Capítulo 4

Capítulo 4

Elementos esenciales de la planeación y la administración por objetivos

Planeación Selección de misiones y objetivos, así como de las acciones para lograrlos; lo anterior
requiere tomar decisiones, es decir, elegir una acción entre varias alternativas.

planeación, la base de todas las funciones gerenciales que consiste en seleccionar misiones y
objetivos, y decidir sobre las acciones necesarias para lograrlos; requiere tomar decisiones, es
decir, elegir una acción entre varias alternativas, de manera que los planes proporcionen un
enfoque racional para alcanzar los objetivos preseleccionados.

Tipos de planes

Los planes pueden clasificarse como:

1. Misiones o propósitos.
2. Objetivos o metas.
3. Estrategias.
4. Políticas.
5. Procedimientos.
6. Reglas.
7. Programas.
8. Presupuestos.

Misiones o propósitos
La misión o el propósito (términos que a menudo se utilizan indistintamente) identifican la
función o las tareas básicas de una empresa o dependencia, o de cualquiera de sus partes. Todo
tipo de operación organizada tiene —o debería tener, si es coherente— una misión o un
propósito.

Ej de misión del periódico el universal.

… contribuir al mejoramiento de la sociedad mediante la creación, acopio y distribución —por

todos los canales a su alcance— de noticias, cultura y entretenimiento de alta calidad. Asimismo,
preservar la existencia de una empresa con responsabilidad social, que procure la satisfacción
de sus clientes y el desarrollo profesional y humano de sus empleados. Todo ello basado en la
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observancia de estándares de excelencia, al tiempo que crea valor duradero para los recursos
de la compañía a través de la inversión y la persistencia en el esfuerzo.

Sinergia El efecto del todo es superior al de sus partes.

Desarrollo de la declaración de misión

La filosofía y la visión de una organización se expresan en una declaración de misión que

básicamente consiste en desarrollar los siguientes puntos:

• Valores esenciales.
• Ámbito geográfico.
• Dirección.
• Relaciones con quienes participan en ella.
• Visión del futuro (a menudo con base en la misión histórica

Los objetivos o metas (ambos términos se usan indistintamente en esta obra) son los fines hacia
los cuales se dirige la actividad; no sólo representan el punto final de la planeación, sino el fin al
que se dirige la organización, la integración de personal (staffing), la dirección y el control.

Estrategia se define como la forma en que se determinan los objetivos básicos a largo plazo
en una empresa, la instrumentación de los cursos de acción y la asignación de los recursos
necesarios para alcanzar esos objetivos.

Las políticas también son planes, pues son declaraciones o interpretaciones generales que
orientan o dirigen las reflexiones para la toma de decisiones.

Las políticas definen un área dentro de la cual debe tomarse una decisión y aseguran que ésta
sea consistente con un objetivo y contribuya a su logro. Las políticas ayudan a solucionar
problemas antes de que se vuelvan serios, hacen innecesario analizar la misma situación cada
vez que se presenta y unifican otros planes, lo que, si bien permite que los gerentes deleguen
autoridad, sea con el control sobre lo que hacen sus subordinados

Los procedimientos son planes que establecen un método de actuación necesario para soportar
actividades futuras; son secuencias cronológicas de acciones requeridas, lineamientos para
actuar —más que para pensar— que detallan la manera precisa en que deben realizarse ciertas
actividades. Por ejemplo, la Case Western University

resume su proceso de evaluación en tres pasos:

1. Establecer los objetivos de desempeño.

2. Realizar una revisión de los objetivos a medio año.

3. Realizar un análisis del desempeño al final del periodo

Las reglas establecen las acciones específicas necesarias, o su ausencia, para evitar que existan
desviaciones; casi siempre son el tipo de plan más simple: no fumar es una regla que no permite
la desviación de un curso de acción establecido.

Programas
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Los programas son un complejo de metas, políticas, procedimientos, reglas, asignaciones de

tareas, pasos a seguir, recursos a emplear y otros elementos necesarios para realizar un curso
de acción determinado.

Presupuesto Informe de resultados esperados que se expresa en términos numéricos

Un presupuesto es, en términos numéricos, el informe de los resultados esperados—puede

llamarse plan cuantificado—; de hecho, el presupuesto financiero operativo es a menudo un
plan de utilidades que puede expresarse en términos financieros y de horas laborables, en
unidades de producto u horas máquina, o en cualquier término numérico medible.

***un presupuesto es evidentemente planear, es el instrumento de planeación fundamental en

muchas compañías, ya que las obliga a elaborar por adelantado (para una semana o cinco años)
una compilación numérica de los flujos de efectivo, gastos e ingresos, gastos de capital o
utilización de mano de obra u horas máquina esperados. *

Pasos de la planeación

1.Estar atentos a las oportunidades

 percepción de oportunidades en el ambiente externo e interno de la organización, es el

verdadero punto de partida de la planeación.
 La planeación requiere un diagnóstico realista de la situación de oportunidad.

2. Establecer objetivos

 El segundo paso en la planeación es establecer objetivos para toda la empresa y luego

para cada unidad de trabajo subordinada, lo que debe hacerse pensando en el corto y
el largo plazo.
 Los objetivos especifican los resultados esperados e indican el punto final de lo que debe
hacerse, dónde debe colocarse el interés primario y qué es lo que debe lograrse con la
red de estrategias, políticas, procedimientos, reglas, presupuestos y programas.
 Los objetivos de la empresa orientan a los planes mayores, que, al expresar los objetivos,
definen el de cada departamento importante.

3. Desarrollar premisas
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 Premisas Supuestos sobre el ambiente en el que se desarrollará el plan.

 Principio de las premisas de planeación Cuanto más comprendan y acuerden los
individuos a cargo de la planeación utilizar premisas de planeación consistentes, mejor
será la planeación coordinada de la empresa.

4. Determinar cursos alternativos

 El cuarto paso de la planeación es buscar y examinar cursos de acción alternativos,

especialmente los que no son muy evidentes.
 Pocas veces hay un plan para el que no existan alternativas razonables: a menudo la
menos obvia demuestra ser la mejor.
 El problema no es encontrar alternativas, si no  el N.º de ellas, de esas formas analizar
las más prometedoras.

5. Evaluar cursos alternativos

 Evaluar dichas alternativas y sopesarlas a la luz de las premisas y metas.

6. seleccionar un curso.

 un análisis y una evaluación de los cursos alternativos revelarán que dos o más son
aconsejables y el gerente puede decidir utilizar varios en lugar del mejor.

7. Formular planes derivados.

 casi siempre se necesitan planes derivados para apoyar el plan básico.

8.Cuantificar los planes mediante presupuestos.

 Discusión de planes a cuantificarlos para convertirlos en presupuesto.

 El presupuesto general de una empresa representa la suma total de ingresos y egresos,
con las utilidades o el valor agregado resultante y los presupuestos de las partidas de la
hoja de balance general, como los gastos de caja y capital.

Coordinación de planes a corto y largo plazos

La importancia de integrar a los dos tipos no puede exagerarse, pero no debe hacerse un plan
de corto plazo a menos que contribuya al logro relevante de un plan a largo plazo. Se pierde
mucho tiempo al tomar decisiones relativas a situaciones inmediatas que no consideran su
efecto en objetivos más lejanos.

Los objetivos se definencomo los fines importantes hacia los que se dirigen las actividades
organizacionales e individuales.

Objetivo verificable Es cuando al final del periodo puede determinarse si se ha logrado.

Naturaleza de los objetivos

Los objetivos establecen los resultados finales, y los generales deben apoyarse en los
particulares. Así, éstos forman una jerarquía, es decir, una red. Más aún, organizaciones y
gerentes tienen metas múltiples que en ocasiones son incompatibles y pueden llevar a conflictos
dentro de la organización, del grupo y hasta entre individuos.

Jerarquía de los objetivos

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los objetivos forman una jerarquía que va desde la meta amplía hasta objetivos individuales
específicos. En el punto más alto de la jerarquía está el propósito o la misión, que tiene dos
dimensiones:

1. El propósito social, como contribuir al bienestar de la gente proporcionando bienes y servicios

a un precio razonable.
2. La misión o propósito de la empresa, que podría ser proporcionar transportación conveniente
y de bajo costo para la persona promedio.

Área de resultados clave En ésta el desempeño es esencial para el éxito de la empresa.

Peter F. Drucker sugiere las siguientes: posición en el mercado, innovación, productividad,

recursos físicos y financieros, rentabilidad, desempeño y desarrollo del gerente, desempeño y
actitud del trabajador, y responsabilidad pública; sin embargo, recientemente dos áreas de
resultados clave han tomado importancia estratégica: servicio y calidad.

Establecimiento de objetivos y jerarquía organizacional

 los gerentes de los diferentes niveles de la jerarquía organizacional se preocupan por

distintos tipos de objetivos
 El consejo directivo y los gerentes de más alto nivel determina propósito, el proyecto
y los objetivos generales de la empresa, así como en los objetivos generales más
específicos de las áreas de resultados clave.
 gerentes de nivel medio, como el vicepresidente, gerente de marketing o de producción,
determina los objetivos de las áreas de resultados clave, divisionales y
departamentales.
 gerentes de nivel inferior establecen los objetivos de los departamentos, las unidades
y sus subordinados.

Multiplicidad de objetivos

Por lo general hay múltiples objetivos dado que las realidades de las organizaciones así lo
demandan, por ejemplo, no sería suficiente establecer que el proyecto de una universidad es la
educación y la investigación; sería más preciso —aunque no verificable— listar los objetivos
generales, que podrían ser los siguientes:

 Atraer estudiantes de alta calidad.

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 Ofrecer capacitación básica en artes y ciencias, así como en ciertos campos

profesionales.
 Otorgar títulos de posgrado a candidatos calificados.

Cómo establecer objetivos

Objetivos cuantitativos y cualitativos

Para ser medibles, los objetivos deben ser verificables, lo que significa que puede contestarse
esta pregunta: ¿cómo sé si al final del periodo se alcanzó el objetivo?
Pautas para establecer objetivos

Conceptos en evolución de la administración por objetivos

administración por objetivos (APO) como un amplio sistema administrativo que de manera
sistemática integra muchas actividades gerenciales clave y está conscientemente dirigido hacia
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el logro efectivo, eficiente y, en consecuencia, eficaz de objetivos organizacionales e

individuales.

Ventajas y debilidades de la administración por objetivos

A. Ventajas de la administración por objetivos

Hay bastantes pruebas de las ventajas de la APO —casi todas en estudios de laboratorio— que
muestran el aspecto motivacional de las metas claras; así, las siguientes son también ventajas:
• Perfeccionamiento de la administración mediante la planeación orientada a resultados.
• Precisión en las funciones y estructuras, así como en la delegación de autoridad según los
resultados esperados de las personas que desempeñan las funciones.
• Fomento al compromiso con las metas personales y las de la organización.
• Desarrollo de controles efectivos que miden los resultados y conducen a acciones correctivas.

B. Debilidades de la administración por objetivos y algunas recomendaciones

A pesar de todas sus ventajas, un sistema de la APO tiene debilidades —la mayoría se deriva de
errores de aplicación—. El fracaso en la enseñanza de la filosofía de la APO es una de las
debilidades de ciertos programas: los gerentes deben explicar a sus subordinados qué es, cómo
funciona, por qué se hace, qué función tendrá en la evaluación del desempeño y, sobre todo,
cómo pueden beneficiarse los participantes. La filosofía se funda en los conceptos de
autocontrol y autodirección.
Otro problema es la dificultad de establecer metas verificables con el grado correcto de
flexibilidad. En ocasiones, los participantes en programas de la APO reportan que la
preocupación excesiva por los resultados económicos presiona a los individuos, lo que puede
alentar un comportamiento dudoso.