO CAJEROS SUPERVISORES

AYUDANTES
OBREROS

14
CAPITULO 3. MARCO TEORICO

3.1 MARCO TEORICO REFERENCIAL

PROCESO UNIFICADO DE DESARROLLO (PUD)

Introducción
· El Proceso Unificado es un proceso de desarrollo de software: “conjunto
de actividades necesarias para transformar los requisitos del usuario en un
sistema software”.
· PUD es un marco genérico que puede especializarse para una variedad
de tipos de sistemas, diferentes áreas de aplicación, tipos de
organizaciones, niveles de aptitud y diferentes tamaños de proyectos.
· PUD está basado en componentes. El sw esta formado por componentes
software interconectados a través de interfaces.
· PUD está dirigido por casos de uso, centrado en la arquitectura, y es
iterativo e incremental.

Dirigido por Casos de Uso

· Un caso de uso es un fragmento de funcionalidad del sistema que

proporciona un resultado de valor a un usuario. Los casos de uso modelan
los requerimientos funcionales del sistema.
· Todos los casos de uso juntos constituyen el modelo de casos de uso.
· Los casos de uso también guían el proceso de desarrollo (diseño,
implementación, y prueba). Basándose en los casos de uso los
desarrolladores crean una serie de modelos de diseño e implementación
que llevan a cabo los casos de uso. De este modo los casos de uso no solo
inician el proceso de desarrollo sino que le proporcionan un hilo conductor,
avanza a través de una serie de flujos de trabajo que parten de los casos de
uso.

15
Centrado en la Arquitectura

La arquitectura de un sistema software se describe mediante diferentes

vistas del sistema en construcción.
El concepto de arquitectura software incluye los aspectos estáticos y
dinámicos más significativos del sistema.
La arquitectura es una vista del diseño completo con las características más
importantes resaltadas, dejando los detalles de lado.
Arquitectura: Conjunto de decisiones significativas acerca de la
organización de un sistema software, la selección de los elementos
estructurales a partir de los cuales se compone el sistema, las interfaces
entre ellos, su comportamiento, sus colaboraciones, y su composición.
Los casos de uso y la arquitectura están profundamente relacionados. Los
casos de uso deben encajar en la arquitectura, y a su vez la arquitectura
debe permitir el desarrollo de todos los casos de uso requeridos,
actualmente y a futuro.
El arquitecto desarrolla la forma o arquitectura a partir de la comprensión de
un conjunto reducido de casos de uso fundamentales o críticos (usualmente
no más del 10 % del total). En forma resumida, podemos decir que el
arquitecto:
- Crea un esquema en borrador de la arquitectura comenzando por la parte
no específica de los casos de uso (por ejemplo la plataforma) pero con una
comprensión general de los casos de uso fundamentales.
- A continuación, trabaja con un conjunto de casos de uso claves o
fundamentales. Cada caso de uso es especificado en detalle y realizado en
términos de subsistemas, clases, y componentes.
- A medida que los casos de uso se especifican y maduran, se descubre
más de la arquitectura, y esto a su vez lleva a la maduración de más casos
de uso.
Este proceso continúa hasta que se considere que la arquitectura es
estable.

16
Iterativo e Incremental

Es práctico dividir el esfuerzo de desarrollo de un proyecto de software en

partes más pequeñas o mini proyectos.
Cada mini proyecto es una iteración que resulta en un incremento.
Las iteraciones hacen referencia a pasos en el flujo de trabajo, y los
incrementos a crecimientos en el producto.
Las iteraciones deben estar controladas. Esto significa que deben
seleccionarse y ejecutarse de una forma planificada.
Los desarrolladores basan la selección de lo que implementarán en cada
iteración en dos cosas: el conjunto de casos de uso que amplían la
funcionalidad, y en los riesgos más importantes que deben mitigarse.
En cada iteración los desarrolladores identifican y especifican los casos de
uso relevantes, crean un diseño utilizando la arquitectura seleccionada
como guía, para implementar dichos casos de uso. Si la iteración cumple
sus objetivos, se continúa con
la próxima. Sino deben revisarse las decisiones previas y probar un nuevo
enfoque.
Beneficios del enfoque iterativo
- La iteración controlada reduce el riesgo a los costes de un solo
incremento.
- Reduce el riesgo de retrasos en el calendario atacando los riesgos más
importantes primero.
- Acelera el desarrollo. Los trabajadores trabajan de manera más eficiente
al obtener resultados a corto plazo.
- Tiene un enfoque más realista al reconocer que los requisitos no pueden
definirse completamente al principio.

17
UML (LENGUAJE UNIFICADO DE MODELADO)

El Lenguaje Unificado de Modelado preescribe un conjunto de notaciones y

diagramas estándar para
modelar sistemas orientados a objetos, y describe la semántica esencial de
lo que estos diagramas y
símbolos significan. Mientras que ha habido muchas notaciones y métodos
usados para el diseño
orientado a objetos, ahora los modeladores sólo tienen que aprender una
única notación.
UML se puede usar para modelar distintos tipos de sistemas: sistemas de
software, sistemas de hardware,
y organizaciones del mundo real. UML ofrece nueve diagramas en los
cuales modelar sistemas.
• Diagramas de Casos de Uso para modelar los procesos ’business’.
• Diagramas de Secuencia para modelar el paso de mensajes entre
objetos.
• Diagramas de Colaboración para modelar interacciones entre
objetos.
• Diagramas de Estado para modelar el comportamiento de los
objetos en el sistema.
• Diagramas de Actividad para modelar el comportamiento de los
Casos de Uso, objetos u operaciones.
• Diagramas de Clases para modelar la estructura estática de las
clases en el sistema.
• Diagramas de Objetos para modelar la estructura estática de los
objetos en el sistema.
• Diagramas de Componentes para modelar componentes.
• Diagramas de Implementación para modelar la distribución del
sistema.

18
 UML es una consolidación de muchas de las notaciones y conceptos más
usadas orientados a objetos.
Empezó como una consolidación del trabajo de Grade Booch, James
Rumbaugh, e Ivar Jacobson,
creadores de tres de las metodologías orientadas a objetos más populares.

3.2 MARCO TEORICO CONCEPTUAL

Almacén

Se define como el subproceso operativo concerniente a la guarda y

conservación de los productos con los mínimos riesgos para el producto,
personas y compañía optimizando el espacio físico del almacén.

Gestión de Almacén

Es un Proceso de la función logística que trata la recepción,

almacenamiento y movimiento de cualquier material, (materias primas,
semielaborados, terminados), dentro de un mismo almacén, hasta el punto
de consumo así como el tratamiento e información de los datos generados.

Beneficios principales de una correcta gestión de almacén:

1. Reduzca los costes de almacén y mejora el servicio al cliente mediante

la aceleración del proceso de gestión de pedidos.

2. Optimice las operaciones de almacén pues proporciona datos de

inventario precisos y transparentes que reducen las tareas
administrativas.

3. Le permite optimizar la distribución del almacén y la utilización del

espacio.

Gestión de Inventarios
Indica, qué, cuánto, a cuánto y cuándo? debe ser almacenado.

19
Mientras que la Gestión de Almacén indica, dónde y cómo debe ser
almacenado.
Inventario: Se define al registro total de los bienes y demás cosas
pertenecientes a una persona o comunidad, hecho con orden y precisión.
Por extensión, se denomina inventario a la comprobación y recuento, de las
existencias físicas en sí mismas y/o con las teóricas documentadas.
Un nivel mínimo de inventarios bloquea las ventas, mientras que unexceso
de inventarios podría llevar a una organización a la quiebra.

Inventario

Es el conjunto de bienes propiedad de una empresa que han sido

adquiridos con el ánimo de volverlos a vender en el mismo estado en que
fueron comprados, o para ser transformados en otro tipo de bienes y
vendidos como tales.

Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancías, por ser esta

su principal función y la que dará origen a todas las restantes operaciones,
necesitaran de una constante información resumida y analizada sobre sus
inventarios, lo cual obliga a la apertura de una serie de cuentas principales
y auxiliares relacionadas con esos controles. Entre estas cuentas podemos
nombrar las siguientes:

 Inventario (inicial)
 Compras
 Devoluciones en compra
 Gastos de compras
 Ventas
 Devoluciones en ventas
 Mercancías en tránsito
 Mercancías en consignación
 Inventario (final)

20
El Inventario Inicial representa el valor de las existencias de mercancías
en la fecha que comenzó el periodo contable. Esta cuenta se abre cuando
el control de los inventarios, en el Mayor General, se lleva en base al
método especulativo, y no vuelve a tener movimiento hasta finalizar el
periodo contable cuando se cerrará con cargo a costo de ventas o bien por
Ganancias y Pérdidas directamente.

En la cuenta Compras se incluyen las mercancías compradas durante el

periodo contable con el objeto de volver a venderlas con fines de lucro y
que forman parte del objeto para el cual fue creada la empresa. No se
incluyen en esta cuenta la compra de Terrenos, Maquinarias, Edificios,
Equipos, Instalaciones, etc. Esta cuenta tiene un saldo deudor, no entra en
el balance general de la empresa, y se cierra por Ganancias y Pérdidas o
Costo de Ventas.

Devoluciones en compra, se refiere a la cuenta que es creada con el fin

de reflejar toda aquella mercancía comprada que la empresa devuelve por
cualquier circunstancia; aunque esta cuenta disminuirá la compra de
mercancías no se abonará a la cuenta compras.

Los gastos ocasionados por las compras de mercancías deben dirigirse a la

cuenta titulada: Gastos de Compras. Esta cuenta tiene un saldo deudor y
no entra en el Balance General.

Ventas: Esta cuenta controlará todas las ventas de mercancías realizadas

por la Empresa y que fueron compradas con este fin. Por otro lado también
tenemos Devoluciones en Venta, la cual está creada para reflejar las
devoluciones realizadas por los clientes a la empresa.

En algunas oportunidades, especialmente si la empresa realiza compras en

el exterior, nos encontramos que se han efectuado ciertos desembolsos o
adquirido compromisos de pago (documentos o giros) por mercancías que
la empresa compró pero que, por razones de distancia o cualquier otra

21
circunstancia, aun no han sido recibidas en el almacén. Para contabilizar
este tipo de operaciones se debe utilizar la cuenta: Mercancías en
Tránsito.

Por otro lado tenemos la cuenta llamada Mercancía en Consignación, que

no es más que la cuenta que reflejará las mercancías que han sido
adquiridas por la empresa en "consignación", sobre la cual no se tiene
ningún derecho de propiedad, por lo tanto, la empresa no está en la
obligación de cancelarlas hasta que no se hayan vendido.

El Inventario Actual (Final) se realiza al finalizar el periodo contable y

corresponde al inventario físico de la mercancía de la empresa y su
correspondiente valoración. Al relacionar este inventario con el inicial, con
las compras y ventas netas del periodo se obtendrá las Ganancias o
Pérdidas Brutas en Ventas de ese período.

CLASIFICACIÓN ABC DE LAS PARTIDAS DE INVENTARIO

Ordinariamente no se justifica un mismo esfuerzo de control para todos los

productos o artículos. Primero, el distinto valor de las partidas de inventario
sugiere que la atención debe concentrarse en los artículos de mayor valor y
dar una menor consideración a los artículos de menor valor. Considerando
que los costos de inventarios están directamente asociados con el valor de
los inventarios, el potencial de ahorros en costos derivados de un control
más estrecho es mayor para el primer grupo de artículos ya que representa
la mayor parte del valor del inventario.

Aun cuando un artículo pueda tener un valor muy bajo en sí mismo, es

posible que el costo de un faltante de dicho artículo sea considerable. Por
ejemplo; la falta de una materia prima aparentemente de poca importancia
puede provocar costos adicionales por mano de obra inactiva y pérdida de
la producción de toda una línea de ensamble: Por tanto la clasificación de
las partidas de inventario de acuerdo al grado de control necesario permite

22
a los administradores concentrar sus esfuerzos en aquellos puntos donde
los beneficios sean mayores.

Controles para partidas clase A.

Se requiere un estrecho control para las partidas de inventario con altos

costos por faltantes y para aquellas partidas que presentan una parte
importante del valor total del inventario. El control más estrecho puede
quedar reservado a las materias primas que se utilizan en forma constante
en volúmenes extremadamente elevados. Los agentes de compras pueden
celebrar contratos con los proveedores que aseguren un suministro
constante de estos materiales en cantidades que equiparen la proporción
de utilización.

En estas instancias la adquisición de materias primas no está determinada

por cantidades económicas o por ciclos. Se realizan cambios periódicos en
la velocidad de flujo conforme a la demanda y la posición de inventario
sufren cambios.

Se mantienen suministros mínimos como protección contra las

fluctuaciones de la demanda y posibles interrupciones en el suministro.

Para el resto de las palabras de la clase A la emisión periódica de órdenes

posiblemente sobre una base semanal, provee una supervisión lo
suficientemente estrecha sobre los niveles de inventario. Las variaciones en
las proporciones de utilización son absorbidas rápidamente por el tamaño
de cada orden semanal, de acuerdo con el sistema periódico o con el
sistema opcional que se comentó anteriormente

Controles para partidas clase B.

Estas partidas deberán ser seguidas y controladas mediante un sistema

computarizado con revisiones periódicas por parte del administrado.

Los parámetros del modelo son revisados con menor frecuencia que en el
caso de las partidas de la clase A. Los costos de faltantes de existencias
para las partidas de la clase B deberán ser moderados a bajos y las

23
existencias de seguridad deberán brindar un control adecuado de los
faltantes, aun cuando la colocación de órdenes ocurre con menos
frecuencia.

Controles con partidas clase C.

Las partidas de la clase C representan la mayor parte de las partidas de

inventario y un sistema de controles diseñados pero rutinarios debe ser
adecuado para su control. Un sistema de punto de reabastecimiento que no
requiera de una evaluación física de las existencias, como en el caso del
sistema de las “dos charolas”, generalmente será suficiente.

Para cada una de estas partidas, las acciones necesarias son activadas
cuando los inventarios se reducen hasta el punto de reabastecimiento. Si la
utilización cambia, las órdenes serán activadas antes o después del
promedio, siempre y cuando se establezca la compensación necesaria.
Deberán realizarse revisiones semestrales o anuales de los parámetros del
sistema para actualizar las proporciones de utilización, los estimados de los
tiempos de entrega de los insumos y los costos que pudieran derivarse de
cambios en la EOQ. También puede emplearse una revisión periódica con
un intervalo más prolongado.

Tipos de inventario

Inventario periódico: Este inventario es generalmente utilizado por

empresas pequeñas y medianas y tiene dos características:

a. para conocer en una fecha determinada cual es el inventario, es

indispensable hacer un conteo físico del mismo y luego darle valores.
b. Para controlar el costo de las transacciones que afectan el inventario
se utilizan diferentes cuentas de acuerdo con la naturaleza de la
operación que se esté realizando.

El registro de las transacciones a sí hecho, junto con la toma de inventario

físico y su correspondiente valuación, permitirán la elaboración del

24
importantísimo estado financiero denominado estado de ganancia y
perdida.

Método de inventario periódico: la mercancía que entra se registra en la

cuenta de compra con el objetivo de realizar un solo asiento de ajuste para
acumular el costo de venta en una cuenta separada.

Existe básicamente dos métodos para determinar el inventario que pueden,

en un momento dado, sustituir el método de conteo físico:

 Método de la utilidad bruta: Este método está sustentado a la

experiencia que la empresa ha tenido en periodo anterior, en relación
con el margen de utilidad.

De todo es conocido que el precio de venta de una de un artículo está

compuesto por una parte que representa al costo de compra o de
fabricación de ese artículo, y otra parte representa la utilidad bruta que el
empresario desea ganar es decir:

precio de ventas = costo de venta + utilidad

De la relación se desprende que :

costo de venta = precio de venta – utilidad

Si en adición a ellos, los registros de contabilidad nos permite determinar el

costo de la mercancía disponible, podremos determinar el costo del
inventario de mercancías que existe para esa fecha, así:

Inventario de mercancía = mercancía disponible – costo de venta.

Se puede observar que para obtener el monto de inventario por este

método, la acción se circunscribe en determinar la mercancía disponible y el
costo de venta.

25
El método de utilidad bruta puede ser utilizado no-solo para determinar el
inventario final, sino también para calcular el saldo de cualquier cuenta
relacionada con las ventas y el costo de ventas.

 Método de ventas al detalle: Este otro método que permite estimar

el inventario en cualquier fecha y es utilizado, básicamente, en
aquellas empresas donde se vende mercancía al detalle o menudeo,
tales como tiendas por departamentos. Esta empresa requieren, por
lo general elaborar estados financieros en fechas intermedias al
cierre para lo cual, sabemos, es indispensable disponer del monto de
los inventarios para esas fechas. Es obvio que tomar inventario físico
mensualmente en este tipo de negocios es una labor tan ardua que
justifica utilizar métodos estimativos, ya que si el proceso de cálculo
se lleva a cabo con cuidado y en forma sistemática, el costo del
inventario así determinado se acercara, razonablemente, al resultado
que se obtendría haciendo el inventario físico.

Para aplicar este método estimativos de inventarios se requiere que se den

una serie de condiciones. Para lograr una mayor claridad en la explicación,
nos basaremos en el caso desarrollado en la ilustración.

Inventario continuo o Perpetuo:

La mercancía que entra se registra a la cuenta de Inventario directamente.

En este método de inventario se lleva un registro de tal forma que muestra
a cada momento cual es la existencia y el importe o valor de los artículos en
existencia, es decir, los cargos o créditos, o más bien, las compras y las
ventas de inventarios se registran según vayan ocurriendo las
transacciones o movimientos.

Se lleva un registro continuo, corriente y diario del inventario y de los costos

de artículos vendidos.

26
De entre ello mencionaremos solo los más utilizados:

 Métodos de primeras entradas, primeras salidas(PEPS):

Bajo el método de primeras entradas, primeras salidas, la compañía debe

llevar un registro del costo de cada unidad comprada del inventario. El costo
de la unidad utilizado para calcular el inventario final, puede ser diferente de
los costos unitarios utilizados para calcular el costo de las mercancías
vendidas. Bajo PEPS, los primeros costos que entran al inventario son los
primeros costos que salen al costo de las mercancías vendidas, a eso se
debe el nombre de Primeras Entradas, Primeras Salidas. El inventario final
se basa en los costos de las compras más recientes. Este inventario
también llamado por las iniciales que lo identifican en inglés (first in first out)
fifo.

 Métodos de ultimas entradas, primeras salidas(UEPS):

El método últimas entradas, primeras salidas dependen también de los

costos por compras de un inventario en particular. Bajo este método, los
últimos costos que entran al inventario son los primeros costos que salen al
costo de mercancías vendidas. Este método deja los costos más antiguos
(aquellos del inventario inicial y las compras primeras del periodo) en el
inventario final. La filosofía de este método consiste en dar salida primero a
los costos a los que se hicieron las últimas compras. Esto trae como
consecuencia que los inventarios que van quedando, estarán valorados a
los costos de las primeras compras.

La diferencia que existe entre el método de PEPS con el UEPS consiste en

la forma de calcular el costo de la mercancía que sale del almacén.

 Método de Costo de promedio ponderado:

Aunque poco usado, es este otro método de valuación de los inventarios.

27
Para determinar el costo promedio aritmético ponderado se procede como
sigue:

 Se suman las unidades de que se ha dispuesto en el periodo es

decir, el saldo inicial más las compradas, después de deducir las
devoluciones.
 Se suman los respectivos costos.
 Se divide el costo total entre el total de unidades.

Mermas

Una merma es una pérdida o reducción de un cierto número de mercancías

o de la actualización de un stock que provoca una fluctuación, es decir, la
diferencia entre el contenido de los libros de inventario y la cantidad real de
productos o mercancía dentro de un establecimiento, negocio o empresa
que conlleva a una pérdida monetaria.

Técnicamente una merma es una pérdida de utilidades en término físico.

El inconveniente de una merma es que es inevitable.

28
CAPITULO 4. FLUJO DE TRABAJO: REQUERIMIENTOS

4.1. Requerimientos del Sistema

El modelo de requisitos tiene como objetivo delimitar al sistema y capturar la

funcionalidad que ofrecerá desde la perspectiva del usuario. Este modelo puede
trabajar como un contrato entre el desarrollador y el cliente, o usuario del sistema,
por lo que deberá proyectar lo que el cliente desea según la percepción del
desarrollador. Por ello es esencial que los clientes lo comprendan.
El modelo de requisitos es el primero en desarrollarse y es la base para formar
todos los demás modelos en el desarrollo de software En general, cualquier
cambio en la funcionalidad del sistema es más fácil de hacer, y con menor
consecuencias a este nivel que posteriormente.

4.2. Lista de Requerimientos candidatos

4.2.1. Requerimientos Funcionales del Sistema

A continuación se muestra la lista de requerimientos funcionales mínimos,

implementados durante el desarrollo del proyecto.

? Nombre: Se indica el nombre del requerimiento.

? Descripción: Indica una breve descripción de lo que se quiere en el sistema

final.

? Prioridad: Especifica la importancia de cada requerimiento, que puede ser:

Importante, Secundaria

NRO. NOMBRE DESCRIPCION PRIORIDAD

R1 Administrar Almacenes Se registran los almacenes Importante
de la empresa con todos sus

29
 datos
R2 Administrar Ingresos Se administra la entrada de Importante
de Productos productos a un determinado
almacén en cierta fecha
R3 Administrar Egresos Se administra la salida de Importante
de Productos productos de un determinado
almacén en cierta fecha
R4 Administrar Traspasos Se administran los traspasos Importante
de Productos entre almacenes
generándose ingresos y
egresos
R5 Registrar Mermas Se registra la pérdida de Importante
productos considerándose
ésta un egreso
R6 Administrar Productos Se registran los productos Importante
disponibles al mercado
R7 Establecer tipos de Se clasifican los productos Importante
Producto según sus características
R8 Establecer Unidades Se utilizan unidades de Importante
de Medida medida según el producto
R9 Manejar Equivalencia Se utilizan equivalencias para Importante
de Unidades la expresión de cantidades
R10 Realizar el Control de Se registran productos que Importante
Carga de Productos son cargados para su
distribución
R11 Realizar el Control de Se registran productos que Importante
Descarga de regresan a almacén sin ser
Productos vendidos
R12 Administrar las Se registran productos que Importante
Devoluciones de los son devueltos por los
Productos supermercados

30
 R13 Mostrar Saldo de Se muestra el detalle de los Importante
Productos productos que deberían
existir en almacén
R14 Administrar Se registran los vendedores Importante
Vendedores que distribuyen productos de
la empresa
R15 Registrar Clientes Registra los clientes que Importante
solicitan los productos
R16 Administrar Tipos de Clasifica a los clientes para la Importante
Clientes entrega de productos con
ciertos descuentos
R17 Registrar Pedidos Se registran los pedidos de Importante
los clientes para la jornada
siguiente
R18 Administrar Medios de Se registran los camiones Importante
Transporte que trabajan para la empresa

4.2.2. Requerimientos no Funcionales del Sistema

NRO. NOMBRE DESCRIPCION PRIORIDAD

1 Lenguaje de El sistema será Importante
Programación de implementado en un lenguaje
Costo Bajo de programación de costo
cero
2 Menor Tiempo de El sistema deberá reducir al Importante
Respuesta máximo el tiempo de
respuesta para mayor
rendimiento

4.3. Modelo de Negocio de la Empresa “DELICRUZ S.A.”

31
4.4. Captura de Requisitos como Casos de Uso

4.4.1. Actores

Los actores que participan en el sistema son los siguientes:

Administrador: Es la persona encargada de administrar el sistema, asigna ciertos

privilegios a los usuarios del mismo según sus funciones.

Gerente: Registra los productos existentes en el mercado además del personal de

la empresa, fija los precios de los productos.

Encargado de Almacén: Es el encargado de los productos terminados en

almacén, responsable de los movimientos de los productos (ingresos, egresos y
traspasos). Además controla la carga y descarga de productos para distribuirlos a
los puntos de venta.

Digitador: Es quien registra la carga y descarga una vez autorizado por el

encargado de almacén.

Encargado de Ventas: Recibe los pedidos de productos solicitados por los

clientes, los cuales son asignados a cada vendedor. Además cuenta con el
registro de los camiones también asignados a cada vendedor.

ACTOR CASOS DE USO

Administrador  Administrar Usuarios
Gerente  Administrar Productos
 Administrar Almacén
 Administrar Unidades de Medida
 Administrar Empleados

32
Encargado de Almacén  Administrar Ingresos
 Administrar Egresos
 Administrar Traspasos
 Administrar Mermas
 Administrar Devoluciones
Digitador  Administrar Carga
 Administrar Descarga
Encargado de Ventas  Administrar Vendedores
 Administrar Clientes
 Administrar Camiones
 Administrar Pedidos

4.4.2. Formato de Presentación de la Especificación de Casos de Uso

CASO DE USO: Administrar Usuarios

Administrar Usuarios
Caso de Uso
Actores Administrador

Propósito Asignar privilegios, registrar, modificar y eliminar usuarios

del sistema

Resumen Es inicializado por el Administrador del Sistema, es la

persona encargada de gestionar los usuarios del sistema.

Tipo Primario

Referencias Cruzadas

Cursos Normal de
Acción del Actor
Eventos
1) Adicionar Nuevo Bus.- esta opción permite
registrar un nuevo Bus

33
 2) Modificar Bus.- por medio de esta acción se busca el bus y
se pueden modificar los datos del Bus

3) Eliminar bus.- el encargado de programación debe

seleccionar el Bus para luego eliminarlo del Sistema

Respuesta del Sistema

1) El sistema registra los datos ingresados

2) El sistema registra los cambios realizados

3) El sistema elimina los datos seleccionados, previa

confirmación

4.5. Modelo de Casos de Uso de Alto Nivel

34