1

FORMACIÓN DE SUPERVISORES

MANDO MEDIO
 2

CURSO
BÁSICO DE ADMINISTRACIÓN
C.B.A.S.

CONTENIDO DEL CURSO

PRESENTACIÓN

1. Objetivos del curso.

2. Conceptos: Supervisor y Supervisión.
3. ¿Qué administra un Supervisor?
4. Misión del Supervisor.
5. Responsabilidades Básicas.
6. Cualidades del Supervisor.
7. Análisis de su rol.
8. Fuentes de autoridad.
9. Facetas del mando.
10. Fases de la Supervisión
10.1 Prever y planear trabajos.
10.2 Ruta referencial de órdenes de producción.
10.3 Manejo de recursos.
10.4 Paradoja del tiempo.
10.5 Importancia del recurso tiempo.
10.6 Economía de tiempos.
10.7 Control del tiempo.
10.8 Administración del tiempo.
 3

11. Organizar equipos de trabajo.

11.1. Problemas típicos de organización.
11.2. Reglas para organizar equipos.
11.3. Dirigir y mandar personal.
11.4. Consejos para dar órdenes.
11.5. Normas para diseñar puestos de trabajo.
12. Conceptos importantes.
12.1. Condiciones de la eficacia.
13. Optimización del trabajo.

13.1. Valor agregado al trabajo.

13.2. Mente receptiva y amplitud de criterio.
13.3. Mantener condiciones básicas de trabajo.
13.4. La técnica de las preguntas.
13.5. Actitud inquisitiva.
14. Control del trabajo
14.1. Evaluar resultados.
14.2. Cálculos para proponer una mejora.
 1

PRESENTACIÓN

El contenido de éste curso va dirigido al nivel de Supervisores de Mando Medio,

para optimizar la gestión Administrativa y operativa de la Empresa.

Por lo general es en la propia empresa donde se originan sus propios problemas,

tales como:

- Resultados injustificados, mucho despilfarro de recursos.

- Procedimientos inadecuados, consumen mucho tiempo y repercute en los costos
de producción.
- Indiferencia a la simplificación de trabajos por persona que consideran estar
aplicando buenos métodos de trabajo y que no hay nada que cambiar o mejorar.
- El recurso humano es muy valioso y se tiene que cuidar y proteger de los riesgos
potenciales propios del trabajo a que están expuestos.
- En consecuencia la empresa a través de las jefaturas deben priorizar y mejorar las
condiciones de trabajo, la distribución de los puestos de trabajo y el medio
ambiente, así como la Señalización de desplazamientos de acuerdo a las Normas
de Seguridad para la Prevención de accidentes.
La ubicación de materiales e insumos, que estén muy cercanos a los Puestos
donde se utilizan.
 2

1. OBJETIVOS DEL CURSO.

- Clarificación de los objetivos de la Empresa y los objetivos de la unidad de

trabajo.

- Procedimiento para esclarecer el rol del supervisor.

- Organizar equipos de trabajo.

- Entrenar al personal en operaciones que se les asignará.

2. CONCEPTO DE SUPERVISOR.

Persona con capacidad de dirigir personal y guiar en la ejecución de trabajos de

su unidad, para obtener resultados a través de su personal en los tiempos

estimados.

3. SUPERVISIÓN.

Acción de ejercer una alta visión y control de los trabajos que ejecuta su personal,

siendo sus actividades principales:

- Planear y programar los trabajos semanales.

- Organizar y coordinar los responsables para la producción.

- Preparación y distribución de las órdenes de trabajo.

- Supervisar los avances de los trabajos y verificar si todo va según lo planeado.

- Si se presentan problemas técnicos en máquinas, equipos o instalaciones,

tendrá que solicitar la intervención del personal de mantenimiento y/o

especialistas, para dar solución en el menor tiempo posible aprovechando en

determinar las posibles causas para tomar medidas preventivas.

3
 4

4. ¿Qué administra un Supervisor?

- Recursos Humanos, técnicos y económicos necesarios para la producción:

 Mano de obra. Materiales e insumos.

 Máquinas, equipos y herramientas.

 Métodos de trabajo. Moneda (efectivo) para la compra de repuestos o

materiales urgentes.

5. MISIÓN DEL SUPERVISOR.

- Responsable para sacar adelante la producción asignada a su unidad, con

los recursos planificados por su jefatura inmediata.

- El supervisor elabora y programa los trabajos estimando los tiempos

necesarios.

6. RESPONSABILIDADES BÁSICAS.

- Planear a responsables que tengan experiencia, conocimientos y

habilidades para el puesto.

- Distribuir las órdenes de trabajo.

- Las órdenes deben ser claras, completas y correctas.

- Verifique si ha entendido bien las órdenes.

- Comentar a su personal sobre las características y especificaciones del

producto.

- Conocer y explicarles sobre los patrones estándar.

- Controlar el avance y el término de trabajos.

- Mantener el orden y la limpieza en cada uno de los puestos de trabajo con

su personal.

- Mejorar conjuntamente las condiciones de trabajo y el medio ambiente.

- Mejorar la ubicación y situación de las mesas de trabajo.

 5

7. CUALIDADES DEL SUPERVISOR.

Para desarrollar con eficiencia su labor administrativa que satisfaga las

expectativas de sus jefes y las de su personal, usted debe:

Responsable.
Previsor
Ser Motivador
Líder dinámico
Muy realista

Iniciativa
Don de mando
Tener Buen criterio (sentido común)
Conocer el trabajo de la unidad
Conocer a sus jefes
Conocer bien a sus subordinados

Entrenar o enseñar
Delegar
Saber Tomar decisiones
Dirigir y orientar
Evaluar resultados

El Supervisor debe motivar dando el ejemplo y ser un referente para su

personal en el uso de recursos y en la ejecución de trabajos.

- Exigir el orden y la limpieza en los puestos de trabajo que facilite la

realización de las operaciones, y mantenimiento del medio ambiente.

- Proporcionar depósitos o cajas que facilite guardar clasificados todos los

materiales útiles (sobrantes) y puedan ser ubicados con facilidad,

usándolos en momentos apropiados.

8.
 6

8. ÁNALISIS DE SU ROL.

Con el propósito de prevenir problemas de organización y no se presente

duplicidad de funciones, de esfuerzos y tiempos perdidos. Se recomienda

efectuar una vez al año está verificación del rol entre el Supervisor y su Jefe

inmediato.

REGISTRO DEL SUPERVISOR

Por escrito tal como está cumpliendo sus funciones, responsabilidades y

atribuciones relacionadas con su trabajo, anotando con claridad los objetivos, la

prioridad de las principales actividades y también anotar lo que no le agrada de

su trabajo e indique donde requiere apoyo.

REGISRO DEL JEFE INMEDIATO

Igualmente lo hará por escrito, tal como ve el rol del Supervisor, con la finalidad

de detectar, en que hay discrepancias, que obligue a ponerse de común acuerdo.

CONFRONTACIÓN DEL ROL

- Establecer la diferencia de enfoques o las discrepancias en las funciones, en

sus responsabilidades y atribuciones, con el objeto de ponerse de acuerdo,

también las prioridades.

- Eliminar la duplicidad de funciones.

- Fijar los objetivos de la empresa y muy en especial los de su unidad de

trabajo, que quede eliminado los desacuerdos.

- Programar una reunión de verificación de rol dando un tiempo prudencial

para efectuar reajustes del rol.

 7

9. FUENTES DE AUTORIDAD.

Entendemos por autoridad como, el poder legítimo que tiene una persona de

mandar y dar órdenes de ejecución en los trabajos que están a su cargo y/o

llamar la atención, por algo fuera de lo normal.

8.1. Autoridad conferida u otorgada.

Esta autoridad es inherente al cargo y es otorgada por la organización, lo que

lo distingue de los subordinados.

También cuando la sociedad nombra a una persona para desempeñar un

cargo, por lo general lleva un distintivo o uniforme que automáticamente le da

autoridad y se le respete, según su grado.

8.2. Autoridad técnica.

Adquirida en función a sus conocimientos y experiencia en el desempeño en el

trabajo. Capacidad para transmitir y preparar a su personal, dándoles las

instrucciones en cada operación y haciendo que participen en las mejoras con

ideas o sugerencias. La mejor forma de imprimir autoridad es enseñándoles

como ejecutar los trabajos, con la seguridad respectiva y siempre su filosofía

será “Dar para recibir”.

8.3. Autoridad lograda.

En función a sus cualidades personales y técnicas, obteniendo la confianza de

sus subordinados para el cumplimiento de las órdenes y porque sabe

reconocer los esfuerzos, los méritos de su gente. También de sus jefes y

colegas, por saber mantener buenas relaciones, aplica todos los valores que lo

distingue de otros.
 8

10. FACETAS DEL MANDO

Son apreciaciones o puntos de vista que los demás tienen de usted, y lo que
uno mismo tiene de su actuación.

10.1. Como lo ven sus jefes.

Con relación a sus conocimientos y experiencias en el trabajo, es
competente, comunicativo, le agrada compartir ideas para mejorar en
la solución de problemas.
También, fácilmente podemos establecer un perfil de un Supervisor,
dando respuestas a las siguientes preguntas:
¿Es una persona competente para el cargo?
¿Hace cumplir las normas y/o reglas de la Empresa?
¿Tiene iniciativa y creatividad, sabe escuchar, sabe respetar las
opiniones de otros?
¿Le agrada participar y compartir ideas, conocimientos, no se guarda
secretos?
¿Lidera un verdadero equipo de trabajo?

10.2. Cómo lo ven sus colegas.

- Persona apropiada para el cargo.
- Siempre predispuesto a brindar apoyo con la sencillez y franqueza
que le caracteriza.
- Se ve como buen compañero por ser participativo y solidario.

10.3. Cómo lo ve su personal.

- Dar órdenes e instrucciones claras y sabe escuchar, lo que se refleja
en el cumplimiento del trabajo.
- No se quejan por su trato o comportamiento con todos, su actitud es
buena.
- Reconocen su labor como jefe directo.
- Sabe reconocer el esfuerzo y los méritos.
- Demuestran satisfacción con su labor, del cual aprenden mucho.
10.4. Cómo se ve así mismo.
 9

- Soy una persona que asumo mis responsabilidades y las cumplo con

mi personal.

- Me esfuerzo por que mis comunicaciones sean claras y mis

relaciones buenas.

- Motivo a mi personal a que piensen antes de actuar, con la tendencia

de prevenir.

- Estoy predispuesto aprender y ganar experiencias de los demás.

- Procuro evaluar los esfuerzos y méritos de cada uno de mis

colaboradores en sus puestos de trabajo y tenerlos en cuenta cuando

requiera delegar funciones y responsabilidades temporalmente.

11. FASES DE LA SUPERVISIÓN

Con el propósito de administrar mejor los recursos asignados y no se generen

pérdidas, especialmente del TIEMPO. Le damos una distribución referencial

del tiempo para cumplir con sus principales actividades:

 Prever y planear los trabajos semanales 20%.

 Organizar y asignar responsables 20%.

 Coordinar los trabajos oportunamente 20%.

 Dirigir y supervisar la producción 30%.

 Controlar y evaluar resultados 10%.

Siempre delegue cierta responsabilidad en los más experimentados para que

apoyen en la Supervisión del personal nuevo, que los guíen o apoyen

indirectamente.
 10

11.1. Prever y planear los trabajos.

- Significa adelantarse a los hechos.
- Exige pensar antes de actuar (futuro).
- Elaborar un plan de trabajo en función a los objetivos de la unidad,
priorizados.
- Los objetivos e indicadores deberán ser claros, coherentes, medibles y
alcanzables.
- Verificar la existencia de recursos para la producción (semanal)
conjuntamente con los posibles responsables de los trabajos.
- Utilizar los formatos para programar.
- Llenar en el formato A los programas de los trabajos manuales
ejecutados con equipos portátiles y herramientas especiales para la
operación.
- DATOS IMPORTANTES.
 Identificación del cliente (razón social).
 Número de la orden de producción correspondiente.
 Responsable del trabajo, su nombre y apellido.
 Fecha de inicio (dentro de la semana).
 Porcentajes de avances y control.
 Fecha de término y entrega al siguiente puesto.
 Los inconvenientes, si se presentan comunicar.
- LLENAR FORMATO B si el trabajo se harán en máquinas y equipos
portátiles, así como las herramientas apropiadas.
 Código o número del responsable y apellido.
 Número de la máquina.
 Orden de producción número (incluye el cliente).
 El control de avances, se va sombreando o achurando en lo
programado.
 Anotar los inconvenientes que se puedan presentar e informar
oportunamente a su jefe inmediato.
 11

 En la programación considere el tiempo estimado, más un pequeño

adicional para que pueda atender algún inconveniente. Si es necesario
deberá solicitar apoyo.

11.2. Ruta referencial de órdenes de producción

- Los pedidos de los clientes llegan al área administrativa, donde se
registran la razón social y se le da el número correspondiente
correlativo.
- La Gerencia Comercial determina la fecha de inicio y fecha de
término para su Despacho.
- Se llenan todos los datos importantes en las tarjetas de producción y
características de calidad.
- Son entregadas al Supervisor priorizadas, para que el asigne a los
responsables, que se indicarán en los formatos, puede ser A o en el
formato B ya mencionados anteriormente.
- Se tiene que seguir la ruta a los siguientes puestos de trabajo que
está registrado en la tarjeta de producción.
- Deben llegar a la zona de acabados finales.
- Se verificarán si el producto cumple con las características de
calidad, si cumple se le imprime el sello de producto terminado.
- Será ingresado al almacén de productos terminados con tarjeta.
- Serán identificados, luego proceder a su embalaje y debidamente
encajado.
- El despacho se cumple elaborando la documentación
correspondiente en el área administrativa y determinar los medios
para el traslado.
- Los traslados por lo general son aéreos pero pueden ser terrestres
y/o marítimos.
- A través de la empresa encargada y documentación de entrega
verificada, la dirección del cliente y su codificación.
 12

11.3. Manejo de recursos.

Los recursos permanecen estáticos sino se les utiliza, continúan
invariables.
Es el hombre el que le da sentido y dinamismo a fin de obtener
resultados, así como el desarrollo personal, la eficiencia y la
productividad.

Recursos personales.
- Son todos aquellos que permanecen en la esfera mental y actitudinal
de cada personal.
- Todos lo poseemos como riqueza y patrimonio individual que se
intensifica en el cumplimiento de las responsabilidades, funciones
en nuestros puestos de trabajo, estos son:
-
El talento, que es la aptitud natural para hacer una cosa o cumplir con
un trabajo.

Los conocimientos, es la facultad de conocer, sentir, de entender con

inteligencia y sabiduría una labor (un trabajo).

La creatividad, que consiste en producir una cosa que no había antes,

es decir inventar algo nuevo, que llama la atención.

La habilidad, es la capacidad de una persona para lograr algo

ingenioso, se dice tiene destrezas, para tal actividad.

El liderazgo, persona que tiene la capacidad para dirigir, guiar o

conducir a otros hacia objetivos claros.
Todo esto marca la diferencia entre los trabajadores y es conveniente
conocerlos bien para que mejoren más.
Todos tenemos ciertas habilidades y si nos ejercitamos podemos liderar
a otros en actividades, sin ningún esfuerzo casi de manera natural.
RECURSOS HUMANOS ASIGNADOS.
 13

- Es una gran responsabilidad para su Supervisor, el analizar un

trabajo en tareas, las que tienen operaciones y las operaciones tienen

detalles o pasos importantes para la ejecución.

- Ahora con todo ello tiene que entrenar a las personas para el puesto

de trabajo. Esto involucra el ¿Qué hacer? ¿Dónde hacer? ¿Cuándo?

¿Cómo hacer? Y ¿Por qué hacer?

- Por ello el Supervisor deberá contar con la colaboración de los más

experimentados en los trabajos para que sirvan como entrenadores,

previas coordinaciones de la metodología.

1. El despertar el interés en el nuevo y que esté todo vista y oídos

“MOTIVADO”.

2. El Entrenador desarrolla 2 demostraciones.

3. El nuevo entra a tallar, pero en silencio siguiendo todas las

indicaciones (los pasos).

4. Ahora el nuevo demuestra y el Entrenador le hace preguntas para

ver si ya grabó.

5. Se le ordena que siga practicando, pero se le sigue supervisando

hasta que domine.

- Todavía no se le pide velocidad, solo que lo haga correctamente, con

calidad y seguridad.

- Cómo vemos será la base para que pueda conformar un buen

equipo de trabajo organizado.

11.4. Paradoja del tiempo.

 14

- En todo centro de trabajo hacemos uso del recurso TIEMPO. Pero se

escucha con mucha frecuencia:

 NO tengo tiempo para nada.

 NO estoy para perder tiempo en cosas que no me interesan.

 Tengo que ganarle tiempo al tiempo.

- hay

11.5. Importancia del tiempo.

11.6.
 1

FORMATO “A”

EMPRESA:……………………………….……………………….PROGRAMA: Producción SECC.: ………………….

Cliente O.P. Responsabl Trabajos F.I. AVANCES

e 20% 40% 60% 80% 100% F.T. Inconvenientes

Supervisor :……………………………….
 1

FORMATO “A”

EMPRESA: VAJILLA PERUANA S.A. SECCIÓN : PRENSA

ÁREA: PRODUCCIÓN SUPERVISOR: LUIS ROJAS
CÓDIGO  SEMANA: DEL ……………………….AL ………………………..
TRABAJADOR MÁQUINA LUNES MARTES MIÍERCOLES JUEVES VIERNES INCOVENIENTES

034 OP. 564 568 569 OP. 573

CHAVEZ 010
056 0P. 565 567 570 OP. 572
ALVARADO 026
021 OP. 566 OP.571 OP. 574
PEREZ 065

EL SOMBREADO O ACHURADO NOS INDICA:

TRABAJO PROGRAMADO
TRABAJO EN PLENO DESARROLLO SIN PROBLEMAS
XXXXXXXX TRABAJO CON PROBLEMAS (URGENTE ATENCIÓN)
TRABAJO TERMINADO

Supervisor :……………………………….
 1

12.2.
2