Código P SGSST 12

SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN

EL TRABAJO
3
Versión
Día Mes Año
Fecha de
PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y 15 01 2022
aprobación
EXTERNA

PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Melina Gómez Daniel Arciniegas Octavio del Toro

Firma: Firma: Firma:

ELABORO ADMINISTRADORA MELINA GOMEZ QUIROGA RES7858/2015

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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN INTERNA Y EXTERNA

1. OBJETO

Regular el flujo de las comunicaciones internas y externas relacionadas con el Sistema de

Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SGSST), los peligros y riesgos entre los
diferentes niveles y funciones de INVERSIONES EL PARAISO PARQUE CEMENTERIO
S.A. También recibir, documentar y responder las inquietudes de las partes interesadas y
registrar su decisión.

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN

Este procedimiento se aplica a todas las actuaciones de comunicación, consulta y

participación en materia de prevención de riesgos laborales que se realicen en
INVERSIONES EL PARAISO PARQUE CEMENTERIO S.A.

3. RESPONSABLES

El responsable de la ejecución del SGSST, es el responsable de comunicar a todos los

trabajadores sobre los riesgos específicos de cada puesto de trabajo, además de comunicar
también de los riesgos generales que afectan a toda la empresa, en especial a los de nuevos,
de los riesgos generales de cada centro de trabajo y de las normas establecidas para
minimizarlos o controlarlos.

4. GLOSARIO Y DEFINICIONES

COMUNICACIÓN: Proceso de transferencia de información interactiva a través de

diferentes canales.

CONSULTA: Proceso a través del cual se requiere la opinión de alguien.

PARTICIPACIÓN: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión,

organización, etc. en el cual las personas aportan valor añadido.

DELEGADOS DE PREVENCIÓN: Son los representantes de los trabajadores con

funciones específicas en materia de prevención de riesgos en el trabajo.

COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO: Es el órgano

paritario y colegiado de participación destinado a la consulta regular y periódica de las
actuaciones de la empresa en materia de prevención de riesgos laborales.

5. COMUNICACIÓN INTERNA

La comunicación interna multidireccional garantiza que el personal propio y contratado por

INVERSIONES EL PARAISO PARQUE CEMENTERIO S.A.., conozcan el Sistema de

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Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, los riesgos a los que se encuentran

expuestos, así como los objetivos del Sistema de Gestión y puedan además contribuir al
cumplimiento de la Política del Sistema Gestión y a la mejora continua. También sirve
como medio de recepción de sugerencias e información para la revisión de los
procedimientos y programas.

Las áreas que reciben las comunicaciones internas deben tener documentada la gestión y
registrar la decisión tomada.

El responsable de la ejecución del SGSST, será la persona encargada para la difusión

entre el personal la información, resoluciones y novedades relacionadas con el SGSST
mediante los siguientes medios:

 Circulares informativas
 E-mail
 Capacitación
 Reunión COPASST
 Reunión Comités.
 Charlas pre turno diarias de seguridad
 Charlas semanales
 Inducción personal nuevo
 Inducción de campo especifica por puesto
 Video de inducción

Inducción de personal nuevo en campo: Los nuevos empleados asignados a los

proyectos existentes tendrán que atender la inducción de campo y el entrenamiento de
adoctrinamiento. El desarrollo del empleado será seguido mediante la forma SSO por los
primeros seis meses o hasta la graduación del programa.

Tarjetas COBRA: Cada operación de la empresa INVERSIONES EL PARAISO PARQUE

CEMENTERIO S.A. utilizará el proceso de tarjetas COBRA para observar prácticas
inseguras y seguras de trabajo de sus empleados y de cualquier otro presente en el sitio
del trabajo de INVERSIONES EL PARAISO PARQUE CEMENTERIO S.A.. Cada
operación también utilizará el proceso de las tarjetas COBRA para observar
comportamientos ambientalmente responsables e irresponsables.

Después de la terminación de observaciones de la tarjeta COBRA, los empleados están

obligados a tener una conversación sobre lo pertinente entre miembros para reforzar o
para corregir lo observado.

Reuniones de SST: Dentro de las reuniones de SST tenemos:

 Reuniones semanales: Los trabajadores de la empresa INVERSIONES EL PARAISO

PARQUE CEMENTERIO S.A. entablarán reuniones semanales para discutir cuestiones
de seguridad y salud en el trabajo.

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 Inducción de personal nuevo: Los empleados nuevos en el proceso de selección,

tendrá 1 día de inducción delineado en los procesos de SST escritos para aclarar las
expectativas de la INVERSIONES EL PARAISO PARQUE CEMENTERIO S.A. y
designar los procesos claves de SST de la compañía.

 Reuniones del COPASST: Los miembros del COPASST asistirán a las reuniones
semanales en las oficinas de la empresa INVERSIONES EL PARAISO PARQUE
CEMENTERIO S.A. para tratar temas específicos del SGSST.

6. COMUNICACIONES EXTERNAS

Dentro de las partes interesadas externas de la empresa INVERSIONES EL PARAISO

PARQUE CEMENTERIO S.A.., se indican:

 Documentos Legales
 Documentos ARL
 Documentos Contratación (Según Lista)
 Documentos parafiscales
 Fichas técnicas de insumos y materiales
 Comunicados con clientes, órdenes de compra o de trabajo si es el caso.

Las comunicaciones externas sobre temas de Seguridad y Salud en el Trabajo pueden

tratar, entre otros, los siguientes temas: Incidentes y accidentes, cursos de capacitación en
Seguridad y Salud ocupacional, auditorias de Riesgos del Trabajo, evaluación de riesgos,
solicitudes de información de carácter de Seguridad y Salud ocupacional o sobre el
Sistema de Gestión.

Cuando las instalaciones INVERSIONES EL PARAISO PARQUE CEMENTERIO S.A. sean

visitadas por personal externo a la compañía., deberán reportarse con el responsable de la
ejecución del SGSST, para recibir la inducción de equipos o herramientas a manejar, se
debe solicitar a los visitantes llenar el “Registro de Visitas”.

Para las comunicaciones para tiempos de emergencias se debe consultar el Plan de

Preparación y Respuesta ante Emergencias.

Revisión Fecha Descripción del cambio

1 30/01/2018 Se inicia con el procedimiento

2 15/01/2020 Se ajusta el procedimiento

3 15/01/2022 Se modifica el código

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