SISTEMA DE GESTION DE SEGURIDAD Y

PROCEDIMIENTO DE
SALUD EN EL TRABAJO COMUNICACIÓN
NIT. 13256702-9 Versión 1

C-10. ANEXO 1. PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN

OBJETIVO

Establecer y optimizar los procesos de comunicación interna y externa de REY

MUEBLES.COM con el fin de cumplir las normativas y el correcto uso de los canales de
comunicación.

ALCANCE

El presente procedimiento de comunicación interna y externa es aplicable para toda persona

que tiene algún tipo de vinculación con REY MUEBLES.COM, promoviendo una adecuada
comunicación que favorezca y mejore del clima laboral, y lograr alcanzar los objetivos
estratégicos de la empresa.

DEFINICIONES

Cliente: Es la persona o empresa receptora de un bien, servicio, producto o idea, a cambio de

dinero u otro artículo de valor.

Comunicación: Acción y efecto de comunicar o comunicarse mediante un código común que

comparten el emisor y el receptor. Comunicación interna: Es la comunicación dirigida al
cliente interno.

Comunicación externa: Es la comunicación dirigida al cliente externo.

Medios de comunicación: Son instrumentos utilizados para informar y comunicar mensajes

en versión textual, sonora, visual o audiovisual.

DESARROLLO

La comunicación es una función estratégica que apoya estructuralmente el proyecto

empresarial por lo que se convierte en un instrumento para la calidad.

Una buena comunicación permite conocer las necesidades de los miembros de la empresa y
sus clientes, y en definitiva un elemento fundamental para construir, transmitir los valores y
los objetivos de la organización, por ello es importante establecer los lineamientos
necesarios.
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Estos lineamientos incluyen:

Comunicación Interna
La comunicación interna es imprescindible, deberá comprensible, clara, y respaldada con
fundamentos demostrables. Toda la información que sea importante para el desarrollo de la
empresa será protegida con documentos de registros existentes en el Sistema de Gestión de
la Seguridad y Salud en el Trabajo.
Todo trabajador de REY MUEBLES.COM puede entregar sus sugerencias de mejora a través
de una comunicación a su jefe directo.

Canales de comunicación:

❖ Charlas, Inducciones
❖ Reuniones de trabajo o informativas
❖ Circulares o memorando informativo
❖ Talleres, charlas, capacitaciones o cursos
❖ Cartelera con avisos informativos
❖ Boletines
❖ Reportes de condiciones
❖ Teléfonos o celulares
❖ Informes u Otros

Todo nuevo proceso que se implemente dentro de la empresa en el área de SST o información
que sea requerida para el aprendizaje de los trabajadores como las políticas y Objetivos del
SGSST, procedimientos de trabajo seguro, uso de elementos de protección personal, será el
representante legal o el gerente quien determine el momento oportuno para comunicarlo a
los trabajadores, está comunicación será expedida a través del encargado del SGSST.
A su vez el encargado del SGSST es el responsable de comunicar a la Gerencia el desempeño,
en su conjunto, de la empresa a través de la evaluación, de los Objetivos relacionados con el
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
El ejercicio de participar, comunicar e informar a los trabajadores, conlleva al personal a
involucrarse con las actividades que se realicen además de sentirse parte fundamental para el
desarrollo de todos los procesos, así su actitud hacia los cambios de mejorar serán
compresibles, aceptados, satisfactorios.

Entre otros tipos de divulgación de la información se puede mencionar:

Política y Objetivos del SG-SST,

Sistemas de Gestión,
Desempeño del SG-SST, metas e indicadores,
Aspectos ambientales y riesgos,
Medidas de control, planes de emergencia, simulacros de emergencia y su
desempeño,
Estadísticas de Accidentes, incidentes, Acciones Correctivas y Acciones Preventivas,
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Mejoramiento del SG-SST,

Legislación, reglamentación ambiental y de seguridad, y
Otros que a juicio de la empresa sean pertinentes.

La recepción, el direccionamiento y la documentación de la respuesta a las

comunicaciones de las partes externas e internas interesadas, debe:

✓ Registrar en Recepción (o quien haga sus veces) de la organización la fecha de

recibo de las comunicaciones recibidas en forma física y de las recibidas vía e-
mail que requieran ser respondidas.
✓ Registrar en Recepción (o quien haga sus veces) la fecha de envío al encargado
de dar respuesta.
✓ Registrar en Recepción (o quien haga sus veces) la fecha de envío de la respuesta
y archivar la respectiva respuesta.
✓ Generar bimestralmente, Registrar en Recepción (o quien haga sus veces),
informe a la alta dirección sobre la oportunidad de respuesta de todos los
involucrados, para la toma de los correctivos necesarios.

La definición de los medios y mecanismo para dar a conocer el SG-SST a los

trabajadores, contratistas y demás trabajadores, incluye:

✓ La inducción y Reinducción, además de formaciones específicas en el SG-SST

✓ Carteleras
✓ Circulares (capacitación)
✓ Cartas de la gerencia.

La estructuración de los siguientes canales para recolectar inquietudes, ideas, y aportes

de los trabajadores:

✓ Buzón de sugerencias.
✓ Reportes de condiciones.