CC Manual Usuario Cuentas Cobrar

MANUAL DEL USUARIO
CUENTAS POR COBRAR
Versión 7.00
© 2017 Softland Inversiones S.L. Todos los derechos reservados. Softland, el logo de Softland y el
logo de Softland ERP son marcas registradas o marcas comerciales de Softland Inversiones S.L. en
Latinoamérica, España y/u otros países. Todas las demás marcas son propiedad de sus respectivos
fabricantes.
ÍNDICE GENERAL
Acerca de esta Guía 1
Nota Introductoria ..................................................................................................................... 1
Audiencia .................................................................................................................................. 1
Conocimiento Necesario ............................................................................................ 1
Convenciones Utilizadas........................................................................................................... 1
Documentación Adicional ........................................................................................................ 2
Introducción a Cuentas por Cobrar 3

Nota Introductoria ..................................................................................................................... 3
Características ........................................................................................................................... 3
Beneficios ................................................................................................................................. 6
Definiciones .............................................................................................................................. 7
Cliente ........................................................................................................................ 7
Documento ................................................................................................................. 9
Reglas del Cargo y el Abono ...................................................................................... 9
La Cuenta ................................................................................................................. 10
Cuenta de Clientes .................................................................................................... 10
Cuenta de Anticipos de Clientes ............................................................................... 10
Abono Extraordinario ............................................................................................... 11
Amortización Fija ..................................................................................................... 11
Cuota Fija ................................................................................................................. 11
Fracciones de Intereses ............................................................................................. 11
Garantías ................................................................................................................... 11
Montos ...................................................................................................................... 11
Principal ................................................................................................................... 11
Definición de las Características Generales de la Compañía 13

Nota Introductoria ................................................................................................................... 13
Integración .............................................................................................................................. 13
¿Cómo se Implanta el Módulo? .............................................................................................. 14
Parámetros del Módulo ........................................................................................................... 15
General ..................................................................................................................... 15
Contable ................................................................................................................... 20
Textos Adicionales ................................................................................................... 23
Valores Adicionales.................................................................................................. 24
Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 27

Nota Introductoria ................................................................................................................... 27
Subtipos de Documentos ........................................................................................................ 27
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 28
Tipos de Retenciones .............................................................................................................. 30
Ingreso de Datos ....................................................................................................... 30
Cuentas por Cobrar Índice General • i

Clientes 37
Nota Introductoria ...................................................................................................................37
Función Especial .......................................................................................................38
Ingreso de Datos ......................................................................................................................38
Funciones Especiales ...............................................................................................................59
Ingreso de Datos Iniciales .......................................................................................................60
Instrucciones Específicas.........................................................................................................61
¿Cómo Definir los Vendedores de un Cliente? .........................................................61
¿Cómo Definir las Direcciones de Embarque de un Cliente? ...................................62
¿Cómo Enviar un Correo a un Cliente?.....................................................................63
¿Cómo definir Retenciones para un Cliente? ............................................................65
¿Cómo definir contactos para un Cliente? ................................................................66
¿Cómo Crear un Reporte de Clientes? ......................................................................67
Transacciones 69
Nota Introductoria ...................................................................................................................69
Documentos .............................................................................................................................69
Ingreso de Datos ........................................................................................................74
Control de Ingresos Ordinarios IFRS ........................................................................95
Funciones Especiales ................................................................................................96
Instrucciones Específicas ........................................................................................100
Contrarecibos.........................................................................................................................131
Convenios ..............................................................................................................................131
Funciones Especiales ..............................................................................................133
Ingreso de Datos ......................................................................................................134
Carga Masiva de Documentos ...............................................................................................140
Forma Manual .........................................................................................................140
Forma Automática ...................................................................................................145
Consulta 153
Nota Introductoria .................................................................................................................153
Consulta de Documentos .......................................................................................................153
Consulta General .....................................................................................................154
Consulta Corporativa ..............................................................................................161
Funciones Especiales ..............................................................................................164
Instrucciones Específicas ........................................................................................164
Consulta de Contrarecibos .....................................................................................................171
Mejores Clientes ....................................................................................................................173
Reportes 177
Cuentas por Cobrar ................................................................................................................178
Estados de Cuenta .................................................................................................................180
Saldos por Cuenta ..................................................................................................................184
General de Cuentas ................................................................................................................185
Proyección por Vencimiento .................................................................................................186
Análisis de Vencimiento........................................................................................................190
Análisis de Antigüedad..........................................................................................................194
Reportes por Moneda ............................................................................................................199
Estados de Cuenta ...................................................................................................199
Proyección por Vencimiento ...................................................................................200
Análisis de Vencimiento .........................................................................................206
ii • Índice General Cuentas por Cobrar

Análisis de Antigüedad........................................................................................... 210
Movimiento Diario ................................................................................................. 214
Movimiento Diario ............................................................................................................... 217
Por Documento ....................................................................................................... 217
Por Cliente .............................................................................................................. 218
Resumen Diario ...................................................................................................... 220
Documentos Pendientes ........................................................................................................ 221
Tipo de Documento .............................................................................................................. 222
Por Aplicación ...................................................................................................................... 224
Aplicaciones ......................................................................................................................... 225
Diferencias Cambiarias ......................................................................................................... 226
Intereses de Mora .................................................................................................................. 227
Clientes Corporativos ........................................................................................................... 229
Jerarquía de Clientes............................................................................................... 229
Listado de Documentos de Clientes Corporativos .................................................. 230
Retenciones ........................................................................................................................... 233
Listado de Retenciones ........................................................................................... 233
Listado de Retenciones por Número de Contribuyente .......................................... 235
Libro de Ventas (Guatemala) ................................................................................................ 238
Libro de Ventas al Consumidor ............................................................................................ 239
Descripción de Carpetas ......................................................................................... 242
Libro de Ventas a Contribuyentes......................................................................................... 245
Informe Retencion y Percepcion (F930) ............................................................................... 253
Diferencias de Cambio (Histórico) ....................................................................................... 258
Reporte 607- Ventas Bienes y Servicios (Rep. Dominicana) ............................................... 260
Reporte 608-NCF Anulados (Rep. Dominicana) .................................................................. 262
Libro de Ventas (Honduras) ................................................................................................. 264
Procesos 267
Nota Introductoria ................................................................................................................. 267
Modificación de Documentos ............................................................................................... 267
Aprobar Movimiento Diario ................................................................................................. 271
Facturación - Cargar ............................................................................................................. 273
Procesos Contables ............................................................................................................... 275
Diferencias Cambiarias .......................................................................................... 275
Intereses de Mora ................................................................................................... 278
Días Promedio de Atraso ...................................................................................................... 282
Manejo de Días de Revisión ................................................................................................. 283
Ingreso de Datos ..................................................................................................... 285
Funciones Especiales .............................................................................................. 286
Instrucciones Específicas ........................................................................................ 286
Recálculo de Saldos .............................................................................................................. 290
Purga de Datos ...................................................................................................................... 291
Generación de Transacciones Contables............................................................................... 292
Mensajes de Softland 295

Parámetros en Archivos *.ini 299

ImprimirMontoConMoneda ................................................................................... 299
Cuentas por Cobrar Índice General • iii

CC_MontoBaseDescProntoPago ............................................................................299
CC_FechaDeAplicacion ..........................................................................................299
CC_Validar_Monto_Transaccion_CG ....................................................................300
CC_DesplegarClientesEnCero ................................................................................300
CC_DescProntoPagoFinal .......................................................................................300
[EMAIL] .................................................................................................................300
CC_TIPOFECHA_REP_ESTADOSCUENTA ......................................................301
CC_OmitirValidarDocAsoc ....................................................................................301
Conversión de Estados Financieros 303

Parámetros Iniciales ..............................................................................................................304
Moneda del Cliente y Característica Multimoneda .................................................304
Integración Contable ...............................................................................................305
Cuentas Contables ...................................................................................................306
Cuentas para Diferencias Cambiarias......................................................................307
Filosofía de Trabajo del Módulo ...........................................................................................307
Transacciones que Soportan FASB-52 ..................................................................................308
Registro de Documentos por Cobrar .......................................................................308
Aplicación de Documentos .....................................................................................311
Proceso de Diferencias Cambiarias .........................................................................317
Reportes emitidos por Cuentas por Cobrar .............................................................320
Opciones Configurables en el Módulo 323

HOOK para la Generación del Plan de Pagos .......................................................................323
Variables globales del Hook ...................................................................................323
Funciones globales del Hook ..................................................................................329
Hook para la Generación de Asientos Contables ..................................................................341
Variables .................................................................................................................341
Funciones ................................................................................................................343
Detalles de implementación ....................................................................................347
Hook de Sugerencia de impuestos genérico ..........................................................................350
Integración Contable 353

Nota introductoria..................................................................................................................353
Manejo de la Integración Contable ........................................................................................353
Control de Seguridad 357

Definición de los Privilegios .................................................................................................357
Esquema de Bloqueos 361

Jerarquía de Bloqueos ...........................................................................................................361
Reglas para establecer bloqueos ............................................................................................362
Asientos Contables y Diferencias Cambiarias 365

Caso 1: Igual moneda, diferentes Tipos de Cambio ..............................................................365
Caso 2: Revaluación / Devaluación .......................................................................................367
Caso 3: Monedas y Tipos de Cambio Diferentes ..................................................................369
iv • Índice General Cuentas por Cobrar
Glosario 372
Cuentas por Cobrar Índice General • v

INTRODUCCIÓN GENERAL
Acerca de esta Guía
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Cuentas por Cobrar se encarga de manejar la información con
respecto a los documentos pendientes de cobro y los pagos de los clientes a su
empresa.
Registra los movimientos en la cuenta de clientes de las cuentas por cobrar en
el cuadro de cuentas contables. Por lo tanto, se considera como un auxiliar del
módulo de Contabilidad General.
AUDIENCIA
Este manual va dirigido a aquellas personas que van utilizar el módulo de
Cuentas por Cobrar y que requiera realizar movimientos que impliquen
transacciones contables desde módulos auxiliares.
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este manual asume que el lector conoce el ciclo básico operativo de la
Contabilidad General y de las Cuentas por Cobrar.
CONVENCIONES UTILIZADAS
A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en esta guía.
Característica Se refiere a...
Negrita Especial Texto que se desea recalcar
Negrita Cursiva Módulos u opciones de Softland

Nota Presenta condiciones importantes sobre el
tema
Advertencia Muestra situaciones de cuidado en el
proceso descrito
Tip Brinda consejos al usuario que le facilitarán
el uso de Softland
Cuentas por Cobrar Índice General • 1

Además se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se presentarán a
lo largo de la guía y que se considera que el usuario acepta como normal:
▪ cuando se hace referencia al término "sistema", se trata del conjunto
de todos los módulos que componen el producto.
▪ por lo tanto, el término "módulo" se refiere a cada unidad que
compone el sistema. Los módulos serán: Contabilidad General,
Administración del Sistema, Cuentas por Cobrar,
Control Bancario, etc.
▪ la guía tomará por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las
opciones y características posibles que identifican al sistema, de
manera que, el desarrollo de los temas de cada opción se presentará
con base en este criterio.
DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este módulo.
Si desea conocer de... Refiérase a...
Seguridad de Softland Manual de Administración del Sistema
Configuración de Softland Manual de Configuración del Exactus.ini
Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema
Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema
Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema
Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema
Manejo del Cargador Dinámico Manual de Cargadores Dinámicos
2 • Acerca de esta Guía Cuentas por Cobrar

CAPÍTULO 1
Introducción a Cuentas por Cobrar
NOTA INTRODUCTORIA
Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Cuentas por
Cobrar. Se detalla:
• las características generales de Cuentas por Cobrar
• el manejo general del sistema
• la ejecución de funciones estándar del sistema Softland
• los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Cuentas por
Cobrar
• definiciones
CARACTERÍSTICAS
El módulo de Cuentas por Cobrar (CC) se encarga de manejar la
información con respecto a los documentos pendientes de cobro y los pagos de
los clientes a su empresa.
Registra los movimientos en la cuenta de Clientes de las Cuentas por
Cobrar en el cuadro de cuentas contables. Por lo tanto, se considera como un
auxiliar del módulo de Contabilidad General (CG).
Entre las características que hacen de Cuentas por Cobrar un módulo de
gran utilidad están:
• Manejo del listado de clientes de la compañía
o presenta información general de identificación del cliente
o permite el manejo de clientes que utilicen multimoneda, de
modo que los pagos serán recibidos en terceras monedas
o establece el tipo de cliente que es, y en consecuencia, el rango
de precios al cual se le venderá
o permite determinar las condiciones de pago que se impondrán
al cliente, así como el límite de crédito que se le otorgará
o ajusta los montos de las facturas generadas de acuerdo a las
necesidades de cada cliente, en cuanto a exenciones de
impuestos
o almacena direcciones del cliente, tanto para embarque de
mercadería así como cobro de facturas pendientes
Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar • 3

o relaciona los vendedores específicos de cada cliente, para
determinar aquellos empleados que le darán atención
• Permite registrar documentos de débito que aumentan la cuenta por
cobrar del cliente y documentos de crédito para aplicar pagos a los
documentos por cobrar pendientes y cancelarlos.
• Cuentas por cobrar organizadas por cliente, para mejor control del
pago y condición del saldo de cada uno de ellos.
o clasificación detallada de los documentos según el fin para el
que serán utilizados
o permite la creación de documentos de anticipo, por cliente,
con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre aquellos
documentos por cobrar pendientes
o control de vendedor y condición de pago válidos para cada
documento
o acepta manejo de documentos de cobro y pago en múltiples
monedas
o detalle de los rubros que conforman el documento, que
considera descuentos, impuestos, gastos por seguro,
transporte y retenciones.
o manejo de retenciones a nivel de documento de cada cliente,
con distintas modalidades de aplicación
o permite pagos distribuidos de documentos por cobrar
pendientes, es decir, con un mismo documento se pueden
abonar o cancelar varios documentos pendientes
o permite realizar consultas directas sobre los documentos por
cobrar y los que han sido asociados al mismo para el pago del
monto pendiente
o permite anulación de documentos cuando se presenta algún
error
o aprobación de documentos de modo que no puedan ser
alterados posteriormente
• Agiliza el proceso de cobro de documentos pendientes al agruparlos
en un solo documento tipo débito, denominado contra recibo.
o obtiene comprobantes del documento generado, para entregar
al cliente
• Integración directa con los módulos de Contabilidad General, Control
Bancario y Facturación
• Consulta detallada de los documentos existentes para cada cliente, así
como el detalle de los documentos de pago con los cuales se canceló o
abonó un documento por cobrar pendiente, y viceversa.
o permite la impresión de reportes relacionados con los
movimientos de los documentos
o localización rápida de documentos específicos
4 • Introducción a Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar
• Presenta reportes variados acerca de las principales características del
módulo, tales como:
o el reporte de Cuentas por Cobrar presenta el listado de los
documentos por cobrar pendientes, en una misma moneda
o el reporte de Estado de Cuenta muestra el listado de todos los
movimientos de documentos de un período específico, así
como los documentos pendientes de cancelación, para cada
cliente
o el reporte de Saldos por Cuenta emite el listado de
movimientos de saldos para un período específico, detallado
por documento o bien un resumen por cliente.
o el reporte General de Cuentas presenta todos los clientes que
tengan documentos pendientes
o el reporte de Proyección por Vencimiento despliega los
documentos pendientes por cliente a una fecha de corte
específica. La información presentada se basa en el monto por
el que fueron creados los documentos, el saldo actual y el
saldo vencido. Además se ubican los saldos no vencidos en
intervalos de tiempo, que el usuario puede configurar, los
cuales contemplan los días faltantes para el vencimiento del
documento
o el reporte de Análisis de Vencimiento presenta los
documentos pendientes por cliente, y realiza un estudio del
vencimiento de los mismos hasta la fecha límite que
establezca el usuario
o el reporte de Análisis de Antigüedad mide el tiempo
transcurrido desde que el documento fue creado hasta la fecha
límite. Este análisis se realiza sobre los documentos
pendientes.
o el reporte de Movimiento Diario presenta los documentos que
no han sido aprobados, agrupados por tipo de documento o
por cliente y en una moneda determinada
o el reporte de Documentos Pendientes despliega para una
moneda específica, el listado de todos los documentos, por
cliente, ya sea que estén vencidos o no, que hayan sido
creados antes de una fecha específica y que a la fecha actual
no se hayan cancelado en su totalidad
o el reporte de Tipos de Documento presenta el listado de todos
los documentos del mismo tipo creados en un rango de fechas
específico
o el reporte de Aplicación de Documentos despliega todos
aquellos documentos que tienen definida una aplicación (o
motivo del documento) que cumpla con un patrón específico
o el reporte de Aplicaciones obtiene todos los documentos por
cobrar que hayan sido pagados parcial o totalmente, en un

período de tiempo específico. Además muestra el detalle de
los documentos con los cuales se hizo dicho pago
o el reporte de Diferencias Cambiarias presenta las diferencias
obtenidas entre una moneda u otra al comparar el monto
original del documento y el saldo correspondiente a la fecha
actual
o el reporte de Intereses de Mora despliega el listado de los
documentos por cobrar vencidos a una fecha de corte
específica y definida por el usuario y calcula el monto
correspondiente por cobrar debido a los intereses moratorios
generados.
o el Listado de Retenciones detalla todas las retenciones
recaudadas o que serán recaudadas por el cliente sobre los
documentos por cobrar emitidos a su nombre.
• Permite ajustar los tipos de documentos a las características propias de
la empresa, al definir subtipos específicos de acuerdo con las
transacciones que la compañía realiza
• Permite ajustar los tipos de retenciones que se aplican sobre los
documentos por cobrar de los clientes, según el tipo de servicio
ofrecido a cada cliente
• Realiza aprobaciones de documentos para evitar que sean modificados
posteriormente, y controlar la veracidad de los mismos.
• Integración con el módulo de Facturación, al cargar todas las facturas
generadas por ventas a crédito. Cuentas por Cobrar se encargará de
darle seguimiento a las mismas.
• Integración con el módulo de Contabilidad General al realizar asientos
por transacciones propias de cuentas por cobrar, diferencias
cambiarias y generación de intereses de mora por el atraso en el pago
de documentos pendientes
• Permite eliminar datos que antiguos de la base de datos, por ejemplo
de períodos contables pasados, con el fin de limpiar el disco de
información obsoleta.
• Cálculo automático de los días promedio de atraso de los documentos
por cobrar asociados con cada cliente, para el control de los
documentos vencidos.
• Presenta varias opciones para la configuración general de las
funciones del módulo.
BENEFICIOS
• Resulta de gran utilidad para compañías multinacionales y / o
empresas exportadoras, que requieren llevar control de cobros en
varias monedas.

Cuentas por Cobrar
• Brinda un conjunto de funciones que permiten el control,
administración y seguimiento centralizado de las cuentas por cobrar de
la empresa.
• Provee una combinación de funciones manuales y automáticas para
registro de documentos por cobrar, permitiendo al usuario flexibilidad
en la utilización del mismo.
• Cuenta con facilidades para revisión de transacciones antes de
aplicarlas, con el objeto de minimizar errores. No obstante, en caso de
un error pueden generarse transacciones de ajuste para efectos de
corrección. Estas facilidades ponen en manos de los usuarios
herramientas para asegurar la veracidad de los datos almacenados en
el sistema.
• La integración con los módulos de Facturación, Control Bancario y
Contabilidad General asegura un flujo confiable y seguro de datos
entre departamentos.
• Asegura la correcta explotación de los datos debido a amplias
facilidades de consulta y reporte de información.
• Apoya la labor de recaudación de retenciones al manejar directamente
este aspecto, en cada documento que se genera a los clientes.
DEFINICIONES
CLIENTE
Un cliente es una persona, física o jurídica, que adquiere un producto o
servicio y espera calidad del servicio y del producto como recompensa por su
inversión.
En un diccionario, "clientes" generalmente quiere decir aquellos que compran
de una empresa, esto es, compradores. Si se amplía la palabra "clientes" para
incluir a todas las personas sobre quienes repercuten los procesos y los
productos; entonces se verá que estas personas pueden clasificarse como
clientes internos o externos. Para fines de la funcionalidad de este módulo
interesa solamente el concepto de clientes externos, el cual se presenta a
continuación.
Clientes externos: el término "clientes externos" se usa para indicar las
personas, físicas o jurídicas, que adquieren o compran los productos de la
empresa.
En el módulo de Cuentas por Cobrar, la palabra "cliente", siempre se
referirá a un cliente externo.
Los clientes externos pueden clasificarse según su importancia para la
compañía. Para responder a las diferencias en importancia se puede hacer uso
del Principio de Pareto, el cual permite clasificar a los clientes en dos
categorías básicas:

1. Unos relativamente pocos ("pocos vitales"), cada uno de los cuales
tiene gran importancia para la compañía.
2. Un número relativamente elevado de clientes, cada uno de los cuales
sólo tiene importancia modesta para la compañía (los "muchos útiles").
La siguiente figura muestra la relación en forma gráfica:
Análisis de Pareto: Clientes / Impacto sobre el Volumen de Ventas
Las categorías de los clientes podrían establecerse con base en este principio y
en otros específicos de interés para la compañía.
Aparte del concepto tradicional de clientes independientes, Softland ofrece la
oportunidad de trabajar en un esquema corporativo, donde se tiene establecida
una jerarquía organizacional en la cual se asocian clientes a uno principal
llamado Corporación o Matriz de Corporación.
En la siguiente figura se ilustra el esquema de Clientes Corporativos, donde se
tiene un Cliente Principal que es la Corporación y dos clientes que son
sucursales o subsidiarias de dicha corporación.

Cuentas por Cobrar
Es importante mencionar que este esquema sólo puede trabajar a dos niveles, o
sea un cliente que es sucursal o subsidiaria no puede tener otros clientes
asociados a él, únicamente puede estar asociado a una Corporación.
El procedimiento para definir las características de los clientes se presenta en
"Clientes" en la página 37.
DOCUMENTO
Se refiere a todos aquellos documentos relacionados con las cuentas por
cobrar que se deben crear para registrar las transacciones realizadas con los
clientes.
Las transacciones que aumentan el saldo de la Cuenta por Cobrar Clientes se
registran mediante documentos de débito. Por ejemplo: Factura, Letra de
Cambio, Intereses de Mora, Nota de Débito y Otro Débito.
Las transacciones que disminuyen el saldo de la Cuenta por Cobrar Clientes
se registran mediante documentos de crédito. Por ejemplo: Depósito, Recibo,
Transferencia Electrónica de Fondos, Nota de Crédito y Otro Crédito.
Los documentos tipo crédito pueden ser aplicados parcial o totalmente a uno o
varios documentos por cobrar (tipo débito), el usuario podrá definir el monto y
la forma en que se abonen o cancelen estos documentos, en cualquier
momento.
El manejo de los documentos utilizados para registrar las transacciones
asociadas con las Cuentas por Cobrar se presenta en "Transacciones" en la
página 69.
REGLAS DEL CARGO Y EL ABONO

Las cinco cuentas básicas de la contabilidad son: activo, pasivo, capital,
ingresos y gastos. Las transacciones que se llevan a cabo en una compañía
afectan alguna de las cuentas mencionadas. Para aumentar o disminuir estas
cuentas la contabilidad ha establecido dos reglas muy sencillas: las reglas del
Cargo y el Abono.
Un Cargo, Débito o Debe representa un aumento en una cuenta de activo o
una disminución en una cuenta de pasivo o capital.

Un Abono, Crédito o Haber representa una disminución en una cuenta de
activo o un aumento en una cuenta de pasivo o de capital.
LA CUENTA
La Cuenta es el lugar donde se anotan los aumentos o disminuciones de cada
partida provocados por los componentes de una transacción de negocios. En el
sistema contable existe una cuenta por separado para cada clase de activo,
pasivo, capital, ingreso y gasto.
Cada cuenta tiene una columna para anotar los aumentos y otra para registrar
las disminuciones. El saldo de la cuenta o cantidad restante es la diferencia es
la diferencia entre las columnas del debe y el haber.
El saldo normal o habitual de una cuenta se conoce como lo que se necesita,
cargo o abono, para incrementarla. Para aumentar las cuentas de activo y
gastos se necesita un cargo, por lo tanto, el saldo normal de éstas es un debe
(deudor). Para aumentar un pasivo, una cuenta de capital o una de ingresos, se
necesita un abono, por lo tanto, el saldo normal de éstas es un haber
(acreedor).
CUENTA DE CLIENTES
Concepto: en la cuenta de Clientes se registran las ventas a crédito, que la
compañía realiza a sus clientes. Por lo tanto, corresponde a un Activo.
Naturaleza: el saldo normal de esta cuenta es un debe (deudor).
Documentos soporte: Documentos a favor de la empresa firmados por el
cliente, facturas, recibos, depósitos.
Se carga (aumenta):
Por el importe de las ventas a crédito.
Se abona (disminuye):
Por el importe total o parcial del cobro de la deuda al cliente.
CUENTA DE ANTICIPOS DE CLIENTES

Concepto: la cuenta de Anticipos de Clientes representa los anticipos
(adelantos de dinero) realizados por los clientes de la empresa para la compra
de bienes, por ejemplo materias primas, o servicios. Por lo tanto, corresponde
a un Pasivo.
Naturaleza: el saldo normal de esta cuenta es un haber (acreedor).
Documentos soporte: recibos y depósitos donde se cite monto del anticipo.
Se abona (aumenta):
Por el monto de los anticipos autorizados y recibidos.
Se carga (disminuye):

Cuentas por Cobrar
Al finalizar la transacción, amortizando o aplicando sobre un documento tipo
débito (por ejemplo, una factura de venta del cliente que realizó el anticipo) el
pago total o parcial del anticipo.
ABONO EXTRAORDINARIO
Se refiere a los abonos extras que hagan los clientes a sus deudas.
AMORTIZACIÓN FIJA
Tipo de condición de pago en el que para todas las cuotas, el monto que se
amortiza al principal es siempre el mismo.
CUOTA FIJA
Tipo de condición de pago en el que todas las cuotas son por el mismo monto,
pero el monto que se amortiza al principal y los intereses que se calculan para
cada cuota varían.
FRACCIONES DE INTERESES
Se refiere a la modalidad de cálculo de porciones de intereses, que puede ser
utilizada al cancelar un pago antes de la fecha de pago o pagos parciales de
cuotas.
GARANTÍAS
Se refiere a los fiadores y prendas que se indiquen para respaldar la deuda.
MONTOS
Tipo de condición de pago en el que se definen manualmente los montos de
cada pago.
PRINCIPAL
Monto de la deuda incurrida por el cliente sin tomar en cuenta los intereses.

CAPÍTULO 2
Definición de las Características

Generales de la Compañía
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Cuentas por Cobrar como en otros módulos de
Softland relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades
particulares de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
• La integración de Cuentas por Cobrar con los otros módulos de
Softland.
• La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
• La definición de los Parámetros del Módulo
INTEGRACIÓN
Cuentas por Cobrar está integrado con los módulos de
Administración del Sistema, Contabilidad General, Control
Bancario y Facturación.
Del módulo de Administración del Sistema utiliza información
contenida en las tablas de datos, por ejemplo: Países y Categorías de
Proveedores.
Los asientos generados desde el módulo de Cuentas por Cobrar
actualizan el saldo en la Cuenta por Cobrar de Clientes del catálogo de
cuentas contables. Por lo tanto, es un auxiliar del módulo de Contabilidad
General.
Las deudas de los clientes canceladas desde el módulo de Cuentas por Cobrar,
mediante Depósitos y Transferencias Electrónicas de Fondos,
aumentan el saldo de las cuentas bancarias de la compañía, manejadas desde el
módulo de Control Bancario.
Desde Facturación, se carga la información necesaria para la actualización
de las cuentas por cobrar de las Facturas y las Devoluciones.
Además, con Flujo de Caja se tiene integración en cuanto a las
transacciones de los clientes que participan en los flujos de efectivo de este
módulo.
La integración de Cuentas por Cobrar se observa en la siguiente figura:
Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía • 13

Integración del Módulo
¿CÓMO SE IMPLANTA EL MÓDULO?

Para poder implantar el módulo de Cuentas por Cobrar, deben haberse
terminado las respectivas implantaciones de los módulos de
Administración del Sistema, Contabilidad General y Control
Bancario.
El orden en que se inicializarán los datos es el siguiente:
 Del módulo de Administración del Sistema
▪ Tipos de Cambio
▪ Códigos de Impuesto
▪ Monedas
▪ Categorías de Cliente. Esta tabla contiene información con respecto a
cada uno de los pares centro de costo - cuenta contable en los cuales se
registran las transacciones relacionadas con las cuentas por cobrar, si el
usuario establece en los Parámetros del Módulo de Cuentas
por Cobrar la Generación de Asientos por Categoría.
▪ Países. Esta tabla contiene información con respecto a cada uno de los
pares centro de costo - cuenta contable en los cuales se registran las
transacciones relacionadas con las cuentas por cobrar, si el usuario
establece en los Parámetros del Módulo de Cuentas por
Cobrar la Generación de Asientos por País.
▪ Zonas
▪ Rutas
▪ Cobradores
▪ Vendedores
▪ Nivel de Precios
14 • Definición de las Características Generales de la Compañía
Cuentas por Cobrar
▪ Condiciones de Pago
▪ Tarjetas de Crédito
▪ Números de Identificación Tributaria (NIT's)
 Del módulo de Contabilidad General
▪ Paquetes Contables
▪ Tipos de Asiento
▪ Cuadro de Cuentas Contables
 Del módulo de Control Bancario
▪ Cuentas Bancarias
 Del módulo de Cuentas por Cobrar
▪ Parámetros del Módulo
▪ Tipos de Retenciones
▪ Subtipos de Documentos
▪ Clientes
▪ Saldos iniciales
PARÁMETROS DEL MÓDULO

En esta sección se definen todos los aspectos generales, tanto de formato como
de contenido, que afectarán las funciones del módulo. La pantalla de
Parámetros del Módulo funciona por medio de carpetas o tabs, que
controlan los diferentes tópicos por definir en el módulo.
GENERAL
Contiene aspectos generales del manejo del módulo tales como: la integración
con otros módulos, las características generales de los clientes, las
características generales de los documentos y otros.
Generales: En esta sección se presentan cinco opciones que definen aspectos
variados tanto en el manejo de documentos como en la aplicación de los
movimientos que implican los documentos en la contabilidad de la empresa.
Las opciones son las siguientes:
▪ Limpiar Aplicación
▪ Detalle Obligatorio
▪ Introducir Facturas
▪ Permitir Nits Duplicados
▪ Refrescar a partir de Nit
▪ Notas en Transacciones Contables
▪ Integración contable
▪ Asociación entre documentos
▪ Asociación de facturas a un contra recibo
▪ Utilizar NCF para Recibos
▪ Asiento único para documento – Retenciones
▪ Utilizar tipo de cambio crédito al aplicar documentos
Al activar la opción de limpiar aplicación el sistema elimina la frase de la

casilla de Aplicación de la carpeta de Crédito o Débito (según el tipo de
documento registrado), después de registrar el documento. De modo que, si se
va a ingresar un nuevo documento, el usuario debe escribir nuevamente la
aplicación del mismo.
La opción de detalle obligatorio implica que el usuario debe ingresar todos
los montos correspondientes a la carpeta de Detalle. Si se desactiva esta
opción, el sistema sugiere los montos correspondientes a cada rubro, que
pueden ser modificados por el usuario.
La opción de introducir facturas implica que desde este módulo se pueden
crear documentos tipo Factura. En caso contrario, es decir, si se desactiva la
opción, el usuario no podrá crear estos documentos desde la opción de
Documentos, debido a que en la casilla Tipo de la carpeta General, no se
desplegará este tipo de documento. En este caso únicamente se podrán cargar
las facturas que hayan sido generadas desde el módulo de Facturación.
La opción Permitir NIT's Duplicados, permite ingresar en la casilla
Contribuyente de la carpeta General en la pantalla Creación - Modificación de
Clientes, un NIT existente y asociarlo con la Descripción o Razón Social y el
Alias para el cliente. Si no se activa esta opción, cuando el usuario ingresa un
NIT existente, el sistema no permite asociar el NIT con la Descripción o
Razón Social y el Alias para el cliente.
Si se marca la opción Refrescar a partir de NIT's, entonces cuando el
usuario ingresa un NIT en la casilla Contribuyente de la carpeta General en la
pantalla Creación - Modificación de Clientes, se actualizarán,
automáticamente, la Descripción o Razón Social y el Alias del cliente.
La opción Notas en Transaciones Contables incluye a los asientos
generados la carpeta de Notas que se encuentra en la carpeta de Notas de la
opción documentos.
A continuación, se muestra un ejemplo de la Carpeta Notas de la
Generación de Asientos Contables.

Cuentas por Cobrar
Carpeta Notas de Generación de Asientos
La opción de integración contable permite que todos los movimientos

generados en el módulo de Cuentas por Cobrar se incorporen a la
Contabilidad General de la compañía. Si no se marca esta opción, la
carpeta denominada Contable se desactivará, dado que en ella se maneja el
detalle de dicha integración.
La opción Asociación entre Documentos permite manejar agrupaciones
de documentos (Facturas y sus documentos asociados) de manera que se
puedan relacionar entre sí créditos y débitos para documentos dependientes.
Al activar esta opción el usuario podrá:
▪ Asociar cualquier tipo de documento a una factura
▪ Llevar un saldo conjunto del grupo de documentos (factura y
documentos asociados)
▪ Realizar consultas y reportes de los conjuntos de documentos y su
saldo en un momento determinado
Esta opción habilita una casilla llamada Doc.Asociado en las carpetas de
Débito y Crédito del mantenimiento de Documentos. Ahí es donde se hace la
asociación de documentos.
Si se tiene activada la opción Asociación de Facturas a Contrarecibos
el sistema no permitirá grabar ningún documento en el menú transacciones si
no se ha registrado el número de contra recibo al cual se va a asociar. Si se
indica un número de contra recibo que no existe el sistema le pregunta que, si
lo desea generar, si la respuesta es afirmativa, el sistema generará el nuevo
contra recibo.

Es importante señalar que al asociar los documentos del cliente a un contra
recibo, los documentos adquieren automáticamente las condiciones de pago
y fecha rige del contra recibo.
Esta opción afecta directamente el campo Contra recibo de la tabla de
creación y mantenimiento de documentos.
Utilizar NCF para Recibos: este parámetro se despliega para las compañías
que manejen NCF’s y que además tengan definido el país como República
Dominicana, en caso de que se utilice este parámetro, el sistema deshabilitará
el uso del NCF para los documentos de tipo Factura y lo habilitará para los
recibos, en caso de que no lo use, el sistema trabajará los NCF’s para las
facturas.
Asiento único para documento - Retenciones: el uso de este
parámetro permite generar un único asiento cuando se tienen retenciones al
registrar, por ejemplo, si se asocia una retención a una factura el asiento de la
retención será el mismo que el sistema creó para la factura. Tomar en cuenta
que en procesos de anulación o eliminación se creará un asiento por aparte, ya
que, el sistema no permitirá la eliminación o modificación del asiento original
de la factura, en este caso.
El último de los parámetros de esta sección se llama Utilizar tipo de
cambio crédito al aplicar documentos, con el cual se da la posibilidad
de que, a la hora de generar una aplicación, desde
Transacciones/Documentos/Aplicar Documento, se considere el tipo de
cambio del documento de pago, ósea, del crédito. Este tipo de cambio se va a
considerar según el tipo de cambio de la moneda del débito y no implica
cambios en la fecha de aplicación, esta seguirá igual según la configuración
del exactus.ini. Si se activa esta opción, en la pantalla de aplicación se
mostrarán a manera de información el tipo de cambio del débito y del pago
según la moneda de cada uno.
Impuesto en Débitos: corresponde al código de impuestos, definidos desde

el módulo de Administración del Sistema, que será utilizado para calcular
el porcentaje por concepto de impuestos que se aplicarán a los documentos
tipo débito de los clientes.
El código de impuesto que se elija involucra dos porcentajes por concepto de
impuestos. Estos porcentajes serán los que el sistema calcule en la carpeta de
Detalle de la opción de Creación - Modificación de Documentos.
Consecutivo de Retenciones: en este campo, el usuario puede definir un

consecutivo específico a los documentos de retención generados por el módulo
de cuentas por cobrar. Esta casilla es un F1 de los consecutivos de Tipo
Retenciones de CC, que se han agregado desde los Consecutivos Globales, de
Administración del Sistema.
Rubros en Débitos: los rubros se despliegan en la carpeta de Detalle de la

opción de creación - modificación de documentos. Cuando se activa la

Cuentas por Cobrar
opción de usar rubros, los campos correspondientes en la carpeta de Detalle
se activan y aceptan el ingreso de montos.
Al permitir el uso de rubros se activan los dos campos correspondientes al
nombre de cada uno de ellos. El nombre que se establezca en Parámetros
del Módulo será el que se despliegue en las casillas correspondientes en la
carpeta de Detalle.
Documento Pronto Pago: cuando se crean documentos, es preciso

establecer la condición de pago para el documento. Si el cliente adquiere
mercadería a crédito, se establece un descuento por pronto pago. Entonces, si
el documento se cancela en el período considerado como pronto pago se debe
generar un documento que considere el descuento involucrado.
El usuario debe definir el tipo de documento que se generará por pronto pago
del listado que despliega el sistema, estos documentos son todos de tipo
crédito porque disminuyen la cuenta por cobrar del cliente.
Ultima Compresión: en esta casilla el sistema despliega la fecha en que se

ejecutó por última vez el proceso de purga de datos.
Rubros Adicionales: al activar esta opción, se activa la carpeta de Valores

Adicionales dentro de Parámetros del Módulo. Esto servirá para configurar los
Rubros Adicionales que se utilizarán en el manejo de Clientes.
Diferencias Cambiarias: esta casilla que es de tipo consulta, muestra la

fecha en que se corrió por última vez el proceso de Diferencias Cambiarias.
Ultima Compresión: esta casilla que es de tipo consulta, muestra la fecha en
que se corrió por última vez el proceso de compresión de la información del
sistema.

Carpeta General
CONTABLE
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integración entre Cuentas por Cobrar y Contabilidad General.
Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la
opción de Integración Contable en la carpeta General.
Asientos por: debe establecerse el parámetro por el que se generarán los
asientos, entre las alternativas:
▪ País del Cliente
▪ Categoría del Cliente
En el módulo de Administración del Sistema existen cuentas contables
asociadas con las Cuentas por Cobrar tanto en la tabla de países como
en la tabla de categorías de proveedores. Por lo tanto, el usuario debe
especificarle al sistema cuáles cuentas contables debe utilizar para generar los
asientos, las de País o las de Categoría.
Generación de asientos: esta opción establece la forma en que se realizará
la integración contable de las transacciones de este módulo. Cuando se realiza

Cuentas por Cobrar
una transacción de cualquier tipo, se generará un registro en la contabilidad de
la empresa.
Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinación
que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:
Visualizar
Modificar
Aplicar en forma automática
Existen las siguientes modalidades de la integración contable, según se

marquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas
modalidades corresponden a:
a) Si no se marca ninguna opción, el sistema genera el asiento contable y

lo registra en el diario, pero éste no se puede ver desde este módulo:
 Visualizar
 Modificar
 Aplicar automáticamente
b) Al marcar únicamente la opción de aplicar en forma automática, el
asiento contable se genera y se registra directamente al mayor,
tampoco se puede ver desde este módulo:
 Visualizar
 Modificar
 Aplicar automáticamente
c) Si se marca solamente la opción de visualizar, el usuario podrá ver el
asiento contable desde este módulo, sin hacerle ninguna modificación
y el sistema registra el asiento en el diario de la contabilidad:
 Visualizar
 Modificar
d) En esta opción se puede ver y modificar el asiento contable desde este
módulo y el sistema registra el asiento al diario de la contabilidad para
su posterior aprobación:
 Visualizar
 Modificar
e) Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el
asiento desde el módulo de Cuentas por Cobrar, el sistema registra
el asiento directamente al mayor de la contabilidad:
 Visualizar
 Modificar

f) En esta opción se puede ver el asiento, sin embargo, no se le puede
hacer ninguna modificación. El sistema registra el asiento
directamente al mayor:
 Visualizar
 Modificar
Contabilidad por omisión: el usuario debe establecer si los asientos que se

generen de las transacciones de cuentas por pagar afectarán directamente la
contabilidad fiscal, la contabilidad corporativa o ambas.
Asientos para: permite establecer los tipos de documento para los cuales el
sistema generará asientos contables. El usuario debe marcar aquellos
documentos de crédito y de débito para los cuales el sistema generará asientos
contables. Presenta las siguientes opciones:
▪ Facturas
▪ Intereses
▪ Letra de Cambio
▪ Notas de Débito
▪ Otros Débitos
▪ Intereses Corrientes
▪ Recibos
▪ Depósito
▪ T.E.F.
▪ Notas de Crédito
▪ Otros Créditos
Paquetes Contables: se deben definir los códigos de los paquetes
contables que contendrán los asientos generados por las transacciones de
Cuentas por Cobrar. Los asientos debidos a la integración contable de
cuentas por pagar pueden guardarse separadamente en la contabilidad, según
el tipo de documento, ya sea de crédito o de débito.
Tipos de Asiento: se deben definir los códigos de los tipos de asiento en los
que se ingresarán los movimientos debido a las transacciones de Cuentas
por Cobrar. Es preciso establecer un tipo de asiento para cada tipo de
documento, crédito y débito.
Dif. Cambiario: Al registrar un documento se separá contablemente la
utilidad o la pérdida por diferencias cambiarias realizado y no realizado.
Entiéndase como documento realizado la totalidad o parte de un documento
que ha sido pagado en el periodo, mientras que los documentos no realizados
son la parte o tatalidad de los documentos que continúan con saldos en el
periodo y este será revaluado al tipo de cambio del cierre
El proceso separá incluso la utilidad o la pérdida por diferencias cambiarias
para documentos realizados o no realizados, para lo que se deben configurar

Cuentas por Cobrar
las cuentas contables en los parámetros del módulo de Contabilidad
General en la carpeta Dif.Cambiarias.
Carpeta Contable
TEXTOS ADICIONALES
En esta carpeta se establece si se utilizaran campos de texto adicionales y el
nombre de los campos en las carpetas de mantenimiento de clientes. Si se
marca la opción Usar Rubros, entonces aparecerán cinco campos llamados
Nombre Rubro. Estos campos pueden ser usados para ampliar información
del cliente, de hecho, estos rubros son los que aparecen en la carpeta de textos
en la opción de Cliente.
Si el usuario desea utilizar la funcionalidad de Manejo de Días de
Revisión, deberá utilizar uno de estos rubros para que se pueda establecer
los días de revisión en el mantenimiento de Clientes. Dicha funcionalidad
será desplegada solo para los documentos con saldo mayor a 0.

Además de los campos para configurar los rubros, se tiene una casilla más
llamada Rubro de Días de Pago, en ella se debe indicar el número del
rubro que se desea utilizar para configurar los días de revisión por cliente.
A continuación, se presenta la pantalla de Textos Adicionales:
Carpeta de Textos Adicionales
VALORES ADICIONALES
Esta carpeta presenta una tabla donde el usuario podrá configurar los “Rubros
Configurables” o “Valores Adicionales”, los cuales serán utilizados en la
definición de características de los clientes.
En general, se propone una funcionalidad que permita almacenar por cliente
una serie de datos que servirán de apoyo a diversos procesos que se requieran
para su manejo.
Esta tabla permitirá configurar varios aspectos:
Nombre: nombre del rubro para mostrar como etiqueta en el mantenimiento
de Clientes.
Tipo: en este campo el usuario debe definir el tipo de dato que se va a registrar
en esta casilla. Se presenta un combo box con tres opciones: Fecha, Numérico
y Alfanumérico.
Longitud: se aplica solamente para tipo alfanumérico y representa el número
de caracteres permitido para el campo.
Decimales: esta información se utiliza sólo para datos de tipo numérico e
indica el número de decimales del campo.

Cuentas por Cobrar
Modificable: esta columna es un check box que indica si el campo va a poder
ser modificable una vez asignado al cliente.
Se tiene un total de 10 “Rubros Configurables” de los cuales se podrá hacer
uso para la recopilación de otros datos referentes a los clientes.
Pantalla de Valores Adicionales
Una vez ingresados los datos deberá activarse la opción de Grabar para
grabar la información definida.

CAPÍTULO 3
Información General para las

Transacciones de Cuentas por Cobrar
NOTA INTRODUCTORIA
En este capítulo se presentan las opciones del menú en las que se debe hacer
ingreso de información para alimentar el sistema.
Específicamente se detallan:
▪ La creación de Subtipos de Documentos
▪ La creación de los Tipos de Retenciones
SUBTIPOS DE DOCUMENTOS
Cuando el usuario registra un documento tanto de crédito como de débito en
los Datos Generales del documento debe establecer tanto el Tipo como el
Subtipo asociado con documento.
La casilla denominada Subtipo de Documento tiene como objetivo
clasificar de una manera más específica los documentos que se registren. Por
ejemplo, un Tipo de Documento de débito es la Factura, un Subtipo de Factura
podría ser Factura por Venta de Producto Terminado o Factura por Servicios
Profesionales.
Por lo tanto, la opción de Subtipos de Documentos se relaciona
directamente con la opción de Documentos del menú de Transacciones.
Para definir un subtipo de documento únicamente se requiere especificar:
Tipo de Documento: clasificación general para los documentos de crédito
o de débito. Para clasificar de manera específica un documento se asocian
Subtipos al Tipo de documento.
Descripción del Subtipo de Documento: establece la descripción o
naturaleza específica del Tipo de documento de crédito o de débito
seleccionado.
A continuación se presenta la pantalla principal de esta opción:
Cuentas por Cobrar Información General para las Transacciones de Cuentas por
Cobrar • 27
Tabla Subtipo de Documento
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un Subtipo de Documento el sistema despliega una
tabla en la cual es necesario ingresar información en tres columnas: Tipo de
Documento, Descripción del Subtipo de Documento y Subtipo de Control
Bancario.
La columna Tipo de Documento, es de tipo combo box y en ella se debe
seleccionar del listado desplegado, la opción con la cual asociará el subtipo
por agregar.
Se debe ingresar la Descripción del Subtipo de Documento, en la
columna del mismo nombre, la cual es un campo alfanumérico de 25
caracteres.
Para agregar un documento (Tipo Débito o Crédito) y Subtipo Anticipo
solamente digite la palabra Anticipo(s) al inicio de la Descripción del Subtipo
del Documento. Es importante que inicie con la palabra “Anticipo” pues de lo
contrario el subtipo se tomará como “Normal”, además debe ir escrito con la
letra inicial en mayúscula y las demás en minúsculas, sino el sistema no
utilizará las cuentas contables definidas para los Anticipos.
La columna Subtipo de Documento, es de tipo combo box y en ella se
debe seleccionar del listado desplegado, la opción la cual será homóloga a los
documentos generados en el módulo de Control Bancario. Por la lógica
del sistema, para definir el dato en esta columna es necesario haber definido
previamente los Subtipos de documentos en el módulo de Control
Bancario.
28 • Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar
Creación de Registros para Subtipos de Documento
Centro de Costo: código del centro de costo asignado al subtipo de

documento, el mismo se usará para la definición de la línea de cierre de la
transacción contable del documento generado.
Descripción Centro Costo: descripción del centro de costo asociado al
subtipo de documento.
Cuenta Contable: código de la cuenta contable asignada al subtipo de
documento, la misma se usará para la definición de la línea de cierre de la
Descripción Cuenta Contable: descripción de la cuenta contable asociada
al subtipo de documento.
Paquete Contable: este campo es un F1 de los códigos de los paquetes
contables cuando se quiere asignar a un subtipo de documento en particular,
un paquete contable diferentes al asignado por defecto.
Descripción Paquete Contable: al ingresar el código de paquete, el
sistema agregará de manera automática la información correspondiente a la
descripción del paquete para identificar más claramente el paquete contable.
Tipo de Asiento: al igual que los paquetes contables, para cada subtipo se
puede definir el tipo de asiento a generar cuando se realizan documentos de un
subtipo específico. Este campo es un F1 de los tipos de asientos que se
encuentran agregados en la base de datos.
Descripción Tipo de Asiento: este campo describe de manera automática
el detalle acerca del tipo de asiento agregado.
Cobrar • 29
Tipo Servicio: Este campo permite asociar al subtipo de documento el tipo
de servicio para el reporte D-151.
Consecutivo Global: Este campo muestra código consecutivo global
creado para la entidad Documento Global.
Nota
En caso de no definirse datos contables para los subtipos de documentos, el
sistema tomará los datos de las cuentas contables definidos en la categoría
del cliente o en el país, según haya sido parametrizado el módulo.
TIPOS DE RETENCIONES
Esta opción permite definir los tipos de retenciones posibles que se aplican
sobre los documentos por cobrar (débitos) de los clientes.
Los distintos tipos de retenciones se aplican según las características tanto del
cliente como de los documentos tipo débito que se generen.
El sistema permite eliminar y agregar las retenciones que el usuario considere
necesarias para cada documento tipo débito.
Por lo tanto, la tabla de Retenciones se relaciona directamente con la
generación de Documentos desde la opción de Transacciones,
específicamente cuando se crean documentos tipo débito.
A continuación se presenta la pantalla principal de esta opción:
Tabla de Tipos de Retenciones
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega una Retención el sistema despliega una pantalla que
agrupa la información del registro en carpetas, General y Contable. Sin
embargo, dos datos de la información son compartidos, el Código que es una
identificación alfanumérica de la retención y la Descripción o nombre de la
retención.

Cuentas por Cobrar
General
La pantalla de esta carpeta es la siguiente:
Pantalla de Carpeta General de Retenciones
En esta carpeta se deben definir los siguientes conceptos:

Modo de Aplicación: establece el momento en que la retención se aplique
al documento de crédito. Se presentan la alternativa:
• Aplicar al registrar
Esto indica que la retención será calculada sobre el documento cuando éste se
registra. Por lo tanto, cuando se introduce un documento de crédito que tiene
retenciones, entonces la retención en particular será creada y aplicada a dicho
documento.
Por ejemplo, si se tiene una factura por un monto de $100.00 con una
retención de 8% al registrar, entonces al momento de ingresar la factura se
creará la retención y se aplicará a dicha factura, por lo que ésta mostrará un
saldo actual de $92.00. (El $8.00 estará en la cuenta de retenciones).
• Aplicar al cancelar:
Esto indica que la retención será aplicada al documento cuando esta es
cancelada. Por ejemplo, si se tiene una factura por un monto de $100.00, con
una retención de 5% al cancelar, el saldo por pagar será de $100.00, por lo que
Cobrar • 31
al registrar un pago, se pagará $95.00 sobre la factura, se creará en forma
automática la retención por $5.00 y se aplicará a la factura, cancelándola por
completo.
Dentro de esta forma de aplicación, la retención se puede aplicar ya sea total o
parcialmente, es decir la retención se aplicará proporcionalmente al pago que
se haga, ya sea total o parcial.
Montos: este es uno de los parámetros para el cálculo del monto sugerido de
la retención. Esta opción permite seleccionar un criterio para la aplicación de
la retención, mediante dos casillas:
• Porcentaje
• Mínimo
El usuario debe establecer el Porcentaje que se aplicará sobre la suma de los
montos del Detalle, seleccionados, del documento de crédito al cual se aplica
la retención.
El usuario debe ingresar el monto Mínimo asociado con la suma de los
montos del Detalle, seleccionados, del documento de crédito a partir del cual
aplica la retención. Este monto se debe establecer en la moneda local del
sistema y generalmente es definido por el fisco.
Activa: indica si la retención aplica o no. El estado activo posibilita el cálculo
de la retención. En caso de que la casilla no esté marcada, este tipo de
retención no será calculado.
Aplicar Retenciones: presenta una serie de opciones, que corresponden a
los montos del Detalle del documento de crédito sobre el cual aplicará la
retención. El usuario podrá definir una o cualquier combinación entre las
opciones. De esta manera, para calcular el monto de la retención se aplicará el
Porcentaje establecido sobre la suma de los montos respectivos, si esta
cantidad es mayor o igual que el monto Mínimo.
Por ejemplo, si se crea una retención con un porcentaje de 20%, que aplica
sobre el monto, se calculará la retención por un 20% del monto especificado
en la opción Transacciones Sin embargo, si el equivalente en moneda local del
monto es menor que el monto mínimo especificado, entonces la retención no
será aplicada. Por ejemplo, el cálculo de la retención fue de 1.000 en moneda
local, pero el mínimo es de 5.000, entonces la retención no será calculada.
Estas opciones corresponden a los campos del detalle, se debe de seleccionar
únicamente una opción.
• Monto: la retención se calcula sobre el monto del crédito
• Subtotal: la retención se calcula sobre el monto el subtotal del
crédito
• Subtotal – Descuento: la retención se calcula sobre el monto del
crédito menos el descuento factura
• 1er. Impuesto: la retención se calcula sobre el monto del primer
impuesto
• 2do. Impuesto: la retención se calcula sobre el monto del segundo
impuesto

Cuentas por Cobrar
• 1er. Rubro: la retención se calcula sobre el monto del primer rubro
• 2do. Rubro: la retención se calcula sobre el monto del segundo
rubro
• 1er Impuesto Asumido No Descontable: la retención se
calcula sobre el impuesto asumido de acuerdo al régimen fiscal,
donde se paga la retención sobre ese impuesto pero el impuesto no se
registra en la cuenta impuestos, si no que se asume como parte de la
compa.
• 1er Impuesto Asumido Descontable: la retención se calcula
sobre el porcentaje de impuestos, pero el impuesto 1 no se registra en
una cuenta de impuestos.
• Otra Retención: este campo está habilitado para que el usuario
defina sobre que retención, de las que ya han sido creadas, se necesita
calcular esta retención.
Otras Características: en esta sección se definen datos varios como:
• Activa: define si la retención se encuentra en uso o no dentro del
sistema.
• Asumida: bajo este criterio, el sistema no descuenta del documento
el monto de retención si no que lo hace hasta el momento en que se
paga el documento.
• Autoretenedora: esta opción es utilizada para los proveedores que
son Gran Contribuyente y aplica sólo para retenciones que tienen el
Modo de Aplicación definido como Aplicar al Registrar. Al utilizar
esta opción se deben definir en la carpeta Contable las cuentas
contables y los centros de costo que se manejan para los registros
propios por concepto de autoretención.
• No generar si el proveedor es autoretenedor: este parámetro
excluye esta retención en específico para casos donde el proveedor es
autoretenedor.
• Utiliza Tarifa UVT: si se marca el sistema utilizará también la tarifa
UVT para los cálculos pertinentes a las retenciones.
• Permite generar retenciones en cero: este parámetro le indica
al sistema que puede generar las retenciones aun cuando estas se
calcularon en cero, de lo contrario no las creará.
• Código de Ingreso: se trata de un dato opcional que solo debe
llenarse cuando es necesario indicarle al sistema que la retención
generada de este tipo se podrá utilizar al generar el reporte de
Retención de Renta F910 de El Salvador.
Consecutivos: en esta sección se define cuáles son los consecutivos
globales que se utilizaran al generarse las retenciones de cada tipo, tanto para
Compra como para Venta.
Cobrar • 33
Excepciones por porcentaje
En esta sección se pueden definir las políticas de excepciones que maneja la
compañía de acuerdo a régimen y/o ciudad haciendo click en los siguientes
botones:
• Por ciudad: esta opción en realidad lo que indica es que no se

poseen excepciones en la retención. Este botón habre una pantalla
donde el ususario puede definir un centro de costo y cuenta contable
donde se almacenen los montos de la excepción.
Pantalla de Carpeta Excepciones por Ciudad
En esta ventana se debe definir la siguiente información:

o División Geográfica 2: es un F1 de las ciudades que
el sistema almacena. La división geográfica 2 es el nivel más
detallado de ciudad que mantiene el sistema y es en la que se
subdivide la división geográfica 1.
o División Geográfica 1: es la división a la que pertenece la
división geográfica 1. Esta información aparece
automáticamente al seleccionar la división geográfica anterior.
o Descripción: aparece de automáticamente al seleccionar las
divisiones geográfica y describe con información más
específica la ciudad seleccionada.
o Porcentaje: aquí el usuario define el porcentaje de excepción
que el sistema aplicará a documentos asociados a la ciudad
seleccionada previamente.
o Centro de Costo: es un F1 de los centros de costo del
sistema que facilita que el usuario defina uno diferente al que
aparece por default para la retención, cuando se define calcula
una excepción a la retención.
o Cuenta Contable: es un F1 de las cuentas contables del
sistema que facilita que el usuario defina una diferente a la que
una excepción a esta retención.
• Régimen: permite definir el porcentaje de exoneración sobre la

retención que se tiene de acuerdo al régimen de donde provenga el
documento. Al presionar este se presenta la siguiente pantalla:

Cuentas por Cobrar
Pantalla de Carpeta Excepciones por Régimen
En este mantenimiento se debe definir:

o Régimen: es un F1 de los regímenes que se tienen
almacenados en el sistema. También se puede ingresar esta
información de manera manual.
o Descripción: esta información aparece de manera automática
al seleccionar el régimen.
o Porcentaje: aquí el usuario define el porcentaje de excepción
que el sistema aplicará a los documentos provenientes del
régimen seleccionado previamente.
o Centro de Costo: es un F1 de los centros de costo del
sistema que facilita que el usuario defina uno diferente al que
una excepción a la retención.
o Cuenta Contable: es un F1 de las cuentas contables del
sistema que facilita que el usuario defina una diferente a la que
una excepción a esta retención.
Contable
En esta carpeta se encuentran dos secciones:
Centro-Cuenta: esta sección se define de costo asociado con la retención
que se utilizara para la generación de los asientos contables por concepto del
cálculo de retenciones. Al establecer el código del Centro de Costo el usuario
podrá seleccionar una de las Cuentas Contables asociado con el mismo. El
otro campo de esta sección es el de Cuenta: se debe indicar la cuenta
contable asociada con la retención, para la generación de los asientos
contables por concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código de
la cuenta contable el usuario podrá seleccionar uno de los Centros de Costo
asociado con la cuenta contable.
Centro-Cuenta: esta sección se define la información de Centro de
Costo, en esta casilla se debe indicar el centro de costo asociado con la
Cobrar • 35
retención que se utilizara para la generación de los asientos contables por
concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código del Centro de
Costo el usuario podrá seleccionar una de las Cuentas Contables asociado con
el mismo. El otro campo de esta sección es el de Cuenta: se debe indicar la
cuenta contable asociada con la retención, para la generación de los asientos
contables por concepto del cálculo de retenciones. Al establecer el código de
la cuenta contable el usuario podrá seleccionar uno de los Centros de Costo
asociado con la cuenta contable.
La pantalla de esta carpeta es la siguiente:
Pantalla de Carpeta Contable de Retenciones

Cuentas por Cobrar
CAPÍTULO 4
Clientes
NOTA INTRODUCTORIA
La opción de Clientes desplegada dentro de la opción del menú principal
Mantenimiento de Clientes en Cuentas por Cobrar: crea, modifica y
elimina registros. Posteriormente, es posible realizar transacciones con los
clientes existentes.
La tabla de clientes también se utiliza en el módulo de Facturación, por
lo tanto, la información manejada desde cualquiera de los dos módulos se verá
reflejada en ambos. Por ejemplo, si en el módulo de Facturación se crea el
cliente CL0002 con características específicas, entonces también se desplegará
en la tabla de clientes de módulo Cuentas por Cobrar.
La información desplegada en la tabla Clientes se visualizará dependiendo de
la aplicación que se le dé al filtro, el mismo permite filtrar los clientes por
Código, Nombre, País, Zona, Ruta, Condición de Pago, Nivel de Precios,
Vendedor, Moneda, Clase, Categoría de Cliente, Rango de Saldo, Estado
(Activo o Inactivo), Impuesto, Estado de Cobro, Documento a Generar y Clase
de Documento.
Algunos campos que se despliegan en las diferentes carpetas de la pantalla
Creación-Modificación de Clientes, no aplican directamente a las
transacciones propias del módulo Cuentas por Cobrar, sino que
corresponden a información necesaria para el funcionamiento de
Facturación. Sin embargo, el usuario puede modificar tales datos desde
Cuentas por Cobrar.
La pantalla principal de esta opción es la siguiente:
Tabla de Clientes
Cuentas por Cobrar Clientes • 37

Nota
De acuerdo con la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión
de los Particulares de México se incluye en la Bitácora de Procesos del
módulo de Administración del Sistema (AS) los registros correspondientes a
las operaciones de ingreso, modificación o eliminación de registros en el
catálogo de clientes, así como impresión, filtrado, edición de columnas y
exportación a Excel.
FUNCIÓN ESPECIAL
Botón Función Descripción
Ver detalle de Con este botón se permitirá visualizar la información de saldos
saldo del del cliente seleccionado en la tabla, permitiendo consultar de
cliente manera ágil tanto el saldo como el límite de crédito del cliente
seleccionado expresado tanto en moneda local como dólar y moneda del
cliente.
Invocar Se encuentra únicamente en la pantalla principal del
Cargador mantenimiento, al presionarlo se levanta una herramienta que
Dinámico permite la modificación masiva y/o la carga de datos. El
mismo cuenta con un wizard de carga que es alimentado por
un archivo de Excel que el usuario ha completado
previamente.
Para mayor información y detalle del uso del Cargador
Dinámico, recurra al documento Cargadores Dinámicos, el
cual se encuentra en su instalación del ERP, en la carpeta
Manuales.
INGRESO DE DATOS
En la pantalla de definición de datos del cliente, en primer lugar, se definirá:
Código: campo alfanumérico de 20 caracteres en el que se define una
identificación corta del cliente
El manejo del código del cliente tiene una condición especial, pues en caso de
que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de
Administración del Sistema, un registro para los clientes y el usuario
cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del código
será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos definidos para los clientes
en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del código del
cliente, quedará sujeta a la longitud definida para el consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de
Descripción: campo o casilla que se habilita para definir un nombre o
descripción del cliente que se está ingresando, el mismo es campo
alfanumérico de 80 caracteres.
Saldo: este botón , se utiliza solo para clientes existentes, al oprimirlo,
el sistema actualizará en la casilla adjunta el monto del saldo de deudas que en
ese momento tiene el cliente consultado.
38 • Clientes Cuentas por Cobrar

Cuando se hayan definido estos datos, el usuario procederá a definir el detalle
de la información del cliente, la cual el sistema la organizará en un conjunto de
carpetas.
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente, o bien se puede oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en la pestaña de la carpeta.
Descripción de Carpetas
La opción de Clientes presenta las siguientes carpetas: General,
Condiciones, Otros, Comprobantes Fiscales, Documentos Electrónicos,
Direcciones, Tarjeta, Rubros Texto o Valores Adicionales, Corporativo y
Notas.
General
La información de esta carpeta consiste en aspectos generales de identificación
del cliente, tales como: fecha de ingreso, alias, contacto, cargo del contacto,
número de identificación tributaria del cliente, números de teléfono y fax,
categoría del cliente y otros.
Fecha Ingreso: se debe establecer la fecha en la cual el cliente empezó
relaciones comerciales con la empresa.
Alias: es un nombre alterno utilizado en la empresa para identificar al cliente.
Inicialmente, el sistema conserva la Descripción o Razón Social asociada con
el cliente, aunque puede cambiarse a conveniencia del usuario por un nombre
abreviado.
Contacto: nombre de alguna persona que labora en la empresa cliente, con el
cual se puede establecer contacto directo, para atender situaciones específicas
de los pagos de documentos de débito pendientes.
Cargo: puesto, o posición dentro del organigrama, que tiene el Contacto.
Contribuyente: número de identificación tributaria (NIT) con que ha sido
registrada la empresa cliente, en el Registro Mercantil de un país específico,
por ejemplo la Cédula Jurídica.
Si presiona la tecla F1 en el campo Contribuyente, entonces se desplegará la
Tabla de NIT's, definida en el módulo de Administración del Sistema.
Cada registro de esta tabla contiene los campos: Número de Identificación
Tributaria, Descripción o Razón Social y Alias, asociados con un proveedor o
un cliente.
Si en los Parámetros del Módulo de Cuentas por Cobrar se ha
marcado Refrescar a partir de NIT's, entonces cuando el usuario ingresa un
NIT o selecciona un registro de la tabla de NIT's se actualizarán,
automáticamente, la descripción o razón social y el alias del cliente.
Si en los Parámetros del Módulo de Cuentas por Cobrar se ha
marcado Permitir NIT's duplicados, entonces cuando el usuario ingresa un
NIT existente o selecciona un registro de la tabla de NIT's, el sistema permite
asociar el NIT con la Descripción o Razón Social y el Alias para el cliente.

Si la opción Permitir NIT's Duplicados está marcada, entonces la Tabla
de NIT's almacenará únicamente el primer registro en el cual se han
asociado un Número de Identificación Tributaria, una Razón Social o
Descripción y un Alias.
Para mayor detalle sobre el establecimiento de Refrescar a partir de NIT's y
Permitir NIT's Duplicados, consulte la carpeta General de la sección
"Parámetros del Módulo" que se presenta en la página 15.
Ingreso de un nuevo NIT

Si el usuario ingresa está definiendo un cliente para el cual no se ha definido
el NIT, presionando el botón de NIT el sistema desplegará el Mantenimiento
de NIT’s.
En dicho mantenimiento se deben definir los siguientes datos: el Tipo de NIT
(definidos previamente), el código del Número de Identificación Tributaria, si
es Sucursal o no, la Razón Social y un Alias, para más detalle consulte el
manual de Administración del Sistema, en el capítulo Tablas, sección Otros,
apéndice NIT’s.
Sucursal: identificación de la sucursal del cliente, en caso de que el cliente

sea una sucursal, se debe definir un NIT que mantenga dicho esquema.
Teléfonos y Fax: números telefónicos y de fax de las instalaciones del
cliente, especialmente donde se puede ubicar al contacto.
Modelo Rte: en este campo se debe definir, en caso de que el cliente maneje
un modelo de retención, el modelo que aplica al cliente, el campo cuenta con
la ayuda del F1 para traer los modelos definidos en Administración del
Sistema.
Categoría: clasificación del cliente según se definió en la tabla de Categorías
de Cliente del módulo de Administración del Sistema.
Esta categoría se establece con base en la importancia del cliente para la
compañía, mediante criterios tales como: volumen de compras, pronto pago,
pago de contado, antigüedad y otros.
Nota: Si en Parámetros del Módulo se ha establecido la generación de
Asientos por Categoría, entonces habrá un par centro de costo - cuenta
contable para una cuenta de mayor Clientes, conocida como cuenta de
control, que contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales
de los clientes incluidos en la Categoría.
Para cada Categoría de Cliente existe un par centro de costo - cuenta contable
asociado con las siguientes cuentas:
- La cuenta de Letras por Cobrar.
- La cuenta de Descuentos por Pronto Pago.
- La cuenta de Intereses por Mora.
- La cuenta para Recibos.
- La cuenta para el Impuesto 1.

- La cuenta para el Rubro 1.
- La cuenta para Anticipos.
- La cuenta para el Cierre de Débitos.
- La cuenta para el Cierre de Créditos.
Clase: establece otra forma de clasificar a los clientes de la compañía. Se
basa en el siguiente principio: "Una pequeña cantidad de clientes dentro de un
grupo estará asociado con la mayor parte de las ventas totales".
De esta manera se clasificará a los clientes basándose únicamente en las
cantidades y montos comprados, del total disponible para la venta. Así por
ejemplo, los mejores clientes tendrán categorías A, B o C, por el contrario, los
clientes menos prioritarios para la empresa, debido al volumen de compra,
tendrán categorías X, Y o Z.
Clase de Documento: en esta casilla se debe definir el tipo o clase de
documento que se le asignará por defecto a determinado cliente en el momento
de generarse una transacción a su nombre desde este módulo.
Impuestos: en esta casilla se define el tipo de impuesto que rige para cada
cliente.
Régimen Tributario: en este espacio se debe llenar la información
correspondiente al régimen asignado a cada cliente, lo que le facilita al usuario
el cálculo de retenciones.
Ubicación: como su nombre lo indica, en esta casilla se debe definir la
ubicación geográfica del cliente, con el fin de contar con una mayor cantidad
de datos de localización.
Corporación: Check box que indica si el cliente es de tipo Corporación, es
decir, si es el principal de un grupo corporativo.
Si este check se encuentra marcado y ya se ha registrado al menos un
documento a este cliente en atención a alguno de sus clientes sucursales o
asociados, al mostrar la información de este cliente, el check aparecerá
deshabilitado para impedir así su edición.
Por otro lado, si el check se encuentra marcado y no se ha agregado ningún
documento al cliente Corporación que haya sido originado por uno de sus
clientes sucursales, y se decide desmarcarlo, entonces se verifica si para algún
cliente ya se ha indicado que dicho cliente es su cliente Corporación, si existe
alguna asociación, entonces se muestra un diálogo en el cual se le informa al
usuario de la situación y se le pregunta si desea continuar con el cambio, de
ser así, todos y cada uno de los clientes asociados son desligados del cliente
que se tenía como Corporación.
El valor por defecto de este campo es ‘S’, esto quiere decir que todos los
clientes serán corporaciones por defecto, aun cuando el esquema de cliente
corporativo no tenga sentido para algunos de ellos, entendiéndose que cuando
se ingresa un cliente al cual no se le ha indicado un cliente corporación al cual
esté asociado y además no se ha indicado que se trata de un cliente
corporación, al grabar la información del cliente éste va a quedar con este
campo igual a ‘S’.

Si para un cliente no se le define como corporación, entonces será necesaria la
definición de los datos que hay en la carpeta Corporativo, pues implicaría que
se está indicando que dicho cliente pertenece a una corporación que ya se creó
anteriormente.
Cliente inactivo: cuando esta opción se activa, mediante un check mark,
solamente se pueden ingresar documentos tipo Crédito para el cliente. Un
cliente inactivo no puede eliminarse si tiene transacciones registradas.
Además, recuerde que un cliente Inactivo puede ingresar solamente
documentos tipo Crédito, mas no de Débito, pero dichos créditos no pueden
ser por más del saldo que tiene disponible.
Multimoneda: cuando esta opción se activa, mediante un check mark, es
posible ingresar documentos tipo débito y documentos de crédito en varias
monedas diferentes de la moneda asociada con el cliente en la carpeta Otros.
Origen: esta opción se utiliza para el manejo de los Números de
Comprobante Fiscal, NCF, determinando así si se trata de un cliente Local,
al cual se le habilitará el que el sistema le sugiera los NCF, según el tipo de
contribuyente se defina en la carpeta de Comprobantes Fiscales del registro
del cliente. Mientras que para los clientes clasificados como de origen
Exterior, el sistema no les debe sugerir un consecutivo para Comprobante
Fiscal. El registro de los NCF aplica únicamente para las Facturas, Notas de
Débito y Notas de Crédito.
IMPORTANTE: al definir el registro de un NCF en el módulo de
Administración del Sistema, existe la opción de definir el Tipo de
Contribuyente como TODOS, este tipo de contribuyente aplica únicamente
para el módulo de Cuentas por Cobrar, en el registro de documentos tipo
Notas de Débito y Notas de Crédito, a lo que el sistema debe buscar el último
generado para el contribuyente TODOS y hacer la sugerencia del valor. Para
las facturas, el NCF sugerido variará de acuerdo al Tipo de Contribuyente que
se defina en la carpeta Comprobante Fiscales del registro del cliente.
Nivel de Precios: esta casilla no se utiliza para fines de las transacciones
propias de Cuentas por Cobrar.
Su objetivo es definir al cliente un nivel de precios específico para establecer
el monto a pagar cuando se facturan las cantidades de los artículos adquiridos.
El nivel de precios se refiere a diferentes escalas de precios que se definen
para los artículos y con los que se vende al cliente, en función por ejemplo de
las cantidades que adquiere.
El nivel de precios asociado con un cliente se utiliza directamente cuando se
facturan los artículos adquiridos, por lo tanto, esta casilla se utilizará
específicamente en el módulo de Facturación.
Documentos a Generar: esta casilla es de uso exclusivo del módulo de
Facturación. Se utiliza para definir el documento que se va a generar por
omisión para la facturación. Las opciones de Boleta y Remisión de Boleta se
deben activar en los parámetros del módulo de Facturación y son utilizados
especialmente en Sur América. Para el consecutivo de las Boletas se debe
consultar el número máximo ingresado para Boletas en Cuentas por Cobrar y a
partir de este sugerir el siguiente, además los documentos tipo Boleta.

Participa en cálculos de Flujo de Caja: esta opción solo se muestra
cuando se utiliza el módulo de Flujo de Caja. Esto activa la participación del
cliente a registrar en en cálculos de flujo de caja.
Carpeta General
Condiciones
La información contenida en esta carpeta está relacionada con la manera de
realizar las negociaciones entre el cliente y la compañía. Incluyen: la
condición de pago, el límite de crédito, los intereses corrientes, los intereses de
mora y el porcentaje de descuento, entre otros.
Condiciones de Pago: se refiere al período de crédito que se le concede al
cliente para el pago de documentos. Las condiciones de pago se definen desde
el módulo de Administración del Sistema y se caracterizan por los
siguientes parámetros:
▪ código: identificación alfanumérica de la condición de pago para uso
del sistema.
▪ descripción: nombre de la condición de pago.
▪ días neto: días de crédito que acepta la condición de pago. Los días
neto se contabilizan a partir de la Fecha Rige que se define al
documento. Una vez vencido este plazo, se cobrarán los intereses por
mora correspondientes.
▪ días de descuento: lapso en que, si el documento es cancelado, se
aplica un descuento sobre el monto adeudado. Los días de descuento se
calculan a partir de la Fecha Rige del documento, por lo tanto, es de
suponer que, este parámetro tendrá que ser menor que los días neto.

▪ tasa de descuento: porcentaje que se descuenta si el documento es
cancelado durante el período de tiempo mencionado anteriormente.
Intereses Corrientes: casilla informativa en la cual se debe ingresar la tasa
de interés por pagar sobre el monto adeudado, debido al financiamiento (a un
plazo específico) de un documento de débito.
Intereses de Mora: es la tasa de interés anual que el cliente debe pagar,
sobre el monto adeudado (saldo vencido), debido al vencimiento de un
documento tipo débito.
Nota: La tasa de interés anual asociada con Intereses de Mora se
utiliza en el proceso contable Cálculo de Intereses de Mora.
Descuento: porcentaje a descontar sobre el total del documento de débito
debido a condiciones especiales, tales como:
▪ cliente clase A
▪ cantidad facturada
▪ y otros
Este descuento se utiliza en el módulo de Facturación, corresponde al
descuento que el cliente tiene por defecto en pedidos y facturas y se asigna al
rubro denominado descuento general 1.
En la sección facturación se presenta dos opciones:
Facturar en Múltiplos de Venta: cuando esta opción se activa, mediante
un check mark, el cliente únicamente aceptará embarques en múltiplos de la
unidad de empaque del artículo. Por el contrario, si no se marca la opción, el
cliente aceptará embarques que contengan fracciones de esta unidad de
empaque.
Por ejemplo, supóngase que el artículo son latas de refrescos, desde el módulo
de Control de Inventarios se define que estas latas sólo se venden en six-
packs (con 6 latas por paquete). Si el cliente dice que factura en múltiplos de
venta sólo se le puede vender y en consecuencia, embarcar six-packs (o sea, 6,
12, 18, …). Si el cliente no requiere facturar en múltiplos de venta entonces se
puede vender cualquier cantidad de refrescos (7, 15, 33, …).
La opción de múltiplos de venta se utiliza directamente cuando se facturan los
artículos adquiridos, por lo tanto, esta casilla se utilizará específicamente en el
módulo de Facturación.
Asociación de Facturas a Contrarecibos: si esta opción está marcada,
obliga al usuario a asociar cada documento generado para este cliente con un
contra recibo. Por lo tanto, el sistema no permitirá grabar ningún documento si
no se ha registrado el número de contra recibo al cual se va a asociar. Si se
indica un número de contra recibo que no existe el sistema le pregunta que si
lo desea generar, si la respuesta es afirmativa, el sistema generará el nuevo
contra recibo.
Esta opción aparecerá habilitada únicamente si se ha definido en
Parámetros del Módulo la Asociación de Facturas a Contrarecibos.
Es importante señalar que al asociar los documentos del cliente a un contra
recibo, los documentos adquieren automáticamente las condiciones de pago y
fecha rige del contra recibo.
Permitir Modificar Nombre al Cliente: si se tiene esta opción activada se
le permite al usuario hacer modificaciones al nombre del cliente desde el
módulo de facturación (FA) al momento de generar facturas.
En la sección Crédito se presentan dos opciones:
Exceder Límite: cuando esta opción se activa, mediante un check mark, el
cliente puede exceder su Límite de Crédito definido.
Si la opción no está activada, entonces el sistema no permite introducir un
documento tipo débito asociado con el cliente y cuyo Monto aumente el
saldo del cliente de modo tal que exceda el Límite de Crédito.
Límite de Crédito: casilla de tipo check que indica que el cliente tiene un
monto límite para obtener los débitos.
Máximo: cantidad en moneda local o dólar, según se haya definido en la
carpeta General, que especifica hasta cuál monto puede negociar el cliente,
bajo una condición de pago de crédito.
Esta opción se habilitará o deshabilitará en función del check box Límite de
Crédito y de un privilegio incluido en el árbol de la Seguridad de Softland
llamado “Definir Límite de Crédito” que define quien puede modificar o no
esta información. Este privilegio, que se usa para modificar la información del
límite de crédito, funciona de forma independiente a los otros privilegios
(Clientes/Agregar, Modificar, Editar, entre otros).
Si un usuario ingresa un cliente nuevo pero no se posee privilegios sobre la
información de crédito, el sistema por defecto le adjudicará un “0” (cero)
como límite de crédito, es decir, será un cliente de contado.
Tip: Si a un cliente se le ha establecido el valor de cero en el Límite de
Crédito, entonces el sistema verificará el límite de crédito y lo tomará
como un cliente al que sólo se le puede vender de contado.
Cobro Judicial: establece si el cliente se encuentra en estado de cobro
judicial, por no cancelar los saldos de los documentos tipo débito vencidos.
Permite llevar control de status por cobros.
Sobre este tipo de campos de captura se utiliza una marca de revisado "check
mark" que indica ACTIVADO (SI). De lo contrario, aparecen en blanco que
indica DESACTIVADO (NO).
Exento de Impuestos: la opción activada, mediante un check mark, indica
un cliente exento de manera parcial o total del pago del Impuesto 1 y / o el
Impuesto 2 cuando se ingresa un documento tipo débito, en este caso en una
factura.
Esta condición se utiliza solamente desde Facturación, cuando se
confecciona la factura para el cliente.
Recuerde que, el nombre tanto del Impuesto 1 como del Impuesto 2 se definen
desde los Parámetros del Módulo de Administración del Sistema y el
porcentaje asociado con el Impuesto 1 y el Impuesto 2 se establecen en la tabla
de Códigos de Impuesto del módulo de Administración del Sistema.
% de Impuesto 1: si la opción Exento de Impuestos está activada,
entonces el usuario puede ingresar el porcentaje de exoneración sobre el
Impuesto 1.

Por ejemplo, si el porcentaje asociado con el Impuesto 1 en la tabla de
Códigos de Impuesto es de 12 % y el porcentaje de exoneración sobre el
Impuesto 1 es de 50 %, entonces sobre las facturas del cliente el porcentaje
utilizado para calcular el Impuesto 1 será de 6 %.
Impuesto 2: si la opción Exento de Impuestos está activada, entonces el
usuario puede ingresar el porcentaje de exoneración sobre el Impuesto 2.
La sección Acepta Backorder se utiliza únicamente en el módulo de
Facturación, para determinar si un cliente acepta que un pedido sea
entregado en distintas fechas, en caso de que las existencias disponibles no
sean suficientes para satisfacer el pedido.
En esta sección se presentan tres opciones:
Admite: establece si el cliente acepta que la cantidad facturada sea menor a la
cantidad pedida, el faltante se pone en backorder para satisfacerlo cuando se
cuente con las existencias necesarias.
No Admite: determina si el cliente no acepta que su pedido sea abastecido
parcialmente, es decir, que la cantidad facturada sea menor que la cantidad
pedida.
Cancelar: establece si el cliente acepta que únicamente se facture la cantidad
disponible y se cancele la cantidad faltante, es decir, el cliente no acepta que el
pedido original sea completado posteriormente.
Carpeta Condiciones
Otros
En esta carpeta se definen características importantes del cliente tales como: el
país donde se ubican sus instalaciones, la moneda, el cobrador asignado, el
vendedor principal y otras.
País: código de la nación donde el cliente tiene sus instalaciones. La
información relacionada con el país se toma de la tabla de datos definida en el
módulo de Administración del Sistema.

Tip: Si en Parámetros del Módulo se ha establecido la generación
de Asientos por País, entonces habrá un par centro de costo - cuenta
contable para una cuenta de mayor Clientes, conocida como cuenta de
control, que contiene el total o saldo de todas las cuentas individuales
de los clientes asociados con el País.
Para cada País existe un par centro de costo - cuenta contable asociado con las
siguientes cuentas:
- La cuenta de Letras por Cobrar.
- La cuenta de Descuentos por Pronto Pago.
- La cuenta de Intereses por Mora.
- La cuenta para Recibos.
- La cuenta para Anticipos.
- La cuenta para el Cierre de Débitos.
- La cuenta para el Cierre de Créditos
División Geográfica 1 y 2: estas divisiones están relacionadas entre sí y
permite establecer la región geográfica en las que se divide y subdivide el país
que se le definió al cliente. Estos campos facilitan el cálculo de las retenciones
que están asociadas a la ubicación de los clientes.
Moneda: debe definirse la moneda en la cual el cliente realiza las
transacciones con la compañía. Este dato se toma de la tabla de monedas
del módulo de Administración del Sistema.
Por omisión, el sistema despliega la moneda definida en esta casilla cuando el
usuario ingresa los documentos tipo débito y crédito asociados con el cliente.
Si el cliente no realiza transacciones en múltiples monedas (opción
multimoneda desactivada), entonces todos los documentos tipo débito y
crédito asociados con el cliente solamente podrán introducirse en la moneda
definida para esta casilla.
Zona: código de la zona a la que pertenece el cliente, estas zonas son
definidas según la conveniencia de la empresa. La información de las zonas
definidas se encuentra en el módulo de Administración del Sistema.
Ruta: código de la ruta a la que pertenece el cliente, las rutas son definidas
según la conveniencia de la empresa. La información de las rutas definidas se
encuentra en el módulo de Administración del Sistema.
Cobrador: código de la persona definida como responsable de visitar al
cliente para realizar los cobros de los documentos tipo débito expedidos. La
lista de cobradores se define desde el módulo de Administración del
Sistema.
Vendedor principal: código del empleado que realiza las ventas para este
cliente. Si el usuario no recuerda el código respectivo, puede hacer un doble

clic o presionar la tecla F1 cuando el cursor esté sobre este campo. Se
desplegará la tabla de vendedores asignados al cliente.
La lista de vendedores del cliente se define desde la opción Vendedores en
el submenú de Registro, o bien, por medio del icono .
Abastecimiento: es la cantidad de días que transcurre entre la fecha de
facturación del pedido y la fecha en la cual el cliente recibirá los artículos
solicitados.
Este período es tomado en cuenta para hacer el análisis de vencimiento de
lotes al momento de facturar, con el objeto de no facturar artículos que le
lleguen vencidos a los clientes. Por lo tanto, el dato se utiliza solamente en el
módulo de Facturación.
Tiene Convenio de Suministros: esta opción es necesaria para las
transacciones del módulo de Facturación. Si se activa la casilla, mediante
un check mark, el cliente sí utiliza el convenio de suministros. Por lo tanto, el
precio de los artículos puede ser modificado desde las líneas de los pedidos o
de las facturas.
Requiere Orden de Compra: esta opción es para el funcionamiento del
módulo de Facturación. Si se activa la casilla, mediante un check mark, el
cliente requiere que los pedidos y las facturas especifiquen la orden de compra
que los origina.
Cobros: bajo este título se definen los términos que delimitarán el crédito del
cliente. Las casillas que se encuentran dentro de este apartado son:
Días de Cobro: en esta casilla se definen el o los días de la
semana en los que el cobrador pasará a efectuar el cobro del pago.
Día anterior a fecha de vencimiento: esta opción se utiliza
para realizar el ajuste de la fecha de cobro, con el fin de que el
mismo se dé una día antes de la fecha de vencimiento.
Día posterior a fecha de vencimiento: esta opción se utiliza
para realizar el ajuste de la fecha de cobro, con el fin de que el
mismo se dé una día después de la fecha de vencimiento.

Carpeta Otro
Comprobantes Fiscales
En esta carpeta se define la opción que determinará el o los prefijos de los
NCF que se podrán usar para con los documentos que se le definirán al cliente
en mención. Entre las opciones que se tienen para definir el Tipo de
Contribuyente, se tiene:
Consumidor Final: utilizado para cuando las transferencias de
bienes o servicios es a consumidores finales.
Organizado: utilizado para cuando las transferencias se dan
directamente con un cliente que se encuentra debidamente
registrado ante la DIAN.
Régimen Especial: este parámetro determina la realización de
transferencias con un cliente acogido al régimen tributario especial.
Gubernamental: utilizado para cuando el cliente con el cual se
realizan las transferencias es una institución del Estado.

Carpeta Comprobantes Fiscales
Documentos Electrónicos
En esta carpeta se definen el Global Localization Number del cliente, la
ubicación, la dirección a la que se enviarán los documentos electrónicos, la
dirección para los pedidos EDI.
Además, se definen una serie de indicadores para establecer si el cliente acepta
documentos electrónicos, además si el cliente confirma de forma electrónica
los documentos recibidos.
También están los parámetros relacionados con los documentos EDI, con base
en estos indicadores, ser realizará la carga de los documentos desde la base de
datos intermedia hacia el ERP. De igual forma se realizarán las notificaciones
de errores y de envió de pedidos. En caso de que se genere un error, se
realizará la notificación a la dirección de correo electrónico destinada para
estos fines (Notificación de Errores Pedido EDI). Esta notificación se
efectuará siempre que el indicador de notificar errores se encuentre marcado.
La pantalla desplegada por esta opción es la siguiente:

Carpeta Documentos Electrónicos
Direcciones
En esta carpeta se definen la dirección tanto E-Mail como de cobro para el
cliente. Además, se presenta un campo para establecer la dirección donde
embarcar la mercadería del cliente.
E-Mail: dirección electrónica del cliente, en el sistema Internet.
Dirección de Cobro: dirección geográfica donde se deben realizar los
cobros de los documentos tipo débito.
La dirección de cobro en esta pantalla no es modificable. Para editarla el
usuario debe presionar el icono , con esto se desplegará otra pantalla donde
se podrá detallar la dirección de cobro.
Esta otra pantalla muestra el código y nombre del Cliente (no modificables).
El tipo de Dirección que se va a utilizar, estos tipos se definen en el módulo
de Administración del Sistema, donde se configura el número y nombre
de las casillas disponibles para detallar la dirección (para mayor detalle sobre
la configuración de Direcciones consulte el manual del módulo de
Administración del Sistema). Los tipos registrados en
Administración del Sistema aparecerán como un combo-box donde el
usuario podrá elegir la que más se ajuste a sus necesidades.
Aparte de los campos detallados, el usuario deberá indicar la información
solicitada, la cual, como se mencionó anteriormente, depende del tipo
dirección seleccionada. Esta información aparecerá en la carpeta Direcciones
una vez que se presione el botón aceptar.

Pantalla de Dirección Detallada
Embarcar Mercadería a: código de la dirección de embarque donde deben

ser transportados los artículos adquiridos.
Si el usuario no recuerda el código respectivo, puede desplegar el listado con
las direcciones disponibles, por medio de la flecha situada junto a la casilla. La
lista de direcciones de embarque del cliente se define desde la opción
Direcciones de Embarque en el submenú de Registro, o bien, por medio
del icono .

Carpeta Direcciones
Tarjeta
Cuando el cliente maneja una cuenta con tarjeta de crédito, se definirá aquí si
usa tarjeta o no, cuál es el número de esa tarjeta y el tipo de tarjeta (nombre de
la marca o financiera que la respalda), y la fecha de vencimiento.
Usa Tarjeta de Crédito: un clic sobre este campo genera una marca de
revisado “check mark” la cual indica que el cliente efectivamente usa
tarjeta de crédito. Además, se activan los otros campos de captura.
Número: deberá escribirse aquí el número de la tarjeta de crédito, en un
campo alfanumérico de 20 caracteres.
Tipo de Tarjeta: los tipos de tarjeta de crédito fueron definidos en el módulo
Administración del Sistema, al hacer clic sobre la flecha de este espacio,
se despliega la lista de tipos de tarjeta , de la cual se puede escoger alguno de
ellos.
Vence: toda tarjeta de crédito presenta una fecha de vencimiento, a partir de
la cual no puede utilizarse para realizar transacciones comerciales.

Pantalla carpeta Tarjeta
Auditoría
Este tab muestra básicamente la información correspondiente al usuario que
ingresó y/o modificó la información de un registro en el mantenimiento de
clientes.

Ventana de Auditoría del Mantenimeinto de Clientes
Esta ventana muestra el usuario que realizó la acción de ingreso y la última

modificación así como la fecha en que se realizaron estos procesos.
Rubros Texto
Esta carpeta puede usarse para escribir textos asociados a alguna variable del
cliente que la administración considere importantes, además de configurar los
Días de Revisión para este cliente. Estos campos son definidos desde
Parámetros del Módulo en el menú Administración.
El campo asignado para definir los Días de Revisión debe contener las
iniciales de los días de la semana (L,K,M,J,V,S,D) en los cuales se van a
revisar las facturas de este cliente.
Para mayor detalle de esta funcionalidad refiérase a "Parámetros del Módulo"
en la página 15.

Pantalla de Textos
Rubros Valores CC
Esta es una carpeta totalmente modificable por el usuario. En ella se permite
almacenar por cliente una serie de datos que servirán de apoyo a diversos
procesos que se requieran dentro del ámbito del manejo de estos.
Se tiene un total de 10 casillas denominados “Rubros Configurables” o
“Valores Adicionales” de los cuales se podrá hacer uso para complementar la
información de los clientes.
Se denominan así debido a que los mismos se definirán una vez que el sistema
esté corriendo.
La definición del número, nombre y tipo de campos se debe hacer en
Parámetros del Módulo. Para mayor información refiérase a "Parámetros del
Módulo" en la página 15.

Carpeta Valores Adicionales
Corporativo
En esta carpeta se definirán las características para el trabajo bajo el esquema
de Clientes Corporativos. Los detalles de cada uno de los campos se muestran
seguidamente.
Cliente Corporación: esta opción sólo aparecerá activa si no se tiene
seleccionada la opción “Corporación” de la carpeta General, esto quiere decir
que el registro que se está ingresando es una sucursal.
Este campo servirá para establecer la relación entre el Cliente Corporación y
las sucursales asociadas.
Al solicitarse la ayuda de este campo (F1) se mostrará una tabla con la lista de
todos los clientes Corporación que se tengan registrados hasta el momento. El
valor de este campo aparecerá inhabilitado en el caso de los clientes que sean
de tipo Corporación.
Para el caso de un cliente que sea sucursal de otro, es decir que ya se encuentre
asociado a un cliente que sea Corporación, este campo no será modificable si
el cliente sucursal ya tiene registrado en la Corporación algún documento en
su nombre, con esto se quiere decir que no se permitirá que un cliente tenga
registrado documentos en dos corporaciones a la vez y además tampoco se
permite que una sucursal se desasocie de un cliente Corporación si existe al
menos un documento en la Corporación que haga referencia a ese cliente
sucursal en particular.

Permitir aplicaciones abiertas: check box mediante el cual se indica si el
cliente que se tiene, permite realizar pagos tanto de documentos propios como
de documentos originados por él pero registrados en el cliente Corporación al
que se encuentre asociado, lo anterior sería para el caso de cliente sucursales.
Para clientes del tipo Corporación marcar este check indicaría que se pueden
hacer pagos a documentos propios y de las distintas sucursales asociadas no
necesariamente registrados en la corporación.
Al activar esta opción, también se activa el botón de “Mostrar documentos de
las Sucursales” ubicado en la barra de herramientas de la ventana de
aplicaciones. Este servirá para verificar cuáles documentos se deben mostrar
en la tabla de documentos pendientes.
Registrar documentos en la Corporación: Con esta opción se provee la
posibilidad de elegir dónde se deben registrar los documentos o transacciones
de los distintos clientes que funcionan como sucursales. De manera tal que los
documentos de una sucursal pueda ser registrada a la sucursal o a la
Corporación.
Si se tiene que un cliente que es sucursal tiene marcado este check, entonces
todas las facturas y notas de crédito se registraran utilizando las cuentas del
cliente Corporación al que esté asociado, si por otro lado el check box se
encuentra en blanco, entonces las cuentas que se utilizarán para registrar las
facturas y notas de crédito serán sus propias cuentas.
Este check box se mostrará habilitado para edición siempre y cuando se trate
de un cliente asociado a un cliente Corporación.
Verificar límite de crédito corporativo: esta opción sirve para proveer la
posibilidad que un usuario pueda definir si la verificación de crédito de la
Corporación se debe realizar o no.
El límite de crédito de las sucursales asociados a una Corporación deberá ser
menor o igual que el de la misma, por lo tanto si a una sucursal se le define un
límite de crédito superior, se le presentará un mensaje indicándole que esto no
puede ser posible.
Por otro lado, si se quiere asociar un cliente a una Corporación y en el
momento de asociarlo como sucursal ya tiene documentos que exceden el
límite de crédito de la Corporación entonces se muestra un mensaje que indica
que el cliente no podrá ser asociado porque los documentos de tipo crédito que
tiene exceden el límite de crédito corporativo. Si el caso es que todo está bien,
pero a la nueva sucursal se le había definido un límite de crédito mayor,
entonces antes de proceder con la asociación se le muestra al usuario otro
mensaje que indica que el límite de crédito que ésta tiene definido será
actualizado con el de la Corporación.
La validación de los límites de crédito de los distintos clientes de una
corporación se realiza, como es normal, cuando se agrega un documento de
tipo crédito, la idea aquí es verificar el ingreso del nuevo documento (o nuevo
monto del documento en caso de una modificación ) primero, contra el límite
de crédito del cliente al cual se registrará dicho documento, esto en el caso de
una sucursal. Luego, si se puede continuar, se verifica el monto contra el
crédito de la Corporación. Si el documento está dentro de los límites de crédito
de ambos clientes se agrega o actualiza, pero si no lo está entonces se muestra

un mensaje en el cual se indica cual es el límite de crédito que impide guardar
el documento.
Nótese que la habilitación de este check sólo tiene sentido si se trata de un
cliente del tipo sucursal.
Utilizar el descuento corporativo: con esta opción se permitirá asociar
descuentos a la Corporación de manera que éstos puedan ser trasladados o
heredados a sus sucursales.
Esta opción sólo aplica para los clientes del tipo sucursal.
Utilizar dirección de embarque de la corporación: indica si el cliente
usa por defecto la dirección de embarque del cliente corporación al que se
encuentre asociado.
Carpeta Corporativo
Notas
Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un
apuntador de comentarios, notas, observaciones, en forma libre acerca del
cliente desplegado.
FUNCIONES ESPECIALES
Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle
refiérase a la sección "Instrucciones Específicas" en la página 61.
Botón Función Teclas Descripción
El sistema accede al programa MS Outlook y
Permite enviar envía el correo al cliente seleccionado o a un
correos grupo de clientes dentro de la tabla de datos por
electrónicos a medio del highlight. Para mayor detalle de esta
los clientes función refiérase a ¿Cómo Enviar un Correo a
un Cliente?.
Se desplegarán todos los vendedores que
fueron definidos en la tabla vendedores del
Permite definir módulo de Administración del
los vendedores Sistema, entonces, se deberá escoger cuáles
asociados a de ellos se podrían relacionar con el cliente
cada cliente específico. Para mayor detalle de esta función
refiérase a ¿Cómo Definir los Vendedores de
un Cliente?
Despliega la tabla direcciones de
embarque, donde se definen todas las
Permite definir
posibles direcciones del cliente, una de las
las direcciones
cuales se utilizará para enviar la mercadería
de embarque
adquirida por el cliente. Para mayor detalle de
para los clientes
esta función refiérase a ¿Cómo Definir las
Direcciones de Embarque de un Cliente?
Con este botón se procede a definir las posibles
retenciones que se van a manejar desde el
Permite definir
módulo para cada cliente. Para mayor detalle de
Retenciones
esta función refiérase a “¿Cómo definir
Retenciones para un Cliente?
Permite Definir Con este botón se definen los contactos que se
los contactos relacionan con el cliente. Para mayor detalle de
asociados a los esta función refiérase a a ¿Cómo Definir las
clientes Direcciones de Embarque de un Cliente?
INGRESO DE DATOS INICIALES

En el módulo de Cuentas por Cobrar los saldos de los clientes se deben
inicializar al momento de instalar Softland. Existen dos situaciones:
• Que la empresa registre todos los documentos previos a la instalación
del sistema Softland lo que sería ideal porque se conservaría un
registro exacto de todas las transacciones realizadas.
• Que la empresa registre solo los saldos para los clientes de manera que
se dé como punto de partida la instalación del módulo de Cuentas por
Cobrar. En este caso os saldos iniciales deben ser insertados
manualmente para asegurar que el sistema trabajará sobre un saldo
existente.

INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
¿CÓMO DEFINIR LOS VENDEDORES DE UN
CLIENTE?
Una vez que se hayan grabado los datos del cliente, puede proceder a
establecer la lista de vendedores encargados de atender al cliente.
Para definir la lista de los vendedores del cliente, el usuario debe ubicarse en
la pantalla de Creación - Modificación de Clientes y tener desplegado
el registro del cliente al cual se le asignarán los vendedores.
El procedimiento por seguir es el que se muestra a continuación:
1. Presione el icono o la opción Vendedores del submenú

Registro, para desplegar la pantalla de Vendedores del
Cliente, la cual contiene el listado de vendedores disponibles en la
compañía.
Se desplegará una pantalla similar a la siguiente:
Vendedores del Cliente
2. Seleccione todos los vendedores que podrán atender al cliente

específico, pasándolos a la sección denominada Vendedores del
Cliente. Los vendedores que quedarán en la otra sección no aplicarán
a este cliente, sin embargo, pueden ser asignados a otros clientes.
Un mismo vendedor puede atender varios clientes, dado que el listado
que se desplegará en todos los clientes es idéntico.
Los vendedores que aparecerán en la pantalla fueron definidos
previamente desde el módulo de Administración del Sistema.

3. Una vez definidos todos los vendedores asignados al cliente, se
procede a grabar los datos, por medio del icono Aceptar, situado en
la parte inferior de la pantalla.
¿CÓMO DEFINIR LAS DIRECCIONES DE

EMBARQUE DE UN CLIENTE?
establecer la lista de direcciones de embarque para el cliente.
Para definir las direcciones de embarque del cliente, el usuario debe ubicarse
en la pantalla Creación - Modificación de Clientes y tener desplegado
el registro del cliente al que se asignarán las direcciones.
El procedimiento es el siguiente:
1. Presione el icono o la opción Direcciones de Embarque del

submenú Registro, para desplegar la tabla Direcciones de
Embarque.
Direcciones de Embarque
2. Ingrese la siguiente información:

• código de la dirección
• descripción
• contacto
• cargo
• teléfono 1
• teléfono 2
• fax
• e-mail
¿CÓMO ENVIAR UN CORREO A UN CLIENTE?

La función para envío de correos se puede acceder de dos formas:
▪ desde la tabla principal de la opción de Clientes por medio del icono
o de la opción Correo bajo el submenú Registro.
▪ desde la ventana de mantenimiento de Clientes.
Para que la función de correo funcione correctamente se deben ingresar en el
archivo SPS.INI una serie de parámetros tal como se explica en la sección
“Parámetros en Archivos *.ini” en la página 299.
El procedimiento para realizar esta operación se describe a continuación:
1. Seleccione el cliente al cual va a crear un correo por medio del
highlight. El sistema permite seleccionar varios clientes para crear un
mismo correo, para esto debe seleccionarlos con el highlight. Esta
operación se realiza posicionando primero el cursor del ratón sobre el
renglón inicial del bloque, y manteniendo presionado el botón
izquierdo del mismo, se desplaza el cursor hacia abajo hasta localizar
el renglón final del bloque.
2. Una vez seleccionado el o los clientes a los cuales se enviará el correo,
el usuario debe presionar el icono para que el sistema despliegue
la pantalla titulada Envío de Correos de Softland.

Pantalla Principal de Envío de Correos
3. En la parte superior de la pantalla se presenta una función especial la

cual se describe a continuación:
Enviar ( ): Por medio de este icono el usuario envía el correo

definido para los clientes seleccionados.
4. Dentro de la pantalla de envío de correo se debe ingresar la siguiente
información:
Para: dentro de esta casilla se ingresa la dirección "email" del cliente.
El sistema despliega por omisión la dirección ingresada dentro del
mantenimiento de clientes. Cuando el usuario selecciona un grupo, el
sistema despliega dentro de esta casilla "*Grupo" que significa que el
correo está dirigido a un grupo de clientes.
Asunto: Dentro de esta casilla el usuario ingresa el motivo o título
identificador del correo electrónico que enviará.
Archivo: dentro de esta casilla el usuario define el archivo vinculado
que sea enviado en conjunto con el correo electrónico.
En la parte inferior de la ventana se despliega un espacio donde el
usuario ingresa el contenido del correo.
5. Una vez que finaliza la redacción del correo, el usuario debe presionar
el icono para que el mensaje sea enviado. Si el mensaje es
enviado correctamente el sistema envía un mensaje al usuario.

¿CÓMO DEFINIR RETENCIONES PARA UN
CLIENTE?
La opción de Retenciones se utiliza de la siguiente manera:
1. Ya sea que se esté definiendo un nuevo cliente o que se esté
modificando los datos de uno existente, en el formulario donde se
encuentran los datos del mismo, se procederá a pulsar el botón de
, a lo que se desplegará la siguiente pantalla:
Pantalla de Definición de Retenciones por Cliente
2. Una vez estando en la pantalla de Retenciones por Cliente, en la

cual además se presentan las retenciones que anteriormente se hayan
definido para el cliente en cuestión, seleccione proceda a pulsar el
icono o Ctrl + N. Al realizar esta acción, el sistema habilitará en
primer lugar, las columnas de la tabla desplegada en la pantalla.
3. Proceda a definir los siguientes datos:
Retención: columna que se utiliza para elegir entre los diferentes
tipos de retenciones que se hayan definido en el módulo de Cuentas
por Pagar. Esta es una columna que cuenta con la ayuda de la tecla
F1, en caso de que no se recuerde el código de la retención.
Descripción: en esta columna se completa automáticamente al
definir la retención, en la misma se presenta la descripción de la
retención que se haya dado en Cuentas por Pagar.
Estado: en esta columna se completa automáticamente al definir la
retención, en la misma se presenta el Estado que la retención tenga en
el módulo de Cuentas por Pagar.

Tipo: en esta columna se completa automáticamente al definir la
retención, en la misma se presenta el tipo de la retención que se haya
dado en Cuentas por Pagar.
Notas: en esta columna se presenta un espacio adecuado para los
comentarios necesarios para la retención definida para el cliente.
¿CÓMO DEFINIR CONTACTOS PARA UN

CLIENTE?
establecer la lista de contactos definidos para el cliente.
Para definir los contactos del cliente, el usuario debe ubicarse en la pantalla
Creación - Modificación de Clientes.
El procedimiento es el siguiente:
1. Presione el icono , se desplegará la siguiente pantalla donde se

selecciona el cliente y se llenan ciertos datos del contacto.
Pantalla de Definición de Contactos por Cliente

¿CÓMO CREAR UN REPORTE DE CLIENTES?
Este reporte corresponde a un listado de clientes, en el cual aparecerán como
datos las columnas desplegadas en la tabla de clientes.
Cuando se vaya a hacer un reporte, el procedimiento es el siguiente:
1. Asegúrese que la información desplegada en la tabla es la que se
requiere imprimir. Para configurar el despliegue de columnas consulte
el manual de Administración del Sistema.
2. Si solamente se desea obtener ciertos registros específicos en el
reporte, elija la opción de Filtrar Registros bajo el menú de
Despliegue o presione el icono , para establecer el patrón de
datos que desea sean desplegados. El filtro permite seleccionar
clientes de acuerdo a uno o varios de los siguientes tópicos: código,
país, condición de pago, vendedor, clase, categoría de cliente, nombre,
zona, nivel de precios, moneda, rango de saldo, estado (activo,
inactivo), impuesto (exento o no) y estado de cobro (normal o
judicial).
3. Presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción Reporte! o
actívelo con el icono .
4. La ventana que aparecerá a continuación permitirá decidir si se desea
enviar el reporte a Pantalla, Impresora o Archivo.
Para desplegar el reporte en Pantalla presione el icono Imprimir
que se ubica en la parte inferior. Este despliegue permite hacer un
"preview" o vista preliminar de la impresión y controlar el despliegue
de las páginas, para que posteriormente el usuario pueda enviar el
reporte a impresora.
En caso de elegir Impresora se deberá determinar si se desean
imprimir todas las páginas o un rango específico y el número de
copias de cada página. Se recomienda sin embargo, que se vea
primero el despliegue en pantalla para que se pueda determinar las
páginas que se desean imprimir.
Finalmente, el reporte en Archivo creará un archivo de tipo TXT en
formato ASCII.

CAPÍTULO 5
Transacciones
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se detallan las operaciones que deben realizarse para el manejo
de documentos relacionados con Cuentas por Cobrar: crear, modificar,
aplicar y consultar aplicaciones. Se presentan tres opciones: Documentos,
Contrarecibos, Convenios y Carga Masiva de Recibos.
La opción de Documentos se utiliza para registrar documentos tipo débito
que aumentan la cuenta por cobrar del cliente o documentos de crédito para
aplicar pagos a los documentos por cobrar pendientes y cancelarlos.
También, se puede consultar la relación entre documentos asociados y sus
aplicaciones.
Otra función consiste en el manejo y asignación de retenciones a los
documentos tipo débito, que son descontadas de los mismos.
Además, es posible crear documentos tipo crédito y subtipo Anticipo por
cliente, con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre los documentos tipo
débito del cliente.
La opción de Contrarecibos permite agrupar un conjunto de documentos
tipo débito, por ejemplo facturas, en un solo documento tipo débito
denominado contra recibo. Esta opción permite agilizar el proceso de
Cuentas por Cobrar, porque para cancelar el contra recibo del cliente se
debe generar un solo documento de crédito, por ejemplo un depósito.
La opción Convenios permite sistematizar los arreglos de pago: Consiste en
un proceso que guía al usuario para que pueda convertir varios documentos
por cobrar vencidos (o por vencer) por otros pendientes, con plazos de
vencimiento distribuidos en forma periódica y que además calcula los
intereses.
La opción Carga Masiva de Recibos permite apoyar la gestión del cobro
en ruta de una manera automática o manual, facilitando el ingreso de la
información al sistema de Softland tanto al módulo de Cuentas por
Cobrar como al módulo de Control Bancario.
DOCUMENTOS
El propósito de esta opción es crear los documentos necesarios para registrar
las transacciones realizadas por cada cliente.
Se pueden crear, modificar, aplicar, consultar o eliminar documentos tipo
débito, tales como: facturas, intereses de mora, letras de cambio, notas de
débito y otros débitos; o bien, documentos de crédito, como los son: depósitos,
recibos, notas de crédito, otros créditos y transferencias electrónicas de
fondos.
Cuentas por Cobrar Transacciones • 69
Los pagos sobre un documento tipo débito pueden hacerse de manera parcial o
total. Por ejemplo, para cancelar una factura, es posible generar dos
documentos de crédito: un depósito y una nota de crédito. Los documentos de
crédito se aplican al documento de débito seleccionado y se descuentan del
saldo por cobrar pendiente.
Además, se tiene la opción de asignarles a las facturas condiciones de pago
que participen en el monto total de la misma en dos o más pagos, facilitando a
los clientes el poder liquidar estas deudas con base en los flujos de caja y
distintas etapas por las que atraviesa una determinada empresa.
El abono o cancelación de un documento tipo débito puede definirse según la
conveniencia del usuario, mediante uno o varios documentos de crédito,
girados desde diferentes cuentas bancarias. Además, un único documento de
crédito puede aplicarse simultáneamente sobre varios documentos tipo débito.
Por otra parte, si al definir el cliente se especificó que acepta multimoneda,
entonces se pueden generar documentos de crédito en monedas distintas al
débito, para abonar o cancelar el saldo por cobrar pendiente. En este caso,
todos los documentos tanto tipo débito como de crédito, pueden estar en
monedas distintas a la que el cliente tiene definida como local.
Otra función que se realiza desde aquí se relaciona con el control de las
retenciones que el cliente ha recaudado sobre los documentos tipo débito y que
corresponden a un porcentaje sobre cualquier rubro del detalle del documento,
según se haya definido al crear la retención. Refiérase a "Centro de Costo:
código del centro de costo asignado al subtipo de documento, el mismo se
usará para la definición de la línea de cierre de la transacción contable del
documento generado.
Descripción Centro Costo: descripción del centro de costo asociado al
subtipo de documento.
Cuenta Contable: código de la cuenta contable asignada al subtipo de
documento, la misma se usará para la definición de la línea de cierre de la
Descripción Cuenta Contable: descripción de la cuenta contable asociada
al subtipo de documento.
Paquete Contable: este campo es un F1 de los códigos de los paquetes
contables cuando se quiere asignar a un subtipo de documento en particular,
un paquete contable diferentes al asignado por defecto.
Descripción Paquete Contable: al ingresar el código de paquete, el
sistema agregará de manera automática la información correspondiente a la
descripción del paquete para identificar más claramente el paquete contable.
Tipo de Asiento: al igual que los paquetes contables, para cada subtipo se
puede definir el tipo de asiento a generar cuando se realizan documentos de un
subtipo específico. Este campo es un F1 de los tipos de asientos que se
encuentran agregados en la base de datos.
Descripción Tipo de Asiento: este campo describe de manera automática el
detalle acerca del tipo de asiento agregado.
Tipo Servicio: Este campo permite asociar al subtipo de documento el tipo de
servicio para el reporte D-151.
70 • Transacciones Cuentas por Cobrar

Consecutivo Global: Este campo muestra código consecutivo global
creado para la entidad Documento Global.
Nota
En caso de no definirse datos contables para los subtipos de documentos, el
sistema tomará los datos de las cuentas contables definidos en la categoría del
cliente o en el país, según haya sido parametrizado el módulo.
Tipos de Retenciones" en la página 29.
Para clientes corporativos, cuando se le agregan y aplican documentos su
saldo se actualiza mediante la corrida de un proceso que verifica el tipo de
transacción que se está aplicando (Corporación – Sucursal) y tratarlo como
cliente especial para poder actualizar su saldo a nivel de la tabla de clientes,
sin que el recálculo de saldos, haga del saldo un dato incorrecto. Hacer esto
provoca que el saldo del cliente corresponda efectivamente a la suma de los
saldos de los documentos. Veamos un ejemplo:
Diagrama de Ejemplo
Al Cliente B se le ingresa un documento tipo Factura por un monto de 5000.

Al Cliente A con referencia B se le ingresa un documento tipo Recibo por un
monto de 5000.
En este momento tenemos lo siguiente:
Saldo Cliente A = -5000
Recibo = 5000
Saldo Cliente B = 5000
Factura = 5000
Este saldo es producto del ingreso de los movimientos respectivamente, al

momento de aplicar el recibo a la factura del cliente B se actualizan los saldos
de los documentos únicamente.
La aplicación de los documentos sería la siguiente:
Posteriormente a la aplicación los saldos deben quedar de la siguiente manera:

Saldo
Cliente A 0
REC 0
Cliente B 0
FAC 0
Cada vez que se corre el proceso de recálculo de saldos, el sistema valida si el
cliente tiene al menos una sucursal asociada, en caso de ser así, se tomará en
cuenta las aplicaciones hechas a otros clientes y a este saldo le sumará los
débitos y créditos que tenga a su nombre, para finalmente actualizar los saldos,
local y dólar, de cada cliente.
En caso de que el cliente a procesar sea una sucursal que pertenece a una
corporación, se hará la misma consulta para determinar que parte de su saldo
está siendo aplicado por una corporación y así proceder con la actualización
respectiva.
******
También, es posible crear documentos tipo crédito y subtipo Anticipo por
cliente, con el objetivo de aplicarlos posteriormente sobre los documentos tipo
débito del cliente. Para mayor detalle sobre la definición de los Anticipos,
consulte la sección "Subtipos de Documentos" en la página 27.
Una vez que los documentos de un cliente han sido aprobados por medio de la
opción Aprobar Movimiento Diario del menú de Administración, los
documentos no pueden ser modificados, anulados o eliminados.
Si el documento es de crédito, el sistema permite aplicarlo sobre documentos
tipo débito para abonar o cancelar totalmente el saldo por cobrar pendiente.
Si el documento es tipo débito, el sistema permite hacer la asociación sobre
otros documentos de débito o de crédito, esto con el fin de poder manejar las
facturas como documentos principales y a su vez un conjunto de documentos
asociados a ellas.
La pantalla principal de la opción es la siguiente:

Pantalla Principal de Documentos
En la parte superior de la pantalla principal de esta opción, se presenta el

Código y la Descripción o Razón Social del cliente, sobre el cual se
realizarán las transacciones.
Si en la casilla de cliente se selecciona uno, los documentos que se
desplegarán serán únicamente los de ese cliente, si el usuario deja esta casilla
en blanco, se desplegarán todos los documentos registrados para todos los
clientes.
En relación con el cliente, se despliegan además el NIT o Contribuyente, y en
caso de tener definido el uso de sucursales, el código definido para este cliente
por concepto de sucursal también se desplegará.
En el extremo derecho se despliega el Saldo de las transacciones (esta casilla
aparecerá en 0.00 si no se ha especificado un cliente). Si el usuario ha
seleccionado un cliente aparecerá también el Código de la Moneda
asociada con este.
Si el valor desplegado en la casilla de saldo es positivo (monto > 0), significa
que existen documentos por cobrar, o débitos pendientes, es decir, sobre los
mismos no se han aplicado los créditos necesarios para su cancelarlos.
Si el valor desplegado es negativo (monto < 0), entonces existen documentos
de pago, o créditos, que no aplican a ningún débito, todos los documentos tipo
débito están cancelados, es decir, el monto en el saldo es favorable para el
cliente.
El siguiente campo corresponde al rango de fechas en el que se encuentran los
documentos que se desplegarán en pantalla. Si la fecha inicial está vacía
entonces el sistema toma como dato predeterminado la fecha menor entre el
primer día del mes actual y el valor de la fecha final. Si la fecha final está
vacía entonces el sistema toma la fecha actual.

La tabla de datos despliega todos los documentos que han sido creados, ya sea
que estén o no aplicados y / o aprobados, pero que estén dentro del rango de
fechas definido. Cuando un documento ha sido aprobado, el sistema marca la
línea correspondiente con . Refiérase a "Aprobar Movimiento Diario" en la
página 271.
Cabe hacer un par de aclaraciones relacionadas con el manejo de las
parcialidades en los documentos:
• Para aquellos documentos que NO tengan parcialidades, se mostrara
en la columna "Fecha Rige", la fecha en que rige el documento y en la
columna "Fecha Vence", se mostrará la fecha en que vence dicho
documento.
• Para aquellos documentos que SI tengan parcialidades, se mostrará en
la columna "Fecha Rige", la fecha en que rige la parcialidad y en la
columna "Fecha Vence", se mostrará la fecha en que vence dicha
parcialidad.
Inicialmente, desde esta pantalla en la columna Fecha Rige, si se trata de una
parcialidad se mostrará la fecha rige, pero si el documento no tiene
parcialidades se desplegará la fecha de creación del documento. Por otro lado,
en la columna Fecha Vence, se muestra la fecha de vencimiento de cada
documento o parcialidad.
Además, es posible saber en qué momento han sido aprobados los documentos
y por ende el estado de aprobación de los mismos a la fecha de corte, datos
que se guardarán en la carpeta bitácora de la pantalla donde se crean o
modifican documentos.
El filtro de la tabla de introducción de documentos consta de cinco carpetas:
General, Créditos, Débitos, Auditoría y Otros. A continuación se
describe el contenido de cada una de ellas.
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un documento el sistema desplegará una pantalla con un
conjunto de carpetas que juntas agrupan la información total del registro.
Digite el código del cliente para el cual se van a ingresar los documentos en el
campo respectivo, este es un campo del tipo F1. Desde la pantalla donde se
ingresan los datos del nuevo documento al igual que en la pantalla principal de
la opción se puede consultar el monto del Saldo, específicamente los datos de
Límite de Crédito del Cliente y la Corporación convertido a las monedas que
se maneje en el sistema tomando el tipo de cambio vigente a la fecha.
Si para un cliente específico se ha marcado la opción Cliente Inactivo en la
carpeta General de la pantalla de Creación - Modificación de Clientes,
el sistema solamente permitirá ingresar documentos tipo crédito para el
cliente.
A un Cliente Inactivo la compañía no le vende productos, entonces no
se pueden registrar documentos que aumenten el monto adeudado por el

cliente a la compañía. Por lo tanto, no se pueden agregar documentos
tipo Débito.
Un Cliente Inactivo, se desplegará en el listado de la siguiente manera:
El sistema desplegará la información correspondiente al Código y la

Descripción o Razón Social del cliente, así como el saldo actual y la moneda
asociada con el cliente.
Es posible crear un documento de crédito o un documento de débito.
Al registrar un documento, este se registrará al tipo de cambio histórico (o
bien al tipo de cambio seleccionado por el usuario), pero se tiene la
particularidad de que para los tipos de documento que se integran con el
módulo de Control Bancario, se mantendrá siempre el tipo de cambio de la
cuenta bancaria para la afectación contable de la cuenta correspondiente.
Igualmente cabe destacar que el sistema siempre sugerirá el tipo de cambio a
la fecha del documento, sin embargo el usuario podrá variar el tipo de cambio
a conveniencia por medio de la interfaz para estos efectos.
Si el usuario desea agregar un documento tipo débito, la carpeta denominada
Crédito se desactiva. Cuando el usuario desea agregar un documento tipo
crédito, las carpetas Débito y Retenciones se desactivan.
La opción de documentos presenta las siguientes carpetas: Detalle,
Paquete, Auditoría y Notas; éstas son comunes para los documentos tipo
crédito y débito. En cada una de ellas existen una serie de campos donde se
debe ingresar la información correspondiente al documento. A continuación se
describen los campos.
Débito
Nota: Las transacciones que aumentan el saldo de la Cuenta por
Cobrar Clientes se registran mediante documentos tipo débito.
La información de esta carpeta consiste en características específicas
que tendrá el documento tipo débito, tales como: tipo y subtipo de
documento, número consecutivo, fecha asociada, aplicación, monto,
moneda y condición de pago.
Tipo de Documento: se refiere al tipo de documento de débito que se
creará, es decir, el tipo de documento en el cual se registrará el monto que el
cliente adeuda a la empresa por la compra de bienes o servicios a crédito. Los
documentos tipo débito disponibles son: Factura, Intereses de Mora, Letra de
Cambio, Nota de Débito u Otro Débito.
Aunque el manejo de facturas es propio del módulo de Facturación, la
diferencia entre la definición de una factura en Cuentas por Cobrar y
dicho módulo, es el nivel de detalle de la compra que se le puede dar en el
mismo, la cual se hace por artículo en el tab de Detalle.

Subtipo: despliega el listado de las subdivisiones o subclasificaciones
definidas para cada documento. Los subtipos son definidos desde la opción de
Subtipos de Documentos en el menú de Administración.
Si no se ha definido ningún Subtipo para el documento seleccionado, el
sistema desplegará el mismo nombre que el Tipo.
En la pantalla principal de Documentos, el usuario tiene la posibilidad de
ordenar los registros mediante la columna Subtipo de Documento, sin
embargo, dicho ordenamiento no se puede hacer por orden alfabético sino más
bien se pueden agrupar por subtipo, similar al ordenamiento de la columna
Tipo de Documento.
Número: corresponde a una identificación del documento dentro del sistema,
dicho campo acepta un máximo de 20 caracteres alfanuméricos.
Dicho número de documento va a ser sugerido automáticamente por el
sistema, sin embargo, dicha sugerencia puede variar de acuerdo a si el sistema
maneja o no consecutivos globales, en Administración del Sistema,
para el usuario que esté logueado en ese momento.
El manejo del número del documento, como se mencionó, tiene una condición
especial, pues en caso de que se le haya definido en el manejo de
Consecutivos Globales de Administración del Sistema, un registro
para el número de los documentos y el usuario cuente con los privilegios
indicados en dicho registro, el campo del número será un F1, con lo que traerá
todos los consecutivos definidos para los números del tipo de documento
definido, en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del
código del número del documento, quedará sujeta a la longitud definida para
el consecutivo.
Nota: Un usuario en particular tendrá el privilegio de incluir y cambiar el
número del documento de tipo Factura y Nota de Débito. De no tener este
privilegio, el usuario deberá trabajar con los consecutivos que sugiere el
sistema. Refiérase a la sección de "Control de Seguridad" en la página 357
para mayor detalle sobre los privilegios de los usuarios.
NCF: Número de Comprobante Fiscal, el mismo se trata de un requerimiento
legal en el registro e impresión de documentos. (Requerimiento Fiscal de
República Dominicana). Dicho campo es sustentado por el mantenimiento de
NCF’s definido en el módulo de Administración del Sistema, dicho
número está conformado por 19 caracteres, de los cuales 11 son fijos y 8
variables. Este número será desplegado en la impresión de los documentos que
lo tengan definido.
Notas de Débito, a lo que el sistema debe buscar el último generado para el
contribuyente TODOS y hacer la sugerencia del valor.

Para las facturas, el NCF sugerido variará de acuerdo al Tipo de
Contribuyente que se defina en la carpeta Comprobante Fiscales del registro
del cliente.
Además, en caso de que se utilice el parámetro Utilizar NCF para recibos,
el sistema no sugerirá para las facturas, pues lo hará para los recibos.
Doc. Asociado: esta opción permite hacer agrupaciones de documentos
(Facturas y sus documentos asociados) de manera que se puedan relacionar
entre sí créditos y débitos para documentos dependientes. Este es un campo
tipo F1, por lo que al presionar esta tecla se despliega una tabla de
documentos a los cuales se puede asociar el registro que se está manejando.
Esta casilla aparecerá únicamente si se tiene activa la opción Asociación
entre Documentos en los Parámetros del Módulo.
Fecha: en este apartado se deben definir tres fechas:
Doc: corresponde a la fecha asociada con el documento, por omisión el
sistema despliega la fecha en la cual fue creado el documento. Sin embargo, el
usuario puede modificar esta fecha y establecer cualquier otra. La fecha de
creación quedará registrada, en la carpeta Auditoría, como la que
corresponde al día en que se creó el documento tipo débito.
Rige: esta es la fecha en la cual entra en vigencia el documento. Esto se
utiliza especialmente para contabilizar el plazo del crédito otorgado al cliente.
Además, se utiliza para llevar control sobre la fecha de vencimiento del
documento tipo débito. El sistema automáticamente sugiere la fecha en la que
se está introduciendo el registro.
Vence: esta corresponde a la fecha de vencimiento del documento. El sistema
sugiere la fecha tomando en cuenta la condición de pago, sin embargo el
usuario puede cambiarla. Por ejemplo, si se crea un documento el 22 de
Setiembre y el cliente maneja una condición de pago de 30 días, el sistema le
sugerirá como fecha vence el 22 de Octubre.
Nota: una vez que se emitió un documento, a este se le puede modificar la
fecha solamente si el usuario cuenta con este privilegio (definido en
Seguridad del Módulo de Administración del Sistema).
Proyectada: este campo solo se muestra cuando se utiliza el módulo de
Flujo de Caja. Aquí el usuario puede colocar la fecha en que pronostica que se
recibirá el pago de dicha factura. El sistema sugiere por defecto, la fecha vence
del documento, pero esta información puede ser modificada por el usuario a
conveniencia.
% de Recuperación: este campo también se muestra cuando se tiene
instalado el módulo de Flujo de Caja. En este espacio el usuario puede digitar
el porcentaje de la factura que se recuperará una vez cobrado. El sistema
sugiere por defecto el 100% pero el usuario puede modificar esta información.
Concepto: es un espacio donde se especifica la referencia o motivo de la
creación del documento de débito
Origen: indica el cliente origen del documento que se está agregando o
modificando.
Cuando se agrega un documento nuevo, luego de seleccionar el cliente en el
cual se registrará dicho documento, en el campo “Origen” se va a copiar el
cliente seleccionado, con esto se quiere decir que para un documento el cliente
origen será el mismo cliente de registro, a menos que se indique algo distinto.

El campo de ayuda “Origen” (F1) sólo se encontrará habilitado para aquellos
clientes que sean de tipo Corporación ya que son estos los únicos que tendrán
la posibilidad de indicar un cliente distinto en este campo.
Cuando se está agregando o modificando un documento de un cliente
Corporación y se presiona F1 sobre el nuevo campo, se va a desplegar una
tabla de clientes en la cual se listarán todos los clientes sucursales que la
Corporación tenga asociados.
Este campo no deberá ser dejado en blanco cuando se grabe el documento, de
ser así se le desplegará un mensaje que le indique al usuario el motivo por el
cual no se puede grabar el documento. Una vez que se haya registrado el
documento este campo no podrá ser modificado si el documento respectivo
tiene aplicaciones.
Recibo: casilla modificable, utilizada para incluir el número de Contra
recibo en el cual se incluyó el documento tipo débito.
Esta opción aparecerá habilitada únicamente si se ha definido en
Parámetros del Módulo la Asociación de Facturas a Contrarecibos.
Si se tiene activada la opción Asociación de Facturas a Contrarecibos: de la
tabla Agregar-Modificar Clientes, el sistema no permitirá grabar ningún
documento si no se ha registrado el número de contra recibo al cual se va a
asociar. Si se indica un número de contra recibo que no existe el sistema le
pregunta que si lo desea generar, si la respuesta es afirmativa, el sistema
generará el nuevo contra recibo.
Es importante señalar que al asociar los documentos del cliente a un
contra recibo, los documentos adquieren automáticamente las
condiciones de pago y fecha rige del contra recibo.
Monto: representa el valor total original del documento tipo débito.
Cuando los documentos (facturas) se cargan del módulo de Facturación
este valor corresponde al monto total, que incluye descuentos, impuestos,
gastos y demás rubros calculados desde ahí cuando se genera el documento al
cliente.
Moneda: en este campo se determina la moneda del documento tipo débito.
Si el cliente realiza transacciones en múltiples monedas (opción
multimoneda activada), entonces el usuario puede ingresar la moneda. Si no
recuerda el código de la moneda, presione la tecla F1 en esta casilla y se
desplegará la tabla de Monedas definida en el módulo de Administración
del Sistema.
Tip: Si el documento tipo débito se crea con una moneda diferente de la

moneda asociada con el cliente en la carpeta General de la opción
Clientes!, el sistema despliega un mensaje de advertencia.
Si el cliente no realiza transacciones en múltiples monedas (opción
multimoneda desactivada), entonces el campo no será modificable, y el
sistema despliega la moneda asociada con el cliente.
Cobrador: Por omisión, el sistema despliega el código del empleado que ha
sido asignado como cobrador principal del cliente.

Vendedor: esta casilla se activa únicamente cuando se crean facturas. Por
omisión, el sistema despliega el código del empleado que ha sido asignado
como vendedor principal del cliente.
Sin embargo, si el usuario desea asignar otro vendedor para este documento
específico, puede presionar la tecla F1 o hacer un doble clic sobre el campo,
para desplegar la tabla de vendedores definidos en la base de datos.
Datos del Débito: es este apartado de la pantalla se presentan los datos
relacionados específicamente con el débito.
Condición: define la forma en la cual el cliente realizará el pago del
documento tipo débito, se refiere al período de crédito que la empresa concede
al cliente. Incluye el porcentaje de descuento por pronto pago y las
parcialidades (si estas fueron definidas).
Si la condición de pago incluye parcialidades, el sistema automáticamente
particionará esta factura en las correspondientes (definidas en la condición de
pago). Sin embargo estas partes son independientes del documento original.
Cabe destacar aquí que el documento principal no se ve afectado, solamente se
registran las parcialidades para dar soporte a consultas y reportes que
requieran del desglose.
El sistema, por omisión, despliega la condición de pago asociada con el cliente
en la carpeta Condiciones de la opción Clientes!, sin embargo, esta condición
puede ser reemplazada por otra, que se ajuste mejor a las características del
documento tipo débito.
Si no recuerda el código de la condición que desea asignar, presione la tecla
F1 en esta casilla para desplegar la tabla de Condiciones de Pago, definida en
el módulo de Administración del Sistema allí mismo es donde se
definen las parcialidades.
Contrarecibo: en esta casilla se define el código del contrarecibo al que se le
va a asociar el documento.
Tipo C.Pago: casilla en la que se define el tipo de Condición de Pago para el
documento en cuestión.
Ubicación Geográfica: en este espacio se define la ubicación de la
transacción contable de acuerdo con las divisiones geográficas definidas en el
Mantenimiento de Clientes. Esta información facilita el cálculo de las
retenciones especificadas a ciertas zonas geográficas.
Documento Global: Este campo muestra el número sugerido por el
consecutivo asociado al subtipo del documento. Este manejo es requerido en
Colombia, de manera tal que cada una de las transacciones tenga un número
adicional al sugerido por el paquete contable. Sera visible únicamente cuando
la compañía tenga definido el país como Colombia.
Uso CFDI: Este campo muestra es un F1 del Catálogo Uso de CFDI, definido
por la SAT, es obligatorio cuando se utilicen documentos electrónicos (FE).
Se muestra visible únicamente cuando la compañía tenga definido el país
como México.
Forma de Pago: Este campo muestra es un F1 del Catálogo Forma de Pago,
definido por la SAT, es obligatorio cuando se utilicen documentos
electrónicos (FE). Se muestra visible únicamente cuando la compañía tenga
definido el país como México.

Carpeta Débito
Crédito
La información de esta carpeta consiste en características específicas que
tendrá el documento de crédito, tales como: tipo y subtipo de documento,
número, fecha asociada, aplicación, monto, moneda, cobrador y cuenta
bancaria.
Tipo de Documento: se refiere al tipo de documento de crédito que se
creará, el cual servirá para abonar o cancelar los documentos tipo débito
pendientes. Se despliega un listado donde el usuario puede escoger una de las
opciones: Depósito, Nota de Crédito, Otro Crédito, Recibo o Transferencia
Electrónica de Fondos.
En caso de que al grabar los datos del crédito el asiento generado aparezca con
una única línea se debe a que no se han definido todas las cuentas a nivel de la
cuenta bancaria.
Subtipo: despliega el listado de las subdivisiones o subclasificaciones
definidas para cada documento. Los subtipos son definidos desde la opción de
Subtipos de Documentos en el menú de Administración.
Si no se ha definido ningún Subtipo para el documento seleccionado, el

sistema desplegará el mismo nombre que el Tipo.
Doc. Asociado: esta opción permite hacer agrupaciones de documentos
(Facturas y sus documentos asociados) de manera que se puedan relacionar

entre sí créditos y débitos para documentos dependientes. Este es un campo
tipo F1, por lo que al presionar esta tecla se despliega una tabla de
documentos a los cuales se puede asociar el registro que se está manejando.
Esta casilla aparecerá únicamente si se tiene activa la opción Asociación
entre Documentos en los parámetros del módulo.
Número: corresponde a una identificación del documento dentro del sistema,
dicho campo acepta un máximo de 20 caracteres alfanuméricos.
Dicho número de documento va a ser sugerido automáticamente por el
sistema, sin embargo, dicha sugerencia puede variar de acuerdo a si el sistema
maneja o no consecutivos, en Administración del Sistema, para el
usuario que esté logueado en ese momento.
En caso de que no se haya definido el uso del manejo de Consecutivos
Globales, el sistema sugerirá el número de documento, dependiendo
únicamente del cliente y tipo de documento, sin embargo, no es necesario usar
el siguiente número de documentos de un mismo tipo, no obstante, el sistema
no permite repetir el número del documento. Por ejemplo, el sistema no
permite ingresar una factura con número 5 si anteriormente se había registrado
una factura con este número.
El manejo del número del documento, como se mencionó, tiene una condición
especial, pues en caso de que se le haya definido en el manejo de
Consecutivos Globales de Administración del Sistema, un registro
para el número de los documentos de tipo Recibo y el usuario cuente con los
privilegios indicados en dicho registro, el campo del número será un F1, con
lo que traerá todos los consecutivos definidos para los números de los
Recibos, en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del
código del número del documento, quedará sujeta a la longitud definida para
el consecutivo.
Los Consecutivos para los documentos de tipo Crédito aplican únicamente
para los Recibos, para los demás documentos tipo Crédito la asignación se
hará normalmente, por ejemplo, para las TEF y Depósitos, el número de
documento se sugerirá en función de la cuenta bancaria que se defina, y para
las Notas de Crédito y Otros Débito, el último guardado en las globales más
uno.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos Globales, consulte la
guía de Administración del Sistema.
Nota: Un usuario en particular tendrá el privilegio de incluir y cambiar el
número de consecutivo del documento tipo Nota de Crédito. De no tener este
privilegio, el usuario deberá trabajar con los consecutivos que sugiere el
sistema. Refiérase a la sección de "Control de Seguridad" en la página 357
para mayor detalle sobre los privilegios de los usuarios.
NCF: Número de Comprobante Fiscal, el mismo se trata de un requerimiento
legal en el registro e impresión de documentos. (Requerimiento Fiscal de
República Dominicana). Dicho campo es sustentado por el mantenimiento de
NCF’s definido en el módulo de Administración del Sistema, dicho
número está conformado por 19 caracteres, de los cuales 11 son fijos y 8
variables. Este número será desplegado en la impresión de los documentos que
lo tengan definido.
Notas de Crédito, a lo que el sistema debe buscar el último generado para el
contribuyente TODOS y hacer la sugerencia del valor.
Para las facturas, el NCF sugerido variará de acuerdo al Tipo de
Contribuyente que se defina en la carpeta Comprobante Fiscales del registro
del cliente.
Otro punto a mencionar en relación con los NCF, es el tema del documento
que se genera por pronto pago, pues si en los parámetros del módulo está
definido como Nota de Crédito como el Documento Pronto Pago, y al aplicar
un documento antes de que se cumpla el tiempo que se le da al cliente y la
condición de pago tiene un descuento, el sistema habilitará el campo para el
NCF para realizar dicha aplicación.
Además, en caso de que se utilice el parámetro Utilizar NCF para recibos,
el sistema no sugerirá para las facturas, pues lo hará para los recibos.
Documento Global: Este campo muestra el número sugerido por el
consecutivo asociado al subtipo del documento. Este manejo es requerido en
Colombia, de manera tal que cada una de las transacciones tenga un número
adicional al sugerido por el paquete contable. Sera visible únicamente cuando
la compañía tenga definido el país como Colombia.
Fecha: corresponde a la fecha asociada con el documento, por omisión el

sistema despliega la fecha en la cual fue creado el documento. Sin embargo, el
usuario puede modificar esta fecha y establecer cualquier otra.
La fecha de creación quedará registrada, en la carpeta de Auditoría, como la
que corresponde al día en que se creó el documento de crédito.
Nota: Para el proceso de Diferencias Cambiarias el Tipo de
Cambio asociado con el Documento de Crédito corresponde al
valor del Tipo de Cambio Histórico para la fecha definida en esta
casilla o para la fecha anterior más cercana a la misma.
Concepto: espacio donde se especifica la referencia o motivo de la creación
del documento de crédito.
Origen: indica el cliente origen del documento que se está agregando o
modificando.
Cuando se agrega un documento nuevo, luego de seleccionar el cliente en el
cual se registrará dicho documento, en el campo “Origen” se va a copiar el
cliente seleccionado, con esto se quiere decir que para un documento el cliente
origen será el mismo cliente de registro, a menos que se indique algo distinto.
El campo de ayuda “Origen” (F1) sólo se encontrará habilitado para aquellos
clientes que sean de tipo Corporación ya que son estos los únicos que tendrán
la posibilidad de indicar un cliente distinto en este campo.
Cuando se está agregando o modificando un documento de un cliente
Corporación y se presiona F1 sobre el nuevo campo, se va a desplegar una
tabla de clientes en la cual se listarán todos los clientes sucursales que la
Corporación tenga asociados.

Este campo no deberá ser dejado en blanco cuando se grabe el documento, de
ser así se le desplegará un mensaje que le indique al usuario el motivo por el
cual no se puede grabar el documento. Una vez que se haya registrado el
documento este campo no podrá ser modificado si el documento respectivo
tiene aplicaciones.
Monto: es el valor del documento de crédito para pagar los saldos pendientes.
Por omisión, el sistema despliega el monto total del saldo adeudado por el
cliente específico.
El sistema permite abonar o cancelar con un documento de crédito uno o
varios documentos tipo débito. Por lo tanto, el usuario puede editar esta casilla
de acuerdo al monto del documento generado.
Impuesto: en esta casilla se define el código del impuesto que se usará para
saber que cuentas contables usar en la inclusión de las líneas en la transacción
contable por concepto de impuestos.
Cabe resaltar que, en caso de que no se haya activado el parámetro de Utilizar
Distribución Contable por tipo de Impuesto, el sistema no tomará en cuenta el
código de impuesto definido en este campo, por lo que para la generación de
las líneas contables por concepto de impuesto, tomará las definidas para tal
efecto, en la categoría del cliente o país, según esté parametrizado el módulo.
Moneda: en este campo se determina la moneda del documento de crédito. Si
el cliente realiza transacciones en múltiples monedas (opción multimoneda
activada) los documentos de crédito pueden tener monedas diferentes de la
asociada con el cliente en la carpeta Otros de la opción Clientes!.
El sistema mantiene la integridad de la relación entre la moneda de la cuenta
bancaria y las transacciones asociadas con los documentos de crédito, tanto
para la empresa como para el cliente:
Cuando se crea un depósito, la moneda de esta casilla será igual a la de la
cuenta bancaria en la cual se registrará el depósito.
Cuando se crea una T.E.F., la moneda de esta casilla será igual a la de la
cuenta bancaria en la cual se registrará la Transferencia Electrónica de Fondos.
En el caso de Recibos, Notas de Crédito y Otros Créditos, el usuario puede
definir la moneda del documento.
Cobrador: esta casilla se activa únicamente cuando se crea un documento de
crédito tipo Recibo.
El sistema despliega el código del empleado que ha sido asignado como
cobrador del cliente. Sin embargo, si el usuario desea asignar otro cobrador
para este documento específico, puede presionar la tecla F1 o hacer un doble
clic sobre el campo, se desplegará la tabla de cobradores definida en el módulo
de Administración del Sistema.
Vendedor: esta casilla se activa en la creación de todo tipo de documentos de
tipo Crédito. Por omisión, el sistema despliega el código del empleado que ha
sido asignado como vendedor principal del cliente.
Sin embargo, si el usuario desea asignar otro vendedor para este documento
específico, puede presionar la tecla F1 o hacer un doble clic sobre el campo,
para desplegar la tabla de vendedores definidos en la base de datos.
Cuenta: esta casilla se activa únicamente cuando se crean documentos de
crédito tipo Depósito o Transferencia Electrónica de Fondos. Ingrese el

código de la cuenta bancaria de la empresa en la cual el cliente realiza los
pagos de los documentos tipo débito pendientes.
Si no recuerda el código de la cuenta bancaria, presione la tecla F1 en esta
casilla, y se desplegará la tabla de Cuentas Bancarias.
Ubicación Geográfica: en este espacio se define la ubicación de la
transacción contable de acuerdo con las divisiones geográficas definidas en el
Mantenimiento de Proveedores. Esta información facilita el cálculo de las
retenciones especificadas a ciertas zonas geográficas.
Carpeta Crédito
Detalle
Esta carpeta se despliega únicamente cuando se crea o revisa un documento
tipo débito (Factura, Interés de Mora, Letra por Pagar, Nota de Débito u Otro
Débito), una Nota de Crédito u Otro Crédito. Se utiliza para registrar el detalle
de los montos que conforman el total del documento.
Si en Parámetros del Módulo se ha establecido o activado la opción
Detalle Obligatorio, el usuario debe digitar los montos solicitados. Por lo
tanto, el usuario debe ingresar nuevamente el Monto Total del documento.
Si en Parámetros del Módulo se ha desactivado la opción Detalle
Obligatorio, cuando se ha digitado el Monto del documento el sistema
completará los montos del detalle de manera tal que se ajuste el detalle al
Monto Total. El usuario puede modificar los valores desplegados.
Luego de digitar el SubTotal y el Descuento, entonces el sistema le calculará
automáticamente los valores para el impuesto_1 e impuesto_2, si se ha

definido algún código para el impuesto en débitos en los Parámetros del
Módulo, estos valores pueden ser verificados por el usuario y ajustados si es
necesario.
Finalmente, los dos últimos campos modificables corresponden al Rubro_1 y
el Rubro_2, los cuales estarán habilitados solamente si se especificó esta
condición en los Parámetros del Módulo.
El Monto Total que se calcula a partir del detalle especificado debe ser igual
que el Monto del documento digitado en la carpeta Débito (Factura, Interés
por Pagar, Letra por Pagar, Nota de Débito u Otro Débito) o en la carpeta
Crédito (Nota de Crédito u Otro Crédito). De esta manera, el sistema garantiza
un doble control cuando se introduce el documento.
Las casillas que se presentan en esta opción son las siguientes:
SubTotal: monto asociado con el precio total de los bienes o servicios,
comprados por el cliente a crédito, que se registran en el documento.
El monto por ingresar en la casilla SubTotal debe ser tal que al aplicar los
descuentos, impuestos y otros gastos, el valor en la casilla Monto Total de la
Carpeta Detalle sea igual al valor en la casilla Monto de la Carpeta Débito o
Crédito.
Descuento: monto del descuento otorgado al cliente sobre el precio de los
bienes o servicios adquiridos a crédito, el descuento se rebaja del monto
correspondiente al SubTotal.
SubTotal Descontado: corresponde a la diferencia entre el SubTotal y el
Descuento. Esta casilla no es modificable.
El sistema no calculará el descuento cada vez que se realice un pago parcial, si

no que el sistema consultará si se está cancelando el total del documento
aplicando inmediatamente el descuento, si solo es una parte no realiza ningún
cálculo.
Impuesto_1: monto calculado con base en el porcentaje asociado con el
impuesto_1, en la tabla de Códigos de Impuesto del módulo de
Administración del Sistema, para el código de impuesto definido como
Impuesto en Débitos desde los Parámetros del Módulo. Recuerde que, el
nombre de esta casilla se define desde los Parámetros del Módulo de
El sistema calcula, automáticamente, el porcentaje que corresponde al
Impuesto_1 sobre el monto del SubTotal Descontado. Si se modifica el
SubTotal Descontado por variaciones en el SubTotal o en el Descuento,
entonces el usuario deberá presionar el icono adjunto ( ), para recalcular el
Impuesto_1 por cobrar.
Impuesto_2: monto calculado con base en el porcentaje asociado con el
impuesto_2, en la tabla de Códigos de Impuesto del módulo de
Administración del Sistema, para el código de impuesto definido como
Impuesto en Débitos desde los Parámetros del Módulo. Recuerde que, el
nombre de esta casilla se define desde los Parámetros del Módulo de

El sistema calcula, automáticamente, el porcentaje que corresponde al
Impuesto_2 sobre la sumatoria del SubTotal Descontado y el Impuesto_1. Si
alguno de los datos anteriores es modificado, entonces el usuario deberá
presionar el icono adjunto ( ), para recalcular el Impuesto_2 por cobrar.
Rubro 1 y 2: los montos que se cargarán en estos campos corresponden a
gastos que aumentan el Monto Total del documento, por ejemplo: transporte,
documentación y almacenaje. Estos rubros se refieren a gastos no
considerados en las casillas anteriores.
El usuario puede establecer si requiere su utilización y definir su nombre
desde los Parámetros del Módulo.
Monto Total: se calcula a partir del detalle especificado y debe ser igual que
el Monto del documento digitado en la carpeta Débito (Factura, Interés por
Pagar, Letra por Pagar, Nota de Débito u Otro Débito) o en la carpeta Crédito
(Nota de Crédito u Otro Crédito). De esta manera, el sistema garantiza un
doble control cuando se introduce el documento.
Retenciones Aplicadas: monto aplicado, hasta el momento, por concepto

de Retenciones al documento.
Si el modo de aplicación de una retención es Aplicar al Registrar, entonces el
monto asociado con la retención se desplegará en la casilla Retenciones
Aplicadas hasta que el documento sea salvado ( ).
Monto Cobrado: total real que se ha liquidado o abonado al documento por
la aplicación de documentos de crédito.
Advertencia: El Monto Cobrado no incluye las Retenciones.
Saldo Actual: cantidad pendiente por cancelar al documento, es decir por
cobrar, luego de descontar el monto por Retenciones Aplicadas y el Monto
Cobrado.
Retenciones por Aplicar: corresponde al monto por concepto de

Retenciones que será aplicado cuando el documento sea cancelado.
Si el modo de aplicación de la retención es Aplicar al Cancelar, el monto
asociado con la retención se desplegará en la casilla Retenciones Aplicadas
hasta que se cancele el documento.
Monto por Cobrar: monto total que falta por cancelar al documento.

Carpeta Detalle
Retenciones
La carpeta de Retenciones solamente se activa para documentos tipo débito.
El sistema, por omisión, despliega todas las que se definieron para el
proveedor. Se calcularán, automáticamente, con base en las características de
cada una y los valores digitados en la carpeta Detalle del documento.
Además, al aplicar una retención se utilizará la fecha del sistema.
La tabla modificable en esta carpeta permite al usuario agregar retenciones,
eliminar las que no se deben aplicar y modificar los montos calculados por el
sistema como valores sugeridos.
Las retenciones disponibles en el sistema se obtienen del listado definido en
Tipos de Retenciones del menú Administración.
Una retención cuenta con las siguientes características:
▪ Retención (código)
▪ Descripción
▪ Modo de aplicación
▪ Montos (porcentaje y mínimo)
▪ Rubro a aplicar
▪ Cuenta
▪ Autoretenedora
▪ Si está activa

Las columnas modificables a nivel de la tabla son el código de la retención y
el monto, todas las demás son campos informativos.
Un documento de Retención solamente se puede asociar con un documento
tipo débito único.
Una vez que se salve ( ) el documento tipo débito, se deshabilitan los iconos
para agregar, recalcular o eliminar retenciones. Es decir, las retenciones
pueden ser consultadas como un documento más del sistema.
Las retenciones no pueden reversarse ni borrarse porque están estrictamente
ligadas con el documento tipo débito. Por lo tanto, solamente se eliminan si se
borra el documento tipo débito con el cual están asociadas.
Columnas de la Tabla de Retenciones

Las columnas que despliega la tabla de datos de la carpeta de Retenciones
son:
Retención: corresponde al código de identificación de la retención definido
desde la opción de Tipos de Retenciones del menú de Administración.
Descripción: nombre de la retención. Al establecer el código de la retención,
el sistema despliega automáticamente su nombre.
Monto: se despliega la cantidad por retener, según el porcentaje y el
mínimo establecido al definir la retención.
Nota: Si el monto mínimo para cada tipo de retención desplegado es
mayor que el monto del rubro sobre el cual aplica la retención, definido
en la carpeta Detalle, el sistema establecerá este valor como cero
(0.00), dado que el documento no cumple con los requisitos del tipo de
retención.
Referencia: permite ingresar información importante con respecto a la
retención asociada con el documento tipo débito.
Aplicada: informa si una retención ha sido aplicada o no, con base en el

Modo de Aplicación asociado con la retención desde la opción de Tipos
de Retenciones del menú de Administración. Cuando se ingresen
documentos que tienen asociadas retenciones que hayan sido marcadas como
“Aplicadas”, no se le generará dichas retenciones en ese momento sino hasta
que el documento sea aprobado. El comportamiento de esta casilla se muestra
por medio de la siguiente tabla:
MODO ESTADO ESTADO

(antes de salvar el (después de salvar el
APLICACIÓN documento) documento)
Al Registrar Se aplicará Aplicada
Al Cancelar Se registrará Pendiente
Documento: el sistema despliega el consecutivo, considerado con base en
las retenciones creadas en todos los documentos tipo débito del cliente. Es el

número que tendrá el documento tipo crédito generado al aplicar la retención.
Se habilitará para editarlo solamente si el país es el Salvador, y solamente si la
retención no ha sido guardada.
Base: aplica solo para las retenciones Autoretenedoras, se indica la base
sobre la cual se calculó el monto de la retención.
Autoretenedora: en esta casilla se indica si la retención es autoretenedora o
no. Las retenciones de calificadas como autoretenedoras no generarán
documento de retención, sólo generarán asiento contable que se podrá ver
desde el módulo de Contabilidad General, en las opciones Transacciones /
Diario o en Consulta / Del Mayor / Asientos.
Fecha Documento: es editable solamente si el país de la compañía dice El
Salvador, por defecto lleva la fecha del documento que origina la retención.
corresponde a la fecha asociada con el documento.
Fecha Rige: es editable solamente si el país de la compañía dice El Salvador,
por defecto lleva la fecha del documento que origina la retención. Esta es la
fecha en la cual entra en vigencia el documento. Esto se utiliza especialmente
para contabilizar el plazo del crédito otorgado al cliente. Si existe necesidad de
editar la fecha rige posterior al registro de la retención, se debe hacer desde
esta tabla de retenciones y no desde el documento.
Fecha Contable: es editable solamente si el país de la compañía dice El
Salvador, por defecto lleva la fecha del documento que origina la retención.
Esta es la fecha que llevará el asiento contable, solamente aplica si se generan
asientos por separado para las retenciones. Si existe necesidad de editar la
fecha contable posterior al registro de la retención, se debe hacer desde esta
tabla de retenciones y no desde el documento. Al cambiar la fecha se generará
un nuevo asiento contable.
La pantalla de la carpeta es la siguiente:
Carpeta Retenciones

Es importante aclarar que después de aplicar una retención al registrar (con el
botón de aplicar retenciones), cuando se quiere borrar desde la tabla de
documentos del cliente, no se puede, inclusive el sistema despliega un mensaje
de que el documento no puede ser eliminado. Sin embargo, si se entra al
documento al que pertenece la retención y en la carpeta de Retenciones se
quiere borrar la retención, el sistema la hace sin ningún problema, solo
desplegando el mensaje en que se indica si se está seguro de que se desea
borrar el documento.
Contable
Esta carpeta se utiliza para especificar el paquete contable en el cual se
registrará el asiento generado por los documentos de crédito y por los
documentos de débito.
Créditos: el usuario debe ingresar el código del paquete contable en el cual
desea registrar los asientos generados por la creación de un documento de
crédito. Por omisión, el sistema despliega el paquete contable asociado con los
Créditos en la carpeta Contable de Parámetros del Módulo.
Débitos: el usuario debe ingresar el código del paquete contable en el cual
desea registrar los asientos generados por la creación de un documento de
débito. Por omisión, el sistema despliega el paquete contable asociado con los
Débitos en la carpeta Contable de Parámetros del Módulo
Si no recuerda el código del paquete contable, presione la tecla F1 en la casilla
correspondiente y se desplegará la tabla de Paquetes Contables definida
en el módulo de Contabilidad General.
Transacción Contable: en esta casilla, a modo de consulta se presenta el
código de la transacción contable que se genera al crear el documento.
Recuerde que el nombre de esta casilla es “costumizable” en los parámetros de
Contabilidad General.
Nota: La casilla modificable corresponde al tipo de documento: si está

creando un documento de tipo Crédito, la casilla Créditos es la única
modificable; si está creando un documento de tipo Débito, la casilla
Débitos es la única modificable.

Carpeta Paquete
Duplicidad de Asientos Contables para la segundad

contabilidad o IFRS
A partir de la generación del asiento para la Contabilidad Fiscal será posible la
generación de otro asiento para la segunda Contabilidad. Para hacer uso de
esta funcionalidad se debe de marcar en el paquete definido para Cuentas por
Cobrar desde la Contabilidad General la opción de Utiliza Doble Asiento y
que al menos una de las cuentas que participe en el asiento tenga una cuenta
asociada en el campo cuenta IFRS de cuentas contables. Si se desea manejar
doble consecutivo se debe de marcar el parámetro Doble control de la carpeta
asientos de los parámetros del módulo de Contabilidad General.
Pagos
En esta carpeta muestra el desglose de las parcialidades asignadas al
documento.
Las parcialidades constituyen una herramienta visual y de análisis que permite
ver el modo en que una factura deberá ser pagada, asimismo se pueden hacer
distintos tipos de estimaciones y análisis respecto del vencimiento y
antigüedad de las facturas y en su caso de las parcialidades de una factura.
Para que esta carpeta se active, se debe elegir una condición de pago que
incluya parcialidades, estas se definen en la carpeta Débito del mantenimiento
de Documentos. Además, recuerde que las Condiciones de Pago se
configuran en el módulo de Administración del Sistema en la opción
Tablas/ Tipos/ Condiciones de Pago.

Las columnas que se despliegan son:
• Consecutivo Parcialidad
• Fecha Rige: Fecha a partir de la cual rige el pago a realizar.
• Fecha Vence: Fecha a partir en la cual vence el pago a realizar.
• Porcentaje (%)
• Monto
• Saldo
• Subtotal
• Descuento
• Impuesto 1 y 2
• Rubros 1 y 2.
• Monto del Principal: Monto del Principal, en el primer pago debe ser
igual al monto de la deuda, para los siguientes, será el resultado de la
resta del Monto Principal del pago anterior menos el Monto de la
Amortización también del pago anterior. Visible sólo si se trata de una
condición de pago de tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos.
• Monto de la Amortización: Monto de la amortización, corresponde a
la porción de la cuota que se abona al principal. Visible sólo si se trata
de una condición de pago de tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o
Montos.
• Saldo de la Amortización: corresponde al monto restante de la
amortización que no cubrió el pago realizado a la deuda, esto para
casos en los que no se cancela la totalidad de la cuota, ya que siempre
se busca cubrir la totalidad de los intereses del período que se cancela
y lo restante del pago realizado se amortiza al principal. Inicialmente
será igual al monto de la amortización. Visible sólo si se trata de una
condición de pago de tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos
• Monto del Interés: Monto del Interés: se refiere al monto
correspondiente a intereses por el financiamiento proporcionado y
corresponde a una parte de la cuota definida para el período
correspondiente. Visible sólo si se trata de una condición de pago de
tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos.
• Saldo del Interés: Saldo del Interés: corresponde al monto restante del
interés que no cubrió el pago realizado a la deuda, esto para casos en
los que no se cancela la totalidad de la cuota, ya que siempre se busca
cubrir la totalidad de los intereses del período si el monto pagado así
lo permite. Inicialmente será igual al monto del interés de
financiamiento. Visible sólo si se trata de una condición de pago de
tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos.
• Monto de la Cuota: Monto de la Cuota: Se establece de acuerdo al tipo
de condición de pago y corresponde al monto del pago a realizar en el
período correspondiente. Se calcula sumando el monto del interés y el
de la amortización. Visible sólo si se trata de una condición de pago
de tipo: Amortización Fija, Cuota Fija o Montos.

• Saldo de la Cuota: Saldo de la Cuota: Corresponde al monto restante
de la cuota que no cubrió el pago realizado a la deuda, esto para casos
en los que no se cancela la totalidad de la cuota definida para el
período respectivo. Inicialmente será igual al monto de la cuota.
Visible sólo si se trata de una condición de pago de tipo: amortización
Fija, Cuota Fija o Montos.
• Saldo del Principal: Resultado de la resta del interés menos el Monto
de la amortización para el período correspondiente. Valor calculado de
amortizaciones por el sistema basado en la amortización de la misma
fila. Visible sólo si se trata de una condición de pago de tipo:
amortizaciones Fija, Cuota Fija o Montos.
Las únicas columnas modificables en esta tabla son la Fecha Rige y al Fecha
Vence.
Además se muestran en la carpeta las casillas:
Condición de pago: código de la condición de pago.
Plazo: Plazo de la condición de pago especificado en el módulo de
Contrato No.: código del contrato al que se encuentra asociado el
documento de financiamiento, la casilla es de tipo combo box, por lo que al
presionar el botón se desplegarán los códigos de los contratos que se pueden
seleccionar.
Interés (%): Porcentaje del interés establecido para el financiamiento.
Valores aceptados entre 0 y 100
Es importante mencionar que el valor que se indique en el campo interés y la
condición de pago del documento, no podrán ser modificados una vez que se
haya realizado la primera aplicación o pago del documento, o cuando éste
haya sido aprobado.
Carpeta Pagos
Auditoría
En esta carpeta se despliega información relacionada con el usuario que ha
creado el documento o realizado modificaciones al documento.
Además, se presenta el consecutivo de asiento generado por la transacción que
representa el documento.
Tanto para la creación como para la última modificación del documento se
presentan el usuario, la fecha y la hora asociadas con tales acciones.
También, se presenta la información sobre en qué momento han sido
aprobados los documentos y su estado de aprobación a la fecha de corte.
Estos datos son de consulta, el sistema los determina y despliega, por lo tanto,
no pueden ser modificados.
Notas
Esta carpeta puede usarse para escribir texto en un formato libre. Es un
apuntador de comentarios, notas u observaciones con respecto a la transacción
que representa el documento. Si se desean modificar las notas de un
documento aprobado que se encuentra en un periodo cerrado es necesario que
el usuario cuente con el privilegio correspondiente, el cual se define en el
módulo de Administración del Sistema.
Garantías
Las garantías que se registren pueden ser fiadores o prendas.
Para registrar las prendas se cuenta con una tabla con las siguientes columnas:
Identificación de la prenda, Tipo, Descripción, Observaciones, Artículo y
Descripción del Artículo (estas últimas columnas estarán disponibles
únicamente su en la compañía actual está instalado el módulo de Control de
Inventario). Sólo es obligatoria la información de identificación y tipo, por lo
que el resto es opcional.
La información de las garantías puede ser modificable por cualquier usuario
que tenga privilegios de modificación en la pantalla de Transacciones –
Documentos del módulo de Cuentas por Cobrar, cuando el documento no esté
aprobado. Si un documento está aprobado, únicamente un usuario con un
privilegio especial podrá modificar las garantías de los documentos.
Para los fiadores es posible indicar lo siguiente: Identificación del fiador,
Nombre, Ocupación, Tipo de Fiador, Dirección del Domicilio, Teléfono del
Domicilio, Lugar de trabajo, Dirección del trabajo, Teléfono del trabajo,
Observaciones y Contrato. Es obligatorio ingresar la Identificación del fiador,
el resto se debe ingresar a conveniencia.
Si el fiador es un cliente de Softland, existe una columna para especificar el
código de éste en el sistema, con lo cual se toma la información posible del
cliente y el resto debe ser completada por el usuario.
Si se modifica la fecha rige o de vencimiento de un documento y se cuenta con
un plan de pagos definido, entonces se debe generar un nuevo plan que se base
en las nuevas fechas.

Carpeta Garantías
CONTROL DE INGRESOS ORDINARIOS IFRS

Esta opción propicia el manejo de diferidos para Norma Internacional, en
Colombia se les conoce como Intangibles.
El Control de Ingresos Ordinarios, es una opción disponible únicamente
cuando el país de la compañía es Colombia, al momento de grabar el
documento de débito, esta opción permitirá la captura del diferido desde el
auxiliar para la segunda contabilidad (NIF.
El diferido creado desde los auxiliaries es solamente para la contabilidad NIIF,
por tanto, los montos para la contabilidad fiscal deben de ir en 0, y la
amortización debe de ser No Amortizable, ya que no debe generar ingreso de
contabilidad Fiscal.
Para que la opción se active el documento debe utilizar una condición de pago
que use diferidos, dicha condición de pago debe parametrizarse desde el
módulo Administración del Sistema, en el menú de Tablas, Tipos en la
opción Condiciones de pago, tal como muestra la imagen:

Se debe asociar un tipo de diferido a la condición de pago, posteriormente en
el momento de la captura del débito se hará el llamado a la pantalla de diferido
para la creación del mismo, respetando los datos del tipo de diferido asociado
a la condición de pago.
Si el documento que se desea modificar está asociado a un diferido que tiene
amoritzaciones, no se permitirá modificación alguna.
Si el documento que se desea modificar está asociado a un diferido que NO
tiene amoritzaciones, se dará la opción de cancelar la modificación, o de
eliminar el diferido original y crear un nuevo diferido.
Las funciones especiales se describen a continuación, para mayor detalle
refiérase a la sección "Ingreso de Datos" en la página 74.

Relaciona un documento tipo crédito (el que
haya sido seleccionado con el highlight), con
algún débito que vaya a ser abonado o
Aplicar
cancelado. Se despliega una pantalla donde se
documentos
realiza el proceso. Para mayor detalle refiérase
a "¿Cómo Aplicar los Documentos?" en la
página 100.
Cambiar a Modo En el modo manual, el usuario puede elegir

Automático / el documento tipo débito que será abonado o
Manual cancelado con la aplicación del crédito.
Además, el crédito no necesariamente tiene que

ser abonado en su totalidad. Los documentos
tipo débito desplegados en la tabla de datos
pueden estar definidos en diferentes monedas.
Para la consulta del uso de esta función
refiérase a "¿Cómo se utiliza el modo manual?"
en la página 102.
En el modo automático, el sistema
selecciona los documentos tipo débito
pendientes más antiguos, con base en la casilla
Fecha de la carpeta Débito, para pagarlos
con el crédito desplegado. Los documentos tipo
débito desplegados en la tabla de datos están
definidos en la misma moneda que la
establecida en la casilla Moneda de los
Débitos. Para la consulta del uso de esta
función refiérase a "¿Cómo se realiza la
Generación de la tabla del Plan de Pagos?" en
la página 106.
Cuando se presiona este icono se realiza el
proceso de aplicación del crédito. La aplicación
Aplicar el varía según el modo de pago seleccionado
Crédito (manual o automático). Para mayor detalle
refiérase a "¿Cómo se Aplica un Crédito a un
Cliente Multimoneda?" en la página 110.
Permite observar los documentos que se
Mostrar encuentran pendientes, tanto para las sucursales
documentos como a la corporación a la cual pertenecen.
pendientes de las Para mayor detalle refiérase a "¿Cómo mostrar
sucursales los documentos pendientes de las sucursales?"
en la página 113.
Este botón indica si se deben mostrar las
parcialidades de los documentos en vez de los
documentos originales, para ser sujetos de
aplicación independientes. (En este punto el
Mostrar
sistema no restringirá la aplicación de
Parcialidades
documentos sobre una determinada parcialidad
de una factura, es decir, la aplicación se podrá
realizar sobre las parcialidades en cualquier
orden)
La consulta se puede hacer sobre documentos
de crédito o de débito indistintamente. Al
presionar el icono se presenta una pantalla con
Consultar los créditos que se cargan sobre el débito
Aplicaciones consultado, o bien, con los débitos a los cuales
paga el crédito consultado. Para mayor detalle
refiérase a "¿Cómo Realizar Consultas sobre
Aplicaciones?" en la página 113.
Permite agrupar un conjunto de documentos
tipo débito, por ejemplo facturas, en un
documento de débito único. Simplifica el
proceso cancelación de documentos tipo débito
Crear
porque permite cancelar un grupo de
Contrarecibos
documentos de débito con un solo documento
de crédito. Para mayor detalle de esta función
refiérase a "¿Cómo Crear Contrarecibos?" en la
página 116.

Se utiliza para convertir en cero el Monto de
un documento de crédito o débito. El sistema
genera un asiento contable para anular la
transacción que corresponde al registro y
conserva el número de documento.
Anular No se permite anular un documento cuyo
Documentos estado sea conciliado temporal o conciliado en
firme. Si el documento se encuentra en un
periodo cerrado, el sistema desplegará un
wizard de anulación.
Para mayor detalle refiérase a "¿Cómo Anular
Documentos?" en la página 123.
Permite generar manualmente el asiento
contable de la transacción registrada si éste no
ha sido generado.
Generar Asiento Nota: Esta opción se activa solamente si se
Contable tiene integración contable.
En la tabla de Creación-Modificación de
Documentos esta opción aparece activa
solamente si el documento no posee asiento.
Esta opción permite aprobar un documento si
este no ha sido aprobado. Recuerde que un
documento aprobado no puede ser eliminado.
Tip: Las líneas de los documentos aprobados
tienen el símbolo al inicio del renglón.
Aprobar-
Al aprobar un documento se genera la
transacción contable correspondiente para
aquellos documentos que al momento de su
aprobación no cuenten con un asiento asociado.
La fecha de este asiento sería igual a la fecha
del documento.
Esta opción permite desaprobar un documento
que ya ha sido aprobado. Sólo los documentos
con el símbolo al inicio del reglón son los
que están aprobados. Esta funcionalidad es
posible usarla aún para los documentos
Desaprobar generados desde otros módulos.
Si se tiene activa la opción Asociación entre
documentos en parámetros del módulo, y se
trata de desaprobar un documento que está
asociado a otro, éste tenga que ser desaprobado
con anterioridad.
Permite visualizar el asiento del documento
seleccionado, siempre y cuando el documento
Ver Asiento
lo tenga, de lo contrario, desplegará un mensaje
Contable
de error indicando que el documento
seleccionado no tiene asiento contable.
Esta opción aparece únicamente en la tabla de
Creación-Modificación de Documentos y si
Generar/No existe integración contable. Si el icono está
Generar oprimido, genera automáticamente los asientos
Asientos al salvar el documento. Si no se encuentra
oprimido y en Parámetros del Módulo no se
encuentra activada la opción Aplicación
Automática de Asientos Contables el asiento

se tendrá que generar con el icono .
Permite imprimir el documento que se
encuentra en la tabla de Creación-
Modificación de Documentos. Al
accionar este botón el sistema despliega una
pantalla de diálogo, en ella se debe especificar
el concepto del documento, o sea, la razón o
aplicación de éste.
Este Concepto queda almacenado en la Base
de Datos, por lo tanto, si el usuario accede
nuevamente esta pantalla, la descripción
Imprimir
señalada se conserva. Para más detalle consulte
Documento
◘ De igual manera, si se desea anular un
Depósito creado en Cuentas por Cobrar que
forma parte de un grupo de depósitos asociados
a un depósito de Control Bancario, el sistema
sólo anulará el depósito de Cuentas por Cobrar.
Si se quiere anular el depósito de Control
Bancario, el usuario deberá ir a dicho módulo y
ejecutar el respectivo proceso de anulación.
¿Cómo imprimir un Documento? En la página
128.
Esta función permite visualizar los documentos
que están asociados al registro seleccionado. Al
oprimir este icono se despliega una pantalla que
contiene un encabezado y una tabla.
El encabezado indica el tipo, código,
Documentos descripción, monto y moneda del registro
Asociados seleccionado.
La tabla muestra la información
correspondiente a los documentos asociados al
registro elegido.
Esta función se encuentra en la tabla de
mantenimiento de documentos únicamente.
Al elegir las retenciones que se aplicarán sobre
el documento tipo débito, el sistema
automáticamente calcula el valor para cada una
de las retenciones. Si se cambia alguno de los
valores de las casillas de la carpeta Detalle o el
Recalcular
Monto en la Carpeta General, de modo que se
afecte el monto de la retención, mínimo o
porcentaje, el recálculo de este monto tendrá
que hacerse manualmente, por medio de este
botón.
Este botón le permite al usuario visualizar los
datos del cliente que esté seleccionado en ese
Ver información momento. El botón se presenta tanto en la
del cliente pantalla principal de la opción como en la de
seleccionado ingreso de datos, esta opción realiza la misma
función que el botón del form de datos.
Esta opción llama al Cargador Dinámico, el
cual permite realizar cargas de datos o
Cargador
modificaciones masivas. Para mayor detalle
Dinámico
refiérase al manual de “Cargadores
Dinámicos”.

¿Cómo Aplicar los Documentos?

Nota: Únicamente se pueden aplicar documentos de Crédito.
Un usuario en particular podría tener el privilegio de Aplicar documentos
tipo crédito para disminuir o cancelar el saldo pendiente de los documentos
tipo débito. Para más información sobre la asignación de privilegios consulte
"Control de Seguridad" en la página 357.
Cuando se agrega un documento de crédito, el sistema automáticamente
despliega la pantalla de Aplicación del Documento. No obstante, el
usuario puede decidir si lo aplica posteriormente, esto se hace desde la pantalla
principal de Documentos, al ubicar el highlight sobre el crédito
correspondiente y activar el icono .
Sólo se puedan aplicar créditos que hayan sido previamente contabilizados
(siempre y cuando la integración contable esté activa), por lo que si se solicita
aplicar un documento de este tipo sin asiento el sistema desplegará un mensaje
indicando que se debe contabilizar antes el documento para poder proceder a
hacer un pago con el mismo, pero si el documento no se encuentra aprobado al
momento de la aplicación entonces el sistema lo deberá aprobar
automáticamente.
Todos los documentos que surjan como producto de la aplicación deberán
crearse como documentos aprobados y contabilizados, como el caso de
documento por pronto pago, etc.
Se permitirá aplicar documentos a Parcialidades de Factura, en cuyo
caso se deberá registrar la aplicación de la parcialidad y la aplicación de la
factura principal. Además se permitirá aplicar documentos a facturas con
parcialidades en cuyo caso el monto se distribuirá en el orden establecido
según el vencimiento de las parcialidades, hasta que el monto de la aplicación
esté completo.
Si al momento de realizar la aplicación de un documento no ha sido aprobada
pero si se encuentra contabilizado, el sistema aprobará previamente los
documentos involucrados. Si esta condición no se da, el sistema enviará un
mensaje, indicando que debe realizar la aprobación del documento a pagar de
forma manual, con el fin de revisar y ajustar la contabilización. Pero si no hay
integración contable esta restricción no aplica y en todo momento se podría
aprobar un documento aunque no esté contabilizado.
Información Importante:
En cuanto a la fecha de aplicación, se tomará por default, la fecha mayor de
entre los dos documentos.
Es necesario aclarar que en el EXACTUS.INI se puede definir para que tome
diferentes fechas al momento de la aplicación. Por lo tanto, para variar este
parámetro se tiene que tener clara la siguiente información.

La variable CC_FechaDeAplicacion, podría llegar a tener tres valores posibles
que se citan a continuación:
a) CC_FechaDeAplicacion = Fecha_Sistema
Bajo este escenario, el sistema toma la fecha del sistema y la coloca en la fecha
de aplicación del documento.
b) CC_FechaDeAplicacion = Fecha_Documento
Este es el parámetro que tiene por defecto el sistema, donde coloca en la fecha
de aplicación la fecha mayor entre ambos documentos (débito y crédito).
c) CC_FechaDeAplicacion = Fecha_Aplicacion
Esta constante estaría respetando el valor que el usuario ingrese en el campo
Fecha de la tabla de Aplicaciones, y el sistema no estaría haciendo alguna
validación al respecto, simplemente al momento de aplicar le estaría asociando
esa fecha a todos los documento que se calculan, tanto en la aplicación manual
como automática, también aplica para pagos parciales.
Importante mencionar que este último mecanismo citado puede llegar a
generar inconsistencias en la reconstrucción de saldos, por lo tanto la
utilización de este valor queda en responsabilidad total del cliente.
Además, la aplicación de documentos presenta las siguientes peculiaridades

que se deben tomar en consideración:
1. Al registrar retenciones asociadas a documentos, las mismas
serán aplicadas en el momento de aprobación de los documentos a
los que se encuentran asociadas.
2. Al realizar la aplicación de documentos no aprobados éstos serán
aprobados automáticamente.
3. En relación con la consideración anterior, se cuenta con auditoría
para la aprobación de documentos, por lo que se podrá saber el
responsable y hora de dicha aprobación. Se cuentan para la
aprobación y desaprobación de documentos con privilegios
independientes.
La pantalla de Aplicación del Documento, puede desplegarse de dos maneras,
en función de si se utiliza el Modo Automático o el Modo Manual para
la aplicación de los documentos de crédito. En esta pantalla se despliegan los
registros asociados con los documentos tipo débito que estén pendientes.
Las casillas de la pantalla de Aplicación del Documento de crédito son:
Moneda Documento: código y nombre de la moneda en la cual se creó el
documento de crédito.
Monto Total: corresponde a la casilla Monto de la carpeta Crédito.
Representa la cantidad de dinero, en Moneda Documento, por el que fue
creado el documento de crédito.
Monto Restante: monto disponible, en Moneda Documento, para aplicar
sobre otros documentos tipo débito.
Fecha: esta es la fecha con la que va a quedar registrada la aplicación de los
documentos que se van a aplicar. Es importante porque limita los documentos
que se despliegan en pantalla y también influye en la generación de asientos
por eso tiene que estar dentro de los períodos de trabajo establecidos en
Moneda de los Débitos: esta casilla se despliega únicamente cuando la
opción está en Modo Automático. Corresponde al código y nombre de la
moneda en la cual se crearon los documentos tipo débito.
Tipo de Cambio: despliega el tipo de cambio de la Moneda de los Débitos
con relación a la Moneda Documento.
Tipo de cambio moneda débito con
respecto a la moneda local del sistema
Tipo de Cambio = ____________________________________
Tipo de cambio moneda crédito con
respecto a la moneda local del sistema
Monto Equivalente: es el monto, en la Moneda de los Débitos, que
corresponde al valor del Monto Restante del documento de crédito. Se obtiene
por medio de la siguiente razón:
Monto Restante
Monto Equivalente = __________________
Tipo de Cambio
Tabla de Datos: en la tabla de datos se despliegan todos los documentos
tipo débito pendientes, es decir, aquellos que no han sido cancelados en su
totalidad.
Si la opción está en Modo Manual, el sistema desplegará todos los
documentos tipo débito pendientes, sin verificar la moneda en la cual hayan
sido creados.
Si la opción está en Modo Automático, el sistema desplegará únicamente
los documentos tipo débito pendientes, con moneda igual a la establecida en la
casilla Moneda de los Débitos.
Nota: La diferencia de monedas entre documentos de Crédito y
documentos de Débito se aplica solamente cuando para el cliente está
activada la opción multimoneda.
¿Cómo se utiliza el modo manual?

Si el documento por Aplicar es tipo Crédito y subtipo Anticipo,
entonces solamente se puede aplicar en modo Manual.
Al igual que en la pantalla principal de la funcionalidad, en la pantalla de
aplicación de Documentos, para la columna Fecha Rige si se trata de una
parcialidad se mostrará la fecha rige, pero si el documento no tiene
parcialidades se desplegará la fecha de creación del documento. Por otro lado,
en la columna Fecha Vence, se muestra la fecha de vencimiento de cada
La pantalla de aplicación de documentos en Modo Manual es la siguiente:

Aplicación de Documentos en Modo Manual
Para aplicar un documento de débito en el Modo Manual, siga el siguiente

procedimiento:
1. Presione el icono desde la tabla de Documentos. Si el

documento de crédito ha sido recién creado, el sistema
automáticamente desplegará la pantalla de Aplicación del
Documento.
2. Asegúrese que el Modo Manual esté activado, el icono debe
desplegarse de la siguiente forma
3. Ubique el highlight sobre la línea de la tabla de datos para
seleccionar el registro asociado con el documento tipo débito que
desea abonar o cancelar con el documento de crédito. Cada línea
corresponde a un documento tipo débito con saldo pendiente.
4. Presione el icono para aplicar el crédito. Se desplegará la pantalla

de Aplicación del Cobro.

Aplicación del Cobro en Modo Manual
En caso de que el sistema maneje el uso de Números de

Comprobantes Fiscales o NCF, y si en los parámetros del módulo
está definido como Nota de Crédito como el Documento Pronto Pago,
y al aplicar un documento antes de que se cumpla el tiempo que se le
da al cliente y la condición de pago tiene un descuento, el sistema
habilitará el campo para el NCF para realizar dicha aplicación.
Mostrando una pantalla como la siguiente:

Aplicación del Cobro en Modo Manual con NCF
5. En los Datos del Pago establezca el Monto a Aplicar, monto del

crédito que desea aplicar para abonar o cancelar el documento tipo
débito. Este monto se aplica sobre el Saldo Restante, monto por
pagar una vez descontadas las retenciones y los montos abonados
mediante otros documentos de crédito, del documento tipo débito.
6. En los Datos del Débito el sistema sugiere el Descuento, monto
por rebajar sobre el Saldo Restante, si se abona o cancela el
documento tipo débito dentro de la cantidad de días asociada con el
porcentaje de descuento por pronto pago.
El Descuento se calcula con base en el Monto a Aplicar y en el
porcentaje de descuento por pronto pago asociado con la
Condición de Pago, establecida para el documento tipo débito.
El sistema permite ingresar un monto para el Descuento diferente

del monto sugerido.
7. En la sección Descuento por Pronto Pago el sistema despliega el
tipo de documento, por omisión, en el cual se registrará la transacción
asociada con el descuento por pronto pago y su número de
identificación consecutivo. El tipo de documento por omisión se

establece en los Parámetros del Módulo, sin embargo, el usuario
puede cambiarlo.
8. Presione el icono Aplicar para completar el proceso.
¿Cómo se realiza la Generación de la tabla del

Plan de Pagos?
Es proceso permite calcular la tabla del plan de pagos dependiendo claro del
tipo de condición de pago seleccionada y de información del débito.
La generación del plan de pagos para un documento se da en el momento de
su registro o cuando se modifique algún dato básico para su definición como
lo son: la condición de pago, el monto del documento, el porcentaje de interés
o la fecha rige. Para cualquiera de estas modificaciones el sistema verifica que
los nuevos datos no tengan conflictos con el plan de pagos existente, de darse
alguna incompatibilidad, notifica al usuario de la situación y pregunta si se
debe proseguir con el recálculo del nuevo plan de pagos basado en los nuevos
datos, si la respuesta es negativa entonces se recuperará la información
modificada. Esta funcionalidad aplica únicamente para documentos generados
en Cuentas por Cobrar o para Pedidos generados en el módulo de Facturación.
La modificación de los parámetros de financiamiento que se definen en el
módulo de Administración del Sistema no provoca un recálculo de la tabla de
pagos de los documentos, no obstante se toman en cuenta en el próximo
recálculo de pagos si se llega a dar, por lo que se debe tener en cuenta este
aspecto al realizar este tipo de cambios.
Si se modifica el plazo de una condición de pago asociada a algún documento,
dicho plazo no se considera en el plan de pagos de ese documento hasta que se
realice alguna modificación en él que amerite el recálculo de tabla de pagos.
Cada vez que se realice un recálculo de plan de pagos se incluye en la tabla de
auditoria de procesos del sistema un registro que evidencie este hecho, para
tener así una forma de rastrear al responsable de dicho cambio, así como la
información base del plan de pagos anterior al cambio.
El tipo de condición de pago que se especifique para el documento determina
la forma de generación del plan de pagos correspondiente. A continuación se
indica cada una de los esquemas utilizados:
Documentos con Condiciones de Pago Tipo Montos: bajo esta modalidad el
plan de pagos se genera en su totalidad de forma manual, ya que es el usuario
el que determine los montos de los pagos, los montos por concepto de interés,
las fechas rige y vence de los pagos, así como la cantidad de pagos a realizar.
Debido a esto y sólo en este caso, los botones para agregar y borrar líneas a la
tabla y las columnas de la tabla (excepto la del consecutivo) se habilitan para
su edición.
El sistema verifica lo siguiente:
• La fecha rige del primer pago debe ser igual a la fecha rige del
documento.
• La fecha de vencimiento del último pago debe ser igual a la fecha
vence del documento.
• La sumatoria de todas las amortizaciones debe ser igual al monto del
documento.
• Para el primer pago el monto del principal debe ser igual al monto del
documento.
• No debe haber traslape de fechas, es decir, todos los períodos de los
pagos son consecutivos y en ningún momento deben cruzarse o tener
días en común.
• El valor de la columna Monto del Principal va ser calculado
automáticamente.
• El valor de la columna Monto de la Amortización va ser digitado por
el usuario.
• El valor de la columna Monto del Interés va ser digitado por el
usuario.
• El valor de las columna Monto de la Cuota va a ser calculado
automáticamente, como suma de Monto de Amortización + Monto del
Interés.
• Ninguna columna visible debe quedar en blanco.
• Para las columnas numéricas no se deben aceptar valores negativos.
• Las columnas Saldo Principal, Saldo Amortización, Saldo Interés y
Saldo Cuota, serán asignados automáticamente con los valores de las
columnas respectivas: Monto del Principal, Monto de Amortización,
Monto de Interés y Monto de la Cuota.
Documentos con Condiciones de Pago Tipo Cuota Fija: bajo esta
modalidad la tabla del plan de pagos se genera en su totalidad de forma
automática ya que se toma información del documento y de su condición de
pago para construir el detalle de los distintos pagos. La forma en que se
obtienen los valores de las columnas se indica a continuación:
Sigla Columna o Campo de Fórmula
dato
S Saldo del documento El que el documento tenga especificado.
I Tasa mensual El documento tiene definida una tasa mensual
P Plazo Indicado en la Condición de Pago
CF Monto de la Cuota Fija S / [ 1 - (1 + (I/100)) ^ (- P)] / (I/100)
MP Monto del Principal Si es el primer pago entonces MP = S

Si es otro pago MP = SP de la fila o pago anterior.
En el último pago realizado coincide con el saldo

actual del documento
MA Monto de la Amortización MA = MC – MI
SA Saldo de la Amortización SA = MA
MI Monto del Interés MI = MP * ( I / 100 )
SI Saldo del Interés SI = MI
MC Monto de la Cuota MC = CF

SC Saldo de la Cuota SC = MC
SP Saldo del Principal SP = MP – MA
La edición de la tabla de pagos no se permite en este esquema por lo que los

botones para agregar y borrar líneas se deshabilitan.
Documentos con Condiciones de Pago Tipo Amortización Fija: bajo esta
modalidad el plan de pagos también se genera en su totalidad de forma
automática ya que se toma la información del documento y de su condición de
pago para construir la información de los distintos pagos. La forma en que se
obtienen los valores de las columnas se indica a continuación:
Sigla Columna o Campo de dato Fórmula
AF Monto de la Amortización Fija AF = M / P
M Monto del documento Dato dado por el usuario
S Saldo del documento Indicado en el documento
I Tasa Mensual Tasa de interés del documento
MP Monto del Principal Si es el primer pago entonces MP = S

Si es otro pago MP = SP de la fila o pago
anterior.
MA Monto de la Amortización MA = AF
SA Saldo de la Amortización SA = MA
MI Monto del Interés MI = MP * ( (I/ 100 )
SI Saldo del Interés SI = MI
MC Monto de la Cuota MC = AF + MI
SC Saldo de la Cuota SC = MC
SP Saldo del Principal SP = MP – MA
La edición de la tabla de pagos no se permite en este esquema por lo que los

botones para agregar y borrar líneas se deshabilitan. Así mismo el campo
cuota fija no tiene sentido en esta modalidad.
El cálculo de la tabla de pagos se realizará mediante la utilización de un nuevo
hook llamado Hk_GenPP.apd, el cual se describe a continuación:
¿Cómo se realiza la Generación de los

documentos por concepto de interés?
La generación de los documentos por concepto de interés corriente se realiza
en el proceso de aplicación de documentos de Cuentas por Cobrar y en la
opción de Generación de Pagos, ya que es en esas opciones donde se registran
los pagos que se hacen a los documentos.
Para poder diferenciar entre los documentos que se registren por interés de
financiamiento y por interés de mora se define un tipo de documento que sea

Interés Corriente y cuyo subtipo sea Intereses, este subtipo se incorpora a la
definición de los otros subtipos base del sistema.
Cuando se selecciona el documento a pagar el sistema determina si se trata de
un documento con financiamiento y si tiene definido un porcentaje de interés,
de ser así se obtiene el monto correspondiente por concepto de intereses y se
procede a realizar la aplicación de los documentos por el monto a pagar menos
el monto que corresponda al interés por cobrar.
Una vez que se hace la aplicación y se registra se procede a crear el
documento tipo Interés Corriente por el monto de intereses que se calculó para
el pago. El asiento de este documento se hace utilizando la cuenta de interés
corriente que se definió en el módulo de Administración del Sistema, tomando
del país o de la categoría de cliente según sea la modalidad de generación de
asientos que se definió en los parámetros de Cuentas por Cobrar.
Luego de su creación, el documento de los intereses es asociado a la
aplicación de documentos que le dio origen. Además, se agrega la aplicación
del documento tipo crédito con el cual se hizo el pago con el de intereses para
dar así fin al pago realizado.
Luego de la aplicación, los saldos de todos los documentos involucrados se
actualizan, así como los saldos para el registro correspondiente de la tabla del
plan de pagos del documento con financiamiento, con tal de reflejar en el
mismo la acción realizada y actualizar de esta forma el estado de la deuda.
Si en algún momento se reversa la aplicación de un documento con
financiamiento que generó documento por intereses entonces lo que se hace es
eliminar dicho documento y reversar la aplicación solicitada.
Los documentos de interés corriente sólo se pueden eliminar cuando se reverse
la aplicación de documentos que los generó.
¿Cómo se realiza el Recálculo de la tabla del

Plan de Pagos del documento financiado?
Los documentos tipo crédito que se quieran utilizar para realizar abonos
extraordinarios deben tener el subtipo Abono Extraordinario no importando
el tipo de crédito que sea. Adicionalmente, también se debe contar con otro
subtipo Devolución Extraordinaria.
Los abonos extraordinarios o devoluciones extraordinarias a los documentos
financiados hacen necesario realizar el recálculo de la tabla del plan de pagos
de la deuda. Por lo que cada vez que esto ocurra el sistema pregunta al usuario
si lo que desea es reducir la cuota de los siguientes pagos o reducir el plazo y
basado en la respuesta el sistema procede a recalcular el plan de pagos.
El recálculo toma como base el saldo del documento luego de la aplicación del
abono extraordinario.
Un aspecto importante de mencionar es que aunque se indique mantener la
cuota, en algunos casos va a ser necesario ajustar la última cuota de la deuda
para que se pueda terminar de planificar los pagos de la misma en el plazo
respectivo.
El proceso como se mencionó con anterioridad va a recalcular el plan de pagos
a partir de la aplicación del abono extraordinario al monto principal de la
deuda, los ajustes que se harán al plan dependerán de si el usuario indica:
mantener el plazo, reducir el plazo o mantener la cuota.
El monto del abono extraordinario se incluye dentro del monto amortizado del
primer pago pendiente, sin embargo si se debe alguna porción de los montos a
pagar del pago anterior, es decir, hay saldos con valores mayor a cero además
del Saldo del Principal, entonces estos deben ser cancelados antes de aplicar el
abono, dado que éste se hace realmente por el monto restante del abono
extraordinario luego de cancelar la parte del pago anterior que quedó
pendiente.
¿Cómo Utilizar la Multimoneda en Cuentas por

Cobrar?
Este módulo de cuentas por cobrar permite asociar a cada cliente diferentes
documentos (crédito y débito) con diferentes tipos de moneda (multimoneda).
Para que esta opción funcione, el cliente debe tener activada la casilla
multimoneda. Para mayor detalle, ver "General" en la página 39.
La creación del documento de débito con diferente moneda del cliente se
realiza exactamente igual a que si fuera la moneda local, la excepción radica
en que la casilla moneda debe ser cambiada por la moneda del documento y el
monto también debe expresarse en moneda anteriormente definida. Para
realizar el registro contable, el sistema de cuentas por cobrar convierte el tipo
de moneda usada a la moneda local y a la moneda dólar usando los tipos de
cambio de la Tabla de Monedas en Administración del Sistemas.
Un cliente puede tener documentos en multimoneda; estos pueden ser
consultados y mantienen un registro individual, pero el saldo del cliente se
mantendrá en la moneda definida en mantenimiento de clientes. Por ejemplo,
un proveedor cuya moneda es Marco Alemán puede tener depósitos en Libras
Esterlinas, Yenes, Colones, etc., pero el saldo del proveedor se mantiene en
Marcos.
Es importante actualizar los Tipos de cambio de las Monedas ubicados
en el módulo de Administración del Sistema para que los tipos de cambio
utilizados sean confiables y las transacciones en multimoneda sean razonables
en términos monetarios.
¿Cómo se Aplica un Crédito a un Cliente

Multimoneda?
Para crear un documento crédito para cancelar las cuentas por cobrar se debe
ingresar a Documentos, crear un documento crédito y especificar la moneda.
Como generalmente las empresas no manejan cuentas bancarias para todos los
tipos de moneda de sus clientes, es necesario hacer una conversión para poder
pagar el documento.
Por ejemplo, se tiene la factura 5 por 15.000 Libras Esterlinas. Se desea hacer
un pago, pero la empresa sólo tiene cuentas corrientes en colones y dólares. Se
hará un pago por 10.000 dólares. Los tipos de cambio de las monedas con
respecto al colón se muestran a continuación:

Moneda Código Tipo de cambio con respecto al colón
Libra M-05 370.00 colones por Libra
Dólar M-02 285.65 colones por Dólar
Luego de realizar el documento de crédito, en este caso una nota de crédito en

dólares por 10.000, se debe aplicar a la factura 5 por 15.000 Libras.
A continuación se muestra la pantalla de aplicación:
Pantalla de aplicación usando multimonedas
Entonces los 10.000 dólares deben ser convertidos en 7810.43 libras y el tipo
de cambio usado de 1.2953. Lo anterior debido que el tipo de cambio usado es
el de libra / dólar, es decir, cuantos dólares se necesita para obtener una libra
esterlina (285.65 colones por dólar es igual 370 colones por libra, esto implica
que una libra equivale a 1.2953 dólares).
Modo Automático
Al igual que en el modo Manual se resalta que para la columna Fecha Rige si
se trata de una parcialidad se mostrará la fecha rige, pero si el documento no
tiene parcialidades se desplegará la fecha de creación del documento. Por otro
lado, en la columna Fecha Vence, se muestra la fecha de vencimiento de cada
La pantalla de aplicación de Documentos en Modo Automático es la siguiente:

Aplicación Automática de Documentos
Para aplicar un documento de crédito en el Modo Automático proceda de la

siguiente manera:
1. Presione el icono desde la tabla de Documentos. Si el

documento de crédito ha sido recién creado, el sistema
automáticamente desplegará la pantalla de Aplicación del
Documento.
2. Asegúrese de que el Modo Automático esté activado, el icono debe
desplegarse de la siguiente forma: .
3. Elija la moneda de los documentos tipo débito que desea se
desplieguen en la tabla de datos. Escriba el código de la moneda en
la casilla Moneda de los Débitos. El sistema automáticamente
desplegará los valores de los campos de Tipo de Cambio y Monto
Equivalente.
Si no recuerda el código de la moneda, haga un doble clic sobre la
casilla o presione la tecla F1. Se desplegará una pantalla con el listado
de las monedas existentes en la base de datos.
4. Presione el icono para aplicar el crédito. El sistema despliega el

Monto total del documento de crédito, en la moneda de los
débitos. Sin embargo, el usuario puede modificarlo y establecer el
Monto que desea aplicar.

Aplicación del Documento de Crédito
5. Presione el botón Aplicar.
¿Cómo mostrar los documentos pendientes de

las sucursales?
Para aplicar créditos es necesario presionar el icono . Este botón solo se
presentará activo si el cliente que realizó el pago tiene activo el check que
permite las aplicaciones abiertas.
Si el botón no se encuentra presionado y se trata de la aplicación de un
documento de una sucursal entonces en la tabla sólo se mostrarán los
documentos pendientes de la sucursal, registrados en sus propias cuentas. Sin
embargo si el botón está presionado, en la tabla se cargan tanto los
documentos pendientes del cliente sucursal que realiza la aplicación, así como
los documentos que dicho cliente tiene registrados a su nombre pero en la
Corporación.
Si por otro lado, si este botón no se encuentra presionado y se trata de la
aplicación de un documento de alguna Corporación, entonces se muestran los
documentos pendientes propios de la misma además de los documentos
pendientes de las sucursales asociadas que se encuentren registrados en la
Corporación. En el caso que el botón si esté presionado se muestran todos los
documentos pendientes registrados en la Corporación, ya sean propios u
originados por otros clientes, así como los documentos pendientes de las
sucursales pero que están registrados en las cuentas de las mismas.
Recuerde que la habilitación de este botón sólo se permitirá cuando se trate de
aplicar documentos de un cliente Corporación o de un cliente Sucursal, que
permite aplicaciones abiertas.
¿Cómo Realizar Consultas sobre Aplicaciones?

La consulta sobre las aplicaciones de un documento de crédito establece
sobre cuáles documentos tipo débito se ha aplicado el documento de crédito.
La consulta sobre un documento tipo débito establece cuáles documentos
tipo crédito se han aplicado sobre el documento de débito.
Un usuario en particular podría tener el privilegio de Consultar aplicaciones.
Para más información sobre la asignación de privilegios consulte "Control de
Seguridad" en la página 357.

Para consultar los documentos, tipo crédito o débito, proceda de la siguiente
manera:
1. Desde el menú principal del módulo, seleccione la opción de
Transacciones, se desplegará un submenú con tres opciones, elija
la primera denominada Documentos. Se desplegará la pantalla
principal de esta opción.
2. Digite el código del cliente para el cual se van a consultar los
documentos. Si no recuerda el código establecido, presione la tecla F1
o haga un doble clic sobre el campo correspondiente. Se desplegará el
listado de clientes existentes en la base de datos.
3. Posicione el highlight sobre el documento que desea consultar y
presione el icono . También, se puede presionar este icono desde
la pantalla de Creación - Modificación de Documentos. Se
desplegará la pantalla de Aplicaciones del Documento.
Si el documento consultado es de tipo débito, las casillas de la pantalla de
Aplicaciones del Documento son:
Número Documento: despliega el Número que se le asignó al documento,
en la carpeta Débito, cuando fue creado.
Monto Total: representa la cantidad de dinero por la cual fue creado el
documento, definida en la casilla Monto de la carpeta Débito.
Monto Restante: cantidad de dinero sobre el Monto Total del documento
tipo débito que aún no ha sido pagada mediante la aplicación de documentos
de crédito.
Aplicación: especifica la referencia o motivo de la creación del documento
tipo débito.
Moneda: moneda en la cual fue creado el documento.
Tabla de datos: se desplegarán todos los documentos de crédito aplicados
sobre el documento tipo débito consultado. En este caso el nombre de la tabla
será Documentos Aplicados.
Aplicaciones del Documento (Débito)
Si el documento consultado es de tipo crédito, las casillas de la pantalla de

Aplicaciones del Documento son:
Número Documento: despliega el Número que se le asignó al documento,
en la carpeta Crédito, cuando fue creado.
Monto Total: representa la cantidad de dinero por la cual fue creado el
documento, definida en la casilla Monto de la carpeta Crédito.
Monto Restante: cantidad de dinero sobre el Monto Total del documento
de crédito que aún no ha sido aplicada para abonar o cancelar documentos tipo
débito.
Aplicación: especifica la referencia o motivo de la creación del documento
de crédito.
Moneda: moneda en la cual fue creado el documento.

Tabla de datos: en la tabla de datos se desplegarán los documentos tipo
débito que han sido pagados con el documento de crédito consultado. En
este caso el nombre de la tabla será Documentos Cobrados.
Aplicaciones del Documento (Crédito)
El botón Reversar de la pantalla de Aplicaciones del Documento

revierte el proceso de aplicación de documentos.
En la tabla de Documentos Aplicados, se reversan los documentos tipo
crédito, es decir, se devuelve el monto aplicado sobre el documento tipo
débito consultado al documento de crédito reversado.
En la tabla de Documentos Cobrados, se reversan los documentos tipo
débito, es decir, se devuelve el monto aplicado sobre el documento tipo
débito reversado al documento de crédito consultado.
El botón Regresar de la pantalla de Aplicaciones del Documento se
utiliza cuando finaliza la consulta para regresar a la tabla de Documentos o
a la pantalla de Creación - Modificación de Documentos, según el lugar
donde se activó el icono .
¿Cómo funciona la función de diferencial cambiario

Realizado y No Realizado?
Para llevar el control de las diferencias de cambio se realiza por neteo
contable, esto consiste en proyectar lo no realizado al momento de hacer el
pago, para no afectar el diferencial cambiario actualmente.
Por lo tanto, en el proceso de aplicación de documentos Cuentas por Pagar se
generará un asiento contable nuevo utilizado dos líneas o hasta 4 líneas.
Dos líneas para clientes que manejan solamente moneda local y dólar, cuatro
líneas para clientes que manejan tercera moneda.
Ejemplo:

¿Cómo Crear Contrarecibos?
El Contrarecibo es un documento en el cual se pueden agrupar dos o más
documentos tipo débito. Su principal utilidad consiste en agrupar las
facturas para un cliente específico.
Esta facilidad agiliza el proceso de Cuentas por Cobrar porque permite
cancelar varios documentos tipo débito, por ejemplo un grupo de facturas de
un cliente específico, con un documento de crédito.
Cabe hacer la salvedad que, en la opción de Contrarecibos, los documentos
que utilizan condiciones de pago con parcialidades, no tomará en cuenta este
tipo de condiciones de pago, ya que no aplica, por lo que se deben omitir en
Contrarecibos la utilización de la funcionalidad de pagos parcialidades.
Nota: Todas las facturas incluidas en un mismo Contra recibo

adquieren, automáticamente, la Fecha Rige y la Condición del Contra
recibo.
La creación y mantenimiento de contrarecibos se puede hacer desde dos
opciones diferentes, una, en el submenú Documentos con el icono y la

otra directamente en el submenú Contrarecibos que se encuentra en la
opción Transacciones.
A continuación se muestra la pantalla que se despliega.

Captura de Contrarecibos - Cuentas por Cobrar
Desde esta pantalla se puede acceder un filtro que contiene la siguiente

información:
General
Contiene la información general por la que se puede filtrar, está compuesta por
las siguientes opciones:
Rango de Contrarecibos: en estas casillas se debe indicar el número
inicial y el número final de los contrarecibos que se desean filtrar.
Rango de fechas de emisión: estas casillas permiten filtrar los
contrarecibos de acuerdo a su fecha de emisión, para ello se debe especificar el
rango de fechas deseado.
Rango de fechas rige: estas casillas permiten filtrar los contrarecibos de
acuerdo a su fecha rige de los mismos, para ello se cuenta con un rango de
fechas que el usuario puede completar.
Rango de Clientes: campos que permite ayuda con F1 para seleccionar el
rango de códigos de cliente que se desean filtrar, a la vez el sistema despliega
el nombre del cliente.
Rango de Condiciones de Pago: en estos campos el usuario debe indicar
el rango de las condiciones de pago de los contrarecibos que se desea filtrar.
Estado de los contrarecibos: check box para seleccionar la clase de
contrarecibos a listar (pendiente, aprobado y cancelado), el sistema permite
elegir una o varias de estas opciones.
Indicador de Contrarecibos: check box que permite al usuario elegir si
los contrarecibos que desea ver están Congelados y / o No Congelados.

Auditoría
La carpeta de Auditoría mostrará la información necesaria que permita
filtrar documentos de acuerdo a su auditoría. Su contenido es:
Rango de Fechas de última modificación: este filtro permite al
usuario seleccionar documentos que tengan una fecha de última
modificación incluida dentro del rango que se debe indicar en estas
casillas.
Rango de Usuario de última modificación: el sistema permite filtrar
documentos de acuerdo al usuario que realizó la última modificación, para
ello se tiene la opción de elegir un rango de usuarios según las necesidades
del cliente.
El procedimiento para crear un contra recibo es el siguiente:
la primera denominada Documentos o la de Contrarecibos. Se
desplegará la pantalla principal de esta opción.
2. Digite el código del cliente para el cual se van a crear los
contrarecibos, este es un campo F1.
3. Si está accesando la pantalla por medio de la opción Documentos,
presione el icono , para desplegar la pantalla Captura de
Contrarecibos - Cuentas por Cobrar. En esta opción se tienen
tres casillas modificables:
Cliente: se debe incluir el código asociado con el cliente del cual se quiere
que se desplieguen los contrarecibos. Si esta casilla se deja en blanco, en la
pantalla aparecerán todos los contrarecibos que se encuentren dentro del rango
de fechas especificado. Al ingresar el código del cliente, el sistema
automáticamente despliega el nombre de éste.
Fecha inicial: corresponde a la fecha a partir de la cual se van a desplegar
los contrarecibos en pantalla.
Fecha final: indica la fecha límite de los documentos desplegados en
pantalla.
Estos campos son filtros que permiten seleccionar únicamente los documentos
que se desean ver.
4. Localice en esta pantalla la opción Nuevo y actívela si desea crear un
nuevo registro. .
El primer paso para generar un contra recibo será completar las casillas de la
parte superior de la pantalla:
Cliente: esta casilla es modificable. Se debe incluir el grupo el código del
cliente al cual se le va a generar el contra recibo. El sistema sugiere el código
y la descripción del cliente marcado con el highlight en la tabla principal.
Número: en esta casilla se debe ingresar el número consecutivo de
contrarrecibo asociado con el cliente. El sistema no permite duplicar el
número de contra recibo para un cliente específico.

El manejo del número del contrarrecibo tiene una condición especial, pues en
caso de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de
Administración del Sistema, un registro para los contrarrecibo y el
usuario cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del
número será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos definidos para los
contrarrecibos en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud
del número del contrarrecibo, quedará sujeta a la longitud definida para el
consecutivo.
Condición: define la forma en que se realizará el cobro del contra recibo, se
refiere al período de crédito que la empresa concede al cliente e incluye el
porcentaje de descuento por pronto pago.
Si no recuerda el código de la condición que desea asignar, presione la tecla
F1 en esta casilla para desplegar la tabla de Condiciones de Pago, definida
en el módulo de Administración del Sistema.
Fecha de emisión: indica la fecha en la cual fue creado el documento y no
necesariamente tiene que coincidir con la fecha rige. Este campo tiene como
propósito mantener un control tipo auditoría de la fecha en la cual se crean los
documentos.
Fecha Rige: fecha a partir de la cual entra en vigencia el contra recibo. Es
importante cuando se utilizan condiciones de cobro a crédito y descuentos por
pronto pago.
Estado: esta casilla no es modificable. Un contra recibo puede aparecer con
estado PENDIENTE o CANCELADO, este último se presenta cuando se ha
pagado con un documento de tipo crédito.
La parte inferior contiene un conjunto de carpetas que agrupan la información
total del contra recibo.
correspondiente, también puede oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en el título de la carpeta.
Funciones Especiales
Este icono permite crear documentos tipo
Crear
débito desde la pantalla de Creación -
Documentos
Modificación de Documentos.
Este icono permite asociar los documentos tipo
Asociar débito, previamente creados, que aún no han
Documentos sido asociados con otro contra recibo o pagados
con algún documento tipo crédito
Permite imprimir un comprobante de los
Comprobante documentos tipo débito que se han cargado.
Ingreso de Datos
Las carpetas de la pantalla Captura de Contrarecibos son: Documento,
Auditoría y Notas.

Documento
Esta carpeta permite “cargar” los documentos tipo débito en el contra recibo
que está siendo creado. Recuerde que, la aplicación más poderosa de la
función especial Crear Contrarecibos se relaciona con el agrupamiento de
facturas.
La carpeta Documento presenta una tabla donde el usuario puede observar
los documentos tipo débito, por ejemplo facturas, que ha cargado en el contra
recibo.
Existen dos formas de “cargar” los documentos tipo débito en el contra recibo:
1. Crear los documentos de débito. Presione con el botón izquierdo del
ratón la opción Crear Documentos del menú Documentos o al
active el icono .
2. Cargar documentos de débito previamente creados. Presione con el
botón izquierdo del ratón la opción Asociar Documentos del menú
Documentos o active el icono .
Cuando se presiona el icono , se despliega la pantalla Documentos del

Cliente sin asociar.
El usuario debe marcar los registros relacionados con los documentos tipo
débito, por ejemplo las facturas, que desea “cargar” en el contra recibo para
ello:
1. Presione el botón izquierdo del ratón sobre el “row header” o
encabezado de la fila que representa el registro.
2. Cuando haya marcado todos los documentos de débito que desea
“cargar” en el contra recibo presione el botón Aceptar.
Documentos del Cliente sin Asociar
En la tabla de datos de la carpeta Documento aparecerán los documentos tipo

Débito incluidos en el Contra recibo.

Carpeta Documento
Auditoría
Presenta la información con respecto al Usuario que realizó la última
modificación al contra recibo y la Fecha en la cual ejecutó esta acción.
Notas
Se utiliza para que el usuario ingrese la información que considere relevante
con respecto al contra recibo. El texto digitado en esta carpeta corresponde a
las observaciones en el comprobante del contra recibo.
6. Con la actualización automática de columnas en la pantalla principal

de la opción Documentos:
- En la columna Contra recibo se despliega el número de Contra recibo en el
cual se incluyó el documento de débito.
- En la columna Fecha Rige se despliega la Fecha Rige del Contra recibo en el
cual se incluyó el documento de débito.
- En la Columna Condiciones se despliega la Condición del Contra recibo en
el cual se incluyó el documento de débito.
Instrucciones Específicas
¿Cómo generar un comprobante?

Cuando se han “cargado” los documentos tipo débito al contrarecibo, el
sistema permite imprimir un comprobante. Este comprobante del contra recibo
en estado PENDIENTE es utilizado por el cliente para entregar, contra su
presentación posterior, el documento de crédito que cancela las facturas o
documentos de débito incluidos en el contra recibo. También, el sistema
permite imprimir un comprobante para el contra recibo en estado
CANCELADO.
Para imprimir el comprobante, presione el botón izquierdo del ratón sobre la
opción Comprobante del menú Documentos o active el icono . A

continuación se muestra un ejemplo del comprobante generado con esta
opción.
Comprobante de Contrarecibo

¿Cómo Anular Documentos?
El sistema sí permite anular un documento Aprobado pero antes envía
un mensaje indicando que el documento se encuentra aprobado que si
está seguro de anularlo. Pero un documento Conciliado o Anulado no
se podrán anular, resaltamos que el proceso de anulación es
Irreversible y desde este módulo sólo se pueden anular documentos
creados en Cuentas por Cobrar y Facturación!!!
Un usuario en particular podría tener el privilegio de Anular documentos.
Además existe una particularidad con los documentos de tipo anticipo
provenientes del módulo de Facturación, pues el sistema permite solamente
los documentos que son de tipo anticipo porque Facturación carece de esta
funcionalidad para este tipo de documentos. Es importante recordar que los
documento de tipo anticipo se podrán anular siempre y cuando no estén
aprobados.
Los anticipos de facturas anuladas que quedan con saldos en el crédito, pueden
ser aplicados a otras deudas de clientes con el fin de reducir su saldo deudor.
El proceso de anulación variará dependiendo de si el documento se encuentra
en el periodo actual o en uno diferente al actual, esta condición se da pues al
anular un documento que se encuentra en un periodo diferente al actual, se
podrían presentar problemas en los procesos de auditoria, ya que los reportes
generados en el pasado, si se imprimen en la actualidad con fechas pasadas
deberían imprimir la misma información, máxime que se trata de reportes de
información histórica que ya ha sido revisada y auditada.
Aclaración: El sistema permite anular documentos de cualquiera de los
tipos que el sistema maneja!!!
Anulación en el Periodo Actual

Cuando se anula, el sistema convierte en cero el Monto de un documento de
crédito o débito. El sistema genera un asiento contable para anular la
transacción que corresponde al registro y conserva el número de documento.
Para anular un documento, proceda de la siguiente manera:
Transacciones, se desplegará un submenú con dos opciones, elija la
primera denominada Documentos. Se desplegará la pantalla
2. Digite el código del cliente para el cual se anularán los documentos. Si
no recuerda el código establecido, presione la tecla F1 o haga un
doble clic sobre el campo correspondiente. Se desplegará el listado de
clientes existentes en la base de datos.
3. Posicione el highlight sobre el documento que desea anular.
4. Del menú de Documento, escoja la opción Anular o bien presione la
tecla Ctrl, manténgala así y presione la tecla U (Ctrl + U). Si lo
prefiere, active el icono de la barra de herramientas.
El sistema desplegará una pantalla de confirmación para la anulación, una vez
confirmada, se desplegará una pantalla en la que deberá ingresar la fecha de la
anulación, el sistema sugiere la fecha del día. Una vez anulado, se registra en
la carpeta Auditoría la información referente a usuario, fecha contable fecha y
hora del proceso.
Pantalla Anulación / Eliminación de Documentos
5. El sistema desplegará la pantalla de Diario de la Contabilidad

donde se muestra el asiento contable que anula el asiento asociado con
la creación del documento.
A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la anulación de
un documento tipo Débito (Factura):
Cuenta Débito Crédito
Contable Colón Colón
Cuentas por Cobrar ¢ 500,000.00
Impuesto sobre Ventas ¢ 65,217.39
Cierre Créditos ¢ 434,782.61
Anulación en Periodos Anteriores Diferentes al Actual

Este proceso permite crear un documento de ajuste por efecto de anulación, el
proceso verifica si el documento posee un saldo pendiente, además si el
documento a anular no posee aplicaciones, el nuevo documento se aplica
totalmente, de lo contrario se aplica por el saldo pendiente, del nuevo
documento queda efectivo para realizar pagos futuros, tanto el documento
anulado como el creado por el ajuste quedarán asociados entre sí y no
permitirán ningún tipo de modificación posterior.
Con esto lo que se busca en este proceso es compensar el efecto que creó el
documento que se quiere anular pero sin eliminar montos ni el documento en
sí, por lo que se hace es crear un documento de naturaleza contraria al original
que “mate” el efecto que creó.
El proceso incluye además los documentos de tipo Retención con una pequeña
diferencia en el manejo de los demás documentos, pues al estar ligados a otro
documento, los mismos dependen de dichos documentos, y se podrán anular
manteniendo el consecutivo y por lo tanto la pista de auditoria, reversándose la
aplicación de la retención y se eliminándola del tab ‘Retenciones’ del
documento que inicialmente tenía asociada la retención.
Para dicho proceso realice lo siguiente:

Transacciones, se desplegará un submenú con cuatro opciones,
elija la primera denominada Documentos. Se desplegará la pantalla
2. Digite el código del proveedor para el cual se anularán los
documentos. Si no recuerda el código establecido, presione la tecla F1
o haga un doble clic sobre el campo correspondiente. Se desplegará el
listado de proveedores existentes en la base de datos.
3. Posicione el highlight sobre el documento que desea anular.
4. Del menú de Documento, escoja la opción Anular o bien presione la
tecla Ctrl, manténgala así y presione la tecla U (Ctrl + U). Si lo
prefiere, active el icono de la barra de herramientas, que
corresponde a la operación de Anular. El sistema desplegará el
Wizard o Asistente de Anulación, el cual le guía y le facilita el
proceso.
5. La primera pantalla del wizard da una rápida explicación del proceso,
al presionar el botón Siguiente el sistema desplegará la segunda
pantalla donde se visualiza el detalle del Documento por Anular,
Fecha de documento, Tipo, Número, Monto y Saldo. Los mismos le
servirán para confirmar que se trata del documento que se desea
anular, después de confirmar los datos presione el botón Siguiente.
Además, en caso de que el documento tenga aplicaciones, las mismas
se mostrarán en la segunda tabla que se muestra en esta pantalla que
lleva el encabezado Aplicaciones Asociadas. En la que se
visualizan los datos del documento asociado como Fecha de
Aplicación, Fecha, Tipo, Número, Concepto, Moneda, Monto, Monto
Aplicado y Subtipo.
La pantalla desplegada es la siguiente:
Pantalla de Documento por Anular y Aplicaciones Asociadas

6. La tercera pantalla corresponde a la de Documento de Ajuste por
Anulación en la que se deben definir los siguientes datos:
Tipo: esta casilla es de tipo combo box, en la misma se define el tipo
de documento que por efecto de la anulación se va a crear. Si el
documento a anular es de tipo Débito el sistema por defecto colocará
en esta casilla una Nota de Crédito, pero el usuario lo puede cambiar
por Otro Crédito. Si el documento a anular es de tipo Crédito el
sistema por defecto colocará en esta casilla una Nota de Débito, pero
el usuario lo puede cambiar por Otro Débito
Subtipo: esta casilla es de tipo combo box y su definición depende
de dos aspectos, en primer lugar depende del tipo de documento que
se defina en la casilla Tipo, y de los Subtipos creados para cada tipo
de documento en el módulo de Cuentas por Cobrar.
Fecha: casilla de tipo F1 en la que se define la fecha del documento
de ajuste que se está creando. Por defecto el sistema propone la fecha
actual. La única restricción con respecto a esta casilla es que la fecha
no puede ser menor a la fecha del documento que se está anulando.
Número: el sistema sugerirá el consecutivo guardado en las globales
según el tipo de documento seleccionado, pero si el usuario lo desea lo
pude modificar, siempre y cuando ese consecutivo que elija no haya
sido usado.
Monto: en esta casilla se muestra deshabilitado el monto por definido
para el documento que se está anulando. Este dato no se puede
modificar.
Luego de definir los datos anteriores, presione el botón de Siguiente.

Pantalla de Documento de Ajuste por Anulación
7. En la siguiente pantalla, Notas Documento de Ajuste, se definen

los datos que a conveniencia del usuario, le servirán como referencia
para identificar el documento que se creó producto de la anulación. Su
definición es obligatoria y el sistema no permitirá continuar si no se le
define una nota al menos. Estas notas se visualizan en el tab Detalle
del documento creado por dicho proceso, en donde además se
visualiza el tipo y número del documento anulado.
Pantalla de Notas Documento de Ajuste
8. En la última pantalla se despliega el siguiente diálogo: “Cuentas

por Cobrar está listo para generar el documento de ajuste creado
por la anulación del documento seleccionado. Presione el botón
Finalizar para realizar el proceso”. Si el usuario tiene la certeza y la
seguridad de que el proceso que está a punto de terminar es correcto,
debe presionar el botón de Finalizar, a lo que el sistema realizará la
anulación correspondiente. En caso de tener algún problema el sistema
enviará el mensaje indicado.
Para poder ver el efecto del proceso, en el mantenimiento de documentos el
usuario debe presionar el botón de Refrescar , con el fin de que se
actualice el detalle del concepto del documento anulado.
Al igual que para los documentos que son anulados en un periodo actual, el
sistema dejará el documento en la base de datos con la descripción de
**ANULADO** pero con la diferencia de que el monto no quedará en cero, si
no quedará con el monto original. Además, se guarda un indicador del
documento que se creó para anular (esto se puede ver en la carpeta Notas del
documento anulado en el mantenimiento de Transacciones en
Documentos).

Notas Aclaratorias
✓ Cabe aclarar que si el documento tiene asociado un proceso de diferencias
cambiarias, el proceso de anulación generará un asiento de reversión un
poco especial. El mismo tendrá:
◘ En la fuente del asiento el número del documento que se está
reversando.
◘ En la referencia la leyenda "Reversión de Diferencias
cambiarias".
◘ En las notas del asiento cuales fueron los asientos de diferencias
cambiarias que se están reversando.
✓ Los documentos tipo Depósito anulados en Cuentas por Cobrar, que tenga
asociado un Depósito en Control Bancario tendrán el siguiente
comportamiento:
◘ Si el Depósito creado en Control Bancario se creó producto de la
creación del Depósito en Cuentas por Cobrar, el proceso de
anulación harán que se anulen ambos registros en cada uno de los
módulos.
◘ Si el Depósito de Control Bancario se creó en dicho módulo y
posteriormente se asoció al depósito de Cuentas por Cobrar, el
sistema sólo anulará el depósito de Cuentas por Cobrar. Si se
quiere anular el depósito de Control Bancario, el usuario deberá
ir a dicho módulo y ejecutar el respectivo proceso de anulación.
◘ De igual manera, si se desea anular un Depósito creado en
Cuentas por Cobrar que forma parte de un grupo de depósitos
asociados a un depósito de Control Bancario, el sistema sólo
anulará el depósito de Cuentas por Cobrar. Si se quiere anular el
depósito de Control Bancario, el usuario deberá ir a dicho
módulo y ejecutar el respectivo proceso de anulación.
¿Cómo imprimir un Documento?

Para los documentos ingresados en el módulo de Cuentas por Cobrar, tanto de
débito como de crédito se cuenta con la opción de imprimirlos
individualmente desde la pantalla donde se definen los datos de los mismos, el
procedimiento es el siguiente:
1. Ingrese a la opción Documentos en Transacciones.
2. Desde la pantalla principal de documentos, Documentos-Cuentas
por Cobrar, haga doble click sobre el registro del documento que
desea imprimir, a lo que se desplegará la pantalla de definición de
datos de documentos.
3. En la pantalla de definición de documentos oprima el botón de

, el sistema desplegará la pantalla donde se definen los parámetros
de impresión. La pantalla es la siguiente:

Pantalla de Definición de Parámetros de Impresión
4. En general, para cualquier tipo de documento, se habilita un espacio

para definir el concepto o descripción que aparecerá en la impresión
del documento, además de la opción de Incluir detalle de
transacción contable del documento.
5. Para los documentos de tipo Recibo en la pantalla se habilitarán las
casillas definidas en la sección Forma de Pago, con el fin de
definir los montos en cada una de las formas (Cheque, Efectivo,
TEF y Otros) en los que se recibió el dinero y la casilla Recibido
de, en la que se define el nombre de la persona que recibió el dinero.
Si el documento es un Débito, las opciones que se le hayan
definido en el mismo habilitarán la sección Reportes
adicionales a generar, por lo que el usuario podrá definir datos
que puedan ser requeridos para su correspondiente visualización.
6. Una vez definidos los parámetros que se utilizarán para la impresión
del documento, se procede a generar el mismo, oprimiendo el botón
de Imprimir. El formato es el siguiente:
Formato de la Impresión del Documento
¿Cómo Generar el Reporte de Documentos?

Desde la opción de Documentos, se pueden obtener el reporte de los datos
desplegados en la pantalla principal de Documentos. Por ejemplo: la
referencia, el número, el tipo y el monto asociados con los documentos del
cliente Acrílicos de Centroamérica S.A., además si en la configuración de
Softland se definió el uso de rubros, el reporte desplegará el nombre de los
mismos y su correspondiente dato.
Para generar un reporte de los Documentos relacionados con un cliente
específico, proceda de la siguiente manera:
la primera denominada Documentos. Se desplegará la pantalla
2. Digite el código del cliente para el cual desea generar el Reporte de
Documentos. Si no recuerda el código establecido, presione la tecla
F1 o haga un doble clic sobre el campo correspondiente y se
desplegará el listado de clientes registrados en la base de datos.
3. Asegúrese de que los datos por imprimir, asociados con los
documentos del cliente, sean los datos desplegados en las columnas de
la tabla. Además, revise la fecha de corte del despliegue de los
documentos.
4. Seleccione la opción de Reporte!, o presione el icono .
5. En la ventana Parámetros de Impresión debe especificar si desea
el reporte en pantalla, impresora o archivo.
El despliegue en Pantalla le permitirá hacer un "preview" o vista
preliminar de la impresión, para controlar el despliegue de las páginas,
luego le permitirá enviar el reporte a impresora.
En caso de elegir Impresora, deberá determinar si desea todas las
páginas o un rango específico y el número de copias de cada página.
Se recomienda, sin embargo, que vea primero el despliegue en pantalla
para que pueda determinar las páginas que desea imprimir.
6. El reporte en Archivo creará un archivo de tipo TXT en formato
ASCII. Presione el botón Imprimir.
CONTRARECIBOS
La opción de Contrarecibos se puede acceder también desde el submenú
Documentos, por lo tanto, la información de cómo crear un contra recibo se
encuentra en la sección "¿Cómo Crear Contrarecibos?" en la página 116.
CONVENIOS
La opción convenios permite sistematizar los arreglos de pago: Esto consiste
en un proceso que guía al usuario para que pueda convertir varios documentos

por cobrar vencidos (o por vencer) por otros pendientes, con plazos de
vencimiento distribuidos en forma periódica y que además calcula los
intereses y dependiendo de los parámetros generales, toma una de las
siguientes acciones: a) Los adjunta como otro documento pendiente de pago.
b) Suma a cada documento su respectivo interés.
Para facilitar la automatización del punto tratado, la funcionalidad genera
automáticamente los documentos y asientos correspondientes en Cuentas
por Cobrar y en la Contabilidad General, para tener de forma ordenada
la información, así como asegurar el cierre contable y la conciliación bancaria.
El mantenimiento está estructurado en forma de tutor para que el usuario
pueda realizar esta funcionalidad (todo lo que esta opción realiza se puede
hacer desde los mantenimientos existentes, solo que requiere mucho más
tiempo y se puede prestar para incurrir en errores), pero cabe aclarar que de
este proceso no se guarda auditoría alguna de estos movimientos, sólo se
guarda en las notas de los documentos generados, una referencia al
movimiento en general.
En términos generales este tutor se encarga de tomar un grupo de n
documentos pendientes, que cumplan con las restricciones del
refinanciamiento, luego procede a generar un documento de crédito que sea
por un monto igual a la suma de todos los documentos a refinanciar, luego de
esto, se procede a generar m nuevos documentos de débito de tal forma que la
suma de los montos de los documentos de débito sea igual al monto del
documento de crédito, también se deben generan documentos de interés
asociados a cada uno de los documentos de débito y que tendrán la misma
fecha de vencimiento. La gráfica que se muestra a continuación ilustra este
proceso.

Gráfica de relación de documentos en la opción Convenios
Los “m” nuevos documentos de débito serán por montos iguales, (excepto el
último que amortiguará los efectos del redondeo en los documentos
anteriores), tendrán fechas de vigencia secuenciales, o sea que cada
documento inicia a regir un día después de que vence el anterior. El primero
de ellos empieza a regir en la fecha rige que se especificó en la carpeta
convenio. Una característica de estos documentos de débito es que la fecha del
documento y la fecha rige serán iguales. Con respecto a los intereses, se podrá
generar uno asociado a cada nuevo documento que tendrá las mismas fechas o
se acumula el monto del interés al monto del documento, esto para no generar
el documento de interés. Si la tasa de interés es cero, entonces no se generarán
los documentos de interés.
Las funciones especiales se describen a continuación.
Esta opción se encuentra en la carpeta de
documentos y en la carpeta de
Cargar refinanciamiento.
En la carpeta de documentos permite llamar la
tabla (F1) de documentos, para proceder a

cargarlos.
En la carpeta de refinanciamiento, se utiliza
para pedir al sistema que sugiera todos los
documentos a generar, para llevar a cabo el
convenio de pago.
Este icono elimina lo hecho con el botón de
Descargar cargar , esto es que deja la tabla de la

carpeta de refinanciamiento sin ningún registro
y habilita la edición de los datos del proceso.
Procede a generar (y aplicar si es el caso) los
documentos sugeridos en la tabla de
refinanciamiento. Este botón no tiene reversión
Generar y luego de su aplicación, los documentos
generados existirán como tales y la única forma
de modificarlos será desde el mantenimiento de
documentos.
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega un convenio el sistema desplegará una pantalla con un
conjunto de carpetas que juntas agrupan la información total del registro. En
primer lugar se debe digitar en la casilla Cliente, a lo que el sistema
desplegará algunos datos relacionados con el convenio que se pacta con el
cliente.
correspondiente, también puede oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en el título de la carpeta, es necesario completar todos los datos
requeridos dentro de éstas con el fin de asegurarse la correcta finalización del
proceso. Las carpetas desplegadas en esta opción son las siguientes:
Convenios, Documentos, Otros y Refinanciamiento, éstas se
describen a continuación.
Convenio
Las casillas de esta carpeta son:
Número de pagos: indica el número de pagos en los cuales se va a cancelar
el documento vencido.
Tasa de interés: en esta casilla se debe indicar el interés adicional que se
debe cobrar por el extrafinanciamiento. El sistema sugiere "0%". Si se define
un interés, se activan las dos casillas que se detallan a continuación.
Documento independiente: si esta casilla está activada indica que se va a
generar un documento adicional que va a contener los intereses cargados por
el extrafinanciamiento.
Mismo documento: si se encuentra marcada esta opción, significa que los
intereses por sobrefinanciamiento se van a acumular en el mismo documento
de pago
Fecha: indica la fecha con la que van a quedar registrados los documentos de
convenio, el sistema sugiere la fecha del día
Moneda: es la moneda que va a tener el convenio sobre el que se está
trabajando, el sistema sugiere la moneda del cliente
Concepto: texto explicativo que indica la razón del documento de crédito, el
sistema sugiere "Convenio de Pago"
Condición de pago: en esta casilla se debe indicar la condición de pago de
los documentos que se van a generar
Fecha rige: indica la fecha en la cual entra en vigencia el convenio
Fecha vence: muestra la fecha en la que va a vencer el convenio.
A continuación se muestra la pantalla correspondiente a esta carpeta
Pantalla de la carpeta "Convenio"
Algunos aspectos importantes que se deben considerar son:

▪ Cuando se entra por primera vez a la carpeta, se cargan o sugieren los
valores iniciales
▪ Mientras la tasa de interés sea cero, los campos que se refieran a interés
permanecerán deshabilitados
▪ Si se incluye alguna línea en la tabla de la carpeta de documentos, el
campo de moneda se debe deshabilitar
▪ Dado que se utiliza el tipo de cambio del día, si se cambia la fecha se
deben recalcular los montos equivalentes en la tabla de documentos
▪ La fecha rige y la fecha vence, dependen la una de la otra y por tanto
cada vez que una de ellas se edita, la otra se recalcula sumando o
restando la condición de pago. Si lo que cambia es la condición de
pago, estas fechas también se deben recalcular, para esto se deja fija la
última que se modificó.

Documentos
Aquí inicialmente se mostrará la tabla vacía, el usuario deberá agregar
únicamente los documentos a refinanciar, para ello tiene tres opciones:
1. Digitar el tipo documento y número de todos los documentos que desee
refinanciar, en la columna documento. Por ejemplo FAC-00923 para la
factura # 00923. Para poder digitar los datos el usuario tiene que
activar la opción de ingreso de un nuevo documento presionando
simultáneamente las teclas Ctrl + N, o activando el icono ,
2. Utilizar el proceso de selección y carga de documentos que puede ser
llamado mediante el icono .
3. Utilizar la tecla F1, para ello se requiere ingresar un nuevo documento
presionando simultáneamente las teclas Ctrl + N, o activando el icono
.
Al utilizar las dos últimas opciones, el sistema despliega la tabla de
Documentos Pendientes. En esta tabla se listan únicamente los
documentos tipo débito, que estén pendientes a la fecha del arreglo, que
pertenezcan al cliente seleccionado y que estén aprobados.
Tabla de Diálogo Base
En esta tabla el usuario debe señalar con un check los documentos que
desea cargar. Una vez seleccionados oprime el botón cargar y
automáticamente el sistema completa todos los campos de la tabla.
Las columnas de la tabla de Documentos son:
▪ Documento (Tipo-Número ): esta es la única casilla que el usuario debe
completar
▪ Subtipo
▪ Descripción
▪ Fecha Documento
▪ Fecha Rige
▪ Fecha Vence
▪ Aplicación
▪ Moneda
▪ Monto
▪ Saldo
▪ Saldo Equivalente
▪ Condición de Pago
▪ Contra recibo
▪ Vendedor
Carpeta Documentos
Otros
En esta carpeta se capturan los parámetros del Tipo, Subtipo y Número del
documento, para los documentos que se van a generar (Documento Crédito,
Documentos Débito e Intereses ).
Con toda esta información se debe generar un documento para cancelar los
que fueron seleccionados en la carpeta anterior y proceder a generar los
nuevos que lo justifiquen y que serán mostrados en el siguiente tab.
Si no se deben generar intereses, ya sea porque la condición de pago es de cero
días o por que la tasa de interés es del 0% el grupo de Documentos de Interés
permanecerá deshabilitado.
La pantalla que se despliega es la siguiente:

Carpeta Otros
Refinanciamiento
¡¡¡ Esta carpeta no se habilita hasta que la información de todas las
anteriores esté debidamente completa !!!
Aquí se muestra una tabla con los documentos generados por el proceso, no se
pueden agregar nuevas líneas, ni borrar las existentes, solo se podrán
modificar algunos datos tales como los subtipos, las fechas, condiciones de
pago, referencias, y notas. Los montos del documento se podrán modificar,
pero al ejecutar el proceso, la suma de los débitos debe ser igual al monto
total del convenio, de lo contrario se detiene el proceso. Si la suma de los
documentos tipo interés no concuerda con lo definido en los paramentos del
convenio, solamente se da una advertencia y se permite continuar.

Carpeta Refinanciamiento
La carga de documentos a esta tabla se hace utilizando el botón “Cargar”,

identificado con el icono . Esta operación traerá los datos definidos en las
carpetas anteriores, en caso de que exista algún error en la carga realizada, la
acción puede ser reversada con el botón “Descargar”, identificado con el icono
. Después de haber cargado los datos se procede a generar el nuevo
documento con el botón “Generar”, identificado el icono . Pulsando este
botón el sistema despliega la pantalla de “Generación de nuevos
Documentos”, en donde se da una pequeña explicación del proceso que se va a
realizar, el proceso se ejecuta al hacer click sobre el botón Generar.
Pantalla de Generación de Nuevos Documentos
Nota: Una vez que el documento ha sido generado no tiene reversión y

luego de su aplicación, los documentos generados existirán como tales
y la única forma de modificarlos será desde el mantenimiento de
documentos.

CARGA MASIVA DE DOCUMENTOS
La opción Carga Masiva de Documentos permite apoyar la gestión del
cobro en ruta, ya sea automática como manualmente, pues la misma facilita el
ingreso de la información a Softland tanto al módulo de Cuentas por
Cobrar como al módulo de Control Bancario.
La idea es agilizar la labor de aplicación de los recibos o depósitos ingresados
a los documentos, permitiéndose almacenar un código de documento (que será
un código de documento interno), y adicionalmente habrá un código del
DEPOSITO ó TEF que será el código con que se cargue el documento
correspondiente en el módulo de Control Bancario. Se detalla su manejo
mediante cualquiera de las tres opciones que se mencionan a continuación:
1. El usuario ingresa el documento directamente en Cuentas por
Cobrar (desde el mantenimiento de Transacciones /
Documentos) y este módulo se encarga de generar su
correspondiente en el módulo de Control Bancario.
2. El usuario ingresa el depósito directamente en Control Bancario,
y luego registra el documento en Cuentas por Cobrar, y este
documento lo liga al depósito generado.
3. El usuario ingresa desde la nueva opción de Carga Masiva de
Documentos, tanto la información del depósito en Control
Bancario como la información de cada uno de los documentos (y
facturas que apliquen cuando se desee).
La funcionalidad es un Wizard, cuyo enfoque específico es facilitar el trabajo
a las personas encargadas de digitar depósitos que contemplen muchos pagos a
distintas facturas y clientes; o bien el de cargar el detalle de pagos hechos por
medio de TEF y provenientes de algún banco, agilizando así el ingreso de los
recibos de los cobradores. Este proceso constará de varios pasos, el primero es
definir la forma de hacerlo, pues existen dos formas de realizarlo, ya sea
manual o automáticamente.
FORMA MANUAL
Elección de Carga
El paso número 1 con el que empieza el proceso es donde pregunta si la carga
de datos será manual o en forma automática.
Al seleccionar la opción de carga manual el sistema continuará normalmente
con los pasos establecidos en esta sección.
Además, dentro de la opción manual se muestra otra opción, “Permitir
utilizar varias veces el mismo documento”, con la cual a la hora de
asignar los documentos, se permitirá el uso de un documento las veces que sea
necesario, siempre y cuando los documentos creados se asocien a un mismo
cliente con cuentas pendiente.

Ingreso de Datos Generales
En el paso número 2 del asistente de manera general se debe, a modo de
encabezado, digitar la siguiente información del documento en bancos:
• Tipo de Documento: esta casilla es de tipo combo box en la cual
se debe seleccionar entre las opciones recibo, TEF o depósito.
Si se selecciona el tipo de documento recibo, el sistema no solicitará
la información de bancos, por lo que se ingresará solamente la
información en Cuentas por Cobrar.
En caso de que se utilice el parámetro Utilizar NCF para
recibos, a la hora de realizar la carga manual y definirle como tipo
de documentos Recibo, el sistema asignará los NCF’s
correspondientes. Este dato no será visible desde el wizard, por lo
que para consultarlo se deberá hacer desde el mantenimiento de
documentos o desde la consulta general de documentos.
• Subtipo de Documento: casilla tipo combo box en la cual
dependiendo del tipo de documento seleccionado, se traerá los
subtipos de documento asociados al documento en Cuentas por
Cobrar. Si los tres tipos de documentos cuentan con un subtipo e
documento asociado, estos se mostrarán en esta casilla.
• Cuenta Banco: casilla asignada al número de Cuenta Bancaria en
la cual se realiza la transacción. Esta casilla se habilita únicamente
para los documentos tipo Depósito y TEF.
• Moneda: en esta casilla se muestra la moneda de la cuenta
bancaria, además la misma no es modificable. Para los documentos
de tipo depósito y TEF esta casilla se deshabilita pues la moneda va
asociada a la cuenta bancaria.
• Número: en esta casilla se debe definir el número de documento
que se usará en el módulo de Control Bancario, el mismo puede
ser un documento nuevo o puede ya existir en Control Bancario.
En los documentos de tipo recibo dicha casilla se deshabilita pues
no existe un consecutivo para los mismos.
• Fecha: en esta casilla se utiliza para la fecha del documento para
Control Bancario, cabe aclara que si el documento ya existe en CB
se toma la fecha del existente y no se permitirá editar, en caso de no
existir se permitirá digitar la misma.
• Monto: en esta casilla, si el documento ya existe, el sistema tomará
el monto del documento de Control Bancario, pero si no existe,
entonces se podrá digitar para dicho módulo. El monto debe
corresponder a la suma de todos los recibos indicados y debe ser
expresado en la moneda de la cuenta bancaria.
• Concepto: casilla utilizada para digitar el concepto general del
depósito, TEF o recibo.
• Cobrador: está casilla es opcional, en la misma se indica el código
del cobrador.
La pantalla del ingreso de datos es la siguiente:

Pantalla para Datos Generales
Si el documento ya existe en el módulo de Control Bancario, el sistema

enviará el mensaje indicándolo, y cuando se pretenda cargar a dicho
documento el sistema lo permitirá pero se deshabilitarán los campos de fecha,
moneda, monto y concepto, imposibilitando la acción. Es decir, no se creará
un nuevo documento en Control Bancario, solo se crean los documentos
de Cuentas por Cobrar y se asociarán al ya existente en Control
Bancario. Es necesario hacer la salvedad de que los montos de los
documentos asociados al documento de Control Bancario más los montos
de los documentos de Cuentas por Cobrar generados en este proceso no
deben sobrepasar el monto del documento generado.
Detalle de Recibos
En el tercer paso del asistente se deben especificar los detalles de los recibos,
que conforman el monto proveniente del banco.
La pantalla de la que se hace mención, se muestra a continuación:

Pantalla del Detalle de Recibos
El ingreso de datos del detalle de los recibos se hace en una tabla que se
muestra en la pantalla, para navegar dentro de la misma se puede lograr ya sea
con las teclas Enter o Tab o bien con el Mouse. Dicha tabla se conforma de
una serie de columnas, en donde se debe especificar el detalle que compone a
ese documento, por lo que se ingresará la información de cada recibo en
Cuentas por Cobrar de la siguiente manera:
• Número Documento en CC: en esta casilla se debe especificar
el número de documento correspondiente, por omisión el sistema lo
sugiere únicamente para los depósito así como para las TEF como el
consecutivo de las globales, o bien el de la línea anterior, pero este
puede ser modificado, con la única limitante de que si en la pantalla
inicial no se chequeo la opción “Permite utilizar varias veces el
mismo documento”, no se permitirá repetir números de documento.
Además, no es necesario que se siga el orden lógico de los números.
• Concepto: en esta casilla se debe especificar el concepto
específico del recibo, se sugerirá por omisión el mismo concepto del
depósito, pero se puede modificar.
• Cliente: en esta casilla se debe especificar el código del cliente al
cual se le hace el recibo, el cliente deberá ser multimoneda o tener
definida la moneda igual a la que tiene la cuenta bancaria
seleccionada.
• Cliente Origen: esta casilla se utiliza para el código del cliente
origen, que por default trae el mismo del cliente.
• Moneda de Documento: esta casilla se utiliza para definir la
moneda del documento, se sugerirá la moneda de la cuenta bancaria,
no es modificable, por facilidad se asume que los documentos y el
depósito son en la misma moneda.
• Tipo Documento a Pagar: casilla de tipo “combo box” en la
que, tal y como lo dice su título, se designa el tipo de documento
que se va pagar, se muestran los tipos a asociar, entre los que se
puede elegir está Factura, Interés Corriente, Interés de Mora, Letra
de Cambio, Nota de Débito y Otro Débito.
• Documento a Pagar: casilla designada para digitar el número de
documento que cancela el recibo, depósito o TEF, es una casilla de
tipo F1 de los documentos de Cuentas por Cobrar filtrados por
el cliente seleccionado. Se permite no especificar el documento a
pagar.
Un tip que puede ser de utilidad para el usuario es que si no se tiene
asignado cliente, ni tipo de documento, al seleccionar un
Documento a Pagar de la tabla F1 de documentos, se llenarán
automáticamente los campos Cliente y Tipo de Documento, con los
datos respectivos relacionados con el documento seleccionado.
• Moneda Doc a Pagar: esta casilla no es modificable, en la
misma, el sistema presentará automáticamente la moneda que se
haya definido para el documento a pagar.
• Monto Doc a Pagar/Generar: casilla para definir el monto en la
moneda del documento.
• Monto Doc a Pagar en “Moneda Referencia”: esta casilla se
utilizará únicamente en el caso de que la moneda del documento sea
distinta a la Moneda Funcional, de acuerdo al Tipo de Cambio del
día, haciendo la transformación a una moneda con la que se pueda
hacer algún tipo de comparación, p.e., si el documento se encuentra
en Euros, el monto del mismo será transformado a Dólares, o si se
encuentra en Dólares será transformado a Colones.
Los documentos quedarán aplicados de una vez a la factura seleccionada en cada

línea por el usuario. Se asume que con un recibo se abona o cancela en su totalidad a
un único documento de débito (factura, nota de débito, etc.) –funcionalidad de
documentos asociados-. Si se están cancelando más de una factura se deberá realizar
la aplicación manualmente
Es importante destacar que una carga masiva de recibos no podrá quedar
incompleta dado que la información no se almacena en la base de datos, por
tanto, la misma debe ser completada y generada de una sola vez.
En la parte baja de la tabla se muestra la casilla Total, en la cual se muestra la
sumatoria total de los montos de los recibos que se van a generar.
La suma de los documentos asociados más los documentos que se están
ingresando no puede exceder el monto del documento de Control
Bancario. Si los documentos asociados a este documento son iguales al
monto del mismo, se envíe un mensaje de error y no se puedan agregar más
documentos. Si dicho total no coincide con el monto del documento a generar
de Control Bancario, el proceso de la carga masiva no se podrá terminar
con éxito, sino hasta que dichos montos se equiparen. Para solucionar lo
anterior se puede seguir una de estas acciones:
• Modificar, ya sea hacia arriba o hacia abajo, la cantidad de los
montos de los recibos.

• Agregar o eliminar los recibos que sean necesarios para equiparar
los montos.
• Modificar, hacia arriba o hacia abajo, el monto del documento que
se generará en Control Bancario.
Resumen de la Carga
Esta es el último y cuarto paso del asistente cuando se trabaja de forma
manual, en la misma se mostrará el resumen del proceso, con la siguiente
información:
• Cuenta Banco
• Moneda
• Número (Depósito / TEF o Recibo)
• Fecha
• Monto Documentos
• Cant. Documentos
La pantalla desplegada se visualiza de la siguiente manera:
Pantalla de Resumen la Carga
Una vez en dicha pantalla el proceso se puede devolver a alguna de las etapas
anteriores para corregir algún error o se puede dar por terminado con el botón
Finalizar, a lo que el sistema enviará un mensaje indicando que el proceso de
carga masiva de recibos a CC ha concluido con éxito.
FORMA AUTOMÁTICA
Si el usuario selecciona la opción de “Carga Automática” el sistema lo llevará
a los pasos correspondientes a la carga de recibos (Pasos del Wizard de Carga
de Impulso), para luego continuar con la carga.

Elección de Carga
El paso número 1 con el que empieza el proceso es donde se pregunta si la
carga de datos será manual o en forma automática.
Para acceder a la forma automática se debe elegir dicha opción, con la cual, el
sistema mediante la ayuda de un archivo de tipo CSV, ya sea trabajado en un
programa que procese texto como el Notepad o en el Excel, el usuario podrá
agilizar el proceso descrito en la sección “Forma Manual”.
Archivo de configuración
En el paso 2 de la opción de carga automática se puede definir la ruta donde se
encuentra ubicado el archivo que configura los pasos del procedimiento, este
archivo contiene los parámetros definidos en una carga anterior, para el caso
de que se desee, agilizar la misma con dichos datos. Entre las preferencias que
este archivo guarda, está la cuenta bancaria, con lo que, cuando se selecciona
un archivo de configuración, los datos de las siguientes pantallas a la selección
de éste, se completarán con los datos del mismo. Antes no se llenaba el
campo de cuenta bancaria. Cabe señalar que, este archivo no es necesario
especificarlo, pues lo que hace es seguir los pasos del procedimiento realizado
anteriormente para que se automaticen algunos pasos y ahorrar tiempo.
Archivos de Datos y Bitácora

En este paso se define, en primera instancia, el Archivo Entrada que servirá
de entrada de los datos, que alimentarán la tabla. El mismo, como se dijo
anteriormente, ya sea un archivo de tipo texto plano o un Excel, ambos
grabados como archivo tipo CSV, dándole esta terminación al archivo hará
que posea un formato universal para ser usado en diferentes plataformas de
software y hardware.
Archivos CSV (“Comma Separated Values”): este es un archivo de
texto en que se divide la información por medio de comas. Por ejemplo, se
emite información del Tipo de documento CB, Subtipo de documento CB,
Número de documento CB, Monto documento CB, Fecha documento,
Concepto documento CB, Número documento CC, Concepto documento CC,
Cliente documento CC, Cliente Origen documento CC, Monto documento CC,
Tipo documento CC a pagar, Número documento CC a Pagar, por ejemplo tal
y como se presenta a continuación:
‘DEP’,0,6,5000,09/12/2005,‘texto doc en cb’,000000000020,‘Concepto
20’,00000-0,00000-0,300, ‘FAC’,006618
Cabe aclarar que tanto para los datos alfabéticos como alfanuméricos, en el
archivo *.TXT o *.CSV, la información debe escribirse entre comillas
simples, p.e ‘DEP’, para el archivo hecho en Excel esto no es necesario.
Además, si un dato no aplica para un registro se debe dejar el espacio entre
comas y con comillas simples en caso de ser alfabético o alfanumérico.
Bitácora: este espacio está diseñado para definir el archivo que va a servir
para registrar los eventos ocurridos durante la ejecución de un proceso. Sirve

como pista de auditoría en caso de tener que revisar que acciones efectuó el
sistema.
Cuenta Bancaria, Número: en esta casilla se debe indicar número o código
de la cuenta bancaria a la cual se van a cargar los datos. Si el usuario no
recuerda el número de la cuenta bancaria puede presionar la tecla F1 y se
desplegará una tabla de ayuda.
La pantalla es la siguiente:
Pantalla de Archivos de datos y bitácora
Carga Asistida o Definida

Asistente: está opción le llevará a través del proceso de carga de datos sin
mayor dificultad que la de hacer click y definir rutas, al estar predefinido por
el sistema, este tipo de función ofrece poca flexibilidad.
Definida: esta opción lo que hace es utilizar una función definida
previamente por medio de una opción configurable o “Hook”. Si utiliza esta
función no es necesario configurar ningún otro dato.
La ventaja de utilizar la función “definida” es que permite al usuario una
mayor rapidez, pues se puede ajustar la función de tal manera que pueda
reconocer el formato de los datos grabados en el archivo que contiene la
información de configuración.
Al seleccionar la opción “definida”, se habilita el espacio donde el usuario
debe elegir la Función Estándar.
Si está en la opción “definida”, al presionar el botón siguiente aparecerá la
última pantalla del asistente donde se finaliza el proceso, donde se define la
ruta donde se guardarán los datos del archivo de configuración del mismo.
Si se seleccionó la opción “asistente”, presione el botón siguiente y aparecerá
la pantalla donde se define el tipo de datos originales.
Pantalla Disposición de datos
El usuario debe seleccionar uno de los dos tipos de datos que se sugieren:
Delimitados: esta opción se selecciona cuando los datos vienen separados
por algún tipo de separador, por ejemplo comas, punto y coma, tabs, dos
puntos o cualquier otro.
Ancho fijo: esta opción se debe seleccionar si todos los datos del archivo no
vienen separados por ningún separador.
El archivo tiene encabezado: los datos para realizar la carga
generalmente se despliegan en columnas, a veces las columnas traen
encabezado, otras veces no. Al marcar este check box se estará indicando que
el archivo del cual se están tomando los datos para la carga contiene
encabezados, por lo que el sistema no tomará en cuenta esta primera fila (la de
los encabezados) para la ejecución del proceso. Para el caso de esta carga, los
datos no llevan encabezado por lo que no se debe marcar dicha opción.
Aparte de los tipos de datos, el sistema ofrece una vista previa del formato de
los datos tal y como están en el archivo.
Cuando se termina de definir la información solicitada en esta pantalla, el
usuario debe presionar el botón siguiente para continuar con el otro paso.
Muy importante mencionar que la sección que se habilite en esta pantalla
dependerá de la selección hecha en el paso anterior. Si se eligió la opción
Delimitados usted deberá definir el tipo de separador que está dividiendo los
datos, por ejemplo, como se pudo observar en la sección “Vista Previa” de la
pantalla anterior el separador es la coma. Si se eligió la opción Ancho Fijo el
usuario deberá indicar manualmente donde se encuentran los saltos de
columnas, para ello debe hacer un clic con el botón izquierdo donde se desea

incluir la marca y luego clic derecho; si por el contrario desea eliminar una
marca, haga lo mismo en la posición donde se encuentre la marca.
Pantalla Especificación del Separador de columnas
Al presionar el botón siguiente, aparecerá la pantalla donde se debe definir las

columnas que aparecerán en la tabla de datos, las cuales debe calzar con la
información contenida en el archivo de la carga, además se deberá realizar la
asociación que existirá entre ambas.

Pantalla de Asociación de Columnas
El proceso para realizar la asociación consiste en trasladar del recuadro

"Columnas de la Tabla" al recuadro "Asociación" la columna a la que se le
asociará la columna que esté sin asociar del recuadro "Columnas del Archivo".
El traslado se realiza haciendo doble click sobre el nombre de la columna en el
recuadro "Columnas de la Tabla", lo que la llevará al recuadro "Asociación",
una vez hecho esto, se mantiene marcada con el highlight la columna a asociar
en el recuadro “Asociación”, y se hace doble click sobre la columna de
archivo que se quiere asociar a la columna de la tabla.
También se puede deshacer asociaciones existentes, haciendo doble click
sobre la asociación que se quiere modificar, a lo que el sistema realiza el
desglose entre las columnas que pertenecen al archivo y las que pertenecen a
la tabla.
Si no se va a realizar cambios a las asociaciones se presiona el botón siguiente.
A lo que el sistema despliega la pantalla siguiente:

Pantalla de Configuración del Proceso
En la pantalla anterior se debe definir la ruta donde se guardará el archivo de

configuración para realizar la carga automática, lo cual se logra pulsando el
botón “Guardar” que sirve de Browser, al definir la ruta se pulsa el botón
finalizar para procesar el archivo. Este paso no es necesario, pues se permite
no guardar dicho archivo.
Al pulsar el botón de Finalizar, se cargan los documentos, mostrando en la
pantalla principal el resultado final donde se pueden observar los datos
cargados.

CAPÍTULO 6
Consulta
NOTA INTRODUCTORIA
Esta opción permite hacer tres tipos de consultas, una de documentos, otra de
contrarecibos y una de los mejores clientes.
La primera consulta permite examinar la jerarquía existente entre los clientes
corporativos y sus sucursales así como los documentos asociados a cada uno
de ellos. El usuario con ayuda de filtros puede elegir el tipo de datos que desea
que se desplieguen en pantalla.
La consulta de contrarecibos permite visualizar todos los contrarecibos que se
encuentren dentro del rango de fechas establecidos en la pantalla principal de
esta opción. La consulta de contrarecibos permite filtrar los datos, imprimir el
reporte de contrarecibos y mandar los datos a Excel.
La tercera consulta permite observar el listado de los mejores clientes con que
cuenta la empresa. En esta consulta se presenta la información básica del
cliente, como por ejemplo: nombre, código, dirección, razón social, entre
otros. La consulta cuenta con un filtro, por medio del cual se podrán definir los
parámetros de selección de los proveedores, además los datos aquí presentados
pueden ser impresos o exportados a Excel.
CONSULTA DE DOCUMENTOS
Un usuario en particular podría tener el privilegio de Consultar documentos.
Seguridad" en la página 357. El usuario puede realizar dos consultas de
documentos: la general y la corporativa, las cuales se explican a continuación.
Cuentas por Cobrar Consulta • 153

CONSULTA GENERAL
Pantalla Principal de Consulta de Movimiento de Clientes
Esta opción permite consultar de los documentos existentes para cada cliente,
los documentos de crédito aplicados sobre un documento tipo débito, los
documentos tipo débito sobre los cuales ha sido aplicado un documento de
crédito, la impresión de reportes relacionados con los movimientos de los
documentos y la localización de documentos específicos.
Se cuenta con un filtro inicial, para filtrar ya sea por Código o parte del
mismo del cliente o por el Nombre o parte del nombre definido al cliente.
En la tabla de datos de la pantalla Consulta de Movimiento de Clientes se
desplegará para cada cliente registrado en la base de datos: el Código, el
Nombre y el País asociados con el cliente, la Moneda y el Saldo de los
documentos del cliente.
En la parte inferior de la pantalla se despliegan tres botones. El botón
Consultar despliega la pantalla de Consulta de Documentos, donde se
despliegan todos los documentos registrados para el cliente seleccionado. El
botón Localizar permite ubicar cualquier documento con base en su Tipo y
Número de identificación. El botón Regresar se utiliza para volver al menú
principal del módulo.
154 • Consulta Cuentas por Cobrar

Consultar
Al presionar este botón, el usuario puede consultar los documentos asociados
con un cliente específico, refiriéndose a la pantalla desplegada denominada
Consulta de Documentos.
En la parte superior se despliegan el Código y Nombre del cliente. El campo
de código es modificable, con lo cual el usuario puede definir otro cliente para
consultar, sin tener que regresar a la pantalla de Consulta de Movimiento
de Clientes.
Si no recuerda los códigos de los clientes registrados en la base de datos,
ubique el cursor sobre la casilla correspondiente y presione la tecla F1, o haga
un doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el campo; se desplegará el
listado de clientes, desde donde puede seleccionar aquel cliente que desea
consultar.
Además, se presenta el Saldo asociado con los documentos del cliente en tres
monedas: la moneda del cliente, la moneda local del sistema y la moneda dólar
del sistema.
Si el cliente es local, seguramente su moneda será igual a la moneda local del
sistema. Por lo tanto, las dos primeras casillas presentarán montos iguales.
La consulta puede definirse para un rango específico de fechas. El sistema, por
omisión, establecerá las fechas del rango:
Fecha final: fecha del día en el cual se activa el botón Consulta.
Fecha inicial: fecha que corresponde a un mes anterior a la Fecha final.
Los documentos que se desplegarán en la tabla de datos de la Consulta de
Documentos serán aquellos cuya fecha de creación esté comprendida dentro
del rango establecido.
Cada línea de la tabla está asociada con un documento del cliente seleccionado
y presenta: la Fecha de creación, el Tipo de documento, el Número de
documento, el Monto por el cual fue creado el documento, la Moneda asociada
con el documento, el Saldo débito, el Saldo crédito, la Referencia, la
Condición de Pago asociada con el documento y el número de cuenta bancaria
(para depósitos y T.E.F.)
Además, se presenta el Saldo asociado con el cliente, en la moneda del cliente,
a la fecha en que se estableció como límite superior de la consulta.

Pantalla de Consulta de Documentos para un Cliente Específico
Plan de Pagos
Esta opción le permitirá consultar los documentos de orden general que
presenten un sistema de plan de pago, el procedimiento para usar dicha opción
es el que se describe a continuación:
➢ Marque con el highlight, en la pantalla Consulta de Documentos, el
documento que desea consultar.
➢ Presione el botón de la opción Plan de Pagos.
Al hacer esto el sistema desplegará la pantalla Consulta Plan de Pagos y
Garantías.
➢ Si el documento consultado tiene planes de pago o garantías
asociados a éste, entonces se podrán observar los datos resumidos
en las carpetas respectivas.
Para el caso de la carpeta Plan de pagos presenta una tabla con los datos de la
información asociada a dicha condición.
Pantalla Carpeta de Plan de Pago
Para el caso de la carpeta Garantías, se presentan dos tablas una con los datos
de los fiadores y su respectiva información y la otra tabla presenta la
información de las garantías.

Pantalla Carpeta Garantías
Aplicaciones
Para consultar los documentos de crédito aplicados sobre un documento tipo
débito específico o los documentos tipo débito pagados con documento de
crédito específico:
1. Marque con el highlight, en la pantalla Consulta de Documentos, el
documento que desea consultar.
2. Presione el botón Aplicaciones.
Si el documento consultado es un débito, la pantalla que se
desplegará se denomina Documentos Aplicados. En la tabla de datos
se presentan todos los documentos de crédito que se han utilizado
para cancelar o abonar el documento tipo débito consultado.
Si el documento consultado es de crédito, la pantalla que se
desplegará se denomina Documentos Pagados. En la Tabla de datos
se presentan todos los documentos tipo débito que han sido
abonados o cancelados con el documento de crédito consultado.
El funcionamiento de esta consulta es similar al que se presenta en las distintas
opciones de Transacciones ( ). La única diferencia radica en que desde
esta opción no se pueden Reversar aplicaciones, solamente se pueden hacer
las consultas respectivas.
Por ejemplo, si realiza la consulta sobre un documento tipo débito la pantalla
que se desplegará se presenta a continuación:

Documentos Aplicados
Ver Transacción
Con esta opción el sistema desplegará el detalle que se muestra al crear y
aplicar un documento de crédito. La misma se puede visualizar en la
descripción de la carpeta Detalle de sección “Documentos” en la página 69.
Refrescar
Esta opción actualiza los registros desplegados en la tabla de datos, debido a
cambios que se hayan realizado a los parámetros de la opción: código del
proveedor y rango de fechas. Tiene la misma función que el icono .
Imprimir!
Despliega un reporte con el detalle de las aplicaciones relacionadas con cada
documento de la tabla de datos. El reporte incluye información tal como:
moneda, monto, saldo, tipo de cambio, monto equivalente, entre otros. Esta
información corresponde tanto a los documentos aplicados (créditos) a un
débito, como a los documentos pagados (débitos) por un crédito.
El reporte que se obtiene es similar al siguiente:

Reporte de Consulta de Movimientos
Localizar
Esta opción ubica un documento específico, con base en el Tipo y el Número
asociados con el documento.

Localización de Documento
La pantalla Localizar un Documento está conformada por los siguientes

campos:
Tipo: establece el tipo de documento que se desea localizar. El sistema
despliega el listado de todos los tipos de documentos, créditos o débitos,
registrados en la base de datos.
Número: el usuario debe digitar el número del documento que desea
localizar. Este número fue definido cuando se creó el documento.
Localizar
Dependiendo de si el tipo de documento definido en la casilla Tipo se trata de
un Débito o un Crédito, cuando el sistema ubica el documento se despliega
la pantalla Documentos Cuentas por Pagar, en la respectiva carpeta,
Carpeta Débito o Carpeta Crédito, en la cual se presenta el detalle de la
información del documento localizado, por ejemplo: Código y Descripción o
Razón Social del cliente, Tipo de documento, Número de documento, Fecha
de creación, Referencia (aplicación), Condición de pago, Monto, Moneda,
Saldo, entre otros. Por ejemplo a continuación se muestra la pantalla de la
Carpeta Crédito de creación o modificación de Documentos:

Documento Localizado
CONSULTA CORPORATIVA
La pantalla principal de la consulta muestra en el lado izquierdo de la ventana
un listado de los clientes. En el caso de que estos sean de tipo corporación y
que tengan clientes sucursales asociados éstos se mostrarán al dar doble clic
sobre el cliente Corporación (con doble click se vuelve a cerrar el despliegue
que se abrió). En el lado derecho se desplegará la información de los
documentos.
A continuación se muestra la pantalla principal de la Consulta de Documentos

Pantalla principal de consulta de documentos
Cada vez que el usuario seleccione un cliente en la sección izquierda, a la

derecha se van a mostrar los documentos que tiene este registrados. El
despliegue de los documentos que se muestran estará restringido por lo
indicado en el filtro de documentos.
Con un doble clic sobre cualquiera de los documentos se puede acceder la
consulta de aplicaciones.
Si el documento es de débito se muestra la pantalla de documentos aplicados.
En ella se muestra la fecha, número y tipo de documento, la moneda el monto
pagado y el monto aplicado de los documentos aplicados.

Pantalla de documentos aplicados
Si el documento consultado es de crédito se muestra la pantalla de documentos

cancelados. En ella se muestra la fecha, número y tipo de documento, la
moneda el monto pagado y el monto aplicado de los documentos cancelados.
Pantalla de documentos cancelados

Las funciones especiales se describen a continuación. Si desea mayor detalle
refiérase a la sección "Instrucciones Específicas" en la página 164.
Al activar esta opción se muestra un filtro que
permite definir las características con las cuales
Despliegue
se van a desplegar los datos en la pantalla de
consulta.
Este icono llama a una pantalla de filtro que
Filtro Clientes permite seleccionar los clientes que se desea
que se desplieguen en la pantalla.
Permite imprimir reporte de los movimientos
Imprimir del cliente seleccionado.
Este icono ordena los datos del lado izquierdo

Ascendente de la pantalla de forma ascendente.
Con esta opción usted podrá ordenar la

Descendente información de los clientes de forma
descendente.
Esta opción ubica un documento específico,
Localizar
con base en el Tipo y el Número asociados
Documento
con el documento.
Este icono permite que los datos desplegados
Iconos Grandes en la parte derecha de la pantalla se muestren
con iconos grandes
Iconos Si se utiliza esta opción, el despliegue de

Pequeños documentos será con iconos pequeños.
El despliegue de documentos con esta opción

Lista es en forma de lista.
Con este icono la lista de documentos se

desplegará con sus respectivos detalles. Las
columnas que se utilizan para los detalles son
Detalles configurables por el usuario, para ello sólo
tiene que presionar el icono y elegir las
columnas que desea visibles.
¿Cómo elegir el despliegue de la consulta de

documentos?
Para elegir el despliegue de la consulta de documentos, efectúe el siguiente
procedimiento:
1. Del menú principal de Cuentas por Cobrar elija la opción
Consultas, específicamente el submenú de Documentos.

2. Presione el icono de despliegue , lo cual hará que se presente una
pantalla de filtro, en la cual se deben definir los siguientes campos:
Incluir documentos de las sucursales: esta opción afecta sólo los
clientes que son Corporación e indica si dentro del despliegue de los
documentos se van a incluir los que se registraron en sus sucursales.
Incluir documentos que se registraron en la Corporación: esta
opción sólo afecta a los clientes sucursales. Indica si dentro de los documentos
se deben mostrar también aquellos que fueron registrados en la Corporación
pero a nombre de la sucursal consultada.
Mostrar el nombre de los clientes junto al código: esta opción le
permitirá al usuario elegir si desea que al lado izquierdo de la pantalla se
despliegue sólo el código del cliente o también el nombre del mismo.
Tipos de letra: permitirá elegir el tamaño y el tipo de letra con que
aparecerán los nombres de los clientes registrados en la base de datos.
A continuación se muestra la pantalla del filtro para el despliegue de datos:
Pantalla de Características de Despliegue
3. Presione el botón de Seleccionar que se muestra en la parte inferior

de la pantalla y a continuación el sistema mostrará la consulta según
las características definidas.
¿Cómo aplicar un filtro a los clientes?

Para elegir el despliegue de la consulta de documentos, efectúe el siguiente
procedimiento:

2. Presione el icono de filtro , lo cual hará que se presente una

pantalla de filtro, que contiene los siguientes criterios: código del
cliente, estado (del cliente), Moneda, tópico por el cual se va a ordenar
la información (código o nombre), categoría del cliente, nivel de
precios, clase de cliente, condición de pago, zona, ruta, país, vendedor
y / o cobrador.
A continuación se muestra la pantalla del filtro para la selección de clientes:
Pantalla para la selección de Clientes
3. : Presione el botón de Aceptar que se muestra en la parte inferior de

la pantalla y a continuación el sistema mostrará la consulta según las
características definidas.
Si se usa la opción Todos el sistema desplegará todos los documentos.
¿Cómo imprimir un reporte?

Para elegir el imprimir un reporte de los clientes seleccionados, efectúe el
siguiente procedimiento:

2. Presione el icono de imprimir , lo cual hará que se presente el

siguiente reporte que incluye el tipo y número del documento, fecha,
moneda, monto, saldo, tipo de cambio y totales:
Reporte de Consulta de Movimientos
¿Cómo localizar documentos?

Para localizar documentos de los clientes seleccionados, efectúe el siguiente
procedimiento:
2. Presione el icono de localizar documentos , lo que permitirá

ubicar un documento específico, con base en el Tipo y el Número
asociados con el documento.
Localización de Documento
La pantalla Localizar un Documento está conformada por los siguientes

campos:
Tipo: establece el tipo de documento que se desea localizar. El sistema
despliega el listado de todos los tipos de documentos, créditos o débitos,
registrados en la base de datos.
Número: el usuario debe digitar el número del documento que desea
localizar. Este número fue definido cuando se creó el documento.

Localizar
Cuando el sistema ubica el documento se despliega la pantalla Documento
Localizado, en la cual se presenta el detalle de la información del documento
localizado, por ejemplo: Código y Descripción o Razón Social del cliente,
Tipo de documento, Número de documento, Fecha de creación, Referencia
(aplicación), Condición de pago, Monto, Moneda, Saldo y Tipo de cambio
Documento Localizado
En la parte inferior de la pantalla Documento Localizado se presentan dos

botones:
Ver Asiento: al oprimir este botón, el usuario podrá visualizar el asiento que
se generó con el documento consultado.
Regresar: retorna a la pantalla de Localización de Documento.
¿Cómo mostrar los documentos con íconos

grandes?
Para mostrar los documentos con íconos grandes, efectúe el siguiente
procedimiento:
2. Presione el icono de íconos grandes , lo cual hará que se presente

la pantalla de consulta de documentos con este formato. Tal y como se
muestra a continuación.

Consulta de Documentos – Iconos Grandes
¿Cómo mostrar los documentos con íconos

pequeños?
Para mostrar los documentos con íconos pequeños, efectúe el siguiente
procedimiento:
2. Presione el icono de íconos pequeños , lo cual hará que se

presente la pantalla de consulta de documentos con este formato. Tal y
como se muestra a continuación.
Consulta de Documentos – Iconos Pequeños

¿Cómo mostrar los documentos como lista?
Para mostrar los documentos como lista, efectúe el siguiente procedimiento:
2. Presione el icono de lista , lo cual hará que se presente la pantalla

de consulta de documentos con este formato. T
Consulta de Documentos – Iconos Lista
¿Cómo mostrar los documentos como detalle?

Para mostrar los documentos como lista, efectúe el siguiente procedimiento:
2. Presione el icono de detalle , lo cual hará que se presente la

pantalla de consulta de documentos con este formato.

Consulta de Documentos – Iconos con Detalle
Nota: Si el usuario no tiene visible ninguna columna, la parte derecha de la

pantalla aparecerá en blanco.
CONSULTA DE CONTRARECIBOS
Un usuario en particular podría tener el privilegio de Consultar
contrarecibos. Para más información sobre la asignación de privilegios
consulte "Control de Seguridad" en la página 357.
Al ingresar a la opción de Contrarecibos del menú Consulta se despliega
la pantalla principal de esta opción.

Consulta de Contrarecibos
Al ingresar a esta opción se debe digitar el rango de fechas de los documentos

que se desea que se desplieguen en pantalla.
El filtro de datos que presenta esta opción permite escoger los documentos de
acuerdo a los siguientes criterios:
▪ Número de contra recibo
▪ Condición de pago
▪ Rango de clientes
▪ Estado de los documentos (pendiente, aprobado, a cancelar, cancelado)
▪ Rango de fechas rige de los documentos
▪ Usuario que realizó la última modificación
▪ Rango de fechas de la última modificación
Si se desea ver más detalles un contra recibo en especial, el usuario puede
posicionarse en el que le interesa y con el ratón hacer un doble clic al botón
izquierdo, esto dará acceso a la tabla de Creación-Modificación de
Contrarecibos. Es importante señalar que esta tabla tendrá todas las casillas
deshabilitadas, pues se trata de una consulta.
A continuación se muestra la pantalla desplegada:

Consulta del detalle de Contrarecibos
MEJORES CLIENTES
Un usuario en particular podrá tener el privilegio de consultar la lista de
Mejores Clientes, refiérase a la sección "Control de Seguridad" en la página
357.
Al ingresar a la opción de Mejores Clientes del menú Consulta se despliega
la pantalla principal de esta opción.
Pantalla Principal de Mejores Clientes
En esta pantalla es necesario definir el rango de fechas que se considerará para

la selección de los mejores clientes, es decir la Fecha Desde -inicio del ingreso
de clientes- y Fecha Hasta –final de ingreso de clientes-.
Además esta pantalla contiene una tabla con las siguientes columnas:
Código: código de identificación del cliente.
Nombre: nombre del cliente.
Contribuyente: número de identificación con que ha sido registrada la
empresa cliente.

Razón Social: razón social del cliente.
Dirección: dirección física detallada en la cual se puede localizar al cliente.
Recuerde que los datos de las columnas código, nombre del cliente,
contribuyente, razón social y dirección se ingresan desde el menú de
"Clientes" el cual se describe en la página 37.
Subtotal Facturado Dólar: en esta columna el sistema despliega el monto

total en moneda dólar que se le ha facturado al cliente, calculado de la
siguiente manera:
Subtotal Facturado Dólar =
 Subtotal de Facturas   Subtotal Notas Débito -  Subtotal Notas Crédito
Subtotal Facturado Local: en esta columna el sistema despliega el monto
total en moneda local que se le ha facturado al cliente, calculado de la
siguiente manera:
Subtotal Facturado Local =
Subtotal Facturado Cliente: en esta columna el sistema despliega el
monto total en moneda del cliente que se le ha facturado a éste, calculado de la
siguiente manera:
Subtotal Facturado Cliente =

Nota: El sistema despliega en la tabla principal los clientes en orden
ascendente, considerando como parámetro los saldos, ya sea en
moneda local, dólar o en la del cliente.
El usuario puede imprimir el reporte de los mejores clientes presionando el
icono que se ubica en la parte superior de la pantalla. El reporte
desplegado por esa opción es similar al siguiente:

Reporte desplegado por los mejores clientes

CAPÍTULO 7
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica la manera para obtener reportes en el módulo de
Cuentas por Cobrar, así como los resultados que el usuario puede esperar.
Los reportes que se obtienen mediante esta opción son:
• Cuentas por Cobrar
• Estados de Cuenta
• Saldos por Cuenta
• General de Cuentas
• Proyección por Vencimiento
• Análisis de Vencimiento
• Análisis de Antigüedad
• Reportes por Moneda
o Estados de Cuenta
o Proyección por Vencimiento
o Análisis de Vencimiento
o Análisis de Antigüedad
o Movimiento de Diario
➢ Por Documento
➢ Por Cliente
➢ Resumen Diario
• Movimiento Diario
o Por Documento
o Por Cliente
o Resumen Diario
• Documentos Pendientes
• Tipo de Documento
• Por Aplicación
• Aplicaciones
• Diferencias Cambiarias
• Intereses de Mora
• Retenciones
o Listado de Retenciones
Cuentas por Cobrar Reportes • 177

o Listado de Retenciones por número de Contribuyente
• Clientes Corporativos
o Jerarquía de Clientes
o Listado de Documentos de Clientes Corporativos
• Libro de Ventas al Consumidor
• Libro de Ventas a Contribuyentes
• Retenciones Percepciones de IVA
• Diferencias Cambiarias (Histórico)
• Reporte de Ventas de Bienes y Servicios (Rep. Dominicana)
• Reporte de NCF Anulados
En todas las opciones, el usuario debe determinar los rangos que desea
desplegar en el reporte. Además es posible establecer el orden en que la
información es distribuida, o bien, si se prefiere, un reporte detallado o
resumido.
Cada filtro es propio para el reporte que se va a generar. Si el usuario desea
desplegar toda la información contenida en la base de datos, es decir, sin
establecer ningún rango para los parámetros que definen el reporte, solamente
se deben dejar los campos de la pantalla del filtro en blanco, no se debe
ingresar ningún dato.
Un usuario en particular podría tener los privilegios de Generar todos los
reportes, o cualquier combinación entre estos. Para más información sobre la
asignación de privilegios consulte "Control de Seguridad" en la página 357.
CUENTAS POR COBRAR

El Reporte de Cuentas por Cobrar despliega todos los débitos, en una
misma moneda, existentes en la base de datos, por cliente, con fecha menor
a la fecha de corte y que tengan saldo mayor que cero.
Aunque la pantalla del reporte es en sí un filtro, la información de los clientes
a desplegar en el reporte se puede filtrar aún más, el botón Filtrar permite
definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, Estados de Clientes, de
Niveles de Precios, de Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de
Rutas, de Vendedores, de Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de
NIT’s.
Los documentos que hayan sido generados antes de la fecha de corte y
cancelados después de esta fecha pero antes del día en que se confecciona el
reporte, no se desplegarán. Lo anterior puede explicarse por medio del
siguiente diagrama:
178 • Reportes Cuentas por Cobrar

Comportamiento del reporte de Cuentas por Cobrar
Además se despliega información tal como código, nombre dirección, país,

contacto y teléfono del cliente. En cuanto a los documentos, el reporte
despliega el cliente origen, el número y tipo de documento, Las parcialidades,
la condición de pago que aplica a cada documento en específico, la fecha en la
que empieza a regir, la fecha de vencimiento, la cantidad de días de
vencimiento que tenga un documento, considerados a partir de la fecha de
vencimiento y la fecha en que se despliega el reporte, el monto por el que fue
creado el documento y finalmente, el saldo del documento al día en que se
confecciona el reporte.
Para cada cliente se presentan subtotales de los montos y saldos pendientes,
así como un total general para cada uno de estos rubros.
La carpeta General permite filtrar la información desplegada en el reporte,
según los siguientes parámetros: moneda, condiciones de pago y fecha límite.
El usuario puede decidir si los datos desplegados se ordenan por el código o el
nombre del cliente, si se muestran o no las parcialidades, si desea visualizar el
cliente origen del documento y si se va a hacer un corte por cliente origen.
Además podrá elegir si desea que el reporte se genere utilizando el cliente
registro o el cliente reporte.
Por otra parte, los datos se pueden desplegar para un rango de vendedores y un
rango de cobradores que es lo que se define en las carpetas Vendedor y
Cobrador.
Carpeta General del Filtro del Reporte de Cuentas por Cobrar
La opción filtrar permite además seleccionar los datos por cliente, estado
moneda, categoría de cliente, nivel de precios, clase, condición de pago, zona,
ruta, país, vendedor y / o cobrador.
ESTADOS DE CUENTA
El Reporte de Estados de Cuenta permite desplegar todos los
movimientos de documentos del período establecido, así como los documentos
pendientes de cancelación, para cada cliente.
La información que contiene el reporte se refiere a la fecha del documento y la
fecha rige del documento, tipo, número, moneda y monto del documento,
monto en débitos, monto en créditos, saldo actual, parcialidades y cliente
origen para todos los documentos del cliente en el período establecido.
También incluye datos de la compañía como el nombre de la compañía, la
dirección 1, la dirección 2 y el número de teléfono.

Filtro del Reporte de Estado de Cuenta
La opción despliega un filtro donde se define la información que se mostrará

en el reporte tal como: tipos de estado de cuenta (este parámetro define la
información que contendrá el reporte, sólo movimientos, sólo documentos
pendientes o un consolidado que incluye las dos alternativas anteriores), rango
de fechas de los documentos desplegados, el tipo de cliente que se va a utilizar
(cliente registro o cliente reporte), parámetro para ordenar los datos (código o
nombre del cliente), formato del reporte (si se desea que se imprima la
referencia del documento y/o el control de atraso), si se muestran parcialidades
y por último, si se toma como base la fecha rige o la fecha del documento.
La opción Filtrar permite además de seleccionar los datos por cliente, estado,
Con los Estados de Cuenta se pueden obtener dos tipos de reporte: uno en
Reporte de Estado de Cuenta por Moneda del Cliente y
otro Reporte de Estado de Cuenta por Bimodal es decir, se
imprimirán los saldos, débitos y créditos en moneda local y dólar (incluyendo
el tipo de cambio de la moneda). Para seleccionar los tipos de reporte, el
usuario debe seleccionar en la casilla del filtro Moneda del Reporte la opción
de "Cliente" o "Local y Dólar" respectivamente.
Además, el sistema permite enviar los estados de cuenta por correo
electrónico, indicando el nombre de la compañía que envía el reporte, el cual
se muestra en el encabezado, tal y como lo hace el reporte normal impreso o
de pantalla, esta funcionalidad se habilita activando el flag
en la pantalla de Reportes de Estado de

Cuenta.
Para poder utilizar esta función es necesario contar con los siguientes
requisitos:
▪ Tener en la instalación los archivos ExactusSMTP.dll,
ExactusSMTP.tbl, RegEstadoCuenta.cmd y
UnRegEstadoCuenta.cmd
▪ Ejecutar el RegEstadoCuenta.cmd
▪ Tener habilitado el puerto de salida del SMTP es el 25
▪ Tener habilitado el de POP3 es el 110
▪ Si se utiliza el Exchange, habilitar el Relay
▪ Utilizar el Servidor de Correos
A manera de resumen se despliega el control de atraso para cada cliente,

donde se detalla el monto total adeudado en diferentes intervalos de tiempo.

Para enviar la información acerca del Estado de Cuenta vía correo electrónico
el usuario debe definir:
De: la cuenta de correo electrónico origen
CC: dirección electrónica del destinatario.
Cco: copia del Estado de Cuenta.
Asunto: asunto o título con el que el destinatario podrá identificar la
información que está recibiendo.
Contenido: Aquí se define un poco más detalladamente la información del
correo electrónico.
SMTP Servidor: servidor de correo que se va a utilizar en la empresa.
Usuario: nombre del usuario en el SMTP Servidor.
Contraseña: Contraseña del usuario en el SMTP.

SALDOS POR CUENTA
El Reporte de Saldos por Cuenta despliega el listado de movimientos de
los saldos para el rango de fechas establecido por el usuario.
El análisis de estos saldos se basa en el monto de débitos y créditos (según el
tipo de documento) y el total por cliente del saldo anterior, del actual, de los
débitos y de los créditos.
Al final del reporte se calculan los totales generales para cada rubro, así como
la cantidad de saldos negativos (saldo a favor, originados por la emisión de
documentos de crédito) y el monto total del saldo negativo.
Existe también la opción de “Filtrar documentos por”: con éste el usuario
tiene la posibilidad de seleccionar una moneda para filtrar los documentos,
este filtro aplica únicamente para la moneda de los documentos. Además de
que existe un criterio de selección única, Imprimir Reporte en moneda:
Local, Dólar o Cliente , para imprimir el reporte en Moneda Local, Moneda
Dólar o Moneda Cliente, es decir al reporte le podríamos pedir todos los
documentos que estén en la moneda XX y que los imprima en moneda dólar, y
así con las otras dos opciones.
Por medio de esta opción se pueden obtener tres posibles reportes. El primero,
que presenta el Detalle de los Movimientos, despliega toda la
información mencionada anteriormente. Este reporte se genera activando
dentro del filtro la casilla "Detalle de Movimientos"
Por otro lado, la segunda alternativa de reporte, despliega el Reporte
resumido de saldos por Cuenta – Totales Únicamente del
saldo anterior, débitos, créditos y saldo actual, así como la cantidad de saldos
negativos y su total, de los documentos que aplican para el rango de fechas
establecido. Para obtener este reporte se debe activar dentro del filtro la casilla
"Totales Únicamente".
Por último se tiene la opción de Reporte de Saldos por Cuenta –
Sin Filtro, en este caso se despliega un reporte que contiene el nombre y
código del cliente, el saldo anterior, los débitos, créditos y el saldo actual.
En la pantalla del filtro se establece la moneda de los documentos
desplegados, el contenido del reporte (totales o detalle de movimientos), la
fecha que se tomará como referencia (la del documento o en la que este entra
en vigencia), si se desean ordenar los datos por código o nombre del cliente, si
se desea que se desplieguen los saldos positivos y / o negativos, el rango de
fechas de los documentos que se desplegarán y por último si se desea
visualizar el cliente origen y si se va a realizar corte de página por cliente
origen.

Filtro del Reporte de Saldos por Cuenta
La opción Filtrar permite además seleccionar los datos por cliente, estado,
GENERAL DE CUENTAS
El Listado General de Cuentas por Cobrar imprime el listado de
clientes que tienen documentos de crédito o de débito pendientes.
La información desplegada en el reporte incluye el código y nombre del
cliente, dirección, teléfono, límite de crédito, saldo cliente, saldo local, saldo
dólar y fecha del último movimiento, para clientes con moneda igual a la
moneda establecida en el filtro de la opción.
Para el reporte general de cuentas es importante aclarar que la información
para este reporte es tomada solamente de la tabla de Clientes.

El agrupamiento por Moneda Cliente para que en el reporte si es que existen
clientes en diferentes monedas no haya confusión, en la presentación del
reporte se agrupará por moneda cliente y así totalizará los saldos
correctamente.
La opción Agrupar por: Moneda Cliente por defecto se desplegará marcada.
Filtro del Listado General de Cuentas por Cobrar
PROYECCIÓN POR VENCIMIENTO

El Reporte de Proyección por Vencimiento despliega los
documentos pendientes por cliente a la fecha de corte establecida por el
usuario, inclusive toma en cuenta los documentos creados con fecha igual a la
fecha final del reporte. La información desplegada en el reporte se basa en el
monto por el que fueron creados los documentos, el saldo actual y el saldo
vencido.
Además se ubican los saldos NO vencidos en intervalos de tiempo, que el
usuario puede configurar, los cuales contemplan los días faltantes para el
vencimiento del documento.
Por ejemplo, se tienen rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento
que vence el 30 de mayo por 1000 dólares y otro que vence el 30 de junio por
500 dólares. Si el día de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo Fecha
Inicio la fecha de hoy, el reporte indicará que en el rango de 1 a 30 días
vencen 1000 dólares y en el rango de 31 a 60 días vencen 500 dólares.
Si en cambio ingresamos en el campo Fecha Inicio la fecha de 1 de junio, el
reporte indicara que se tienen 1000 dólares ya vencidos y en rango de 1 a 30
días vencen 500 dólares.

En la carpeta General de la pantalla de filtro es posible: ingresar la moneda
de los documentos por incluir en el reporte; configurar los rangos para la
clasificación de los documentos vencidos; establecer el rango para las
condiciones de pago e ingresar la fecha de inicio que afectará directamente los
documentos que se desplieguen en el reporte, dado que documentos
pendientes con fecha anterior a la fecha de inicio no serán considerados en el
análisis. Además, el usuario puede determinar tanto el vendedor como el
cobrador asociados con los documentos por incluir en los reportes.
Carpeta General del Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento
En la carpeta Formato de la pantalla de filtro se puede ordenar la

información desplegada en el reporte por código o por nombre del cliente.
Permite obtener tres clases de reportes de proyección por vencimiento, según
se activen las opciones:
▪ Agregar Días de Atraso
▪ Sólo Totales (excluyente con Desglosar Saldos)
▪ Desglosar Saldos (excluyente con Sólo Totales)
▪ Excluir documentos con saldo por diferencia cambiaria
▪ Mostrar Plan de Pagos (se activa únicamente si se maneja la opción
Desglosar Saldos).
Las opciones presentan estas posibles combinaciones:
1. Sin marcar ninguna de las cinco casillas.

Se obtiene el Reporte Resumido de Proyección por
Vencimiento donde se presenta el análisis de la proyección por
vencimiento únicamente a nivel general por cliente.
2. Si se escoge la opción de Sólo Totales
Esta opción es mutuamente excluyente con la opción de Desglosar
Saldos.
Se desplegarán los Totales del Reporte de Proyección por
Vencimiento en función de los saldos, la fecha de inicio y sus
rangos. Esto es, todas las demás casillas de la pantalla del filtro
estarán desactivadas.
El reporte despliega la proyección por vencimiento de indicadores
tales como:
▪ Total General de todos los documentos definidos en moneda local
con fecha rige menor a la fecha de corte.
▪ Total General de todos los documentos definidos en moneda dólar
▪ Total Consolidado en moneda local que involucra el total de los
documentos en moneda local más el total de los documentos en
moneda dólar convertidos a moneda local al tipo de cambio vigente
en la fecha de corte.
▪ Total Consolidado en moneda dólar que involucra el total de los
documentos en moneda dólar más el total de los documentos en
moneda local convertidos a moneda dólar al tipo de cambio vigente
3. Si se selecciona la opción de Desglosar Saldos.
Esta opción es mutuamente excluyente con la opción de Sólo
Totales.
Se desplegará el Reporte Detallado de Proyección por Vencimiento
donde se detalla el análisis de la proyección por vencimiento de
todos los documentos de aquellos clientes que tengan la moneda
igual a la definida en el filtro.
4. Si se elige Agregar Días de Atraso.
Con esta opción el sistema agregará en el reporte la cifra de los días
promedio de atraso del cliente, dicha opción funciona para los
documentos que estén cerca de su vencimiento.
5. Mostrar Plan de Pagos
Con esta opción el reporte mostrará el desglose de las parcialidades
de los documentos que manejen un plan de pagos.
Además se puede elegir si el cliente lo desea que el reporte tenga como cliente
el cliente origen o el cliente reporte.

Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento
La última carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de

documentos que se considerarán dentro del reporte. Por medio del icono
(Expandir) y el icono (Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos
de documentos y por medio de los iconos (Todos) y (Ninguno) se
seleccionan los tipos y subtipos de documentos.

Carpeta Tipos del Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento
ANÁLISIS DE VENCIMIENTO
El Reporte de Análisis de Vencimiento es muy similar al
Reporte de Proyección por Vencimiento. Despliega un análisis del
vencimiento de los documentos pendientes por cliente basado en el monto por
el que fueron creados, el saldo actual, el saldo no vencido y la distribución de
los saldos vencidos en distintos rangos de tiempo, inclusive toma en cuenta los
documentos creados con fecha igual a la fecha final del reporte. El sistema no
sólo tomará en cuenta el saldo del cliente sino que además comparará los
saldos de las otras columnas pues un cliente puede tener su saldo actual igual a
cero, pero en rangos de días si ser que pueda tener un saldo.
Por ejemplo, tenemos rangos de 1 a 30, 31 a 60, 61 a 90, etc., un documento
por 500 dólares que se hizo el 1 de marzo y que rige a partir del 1 de abril con
un plazo de 30 días. Si el día de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo
Fecha Límite esa misma fecha, entonces el reporte ubicará ese documento
como vencido en el rango de 1 a 30 días tomando en cuenta la fecha de

vencimiento (cuando se vence el documento) y no la de activación (fecha en
que rige) del documento.
Existe también la opción de “Filtrar documentos por”: con éste, el usuario
La diferencia entre el Reporte de Proyección por Vencimiento y
Reporte de Análisis de Vencimiento es que el primero es un proyección
de los vencimientos de los documentos (se utiliza para calcular cuándo
vencerán los documentos), en cambio el segundo ordena los saldos pendientes
de pago de acuerdo con los días de vencido (tomando en cuenta la fecha de
vencimiento) a determinada fecha.
clasificación de los documentos vencidos; establecer el rango para las
condiciones de pago; e ingresar la fecha límite que afectará directamente los
pendientes con fecha posterior a la fecha límite no serán considerados en el
análisis. Además, el usuario puede determinar tanto el vendedor como el
cobrador asociados con los documentos por incluir en los reportes.

Carpeta General del Filtro para el Reporte de Análisis de Vencimiento

Además, permite obtener tres clases de reportes de análisis de vencimiento,
según se activen las opciones:
▪ Sólo Totales
▪ Desglosar Saldos
▪ Mostrar Plan de Pagos
Las opciones de Contenido del Reporte consisten en:
1. Sin marcar ninguna de las cuatro casillas.
Se obtiene un reporte donde se presenta el análisis del vencimiento
únicamente a nivel general por cliente, el Reporte General
de Análisis de Vencimiento.
2. Si únicamente se marca la opción de Desglosar Saldos.
Esta opción es mutuamente excluyente con la opción de Sólo
Totales.
El sistema desplegará un reporte donde se detalla el análisis de
vencimiento de todos los documentos de aquellos clientes que
tengan moneda igual a la moneda definida en el filtro, el Reporte
Detallado de Análisis de Vencimiento.
3. Si se escoge únicamente la opción de Sólo Totales
Esta opción es mutuamente excluyente con la opción de Desglosar
Saldos.
En este se activarán únicamente las casillas de saldos y fecha límite.
El reporte obtenido Totales del Reporte General de
Análisis de Vencimiento presentará el análisis de
vencimiento de manera general para cada moneda, a saber: local y
dólar. Se presentarán indicadores de montos vencidos tales como:
4. Mostrar Plan de Pagos

Con esta opción el reporte mostrará el desglose de las parcialidades
de los documentos que manejen un plan de pagos.
El usuario también tiene la posibilidad de elegir si el cliente utilizado para
generar el reporte será el cliente registro o el cliente reporte y si se muestran o
no las parcialidades.
Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Análisis de Vencimiento


Carpeta Tipos del Filtro para el Reporte de Análisis de Vencimiento
ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD
El Reporte de Análisis de Antigüedad es bastante similar a los
dos reportes anteriormente descritos. Despliega un análisis de la antigüedad de
los documentos pendientes por cliente basado en el monto por el cual fueron
creados, el saldo actual y la condición de pago asignada. Además, se ubican
los saldos de los documentos pendientes en intervalos de tiempo, que el
usuario puede configurar, los cuales contemplan la cantidad de días
transcurridos desde la creación del documento. También toma en cuenta los
documentos creados con fecha igual a la fecha final del reporte.
Al igual que en el reporte de Análisis de Vencimiento, para este reporte el
sistema no sólo tomará en cuenta el saldo del cliente sino que además
comparará los saldos de las otras columnas pues un cliente puede tener su
saldo actual igual a cero, pero en rangos de días si ser que pueda tener un
saldo.

en el rango de 31 a 60 días tomando en cuenta la fecha de activación (cuando
rige el documento) y no los días de crédito otorgados. Si fuera el Reporte de
Análisis de Vencimiento el documento estaría en el rango de 1 a 30 días
(día actual 15 de mayo menos día de vencimiento 30 de abril = 15 días de
atraso).
clasificación de los documentos vencidos; establecer el rango o rangos para las
condiciones de pago; e ingresar la fecha límite que afectará directamente los
análisis.
Existe también la opción de “Filtrar documentos por”: con éste el usuario
En la sección Filtrar Documentos por Fecha se delimita la impresión del
reporte a una fecha determinada, para lo cual se cuenta con las opciones de
Fecha Límite, esta casilla de tipo F1, permite delimitar la fecha a la cual se
hará el corte para el despliegue de los datos en el reporte, ahora bien, los
documentos tienen varias fechas a la hora de definirlos, entre las que tenemos
Fecha Rige y Fecha Doc, por lo que el uso de una de estas opciones (son
excluyentes entre sí) determinará si la fecha límite será aplicada a la fecha en
la que rige o a la fecha propia del documento.
Además, el usuario puede determinar el vendedor y el cobrador asociados con
los documentos por incluir en los reportes.

Carpeta General del Filtro para el Reporte de Análisis de Antigüedad

Además, permite obtener cuatro clases de reportes de análisis de antigüedad,
según se activen las opciones:
▪ Sólo Totales
▪ Mostrar Parcialidades

Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Análisis de Antigüedad


Carpeta Tipos del Filtro para el Reporte de Análisis de Antigüedad
moneda, categoría de cliente, estado, nivel de precios, clase, condición de
pago, zona, ruta, país, vendedor y / o cobrador.
Las opciones de Contenido del Reporte consisten en:
1. Sin marcar ninguna de las dos casillas.
Se obtiene el Reporte General de Análisis de
Antigüedad donde se presenta el análisis de antigüedad
únicamente a nivel general por cliente.
El sistema desplegará el Reporte Detallado de Análisis
de Antigüedad donde se detalla el análisis de antigüedad de
todos los documentos de aquellos clientes que tengan la moneda
igual a la moneda definida en el filtro.
3. Si se escoge únicamente la opción de Sólo Totales.
En este se activarán únicamente las casillas de saldos y fecha límite.

Los Totales del Reporte de Análisis de Antigüedad
presentarán el análisis de vencimiento de manera general para cada
moneda, a saber: local y dólar. Se presentarán indicadores de
montos vencidos tales como:
REPORTES POR MONEDA

ESTADOS DE CUENTA
El Reporte de Estados de Cuenta por Moneda permite desplegar
todos los movimientos de documentos del período establecido, así como los
documentos pendientes de cancelación, de cada cliente. Usted puede
seleccionar imprimir sólo uno de estos o ambos.
La diferencia entre este reporte y el de Estados de Cuenta es que para
el reporte de Estados de Cuenta por Moneda se ordenan los
documentos por moneda y en el otro se despliegan los documentos de las
diferentes monedas revueltos.
La información que contiene el reporte se refiere a la fecha del documento y
fecha rige, tipo, número, moneda y monto del documento, parcialidades,
monto en débitos, monto en créditos y saldo actual, para todos los documentos
del cliente.
A manera de resumen se despliega el control de atraso de cada cliente, donde
se detalla el monto total en diferentes intervalos de tiempo.
La opción establece un filtro donde se define la información que se desplegará
en el reporte tal como: tipos de estado de cuenta (esta opción define la
información que se va a desplegar en el reporte, la cual puede ser sólo
movimientos, sólo documentos pendientes o un consolidado, que incluye las
dos alternativas anteriores), rango de fechas entre los cuales se encontrarán los
documentos mostrados en el reporte, manera en que se ordena la información
en el reporte (código o nombre del cliente), el formato del reporte (si se
imprime la referencia del documento, si se muestran las parcialidades y / o si
se despliega el control de atraso), rango de monedas y la fecha de los
documentos que se va a tomar como base (fecha rige o fecha del documento).
Además se debe indicar el tipo de cliente para el cual se va a generar el
reporte, si va a ser para el cliente registro o si es para el cliente reporte.

El botón Filtrar permite seleccionar datos utilizando la información del
cliente, como el código, estado, moneda, condición de pago, país y también
permite ordenar los datos del reporte por código o por nombre del cliente.
PROYECCIÓN POR VENCIMIENTO

El Reporte de Proyección por Vencimiento por Moneda
despliega los documentos pendientes por rango de vencimiento, inclusive
toma en cuenta los documentos creados con fecha igual a la fecha final del
reporte.
que vence el 30 de mayo por 1000 dólares y otro que vence el 30 de junio por
500 dólares. Si el día de hoy es 15 de mayo y se ingresa en el campo Fecha
Inicio la fecha de hoy, el reporte indicará que en el rango de 1 a 30 días se
debe pagar 1000 dólares y en el rango de 31 a 60 días se debe pagar 500
dólares.
Si en cambio ingresamos en el campo Fecha Inicio la fecha de 1 de junio, el
reporte indicara que se debe 1000 dólares ya vencidos y en rango de 1 a 30
días se debe pagar 500 dólares.

El filtro definido para este reporte está dividido en tres carpetas, General,
Formato y Tipos.
La carpeta General permite que el usuario configure los rangos para la
clasificación de los documentos por vencer, la fecha de inicio, la cual afectará
directamente las fechas involucradas en los rangos establecidos. Además se
podrá definir el vendedor, el cobrador, el rango de monedas y un rango de
condiciones de pago.
Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento
En la carpeta Formato de la pantalla de filtro se puede ordenar la información

desplegada en el reporte por código del cliente o por nombre del cliente.
Además, presenta tres opciones para el contenido del reporte:
▪ Agregar días de atraso
▪ Sólo Totales
no las parcialidades. Además a cada uno de los reportes de Proyección por
Vencimiento se les puede agregar el control de los días de atraso.

Carpeta Formato del Filtro para el Reporte de Proyección por Vencimiento
La carpeta Tipos permite al usuario escoger el tipo y subtipo de documentos

que se considerarán dentro del reporte. Por medio del icono (Expandir) y
el icono (Comprimir) se visualizan o esconden los subtipos de
documentos y por medio de los iconos (Todos) y (Ninguno) se
Este reporte es muy útil para pronosticar las necesidades de efectivo que
tendrá que enfrentar la empresa para cumplir con sus compromisos de cuentas
por pagar.
A continuación se muestra esta carpeta.

Carpeta “Tipos” del filtro del reporte Análisis por Vencimiento

El sistema genera tres clases de reportes de proyección por vencimiento, según
se seleccionen o no las alternativas:
▪ Sólo Totales
Las opciones de reportes consisten en:
1. Sin marcar ninguna de las dos casillas.
Se obtiene el reporte de Proyección por Vencimiento
General por Cliente donde se presenta el reporte de la
proyección por vencimiento únicamente a nivel general por cliente.
La diferencia entre este reporte y el otro de proyección por
vencimiento es que en el reporte por moneda se presenta un total por
cada tipo de moneda utilizada por el cliente, mientras que en el otro
sólo se presentan los totales para la moneda seleccionada.
Otra diferencia importante es la forma de calcular los datos. Por
ejemplo, se tiene un cliente X con moneda local colón y que es
multimoneda, él tiene dos documentos, uno por 10.000,00 colones y
otro por 1.000,00 dólares. En el reporte por moneda simplemente se
despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en
el otro reporte, el sistema internamente hace la conversión de las

otras monedas a moneda local y lo totaliza, en este caso, si el tipo de
cambio es 287,00 colones, hace los siguiente cálculos:
1. Primero hace la conversión de los documentos a moneda local:
287,00 * 1.000,00 = 287.000,00
2. Luego totaliza los montos de los diferentes documentos:
287.000,00 + 10.000,00 = 297.000,00
Resumiendo: en el reporte por moneda los datos se presentarían así:
Mientras que en el otro reporte se vería de la siguiente manera:

Cliente: X Comercializadora Trejos Hnos.
Total 297,000.00
El sistema desplegará un reporte donde se detalla el análisis de la

proyección por vencimiento de todos los documentos de todos los
clientes.
La diferencia entre este reporte y el de Proyección por
Vencimiento es que en el de moneda se desglosan todos los
documentos agrupados por moneda, en cambio en el otro, sólo se
muestran los documentos de la moneda seleccionada en el filtro.

otras monedas a moneda local. Por lo tanto, en el reporte por
moneda los datos se presentarían así:
Documento 1 10,000.00


El sistema desplegará el reporte de Proyección por
Vencimiento de todos los Documentos de Todos
los Clientes.

3. Si únicamente se marca la opción de Sólo Totales.

El sistema desplegará el reporte de Proyección por
Vencimiento los montos Totales de los Documentos de
los Clientes agrupados por moneda.
Vencimiento es que en el de moneda se presentan los totales de los
documentos del cliente agrupados por moneda, en cambio en el otro,
sólo se muestran los documentos de la moneda seleccionada en el
filtro.

De esta forma el reporte desplegaría los montos totales, so por
ejemplo se tiene un cliente X con moneda local colón y que es
despliegan los totales de los datos del cliente separados por tipo de
moneda, mientras que en el otro reporte, el sistema internamente
hace la conversión de las otras monedas a moneda local.
ANÁLISIS DE VENCIMIENTO
El Reporte de Análisis de Vencimiento despliega por rango los
documentos pendientes ordenados por antigüedad, de acuerdo con su fecha de
activación y los días de crédito otorgado. Este reporte despliega el monto de
los documentos por cliente ordenado por rango de vencimiento, inclusive toma
en cuenta los documentos creados con fecha igual a la fecha final del reporte.
definir un rangos de Clientes, Estados de Clientes, de Niveles de Precios, de
Categorías de Cliente, de Condiciones de Pago, de Rutas, de Vendedores, de
Alias, de Zonas, de Países, de Cobradores y de NIT’s.
como vencido en el rango de 1 a 30 días tomando en cuenta la fecha de
vencimiento (cuando se vence el documento) y no la de activación (fecha en
que rige) del documento.
La diferencia entre el Reporte de Proyección por Vencimiento por Moneda y
Reporte de Análisis de Vencimiento por Moneda es que el primero es un
proyección de los vencimientos de los documentos (se utiliza para calcular
cuándo vencerán los documentos), en cambio el segundo ordena los saldos
pendientes de pago de acuerdo con los días de vencido (tomando en cuenta la
fecha de vencimiento) a determinada fecha.
Además, el botón Filtrar permite seleccionar datos utilizando la información
del cliente, como el código, estado, moneda, condición de pago, país y
también permite ordenar los datos del reporte por código o por nombre del
cliente.
El filtro definido para este reporte está compuesto de tres carpetas.

Filtro para el Reporte de Análisis de Vencimiento
El sistema permite al usuario configurar los rangos para la clasificación de los

documentos vencidos. La fecha límite, la cual afectará directamente los
análisis, el vendedor, el cobrador, el rango de monedas y el rango de
condiciones de pago.
La carpeta Formato permite seleccionar el orden en que se desplegarán los
documentos (por código o nombre del cliente) y por otra parte permite definir
el contenido del reporte (sólo totales o desglosar saldos).

Carpeta Formato del Reporte de Análisis de Vencimiento por Moneda
Además, al igual que en el Reporte de Proyección por

Vencimiento, se pueden elegir los tipos de documentos que se desea se
desplieguen en el reporte. Para mayor detalle refiérase a "Proyección por
Vencimiento" en la página 200.
Por otra parte, es posible obtener tres clases de reportes de análisis de
vencimiento, según se seleccionen o no las alternativas:
▪ Sólo Totales
▪ Excluir documentos con saldo por diferencias cambiarias
Se obtiene un reporte de Análisis de Vencimiento
General de todos los documentos existentes.
La diferencia entre este reporte y los otros de análisis de
vencimiento es que en el reporte por moneda se presenta un total por
cada tipo de moneda utilizada por el cliente, mientras que en el otro
sólo se presentan los totales para la moneda seleccionada.

287,00 * 1.000,00 = 287.000,00
287.000,00 + 10.000,00 = 297.000,00
Total en moneda Colón M-01 10,000.00

Total en moneda Dólar M-02 1,000.00

Total 297,000.00

vencimiento de los totales de los documentos de todos los clientes
es decir el reporte de Análisis de Vencimiento
Desglosando Saldos.
Vencimiento es que en el de moneda se desglosan sólo los
totales de todos los documentos agrupados por moneda, en cambio
en el otro, sólo se muestran los totales de los documentos de la
moneda seleccionada en el filtro.
Cabe hacer la salvedad de que esta casilla es excluyente con la
casilla Desglosar Saldos, es decir, sólo es posible emitir un reporte
con los Totales o con el Desglose de los Saldos.
vencimiento de todos los documentos de todos los clientes es decir
el reporte de Análisis de Vencimiento Desglosando
Saldos.
casilla Sólo Totales, es decir, sólo es posible emitir un reporte con
los Totales o con el Desglose de los Saldos.

Además, al hacer uso de esta opción se activará la posibilidad de
utilizar también la opción de Mostrar Plan de Pagos.

4. Si se marca la casilla Excluir documentos con saldo por

diferencias cambiarias.
Si se desea, con esta opción, el sistema permite hacer una
discriminación en cuanto a los documentos que presenten un saldo
que se producto del proceso de diferencias cambiarias. Dicha
funcionalidad es compatible tanto con las opciones de Desglosar
Saldos, Sólo Totales, Mostrar Plan de Pagos o sin marcar ninguna
de éstas.
5. Si se utiliza Mostrar Plan de Pagos.
Esta opción se activa únicamente si el usuario define la utilización
de la opción Desglosar Saldos, a lo que el sistema desplegará en el
reporte, para los documentos que así apliquen, el desglose de los
planes de pago que se hayan definido para los respectivos
documentos.
ANÁLISIS DE ANTIGÜEDAD
El Reporte de Análisis de Antigüedad por Moneda es bastante similar al
Reporte de Análisis de Vencimiento por Moneda sólo que ordena los datos de
acuerdo con la fecha de activación del documento y no considera los días de
crédito otorgados para el pago del documento.
Este reporte despliega un análisis de la antigüedad de los documentos
pendientes por cliente basado en el monto por el que fueron creados y el saldo
actual, inclusive toma en cuenta los documentos creados con fecha igual a la
fecha final del reporte. Además se ubican los saldos de los documentos
pendientes en intervalos de tiempo, que el usuario puede configurar, los cuales
contemplan la cantidad de días transcurridos desde la creación del documento.

como en el rango de 31 a 60 días tomando en cuenta la fecha de activación
(cuando rige el documento) y no los días de crédito otorgados. Si fuera el
Reporte de Análisis de Vencimiento por Moneda el documento estaría en el
rango de 1 a 30 días (día actual 15 de mayo menos día de vencimiento 30 de
abril = 15 días de atraso).
El filtro definido para este reporte tiene tres carpetas. La carpeta General
permite al usuario configurar los rangos para la clasificación de la antigüedad
de los documentos. La fecha límite que se defina afectará directamente los
pendientes con fecha rige posterior a la fecha límite no serán considerados en
el análisis. También el filtro permite configurar el vendedor, el cobrador el
rango de monedas del reporte y un rango para la condición de pago.
Carpeta General para el Reporte de Análisis de Antigüedad
Por otra parte, en la carpeta Formato se puede seleccionar el orden de los

documentos desplegados (código o nombre del cliente) y el contenido del
reporte (sólo totales, desglosar saldos y / o mostrar parcialidades). También el
usuario deberá decidir si el reporte se genera para el cliente registro o para el
cliente reporte.
Carpeta Formato del Reporte Análisis de Antigüedad
Además, al igual que en el Reporte de Proyección por

Vencimiento, se pueden elegir los tipos de documentos que se desea se
desplieguen en el reporte.
Es posible obtener tres clases de reportes de Análisis de Antigüedad, según se
seleccionen o no las alternativas Sólo Totales, Desglosar Saldos, Excluir
documentos con saldo por diferencias cambiarias o Mostrar Plan de
Pagos.
Se obtiene el reporte de Análisis de Antigüedad General
por Cliente.
La diferencia entre este reporte y el otro de análisis de antigüedad
es que en el reporte por moneda se presenta un total por cada tipo de

moneda utilizada por el cliente, mientras que en el otro sólo se
presentan los totales para la moneda seleccionada.
287,00 * 1.000,00 = 287.000,00
287.000,00 + 10.000,00 = 297.000,00
Total en moneda Colón M-01 10,000.00

Total en moneda Dólar M-02 1,000.00

Total 297,000.00

antigüedad de todos los documentos de todos los clientes. Este
reporte es el Análisis de Antigüedad Desglosando
Saldo.
La diferencia entre este reporte y el de Análisis de Antigüedad es
que en el de moneda se desglosan todos los documentos agrupados
por moneda, en cambio en el otro, sólo se muestran los documentos
de la moneda seleccionada en el filtro.
casilla Sólo Totales, es decir, sólo es posible emitir un reporte con
los Totales o con el Desglose de los Saldos.
Además, al hacer uso de esta opción se activará la posibilidad de
utilizar también la opción de Mostrar Plan de Pagos.



vencimiento de los totales de los documentos de todos los clientes
es decir el reporte de Análisis de Vencimiento
Desglosando Saldos.
Vencimiento es que en el de moneda se desglosan sólo los
totales de todos los documentos agrupados por moneda, en cambio
en el otro, sólo se muestran los totales de los documentos de la
moneda seleccionada en el filtro.
casilla Desglosar Saldos, es decir, sólo es posible emitir un reporte
con los Totales o con el Desglose de los Saldos.
4. Si se marca la casilla Excluir documentos con saldo por
diferencias cambiarias.
Si se desea, con esta opción, el sistema permite hacer una
discriminación en cuanto a los documentos que presenten un saldo
que se producto del proceso de diferencias cambiarias. Dicha
funcionalidad es compatible tanto con las opciones de Desglosar
Saldos, Sólo Totales, Mostrar Plan de Pagos o sin marcar ninguna
de éstas.
5. Si se utiliza Mostrar Plan de Pagos.
Esta opción se activa únicamente si el usuario define la utilización
de la opción Desglosar Saldos, a lo que el sistema desplegará en el
reporte, para los documentos que así apliquen, el desglose de los
planes de pago que se hayan definido para los respectivos
documentos.
MOVIMIENTO DIARIO
La opción de movimiento diario presenta tres alternativas en el despliegue de
reportes:
▪ Movimiento Diario por Cliente
▪ Movimiento Diario por Documento
▪ Resumen Diario

La diferencia radica en la distribución de la información en el reporte, en el
primer caso se despliegan todos los documentos no aprobados clasificados por
cliente al que pertenecen; en el segundo caso, se despliega el listado de todos
los documentos no aprobados, organizados por tipo de documento y en el
tercero se muestra un reporte con los totales diarios por tipo de documento.
Reporte de Movimientos del Diario por Cliente

Este reporte despliega todos los documentos no aprobados de cada cliente por
moneda, a la fecha en que se ingresa a la opción.
La información contenida en el Reporte de Movimientos del
Diario por Cliente se refiere a código y nombre del cliente, fecha de
creación, número, tipo, moneda y monto del documento, monto de créditos o
débitos y finalmente, saldo actual.
El filtro de la opción permite elegir el rango de las monedas de los
documentos que se van a considerar para el reporte y si la información se va a
ordenar por código o por nombre del cliente.
El botón Filtrar permite elegir los datos utilizando la información del cliente,
como el código, estado, moneda, condición de pago, país y también permite
ordenar los datos del reporte por código o por nombre del cliente.
Filtro para el Reporte de Movimientos del Diario por Cliente
Reporte de Movimientos del Diario por

Documento
Este reporte despliega todos los documentos no aprobados, ordenados por tipo
de documento y por moneda, existentes en la base de datos a la fecha que se
ingresa a la opción.

La información contenida en el Reporte de Movimientos del
Diario por Documento se refiere al tipo y número de documento,
fecha en que rige, aplicación, condición de pago definida para ese documento,
moneda y monto del documento, código y nombre del cliente al que pertenece
el documento y finalmente, monto de crédito o débitos. Al final del reporte el
sistema calcula los montos totales por tipo de documento.
El filtro de la opción permite escoger las monedas de los documentos.
Filtro para el Reporte de Movimientos del Diario por Documento
Resumen Diario
Este reporte despliega el monto total de los documentos creados cada día,
distribuidos por tipo de documento y el saldo acumulado de los montos por los
que fueron creados los documentos considerados en el reporte.
La información que contiene el reporte de Resumen Diario se refiere a la
fecha de creación del documento, tipo de documento, moneda, monto total por
los que fueron creados los documentos del día (en créditos o débitos, según el
tipo de documento) y el saldo acumulado de los montos de créditos y débitos.
Al final del reporte se despliegan los totales generales de cada tipo de
documento para el rango de fechas establecido.
En el filtro de esta opción se debe establecer la moneda de los documentos que
serán desplegados en el reporte, así como el rango de fechas de creación de
documentos a considerar.

Filtro para el Resumen Diario por Tipo de Documento
MOVIMIENTO DIARIO
La opción de movimiento diario presenta tres opciones en el despliegue de
reportes:
▪ Movimiento Diario por Tipo de Documento
▪ Movimiento Diario por Cliente
▪ Resumen Diario
La diferencia entre los dos primeros, radica en la distribución de la
información en el reporte, en el primer caso se despliega el listado de todos los
documentos no aprobados, organizados por tipo de documento; en el segundo
caso, se despliegan todos los documentos clasificados por cliente al que
pertenecen.
Por otro lado, el Resumen Diario despliega los totales de cada tipo de
documento clasificados según la fecha de creación de cada uno de ellos.
POR DOCUMENTO
El Reporte de Movimiento Diario por Documento despliega
todos los documentos no aprobados, ordenados por tipo de documento,
existentes en la base de datos a la fecha que se ingresa a la opción.
La información contenida en el reporte se refiere al tipo y número de
documento, fecha en que rige, aplicación, condición de pago definida para ese
documento, moneda y monto del documento, código y nombre del cliente al
que pertenece el documento y finalmente, monto de crédito o débitos. Al final
del reporte el sistema calcula los montos totales por tipo de documento.

Este reporte se diferencia del Reporte de Diario por Documento
por Moneda en que este despliega únicamente los documentos de los
clientes con moneda local igual a la moneda seleccionada en el filtro y
convierte todos los documentos generados en otra moneda a moneda local
utilizando el tipo de cambio respectivo, mientras que el otro despliega los
documentos ordenados por cliente y por moneda. A continuación se muestra
un ejemplo de la diferencia:
Se tiene un cliente X con moneda local colón y que es multimoneda, él tiene
dos documentos, uno por 10.000,00 colones y otro por 1.000,00 dólares. El
tipo de cambio es 287,00. En el reporte por moneda simplemente se
despliegan los datos separados por tipo de moneda, mientras que en el otro
reporte, el sistema internamente hace la conversión de las otras monedas a
moneda local.
Reporte utilizando sólo moneda local
Reporte por moneda
El filtro de la opción permite únicamente escoger la moneda de los

documentos que serán desplegados en el reporte.
Filtro para el Reporte de Movimientos Pendientes por Documento
POR CLIENTE
El Reporte de Movimiento Diario por Cliente despliega todos
los documentos no aprobados de cada cliente, a la fecha en que se ingresa a la
opción.
La información contenida en el reporte se refiere a código y nombre del
cliente, fecha de creación del documento, número y tipo de documento,

moneda y monto del documento, monto por el que fue creado (en créditos o
débitos, según sea el caso) y finalmente, saldo acumulado actual (la suma de
todos los montos por los que fueron creados los documentos considerados en
el reporte).
Nótese que el Saldo Actual considera el total de cada documento, es decir, el
monto por el que fue creado y no el monto pendiente de aplicación.
Este reporte se diferencia del Reporte de Diario por Cliente por
Moneda en que este despliega únicamente los documentos de los clientes
con moneda local igual a la moneda seleccionada en el filtro y convierte todos
los documentos generados en otra moneda a moneda local utilizando el tipo de
cambio respectivo, mientras que el otro despliega los documentos ordenados
por cliente y por moneda. A continuación se muestra un ejemplo de la
diferencia:
moneda local.
Reporte por moneda
El filtro de la opción permite establecer la moneda de los documentos

considerados para el reporte y el ordenamiento de los datos según el código o
el nombre del cliente.

Filtro para el Reporte de Movimiento Diario por Cliente
RESUMEN DIARIO
Este reporte despliega el monto total de los documentos creados cada día,
distribuidos por tipo de documento y el saldo acumulado de los montos por los
que fueron creados los documentos considerados en el reporte.
La información que contiene el reporte se refiere a la fecha de creación del
documento, tipo de documento, moneda, monto total por los que fueron
creados los documentos del día (en créditos o débitos, según el tipo de
documento) y el saldo acumulado de los montos de créditos y débitos.
Al final del reporte se despliegan los totales generales de cada tipo de
documento para el rango de fechas establecido.
Este reporte se diferencia del Reporte de Resumen Diario por
Moneda en que este despliega únicamente los documentos de los clientes
con moneda local igual a la moneda seleccionada en el filtro y convierte todos
los documentos generados en otra moneda a moneda local utilizando el tipo de
cambio respectivo, mientras que el otro despliega los documentos ordenados
por cliente y por moneda. A continuación se muestra un ejemplo de la
diferencia:
moneda local.

Reporte por moneda
En el filtro de esta opción se debe establecer la moneda de los documentos que

serán desplegados en el reporte, así como el rango de fechas de creación de
documentos a considerar.
Filtro para el Resumen Diario por Tipo de Documento
DOCUMENTOS PENDIENTES
Este reporte despliega para una moneda específica, el listado de todos los
documentos, por cliente, ya sea que estén vencidos o no, aprobados o no, que
hayan sido creados antes o el mismo día de la fecha límite y que a la fecha
actual no se hayan cancelado en su totalidad.
La información que se despliega en el reporte corresponde a la fecha de
creación del documento, número y tipo, moneda, monto por el que fue creado
el documento y monto en moneda seleccionada, saldo del cliente y saldo
pendiente del documento a la fecha en que se emite el reporte, las
parcialidades y el saldo correspondiente en la otra moneda (dólares, si en el
filtro se establece que se desplieguen los documentos definidos en moneda
local y viceversa) al tipo de cambio vigente el día en que se emite el reporte.
Según el filtro existente para la opción, la información del reporte se puede
ordenar por código o por nombre del cliente. También se puede elegir la
moneda de los documentos, la fecha límite, el rango del vendedor y si se
muestran o no las parcialidades.

La fecha límite afecta directamente los documentos desplegados en el reporte,
dado que no se considerarán aquellos que hayan sido creados en fecha
posterior a la fecha límite.
Filtro para el Reporte de Documentos Pendientes
TIPO DE DOCUMENTO
Este reporte despliega todos los documentos de un mismo tipo que fueron
creados dentro del rango de fechas establecido en el filtro.
La información que se despliega en el reporte corresponde al número y tipo de
documento, parcialidades, fecha de creación, aplicación, código y nombre del
cliente, monto por el que fue creado, saldo pendiente a la fecha de emitir el
reporte.
En el filtro de esta opción se divide en dos carpetas, General y Tipos.
Los datos que se pueden filtrar en la carpeta General son: la moneda y el rango
de fechas de los documentos que se desplegarán en el reporte. Además, se
puede elegir si se desea que se muestren o no las parcialidades y si se quiere
que se separen las líneas del reporte cuando se pierde el consecutivo de los
documentos, como se muestra en el reporte presentado anteriormente.

Recuerde que las fechas se refieren a la fecha en que fue creado el
documento y no a la que empieza a regir.
Carpeta General del Filtro del Reporte por Tipo de Documento

Además da la posibilidad de definir un rango tanto para vendedores como para
cobradores.

Carpeta Tipos del Filtro del Reporte por Tipo de Documento
POR APLICACIÓN
El Reporte por Aplicación de Documentos despliega todos
aquellos documentos que tienen definida una aplicación que cumpla con un
patrón específico. Para definir el patrón se pueden utilizar los caracteres "?" o
"*". El "*" establece que puede haber cualquier cantidad de caracteres sin
importar lo que sean; el "?" significa que puede haber sólo un carácter, sea
cual sea.
Por ejemplo, si quiere obtener las aplicaciones de pago de cualquier concepto,
entonces, en la casilla de aplicación deberá establecerse Pago*. El sistema
buscará todos los documentos en que la aplicación empiece con "Pago" y siga
con cualquier frase.
La información contenida en el reporte se refiere a código y nombre del
cliente, número y tipo de documento, parcialidades, fecha del documento y su
aplicación, moneda y monto del documento, así como el monto de débitos o
créditos, según sea el caso.
Al final se despliegan indicadores correspondientes a los montos totales por
tipo de documento.
En el filtro del reporte se puede establecer el patrón de aplicación requerido, la
moneda de los documentos que serán desplegados, si se muestran o no las

parcialidades y el rango de fechas de los documentos por considerar. También
se puede definir la distribución de los documentos en el reporte, a escoger
entre código o nombre del cliente.
Filtro del Reporte por Aplicación de Documentos
APLICACIONES
El Reporte de Aplicaciones imprime todos los documentos de crédito
que hayan sido aplicados ( ) parcial o totalmente, en un período de tiempo
específico.
En el reporte se despliega para cada cliente, fecha, documento, moneda, monto
del documento, aplicación (referencia) de los documentos de crédito aplicados
y posteriormente, los documentos de débito que se abonan o cancelan, las
parcialidades, el monto aplicado a cada débito y el monto total que se aplicó
del documento de crédito.
En el caso de que no se consuma completamente el monto del documento de
crédito se desplegará el monto no aplicado (restante) correspondiente.
En el filtro disponible se pueden escoger los tipos de documento a considerar
en el reporte dentro del listado disponible, únicamente se desplegarán

documentos de crédito. También, se puede definir la moneda de los
documentos desplegados en el reporte.
Además, es posible establecer un rango de documentos a desplegar en el
reporte, donde se deben digitar los números del primer y el último documento.
De igual forma, es preciso definir un rango de fechas para restringir los
documentos desplegados.
El usuario puede escoger si ordena los datos por código o por nombre del
cliente y si incluye o no las parcialidades.
Filtro para el Reporte de Aplicaciones
DIFERENCIAS CAMBIARIAS
El reporte despliega las diferencias cambiarias, en moneda local y en moneda
dólar, de todos los documentos de cada cliente en cualquier moneda y todavía
pendientes.
La información considerada se refiere a la fecha, número y tipo de documento,
la moneda, el monto por el cual fue creado, el saldo pendiente, tipo de cambio
y finalmente, los montos debido a diferencias cambiarias en moneda local y en
dólares.
La construcción del reporte se hará con base en una Fecha de Corte que el
usuario puede definir, además el Tipo de Cambio con el que se calcularán
los montos también es modificable.
El sistema considera TODOS los documentos de la base de datos que estén
pendientes. Por lo tanto, en la pantalla del filtro únicamente se puede
establecer el patrón de ordenamiento de la información desplegada en el
reporte, ya sea por Código o Nombre de cliente.
Filtro del Reporte de Diferencias Cambiarias
INTERESES DE MORA
El Reporte de Intereses de Mora despliega el listado de los documentos
de débito vencidos a la fecha de corte y calcula el monto correspondiente por
cobrar debido a los intereses generados.
El reporte puede obtenerse en dos presentaciones: el Detallado y el
Resumido. En el primer caso se despliega información relacionada con el
número, tipo, fecha, moneda y monto del documento, la fecha de vencimiento,
la cual se define según la condición de pago establecida al documento, días de
vencido, que se contemplan el rango entre la fecha de vencimiento y la fecha
límite, monto por el que el documento fue creado, saldo pendiente a la fecha
de corte, intereses de mora del saldo pendiente.
Por otro lado, el Reporte Resumido de Intereses de Mora despliega
para cada cliente, la fecha en que se corrió por última vez el proceso de
Intereses de Mora del menú de Administración, el saldo de los

documentos vencidos a la fecha límite establecida en el filtro y el monto
correspondiente a los intereses de mora que genera el saldo total de los
documentos vencidos.
Finalmente, se presenta un total general de todos los clientes, tanto para el
saldo vencido como para los intereses de mora por cobrar.
Es importante aclarar que únicamente se desplegarán tanto en el
reporte detallado como en el resumido, los clientes que tengan
documentos vencidos con fecha rige posterior a la fecha de Última
Mora (fecha en que se corrió por última vez el proceso de Intereses de
Mora).
En el filtro de la opción se debe establecer la moneda en la que se desplegarán
los datos del reporte, es decir, la información relacionada con los clientes que
tengan la misma moneda que la definida en el filtro.
Además, es preciso establecer la fecha límite, esto es, se desplegarán los
documentos, o sus respectivos saldos, que a esta fecha estén vencidos, es
decir, hayan sobrepasado los días que determina la condición de pago para su
cancelación.
El usuario debe decidir si desea obtener el reporte detallado o resumido de
intereses de mora. Finalmente, es preciso decidir si se desea que la
información en el reporte se ordene por código o por nombre de cliente.
Filtro del Reporte de Intereses de Mora

CLIENTES CORPORATIVOS
Esta opción permite generar dos tipos de reportes:
▪ Jerarquía de Clientes
▪ Listado de documentos de Clientes Corporativos
Estos reportes reflejan las relaciones entre los clientes de una
corporación, así como las transacciones realizadas bajo dicho esquema.
JERARQUÍA DE CLIENTES
Este reporte refleja la relación existente dentro de los clientes de una
corporación. Muestra las relaciones entre los distintos clientes de una
corporación de manera que se pueda identificar quien es el cliente Corporación
y quienes sus sucursales.
El sistema permite generar tres tipos de reportes, uno con la información sólo
de los clientes Corporación, otro, únicamente con los registros de las
sucursales y el último es un consolidado que muestra tanto Clientes
Corporación como Clientes Sucursales. Cada uno de ellos para la moneda
especificada.
La información que muestra el reporte incluye información tanto del cliente
corporación como el cliente sucursal, número de contribuyente o NIT,
moneda, categoría, país, zona, ruta, saldo, saldo local y saldo dólar.
El filtro de este reporte incluye la moneda de los clientes que se van a utilizar
para el reporte, su contenido (sólo cliente sucursal, sólo clientes corporación o
si no marca ninguna despliega la información de ambas), un rango de los
clientes corporación y por último si se ordena por nombre o código del cliente.

Filtro para el reporte de Jerarquía de Clientes
LISTADO DE DOCUMENTOS DE CLIENTES

CORPORATIVOS
Este reporte muestra el listado de los documentos registrados en los distintos
clientes bajo el esquema de Corporaciones. Incluye los documentos que se
encuentren dentro del rango especificado en el filtro. Por otra parte, el usuario
puede elegir si el cliente que se va a utilizar para generar el reporte el cliente
registro o el cliente reporte.
El filtro de este reporte incluye tres carpetas. La carpeta General permite
hacer las selecciones utilizando: un rango de fechas para el despliegue de
documentos, el cliente registro o el cliente reporte y un rango de monedas.

Carpeta General del Filtro
La carpeta Formato permite seleccionar el contenido del reporte (sólo cliente

sucursal, sólo clientes corporación o si no marca ninguna despliega la
información de ambas), un rango de los clientes corporación y por último si se
ordena por nombre o código del cliente.

Carpeta Formato del Filtro


Carpeta Tipos del Filtro
RETENCIONES
En esta opción se presentan dos alternativas:
• Listado de Retenciones
• Listado de Retenciones por número de Contribuyente
LISTADO DE RETENCIONES
Este reporte de Listado de Retenciones detalla todas las retenciones
recaudadas o que serán recaudadas por el cliente sobre los documentos tipo
débito emitidos a su nombre.
La información desplegada en el reporte se clasifica por tipo de retención, es
decir, para cada Tipo de Retención definido en la opción correspondiente
del menú de Administración. El reporte presenta todos los documentos tipo
débito, por cliente, que tienen definido un tipo de retención específico.
El detalle de los documentos se basa en la fecha, código y nombre del cliente,
tipo y número del documento de débito, código de la retención, moneda,
monto, monto local, monto dólar y un comentario que hace referencia al tipo
de retención y al documento al cual se aplica. Este es un comentario que el
sistema establece automáticamente, sin embargo, el usuario puede definir
cualquier otra leyenda desde la opción de Tipos de Retenciones.

En la pantalla del filtro de la opción se puede determinar el estado de las
retenciones que se desplegarán en el reporte: pendientes y aplicadas. Además,
cuando se marca el estado Aplicada se debe establecer el rango de fechas de
los documentos que se considerarán para generar el reporte. También, se
puede obtener un subtotal por cliente.
Un punto a aclarar, es que para este reporte se permite que el monto de la
factura y el monto por impuesto1 se calculen en forma independiente, para lo
cual el usuario deberá modificar el formato del reporte para poder agregar las
operaciones.
Caso especial “País Guatemala”

En el reporte de Listado de Retenciones, para el país de Guatemala se cuenta
con la siguiente opción, si el campo “País” de la Licencia, se definió como
Guatemala, el sistema permitirá ingresar retenciones por monto 0 (cero), pero
a la hora de emitir o imprimir el reporte, el sistema desplegará el monto de la
factura y no simplemente los datos en 0, lo anterior se requiere como parte del
requerimiento legal del país, en el cual es necesario que el reporte despliegue
este monto.

Filtro para el Listado de Retenciones
LISTADO DE RETENCIONES POR NÚMERO DE

CONTRIBUYENTE
Este reporte despliega un listado de las retenciones de Ventas e Ingresos que
se han realizado a los débitos emitidos a los clientes. El reporte permite
agrupar la información por tipo de retención, además, se puede emitir un
estado de las retenciones pendientes o aplicadas.
El reporte tendrá tres variantes o niveles de detalle:
Listado de Retenciones por Número de Contribuyente –
Resumido: muestra para cada retención, el total (sumatoria de las
retenciones) para el período seleccionado en el filtro. Al final de reporte se
mostrará un Total General que equivale al total (sumatoria) de todas las
retenciones. Además de la información mencionada, se incluye la Cuenta
Contable y el Centro de Costo asociados a la retención y el monto base de la
retención tanto en dólares como en moneda local. Esta variante no lleva
desglose por NIT.

Listado de Retenciones por Número de Contribuyente – Con
desglose por NIT: esta segunda variante agrupa, por cada retención, los
movimientos por NIT y los totaliza (tomando el NIT de los documentos).
Entonces el reporte mostraría para cada retención una serie de NIT's y sus
totales.
Este reporte tomará como base un rango de retenciones especificadas por el
usuario y un rango de fechas, y mostrará los datos de:
• Código de Retención
• Descripción de la Retención
• Código del Cliente asociado
• Cuenta Contable y Centro de costo asociados a la retención
• Monto Base de la retención tanto para la moneda local como para el
dólar.
• Monto Retenido tanto para la moneda local como para el dólar.
Listado de Retenciones por Número de Contribuyente – Con
desglose por Movimiento: esta tercera variante desplegará, por cada
retención, los movimientos ordenados NIT. Entonces el reporte mostraría para
cada retención todos los movimientos y sus NIT's asociados.
Además de la información mencionada anteriormente el reporte muestra los
siguientes datos:
• Fecha del movimiento
• Código de Retención
• Descripción de la Retención
• Número de Retención
• Moneda de la Retención
• Código y descripción del Cliente asociado
• Cuenta Contable y Centro de costo asociados a la retención
• Monto Base de la retención tanto para la moneda local como para el
dólar.
• Monto Retenido tanto para la moneda local como para el dólar.
El filtro que se presenta para definir los datos que contendrá el reporte incluye
la siguiente información:
Tipos de Retención: en esta parte el usuario puede definir el rango de las
retenciones que desea que se incluyan en el reporte.
No. de Contribuyente: se debe indicar el rango de NIT's que se van a
utilizar para generar el reporte.
Fechas: rango de fechas en el que las retenciones se aplicaron
Estado: presenta dos opciones, el reporte se puede desplegar incluyendo sólo
las retenciones aplicadas o sólo las retenciones pendientes.
Monto base de las Retenciones a Mostrar: en esta sección el usuario
debe indicar los rubros sobre los cuales se aplicaron las retenciones que se van

a incluir en el reporte. Los rubros sobre los cuales se pueden aplicar las
retenciones son:
• Monto
• Subtotal
• Subtotal-Descuento
• 1er Impuesto
• 2do Impuesto
• 1er Rubro
• 2do Rubro
El usuario puede seleccionar uno o varios de estos rubros.
Formato del reporte: es esta sección el usuario debe definir el tipo de
reporte que desea que se despliegue. Se tienen tres opciones: resumido, con
desglose de NIT's y con desglose de Movimientos.
Un punto a aclarar, es que para este reporte se permite que el monto de la
factura y el monto por impuesto1 se calculen en forma independiente, para lo
cual el usuario deberá modificar el formato del reporte para poder agregar las
operaciones.
A continuación de muestra la pantalla del filtro para este reporte:
Filtro para el Listado de Retenciones por Número de Contribuyente

LIBRO DE VENTAS (GUATEMALA)
El reporte de Ventas hace un desglose de las ventas de Bienes, Exportaciones
y ventas de Servicios. El reporte consiste de un listado de los diferentes
documentos de Venta, desplegando para cada uno su Fecha, No de
Documento, NIT del Cliente, Nombre del Cliente, y los respectivos importes
de Ventas Exentas, Ventas o Bienes, Servicios, Exportaciones, IVA Débito y
Monto Total del documento.
El reporte de Ventas se ubica también en el módulo de Facturación, para el
correcto funcionamiento del mismo es necesario haber definido los subtipos de
documentos Servicios, Bienes y Exportaciones para Facturas, Notas
de Débito y Notas de Crédito, la combinación que el usuario cree,
dependerá de las necesidades que la empresa maneje. Tal y como muestra la
siguiente imagen de asocies:
Importante: este reporte se visualiza únicamente para las compañías

que en la casilla País tengan definido Guatemala.
Las casillas por las que se puede filtrar el reporte se describen a continuación,
éstas permiten delimitar la información que se despliega en el reporte, con el
fin de permitir un manejo más fácil y un mejor análisis de dicha información.
Fechas: bajo este encabezado se encuentran dos casilla, Desde y Hasta, en
las que se define el rango de fechas que se usará para la construcción del
reporte.
Filtrar por fecha: este encabezado cuenta con dos opciones excluyentes
entre sí, Documento y Rige, pues con este parámetro el reporte filtrará ya
sea por la fecha definida en la casilla Doc del documento o por la fecha
definida en la casilla Rige del documento.
Incluir Información: este parámetro define si se desea incluir además de la
información de Cuentas por Cobrar, opción default que no se puede
modificar, la información incluida en el módulo de Facturación.
Moneda: con este parámetro se le indica al sistema si desea emitir el reporte
en moneda local (funcional) o en moneda extranjera (reporte).
Docs. Bienes, Servicios y Exportaciones: esta opción presenta un
listado de los diferentes tipos de documentos que se pueden incluir en el
reporte, en el cual se puede hacer una selección múltiple, es decir, la
combinación que el usuario desee.
Folio: en esta casilla se debe digitar el número de folio para el control de la
emisión de reportes y relacionado con el archivado de los mismos. El usuario
deberá definir el número a partir del cual se asignará el folio en las diferentes
páginas del reporte. Es un campo requerido únicamente cuando se indica que
se imprimirá encabezado.
Formato del Reporte: bajo este parámetro se tienen dos opciones,
Imprimir Encabezado con la cual se brinda la opción de imprimir o no el
encabezado del reporte e Imprimir Monto en Miles con la cual el sistema
expresará los montos en miles, por ejemplo, con esta opción el monto 1000000
se expresará 1000. Cabe aclarar que el encabezado del reporte presentará una
nota que indica que el reporte está siendo emitido en miles.
Formato de Despliegue: las opciones que se manejan en esta sección son
Totalizado por día, con la que se imprimirá una sola línea por día, en la que
se incluirá el total de los documentos ingresados para esa fecha y Detallado,
con la que se emitirá el desglose por día de los documentos.
Al igual que la mayoría de los reportes, en el presente reporte se cuenta con la
opción Filtrar con la cual se delimitará el despliegue de datos.
Filtro de Reporte de Libro de Ventas
LIBRO DE VENTAS AL CONSUMIDOR

El Libro de Ventas al Consumidor se trata de un resumen diario de las ventas,
formadas por todos los documentos de tipo Factura, Notas de Débito, Notas de
Crédito y Retenciones.
Las columnas que muestra dicho reporte reporte son: fecha, numero inicial y
final de documento, número de máquina registradora, ventas no sujetas.,

ventas exentas, ventas gravadas, exportación, retención IVA 1%, el total de
venta y ventas a cuentas de terceros. Si el reporte se genera totalizado por día,
se presentará imprimiendo el número de factura inicial y la factura final de
cada día, totalizando los montos de las ventas por cada día.
También se incluye con el reporte un anexo con la información de las
exportaciones realizadas, el cual detalla el número de factura, fecha de la
factura, nombre del Cliente y valor total de la factura, el total de este reporte
debe ser igual al total de la columna de exportaciones del reporte de
Consumidor.
El reporte se imprimirá por fecha y para el caso del reporte detallado se
agrupará por tipo de documento, Ticket, Factura, Exportación, Retención, esto
dependiendo del subtipo de documento, sin colocar totales para cada uno de
estos grupos, pero si, un total general en donde las facturas y notas de débito
suman y las notas de crédito resten.
Este reporte se ubica también en el módulo de Facturación, para el correcto
funcionamiento del mismo es necesario haber definido los subtipos de
documentos Cons Ticket, Cons Final y Cons Export, para Facturas,
Notas de Débito y Notas de Crédito, la combinación que el usuario cree,
dependerá de las necesidades que la empresa maneje.
También, es importante tomar en cuenta que para ubicar la información en
determinada casilla del reporte se va a tomar en cuenta la descripción del
impuesto asociado ya sea al documento de Cuentas por Cobrar o al artículo
facturado en el caso de documentos procedentes de Facturación. Por tanto,
se deben tomar en cuenta que hay que crear los impuestos con las siguientes
descripciones: No Sujet, Exento, IVA Débito, Export y Terc.
Para mayor detalle se indica las condiciones que se deben de cumplir para que
se muestre la información correctamente.
Columna Ventas no sujetas:

Cliente local
Sub tipo: Cons
Impuesto: No Sujet
Columna Ventas exentas:

Cliente local
Sub tipo: Cons
Impuesto: Exento
Excepción: Si la factura proviene de Facturación y el cliente es exento

de impuestos, no se toma en cuenta la descripción del impuesto
asociada a los artículos, todos los artículos aplican a ventas exentas.

Columna Ventas locales Gravadas:
Cliente local
Sub tipo: Cons
Impuesto: IVA Débito
Columna Exportaciones:
Sub tipo: Cons
Impuesto: Export
Excepción: Si la factura proviene de Facturación y se cumplen las

primeras 2 condiciones, no se toma en cuenta la descripción del
impuesto asociada a los artículos, todos los artículos aplican a
exportaciones.
Columna Impuesto retenido IVA 1%:

Se tomarían las retenciones seleccionadas por el usuario y aparte para
separar o no la línea se debe de considerar si dice la palabra IVA o no, tal y
como se detalla a continuación:
- Toda retención que diga IVA en su descripción se mostrará en la
misma línea del documento origen.
- Todas las retenciones seleccionadas que no tengan la palabra IVA, va
en línea independiente de la factura.
Columna total ventas:

Suma de todas las columnas anteriores (Ventas no Sujetas, Ventas
exentas, gravadas y exportaciones) y resta el impuesto retenido IVA 1%.
Columna venta por cuenta a terceros:

Cliente local
Sub tipo: Cons
Impuesto: Terc
que en la casilla País tengan definido El Salvador.
las mismas permiten delimitar la información que se despliega en el reporte,
con el fin de permitir un manejo más fácil y un mejor análisis de dicha
información, están distribuidas en carpetas.

DESCRIPCIÓN DE CARPETAS
General
En esta carpeta se incluyen los siguientes datos:
Fechas: bajo este encabezado se encuentran dos casillas, Desde y Hasta,
en las que se define el rango de fechas que se usará para la construcción del
reporte.
Países: esta sección cuenta con dos casilla, Desde y Hasta, en las que se
define el rango de países que se usará para la construcción del reporte.
en moneda local (funcional) o en moneda extranjera (reporte).
Consumidor final: esta opción presenta un listado de los diferentes tipos de
documentos que se pueden incluir en el reporte, en el cual se puede hacer una
selección múltiple, es decir, la combinación que el usuario desee, acá se podrá
ver los subtipos de documentos creados para cada tipo de documento.
Formato de Despliegue: las opciones que se manejan en esta sección son
Totalizado por día, con la que se imprimirá una sola línea por día, en la que
se incluirá el total de los documentos ingresados para esa fecha y Detallado,
con la que se emitirá el desglose por día de los documentos.
Incluir Rubros: en este espacio se define si se incluyen los rubros 1 y 2
como parte de las ventas exentas.
Contador: en esta casilla se define el nombre del contador de la compañía. El
mismo no puede quedar vacío.
La pantalla en la que se definen estos datos es la siguiente:

Carpeta General de Reporte de Ventas al Consumidor
Otros
Mostrar columna Tipo documento: si se marca dicha columna se
mostrará en el reporte la columna Tipo, si está desmarcado no se muestra
dicha columna.
Clasificar documentos (Local/Exterior) por PAIS: como su
encabezado lo menciona, esta opción permite clasificar los documentos en
Local o Exterior, según el país definido para el cliente, si no se usa este
parámetro, el sistema por defecto clasificará los documentos por tipos y
subtipos.
Imprimir Encabezado: con la cual se brinda la opción de imprimir o no el
encabezado del reporte.
Imprimir Monto en Miles: con la cual el sistema expresará los montos en
miles, por ejemplo, con esta opción el monto 1000000 se expresará 1000.

Cabe aclarar que el encabezado del reporte presentará una nota que indica que
el reporte está siendo emitido en miles.
Imprimir Anexo de Exportaciones: brinda la opción de incluir al final del
reporte el anexo de exportaciones en el cual se presenta un mayor detalle de
las mismas.
Carpeta Otros de Reporte de Ventas al Consumidor
Retenciones
Retenciones Disponibles: muestra todas las retenciones que se tienen
ingresadas en el sistema y que no han sido seleccionadas.

Retenciones Seleccionadas: muestra todas las retenciones han sido
seleccionadas y van a ser consideradas en el reporte.
Carpeta Retenciones de Reporte de Ventas al Consumidor
LIBRO DE VENTAS A
CONTRIBUYENTES
El reporte de Libro de Ventas a Contribuyentes (Crédito Fiscal), consiste en

un desglose de todos aquellos documentos de Contribuyentes. El reporte
muestra el detalle de las Facturas, Notas de Débito (N/D) y Notas de Crédito

(N/C), mostrando el número correlativo (consecutivo), fecha del documento,
número de documento, Número Preimpreso de Formulario Único, nombre del
cliente, Número de Registro de Contribuyente, Ventas No Sujetas Propias,
Ventas Exentas Propias, Ventas Internas Gravadas, Debito Fiscal (valor de
IVA), Impuesto Retenido IVA 1%, Percepciones, Total de la Venta, Anticipo
Cuenta IVA 2%, Ventas Exentas a Cuentas de Terceros, Ventas Internas
Gravadas a Cuentas de Terceros, Débito Fiscal a Cuentas de Terceros, Ventas
Totales.
Al final del reporte no muestra totales por Factura, N/D y N/C, si no que se
totalizan los documentos de Contribuyente, en donde las facturas y notas de
débito suman y las notas de crédito resten.
Este reporte se ubica también en el módulo de Facturación, para el correcto
funcionamiento del mismo es necesario haber definido los siguientes subtipos
de documentos para Facturas, Notas de Débito y Notas de Crédito:
Cont y Cont Terc. También, es importante tomar en cuenta que para ubicar
la información en deterinada casilla del reporte se va a tomar en cuenta la
descripción del impuesto asociado ya sea al documento de Cuentas por
Cobrar o al artículo facturado en el caso de documentos procedentes de
Facturación. Por tanto, se deben tomar en cuenta que hay que crear los
impuestos con las siguientes descripciones: No Sujet, Exento, IVA Débito.
Documentacion
En El Salvador, para efectos fiscales, existen dos tipos de documentos, los
documentos de Consumidor Final (No Contribuyentes) y los documentos de
Crédito Fiscal (Contribuyentes). Adicionalmente, se requiere identificar cuales
operaciones se efectuaron de forma local y cuales en el exterior (Importaciones
o Exportaciones), así como conocer cuales operaciones se efectuaron a cuenta
propia y cuales a cuenta de terceros.
Es importante clasificar los documentos en Consumidor Final y Contribuyentes
y a la vez, clasificar estos, en Locales o Exportaciones y en Operaciones
Propias o a Cuenta de Terceros.
En el caso de la información de compras, lo que se requiere es filtrar la
información de Contribuyentes y clasificarla en Locales o Importaciones e
identificar las operaciones con sujetos excluidos.
Para hacer posible la clasificación de la información en todos los conceptos

mencionados con anterioridad, se propone definir algunas Palabras Claves
que se deben usar en las descripciones de los subtipos de documentos y de los
impuestos y de esta forma clasificarlos en documentos de Consumidor Final,
Contribuyentes, operación en el Exterior, operación con Terceros y operación
con sujeto excluido.
Las palabras claves que deberán emplearse son:

▪ Consumidor Final: “Cons.”
▪ Contribuyentes: “Cont.”

▪ Operaciones con el Exterior: “Ext”
▪ Operaciones a cuenta de Terceros: “Terc”
▪ Operaciones con Sujetos Excluidos: “Excluidos”
▪ Comprobantes Excluidos: “Comprobantes de Excluidos”
▪ No Sujetos: “No Sujet”
Nota:
Los subtipos CONS solo se ven reflejados en el reporte en los saldos totales
del consumidor final.
Retenciones
Para la elaboración de algunos reportes legales, es importante identificar de

forma separada las retenciones de IVA y las retenciones de Renta para que así,
de esta manera, se muestren únicamente las retenciones que han sido aplicadas
a los documentos.
Por esta razón se propone definir las palabras claves que, al agregarlas a la
descripción de los tipos de retenciones, permitan identificar cuales son de IVA
y cuales son de Renta. La palabra clave para identificar las retenciones de IVA
es “IVA”, todas las demás retenciones que sean seleccionadas y que no digan
IVA se tomarán como retenciones de renta. Además, existen retenciones de
IVA y renta al 1% y al 2%, para determinar a cual de las dos pertenece la
retención, la descripción de la misma debe contener 1% o 2%.

Para mayor detalle se indica las condiciones que se deben de cumplir para que
se muestre la información correctamente.
Ventas no sujetas propias:

Cliente local
Impuesto: No sujet
Sub tipo: Cont
Ventas Exentas propias:

Cliente local
Impuesto: Exento
Sub tipo: Cont

Ventas Internas Gravadas:
Cliente local
Sub tipo: Cont
Débito Fiscal (Impuesto 1):

Cliente local
Sub tipo: Cont
Columna Impuesto retenido IVA 1%:
Las consideraciones para mostrar este dato en esta columna serían:

• Se tomarían las retenciones que digan 1% en su descripción y aparte
para separar o no la línea se debe de considerar si dice la palabra IVA o no, tal
y como se detalla a continuación:
o Toda retención que diga IVA en su descripción debe de mostrarse en la
o Todas las retenciones seleccionadas que no tengan la palabra IVA, va
en línea separada.
Columna Percepciones (Impuesto 2):

Sería el impuesto 2 de aquellos documentos que tengan un impuesto asociado
en cuya descripción tenga la palabra PERCE.
Columna total ventas:

Suma total de ventas propias, IVA. Ventas no sujetas, exentas, internas
gravadas y débito fiscal.
Anticipo a cuenta IVA 2 %:
Las consideraciones para mostrar este dato en esta columna serían:

• Se tomarían las retenciones seleccionadas que digan 2% en su
descripción y aparte para separar o no la línea se debe de considerar si dice la
palabra IVA o no, tal y como se detalla a continuación:
o Toda retención que diga IVA en su descripción debe de mostrarse en la
o Todas las retenciones seleccionadas que no tengan la palabra IVA, va
en línea separada.
Ventas exentas a cuenta de terceros:
Cliente local
Impuesto: Exento
Sub tipo: Cont Terc
Ventas internas gravadas a cuenta de terceros:

Cliente local
Sub tipo: Cont Terc
Débito fiscal a cuenta de terceros(Impuesto1):

Cliente local
Sub tipo: Cont Terc
Ventas totales:
Suma de columnas a cuenta de terceros:
General
Fechas: bajo este encabezado se encuentran dos casilla, Desde y Hasta, en
las que se define el rango de fechas que se usará para la construcción del
reporte.
Países: esta sección cuenta con dos casilla, Desde y Hasta, en las que se
define el rango de países que se usará para la construcción del reporte.
en moneda local (Funcional) o en moneda extranjera (Reporte).
Incluir Operaciones: bajo este encabezado se muestran dos opciones, por
defecto aparecerá marcada la opción de Retenciones, dependiendo del interés

del usuario, puede cambiarlo a retenciones. Esto normalmente depende de si la
compañía es Gran Contribuyente o no.
Incluir Rubros: en este espacio se define si se incluyen los rubros 1 y 2
como parte de las ventas exentas.
Contador: en esta casilla se define el nombre del contador de la compañía. El
mismo no puede quedar vacío.
NRC del Cliente: en esta sección se incluye el campo Numero de Rubro
el cual corresponde al número del rubro del cliente empleado en el reporte, el
mismo se almacena en las preferencias y no se debe dejar vacío.
Carpeta General de Reporte de Ventas a Contribuyentes
Documentos
Consumidor final: esta opción presenta un listado de los diferentes tipos de

ver los subtipos de documentos “Cons” creados para cada tipo de documento.
Contribuyente: esta opción presenta un listado de los diferentes tipos de
ver los subtipos de documentos “Cont” creados para cada tipo de documento.
Carpeta Documentos de Reporte de Ventas a Contribuyentes
Retenciones
En este tab se permite definir la lista de retenciones que corresponden a
retenciones por concepto de anticipo al impuesto de transferencia de bienes y a
la prestación de servicios. La elección de retenciones que se elija acá, será
utilizada para el cálculo de las retenciones. En esta carpeta se muestran
únicamente las retenciones que lleven en su descripción la partícula IVA, lo
cual los identifica de las demás retenciones.
Se incluye:
Disponibles: en esta opción se presenta la lista de retenciones que
corresponden a retenciones por concepto de anticipo al impuesto de
transferencia de bienes y a la prestación de servicios. Esto será utilizado para
el cálculo de las retenciones. Las retenciones incluidas en estas listas muestran
tanto el código como la descripción.

Seleccionadas: en esta opción se mostrarán las retenciones que desde la
opción Disponibles hayan sido elegidas mediante el uso de los botones
indicados para el movimiento de las mismas. Específicamente, para trasladar
una retención sería con , para trasladar todas sería con , para devolver una
se haría con y para devolver todas sería con el botón .
Carpeta Retenciones de Reporte de Ventas a Contribuyentes
Otros
Filtrar documentos de Facturación por CLASE: al usar este parámetro
el sistema clasificará los documentos por la clase definida a los mismos, es
decir, si son de clase normal o de crédito fiscal. Si no se usa este parámetro, el
sistema por defecto clasificará los documentos por tipos y subtipos.
Clasificar documentos (Local/Exterior) por PAIS: como su
encabezado lo menciona, esta opción permite clasificar los documentos en
Local o Exterior, según el país definido para el cliente, si no se usa este
parámetro, el sistema por defecto clasificará los documentos por tipos y
subtipos.
Imprimir Encabezado: con la cual se brinda la opción de imprimir o no el
encabezado del reporte.
Imprimir Monto en Miles: con la cual el sistema expresará los montos en
miles, por ejemplo, con esta opción el monto 1000000 se expresará 1000.
Cabe aclarar que el encabezado del reporte presentará una nota que indica que
el reporte está siendo emitido en miles.
Carpeta Otros de Reporte de Ventas a Contribuyentes
INFORME RETENCION Y PERCEPCION

(F930)
El reporte de Retenciones Percepciones de IVA consiste en un reporte
mensual de retenciones y percepciones que incluye una sección de encabezado
con el Año y Mes del reporte, el NIT y nombre de la compañía, en el cuerpo o
detalle, se muestra el Nombre, NIT, Calidad en que actúa, Modalidad, Código
de documento, Número de Documento, Monto Sujeto, Monto Retención,
Fecha. Al final se totalizan los montos de las transacciones y de los montos
retenidos o percibidos.

Por tratarse de un reporte preimpreso, el formato del reporte debe ir sin ningún
tipo de leyendas, ya que anterior a la impresión el usuario deberá ajustarlo
exactamente al espaciado y formato del formulario legal.
Este reporte se ubica también en el módulo de Cuentas por Pagar, para su
correcto funcionamiento, previo a la impresión de este reporte es necesario
haber definido Retenciones, dependiendo de las necesidades del usuario, esto
con el fin de que las mismas se incluyan en la carpeta de Retenciones de dicho
reporte, el mismo obtendrá la información de las Facturas y las Notas de
Débito de la compras (Cuentas por Pagar y Caja Chica) y las Facturas y Notas
de Crédito de ventas (Cuentas por Cobrar y Facturación), así como las
Facturas de Compra(Compras) filtrando la información de las retenciones o
percepciones según lo seleccionado por el usuario.

Con el fin de entender de mejor manera el reporte se detalla a continuación

como muestra la información en cada casilla:
Calidad en que actúa: Actualmente tiene el nombre de agente sujeto. Este

campo debe contener valores 1 o 2 según sea el caso que se detalla a
continuación:
Agente de Retención, Percepción o Anticipo a Cuenta IVA: Es cuando

retiene un gran contribuyente a un pequeño. Un pequeño vende a un grande
- Retención registrada en CC o en FA
- Documentos “otro crédito” con subtipo descripción: “Ret” o “CCL”
registrados en CC o FA
- Percepción registrada desde CO, CP o CH. Impuesto 2 con descripción
“PERCE”
Sujeto de Retención, Percepción o Anticipo a Cuenta IVA: Es cuando un

gran contribuyente retiene a un pequeño. Es cuando un gran contribuyente
compra a un pequeño
- Retención registrada en CP, CH o CO

- Documentos “otro crédito” con subtipo descripción: “Ret” o “CCL”
registrados en CP, CH O CO
- Percepción registrada desde CC o FA. Impuesto 2 con descripción
“PERCE”

Modalidad: Mostrará valores 1, 2 o 3, según se detalla a continuación:
1. Percepción: Si existe PERCEPCIONES (IMPUESTO 2 con Descripción

PERCE) originados desde FA, CO, CC, CP o CH.
2. Anticipo a Cuenta: Si existen Documentos Otro Crédito con Sub tipo

descripción: “CCL” registrados desde CC o CP.
3. Retención: Si existe RETENCIONES registrados desde FA, CO, CC, CP o

CH o Documentos Otro Crédito u Otro Débito con Sub tipo descripción: “Ret”
registrados desde CC o CP.
Código del Documento: Mostrará los valores 1,2,3,4 o 5, como se detalla a

continuación:
1. Comprobante de Crédito Fiscal: Si existe PERCEPCIONES (IMPUESTO 2

con Descripción PERCE) originados desde CO, FA, CC, CP y CH. Colocar
número de documento que originó el impuesto 2.
2. Comprobante Contable de Liquidación: Si existen Documentos Otro

Crédito con Sub tipo descripción: “CCL” (Comprobante contable de
liquidación). registrados desde CC o CP.
3. Comprobante de Retención: 3. Retención: Si existe RETENCIONES

registrados desde FA, CO, CC, CP o CH o Documentos Otro Crédito con Sub
tipo descripción: “Ret” registrados desde CC o CP.
4. Nota de Débito: Si existe RETENCIONES O PERCEPCIONES originados

de documentos tipo: Nota de Débito
5. Nota de Crédito: - Si existe RETENCIONES O PERCEPCIONES

originados de documentos tipo: Nota de Crédito o un documento de tipo Otro
Débito con subtipo “Ret”.
Número documento:
- Si modalidad es 1. Colocar el número del documento que origino la
percepción con descripción del impuesto 2 “PERCE”
- Si modalidad es 2. Debe de colocar el número del documento tipo
“Otro Crédito” con descripción sub tipo “CCL”
- Si es modalidad 3. Debe de colocar el número de la retención o el
número del documento tipo “Otro Crédito” con descripción sub tipo “RET”

Monto Sujeto: Monto base de la retención-Percepción
Considerar montos negativos cuando exista una reversión en las percepciones

y retenciones.
Cuando el tipo de documento es OTRO CRÉDITO con sub tipo descripción:

RET o CCL. Se mostrará el monto del documento, multiplicarlo por 100 y
dividirlo entre 1, si la descripción es RET*, o dividido entre 2 si la descripción
del subtipo es CCL.
Monto retención: En documento de configuración tiene nombre de ingresos

sujetos a retención. Se debe de colocar según monto definido en el detalle del
impuesto 2 o el valor de la retención.
Cuando sean tipo de documentos OTRO CRÉDITO con sub tipo descripción:
RET o CCL, se mostrará el monto del documento
General
En esta carpeta se deben definir los siguientes datos:
Despliegue: En esta sección se determina si se genera el reporte a pantalla o
se envía a un archivo de texto.
Seleccionar Fecha: en esta sección se define si se va a considerar la fecha
rige o la fecha documento para generar el reporte.
Mes: en esta casilla se define el mes por el cual se filtrará la información del
reporte, por defecto se deberá sugerir el mes en curso, pero el usuario lo puede
modificar a su necesidad.
Año: en esta casilla se define el año por el cual se filtrará la información del
reporte, por defecto se sugiere el año en curso, pero el usuario lo puede
modificar a su necesidad.
Incluir Información: en este encabezado incluye cuatro opciones donde se
muestran los módulos que alimentan con información este reporte, por defecto
aparecerán las cuatro opciones marcadas, únicamente no será así cuando se
determine que alguno de los sistemas no se encuentra instalado, en ese caso la
opción del sistema no instalado deberá estar desmarcada y deshabilitada.

Incluir Operaciones: Por defecto aparecerá marcada la opción de
Retenciones en Compras y Percepciones en Ventas, pero el usuario puede
seleccionar retenciones o percepciones (que corresponderán al monto definido
para los documentos en el campo de impuesto 2) según el reporte de su
interés. Esto normalmente depende de si la compañía es Gran Contribuyente o
no.
Carpeta General de Reporte de Retenciones Percepciones de IVA
Retenciones
Disponibles: en esta opción se presenta la lista de retenciones que
corresponden a retenciones por concepto de anticipo al impuesto de
transferencia de bienes y a la prestación de servicios. Esto será utilizado para
el cálculo de las retenciones.
Seleccionadas: en esta opción se mostrarán las retenciones que desde la
opción Disponibles hayan sido elegidas mediante el uso de los botones
indicados para el movimiento de las mismas. Específicamente, para trasladar
una retención sería con , para trasladar todas sería con , para devolver una
se haría con y para devolver todas sería con el botón .
Carpeta Retenciones de Reporte de Retenciones Percepciones de IVA
DIFERENCIAS DE CAMBIO
(HISTÓRICO)
Este reporte, a diferencia del reporte de Diferencias Cambiarias, que muestra
una proyección de lo pendiente, despliega las diferencias cambiarias de los
procesos que ya se han corrido.
Los históricos del diferencial cambiario se mostrarán para los documentos
cuyo saldo sea diferente de cero, es decir, los documentos cancelados y con

saldo, la construcción de dicho reporte se basará en las características que se
definan en el filtro. La transacción o asiento contable del documento puede
estar en el Diario o en el Mayor.
La información del filtro está definida en dos carpetas General y Tipos.
General
En esta carpeta se define la siguiente información:
El reporte cuenta dos campos para el rango de Fechas en los que se define el
periodo para el cual se quieren delimitar los datos, además en el campo
Moneda con el que se discriminará a los documentos según la moneda que
tengan definida, en este campo se puede definir un rango de monedas.
En la sección Contenido del reporte, se podrá delimitar aún más la
construcción del mismo, pues se tiene la posibilidad de Mostrar sólo los
documentos con Saldo.
Finalmente en esta carpeta el usuario define el patrón de ordenamiento de la
información desplegada en el reporte, ya sea por Código o Nombre de
Cliente.
La pantalla de definición de los datos anteriores es la siguiente:

Carpeta General para el reporte Histórico de Diferencias Cambiarias
Tipos
En esta carpeta se define la información de lista los documentos de tipo
Crédito y de tipo Débito que se incluirán en el reporte.
La pantalla de definición de los datos anteriores es la siguiente:
Carpeta Tipos para el reporte Histórico de Diferencias Cambiarias
REPORTE 607- VENTAS BIENES Y

SERVICIOS (REP. DOMINICANA)
El reporte 607-Ventas de Bienes y Servicios hace un desglose de las ventas de
bienes y/o servicios que ha hecho el contribuyente durante un periodo fiscal.
El reporte consiste de un listado de los diferentes documentos de Venta,
desplegando para cada uno su RNC o Cédula, el NCF asignado, el NCF
Modificado para los documentos asociados, la Fecha, el ITIBIS y el Monto
Total del documento. El reporte de Ventas se ubica también en el módulo de
Facturación.

que en Administración del Sistema, en la opción de Compañías, en la
casilla País tengan definido Republica Dominicana.
En caso de marcar que se desea la información de los dos módulos, el reporte
traerá la información de Facturación y de Cuentas por Cobrar, sin
repetir registros y sin documentos anulados. De Facturación tomará las
facturas de contado que no han sido registradas en Cuentas por Cobrar.
éstas permiten delimitar la información que se despliega en el reporte, con el
fin de permitir un manejo más fácil y un mejor análisis de dicha información y
son las siguientes:
Año: campo para especificar el año para el cual desea emitir el reporte.
Código de Información: en esta casilla el sistema sugerirá por defecto el
código ‘607’, pero está habilitado por si fuera necesario indicar el código
‘611’.
Prefijo NCF: casilla de tipo F1 desde el cual se puede elegir el Prefijo de
NCF según los utilizados para los documentos en Cuentas por Cobrar y
Facturación.
Tipo Documentos: esta sección cuenta con tres opciones, en las que se
puede marcar uno o más tipos de documentos a incluir en el reporte. Si no se
marca ninguna opción el sistema asume que se incluirán los tres tipos de
documentos (FAC, N/C, N/D).
Módulo Origen: sección con dos opciones en donde se puede marcar uno o
ambos módulos de origen de documentos a incluir en el reporte. Igualmente
que para los tipos de documentos, si no se marca ninguna opción se asume que
se incluirán los documentos originados desde Cuentas por Cobrar y
Facturación.
Reporte: en esta sección se incluyen varias opciones, al marcar la opción de
Mostrar Saltos en Numeración el reporte emitirá en el archivo una línea
indicando que hay un salto en el consecutivo de NCF. Con la opción Mostrar
Totales se imprimirá en el encabezado del archivo el monto total facturado,
es decir, la suma de todos los registros. Al utilizar la opción Generar
Archivo se habilitará el campo Archivo Destino, en el cual se debe indicar
el nombre del archivo a generar y la ruta donde se va a guardar.

Filtro de Reporte de Libro de Ventas Bienes y Servicios
REPORTE 608-NCF ANULADOS (REP.

DOMINICANA)
El Reporte de NCF Anulados emite un listado de los consecutivos de NCF’s
de los documentos que han sido anulados en rango de fechas determinado para
un tipo de anulación específico, el mismo se pude delimitar por un NCF
determinado. El reporte se ubica también en los módulos de Facturación ,
Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y Caja Chica.

que en Administración del Sistema, en la opción de Compañías, en la
casilla País tengan definido Republica Dominicana.
La pantalla del filtro que permite generar el reporte es la siguiente:

Filtro de Reporte de NCF Anulados
La información solicitada por el filtro del reporte para su correspondiente

despliegue es la siguiente:
Fechas: casillas en las que se definen los rangos de fechas para los cuales se
desea emitir el reporte, no pueden quedar vacías.
Prefijo NCF: casilla en la que se puede o no delimitar el reporte por uno de
los prefijos definidos en Administración del Sistema. Para la definición
de esta casilla se cuenta con la ayuda del botón “Buscar Consecutivo”
identificado por el icono , con el mismo se podrá desplegar la lista de los
prefijos de NCF definidos en el sistema.
Tipo de Anulación: en este campo se debe elegir, de entre los creados, uno
de los tipos de anulaciones, que vienen siendo las razones por las cuales se
anularon los documentos que contenían los consecutivos de NCF. Cuenta con
la ayuda del F1 para su definición.
Módulo Origen: en esta sección se presentan las opciones de los cuatro
módulos que pueden alimentar el reporte, las mismas son Cuentas por
Cobrar, Cuentas por Pagar, Facturación y Caja Chica. Si no se
marca ninguna de ellas, el sistema asume que debe tomar en cuenta la
información de los cuatro módulos.
Reporte: con esta sección se da la posibilidad de definir los datos para la
generación de un archivo electrónico, el cual contiene los datos del reporte
según el filtro definido. Al marcar la casilla de tipo check box, Generar
Archivo, se activa la casilla Archivo Destino, en la cual se debe definir la
ruta del archivo que se va a generar para su emisión.

LIBRO DE VENTAS (HONDURAS)
El Reporte de Libro de Ventas de Honduras emite un listado de los diferentes
documentos de venta (Facturas, Notas de débito y Notas de crédito),
desplegando para cada uno su fecha, número de documento, Nit, nombre del
cliente, total e IVA.
que, en Administración del Sistema, en la opción de Compañías, en la
casilla País tengan definido Honduras.
La pantalla del filtro que permite generar el reporte es la siguiente:
Filtro de Reporte Libro de Ventas
La información solicitada por el filtro del reporte para su correspondiente

despliegue es la siguiente:

Fechas: casillas en las que se definen los rangos de fechas para los cuales se
desea emitir el reporte, el sistema sugerirá el rango de fechas del período
anterior al que se está emitiendo el reporte.
Filtrar por fecha: sección en la que se selecciona si el reporte se va a emitir
basado en la fecha de los documentos o en la fecha rige.
Incluir información: opción para indicar los módulos origen de los
documentos, para este caso Cuentas por Cobrar y Facturación, por default
estará marcado el módulo de donde se omite el reporte.
Moneda: en esta sección se presentan las opciones de emitir el reporte en
moneda funcional o moneda reporte.
Tipos de documento: Lista de los tipos de documento que se quieren
considerar en el reporte.
Formato del reporte: permite definir si el reporte incluye o no encabezado
y si los montos se expresan en miles o su valor normal.
Formato de Despliegue: opción para definir si la información de los
documentos se requiere detallada o totalizada por día.
Adicionalmente, se tiene una pantalla de filtros adicionales como clientes,

categoría de clientes, condiciones de pago, entre otros.

CAPÍTULO 8
Procesos
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan aquellos procesos que son ejecutados en el
módulo de Control Bancario y que por su naturaleza son considerados
especiales. Estos procesos son:
• Modificación de Documentos: a diferencia de los demás
procesos, este proceso no se encuentra definido como tal por realizarse
sin una interfaz diferente, el mismo se corre desde el submenú de la
opción de Transacciones, específicamente en Documentos.
• Aprobar Movimiento Diario: se encuentra ubicado en el
submenú de la opción de Administración.
• Procesos Contables: se encuentran los procesos de
Diferencias Cambiarias e Intereses de Mora ubicados en el
submenú de la opción de Administración.
• Recálculo de Saldos: ubicado en el submenú de la opción de
Administración.
• Purga de Datos: ubicado en el submenú de la opción de
Administración.
• Generación de Asientos
MODIFICACIÓN DE DOCUMENTOS
El sistema no permite modificar un documento Aprobado.
Aunque este proceso no está definido con una opción aparte en el submenú de
Procesos, éste se da cuando se ha generado un documento de crédito tipo
Depósito o T.E.F., a lo que el sistema crea una copia en el módulo de
Control Bancario. Por lo tanto, si se modifica algún documento de estos
tipos desde Cuentas por Cobrar, la copia en Control Bancario
también se modificará. Sin embargo, si estos documentos han sido conciliados
en firme en el módulo de Control Bancario, no podrán tener nuevas
modificaciones desde Cuentas por Cobrar.
Analice, detalladamente, el siguiente diagrama:
Cuentas por Cobrar Procesos • 267

Manejo de los documentos de Cuentas por Cobrar en Control Bancario
Si el módulo está integrado a la Contabilidad General, entonces al

modificar un documento, el sistema despliega la pantalla Diario de la
Contabilidad nuevamente, es decir, el asiento contable también debe ser
268 • Procesos Cuentas por Cobrar

modificado para que se ajuste a la transacción que se realiza desde Cuentas
por Cobrar.
Este proceso de modificación de asientos contables presenta dos posibles
opciones, según la modalidad de Generación de Asientos definida en los
Parámetros del Módulo.
▪ si el asiento se graba en el Diario de la Contabilidad, esto es, si NO SE
MARCA la opción de Aplicar Automáticamente. Entonces al modificar
el documento desde Cuentas por Cobrar, el sistema borra el asiento
original y crea uno nuevo que contiene la información correcta. Este
asiento se graba nuevamente en el Diario de la Contabilidad.

Relación de los asientos contables del diario y los documentos de Cuentas por Cobrar
▪ si el asiento se graba en el Mayor de la Contabilidad, esto es SI SE

MARCA la opción de Aplicar Automáticamente; entonces al
modificar el documento desde Cuentas por Cobrar, el sistema crea un
asiento de reversión que anula el asiento original del mayor y
posteriormente, crea un nuevo asiento que contiene la información
correcta. Este asiento se graba en el Mayor de la Contabilidad y
actualiza los saldos de las cuentas involucradas.

Relación de los asientos contables del mayor y los documentos de Cuentas por Cobrar
APROBAR MOVIMIENTO DIARIO

Este proceso permite Aprobar los documentos, seleccionados mediante el
botón Filtrar, de los clientes registrados en la base de datos.
Un usuario en particular podría tener el privilegio de Aprobar el
Movimiento Diario.
Una vez Aprobados, los contrarecibos y los documentos seleccionados
no pueden ser Modificados, Eliminados o Anulados.
Cuando los documentos están aprobados se despliega una marca en el margen
izquierdo de la línea del documento:
Es importante considerar la leyenda de la pantalla que dice así:

"Este proceso marca todos los documentos como aprobados. Una vez
realizado, los documentos no se pueden modificar, solamente se
puede aplicar el saldo de los mismos a otros documentos".
Ventana de Aprobación de Documentos
El botón de Filtrar permite seleccionar los documentos para el proceso de

Aprobación mediante diferentes criterios:
▪ Rango de Clientes.
▪ Rango de Países.
▪ Rango de Monedas.
▪ Rango de Categorías de Clientes.
▪ Tipo de Documentos.
▪ Rango de Números de Identificación de Documento.
▪ Rango de Fechas de Creación de Documento.

Filtro para Aprobación de Documentos
FACTURACIÓN - CARGAR
Un usuario en particular podría tener el privilegio de Cargar Documentos
de Facturación. Para más información sobre la asignación de privilegios
consulte "Control de Seguridad" en la página 357.
Este proceso copia o carga en línea al módulo Cuentas por Cobrar todos
los documentos de Facturas y Devoluciones generados en el módulo de
Facturación. Los documentos que se cargan no tendrán toda la información
que se ingresó en Facturación, únicamente se copiará aquella que es
necesaria para el registro de cuentas por cobrar, y que corresponde a la
información que se ingresa desde este módulo.
Las condiciones que debe cumplir un documento de Facturación para poder
ser cargado en Cuentas por Cobrar son:
▪ haber sido creado en una fecha anterior o igual a la fecha límite
establecida en esta opción
▪ que el documento no haya sido cargado anteriormente
▪ que el número del documento no haya sido asignado a otro documento
creado desde Cuentas por Cobrar propiamente

▪ que los documentos de Facturación no tengan una condición de
pago igual a la Condición de Pago de Contado definida en la
carpeta General de los Parámetros del Módulo de
Facturación.
Cuando se cargan documentos de Facturación, en este módulo queda
registrado que en Cuentas por Cobrar se corrió dicho proceso. Por
ejemplo, si en el módulo de Facturación se despliega la Consulta de
Facturas, se notará que existe una columna denominada Cargado CxC,
donde se establece la condición del documento con respecto a este proceso.
Como se mencionó anteriormente, los documentos creados en Facturación
que serán cargados en Cuentas por Cobrar corresponden a Facturas y
Devoluciones. Los primeros serán copiados como facturas, sin embargo, las
devoluciones se copiarán como Notas de Crédito. Además, si un
documento ha sido anulado desde Facturación, se cargará a Cuentas por
Cobrar con un monto y un saldo de cero y su concepto dirá anulado
Cuando se cargan facturas de Facturación, el sistema despliega por
omisión, en la casilla de Referencia del documento de Cuentas por
Cobrar, la leyenda "Cargado de Factura: (# del documento)" si se trata de
una factura, o bien, "Cargado de Devolución: (# del documento)" si se trata
de una devolución. Esta leyenda puede definirse según las necesidades
particulares del usuario desde la casilla denominada Comentarios para C
x C, que se ubica en la carpeta de Textos en el menú de Pedidos! o en las
opciones de Facturación sin Pedido y Devoluciones sin Factura
del menú de Facturas, todas éstas del módulo de Facturación.
Cuando se cargan facturas o devoluciones de Facturación, el sistema
automáticamente actualiza el saldo del cliente.
La pantalla de esta opción es la siguiente:

Pantalla de Facturación – Cargar
Esta opción está compuesta de dos secciones:

Estado de documentos: permite al usuario definir si las facturas que se
cargarán deben estar aprobadas o no aprobadas. Esta opción está directamente
relacionada con el módulo de Administración del Sistema, ya que en este es
donde se asignan los privilegios que permiten al usuario editar estas casillas.
Si no se tienen los privilegios para editarlas esta opción aparece deshabilitada
y sólo se cargarán las facturas aprobadas.
Fecha límite: esta casilla limita la carga de facturas, pues las que estén con
fecha posterior a la señalada no serán cargadas en el módulo de Cuentas por
Cobrar.
PROCESOS CONTABLES
En esta opción se realizan procesos en batch de carga de asientos a la
contabilidad, esto es, que los asientos relacionados por las transacciones de
diferencias cambiarias e intereses de mora se cargan a la contabilidad
únicamente cuando el usuario decide correr los procesos correspondientes.
Un usuario en particular podría tener el privilegio de Ejecutar los procesos
de Diferencias Cambiarias e Intereses de Mora. Para más
información sobre la asignación de privilegios consulte la sección Para más
información sobre la asignación de privilegios consulte "Control de
DIFERENCIAS CAMBIARIAS
Este proceso actualiza el tipo de cambio de todos los documentos pendientes a
la fecha de corte que se indique para el proceso y que estén definidos en
monedas diferentes a la moneda local de la compañía y genera los asientos
correspondientes al Ajuste por Diferencias Cambiarias.
Al ejecutar este proceso el sistema generará una línea de diferencial en el
asiento por cada documento que sea parte del diferencial cambiario, esto
cuando se selecciona en la parametrización del proceso para que el tipo de la
Transacción Contable sea Detallada. Con esto en los asientos se generaran
tantas líneas de diferencia cambiaria como líneas de documentos.
El proceso requiere que todos los documentos crédito y débito hayan sido
aprobados en la opción Aprobar Movimiento Diario en Administración.
De lo contrario, el proceso de diferencias cambiarias no se efectuará.
El proceso de Diferencias Cambiarias debe ejecutarse el mismo día del
cierre contable. Tanto en el módulo de Contabilidad General como en
los auxiliares contables: Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar y
Control Bancario.
Para ejecutar el proceso se toman los valores correspondientes a los tipos de
cambio definidos en las tablas de Tipos de Cambio y Monedas del módulo
de Administración del Sistema.
Mantenga actualizados los tipos de cambio!!!

Ingreso de Datos
Para ejecutar el proceso de Diferencias Cambiarias debe realizar el siguiente
procedimiento:
1. Ingresar a la opción de Diferencias Cambiarias del menú
Procesos Contables, del submenú de Administración.
2. Completar la información correspondiente a la Fecha Corte o fecha
que se utilizará como límite para el cálculo de las diferencias
cambiarias y el Tipo de Cambio correspondiente a esa fecha.
A modo informativo, se muestra la Fecha Ult.Proceso, esta casilla
no es modificable, en la misma se muestra el detalle de la fecha en que
se corrió por última vez el proceso de diferencias cambiarias, dicha
fecha servirá para que el usuario la tome como referencia para el nuevo
proceso, debido a que la fecha del nuevo proceso debe ser mayor o
igual a la fecha del último proceso.
3. Completar las carpetas General y Notas según la información que
allí se pregunta.
4. Presionar el botón de Aceptar que se presenta en la parte inferior de
las carpetas, de esta manera se concluirá el proceso de Diferencias
Cambiarias. Para mayor detalle sobre los asientos generados por el
proceso de Diferencias Cambiarias consulte “Asientos Contables y
Diferencias Cambiarias” en la página 365.
General
En esta carpeta se deben completar los siguientes datos:
Fecha Contable: fecha con la cual se desea registrar la transacción contable
por las diferencias cambiarias. Para la fecha contable se sugerirá la misma
fecha de corte, por lo que cada vez que se edite ésta, la fecha contable será
actualizada con esa misma fecha.
Paquete: se ingresa el código del paquete por utilizar para asientos
generados por diferencias cambiarias.
Tipo Transac: se ingresa el código del Tipo de Asiento por utilizar para
asientos generados por diferencias cambiarias.
Tipo de Contabilidad: en este campo se puede elegir -por medio de un
check- el tipo de contabilidad (Fiscal, Corporativa o Ambas) por utilizar para
asientos generados por diferencias cambiarias.
Transacción Contable: elija el Tipo de Transacción Contable que
se desea resumida o detallada. La Transacción Resumida es aquella que
genera el mínimo de asientos posibles en el momento de correr el proceso de
diferencias cambiarias, ella automáticamente totaliza todo lo que se puede
sumar para así presentar los asientos resumidos. En el otro caso, la
transacción detallada, se presenta un asiento para cada documento, por lo
que se genera una cantidad de asientos igual a la cantidad de documentos

registrados, la ventaja de esta opción es que permite el rastreo de la
información, o sea, cada asiento se puede asociar a un documento específico.
Ordenado por: en esta opción se define el criterio por el cual el sistema
ordenará los registros incluidos en el reporte, los mismos son Código
Cliente o Nombre Cliente.
Carpeta General del Proceso de Diferencias Cambiarias
Notas
En esta carpeta se puede detallar e incluir los comentarios que se consideren
necesarios. A modo informativo y para dar una referencia más acertada al
usuario el sistema desplegará en el recuadro de dicha carpeta la información:
de los datos del proceso como se sugiere a continuación:
“Transacción contable generada por el proceso de diferencias cambiarias de
CC con fecha de corte “se indicaría la fecha de corte” y con tipo de cambio
de local a moneda reporte de “tipo de cambio indicado” y tipo de cambio de
la moneda del documento “tipo de cambio indicado”.
Nota: Para los documentos tipo TEF y Depósitos, se toma en cuenta la global
del módulo de CB “Registrar Movimientos en Nit de:”, para los otros tipos se
deberá tomar el Nit del cliente asociado al documento.

INTERESES DE MORA
Este proceso calcula los saldos vencidos y el monto que corresponde a los
intereses de mora para cada cliente, a una fecha de corte. Además, emite el
Comprobante por Cargo de Intereses.
Cuando se corre este proceso y el sistema encuentra documentos de débito
vencidos, emite un comprobante de cobro para que sea entregado a cada
cliente moroso y, entonces genera un único documento de débito de tipo
Interés de Mora para cada cliente, el cual tiene definido un monto que
corresponde a la suma de los intereses de mora de todos los documentos
vencidos del cliente, a la fecha en que se corre este proceso.
El documento creado se despliega en la tabla de documentos de cada cliente,
el sistema también recalculará el saldo del cliente de manera que se contemple
el monto de los intereses de mora.
Adicionalmente, si en los Parámetros del Módulo se define que el tipo
de documento Interés de Mora tiene integración contable entonces, en
Contabilidad General se crea un asiento contable por cada documento
creado, que refleja esta transacción; el paquete y tipo de asiento que se
utilizarán, así como las cuentas contables involucradas serán las que se
definieron para cualquier transacción de Cuentas por Cobrar de tipo
débito, desde los Parámetros del Módulo y en la tabla correspondiente
(países, categorías de cliente, según se generen los asientos de este módulo)
del módulo de Administración del Sistema.
Ventana Principal del Proceso Contable Intereses de Mora
En la pantalla de la opción se debe definir la moneda establecida para

cliente que se considerará para ejecutar el proceso de intereses de morar.
Además, es preciso establecer el orden en que se imprimirán los
comprobantes, por código o por nombre del cliente.

Seguidamente, se despliega la casilla de Fecha Límite en la cual el sistema,
por omisión, despliega la fecha actual, sin embargo, el usuario puede decidir
hasta cuál fecha evaluar si los documentos están vencidos para el cobro de los
intereses de mora. Esto es, para los documentos que hayan vencido en fechas
anteriores o en la misma fecha límite, se cobrarán los intereses moratorios
correspondientes.
Además, existe una casilla (check box) denominada Aprobar
movimientos al generar, la cual si se marca establece que cuando se
crea el documento por intereses de mora de cada cliente, el sistema lo aprueba
automáticamente. Recuerde que cuando un documento está aprobado
despliega el símbolo en el margen izquierdo de la línea correspondiente.
En la parte inferior de la pantalla se despliegan tres botones denominados:
▪ Procesar
▪ Filtrar
▪ Cancelar0
Al presionar el primer icono se ejecuta el proceso de carga de intereses de
mora. Refiérase a "¿Cómo Cargar los Intereses de Mora?" en la página 280,
para el detalle del procesamiento de esta opción.
El segundo botón despliega las opciones de filtro para el proceso. El proceso
de Intereses de Mora puede hacerse a todos los documentos vencidos de
la base de datos o solamente a aquellos que el usuario estime conveniente. Las
opciones del filtro son:
▪ Rango de Clientes
▪ Moneda de los documentos a considerar en el proceso.
▪ Se puede establecer si los comprobantes se ordenan por código o por
nombre del cliente.
▪ Categoría de clientes, esta es otra de las opciones que se configura en
el módulo de Administración del Sistema
▪ Nivel de precios: este dato es configurable en el módulo de
Administración del Sistema. En esta sección además se puede elegir si
se incluyen los documentos con nivel de precios local y / o nivel de
precios dólar.
▪ Rango de Clase: la clase del cliente se define desde la carpeta
General de dicho menú.
▪ Condición de pago, el filtro permite elegir los documentos de los
clientes con condiciones de pago determinadas.
▪ Rango de Zonas de los clientes
▪ Rango de Rutas de los clientes
▪ Rango de Países de los clientes
▪ Rango de Vendedores definidos a los documentos
▪ Rango de Cobradores definidos a los documentos
El último botón, denominado Cancelar, devuelve al usuario al menú
principal del módulo sin ejecutar el proceso.

Instrucciones Específicas
¿Cómo Cargar los Intereses de Mora?

Para ejecutar el proceso de carga de Intereses de Mora se debe seguir el
procedimiento descrito a continuación:
1. Del menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar,
seleccione la opción Administración. Se desplegará un submenú,
elija la tercera opción denominada Procesos Contables, se
desplegará otro submenú, entonces active la alternativa denominada
Intereses de Mora. Se desplegará la pantalla principal de la
opción.
2. Defina los parámetros que se establecen en la pantalla principal:
▪ Moneda de los documentos
▪ Ordenación de los comprobantes
▪ Fecha Límite para la definición del vencimiento de los
documentos.
▪ Aprobación de los documentos de intereses de mora
3. Presione el icono Filtrar si se quiere escoger solamente algunos
documentos vencidos para considerar en el proceso, por medio del
establecimiento de rangos específicos que se despliegan en la pantalla
de Criterios para Selección de Clientes.
Una vez definidos los rangos, presione el icono Aceptar para que el
sistema únicamente considere los documentos vencidos de los clientes
que aplican en los rangos establecidos. El sistema retornará
nuevamente a la pantalla principal de la opción.
4. Presione el icono Procesar para ejecutar el proceso de carga de
intereses de mora.
El primer paso en el procesamiento de los intereses de mora es la
generación de comprobantes que serán entregados a los clientes. Se
desplegará la pantalla de Parámetros para los Comprobantes.
Definición para los Parámetros de los Comprobantes
En esta pantalla el sistema sugiere el consecutivo para la numeración

de los documentos. Esta numeración se lleva para todos los
documentos tipo Interés de Mora del sistema y no para un cliente en

específico. Sin embargo, el usuario puede definir la numeración que
considere conveniente.
El número que se despliega en esta casilla será el que tenga el primer
comprobante y el primer documento de interés de mora que se
generen. Si el sistema tiene que generar más de un documento
entonces la numeración de los documentos posteriores seguirá un
consecutivo que inicia con el número definido en esta casilla.
Además se despliega una casilla denominada Condición de Pago.
En ésta el usuario debe definir la condición de pago que tendrán
TODOS los documentos de intereses de mora que se generen.
5. Presione el icono Procesar para continuar con la carga de intereses
de mora.
A continuación se desplegará la pantalla de Parámetros de
Impresión, donde el usuario puede definir si envía la impresión a
pantalla para hacer un "preview" (vista preliminar) del documento o
bien, crear un archivo tipo TXT de los comprobantes. Finalmente,
puede decidir si imprime en papel los comprobantes de cobro para que
sean enviados a los clientes.
El Comprobante de Cargo por Intereses que se obtiene es
similar al siguiente:

Comprobante por cargo de Intereses de Mora
Es preciso que se emitan los comprobantes en cualquiera de sus tres

opciones, para que el proceso continúe.
6. Una vez que se emitan los comprobantes, el sistema pregunta si se
generan los documentos de intereses de mora para cada cliente.
7. Presione Generar para ejecutar el proceso.
Pantalla de Confirmación
8. Si se tiene integración contable con el módulo de Contabilidad

General y además se ha definido que los documentos tipo Interés de
Mora generan asientos, entonces el sistema anotará en el diario o en el
mayor de la contabilidad los asientos debido a las transacciones por
intereses de mora del documento creado a cada cliente.
Según la modalidad de Generación de Asientos que se haya definido
en los Parámetros del Módulo, el usuario podrá ver, modificar y
aplicar al mayor, o cualquier combinación entre éstas, los asientos que
se generen en la contabilidad.
A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la
generación de un documento tipo Interés de Mora:
Cuenta Débito Crédito Colón
Contable Colón
Intereses por Mora ¢ 5,000.00
DÍAS PROMEDIO DE ATRASO

Esta opción calcula los días promedio de atraso de los documentos tipo débito
asociados con cada cliente y creados a partir la Fecha Inicial.
Un usuario en particular podría tener el privilegio de Ejecutar el proceso de
Días Promedio de Atraso. Para más detalle consulte “Control de
Seguridad” en la página 357.

Días Promedio de Atraso
MANEJO DE DÍAS DE REVISIÓN

Nota: para configurar los días de revisión por cliente, primero se debe
configurar la carpeta Textos de Parámetros del Módulo y luego se debe
especificar en la carpeta Textos del Mantenimiento de Clientes los días de
Revisión.
La opción comprende dos partes:
• Un listado de facturas formado por una tabla de consulta donde se
realiza la modificación de la fecha de revisión para las facturas. Posee
un filtro con rangos de fechas de las facturas, clientes, y número de
factura, además de un rango de fechas de revisión. Permite marcar las
facturas y aplicarles el proceso de cálculo de fecha de revisión, aunque
esta columna puede ser editada directamente por el usuario.
• Un reporte de documentos el cual es un listado de facturas agrupadas
por cobrador y por cliente, el cual puede desplegar información
filtrada por cobradores o por fecha de revisión. El reporte sólo
imprime las facturas que poseen fecha de revisión, y puede ser
impreso en pantalla, archivo o en impresora.
El Manejo de Días de Revisión es una funcionalidad que permite:
• Calcular la fecha de revisión de la factura con base en la fecha en que se
corre el proceso y a los días indicados para la revisión, además permite
almacenar y cambiar esta fecha.
• Calcular la fecha de revisión para varios documentos a la vez.
• Emitir un reporte de Documentos por Cobrar agrupado por fecha de
revisión y por cliente que incluye la agrupación por Zona, País o
Cobrador,
• Que muestre los documentos por vencer a una fecha específica y también
los que no están vencido
• Mostar los montos tanto en moneda local, dólar como en la moneda del
cliente
•

• Apoyar la gestión de cobro de los documentos mediante el manejo de una
fecha de cobro para cada documento independiente de la fecha de
vencimiento.
• Manejar una fecha de seguimiento para cada uno de los documentos, esta
fecha de seguimiento sirve para llevar un mejor control sobre aquellos
pendientes que existan con relación a un documento.
Pantalla de Revisión de Facturas
El diagrama de integración del proceso de documentos de revisión es el

siguiente:

1. Se obtienen las facturas de Documentos del módulo Cuentas por
Cobrar.
2. Se obtienen los cobradores de las facturas de Cobradores del módulo
3. Se obtienen el rubro donde se encuentran almacenados los días de
pago del cliente de los Parámetros del Módulo de Cuentas por Cobrar.
4. Se obtienen los clientes de la factura y sus días de pago de Cliente del
módulo Cuentas por Cobrar.
5. Se obtiene la fecha actual del sistema.
6. Con base a la fecha actual y a los días de pago del cliente, se calcula la
fecha de revisión de la factura.
INGRESO DE DATOS
El mantenimiento de esta tabla despliega la información principal de las
facturas y permite la edición de la fecha de revisión.
Incluye el número de la factura, el cliente, el cobrador, la fecha de la factura,
el monto y la fecha de revisión. Posee un filtro con rango de clientes, facturas,
fechas y fecha de revisión si se desea.
En esta opción, la información se debe ingresar a través de una tabla de datos,
en ella se debe completar lo siguiente:
Factura: indica el número de la factura.
Fecha: muestra la fecha con la que se registró la factura en el sistema.
Cliente: presenta el código del cliente que generó la factura.
Monto: indica el monto de la factura.
Fecha de revisión: indica la fecha para revisión de la factura, esta casilla es
modificable. Debe ser un día hábil de revisión, es decir, el día de la fecha
indicada debe coincidir con alguno de los días de revisión indicados en la
carpeta Textos del mantenimiento de Clientes. Este dato puede ser calculado
automáticamente por el sistema (ver "¿Cómo Generar la Fecha de Revisión?"
en la página 286 ) o puede ser incluido en forma manual por el usuario.
Las funciones especiales de esta opción se describen a continuación. Si desea
mayor detalle de estas refiérase a siguiente sección Instrucciones Específicas.
Botón Función Descripción
Esta opción Esta opción permite generar el reporte que lista las
imprime el facturas que poseen fecha de revisión, agrupadas por
reporte cliente.
Esta opción Esta opción permite generar el reporte de los documentos
imprime el que estén pendientes y cuya fecha de vencimiento sea
reporte de Cobro menor o igual a la fecha límite.
Esta opción Permite marcar las facturas a las cuales se les va a correr
permite el proceso de generación de fechas de revisión.
seleccionar las
facturas
Permite Permite desmarcar facturas que estaban seleccionadas para
desmarcar las correrle el proceso de generación de fechas de revisión
facturas
seleccionadas
Esta opción ejecuta el proceso que genera de manera
Permite ejecutar
el proceso
automática las fechas de revisión de las facturas
indicadas por el usuario
¿Cómo Generar la Fecha de Revisión?

Para generar la fecha de revisión automáticamente procesa de la siguiente
manera:
1. Seleccione las facturas a las cuales desea calcular la fecha de revisión
por medio del icono . Si desea desmarcar alguno de los registros
que ya estaban seleccionados lo debe hacer con el icono .
2. Una vez seleccionada(s) la(s) factura(s), se invoca el proceso de
cálculo de fechas de revisión por medio del icono . El proceso toma
como fuente, la fecha actual del sistema y los días de revisión
indicados en la carpeta Textos del mantenimiento de Clientes y
calcula la fecha de revisión para la(s) factura(s).
3. Una vez generadas las fechas debe grabar los datos.
Reporte de Facturas
Este reporte lista las facturas que poseen fecha de revisión, agrupadas por
cobrador y suba grupadas por cliente.
El reporte incluye los datos generales de la empresa, la fecha y hora actual,
número de página; identificador y nombre del cobrador; identificador y

nombre del cliente; número, fecha, monto y fecha de revisión de cada factura.
Posee un filtro con rango de cobradores, y rango de fecha de revisión.
Este reporte, toma las facturas que posean fecha de revisión y los datos de
filtro ingresados por el usuario y con base en estos presenta un reporte que
puede ser impreso en pantalla, en impresora o en archivo.
Reporte de Días de Revisión
El filtro de este reporte permite obtener reportes parciales de las facturas. Los
parámetros para seleccionar los registros son:
Cliente: en esta parte se debe indicar el rango de clientes que se desea se
incluyan en el reporte.
Fecha de revisión: permite elegir el rango de fechas de revisión entre las
cuales se encontrarán los documentos desplegados en el reporte

Pantalla de Filtro para el Reporte
¿Cómo Generar el Reporte de Cobro?

Esta opción despliega una lista de los documentos que a la fecha límite o fecha
en la que se crea el reporte tengan cobros pendientes, es necesario cerciorarse
que en los Parámetros del módulo de Cuentas por Cobrar esté definido el
uso de Rubros Adicionales, que los mismos hayan sido definidos, además
de que se haya definido el Rubro para los Días de Revisión y que en la
Carpeta Otros donde se define los datos del Cliente esté especificado los Días
de Cobro.
Para generar el Reporte de Cobro es necesario que antes se haya corrido el
proceso de que genera de manera automática las fechas de revisión de las
facturas, dicho proceso lo puede consultar en la sección ¿Cómo Generar la
Fecha de Revisión? En la página 286. Una vez que se hayan cumplido las
condiciones anteriores se procede de la siguiente manera:
1. Desde la opción Manejo de Días de Revisión, accese al reporte por
medio del icono . A lo que el sistema desplegará la pantalla de
Reporte de Cobro.
Pantalla de Reporte de Cobro

2. Una vez en dicha pantalla, se define la fecha de corte para el
proceso, con la que el sistema delimitará la inclusión de
documentos.
3. Definida la fecha de corte, imprima el reporte con el botón de
Imprimir.
Formato del Reporte

Reporte de Cobro
RECÁLCULO DE SALDOS
Esta opción actualiza el saldo de los documentos pendientes de cobro
o cancelados y el saldo general de cada cliente.
El sistema obtiene la información a partir de la tabla de Aplicaciones de
Documentos. También existe la posibilidad, si el usuario lo desea, de definir
un rango de Clientes para los cuales se les realizará el recálculo de saldos.
El sistema da la opción de crear solamente el archivo sin modificar los
registros la base de datos. Esto se puede hacer con la opción Debug: Solo
generar archivo sin actualizar saldos. Si se tiene esta opción
desactivada, se modifica la base de datos y crea el archivo CCDISCR.TXT,
en el directorio de trabajo para la aplicación, donde se registran las
discrepancias.
Recálculo de saldos. Para más información sobre la asignación de
privilegios consulte “Control de Seguridad” en la página 357.

Recálculo de Saldos
PURGA DE DATOS
Purga de Datos. Para más información sobre la asignación de privilegios
consulte “Control de Seguridad” en la página 357.
Con esta opción se eliminan los documentos aprobados y saldados con
fecha anterior a la especificada. Este proceso es útil para limpiar el disco de
información obsoleta; también le permite, una vez acabado el proceso,
eliminar clientes inactivos manualmente (desde la opción de Clientes!).
Purga de Datos Históricos

Este proceso es lento e irreversible. Los datos purgados serán
totalmente eliminados.
GENERACIÓN DE TRANSACCIONES
CONTABLES
Debido a la posibilidad de crear documentos sin su respectiva transacción
contable ya se a través del mantenimiento de documentos o por medio del
cargador dinámico, se cuenta con un proceso de generación en lote de las
transacciones contables pendientes, las transacciones que se va a generar
dependerá del filtro que se le defina en la pantalla del proceso.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Proceso de Generación de Transacciones Contables
Los datos mediantes los cuales se puede filtrar el proceso, se describen a

continuación.
Cliente: esta sección cuenta con dos casillas, Del y Al, mediante las cuales se
podrá delimitar el proceso definiendo un rango de clientes que estén asociados
a los documentos.
Documentos: esta sección cuenta con dos casillas, Del y Al, mediante las
cuales se podrá delimitar el proceso definiendo un rango de documentos que
no tengan transacción contable.

Débitos: esta opción muestra una lista de los documentos que se incluirán en
el proceso, se puede elegir Boleta de Venta, Factura, Interés Corriente, Interés
de Mora, Letra de Cambio, Nota de Débito, Otro Débito, Retención – Déb y
Recibo Hon. Pro.
Créditos: esta opción muestra una lista de los documentos que se incluirán en
el proceso, se puede elegir Depósito, Nota de Crédito, Otro Crédito, Recibo,
Retención y TEF.
Una vez definido el filtro para el proceso, se presiona el botón de Procesar
para llevar a cabo la generación de los asientos pendientes.

APÉNDICE A
Mensajes de Softland
NOTA INTRODUCTORIA
En este apéndice se muestran los mensajes de advertencia y error que
despliega el módulo de Cuentas por Cobrar, así como una sugerencia de
cómo actuar ante ellos.
NIT's Duplicados
Este error se presenta cuando se está agregando un cliente, específicamente
cuando se está en la carpeta General sobre el campo de "Contribuyente".
Si en los Parámetros del Módulo de Cuentas por Cobrar no se ha marcado
Permitir NIT's duplicados, entonces cuando el usuario ingresa un NIT
existente o selecciona un registro de la tabla de NIT's, el sistema no permite
asociar el NIT con la Descripción o Razón Social y el Alias para el cliente.
Ventana de Advertencia por NIT Duplicado
Para solucionar este problema, ingrese a los Parámetros del Módulo de

Cuentas por Cobrar y marque Permitir NIT's duplicados, entonces
cuando el usuario ingresa un NIT existente o selecciona un registro de la tabla
de NIT's, el sistema permite asociar el NIT con la Descripción o Razón Social
y el Alias para el cliente.
Ausencia de dirección de correo electrónico

Este error se presenta cuando se selecciona un grupo de clientes para enviar un
correo y alguno de ellos no tiene especificada la dirección de correo
electrónico, entonces el sistema despliega un mensaje de advertencia.
Cuentas por Cobrar Mensajes de Softland • 295

Mensaje de Advertencia
Para solucionar este problema, diríjase a la pantalla de creación de Clientes, a

la carpeta Direcciones y defina el detalle de ésta.
No se puede enviar un correo electrónico

Este error se presenta cuando el sistema no puede enviar el correo, de manera
que notifica que no fue posible acceder el cliente especificado.
Mensaje de Advertencia
Para solucionar este problema, verifique que el programa Microsoft Outlook se

encuentre abierto y que los parámetros del SPS.INI se hayan definido
correctamente.
Número de Consecutivo en documento

Cuando se está creando un documento –por ejemplo Nota de Débito, Nota de
Crédito o Factura- un usuario en particular puede cambiar el número de
consecutivo. Si deja el campo de consecutivo en blanco, el sistema le envía un
mensaje de error.
No está definido el número de documento
Para corregir este problema, el usuario debe ingresar un número de

consecutivo cualquiera y NO dejar el campo en blanco.
296 • Mensajes de Softland Cuentas por

Cobrar
Por otro lado, cuando se define un número de consecutivo ya existente en la
base de datos, el sistema envía un mensaje de error.
Número repetido de documento en la base de datos
Para solucionar este problema, elija un número de documento diferente al

ingresado anteriormente.
Cuentas por Cobrar Mensajes de Softland • 297

APÉNDICE B
Parámetros en Archivos *.ini
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan los parámetros que existen en el EXACTUS.INI
del módulo de Contabilidad General específicamente.
Cualquier información adicional de otros parámetros para la versión, consulte
el Manual de Configuración.
IMPRIMIRMONTOCONMONEDA
Este parámetro está incluido en el EXACTUS.INI y establece si en el módulo
de Cuentas por Cobrar, en el texto asociado con el monto de los
documentos (facturas, depósitos, T.E.F. y otros) se especificará la moneda. Si
el parámetro está en SI, el texto asociado con el monto de los documentos
incluirá la moneda, por ejemplo: “Dos mil quinientos colones con 00/100”.
CC_MONTOBASEDESCPRONTOPAGO
Permite indicar la lista de ítems del detalle del documento que se deben tomar
en cuenta para calcular el monto del descuento por pronto pago, a esta variable
se le pueden asignar cualquiera de los siguientes valores o una combinación de
ellos, teniendo el cuidado de digitarlos como se muestra:
CC_MontoBaseDescProntoPago=SUBTOTALDESCONTADO,RUBRO1
CC_MontoBaseDescProntoPago=IMPUESTO1
Los valores que se pueden asignar son los siguientes y cualquier combinación
de ellos separados por coma:
SUBTOTALDESCONTADO
IMPUESTO1
IMPUESTO2
RUBRO1
RUBRO2
TODOS
CC_FECHADEAPLICACION
Indica el valor inicial de la fecha de aplicación que se sugiere en la pantalla de
aplicación de documentos, esto se hace según lo especificado en este
Cuentas por Cobrar Parámetros en Archivos *.ini • 299

parámetro. Los valores que se le pueden asignar son: Fecha_Documento o
Fecha_Sistema, de manera que si en el Exactus.ini se tiene la siguiente línea:
Si CC_FechaDeAplicacion=Fecha_Documento
Entonces la fecha con la que se sugerirá para la aplicación será la fecha del
documento, esto si dicha fecha está dentro de un período contable válido
Si CC_FechaDeAplicacion=Fecha_ Sistema
Entonces la fecha con la que se sugerirá para la aplicación será la fecha del
sistema.
CC_VALIDAR_MONTO_TRANSACCION_CG
Indica si la transacción contable de un documento se puede generar por un
monto mayor al especificado para el documento.
CC_DESPLEGARCLIENTESENCERO
Para el reporte de Saldos por Cuenta, mediante este parámetro se puede
imprimir dicho reporte para los clientes que no tienen movimientos en el
periodo seleccionado y cuyo saldo sea cero. Si la variable está definida con un
= SI, entonces el sistema tomara en cuenta todos los clientes con saldo 0 y los
desplegara en el reporte de Saldos por Cuenta, lo que podría eventualmente
aumentar el tiempo de despliegue del reporte. El valor por defecto de la
variable es = NO
CC_DESCPRONTOPAGOFINAL
Este parámetro permite que al realizar descuentos por pronto pago, el sistema
no calcule el descuento cada vez que se realice un pago parcial, si no que el
sistema consultará si estoy cancelando el total del documento, en caso de ser
así se aplicará inmediatamente el descuento, si solo es una parte no realiza
ningún cálculo, ahora si la variable no se registra en el archivo la aplicación se
comportara como lo hace normalmente.
[EMAIL]
Este parámetro localizado en el archivo SPS.INI permite que se despliegue o
no la función para generar correos electrónicos desde la opción denominada
Mantenimiento de Clientes o dentro de la tabla principal de Clientes en
Cuentas por Cobrar.
Se debe localizar bajo la sección [EMAIL] y tiene los siguientes parámetros:
[EMAIL]
Usuario=ljimenez
Contraseña=XXXX
Email Activo=SI
300 • Parámetros en Archivos *.ini Cuentas
por Cobrar
Dentro del parámetro Usuario se debe ingresar el código de conexión del
usuario que utiliza la aplicación del correo electrónico tal y como se ingresa en
el sistema de red de la empresa.
En el parámetro Contraseña se e ingresa la clave del usuario para la conexión
a establecer. En este caso , al igual que en el parámetro Usuario, la clave debe
ser la misma que el usuario ingresa para trabajar en red dentro de la empresa.
El parámetro Email Activo puede tener dos valores: SI y NO.
 Si se encuentra en SI indica que la función de correo electrónico se
encuentra activa y puede ser utilizada por el usuario.
 Si se encuentra en NO quiere decir que la opción para correo
electrónico se encuentra inactiva y no es posible enviar correos desde
el módulo de Cuentas por Cobrar.
CC_TIPOFECHA_REP_ESTADOSCUENT
A
Este parámetro localizado en el archivo EXACTUS.INI permitirá al usuario
decidir si desea que en los parámetros del reporte de Estados de Cuenta se
despliegue la opción de "Fecha Rige", que corresponde a la fecha default, o la
"Fecha Vence".
Los posibles valores son dos, los cuales se mencionan a continuación:
FR: que indica que la opción que se va a usar es “Fecha Rige”, o
FV: que indica que la opción que se va a usar es “Fecha Vence”.
CC_OMITIRVALIDARDOCASOC
Aplica para las versiones 4.40 y 5.00. Este parámetro localizado en el archivo
EXACTUS.INI se utiliza para determinar si el usuario desea o no que se
omita la validación de la actualización del detalle del documento actual con
base al detalle del documento asociado al no encontrar algunos campos
definidos como por ejemplo en el caso de una factura de tipo exportación que
no tiene definido el Subtotal, impuesto y descuento en sus respectivos campos,
si no en campo Rubro1.
Los valores posibles son:
SI: el sistema omitirá la validación, pasando por alto el hecho de que el
impuesto, subtotal y descuento no se encuentran definidos.
NO: la funcionalidad se comportará como lo hace actualmente, es decir, envía
el mensaje de: "No se puede asociar este documento porque el impuesto,
subtotal y descuento se encuentran en cero o el documento no existe".
Cuentas por Cobrar Parámetros en Archivos *.ini • 301

APÉNDICE C
Conversión de Estados Financieros
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Cuentas por Cobrar se encarga de manejar la información de
los documentos pendientes de cobro, y a la vez, de registrar los pagos de los
clientes y la forma como estas deudas son canceladas.
Registra los movimientos en la cuenta de clientes de cuentas por cobrar. Por lo
tanto, se considera como un auxiliar del módulo de Contabilidad General.
Cuentas por Cobrar cuenta con dos características particulares y diferentes
entre sí, que son importantes de mencionar:
▪ Traducción de movimientos a moneda de reporte
▪ Manejo de transacciones en múltiples monedas
La primera y la que interesa para fines de este documento, se refiere a la
capacidad que tiene Softland de traducir todos los movimientos que registra
a una moneda dólar definida para la compañía, con el fin de obtener la
posición financiera en dos monedas: la primera, en la que se realizan todas las
transacciones de la compañía y la segunda, una moneda extranjera en la que se
reporta los resultados de la misma.
La segunda característica se relaciona con el hecho, de que Cuentas por Cobrar
permite registrar en las cuentas de los clientes, documentos en varias monedas,
las cuales pueden ser la moneda funcional de la compañía, la moneda de
reporte de la compañía, la moneda propia del cliente o cualquier otra que se
haya definido previamente en la tabla correspondiente desde el módulo de
Administración del Sistema. De esta forma, el sistema realizará las
conversiones necesarias para manejar el saldo del cliente en la moneda que
éste tiene definida.
Si bien, estas son características independientes, existe una relación entre
ambas, dado que el sistema las maneja conjuntamente, si ambas se presentan
en forma simultánea. Esto debido a que, la característica de multimoneda
siempre estará presente en Cuentas por Cobrar, sin embargo, el uso de la doble
moneda en los estados financieros es una propiedad que el usuario decide si se
instala o no al crear la compañía.
De manera que, el registro de los documentos y su traducción en la
contabilidad de la empresa, se llevará a cabo utilizando estas dos propiedades.
El sistema aceptará documentos en cualquier moneda, pero siempre reportará
dichas transacciones a la contabilidad en la moneda local y dólar definidas
para la compañía.
Cuentas por Cobrar Conversión de Estados Financieros • 303

PARÁMETROS INICIALES
Para obtener la funcionalidad de conversión de las transacciones de Cuentas
por Cobrar en la contabilidad, se deben definir primeramente ciertas
características básicas en el sistema:
1. Doble Moneda
2. Tipos de Cambio
3. Monedas
4. Moneda Local y Dólar
5. Moneda del Cliente y Característica Multimoneda
6. Integración Contable
7. Cuentas Contables
8. Cuentas para Diferencias Cambiarias
Los primeros parámetros los encontrará explicados detalladamente en el
capítulo destinado al módulo de Administración del Sistema de este mismo
manual.
MONEDA DEL CLIENTE Y CARACTERÍSTICA

MULTIMONEDA
La importancia que tiene la moneda del cliente y el uso de múltiples monedas,
se debe a las conversiones que deberán hacerse posteriormente a los
documentos de cada cliente para obtener los montos correspondientes en
moneda local y dólar.
Por ejemplo, la moneda del cliente puede presentar tres posibles situaciones:
▪ ser igual a la moneda local de la compañía
▪ ser igual a la moneda dólar de la compañía
▪ ser una tercera moneda
Estas posibilidades tendrán gran importancia si el cliente NO utiliza
multimoneda, dado que definirán las conversiones que deben realizarse.
Definición de la Moneda del Cliente en la carpeta Otros
304 • Conversión de Estados Financieros

Cuentas por Cobrar
Por el contrario, si el cliente acepta múltiples monedas, entonces la moneda de
éste no tendrá tanta importancia, dado que la conversión se llevará a cabo
dependiendo de la moneda que se defina a cada documento que se registre.
Definición de Multimoneda en la carpeta General
Las dos características se definen desde la opción Clientes! de Cuentas por

Cobrar.
INTEGRACIÓN CONTABLE
Es preciso que el módulo de Cuentas por Cobrar esté integrado con
Contabilidad General para obtener los resultados esperados de traducción de
los movimientos de la compañía a una moneda de reporte.
Si esta integración no está presente, el módulo será capaz de actualizar los
saldos de los documentos a una fecha específica.
Sin embargo esto se debe a que el valor referencial de la moneda del
documento varía con el tiempo (el tipo de cambio con respecto a la moneda
local), y no a la traducción de los montos a la moneda dólar en que se reportan
los resultados de la compañía.
Esta actualización de saldos por diferencias en los tipos de cambio se debe
únicamente al uso de múltiples monedas para las transacciones de este
módulo.
La integración contable se define desde los Parámetros del Módulo. En esta
opción además se establecen características particulares que determinarán la
forma y el tipo de asientos generados, las cuentas contables utilizadas, las
transacciones que generarán asientos, etc.

Características Específicas para la Integración Contable
CUENTAS CONTABLES
La definición de cuentas contables es importante para Cuentas por Cobrar
debido a que cada cliente debe ser asociado a un grupo de cuentas, para
reflejar los movimientos del mismo sobre la contabilidad.
Las cuentas contables que son utilizadas en Cuentas por Cobrar tienen que ser
definidas con la característica que No Convierte que establece que no sean
consideradas en el proceso de diferencias cambiarias, cuando éste se efectúa
desde Contabilidad General.
Las cuentas de este módulo no utilizan la conversión de Contabilidad General
porque en el auxiliar se liga un tipo de cambio a cada documento del cliente
que es el que el sistema utilizará para ejecutar el proceso de diferencias
cambiarias que el mismo módulo posee.
Posteriormente, las cuentas contables deberán ser asociadas con las
características específicas de los movimientos que lleva a cabo este módulo.
Esto se realiza ya sea desde la tabla de países o bien en la tabla de categorías
de cliente de Administración del Sistema, según se haya definido en los

Cuentas por Cobrar
Pantalla de Cuentas por País en Administración del Sistema
CUENTAS PARA DIFERENCIAS CAMBIARIAS

Otro aspecto importante a definir previamente, se refiere a las cuentas que se
utilizarán para las diferencias cambiarias. Si bien es cierto, que el usuario
puede crear unas cuentas específicas en el cuadro de cuentas, deberá
adicionalmente asociarlas para tal efecto.
Esto se lleva a cabo desde los Parámetros del Módulo de Contabilidad
General y es válido para todos los módulos de Softland que realizan este
proceso.
FILOSOFÍA DE TRABAJO DEL

MÓDULO
El módulo de Cuentas por Cobrar puede funcionar utilizando dos formas de
trabajo, tanto la remedición como la traducción de los saldos de las
transacciones. Para explicar el funcionamiento en este módulo, primero es
importante entender el concepto de cada una de ellas:
 Remedición: esta filosofía establece que los saldos de los documentos
se calcularán con base en el tipo de cambio del día en que fueron
registrados.
De manera que el saldo de un documento, para la moneda del
mismo, la local y la dólar, se calcula con base en las conversiones al
tipo de cambio en que se registra el documento.

 Traducción: en este caso, los saldos de los documentos son traducidos
al tipo de cambio actual, según la moneda definida para cada
documento.
Para realizar esta actualización Softland cuenta con un proceso
especial denominado Diferencias Cambiarias, el cual revisará los
saldos de los documentos y traducirá, según la moneda y el tipo de
cambio vigente a la fecha de ejecutar el proceso, los montos que
fueron introducidos por el usuario, y así convertirlos según los
valores actuales a la moneda local y dólar de la compañía.
Si los saldos en moneda local y dólar obtenidos en el proceso no
coinciden con los valores registrados para el documento, se generará
un asiento que actualice dicho monto. Este proceso se explicará
detalladamente más adelante.
Una vez diferenciadas las dos modalidades será posible determinar cuál
filosofía es la que utiliza el módulo de Cuentas por Cobrar. En realidad el
módulo puede funcionar en ambos modos. La diferencia la determina el
proceso de diferencias cambiarias y la variación de los tipos de cambio de las
monedas.
Por ejemplo, la filosofía de remedición se aplica cuando las transacciones se
registran al tipo de cambio del día en que se registraron.
Por otro lado, soporta la filosofía de traducción por cuanto el proceso de
diferencias cambiarias ajusta los saldos de los documentos por medio de un
proceso de traducción que se apoya en los tipos de cambio actuales.
TRANSACCIONES QUE SOPORTAN

FASB-52
El módulo de Cuentas por Cobrar presenta varias transacciones que utilizan la
conversión de monedas para soportar la norma de traducción FASB-52. Estos
tipos de transacciones se dividen en cuatro grupos generales:
▪ Registro de Documentos
▪ Aplicación de Documentos
▪ Proceso de Diferencias Cambiarias
▪ Reportes
REGISTRO DE DOCUMENTOS POR COBRAR

Debido a la característica de multimoneda que presenta Cuentas por Cobrar, el
ingreso de documentos a la base de datos puede hacerse en cualquiera de las
monedas definidas en la tabla correspondiente.
Para efectos de este manual, todos los documentos que se consideren estarán
en una tercera moneda, diferente a la moneda local y dólar de la compañía.

Cuentas por Cobrar
La razón de escoger esta moneda, se debe a que en todos los casos el sistema
realiza el mismo procedimiento, sin embargo si la moneda del documento es la
misma que la local entonces el tipo de cambio tendrá un valor de 1.0000, y no
variará con el tiempo. Por esta razón las posibles diferencias que se presenten
en el asiento se darían únicamente con respecto a la moneda dólar del mismo.
Si la moneda del documento es la moneda dólar el tipo de cambio solamente
variará con respecto a la moneda local, por lo tanto en el asiento que podría
generarse únicamente se podrían presentar diferencias de cambio con respecto
a la moneda local.
Sin embargo, si la moneda del documento es una tercera moneda el tipo de
cambio de ésta con respecto a la local variará con el tiempo, y esta última con
respecto a la dólar. Esta situación provocará que se puedan presentar
diferencias de cambio tanto en moneda local como dólar, lo cual es más
ilustrativo para el objetivo de este manual.
De manera que, se deben asumir las siguientes condiciones iniciales, para los
ejemplos que se desarrollarán en adelante:
Tipo
Moneda Nombre Código
Cambio
Local Colón M-01 1.0000
Dólar Dólar Americano M-02 250.3700
Tercera Franco Suizo M-03 173.7500
Caso 1: Ingreso Manual de un Documento (crédito o

débito)
Primero es importante mencionar los aspectos necesarios para la traducción de
los estados financieros, cuando se ingresa cada documento de cuentas por
cobrar:
1. que el módulo esté integrado con Contabilidad General
2. que el documento que vaya a ser creado esté definido como generador
de asientos en la contabilidad.
Cuando se ingresa cada documento, y una vez que el sistema graba dicho
registro, se procede a realizar el asiento contable que refleje el movimiento
que se acaba de llevar a cabo.
Todos los asientos que se generen por estos documentos de cuentas por cobrar
utilizarán las cuentas contables que para tal fin se han definido desde el
módulo de Administración del Sistema, ya sea en la tabla de Países o bien, en
la tabla de Categorías de Cliente.
Como se mencionó en la sección Parámetros Iniciales, las cuentas contables
que participarán en los asientos se definen como "No Convierten", y además
utilizarán el tipo de cambio definido para la moneda del documento, así como
el tipo de cambio entre la moneda local y dólar vigente en Administración del
Sistema.
Es por esta razón que el asiento por cuentas por cobrar no presentará ninguna
línea de diferencias cambiarias, dado que todas la cuentas que participan
utilizarán el mismo tipo de cambio, definido por la moneda del documento.

Basándose en la tabla presentada anteriormente, suponga que se ingresa una
factura FAC-100 por un monto 23.65 francos suizos, la cual está definida
como una tercera moneda. El sistema tendrá que hacer las siguientes
conversiones para registrar el asiento en la contabilidad:
▪ Ingreso del Documento
Docu- Monto Tipo Monto Tipo Monto
mento T. M. Cambio Local Cambio Dólar
FAC-100 23.65 173.7501 4,109.19 250.4077 16.41
▪ Movimiento Contable
Cuenta Referencia Débito Crédito Tipo Débito Crédito
Contable Local Local Cambio Dólar Dólar
CxC Cliente FAC-100 4,109.19 250.4077 16.41
Cta Cierre DB FAC-100 4,109.19 250.4077 16.41
Nótese que las dos cuentas contables utilizarán el mismo tipo de cambio para
moneda dólar, el cual corresponde al definido desde Administración del
Sistema y vigente en el momento de registrar el documento.
Sin embargo, existen dos casos especiales que se presentan cuando se generen
documentos de crédito tipo Depósito o T.E.F., en estas situaciones el sistema
no utilizará, para la generación del asiento contable, los tipos de cambio de la
moneda del documento. En su lugar, se hará uso exclusivo de los tipos de
cambio registrados para las cuentas bancarias en el módulo de Control
Bancario, de las cuales se emiten los documentos.
Esto es, las dos cuentas que participarán en el asiento, cuenta por cobrar del
cliente y la cuenta bancaria utilizarán el tipo de cambio definido en Control
Bancario. Por esta razón cuando se ingresan documentos de Depósito o T.E.F.
y por lo tanto no generarán diferencias cambiarias.
▪ Ingreso del Documento
DEPOSITO /T.E.F.
Monto Tipo Monto Tipo Monto
Documento
T. M. Cambio Local Cambio Dólar
DEP-50 23.65 173.7501 4,109.19 250.4077 16.41
▪ Tipos de Cambio Vigentes en Control Bancario

Cuenta Moneda Tipo Tipo
Bancaria Cta. Cambio Cambio
Banco Local Dólar
100-56-525 M-03 172.6500 249.3200
▪ Movimiento Contable
DEPOSITO / T.E.F.

Cuentas por Cobrar
Como puede observarse las dos cuentas contables utilizarán el tipo de cambio
definido para la cuenta de banco, por lo tanto nunca se registrarán diferencias
de cambio en estos asientos, cuando se ingresen los documentos tipo depósito
ni T.E.F.
El tipo de cambio que utiliza la cuenta de banco es el vigente en el módulo de
Control Bancario, el cual corresponde al tipo de cambio tanto para la moneda
local como para la moneda dólar, la última vez que se ejecutó el proceso de
Diferencias Cambiarias en dicho módulo.
APLICACIÓN DE DOCUMENTOS
Para explicar la forma en la que Softland realiza la aplicación de
documentos por cobrar, se debe partir del hecho de que el documento ha sido
ingresado en la base de datos y que el usuario observó el comportamiento que
se explicó en la sección "Registro de Documentos por Cobrar" en la página
308.
A partir de esto, se pueden observar varios casos según la moneda y fechas en
que los documentos se han ingresado y son aplicados. A continuación se
explican dos posibles situaciones que el usuario puede observar en Cuentas
por Cobrar:
Caso 1: Cancelar débitos con créditos que están en la

misma moneda, pero se han introducido con distintos
tipos de cambio.
Cuando se ingresa un documento de crédito (depósito, nota de crédito, otro
crédito, recibo o T.E.F.), el sistema automáticamente desplegará la pantalla de
aplicación de documentos en la cual se presentarán todos los documentos de
débito cuyo saldo sea mayor que cero.
Esta opción también puede ser accesada en cualquier momento por medio del
icono , mientras se tenga seleccionado cualquier documento de crédito con
saldo mayor que cero.
Para este ejemplo se va a asumir que tanto el documento de crédito (depósito)
como el débito a cobrar (factura) están en la misma moneda, la cual
corresponde a una tercera moneda (franco suizo) pero que fueron ingresados al
sistema con tipos de cambio diferentes, posiblemente en fechas distintas.
Considere las siguientes condiciones iniciales:
▪ Ingreso de Documentos
DEBITO
Documen Monto Tipo Monto Tipo Monto
to T. M. Cambio Local Cambio Dólar
FAC-100 23.65 173.7501 4,109.19 250.4077 16.41

CREDITO
Documen Monto Tipo Monto Tipo Monto
to T. M. Cambio Local Cambio Dólar
FAC-100 23.65 174.0101 4,115.34 253.2517 16.25
Nótese que los dos documentos se ingresaron con tipos de cambio diferentes
tanto para la tercera moneda como para la moneda dólar. Sin embargo este
ejemplo aplica aunque solamente difiera uno de los dos tipos de cambio.
Cuando se realiza la aplicación de documentos en misma moneda el usuario
observará los montos a aplicar y restantes siempre en la moneda de los
documentos. No obstante, el sistema internamente manejará cuatro montos:
▪ el monto a que se paga el débito en la moneda del mismo (llamado a
partir de ahora como "monto base")
▪ un equivalente del monto base en la moneda del crédito
▪ un equivalente en moneda local
▪ un equivalente en moneda dólar
De manera que, luego de aplicar el cheque al saldo de la factura se obtienen
los siguientes resultados:
▪ Saldos Documentos
Documento Monto Saldo Saldo Saldo
T. M. T. M. Local Dólar
FAC-100 23.65 0.00 -6.15 0.16
DEP-50 23.65 0.00 0.00 0.00
Nótese que la factura ha sido cancelada por completo, sin embargo todavía
registra un saldo en moneda local y otro en dólar.
Este saldo que se presenta es un reflejo del excedente que se presenta en la
cuenta por cobrar de es cliente. Observe en el siguiente cuadro, la diferencia
que se presenta a nivel de la cuenta en la contabilidad general:
▪ Saldos Contabilidad antes de Ajuste por Diferencias Cambiarias
Cuando se ejecuta el proceso de diferencias cambiarias en Cuentas por Cobra,

se obtiene a partir de los saldos local y dólar para la factura, que se debe hacer
un ajuste contable por diferencia de cambio, para balancear la cuenta por
cobrar del cliente, de forma que se registraría el siguiente movimiento:
▪ Ajuste por Diferencia de Cambio

Cuentas por Cobrar
Cuando se realiza el proceso de diferencias cambiarias, el sistema tomará
como referencia el tipo de cambio vigente en Administración del Sistema, para
cualquier moneda.
De modo que para el ajuste anterior se asumió que los tipos de cambio
vigentes al ejecutar el proceso son:
▪ Tipos de Cambio Vigentes para el Proceso de Diferencias
Cambiarias
Tipo
Cambio
Una vez realizado el proceso de diferencias cambiarias, el sistema reflejará los

saldos debido a los documentos, en la cuenta del proveedor correctamente.
▪ Saldos Contabilidad después de Ajuste por Diferencias Cambiarias
El detalle de las transacciones que realiza el proceso de diferencias cambiarias

se explicará más detenidamente en la sección correspondiente dentro de este
mismo capítulo.
Caso 2: Se cancelan débitos con créditos que están en

monedas diferentes, por lo que pueden tener diferentes
tipos de cambio.
El ingreso de documentos de este ejemplo es similar al explicado en la sección
destinada para tal fin. La particularidad de este caso está en que la aplicación
se hace con documentos definidos en distintas monedas.
Supóngase que se tiene la factura FAC-100 definida en francos suizos (M-03)
y que se va a aplicarle un depósito DEP-95 definido en dólares americanos
(M-02). Considere las siguientes condiciones iniciales:
▪ Ingreso de Documentos
DEBITO
Monto Tipo Monto Tipo Monto
Documento
T. M. Cambio Local Cambio Dólar
FAC-100 23.65 173.7501 4,109.19 250.4077 16.41
CREDITO
Tipo Monto Tipo Monto
Documento Monto
Cambio Local Cambio Dólar
FAC-100 20.00 253.2500 5,065.00 253.2500 20.00
Nótese que los dos documentos se ingresaron con monedas diferentes y

además, con tipos de cambio diferentes. Sin embargo, los documentos podrían
tener el mismo tipo de cambio de local a dólar si se ingresan en la misma
fecha.
Cuando se realiza la aplicación de documentos el sistema desplegará una
pantalla en la cual se puede observar todo el detalle de conversiones para
realizar el pago.
Pantalla de Aplicación Manual de Créditos
En esta pantalla únicamente se observan los montos en la moneda de cada

documento respectivamente. Sin embargo, el sistema calcula para la aplicación
un total de cuatro montos:
▪ el monto que se paga del crédito en la moneda del mismo (llamado a
partir de ahora como "monto base")
▪ un equivalente del monto base en la moneda del débito
▪ un equivalente en moneda local
▪ un equivalente en moneda dólar
El tipo de cambio que se define en la pantalla de aplicación manual
corresponde al factor de conversión requerido para traducir los montos en

Cuentas por Cobrar
moneda del débito a la moneda del crédito. Por omisión, el sistema despliega
este valor basándose en los tipos de cambio vigentes en Administración del
Sistema.
Para nuestro ejemplo específico, los tipos de cambio utilizados corresponden a
los vigentes en Administración del Sistema al realizar la aplicación:
▪ Tipos de Cambio Vigentes al Aplicar Documentos
Tipo
Cambio
Con base en estos valores se establece que el factor de conversión que se

utiliza es de:
▪ Cálculo del Factor de Conversión para la Aplicación de Débitos
Como se mencionó anteriormente, al realizar una aplicación el sistema calcula

cuatro montos, de modo que asumiendo que en nuestro ejemplo se desea
cancelar la factura totalmente, entonces los montos serán los siguientes:
▪ Montos calculados en el proceso de Aplicación
Monto Débito = 16.23
Monto Crédito = 23.65
Monto Local = 4,110.25
Monto Dólar = 16.23
Usualmente, cuando se realizan aplicaciones manuales, el sistema sugiere el
monto del crédito de manera que cancele completamente al débito pendiente,
sin embargo el usuario puede digitarlo manualmente.
Posteriormente el sistema calcula el equivalente en moneda del débito, con
base en el factor de conversión definido para tal fin.
Para calcular los montos en moneda local y dólar, se verifica primero si alguno
de los documentos está en cualquiera de estas monedas, de manera que se
pueda asumir el mismo monto. Este caso se presenta en nuestro ejemplo con el
monto dólar.
Finalmente, si ninguno de los documentos a aplicar (débito o crédito), tienen
moneda local ni dólar, entonces se toma como base el tipo de cambio definido
en el documento de crédito cuando éste fue ingresado, para hacer la traducción
respectiva a partir del monto base. Esta situación se presenta en nuestro
ejemplo con el monto local, el cual se define considerando el monto base
(depósito) y el tipo de cambio local de este documento.

Esto se realiza de esta forma porque se asume que es el último documento que
se ha ingresado, es decir, primero se genera una factura y como reacción el
cliente emitiría un pago. De manera que el tipo de cambio de este documento
sería el que más se aproxima a la fecha de aplicación.
De forma que, luego de aplicar el depósito al saldo de la factura se obtienen
los siguientes resultados:
Local Dólar
FAC-100 23.65 M-03 0.00 -1.06 0.18
DEP-95 20.00 M-02 3.77 954.75 3.77
Los saldos se calculan con los valores iniciales de cada documento menos los
valores definidos en el proceso de aplicación.
Obsérvese que ya la factura ha sido cancelada por completo, sin embargo,
todavía registra un saldo en moneda local y otro en moneda dólar. Además,
como el depósito no fue consumido en su totalidad desplegará saldos tanto en
moneda local como dólar, según el tipo de cambio en que fue definido dicho
documento.
Estas inconsistencias son un reflejo de los excedentes que se presentan en la
contabilidad para la cuenta del cliente. Si se consultara dicha cuenta se podrían
observar los siguientes resultados:
▪ Saldos Contabilidad antes de Ajuste por Diferencias Cambiarias
Estos son los resultados obtenidos cuando en realidad el balance debería

indicar que se tiene a nivel de la cuenta del cliente un saldo a favor de $3.77 y
954.75 colones (M-01), según los resultados obtenidos de la aplicación.
Supóngase que se ejecuta el proceso de diferencias cambiarias y que el tipo de
cambio actual de la tercera moneda es de 173.75 y de la moneda dólar es de
253.25. Para esto el sistema realiza los siguientes cálculos:
1. Determina que el saldo real de la factura FAC-100 es 0.00 francos
suizos y sus equivalentes en moneda local y dólar deberían ser cero
también. Por lo tanto debe incluir un ajuste para eliminar el efecto
de los -1.06 colones y los $0.18 que presenta la factura.
Saldo Nuevo Local = Saldo Actual * Tipo Cambio Nuevo
Saldo Nuevo Local = 0.00 * 173.750
Saldo Nuevo Local = 0.00
Dif. Cambio Local = Saldo Local Nuevo - Saldo Local Actual
Dif. Cambio Local = 0.00 - (-1.06)
Dif. Cambio Local = 1.06
Cuentas por Cobrar
Saldo Nuevo Dólar = Saldo Local Nuevo / Tipo Cambio Nuevo
Saldo Nuevo Dólar = 0.00 * 253.25
Saldo Nuevo Dólar = 0.00
Dif. Cambio Dólar = Saldo Nuevo Dólar - Saldo Dólar Actual
Dif. Cambio Dólar = 0.00 - 0.18
Dif. Cambio Dólar = -0.18
2. Determina que el saldo real del depósito DEP-95 es de 3.77 dólares
americanos y su equivalente debe ser 954.75. Como los saldos del
depósito corresponden a estos valores no se deberá realizar ninguna
diferencia de cambio en este sentido.
▪ Ajuste por Diferencia de Cambio
Cuenta Referencia Débito Crédito Tipo Débito Crédito
Contable Local Local Cambio Dólar Dólar
CxC Cliente FAC-100 1.06 253.2500 0.18
Dif. Camb. $ FAC-100 1.06 253.2500 0.18
El sistema asigna los valores en los créditos y débitos según las siguientes
condiciones:
▪ una diferencia positiva en un documento de crédito afecta la cuenta
del proveedor en el saldo "Crédito"
▪ una diferencia positiva en un documento de débito afecta la cuenta del
proveedor en el saldo "Débito"
▪ si se presentan los casos contrarios, el ajuste se dará en el otro saldo,
para los dos tipos de documentos
Una vez realizado el proceso de diferencias cambiarias, el sistema reflejará los
saldos debido a las transacciones de los documentos, en la cuenta del cliente
correctamente.
▪ Saldos Contabilidad después de Ajuste por Diferencias Cambiarias
Como puede observarse, el sistema desplegará los saldos correctos del

documento de crédito que aún queda sin aplicar a ningún débito.
PROCESO DE DIFERENCIAS CAMBIARIAS

El objetivo de este proceso es actualizar los saldos de todos los documentos de
Cuentas por Cobrar, tanto débitos como créditos, a un tipo de cambio común y
vigente en el módulo de Administración del Sistema a la fecha en que se
analicen las diferencias.
El proceso analizará los saldos de los documentos y realizará ajustes en la
cuenta por cobrar de cada cliente, sin embargo, los resultados se muestran en
un único asiento que recopila los ajustes por todos los documentos y los
balancea con las cuentas de diferencias cambiarias correspondientes.

El proceso de diferencias cambiarias lo que hace entonces es, tomar el saldo
actual del documento como saldo base y a partir de él (utilizando el nuevo tipo
de cambio que se ha establecido para la moneda en la que está el documento),
calcula por una simple traducción el saldo que debería presentar en moneda
local y luego en dólar.
Posteriormente, si alguno de los saldos no es igual, calcula la diferencia que se
presenta, la envía a la contabilidad y la utiliza para hacer un ajuste a nivel del
registro del documento por la misma cantidad. Es decir, para cada documento
se realizan los siguientes cálculos:
1. Saldo Local Nuevo = Saldo Local Actual * Tipo Cambio Nuevo
2. Dif. Cambiaria Local = Saldo Local Nuevo -Saldo Local Actual
3. Saldo Dólar Nuevo = Saldo Local Nuevo / Tipo Cambio Dólar Nuevo
4. Dif. Cambiaria Dólar = Saldo Dólar Nuevo - Saldo Dólar Actual
Si se presenta algún valor distinto de cero para las ecuaciones 2.) ó 4.), se hace
el ajuste correspondiente, para actualizar la cuenta por cobrar del cliente según
el nuevo tipo de cambio.
Posteriormente se le suma esta misma diferencia al MONTO y SALDO
correspondiente para hacer el ajuste en el documento.
De esta forma, luego del proceso, queda actualizada la cuenta por cobrar del
cliente en la contabilidad y nuevamente, el saldo local y dólar del documento
son un reflejo del saldo que debe producir este documento en la cuenta del
cliente al nuevo tipo de cambio.
Para explicar los cálculos que realiza el proceso, considere el siguiente
ejemplo:
Se ingresan dos documentos, uno tipo débito y otro tipo crédito, en diferentes
monedas y con diferentes tipos de cambio.
Luego de realizar la aplicación del crédito sobre el débito se obtienen los
siguientes saldos:
Local Dólar
Factura 1000 ¢15,000.00 ¢0.00 ¢0.00 $78.58
Depósito 500 $75.00 $3.58 ¢0.00 $3.58
Seguidamente se ejecuta el proceso de diferencias cambiarias, para el cual el

tipo de cambio vigente para la moneda dólar es de 210.00 y el tipo de cambio
de la moneda local con respecto a sí misma es 1.00
El proceso realiza los siguientes cálculos, siguiendo las fórmulas presentadas
anteriormente:
▪ Cálculos de Diferencias
FACTURA
Saldo Local Nuevo = ¢0.00 * 1.00 = ¢0.00

Cuentas por Cobrar
Diferencia Cambio Local = ¢0.00 - ¢0.00 = ¢0.00 (no hay diferencia)
Saldo Dólar Nuevo = ¢0.00 / 210.00 = $0.00
Diferencia Cambio Dólar = $0.00 - $78.58 = -$78.58 (sí hay diferencia)
DEPÓSITO
Saldo Local Nuevo = $3.58 * 210.00 = ¢751.80
Diferencia Cambio Local = ¢751.80 - ¢0.00 = ¢751.80 (sí hay diferencia)
Saldo Dólar Nuevo = ¢751.80 / 210.00 = $3.58
Diferencia Cambio Dólar = $3.58 - $3.58 = $0.00 (no hay diferencia)
Una vez calculados estos valores y con base en el siguiente criterio, se

establecen los ajustes que se deben realizar en la contabilidad:
Una diferencia positiva en un crédito afecta la cuenta del proveedor en el
saldo crédito y una diferencia positiva en un débito afecta la cuenta del
proveedor en el saldo débito. En caso contrario el ajuste es en el otro saldo
para ambos casos.
▪ Ajuste por Diferencias de Cambio
Una vez realizado este ajuste, los saldos de la cuenta del cliente en la
contabilidad presentarán las conversiones adecuadas, según el nuevo tipo de
cambio vigente y a partir del cual se realizaron los cálculos.
Todos los cálculos por diferencias cambiarias para cada documento se realizan
internamente. El usuario podrá observar únicamente el asiento que se genera
en la contabilidad, si tiene activada la opción de "Visualizar Asientos
Contables" en los Parámetros del Módulo.
En el asiento desplegado se podrán observar todas las cuentas de clientes que
fueron ajustadas por aquellos documentos que presentaron diferencias en los
saldos, al final el asiento se balancea con las cuentas de diferencias cambiarias
para la moneda local y dólar.

Pantalla de Diferencias Cambiarias de Cuentas por Cobrar
REPORTES EMITIDOS POR CUENTAS POR

COBRAR
El módulo de Cuentas por Cobrar, presenta varios reportes que el usuario
puede desplegar en cualquiera de las monedas definidas en la base de datos.
Internamente, el sistema revisará los montos con que fueron ingresados los
documentos y con base en ellos construirá los reportes en la moneda que
defina el usuario en la pantalla principal de cada reporte.
A continuación se presentará la forma en la que el sistema convierte los
montos para los posibles reportes a obtener en este módulo.
En la mayoría de los reportes de este módulo, el usuario podrá filtrar los datos
por el parámetro "Moneda". No obstante, lo que establece esta condición será
el despliegue de los clientes que tengan definida la moneda seleccionada como
su moneda local.
Cuando se ingresan los documentos a un cliente que acepta multimoneda, el
sistema grabará el monto del documento en la moneda del mismo, el
equivalente en moneda del cliente, en moneda local y dólar, al tipo de cambio
vigente cuando se ingresó el registro.
De modo que, cuando se obtiene un reporte de cuentas por cobrar, el sistema
no tendrá que realizar ninguna conversión adicional, únicamente revisará la
información adicional y presentará los resultados según la moneda solicitada
por el usuario (que en este caso sería la moneda del cliente).
Cuentas por Cobrar
A continuación se presenta un ejemplo de un reporte cualquiera obtenido
desde este módulo.
Reporte de Cuentas por Cobrar

APÉNDICE D
Opciones Configurables en el Módulo
HOOK PARA LA GENERACIÓN DEL

PLAN DE PAGOS
VARIABLES GLOBALES DEL HOOK
¡
! * Información del Documento *
!
String: hksDocTipo
! Tipo del documento
Number: hknDocSubTipo
! Subtipo del documento
String: hksDocSubtipo
! Descripción del subtipo
String: hksDocNumero
! Número del documento
String: hksDocMoneda
! Moneda del documento
Number: hknDocMonto
! Monto del documento
Number: hknDocMontoLocal
! Monto local del documento
Number: hknDocMontoDolar
Number: hknDocTipoCambioLoc
! Tipo de cambio de moneda local
Number: hknDocTipoCambioDolar
! Tipo de cambio de moneda dólar
Number: hknDocSubtotal
! Monto del subtotal del documento
Number: hknDocDescuento
! Monto del descuento del documento
Number: hknDocImpuesto1
Cuentas por Cobrar Opciones Configurables en el Módulo • 323
! Monto del impuesto 1 del documento
Number: hknDocImpuesto2
Number: hknDocRubro1
! Monto del rubro 1 del documento
Number: hknDocRubro2
String: hksDocAplicacion
! Texto de aplicación del documento
Date/Time: hkdtDocFecha
! Fecha del documento
Date/Time: hkdtDocFechaRige
! Fecha rige del documento
Date/Time: hkdtDocFechaVence
! Fecha vence del documento
String: hksDocCondPago
! Código de la condición de pago del documento
Long String: hksDocNotas
! Notas del documento
Number: hknDocTipoSubtipo
! Número de tipo del subtipo del documento (1--> Anticipo, 2--> Letra,
3-->Normal)
Number: hknDocIntCte
! Interés corriente anual del documento
Number: hknCantPagosDef
! Cantidad de pagos o mensualidades definidas para el plan de pagos de
documentos
String: hksContratoDoc
! Indica el contrato asociado al documento
Number: hknDocSaldo
! Saldo del documento
Number: hknDocSaldoLocal
Number: hknDocSaldoDolar
Number: hknDocPlazoRestante
! Indica la cantidad de cuotas pendientes de pago
!
324 • Opciones Configurables en el Módulo

Cuentas por Cobrar
! Información de la Condición de Pago
String: hksTipoCondPago
! Tipo de la condición de pago
Number: hknPlazoCondPago
! Plazo del financiamiento dado en meses
String: hksPermiteParcialidades
! 'S' = Si
! 'N' = No
Number: hknDiasNetoCondPago
! Cantidad de días netos de la condición de pago
!
! * Información de Control *
Boolean: hkbPermitePagosenSabado
! Indica si se permiten pagos en el día Sábado
Boolean: hkbPermitePagosenDomingo
! Indica si se permiten pagos en el día Domingo
Boolean: hkbPermitePagosenFeriados
! Indica si se permiten pagos en días Feriados
String: hksMonedaReporte
! Indica la moneda reporte del sistema, usualmente es la moneda dólar
String: hksMonedaFuncional
! Indica la moneda funcional o local del sistema
Number: hknDiasPeriodoPago
! Cantidad de días que hay o debe haber entre pago y pago de cuotas
del financiamiento
! si se quieren cuotas mensuales esta variable debe tener como valor 30
!
! * Información del cliente *
!
String: hksClienteCodigo
! Código del cliente
String: hksClienteNombre
! Nombre del cliente
String: hksClienteAlias
! Alias del cliente
String: hksClienteNit
! Nit del cliente
String: hksClientePais
! País del cliente
String: hksClienteCategoria
! Categoría del cliente
String: hksClienteMoneda
! Moneda del cliente
Number: hknClientePorcIntC
! Porcentaje de interés corriente definido para el cliente
!
! * Globales *
!
String: hksCompania
! Nombre de la compañía con la que se está conectado a la base de
datos
! La H es para indicar que es del Hook, esto para facilitar la
labor de debug
String: hksOrigen
! Indica el módulo desde el cual se invocan las funciones del hook
String: hksCobrarImp1PrPago
! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de impuesto 1 en el
primer pago del plan de pagos
String: hksCobrarImp2PrPago
! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de impuesto 2 en el
primer pago del plan de pagos
String: hksCalcularFraccionesInt
! Indica si se deben calcular fracciones de interés
String: hksAjustarFechas
! Indica si se deben ajustar las fechas de los pagos según los feriados
definidos
String: hksAjFechaAdelante
! Indica si se deben ajustar hacia adelante las fechas de los pagos si
originalmente el pago cae en un feriado registrado
String: hksAjFechaAtras
! Indica si se deben ajustar hacia atrás las fechas de los pagos si
originalmente el pago cae en un feriado registrado
String: hksCodigoImpOmision
! Código del impuesto por omisión de CC
String: hksNombreImpuesto1
! Nombre del impuesto 1
String: hksNombreImpuesto2
! Nombre del impuesto 2
String: hksNombreRubro1
! Nombre del rubro1

Cuentas por Cobrar
String: hksNombreRubro2
! Nombre del rubro2
!
! Información de los Fiadores del documento
!
String: hksFiadorID[*]
! Código del fiador
String: hksFiadorNom[*]
! Nombre del fiador
String: hksOcupacFiador[*]
! Ocupación del fiador
String: hksTipoFiador[*]
! Indica el tipo de fiador del documento
! 'P' = Primer Grado ,'S' = Segundo Grado, 'C' = Codeudor
String: hksDirecFiador[*]
! ¡Dirección del fiador
String: hksTelDomFiador[*]
! Teléfono Domicilio del fiador
String: hksLugTrabFiador[*]
! Lugar Trabajo del fiador
String: hksDirTrabFiador[*]
! Dirección Trabajo del fiador
String: hksTelTrabFiador[*]
! Teléfono Trabajo del fiador
String: hksContratoFiador[*]
! Código del contrato del fiador
String: hksObsFiador[*]
! Texto de observaciones del fiador
Number: hknCantidadFiadores
! Cantidad de fiadores asociados al documento
!
! Información de las Garantías del documento
!
String: hksGarantiaID[*]
! Código de la garantía
String: hksTipoGarantia[*]
! Indica el tipo de garantía del documento
! 'M' = Mueble, 'I' = Inmueble, 'C' = Compuesta
String: hksDescGarantia[*]
! Descripción de la garantía

String: hksObsGarantia[*]
! Texto con observaciones de las garantías
Number: hknCantidadGarantias
! Cantidad de garantías asociadas al documento
!
! * Control de Errores *
!
String: hksFuncionError
! Nombre de la función en la que se dio el error.
String: hksTextoError
! Texto de error que se dio.
!
! Información del Plan de Pagos
: hkhkfciParcialidades[ * ]
Class: fclsParcialidades
! Estructura en la que se define el plan de pagos
Number: hkTotalPagosDefinidos
! Parámetro en el que se retorna la Cantidad total de pagos definidos
!
! Rubros de Clientes de CC
String: hksRubro1CliCC
!
! Rubros de Clientes de FA
String: hksRubro1CliFA
!
! Rubros de Documentos de FA
String: hksRubro1DocFA
Cuentas por Cobrar
FUNCIONES GLOBALES DEL HOOK

!
! Funciones para el establecimiento de valores para el Hook que provienen del
sistema
!
Function: HK_CC_GPLP_DefCompania ! __Exported
Description: Función que asigna el valor a la variable que va a contener
la compañía con la cual se está conectado a la base de
datos.
Returns
Parameters
String: psCompania
Function: HK_CC_GPLP_DefOrigen ! __Exported

Description: Función que asigna el valor a la variable que va a contener
el origen del llamado al hook, en este caso el módulo
CC o FA.
Returns
Parameters
String: psOrigen
Function: HK_CC_GPLP_DefCliente ! __Exported

Description: Función que asigna los valores a las variables que van a
contener los
datos del cliente.
Además a esta función se le pasa como parámetro un
sql handle
conectado que podrá ser utilizado para realizar las
consultas que
se pudiesen requerir.
Returns
Boolean:
Parameters
Sql Handle: phsqlConsulta
String: psClienteCodigo
String: psClienteNombre
String: psClienteAlias
String: psClienteNit
String: psClientePais

String: psClienteCategoria
String: psClienteMoneda
Number: pnClientePorcIntC
Function: HK_CC_GPLP_DefDocumento ! __Exported

Description: Función que inicializa las variables del documento y las
de control con la
información que recibe como parámetro, que por ser
tan extensa no se
detalla aquí.
Además a esta función se le pasa como parámetro un
sql handle
conectado que podrá ser utilizado para realizar las
consultas que se
pudiesen requerir.
Returns
Boolean:
Parameters
! Handle para realizar consultas
String: psDocTipo
! Tipo del documento
Number: pnDocSubtipo
! Subtipo del documento
String: psDocSubtipo
! Descripción del subtipo
String: psDocNumero
! Número del documento
String: psDocMoneda
! Moneda del documento
Number: pnDocMonto
Number: pnDocMontoLocal
Number: pnDocMontoDolar
Number: pnDocTipoCambioLoc
! Tipo de cambio de moneda local
Number: pnDocTipoCambioDolar
Cuentas por Cobrar
! Tipo de cambio de moneda dolar
Number: pnDocSubtotal
! Monto del subtotal del documento
Number: pnDocDescuento
! Monto del descuento del documento
Number: pnDocImpuesto1
Number: pnDocImpuesto2
Number: pnDocRubro1
Number: pnDocRubro2
String: psDocAplicacion
! Texto de aplicación del documento
Date/Time: pdtDocFecha
! Fecha del documento
Date/Time: pdtDocFechaRige
! Fecha rige del documento
Date/Time: pdtDocFechaVence
! Fecha vence del documento
String: psDocCondPago
! Código de la condición de pago del documento
Long String: psDocNotas
! Texto de las notas del documento
Number: pnDocTipoSubtipo
! Número de tipo del subtipo del documento ( 1-->
Anticipo, 2--> Letra, 3-->Normal )
Number: pnDocIntCte
! Indica el porcentaje de interés corriente a aplicar al
documento
String: psContratoDoc
! Contrato al que se encuentra asociado el documento
Number: pnDocSaldo
! Saldo del documento
Number: pnDocSaldoLocal
! Saldo del documento en moneda local
Number: pnDocSaldoDolar
! Saldo del documento en moneda dólar
Number: pnDocPlazoRestante
! Indica la cantidad de cuotas pendientes de pago

Function: HK_CC_GPLP_DefCondicionPago ! __Exported
Description: Función que asihkna los valores a las variables que van a
contener
la información de la condición de pago del documento
a financiar.
Returns
Parameters
String: psTipoCondPago
! Tipo de la condición de pago
Number: pnPlazoCondPago
! Plazo del financiamiento dado en meses
String: psPermiteParcialidades
! 'S' = Si
! 'N' = No
Number: pnDiasNetoCondPago
! Plazo del financiamiento dado en días
Function: HK_CC_GPLP_DefInfoGeralFinan ! __Exported

Description: Define la función general de financiamiento que se define
en los parámetros de AS.
Returns
Parameters
String: psCobrarImp1PrPago
! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de
impuesto 1 en el primer pago del plan de pagos
String: psCobrarImp2PrPago
! Indica si se debe cobrar el monto por concepto de
impuesto 2 en el primer pago del plan de pagos
String: psCalcularFraccionesInt
! Indica si se deben calcular fracciones de interés
String: psAjustarFechas
! Indica si se deben ajustar las fechas de los pagos
según los feriados definidos
String: psAjFechaAdelante
! Indica si se deben ajustar hacia adelante las fechas de
los pagos si originalmente el pago cae en un feriado registrado
String: psAjFechaAtras

Cuentas por Cobrar
! Indica si se deben ajustar hacia atrás las fechas de los
pagos si originalmente el pago cae en un feriado registrado
Function: HK_CC_GPLP_DefImpuestos ! __Exported

Description: Función que asihkna los valores a las variables que van a
contener el
código del impuesto omisión y los nombres de los
impuestos.
Returns
Parameters
String: psCodigoImpOmision
String: psNombreImpuesto1
String: psNombreImpuesto2
Function: HK_CC_GPLP_DefMonedasSistema ! __Exported

Description: Permite definir las monedas del sistema para poder
traducir los montos a calcular
Returns
Parameters
String: psMonedaFuncional
! Indica la moneda funcional o local del sistema
String: psMonedaReporte
! Indica la moneda reporte del sistema, usualmente es
la moneda dólar
!
! Funciones para el establecimiento de valores para el Hook que se definen en
el mismo Hook
!
Function: HK_CC_GPLP_DefValoresInternos ! __Exported
Description: Establece valores para el Hook que se definen en el mismo
Hook y no en el sistema
Returns
Parameters
Function: HK_CC_GPLP_DefDiasVencePermitid
Description: Indica los días de vencimiento de pagos de las cuotad que
son permitidos
Returns
Parameters
Boolean: pbPermitePagosenSabado
! Indica si se permiten pagos en el día Sábado

Boolean: pbPermitePagosenDomingo
Boolean: pbPermitePagosenFeriados
Function: HK_CC_GPLP_DefDiasPeriodoPago
Description: Indica la cantidad de días de los períodos de pago, es
decir, la cantidad de días entre las fechas de vencimiento de los pagos.
Returns
Parameters
Number: pnDiasPeriodoPago
! Cantidad de días que hay o debe haber entre pago y
pago de cuotas del financiamiento
! si se quieren cuotas mensuales esta variable debe
tener como valor 30
!
! Funciones para el establecimiento del plan de pagos
!
Function: HK_CC_GPLP_DefPlanPagos ! __Exported
Description: Define el plan de pagos según el tipo de condición de
pago correspondiente.
Supone que la información necesaria ya está cargada
en las variables del hook.
Returns
Boolean:
Parameters
: phkfciParcialidades[ * ]
! Parámetro en el que se retorna el plan de pagos
definido
Receive Number: pnTotalPagos
! Parámetro en el que se retorna la Cantidad total de
pagos definidos
Receive String: psMensajeError
! Parámetro en el que se retorna el Texto que
corresponde al error que se haya podido dar
Function: HK_CC_GPLP_DefPlanAmortizFija

Cuentas por Cobrar
Description: Define el plan de pagos si el tipo de condición de pago es
de Amortización fija.
Returns
Boolean:
Parameters
: pfciParcialidades[ * ]
definido
pagos definidos
Function: HK_CC_GPLP_DefPlanCuotaFija
Description: Define el plan de pagos si el tipo de condición de pago es
de Cuota fija.
Returns
Boolean:
Parameters
: pfciParcialidades[ * ]
definido
pagos definidos
!
! Funciones para la validación de datos
!
Function: HK_CC_GPLP_ValidContratoFiador ! __Exported
Description: Valida si el contrato del fiador indicado es válido.
Returns
Boolean:
Parameters
String: psFiador
String: psContrato
Receive Boolean: psEsValido
Static Variables
Local variables
Actions
Function: HK_CC_GPLP_ValidFiador ! __Exported

Description: Valida si el fiador indicado es válido.
Returns
Boolean:
Parameters
String: psFiador
Static Variables
Local variables
Actions
Function: HK_CC_GPLP_ValidFechaVencePago
Description: Valida si la fecha de vencimiento del pago es válida de
acuerdo a fines de semana y feriados del sistema, si se debe hacer algún
ajuste, se devuelva la fecha ajustada.
Returns
Boolean:
Parameters
Receive Date/Time: pdtFecha
!
! Funciones para obtención de datos condicionados
!

Cuentas por Cobrar
Function: HK_CC_GPLP_ObtContratoFiador ! __Exported
Description: Obtiene el contrato para el fiador indicado
Returns
Boolean:
Parameters
String: psFiador
Receive String: psContrato
Function: HK_CC_GPLP_DefFiadores !__Exported

Description: Def la lista de fiadores registrados para el documento
Returns
Boolean:
Parameters
String: psListaFiadores[*]
Function: HK_CC_GPLP_DefGarantias !__Exported

Description: Def la lista de garantías prendarias registrados para el
documento
Returns
Boolean:
Parameters
String: psListaGarantias[*]
!
! Funciones misceláneas
!
Function: HK_CC_GPLP_RetornarError ! __Exported
Description: función que se encarga de devolver el número de error y el
texto de error
asociado a éste.
Returns
Parameters
Receive String: psFuncionError
! Parámetro en el cual se devuelve el nombre de la
función en la cual ocurrió el error
Receive String: psTextoError
! Parámetro en el cual se devuelve el texto del error
que ocurrió

Function: HK_CC_GPLP_RedonTwoDecimals
Description: Retorna el número que recibe como parámetro
redondeado a 2 decimales.
Returns
Number:
! valor resultante de redondear el numero recibido
como
parámetro a 2 decimales
Parameters
Number: pnToRound
! número a ser redondeado
Function: HK_CC_GPLP_NextWeekday
Description: Retorna la misma fecha si ésta es un día entre semana, o
bien;
el lunes siguiente si la fecha es sábado o domingo.
Returns
Date/Time:
! fecha de la semana entre lunes y viernes.
Parameters
! Descripcion:
Retorna la misma fecha si ésta es un día entre
semana, o bien;
el lunes siguiente si la fecha es sábado o
domingo.
!
Date/Time: pdtDate
Function: HK_CC_GPLP_AjustarFechaSiFeriado
Description: Retorna la misma fecha si ésta es un día entre semana, o
bien;
el lunes siguiente si la fecha es sábado o domingo.
Returns
Date/Time:
! fecha de la semana entre lunes y viernes.
Parameters
!
Date/Time: pdtFecha
Cuentas por Cobrar
Function: HK_CC_GPLP_ValidFeriado
Description: Valida si la fecha que se recibe como parámetro
corresponde a alguno de los feriados registrados en el sistema.
Returns
Boolean:
Parameters
Number: pnMes
Number: pnDia
Receive Boolean: pbEsFeriado
!
! Funciones que se utilizan para la validación de versión del Hook
!
Function: HK_CC_GPLP_Version ! __Exported
Description: Permite retornar la versión que identifica
al Hook
Returns
String:
Parameters
Function: HK_CC_GPLP_Nombre ! __Exported

Description: Permite retornar el nombre o identificación
del Hook
Returns
String:
Parameters
!
Function: HK_CC_GPLP_DefTextosDocsFA ! __Exported
Description: Establece los valores de los textos o rubros de los

documentos definidos para esto en el módulo de
Facturación
Returns
Parameters
String: psRubro1Doc
String: psRubro2Doc
String: psRubro3Doc
String: psRubro4Doc
String: psRubro5Doc
Function: HK_CC_GPLP_DefTextosClienteCC ! __Exported

clientes definidos para esto en el módulo de Cuentas
por Cobrar
Returns
Parameters
String: psRubro1Cli
String: psRubro2Cli
String: psRubro3Cli
String: psRubro4Cli
String: psRubro5Cli
Function: HK_CC_GPLP_DefTextosClienteFA ! __Exported

clientes definidos para esto en el módulo de
Facturación.
Returns
Parameters
String: psRubro1Cli
String: psRubro2Cli
String: psRubro3Cli
String: psRubro4Cli
String: psRubro5Cli

Cuentas por Cobrar
HOOK PARA LA GENERACIÓN DE
ASIENTOS CONTABLES
El archivo CC_ASNT.APD nace del archivo CC_ASNT.APL, compilado
como dynalib (librería dinámica) para que pueda ser utilizado en tiempo de
ejecución por el CC.EXE. El archivo CC_ASNT.APL tiene la característica de
tener una muy baja dependencia con el resto del modulo y la información con
la que trabaja es enviada como parámetro desde la aplicación y al terminar, se
envían los datos procesados devuelta a la aplicación.
En este APD (archivo dynalib de Centura) se definirán un conjunto
significativo de variables y funciones que se utilizarán para inicializar dichas
variables con los datos requeridos para realizar las operaciones durante la
generación del asiento.
VARIABLES
Las variables se pueden agrupar en cuatro grupos para una mejor idea de la
información que almacenan:
Información del Documento

sDocTipo Tipo del documento
nDocSubtipo Subtipo del documento
sDocSubtipo Descripción del subtipo
sDocNumero Número del documento
sDocMoneda Moneda del documento
nDocMonto Monto del documento
nDocMontoLocal Monto local del documento
nDocMontoDolar Monto del documento
nDocTipoCambioLoc Tipo de cambio de moneda local
nDocTipoCambioDolar Tipo de cambio de moneda dólar
nDocSubtotal Monto del subtotal del documento
nDocDescuento Monto del descuento del documento
nDocImpuesto1 Monto del impuesto 1 del documento
nDocImpuesto2 Monto del impuesto 2 del documento
nDocRubro1 Monto del rubro 1 del documento
nDocRubro2 Monto del rubro 2 del documento
sDocAplicacion Texto de aplicación del documento
dtDocFecha Fecha del documento
dtDocFechaRige Fecha rige del documento
sDocCondPago Código de la condición de pago del documento
sDocCtaBanco Código de la cuenta banco del documento
sDocNotas Notas del documento
nDocTipoSubtipo Número que indica el tipo de subtipo al que pertenece el
documento

Información de Control
bDocCredito Bandera que indica si se trata de un documento tipo
crédito
bDocNotaProntoPago Bandera que indica si se trata de una nota por pronto
pago
sDocCodigoRetencion Código de la retención en caso de que el documento
sea una retención
bDocControlBancario Bandera que indica si se trata de un documento de
control bancario
bInstalledCB Bandera que indica si el módulo de control bancario se
encuentra instalado.
bCerrarAsntConDifCambio Bandera que indica si se debe cerrar el asiento con
diferencia de cambio.
bCopiarNotasEnAsnt Indica si se deben concatenar las notas del documento
a las del asiento.
Globales
sTipoAsntCredito Tipo de asiento para los créditos
sTipoAsntDebito Tipo de asiento para los débitos
sClaseAsnt Indica que clase de asiento se debe generar, consolidado o no.
sCodigoImpOmision Código del impuesto por omisión
sNombreImpuesto1 Nombre del impuesto 1
sNombreImpuesto2 Nombre del impuesto 2
sNombreRubro1 Nombre del rubro1
sNombreRubro2 Nombre del rubro2
bAsntPais Bandera que indica si el asiento se realiza por país, si es
FALSE se supone que se hace por categoría de cliente.
sClienteCodigo Código del cliente
sClienteNombre Nombre del cliente
sClienteAlias Alias del cliente
sClienteNit NIT del cliente
sClientePais País del cliente
sClienteCategoria Categoría del cliente
sClienteMoneda Moneda del cliente
sNitEntidadBancaria NIT de la entidad Bancaria
sClienteNit NIT del cliente
sClienteNitDebito NIT del cliente a quién corresponde el débito
Cuentas Contables
sPaisCtrCosto[*] Vector que almacena los centros de costo del país
sPaisCtaContable[*] Vector que almacena las cuentas contables del país
sCategoriaCtrCosto[*] Vector que almacena los centros de costo de la categoría
del cliente
sCategoriaCtaContable[*] Vector que almacena las cuentas contables de la categoría
del cliente

Cuentas por Cobrar
sRetencionCtrCosto Centro de Costo de la retención
sRetencionCtaContable Cuenta Contable de la retención
sBancoCtrCosto Centro de Costo de la cuenta bancaria
sBancoCtaContable Cuenta bancaria
sDifCambLocCtrCosto Centro de costo de la cuenta de diferencias cambiarias
local
sDifCambLocCtaContable Cuenta contable de diferencias cambiarias local
sDifCambDolCtrCosto Centro de costo de la cuenta de diferencias cambiarias
dólar
sDifCambDolCtaContable Cuenta contable de diferencias cambiarias dólar
Control de Errores
sFuncionError Función en la que se dio el error.
sTextoError Texto de error que se dio.
FUNCIONES
El propósito de la mayoría de las funciones es realizar la inicialización de las
variables definidas en el apd, para que allí puedan ser modificadas y luego
enviadas a la clase funcional que generará el asiento.
Las funciones que se mencionan a continuación deben ser ejecutadas en la
función InicieTansacciónCC( ):
DefinirTiposAsiento(sTipoAsntCredito, sTipoAsntDebito)
Descripción: Función que asigna los valores a las variables que van a contener
los tipos de asiento tanto para los créditos como para los débitos.
DefinirClaseAsiento( sClaseAsnt )
Descripción: Función que asigna el valor a la variable que va a contener la
clase de asiento a generar ya sea consolidado o no.
DefinirImpuestos( sCodigoImpOmision, sNombreImpuesto1,
sNombreImpuesto2)
Descripción: Función que asigna los valores a las variables que va a contener
el código del impuesto por omisión y los nombres de los impuestos.
DefinirRubros( sNombreRubro1, sNombreRubro2)
los nombres de los rubros.
DefinirAsientoPorPais( bAsntPais )
Descripción: Función que asigna el valor a la variable de tipo booleana que
indicará si el asiento se debe realizar por país.
Si el valor recibido es TRUE el asiento es por país pero si es FALSE quiere
decir que se genera por categoría del cliente.
DefinirInstalledCB( bInstalledCB )
indicará si el módulo de Control Bancario se encuentra instalado.
Si el valor recibido es TRUE quiere decir que CB está instalado.

DefinirCtasDifCambio( sDifCambLocCtrCosto, sDifCambLocCtaContable,
sDifCambDolCtrCosto, sDifCambDolCtaContable )
las cuentas y centros de costo para las diferencias de cambio.
Las funciones que se mencionan a continuación se llaman dentro de la función
SetCliente( ):
DefinirCliente( hsql, sClienteCodigo, sClienteNombre, sClienteAlias,
sClienteNit,sPrmClienteNit, sClientePais, sClienteCategoria,
sClienteMoneda ) ====> Boolean
los datos del cliente.
Además a esta función se le pasa como parámetro un sql handle conectado que
podrá ser utilizado para realizar las consultas que se pudiesen requerir.
DefinirCtasPais( sPaisCtrCosto[*], sPaisCtaContable[*] )
Descripción: Función que asigna los valores a los vectores en el cual se van a
almacenar los centros de costo y las cuentas del país correspondiente.
DefinirCtasCategoria( sCategoriaCtrCosto[*], sCategoriaCtaContable[*] )
almacenar los centros de costo y las cuentas de la categoría de cliente
correspondiente.
Tanto las funciones DefinirCtasPais() y DefinirCtasCategoria() necesitan que

las funciones ConstListCtas() y CargarCuentas() hayan sido ejecutadas para
poder obtener de los arreglos la información correcta. Dichas funciones
misceláneas se encuentran definidas en fclsInterfaseCC.
ConstListCtas( nListCtas[*])
Descripción: Función que construye la lista de los códigos de las cuentas que
se han definido tanto para asientos por país como para asientos por categoría
del cliente, la lista se almacena en la variable nListCtas[*] que se define como
variable de la función SetCliente() de la clase fclsInterfaseCC.
CargarCuentas( sPaisCtrCosto[*], sPaisCtaContable[*],
sCategoriaCtrCosto[*], sCategoriaCtaContable[*] )
almacenar los centros de costo y las cuentas tanto del país como de la
categoría de cliente. Utiliza la información almacenada en nListCtas[*] para
poder obtener la información correspondiente.
Las funciones que se mencionan a continuación son las funciones que definen
los datos del documento al que se generará el asiento y las que definen el
formato con el cual se creará el asiento:
DefinirDocumento (hsql, .....) ====> Boolean
Descripción: Función que inicializa las variables del documento y las de
control con la información que recibe como parámetro, que por ser tan extensa

Cuentas por Cobrar
no se detalla aquí, pero que se puede consultar viendo la sección de variables
del documento del apd que se describió inicialmente.
DefinirCtaRetención( sRetencionCtrCosto, sRetencionCtaContable )
las cuentas y centros de costo para las retenciones.
DefinirCtaBanco ( sBancoCtrCosto, sBancoCtaContable,
psNitEntidadBancaria )
las cuentas, los centros de costo y el NIT de la entidad bancaria para los
documentos de control bancario.
CreeAsientoIngreso (psNIT [*], hsql, bReversion, sNotasIniciales,
nIndProceso, sTipoAsnt, dtFechaAsnt, lsNotasAsnt,
bCerrarAsntConDifCambio, sCtrCosto[*], sCtaContable [*], sReferencia [*],
sFuente [*],nMontoLocal [*], nMontoDolar[*], nNumLineas ) ====>
Boolean
Descripción: Esta función es la encargada de establecer el encabezado y
detalle del asiento, así como la cantidad de líneas que componen el detalle.
Dichos datos son retornados en los parámetros recibidos: sTipoAsnt,
dtFechaAsnt, lsNotasAsnt, bCerrarAsntConDifCambio,sCtrCosto[*],
sCtaContable[*], sReferencia [*], sFuente [*], nMontoLocal [*],
nMontoDolar[*], nNumLineas.
La distribución de la información de cada una de las líneas del detalle en cada

uno de los vectores se realiza de la siguiente forma:
Ej.:
En la posición cero del vector sCtrCosto se encuentra el centro de costo de la
línea l del detalle del asiento.
En la posición cero del vector sCtaContable se encuentra la cuenta contable de
la línea l del detalle del asiento.
En la posición cero del vector sReferencia se encuentra el texto de la
referencia de la línea l del detalle del asiento.
En la posición cero del vector sFuente se encuentra el texto de la fuente de la
En la posición cero del vector nMontoLocal se encuentra el monto local de la
En la posición cero del vector nMontoDolar se encuentra el monto dólar de la
línea l del detalle del asiento, y así con cada una de las líneas del detalle.
El valor retornado en el parámetro nNumLineas es la cantidad de líneas que se
tienen en el detalle dicho valor se utilizará para el recorrido sobre los vectores
en el momento en que se extraerán los datos de los mismos para introducir las
líneas del asiento durante su generación.

CreeAsientoAplicacion ( psNIT [*], hsql, bReversion, sNotasIniciales,
nIndProceso,sTipoCredito, nSubTipoCredito,sSubTipoCredito,
sCreditoNumero, sTipoDebito, sTipoDebito, sSubTipoDebito,
sDebitoNumero, dtFechaAplicacion, sCtrCosto[*], sCtaContable [*],
sReferencia [*],sFuente [*], nMontoLocal [*], nMontoDolar[*], nNumLineas)
====> Boolean
Descripción: Esta función es la encargada de establecer el encabezado y
detalle del asiento de aplicación, así como la cantidad de líneas que componen
el detalle. Dichos datos son retornados en los parámetros recibidos: sTipoAsnt,
dtFechaAsnt, lsNotasAsnt, bCerrarAsntConDifCambio, sCtrCosto[*],
sCtaContable[*], sReferencia [*], sFuente [*],
nMontoLocal [*], nMontoDolar[*], nNumLineas.
La distribución de la información de cada una de las líneas del detalle en cada

uno de los vectores se realiza de la siguiente forma:
Ej.:
En la posición cero del vector sCtrCosto se encuentra el centro de costo de la
línea l del detalle del asiento de aplicación.
En la posición cero del vector sCtaContable se encuentra la cuenta contable de
la línea l del detalle del asiento de aplicación
En la posición cero del vector sReferencia se encuentra el texto de la
referencia de la línea l del detalle del asiento de aplicación
En la posición cero del vector sFuente se encuentra el texto de la fuente de la
línea l del detalle del asiento de aplicación
En la posición cero del vector nMontoLocal se encuentra el monto local de la
línea l del detalle del asiento de aplicación
En la posición cero del vector nMontoDolar se encuentra el monto dólar de la
línea l del detalle del asiento de aplicación, y así con cada una de las líneas del
detalle.
El valor retornado en el parámetro nNumLineas es la cantidad de líneas que se
tienen en el detalle dicho valor se utilizará para el recorrido sobre los vectores
en el momento en que se extraerán los datos de los mismos para introducir las
líneas del asiento durante su generación.
DefinirSiCopiarNotasEnAsnt ( bCopiarNotasEnAsnt )
indicará si el se copiarán las notas del documento en el detalle del asiento
contable.
Si el valor recibido es TRUE quiere decir que si se copiarán las notas en el
asiento contable.
RetornarError(sFuncionError, sTextoError)
Descripción: Función que devuelve el nombre de la función y el texto del
último error que ocurrió.
Cuentas por Cobrar
DETALLES DE IMPLEMENTACIÓN
Para centralizar y facilitar el manejo de las variables que se usarán en la
interfase entre el archivo apd y la funcionalidad del módulo , se ha pensado
definir en un nuevo archivo apl, una clase funcional cuyas variables de
instancia sean las que se pasan al apd para obtener los datos del encabezado y
detalle del asiento.
Definición de la clase funcional

La clase funcional se define en el archivo GENASNTS.APL y es mediante la
cual se llevará a cabo la generación del asiento tomando para esto la
información obtenida del hook.
Nombre: fclsInfoAsiento
Variables:
nMontoDoc Monto del documento
sTipoContabilidad Indica el tipo de contabilidad que se va a generar.
(Fiscal, Corporativa, Ambas)
sTipoAsnt Tipo de asiento a generar.
dtFechaAsnt Fecha del asiento a generar.
lsNotasAsnt Notas del asiento a generar.
bCerrarAsntConDifCambio Bandera para indicar si el asiento se cierra con
diferencias cambio.
sCtrCosto[*] Vector que almacena los centros de costo de las
líneas del asiento
sCtaContable [*] Vector que almacena las cuentas contables de las
líneas del asiento
sReferencia [*] Vector que almacena el texto de la referencia de las
líneas del asiento
sFuente [*] Vector que almacena el texto de la fuente de las
líneas del asiento
nMontoLocal [*] Vector que almacena los montos locales de las
líneas del asiento
nMontoDolar[*] Vector que almacena los montos dólares de las
líneas del asiento
nNumLineas Variable que indica la cantidad de líneas del
asiento.
sFuncionError Variable con el nombre de la función en la que se
dio el último error.
sTextoError Texto de error que se dio.
Funciones:
InserteAsiento( fclsIntroAsiento, Number ) ====> Boolean
Descripción: Encargada de agregar el asiento con los datos que se encuentran
cargados en la instancia de la clase.
Recibe como parámetro una instancia de la clase funcional fclsIntroAsiento y
devuelve un número en el cual se tiene el valor del asiento.
La función retorna un valor booleano que indica el resultado del proceso de la
generación del asiento.

LimpieDatos()
Descripción: Encargada de limpiar la información de la instancia.
ObtenerError(sFuncionError, sTextoError)
Descripción: Función que devuelve el nombre de la función y el texto del
último error que ocurrió.
Definición de nuevas constantes

Para la implementación de las funciones DefinirCtasPais( ) y
DefinirCtasCategoria( ) fue necesario definir constantes para indicar en que
posición se encuentran las distintas cuentas contables y sus respectivos centros
de costo, en los vectores de cuentas de País y de Categoría del cliente.
Constantes
Constantes para manejo de vectores
CC_CANT_CTAS_CTRS = 12
Cantidad de cuentas contables y centros de costo que se tienen en CC para la
generación de asientos, que son leídas del País y la Categoría.
POS_CTACTR_CXC = 0
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de Cuentas por Cobrar
en los vectores respectivos de generación de asientos.
POS_CTACTR_ANTICIPO_CXC = 1
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de anticipos en los
vectores respectivos de generación de asientos
POS_CTACTR_LXC = 2
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de Letras de Cambio en
los vectores respectivos de generación de asientos
POS_CTACTR_INT_MORA_CXC = 3
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de intereses de mora en
los vectores respectivos de generación de asientos
POS_CTACTR_RECIBOS_CXC = 4
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de recibos en los
POS_CTACTR_PRONTO_PAG_CXC = 5
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de pronto pago en los
POS_CTACTR_IMPUESTO1_CXC = 6
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del impuesto 1 en los
POS_CTACTR_IMPUESTO2_CXC = 7

Cuentas por Cobrar
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del impuesto 1 en los
POS_CTACTR_RUBRO1_CXC = 8
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del rubro 1 en los
POS_CTACTR_RUBRO2_CXC = 9
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta del rubro2 en los
POS_CTACTR_CREDITO_CXC = 10
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de los créditos en los
POS_CTACTR_DEBITO_CXC = 11
Posición de la cuenta y el centro de costo de la cuenta de los débitos en los
Constantes para indicador de proceso

CC_DESDE_AGREGAR_DOC = 1
Indica que el proceso se realizó al agregar un documento.
CC_DESDE_AGREGAR_APLICACION = 2
Indica que el proceso se realizó al agregar una aplicación de documentos.
CC_DESDE_AGREGAR_INTMORA = 3
Indica que el proceso se realizó al agregar un documento de interés de mora.
Detalles de funcionalidad
Es importante de señalar que algunos cálculos se mantendrán en el ejecutable
del módulo y no serán trasladados a la funcionalidad del apd.
Dentro de dichos datos se encuentran los siguientes: paquete utilizado, monto
del documento, tipo de contabilidad.
Las funciones CrearAsientoDocumento() y CrearAsientoAplicacion() setean
los datos para la generación del asiento.
Por otro lado, las funciones InsertarLineasAsientoDocumento() e
InsertarLineasAsientoAplicacion() fueron eliminadas, su funcionalidad se
trasladó a la clase funcional fclsInfoAsiento.
La funcionalidad que se utilizaba para conocer las cuentas de País y Categoría
de Cliente se modificó y está dada en las funciones ConstListCtas() y
CargarCuentas().
Las funciones InicieTransaccionCC() y SetCliente() son las funciones en que
se invocan la mayoría de las funciones que establecen los datos del asiento
mediante el hook.
Más específicamente en InicieTransaccionCC() se establecen los datos de:
▪ Tipos de asientos
▪ Clase de Asiento
▪ Información de impuestos

▪ Información de rubros
▪ Bandera de asientos por país
▪ Información de centros de costo y cuentas de diferencias de cambio
Mientras que en SetCliente() se define:
▪ La información del cliente
▪ Cuentas y Centros de costo de País
▪ Cuentas y centros de costo de la Categoría del cliente
El proceso de Intereses de Mora se modificó para indicar que el asiento se está
generando desde dicho proceso, esto mediante el uso del parámetro
nIndProceso y para el cual se definieron constantes, en este caso particular se
usa la constante CC_DESDE_AGREGAR_INTMORA.
HOOK DE SUGERENCIA DE
IMPUESTOS GENÉRICO
Este archivo tiene la característica de que puede ser modificado por el cliente
sin que esto afecte al resto de la aplicación.
Se creo una nueva biblioteca (APL) llamada CCSUGIMP.APL, que al
compilar como Dynalib genera un archivo llamado CCSUGIMP.APD. Esta
biblioteca APL puede ser personalizada por el cliente de acuerdo a sus
necesidades y recompilarla como APD para que el módulo pueda utilizar la
funcionalidad modificada.
En CCSUGIMP.APL se definieron las siguientes funciones:
Function: Sugerir_Imptos
Descripción: Se utiliza para sugerir los porcentajes definidos para los
impuestos.
Esta función los siguientes parámetros:
hsqlPrmCons Handle conectado para realizar
ulta consultas sobre la base de datos.
sPrmCliente Cliente para el cual se sugerirá los porcentajes de impuestos.
sPrmCategoria Categoría del cliente indicado.
sPrmPais País del cliente indicado.
nPrmPorcImpto1 Porcentaje correspondiente al Impuesto 1
nPrmPorcImpto2 Porcentaje correspondiente al Impuesto 2
La función Sugerir_Imptos retorna “TRUE” si se pudieron obtener los valores

solicitados.
La función se encarga de obtener los porcentajes de los impuestos Cuenta
Contable y el Centro de Costo asociados al Tipo y Subtipo de documento.
Estos valores se obtienen al seleccionar la información de la tabla de
Impuestos y de la tabla de parámetros Globales de CC, tomando en
Cuentas por Cobrar
consideración que el impuesto de la tabla impuesto sea igual al impuesto por
omisión almacenado en las Globales del Módulo.
Si se localizaron los impuestos seleccionados, se retornan como parámetros;
en caso contrario, se retorna cero para el Impuesto 1 y cero para el Impuesto 2
y retorna “FALSE”.
Función: ConcatenarCompania
Descripción: La función ConcatenarCompania retorna el nombre de la
compañía concatenado con la hilera que se indica. Es importante recordar que
toda sentencia SQL debe usar esta función para concatenar el nombre de la
compañía a la tabla que va a ser utilizada en el FROM.
La función ConcatenarCompania retorna un valor “String” o hilera de
caracteres, la cual es la hilera resultante de concatenar la hilera que se indica
con el nombre de la compañía.
Parámetros solicitados:
sCompania Nombre de la tabla a concatenarle la compañía;
no puede ser nulo
sNombreTabla Nombre de la tabla a concatenarle la compañía;
no puede ser nulo

APÉNDICE E
Integración Contable
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Cuentas por Cobrar es auxiliar del módulo de Contabilidad
General. Todas las transacciones que se registren desde Cuentas por Cobrar,
pueden generar asientos contables en Contabilidad General.
Sin embargo, el módulo de Cuentas por Cobrar puede llevar registro de las
transacciones de documentos asociados con cuentas por cobrar de los clientes,
sin integrar estos movimientos a la contabilidad.
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar los documentos de cuentas por cobrar, por medio de la
opción Integración Contable de la carpeta General en Parámetros del
Módulo. Cuando el usuario marca esta opción se activa la carpeta Contable de
En la opción Asientos para de la carpeta Contable se marcan aquellos
documentos, tipo crédito y débito, de Cuentas por Cobrar para los cuales se
generarán asientos en el módulo de Contabilidad General.
Además, se puede configurar la forma en que se manejará la integración
contable desde el módulo de Cuentas por Cobrar, mediante la opción
denominada Generación de Asientos de la carpeta Contable de
Parámetros del Módulo. Se puede utilizar cualquier combinación entre las
siguientes opciones:
▪ Visualizar: permite observar la pantalla de generación de asientos,
denominada Diario de la Contabilidad.
▪ Modificar: establece si se pueden hacer ajustes en el asiento. Por
ejemplo, insertar cuentas contables en el asiento.
▪ Aplicar Automáticamente: indica si el asiento se graba en el Mayor o
en el Diario de la Contabilidad.
Para más detalle, refiérase a la carpeta de Contable de "Parámetros del
Módulo" en la página 15.
MANEJO DE LA INTEGRACIÓN
CONTABLE
Si se ha establecido la generación de asientos contables al registrar
documentos de Cuentas por Cobrar, entonces para registrar los
documentos proceda de la siguiente manera:
Cuentas por Cobrar Integración Contable • 353

1. Ingrese la información requerida en las carpetas de la opción de
Creación de Documentos. Verifique los datos asociados con el
documento.
2. Para salvar el documento, presione el botón izquierdo del ratón sobre
la opción Actualizar del menú de Documentos o el icono . Si
desea regresar a la tabla de Documentos, presione el botón izquierdo
del ratón sobre la opción Actualizar y Regresar del menú de
Documentos o el icono .
3. Si el documento es de tipo Débito:
▪ Se desplegará la pantalla de Diario de la Contabilidad, si no
marcó la opción de Aplicar Automáticamente.
▪ Podrá modificar las líneas del asiento, si marcó la opción Permitir
Modificar.
▪ Solamente podrá ver el asiento, si marcó la opción Ver Asiento.
A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la creación
de un documento tipo débito (Factura):
Cuenta
Débito Colón Crédito Colón
Contable
Impuesto sobre Ventas ¢ 65,217.39
Cierre Débitos ¢ 434,782.61
4. Si el documento es de Crédito:
▪ Se desplegará la pantalla de Aplicación del Documento, para
definir sobre cuáles documentos tipo Débito se aplicará el documento
de Crédito creado.
▪ Cuando se ha establecido sobre cuáles documentos tipo Débito se
aplicará el documento de Crédito creado, se desplegará la pantalla de
Diario de la Contabilidad, si no marcó la opción de Aplicar
Automáticamente.
Modificar.
A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la aplicación de
un documento tipo crédito (Depósito):
Cuenta Débito Crédito Tipo de Débito Crédito
Contable Colón Colón Cambio Dólar Dólar
Cuentas por 465,000.00 226.00 2,059.73
Cobrar
Bancos 465,000.00 224.99 2,068.89
Diferencias 0.00 226.00 9.16
Cambiarias
5. Si el documento es tipo Crédito y subtipo Anticipo:

354 • Integración Contable Cuentas por
Cobrar
▪ Se desplegará la pantalla de Diario de la Contabilidad, si no marcó la
opción de Aplicar Automáticamente.
Modificar.
A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la creación de un
documento tipo Crédito y subtipo Anticipo:
Cuenta de Anticipos de ¢ 100,000.00
Clientes
Cierre Créditos ¢ 100,000.00
A continuación, se presenta el asiento contable asociado con la Aplicación

manual de un documento tipo Crédito y subtipo Anticipo sobre un
documento tipo Débito:
Cuenta de Anticipos ¢ 100,000.00
Es importante señalar que si en el módulo de Contabilidad General se

indicó que se utilizan NIT's en la generación de asientos contables se
presentará el siguiente comportamiento:
✓ en todos los asientos que se generen desde el módulo de Cuentas
por Cobrar, todas las líneas de los asientos llevarán el NIT del
cliente asociado, exceptuando las transacciones que tengan que ver
con Cuentas Bancarias
✓ las transacciones que tengan que ver con Cuentas Bancarias llevarán
en la línea de Ventas o Cuentas por Cobrar el NIT del cliente y en la
otra el NIT de la Entidad Financiera Asociada a la Cuenta Bancaria.
Para mayor detalle del manejo de NIT's refiérase al manual del módulo de
Cuentas por Cobrar Integración Contable • 355

APÉNDICE F
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del módulo de Cuentas por Cobrar. Los derechos para
los grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen
desde la opción Seguridad! del menú principal del módulo de
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para
quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento de Contabilidad podrían tener derecho a Consultar
Documentos, desde el módulo de Cuentas por Cobrar.
Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento de
Contabilidad podría ser el único empleado con derecho para la Aprobar el
Movimiento Diario de la opción Administración del menú principal del
módulo de Cuentas por Cobrar.
DEFINICIÓN DE LOS PRIVILEGIOS

El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del módulo de
Cuentas por Cobrar, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular,
se presenta a continuación:
1. Desde el menú principal del módulo de Administración del
Sistema presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de
Seguridad!. Se desplegará la pantalla para Definición de
Usuarios y Grupos.
2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios,
marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla
Grupos.
Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,
marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla
Usuarios.
3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el
usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o
derechos y active el icono . Se desplegará la pantalla de
Definición de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del
código y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el
usuario en particular.
Cuentas por Cobrar Control de Seguridad • 357

4. Seleccione, mediante un “Combo Box”, la compañía en la cual el
grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derechos o
privilegios sobre las opciones de los módulos del sistema instalados.
5. En la parte intermedia de la pantalla de Definición de
Privilegios, se despliega un árbol que contiene los módulos del
sistema instalados para la compañía seleccionada. Marque con el
highlight el módulo de Cuentas por Cobrar.
6. Para expandir el árbol en una rama o nivel haga doble clic sobre la
rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del
menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar, haga doble
clic sobre la rama de Cuentas por Cobrar.
7. Expanda cada una de las opciones del menú principal de Cuentas
por Cobrar. Por ejemplo, si hace doble clic sobre la rama
Clientes se desplegarán cinco ramas: Agregar, Modificar,
Eliminar, Vendedores y Direcciones de Embarque. A su
vez, la rama de Direcciones de Embarque se puede expandir en
tres ramas: Agregar, Modificar y Eliminar. Se pueden expandir
tantos niveles como opciones existan para rama o nivel.
Cada rama o nivel representa un privilegio sobre una opción
específica o un grupo de opciones que se encuentran dentro de la
rama o nivel.
8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opción, de
manera individual, marque con el highlight la rama y presione el
icono o la opción Permitir del menú de Privilegios. Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar solamente el derecho de Agregar Clientes se debe
marcar con el highlight la rama Agregar de la opción Clientes del
menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar y presionar el
icono .
Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de

nivel superior y todas las opciones que se encuentran dentro de
cada rama o nivel superior, simultáneamente, active el icono
o la opción Replicar del menú de Privilegios, marque con

el highlight la rama o nivel superior y presione el icono . Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar todos los derechos o privilegios relacionados con un
documento se debe activar el icono , marcar con el highlight

la rama o nivel superior Documentos del menú principal del
módulo de Cuentas por Cobrar y presionar el icono . Por lo
358 • Control de Seguridad Cuentas por
Cobrar
tanto, el grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derecho
para Agregar, Modificar, Eliminar, Anular, Aplicar
Documentos, Consultar la Aplicación sobre Documentos
e Imprimir Documentos.
9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios

o un usuario en particular, presionando con el botón izquierdo del
ratón sobre el icono o la opción Grabar del menú de
Privilegios.
A continuación se presenta la pantalla para la definición de privilegios:
Definición de Privilegios
Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual

pertenece el empleado no se definen privilegios o derechos sobre una o
varias opciones del módulo, entonces cuando el usuario ingrese al
módulo dichas opciones aparecerán deshabilitadas.
Cuentas por Cobrar Control de Seguridad • 359

APÉNDICE G
Esquema de Bloqueos
NOTA INTRODUCTORIA
El propósito del Esquema de Bloqueos del módulo de Cuentas por Cobrar es
permitir que varios usuarios trabajen sobre un mismo cliente al mismo tiempo.
Es decir, se permitirá a varios usuarios utilizar a la vez los procesos del
Mantenimiento de documentos, seleccionando el mismo cliente.
Para hacer más práctico, rápido y seguro el control de bloqueos, se definieron
varias clases de bloqueos que se utilizan dependiendo de la característica del
proceso o acción que se vaya a realizar, a continuación se describe cada uno de
ellos:
Bloqueo General: se establece antes de ejecutar un proceso que involucre
cambios en varios registros a la vez. El bloqueo se realiza antes de ejecutar
cualquiera de los procesos que se encuentran en el submenú Administración,
por procesos se tienen los siguientes: Aprobación del movimiento diario,
Carga de facturación, Diferencias cambiarias, Intereses de mora, Días
promedio de atraso, Recálculo de saldos y Purga de datos.
Bloqueo de Cliente para edición: se establece antes de editar la información de
un cliente. Se hace desde el mantenimiento de clientes.
Bloqueo de Cliente para agregar: se establece antes de agregar un documento.
Se hace desde la opción de captura de documentos.
Bloqueo de Contra recibo: se establece antes de modificar un documento o un
contra recibo. Se hace desde la ventana de introducción de documentos o
desde la pantalla de introducción de clientes.
Bloqueo de Documento: se establece antes de modificar un documento. Se
hace desde la ventana de introducción de documentos.
JERARQUÍA DE BLOQUEOS
Se estableció una jerarquía con el fin de facilitar el manejo de los diferentes
tipos de bloqueos, de manera que se tengan claro las reglas para el
establecimiento de estos, ya que el éxito de realizar un bloqueo requerido
depende del tipo de bloqueo que se encuentren ya registrado al momento de
tratar de registrar éste.
Cuentas por Cobrar Esquema de Bloqueos • 361

Jerarquía de Bloqueos
REGLAS PARA ESTABLECER

BLOQUEOS
Bloqueo General: Un bloqueo general podrá ser establecido si no existe otro
bloqueo general registrado en la tabla de Bloqueos.
Por otro lado, si al tratar de realizar un bloqueo general el sistema se da cuenta
que existe un bloqueo de cualquiera de los otros tipos, se despliega un diálogo
en el cual se le informa al usuario sobre dicha situación y además se le
pregunta si desea continuar con el proceso, si su respuesta es afirmativa se
establece el bloqueo general respectivo y se ejecuta el proceso. Si su respuesta
es negativa el proceso no se realiza. En este mismo diálogo se muestra un
botón que se llama Ver Bloqueos el cual al ser seleccionado muestra una tabla
con la información de los bloqueos que se tienen registrados, en esta tabla se
muestra el usuario y fecha del bloqueo.
Bloqueo de Cliente por Edición: No es posible tratar de agregar un registro
de bloqueo de cliente por edición si:
▪ Existe un bloqueo General.
▪ Existe un bloqueo del mismo cliente por Agregar.
▪ Existe algún bloqueo de Contra recibo para el mismo cliente
▪ Existe algún bloqueo de Documento para el mismo cliente
Bloqueo de Cliente por Agregar: No es posible tratar de agregar un registro
de bloqueo de cliente por agregar si:
▪ Existe un bloqueo del mismo cliente por Edición.
362 • Esquema de Bloqueos Cuentas por

Cobrar
Este tipo de bloqueo nace de la necesidad de indicarle a otros procesos que se
está agregando un documento a un cliente dado ya que cuando se está
agregando un documento no se tiene la posibilidad de bloquear el documento
dado que este no existe, con este tipo de bloqueo se evitan las incongruencias
en los datos que se podrían dar en esta situación en particular.
Sin embargo un cuidado especial que se debe realizar es verificar el límite de
crédito al registrar un nuevo débito.
Bloqueo de Contra recibo: No es posible tratar de agregar un registro de
bloqueo de contra recibo si:
Bloqueo de Documento: No es posible tratar de agregar un registro de
bloqueo de documento si:
▪ Existe algún bloqueo de Contra recibo para el contra recibo al que está
asociado el documento si es que lo está.
Como se pudo observar no se puede realizar ninguna clase de modificación a
un cliente, documento o contra recibo para cualquier cliente, si existe un
Bloqueo General registrado en la tabla de bloqueos de la base de datos, ya que
esto indica que un proceso masivo está en ejecución.
Sin embargo un cuidado especial que se debe tener es verificar el límite de
crédito del cliente al modificar el monto de un débito.
Cuentas por Cobrar Esquema de Bloqueos • 363

APÉNDICE H
Asientos Contables y Diferencias

Cambiarias
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Cuentas por Cobrar, como su nombre lo indica, se encarga
de manejar la información de los documentos que están pendientes de cobro, y
a la vez, de registrar los pagos de los clientes y la forma como sus deudas son
canceladas.
Los documentos que se registran pueden ser de diferentes monedas, es decir,
al momento de registrar un documento se debe de especificar no solo el monto
sino también el código de la moneda en la que está el documento.
Posteriormente, la información del monto es traducida, para ser enviada a la
Contabilidad, en un monto local y un monto dólar. Esto en el caso de que este
activa la opción de doble moneda. Si no hay doble moneda en la Contabilidad,
entonces, solamente se calcula el monto en moneda local.
Los montos son traducidos utilizando los tipos de cambio que se han definido
para cada moneda, tomando los datos a partir de los archivos históricos, según
la fecha con que se registra cada documento.
El manejo de múltiples monedas trae como consecuencia, el que se deba de
considerar el problema de las diferencias de cambio, debido al hecho de
que el valor de referencia asociado con las monedas varía con el tiempo (Tipo
de Cambio).
Para determinar los asientos contables generados por las transacciones
registradas mediante el módulo de Cuentas por Cobrar y los asientos
contables asociados con las diferencias de cambio se analizan tres casos.
CASO 1: IGUAL MONEDA,

DIFERENTES TIPOS DE CAMBIO
Se cancelan débitos con créditos que están en la misma moneda, pero que se
han introducido en el sistema con diferentes tipos de cambio. Por ejemplo:
Ingreso de Documentos
Cuentas por Cobrar Asientos Contables y Diferencias Cambiarias • 365

Movimientos Contables
Factura
Depósito
La línea por diferencia de cambio en este último movimiento contable, se

realiza para corregir el problema de diferencia de cambio que existe entre el
registro de la cuenta por cobrar del cliente (que lo toma de la moneda del
depósito) y el que tiene la cuenta bancaria en el módulo de Control
Bancario. El tipo de cambio de la cuenta bancaria se actualiza cada vez que
se ejecuta el proceso de diferencias de cambio en Control Bancario.
Luego de la Aplicación completa del depósito sobre la factura, tenemos los
siguientes saldos:
Saldos Documentos
Obsérvese que la factura ha sido cancelada por completo, sin embargo, todavía
registra un saldo en moneda dólar. Este saldo que se muestra allí, es un reflejo
del excedente que se presenta en la cuenta por cobrar de ese cliente, en la
contabilidad.
En la siguiente tabla, se nuestra la diferencia que se presenta a nivel de la
cuenta en la Contabilidad General:
Saldos Contabilidad
Antes del Ajuste por Diferencia de Cambio
Balance de los movimientos a la cuenta por cobrar del cliente
366 • Asientos Contables y Diferencias Cambiarias

Cuentas por Cobrar
Por lo tanto, cuando se ejecuta el proceso de diferencias de cambio en
Cuentas por Cobrar, se obtiene a partir del saldo dólar de la Factura, que se
debe de hacer un ajuste contable por diferencia de cambio, para balancear la
cuenta por cobrar del cliente, de esa forma se registra el siguiente movimiento:
Ajuste por Diferencia de Cambio
El tipo de cambio que se introduce en los asientos generados por el proceso de

diferencias de cambio es el tipo de cambio actual que tiene la moneda dólar.
Al final, la contabilidad refleja los saldos correctamente:
Saldos Contabilidad
Después del ajuste por Diferencias de cambio
CASO 2: REVALUACIÓN /
DEVALUACIÓN
En este caso, se deben de revaluar o devaluar, documentos que aún presentan
saldo y su registro actual está a un tipo de cambio que es diferente del que
existe al momento de ejecutar el proceso. Por ejemplo:
Factura

Depósito
Si está instalado el módulo de Control Bancario, entonces, al momento de

generar un Depósito o una Transferencia Electrónica de Fondos (T.E.F.), se
toma el tipo de cambio que tiene la cuenta de banco respectiva, por lo que el
asiento contable que se genera utiliza este valor. Para el ejemplo, se asume que
la cuenta de banco está ajustada a 200.00 ¢/$.
Suponga que los documentos presentan los siguientes saldos, al día de hoy:
Saldos Documentos
Si se ejecuta el proceso de diferencias de cambio en este momento y el

tipo de cambio de la moneda dólar ha cambiado a 210.00, entonces los saldos
restantes de estos documentos pendientes deben de ser actualizados al nuevo
tipo de cambio para reflejar en la contabilidad el valor actual de la deuda.
Para el caso de la factura, el cliente debe ¢ 10,000.00, pero ahora este valor
representa $ 47.62, en lugar de $ 100.00, por lo tanto se debe de realizar un
ajuste en la contabilidad por $ 52.38. Nótese que el saldo en la moneda del
documento se toma como referencia para calcular los nuevos saldos en
moneda local y dólar, a partir de los tipos de cambio de la moneda del
documento y de la moneda dólar, y la diferencia resultante entre este nuevo
saldo y el saldo anterior constituye el reajuste que se debe de hacer a nivel de
la contabilidad.
El saldo en la moneda del documento no varía durante el proceso, pero sus
equivalentes en moneda local o dólar pueden variar. Para el ejemplo en
cuestión, como el documento esta en moneda local, entonces no se pueden
producir diferencias de cambio en moneda local, solo en dólares, sin embargo,
si el documento esta en una tercera moneda diferente de la moneda local y la
moneda dólar, se pueden producir por un mismo documentos diferencias en
ambas monedas.
Luego del proceso se tienen los siguientes saldos:
Saldos Actualizados de los Documentos

Cuentas por Cobrar
Saldos Contabilidad
Luego del ajuste por Diferencias de Cambio
CASO 3: MONEDAS Y TIPOS DE

CAMBIO DIFERENTES
En este caso se cancelan débitos con créditos que están en monedas diferentes,
por lo que pueden tener diferentes tipos de cambio. Además, durante el
proceso de aplicación se puede establecer un nuevo tipo de cambio que
revalúa tanto al crédito como al débito. Por ejemplo:
Factura
Depósito

Si con el DEP-500 se procede a cancelar la Fac-1000, dado que los
documentos tienen diferente moneda entonces el sistema debe de preguntar un
tipo de cambio para la traducción del monto a aplicar en moneda dólar a un
equivalente en moneda local.
Asuma que para la aplicación el usuario especifica un tipo de cambio de
210.00 y desea cancelar la factura. Es decir, aplicará del cheque $71.42 a
210.00 para un equivalente de ¢ 15,000.00. Luego de la aplicación, los
documentos presentan los siguientes saldos:
Saldos de Documentos
La factura ha sido cancelada por completo, sin embargo, todavía registra un

saldo en moneda dólar, además el cheque tiene un saldo a favor de $ 3,58 pero
está en cero su equivalente en moneda local. Estas inconsistencias que se
muestran allí, son un reflejo de los excedentes que se presentan en la cuenta
por cobrar de ese cliente, según la contabilidad.
En la siguiente tabla, se presenta la diferencia a nivel de la cuenta en la
contabilidad general:
Saldos Contabilidad
Antes del Ajuste por Diferencia de Cambio
En realidad el balance debería indicar que se tiene a nivel de la cuenta del

cliente un saldo a favor de ¢ 751.80 y $ 3.58 (a un tipo de cambio de 210.00).
Si se ejecuta el proceso de diferencias de cambio y el tipo de cambio actual de
la moneda dólar es 210.00, entonces el proceso realiza los siguientes cálculos:
1. Determina que el saldo real de la factura 1000 es ¢ 0.00 y su
equivalente debe ser $ 0.00, por lo tanto incluye un ajuste para eliminar
el excedente de $ 78.58 que presenta la factura.
2. Determina que el saldo real del cheque 500 es $ 3.58 y su equivalente
debe ser ¢ 751.80, por lo que incluye un ajuste para aumentar la cuenta
en ese monto.

Cuentas por Cobrar
Saldos Contabilidad
Luego del ajuste por Diferencias de Cambio
Balance de los movimientos a la cuenta por pagar del proveedor

Glosario
Asiento
El Diario de la Contabilidad es un registro principal en el cual
quedan registrados, cronológicamente, todas las transacciones
efectuadas en un negocio de acuerdo con los principios de
contabilidad y en función del impacto sobre las cuentas
contables.
El registro asociado con una transacción particular se
denomina asiento. Cada operación registrada debe tener, al
menos, un cargo y un abono compensatorio o igual. El asiento
que tiene más de un cargo y un abono se conoce como asiento
compuesto. En algunos países de América Latina se conoce al
asiento contable como póliza.
Check box
Especie de "interruptor" que habilita o deshabilita una opción
asociada. Este interruptor se puede activar con el ratón,
presionando el botón izquierdo con su cursor sobre el
recuadro, o bien, con el teclado cuando la opción esté
encerrada en un recuadro punteado.
Cliente
Un cliente es alguien que llega y compra un producto o
servicio y que espera calidad de servicio y calidad del
producto en recompensa por su inversión.
Cliente Corporativo
Cliente que trabaja bajo una jerarquía organizacional donde se
tiene un único cliente principal llamado Corporación o Matriz
de Corporación y otros múltiples asociados a ésta, llamados
sucursales.
Cliente Sucursal
Cliente que pertenece a un esquema organizacional y que
depende directamente de un cliente corporación, el cliente
sucursal no puede tener asociado alguna otra subsidiaria
solamente existe una relación uno a uno con la corporación.
Cliente Registro
372 • Glosario Cuentas por Cobrar

Cliente donde se registra una transacción, ya sea propia o de
otra entidad.
Cliente Reporte
También es llamado cliente origen y representa la entidad que
generó la transacción.
Condición de Pago
Define la forma en que deberá ser cancelado un documento de
débito, ya sea al contado o al crédito. La condición de pago
involucra un descuento por pronto pago y una tasa de interés
involucrada en el período de crédito.
Depósito
Se refiere a una transacción que permite al cliente pagar
documentos pendientes por medio de un depósito del monto
parcial o total del documento a una cuenta bancaria de la
compañía.
Este pago se debe realizar directamente, es decir, el cliente
debe realizar un depósito en la entidad bancaria donde la
empresa tiene su cuenta. En este caso no es preciso que el
cliente tenga cuentas bancarias en la misma entidad.
Descuento
Porcentaje a rebajar, sobre el total facturado, debido a pedidos
de alto volumen o bien, por el pronto pago de un documento
de débito.
Documento
Se refiere al comprobante físico de una transacción. Existen
documentos de débito que son documentos por cobrar,
originados a partir de la adquisición de un bien o servicio
ofrecido a un cliente. También existen documentos de crédito
que se relacionan con las transacciones realizadas para el pago
de los bienes o servicios.
Factura
Este documento registra la entrega de bienes o servicios a un
cliente. Una factura se emite en el momento en que el cliente
obtiene el bien o servicio ofrecido, de manera que su
existencia se justifica para tener constancia de los bienes que
salieron o del servicio prestado, así como para reflejar la
transacción en la contabilidad de la compañía.
Cuentas por Cobrar Glosario • 373

Las facturas pueden generarse tanto para transacciones al
contado como al crédito.
Para el funcionamiento de este módulo se considerarán
facturas de ambos tipos, siempre y cuando éstas se generen
desde Cuentas por Cobrar.
Esto se debe a que también es permitido llevar el control de
facturas que fueron creadas desde el módulo de
Facturación. En este caso únicamente se podrán cargar
facturas cuya condición de pago no sea de contado.
Fuente
Relaciona un movimiento contable con el documento que lo
sustenta (número de depósito, de factura y otros).
Highlight
Barra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una
opción en un menú. Normalmente responde a las teclas
direccionales o al cursor del ratón.
Integración Contable
El proceso de integración contable se basa en la relación entre
los distintos módulos del sistema. De manera que, todas las
transacciones generadas desde módulos auxiliares como
Cuentas por Cobrar se reflejarán en la contabilidad de la
compañía, la cual es manejada directamente por el módulo de
El objetivo de la integración contable es llevar control de la
forma en que los movimientos de cuentas por cobrar afectan
las cuentas contables y en consecuencia, la posición financiera
de la compañía.
Sin embargo, el módulo puede funcionar sin integrar sus
movimientos a la contabilidad de la compañía, de manera que
únicamente se lleve el registro de los documentos de cuentas
por cobrar. La integración contable se puede activar y
desactivar con base en un parámetro denominado de la misma
manera, que se presenta en la carpeta General de los
El proceso puede realizarse de dos maneras: integración
contable en línea e integración contable en batch.
En el primer caso, el sistema toma todas las transacciones de
los documentos marcados como generadores de asientos y
registra un asiento contable cada vez que el usuario crea un
documento desde las opciones en el submenú
Transacciones del menú principal del módulo de Cuentas
por Cobrar.
En el segundo caso, o sea la integración contable en batch, se
lleva a cabo cuando se ejecutan procesos específicos de
generación de asientos. Estos procesos usualmente se ubican
en el menú de Administración y corresponden, en el caso de
Cuentas por Cobrar, a la generación de documentos por
Intereses de Mora y Diferencias Cambiarias.
Interés de Mora
Los intereses de mora son documentos que se generan a partir
del análisis de los documentos de cuentas por cobrar tipo
crédito que hayan vencido a una fecha determinada.
Cuando se ejecuta el proceso de intereses de mora el sistema
crea un único documento para cada cliente que contiene la
sumatoria de los montos correspondientes por cada documento
de crédito vencido.
Para que el proceso de intereses de mora se refleje en la
contabilidad de la compañía, es preciso que el tipo de
documento denominado Interés de Mora se marque en la
carpeta Contable de Parámetros del Módulo. En caso
contrario, el proceso se podrá correr de igual manera, sin
embargo su impacto sobre la compañía no se verá reflejado en
la contabilidad.
Letra de Cambio
Una letra de cambio es un documento que se genera cuando
dos personas físicas o jurídicas se comprometen a tener
relaciones financieras entre sí, de modo que una preste dinero
o bien ofrezca bienes o servicios a crédito y la otra se
comprometa formalmente a pagar por ellos en el período de
tiempo establecido. La función primordial de este documento
es servir como una garantía de que el cliente pagará su cuenta.
Generalmente la letra de cambio se crea por el monto máximo
que la empresa otorga el crédito al cliente, de manera que este
último se compromete a pagar este monto. Una letra de
cambio aumenta el activo de la empresa, dado que aumenta las
cuentas por cobrar.
Nota de Crédito u Otro Crédito

Para el funcionamiento del módulo de Cuentas por Cobrar,
una nota de crédito u otro crédito son documentos que se
emiten para hacer constar que un cliente ha realizado un
abono a su saldo pendiente. Al emitir una nota de crédito se da
conocimiento del monto que la empresa va a deducir de la
cuenta que el cliente tiene pendiente. Es por esta razón que las
notas de crédito y los otros créditos disminuyen el activo de la
empresa, dado que producen una reducción en las cuentas por
cobrar.
Cuentas por Cobrar Glosario • 375

Nota de Débito u Otro Débito
Para el funcionamiento del módulo de Cuentas por Cobrar,
una nota de débito u otro débito son documentos que se
emiten para hacer constar que un cliente le debe dinero a la
empresa, por un monto determinado. Al emitir una nota de
débito se da conocimiento del monto que la empresa va a
acreditarse a la cuenta que el cliente tiene pendiente. Es por
esta razón que las notas de débito y los otros débitos aumentan
el activo de la empresa, dado que producen un aumento en las
cuentas por cobrar.
Recibo
El recibo es un documento que se emite para constar que se
recibió dinero en efectivo del cliente, para abonar o cancelar el
monto que adeuda a la empresa.
Este documento disminuye la cuenta por cobrar, de manera
que se produce un pago a un monto por cobrar pendiente.
Un cobrador de la empresa entrega el recibo al cliente en el
momento en el que éste le entrega el efectivo.
Referencia
Detalle o descripción de un movimiento contable. En la
generación de asientos la referencia corresponde a la
aplicación definida al documento.
Transferencia Electrónica de Fondos

Una transferencia electrónica de fondos (T.E.F.) es una
transacción que permite al cliente pagar documentos
pendientes por medio de un depósito electrónico del monto
parcial o total del documento a una cuenta bancaria de la
compañía.
Para poder generar una T.E.F. es preciso que tanto el cliente
como la compañía tengan cuentas bancarias en la misma
entidad financiera.

CC Manual Usuario Cuentas Cobrar

Cargado por

Información del documento

Descripción original:

Derechos de autor

Formatos disponibles

Compartir este documento

Compartir o incrustar documentos

Opciones para compartir

¿Le pareció útil este documento?

¿Este contenido es inapropiado?

Copyright:

Formatos disponibles

CC Manual Usuario Cuentas Cobrar

Cargado por

Copyright:

Formatos disponibles

MANUAL DEL USUARIO

CUENTAS POR COBRAR

Introducción a Cuentas por Cobrar 3

Definición de las Características Generales de la Compañía 13

Información General para las Transacciones de Cuentas por Cobrar 27

Cuentas por Cobrar Índice General • i

ii • Índice General Cuentas por Cobrar

Mensajes de Softland 295

Parámetros en Archivos *.ini 299

Cuentas por Cobrar Índice General • iii

Conversión de Estados Financieros 303

Opciones Configurables en el Módulo 323

Integración Contable 353

Control de Seguridad 357

Esquema de Bloqueos 361

Asientos Contables y Diferencias Cambiarias 365

Cuentas por Cobrar Índice General • v

Acerca de esta Guía

Negrita Cursiva Módulos u opciones de Softland

Cuentas por Cobrar Índice General • 1

2 • Acerca de esta Guía Cuentas por Cobrar

Introducción a Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar • 3

4 • Introducción a Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar • 5

6 • Introducción a Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar • 7

Análisis de Pareto: Clientes / Impacto sobre el Volumen de Ventas

8 • Introducción a Cuentas por Cobrar

REGLAS DEL CARGO Y EL ABONO

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar • 9

CUENTA DE ANTICIPOS DE CLIENTES

10 • Introducción a Cuentas por Cobrar

Cuentas por Cobrar Introducción a Cuentas por Cobrar • 11

Definición de las Características

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía • 13

¿CÓMO SE IMPLANTA EL MÓDULO?

PARÁMETROS DEL MÓDULO

Al activar la opción de limpiar aplicación el sistema elimina la frase de la

16 • Definición de las Características Generales de la Compañía

La opción de integración contable permite que todos los movimientos

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía • 17

Impuesto en Débitos: corresponde al código de impuestos, definidos desde

Consecutivo de Retenciones: en este campo, el usuario puede definir un

Rubros en Débitos: los rubros se despliegan en la carpeta de Detalle de la

18 • Definición de las Características Generales de la Compañía

Documento Pronto Pago: cuando se crean documentos, es preciso

Ultima Compresión: en esta casilla el sistema despliega la fecha en que se

Rubros Adicionales: al activar esta opción, se activa la carpeta de Valores

Diferencias Cambiarias: esta casilla que es de tipo consulta, muestra la

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía • 19

20 • Definición de las Características Generales de la Compañía

Existen las siguientes modalidades de la integración contable, según se

a) Si no se marca ninguna opción, el sistema genera el asiento contable y

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía • 21

Contabilidad por omisión: el usuario debe establecer si los asientos que se

22 • Definición de las Características Generales de la Compañía

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía • 23

Carpeta de Textos Adicionales

24 • Definición de las Características Generales de la Compañía

Pantalla de Valores Adicionales

Cuentas por Cobrar Definición de las Características Generales de la Compañía • 25

Información General para las