CÓDIGO: SGSST-P-C

MAINTEL S.A.S.
Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST VERSIÓN: 001
Procedimiento de Comunicación
FECHA: 09/Marzo/2022
CORREO: maintelsas@gmail.com NIT 901.162.661-1 TELÉFONO: 3186750030

Procedimiento de Comunicación

1. Objetivo:
Establecer los diferentes mecanismos de comunicación, participación y consulta tanto
interna como externa en la empresa MAINTEL S.A.S. Esto con el fin de poder dar a
conocer las acciones, resultados e información relacionada con el Sistema de Gestión de
Seguridad y Salud en el Trabajo a todos los trabajadores y partes interesadas.

2. Alcance:
Este procedimiento aplica a todas las comunicaciones que se lleven a cabo en MAINTEL
S.A.S., con el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo - SG-SST e
impacta a todos los trabajadores, contratistas, visitantes y partes interesadas.

3. Mecanismos de comunicación:
Teniendo en cuenta las características y necesidades presentes en la organización, los
mecanismos de comunicación que a emplear son:
● Correo electrónico: El correo electrónico será un medio por el cual se enviará
información oficial tanto interna a contratistas y trabajadores, como externa a los
trabajadores y proveedores.
● Entrega de documentación/ información personal: En las situaciones en las
cuales el funcionario no tenga acceso al correo electrónico o se considere como
mecanismo mas efectivo, se entregará la información o las notificaciones referentes
a la Seguridad y Salud en el Trabajo de manera personal en papel.
● Reuniones y charlas: Las reuniones de personal, capacitaciones y charlas que se
realicen en la empresa, serán utilizadas para dar información que sea de interés para
todos los trabajadores. La gerencia o quien ésta designe podrá convocar reuniones
con los trabajadores y contratistas cuando sea requerido.
● Buzón de participación: Por vía correo electrónico se recibirá sugerencias sobre
Seguridad y Salud en el Trabajo y el autorreporte de condiciones de trabajo y salud
según los trabajadores y contratistas consideren necesario.
● WhatsApp: Se empleará la aplicación WhatsApp para enviar mensajes de manera
más inmediata, informar sobre reuniones y dar a conocer información sobre
Seguridad y Salud en el Trabajo a los empleados y contratistas de la organización.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

Código: SGSST-P-C

Fecha de modificación:
 CÓDIGO: SGSST-P-C
MAINTEL S.A.S.
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Procedimiento de Comunicación
FECHA: 09/Marzo/2022
CORREO: maintelsas@gmail.com NIT 901.162.661-1 TELÉFONO: 3186750030

4. Comunicación:

Este procedimiento se aplicará cada vez que se requiera comunicar, motivar la participación
y/o consultar en cualquier aspecto del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo - SG-SST a los trabajadores, visitantes y/o partes interesadas. En MAINTEL
S.A.S. estos canales de comunicación están encaminados a difundir y motivar la
participación de los trabajadores en aspectos del Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo - SG-SST, tales como:

● Reporte de condiciones y/o actos inseguros

● Comunicaciones Gerenciales

● Capacitaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo

● Lecciones aprendidas

● Folletos, fichas y otras publicaciones empresariales

De igual manera, dentro de la organización se puede dar la comunicación de das maneras,

tanto interna como externa a través de los diferentes niveles de la empresa.

4.1. Comunicación Interna:

La comunicación interna garantiza que el personal propio y contratado por MAINTEL

S.A.S., conozcan el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, los riesgos a
los que se encuentran expuestos, así como los objetivos del Sistema de Gestión y puedan
además contribuir al cumplimiento de la Política del Sistema Gestión y a la mejora
continua. También sirve como medio de recepción de sugerencias e información para la
revisión de los procedimientos y programas.

El Análisis de Seguridad de Trabajo (ATS) será utilizado para documentar formalmente los
procesos básicos, potenciales peligros e incidentes, y prácticas seguras de trabajo esenciales
para la eliminación o control de peligros para llevar a cabo una actividad o una tarea. El
ATS será utilizado como herramienta de evaluación que identifique los peligros asociados a
desarrollar la tarea. También enumerará los Elementos de Protección Personal utilizados

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CORREO: maintelsas@gmail.com NIT 901.162.661-1 TELÉFONO: 3186750030

para prevenir lesiones corporales, accidentes y/o enfermedad laboral. Este documento se
diligenciará toda vez que se realicen trabajos identificados como de alto riesgo (TAR)
(alturas, eléctrico, soldadura, espacios confinados).

4.2. Comunicación Externa

Se considera comunicación externa a toda aquella información que se facilita a personas

que no pertenecen a la estructura de la institución.

Las comunicaciones externas sobre temas de Seguridad y Salud en el Trabajo pueden tratar,
entre otros, los siguientes temas: Incidentes y accidentes, cursos de capacitación en
Seguridad y Salud ocupacional, auditorias de riesgos del trabajo, evaluación de riesgos,
solicitudes de información sobre Seguridad y Salud en el Trabajo y/o sobre el Sistema de
Gestión.

Elaboró: Revisó: Aprobó:

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