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Contenido
Proceso
• Asignación del equipo del proyecto • Habilidades interpersonales • Desempeño del equipo
• Plan de gestión del proyecto • Entrenamiento • Factores ambientales de la empresa
• Calendario de recursos • Actividades de construcción de equipos actualizados
• Reglas de comportamiento
• Co-locación
• Reconocimiento y premiación
9.2
Adquirir el equipo
4.2 del proyecto
Plan recursos humanos
Desarrollar plan
gestión proyecto 0 Asignación equipo proyecto
0 Calendario recursos
Calendario 9.3
12.2
recursos Desarrollar el Factores ambientales Empresa/
Conducir
equipo del Empresa actualizados Organización
adquisiciones
proyecto
Evaluación
desempeño
equipo
9.4
Gestionar el
equipo del
proyecto
Entradas
Entradas
Entradas
1. Asignación del equipo del proyecto
Corresponde a la lista del personal del proyecto, descrito en el punto 9.2
Entradas
3. Calendario de recursos
El calendario de recursos documenta los periodos de tiempo que cada miembro del
equipo trabajará en el proyecto.
Herramientas y Técnicas
Herramientas y Técnicas
• Habilidades interpersonales
• Entrenamiento
• Actividades de construcción de equipos
• Reglas de comportamiento
• Co-locación
• Reconocimiento y premiación
Herramientas y Técnicas
1. Habilidades interpersonales
Hay algunas habilidades blandas, y son particularmente importantes para el desarrollo
del equipo.
Herramientas y Técnicas
2. Entrenamiento
Son las actividades diseñadas para mejorar las competencias de los miembros del
equipo del proyecto. Puede ser formal o informal.
Si los miembros del equipo del proyecto no tienen las habilidades gerenciales o
técnicas, tales habilidades deberán desarrollarse como parte del trabajo del proyecto,
o se deben tomar las acciones necesarias para re asignar personal al proyecto.
Herramientas y Técnicas
3. Actividades de formación de equipos (Teambuilding)
Pueden ser:
• Reunión de cinco minutos como parte de la agenda en una reunión de revisión del
status del proyecto,
• Reunión fuera del lugar del proyecto, ayudada por un grupo de profesionales con el
fin de mejorar las relaciones interpersonales.
Algunas actividades grupales, tales como preparar el WBS, puede que no se diseñen
explícitamente para formar los equipos, pero pueden ayudar a generar una cohesión
entre los miembros del equipo cuando dicha actividad de planificación ha sido
adecuadamente estructurada y facilitada.
Herramientas y Técnicas
3. Actividades de formación de equipos (Teambuilding)
Una teoría enuncia que hay 5 etapas para el desarrollo de equipos:
Formando Esta fase es cuando el equipo conoce y aprende el proyecto y cuales son sus
roles y responsabilidades formales. Los miembros del equipo por lo general
tienden a ser independientes y no son abiertos en esta fase.
Atacando Durante esta fase, el equipo inicia a direccionar el trabajo del proyecto,
decisiones técnicas y el acercamiento a la gestión del proyecto. Si el miembro del
equipo no es colaborativo y abierto a diferentes ideas y perspectivas, el entorno
puede ser destructivo.
Normando En esta fase comienzan a trabajar juntos y ajustan sus hábitos y
comportamientos que soportan al equipo. El equipo comienza a sincerarse uno a
otros.
Realizando El equipo del proyecto que alcanza esta etapa, funciona como una buena unidad
organizacional. Ellos son independientes y trabajan bajo problemas.
Prorrogando En esta fase el equipo completa el trabajo y se mueve del proyecto.
Herramientas y Técnicas
4. Reglas de comportamiento (Ground Rules)
Establecen expectativas claras acerca del comportamiento que se va a aceptar
El proceso de discutir las reglas de juego permite descubrir los valores que son
importantes para el equipo.
El equipo de gerencia del proyecto debe ayudar al equipo a cumplir con las reglas una
vez que éstas han sido establecidas.
Herramientas y Técnicas
5. Co-Locación
Ubicar a la mayor parte o a todos los miembros más activos del equipo del proyecto
en la misma ubicación física para incrementar su habilidad de trabajar como un
equipo.
Puede incluir una sala de reuniones, que alguna gente llama cuarto de guerra, con
aparatos para comunicarse electrónicamente, un lugar para pegar los cronogramas, y
otras facilidades para incrementar la comunicación y el sentido de comunidad.
El uso de equipos virtuales está reduciendo la frecuencia con la que los miembros del
equipo del proyecto se ubican en el mismo lugar a lo largo del proyecto.
Herramientas y Técnicas
6. Reconocimientos y premios
Los planes que definen las maneras para premiar a las personas se deben desarrollar
durante la planificación de los recursos humanos.
El equipo de gerencia del proyecto debe ser muy cuidadoso y premiar solamente el
comportamiento deseado.
– Por ejemplo, el deseo de trabajar sobretiempos para cumplir un objetivo retador en el
cronograma puede ser premiado o reconocido;
– La necesidad de trabajar sobretiempos como resultado de una mala planificación no debe
ser premiada.
Los premios tipo gana-pierde (donde la suma es igual a cero) donde se asignan premios a
algunos pocos miembros del equipo del proyecto (tales como “el empleado del mes”)
pueden herir la cohesión del grupo.
Herramientas y Técnicas
6. Reconocimientos y premios
El recompensar un comportamiento gana-gana que todo el mundo puede lograr, tal como
entregar un reporte de avance a tiempo, tiende a incrementar el apoyo mutuo entre los
miembros del equipo del proyecto.
El reconocimiento y los premios deben también considerar las diferencias culturales. Por
ejemplo, el desarrollo de premios al equipo en una cultura que premia el individualismo
puede ser muy difícil.
Herramientas y Técnicas
6. Reconocimientos y premios
Sobre los Premios:
De uso diario, es decir que puedan recordarle la razón por la que se recibió el premio.
Salidas
Salidas
Salidas
1. Desempeño del equipo
A medida que se implementan los esfuerzos de desarrollo tales como el entrenamiento,
formación de equipos, y co-locación, el equipo de gerencia del proyecto determina de
manera formal o informal la efectividad del equipo. Se espera que las estrategias y
actividades efectivas para el desarrollo del equipo incrementen el desempeño del
equipo, que a su vez incrementa la probabilidad de cumplir con los objetivos del
proyecto.
La evaluación de la efectividad del equipo del proyecto puede incluir indicadores tales
como:
•Mejoras en habilidades personales que permiten que cierta persona lleve a cabo
actividades de una manera más efectiva.
•Mejoras en competencias que ayudan a que el equipo ejecute mejor como grupo.
Salidas
1. Desempeño del equipo
Como resultado de la evaluación del desempeño del equipo el gerente del proyecto
puede identificar:
•Entrenamiento específico necesitado
•Coaching
•Guía
•Asistencia
•Cambios requeridos para mejorar el desempeño de los miembros del equipo.
Proceso
• Asignación del equipo del proyecto • Observación y conversación • Factores ambientales empresa
• Plan de gestión del proyecto • Valoración del desempeño del proyecto actualizado
• Desempeño del equipo • Gestión de conflictos • Activos de los procesos
organizacionales actualizado
• Reporte de desempeño • Registro de problemas (issues)
• Cambios requeridos
• Activos de los procesos • Habilidades interpersonales
organizacionales • Plan de gestión del proyecto actualizado
9.3
9.2
4.2 Desarrollar el
Adquirir el equipo
Desarrollar plan equipo del
del proyecto
gestión proyecto proyecto
Asignación Evaluación
Equipo desempeño
proyecto equipo
Plan recursos
humanos
Plan gestión proyecto
actualizado 9.4 4.5
Gestionar el Cambios requeridos Realizar control
equipo del integrado
proyecto cambios
10.5 Reporte
Reporte desempeño
desempeño
Entradas
Entradas
Entradas
1. Asignación del personal al proyecto
Las asignaciones de personal al proyecto (Sección 9.2) proveen una lista de los
miembros del equipo del proyecto para ser evaluadas durante este proceso de
monitoreo y control.
2. Plan de gestión del proyecto
Debe incluir el plan de gestión de recursos humanos con al menos la siguiente
información:
•Roles y responsabilidades
•Organización del proyecto
•Plan de gestión del personal
Entradas
4. Reportes de desempeño
Los reportes de desempeño proveen una retroalimentación al equipo del proyecto
acerca de su desempeño con respecto al plan de gerencia del proyecto y al cronograma.
Los ejemplos de áreas de desempeño que pueden ayudar con la gerencia del equipo del
proyecto incluyen los resultados de:
– control del cronograma,
– control de los costos,
– control de la calidad,
– verificación de los alcances, y
– auditorías de la procura.
Entradas
5. Activos de los procesos organizacionales
Los activos de los procesos organizacionales necesarios para gestionar el equipo son:
•Certificados de apreciación
•Cartas
•Sitios web
•Estructuras de bonos
•Etc.
Herramientas y Técnicas
Herramientas y Técnicas
• Observación y conversación
• Valoración del desempeño del proyecto
• Gestión de conflictos
• Registro de problemas (issues)
• Habilidades interpersonales
Herramientas y Técnicas
1. Observación y conversación
El equipo de gerencia de proyectos debe de mantenerse en contacto con el trabajo y las
actitudes de los miembros del equipo del proyecto.
Esto requiere de una comunicación proactiva, ya sea cara a cara, o con otros métodos
en los casos de los equipos virtuales.
El gerente del proyecto necesita estar consciente de dichos logros, que hacen que el
equipo se sienta orgulloso, adicionalmente a los avances que se hacen en los
entregables del proyecto. El gerente del proyecto también tiene que identificar los temas
de preocupación y los conflictos potenciales.
Herramientas y Técnicas
2. Evaluación del desempeño del proyecto
La necesidad de tener evaluaciones de desempeño del proyecto (formales o informales)
depende de la duración del proyecto, complejidad del mismo, políticas de la
organización, requerimientos contractuales laborales, y la cantidad y calidad de
comunicaciones regulares.
Los miembros del equipo del proyecto necesitan recibir retroalimentación de la gente
que supervisa el trabajo del proyecto.
Herramientas y Técnicas
2. Evaluación del desempeño del proyecto
Los objetivos para realizar las evaluaciones de desempeño durante el curso del proyecto
pueden incluir la aclaración de los roles y responsabilidades, un tiempo estructurado con
el fin de asegurar que los miembros del equipo reciben retroalimentación positiva en lo
que normalmente sería un ambiente de trabajo muy movido, descubrir temas de
preocupación importantes o no resueltos, desarrollar un entrenamiento individual o
planes de seguimiento (coaching) y establecer objetivos individuales para períodos de
tiempo futuros.
Herramientas y Técnicas
3. Gestión de conflictos
Una gerencia de conflictos exitosa genera una mayor productividad y unas relaciones de
trabajo positivas.
Las reglas de juego del equipo (ground rules), normas del grupo y prácticas sólidas de
gerencia de proyecto, tales como planificación de las comunicaciones y definición de los
roles, reducen la cantidad de conflicto.
Cuando las diferencias se convierten en factores negativos, los miembros del equipo del
proyecto inicialmente son responsables de resolver sus propios conflictos. Si dichos
conflictos se escalan (suben en la jerarquía), el gerente de proyecto debería ayudar a
llegar a una solución satisfactoria.
Herramientas y Técnicas
4. Registro de problemas (issue log)
La resolución de temas preocupantes tiene que ver con los obstáculos que pueden
bloquear al equipo de la posibilidad de cumplir con sus objetivos.
Estos obstáculos pueden incluir factores tales como diferencias de opinión, decisiones
que deben tomarse, situaciones que deben investigarse, y responsabilidades
emergentes o no anticipadas que deben asignarse a alguien en el proyecto.
A medida que aparecen las preocupaciones durante la gerencia del equipo del proyecto,
se debe preparar una lista de dichos temas, con el nombre de la persona responsable
de resolverlos y de la fecha de resolución propuesta.
Herramientas y Técnicas
5. Habilidades interpersonales
El gerente del proyecto usa una combinación de habilidades técnicas, humanas y
conceptuales para analizar situaciones e interactuar con los miembros del equipo.
Algunas de la habilidades interpersonales que el gerente del proyecto debe tener son:
•Liderazgo
•Influencia
•Toma de decisiones efectivas
Salidas
Salidas
Salidas
1. Factores ambientales de la empresa actualizados
Pueden incluir:
•Entradas para la evaluación del desempeño
•Habilidades personales
Salidas
3. Cambios requeridos
Los pedidos de cambio, ya sean por decisión propia o por eventos no controlables,
pueden afectar la habilidad del proyecto de cumplir con el plan original. Cuando los
temas relacionados con personal pueden afectar el plan del proyecto, como por
ejemplo retrazar el proyecto o incrementar los costos, se requiere procesar un pedido
de cambio de acuerdo con el sistema integrado de control de cambios.