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Sesión 1.4. Flujo de la orden de trabajo

Bloque 3. Roles y responsabilidades

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Gestión efectiva de recursos
Planeador y Programador:
• Priorizar y aprobar todos los trabajos.
• Planear y Programar los trabajos avanzados, para minimizar la ineficiencia y las
pérdidas de tiempo durante su ejecución.
• Ej. Partes, Recursos, Herramientas, Equipos y Permisos de Trabajo.
• Planee todos los trabajos que no sean Emergencia.
• Programe todos los trabajos planeados.
• Asigne el trabajo suficiente para una utilización completa de los recursos de
mano de obra y el tiempo de trabajo.
• Optimizar los recursos.
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Gestión efectiva de recursos
Planeador y Programador:
• Programar y asignar trabajos diarios de mantenimiento a los operadores (Cuidado
Básico de Equipos).
• Medir el tiempo empleado en la realización de trabajos que generen valor
agregado por los recursos de mantenimiento.
• Responsabilice al personal para completar el trabajo de mantenimiento en un
lapso de tiempo específico.
• Mantenga por lo menos un Backlog activo de 30 días para asegurar que siempre
hay trabajos de valor para realizar y eliminar la tentación de “encontrar trabajo”
durante períodos de inactividad.
• Controlar la productividad
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Gestión efectiva de recursos
Planeador y Programador
• Ajustar y Minimizar los requerimientos de Personal (Staff).
• Utilizar Contratistas para complementar la fuerza de trabajo
periódicamente cuando el Backlog de trabajos de prioridad alta se
mantenga en un nivel mayor a 30 días por un período de tiempo
significativo.
• Aplicar Mantenimientos por Campaña.
• Optimizar los niveles del personal.
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Gestión efectiva de recursos
Planeador y Programador

• Costos de Mantenimiento
• Confiabilidad y Disponibilidad de los Equipos
• Utilización de la mano de obra
• Inventarios de los repuestos en relación al valor de cambio de los elementos.
• Administración a través de indicadores de desempeño

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 ACTIVIDAD TIEMPO
Revisión de Órdenes de trabajo 5%
Identificación del alcance de trabajos 10 %
Búsqueda de información 5%
Planeación detallada de Órdenes de trabajo 20 %
Solicitud de compras, elaboración de pedidos y seguimiento a SCM 20 %

Programación y balanceo de recursos 20 %

Ajustes diarios a la programación 5%
Gestión al estado de las Órdenes de trabajo 5%
OTROS 10 %
www.bsginstitute.com TOTAL 100 %
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 El Rol del coordinador de mantenimiento:

• Supervisar todas las actividades de mantenimiento que le

correspondas.
• Revisar todos los campos del aviso, de la Orden de Mantenimiento o
Trabajo y de la documentación adjunta para dar el cierre por medio
de su aprobación (firmada) ORDEN DE
• Entregar los reportes al documentador según corresponda para TRABAJO

ejecutar el cierre técnico de los avisos, y órdenes de trabajo

aprobadas por el coordinador de Mantenimiento.
• Almacenar la documentación según procedimientos vigentes.

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 El rol del ejecutor o cuadrilla de mantenimiento es:

• Preparar las herramientas e instrumentos

• Tener a la mano los procedimientos, protocolos de recepción y entrega,
instructivos de trabajo, certificados de habilitación para trabajos especiales u
otra documentación.
• Retirar repuestos y materiales del almacén o aquellos adquiridos a través de una
orden de pedido directo.
• Gestionar firmas de Permiso de Trabajo, de Bloqueo y Etiquetado, de Evaluación
y Análisis de Riesgos, de Liberación de Áreas, etc.
• Coordinar con operaciones la detención del equipo (consignación), con otro
puesto de trabajo o con los servicios externos contratados.

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 El rol del ejecutor o cuadrilla de mantenimiento es:

Al finalizar el trabajo se procederá a:

• Realizar las labores de orden y limpieza en la zona donde se ejecutó el trabajo.
• Efectuar el cierre de los permisos de trabajo, bloqueo y etiquetado u otra
documentación.
• Devolver el material sobrante al Almacén, validando que quede registrado en la
ORDEN DE
orden de trabajo y retornar las herramientas e instrumentos que correspondan. TRABAJO
• Completar los campos indicados en la orden de trabajo impresa.
• Notificar en el CMMS el trabajo realizado y los datos que se requiriesen (horas-
Hombre, cantidad de personas, etc.). En algunos casos se tendrá un personal Data
Input que se encargará de realizar esta labor de notificación.
• Entregar la orden de trabajo en físico al Coordinador de Mantenimiento para su
revisión.
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El seguimiento y direccionamiento, normalmente esta en manos del supervisor, quien
cumple un rol importante y el cual está definido de la siguiente manera:

“Organizar, dirigir y asistir al personal a su

cargo, utilizando en forma eficiente y
efectiva los recursos y materiales
disponibles para operar y/o mantener los
equipos e instalaciones de acuerdo con los
procedimientos y guías operativas y de
seguridad establecidas en el marco de la
filosofía gerencial dela organización.”

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Algunos objetivos de la supervisión son:
- Contribuir a los resultados
- Lograr la máxima eficacia y eficiencia posible
- Mantener óptimas relaciones con el personal
- Construir confianza y consolidar conocimiento
- Interpretar normas para mantener la disciplina y el
ánimo
- Entrenar y formar su gente
- Proponer y ejecutar acciones de mejora.

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Las principales responsabilidades del supervisor son:
- Supervisar el desempeño del personal a cargo
- Mantener condiciones y procedimientos de trabajo seguro
- Asegurar el cumplimiento de los procedimientos de trabajo
- Controlar los gastos de operación del grupo
- Establecer y hacer seguimiento a los objetivos del grupo
- Administrar el desarrollo del personal a cargo
- Establecer estándares de desempeño y evaluar resultados
- Identificar necesidades de entrenamiento del personal a cargo
- Estimular la iniciativa, investigación y participación del personal a cargo
en las mejoras de la gestión de mantenimiento
- Mantener un ambiente propicio para la comunicación.

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Una cualidad que caracteriza al Supervisor, es decir, una de las más importantes a nivel
personal y profesional, es el liderazgo.
El liderazgo es la capacidad, de influir en un grupo para la obtención de las metas
propuestas. El líder es capaz de:
- Mover una organización de una situación actual a una futura en línea con unos
objetivos y unas metas
- Crear la visión de nuevas oportunidades
- Inculcar a los trabajadores el compromiso de la mejora continua
- Inducir a la organización a una nueva cultura usando estrategias tendientes a
concentrar y movilizar la energía de los recursos disponibles.

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El supervisor, a través del liderazgo debe cambiar su visión
de la siguiente manera:
Antes Después
Foco en procedimientos y necesidades de la empresa Foco en el cliente

Trabajo por Objetivos Análisis de procesos

Dejar las cosas como están Mejoramiento Continuo
Arreglar Prevenir
Gerencia autocrática Gerencia participativa
Mantenimiento como gasto Mantenimiento como inversión
Cambios aislados Enfoque sistémico
Costo por equipo Costo por actividades
Decisiones basados por opiniones, intuición Decisiones basadas en medición
Cultura Individual Cultura Organizacional

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De igual forma, se debe actuar frente a nuevos paradigmas, de
la siguiente manera:
Antiguo Nuevo
Imperativo tecnológico Optimización conjunta

El hombre como extensión de la máquina La máquina como complemento del hombre

Descomposición máxima de tareas, habilidades Optima agrupación de tareas y habilidades

básicas limitadas múltiples.

Controles externos (Supervisores, personal

Controles internos (Sub-sistemas autoreguladores)
especializado, procedimientos)

Organigrama alto estilo autocrático Organigrama plano estilo participativo

Competencia, juego de relaciones Colaboración, camaradería

Toma baja de riesgos www.bsginstitute.com

Innovación
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A su vez, se debe dejar atrás una organización cerrada y trabajar en pro de
una organización abierta, así:
Organización Cerrada Organización Abierta
Estructura Jerárquica Red de Trabajo
Campo Interno / Cerrado Externo / Abierto
Enfoque de recursos Capital Humano / Información
Estado Estático, estable Dinámico, Cambiante
Enfoque personal Gerentes Profesionales
Medidas de comportamiento Recompensa y Castigo Compromiso
Dirección Ordenes de Gerencia Auto gerencia
Base de Acción Control Empowerment
Motivación Individual Satisfacción a Superiores Alcanzar objetivos de Grupo
Aprendizaje Habilidades Específicas Amplias Aptitudes
Base de Compensación Posición dentro de la Jerarquía Talento, Nivel de Competencia
Relaciones Competitivas Cooperativas
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Actitud de los empleados Atadura (es un trabajo) Identificación (Es mi Compañía)
Requisitos de dominio Gerencia segura Liderazgo 16
El liderazgo es un proceso natural, de manera
que busca una sinergia entre las tareas, el
equipo y el individuo. El Supervisor líder está
frente a su equipo de trabajo para obtener con
el, ciertos resultados. Al supervisor líder se le
han asignado responsabilidades y otorgado
autoridad para que guíe el equipo de trabajo
hacia la consecución del objetivo común.
Teniendo en cuenta lo anterior, el supervisor
debe velar por asegurar los deseos humanos
sencillos de su equipo de trabajo, los cuales
son:
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