TAREA SESIÓN 08

Programa: Maestría en Ingeniería Industrial con mención en Dir. de Proyectos

Curso: Gerencia de Proyectos I

Integrantes:
● CASTRO LOZANO, WILMER
● GORDILLO ROBLES, JOSE ANTONIO
● SARABIA PEREZ, NORBIL
● VIDAURRE MEDINA, SILVIA SOLEDAD

Tarea Grupal: Gestión de Calidad

1. Complete la matriz RACI del Proyecto de Construcción de un cerco eléctrico.

2. Complete el Plan de Gestión de Comunicaciones del Proyecto de Construcción de

un cerco eléctrico.

3. ¿Cómo gestionaría y controlaría las comunicaciones en este proyecto?

Dimensiones de la comunicación:

• Interna (dentro del proyecto) y externa (cliente, otros proyectos, medios de

comunicación, público)
• Formal (informes, correos electrónicos) e informal (redes sociales, conversaciones)
• Vertical (hacia arriba y abajo dentro de la organización) y horizontal (entre colegas)
• Oficial (informe) y no oficial (comunicaciones extraoficiales)
• Escrita y oral

Identificar a los Interesados.

Clasificar a los interesados según su interés, influencia y participación en el proyecto.

Planificar las comunicaciones.

Quién necesita qué información, cuándo la necesitará, cómo le será proporcionada y

por quién.

Distribuir la Información.
La distribución eficaz de la información incluye, entre otras, las siguientes técnicas:
 •Elección del medio. Descripción precisa de las situaciones en las que es preferible
una comunicación escrita (informe o correo electrónico) u oral (reuniones o
videoconferencia).

•Estilo de redacción. Estructura de las oraciones y selección de palabras, para el caso

de informes.

•Técnicas de gestión de reuniones. Preparar una agenda y abordar los conflictos.

•Técnicas de presentación.

• Técnicas de facilitación. Lograr el consenso y superar los obstáculos.

Cómo controlar la comunicación:

ENTRADA:

A.Plan para la Dirección del Proyecto

Incluye: los requisitos de comunicación de los interesados, el motivo de la distribución
de la información, el plazo y la frecuencia para la distribución de la información
requerida, el individuo o grupo responsable de la comunicación de la información y el
individuo o grupo que recibe la información.

B.Comunicaciones del Proyecto

La información relativa a las actividades del proyecto se recopila, a partir de resultados
de desempeño tales como: el estado de los entregables, el avance del cronograma y los
costos incurridos.

C.Datos de Desempeño del Trabajo

Los datos de desempeño del trabajo organizan y resumen la información recopilada, y
presentan los resultados del análisis comparativo con respecto a la línea base para la
medición del desempeño.

D.Activos de los Procesos de la Organización

Los activos de los procesos de la organización que pueden influir en el proceso Informar
el Desempeño incluyen, entre otros: las plantillas para informes, las políticas y
procedimientos que definen las medidas y los indicadores que se utilizarán, y los límites
de variación definidos por la organización.

HERRAMIENTAS Y TÉCNICAS:

A.Sistemas de Gestión de la Información

Proporciona un conjunto de herramientas estándar para que el director del proyecto
capture, almacene y distribuya a los interesados la información relativa a los costos, al
avance del cronograma y al desempeño del proyecto. Las herramientas gráficas se
pueden utilizar para crear representaciones visuales de la información sobre el
desempeño del proyecto.

B.Juicio de Expertos
A menudo el equipo del proyecto recurre al juicio de expertos para evaluar el impacto de
las comunicaciones del proyecto, la necesidad de acción o intervención, las acciones que
se deberían emprender, la responsabilidad de emprender dichas acciones y el plazo para
llevarlas a cabo.

C.Reuniones
El proceso Controlar las Comunicaciones necesita del debate y del diálogo con el equipo
del proyecto para determinar la manera más adecuada de actualizar y comunicar el
desempeño del proyecto, y de responder a las solicitudes de información por parte de los
interesados.
Esos debates y diálogos se facilitan normalmente a través de reuniones, las cuales se
pueden llevar a cabo de manera presencial o en línea.
Las reuniones del proyecto también incluyen debates y el diálogo con suministradores,
proveedores y otros interesados del proyecto.

SALIDAS:

A. Informes de Desempeño
La información de desempeño del trabajo organiza y resume los datos de desempeño
recopilados. Estos datos de desempeño normalmente proporcionan información sobre el
estado y el avance del proyecto con el nivel de detalle requerido por los diferentes
interesados. Esta información luego se comunica a los interesados adecuados.

B. Actualizaciones a los Documentos del Proyecto

Entre estas actualizaciones se cuentan: pronósticos, informes de desempeño y registro de
incidentes.

C. Actualizaciones a los Activos de los Procesos de la Organización

Se incluyen los formatos de informe y la documentación de las lecciones aprendidas.

D. Solicitudes de Cambio
El proceso Controlar las Comunicaciones a menudo conduce a la necesidad de ajuste, de
acción y de intervención. Como resultado, se generarán solicitudes de cambio como
salidas.

4. ¿Cuál es la relación entre la calidad y la comunicación? ¿Y con la gestión del

equipo?
Desde Kaoru Ishikawa, indicaba que la calidad tiene que ver con la “capacidad de una
organización para adaptarse a los requerimientos de sus usuarios”, este planteamiento
aparentemente elemental en la actualidad ha generado cambios profundos en los
enfoques de gestión de la organización en donde la organización ha pasado de
centrarse en el producto a centrarse en el cliente.
En este sentido la comunicación se convierte en un facilitador indispensable de esa
gestión de adaptación en donde debe brindarse una estructura para el apropiado flujo
de información ascendente del cliente, horizontal entre las áreas.
 Y esta relación directa entre la calidad y la comunicación se ve reflejado en los
diferentes estándares y normas internacionales como:
● En la norma internacional ISO 9001, el numeral 5.5.3. está dedicado a la
comunicación interna: “La alta dirección debe asegurarse de que se establecen
los procesos de comunicación apropiados dentro de la organización y de que la
comunicación se efectúa considerando la eficiencia del sistema de gestión de
calidad.” Es un requisito conciso, muy claro y hace parte de las
responsabilidades de la dirección.
● En la norma ISO 14001 (Gestión ambiental), en el numeral 4.4.3 aborda
directamente el tema: “En relación con sus aspectos ambientales y su sistema de
gestión ambiental, la organización debe establecer, implementar y mantener uno
o varios procedimientos para la comunicación interna entre los diversos niveles
y funciones de la organización.
Y finalmente, la comunicación con la gestión de los equipos también está
directamente relacionado ya que la comunicación interna tiene un papel protagónico
tanto en la calidad como en la gestión de los equipos, lo cual implica un cambio
cultural importante porque la organización debe aprender a adaptarse
permanentemente a las exigencias del entorno y a las necesidades de sus clientes. En
la gestión de los equipos, se necesita asegurar de que las comunicaciones sean
recibidas, efectivas, eficientes y entendibles para evitar problemas importantes dentro
de la ejecución de los proyectos y la duplicación de trabajo.

Nota: Puede utilizar algunos supuestos para resolver lo planteado, fundamente su respuesta y
referencie las fuentes consultadas..
 MATRIZ RACI

EDT Sponsor Ingeniero Encargado de Topógrafo Obrero Operario de Soldador

Residente (Director Adquisiciones acabados
Proyecto)

Liberación del terreno R A

Levantamiento A R
topográfico del terreno

Nivelación del terreno A R

Zanjado de A C R
cimentaciones

Armado de estructuras A I R
de acero
 Vaciado de A I R
cimentaciones

Vaciado de columnas A I R C

Asentada de ladrillos A I R

Vaciado de vigas A I R C

Tarrajeo de columnas y A I R
vigas

Subcontrata de A C R I
fabricación de portón

Instalación de portón A I R

Cierre del proyecto A R

Leyenda:

R = Responsable
A = Aprueba

C = Consultado

I = Informado
 PLAN PARA LA GESTIÓN DE LAS COMUNICACIONES

Requisitos de Información Razones de Programa Responsable Responsable Personas / Grupos Métodos o

Comunicación a ser la / de de Aprobar Receptores Tecnologías
de comunicada distribución Frecuenci Comunicar de
Interesados a Comunicación

Información Iniciación Informar Una sola Director del Director del Sponsor Documento
sobre el Inicio del sobre la vez Proyecto Proyecto digital (PDF)
del Proyecto Proyecto iniciación del Encargado de vía correo
proyecto Adquisiciones electrónico y
Documentos
Topógrafo
impresos
Personal Operativo

Información Planificació Informar Mensual Director del Director del Sponsor Documento
sobre el Plan n del sobre la Proyecto Proyecto digital (PDF)
del Proyecto tiempo planificación Topógrafo vía correo
necesario del proyecto electrónico y
Personal Operativo
para cada Documentos
tarea y los impresos
recursos
adicionales
 a ser
utilizados

Información Avances de Informar Mensual Director del Director del Sponsor Software Para
sobre el cada tarea sobre el Proyecto Proyecto el Monitoreo y
Estado del avance físico Encargado de control del
Proyecto y económico Adquisiciones Proyecto.
del proyecto
Topógrafo

Personal Operativo

Información Las Informar Semanal Director del Sponsor sponsor Presentacion

sobre lo acciones sobre la Proyecto Encargado de es en Power
coordinado adoptadas reunión de Adquisiciones Point, videos
se están coordinación
cumpliendo Topógrafo

Personal Operativo

Información Objetivos Informar si Una sola Director del Sponsor Sponsor Documento
sobre el alcanzados, se está vez Proyecto digital (PDF)
Cierre del lecciones cumpliendo vía correo
Proyecto aprendidas o no los electrónico y
objetivos Documentos
 planificados impresos

Agregar otras Posibles Informar Semanal Director del Director del Sponsor Documento
actividades que actividades acerca de las Proyecto Proyecto digital (PDF)
crea adicionales ocurrencias Encargado de vía correo
conveniente realizadas a en la Adquisiciones electrónico y
sobre la la construcción Documentos
Topógrafo
Información planificació impresos
sobre la n inicial. Personal Operativo
Construcción
del cerco
perimétrico