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ACTIVOS FIJOS
Versión 6.00
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fabricantes.
ÍNDICE GENERAL
Acerca de esta Guía 1
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1
Audiencia .................................................................................................................................. 1
Conocimiento Necesario ............................................................................................ 1
Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 1
Documentación Adicional ........................................................................................................ 2
Activos 71
Nota Introductoria ................................................................................................................... 71
Activos Fijos ........................................................................................................................... 71
Función especial........................................................................................................ 73
Manejo de Activos Fijos ........................................................................................... 74
Funciones especiales ................................................................................................. 75
Mejoras.................................................................................................................................. 109
Funciones especiales ............................................................................................... 110
Manejo de Mejoras ................................................................................................. 112
Registro de Acciones ............................................................................................................. 140
Funciones especiales ............................................................................................... 141
Manejo del Registro de Acciones ........................................................................... 142
¿Cómo aprobar acciones? ....................................................................................... 148
¿Cómo deseleccionar las acciones? ........................................................................ 149
Consultas! 151
Nota Introductoria ................................................................................................................. 151
Manejo de Consultas ............................................................................................... 151
Reportes 157
Nota Introductoria ................................................................................................................. 157
Depreciación de Activos ....................................................................................................... 157
Por Código de Activo .............................................................................................. 158
Por Tipo de Activo .................................................................................................. 163
Por Centro de Costo ................................................................................................ 169
Revaluación de Activos ......................................................................................................... 175
Valoración de Activos ........................................................................................................... 177
Índices Faltantes para Revaluación ....................................................................................... 180
Procesos 189
Nota Introductoria ................................................................................................................. 189
Depreciación Mensual .......................................................................................................... 190
Revaluación de Activos ........................................................................................................ 195
Retiro de Activos .................................................................................................................. 198
Recálculo de Acumulados .................................................................................................... 203
Generación Depreciaciones Históricas ................................................................................. 204
Aplicación de Acciones ........................................................................................................ 206
Reversión de Depreciaciones ................................................................................................ 208
Cambio Estado ...................................................................................................................... 211
Funciones Especiales .............................................................................................. 212
Glosario 285
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Activos Fijos le permite al usuario, controlar de una manera
más fácil, los activos fijos que forman parte de la empresa, así como las
depreciaciones y revaluaciones que los afecten.
AUDIENCIA
Esta guía va dirigida a aquellas personas que van utilizar el módulo de
Activos Fijos como ayuda al manejo y control del inmobiliario de la
empresa, y además para personal que requiera realizar movimientos que
impliquen cambios relacionados con los activos fijos desde módulos
auxiliares.
CONOCIMIENTO NECESARIO
Para entender el funcionamiento lógico del módulo de Activos Fijos es
necesario que el usuario tenga conocimiento amplio del ciclo contable en lo
referente a lo relacionado con los activos fijos, y del manejo de los módulos
de Exactus relacionados con el ciclo mismo como lo es Contabilidad
General.
CONVENCIONES UTILIZADAS
A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en este manual.
A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en esta ayuda sensible al contexto.
Característica Se refiere a...
Negrita Especial Texto que se desea recalcar
DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este módulo.
Si desea conocer de... Refiérase a...
Seguridad de Exactus Manual de Administración del Sistema
Configuración de Exactus Manual de Configuración del Exactus.ini
Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema
Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema
Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema
Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema
Funcionamiento básico Manual Básico de Exactus ERP
Manejo del Cargador Dinámico Manual de Cargadores Dinámicos
NOTA INTRODUCTORIA
Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Activos Fijos. Se
detalla:
Las Características de Activos Fijos.
El manejo general del sistema.
La ejecución de funciones estándar del sistema Exactus.
Los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Activos Fijos.
Definiciones.
CARACTERÍSTICAS
Entre las cualidades más importantes de este módulo están:
1) Interfaz gráfica y amigable en Microsoft Windows.
2) Manejo fácil y seguro de las depreciaciones y revaluaciones de los
activos.
3) Compatibilidad con Microsoft Excel para generación de reportes.
4) Totalmente operacional en redes (sistema multiusuario).
5) Fácil configuración de opciones propias del módulo.
6) Fácil proceso de consulta sobre históricos de depreciaciones y
revaluaciones de los activos fijos.
7) Permite la generación de reportes y listados para cualquier período de
una manera rápida.
8) Permite la generación y visualización de asientos contables, según el
tipo específico de movimiento.
BENEFICIOS
Los principales beneficios se enumeran a continuación:
1. Maneja en forma centralizada el control exacto de los activos para su
respectiva clasificación, depreciación o valoración, dejando al usuario
la actividad de toma física.
2. Ofrece al cliente la ventaja de poder agilizar la generación de
documentos mediante reportes de fácil entendimiento, generados a
partir de cualquier rango de tiempo y tipo de activos de una manera
rápida.
3. A nivel general le proporciona al usuario la posibilidad de obtener las
valoraciones reales de los activos para llevar un estricto control sobre
las posibles acciones a tomar respecto a los activos, como su
respectivo desecho, actualización o venta.
4. El manejo de la depreciación se puede hacer utilizando diferentes
métodos para su respectivo cálculo y revaluación de los activos fijos
de la empresa, dando diferentes opciones para dichos cálculos
dependiendo del tipo de activo y contabilidad que lleve la empresa.
5. La posibilidad de integrar los módulos de Activos Fijos,
Contabilidad General y Compras permite que en forma
automática se repliquen los asientos contables de los movimientos
realizados por la depreciación y revaluación de los activos fijos de la
empresa dando a la empresa consistencia y constante actualización en
la contabilidad general.
DEFINICIONES
ACTIVO FIJO
Las empresas utilizan en sus actividades activos de naturaleza duradera y de
largo plazo. Estos activos son conocidos como activos fijos, los cuales
DEPRECIACIÓN
La depreciación es el método de asignar el costo de un activo fijo, menos el
valor de salvamento (si lo hay), en la vida útil del activo de una manera
racional y sistemática. Lo anterior se hace para realizar la asignación contable
entre el ingreso producido por el activo y el costo de los ingresos
(depreciación). Se dice que es una estimación porque no se puede saber con
certeza cuánto se desgasta un activo, pero se debe tener un parámetro para
establecer los gastos.
La asignación del costo del activo dependerá de la base para la depreciación,
la estimación de la vida útil y el método de depreciación.
La base de la depreciación del activo es igual al costo original del activo
menos el valor de salvamento (el valor asignado al activo al finalizar su vida).
La vida útil es el número de meses, años o días que se estima un activo durará
en depreciarse.
Los métodos de depreciación determinan como se asignará el costo del activo
en el tiempo. Hay varios métodos, por ejemplo, el método de línea recta, suma
de dígitos, etc.
MEJORA
Una mejora o adición es cuando se crea un activo nuevo asociado a otro
activo. Por ejemplo, la construcción de una pared en una fábrica o la adición
de aire acondicionado a la oficina, aumentan el potencial de servicios de la
instalación y se debe capitalizar y oponer a los ingresos que resultarían en el
futuro.
Las mejoras o adiciones se incorporan al valor del activo y deben ser
depreciados de acuerdo con la vida útil de la mejora. En ciertas ocasiones, las
REVALUACIÓN
La revaluación es un ajuste en el valor de los activos fijos, debido a los
cambios adquisitivos de la moneda. Dicho ajuste, tiene como objetivo
expresar los activos fijos a montos más actualizados, que permitan al lector de
los estados financieros, tener una idea más acertada de su verdadero valor.
En definitiva, la revaluación de los activos fijos se da por:
ajustes de los costos originales como resultados de la devaluación de la
moneda.
ajustes para reexpresar los valores de reposición determinados por
técnicos independientes.
ajustes derivados por cambios en el poder adquisitivo
Cabe aclarar que el proceso de revaluación afecta la cuenta conocida como
activo revaluado, la depreciación acumulada revaluada (en el caso que el
activo fijo se deprecie) y el superávit por revaluación.
VALUACIÓN
La base tradicional para los activos fijos es el costo (el efectivo o su
equivalente en efectivo, que se paga para obtener el activo y prepararlo para
su uso).
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Activos Fijos como en otros módulos de Exactus
relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades particulares
de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
La integración de Activos Fijos con los otros módulos de Exactus.
La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
La definición de los Parámetros del Módulo
INTEGRACIÓN
Este módulo está integrado directamente con el módulo de Contabilidad
General y con el módulo de Compras. Así se generan en forma
automática los asientos contables de los movimientos realizados por la
depreciación y revaluación de los activos fijos de la empresa. Esto le da como
ventaja la consistencia en sus datos de contabilidad general, puesto que
minimiza al máximo la posibilidad de un error humano en la generación del
asiento, mientras mantiene su contabilidad actualizada. Además, es necesario
haber definido información relevante en los módulos de Administración
del Sistema y Cuentas por Pagar, para ingresar la información propio
del módulo. La siguiente es la ilustración de la integración del módulo:
DESCRIPCIÓN DE CARPETAS
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe definir los
siguientes aspectos:
Relación Mejora <─>Activo: bajo esta opción , el usuario debe determinar
cómo manejará las mejoras a los activos. Existen tres opciones a escoger:
Depreciar las mejoras según el tipo de depreciación del activo: las
mejoras utilizan el mimo método de depreciación del activo.
Revaluar las mejoras según el tipo de revaluación del activo: las mejoras
utilizan el mismo método de revaluación del activo.
Plazo de vida de las mejoras dentro del plazo restante del activo: la mejora
tendrá una vida útil igual que la vida útil restante del activo a la fecha
de activación de la mejora.
Varios: bajo este campo se encuentran las siguientes casillas:
Otros
Dentro de esta carpeta, se agrupan los parámetros asociados con la
revaluación, tales como la definición de números negativos y tiempo de
revaluación.
También se despliega dentro de esta carpeta, la definición del manejo de las
monedas local y dólar, su tipo de cambio, etc.
Las casillas que el usuario debe llenar son las siguientes:
Caso A
En este caso los registros comparativos de los activos se comportan como los
datos corporativos de la empresa, y además la empresa practica la revaluación
corporativa.
Bajo estas condiciones, el sistema permitirá que el usuario haga la revaluación
tanto en la contabilidad fiscal como en la corporativa,. De la misma forma en
que en los procesos automáticos de revaluación, el sistema calculará los
valores correspondientes a las dos contabilidades (fiscal y corporativas) y
generará los dos tipos de asiento.
Caso B
En este caso la empresa tiene contabilidad corporativa, pero la corporación no
practica la revaluación.
Bajo estas condiciones, cuando se registre una revaluación manual o se
ejecuten los procesos automáticos de revaluación, el sistema pondrá en cero
Caso C
En este caso los registros comparativos de los activos se llevan con carácter
puramente informativo y sirven para tener un punto de comparación.
Bajo estas condiciones, el sistema permitirá que el usuario ingrese en el
registro la revaluación tanto fiscal como corporativa. De la misma forma en
que en los procesos automáticos de revaluación, el sistema calculará los
valores correspondientes a las dos contabilidades (fiscal y corporativas). Pero
en este caso sólo generará el asiento fiscal y los datos corporativos serán solo
de referencia.
Meses para revaluación: en esta campo se debe digitar cada cuántos
meses se realiza la revaluación. Por ejemplo, 12 significa que cada año se
realiza el proceso de revaluación, 1 significa que el proceso de revaluación es
mensual.
Tipo de FASB52: dentro de esta casilla el usuario debe escoger el tipo de
conversión de moneda local a dólar:
Remedición: el monto de los activos fijos se convierte de la moneda
local a la del dólar usando el tipo de cambio de la fecha de adquisición
del activo.
Traducción: el monto de los activos fijos se convierte de la moneda
local a la del dólar usando el tipo de cambio de la fecha de la
conversión.
Estas dos opciones determinan como se realiza el proceso de conversión de las
Transacciones y son totalmente diferentes, pues se basan en principios muy
distintos. Sin embargo, el módulo permite cambiar de un tipo de FASB52 en
cualquier momento, esto puede provocar tener transacciones convertidas bajo
remedición en unos casos y otros usando el método de traducción. Se sugiere
que esta opción no sea cambiada después del primer asiento generado con el
fin de evitar que los estados traducidos tengan errores significativos.
Ajuste por Inflación/ Utilizar Ajustes para Colombia: utilizar ajustes
al valor de los activos por efecto de la inflación para Colombia.
Precisión Numérica: en este campo se permite al usuario especificar el
número de decimales a utilizar, consta de las siguientes partes:
Contable
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integración de Activos Fijos con Contabilidad General.
Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la
opción de Integración Contable en la carpeta General.
Generación de Asiento: bajo este campo existen dos casillas:
Por inclusión de Activos y Mejoras: esta casilla indica que se debe
generar un asiento contable cada vez que se realice la adquisición de
un activo o una mejora a la empresa.
Por Venta de Activos y Mejoras: esta casilla indica que se debe crear un
asiento contable cada vez que se realice la venta de un activo o
mejora.
Adicional
Esta es una carpeta totalmente modificable por el usuario. En ella se permite
almacenar una serie de datos que servirán de apoyo a diversos procesos que se
requieran dentro del ámbito del manejo de los activos, el usuario deberá
Una vez que se han especificado los parámetros globales del módulo, se debe
grabar la información con el botón Grabar que se encuentra en la parte
inferior de la pantalla.
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan las opciones del menú en las que se debe hacer
ingreso de información para alimentar el sistema.
Dentro del submenú de Administración se da mantenimiento a las tablas de
Tipos de Activos, Centros de Costo, Índices de Precios, Asignación de los
Centros de Costo, Histórico de Revaluaciones, Tipos de Observaciones,
Histórico de Depreciaciones, Estado de Activo, y Tipo de Acción los cuales
brindan la oportunidad a la empresa de llevar un control más detallado de los
activos.
TIPOS DE ACTIVO
Dentro de este módulo, se deben definir los tipos de activos que serán
utilizados dentro de la empresa, esto es, las “familias” que agruparan una
partida de activos específica.
Para definir estas partidas de activos, se deben especificar los siguientes datos:
Tipo de depreciación (si la empresa utiliza doble contabilidad, se
deben especificar los tipos de depreciación para las dos
contabilidades: fiscal y corporativa o comparativa)
Tipo de revaluación de los activos.
Cuentas contables asociadas a cada tipo de activo.
Definición de las cuentas utilizadas para los activos, la
depreciación acumulada, la revaluación, la depreciación de las
revaluaciones y los gastos por depreciación.
Asociación con los centros de costo.
Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 27
Dentro de esta opción, el usuario debe definir las características que definen
cada tipo de activo. Por tipo de activo se entiende el grupo o familia de
activos que tienen características semejantes, o que por alguna razón en
especial, deben estar agrupados en el mismo conjunto. Por ejemplo, el tipo de
activo denominado transporte agrupa los activos fijos de esa clase (
automóviles, camiones, motos, etc.).
Cuando se define un tipo de activo, el usuario debe especificar datos tales
como el tipo de depreciación y revaluación que utilizarán los activos que
pertenezcan al grupo, las cuentas a las cuales estarán ligadas las transacciones
contables y el mantenimiento de las cuentas de depreciación.
A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por el sistema:
Cuentas
Esta opción sirve para dar mantenimiento a las cuentas contables asociadas
con el gasto de depreciación de los activos. Dentro de esta opción se definen
los centros de costo asociados a cada tipo de activo, así como las cuentas
contables del gasto por depreciación. Para mayor detalle, consultar “¿Cómo
Asociar una Cuenta de gasto por depreciación y el centro de costo a un Tipo
de Activo?” en la página 40.
Descripción de Carpetas
General
Tipo de Depr.Fiscal: dentro de esta casilla, el usuario debe marcar la
opción requerida. La depreciación fiscal es el control fiscal que lleva la
empresa con referencia al gasto de la vida útil de los activos.
Existen cuatro métodos que son utilizados para calcular la depreciación:
1.) Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto de
depreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil
del activo. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el
último mes de depreciación del activo (según la fecha de activación),
ya que se toma en cuenta los días en que ha tenido vigencia el activo.
Para mayor detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual,
en la sección “Método de Depreciación por Línea Recta” en la página
249.
2.) Suma de Dígitos
Anual: la depreciación por suma de los dígitos de los años, calcula el
gasto de depreciación anualmente y que esta se distribuye entre los
doce meses del año. Esto implica que los meses del primer año de
depreciación tendrán igual valor entre ellos. Sin embargo, el monto
varía de un año al otro, pero no entre los meses del mismo año. Para
el primer año, el monto es más alto que para el segundo año y así
sucesivamente (por eso a este método también se le llama
depreciación acelerada).
Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos,
consultar el apéndice del manual, en la sección “Método de
Depreciación por Suma de Dígitos” en la página 253.
Mensual: la depreciación por suma de los dígitos mensual, calcula el
gasto de depreciación mensualmente. Para el primer mes, el monto es
más alto que para el segundo mes y así sucesivamente (por eso a este
método también se le llama depreciación acelerada).
Cuentas
En esta carpeta el usuario debe especificar las cuentas contables y los centros
de costo asociados a los siguientes elementos: Activos, Depreciación
Normal, Revaluación y Depreciación de la Revaluación.
La cuenta Activos será en la cual se debiten los ingresos de activos o las
mejoras hechas a éste. Por ejemplo, cada vez que se ingresa un activo se
realiza un débito a esta cuenta. Esta es una cuenta del balance y su saldo
normal es deudor.
Índice Compuesto
Esta carpeta se activa si en la carpeta Revaluación el usuario selecciona
como método a utilizar la opción Índice Compuesto, en ella deberá
seleccionar los índices empleados para el calculo de la revaluación tanto local
como externa, además de definir los porcentajes correspondientes al
Componente Local y al Componente Externo, considerando que ambos no
deben sobre pasar un 100%
4. Una vez que se han ingresado todos los datos requeridos por el
sistema, se debe presionar el icono o presionar la opción
Guardar que está bajo el submenú de Registro.
CENTROS DE COSTO
Esta tabla establece los Centros de Costo en que está dividida la empresa. Los
Centros de Costo están relacionados con los módulos que involucren
transacciones contables, esto es, movimientos dentro del módulo de
Contabilidad General.
Dentro del módulo de Activos Fijos, solamente se digitan los datos
correspondientes a la identificación del centro de costo dentro del sistema, las
3. Una vez que los datos se han ingresado, el usuario debe grabar la
información utilizando el icono o . También con la opción
Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 43
Actualizar del submenú Registro o con las teclas Ctrl+A se puede
realizar esta operación.
ÍNDICES DE PRECIOS
Los índices de precio, son indicadores utilizados por el proceso de revaluación
de activos. Sirven para que dicho proceso actualice los valores de los activos
fijos en el proceso.
Los índices de precios deben ser creados por el usuario, y en caso que no sean
definidos, el proceso de revaluación por índice de precios no podrá ser
utilizado.
Dentro de esta opción, el usuario debe definir los índices de precios que serán
usados por aquellos activos cuyo proceso de revaluación está basado en índice
de precios. Debido a que para revaluar activos, son necesarios dos índices, el
de la fecha de activación del activo y el de la fecha de revaluación (donde se
ejecuta el proceso de revaluación), es necesario registrarlos antes de ejecutar
el proceso de revaluación.
Descripción de Carpetas
La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene dos
carpetas: General y Auditoria.
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe digitar los
siguientes datos:
Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de
cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar,
en caso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. En
caso contrario, esta casilla estará inactiva.
Revaluación Fiscal: dentro de las casillas que se encuentran bajo esta
opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación para
el control fiscal.
Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el
monto correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo,
este monto debe ser digitado en moneda local.
Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso de
que exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero,
porque el sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.
Superávit: el resultado es el Valor Revaluado Fiscal menos la
Depreciación Fiscal.
Revaluación Comparativa: dentro de las casillas que se encuentran bajo
esta opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación
56 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos
para el control comparativo. Estas casillas estarán activas si el usuario tiene
marcado, dentro de los parámetros globales, que se lleve contabilidad
comparativa, en caso contrario, estas casillas estarán inactivas.
Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el
monto correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo,
este monto debe ser digitado en moneda local.
Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la depreciación de la revaluación para el control
comparativo, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario
debe digitar un cero, porque el sistema no permitirá continuar hasta
que la casilla esté llena.
Superávit: el resultado es el Valor Revaluado Fiscal menos la
Depreciación Comparativa.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:
Auditoría
Integración Contable
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración
Contable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta
opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a un
activo fijo, se generarán asientos en el módulo de Contabilidad General.
Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros del Módulo, en carpeta
“General” en la página 12.
Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que en los
parámetros del módulo no se encuentre marcado.
También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración
contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del
Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que
establece cómo se manejará este proceso en Activos Fijos.
Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:
Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de
asientos.
Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,
inserción de cuentas contables, entre otros.
TIPOS DE OBSERVACIONES
En el proceso de toma de activos fijos se crean acciones de cambios de activos
cuando se presenta alguna modificación en la ubicación, responsable o estado
del mismo. Como el objetivo final del sistema es que el usuario realice tareas
importantes digitando lo mínimo posible en este mantenimiento de
observaciones, el usuario incluirá las más comunes que le permitan al usuario
seleccionar la observación sin necesidad de digitarlas.
Para el manejo de los activos existen diferentes tipos de para adjuntar a los
activos que sufren cambios y para los cuales es requerido agregar una nota o
aclaración predeterminada.
Para definir estas tipos, se deben especificar los siguientes datos:
• Código de Observación: columna donde se define el código
numérico, alfanumérico o alfabético de la observación, aunque el
sistema no sugiere el consecutivo, no se permite asignar el mismo
código a dos diferentes observaciones. Los datos de las observaciones
se pueden ordenar por esta columna.
Pantalla de Observaciones
HISTÓRICO DE DEPRECIACIONES
Dentro de esta opción, el usuario puede consultar los datos históricos de las
depreciaciones que se han aplicado a los activos y mejoras.
El sistema almacena la fecha y la hora en la cual se guardaron los datos, estos
datos se generan cada vez que se corre el proceso de depreciación de activos.
Dentro de la tabla que se despliega en esta opción, no se pueden agregar
registros directamente, estos se generan en forma automática cada vez que se
ejecuta el proceso de depreciación de activos y mejoras(para mayor detalle,
consultar “Depreciación Mensual” en la página 190).
Cuando una empresa va a inicializar la base de datos, al ingresar los datos
correspondientes a los activos, puede ingresar los datos históricos de las
depreciaciones que ya se han aplicado. Para esto, existe una forma en la cual,
Centros de Costo
Dentro de esta opción, el usuario puede asignar centros de costo a la
depreciación de un activo. Para mayor detalle, consultar “¿Cómo Consultar
Depreciaciones por Centro de Costo?” en la página 63.
ESTADO DE ACTIVO
Dentro de esta opción, el usuario puede definir los estados de los activos
tomando como base los factores que pueden hacer que estos varíen dentro de
la organización. Estos estados los utilizará el generador de acciones de activo
al cambiar el estado según la acción predefinida.
Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Estado Activo, tal y
como se muestra a continuación.
TIPO DE ACCIÓN
Dentro de esta opción, el usuario puede definir los tipos de acción que se
pueden aplicar a los activos tomando como base los factores que pueden hacer
que estos varíen dentro de la organización.
Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Tipos de Acción, tal y
como se muestra a continuación.
Activos
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro del submenú de Activos, existen dos opciones:
• Activos Fijos
• Mejoras
• Registro de Acciones
En la primera opción, el usuario puede agregar, modificar o eliminar activos
fijos a la empresa.
Aquí, se registran los datos correspondientes al costo original y valor de
rescate de cada activo de la empresa. También se registran los métodos
utilizados para el cálculo de la revaluación y depreciación, así como otra clase
de información que define las características de cada activo.
La segunda opción permite llevar un control de las mejoras asociadas a un
activo específico.
Permite controlar, de una manera directa, las mejoras realizadas en los activos.
Es necesario mencionar que, debido a que las mejoras están asociados a un
activo, son manejadas por el sistema con los mismos parámetros que se
definen para dichos activos, esto es, las mejoras utilizan los mismos métodos
de revaluación y depreciación que emplea el activo.
ACTIVOS FIJOS
Dentro de esta opción del submenú, se agregan, modifican y eliminan los
activos fijos de la empresa.
Cada vez que se ingresa un nuevo activo, el usuario debe definir cuál tipo de
revaluación y depreciación serán utilizados en el control contable de la
empresa, así de esta manera, el sistema calculará, con base en método
especificado por el usuario, los montos de la depreciación y revaluación.
Existen dos iconos que pueden ser desplegados en las filas que contienen los
registros de los archivos, los cuales representan dos posibles estados que
pueden tener dichos activos:
1. Cuando un activo ha sido retirado, la fila que contiene el registro de
dicho activo, se marca con el icono . Dentro de la misma tabla, se
puede consultar la fecha en la que fue retirado.
Los dos iconos anteriores son desplegados por el sistema en forma automática
cada vez que el activo es Retirado o está Vencido. Si la fila del registro
asociado al activo no está marcada, es porque está en estado Activo.
FUNCIÓN ESPECIAL
Boleta Activo
Desde la pantalla principal de esta opción se cuenta con este botón que
permite generar un reporte donde se muestra la información general del
activo. Permitiendo a los usuarios utilizarlo como boleta de control de las
características actuales de un activo dentro del sistema.
La información a incluir en el mismo podrá ser configurada para mostrarse u
ocultarse a conveniencia.
FUNCIONES ESPECIALES
Copia Activo
Opción que brinda la posibilidad de copiar activos, independiente de las
características o antigüedad del mismo. Lo que simplifica el ingreso de
activos con características iguales o similares.
El proceso habilita la opción para el ingreso de activos, copiando los datos
generales, costos, métodos de depreciación y revaluación así como las notas
del artículo seleccionado al momento de presionar el botón.
El sistema no copiará la distribución de centros de costo del activo, ni las
mejoras, ni tampoco el histórico de depreciaciones o revaluaciones del mismo.
Si el activo tiene definida la utilización de consecutivos se sugerirá el
consecutivo correspondiente.
El sistema permite realizar solamente una copia a la vez.
Descripción de Carpetas
Para ingresar a cada carpeta, se debe accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente u oprimir la tecla que identifique la letra subrayada en el
título de la carpeta.
Algunas de las casillas que se presenta en la ventana, tienen la característica
de ser posible acceder una tabla de consulta con la tecla F1 o presionando un
doble clic sobre la casilla.
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario deberá definir los datos
que son requeridos dentro de las siguientes casillas:
Tipo de Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe definir a que clase o
familia de activos pertenece el nuevo activo fijo, dependiendo de las
características del mismo. Se puede digitar la tecla F1 para consulta.
Si dentro de los parámetros globales del módulo (consultar Parámetros del
Módulo, carpeta “General” en la página 12), el usuario definió que el código
de los activos fuera consecutivo por tipo de activo, el sistema desplegará en la
casilla de Activo, el número que sugiere que sea utilizado como código.
Este dato debe estar definido y guardado para efectos de la generación del
asiento de la depreciación mensual, si el mismo no ha sido guardado se
generará un error que no permitirá generar dicho asiento.
Fecha de Adquisición: dentro de este campo, se debe de digitar la fecha en
la cual fue adquirido el activo.
Fecha de Activación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la
fecha a partir de la cual se empieza a usar el activo y por consiguiente a
depreciar.
Costos
Dentro de la carpeta denominada Costos, el usuario debe digitar la siguiente
información:
Costo Original: es el monto por el cual fue adquirido el activo.
• Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el costo del activo
en moneda local.
• Dólares: dentro de esta casilla el sistema calcula en forma
automática el costo del activo en moneda dólares, para ello utiliza el
tipo de cambio definido en el módulo de Administración del
Sistema a la fecha de activación del activo.
Cuando se actualiza el costo dólar del activo y ya existe un monto en moneda
local, el sistema le consulta si desea que le sugiera un nuevo monto en
moneda local, si la respuesta es afirmativa, el sistema recalculará la moneda
local con base en la moneda dólar. Este funcionamiento también se dará en la
Depreciación
Dentro de esta carpeta se presentan las siguientes casillas:
Depr. Fiscal: En este campo se define que método de depreciación utilizará
el activo para la contabilidad fiscal.
Dentro del sistema, existen cinco métodos para calcular la depreciación y la
escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo fijo que se maneje
y de las leyes tributarias del país.
Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:
1.) Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto
de depreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil
del activo. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el
último mes de depreciación del activo (según la fecha de activación),
ya que se toma en cuenta los días en que ha tenido vigencia el activo.
El método que el usuario escoja para calcular la depreciación de los activos fijos, depende
de las características del activo y de lo que establezcan las leyes tributarias del país donde
se esté utilizando el módulo.
Revaluación
La revaluación es un ajuste que se realiza al costo de un activo para ajustar los
cambios del valor producidos por diferentes motivos, tales como la inflación.
Dentro del sistema, existen cuatro métodos para calcular la revaluación; la
escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo que se maneje y
de las leyes tributarias del país.
1.) Porcentaje: con este método, la revaluación del activo se
calcula sumando al costo original, las revaluaciones realizadas a dicho
activo hasta una fecha especificada por el usuario. Las revaluaciones
son calculados utilizando un factor o porcentaje de revaluación
definido por la empresa o por otro ente competente.
Para una mayor detalle de las fórmulas utilizadas para este método,
ver en el apéndice de este manual, la sección “Revaluación de
Activos” en la página 229.
El método que el usuario elija para calcular la revaluación de los activos fijos, depende de
las características del activo y de lo que establezcan las leyes tributarias del país donde se
esté utilizando el módulo.
Acumulados
La carpeta denominada Acumulados, es solamente para consulta del usuario
y muestra detalladamente el valor en libros que tiene actualmente el activo.
En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:
Última Depreciación: última fecha en la que se le registró una
depreciación al activo.
Última Revaluación: última fecha en la que se le registró una revaluación
al activo, para cada tipo de control contable: Fiscal y Comparativo.
En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que
tiene los siguientes valores para los dos tipos de controles contables: Fiscal y
Comparativo, en los dos tipos de monedas: Local y Dólar.
Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.
Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo hasta
el día de hoy. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo del tipo
Notas
Auditoría
Esta carpeta es llenada en forma automática por el sistema y presenta las
siguientes casillas:
Última Modificación:
• Usuario: código y nombre de la persona que realizó el último cambio
a la base de datos.
• Fecha/Hora: fecha y hora registradas por el sistema en las que se
realizó el último cambio a la base de datos.
Retiro del Activo:
• Usuario: código y el nombre de la persona que realizó el retiro del
activo.
• Fecha/Hora: fecha y hora registradas por el sistema en las que se
realizó el retiro del activo fijo.
• Período: fecha de generación del asiento contable del retiro del
activo.
Número de Asiento: dentro de estas casillas se muestran los códigos de
los asientos contables ligados con los siguientes rubros:
• De ingreso: código del asiento contable generado por el sistema
cuando se ingresa un activo fijo a las existencias de la empresa.
• De retiro (fiscal): código del asiento contable para la contabilidad
fiscal, generado por el sistema cuando se retira un activo fijo a las
existencias de la empresa.
• De retiro (comparativo): código del asiento contable para la
contabilidad corporativa, generado por el sistema cuando se retira un
activo fijo de las existencias de la empresa.
Rubros_Valores
Esta carpeta es despliega de forma automática los diferentes campos que el
usuario haya definido para los activos fijos, dichos rubros suponen una ayuda
para la inclusión de información adicional que el usuario considere.
Su definición se debe hacer en los Parámetros del Módulo.
Descripción de Botones
Centros
Dentro de esta opción, el usuario puede asociar el centro de costo con el activo
y además determinar el porcentaje del gasto por depreciación (costo y
revaluado) correspondiente a cada centro de costo.
El procedimiento para asociar centros de costo a un activo fijo es el siguiente:
1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el
icono Centros que se encuentra en la parte inferior de la ventana. El
sistema le desplegará al usuario una pantalla con una tabla de datos
denominada Asignación de Centros de Costo por Activo.
2. Para asignar un centro de costo a un activo fijo, el usuario debe
presionar la aplicación Nuevo que se encuentra en el submenú de
Revaluación
Dentro de esta opción, el sistema muestra las revaluaciones que se realicen
sobre el activo. Solo para el caso de los activos que se revalúan por el método
de Avalúo, es necesario que el usuario ingrese los datos manualmente, en los
otros casos, el sistema calculará la información en forma automática.
Las pantallas que se despliegan con esta opción presentan la posibilidad de
“Ver Asiento Contable”, seguidamente se describe la funcionalidad.
A continuación se presenta el procedimiento para ingresar una revaluación:
1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el
icono Revaluación que se encuentra en la parte inferior de la
ventana. El sistema le desplegará una tabla de datos denominada
Histórico de las Revaluaciones, donde la información se
presenta en forma de columnas.
DESCRIPCIÓN DE CARPETAS
La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene dos
carpetas: General y Auditoria.
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe digitar los
siguientes datos:
Tipo de Revaluación: el sistema despliega el tipo de método que utiliza el
activo fijo para revaluar. Esta casilla es de consulta y permanece inactiva para
los usuarios.
Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de
cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar,
en caso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. En
caso contrario, esta casilla estará inactiva.
Revaluación Fiscal: dentro de las casillas que se encuentran bajo esta
opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación para
el control fiscal.
Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el
monto correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo,
este monto debe ser digitado en moneda local.
Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso de
que exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero,
porque el sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.
Superávit: el resultado de esta casilla se obtiene de restar al Valor
Revaluado Fiscal, la Depreciación Fiscal, para cada caso
específico.
Revaluación Comparativa: dentro de las casillas que se encuentran bajo
esta opción, el usuario debe digitar los datos correspondientes a la revaluación
para el control comparativo. Estas casillas estarán activas si el usuario tiene
Auditoria
Dentro de la carpeta denominada Auditoria, se presentan una serie de casillas
que son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta de
esta carpeta que muestra las siguientes casillas:
Depreciación
Dentro de esta opción, el sistema muestra las depreciaciones que se le realicen
al activo fijo, el sistema calculará la información en forma automática. La
pantalla desplegada por el icono Depreciación se denomina Histórico de
Depreciaciones, esta pantalla sirve de consulta solamente, no es posible
ingresar información dentro de ella.
En la parte superior de la ventana se presentan dos casillas:
Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo que
se está revaluando.
Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y
nombre del activo.
En parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que
contiene las siguientes columnas:
Referencia: esta casilla puede tener dos valores: Histórico o
Revaluaciones, dependiendo de que monto aplique la línea.
Activos Fijos Activos 101
Método: dentro de esta casilla se despliega el nombre del método utilizado
para calcular la depreciación.
Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación.
Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación.
Asiento: código del asiento generado por la transacción contable.
Ajuste: dentro de esta casilla, el sistema digita si el registro fue elaborado
como ajuste o corrección de un registro previo.
Fecha y Hora: dentro de esta casilla se despliega la fecha y hora de la
auditoria, o sea, es la fecha en la cual el usuario corrió el proceso de
Depreciación, para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la
página 190.
Contabilidad: el sistema despliega en esta casilla si el movimiento fue
efectuado dentro de la contabilidad fiscal o corporativa. Para cada una se
genera una línea.
Usuario: código del usuario que corrió el proceso de depreciación.
Fecha: fecha en la que se generó la depreciación del período especificado
para la depreciación.
A continuación se presenta la ventana principal desplegada por la opción:
CENTROS DE COSTO
En la pantalla denominada Histórico de Depreciaciones, existe un icono
con una función especial, este icono se denomina Centros de Costo y su
función es mostrar al usuario la asignación de los centros de costo en los que
se distribuirán los costos de las depreciación del activo fijo. Este icono solo
sirve para consulta, no se puede editar información en él.
El procedimiento para consultar la asignación de centros de costo a la
depreciación es el siguiente:
1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el
icono Depreciación que se encuentra en la parte inferior de la
ventana. El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una
tabla de datos denominada Histórico de Depreciaciones, dentro
Dep. Porcentaje
El icono denominado Depreciación por Porcentaje, se encarga de
desplegar una tabla de datos en la cual el usuario debe ingresar los porcentajes
que se utilizarán para los activos que tengan especificado el método de
porcentaje para la depreciación, en caso contrario, el sistema enviará un aviso
indicando que el activo no permite este tipo de depreciación.
A continuación se presenta el procedimiento para agregar los porcentajes
correspondientes a los períodos que el usuario defina:
1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el
icono Dep. Porcentaje. El sistema desplegará una pantalla
denominada Depreciación por Porcentaje donde se presentan
una serie de casillas y una tabla de datos.
MEJORAS
Dentro de esta opción, el usuario puede agregar, modificar y eliminar mejoras
que se le apliquen a un activo fijo. Las mejoras son tratadas igual que los
activos fijos, debido a que, en la mayoría de los casos, una mejora equivale a
una parte o elemento de un activo, ésta debe ser comprada por medio de un
proveedor, tiene una vida útil definida y puede ser revaluada y depreciada
como un activo.
De igual manera, cuando se ingresa una mejora a un activo fijo, el usuario
deberá digitar el método que será utilizado para la revaluación y para la
depreciación. El usuario puede definir que las mejoras utilicen el mismo tipo
de revaluación, depreciación y que utilicen el plazo de vida dentro del plazo
restante del activo en el momento en que se incorpora la mejora, para esto, el
FUNCIONES ESPECIALES
MANEJO DE MEJORAS
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario deberá definir los datos
que son requeridos dentro de las siguientes casillas:
Mejora: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código y la
descripción de la mejora.
Fecha de Adquisición: dentro de este campo, se debe de digitar la fecha
en la cual fue hecha la mejora.
Fecha de Activación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la
fecha a partir de la cual se empieza a depreciar la mejora del activo.
Compra: dentro de esta casilla se despliegan los siguientes campos:
Proveedor: código y nombre del proveedor al que se le compró el
elemento de mejora. En caso de que el usuario desconozca este
código y el sistema tenga integrado el módulo de Cuentas por
Pagar y Compras, puede consultar la tabla de consulta
correspondiente con la tecla F1.
Orden: número o código de la orden de compra con la que se adquirió el
elemento de mejora para el activo.
Documento: número o código de la factura con la que se adquirió el
activo.
Número Serie: en esta casilla se digita el código del fabricante que
identifica la mejora.
Código de Barras: en caso de que el activo utilice código de barras, en esta
casilla se digita el número asignado a este código. También se puede digitar el
número de placa o emblema de identificación usado en el control físico de los
activos.
Costos
Dentro de la carpeta denominada Costos, el usuario debe digitar la siguiente
información:
Costo Original: es el monto por el cual fue adquirido la mejora del activo.
Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el costo de la mejora
del activo en moneda local.
Dólares: dentro de esta casilla el sistema calcula en forma automática el
costo de la mejora en moneda dólares, utilizando el tipo de cambio
especificado por el usuario dentro de la base de datos.
El sistema realiza el cálculo solo la primera vez que se ingresa el monto en
moneda local, si es necesario digitar el monto una segunda vez, el usuario
tendrá que actualizar el monto en moneda dólar. En el caso de que el monto
digitado en moneda dólar no corresponda al tipo de cambio que el sistema
maneja, se creará un asiento, producto de las diferencias cambiarias. Esta
Depreciación
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:
Depr. Fiscal: la depreciación fiscal es la depreciación de la que se lleva
control para calcular y generar todas las transacciones contables asociadas con
el uso de las mejoras de los activos fijos para efectos tributarios del país en el
que el sistema esté implantado.
Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la depreciación y la
escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo fijo al que
pertenezca la mejora y de las leyes tributarias del país.
Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:
1.) Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto
de depreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil
de la mejora. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el
último mes de depreciación de la mejora (según la fecha de
Acumulados
La carpeta denominada Acumulados, es solamente para consulta del usuario
y muestra detalladamente el valor en libros que tiene actualmente la mejora
del activo.
En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:
Última Depreciación: fecha en la cual fue ejecutado por última vez el
proceso de depreciación de activos, debido a que incluye la depreciación de
mejoras, para cada tipo de control contable: Fiscal y Comparativo.
Última Revaluación: fecha en la cual fue ejecutado por última vez el
proceso de revaluación de activos, debido a que incluye la revaluación de
mejoras, para cada tipo de control contable: Fiscal y Comparativo.
En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que
tiene los siguientes valores para los dos tipos de controles contables: Fiscal y
Comparativo, en los dos tipos de monedas: Local y Dólar.
Notas
Dentro de la carpeta denominada Notas, el usuario puede digitar notas de
aclaración asociadas con la mejora del activo fijo.
Descripción de Botones
Dentro de la carpeta denominada Mejoras del Activo, existen en la parte
inferior de la pantalla tres botones: Revaluación, Depreciación y Dep.
Porcentaje.
Para ingresar a las pantallas que despliegan los iconos, solo es necesario que
el usuario presione un clic sobre el botón de interés.
Revaluación
DESCRIPCIÓN DE CARPETAS
La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene dos
carpetas: General y Auditoria.
Esta opción facilita la consulta de los revaluaciones y además que se pueda
realizar una revaluación mediante evalúo.
Si el usuario quiere desea realizar un evalúo deberá ingresar los
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario puede consultar la
revaluación de la mejora o si se desea hacer una revaluación por evalúo se
deberá digitar los siguientes datos:
Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de
cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar,
en caso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. En
caso contrario, esta casilla estará inactiva.
Auditoria
Dentro de la carpeta denominada Auditoria, se presentan una serie de casillas
que son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta de
esta carpeta que muestra las siguientes casillas:
Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datos
asociados al usuario que ingreso la información.
Usuario: dentro de esta casilla se despliega el código del usuario que
ingresó la información.
Fecha Hora: dentro de esta casilla el sistema despliega la fecha y la
hora en la que se realizó la operación correspondiente a ingresar una
revaluación.
Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, el
sistema despliega los códigos de los asientos contables generados por la
integración contable, en caso de que ésta exista. A los asientos también se les
llama pólizas.
Fiscal: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asiento
contable para el control fiscal.
Integración Contable
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración
Contable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta
opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a un
activo fijo, como una mejora, se generarán asientos en el diario de
contabilidad en el módulo de CG. Para mayor detalle de este punto, ver
Parámetros del Módulo, en carpeta “General” en la página 12.
Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que en los
parámetros del módulo no se encuentre marcado.
También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración
contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del
Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que
establece cómo se manejará este proceso en Activos Fijos.
Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:
Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de
asientos.
Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,
inserción de cuentas contables, entre otros.
Aplicar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, se
mayoriza o postea automáticamente. Si se desactiva la opción, el
asiento se graba en el diario de la contabilidad. Al activar esta opción,
dentro de la pantalla de Diario de la Contabilidad, se despliega el
icono de Aplicar ( ) que corresponde a la opción de aplicar al
mayor las transacciones contables que se han realizado.
Si se ha establecido que se generarán asientos contables al ingresar en
Activos Fijos, una vez que el usuario ha ingresado la información requerida
en la pantalla de Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones y
graba los cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el
Diario de la Contabilidad , en el caso de que esté marcada la opción de
Visualizar o Modificar en la carpeta contable de Parámetros del Módulo.
La pantalla Diario de la Contabilidad, está formada por tres carpetas
denominadas: Asientos, General y Detalle, dentro de las cuales se agrupa
el modo de aplicación del asiento contable. La explicación de las casillas que
130 Activos Activos Fijos
pertenecen a esta pantalla, se expone en el manual del módulo de
Contabilidad General (CG).
El diario de la contabilidad, sirve de consulta para el usuario, en esta pantalla
puede observar el asiento generado por los movimientos contables generados
en el módulo de Activos Fijos como por ejemplo el ingreso de un activo fijo o
su retiro. Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros del Módulo, en la
sección “Parámetros del Módulo” en la página 11, en la carpeta Otros.
A continuación se presenta la pantalla Diario de la Contabilidad, que es
desplegada por el sistema, cuando el usuario ha habilitado esta aplicación:
Depreciación
Dentro de esta opción, el sistema muestra las depreciaciones que se le realicen
a la mejora del activo, el sistema calculará la información en forma
automática. La pantalla desplegada por el icono Depreciación se denomina
Histórico de Depreciaciones, esta pantalla sirve de consulta solamente,
no es posible ingresar información dentro de ella.
En la parte superior de la ventana se presentan dos casillas:
FUNCIONES ESPECIALES
Centros de Costo
En la pantalla denominada Histórico de Depreciaciones, existe un icono
con una función especial, este icono se denomina Centros de Costo y su
función es mostrar al usuario la asignación de los centros de costo en los que
se distribuirán los costos de las depreciación de la mejora, que en la mayoría
de los casos es el mismo que en el centro de costo al que se asignaron los
activos. Este icono solo sirve para consulta, no se puede editar información en
él.
El procedimiento para consultar la asignación de centros de costo a la
depreciación es el siguiente:
1. Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar
el icono Depreciación que se encuentra en la parte inferior de la
ventana. El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una
tabla de datos denominada Histórico de Depreciaciones, dentro
de esta pantalla, el usuario debe presionar el icono .
Dep. Porcentaje
El icono denominado Depreciación por Porcentaje, se encarga de
desplegar una tabla de datos en la cual el usuario debe ingresar los porcentajes
que se utilizarán para las mejoras de activos que tengan especificado el
método de Porcentaje para la depreciación, en caso contrario, el sistema
enviará un aviso indicando que la mejora no permite este tipo de depreciación.
A continuación se presenta el procedimiento para agregar los porcentajes
correspondientes a los períodos que el usuario defina:
1. Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar
el icono Dep. Porcentaje. El sistema desplegará una pantalla
denominada Depreciación por Porcentaje donde se presentan una
serie de casillas y una tabla de datos.
En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:
Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo al
que se está depreciando la mejora.
REGISTRO DE ACCIONES
En esta opción el usuario puede crear, modificar, aprobar e imprimir las
acciones asociadas a los activos registrados en el sistema. Al ingresar a esta
opción se despliega la pantalla denominada Acción Activo, tal y como se
muestra a continuación.
FUNCIONES ESPECIALES
Seleccionar Acciones
Este icono sirve para seleccionar las acciones de activos que se encuentran en
la pantalla principal, cuyo estado sea No Aplicada para luego aprobarlas. Para
mayor detalle de esta función consulte “¿Cómo aprobar acciones?” en la
página 148.
Aprobar Acciones
Por medio de este icono, es posible aprobar las acciones de activos que se
crean mediante esta opción. Para mayor detalle refiérase a la sección “¿Cómo
aprobar acciones?” en la página 148.
General
En esta carpeta se definen las características generales de las acciones, como
lo son:
Número Acción: es el número de la acción de activo que se está definiendo,
este es un consecutivo numérico no modificable, que se genera
automáticamente a partir del valor máximo registrado incrementado en una
unidad.
Estado: muestra el estado de la acción de activo que se está registrando, el
cual puede ser:
No Aprobada: estado por omisión de una acción que se acaba de ingresar al
sistema
Aprobada: indica si la acción se encuentra revisada y aprobada por el
responsable de esta actividad.
Aplicada: Estado donde se aplican las acciones que se encuentran aprobadas,
y se indica que ya se han aplicado los cambios a los activos fijos
correspondientes. Esto en los siguientes casos:
• cuando se ingresa un nuevo activo.
• cuando venció el período de vigencia.
• cuando se retira un activo.
Vigente: Cuando una acción se encuentra vigente dentro de un período de
tiempo. Éste estado y el anterior, se cambiarán solamente al momento de
correr el proceso de “Aplicación de Acciones” el cual se explica en la página
206.
Acciones de AF: en esta columna se debe ingresar el código del tipo de
acción asociada al activo. Sino lo recuerda presione la tecla F1, lo cual hará
que se despliegue la tabla Tipos de Acciones.
Fecha Ingreso: en esta casilla se despliega la fecha actual del sistema
asociada con la creación de la acción. Esta fecha no será modificable.
Estado Activo: las casillas que se agrupan bajo este título se activarán
según el tipo de acción asociada al activo, como se detalla posteriormente.
Las casillas son las siguientes:
Actual: muestra el estado actual de la acción, una vez que la acción fue:
creada, aprobada y aplicada.
Notas
En esta carpeta el usuario puede definir las notas que considere importantes
asociar a las acciones de activos.
Auditoria
En esta carpeta se muestran los datos asociados al ingreso, aprobación y
aplicación de las acciones creadas en esta opción. A estos datos se les asocia
las fechas y las horas en las cuales se ejecutaron las acciones.
Adicionales
Consultas!
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de este capítulo, el usuario puede consultar los montos de los activos y
las mejoras calculados por el sistema, de los diferentes rubros asociados con
las depreciaciones y las revaluaciones aplicadas a los activos que pertenecen a
la empresa.
Cada uno de estos rubros, es actualizado en forma automática por el sistema,
de manera que se calculan las depreciaciones y revaluaciones del activo,
tomando en cuenta los procesos corridos hasta la fecha de consulta, que es
denominada Período.
MANEJO DE CONSULTAS
El procedimiento para realizar una consulta es el siguiente:
1. Dentro del menú principal del módulo de Activos Fijos, seleccione
la opción Consultas!. El sistema desplegará una pantalla
denominada Consulta de los Montos de un Activo, la cual
contiene dos carpetas denominadas: Fiscal y Comparativo.
2. El usuario debe digitar los datos que se encuentran en las siguientes
casillas:
Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código y el nombre
del activo que desea consultar. Si desconoce el código, debe presionar un
doble clic sobre la casilla y el sistema le desplegará la tabla de consulta
denominada Activos Fijos, en la cual, con un doble clic sobre la fila que
contenga el registro de interés, el sistema desplegará los datos sobre la casilla.
Período: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha en la que
quiere realizar la consulta. El sistema sugiere la fecha actual, pero puede ser
modificada por el usuario.
Mejora: dentro de esta casilla, el usuario tiene dos opciones:
Fiscal
Dentro de la carpeta denominada Fiscal, el sistema calcula aquellos montos
correspondientes a la contabilidad fiscal. Presentando dos columnas:
Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para la
moneda definida como local.
Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la moneda
definida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tiene
configurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no es
calculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de
cambio definido por el usuario.
Ambas columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen a
continuación:
Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.
Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a la
fecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo
del tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los
montos, el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección
“Revaluación de Activos” en la página 229.
Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costo
original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de las
depreciaciones acumuladas se utiliza uno los tres métodos del módulo (Línea
recta, Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se
detallan en el apéndice del manual en la sección “Depreciación de Activos” en
la página 248.
Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones
es igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del
valor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculo
del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación
de Activos” en la página 229.
Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de Línea
Recta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desde
el momento en que se agregó la revaluación.
Valor en libros del Activo: este monto es calculado de la siguiente
manera:
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se explican los diferentes reportes que se pueden obtener en
este módulo y que serán de utilidad para el usuario en caso de que requieran
realizar consultas e imprimir los datos suministrados por el sistema. Los
reportes generados son:
• Depreciación de Activos (por Código de Activos)
• Depreciación de Activos (por Tipo de Activos)
• Depreciación de Activos (por Centro de Costo)
• Revaluación de Activos
• Valoración de activos
• Índices faltantes para Revaluación
• Impuesto a los Activos
• Impuesto sobre la Renta
• Activos Nuevos
• Activos Inconsistentes
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS
El reporte de depreciación se efectúa con base en los procesos ejecutados a
cada activo. Para este reporte existen tres tipos que se pueden generar dentro
de esta opción:
• Por código de Activo
• Por tipo de Activo
• Por Centro de Costo
Descripción de Carpetas
El filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Código Activo,
Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.
General
Esta carpeta contiene la información general referente al activo, permite el
ingreso como opción de selección de:
Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe
digitar el mes y el año.
Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por
depreciación fiscal o depreciación comparativa.
Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local o
moneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doble
moneda.
Código Activo
Esta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo que
se desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:
Carpeta Código Activo, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Código de Activo
Depreciación
Esta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipo
de depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción de
selección en esta carpeta, basta con marcar el (los) método(s) deseado (s).
Presenta las siguientes opciones:
Línea Recta
Suma Dígitos Anual
Suma Dígitos Mensual
Suma Dígitos Diaria
Otros
Esta carpeta permite el ingreso de otras opciones para el filtro de la
información que se desea en el reporte, muestra lo siguiente:
Proveedor: se debe especificar el código del proveedor del activo que se
listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un
doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Ubicación: se debe especificar el código de la ubicación del activo que se
listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un
doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Rango de Fechas: se debe especificar el rango de fechas que se listarán en
el reporte. Permite la definición de rangos tanto para la fecha de Adquisición
como para la fecha de Activación.
Descripción de Carpetas
El filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Tipo Activo,
Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.
General
Esta carpeta contiene la información general referente al activo, permite el
ingreso como opción de selección de:
Tipo Activo
Esta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo que
se desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:
Tipo: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en el
reporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede
presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos
que se listarán en el reporte. Si el usuario no recuerda los códigos, puede
presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Depreciación
Esta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipo
de depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción de
selección en esta carpeta, basta con seleccionar el (los) método(s) deseado (s).
Presenta las siguientes opciones:
Línea Recta
Suma Dígitos Anual
Suma Dígitos Mensual
Suma Dígitos Diaria
Por Porcentaje
Saldos Decrecientes
6 Month Convention
Otros
Esta carpeta permite el ingreso de otras opciones para el filtro de la
información que se desea en el reporte, muestra lo siguiente:
Proveedor: se debe especificar el código del proveedor del activo que se
listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un
doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Ubicación: se debe especificar el código de la ubicación del activo que se
listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un
doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Rango de Fechas: se debe especificar el rango de fechas que se listarán en
el reporte. Permite la definición de rangos tanto para la fecha de Adquisición
como para la fecha de Activación.
Costo Original: se debe especificar el costo del activo que se listará en el
reporte. Permite la definición de rangos tanto para el costo en moneda Local
como en Dólar.
Descripción de Carpetas
El filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Centro Costo
Activo, Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.
Depreciación
Esta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipo
de depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción de
selección en esta carpeta, basta con seleccionar el (los) método(s) deseado (s).
Presenta las siguientes opciones:
Línea Recta
Suma Dígitos Anual
Suma Dígitos Mensual
Suma Dígitos Diaria
Por Porcentaje
6 Month Convention
Otros
Esta carpeta permite el ingreso de otras opciones para el filtro de la
información que se desea en el reporte, muestra lo siguiente:
Proveedor: se debe especificar el código del proveedor del activo que se
listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un
doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Ubicación: se debe especificar el código de la ubicación del activo que se
listará en el reporte. Si el usuario no recuerda el código, puede presionar un
doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Rango de Fechas: se debe especificar el rango de fechas que se listarán en
el reporte. Permite la definición de rangos tanto para la fecha de Adquisición
como para la fecha de Activación.
Costo Original: se debe especificar el costo del activo que se listará en el
reporte. Permite la definición de rangos tanto para el costo en moneda Local
como en Dólar.
REVALUACIÓN DE ACTIVOS
Este reporte presenta los montos calculados por el sistema de las
revaluaciones que se hayan realizado en un período de tiempo definido.
El sistema tiene la capacidad de generar el reporte desglosando las mejoras de
cada uno de los activos que se presenten en el listado, o si el usuario lo
requiere, puede mostrar solo el total de cada activo.
Además, el sistema puede generar reportes utilizando la depreciación fiscal o
la comparativa, dependiendo de los requerimientos del usuario, y presentar los
montos calculados en moneda local o en moneda dólar, en el caso de que la
empresa tenga configurado el sistema para el manejo de doble moneda.
El usuario, puede seleccionar la información que quiere que sea desplegada en
el reporte, esto es, marcar un rango específico de datos. Para esta operación,
debe utilizar el filtro que despliega la pantalla principal de la opción
Revaluación de Activos.
La pantalla de filtro de la opción se presenta a continuación:
Los datos que tiene que digitar el usuario para utilizar el filtro de la pantalla
son los siguientes:
Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe
digitar el mes y el año.
Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por
depreciación fiscal o depreciación comparativa.
Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local o
moneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doble
moneda.
En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de
Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en
Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del
módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario
tiene en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en
Parámetros del módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es
asignado automáticamente por el sistema.
Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos
que se listarán en el reporte.
Desglosar Mejoras: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará
el desglose de las mejoras de cada activo listado en el reporte. Si el usuario no
marca esta opción, el reporte imprimirá solo totales por activo.
VALORACIÓN DE ACTIVOS
Este reporte genera un listado de las depreciaciones y revaluaciones de todos
los tipos de activos fijos dentro de un período de tiempo especificado. Al
agrupar los datos por tipo, el orden en que se presenta la información es
definido por el número del código que representa el tipo al que pertenece cada
activo y debajo del tipo, se desglosan los activos que pertenecen a dicho tipo o
familia. El sistema puede generar un reporte en el que solamente se presenten
los totales por tipo de activo.
El sistema permite que el listado se genere utilizando la depreciación fiscal o
la depreciación comparativa , dependiendo de los requerimientos del usuario y
Los datos que tiene que digitar el usuario para utilizar el filtro de la pantalla
son los siguientes:
Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe
digitar el mes y el año.
Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por
depreciación fiscal o depreciación comparativa.
En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de
Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en
Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del
módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario
tiene en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en
ACTIVOS NUEVOS
Cuando se realiza una toma física de activos, el proceso se realiza con el
sistema móvil, el cual entre otras acciones, registra los datos de los activos
nuevos, al realizar la sincronización de los datos, estos son ingresados a la
base de datos de Exactus, quedando clasificados como nuevos.
En este reporte se realizará una construcción de los registros de los activos que
en ese momento estén catalogados como nuevos que han sido ingresados
desde el módulo móvil de Activos Fijos Móviles.
La pantalla principal es la que se muestra a continuación:
ACTIVOS INCONSISTENTES
Al realizar una toma física de activos mediante el sistema móvil, el mismo
permite registrar los datos de los activos que presenten inconsistencias, al
Activos Fijos Reportes 185
igual que con los activos nuevos, al realizar la sincronización de los datos,
estos datos son ingresados a la base de datos de Exactus, quedando
clasificados como Activos Inconsistentes.
Mediante el reporte de Activos Inconsistentes se realizará la elaboración de un
informe con los registros de los activos que al momento de realizar la toma
física de activos mediante el módulo móvil de Activos Fijos Móviles
presentaban algún tipo de inconsistencia.
La pantalla principal es la que se muestra a continuación:
Procesos
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de este capítulo, se definen las opciones de los procesos de
importancia que se realizan dentro del módulo.
Las aplicaciones asociadas a los procesos que se utilizan desde el módulo de
Activos Fijos se despliegan bajo la opción de Procesos y son las
siguientes:
Depreciación Mensual
Revaluación de Activos
Retiro de Activos
Recálculo de Acumulados
Generación Depreciaciones Históricas
Aplicación de Acciones
Reversión de Depreciaciones
Cambio Estado
Los procesos de Depreciación Mensual, Revaluación de Activos, Retiro de
Activos y Reversión de Depreciaciones generan registros históricos y asientos
contables que deberán ser ingresados por el sistema dentro de la base de datos.
La Generación Depreciaciones Históricas y el Recálculo de Acumulados son
utilizados en la creación de datos históricos. Se utilizan cuando la empresa
ingresa los datos de los activos fijos (costo, valor revaluado, depreciación
acumulada, etc.) con un editor de base de datos y necesita crear los
acumulados o crear la depreciación acumulada histórica.
Los procesos de Aplicación de Acciones y Cambio Estado generan cambios
pequeños que se efectúan sobre la propiedad del activo o el estado del mismo.
DEPRECIACIÓN MENSUAL
El sistema ejecutará el proceso que permite la depreciación de un activo. El
proceso de depreciación tomará los activos que cumplan con los parámetros
establecidos en los filtros y se encargará de generar la depreciación, al final
del proceso el sistema indicará en una bitácora la lista de activos cuya
depreciación fue realizada.
Para realizar el calculo en dólares, se debe establecer una tipo de cambio de
cierta fecha, que se utilizará para el cálculo del equivalente en colones, para lo
cual el sistema usará la que le indique el parámetro
AF_TCambioFechaAdquisicion del Exactus.ini. Para mayor detalle consulte
la sección “”Parámetros en Archivos *.ini” en la página 279.
Además se encargará de actualizar las fechas de última depreciación para el
activo así como de actualizar los acumulados de depreciación. Una vez que se
han definido los parámetros necesarios para ejecutar el proceso, el usuario
debe presionar el icono Procesar que se encuentra en la parte inferior de la
ventana.
El sistema procesará la información, pero si se encuentra algún error que
interrumpa dicho proceso, entonces el sistema cancela la operación de
procesamiento y envía un mensaje al usuario donde le informa que el proceso
no se pudo realizar. Si no hay interrupciones, el sistema anuncia que el
proceso concluyo satisfactoriamente y el asiento puede ser consultado en el
diario de contabilidad.
La pantalla desplegada por el sistema está formada por tres carpetas, que
agrupan las información que el sistema procesará en la ejecución del proceso.
Descripción de Carpetas
General
En esta carpeta, el sistema define la información referente a:
TOTALES GENERALES 1,109,500.00 13,523.00 79,137.59 12,260.44 24.70 91,398.03 1,769.01 1,018,101.97 11,753.99
Deprec.
Total de Valor Depreciación Depreciación Depr
Tipo Descripción Valor Original Acum. Mes
Activos Revaluado Mensual Revaluación Acu
Prev.
Edif Edificios 2 550,000.00 0.00 59,063.29 4,491.66 0.00 6
Herr Herramientas 3 300,000.00 0.00 0.00 4,991.67 0.00
Maqe Maquinaria y equipo 2 59,500.00 13,523.00 20,074.30 519.05 24.70 2
Mobe Mobiliario y equipo 3 200,000.00 0.00 0.00 2,258.06 0.00
Depreciación
El usuario podrá elegir los tipos de depreciación a los se les correrá el proceso.
La descripción de cada uno de los tipos de depreciación se encuentra en la
sección “Depreciación” en la página 82.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Otros
Activos a Depreciar: casillas donde el usuario podrá ingresar un rango para
los Activos a los cuales se les desea correr el proceso de depreciación.
Tipo de Activos: casillas donde el usuario podrá ingresar un rango para los
Tipos de Activos a los cuales se les desea correr el proceso de depreciación.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
REVALUACIÓN DE ACTIVOS
Este proceso realiza los cálculos correspondientes para generar la revaluación
de un período determinado, para los activos que hayan sido especificados
dentro del filtro de la pantalla.
El proceso de Revaluación de Activos en Exactus es de carácter anual, es
decir el sistema está diseñado para que la revaluación de activos se corra año a
año, contrario al proceso de depreciación que se puede correr mes a mes. El
sistema solamente permitirá revaluar los activos "activados" en el período
anterior. Los activos que fueron activados en el presente período no podrán
ser sujetos de revaluación sino hasta el siguiente período.
Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas puede consultar la sección
"Fórmulas" en la página 229.
El filtro de la pantalla tiene las siguientes casillas:
RETIRO DE ACTIVOS
Esa opción realiza el procesamiento de las transacciones correspondientes al
retiro de un activo de las existencias de la empresa.
El retiro de un activo puede darse por varios motivos tales como la
obsolescencia o simplemente una venta.
Fiscal
Dentro de la carpeta denominada Fiscal, el sistema calcula aquellos montos
correspondientes al control de la contabilidad fiscal.
Dentro de la pantalla, se despliegan dos columnas denominadas:
Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para la
moneda definida como local.
Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la moneda
definida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tiene
configurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no es
calculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de
cambio definido por el usuario.
Las dos columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen a
continuación:
Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.
Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a la
fecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo
del tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los
montos, el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección
“Revaluación de Activos” en la página 229.
Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costo
original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de las
depreciaciones acumuladas para los tres métodos utilizados (Línea recta,
Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se detallan
en el apéndice del manual en la sección “Método de Revaluación por Índices
Compuestos” en la página 240.
Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones
es igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del
valor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculo
del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación
de Activos” en la página 229.
Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de Línea
Recta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desde
el momento en que se agregó la revaluación.
Comparativo
Dentro de la carpeta denominada Comparativa, el sistema calcula aquellos
montos correspondientes al control comparativo de la contabilidad, en el caso
de que el usuario haya activado en los parámetros globales la opción
Contabilidad Corporativa Activa (para mayor detalle, consultar
“Parámetros del Módulo” en la página 11.
La carpeta Comparativo es exactamente igual a la carpeta Fiscal, por tal
motivo no se van a detallar sus campos.
A continuación se muestra la pantalla desplegada por el sistema:
RECÁLCULO DE ACUMULADOS
Con esta opción, el sistema ejecuta el proceso de actualización de los
acumulados de las depreciaciones de los activos y de las mejoras de la
empresa.
Si los datos de los activos y mejoras, sus respectivas depreciaciones
acumuladas y revaluaciones fueron ingresadas al sistema mediante el uso de
un editor de base de datos, se debe correr este proceso para actualizar las
depreciaciones acumuladas y las revaluaciones acumulados de los activos.
(ver “Agregar un registro histórico de depreciación” en la página 63). Es
necesario correr este proceso, para que el sistema calcule los acumulados para
los datos introducidos y de esta forma, los activos y mejoras presentan los
datos de la depreciación acumulada (costo y revaluada) y las revaluaciones
actualizadas.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema al ejecutar el
proceso de recálculo de saldos:
GENERACIÓN DEPRECIACIONES
HISTÓRICAS
Esta opción permite generar las depreciaciones históricas de los activos y
mejoras ingresados al sistema. Esto es muy útil cuando se está ingresando el
costos de los activos y su vida útil y se desea que se genera la depreciación
acumulada histórica.
Este proceso genera automáticamente las depreciaciones para todos los activos
y mejoras. La generación se hace a partir de la fecha de activación hasta el
período límite especificado.
Período límite: en esta casilla se digita el período hasta cuando se
reconstruirán los datos históricos. Esto significa que si se ingresa la fecha del
31/12/97, todos los datos de depreciación se generaran hasta esa fecha
inclusive.
Además del Período Límite, el usuario puede filtrar utilizando los siguientes
parámetros:
Activos a Depreciar: en estas casillas el usuario puede ingresar un rango de
activos a los cuales se les correrá el proceso de Depreciación Histórica.
Tipo de activos: al igual que para el caso de los activos, el sistema permite
elegir un rango de Tipos de Activos a los cuales se les generará el histórico de
depreciaciones.
Fecha de activación: este es otro rango por el cual se pueden filtrar los
activos a los cuales se les correrá el proceso.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:
204 Procesos Activos Fijos
Pantalla del proceso Generación Depreciaciones Históricas
Descripción de Carpetas
General
En esta carpeta, el sistema define la información referente a:
Período Depreciación: período en la cual se quiere aplicar el proceso de
depreciación. El sistema calculará la depreciación para el período
especificado por el usuario en esta casilla.
Fecha Contabilidad: en esta casilla, el sistema despliega la fecha actual
como sugerencia, de manera que quede especificada la fecha en la cual se
ejecutó el proceso de reversión de la depreciación de los activos. Es necesario
especificar el mes y el año.
Depreciación: el usuario podrá elegir la depreciación a ejecutar, de acuerdo
con el tipo de contabilidad, eligiendo entre Fiscal o Comparativa.
Comentario Reversión: espacio habilitado para la información que
respalde la razón para la ejecución del proceso, este espacio no puede quedar
vacío.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Depreciación
El usuario podrá elegir los tipos de depreciación a los se les correrá el proceso.
La descripción de cada uno de los tipos de depreciación se encuentra en la
sección “Depreciación” en la página 82.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Otros
Activos: casilla donde se debe especificar el rango de códigos que
contendrán los activos que se procesarán en el sistema.
Tipo de Activos: en estas casillas se puede especificar un rango de Tipos de
Activos para los cuales se correrá el proceso de Revaluación.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
CAMBIO ESTADO
Dentro de esta opción, el usuario puede definir los tipos de acción que se
pueden aplicar a los activos tomando como base los factores que pueden hacer
que estos varíen dentro de la organización.
Los campos a llenar en esta pantalla son:
Nuevo Estado: esta casilla está destinada para la asignación del código que
del estado que se le va a asignar al activo, la casilla cuenta con ayuda de F1.
Tipo Acción: designada para escoger la clase o tipo de acción que se va a
realizar.
Fecha Activación: fecha para la que va a regir la activación del cambio de
estado del activo.
La pantalla principal de está opción es la siguiente:
FUNCIONES ESPECIALES
Cambiar de Estado
Con esta opción el usuario puede hacer el cambio del estado del o de los
activos seleccionados para tal efecto.
Marcar
Marcar Todo
Con este botón se tiene la posibilidad de marcar todas las líneas de artículos
existentes.
Desmarcar Todo
Este botón funciona de desmarcador para las todas las líneas que estén
marcadas en el momento, ya sea una parte o todas.
Opciones Configurables
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta sección se presentan aquellas opciones configurables que se
ejecuten desde el módulo de Activos Fijos. Dichas opciones deben ser
configuradas dentro del módulo de Administración del Sistema antes de
ser ejecutadas en el módulo de Activos Fijos.
Para instalar la opción configurable siga las instrucciones que se presentan a
continuación:
1. Entre al módulo de Administración del Sistema.
2. En el submenú Administración seleccione Opciones
Configurables. El sistema desplegará una tabla de datos
denominada Opciones Configurables.
3. Desde la tabla seleccione Nuevo, o si prefiere presione al mismo
tiempo las teclas Ctrl+N o active el icono para agregar la opción
configurable. Esto presentará la ventana de definición de las
Opciones Configurables la cual consta de cuatro carpetas ( Datos,
Ejecutable, Seguridad y Notas).
4. Desde la ventana de definición de las Opciones Configurables:
Entre a la carpeta Datos y defina:
i). Opción: Texto que se desplegará en el menú definiendo la opción
que se esta instalando.
ii). Descripción: Texto que se desplegará como ayuda de la opción.
iii). Modulo: Módulo de Exactus en que se instalará la Opción
Configurable. En este caso ACTIVOS FIJOS.
iv). Menú: Menú del modulo en que se incluirá la opción (usualmente
ADMINISTRACION).
Configurables:
Fecha de Depreciación en
Mejora Descripción Tipo Costo Original Factor
Activación Ejercicio
Deprec.
Fecha de Valor Neto 50% deprec Promedio Activo Monto del
Mejora Descripción Costo Original Acumulada Valor Neto Factor
Activación Actualizada Anual actu. Fijo Impuesto
Histórica
Activo Fijo: A-02 Computadora
A-02 Computadora 16/02/97 525,000.00 393,750.00 131,250.00 0.9558 125,448.75 9,331.09 116,117.66 2,090.12
Subtotal Activo: 2,090.12
Deprec.
Fecha de Valor Neto 50% deprec
Mejora Descripción Costo Original Acumulada Valor Neto Factor
Activación Actualizada Anual actu.
Histórica
Activo Fijo: A-02 Computadora
A-02 Computadora 16/02/97 525,000.00 393,750.00 131,250.00 0.9558 125,448.75 9,331.09
S
TOTAL DEL
Numero Consecutivo: 4
Activo: T-01234
Monto: 10.000,00
Numero Consecutivo: 4
Activo: T-01234
Monto: 10.000,00
11. Una vez ingresados los datos, debe salvar la información con la
opción Save o Save as, en la opción File.
Una vez que se han ingresado estos valores, aparecerán dentro de la
pantalla de Histórico de Depreciaciones que está bajo la opción
de Administración.
FÓRMULAS
Dentro de este apartado, se describirán las fórmulas que el sistema utiliza para
el cálculo de las depreciaciones y las revaluaciones de los activos por los
diferentes métodos que utiliza el módulo de Activos Fijos.
REVALUACIÓN DE ACTIVOS
Dentro del sistema, existen cuatro métodos para calcular la revaluación y la
escogencia del método a utilizar depende del tipo de activo fijo que se maneje
y de las leyes tributarias del país.
Cuando se calcula una revaluación, se calcula tanto un valor revaluado como
una depreciación acumulada revaluada.
Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:
Tabla de Índices:
Mes 1996 1997 1998
Enero 1279.042022 1413.596753 1498.188180
Febrero 1296.410236 1413.736227 1511.998762
Marzo 1304.279751 1415.874376 1529.602843
Abril 1310.744540 1420.128636 1534.275271
Mayo 1323.326096 1434.218490 1539.704072
Junio 1336.290446 1444.180465 1544.086610
Julio 1348.612373 1448.498301 1556.027467
Agosto 1359.065275 1451.373906 1565.326117
Setiembre 1371.056810 1456.220244 1572.403642
Octubre 1387.149048 1461.146886 1580.923524
Noviembre 1400.622611 1472.900044 1588.264259
Diciembre 1408.297229 1479.181504 1595.726871
1
Porcentaje por aplicar a los activos por revaluar
246 Opciones Configurables Activos Fijos
Distribuci 00 0.0 00 00 0 0 .00 .00
ón 0
Eléctrica
Sistema 200. 50. 100.00 300.00 0.0 0.0 100.0 300.0
Alumbra 00 00 0 0 0 0
do
Publico
Activos 300. 40. 2,000. 1,000. 0.0 0.0 2,000 1,000
Planta 00 00 00 00 0 0 .00 .00
General
Total 1,90 32 12,100 4,700. (40 (18 11,70 4,520
General 0.00 0.0 .00 00 0.0 0.0 0.00 .00
0 0) 0)
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS
Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la depreciación; la
escogencia del método a utilizar depende del tipo de activo fijo que se maneje
y de las leyes tributarias del país.
Si la fecha de consulta está entre un período que ya ha sido depreciado, se
toma el datos de los históricos (base de datos), pero si no, se hace una
proyección del valor en base de lo que haya en los históricos, acá vale hacer la
salvedad de que dicho cálculo se hará únicamente si el histórico de
depreciaciones tiene al menos un registro, de lo contrario solo con la
funcionalidad de proyectar cálculo el usuario podrá ver los datos. Esto se
aplica para todos los métodos.
Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:
800
700
600
Valor de 500
Rescate
400
300
200
100
0
1 2 3 4 5 6 7
Vida útil
Tiempo
Depreciado
80
Valor 60
40
20
0
1 2 3 4 5 6
Vida útil
Tiempo
Depreciación Mensual
R
B
Fecha de
Activación
B
Lo que realmente ha Deprec. último
sido depreciado mes
B = Períodos no depreciados
Figura ejemplo de cálculo depreciación mensual en los meses intermedios por Método de
Línea Recta
Depreciación Acumulada
Depreciación Acumulada = A + B * C
A = Deprec. Acumulada Histórica Total del Activo hasta el día de hoy.
B = Depreciación mensual.
C = Meses sin depreciar al período de consulta
A continuación se presenta una figura que ilustra la fórmula:
Lo que realmente ha C
sido depreciado
A B
Valor del
Activo
600
400
200
0
1 2 3 4 5
Tiempo Vida útil
200
Valor
100
0
1 2 3 4 5
Vida útil
Tiempo
Por fórmula
Depreciación = (Valor Depreciable * Factor Anual)/12
Factor Anual = A / B
4 / 10 3 / 10 2 / 10 1 / 10
Factor
Anual
Factor Anual = A / B
A = Años que restan de vida útil
B = (Años * (Años+1)) / 2
Casos especiales:
Fórmula para calcular la depreciación en el año de depreciación
Depreciación = (A - B ) / C
A = Depreciación Acumulada por fórmula al final del año
B = Depreciación Acumulada en históricos
C = Períodos no depreciados de ese año
A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciación
mensual por suma de dígitos:
Lo que realmente ha
sido depreciado
B C
Fecha de Fin de
última Año
depreciación
Fecha de
consulta
Depreciación Acumulada
Casos especiales:
Fórmula para calcular depreciación acumulada
Depreciación = A +( B * C )
A = Depreciación Acumulada total del activo hasta el día de hoy
B = Depreciación del mes consultado
C = Meses sin depreciar a fecha consultada
A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciación
acumulada por suma de dígitos para el primer caso:
Lo que
realmente ha C
sido depreciado
A B
Fecha de Vida
Año 1
última útil
depreciación
Fecha de
consulta
Por fórmula
Depreciación = A * B
A = Valor Depreciable
B = Porcentaje de Depreciación definida por mes
DEPRECIACIÓN ACUMULADA
Depreciación Acumulada = Depreciaciones mensuales hasta fecha de
consulta
Depreciación Acumulada = Sumatoria de las depreciaciones mensuales
hasta fecha de consulta
Formato de Reportes
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS
POR CÓDIGO
Desglosado
Reporte de Depreciación Mensual por Código de Activo
Utilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local
(Desglosado por Mejoras)
Fecha de Reporte : 10/1996
Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Depreciac. Deprec. Depr.Acu. Valor Valor libros
Compra Meses Depr. Original Reval. Mes Prev. Mensual Revaluac. Acum. Reval. en libros Reval.
TOTALES GENERALES: 16,030,000 0.00 8,614,560 350,694 0.00 8,965,255 0.00 7,064,745 0.00
Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Depreciac. Deprec. Depr.A
Compra Meses Depr. Original Reval. Mes Prev. Mensual Revaluac. Acum. Reva
Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Depreciac. Deprec. Deprec. Deprec. Depr.Acu. Valor Valor libros
Compra Meses Depr. Original Revaluado Acum.Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Reval. en libros Revaluac.
75677 A-01 Comput. 386 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
24633 A-15 Comput. 486 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
45574 D-30 Impres. Láser 02/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
56651 D-34 Impres. Láser 05/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
30021 T-03 Calcul. Cient. 01/01/94 48 S 7,000 0.00 4,583.3 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.00
20021 T-02 Calcul. Financ. 01/01/95 36 L 25,000 0.00 8,736.3 416.7 0.00 9,153 0.00 15,847 0.00
TOTALES GENERALES: 952,000 163,000.0 600,373.1 34,842 12,739 635,215 99,302.8 316,785 63,697.2
Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Depreciac. Deprec. Deprec. Deprec. Depr
Compra Meses Depr. Original Revaluado Acum.Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Re
75677 A-01 Comput. 386 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,8
24633 A-15 Comput. 486 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,8
45574 D-30 Impres. Láser 02/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,8
56651 D-34 Impres. Láser 05/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,8
30021 T-03 Calcul. Cient. 01/01/94 48 S 7,000 0.00 4,583.3 91.7 0.00 4,675 0.
20021 T-02 Calcul. Financ. 01/01/95 36 L 25,000 0.00 8,736.3 416.7 0.00 9,153 0.
Tipo Descripción Total de Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor libros
Activos Original Revaluado Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Acum.Reval. en libros Reval.
A-01 Comput. 386 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
A-15 Comput. 486 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
D-30 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
D-34 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
T-02 Sumin. de Ofic. 2 5,000.0 0.00 1,747 83.3 0.00 1,831 0.00 3,169 0.00
T-03 Equipo Soporte 1 7,000.0 0.00 4,583 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.00
TOTALES GENERALES:
932,000.0 163,000 593,384 34,508 12,739 627,892 99,302.8 304,108 63,697.2
Tipo Descripción Total de Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor
Activos Original Revaluado Mes Prev. Mensual Reval. Acum. Acum.Reval. en libros Re
A-01 Comput. 386 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,
A-15 Comput. 486 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,
D-30 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,
D-34 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,
T-02 Sumin. de Ofic. 2 5,000.0 0.00 1,747 83.3 0.00 1,831 0.00 3,169 0.
T-03 Equipo Soporte 1 7,000.0 0.00 4,583 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.
TOTALES GENERALES:
932,000.0 163,000 593,384 34,508 12,739 627,892 99,302.8 304,108 63,
Desglosado
Reporte de Depreciación Mensual por Centro de Costo
Utilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local
(Desglose por Activo)
Fecha de Reporte: 09/1995
Código Descripción Porcentaje Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros
Compra Meses Depr. Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libros Revaluación
Centro de Costo: 010
10001 Activo 10001 100.00% 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
10002 Activo10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,313 796.2 38,819 6,206.4 18,681 3,961.1
10003 Activo 10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 12,412.9 37,292 7,962.2
SUB TOTAL 010 Centro de Costo 010 402,500 71,313 256,283 15,521 5,573 271,804 43,445 130,695 27,848
Centro de Costo: 020
10002 Activo 10002 50.00% 01/02/94 24 L 115,000 20,375.0 73,013.4 4,625 1,592.4 77,638 12,412.9 37,362 7,962.2
10003 Activo10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 12,412.9 37,292 7,962.2
10004 Activo 10004 100.00% 01/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,917 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
SUB TOTAL 020 Centro de Costo 020 460,000 81,500 294,263 16,500 6,370 310,763 49,651 149,237 31,849
Centro de Costo: 030
10002 Activo 10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,312.5 796.2 38,819 6,206.4 18,680.8 3,981.1
SUB TOTAL 030 Centro de Costo 030 57,500 10,188 36,507 2,313 796 38,819 6,206 18,681 3,981
TOTALES GENERALES: 920,000 163,000 587,054 34,333 12,739 621,387 99,303 298,613 63,677
Código Descripción Porcentaje Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec.
Compra Meses Depr. Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. A
Centro de Costo: 010
10001 Activo 10001 100.00% 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250 3,184.8 155,277 2
10002 Activo10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,313 796.2 38,819
10003 Activo 10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 1
SUB TOTAL 010 Centro de Costo 010 402,500 71,313 256,283 15,521 5,573 271,804
Centro de Costo: 020
10002 Activo 10002 50.00% 01/02/94 24 L 115,000 20,375.0 73,013.4 4,625 1,592.4 77,638 1
10003 Activo10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 1
10004 Activo 10004 100.00% 01/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,917 3,184.8 155,417 2
SUB TOTAL 020 Centro de Costo 020 460,000 81,500 294,263 16,500 6,370 310,763
Centro de Costo: 030
10002 Activo 10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,312.5 796.2 38,819
SUB TOTAL 030 Centro de Costo 030 57,500 10,188 36,507 2,313 796 38,819
Sólo totales
Reporte de Depreciación Mensual por Centro de Costo
Utilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local
(Solo Totales por Centro de Costo)
Fecha de Reporte: 08/1996
Centro Descripción Total de Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros
Activos Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libros Revaluación
CC-009 Mantenimiento 6 402,500 71,312.5 94,845.6 26,833.3 14,262.5 121,679.0 42,787.5 280,821 28,525.0
CC-010 Activos 6 460,867 81,500.0 108,395.0 30,724.5 16,300.0 139,119.5 48,900.0 321,748 32,600.0
CC-011 Equipo Operación 8 900,000 10,187.5 13,549.4 60,000.0 2,037.5 73,549.4 6,112.5 826,451 4,075.0
CC-012 Producción A 10 865,465 53,285.0 70,869.1 57,697.7 10,657.0 128,566.7 31,971.0 736,898 21,314.0
CC-020 Producción B 2 235,485 68,454.0 91,043.8 15,699.0 13,690.8 106,742.8 41,072.4 128,742 27,381.6
CC-021 Producción C 3 956,654 80,000.0 106,400.0 63,776.9 16,000.0 170,176.9 48,000.0 786,477 32,000.0
CC-022 Producción D 6 950,000 56,464.0 75,097.1 63,333.3 11,292.8 138,430.5 33,878.4 811,570 22,585.6
CC-023 Producción E 7 789,500 20,000.0 26,600.0 52,633.3 4,000.0 79,233.3 12,000.0 710,267 8,000.0
CC-024 Inventarios p.t. 7 900,000 54,665.0 72,704.5 60,000.0 10,933.0 132,704.5 32,799.0 767,296 21,866.0
CC-025 Inventarios p.p. 8 850,000 39,681.0 52,775.7 56,666.7 7,936.2 109,442.4 23,808.6 740,558 15,872.4
CC-026 Inventarios m.p. 13 600,000 64,681.0 86,025.7 40,000.0 12,936.2 126,025.7 38,808.6 473,974 25,872.4
CC-027 Consumo 10 300,000 54,653.0 72,688.5 20,000.0 10,930.6 92,688.5 32,791.8 207,312 21,861.2
TOTALES GENERALES: 8,210,471 654,883 870,994 547,365 130,977 1,418,359 392,930 6,792,112 261,953
Centro Descripción Total de Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor
Activos Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libr
CC-009 Mantenimiento 6 402,500 71,312.5 94,845.6 26,833.3 14,262.5 121,679.0 42,787.5 280,82
CC-010 Activos 6 460,867 81,500.0 108,395.0 30,724.5 16,300.0 139,119.5 48,900.0 321,74
CC-011 Equipo Operación 8 900,000 10,187.5 13,549.4 60,000.0 2,037.5 73,549.4 6,112.5 826,45
CC-012 Producción A 10 865,465 53,285.0 70,869.1 57,697.7 10,657.0 128,566.7 31,971.0 736,89
CC-020 Producción B 2 235,485 68,454.0 91,043.8 15,699.0 13,690.8 106,742.8 41,072.4 128,74
CC-021 Producción C 3 956,654 80,000.0 106,400.0 63,776.9 16,000.0 170,176.9 48,000.0 786,47
CC-022 Producción D 6 950,000 56,464.0 75,097.1 63,333.3 11,292.8 138,430.5 33,878.4 811,57
CC-023 Producción E 7 789,500 20,000.0 26,600.0 52,633.3 4,000.0 79,233.3 12,000.0 710,26
CC-024 Inventarios p.t. 7 900,000 54,665.0 72,704.5 60,000.0 10,933.0 132,704.5 32,799.0 767,29
CC-025 Inventarios p.p. 8 850,000 39,681.0 52,775.7 56,666.7 7,936.2 109,442.4 23,808.6 740,55
CC-026 Inventarios m.p. 13 600,000 64,681.0 86,025.7 40,000.0 12,936.2 126,025.7 38,808.6 473,97
CC-027 Consumo 10 300,000 54,653.0 72,688.5 20,000.0 10,930.6 92,688.5 32,791.8 207,31
TOTALES GENERALES: 8,210,471 654,883 870,994 547,365 130,977 1,418,359 392,930 6,792,1
Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Reval. Reval. Superávit
Compra Meses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acumul. Acu.Reval. Valor Depr.Acu. Revaluac.
10000 A-04 Secadora para grano 01/01/93 120 P I ------- 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 312,450 0.00 312,450
10005 A-04 Procesador de café 01/01/92 36 P P ------- 17,500 0.00 0.00 0.00 350 0.00 350
11-011 T-04 Volswagen Diesel 95 01/01/96 36 P P ------- 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,375 2,402.1 103,973
11-012 T-04 Mejora 01/01/96 12 P P ------- 25,400 0.00 0.00 0.00 3,048 0.00 3,048
12-462 A-01 Local comercial 01/01/94 240 N I ------- 12,500,000 0.00 0.00 0.00 500,000 0.00 500,000
T-0202 T-02 Calcul. científica 01/01/95 48 L I ------- 5,000 0.00 1,997 0.00 2,750 1,837.8 912
T-0302 T-03 Calcul. financiera 01/01/94 36 L I ------- 5,000 0.00 0.00 0.00 2,950 0.00 2,950
Código Tipo Descripción Fecha de Plazo Tipo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Reva
Compra Meses Depr. Reval. Factor Original Revaluado Acumul. Acu.Reval. Valor
10000 A-04 Secadora para grano 01/01/93 120 P I ------- 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 312,45
10005 A-04 Procesador de café 01/01/92 36 P P ------- 17,500 0.00 0.00 0.00 35
11-011 T-04 Volswagen Diesel 95 01/01/96 36 P P ------- 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,37
11-012 T-04 Mejora 01/01/96 12 P P ------- 25,400 0.00 0.00 0.00 3,04
12-462 A-01 Local comercial 01/01/94 240 N I ------- 12,500,000 0.00 0.00 0.00 500,00
T-0202 T-02 Calcul. científica 01/01/95 48 L I ------- 5,000 0.00 1,997 0.00 2,75
T-0302 T-03 Calcul. financiera 01/01/94 36 L I ------- 5,000 0.00 0.00 0.00 2,95
TOTALES GENERALES: 60,420,000 405.95 $444,164.62 53,174,800 10,000,000 $71,200 150,000.0 50,270,000 53,024,800
Tipo Descripción Total de Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros
Activos (Mon. Local) Original (En Dólares) Revaluado Acum. Loc. Acum. Dol. Acu.Reval. En Libros Revaluación
A-01 Locales/edificios 7 39,820,000 137.31 $297,130.2 29,500,000 0.00 0.00 0.00 39,820,000 29,500,000
A-03 Equipo computacional 2 3,750,000 129.45 $28,968.7 6,320,000 0.00 0.00 750,000 3,750,000 5,570,000
A-04 Maquinaria proces. 7 32,930,885 137.31 $244,752.3 0.00 11,398,312 $81,156 0.00 21,532,573 0.00
T-02 Equipo de soporte 1 7,000 140.45 $49.8 0.00 4,492 $32 0.00 2,508 0.00
T-03 Suministros de oficina 2 10,000 140.45 $71.2 0.00 1,664 $12 0.00 8,336 0.00
T-04 Vehículo 11 26,187,050 145.23 $183,255.4 137,000 4,458,789 $2,017,507 14,000 21,728,261 123,000
T-05 Mobiliario y equipo 2 60,000 140.45 $427.2 19,500 5,000 $0 6,000 55,000 13,500
T-07 Flotilla entrega 2 20,000,000 140.45 $142,399.4 8,500,000 1,000,000 $33 1,500,000 19,000,000 7,000,000
TOTALES GENERALES: 122,764,935 1,111.1 $897,054.3 44,476,500 16,868,256 $2,098,739 2,270,000 105,896,679 42,206,500
Tipo Descripción Total de Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec. Deprec. Deprec.
Activos (Mon. Local) Original (En Dólares) Revaluado Acum. Loc. Acum. Dol. Acu.Reva
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan los parámetros que existen en el EXACTUS.INI
del módulo de Activos Fijos específicamente.
Cualquier información adicional de otros parámetros para la versión, consulte
el Manual de Configuración.
AF_TCAMBIOFECHAADQUISICION=SI
Este parámetro está incluido en el EXACTUS.INI y establece si en el módulo
de Activos Fijos, si se deja definido como NO, el sistema por default
tomará la fecha de activación, pero si se requiere utilizar la fecha de
adquisición deberá definirse como SI, condicionando la fecha a utilizar para
los cálculos iniciales de los costos de activo.
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del módulo de Activos Fijos. Los derechos para los
grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen desde
la opción Seguridad! del menú principal del módulo de Administración
del Sistema.
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para
quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento Financiero podrían tener derecho a Crear o Eliminar
Activos Fijos, desde el módulo de Activos Fijos.
Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento Financiero
podría ser el único empleado con derecho sobre el mantenimiento de los
activos fijos para la opción Activos del menú principal del módulo de
Activos Fijos.
Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de nivel
superior y todas las opciones que se encuentran dentro de cada rama
Definición de Privilegios
*.QRP
Extensión de los archivos con formatos de reportes.
Activo fijo
Es aquel activo de naturaleza duradera y de largo plazo que la empresa utiliza
en sus operaciones normales. Por ejemplo, terreno, edificio, planta, etc.
Asiento
Es la transacción o evento que sucede en la empresa medible en términos
monetarios que es expresado mediante débitos y créditos. Usualmente está
acompañado por una explicación. En algunos países el concepto de asiento se
define por términos tales como: póliza, boucher, etc.
Base de depreciación
La base de la depreciación del activo es igual al costo original del activo
menos el valor de salvamento ( el valor asignado al activo al finalizar su vida
útil ).
Cuenta Contable
Es un clasificación usada para tener un orden sistemático en el registro formal
de un tipo particular de transacción. Los débitos y créditos de los asientos se
asignan a cuentas contables.
Depreciación
La depreciación es el método de asignar el costo de un activo fijo, menos el
valor de salvamento (si lo hay), en la vida útil del activo de una manera
racional y sistemática.
Doble cierre
Permite llevar la contabilidad fiscal y la corporativa conjuntamente.
FASB-52
Habilita que el proceso de conversión de moneda local a dólar se realice por
tipos de cambios vigentes (Traducción) o por tipos de cambio histórico
(Remedición).
Highlight
Barra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una opción en un
menú representada como texto. Normalmente responde a las teclas
direccionales o al cursor del ratón.
Mejora
Una mejora o adición es cuando se crea un activo nuevo asociado a otro
activo. Por ejemplo, la construcción de una pared en una fábrica o la adición
de aire acondicionado en la oficina, aumentan el potencial de servicios del
activo.
Preview
Mirada previa antes de imprimir.
Remedición
Realiza la conversión de moneda local a dólar usando los tipos de cambio
histórico.
Status bar
Espacio ubicado en la parte inferior de una ventana cuya función es informar y
brindar asistencia rápida sobre las opciones.
Toolbar
Barra con iconos que forma una especie de submenú gráfico de fácil
utilización, pues las opciones se aplican al activar un icono posicionando el
cursor del ratón y presionando el botón izquierdo.
Traducción
Realiza la conversión de moneda local a dólar usando los tipos de cambio
vigentes al día del proceso.
Valor de salvamento
Es el valor asignado al activo al finalizar su vida útil.
Vida útil
La vida útil es el número de años, meses, o días que se estima un activo
durará en depreciarse.