Caso práctico 2 – Gestión de interesados

Fernando Esteban Gutiérrez Guzmán

Lucas Adolfo Giraldo

Gestión de Proyectos PMI II

2024
 Solución al caso práctico

En este espacio debe ubicar la solución al caso práctico, empleando los conceptos de la unidad y

realizando consultas adicionales en la biblioteca virtual institucional, citando y referenciando los

autores utilizados. (Acceso: https://campusvirtual.iep.edu.es/recursos/recursos_premium/biblioteca-

virtual/cua-biblioteca-virtual.html)

1.

Los elementos esenciales de un plan de comunicación efectivo en un proyecto de desarrollo de

software incluyen:

- Identificación de las partes interesadas: Es crucial identificar todas las partes interesadas

relevantes para el proyecto, desde los miembros del equipo de desarrollo hasta los usuarios

finales del software.

- Definición de objetivos de comunicación: Se deben establecer objetivos claros para la

comunicación, como mantener a todas las partes informadas sobre el progreso del proyecto,

asegurar la comprensión de los requisitos del cliente y facilitar la resolución de problemas y

la toma de decisiones.

- Selección de canales de comunicación: Se deben determinar los canales de comunicación

más adecuados para cada tipo de mensaje y audiencia, como reuniones regulares, correos

electrónicos, mensajes en línea, herramientas de gestión de proyectos, etc.

- Frecuencia y formato de las comunicaciones: Se debe establecer la frecuencia y el formato

de las comunicaciones, asegurando que la información se entregue de manera oportuna y

sea fácilmente comprensible para los destinatarios.

 - Roles y responsabilidades: Es importante definir claramente los roles y responsabilidades

de cada miembro del equipo en relación con la comunicación, incluyendo quién es

responsable de la entrega de información, quien la recibe y quién la revisa.

- Protocolos de manejo de problemas y cambios: Deben establecerse protocolos claros para

manejar problemas, cambios en los requisitos del cliente u otros eventos que puedan afectar

el curso del proyecto.

- Evaluación y retroalimentación: Se deben implementar mecanismos para evaluar la

efectividad de la comunicación y recopilar retroalimentación de los stakeholders para

realizar ajustes según sea necesario.

Un ejemplo de un plan de comunicación para un proyecto de desarrollo de software podría ser

el siguiente:

Elemento de comunicación Método de comunicación Audiencia Frecuencia Responsable

Líder del

Reuniones de seguimiento Videoconferencias Equipo de desarrollo Semanalmente proyecto

Actualizaciones de Equipo de desarrollo, Gerente de

progreso Correos electrónicos Cliente Quincenalmente proyecto

Reuniones de revisión de Equipo de desarrollo, Líder del

requisitos Reuniones presenciales Cliente Mensualmente proyecto

Reportes de calidad Documentación en línea Equipo de desarrollo Trimestralmente Equipo de calidad

Elemento de comunicación Método de comunicación Audiencia Frecuencia Responsable

Actualizaciones del Correos electrónicos, Equipo de

producto boletines Usuarios finales Trimestralmente desarrollo

Plataforma de gestión de Según sea Líder del

Resolución de problemas problemas Equipo de desarrollo necesario proyecto

Esta matriz proporciona una descripción clara de los elementos de comunicación, los

métodos de comunicación utilizados, la audiencia objetivo, la frecuencia de las comunicaciones y

quién es responsable de cada tarea. Esto ayuda a mantener una comunicación efectiva y

transparente a lo largo del proyecto de desarrollo de software.

2.

La gestión proactiva de riesgos es fundamental para fortalecer la capacidad del equipo para

enfrentar desafíos inesperados durante el desarrollo del software. Al identificar, evaluar y planificar

respuestas a los riesgos potenciales, el equipo puede estar mejor preparado para manejar situaciones

imprevistas y minimizar su impacto en el proyecto. Ejemplo:

- Riesgo hipotético: Cambios en los requisitos del cliente durante la etapa de desarrollo.

- Posible causa: Los clientes pueden cambiar de opinión o identificar nuevos requisitos a

medida que el software se está desarrollando, lo que puede llevar a retrasos, aumento de

costos y desviaciones en el alcance del proyecto.

- Consecuencias potenciales: Los cambios en los requisitos del cliente podrían resultar en la

necesidad de rehacer trabajo ya completado, conflictos en el equipo y una disminución de la

satisfacción del cliente si no se abordan de manera adecuada y oportuna.

Gestión de riesgos:
 - Identificación del riesgo: El equipo identifica el riesgo de cambios en los requisitos del

cliente como una posible amenaza para el proyecto durante la fase de planificación.

- Análisis del riesgo: Se evalúa la probabilidad de que ocurran cambios en los requisitos del

cliente y el impacto potencial en el cronograma, el presupuesto y la calidad del software.

- Plan de respuesta al riesgo: El equipo desarrolla un plan de acción para mitigar el impacto

de los cambios en los requisitos del cliente. Esto podría incluir establecer procedimientos

claros para la gestión de cambios, realizar reuniones regulares de revisión de requisitos con

el cliente, y mantener una comunicación abierta y fluida para anticipar y abordar cambios

potenciales de manera proactiva.

- Monitoreo y control: El equipo monitorea de cerca los requisitos del cliente y cualquier

señal de cambio potencial. Se actualiza continuamente el plan de respuesta al riesgo según

sea necesario para garantizar que el equipo esté preparado para abordar cualquier cambio en

los requisitos de manera efectiva y oportuna.

Gestionando este riesgo, el equipo está mejor preparado para enfrentar desafíos inesperados

relacionados con cambios en los requisitos del cliente, lo que ayuda a mantener el proyecto en curso

y a garantizar la entrega exitosa del software dentro del alcance, el tiempo y el presupuesto

establecidos.

3.

Al negociar contratos con proveedores para la adquisición de herramientas y tecnologías

necesarias en un proyecto de desarrollo de software, se deben tener en cuenta varias

consideraciones importantes para garantizar que las necesidades del proyecto se satisfagan de

manera efectiva y que se establezcan relaciones sólidas y mutuamente beneficiosas con los

proveedores. Algunas de estas consideraciones incluyen:

- Claridad en los requisitos y especificaciones: Es fundamental que los requisitos y

especificaciones de las herramientas y tecnologías necesarias estén claramente definidos y

documentados antes de iniciar las negociaciones con los proveedores. Esto ayudará a

garantizar que ambas partes tengan una comprensión clara de lo que se espera y se requiere.

- Competencia y reputación del proveedor: Es importante evaluar la competencia y la

reputación del proveedor en el mercado. Se deben considerar factores como la calidad de

los productos o servicios ofrecidos, la experiencia del proveedor en el sector, las referencias

de clientes anteriores y la estabilidad financiera de la empresa.

- Costo y presupuesto: El costo de adquisición de las herramientas y tecnologías es un factor

crítico a considerar en las negociaciones contractuales. Se deben analizar los costos

iniciales, así como los costos continuos de mantenimiento, soporte y actualización. Es

importante asegurarse de que el costo total se ajuste al presupuesto del proyecto.

- Términos y condiciones del contrato: Se deben establecer claramente los términos y

condiciones del contrato, incluyendo la duración del contrato, los compromisos de entrega,

los plazos de pago, las garantías, las cláusulas de rescisión y cualquier otro aspecto

relevante. Es fundamental que todas las partes estén de acuerdo y comprendan los términos

del contrato.

- Soporte y mantenimiento: Se deben negociar términos claros en cuanto al soporte técnico,

el mantenimiento y las actualizaciones de las herramientas y tecnologías adquiridas. Es

importante asegurarse de que el proveedor esté dispuesto y sea capaz de brindar el nivel de

soporte necesario para garantizar el funcionamiento continuo y eficiente de las herramientas

y tecnologías utilizadas en el proyecto.

- Propiedad intelectual y derechos de licencia: Se deben abordar cuestiones relacionadas con

la propiedad intelectual y los derechos de licencia de las herramientas y tecnologías

adquiridas. Es importante asegurarse de que se establezcan claramente los derechos de

 propiedad y el uso de los productos o servicios adquiridos, así como cualquier restricción o

limitación en su uso.

- Al considerar estos aspectos durante las negociaciones contractuales con los proveedores,

se puede ayudar a garantizar que la adquisición de herramientas y tecnologías necesarias

para el proyecto de desarrollo de software sea exitosa y que se establezcan relaciones

sólidas y mutuamente beneficiosas con los proveedores.

Aplicación práctica del conocimiento

En este espacio indique a partir de la solución generada y con sus propias palabras, cómo podría

aplicar la situación planteada del caso práctico en su contexto profesional de acuerdo conocimientos

adquiridos a lo largo de la asignatura.

La dirección de proyectos es una disciplina integral que requiere una atención meticulosa a

cada detalle, desde la planificación inicial hasta la ejecución y entrega final del proyecto. La

importancia de considerar aspectos como la negociación de contratos con proveedores, la claridad

en los requisitos, la competencia y reputación del proveedor, los costos y presupuestos, los términos

y condiciones del contrato, el soporte y mantenimiento, y la propiedad intelectual radica en su

impacto directo en el éxito y la efectividad de la gestión del proyecto. Estos elementos no solo

influyen en la calidad y la ejecución eficiente del proyecto, sino que también tienen un impacto

significativo en el alcance, el tiempo, los costos y la satisfacción del cliente. Una dirección de

proyectos efectiva implica la capacidad de gestionar estos aspectos de manera proactiva y

estratégica para mitigar riesgos, garantizar la viabilidad financiera, mantener la integridad del

proyecto y cumplir con los objetivos establecidos. En última instancia, la atención a estos detalles

contribuye a la consecución exitosa de los resultados deseados y a la creación de valor tanto para la

organización como para las partes interesadas involucradas en el proyecto.

 Referencias

Teniendo en cuenta las citas empleadas en la solución del caso práctico, referencie según normas

APA. (Manual disponible en http://uniasturias.edu.co/SUMMA/pdf/norma_apa_7_edicion.pdf)

Project Management Institute, Guía de los Fundamentos para la Dirección de Proyectos (Guía del

PMBOK®) – Sexta Edición, Project Management Institute Inc., 2017, Página 203. chrome-

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sc_lang_temp=es-ES

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®. (14 de febrero de 2024). Gestión de recursos.

Madrid España. Red SUMMA Recuperado de clase2_pdf1.pdf (centro-virtual.com)

ASTURIAS CORPORACIÓN UNIVERSITARIA®. (14 de febrero de 2024). Gestión de las

comunicaciones. Madrid España. Red SUMMA Recuperado de clase1_pdf1.pdf (centro-

virtual.com)