Título

Estructura Organizacional

Presenta:

Angie L García, Diana A. Molina, Angie L. Pico, Paula M. Marín,

Silvia A. Ulloa.

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Facultad Ciencias Empresariales- UVD
Programa Especialización en gerencia riesgos
laborales, seguridad y salud en el trabajo
Colombia, Bogotá DC
19 junio de 2021
 Titulo
Estructura Organizacional

Presenta:
Angie L García, Diana A. Molina, Angie L. Pico, Paula M. Marín,
Silvia A. Ulloa.

Trabajo presentado en el curso

Principios Gerenciales

Tutor

Alex G. Pinto

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Facultad Ciencias Empresariales- UVD
Programa Especialización en Gerencia Riesgos
Laborales, Seguridad y Salud en el Trabajo
Colombia, Bogotá DC
19 junio de 2021
Análisis Químico y Microbiológico AQM S.A.S

AQM nació el 4 de junio de 1995 y el primer servicio que ofreció estuvo orientado al área

microbiológica. Con este servicio la empresa se desarrolló por dos años. Posteriormente, en

1997 y evaluando las necesidades del mercado, se implementaron los primeros servicios

orientados al análisis fisicoquímico.

Hoy después de más de 20 años de iniciadas nuestras labores, ha logrado construir su propia

sede, sede construida bajo normas internacionales de buenas prácticas de laboratorio,

pensando igualmente en sus colaboradores para generar un ambiente de trabajo adecuado,

organizado y el confort necesario para mejorar la calidad de vida en el día a día de todos los

integrantes de la empresa.

AQM cuenta con alcance en resolución 3619 de Buenas Prácticas de Laboratorio frente al

INVIMA, ISO 9001:2015, ISO 17025:2017 ICA y cumplimiento de los estándares mínimos

bajo resolución 0312:2019.

Actualmente AQM S.A.S., es el laboratorio más grande del país de análisis a terceros para la

industria farmacéutica y veterinaria, siendo un aliado estratégico para la industria y población

en general, al velar por la emisión de resultados confiables y oportunos en todo momento.Su

sede permanente se encuentra en la Cra 65A N° 18A – 23 Zona Industrial Puente Aranda
 Organigrama

Se tomó sólo una extensión del organigrama, eliminando cargos muy operativos como de lavado de material y digitación de informes.
Descripciones de cargo y Funciones

Nota: Por practicidad del ejercicio, solo se relacionarán en el presente documento las obligaciones

de Directivos y jefes de forma general, enmarcando las funciones del personal jerárquico descendente

dentro de las funciones de jefes inmediatos.

Cargo Funciones

- Contratar el personal, fijar salarios del personal.

- Seleccionar, entrenar, desarrollar y motivar al personal a cargo, para

el cumplimiento exitoso de los objetivos del área.

- Trabajar descuentos con proveedores buscando optimizar los

recursos.
Gerente
- Realizar pactos comerciales con los clientes buscando la
General
rentabilidad de la empresa.

- Aprobar y proveer los recursos necesarios en instalaciones,

equipos, insumos, personal necesario para el buen desempeño del

laboratorio.

- Aprobar las inversiones a realizar.

- Responder por la emisión de resultados y certificados que se envían

al cliente.

- Dar tratamiento a las no conformidades encontradas, junto con el

Director Jefe de Gestión de Calidad.

Técnico - Entrenar, desarrollar y motivar al personal a cargo, para el

cumplimiento exitoso de los objetivos del área.

- Asegurar las actividades del Laboratorio, para que los resultados

sean exactos, confiables, eficientes y oportunos.

 - Verificar que se suministren los elementos y el entrenamiento para

crear un ambiente seguro de trabajo en el Laboratorio.

- Coordinar el trabajo a realizar diariamente, en procura de dar

cumplimiento al requerimiento de los clientes y optimizar el

servicio.

- Definir, establecer e implementar las políticas y objetivos

comerciales de la compañía.

Gerente - Administrar los recursos asignados y optimizarlos para lograr la

Comercial meta de ventas

- Estar actualizado e implementar estrategias y técnicas de mercadeo

y ventas que apliquen al objetivo de la compañía.

- Entrenar, desarrollar y motivar al personal a cargo, para el

cumplimiento exitoso de los objetivos del área administrativa.

- Realizar estadísticas y estudios, según las necesidades de la empresa

- Realizar los análisis financieros y contables de la empresa

Gerente
- Asegurar el cobro de la cartera, buscando mantener las facturas
Administrativo
vencidas en el nivel más bajo

- Elaborar los presupuestos de gastos e inversión

- Coordinar pagos en general, de impuestos, servicios y proveedores.

- Velar por el desarrollo y mejora de sistemas informáticos.

- Planificar el trabajo diario de analistas y auxiliares del área a cargo.

Jefe de
- Distribuir y controlar el tiempo de entrega de los análisis delegados
Fisicoquímico
a los analistas y auxiliares.
 - Realizar revisión de los informes entregados por los analistas antes

de su digitación.

- Coordinar y controlar el entrenamiento del personal técnico nuevo

logrando su rendimiento en el menor tiempo posible.

- Capacitar permanentemente al personal a cargo.

- Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones en aseo,

orden, mantenimiento y crecimiento.

- Llevar el control y registro de todas las estabilidades que entran a la

compañía.

- Velar por la correcta rotulación de la estabilidad y por la entrada a

cámaras del producto en la fecha establecida.

- Revisar todos los informes antes de ser enviados al cliente

Jefe de asegurando análisis completos y velar por que el Director Técnico

Estabilidades haga lo propio.

- Velar por el envío del informe de estabilidad máximo un mes

después de salir de cámara el producto.

- Crear turnos de trabajo cuando así lo exija el volumen de trabajo.

- Velar por el cumplimiento de los objetivos de la compañía en

servicio oportuno.

- Coordina, solicitar y mantener enterado al cliente de todo lo

Jefe de relacionado con la validación.

Validaciones - Llevar el control y registro de todas las validaciones que entran a la

compañía.
 - Coordinar y orientar a los analistas en el desarrollo y estandarización

de metodologías nuevas.

- Coordinar con los analistas la realización de las validaciones

incluyendo el informe a entregar al cliente.

- Coordinar el trabajo de la digitadora organizando las prioridades.

- Revisar todos los informes antes de ser enviados al cliente

asegurando análisis completos y velar por que el Director Técnico

haga lo propio.

- Planificar el trabajo diario de analistas y auxiliares del área a cargo.

- Distribuir y controlar el tiempo de entrega de los análisis delegados

a los analistas y auxiliares.

Jefe de HPLC - Realizar revisión de los informes entregados por los analistas antes

de su digitación.

- Velar por el buen funcionamiento de las instalaciones en aseo,

orden, mantenimiento y crecimiento.

- Coordinar la realización de análisis microbiológicos y de

antibióticos

Jefe de - Coordinar y realizar recuentos microbiológicos, siembra de

Microbiología y patógenos y pruebas de esterilidad.

Antibióticos - Conservar y activar el cepario.

- Leer y reportar los resultados de pruebas bioquímicas.

- Realizar validaciones de los procedimientos del área.

Jefe de Gestión - Coordinar la elaboración, revisión y actualización de todos los

de Calidad documentos del Sistema de Gestión de Calidad.

 - Planificar, ejecutar, verificar y realizar seguimiento a las Auditorías

Internas en las normas que nos aplican, y las acciones tomadas en

procura del mejoramiento continuo.

- Retroalimentar con frecuencia la divulgación de la Política de

Calidad, Misión y Visión de la compañía.

- Evaluar y realizar seguimiento a las quejas internas y externas en

procura de tomar las acciones necesarias manteniendo continua

comunicación con el cliente.

- Realizar el seguimiento de las acciones correctivas, preventivas y de

mejora implementadas.

- Las funciones relacionadas en descripción de cargo para

Coordinador BPL.

- Clasificación y selección de hojas de vida.

- Realizar las entrevistas al personal aspirante a ingresar a la

organización.

- Aplicación e interpretación de pruebas psicotécnicas del personal

aspirante.
Jefe de Talento
- Contratación de personal de acuerdo con las exigencias y perfiles
Humano
para cada cargo y afiliaciones correspondientes.

- Coordinar el proceso de inducción del personal nuevo.

- Administrar el proceso de nómina y prestaciones sociales de la

empresa.

- Mantener al día los contratos, renovaciones y cancelaciones.

 - Realizar entrevistas de retiro, hacer análisis y tomar acciones

fomentando el sentido de compromiso y permanencia del personal.

- Liderar y fomentar el trabajo en equipo y el logro de objetivos

empresariales.

- Direccionar y coordinar el trabajo del personal a cargo

- Liderar, acompañar y coordinar el programa del SG-SST

- Mantener en forma operativa la plataforma de servidores.

- Manejar los sistemas operativos e informáticos.

- Configurar, mantener y realizar soporte en el acceso a internet.

- Realizar y verificar el backup de la información corporativa.

Jefe de - Administrar la red LAN de la compañía.

Contabilidad y - Desarrollo e implementación de software cuando sean requeridos.

Sistemas - Atender solicitudes de soporte de los usuarios de la empresa.

- Velar por el buen funcionamiento de las USP y llevar sus hojas de

vida.

- Realizar el mantenimiento a equipos de cómputo y relacionados.

- Soportar y manejar las bases de datos Filemaker, SQL y otros.

- Elaborar comprobantes estándar (depreciaciones, amortizaciones,

ajustes etc.)
Jefe de
- Elaborar y presentar todos los impuestos nacionales, distritales en
Contabilidad y
tiempo oportuno, según calendario fiscal.
Sistemas
- Velar por el cumplimiento y estar actualizado en normas tributarias,

contables y de liquidaciones de nómina.

 - Velar con apoyo del auxiliar de facturación que se obtengan las

órdenes de compra de los servicios prestados y cumplir requisitos de

facturación.

Propuesta de estructura organizacional.

Organización funcional

Según el organigrama se eligió la organización funcional teniendo en cuenta que la división del

trabajo es agrupada por la actividades o funciones a realizarse; cada empleado tiene un superior y las

personas se agrupan por gerencias como: gerente general, gerente administrativo, gerente comercial.

Los empleados dentro de las divisiones funcionales de una organización tienden a realizar un conjunto

especializado de tareas, por ejemplo, el área de dirección técnica (director técnico) estaría integrado

únicamente con los jefes y/o profesionales del área específica de biología o microbiología. Esto

conduce a la eficiencia operativa dentro de ese grupo. Sin embargo, también podría conducir a una

falta de comunicación entre los grupos funcionales dentro de una organización, lo que hace la

organización lenta e inflexible.

La coordinación y la especialización de las tareas se centralizan en una estructura funcional, lo que

hace producir una cantidad limitada de productos o servicios eficientes y predecibles.

Por otra parte, la empresa al tener esta estructura funcional la hace más adecuada para la producción

de servicios estandarizados en gran volumen y a bajo coste pues se ve mejora en la eficiencia e

integra verticalmente sus actividades.

 Red tipo árbol que representa visualmente la jerarquía en una organización.

Organización funcional.

Gerente Gerente
General Administrativo

Director Gerente
Técnico Comercial

Coord.
Comercial

Jefe Jefe de Jefe de Jefe Jefe de Jefe de

Fisicoquími Estabilida Validació microbiolog Jefe del Jefe Contabilidad
n HPLC ía y TTHH
co des SGC y Sistemas
antibióticos
Bibliografía.

• Hernandez, S., Palafox, G. y Aguado, C. (2020). Administración: Pensamiento, procesos

estratégicos y administrativos para la era de la estrategia artificial. McGraw-Hill

Interamericana.

• Bernal,C. A, y Sierra, H. D (2017). Proceso administrativo para las organizaciones del

siglo XXI (3.a ed.) Pearson.

• Vrontis, D.,Sakka, G., and Amirkhanpour, M. (2015). Management innovation and

entrepreneurship: A global perspective. Cambridge Scholars Publisher.

• Análisis químico microbiológico S.A.S (página web.)