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GESTION DE MANTENIMIENTO
ASISTIDO POR COMPUTADOR
Enero 2017
Objetivos del curso

Al completar este mdulo el alumno debe ser capaz de:
Seleccionar un software de mantenimiento adecuado para la empresa.

Capacidad en el manejo de un SCAM.
Analizar y evaluar los reportes de una aplicacin.
Identificar los diferentes tipos de gestin y control seleccionando los
mtodos ms apropiados para facilitar la administracin del mantenimiento
industrial. Diferencias conceptuales y criterios de aplicacin MBR, MBT,
MBC y MBM
Especificar sistemas de recoleccin de datos y su anlisis apropiado para la
planeacin y control del mantenimiento.
Contenido del curso

Entornos operativos.
El sistema de informacin para Gestin de
Mantenimiento.
Criterios previos a la implantacin de un GMAO.
El proceso de implantacin de una aplicacin.
Integracin del GMAO con el sistema de gestin de

la empresa.
Forma de evaluacin
La evaluacin de esta materia estar compuesta por la
ponderacin de dos notas:
Examen Final ( 30% de la nota )
Trabajo Grupal y Exposicin ( 70% de la nota )
Trabajo grupal: Los alumnos sern organizados en grupos de
trabajo para analizar la realidad de 01 empresa donde trabajan
con diferentes caractersticas de mercado y necesidades de
Mantenimiento.
Evaluacin del sistema computarizado para la gestin del
mantenimiento
La fecha de entrega vence el da: 08 de Enero 2017
SCAM
Un sistema computarizado para la gestin del mantenimiento
es un sistema de informacin adaptado y especializado para
brindar servicio al mantenimiento.
Ayuda en el proceso de recopilacin de datos, registro,

almacenamiento, actualizacin, procesamiento, comunicacin
y pronsticos.
SCAM
Es esencial para la planeacin, programacin y control de las
actividades de mantenimiento.
A travs de informes eficaces, un sistema computarizado para
la gestin de mantenimiento puede proporcionar a los gerentes
e ingenieros de mantenimiento la informacin necesaria para
la toma de decisiones acertada para controlar y mejorar el
proceso de mantenimiento.
GMAC
La Gestin de mantenimiento asistido por computadora u
ordenador, tambin conocida por las siglas GMAO y
nombrada en ocasiones CMMS, acrnimo de computerized
maintenance management system, es una herramienta de
software que ayuda en la gestin de los servicios de
mantenimiento de una empresa.
Bsicamente es una base de datos que contiene informacin
sobre la empresa y sus operaciones de mantenimiento. Esta
informacin sirve para que todas las tareas de
mantenimiento se realicen de forma ms segura y eficaz.
Tambin se emplea como herramienta de gestin para la
toma de decisiones.
GMAC
Las plataformas de GMAC pueden ser utilizadas por cualquier
organizacin que necesite gestionar el mantenimiento de sus equipos,
activos y propiedades. Algunas de las soluciones existentes estn enfocadas
a mercados especficos (mantenimiento de flotas de vehculos,
infraestructuras sanitarias, etc.) aunque tambin existen productos que
enfocados a un mercado general.
El software ofrece una amplia variedad de funcionalidades, dependiendo de
las necesidades de cada organizacin, existiendo en el mercado un gran
rango de precios. Puede ser tanto accesible va web, mientras que la
aplicacin se encuentra alojada en los servidores de la empresa que vende
el producto o de un proveedor de servicios TI o accesible va LAN si la
empresa adquisidora del producto lo aloja en su propio servidor.
Los sistemas de gestin del mantenimiento asistido por computadora se
encuentran muy prximos al software de Facility management y en muchos
mbitos empresariales, se consideran intercambiables.
Porqu implementar un Sistema Computarizado

de Mantenimiento CMMS ?
El mantenimiento es considerado hoy en da un factor estratgico
cuando se busca incrementar los niveles de productividad, calidad y
seguridad en una empresa. Es por ello que una empresa que aspire a
ser ms competitiva y eficiente debe adoptar tcnicas y sistemas que
le permitan garantizar la continuidad en sus procesos productivos y
uniformidad en la calidad de sus productos y servicios.
Debido a la dinmica y a la cantidad de informacin que se necesita
tener organizada para llevar a cabo una buena gestin de
mantenimiento, slo con un sistema computarizado es posible
mantener accesible y al da toda esa informacin.
Un sistema computarizado de mantenimiento se encarga de informar
oportunamente sobre los trabajos de mantenimiento que deben
realizarse, generando historiales que permiten medir el desempeo
de mantenimiento y tomar acciones para mejorarlo.
Porqu implementar un Sistema

Computarizado de Mantenimiento CMMS ?
Muchos son los beneficios tangibles e intangibles que pueden
obtenerse por la implementacin de un CMMS. Un ambiente de
trabajo en donde el mantenimiento se limita a reparar fallas, propicia el
trabajo bajo presin, lo cual repercute en la calidad del trabajo y se
traduce en mayores exposiciones al riesgo de daos en los equipos y
personas.
El cambio de mantenimiento de emergencia a MP llega a representar
ahorros para una empresa. Mediante un MP es posible prever las fallas
antes de que ocurran, realizando simples rutinas de inspeccin, ajuste,
lubricacin o cambio de piezas menores. Por lo general, la mayora de
las fallas mayores inician con el desgaste de un componente menor que
al fallar desencadena un problema de magnitud mucho mayor. Estas
fallas por lo general son previsibles y pueden evitarse llevando a cabo
simples rutinas de mantenimiento preventivo, redundando en una
importante reduccin en los costos de mantenimiento al preveer fallas
mayores.
Porqu implementar un Sistema

Computarizado de Mantenimiento CMMS ?
El desperfecto de una pieza por falta de mantenimiento puede
ocasionar tambin fallas que paralicen la produccin por horas o
incluso das, generando fuertes prdidas. De aqu la importancia de
contar con un sistema que permita dirigir eficiente y puntualmente
las tareas de mantenimiento preventivo, evitando paros en la
produccin.
En general, los CMMS contribuyen de manera significativa a
garantizar una continuidad en los procesos de produccin, adems
de prolongar la vida til de los equipos.
Otra ventaja es que los CMMS permiten dejar documentada toda la
informacin del departamento de mantenimiento. Con ello, al haber
cambios en el personal de mantenimiento, la informacin sobre los
trabajos que se deben realizar, trabajos realizados, fallas, historiales,
etc., queda grabada en el sistema, garantizando as una continuidad
en el seguimiento de los programas de mantenimiento.
Beneficios del CMMS
Reduccin de paradas imprevistos

Incremento de la vida til de los equipos.
Reduccin de los niveles de inventario.
Prevencin de reparaciones costosas.
Disminucin de accidentes.
Confiabilidad y uniformidad de la calidad.
Mejorar organizacin de la mano de obra.
Documentacin de la informacin.
Organizacin de Mantenimiento
En este mdulo desarrollaremos conceptos sobre la evolucin del
Mantenimiento, los factores que influyeron e influyen en su desarrollo
como as tambin en los aspectos fundamentales de su organizacin y
tecnologa
Evolucin del Mantenimiento

Factores de influencia externos
Factores de influencia internos
Organizacin del Mantenimiento

Roles
Estructura
Procesos
Estrategias
Herramientas
Resultados

Factores:
Hay una relacin sistmica entre los conceptos de gestin y las exigencias de
calidad en los productos y servicios. Esta relacin impact en el enfoque del
mantenimiento. La globalizacin acelera los tiempos y enfatiza la
estandarizacin de la gestin.

1. Externos: Innovacin
De acuerdo a la revista Fortune, el 60% de las empresas exitosas en USA
no sobreviven mas de 40 aos (el tiempo de vida laboral de una persona). Las
que sobreviven se centran en la innovacin de productos y servicios.

1. Externos: Tecnologa
Los desarrollos tecnolgicos han acelerado el proceso de creacin de valor
haciendo de la obsolescencia, un arma para la competencia. El ciclo de vida
de los productos se ha reducido a la misma velocidad con que se desarrollan
las nuevas tecnologas. Nace el concepto de Rectica como la capacidad de
estar presente en los mercados antes que los competidores.

1. Externos: La mejora continua
Paradjicamente las ideas que hicieron grande a Japn, nacieron en
occidente y se transformaron en las tcnicas de gestin que hoy dominan a las
economas desarrolladas. Las tcnicas creadas por los japoneses les
permitieron aumentar vertiginosamente su productividad. Recin en la dcada
de los 90 Occidente comenz a generalizar su uso.

2. Internos: Las personas
Nakayima encontr correlacin entre aspectos de la gestin y su efecto en los
problemas crnicos. Es interesante destacar, que en su etapa temprana, los problemas
estn originadas por falta de habilidades o actitudes de los trabajadores. Como esos
factores no son tenidos en cuenta en el anlisis es muy probable que vuelvan a surgir.

2. Internos: Los modos de falla
La Gestin de Mantenimiento se ha ido adaptando a los diferentes modos de
falla que han aparecido en la evolucin tecnolgica y en el aumento de
complejidad de los equipos:

2. Internos: Los modos de falla
Los modos de falla en los sistemas complejos tienen una importante
concentracin en factores que dependen del factor humano.

1. Roles
Las organizaciones de Mantenimiento han sido concebidas en concordancia
con la curva de deterioro de los equipos. La curva de la baera muestra los
aspectos salientes donde focalizar la organizacin, los roles y la locacin de
recursos.

1. Roles: Los grupos preventivos
La estrategia mas relevante para parar el deterioro consiste en la inspeccin sistemtica de los
equipos La convergencia del plan de inspecciones y los modos de deterioro es la actividad mas
importante de prevencin.
El ncleo de las actividades programadas descansa en la gestin de las ordenes de trabajo. A
travs de lo cual es posible el mejoramiento de la tecnologa.

1. Roles: Los grupos de Emergencia

1. Roles: El Taller
El taller local tiene como rol fundamental la restauracin del deterioro de los
conjuntos y/o subconjuntos que forman un equipo. Los insumos de materiales y
repuestos as como la mano de obra requieren anticipar la demanda definiendo y
planificando su disponibilidad.

1. Roles: La Ingeniera de Mantenimiento
Tiene como objetivo el mejoramiento de estndares y la solucin de problemas
complejos :

1. Roles: Programacin
Su rol es asegurar la convergencia de recursos y necesidades. En mantenimiento, el
termino recursos se refiere a los recursos humanos y en este sentido es fundamental
integrar las habilidades requeridas con los problemas definidos.

1. Roles: Programacin

2. Procesos
Los procesos productivos estn alineados para optimizar el flujo de productos. Son
evidentes y complejos de cambiar. Los procesos de Mantenimiento, son intangibles
y complejos de gestionar por la diversidad de escenarios (los distintos procesos
productivos) y las distintas funciones que deben converger para optimizar su
desarrollo.

2. Procesos
Como vimos , los procesos de Mantenimiento estn enfocados a atacar los modos de falla de los
equipos representados de manera genrica en la curva de la baera mediante las inspecciones ,
las reparaciones de conjuntos en los talleres y las reparaciones de emergencia ,programadas y
extraordinarias. Este conjunto de acciones debe apuntar siempre a mejorar el Standard de
disponibilidad , costos , medio ambiente , etc. de manera de transformarse en un crculo virtuoso :

2. Procesos: Deterioro
En general podemos diferenciar los problemas de los equipos segn su frecuencia de
aparicin en dos grandes categoras : problemas espordicos y problemas crnicos
( Juran )

La Organizacin de Mantenimiento , debe ser capaz de clasificar las fallas de manera de
atacar su origen de la manera mas eficiente posible . Esta clasificacin debe respetar las
caractersticas del Mantenimiento donde siempre convergen sistemas tcnicos y humanos .

El proceso de deterioro es el origen de la visin de la Ingeniera de Mantenimiento.
Analizando el ciclo de vida de los equipos, vemos que esta visin esta comprometida desde
el momento en que se incorpora la tecnologa e involucra a todos los miembros del
Mantenimiento.

El concepto de proyectos de mejora, esta instalado dentro de la gestin de Mantenimiento,
abarcando todos los niveles organizativos. Para los ingenieros de mantenimiento la
actividad de mejora involucra, tanto proyectos tipo llave en mano, como aquellos que se
ejecutan en colaboracin con otras reas industriales (Mantenimiento, Operacin,
Seguridad, etc.).

2. Procesos: Restauracin
Los procesos de Restauracin apuntan a restituir las capacidades y aptitudes tcnicas y
operativos de un equipo mediante acciones y tareas desarrolladas en talleres y en campo .
La oportunidad para hacer esto es la Reparacin Programada cuya frecuencia es
dependiente de mltiples factores pero que en trminos generales debe ser mayor que la
que caracteriza los procesos de deterioro de los equipos principales

Estn basados en las tareas ejecutadas por talleres y especialistas . Este grupo de personas
sea perteneciente a la Empresa o contratado es el que generalmente tiene mayor
conocimiento y especializacin y es factor determinante en la confiabilidad y mejora de
equipos e instalaciones

Podemos catalogar las tareas de restauracin en cuatro grupos funcin de la complejidad
y la frecuencia de ejecucin :

2. Procesos: Normalizacin
Los procesos de normalizacin estn enfocados en la puesta en condiciones de un equipo
frente a una falla o interrupcin operativa .Apuntan a aquellos equipos cuya definicin de
Mantenimiento es hacerlos correr hasta la rotura o en aquellas fallas aleatorias que
resulta de modos de falla complejos e impredecibles ( equipo electrnico por ej )

2. Procesos: Normalizacin
Los procesos de normalizacin van reduciendo su actividad a medida que Mantenimiento
evoluciona y cambian su funcin de pasiva a actores en el proceso de mejora de
performance

2. Estructura: Desc. Vs. Centr.
Las organizaciones se debaten entre modelos centralizados y descentralizados :

2. Estructura: Matricial
El desarrollo de las tecnologas de informacin y comunicacin han permitido la gestin
de organizaciones matriciales que sacan ventajas de ambos enfoques , permitiendo al
Mantenimiento establecer estrategias Locales : alineadas con el rea Operativa y
Centrales : alineadas con el Mantenimiento centralizado o corporativo

2. Estrategias: Matricial
Como hemos visto , en el Mantenimiento moderno coexisten las polticas MBR , MBT ,
MBC el Mantenimiento basado en la mejora MBM y aquel con involucracin de los
operadores (MPT) . Es importante considerar que estas no son excluyentes entre si y que su
aplicacin depende de criterios asociados a las caractersticas de equipos y del negocio

2. Estrategias: Matricial
La poltica adecuada entonces es la consecuencia de un balance entre los recursos (dinero
) aplicado al Mantenimiento y el efecto de apalancamiento que esto tiene en el negocio de
la Compaa . Por otra parte y dentro de una misma operacin pueden aplicarse diferentes
polticas en funcin de las caractersticas de los equipos que son Mantenidos .Los criterios
mas usados son :
Sistemas de Mantenimiento
Este mdulo esta enfocado a discutir sobre los sistemas informticos que
se utilizan en las Empresas modernas para el tratamiento de datos e
informacin y la gestin de Mantenimiento con el objetivo de conocer las
bases del diseo de los procesos que definen un adecuado CMMS.
Temas a tratar :
Una visin general sobre los sistemas de Mantenimiento ( CMMS)
Para que sirven , cuales son los limites de uso ?
Como implementar un CMMS en una organizacin existente
Como se seleccionan , premisas
Como medir los resultados de su aplicacin
Introduccin
Los sistemas de Mantenimiento o Computarized Maintenance
Management Systems mas conocidos como CMMS surgieron en la
dcada del los 70 para el Mantenimiento de unidades Hospitalarias
donde la criticidad de la operacin requera mtodos muy ordenados
de Mantenimiento preventivo .
Si bien arrancaron con los main-frames , la popularizacin de las
PCs y mas modernamente las redes y aplicaciones del tipo clienteservidor han hecho que su difusin se multiplicara geomtricamente
.
Hoy no existe prcticamente ninguna organizacin mediana o
grande de Mantenimiento que no los utilice o planee utilizarlos a
corto plazo .
Introduccin
Clasificacin
Si bien hablar de clasificacin en Software es un objetivo poco efectivo porque
el rpido desarrollo tecnolgico permanentemente las supera , en general se
acepta que este tipo de aplicaciones puede dividirse en dos grandes grupos :
Sistemas ERP ( SAP , JDE ,Pronto )

Sistemas EAM ( Epac , MIMS , Maximo )
La diferencia entre ambas agrupaciones es el enfoque del software : mientras

los sistemas ERP son en esencia sistemas de planificacin de recursos e
intentan abarcar a toda la compaa ( costos , RRHH , logstica , MRO ,ventas
, Mantenimiento , etc. ) , los EAM son sistemas dedicados que hacen foco en
la gestin de activos
Introduccin
Clasificacin
Sistemas ERP :
Tienen origen en los viejos sistemas MRPII , han evolucionado mucho en las
ltimas dos dcadas generando sistemas muy difundidos en el mundo como
SAP .
Originalmente orientados a las industrias de manufactura discreta ( no de
proceso continuo ) y con grandes variaciones en la planificacin de la
produccin por movimientos de mercado.
Su fortaleza esta en la capacidad de planificar recursos de manera muy flexible
desde la programacin de ventas hacia la manufactura .
ltimamente han incorporado mdulos de Mantenimiento que presentan la
ventaja de incorporar las variaciones de carga de la Planta a la planificacin de
Mantenimiento .
Introduccin
Clasificacin
Sistemas EAM : (BSC PAS 55 y ISO 55000)
Tienen origen en las industrias de Capital Intensivo ( Minera ,
Siderurgia ) donde los requerimientos de activos en general son fijos y
muy cerca del 100%. En este tipo de Industrias la rentabilidad esta
fuertemente afectada por la disponibilidad de equipos , por lo que las
estructuras industriales estn fuertemente orientadas al Mantenimiento.
Estos software tiene su fortaleza en la gestin integral de activos y en
general manejan todos los aspectos vinculados incluyendo : costos ,
almacenes de repuestos, Planificacin de reparaciones , Gestin de
proyectos, etc.
Los mximos exponentes mundiales de estos sistemas son el MIMS ,
con base en la industria minera de Australia y el MAXIMO de amplia
aplicacin en la Siderurgia y la generacin elctrica .
Trabajo en Clase
Jerarqua de la informacin
Flujos de datos , Informacin y toma de decisiones
Toda Organizacin ( sea de Mantenimiento o no ) puede ser medida en trminos del
flujo de informacin . Para entender esto es conveniente revisar la pirmide jerrquica
de informacin . Veamos un caso de organizacin industrial :
La calidad de las decisiones y sobre todo su efectividad estn
fuertemente influenciadas por la calidad y la pertinencia de la
informacin registrada disponible.
Cada uno de los niveles decisorios se apoya en la elaboracin del
nivel anterior, generndose un efecto multiplicador ( leverage ) en
cada transicin de nivel.
La informacin se transforma en su ascenso por la organizacin
cambiando de estado en cada proceso de agregacin de valor
pasando de DATO a INFORMACIN y finalmente a
CONOCIMIENTO.
Por lo tanto los elementos de informacin sern diversos segn
el nivel en el cual se utilizan . Ej : Sistema de Mantenimiento,
Flujos y Decisiones
Flujos y Decisiones
Flujos y Decisiones
Cada uno de los niveles de informacin tiene un tratamiento particular
asociado a las caractersticas de esta y su funcin en la dinmica Industrial
Flujos y Decisiones
Cada uno de los niveles de informacin tiene un tratamiento particular
asociado a las caractersticas de esta y su funcin en la dinmica Industrial
Flujos y Decisiones
Estos sistemas tienen bsicamente dos procesos :
Un proceso de registro , validacin , identificacin y asignacin
Un proceso de planificacin definido a partir de la informacin obtenida :
Flujos y Decisiones
Flujos y Decisiones
Flujos y Decisiones
Sistemas transaccionales:
Los sistemas de Mantenimiento se basan en una estructura de informacin
que se encuentra relacionada con los activos.
Los criterios para realizar esta asociacin son diversos, pero los mas comunes
enfocan a una asociacin geogrfica o funcional.
Esta asociacin es conocida generalmente como rbol de equipos que
genera adicionalmente una jerarqua asociada a la agregacin tcnica de los
objetos a mantener.
El ultimo nivel de desagregacin equipo corresponder al conjunto de

componentes cuya historia merezca ser considerada.
Flujos y Decisiones
Basado en esta desagregacin sern necesarias tambin algunas definiciones ,
EQUIPO:
Objeto fsico e individual a ser mantenido como una unidad autnoma y que puede ser instalado en
una ubicacin tcnica o como parte de otro equipo. Cada equipo es administrado segn los datos
maestros pertenecientes a cada uno.
LISTA DE MATERIALES PARA EQUIPO:
Se emplea para describir la estructura de un equipo y para listar los repuestos del equipo. Estas
listas pueden ser creadas para cada equipo y su lista de materiales puede generarse mediante una
asignacin directa o indirecta.
LISTA DE MATERIALES PARA MATERIALES:
Se emplea para describir la estructura de un material y para listar los repuestos del mismo.
MATERIALES (COMPONENTES):
Son las piezas de las que se compone un equipo en particular. Estos repuestos son piezas
reemplazables a las que no se les hace mantenimiento alguno. Los mismos pueden ser catalogados,
codificados y comprados para su utilizacin en los equipos correspondientes.
SERIAL (NMERO DE SERIE):
Cdigo diferente al cdigo de compra, que identifica a un material, con el objetivo de crear un
equipo asociado a este para su posterior montaje en el sector y ser tratado a nivel de sistema como
ente individual.
Flujos y Decisiones
Basado en esta desagregacin sern necesarias tambin algunas definiciones ,
PUNTO DE MEDIDA:
Este concepto se utiliza en mantenimiento para definir las variables a controlar en un equipo o
sistema.
Posicin de medida:
Denominacin:
Caracterstica
Valor terico:
Lmite superior mbito medido:
Lmite inferior mbito medido
DOCUMENTO DE MEDICIN:
Es un registro de los valores de medicin para un punto de medida en particular. Un documento
de medicin contiene los datos siguientes: Fecha y hora de la medicin, Resultado de la
medicin.
AVISO/ NOTIFICACIN/SOLICITUD
Es un documento que permite describir un evento
ORDEN DE TRABAJO :
Es un documento destinado a soportar las tareas de mantenimiento que surjan como resultado de
la inspeccin y/o Mantenimiento peridico de los Equipos, y de las reparaciones de subconjuntos
realizadas en los talleres. Es el documento principal de la ejecucin de Mantenimiento
Flujos y Decisiones
Sistemas de Gestin :
El flujo de informacin anterior dispone procedimientos que los integrantes
de una organizacin deben cumplir de acuerdo a determinados estndares de
calidad , tiempo , costo , etc. .
Toda organizacin para asegurarse el cumplimiento de estos estndares y
objetivos requiere de un proceso de monitoreo que vaya detectando los
desvos y permita la planificacin acciones de mejora que apunten a alcanzar
su cumplimiento.
Los Sistemas de Gestin cubren este objetivo , o como parte de los CMMS o
como sistemas independientes.
Es importante destacar que este tipo de sistemas se imbrican de manera muy
estrecha con los criterios gerenciales y por lo tanto su concepcin no puede
ser definida a partir de lo que ofrece el proveedor de soft exclusivamente .
Flujos y Decisiones
Algunas consideraciones para su diseo o eleccin :
CARACTERSTICAS :
Procesan informacin elaborada ( ratios )
Trabajan off line con la informacin provista por los sistemas
anteriores
Habitualmente presentan resultados en Tableros de Comando
comparando contra objetivos
Son la base de las decisiones Gerenciales para alcanzar objetivos
predefinidos
Deben ser configurados de acuerdo a las caractersticas del

Management de cada Empresa
Flujos y Decisiones
Algunas consideraciones para su diseo o eleccin :
Definicin de criterios de seguimiento ( ratios , valores
absolutos ,etc.)
Definicin de objetivos para cada indicador
Definicin de los niveles jerrquicos para accountability
Definicin de la dinmica gestional ( frecuencia de reuniones ,
integrantes , formas de seguimiento , sistemas to-do )
Eleccin y uniformizado de los tableros de comando y reportes
IT de la Empresa
Flujos y Decisiones
Flujos y Decisiones
Sistemas de Gerenciamiento Estratgico:
El rea de Mantenimiento no es una parte independiente de la Empresa sino que es ( y
debe ser ) funcional a sus objetivos estratgicos.
La estructura y dinmica del rea de Mantenimiento define per se un modelo de
gestin que no es otra cosa que un sistema dinmico relacional donde cada uno de los
objetivos de los Departamentos constituyentes apalanca otros generando finalmente
esto un efecto econmico financiero en la Empresa.
Para que toda la estructura de Mantenimiento este alineada con los objetivos
estratgicos de la Empresa , es vital que cada sector conozca cual es su contribucin al
beneficio y su impacto medido en acciones que es capaz de realizar para maximizarlo.
Este tipo de sistemas no esta contemplado en los paquetes CMMS existentes y por lo
tanto deben ser diseados de acuerdo a los criterios de gestin que la Empresa defina
para el seguimiento de iniciativas estratgicas.
Flujos y Decisiones
Sistemas de Gerenciamiento del Conocimiento:
Todos los procesos anteriores van generando una base de conocimientos que
usualmente esta concentrada en especialistas y expertos.
Las dinmicas del trabajo actuales hacen de esta circunstancia una debilidad de las
organizaciones , al mismo tiempo que la imposibilidad de contar con el experto on
line en el 100% de los casos hace perder eficiencia a la toma de decisiones en todos
los niveles.
Los Sistemas de Gerenciamiento del Conocimiento ( Knowledege Management )
buscan resolver esta problemtica permitiendo que el conocimiento est disponible en
el momento adecuado ( Just in Time ) y con el contenido adecuado ( Just in Case ).
Un sistema de este tipo no solo debe ser una biblioteca de amplia disponibilidad y
acceso sencillo , sino que debe apalancar la creacin de conocimiento , favoreciendo
las sinergias e intercambios entre expertos.
Flujos y Decisiones
Sistemas de Gerenciamiento del Conocimiento:
Algunos objetivos para la definicin y diseo de estos sistemas :
Deben permitir una acceso rpido al conocimiento con sistemas de
bsqueda orientados por perfiles de usuarios y/o temas .
Deben permitir y facilitar la fragmentacin de conocimiento para
conseguir sinergias y re-usos que hagan mas eficiente la creacin de nuevos
Documentos.
Deben tener la capacidad de integrarse con los sistemas existentes de
capacitacin de la Empresa.
Deben permitir el intercambio entre expertos mediante foros de
discusin.
Deben propiciar la mejora continua del conocimiento
Implementacin de un CMMS
Introduccin:
En los primeros aos de los CMMS , se supona que su sola instalacin y
entrenamiento del personal traa aparejados grandes beneficios a una organizacin de
Mantenimiento.
Actualmente se reconoce que esto no alcanza : para obtener resultados sostenibles en
el tiempo tanto la estructura de negocios como el CMMS deben tener objetivos
convergentes .
En caso que as no fuese , debe encararse un proceso de re-ingeniera de negocios (
BPR o Buisiness Process Re-engineering )
Por lo tanto la implementacin de un CMMS implica siempre un cambio en la

organizacin existente
Price-Waterhouse , define todo cambio mediante 6 dimensiones que deben ser tratadas
de manera coordinada y buscando que cada interviniente se sienta parte y
comprometido con el cambio
Dimensiones estratgicas : El proceso de Negocio
Podemos ver el proceso de mantenimiento como una serie de lazos de control
anidados. Una visin de esto analizamos al ver el flujo de datos e informacin
en una organizacin. Otra forma de verlo podra ser :
Dimensiones estratgicas : El proceso de Negocio
En la mayora de los casos en que estos lazos anidados no se cumplen, la
implementacin de un CMMS no pasa de ser una impresin sofisticada de ordenes de
trabajo
Para el cumplimiento de estos lazos el proceso de Mantenimiento debe incluir :
Programacin diaria y seguimiento de ordenes (como se aloca la fuerza de trabajo)
Control y Gestin de la programacin semanal / mensual ( asegura el concepto JIT
de las OT , generacin de Gantt )
Mejora de los planes de trabajo ( Comparacin entre lo planificado y lo real para
ajustar y mejorar estndares )
Presupuesto y control de costos ( Supone el control del costo de las actividades de
Mantenimiento comparndolo con lo presupuestado )
Procesos de mejora de efectividad ( hacer las cosas correctas : Ingeniera de
Mantenimiento )
Resumen: Primero establezca los Procesos de Mantenimiento y determine los
requerimientos de informacin y recin despus establezca sistemas y CMMS
Dimensiones tcticas : Habilidades y Cultura Organizacional
Generalmente se enfoca la capacitacin , en la instalacin de CMMS , a las
habilidades para usar el sistema y poco se habla de la importancia de la calidad de
los datos incorporados como factor determinante en las de las decisiones a tomar
en Mantenimiento
Muchas veces es necesario considerar las habilidades inherentes de la

organizacin en actividades tales como planificacin del Mantenimiento ,
liderazgo de la supervisin , anlisis de falla y confiabilidad antes de instalar un
CMMS . Luego la capacitacin debe incluir estos tpicos como forma de
aumentar el beneficio de la instalacin de un CMMS .
Que podemos decir respecto a la cultura Organizacional ? : Veamos el grafico de
OCI ( www.oci.com ),
Las culturas agresivas / defensivas se caracterizan por un alto grado de conflicto y
competencia entre los grupos e individuos .
Los estilos pasivos / defensivos se caracterizan por un alto nivel de adhesin a
normas y procedimientos
Los estilos Constructivos en cambio se caracterizan por el trabajo en equipo y los

procesos creativos .
En los ambientes de Mantenimiento se requiere una mezcla adecuada de estos dos
ltimos .
Cuando se trata de implementar un CMMS , por una parte se requiere un
seguimiento riguroso de los procedimientos y del anlisis de datos , y por otra una
caracterstica proactiva que permita superar el estancamiento propio de culturas
demasiado complacientes
Para soportar la cultura deseada , se requiere la definicin de una poltica de
premios y castigos alineada .
Tambin es importante la definicin de una poltica de auditoria de
procedimientos de Mantenimiento , de exactitud de datos y de cumplimiento de
objetivos en tiempo.
Las evaluaciones y los premios econmicos deben estar de alguna forma ligados
con este proceso
Resumen: Implementar un CMMS cuando las disciplinas del sistema no lo

estn y la gente no esta recompensada por el cumplimiento de los
procedimientos deseados solo conduce a la falla
Dimensiones tcticas: Estructura y Organizacin
La estructura de la Organizacin est ntimamente ligada con el flujo de datos e
informacin como vimos anteriormente y por lo tanto con la configuracin del CMMS
debe acompaar esta estructura .
Algunas organizaciones hacen depender a sus departamentos de Mantenimiento de las
reas de fabricacin u operaciones , especialmente aquellas que quieren aplicar
conceptos del tipo TPM : en estos casos es importante determinar que acciones de los
operadores deben ser registrados en el CMMS .
El aspecto mas importante a considerar es el rol que la organizacin le da a cada
integrante , esto debe necesariamente estar ligado al concepto de accountability : la
responsabilidad y el cumplimiento eficiente del rol medido en trminos del cumplimiento
de indicadores y objetivos .
Resumen: El CMMS debe estar sintonizado con el modelo organizacional : si los actores
de este modelo no ven reflejados su xitos y fracasos en los indicadores la
implementacin tiene pocas probabilidad de xito
Dimensiones tcticas: Estructura y Organizacin
La estructura de la Organizacin est ntimamente ligada con el flujo de datos e
informacin como vimos anteriormente y por lo tanto con la configuracin del CMMS
debe acompaar esta estructura .
Algunas organizaciones hacen depender a sus departamentos de Mantenimiento de las
reas de fabricacin u operaciones , especialmente aquellas que quieren aplicar
conceptos del tipo TPM : en estos casos es importante determinar que acciones de los
operadores deben ser registrados en el CMMS .
El aspecto mas importante a considerar es el rol que la organizacin le da a cada
integrante , esto debe necesariamente estar ligado al concepto de accountability : la
responsabilidad y el cumplimiento eficiente del rol medido en trminos del cumplimiento
de indicadores y objetivos .
Resumen: El CMMS debe estar sintonizado con el modelo organizacional : si los actores
de este modelo no ven reflejados su xitos y fracasos en los indicadores la
implementacin tiene pocas probabilidad de xito
Dimensiones tcticas: Tecnologa
Cuando se selecciona un CMMS se debe considerar la tecnologa como la
capacidad de crecimiento y conectividad actual y futura del sistema .
Se consiguen importantes sinergias conectando los sistemas de piso de planta con
los CMMS de manera automtica ,de esta forma se pueden obtener alarmas
tempranas del funcionamiento del equipo que ayudan a la determinacin temprana
de problemas.
Otro aspecto importante es la posibilidad de usar PDAs en procesos de
inspeccin: esta herramienta asegura la disponibilidad de la informacin adecuada
en el punto de inspeccin adems de ser una excelente forma de control de las
acciones del personal.
Es de fundamental importancia considerar el soporte : si no se dispone de un
soporte propio , el servicio ( calidad & disponibilidad ) del Software Provider
debe ser un factor de decisin .
Dimensiones tcticas: Tecnologa
Algunos aspectos que vale la pena considerar desde el punto de vista tecnolgico:
Procesamiento:
Capacidad de procesamiento en nube (cloud computing)
Conectividad WEB
Conectividad de bases de datos
Utilizacin de herramientas mviles: Smart Phones , futuro: augmented
reality
Desarrollo
Facilidad de creacin de nuevas funcionalidades
Facilidad de conexin con sistemas Legacy
Facilidad de conexin con desarrollos de otras marcas
Cantidad de APPS desarrolladas
Un sistema exitoso es aquel que instalado en un ambiente

planificado de trabajo , permite y facilita la evolucin
permanente de un Mantenimiento alineado con los intereses de la
Empresa
Eleccin de un CMMS
1.
2.
3.
4.
5.
Introduccin
Creacin de un team de seleccin
Determinacin de la funcionalidad
Solicitar y revisar propuestas a los vendedores
Solicitar demostraciones a los finalistas
Eleccin de un CMMS
Introduccin :
Si bien desde el punto de vista de su definicin este proceso parece sencillo, las
consideraciones de cada paso no lo son y requieren del management una serie de
consideraciones estratgicas.
La seleccin final debe ser hecha de acuerdo a una ponderacin de todos los
factores a considerar y nunca basado solamente en precio o tecnologa.
De la misma forma un sistema elegido por el Departamento de sistemas
nicamente, difcilmente satisfaga todos los requerimientos que la organizacin de
Mantenimiento requiere : un equipo interdisciplinario es la nica forma de tener
todos los puntos de vista bajo consideracin al realizar la seleccin .
Eleccin de un CMMS
Creacin de un team de seleccin :
El team deber incluir representantes de todas las reas funcionales de la
Empresa que vayan a tener interaccin con el sistema
El grupo debe estar liderado por el Manager de Mantenimiento el grupo
deber tener como integrantes :
- El referente de Ingeniera de Mantenimiento
- Un referente de la Supervisin
- Un representante de la fuerza laboral
- Un referente del Departamento de Compras ( Abastecimiento )
- Un representante de los Almacenes de MROs
Junto con una persona del Departamento de IT que permita definir la
aptitud de integracin del CMMS con las bases existentes .
El tiempo definido para la especificacin del sistema debe ser
determinado de antemano y debe ser lo suficientemente amplio como
para permitir una adecuada definicin de los requerimientos
Eleccin de un CMMS
Determinacin de la funcionalidad :
La funcionalidad debe ser especificada en 3 categoras :
1 ) Debe tener : Son los requerimientos hard que el sistema debe tener y
condicin sine qua non de la compra
2 ) Debera tener : Son funcionalidades que no todos los CMMS tienen y
que los diferencia unos de otros . Es el campo de trabajo de la especificacin
3 ) Sera bueno que tuviera : Son aquellas cosas , que aunque no

indispensables en una aplicacin a los managers les gustara tener .
Con esta agrupacin , el team deber enfocarse en determinar las
funcionalidades (usualmente compatibilidad de software, seguridades ,
mdulos de equipos , mdulos de ordenes de trabajo, etc. )
El volumen de trabajo que requiere esta etapa es muy variable y depende en
gran medida del tamao de la organizacin. En grandes Empresas puede
llegar a un ao.
Eleccin de un CMMS
Solicitar y revisar propuestas a los vendedores :
Al terminar la especificacin el team debe seleccionar un grupo de potenciales
proveedores de CMMS . Es conveniente que esta seleccin abarque diversos
niveles de capacidades anunciadas de manera de tener un amplio panorama del
mercado .
Una vez que ingresen las propuestas , debe desarrollarse algn mtodo
sistmico que permita una comparacin (en lo posible numrica) de las
propuestas
En el proceso de revisin hay que tener en cuenta que muy difcilmente se
cumplan todas las expectativas del grupo ya que en el proceso de
especificacin se vuelcan en general todas las expectativas que cada miembro
tiene .
Al analizar el costo del sistema hay que considerar que puede ser muy variable
para la misma funcionalidad dependiendo de : cantidad de usuarios ( licencias )
, costo de instalacin , costo de Mantenimiento , versiones de up-grade , etc.
Eleccin de un CMMS
Solicitar demostraciones a los finalistas :
Al final del proceso anterior deberan quedar no mas de 3 finalistas .En este
momento es conveniente i demostraciones on-site .
Esta prueba debe disearse en la fase de especificacin de manera de entregarle

a cada proveedor un escenario idntico que permita demostrar las capacidades
de cada sistema ( Sand Box Test ) .
Este escenario deber consistir en la entrega de diversos archivos de equipos ,
inventario de repuestos y de Mano de Obra para que cada sistema demuestre su
habilidad de planificar , registrar , aplicar materiales a una orden , etc .
Tambin es muy importante conocer las capacidades de reporte de cada sistema
y cualquier otra capacidad de diferenciacin de la competencia .
Atencin : La customizacin de un paquete existente puede ser muy cara y por
otra parte requerir ajustes en cada up-grade de software : esto puede conducir a
grandes costos en el futuro que deben ser considerados .
Resultados
Introduccin :
El gran objetivo de una implementacin de este tipo es pasar de una
organizacin basada en el Mantenimiento Correctivo ( a veces llamado
Mantenimiento a la rotura ) , a un Mantenimiento Preventivo Proactivo
basado en el conocimiento .
Este cambio no siempre es fcil de medir , sobre todo en organizaciones que
estn en un proceso intermedio de desarrollo o que no han alcanzado ciertos
grados de madurez o avance en algunas tcnicas .
Sin embargo el esfuerzo de medir resultados , sea antes de la implementacin
para justificar ante la Direccin su implementacin o a posteriori con el objeto
de monitorear y dirigir la mejora continua, no debe desestimarse .
La organizacin basada en el conocimiento es el camino cierto para desarrollar
y mantener una performance World- class .
Resultados
Aspectos a medir :
1 ) Recursos humanos y repuestos : Es el efecto en general mas importante
derivado
del uso de estos sistemas . El hecho de pasar de un sistema reactivo a uno proactivo/
planificado supone una reduccin en la mayora de los casos superior al 50% de
las tareas no planificadas.
Se deber medir entonces la frecuencia , duracin y recursos utilizados en estas tareas y
monitorear el cumplimiento de objetivos de mejora que debern ir ajustndose a medida
que el sistema se consolide.
2 ) Disponibilidad de equipos : Estos sistemas permiten disponer de una gran
cantidad de informacin y datos que permiten optimizar procesos , detectan problemas
crnicos y facilitan su resolucin planificada.
Los Benchmarking de aplicacin de CMMS y sistemas de Mantenimiento pro-activo /
planificado declaran mejoras del orden del 5 % o superiores.
En este caso se debern monitorear el MTBF y MTTR de los principales equipos .
Resultados
Aspectos a medir :
3 ) Almacenamiento de Repuestos (MROs) : El hecho de pasar de un
Mantenimiento reactivo en donde al desconocer el momento de rotura obliga a
tener un amplio almacn de repuestos , a un Mantenimiento planificado donde
el objetivo es sorpresas = 0 , reduce automticamente el stock y permite
planificar el almacn.
Una reduccin del 8% en el stock es perfectamente alcanzable en un plazo muy
corto.
4 ) Ingeniera de Mantenimiento : Toda Organizacin que pretenda ser World
class tiene que tener instalado en su concepcin el principio de la mejora
continua.
Esta funcin radica en el Ingeniero de Mantenimiento que realiza los anlisis
de causa raz , las acciones de mejora tanto de equipos como de Planes , las
adecuadas selecciones de nuevos equipos, etc . Los beneficios de estas acciones
pueden ser muy importantes y deben ser medidas ad-hoc en cada Organizacin

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