Pinar Málaga

PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
PINAR
Alcaldía Municipal de Málaga
Fecha de Aprobación: Acta N° 002 del 28 de Noviembre de 2018
Instancia de Aprobación: Comité Interno de Archivo

Mediante - Resolución N° 0569 del 28 de Noviembre de 2018
2018
“CON NUESTRA GENTE Y POR SUS DERECHOS”

Proceso:
GESTIÓN ESTRATÉGICA
Código:
GE- PGD
PINAR Fecha: Versión: 3.2
ALCALDÍA DEL MUNICIPIO DE MÁLAGA 30.11.18
NIT: 890-205-229-1 Página 2 de 24
Tabla de Contenido
INTRODUCCION .............................................................................................................................. 4
1. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD ................................................................. 5
1.1. Misión del Municipio...................................................................................................... 5
1.2. Visión del Municipio ...................................................................................................... 5
1.3. Principios Rectores de la Administración Municipal ........................................... 5
2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO ................................................... 7
2.1. Evaluación de la Situación Actual ............................................................................. 7
2.2. Identificación de Aspectos Críticos .......................................................................... 7
2.3. Priorización de los Aspectos Críticos ...................................................................... 8
2.4. Visión Estratégica ........................................................................................................ 10
2.5. Formulación de Objetivos. ......................................................................................... 10
2.6. Formulación de Planes y Proyectos. ...................................................................... 11
2.8. Mapa de Ruta ................................................................................................................. 17
2.9. Herramientas de Seguimiento .................................................................................. 19
GLOSARIO ..................................................................................................................................... 20
Elaboro: Dayron Higuera Soto - Contratista Archivo

Calle 12 # 8-51 Plaza Institucional
Teléfono: 6615339 - Código Postal: 682011
Proyecto: Auly Medardo Jerez Flórez – SG Gobierno
Correo electrónico: alcaldia@malaga-santander.gov.co
2016-2019 Página Web: www.malaga-santander.gov.co
Reviso: Auly Medardo Jerez Flórez - SG Gobierno
Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 3 de 24
Tabla de Ilustraciones
Ilustración 1. Aspectos críticos ................................................................................ 8
Ilustración 2. Valoración de aspectos críticos.......................................................... 9
Ilustración 3. Priorización de aspectos críticos ...................................................... 10
Ilustración 4. Formulación de Objetivos ................................................................ 11
Ilustración 5. Mapa de Ruta................................................................................... 18
Ilustración 6. Seguimiento y control....................................................................... 19

Proceso:
Código:
GE- PGD
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INTRODUCCIÓN
EL PIN9AR - Plan Institucional de Archivos, es el instrumento de planeación de

corto, mediano y largo plazo que contempla las acciones a seguir para la
modernización y mejoramiento continuo de los servicios documentales y
archivísticos, estableciendo las estructuras normativas, planes, programas y
proyectos encaminados a la mejora de la gestión documental, procesos de
organización y conservación documental en los archivos de trámite, dando
cumplimiento a la normatividad vigente frente a la administración de los
documentos.
Además, el Plan Institucional de Archivos contribuye de manera efectiva al

fortalecimiento institucional, la transparencia, la eficiencia y el acceso a los
documentos, facilitando y consolidando la modernización en la gestión de archivos
en el marco del archivo total. De esta forma se considera que la Alcaldía Municipal
de Málaga, al llevar a cabo la implementación del PINAR, lograra mejorar la gestión
documental de la entidad, respondiendo a las exigencias que al respecto se generan
día a día en el nuevo reto para las entidades públicas en el manejo de la información.
No obstante, el PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO, por ser una herramienta de

Planificación importante para la Alcaldía Municipal de Málaga, en el manejo y
administración de su acervo documental y en cumplimiento del decreto 1080 de
2015, Artículo 2.8.2.5.8. “Instrumentos Archivísticos para la Gestión Documental” ha
previsto para la vigencia como una de sus estrategias fundamentales desarrollar el
PINAR, teniendo como punto de referencia las necesidades identificadas en el
diagnóstico integral de archivos y los factores críticos señalados como
oportunidades de mejora, definiendo los objetivos, metas y proyectos, para
garantizar la adecuada gestión y conservación de los documentos institucionales.
De igual manera con la adopción de los instrumentos archivísticos se busca
optimizar los procesos de gestión en las diferentes dependencias como en la oficina
de archivo, contribuyendo a la aplicación de buenas prácticas en el manejo
documental, con el objetivo de que las funciones a ejecutar sean eficientes, eficaces
y encaminadas hacia el mejoramiento continuo.
De acuerdo a lo anterior y dando cumplimiento a la Ley 594 del 2000 “Ley General
de Archivos”, el Decreto Único Reglamentario del Sector Cultura 1080 del 2015 en
su artículo 2.8.2.5.8 y la Ley 1712 de 2014 “Ley de Transparencia y del Derecho de
Acceso a la Información Pública Nacional”, la Alcaldía Municipal de Málaga formula
y presenta en este documento el Plan Institucional de Archivos –PINAR.
Proceso:
Código:
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1. CONTEXTO ESTRATÉGICO DE LA ENTIDAD
1.1. Misión del Municipio
Trabajamos para lograr el bienestar general en el municipio, aminorar y dar solución

a los problemas que aquejan a los malagueños a través de un gobierno participativo,
en donde todos los habitantes de Málaga concurran a la administración municipal
activamente en condiciones de igualdad y sin posiciones excluyentes, de esta forma
avanzaremos en la construcción colectiva de una ciudad moderna, segura, más
humana y solidaria, que nuestros campesinos estén impregnados por la equidad en
su desarrollo social; un municipio de oportunidades teniendo en cuenta el contexto
de región; así contribuiremos con eficiencia y efectividad en el desarrollo sostenible
y sustentable de nuestro territorio.
1.2. Visión del Municipio
Málaga será reconocida en el año 2026 como una entidad territorial que orienta sus
cometidos constitucionales y legales, en términos de excelencia empresarial y de
responsabilidad social, comprometida con el progreso regional, con una
administración participativa, incluyente y transparente del erario, que genera calidad
de vida a todos sus habitantes.
1.3. Principios Rectores de la Administración Municipal
La organización y el funcionamiento del municipio se desarrollará con arreglo a los

postulados que rigen la función administrativa y regulan la conducta de los
servidores públicos, y en especial; con sujeción a los principios de eficacia,
eficiencia, publicidad y transparencia, moralidad, responsabilidad e imparcialidad,
de acuerdo con los siguientes criterios:
 Eficacia: El municipio determinará con claridad la misión, propósito y metas

de cada una de sus dependencias o entidades; definirán al ciudadano como
centro de su actuación dentro de un enfoque de excelencia en la prestación de
sus servicios y establecerá rigurosos sistemas de control de resultados y
evaluación de programas y proyectos.
 Eficiencia: El municipio deberá optimizar el uso de los recursos financieros,

humanos y técnicos, definir una organización administrativa racional que les
Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 6 de 24
permita cumplir de manera adecuada las funciones y servicios a su cargo, crear

sistemas adecuados de información, evaluación y control de resultados, y
aprovechar las ventajas comparativas que ofrezcan otras entidades u
organizaciones de carácter público o privado. En desarrollo de este principio se
establecerán los procedimientos y etapas estrictamente necesarios para
asegurar el cumplimiento de las funciones y servicios a cargo del municipio,
evitar dilaciones que retarden el trámite y la culminación de las actuaciones
administrativas o perjudiquen los intereses del municipio.
 Publicidad y transparencia: Los actos de la administración municipal son

públicos y es obligación de la misma facilitar el acceso de los ciudadanos a su
conocimiento y fiscalización, de conformidad con la ley.
 Moralidad: Las actuaciones de los servidores públicos municipales deberán

regirse por la ley y la ética propias del ejercicio de la función pública.
 Responsabilidad: La responsabilidad por el cumplimiento de las funciones y

atribuciones establecidas en la Constitución y en la presente Ley, será de las
respectivas autoridades municipales en lo de su competencia. Sus actuaciones
no podrán conducir a la desviación o abuso de poder y se ejercerán para los
fines previstos en la ley. Las omisiones antijurídicas de sus actos darán lugar a
indemnizar los daños causados y a repetir contra los funcionarios responsables
de los mismos.
 Imparcialidad: Las actuaciones de las autoridades y en general, de los

servidores públicos municipales y distritales se regirán por la Constitución y la
ley, asegurando y garantizando los derechos de todas las personas sin ningún
género de discriminación.
 Sostenibilidad: El municipio como entidad territorial, en concurso con la nación

y el departamento, buscará las adecuadas condiciones de vida de su población.
Para ello adoptará acciones tendientes a mejorar la sostenibilidad ambiental y
la equidad social; propiciando el acceso equitativo de los habitantes de su
territorio a las oportunidades y benéficos de desarrollo; buscando reducir los
desequilibrios; haciendo énfasis en lo rural y promover la conservación de la
biodiversidad y los servicios eco sistémicos.
Proceso:
Código:
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 Asociatividad: Las Autoridades municipales, con el fin de lograr objetivos de

desarrollo económico y territorial, propiciarán la formación de asociaciones
entre las entidades territoriales e instancias de integración territorial para
producir economías de escala, generar sinergias y alianzas competitivas. Así
mismo, promoverá la celebración de contratos plan y alianzas público-privadas
para el desarrollo rural.
 Economía y buen gobierno: El municipio buscará garantizar su auto

sostenibilidad económica y fiscal, y deberá propender por la profesionalización
de su administración, para lo cual promoverá esquemas asociativos que
privilegien la reducción del gasto y el buen gobierno en su conformación y
funcionamiento.
2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO
Para el diseño e implementación del PINAR de la Alcaldía Municipal de Málaga -

Santander, se tomó como base la metodología utilizada en el manual “formulación
del plan institucional de archivo- PINAR” expedido por el Archivo General de la
Nación.
2.1. Evaluación de la Situación Actual
A partir del análisis realizado a las herramientas administrativas (Diagnóstico

integral de archivo, mapa de riesgos, Formulario Único de Reportes de Avance de
la Gestión – FURAG y plan de mejoramiento de auditoria interna), se evidencio que
la entidad no cuenta con la implementación de los instrumentos archivísticos de
acuerdo a la normatividad legal vigente, lo que conlleva a la perdida de la
información y pérdida de memoria institucional.
2.2. Identificación de Aspectos Críticos
De acuerdo a la evaluación de la situación actual de la entidad, se evidenciaron los

siguientes aspectos críticos y los riesgos a los que la entidad está expuesta si no se
toman las acciones correctivas, de evaluación, control y mejora continua, como se
muestra a continuación:

Proceso:
Código:
GE- PGD
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Aspectos Críticos Riesgo

La entidad no cuenta con los instrumentos de
 Incumplimiento de la Ley General de
gestión archivística (Programa de gestión
Archivos (Sanciones).
1. documental, tablas de control de acceso,
 Acceso no autorizado a los
cuadro de clasificación documental, Inventario
documentos custodiados
documental)
 Desorganización del archivo de la
Desactualización de las tablas de retención entidad.
2.  Duplicidad de la información.
documental.
 Pérdida de documentos
 Demora en la atención de consultas.
La entidad no cuenta con el sistema
3.  Pérdida de la información.
electrónico de documentos
 Pérdida o deterioro del patrimonio
Falta de instalaciones adecuadas para el cultural.
4. archivo central e histórico de la entidad y  Dificultad para la búsqueda de la
ajustada a la normatividad legal vigente información.
 Insuficientes para almacenar.
No se cuenta con capacitaciones al personal  Dificultad y resistencia al cambio por
5. de la entidad sobre La Gestión Documental y parte de los funcionarios.
sus instrumentos archivísticos  Desorganización documental.
 Incumplimiento de la normatividad
No se cuenta con la política de gestión legal vigente.
6.
documental  Insuficientes para almacenar.
Ilustración 1. Aspectos críticos
2.3. Priorización de los Aspectos Críticos
Una vez identificados los aspectos críticos de la Alcaldía Municipal de Málaga, se

evaluó el impacto que tienen estos frente a cada uno de los ejes articuladores, para
lo cual se aplicó la tabla de criterios de evaluación (Tabla No. 3 del Manual
“Formulación del Plan Institucional de Archivos – PINAR” del Archivo General de la
Nación). A continuación, se evidencian los resultados de la valoración de cada
aspecto crítico:
Anexo 1. Evaluación de aspectos críticos

Proceso:
Código:
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EJES ARTICULADORES
PRESERVACION DELA
TECNOLOGICOS Y DE
FORTALECIMIENTO Y
ADMINISTRACION DE
ARTICULACION
INFORMACION
INFORMACION
ACCESO A LA
SEGURIDAD
ASPECTOS
ARCHIVOS
TOTAL
N° ASPECTO CRÍTICO

1 documental, tablas de control de acceso, cuadro 6 4 7 6 6 29
de clasificación documental, Inventario
documental).
Desactualización de las tablas de retención
2 7 5 6 6 7 31
documental.
La entidad no cuenta con el sistema electrónico

3 5 6 4 8 4 27
de documentos.
Falta de instalaciones adecuadas para el archivo

4 central e histórico de la entidad y ajustada a la 4 0 4 5 6 19
normatividad legal vigente.
No se cuenta con capacitaciones al personal de

5 la entidad sobre La Gestión Documental y sus 6 8 3 4 6 27
instrumentos archivísticos.
No se cuenta con la política de gestión

6 5 2 2 3 6 18
documental.
TOTAL 33 25 26 32 35
Ilustración 2. Valoración de aspectos críticos La priorización de los aspectos críticos

y ejes articuladores se realizó según la sumatoria de impacto de mayor a menor,
obteniendo los siguientes resultados:

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 10 de 24
Aspecto Critico Total Ejes Articuladores Total

Desactualización de las tablas de retención
31 Fortalecimiento y articulación 35
documental
documental, tablas de control de acceso, 29 Administración de Archivos 33
cuadro de clasificación documental, Inventario
documental)
No se cuenta con capacitaciones al personal de
Aspectos tecnológicos y de
la entidad sobre La Gestión Documental y sus 27 32
seguridad
instrumentos archivísticos
La entidad no cuenta con el sistema electrónico
27 Preservación de la información 26
de documentos
Falta de instalaciones adecuadas para el
archivo central e histórico de la entidad y 19 Acceso a la información 25
ajustada a la normatividad legal vigente
No se cuenta con la política de gestión
18
documental
Ilustración 3. Priorización de aspectos críticos
Nota: Para la valoración de los aspectos críticos frente a los ejes articuladores de debe tener en
cuenta que, si el aspecto tiene una solución directa con la implementación del criterio de evaluación,
se considera un impacto y su valor será 1, de lo contrario el valor será 0. La sumatoria por eje
articulador no puede ser mayor a 10. Ver Anexo 1. Tabla de criterios de evaluación
2.4. Visión Estratégica
La alcaldía Municipal de Málaga garantizará la administración, fortalecimiento y

articulación de la gestión documental mediante la implementación de los
instrumentos archivísticos, la formulación del sistema electrónico de los documentos
y la capacitación a los funcionarios enfocados a la prestación de un mejor servicio
a la comunidad y a la custodia y conservación de la memoria histórica de la entidad.
1.1. Formulación de Objetivos.

Para dar cumplimiento a la visión estratégica del PINAR, se establecieron los
siguientes objetivos:

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 11 de 24
ASPECTOS CRITICOS/ EJES

N°
ARTICULADORES OBJETIVOS
Actualizar las tablas de retención documental en la
Desactualización de las tablas de
1 entidad, para la debida gestión y control de los
retención documental
documentos.
La entidad no cuenta con los Planificar el desarrollo de las actividades de
instrumentos de gestión archivística implementación de los instrumentos archivos que
(Programa de gestión documental, permitan la normalización de la función
2
tablas de control de acceso, cuadro de archivística.
clasificación documental, Inventario Implementar el Programa de Gestión Documental -
documental) PGD
No se cuenta con capacitaciones al Socializar las herramientas archivísticas en la
personal de la entidad sobre La Gestión Administración Municipal capacitando a los
3
Documental y sus instrumentos funcionarios para el adecuado manejo y
archivísticos conservación de los documentos.
La entidad no cuenta con el sistema Establecer los protocolos para la producción,
electrónico de documentos organización y trasferencias de los documentos
4
electrónicos del archivo de la entidad.
Implementar el sistema de gestión documental

acorde con el Modelo Integrado de Planeación y
Gestión dando cumplimiento al decreto 1499 de
5 Fortalecimiento y articulación 2017.
Formular la Política de gestión documental.
Mejorar las instalaciones locativas de los archivos

Administración de Archivos conservando los documentos en buen estado físico
6 (Infraestructura, presupuesto, procesos, y garantizando la eficiencia en la atención de un
procedimientos, personal). requerimiento documental.
Ilustración 4. Formulación de Objetivos
1.2. Formulación de Planes y Proyectos.

Para la formulación de los planes y proyectos, la Alcaldía Municipal utilizo la
metodología propuesta en el Manual de Formulación del PINAR del Archivo General
de la Nación. A continuación, se presenta la metodología adoptada la cual contiene:
Nombre del plan o proyecto, objetivo, alcance, responsables, actividades a realizar,
recursos e indicadores.
Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 12 de 24
Nombre: Actualización y/o ajustes de las Tablas de Retención Documental – TRD

Objetivo: Actualizar las tablas de retención documental en la entidad, para la debida gestión y
control de los documentos.
Alcance: Tablas de retención documental actualizadas con base en la normatividad legal
vigente.
Responsable del Plan o Proyecto: Secretaria General y de Gobierno
Actividad Responsable Fecha de Fecha de Entregable
Inicio Fin
Revisión de las TRD actuales con Grupo Gestión 2018 2018
las que cuenta la entidad Documental
Ajustar las TRD de acuerdo a la
normatividad legal vigente y de Grupo Gestión 2018 2018
acuerdo a la estructura de la Documental
entidad.
Presentar al Comité Interno de Tablas de
Grupo Gestión
Archivo las TRD actualizadas para Documental 2018 2018 Retención
la respectiva aprobación. Documental
Socializar las TRD con los Grupo Gestión Actualizadas.
funcionarios de la entidad. Documental 2018 2018
Enviar las TRD al archivo Secretaria
departamental para su debida General y de 2019 2019
revisión y aprobación. archivo
Aplicación de las TRD Funcionarios de 2019 Indefinido
la entidad.
Indicadores
Indicador Índice Meta
Actualización de las TRD Avance en la actualización 100%
Implementación de las TRD (Dep. Implementaron/ Total Dep)*100 100%
Recursos
Tipo Características Observaciones
Humano Funcionarios de la entidad
Personal de apoyo

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 13 de 24
Nombre: Programa de Gestión Documental – PGD

Objetivo: Planificar el desarrollo de las actividades de implementación de los instrumentos de
archivo que permitan la normalización de la función archivística.
Alcance: Implementar el Programa de Gestión Documental de la Alcaldía Municipal.
Inicio Fin
 Documento
Elaboración del Programa de Grupo Gestión 2018 2018 PGD
Gestión Documental Documental  Política de
Gestión
Documental
Ejecución y puesta en marcha de Grupo Gestión 2018 2018  Tablas de
las actividades del PGD Documental control de
acceso
 Cuadro de
Secretaria 2019 clasificación
Seguimiento al PGD General y de documental
archivo  Inventario
documental .
Indicadores
Elaboración del PGD, TCA, Avance en la elaboración 100%
CCD, ID.
Cumplimiento de actividades %Cumplimiento / % Total 100%
Recursos
Humano Personal de apoyo
Financieros Salario del personal de apoyo

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 14 de 24
Nombre: Plan Institucional de Capacitación - PIC

Objetivo: Socializar las herramientas archivísticas en la Administración Municipal capacitando
a los funcionarios para el adecuado manejo y conservación de los documentos.
Alcance: Lograr que los funcionarios de la Entidad reconozcan los conceptos archivísticos
esenciales y las habilidades básicas para un adecuado manejo y conservación de los
archivos.
Inicio Fin
 Programa de
Definir las capacitaciones a realizar Grupo Gestión 2018 2018 capacitaciones
de la gestión documental. Documental de GD.
Se integran las capacitaciones al PIC Grupo Gestión  Soportes de las

de la entidad. Documental 2018 2018 capacitaciones
(Lista de
Se implementa las actividades del Área asistencia,
Plan Institucional de Capacitaciones responsable 2018 2018 Registro
fotográfico)
Indicadores
Indicador Indice Meta
Cumplimiento del PIC Capacitaciones realizadas/ Total 100%
capacitaciones
Recursos
Humano Funcionarios de la entidad
Personal de apoyo
Tecnológicos Herramientas de apoyo (Video
beam, computador)

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 15 de 24
Nombre: Plan de Gestión de Documentos Electrónicos

Objetivo: Establecer los protocolos para la producción, organización y trasferencias de los
documentos electrónicos del archivo de gestión.
Alcance: Implementar el modelo de requisitos para la gestión de los documentos electrónicos.
Inicio Fin
Elaboración del Modelo de Grupo Gestión
requisitos para la gestión de Documental 2018 2018
documentos electrónicos. Modelo de
requisitos para
Aprobación del modelo de la Gestión de
requisitos para la G.D.E por Comité interno de 2018 2018 Documentos
parte del Comité Interno de archivo Electrónicos
Archivo.
Implementación del M.R.G.D.E. Secretaria General 2018 2019
y de Gobierno
Indicadores
Elaboración del P.R.G.D.E. Avance en la elaboración 100%
Recursos

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 16 de 24
Nombre: Mejoramiento de la infraestructura locativa del archivo central

Objetivo: Mejorar las instalaciones locativas de los archivos conservando los documentos en
buen estado físico y garantizando la eficiencia en la atención de un requerimiento
documental.
Alcance: Valoración y mejoramiento de los depósitos del archivo central.
Inicio Fin
Diagnóstico y valoración de la
infraestructura del archivo, de Grupo Gestión 2018 2018
acuerdo a la normatividad legal Documental Plan de
vigente. mejoras al
archivo central
Identificar las mejoras
Grupo Gestión 2018 2018
requeridas para el buen
funcionamiento del archivo Documental
central.
Presupuestar los recursos para 2019 2020
cumplir con los mejoras Alcalde Municipal
requeridas.
Presentar el Proyecto para el 2021 2025
mejoramiento de la Alcalde Municipal
infraestructura del archivo.
Desarrollar las actividades en Contratista 2025 Indefinido
cumplimiento del proyecto.
Indicadores
Mejoramiento infraestructura Mejoras realizadas/Mejoras 70%
Requeridas
Recursos
Financiero Presupuesto destinado para
mejora del archivo

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 17 de 24
Nombre: Articulación de la gestión documental con el Modelo Integrado de Planeación y

Gestión.
Objetivo: Implementar el sistema de gestión documental acorde con el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión dando cumplimiento al Decreto 1499 de 2017.
Alcance: Fortalecer la implementación y articulación de los sistemas gestión de la entidad.
Inicio Fin
Revisar los parámetros
establecidos de la quinta Grupo Gestión
dimensión del MIPG, 2018 2018
Documental
Identificando las actividades a Política de
realizar de la gestión Gestión
documental. Documental
Realizar la Política de Gestión Grupo Gestión
Documental Documental 2018 2018
Aprobar la política de gestión Comité interno de
documental mediante el comité archivo 2018 2018
interno de archivo.
Articular la política de gestión Secretaria General 2019 2020
documental con el MIPG y de Gobierno
Indicadores
Política de gestión Implementación de la política 100%
documental
Recursos
2.8. Mapa de Ruta
El mapa de ruta consolidara los planes y proyectos planteados, respecto a la

asignación de tiempos de ejecución de corto, mediano y largo plazo como se
observa en la siguiente tabla:

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 18 de 24
Plan o proyecto Corto Mediano plazo (1 Largo Plazo (4 años en

plazo a 3 años) adelante)
Tiempo (1 año)
2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
Actualización y/o ajustes de
las Tablas de Retención
Documental – TRD
Programa de Gestión
Documental – PGD
Plan Institucional de
Capacitación - PIC
Plan de Gestión de
Documentos Electrónicos
Mejoramiento de la
infraestructura locativa del
archivo central
Articulación de la gestión
documental con el Modelo
Integrado de Planeación y
Gestión.
Ilustración 5. Mapa de Ruta

2.9. Herramientas de Seguimiento
Evaluación y/o
Plan o proyecto Indicador Meta seguimiento Grafico Observaciones
trimestral
1 2 3 4
Actualización y/o ajustes de Actualización de las TRD 100%
las Tablas de Retención
Implementación de las 100%
Documental – TRD TRD
Elaboración del PGD, 100%
Programa de Gestión TCA, CCD, ID.
Documental – PGD Cumplimiento de 100%
actividades
Plan Institucional de Cumplimiento del PIC 100%
Capacitación – PIC
Plan de Gestión de Elaboración del 100%
Documentos Electrónicos P.R.G.D.E.
Mejoramiento de la Mejoramiento
infraestructura locativa del infraestructura 70%
archivo central
Articulación de la gestión
documental con el Modelo Política de gestión 100%
Integrado de Planeación y documental
Gestión.
Ilustración 6. Seguimiento y control

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 20 de 24
GLOSARIO
Acervo documental: Conjunto de documentos de un archivo, conservados por su

valor sustantivo, histórico o cultural.
Administración de archivos: Conjunto de estrategias organizacionales dirigidas a
la planeación, dirección y control de los recursos físicos, técnicos, tecnológicos,
financieros y del talento humano, para el eficiente funcionamiento de los archivos.
Almacenamiento de documentos: Acción de guardar sistemáticamente
documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación
apropiadas.
Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o
privada, en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para
servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a
los ciudadanos, o como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución que ésta al servicio de la gestión
administrativa, la información, la investigación y la cultura.
Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento
de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una
vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante.
Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación
en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa.
Archivo del orden municipal: Archivo integrado por fondos documentales
procedentes de los organismos del orden municipal y por aquellos que recibe en
custodia.
Archivo electrónico: Conjunto de documentos electrónicos producidos y tratados
conforme a los principios y procesos archivísticos.
Archivo general de la nación: Establecimiento público encargado de formular,
orientar y controlar la política archivística nacional. Dirige y coordina el Sistema
Nacional de Archivos y es responsable de la salvaguarda del patrimonio documental

Proceso:
Código:
GE- PGD
NIT: 890-205-229-1 Página 21 de 24
de la nación y de la conservación y la difusión del acervo documental que lo integra

y del que se le confía en custodia.
Archivo histórico: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de
gestión, la documentación que, por decisión del correspondiente Comité de Archivo,
debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la
investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar
documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o
expropiación.
Archivo privado: Conjunto de documentos producidos o recibidos por personas
naturales o jurídicas de derecho privado en desarrollo de sus funciones o
actividades.
Archivo público: Conjunto de documentos pertenecientes a entidades oficiales y
aquellos que se derivan de la prestación de un servicio público por entidades
privadas.
Ciclo vital del documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final.
Clasificación documental: Fase del proceso de organización documental, en la
cual se identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la
estructura orgánico - funcional de la entidad productora (fondo, sección, series y/o
asuntos).
Código: Identificación numérica o alfanumérica que se asigna tanto a las unidades
productoras de documentos y a las series y subseries respectivas y que debe
responder al sistema de clasificación documental establecido en la entidad.
Comité de archivo: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de
documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y
técnicos de los archivos.
Comité evaluador de documentos: Órgano asesor del Archivo General de la
Nación y de los Consejos Territoriales del Sistema Nacional de Archivos, encargado
de conceptuar sobre: el valor secundario o no de los documentos de las entidades
públicas y de las privadas que cumplen funciones públicas la eliminación de

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documentos a los que no se les pueda aplicar valoración documental la evaluación

de las tablas de retención y tablas de valoración documental.
Comunicaciones oficiales: Comunicaciones recibidas o producidas en desarrollo
de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independientemente del
medio utilizado. En el proceso de organización de fondos acumulados es pertinente
el uso del término "correspondencia", hasta el momento en que se adoptó la
definición de "comunicaciones oficiales" señalada en el Acuerdo 60 de 2001,
expedido por el Archivo General de la Nación.
Cuadro de clasificación: Esquema que refleja la jerarquización dada a la
documentación producida por una institución y en el que se registran las secciones
y subsecciones y las series y subseries documentales.
Disposición final de documentos: Decisión resultante de la valoración hecha en
cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de
retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total,
eliminación, selección y/o reproducción.
Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la
información.
Distribución de documentos: Actividades tendientes a garantizar que los
documentos lleguen a su destinatario.
Documento histórico: Documento único que por su significado jurídico o
autográfico o por sus rasgos externos y su valor permanente para la dirección del
Estado, la soberanía nacional, las relaciones internacionales o las actividades
científicas, tecnológicas y culturales, se convierte en parte del patrimonio histórico.
Documento público: Documento otorgado por un funcionario público en ejercicio
de su cargo o con su intervención.
Eliminación documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en
las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que
han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su
información en otros soportes.
Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas,
tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida

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y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de
facilitar su utilización y conservación.
Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental.
Normograma: Es una herramienta que permite a las entidades públicas y privadas
delimitar las normas que regulan sus actuaciones en desarrollo con su objeto
misional. El normograma contiene las normas externas como leyes, decretos,
acuerdos, circulares, resoluciones que afectan la gestión de la entidad y las normas
internas como reglamentos, estatutos, manuales y, en general, todos los actos
administrativos de interés para la entidad que permiten identificar las competencias,
responsabilidades y funciones de las dependencias de la organización.
Organización documental: Proceso archivístico orientado a la clasificación, la
ordenación y la descripción de los documentos de una institución.
Patrimonio documental: Conjunto de documentos conservados por su valor histórico
o cultural.
Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones
en cumplimiento de sus funciones.
Reglamento de archivo: Instrumento que señala los lineamientos administrativos
y técnicos que regulan la función archivística en una entidad.
Retención documental: Plazo que los documentos deben permanecer en el
archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de
retención documental.
Sistema integrado de conservación: Conjunto de estrategias y procesos de
conservación que aseguran el mantenimiento adecuado de los documentos,
garantizando su integridad física y funcional en cualquier etapa del ciclo vital.
Subserie: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie,
identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características
específicas.
Tabla de retención documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del
ciclo vital de los documentos.
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Tabla de valoración documental: Listado de asuntos o series documentales a los

cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una
disposición final.
Trámite de documentos: Recorrido del documento desde su producción o
recepción, hasta el cumplimiento de su función administrativa.
Transferencia documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al
central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de
valoración documental vigentes.
Valor administrativo: Cualidad que para la administración posee un documento
como testimonio de sus procedimientos y actividades.
Valor contable: Utilidad o aptitud de los documentos que soportan el conjunto de
cuentas y de registros de los ingresos, egresos y los movimientos económicos de
una entidad pública o privada.
Valor cultural: Cualidad del documento que, por su contenido, testimonia, entre
otras cosas, hechos, vivencias, tradiciones, costumbres, hábitos, valores, modos de
vida o desarrollos económicos, sociales, políticos, religiosos o estéticos propios de
una comunidad y útiles para el conocimiento de su identidad.
Valor fiscal: Utilidad o aptitud que tienen los documentos para el Tesoro o Hacienda
Pública.
Valor histórico: Cualidad atribuida a aquellos documentos que deben conservarse
permanentemente por ser fuentes primarias de información, útiles para la
reconstrucción de la memoria de una comunidad.
Valor jurídico o legal: Valor del que se derivan derechos y obligaciones legales,
regulados por el derecho común y que sirven de testimonio ante la ley. Valor
permanente o secundario: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su
importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo.
Valoración documental: Labor intelectual por la cual se determinan los valores
primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia
en las diferentes fases del ciclo vital.


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PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

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Elaboro: Dayron Higuera Soto - Contratista Archivo

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1.1. Misión del Municipio

Trabajamos para lograr el bienestar general en el municipio, aminorar y dar solución

1.2. Visión del Municipio

1.3. Principios Rectores de la Administración Municipal

La organización y el funcionamiento del municipio se desarrollará con arreglo a los

 Eficacia: El municipio determinará con claridad la misión, propósito y metas

 Eficiencia: El municipio deberá optimizar el uso de los recursos financieros,

permita cumplir de manera adecuada las funciones y servicios a su cargo, crear

 Publicidad y transparencia: Los actos de la administración municipal son

 Moralidad: Las actuaciones de los servidores públicos municipales deberán

 Responsabilidad: La responsabilidad por el cumplimiento de las funciones y

 Imparcialidad: Las actuaciones de las autoridades y en general, de los

 Sostenibilidad: El municipio como entidad territorial, en concurso con la nación

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2. DESARROLLO PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVO

Para el diseño e implementación del PINAR de la Alcaldía Municipal de Málaga -

2.1. Evaluación de la Situación Actual

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2.2. Identificación de Aspectos Críticos

De acuerdo a la evaluación de la situación actual de la entidad, se evidenciaron los

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2.3. Priorización de los Aspectos Críticos

Una vez identificados los aspectos críticos de la Alcaldía Municipal de Málaga, se

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La entidad no cuenta con los instrumentos de

La entidad no cuenta con el sistema electrónico

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No se cuenta con capacitaciones al personal de

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Elaboro: Dayron Higuera Soto - Contratista Archivo

Aspecto Critico Total Ejes Articuladores Total

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