MANUAL DE USUARIO

Tabla de contenido
CONOCE ORQUEST....................................................................................................................... 5
¿Por qué ORQUEST? .................................................................................................................. 5
¿Qué no puede hacer ORQUEST por ti? .............................................................................. 7
Modos de planificación ............................................................................................................ 8
• Tienda con una sección ................................................................................................. 8
• Tienda con varias secciones ......................................................................................... 8
Acceso.......................................................................................................................................... 10
• Recuperar contraseña ................................................................................................. 10
Navegación y funcionalidades ............................................................................................. 10
• Pantalla de inicio .......................................................................................................... 11
• Preferencias de usuario............................................................................................. 12
• Menú lateral .................................................................................................................. 13
PLANIFICACION .......................................................................................................................... 20
Revisión previa .......................................................................................................................... 21
Proceso de planificación ........................................................................................................ 21
1) Presupuesto horario .................................................................................................... 21
2) Distribución del Presupuesto horario ...................................................................... 23
Proceso de replanificación .................................................................................................... 42
1) Manual ............................................................................................................................. 42
2) Automática ..................................................................................................................... 45
GESTION DE EMPLEADOS ........................................................................................................ 47
Baja de empleado .................................................................................................................... 47
Alta empleado ........................................................................................................................... 49
Alta empleado virtual .............................................................................................................. 49
Asociación a tienda .................................................................................................................. 51
• Disponibilidad ................................................................................................................ 52
• Turno partido ................................................................................................................. 57
• Cesión .............................................................................................................................. 59
• Traslado........................................................................................................................... 60
• Excluir de la planificación ............................................................................................ 61

2
 • Turnos vacantes ............................................................................................................ 62
Aptitudes .................................................................................................................................... 64
Contrato ...................................................................................................................................... 66
Incidencias.................................................................................................................................. 68
Peticiones ................................................................................................................................... 70
Preferencias de empleados .................................................................................................. 74
CONFIGURACION DE TIENDA ................................................................................................ 75
Horario de tienda ..................................................................................................................... 75
Crear un tipo de día .............................................................................................................. 77
Asignar en el calendario un tipo de día ........................................................................... 78
Parámetros de tienda ............................................................................................................. 79
Roles de empleado .................................................................................................................. 80
Límite de empleados............................................................................................................... 82
Tareas .......................................................................................................................................... 83
Plantilla de necesidades......................................................................................................... 85
Distribución de empleados ................................................................................................... 89
Productos/secciones ............................................................................................................... 90
Reglas de productividad......................................................................................................... 93
PLAN DE CONTRATACION ...................................................................................................... 95
• Configurar Parámetros .............................................................................................. 96
• Definir objetivo de venta ........................................................................................... 97
• Estado de la cobertura ............................................................................................... 98
• Ver planificaciones guardadas.............................................................................. 101
FICHAJE ........................................................................................................................................ 102
Realización de fichaje........................................................................................................... 102
• Empleado itinerante ................................................................................................ 102
• Empleado no itinerante .......................................................................................... 107
Revisión de fichajes .............................................................................................................. 107
• Alertas en los fichajes .............................................................................................. 108
Informe de registro de fichajes ......................................................................................... 110
Distribución del tiempo trabajado ................................................................................... 111
APP MOVIL ................................................................................................................................. 112

3
 Descarga .................................................................................................................................. 112
Acceso....................................................................................................................................... 113
Funcionalidades..................................................................................................................... 114
• Pantalla de inicio ....................................................................................................... 114
• Fichaje .......................................................................................................................... 115
• Turnos de trabajo ..................................................................................................... 117
• Notificaciones ............................................................................................................ 118
• Peticiones .................................................................................................................... 119
• Turnos vacantes ........................................................................................................ 122
• Contacto ...................................................................................................................... 123
• Cambiar contraseña ................................................................................................ 124
• Recuperar contraseña .............................................................................................. 125
INFORMES .................................................................................................................................. 126
Histórico de Medidas.................................................................................................... 126
Informe de Productividad ........................................................................................... 127
Informe de Previsión .................................................................................................... 128
Informe de Medidas ..................................................................................................... 128
Informe de Contadores ............................................................................................... 129
Informe Registro de fichajes ...................................................................................... 129
Informe de Incidencias ................................................................................................ 130
KPI MANAGEMENT ................................................................................................................. 132
Que es un KPI........................................................................................................................ 132
KPI’s ofrecidos ...................................................................................................................... 132
CONFIGURACION NECESARIA............................................................................................ 134
• ROLES ........................................................................................................................... 134
• MAPEO DE MEDIDAS ............................................................................................... 136
• PARAMETRO DE TIENDA ......................................................................................... 137
• OBJETIVOS ................................................................................................................... 137
USO KPI MANAGMENTE PREMIUM ............................................................................... 137

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CONOCE ORQUEST

ORQUEST es un software de planificación y gestión de personal basado en algoritmos de

vanguardia, análisis avanzado e inteligencia artificial, diseñado específicamente para la industria
del retail y la restauración/fast food.

Además de dar acceso a tus empleados a sus horarios y preferencias, ORQUEST te permite
generar horarios y tareas óptimos, diseñar un plan de contratación ajustado a tus necesidades,
realizar un seguimiento de las horas trabajadas y analizar los resultados de tu planificación
midiendo el rendimiento e impacto en tus establecimientos.

¿Por qué ORQUEST?

Lo mejor de ORQUEST se encuentra oculto en su interior:

El análisis avanzado de datos, la aplicación de técnicas de inteligencia artificial y los sofisticados

algoritmos desarrollados en los motores de predicción, dimensionamiento y planificación
permiten alcanzar niveles de precisión en las planificaciones de personal nunca vistos.

ORQUEST te ayudará con:

La planificación del personal

Tener al personal adecuado en el momento correcto

Proporcionando la mejor atención a tus clientes, lo que maximizará tus ventas, ya que vas
a tener al personal adecuado, en el momento correcto, justo cuando el cliente lo necesita.

Respetar las restricciones legales, acuerdos y

disponibilidades de los empleados

Generar horarios que garantizan al 100% el cumplimiento de los convenios, acuerdos y

disponibilidades de los empleados sea cual sea la complejidad.

Ahorrar tiempo invertido en la planificación,

obteniendo el mejor resultado

Obteniendo planificaciones óptimas, de calidad y objetivas (procedentes de un forcast que

calcula las horas de personal necesarias) en tiempo récord y respondiendo con agilidad y
rapidez a los cambios e incidencias del día a día, replanificando en un solo clic, respetando
lo que no deba ser cambiado.

5
App Móvil

Planificación colaborativa

El empleado puede informar de sus preferencias y solicitudes, optar a turnos disponibles o

comunicar al establecimiento posibles eventualidades a través de la APP. Todo ello se incorpora
en el proceso de planificación de horarios.

Empleados informados

Los empleados tienen acceso constante al estado de sus peticiones, a las nuevas
planificaciones, así como a cambios en los turnos. Los empleados informados pueden
organizar mejor sus vidas y están más satisfechos.

Fichaje geolocalizado

Permite fichar a tus empleados itinerantes con sus dispositivos móviles, estén donde
estén, registrando su localización.

Control de fichaje

Seguimiento en tiempo real

Controla en tiempo real la asistencia de tus empelados en los horarios planificados y

recibe notificaciones en la APP de encargado en caso de retrasos.

Disminución de errores

Asegura que los empleados han fichado correctamente comparándolos con las
asignaciones planificadas y comprobando solo aquellos que difieren. Ahorra tiempo y gana
en fiabilidad en el cálculo de nóminas.

La planificación de la contratación

Mejora estructura contratación

Mayor visibilidad de tus necesidades reales de empleados en cada periodo del año. Identifica
el plan de contratación óptimo que te permitirá alcanzar los objetivos de venta deseados
(tener la estructura de personal ideal ajustada a las necesidades del establecimiento).

6
 Ahorro de tiempo

Automatiza la generación del plan de contratación ahorrando más de un 80%.

Control presupuestario

Analiza diferentes escenarios del plan de contratación y el impacto directo que tendrá cada
uno en el negocio. Ajusta el plan a tus necesidades reales. Controla el presupuesto laboral y
reduce costes.

Información importante sobre la que accionar.

Visibilidad

Evaluar de un vistazo y dar seguimiento a los KPI’s del negocio, con la funcionalidad KPI
Management. Esta información tan valiosa le ayudará a identificar el rendimiento de la
tienda y será clave para la toma de decisiones encaminadas a la consecución de los
objetivos.

Monitorización y control

Monitorizar el proceso de planificación, valorando los indicadores clave a lo largo de todo el

proceso, pudiendo analizar los fallos e introducir mejoras.

Controlar las horas trabajadas y extraer las horas a pagar en nómina, diferenciando por tipo de
horas (ausencias, nocturnidad, festivos, etc.)

Informes

Acceso a distintos informes, que son de utilidad para analizar, medir y controlar la productividad y
el labor, la previsión, las medidas (KPI’s), los contadores de horas,, los fichajes y las incidencias.

¿Qué no puede hacer ORQUEST por ti?

ORQUEST, automatiza los procesos para ahorrar tiempo y obtener la planificación optima, con
la información introducida en el sistema y aprovechando al máximo los recursos disponibles,
pero no puede sustituir al responsable de planificar.

7
El responsable de planificar es la pieza fundamental en el uso del sistema, ya que será el
encargado de asegurar que la información introducida en el sistema antes de cada planificación
es correcta y que está alineada a la carga de trabajo necesaria. ¿Tengo personal suficiente? ¿Las
disponibilidades del personal son acorde a las necesidades de mi tienda?, ¿Tengo suficientes
empleados formados en una tarea? etc.

ORQUEST, te ayuda a optimizar tus recursos de personal adaptándolos a las necesidades de la

tienda y pone a disposición del planificador información muy valiosa sobre el rendimiento de la
tienda y de los empleados, pero no puede reflejar en la planificación lo que no se ha informado
previamente y no tomar decisiones por el planificador, es decir no puede guiar y motivar al
equipo para mejorar la productividad, la calidad de servicio, el ritmo de venta, la conversión rate
u otros indicadores. Puedo tener la planificación optima, pero si el equipo no está alineado a la
estrategia de ventas y consecución de los objetivos, el resultado no será el deseado, por mucho
que los recursos de personal estén alineados a las necesidades de la tienda.

Modos de planificación

La gestión de la planificación de horarios en ORQUEST, puede hacerse de dos maneras y

dependerá de cómo se haya configurado el negocio:

Tienda con una sección

La tienda, solo contiene una sección “General”, ya que el negocio no está compartimentado en
diferentes secciones.

Tienda con varias secciones

Este modo, permite tener en una misma tienda diferentes secciones y poder cubrir tareas
comunes de tienda con empleados de cualquiera de las secciones que conformen la tienda y
también, poder cubrir tareas de una sección concreta con empleados de otras secciones.

En este modo, las secciones podrán tener su propio forecast, necesidades, empleados y tener
su propia configuración de tienda en cuanto a: Tareas, Producto, Regla de Productividad,
Distribución de empleados, Límite de empleados y Plantilla de necesidades, y tendrán en
común, el horario de tienda, los parámetros de tienda, los roles de empleado. En las
funcionalidades, en la que se pueda definir para cada sección sus propia configuración
(nombradas anteriormente) aparecerá un selector de sección para poder seleccionar la sección
en la que se desea introducir información.

8
La planificación, se gestionará en modo total tienda, esto significa que en un mismo borrador
se planificarán a la vez todas las secciones. Tras planificar los turnos en el borrador, se podrá
filtrar para ver cada sección, bloquear secciones para que los turnos asignados no cambien y
replanificar solo una sección. Y una vez publicado en asignaciones el borrador definitivo, se
podrán imprimir las asignaciones para cada sección por separado.

Este manual contempla la vista del modo tienda con una sección, pero es útil para ambos
modos, ya que la únicas diferencias son las comentadas anteriormente.

A TENER EN CUENTA

La configuración del entorno se realiza al inicio de la implantación del software con el

equipo de Customer Success de ORQUEST. Ante cualquier duda, contacte con nosotros.

9
Acceso

ORQUEST, está en un entorno web accesible desde cualquier ordenador, a través de

la url: https://decide.orquest.es/#!/login (usar siempre Google Chrome).

Una vez que introducida la url en el navegador, aparecerá la pantalla para iniciar sesión.
Aquí se deberá indicar el usuario y contraseña (que habrá recibido anteriormente en
su correo electrónico que haya sido asociado a su cuenta de ORQUEST o que su
empresa le haya indicado).

Recuperar contraseña

En el caso de olvidar la contraseña o querer cambiarla, se debe informar el usuario,

pulsar sobre “Recuperar contraseña” e indicar el correo asociado a la cuenta de
ORQUEST, en la que recibirá un enlace con validez de 24h, para reestablecer la
contraseña.

Navegación y funcionalidades

Al acceder al entorno de ORQUEST, se visualiza la pantalla de inicio, desde la que

moverse por las distintas funcionalidades ofrecidas, a través del menú lateral ubicado
en la izquierda.

10
Pantalla de inicio

Menú lateral Mostrar/ Regresar Acceder a

Cerrar
Funcionalidades ocultar los a la Notificaciones preferencias de
sesión
que contiene el nombres del pantalla de actividad usuario (idioma,
sistema menú lateral anterior medidas visibles, etc.)

Seleccionar
Seleccionar Tienda Medida a Sección
vista
mes o seleccionada mostrar seleccionada
mensual o
semana a sobre la que en el sobre la que
semanal
visualizar trabajar tarjetón trabajar
para la
información
a mostrar
en el
tarjetón

Chat para soporte Información referente a la tienda

Pulsando sobre este Proyección: estimación que se ha validado en la Proyección para ese mes (se
icono podrá preguntar mostrará el tipo de medida seleccionado en el desplegable “Tipo de medida”).
todas sus dudas.
Horas: muestra el total de horas que se han planificado para el mes (asignado) y las
Si dispone de está
horas que son necesarias para ese periodo (Necesidad).
funcionalidad, se debe
a que no tiene
Productividad: la productividad para el mes que se visualiza.
contratado este
servicio.

A TENER EN CUENTA

En función del rol que tenga asignado como usuario, podrá visualizar más o menos
funcionalidades y del mismo modo, podrá visualizar una o más tiendas.

11
 Preferencias de usuario

En esta opción, se puede configurar el idioma del software, decidir cómo agrupar a los
empleados, activar los KPI’s que se desean visualizar, seleccionar la medida para
calcular la productividad y el labor, etc.

Acceso a preferencias
de usuario

Seleccionar como agrupar los

Seleccionar empleados: por categoría o grupo. Esta
idioma para el información se muestra en el borrador de
entorno planificación y en las de asignaciones

Activar los KPI’s que se desean visualizar

Aparecerán en las pantallas: Forecast, necesidades, borradores, asignaciones, etc.

Seleccionar la medida a mostrar

en el detalle de cabeceras

Seleccionar la medida
usada para calcular
Seleccionar la medida usada para el labor
calcular la productividad

Mostrar en la cabecera de Mostrar en la Paginar la vista Paginar la vista

Asignaciones y Borradores cabecera de semanal de diaria de
la previsión de actividad Asignaciones y Asignaciones y Asignaciones y
que va a tener la tienda Borradores la Borradores cuando Borradores cuando
cobertura hay un gran nº de hay un gran nº de
alcanzada empleados empleados

Activar
para
mostrar el
Sirve para indicar cuantas Puedes calcularse de 3 maneras: formato de
horas de más deben Total: Tener en cuenta las horas de toda la plantilla. hora
visualizarse en la planilla Variable: Tener en cuenta solo las horas de las AM/PM
diaria de asignaciones o tareas variables.
borradores antes de la hora Non estructural: Tener en cuenta solo las horas de
de inicio indicada en el horario los empleados que no son estructurales, que han
de tienda sido informados en Configuración de
negocio>Categorías de empleados, como no
estructurales. Suele usarse para dejar fuera del
cálculo a los responsables de tienda.

12
 Menú lateral

A continuación, se muestra una breve explicación de las funcionalidades que ofrece

ORQUEST.

Muestra información de la tienda semanal o mensual referente a: proyección

vs previsión en base a la medida que se haya seleccionado para el cálculo de
las horas necesarias, horas asignadas vs horas necesarias, datos de
productividad, labor y coste de personal alcanzado.

Evaluar de un vistazo los KPI’s de la tienda, comparándolos con los de la región y

el país. Información muy valiosa que ayuda a identificar el rendimiento de la
tienda, de una determinada acción o estrategia, y será clave para la toma de
decisiones encaminadas a la consecución de los objetivos.

Proceso automático que se encarga de calcular la previsión de la actividad que

va a tener la tienda, que estará representada por la medida que se haya
seleccionado (ventas, visitas, tickets…). El cálculo se realiza en base a datos
históricos y el planificador deberá revisar la previsión, incluyendo cambios si son
necesarios y posteriormente validarla para convertirla en proyección y así el
sistema calculará las horas necesarias a invertir en el periodo que se ha proyectado.

Muestra las horas necesarias para el periodo validado en la proyección,

indicando cuántas personas se necesitan en la tienda en cada momento y qué tarea
deben realizar (aptitudes). Si tras validar la proyección, se realiza un cambio en el
horario, plantilla de necesidades, distribución de empleados, límite de empleados,
productividad, será necesario recalcular las necesidades para que el cambio sea
efectivo, ya que el cálculo automático de horas necesarias se realiza cuando se valida
la proyección.

El proceso de asignación/planificación en ORQUEST, se basa

en borradores, teniendo en cuenta toda la información real,
pero sin afectar a la realidad hasta que se aplica el borrador
como planificación definitiva.

Quedará publicado el borrador definitivo que será la

planificación oficial. Este paso es fundamental hacerlo, ya
que afecta al control de horas.

Activar los contadores de horas que necesiten ser

mostrados en el proceso de planificación (P.ej. Horas
ordinarias, Horas netas, Horas complementarias, Horas
totales).

13
Detectar anomalías en los datos de los empleados (sin
contrato, sin aptitudes, sin disponibilidad, sin asociación a
tienda), que deben ser solventadas antes de comenzar el
proceso de planificación

Arroja información, de si con el personal actual (las horas

disponibles) y su formación, se cubren las horas necesarias
para el periodo a planificar.

Informe que ofrece a modo de listado, el horario asignado a los

empleados y el número de hora trabajas, para el periodo
seleccionado.

Dar de alta y baja a los empleados, informar su asociación a

tienda, cesiones, traslados, disponibilidad, aptitudes,
contrato, ausencias, peticiones, preferencias. Esta
funcionalidad, debe recoger toda la información que se debe
tenerse en cuenta para planificar a cada empleado.

Informar las aptitudes (formación) de los empleados,

visualizando a todo el equipo a la vez

Visualizar e informar las incidencias de los empleados,

visualizando a todo el equipo a la vez

Revisar y validar los fichajes realizados por los empleados,

de manera fácil, ya que ofrece la posibilidad de configurar las
alertas que deben mostrar cuando un fichaje debe ser
revisado

Realizar la distribución de tiempo trabajado para cada

empleado, diferenciando el tipo de horas (ordinaria,
complementaria, descanso, incidencia), obteniendo el registro
final de las horas realizadas. Este registro se puede imprimir
semanal o mensualmente, para que lo firme el empleado.

Extraer la información necesaria para pagar la nómina de

los empleados. Pudiendo activar los contadores de horas,
incidencias o tareas, que se necesiten mostrar en la
exportación a nómina.

Crear patrones de turno, que posteriormente son asociados en

la disponibilidad del empleado:

Patrón de turno fijo: El empleado tiene establecido el nº de

horas y la franja horaria del día en la que va a trabajar cada día
Patrón de disponibilidad: tiene establecida la franja, mientras
trabaje dentro de esa franja podrá hacer cualquier turno.
Patrón mixto: se pueden combinar los dos tipos de patrones

14
 Informar un conjunto de parámetros que se deben tener
en cuenta en la realización del plan de contratación
(Rotación de empleados, días de formación y de novel,
planificar categorías con horas complementarias, etc.)

Informar el objetivo de ventas para el año sobre el que se

va a realizar el plan de contratación. ORQUEST, realiza una
distribución del objetivo informado teniendo en cuenta las
ventas reales de la tienda. El usuario podrá redistribuir la
propuesta realizada por el sistema.

Muestra y analizada el estado de cobertura, en base a los

parámetros configurados, el objetivo de ventas informado y la
plantilla actual, sacando a la luz problemas potenciales de baja
cobertura o sobre cobertura para los distintos momentos del
año.

Permite crear ampliaciones de contrato, modificar

disponibilidades o contratos de empleados actuales y crear
empelados virtuales, para ver cuál es escenario ideal para
poder cubrir las necesidades de la tienda durante el año.

Los cambios realizados en este apartado NO MODIFICAN los

datos reales de los empleados, son simulaciones.

Todas los planes de contratación que han sido guardados,

estarán disponibles para consultarlos en cualquier momento.

La configuración de tienda se realiza la primera vez que se accede a ORQUEST y no deberá

revisarse a no ser que se tengan que introducir cambios:

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Informar el horario de la tienda

Listado de parámetros de planificación, de gestión de necesidades, de

fichajes, de informes, etc., que pueden ser activados para usarlos.

Definir roles de empleado, indicando en qué días y franjas del día debe
estar presente el rol definido en tienda. Estos roles, posteriormente se
asignarán a los empleados pertinentes. Sirve para poder poner en turnos
opuestos a dos empleados con el mismo rol.

ORQUEST necesita saber el mínimo de empleados que debe tener la

tienda cuando está abierta al público, aunque su venta sea 0. P. ej.: una
tienda de dos plantas debe tener mínimo 2 empleados. Este mín.
dependerá del tamaño de la tienda.

De igual manera el tamaño de la tienda puede imponer unos límites

máximos sobre el número de empleados trabajando en ella, tiendas que
por su tamaño reducido no puede haber más de “x” N.º de empleados
trabajando a la vez.

Definidas las tareas que se realizan en la tienda (apertura, cierre, venta,

recepción de mercancía), que se deben tener en cuenta en la planificación.
Suelen estar definidas e informadas por el dpto. de RRHH o similar, para
que todas las tiendas tengan las mismas. El usuario, podrá editar algunos
campos de las tareas que dependen del tamaño de la tienda.

Definir la plantilla de necesidades, con las tareas “fijas u organizativas”, que

son aquellas tareas que NO dependen de la venta, como son: apertura y
cierre de la tienda, limpieza, recepción de mercancía, etc.

ORQUEST necesita saber, dado un número de empleados trabajando de

forma simultánea, cómo se deberán distribuir estos empleados en las
distintas tareas variables (las que dependen de la venta). Esto suele
venir informado por el dpto. pertinente y el usuario no suele editarlo.

Se dan de alta las distintas secciones que tiene la tienda, asignando las
medidas que deben tenerse en cuenta. En el caso de que una tienda no
tenga datos históricos para que el sistema pueda hacer una proyección,
en esta funcionalidad se puede informar las ventas de una tienda espejo.

La productividad de los empleados varía en función del nivel de actividad

de la tienda. En esta pantalla se define la productividad objetivo en
función de la medida que se haya seleccionado (ventas, visitas, tickets…),
de modo que ORQUEST capture las diferencias de actividad en la tienda
por cada hora.

16
Definir las restricciones legales que aseguran a la empresa poder
cumplir la legalidad a la hora de realizar la planificación horaria e ir en línea
con lo marcado por el convenio colectivo por el cual se rige. Aquí podrá
ver todas las restricciones legales que hay definidas. Se pueden definir
restricciones a nivel país, que son heredas por todas las tiendas, o definir y
cancelar restricciones solo a nivel región, zona y tienda.

También, podrán informarse restricciones particulares de los empleados en

sus contratos en la funcionalidad “Gestión de empelados”- “Personas”-
“contratos”.

Dar de alta a los usuarios (Director País, Regional, Área manager, Store
Manager, RR. HH, etc.) que tienen un nivel de actuación y responsabilidad
con las planificaciones de las tiendas, asignándoles el rol indicado para
tener acceso a la información necesaria.

Listado de todas las personas dadas de alta en Orquest, se muestran tanto

los creados desde el apartado usuarios como los dados de alta desde
·Gestión de empleados”- “Personas”.

Se informa el catálogo de tareas de negocio y se activan para las tiendas

en función de las tareas que realicen en su día a día.

Permite crear los tipos de contrato que puede tener el negocio, para que
luego sean asociados a los empleados en el apartado de “Gestión de
empleados”- “Personas” –“Contratos”, en el selector “Tipo de contrato”.
Pueden informarse dentro de los contrato restricciones legales que apliquen
a cada tipo.

Crear los tipos de días especiales, a los que poder definir un horario, una
plantilla de necesidades y poder asignarlos en el calendario. Se cargan en la
configuración inicial, pero es posible que una tienda necesite un día especial
que no tienen otras tiendas y el planificador puede crearlo.

informar los tipos de días especiales que se comportan diferente a un

día habitual en cuanto a horario de apertura, plantilla de necesidades y
disponibilidades de los empleados, por el mero hecho de ser días
especiales. Como puede ser el caso de los festivos, vísperas de festivos,
Nochebuena, etc.

Se informa a Orquest, el día comparable que el usuario desea para los

días especiales que se comportan diferente a un día habitual, por el
mero hecho de ser días especiales. Como es el caso de los festivos,
vísperas de festivos, nochebuena, nochevieja, etc.

Definir patrones de turno a distintos niveles del diagrama organizativo,

que serán heredados por los nodos situados por debajo del nodo en el que
se hayan definido los patrones. Ej.: Si en Nodo Madrid defino patrones de
turno, serán heredados por las tiendas que estén dentro de este nodo, que
podrán asignarlos a los empleados pertinentes.

17
En esta funcionalidad, ORQUEST permite visualizar distintos informes a nivel tienda, que son de
utilidad para analizar, medir y controlar la productividad, la previsión, las medidas (KPI’s), los
contadores de horas, el rendimiento, los fichajes y las incidencias.

Ofrece una comparación entre la previsión, proyección y el real, de

la medida selecciona para el periodo de tiempo necesario.

Muestra para un mes dado, la diferencia entre la productividad

proyectada vs la productividad real, para todos los KPI’s de
productividad, por día de la a semana, por semana y por mes.

Ofrece para un periodo seleccionado y la sección escogida, el % y

número de error (diferencia) para la KPI (medida) seleccionada
comparando lo real vs la previsión y la proyección, por franja
horaria y día.

Muestra para un día seleccionado, los KPI’s alcanzados por franja

horaria y los empleados que han tenido presencias en ese día por
franja horaria.

Permite crear informes, seleccionando los contadores de horas

deseados para el periodo necesario.

Muestra en qué dispositivo están fichando los empleados y,

además, permite detectar errores generales en los fichajes
realizados (en cuanto a “Registro Duplicado”, “Existe registro de
salida, pero no de entrada” y “No existe el empleado”), para
ahorrar tiempo en la modificación de los registros anómalos.

Permite extraer un informe por empleado de las incidencias

informadas para el año informado, pudiendo filtrar por las
incidencias deseadas.

18
La configuración de negocio se realiza en el Onboarding del software y en ella participan
el equipo de Customer Success de ORQUEST y el equipo responsable del proyecto por
parte del cliente.

Se Informan y configuran los tipos de medidas que usa el negocio

(ventas, tráfico, tickets, etc.).

Se Informan y configuran los tipos de incidencias del negocio

(vacaciones, bajas, ausencia justificada, etc.), que luego serán
usadas por las tiendas.

Se Informan y configuran las categorías de empleados (auxiliar,

vendedor, Responsable, etc.), que serán asignadas a los
empleados.

Se configuran cómo se van a generar las necesidades de horas,

por tráfico, tickets, etc.

Funcionalidad para realizar la planificación:

Definir el presupuesto de horas mensual. Esta funcionalidad solo

se deberá informar si se usa un presupuesto de horas para
definir las horas a invertir.

Se realiza el proceso de planificación

19
 PLANIFICACION

GESTION DE EMPLEADOS CONFIGURACIÓN DE TIENDA

Introducir cambios en la
REVISION
Revisar que la configuración de tienda si
PREVIA Información de los los hay: Horario de tienda,
empleados es correcta plantilla de necesidades,
etc.

DISTRIBUCION DEL PRESUPUESTO

3 2 1
PROCESO DE
ASIGNACION DE
INFORM
INFORME DE VALIDAR
VALIDAR PROYECCION PLANIFICACION
TURNOS PRE-ASIGNACION PROPUESTA DEL
PROYECCIO
ENCARGADO

Nuevo Peticiones Turnos y Generar Revision

borrador Bloqueos Turnos

BORRADOR
VALIDAR
PLANIFICACION
Introducir
Nuevo
Nuevo Aceptar Incluir Generar la
Aceptar cambios y
borrador turnos no planificación
peticiones replanificar,
sin planificables automática
hasta tener la
bloqueos u otros y
planificación
bloquearlos
definitiva

IMPRIMIR ASIGNACIONES
ASIGNACIONES

APLICAR
PLANIFICACION

20
Revisión previa

Antes de realizar la planificación, es necesario asegurar que el sistema tiene la información

actualizada en cuanto a empleados (altas, bajas, asociaciones a tienda, cesiones, traslados,
disponibilidad, aptitudes, contratos, incidencias y peticiones), así como también, que el horario
de tienda y la plantilla de necesidades, informadas son correctas. Solo se deberá revisar en el caso de
que haya cambios a informar.

Si el sistema RP de su empresa está conectado con ORQUEST, habrá información del empleado
que se actualizará de manera automática, como es el caso de las asociaciones a tienda, cesiones,
traslados, contratos e incidencias, por lo tanto, no esta información en concreto no será
necesario revisarla. El resto de información si habrá que revisarla en el caso de existir algún
cambio a informar.

La información referente a los empleados se encuentra en las páginas 47-73 de este manual.

La información referente a la configuración de tienda en las páginas 74-92 de este manual.

Proceso de planificación

Una vez realizada la revisión es el momento de comenzar el proceso de planificación.

Para ello ORQUEST, ofrece un cuadro de distribución del presupuesto que guía el proceso.

1) Presupuesto horario

El presupuesto horario mensual suele definirse a principios de año para el año completo. En el
caso de que no sea así y se use un presupuesto de horas para definir las horas a invertir cada
mes en la planificación, debe ser informado entres de planificar.

En el caso de que no se realice la planificación en base a un presupuesto dado, no tendrá que

ser informado. El sistema calculará de manera automática las horas en base a otro tipo de
generador de horas configurado (productividad, VLH, etc.).

21
¿Cómo definir el presupuesto?

3
2

Seleccionar el mes e informar el

presupuesto de horas. Realizar esta
operación hasta tener definido el
presupuesto para todo el año

22
 2) Distribución del Presupuesto horario

Esta pantalla permite realizar el proceso de planificación completo a excepción de crear un

borrador de planificación (pronto se incluirá una mejora que permita hacerlo desde este
cuadro).

Propuesta de horas de Seguimiento de las horas

Distribución de las horas
ORQUEST vs a la propuesta del planificadas y las horas
propuesta por el manager
encargado y vs a las horas fichadas
disponibles

23
 ¿Para qué sirve cada funcionalidad?

Ocultar la Mostrar/ ocultar las

Cambiar de
parte de horas complementarias
sección
planificación en las horas disponibles

Acceso a la
Copiar la
pantalla de
propuesta de
fichajes
Copiar la Orquest en la
propuesta de propuesta del
Orquest en la manager
propuesta del
manager

Acceso a la
pantalla de
asignaciones

Acceso directo a Validar Copiar las Acceso a la

modificar el proyección, para horas plantilla de
presupuesto de que se repartan Acceso a la
disponibles necesidades,
horas, en el caso las hora de pantalla de
como para
de usar presupuesto o en necesidades
propuesta modificarla o
presupuesto el caso de no usar del seleccionar
presupuesto, se manager otra a aplicar
calculen las horas
necesarias en
base a otro Recalcular necesidades tras haber validado la
Acceso al
método de proyección y haber incluido cambios en la
informe de
cálculo de horas plantilla de necesidades, horario de tienda,
preasignación
informado presupuesto, productividad, límite de empleados
o en la distribución de empleados

24
2.1) Orquest Proposal

ORQUEST generará una propuesta inicial de horas

necesarias para cada semana, proporcional a las ventas
previstas.

El sistema necesita proyecciones para generar

necesidades de horas, por ello verá una alerta roja en
caso de que haya una semana sin ellas. Deberá acceder
en el icono y aplicar el forecast.

Pulsar en
“Aplicar previsión”, si todos 3
los datos son correctos.

Revisar los días tomados

Revisar la previsión
como comparables, son los
para la semana y día,
correctos
son correctos

1 2

25
Si el día de referencia no es el adecuado (el sistema siempre seleccionará de manera automática
el día comparable natural), puede cambiarse:

Acceder al detalle del día

2 Pulsar en
“Añadir días de referencia”

Selecciona el día
deseado pulsando en el
icono +

Pulsar en aceptar

26
 Pulsar sobre el botón
6 opciones y seleccionar
El nuevo día comparable “Calcular previsión”
que se ha añadido

5
9 Pulsar en “Guardar
En la venta emergente,
proyecciones”, para
seleccionar en “Día de
hacer efectivo el nuevo
7 referencia”, el nuevo día que
forecast para el día y
quiere usar como comparable.
seguidamente, pulsar en
volver para ir a la vista
semanal.

Pulsar en “Aceptar” y
8
tras unos segundos
ORQUEST habrá
calculado el forecast
con el nuevo día de
referencia

Tras validar la previsión para regresar a la distribución del presupuesto,

pulsar sobre el icono de la flecha:

2.2) Manager Proposal

A partir de la propuesta ORQUEST, como gerente podrás

cambiarla manualmente

Las alertas rojas indican que la nueva propuesta no se

guarda. Deberá hacer clic en "Guardar" para solucionar
este problema..

Siempre que su propuesta sea diferente a la propuesta de

ORQUEST, aparecerá marcada en un color diferente

27
 2.3) Horas disponibles

ORQUEST te mostrará las horas disponibles

para que puedas comprobar si tu propuesta
está alineada con ellas

Pinchando en “Horas complementarias”, podrá

ver las horas máximas de las que dispone para
la semana.

Clicando en este icono, podrá copiar las horas

disponibles en la propuesta del manager

Acceda al informe de preasignación

El informe de preasignación ayuda a tomar decisiones, sobre:

COBERTURA ALERTAS EN LA CESIONES

INFORMARCIÓN DE EMPLEADOS
Horas necesarias vs horas Información de cesiones entrantes
Empleados sin contrato (y con
disponibles y salientes, tanto en horas como
asociación a tienda)
en nº de cesiones.
Empleados sin aptitudes
Capacidad de cobertura de tareas
Empleados sin disponibilidad

Nombre de empelados cedidos

La parte superior el informe, muestra:

✔ Horas necesarias vs Horas disponibles:

Una gráfica por semana con la diferencia entre las horas que se han definido en las necesidades
(horas variables y horas fijas en la columna de la izquierda) y las horas ordinarias (contratadas
en la columna derecha, diferenciando entre horas disponibles, incidencias, no planificables,
excluidos de la planificación, cesiones, aptitudes) que hay disponibles para cada semana.
Situando el ratón sobre la gráfica de una semana se muestra el detalle de horas.

28
La parte inferior del informe muestra:

Pestaña “Alertas”:

✔ Capacidad de cobertura de tareas:

Aunque haya contratadas horas suficientes esto no garantiza que la distribución de aptitudes
sea la adecuada. Una mala distribución de aptitudes puede impedir dar cobertura a una tarea.
El apartado “Tareas”, muestra:

- Prioridad: Se muestra por orden cronológico.

- Gravedad: La medida en qué esto no puede conseguirse (horas faltantes /horas
necesarias).
- Tareas: Conjunto de tareas que no pueden cubrirse en la semana con las horas y aptitudes
disponibles.

✔ Alertas empleado:

Se muestran los empleados, que tienen alguna incidencia en la información introducida en el

apartado “Personas” de la funcionalidad “Gestión de empleados”, referente a:

29
- Empleados sin contrato: Son aquellos que, teniendo una asociación a tienda, no tiene
contrato durante esta asociación.

- Empleados sin aptitudes: Son aquellos sin aptitudes informadas.

- Empleados sin disponibilidad: Son aquellos que no tienen informado disponibilidad.

A TENER EN CUENTA

Si los empleados muestran alertas y no se solventan, no serás tomados en cuanta en la

planificación.

Pestaña “Cesiones”:

Ofrece información de las cesiones de empleados, tanto la que hace la tienda (salientes), como
las que recibe (entrantes) y muestra información del número de personas, número de horas y
el nombre de los empleados para cada tipo de cesión.

30
 2.4) Necesidades

Las horas fijas provienen directamente de

las plantillas de necesidad que se aplican a
cada una de las semanas.

Puede modificar las plantillas de

necesidades aquí. Si el icono se muestra en
rojo, significa que las horas de la plantilla de
necesidades fijas supera la propuesta del
manager.

Puede cambiar la plantilla de necesidades a

aplicar aquí. Se mostrará el listado de
plantillas disponibles y podrá seleccionar la
deseada pulsando en el icono. Si se cambia
o modifica la plantilla es necesario
recalcular las necesidades, el icono se
mostrará en rojo

ORQUEST generará horas variables cuando

haya una diferencia entre Fix Needs y Manger
Proposal.

Las necesidades de horas variables son

diferentes de las necesidades que guardó
antes, resuelva esto simplemente haciendo clic
aquí

31
 2.5) Crear borrador de planificación

Una vez revisado el informe de Preasignación y tomadas las decisiones pertinentes e

introducidos los cambios, es el momento de planificar.

Para ello, crearemos un Borrador de Planificación. Los borradores son la base de la planificación
en ORQUEST.

3
2

Asignar nombre
4
Indicar el periodo a
planificar
5
Seleccionar sin bloqueo
6

Automáticamente, se abrirá el borrador de planificación, que mostrará, las incidencias

informadas, patrones de turno para aquellos empleados que tengan informada su
disponibilidad con patrón, peticiones solicitadas por los empleados, empleados excluidos de la
planificación, días en los que el empleado no está disponible.

32
 2.5.1) Aceptar peticiones

Pulsar sobre para

Aceptar peticiones
Pulsar en
“Aceptar”

Si una vez que aceptadas las peticiones y “Generado turnos”, decide que finalmente no quiere
aceptar la petición, haga click de nuevo sobre el icono situado al lado del nombre del empleado y
pulse en y vuelva a “Generar turnos” para todo el periodo o solo para la semana a la que
afecta la petición.

2.5.2) Introducir turnos manuales o turnos no planificables:

ORQUEST, permite introducir turnos manualmente que deben bloquearse antes de planificar,
para que se tengan en cuenta y sean respetados al lanzar la planificación automática “Generar
turnos”. Puede introducir los turnos desde la vista semanal o desde la vista diaria. Podrá
moverse entre las dos vistas pulsando sobre el icono que encontrará en la botonera del
borrador, situada en la parte superior derecha.

33
 VISTA SEMANAL 4
Pulsar en “Guardar” para
que queden registrados los
bloqueos insertados

Introducir
1 tunos y asigna
Pulsar en
la tarea
“Aceptar”
pertinente 2

3 Pulsar en el botón derecho

para asignar el bloqueo
necesario para que el sistema
respete el turno al lanzar la
planificación automática

Se puede acceder a la vista diaria, pulsando sobre un día o en el icono o haciendo doble
click sobre cualquier cuadro de la rejilla de turnos.

VISTA DIARIA

Hacer click en
“Guardar”, antes de
3 “Generar Turnos”
Para volver a la
4 vista semanal,
Sobre el turno pulsar sobre este
1 Situar el cursor insertado, hacer icono
2
en la línea del click con el botón
empleado al que derecho y
desea asignarse seleccionar, si
un turno, hacer fuera necesario
doble click en la del desplegable la
hora en la que tarea que va a
debe comenzar realizar el
el turno y empleado.

Sobre el turno
insertado, hacer
click con el botón
derecho y asignar
el bloqueo
necesario para
que sea respetado
al “Generar
turnos”.

34
 ¿Para qué sirven cada tipo de bloqueo?

El bloqueo es una de las principales formas de comunicación entre el Usuario Planificador y el

Motor de Asignación. Bloqueando asignaciones, el usuario indica al sistema qué partes de la
asignación quiere conservar, y qué partes permite que sean actualizadas en el proceso de
planificación automática.

ORQUEST, ofrece 5 tipos de bloqueos para asignarlos a los turnos manuales para que sean
respetados a lanzar la planificación automática:

TIPOS DE BLOQUEO

Los bloqueos, se introducen para que el motor no modifique los turnos informados manualmente
al “Generar Turnos”:

Trabajo: Bloquea el turno asignado y la tarea

Trabajo extensible: Bloquea el turno asignado y la tarea, pudiendo extender el horario y poner cualquier
tarea en el horario extendido.
Horario: Bloquea el turno asignado
Horario extensible: Bloquea el turno asignado, pudiendo extender el horario y poner cualquier tarea en el
horario extendido.
Boqueo día de trabajo: Bloquea obligando al empleado a trabajar, dejando que ORQUEST asigne libremente
el turno que sea necesario (respetando la disponibilidad del empleado).

La vista diaria, es la más rica en funcionalidad, ya que permite entrar en el detalle horario de
cada una de las asignaciones. Esta vista es capaz de mostrar cada uno de los días de
planificación con granularidad horaria, de modo que se dé información no sólo del horario de
cada persona sino también de las tareas que realiza sobre ese horario.

Al igual que en la vista semanal, para facilitar la interpretación del estado

“cobertura/necesidades” podemos encontrarlo de diferentes colores siguiendo el mismo
esquema de colores definido anteriormente:

Blanco: cobertura perfecta, en la hora se han planificado tantos empleados como se han
definido en la curva de necesidades en el paso de cálculo de necesidades.

35
Amarillo: sobre cobertura, en la hora se han planificado más empleados de los realmente
necesarios según se ha definido en la curva de necesidades en el paso de cálculo de
necesidades
Rojo: infra cobertura, en la hora se han planificado menos empleados de los realmente
necesarios según se ha definido en la curva de necesidades

En la parte inferior de la pantalla en la vista diaria, podemos observar un gráfico que refleja la
curva de necesidades aceptadas en línea roja y las necesidades cubiertas con la asignación
actual en color verde.

Esta curva permite analizar, en todo momento, el nivel de cobertura que se está
ofreciendo sobre las necesidades calculadas (horas necesarias para cubrir la tienda).

2.6) Generar turnos

Por último, tras trabajar sobre el borrador (aceptar peticiones, introducir turnos manuales y
bloqueos), es el momento de lanzar la planificación automática, pulsando en “Generar turnos”

El motor respetará todos los turnos asignados manualmente y bloqueados:

Pulsar en
1 “Generar
turnos”

Seleccionar el
2
periodo a
planificar dentro
del borrador

Hacer click en
3 “Aceptar”.

36
 Automáticamente, ORQUEST le lleva a la pantalla inicial de Borradores:

ORQUEST está
procesando la planificación
automática
4

En el caso de que la generación de turnos tarde, pulsar sobre

el icono actualizar.

ORQUEST ha generado Pulsar en el

la planificación. icono para
acceder a la
5
planificación.
6

Una vez que el sistema ha generado los turnos en el borrador, se debe acceder y revisar:

¿HAY TAREAS PRIORITARIAS
SN CUBRIR?
En la gran mayoría de ocasiones,
se debe a que no hay suficiente
personal formado para realizar
estas tareas o no dispone de las
horas suficientes para cubrirla.
También, puede deberse a que
se ha introducido
modificaciones manuales y no
se ha asignado la tarea correcta.
¿SE HA PLANIFICADO A TODOS
LOS EMPLEADOS?
Si algún empleado no ha sido
planificado, se debe revisar que
el icono situado al lado del
nombre del empleado está
activado, si no lo estaba, actívelo y
“Genere turnos” de nuevo.
Si está activado el icono, revisar el
menú del empleado en “Gestión
empleados”, apartado
“Personas”, ya que lo más
probable, es que no tenga
informado contrato, asociación a
tienda, aptitudes o disponibilidad
¿SE HAN PLANIFICADO TODAS
LAS HORAS A LOS
EMPLEADOS?
Si detecta que no se le asignan,
asegúrese que no es porque en su
disponibilidad informada no
caben todas las horas contratadas
o que no haya otro motivo que
pueda generar que no se le
planifiquen todas las horas, como
puede ser por petición de días
libres.

37
Una vez revisado que todos los empleados tienen sus horas planificadas y que no hay tareas
prioritarias descubiertas, antes de aplicar un borrador como la asignación definitiva, es
importante revisar si los horarios están cumpliendo con las restricciones legales, pulsando
sobre el botón .

Cuando el horario no cumpla con una restricción bloqueante (no debe aplicar la planificación
sin resolver la restricción, ya que puede conllevar multas para su empresa, como p. ej. las 12h
de descanso entre turnos trabajados) aparecerá el icono

Cuando el horario no cumpla con una restricción bloqueante , (puedes aplicar la

planificación) aparecerá el icono

Una restricción no bloqueante se muestra, cuando se asigne un turno a un empleado fuera

de su disponibilidad informada, cuando se asigne a un empelado una tarea en la cual no está
formado, o cuando el empleado no llegue a su base horaria contratada…

Pulsar en
1 “Validar”

Se muestran los
2
empleados que tienen
alerta y los días dónde
se dan las alertas

Pulsando en
la alerta se
muestra
información
3 detallada

38
 2.7) Aplicar planificación

Una vez revisado que se cubren todas las tareas prioritarias, que se he planificado a todos los
empleados y que se cumplen las restricciones legales, es el momento de “Aplicar planificación”,
pasando de ser un borrador a ser las asignaciones definitivas, es decir, convertir el borrador en
la planificación oficial, para el periodo planificado.

Hacer click en
1 “Opciones”

Hacer click en
2 “Aplicar
planificación”

Asignar un nombre nuevo

si es necesario

Hacer click en
4 “Aplicar”

Automáticamente,
5
aparece el borrador
publicado en
“Asignaciones”

39
En el momento que publicamos borrador en la asignaciones, los empleados recibirán a través
de la App una notificación con los horarios publicados.

40
En el caso de no usar la app móvil, el manager puede imprimir el horario:

Clicar en
“Opciones”

Clicar en
“Exportar
2 Pdf”

Selecionar las
opciones a
3 mostrar

41
 2.8) Asignaciones & Horas trabajadas

Una vez publicado el borrador, ORQUEST

permite realizar un seguimiento del número
de horas asignadas y reales, para compararlas
tanto con el presupuesto como con las
disponibles.

Las horas asignadas son las que provienen de

la programación, mientras que las horas
trabajadas provienen de las horas confirmadas
de los empleados con los fichajes.

Podrá ver las asignaciones aquí

Podrá ver los fichajes aquí

Proceso de replanificación

El proceso de Replanificación se usa ante cambios e incidencias que surgen en la tienda y que
conllevan, modificar el horario que ya teníamos realizado, para adaptarlo a la nueva necesidad: baja
médica, salida de un empleado de la empresa, cesión de un empleado a otra tienda….

ORQUETS, responde con agilidad y rapidez a cambios e incidencias en la plantilla, replanificando

en un sólo click.

No siempre que surgen cambios o incidencias en la tienda, es necesario replanificar periodos

completos, ya que en muchas ocasiones los cambios son para un día en concreto.

Por ello, en función de la necesidad ORQUEST ofrece distintas formas para registrar los cambios

1) Manual

Tras incluir los cambios necesarios en Gestión de empleados> Personas, como pueden ser
incidencias (vacaciones, baja médica…), cambios de disponibilidad, baja o alta de empleados, etc
acceder a Planificación>Asignaciones para incluir los cambios manuales pertinentes en la
planificación:

42
Intercambiar turnos entre empleados

VISTA SEMANAL

Acceso a la
vista diaria

1 2

Haciendo click en
el botón derecho
sobre un turno,
podrá
intercambiar
turnos entre
empleados

Guardar los
cambios incluidos

VISTA DIARIA

Regreso a la
vista semanal

Haciendo click en
el botón derecho
sobre un turno,
podrá
intercambiar
turnos entre
empleados

Guardar los
cambios incluidos

43
 Modificar turnos

VISTA SEMANAL

Acceso a la
vista diaria

Haciendo click en
el botón derecho
sobre un turno,
podrá borrar el
turnos e incluir
uno nuevo
pulsando en el
icono

VISTA DIARIA

Regreso a la
Si se usan la App Móvil de ORQUEST, todos los cambios incorporados envistala semanal
pantalla de
asignaciones serán comunicados automática al empleado a través de la app.

Posicionando el
cursor sobre el
inicio del turno o
final del turno se
podrá agrandar o
acortar el turno.

Guardar los
cambios incluidos

44
 .
IMPORTANTE

Es muy probable que, al introducir cambios manuales, no se respete alguna restricción legal, por
ello ORQUEST dispone del botón “Validar” que permite ver que restricciones no se están
cumpliendo para que pueda incluir los cambios necesarios para que se respeten

2) Automática

La replanificación automática, permite replanificar en un solo click y asegura que se están

respetando las restricciones legales, que se cubren las tareas prioritarias y que se obtiene el
mejor resultado en cuanto a cobertura.

Tras incluir los cambios necesarios en Gestión de empleados> Personas, como pueden ser
incidencias (vacaciones, baja médica…), cambios de disponibilidad, baja o alta de empleados,
etc., acceder a Planificación> Borradores:

3
1 2

Indicar un nombre, las fechas

que se desean replanificar, sin
bloqueo y pulsar en aceptar

45
 4
El sistema automáticamente importa al
2 3
borrador los turnos publicados como
1
oficiales en las asignaciones.

Es el momento de incluir bloqueos en 5

los turnos que no deben modificarse al
lanzar la planificación automática e
incluir los cambios que se consideren
pertinentes

En este apartado puede encontrar los

tipos de bloqueo de los que dispone el
sistema y cómo asignarlos.

Seguidamente, pulsar en “Guardar” y

en “Generar turnos”. El sistema
replanificará respetando los turnos
boqueados y cambiando el resto. Se
puede replanificar las veces necesarias
hasta tener el borrador definitivo.

Seguidamente, “Aplicar la
planificación”. El borrador se publicará
en asignaciones como planificación
definitiva, eliminando la planificación
publicad anteriormente.

Si se usan la App Móvil de ORQUEST, todos los cambios incorporados en la pantalla de

asignaciones serán comunicados automática al empleado a través de la app.

.
IMPORTANTE

Es muy probable que, al introducir cambios manuales, no se respete alguna restricción legal, por
ello ORQUEST dispone del botón “Validar”. Pulse este botón antes de “Aplicar la planificación” e
incluya los cambios necesarios para que se respeten

46
GESTION DE EMPLEADOS

En este módulo se recoge toda la información referente al empleado. Asociación a tienda

(disponibilidad, turno partido, excluir de planificación, no enviar turnos vacantes, asignar
roles, informar al tarjeta de empleado para el fichaje si se usa una tarjeta para fichar),
Aptitudes, Contratos, Incidencias, Peticiones y preferencias de empleados.

ORQUEST utilizará esta información, para realizar la planificación y decidir qué

empleado asigna a cada turno, por lo que es fundamental asegurar que tiene cargado
a todo su equipo, con la información actualizada antes de empezar a realizar la
planificación, ya que sólo se planificará con los empleados dados de alta en la herramienta,
que tengan contrato, asociación a tienda, disponibilidad y aptitudes informadas.

Si el sistema RP de su empresa está conectado con ORQUEST, habrá información del

empleado que se actualizará de manera automática, como es el caso de las asociaciones
a tienda, cesiones, traslados, contratos e incidencias, por lo tanto, no será necesario
revisarla.

Baja de empleado

Para dar de baja a un empleado que ya no hay que tener en cuenta en la planificación porque
deja de pertenecer a la tienda, se debe indicar la fecha del último día que presta servicio en la
tienda, en los apartados “asociación de tienda” y “contrato” en el módulo Gestión de empleados>
Personas:

Seleccionar el
3 empleado a dar de
baja
1

Indicarla fecha del

último día que
presta servicio en
6
la tienda

7
47
 8

Indicarla fecha del último día que

presta servicio en la tienda
9

10

El empleado habrá sido dado de baja, no se le planificará a partir de la fecha indicada y se

ocultará en los empleados antiguos, por si en algún momento se le vuelve a contratar y se pueda
recuperar su perfil.

IMPORTANTE

Nunca se debe elimina a un empleado que se ha tenido en cuenta en la planificación, ya que si se elimina
nunca se podrán recuperar sus datos y se perderá todo la información asociada a su perfil.

48
Alta empleado

Para dar de alta a un empleado, se debe acceder al módulo Gestión de empleados> Personas:

2 Clicar en
3 “Añadir
persona”

Indicar nombre y apellidos de empleado

4

Indicar el email si se va a usar la

aplicación móvil de ORQUEST
5

6 Indicar el identificador del empleado en la

empresa

Indicar la fecha de inicio en la que el empleado empezará

a trabajar
7

8 Opción de seleccionar a otro empleado

ya existente, que tenga las misma
características del nuevo empleado y
copiar su información en el empelado 9
nuevo

Alta empleado virtual

El empleado virtual es una opción que ofrece ORQUEST, para poder:

1) Crear empleados que aún no conocemos, pero que estamos haciendo entrevistas para
contratar y sabemos cuándo van a empezar a trabajar en nuestra tienda. De esta forma
podemos hacer la planificación sin necesidad de esperar a saber cómo se llama el
empleado y sin que el resto de los empleados tengan que esperar para tener sus
horarios. En cuanto nos hayamos decidido por el candidato, simplemente hay que
convertir en real al empleado virtual, indicando su nombre y apellidos.

49
 2) Crear empleados, para hacer pruebas en la planificación con más empleados de los
actuales y así ver si contratando cubro mejor las horas necesarias de mi tienda.

Para que el empleado sea virtual, será necesario:

2 Clicar en
3 “Añadir
persona”

Como no conocemos el nombre y apellidos reales,

4 indicar, por ejemplo: Virtual 30h

Activar el check “Virtual”

Indicar la fecha de inicio en la que el empleado empezará a

trabajar
6

7 Opción de seleccionar a otro empleado

ya existente, que tenga las misma
características del nuevo empleado y
copiar su información en el empelado 8
nuevo

Cuando se conozcan los datos del empelado virtual, hay que convertirlo en real, así aparece en
la planificación su nombre real. Para ello, se debe:

50
 2

Clicar en el
3 empleado virtual
a convertir en real
1

Indicar nombre y apellidos reales

5

Indicar el email si se va a usar la

app móvil de ORQUEST e indicar el
6
identificador del empleado en la
Una vez dado de alta el empleado, se abre un menú a la derechaempresa
donde debe informar
4
todo lo referente a: disponibilidad del empleado, formación, contrato, incidencias y
peticiones
Activar el check de usuario si se va a
7
usar la app móvil

Asociación a tienda

Una vez dado de alta el empleado en una tienda, será asociado a la tienda en la que ha sido
dado de alta. En está pestaña se podrá informar:

51
 Disponibilidad

ORQUEST, al dar de alta un empleado, de manera automática asigna disponibilidad

total, para asegurar que tiene una disponibilidad. La disponibilidad podrá ser informada
por “Tipo día” o por “Patrón de turno”.

Para informar la disponibilidad del empleado debe accederse a Gestión de

empleados>Personas> seleccionar el empleado> Asociación a tienda

Funcionalidad de la disponibilidad

Tipo de disponibilidad “Añadir periodo de “Añadir periodo de excepción”, si se n

seleccionada:
2 opciones: “Tipo día o “Patrón de
turno”
Para poder asignar un patrón
tiene que ser creado
previamente en la funcionalidad
“Patrones de turno”
disponibilidad”, necesita informar una disponibilidad
cuando el empleado diferente a la actual y que se aplique en
no tenga informado un periodo de tiempo distinto al actual.
ningún periodo, al ORQUEST, incluirá el nuevo Intervalo y
que asignarle la recuperará la disponibilidad del anterior
disponibilidad intervalo a fecha de cuando termina el
que se haya insertado.

Intervalo de tiempo en el que se

Debe usarse “SOLO”
aplicará la disponibilidad
cuando se haya
informada Se usará cuando se informe
equivocado en las fechas
la disponibilidad del
Las flechas se activan en color gris, del periodo, no elimine
empleado por “Tipo Día”,
cuando haya insertado un un periodo usado
para asignar los días a los
“periodo de excepción”, pulsando anteriormente, ya que
que aplicar la
en la flecha podrá moverse entre eliminará toda la
disponibilidad
los distintos intervalos de tiempo información asociada a
y definir disponibilidad en cada ese periodo.
intervalo.

52
Disponibilidad por Tipo de día

A continuación, se muestran algunos ejemplos de disponibilidad por “Tipo día”:

1) Empleado con disponibilidad total:

Añadir
1 Seleccionar en el 2 “Tipo día”
Seleccionar desplegable
“Tipo día” 3 “Todos los días”

Al tener disponibilidad total, se

puede dejar de 00h a 00h.
El sistema tendrá en cuenta el
horario de la tienda para hacer la 5
planificación

2) Empleado con disponibilidad total excepto un día de la semana que tiene disponibilidad
desde las 16:00h:

En este caso se han añadido 2

tipos de día

53
 3) Empleado con concreción horaria: disponibilidad de Lunes a Viernes de 10:00h a
15:00h, Sábados todo el día, festivos y domingos de apertura no trabaja:

En este caso se han añadido 4 tipos de día y en 2 se ha

activado el check de
“indisponible”

Disponibilidad por Patrón de turno

ORQUEST, ofrece la posibilidad de informar la disponibilidad de los empleados a través de

patrones de turno.

Existen tres tipo de Patrones:

1- Patrón de Turno fijo: El empleado tiene un turno fijo, con las horas y las franjas horarias
a trabajar cada día estipuladas. Además, puede darse el caso que el turno varié entre
las semanas y se necesite informar una disponibilidad distinta para x número de
semanas y que vayan rotando.

2- Disponibilidad: El empleado tiene un patrón de turnos rotativos por semanas (mañana,

tarde, unos días de mañana otros de tarde, partido…) Mientras trabaje dentro de la
franja de tiempo informada, puede hacer las horas que se le asignen.

3- Patrón mixto: El empleado tiene un patrón de disponibilidad unos días de la semana y

otros días tiene un patrón fijo.

1) Crear un patrón de turno

Para poder asociar un patrón a un empleado en la disponibilidad, primero hay que crearlo:

1
2

54
 Asignar un nombre Introducir “N.º Semanas”: Botón para
que permita reconocer el Introducir más de 1 semana guardar los
patrón a la hora de asignarlo al cuando el horario entre las información
empelado/os semanas varíe introducida

Pasando el puntero por el turno se

podrá “Editar” o “Eliminar”
uinformado.

Asignar
Introducir
día
un turno
libre
En el caso de que un empleado, tenga una disponibilidad
especial para un “tipo de día especial”:

Seleccionar en el desplegable, el “Tipo de día”, pulsar en

“Añadir patrón para tipo de día” y asignar la
disponibilidad.

Si el empleado no puede trabajar nunca en ese día

especial, seleccionar el día y dejarlo en blanco

Para informar un turno, se debe tener en cuenta:

1- Si se trata de un Patrón de disponibilidad o de Turno.

2- Indicar el horario o franja horaria en la que va a trabajar el empleado.

Si desea informar un turno partido pulse sobre el icono

Una vez informado un turno, pulsar en aceptar y se podrá copiar y pegar en otro día

Una vez creado el patrón pulsar en

“Guardar” para poder asignar el
patrón de turno al empelado/os que
se necesite

55
2) Asignar un patrón en la disponibilidad

2
Seleccionar al
empleado al que se
3 desea aplicar el
patrón

Seleccionar “Patón de turnos”

4
Asegurar que el patrón se está aplicando
en el periodo correcto

¿Es rotativo?
Seleccionar patrón seleccionar Aplicar y
5 6 7
la semana de inicio validar

56
 A TENER EN CUENTA

Tras “Aplicar patrón”, se debe hacer click sobre:

Si al “Validar patrón”, se está saltando alguna de las restricciones legales, ORQUETS le informará
mediante una ventana emergente.

Deberá modificar el patrón para que respete las restricciones legales y así, poder aplicarlo al
.

empleado.

Restricciones en conflicto mas habituales:

Turno partido

Para que ORQUEST planifique turnos partidos a un empleado, es necesario:

1) Informar que el empleado puede realizarlo:

Activar check
3

2) Tener definidas las restricciones:

✓ Amplitud máxima de un turno partido
✓ Duración máxima del descanso de un turno partido

57
 ✓ Duración mínima del descanso de un turno partido
✓ Duración máxima de una parte de un turno partido
✓ Duración mínima de las partes de un turno partido
✓ Jornada mínima total de un turno partido

En el caso de que active el turno partido a los empleados, pero haya ocasiones en las que no lo
quiera aplicar, ORQUEST ofrece un parámetro de tienda llamado “Planificar sin turnos partidos”.
Si se activa, permite al planificador antes de lanzar la planificación en el borrador, desactivar y
activar el ckeck del parámetro para aplicar o no los turnos partidos.

Para activarlo, se debe acceder a Configuración de tienda> parámetros de tienda> Gestión de

planificación> Nuevo parámetro> seleccionar “Planificar sin turnos partidos” > activar el check>
Aceptar.

En el borrador, tras pulsar en “Generar turnos” se podrá activar o desactivar el check:

Si se planifica con turnos partidos, el sistema solo los aplicará si con ello consigue cubrir mejor
las horas necesarias.

En el caso de planificar con turno partido, el sistema dispone de otro parámetro llamado
“Preferencia de equilibrios de turnos partidos”, donde el motor de planificación intenta equilibrar
los turnos partidos entre los empleados que pueden realizarlos, evitando así que recaigan en
su mayoría sobre los mismo empleados. Se trata de una preferencia, por lo que tiene menos
prioridad que restricciones legales, cobertura de horas necesarias, roles, límites de empelados,
etc. Para activarlo, Configuración de tienda> parámetros de tienda> Gestión de planificación> Nuevo
parámetro> seleccionar “Preferencia de equilibrios de turnos partidos” > activar el check> Aceptar

58
 Cesión

La cesión se usa, cuando se necesita ceder por un tiempo determinado (un día, semanas, mes…)
a un empleado a otra tienda, pero que tras este periodo de cesión el empleado regresa a su
tienda de origen.

Seleccionar la tienda a la que se va a

3 ceder al empleado.

4 Indicar la fecha de
inicio y fin de la
cesión

Al hacer la cesión, el empleado aparecerá de manera automática en la tienda a la que se le cede

desde el día que se inicia la cesión. Tras finalizar la cesión, el empleado volverá a si tienda de
origen de manera automática.

Si la tienda donde hay que ceder al empleado no está en ORQUEST, tendrá que cederlo a la
tienda “Out of ORQUEST” o “Dummy” (suele tener este nombre) o la tienda creada en especial
para hacer las cesiones a tiendas que no planifican con ORQUEST.

59
 Traslado

El traslado se usa, cuando se necesita mover de manera definitiva a un empleado a otra tienda.

Indicar la fecha
de fin de la
3 asociación a
tienda actual

Seleccionar la tienda a la
que va a pertenecer el
6
empleado

7 Indicar la fecha de
inicio del traslado

Si la tienda a la que hay que trasladar al empleado no está en ORQUEST, tendrá que trasladarlo
a la tienda “Out of ORQUEST” (suele tener este nombre) o la tienda creada en especial para
hacer los traslado a tiendas que no planifican con ORQUEST.

60
 Excluir de la planificación

Esta funcionalidad, sirve para indicar al sistema que no planifique turnos para el empleado
quedando excluido de la planificación. Suele usarse para empleados que son responsables de
tienda, a los que no se les planifica turno en tareas de tienda que hace el resto del equipo, sino
que tienen un horario establecido que conocen y organizan ellos mismos, haciendo sus tareas
y dando apoyo en tienda donde ellos consideran en cada momento.

Activar el check
“Excluir de planificación”
3

Un empleado excluido de la planificación se mostrará marcado en azul, tanto en el borrado de

planificación como en las asignaciones.

61
 Turnos vacantes

Esta funcionalidad, permite indicar que un empleado no reciba Turnos vacantes, siempre y
cuando use la funcionalidad de turnos vacantes y los empleados usen la app móvil de
ORQUEST. Los turnos vacantes, son aquellos que no han podido ser cubiertos por motivos de
enfermedad, necesidades productivas, etc. y pueden ser propuestos por el responsable de
planificar, que los cubra otro empleado.

¿Cómo indicar que un empleado no reciba turnos vacantes?

Activar el check
“No enviar turnos vacantes”

¿Cómo enviar turnos vacantes?

2
1

62
 Indicar el día del turno y si se puede
4 trabajar en turno partido

Indicar el horario del turno

5

Indicar el tiempo máximo con el que puede

6
ser aceptado el turno vacante antes de que
empiece
7

Al pulsar sobre aceptar, se mostrará el listado de empleados que pueden realizar el turno
vacante. Serán aquellos que tengan disponibilidad y cumplan las restricciones legales en caso
de hacer el turno. Podrá en este momento, decidir a qué empleados de los que pueden
realizarlo, se les envía el turno vacante.

También se pueden enviar turnos vacantes desde la asignaciones:

1 Sobre un turno hacer click 4

en el botín derecho

Completar los campos y pulsar en

“Aceptar”

A TENER EN CUENTA

Los turnos vacantes, solo se enviarán a los empleados a los que no se haya activa de check para que no
los reciban y aquellos empleados que por disponibilidad, horas disponibles y cumplimiento de
restricciones legales puedan realizar el turno vacante.

63
Aptitudes

Para planificar a los empleados, es clave tener en cuenta que tareas pueden desempeñar y,
además, conocer cuál es el nivel de formación que tienen. Así, podrá asignar el mejor empleado
a cada puesto de trabajo en cada momento.

En ORQUEST, las tareas están niveladas en

No puede realizar la tarea o función porque no tiene la formación

Tiene la formación básica para desempeñar la tarea o función

Tiene la formación media para desempeñar la tarea o función

Tiene la formación completa y domina la tarea o función

¿Dónde informar las aptitudes?

1) Menú del empleado:

4
1
5

Informar la tareas y el nivel que tiene el

empleado para hacer la tarea

64
 2) Menú aptitudes:

En este menú, se puede ver a todos los empleados e informar sus aptitudes.

2
3

A TENER EN CUENTA

Si tiene varios empleados que pueden desarrollar la misma tarea, pero quiere que siempre que sea
posible ORQUEST priorice en un empleado concreto para esta tarea, tendrá que asignarle un nivel
mayor en la estrella que al resto de empleados que pueden desarrollar la misma tarea.

Si un empleado no tiene informada aptitudes no será tenido en cuenta en el proceso de

planificación.

65
Contrato

El contrato recoge información relevante del empleado que es clave para poder planificar al
empleado (horas ordinarias, horas complementarias, coste de la hora trabajada, fecha de inicio
de contrato y de fin de contrato, días de vacaciones y festivos a disfrutar, así como las
restricciones particulares del empleado en su relación laboral con la empresa, pues es muy
común que un empleado tenga particularidades que le restrinjan su disponibilidad).

1 4

Tipo de contrato: Seleccionar el tipo de contrato a aplicar. Estos contratos

habrán sido informados por RRHH. Al seleccionarlo, se completan
automáticamente los campos “definición de contrato”, “Periodo de control” y
“Vacaciones”. Si no existen los tipo de contrato, deberá completarse todo
manualmente.
“Desde” y “Hasta”: Indicar la fecha de inicio del contrato y de fin (si se
conoce)
“Coste”: Indicar el coste la hora que se paga al empleado

66
 A TENER EN CUENTA

Si un empleado no tiene esta información completada no será tenido en cuenta en el proceso de

planificación.

En el caso de que el RP de su empresa esté conectado con ORQUEST, la información referente a los
contratos se actualizará automáticamente. Lo único que tendrá que informar, son las restricciones legales
particulares que puedan afectar al empleado

¿Cómo informar las restricciones legales para un empleado en particular?

Seleccionar la restricción a definir en el

2
desplegable y completar los campos necesarios

La restricción quedará definida y solo se aplicará para este empleado. Pulsando en

“restricciones efectivas”, se muestran todas las restricciones que aplican al empleado. Las

67
informadas en exclusiva en su contrato y las que hereda que han sido informadas en el
diagrama organizativo por RRHH.

Incidencias

Para planificar, es clave tener en cuenta las ausencias de los empleados por distintos motivos:
baja, vacaciones, ausencia justificada, vacaciones, etc. Por ello, es importante registrarlas.

En ORQUEST, hay dos opciones para registrar las incidencias:

1) Menú empleado:

1
4
5

6 Seleccionar el tipo de incidencia

Indicar fecha de inicio y fin de la incidencia

7

Indicar si se desea un comentario

8

68
 2) Calendario de incidencias:

Permite informar las incidencias, visualizando a todo el equipo.

1- ¿Cómo informar una incidencia?: Sitar el cursor en el día donde se quiere indicar la incidencia,
hacer click en el botón derecho del ratón y seleccionar la incidencia del menú disponible.

2- ¿Cómo informar de una incidencia en más de una día?: hacer click en el día de inicio y arrastrar
hasta el día de fin y con el botón derecho asignar
2 la incidencia.

3- ¿Cómo borrar una incidencia?: Seleccionar el día donde está informada la incidencia y hacer
click en el botón derecho y selecciona borrar.

Se muestran contadores de
incidencias por tipo, se
pueden activar en la parte
inferior de la pantalla

Las incidencias informadas se tendrán en cuenta a la hora de planificar y aparecerán tanto, en

el borrador de planificación, como en las asignaciones (borrador definitivo publicado en
asignaciones).

69
Peticiones

Esta funcionalidad permite informar peticiones de días libres, disponibilidad distinta a la habitual
o petición de un turno concreto.

¿Cómo informar las peticiones para que se tengan en cuenta en la planificación?

Hay dos formas de informar las peticiones:

1) Menú empleado:

Tanto el empleado accediendo a ORQUEST, desde el entorno web como el responsable de

planificar podrán informar las peticiones.

10

70
STATUS:

Solicitado: El planificador decidirá en el borrador, si la solicitud será concedida o denegada.

Denegada: La solicitud es denegada, por lo que ORQUEST no la tiene en cuenta a la hora de

generar presencias.

Concedida: Se concede la solicitud. La solicitud se concede si el mismo día en el borrador está

vacío, es decir, no hay asignaciones, día libre…. y el borrador se crea después de la solicitud. En
caso de que el día no esté vacío o el borrador se haya creado antes de la solicitud, la solicitud
cambia automáticamente al estado solicitado.

Día: elige el día de la petición

Seleccione el tipo de solicitud: "Turno", “Disponibilidad” o “Día libre”

Desde y hasta: A qué hora comienza la solicitud y a qué hora finaliza

+ Agregar concepto: haga clic en él para agregar la petición informada

Motivo: escriba por qué el empleado solicitó la solicitud (no es obligatorio)

2) APP Móvil:

Si se usa la App Móvil de ORQUEST, los empleados podrán solicitar peticiones desde esta. En
el apartado de la App Móvil de este manual, se muestra como solicitarlas.

¿Cómo se muestran las peticiones en el borrador de planificación?

Las peticiones informadas, se mostrarán en el borrador de planificación:

1) Estado solicitado:
Se muestra el icono junto al nombre del empleado, y en el día elegido en color verde.

71
 2) Estado concedido:

Se muestra el icono junto al nombre del empleado, y en el día elegido en color gris.

3) Varias peticiones para una semana con estado diferente:

Si hay dos o más peticiones en la misma semana para empleado, con estados diferentes, el
ícono junto al nombre del empleado se mostrará en color verde.

4) Peticiones en conflicto:

Si se concedió una petición, pero hay un conflicto, el icono aparece junto al nombre del
empleado y en el día elegido en color rojo (por ejemplo, el usuario informó un turno diferente
en el mismo día después de que se concedió la solicitud).

Si hay dos o más solicitudes en la misma semana del empleado, y una genera conflicto el icono
mostrado en el nombre del empleado será de color rojo.

72
¿Cómo gestiona el planificador las peticiones en el borrador de planificación?

1) Aceptar peticiones:

Seleccionar la petición

Al conceder la solicitud, el icono aparece en el día en el que se ha solicitado la petición.

2) Denegar peticiones:

73
La petición es denegada y aparece el icono junto al nombre del empleado y en el día elegido en
color verde.

Preferencias de empleados

Esta funcionalidad, permite informar la preferencia de horario que tiene el empleado. El motor
de planificación respetará siempre que pueda esta preferencia frente a la disponibilidad
informada.

1
4

Seleccionar el día para informar la

5 preferencia de horario

Indicar la preferencia de horario

6

Repetir los pasos hasta tener informada la preferencia para

los días necesarios

74
CONFIGURACION DE TIENDA

En el apartado Configuración de tienda, se pueden informar las funcionalidades referentes

a: Horario de tienda, Parámetros de tienda, Roles de empleado, Límites de empelados, Tareas,
Plantilla de necesidades, distribución de empleados y productividad.

A continuación, se muestra cada una de las funcionalidades a informar:

Horario de tienda

Una tienda puede tener períodos de horario distinto en función de la época del año (invierno,
verano, navidad…) y dentro de estos periodos, puede tener diferente horario en función del día
de la semana, o días de apertura especial (Nochebuena, Nochevieja, Black Friday, Semana Santa,
Festivo,…).

Además, el horario de tienda suele estar diferenciado entre el horario en que la tienda está
realizando tareas organizativas a puerta cerrada (horario de inicio y fin) y el horario en que está
abierta al público (horario de apertura/cierre). También, es posible informar un horario de cierre
a medio día.

Para informar el horario, es necesario acceder a Configuración de tienda > Horario de tienda
y seguir estos sencillos pasos:

3
2

1 Indicar un nombre "Todo el año”,

4 "General”, "Navidad", "Verano"…

Indicar el mes y el día en que

5 comienza y termina el período

75
 7
8

Seleccione el “Tipo de día” al que desea asignar el

horario de tienda e indique en “Tipo” Abierto o
9 Cerrado para cada tipo de día

Indicar "Hora de inicio" (entrada del primer

empleado) y "Hora de fin" (del último empleado).
10
"Hora de Apertura" y “Hora de cierre": indicar el
horario de apertura al público

11 Indicar solo si la tienda cierra al

mediodía

12

Repetir los pasos del 8º al 12º, hasta tener definidos dentro del periodo los días que tienen un
horario distinto al de Todos los días.

¿Cómo informar distintos períodos de horario?

Si una tienda tiene períodos de horario distinto en función de la época del año, una vez definido
el horario general que se aplica a la mayor parte del año, se deberá informar un nuevo
periodo indicando la fecha de inicio y fin del periodo y definiendo el horario para los Tipo
día necesarios. Para ello, repetir los pasos del 3º al 12º.
Una vez informados los distintos periodos y dentro de estos periodos, los días con diferente
horario, ORQUEST aplicará el horario informado para cada periodo de manera automática.

76
 A TENER EN CUENTA

Debe repetir el proceso, hasta tener todos los días que tienen diferente horario informados

Si en desplegable listado, no dispone del día especial que necesitas, debe ser creado en el “Diagrama
Organizativo” – “Tipo de día”. Una vez creado podrás asociarle un horario e informarlo en la plantilla de
necesidades

Crear un tipo de día

Si en el listado que hay creado actualmente, y que usas para asignar horario, plantilla de
necesidades, disponibilidad de empleados, productividad, límite de empleados y distribución de
empleados, no dispones del día especial que necesitas, a continuación, se muestra cómo
crearlo.

4
Asignar nombre en “Tipo día” y una
“Prioridad” y pulse en “Aceptar”

77
La prioridad marca el orden de prevalencia del tipo de día con respecto al resto, en caso de que
exista coincidencia de varios tipos de días en un mismo día del calendario.

Si el día no coincide con otro día en el calendario marcaremos una prioridad 3, si coincide y
queremos que este que creamos prevalezca indicaremos un número superior.

Una vez creado el “Tipo de día”. Ahora es el momento de asignarlo en el calendario.

Tras esto, se podrá usar para asignarle un horario, plantilla de necesidades,
disponibilidad de empleados, etc.

Asignar en el calendario un tipo de día

Seleccionar el mes en que se desea indicar

3 el “Tipo de día”

Seleccionar el
tipo de día que
5
desea informar
Hacer doble
4 click sobre el
día especial
que se
quiere
señalizar en
el
calendario.”
6

78
 Para borrar un Día especial asignado en el calendario, basta con hacer doble click en
el día y en el listado que aparece, quitar el del “tipo de día” marcado y pulsar en
“Aceptar”.

Parámetros de tienda

ORQUEST, dispone de una serie de parámetros de configuración que permiten actuar sobre la
planificación, los fichajes, las necesidades y los informes. Para usarlos, deben ser definidos en
el apartado Configuración de tienda > Parámetros de tienda, de la tienda en la que se quiera usar
uno de los parámetros. En el onboarding, se configuran los parámetros necesarios desde el
equipo de Customer Success de ORQUEST. Si necesitará cualquier otro parámetro, contacte
con el equipo de ORQUEST, en support@orquest.com.

A continuación, se muestra como informar un parámetro:

3 Seleccionar el apartado en el que se

4
desea informar el parámetro

Seleccionar el parámetro a informar

Activar el check “Valor” o seleccionar la información necesaria

Los parámetros de planificación activados podrán ser desactivados para generar

turnos en el borrador.

79
Roles de empleado

Permite definir roles de empleado, indicando en qué días y franjas del día debe estar presente
el rol definido en tienda. Estos roles, posteriormente se asignarán a los empleados pertinentes.
Sirve para poder poner en turnos opuestos a dos empleados con el mismo rol.

4
3

Indicar un nombre al rol

5
Seleccionar un color
6

7
1

8
9

Seleccionar el tipo
de día en el que
10 informar el horario
en el que debe estar
presente el rol

11

80
 Informar el horario en el que debe estar presente el rol en tienda

Hacer doble click en la hora de inicio y arrastrar hasta la hora de fin

12

Tras crear el rol, es necesario aplicarlo a los empleados para que se tenga en cuenta a la hora
de planificar sus turnos:

14

Seleccionar el
15 empleado al que
asignar el rol

13 16

17

Activar rol
18

19

81
Límite de empleados

Al margen de la actividad de la tienda, el mero hecho de que la tienda esté abierta implica la
necesidad de un mínimo de empleados trabajando en la misma. Del mismo modo, el tamaño
de la tienda puede imponer unos límites máximos sobre el número de empleados trabajando
en ella, independientemente también de la actividad de esta. ORQUEST proporciona la
posibilidad de definirlos, por tipo día y por franja horaria.

Siempre se debe definir el mínimo de empleados que quiera tener una vez esté abierta la tienda
al público, aunque su venta sea 0.

Por el contrario, el máximo “SÓLO” se debe definir cuando la tienda por su tamaño reducido no
puede tener más de “x” N.º de empleados, porque no caben los clientes.

Seleccionar el tipo de día

4 al que asignar el límite
6

Indicar el mín. de empleados

5

Repetir los pasos hasta tener informados los límites de empleados para los tipo de días
necesarios.

En el caso de tener que informar un límite distinto por franja, añadir las franjas necesarias.

82
Tareas

Existen 3 tipos de tareas:

Las tareas de tipo variable son aquellas que dependen del volumen de ventas / visitas/tickets u
otra medida seleccionada para el cálculo de horas necesarias.

Las tareas de tipo fijo son aquellas organizativas (apertura, cierre, limpieza, etc.) que no
dependen de factores externos y que se informan en la plantilla de necesidades.

Las tareas de tipo “no planificables” son aquellas que el sistema no planifica automáticamente,
ya que son tareas que el planificador asigna en el borrador de planificación manualmente, antes
de lanzar la planificación automática y que no cuentan en la cobertura de las horas necesarias
para la venta.

¿Quién define las tareas?

Las tareas, vienen predefinidas por un catálogo de tareas general de negocio que se informa en
ORQUEST en el momento en el que se realiza el onboarding. Son definidas por el departamento
de operaciones u otro departamento encargado de esta labor en su empresa e informadas en
la funcionalidad Diagrama organizativo> Tareas.

¿Qué puede modificar el planificador en las tareas?

Podrá configurar características especiales de las tareas, como:

1) Prioridad: se trata de una orden de prioridad para que ORQUEST, en el caso de no

contar con los empleados suficientes, priorice a que tarea tiene que asignar un
empleado.
2) Máximo de empleados: Número máximo de empleados que pueden realizar la tarea a
la vez. Por ejemplo, si tengo 2 cajas de cobro no puedo tener a 3 empleados trabajando
a la vez en cajas.
3) Evitar sobrecubrir: Indicar si la tarea se puede sobrecubrir o no, para que en el caso de
que todas las horas necesarias para las tareas estén cubiertas y aún falten turnos que
asignar, el sistema sepa que tareas no debe sobrecubrir.
4) Nivel: Aptitud necesaria para que un empleado pueda ser asignado por ORQUEST a
dicha tarea.

83
¿Dónde puede modificar el planificador las tareas?

Al modificar alguno de los campos, aparecerá marcado en rojo y lo mismo sucederá con el icono
“Editar”, así se puede identificar que tareas han sido modificadas.

84
Plantilla de necesidades

Esta funcionalidad permite definir una plantilla de necesidades que denominaremos

“necesidades fijas u organizativas”, que son aquellas tareas que NO dependen de la venta como
son: la descarga, la tareas de apertura, las tareas de cierre, etc…

Puede definir también, como necesidades fijas, aquellas que, aunque si van a reportar venta
quiere que tengan presencia en unos días definidos, en un horario definido y con un número
de empleados definidos, (turnos nocturnos, caja o cualquier otra tarea que tenga las
características comentadas.).

En el caso, de que informe una de estas tareas en la “Plantilla de necesidades” cuando la tienda
está abierta al cliente, y desea que esa tarea no se tenga en cuenta dentro del mínimo de
empleados que ha definido para la tienda en el “Límite de empleados”, deberá indicar en el
módulo “Configuración del servicio”, en el aparatado “Reglas de productividad”, que el mínimo
de variables es el mismo que ha definido en el “Limite de empleados”.

De esta forma, si tiene un mínimo de 2 empleados siempre y necesita un tercero para la

recepción de mercancía el sistema lo asignará. Si no lo informa, ORQUEST tomará un empleado
del mínimo para la mercancía quedando un empleado de los informados en el “Límite”
disponible para la venta.

¿Cómo crear la plantilla de necesidades?

1
2

Asignar nombre a la plantilla

85
 Seleccionar las
Seleccionar los
6 tareas a
tipos de día en 7 informar
los que se tiene
que informar
las tareas

Hacer doble click en la hora de inicio de la tarea y arrastrar hasta la hora de fin

Para asignar más de un empleado a la tarea, pulse sobre el turno

definido y asigne el número de empleados en la casilla

11 10

Una vez definidos la duración y las personas para las tareas,

pulsar en guardar

Se deberán definir los tipos de días en los que las tareas, aunque siendo las mismas se realizarán
en distinto horario, número de empleados o en los que se incluye alguna tarea no definida en
otros días.

Para facilitar, la configuración de las plantillas, el sistema de la opción de copiar la información

ya definida en un día, pulsando sobre el icono

86
También existe la posibilidad de definir necesidades líquidas.

Las necesidades líquidas son aquellas necesidades con una duración determinada que pueden
realizarse dentro de un rango informado por el usuario.

Por ejemplo:

La tarea ensalada tiene una duración de 2h, y puede realizarse en cualquier momento de la
mañana, por lo que marcará en la plantilla de necesidades la tarea ensalada para que ocupe de
8h a 12h, marcándola como necesidad líquida e indicando 2h.

De esta manera, cuando ORQUEST genere turnos, asignará en algún momento entre las 8h y
las 12h, 2h para la tarea ensalada.

Hacer doble click en la hora de

10 inicio de la tarea y arrastrar hasta
la hora de fin. Hacer click dentro
de la tarea pintada para que se
muestre la opción para marcar
que la tarea es líquida e informar
los minutos que debe durar

12 11

Una vez definidos la duración y las personas para las tareas,

pulsar en guardar y seguidamente en volver

Una vez creadas las plantillas es el momento de asignar los periodos de tiempo en los que se deben aplicar

13

87
 Seleccionar la plantilla e
indicar el periodo de tiempo
14 en el que se deben aplicar

Quedará definido el periodo al que se debe

aplicar la plantilla seleccionada

Para facilitar, la configuración de las plantillas, el sistema da la opción de copiar la

información ya definida en una plantilla, pulsando sobre el icono

Tras copiarla, se deberá asignar el nombre a la plantilla copiada e introducir los cambios en
las tareas y días que sean necesarios.

Finalmente, asignar el periodo al que se debe aplicar la nueva plantilla

Al validar la proyección, el sistema exportará para cada día de la semana las necesidades
fijas informadas en las plantillas de necesidades, teniendo en cuenta los periodos a los que
aplican y lo definido dentro de ellas para cada día. Y se tendrán aplicarán a la hora de realizar
la planificación.

88
 A TENER EN CUENTA

La plantilla de necesidades será informada por el planificador y deberá ser revisada en el caso que haya
cambios ya que esto impactará en la planificación.

En el caso, de que la tienda cambie de horario en una época del año, se deberá crear una plantilla de
necesidades que abarque la fecha en la que la tienda tiene un horario distinto y se deberá definir las
tareas para cada tipo de día.

Si la plantilla a informar para el nuevo periodo es muy similar a la que ya hay informada, el
sistema da la opción de copiar para así editar de manera rápida los cambios a incluir, como son:
Nombre, fecha y tareas:

Distribución de empleados

ORQUEST necesita saber, dado un número de empleados trabajando de forma simultánea,

cómo se deberán distribuir estos empleados en las distintas tareas variables (las que dependen
de la venta). Esto suele venir informado por el dpto. pertinente y el usuario no suele editarlo.

89
 Seleccionar el tipo de día al que aplicar la distribución de empleados

3
Indicar el horario al que debe aplicar
4

Añadir tantas líneas como

empleados e ir indicando la
distribución

Productos/secciones

Se utiliza para indicar a ORQUEST, las secciones que tiene la tienda. Esto viene defino al crear
las tiendas y el planificador no deberá infirmar nada.

Al crear una tienda en el Diagrama de organizativo, ORQUEST creará automáticamente una

sección llamada General en Configuración de la tienda> Secciones.

90
 1

Al crear la tienda en el Diagrama organizativo,

ORQUEST crea automáticamente una sección
denominada “General”.

Como la tienda solo tiene un producto, al acceder al KPI Management, se mostrará información
de la tienda en general.

Si la tienda tiene más secciones, y las medidas de cada sección se consultan por separado y, por
tanto, se quiere mostrar un KPI Management para cada sección, se deberá crear tantos
secciones como secciones tenga la tienda, así se mostrará un KPI Management por sección.

¿Cómo informar más secciones?

Paso 1: Cambiar el nombre General por el nombre de una sección e indicar el outer id de la
sección, que debe ser el mismo que contenga el fichero de medidas que se cargue
habitualmente.

91
 1

Indicar el número de identificación de la sección. Debe ser el mismo que se indica

en el archivo de carga de medidas (CSV) que se cargará periódicamente con los
2 datos actualizados

Cambiar General por el nombre de una sección

3

Paso 2: Crear otras secciones

92
 Número de identificación de la sección. Debe ser el mismo
que se indica en el archivo de carga de medidas (CSV) que se
cargará periódicamente con los datos actualizados
2

Indicar el nombre de la sección

3

Seleccionar las medidas

4

Repetir los pasos hasta que se hayan creado todas las sección

Reglas de productividad

La productividad de los empleados varía en función del nivel de actividad de la tienda. En esta
pantalla el usuario podrá definir la productividad objetivo en función de rangos de venta horaria,
tickets u otro KPI que se desee, de modo que el sistema capture las diferencias de actividad en
la tienda por cada hora. Esto suele estar predefinido por el departamento pertinente de su
empresa, junto con ORQUEST y el planificador no suele editarlo.

93
 Seleccionar el tipo de día al que aplicar la distribución de empleados

3 Indicar el horario al que debe aplicar

4

6
7

Añadir tantas
líneas como sean
necesarias e
informar la
productividad
para cada una de
ellas

94
PLAN DE CONTRATACION

ORQUEST genera el entorno de simulación adecuado para diseñar automáticamente un plan

de contratación anual que permite:

Ahorrar más de un 80% de tiempo en la realización del plan de contratación.

Garantizar que el establecimiento dispone de la estructura de personal ideal ajustada a las
necesidades en cada momento.
Anticiparse a las circunstancias y generar el plan de contratación de personal óptimo.
Identificar el volumen de horas necesario en cada momento ajustándote a la estacionalidad
del establecimiento.
Planificar la contratación con la antelación necesaria para facilitar los procesos de
reclutamiento e incorporación del personal.
Analizar los diferentes escenarios del plan de contratación y el impacto directo que tendrá
cada uno en el negocio.
Controla el presupuesto laboral

El Plan de Contratación se realiza teniendo en cuenta una productividad general de la tienda,

por lo que en primer lugar hay que tener activada esa información en Configuración tienda>
Reglas de productividad.

Seleccionar el Tipo día

Seleccionar la
franja horaria
1

2 4

Insertar filas
Guardar

5 6
Insertar en cada fila
añadida el rango mín. y
máx. y el valor de
productividad

95
También tiene en cuenta el límite de empleados informado en Configuración de tienda > Límites
de empleado.

Añadir las franjas

2 Seleccionar el Tipo
horarias necesarias para
día en la que se
añadir el límite
debe aplicar el límite
que se va a informar

1 Añadir el mínimo de empelados que debe

tener la tienda

El límite de empleados permite informar el número mínimo de empleados que puede tener el
establecimiento una vez abierto al público y cuál es el máximo (el máximo es opcional). Si en las
franjas horarias se indica las 00:00h, el sistema tendrá en cuanta el horario de apertura de la
tienda para aplicar el límite. Podrá informar un límite de empelados distinto para diferentes
tipos de día y franjas horarias.

Una vez que se ha informado la productividad y el límite de empleados, acceder a Plan de

contratación>Parámetros de configuración:

Configurar Parámetros

Para activar el plan de contratación hay que informar una serie de parámetros.

22

11

96
 % de rotación de personal que tiene la tienda..
44

33
Indicar el nº de días necesario
para la formación de una
nueva incorporación. Se
tendrá en cuenta para
descontarlos de la cobertura El programa proporcionará el dato de cobertura de horas
para esos rango para posteriormente definir la
disponibilidad con la que se necesita contratar.
Nº de días que se considera
Como máximo se pueden definir 4 rangos.
novel a un empleado.

Activar si se desea tener en cuenta las horas de los empleados no

contemplar en el plan las horas de los encargados de turno, asistentes, y
gerente.

Activar si hay que tener en cuenta este tipo de horas.

Activar si se desea que el plan se base solo en las necesidades generadas

actualmente. Para visualizar la gráfica de cobertura del año completo, es
recomendable tenerlo desmarcado.

Actívalo si quieres distribuir el horario de trabajo de los empleados de forma

irregular. Si no se activa todas las semanas, se planificarán sus horas
semanales contratadas

Definir objetivo de venta

Con el objetivo de ventas informado, ORQUEST realiza una distribución del este en función del
histórico de la tienda. Hay que tener en cuenta que no se trata de un forecast, sino una
simulación de la contratación a futuro y que ORQUEST realiza la estimación con datos reales.
Si existen periodos en el que la tienda, tiene el horario informado como Cerrado, los empleados
no tienen asociación o contrato en vigor, etc. esto se reflejará en el resultado del análisis
realizado.

Para informar el objetivo de venta, acceder a Plan de contratación>Parámetros de

configuración:

33

1
1 2
2 Indicar el año para el que se va a
realizar el plan de contratación

Introducir el objetivo de venta

44

97
A continuación, el sistema automáticamente genera la distribución del objetivo de venta en base
a las ventas reales históricas de los últimos 3 años.

Si se está de acuerdo con la distribución ofrecida, pulsar en “Guardar”.

Si se desea redistribuir la propuesta, siga los siguientes pasos:

Sirve para modificar el objetivo

informado Muestra la deviación que existe entre el
El sistema recalcula automáticamente el objetivo informado y lo que finalmente
reparto con el nuevo objetivo se acaba distribuyendo, si se realizan
modificaciones manuales en los meses.

Editar el objetivo concreto de un mes,

hacer doble clic sobre la cifra para
editarla

Editar el reparto del

objetivo de un mes
por día

Estado de la cobertura

Tras informar y distribuir el objetivo de venta, se puede acceder a Plan de Contratación -

Estado de cobertura.

2
1 2

98
Permite visualizar en la gráfica el Permite seleccionar Resumen para el periodo de tiempo seleccionado,
estado de la cobertura para la fechas en las que que contiene subrayadas en verde las Horas
todas las franjas o por franja visualizar la Disponibles, subrayadas en rojo las Horas
seleccionada cobertura Necesarias, en la Diferencia entre ambas y la venta

La gráfica compara las horas necesarias
que habrá que cubrir y las disponibles
por parte de la plantilla actual. Al pasar el
puntero del ratón sobre la gráfica se
puede consultar el detalle por día.
En la segunda gráfica se pueden acotar las fechas de la
gráfica principal, si se pulsa y arrastra desde el extremo
para delimitar las fechas a periodos más concretos.

Permite acceder al listado de empleados a los que no se ha podido tener en cuenta para la estimación de horas del
plan de contratación. Cada empleado aparecerá tantas veces como periodos no se le hayan podido planificar. Esto se
debe a que, el Plan de contratación realiza una estimación de cobertura en general, y para ello se simula la
planificación de todos los empleados. ORQUEST avisa de que no se está teniendo en cuenta al empleado en unas
fechas concretas para que se pueda revisarlo. Los motivos más frecuentes que generan esta alerta son la
disponibilidad, asociación a la tienda, contrato en vigor o ausencia de necesidades creadas para un periodo.

Indica los periodos de baja
cobertura o de sobre cobertura
para el periodo general
seleccionado
Muestra la cobertura en porcentaje. El color del campo con
el porcentaje nos permite interpretar si se llega a las horas
necesarias o no: amarillo (sobre cobertura), naranja
(cobertura baja) o rojo (necesario revisar la cobertura). Para
editar los tramos horarios puede realizarse en Plan de
Contratación - Parámetros de configuración.

99
 Permite crear contratos virtuales para analizar que se necesita contratar, cambiar
disponibilidad o contrato de personal de la tienda de forma virtual para ver el
estado de cobertura. Los cambios realizados en este apartado NO MODIFICA los
datos reales de los empleado

Permite modificar el Permite crear Volver a visualizar la

contrato y la empleados ficticios pantalla de estado de
disponibilidad de los para analizar la cobertura con los nuevos
empleados actuales cobertura datos introducidos.

Se podrán incluir todos los cambios deseados hasta tener la simulación de la contratación
esperada. Seguidamente, guardar el plan de contratación. Tendremos disponible esta
información siempre que la necesitemos.

100
 Ver planificaciones guardadas

Todas las planificaciones guardadas estarán disponibles en este apartado para consultarlas en
cualquier momento.

1 2

.
IMPORTANTE

El plan de contratación es una simulación, por lo tanto, los cambios realizados en el mismo no se
aplicarán a los empleados. Una vez realizado, será el usuario quién deberá aplicar cuando sea el
momentos los anexos de contrato, nuevos contratos, disponibilidades y empelados virtuales en el
apartado Gestión de tienda>Personas

101
FICHAJE

Dentro de los servicios ofrecidos por ORQUEST, se encuentra la gestión de fichajes que
permiten a la empresa poder registrar y controlar las presencias oficiales de los empleados.
ORQUEST, ofrece un servicio completo de gestión de fichajes que hace que el proceso de
control de presencial se pueda gestionar de forma fácil y ágil, detectando los fichajes anómalos,
permitiendo introducir modificaciones en los fichajes e imprimir el documento de registro para
que pueda ser firmado por el empleado.

Realización de fichaje

El fichaje en ORQUEST puede realizar de dos maneras:

Empleado itinerante

Usa como dispositivo de fichaje la APP ORQUEST. Para poder fichar con la APP, es necesario
crear un usuario al empleado y asignándole el Rol de empleado itinerante.

1) ¿Cómo crear un usuario?

2
2

1
1

44

33

102
 Indicar el correo electrónico del empleado
55

Activar el check Crear usuario

66

77

El empleado recibirá un correo en el email indicado, con los pasos a seguir para descargar
la aplicación y establecer una contraseña de acceso.

2) ¿Cómo asociar el rol de empleado itinerante para fichar a través de la app?

22

Crear el usuario si el empleado

11 no tiene el usuario creado
anteriormente

Pulsar en editar si el empleado

ya tenía usuario creado

33

44
103
¿Cómo fichar en la APP de ORQUEST?

104
El empleado itinerante también podrá fichar desde el entorno web de ORQUEST.

Hacer click sobre el día en el

Acceder a Registro de fichajes 2 que se desea fichar
Si el empleado tiene que disfrutar de un descanso en el turno trabajado, podrá fichar la hora
1
de salida y la hora de entrada de este.

Hacer click en Inicio trabajo

3

Hacer click en Permitir para geolocalizar la ubicación

4

Si el empleado tiene que disfrutar de un descanso en el turno trabajado, podrá fichar la hora de salida y la
hora de entrada de este. Hacer click en Guardar
5
para registrar el
fichaje

El fichaje de inicio
quedará registrado

105
Si el empleado tiene que disfrutar de un descanso en el turno trabajado, podrá fichar la hora
de salida y la hora de entrada de este.

Hacer click en Inicio

descanso 6

7 Hacer click en
Guardar

El fichaje de inicio de descanso

quedará registrado

Para finalizar el descanso pulsar en

finalizar en la casilla Descanso

Para finalizar el turno de trabajo pulsar en

finalizar en la casilla de trabajo

10
Existe la opción de agregar comentarios sobre los fichajes para que los
tenga en cuenta el revisor de fichajes

Existe la opción de poder informar otra alternativa de fichaje si el

11
fichaje realizado es erróneo para que lo pueda tener en cuenta el
revisor de fichajes

106
 Empleado no itinerante

Usa como dispositivo de fichaje el biométrico ubicado en el establecimiento donde presta

servicio. Estos fichajes llegan a ORQUEST a través de una Api de integración que ofrece un
punto de entrada, un end point web, que permite enviar en un formato particular los fichajes,
con el intervalo temporal deseado. Es interesante enviarlo cada 5 min o 15 min, para tenerlos
en tiempo real y así, conocer que está sucediendo en todo momento.

I M P O R T A N. T E

Todos los empleados a los que se les haya creado un usuario en el apartado Gestión de
empleados>Personas>Editar, podrán tener acceso a la APP Móvil para consultar sus turnos, realizar
peticiones, fichar (solo cuando tengan el rol de empleado itinerante) o ver sus fichajes (cuando no
tengan este rol y fichen desde el biométrico ubicado en el establecimiento)

Revisión de fichajes

Para poder revisar los fichajes, es necesario activar al usuario que tenga que realizar esta tarea
el rol de Revisor de fichaje accediendo a Diagrama organizativo> Usuarios siguiendo los pasos
indicados en el apartado Realizar fichaje.

Una vez que el usuario tiene el rol, debe seguir los siguientes pasos para revisar los fichajes:

107
ORQUEST compone la información recibida de los fichajes y la muestra de la siguiente manera:

Horas trabajadas
Total de horas: horas
efectiva de trabajo + tiempo Descanso
de descanso

Para no tener que revisar todos los fichajes, ORQUEST ofrece alertas en aquellos fichajes que
tienen anomalías referentes a:

Alertas en los fichajes

ORQUEST, mostrará alertas en los fichajes cuando:

➢ Hay diferencias entre el turno asignado y fichado:

Se mostrará el icono de calendario rojo, que indica que el fichaje

no coincide con el turno asignado que tenía el empleado.

➢ El fichaje realizado no respeta una restricción legal:

Se mostrará un icono de exclamación amarillo, que indica que el

fichaje no respeta una restricción legal informada en el sistema
que debe ser respetada.

108
 Si se han incluido comentarios en el fichaje aparecerá en el turno
el icono de conversación. Y si se ha registrado la localización al
realizar el fichaje se mostrará un icono rojo de localización.

Situando el cursor sobre el turno que se desea revisar, aparecerá el siguiente icono
pulsando sobre él, se accede al detalle del fichaje.

Pudiendo, si fuera necesario añadir un nuevo fichaje en el apartado de fichaje consolidado, para
indicar el fichaje correcto y podrá responder comentarios sobre el fichaje que haya incluido el
empleado y también podrá incluir si es necesario nuevos comentarios que el empleado podrá
visualizar.

Marcar como revisado: marca siempre que se modifique un fichaje

c
Turno asignado: Turno publicado en los horarios

Fichaje registrado: Fichaje realizado por el empleado

Fichaje consolidado: Sirve para modificar un fichaje no correcto.

c

Comentarios: añadir comentarios sobre la corrección del fichaje

c

109
Informe de registro de fichajes

Este informe permite ver de forma fácil y rápida para una tienda, en qué dispositivo están
fichando los empleados (siempre y cuándo ORQUEST reciba está información por parte el
cliente en la Api de integración) y, además, permite poder detectar errores generales en los
fichajes realizados (en cuanto a “Registro Duplicado”, “Existe registro de salida, pero no de
entrada” y “No existe el empleado”), para ahorrar tiempo en la modificación de los registros
anómalos. Se trata de un informe opcional, es decir, puede usarse o no, ya que la propia pantalla
de fichaje ya muestra alertas que permite saber de manera fácil que fichajes deben ser
revisados.

El informe de registro de fichajes muestra la siguiente información:

Fecha del día en qué se ha fichado

Id del empleado: identificador del empleado en la empresa

Nombre del empleado: en este campo se muestra el nombre del empleado al que pertenece el
registro del fichaje

Registro: muestra si el registro es de entrada o de salida

Tipo: muestra el tipo de fichaje Trabajo o Descanso.

110
Dispositivo: mostrará el nombre del dispositivo donde haya fichado el empleado, siempre y
cuando el dispositivo tenga asignado un nombre y se envíe la información junto al fichaje.

Error: Se mostrarán los errores detectados en cuanto a fichajes referentes a “Registro

Duplicado”, “Existe registro de salida, pero no de entrada” y “No existe el empleado”.

Distribución del tiempo trabajado

Permite realizar la distribución de tiempo trabajado para cada empleado, diferenciando si es

necesario el tipo de horas entre horas ordinarias, horas complementarias, horas voluntarias,
obteniendo el registro final de las horas realizadas por los empleados. Este registro se puede
imprimir semanal o mensualmente, para que lo firme el empleado. Este informe es opcional,
sólo se usará en el caso de tener que extraer la información del tiempo trabajado por el
empleado, para que el empleado lo firme.

1 2

La distribución del tiempo trabajado puede realizarse de dos maneras:

1) Distribuir en función de la base horaria:

Si se selecciona este tipo de distribución, ORQUEST distribuirá las horas que el empleado ha
trabajado teniendo en cuenta la base horaria, es decir si un empleado con contrato de 40h
semanales y ha trabajado 42h 30m, 40h se distribuirán como ordinarias (horas de contrato) y
las 2h,24m restantes como complementarias.

2) Distribuir todas como horas ordinarias:

Si se selecciona este tipo de distribución, ORQUEST distribuirá todas las horas que el empleado
ha trabajado como horas ordinarias, es decir si un empleado con contrato de 40h semanales
que ha trabajado 42h 30m, se distribuirán todas como ordinarias.

111
APP MOVIL

La APP de ORQUEST permite que los empleados puedan:

Recibir notificaciones en tiempo real.

Visualizar sus turnos de trabajo.
Realizar peticiones de días libres o de disponibilidad y darles seguimiento.
Recibir y aceptar turnos vacantes.
Fichar de manera geolocaliza y dar seguimiento a los fichajes realizados, pudiendo incluir
comentarios en los fichajes que no sean correctos.

Se puede acceder a la app de ORQUEST desde cualquier lugar y en cualquier momento. Es

compatible con los navegadores más usados en tablets y smartphones. Además, la propia APP
cuenta con un apartado de contacto para poder comunicar las posibles incidencias o dudas
técnicas al equipo de soporte de ORQUEST.

Descarga

Según el sistema operativo que tenga el teléfono móvil, se debe descargar la Aplicación desde
App store o desde Play Store.

APP store PLAY STORE

Acceda al App Store en su Acceda al Play store en su
móvil, escriba en el móvil, escriba en el
buscador ORQUEST y pulse buscador ORQUEST y pulse
en para descargar la en para descargar la
aplicación. aplicación.

112
Acceso
Una vez descargada la APP, indicar el
usuario y contraseña, y pulsar en
“Entrar”.
Previamente, habrá recibido en su
cuenta de correo un email con la
información que contiene su usuario y
un enlace para definir la contraseña de
acceso. Este enlace tiene validez de
24h. Si no lo ha recibido consulte con
su responsable.
¿Qué hacer si ha caducado el enlace
para establecer la contraseña de
acceso?
Indique el nombre de usuario (lo habrá
recibido en su cuenta de correo) y pulse
en “Recuperar contraseña”. Recibirá un
nuevo correo con el enlace para
establecer la contraseña.
Funcionalidades

Pantalla de inicio

Al acceder a la APP, se muestra la pantalla principal con la siguiente información y funcionalidades

F I C H A J E F I C H A J E

Fichar de manera geolocaliza y dar seguimiento a los Fichar de manera geolocaliza y dar seguimiento a los
fichajes realizados, pudiendo incluir comentarios en fichajes realizados, pudiendo incluir comentarios en
los fichajes que no sean correctos los fichajes que no sean correctos

N O T I F I C A C I O N E S
P R Ó X I M O S T U R N O S
Información de turnos de trabajo de la semana actual. Acceso a histórico de notificaciones recibidas, leídas y
Pulsando sobre un turno se accede a turnos actuales, no leídas.
pasados y futuros.

D A T O S D E U S U A R I O
Información del usuario, posibilidad de cambiar la
Ú L T I M A S N O T I F I C A C I O N E S contraseña de acceso.
Notificaciones pendientes de leer. Pulsando sobre una
notificación se accede al apartado de la App sobre el
que se refiere la notificación. C O N T A C T O

Comunicar al equipo de ORQUEST, incidencias de

funcionamiento de la APP o mejoras.
MENÚ APP

AYUDA
Botón Acceso a una breve explicación de la aplicación.
Turnos de Menú
Peticiones pantalla Vacantes
trabajo lateral
inicial
MENÚ LATERAL
También se pude acceder a este menú, haciendo scroll
hacía la derecha.
 Fichaje

Sólo podrán realizar el fichaje a través de la App, los empleados que tengan el rol de “Empelado itinerante” activado. El resto de los empleados podrán ver
sus fichajes, pero no podrán fichar.
 Turnos de trabajo

Visualización rápida de turnos de trabajo de la semana actual y posibilidad de visualizar turnos de trabajo pasados y futuros.
 Notificaciones

Recepción de notificaciones de turnos de trabajo (asignaciones publicadas, modificación de asignaciones, turnos disponibles), cambio en el estado de
peticiones y otras notificaciones enviadas por la gerencia.

118
 Peticiones

Solicitud de peticiones de días libres o disponibilidad distinta a la habitual y seguimiento del status (solicitada, concedida o denegada).

119
120
121
 Turnos vacantes

Recepción de turnos vacantes, enviados por la gerencia (turnos de trabajo que no han podido ser cubiertos por motivos de enfermedad, necesidades
productivas, etc.).

122
 Contacto

Posibilidad de comunicar incidencias sobre el funcionamiento o cualquier cuestión que pueda ayudar a mejorar la APP, desde el menú lateral o haciendo
scroll hacia la derecha.

123
 Cambiar contraseña

Posibilidad de cambiar la contraseña de acceso a la App, desde el menú lateral o haciendo scroll hacia la derecha.

124
 Recuperar contraseña

Pasos a seguir si se olvidada la contraseña de acceso a la App de ORQUEST.

125
INFORMES

En esta funcionalidad, ORQUEST permite visualizar distintos informes a nivel tienda, que son de
utilidad para analizar, medir y controlar la productividad, la previsión, las medidas (KPI’s), los
contadores de horas, el rendimiento, los fichajes y las incidencias.

Histórico de Medidas

Este informe, ofrece una comparación entre la previsión, proyección y el real, de la medida (KPI)
selecciona para el periodo de tiempo necesario.

Podemos desplazarnos por la gráfica superior moviéndonos con la rueda que hay en el ratón,
entre los dos botones.

La gráfica de en medio se irá modificando conforme nos desplazamos por la gráfica superior.

Si nos movemos por la parte superior, aparece el detalle de previsiones y ventas del día en el
que situemos el ratón.
Haciendo click en un periodo de la gráfica media nos aparece el detalle en la gráfica superior
para ese periodo. La parte inferior nos muestra los datos reales.

Informe de Productividad

Este informe, muestra para un mes dado, la diferencia entre la productividad proyectada vs la
productividad real, para todos los KPI’s de productividad, por día de la a semana, por semana y
por mes.

El informe se puede exportar a Excel o mostrar en una tabla.

En la vista de la tabla, se puede activar o desactivar una medida pulsando sobre ella en la
cabecera de la gráfica.

127
 Informe de Previsión

Este informe, ofrece para un periodo seleccionado, la sección escogida, el % y número de

error(diferencia) para la KPI (medida) seleccionada comparando lo real vs la previsión y la
proyección, por franja horaria y día.

Informe de Medidas

Este informe, muestra para un día seleccionado, los KPI’s (medidas) alcanzados por franja
horaria y los empleados que han tenido presencias en ese día por franja horaria. Estos datos se
pueden exportar a Excel.

128
 Informe de Contadores

Este informe, permite crear informes, seleccionando los contadores de horas deseados para el
periodo necesario.

Ese informe puede guardarse, exportarse a Excel,

podrán ser editar o borrar.

Informe Registro de fichajes

Este informe, muestra en qué dispositivo están fichando los empleados y, además, permite
detectar errores generales en los fichajes realizados (en cuanto a “Registro Duplicado”, “Existe
registro de salida, pero no de entrada” y “No existe el empleado”), para ahorrar tiempo en la
modificación de los registros anómalos.

129
A continuación, se explican los campos que contiene el informe:

Fecha del día en qué se ha fichado

Id del empleado: identificador del empleado en la empresa

Registro: se muestra si es un registro de entrada o de salida.

Tipo: se muestra el tipo de fichaje (Trabajo o Descanso)

Dispositivo: Se mostrará el nombre del dispositivo donde haya fichado el empleado, siempre y
cuando, el dispositivo tenga asignado un nombre y se envíe la información junto con fichaje a
ORQUEST, a través del API establecida.

Error: Se mostrarán los errores detectados en cuanto a fichajes referentes a “Registro

Duplicado”, “Existe registro de salida, pero no de entrada” y “No existe el empleado”.

Informe de Incidencias

Este informe, permite extraer información por empleado de las incidencias informadas para el
año seleccionado, pudiendo filtrar por las incidencias deseadas. Este informe, podrá ser
exportado a PDF.

130
Este report puede exportarse a PDF:

131
KPI MANAGEMENT

ORQUEST ofrece un KPI Management Premium que permite evaluar de un vistazo los
indicadores de desempeño del negocio. Muestra una vista de Área Manager, donde se puede
visualizar el conjunto de tiendas en comparación con los datos históricos, y entrar al detalle de
cada tienda, mostrando la variación entre los KPI de la zona del Área manager y el país (negocio).
Además, permite informar objetivos para cada tienda para los distintos KPI’s: analizarlos y
controlar si se están cumpliendo.

Esta es una información muy valiosa ayudará a identificar el desempeño del negocio, de una
determinada acción o estrategia, y será clave para tomar decisiones que vayan encaminadas a
lograr los objetivos.

Que es un KPI

Kpi, (Key Performance Indicator), significa indicador de gestión o indicador de rendimiento. En

el caso del retail, los KPI son los indicadores comerciales que nos proporcionan las claves para
una gestión empresarial eficaz.

KPI’s ofrecidos

Los KPI’s mostrados en su entorno de ORQUEST, dependerán de las medidas cargadas

en el sistema (por ejemplo, si no carga tickets no podrá visualizar el KPI de tickets).

CONVERSION RATE
La tasa de conversión es un indicador que representa la efectividad de un punto de
venta para convertir el tráfico/afluencia (demanda o potencial de ventas) en clientes.
Responde a la pregunta: ¿Qué porcentaje de las personas que visitan mis puntos de
venta deciden comprar? Aumentar esta proporción generará ganancias más altas y
seguras que simplemente aumentar el tráfico de clientes, ya que m ás clientes no
significa más ventas.

% de tasa de conversión = Transacciones (Tickets) / Visitantes (footfall)

Ej.: Si hago 75 tickets (transacciones) y he tenido 300 visitantes al día, la tasa de

conversión para ese día es del 25%.

FOOTFALL
Es una métrica que representa el número de visitas que ha tenido la tienda durante un
período determinado. Es un indicador muy importante ya que marca el máximo
potencial de ventas de la tienda. Para medir las entradas / pisadas, la empresa debe
contar con un sistema de contador de personas.

SALES

132
Facturado realizado en un período determinado. Se mostrará con o sin impuestos, dependiendo
de cómo se haya cargado esta medida en el sistema.

TICKETS
Número de transacciones realizadas en cada período.

AVERAGE TICKET
Este indicador muestra el valor promedio de todos los productos/servicios vendidos a los
clientes. Es decir, lo que gasta un consumidor en promedio cada vez que realiza una compra en
la tienda. Incrementar esta métrica también tendrá un impacto muy positivo en la rentabilidad
del establecimiento.

Average ticket = Ventas / Tickets

Ej.: Si realizo 2.000 € de venta y he tenido 100 transacciones, el ticket medio es de 20

€ por ticket. Es decir, he conseguido vender de media a los clientes que han comprado
20 €

UPT
Es la cantidad de artículos en cada ticket de venta y generalmente se llama UPT
(unidades por ticket o unidades por transacción). Indica la capacidad de la tienda para
realizar ventas cruzadas o complementarias.

UPT = número total de unidades vendidas / número total de tickets

Ej.: Si vendo 500 unidades y se han realizado 200 tickets, he obtenido un UPT de 2,5
productos por ticket realizado.

SALES PACE
Este KPI en tienda es importante porque es el que nos muestra la capacidad que está
teniendo la tienda para convertir visitas en ventas. Otra lectura que podemos hacer de
este indicador es que refleja la cantidad de euros que podemos llegar a cada cliente que
visita la tienda, sea en definitiva un comprador o no.

Sales pace = Ventas/footfall(visitas)

Ej.: Si vendo 2000 € y he tenido 150 visitas he conseguido un ritmo de venta de

13,33 €

HOURS
Mostrará las horas invertidas (planificadas) para el periodo seleccionado

PRODUCTIVITY
Esta métrica muestra el rendimiento de los empleados durante las horas de trabajo (su
contribución en las ventas de la tienda). Es decir, el volumen de ventas en la hora dividido

133
entre el número de empleados planificados en tienda. Muy importante para poder saber
en qué momentos son más productivos los empleado de cara a planificación horaria o
para detectar necesidades en el equipo como por ejemplo formación.

Productivity = Ventas/ horas(planificadas)

Ej.: Si vendo 2000 € y he invertido 20 horas, la productividad hora alcanzada es de

100€.

VISIT PER EMPLOYEE

Muestra cuántos clientes son capaces de atender los empleados por hora.

Visit per employee = Footfall (visitas)/ horas(planificadas)

IMPROVEMENT POTENTIAL
Muestra en qué momentos del día la tienda ha tenido un ritmo de ventas más bajo que
lo que suele tener de media, y, por lo tanto, cuánto podría haber vendido si en esos
momentos el ritmo de venta hubiera sido el mismo.

Improvement potential = Footfall hora (ritmo de venta – mediana de ritmo de venta

semana)

CONFIGURACION NECESARIA

Para poder usar el KPI Management Premium, es necesario tener los siguientes roles: KPI Store
Manager, KPI Área Manager.

Un usuario Premium del KPI Managment, por regla general ya será usuario de ORQUEST antes
de usar el KPI Management, por ello, para que funcione hay que realizar una configuración muy
simple.

ROLES

Esta configuración normalmente la realiza el equipo de Customer Success de ORQUEST. A

continuación, se muestran los pasos para asignar los roles, en el caso de que se necesiten
asignar:

134
 2

Buscar al usuario
4

5 Clicar en filtrar

135
 Seleccionar los roles KPI Store manager
y KPI área manager

El usuario podrá visualizar tanto la vista de una única tienda, como la vista del conjunto de sus
tiendas.

MAPEO DE MEDIDAS

El mapeo de medidas sirve, para asociar las medidas informadas por el cliente en ORQUEST, a
las que necesita el KPI Management para calcular algunas medidas:

Esta configuración normalmente la realiza el equipo de Customer Success de ORQUEST. A

continuación, se explica cómo realizarla por si existe la necesidad de mapear nuevas medidas:

Para realizar el mapeo debe accederse a Configuración de negocio> Tipos de Medidas >Mapeo de
medidas:

Seleccionar para cada media en

4 el desplegable la medida con la
que se desea mapear

136
 PARAMETRO DE TIENDA

Este parámetro debe activarse para que funcione el KPI Management. Esta configuración
normalmente la realiza el equipo de Customer Success de ORQUEST. A continuación, se explica
cómo realizarla por si existe la necesidad de mapear nuevas medidas:

El objetivo, es seleccionar los KPI’s que se quiere que muestre el KPI Management. Para informar
el parámetro es necesario ir a Configuración de tienda> Parámetros tienda:

3 4

Seleccionar “KPI Management tipo de medidas”

Seleccionar las medidas a mostrar en el KPI Management

El parámetro ha sido activado

OBJETIVOS

Esta funcionalidad está actualmente en construcción y estará disponible en breve.

USO KPI MANAGMENTE PREMIUM

El KPI Premium, permite analizar los KPI de una tienda o del conjunto de tiendas que gestione
un AM, pudiendo compara la variación en el resultado entre los KPI de la zona del Área manager
y el país (negocio), así como, visualizar la variación con los objetivos marcados para KPI.

137
¿Pará qué sirve cada funcionalidad del KPI?

Seleccionar si se desea ver el

dato de la tienda seleccionada o Seleccionar la tienda
Seleccionar el el de todas las tiendas que a mostrar
periodo a analizar gestiona el perfil logado

Ofrece una vista

diaria y horaria de las
medidas, mostrando
el dato para el
periodo seleccionado
comparando con el
mismo periodo
Objetivo Dato año Media del Media del
histórico y con el
marcado actual área a la país/negocio
objetivo indicado
que
para cada KPI.
pertenece
la tienda

Clicando sobre un KPI, se accede un resumen

acumulado por franja horaria y tipo de día para
el período seleccionado que se muestra en
modo mapa de color y gráficas

Para analizar el detalle, KPI Management Premium ofrece dos vistas:

Vista Tienda

Permite evaluar de un vistazo los indicadores de desempeño de la tienda, comparándolo con

datos históricos, con los datos de la zona a la que pertenece la tienda, del país (negocio) y de
los objetivos informados para cada KPI (indicador comercial).

Dentro de esta vista, la información se muestra en dos formatos:

138
1) Mapa de calor y gráficas

2
3
1
Clicando sobre un KPI, se accede a un
resumen acumulado por franja horaria
y tipo de día, para el período
seleccionado que se muestra en modo
mapa de color y gráficas

Objetivo Dato año Media del Media del

marcado anterior área a la país/negocio
que
pertenece
la tienda

Cuanto más oscuro

Clicando en < >, se
es el color, mayor
puede cambiar de
es el grado de
KPI
desviación frente al
promedio.

El KPI Conversión rate se podrá comparar con las visitas (footfall) que ha
tenido la tienda

139
Al comparar la conversión con el footfall, podemos analizar si para las distintas franjas que
tienen una gran desviación de la media de conversión alcanzada para el periodo analizado, a
mismo footfall lo han aprovechado igual. Permite, plantear acciones o estrategias para mejorar
la conversión en las franjas con mayor desviación.

En esta misma pantalla, el KPI Management también ofrece esta información en gráficos:

KPI Management también ofrece esta información en gráficos.

Compara los datos acumulados de la tienda en el año actual vs el año anterior y

vs al objetivo

Comparar los datos acumulados de la tienda en el año actual vs los datos

acumulados de la zona a la que pertenece la tienda y el negocio (País)
1) Formato tabla

140
En la pantalla inicial, pulsando sobre “Mostrar desglose diario”, se ofrece una vista diaria y
horaria de las medidas en formato tabla:

Clicando en el día se
muestran las medidas por hora

Opción para
exportar a
Excel

141
Ejemplo de exportación de la vista diaria a Excel

Ejemplo de exportación de la vista diaria por horas a Excel

142
Vista Área Manager

Permite evaluar de un vistazo los indicadores de desempeño del conjunto de tiendas del Área
Manager, comparándolo con datos históricos, con los datos de la zona a la que pertenecen la
tiendas del Área Manager, del país (negocio) y de los objetivos informados para cada KPI
(indicador comercial).

Dentro de esta vista, la información se muestra en dos formatos:

1) Gráfica de barras y gráfica de ejes

1 2

Clicando sobre un KPI, se accede a

al detalle de las tiendas en modo
gráfica de barras y gráfico de ejes,

Objetivo Dato año Media de la Media del

marcado anterior zona a la país/negocio
que
pertenecen
las tiendas

Pasando el cursor por la

barras, se muestra un Tooltip,
con los %

Por ejemplo, si vemos la gráfica de ejes

Clicarpara
sobrela conversión:
incremento para mostrar
la misma información en una gráfica
El eje Y, representa el % de conversión alcanzado
deactualmente
ejes para el periodo analizado.

143
El eje X representa la progresión o regresión en conversión en % respecto al histórico para el
periodo analizado.

Pulsando en una tienda en la gráfica de barras o en la gráfica de ejes, se accede al

detalle de la vista de la tienda.

Regresar a la
pantalla
inicial

Clicar sobre “Values per store”, para Clicando en una tienda, tanto en la
regresar a la gráfica de barras gráfica de barras como en la de ejes, se
accede a la vista detallada de la tienda.

Clicar en “All Store” para volver a la vista

de la gráfica de barras

144
2) Formato tabla

1 2

Opción para exportar a

Excel

Clicar sobre una tienda, para acceder al detalle de esta

Clicar en “All stores”, para

regresar a la vista del conjunto
de tiendas

Clicando sobre el día se

accede a la vista horaria

145