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31/10/2012

Gestin del Alcance del Proyecto


Rodrigo Cern nfasis IV en Telemtica Octubre de 2012
Proyecto de Investigacin nfasis IV en telemtica

Material editado. Cortesa de Jose Luis Arciniegas

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Definicin
Identificar todo el trabajo requerido para completar satisfactoriamente el producto Alcance del producto (Requisitos)
Corresponde a las caractersticas y funciones que el producto o servicio deben incluir

Alcance del proyecto (Plan)


Trabajo que debe ser realizado a fin de liberar el producto con sus especificaciones
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Gestin del alcance

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Incluye los procesos y actividades requeridas para asegurar que el proyecto incluya todo el trabajo requerido y solo el trabajo requerido para la terminacin satisfactoria del proyecto.
Precisar Que hace parte del proyecto y que no hace parte !

Lnea Base del alcance. Enunciado del alcance detallado del proyecto aprobado, EDT (WBS), Diccionario de la EDT EDT - Estructura de descomposicin trabajo WBS - Work Breakdown Structure

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Procesos en la gestin del alcance


Planificacin del alcance Definicin del alcance Crear EDT Verificacin del alcance Control de cambios del alcance Inicio Plan Ejecucin Control

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Planificacin del alcance


Entradas Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto preliminar Plan de gestin del proyecto Herramientas & Tcnicas Juicio de Expertos Anlisis del producto (Plantillas, formularios, normas)

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Salidas Plan de Gestin del alcance del proyecto

Crea un plan que documenta cmo se definir, verificar y controlar el alcance del proyecto, y cmo se crear y definir la EDT

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Entradas de la planificacin del alcance


Factores ambientales de la empresa: incluye factores tales como la cultura organizativa, infraestructura, herramientas, recursos humanos, polticas de personal y condiciones de mercado que puedan afectar la gestin del alcance del proyecto. Activos de los procesos de la organizacin: incluye polticas formales e informales, procedimientos y guas que puedan afectar la gestin del alcance del proyecto. Acta de constitucin del proyecto: es el documento que autoriza formalmente el proyecto. Resultado de las demandas del mercado, negocio, clientes, avance tecnolgicos, solicitudes legales, necesidades sociales, etc.
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Entradas de la planificacin del alcance


Enunciado del alcance del proyecto preliminar: incluye objetivos del proyecto y producto, caractersticas y requisitos del producto o servicio, criterios de aceptacin del producto, lmites del proyecto, requisitos y entregables del proyecto, restricciones, hiptesis, organizacin inicial, riesgos iniciales, programa, estimativos de costo, requisitos de configuracin y aprobacin del proyecto. Plan de gestin del proyecto: plan gestin del alcance, del cronograma, de costos, de calidad, de mejoras del proceso, de personal, de las comunicaciones, de riesgos, de las adquisiciones, lista de hitos, calendario de recursos, lnea base de cronograma, de costos, de calidad y registro de riesgos.
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Herramientas y Tcnicas en la Planificacin del alcance

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Juicio de expertos: Cmo se ha manejado el alcance en proyectos similares? Anlisis del producto (plantillas, formularios, normas): Plantillas de EDT Plantillas de plan de gestin del alcance Formularios de control de cambios en el alcance del proyecto

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Salidas de la planificacin del alcance


Plan de Gestin del alcance del proyecto: Orientacin sobre cmo el equipo de direccin del proyecto lo definir, documentar, verificar, gestionar y controlar.
Declaracin del alcance: Objetivos, justificacin, entregables Detalle de soporte: Documentacin de soporte, requisitos, planes, hiptesis y restricciones.

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Definicin del alcance


Entradas Activos de los procesos de la organizacin Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto preliminar Plan de gestin del alcance del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas Herramientas & Tcnicas Anlisis del producto Identificacin de alternativas Juicio de expertos Anlisis de los interesados Salidas Enunciado del alcance del proyecto Cambios Solicitados Plan de Gestin del alcance del proyecto (actualizaciones)

Desarrolla un enunciado detallado del alcance del proyecto como base para futuras decisiones del proyecto.

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Definicin del alcance


El nivel de detalle del alcance es crtico para el xito del proyecto Se construye con base a los principales productos entregables, hiptesis y restricciones del enunciado preliminar del alcance y las necesidades de los interesados Hiptesis : Factores que se consideran ciertos, para efectos de la planificacin. Son parte de la elaboracin gradual del proyecto. Generalmente involucran un grado de riesgo. Restricciones: Situaciones que restringen un curso de accin o inaccin determinado, que afectar el rendimiento del proyecto.
Ej. Asumir disponibilidad de recursos (gente, fondos)

Las necesidades, deseos y expectativas de los interesados se analizan y se convierten en requisitos (requerimientos).
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Por ejemplo, una restriccin del cronograma consiste en una fecha impuesta por el cliente; una restriccin a los fondos por la vigencia del presupuesto fiscal; regulaciones ambientales que limitan opciones o decisiones del proyecto

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Definicin del alcance


Anlisis del Producto. Traducir los objetivos del proyecto en productos entregables y requisitos tangibles. Cada rea de aplicacin tiene sus mtodos generalmente aceptados.
Incluye tcnicas como desglose del producto, anlisis de sistemas, ingeniera de sistemas, ingeniera de valor, anlisis de valor y anlisis funcional. Requisito . Condicin o capacidad que un sistema, producto, servicio, resultado o componente debe satisfacer o poseer para cumplir con un contrato, norma, especificacin u otros documentos formalmente impuestos. Los requisitos incluyen las necesidades, deseos y expectativas cuantificadas y documentadas del patrocinador, del cliente y de otros interesados. Tambin conocido como: Requerimiento (PMBOK, 2004).

Identificacin de alternativas. Generacin de diferentes enfoques para desarrollar el trabajo del proyecto. La lluvia de ideas y el pensamiento lateral son tcnicas comnmente usadas. Entre las herramientas de calidad hay varias herramientas aplicables.
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Definicin del alcance


Anlisis de los Interesados. Busca asegurar que las necesidades de los participantes se conviertan en requisitos.
Identificar la influencia e inters de los participantes Analizar, seleccionar, priorizar y cuantificar las necesidades, deseos y expectativas para generar requerimientos
Las expectativas no cuantificables, tales como satisfaccin del cliente son subjetivas y conllevan alto riesgo de no lograrse exitosamente.

La comunicacin con los Interesados y la Gestin de los Interesados se desarrolla a lo largo de la vida del proyecto, pero la influencia de los mismos es mayor al comienzo y el costo de los cambios es menor al comienzo.

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Definicin del alcance


El anlisis de interesados: Documenta informacin importante y a menudo sensible acerca de cosas como:
Nombres de interesados y organizaciones Roles en el proyecto Hechos nicos acerca de los interesado Nivel de influencia e inters en el proyecto Sugerencias de cmo manejar las relaciones

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Ej. Anlisis de interesados clave.
Alvaro Ejecutivo Senior Organizacin Rol en el proyecto Patrocinador del Experto en secuencias proyecto y fundador de DNA la empresa Brillante, Ph.D. en biologia, fcil trabajar con l, este proyecto es un juguete para l. muy alto experto en la materiacritico para el xito Asegurar que revise las especificaciones y lidere las pruebas. Puede trabajar en casa los fines de semana Programador Lider Suministra instrumentos Interesados Clave Susan Equipo de Proyecto Erica Marcos David Gerente de otros proyecto de la empresa Competencia por recursos Buen tipo, empleado mas antiguo en la empresa bajo-medio bajo-medio
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Equipo de ProyectoVendedor de HW

Exigente, le gusta los detalles, enfocado en el Aspectos relevantes negocio, Uniandes, MBA Nivel de interess Nivel de influencia muy alto muy alto-nos puede fusilar

Inicio su Mejor compaa, sabe programador que que este proyecto conocemos, raro lo puede hacer sentido del humor muy rico alto muy alto alto-dificil bajo-tiene reemplazo competidores

Mantener informado, dejar que lidere las Sugerencias en el reuniones, en general manejo de la relacin aceptar lo que pide y hacerlo rapido

Mantener trabajo retador, le gusta la pizza, opcin de acciones le atrae

Sus proyecto van bien pero tiene Compra con buen menor prioridad plazo de entrega lo que el nuestro. puede ayudar a Podemos ser competitivo. aprender de su xito.

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Definicin del alcance


Enunciado del Alcance del Proyecto. (Scope Statement). Descripcin detallada de los entregables y el trabajo para generarlos. Provee a los Interesados una visin comn del alcance y describe los objetivos principales Permite al equipo detallar mejor la planificacin, guiar la ejecucin, y provee la lnea base para evaluar si los cambios o el trabajo adicional hacen parte de los lmites del proyecto. El grado y nivel de detalle del enunciado del alcance define que trabajo ser ejecutado y que trabajo est excluido, determina que tan bien puede el equipo controlar el alcance. El enunciado del alcance detallado puede referirse a otros documentos.
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Enunciado del alcance detallado


El enunciado del alcance detallado puede referirse a otros documentos e incluye:
Objetivos del proyecto Descripcin del alcance del producto Requisitos del proyecto Lmites del proyecto Productos entregables del proyecto Criterios de aceptacin del producto Restricciones del proyecto Hiptesis del proyecto Organizacin inicial del proyecto Riesgos iniciales definidos Hitos del cronograma Limitacin de fondos Estimacin del coste Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto Especificaciones del proyecto Requisitos de aprobacin

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Objetivos del proyecto. Negocio, costo, plazo, tcnicos, calidad. Incluyen criterios medibles de xito del proyecto, con atributos y mtricas. Ej. Atributo : costo; mtrica: US$; valor : menos de 1 milln.
SMART Atributos de un objetivo (http://en.wikipedia.org) S: Specific M: Measurable A: Agreed, Achievable, Attainable, Assignable, Appropriate, Actionable R: Realistic, Relevant, Results, Results-oriented, Resourced T: Time-bound, Time framed, Timed, Time-based, Timeboxed, Timely, Timebound, Time-Specific, Timetabled, Trackable

Enunciado del alcance detallado

Descripcin del alcance del producto. Caractersticas del producto, servicio o resultado del proyecto. En las fases iniciales puede tener poco detalle y se elabora progresivamente mayor detalle. Aunque vare el detalle debe ser adecuado para soportar la planificacin del proyecto. Requisitos del proyecto. Condiciones o capacidades de los productos entregables para cumplir normas, especificaciones, contratos o cualquier otro documento formalmente impuesto. Incluye los requisitos identificados en el anlisis de los interesados. Lmites del proyecto. Identifica que hace parte del proyecto y que no hace parte del proyecto. La exclusiones son especialmente explicitas cuando hay interesados que suponen componentes de su inters. Productos entregables del proyecto. Comprende las salidas del proyecto, es decir el producto, servicio o resultado del proyecto y otros resultados secundarios como informes y documentacin de la direccin del proyecto. Criterios de aceptacin del producto. Define el proceso y los criterios para aceptacin de los productos completados
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Enunciado del alcance detallado

Restricciones del proyecto. Lista y describe las restricciones relacionadas con el alcance del proyecto. En proyectos contratados, el contrato es una restriccin. Hiptesis del proyecto. Lista y describe los supuestos relacionados con el alcance del proyecto y su posible impacto si resultan falsos.

Organizacin inicial del proyecto. Documenta la organizacin del proyecto e Identifica a los miembros del equipo del proyecto y los interesados. Riesgos iniciales definidos. Identifica los riesgos conocidos. Hitos del cronograma. El cliente o la organizacin ejecutante pueden identificar hitos o imponer fechas. Estas fechas pueden manejarse como restricciones del cronograma.

Frecuentemente el equipo del proyecto revisa, documenta y valida los supuestos.

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Enunciado del alcance detallado


Limitacin de fondos. Limitaciones a la financiacin o el flujo de fondos, ya sea sobre el total o en periodos de tiempo especficos. Estimacin del coste. Corresponde al clculo del costo total esperado, indicando el nivel de exactitud conceptual o definitivo.
E s tim a d o O r d e n d e M a g n itu d P r e c is i n -2 5 % a + 7 5 % U so S e d is p o n e d e in fo r m a c i n b s ic a e n e v a lu a c io n e s p r e lim in a r e s B asados P r e s u p u e s to D e fin itiv o s -1 0 % a + 2 5 % -5 % a + 1 0 % en m e jo r in fo r m a c i n , e s t u d io s de fa c t ib ilid a d .

G e n e r a lm e n t e s e u s a n p a r a o b t e n e r a p r o b a c i n d e l p r o y e c t o . P r e p a r a d o s c o n d a t o s b ie n d e fin id o s y d e t a lla d o s

Requisitos de gestin de la configuracin del proyecto. Describe el nivel de gestin de la configuracin y de control de cambios que debe implementarse en el proyecto. Especificaciones del proyecto. Identifica documentos de especificaciones que debe cumplir el proyecto. Requisitos de aprobacin. Identifica los requisitos de aprobacin que pueden aplicarse a aspectos tales como objetivos, productos entregables, documentos y trabajo del proyecto

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Crear EDT
Entradas Activos de los procesos de la organizacin Enunciado del alcance del proyecto Plan de gestin del alcance del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas Herramientas & Tcnicas Plantillas de la estructura de desglose del trabajo Descomposicin

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Salidas Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Estructura de desglose del trabajo Diccionario de la EDT Lnea base del alcance Plan de Gestin del alcance del proyecto (actualizaciones) Cambios Solicitados

Subdivide los principales productos entregables del proyecto y el trabajo del proyecto en componentes ms pequeos y ms fciles de gestionar.

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Crear EDT
EDT WBS es una descomposicin jerrquica del trabajo que debe desarrollar el proyecto.
Orientada a productos entregables Organiza y define alcance total del proyecto, establecido en el enunciado del alcance. Divide el proyecto en piezas ms pequeas y manejables, llamadas paquetes de trabajo. Los paquetes de trabajo se pueden programar, supervisar, controlar y estimar costos. Estos paquetes de trabajo se subdividirn luego en actividades con ayuda del diccionario de la EDT.

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Crear EDT
Plantillas de EDT. Aunque los proyectos son nicos, puede aprovecharse la EDT de proyectos similares.
Las organizaciones pueden disponer de estndares. Los ciclos de vida generalmente definen entregables y EDT de referencia EL PMI public la segunda versin de la Norma de Prctica para Estructuras de Desglose del Trabajo (Practice Standard for Work Breakdown Structure) e incluye algunas plantillas para reas de aplicacin o industrias especficas.

Descomposicin. Es la tcnica para generar la EDT mediante la subdivisin de los productos entregables de un proyecto en componentes ms pequeos y fciles de manejar: Los paquetes de trabajo,
Debe verificarse la validez de la descomposicin. Son los paquetes de trabajo necesarios y suficientes para completar el nivel superior?

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Crear EDT
Proyecto Ciclo de Vida del Proyecto
Cuenta de Control

31/10/2012 El primer nivel es el proyecto o el producto principal. El segundo nivel es el ciclo de vida del proyecto o subproyectos. EDT se crea con apoyo del equipo de trabajo Cada nivel es ms pequeo que el anterior. Algunos niveles se pueden romper mas que otros. La descomposicin continua hasta tener paquetes de trabajo apropiados para estimar de forma realista los recursos, duraciones y responsabilidades

Paquetes de trabajo

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Crear EDT - usos


OBS

Costo

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WBS

CBS

Lista de actividades Asignacin de personal Estimaciones y Presupuesto Diagramas de Red y Cronograma Control de Proyecto

Red
Tiempo

Valor ganado

Cronograma
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Crear EDT
A cada componente de la EDT se le asigna codificacin incluidos los paquetes de trabajos y las cuentas de control. Estos identificadores son generalmente cdigo de cuentas para control de costos, cronograma o los recursos Las cuentas de control se usan para manejar los costos, de manera agregada. La EDT no es un organigrama y no debe confundirse con otras estructuras de desglose :
OBS. Estructura de desglose de la organizacin. Relaciona responsabilidades por los paquetes de trabajo BOM. Lista de Materiales. Jerarqua de los conjuntos , subconjuntos y componentes fsicos requeridos para fabricar el producto RBS. Estructura de desglose de Riesgos. Jerarqua de riesgos por categora. RBS. Estructura de desglose de Recursos. Jerarqua de recursos por tipo de recursos

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EDT

Cuenta de Control

Paquete de Trabajo

Actividades

Diccionario de la EDT

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Beneficios de la EDT
Nada es ignorado Provee un sistema de codificacin

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Ayuda al equipo a pensar en el trabajo

Lista lo que debe hacerse

WBS

Acuerdo alrededor del trabajo

Identifica entregables

Facilita la asignacin del trabajo


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Entender lo que hay que hacer

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Crear EDT
Diccionario de la EDT

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Describe el trabajo que debe realizarse en cada paquete de trabajo y ayuda a dar claridad al resultado esperado. Esto minimiza las variaciones de alcance y simplifica las inspecciones. Tpicamente contiene:
El cdigo de identificacin del paquete La cuenta de control de costo La descripcin del trabajo Los responsables de hacer el trabajo Fechas clave o Hitos

Puede ser usado para autorizacin del Trabajo, ayudando al equipo a enfocar el esfuerzo y entender qu esta ocurriendo en el proyecto. Puede ser refinado sucesivamente

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Verificacin del alcance


Entradas Enunciado del alcance del proyecto Diccionario de la EDT Plan de gestin del alcance del proyecto Productos entregables Herramientas & Tcnicas Inspeccin

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Salidas Productos entregables aceptados Cambios Solicitados Acciones correctivas recomendadas

Formaliza la aceptacin de los productos entregables completados del proyecto.

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Verificacin del alcance


Consiste en revisar los productos entregables del proyecto contra el Plan de Gestin de Proyecto, el Plan de Gestin del Alcance, la EDT y el diccionario de la EDT y reunirse con el cliente para obtener la aceptacin formal.
Es diferente al control de calidad, pues se trata que el cliente acepte los resultados El control de calidad busca que los resultados sean correctos segn los requisitos.
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Verificacin del alcance


Inspeccin.
Medir Examinar Verificar Requisitos Criterios de aceptacin
Conformidad

Las inspecciones tambin se llaman revisiones, revisiones de producto, auditorias y revisiones generales. En algunas reas de aplicacin tienen significados bien especficos. Ej. Walkthroughs (traducida como revisiones generales)

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Verificacin del alcance


Obtener aceptacin formal del alcance
Revisando los productos entregables Liderando inspecciones, revisiones Chequeando si los resultados son conformes con los requerimientos Chequeando si los productos son completamente correctos Logrando firma del cliente

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Control del Alcance


Entradas Enunciado del alcance del proyecto Estructura de desglose del trabajo Diccionario de la EDT Plan de gestin del alcance del proyecto Informes de ejecucin Solicitudes de cambio aprobadas Informacin sobre ejecucin del trabajo Herramientas & Tcnicas Sistema de control de cambios Anlisis de variacin Replanificacin Sistema de gestin de la configuracin

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Salidas Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Estructura de desglose del trabajo (actualizaciones) Diccionario de la EDT (actualizaciones) Lnea base del alcance (actualizaciones) Cambios solicitados Acciones correctivas recomendadas Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones) Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)

Controla los cambios en el alcance del proyecto. El producto se habr completado cuando cumpla con los requisitos El proyecto se habr completado cuando se cumpla el plan de gestin del proyecto
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Control del Alcance


Los cambios son una constante. Son inevitables, por ello es necesario un proceso de control. Controlar el alcance y analizar el impacto de dichos cambios en otras reas de conocimiento y el impacto de otros cambios en el alcance. A esto se refiere el control integrado de cambios.
El Director del Proyecto debe Influenciar los factores que generan los cambios y limitar los efectos de los mismos. Asegurar que las Solicitudes de Cambio y las acciones correctivas recomendadas se procesen a travs del Control Integrado de Cambios. Manejar los cambios en la medida que ocurran

Scope Creep. Introduccin descontrolada de cambio de alcance corrupcin del alcance del proyecto.

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Control del Alcance


Sistema de Control de Cambios
Procedimiento documentado para hacer cambios en el alcance del proyecto y/o el alcance del producto. Es parte del Plan de Gestin del alcance y debe articularse con el Control Integrado de Cambios del proyecto.
Documentacin y trmites Sistema de seguimiento Niveles de aprobacin

En proyectos contratados, el sistema de control de cambios debe ajustarse a los requerimientos contractuales.

Anlisis de variacin (Variance analysis).


Determinar las causas de las desviaciones frente a la lnea base del alcance.

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Comit de Control de Cambios


Generalmente el sistema de control de cambios establece un comit Los cambios afectan ms de un rea del proyecto Los cambios propuestos deben ser analizados por cada rea del proyecto antes de ser implementados Un equipo designado debe analizar impactos
Seguridad, confiabilidad, desempeo Costo, cronograma y recursos Trabajos en curso Aspectos tcnicos, cronogramas, costos

Reuniones peridicas O circulacin de documentos

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Criterios de Decisin
Es posible hacer el cambio? Cambio interno o externo? Costo estimado? Cuanto? Efecto en el avance, costo y calidad ? Pagar el cliente? Si es interno, es necesario? Porqu? Seguridad, confiabilidad, desempeo? Efectos en el sistema en produccin? Desechos/sobrantes de materiales producidos? Items terminados que deben re - trabajarse? Documentacin a ser modificada

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Opciones de Decisin en Cambios


Autorizar el cambio tal como se solicit Dar una aprobacin con limitaciones Devolver la solicitud
Para aclaraciones o alternativas

Rechazar el cambio dando las razones en el formato


Preguntas que el comit no pudo precisar

Responsable de coordinacin
Registrar cambios, asignar consecutivo Distribuir y archivar los cambios Seguimiento

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Planificacin del Alcance
Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto preliminar Plan de gestin del proyecto
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Definicin del Alcance


Factores ambientales de la empresa Activos de los procesos de la organizacin Acta de constitucin del proyecto Enunciado del alcance del proyecto preliminar Plan de gestin del alcance del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas Anlisis del producto Identificacin de alternativas Juicio de expertos Anlisis de los interesados Enunciado del alcance del proyecto Cambios Solicitados Plan de Gestin del alcance del proyecto (actualizaciones)

Crear EDT
Activos de los procesos de la organizacin Enunciado del alcance del proyecto Plan de gestin del alcance del proyecto Solicitudes de cambio aprobadas

Verificacin del alcance


Enunciado del alcance del proyecto Diccionario de la EDT Plan de gestin del alcance del proyecto Productos entregables

Control del alcance


Enunciado del alcance del proyecto Estructura de desglose del trabajo Diccionario de la EDT Plan de gestin del alcance del proyecto Informes de rendimiento Solicitudes de cambio aprobadas Informacin sobre el rendimiento del trabajo Sistema de control de cambios Anlisis de variacin Replanificacin Sistema de gestin de la configuracin Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Estructura de desglose del trabajo (actualizaciones) Diccionario de la EDT (actualizaciones) Lnea base del alcance (actualizaciones) Cambios solicitados Acciones correctivas recomendadas Activos de los procesos de la organizacin (actualizaciones) Plan de gestin del proyecto (actualizaciones)

Entradas

Herramientas y Tcnicas

Juicio de Expertos Plantillas, formularios, normas

Plantillas de la estructura de desglose del trabajo Descomposicin

Inspeccin

Plan de Gestin del alcance del proyecto

Enunciado del alcance del proyecto (actualizaciones) Estructura de desglose del trabajo Diccionario de la EDT Lnea base del alcance Plan de Gestin del alcance del proyecto (actualizaciones) Cambios Solicitados

Productos entregables aceptados Cambios Solicitados Acciones correctivas recomendadas

Salidas

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Referencias
Gua de los fundamentos de la Direccin de Proyectos (Gua del PMBOK) 3 Ed, 2004

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Preguntas

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