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Digitales - SIGED
21 de Junio de 2012
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INDICE
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6.1.1.9. FIRMAR/ENUMERAR .................................................................................................. 41
6.1.1.10. OTROS ......................................................................................................................... 42
6.1.1.10.1. ARCHIVAR ............................................................................................................... 42
6.1.1.10.2. MENSAJERÍA........................................................................................................... 43
6.1.1.11. CAMBIAR FLUJO ........................................................................................................ 44
6.1.1.12. DERIVAR MASIVAMENTE ......................................................................................... 45
6.1.1.13. APROBAR MASIVAMENTE ....................................................................................... 47
6.1.1.14. ARCHIVAR MASIVAMENTE ....................................................................................... 49
6.1.2. PESTAÑA DOCUMENTOS ............................................................................................. 51
6.1.2.1. TRAZABILIDAD DEL DOCUMENTO: ........................................................................ 52
6.1.2.2. ANULAR ....................................................................................................................... 52
6.1.2.3. COPIAR ........................................................................................................................ 53
6.1.2.4. MOVER ......................................................................................................................... 54
6.1.2.5. CAMBIAR FIRMANTE ................................................................................................. 55
6.1.2.6. FIRMAR DIGITALMENTE ........................................................................................... 55
6.1.2.7. REVERTIR FIRMA DIGITAL ....................................................................................... 59
6.1.2.8. EDITAR EN LÍNEA ...................................................................................................... 60
6.1.3. EXPEDIENTES ARCHIVADOS ...................................................................................... 62
6.1.4. CON COPIA RESPUESTA.............................................................................................. 64
6.1.5. CON COPIA CONOCIMIENTO ....................................................................................... 65
6.1.6. ENVIADOS ....................................................................................................................... 66
6.1.7. MENSAJERÍA .................................................................................................................. 68
6.1.8. REPORTES ...................................................................................................................... 70
6.1.9. DOCUMENTOS EN LÍNEA ............................................................................................. 74
6.1.10. DOCUMENTOS POR FIRMAR ................................................................................... 75
6.1.11. CARPETAS DE BÚSQUEDA ...................................................................................... 78
6.1.12. BANDEJAS COMPARTIDAS...................................................................................... 81
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INDICE DE ILUSTRACIONES
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ILUSTRACIÓN 47 – APROBAR UN DOCUMENTO ...................................................................................... 34
ILUSTRACIÓN 48 – APRUEBA Y REENVÍA PARA APROBAR ..................................................................... 34
ILUSTRACIÓN 49 – DEVOLVER DOCUMENTO .......................................................................................... 35
ILUSTRACIÓN 50 – DEVOLVER DOCUMENTO .......................................................................................... 36
ILUSTRACIÓN 51 – DEVOLVER DOCUMENTO CON COPIAS ..................................................................... 36
ILUSTRACIÓN 52 – ADJUNTAR DOCUMENTO .......................................................................................... 37
ILUSTRACIÓN 53 – SE INGRESARA LOS DATOS ...................................................................................... 37
ILUSTRACIÓN 54 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN .................................................................................. 38
ILUSTRACIÓN 55 – VERSIONAMIENTO .................................................................................................... 38
ILUSTRACIÓN 56 – SE ADJUNTA EL ARCHIVO A VERSIONAR .................................................................. 39
ILUSTRACIÓN 57 – MENSAJE DE ALERTA ............................................................................................... 39
ILUSTRACIÓN 58 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................... 39
ILUSTRACIÓN 59 – ENUMERAR ............................................................................................................... 40
ILUSTRACIÓN 60 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................... 40
ILUSTRACIÓN 61 – DOCUMENTO ENUMERADO ....................................................................................... 40
ILUSTRACIÓN 62 – PESTAÑA DOCUMENTOS ......................................................................................... 41
ILUSTRACIÓN 63 – FIRMAR/ENUMERAR ................................................................................................. 41
ILUSTRACIÓN 64 – MENSAJE DE FIRMADO Y ENUMERADO .................................................................... 42
ILUSTRACIÓN 65 – ARCHIVAR ................................................................................................................ 43
ILUSTRACIÓN 66 – ENVÍO A MENSAJERÍA .............................................................................................. 43
ILUSTRACIÓN 67 – SELECCIONAR CLIENTE ........................................................................................... 44
ILUSTRACIÓN 68 – CAMBIAR FLUJO ...................................................................................................... 45
ILUSTRACIÓN 69 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................... 45
ILUSTRACIÓN 70 – DERIVAR MASIVAMENTE .......................................................................................... 45
ILUSTRACIÓN 71 – PANTALLA DE DERIVAR MASIVAMENTE ................................................................... 46
ILUSTRACIÓN 72 – ENVIAR PARA APROBAR AL DERIVAR MASIVAMENTE ............................................. 47
ILUSTRACIÓN 73 – APROBAR MASIVAMENTE ........................................................................................ 48
ILUSTRACIÓN 74 – PANTALLA APROBAR MASIVAMENTE ...................................................................... 49
ILUSTRACIÓN 75 – ARCHIVAR MASIVAMENTE ........................................................................................ 50
ILUSTRACIÓN 76 – PANTALLA ARCHIVAR MASIVAMENTE ...................................................................... 50
ILUSTRACIÓN 77 – SE INGRESÓ USUARIOS A NOTIFICAR Y OBSERVACIÓN ............................................ 51
ILUSTRACIÓN 78 – PESTAÑA DOCUMENTOS .......................................................................................... 51
ILUSTRACIÓN 79 – TRAZABILIDAD .......................................................................................................... 52
ILUSTRACIÓN 80 – MÁS INFORMACIÓN .................................................................................................. 52
ILUSTRACIÓN 81 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................... 53
ILUSTRACIÓN 82 – BÚSQUEDA DEL EXPEDIENTE ................................................................................... 53
ILUSTRACIÓN 83 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................... 54
ILUSTRACIÓN 84 – BÚSQUEDA DEL EXPEDIENTE ................................................................................... 54
ILUSTRACIÓN 85 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................... 55
ILUSTRACIÓN 86 – MENSAJE DE ALERTA ............................................................................................... 55
ILUSTRACIÓN 87 – CAMBIAR FIRMANTE ................................................................................................. 55
ILUSTRACIÓN 88 – MENSAJE DE NUMERACIÓN ...................................................................................... 56
ILUSTRACIÓN 89 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................... 56
ILUSTRACIÓN 90 – DOCUMENTO ENUMERADO ....................................................................................... 56
ILUSTRACIÓN 91 – VISOR DEL DOCUMENTO .......................................................................................... 57
ILUSTRACIÓN 92 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................... 57
ILUSTRACIÓN 93 – CERTIFICADOS ......................................................................................................... 58
ILUSTRACIÓN 94 – DATOS DE LA FIRMA ................................................................................................ 58
ILUSTRACIÓN 95 – USUARIO TOKEN Y CONTRASEÑA TOKEN ................................................................ 59
ILUSTRACIÓN 96 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................... 59
5
ILUSTRACIÓN 97 – MENSAJE SATISFACTORIO ....................................................................................... 60
ILUSTRACIÓN 98 – MENSAJE DE ALERTA ............................................................................................... 60
ILUSTRACIÓN 99 – EDICIÓN EN LÍNEA .................................................................................................... 61
ILUSTRACIÓN 100 – USUARIO Y CONTRASEÑA ...................................................................................... 61
ILUSTRACIÓN 101 – DOCUMENTO WORD ............................................................................................... 62
ILUSTRACIÓN 102 – CONFIRMAR O CANCELAR EDICIÓN EN LÍNEA ........................................................ 62
ILUSTRACIÓN 103 – BANDEJA ARCHIVADOS ......................................................................................... 63
ILUSTRACIÓN 104 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................. 63
ILUSTRACIÓN 105 – MENSAJE EXPEDIENTE REABIERTO ....................................................................... 63
ILUSTRACIÓN 106 – BANDEJA CC RESPUESTA ..................................................................................... 64
ILUSTRACIÓN 107 – REENVIAR CON ACCIÓN TERMINADO ..................................................................... 65
ILUSTRACIÓN 108 – BANDEJA CC CONOCIMIENTO ............................................................................... 66
ILUSTRACIÓN 109 – BANDEJA ENVIADOS .............................................................................................. 67
ILUSTRACIÓN 110 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................. 67
ILUSTRACIÓN 111 – MENSAJE EXPEDIENTE RECUPERADO ................................................................... 68
ILUSTRACIÓN 112 – MENSAJE DE ALERTA ............................................................................................. 68
ILUSTRACIÓN 113 – BANDEJA DE MENSAJERÍA .................................................................................... 69
ILUSTRACIÓN 114 – GENERAL ............................................................................................................... 69
ILUSTRACIÓN 115 – DATOS DE ENVÍO ................................................................................................... 69
ILUSTRACIÓN 116 – DATOS DEL CARGO ............................................................................................... 70
ILUSTRACIÓN 117 – DOCUMENTOS ........................................................................................................ 70
ILUSTRACIÓN 118 – REPORTES ............................................................................................................. 71
ILUSTRACIÓN 119 – PANTALLA DE REPORTES ...................................................................................... 71
ILUSTRACIÓN 120 – DOCUMENTOS EN LÍNEA ........................................................................................ 74
ILUSTRACIÓN 121 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................. 75
ILUSTRACIÓN 122 – DOCUMENTOS POR FIRMAR ................................................................................... 76
ILUSTRACIÓN 123 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................. 76
ILUSTRACIÓN 124 – DOCUMENTOS POR FIRMAR MASIVAMENTE ........................................................... 77
ILUSTRACIÓN 125 – ALMACÉN DE CERTIFICADOS ................................................................................. 77
ILUSTRACIÓN 126 – DATOS DE LA FIRMA .............................................................................................. 78
ILUSTRACIÓN 127 – MENSAJE DE CONFIRMACIÓN ................................................................................. 78
ILUSTRACIÓN 128 – CARPETAS DE BÚSQUEDA ..................................................................................... 79
ILUSTRACIÓN 129 – CARPETAS DE BÚSQUEDA CREADAS ..................................................................... 79
ILUSTRACIÓN 130 – REGISTRO DE CARPETAS DE BÚSQUEDA .............................................................. 80
ILUSTRACIÓN 131 – RESULTADO DE CARPETA DE BÚSQUEDA ............................................................. 81
ILUSTRACIÓN 132 – BANDEJAS COMPARTIDAS ..................................................................................... 82
ILUSTRACIÓN 133 – BANDEJAS COMPARTIDAS ..................................................................................... 82
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1. Ingreso al Sistema
Intranet:
A continuación, debe seleccionar el enlace “Para ingresar al SIGED, haga clic aquí”.
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Ilustración 2 - Ingreso por Intranet
Dirección Web :
Deberá acceder al siguiente link: http://siged.osinerg.gob.pe/siged/ , donde se solicitará su
usuario, contraseña y el rol con que iniciará sesión.
Sistemas OSINERGMIN:
Deberá acceder al siguiente link https://sistemas.osinerg.gob.pe/ , donde se solicitará su
usuario y contraseña.
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Ilustración 4 - Ingreso por Sistemas OSINERGMIN
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tomada sobre un documento. Para acceder al detalle de un documento, debe seleccionar
el link “Ver Documento”.
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Ilustración 8 – Cerrar sesión
2. Configuración de la bandeja
2.1. Vistas
El sistema administra dos tipos de visualización de bandejas: Con Detalle y Sin Detalle. Para
acceder a esta configuración, deberá seleccionar el ícono que se encuentra ubicado en la
parte superior derecha de la pantalla principal del sistema.
Ilustración 9 – Vistas
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2.1.1. Vista sin Detalle
El sistema mostrará el detalle del documento en una nueva pestaña, indicando el número
de expediente seleccionado.
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Para guardar configuración, debe seleccionar el ícono y seleccionar la opción
“Guardar Config”, tal como se muestra en la siguiente imagen:
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2.3. Filtros
Nos permite filtrar documentos de cualquier bandeja. Los valores del campo columna
dependen de las columnas que están configuradas en la bandeja para que se muestren (las
columnas ocultas no se visualizaran). Se debe seleccionar una bandeja en particular (por
ejemplo la Bandeja de Expedientes), seleccione la barra de filtro debajo de la columna
deseada para filtrar, tal como se muestra en la siguiente imagen:
Ilustración 14 – Filtros
El sistema nos mostrará la ventana “Filtro” con la columna elegida, se deberá colocar en el
campo “Valor” el dato buscado y seleccionar el botón “Filtrar”.
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Finalmente el sistema mostrará el resultado del filtro, tal como se muestra en la siguiente
figura. Esta funcionalidad puede ser aplicada en cualquier bandeja del sistema.
El sistema nos mostrará la ventana “Filtro”. Debe seleccionar sólo una opción del campo
Columna (la lista de columnas se refleja de las columnas mostradas en la bandeja),
Condición e ingresar el valor buscado. De acuerdo a la selección el sistema ejecutará el
filtro.
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Para agregar más reglas de filtro debe pulsar el ícono . Solo se podrán agregar hasta
10 filtros para realizar las búsquedas específicas. Veamos el siguiente ejemplo,
ingresaremos 3 reglas de filtro, DOCUMENTO, ASUNTO y CLIENTE:
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Para finalizar en la siguiente regla CLIENTE, ingresaremos PRUEBA en el c ampo “Valor”,
luego se seleccionará la opción “Filtrar”.
3. Novedades
3.1. Sección Novedades
Esta opción nos permite visualizar la cantidad de expedientes según su estado actual.
También nos brinda acceso a la bandeja de expedientes, para ello debe seleccionar el enlace
“Ir a Mis Expedientes”:
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Ilustración 23 – Novedades
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Esta opción nos permite visualizar o descargar documentos, como por ejemplo Boletines de
usuario, Plantillas de documentos, etc. Para obtener los documentos, se debe seleccionar la
opción “Descargar”.
4. Búsquedas
4.1. Simple
Las búsquedas simples se realizan por tres (03) criterios: número de expediente, algún texto
del asunto (documento o expediente) o número del documento. Para realizar la búsqueda se
deberá ingresar uno de los criterios mencionados en la caja de texto, ubicada en la zona
superior izquierda del sistema y luego seleccionar el botón o presionar el teclado “Enter”.
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Por ejemplo, si se digita la palabra “carta”, el sistema mostrará todos los documentos que
contengan en alguno de sus campos la palabra “carta”.
4.2. Avanzada
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Ilustración 29 – Pantalla de Búsqueda Avanzada
Al presionar la opción “Buscar con todas las coincidencias”, se refiere a que el resultado de la
búsqueda depende de todas coincidencias de los criterios de búsqueda.
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Ilustración 30 – Resultado de Búsqueda Avanzada
4.3. Seguridad
Al realizar la búsqueda de expedientes, podrá ser visualizado según como se encuentre
configurado el nivel de acceso de dicho proceso.
- Confidencial a nivel de proceso: sólo los participantes del proceso y jefes de los
participantes del proceso.
- Confidencial a nivel de expediente: sólo los usuarios que figuran en la trazabilidad del
expediente (incluyen las copias). También debe permitir visualizar a los jefes de los
usuarios mencionados.
- Confidencial: sólo los usuarios que figuran en la lista de participantes confidenciales y los
jefes de los usuarios mencionados.
- Sin restricción: Todos los usuarios pueden visualizar los documentos.
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Ilustración 31 – Mensaje de Nivel de Acceso
Esta opción nos permite añadir un nuevo documento a un expediente existente (haciendo
referencia a éste) o crear un expediente nuevo.
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Se deberá ingresar el nombre del proceso al cual se desea referenciar el documento a
registrar, el sistema mostrará por defecto el responsable correspondiente al proceso
seleccionado, permitiéndonos cambiar de destinatario.
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Ilustración 34 – Ingresando datos del Documento
Para registrar el nombre del cliente al cual está asociado el documento, se deberá
seleccionar el tipo de documento de identificación (DNI, RUC u otro), e ingresar el número
de identificación, nombre o razón social, dependiendo del tipo de documento
seleccionado, estos datos deben ser ingresados en el campo “Nro. Doc Identididad”.
Luego de seleccionado el cliente, se mostrará datos como: dirección, ubigeo, teléfono y
correo electrónico.
Para finalizar con el registro del documento, se deberá adjuntar la plantilla (según el tipo
del documento) o archivos al documento, haciendo clic en el botón “Adjuntar”.
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Ilustración 36 – Adjuntar archivo
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Ilustración 37 – Ventana para asociar a otro expediente creado
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5.2. Referenciar un Nuevo Documento para a un expediente existente
Se deberá ingresar por lo menos uno de los criterios de búsqueda y luego seleccionar la
opción “Filtrar”.
El sistema muestra una relación de expedientes que coinciden con los criterios de búsqueda
ingresados, en el que se deberá seleccionar el expediente a referenciar. Luego el sistema
cargará los datos del expediente y del cliente en el registro principal del Nuevo Documento.
Luego de ingresado todos los datos, se debe adjuntar la plantilla (según el tipo del
documento) o archivos anexos al documento, seleccionando la opción “Adjuntar”.
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Ilustración 40 – Pantalla de registro de Documento referenciado
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Ilustración 41 – Cargo del Documento referenciado
6. Bandeja de Expedientes
Esta opción lista los documentos que son asignados al usuario y que se encuentran pendientes de
atención. Entre paréntesis se visualiza la cantidad de expedientes que no han sido leídos.
Aquí se detalla las opciones para administrar los documentos que se encuentran en la
Bandeja Expedientes. Se encuentra distribuido en las pestañas General y Documentos, como
se muestra en la siguiente pantalla:
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6.1.1. Pestaña General
En la parte superior derecha del detalle, se visualiza los datos del expediente: Nro. de
Expediente, Proceso al cual pertenece y el nombre del Cliente.
6.1.1.1. Reenviar
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Al seleccionar el botón “Aprobar” el sistema mostrará por defecto en el campo “Para”
el nombre del usuario que remitió el documento, como se muestra en la siguiente
pantalla.
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6.1.1.4. Devolver
35
Ilustración 50 – Devolver Documento
el icono . El sistema indicará la fecha de envío, el usuario que envió, el usuario que
lo recibió y la acción con que fue enviada. Tal como se muestra a continuación.
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6.1.1.6. Adjuntar
Para adjuntar los archivos relacionados, debe seleccionar el botón Adjuntar, ubicado
en la parte superior izquierda de la ventana.
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Finalmente, para adjuntar el documento al expediente, se debe seleccionar la opción
“Registrar Documento”, donde se mostrará el siguiente mensaje:
6.1.1.7. Versionar
Esta funcionalidad permite visualizar los diferentes archivos por documentos del
expediente, que pueden ser versionados (modificados). Por ejemplo, tenemos los
documentos mostrados en la siguiente imagen.
Ilustración 55 – Versionamiento
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Ilustración 56 – Se adjunta el archivo a versionar
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6.1.1.8. Enumerar
En esta funcionalidad el usuario puede visualizar los documentos del expediente que
faltan enumerar. Se deberá seleccionar los documentos a enumerar y luego
seleccionar la opción “Aceptar”.
Ilustración 59 – Enumerar
40
Una vez enumerado por el usuario, el documento será visualizado con su respectivo
número en la pestaña “Documentos”.
6.1.1.9. Firmar/Enumerar
Ilustración 63 – Firmar/Enumerar
41
Ilustración 64 – Mensaje de Firmado y Enumerado
6.1.1.10. Otros
6.1.1.10.1. Archivar
Para finalizar con el cierre del expediente, es necesario colocar una observación o
motivo, ya que en caso de que no se ingrese, el sistema mostrará un mensaje
indicando: “Debe ingresar el campo Observación”. Luego seleccionar el botón
“Archivar”.
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Ilustración 65 – Archivar
6.1.1.10.2. Mensajería
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Para enviar el documento se debe de mover del recuadro izquierdo al derecho
(lista de documentos que serán enviados a mensajería), seleccionando el ícono
. Los tipos de documentos que pueden ser enviados a mensajería son: Oficio,
Resolución, Resolución Gerencia Hidrocarburos, Cedula de Notificación y Sobre
Cerrado. Deben estar previamente enumerados. En caso de que el documento no
haya sido enumerado, se mostrará el siguiente mensaje: “El tipo de documento
seleccionado, MEMORANDUM - .s/n, no puede ser enviado a Mensajería”.
Sólo se podrá cambiar de flujo, a aquellos expedientes que se hayan configurado los
flujos previamente, esto en coordinación con la gerencia asociada.
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A continuación se muestra una ventana, donde deberá ingresar los campos:
En caso que los documentos sean derivados para la aprobación del usuario, se deberá
seleccionar la opción “Para Aprobar”.
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Ilustración 72 – Enviar Para Aprobar al Derivar Masivamente
Para realizar el envío de los documentos, es obligatorio el ingreso del nombre del
usuario en el campo PARA, el ingreso de información en los otros campos son
opcionales. Finalmente se deberá seleccionar la opción “Enviar” para derivar los
documentos.
Ésta opción es usada para aprobar varios documentos en una sola acción a un
determinado usuario. Para ello, se debe seleccionar los documentos pendientes de
aprobación y seleccionar el botón “Derivar/Aprobar Masivamente” ubicado en la parte
superior de la bandeja de expedientes.
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Ilustración 73 – Aprobar Masivamente
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Ilustración 74 – Pantalla Aprobar Masivamente
Para realizar el envío de los documentos, es obligatorio el ingreso del nombre del
usuario en el campo PARA, el ingreso de información en los otros campos son
opcionales. Finalmente se deberá seleccionar el botón “Enviar” para derivar los
documentos.
49
Ilustración 75 – Archivar Masivamente
50
Ilustración 77 – Se ingresó usuarios a notificar y observación
51
Adicionalmente tenemos la posibilidad de realizar las siguientes acciones con el
documento: Visualizar la trazabilidad del documento y sus observaciones, Anular (eliminar
el documento del expediente), Copiar (realiza una copia del documento en uno o más
expedientes), Mover (mueve un documento de un expediente a otro), Cambiar Firmante,
Firmar Digitalmente, Revertir Firma Digital y Editar en Línea. Para ello debemos
seleccionar clic derecho sobre el tipo de documento.
Ilustración 79 – Trazabilidad
…Más Información: Esta opción permite visualizar las observaciones del documento,
digitalizado al registrar documento desde Mesa de Partes o Usuario final; a su vez
muestra el creador, el nombre del archivo, las versiones y la fecha de creación.
6.1.2.2. Anular
Esta funcionalidad nos permite, eliminar un documento del listado de documentos del
expediente. Se mostrará un mensaje de confirmación de la anulación. Si
seleccionamos “Aceptar”, el documento se eliminará del expediente. Si el documento
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que se desea anular es el único documento del expediente, el expediente también
será anulado.
6.1.2.3. Copiar
53
Ilustración 83 – Mensaje de confirmación
6.1.2.4. Mover
54
.
55
confirmación. Si selecciona el botón “Aceptar”, continuará con el proceso de la firma
digital.
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Ilustración 91 – Visor del Documento
57
Ilustración 93 – Certificados
58
Para validar la firma digital, el sistema nos solicitará ingresar el usuario y contraseña.
Luego de ingresar los datos, seleccionaremos “Ok”, y el documento será firmado
digitalmente y convertido en formato “.pdf”.
Para ello se debe seleccionar clic derecho sobre el archivo, seleccionar la opción
“Revertir Firma Digital” y el sistema nos mostrará un mensaje de confirmación. Si
seleccionamos “Aceptar”, el sistema procederá a revertir la firma digital.
59
Ilustración 97 – Mensaje satisfactorio
Si se desea revertir una firma digital de en un archivo con extensión “.doc” o “.docx”,
el sistema nos mostrará el siguiente mensaje:
Solo se podrá revertir una firma digital si el archivo tiene una extensión “.pdf”.
Cualquier archivo con extensión “.doc” o “.docx” que se le aplique una firma digital, se
convierte en extensión “.pdf”.
Para ello se debe seleccionar clic derecho sobre el archivo y seleccionar la opción
“Editar en Línea”. El sistema nos mostrará el siguiente mensaje y una ventana de
“Seguridad de Windows”, seleccionamos el botón “Cancelar”.
60
Ilustración 99 – Edición en Línea
y cerrar documento.
61
Ilustración 101 – Documento word
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Ilustración 103 – Bandeja Archivados
Reabrir:
Esta funcionalidad nos permite reabrir expedientes archivados por un usuario. Para ello se
debe seleccionar un documento de la bandeja y seleccionar la opción “Reabrir” y el
sistema mostrará un mensaje de confirmación. Si se selecciona la opción “Aceptar”, el
sistema reabrirá el expediente y lo mostrará en la bandeja “Expedientes”.
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6.1.4. Con Copia Respuesta
En ésta bandeja se listan los documentos que han sido enviados a un usuario solicitando
una respuesta. Desde una copia respuesta los usuarios pueden tomar cualquier acción
sobre el expediente, como: reenviar, devolver, trazabilidad, adjuntar un nuevo documento,
enumerar, firmar, versionar y enviar a mensajería.
Para hacer uso de ésta funcionalidad se debe seleccionar la bandeja “CC Respuesta” del
menú “Documentos” donde se mostrará la siguiente pantalla:
64
Ilustración 107 – Reenviar con acción Terminado
En esta bandeja se listan los documentos informativos, que han sido enviados a un
usuario como Copia y/o Destinatario opcional al momento de registrar el nuevo documento
(generado desde Mesa de Partes).
Para hacer uso de esta funcionalidad debe seleccionar la bandeja “CC Conocimiento” del
menú “Documentos”, donde se mostrará la siguiente pantalla:
65
Ilustración 108 – Bandeja CC Conocimiento
6.1.6. Enviados
En esta bandeja se muestran todos los documentos en la que el usuario ha enviado a otro
usuario (reenviar, aprobar, devolver). En esta bandeja se tiene las opciones de
Trazabilidad y Recuperar.
66
Ilustración 109 – Bandeja Enviados
Recuperar:
Esta funcionalidad nos permite recuperar un documento que ha sido enviado a un usuario,
siempre y cuando el destinatario principal, destinatario para respuesta y destinatario para
conocimiento no hayan leído o trabajado el documento. Si el usuario revisó el documento
desde una notificación de correo electrónico, tampoco será factible recuperar el
documento.
Para ser uso de ésta funcionalidad debe seleccionar la opción “Recuperar”, el sistema
enviará un mensaje de confirmación. Si se selecciona la opción “Aceptar”, el sistema
recuperará el documento enviado, mostrándolo en la bandeja “Expedientes”
67
Ilustración 111 – Mensaje Expediente Recuperado
6.1.7. Mensajería
En esta bandeja podremos observar todos los documentos que han sido enviados a
Mensajería, en donde se podrá realizar consultas o seguimiento de estos documentos. Los
datos se van actualizando en el momento que el Modulo de Mensajería va ingresando los
datos. Para hacer uso de ésta funcionalidad se debe ingresar a la bandeja “Mensajería”
del menú “Documentos” y se mostrará la siguiente pantalla:
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Ilustración 113 – Bandeja de Mensajería
Datos de envío: Muestra a detalle los datos de envío del documento para su notificación.
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Datos del Cargo: Se muestra la información del cargo del documento notificado.
6.1.8. Reportes
Para acceder a ésta funcionalidad se debe seleccionar la opción “Reportes” del Menú
“Documentos” y el sistema mostrará la siguiente pantalla:
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Ilustración 118 – Reportes
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1. Carpeta “Reportes Diarios” y Sub carpeta “Estadísticos”.
REP01-Expedientes en Proceso o archivados en una Gerencia.
Reporte que muestra todos los documentos reenviados por uno o más usuarios de
un área
REP03-Documentos Registrados en MP
Reporte que muestra todos los documentos que han sido registrados por alguna o
todas las Oficinas Regionales y/o mesa de partes.
Este reporte muestra todos los documentos registrados por un área o gerencia en
un determinado periodo de tiempo.
Reporte que muestra las reclamaciones realizadas por los usuarios registrados en
el SIGED.
Reporte que muestra todas las denuncias registradas en las Oficina Regionales
dirigidas a la GHFL.
Reporte que muestra el total de documentos recibidos por área agrupado por año.
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REP09-Reporte de notificaciones de solicitudes de información
Reporte que muestra las solicitudes de información, pedidas por los usuarios en
Mesa de Partes y además si ya se notificó lo solicitado.
Reporte que muestra los documentos enumerados por una Gerencia u Oficina
Regional.
Reporte que muestra los documentos firmados por una Gerencia u Oficina
Regional.
Reporte que muestra el total de documentos registrados por algún o todos los
usuarios en una oficina Regional.
Reporte que muestra el total de documentos registrados por día y hora en MP.
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REP05- Total de documentos registrados por mes en MP
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Para confirmar las ediciones en línea, se debe seleccionar el documento y luego
seleccionar el botón “Confirmar”, el sistema mostrará un mensaje de confirmación. Si
selecciona la opción “Aceptar”, se actualizará los documentos y desaparecerá de la
bandeja “Documentos en Línea”, caso contrario, los cambios quedan descartados.
En ésta bandeja se listaran los documentos pendientes por firmar digitalmente. El sistema
permite al usuario firmar digitalmente masivamente los documentos. Sólo se listaran en
esta bandeja los documentos que hayan sido enumerados. Para acceder a ésta
funcionalidad se debe seleccionar la bandeja de “Documentos Por Firmar” y nos mostrará
la siguiente pantalla:
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Ilustración 122 – Documentos por Firmar
Se seleccionará con un check los documentos que se desee firmar digitalmente, luego se
presionara el botón “Firmar Documentos” y aparecerá el mensaje “Desea firmar los
documentos seleccionados?”, se presionara “Aceptar” si se desea confirmar la firma, en
caso contrario se presionara “Cancelar”.
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Ilustración 124 – Documentos por firmar masivamente
Luego de darle clic en el nombre del usuario del token, en caso se mostrara la siguiente
pantalla en el cual se ingresaran los campos Razón y Gerencia/Oficina.
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Ilustración 126 – Datos de la Firma
Al finalizar las firmas, nos mostrara los archivos que se han firmado con su respectivo
número de expediente al que pertenece en el siguiente mensaje:
Esta opción es usada para almacenar las búsquedas, ordenándolas en carpetas. Para
acceder a ésta funcionalidad, se debe desplegar la opción “Carpetas de búsqueda” del
Menú “Documentos”.
78
Ilustración 128 – Carpetas de Búsqueda
Para crear una nueva carpeta de búsqueda se debe seleccionar la opción “Crear carpeta”,
donde se mostrará la siguiente pantalla:
79
Ilustración 130 – Registro de Carpetas de Búsqueda
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Ilustración 131 – Resultado de Carpeta de Búsqueda
Para modificar la carpeta de búsqueda, se debe seleccionar clic derecho sobre la carpeta
y seleccionar la opción “Modificar”, el sistema mostrará la ventana “Registro de Carpeta de
Búsqueda”, finalmente modifique el criterio de búsqueda y seleccione la opción
“Actualizar”.
Desde éste módulo se podrá administrar la bandeja de expedientes de los usuarios que le
han compartido su bandeja de expediente. Para acceder a ésta funcionalidad, se debe
desplegar la opción “Bandejas Compartidas” del Menú “Documentos”.
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Ilustración 132 – Bandejas Compartidas
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