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Grupo M01
Johana Patricia Charry Sánchez
Fernando Polo Roa
Johan Eduardo Andrade
GERENCIA DE PROYECTOS I
INDICE DE FIGURAS
Figura 1 Ciclo De Vida Del Proyecto ................................................................................................... 12
1. Acta de constitución del proyecto
ANTECEDENTES
ALCANCE
OBJETIVOS
REQUISITOS
ESTRATEGIA
RESTRICCIONES
Concepto Objetivos Criterios de éxito
Alcance
Tiempo
Costo
Calidad
Riesgo
RIESGOS
SUPUESTOS
ACTORES - INTERESADOS
NOMBRE CARGO RESPONSABILIDAD
RESUMEN DE CRONOGRAMA
TOTAL
tabla 1 Acta De Constitución Del Proyecto
Ciudad #
Bogotá 500
Medellín 350
Cali 250
Barranquilla 200
tabla 2 Usuarios Por Sede
E ÍTEM
N Acta de inicio
T
Diseño de la topología
R
E Contratos con terceros
G Servicios de configuración
A Migración de usuarios
B Ejecución del plan de Capacitación
L Manuales de funcionamiento
E Informes
S Acta de cierre
tabla 3 Entregables
1.3. Requerimientos de alto nivel del proyecto y requerimientos de alto nivel del
producto.
Requerimientos de Alto Nivel del Proyecto:
• El proyecto tiene como objetivo principal migrar la infraestructura de telefonía
tradicional a una plataforma de telefonía basada en VOIP para mejorar la calidad del
servicio, simplificar la administración y aumentar la seguridad de las comunicaciones
por voz.
• El proyecto incluye el diseño, la implementación y la puesta en marcha de la red de
telefonía IP, así como la migración de la telefonía tradicional. También se considera la
convergencia de las redes de la empresa para una administración más eficiente.
• El proyecto se llevará a cabo en un plazo de 3 meses con un margen del 5%, con fechas
de inicio y finalización definidas.
• Se asignará un presupuesto específico para la ejecución del proyecto con un margen del
10%, que incluirá costos de adquisición de hardware y software, costos de
implementación, costos de formación y cualquier otro gasto relacionado con el
proyecto.
• Se asignarán roles y responsabilidades específicos para los miembros del equipo del
proyecto, incluyendo un gerente de proyecto, expertos en VOIP, personal de soporte
técnico y capacitadores.
• Se identificarán todas las partes interesadas relevantes, tanto internas como externas, y
se definirán sus roles y responsabilidades en el proyecto.
• Se identificarán los riesgos potenciales del proyecto, como interrupciones en el servicio,
y se desarrollarán estrategias para mitigarlos.
• Se establecerá un plan de comunicación que incluya informes periódicos a las partes
interesadas y la gestión de la comunicación a lo largo del proyecto.
Requerimientos de Alto Nivel del Producto:
• Funcionalidad de la Telefonía IP: El producto final debe ser capaz de proporcionar
todas las funcionalidades de telefonía tradicional, como llamadas de voz,
transferencias, conferencias, correo de voz, identificación de llamadas, entre otras.
• Integración con la Infraestructura Existente: La solución de telefonía IP debe integrarse
de manera efectiva con la infraestructura de red y sistemas de la empresa, incluyendo
la posibilidad de aprovechar la infraestructura existente en la medida de lo posible.
• Calidad del Servicio (QoS): La plataforma de telefonía IP debe garantizar una calidad
de servicio óptima para las llamadas de voz, minimizando la latencia y asegurando una
buena calidad de audio.
• Seguridad: La solución de VOIP debe incorporar medidas de seguridad sólidas para
proteger las comunicaciones, incluyendo la autenticación de usuarios, cifrado de
llamadas y protección contra amenazas de seguridad.
• Escalabilidad: La solución debe ser escalable para adaptarse al crecimiento futuro de la
empresa, lo que implica la capacidad de agregar líneas y funcionalidades adicionales
de manera eficiente.
• Facilidad de Administración: La plataforma debe ser fácil de administrar y mantener
para el personal de TI de la empresa. Se deben proporcionar herramientas de
administración amigables.
• Compatibilidad con Dispositivos: La solución debe ser compatible con una variedad de
dispositivos, como teléfonos IP, computadoras y dispositivos móviles.
• Formación y Soporte: Deben proporcionarse recursos de formación y un plan de soporte
adecuado para garantizar que los usuarios se adapten a la nueva tecnología de manera
efectiva.
1.4. Objetivos medibles del proyecto y criterios de éxito asociado
(alcance/tiempo/costo).
General:
Desarrollar un plan de proyecto fundamentado en los conocimientos adquiridos durante el
desarrollo de la asignatura Gerencia de Proyectos I enfocada en la “Guía Metodológica de los
Fundamentos para la Dirección de Proyectos (PMBOK)”, para el proyecto “DISEÑO Y
EJECUCIÓN DE UNA RED DE TELEFONÍA IP PARA LA INTEGRACIÓN DE LA
EMPRESA COLSANITAS EPS”, para la empresa COLSANITAS EPS, la cual busca a través
de este proyecto converger sus servicios en una misma red, satisfacer sus clientes, ampliar la
cobertura y disminuir el costo de mantenimiento actual.
Específicos:
• Planificar el diseño y puesta en marcha de la red de telefonía VOIP empleando las cinco
fases que sugiere la Guía Metodológica para la Dirección de Proyectos para su ciclo de
vida.
• Identificar los planes de la guía necesarios para el desarrollo del proyecto.
• Identificar los conocimientos y prácticas de la guía metodológica aplicables al proyecto
de diseño y puesta en marcha de la red de telefonía VOIP.
• Diseñar los planes de gestión del proyecto implementando los procesos, herramientas
y técnicas útiles al desarrollo del mismo.
• Identificar y emplear los indicadores de desempeño de la Guía Metodológica útiles para
medir el rendimiento del proyecto.
1.5. Supuestos y restricciones.
SUPUESTOS
• La empresa COLSANITAS EPS en sus sedes cuenta con espacio en los racks de
comunicación para la instalación de equipos.
• La empresa COLSANITAS EPS cuanta con las condiciones eléctricas y físicas aptas
para la instalación de los equipos nuevos.
• La empresa COLSANITAS EPS proporcionará los canales de datos existentes con las
condiciones de ancho de banda y sesiones requeridas para la implementación de los
servicios de VOIP.
• No se adicionará cableado en la nueva red IP en las sedes por la infraestructura actual.
• El área de asesoría legal ayudará en la construcción de los contratos con los proveedores
para asegurar el cumplimiento de las fechas de entrega.
• Se cumplirán las normas de seguridad industrial.
RESTRICCIONES
• El proyecto no puede superar la duración establecida de 3 meses con margen del 5%.
• Obtener oportunamente los permisos de los gerentes de las diferentes sedes para el
ingreso del personal.
• Se presentará un informe quincenal sobre los avances del proyecto, el cual está sujeto
a revisión y aprobación del Patrocinador y del gerente de COLSANITAS EPS.
• La etapa de implementación del proyecto no permitirá realización de trabajos en
condiciones extremas, teniendo en cuenta los lineamientos de seguridad industrial.
• Las actividades de migración, pruebas y puesta en marcha de la red no podrán
interrumpir el desempeño normal de las actividades de los funcionarios.
1.6. Riesgos iniciales de alto nivel.
RIESGO
OBSERVACIONES PROBABILIDAD IMPACTO
GENERAL
Regulatorio Los efectos originados por
cambios en la normatividad Bajo Bajo
vigente durante la ejecución
del contrato y que sean
aplicables al proyecto.
Económico Incrementos de impuestos
que afectan a todos los Bajo Medio-Alto
contribuyentes y a todas las
actividades
Económico Variaciones en la tasa de Bajo Medio
cambio
Financiero Estimación inadecuada de los Bajo Medio-Alto
costos
Tiempo Retrasos en las actividades
respecto a las fechas Medio Medio-Alto
definidas
en el cronograma
tabla 4 Tabla De Riesgos De Alto Nivel
CONCEPTO COSTOS
Equipos venta $302.584.857
Equipos renting $201.723.240
Personal $138.759.024
Capacitación $11.272.889
Total $654.340.010
tabla 6 Presupuesto
- Gerente de Proyecto:
Equipo de Proyecto Johan Eduardo Andrade Suárez
Personal de la oficina de Proyectos Director de la PMO: Johana Patricia Charry
Sánchez
Comité de Control de Cambios Fernando Polo Roa
tabla 7 Tabla De Interesados
1. Técnicos: lograr que los teléfonos funcionen correctamente en cada puesto de los
funcionarios, para entrada y salida de llamadas según su perfil de usuario.
2. De calidad: cumplir con los parámetros mínimos exigidos para la prestación del
servicio de telefonía IP, en cuanto a calidad de la voz, retardos, caídas, ecos, entre otros.
3. Administrativos: La aprobación de los entregables del proyecto está a cargo del
Patrocinador, el gerente de COLSANITAS EPS, los gerentes de las diferentes áreas
funcionales y el gerente de proyecto según corresponda.
4. Comerciales: Cumplir con los acuerdos de todos los contratos con terceros.
5. Sociales: Cumplir con las normas ambientales y de seguridad industrial en pro de la
preservación del medio ambiente y el cuidado del personal en terreno.
Gerente de Proyecto 1
Equipo de Gestión del Proyecto 3
Jefe de la PMO 1
Comité de Control de Cambios 1
Jefe de Calidad 1
Jefe de Compras 1
Jefe Financiero 1
Jefe de RRHH 1
Jefe de Planeación 1
Asesor Legal 1
Jefe de Almacén 1
Analista de Compras y Pago a Proveedores 1
Contratistas 14
tabla 8 Personal Preasignado
1.13. Aprobaciones.
• Aprobación del diseño de la red de Telefonía IP por parte del jefe de Planeación.
• Aprobación de la instalación y configuración de los equipos por parte de los contratistas
previa a la verificación y autorización por parte del jefe de planeación.
• Aprobación de las pruebas de funcionamiento por parte de jefe de calidad.
• Aprobación del correcto funcionamiento de los terminales IP de acuerdo al perfil de
cada uno de los usuarios por parte del Gerente de cada una de las sedes (cliente).
• Aprobación del presupuesto por parte del jefe financiero
• Aprobación de compras por parte del jefe financiero y el jefe de compras
• Aprobación de los contratos y cambios contractuales por parte del asesor legal.
• Aprobación y verificación de los perfiles de los contratistas y cumplimiento de la
normatividad vigente de seguridad social por parte de jefe de RRHH
• Aprobación de la gestión del inventario y la logística de envió de los equipos por parte
del jefe de almacén
Las fases de un proyecto, junto con sus entregables correspondientes, conforman un proceso
secuencial fundamental. Este enfoque secuencial se emplea con el propósito de garantizar un
control riguroso del proyecto y asegurar que se alcance el producto y servicio final deseado en
las mejores condiciones. Es importante destacar que nuestra empresa puede optar por
estructuras secuenciales en las que cada fase depende de la finalización de la anterior. No
obstante, también existe la opción de un ciclo de vida iterativo, que permite que múltiples fases
del proyecto avancen de manera simultánea, lo que brinda una mayor flexibilidad y agilidad.
Para optimizar el control y la gestión, las fases del proyecto se pueden desglosar en subfases.
Este enfoque permite un mayor nivel de detalle y precisión en la administración de las
actividades de cada fase, lo que a su vez contribuye a reducir la complejidad del proyecto en
su conjunto. Cabe mencionar que todas las actividades y entregables de las subfases están
estrechamente relacionados con el entregable principal de la fase correspondiente, lo que
garantiza la coherencia y la alineación del proyecto.
Una fase de proyecto se considera concluida cuando se han cumplido todos los entregables y
se ha realizado una revisión exhaustiva. Esta revisión, esencial para garantizar la calidad y el
cumplimiento de los objetivos, culmina con la aprobación de la fase.
Solicitud de Cambio
Consecutivo ID de
Fecha de Solicitud: [Fecha] [ID de Solicitud]
Solicitud:
Área de Impacto: [Área(s) Impactada(s)]
Responsable del [Nombre del
Proyecto: [Nombre del Proyecto]
Proyecto: responsable]
Responsable de la [Nombre del Prioridad del [Alta / Media /
Solicitud: responsable] Cambio: Baja]
Descripción del
[Descripción Detallada del Cambio]
Cambio:
[Objetivos
Justificación del Objetivos del
[Razón para el Cambio] Esperados del
Cambio: Cambio:
Cambio]
Beneficios Recursos [Recursos
[Beneficios Anticipados]
Esperados: Necesarios: Requeridos]
Evaluación de [Evaluación del Impacto [Riesgos
Riesgos Asociados:
Impacto: del Cambio] Identificados]
Prioridad del Presupuesto [Estimación de
[Alta / Media / Baja]
Cambio: Estimado: Costo]
Fecha de [Pendiente /
[Fecha Propuesta de Estado de la
Implementación Aprobado /
Implementación] Solicitud:
Propuesta: Rechazado]
[Listado de
Plan de [Plan de Comunicación Aprobaciones
Aprobaciones
Comunicación: del Cambio] Requeridas:
Necesarias]
Observaciones:
[Observaciones Adicionales]
Aprobación de Cambio
Fecha de [Fecha de
Fecha de Solicitud: [Fecha] Aprobación Post- Revisión Post-
implementación: implementación]
Consecutivo ID de [Estado del
[ID de Solicitud] Estado del Cambio:
Solicitud: Cambio]
Área de Impacto: [Área(s) Impactada(s)]
Responsable del [Nombre del
Proyecto: [Nombre del Proyecto]
Proyecto: responsable]
Responsable de la [Nombre del Prioridad del [Alta / Media /
Solicitud: responsable] Cambio: Baja]
Descripción del
[Descripción Detallada del Cambio]
Cambio:
[Objetivos
Justificación del Objetivos del
[Razón para el Cambio] Esperados del
Cambio: Cambio:
Cambio]
Beneficios Recursos [Recursos
[Beneficios Anticipados]
Esperados: Necesarios: Requeridos]
Evaluación de [Evaluación del Impacto [Riesgos
Riesgos Asociados:
Impacto: del Cambio] Identificados]
Prioridad del Presupuesto [Estimación de
[Alta / Media / Baja]
Cambio: Estimado: Costo]
Fecha de [Pendiente /
[Fecha Propuesta de Estado de la
Implementación Aprobado /
Implementación] Solicitud:
Propuesta: Rechazado]
[Listado de
Plan de [Plan de Comunicación Aprobaciones
Aprobaciones
Comunicación: del Cambio] Requeridas:
Necesarias]
[Evaluación del
Evaluación de
Riesgos Asociados: [Riesgos Identificados] Impacto del
Impacto:
Cambio]
Observaciones:
[Observaciones Adicionales]
Análisis del impacto en los costos: Evaluar si el cambio afectará al presupuesto del proyecto.
Esto implica determinar si el cambio generará costos adicionales o reducirá costos existentes.
Para esto se propone:
• Estimar los costos adicionales, si los hay, asociados con la implementación del cambio.
• Ajustar el presupuesto para reflejar los cambios en los costos estimados.
• Considerar los recursos humanos, materiales y otros recursos necesarios para llevar a
cabo el cambio.
Análisis del impacto en la calidad: Evaluar si el cambio afectará a la calidad del producto
final. Esto implica determinar si el cambio puede comprometer la calidad y la satisfacción del
cliente. Para esto se propone: