Describe los procesos relacionados con la generacin, recogida,

distribucin, almacenamiento y destino final de la informacin del proyecto

en tiempo y forma. Se compone de los procesos de direccin de proyectos
Planificacin de las Comunicaciones, Distribucin de la Informacin,
Informar el Rendimiento y Gestionar a los Interesados.

Es el rea de Conocimiento que incluye todos los procesos necesarios para

asegurar la generacin, recuperacin, distribucin, almacenamiento,
recuperacin y destino final de la informacin del proyecto en tiempos y en
forma.
Los procesos de Gestin de las Comunicaciones del Proyecto incluyen lo
siguiente:
Planificacin de las Comunicaciones:
Distribucin de la Informacin:
Informar el Rendimiento:
Gestionar a los Interesados:

Este proceso determina las necesidades de informacin y comunicacin de los

interesados; por ejemplo, quin necesita qu informacin, cundo la necesitar,
cmo le ser suministrada y por quin. Identificar las necesidades de
informacin de los interesados y determinar una forma adecuada de satisfacer
esas necesidades es un factor importante para el xito del proyecto.

Entradas

.2 Activos de los Procesos de la Organizacin

las lecciones aprendidas y la informacin histrica son de particular importancia. Las
lecciones aprendidas y la informacin histrica pueden proporcionar decisiones y
resultados basados en proyectos similares anteriores respecto a cuestiones de las
comunicaciones.
3 Enunciado del Alcance del Proyecto
El enunciado del alcance del proyecto (Seccin 5.2.3.1) proporciona una base
documentada para futuras decisiones sobre el proyecto y para confirmar un
conocimiento comn del alcance del proyecto entre los interesados. El anlisis de los
interesados se completa como parte del proceso Definicin del Alcance.
.4 Plan de Gestin del Proyecto
El plan de gestin del proyecto (Seccin 4.3) proporciona informacin sobre los
antecedentes del proyecto, incluidas las fechas y las restricciones que pueden ser
relevantes para la Planificacin de las Comunicaciones.
Restricciones. Las restricciones son factores que pueden limitar las opciones del equipo
de direccin del proyecto. Algunos ejemplos de restricciones pueden ser que los
miembros del equipo se encuentren en distintas ubicaciones geogrficas,
incompatibilidad de las versiones del software de comunicacin o capacidades
tcnicas de comunicacin limitadas.
Asunciones. Las asunciones especficas que afectan a la Planificacin de las
Comunicaciones dependern del proyecto en particular.

Herramientas y Tcnicas

1 Anlisis de Requisitos de Comunicaciones

El anlisis de los requisitos de comunicaciones da como resultado la suma de las
necesidades de informacin de los interesados en el proyecto. Estos requisitos se
definen combinando el tipo y formato de la informacin necesaria con un anlisis del
valor de esa informacin. Los recursos del proyecto se utilizan slo para comunicar
informacin que contribuya al xito, o cuando una falta de comunicacin pueda llevar
al fracaso. Esto no significa que no deban compartirse las malas noticias, sino que
el objetivo es evitar abrumar a los interesados con informacin intrascendente.
La informacin que se requiere normalmente para determinar los requisitos de
comunicaciones del proyecto incluye:

Organigramas
Relaciones entre las responsabilidades de la organizacin del proyecto y los interesados
Disciplinas, departamentos y especialidades involucradas en el proyecto
Logstica de cuntas personas estarn involucradas en el proyecto y en qu
ubicaciones Necesidades de informacin interna (por ejemplo, comunicaciones
entre las organizaciones)
Necesidades de informacin externa (por ejemplo, comunicaciones con los medios o los
contratistas)
Informacin sobre los interesados.

2 Tecnologa de las Comunicaciones

Las metodologas usadas para transmitir informacin entre los

interesados en el proyecto pueden variar significativamente. Por
ejemplo, un equipo de direccin del proyecto puede incluir como
mtodos de comunicacin desde conversaciones breves hasta
reuniones prolongadas, o desde simples documentos escritos
hasta material (por ejemplo, cronogramas y bases de datos) al
que se pueda acceder en lnea.
Entre los factores de tecnologa de las comunicaciones que pueden
afectar al proyecto se incluyen:

La urgencia de la necesidad de informacin.

La disponibilidad de la tecnologa.
El personal previsto para el proyecto.
La duracin del proyecto.
El entorno del proyecto.

Salidas

.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones

El plan de gestin de las comunicaciones proporciona:
Requisitos de comunicaciones de los interesados
Informacin que debe ser comunicada, incluidos formato, contenido y nivel
de detalle
Persona responsable de comunicar la informacin
Persona o grupos que recibirn la informacin
Mtodos o tecnologas usadas para transmitir la informacin, como
memorandos, correo electrnico y / o comunicados de prensa
Frecuencia de la comunicacin, por ejemplo, semanal
Proceso de escalamiento, identificando los plazos y la cadena de mando
(nombres) para el escalamiento de polmicas que no puedan resolverse a
un nivel inferior del personal
Mtodo para actualizar y refinar el plan de gestin de las comunicaciones a
medida que el proyecto avanza y se desarrolla
Glosario de terminologa comn.

El plan de gestin de las comunicaciones tambin puede incluir pautas para

reuniones sobre el estado del proyecto, Entre los atributos de un plan de
gestin de las comunicaciones se pueden incluir:
Elemento de comunicaciones. La informacin que ser distribuida a los
interesados.
Finalidad. Motivo de la distribucin de dicha informacin.
Frecuencia. Cada cunto tiempo se distribuir la informacin.
Fechas de inicio / finalizacin. Plazo para la distribucin de la
informacin.
Formato / medio. El diseo de la informacin y el mtodo de
transmisin.
Responsabilidad. El miembro del equipo encargado de la distribucin de
la informacin.

La Distribucin de la Informacin implica poner la informacin necesaria a

disposicin de los interesados en el proyecto de manera oportuna. La
distribucin de la informacin incluye implementar el plan de gestin de las
comunicaciones, as como responder a las solicitudes inesperadas de
informacin.

Herramientas y Tcnicas

.1 Habilidades de Comunicacin
Las habilidades de comunicacin son parte de las habilidades de direccin
general y se usan para intercambiar informacin.
Como parte del proceso de comunicacin, el emisor es responsable de hacer
que la informacin sea clara y completa para que el receptor pueda recibirla
correctamente, y de confirmar que se ha entendido apropiadamente. El
receptor es responsable de asegurarse de que la informacin sea recibida
en su totalidad y entendida correctamente. La comunicacin tiene muchas
dimensiones:
Escrita y oral, escuchar y hablar
Formal (informes, instrucciones) e informal (memorandos, conversaciones ad
hoc)
.2 Sistemas de Recopilacin y Recuperacin de Informacin
La informacin puede recopilarse y recuperarse a travs de una gran variedad
de medios, entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las
bases de datos electrnicas, el software de gestin de proyectos y los
sistemas que permiten el acceso a documentacin tcnica como planos de
ingeniera, especificaciones de diseo y planes de prueba

.3 Mtodos de Distribucin de la Informacin

La Distribucin de la Informacin consiste en recopilar, compartir y distribuir
informacin a los interesados en el proyecto de manera oportuna durante
todo el ciclo de vida del proyecto. La informacin del proyecto puede
distribuirse mediante una gran variedad de mtodos, entre los que se
incluyen:
Reuniones del proyecto, distribucin de documentos impresos, sistemas
manuales de archivo y bases de datos electrnicas de acceso compartido
Herramientas de comunicacin y conferencias electrnicas, como correo
electrnico, fax, correo de voz, telfono, videoconferencias y conferencias
por Internet, y publicacin en Internet.
Herramientas electrnicas para la direccin de proyectos, tales como
interfaces web con software de programacin y de direccin de proyectos,
software de soporte para reuniones y oficinas virtuales, portales y
herramientas colaborativas de gestin del trabajo

.4 Proceso de Lecciones Aprendidas

Una sesin de lecciones aprendidas se centra en identificar los xitos
y los fracasos del proyecto, e incluye recomendaciones para
mejorar el rendimiento futuro de los proyectos. Durante el ciclo de
vida del proyecto, el equipo del proyecto y los interesados clave
identifican las lecciones aprendidas respecto a los aspectos
tcnicos, de direccin y de procesos del proyecto. Las lecciones
aprendidas se compilan, formalizan y almacenan durante todo el
proyecto.
Algunos resultados especficos que pueden obtenerse de las
lecciones aprendidas incluyen:
Actualizacin de la base de conocimientos de lecciones aprendidas
Entrada al sistema de gestin del conocimiento
Actualizacin de polticas, procedimientos y procesos corporativos
Mejora de las habilidades de negocio
Mejoras generales de productos y servicios
Actualizaciones del plan de gestin de riesgos.

Salidas

.1 Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones)

Documentacin sobre lecciones aprendidas. La documentacin incluye las causas
de las polmicas, Las lecciones aprendidas se documentan a fin de que pasen a
formar parte de la base de datos histrica tanto de este proyecto como de la
organizacin ejecutante.
Registros del proyecto. Los registros del proyecto pueden incluir correspondencia,
memorandos y documentos que lo describen.
Informes del proyecto. Los informes del proyecto formales e informales detallan el
estado del proyecto, e incluyen las lecciones aprendidas, los registros de
polmicas, los informes de cierre del proyecto y las salidas de otras reas de
Conocimiento.
Presentaciones del proyecto. El equipo del proyecto suministra informacin por
medios formales o informales a todos y cada uno de los interesados en el
proyecto.
Retroalimentacin de los interesados. La informacin que se recibe de los
interesados en relacin con las operaciones del proyecto puede ser distribuida y
usada para modificar o mejorar el rendimiento futuro del proyecto.
Notificaciones a los interesados. Se puede suministrar informacin a los
interesados acerca de las polmicas resueltas, los cambios aprobados y el
estado general del proyecto.

.2 Cambios Solicitados
Los cambios en el proceso Distribucin de la Informacin deberan
provocar cambios en el plan de gestin del proyecto y en el plan de
gestin de las comunicaciones. Los cambios solicitados (adiciones,
modificaciones, revisiones) en el plan de gestin del proyecto y sus
planes subsidiarios se revisan.

Este proceso implica la recogida de todos los datos de la lnea base y la

distribucin de la informacin sobre el rendimiento a los interesados. El proceso
Informar el Rendimiento generalmente debe proporcionar informacin sobre el
alcance, el cronograma, los costes y la calidad.

Entradas
.1 Informacin sobre el Rendimiento del Trabajo
La informacin sobre el rendimiento del trabajo en cuanto al estado de terminacin
de los productos entregables y sobre lo que se ha logrado se recopila como
parte de la ejecucin del proyecto y se suministra al proceso Informar el
Rendimiento. La recogida de la informacin sobre el rendimiento del trabajo se
trata con ms detalle en el proceso Dirigir y Gestionar la Ejecucin del Proyecto.
.2 Mediciones del Rendimiento
.3 Conclusin Proyectada
.4 Mediciones de Control de Calidad
.5 Plan de Gestin del Proyecto
6 Solicitudes de Cambio Aprobadas
son cambios solicitados para ampliar o reducir el alcance del proyecto.
.7 Productos Entregables
Los productos entregables son cualquier producto, resultado o capacidad de
prestar un servicio nico y verificable, que debe producirse para completar un
proceso, una fase o un proyecto.

Herramientas y Tcnicas

.1 Herramientas de Presentacin de Informacin

Se pueden usar paquetes de software que incluyen informes tabulares, anlisis de hojas
de clculo, presentaciones o capacidades grficas para crear imgenes con calidad
de presentacin de los datos de rendimiento del proyecto.
.2 Recogida y Compilacin de la Informacin sobre el Rendimiento
La informacin puede recopilarse y compilarse a travs de una gran variedad de medios,
entre los que se incluyen los sistemas manuales de archivo, las bases de datos
electrnicas, el software de gestin de proyectos y los sistemas que permiten el
acceso a documentacin tcnica como diseos de ingeniera, especificaciones de
diseo y planes de prueba, para producir proyecciones, as como informes de
rendimiento, estado y progreso.
.3 Reuniones de Revisin del Estado de la Situacin
Las reuniones de revisin del estado de la situacin son eventos programados
regularmente para intercambiar informacin sobre el proyecto. En la mayora de los
proyectos, las reuniones de revisin del estado de la situacin se celebrarn con
diversas frecuencias y a distintos niveles. Por ejemplo, el equipo de direccin del
proyecto puede reunirse semanalmente por su cuenta y mensualmente con el
cliente.
.4 Sistemas de Informe de Tiempo
Los sistemas de informe de tiempo registran y proporcionan el tiempo invertido en el
proyecto.
.5 Sistemas de Informe de Costes
Los sistemas de informe de costes registran y proporcionan el coste invertido en el
proyecto.

Salidas
.1 Informes de Rendimiento
Los informes de rendimiento organizan y resumen la informacin recogida, y
presentan los resultados de cualquier anlisis en comparacin con la lnea base
para la medicin del rendimiento. Los informes deben proporcionar la informacin
sobre el estado de la situacin y el progreso, y el nivel de detalle requeridos por
los diversos interesados.
.2 Proyecciones
Las proyecciones se actualizan y se emiten nuevamente basndose en la
informacin sobre el rendimiento del trabajo que se proporciona a medida que se
ejecuta el proyecto.
.3 Cambios Solicitados
El anlisis del rendimiento del proyecto a menudo genera cambios solicitados en
algn aspecto del proyecto. Estos cambios solicitados se procesan y se realiza su
disposicin a travs del proceso Control Integrado de Cambios .
.4 Acciones Correctivas Recomendadas
Las acciones correctivas recomendadas incluyen los cambios que alinean el
rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestin del proyecto.
.5 Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones)
La documentacin de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polmicas,
el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida, y otros tipos de
lecciones aprendidas sobre el proceso Informar el Rendimiento.

La gestin de los interesados se refiere a gestionar las comunicaciones a

fin de satisfacer las necesidades de los interesados en el proyecto y
resolver polmicas con ellos.

Entradas

.1 Plan de Gestin de las Comunicaciones

Los requisitos y las expectativas de los interesados permiten comprender las metas, los
objetivos y el nivel de comunicacin de los interesados durante el proyecto. Las
necesidades y expectativas se identifican, analizan y documentan en el plan de gestin
de las comunicaciones.
.2 Activos de los Procesos de la Organizacin
A medida que surjan polmicas del proyecto, el director del proyecto deber abordarlas y
resolverlas con los correspondientes interesados en el proyecto.

Herramientas y Tcnicas

.1 Mtodos de Comunicacin
Las reuniones cara a cara son el medio ms efectivo para comunicar y resolver polmicas
con los interesados. Cuando las reuniones cara a cara no estn justificadas o no sea
prctico tenerlas (como en proyectos internacionales), las llamadas telefnicas, el
correo electrnico y otras herramientas electrnicas resultan tiles para intercambiar
informacin y dialogar.
.2 Registros de Polmicas
Es una herramienta que puede usarse para documentar y supervisar la resolucin de
polmicas. Normalmente, las polmicas no llegan a adquirir una importancia tal como
para convertirse en un proyecto o actividad, pero generalmente se abordan a fin de
mantener una relacin de trabajo buena y constructiva entre los distintos interesados,
incluidos los miembros del equipo.
Cada polmica se aclara y se enuncia de manera que pueda resolverse.

Salidas
.1 Polmicas resueltas
A medida que se identifiquen y resuelvan los requisitos de los interesados, el
registro de polmicas documentar las inquietudes que hayan sido
abordadas y cerradas. Algunos ejemplos son:
Se aade ms personal al proyecto, cerrando de esta manera la polmica de
que el proyecto no tiene suficientes habilidades necesarias
Se ha dado una respuesta a las polmicas planteadas por los miembros del
comit acerca de la viabilidad financiera del proyecto, permitiendo que el
proyecto avance segn lo planificado.
.2 Solicitudes de Cambio Aprobadas
Las solicitudes de cambio aprobadas incluyen cambios en el estado de las
polmicas de los interesados en el plan de gestin de personal.
.3 Acciones Correctivas Aprobadas
Las acciones correctivas aprobadas incluyen los cambios que alinean el
rendimiento futuro esperado del proyecto con el plan de gestin del
proyecto.

4 Activos de los Procesos de la Organizacin (Actualizaciones)

La documentacin de las lecciones aprendidas incluye las causas de las polmicas,
el razonamiento subyacente a la accin correctiva elegida y otros tipos de
lecciones aprendidas sobre la gestin de los interesados. Las lecciones
aprendidas se documentan a fin de que pasen a formar parte de la base de
datos histrica tanto de este proyecto como de la organizacin ejecutante.
.5 Plan de Gestin del Proyecto (Actualizaciones)
El plan de gestin del proyecto se actualiza para reflejar los cambios realizados en
el plan de las comunicaciones.