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ACTIVOS FIJOS
Versión 7.00
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respectivos fabricantes.
Índice General
Acerca de esta Guía 1
Nota Introductoria ................................................................................................... 1
Audiencia ................................................................................................................ 1
Conocimiento Necesario ............................................................................. 1
Convenciones Utilizadas ......................................................................................... 1
Documentación Adicional ....................................................................................... 2
Activos 79
Nota Introductoria ................................................................................................. 79
Activos Fijos ......................................................................................................... 79
Función especial........................................................................................ 81
Manejo de Activos Fijos............................................................................ 82
Funciones especiales ................................................................................. 83
Mejoras ............................................................................................................... 125
Funciones especiales ............................................................................... 126
Manejo de Mejoras.................................................................................. 129
Funciones especiales ............................................................................... 161
Manejo del Registro de Acciones ............................................................ 162
¿Cómo aprobar acciones? ........................................................................ 169
¿Cómo deseleccionar las acciones?.......................................................... 170
Consultas! 171
Nota Introductoria ............................................................................................... 171
Manejo de Consultas ............................................................................... 171
Reportes 179
Nota Introductoria ............................................................................................... 179
Depreciación de Activos ...................................................................................... 179
Procesos 215
Nota Introductoria ............................................................................................... 215
Depreciación Mensual ......................................................................................... 216
Revaluación de Activos ....................................................................................... 220
Retiro de Activos................................................................................................. 224
Recálculo de Acumulados ................................................................................... 228
Generación Depreciaciones Históricas ................................................................. 229
Aplicación de Acciones ....................................................................................... 231
Reversión de Depreciaciones ............................................................................... 233
Cambio Estado .................................................................................................... 237
Funciones Especiales .............................................................................. 239
Generación de Asientos de Ingreso ...................................................................... 239
Glosario 312
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Activos Fijos le permite al usuario, controlar de una manera
más fácil, los activos fijos que forman parte de la empresa, así como las
depreciaciones y revaluaciones que los afecten.
AUDIENCIA
Esta guía va dirigida a aquellas personas que van utilizar el módulo de
Activos Fijos como ayuda al manejo y control del inmobiliario de la
empresa, y además para personal que requiera realizar movimientos que
impliquen cambios relacionados con los activos fijos desde módulos
auxiliares.
CONOCIMIENTO NECESARIO
Para entender el funcionamiento lógico del módulo de Activos Fijos es
necesario que el usuario tenga conocimiento amplio del ciclo contable en lo
referente a lo relacionado con los activos fijos, y del manejo de los módulos de
Softland relacionados con el ciclo mismo como lo es Contabilidad
General.
CONVENCIONES UTILIZADAS
A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en este manual.
A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en esta ayuda sensible al contexto.
DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este módulo.
Si desea conocer de... Refiérase a...
Seguridad de Softland Manual de Administración del Sistema
Configuración de Softland Manual de Configuración del Exactus.ini
Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema
Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema
Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema
Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema
Funcionamiento básico Manual Básico de Softland ERP
NOTA INTRODUCTORIA
Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Activos Fijos. Se
detalla:
Las Características de Activos Fijos.
El manejo general del sistema.
La ejecución de funciones estándar del sistema Softland.
Los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Activos Fijos.
Definiciones.
CARACTERÍSTICAS
Entre las cualidades más importantes de este módulo están:
1) Interfaz gráfica y amigable en Microsoft Windows.
2) Manejo fácil y seguro de las depreciaciones y revaluaciones de los
activos.
3) Compatibilidad con Microsoft Excel para generación de reportes.
4) Totalmente operacional en redes (sistema multiusuario).
5) Fácil configuración de opciones propias del módulo.
6) Fácil proceso de consulta sobre históricos de depreciaciones y
revaluaciones de los activos fijos.
7) Permite la generación de reportes y listados para cualquier período de
una manera rápida.
8) Permite la generación y visualización de asientos contables, según el
tipo específico de movimiento.
BENEFICIOS
Los principales beneficios se enumeran a continuación:
1. Maneja en forma centralizada el control exacto de los activos para su
respectiva clasificación, depreciación o valoración, dejando al usuario la
actividad de toma física.
2. Ofrece al cliente la ventaja de poder agilizar la generación de
documentos mediante reportes de fácil entendimiento, generados a partir
de cualquier rango de tiempo y tipo de activos de una manera rápida.
3. A nivel general le proporciona al usuario la posibilidad de obtener las
valoraciones reales de los activos para llevar un estricto control sobre
las posibles acciones a tomar respecto a los activos, como su respectivo
desecho, actualización o venta.
4. El manejo de la depreciación se puede hacer utilizando diferentes
métodos para su respectivo cálculo y revaluación de los activos fijos de
la empresa, dando diferentes opciones para dichos cálculos dependiendo
del tipo de activo y contabilidad que lleve la empresa.
5. La posibilidad de integrar los módulos de Activos Fijos,
Contabilidad General y Compras permite que en forma
automática se repliquen los asientos contables de los movimientos
realizados por la depreciación y revaluación de los activos fijos de la
empresa dando a la empresa consistencia y constante actualización en la
contabilidad general.
DEFINICIONES
ACTIVO FIJO
Las empresas utilizan en sus actividades activos de naturaleza duradera y de
largo plazo. Estos activos son conocidos como activos fijos, los cuales abarcan
terrenos, edificios (oficinas, fábricas almacenes, etc.) y equipo (maquinaria,
4 Introducción a Activos Fijos Activos Fijos
mobiliario, herramientas, etc.). Las características principales de los activos
fijos son las siguientes:
Se adquieren para utilizarlos en las operaciones, no para revenderlos.
Son de larga duración y por lo general están sujetos a depreciación (a
excepción de los terrenos).
Poseen existencia física.
DEPRECIACIÓN
La depreciación es el método de asignar el costo de un activo fijo, menos el
valor de salvamento (si lo hay), en la vida útil del activo de una manera
racional y sistemática. Lo anterior se hace para realizar la asignación contable
entre el ingreso producido por el activo y el costo de los ingresos
(depreciación). Se dice que es una estimación porque no se puede saber con
certeza cuánto se desgasta un activo, pero se debe tener un parámetro para
establecer los gastos.
La asignación del costo del activo dependerá de la base para la depreciación, la
estimación de la vida útil y el método de depreciación.
La base de la depreciación del activo es igual al costo original del activo menos
el valor de salvamento (el valor asignado al activo al finalizar su vida).
La vida útil es el número de meses, años o días que se estima un activo durará
en depreciarse.
Los métodos de depreciación determinan como se asignará el costo del activo
en el tiempo. Hay varios métodos, por ejemplo, el método de línea recta, suma
de dígitos, etc.
MEJORA
Una mejora o adición es cuando se crea un activo nuevo asociado a otro activo.
Por ejemplo, la construcción de una pared en una fábrica o la adición de aire
acondicionado a la oficina, aumentan el potencial de servicios de la instalación
y se debe capitalizar y oponer a los ingresos que resultarían en el futuro.
Las mejoras o adiciones se incorporan al valor del activo y deben ser
depreciados de acuerdo con la vida útil de la mejora. En ciertas ocasiones, las
mejoras incrementan la vida útil de un activo y esto debe ser tomado en cuenta
para las futuras depreciaciones de tal activo.
REVALUACIÓN
La revaluación es un ajuste en el valor de los activos fijos, debido a los cambios
adquisitivos de la moneda. Dicho ajuste, tiene como objetivo expresar los
activos fijos a montos más actualizados, que permitan al lector de los estados
financieros, tener una idea más acertada de su verdadero valor.
En definitiva, la revaluación de los activos fijos se da por:
ajustes de los costos originales como resultados de la devaluación de la
moneda.
ajustes para reexpresar los valores de reposición determinados por técnicos
independientes.
ajustes derivados por cambios en el poder adquisitivo.
Cabe aclarar que el proceso de revaluación afecta la cuenta conocida como
activo revaluado, la depreciación acumulada revaluada (en el caso que el activo
fijo se deprecie) y el superávit por revaluación.
VALUACIÓN
La base tradicional para los activos fijos es el costo (el efectivo o su
equivalente en efectivo, que se paga para obtener el activo y prepararlo para su
uso).
Para los activos individuales adquiridos, la norma de valuación que se sigue
generalmente en la práctica es la del costo de factura más el flete y los gastos
de instalación, menos todos los descuentos.
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Activos Fijos como en otros módulos de Softland
relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades particulares
de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
La integración de Activos Fijos con los otros módulos de Softland.
La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
La definición de los Parámetros del Módulo
INTEGRACIÓN
Este módulo está integrado directamente con el módulo de Contabilidad
General y con el módulo de Compras. Así se generan en forma automática
los asientos contables de los movimientos realizados por la depreciación y
revaluación de los activos fijos de la empresa. Esto le da como ventaja la
consistencia en sus datos de contabilidad general, puesto que minimiza al
máximo la posibilidad de un error humano en la generación del asiento,
mientras mantiene su contabilidad actualizada. Además, es necesario haber
definido información relevante en los módulos de Administración del
Sistema y Cuentas por Pagar, para ingresar la información propia del
módulo. La siguiente es la ilustración de la integración del módulo:
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe definir los siguientes
aspectos:
Relación Mejora <─>Activo: bajo esta opción, el usuario debe determinar
cómo manejará las mejoras a los activos. Existen tres opciones a escoger:
Depreciar las mejoras según el tipo de depreciación del activo: las mejoras
utilizan el mimo método de depreciación del activo.
Revaluar las mejoras según el tipo de revaluación del activo: las mejoras
utilizan el mismo método de revaluación del activo.
Plazo de vida de las mejoras dentro del plazo restante del activo: la mejora
tendrá una vida útil igual que la vida útil restante del activo a la fecha de
activación de la mejora.
Varios: bajo este campo se encuentran las siguientes casillas:
Integración contable: al seleccionar la casilla se define si las transacciones
que se realizan en el módulo generarán asientos en el módulo de
Contabilidad General. Si esta desactivada, los procesos del módulo de
Activos Fijos (compra y retiro de activo, depreciación, etc.) no
generarán asientos contables.
Contabilidad Corporativa o segunda contabilidad Activa: si esta casilla es
marcada, el módulo procesará los datos de la contabilidad corporativa o
la segunda contabilidad que haya asignado la empresa,
independientemente de la contabilidad fiscal. Si esta desactivada el
sistema no le solicitara esta información al momento de administrar los
activos.
Procesar Activos Inactivos: si esta casilla es marcada, el sistema permitir
realizar procesos sobre activos que no estén activos.
Fecha Última Compresión: muestra la fecha de la última vez que se realizó
el proceso de compresión.
Consecutivo por Activo: bajo esta opción, el usuario debe escoger como se
generarán los números consecutivos que forman el código de los activos.
Ninguno: si se escoge esta opción, el código puede tener el formato que el
usuario quiera.
Otros
Dentro de esta carpeta, se agrupan los parámetros asociados con la revaluación,
tales como la definición de números negativos y tiempo de revaluación.
También se despliega dentro de esta carpeta, la definición del manejo de las
monedas local y dólar, su tipo de cambio, etc.
Las casillas que el usuario debe llenar son las siguientes:
Caso A
En este caso los registros comparativos de los activos se comportan como los
datos corporativos de la empresa, y además la empresa practica la revaluación
corporativa.
Bajo estas condiciones, el sistema permitirá que el usuario haga la revaluación
tanto en la primera como en la segunda contabilidad definida. De la misma
forma en que en los procesos automáticos de revaluación, el sistema calculará
los valores correspondientes a las dos contabilidades (fiscal y corporativa o la
que se haya definido en los parámetros de Contabilidad General) y generará los
dos tipos de asiento.
Caso B
En este caso la empresa tiene contabilidad corporativa, pero la corporación no
practica la revaluación.
16 Definición de las Características Generales de su Compañía Activos Fijos
Bajo estas condiciones, cuando se registre una revaluación manual o se
ejecuten los procesos automáticos de revaluación, el sistema pondrá en cero los
valores correspondientes a las revaluaciones corporativas. Para este caso no se
generan asientos corporativos por revaluación.
Caso C
En este caso los registros comparativos de los activos se llevan con carácter
puramente informativo y sirven para tener un punto de comparación.
Bajo estas condiciones, el sistema permitirá que el usuario ingrese en el
registro la revaluación tanto para la contabilidad 1 como para la contabilidad 2.
De la misma forma en que en los procesos automáticos de revaluación, el
sistema calculará los valores correspondientes a las dos contabilidades . Pero
en este caso sólo generará el asiento fiscal y los datos corporativos serán solo
de referencia.
Meses para revaluación: en este campo se debe digitar cada cuántos meses
se realiza la revaluación. Por ejemplo, 12 significa que cada año se realiza el
proceso de revaluación, 1 significa que el proceso de revaluación es mensual.
Tipo de FASB52: dentro de esta casilla el usuario debe escoger el tipo de
conversión de moneda local a dólar:
Remedición: el monto de los activos fijos se convierte de la moneda local
a la del dólar usando el tipo de cambio de la fecha de adquisición del
activo.
Traducción: el monto de los activos fijos se convierte de la moneda local a
la del dólar usando el tipo de cambio de la fecha de la conversión.
Estas dos opciones determinan como se realiza el proceso de conversión de las
Transacciones y son totalmente diferentes, pues se basan en principios muy
distintos. Sin embargo, el módulo permite cambiar de un tipo de FASB52 en
cualquier momento, esto puede provocar tener transacciones convertidas bajo
remedición en unos casos y otros usando el método de traducción. Se sugiere
que esta opción no sea cambiada después del primer asiento generado con el fin
de evitar que los estados traducidos tengan errores significativos.
Ajuste por Inflación/ Utilizar Ajustes para Colombia: utilizar ajustes al
valor de los activos por efecto de la inflación para Colombia.
Precisión Numérica: en este campo se permite al usuario especificar el
número de decimales a utilizar, consta de las siguientes partes:
Contable
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integración de Activos Fijos con Contabilidad General.
Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la opción
de Integración Contable en la carpeta General.
Generación de Asiento: bajo este campo existen dos casillas:
Cuentas
Dentro de esta carpeta, se agrupan todos los datos relacionados con el manejo
de las cuentas contables y los asientos que se generan con las transacciones
realizadas desde el módulo que están asociadas con el manejo de los activos
fijos.
Dentro de la ventana existen las siguientes casillas:
Paquete contable: se debe definir el código del paquete contable que
contendrá los asientos generados por las transacciones de activos fijos.
Adicional
Esta es una carpeta totalmente modificable por el usuario. En ella se permite
almacenar una serie de datos que servirán de apoyo a diversos procesos que se
Una vez que se han especificado los parámetros globales del módulo, se debe
grabar la información con el botón Grabar que se encuentra en la parte inferior
de la pantalla.
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan las opciones del menú en las que se debe hacer
ingreso de información para alimentar el sistema.
Dentro del submenú de Administración se da mantenimiento a las tablas de
Tipos de Activos, Centros de Costo, Índices de Precios, Asignación de los
Centros de Costo, Histórico de Revaluaciones, Tipos de Observaciones,
Histórico de Depreciaciones, Estado de Activo, y Tipo de Acción los cuales
brindan la oportunidad a la empresa de llevar un control más detallado de los
activos.
TIPOS DE ACTIVO
Dentro de este módulo, se deben definir los tipos de activos que serán
utilizados dentro de la empresa, esto es, las “familias” que agruparán una
partida de activos específica.
Para definir estas partidas de activos, se deben especificar los siguientes datos:
Tipo de depreciación (si la empresa utiliza doble contabilidad, se
deben especificar los tipos de depreciación para las dos
contabilidades definidas en parámetros del módulo de Contabilidad
General).
Tipo de revaluación de los activos.
Cuentas contables asociadas a cada tipo de activo.
Definición de las cuentas utilizadas para los activos, la depreciación
acumulada, la revaluación, la depreciación de las revaluaciones y
los gastos por depreciación.
Cuentas
Esta opción sirve para dar mantenimiento a las cuentas contables asociadas con
el gasto de depreciación de los activos. Dentro de esta opción se definen los
centros de costo asociados a cada tipo de activo, así como las cuentas contables
del gasto por depreciación. Para mayor detalle, consultar “¿Cómo Asociar una
Cuenta de gasto por depreciación y el centro de costo a un Tipo de Activo?” En
la página 44.
Nota:
Si al tipo de activo se la han asignado activos fijos, entonces es
necesario eliminar primero los activos y luego eliminar el tipo de
activo. Si los activos tienen dependencias, entonces no podrán ser
eliminados de la base de datos y por ende, tampoco el activo.
Descripción de Carpetas
General
Tipo de Depr.Fiscal: dentro de esta casilla, el usuario debe marcar la opción
requerida. La depreciación fiscal es el control fiscal que lleva la empresa con
referencia al gasto de la vida útil de los activos.
Existen varios métodos que son utilizados para calcular la depreciación:
Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto de
depreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil del
activo. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el último
mes de depreciación del activo (según la fecha de activación), ya que se
toma en cuenta los días en que ha tenido vigencia el activo. Para mayor
detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en la sección
“Método de Depreciación por Línea Recta” en la página 275.
Reducción de Saldos: este método de depreciación se basa el
cálculo de un valor residual y una tasa anual de depreciación con una
fórmula establecida. Es importante aclarar que este método es adecuado
para activos con más de 3 años de utilidad y que el plazo de vida útil sea
múltiplo del 12. Un ejemplo sencillo de cálculo de depreciación es el
siguiente:
Vida útil (en años) = 5
Valor histórico = 12.600.000 colones
Valor residual = valor histórico / (vida útil - 1) = 12.600.000 / 4
= 3.150.000
32 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos
Tasa de depreciación = 1 – ((valor residual / valor histórico) ^
(1/vida útil))
Tasa de depreciación = 1 – ((3.150.000 / 12.600.000) ^ (1 / 5))
=0.24214
La depreciación anual para cada periodo sería la siguiente:
Suma de Dígitos:
Anual: la depreciación por suma de los dígitos de los años,
calcula el gasto de depreciación anualmente y que esta se
distribuye entre los doce meses del año. Esto implica que los
meses del primer año de depreciación tendrán igual valor entre
ellos. Sin embargo, el monto varía de un año al otro, pero no
entre los meses del mismo año. Para el primer año, el monto es
más alto que para el segundo año y así sucesivamente (por eso a
este método también se le llama depreciación acelerada).
Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultar
el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación por
Suma de Dígitos” en la página 279.
Mensual: la depreciación por suma de los dígitos mensual,
calcula el gasto de depreciación mensualmente. Para el primer
mes, el monto es más alto que para el segundo mes y así
sucesivamente (por eso a este método también se le llama
depreciación acelerada).
Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultar
el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación por
Suma de Dígitos” en la página 279.
Revaluación
Tipo de Revaluación Fiscal: la revaluación es un ajuste que se realiza al
costo de un activo en la contabilidad fiscal, para ajustar los cambios del valor
producidos por diferentes motivos, como por ejemplo la inflación.
Nota:
El método que el usuario elija para calcular la revaluación de las mejoras,
depende de las características del activo y de lo que establezcan las leyes
tributarias del país donde se esté utilizando el módulo.
38 Información General para las Transacciones de Activos Fijos Activos Fijos
Carpeta Revaluación de la opción Tipos de Activos
Cuentas
En esta carpeta el usuario debe especificar las cuentas contables y los centros
de costo asociados a los siguientes elementos: Activos, Depreciación
Normal, Revaluación y Depreciación de la Revaluación para ambas
contabilidades, las definidas en parámetros del módulo o las la fiscal o
comparativa.
La cuenta Activos será en la cual se debiten los ingresos de activos o las
mejoras hechas a éste. Por ejemplo, cada vez que se ingresa un activo se realiza
Índice Compuesto
Esta carpeta se activa si en la carpeta Revaluación el usuario selecciona como
método a utilizar la opción Índice Compuesto, en ella deberá seleccionar los
índices empleados para el cálculo de la revaluación tanto local como externa,
además de definir los porcentajes correspondientes al Componente Local y al
Componente Externo, considerando que ambos no deben sobre pasar un 100%
4. Una vez que se han ingresado todos los datos requeridos por el sistema,
se debe presionar el icono o presionar la opción Guardar que está
bajo el submenú de Registro.
Nota:
Si al tipo de activo se le han asignado activos fijos, entonces es
necesario eliminar primero los activos y luego eliminar el tipo d activo.
Si los activos tienen dependencias, entonces no podrán ser eliminados
de la base de datos y por ende, tampoco el tipo de activo.
3. Una vez que los datos se han ingresado, el usuario debe grabar la
información utilizando el icono o . También con la opción
Actualizar del submenú Registro o con las teclas Ctrl+A se puede
realizar esta operación.
ÍNDICES DE PRECIOS
Los índices de precio, son indicadores utilizados por el proceso de revaluación
de activos. Sirven para que dicho proceso actualice los valores de los activos
fijos en el proceso.
Los índices de precios deben ser creados por el usuario, y en caso que no sean
definidos, el proceso de revaluación por índice de precios no podrá ser
utilizado.
HISTÓRICO DE REVALUACIONES
Dentro de esta opción, el sistema despliega todos los registros históricos
asociados con las revaluaciones de los activos y las mejoras de la empresa.
El sistema despliega la tabla de datos que sirve para consultar las revaluaciones
que se han aplicado a los activos y mejoras de la empresa. (Para mayor detalle,
consultar “
Nota:
El proceso envía una advertencia que indica que hay Activos inactivos para
depreciación, para los cuales pregunta si se desea hacer la depreciación o no.
FUNCIONES ESPECIALES
Descripción de Carpetas
La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene dos
carpetas: General y Auditoria.
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe digitar los
siguientes datos:
Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de
cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar, en
caso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. En
caso contrario, esta casilla estará inactiva.
Revaluación Fiscal o revaluación para la contabilidad 1: dentro de
las casillas que se encuentran bajo esta opción, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la revaluación para el control fiscal.
Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto
correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este
monto debe ser digitado en moneda local.
Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso de
que exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero, porque
el sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.
Activos Fijos Información General para las Transacciones de Activos Fijos 61
Superávit: el resultado es el Valor Revaluado Fiscal menos la
Depreciación Fiscal.
Revaluación Comparativa o revaluación para la contabilidad 2 :
dentro de las casillas que se encuentran bajo esta opción, el usuario debe
digitar los datos correspondientes a la revaluación para el control comparativo.
Estas casillas estarán activas si el usuario tiene marcado, dentro de los
parámetros globales, que se lleve contabilidad comparativa, en caso contrario,
estas casillas estarán inactivas.
Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto
correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este
monto debe ser digitado en moneda local.
Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la depreciación de la revaluación para el control
comparativo, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario debe
digitar un cero, porque el sistema no permitirá continuar hasta que la
casilla esté llena.
Superávit: el resultado es el Valor Revaluado Fiscal menos la
Depreciación Comparativa.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:
Auditoría
Dentro de la carpeta denominada Auditoría, se presentan una serie de casillas
que son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta de
esta carpeta que muestra las siguientes casillas:
Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datos asociados
al usuario que ingreso la información.
Usuario: se despliega el código del usuario que ingresó la información.
Fecha Hora: se despliega la fecha y la hora en la que se realizó la
operación correspondiente a ingresar una revaluación.
Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, el
sistema despliega los códigos de los asientos contables generados por el
proceso de revaluación contable.
Fiscal: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asiento
contable para el control fiscal o contabilidad 1.
Integración Contable
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración
Contable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta
opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a un
activo fijo, se generarán asientos en el módulo de Contabilidad General.
Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros del Módulo, en carpeta
“General” en la página 13.
Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que en los
parámetros del módulo no se encuentre marcado.
También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración
contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del
Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que
establece cómo se manejará este proceso en Activos Fijos.
Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:
Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de
asientos.
Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,
inserción de cuentas contables, entre otros.
Aplicar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, al desactivar la
opción, el asiento se graba en el diario de la contabilidad. Al activar
esta opción, dentro de la pantalla de Diario de la Contabilidad, se
TIPOS DE OBSERVACIONES
En el proceso de toma de activos fijos se crean acciones de cambios de activos
cuando se presenta alguna modificación en la ubicación, responsable o estado
del mismo. Como el objetivo final del sistema es que el usuario realice tareas
importantes digitando lo mínimo posible en este mantenimiento de
HISTÓRICO DE DEPRECIACIONES
Dentro de esta opción, el usuario puede consultar los datos históricos de las
depreciaciones que se han aplicado a los activos y mejoras.
El sistema almacena la fecha y la hora en la cual se guardaron los datos, estos
datos se generan cada vez que se corre el proceso de depreciación de activos.
Dentro de la tabla que se despliega en esta opción, no se pueden agregar
registros directamente, estos se generan en forma automática cada vez que se
ejecuta el proceso de depreciación de activos y mejoras (para mayor detalle,
consultar “Depreciación Mensual” en la página 216).
Cuando una empresa va a inicializar la base de datos, al ingresar los datos
correspondientes a los activos, puede ingresar los datos históricos de las
depreciaciones que ya se han aplicado. Para esto, existe una forma en la cual,
se pueden ingresar los datos directamente, sin necesidad de correr el proceso de
depreciación, esta forma es digitar los datos en un editor de bases de datos.
A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por la opción:
Centros de Costo
Dentro de esta opción, el usuario puede asignar centros de costo a la
depreciación de un activo. Para mayor detalle, consultar “¿Cómo Consultar
Depreciaciones por Centro de Costo?” en la página 69.
ESTADO DE ACTIVO
Dentro de esta opción, el usuario puede definir los estados de los activos
tomando como base los factores que pueden hacer que estos varíen dentro de la
organización. Estos estados los utilizará el generador de acciones de activo al
cambiar el estado según la acción predefinida.
Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Estado Activo, tal y como
se muestra a continuación.
TIPO DE ACCIÓN
Dentro de esta opción, el usuario puede definir los tipos de acción que se
pueden aplicar a los activos tomando como base los factores que pueden hacer
que estos varíen dentro de la organización.
Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Tipos de Acción, tal y
como se muestra a continuación.
Activos
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro del submenú de Activos, existen dos opciones:
• Activos Fijos
• Mejoras
• Registro de Acciones
En la primera opción, el usuario puede agregar, modificar o eliminar activos
fijos a la empresa.
Aquí, se registran los datos correspondientes al costo original y valor de rescate
de cada activo de la empresa. También se registran los métodos utilizados para
el cálculo de la revaluación y depreciación, así como otra clase de información
que define las características de cada activo.
La segunda opción permite llevar un control de las mejoras asociadas a un
activo específico.
Permite controlar, de una manera directa, las mejoras realizadas en los activos.
Es necesario mencionar que, debido a que las mejoras están asociadas a un
activo, son manejadas por el sistema con los mismos parámetros que se definen
para dichos activos, esto es, las mejoras utilizan los mismos métodos de
revaluación y depreciación que emplea el activo.
ACTIVOS FIJOS
Dentro de esta opción del submenú, se agregan, modifican y eliminan los
activos fijos de la empresa.
Cada vez que se ingresa un nuevo activo, el usuario debe definir cuál tipo de
revaluación y depreciación serán utilizados en el control contable de la
empresa, así de esta manera, el sistema calculará, con base en método
especificado por el usuario, los montos de la depreciación y revaluación.
Activos Fijos Activos 79
Cuando se incorpora un activo a la base de datos, el usuario debe definir el
proveedor del cual se adquirió el objeto, así como su costo y valor de rescate (el
valor que se estima que se recibirá al retirarlo del servicio), según la vida útil
definida.
Cuando se modifican o eliminan activos, el sistema genera los asientos
contables respectivos por los cambios realizados. Recuerde que cuenta con la
posibilidad de filtrar los activos a visualizar ya sea por rango de tipo de activo,
rango de proveedor, rango de ubicación, tipo de depreciación, fechas,
responsable, rango de valor en libros o estado del activo.
A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por el sistema bajo
esta opción:
Los dos iconos anteriores son desplegados por el sistema en forma automática
cada vez que el activo es Retirado o está Vencido. Si la fila del registro
asociado al activo no está marcada, es porque está en estado Activo.
FUNCIÓN ESPECIAL
Boleta Activo
Desde la pantalla principal de esta opción se cuenta con este botón que permite
generar un reporte donde se muestra la información general del activo.
Permitiendo a los usuarios utilizarlo como boleta de control de las
características actuales de un activo dentro del sistema.
La información a incluir en el mismo podrá ser configurada para mostrarse u
ocultarse a conveniencia.
FUNCIONES ESPECIALES
Copia Activo
Opción que brinda la posibilidad de copiar activos, independiente de las
características o antigüedad del mismo. Lo que simplifica el ingreso de activos
con características iguales o similares.
El proceso habilita la opción para el ingreso de activos, copiando los datos
generales, costos, métodos de depreciación y revaluación así como las notas del
artículo seleccionado al momento de presionar el botón.
El sistema no copiará la distribución de centros de costo del activo, ni las
mejoras, ni tampoco el histórico de depreciaciones o revaluaciones del mismo.
Si el activo tiene definida la utilización de consecutivos se sugerirá el
consecutivo correspondiente.
El sistema permite realizar solamente una copia a la vez.
Nota
Este proceso podrá realizarse únicamente con activos que no tenga ni mejoras
ni componentes y que ya se hayan depreciado en alguna medida, caso
contrario, el botón no estará habilitado.
Descripción de Carpetas
Para ingresar a cada carpeta, se debe accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente u oprimir la tecla que identifique la letra subrayada en el título
de la carpeta.
Algunas de las casillas que se presenta en la ventana, tienen la característica de
ser posible acceder una tabla de consulta con la tecla F1 o presionando un
doble clic sobre la casilla.
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario deberá definir los datos
que son requeridos dentro de las siguientes casillas:
Costos
Dentro de la carpeta denominada Costos, el usuario debe digitar la siguiente
información:
Costo Original: es el monto por el cual fue adquirido el activo.
• Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el costo del activo
en moneda local.
• Dólares: dentro de esta casilla el sistema calcula en forma automática
el costo del activo en moneda dólares, para ello utiliza el tipo de
cambio definido en el módulo de Administración del Sistema a la
fecha de activación del activo.
Depreciación
Dentro de esta carpeta se presentan las siguientes casillas:
Depr. Fiscal o para la primer contabilidad: En este campo se define que
método de depreciación utilizará el activo para la contabilidad fiscal.
92 Activos Activos Fijos
Dentro del sistema, existen cinco métodos para calcular la depreciación y la
escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo fijo que se maneje
y de las leyes tributarias del país.
Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:
1) Línea Recta: la depreciación por línea recta, asume un monto de
depreciación mensual que es igual para todos los meses de vida útil del
activo. Sin embargo, se hace una diferencia entre el primer y el último
mes de depreciación del activo (según la fecha de activación), ya que se
toma en cuenta los días en que ha tenido vigencia el activo. Para mayor
detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en la sección
“Método de Depreciación por Línea Recta” en la página 275.
2) Reducción de Saldos: este método de depreciación se basa el
cálculo de un valor residual y una tasa anual de depreciación con una
fórmula establecida. Es importante aclarar que este método es adecuado
para activos con más de 3 años de utilidad y que el plazo de vida útil sea
múltiplo del 12 (en el capítulo anterior, en la sección “Tipos de activo”
se presenta un ejemplo de la utilización de este método de depreciación)
3) Suma de Dígitos: la depreciación por suma de los dígitos de los
años, asume que el activo tiene un monto de depreciación mensual que
es igual para todos los meses de un año del activo, sin embargo, el
monto varía de un año al otro. Para el primer año, el monto es más alto
que para el segundo año y así sucesivamente (por eso a este método
también se le llama depreciación acelerada).
Para mayor detalle de las fórmulas utilizadas para los cálculos, consultar
el apéndice del manual, en la sección “Método de Depreciación por
Suma de Dígitos” en la página 279.
4) Por Porcentaje: la depreciación por porcentaje se basa en una tasa
porcentual mensual, en donde para cada mes se debe especificar el
porcentaje de depreciación para el período. La suma total de los
porcentajes para todos los períodos que comprenden la vida útil, no debe
exceder el 100%, sin embargo es posible que para cierto tipo de activos
que tienen valor de salvamentos, éste valor sea menor del 100%.
Para mayor detalle de este cálculo, consultar el apéndice del manual, en
la sección “Método de Depreciación por Porcentaje” en la página 285.
5) 6 Month Convention: este tipo de depreciación se calcula
dependiendo de la fecha en la cual se desee realizar la depreciación, ya
que los meses restantes al primer año se deprecian al equivalente a seis
meses, y los meses posteriores y anteriores al último año se deprecian
Vida Útil: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la vida útil del activo.
Dependiendo del método escogido para la depreciación, se tiene que la vida útil
debe ser digitada de la siguiente manera:
• si se escoge el Método de Depreciación de Línea Recta, la vida útil debe
ser expresada en meses
• si se escoge el Método de Depreciación de Suma de Dígitos, la vida útil
debe ser expresada en meses y múltiplo de 12
• si se escoge el Método de Depreciación por Porcentaje, la vida útil debe
ser expresada en meses
Depr. Comparativa o para la segunda contabilidad: En este campo se
define que método de depreciación que utilizará el activo en la asignación del
costo para la contabilidad corporativa o segunda contabilidad.
La depreciación comparativa, utiliza los mismos métodos que la depreciación
fiscal, así que el usuario debe definir si desea llevar ambas depreciaciones
utilizando el mismo método o variándolo entre cada tipo de depreciación (fiscal
o comparativa).
Nota:
El método que el usuario escoja para calcular la depreciación de los activos
fijos depende de las características del activo y de lo que establezcan las leyes
tributarias del país donde se esté utilizando el módulo.
Revaluación
La revaluación es un ajuste que se realiza al costo de un activo para ajustar los
cambios del valor producidos por diferentes motivos, tales como la inflación.
Dentro del sistema, existen cuatro métodos para calcular la revaluación; la
escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo que se maneje y de
las leyes tributarias del país.
1.) Porcentaje: con este método, la revaluación del activo se calcula
sumando al costo original, las revaluaciones realizadas a dicho activo
hasta una fecha especificada por el usuario. Las revaluaciones son
calculados utilizando un factor o porcentaje de revaluación definido por
la empresa o por otro ente competente.
Acumulados
La carpeta denominada Acumulados, es solamente para consulta del usuario
y muestra detalladamente el valor en libros que tiene actualmente el activo.
En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:
Notas
Dentro de la carpeta denominada Notas, el usuario puede digitar notas de
aclaración asociadas con el activo fijo ingresado a la base de datos.
Auditoría
Esta carpeta es llenada en forma automática por el sistema y presenta las
siguientes casillas:
Última Modificación:
• Usuario: código y nombre de la persona que realizó el último cambio a
la base de datos.
Rubros_Valores
Esta carpeta es despliega de forma automática los diferentes campos que el
usuario haya definido para los activos fijos, dichos rubros suponen una ayuda
para la inclusión de información adicional que el usuario considere.
Su definición se debe hacer en los Parámetros del Módulo.
Descripción de Botones
Centros
Dentro de esta opción, el usuario puede asociar el centro de costo con el activo
y además determinar el porcentaje del gasto por depreciación (costo y
revaluado) correspondiente a cada centro de costo.
El procedimiento para asociar centros de costo a un activo fijo es el siguiente:
Mejoras
Dentro del botón Mejoras, el usuario puede controlar aquellos arreglos que se
realicen a los activos fijos.
Para ingresar los datos de una mejora de un activo, es necesario que se siga el
procedimiento que se muestra a continuación:
1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono
Mejoras que se encuentra en la parte inferior de la ventana. El sistema
desplegará una tabla de datos denominada Mejoras.
2. Dentro de la tabla de datos, el usuario debe presionar el icono o
presionar la opción Nuevo que se encuentra en el submenú de
Registro. De la misma manera, esta operación se puede realizar
presionando las teclas Ctr+N.
Revaluación
Dentro de esta opción, el sistema muestra las revaluaciones que se realicen
sobre el activo. Solo para el caso de los activos que se revalúan por el método
de Avalúo, es necesario que el usuario ingrese los datos manualmente, en los
otros casos, el sistema calculará la información en forma automática.
Las pantallas que se despliegan con esta opción presentan la posibilidad de
“Ver Asiento Contable”, seguidamente se describe la funcionalidad.
A continuación se presenta el procedimiento para ingresar una revaluación:
Descripción de Carpetas
La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene dos
carpetas: General y Auditoria.
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario debe digitar los
siguientes datos:
Tipo de Revaluación: el sistema despliega el tipo de método que utiliza el
activo fijo para revaluar. Esta casilla es de consulta y permanece inactiva para
los usuarios.
Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de
cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar, en
caso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. En
caso contrario, esta casilla estará inactiva.
Revaluación Fiscal o para la primer contabilidad: dentro de las casillas
que se encuentran bajo esta opción, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la revaluación para el control fiscal.
Valor Revaluado: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto
correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este
monto debe ser digitado en moneda local.
110 Activos Activos Fijos
Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la depreciación de la revaluación fiscal, en caso de
que exista tal depreciación, sino el usuario debe digitar un cero, porque
el sistema no permitirá continuar hasta que la casilla esté llena.
Superávit: el resultado de esta casilla se obtiene de restar al Valor
Revaluado Fiscal, la Depreciación Fiscal, para cada caso
específico.
Revaluación Comparativa o para la segunda contabilidad: Dentro de
las casillas que se encuentran bajo esta opción, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la revaluación para el control comparativo. Estas casillas
estarán activas si el usuario tiene marcado, dentro de los parámetros globales,
que se lleve contabilidad comparativa, en caso contrario, estas casillas estarán
inactivas.
Valor Revaluado: Dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el monto
correspondiente a la revaluación que se le aplica al activo fijo, este
monto debe ser digitado en moneda local.
Depreciación: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar los datos
correspondientes a la depreciación de la revaluación para el control
comparativo, en caso de que exista tal depreciación, sino el usuario debe
digitar un cero, porque el sistema no permitirá continuar hasta que la
casilla esté llena.
Superávit: el resultado de esta casilla se obtiene de restar al Valor
Revaluado Comparativo, la Depreciación Comparativa, para
cada caso específico.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:
Auditoria
Dentro de la carpeta denominada Auditoria, se presentan una serie de casillas
que son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta de
esta carpeta que muestra las siguientes casillas:
Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datos
asociados al usuario que ingreso la información.
Usuario: dentro de esta casilla se despliega el código del usuario que
ingresó la información.
Fecha Hora: dentro de esta casilla el sistema despliega la fecha y la hora
en la que se realizó la operación correspondiente a ingresar una
revaluación.
Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, el
sistema despliega los códigos de los asientos contables generados por la
integración contable, en caso de que ésta exista.
Integración Contable
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración
Contable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta
opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a un
activo fijo, se generarán asientos en el diario en el módulo de Contabilidad
General . Para mayor detalle de este punto, ver “Parámetros del Módulo” en la
página 11.
Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que el campo
de integración contable en los parámetros del módulo no se encuentre marcado.
También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración
contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del
Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que
establece cómo se manejará este proceso en Activos Fijos.
Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:
• Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de
asientos.
• Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,
inserción de cuentas contables, entre otros.
• Aplicar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, al desactivar
la opción, el asiento se graba en el diario de la contabilidad. Al activar
esta opción, dentro de la pantalla de Diario de la Contabilidad, se
despliega el icono de Aplicar ( ) que corresponde a la opción de
aplicar al mayor las transacciones contables que se han realizado. Esta
opción aprueba el asiento y lo mayoriza, (postea, aplica al mayor)
directamente sin necesidad de registrarlo en el diario.
Si se ha establecido que se generarán asientos contables al ingresar en Activos
Fijos, una vez que el usuario ha ingresado la información requerida en la
pantalla de Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones y graba los
cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el Diario de
Depreciación
Dentro de esta opción, el sistema muestra las depreciaciones que se le realicen
al activo fijo, el sistema calculará la información en forma automática. La
pantalla desplegada por el icono Depreciación se denomina Histórico de
Depreciaciones, esta pantalla sirve de consulta solamente, no es posible
ingresar información dentro de ella.
En la parte superior de la ventana se presentan dos casillas:
Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo que
se está revaluando.
Mejora: dentro de esta casilla, el sistema vuelve a desplegar el código y
nombre del activo.
En parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que
contiene las siguientes columnas:
Referencia: esta casilla puede tener dos valores: Histórico o
Revaluaciones, dependiendo de que monto aplique la línea.
Método: dentro de esta casilla se despliega el nombre del método utilizado
para calcular la depreciación.
Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación.
Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación.
Asiento: código del asiento generado por la transacción contable.
Ajuste: dentro de esta casilla, el sistema digita si el registro fue elaborado
como ajuste o corrección de un registro previo.
Fecha y Hora: dentro de esta casilla se despliega la fecha y hora de la
auditoria, o sea, es la fecha en la cual el usuario corrió el proceso de
Depreciación, para mayor detalle, consultar “Depreciación Mensual” en la
página 216.
Contabilidad: el sistema despliega en esta casilla si el movimiento fue
efectuado dentro de la contabilidad fiscal o corporativa. Para cada una se
genera una línea.
Usuario: código del usuario que corrió el proceso de depreciación.
Funciones Especiales
Centros de Costo
En la pantalla denominada Histórico de Depreciaciones, existe un icono
con una función especial, este icono se denomina Centros de Costo y su
función es mostrar al usuario la asignación de los centros de costo en los que se
Dep. Porcentaje
El icono denominado Depreciación por Porcentaje, se encarga de
desplegar una tabla de datos en la cual el usuario debe ingresar los porcentajes
que se utilizarán para los activos que tengan especificado el método de
porcentaje para la depreciación, en caso contrario, el sistema enviará un aviso
indicando que el activo no permite este tipo de depreciación.
A continuación se presenta el procedimiento para agregar los porcentajes
correspondientes a los períodos que el usuario defina:
1. Dentro de la pantalla Activos Fijos, el usuario debe presionar el icono
Dep. Porcentaje. El sistema desplegará una pantalla denominada
Depreciación por Porcentaje donde se presentan una serie de
casillas y una tabla de datos.
MEJORAS
Dentro de esta opción, el usuario puede agregar, modificar y eliminar mejoras
que se le apliquen a un activo fijo. Las mejoras son tratadas igual que los
activos fijos, debido a que, en la mayoría de los casos, una mejora equivale a
una parte o elemento de un activo, ésta debe ser comprada por medio de un
proveedor, tiene una vida útil definida y puede ser revaluada y depreciada como
un activo.
De igual manera, cuando se ingresa una mejora a un activo fijo, el usuario
deberá digitar el método que será utilizado para la revaluación y para la
depreciación. El usuario puede definir que las mejoras utilicen el mismo tipo
de revaluación, depreciación y que utilicen el plazo de vida dentro del plazo
restante del activo en el momento en que se incorpora la mejora, para esto, el
usuario deberá definir esta opción dentro de los parámetros globales del
módulo.
Dentro de la opción Activos Fijos, existe un icono denominado Mejoras, la
diferencia entre esta aplicación y la opción Mejoras, radica en que en la
primera, se realiza la consulta sobre el activo que se haya seleccionado para
agregar o modificar; y en la segunda opción, el usuario agrega o modifica
directamente las mejoras del activo y puede seleccionar cualquier activo
directamente.
A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por el sistema:
FUNCIONES ESPECIALES
Boleta Mejoras
Opción que permite generar un reporte donde se muestra la información general
del activo. Permitiendo a los usuarios utilizarlo como boleta de control de las
características actuales de un activo dentro del sistema.
La información a incluir en el mismo podrá ser configurada para mostrarse u
ocultarse a conveniencia.
Descripción de Carpetas
Dentro de la pantalla denominada Mejoras del Activo, se despliegan cinco
carpetas: General, Costos, Depreciación, Revaluación, Acumulados,
Auditoria y Notas. Para ingresar a cada carpeta, se debe accionar el ratón
sobre la pestaña correspondiente u oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en el título de la carpeta.
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario deberá definir los datos
que son requeridos dentro de las siguientes casillas:
Costos
Dentro de la carpeta denominada Costos, el usuario debe digitar la siguiente
información:
Costo Original: es el monto por el cual fue adquirida la mejora del activo.
Local: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el costo de la mejora del
activo en moneda local.
Dólares: dentro de esta casilla el sistema calcula en forma automática el
costo de la mejora en moneda dólares, utilizando el tipo de cambio
especificado por el usuario dentro de la base de datos.
Depreciación
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:
Depr. Fiscal o primer contabilidad: la depreciación fiscal o depreciación
para la primer contabilidad es la depreciación de la que se lleva control para
calcular y generar todas las transacciones contables asociadas con el uso de las
mejoras de los activos fijos para efectos tributarios del país en el que el sistema
esté implantado.
Revaluación
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:
Tipo de Revaluación: la revaluación es un ajuste que se realiza al costo de
una mejora para ajustar los cambios del valor producidos por motivos tales
como la inflación. Dentro del sistema, existen tres métodos para calcular la
revaluación y la escogencia del método a utilizar, depende del tipo de activo al
que esté asociada la mejora y de las leyes tributarias del país.
Acumulados
La carpeta denominada Acumulados, es solamente para consulta del usuario
y muestra detalladamente el valor en libros que tiene actualmente la mejora del
activo.
En la parte superior de la ventana, el sistema despliega las siguientes casillas:
Notas
Dentro de la carpeta denominada Notas, el usuario puede digitar notas de
aclaración asociadas con la mejora del activo fijo.
Auditoría
Descripción de Botones
Dentro de la carpeta denominada Mejoras del Activo, existen en la parte
inferior de la pantalla tres botones: Revaluación, Depreciación y Dep.
Porcentaje.
Para ingresar a las pantallas que despliegan los iconos, solo es necesario que el
usuario presione un clic sobre el botón de interés.
Revaluación
Dentro de esta opción, el sistema muestra las revaluaciones que se le realicen
sobre las mejoras del activo. Solo para el caso de las mejoras que se revalúan
por el método de Avalúo, es necesario que el usuario ingrese los datos
144 Activos Activos Fijos
manualmente, de lo contrario, el sistema calculará la información en forma
automática.
A continuación se presenta el procedimiento para ingresar una revaluación:
Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar el
icono Revaluación que se encuentra en la parte inferior de la ventana.
El sistema le desplegará una tabla de datos denominada Histórico de
las Revaluaciones, donde la información se presenta en forma de
columnas.
Dentro de la pantalla principal de la opción, el sistema despliega dos casillas
que permanecen inactivas y son de consulta para el usuario:
Activo: dentro de esta casilla se despliega el código y nombre del activo al
que se le está revaluando la mejora.
Mejora: dentro de esta casilla, se debe asociar el código y la descripción de
la mejora seleccionada con el activo seleccionado.
A continuación se presenta la ventana principal desplegada por la opción:
Descripción de Carpetas
La pantalla de Mantenimiento del Histórico de Revaluaciones, contiene dos
carpetas: General y Auditoria.
Esta opción facilita la consulta de los revaluaciones y además que se pueda
realizar una revaluación mediante evalúo.
Si el usuario quiere desea realizar un evalúo deberá ingresar los
General
Dentro de la carpeta denominada General, el usuario puede consultar la
revaluación de la mejora o si se desea hacer una revaluación por evalúo se
deberá digitar los siguientes datos:
Tipo de Cambio: dentro de esta casilla el usuario debe digitar el tipo de
cambio que tiene la moneda local para realizar transferencia a moneda dólar, en
caso de que la empresa tenga configurado el control con doble moneda. En
caso contrario, esta casilla estará inactiva.
Auditoria
Dentro de la carpeta denominada Auditoria, se presentan una serie de casillas
que son llenadas por el sistema, el usuario solamente puede hacer consulta de
esta carpeta que muestra las siguientes casillas:
Generado por: dentro de esta casilla, el sistema despliega los datos
asociados al usuario que ingreso la información.
Usuario: dentro de esta casilla se despliega el código del usuario que
ingresó la información.
Fecha Hora: dentro de esta casilla el sistema despliega la fecha y la hora
en la que se realizó la operación correspondiente a ingresar una
revaluación.
Tipo de asiento: dentro de las casillas que se muestran bajo esta opción, el
sistema despliega los códigos de los asientos contables generados por la
148 Activos Activos Fijos
integración contable, en caso de que ésta exista. A los asientos también se les
llama pólizas.
Fiscal: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al asiento
contable para el control fiscal.
Comparativa: dentro de esta casilla se despliega el código asignado al
asiento contable para el control comparativo.
Integración Contable
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración
Contable que se encuentra en Parámetros de Módulo. Al activar esta
opción, se establece que cada vez que se realiza una transacción asociada a un
activo fijo, como una mejora, se generarán asientos en el diario de contabilidad
en el módulo de CG. Para mayor detalle de este punto, ver Parámetros del
Módulo, en carpeta “General” en la página 13.
Si no se desea realizar asientos contables, solo se debe verificar que en los
parámetros del módulo no se encuentre marcado.
También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración
contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del
Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que
establece cómo se manejará este proceso en Activos Fijos.
Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:
Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de
asientos.
Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,
inserción de cuentas contables, entre otros.
Aplicar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, se mayoriza
o postea automáticamente. Si se desactiva la opción, el asiento se graba
en el diario de la contabilidad. Al activar esta opción, dentro de la
pantalla de Diario de la Contabilidad, se despliega el icono de
Aplicar ( ) que corresponde a la opción de aplicar al mayor las
transacciones contables que se han realizado.
Si se ha establecido que se generarán asientos contables al ingresar en Activos
Fijos, una vez que el usuario ha ingresado la información requerida en la
pantalla de Mantenimiento de Histórico de Revaluaciones y graba los
cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el Diario de la
Funciones especiales
Centros de Costo
En la pantalla denominada Histórico de Depreciaciones, existe un icono
con una función especial, este icono se denomina Centros de Costo y su
función es mostrar al usuario la asignación de los centros de costo en los que se
distribuirán los costos de las depreciación de la mejora, que en la mayoría de
los casos es el mismo que en el centro de costo al que se asignaron los activos.
Este icono solo sirve para consulta, no se puede editar información en él.
El procedimiento para consultar la asignación de centros de costo a la
depreciación es el siguiente:
152 Activos Activos Fijos
1. Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar el
icono Depreciación que se encuentra en la parte inferior de la ventana.
El sistema le desplegará al usuario una pantalla con una tabla de datos
denominada Histórico de Depreciaciones, dentro de esta pantalla,
el usuario debe presionar el icono .
2. Al presionar el icono, el sistema le desplegará al usuario una pantalla
denominada Depreciación por Centro de Costo, en la que la
información viene en forma de columnas. Además de la tabla de datos,
el sistema despliega tres casillas que presentan la siguiente información:
Activo Fijo: código y nombre del activo sobre el que se realiza la consulta.
Mejora: dentro de esta casilla, el sistema despliega el código y la descripción
de la mejora seleccionada.
Fecha: fecha en la cual se corrió el proceso de depreciación.
En la parte inferior de la ventana, el sistema despliega una tabla de datos que
contiene las siguientes casillas:
Centros de Costo: dentro de esta columna, el sistema despliega el código
del centro de costo asignado a las cuentas contables generadas por la
depreciación de la mejora del activo.
Deprec. Local: monto en moneda local que corresponde a la depreciación
asignada al centro de costo.
Deprec. Dólar: monto en moneda dólar que corresponde a la depreciación
asignada al centro de costo.
Cada depreciación puede tener asociado solamente un centro de costo.
A continuación se muestra la pantalla desplegada por la función Centros de
Costo:
Dep. Porcentaje
El icono denominado Depreciación por Porcentaje, se encarga de
desplegar una tabla de datos en la cual el usuario debe ingresar los porcentajes
que se utilizarán para las mejoras de activos que tengan especificado el método
de Porcentaje para la depreciación, en caso contrario, el sistema enviará un
aviso indicando que la mejora no permite este tipo de depreciación.
A continuación se presenta el procedimiento para agregar los porcentajes
correspondientes a los períodos que el usuario defina:
1. Dentro de la pantalla Mejoras del Activo, el usuario debe presionar el
icono Dep. Porcentaje. El sistema desplegará una pantalla
denominada Depreciación por Porcentaje donde se presentan una
serie de casillas y una tabla de datos.
Pantalla de Advertencia
Registro de Acciones
En esta opción el usuario puede crear, modificar, aprobar e imprimir las
acciones asociadas a los activos registrados en el sistema. Al ingresar a esta
opción se despliega la pantalla denominada Acción Activo, tal y como se
muestra a continuación.
Nota:
En la tabla de datos aparecerá marcado el registro en negro cuando la
acción está recién creada y el estado es No Aplicada, en azul cuando la
acción está Aplicada, en rojo cuando está Aprobada y en verde cuando
la acción está Vigente.
FUNCIONES ESPECIALES
Seleccionar Acciones
Este icono sirve para seleccionar las acciones de activos que se encuentran en la
pantalla principal, cuyo estado sea No Aplicada para luego aprobarlas. Para
mayor detalle de esta función consulte “¿Cómo aprobar acciones?” en la página
169.
Activos Fijos Activos 161
Deseleccionar Acciones
Este icono sirve para deseleccionar las acciones de activos que se encuentran en
la pantalla principal, cuyo estado sea No Aplicada. Para mayor detalle de esta
función consulte “acciones?” en la página 170.
Aprobar Acciones
Por medio de este icono, es posible aprobar las acciones de activos que se crean
mediante esta opción. Para mayor detalle refiérase a la sección “¿Cómo
aprobar acciones?” en la página 169.
Descripción de Carpetas
Importante:
Los campos de estado del activo, referencias de activo y periodo de la acción
se activan según se detalla la siguiente tabla.
Notas
En esta carpeta el usuario puede definir las notas que considere importantes
asociar a las acciones de activos.
Adicionales
En esta carpeta se muestra la información que se haya definido en los
parámetros del módulo al configurar el uso de valores adicionales. Si para una
acción de un activo se cuenta con la posibilidad de definir valores que no se
Consultas!
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de este capítulo, el usuario puede consultar los montos de los activos y
las mejoras calculados por el sistema, de los diferentes rubros asociados con las
depreciaciones y las revaluaciones aplicadas a los activos que pertenecen a la
empresa.
Cada uno de estos rubros, es actualizado en forma automática por el sistema, de
manera que se calculan las depreciaciones y revaluaciones del activo, tomando
en cuenta los procesos corridos hasta la fecha de consulta, que es denominada
Período.
MANEJO DE CONSULTAS
El procedimiento para realizar una consulta es el siguiente:
1. Dentro del menú principal del módulo de Activos Fijos, seleccione la
opción Consultas!. El sistema desplegará una pantalla denominada
Consulta de los Montos de un Activo, la cual contiene dos
carpetas denominadas: Fiscal y Comparativo.
2. El usuario debe digitar los datos que se encuentran en las siguientes
casillas:
Activo: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar el código y el nombre del
activo que desea consultar. Si desconoce el código, debe presionar un doble
clic sobre la casilla y el sistema le desplegará la tabla de consulta denominada
Activos Fijos, en la cual, con un doble clic sobre la fila que contenga el
registro de interés, el sistema desplegará los datos sobre la casilla.
Período: dentro de esta casilla, el usuario debe digitar la fecha en la que
quiere realizar la consulta. El sistema sugiere la fecha actual, pero puede ser
modificada por el usuario.
Mejora: dentro de esta casilla, el usuario tiene dos opciones:
Activos Fijos Consultas! 171
1) si desea consultar los montos del activo, se digitar el código y el nombre del
activo. Esta es la opción por omisión que presenta el sistema.
2). Si se desea consultar el valor de las mejoras, se debe digitar el código y el
nombre de la mejora.
Si el activo no tiene mejoras, el sistema despliega en forma automática, el
código y nombre del activo, en caso contrario, el usuario puede consultar la
tabla denominada Mejoras del Activo Fijo: (código del activo), donde
con un doble clic puede escoger el registro de interés.
Tipo de Cambio: además de la información anterior, el sistema despliega la
casilla tipo de cambio, donde se puede consultar el tipo de cambio utilizado
para transformar la moneda local a moneda dólar. Esta casilla permanece
inactiva, si el usuario, define que el Tipo de FASB52 (tipo de cambio) sea
por Remedición. Si el Tipo de FASB52 es Traducción, esta campo
permanece activo y se permite cambiar el tipo de cambio. De este modo se
pueden hacer cálculos con distintos tipos de cambio. Para mayor detalle en este
punto, consultar Parámetros del Módulo, en carpeta “General” en la página 13.
Tipo de Cambio: dentro de esta casilla, el sistema muestra el tipo de cambio
que se utilizará para calcular los montos en moneda dólar. Esta casilla
permanece inactiva si se ha especificado, dentro de los parámetros globales del
módulo, que el tipo de conversión (Tipo de FASB52) es Remedición, si el Tipo
de FASB52 es Traducción el tipo de cambio puede ser modificado. Para
mayor detalle, consultar en Parámetros del Módulo, la carpeta “Otros” en la
página 15.
Porcentaje Actual: opción que muestra, en caso de estar configurado así, el
porcentaje actual, tanto externo como interno del activo consultado.
Fecha Contabilidad: fecha contable para la consulta.
Proyectar Cálculos: opción que generará las proyecciones de los cálculos.
3. Una vez que se han ingresado los datos que quieren ser consultados, el
Fiscal
Dentro de la carpeta denominada Fiscal, el sistema calcula aquellos montos
correspondientes a la contabilidad fiscal. Presentando dos columnas:
Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para la
moneda definida como local.
Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la moneda
definida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tiene
configurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no es
calculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de cambio
definido por el usuario.
Ambas columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen a
continuación:
Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.
Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a la
fecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo del
tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos,
el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación de
Activos” en la página 255.
Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costo
original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de las
depreciaciones acumuladas se utiliza uno los tres métodos del módulo (Línea
recta, Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se
detallan en el apéndice del manual en la sección “Depreciación de Activos” en
la página 275.
Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones
es igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del
valor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculo
del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación
de Activos” en la página 255.
Comparativo
Dentro de la carpeta denominada Comparativa, el sistema calcula aquellos
montos correspondientes al control comparativo de la contabilidad, en el caso
de que el usuario haya activado en los parámetros globales la opción
Contabilidad Corporativa Activa (para mayor detalle, consultar
Parámetros del Módulo, en carpeta “General” en la página 13).
Dentro de la pantalla, al igual que en la carpeta Fiscal, se despliegan dos
columnas denominadas:
Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para la
moneda definida como local.
Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la moneda
definida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tiene
configurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no es
Activos Fijos Consultas! 175
calculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de cambio
definido por el usuario.
Las dos columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen a
continuación:
Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.
Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a la
fecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo del
tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos,
el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación de
Activos” en la página 255.
Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costo
original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de las
depreciaciones acumuladas se utiliza uno de los tres métodos del módulo
(Línea recta, Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que
se detallan en el apéndice del manual en la sección “Depreciación de Activos”
en la página 275.
Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones
es igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del
valor revaluado del activo hasta el día de hoy. Para mayor detalle del cálculo
del monto, consultar dentro del apéndice del manual, la sección “Revaluación
de Activos” en la página 255.
Todas las revaluaciones de los activos se deprecian por el método de Línea
Recta y se utiliza como período de vida útil, el plazo restante del activo desde
el momento en que se agregó la revaluación.
Valor en libros del Activo: este monto es calculado de la siguiente manera:
Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada
Valor en libros Activo = Valor original - Depr.Acumulada
Valor en libros revaluación: este monto es calculado de la siguiente
manera:
Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.
Valor en libros reval = Valor revaluado - Depr.Acum. Reval.
donde
Depr.Acum.Reval. = Depreciación Acumulada de la Revaluación
Valor en libros total: este monto es calculado de la siguiente manera:
Valor en libros total = Valor en libros + Valor en libros reval.
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se explican los diferentes reportes que se pueden obtener en
este módulo y que serán de utilidad para el usuario en caso de que requieran
realizar consultas e imprimir los datos suministrados por el sistema. Los
reportes generados son:
• Depreciación de Activos (por Código de Activos)
• Depreciación de Activos (por Tipo de Activos)
• Depreciación de Activos (por Centro de Costo)
• Revaluación de Activos
• Valoración de activos
• Índices faltantes para Revaluación
• Impuesto a los Activos
• Impuesto sobre la Renta
• Activos Nuevos
• Activos Inconsistentes
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS
El reporte de depreciación se efectúa con base en los procesos ejecutados a
cada activo. Para este reporte existen tres tipos que se pueden generar dentro de
esta opción:
• Por código de Activo
• Por tipo de Activo
• Por Centro de Costo
Descripción de Carpetas
El filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Código Activo,
Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.
General
Esta carpeta contiene la información general referente al activo, permite el
ingreso como opción de selección de:
Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe
digitar el mes y el año.
Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación
fiscal o depreciación comparativa.
Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local o
moneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doble
moneda.
Código Activo
Esta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo que
se desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:
Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos
que se listarán en el reporte. Si el usuario no recuerda los códigos, puede
presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Tipo: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en el
reporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede
presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Depreciación
Esta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipo
de depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción de
selección en esta carpeta, basta con marcar el (los) método(s) deseado (s).
Presenta las siguientes opciones:
Línea Recta
Suma Dígitos Anual
Descripción de Carpetas
El filtro desplegado presenta las siguientes carpetas: General, Tipo Activo,
Depreciación y Otros. Seguidamente se detalla cada una de ellas.
Tipo Activo
Esta carpeta permite la selección tanto del código como del tipo de activo que
se desea listar. Deberá ingresar la siguiente información:
Tipo: se debe especificar el rango de tipos de activos que se listarán en el
reporte. Si el usuario no recuerda los códigos que definirán el rango, puede
presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos
que se listarán en el reporte. Si el usuario no recuerda los códigos, puede
presionar un doble clic sobre la casilla o presionar la tecla F1.
Depreciación
Esta carpeta permite filtrar los métodos de depreciación, dependiendo del tipo
de depreciación seleccionada en el carpeta general se habilitará la opción de
selección en esta carpeta, basta con seleccionar el (los) método(s) deseado (s).
Presenta las siguientes opciones:
Línea Recta
Suma Dígitos Anual
Otros
General
Esta carpeta contiene la información general referente al activo, permite el
ingreso como opción de selección de:
Período depreciación: fecha en la cual el usuario requiere realizar la
consulta. Se debe digitar el mes y el año.
Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación
fiscal o depreciación comparativa.
Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local o
moneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doble
moneda.
En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de
Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en
Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del
módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tiene
en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetros
del módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignado
automáticamente por el sistema.
Desglosar Activos: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará el
desglose de los activos del listado en el reporte. Si el usuario no marca esta
opción, el reporte imprimirá solo totales por activo.
Carpeta Tipo Activo, pantalla filtro de Reporte de Depreciaciones por Tipo de Activo
Otros
Esta carpeta permite el ingreso de otras opciones para el filtro de la información
que se desea en el reporte, muestra lo siguiente:
Nota:
Dentro del reporte, solo se presentan los activos con la última depreciación
anterior al período consultado.
REVALUACIÓN DE ACTIVOS
Este reporte presenta los montos calculados por el sistema de las revaluaciones
que se hayan realizado en un período de tiempo definido.
El sistema tiene la capacidad de generar el reporte desglosando las mejoras de
cada uno de los activos que se presenten en el listado, o si el usuario lo
requiere, puede mostrar solo el total de cada activo.
Además, el sistema puede generar reportes utilizando la depreciación fiscal o la
comparativa, dependiendo de los requerimientos del usuario, y presentar los
montos calculados en moneda local o en moneda dólar, en el caso de que la
empresa tenga configurado el sistema para el manejo de doble moneda.
Los datos que tiene que digitar el usuario para utilizar el filtro de la pantalla son
los siguientes:
Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe
digitar el mes y el año.
Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación
fiscal o depreciación comparativa.
Moneda: el usuario debe escoger si quiere el reporte en moneda local o
moneda dólar, en caso de que el sistema maneje la configuración de doble
moneda.
En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de
Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en
Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del
módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tiene
Activos Fijos Reportes 203
en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetros
del módulo, el tipo de cambio no puede ser modificado y es asignado
automáticamente por el sistema.
Activos: se debe especificar el rango de códigos que contendrán los activos
que se listarán en el reporte.
Desglosar Mejoras: si el usuario marca esta casilla, el sistema desplegará el
desglose de las mejoras de cada activo listado en el reporte. Si el usuario no
marca esta opción, el reporte imprimirá solo totales por activo.
El usuario puede escoger generar el reporte en pantalla, impreso o por archivo
un archivo ASCII. Si se decide generar el reporte por archivo se debe escribir
el nombre del archivo y si se desea que el encabezado este sólo al inicio del
archivo se escoge la opción primera página o si se desea el título en cada página
se escoge la opción todas las páginas. Este archivo se guardará en el directorio
donde Softland esté instalado.
Dentro del listado se presentan el cálculo de los montos correspondientes a:
• Factor (el factor utilizado en la revaluación del período del reporte).
• Valor Original (costo original del activo)
• Valor Revaluado (el valor revaluado antes del período del reporte)
• Depreciación Acumulada (depreciación acumulada del costo)
• Depreciación Acumulada Revaluación (la depreciación acumulada antes
del período del reporte)
• Revaluación Valor (monto de la revaluación del período)
• Revaluación Depreciación Acumulada (monto del incremento de la
depreciación acumulada producto del proceso de revaluación).
• Superávit Revaluación (superávit de revaluación del período producto
de la revaluación)
Además, se despliegan los datos sobre la fecha de compra del activo, el plazo
en meses que tiene el activo de vida útil y el tipo de depreciación y de
revaluación utilizada para cada activo.
Al final del reporte, se calculan los totales para cada columna desplegada.
Los formatos de los reportes los puede consultar en la sección “Formato de
Reportes” en la página 289.
Los datos que tiene que digitar el usuario para utilizar el filtro de la pantalla son
los siguientes:
Período: fecha en la cual el usuario requiere realizar la consulta. Se debe
digitar el mes y el año.
Desplegar Activos: permite filtrar los activos entre los que están en uso
“activos” y los que no están siendo utilizados “inactivos”.
Depreciación: el usuario debe escoger si quiere el desglose por depreciación
fiscal o depreciación comparativa.
En caso de que se utilice la moneda dólar, el sistema utilizará el Tipo de
Cambio especificado en la casilla correspondiente. Si el usuario tiene en
Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Traducción en Parámetros del
módulo, el tipo de cambio puede ser modificado. Si en cambio, el usuario tiene
en Tipos de FASB52 seleccionada la casilla de Remedición en Parámetros
Procesos
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de este capítulo, se definen las opciones de los procesos de importancia
que se realizan dentro del módulo.
Las aplicaciones asociadas a los procesos que se utilizan desde el módulo de
Activos Fijos se despliegan bajo la opción de Procesos y son las
siguientes:
Depreciación Mensual
Revaluación de Activos
Retiro de Activos
Recálculo de Acumulados
Generación Depreciaciones Históricas
Aplicación de Acciones
Reversión de Depreciaciones
Cambio Estado
Los procesos de Depreciación Mensual, Revaluación de Activos, Retiro de
Activos y Reversión de Depreciaciones generan registros históricos y asientos
contables que deberán ser ingresados por el sistema dentro de la base de datos.
La Generación Depreciaciones Históricas y el Recálculo de Acumulados son
utilizados en la creación de datos históricos. Se utilizan cuando la empresa
ingresa los datos de los activos fijos (costo, valor revaluado, depreciación
acumulada, etc.) con un editor de base de datos y necesita crear los acumulados
o crear la depreciación acumulada histórica.
Los procesos de Aplicación de Acciones y Cambio Estado generan cambios
pequeños que se efectúan sobre la propiedad del activo o el estado del mismo.
DEPRECIACIÓN MENSUAL
El sistema ejecutará el proceso que permite la depreciación de un activo. El
proceso de depreciación tomará los activos que cumplan con los parámetros
establecidos en los filtros y se encargará de generar la depreciación, al final del
proceso el sistema indicará en una bitácora la lista de activos cuya depreciación
fue realizada.
Para realizar el cálculo en dólares, se debe establecer una tipo de cambio de
cierta fecha, que se utilizará para el cálculo del equivalente en colones, para lo
cual el sistema usará la que le indique el parámetro
AF_TCambioFechaAdquisicion del Exactus.ini. Para mayor detalle consulte la
sección “”Parámetros en Archivos *.ini” en la página 305.
Además se encargará de actualizar las fechas de última depreciación para el
activo así como de actualizar los acumulados de depreciación. Una vez que se
han definido los parámetros necesarios para ejecutar el proceso, el usuario debe
presionar el icono Procesar que se encuentra en la parte inferior de la
ventana.
El sistema procesará la información, pero si se encuentra algún error que
interrumpa dicho proceso, entonces el sistema cancela la operación de
procesamiento y envía un mensaje al usuario donde le informa que el proceso
no se pudo realizar. Si no hay interrupciones, el sistema anuncia que el proceso
concluyo satisfactoriamente y el asiento puede ser consultado en el diario de
contabilidad.
La pantalla desplegada por el sistema está formada por tres carpetas, que
agrupan la información que el sistema procesará en la ejecución del proceso.
Descripción de Carpetas
General
En esta carpeta, el sistema define la información referente a:
TOTALES GENERALES 1,109,500.00 13,523.00 79,137.59 12,260.44 24.70 91,398.03 1,769.01 1,018,101.97 11,753.99
Depreciación
El usuario podrá elegir los tipos de depreciación a los se les correrá el proceso.
La descripción de cada uno de los tipos de depreciación se encuentra en la
sección “Depreciación” en la página 92.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Otros
Activos a Depreciar: casillas donde el usuario podrá ingresar un rango para
los Activos a los cuales se les desea correr el proceso de depreciación.
Tipo de Activos: casillas donde el usuario podrá ingresar un rango para los
Tipos de Activos a los cuales se les desea correr el proceso de depreciación.
Proveedor: filtra el reporte de acuerdo a los proveedores de los activos
utilizados en la empresa.
Ubicación: permite filtrar la información de acuerdo a la ubicación de los
activos.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Nota:
El proceso envía una advertencia que indica que hay Activos inactivos para
depreciación, para los cuales pregunta si se desea hacer la depreciación o no.
REVALUACIÓN DE ACTIVOS
Este proceso realiza los cálculos correspondientes para generar la revaluación
de un período determinado, para los activos que hayan sido especificados
dentro del filtro de la pantalla.
El proceso de Revaluación de Activos en Softland es de carácter anual, es decir
el sistema está diseñado para que la revaluación de activos se corra año a año,
Descripción de Carpetas
Fiscal
Dentro de la carpeta denominada Fiscal, el sistema calcula aquellos montos
correspondientes al control de la contabilidad fiscal.
Dentro de la pantalla, se despliegan dos columnas denominadas:
Montos en Moneda Local: corresponde a los montos calculados para la
moneda definida como local.
Montos en Dólares: corresponde a los montos calculados para la moneda
definida como dólar. Esta columna calcula los montos, si la empresa tiene
configurado el sistema con doble moneda, de los contrario, esta columna no es
calculada. Los montos calculados para esta columna, utilizan el tipo de cambio
definido por el usuario.
Las dos columnas presentan las mismas casillas, las cuales se describen a
continuación:
Costo original: monto con el cual se adquirió el activo.
Valor revaluado: es la suma de las revaluaciones realizadas al activo a la
fecha especificada. El valor revaluado de un activo se calcula, dependiendo del
tipo de revaluación que se le haya especificado, y para el cálculo de los montos,
el sistema utiliza las fórmulas que se despliegan en la sección “Revaluación de
Activos” en la página 255.
Depreciación acumulada: es la sumatoria de las depreciaciones del costo
original del activo hasta el día de hoy. Para el cálculo de los montos de las
depreciaciones acumuladas para los tres métodos utilizados (Línea recta,
Porcentaje y Suma de Dígitos), el sistema utiliza las fórmulas que se detallan en
el apéndice del manual en la sección “Método de Revaluación por Índices
Compuestos” en la página 266.
Depr. acum. revaluación: la depreciación acumulada de las revaluaciones
es igual a la suma de todas y cada una de las depreciaciones acumuladas del
Comparativo
Dentro de la carpeta denominada Comparativa, el sistema calcula aquellos
montos correspondientes al control comparativo de la contabilidad, en el caso
de que el usuario haya activado en los parámetros globales la opción
Contabilidad Corporativa Activa (para mayor detalle, consultar
“Parámetros del Módulo” en la página 11.
La carpeta Comparativo es exactamente igual a la carpeta Fiscal, por tal motivo
no se van a detallar sus campos.
A continuación se muestra la pantalla desplegada por el sistema:
RECÁLCULO DE ACUMULADOS
Con esta opción, el sistema ejecuta el proceso de actualización de los
acumulados de las depreciaciones de los activos y de las mejoras de la empresa.
Si los datos de los activos y mejoras, sus respectivas depreciaciones
acumuladas y revaluaciones fueron ingresadas al sistema mediante el uso de un
editor de base de datos, se debe correr este proceso para actualizar las
depreciaciones acumuladas y las revaluaciones acumulados de los activos. (ver
“Agregar un registro histórico de depreciación” en la página 69). Es necesario
correr este proceso, para que el sistema calcule los acumulados para los datos
introducidos y de esta forma, los activos y mejoras presentan los datos de la
depreciación acumulada (costo y revaluada) y las revaluaciones actualizadas.
GENERACIÓN DEPRECIACIONES
HISTÓRICAS
Esta opción permite generar las depreciaciones históricas de los activos y
mejoras ingresados al sistema. Esto es muy útil cuando se está ingresando el
costos de los activos y su vida útil y se desea que se genera la depreciación
acumulada histórica.
Este proceso genera automáticamente las depreciaciones para todos los activos
y mejoras. La generación se hace a partir de la fecha de activación hasta el
período límite especificado.
Período límite: en esta casilla se digita el período hasta cuando se
reconstruirán los datos históricos. Esto significa que si se ingresa la fecha del
31/12/2010, todos los datos de depreciación se generaran hasta esa fecha
inclusive.
Además del Período Límite, el usuario puede filtrar utilizando los siguientes
parámetros:
Activos a Depreciar: en estas casillas el usuario puede ingresar un rango de
activos a los cuales se les correrá el proceso de Depreciación Histórica.
APLICACIÓN DE ACCIONES
Este proceso aplicará las acciones de activos según corresponda en sus fechas,
y realizará los ajustes en los datos de los activos cuando correspondan.
De esta manera se valida el período de vigencia de la acción, se cambia o
mantiene el estado de la acción como vigente, y se modifican aquellos datos
para el activo según el tipo de acción predefinido. De igual forma será para
cuando el período de vigencia finalice por lo que la acción pasará a un estado
de aplicada y los cambios al activo según el tipo predefinido asignado.
Las acciones se deberán aplicar en los siguientes casos:
Cuando se ingrese un activo, el sistema genera automáticamente una acción (en
el caso que se haya definido de esta manera en “Parámetros del Módulo” en la
página 11), la cual debe ser aplicada.
Cuando se crea un registro de acción y se le asocia un activo fijo.
Al ingresar a esta opción se despliega la pantalla de Aplicación de Acciones
de Activos en la cual se debe definir lo siguiente:
REVERSIÓN DE DEPRECIACIONES
Con esta opción, el sistema ejecuta el proceso que permite la reversión de la
última depreciación de un activo.
El proceso de reversión tomará los activos que cumplan con los parámetros
establecidos en los filtros, y se encargará de generar un asiento que reverse el
efecto de la depreciación, al final del proceso el sistema indicará en una
bitácora la lista de activos cuya depreciación fue reversada. Además se
encargará de actualizar las fechas de última depreciación para el activo,
actualizar los acumulados de depreciación del activo y actualiza los datos con
la última depreciación y última revaluación.
La pantalla desplegada por el sistema está formada por tres carpetas, que
agrupan la información que el sistema procesará en la ejecución del proceso.
General
En esta carpeta, el sistema define la información referente a:
Período Depreciación: período en la cual se quiere aplicar el proceso de
depreciación. El sistema calculará la depreciación para el período especificado
por el usuario en esta casilla.
Fecha Contabilidad: en esta casilla, el sistema despliega la fecha actual
como sugerencia, de manera que quede especificada la fecha en la cual se
ejecutó el proceso de reversión de la depreciación de los activos. Es necesario
especificar el mes y el año.
Depreciación: el usuario podrá elegir la depreciación a ejecutar, de acuerdo
con el tipo de contabilidad, eligiendo entre Fiscal o Comparativa.
Comentario Reversión: espacio habilitado para la información que respalde
la razón para la ejecución del proceso, este espacio no puede quedar vacío.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Depreciación
El usuario podrá elegir los tipos de depreciación a los se les correrá el proceso.
La descripción de cada uno de los tipos de depreciación se encuentra en la
sección “Depreciación” en la página 92.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Otros
Activos: casilla donde se debe especificar el rango de códigos que contendrán
los activos que se procesarán en el sistema.
Tipo de Activos: en estas casillas se puede especificar un rango de Tipos de
Activos para los cuales se correrá el proceso de Revaluación.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
CAMBIO ESTADO
Dentro de esta opción, el usuario puede definir los tipos de acción que se
pueden aplicar a los activos tomando como base los factores que pueden hacer
que estos varíen dentro de la organización.
Los campos a llenar en esta pantalla son:
Nuevo Estado: esta casilla está destinada para la asignación del código que
del estado que se le va a asignar al activo, la casilla cuenta con ayuda de F1.
Tipo Acción: designada para escoger la clase o tipo de acción que se va a
realizar.
Activos Fijos Procesos 237
Fecha Activación: fecha para la que va a regir la activación del cambio de
estado del activo.
La pantalla principal de esta opción es la siguiente:
La pantalla presenta un histórico de los estados de los activos con las siguientes
columnas, que conforman la tabla, Activo Fijo (Nombre del Activo),
Descripción (Descripción del Activo), Estado Actual (Estado del Activo),
Fecha Activación (Fecha Anterior de Activación del Activo), Nueva
Fecha Activación (Nueva Fecha Activación del Activo) y Nuevo Estado
(Nuevo Estado del Activo).
Cambiar de Estado
Con esta opción el usuario puede hacer el cambio del estado del o de los activos
seleccionados para tal efecto.
Marcar
Este botón tiene como funcionalidad el marcado, de las líneas de la tabla, dicha
labor se realiza marcando, con el highligth, una a una o en bloque las líneas de
los activos a los que se les va a cambiar el estado.
Marcar Todo
Con este botón se tiene la posibilidad de marcar todas las líneas de artículos
existentes.
Desmarcar Todo
Este botón funciona de desmarcador para las todas las líneas que estén
marcadas en el momento, ya sea una parte o todas.
GENERACIÓN DE ASIENTOS DE
INGRESO
Este proceso permite generar automáticamente los asientos de ingreso a los
activos agregados que así lo requieren.
Estos activos se pueden definir mediante las siguientes opciones:
Opciones Configurables
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta sección se presentan aquellas opciones configurables que se
ejecuten desde el módulo de Activos Fijos. Dichas opciones deben ser
configuradas dentro del módulo de Administración del Sistema antes de
ser ejecutadas en el módulo de Activos Fijos.
Para instalar la opción configurable siga las instrucciones que se presentan a
continuación:
1. Entre al módulo de Administración del Sistema.
2. En el submenú Administración seleccione Opciones
Configurables. El sistema desplegará una tabla de datos denominada
Opciones Configurables.
3. Desde la tabla seleccione Nuevo, o si prefiere presione al mismo
tiempo las teclas Ctrl+N o active el icono para agregar la opción
configurable. Esto presentará la ventana de definición de las Opciones
Configurables la cual consta de cuatro carpetas ( Datos, Ejecutable,
Seguridad y Notas).
4. Desde la ventana de definición de las Opciones Configurables:
Entre a la carpeta Datos y defina:
i). Opción: Texto que se desplegará en el menú definiendo la opción que
se está instalando.
ii). Descripción: Texto que se desplegará como ayuda de la opción.
iii). Módulo: Módulo de Softland en que se instalará la Opción
Configurable. En este caso ACTIVOS FIJOS.
iv). Menú: Menú del módulo en que se incluirá la opción (usualmente
ADMINISTRACION).
Configurables:
Entre a la carpeta Notas y defina otra información que considere útil con
relación a la Opción Configurable que está instalando.
5. Una vez suministrados todos los datos necesarios salve la información y
salga del módulo de Administración del Sistema. Si todo los pasos
anteriores funcionaron adecuadamente entonces la nueva opción debe
haber sido instalada y se encontrará lista para funcionar.
Fecha de Depreciación en
Mejora Descripción Tipo Costo Original Factor
Activación Ejercicio
Deprec.
Fecha de Valor Neto 50% deprec Promedio Activo Monto del
Mejora Descripción Costo Original Acumulada Valor Neto Factor
Activación Actualizada Anual actu. Fijo Impuesto
Histórica
Activo Fijo: A-02 Computadora
A-02 Computadora 16/02/97 525,000.00 393,750.00 131,250.00 0.9558 125,448.75 9,331.09 116,117.66 2,090.12
Subtotal Activo: 2,090.12
Deprec.
Fecha de Valor Neto 50% deprec
Mejora Descripción Costo Original Acumulada Valor Neto Factor
Activación Actualizada Anual actu.
Histórica
Activo Fijo: A-02 Computadora
A-02 Computadora 16/02/97 525,000.00 393,750.00 131,250.00 0.9558 125,448.75 9,331.09
S
TOTAL DEL
Numero Consecutivo: 4
Activo: T-01234
Monto: 10.000,00
Numero Consecutivo: 4
Activo: T-01234
Monto: 10.000,00
11. Una vez ingresados los datos, debe salvar la información con la opción
Save o Save as, en la opción File.
Una vez que se han ingresado estos valores, aparecerán dentro de la pantalla
de Histórico de Depreciaciones que está bajo la opción de
Administración.
FÓRMULAS
Dentro de este apartado, se describirán las fórmulas que el sistema utiliza para
el cálculo de las depreciaciones y las revaluaciones de los activos por los
diferentes métodos que utiliza el módulo de Activos Fijos.
REVALUACIÓN DE ACTIVOS
Dentro del sistema, existen cuatro métodos para calcular la revaluación y la
escogencia del método a utilizar depende del tipo de activo fijo que se maneje y
de las leyes tributarias del país.
Cuando se calcula una revaluación, se calcula tanto un valor revaluado como
una depreciación acumulada revaluada.
Los métodos que el sistema utiliza son los siguientes:
Dep.Acum.Reval =
Depr.Acum.(Fecha Rev.)*Factor-Depr.Acum.Reval (Fecha Rev.)
donde
Factor = [Índice (Fecha Rep.) / Índice (Fecha Adq.) - 1
Dep.Acum (Fecha Rep.) = Depreciación Acumulada a la fecha del proceso de
revaluación.
Dep.Acum.Reval (Fecha Rev.) = Depreciación Acumulada de la Revaluación
a la fecha del proceso de revaluación.
Monto_revaluación = Rnd2[(costo_original +
revaluaciones(fecha_revaluacion)) * factor]
donde,
Rnd2(x): devuelve x redondeado a 2 decimales
revaluaciones(fecha): devuelve la sumatoria de las revaluaciones sobre el
activo hasta el periodo anterior a la fecha indicada.
Tabla de Índices:
Mes 1996 1997 1998
Enero 1279.042022 1413.596753 1498.188180
Febrero 1296.410236 1413.736227 1511.998762
Marzo 1304.279751 1415.874376 1529.602843
Abril 1310.744540 1420.128636 1534.275271
Mayo 1323.326096 1434.218490 1539.704072
Junio 1336.290446 1444.180465 1544.086610
Julio 1348.612373 1448.498301 1556.027467
Agosto 1359.065275 1451.373906 1565.326117
Setiembre 1371.056810 1456.220244 1572.403642
Octubre 1387.149048 1461.146886 1580.923524
Noviembre 1400.622611 1472.900044 1588.264259
Diciembre 1408.297229 1479.181504 1595.726871
1
Porcentaje por aplicar a los activos por revaluar
272 Opciones Configurables Activos Fijos
Concepto Valor al Activo Deprec Ajuste Activ Depre
s Costo Total . Auditoría o Fijo c.
Revalu Acum. 2001 Bruto Acum
ado Revalu Reval .
Acti De Act De
vo p. 31-12- ada 31- ivo p. uado Reval
2002 12- Ajust uada
Ac Re Re
2002 ado Ajust
um val. val.
. 31- ada
12- 31-
2002 12-
2002
Planta 200. 30. 1,500. 600.00 (25 (10 1,250 500.0
Generaci 00 00 00 0.0 0.0 .00 0
ón 0) 0)
Hidráulic
a
Sistema 500. 50. 3,500. 800.00 (15 (80 3,350 720.0
Transmis 00 00 00 0.0 .00 .00 0
ión 0) )
Eléctrica
Sistema 700. 15 5,000. 2,000. 0.0 0.0 5,000 2,000
Distribuc 00 0.0 00 00 0 0 .00 .00
ión 0
Eléctrica
Sistema 200. 50. 100.00 300.00 0.0 0.0 100.0 300.0
Alumbra 00 00 0 0 0 0
do
Publico
Activos 300. 40. 2,000. 1,000. 0.0 0.0 2,000 1,000
Planta 00 00 00 00 0 0 .00 .00
General
Total 1,90 32 12,100 4,700. (40 (18 11,70 4,520
General 0.00 0.0 .00 00 0.0 0.0 0.00 .00
0 0) 0)
Método de Depreciación
por Línea Recta
100
Depreciado
80
Valor
60
40
20
0
1 2 3 4 5 6
Vida útil
Tiempo
Depreciación Mensual
R
B
Fecha de
Activación
B
Lo que realmente ha Deprec. último
sido depreciado mes
B = Períodos no depreciados
Figura ejemplo de cálculo depreciación mensual en los meses intermedios por Método
de Línea Recta
Depreciación Acumulada
Depreciación Acumulada = A + B * C
A = Deprec. Acumulada Histórica Total del Activo hasta el día de hoy.
Lo que realmente ha C
sido depreciado
A B
200
Valor
100
0
1 2 3 4 5
Vida útil
Tiempo
Por fórmula
Depreciación = (Valor Depreciable * Factor Anual)/12
Factor Anual = A / B
4 / 10 3 / 10 2 / 10 1 / 10
Factor
Anual
Factor Anual = A / B
A = Años que restan de vida útil
B = (Años * (Años+1)) / 2
Casos especiales:
Fórmula para calcular la depreciación en el año de depreciación
Depreciación = (A - B ) / C
A = Depreciación Acumulada por fórmula al final del año
B = Depreciación Acumulada en históricos
C = Períodos no depreciados de ese año
A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciación
mensual por suma de dígitos:
Lo que realmente ha
sido depreciado
B C
Fecha de Fin de
última Año
depreciación
Fecha de
consulta
Depreciación Acumulada
Casos especiales:
Fórmula para calcular depreciación acumulada
Depreciación = A +( B * C )
A = Depreciación Acumulada total del activo hasta el día de hoy
B = Depreciación del mes consultado
C = Meses sin depreciar a fecha consultada
A continuación se presenta una figura que ilustra el cálculo de la depreciación
acumulada por suma de dígitos para el primer caso:
Lo que
realmente ha C
sido depreciado
A B
Fecha de Vida
Año 1
última útil
depreciación
Fecha de
consulta
Por fórmula
Depreciación = A * B
A = Valor Depreciable
B = Porcentaje de Depreciación definida por mes
Depreciación Acumulada
Depreciación Acumulada = Depreciaciones mensuales hasta fecha de
consulta
Depreciación Acumulada = Sumatoria de las depreciaciones mensuales hasta
fecha de consulta
Formato de Reportes
DEPRECIACIÓN DE ACTIVOS
POR CÓDIGO
Desglosado
Reporte de Depreciación Mensual por Código de Activo
Utilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local
(Desglosado por Mejoras)
Fecha de Reporte : 10/1996
Mejora Descripción Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec.Acu. Deprec. Depreciac. Deprec. Depr.Acu. Valor Valor libros
Compra Meses Depr. Original Reval. Mes Prev. Mensual Revaluac. Acum. Reval. en libros Reval.
TOTALES GENERALES: 16,030,000 0.00 8,614,560 350,694 0.00 8,965,255 0.00 7,064,745 0.00
75677 A-01 Comput. 386 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
24633 A-15 Comput. 486 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
45574 D-30 Impres. Láser 02/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
56651 D-34 Impres. Láser 05/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
30021 T-03 Calcul. Cient. 01/01/94 48 S 7,000 0.00 4,583.3 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.00
20021 T-02 Calcul. Financ. 01/01/95 36 L 25,000 0.00 8,736.3 416.7 0.00 9,153 0.00 15,847 0.00
TOTALES GENERALES: 952,000 163,000.0 600,373.1 34,842 12,739 635,215 99,302.8 316,785 63,697.2
75677 A-01 Comput. 386 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,8
24633 A-15 Comput. 486 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250.0 3,184.8 155,277 24,8
45574 D-30 Impres. Láser 02/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,8
56651 D-34 Impres. Láser 05/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,916.7 3,184.8 155,417 24,8
30021 T-03 Calcul. Cient. 01/01/94 48 S 7,000 0.00 4,583.3 91.7 0.00 4,675 0.
20021 T-02 Calcul. Financ. 01/01/95 36 L 25,000 0.00 8,736.3 416.7 0.00 9,153 0.
A-01 Comput. 386 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
A-15 Comput. 486 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
D-30 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
D-34 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
T-02 Sumin. de Ofic. 2 5,000.0 0.00 1,747 83.3 0.00 1,831 0.00 3,169 0.00
T-03 Equipo Soporte 1 7,000.0 0.00 4,583 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.00
TOTALES GENERALES:
932,000.0 163,000 593,384 34,508 12,739 627,892 99,302.8 304,108 63,697.2
A-01 Comput. 386 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,
A-15 Comput. 486 2 230,000.0 40,750.0 146,027 9,250.0 3,185 155,277 24,825.7 74,723 15,
D-30 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,
D-34 Impres. Láser 1 230,000.0 40,750.0 147,500 7,916.7 3,185 155,417 24,825.7 74,583 15,
T-02 Sumin. de Ofic. 2 5,000.0 0.00 1,747 83.3 0.00 1,831 0.00 3,169 0.
T-03 Equipo Soporte 1 7,000.0 0.00 4,583 91.7 0.00 4,675 0.00 2,325 0.
TOTALES GENERALES:
932,000.0 163,000 593,384 34,508 12,739 627,892 99,302.8 304,108 63,
Desglosado
Reporte de Depreciación Mensual por Centro de Costo
Utilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local
(Desglose por Activo)
Fecha de Reporte: 09/1995
Código Descripción Porcentaje Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros
Compra Meses Depr. Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libros Revaluación
Centro de Costo: 010
10001 Activo 10001 100.00% 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250 3,184.8 155,277 24,825.7 74,723 15,924.3
10002 Activo10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,313 796.2 38,819 6,206.4 18,681 3,961.1
10003 Activo 10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 12,412.9 37,292 7,962.2
SUB TOTAL 010 Centro de Costo 010 402,500 71,313 256,283 15,521 5,573 271,804 43,445 130,695 27,848
Centro de Costo: 020
10002 Activo 10002 50.00% 01/02/94 24 L 115,000 20,375.0 73,013.4 4,625 1,592.4 77,638 12,412.9 37,362 7,962.2
10003 Activo10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 12,412.9 37,292 7,962.2
10004 Activo 10004 100.00% 01/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,917 3,184.8 155,417 24,825.7 74,583 15,924.3
SUB TOTAL 020 Centro de Costo 020 460,000 81,500 294,263 16,500 6,370 310,763 49,651 149,237 31,849
Centro de Costo: 030
10002 Activo 10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,312.5 796.2 38,819 6,206.4 18,680.8 3,981.1
SUB TOTAL 030 Centro de Costo 030 57,500 10,188 36,507 2,313 796 38,819 6,206 18,681 3,981
TOTALES GENERALES: 920,000 163,000 587,054 34,333 12,739 621,387 99,303 298,613 63,677
Código Descripción Porcentaje Fecha de Plazo Tipo Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec.
Compra Meses Depr. Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. A
Centro de Costo: 010
10001 Activo 10001 100.00% 01/02/94 24 L 230,000 40,750.0 146,026.8 9,250 3,184.8 155,277 2
10002 Activo10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,313 796.2 38,819
10003 Activo 10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 1
SUB TOTAL 010 Centro de Costo 010 402,500 71,313 256,283 15,521 5,573 271,804
Centro de Costo: 020
10002 Activo 10002 50.00% 01/02/94 24 L 115,000 20,375.0 73,013.4 4,625 1,592.4 77,638 1
10003 Activo10003 50.00% 01/02/94 24 S 115,000 20,375.0 73,750.0 3,958 1,592.4 77,708 1
10004 Activo 10004 100.00% 01/02/94 24 S 230,000 40,750.0 147,500.0 7,917 3,184.8 155,417 2
SUB TOTAL 020 Centro de Costo 020 460,000 81,500 294,263 16,500 6,370 310,763
Centro de Costo: 030
10002 Activo 10002 25.00% 01/02/94 24 L 57,500 10,187.5 36,506.7 2,312.5 796.2 38,819
SUB TOTAL 030 Centro de Costo 030 57,500 10,188 36,507 2,313 796 38,819
Sólo totales
Reporte de Depreciación Mensual por Centro de Costo
Utilizando Depreciación Fiscal y en Moneda Local
(Solo Totales por Centro de Costo)
Fecha de Reporte: 08/1996
Centro Descripción Total de Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros
Activos Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libros Revaluación
CC-009 Mantenimiento 6 402,500 71,312.5 94,845.6 26,833.3 14,262.5 121,679.0 42,787.5 280,821 28,525.0
CC-010 Activos 6 460,867 81,500.0 108,395.0 30,724.5 16,300.0 139,119.5 48,900.0 321,748 32,600.0
CC-011 Equipo Operación 8 900,000 10,187.5 13,549.4 60,000.0 2,037.5 73,549.4 6,112.5 826,451 4,075.0
CC-012 Producción A 10 865,465 53,285.0 70,869.1 57,697.7 10,657.0 128,566.7 31,971.0 736,898 21,314.0
CC-020 Producción B 2 235,485 68,454.0 91,043.8 15,699.0 13,690.8 106,742.8 41,072.4 128,742 27,381.6
CC-021 Producción C 3 956,654 80,000.0 106,400.0 63,776.9 16,000.0 170,176.9 48,000.0 786,477 32,000.0
CC-022 Producción D 6 950,000 56,464.0 75,097.1 63,333.3 11,292.8 138,430.5 33,878.4 811,570 22,585.6
CC-023 Producción E 7 789,500 20,000.0 26,600.0 52,633.3 4,000.0 79,233.3 12,000.0 710,267 8,000.0
CC-024 Inventarios p.t. 7 900,000 54,665.0 72,704.5 60,000.0 10,933.0 132,704.5 32,799.0 767,296 21,866.0
CC-025 Inventarios p.p. 8 850,000 39,681.0 52,775.7 56,666.7 7,936.2 109,442.4 23,808.6 740,558 15,872.4
CC-026 Inventarios m.p. 13 600,000 64,681.0 86,025.7 40,000.0 12,936.2 126,025.7 38,808.6 473,974 25,872.4
CC-027 Consumo 10 300,000 54,653.0 72,688.5 20,000.0 10,930.6 92,688.5 32,791.8 207,312 21,861.2
TOTALES GENERALES: 8,210,471 654,883 870,994 547,365 130,977 1,418,359 392,930 6,792,112 261,953
Centro Descripción Total de Valor Valor Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Deprec. Valor
Activos Original Revaluado Acu.Mes.Prev. Mensual Revaluac. Acum. Acu.Reval. En Libr
CC-009 Mantenimiento 6 402,500 71,312.5 94,845.6 26,833.3 14,262.5 121,679.0 42,787.5 280,82
CC-010 Activos 6 460,867 81,500.0 108,395.0 30,724.5 16,300.0 139,119.5 48,900.0 321,74
CC-011 Equipo Operación 8 900,000 10,187.5 13,549.4 60,000.0 2,037.5 73,549.4 6,112.5 826,45
CC-012 Producción A 10 865,465 53,285.0 70,869.1 57,697.7 10,657.0 128,566.7 31,971.0 736,89
CC-020 Producción B 2 235,485 68,454.0 91,043.8 15,699.0 13,690.8 106,742.8 41,072.4 128,74
CC-021 Producción C 3 956,654 80,000.0 106,400.0 63,776.9 16,000.0 170,176.9 48,000.0 786,47
CC-022 Producción D 6 950,000 56,464.0 75,097.1 63,333.3 11,292.8 138,430.5 33,878.4 811,57
CC-023 Producción E 7 789,500 20,000.0 26,600.0 52,633.3 4,000.0 79,233.3 12,000.0 710,26
CC-024 Inventarios p.t. 7 900,000 54,665.0 72,704.5 60,000.0 10,933.0 132,704.5 32,799.0 767,29
CC-025 Inventarios p.p. 8 850,000 39,681.0 52,775.7 56,666.7 7,936.2 109,442.4 23,808.6 740,55
CC-026 Inventarios m.p. 13 600,000 64,681.0 86,025.7 40,000.0 12,936.2 126,025.7 38,808.6 473,97
CC-027 Consumo 10 300,000 54,653.0 72,688.5 20,000.0 10,930.6 92,688.5 32,791.8 207,31
TOTALES GENERALES: 8,210,471 654,883 870,994 547,365 130,977 1,418,359 392,930 6,792,1
10000 A-04 Secadora para grano 01/01/93 120 P I ------- 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 312,450 0.00 312,450
10005 A-04 Procesador de café 01/01/92 36 P P ------- 17,500 0.00 0.00 0.00 350 0.00 350
11-011 T-04 Volswagen Diesel 95 01/01/96 36 P P ------- 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,375 2,402.1 103,973
11-012 T-04 Mejora 01/01/96 12 P P ------- 25,400 0.00 0.00 0.00 3,048 0.00 3,048
12-462 A-01 Local comercial 01/01/94 240 N I ------- 12,500,000 0.00 0.00 0.00 500,000 0.00 500,000
T-0202 T-02 Calcul. científica 01/01/95 48 L I ------- 5,000 0.00 1,997 0.00 2,750 1,837.8 912
T-0302 T-03 Calcul. financiera 01/01/94 36 L I ------- 5,000 0.00 0.00 0.00 2,950 0.00 2,950
10000 A-04 Secadora para grano 01/01/93 120 P I ------- 2,500,000 1,187,550 39,150 2,375,100 312,45
10005 A-04 Procesador de café 01/01/92 36 P P ------- 17,500 0.00 0.00 0.00 35
11-011 T-04 Volswagen Diesel 95 01/01/96 36 P P ------- 3,545,850 0.00 80,069 0.00 106,37
11-012 T-04 Mejora 01/01/96 12 P P ------- 25,400 0.00 0.00 0.00 3,04
12-462 A-01 Local comercial 01/01/94 240 N I ------- 12,500,000 0.00 0.00 0.00 500,00
T-0202 T-02 Calcul. científica 01/01/95 48 L I ------- 5,000 0.00 1,997 0.00 2,75
T-0302 T-03 Calcul. financiera 01/01/94 36 L I ------- 5,000 0.00 0.00 0.00 2,95
TOTALES GENERALES: 60,420,000 405.95 $444,164.62 53,174,800 10,000,000 $71,200 150,000.0 50,270,000 53,024,800
SÓLO TOTALES
Reporte de Valoración de Inventario
Utilizando Depreciación Fiscal
(Solo Totales por Tipo)
Fecha de Reporte: 08/1996
Tipo de Cambio Utilizado: 140.45
Tipo Descripción Total de Valor Orig. Tipo Cambio Valor Orig. Valor Deprec. Deprec. Deprec. Valor Valor Libros
Activos (Mon. Local) Original (En Dólares) Revaluado Acum. Loc. Acum. Dol. Acu.Reval. En Libros Revaluación
A-01 Locales/edificios 7 39,820,000 137.31 $297,130.2 29,500,000 0.00 0.00 0.00 39,820,000 29,500,000
A-03 Equipo computacional 2 3,750,000 129.45 $28,968.7 6,320,000 0.00 0.00 750,000 3,750,000 5,570,000
A-04 Maquinaria proces. 7 32,930,885 137.31 $244,752.3 0.00 11,398,312 $81,156 0.00 21,532,573 0.00
T-02 Equipo de soporte 1 7,000 140.45 $49.8 0.00 4,492 $32 0.00 2,508 0.00
T-03 Suministros de oficina 2 10,000 140.45 $71.2 0.00 1,664 $12 0.00 8,336 0.00
T-04 Vehículo 11 26,187,050 145.23 $183,255.4 137,000 4,458,789 $2,017,507 14,000 21,728,261 123,000
T-05 Mobiliario y equipo 2 60,000 140.45 $427.2 19,500 5,000 $0 6,000 55,000 13,500
T-07 Flotilla entrega 2 20,000,000 140.45 $142,399.4 8,500,000 1,000,000 $33 1,500,000 19,000,000 7,000,000
TOTALES GENERALES: 122,764,935 1,111.1 $897,054.3 44,476,500 16,868,256 $2,098,739 2,270,000 105,896,679 42,206,500
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan los parámetros que existen en el EXACTUS.INI
del módulo de Activos Fijos específicamente.
Cualquier información adicional de otros parámetros para la versión, consulte
el Manual de Configuración.
AF_TCAMBIOFECHAADQUISICION=SI
Este parámetro está incluido en el EXACTUS.INI y establece si en el módulo
de Activos Fijos, si se deja definido como NO, el sistema por default tomará
la fecha de activación, pero si se requiere utilizar la fecha de adquisición deberá
definirse como SI, condicionando la fecha a utilizar para los cálculos iniciales
de los costos de activo.
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del módulo de Activos Fijos. Los derechos para los
grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen desde
la opción Seguridad! del menú principal del módulo de Administración
del Sistema.
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para
quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento Financiero podrían tener derecho a Crear o Eliminar
Activos Fijos, desde el módulo de Activos Fijos.
Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento Financiero
podría ser el único empleado con derecho sobre el mantenimiento de los
activos fijos para la opción Activos del menú principal del módulo de
Activos Fijos.
Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de nivel
superior y todas las opciones que se encuentran dentro de cada rama o
*.QRP
Extensión de los archivos con formatos de reportes.
Activo fijo
Es aquel activo de naturaleza duradera y de largo plazo que la empresa utiliza
en sus operaciones normales. Por ejemplo, terreno, edificio, planta, etc.
Asiento
Es la transacción o evento que sucede en la empresa medible en términos
monetarios que es expresado mediante débitos y créditos. Usualmente está
acompañado por una explicación. En algunos países el concepto de asiento se
define por términos tales como: póliza, boucher, etc.
Base de depreciación
La base de la depreciación del activo es igual al costo original del activo
menos el valor de salvamento ( el valor asignado al activo al finalizar su vida
útil ).
Cuenta Contable
Es un clasificación usada para tener un orden sistemático en el registro formal
de un tipo particular de transacción. Los débitos y créditos de los asientos se
asignan a cuentas contables.
Depreciación
La depreciación es el método de asignar el costo de un activo fijo, menos el
valor de salvamento (si lo hay), en la vida útil del activo de una manera
racional y sistemática.
Diferencias cambiarias
Doble cierre
Permite llevar la contabilidad fiscal y la corporativa conjuntamente.
FASB-52
Habilita que el proceso de conversión de moneda local a dólar se realice por
tipos de cambios vigentes (Traducción) o por tipos de cambio histórico
(Remedición).
Highlight
Barra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una opción en un
menú representada como texto. Normalmente responde a las teclas
direccionales o al cursor del ratón.
Mejora
Una mejora o adición es cuando se crea un activo nuevo asociado a otro
activo. Por ejemplo, la construcción de una pared en una fábrica o la adición
de aire acondicionado en la oficina, aumentan el potencial de servicios del
activo.
Preview
Mirada previa antes de imprimir.
Remedición
Realiza la conversión de moneda local a dólar usando los tipos de cambio
histórico.
Revaluación
La revaluación es un ajuste en el valor de los activos fijos debido a los
cambios adquisitivos de la moneda.
Toolbar
Barra con iconos que forma una especie de submenú gráfico de fácil
utilización, pues las opciones se aplican al activar un icono posicionando el
cursor del ratón y presionando el botón izquierdo.
Traducción
Realiza la conversión de moneda local a dólar usando los tipos de cambio
vigentes al día del proceso.
Valor de salvamento
Es el valor asignado al activo al finalizar su vida útil.
Vida útil
La vida útil es el número de años, meses, o días que se estima un activo
durará en depreciarse.