PLANEACIÓN

CONCEPTOS:
 La planeación es el proceso básico de que nos servimos para escoger nuestras metas y
determinar cómo las vamos a alcanzar. (James A. Stoner)

 La planeación consiste en fijar el curso concreto de acción que ha de seguirse, estableciendo los
principios que habrán de orientarlo, las secuencia de operaciones para realizarlo y las
determinaciones de tiempos y de números, necesarios para su realización (Reyes Ponce)

 La planeación consiste en todas aquellas actividades relacionadas con decisiones sobre los
objetivos y cómo esos objetivos serán logrados. La planeación es la función primaria de la
gerencia: los gerentes efectivos planean antes de actuar en vez de comprometerse a objetivos
vagamente concebidos y esperar que las cosas salgan bien. (Mario Sverdlink, J. Clifton,
Andrew J. Dubin & Henry L. Sisk

PREGUNTAS BÁSICAS DE LA PLANEACIÓN

Para que sea efectivo el proceso de planeación, el gerente constantemente debe cuestionar los planes
existentes. Las respuestas a las preguntas siguientes proporcionan la sustancia para mejorar el proceso.
Es decir, toda planeación se relaciona con las interrogantes que siguen, las cuales deben considerarse a
la hora de planear.

Son seis las preguntas básicas de la planeación:

1) ¿PORQUÉ DEBE HACERSE?

Estimula al gerente a analizar cuidadosamente y a incluir solo las actividades necesarias en los planes a
corto plazo.

2) ¿QUÉ ACCIÓN ES NECESARIA?

Identifica los tipos específicos y las secuencias de actividades necesarias para alcanzar el objetivo u
objetivos.

3) ¿DÓNDE TENDRÁ LUGAR?

Aquí se designan las instalaciones físicas o el lugar para llevar el plan a la práctica.

4) ¿CUÁNDO TENDRÁ LUGAR?

Se enfatiza la oportunidad apropiadas y la disponibilidad de instalaciones para ejecutar el plan. Las
fechas de iniciación y terminación definitivas son obligatorias para maximizar la eficiencia en la puesta
en práctica.

5) ¿QUIÉN LO HARÁ?
Se designan las responsabilidades individuales para la variedad de actividades requeridas del grupo que
formulo el plan.

6) ¿CÓMO SE HARÁ?
Obliga al gerente a revisar en forma sistemática y a meditar en todo el proceso, comprobando la
integridad del plan y la dirección adecuada hacia los objetivos declarados.
 PROCESO DE LA PLANEACIÓN

Para una empresa el proceso de la planeación consiste en el seguimiento de los pasos que en
secuencia lógica, se deben realizar para llegar al logro del objetivo.

a) DETECCIÓN DE LAS NECESIDADES: Es el verdadero punto de partida de la

planeación, y consiste en hacer un examen preliminar de las posibles oportunidades futuras,
para saber donde se encuentra, de acuerdo con los puntos fuertes y débiles, comprender qué
problema se desea resolver.

b) ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS: Este paso consiste en establecer los resultados

para toda la empresa y para cada unidad de trabajo subordinado tanto para el corto como
para el largo plazo.

c) DESARROLLO DE PREMISAS: Es establecer, difundir y obtener consenso para utilizar

premisas críticas de planeación como son: pronósticos, políticas básicas o ya existentes.

d) DETERMINACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN: Este paso consiste en

buscar y examinar cursos alternativos de acción, en particular de aquellos que no resultan
inmediatamente evidentes.

e) EVALUACIÓN DE CURSOS ALTERNATIVOS DE ACCIÓN: Este paso consiste en

evaluar y ponderar las alternativas a la luz de premisas y las metas previamente fijadas.

f) SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCIÓN: Este es el paso donde se adopta el plan, el

punto real de la toma de decisiones.

g) FORMULACIÓN DE PLANES DERIVADOS: En este paso se diseñan los planes que

apoyarán o respaldarán al plan básico.

h) EXPRESIÓN NUMÉRICA DE LOS PLANES A TRAVÉS DEL PRESUPUESTO:

Consiste en convertir al plan en un documento numérico llamado presupuesto, que presente
las cantidades requeridas para llevarlo a cabo.
 HERRAMIENTAS Y TECNICAS DE PLANEACIÓN

Las técnicas para formular planes y para presentarlos, explicarlos, discutirlos, etc., suelen ser las más
abundantes y diversificadas dentro de todas las etapas de la administración. Las más usadas son las
siguientes:

a) Manuales de objetivos y políticas, departamentales, etc.

b) Diagramas de proceso y de flujo, que sirven para representar, analizar, mejorar y/o expresar un
procedimiento.

c) Gráficas de Gantt, que tienen por objeto controlar la ejecución simultánea de varias actividades
que se realizan de manera coordinada.

d) Programas de muy diversas formas, pero especialmente los presupuestos no financieros,

presupuestos financieros y pronósticos.

e) Los sistemas conocidos con los nombres de: PERT (Program Evaluation and Review Technique),
CPM (Critical Path Method), y RAMPS ( Resource Allocation and Multi Project Scheduling),
todos los cuales suelen conocerse con el nombre genérico de Técnicas de trayectoria critica porque
buscan planear y programar en forma gráfica y cuantitativa, una serie de secuencias coordinadas de
actividades simultáneas, que tienen el mismo fin y el mismo origen, poniendo énfasis
principalmente en la duración, costo, etc. De aquella secuencia de operaciones que resulte más
larga y costosa ya que de nada servirá acordar otras secuencias necesarias y colaterales a la primera
si ésta detiene y dificulta el avance general.

TIPOS DE PLANES

1) OBJETIVOS:
Son los resultados que la empresa desea lograr, tomando como base esos objetivos. El administrador
realiza la planeación de sus actividades. Los objetivos pueden ser evaluados según el orden de
importancia que le dé cada empresa.

2) PROPÓSITO:
Es a lo que la empresa se va a dedicar, ya sea de transformación, comercialización o de servicio.

3) MISIÓN:
Es equivalente a la determinación del propósito más la exigencia social, es decir la misión, tiene la
responsabilidad de cumplir con el propósito establecido.

4) ESTÁNDAR:
Es una unida de medida establecida como criterio o nivel de referencia. Se puede considerar que un
plan tipo estándar e algo porque luchar o un modelo de comparación. Sirve como factor de medición,
norma de ejecución, uniformidad y ayuda para lograr los propósitos. Con esto se permite la
estandarización, la cual representa es establecimiento y uso de tipos, medidas, patrones o tamaños en
forma definida, basados en reglas o normas.
5) POLÍTICAS:
Es una guía general que sirve para orientar la acción; puede ser verbal, escrita o implícita que establece
los límites que indica la dirección y los límites generales dentro de los cuales tendrá lugar la acción.
Son flexibles, fáciles de ser interpretadas, definen el área en la que se va a tomar la decisión, pero no
indican la decisión.

6) ESTRATEGIA:
Es la determinación de los objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos
de acción así como la asignación de los recursos necesarios para alcanzarlos. Una estrategia podría
incluir políticas tan importantes, como vender directamente en lugar de utilizar distribuidores, o
concentrarse en productos patentados. Por lo tanto, el propósito de las estrategias es determinar y
transmitir, mediante un sistema de objetivos y políticas básicas, una imagen de la clase de empresa que
se desea proyectar. Las estrategias ofrecen una estructura para orientar el pensamiento y la acción.

7) PRESUPUESTO:
Es un documento que indica la cantidad que necesitará o con lo que se cuenta para llevar a cabo una
actividad. Se usa principalmente para tener un control sobre las actividades de la empresa. La
iniciación del presupuesto es difícil su continuación es fácil. Hay dos clases de presupuestos:

a) Financieros: flujos de caja, entradas y salidas de dinero.

b) De operaciones normales de la empresa: ventas, compras, gastos, etc.

8) PRONÓSTICO:
Se basa en predicciones para actuaciones futuras; para cada plan existe un pronóstico.

9) REGLAS:
Son normas de lo que se debe o no se debe hacer. Son inflexibles. No están sujetas a la interpretación
de quién las aplica.

10) PROCEDIMIENTO:
Es una secuencia de actividades perfectamente relacionadas que observan un orden cronológico,
tomando en cuenta el tiempo, esfuerzo y costo. Es decir, es determinar cómo se van a llevar a cabo las
actividades que la empresa realiza.

11) MÉTODOS:
El método es una forma de ejecutar el trabajo, así como también determina la forma de realizarlo. Con
el método se logra simplificar el trabajo. Siempre existe una forma (método) mejor de hacer el trabajo.

12) PROGRAMA:
Se define como un plan amplio que incluye el uso futuro de diferentes recursos en un patrón integrado
y que establece una secuencia de acciones requeridas y programas cronológicos para cada uno con el
fin de alcanzar los objetivos estipulados. Un programa es un conjunto de metas, políticas,
procedimientos, reglas, asignaciones de tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos
necesarios para llevar a cabo determinado curso de acción. Los hay principales y programas de apoyo.
 ORGANIZACIÓN

La palabra “organización” se utiliza en dos diferentes sentidos. El primero es el de la empresa o grupo

funcional. Por ejemplo, un negocio, un hospital, una dependencia gubernamental o un equipo de
basquetbol. El segundo sentido es el de proceso de organizar, es decir, la manera en que se dispone del
trabajo y se asigna entre el personal de la empresa para alcanzar eficientemente los objetivos de la
misma.

En otras palabras, organizar una pequeña empresa es coordinar las actividades o trabajos que se
realizan en la misma para alcanzar los objetivos propuestos en la planeación. En sí, lo que se busca es
que todas las partes de la pequeña empresa, como podrían ser, producción, ventas, finanzas, compras,
etc. Unan sus esfuerzos para alcanzar los objetivos.

En el momento de organizar las empresas, ya sean grandes o pequeñas, éstas se ven influidas por
factores del medio ambiente en donde se desenvuelven. Para organizar una empresa, el pequeño
empresario debe considerar esos factores externos, anticiparse a cualquier cambio en ellos (planeación
y organización).

A continuación analizaremos diferentes conceptos de organización desde el punto de vista de varios

autores:

TERRY.- Define la organización diciendo: “Es el arreglo de las funciones que se estiman necesarias
para lograr un objetivo, y una indicación de la autoridad y la responsabilidad asignadas a las personas
que tienen a su cargo la ejecución de las funciones respectivas”.

SHELDON.- La considera como: “El proceso de combinar el trabajo que los individuos o grupos
deban efectuar, con los elementos necesarios para su ejecución de tal manera que las labores que así se
ejecuten, sean los mejores medios para la aplicación eficiente, sistemática, positiva y coordinada de los
esfuerzos disponibles”.

PETERSEN Y PLOWMAN.- Dicen: “ Es un método de distribución de la autoridad y de la

responsabilidad, y sirve para establecer canales de comunicación entre los grupos”.

LITTERER.- Señala: “Es una unidad social, dentro de la cual existe una relación estable (no
necesariamente personal) entre los integrantes, con el fin de facilitar la obtención de una serie de
objetivos o metas”.

AGUSTIN REYES PONCE.- La define como: “la estructuración técnica de las relaciones que deben
existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos materiales y humanos de un
organismo social, con el fin de lograr su máxima eficiencia dentro de los planes y objetivos señalados.”

HAROLD KOONT’Z Y HEINZ WEIHRICH.- La define como: 1)la identificación y clasificación

de las actividades requeridas. 2)el agrupamiento de las actividades necesarias para lograr los objetivos,
3) la asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo
(delegación) y 4) las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en
uno similar) y verticalmente (por ejemplo, las oficinas centrales corporativas, la división y el
departamento) en la estructura organizacional.
 PROCESO DE ORGANIZACIÓN

DETALLE DEL TRABAJO.

Toda organización sigue un proceso de varios pasos:

Las empresa se crean para determinar fines: los hospitales, para cuidar a los enfermos; los equipos de
basquetbol, para ganar juegos, las pequeñas empresa, para producir y/o vender bienes y servicios. Cada
uno de estos propósitos se alcanzarán en forma distinta. Por lo tanto, para que se puedan alcanzar las
metas de una pequeña empresa, es preciso que se determinen antes las tareas. Por Ejemplo , antes de
que los organizadores de un hospital puedan atender a los enfermos, tienen que adquirir equipos,
contratar médicos, y otros profesionales y empleados no profesionales; establecer y coordinar su
trabajo con varias entidades de la comunidad, etc.

El pequeño empresario debe concentrarse en las actividades de su empresa. Si es una empresa de

servicios, necesitará personal capacitado; si es una empresa de comercio, requerirá de productos que se
puedan vender, así como de buenos vendedores; y si es una empresa de producción necesitará
maquinaria y trabajadores adecuados para elaborar el producto. En pocas palabras, las actividades de
una empresa serán las adecuadas al giro de la empresa.

Ahora bien, las actividades se van a repartir en puestos, y esos puesto serán ocupados por determinadas
personas, para que el trabajo se haga lo mejor posible.

Primero, el pequeño empresario debe saber si el puesto existe o no. Si el puesto ya existe en la empresa,
es necesario conocerlo con exactitud.

¿Qué se hace en ese puesto? (qué trabajos se hacen)

¿Cómo se hace ese trabajo? (paso por paso)
¿Con qué se hace ese trabajo? (Qué máquinas, equipos, accesorios, materiales, etc.)
¿Dónde se hace ese trabajo?

Para obtener esos datos, el pequeño empresario debe entrevistar a la persona que ocupa ese puesto; es
decir, platicar con ella y preguntarle todo lo que quiere saber acerca del trabajo que lleva a cabo.
También puede aplicarse cuestionarios o simplemente observar como trabaja la persona en dicho
puesto.

Al mismo tiempo que se obtiene la información (qué es, cómo se hace, con qué se hace y dónde se
hace), se obtiene la frecuencia con que ese trabajo se realiza, puede ser que lo haga muchas veces al
día; por ejemplo, una secretaria puede contestar más de 100 llamadas por teléfono al día. También
puede ser que se haga de vez en cuando, una vez a la semana; por ejemplo, surtir telas a una pequeña
empresa que elabora cortinas: o bien, puede ocurrir muy de vez en cuando, cada año; por ejemplo
promociones de ventas con motivos del día de las madres.

Una vez que el empresario conoce todo lo que se hace en el puesto, puede determinar qué
características debe tener la persona que lo va a ocupar.

Si el puesto apenas se va a crear, el pequeño empresario debe pensar en todo lo relacionado con él.
¿Qué haría en ese puesto? (Qué trabajo se harían)
¿Cómo se haría ese trabajo? (Paso a Paso)
¿Con qué se haría ese trabajo? (Maquinaria, equipo, accesorios, materiales, etc.)
¿Dónde se haría ese trabajo?

Cuando el puesto aún no existe en la empresa, el pequeño empresario debe situarse como si él ocupara
el puesto y después contestar las preguntas. Con esta información, el pequeño empresario sabe qué es el
puesto.

Ejemplo global de lo anterior:

Fábrica de Tinacos “Bom Bom”

Suponga usted que necesita un encargado de la sección de troquelado de tapa, pues su empresa se
dedica a fabricar tinacos para agua.

¿Qué Hace?

 Supervisar a diez trabajadores.

 Formular los avisos de entrega de pedido al almacén.
 Comprobar que la maquinaria no tenga falla, y si las llega a tener, debe reportarlas para su
reparación.

Además:
¿Cómo se hace?

 Este encargado va a distribuir el trabajo, escribiendo en un pizarrón cuántas piezas debe hacer cada
prensa ese día.
 Va a vigilar el trabajo de los empleados y controlar lo que hacen, pues debe recorrer toda la fábrica
cada dos horas.
 Cada tres días repartirá unos boletines que él mismo redactará, donde
se informe sobre el avance de la producción.
 Si hay algún accidente, acompañará al hrido al hospital.

(Los cuatro puntos anteriores constituyen el “cómo se hace”, los dos primeros son tareas que repite
varias veces al día; el traer lo hace dos veces por semana, y el cuarto cada vez que ocurra).

¿Con qué se hace?

Lo que se necesita para hacer el trabajo es:

Papelería; lápices, plumas para hacer reportes, maquinaria y equipo: reglas de varios tipos y tamaños,
para comprobar la altura de las tapas, micrómetros de profundidad. Materiales: Tapas, casquillos, cajas.

¿En dónde se hace el trabajo?

Se trabaja en una fábrica ubicada fuera de la ciudad. En un ambiente iluminado y ventilado, cerca de
las máquinas, las cuales vibran demasiado.
Es difícil conversar debido al ruido. Los riesgos son: cortes y contusiones leves.
BIBLIOGRAFÍA

AGUSTÍN REYES PONCE. Administración de Empresas, Teoría y Práctica. Ed.Limusa.

WILLIAM B. WETHER, JR. - HEITH DAVIS. Administración del Personal y recursos Humanos.
Editorial Mc.Graw Hill.
CARLOS LLANO CIFUENTES. Dilemas Éticos de la Empresa Contemporánea, Ed. Fondo de Cultura
Económica.
JOSÉ SILVESTRE MÉNDEZ MORALES. Economía y La Empresa, Ed. MacGraw-Hill.
RODOLFO LUTHE G. La Empresa Humana, Ed. Noriega-Limusa.
GEORGE STRAUSS, LEONARD R, SAYLES, JEORGE CARDENAS NANNETTI. P Personal
Problemas Humanos de la Administración, Ed. Prentice-Hall Hispanoamericana, S.A.

JUAN GERARDO GARZA TREVIÑO (2001): Administración Contemporánea, 2º Edición. Pág. 42-
49.