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CAJA CHICA
Versión 7.00
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Latinoamérica, España y/u otros países. Todas las demás marcas son propiedad de sus respectivos
fabricantes.
ÍNDICE GENERAL
Acerca de esta Guía 1
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1
Audiencia .................................................................................................................................. 1
Conocimiento Necesario ........................................................................................................... 1
Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 1
Documentación Adicional ........................................................................................................ 2
Cajas Chicas! 27
Nota Introductoria ................................................................................................................... 27
Funciones Especiales .............................................................................................................. 27
Instrucciones Específicas ........................................................................................................ 28
¿Cómo realizar la Apertura de la Caja? .................................................................... 28
¿Cómo realizar el Cierre de la Caja? ........................................................................ 30
Ingreso de Datos ..................................................................................................................... 31
Funciones Especiales .............................................................................................................. 35
Instrucciones Específicas ........................................................................................................ 36
¿Cómo Definir Privilegios? ...................................................................................... 36
Caja Chica Índice General • i
Transacciones 37
Nota Introductoria ...................................................................................................................37
Vales Definitivos .....................................................................................................................37
Filtro de Vales Definitivos ........................................................................................38
Ingreso de Datos ........................................................................................................41
Funciones Especiales ................................................................................................52
Instrucciones Específicas ..........................................................................................52
Vales Provisionales .................................................................................................................54
Filtro de Vales Provisionales.....................................................................................54
Impresión de Vales ..................................................................................................................57
Consulta 59
Nota Introductoria ...................................................................................................................59
Arqueo de Caja Chica ..............................................................................................................59
Reportes 63
Nota Introductoria ...................................................................................................................63
Vales ........................................................................................................................................63
Reintegros y Adelantos............................................................................................................64
rep.rep.dominicana. .................................................................................................................66
reporte 608-ncf anulados. ........................................................................................................66
Libro de Compras (Honduras) .................................................................................................67
Procesos 71
Nota Introductoria ...................................................................................................................71
Adelanto Caja Chica ................................................................................................................71
Ingreso de Datos ........................................................................................................71
Reintegro de Caja Chica ..........................................................................................................73
Ingreso de Datos ........................................................................................................73
Funciones Especiales ................................................................................................74
Instrucciones Específicas ..........................................................................................75
Histórico de Reintegros y Adelantos .......................................................................................76
Funciones Especiales ................................................................................................78
Instrucciones Específicas ..........................................................................................78
Integración Contable 85
Nota introductoria....................................................................................................................85
Control de Seguridad 87
Nota Introductoria ...................................................................................................................87
Definición de los Privilegios ...................................................................................................87
Glosario 91
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Caja Chica (CH) facilita la administración de las cuentas de
fondos de caja chica. Brindando una herramienta para un mejor control sobre
el dinero utilizado para sufragar todos aquellos gastos menores de oficina.
El módulo permite administrar varias cajas chicas para la compañía instalada
conjuntamente con la información básica para cada una de ellas, además tiene
capacidad para realizar múltiples verificaciones durante la operación. Al
mismo tiempo cuenta con privilegios especiales por caja chica, de manera que
se pueden asignar distintos usuario a distintas cajas chicas.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el módulo de
Caja Chica y que requieran realizar movimientos que impliquen
transacciones contables desde módulos auxiliares.
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este manual asume que el lector conoce el ciclo básico operativo de una Caja
Chica.
CONVENCIONES UTILIZADAS
A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en esta guía.
DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este módulo.
Si desea conocer de... Refiérase a...
Seguridad de Softland Manual de Administración del Sistema
Configuración de Softland Manual de Configuración del
Exactus.ini
Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema
Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema
Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema
Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema
NOTA INTRODUCTORIA
Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Caja Chica. Se
detalla:
• Las características generales de Caja Chica
• Los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Caja Chica
• Definiciones
CARACTERÍSTICAS
El módulo de Caja Chica (CH) facilita la administración de las cuentas de
los fondos de Caja Chica, al proveer un mejor control sobre el dinero utilizado
para sufragar gastos menores de oficina.
Puede administrar varias cajas chicas para la compañía instalada
conjuntamente con la información básica para cada una de ellas, además de
ejecutar diversas verificaciones durante la operación.
Entre las características que hacen de Caja Chica un módulo de gran utilidad
están:
• Interfaz gráfica y amigable en Microsoft Windows.
• Manejo de distintos usuarios asociados a distintas cajas chicas.
• Proceso de apertura de caja chica integrado con el módulo de Control
Bancario para la generación de cheques y depósitos.
• Control de vales por beneficiario.
• Verificación del monto del vale contra el monto máximo establecido
de acuerdo con las políticas de la empresa.
• Aviso de necesidad de reintegros en la caja chica.
• Proceso de Reintegro para caja chica integrado con el módulo de
Control Bancario para la generación de cheques.
• Informe de Arqueo de caja chica.
• Registro de adelantos de efectivo.
• Reporte de vales, que brinda información tanto de la caja chica como
de los vales generados en ella.
• Compatibilidad con Microsoft Excel para traslado de datos.
• Configuración sencilla de opciones del módulo.
Caja Chica Introducción a Caja Chica • 3
• Ayuda en línea sensible al contexto y de fácil utilización.
• Totalmente operacional en sistemas multiusuario.
• Integración directa con los módulos de Contabilidad General y
Control Bancario.
• Presenta varias opciones para la configuración general de las
funciones del módulo.
BENEFICIOS
Los principales beneficios que obtendrá el usuario al hacer uso del módulo de
Caja Chica son:
• Resulta de gran utilidad para llevar control de vales.
• Brinda un conjunto de funciones que permiten el control,
administración y seguimiento centralizado de las cajas chicas de la
empresa.
• La integración con los módulos de Control Bancario y
Contabilidad General asegura un flujo confiable y seguro de
datos entre departamentos.
DEFINICIONES
ADELANTO
Proceso mediante el cual se realiza un avance de efectivo a la caja chica. El
detalle de su ejecución se presenta en la sección "Adelanto Caja Chica" en la
página 71.
ARQUEO
Proceso mediante el cual se ejecuta un recuento de los movimientos
efectuados en la caja chica. El detalle de su ejecución se presenta en la
sección "Arqueo de Caja Chica" en la página 59.
CONCEPTOS
Motivos por los cuales podrán generarse vales. Las características de un
concepto son los datos que lo definen, el detalle de su configuración se
presenta en la sección "Conceptos" en la página 17.
RETENCIÓN
Dinero que se retiene de los proveedores cuando realiza una transacción de
compra de materias primas o suministros y debe ser entregado a una entidad
determinada.
VALE
Comprobante de entrega de efectivo, para la realización de compras o gastos
según el concepto definido.
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Caja Chica como en otros módulos de Softland
relacionados con éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades
particulares de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
• La integración de Caja Chica con los otros módulos de Softland.
• La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
• La definición de los Parámetros del Módulo
INTEGRACIÓN
El módulo de Caja Chica está integrado con los módulos de
Administración del Sistema, Control de Nómina o Recursos
Humanos, Contabilidad General y Control Bancario.
Del módulo de Administración del Sistema utiliza información
contenida en las tablas de datos, por ejemplo: Centros de Costo, NIT’s,
Ubicación Geográfica entre otras.
Del módulo de Control de Nómina y/o Recursos Humanos utiliza la
lista de los empleados.
Los asientos generados por concepto de reintegro de caja chica así como
asientos por vale desde el módulo de Caja Chica actualizan el saldo de las
cuentas del catálogo de cuentas contables. Por lo tanto, es un auxiliar del
módulo de Contabilidad General.
Asimismo, para la generación de cheques y depósitos se integra el módulo con
el módulo de Control Bancario.
Además, el módulo de Caja Chica, cuenta con la integración con el módulo de
Control Presupuestal, al generar Apartados y Ejercidos al generar Vales
Definitivos.
También, se cuenta con integración con el módulo de Flujo de Caja, de
donde el usuario puede seleccionar las Cajas Chicas que participan el proceso
de cálculo de los flujos de caja.
INGRESO DE DATOS
El procedimiento a seguir para agregar la información será el siguiente:
1. Seleccione la opción Administración del menú principal del
módulo y luego la opción Parámetros del Módulo.
2. Ingrese la información solicitada. En los campos de impuestos,
paquete, tipo de asiento, centro de costo y cuenta contable puede
utilizar la ayuda donde se desplegará la tabla de datos respectiva,
presionando dos veces el botón del ratón sobre el campo a digitar o
presionando la tecla F1.
3. Presione GRABAR para guardar la información.
Descripción de Carpetas
La opción Parámetros del Módulo presenta dos carpetas: General y
Contable.
General
Contiene aspectos generales del manejo del módulo tales como la integración
con otros módulos, momento en que se generarán los asientos contables así
como su método de aplicación y código del impuesto 1. Las opciones son las
siguientes:
Integración con: opción que permite seleccionar los módulos con que se
tendrá integración, presenta dos opciones:
Contabilidad General: al seleccionar esta opción se permite que todos los
movimientos generados en el módulo de Caja Chica sean registrados en la
contabilidad. Si no se selecciona, la carpeta Contable y sus opciones se
desactivarán, dado que en ella se maneja el detalle de dicha integración.
Control Bancario: al seleccionar esta opción se brinda la posibilidad de
generación de cheques y depósitos.
Transacción Contable: opción que permite definir cuando se generarán
los asientos contables, presenta dos opciones:
En Reintegro: si esta opción es seleccionada, los asientos serán generados
al momento de efectuar el reintegro de la caja.
Contable
Una vez ingresados los datos presione el botón Grabar para guardar la
información definida
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se definen las opciones de entrada van a alimentar
información primaria para alimentar el sistema y que el mismo pueda
funcionar. Las opciones de Administración de Caja Chica definen
parámetros utilizados a nivel de este módulo así como características para
determinar el manejo de los datos utilizados en las diferentes opciones.
Esta opción despliega un submenú con 4 opciones: Conceptos, Adelanto
Caja Chica, Reintegro de Caja Chica, Histórico de Reintegros y
Tipos de Retenciones.
Algunas de las opciones se presentan en otros módulos que están ligados a
Caja Chica como es el caso de Control de Nómina y Control
Bancario.
Las opciones que conforman esta sección son:
• Conceptos: donde se definen los conceptos a considerar en la
generación tanto de vales provisionales como definitivos.
• Adelanto Caja Chica: donde se genera un adelanto de efectivo para la
caja chica, sin verificación de los vales existentes.
• Reintegro de Caja Chica: donde se genera el reintegro de efectivo
para la caja chica, previa verificación de los vales existentes.
• Histórico de Reintegros: donde se muestra un listado con los
reintegros efectuados a la caja chica.
• Tipos de Retenciones: donde se definen las retenciones a considerar en
la generación de los vales.
CONCEPTOS
Son la justificación para la generación de los vales.
INGRESO DE DATOS
Para la definición de un concepto se requiere especificar la siguiente
información:
Concepto: código del concepto a definir.
Caja Chica Información General para las Transacciones de Caja Chica • 17
Descripción del Concepto: descripción del concepto, permite detallarlo.
Centro de Costo: centro de costo asociado al concepto por el cual se
genera el vale.
Cuenta Contable: código de la cuenta contable asociada al concepto por el
cual se genera el vale.
Impuesto Afecta al Costo: este parámetro el usuario puede definir si el
impuesto afecta al costo, esto quiere decir, que el monto de impuestos se carga
a la cuenta del concepto y no a la de impuestos que se utiliza habitualmente.
Esto se utiliza en compras para consumo (no necesita registrar impuestos ya
que se asumen dentro del costo de la compra) mientras que al no tener activo
este flag, se asume que es una compra para la venta y el sistema registra el
impuesto en la cuenta de impuestos definida, como lo hace por default.
Centro Costo Retención Asumida: si la retención es de tipo asumida
no descontable, el sistema tomará este centro de costo para registrar el
movimiento contable.
Cuenta Contable Retención Asumida: esta será la cuenta que se
utilizará en el asiento para registrar el monto por retención asumida no
descontable.
A continuación se presenta la pantalla principal de esta opción:
Mantenimiento de Conceptos
TIPOS DE RETENCIONES
Esta opción permite definir los tipos de retenciones posibles que se aplican
sobre los documentos por pagar (créditos) hacia los proveedores.
Los distintos tipos de retenciones se aplican según las características tanto del
cliente como de los documentos tipo débito que se generen.
El sistema permite eliminar y agregar las retenciones que el usuario considere
necesarias para cada documento tipo débito.
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega una Retención el sistema despliega una pantalla que
agrupa la información del registro en carpetas, General y Contable. Sin
embargo, dos datos de la información son compartidos, el Código que es una
identificación alfanumérica de la retención y la Descripción o nombre de la
retención.
General
La pantalla de esta carpeta es la siguiente:
Contable
En esta carpeta se encuentran dos secciones:
Centro-Cuenta: esta sección se define la información de Centro de
Costo, en esta casilla se debe indicar el centro de costo asociado con la
retención que se utilizara para la generación de los asientos contables por
concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código del Centro de
Costo el usuario podrá seleccionar una de las Cuentas Contables asociado con
el mismo. El otro campo de esta sección es el de Cuenta: se debe indicar la
cuenta contable asociada con la retención, para la generación de los asientos
contables por concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código de
Cajas Chicas!
NOTA INTRODUCTORIA
La opción de Cajas Chicas! del menú principal se ocupa del mantenimiento
de las cajas chicas que se manejarán en la compañía, crea, modifica y elimina
registros permitiendo, posteriormente, la realización de transacciones en las
cajas existentes.
La pantalla principal de esta opción es la siguiente:
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales que presenta esta opción se describen a continuación.
Si desea mayor detalle refiérase a la sección “Instrucciones Específicas” en la
página 28.
Botón Función Teclas Descripción
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
¿CÓMO REALIZAR LA APERTURA DE LA CAJA?
Una vez ingresada la información referente a la caja chica en la opción Cajas
Chicas! del menú principal, para ejecutar transacciones en ella deberá
proceder a su apertura.
Para ello deberá presionar el ícono , acción que desplegará la pantalla de
Apertura de Caja Chica.
Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega una caja chica el sistema desplegará una pantalla en cuyo
encabezado deberá ingresar la información correspondiente al Código y
Descripción de la caja, así como un campo en el que se desplegará el saldo
disponible de la misma.
En relación al manejo del código de la caja chica, se tiene una condición
especial, pues en caso de que se le haya definido en el manejo de
Consecutivos de Administración del Sistema, un registro para los
cajas chicas y el usuario cuente con los privilegios indicados en dicho registro,
el campo del código será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos
definidos para los clientes en los que el usuario tenga privilegios. En este caso,
la longitud del código de la caja, quedará sujeta a la longitud definida para el
consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de
Administración del Sistema.
Cada registro de una caja chica cuenta con un conjunto de carpetas que
agrupan la información total de la caja. Para acceder cada carpeta basta con
Descripción de Carpetas
La opción Cajas Chicas! presenta las siguientes carpetas: General,
Opciones, Cuentas Bancarias, Auditoria y Notas.
General
La información de esta carpeta consiste en aspectos generales de identificación
de la caja, tales como: fecha de inicio, área funcional, un indicador de si está
activa, monto y moneda con que se abrirá la caja, empleado responsable del
manejo de la misma, así como el centro de costo y cuenta contable que
manejarán las transacciones si la opción Contabilidad General en la
sección Integración Con en los Parámetros del Módulo de Caja
Chica se encuentra seleccionada.
Fecha Inicio: establece la fecha en la cual empieza a operar la caja.
Área Funcional: área de la empresa que cubrirá la operación de la caja, es
un campo F1 que muestra los departamentos definidos en el módulo de
Administración del Sistema.
Participa en cálculos de Flujo de Caja: cuando se tiene instalado el
módulo de Flujo de Caja, el sistema muestra esta opción que hace que el saldo
de la caja chica sea tomado en cuenta para los cálculos del saldo inicial en un
flujo de caja.
Activo: campo tipo check box que deberá deseleccionar cuando desee que la
caja se registre como inactiva.
Monto Caja: monto por el cual se establece el fondo fijo de la caja chica.
Moneda: moneda de operación de la caja chica, es un campo F1.
Responsable: empleado responsable del manejo de la caja, es un campo F1.
Contabilización de aperturas, actualizaciones y cierres de
caja chica: sección donde deberá definir las cuentas correspondientes al
centro de costo y cuenta contable que se utilizarán para el registro de las
transacciones de apertura, actualizaciones y cierres de caja chica, ambos son
campos F1.
Contabilización de vales y reintegro de caja chica : sección donde
deberá definir las cuentas correspondientes al centro de costo y cuenta
contable que se utilizarán para el registro de las transacciones de vales y
reintegros de caja chica, ambos son campos F1.
Carpeta General
Opciones
La información contenida en esta carpeta está relacionada con las opciones
para el manejo de la caja chica.
Reintegro: sección que permite indicar el porcentaje de efectivo que debe
tener la caja para que se genere un mensaje que indique la necesidad de
reintegro. Presenta dos campos:
▪ Indicar: campo tipo check box que deberá seleccionar si desea que el
mensaje sea desplegado.
▪ Porcentaje de la caja: porcentaje de efectivo que debe contener la caja
para que se genere la indicación de reintegro.
Número de Vales por Beneficiario: sección que permite indicar el
número de vales que le podrán ser generados a un beneficiario. Presenta dos
campos:
▪ Validar: campo tipo check box que deberá seleccionar si desea que la
cantidad de vales generados a un beneficiario sea controlado.
▪ Cantidad de Vales: cantidad máxima de vales que le podrán ser
generados a un beneficiario si la opción Validar se encuentra
seleccionada.
Monto máximo por Vale: sección que permite establecer el monto
máximo por el que podrá ser generado un vale. Esta opción maneja un
privilegio a nivel del árbol de la seguridad en el módulo de Administración
Carpeta Opciones
Cuentas Bancarias
En esta carpeta se muestra una tabla con las cuentas bancarias asociadas a la
caja chica, de las cuales se podrá girar cheques. Las cuentas asociadas
deberán tener la misma moneda que la asignada a la caja chica.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Auditoria
En esta carpeta se despliega información relacionada con el usuario que ha
creado o realizado modificaciones a la caja chica.
Tanto para la creación como para la última modificación del documento se
presentan el usuario, la fecha y la hora asociadas con tales acciones.
Estos datos son de consulta, el sistema los determina y despliega, por lo tanto,
no pueden ser modificados.
Notas
Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un
apuntador de comentarios, notas u observaciones acerca de la caja chica
desplegada.
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle
refiérase a la sección “Instrucciones Específicas” en la página 36.
Botón Función Teclas Descripción
Permite
Opción que permite definir los privilegios
definir
para el acceso al módulo.
privilegios
Transacciones
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se detallan las operaciones que deben realizarse para la
generación de vales de caja, ya sean definitivos o provisionales.
Se presentan tres opciones: Vales Definitivos, Vales Provisionales e
Impresión de Vales. La primera opción brinda la posibilidad de ingresar
vales provisionales y realizar la liquidación de los mismos uno a uno, mientras
que la segunda opción posibilita el ingreso rápido de vales provisionales. La
tercera opción posibilita la impresión de los vales ubicados dentro del rango
indicado, para los asientos generados por vales, el formato que se sigue es el
de usar el código de la caja chica precedido por el número de vale.
El sistema posibilita el filtrado de los vales tanto por tipo de vale como por
fecha.
¡¡¡Es bueno recordar que solo los vales en estado provisional pueden ser eliminados!!!
VALES DEFINITIVOS
El propósito de esta opción es el registro definitivo de los vales y el ingreso de
la información correspondiente al justificante del gasto.
La pantalla principal desplegada por la opción es la siguiente:
Descripción de Carpetas
Vales
Carpeta en la que deberá ingresar información general sobre los vales a filtrar,
en ella encontrará información referente a:
Estado: es el estado de los vales, está compuesto por tres cajas de marcado
tipo "check boxes": Provisional, Definitivo e Histórico.
Fechas: es el rango de fechas de creación de los vales. Con dos casillas para
definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango).
Vale: es el rango de números de vale. Con dos casillas para definir dicho
rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango).
Monto: es el rango de montos originales de los vales, deben ser mayores que
0. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta
(fin del rango).
Monto Liquidado: rango de montos definitivos de los vales, debe ser
mayor que cero. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del
rango) y Hasta (fin del rango).
Asiento de Vale: rango de números de asiento generado al liquidar vales.
Concepto: rango de conceptos asociados a los vales, no al detalle de los
mismos. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y
Hasta (fin del rango). Para este rango se tiene la opción de ayuda F1.
Departamento: rango de Departamentos asociados a los vales. Con dos
casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del
rango). Para este rango se tiene la opción de ayuda F1.
Beneficiario: rango de beneficiarios asociados a los vales. Con dos casillas
para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango).
Para este rango se tiene la opción de ayuda F1, este pueda soportar un máximo
de 25 caracteres.
En caso de que el ERP tenga configurados los módulos de Recursos
Humanos o Control de Nómina, se desplegará la lista de empleados
para poder definir el dato en esta casilla, en caso de que estos módulos no se
encuentren instalados, el sistema desplegara la lista de los responsables
definidos en el módulo de Administración del Sistema.
Otros
Carpeta en que se ingresa el detalle de la información del reintegro del vale
que respalden dicho reintegro. Muestra la siguiente información:
Número de Reintegro: Rango de Números de reintegro, debe ser mayor
que cero para que se tomen en cuenta.. Cuenta con dos casillas para definir
dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango).
Asiento de Reintegro: Rango de asientos de reintegro asociados a los
vales. Con dos casillas para definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y
Hasta (fin del rango).
Cuando se tiene instalado el Módulo de Control Presupuestal (CR) el sistema
mostrará en esta ventana la siguiente información referente a datos del
presupuesto:
Presupuesto: rango de presupuestos que el usuario desea que sean
incluidos al momento de filtrar los vales.
Apartado Presupuestal: Cuando se tiene activo este check el sistema
mostrará únicamente vales que tengan movimiento de tipo apartado
presupuestal.
Ejercido vs Apartado: este check filtra los vales que tiene movimientos
que ya han sido ejercidos.
INGRESO DE DATOS
Seleccione en el menú Transacciones la opción Vales Definitivos, para
desplegar la pantalla de Mantenimiento de Vales, esto desplegará una
pantalla con una serie de carpetas para el ingreso de la información.
Descripción de Carpetas
La opción Mantenimiento de Vales presenta las siguientes carpetas:
General, Detalles, Retenciones, Auditoria y Notas, su detalle a continuación.
General
Carpeta en la que deberá ingresar información general sobre el vale a generar,
en ella encontrará información referente a:
Consecutivo: corresponde a una identificación única del documento dentro
del sistema. No es necesario llevar un consecutivo sobre el número de vales,
no obstante, el sistema no permite repetir el número del documento, en otras
palabras, el sistema no permite ingresar un vale con el mismo número de
identificación de otro existente. Es asignado automáticamente por el sistema,
sin embargo este valor puede ser modificado por el usuario.
Detalle
Carpeta en que se ingresa el detalle de los justificantes de pago o documentos
que respaldan el gasto efectuado.
Desgose de Impuestos
En este tab el usuario puede definir la distribución de los impuestos según sea
su necesidad. Para esto debe definir los siguientes datos:
Impuesto: este campo es un F1 de los impuestos que almacena el sistema.
Porcentaje: en este espacio, el sistema muestra el porcentaje de impuestos
de acuerdo al que se seleccionó previamente en la columna anterior.
Monto: el sistema muestra el monto correspondiente al impuesto, pero este
campo es modificable, si el usuario requiere colocar un monto diferente al
sugerido.
Base gravada: muestra el monto sobre el cuálse calculó el impuesto. Esta
base puede ser modificada por el usuario según lo requiera.
Descripción Impuesto: este es un campo que muestra la información
acerca de impuesto que se seleccionó en la primera columna.
Retenciones
Carpeta en que se ingresa el detalle de las retenciones a aplicar al vale
generado.
El sistema, por omisión, despliega todos las retenciones que se definieron para
el proveedor. Las retenciones se calcularán, automáticamente, con base en las
características de cada una y los valores digitados en la carpeta Detalle del
documento.
La tabla modificable en esta carpeta permite al usuario agregar retenciones,
eliminar las que no se deben aplicar y modificar los montos calculados por el
sistema como valores sugeridos.
Las retenciones disponibles en el sistema se obtienen del listado definido en
Tipos de Retenciones del menú Administración.
Una retención cuenta con los siguientes campos:
Retención: corresponde al código de identificación de la retención definido
desde la opción de Tipos de Retenciones del menú de Administración.
Descripción: nombre de la retención. Al establecer el código de la
retención, el sistema despliega automáticamente su nombre.
Monto: se despliega la cantidad por retener, en la moneda de la caja chica,
según el porcentaje y el mínimo establecido al definir la retención.
Si el monto mínimo para cada tipo de retención desplegado es mayor que el
monto del rubro sobre el cual aplica la retención, definido en la carpeta
Detalle, el sistema establecerá este valor como cero (0.00), dado que el
documento no cumple con los requisitos del tipo de retención.
Auditoria
En esta carpeta se despliega información relacionada con el usuario y el
responsable que ha creado o realizado modificaciones a los vales.
Tanto para la creación como para la última modificación del documento se
presentan la fecha y la hora asociadas con tales acciones así como el usuario y
el responsable.
Además, si se tiene integración con el módulo de Control Presupuestal el
sistema muestra la información relacionada con la auditoría del presupuesto,
movimiento apartado presupuestal y movimiento ejercido presupuestal.
Notas
Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un
apuntador de comentarios, notas u observaciones donde el usuario puede
escribir algún texto que considere conveniente y aclaratorio acerca del vale
desplegado.
Funciones Especiales
Las funciones especiales que presenta la pantalla se describen a continuación,
para mayor detalle refiérase a la sección "
Instrucciones Específicas
¿Cómo Imprimir Vales?
Una vez ingresada la información correspondiente al vale, podrá imprimirlo.
El formato del vale incluye, además de los datos básicos del vale, los
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales que presenta la opción de Vales Definitivos se
describen a continuación, para mayor detalle refiérase a la sección
"Instrucciones Específicas" en la página 52.
Botón Función Descripción
Opción que despliega el dato de la transacción
Ver Transacción contable asociada al vale o reintegro. Este botón
Contable se deshabilita si no se elige integración con el
Módulo de Contabilidad General.
Seleccionar Opción que permite seleccionar los vales para su
Vales impresión.
Opción que permite la impresión de los vales
Imprimir Vales seleccionados.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
VALES PROVISIONALES
El propósito de esta opción es el registro temporal de adelantos de efectivo o
vales dejando pendiente el registro del comprobante del gasto. El sistema sólo
permite la emisión de vales provisionales por la diferencia entre el valor
original y el nuevo valor de lo vales. Al querer generar y guardar múltiples
vales nuevos, el saldo de la caja chica no se modificará si la suma de ellos lo
sobrepasa.
Antes de hablar del ingreso de los datos, es necesario tocar el tema del filtro de
vales provisionales, que aunque presenta las mismas características de un filtro
común, se puede usar para dar un mejor y más fácil uso de la hoja de trabajo,
con el fin de trabajar únicamente con los datos que sean necesarios para el
momento.
IMPRESIÓN DE VALES
La opción permite la impresión del rango de vales establecido, para la caja
chica seleccionada.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Consulta
NOTA INTRODUCTORIA
La opción de Consultas tiene un submenú con la opción Arqueo de Caja
Chica.
Dicha opción permite la consulta del monto total en efectivo y vales que
debería tener la caja chica a la fecha de consulta.
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica la manera para obtener el reporte de los vales que
han sido generados en la caja chica seleccionada.
VALES
El Reporte de Vales despliega todos los vales existentes en la base de
datos, con sus respectivos documentos, para la caja chica seleccionada,
generados en el rango de fechas establecido de acuerdo con los criterios fijados
en el filtro.
El reporte desplegará, los vales agrupados por tipo, Provisional, Definitivo e
Histórico) y para cada vale mostrará el número de Vale, el concepto, la fecha
de emisión del vale, la fecha de liquidación, el Departamento, el Beneficiario,
la Antigüedad y el Monto del Vale. Estos datos se muestran para todos los
vales.
Además de los campos mencionados, para los vales definitivos y los históricos,
se mostrarán el Número de Documento, el Tipo de Documento, el Concepto y
el Monto, estos datos son tomados del tab Detalle. Se tiene la opción de incluir
para estos tipos de vales, la fecha de documento (con el que se respaldará el
vale) y la fecha rige. Las mismas no vienen incluidas en el estándar del reporte,
por lo que se deben agregar por el usuario.
Las opciones que presenta el filtro para el despliegue de la información son las
siguientes:
Tipos de Vale: opción donde podrá seleccionar los tipos de vale, de acuerdo
a su estado, que desea se despliegue en el reporte, brinda las siguientes
opciones:
Provisionales
Definitivos
Históricos
Opciones: opción donde podrá seleccionar los tipos de detalle que desea se
despliegue en el reporte, brinda las siguientes opciones:
Mostrar Atraso: muestra los días de atraso que presenta el vale
provisional en su liquidación
Con detalle: presenta el detalle de los documentos aportados para la
liquidación
Ordenado por: opción donde podrá seleccionar el tipo de ordenamiento con
que desea se despliegue la información en el reporte, brinda las siguientes
opciones:
REINTEGROS Y ADELANTOS
El reporte de Reintegros y Adelantos de Caja Chica imprime los reintegros o
adelantos, procesados, no procesados (solo para adelantos) y reversados, para la
caja chica seleccionada en el rango de fechas seleccionado. Se tiene la
posibilidad de ver el detalle de los vales que forman parte del reintegro. La
pantalla donde se definen el filtro del reporte es la siguiente:
En la pantalla se deben definir una serie de campos para lograr la emisión del
reporte, a continuación se describen dichos campos:
Caja Chica: se utiliza esta casilla para la definición del código de la caja chica
para la cual se desea imprimir el reporte. La misma es de tipo F1, por lo que se
puede definir de manera fácil.
Fecha de realización del proceso: en esta sección se presentan dos
casillas, Desde y Hasta, las cuales dan la posibilidad de delimitar la emisión
del reporte por un rango de fechas, según en las que se haya ejecutado el
reintegro o adelanto. La casilla cuenta con la ayuda del F1 para su definición.
Tipos de proceso: esta opción presenta dos casillas de tipo check box, las
mismas definen si se van a incluir los registros de los Reintegros y
Adelantos.
Estados de Proceso: opción donde podrá seleccionar los procesos, de
acuerdo a su estado, que se desea se despliegue en el reporte, brinda las
siguientes opciones:
• Procesados
• No procesados
• Reversados
Opciones: opción donde podrá seleccionar los tipos de detalle que desea se
despliegue en el reporte, brinda las siguientes opciones:
• Detallado: presenta el detalle de los vales procesados mediante el
proceso de Reintegro.
Fechas: es el rango de fechas de creación de los vales. Con dos casillas para
definir dicho rango, Desde (inicio del rango) y Hasta (fin del rango).
Prefijo NCF: casilla en la que se puede o no delimitar el reporte por uno de los
prefijos definidos en Administración del Sistema. Para la definición de
esta casilla se cuenta con la ayuda del botón “Buscar Consecutivo”
identificado por el icono , con el mismo se podrá desplegar la lista de los
prefijos de NCF definidos en el sistema.
Tipo de Anulación: en este campo se debe elegir, de entre los creados, uno
de los tipos de anulaciones, que vienen siendo las razones por las cuales se
Procesos
NOTA INTRODUCTORIA
En la presente sección se detallarán las opciones del módulo, que por su
naturaleza fueron agrupadas en un menú para facilitar su acceso, dicho menú
incluye las opciones de:
• Adelanto Caja Chica
• Reintegro Caja Chica
• Histórico de Reintegros
INGRESO DE DATOS
Seleccione en el menú Administración la opción Adelanto de Caja
Chica, para desplegar la pantalla de Adelanto de Caja Chica.
Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:
INGRESO DE DATOS
Seleccione en el menú Procesos la opción Reintegro de Caja Chica,
para desplegar la pantalla de Reintegro de Caja Chica.
Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle
refiérase a la sección Instrucciones Específicas.
Botón Función Descripción
Este icono permite ejecutar el proceso de reintegro
Reintegro de de Caja Chica. Para mayor detalle del uso de este
Caja Chica icono, consulte "¿Cómo realizar el Reintegro de
Caja Chica?" en la página 75.
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
HISTÓRICO DE REINTEGROS Y
ADELANTOS
Opción que permite visualizar los reintegros y adelantos realizados en la caja
chica seleccionada, permitiendo además la reversión del último reintegro o
adelanto realizado.
La pantalla de la opción muestra la información correspondiente a
Caja Chica: código de la caja chica de la que se desea visualizar la
información referente a los reintegros.
Fecha: fecha del reintegro.
Consecutivo: consecutivo del reintegro.
Monto: monto del reintegro.
Registro Contable: número de asiento donde se registró el reintegro en el
módulo de Control Bancario.
Doc Bcos: información referente al número de cuenta de la que se realizó el
reintegro y documento de caja chica que la registra.
Usuario: usuario que realizó el reintegro.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
Mensaje Informativo
Mensaje Informativo
Mensaje Informativo
NOTA INTRODUCTORIA
En este apéndice se muestran los mensajes de advertencia y error que
despliega el módulo de Caja Chica, así como una sugerencia de cómo actuar
ante ellos.
Pantalla de advertencia
Pantalla de advertencia
Pantalla de advertencia
Pantalla de advertencia
Pantalla de advertencia
Pantalla de advertencia
Integración Contable
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Caja Chica es auxiliar del módulo de Contabilidad General.
Todas las transacciones de apertura y cierre que se registren desde Caja
Chica, pueden generar asientos contables en Contabilidad General.
Sin embargo, el módulo puede llevar registro de las transacciones sin integrar
estos movimientos a la contabilidad.
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad seleccionando el check box Contabilidad General de la opción
Integración con de la carpeta General en los Parámetros del Módulo.
Al marcar esta opción se activa la carpeta Contable de Parámetros del
Módulo.
Además, se puede configurar la forma en que se manejará la integración
contable desde el módulo de Caja Chica, mediante la opción denominada
Modo de Aplicación de la carpeta General de Parámetros del
Módulo. Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes
opciones:
▪ Visualizar: permite observar la pantalla de generación de asientos,
denominada Diario de la Contabilidad.
▪ Modificar: establece si se pueden hacer ajustes en el asiento. Por
ejemplo, insertar cuentas contables en el asiento.
▪ Aplicar Automáticamente: indica si el asiento se graba en el Mayor
o en el Diario de la Contabilidad.
Para más detalle de la configuración, refiérase a la carpeta "General" de
Parámetros del Módulo en la página 9.
Si se ha establecido la generación de asientos contables al registrar
documentos de Caja Chica, entonces al presionar el botón Continuar se
desplegará la pantalla de Diario de la Contabilidad, si no marcó la
opción de Aplicar Automáticamente donde podrá modificar las líneas del
asiento, si marcó la opción Permitir Modificar o solamente podrá ver el
asiento, si marcó la opción Ver Asiento.
▪ Podrá modificar las líneas del asiento, si marcó la opción Permitir
Modificar.
▪ Solamente podrá ver el asiento, si marcó la opción Ver Asiento.
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del módulo de Caja Chica. Los derechos para los
grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen
desde la opción Seguridad! del menú principal del módulo de
Administración del Sistema.
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para
quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento de Contabilidad podrían tener derecho a Consultar
Documentos, desde el módulo de Caja Chica.
Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de
Contabilidad podría ser el único empleado con derecho para la Aprobar el
Movimiento Diario de la opción Administración del menú principal
del módulo de Caja Chica.
Asiento
El Diario de la Contabilidad es un registro principal en el cual quedan
registrados, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un
negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del
impacto sobre las cuentas contables.
El registro asociado con una transacción particular se denomina asiento. Cada
operación registrada debe tener, al menos, un cargo y un abono compensatorio
o igual.
El asiento que tiene más de un cargo y un abono se conoce como asiento
compuesto.
En algunos países de América Latina se conoce al asiento contable como
póliza.
Conceptos
Motivos que se toman en cuenta para efectos de generación de vales.
Cuentas Contables
Las cuentas contables se utilizan para definir los rubros que son involucrados
en una transacción. Una transacción es cualquier evento que afecta la posición
financiera de la compañía y que deba ser registrado.
Check box
Especie de "interruptor" que habilita o deshabilita una opción asociada. Este
interruptor se puede activar con el ratón, presionando el botón izquierdo con
su cursor sobre el recuadro, o bien, con el teclado cuando la opción esté
encerrada en un recuadro punteado.
Check List
Tipo de marca que se utiliza para seleccionar una casilla con múltiples
opciones.
Cheque
Documento de débito por medio del cual es posible pagar documentos
pendientes.
Documento
Se refiere al comprobante físico de una transacción.
Factura
Documento que registra la entrega de bienes o servicios a un cliente, se emite
en el momento en que el cliente obtiene el bien o servicio ofrecido, de manera
que su existencia se justifica para tener constancia de los bienes que salieron o
del servicio prestado, así como para reflejar la transacción en la contabilidad
de la compañía. Las facturas pueden generarse tanto para transacciones al
contado como al crédito.
Fuente
Relaciona un movimiento contable con el documento que lo sustenta (número
de depósito, de factura y otros).
Highlight
Barra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una opción en un
menú. Normalmente responde a las teclas direccionales o al cursor del ratón.
Integración Contable
El proceso de integración contable se basa en la relación entre los distintos
módulos del sistema. De manera que, todas las transacciones generadas desde
módulos auxiliares como Caja Chica se reflejarán en la contabilidad de la
compañía, la cual es manejada directamente por el módulo de Contabilidad
General.
El objetivo de la integración contable es llevar control de la forma en que los
movimientos de Caja Chica afectan las cuentas.
Sin embargo, el módulo puede funcionar sin integrar sus movimientos a la
contabilidad de la compañía, de manera que únicamente se lleve el registro de
los documentos de cuentas por cobrar. La integración contable se puede
activar y desactivar con base en un parámetro denominado de la misma
manera, que se presenta en los Parámetros del Módulo.
Retenciones
Las retenciones corresponden a dinero que la compañía recauda de los
proveedores cuando realiza una transacción de compra de materias primas o
suministros. El dinero recaudado debe ser entregado, posteriormente, al
Estado. La compañía funciona como “caja recaudadora” para algunos
impuestos o tributos establecidos por el Estado.
Vale
Comprobante de entrega de efectivo.