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Manual de aGora

Versión: 4.47.0630
Revisión: 1
®2017 Kherian Soft S.L.
ÍNDICE
INSTALACIÓN Y REGISTRO 13
1.1. Requerimientos de hardware ................................................................................................. 15

1.2. Requerimientos de software .................................................................................................. 15

1.3. Instalar aGora ......................................................................................................................... 16

1.4. Primera ejecución. Localizar el servidor de datos .................................................................. 17

1.5. Registro de aGora ................................................................................................................... 18

1.5.1. Opción 1: Probar el programa ............................................................................. 21

1.5.2. Opción 2: Activar licencia de pago ....................................................................... 22

1.5.3. Opción 3: Activar Lite gratuito ............................................................................. 22

1.6. Nueva empresa de aGora ....................................................................................................... 24

1.7. Actualizar aGora ..................................................................................................................... 26

LA INTERFAZ 29
2.1. La pantalla principal de aGora ................................................................................................ 30

2.2. La cinta de opciones ............................................................................................................... 32

2.3. Menús contextuales y barras de botones ............................................................................... 36

2.4. Ventana de lista ...................................................................................................................... 37

2.4.1. Manipulación básica de datos ............................................................................. 39

2.4.2. Desplazarse por los datos .................................................................................... 41

2.4.3. Filtrar los datos .................................................................................................... 42

2.4.4. Listar e imprimir ................................................................................................... 46

2.4.5. Enlace de correspondencia .................................................................................. 47

2.4.6. Opciones especiales ............................................................................................. 49

2.4.7. Ordenar, buscar y agrupar datos ......................................................................... 50

2.4.8. Personalizar las vistas .......................................................................................... 53

2.4.9. Otras utilidades .................................................................................................... 54

2.5. Ventana de edición ................................................................................................................. 54


2.5.1. Desplazamiento por campos ............................................................................... 55

2.5.2. Desplazamiento por registros .............................................................................. 56

2.5.3. Manipulación de datos ........................................................................................ 57

2.5.4. Búsqueda de datos .............................................................................................. 58

2.5.5. Listar e imprimir ................................................................................................... 59

2.5.6. Opciones especiales ............................................................................................. 60

2.5.7. Localizar y vincular ............................................................................................... 60

2.6. Ventana de gestión avanzada ................................................................................................. 61

2.7. Ventana de consulta ............................................................................................................... 62

2.8. Ventana de estadística ........................................................................................................... 65

2.9. Los impresos de aGora ........................................................................................................... 66

2.9.1. Tipos de impresos ................................................................................................ 66

2.9.2. El gestor de impresos ........................................................................................... 66

2.9.3. Personalización de impresos................................................................................ 68

2.9.4. Plantillas de impresos .......................................................................................... 68

2.9.5. Utilizando Microsoft Word® ................................................................................ 69

PRIMEROS PASOS 71
3.1. Introducción al asistente de aGora ........................................................................................ 73

3.2. Configuración básica ............................................................................................................... 74

3.2.1. Cuentas de usuario y personal ............................................................................. 75

3.2.2. Datos básicos ....................................................................................................... 75

3.2.3. Preferencias y baremos ....................................................................................... 75

3.3. Gestión académica ................................................................................................................. 76

3.4. Gestión comercial ................................................................................................................... 78

3.5. Gestión de ventas ................................................................................................................... 79

3.6. Gestión económica ................................................................................................................. 80

3.7. Mantenimiento ....................................................................................................................... 81

3.8. Estadísticas ............................................................................................................................. 81

PREFERENCIAS Y BAREMOS 83
4.1. Configuración general del programa. Panel de control .......................................................... 85

4.1.1. Preferencias ......................................................................................................... 86


4.1.2. Opciones académicas y administrativas .............................................................. 87

4.1.3. Opciones económicas .......................................................................................... 87

4.1.4. Listados, informes y plantillas .............................................................................. 88

4.2. Introducción de datos auxiliares. Baremos ............................................................................ 89

4.2.1. Baremos de empleados (personal) ...................................................................... 90

4.2.2. Baremos de tipo académico ................................................................................ 90

4.2.3. Baremos de otros productos y servicios .............................................................. 92

4.2.4. Baremos de tipo Comercial .................................................................................. 92

4.2.5. Baremos de tipo Ventas ....................................................................................... 93

4.2.6. Baremos de tipo económico ................................................................................ 94

4.2.7. Baremos de otros tipos ........................................................................................ 95

ACADÉMICO 98
5.1. Introducción: La oferta académica. Cursos y grupos. ........................................................... 100

5.2. Alumnos ................................................................................................................................ 101

5.2.1. Fichero de alumnos............................................................................................ 101

5.2.2. Gestión avanzada de alumnos ........................................................................... 103

5.2.3. Relaciones familiares ......................................................................................... 106

5.3. Profesores............................................................................................................................. 106

5.3.1. Fichero de profesores. Nuevo profesor ............................................................. 107

5.3.2. Gestión avanzada de profesores ........................................................................ 108

5.4. Aulas ..................................................................................................................................... 111

5.4.1. Fichero de aulas. Nueva aula ............................................................................. 111

5.4.2. Gestión avanzada de aulas ................................................................................ 112

5.5. Cursos. El núcleo de la oferta académica ............................................................................. 113

5.5.1. Fichero de cursos. Publicar cursos ..................................................................... 113

5.5.2. Gestión avanzada de cursos............................................................................... 116

5.6. Grupos. Realizaciones de los cursos ..................................................................................... 118

5.6.1. Fichero de grupos. Nuevo grupo........................................................................ 120

5.6.2. Gestión avanzada de grupos .............................................................................. 123

5.6.3. Estado de los grupos .......................................................................................... 126

5.6.4. Control de calidad de los grupos........................................................................ 128


5.7. Sesiones. Complementos de información de los grupos ...................................................... 129

5.7.1. Asignaturas ........................................................................................................ 129

5.7.2. Nuevas sesiones ................................................................................................. 131

5.7.3. Vincular sesiones existentes a grupos ............................................................... 135

5.7.4. Horarios de una sesión ...................................................................................... 136

5.8. Gestor de plannings .............................................................................................................. 136

5.8.1. Crear la oferta académica desde el planning ..................................................... 140

5.8.2. Modificar la oferta académica desde el planning .............................................. 141

5.8.3. Calendarios y disponibilidad .............................................................................. 142

5.9. Control de docencia .............................................................................................................. 143

5.10. Control de asistencia .......................................................................................................... 146

5.11. Calificaciones ...................................................................................................................... 150

5.11.1. Boletines de notas ........................................................................................... 155

OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS 156


6.1. Introducción a la gestión de productos y servicios no académicos ...................................... 158

6.2. Los productos y servicios no académicos ............................................................................. 159

6.3. Adquisiciones de productos.................................................................................................. 162

6.4. Préstamos de productos ....................................................................................................... 165

6.5. Regularización de stocks ....................................................................................................... 169

6.6. Gestión avanzada de productos y servicios .......................................................................... 169

COMERCIAL 174
7.1. Introducción a la gestión comercial ...................................................................................... 176

7.2. Personal o empleados. Gestión de comerciales ................................................................... 176

7.2.1. Fichero de comerciales ...................................................................................... 177

7.2.2. Gestión avanzada de comerciales ...................................................................... 178

7.3. El gestor de solicitudes ......................................................................................................... 182

7.3.1. Las solicitudes de información ........................................................................... 190

7.3.2. Las acciones comerciales ................................................................................... 191

7.4. Gestión de agendas .............................................................................................................. 193

7.4.1. El interfaz de agenda ......................................................................................... 194

7.4.2. Los eventos de agenda ...................................................................................... 195


7.4.3. Eventos con aviso .............................................................................................. 196

7.4.4. Eventos recurrentes ........................................................................................... 198

7.4.5. Agenda propia, de personas y completa............................................................ 198

7.4.6. Listas de eventos................................................................................................ 201

7.5. Tareas ................................................................................................................................... 202

7.6. Acciones................................................................................................................................ 204

7.7. Gestión de e-mails ................................................................................................................ 205

7.8. Envío de SMS ........................................................................................................................ 208

7.8.1. Esendex© .......................................................................................................... 209

7.8.2. Clickatell™ .......................................................................................................... 210

7.8.3. Gestión de SMS .................................................................................................. 211

7.9. Presupuestos ........................................................................................................................ 213

MATRICULACIÓN Y VENTAS 215


8.1. Clientes ................................................................................................................................. 217

8.1.1. Fichero de clientes ............................................................................................. 217

8.1.2. Gestión avanzada de clientes ............................................................................ 218

8.1.3. Direcciones y personas ...................................................................................... 221

8.2. Matrículas. Su importancia en aGora ................................................................................... 222

8.3. Opciones de matriculación ................................................................................................... 223

8.4. El proceso de matriculación ................................................................................................. 224

8.4.1. Nueva matrícula. Edición Lite ............................................................................ 225

8.4.2. Nueva matrícula. Edición Basic .......................................................................... 228

8.4.3. Nueva matrícula. Edición Silver o superior ........................................................ 235

8.4.4. El impreso de matrícula ..................................................................................... 254

8.5. Gestionar y modificar los datos de una matrícula ................................................................ 254

8.5.1. Gestionar y modificar una matrícula con la edición Lite .................................... 256

8.5.2. Gestionar y modificar una matrícula con la edición Basic ................................. 257

8.5.3. Gestionar y modificar una matrícula con la edición Silver o superior ................ 261

8.6. Listas de espera .................................................................................................................... 267

8.7. Venta de productos y servicios no académicos .................................................................... 268

ECONÓMICO 273
9.1. Ingresos y cobros .................................................................................................................. 275

9.1.1. Los adeudos y sus vencimientos ........................................................................ 275

9.1.2. Series de adeudos .............................................................................................. 276

9.1.3. Generación de adeudos ..................................................................................... 277

9.1.4. Gestionar adeudos ............................................................................................. 283

9.1.5. Las facturas ........................................................................................................ 295

9.1.6. Los cobros .......................................................................................................... 303

9.2. Proveedores ......................................................................................................................... 314

9.3. Gastos y pagos ...................................................................................................................... 315

9.3.1. Gastos ................................................................................................................ 315

9.3.2. Gastos de personal ............................................................................................ 319

9.3.3. Pagos.................................................................................................................. 321

9.4. Tesorería ............................................................................................................................... 330

9.4.1. Cajas................................................................................................................... 330

9.4.2. Bancos................................................................................................................ 334

9.5. Contabilidad ......................................................................................................................... 338

CONFIGURACIÓN Y HERRAMIENTAS 342


10.1. Personal o empleados ........................................................................................................ 344

10.1.1. Fichero de personal ......................................................................................... 344

10.1.2. Gestión avanzada de personal ......................................................................... 345

10.2. Gestión de usuarios ............................................................................................................ 348

10.3. Mensajes entre usuarios .................................................................................................... 353

10.4. El proceso de actualizar ...................................................................................................... 354

10.5. Gestor de impresos ............................................................................................................ 355

10.5.1. Plantillas de impresos. ..................................................................................... 359

10.6. Copias de seguridad............................................................................................................ 360

10.6.1. Copia de seguridad manual. ............................................................................ 361

10.7. Compactar y reparar ........................................................................................................... 362

10.8. Administrar bloqueos ......................................................................................................... 362

GENERADOR DE EXTENSIONES 364


11.1. El generador de extensiones .............................................................................................. 366
11.2. Creación de subprogramas ................................................................................................. 367

11.2.1. Definir subprogramas ...................................................................................... 367

11.2.2. Crear subprogramas ........................................................................................ 368

11.2.3. Opciones de trabajo con los subprogramas ..................................................... 376

11.3. Creación de consultas ......................................................................................................... 379

11.3.1. Definir una consulta. Tipos .............................................................................. 379

11.3.2. Crear una consulta de datos ............................................................................ 380

11.3.3. Crear una consulta de totales .......................................................................... 384

11.3.4. Crear una consulta jerárquica .......................................................................... 388

11.3.5. Crear una consulta directa (SQL) ..................................................................... 390

11.3.6. Opciones de trabajo con las consultas ............................................................. 391

11.4. Creación de estadísticas ..................................................................................................... 393

11.4.1. Definir estadísticas. Tipos ................................................................................ 393

11.4.2. Crear estadísticas ............................................................................................. 393

11.4.3. Opciones de trabajo con las estadísticas ......................................................... 398


Capítulo 1

INSTALACIÓN Y REGISTRO

En este capítulo

Requerimientos de hardware
Requerimientos de software
Instalar aGora
Primera ejecución. Localizar el servidor de datos
Registro de aGora
Nueva empresa de aGora
Actualizar aGora

Manual de aGora INSTALACIÓN Y REGISTRO13


1.1. Requerimientos de hardware

Mínimos
 Procesador Intel/AMD a 1.5 GHz

 2GB de memoria RAM

 1GB libre en el disco duro

 Tarjeta gráfica y monitor que acepten resolución de 1.024 × 768

Recomendados
 Procesador Intel/AMD a 2.6 GHz

 3 GB de RAM

 4GB libres en el disco duro

 Tarjeta gráfica y monitor que acepten resolución de 1.280 × 1.024

 Conexión a Internet de banda ancha

1.2. Requerimientos de software

Mínimos
 S.O. Windows® XP + SP1, Windows® Server 2003, Windows® Vista, Windows® 7, Windows® Server 2008, Windows® 8,
Windows® 8.1 o Windows® Server 2012.

Recomendados
 Se recomienda para una completa estabilidad de la aplicación el uso de los sistemas Windows® XP + SP1, Windows®
Server 2003, Windows® Vista, Windows® 7, Windows® Server 2008, Windows® 8, Windows® 8.1 o Windows® Server
2012.

 Microsoft Internet Explorer 6.0 (suministrado) o superior.

Manual de aGora INSTALACIÓN Y REGISTRO15


1.3. Instalar aGora

Una vez descargado el fichero de instalación de aGora procederemos a ejecutarlo, seleccionando el idioma en el que deseamos
que nos aparezca el asistente de instalación.

En el momento de la instalación es imprescindible salir de cualquier programa que esté abierto. Esta precaución no es necesaria
en el posterior uso de la aplicación, únicamente en el momento de la instalación. Este proceso puede ralentizarse en algún momento
por la gran cantidad de comprobaciones que se realizan, pudiendo necesitar, en determinadas ocasiones, reiniciar el equipo a petición
del proceso de instalación.

Pantalla de inicio del asistente de instalación de aGora

Una vez iniciada la instalación, el asistente revisará el sistema en busca de si éste cumple con todos los prerrequisitos para la
instalación del programa. En el caso de que falte alguno de ellos serán instalados. En algunos casos puede ser necesario reiniciar
Windows para continuar con el proceso de instalación.

Una vez instalados todos los prerrequisitos para el correcto funcionamiento de aGora se deberá decidir si se desea instalar la
versión servidor o cliente del programa.

La versión servidor incluye las bases de datos principales del programa y se deberá instalar en el ordenador en el que se desee
que estén ubicadas las mismas. Deberá instalarse en primer lugar, antes de proceder a instalar alguna versión cliente en cualquier
otro ordenador.

La versión cliente instala los archivos necesarios para la ejecución y manejo de aGora, con la excepción de las bases de datos.
Necesitará conectarse a las bases de datos de una instalación servidor para poder ejecutarse.
Pantalla de elección entre versión servidor o cliente

Una vez decidido el tipo de instalación que se va a realizar se podrá decidir la ruta de instalación de la aplicación. Por defecto
será la del directorio del sistema operativo reservado para archivos de programa. Dentro de esta carpeta se creará la carpeta “Agora”,
que albergará los ficheros de ejecución de la aplicación. Esta ruta podrá ser modificada por el usuario, si así lo desea, pulsando sobre
el botón “Examinar…” e indicando una nueva ruta.

Para instalaciones de tipo servidor se podrá indicar la ruta de instalación de las bases de datos principales. Éstas se instalarán
por defecto en la carpeta “Agora” dentro de la carpeta de documentos compartidos para todos los usuarios del sistema operativo. El
usuario podrá personalizar la ruta de instalación de las bases de datos, pulsando sobre el botón “Examinar…” e indicando una nueva
ruta. La carpeta de datos se instalará de forma automática como un recurso de red compartido con el nombre de “AGoraData”.

Nota para instalaciones de versión servidor en Windows® Vista y Windows® 7:

La instalación de las bases de datos de la versión servidor de aGora se podrá instalar en la ruta por defecto o en cualquier
otra que desee el usuario, excepto en la carpeta del sistema operativo destinada a albergar los archivos de programa.

1.4. Primera ejecución. Localizar el servidor de datos

Debemos diferenciar la primera ejecución de la aplicación en el caso de tratarse de una instalación de la versión servidor o una
instalación de la versión cliente. En el segundo caso, la primera vez que se ejecute aGora, lo primero que se pedirá al usuario será
indicar el ordenador en el que se ha instalado la versión servidor de la aplicación, ya que en el mismo estarán los datos con los que se
trabajará.

Manual de aGora INSTALACIÓN Y REGISTRO17


Para localizar el servidor se nos mostrará una ventana en la que nos aparecerá un desplegable en el que se mostrarán listados
todos los equipos que se detecten en la red local. Se podrá escoger uno de los mismos o, si no aparece en la lista, escribir directamente
su nombre o dirección IP.

Ventana para la localización del servidor y la base de datos de aGora

1.5. Registro de aGora

Una vez localizado el servidor de aGora (acción sólo necesaria para las instalaciones cliente del programa), la primera vez que
se ejecute la aplicación, lo primero que se le solicitará es que se registre en nuestra web. El registro creará una cuenta de acceso propia
para su centro, y le permitirá usar la edición del programa que le corresponda según lo contratado, así como facilitar el contacto con
nuestros servicios comerciales y de soporte. Se mostrará la ventana de registro de programa en la que se deberá indicar, en el caso
de tener la cuenta ya registrada, su nombre de usuario y la contraseña correspondientes. En el caso de no tener cuenta de aGora
registrada, desde esta misma ventana de registro, mediante el enlace que indica “Deseo darme de alta en la web de aGora”, podrá
acceder a nuestra página web, donde podrá crearse una cuenta nueva.

Ventana de registro de aGora


Cuando pulse en el enlace a nuestra web, será directamente llevado a la página de registro para introducir los datos de su nueva
cuenta. También puede accederse a dicho registro si accede a nuestra página web (http://www.agora-erp.com) y pulsa el enlace
“Crear cuenta” situado en la parte superior. Durante el registro deberemos indicar los datos deseados para nuestro perfil: el nombre
de la persona de contacto, del centro al que representa, un correo electrónico y teléfono, datos de localización del centro (país y
ciudad) y, sobre todo, el usuario y clave con los que quieran acceder a su cuenta.

Alta de cuenta de aGora

Una vez haya introducido toda la información necesaria, le recomendamos que se tome un momento para leer y comprender
nuestra política de privacidad (accesible desde un enlace incluido bajo los datos de registro). Una vez leída y aceptada, para completar
el alta de su nueva cuenta solo necesita pulsar el botón “Registrarse” situado al final de los datos de la cuenta.

Botón de registro de cuenta en la web de aGora

Para completar el alta de su cuenta, solo quedará un paso: al correo que haya introducido durante el alta de la cuenta se le
enviará un email de confirmación, para confirmar que el correo sea verídico y tenga acceso al mismo.

Manual de aGora INSTALACIÓN Y REGISTRO19


Contenido de e-mail de confirmación de alta de cuenta

Deberá, por lo tanto, revisar su cuenta de correo electrónico en busca de este e-mail. Dicho e-mail contiene un enlace para
confirmar su cuenta, confirmación que deberá hacer efectiva antes de 48 horas.

IMPORTANTE: Si no encuentra el correo de confirmación en su correo, asegúrese de revisar la bandeja/carpeta de correo


no deseado, por si acaso su gestor de correo lo hubiese gestionado como correo no deseado por error.

Una vez pulsado el enlace, confirmará el alta de su cuenta y se le llevará a un pequeño cuestionario sobre su forma de trabajo,
para ayudarnos a adaptar el programa a las necesidades más extendidas y frecuentes de modo que sea de la mayor utilidad posible
para nuestros clientes.

Encuesta mostrada en la activación de su cuenta


Una vez rellenado el cuestionario, mediante el botón “Continuar” accederá a su perfil de usuario de aGora, si le interesa. Hecho
esto, podrá usar su usuario y clave para registrar su aplicación con su centro y acceder a la misma. Volveremos, pues, a la ventana de
registro que habíamos dejado por rellenar y cumplimentaremos nuestro usuario y clave para identificarnos en el programa.

Una vez introducidos y comprobados los datos de forma correcta pasaremos al siguiente paso del arranque inicial de la
aplicación, que consistirá en activar nuestra aplicación, en base a lo que nuestro centro haya contratado. Disponemos de varias
opciones, que explicaremos a continuación.

Opciones de arranque de la aplicación aGora

1.5.1. Opción 1: Probar el programa

La primera de las opciones que se nos ofrecen a la hora de iniciar el programa por primera vez consiste en activar una licencia
de prueba temporal ofrecida con el programa inicialmente de manera gratuita para permitirnos probarlo en cualquiera de sus
ediciones (salvo la Platinum, cuya instalación requiere de componentes adicionales y más complejidad).

Esta opción nos permite escoger cuál de las ediciones deseamos probar, arrancando el programa con esa edición. Cada vez que
ejecutemos el programa podremos optar por entrar a probar otra edición diferente si así lo deseamos. Esta licencia de demo caducará
a los 30 días, momento en que si deseamos seguir usando la aplicación deberá activarse una licencia de pago para el mismo.

Manual de aGora INSTALACIÓN Y REGISTRO21


Apartado Probar programa, marcando tiempo restante de la licencia de prueba

1.5.2. Opción 2: Activar licencia de pago

La segunda opción que se ofrece es activar una licencia de pago que hayamos adquirido mediante compra siguiendo los canales
habituales. Esta opción sencilla nos permite introducir el número de serie correspondiente de manera que activemos el programa en
la edición que hayamos adquirido.

Apartado Activar licencia de pago

Una vez introducido el número de serie, el programa activará la edición adquirida, descargará su licencia correspondiente e
iniciará los pasos para la configuración inicial del programa.

1.5.3. Opción 3: Activar Lite gratuito

La tercera y última opción solo es aplicable para aquellos usuarios de aGora que sean clientes de Emagister (y no dispongan por
contrato de una edición superior). Esta opción les permite disponer automáticamente sin coste adicional de una edición Lite
totalmente funcional.

Apartado Activar Lite gratuito


Para disponer de esta edición Lite gratuita, al pulsar el botón “Activar Lite gratuito” aparecerá una nueva ventana donde se
solicitará que introduzcan los datos de su cuenta de centro en Emagister, de manera que podamos verificar su estatus como cliente
de Emagister. Los datos que necesitará son: el portal en que su centro está registrado, el nombre de su cuenta de Emagister y la
contraseña correspondientes al usuario principal con el que acceden a su Menú de Centro de Emagister.

Activación de Lite Gratuito

Una vez haya autentificado su perfil de Emagister, el programa activará su licencia gratuita (el proceso de activación puede tardar
unos minutos, de modo que rogamos tenga paciencia). Hecho esto, empezará a iniciarse el programa en su edición Lite.

Como última pregunta antes de proceder, el programa le preguntará qué desea hacer con respecto a la sincronía: al ser cliente de
Emagister, el programa le ofrece la posibilidad de sincronizar las solicitudes obtenidas en su portal de Emagister en la aplicación, para
poder gestionarlas con las herramientas que ofrece el programa (que ofrecen un uso más avanzado y completo de las solicitudes).
Esta sincronización vendrá detallada en capítulos posteriores, y se hará tanto de manera automática cada cierto tiempo como
manualmente.

Tenga en cuenta que esto solamente es aplicable para aquellos clientes de Emagister cuyo contrato con ellos implique la recepción de
solicitudes, de otro modo, este mensaje no aparecerá y sencillamente no sincronizará. Además, las conexiones periódicas con
Emagister para revisar la existencia de nuevas solicitudes tendrán un impacto ocasional en el rendimiento de la aplicación, de modo
que han de ser conscientes de lo que conlleva el activar la sincronía.

Pregunta sobre activación de sincronía

IMPORTANTE: Tanto el registro de aGora como la confirmación de activación de su licencia son procesos que necesitan del
envío y recepción de información a través de internet. Debido a ello, ciertas medidas de seguridad pueden interferir en su
funcionamiento. Si el proceso de registro fallase y no le dejase autentificarse, por favor revise su router, firewall y antivirus, y
asegúrese de que el puerto 80 está habilitado para el envío y recepción de la información, dado que son los que usa el programa
para comunicar con el servidor de autentificación.

Manual de aGora INSTALACIÓN Y REGISTRO23


NOTA: Si posteriormente decidiesen cambiar a un tipo de contrato con Emagister que incluyese la recepción de solicitudes
y decidiese finalmente usar el programa para gestionarlas, puede activar la sincronía en ese momento de manera sencilla del
siguiente modo: acceda al menú ‘Configuración > Panel de Control’, y una vez allí, escoja la opción ‘Emagister’. Dentro encontrará
un apartado donde le dice que actualmente su programa no está asociado para sincronía a ningún centro de Emagister, y verá un
botón que le permitirá activar su centro para sincronía.

Cuando pulse dicho botón el programa le solicitará que indique el portal donde se haya dado de alta su centro e introduzca
el login y clave de su cuenta de Emagister (como ya hizo en su momento para activar su edición Lite). Hecho esto, el programa
iniciará su primera sincronía, donde descargará la información de cursos y solicitudes (que hayan sufrido cambios en los últimos
6 meses, en el caso de las solicitudes, para evitar traer información obsoleta) que tenga en su Menú de Centro de Emagister.

1.6. Nueva empresa de aGora

La aplicación organiza sus datos en lo que denomina empresas. Una empresa, en aGora, es un conjunto de datos que el
programa trata de forma correlacionada. Se incluyen entre estos datos, tanto los auxiliares, como los administrativos, los docentes,
los económicos,...

Normalmente una única empresa es más que suficiente para gestionar el centro. Sin embargo, en algunas ocasiones, el uso de
varias empresas puede ser útil para distinguir, por ejemplo, distintos tipos de formación que se impartan en el centro: reglada, idiomas,
oposiciones, informática, particular, etc. Pero también para separar distintos ejercicios, distintos centros o módulos, etc. Es el usuario
quien decide qué uso quiere darle a la posibilidad de dar de alta varias empresas. No todas las ediciones de aGora contemplan esta
posibilidad, sino sólo aquellas que soportan multiempresa (edición Gold o superior); las demás organizan sus datos en torno a una
única empresa.

Pantalla inicial de la creación de una nueva empresa


Una vez registrada la aplicación se nos presentará la pantalla que permitirá crear la empresa con la que se trabajará. Para ello
se nos pedirán los siguientes datos: el “Nombre de empresa” (denominación bajo la que aparecerá la empresa en el programa), la
“Denominación social” y el “Nombre comercial” del centro (que figurarán en la documentación que genera aGora).

Ventana de cuenta de usuario administrador y empleado del proceso de creación de empresa

En un segundo paso, una vez introducidos los datos de nombre de empresa, para completar su creación se pedirán los datos de
la cuenta de usuario administrador (nombre de la cuenta, contraseña, nombre, apellidos y e-mail del empleado que la utilizará).

Al pulsar sobre el botón “Siguiente” se crearán las bases de datos oportunas, así como la cuenta de usuario y el empleado con
la que estará vinculada. Terminado este proceso, se arrancará por primera vez la aplicación y se realizará una primera sincronización
de los datos de la aplicación con los de su cuenta de centro del portal de Emagister en el que esté dado de alta.

En la edición Gold o superior de aGora podremos crear otras empresas desde la solapa ‘Configuración’, mediante el botón
‘Nueva empresa’, o mediante la opción ‘Gestión de empresas’ y luego pulsando el botón ‘Nuevo registro’ de la ventana de lista que
aparecerá con todas las empresas disponibles.

Como tercer y último paso se pedirá al usuario los datos para configurar su cuenta de correo electrónico dentro de la aplicación.
Este es un paso opcional que se podrá realizar más adelante en caso de no desear realizarlo en ese momento. Pese a no ser obligatorio,
configurar la cuenta de correo electrónico es altamente recomendable, ya que permitirá llevar a cabo acciones, como el envío de
emails personalizados o en formato HTML, que no será posible realizar si se escoge utilizar una cuenta de correo electrónico
configurada en un gestor de correo electrónico externo a aGora (Microsoft® Outlook, Mozilla Thunderbird. Windows Live Mail, etc.).

Manual de aGora INSTALACIÓN Y REGISTRO25


Ventana de configurar cuenta de e-mail del proceso de creación de empresa

Para configurar la cuenta de correo electrónico dentro de aGora se debe escoger el tipo de cuenta de correo e introducir los
datos necesarios al igual que se realiza en cualquier otro programa de gestor de correo electrónico.

Una vez terminado el paso de “Configurar cuenta de e-mail” ya podremos comenzar a utilizar aGora, para ello se pedirá entrar
en la aplicación con el usuario y contraseña configurados en el segundo paso de este proceso de creación de empresa.

1.7. Actualizar aGora

IMPORTANTE: Antes de proceder a realizar cualquier actualización de aGora es muy importante no olvidar realizar una
copia de seguridad de las bases de datos de la aplicación.

Esta operación la podrá realizar para las ediciones Lite, Basic, Silver y Gold desde la opción ‘Copia de seguridad’ de la solapa
‘Herramientas’. Para más información sobre la herramienta ‘Copia de seguridad’ diríjase al apartado 10.6. de este manual.

Para el caso de la versión Platinum, la copia de seguridad se deberá realizar utilizando las herramientas que a tal efecto
proporciona el administrador de MS SQL Server™ que se tenga instalado.

En el caso de que exista una nueva versión de aGora, ésta se detectará al arrancar el programa, mostrando al usuario un mensaje
indicando que existe una versión más actual de la que tiene instalada en esos momentos.
Mensaje indicando que existe una versión más reciente de aGora

Antes de actualizar se pregunta al usuario si desea realizar una copia de seguridad de los datos (aconsejamos realizarla) y a
continuación se muestra una ventana desde la cual se podrá proceder a la descarga e instalación de la misma.

Ventana de descarga y actualización de aGora

Desde esta ventana se podrá acceder a ver las notas de publicación (con las novedades y correcciones) de la nueva versión. Una
vez descargada la versión se procederá a la instalación de la misma, para lo cual se cerrará la aplicación.

Además de este método para actualizar la aplicación a la última versión, se podrá buscar si existen actualizaciones en cualquier
momento desde la opción ‘Configuración > Actualizar versión’.

Manual de aGora INSTALACIÓN Y REGISTRO27


Opción ‘Actualizar versión’ de la solapa ‘Configuración’

Por último, también se podrán buscar nuevas versiones de aGora con la aplicación cerrada desde el menú inicio de Windows en
la opción ‘Buscar actualizaciones’ del grupo de programas ‘aGora’ que se instala con la aplicación.

IMPORTANTE: Para proceder a la instalación de una nueva versión de aGora no deberá haber ningún usuario con la
aplicación arrancada.
Capítulo 2

LA INTERFAZ

En este capítulo

La pantalla principal de aGora


La cinta de opciones
Menús contextuales y barras de botones
Ventana de lista
Ventana de edición
Ventana de gestión avanzada
Ventana de consulta
Ventana de estadística
Los impresos de aGora

Manual de aGora LA INTERFAZ29


2.1. La pantalla principal de aGora

Cuando se inicia aGora nos aparece la pantalla principal del programa. Desde ella podremos acceder a todas las opciones y
posibilidades de la aplicación. Se trata de una presentación semejante a la de algunas de las más recientes aplicaciones Windows® que
pueda conocer el usuario, como por ejemplo Microsoft Word®.

Ventana principal de aGora.

A las operaciones o acciones que se pueden realizar con la aplicación se accede principalmente desde la cinta de opciones,
situada en la parte superior de la pantalla principal. Esta se divide en varias solapas, facilitando de ese modo la clasificación temática
de las tareas que se pueden llevar a cabo con el programa.

Dentro de esta cinta de opciones, aGora incorpora un sistema de ‘Búsqueda rápida’ para un acceso directo a la información
más relevante. Esta opción permite dirigirnos directamente a unos datos concretos sin necesidad de entrar en menús ni ventanas
previas. Este sistema de ‘Búsqueda rápida’, (situado en la parte derecha de la cinta de opciones en la solapa ‘Inicio’) se compone de
varias partes: en la parte inferior izquierda una lista desplegable donde escoger el criterio destinatario de dicha búsqueda (a elegir
entre alumnos, clientes, profesores, grupos, adeudos, matrículas o productos y servicios); a su derecha los diferentes botones de
búsqueda, que determinarán qué campo utilizaremos para la búsqueda. Podremos elegir buscar por apellidos/nombre, teléfono,
documento identificativo (D.N.I., N.I.F., C.I.F.,...), código numérico o mediante el uso de un lector de código de barras. Encima de
ambos apartados tenemos el cuadro de texto destinado a escribir el valor a buscar utilizando los parámetros indicados. Una vez
introducido y pulsando el botón de búsqueda correspondiente, nos mostrará por pantalla los resultados obtenidos,
proporcionándonos un fácil y rápido acceso a los mismos.
Cuadro de ‘Búsqueda rápida’ de la solapa ‘Inicio’

Además de este método especial de búsqueda, aGora dispone en las solapas de la cinta de opciones (en determinados
apartados, como alumno, profesor, grupo, etc.) de una opción llamada ‘Buscar…’. Ésta es muy útil para realizar filtros previos para las
ventanas de lista (ya que sólo aparecerán aquellos registros que cumplan la condición de búsqueda introducida).

Ventana de “Buscar cliente…”

Bajo la cinta de opciones puede aparecer la barra de mensajes. Esta barra se mostrará siempre y cuando existan tareas o alertas
importantes que requieran de una acción por parte del usuario. Aparece de manera predeterminada al arrancar la aplicación siempre
que esté pendiente de realizar alguna de esas tareas, proporcionando de este modo al usuario un acceso rápido a las mismas.

Barra de mensajes situada debajo de la cinta de opciones

En esta barra nos aparecerán mensajes recordándonos tareas importantes de realizar, como por ejemplo docencias o asistencias
pendientes de confirmar, copia de seguridad pendientes de hacer según sus preferencias, proceso de actualización sin realizar,
presupuestos caducados, avisos de agenda pendientes de gestionar, etc.

Puede ocultar la barra de mensajes siempre que lo desee. Para ello sólo tendrá que pinchar sobre el botón con forma de cruz
situado en la parte derecha de la misma. Esto la minimizará en la barra de estado indicando la cantidad de mensajes pendientes de
gestionar. Podrá restaurarla más tarde con sólo pinchar sobre la zona de la barra de estado en la que se sitúa.

Barra de mensajes minimizada en la barra de estado

En la zona inferior de la pantalla principal puede verse la mencionada barra de estado, con información de la empresa y usuario
activos, mensajes sobre las operaciones que se puedan ejecutar o se estén realizando, el estado de la conexión con el servidor de
Emagister, con aGora.Connect (en caso de tener dicho módulo contratado) y, en el caso de haberla minimizado, el acceso a la barra
de mensajes.

Manual de aGora LA INTERFAZ31


Zona Datos

Información La zona de información comunica al usuario sobre las acciones que


se pueden realizar y las actualmente en curso, especialmente cuando
éstas requieren un consumo considerable de tiempo de
procesamiento.

Empresa Este apartado de la barra de estado informa sobre la empresa


(conjunto de datos) actualmente activa y a la que se refieren los
datos mostrados. Pinchando sobre esta zona, se podrá cambiar de
empresa si se posee la edición Gold o superior.

Usuario Esta zona muestra la identificación dela cuenta de usuario que en


estos momentos está accediendo a los datos y a la que se refieren los
permisos de acceso. Pinchando en esta zona de la barra de estado,
se podrá cambiar de usuario.

Barra de mensajes La barra de mensajes aparecerá minimizada en la barra de estado en


el caso de que se cierre. Con sólo pinchar en esta zona, se podrá
volver a restituir a su posición predeterminada (bajo la cinta de
opciones) y de ese modo acceder de forma sencilla a gestionar las
tareas importantes pendientes.

Conexiones Muestra el estado de conexión con el servidor de Emagister. En el


caso de estar en estado “Conectado”, será posible la sincronización
de datos con Emagister. Haciendo clic sobre esta área, se lanzará el
proceso de sincronización.

También muestra, de tener la extension aGora.Connect contratada,


el estado de la conexión con dicha extension web, de manera que
sepamos si podemos sincronizar la información en un momento
determinado.

2.2. La cinta de opciones

La cinta de opciones es el “cuadro de mandos” de aGora. A todas las operaciones que se pueden realizar con la aplicación se
puede acceder desde ella. Se divide en categorías, siguiendo unos patrones de coherencia y facilidad para el manejo del programa de
forma intuitiva.

Cinta de opciones de aGora con la solapa ‘Inicio’ seleccionada

Solapa ‘Comercial’ de la cinta de opciones de aGora


Solapa Descripción

Inicio Reúne varias de las opciones albergadas en otras solapas, actuando como
un resumen de las opciones de uso más habitual en el programa, facilitando
así el acceso rápido a las mismas; desde la gestión de alumnos, clientes y
empleados, hasta la creación de cursos y grupos, pasando por la gestión de
nuevas matrículas y demás opciones útiles. Contiene además un sistema de
búsqueda para localizar con facilidad datos concretos.

Académico Gestiona todo lo relativo a la oferta académica del centro: profesores y su


disponibilidad, cursos y grupos que el centro pone a disposición de sus
clientes, aulas, calificaciones, etc.

Otros productos y [Sólo con la edición Gold o superior]. Permite gestionar los productos y
servicios servicios de carácter alternativo del centro. Esto incluye, normalmente,
servicios prestados por el centro (traducciones, alquiler de aulas…) o
material vendido o prestado por el mismo (libros, material escolar…), pero
nunca cursos ofertados por el mismo (eso se maneja en el apartado
académico). Nos permite mantener un stock y llevar el control, tanto
temporal como económico, de los préstamos y ventas a alumnos y a
empleados del centro, etc.

Comercial Gestiona aquellas opciones relativas a la gestión comercial del centro:


solicitudes, de contactos comerciales del centro, agendas detallada de
eventos y avisos, tareas, clientes contactados, envío de correo electrónico y
SMS, presupuestos, etc.

Ventas Gestiona las ventas de servicios que realiza el centro a su clientela: permite
gestionar nuestros clientes (quienes contratan los servicios al centro), así
como todas las ventas realizadas por el centro: tanto matrículas de alumnos
en cursos que desean contratar como ventas de otros productos o servicios
deseados.

Económico Gestiona la generación de ingresos (adeudos) y el cobro de los mismos, la


emisión de facturas, la gestión de proveedores, gastos y pagos, la tesorería
(caja y bancos), etc.

Configuración En esta solapa podemos modificar opciones de configuración variadas


relativas al programa, como los baremos para regular las variables del
programa, determinar los permisos para los usuarios, etc.

Herramientas Contiene varios procesos vitales para el manejo de la aplicación, como la


actualización de los datos, la creación de nuevos impresos mediante la
herramienta de creación de impresos personalizados de aGora, la
importación y exportación de datos del programa a diversos formatos, la
elaboración de copias de seguridad de los datos, etc.

Visibilidad Permite parametrizar lo que deseamos que el programa nos muestre por
pantalla según una serie de parámetros que se definen en esta solapa.
Principalmente gira en torno a la idea mostrar aquello que está vigente
(activo o no finalizado) o mostrarlo todo.

Manual de aGora LA INTERFAZ33


Además de las mencionadas solapas, en la propia cinta de opciones disponemos de dos elementos adicionales: el botón aGora
y las opciones de interfaz.

El botón aGora reúne varias de las opciones albergadas en otras solapas para un acceso rápido a las mismas y otras de uso
especial, como son la posibilidad de solicitar asistencia remota de un técnico o tele-mantenimiento (sólo para clientes con contrato
de mantenimiento en vigor), actualizar la aplicación o ver la pantalla de novedades de la aplicación.

Además, este botón ofrece un acceso rápido a los últimos elementos abiertos recientemente, por si nos interesa volver a acceder
a ellos, y la opción de salir de la aplicación.

Veamos con mayor detalle estas opciones del botón aGora:

Opción de menú Descripción

Asistente Esta opción lanza el asistente de aGora, una potente herramienta


que le sirve al usuario de ayuda para conseguir una correcta
configuración inicial y le permite aprovechar mejor todas las
funcionalidades que ofrece la aplicación.

Mi aGora Permite acceso rápido a la agenda, los avisos y la gestión del usuario
de aGora autenticado en esos momentos en la aplicación.

Panel de control Permite acceso rápido al ‘Panel de control’ del programa (accesible
también desde la solapa de ‘Configuración’), así como a algunas de
sus opciones más utilizadas.

Nuevo Permite dar de alta con rapidez diversos elementos del programa,
como alumnos, clientes, cursos o matrículas entre otros.

Menú de centro Emagister Da un acceso rápido a la página Web del menú de centro de
Emagister si está registrado como centro usuario de la misma.

Soporte y ayuda Da un acceso rápido a las opciones de soporte y ayuda de la


aplicación. Podrá acceder a la página Web de soporte personalizada
(desde la que podrá descargar las últimas versiones del programa,
reportar incidencias, sugerencias para la mejora del programa,…),
recibir asistencia remota de un técnico especializado, consultar el
manual, etc.

Ampliar aGora Permite ampliar su licencia de aGora, mejorar su edición actual por
otra más potente, ampliar el número de puestos que pueden
trabajar con la aplicación de forma simultánea, etc.

Actualizar versión El programa revisa si existen versiones más actualizadas del mismo
en la web y, de ser así, ofrece descargarla e instalarla siguiendo el
proceso indicado anteriormente.

Novedades de aGora Muestra una ventana en la interfaz del programa informando al


usuario de las últimas novedades sobre el programa o de
promociones especiales.

Acerca de aGora Muestra la carátula inicial del programa, donde se muestra la


versión de su programa, el número de serie de su edición y el tipo
de edición que posee, junto con el nombre de la persona y la
empresa poseedoras de la licencia.

Menú que despliega el botón aGora

El menú ‘Opciones’, situado en la esquina superior derecha de la cinta de opciones permite modificar el estilo de la aplicación
(variando entre los 8 posibles) y el tamaño de las fuentes e iconos.

Menú de ‘Opciones’

Para ver las opciones disponibles en su edición de aGora, seleccione una de las solapas de la cinta de opciones de la ventana
principal del programa, para hacerlo bastará con que se sitúe sobre una de ellas y pulse el botón izquierdo del ratón. Aquellas opciones
de que no disponga en su programa le aparecerán sombreadas, y no podrá seleccionarlas. De todos modos, al pasar el ratón sobre
estas opciones no disponibles, aparecerá un mensaje en la zona inferior derecha de la ventana, indicando la edición que se necesita

Manual de aGora LA INTERFAZ35


para habilitarlas, además de poder ver una etiqueta de ayuda contextual o “tooltip” que le indicará a qué está destinada esa opción
por si le resultase de su interés.

2.3. Menús contextuales y barras de botones

En casi todas las pantallas de la aplicación encontrará menús contextuales que se desplegarán al pulsar el botón derecho del
ratón. De este modo podrá acceder rápidamente a opciones disponibles para la ventana o el objeto con el que se encuentre
trabajando. Generalmente se tratará de opciones disponibles también mediante teclado o barra de botones; no obstante, existen
algunas excepciones en las que dichas opciones sólo se encontrarán disponibles a partir de estos menús contextuales, como en los
casos de las fotografías de alumnos y profesores, por lo que convendrá tenerlos muy en cuenta.

A los menús contextuales puede accederse pulsando el botón derecho del ratón sobre casi cualquier pantalla del programa. El
menú que aparecerá dependerá de en qué ventana estemos o sobre qué zona hayamos pulsado. Una vez desplegado el menú
contextual, podremos pulsar sobre la opción deseada (con el botón izquierdo del ratón) o fuera del menú si deseamos cancelar.

Cada ventana de aGora tiene su propia barra de botones. Éstas no son más que un conjunto de iconos o botones que, al ser
presionados, activan ciertas funciones de la aplicación. Estos iconos serán iguales en aquellos casos en los que coincide la funcionalidad
de la operación que realizan. Así, una ventana de tipo lista tendrá generalmente botones de nuevo, editar, eliminar, añadir filtros,
quitar filtros, listar datos, opciones para ordenar y buscar los datos, etc., mientras que por el contrario una ventana de tipo edición,
que nos muestra unos datos a modificar (añadir o consultar en detalle), tendrá botones para aceptar o cancelar los cambios, para
desplazarse o buscar otros registros, etc.

Barra de botones de la ventana de lista de ‘Gestión de adeudos’

Barra de botones de la ventana del ‘Gestor de solicitudes’


2.4. Ventana de lista

Las ventanas de tipo lista son aquellas que muestran los datos organizados en filas y columnas. Se utilizan fundamentalmente
para la presentación y/o manipulación de un conjunto de datos.

Ventana de lista de ‘Fichero de clientes’.

Este tipo de ventana cuenta con una barra de botones en la parte superior. Gracias a ésta se podrán dar altas de datos, modificar
o editar la fila seleccionada, realizar sobre la fila o filas seleccionadas un enlace con un potente sistema de “mailings” (envío masivo
de e-mail, mensajes SMS a móviles o enlace de correspondencia). Además, se podrán lanzar impresos de varias formas, filtrar los datos
que se muestran, ver estadísticas y consultas relativas a los mismos, buscar rápidamente cualquier fila (registro), listar las filas
mostrados de varias formas, exportar a los datos a MS Excel® (Ctrl+E), copiar al portapapeles los registros seleccionados (Ctrl+C),…

Barra de botones de la ventana de lista de ‘Fichero de alumnos’

Cada ventana de lista presenta su propia barra de botones. Sencillos iconos representan las tareas más comunes, haciendo que
todas las ventanas presenten un mismo aspecto funcional, facilitando su utilización por parte del usuario.

Además de esta representación gráfica, puede saberse qué operaciones realiza un determinado botón o icono. Para ello,
simplemente debemos dejar reposar el ratón sobre el mismo un instante y una etiqueta flotante de ayuda contextual (“tooltip”) nos
aparecerá, identificando la acción o acciones que se pueden ejecutar si es pulsado.

Algunas de las principales ventanas de lista (alumnos, grupos, clientes, matrículas, adeudos, facturas, etc.) también cuentan con
un panel de tareas, situado en su parte izquierda. Este panel, permite realizar de forma sencilla algunas de las tareas más comunes
sobre el registro o registros seleccionados en la ventana de lista. De este modo, por ejemplo, desde la ventana de lista de ‘Fichero de
clientes’ se podrán realizar de forma cómoda acciones como, crear un presupuesto para entregar al cliente, ver su calendario
académico, asignar un comercial a los clientes seleccionados, dar de alta una nueva matrícula para ese cliente, etc… Este panel se
podrá ocultar y volver a mostrar pulsando sobre la pequeña barra vertical situada en la parte derecha del mismo.

Manual de aGora LA INTERFAZ37


Al igual que ocurría con los iconos de las barras de botones, los elementos de los paneles de tareas también nos presentarán
una etiqueta flotante de ayuda contextual (“tooltip”) al dejar reposar el ratón un instante sobre los mismos.

“Tooltip” de un icono de la barra de botones y de un elemento del panel de tareas

Los datos que se muestran en este tipo de ventana se podrán ordenar y agrupar de forma sencilla mediante las “Cabeceras de
columna”. En esta parte de la ventana se muestra el nombre de las columnas o campos del tipo de dato que se está mostrando. De tal
modo, que en la ventana de alumnos tendremos cabeceras de columna como nombre, apellidos, dirección, teléfono,… El tamaño de
las columnas se puede agrandar o disminuir simplemente pinchando y arrastrando con el ratón a derecha o izquierda sobre los bordes
de las cabeceras de las mismas.

Por su parte las ventanas de lista también se pueden redimensionar pinchando y arrastrando desde los bordes de las mismas e
incluso podemos maximizarlas y minimizarlas.

En las ventanas de lista se pueden realizar selecciones múltiples de registros para realizar con todos ellos algunas operaciones
en concreto. Así pues, se podrá copiar al portapapeles, enviar un SMS, enviar un e-mail,… sólo a los registros seleccionados. Para
realizar una selección múltiple, pincharemos sobre un registro, y pulsando sin soltar la tecla de “Mayúsculas” (para selección múltiple
continúa) o “Ctrl” (para selección múltiple discontinua), seleccionaremos con el ratón otro registro, quedando de ese modo
seleccionadas varias filas.

Ventana de lista de alumnos con varios registros seleccionados y con el panel de tareas oculto

Pasamos a detallar en los siguientes apartados los aspectos más relevantes de las opciones que nos ofrecen las ventanas de
lista.
2.4.1. Manipulación básica de datos

Uno de los objetivos principales de un programa de gestión es la introducción y manipulación de datos (sin olvidar el
tratamiento, presentación, consulta y operaciones posteriores). Desde las ventanas de lista, como ya hemos comentado
anteriormente, aGora ofrece la posibilidad de realizar operaciones sobre los datos, es decir, sobre los registros o filas. Para ello las
ventanas de lista cuentan con la barra de botones y el menú contextual. Los procesos básicos de introducción, manipulación y consulta
de datos son fundamentalmente cuatro: añadir, modificar, eliminar y consultar datos.

AÑADIR DATOS

Continuamente nos vemos en la necesidad de introducir nuevos datos (nuevos grupos, nuevos alumnos, nuevas
matrículas, etc.). Todos ellos son procesos de altas. En un alta lo que hacemos propiamente es añadir un nuevo registro (o fila) a una
tabla (o lista de datos) dada.

El modo más habitual para dar un alta será utilizando la opción ‘Nuevo registro’ de la ventana de lista correspondiente (icono
[+]); por ejemplo, en el ‘Fichero de alumnos’ si queremos introducir en la base de datos un nuevo alumno.

No olvidemos que también podemos crear nuevos registros directamente desde el apartado ‘Nuevo...’ del botón ‘aGora’,
seleccionando cualquiera de sus opciones según el nuevo registro a crear; y también desde la opción situada en la solapa
correspondiente de la cinta de opciones (por ejemplo, para un nuevo alumno, accederemos a la opción ‘Nuevo alumno’ en la solapa
‘Administrativo’ de la cinta de opciones).En algunos casos es posible igualmente dar un alta desde otra ventana de edición; por ejemplo,
un nuevo alumno desde la pantalla de crear nueva matrícula. Esta opción, sin embargo, no es aconsejable salvo por motivos de
velocidad, para evitar tener que abandonar la ventana actual.

Sea cual sea el modo escogido, al dar un alta nos aparecerá la ventana de edición correspondiente (en modalidad de altas) con
todos sus datos en blanco o con el valor por defecto predefinido. En ella deberemos cubrir, cuanto menos, los datos requeridos.

Opción Dónde aparece

Botón ‘Nuevo registro’ Ventanas de lista

Botón auxiliar de nuevo registro Ventanas de edición

Botón ‘Nuevo...’ en la solapa correspondiente Cinta de opciones

Opción ‘Nuevo...’ en botón aGora Botón aGora

Posibilidades para añadir datos.

MODIFICAR DATOS

Es de lo más habitual que nos veamos obligados a modificar, añadir o corregir los datos que estamos manejando. Al
modificar datos lo que propiamente hacemos es modificar un registro (o fila) de una tabla (o lista de datos) dada.

El modo general de modificar un registro es pulsar en la ventana de lista correspondiente sobre la opción ‘Editar registro’,
estando seleccionado el registro (o fila) que se desea modificar. También (en la mayoría de las ventanas de lista) podemos hacer doble
clic sobre el registro (o la fila) en cuestión.

Manual de aGora LA INTERFAZ39


Al modificar una fila nos aparecerá la ventana de edición correspondiente, en modalidad de modificación (o edición), con los
datos previos de la misma. El programa verificará los vínculos actuales de la fila por si ésta no pudiera ser modificada. Cualquier
variación de los datos no se guardará hasta que no pulsemos sobre el botón ‘Aceptar’. Si estamos trabajando en red y otro usuario
está editando la misma fila, un mensaje nos advertirá de esta circunstancia, impidiéndonos modificar la fila hasta que el otro usuario
concluya sus modificaciones.

Opción Dónde aparece

Botón ‘Editar registro’ Ventanas de lista

Menú contextual [Editar] Ventanas de lista

Doble clic sobre un registro Ventanas de lista

Posibilidades para modificar datos.

ELIMINAR DATOS

Al eliminar o borrar datos lo que hacemos propiamente es suprimir uno o varios registros (o filas) de una tabla (o lista
de datos). La operación de eliminar filas no es reversible por lo que deberemos estar muy seguros antes de dar este paso. Como
medida de precaución el programa pedirá siempre al usuario que confirme su petición de borrado.

Para borrar una fila concreta deberemos situarnos sobre ella en la ventana de lista correspondiente y accionar la opción de
Eliminar [-].

Si estamos trabajando en red y otro usuario tiene abierta la fila que queremos borrar, se nos denegará el permiso. El programa
también verificará los vínculos del registro actual por si tuviera registros secundarios vinculados y por tanto no debiera ser borrado en
cuyo caso suspenderá la acción.

Si intentamos acceder a un registro (fila) borrado por otro usuario, el programa nos advertirá del error.

Opción Dónde aparece

Botón ‘Eliminar registro’ Ventanas de lista

Menú contextual [Eliminar] Ventanas de lista

Posibilidades alternativas de eliminar datos.

VER EN MODALIDAD DE CONSULTA

Cuando queremos examinar en detalle los datos de un modo rápido y flexible, la mejor opción es la de consulta de los
mismos.

Para iniciar la consulta en un registro concreto basta con situarnos sobre él y pinchar sobre el botón ‘Consulta de registro’ en la
ventana de lista correspondiente. Esta acción lanzará la ventana de edición correspondiente en modalidad de consulta. También
puede iniciarse la consulta en cualquier registro y recorrerlos luego uno a uno o saltando entre ellos, etc...
Opción Dónde aparece

Botón ‘Consulta de registro’ Ventanas de lista

Menú contextual [consultar] Ventanas de lista

Posibilidades alternativas de vista en modalidad de consulta.

ACTUALIZAR DATOS

La aplicación aGora es multipuesto a partir de la edición Silver. Esta posibilidad de poder manipular datos al mismo tiempo
desde varios ordenadores puede hacer que los datos que observamos en la ventana de lista no estén completamente actualizados.

El sistema no refresca constantemente los datos que se visualizan en la ventana de lista, ya que esto iría en detrimento de la
velocidad de procesamiento, y lo hace tan solo en momentos puntuales. Por ejemplo, si desde un ordenador se ha cambiado el número
de teléfono de un cliente, desde otro ordenador que ya tuviese abierto el listado de clientes no se vería este cambio hasta que no se
entrase, ya sea en modalidad de consulta o modalidad de modificación (edición), a la ficha de ese cliente o se pulsase sobre el botón
de la ventana de lista ‘Actualizar datos’.

Por lo tanto, con el botón actualizar se refrescarán los datos mostrados en la ventana de lista, pudiendo verse las posibles
modificaciones de datos que otros usuarios de la aplicación hayan realizado desde otros equipos.

2.4.2. Desplazarse por los datos

Uno de los factores determinantes de la velocidad de una aplicación de gestión es la posibilidad de desplazarse por los datos. A
este respecto, aGora ofrece una gran variedad de posibilidades.

Como se puede observar, las ventanas de lista nos muestran una serie de registros (también llamados filas), representando cada
uno de ellos una entidad o ítem único de datos estructurada en una tabla. En términos simples, una tabla de la base de datos está
formada por filas y columnas o campos. Cada fila representa un conjunto de datos relacionados (los datos de un alumno, un profesor,
un adeudo,…), y todas las filas de la misma tabla tienen la misma estructura. De este modo, al desplazarnos entre filas (registros) de
una ventana de lista lo hacemos por un conjunto de datos del mismo tipo, por ejemplo de los datos de un alumno a los de otro.

La aplicación ofrece distintas posibilidades de navegar entre filas o encontrar una fila determinada:

 Con las teclas de cursor.

 Con la barra de desplazamiento a la derecha de la ventana (disponible sólo si hay más filas de los que se pueden
mostrar).

 Con botón de navegación en ratón (sólo si el ratón dispone del dispositivo y software adecuados).

 Mediante ordenación y búsqueda rápida.

Manual de aGora LA INTERFAZ41


Operación Efecto Disponible

Teclas de cursor Avanza registros en la dirección Siempre


indicada

Barra de desplazamiento lateral Avanza registros en la dirección Siempre que haya más registros
indicada de los que se pueden mostrar

Botón de navegación del ratón Simula pulsación de la barra de Si se tiene el dispositivo y se ha


desplazamiento lateral instalado el software adecuado.

Ordenación Reorganiza los registros en función de Siempre


una o varias columnas

Búsqueda rápida Localiza los registros que contienen Siempre


unos determinados caracteres
introducidos en la caja de texto de
búsqueda rápida de la ventana

2.4.3. Filtrar los datos

En ocasiones, especialmente cuando el volumen de datos es considerable, puede ser especialmente útil filtrar los datos; esto
es, pedir al programa que nos muestre sólo aquel conjunto de datos con el que queremos trabajar. En este sentido, aGora nos permite
filtrar a dos niveles:

1) A un nivel funcional: El programa tiene predefinidos una serie de filtros útiles que se aplican simultáneamente a todas las
opciones del programa y que pueden activarse y desactivarse con gran facilidad. Se trata de selecciones de interés general, como
por ejemplo, visualizar sólo aquellos alumnos actualmente vigentes (que aún asisten a clase en algún grupo), los cobros del último
año, los adeudos aún no pagados, los grupos aún ofertados, las matrículas no finalizadas,... Estos filtros funcionales se aplican en
todo el programa y pueden activarse, de modo general o permanente, a través del apartado ‘Visibilidad de datos’ desde la opción
‘Herramientas > Panel de control’; o de modo ocasional o temporal (solo válido hasta que se cierre la aplicación, es decir, para la
sesión en curso), desde los ítems de la solapa ‘Visibilidad’.

2) A un nivel local y configurable: Este sería al que nos atañe en esta sección, ya que es a nivel de las ventanas de lista o semejantes.
Desde ese tipo de ventana, es posible definir nuevos filtros que se aplicarán únicamente sobre el conjunto de datos para el que
han sido definidos. Una vez creado el filtro se guardará, y para volverlo a aplicar, bastará con seleccionarlo desde la opción ‘Filtros’
de la barra de botones o del menú contextual.

En este caso podremos restringir el rango de valores para un campo concreto. Podremos añadir hasta 20 condiciones en cada
filtro y no hay límite definido en el número de filtros consecutivos que podemos aplicar (aunque el total de condiciones impuestas a
los filtros no puede ser superior a 255). Cuando se aplica un filtro sobre datos ya filtrados se suman a los anteriores, quedando sólo
aquellos registros que cumplan con las condiciones exigidas por todos ellos.

Botones de ‘Filtrado de registros’ y ‘Quitar filtrado de registros’

Para cada tabla o conjunto de datos podemos definir de modo permanente todos los filtros que queramos por cualquier campo
y bajo las condiciones que deseemos.
Los filtros sólo pueden definirse desde ventanas de tipo lista y semejante. Seleccionando la opción ‘Filtro’ desde la barra de
botones aparecerá la ventana de filtros correspondiente, con todos los filtros ya definidos para esa tabla.

Ventana de filtros de la ‘Gestión de adeudos’

Si no aparece ningún filtro por defecto, habrá que crearlo. Para ello, al pinchar sobre el icono, aparecerá la ventana para la
descripción de filtros en la que podremos crear tantos y tan variados filtros como queramos. Así, pinchamos sobre el icono más [+]
(Agregar nuevo filtro) y el Asistente nos va a guiar paso a paso en la generación de nuevos filtros.

Por ejemplo, imaginemos que queremos saber los adeudos generados de un determinado mes. Pues bien, iríamos a la solapa
‘Económico’, escogiendo la opción ‘Adeudos> Gestión de adeudos’. Aparecería la ventana de lista con todos los adeudos, y
pincharíamos sobre el botón de filtro. Una vez comprobado que ese filtro no está ya creado, pinchamos sobre el botón de altas
(símbolo +).

Primero aparecerá una ventana para seleccionar el campo de datos por el que queramos filtrar, pinchando sobre la flecha, se
desplegarán las opciones disponibles, elegimos una (para nuestro ejemplo: fecha de emisión del adeudo) y hacemos ‘clic’ en
“Siguiente”.

Manual de aGora LA INTERFAZ43


En la siguiente ventana ya podemos observar como el dato elegido aparece en el cuadro inferior, que es el que vamos a ir
configurando nosotros. Ahora se nos pide el criterio de comparación, en el que, desplegando las opciones podemos encontrar, que si
el campo seleccionado es numérico o de fecha serán: “diferente a”, “entre”, “está vacío”, “igual a”, “mayor o igual que”, “mayor que”,
“menor o igual que” o “menor que”. Si el campo seleccionado fuese de texto veríamos las opciones: “contiene”, “diferente a”,
“empieza por”, “está vacío”, “igual a”, ´”no contiene”, “no está vacío” o “termina con”. Elegiremos uno (para nuestro ejemplo:
“entre”). Pinchamos en “Siguiente”.

Ahora tenemos que escribir los valores de comparación; éstos pueden ser variables (indicaremos el valor cada vez que
ejecutemos el filtro) o fijos (siempre que ejecutemos el filtro, el valor de comparación será el mismo). Para definirlo como variable,
deberemos escribir el valor entre los signos # y @.Así, cada vez que ejecutemos el filtro, se nos pedirá rellenarlo, (p.ej., si ponemos
#fechainicio@, al ejecutar el filtro, se nos pedirá que rellenemos la fecha de inicio por la que vamos a filtrar los datos, en este caso
también ponemos #fechafin@). Si ya tenemos claro cuál es la fecha, no hará falta escribirlo entre # y @ (filtro fijo), lo podemos hacer
directamente (pero ya no nos servirá para poner otra fecha, lo cual no es muy práctico en este caso). Pulsamos “Siguiente”.

La siguiente ventana nos informará de que la actual condición se ha guardado, y nos preguntará si deseamos añadir más
condiciones al filtro.
Si le decimos que sí, volveremos a empezar el proceso que se unirá al que ya tenemos. Si le decimos que no, iremos a la siguiente
ventana donde señalaremos la vinculación de condiciones (se cumple al menos una condición o se cumplen todas las condiciones).La
primera opción significa que de todas las condiciones que hayamos definido, al menos una se cumple, aunque no necesariamente
todas. Sin embargo, si escogemos que se cumplan todas las condiciones, será necesario que realmente ocurra así, de manera que, si
se cumplen algunas, pero no todas, el programa no las tendrá en cuenta. Pulsamos “Siguiente”.

Aparecerá otra ventana para escribir la denominación del filtro, éste es el nombre con el que aparecerá en la ventana principal
de filtros. Pulsamos “Siguiente”. Una ventana de información nos dirá que ya podemos generar el filtro y que pulsemos al botón
“Terminar”, aceptaremos y pulsaremos sobre la opción “Terminar”.

Ahora otra ventana nos informará de que el filtro ha sido creado con éxito. Aceptamos y nos aparece automáticamente la
ventana principal de filtros con la descripción del filtro que hemos creado. Para ejecutarlo, sólo tenemos que hacer doble clic sobre
él, o bien pinchar sobre el icono de aceptar situado a la izquierda en la barra de botones (enviar datos seleccionados). Ahora nos
aparecerán sólo los datos que queríamos ver (en caso de filtro fijo).

Manual de aGora LA INTERFAZ45


Como hemos visto, también es posible realizar filtros parametrizados (variables). A la hora de hacerlo, si se pone en el valor de
comparación los caracteres # y @ (por ejemplo, #valordecomparación@) cada vez que se ejecute el filtro pedirá el valor de
comparación pudiendo utilizar ese filtro para acotaciones distintas.

2.4.4. Listar e imprimir

Mediante las distintas opciones del botón ‘Mostrar listado’ de las ventanas de lista podremos ver una presentación preliminar
de los datos en pantalla y/o lanzarlos a impresora.

Botón ‘Mostrar listado’ con sus opciones desplegadas

La primera opción de todas, ‘Mostrar listado’ permite lanzar a través del ‘Gestor de impresos’ de la aplicación un informe
avanzado con cabecera personalizada y que podrá diseñarse y personalizarse el usuario si posee la edición Silver o superior de aGora.

‘Gestor de impresos’ en modo vista preliminar


En modo vista preliminar el ‘Gestor de impresos’ permitirá tanto lanzar a impresora o exportar a formatos estandarizados (PDF,
XLS, RTF,…), como navegar entre páginas, localizar un texto en el documento o modificar opciones de presentación en pantalla (zoom,
una o múltiples páginas,…)

La vista de diseño del ‘Gestor de impresos’ nos permite modificar la apariencia y datos que se muestran en la vista preliminar,
pudiendo incluso guardar las modificaciones para que las siguientes ocasiones que deseemos visualizar un listado muestre el diseño
personalizado del usuario. De este modo el usuario podrá añadir o quitar campos, cambiar el color, tipo y tamaño de la letra, añadir
imágenes, texto enriquecido,…

Además de este listado configurable por el usuario, se puede lanzar un impreso o ‘Listado rápido’ en dos modos distintos,
horizontal y vertical. Este listado mostrará en pantalla los datos tal y como se ven en la ventana de lista, con el orden de las columnas,
el tamaño relativo de las mismas, etc…

‘Listado rápido’ en modo horizontal

2.4.5. Enlace de correspondencia

Desde las ventanas de listase puede ejecutar un completo sistema de enlace de correspondencia con los datos que se muestran
en la misma.

Manual de aGora LA INTERFAZ47


Botón ‘Correspondencia’ de las ventanas de lista

La primera opción mostrada desde el botón para el enlace de correspondencia lanzará un sencillo asistente desde el cual se
podrá escoger el tipo de correspondencia que desea realizar. Dependiendo del tipo de datos que se muestren en la ventana de lista
se podrán realizar unas opciones de correspondencia u otras, con un máximo de 4 opciones: envío de cartas, creación de etiquetas,
mailing electrónico y envío de mensajes SMS a móviles. Si los datos a combinar tienen correos electrónicos y números de teléfono se
dispondrá de las 4 opciones mencionadas (como ocurre desde las ventanas de lista de alumnos, clientes, profesores,…). En caso
contrario sólo se dispondrá de las opciones de cartas y etiquetas.

Pantalla inicial del asistente de correspondencia.

En el caso de que los datos de la ventana actual tengan e-mail y/o número de teléfono, aparecerán dos opciones bajo la de
‘Asistente de correspondencia’, estas serán: ‘Envío de mensajes de e-mail (a la selección)’ y ‘Envío de mensajes SMS (a la selección)’.
Ambas opciones realizarán envíos de e-mail o SMS a los registros seleccionados. Este envío a los datos seleccionados se podrá realizar
también con las opciones que a tal efecto despliega el menú contextual de la propia ventana de lista.
Ventana de lista con la opción de envío de SMS a los datos seleccionados marcada

2.4.6. Opciones especiales

Hay algunas ventanas de lista que poseen una serie de opciones especiales que dependen del tipo de datos que se muestran en
las mismas. Estas opciones especiales las podemos dividir en tres grandes grupos:

- Abrir una gestión avanzada.


- Realizar operaciones específicas sobre los datos mostrados.
- Desplegar un menú con las consultas, estadísticas y procesos en bloque vinculados.

Existen ventanas de lista con datos que a su vez se pueden mostrarse en una ficha de gestión avanzada, como los clientes,
alumnos, grupos, profesores, aulas,… En tal caso, pulsando sobre el botón correspondiente, se podrá abrir la gestión avanzada del
registro seleccionado. Es importante comentar que hay ventanas de lista que muestran registros que, aunque en sí mismos no se
pueden mostrar en una ficha de gestión avanzada, sí pueden lanzar la gestión avanzada de un dato relacionado con los mismos. Por
ejemplo, desde la ventana de lista de facturas, aunque la factura no tenga ventana de gestión avanzada, sí podremos abrir la gestión
avanzada del cliente al que se le ha emitido la misma.

Las operaciones o acciones específicas de una ventana de lista permiten realizar procesos exclusivos sobre los datos que nos
presenta. Estás acciones especiales se podrán ejecutar desde la barra de botones y desde el panel de tareas.

Por ejemplo, en la ventana de lista que muestra la opción ‘Económico > Facturas’ aparecerán opciones especiales en la barra de
botones como, las de imprimir factura, cobrarla o emitir factura rectificativa sobre la seleccionada. Estas mismas acciones se podrán
ejecutar también utilizando el panel de tareas de esta misma ventana. En la mayoría de las ventanas de lista que poseen un panel de
tareas, en el mismo aparecen más operaciones o acciones específicas que las que aparecen en la barra de botones, ya que en ésta
última, sólo aparecen las más relevante o utilizadas.

Manual de aGora LA INTERFAZ49


Panel de tareas de la ventana de lista de ‘Gestión de facturas’

Opciones especiales de la barra de botones de la ventana de lista de ‘Gestión de facturas’

Por último, estas ventanas nos pueden proporcionar un atajo rápido a las consultas, estadísticas y procesos en bloque del tipo
de dato que muestran. De este modo, por ejemplo, no haría falta irse a la opción de ‘Económico > Consultas > Adeudos’ de la cinta de
opciones para lanzar una consulta concreta de adeudos si tenemos abierta la ventana de lista de adeudos, ya que estas consultas
podrán desplegarse desde el icono correspondiente de la barra de botones de la propia ventana.

Por todo lo mencionado, es importante tener en cuenta que las ventanas de lista pueden mostrar una serie de botones
especiales dependiendo de los datos que manejen. Por ejemplo, la ventana de adeudos tendrá botones especiales como el del cobro
o impresión de los mismos, la de cobros para su devolución, la de gestión de docencia para la confirmación o no de las mismas, la de
alumnos para abrir su gestión avanzada e imprimir el carné de estudiante,… En cualquier caso, para saber la acción que puede realizar
con cada uno de estos botones especiales, sólo tiene que situar el puntero del ratón sobre los mismos. Eso mostrará una etiqueta de
ayuda contextual o “tooltip” con una breve indicación del proceso que puede realizarse pulsando sobre el botón.

2.4.7. Ordenar, buscar y agrupar datos

La agilidad de una aplicación de gestión depende en buena medida de su capacidad para ordenar y buscar los datos en cualquier
combinación posible y desde cualquier lugar. En ese sentido aGora integra estas facilidades de forma sistemática e idéntica (para
simplificar su uso) en todas sus pantallas de manipulación y consulta de datos.

En las ventanas de tipo lista, los datos se muestran ordenados según el último orden establecido (o en su defecto por su columna
o campo “Código”) para la próxima vez que se ejecute la aplicación, siempre que esté activada la opción correspondiente en el ‘Panel
de control’. Al mismo tiempo, cuando se accede a cualquier registro o fila de la ventana, al salir de éste se mantiene dicha selección,
con lo que evita tener que volver a buscar el registro anteriormente marcado.
Ventana de lista de ‘Fichero de alumnos’ ordenada por el campo “Código” de forma ascendente.

Estas ventanas ofrecen la posibilidad de reorganizar los datos por el campo (columna) que se desee de entre los que aparecen
en la vista. En la ventana de lista de alumnos de arriba podríamos ordenar por código, expediente, nombre, apellidos, N.I.F.,
dirección,…

La ordenación de las filas podrá ser en cualquier caso tanto ascendente (de menor a mayor), como descendente (de mayor a
menor). Para proceder a ordenar por cualquiera de las columnas sólo habrá que pinchar sobre las cabeceras de las mismas. Al hacerlo,
las filas se ordenaran de forma ascendente según la columna escogida y se nos mostrará un triángulo al lado del nombre de cabecera
(). Si volvemos a pinchar sobre la misma cabecera de columna, los datos pasarán a estar ordenados de forma descendente,
mostrando un triángulo invertido al lado derecho del nombre de cabecera () y así sucesivamente. Si deseamos ordenar por más de
un criterio, bastará con pinchar sobre otra cabecera manteniendo pulsada la tecla de Mayúsculas. De ese modo podremos añadir
tantos criterios de ordenación como deseemos.

Ventana de lista de ‘Fichero de alumnos’ con la búsqueda: “garcía”

Una vez ordenados los datos, será más cómodo encontrar una fila concreta. Pero aGora va más allá e incluye una herramienta
de ‘Búsqueda rápida’. Situado en la parte derecha de la barra de botones de las ventanas de lista, encontramos el cuadro de texto de
esta potente herramienta de búsqueda. En el mismo se pueden introducir los textos de búsqueda que se deseen, separados por

Manual de aGora LA INTERFAZ51


espacios, de modo que el programa buscará y mostrará sólo aquellas filas que los contengan en cualquiera de las columnas visibles.
Por lo tanto, se puede entender la herramienta de búsqueda rápida como una especie de filtro rápido que nos muestra en pantalla
aquellos datos que contienen unos determinados textos. Esto es, si sabemos que un alumno que queremos encontrar se apellida
García, introducimos el texto “garcía” en el cuadro de búsqueda de la ventana de lista de alumnos (opción ‘Fichero de alumnos’ de la
solapa ‘Académico’) y el programa nos mostrará sólo aquellas filas que contengan esa palabra en algunas de sus columnas.

Es importante aclarar que en el cuadro de la búsqueda rápida dará igual introducir los textos en mayúsculas o minúsculas, ya
que no se hace distinción entre ambas, sin embargo sí son tenidos en cuentas los acentos, de tal modo que “García”, “garcía” y
“GARCÍA” se interpretan como iguales, pero no así “Garcia”. Para afinar más la búsqueda, si sabemos que el alumno vive en Madrid
se introduciría el texto “madrid” a continuación del ya introducido y separado por un espacio, de modo que se mostrarían menos
datos y así sucesivamente.

Ventana de lista de ‘Fichero de alumnos’ con la búsqueda: “garcía madrid”

Otra forma de organizar registros o filas es mediante la agrupación de los mismos por un campo o columna determinada. Por
ejemplo, podríamos ver los alumnos agrupados por la población con tan sólo arrastrar la cabecera adecuada al espacio reservado a
tal efecto en la que se indica la leyenda: “Arrastre una cabecera de columna aquí para agrupar por ella”. Se podrán realizar también
agrupaciones anidadas, si así se desea.

Ventana de lista de alumnos agrupados por “Población” y ordenados dentro de “Población” por “Apellidos” de forma ascendente
2.4.8. Personalizar las vistas

Un aspecto interesante de las ventanas de lista es la posibilidad de insertar, quitar o cambiar de posición las columnas de la
misma, adaptando de ese modo los datos que se muestran a gusto del usuario. Para quitar una columna tan solo tenemos que pinchar
sobre ella y sin soltar arrastrarla, ya sea fuera de la fila que conforman las cabeceras de columna o dentro del ‘Selector de columnas’.
Añadir una nueva columna se realiza desde la ventana del ‘Selector de columnas’. Para mostrar este selector pincharemos sobre el
botón derecho dentro de la ventana de lista y escogeremos la opción ‘Seleccionar columnas visibles’ del menú contextual, o bien con
la opción ‘Selector de columnas’ del menú que despliega el botón ‘Utilidades de la ventana de lista’.

Diferentes opciones para abrir el ‘Selector de columnas’

En el ‘Selector de columnas’ aparecen todas aquellas columnas que el usuario tiene la posibilidad de añadir a la ventana de lista
(aquí aparecerán también las columnas que haya podido quitar, por si desea volver a insertarlas). Para volver a añadir una columna,
el usuario tendrá que arrastrarla a la posición de cabecera de columnas en la que desee que se muestre.

Para cambiar el orden o posición de las columnas, bastará con pinchar sobre ellas y sin soltar, arrastrarlas hacia la derecha o la
izquierda, situándolas en la posición deseada.

Inserción de la columna “Provincia” en la ventana de lista de alumnos

Manual de aGora LA INTERFAZ53


Otras opciones de personalización de las vistas, que se lanzan también desde el botón de ‘Utilidades de la ventana de lista’, son
aquellas que nos permiten mostrar o no las líneas que dividen las filas o las columnas y la que hace que las cabeceras de grupo se
muestren en negrita.

‘Opciones visuales de lista’ del botón ‘Utilidades de la ventana de lista’

2.4.9. Otras utilidades

Las ventanas de lista tienen dos interesantes utilidades que estarán disponibles tan solo a partir de la edición Silver de aGora.

La primera de ellas nos permite exportar a MS Excel® los datos de la tabla principal vinculada a la mencionada ventana de lista.
A esta utilidad se puede acceder desde el botón ‘Utilidades de la ventana de lista’ o mediante la combinación de las teclas CTRL+E.

La segunda de estas utilidades es la que copia al portapapeles de Windows® sólo los datos seleccionados en la ventana, con los
campos que se muestran en la misma, para que el usuario los pueda pegar en un documento externo. Para acceder a esta utilidad lo
haremos desde el botón mencionado anteriormente o con la combinación de teclas CTRL+C.

2.5. Ventana de edición

Las ventanas de edición son las que muestran de forma detallada los datos correspondientes a un mismo concepto, registro o
fila. Se utilizan fundamentalmente para la introducción y modificación de datos, aunque también sirven para una visualización
detallada registro a registro.

Este tipo de ventanas se pueden mostrar en tres modalidades distintas:

 Modalidad de altas – esta se usa para los casos en los que se está creando un nuevo registro.

 Modalidad de modificación (o edición) – usada en los casos en los que se desean modificar los datos de un registro ya
existente.

 Modalidad de consulta – para poder ver los datos registro a registro, pero no modificarlos.
Ventana de edición de alumnos en modalidad de modificación

Según la modalidad en que nos encontremos (altas, modificación o consulta), se activarán o desactivarán determinadas
opciones. Así, por ejemplo, en consulta se desactivarán los botones de ‘Guardar los cambios’ y ‘Cancelar los cambios’, en altas se
desactivarán, entre otros, los botones de ‘Listados’ e ‘Impresión’, en modificación se desactivarán los botones de navegación entre
registros,… Siempre podemos saber en qué modo se ha abierto una ventana de este tipo, pues aparecerá indicado entre corchetes en
la propia barra de título de la ventana.

En este tipo de ventanas podemos encontrar botones auxiliares de ‘Nuevo registro’ al lado de listas desplegables para crear
nuevos baremos sin necesidad de salir de la propia ventana.

Además, existen campos, como por ejemplo el usuario y máquina (que aparecen en todas las operaciones económicas como
adeudos, cobros, domiciliaciones, etc.), que no son modificables y aparecen sombreados en una celda con color de fondo.

2.5.1. Desplazamiento por campos

Existen dos maneras de desplazarse por los campos que vemos en una ventana de edición:

 Utilizando las teclas de navegación entre campos. (Véase cuadro adjunto)

 Posicionando el cursor del ratón sobre la zona de edición del campo deseado.

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Operación Efecto Disponible

Pulsar [TAB] El foco pasa al campo siguiente Siempre

Pulsar [MAYÚS] + [TAB] El foco pasa al campo anterior Siempre

Clic de Ratón El foco pasa al campo seleccionado Siempre

Pulsar [Ctrl] + [TAB] El foco pasa a la solapa (pestaña) Cuando la ventana tenga solapas
siguiente (pestañas).

Desplazamiento por campos.

2.5.2. Desplazamiento por registros

Desde las ventanas de edición, en su modalidad de consulta, podremos desplazarnos de un registro a otro, por ejemplo de los
datos de un alumno a los de otro. Para ello el programa ofrece dos posibilidades de navegación entre registros.

 Con los botones de desplazamiento.

 Con la opción ‘Buscar’ o pulsando [F3]. (No disponible en modalidad de altas)

Ventana de edición de alumnos en modalidad de consulta


Operación Efecto Dónde Disponible

Botones de desplazamiento Se desplazan al primer, al Ventanas de edición Modalidad de consulta


último, al siguiente o al
anterior registro
(dependiendo del botón
pulsado).

Buscar en edición o pulsar [F3] Lista los registros Ventanas de edición Modalidad de consulta y
disponibles y se desplaza al modalidad de modificación
seleccionado

Desplazamiento por registros.

Al entrar en modalidad de consulta a una ventana de edición podremos visualizar los datos de un registro pero no modificarlos,
de tal modo que los botones de ‘Guardar los cambios’ y ‘Cancelar los cambios’ no están activos. Sin embargo, sí aparecen activos los
cuatro botones de desplazamiento entre registros, permitiéndonos navegar entre los mismo de forma cómoda y sencilla.

2.5.3. Manipulación de datos

Desde las ventanas de edición, podremos modificar los datos de registros ya existentes (modalidad de modificación) o
cumplimentar los datos de nuevos registros (modalidad de altas).

GUARDAR LOS CAMBIOS

Cada vez que realizamos una petición de guardar cambios, el programa realiza una gran cantidad de verificaciones de todo tipo.
Los datos no se guardarán salvo que supere satisfactoriamente todas las verificaciones.

Nº Verificación

1 Verifica que el registro no esté siendo modificado simultáneamente por otro usuario (en
instalaciones de red -multipuesto-).

2 Verifica que el registro sea realmente modificable en función de sus vínculos con otros
registros.

3 Verifica que estén cumplimentados todos los datos que el programa estipula como
requeridos para un correcto funcionamiento.

4 Verifica, que los datos sean coherentes; por ejemplo, que no se establezcan dos sesiones
con el mismo profesor en distintas aulas y con el mismo horario. El programa permitirá al
usuario realizar estas operaciones, pero previamente le advertirá de la falta de coherencia
y aconsejará cancelar; no obstante, la última decisión corresponde al usuario.

5 Actualiza y compagina registros vinculados si fuese el caso.

6 Realiza otras verificaciones específicas dependiendo del tipo de datos tratado.

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Verificaciones al guardar los cambios.

Para indicarle al programa que debe guardar los cambios, podemos optar por uno de los siguientes medios:

Operación Dónde Disponible

Botón ‘Guardar los cambios’ Ventana de edición Modalidad de altas y


modalidad de modificación

Pulsar [F10] o [Ctrl] + [ENTER] Ventana de edición Modalidad de altas y


modalidad de modificación

Posibilidades alternativas de guardar los cambios.

Salvo en el caso de estar dando un alta y tener activadas “Altas Continuas” en ‘Panel de control > Preferencias’, la pulsación en
aceptar y la posterior operación de guardar los datos concluye cerrando la ventana de edición desde la que se ha realizado la petición
de guardar los cambios.

CANCELAR LOS CAMBIOS

Cancelar los cambios anula cualquier modificación hecha, no guardada con anterioridad en modalidad de modificación, y no
agrega un nuevo registro en el caso de modalidad de altas. Puesto que la opción de ‘Cancelar los cambios’ no es reversible se pide
confirmación al usuario antes de proceder definitivamente a la cancelación (salvo que se esté en modalidad de altas continuas).

También cerrar la ventana de edición correspondiente conlleva implícitamente una cancelación y viceversa, una cancelación
conlleva cerrar la ventana. Cualquier proceso de cancelación o cierre de ventana puede ser útil para cancelar una operación en curso.

Operación Dónde Disponible

Pulsar [Esc] Ventana de edición Modalidad de altas y


modalidad de modificación

Botón Cancelar Ventana de edición Modalidad de altas y


modalidad de modificación

Botón Cerrar Ventana de edición Modalidad de altas y


modalidad de modificación

Posibilidades alternativas de cancelar los cambios.

2.5.4. Búsqueda de datos

Desde las ventanas de edición, pulsando sobre el botón ‘Búsqueda’ [Prismáticos] (siempre que no estemos en modalidad de
altas) nos aparecerá una nueva ventana, muy semejante a las de lista, pero no redimensionable.
Botón ‘Búsqueda’ de una ventana de edición

En este tipo de ventana podremos utilizar los mismos métodos de búsqueda, ordenación y agrupación que se pueden utilizar
en las ventanas de lista, y de ese modo poder localizar un registro concreto. Así pues, en el cuadro de texto en el que pone “Su
búsqueda aquí”, se podrán introducir los textos de búsqueda que se deseen, separados por espacios, de modo que el programa
buscará y mostrará sólo aquellas filas que los contengan en cualquiera de las columnas visibles.

Una vez localizada y seleccionada una fila, bastará con que pulsemos sobre el botón ‘Aceptar selección’ o hagamos doble clic
sobre ella para mostrar la ventana de edición de ese registro.

2.5.5. Listar e imprimir

Las ventanas de edición, nos dan la posibilidad de listar e imprimir los datos de un registro concreto. Para ello se podrán utilizar
los botones pertinentes de la barra de botones de este tipo de ventanas.

MOSTRAR IMPRESO DE DATOS DE UN REGISTRO DESDE VENTANAS DE EDICIÓN

Los datos de un registro concreto que se muestran en este tipo de ventanas pueden verse en forma de impreso o informe
avanzado a través del ‘Gestor de impresos’ de aGora. Al igual que ocurría en las ventanas de lista, este impreso podrá tener la cabecera
personalizada, diseñarse y personalizarse por parte del usuario si posee la edición Silver o superior de la aplicación.

‘Gestor de impresos’ en modo vista preliminar lanzado desde la ventana de edición de un adeudo

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Desde este ‘Gestor de impresos’ se permitirá tanto lanzar a imprimir, como exportar a formatos estandarizados (PDF, XLS, RTF,…)
o modificar la apariencia y datos que se muestran, pudiendo incluso guardar las modificaciones, para que, las siguientes ocasiones
que deseemos visualizar este impreso, se muestre el diseño personalizado del usuario.

IMPRIMIR DATOS DE UN REGISTRO DESDE VENTANAS DE EDICIÓN

Mediante esta opción, los datos de un registro concreto de una ventana de edición se pueden lanzar a impresora de
modo directo, sin tener que visualizarlos previamente con el ‘Gestor de impresos’. Al pulsar sobre este botón nos saldrá de forma
directa la ventana de diálogo de impresión que Windows utiliza para la impresora instalada.

2.5.6. Opciones especiales

Hay algunas ventanas de edición que poseen una serie de botones u opciones especiales que dependen del tipo de registro que
se está mostrando en las mismas (alumno, adeudo, cliente, proveedor,…). Estas opciones ejecutarán acciones específicas, que
realizarán procesos exclusivos del tipo de registro que se muestra en pantalla. Por ejemplo, en la ventana de edición de un alumno
concreto aparecerán botones especiales como los de mostrar el calendario con los grupos a los que está matriculado y el de lanzar el
impreso de carné de estudiante.

Botones especiales de la ventana de edición de un alumno

2.5.7. Localizar y vincular

Otra modalidad especial de búsqueda es aquella que sirve para localizar un dato y vincularlos al registro activo. Funciona de
modo muy semejante a la búsqueda en ventanas de edición, con la salvedad de que no nos desplazamos al registro seleccionado sino
que lo vinculamos el dato buscado al registro activo. Un ejemplo es vincular una sesión que ya existe a un grupo nuevo, con lo que
dicha sesión pasaría a estar relacionada con dicho grupo.

Estas operaciones de localizar y vincular pueden realizarse tanto desde el botón ‘Localizar y vincular registro existente’ en las
ventanas de edición, que tienen una lista asociada, como desde el botón individual de búsqueda (prismáticos pequeños), que vincula
a un campo concreto, en aquellas pantallas en que aparece.

Botón ‘Localizar y vincular registro existente’ de las ventanas de edición con lista asociada

Cuando realizamos una operación de localizar y vincular, nos aparecerá una ventana idéntica a la que se muestra al pulsar el
botón ‘Búsqueda’, en la que tendremos que localizar y seleccionar el registro a vincular haciendo doble clic sobre él o pulsando ‘Aceptar
selección’.
Ventana de búsqueda que se muestra al intentar localizar y vincular una sesión existente a un grupo

2.6. Ventana de gestión avanzada

Las ventanas de gestión avanzada son aquellas que muestran todos los datos relacionados de un modo global e intuitivo,
permitiendo al usuario una visión de conjunto. Desde ellas se pueden efectuar también las mismas operaciones que en el resto de
ventanas (matricular, cobrar, ver estadísticas, etc.). Existen 6 ventanas de gestión avanzada en aGora: alumnos, clientes, personal (con
sus variantes de profesores y comerciales), grupos, aulas y materiales (biblioteca). Este tipo de ventana está dividida en cuatro partes:

1) Lista principal: situada en la zona izquierda. En esta lista seleccionamos el ítem del que queremos consultar los datos (alumno,
cliente, empleado, grupo, material o aula). Cuando este apartado está desplegado, el de ‘Elementos vinculados’ se oculta y
viceversa.
2) Elementos vinculados: situados en la zona izquierda. Permite seleccionar los datos relacionados que aparecerán en pantalla de
visualización. Según en qué ventana de gestión avanzada nos encontremos, visualizaremos unos iconos u otros (por ejemplo, en
alumnos, visualizar los adeudos asociados al alumno seleccionado, matrículas, notas, asistencias, etc.). Cuando este apartado
está desplegado, la Lista Principal se oculta y viceversa.
3) Datos de visualización permanente: Está situada a la derecha de la lista principal y sobre la pantalla de visualización de datos.
Son los datos básicos del ítem seleccionado en la lista principal. De esta manera, aunque vayamos cambiando de pantalla de
visualización de datos, siempre tendremos presente los datos básicos del ítem escogido.
4) Pantalla de visualización de datos: situada en primer plano a la derecha de los iconos de selección de vistas. Permite visualizar
los datos relacionados según el icono que se encuentre escogido en el apartado de ‘Elementos vinculados’ y realizar las
operaciones pertinentes.

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‘Gestión avanzada de alumnos’ con la opción de ‘Elementos vinculados’ desplegada

Las ventanas de gestión avanzada poseen una barra de botones, en este caso similar a la de las ventanas de edición. Desde la
misma tendremos la posibilidad de crear nuevos registros; buscar, localizar y navegar entre registros; mostrar un listado y/o imprimir
los datos y actualizar la sincronización de datos. Además de esos botones comunes a todas las ventanas de gestión avanzada también
existirán otros que lanzarán operaciones específicas del tipo de dato que se nos muestra, de tal modo que la ‘Gestión avanzada de
alumnos’ nos mostrará botones para realizar acciones específicas sobre los mismos, como ver los eventos de agenda relacionados con
ellos, lanzar el calendario de los grupos a los que debe acudir, así como mostrar el impreso de su carné de estudiante.

Cabe destacar la función de un botón de las barras de botones de este tipo de ventana. Se trata del botón ‘Actualizar
sincronización de datos’. Esta opción es útil para que, si modificamos alguno de los datos que componen los ‘Datos de visualización
permanente’, el cambio se actualice en el ítem correspondiente de la lista principal situado a la izquierda de la ventana.

2.7. Ventana de consulta

Las ventanas de consulta son aquellas que muestran datos, resultado de la consulta seleccionada. Son un tipo especial de
ventana de lista, diseñadas específicamente para mostrar consultas de datos cruzados. No deben confundirse con la modalidad de
consulta (sólo lectura) que es particular de las ventanas de edición.

La barra de botones de este tipo de ventana es muy similar a la que aparece en la ventana de lista, mostrando botones para
entrar en los registros que se muestran tanto en modalidad de consulta, como en modalidad de modificación, refrescar los datos
mostrados en pantalla, realizar filtros, mostrar un listado avanzado y personalizable o un listado rápido de los registros, imprimir los
datos, realizar un enlace de los datos con un potente sistema de mailing, seleccionar las columnas a mostrar, exportar los datos a
Excel,...

Barra de botones de una ventana de consulta

Tan sólo una de las opciones de la barra de botones de este tipo de ventana es exclusivo, el de ‘Mostrar listado jerárquico’. Con
esta opción se mostrará mediante el ‘Gestor de impresos’ un listado con todos los datos agrupados en subconjuntos según una
característica determinada. Así por ejemplo, si pulsamos este botón desde la ventana de consulta de ‘Alumnos por grupo’, se nos
mostrará un listado en el que veremos todos los alumnos agrupados por los grupos a los que asisten.

‘Gestor de impresos’ mostrando el listado jerárquico de la consulta ‘Alumnos por grupo’

El funcionamiento de estas ventanas es muy sencillo. En primer lugar se nos mostrará una ventana muy similar a las ventanas
de lista, pero esta ventana tiene un recuadro destinado a la selección del dato sobre el cual deseamos realizar la consulta cruzada. Por
ejemplo, en la consulta de ‘Alumnos por grupo’ se nos pedirá el grupo concreto del que queremos saber que alumnos están
matriculados, en la consulta de ‘Sesiones por profesor’ se pide el profesor del que queremos averiguar en qué sesiones está
impartiendo clase y así sucesivamente.

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Ventana de consulta de ‘Alumnos por grupo’

Para poder escoger el registro sobre el que obtener estos datos cruzados, pincharemos sobre el botón pequeño con forma de
prismáticos situado a la derecha de la caja de texto con la leyenda “Seleccione…”. Esto nos mostrará una ventana con todos los posibles
registros. Siguiendo el ejemplo anterior, nos mostrará todos los grupos en el caso de la consulta de ‘Alumnos por grupo’ o todos los
profesores en el de la consulta de ‘Sesiones por profesor’.

Ventana para seleccionar un grupo en la consulta de ‘Alumnos por grupo’

Una vez seleccionado el registro sobre el que obtener esta consulta de datos cruzada se nos presentarán los resultados de la
misma en la ventana de consulta, pudiendo trabajar sobre los datos presentados con las opciones que pone a nuestra disposición esta
ventana.
Ventana de consulta de ‘Alumnos por grupo’, habiendo escogido ver los alumnos del grupo “ACE2 – ADMIN. CIVILES ESTADO”

2.8. Ventana de estadística

Las ventanas de estadísticas son aquellas en las que podemos ver los totales de los datos seleccionados acompañados de una
representación gráfica de los mismos.

Ventana de estadísticas de ‘Alumnos por origen de contacto’

Las ventanas permiten una visualización rápida de datos comparativos y de totales. En una ventana de tipo estadística podemos
encontrar tres áreas:

1) Área de datos: Aparecen listados de modo detallado los datos globalizados que generan la estadística (zona izquierda). Mediante
el menú contextual este apartado puede ocultarse para acomodar la visión de la gráfica).

Manual de aGora LA INTERFAZ65


2) Área gráfica: Se visualizan los datos en modo gráfico de modo que se pueda apreciar fácilmente las relaciones y proporciones
(zona derecha).

3) Área de porcentajes y totales: Se visualizan en modo de porcentajes o totales un resumen de los datos anteriores (situado encima
de las otras dos áreas).

Esta ventana puede maximizarse, permitiendo aumentar el tamaño visible de las gráficas, y las gráficas son configurables en
color, leyendas, opciones de visibilidad por porcentajes, 2D/3D y un largo etc... Además, podemos salvar la gráfica en cierto momento
y volver a la gráfica salvada sin importar los cambios que le hayamos hecho.

2.9. Los impresos de aGora

Todos los datos de aGora, en cualquier parte de la aplicación, pueden ser visualizados en forma de listados o impresos.

2.9.1. Tipos de impresos

Existen varios tipos de impresos dependiendo desde donde los ejecutemos:

a) Impreso de datos. Es el tipo de impreso más frecuente, prácticamente todos los conjuntos de datos pueden presentarse en
este formato. Distribuye los datos en filas y columnas. Es el que se lanza desde las ventanas de lista.

b) Impreso detallado. Es el impreso propio de las ‘Ventanas de edición’; en él se muestran pormenorizadamente los datos del
registro actual o del grupo de registros al que pertenece de forma secuencial y con una pequeña separación entre registros.

c) Impreso de consulta. Este impreso se lanza desde las ventanas de consulta; es similar al de datos que se lanza desde las
ventanas de lista y en él se muestran los datos de la consulta en forma de filas y columnas.

d) Impreso de estadística. Propio de las ‘Ventanas de estadística’. Es también muy semejante a un impreso de datos, con la
particularidad de que también puede mostrar éstos en formato gráfico.

e) Impreso expediente. Lista un único expediente por vez, su estructura es algo semejante a la del impreso de datos, pero
muestra datos de varios tipos simultáneamente.

f) Impreso jerárquico. Disponible en las ventanas de consulta. Permite visualizar todos los casos para una consulta dada.

g) Impresos especiales. Son los impresos especiales administrativos (de asistencia, matrícula, partes docentes,…), académicos
(boletines de notas,…), de adeudo, de recibo, de factura, etc… que se encuentran dispersos por la aplicación.

2.9.2. El gestor de impresos

Los impresos de la aplicación se visualizan y modifican a través del ‘Gestor de impresos’ de aGora.
Solapa de vista de diseño del ‘Gestor de impresos’

Solapa de vista preliminar del ‘Gestor de impresos’

La ventana del gestor de impresos consta de dos solapas principales, la de ‘Vista de diseño’ y la de ‘Vista preliminar’.

La solapa de ‘Vista de diseño’ nos permitirá modificar el diseño del impreso, ajustándolo a las necesidades de los usuarios de la
aplicación. Esta solapa sólo podrá seleccionarse en la edición Silver o superior de aGora.

‘Gestor de impresos’ en la solapa ‘Vista de diseño’

Desde la solapa de ‘Vista de diseño’ podremos modificar opciones del impreso (como márgenes, tamaño de papel, etc…), añadir
nuevos componentes (etiquetas, campos, campos check, imágenes, texto enriquecido,…), modificar el formato de los existentes (color,
fuente, tamaño,…), organizarlos (alinear lados izquierdos, traer al frente, enviar al fondo,…),…

Manual de aGora LA INTERFAZ67


La solapa de ‘Vista preliminar’ nos mostrará el impreso tal y como se mandaría a la impresora. Desde esta solapa, podremos
exportar el impreso a varios formatos, como Word®, Excel®, Portable Document Format® (pdf),… También podremos imprimirlo, buscar
un texto determinado dentro del mismo, navegar entre las diferentes páginas del documento,…

Esto se verá con más detalle en el apartado 10.5. de este mismo manual de usuario.

2.9.3. Personalización de impresos

Los impresos presentan un alto grado de configuración y modificación por parte del usuario. Esto se realizará desde el ‘Gestor
de impresos’, utilizando su pestaña de ‘Vista de diseño’ (sólo posible a partir de la edición Silver).

Mediante la vista de diseño podremos modificar el tipo, tamaño y color de letra, el texto de las etiquetas, añadir o quitar campos,
arrastrar los elementos del informe (cambiándolos de posición), añadir imágenes, etc… De este modo, podemos diseñar el impreso a
nuestro gusto.

Estos impresos se pueden modificar y guardar con los cambios realizados sin ningún miedo, ya que el impreso original (que trae
por defecto aGora) no se pierde y siempre se puede volver al mismo si así lo deseamos.

Podremos realizar tantos diseños para un mismo impreso como queramos. Estos se guardarán en una carpeta (directorio
“Plantillas Impresos”), que a tal efecto utiliza aGora, por cada una de las empresas dadas de alta en la aplicación.

Una vez modificado el impreso y guardado en la carpeta que nos sugiere aGora con el nombre que deseemos (aconsejamos que
sea un nombre altamente identificativo), la aplicación nos preguntará si deseamos utilizar este nuevo diseño como el predeterminado.
Si contestamos con un sí, las siguientes veces que queramos ver este impreso se nos mostrará con nuestro nuevo diseño.

2.9.4. Plantillas de impresos

Las plantillas de los impresos que vayamos creando (con extensión “.rpx”) se guardarán en una carpeta que a tal efecto reserva
aGora. Podremos guardar tantas plantillas como deseemos de cada uno de los impresos de la aplicación, pero sólo se podrá estar
usando un diseño de modo predeterminado para cada tipo de impreso. Para escoger cual queremos utilizar existe una utilidad
denominada ‘Plantillas de impresos’ en la solapa ‘Herramientas’. Esta utilidad nos lanzará una ventana de lista en la que aparecerán
los impresos de la aplicación indicando que plantilla es la que estamos utilizando por defecto.
Listado de plantillas de impresos

Si queremos cambiar la plantilla a utilizar o volver al diseño que trae aGora por defecto sólo tenemos que posicionarnos sobre
el impreso deseado y entrar con el botón de edición (en forma de lápiz).

Ventana de edición de una plantilla de impreso

Una vez dentro de la ventana de edición de la plantilla escogida podremos buscar la plantilla personalizada que deseemos
emplear marcando primero la casilla ‘Usar diseño del usuario’ (ya que, si no se marca, se utilizará la que viene predefinida por aGora)
y con el botón en forma de prismáticos buscaremos la plantilla personalizada que queramos emplear de entre las creadas.

2.9.5. Utilizando Microsoft Word®

Con aGora, a partir de la edición Silver, también existe la posibilidad de poder definir y personalizar alguno de los listados e
informes utilizando MS Word®. De este modo, desde la opción ‘Informes Word’ del ‘Panel de control’, podremos definir si deseamos
utilizar MS Word® para la creación y visualización de expedientes de las ventanas de gestión avanzada y del impreso de contrato de
matrícula, diseñándolos a nuestro gusto.

Manual de aGora LA INTERFAZ69


Capítulo 3

PRIMEROS PASOS

En este capítulo

Introducción al asistente de aGora


Configuración básica
Oferta académica
Gestión comercial
Gestión de ventas
Gestión económica
Mantenimiento
Estadísticas

Manual de aGora PRIMEROS PASOS71


3.1. Introducción al asistente de aGora

El ‘Asistente’ de aGora se podría entender como un tutorial que ayuda al usuario a dar los primeros pasos para lograr una
correcta configuración inicial de la aplicación, de forma que su posterior trabajo se realice de forma más sencilla y rápida. Sin embargo,
el asistente aún va más allá. Partiendo del mismo, el programa permite acceder a las partes de configuración y manejo principales de
aGora de forma sencilla y ordenada. De este modo, el usuario se hará con los conceptos básicos de la aplicación de forma intuitiva,
pudiendo utilizar siempre este asistente como centro de mandos de la aplicación.

Solapa ‘Inicio’ del ‘Asistente’ de aGora

El ‘Asistente’ es una ventana que se divide, siguiendo un criterio temático, en varias solapas. Así pues, tendremos las solapas de
‘Inicio’, ‘Configuración’, ‘Oferta académica’, ‘Gestión comercial’, ‘Gestión de ventas’, ‘Mantenimiento’ y ‘Estadísticas’. Cada una de
estas solapas nos dará acceso a las principales características de la aplicación en la temática que tratan.

Además de facilitarnos el acceso a los principales elementos de la aplicación, el ‘Asistente’ nos mantiene informados de los
posibles conflictos que detecta. Si en algún momento el ‘Asistente’ advierte que nos faltan datos importantes para el correcto manejo
de aGora, aparecerán una serie de alertas que nos explicarán los problemas detectados, sus consecuencias y como subsanarlos.

Existen dos tipos de alertas, atendiendo a su importancia. Para las más importantes, aparece delante del texto de la alerta un
signo de exclamación (!) de color rojo, mientras que para las menos importantes aparece una i minúscula de color azul.

Si deseamos que se nos explique con más detalle la alerta, bastará con posicionar el cursor sobre el texto de la misma y aparecerá
una etiqueta de ayuda contextual o “tooltip” con una descripción de la misma. Pinchando sobre esta etiqueta de ayuda se nos permitirá
subsanar el problema.

Manual de aGora PRIMEROS PASOS73


Algunas de las alertas del apartado ‘Configuración’ del ‘Asistente’ mostrando el “tooltip” de una de ellas

3.2. Configuración básica

Las opciones de la solapa ‘Configuración’ que nos presenta el ‘Asistente’ nos permitirán definir las cuentas de usuario de aGora,
dar de alta a los empleados del centro, completar y modificar los datos de la empresa, acceder a los baremos y preferencias de la
aplicación.

Solapa ‘Configuración’ del ‘Asistente’ de aGora


3.2.1. Cuentas de usuario y personal

Para arrancar la aplicación, se necesitan crear en aGora cuentas de usuario y asociarlas a un empleado (personal) del centro.
Para cada empleado se deberá crear una cuenta de usuario. Estas cuentas de usuario se utilizan para mantener la seguridad y
protección de datos. Esta seguridad se consigue configurando cuentas de usuario (siempre vinculados a un empleado dado de alta en
la base de datos y protegidas con contraseña) y grupos de usuarios(a los que se configurarán una serie de permisos personalizados
para permitir o no que las cuentas de usuario que le son vinculadas puedan acceder o no a cualquier parte del programa).

Apartado ‘Usuarios y personal’ de la solapa ‘Configuración’ del ‘Asistente’

Desde el ‘Asistente’ se podrá acceder a la ‘Gestión de usuarios’ de aGora y a gestionar los datos empleados del centro. Para más
información sobre cómo gestionar las cuentas de usuario de aGora ver el apartado 10.2. de este manual.

3.2.2. Datos básicos

El apartado de ‘Datos básicos’ del ‘Asistente’ se refieren a los datos de la empresa activa de aGora (nombre denominación social,
C.I.F., dirección, etc.) y a las cuentas de correo electrónico.

Los datos de la empresa activa (nombre comercial, denominación social, C.I.F., dirección, teléfono, e-mail, etc.) se utilizarán
básicamente para mostrarse en los documentos y listados que muestra la aplicación, desde listados de alumnos, hasta facturas. Sin
embargo, en algunos casos pueden ser importantes para realizar algunos procesos. Por ejemplo, en el caso de querer realizar un
fichero con la norma AEB-19 de domiciliación de adeudos, será imprescindible tener cumplimentados los datos de C.I.F. y
denominación social de la empresa de forma correcta.

La correcta configuración de cuentas de correo electrónico dentro de aGora nos permitirá poder enviar e-mails a clientes,
alumnos, proveedores, empleados,… de forma ágil y sencilla. Para más información sobre la configuración de cuentas de correo en el
programa puede ver el apartado 7.7. del presente manual.

3.2.3. Preferencias y baremos

Las preferencias (‘Panel de control’) y datos auxiliares (‘Baremos’) de aGora permiten que el usuario adaptar, tanto el
funcionamiento, como algunos de los datos de la aplicación a sus necesidades.

Mediante el ‘Panel de control’ los usuarios de aGora podrán configurar y adaptar a su medida diversas opciones y aspectos de
funcionamiento de la aplicación. Por lo tanto, aspectos como el idioma del interfaz, los días que queremos que pasen entre

Manual de aGora PRIMEROS PASOS75


recordatorios para realizar copias de seguridad, si se requerirá de forma obligatoria que se cumpla el número mínimo de alumnos
inscritos en un grupo para activarlo, etc., se podrán definir a través del ‘Panel de control’ del programa.

Por otro lado, los ‘Baremos’ son una serie de datos auxiliares (algunos de ellos básicos a la hora de comenzar a funcionar con
aGora) que podremos modificar y crear según nuestras preferencias y necesidades. Entre los baremos se encuentran aspectos como
el tipo de alumno, los conceptos evaluables, las provincias, los proveedores de solicitudes, etc. La mayoría de campos del programa
que se escojan de un menú desplegable en el programa contienen sus valores en estos baremos, y pueden ser editados, eliminados y
dados de alta desde ahí.

Tanto el ‘Panel de control’ como los ‘Baremos’ serán ampliamente tratados en el capítulo 4 de este manual.

3.3. Gestión académica

La oferta académica de aGora gira en torno a los alumnos, los cursos del centro y sus grupos o realizaciones, junto con sus aulas
donde se realiza la docencia y los profesores que la realizan.

El alumno se define como la persona que recibe la docencia impartida en el centro. Los alumnos asisten a los cursos ofertados
por el centro, y reciben la formación contratada según el acuerdo, asistiendo a las clases y siendo evaluados a lo largo de su estancia.

Los cursos, se pueden definir como aquellos servicios académicos que vende el centro de formación, mientras que los grupos
no son más que las diferentes ejecuciones que se realizan de los primeros.

Con los cursos definimos de una forma genérica y global los servicios que el centro docente ofrece a sus clientes y mediante los
grupos pasamos a detallar cada una de las realizaciones de dichos servicios. Por lo tanto, los grupos tienen una serie de características
que detallan y concretan mucho más el concepto de curso, pudiendo indicar características tan importantes como el número máximo
y mínimo de alumnos, las fechas de inicio y fin, las sesiones que lo conforman (profesor, asignatura,…), los horarios en los que se
imparte (aula, día y horas), etc.Los alumnos, en aGora, podrán matricularse de grupos, concepto mucho más detallado y concreto que
el de curso. Cada grupo es pues una unidad concreta y detallada de oferta o servicio que el centro académico ofrece o vende de forma
separada a sus clientes, y que estos adquieren o reciben tras realizar lo que en aGora se denomina una matrícula.

El grupo contiene datos concretos de la oferta académica definida de una forma general mediante los cursos, como número de
plazas, precio, fechas de realización,… y opcionalmente sesiones y horarios (contenidos, profesores, aulas,…)

Por otro lado las sesiones que opcionalmente pueden añadirse a un grupo, son un importante complemento de información a
los mismos. La sesión contiene la información del profesorado que imparte la clase, junto con la materia impartida, horario (tanto días
de la semana como horas de esos días) de impartición, etc. Un grupo de aGora puede incluir cualquier combinación de sesiones que
se nos ocurra o deseemos. Desde ninguna, a una sesión individual de una hora y un día concreto o incluso hasta un curso entero. Por
ejemplo, “Clase particular de inglés” puede ser un grupo con una sola sesión vinculada; o “Secretariado de dirección” que puede ser
un grupo que incluye varias sesiones vinculadas como “contabilidad”, “mecanografía”, etc. (todas ellas de obligada realización al
matricular al alumno en dicho grupo).

Las sesiones son impartidas en un aula, bajo el tutelaje de un profesor. Ambos términos son autoexplicativos para cualquier
centro docente.

EDICIÓN LITE: en la edición Lite de aGora los grupos sólo pueden tener una sesión y un horario, aunque ambos siguen
siendo elementos de información del grupo no obligatorios.

Mediante el apartado ‘Gestión académica’ del ‘Asistente’ se podrá configurar la creación o definición de los cursos sus
realizaciones o grupos y el resto de sus elementos.

Aunque para dar de alta esta oferta no es imprescindible seguir el orden en el que se exponen en el ‘Asistente’, sí es aconsejable
que se tenga en cuenta. Cuando se da de alta un grupo, en el caso de querer controlar horarios, asistencias a clase, rentabilidad, etc…
es aconsejable realizarlo en el siguiente orden:
1- Definir las aulas donde se van a impartir las clases en el centro.

2- Añadir los profesores que van a impartir las clases en el centro.

3- Por último crear o definir los cursos y grupos (servicios que ofrecemos a nuestros alumnos o clientes) ofertados por el centro.

Este apartado también nos ofrece el control sobre procesos administrativos importantes para controlar el rendimiento y el
progreso de un alumno en nuestro centro: permite generar y editar información sobre la asistencia del alumno a las clases que tiene
concertadas, y nos permite controlar las calificaciones que obtiene en las diferentes categorías de que se le evalúa. Asimismo, nos
permite emitir impresos para ayudar al profesorado en dicho control, como partes de asistencia, boletines de notas, etc.

Es importante remarcar que desde la edición Silver, aGora se permite controlar y gestionar la docencia impartida en el centro y
la asistencia a la misma de los alumnos. Mediante esta utilidad, el programa calcula diariamente y de forma automática (mediante la
opción ‘Actualizar todo’ en la solapa ‘Herramientas’) aquellos grupos que según sus horarios y vigencias deberían haberse impartido
desde la última actualización, y vinculados a ellos, la asistencia que habrían tenido en cada caso. Posteriormente, un proceso de
verificación permitirá validar o descartar como efectivamente impartidas y asistidas esas sesiones por parte de cada profesor o alumno
respectivamente, o en su caso, indicarlas como no impartidas por parte del profesor o como ausencias del alumno. También se nos
permitirá especificarlas docencias como pospuestas (de manera que nos volverá a pedir confirmación en el próximo proceso de
verificación docente), o añadir una docencia o asistencia no prevista inicialmente, suprimir el registro, etc.

Para mayor información sobre como configurar y gestionar la oferta académica en aGora puede ver el capítulo 5 de este manual.

Solapa ‘Gestión académica’ del ‘Asistente’ de aGora

Manual de aGora PRIMEROS PASOS77


3.4. Gestión comercial

La solapa ‘Gestión comercial’ del ‘Asistente’ nos permite un acceso rápido a la gestión de las solicitudes de información recibidas
interesándose en la oferta académica del centro (sincronizando de modo directo con la plataforma de promoción de cursos de
Emagister, u obtenidas importando a través de ficheros Excel generados por nosotros mismos o por otros portales),

Estas solicitudes de información de aGora recogen las necesidades de nuestros clientes/alumnos o el interés mostrado por los
mismos en nuestra oferta académica (cursos) e incluso en un servicio que todavía no estemos ofertando. De este modo, nos servirán
como una importante fuente de información para la realización de campañas comerciales o para adecuar nuestra oferta académica a
las necesidades del mercado.

El ‘Gestor de solicitudes’ que se nos puede abrir desde el ‘Asistente’, se verá en profundidad en el apartado 7.3. del manual y
nos va a servir como referente principal desde el cual gestionar de forma centralizada la corriente de acciones comerciales que se
generan con potenciales clientes, pudiendo gestionar desde el momento en el que estos muestran interés por nuestra oferta
académica hasta que se les matricula en alguno de los grupos de aGora o por otro lado se descartada la solicitud de información.

Este apartado del ‘Asistente’ también nos permite el acceso a los diferentes elementos necesarios para realizar un adecuado
seguimiento comercial (agenda, avisos, e-mail enviados, SMS enviados, etc.).

Para ver en mayor profundidad las funciones de aGora en materia de gestión comercial puede dirigirse al capítulo 7 de este
manual.

Solapa ‘Gestión comercial’ del ‘Asistente’ de aGora


3.5. Gestión de ventas

La ‘Gestión de ventas’ de aGora tienen como funcionalidad el ayudar a controlar las ventas de servicios provistos por el centro,
tanto en materia de cursos ofertados (mediante el concepto de matrícula o contrato) como ventas de servicios independientes (en
mayor o menor medida) de la formación académica (como por ejemplo material escolar, alquiler de aulas del centro a terceras
empresas, etc.) .

En este apartado se nos presenta el concepto de cliente, que representa el pagador de los servicios contratados al centro. El
cliente no tiene por qué coincidir con el alumno, que es quien recibe las clases: un alumno puede ver su curso abonado por la empresa
por la que trabaja, o puede ser demasiado joven para ser legalmente responsable y requerir de un tutor que abone la cantidad por él.
Desde este apartado podemos crear fichas de nuevos clientes, así como editar las existentes o eliminarlas si así lo deseamos.

Como ya se ha mencionado, los alumnos se matriculan a grupos de aGora, ya que estos son los que conforman la oferta
académica de un centro. La matrícula en un grupo sería el equivalente a la venta de productos en una empresa industrial, puesto que
representa el contrato que contrae el cliente con nosotros según los términos del cual, mediante el abono de un pago convenido, el
alumno pasará a recibir clases en el centro de un grupo deseado. La matrícula lleva información económica (tipo de liquidación, serie
de adeudo, etc.), fecha de inicio del servicio, el alumno que se “apunta” al mismo (que será el beneficiario del servicio, es decir, quien
lo recibirá), el cliente (quien adquiere y en su caso paga el servicio académico ofertado), etc. En caso de que el aforo de un grupo
estuviese completo, podemos desde aquí gestionar las listas de espera de nuestros grupos.

Por otro lado, desde este apartado podemos controlar también las ventas realizadas de servicios adicionales (denominados
normalmente productos) ofertados. Estos servicios no son de índole formativa, pero pueden ser igualmente ofertados por el centro a
sus clientes, por un precio. Esto nos permite controlar las ventas realizadas de los productos que hayamos decidido crear en nuestra
oferta, así como el importe y forma de pago por el que se realiza dicha venta.

Por supuesto, para poder llevar a cabo las ventas necesitamos tener definidos los productos a vender, y desde este mismo
apartado podemos acceder a la gestión de los mismos, para crearlos, editarlos o darlos de baja según progrese la actividad del centro.
Además, para ciertos tipos de productos, necesitaremos controlar el stock que tenemos actualmente de los mismos, gestión que
podremos llevar a cabo también desde aquí.

Para más información acerca de la gestión de ventas en aGora véase el capítulo 8 de este manual.

Solapa ‘Gestión de ventas’ del ‘Asistente’ de aGora

Manual de aGora PRIMEROS PASOS79


3.6. Gestión económica

El principal elemento de la ‘Gestión económica’ de aGora es el adeudo (ingreso). Un adeudo (en aGora) es el registro de una
deuda contraída por el cliente con el centro y a partir del cual realizaremos los cobros a los clientes o (a partir de la edición Silver)
emitiremos facturas.

En aGora los adeudos se generan a partir de las matrículas (contratos) que formalizan los clientes/alumnos con el centro docente
o a partir de las ventas de productos y servicios adicionales ofertados por el centro. Por lo tanto, para emitir adeudos se necesita
previamente realizar una matrícula o una venta.

Desde el ‘Asistente’ de aGora podremos acceder a gestionar los adeudos, los cobros realizados de los mismos y las facturas (a
partir de la edición Silver) que se hayan emitido.

Pero desde este apartado, no sólo se podrá acceder a gestionar los adeudos, ya que podremos gestionar los gastos (a partir de
la edición Silver), los pagos a personal (a partir de la edición Gold) y ver los movimientos de caja gastos (a partir de la edición Silver) y
de cuentas bancarias (a partir de la edición Gold).

Además de lo mencionado, se podrán realizar las tareas básicas de configuración que requieren los procesos económicos en
aGora. Podremos configurar las cajas y las cuentas bancarias (necesarios para poder dar de alta las formas de pago y cobro que
utilizará la aplicación) y crearemos series de adeudos y facturas.

Para mayor información sobre la gestión económica en aGora puede dirigirse al capítulo 9 del presente manual.

Solapa ‘Gestión económica’ del ‘Asistente’ de aGora


3.7. Mantenimiento

El apartado de ‘Mantenimiento’ del ‘Asistente’ de aGora se encarga de ayudarnos a mantener actualizados y en óptimo estado
la aplicación y los datos con los que trabaja.

El primer apartado de esta solapa, ‘Actualizar versión’ detecta si la versión instalada en el PC es la última; de no ser así el usuario
podrá descargarla y actualizar su PC con las últimas novedades y soluciones de “bugs” detectados.

Mediante el apartado ‘Actualizar datos’ el usuario se podrá asegurar de que los datos de la aplicación (especialmente totales,
estadísticas y campos cuyo valor dependa de otros campos) estén actualizados, además de generar de modo automático las docencias
y asistencias aún no generadas desde la última vez que se lanzó el proceso de ‘Actualizar datos’.

La ‘Copia de seguridad’ es un proceso que se deberá realizar de forma periódica para que el usuario se pueda proteger en caso
de que los datos se pierdan (avería del disco duro, robo, etc.). Es muy recomendable llevar a cabo la copia de seguridad por lo menos
una vez a la semana, y guardarla en una localización externa al ordenador servidor como medida de precaución.

Por último, el proceso de ‘Compactar base de datos’ accesible desde esta solapa del ‘Asistente’, puede prevenir de errores de
corrupción de ficheros y reducir el tamaño que ocupan en disco, mejorando el rendimiento de las bases de datos.

Solapa ‘Mantenimiento’ del ‘Asistente’ de aGora

3.8. Estadísticas

La última de las solapas del ‘Asistente’ nos permite acceder de forma rápida a las principales estadísticas que ofrece aGora.

Las estadísticas de este apartado se dividen en cuatro grandes grupos

Manual de aGora PRIMEROS PASOS81


1- Estadísticas de ‘Estado general’: muestra una estadística de datos y totales de la empresa y una comparativa de estos datos
entre las distintas empresas. Esto último sólo disponible a partir de la edición Gold.
2- Estadísticas sobre ‘Solicitudes’: nos permite acceder de forma rápida a todo tipo de estadísticas solicitudes de información,
totales del último año, por proveedor, por curso de Emagister, por provincia, etc.
3- Estadística sobre ‘Matrículas, finalizaciones y asistencia’: nos permite ver estadísticas de tipo administrativo, como las
matrículas del último año agrupadas por meses, la asistencia media de alumnos (sólo a partir de la edición Silver), etc.
4- Estadísticas de ‘Ingresos, gastos y rentabilidad’: este apartado nos permite acceder a consultas de tipo económico, como
por ejemplo estadísticas de ingresos, de gastos, previsión de rentabilidad, etc. Todas las estadísticas de este apartado
estarán disponibles a partir de la edición Gold de aGora.

Solapa ‘Estadísticas’ del ‘Asistente’ de aGora


Capítulo 4

PREFERENCIAS Y BAREMOS

En este capítulo

Configuración general del programa. Panel de control


Introducción de datos auxiliares. Baremos

Manual de aGora PREFERENCIAS Y BAREMOS83


4.1. Configuración general del programa. Panel de control

Mediante el ‘Panel de control’ los usuarios de aGora podrán configurar y adaptar a su medida diversas opciones y aspectos de
funcionamiento de la aplicación. Tenemos que ser conscientes de que esas modificaciones se refieren a la configuración de los datos
de empresa, salvo algunos casos en que aluden a configuraciones de la máquina (un equipo concreto), por lo tanto, afectarán tan sólo
a la empresa activa en la edición Gold o superiores (ya que son ediciones multiempresa) y al programa en general en las demás
ediciones (al ser monoempresa) y por lo tanto a todos los usuarios de la misma.

‘Panel de control’ de aGora

Podremos acceder al ‘Panel de control’ de aGora pulsando el botón correspondiente en la solapa ‘Configuración’ de la pantalla
principal, o bien desde el apartado ‘Panel de control’ en el botón aGora de la pantalla principal.

Al hacerlo mostrará la ventana del ‘Panel de control’ de aGora, en la que veremos un conjunto de iconos divididos en 4 grandes
grupos: ‘Preferencias’, ‘Opciones académicas/administrativas’, ‘Opciones económicas’ y ‘Listados, informes y plantillas’. Algunos de
estos iconos no estarán disponibles dependiendo de la edición de aGora con la que estemos trabajando. Pasemos a detallar las
principales características de las opciones de este panel.

Recomendación: Si es la primera vez que utiliza aGora, le recomendamos que entre en las distintas opciones disponibles
en su edición, e inspeccione cada una de ellas hasta conseguir una óptima configuración, adaptada a sus necesidades.

Manual de aGora PREFERENCIAS Y BAREMOS85


4.1.1. Preferencias

Bajo este grupo de opciones del ‘Panel de control’ de aGora se engloban una serie de características del funcionamiento general
de la aplicación, como valores de optimización y rendimiento, configuración para el envío de SMS, configuración de copia de
seguridad,…

 ‘Opciones generales’: (Disponible para todas las ediciones) en este apartado, realizaremos una configuración de opciones como
el idioma en el que queremos ver el interfaz (para el caso de licencias multi-idioma), diversas opciones de arranque (mostrar
ventana de novedades, abrir la gestión de solicitudes de forma automática,…), si deseamos activar altas continuas, es decir, que
al finalizar la creación de un nuevo registro salga de nuevo la ventana para añadir otro nuevo, si queremos que los datos que
muestra una ventana de consulta sean editables o modificables,…

 ‘Visibilidad de datos’: (Disponible para todas las ediciones) en este apartado configuramos unos filtros generales para la
aplicación, pudiendo mostrar u ocultar de forma predeterminada una serie de registros de unas tablas determinadas. Todas estas
opciones están destinadas a agilizar el uso del programa ocultando al usuario información obsoleta, de modo que pueda trabajar
más rápida y cómodamente. Por ejemplo, podemos indicar que sólo queremos ver por defecto aquellos alumnos con matrículas
activas, es decir, aquellos que están vigentes y no el resto del histórico de alumnos; ver sólo grupos que no han finalizado; que la
aplicación nos muestre sólo los adeudos no cobrados; ver sólo los cobros del año en curso,… Este filtro general es el que se tiene
en cuenta al arrancar la aplicación, sin embargo si queremos cambiar momentáneamente los filtros de visibilidad podemos
hacerlo en la mayoría de los casos desde la solapa de ‘Visibilidad’.

 ‘Valores por defecto’: con esta opción podremos seleccionar aquellos valores, importes y sistemas de medidas que el programa
utilizará de forma predeterminada. Esto nos ahorrará mucho trabajo en la mayoría de los casos. Disponible para todas las
ediciones está la configuración por defecto del tiempo medio de duración de las sesiones, el año académico, la población, la
provincia o el país escogidos por defecto durante el alta de alumnos, clientes, proveedores y personal. Para la Edición Basic o
superior también podremos configurar el importe del grupo, el importe de los gastos de matriculación o inscripción, el concepto
escrito que aparecerá por defecto para los adeudos de gastos de matriculación y el tipo de I.V.A. Entre los conceptos susceptibles
de introducir un valor por defecto para la edición Silver o superior, se encuentran el importe periódico del grupo, importe hora
del grupo, el tipo de liquidación, la periodicidad de liquidación, la serie de los adeudos y el pago medio al profesor por hora.
Siempre tendremos que tener en cuenta que son valores ‘por defecto’, y que por lo tanto son susceptibles de ser modificados de
forma individual para aquellos casos que así lo requieran.

 ‘Emagister’: (Disponible para todas las ediciones) mediante este apartado podremos decidir parámetros que ayudarán a
configurar cómo trabaja el programa con el portal de Emagister: qué empresa de aGora se sincronizará con nuestro menú de
centro de Emagister (solo en caso de ediciones multipuesto), cada cuanto tiempo se realizará una sincronización automática o si
deseamos activar la opción de auto-responder hasta una determinada fecha a las solicitudes de información recibidas desde
emagister.com.

 ‘Envío de e-mail’: (Disponible para todas las ediciones) mediante este apartado del ‘Panel de control’ podremos lanzar la ventana
de lista que nos permite crear y configurar cuentas de e-mail para poder ser utilizadas para el envío de los correos electrónicos a
alumnos, clientes, personal, proveedores, etc. desde de aGora

 ‘Envío de SMS’: (Disponible para todas las ediciones) aquí se configuran los datos para poder realizar envíos de SMS mediante la
aplicación a móviles pertinentes: para ello, en este apartado deberemos indicar los datos de acceso a la cuenta de envío de SMS
que el usuario habrá creado previamente en una de las dos plataformas de SMS con las que el programa es compatible: puede
escoger entre usar Clickatell™ o Esendex™. Configuradas las cuentas, podrá indicar parámetros sobre el uso de este servicio,
como prefijos por defecto de su país, el remitente que desea que muestren los SMS, etc.

 ‘Optimización’: (Disponible para todas las ediciones) este apartado permite configurar varias opciones de la aplicación que
pueden influir en la velocidad de procesamiento de la aplicación. Podrá definir opciones de optimización de carga y edición en
ventanas de lista y ventanas de consulta (el programa puede calcular por el usuario los valores adecuados a la potencia de su
ordenador), permitir multi-instancia (para entornos multipuesto que trabajen mediante MS Terminal Services™ o similar), etc.
 ‘Bases de datos y copias de seguridad’: (Disponible para todas las ediciones) en este apartado podremos consultar la ubicación
de las bases de datos principales de la aplicación, configurar la periodicidad con la que queremos que se nos recuerde que
debemos realizar una copia de seguridad, consultar la fecha de la última copia realizada,…

4.1.2. Opciones académicas y administrativas

Este grupo de opciones del ‘Panel de control’ permite configurar aspectos del funcionamiento de aGora en cuanto a la definición
de la oferta académica y la configuración de los procesos de asistencia y docencia.

 ‘Oferta académica’: (Disponible para todas las ediciones) este apartado nos permite configurar aspectos generales sobre grupos,
horarios y calendarios, cómo deseamos controlar la capacidad máxima de los grupos, qué deseamos que se nos muestre en los
calendarios, etc.

 ‘Asistencia y docencia’: (Disponible a partir de la edición Silver) aquí se puede activar o desactivar la generación automática de
registros de docencia y asistencia (si se desactiva, el programa NO generará información de docencias y asistencias hasta que
vuelva a activarse dicha opción), configurar si se desea que aparezcan avisos de registros de docencia o asistencia no confirmados
o validados aún por el usuario, limitar la visualización de docencia y asistencia a los últimos X registros, donde X es un número
indicado por nosotros,etc.

4.1.3. Opciones económicas

Con las opciones del ‘Panel de control’ que se engloban en este apartado se pueden configurar aspectos del funcionamiento
económico de aGora.

 ‘Adeudos’: (Disponible a partir de la edición Silver) Aquí podemos establecer diversas preferencias relacionadas con la generación
de adeudos en la aplicación, sobre todo para las matrículas con tipo de liquidación de ‘Cobro periódico’ (ver apartado 8.4.3.2.
para más información), como indicar si se desea generar adeudos por adelantado (antes de que llegue el final del periodo que
abonan), cobrar proporcionalmente al periodo, indicar si utilizar o no periodos,…También podremos definir opciones de diseño
y presentación de los impresos de adeudo y recibo. Debido a la importancia de algunos de los conceptos que se engloban en este
apartado, a continuación se detalla el funcionamiento de las opciones más relevantes:

a) Si activamos la opción de “Adeudo proporcional al periodo”, el programa generará, SOLO para matrículas de tipo de
liquidación de ‘Cobro periódico’, los adeudos con un importe directamente proporcional al periodo de tiempo lectivo que
haya disfrutado el alumno. Podemos escoger el tipo de proporción que deseamos aplicar. Tenemos 4 tipos diferentes: por
días (divide el periodo –mes, año,…- en días. El programa generará un adeudo por el importe de los días que el alumno haya
consumido); por cuarto de periodo (divide el periodo en cuatro partes. Si el alumno viene a más de un cuarto de periodo, el
programa generará un adeudo por el importe de dos cuartos de periodo; si viene a más de dos cuartos de periodo, generará
un adeudo por el importe de tres, etc.); por medio periodo (divide el periodo en dos partes. Si el alumno empieza en la
segunda parte del periodo, el programa generará un adeudo sólo por el importe de medio periodo. Hay que tener en cuenta
que, por ejemplo, para un periodo mensual, dependiendo de si el mes en cuestión es de 30 ó 31 días, la segunda mitad del
periodo empezará el día 16 ó 17 respectivamente, y no el día 15) y por horas de clase (divide el periodo en horas que se
deben impartir del grupo. El programa generará un adeudo por el importe de las horas impartidas que el alumno haya
consumido).

b) También tenemos la posibilidad de “Generar adeudos por matrícula” (para las matrículas con tipo de liquidación ‘Cobro
periódico’, ‘Cobro periódico (horas periodo)’, ‘Cobro por horas asistidas’ y ‘Cobro por horas impartidas’). Más adelante
aprenderemos a matricular y veremos que en una misma matrícula podremos matricular a un determinado alumno en varios
grupos (p.ej., en el de inglés y en el de francés). Una vez matriculado, cuando los grupos se inicien, el programa podrá
empezar a generar adeudos para la matrícula de este alumno, según el proceso que veremos más adelante. Si hemos
decidido aplicar la misma periodicidad de liquidación para los dos grupos, (p.ej., mensual), entonces cada periodo (mes) el

Manual de aGora PREFERENCIAS Y BAREMOS87


programa generará adeudos para ambos grupos. Pues bien, para estos casos el programa ofrece dos posibilidades, si
activamos esta opción el programa generará cada mes un único adeudo para ambos grupos con la suma de ambos importes,
en cambio si la desactivamos el programa generará cada mes dos adeudos separados, uno por cada grupo.

c) La opción “Indica si se deben utilizar siempre periodos naturales” configura el modo en el que trabaja la aplicación con las
periodicidades de liquidación de las matrículas de ‘Cobro periódico’ y ‘Cobro periódico (horas periodo)’. En el caso de tener
esta opción marcada la aplicación tratará las mismas teniendo en cuenta siempre un periodo natural, ya sea mes, trimestre,
año, … de tal modo que si no la tenemos marcada y, por ejemplo, un cliente se matricula en uno de nuestros grupos en
modalidad de ‘Cobro periódico’ con periodicidad de liquidación mensual, teniendo que pagarnos 100,00 € al mes y comienza
el día 20 de marzo, el primer periodo que le adeudaremos comprenderá del 20 de marzo al 31 de marzo y el siguiente ya de
un mes natural entero, es decir, del 01 de abril al 30 de abril. En el caso de haber tenido marcada esta opción al cliente le
generaríamos un adeudo cuyo periodo mensual comprendería del 20 de marzo al 19 de abril el primer mes y del 20 de abril
al 19 de mayo el segundo y así sucesivamente.

 ‘Domiciliación’: (Disponible a partir de la edición Silver) esta opción del ‘Panel de control’ permite configurar diversas opciones
para la generación del fichero electrónico que se utilizará para la domiciliación de cobros según la norma AEB-19.Podremos
indicar la ‘Forma de cobro’ por defecto para las domiciliaciones, e indicar si deseamos que, en caso de que un cliente tenga
vencimientos de varios adeudos que domiciliar por conceptos distintos, se haga una sola domiciliación para el mismo o una por
cada adeudo.

 ‘Facturas’: (Disponible a partir de la edición Silver) este apartado nos permite configurar aspectos generales de las facturas, como
si se desea incluir el nombre del alumno en los conceptos, la denominación de los impuestos indirectos (I.V.A., I.G.I.C.,…), el texto
por defecto para la forma de pago de las facturas o el texto por defecto para la causa de emisión de facturas rectificativas, etc.

 ‘Rentabilidad’: (Disponible a partir de la edición Gold) aquí se definen los valores a tener en cuenta a la hora de realizar las
consultas sobre rentabilidad (en el apartado ‘Estadísticas’ de la solapa ‘Económico’). Aquí podemos seleccionar que calcule la
rentabilidad sólo para los grupos vigentes, o sólo para grupos definitivos, descartando al resto para agilizar el proceso; o que
incluya los gastos de matriculación o de otros ingresos relacionados con el mismo grupo.

 ‘Contabilidad’: (Disponible a partir de la edición Gold) En este apartado se definen las cuentas contables que el programa utilizará
por defecto; además de automatizar la asignación de subcuentas distintas para cada cliente o, por el contrario, utilizar por defecto
una única subcuenta para todos. Además, en este apartado podemos definir si deseamos que la contabilidad se emita tomando
como base los adeudos o las facturas de aGora, como veremos en más detalle en el apartado 9.5.

4.1.4. Listados, informes y plantillas

El grupo de opciones que se engloban en este apartado del ‘Panel de control’ nos permiten la configuración general de los
listados, impresos y plantillas que se utilizan en la aplicación ya sea mediante el ‘Gestor de impresos’ o con el enlace con MS Word®

 ‘Configuración de listados y plantillas’: este apartado nos permite configurar las distintas opciones de presentación de los
documentos e informes emitidos por el programa, tales como mostrar el nombre y el logotipo de la empresa, la fecha y hora del
listado o la numeración y el total de páginas, el tipo de letra, incluir el código de barras en el carné de estudiante,… Nos permitirá
también, si tenemos varios impresos creados con el ‘Gestor de impresos’ que ofrece aGora, definir cuál utilizar para cada
funcionalidad, sobre todo si tenemos varios impresos para una misma función, pudiendo aquí determinar el que se utilizará por
defecto.

 ‘Configurar informes con MS Word®’:(Disponible a partir de la edición Silver) podemos definir los distintos tipos de informes o
expedientes emitidos desde las ventanas de gestión avanzada. Para crearlos, tan sólo pincharemos en el botón adyacente con el
símbolo [+]. Con los otros dos botones podemos modificar una plantilla existente [símbolo del lápiz] o buscar una plantilla
existente [símbolo de los prismáticos]. Además podremos definir si usar o no MS Word® para diseñar el impreso de contrato de
una matrícula.

Las plantillas son opcionales. Si no se especifica plantilla, el programa utilizará en cada caso la que incorpora como predefinida.
4.1.5. Extensiones

Este apartado del ‘Panel de control’ permite acceder a los menús habilitados por las extensiones de aGora que tengamos
contratadas en este momento, configurando los datos necesarios para su correcto funcionamiento y las opciones sobre las mismas.
Actualmente disponemos de las siguientes extensiones:

 ‘Moodle™’: este apartado permite configurar una conexión unidireccional entre la cuenta de Moodle™ de nuestro centro y aGora.
Esta conexión, una vez bien configurada tanto en las opciones de administrador del sistema en Moodle como en esta misma
opción del Panel de Control de aGora, permite una interacción entre aGora y Moodle™, permtiendo que las altas/bajas de cursos
y alumnos matriculados en aGora se reflejen también en Moodle™ (pero no a la inversa). Para más detalles, les remitimos al
manual de la extensión aGora.Moodle que podrán descargar desde su zona de usuario en nuestra página web o solicitar a nuestro
Departamento de Soporte.

 ‘Mailchimp®’: este apartado permite introducir datos obtenidos que identifiquen una cuenta de Mailchimp® perteneciente al
centro, de manera que podamos enlazarla con aGora. Mediante este enlace, podemos usar las bases de datos de aGora de
alumnos, clientes, solicitudes y personal de aGora para poblar listas en Mailchimp® especificando qué datos queremos que se
almacenen en las listas y subiendo la información desde aGora para rellenar dichos campos. Para más detalles, les remitimos al
manual de la extensión aGora.Mailchimp que podrán descargar desde su zona de usuario en nuestra página web o solicitar a
nuestro Departamento de Soporte.

 ‘Connect/WebLeads’: este apartado permite configurar la conexión con nuestra web de aGora.Connect o con su módulo de
WebLeads, de forma que permita al centro subir la información necesaria para poder trabajar con ella desde la web de Connect:

El módulo aGora.Connect permite a los profesores autentificarse vía web y pasar lista a sus alumnos, calificarlos cuando lleguen
las evaluaciones, revisar sus horarios escolares o incluso adjuntar información o apuntes en ficheros digitales para que los
alumnos puedan descargarlos. Asimismo, los alumnos podrán, entrando a la web y autentificándose como alumnos, ver sus
horarios, notas y descargar sus boletines de notas, así como cualquier documento que los profesores puedan haber adjuntado a
sus cursos. Los clientes podrán, además de ver todo lo que verían sus alumnos habitualmente, comprobar las facturas que les
haya emitido el centro por los servicios prestados.

Por su parte, el módulo aGora.WebLeads permite al centro crear sus propios formularios publicables en la propia web del centro
(o en cualquier otra de su elección), que permiten que las peticiones que se hagan a través de dichos formularios se descarguen
en aGora como nuevas solicitudes. También permite, mediante una API propia, que otros portales de publicación de cursos
permitan que sus solicitudes lleguen automáticamente a aGora cuando las hacen a través del portal.

4.2. Introducción de datos auxiliares. Baremos

Si al crear la empresa de aGora escogimos la opción de introducir datos por defecto (lo cual se recomienda), tendremos ya una
colección de datos básicos con los que comenzar a funcionar, a los que podremos añadir o modificar algunos según nuestras
preferencias. Si no seleccionamos esta opción al crear una nueva empresa (nueva base de datos), tendremos que definir estos datos
auxiliares o datos básicos antes de comenzar a trabajar con la aplicación.

Todos estos datos auxiliares se encuentran localizados como opciones del apartado ‘Baremos’ en la solapa ‘Configuración’
y constituyen el sistema de medidas personalizadas que utilizará el programa.

Manual de aGora PREFERENCIAS Y BAREMOS89


4.2.1. Baremos de empleados (personal)

Estos baremos son datos auxiliares personalizables que se refieren al personal del centro y nos aparecerán en forma de
desplegables tanto en la ventana de edición como en la ventana de gestión avanzada de los mismos.

 ‘Baremos > Personal > Tipo de personal’. Este baremo nos permitirá clasificar a los empleados o personal del centro de forma
personalizada, mediante categorías definidas según el criterio del propio centro.

 ‘Baremos > Personal > Cargos’. Este baremo nos permitirá clasificar a los empleados o personal según el trabajo que
desempeñan en el centro.

 ‘Baremos > Personal > Titulaciones’. Permite dar de alta las titulaciones que se desee que puedan asignársele a nuestro personal.

 Baremos > Personal > Causas de baja. Permite definir y personalizar las posibles causas de baja de los empleados del centro.

4.2.2. Baremos de tipo académico

Los baremos de este tipo se agrupan en 4 subcategorías: alumnos, grupos, docencias y asistencias y calificaciones.

Los baremos de alumnos son datos auxiliares personalizables que se refieren a los alumnos y que nos aparecerán en forma de
desplegables tanto en la ventana de edición como en la ventana de gestión avanzada de los mismos.

 ‘Baremos > Alumnos > Tipos de alumno’. Este baremo nos permitirá clasificar los alumnos de forma personalizada, mediante
categorías definidas según el propio centro.

 ‘Baremos > Alumnos > Orígenes de contacto’. Este baremo es útil a la hora de realizar ciertas consultas de carácter comercial.
Mediante este baremo podremos indicar de qué forma ha conocido el alumno a nuestro centro docente.

 ‘Baremos > Alumnos > Sectores’. Desde aquí podremos dar de alta los diferentes sectores o zonas de una ciudad, región o país
de las que proviene un determinado alumno. Es un baremo también utilizado habitualmente con fines comerciales.

 ‘Baremos > Alumnos > Colegios de alumnos’. Aquí se indica el colegio al que acude (o acudió) el alumno, si nos es relevante.

 ‘Baremos > Alumnos > Conocimientos’. Aquí se puede indicar el nivel de conocimientos del alumno, normalmente usado cuando
el centro da una materia concreta, para representar su nivel de conocimientos en dicha materia.

 ‘Baremos > Alumnos > Nivel de estudios’. Baremo que nos indica el nivel de estudios (oficial) que tiene el alumno.

Los baremos de calificaciones son utilizados principalmente a la hora de realizar calificaciones de alumnos y son los siguientes:

 ‘Baremos > Calificaciones > Años académicos’. Esenciales a la hora de mantener un histórico por cursos académicos. Se pueden
dar los mismos grupos, pero en diferentes promociones o cursos académicos.

 ‘Baremos > Calificaciones > Evaluaciones’. Este baremo es útil a la hora de evaluar a los alumnos, ya que las calificaciones
asignadas a un alumno a lo largo de un curso se asignan normalmente divididas en un número de evaluaciones concreto (Ej: 1ª
Evaluación para el primer trimestre, 2ª para el segundo, Evaluación Final para crear la calificación definitiva del alumno, etc.).
(Disponible a partir de la edición Silver).

 ‘Baremos > Calificaciones > Calificaciones’. Esenciales a la hora de evaluar a los alumnos. El mantenimiento de calificaciones
permite la definición de las calificaciones (notas) con las que puntuar el rendimiento de los alumnos, indicando su identificación
nominal, su descripción y el valor numérico por defecto de la misma, así como el rango de variación de ese valor. (Disponible a
partir de la edición Silver).
 ‘Baremos > Calificaciones > Tipos de calificaciones’. Este baremo nos permite definir varios conjuntos distintos de calificaciones,
que podremos decidir utilizar en distintas asignaturas. Por ejemplo, podemos definir que para evaluar una asignatura (o un
concepto específico de la misma) se utilicen calificaciones del 1 al 10, mientras que para otra sencillamente varíe entre Apto y no
Apto. A la hora de evaluar las distintas asignaturas, las calificaciones que nos aparecerán dependerán del tipo asignado (o, en
caso de no tener ningún tipo asignado, nos permitirá escoger de entre todas las calificaciones de que dispongamos) (Disponible
a partir de la edición Silver).

 ‘Baremos > Calificaciones > Conceptos evaluables’. Aquí se definen los distintos conceptos por los que se podrán evaluar las
asignaturas. Su utilidad será aparente más adelante cuando veamos el alta de calificaciones (Disponible a partir de la edición
Silver).

 ‘Baremos > Calificaciones > Comentarios de notas’. Desde aquí podremos dar de alta diferentes comentarios estandarizados que
se podrán emplear a la hora de dar de alta calificaciones en bloque. (Disponible a partir de la edición Silver).

 ‘Baremos > Calificaciones > Tipos de comentario de notas’. Este baremo nos permitirá clasificar los comentarios de notas, lo que
facilitará la introducción de los mismos de modo automatizado. (Disponible a partir de la edición Silver).

En el apartado de baremos de docencia y asistencia podemos controlar los baremos utilizados durante la confirmación de si los
profesores han asistido o no a sus clases concertadas.

 Baremos > Docencia y asistencia > Causas de ausencia’. Esenciales a la hora de controlar y evaluar las ausencias de los alumnos
y profesores, nos permite indicar la causa por la que el alumno o profesor no vino a clase (enfermedad, no justificada, etc.). Se
pueden realizar consultas y estadísticas por este baremo. (Disponible a partir de la edición Silver).

Los baremos de cursos son datos auxiliares personalizables que se refieren a los cursos creados en aGora y que nos aparecerán
en forma de desplegables tanto en la ventana de edición como en la ventana de gestión avanzada de los mismos.

 ‘Baremos > Cursos > Tipos de curso’. Este baremo nos permitirá clasificar los cursos que conforman la oferta académica de
nuestro centro conforme a un criterio determinado, definido según el propio centro. No comparte valores con Categorías de
curso, lo que nos permite tener dos criterios de clasificación completamente distintos para nuestros cursos.

 ‘Baremos > Cursos > Categorías de curso’. Este baremo nos permitirá clasificar los cursos que conforman la oferta académica de
nuestro centro conforme a un criterio determinado, definido según el propio centro. No comparte valores con Tipos de curso, lo
que nos permite tener dos criterios de clasificación completamente distintos para nuestros cursos.

Los baremos de grupos son datos auxiliares personalizables que se refieren a los grupos y que nos aparecerán en forma de
desplegables tanto en la ventana de edición como en la ventana de gestión avanzada de los mismos. Además existe el baremo de días
que se empleará a la hora de definir los horarios de los grupos.

 ‘Baremos > Grupos > Tipos de grupo’. Este baremo nos permitirá clasificar los grupos que conforman la oferta académica de
nuestro centro conforme a un criterio determinado, definido según el propio centro. Este baremo resultará especialmente útil
en el proceso de crear una nueva matrícula, pues a la hora de elegir los grupos en los que se matricula el alumno el programa nos
permitirá filtrar por tipo de grupo, agilizando así la tarea de buscar los grupos, sobre todo en aquellos centros que ofertan una
gran cantidad de servicios.

 ‘Baremos > Grupos > Días’. Esenciales a la hora de definir la oferta académica si queremos incluir y controlar horarios (es decir,
si queremos definir los grupos con sus clases y correspondientes horarios). La aplicación incorpora por defecto los días y grupos
de días más habituales, no obstante si en su centro existe algún horario que no se pueda definir con los días o grupos de días
incluidos, deberá acudir a este baremo para definirlo.

Manual de aGora PREFERENCIAS Y BAREMOS91


Ventana de definición de días

 ‘Baremos > Grupos > Conceptos para la evaluación de calidad’. Este apartado nos permite configurar qué criterios o conceptos
seguiremos si decidimos evaluar la calidad de los grupos ofertados por el centro en el programa, permitiéndonos crear los
conceptos a evaluar para cada grupo. Estos conceptos se evaluarían usando las calificaciones creadas en los baremos académicos.

4.2.3. Baremos de otros productos y servicios

Estos baremos (solo disponibles a partir de la edición Gold) nos permiten controlar información referente a los servicios
adicionales que el centro puede ofertar, ya sean material escolar, material de biblioteca, alquileres de aulas, etc. A continuación los
enumeramos:.

 ‘Baremos > Otros productos y servicios > Tipos de productos y servicios’. Este baremo nos permitirá clasificar los diferentes
servicios adicionales que ofrezca nuestro centro conforme a un criterio determinado, definido según el propio centro. Más
adelante podremos filtrar por estos tipos para buscar de manera más fácil a la hora de hacer ventas.

 ‘Baremos > Otros productos y servicios > Categorías de productos y servicios’. Este baremo nos permitirá clasificar los productos
y servicios ofrecidos por nuestro centro según la categoría a la que pertenezcan. A diferencia del tipo, esto engloba categorías un
poco más amplias, por ejemplo usándose para diferenciar entre aulas a alquilar, material de biblioteca, material escolar,
traducciones, etc. Es decir, categorías generales, mientras que el tipo suele usarse más para clasificar los productos de una misma
categoría.

 ‘Baremos > Otros productos y servicios > Autores’. Este baremo nos permitirá, si disponemos de productos literarios, crear una
base de datos de autores que poder asignar a cada material, a nivel informativo para indicar quién es el autor del material.

 ‘Baremos > Otros productos y servicios > Editoriales y fabricantes’. Este baremo nos permitirá, si nuestros productos han sido
creados por alguna empresa o publicados por alguna editorial concreta, y tenemos necesidad de guardar dicha información, crear
los diferentes fabricantes o editores para asignarlos a la ficha de cada producto.

4.2.4. Baremos de tipo Comercial

Los baremos comerciales los utilizaremos para completar la información de solicitudes, agenda, control de calidad y
presupuestos.

 ‘Baremos > Comerciales > Proveedores de solicitudes’. Este baremo nos permite indicar mediante qué proveedor se ha recibido
una solicitud de información.

 ‘Baremos > Comerciales > Grados de interés’. Este baremo permite introducir el grado de interés que se percibe en el
cliente/alumno (si está muy interesado en uno de nuestros grupos, o más bien dubitativo, etc.), pudiendo incluso puntuar dicho
grado numéricamente.
 ‘Baremos > Comerciales > Áreas de interés’. Este baremo permite crear lo que en aGora definimos como áreas de interés, que
representan materias o asignaturas que nuestro centro todavía no contempla, pero que, si se diese un número mínimo de
potenciales clientes interesados en formación sobre las mismas, podría contemplar la apertura de nuevos cursos o grupos donde
se impartan.

 ‘Baremos > Comerciales > Tipos de acción’. Este baremo permite crear nuestros propios tipos de acción para utilizar en las
solicitudes, de forma que nos permita personalizar aún más la actividad de nuestros comerciales, y determinar qué pasos han
realizado en cada momento. Esta funcionalidad se verá con más detalle en el capítulo 7.3 de este mismo manual.

 ‘Baremos > Comerciales > Tipos de evento’. Aquí podremos introducir todos los tipos de eventos que deseemos diferenciar. Por
ejemplo: mailing, reunión, visita comercial, etc.; esto nos sirve para dejar constancia de qué tipo de evento se ha producido o
tiene que producir con el cliente/alumno, además de para realizar más tarde las oportunas consultas o estadísticas por tipo de
evento. Cuando realicemos un evento de agenda, sólo tendremos que seleccionar el correspondiente tipo de evento. El color del
evento nos servirá para que en las agendas, todo evento de un mismo tipo se vea con un determinado color.

 ‘Baremos > Comerciales > Tipos de tarea. Este baremo nos va a permitir clasificar las tareas de forma personalizada. (Disponible
a partir de la edición Basic).

 ‘Baremos > Comerciales > Tipos de presupuesto’. Este baremo nos va a permitir clasificar los presupuestos de forma
personalizada. (Disponible a partir de la edición Basic).

4.2.5. Baremos de tipo Ventas

Los baremos de este tipo se agrupan en baremos de clientes y de matrículas y otras ventas.

Los baremos de clientes nos aparecerán en forma de desplegables tanto en la ventana de edición como en la ventana de gestión
avanzada de los mismos.

‘Baremos > Clientes > Tipos de cliente’. Este baremo nos permitirá clasificar los clientes de forma personalizada conforme a un
criterio determinado, definido según el propio centro..Los datos auxiliares referentes a matrículas son los siguientes:

 ‘Baremos > Matrículas > Tipos de matrícula’. Este baremo nos permitirá clasificar las matrículas de forma personalizada
personalizada conforme a un criterio determinado, definido según el propio centro..

 ‘Baremos > Matrículas > Causas de finalización / ausencia temporal’. Aquí podremos introducir todos los tipos de causas de
ausencia temporal o de finalización. De este modo se podrá indicar el motivo de la baja definitiva de una matrícula o la causa por
la que un alumno dejará de asistir temporalmente al grupo al que está matriculado.

 ‘Baremos > Matrículas> Planes de vencimientos’. Tendremos que definir este baremo si queremos cobrar a un alumno mediante
el tipo de liquidación de ‘Cobro único o a plazos’ o ‘Cobro único o a plazo (horas contratadas) en varios pagos distribuidos
periódicamente, independientemente del periodo lectivo del alumno (véase a este respecto el apartado 8.4.3.2.).
Seleccionaremos la periodicidad con la que deban generarse y el número total de vencimientos, y opcionalmente el día del mes
en que deben generarse si queremos que éste sea fijo. También podemos diferenciar el primer y/o el último vencimiento de
modo que sean diferentes de los demás. Como en el caso de las condiciones especiales, podemos establecer para estos casos un
importe o porcentaje distintos en una matrícula, pero sólo uno de ellos. Si hay un importe definido, el programa ignorará el
porcentaje. (Disponible a partir de la edición Silver).

 ‘Baremos > Matrículas > Descuentos’. Si en su centro se aplica algún tipo de descuento a la hora de matricular a los alumnos,
entonces tendrá que acudir a este baremo para crear la gama de descuentos para su uso posterior durante la matriculación.
(Disponible a partir de la edición Basic).

Manual de aGora PREFERENCIAS Y BAREMOS93


Ventana de edición de descuentos

 ‘Baremos > Matrículas > Recargos’. Aquí definiremos los tipos recargos predefinidos (penalizaciones) que se pueden aplicar a la
hora de realizar matrículas. (Disponible a partir de la edición Basic).

4.2.6. Baremos de tipo económico

Los datos auxiliares de tipo económico que permite configurar la aplicación a medida del usuario son los siguientes:

 ‘Baremos > Económicos > Series de adeudos’. En el caso de que se quiera generar adeudos con series de numeración diferente,
se puede modificar ésta, añadir otras, etc. Totalmente configurable con caracteres alfanuméricos. Cada serie lleva su propia
numeración consecutiva de adeudos. (Disponible a partir de la edición Silver).

 ‘Baremos > Económicos > Series de facturación’. En el caso de que se quiera generar facturas con series de numeración diferente,
se puede añadir y configurar las que se desee desde este apartado. Para más información sobre las series de facturas vea el
apartado 9.1.5. del presente manual. (Disponible a partir de la edición Silver).

 ‘Baremos > Económicos > Formas de cobro’. Aquí se deben definir todas las posibles formas de cobro aplicables para cobrar los
distintos adeudos de los alumnos. Es imprescindible tener por lo menos una forma de cobro en metálico, también otra de tipo
domiciliación (en el caso de que se vaya a cobrar mediante recibo domiciliado). Si trabajáramos con varias cuentas bancarias
podríamos definir varias formas de cobro para cada cuenta. Si se desea indicar cobros por tarjeta o por talón, se requiere una
forma de cobro de ese tipo. Evidentemente, para definir las formas de cobro por banco (de tipo domiciliación, talón, transferencia
o tarjeta) es necesario definir primero al menos una cuenta bancaria desde el apartado ‘Bancos > Configurar cuentas bancarias’
de la solapa ‘Económico’. En el caso de la domiciliación, adicionalmente, deberemos indicar el sufijo de domiciliación utilizado
por nuestro banco (dato que nos debe proporcionar el propio banco bajo solicitud). (Disponible a partir de la edición Basic).

Ventana de edición de ‘Formas de cobro’


 ‘Baremos > Económicos > Tipos de gasto’. Desde este apartado se definirán las subcuentas contables que se usarán para dar de
alta gastos.(Disponible a partir de la edición Silver)

 ‘Baremos > Económicos > Formas de pago’. Aquí se definen las posibles formas en las que el centro pagará los gastos diversos
que pueda tener. Se aplicará en los gastos y pagos a personal y se definen del mismo modo que las formas de cobro. (Disponible
a partir de la edición Silver).

 ‘Baremos > Económicos > Entidades bancarias’. Si su entidad bancaria no se encuentra entre las que incorpora aGora en este
baremo, deberá darla de alta indicando su identificación nominal y el código de la misma. (Disponible a partir de la edición Basic).

 ‘Baremos > Económicos > Tipos de I.V.A.’. Desde este apartado los usuarios podrán definir los tipos de impuestos indirectos que
deseen. Se indicará una descripción, el porcentaje de gravamen y las subcuentas contables pertinentes. (Disponible a partir de la
edición Basic).

 ‘Baremos > Económicos > Tipos de retención’. Desde este apartado los usuarios podrán definir los tipos de retención que deseen
y que se podrán utilizar en el apartado de gastos de la solapa ‘Económico’. Se indicará una descripción, el porcentaje de retención
y la subcuenta contable pertinente. (Disponible a partir de la edición Basic).

4.2.7. Baremos de otros tipos

En este apartado incluimos los baremos no clasificados en ninguno de los apartados anteriores. Los datos auxiliares de este tipo
los podemos subdividir en profesionales, periodicidades y otros baremos.

Los baremos de tipo laboral o profesional nos indican desde clasificaciones económicas de actividades como el CNAE, hasta los
tipos de contrato. Son los siguientes:

 ‘Baremos > Profesionales > CNAE’. Este baremo nos permitirá clasificar las actividades de los clientes dando de alta los epígrafes
de la Clasificación Nacional de Actividades Económicas que se deseen.

 ‘Baremos > Profesionales > Profesiones’. Mediante este baremo podremos indicar la profesión que tienen los alumnos.

 ‘Baremos > Profesionales > Tipos de contrato’. Este baremo nos permitirá dar de alta los tipos de contrato que se deseen.

 ‘Baremos > Profesionales> Área funcional’. Aquí se podrán definir las áreas funcionales que se deseen. Aplicable a alumnos y al
personal del centro.

 ‘Baremos > Profesionales> Categoría laboral’. Aquí se podrán definir las categorías laborales que se deseen. Aplicable a alumnos
y al personal del centro.

 ‘Baremos > Profesionales> Calendario de festivos’. Esenciales a la hora de controlar la docencia y la asistencia, de manera que
el programa no pase cuenta de la asistencia de alumnos o docencia de profesores en un día festivo. Permite ver los festivos
existentes y dar de alta nuevos días festivos; para periodos festivos de varios días, utilizar la siguiente opción es más eficaz. Si se
desea, puede hacerse que un festivo solamente se aplique a una cierta aula, para representar festivos locales en centros
multisede que controlen todas sus sedes en una misma empresa.

 ‘Baremos > Profesionales> Definir franja de festivos’. Permite definir días festivos para periodos largos: semana de fiesta local,
mes de vacaciones, periodo navideño, etc.

Los datos auxiliares referentes a periodicidades son los siguientes:

 ‘Baremos > Periodicidades > Periodicidades’. Esenciales a la hora de definir la oferta académica y para temas de carácter
económico (periodo de liquidación, periodicidad de importe,…). El mantenimiento de periodos permite la definición de distintos
espacios de tiempo indicando el tipo de periodo (mensual, trimestral, diario, semanal,...) y la cantidad de tiempo. aGora incorpora
por defecto las periodicidades más habituales, no obstante, si en su centro se utiliza alguna periodicidad de importe o liquidación
especial deberá acudir a este baremo para definirlo.

Manual de aGora PREFERENCIAS Y BAREMOS95


Los datos auxiliares clasificados como otros baremos son los siguientes:

 ‘Baremos > Otros baremos > Países’. La aplicación ya se instala con una serie de países predefinidos en este baremo que no se
podrán eliminar, pero el usuario podrá ampliar los países añadiendo los que desee (los países extra introducidos por el usuario sí
podrán ser eliminados).

 ‘Baremos > Otros baremos > Provincias’. La aplicación ya se instala con una serie de provincias predefinidas en este baremo que
no se podrán eliminar, pero el usuario podrá ampliar las provincias añadiendo las que desee (las provincias extra introducidas
por el usuario sí podrán ser eliminadas).

 ‘Baremos > Otros baremos > Idiomas’. La aplicación ya se instala con una serie de idiomas predefinidas en este baremo que no
se podrán eliminar, pero el usuario podrá ampliar los idiomas que aparecen añadiendo los que desee (los idiomas extra
introducidos por el usuario sí podrán ser eliminados).

 ‘Baremos > Otros baremos > Tipos de documento’. Aquí definiremos los tipos de documentos entre los que distinguiremos todos
los documentos insertados en la gestión documental de las ventanas de gestión avanzada de alumnos, clientes, profesores y
grupos (p.ej., exámenes, trabajos, etc.).(Disponible a partir de la edición Gold).
Manual de aGora PREFERENCIAS Y BAREMOS97
Capítulo 5

ACADÉMICO

En este capítulo

Introducción: La oferta académica. Cursos y grupos


Alumnos
Profesores
Aulas
Cursos. El núcleo de la oferta académica
Grupos. Realizaciones de los cursos
Sesiones. Complementos de información de los grupos
Gestor de plannings
Control de docencia
Control de asistencia
Calificaciones
Manual de aGora ACADÉMICO99
5.1. Introducción: La oferta académica. Cursos y grupos.

Una vez configurado el programa, es el momento de empezar a definir la oferta académica, es decir, vamos a aprender a definir
todo aquello en lo que luego podrá matricularse el alumno.

A lo largo de este capítulo, definiremos lo que es un alumno para aGora y depués procederemos a explicar cómo configurar
toda la oferta académica del centro, parte fundamental y central de la aplicación.

La oferta académica está conformada principalmente por los cursos, que serían el equivalente a los productos de una empresa
del sector industrial, es decir, aquello que vende la empresa.

Cada centro acostumbra a tener su propia forma de funcionamiento, fruto de hábitos adquiridos a lo largo de los años, en los
que el personal responsable de la administración ha tenido que valérselas como ha podido, con poco más que la ayuda de su
imaginación. En ocasiones esta diversificación del funcionamiento es consecuencia del sector formativo al que se dirige cada centro
(no es lo mismo un centro de idiomas, que otro dedicada a la preparación de selectividad, a la formación continua, etc.), o del origen
de sus clientes (particulares, empresas o administración).

El software aGora es un producto muy flexible capaz de adaptarse a todas estas modalidades de funcionamiento. Para
conseguirlo ha de permitir a sus usuarios actuar de forma muy diversa sobre el programa en función de sus necesidades e intereses.
Esta parte del manual va a mostrar aquellas opciones más comunes, indicando a cada paso la utilidad de cada una de ellas.

Los cursos pueden ofrecerse a los clientes en diferentes fechas y lugares, con diferentes horarios y profesores que lo impartan
cada vez. Cada una de estas realizaciones del curso, se denomina grupo en aGora. Los alumnos se podrán matricular de alguno de los
grupos de cualquiera de los cursos que ofrece el centro docente. Por lo tanto, cada curso se podrá plasmar en distintos grupos.

Los grupos tienen varias características que los definen, como denominación, precio, fecha de inicio y fin, sesiones (profesor,
asignatura,…), horarios (aula, días, horas),… De todas ellas, la única que es imprescindible cumplimentar para que la aplicación permita
crearlo y así poder matricular a un alumno en el mismo, es su denominación o nombre. Sin embargo, dependiendo de lo completa
que queramos que sea la gestión a realizar con aGora, deberemos definir más características del grupo, como por ejemplo indicar de
forma correcta su capacidad máxima de alumnos, si deseamos que nos avise cuando se vaya a superar esa cantidad y se añadan de
forma automática alumnos a la gestión de listas de espera; o añadirle sesiones y horarios, si queremos controlar la asistencia y
docencia, imprimir calendarios (de alumnos, grupos, profesores,…), calcular su rentabilidad, calcular el coste docente,…

EJEMPLO: En nuestro centro queremos impartir un curso de “Inglés Avanzado”. A todos aquellos alumnos a quienes les
interese el mismo, se les ofrecen las siguientes opciones a la hora de matricularse: los lunes y miércoles de 9:00 a 10:00, los
martes y jueves de 11:00 a 12:00 y los miércoles y viernes de 18:00 a 19:00.

Trasladando esto a aGora, se creará el curso de “Inglés avanzado” en el que definirán 3 grupos, uno por cada una de las
distintas opciones que ofertamos. Podríamos denominar a los grupos: “Inglés Avanzado L,X 9-10”, “Inglés Avanzado M,J 11-12” e
“Inglés Avanzado X,V 18-19”.

A continuación pasamos a detallar los diversos conceptos que hay que configurar en aGora para la creación o definición de los
cursos y sus grupos o realizaciones y por lo tanto de la oferta académica.

Aunque para dar de alta esta oferta no es imprescindible seguir el orden en el que se exponen en este capítulo los diversos
conceptos vinculados con la misma, sí es aconsejable que se tenga en cuenta. Cuando se da de alta un curso, en el caso de querer
controlar horarios, asistencias a clase, rentabilidad, etc… es aconsejable realizarlo en el siguiente orden:

1. Añadir las asignaturas que se imparten en el centro (materias que se enseñan en los cursos ofrecidos en el centro).
2. Añadir los profesores, indicando las asignaturas que por su capacitación pueden impartir.
3. Definir las aulas de las que dispone el centro.
4. Por último crear o definir los cursos (servicios que ofrecemos a nuestros alumnos o clientes) y sus realizaciones o grupos.
NOTA: En el caso de que el usuario no desee utilizar aGora para realizar la gestión académica y económica del centro
(matriculación, control de asistencias, generación y cobro de adeudos, emisión de facturas, etc.) y sólo desee contemplar una
gestión comercial básica (gestión, seguimiento y control de solicitudes de información) se puede prescindir de la creación de
grupos y utilizar los cursos (sin entrar a detallar sus realizaciones o grupos) como elemento único para de la definición de la oferta
académica.

En ese caso se puede prescindir de la definición de aulas, asignaturas y profesores y pasar directamente al apartado 5.5.
del presente capítulo para aprender a crear nuevos cursos.

5.2. Alumnos

En aGora se distingue entre alumno (quien recibe la formación) y cliente (quien abona los costes de la misma).

El cliente puede ser el padre, una empresa, una institución, etc.; o incluso el propio alumno. En este último caso no será preciso
volver a introducir sus datos personales, ya que el programa se podrá encargar de hacerlo por nosotros.

5.2.1. Fichero de alumnos

Los alumnos en aGora son quienes reciben la formación, en contraposición a los clientes (concepto tratado en profundidad en
el apartado 8.1.), que son los encargados de costearla.

Ventana de lista que se lanza desde la opción de ‘Fichero de alumnos’

Para introducir nuevos alumnos en la aplicación disponemos de varias opciones desde donde hacerlo, como por ejemplo, desde
el ‘Botón aGora > Nuevo… > Nuevo alumno’, desde la solapa ‘Académico > Fichero de alumnos’ o desde la ventana de ‘Ventas > Nueva
matrícula’. También es posible hacerlo desde la ventana de ‘Gestión avanzada de alumnos’.

Manual de aGora ACADÉMICO101


NOTA: Para dar de alta un alumno no es preciso matricularlo, de este modo pueden archivarse también los datos de
aquellos alumnos potenciales que simplemente han acudido al centro en busca de información o el histórico de antiguos alumnos.

La ventana de edición de alumnos se divide en tres pestañas:

1) La primera, ‘Personales’, contiene datos personales del mismo, como nombre, fecha de nacimiento, e-mail, domicilio, etc. Los
únicos datos obligatorios son el nombre y los apellidos. En el espacio para ‘Familia’ se puede indicar a qué familia pertenece el
alumno.

En el espacio para la fotografía del alumno, bastará con que hagamos doble clic sobre él, o pulsemos sobre el botón derecho del
ratón, para que aparezca el menú desplegable que nos permite seleccionar el fichero que contiene la fotografía del alumno (que
antes habremos capturado con un escáner o cámara digital), y que tendrá que estar en uno de estos tres formatos: *.bmp
(recomendado), *.gif, o *.jpg. Es recomendable que la imagen esté adaptada a un tamaño cercano al indicado en el recuadro,
dado que el programa puede escalar las imágenes solo hasta un cierto tamaño máximo. Asimismo, para agilizar el uso de la
aplicación, es recomendable que las fotos pesen (es decir, tengan un tamaño en lo referente a capacidad de disco ocupada) lo
menos posible.

2) La segunda recoge ‘Observaciones’. Incluye datos de interés estadístico, como por ejemplo el sector, el nivel de estudios o el
origen de contacto, que se cubrirán según las opciones definidas en los respectivos ‘Baremos’. También contiene los comentarios
de interés que se quieran hacer sobre la ficha del alumno y los clientes vinculados a éste. Aquí contamos además con una opción
interesante: “Indica si el alumno está o estuvo matriculado en el centro”, con la misma indicamos si el alumno es un ex-alumno o
no. Esta casilla se puede marcar de forma manual, aunque aGora la habrá marcado de forma automática si para el alumno se ha
realizado alguna vez el proceso de ‘Nueva matrícula’. Además, en este apartado también tenemos la posibilidad de marcar la
opción de “Indica si el alumno no desea recibir mailing del centro”, para poder excluirlo a la hora de realizar envíos de
correspondencia de forma masiva.

3) La tercera pestaña nos permite guardar el ‘Historial laboral ‘del alumno, siempre de forma opcional. También aparecen los datos
laborales actuales del alumno.

Tanto en la ventana de lista de ‘Fichero de alumnos’ de la solapa ‘Académico’, como en la ventana de edición de alumnos (a la
que entramos con el icono del lápiz, o haciendo doble clic en el alumno dentro desde la mencionada ventana de lista), disponemos en
la barra de botones de un icono con la posibilidad de generar el carné de estudiante, este carné mostrará el curso académico, el
nombre y apellidos del alumno y su fotografía. Además podrá personalizarse su diseño con el ‘Gestor de impresos’ de aGora. Si
lanzamos el impreso de carné desde la ventana de lista, se mostrarán de manera conjunta los carnés de todos los alumnos de la misma,
mientras que si se hace desde la ventana de edición, sólo se mostrará el del registro visualizado en ese momento.

Botón ‘Carné’
Ventana de edición de alumnos en la pestaña ‘Personales’

5.2.2. Gestión avanzada de alumnos

La ventana de ‘Gestión avanzada de alumnos’ permite consultar y manipular los datos íntegros de un alumno determinado, dar
de alta nuevos alumnos y desplazarse entre las fichas de los distintos alumnos del centro.

Como ya hemos mencionado en el anterior apartado, caben otras posibilidades para dar de alta un nuevo alumno, una de las
más interesantes es desde la solapa ‘Académico’ en la opción ‘Gestión de alumnos’. Esta vez nos aparecerán los datos generales (los
mismos que al realizar el alta desde ‘Nuevo alumno’ o desde ‘Fichero de alumnos’), pero contamos además con una visión global de
todos los aspectos relacionados con el mismo.

Manual de aGora ACADÉMICO103


Botón ‘Gestión avanzada de alumnos’ de la ventana de lista de ‘Fichero de alumnos’

Desde una sola pantalla nos será posible consultar todos los datos del alumno, así como realizar las operaciones pertinentes
según el icono de ‘Elementos vinculados’ escogido (barra situada en la zona izquierda).

Ventana de ‘Gestión avanzada de alumnos’

En la ventana de ‘Gestión avanzada de alumnos’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o ‘Elementos
vinculados’ (dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones. Algunas de las opciones
no se verán aunque estén activas para alta/edición en nuestra edición en otras ventanas):

 Datos generales: [disponible para todas las ediciones] Muestra los datos generales del alumno seleccionado. Permite modificar.
En algunos campos permite dar altas, buscar o enviar un e-mail sin salir de la pantalla.
 Estadísticas: [disponible para todas las ediciones] Muestra un gráfico (con el total adeudado, lo cobrado y lo pendiente de cobro).

 Profesores: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los profesores que tiene el alumno seleccionado. Permite filtrar,
consultar, listar e imprimir.

 Cursos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los cursos en cuyos grupos está matriculado el alumno seleccionado.
Permite dar de baja al alumno en el curso seleccionado (temporal o definitivamente), filtrar, listar e imprimir.

 Grupos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los grupos en los que está matriculado el alumno seleccionado. Permite
dar de baja al alumno en el grupo seleccionado (temporal o definitivamente), filtrar, listar e imprimir.

 Sesiones: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las sesiones a las que debe asistir el alumno seleccionado. Permite
filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Horarios: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los horarios de las sesiones vinculadas al alumno seleccionado. Permite
filtrar, listar e imprimir.

 Asistencias: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra la gestión de asistencias del alumno seleccionado, indicando si ha
asistido y si están confirmadas. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Calificaciones: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las calificaciones o notas del alumno seleccionado. Permite añadir,
modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Calificaciones con conceptos: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las calificaciones con conceptos de asignaturas
del alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Clientes: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los clientes que tiene vinculados el alumno seleccionado. Permite añadir,
modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las matrículas del alumno seleccionado. Permite añadir, modificar,
eliminar, generar un adeudo manual, generar el siguiente adeudo periódico, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Ventas: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las ventas de productos de las que el alumno es beneficiario. Permite
añadir, modificar, filtrar, consultar, listar, imprimir y generar un adeudo manual para dicha venta.

 Adeudos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los adeudos generados para el alumno seleccionado. Permite cobrar,
modificar, eliminar, filtrar, imprimir el adeudo, crear una factura o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir.

 Vencimientos: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los vencimientos en que se dividen los adeudos vinculados al
alumno seleccionado. Permite consultar, filtrar, listar, imprimir, cobrar el vencimiento seleccionado, emitir un recibo del mismo
para entregar al cliente y crear una factura que lo incluya.
 Cobros: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos los cobros efectuados al cliente vinculado al alumno seleccionado.
Permite filtrar, anular el cobro seleccionado, consultar, listar e imprimir.

 Solicitudes: [disponible a partir de la edición Lite] Refleja el interés que ha mostrado el alumno seleccionado sobre la oferta
académica del centro. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir

 Acciones: [disponible a partir de la edición Basic] En esta pantalla veremos las acciones (llamadas, envío de e-mails, elaboración
de presupuestos,…) que se han realizado sobre el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar,
listar e imprimir

 Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos los contactos o eventos realizados sobre el alumno
seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Eventos de agenda con aviso: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los eventos que tienen marcado un aviso y están
relacionados con el alumno seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las tareas relacionados con el alumno seleccionado. Permite añadir,
modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir

Manual de aGora ACADÉMICO105


 E-mails enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los e-mails que se han enviado al alumno
seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar, imprimir y renviar el email a éste u otros destinatarios.

 E-mails recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los e-mails que se han recibido del alumno
seleccionado contestando a solicitudes de información a través de la plataforma de Emagister. Permite filtrar, consultar, listar e
imprimir.

 SMS enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los SMS que se han enviado al alumno seleccionado.
Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Préstamos de productos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los préstamos que tiene el alumno seleccionado.
Permite dar de alta un préstamo, filtrar, emitir un adeudo por el importe del préstamo, consultar, listar, imprimir, imprimir el
documento del préstamo y marcar una devolución.

 Documentación (Gestión documental): [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los documentos vinculados al alumno
seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Además,
permite la utilización de plantillas para crear documentos como contratos, cartas comerciales, circulares, faxes…Estas plantillas
se deben crear desde el ‘Panel de control’ de aGora en su opción de ‘Configurar informes con MS Word®’. Allí crearemos una
nueva plantilla de expediente de alumno con los datos que nos convengan y daremos el formato que nos interese al documento
(carta, circular, fax,…). Una vez creada la plantilla desde el botón ‘Nuevo documento’ escogeremos la plantilla que queramos y
nos aparecerá el documento ya rellenado con los datos del alumno.

5.2.3. Relaciones familiares

La opción ‘Fichero de alumnos > Familias’ que encontramos en la solapa ‘Académico’ permite a la aplicación controlar los
alumnos con familiares en el centro, adscribiendo éstos a una familia (p.ej.: Familia Pérez).

Opción ‘Fichero de alumnos > Familias’ de la solapa ‘Académico’

Desde esta ventana se podrán introducir nuevas familias, vinculándole los alumnos pertenecientes a la misma. Tan sólo hay que
escribir el nombre de la familia y después, con el botón de ‘Localizar e insertar’, seleccionar a los alumnos que la componen. Es posible
realizar este vínculo desde la ficha del alumno mediante el campo ‘Familia’ en el apartado ‘Datos familiares’.

5.3. Profesores
La ficha del profesor va a sernos de mucha utilidad, no sólo para almacenar los datos relativos a éste, sino también para otros
muchos controles y posibilidades de aGora como puedan ser los calendarios y disponibilidades, el control de asistencia y docencia,
cálculo de rentabilidad, control de gasto docente,...

Si ya ha definido aulas y asignaturas (apartados 5.4 y 5.7.1 de este manual respectivamente) deberá introducir ahora su
profesorado para continuar con la definición de su oferta formativa. Si no precisa nada de lo anterior y tampoco le interesa
guardar los datos del personal docente puede pasar al siguiente apartado.

5.3.1. Fichero de profesores. Nuevo profesor

Para crear un nuevo profesor lo podemos hacer desde la opción ‘Nuevo profesor’ de la solapa ‘Académico’ del grupo ‘Profesores’.
También desde la opción ‘Fichero de profesores’, donde nos aparecerá una ventana con la lista de profesores definidos (ninguno si no
lo hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón ‘Nuevo registro’ (símbolo [+]). En ambos casos aparecerá la misma ventana
de edición de profesores. Una tercera forma de hacerlo es desde el botón ‘aGora’ con su opción ‘Nuevo… > Nuevo profesor’. Esta
ventana es la misma que nos aparece cuando añadimos a la base de datos cualquier nuevo empleado del centro, sólo que está marcada
la opción de “Profesor”, que nos indica que el empleado que estamos añadiendo es un docente.

Ventana de edición de profesores en modalidad de altas

La ventana presenta varias solapas:

Manual de aGora ACADÉMICO107


1) La primera, bajo el título de ‘Personales’, agrupa los datos personales del empleado docente, como nombre, apellidos, domicilio,
e-mail, fecha de nacimiento, etc... Sólo nombre y apellidos son datos a rellenar de modo obligatorio. También tenemos la
posibilidad de incluir la foto del profesor (que previamente tendremos que tener guardada en un formato de imagen, bmp, jpg,
gif,…), para ello bastará con hacer doble clic sobre la casilla de la foto; nos aparecerá un cuadro de diálogo que nos pedirá la
ubicación del fichero (una vez guardada con el programa podemos, si queremos, destruir el fichero de imagen, ya que el programa
guarda internamente la imagen).

2) La segunda es la titulada ‘Económicos’. Contiene, entre otros datos, los datos bancarios del profesor (imprescindibles para utilizar
la opción de pago a personal y generar el fichero con la norma 34 del CSB), el importe fijo mensual que percibe el profesor (si
percibe alguno de este tipo) y los valores por defecto de lo que cobra el profesor por cada hora que imparte clase en una sesión
o el porcentaje por ingreso de alumnos si es el caso, o cualquier combinación de ellos (si el fijo por hora supera al porcentaje se
aplicará siempre éste, en caso contrario se aplica el porcentaje, los valores no se suman). Estos valores pueden modificarse
posteriormente para cada sesión (aunque aparecerán como valores por defecto). El programa los tendrá en cuenta tanto en el
cómputo de liquidaciones a profesores, como para calcular la rentabilidad de grupos, etc...

3) La siguiente solapa, en la que pone ‘Laborales’, contiene otros datos de tipo laboral, como el cargo, la titulación, el número de la
seguridad social, … También se podrán indicar las bajas, tanto temporales como definitivas, al activar cualquiera de ellas
aparecerán las fechas, editables, en las que se hacen efectivas. En la parte inferior de esta solapa aparecen dos listas. La de la
parte derecha, titulada ‘Capacitación’, permite vincular al profesor que acabamos de crear con las asignaturas que éste está
capacitado para impartir (sólo si hemos definido asignaturas). Este proceso creará el vínculo entre profesor y asignatura, para lo
que es preciso que la asignatura se haya generado con anterioridad. La lista de la parte inferior derecha, en cuyo epígrafe puede
leerse ‘Disponibilidad’, permite vincular al profesor con un horario de disponibilidad. No se trata del horario en el que imparten
las sesiones a las que está vinculado, sino de aquel en que está disponible para poder impartir docencia. Aunque cubrir las horas
de disposición es opcional, resulta muy útil cuando se trata de establecer el horario de una sesión, pues nos advierte en caso de
que estemos intentando ponerla en horas en las que no se encuentra disponible

4) La última solapa ‘Observaciones’ permite añadir los comentarios que se deseen para este profesor. Además, es posible asignarle
un color específico que se podrá trasladar a las sesiones que imparte para que estas aparezcan visualizadas de forma
personalizada en el planning.

Una vez introducidos todos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de ‘Guardar los cambios’. Si en el ‘Panel de
Control > Opciones de entorno’, habíamos seleccionado “Altas continuas”, tras confirmar los cambios nos volverá a aparecer la ventana
de edición de profesores, de nuevo vacía, lista para la introducción de un nuevo profesor. Si no está habilitada, deberemos proceder
del mismo modo, como hicimos con esta primera, para crear un nuevo profesor.

5.3.2. Gestión avanzada de profesores

Aún cabe otra posibilidad para añadir a la base de datos un nuevo profesor, hacerlo desde la ‘Gestión avanzada de profesores’,
también pulsando sobre el botón ‘Añadir un nuevo registro’ (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán los datos generales, pero contamos
además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el profesor.

La ventana de ‘Gestión avanzada de profesores’ permite consultar y manipular los datos íntegros de un profesor determinado.

Podemos acceder a esta ventana de gestión avanzada desde el botón ‘Gestión de profesores’ en la solapa ‘Académico’. Con esta
ventana podremos crear nuevos profesores (tal y como hemos visto) y desplazarnos entre las fichas de los distintos profesores del
centro de formación.

Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del profesor, así como realizar las operaciones pertinentes
según el icono de ‘Elementos vinculados’ escogido (barra situada en la zona izquierda).

En la ventana de ‘Gestión avanzada de profesores’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o ‘Elementos
vinculados’ (dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones):
Ventana de ‘Gestión avanzada de profesores’

 Datos generales: [disponible en todas las ediciones] Muestra los datos generales del profesor seleccionado. Permite
modificar. En algunos campos permite dar altas, buscar o enviar un e-mail sin salir de la pantalla.

 Estadísticas: [disponible en todas las ediciones] Muestra dos tipos de gráficos (totales y comparativa entre lo pagado y
el total a pagar mensual).

 Alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los alumnos que tiene el profesor seleccionado. Permite
modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Cursos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los cursos a los que pertenecen los grupos en los cuales imparte
clase el profesor seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Grupos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los grupos en los cuales imparte clase el profesor seleccionado.
Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Sesiones: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las sesiones en las que imparte clase el profesor seleccionado.
Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Horarios: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los horarios de las sesiones en las que imparte clase el profesor
seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir.

Manual de aGora ACADÉMICO109


 Capacitación: [disponible en todas las ediciones] Muestra las asignaturas que puede impartir el profesor seleccionado.
Permite, filtrar, consultar, listar, imprimir y añadir más vínculos de asignaturas que el profesor está capacitado para
impartir, así como editar o eliminar los que ya tiene creados.

 Disponibilidad: [disponible en todas las ediciones] Muestra los horarios en los cuales está disponible el profesor
seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Responsable del grupo: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra todos los grupos de los que el profesor
seleccionado es responsable o coordinador. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Docencias: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra el listado de todas los días en los que el profesor seleccionado
debería haber impartido clase en las sesiones en las que está como profesor, indicando si han sido impartidas y si están
confirmadas. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir. Asimismo, permite marcar como
impartidas o no impartidas, y confirmar si esta información es correcta o no.

 Calificaciones: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las calificaciones que ha puesto el profesor seleccionado.
Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Calificaciones con conceptos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las calificaciones con conceptos que ha
puesto el profesor seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Clientes: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los clientes que tiene vinculados el profesor seleccionado.
Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Matrículas: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las matrículas de los alumnos que tiene el profesor
seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Adeudos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los adeudos de los alumnos que tiene el profesor
seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Vencimientos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los vencimientos en que se dividen los adeudos
vinculados al profesor seleccionado.. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Cobros: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los cobros de los adeudos de los alumnos que tiene el profesor
seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Gastos de personal: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los gastos de personal vinculados al profesor
seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Pagos a personal: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los pagos que se le han realizado al profesor
seleccionado. Permite consultar, filtrar, listar e imprimir.

 E-mails enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los e-mails que han sido enviados por
el profesor seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir y reenviar el email seleccionado a éste u
otros destinatarios.

 E-mails recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los e-mails que se han sido enviados
al profesor seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir y reenviar el email seleccionado a éste u
otros destinatarios.

 SMS enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los SMS que han sido remitidos por el
profesor seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 SMS recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los SMS que han sido remitidos al profesor
seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Préstamos de productos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los préstamos que tiene el profesor
seleccionado. Permite dar de alta un préstamo, eliminar un préstamo existente, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Gestión documental: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los documentos vinculados al profesor
seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir.

Una vez hayamos terminado de introducir toda la plantilla de profesores (con la posibilidad de posteriores ampliaciones o bajas)
estaremos en condiciones de avanzar un paso más en la definición de la oferta académica.

5.4. Aulas

Definir las aulas de que disponemos va a resultarnos especialmente útil si deseamos que el programa controle la ubicación
espacio-temporal de alumnos y profesores, especialmente relevante en el cómputo de horarios y disponibilidades (e indirectamente
en los cálculos automáticos de docencia impartida y asistencia), pero también va a permitir al programa llevar el control de los límites
de disponibilidad de plazas en función de la capacidad de éstas.

Si no estamos interesados en horarios, ni en control de asistencia, ni en los límites físicos del establecimiento, podremos ir
directamente al siguiente apartado 5.5., puesto que no precisaremos de aulas para los demás apartados de aGora.

5.4.1. Fichero de aulas. Nueva aula

Para crear una nueva aula (esto es, para introducir información de una nueva aula), lo podemos hacer desde la opción ‘Aulas
>Gestión de aulas’ o ‘Aulas >Fichero de aulas’ de la solapa ‘Académico’. En el caso de la opción ‘Fichero de aulas’ aparecerá una ventana
con la lista de aulas definidas (ninguna si no las hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón ‘Nuevo registro’ (símbolo [+]).
También se pueden añadir nuevas aulas desde ‘Aulas > Nueva aula’ de la solapa ‘Académico’ o desde el botón ‘aGora’ en ‘Nuevo… >
Nueva aula’. En todos los casos nos aparecerá una ventana de edición de aulas con los datos en blanco, para poder introducir la nueva
aula en la base de datos.

Ventana de edición de aulas en modalidad de altas

El único dato obligatorio a cubrir es el nombre del aula. Una descripción identificativa que utilizaremos para referirnos a ella,
por ejemplo “Aula 1”. A la derecha podremos indicar la capacidad (en nº de alumnos) del aula, si queremos que el programa la tenga
en cuenta. Si dejamos “0” para este valor, la aplicación simplemente ignorará este dato (0 en términos de capacidad, mínimos o
máximos se interpreta siempre como “indefinido”). Si no deseamos que esta aula aparezca en los plannings sólo tenemos que activar
la casilla correspondiente. La ventana de aulas nos permite también añadir una breve descripción opcional, a título informativo, donde
podremos introducir algún comentario sobre la dotación de que dispone, el local en que se encuentra, etc...

Manual de aGora ACADÉMICO111


Además también podemos indicar si queremos que el aula aparezca en el planning del centro y si el aula es externa, es decir, si
está ubicada fuera de las instalaciones del centro (por ejemplo, cuando se da clase en las oficinas de un “cliente empresa” a sus
empleados). En este caso podremos indicar la dirección, población y código postal de la misma.

Una vez introducidos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón ‘Guardar los cambios’ dando por concluida la creación
de una nueva aula.

5.4.2. Gestión avanzada de aulas

Aún cabe otra posibilidad para crear una nueva aula, hacerlo desde la ‘Gestión avanzada de aulas’ de la solapa ‘Académico’,
también pulsando sobre el botón de ‘Añadir nuevo registro’ (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos
que al realizar el alta desde ‘Nuevo…’ o desde el ‘Fichero de aulas’), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos
relacionados con la aula (alumnos que van a la misma, profesores que imparten clase en ella, sesiones que se dan en esta aula, etc.).

Ventana de ‘Gestión avanzada de aulas’

La ventana de ‘Gestión avanzada de aulas’ permite consultar y manipular los datos íntegros de un aula determinada. Permite
crear nuevas aulas (tal y como hemos visto) y desplazarse entre las fichas de cada una de ellas.

Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del aula, así como realizar las operaciones pertinentes según
el icono seleccionado de los ‘Elementos vinculados’ (cuadro situado en la zona izquierda).
En la ventana de ‘Gestión avanzada de aulas’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de ‘Elementos vinculados’
(dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones):

 Datos Generales: [disponible en todas las ediciones] Muestra los datos generales del aula seleccionada. Permite
modificarlos.

 Profesores: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los profesores dan clase en alguna de las sesiones que se
imparten en el aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Cursos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los cursos grupos a los que pertenecen los grupos en los cuales
se imparte alguna sesión en el aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Grupos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los grupos que contienen alguna sesión que se imparte en el
aula seleccionada. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Sesiones: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las sesiones que se dan en el aula seleccionada. Permite
modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Horarios: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los horarios de las sesiones vinculadas con el aula
seleccionada. Permite filtrar, listar e imprimir.

 Alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los alumnos que acuden al aula seleccionada. Permite
modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Asistencias de los alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las asistencias de los alumnos que acuden
al aula seleccionada, indicando si han asistido y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar,
listar e imprimir, así como indicar si el alumno ha asistido o no y confirmar dicha asistencia como contrastada.

 Docencias: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las docencias de los profesores que dan clase en las sesiones
vinculadas con el aula seleccionada, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar,
eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir, así como indicar si el profesor ha impartido la clase o no y confirmar dicha
impartición como contrastada.

Una vez hemos definido todas las aulas de que disponemos podemos pasar al siguiente apartado.

5.5. Cursos. El núcleo de la oferta académica

Si la creación de aulas, asignaturas o profesores dependía de la utilización que el usuario quisiera hacer del programa,
pudiendo incluso prescindir de la creación de los mismos, los cursos y sus realizaciones o grupos son los únicos elementos
imprescindibles de la oferta académica, de hecho constituyen en sí la oferta académica del centro.

Los cursos son el elemento más importante entorno al que gira la gestión académica de aGora y, como ya hemos mencionado
anteriormente, son aquellos servicios académicos que vende el centro de formación y que se materializan en grupos, que no son más
que las diferentes realizaciones de los cursos.

5.5.1. Fichero de cursos. Publicar cursos

La creación de nuevos cursos se puede realizar desde varias opciones de la solapa ‘Académico’. La forma más habitual será
utilizar la opción de ‘Fichero de cursos’, situada en el apartado ‘Oferta académica’ de la solapa ‘Académico’.

Manual de aGora ACADÉMICO113


Ventana de edición decursos en modalidad de altas

Nos aparecerá una ventana con la lista de cursos. En esta lista aparecerán los cursos publicados en Emagister (que se crean de
forma automática durante el proceso de sincronización que realiza la aplicación con el portal de Emagister) y todos aquellos que se
haya definido el usuario. Para crear un nuevo curso pulsaremos el botón de ‘Nuevo registro’ (símbolo [+]) y se abrirá la ventana para
crear un nuevo curso con los datos en blanco. De este modo podremos introducir la información de un nuevo curso. También
llegaríamos a esta ventana desde el botón ‘aGora’ en la opción ‘Nuevo… > Nuevo curso’.

En esta ventana, tan sólo tendremos que cubrir obligatoriamente el nombre. También podremos añadir, si así se desea, una
breve descripción del curso, así como el precio, que el programa utilizará por defecto para todos los grupos que se creen de este curso.
Además, podemos clasificar el curso en una categoría y tipo según nuestros estándares de clasificación de los mismos.

IMPORTANTE: A partir de la edición Silver existen tres precios distintos. Estos diferentes precios se utilizarán en función de
la forma de pago (tipo de liquidación) escogida a la hora de matricular a un alumno. Las diferencias entre los diferentes precios
son las siguientes:

1 – Precio. (Disponible para todas las ediciones). Este precio será el utilizado cuando el alumno pague un importe fijo por
el curso, con independencia del tiempo que dure el curso o que el alumno permanezca matriculado en el mismo. Este precio se
utilizará en la edición Silver o superior para el tipo de liquidación denominado ‘Cobro único o a plazos’.

2 – Precio periódico. (Disponible a partir de la edición Silver). Se utilizará este importe en el caso de que el alumno vaya a
pagar un importe de forma periódica (al mes a la semana, al trimestre, etc.) mientras se mantenga matriculado en el curso. Este
precio se utilizará para el tipo de liquidación denominado ‘Cobro periódico’.

3 – Precio hora. (Disponible a partir de la edición Silver). Este precio será el utilizado cuando el pague en función de las
horas que contrate o que asista al curso. Será el empleado para los tipos de liquidación de ‘Cobro por horas asistidas’, ‘Cobro por
horas impartidas’, ‘Cobro periódico (horas periodo)’ y ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’.
En la parte superior derecha de esta ventana podremos ver el estado del curso, que podrá ser activo o finalizado. Los cursos
activos permitirán definir nuevos grupos o realizaciones de los mismos, matricular alumnos, etc. Por otro lado, aquellos cursos
finalizados no permitirán realizar sobre ellos las mencionadas gestiones.

Ventana de edición de un curso no publicado en la web de Emagister

En la parte inferior de la ventana aparecen dos solapas:

1) La primera solapa contiene la lista de los ‘Grupos del curso’ o realizaciones del mismo. Desde aquí visualizaremos todas las veces
que se realiza un curso, pudiendo realizar acciones, como dar de alta nuevos grupos o modificar los datos de los existentes.

2) En la segunda solapa, ‘Datos publicados en Emagister’, podemos visualizar los datos principales de la publicación del curso, en
el caso de que hayamos decidido publicar el curso en la web de Emagister. Además aparecerá una lista con las diferentes
convocatorias del curso que se hayan podido publicar en Emagister.

Los cursos que el centro tenga publicados en la web de Emagister en el momento de la instalación de aGora se sincronizarán de
forma automática, de modo que aparecerán ya creados en la base de datos sin necesidad de que el usuario tenga que realizar ninguna
acción. Se podrán modificar en cualquier momento los datos de publicación de los cursos mediante el botón “Modificar publicación
en Emagister”, que aparece en la parte derecha de la ventana de edición de aquellos cursos que estén publicados.

Si deseamos publicar un nuevo curso en Emagister es recomendable hacerlo desde la propia página web proporcionada por
Emagister, y después dejar que aGora sincronice dicho curso en su base de datos de forma natural en la siguiente sincronía.

Manual de aGora ACADÉMICO115


5.5.2. Gestión avanzada de cursos

Para todas las ediciones de aGora, excepto la Lite, cabe otra posibilidad para dar de alta un nuevo curso, hacerlo desde la opción
‘Gestión de cursos’ accesible desde la solapa ‘Académico’, también pulsando sobre el botón ‘Nuevo registro’ (símbolo [+]) en la pantalla
que se nos abre. Esta vez nos aparecerán los datos generales, pero contamos además con una visión global de todos los aspectos
relacionados con el curso.

La ventana que se muestra es la de ‘Gestión avanzada de cursos’, que permite consultar y manipular los datos íntegros de un
curso determinado, dar de alta nuevos cursos y desplazarse entre las fichas de los distintos cursos del centro. Puede accederse a esta
ventana desde todas las ediciones, incluida la Lite.

Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del curso, así como realizar las operaciones pertinentes según
el icono de ‘Elementos vinculados’ escogido (barra situada en la zona izquierda).

En la ventana de ‘Gestión avanzada de cursos’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o ‘Elementos
vinculados’ (dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones):

Ventana de ‘Gestión avanzada de cursos’

 Datos generales: [disponible en todas las ediciones] muestra los datos generales del grupo seleccionado. Permite
modificar. En algunos campos permite dar altas sin salir de la pantalla.

 Solicitudes: [disponible en todas las ediciones] muestra un listado de todas las solicitudes de información que se han
recibido interesándose en un curso publicado en Emagister (mediante sincronización con la mencionada plataforma).
También se verán las solicitudes de información sobre los cursos que se haya introducido por el usuario de forma manual
o mediante un proceso de importación. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Acciones sobre solicitudes: [disponible a partir de la edición Basic] en esta pantalla veremos las acciones (llamadas,
envío de e-mails, elaboración de presupuestos,…) que se ha realizado sobre las solicitudes de información que se han
realizado interesándose en el curso seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Gold] muestra todos los eventos de agenda realizados o a realizar
sobre el curso seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] muestra todas las tareas relacionadas con el curso seleccionado. Permite
añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los alumnos matriculados en alguno de los grupos del curso
seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Profesores: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los profesores que imparten clase en alguna de las sesiones
del curso seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Convocatorias: [disponible en todas las ediciones] muestra las convocatorias publicadas en Emagister sobre el curso
seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Grupos: [disponible en todas las ediciones] muestra los grupos o realizaciones del curso seleccionado. Permite añadir,
modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Sesiones: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las sesiones que se imparten en los grupos relacionados con
el curso seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Horarios: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los horarios de las sesiones del curso seleccionado. Permite
filtrar, listar e imprimir.

 Asistencias: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las asistencias de los alumnos que van a alguno de los
grupos del curso seleccionado. Permite modificar, eliminar, filtrar, marcar como asistido, marcar como ausente,
confirmar, desconfirmar, consultar, listar e imprimir.

 Docencias: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las docencias de los profesores que dan clase en el alguno
de los grupos del curso seleccionado, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar,
eliminar, filtrar, marcar como impartido, marcar como no impartido, confirmar, desconfirmar, consultar, listar e
imprimir.

 Clientes: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los clientes que tiene vinculados el curso seleccionado. Permite
modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Matrículas: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las matrículas del curso seleccionado. Permite añadir,
modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir, emitir un adeudo manual vinculado a la matrícula seleccionada y
emitir el siguiente adeudo previsto de la matrícula seleccionada.

 Detalles de matrícula: [disponible a partir de la edición Gold] muestra un desglose de las matrículas del curso
seleccionado, indicando alumno y cliente, grupo en que se han matriculado, etc. Permite filtrar, consultar, listar e
imprimir.

 Listas de espera: [disponible a partir de la edición Gold] muestra una relación de los alumnos que se han intentado
inscribir en el curso y no han podido matricularse, quedando en lista de espera. Permite añadir, modificar, filtrar,
consultar, listar e imprimir.

 Detalles de ventas: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las ventas de productos asociadas a grupos
pertenecientes a este curso. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Adeudos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los adeudos de los alumnos matriculados en el curso
seleccionado. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, emitir el adeudo (para imprimirlo), crear una factura
o emitir una copia de la ya hecha, consultar, listar e imprimir.

Manual de aGora ACADÉMICO117


 Conceptos de Adeudos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra un desglose de los adeudos de los alumnos
matriculados en el curso seleccionado, indicando los diferentes grupos, si los hay, abonados por el adeudo, y que
cantidad corresponde a cada uno de ellos. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Vencimientos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los vencimientos en que se dividen los adeudos
vinculados al curso seleccionado.. Permite filtrar, consultar, listar, imprimir, cobrar el vencimiento seleccionado, emitir
un documento impreso detallando el vencimiento y crear una nueva factura partiendo de dicho vencimiento o emitir
una copia de la factura si ya existía.

 Documentación: [disponible a partir de la edición Gold] permite una gestión documental mostrando un listado con los
documentos vinculados al curso seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar,
consultar, listar e imprimir.

 Calificaciones: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las calificaciones o notas de alumnos matriculados en
el curso seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Calificaciones con conceptos: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las calificaciones con conceptos de
asignaturas impartidas a alumnos matriculados en el curso seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar,
consultar, listar e imprimir.

5.6. Grupos. Realizaciones de los cursos

Los grupos, junto a los cursos, son los elementos centrales entorno a los que gira la gestión académica del programa. Si los
cursos los definíamos, como aquellos servicios académicos que puede vender el centro de formación, los grupos son las
realizaciones de cada uno de ellos, es decir, la plasmación concreta y real de los cursos.

Mientras que con los cursos definimos de una forma genérica y global los servicios que el centro docente ofrece a sus clientes,
mediante los grupos pasamos a detallar cada una de las realizaciones de dichos servicios. Por lo tanto, los grupos tienen una serie de
características que detallan y concretan mucho más el concepto de curso, pudiendo indicar características tan importantes como el
número máximo y mínimo de alumnos, las fechas de inicio y fin, las sesiones que lo conforman (profesor, asignatura,…), los horarios
en los que se imparte (aula, día y horas), etc.

Los alumnos no se matriculan de cursos, sino de alguna de las realizaciones concretas de estos, es decir, de los grupos. Por
lo tanto, para realizar una matrícula de aGora y poder gestionar, gracias a este hecho, información administrativa, económica y
docente con la aplicación, es necesaria la creación de grupos.
Esquema de características de curso y sus grupos en aGora

Viendo el diagrama que mostrado en la página anterior con las propiedades o características principales de los grupos, podemos
ver la relación existente entre éstos, los cursos, las sesiones y los horarios. Observamos que un grupo, puede ser el contenedor de
varias sesiones incluso varios grupos pueden compartir una misma sesión. A su vez, una sesión podrá tener varios horarios. Esta forma
que tiene la aplicación de relacionar los cursos, sus grupos y una de sus propiedades más importantes de estos últimos, como son las
sesiones, permite dotar a aGora de una gran flexibilidad a la hora de definir una detallada y realista oferta académica del centro.

Edición Lite
En este punto cabe destacar que en la edición Lite se permiten definir menos características o propiedades a la hora de
crear los grupos de un curso de las que se permiten en el resto de ediciones. De hecho, utiliza una ventana de edición de grupos
distinta, con menos información, que veremos en el siguiente apartado. Una de las diferencias más importantes de aGora Lite
con el resto de ediciones es que los grupos están limitados a tener una única sesión (con su profesor, asignatura y un indicador
de si es una sesión práctica o no) y un único horario (indicando aula, días y horas de inicio y fin).

Esquema de características de curso y sus grupos en la edición Lite

La creación de nuevos grupos se puede realizar desde varias opciones, todas ellas accesibles desde la solapa ‘Académico’.
Podremos crear nuevos grupos desde la ventana de edición de cursos (opción recomendada); desde las opciones ‘Fichero de grupos’,
‘Nuevo grupo’ (disponibles para todas las ediciones) y ‘Gestión de grupos’ (disponible a partir de la edición Basic) del icono ‘Grupos’
de la solapa ‘Académico’; o de la forma más cómoda y visual desde el ‘Gestor de plannings’ (disponible a partir de la edición Basic).

Manual de aGora ACADÉMICO119


Además del alta habitual de grupos existe una interesante utilidad denominada ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’, que nos
permite crear un grupo mediante un interfaz más sencillo, en el que podemos introducir sólo los datos más importantes y con la
posibilidad de añadir una única sesión y un único horario.

Edición Lite

El interfaz de ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’ es el único que se puede utilizar para crear nuevos grupos mediante la
edición Lite, que no cuenta con la posibilidad añadir nuevos grupos con el interfaz avanzado.

La opción de crear el nuevo grupo desde la opción ‘Plannings’ de la solapa ‘Académico’, permite dar de alta los grupos desde
un entorno visual, pudiendo de este modo ir observando cómo va quedando la oferta académica y la ocupación de las aulas de modo
rápido y sencillo. El funcionamiento de este gestor se verá en el apartado 5.8. de este mismo capítulo.

5.6.1. Fichero de grupos. Nuevo grupo

ALTA EN ENTORNO AVANZADO

Como ya se ha mencionado, todas las ediciones de aGora (excepto la edición Lite) pueden crear nuevos grupos desde dos
interfaces distintos uno sencillo y otro avanzado.

Veamos cómo crear un grupo desde el entorno avanzado. Para ello utilizaremos la opción ‘Nuevo registro’ (símbolo [+]) de la
solapa ‘Grupos’ de la ventana de edición de cursos (recomendado) o de la ventana ‘Fichero de grupos’ (situada en ‘Académico >
Grupos’). Se abrirá la ventana avanzada de creación de nuevos grupos con los datos en blanco. De este modo podremos introducir la
información de un nuevo grupo.

Para dar de alta un grupo, tan sólo tendremos que cubrir obligatoriamente su nombre y el curso al que está vinculado (este
último dato aparecerá ya rellenado si la creación del nuevo grupo se está realizando desde la ventana de edición de cursos).Pero
seguramente querremos controlar otros aspectos o características del mismo. Para ello debemos conocer el significado de los datos
presentados en la ventana.

En la parte superior izquierda tenemos los datos de visualización permanente, aquí podremos cumplimentar aparte del nombre
del grupo y el curso al que pertenece, el color con el que queremos que aparezca en los plannings.

Debajo de estos datos principales nos aparecerán tres solapas:

1) La primera solapa contiene los ‘Datos principales’. En el apartado “Fechas” podremos definir las fechas de inicio y finalización
del grupo o, si no hay una finalización prevista, marcaremos la casilla de verificación “El grupo no finaliza”, para que el programa
tenga en cuenta esta circunstancia. También podremos indicar en este apartado el año académico. En el apartado precios del
grupo podremos indicar el precio del grupo. Recordemos, que si tenemos la edición Silver os superior de la aplicación podremos
indicar tres distintos precios (el precio, el precio periódico y el precio hora). El precio o precios, vendrán rellenados por defecto
con el indicado en el curso al que pertenece el grupo. Es importante, además, indicar si el grupo tiene aplicado algún I.V.A. o
retención que se calcule sobre el precio A su vez, estos precios (ver apartado 5.5.1. para mayor explicación sobre las diferencias
entre ellos) serán los utilizados por defecto a la hora de matricular alumnos en el grupo. Finalmente en el apartado “Horas” se
nos mostrarán el número de horas semanales y el total de horas que se impartirán, que el programa puede calcular de forma
automática si se han introducido sesiones con horarios.

2) En la segunda solapa, ‘Capacidad’, podemos especificar un nº máximo y/o mínimo de alumnos para el grupo en cuestión. Nos
mostrará también el número de alumnos actualmente matriculados al grupo y las plazas disponibles.

3) La tercera solapa, ‘Otros’, contiene el resto de datos del grupo. Nos muestra el código de expediente del grupo (código
alfanumérico para que el usuario indique la clave que desee para identificarlo).El apartado “Tipo de grupo”, donde
especificaremos a qué tipo pertenece el presente grupo. Finalmente en el apartado “Personal asociado” se podrá indicar el
comercial asociado, el profesor que lo coordina.

Finalmente en la parte inferior de la ventana podremos ver las sesiones del grupo, que recordemos son las características o
propiedades no obligatorias del grupo que le añaden profesor y asignatura y opcionalmente horario.

Aunque las sesiones son elementos o características opcionales, no por ello son menos importantes, ya que será preciso
definirlas cuando queramos controlar aspectos como la docencia y asistencia impartidas, los pagos a profesores, horarios,
disponibilidades, distribución de aulas, estadísticas por asignaturas (temarios), etc. En el siguiente apartado hablaremos con
mayor profundidad sobre este tema.

Ventana de edición de grupos en modalidad de altas, también llamada ‘Alta en entorno avanzado’

Una vez introducidos todos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón ‘Guardar los cambios’.

ALTA EN ENTORNO SENCILLO O ALTA SIMPLIFICADA DE GRUPOS

Manual de aGora ACADÉMICO121


Para ello utilizaremos la opción ‘Nuevo registro’ (símbolo [+]) de la solapa ‘Grupos’ de la ventana de edición de cursos
(recomendado) o la opción ‘Fichero de grupos’ (situada en ‘Académico > Grupos’). Se abrirá la ventana avanzada de creación de nuevos
grupos con los datos en blanco. De este modo podremos introducir la información de un nuevo grupo.

Para crear un grupo desde el entorno sencillo se utilizará la opción ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’ a la que se puede acceder
desde la ventana de edición de cursos (recomendado), desde el menú desplegable de la opción ‘Nuevo grupo’ de la solapa ‘Académico’
o desde la ventana de lista de ‘Grupos > Fichero de grupos’ de la solapa ‘Académico’ (pulsando sobre el desplegable del botón de
‘Nuevo grupo’ y seleccionando la opción ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’. Es todos los casos se abrirá la ventana sencilla de alta de
grupos con las casillas en blanco. De este modo podremos introducir la información de un nuevo grupo.

Opción ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’ de la ventana de edición de cursos

Opción de ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’ de la ventana ‘Fichero de grupos’ y de ‘Académico> Nuevo grupo’

Para dar de alta un grupo desde este entorno, los únicos datos que tendremos que cubrir obligatoriamente siguen siendo el
curso al que pertenece y su nombre, al igual que ocurría en el entorno avanzado de alta. Además, en esta ventana podremos indicar,
el color para los plannings, las fechas de inicio y fin del grupo, el año académico, los tres precios habituales de venta (ver apartado
5.5.1. para más información), el tipo de grupo, el número mínimo y máximo de alumnos y definir una sesión (profesor, asignatura e
indicativo de si es o no una sesión práctica) con un horario (días, aula y horas de inicio y fin).
Ventana de edición de grupos en modalidad de altas con entorno sencillo o ’Nuevo grupo (alta simplificada)’

Una vez introducidos todos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de ‘Guardar los cambios’.

Edición Lite

El interfaz o entorno sencillo es el que utilizará la edición Lite de aGora tanto para el alta de nuevos grupos, como para
modificar o consultar los datos de los mismos una vez ya los hayamos creados. El resto de ediciones podrán utilizar la opción
’Nuevo grupo (alta simplificada)’ sólo para crearlos. Una vez creados, para consultar o modificar sus datos, se abrirá la ventana
de edición de grupos con el entorno avanzado.

5.6.2. Gestión avanzada de grupos

Para todas las ediciones de aGora, excepto la Lite, cabe otra posibilidad para crear un nuevo grupo, hacerlo desde la ‘Gestión
de grupos’ accesible desde la opción de ‘Grupos’ de la solapa ‘Académico’, también pulsando sobre el botón ‘Nuevo registro’ (símbolo
[+]) en la pantalla que se nos abre. Esta vez nos aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde el interfaz
avanzado), pero contamos además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el grupo.

La ventana que se muestra es la de ‘Gestión avanzada de grupos’, que permite consultar y manipular los datos íntegros de un
grupo determinado, dar de alta nuevos grupos y desplazarse entre las fichas de los distintos grupos del centro.

Manual de aGora ACADÉMICO123


Ventana de ‘Gestión avanzada de grupos’

Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del grupo, así como realizar las operaciones pertinentes según
el icono de ‘Elementos vinculados’ escogido (barra situada en la zona izquierda).

En la ventana de ‘Gestión avanzada de grupos’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o ‘Elementos
vinculados’ (dependiendo de la edición del programa que tengamos se tendrán activas más o menos opciones):

 Datos generales: [disponible en todas las ediciones] muestra los datos generales del grupo seleccionado. Permite
modificar. En algunos campos permite dar altas sin salir de la pantalla.

 Estadísticas: [disponible en todas las ediciones] muestra gráfico con el mínimo de alumnos, el máximo y el nº actual.

 Alumnos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los alumnos matriculados en el grupo seleccionado. Permite
modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Profesores: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los profesores que imparten clase en el grupo seleccionado.
Permite modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Sesiones: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las sesiones que se imparten en el grupo seleccionado. Permite
añadir, modificar, eliminar, localizar una sesión existente para vincularla al grupo, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Horarios: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los horarios del grupo seleccionado. Permite filtrar, listar e
imprimir.
 Control de calidad: [disponible a partir de la edición Gold] muestra aquellas evaluaciones de calidad del grupo
seleccionado que se hayan creado hasta ahora en la aplicación. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar,
listar e imprimir.

 Asistencias: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las asistencias de los alumnos del grupo seleccionado.
Permite modificar, eliminar, filtrar, marcar como asistido, marcar como ausente, confirmar, desconfirmar, consultar,
listar e imprimir.

 Docencias: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las docencias de los profesores que dan clase en el grupo
seleccionado, indicando si han sido impartidas y si están confirmadas. Permite modificar, eliminar, filtrar, marcar como
impartido, marcar como no impartido, confirmar, desconfirmar, consultar, listar e imprimir.

 Clientes: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los clientes que tiene vinculados el grupo seleccionado. Permite
modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Matrículas: [disponible a partir de la edición Gold] muestra las matrículas del grupo seleccionado. Permite modificar,
filtrar, consultar, listar, imprimir, emitir el siguiente adeudo previsto de la matrícula escogida y emitir un adeudo libre
para la matrícula seleccionada.

 Detalles de matrícula: [disponible a partir de la edición Gold] muestra un desglose de las matrículas del grupo
seleccionado, indicando alumno y cliente matriculados, cantidades económicas emitidas o pendientes de pago, etc.
Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Detalles de venta: [disponible a partir de la edición Gold] muestra un desglose de las ventas que se han asociado con
el grupo seleccionado (normalmente se usa sobre todo para ventas de material escolar relacionado con la materia
impartida a los alumnos). Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Listas de espera: [disponible a partir de la edición Gold] muestra una relación de los alumnos que se han intentado
inscribir en el grupo y no han podido matricularse, quedando en lista de espera. Permite añadir, modificar, filtrar,
consultar, listar e imprimir.

 Adeudos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los adeudos de los alumnos matriculados en el grupo
seleccionado. Permite cobrar el adeudo, crear un nuevo adeudo relacionado con alguna de las matrículas del grupo
seleccionado, modificar, eliminar, filtrar, emitir el adeudo (para imprimirlo), crear una factura o emitir una copia de la
ya hecha, consultar, listar e imprimir.

 Conceptos de adeudo: [disponible a partir de la edición Gold] muestra un desglose de los adeudos de los alumnos
matriculados en el grupo seleccionado, indicando solamente la parte del adeudo relacionada con el grupo activo, qué
cantidad corresponde, etc. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Vencimientos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los vencimientos en que se dividen los adeudos
vinculados al grupo seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar, imprimir, cobrar el vencimiento seleccionado, emitir
un documento impreso detallando el vencimiento y crear una nueva factura partiendo de dicho vencimiento o emitir
una copia de la factura si ya existía.

 Gastos: [disponible a partir de la edición Gold] muestra los gastos generados por el grupo seleccionado. Permite filtrar,
consultar, listar e imprimir.

 Detalles de gasto: [disponible a partir de la edición Gold] muestra un desglose de los gastos que se han asociado con el
grupo seleccionado (solamente de la parte del gasto relacionada con éste grupo, no la relacionada con otros). Permite
filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Solicitudes: [disponible en todas las ediciones] muestra un listado de todas las solicitudes de información que se han
recibido interesándose en el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Acciones sobre solicitudes: [disponible a partir de la edición Basic] En esta pantalla veremos las acciones (llamadas,
envío de e-mails, elaboración de presupuestos,…) que se ha realizado sobre las solicitudes de información que se han
realizado interesándose en el grupo seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

Manual de aGora ACADÉMICO125


 Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra todos los eventos de agenda realizados o a realizar
sobre el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todas las tareas vinculadas con el grupo seleccionado. Permite
añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Documentación: [disponible a partir de la edición Gold] permite una gestión documental mostrando un listado con los
documentos vinculados al grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar,
consultar, listar e imprimir.

 Calificaciones: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las calificaciones o notas de alumnos matriculados en
el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Calificaciones con conceptos: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las calificaciones con conceptos de
asignaturas impartidas a alumnos matriculados en el grupo seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar,
consultar, listar e imprimir.

5.6.3. Estado de los grupos

Los grupos de aGora pueden estar uno de los tres diferentes estados que contempla la aplicación: activo, provisional o finalizado.
Dependiendo de en qué estado se encuentre un grupo la aplicación permitirá o no realizar ciertas tareas o realizará de forma
automática una serie de procedimientos. A continuación pasamos a definir los 3 estados en los que puede estar un grupo.

1- Activo. Este es el estado en el que se encuentra un grupo cuando se acaba de crear. Sobre los grupos activos se podrán matricular
alumnos y a partir de ese momento la aplicación podrá generar una serie de información económica y académica (emitir adeudos,
generar registros de asistencia y docencia, etc.).
2- Provisional. Un grupo provisional es aquel del cual no se tiene claro si finalmente va a ser impartido. Sobre este tipos de grupos
se podrá gestionar la matrícula de alumnos e incluso apuntar los alumnos a la lista de espera. De este modo se podrá, por ejemplo,
activar el grupo en el momento en el que se llegue a un cierto número de alumnos y por lo tanto se considere rentable impartirlo.
Sobre grupos de este tipo la aplicación no genera información docente y económica (emitir adeudos, generar registros de
asistencia y docencia, etc.), más allá de la gestión de la matriculación y de las listas de espera.
3- Finalizado. Los grupos que se encuentran en este tercer estado no generan a partir de la fecha en la que se finalizan ningún tipo
de información económica o académica, no permitiendo realizar nuevas matrículas de alumnos al mismo.

El estado del grupo se muestra en un recuadro que aparece en la parte superior derecha de la ventana de edición de grupos o
de la ventana de gestión avanzada de grupos. En el caso de estar el grupo como activo el color del recuadro es verde, si el grupo es
provisional será naranja y para un grupo finalizado el color utilizado es el rojo.
Ventana de edición de un grupo activo

Para cambiar el estado de un grupo tan sólo debemos pinchar sobre el link de cambiar estado que aparece en el mencionado
cuadro indicativo del estado de la ventana de edición de grupos o de la ventana de gestión avanzada de grupos. Se nos presentará un
mensaje con las diferentes opciones disponibles para realizar el mencionado cambio de estado, de entre las que escogeremos la que
nos interese.

Mensaje de cambio de estado que aparece cuando el grupo está activo

Manual de aGora ACADÉMICO127


El cambio de estado del grupo también se podrá realizar desde la ventana de lista de grupos a la que podemos acceder desde
la opción ‘Grupos > Fichero de grupos’ de la solapa ‘Académico’. Una vez en la ventana de lista podremos utilizar la opción ‘Cambiar
estado del grupo’ de la barra de botones o del panel de tareas. Esa acción se realizará sobre el grupo que esté seleccionado en la
ventana de lista y nos mostrará el mismo mensaje que se nos presenta cuando el cambio de estado se realiza desde el cuadro de
estado de la ventana de edición o la ventana de gestión avanzada de grupos.

Opción ‘Cambiar estado del grupo’ de la barra de botones y el panel de tareas de la ventana de lista de grupos

5.6.4. Control de calidad de los grupos

Mediante aGora se puede realizar el seguimiento y control de la calidad de toda la oferta académica del centro. Además, se
podrá realizar el envío de encuestas de opinión a alumnos que hayan cursado alguno de los cursos del centro que hayan sido publicados
en Emagister, recabando de esta manera información sobre la calidad que perciben los alumnos de aquellos cursos publicados en
Emagister a los que se matriculan.

Con la aplicación se puede gestionar la medición de la calidad de la oferta académica del centro (grupos). Esto permitirá al
usuario de la aplicación analizar y mejorar la calidad de los servicios que se ofrecen a los clientes del centro, adaptándose a unos
estándares de calidad, como por ejemplo los que se establecen en la norma ISO 9001.

Mediante la opción ‘Control de calidad > Control de calidad de grupos’ de la solapa ‘Comercial’ la aplicación nos permite guardar
las evaluaciones de calidad que se puedan realizar de forma periódica sobre la oferta académica del centro (grupos).

Ventana de lista de ‘Control de calidad de grupos’

Se nos presentará una ventana de lista con las evaluaciones de calidad ya generadas y podremos crear nuevas evaluaciones
pulsando sobre el botón ‘Nuevo registro’.
Ventana de edición para crear evaluaciones de calidad de grupos

Al crear una nueva evaluación de calidad, se nos mostrará una ventana de edición con los datos de la misma. En la parte izquierda
de la ventana se escogerá el grupo a evaluar y se indicarán una descripción, la fecha, una calificación global, si la evaluación es
conforme y unos comentarios. Finalmente, en la parte derecha podremos indicar y detallar la evaluación del grupo añadiendo todos
los conceptos que se consideren oportunos. Estos conceptos se tomarán de los indicados en el baremo Configuración > Baremos >
Grupos > Conceptos para la evaluación de calidad.

5.7. Sesiones. Complementos de información de los grupos

Las sesiones en aGora son elementos o propiedades opcionales de los grupos, que se convierten en esenciales cuando
queremos controlar aspectos docentes, como horarios, formación impartida, costes docentes, etc. La sesión se puede definir
como una “unidad organizativa docente” que aporta al grupo información de una asignatura, un profesor, un coste (por hora o
porcentual) docente, y opcionalmente también de aulas y horarios. Las sesiones por sí solas no se tienen en cuenta por la
aplicación, sólo tienen sentido como una propiedad más de un grupo. Por lo tanto, la sesión siempre está vinculada a un grupo,
complementando las propiedades o características del mismo.

Como ya hemos mencionado, las sesiones tienen como elementos más importantes al profesor y a la asignatura. El profesor y
sus características han sido explicados con detenimiento en el apartado 5.3 de este mismo capítulo. Pasemos a profundizar en el
concepto de asignatura en aGora.

5.7.1. Asignaturas

Para comprender la importancia de las asignaturas en aGora conviene no ir con ideas preconcebidas sobre su significado ya que
esto podrá llevar a problemas para entender su concepto.

Para aGora una asignatura es simplemente una denominación o nombre que identifica un temario. No debe confundirse con
la oferta académica del centro, la cual está conformada por cursos y grupos, aunque la asignatura, como ya hemos visto, puede ser
una de las características que definen a los grupos.

Manual de aGora ACADÉMICO129


EJEMPLO: En nuestro centro vendemos un curso de MBA al que los alumnos se podrán matricular en uno de los dos grupos
que se ofertan, uno de mañanas y otro de tardes. Cada uno de estos grupos tendrá varias asignaturas, como “Gestión de nóminas”
o “El método contable”, que impartirán unos determinados profesores.

Por lo tanto, es importante remarcar que un centro de formación en aGora no ofrece a sus clientes temarios o asignaturas, sino
cursos y en concreto sus realizaciones o grupos, que son un concepto mucho más amplio dentro de la aplicación, ya que incluyen
información, como precio, fechas de inicio y fin, sesiones (profesor y asignatura), horarios (aula, días y horas),...

La asignatura es, junto al profesor, uno de los datos obligatorios para poder crear una sesión, que recordemos son
características o complementos de información no obligatorios de los grupos. Por lo tanto, necesitaremos definir asignaturas
siempre que queramos controlar horarios, disponibilidad, asistencia o docencia reales, rentabilidad de grupos, identificar
contenidos docentes,… ya que todo esto es posible gestionarlo sólo si se crean sesiones.

Para crear una nueva asignatura lo haremos desde la opción ‘Grupo >Fichero de asignaturas’ del apartado ‘Oferta académica’
de la solapa ‘Académico’. Nos aparecerá una ventana con la lista de asignaturas definidas (ninguna si no las hemos definido con
anterioridad), pulsaremos el botón ‘Nuevo registro’ (símbolo [+]). Nos aparecerá la ventana de edición de asignaturas.

El único dato obligatorio es el nombre identificativo de la asignatura o temario, por ejemplo vamos a denominarla “Sistema
Financiero Español” (o “Inglés Medio”, o “Física y Química”, etc.). Opcionalmente podremos añadir una descripción y también un
programa detallado. Además, es posible asignar un color específico que se podrá trasladar a todas las sesiones que se impartan de esa
asignatura. De este modo se identificarán las sesiones de forma más cómoda en el planning. También será en esta ventana donde se
asociarán, si se desea, diferentes conceptos a evaluar de la asignatura. De este modo, se puede calificar diferentes conceptos (a partir
de la edición Silver) sobre una misma asignatura tales como: comprensión oral, comprensión escrita, etc.

A cada asignatura podemos asignarle un Tipo de Calificación específico, que indicará qué calificaciones serán aplicables cuando
vayamos a calificar a un alumno de esta asignatura (solamente afectará a calificaciones normales, sin conceptos). Si no indicamos
ningún tipo de calificación, entonces se considerará que a la hora de evaluar podremos escoger cualquiera de las calificaciones que
existan en el programa.

Ventana de edición de asignatura con datos rellenados

En lo referente a la creación de los conceptos evaluables, cada concepto que asignemos a la asignatura podemos determinar si
deseamos que solamente sea aplicable en una evaluación específica, de manera que solo cuando estemos creando calificaciones de
esa evaluación nos aparezca dicho concepto como puntuable. Para ello, deberemos indicar la evaluación en la casilla “Evaluación
asociada a este concepto evaluable”. Asimismo, podemos optar porque para puntuar a este concepto en concreto, solamente
podamos recurrir a un subconjunto específico de nuestras calificaciones (es decir, calificaciones que pertenezcan a un Tipo de
calificación específica), para lo que deberemos indicar el Tipo de calificación deseado en la casilla “Tipo de calificación para las notas
en este concepto”.

Ventana de edición de asignatura con datos rellenados

Una vez introducidos los datos, los validaremos pulsando sobre el botón de ‘Guardar los cambios’. Definidas todas las
asignaturas que se podrán impartir en nuestro centro. Podremos vincularlas ahora a los profesores creados con anterioridad o realizar
el vínculo en el mismo momento en el que definimos las sesiones de un grupo.

5.7.2. Nuevas sesiones

Las sesiones que definen a un grupo las crearemos desde la propia ventana de edición de grupos en cualquier momento, ya sea
durante la creación de un nuevo grupo o posteriormente editando o modificando las propiedades del mismo. También se puede definir
la sesión durante la creación del grupo mediante el interfaz sencillo que se lanza desde la opción de ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’.
Hay que recordar que con el uso del interfaz simplificado de creación de grupos sólo podremos definir una sesión con un solo horario
por cada grupo. Por último, también existe la posibilidad de utilizarla ‘Gestión avanzada de grupos’ mediante el ‘Elemento vinculado’
‘Sesiones’ para añadir éstas al mismo, aunque se requiere la edición Gold o superior para poder utilizar esta opción.

AÑADIR SESIONES A UN GRUPO DESDE LA VENTANA DE EDICIÓN DE GRUPOS

Para proceder a crear una sesión lo haremos durante el alta del grupo, o posteriormente editándolo o modificándolo desde la
ventana de edición. Podremos llegar a la ventana de edición de grupos (entre otras opciones ya mencionadas anteriormente en este
capítulo) desde la solapa ‘Académico’ en la opción ‘Grupos >Fichero de grupos’ del apartado ‘Oferta académica’. Una vez dentro de la
ventana del grupo, ya sea creando uno nuevo o editando uno ya existente, podremos pulsar sobre el botón de ‘Nuevo registro’ del
apartado ‘Sesiones del grupo’ (símbolo [+]).

Los datos obligatorios a cumplimentar son el nombre de la sesión, la asignatura y el profesor, datos situados en la zona
superior de la ventana de edición de sesiones.

La asignatura (temario) podremos seleccionarla de entre las disponibles en la lista desplegable o crearla nueva pulsando sobre
el botón [+] situado al lado de la misma.

La lista desplegable de profesores estará en blanco mientras no hayamos seleccionado una asignatura. Cuando lo hagamos nos
mostrará aquellos profesores a los que hemos definido como capaces de impartir la asignatura en cuestión. Si no hay ninguno o si

Manual de aGora ACADÉMICO131


preferimos otro distinto podremos darle de alta en la base de datos desde el botón [+] a la derecha de la lista desplegable. Pero
también podría ser que tuviéramos un profesor ya creado pero que no tiene dicha asignatura entre la lista de las que está capacitado
para impartir. En ese caso, podríamos seleccionarlo con la opción de “Localizar y vincular otro profesor existente” situada justo a la
derecha de la mencionada anteriormente [botón con forma de prismáticos con un signo +] y que automáticamente añadirá la
asignatura seleccionada como una más a la lista de asignaturas que el profesor puede impartir. Un tercer botón (más a la derecha) nos
permitirá visualizar la el calendario del profesor seleccionado a fin de que podamos tenerlo en cuenta antes de asignarle la sesión.

Si no se introduce un nombre para la sesión y sí se escoge asignatura y profesor, el programa creará un nombre de forma
automática para la misma, formado a partir del nombre de la asignatura y los apellidos del profesor, que podremos modificar en
cualquier momento por otro distinto si lo consideramos oportuno.

Justo al lado del nombre de la sesión, es posible asignarle un color específico con el que aparecerá visualizada en el planning y
los calendarios.

En el apartado “Fechas”, aparecerán la fecha de inicio de vigencia y la fecha de fin de vigencia, que por defecto serán las mismas
que se pusieron para el grupo desde el que estamos dando de alta la sesión, si no son las mismas las podemos modificar a nuestro
gusto. Las fechas de vigencia de las sesiones sirven para delimitar la caducidad de las mismas ante casos especiales o particulares,
como cuando una sesión se deja de dar por cualquier circunstancia o se produce la baja de un profesor.

En el apartado de “Costes” se muestra el coste docente por hora y el porcentaje de coste (esto es, si cobra un porcentaje en
función de los ingresos) aparecerán por defecto los indicados por defecto en la ficha del profesor escogido, pudiéndose modificar en
cualquier momento. Estos datos son opcionales pero importantes para el cómputo de rentabilidad y para que la aplicación pueda
calcular costes de profesores. Si se cubren ambas casillas (coste por hora y porcentaje) el programa tendrá en cuenta aquella que
implique, en cada caso, un importe más elevado.

Estos apartados de fechas y costes de la sesión son especialmente útiles para la gestión de docencia y la gestión de asistencia,
de manera que, por ejemplo, no sigamos requiriendo asistencia para una sesión que ya no se va a dar; o que sepamos lo que tenemos
que pagar a un profesor en función del tiempo que ha impartido clase en esa sesión.

En el apartado de “Otros datos de la sesión”, podemos delimitar el número máximo de alumnos que puede soportar una sesión
(el programa tendrá este límite en cuenta, aunque la sesión sea compartida por varios grupos). Por defecto 0, que significa “ilimitado
o indiferente”. También se podrá indicar si la sesión es práctica o no (a niveles de información interna para el centro) y finalmente
escoger el tipo de comentario que se utilizará en el sistema de calificación de alumnos en bloque de aGora cuando se vayan a
introducir las notas de los alumnos que acuden a clase en esta sesión.

Finalmente sólo nos quedaría añadir si lo deseamos los horarios de la sesión, indicando cuándo y dónde se impartirá la sesión
(ver apartado 5.7.4. para más información)
Ventana de edición de sesiones en modalidad de altas lanzada desde la ventana de edición de grupos.

EJEMPLO: Tenemos un grupo que tiene entre sus características dos sesiones, en una se imparte inglés y en otra francés,
pero pasado un mes decidimos que la sesión de francés ya no se va a impartir más. Esta circunstancia no nos obliga a finalizar el
grupo y crear uno nuevo, puesto que la sesión de inglés continúa impartiéndose. Lo que debemos hacer es modificar la vigencia
de la sesión de francés para, de este modo, reflejar en la aplicación de forma adecuada lo ocurrido.

Igualmente podemos tener una sesión con un profesor que a mitad de curso se da de baja y que va a ser substituido otro
de los profesores del centro. En este caso, lo mejor es finalizar esa sesión (ya que una sesión en aGora viene definida
principalmente por la asignatura y el profesor), y añadir una nueva sesión al grupo con la fecha de inicio en la que empiece el
nuevo profesor y que incluya la misma asignatura, pero el nuevo docente.
.

AÑADIR SESIONES A UN GRUPO DESDE LA VENTANA SIMPLIFICADA DE CREACIÓN DE NUEVOS GRUPOS

Para definir o dar de alta los datos de una sesión para un grupo desde la ventana de ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’, nos
podríamos dirigir (entre una de las opciones mencionadas anteriormente) a la solapa ‘Académico’ en la opción ‘Oferta académica >
Grupos> Nuevo grupo (alta simplificada)’.

Una vez abierto este entorno sencillo de alta de grupo, sólo nos queda rellenar los datos del apartado dedicado a añadirle las
propiedades de sesión escogiendo un profesor y una asignatura y ampliarlos si se desea indicando si la sesión será o no práctica.
Adicionalmente se podrán indicar los datos del horario de la sesión (días, aulas y horas de inicio y fin)

Manual de aGora ACADÉMICO133


Recordemos que esta ventana sólo la podremos abrir para dar altas de nuevos grupos, no para modificar los datos de los ya
existentes, ya que en esos caso se nos mostrará la ventana de edición de grupos en su entorno avanzado. Por lo tanto una vez creado
un grupo para realizar modificaciones en los datos de su sesión incluida (cambio de profesor, horario, asignatura,…) procederemos a
hacerlo desde el entrono avanzado.

Ventana que se lanza desde ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’ con los datos de los apartados sesión y horario rellenados

Desde este entorno sólo podemos añadir los datos de una sesión para completar las propiedades o características del grupo.
Además la sesión podrá tener un solo horario, por lo que sólo se recomienda utilizar este entorno para crear grupos sencillos que
imparta un solo profesor unos determinados días a unas determinadas horas.

EJEMPLO: En nuestro centro de formación vendemos un curso de alemán avanzado y decidimos ofrecer a nuestros posibles
clientes un grupo de alemán avanzado que va a impartir nuestro profesor Eduardo Cuesta los lunes y jueves de 20:00 a 21:30.
Para proceder a dar de alta esta oferta académica podremos utilizar la opción ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’ ya que se trata de
un grupo con información de tan sólo una sesión y un horario.

Más adelante decidimos que nuestro curso de preparación a la selectividad, lo queremos ofertar mediante un grupo por el
que cobraremos 100,00 € al mes y en el que se impartirán matemáticas y física. La primera asignatura la impartirá nuestro
profesor Eduardo Cuesta los lunes de 19:00 a 20:00 y la segunda Pilar Gómez los miércoles de 18:00 a 19:00. Para proceder a
plasmar de forma adecuada la mencionada oferta académica tendremos que utilizar la ventana de edición de grupos con su
entorno avanzado ya que esta oferta en concreto consta de dos sesiones.

Edición Lite

En esta edición de aGora la ventana de edición de grupos siempre se muestra con el interfaz sencillo, es decir el mismo que
nos lanza la opción de alta simplificada, ya estemos dando de alta, modificando o consultando los datos de un grupo. Por lo tanto,
una vez definidas las características de una sesión para un grupo podrán modificase desde el mencionado interfaz sencillo
(cambiando la asignatura, el profesor, la hora de inicio,…), pero en ningún caso podremos añadir más sesiones al grupo ni eliminar
la ya definida, cosa que sí se permite en el resto de ediciones mediante el uso del interfaz avanzado.
5.7.3. Vincular sesiones existentes a grupos

En todas las ediciones de aGora, excepto en la Lite, además de definir nuevas sesiones dentro de los grupos podemos vincular
o añadir sesiones ya existentes como propiedades de los mismos. Esta es una opción especial y no muy habitual, pero que dota de
gran flexibilidad a aGora, que de este modo puede reflejar los casos en los que alumnos de dos o más grupos acuden de forma conjunta
a una misma aula para recibir clase.

Estos casos se pueden reflejar desde la misma ventana en la que dábamos de alta las sesiones de un grupo, es decir, desde la
ventana de edición de grupos o desde el ‘Elemento vinculado’ ‘Sesiones’ del interfaz de ‘Gestión avanzada de grupos’.

Botón ‘Localizar y vincular sesión existente’

En este caso, en lugar de añadir una nueva sesión (con el símbolo [+]) se pulsará sobre el botón de ‘Localizar y vincular sesión
existente’ (botón con forma de prismático con un símbolo +), puesto que la sesión ya existe. Al pulsar sobre este botón se mostrará
una ventana muy similar a las de lista en la que podremos visualizar todas las sesiones existentes y escoger la que queramos vincular.

Ventana que se muestra tras pulsar el botón ‘Localizar y vincular sesión existente’ en la ventana de edición de grupos

EJEMPLO: Tenemos un grupo con una sesión en la que se imparte contabilidad y otro con una sesión en la que se imparte
matemáticas financieras. Decidimos que ambos grupos tengan una nueva sesión de tutorías que se realizarán por un mismo
profesor y en una sola aula, a la que acudirán los alumnos de ambos grupos. En este caso crearemos una sola vez la sesión, por
ejemplo desde la ventana de edición del grupo de contabilidad. A continuación, para indicar que esa misma sesión es una de las
características del grupo de matemáticas financieras, la vincularemos a este pulsando sobre el botón ‘Localizar y vincular sesión
existente’ (con forma de prismáticos con un símbolo +) de la ventana de edición del mismo.

Manual de aGora ACADÉMICO135


5.7.4. Horarios de una sesión

Una vez establecidos los datos de una sesión podemos añadirle, opcionalmente, uno o varios horarios, esto es fundamental
para todo tipo de cálculos de docencia impartida, asistencia, rentabilidad, etc.

Para hacerlo pulsaremos sobre el botón de ‘Nuevo registro’ de la barra de botones de la ventana de edición de sesiones que
aparece bajo la palabra ‘Horarios’ (parte inferior de la ventana). Visualizaremos entonces la ventana de edición de horarios, en la que
podremos seleccionar el grupo de días de las lista desplegable (las opciones disponibles las habremos definido en ‘Configuración >
Baremos > Grupos >Días’), el aula en que se impartirá y la hora exacta de inicio y fin, repitiendo el proceso para cada horario que
queramos añadir. La opción de ‘Limitado’ la utilizaremos siempre que queramos limitar o acotar el horario. Especificaremos su
duración entre unas determinadas fechas, de manera que limitamos la sesión a esas fechas pero desde el horario y no desde la vigencia
de la sesión, ya que puede que la misma sesión puede que tenga otros horarios. Al hacer esto, surgirá una petición de información que
antes permanecía oculta con las fechas de inicio y fin de esa limitación. Con estos datos el programa ya puede hacer todo tipo de
cálculos y generar calendarios personalizados para cada alumno, profesor, aula, asignatura, grupo, etc.

Ventana de edición para añadir un horario a una sesión

EJEMPLO: Tenemos un grupo con una sesión de contabilidad que se impartirá durante el mes de agosto. La primera
quincena se impartirá los lunes de 15:00 a 16:00 en el aula 4 y la segunda quincena los miércoles de 18:00 a 19:00 en el aula de
ordenadores. Para esta sesión tendremos que definir dos horarios limitados el primero se limitará del 1 al 15 de agosto y el
segundo del 16 al 31 de ese mismo mes.

Edición Lite

Recordemos que en esta edición de aGora la ventana de edición de grupos siempre se muestra con el interfaz sencillo, es
decir el mismo que nos lanza la opción de ‘Nuevo grupo (alta simplificada)’, ya estemos dando de alta, modificando o consultando
un grupo. Por lo tanto en esta edición sólo se podrá definir un horario para la única sesión que se puede incluir en el grupo.

5.8. Gestor de plannings

El ‘Gestor de plannings’ es una potente herramienta incluida en todas las ediciones de aGora. Siendo la edición Lite de la
aplicación la única que no permite dar de alta o modificar la oferta académica desde dentro de esta herramienta.

Con el ‘Gestor de plannings ‘la configuración de la oferta académica (en concreto de los grupos, sus sesiones y sus horarios) del
centro se convierte en algo mucho más visual y por lo tanto más cómodo para el usuario final.
Al ‘Gestor de plannings’ se accede desde la solapa ‘Académico> Plannings y calendarios’. Con él podremos ver de un solo vistazo,
la distribución de los grupos que se imparten en nuestro centro e incluso, en modo comparativo, como se reparten entre las diferentes
aulas del mismo. El ‘Gestor de plannings’ permite trabajar de dos formas, mediante el ‘Planning completo’ o con el ‘Planning de
grupos en aula/s…’

La opción de ‘Planning completo’ nos mostrará en un calendario todos las sesiones de los grupos que se imparten en todas las
aulas que hemos definido al crear nuestra oferta académica, pudiendo de este modo tener un vistazo general de toda la planificación
docente de nuestra empresa.

‘Gestor de plannings’. Opción de planning completo

Con la opción ‘Planning de grupos en aula/s…’ a su vez se podrá ejecutar de dos modos diferentes. En modo comparativo o en
modo agregado.

Con el modo comparativo podremos ver los grupos que se imparten en cada una de las aulas en la misma pantalla, pero de un
modo separado. Por cada día del calendario aparecerán tantas columnas como aulas se hayan seleccionado. De esta forma, se podrá
comparar la ocupación de cada una de ellas de forma rápida. Al mismo tiempo se podrán detectar “huecos” en los que poder incluir
nuevos grupos con sus sesiones, para así terminar definiendo la oferta académica.

Con el modo agregado podremos ver de un vistazo conjunto todos los grupos de nuestra oferta académica que se imparten en
una serie de aulas determinadas (obviamente sólo se mostrarán aquellos grupos que tengan definidas sesiones y horarios dentro de
sus características, ya que sin horarios no sabríamos cuándo ni dónde se imparten). De este modo podremos ver, de modo conjunto
y en un mismo calendario, todo lo que se imparte, por ejemplo, en el ‘Aula 1’ y el ‘Aula 2’ o en el ‘Aula 2’ y el ‘Aula 5’. Como ya habrá
deducido el lector, si en este modo agregado escogemos todas las aulas disponibles en el centro, veremos en pantalla lo mismo que
nos mostraría la opción ‘Planning completo’.

Manual de aGora ACADÉMICO137


‘Gestor de plannings’. Opción de planning en modo comparativo

La ventana del ‘Gestor de plannings’ tiene varias zonas claramente identificables, cada una de las cuales tienen una función
determinada.

- Cinta de título: En la parte izquierda aparecerá el título del planning que hemos abierto y en la derecha las fechas de inicio y fin de
entre todas las seleccionadas.

- Cinta de opciones: En esta cinta se muestran todas las opciones de visualización que indicarán al ‘Gestor de plannings’ como
presentarnos la información en la zona de la ventana denominada Cuerpo del planning o Calendario. Podremos ver la información en
un calendario semanal, laboral (dejando fuera el día o días que definamos en las opciones como no laborales), mensual o diario.
Podremos decidir cuál consideramos el horario lectivo o de jornada laboral, la escala de tiempo que nos divida cada franja, etc… En
esta cinta también están las herramientas de ‘Gestión del planning’, que nos permitirán dar de alta y/o modificar la oferta académica
del centro.

Cinta de opciones del ‘Gestor de plannings’


Ventana de opciones del ‘Gestor de plannings’

- Barra de calendario: Mediante esta útil barra podremos desplazarnos de forma rápida de unos días a otros con simples ‘clics’ de
ratón, permitiendo seleccionar los días concretos que queremos visualizar en el cuerpo del planning o calendario. De este modo con
el uso del ratón y la tecla <Ctrl> podremos seleccionar días salteados (los días 11, 17, 20 y 26 de mayo por ejemplo) o con la ayuda de
la tecla <Mayúsc> seleccionar un rango de días (del 13 al 22 de octubre por ejemplo).

Barra de calendario con días salteados seleccionados

- Cuerpo del planning o calendario: En esta zona, la más amplia de la ventana, se nos presentará la información de nuestra oferta
académica de una forma visual, dependiendo en todo momento de las opciones seleccionadas tanto en la cinta de título, como en la
barra de calendario (vista de calendario mensual, semanal, diario o laboral, escala de tiempo, zona horaria,…)

Manual de aGora ACADÉMICO139


Zonas del ‘Gestor de plannings’

5.8.1. Crear la oferta académica desde el planning

En el ‘Gestor de plannings’ nos permite dar de alta los grupos (con sus sesiones y sus horarios) de la oferta académica del centro
de un modo ágil y visual. Por lo tanto, antes de empezar a utilizar el planning para definir la oferta académica con el entorno gráfico
que nos ofrece el planning, deberemos tener creados todos los cursos o servicios que nuestro centro ofrece a sus posibles clientes.
Para proceder a la definir y detallar la oferta académica del centro, el gestor cuenta con una serie de herramientas muy útiles en su
cinta de opciones, agrupadas bajo el nombre de ‘Gestión del planning’.

Herramientas del planning para la gestión de la oferta académica


Para proceder a dar de alta un grupo, lo haremos posicionándonos en cualquier hora del día (en el caso de que estemos en vista
diaria o laboral), o en el propio día (para vista semanal o mensual) en el que queramos que empiece el mismo. A continuación se hará
clic en el botón ‘Nuevo grupo’. Esto nos abrirá la ventana de edición de grupos en modalidad de altas para proceder a su creación, con
la fecha de inicio ya cubierta con la del día en el que estábamos posicionados (aunque se puede modificar si se desea). A continuación
ya podremos rellenar todos sus datos y crear las sesiones y horarios pertinentes tal y como se indica en los anteriores apartados de
este mismo capítulo.

Alta de grupo, sus sesiones y sus horarios desde el planning

Una vez terminada la creación del nuevo grupo lo veremos automáticamente ‘pintado’ en la zona del calendario adecuada.

5.8.2. Modificar la oferta académica desde el planning

El calendario del ‘Gestor de plannings’ nos muestra de un modo gráfico todos los grupos de nuestra oferta académica que tiene
definidas sesiones. Además de permitirnos crear nueva oferta académica, el gestor de plannings nos va a permitir modificar la ya
existente de una forma rápida.

Mediante la herramienta “Gestión de planning” de la cinta de opciones, además de crear nuevos grupos, podremos añadir
horarios a las sesiones seleccionadas, así como abrir el grupo, la sesión o el horario seleccionado para realizar las modificaciones

Manual de aGora ACADÉMICO141


pertinentes. Para ello bastará sólo con pinchar sobre la sesión del grupo que deseemos modificar y escoger la opción adecuada de la
cinta de opciones (también podemos pinchar con el botón derecho y un menú contextual nos mostrará las opciones de que
disponemos). Estas modificaciones se reflejaran de modo automático en el calendario una vez aceptemos los cambios en la ventana
de edición en la que hayamos entrado (horario, sesión o grupo).

Opciones mostradas con el menú contextual sobre uno de los elementos del ‘Planning’

5.8.3. Calendarios y disponibilidad

La aplicación nos puede mostrar un calendario académico de cada uno de los conceptos de aGora susceptible de tenerlo
(alumno, asignatura, aula, clase, cliente, grupo, matrícula y profesor). Así pues, en cualquier momento podremos ver de un modo
gráfico el calendario personalizado de un alumno concreto en el que podremos ver las clases a las que acude, del mismo modo que
podríamos ver el calendario de un grupo, un profesor,…

La visualización del calendario la podremos lanzar desde la opción de ‘Fichero’ o la ventana de gestión avanzada en el ítem en
el que nos interese. De tal modo, si por ejemplo queremos ver el calendario de un profesor determinado, nos situaremos en su ventana
de gestión avanzada (o en la ficha del profesor que se muestra desde la opción ‘Fichero de profesores’) y pulsaremos sobre el botón
‘Mostrar calendario’.

Botón ‘Mostrar calendario’

Además de las alternativas mencionadas para ver un determinado calendario, existe la posibilidad de hacerlo desde la opción
‘Plannings y calendarios’ de la solapa ‘Académico’.
Opción ‘Plannings y calendarios’ de la solapa ‘Académico’

Esta opción aglutina de forma centralizada todos los conceptos susceptibles de tener un calendario académico y nos permite
seleccionar aquel ítem concreto del cual deseamos visualizarlo.

5.9. Control de docencia

El programa, a partir de la edición Silver, tiene la opción de generar automáticamente, cada vez que se lanza el proceso de
‘Actualizar todo’ de la solapa ‘Herramientas’, los registros de docencia que hasta la fecha del día actual y en función de los horarios
previstos (introducidos en clases) se deberían haber impartido. Para esto tenemos que seleccionar “Activar control de docencia”
en el apartado ‘Asistencia y docencia’ del ‘Panel de control’ de la aplicación (opción activada por defecto). Además de con el
proceso general de actualización, podremos realizar esa operación de forma exclusiva desde la opción ‘Herramientas > Actualizar
docencias > Registros de docencia automática’.

Esos registros docentes generados automáticamente precisarán ser validados (confirmados) posteriormente para que sean
tenidos en cuenta como docencia real. El programa nos advertirá, al inicio de cada sesión, si tenemos registros docentes pendientes
de validación mediante la barra de mensajes. Bastará con pinchar sobre botón [Verificar docencias…] de la mencionada barra para
validarlos o seleccionemos la opción ‘Docencia > Verificación de docencia’ de la solapa ‘Académico’.

Barra de mensajes advirtiendo que quedan docencias sin confirmar

Botón ‘Docencia’ de la solapa ‘Académico’

Nos aparecerá una ventana con todos los registros de docencia por validar. Por defecto, el programa cubre las casillas de
verificación de ‘Impartida’ de forma positiva, presupone que la clase ha sido efectivamente impartida, pero deja la opción de modificar
esto y por supuesto es al usuario a quien corresponde la tarea de validar y confirmar tal información. Esta tarea puede hacerse uno a
uno o con selección múltiple, es decir, en bloque, seleccionando con el ratón y la tecla de <Mayúsculas> o <Ctrl>.

Manual de aGora ACADÉMICO143


Ventana de lista de ‘Verificación de docencia’

De este modo, tan sólo tendremos que detenernos en las excepciones y quitar la marca de verificación de impartida (un simple
clic de ratón sobre el botón ‘Marcar como no impartida’) en aquellas que no se hayan dado (y no se vayan a dar). Una vez marcadas
las excepciones, se confirmaría todas las docencias que se sepa que han sido o no impartidas mediante selección múltiple de todas
ellas y pulsando sobre el botón ‘Confirmar’. También podemos dejar sin confirmar aquellas que se han aplazado o que tal vez no
estamos seguros de que se hayan dado para que vuelva a preguntarnos por su verificación la próxima vez. Además, podemos cambiar
datos concretos como el día o la hora o el profesor que la impartió para que consten en el histórico.

Botón ‘Marcar como no impartida’ Botón ‘Confirmar’

Una vez verificados, podemos acceder a toda la información de los registros de docencia, seleccionando la opción ‘Gestión de
docencia’ de la solapa ‘Académico’. Veremos listadas todas las clases emitidas hasta el momento (impartidas o no, confirmadas o no,
indicando por quién, cuándo y dónde) pudiendo filtrarlas si nos interesa por cualquiera de estos criterios.

También es posible añadir nuevas docencias (insertando por ejemplo sesiones especiales impartidas y que no se corresponden
a ningún grupo definido, como una hora más de refuerzo de matemáticas por la proximidad de un examen), modificar las existentes
(por ejemplo, si se ha dado a una hora distinta porque el profesor no podía darla en su hora habitual, la ha dado un profesor distinto
porque el habitual estaba enfermo, etc.) o eliminar registros de docencia.

Los registros de docencia son utilizados por el programa para calcular automáticamente los de asistencia, para el cálculo
de liquidaciones a profesores (en el caso de pagarles por horas impartidas) o del importe de los adeudos (cuando el tipo de
liquidación de la matrícula es de ‘Cobro por horas impartidas’). Gracias a los registros de docencia el programa siempre sabrá qué
cantidades y a qué profesores se les debe pagar por horas impartidas.
Ventana de edición de un registro de docencia

Desde los registros de docencia también se podrá verificar la asistencia de los alumnos a esa clase concreta de una forma
cómoda, con tan sólo seleccionar a los ‘Asistentes’ y hacer pulsar sobre el botón correspondiente para confirmar su asistencia.

IMPORTANTE: Es posible realizar la generación de docencia automática de un grupo o una sesión en concreto. Para ello
realizaremos el proceso de ‘Registros de docencia automática por sesión’ o ‘Registros de docencia automática por grupo’ de la
opción ‘Actualizar docencias’ de la solapa ‘Herramientas’. Este proceso nos pedirá la fecha a partir de la cual deseamos generar
los registros de docencia y a continuación nos permitirá escoger la clase o grupo del cual deseamos crearlos

También es posible volver a generar todos los registros de asistencia (incluso aunque ya estuviesen generados con
anterioridad) si así lo consideramos oportuno. Para ello deberemos “engañar” a la aplicación modificando la fecha que se guarda
del último control docente hasta el día a partir del cual queremos volver a generar las docencias. Esto se hará desde la opción
‘Actualizar docencias>Cambiar fecha del último control docente’ de la solapa ‘Herramientas’. Una vez modificada esa fecha desde
la opción ‘Actualizar docencias> Registros de docencia automática’ se lanzará un proceso que creará todos los registros hasta la
fecha actual del sistema.

Debemos tener presente que si generamos de nuevo todos los registros de docencia o sólo los de un grupo o una clase y
algunos de estos ya estaban generados con anterioridad, se duplicarán registros de asistencia y docencia, por lo que al lanzar
estos proceso especiales hay que tener muy claro qué se está realizando y qué se desea lograr.

Como apoyo para realizar el proceso administrativo de ‘Verificación de docencia’, disponible a partir de la edición Silver, existen
una serie de impresos denominados partes docentes. Estos se pueden lanzar desde la opción de ‘Académico > Docencia > Partes
docentes’. Los impresos de partes docentes que genera la aplicación pueden ser tanto semanales, como mensuales. Además, se
pueden imprimir para un solo profesor o varios a la vez que escogería el usuario (opción en partes docentes en bloque).

Manual de aGora ACADÉMICO145


Parte de docencia semanal en bloque

5.10. Control de asistencia

Con aGora, a partir de la edición Silver, controlar la asistencia puede ser un asunto realmente sencillo y cómodo. Funciona
de modo muy semejante al control de docencia, en cierto sentido depende de él, si se suspende una clase el programa suspenderá
automáticamente todas las asistencias asociadas. Como en el caso de la docencia se generarán de forma automática todos los
registros con la información de las asistencias en función de los horarios establecidos y las matrículas vigentes. Debemos
seleccionar “Activar control de docencia” y “Activar control de asistencia” (en el ‘Panel de control > Asistencia y docencia’,
opciones activadas por defecto).

Como en el caso de los registros docentes, los registros de asistencia generados automáticamente también precisarán ser
verificados posteriormente por el usuario. El programa nos advertirá, al inicio de cada sesión, si tenemos registros de asistencia
pendientes de validación mediante la barra de mensajes. Bastará con pinchar sobre botón [Verificar asistencias…] de la mencionada
barra para validarlos o seleccionar la opción ‘Asistencia> Verificación de asistencia’ de la solapa ‘Académico’.

Barra de mensajes advirtiendo que quedan asistencias sin confirmar


Botón ‘Asistencia’ de la solapa ‘Académico’

Nos aparecerá una ventana con todos los registros de asistencia pendientes de validar. Por defecto, el programa cubre las casillas
de verificación de ‘Asistida’ de forma positiva, presupone que el alumno ha asistido a la clase, pero deja la opción de modificar esto, y
por supuesto, es al usuario a quien corresponde la tarea de validar y confirmar tal información. Esta tarea puede hacerse uno a uno o
con selección múltiple, es decir, en bloque, seleccionando con el ratón y la tecla de <Mayúsculas> o <Ctrl>.

Ventana de ‘Verificación de asistencia’

De este modo, tan sólo tendremos que detenernos en las excepciones y quitar la marca de verificación de asistida (un simple
clic de ratón sobre el botón ‘Marcar como ausente’) en aquellas en las que el alumno no haya asistido. Una vez marcadas las
excepciones, se confirmaría las asistencias en las que se sepa con seguridad si se ha asistido o no mediante selección múltiple de las
mismas y pulsando sobre el botón ‘Confirmar’. También podemos dejar sin confirmar aquellas que tal vez no estamos seguros de que
se haya asistido para que vuelva a preguntarnos por su verificación la próxima vez. Además, podemos cambiar datos concretos, como
el día en que se asistió, para que así consten en el histórico.

Manual de aGora ACADÉMICO147


Botón ‘Marcar como ausente’ Botón ‘Confirmar’

Una vez verificados podemos acceder a toda la información de los registros de asistencia, seleccionando la opción ‘Asistencia >
Gestión de asistencia’ de la solapa ‘Académico’. Veremos listadas todas las horas emitidas por cada alumno hasta el momento
(asistidas o no, confirmadas o no, por quién, dónde, con quién, cuándo, etc...), pudiendo filtrarlas y ordenarlas por el criterio de estos
que deseemos. También es posible añadir, editar o eliminar registros de asistencia.

Los registros de asistencia son utilizados por el programa para calcular el importe de los adeudos cuando el tipo de
liquidación de la matrícula que los emite es el de ‘Cobro por horas asistidas’.

Desde la opción ‘Asistencia > Partes de Asistencia’ de la solapa ‘Académico’, podremos obtener un parte impreso que nos puede
servir para llevar el control de asistencia de los alumnos dentro de la misma clase, lo que se suele conocer como “pasar lista”. Puede
generarse partes diarios, semanales y mensuales que nos resultaran útiles para realizar la posterior ‘Verificación de asistencia’ en
aGora. Los partes también son susceptibles de ser exportados a MS Excel®.

Botón de ‘Asistencia’ con la opción ‘Partes de asistencia’ desplegada


Parte de asistencia que se lanza desde la opción ‘Semanal en bloque con nombre de grupo’

A su vez, a partir de la edición Silver de aGora, también podemos obtener diversos listados o informes de asistencia por alumno.
Esto lo podremos realizar entrando en la opción ‘Asistencia > Informes de asistencia’ de la solapa ‘Académico’. También tenemos la
opción “en bloque” para conseguir el informe de asistencia de varios alumnos a la vez.

Informe de asistencia que se lanza desde la opción ‘Asistencias de alumno por horas en bloque’

Manual de aGora ACADÉMICO149


5.11. Calificaciones

La aplicación incorpora, a partir de la edición Silver, una serie de utilidades agrupadas en la solapa ‘Académico’ bajo la
denominación de ‘Calificaciones’.

Menú desplegado desde la opción ‘Calificaciones’

Estas calificaciones sobre los alumnos permiten mantener un control personalizado de la progresión de los estudios del
alumnado. Si el centro realiza pruebas periódicas para controlar esta progresión, aquí se pueden introducir los resultados obtenidos
por los alumnos.

Es importante marcar desde un principio la diferencia entre Calificaciones simples y Calificaciones con conceptos. Son dos
formas distintas de evaluar que ofrece el programa: en Calificaciones simples, a cada alumno se le evalúa para cada materia con una
nota general para la misma, sin entrar en detalle sobre qué aspectos del progreso del alumno se han evaluado: simplemente se le
asigna una nota global por esa asignatura en esa convocatoria concreta. Por su parte, Calificaciones con conceptos nos permite evaluar
cada asignatura según una serie de aspectos, puntuando al alumno su progreso en cada uno de ellos en esa convocatoria concreta.
Las opciones del menú ‘Calificaciones’ nos permiten evaluar de forma individual a un alumno en una de las sesiones de los grupos en
las que está matriculado.
Ventana de edición para realizar calificaciones simples de alumnos

Desde estas opciones podemos añadir y editar calificaciones simples a alumnos. Si pulsamos sobre el botón ‘Nuevo registro’,
añadiremos una calificación. Nos aparecerá una ventana que nos pedirá seleccionar un alumno (éste aparecerá preseleccionado si lo
hacemos desde la ‘Gestión avanzada de alumnos’), desde el botón de localizar (prismáticos pequeños con un símbolo de +) podremos
escoger al alumno al que queremos hacer la anotación. En la lista desplegable de grupos nos aparecerán aquellos de los que se
encuentra matriculado. Seleccionando uno de ellos nos aparecerán las sesiones asociadas en la lista desplegable de sesiones (es preciso
haberlas definido para poder establecer calificaciones). Seleccionada la sesión nos habilitará las opciones de calificación e informes.
La lista desplegable contiene las calificaciones definidas en la opción ‘Baremos> Académicos > Calificaciones’ de la solapa
‘Configuración’. De este modo tendremos asignada una calificación a un alumno de una asignatura en concreto. Una vez la calificación
se considere válida y confirmada (es decir, que sea la definitiva para dicho alumno en dichas circunstancias), deberemos marcar la
casilla “Definitiva”.

La opción ‘Calificaciones simples (gestión en bloque)’ nos permite dar de alta al mismo tiempo las calificaciones simples de
todos los alumnos de un grupo determinado. Sirve para que un profesor concreto pueda introducir las notas de sus alumnos sin
visualizar las notas de sus compañeros, de forma ágil y rápida. Además, se ha establecido un sistema estándar de introducción de
observaciones sobre las calificaciones, de forma que el profesor pueda seguir unas normas establecidas por el centro y le sea más
sencillo dar de alta los comentarios de las calificaciones.

Para poder usar los comentarios estandarizados definidos por el centro deberemos tener definidos varios baremos de
antemano. Estos se encuentran en la opción ‘Baremos > Académicos’ de la pestaña ‘Configuración’ y son los baremos: ‘Tipos
comentarios de notas’ (que sirve para poder tipificar los comentarios que se pueden insertar en las notas de los alumnos, como por
ejemplo, NIÑOS, ADULTOS) y ‘Comentarios de notas’ (que servirá para poder establecer los comentarios automáticos para añadir a las
calificaciones).

Manual de aGora ACADÉMICO151


Ventana de calificaciones simples en bloque

Una vez definidos los baremos podremos acceder a la ventana de calificaciones simples en bloque con la posibilidad de introducir
comentarios estandarizados.

En esta ventana seleccionaremos el año académico, la evaluación que estamos calificando y el profesor que quiere introducir
las notas. Si el usuario de aGora con el que se ha entrado en la aplicación es el vinculado con un profesor y tiene permiso total sólo
para ver registros propios en el apartado ‘Calificaciones y actas’ se mostrará sólo ese profesor en el desplegable de selección de
profesores, impidiendo de este modo que éste vea las calificaciones de los alumnos de otros docentes. Si el permiso es total para ver
todos los registros en el apartado ‘Calificaciones y actas’ podrá ver y editar las calificaciones de alumnos de cualquier otro docente.

Una vez seleccionados estos 3 desplegables, se mostrarán las sesiones en las que imparte clase el profesor seleccionado y debajo
de cada sesión los alumnos que pueden ser evaluados. En la ventana de la derecha se muestran todos los alumnos, y podremos indicar
la calificación en cada uno de ellos.

Deberemos repetir este proceso para cada sesión que deseemos calificar. Además, si queremos añadir observaciones sobre las
calificaciones sólo tenemos que seleccionar el tipo de comentario y los comentarios que se quieran añadir. Cada vez que se pulse
sobre el botón ‘Insertar comentarios’, se añadirá al texto que ya aparece en el campo de comentarios. También podemos, si lo
deseamos, introducir los comentarios a mano.

Desde el botón de listado se podrá imprimir el boletín del alumno si hay un alumno seleccionado; o bien el boletín de todos los
alumnos pertenecientes a la sesión si está seleccionada en el árbol de la parte izquierda de la ventana. Si se activa la casilla ‘Preguntar’
el programa nos preguntará si deseamos guardar los datos cada vez que se detecte algún cambio en los mismos, de lo contrario se
estarán guardando modificaciones constantemente con cualquier variación de datos.
Por su parte, la opción ‘Generar calificaciones simples en bloque’ se utiliza normalmente en conjunción con la extensión
aGora.Connect. aGora.Connect permite a los profesores o profesoras ver las calificaciones de sus alumnos en blanco, de forma que
puedan insertar las calificaciones que hayan determinado que merecen. Pero para eso, las calificaciones en blanco tienen que haber
sido creadas en aGora y posteriormente subidas a la web de Connect mediante el proceso de sincronía. Este proceso nos permite
crear las calificaciones que necesitamos en blanco para poder sincronizarlas. Podemos crearlas para un profesor solamente o para
todos los profesores activos del centro, para una evaluación y curso académico concretos. Las calificaciones de clientes con la
extensión aGora.Connect tienen casillas, visibles sobre todo en la gestión en bloque, que permiten determinar si se desea que sean
visibles para el alumno en aGora.Connect (‘Visible en Connect’) o si se desea mostrar al alumno los valores numéricos de la nota (en
lugar de solo el nombre de la calificación otorgada).

Otra forma más completa de evaluar, es la opción de ‘Calificaciones con conceptos’ de la solapa ‘Académico’.

Ventana de edición de calificaciones con conceptos

Con esta opción podemos incluir valoraciones a un alumno sobre diferentes conceptos dentro de una misma asignatura. La
forma de trabajar es muy sencilla, basta con crear diferentes conceptos de valoración en ‘Baremos > Académicos > Conceptos
evaluables’ de la solapa ‘Configuración’ y asignarlos a las asignaturas que queremos que se evalúen a través de estos conceptos. Para
la asignación bastará con entrar dentro de la asignatura y pulsar sobre el botón de ‘Localizar y vincular registro existente’ o bien a
través de ‘Procesos en Bloque > Asignaturas >Vincular conceptos evaluables a asignaturas’ de la solapa ‘Académico’.

Si pulsamos sobre el botón de añadir calificación, nos aparecerá una ventana que nos pedirá seleccionar un alumno (éste
aparecerá preseleccionado si lo hacemos desde ‘Gestión avanzada de alumnos’), desde el botón de localizar (prismáticos pequeños)
podremos escoger al alumno al que queremos evaluar. En la lista desplegable de grupos nos aparecerán los aquellos de los que se
encuentra matriculado. Seleccionando uno de ellos nos aparecerán las sesiones del grupo en la lista desplegable de sesiones (es preciso
haberlas definido para establecer calificaciones). Una vez seleccionada la asignatura a calificar iremos calificando los conceptos
pulsando sobre el botón de altas. Las calificaciones que podamos escoger dependerán de aquellas pertenecientes al tipo de calificación
que hayamos indicado durante la creación de la asignatura y sus respectivos conceptos. Si no hemos indicado ninguno, podremos
escoger de entre todas las calificaciones creadas en la aplicación.

Manual de aGora ACADÉMICO153


Por último existe la opción de ‘Calificaciones con conceptos en bloque’, que nos permite dar de alta calificaciones por conceptos
en bloque para los alumnos de una determinada sesión. El interfaz es similar al de las ‘Calificaciones en bloque’, y se tendrán en cuenta
las mismas consideraciones en tema de permisos, usuarios, asignaturas y baremos (‘Comentarios’ y ‘Tipos de comentarios’) que se
aplicaban a las mismas.

Ventana de calificaciones con conceptos en bloque

En esta ventana seleccionaremos el año académico, la evaluación para la que estamos calificando y el profesor que quiere
introducir las notas, al igual que hacíamos en las calificaciones en bloque sin conceptos. Una vez seleccionados estos 3 desplegables,
se mostrarán las sesiones que éste imparte y debajo de cada sesión los alumnos que se pueden evaluar de las mismas. Sin embargo,
ahora al seleccionar el alumno se mostrarán todos los conceptos que se tienen que calificar, estableceremos las calificaciones
pertinentes y si queremos añadir observaciones sobre las calificaciones sólo tenemos que seleccionar el tipo de comentario y los
comentarios que se quieran añadir. Es importante determinar también el tipo de evaluación o cálculo que debe hacerse con las notas
asignadas a los distintos conceptos para obtener la nota final del alumno: puede ser o bien por porcentaje, indicando que cada
calificación de cada concepto representa un porcentaje de la nota final, o bien por valores absolutos, indicando que cada nota en cada
concepto puede llegar solamente a un valor máximo, y que la nota final se obtiene sumando todos los conceptos.

Desde el botón de listado se podrá imprimir el boletín del alumno si hay un alumno seleccionado; o bien el boletín de todos los
alumnos a la vez si se pulsa estando seleccionada la sesión en el árbol desplegable.
5.11.1. Boletines de notas

En la solapa ‘Académico’ con la opción ‘Calificaciones > Boletines de notas’ o ’Calificaciones > Boletines de notas con conceptos’
(disponible a partir de la edición Silver) podremos generar los boletines de notas de las calificaciones o calificaciones con conceptos
que se hayan introducido en la aplicación.

Además de los boletines (documento individual para un solo alumno), se pueden generar listados de notas, en los que
aparecerán todos los alumnos matriculados a un grupo determinado. La aplicación también nos da la opción de exportar las
calificaciones a Access® o a Excel®.

Al igual que el resto de impresos que se muestran con el ‘Gestor de impresos’ de aGora, los boletines y listados de notas los
pueden personalizar los usuarios mediante el uso de la solapa ‘Vista de diseño’ del mencionado gestor.

‘Gestor de impresos’ mostrando el diseño predeterminado que se lanza desde la opción ‘Listado de calificaciones’

Manual de aGora ACADÉMICO155


Capítulo 6

OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS

En este capítulo

Introducción a la gestión de productos y servicios no académicos


Los productos y servicios no académicos
Adquisiciones de productos
Préstamos de productos
Regularización de stocks
Gestión avanzada de productos y servicios
Manual de aGora OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS157
6.1. Introducción a la gestión de productos y servicios no
académicos

Mediante la solapa ‘Otros productos y servicios’ de aGora (sólo disponible, al igual que el resto de detalles que discutiremos en
este apartado, a partir de la edición Gold) se puede gestionar el material o servicios adicionales no académicos ofrecidos por el centro
de una forma sencilla y rápida. Es especialmente interesante si tenemos la necesidad de prestar o vender productos a los alumnos o
al personal del centro, o si además de nuestra oferta académica tenemos otros posibles servicios que ofrecer a nuestros clientes
(traducciones, alquiler de aulas, de profesorado…). Sin embargo, también nos permite usarlo simplemente como un gestor de almacén,
registrando las entradas (adquisiciones) y salidas (ventas) de material y lo que queda en stock.

Solapa de ‘Otros productos y servicios’

La gestión de productos y servicios no académicos gira en torno a un concepto básico y fundamental, el producto. Este
producto, que puede ser de cualquier tipo (libros, vídeos, aulas, traducciones, servicios no académicos variados, etc.) es el que
vamos a manejar: se adquiere, se presta, es devuelto y se vende (o, en el caso de los servicios no académicos, simplemente se
vende).

Para la gestión de productos contamos con una serie de conceptos que nos ayudarán a definir e identificar dicho producto o
servicio; además nos pueden servir para hacer filtros.

Unos de estos conceptos son los siguientes baremos: ‘Autores’, ‘Categorías de producto/servicio’, ‘Editoriales y fabricantes’ y
‘Tipos de producto/servicio’.

Menú ‘Baremos > Otros productos y servicios’ de la solapa ‘Configuración’


‘Tipos de producto/servicio’: Aquí definiremos los tipos de producto o servicio no académico para que cuando estemos dando
de alta productos y/o servicios en el programa podamos categorizarlos de una manera que nos ayude a clasificarlos y aplicar filtros de
manera fácil posteriormente. Podemos poner, por ejemplo, si el producto o servicio es un libro, un vídeo, una revista, un proyector,
una pantalla de plasma, el alquiler de una de nuestras aulas, una traducción de un texto, asesoramiento proporcionado a un cliente,
etc.

‘Categorías de producto/servicio’: Aquí definiremos las categorías de los productos o servicios ofrecidos por el centro. Se trata
de otro baremo más, entre los que luego, a la hora de dar de alta un producto o servicio, podremos elegir el adecuado. Podemos poner
cualquier cosa que nos sirva, por ejemplo, si el producto en cuestión es un libro, aquí podríamos poner si es un ‘libro de texto’ o un
‘libro de prácticas’; si es un vídeo, podríamos poner si se trata de un ‘vídeo demostrativo’ o un ‘vídeo de idiomas’, etc. Si el servicio es
una traducción, podemos por ejemplo usarlo para diferenciar según el nivel de la traducción o el idioma de la misma. Las posibilidades
son muchas, y dependen de cómo desee el centro llevar a cabo esta clasificación. Al igual que el resto de baremos podemos darlos de
alta desde la ventana de edición de producto/servicio.

‘Autores’: Aquí podemos definir el nombre del autor del producto (especialmente relevante en el caso de que sea un libro, video
o similar), pero también podemos dejarlo vacío. Si queremos rellenar este dato pero aún no lo sabemos, esto es, no sabemos quién
es el autor todavía, podemos dejarlo y hacerlo más tarde desde la de alta de productos.

‘Editorial y Fabricante’: También de uso principalmente en caso de que estemos ofreciendo un producto (y especialmente de
tipo libro, video o semejantes), aquí definiremos el nombre de la editorial del libro o del fabricante del producto. Podemos dejar el
campo de editorial o fabricante vacío y rellenarlo más adelante o hacerlo desde la de alta de productos, tal y como habíamos hecho
con el autor; de manera que cuando nos llegue el producto y vayamos a introducir su nombre, se daría de alta en ese mismo instante
la editorial o fabricante.

En la gestión de productos y servicios también hay que tener en cuenta otro concepto, que esta vez se encuentra en la solapa
‘Económico’, que es el de ‘Proveedores’.

‘Proveedores’: Aquí definiremos a quienes nos sirven los productos, para casos en que ofrezcamos en el centro productos
proporcionados por terceros. Se introducirá el nombre de la empresa, la persona de contacto (aquella a la que le hacemos el pedido)
y el teléfono, entre otros datos. También podemos darlos de alta desde la ventana de edición de productos/servicios o desde la de
adquisiciones de productos.

6.2. Los productos y servicios no académicos

Tal y como habíamos mencionado ya, el producto o servicio es la pieza clave de este apartado, ya que será aquello que
vamos a introducir, prestar o vender. Es alrededor de este producto o servicio sobre el que gira toda la información añadida que
hemos estado viendo en el apartado anterior, es decir, que todos los conceptos de autor, editorial o fabricante, proveedor, tipo
y categoría hacen referencia al producto o servicio (algunos de ellos, sin embargo, solamente son aplicables cuando estamos
hablando de un producto, y no de un servicio); al igual que todas las operaciones que realicemos (adquisiciones, préstamos,
devoluciones y ventas).

Desde la solapa ‘Otros productos y servicios’ en su opción ‘Fichero de productos’, accedemos a la ventana donde podemos ver
la lista de productos y servicios no académicos que tenemos dados de alta en aGora, además de visualizar otros datos de interés como
la cantidad adquirida, lo que queda en stock, la cantidad de prestados, de vendidos, la cantidad que falta por devolver y el precio al
que se vende y se alquila el material. Recordemos, muchos de estos conceptos solamente tienen sentido hablando de productos, dado
que pueden ser prestados y devueltos, así como vendidos y realmente tienen un stock que controlar. Los servicios por su parte,
normalmente solo se venden (se ofrecen al cliente a cambio de un pago previo) pero la venta es definitiva, no pueden devolverse y
no tienen stock que controlar (cuando alquilamos un aula o vendemos una traducción no tenemos un límite a la cantidad).

Manual de aGora OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS159


Ventana de lista de ‘Fichero de productos’

Desde esta misma ventana es posible prestar, vender o realizar una nueva adquisición, además de entrar en la ‘Gestión avanzada
de productos’.

Botón para abrir la ‘Gestión avanzada de productos’

La cantidad adquirida (Adquisiciones) se refiere a la cantidad total adquirida originalmente de ese material, mientras que el
Stock actual hace referencia a lo que queda (ya sea porque se ha vendido o está prestado actualmente. De manera que la suma de los
que quedan en stock, más los que han sido vendidos, más los que están pendientes de devolución, hacen el total de adquiridos). Por
su parte, los vendidos indican los productos o servicios de este tipo vendidos por el centro y los pendientes de devolución hacen
referencia a los productos prestados actualmente.

Para dar de alta un nuevo producto o servicio vamos a solapa ‘Otros productos y servicios’ y pinchamos sobre la opción de
‘Fichero de productos’, nos aparecerá la ventana con la lista de productos y servicios definidos (ninguno si no los hemos definido con
anterioridad), pulsaremos el botón ‘Nuevo registro’ (símbolo [+]) y nos aparecerá la pantalla de alta de productos en blanco.

El primer dato a rellenar será el nombre o título de dicho producto, que será el que visualizaremos en la lista de productos. Es
el único dato obligatorio.
La referencia consiste en un código alfanumérico que podemos asignar al producto o servicio que estamos dando de alta . Es
opcional, pero nos puede servir para identificar y buscar el producto en las estanterías si éste lleva una pegatina con letras y números
identificativos, o sencillamente a la hora de buscarlo dentro del programa, dado que cuantos más productos tengamos más nos costará
encontrarlos si no usamos un sistema de identificación concreto.

En el campo descripción del producto/servicio podemos escribir una breve idea acerca de lo que es el producto/servicio, y
características o notas que deseemos que sean tenidas en cuenta y fácilmente visibles..

Al lado de estos campos disponemos de un apartado que marca el estado del producto o servicio en el centro. Esto representa
si actualmente estamos ofertando el producto/servicio de manera activa (estado Activo), o si por el contrario el producto/servicio ha
dejado de estar a la venta y simplemente lo conservamos a efectos de histórico (estado Inactivo). Mediante el enlace situado en este
recuadro podemos variar entre ambos estados. Como detalle importante las ventas y alquileres solamente suelen poder hacerse de
productos que estén activos.

En el campo editorial o fabricante, tal y como su nombre indica, pondremos la editorial (en caso de que el producto sea un
libro) o el fabricante del producto que estamos vendiendo. Lo podemos hacer, bien dando uno nuevo de alta, bien buscándolo con los
prismáticos entre los que ya tenemos creados. No es un campo obligatorio, de modo que si no es aplicable (por ejemplo, estamos
creando un servicio ofrecido por el centro, o un producto para el que no es aplicable ninguno de ambos términos), podemos obviarlos.

En el campo autor, tal y como su nombre indica, pondremos el autor del producto (si es un concepto que se pueda aplicar al
producto creado). Lo podemos hacer, bien dándole de alta si no existe aún, bien buscándolo con los prismáticos entre los que ya
tenemos creados.

En el campo tipo de producto/servicio escogeremos un tipo en que clasificar el producto que estamos creando, según los
baremos que creamos siguiendo las indicaciones del apartado anterior. Seleccionaremos uno de entre los creados (aquí sí que tienen
que haber sido creados antes necesariamente para poder elegirlo, porque no se puede hacer un alta de tipo de producto/servicio
desde aquí).

En el campo categoría de producto/servicio escogeremos una categoría en que clasificar el producto que estamos creando,
según los baremos que creamos siguiendo las indicaciones del apartado anterior. Seleccionaremos una de entre las creadas (aquí
también tienen que haber sido creadas antes necesariamente para poder elegirla, porque no se puede hacer un alta de categoría de
producto/servicio desde aquí).

En los campos importe de venta e importe de préstamo, tal y como sus nombres indican, indicaremos el importe (si lo hay) por
concepto de venta o de préstamo, según sea. Y generará el consiguiente adeudo en caso de ser comprado o tomado prestado.

Los campos I.V.A. asociado y retención asociada, por su parte, se utilizan en caso de que en la venta o préstamos del producto
o servicio en cuestión se aplique un impuesto de alguno de estos tipos sobre el precio del producto. Debe tenerse en cuenta que el
importe de venta y préstamo indicados en el producto representan el precio habiendo aplicado ya I.V.A. y retención en caso de
haberlos. Los distintos tipos de I.V.A. y retención aplicados en nuestro centro podemos darlos de alta desde el menú Configuración >
Baremos > Económicos > Tipos de I.V.A y Configuración > Baremos > Económicos > Tipos de retención respectivamente.

Los dos siguientes campos solamente tendrán utilidad si queremos controlar la contabilidad mediante la aplicación. Podemos
configurar el programa de manera que nuestras transacciones generen apuntes contables para exportar a programas de contabilidad
externos. Este apartado se verá con más detalle en el apartado 9.5. del manual, destinado a la parte Económica del programa. Los
campos del producto/servicio Cuenta contable de beneficios y Nombre de la cuenta contable nos permiten indicar, para este
producto concreto, cuando se venda/alquile, bajo qué cuenta contable se generará el asiento de beneficios generados por la
venta/alquiler (y qué nombre tendrá).

El apartado inferior de la ventana está destinado al control del stock del producto. El primer campo que vemos es un recuadro
donde podemos indicar si deseamos o no llevar el control del stock del producto. Podemos modificar este valor mediante el enlace
de texto contenido en el recuadro. Es importante recordar que no todos los productos puede considerarse que tienen un “stock” (los
servicios provistos por el centro no tienen normalmente un stock, sencillamente se ofrecen bajo pago).

Dependiendo de si deseamos controlarlo o no, los demás campos se actualizarán de manera acorde a medida que vayamos
adquiriendo, vendiendo, prestando o devolviendo el producto: Cantidad en stock nos mostrará cuántos nos quedan actualmente (sin
contar los vendidos ni los prestados sin devolver), Cantidad adquirida nos indica cuántos hemos adquirido a lo largo de la existencia
del producto en nuestra base de datos, Cantidad vendida y Cantidad prestada nos mostrará cuántos productos de este tipo hemos
vendido y prestado respectivamente en total, y Pendiente devolución nos indica cuántos de los productos prestados no se han
devuelto todavía.

Manual de aGora OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS161


Ventana de edición de productos y servicios en modalidad de alta

Desde la misma ventana de lista de ´Fichero de productos’, también podremos modificarlos (haciendo doble clic sobre el
producto en cuestión, o seleccionándolo y pinchando sobre el botón ‘Editar registro’ de la barra de botones), de manera que nos
permitirá cambiar algún dato sobre este producto. De la misma forma, también es posible eliminar algún material (símbolo – en la
barra de botones), pero sólo en caso de no haber realizado ninguna adquisición. Además, desde aquí es posible acceder a la ‘Gestión
avanzada de productos’. Por último, desde la misma ventana de lista de productos podemos efectuar los préstamos, las ventas y las
adquisiciones de productos y servicios, apareciéndonos sus respectivas ventanas de altas. De esta manera podemos ejecutar todas las
operaciones básicas (a excepción de las devoluciones) desde el mismo sitio.

Aún cabe otra posibilidad para dar de alta un nuevo producto o servicio, hacerlo desde la ‘Gestión avanzada de productos’,
accesible desde la solapa ‘Otros productos y servicios’ también pulsando sobre el botón del atas (símbolo [+]). Esta vez nos aparecerán
los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde ‘Fichero de productos’), pero contamos además con una visión global de
todos los aspectos relacionados con el producto/servicio.

6.3. Adquisiciones de productos


Para realizar operaciones con un producto es imprescindible tenerlo introducido en aGora. Una vez tengamos los productos
registrados, podremos prestarlos o venderlos. Sin embargo, cuando tratamos productos de los que queramos controlar el stock,
además de tenerlos creados en aGora necesitaremos controlar cuanto nos queda en stock de dicho producto: para ello existen las
adquisiciones de productos, donde indicaremos cuando y por cuanto adquirimos los productos en cuestión. Este apartado es menos
relevante cuando estamos tratando servicios que ofertamos o productos que vendemos pero de los que no nos interesa controlar el
stock.
Previamente a la compra o adquisición de producto, desde la aplicación se puede realizar peticiones de producto. Esta es una
operación opcional, no siendo necesaria la generación de una petición de producto para poder realizar la posterior adquisición. Sin
embargo, la petición de producto nos permitirá controlar las necesidades de productos que puedan tener los empleados del centro.
En la petición de producto indicaremos el empleado que la realiza, el producto solicitado y la cantidad solicitada entre otras cosas.
Además, dado que se pueden indicar las fechas de petición, de recepción y de recepción prevista del producto, podremos detectar
retrasos en el envío de los pedidos por parte de nuestros proveedores.

Ventana de edición de una petición de producto

Antes de pasar a poder vender o prestar un producto será necesario adquirir un stock del mismo. Como es normal, para ello nos
iremos a la solapa ‘Otros productos y servicios’ y pincharemos sobre la opción ‘Fichero de productos’, ahí pinchamos sobre el botón de
‘Adquirir productos’. También es posible hacer un alta desde la opción ‘Adquisiciones de productos’, también en la solapa ‘Otros
productos y servicios’ y pinchar sobre el botón ‘Nuevo registro’ (con forma de [+]).

Botón ‘Adquirir productos’ de la ventana de lista de ‘Fichero de productos’

Se abrirá la ventana de ‘Adquisiciones de productos’, idéntica a la ventana de edición de gastos (ver apartado 9.3.1.), donde
rellenaremos los datos correspondientes a la adquisición.

Manual de aGora OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS163


Ventana de edición de ‘Adquisiciones de productos’ en modalidad de altas

El primer dato a rellenar será la denominación de la adquisición: un nombre breve con el que identificarla y diferenciarla del
resto de adquisiciones que podamos llevar a cabo (en el cuadro de texto con la cabecera Gasto). Asimismo, podremos indicar una
descripción que consideremos oportuna para esta compra concreta de dicho material, si queremos comentar en detalle lo adquirido.
Después seleccionaremos las fechas (la fecha de creación de la adquisición y la fecha de valor de la misma, que nos indica cuando
prevemos llevar a cabo realmente la transacción) y el proveedor, si ya lo teníamos creado; de lo contrario podemos darlo de alta
desde aquí.

A continuación introduciremos los conceptos de la adquisición en el apartado “Conceptos del gasto”. Introduciremos un
concepto, normalmente, por cada producto que estemos adquiriendo. En la ventana de conceptos especificaremos la cantidad
adquirida del producto, el producto que estamos adquiriendo, y el importe de la adquisición (dividido en la base imponible del
importe, y la retención e I.V.A. aplicados a la misma, si es que son aplicables. En base a estos campos se calcula el importe total a
abonar por este concepto de la adquisición). Es importante indicar si se trata de un gasto (cuando realizamos la compra de un producto
para su posterior venta; ej: libros o material escolar que venderemos a nuestro alumnado, etc.) o una adquisición de inmovilizado
(cuando el producto que adquirimos no se destinará a la venta; ej: proyectores, lectores de diapositivas, material destinado al
profesorado, etc.), para lo cual marcaremos o no la casilla “Gasto”.
Ventana de edición de conceptos de un gasto por adquisición de productos

Por último, una vez añadidos los conceptos, de vuelta en la ventana de ‘Adquisiciones de productos’, se definirá el plan de
vencimientos (cómo va a dividirse el pago de esta adquisición, en cuantos plazos y proporciones).

Según el plan de vencimientos escogido la aplicación generará los vencimientos oportunos, sobre los que podremos indicar los
pagos cuando abonemos el precio de la adquisición.

Las adquisiciones de productos se podrán ver en el apartado ‘Económico > Gastos > Gestión de gastos’ junto con el resto de
gastos o, en el caso de querer ver sólo adquisiciones de productos, las podremos ver desde ‘Otros productos y servicios > Adquisiciones
de material’

Para más información sobre los gastos y sus pagos de las adquisiciones véase el apartado 9.3. del presente manual.

6.4. Préstamos de productos

Realizar un préstamo desde la solapa ‘Otros productos y servicios’ de aGora es muy sencillo. Para efectuar un préstamo a un
cliente o a un empleado, sólo tenemos que ir a la opción correspondiente de la solapa ‘Otros productos y servicios’, ya sea ‘Préstamos’
o ‘Préstamos a empleados’.
Según la opción escogida nos saldrá una ventana de lista con el histórico de préstamos a clientes o a empleados,
respectivamente. Desde esta ventana podemos realizar nuevos préstamos o gestionar los ya existentes (eliminarlos, imprimir el
justificante de préstamo, proceder a la devolución del mismo,…). Para añadir un nuevo préstamo tan sólo pincharemos sobre el botón
de altas.

Manual de aGora OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS165


Ventana de lista de ‘Préstamos’ a alumnos

Esto lo podremos realizar también desde la opción ‘Fichero de productos’, pinchando sobre el botón de Prestar productos, y
rellenando los datos correspondientes. Aunque en este caso tendremos sólo opción de realizar el préstamo a un cliente, no a un
empleado.

Botón ‘Prestar productos’ de la ventana de lista de ‘Fichero de productos’

Una vez pulsado el botón para realizar un préstamo de producto, nos aparecerá una de las siguientes ventanas (dependiendo
de si se trata de un préstamo a cliente o a personal de la empresa).

Ventana para dar altas de préstamo a clientes


Dado que ambas ventanas son distintas y contienen información diferente, las explicaremos individualmente, empezando por
la ventana de alta de préstamos a clientes:

El primer dato a indicar será el cliente a quien vamos a realizar el préstamo del producto, junto con el producto a prestar (es
decir, qué y a quién). En el caso del cliente podremos bien escogerlo de entre los ya creados en el programa, bien crearlo nuevo desde
0. Sin embargo para el producto necesitamos tenerlo creado de antemano para poder prestarlo.

Después pondremos el importe unitario de préstamo de ese material (lo coge por defecto de la ficha del material) y la cantidad
de material prestado (si se lleva uno o más ejemplares); en base a ambos campos, calculará el precio base del préstamo.. Además del
precio base, puede verse modificado por descuentos o recargos que nosotros, como centro, deseemos aplicar por diversos motivos a
dicho precio base. Dichos descuentos y recargos son creados desde Configuración > Baremos > Matrículas y otras ventas > Descuentos
y Configuración > Baremos > Matrículas y otras ventas > Recargos, respectivamente, y se incluyen en el préstamo escogiéndolos desde
el icono del lápiz situado al lado de cada apartado. Para ver algo más sobre como funcionan los descuentos y recargos en aGora, le
remitimos al apartado 8.4.3.3 de el presente manual.

Además de verse modificado por descuentos o recargos que deseemos incluir como centro, el importe puede estar sujeto a
impuestos también, y para ello disponemos de los apartados I.V.A. y retención, donde podremos escoger de entre los tipos de I.V.A.
y retención que tengamos creados. En base al precio base y aplicando los descuentos, recargos e impuestos varios, obtendremos
calculado el total del préstamo.

Acto seguido indicaremos el periodo que durará el préstamo (diario, semanal, mensual,...) con lo que automáticamente se
actualizará la fecha de devolución (la fecha de entrada será por defecto la del día). El periodo puede escogerse de entre los existentes
en aGora (creados desde Configuración > Baremos > Periodicidades) o crear uno nuevo mediante el botón situado al lado del campo.

El préstamo, cuando se realiza a un cliente, puede ir destinado solamente a cierto beneficiario de ese cliente: normalmente,
esto representa cierto alumno vinculado con él, al que va destinado el producto prestado. El campo beneficiario nos permite escoger
entre los alumnos existentes en aGora aquél que sea el receptor del producto prestado. Del mismo modo, el producto prestado puede
tener como objetivo facilitar la impartición de uno de los grupos ofertados por el centro (por ejemplo, en caso de que el producto sea
un libro de texto definido por el centro para el grupo al que va a asistir el alumno beneficiario). El campo grupo nos permite indicar
qué grupo se va a beneficiar del producto prestado, permitiéndonos escogerlo de entre los existentes en aGora.

Acto seguido indicaremos cómo va a fraccionarse el pago de este préstamo: según el plan de vencimientos escogido en el
campo, la aplicación generará un adeudo fraccionado en los vencimientos oportunos, que podremos ir cobrando a medida que el
cliente nos lo abone. Para ver mejor el funcionamiento de los planes de vencimientos, le remitimos al apartado 8.4.3.2 de este mismo
manual.

Finalmente, hacerle notar que esta misma ventana tiene tres pestañas en la parte superior para datos adicionales, que pasamos
a detallar a continuación.

La primera es la pestaña de datos generales del préstamo, donde podemos indicar datos informativos del mismo como la fecha
del préstamo en que se hace, un código de expediente alfanumérico que queramos asignarle para clasificación interna, un tipo de
préstamo en que queramos clasificarle (podemos escoger de entre los creados en Baremos > Configuración o crearlos desde aquí
mismo) y por último, qué comercial del centro se ha encargado del préstamo, en caso de que sea aplicable.

Acto seguido disponemos de la pestaña de configuración de adeudos, donde indicamos parámetros sobre cómo han de tratarse
los adeudos generados por este préstamo: podemos indicar a qué serie de numeración debe pertenecer el adeudo, si deseamos que
tenga algún concepto diferente a aquel incluido por defecto (suele ser “Préstamo de <nombre del producto>”), y marcar si deseamos
que este adeudo pueda ser cobrado por domiciliación o por tarjeta.

La última pestaña nos muestra datos económicos obtenidos de los adeudos emitidos por el préstamo, con campos que nos
indican las cantidades sumadas en total por los adeudos generados, así como las cantidades pendientes de cobro y ya cobradas de
los mismos.

Por su parte, la ventana de préstamo a personal es distinta, y consta de los siguientes campos:

Manual de aGora OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS167


Ventana para dar altas de préstamo a personal

En primer lugar deberemos indicar el producto que estamos prestando, así como el personal al que se le presta. Ambos deberán
existir de antemano en aGora, creados desde sus respectivos apartados, y podremos localizarlos e incluirlos mediante el botón de los
prismáticos situado al lado de cada campo.

Lo siguiente será indicar la cantidad de ejemplares del producto vamos a prestar al personal. Tengamos en cuenta que, como
estamos prestando el producto a personal del centro, no les cobramos nada y por lo tanto no hay campos económicos, a diferencia
del préstamo a clientes. Esto representa por ejemplo, cuando se le presta al personal docente un proyector de diapositivas, cañón
proyector o material didáctico que sigue siendo propiedad del centro, pero se le presta temporalmente para facilitar su tarea.

Acto seguido indicaremos, al igual que en caso de los préstamos a clientes, el periodo que durará el préstamo (diario, semanal,
mensual,...) con lo que automáticamente se actualizará la fecha de devolución (la fecha de entrada será por defecto la del día).

En el caso del personal del centro, si el préstamo lo realizamos para tener controlada la localización de productos de tipo docente
que el centro utiliza para dar las clases (un proyector, una pantalla de plasma, un ordenador portátil,…) se podrá indicar también el
aula en la que van a hacer uso de ese material y la hora de inicio y fin del préstamo. De este modo se podrá tener controlada la
ubicación de los materiales en todo momento.

Atención: los adeudos en concepto de préstamo se emiten únicamente a los clientes, no a los empleados. Sin embargo el
justificante de préstamo se podrá imprimir para ambos.

Pero, ¿cómo indicamos a aGora que un préstamo ha sido ya devuelto? Como ya se ha comentado anteriormente es desde la
ventana de lista de préstamos a clientes o la de préstamos a personal desde donde efectuaremos las devoluciones. Solamente tenemos
que seleccionar el material prestado a devolver y pinchar sobre el icono correspondiente en la barra de botones, con lo que
automáticamente pasará de poner “No” en la columna de devuelto, a poner “Sí”, actualizando también y los campos de fecha de
devolución contenidos en los registros de los préstamos y el stock disponible de material, incrementándolo en la cantidad devuelta.

Botón para devolver un préstamo de producto desde la ventana de lista ‘Fichero de productos’
Desde aquí también podemos hacer filtros, imprimir el adeudo correspondiente (en caso de que el préstamo fuese a un cliente
y tuviese un importe) o imprimir el justificante del préstamo, si por ejemplo queremos entregárselo al cliente.

En caso de que el préstamo tuviera un importe, se generará el adeudo correspondiente de igual manera que en el resto de la
aplicación, es decir, que lo podremos visualizar en la ventana de lista de ‘Gestión de adeudos’, accesible desde la solapa ‘Económico’.
Sobre estos adeudos se trabaja de igual manera que con el resto.

6.5. Regularización de stocks

La aplicación lleva un control del stock de aquellos productos que el centro introduce en el sistema para los que deseemos
controlar el stock. El programa controla el stock de modo automático cuando se realizan adquisiciones, ventas, préstamos o
devoluciones de préstamos de productos para los que hayamos controlado que deseamos controlar el stock.

Sin embargo, en cualquier momento nos puede interesar modificar la cantidad de stock de un producto, aunque no se realice
ninguna de las operaciones descritas anteriormente (por ejemplo, para indicar stock inicial de un producto que acabemos de crear en
la aplicación, pero del que ya tenemos cierto número de ejemplares en nuestro centro, o quitar stock de un determinado producto
por deterioro o robo). De este modo se podrá inicializar el stock de un producto a una cantidad determinada o reflejar un robo, pérdida
o deterioro de producto.

Ventana de edición para realizar regularizaciones de stock de producto

Para reflejar esto podremos dirigirnos a la opción ‘Otros productos y servicios > Regularización de stocks’, e indicaremos de qué
producto y la cantidad (positiva o negativa, si lo que deseamos es quitar stock) por la cual queremos realizar la regularización y la fecha
en la que se realiza.

6.6. Gestión avanzada de productos y servicios

La ‘Gestión avanzada de productos y servicios’, permiten contar con una visión global de todos los aspectos relacionados con un
producto (libro, revista, proyector, aula…) concreto.

Así, desde la opción ‘Gestión de productos’ de la solapa ‘Otros productos y servicios’, podremos realizar todas las operaciones
que hemos visto hasta ahora en este capítulo, pero vinculadas con un producto determinado y desde un entorno centralizado.
Podremos modificar los datos de un producto, realizar adquisiciones del mismo, préstamos, ventas, devoluciones, etc…

Manual de aGora OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS169


Ventana de ‘Gestión avanzada de productos y servicios’

La ventana de ‘Gestión avanzada de productos y servicios’ permite consultar y manipular los datos íntegros de un producto
determinado.

Podemos acceder a esta ventana especial desde la opción ‘Gestión de productos’ de la solapa ‘Otros productos y servicios’.
También podemos hacerlo desde la ventana de lista de la opción ‘Fichero de productos’ (también ubicada en la solapa ‘Otros productos
y servicios’), escogiendo un producto determinado y pinchando sobre el icono de la barra de botones correspondiente. Esto último
nos abrirá la ventana de ‘Gestión avanzada de productos y servicios’ situándose en el producto/servicio escogido.

Permite dar de alta nuevos productos (tal y como hemos visto) y desplazarse entre las fichas de los distintos productos del
centro.

Desde una sola pantalla es posible consultar todos los datos del producto, así como realizar las operaciones pertinentes según
el icono de ‘Elementos vinculados’ escogido (cuadro situado en la zona izquierda).

En la ventana de ‘Gestión avanzada de productos y servicios’ podemos encontrar los siguientes iconos de ‘Elementos vinculados’:

 Datos generales: Muestra los datos generales del producto seleccionado, que son los mismos datos que se muestran entrando
en la ficha normal del producto. En algunos campos permite dar altas y buscar sin salir de la pantalla.
 Estadísticas: Muestra un gráfico de totales de ventas, préstamos y stock actual del producto en que nos encontramos.
 Proveedores: Muestra los proveedores del producto seleccionado. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Peticiones de producto: Muestra las peticiones realizadas del producto seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar,
consultar, listar e imprimir.
 Adquisiciones de producto: Muestra las adquisiciones realizadas del producto seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e
imprimir.
 Detalles de adquisiciones: Muestra detalladamente los conceptos de las adquisiciones realizadas del producto seleccionado. La
diferencia con el apartado anterior es que para adquisiciones que consten de más de un producto, aquí solo veremos el concepto
o parte de la adquisición relativa al producto que tenemos seleccionado. Si, por ejemplo, en una adquisición hubiésemos
adquirido 20 ejemplares del producto A por 100€ y 30 del producto B por 150€, y nos encontrásemos situados sobre el grupo A,
solamente se nos mostraría la línea de la adquisición relativa al producto A, que es el que tenemos seleccionado. Permite filtrar,
consultar, listar e imprimir.
 Regularizaciones de stocks: Muestra las diversas regularizaciones de stock que se hayan podido realizar sobre el producto
seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Alumnos con préstamos: Muestra los alumnos que son beneficiarios de préstamos del producto seleccionado que aún no se
hayan devuelto. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Personal con Préstamos: Muestra el personal del centro que ha tomado prestado el material seleccionado y no lo han devuelto
todavía. Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Clientes con préstamos: Muestra los clientes que han tomado prestado el producto seleccionado y aún no lo han devuelto.
Permite modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Ventas: Muestra las ventas realizadas a los clientes del producto seleccionado. Permite añadir, editar, eliminar, filtrar, emitir
adeudo manual adicional, consultar, listar e imprimir.
 Detalles de ventas: Muestra detalladamente los conceptos de las ventas realizadas a los clientes del producto seleccionado. La
diferencia con el apartado anterior es que para ventas en que haya incluido más de un producto, aquí solo veremos el concepto
o parte de la venta relativa al producto que tenemos seleccionado. Si, por ejemplo, en una venta hubiésemos vendido 1 ejemplar
del producto A por 10,00 € y 1 del producto B por 15,00 €, y nos encontrásemos situados sobre el grupo A, solamente se nos
mostraría la línea de la venta relativa al producto A, que es el que tenemos seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e
imprimir.
 Préstamos: Muestra los préstamos realizados a los clientes del producto seleccionado. Permite añadir, editar, eliminar, filtrar,
imprimir el documento del préstamo, devolver un préstamo seleccionado, consultar, listar e imprimir.
 Devoluciones de préstamos: Muestra las devoluciones realizadas (por clientes) del producto seleccionado. Permite filtrar,
consultar, listar e imprimir.
 Préstamos a personal: Muestra los préstamos realizados al personal del producto seleccionado. Permite añadir, eliminar, filtrar,
imprimir el documento del préstamo, realizar una devolución, consultar, listar e imprimir.
 Devoluciones de personal: Muestra las devoluciones realizadas (por personal) del producto seleccionado. Permite filtrar,
consultar, listar e imprimir.

 Adeudos: Muestra todos los adeudos relacionados con el producto seleccionado, ya estén relacionados con una venta o con un
préstamo del mismo. Permite cobrar el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, emitir una copia impresa del adeudo, crear factura a
partir de uno o más de los adeudos relacionados o emitir copia de la factura seleccionada, consultar, listar e imprimir.
 Adeudos de venta: Muestra todos los adeudos generados a partir de una venta del producto seleccionado. Permite cobrar el
adeudo, modificar, eliminar, filtrar, emitir una copia impresa del adeudo, crear factura a partir de uno o más de los adeudos
relacionados o emitir copia de la factura seleccionada, consultar, listar e imprimir.
 Adeudos de préstamo: Muestra todos los adeudos generados a partir de un préstamo del producto seleccionado. Permite cobrar
el adeudo, modificar, eliminar, filtrar, emitir una copia impresa del adeudo, crear factura a partir de uno o más de los adeudos
relacionados o emitir copia de la factura seleccionada, consultar, listar e imprimir.
 Vencimientos: Muestra los vencimientos en que se dividen los adeudos vinculados al producto seleccionado, ya vengan de una
venta o de un préstamo. Permite filtrar, consultar, listar, imprimir, cobrar el vencimiento seleccionado, emitir un documento
impreso detallando el vencimiento y crear una nueva factura partiendo de dicho vencimiento o emitir una copia de la factura si
ya existía.
 Vencimientos de ventas: Muestra los vencimientos en que se dividen los adeudos vinculados a ventas del producto seleccionado.
Permite filtrar, consultar, listar, imprimir, cobrar el vencimiento seleccionado, emitir un documento impreso detallando el
vencimiento y crear una nueva factura partiendo de dicho vencimiento o emitir una copia de la factura si ya existía.

Manual de aGora OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS171


 Vencimientos de préstamos: Muestra los vencimientos en que se dividen los adeudos vinculados a préstamos del producto
seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar, imprimir, cobrar el vencimiento seleccionado, emitir un documento impreso
detallando el vencimiento y crear una nueva factura partiendo de dicho vencimiento o emitir una copia de la factura si ya existía.
 Facturas: Muestra todas las facturas realizadas relacionadas con el producto seleccionado, ya incluyan adeudos de ventas o de
préstamos. Permite añadir, editar, eliminar, filtrar, emitir copia de la factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la
factura seleccionada, anular la factura seleccionada, listar e imprimir.
 Facturas de ventas: Muestra todas las facturas realizadas en concepto de venta del producto seleccionado. Permite añadir, editar,
eliminar, filtrar, emitir copia de la factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la factura seleccionada, anular la factura
seleccionada, listar e imprimir.
 Facturas de préstamos: Muestra todas las facturas realizadas en concepto de préstamo del producto seleccionado. Permite
añadir, editar, eliminar, filtrar, emitir copia de la factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la factura seleccionada,
anular la factura seleccionada, listar e imprimir.
 Solicitudes: Muestra todas las solicitudes que hayamos vinculado con el producto o servicio seleccionado. Esto puede usarse, por
ejemplo, para cuando un potencial cliente nos pide información vía una solicitud de uno de nuestros servicios (por ejemplo, el
alquiler de un aula) o productos (por ejemplo, le interesa adquirir uno de los libros que vendemos como material escolar). Permite
añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Acciones sobre solicitudes: Muestra todas acciones relacionadas con solicitudes que hayamos vinculado con el producto o servicio
seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Eventos de agenda: Muestra todos los eventos de agenda que hayamos vinculado con el producto o servicio seleccionado. Esto
puede usarse, por ejemplo, para cuando necesitemos crear avisos a nuestros usuarios acerca de uno de nuestros productos para
que hagan algo al respecto (por ejemplo, avisar que en cierta fecha debemos pedir al proveedor más stock de cierto producto
para evitar escasez). Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Tareas: Muestra todas las tareas que hayamos vinculado con el producto o servicio seleccionado, por si deseamos programar
ciertas tareas (como inventariado o revisión de stock actual) para nuestros productos. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar,
consultar, listar e imprimir.
Manual de aGora OTROS PRODUCTOS Y SERVICIOS173
Capítulo 7

COMERCIAL

En este capítulo

Introducción a la gestión comercial


Personal o empleados. Gestión de comerciales
El gestor de solicitudes
Gestión de agendas
Tareas
Acciones
Gestión de e-mails
Envío de SMS
Presupuestos
Manual de aGora COMERCIAL175
7.1. Introducción a la gestión comercial

La solapa ‘Comercial’ es la parte CRM (del acrónimo del término en inglés "Customer Relationship Management") y una de
las partes más importantes de aGora. Con ella se cubre la necesidad de aquellos centros que desean realizar de una manera
óptima la administración de la relación con sus clientes y alumnos. De este modo, el centro docente podrá conocer mejor las
necesidades de sus clientes (o clientes potenciales) y así poder adelantar una oferta académica adecuada a las mismas, mejorando
la calidad de su prestación de servicios. En definitiva, podrá realizar un correcto seguimiento comercial de sus clientes. Con este
apartado de la aplicación podemos llevar, de una forma sencilla, una gestión de las solicitudes de información recibidas
interesándose en la oferta académica del centro (sincronizando de modo directo con la plataforma de promoción de cursos
Emagister), los contactos realizados con cada cliente/alumno, incluyendo un detallado sistema de agenda y avisos que nos
permitirá estar al día constantemente, además de controlar otros aspectos que veremos más adelante.

Solapa ‘Comercial’ de aGora

La solapa ‘Comercial’, obviamente gira en torno a la figura de la solicitud de información (denominada también lead o cupón).
Por lo tanto, es importante tener claros una serie de conceptos antes de seguir con la exposición de este capítulo. Estos son los de
solicitudes de información, acciones sobre solicitudes, eventos de agenda y tareas.

Las solicitudes de información en aGora recogen las necesidades de nuestros clientes o alumnos o el interés mostrado por los
mismos en nuestra oferta académica (grupos) e incluso en un servicio que todavía no estemos ofertando. De este modo, nos servirán
como una importante fuente de información para la realización de campañas comerciales o para adecuar nuestra oferta académica a
las necesidades del mercado.

Las acciones comerciales, son aquellas interacciones comerciales que se realizan sobre solicitudes de información, clientes o
alumnos gestionadas con aGora, como por ejemplo, la recepción de un e-mail por parte de un cliente solicitando información, la
llamada a un alumno para informarle de un curso, el envío por e-mail de la información en formato digital sobre el curso…

Los eventos de agenda se entienden como todas aquellas reuniones, visitas, avisos programados, etc… que el personal de
nuestro centro puede tener con cualquiera de nuestros clientes o alumnos. Así pues, bajo este concepto incluimos todo tipo de eventos
(tanto pasados como futuros o programados) que pueden surgir en la relación con nuestros clientes o alumnos y que serán tratados
en la potente agenda que incorpora aGora. Puede ser también utilizada a nivel interno como agenda personal por nuestro personal
pero esto ya no entra dentro del ámbito del apartado Comercial

Por otro lado, mediante las tareas, el programa permite realizar la programación y el seguimiento de las tareas que debe realizar
el personal del centro, indicando grado de completitud de la misma, el estado en que se encuentra, los responsables de la tarea, etc.

7.2. Personal o empleados. Gestión de comerciales

Una de las partes importantes de la gestión administrativa de cualquier empresa es la gestión de sus empleados o personal.
En la solapa ‘Comercial’ tenemos un grupo de opciones denominado ‘Comerciales’. En el mismo tenemos dos opciones ‘Gestión
avanzada de comerciales’ y ‘Fichero de comerciales’. Ambas nos servirán para poder dar de alta al personal comercial de la
empresa, es decir, los empleados que trabajan en calidad de comerciales en nuestro centro, promocionando nuestros cursos y
captando nuevos clientes, tanto reales como potenciales.
Sección ‘Comerciales’ de la solapa ‘Comercial’

El alta de comerciales la podremos realizar tanto desde el ‘Fichero de comerciales’, como desde la ‘Gestión avanzada de
comerciales’. En estas ventanas podremos tener registrados todos sus datos (dirección, teléfono, tipo de personal, etc.). Tener de alta
en la aplicación el personal comercial del centro servirá, por ejemplo, para saber qué comercial de nuestro centro ha realizado un
evento o una llamada, quién se encarga del seguimiento una solicitud de información, etc…

7.2.1. Fichero de comerciales

Para crear un nuevo comercial lo podemos hacer desde la opción de la solapa ‘Comercial > Fichero de comerciales’. Nos
aparecerá una ventana con la lista de comerciales definidos (ninguno si no lo hemos definido con anterioridad), pulsaremos el botón
de altas (símbolo [+]) y nos aparecerá la ventana de edición de comercial.

Ventana de ‘Fichero de comerciales’

Como se puede observar en la siguiente captura, la ventana de edición de comercial es idéntica a la de profesores que se detalla
en el apartado 5.3 de este mismo manual. Cuenta con 4 pestañas. La pestaña ‘Personales’ que contiene información de carácter
personal, como nombre y apellidos del comercial (únicos datos obligatorios a cubrir), domicilio, teléfonos, e-mail, usuario de aGora
asociado,... En la pestaña ‘Económicos’, podemos introducir datos de carácter económico, como el banco del empleado, el número de
cuenta bancaria,… En la tercera pestaña ‘Laborales’, introduciremos datos, como el cargo, el tipo de contrato o una baja temporal.
Finalmente en la última pestaña, ‘Observaciones’, podremos introducir los comentarios que deseemos sobre el comercial en cuestión.
La única diferencia realmente notable entre esta ventana y la del profesor es que, dado que estamos creando un personal comercial
y no un personal docente, será la casilla “Comercial” la que deberá estar marcada, no la de “Profesor”.

Manual de aGora COMERCIAL177


Ventana de edición de comercial en la pestaña ‘Comerciales’

7.2.2. Gestión avanzada de comerciales

La ‘Gestión avanzada de comerciales’ nos permite contar con una visión global de todos los aspectos relacionados con el
personal comercial del centro.
Ventana de ‘Gestión avanzada de comerciales’

La ventana de ‘Gestión avanzada de comerciales’ permite consultar y manipular los datos íntegros de un comercial determinado,
dar de alta nuevo comercial y desplazarse entre las fichas de los distintos comerciales del centro.

Como ya hemos mencionado en el anterior apartado, caben otras posibilidades para dar de alta un nuevo comercial, una de las
más interesantes es desde la solapa ‘Comercial’ en la opción ‘Comercial > Gestión avanzada de comerciales’. Esta vez nos aparecerán
los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde ‘Fichero de comerciales’), contando además con una visión global de todos
los aspectos relacionados con el mismo.

Desde una sola ventana es posible consultar todos los datos relacionados con un comercial, así como realizar las
operaciones pertinentes según el icono seleccionado de los ‘Elementos vinculados’ (cuadro situado en la zona izquierda).

En la ventana de ‘Gestión avanzada de comerciales’ podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas:

 Datos generales: [disponible para todas las ediciones] Muestra los datos generales del comercial seleccionado,
separados en datos personales, de carácter económico y laborales. Permite modificar.
 Solicitudes: [disponible para todas las ediciones] Refleja las solicitudes de información de las que el comercial
seleccionado es encargado. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

Manual de aGora COMERCIAL179


 Acciones: [disponible a partir de la edición Basic] En esta pantalla veremos las acciones comerciales (llamadas, envío de
e-mails, elaboración de presupuestos,…) que ha realizado el comercial seleccionado. Permite añadir, modificar,
eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 E-mails enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los e-mails que han sido enviados por
el comercial seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir y reenviar uno de los correos escogidos,
bien a su destinatario original o a uno distinto.

 E-mails recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los e-mails que se han sido enviados
al comercial seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir y reenviar uno de los correos escogidos,
bien a su destinatario original o a uno distinto.

 SMS enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los SMS que han sido remitidos por el
comercial seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 SMS recibidos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra un listado con los SMS que han sido remitidos al
comercial seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los eventos de agenda, es decir contactos, llamadas,
reuniones, visitas programadas, visitas realizadas,… de los cuales el comercial va a ser el participe principal. Permite
añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Eventos con aviso: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los eventos de agenda, es decir, reuniones, visitas
programadas, visitas realizadas,… que tienen marcado que han de avisar con antelación al partícipe del evento y van
dirigidos al comercial, quien va a ser el participe principal del evento. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar,
consultar, listar e imprimir.
 Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las tareas vinculadas al comercial. Permite añadir, modificar,
eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Presupuestos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los presupuestos vinculados al comercial. Permite añadir,
modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir el listado de presupuestos vinculados y además, emitir el impreso
oficial del presupuesto para entregar al cliente con todos los detalles del mismo .
 Clientes: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los clientes vinculados al comercial. Permite añadir, modificar,
eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir y localizar un cliente ya existente en nuestra base de datos para vincularlo
con este comercial.
 Adeudos de clientes: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los adeudos que se han emitido a todos los clientes
con los que se ha vinculado al comercial. Permite crear nuevos adeudos, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar,
imprimir, cobrar adeudos, emitir el impreso de adeudo para entregar al cliente, o emitir una factura a partir de uno de
los adeudos escogidos (o, si la factura ya existiese, imprimir el documento de la misma para entregar al cliente).
 Vencimientos de clientes: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los vencimientos en los que se van a abonar
los adeudos emitidos a todos los clientes con los que se ha vinculado al comercial. Permite filtrar, consultar, listar,
imprimir, cobrar el vencimiento, emitir el impreso de adeudo al que pertenezca el vencimiento escogido para entregar
al cliente, o emitir una factura a partir de uno de los adeudos al que pertenezca el vencimiento escogido (o, si la factura
ya existiese, imprimir el documento de la misma para entregar al cliente).
 Adeudos de matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los adeudos que se han emitido de todas las
matrículas a las que está vinculado el comercial (de las que el personal ha sido partícipe o responsable). Permite crear
nuevos adeudos, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir, cobrar adeudos, emitir el impreso de adeudo
para entregar al cliente, o emitir una factura a partir de uno de los adeudos escogidos (o, si la factura ya existiese,
imprimir el documento de la misma para entregar al cliente).
 Vencimientos de matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los vencimientos en los que se van a
abonar los adeudos emitidos a todas las matrículas con los que se ha vinculado al comercial (de las que el personal ha
sido partícipe o responsable). Permite filtrar, consultar, listar, imprimir, cobrar el vencimiento, emitir el impreso de
adeudo al que pertenezca el vencimiento escogido para entregar al cliente, o emitir una factura a partir de uno de los
adeudos al que pertenezca el vencimiento escogido (o, si la factura ya existiese, imprimir el documento de la misma
para entregar al cliente).
 Adeudos de ventas/préstamos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los adeudos que se han emitido por
todas las ventas o préstamos de productos o servicios con los que se ha vinculado al comercial (de las que el personal
ha sido partícipe o responsable). Permite crear nuevos adeudos, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir,
cobrar adeudos, emitir el impreso de adeudo para entregar al cliente, o emitir una factura a partir de uno de los adeudos
escogidos (o, si la factura ya existiese, imprimir el documento de la misma para entregar al cliente).
 Vencimientos de ventas/préstamos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los vencimientos en los que se van
a abonar los adeudos emitidos por todas las ventas o préstamos de productos o servicios con los que se ha vinculado al
comercial (de las que el personal ha sido partícipe o responsable). Permite filtrar, consultar, listar, imprimir, cobrar el
vencimiento, emitir el impreso de adeudo al que pertenezca el vencimiento escogido para entregar al cliente, o emitir
una factura a partir de uno de los adeudos al que pertenezca el vencimiento escogido (o, si la factura ya existiese,
imprimir el documento de la misma para entregar al cliente).
 Cobros de clientes: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los cobros que se han realizado sobre adeudos de
los clientes con los que se ha vinculado al comercial. Permite anular el cobro seleccionado, filtrar, consultar, listar e
imprimir.
 Cobros de matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los cobros que se han realizado sobre adeudos
de las matrículas a las que está vinculado el comercial. Permite anular el cobro seleccionado, filtrar, consultar, listar e
imprimir.
 Cobros de ventas: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los cobros que se han realizado sobre adeudos de las
ventas de productos o servicios a las que está vinculado el comercial. Permite anular el cobro seleccionado, filtrar,
consultar, listar e imprimir.
 Facturas de clientes: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las facturas que se han emitido a todos los clientes
a los que se haya vinculado el comercial. Permite crear una nueva factura, editar, eliminar, filtrar, consultar, cobrar,
listar, imprimir el listado de facturas del comercial, emitir un documento impreso de la factura para entregar al cliente,
cobrar el importe que quede pendiente en la factura seleccionada o anular una factura seleccionada, emitiendo una
factura rectificativa en compensación.
 Facturas de matrículas: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra las facturas que se han emitido y en las que
existe algún adeudo de alguna de las matrículas a las que está vinculado el comercial. Permite crear una nueva factura,
editar, eliminar, filtrar, consultar, cobrar, listar, imprimir el listado de facturas del comercial, emitir un documento
impreso de la factura para entregar al cliente, cobrar el importe que quede pendiente en la factura seleccionada o
anular una factura seleccionada, emitiendo una factura rectificativa en compensación.
 Facturas de ventas: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las facturas que se han emitido y en las que existe
algún adeudo de alguna de las ventas de productos o servicios a las que está vinculado el comercial. Permite crear una
nueva factura, editar, eliminar, filtrar, consultar, cobrar, listar, imprimir el listado de facturas del comercial, emitir un
documento impreso de la factura para entregar al cliente, cobrar el importe que quede pendiente en la factura
seleccionada o anular una factura seleccionada, emitiendo una factura rectificativa en compensación.
 Gastos de personal: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los gastos de personal vinculados al comercial
seleccionado (normalmente, indicativos de nóminas a abonar al comercial por sus servicios). Permite añadir, modificar,
eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Pagos a personal: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra los pagos que se le han realizado al comercial
seleccionado. Permite consultar, filtrar, listar e imprimir.

 Grupos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los grupos vinculados al comercial. Permite modificar, filtrar,
consultar, listar e imprimir.
 Matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las matrículas vinculadas al comercial. Permite añadir,
modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir emitir el siguiente adeudo previsto de la matrícula seleccionada, y
localizar una matrícula existente en el programa para vincularla al comercial.
 Ventas: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las ventas de productos o servicios de las que el comercial
seleccionado ha sido responsable o partícipe. Permite dar de alta una venta, editarla, eliminarla, filtrar, consultar, listar
e imprimir.

Manual de aGora COMERCIAL181


 Préstamos de productos: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los préstamos de material que se le han hecho
al comercial seleccionado. Permite dar de alta un préstamo, eliminarlo, filtrar, consultar, listar, imprimir, imprimir el
documento del préstamo y marcar una devolución.

 Documentación (Gestión documental): [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los documentos vinculados al
comercial seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e
imprimir.

7.3. El gestor de solicitudes

Las solicitudes de información son una de las partes principales sobre las que gira el área comercial (CRM) de aGora.
Mediante el ‘Gestor de solicitudes’ se recogen las necesidades de nuestros clientes o alumnos o el interés mostrado por los
mismos en nuestra oferta académica e incluso en un servicio que todavía no estemos ofertando, agilizando y centralizando de
este modo gran parte del proceso comercial de la empresa.

Ventana del ‘Gestor de solicitudes’

El ‘Gestor de solicitudes’, junto con la ‘Agenda’, vienen a ser el panel de mandos desde el cual gestionar de forma centralizada
la corriente de acciones comerciales que se generan con clientes o alumnos, pudiendo gestionar desde el momento en el que estos
muestran interés por nuestra oferta académica hasta que se les matricula en alguno de los grupos de aGora o por otro lado se descarta
la solicitud de información.

Las solicitudes de información se obtienen de forma automática al sincronizar con la plataforma de Emagister (descargando las
que realizan internautas interesándose en alguno de los cursos allí publicados por el centro docente), pero también existe la posibilidad
de importar solicitudes provenientes de cualquier otro proveedor distinto de Emagister, o incluso añadir de forma manual una solicitud
que nos haya podido realizar un cliente o alumno potencial de forma directa, llamando o visitando el centro. Por último, si se dispone
de la extensión aGora.Connect, es posible usar la API provista por la extensión para que las solicitudes de ciertas fuentes (nuestro
propio portal web, o ciertas páginas de publicitación de cursos) se sincronicen automáticamente con aGora.

Existen hasta cinco estados principales en los que se pueden encontrarlas solicitudes de información:
‘Nueva’: es el estado de una solicitud que aún no ha sido ni siquiera “leída”. Abrir una solicitud con doble clic sobre la misma o
el botón ‘Editar solicitud’, cambiará su estado a pendiente, ya que la aplicación considerará que el usuario la ha “leído”. Las solicitudes
entran como nuevas en la aplicación, ya sea vía importación, vía sincronización con los servidores de Emagister o manualmente.

‘Pendiente’: una solicitud se encontrará en este estado cuando aún no se ha realizado ninguna acción comercial de las que
hacen que la persona solicitante de la información se considere como contactada o informada. Pero, sin embargo, la solicitud ya se
considera que ha sido “leída”.

‘Contactada’: este estado es el que muestran aquellas solicitudes sobre las que se ha realizado alguna acción comercial mediante
la cual se considera que la persona remitente ha sido informada o contactada. Por lo tanto, acciones como por ejemplo, una llamada
telefónica, un envío de e-mail, un envío de SMS o una reunión hacen que una solicitud se considere que ha sido contactada.

‘Matriculada’: Todas aquellas solicitudes que acaban transformándose en una matrícula, es decir una venta, se encontrarán en
este estado.

‘Descartada’: Aquella solicitud que no acaba matriculada o si el centro así lo considera oportuno por cualquier otro motivo (el
caso más común es que el alumno finalmente no está interesado en contratar el curso, o ha cambiado de idea), será descartada.

La ventana del ‘Gestor de solicitudes’ se puede dividir principalmente en cuatro zonas o partes:

LISTA DE SOLICITUDES

En la parte superior derecha del ‘Gestor de solicitudes’ aparece una lista con una serie de solicitudes de información. Las
solicitudes que se mostrarán serán distintas, dependiendo de la carpeta de búsqueda que se seleccione en el ‘Panel de carpetas de
búsqueda’.

Apartado ‘Lista de solicitudes’ del ‘Gestor de solicitudes’ mostrando las solicitudes pendientes

En esta lista podemos trabajar con las solicitudes de forma cómoda, seleccionando una o varias de ellas y cambiándolas de
estado, ya sea mediante las acciones que aparecen en la barra de botones de la ventana, como mediante el uso del menú contextual
que aparece pulsando con el botón secundario del ratón sobre las mismas.

Mediante el uso de este menú contextual podemos seleccionar una o varias solicitudes y realizar operaciones sobre las mismas.
Podremos cambiar su estado actual al que nos interese, vincular las mismas a un cliente o alumno, asignarlas a un empleado comercial
del centro (para que éste realice el seguimiento de las mismas), asignarles una marca o color, enviar un e-mail, mandarles un SMS,...

Además, al igual que ocurre en las ventanas de lista en las que aparecen entidades a las que se les pueden remitir correos
electrónicos o SMS (clientes, alumnos, proveedores,…), se puede realizar este tipo de envíos a las solicitudes seleccionadas mediante
el uso de las opciones ‘Enviar mensaje (e-mail)’ y ‘Enviar mensaje (SMS)’ del mencionado menú contextual.

Manual de aGora COMERCIAL183


Menú contextual de la ‘Lista de solicitudes’

VISTA PREVIA DE LA SOLICITUD

En la parte inferior derecha del ‘Gestor de solicitudes’ aparece una vista previa de la solicitud que se tenga seleccionada en la
‘Lista de solicitudes’. Así podrá visualizar sin abrir la solicitud algunos de sus datos más relevantes, como el remitente, teléfono,
comentarios,…

Apartado ‘Vista previa’ del ‘Gestor de solicitudes’

PANEL DE CARPETAS DE BÚSQUEDA

Las carpetas de búsqueda sirven para agrupar mediante un conjunto de criterios las solicitudes de información. Existen una serie
de carpetas de búsqueda predefinidas en aGora que no pueden eliminarse bajo ningún concepto y que son las que agrupan todas las
solicitudes Pendientes (aparecerán tanto las solicitudes con estado de nuevas como las pendientes), las Contactadas, las Matriculadas
y las Descartadas.

Carpetas de búsqueda predefinidas


A parte de estas carpetas predefinidas se pueden crear carpetas de búsqueda personalizadas, teniendo en cuenta diversos
criterios. Estas carpetas personalizadas se pueden crear, modificar y borrar según sean las necesidades. Cada una de estas carpetas
puede ser compartida o privada para el usuario de la aplicación que la creó según sea conveniente. Para crear una carpeta de
búsqueda, basta con hacer clic sobre la zona de las carpetas de búsqueda con el botón secundario del ratón. Al hacerlo se nos mostrará
un menú contextual con una serie de opciones, entre ellas la de ‘Crear carpeta de búsqueda’. Desde este menú también podremos
eliminar una carpeta de búsqueda (siempre y cuando no sea de las predefinidas), editar sus características, agregarla a la lista de
carpetas favoritas o quitarla de la lista de carpetas favoritas.

Menú contextual para la ‘Gestión de carpetas de búsqueda’

La lista de carpetas favoritas, es tan solo una organización personal de carpetas con el fin de facilitar el acceso a aquellas que
sean de uso frecuente. Las carpetas predefinidas siempre formarán parte de este grupo además de figurar en el listado de todas las
carpetas.

Una vez en la ventana de creación de la carpeta de búsqueda, se hará la selección de criterios que se desea que cumplan todas
aquellas solicitudes que aparecerán listadas al seleccionarla.

Carpeta de búsqueda personalizada para ver las solicitudes recibidas desde Madrid durante los últimos 30 días

Manual de aGora COMERCIAL185


NOTA: La operación de eliminar una carpeta de búsqueda no afecta a las solicitudes que se muestran al seleccionarla, es
decir, no se eliminan estas últimas, ya que las carpetas hay que entenderlas sólo como una forma de filtrar solicitudes de
información por una serie de criterios y no como contenedores de las mismas.

BARRA DE BOTONES

La barra de botones del ‘Gestor de solicitudes’ es semejante a la que aparece en las ventanas de lista. Nos muestra un conjunto
de iconos o botones que, al ser presionados, activan ciertas funciones que la aplicación realizará sobre las solicitudes de información.
Existen los botones de editar, actualizar datos, añadir filtros, quitar filtros, listar datos, opciones para ordenar y buscar los datos que
realizan las mismas funciones que en el resto de ventanas de lista. Sin embargo existen una serie de botones que son específicos y
exclusivos del ‘Gestor de solicitudes’. Estos son los siguientes: ‘Contactar’, ‘Matricular’, ‘Descartar’, ‘Importar/Exportar’, ‘Emagister+’
y ‘Sincronizar’.

Opciones específicas de la barra de botones del ‘Gestor de solicitudes’

Con la opción de ‘Contactar’ se cambiará el estado de todas las solicitudes seleccionadas al de contactadas, pero sin especificar
qué acción comercial se ha realizado para considerarlas de este modo.

Botón ‘Contactar’ del ‘Gestor de solicitudes’

Con la opción de ‘Matricular’ se cambiará el estado de todas las solicitudes seleccionadas al de matriculadas.

Botón ‘Matricular’ del ‘Gestor de solicitudes’


Al marcar esta opción, se presentarán al usuario varias alternativas:

- Crear una nueva matrícula en aGora a partir de los datos de la solicitud seleccionada. Si la solicitud ya está vinculada a un
cliente, alumno y grupo, se mostrará la ventana de ‘Nueva matrícula’ con todos los datos mencionados ya marcados.
- Vincular la solicitud de información a una matrícula ya existente en la aplicación, creada de antemano. Si la solicitud ya tiene
vinculado un cliente, alumno o grupo, solo se nos mostrarán matrículas que cumplan las mismas condiciones (es decir, que
estén vinculadas al mismo cliente, alumno o grupo).
- Finalmente esta la opción de sólo cambiar el estado a matriculada sin dar de alta ni vincular a ninguna de las matrículas
existentes en la aplicación.

En cualquiera de las alternativas arriba mencionadas, la solicitud o solicitudes de información seleccionadas pasarán a tener el
estado de matriculadas.

Mensaje con las alternativas para marcar como matriculada una solicitud

La opción de ‘Descartar’ cambiará el estado de todas las solicitudes seleccionadas al de descartadas.

Botón ‘Descartar’ del ‘Gestor de solicitudes’

Manual de aGora COMERCIAL187


La opción ‘Importar/Exportar’ permite al usuario importar, con un sencillo proceso, solicitudes de información desde una
plantilla de Microsoft® Excel genérica o desde plantillas de otros portales de publicación de cursos.

Opción ‘Importar/Exportar’ del Gestor de solicitudes de aGora

La opción de ‘Importar desde platilla genérica’, muestra un sencillo asistente de tres pasos que crea el documento de Microsoft®
Excel en el que se introducirán los datos de las solicitudes que se deseen importar. Posteriormente sólo se tendrán que rellenar los
datos abriendo la plantilla y rellenarla con los datos adecuados. Finalmente se indica la ruta donde se encuentra la misma y una vez
finalizado el proceso la aplicación habrá incorporado los datos de la plantilla a aGora como nuevas solicitudes.

Ventana para la importación de solicitudes desde una plantilla de Excel

Las opciones de “Importar plantilla de XXX”, donde XXX es el nombre de uno de los otros portales compatibles con la aplicación
aGora nos permiten importar directamente plantillas creadas por los portales mencionados. Todos los portales indicados tienen en
común que permiten crear, desde el propio portal, ficheros de Excel a los que exportar las solicitudes. Esos mismos ficheros son
compatibles con nuestro programa, y permite importarlos simplemente escogiendo la opción “Importar plantilla de…” del portal
correspondiente y escogiendo el Excel creado por el portal. Entonces el programa creará las solicitudes contenidas en la plantilla en
nuestra aplicación, y tendremos de este modo toda la información de todos nuestros portales centralizada.

La opción ‘Exportar a Excel’ permite exportar las solicitudes de información incorporadas a aGora a un fichero con formato XLS
para que puedan ser tratadas desde fuera de la aplicación.
La opción de ‘Sincronizar con Emagister’ conecta con la plataforma de Emagister, realizando el envío y recepción de solicitudes
entre la aplicación y el menú de centro de Emagister. Se descargarán a aGora las nuevas solicitudes que se reciban desde Emagister
y/o sus partners, así como las modificaciones que se hayan realizado sobre cualquiera de las mismas desde el menú de centro.

Durante este proceso también se enviarán y recibirán los e-mails entre el centro y el solicitante de información (sólo para las
solicitudes de Emagister o partners autorizados). Además, se descargarán al programa los nuevos cursos que se publiquen desde el
menú de centro de Emagister para que, de esa manera, el usuario los pueda vincular con grupos de aGora.

Finalmente, aGora, mediante la opción ‘Emagister+’ permite la conexión con el sistema de recomendación de cursos basado en
la red de centros clientes de Emagister. Los alumnos incluidos en los listados de Emagister+ esperan recomendaciones de cursos
similares para elegir el más adecuado a sus necesidades. Emagister presenta a los centros que usan Emagister+ aquellos usuarios que
se han interesado por cursos similares y que previamente han solicitado y autorizado su presencia en este sistema de Emagister+, de
modo que el centro pueda mandar preventivamente información sobre sus cursos para intentar captar a estos alumnos a la espera de
encontrar un centro que se adapte a sus necesidades.

Con este sistema, Emagister quiere mejorar los servicios que ofrece a los alumnos, asegurando que son atendidos y sobretodo
aumentando la calidad de las recomendaciones que reciben. Los usuarios disponibles en Emagister+ han sido generalmente
contactados por muy pocos centros. En muchos casos incluso por ninguno.

Las solicitudes generadas a través de Emagister+ son tratadas conjuntamente con el resto de solicitudes, según el contrato
vigente.

El servicio de Emagister+ está activado, de modo que cualquier centro cliente de Emagister ya puede agregar interesados a su
listado de solicitudes.

Manual de aGora COMERCIAL189


Ventana de Emagister+ lanzada desde aGora

7.3.1. Las solicitudes de información

Desde el ‘Gestor de solicitudes’ podremos entrar a ver en detalle y modificar los datos de cualquiera de las solicitudes. Tan sólo
tendremos que hacer doble clic en la que nos interese ver o seleccionarla y pulsar sobre el botón ‘Editar solicitud’ de la barra de
botones del gestor. Se nos mostrará la ventana de edición con los datos de la solicitud seleccionada.

La ventana que se nos muestra tiene en la zona superior izquierda los datos principales de la misma, el nombre y apellidos del
solicitante, la fecha de solicitud y el estado de la misma.

Zona de datos principales de la solicitud de información

Bajo los datos principales aparecen tres pestañas que nos amplían la información de la solicitud. En la primera de ellas, ‘Datos
generales’, se muestran el resto de datos personales del solicitante (dirección, población, país,…), el curso en el cual solicita
información y su grupo de aGora vinculado (si deseamos añadirlo). También podemos vincular la solicitud a una asignatura en general,
si no deseamos vincularla a ningún grupo o curso concreto, o incluso podemos crear un ‘area de interés’ para indicar que se han
interesado en algo que todavía no ofertamos en nuestro centro. En la segunda pestaña, ‘Otros datos’ se muestran datos laborales y
de la empresa del solicitante, así como todos los datos de la solicitud en forma de lista, incluidos una serie de datos especiales que se
contratan a Emagister y que adaptan a medida de sus usuarios los datos que se desean recibir de la solicitud, por ejemplo, se podría
recibir la fecha de nacimiento del solicitante, el NIF, la situación laboral, la mejor franja horaria para poder contactarle, etc… En la
tercera y última solapa, ‘Seguimiento y vínculos’, aparecen datos de seguimiento comercial, como el comercial encargado de
gestionarla, el grado de interés mostrado por el solicitante y comentarios adicionales, además de vínculos con otras entidades de
aGora, como el cliente y el alumno relacionados con la solicitud.

En la parte derecha de la ventana nos aparece un listado con todas las acciones comerciales que se han ido realizando sobre la
solicitud seleccionada. Se podrán añadir, eliminar o modificar acciones de forma manual, pero también se crearán de forma automática
(cuando realizamos el envío de un e-mail a un solicitante, marcamos como matriculada una solicitud, indicamos que se ha realizado
una llamada al solicitante,…). Las acciones, ya se creen de modo automático o de forma manual pueden modificar el estado de una
solicitud, de tal modo, que si por ejemplo realizamos una acción que implique un contacto (un envío de SMS, un envío de email…) a
una con estado ‘Pendiente’ pasaría a estar ‘Contactada’, si realizamos una matrícula vinculada a una solicitud ‘Contactada’ pasaría a
‘Matriculada’,...

Ventana de edición (en modalidad de altas) de una solicitud

7.3.2. Las acciones comerciales

Sobre las solicitudes de información (ya sea mediante sincronización con la plataforma Emagister o introduciéndolas de forma
manual), los alumnos y los clientes introducidos en aGora se pueden realizar una serie de acciones comerciales que se irán registrando
y, como ya hemos mencionado, en el caso de las solicitudes de información pueden cambiar su estado.

Algunas acciones comerciales sobre las solicitudes de información se crearán de modo automático al realizar un tipo de
operaciones, por ejemplo si se realiza el envío de un e-mail a la misma, si la marcamos como contactada, si la vinculamos a un cliente
o alumno concreto, etc… Además de la creación automática de acciones también las podremos generar de modo manual desde la
propia ventana de edición de una solicitud añadiendo en la parte derecha (en la zona de ‘Acciones sobre solicitud’) más acciones
mediante el botón ‘Nuevo registro’.

Se nos mostrará una ventana en la que podremos crear una nueva acción. Podremos indicar el tipo de acción sobre la solicitud
de entre las siguientes: asignada a usuario, comentario, contactada, correo ordinario, correo reenviado, descartada, e-mail enviado,
e-mail recibido, envío de SMS, llamada (ausente), llamada (número incorrecto), Llamada (OK), matriculada, modificación de datos,
pendiente, presupuesto y visita/reunión. Algunos de los mencionados tipos de acción sólo se pueden crear de forma manual, como

Manual de aGora COMERCIAL191


por ejemplo visita/reunión o correo ordinario, o cualquiera de los tipos de acción de Llamada, dado que el ordenador no tiene forma
de conocer cuándo el usuario lleva a cabo estas acciones si no se lo especifica.

Además del tipo de acción, se puede indicar una fecha de creación, unas observaciones y los minutos empleados en realizar
dicha operación.

En la parte inferior de la ventana de edición de acciones aparecerán vínculos con otros elementos de aGora (cliente, alumno o
solicitud).

Ventana de edición de una acción creada desde la ventana de una solicitud de información

Una vez se dan de alta acciones, sólo se podrán modificar las observaciones de las mismas, por lo que si hemos cometido algún
error al darlas de alta, debería eliminarse y volverse a generar.

Estas acciones acabarán creando una línea temporal de todos nuestros pasos en el contacto comercial con este solicitante, de
modo que de un solo vistazo podamos determinar en qué punto de la captación nos encontramos y podamos determinar cuál sería el
mejor paso a tomar, si necesita más información, si hemos de insistirle, o esperar a que el solicitante decida contactarnos, etc.

Las acciones sobre solicitudes también las podremos visualizar desde la opción ‘Acciones’ de la solapa ‘Comercial’.

Menú desplegado del botón ‘Acciones’ de la solapa ‘Comercial’


Desde esta ventana se podrán consultar de modo conjunto y en una ventana de lista las acciones según una serie de criterios
(las vinculadas a solicitudes, a clientes, a alumnos,…) y realizar filtros según se considere oportuno. Desde esas ventanas de lista
podremos crear nuevas acciones, al igual que podremos crearlas para alumnos y clientes desde las ventanas de gestión avanzada
adecuadas.

7.4. Gestión de agendas

Una de las partes más importantes de la gestión comercial de aGora es la de ‘Agendas’. Con esta parte de la aplicación, los
empleados del centro podrán gestionar su agenda personal y organizarse de forma adecuada y eficaz todo su trabajo. Mediante las
agendas se podrán gestionar, en un ágil entorno visual (estilo calendario), los eventos de todo tipo (pudiendo estar vinculados con los
clientes y/o alumnos del centro y con la oferta académica), así como programarse avisos. En definitiva, mediante el ‘Gestor de agendas’
se vinculan los eventos y los empleados del centro con el corazón de la aplicación, de modo que se ganará en eficacia y organización
del trabajo en la empresa, pudiendo entre otras cosas realizar una correcta labor comercial y mejorar la relación con los clientes y/o
alumnos y el servicio que se les ofrece.

En aGora los eventos de agenda se consideran todas aquellas, reuniones, avisos, tareas o gestiones que los empleados del
centro han realizado o deben realizar en su labor diaria. Estos eventos podemos gestionarlos desde las diversas opciones del
apartado ‘Agendas’, desde la solapa ‘Comercial’. También se puede hacer desde las ‘Gestiones avanzadas’ de clientes, alumnos,
grupos, personal y comerciales, seleccionando el ‘Elemento vinculado’ ‘Eventos de agenda’ o ‘Eventos de agenda con aviso’.

El botón de ‘Agendas’ tiene múltiples opciones que permiten trabajar de forma cómoda y mostrando sólo los datos que
realmente nos interesen mediante filtros de todo tipo. Podemos ver la agenda de una persona concreta, de todo el departamento
comercial, lanzar la agenda de todos los eventos entre unas fechas concretas y que además tengan aviso marcado,…

Desde cualquiera de los listados de eventos, tendremos la posibilidad de lanzar una vista de agenda (una ventana calendario
donde se distribuyen los eventos de agenda en sus días y horas correspondientes) que nos muestre sólo aquellos que aparecen en ese
momento en el mencionado listado, teniendo en cuenta todos los filtros previos que hayamos podido realizar.

Opciones del botón ‘Agendas’ con ‘Agenda propia’ desplegado

Es importante remarcar que la agenda se puede lanzar desde la ventana de gestión avanzada de clientes, alumnos, grupos
o personal (desde el botón con forma de calendario).En este caso, la agenda que la aplicación nos mostrará será la de todos los
eventos vinculados con el cliente, alumno, grupo o empleado respectivamente.

Manual de aGora COMERCIAL193


IMPORTANTE: La agenda tiene en cuenta la asociación obligatoria de un usuario de aGora con un empleado o personal, de
modo que la agenda propia mostrará los eventos del empleado asociado al usuario que se autentificó en la actual sesión del
programa.

7.4.1. El interfaz de agenda

La agenda es un intuitivo interfaz que nos permite trabajar, con lo que hemos denominado eventos, de una forma ágil y cómoda.
A continuación pasaremos a detallar tanto el interfaz de la agenda como las características de los eventos.

La ventana del ‘Gestor de agendas’, similar a un calendario, tiene varias zonas claramente identificables, cada una de las cuales
tiene unas características determinadas y nos ofrece una serie de funciones y herramientas que pasamos a enumerar y detallar a
continuación.

- Cinta de título: En la parte izquierda aparecerá el título de la agenda que hemos abierto y en la derecha las fechas de inicio y fin de
entre todas las seleccionadas.

- Cinta de opciones: En esta cinta se muestran todas las opciones de visualización que indicarán al ‘Gestor de agendas’ como
presentarnos la información en la zona de la ventana denominada Cuerpo de la agenda o Calendario. Podremos ver la información en
un calendario semanal, laboral (dejando fuera el día o días que definamos en las opciones como no laborales), mensual o diario.
Podremos, mediante los diferentes botones de opciones incluidos, configurar qué se nos muestra y cómo se nos muestra en la agenda,
con opciones como decidir cuál consideramos el horario de jornada laboral, la escala de tiempo en la que nos dividirá cada franja,
imprimir la agenda, etc… En esta cinta también están la ‘Gestión de avisos’, que nos mostrará los eventos con marca de aviso activada
y que ya llevamos con retraso.

Cinta de opciones del ‘Gestor de agendas’

- Barra de calendario: Mediante esta útil barra podremos desplazarnos de forma rápida de unos días a otros con simples ‘clics’ de
ratón, permitiendo seleccionar los días concretos que queremos visualizar en el cuerpo de la agenda o calendario. De este modo con
el uso del ratón y la tecla <Ctrl> podremos seleccionar días salteados (por ejemplo los días 15, 18, 20 y 21 de septiembre) o con la
ayuda de la tecla <Mayúsc> seleccionar un rango de días (del 13 al 22 de octubre por ejemplo).
Barra de calendario con días salteados seleccionados

- Cuerpo de la agenda o calendario: En esta zona, la más amplia de la ventana, se nos presentará la información de los eventos que
hemos marcado que queremos que se muestren en la agenda de una forma visual, dependiendo en todo momento de las opciones
seleccionadas tanto en la cinta de título, como en la barra de calendario (vista de calendario mensual, semanal, diario o laboral, escala
de tiempo, zona horaria,…)

Zonas del ‘Gestor de agendas’

7.4.2. Los eventos de agenda

Desde la agenda podremos crear los denominados eventos para indicar, por ejemplo, una reunión concertada o un aviso para
realizar una llamada o un envío de material docente a un alumno.

Bastará con hacer doble clic sobre el lugar de la agenda en el que queramos introducir un nuevo evento, o bien seleccionar
varias casillas de franja horaria (pinchando y arrastrando) y con el botón derecho escoger la opción ‘Nuevo evento’ del menú
contextual.

En la ventana de edición de un nuevo evento de agenda indicaremos el asunto o descripción principal del evento, la persona
(empleado) que ha dado de alta el evento, la persona (empleado) a la que va dirigida el evento, la fecha de inicio, la fecha de fin y las
horas de inicio y fin (en el caso de que no sea un evento de todo el día). Además, podemos completar los datos de un evento con más
información, que aunque no es obligatoria, si es extremadamente útil, como el cliente y persona del cliente vinculado a ese evento, el
alumno y/o el grupo asociados al evento, la marca de si queremos que se nos avise sobre el evento (por si llevamos retraso en su
realización o como recuerdo de una reunión u otra tarea a realizar), si deseamos que se muestre de modo visual en el calendario (por
ejemplo una llamada que se realizó el mes pasado para felicitar a un cliente por su cumpleaños es probable que no queramos que se
muestre en la agenda), si el evento es para toda la empresa (de modo que saldrá en todas las agendas, no sólo en la de la persona a

Manual de aGora COMERCIAL195


la que va dirigido el aviso) y por último un campo “Comentarios/Observaciones” para indicar cualquier cosa que se considere oportuno
sobre el evento.

Una vez creado, los eventos se pueden modificar haciendo doble clic sobre los mismos y cambiando sus datos en la ventana de
edición o desde la ventana de agenda. También en el modo agenda, podemos trasladarlos de hora y día, e incluso entre agendas con
pinchar y arrastrar a una nueva posición. Además, con el menú contextual que surge al pinchar con el botón derecho sobre un evento
determinado, podremos realizar acciones tan interesantes, como abrir el cliente vinculado, abrir el grupo vinculado o copiar el evento,
entre otras cosas.

Ventana de edición de un evento de agenda

Los eventos también se podrán añadir desde las diversas ventanas de lista de eventos que nos ofrece el botón de ‘Agendas’
de la solapa ‘Comercial’ y desde las ‘Gestiones avanzadas’ de alumnos, clientes, grupos y personal, seleccionando el ‘Elemento
vinculado’ ‘Eventos de agenda’ o ‘Eventos de agenda con aviso’. En ambos casos se pinchará sobre el botón de altas [+] para
añadir un nuevo evento.

7.4.3. Eventos con aviso

Los eventos, como ya hemos visto, nos indican cualquier tipo de reunión, visita, aviso,… reseñable que queramos tener en cuenta
o de la que deseemos tener un histórico. Así pues, podremos considerar un evento, desde una importante reunión con un cliente
potencial al envío de una carta con la factura del mes, pasando por un recordatorio para realizar una llamada telefónica o el envío de
un ‘mailing’ comercial.

Los eventos pasados se pueden quedar registrados (a no ser que los eliminemos), con lo que si tenemos éstos vinculados a un
cliente, un alumno o un grupo, podemos tener un histórico de nuestras relaciones con un cliente o un alumno.

Si estos eventos son futuros, es decir, están planificados para una fecha posterior a la actual, indicarán acciones que se deberían
realizar. En estos casos puede que nos interese marcar la casilla de ‘Aviso’, en el caso de que deseemos que la aplicación nos
comunique mediante una ventana emergente (desde dentro del ‘Gestor de agendas’) o mediante la barra de mensajes (en la ventana
principal de aGora) que tenemos eventos pendientes de realizar. En ese caso podremos indicar con cuántos minutos de antelación
queremos que aGora nos avise de que se va o tiene que producir ese evento.

En cuanto tengamos marcado algún evento con aviso, aGora nos recordará que tenemos que realizar ese evento con el tiempo
de antelación que le hayamos marcado mediante una ventana emergente (siempre y cuando estemos dentro de la agenda o con
aGora abierto y la agenda minimizada). Pero incluso con la agenda cerrada, la aplicación nos avisará mediante la barra de mensajes si
tenemos eventos con aviso pendientes de gestionar.

Cuando salga la ventana emergente de avisos, nos mostrará los eventos con aviso pendientes de resolución y los que ya deben
ser tenidos en cuenta para avisarnos según el tiempo de antelación que hayamos marcado.

Ventana emergente de avisos de agenda

Desde esta ventana podremos abrir los eventos objetos del aviso o desactivarlos si ya los hemos realizado o si ya no queremos
que nos salga un recordatorio sobre el mismo.

Manual de aGora COMERCIAL197


7.4.4. Eventos recurrentes

El programa también permite crear eventos de agenda recurrentes, que nos permitirán indicar eventos que se repiten de forma
periódica, como por ejemplo una reunión del departamento comercial que se fija cada semana para estudiar si se cumplen objetivos,
un recordatorio para llamar cada mes a los alumnos de un grupo concreto para encuestarles sobre la calidad del mismo,…

Podemos indicar diferentes patrones para esta recurrencia: si deseamos que se repita cada un número concreto de días, un día
concreto (o varios) de la semana (o cada X semanas), cada mes en un día concreto (que puede determinarse por número del día o por
situación (por ejemplo, el primer lunes de cada mes)) o incluso una vez cada año (funcionando de una manera equivalente a la de los
meses). Podremos incluso indicar qué día deseamos que empiece la recurrencia del evento (y día en el que se dará la primera
ocurrencia del mismo) así como cuando deseamos que termine (podemos indicar una fecha de fin, o bien un número determinado de
ocurrencias que deben darse antes de dejar de ocurrir).

Ventana para establecer la recurrencia de un evento de agenda

7.4.5. Agenda propia, de personas y completa

Las principales opciones que se muestran cuando desplegamos el menú del botón ‘Agendas’ son ‘Agenda propia’, ‘Agenda
completa’, ‘Agenda de persona/s…’ y ‘Agenda dpto. comercial’. A continuación pasamos a detallar cada una de ellas.

7.4.5.1. Agenda propia (del personal activo)

Como ya hemos visto anteriormente las cuentas de usuario de aGora se deben asociar a un empleado del centro (desde la
‘Gestión de usuarios’ de la solapa ‘Configuración’), con sus claves de acceso, permisos personalizados y demás características que se
verán en el capítulo 10.

La agenda propia tiene en cuenta esa asociación usuario-empleado para mostrar en pantalla la agenda personalizada de la
persona que en ese momento está autenticada en aGora. De este modo podrá trabajar con sus eventos, convirtiéndose esta ‘Agenda
propia’ en una herramienta, muy útil y potente para el apoyo de su trabajo diario.
7.4.5.2. Agenda de persona/s… (del personal seleccionado)

Con la opción ‘Agenda de persona/s…’ podremos ver la agenda de uno o varios empleados, siempre y cuando tengan usuario
de aGora asociado. Se podrá ejecutar de dos modos diferentes, modo comparativo y modo agregado.

Al seleccionar la opción de ‘Agenda de persona/s’ nos saldrá una ventana de selección múltiple con los empleados que tienen
usuario de aGora asociado para que se escoja la agenda que más nos interese visualizar.

Ventana de selección de empleados

Llegados a este punto la aplicación preguntará si deseamos que se nos muestre la agenda en modo agregado o en modo
comparativo.

Pregunta para escoger modo de visualización de agenda

Manual de aGora COMERCIAL199


Con el modo agregado podremos ver de un vistazo y de modo conjunto (en un mismo calendario) todos los eventos de agenda
de todos los empleados seleccionados anteriormente. [Se mostrarán todos los eventos que no tengan marcada la casilla de ‘No
mostrar en el calendario’].

Con el modo comparativo podremos ver los eventos de los empleados seleccionados en una misma pantalla, pero de un modo
separado. Por cada día del calendario aparecerán tantas columnas como empleados se haya seleccionado. De esta forma, se podrá
comparar las agendas y manipular los eventos de forma conjunta (trasladar eventos de una agenda a otra con sólo pinchar y arrastrar,
copiar eventos de un empleado a otro, etc…).

Ventana de ‘Agenda’ de dos empleados en modo comparativo

7.4.5.3. Agenda del departamento comercial

Con esta agenda lo que se nos mostrará es el calendario conjunto de todos los empleados en cuya ficha esté marcada la casilla
“Comercial” (siempre y cuando tengan un usuario de aGora asociado). Así, pues este calendario sería el mismo que podríamos obtener
si en la opción de ‘Agenda de persona/s…’ escogiésemos todos los empleados del departamento comercial y la opción de modo
agregado.

7.4.5.4. Agenda completa

Con esta agenda lo que se nos mostrará es el calendario conjunto de todos los empleados de nuestro centro (siempre y cuando
tengan un usuario de aGora asociado). Así, pues este calendario sería el mismo que podríamos obtener si en la opción de ‘Agenda de
persona/s…’ escogiésemos todos los empleados y la opción de modo agregado.
7.4.6. Listas de eventos

Las listas de eventos nos mostrarán en una ventana de lista una serie de eventos que cumplan unas condiciones determinadas
(todos los eventos, los eventos propios filtrados entre fechas, los eventos que tienen marcado aviso,…). De este modo se podrá trabajar
sobre ellos o lanzar la agenda de los mismos.

Ventana de ‘Lista de eventos [todos, entre fechas]’

Existen diversas opciones de lista de eventos desde el botón de ‘Agendas’, que pasamos a detallar a continuación:

 Lista de eventos [todos]: Esta lista de eventos nos mostrará todo el histórico de eventos destinados a todo empleado-usuario.
 Lista de eventos [todos, entre fechas]: La lista de eventos entre fechas nos mostrará todo el histórico de eventos que se ha
generado por todo empleado-usuario entre las fechas que indiquemos.
 Lista de eventos [con aviso, activos ahora]: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con marca de aviso activada destinados
a todo empleado-usuario y de los que se tiene marcada una hora de aviso anterior a la hora actual.
 Lista de eventos [con aviso, todos]: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con marca de aviso activada, destinados a todo
empleado-usuario.
 Lista de eventos [con aviso, de hoy]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, para el día actual. Se
considerará para hoy si el día actual se encuentra entre las fecha de inicio y fin (ambas incluidas) del evento con aviso.
 Lista de eventos [con aviso, hasta una fecha]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, hasta la fecha
que le indiquemos a la aplicación.
 Lista de eventos [con aviso, entre fechas]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, y que se encuentren
entre las fechas que le indiquemos a la aplicación.
 Lista de eventos propios [todos]: Nos mostrará todo el histórico de eventos de los que el empleado-usuario activo en la
aplicación es destinatario, es decir, es la persona a la que va dirigido el evento.
 Lista de eventos propios [todos, entre fechas]: Nos mostrará todo el histórico de eventos de los que el empleado-usuario
activo en la aplicación es destinatario, entre las fechas que indiquemos.
 Lista de eventos propios [con aviso, activos ahora]: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con marca de aviso activada
de los que el empleado-usuario activo en la aplicación es destinatario y que se tiene marcada una hora de aviso anterior a la
hora actual.
 Lista de eventos propios [con aviso, todos]: Nos mostrará todo el histórico de eventos, con casilla de aviso marcada, de los
que el empleado-usuario activo en aGora es destinatario, es decir, es la persona a la que va dirigido el evento.

Manual de aGora COMERCIAL201


 Lista de eventos propios [con aviso, de hoy]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, para el día actual
y de los que el empleado-usuario activo en aGora es destinatario. Se considerará para hoy si el día actual se encuentra entre
las fechas de inicio y fin (ambas incluidas) del evento con aviso.
 Lista de eventos propios [con aviso, hasta una fecha]: Nos mostrará todos los eventos, con casilla de aviso marcada, hasta la
fecha que le indiquemos a la aplicación y de los que el empleado-usuario activo en aGora es destinatario.
 Lista de eventos propios [con aviso, entre fechas]: Nos mostrará todos los eventos, con marca de aviso activada, que se
encuentren entre las fechas que le indiquemos a la aplicación y de los que el empleado-usuario activo en el programa es
destinatario.
En todas las ventanas de lista de eventos que aparecen en aGora (incluidas las que aparecen en las ‘Gestiones avanzadas’ de personal,
comerciales, grupos, alumnos y clientes) podremos realizar filtros que nos acoten la información que nos aparece en pantalla (por
ejemplo, ver todos los eventos cuyo “Tipo de evento” es “Llamada de presentación”, los eventos que se realizan de 8:00 a 9:00, los
que ha dado de alta un empleado concreto,…) y lanzar la agenda con sólo los eventos filtrados, lo que nos permitirá trabajar
cómodamente sobre los mismos.

7.5. Tareas

En la solapa ‘Comercial’ de aGora disponemos de un apartado para gestionar las tareas de los empleados del centro académico.

Opción ‘Tareas’ de la solapa ‘Comercial’

Estas tareas se pueden gestionar, además de desde el botón ‘Tareas’ de la solapa ‘Comercial’ de aGora, desde las ventanas
de ‘Gestión avanzada’ de personal, comerciales, clientes y alumnos, seleccionando el ‘Elemento vinculado’ ‘Tareas’.

La opción ‘Tareas’ de la solapa comercial nos da varias opciones. Podremos ver todas las tareas, las tareas entre fechas o las
tareas pendientes de realizar. Además podremos ver todas las tareas o las tareas propias, es decir las del empleado que ha iniciado
sesión en aGora. Cualquiera de las opciones mencionadas nos presentará una ventana de lista con tareas.
Ventana de lista de ‘Tareas’

Desde las ventanas de lista de tareas podremos gestionar las tareas, añadiendo nuevas, eliminado alguna de las existentes o
modificando su estado y contenido.

Para crear una nueva tarea pulsaremos sobre el botón ‘Nuevo registro’. Esto nos mostrará la ventana de edición de una nueva
tarea en la que podremos indicar la persona a la que va dirigida (quién la debe realizar), el asunto, las fechas de inicio y de vencimiento
(fecha en que comienza la tarea y fecha en que está previsto que termine, respectivamente), el tipo de tarea, la prioridad, el estado
(no comenzada, en curso, aplazada, a la espera de otra persona y completada), el porcentaje completado de la misma actualmente,
las horas previstas que hay que invertir en la misma para completarla, las horas reales que ha costado realizarla (cuando haya sido
finalmente terminada) y comentarios adicionales.

Además de indicar los datos mencionados, podremos vincular la tarea a otros elementos de aGora, como clientes, cursos,
grupos, alumnos y solicitudes.

Manual de aGora COMERCIAL203


Ventana de edición de una tarea

7.6. Acciones

Además de poder controlar las acciones desde las solicitudes, aGora nos permite llevar a cabo el alta manual de solicitudes
en la aplicación para representar acciones realizadas por nuestro personal independientemente de las solicitudes. Esto nos servirá
para llevar a cabo, por ejemplo, un seguimiento de acciones de contacto que hagamos sobre clientes o alumnos actuales del
centro, que no tienen solicitudes ya porque ya son clientes o alumnos vigentes, pero para lo que igualmente queremos hacer un
seguimiento. Y como esta muchas otras situaciones pueden beneficiarse de la creación independiente de acciones.

Estas acciones se pueden gestionar también desde las ventanas de ‘Gestión avanzada’ de personal, comerciales, clientes y
alumnos, seleccionando el ‘Elemento vinculado’ ‘Acciones’.
Menú desplegado del botón ‘Acciones’ de la solapa ‘Comercial’

La opción ‘Acciones’ de la solapa comercial nos da varias opciones. Podremos ver todas las acciones, o bien clasificadas según
la solicitud, cliente o alumno vinculado a las mismas. Además podremos ver todas las acciones o las acciones propias, es decir las
creadas por el empleado que ha iniciado sesión en aGora. Cualquiera de las opciones mencionadas nos presentará una ventana de
lista con las acciones mencionadas.

La creación y edición de acciones funcionan de manera muy semejante a la explicada en el apartado de Solicitudes de este
mismo capítulo, de modo que no nos extenderemos más al respecto. Solamente añadir que, dado que la acción ya no está vinculada
a una solicitud concreta, podremos vincularla manualmente a un alumno o cliente de nuestra elección, en lugar de venir supeditado
a los vinculados a la solicitud.

7.7. Gestión de e-mails

Con aGora se podrá realizar el envío de e-mails a través de un completo gestor que incluye la propia aplicación. Para ello
se deben configurar las cuentas de e-mail de modo similar a como se realiza en cualquier gestor de correo electrónico del
mercado.

Menú desplegado del botón ‘E-mails’ de la solapa ‘Comercial’

Los e-mails se pueden enviar desde numerosas partes de la aplicación. Por ejemplo, podremos enviar correos electrónicos desde
cualquier ventana de lista o ventana de edición en la que se muestren registros que posean un campo de e-mail (alumnos, clientes,
profesores, personal, proveedores y solicitudes).

Sin embargo, hay una tarea que se debe hacer antes de comenzar a enviar e-mails, configurar las cuentas de correo electrónico
que se usarán para realizarlos. Para ello pulsaremos sobre la opción ‘E-mails > Administración de cuentas de e-mail’ de la solapa

Manual de aGora COMERCIAL205


‘Comercial’. Se mostrará una ventana de lista desde la cual podremos dar de alta nuevas cuentas, eliminarlas, consultar sus datos de
configuración,…

Ventana de alta para la configuración de cuentas de e-mail para ‘Otro tipo de cuenta’

Para crear una cuenta de e-mail deberemos introducir los mismos datos que en cualquier programa de gestión de correos
electrónicos del mercado. Primero escogeremos el tipo de cuenta que deseamos configurar (Gmail™ by Google™, Windows Live™
Hotmail®, Yahho!™ Mail u otro tipo) y a continuación se indicarán los datos que se pidan (nombre de cuenta, dirección de e-mail,
información del servidor de correo saliente, nombre de usuario, contraseña,…). Finalmente se deberá indicar si la cuenta es para el
uso exclusivo de un empleado del centro usuario de aGora, un grupo de usuarios o para todos los empleados del centro usuarios de
aGora.

Una vez configuradas las cuentas de correo electrónico en aGora, el gestor de envíos de e-mail nos permite realizar envíos
enlazados o manuales. Los primeros son aquellos que se remiten a uno o varios registros que existen en la base de datos (alumnos,
clientes, proveedores,…). Una vez realizado el envío, se quedará registrado en la ventana de gestión avanzada adecuada dentro del
‘Elemento vinculado’ ‘e-mails enviados’. De este modo podremos, por ejemplo, ver el histórico de todos los correos electrónicos que
se han remitido a un alumno concreto. Por otro lado, el envío manual (accesible tan solo al dar un alta desde ‘E-mails > Gestión de e-
mails enviados’ de la solapa ‘Comercial’) permite crear un correo electrónico y enviarlo a la dirección que se desee, escribiendo la
dirección de forma manual. Obviamente, si se opta por este segundo tipo de envío el e-mail, no se vinculará al histórico de ningún
registro de la base de datos, quedando sólo constancia del envío en la ventana de lista de ‘Gestión de e-mails enviados’.

Para redactar un e-mail se nos presentará la ventana del ‘Gestor de envío de e-mails’. En la misma escogeremos en el campo
“De”, cualquiera de las cuentas de e-mail que se hayan dado de alta previamente en el programa. En el campo “Para” podremos añadir
los destinatarios que nos interesen ya sea de forma enlazada o manual. Se indicará un asunto para el mensaje y se procederá a escribir
un mensaje en el espacio para ello dispuesto en la zona inferior del gestor. Se podrá solicitar confirmación de lectura al destinatario
del e-mail. Este mensaje se podrá escribir en un entorno muy parecido a un editor de textos estándar o directamente en lenguaje
HTML y además se podrán adjuntar los archivos que se deseen.
Ventana del ‘Gestor de envío de e-mails’

Con aGora se permite la creación de plantillas de e-mail para redactar mensajes. De este modo se pueden crear completos
mensajes de e-mail personalizados para su uso en envíos masivos.

Desde la opción ‘E-mails > Gestión de plantillas de envíos de e-mail’ de la solapa ‘Comercial’ podremos crear tantas plantillas
para envío de e-mails como deseemos. Para crear estas plantillas les pondremos un nombre identificativo e indicaremos el tipo de
plantilla. Este segundo dato es muy importante, ya que dependiendo del tipo de plantilla se podrán personalizar o no las misma. Se
podrán crear plantillas sin tipo de destinatario definido o para envío a alumnos, clientes, empleados, proveedores o solicitudes de
información. Las plantillas para un tipo de destinatario definido se podrán personalizar con los campos del mismo, es decir, para un
alumno podremos redactar un mensaje que establezca como una variable su nombre, apellidos, teléfono,…. De esta forma, si se realiza
el envío a varios alumnos utilizando esa plantilla, las variables (campos) incluidos en el mensaje se rellenarán de forma adecuada con
los datos personalizados de cada alumno. Como es lógico si la plantilla tiene un tipo de destinatario definido, sólo se podrá utilizar
para envíos a los mismos (una plantilla de tipo alumnos, sólo se podrá utilizar para redactar e-mails destinados a éstos), sin embargo
las plantillas sin tipo de destinatario concreto se podrán usar para el envío múltiple a cualquier destinatario (aunque no se podrán
personalizar con la inclusión de campos en el cuerpo del mensaje).

Una vez escogido el tipo de plantilla (cuando es para destinatarios definidos), podremos incluir los campos deseados del tipo de
destinatario en el cuerpo del mensaje. Para ello bastará con arrastrar desde la columna “Campo” de la caja situada en la parte superior
derecha de la ventana de ‘Configuración de plantillas’ a la zona deseada del mensaje. Allí donde insertemos el campo, se incluirá una
variable que, a la hora de enviar el email a dicho destinatario, se sustituirá por el dato correspondiente incluido en la ficha del
destinatario.

También se podrá definir un asunto y establecer ficheros adjuntos a la hora de crear plantillas de envío de e-mails.

Manual de aGora COMERCIAL207


Ventana de ‘Configuración de plantillas’ para el envío de e-mails

Además de los e-mails enviados, la aplicación permite la gestión de los e-mails que se reciben durante el proceso de
sincronización de aGora con la plataforma Emagister. Mediante la opción ‘E-mails > Gestión de e-mails recibidos (a través de
Emagister)’ de la solapa ‘Comercial’ podremos ver todos los mensajes que se reciben a través de esta plataforma y que han remitido
las persona que solicitan información sobre algunos de los cursos allí publicados.

IMPORTANTE: Emagister no desea spammear a los usuarios de la plataforma. Por ese motivo, para solicitudes No-Emagister
o solicitudes Emagister con más de 6 meses de antigüedad, la aplicación usará las cuentas de correo que se haya configurado el
usuario de aGora. La utilización de los datos recibidos desde Emagister debe realizarse bajo el cumplimiento de la Ley Orgánica
15/1999 de 13 de diciembre de protección de datos de carácter personal y la Ley 34/2002, de 11 de julio, de Servicios de la
sociedad de la información y de comercio electrónico y de la normativa que las desarrolla. En este sentido, Emagister le informa
de que es obligatoria la obtención del consentimiento expreso del remitente de la solicitud para el tratamiento de su información
y el envío de comunicaciones electrónicas promocionales que no correspondan al objeto por el cual el remitente realizó la solicitud
de información.

NOTA: Si no se configura ninguna cuenta de correo electrónico en aGora, se podrá realizar el envío de correo electrónico a
través del cliente de e-mail configurado como predeterminado en el sistema operativo (por ejemplo el MS Outlook®), pero se
perderá el formato aplicado al mensaje y no se enlazarán los campos para mensajes con destinatario definido en el caso de usar
plantillas de e-mail.

7.8. Envío de SMS

Con aGora se podrá realizar el envío de SMS a clientes, alumnos, profesores, empleados, proveedores y solicitantes de
información de manera cómoda y sencilla. También se podrán realizar plantillas que facilitaran la personalización para el envío
de SMS de forma masiva.
Menú desplegado del botón ‘SMS’ de la solapa ‘Comercial’

Para realizar envíos de SMS a través de aGora se requiere tener creada una cuenta en alguna de las dos plataformas de envío
con las que puede enlazar aGora: Esendex© (www.esendex.com) o Clickatell™ (www.clickatell.com). El registro en las mismas es
gratuito y una vez realizado, se podrán adquirir paquetes prepago que se podrán utilizar para el envío de SMS a móviles de la mayoría
de operadores del mundo.

7.8.1. Esendex©

Para darse de alta en Esendex© se deberá acudir al Panel de control de aGora y seleccionar la opción ‘Envío de SMS’. Una vez
en ese apartado del Panel de control se deberá seleccionar la plataforma de envío de SMS Esendex© y pulsar sobre el link “dése de
alta” que aparece bajo los datos de configuración de la cuenta de SMS de la plataforma.

Panel de Control para el envío de SMS con la plataforma de envío Esendex© seleccionada

Esto nos llevará a la página web en la que rellenando unos pocos datos, podremos crear nuestra cuenta de Esendex© y en la
que se ofrecen en el momento en el que se escribe este manual 25 SMS de forma gratuita.

Manual de aGora COMERCIAL209


Una vez realizada el alta, Esendex© remitirá un correo electrónico con los datos necesarios para configurar la cuenta en aGora
(usuario, contraseña y referencia de cuenta). Cuando se introduzcan esos datos en el apartado del Panel de control mencionado
anteriormente, la aplicación permitirá realizar el envío de SMS de forma sencilla usando esta plataforma.

Esendex© cuenta con teléfono de atención al cliente en español que aparece en la web en la que el usuario se puede dar de
alta. Desde ese mismo número de teléfono podrá también contratar cualquiera de los servicios que le ofrecen para el envío de SMS
(en estos momentos SMS prepago y SMS contrato).

Usando esta plataforma de envío de SMS es posible personalizar el remitente que le aparece al destinatario del SMS (por
ejemplo con el nombre de su centro docente o su número de teléfono). Este remitente personalizado tendrá un máximo de 11
caracteres alfanuméricos, con la posibilidad de incluir alguno de estos caracteres especiales: * $ ? ! " # % & _ - , . @ " +. Para poder
realizar envíos de SMS con el remitente personalizado es necesario tener contratado cualquiera de los dos servicios mencionados
anteriormente (SMS prepago o SMS contrato), ya que si la cuenta de Esendex es la gratuita con los 25 SMS de prueba los mensajes no
se remitirán con remitente personalizado.

Página Web para dar de alta una cuenta en la plataforma Esendex©

7.8.2. Clickatell™

Para realizar el alta en Clickatell™ deberá darse de alta en la web www.clickatell.com desde la opción “SIGN UP and get 10 free
messages”. Se escogerá el producto “Developers Central”, se seleccionará dónde se desean enviar los SMS (si su país no aparece
especificado, escoja la opción “Anywhere in the World -> International”) y se rellenarán los datos personales de la cuenta: nombre,
apellidos, nombre de su compañía, e-mail y número de teléfono móvil.
Una vez creada y verificada la cuenta, deberá autenticarse con los datos que le remitirá Clickatell™ pinchando en la opción
“LOGIN” y escogiendo la opción “Product” -> “Developer’s Central”. Una vez en su panel de usuario de Clickatell™, debe ir a la opción
“APIs -> Manage APIs”. Allí, deberá pulsar el botón “Setup a new API”, y en la siguiente ventana escoger la opción “Add HTTP API”. Se
creará entonces la nueva conexión HTTP. Tras añadir esta nueva conexión se le mostrará, entre los datos de la API recién creada, un
campo llamado API ID que será necesario para poder realizar el envío de SMS desde aGora.

Tras este primer paso inicial del alta en la página de Clickatell™, se deberán configurar los datos de la cuenta en la opción ‘Panel
de control > Envío de SMS’. Se pedirán los datos de “Usuario”, “Contraseña” e “Id. de conexión API (HTTP)” (el mencionado API ID del
párrafo anterior). Rellenados esos datos ya estamos en disposición de enviar SMS con la aplicación.

Panel de Control para el envío de SMS con la plataforma de envío Clickatell™ seleccionada

7.8.3. Gestión de SMS

Los SMS se pueden enviar desde numerosas partes de la aplicación. Por ejemplo, podremos enviar mensajes de texto a móviles
desde cualquier ventana de lista o ventana de edición en la que se muestren registros que posean un campo de teléfono (alumnos,
clientes, profesores, personal, proveedores y solicitudes).

Para redactar un SMS, se nos presentará la ventana del ‘Gestor de envío de SMS’. En el campo “Para” podremos añadir los
destinatarios que nos interesen ya sea de forma enlazada (a los teléfonos de un registro de la tabla de alumnos, clientes, personal,
proveedores o solicitudes) o manual (añadiendo un número cualquiera de teléfono móvil) (en muchos casos, depende de la ventana
de la que vengamos se nos mostrarán ya destinatarios que tuviésemos seleccionados). Una vez añadidos todos los destinatarios se
procederá a escribir un mensaje en el espacio para ello dispuesto en la zona inferior del gestor.

Manual de aGora COMERCIAL211


Desde la opción ‘SMS> Gestión de plantillas de envío de SMS’ de la solapa ‘Comercial’ podremos crear tantas plantillas para
envío de SMS como deseemos. Para crear estas plantillas les pondremos un nombre identificativo e indicaremos el tipo de plantilla.
Este segundo dato es muy importante, ya que dependiendo del tipo de plantilla se podrán personalizar o no las misma. Se podrán
crear plantillas sin tipo de destinatario definido o para envío de SMS a alumnos, clientes, empleados, proveedores o solicitudes de
información. Las plantillas para un tipo de destinatario definido se podrán personalizar con los campos del mismo, es decir, para un
alumno podremos redactar un mensaje que establezca como una variable su nombre, apellidos, teléfono,…. De esta forma, si se realiza
el envío a varios alumnos utilizando esa plantilla, las variables (campos) incluidos en el mensaje se rellenarán de forma adecuada con
los datos personalizados de cada alumno. Como es lógico, si la plantilla tiene un tipo de destinatario definido, sólo se podrá utilizar
para envíos a los mismos (una plantilla de tipo alumnos, sólo se podrá utilizar para redactar SMS destinados a éstos), sin embargo, las
plantillas sin tipo de destinatario concreto se podrán usar para el envío múltiple a cualquier destinatario (aunque no se podrán
personalizar con la inclusión de campos en el cuerpo del mensaje). Debe tener en cuenta al crear plantillas de SMS con campos
combinados, que cada SMS tiene un límite de 160 caracteres. Por lo tanto, al realizar la combinación de datos, cada SMS concreto
podría tener una longitud de caracteres diferente, y debe ser previsor para que, una vez se combine la información no se exceda del
tamaño máximo o ese SMS no se mandará.

Ventana del ‘Gestor de envío de SMS’

Una vez escogido el tipo de plantilla (cuando es para destinatarios definidos), podremos incluir los campos deseados del tipo de
destinatario en el cuerpo del mensaje. Para ello bastará con arrastrar desde la columna “Campo” de la caja situada en la parte superior
derecha de la ventana de ‘Configuración de plantillas para SMS’ a la zona deseada del mensaje.
Ventana de ‘Configuración de plantillas para el envío de SMS’

Desde la opción ‘SMS > Gestión de SMS enviados’ de la solapa ‘Comercial’ podremos visualizar un listado y gestionar los SMS
que ya se han remitido desde la aplicación, además de poder realizar diversas operaciones sobre los mismos, como ver el estado de
los mismos (si se ha remitido, si está en cola de envío, si ya se ha recibido, etc.), actualizar los estados (sincronizando su estado con la
pasarela de envío) o reenviarlos (sólo se permitirán reenviar aquellos cuyo estado sea de error en el envío).

Finalmente, mediante la opción ‘SMS > Consulta de saldo de SMS’ de la solapa ‘Comercial’ se informará al usuario del saldo
disponible en la plataforma que tenga configurada en la aplicación.

7.9. Presupuestos

El apartado CRM de aGora dispone de una gestión de presupuestos que se pueden realizar a los clientes (no a los alumnos, dado
que toda la información económica del programa se maneja a través de los clientes).

Estos presupuestos podemos realizarlos desde la ventana de ‘Gestión avanzada de clientes’, seleccionando el ‘Elemento
vinculado’ ‘Presupuestos’ o bien desde la solapa ‘Comercial’ de aGora desde el botón ‘Presupuestos’.

Esta opción permite elaborar y entregar presupuestos a un cliente o cliente potencial que haya venido, por ejemplo, a pedir
información.

Para crear un nuevo presupuesto pulsaremos sobre el botón ‘Nuevo registro’ [+] (como en cualquier otro lugar del programa).
Nos aparecerá la ventana de edición de presupuestos con los campos en blanco. En primer lugar escribiremos una descripción para el
mismo y después buscaremos al cliente al que le queremos realizar dicho presupuesto (si lo hemos hecho desde la ‘Gestión avanzada
de clientes’, ya estará rellenado con el cliente adecuado). También se puede vincular el presupuesto a una solicitud de información
recibida, siempre que exista una solicitud vinculada con ese cliente. Si lo deseamos, podemos aplicarle una condición especial o
definirle vencimientos para la forma de pago acordada con el cliente. Enmarcaremos el presupuesto dentro de unas fechas, la fecha
de valor y la fecha de caducidad. También detallaremos el número de alumnos incluidos en el mismo. Las casillas de aceptado y vigente
indican, respectivamente, si se ha aceptado o no, y si aún está vigente o no. El campo “Nº de horas” indica las horas presupuestadas
(se actualiza al rellenar el apartado “Detalles del presupuesto”), para las que tendremos que definir un importe por hora (se actualiza
al rellenar los “Detalles del presupuesto”). Automáticamente se actualizarán los campos de subtotal y total (si tenemos puesta alguna
condición especial, se actualizará en el total).

Manual de aGora COMERCIAL213


Ventana de edición de un presupuesto

Dentro de esta ventana contamos con otra ventana de lista para describir los Detalles del presupuesto. Aquí deberemos dar de
alta una línea por cada grupo presupuestado, incluyendo el nombre del grupo, con sus fechas de inicio y fin, una casilla para indicar si
las sesiones se realizarán en el centro del cliente y, si se quiere, el tipo de grupo al que pertenece. También especificaremos el "Nº de
horas” y el precio por hora de este grupo en particular, así como el “Nº de alumnos” previsto para el mismo. El campo de total se
rellenará de forma automática.

En esta ventana disponemos también de un campo de observaciones en el cual anotar cualquier comentario relevante.

Quizás una de las funcionalidades más interesantes de esta ventana de lista de presupuestos es la posibilidad de crear un grupo
con las características del presupuesto (en la barra de botones). Es decir, los grupos que hemos definido en los “Detalles del
presupuesto” podrán crearse como grupos pasando a formar parte de la oferta académica de centro, y tomando parte de los datos
indicados en el presupuesto para incluirlos automáticamente en los campos equivalente en el alta.

Botón ‘Presupuesto’ desde el que podremos visualizarlo e imprimirlo

Desde la ventana de lista de presupuestos se puede imprimir un informe del mismo seleccionándolo y haciendo clic en el botón
‘Presupuesto’. Aparecerá en pantalla en esos momentos el ‘Gestor de impresos’ con el diseño que la aplicación tiene predeterminado
para los presupuestos. Este diseño predefinido se podrá modificar por parte del usuario desde la pestaña de ‘Vista de diseño’ del
propio gestor.
Capítulo 8

MATRICULACIÓN Y VENTAS

En este capítulo

Clientes
Matrícula. Su importancia en aGora
Opciones de matriculación
El proceso de matriculación
Gestionar y modificar los datos de una matrícula
Listas de espera
Venta de productos y servicios no académicos

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS215


8.1. Clientes

En aGora se distingue entre alumno (quien recibe la formación) y cliente (quien abona los costes de la misma).

El cliente es una de las figuras más importantes sobre las que se centra la gestión de matriculación y ventas de la aplicación, ya
que serán quienes contratarán o compraran nuestra oferta académica, productos y servicios.

8.1.1. Fichero de clientes

Los clientes en aGora son quienes realizan el pago de los servicios de formación que oferta el centro docente, en contraposición
a los alumnos (concepto tratado en profundidad en el capítulo 5.2), que son quienes reciben dichos servicios.

Para introducir nuevos clientes en la aplicación lo podremos realizar desde varias opciones, como por ejemplo desde el ‘Botón
aGora > Nuevo… > Nuevo cliente, desde la solapa ‘Ventas > Fichero de clientes’ o desde la ventana de ‘Ventas > Nueva matrícula’.
También es posible hacerlo desde la ventana de ‘Gestión avanzada de clientes’.

Para dar de alta un cliente, no es preciso que haya realizado una matrícula ni contratado un servicio o producto no
académico de nuestra oferta. De este modo, pueden archivarse también los datos de aquellos clientes potenciales que
simplemente han contactado con el centro en busca de información.

Ventana que se lanza desde la opción de ‘Fichero de clientes’

La ventana de edición de clientes se divide en cuatro pestañas:

1) La primera, ‘Personales’, contiene datos personales del mismo, como si se trata de un particular o una empresa, su nombre,
domicilio, e-mail, etc. Los únicos datos obligatorios son los apellidos, ya seaun cliente de tipo particular o de tipo empresa

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS217


(en este último caso, se considera que los apellidos representan el nombre de la empresa). También aparece un código de
expediente de tipo alfanumérico para que el usuario de aGora pueda crear sus propios códigos de cliente personalizados.

En el espacio para la fotografía del cliente, bastará con que hagamos doble clic sobre él, o pulsemos sobre el botón derecho
del ratón, para que aparezca el menú desplegable que nos permite seleccionar el fichero que contiene la fotografía del
cliente (que antes habremos capturado con un escáner o cámara digital), y que tendrá que estar en uno de estos tres
formatos: *.bmp (recomendado), *.gif, o *.jpg. Es importante notar que aunque el programa puede adaptar la imagen al
tamaño necesario, tiene limitaciones, por lo que es recomendable intentar adaptarla previamente al tamaño recomendado.

Ventana de edición de clientes en la pestaña ‘Personales’

2) La segunda recoge datos ‘Económicos’. Podremos configurar datos como el número de subcuenta contable, los datos
bancarios o los datos de tarjeta de crédito, en caso de que el cliente desee poder pagar por domiciliación o por tarjeta.

3) La tercera pestaña, ‘Comerciales’, permite indicar datos de carácter comercial, como la persona de contacto del cliente
(normalmente para casos de empresas), el comercial asignado, el origen de contacto, el grado de interés mostrado en caso
de ser un cliente potencial, etc. Además, en este apartado también tenemos la posibilidad de marcar la opción de “Indica si
el cliente no desea recibir mailing del centro”, para poder excluirlo a la hora de hacer mailings masivos.

4) La cuarta pestaña, ‘Empresa/Observaciones’, nos permite guardar datos como la actividad, persona de contacto, número
de trabajadores, etc. (para el caso de que el cliente sea una empresa) o bien anotar los datos de la empresa donde trabaja
el cliente. Además se pueden añadir anotaciones sobre el cliente y visualizar la relación de alumnos vinculados con el mismo.

8.1.2. Gestión avanzada de clientes


La ventana de ‘Gestión avanzada de clientes’ permite consultar y manipular los datos íntegros de un cliente determinado, dar
de alta nuevos y desplazarse entre las fichas de los mismos.

Como ya hemos mencionado en el anterior apartado, caben otras posibilidades para dar de alta un nuevo cliente. Esta vez nos
aparecerán los datos generales (los mismos que al realizar el alta desde ‘Nuevo cliente’ o desde ‘Fichero de clientes’), pero contamos
además con una visión global de todos los aspectos relacionados con el mismo.

Desde una sola pantalla nos será posible consultar todos los datos del cliente, así como realizar las operaciones pertinentes
según el icono de ‘Elementos vinculados’ escogido (barra situada en la zona izquierda).

Ventana de ‘Gestión avanzada de clientes’

En la ventana de ‘Gestión avanzada de clientes podemos encontrar los siguientes iconos de selección de vistas o ‘Elementos
vinculados’ (dependiendo de la edición del programa que tengamos, se tendrán activas más o menos opciones):

 Datos generales: [disponible para todas las ediciones] Muestra los datos generales del cliente seleccionado. Permite modificar.
En algunos campos permite dar altas, buscar o enviar un e-mail sin salir de la pantalla.
 Estadísticas: [disponible para todas las ediciones] Muestra una estadística gráfica del total adeudado, cobrado y pendiente.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS219


 Direcciones: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las direcciones postales del cliente seleccionado. Permite añadir,
modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Personas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las personas de contacto en las direcciones que tiene el cliente
seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Adeudos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los adeudos o derechos de cobro sobre el cliente seleccionado por los
servicios contratados. Permite crear nuevos adeudos por concepto libre, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir,
cobrar el adeudo, imprimir el adeudo y crear una factura o emitir una copia de la ya hecha.
 Vencimientos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los vencimientos en que se va a distribuir el cobro de los adeudos
vinculados al cliente seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar, imprimir, cobrar uno de los vencimientos, imprimir el adeudo
vinculado al vencimiento y crear una factura a partir del adeudo del vencimiento (o bien emitir una copia de la ya existente).
 Facturas: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra todas las facturas realizadas al cliente seleccionado. Permite crear una
nueva factura (escogiendo adeudos vinculados al cliente no facturados para ello), modificar, eliminar, filtrar, emitir copia de la
factura seleccionada, cobrar el importe pendiente de la factura seleccionada, anular la factura seleccionada (generando una
factura rectificativa como compensación), consultar, listar e imprimir.
 Cobros: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos los cobros efectuados sobre adeudos del cliente seleccionado.
Permite filtrar, anular el cobro seleccionado, consultar, listar e imprimir.
 Solicitudes: [disponible para todas las ediciones] Refleja las solicitudes de información que se han recibido por parte del cliente
seleccionado sobre la oferta académica del centro. Permite añadir, modificar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Acciones: [disponible a partir de la edición Basic] En esta pantalla veremos las acciones (llamadas, envío de e-mails, elaboración
de presupuestos,…) que se ha realizado sobre el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar
e imprimir.

 Eventos de agenda: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos los eventos de agenda realizados o a realizar sobre el
cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Eventos de agenda con avisos: [disponible a partir de la edición Basic].Muestra los eventos que tienen marcado un aviso y están
relacionados con el cliente seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Tareas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra todos las tareas a realizar vinculadas al cliente seleccionado. Permite
añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar e imprimir.
 e-mails enviados: [disponible para todas las ediciones] Muestra el histórico de los e-mails que se le han enviado al cliente
seleccionado. Permite eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir y reenviar el e-mail seleccionado, bien al mismo destinatario o
bien a otros que deseemos.

 e-mails recibidos: [disponible para todas las ediciones] Muestra el histórico de los e-mails que se han recibido por parte del
cliente seleccionado contestando a solicitudes de información a través de la plataforma de Emagister.com. Permite filtrar,
consultar, listar e imprimir.

 SMS enviados: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra el histórico de los SMS que se han enviado al cliente seleccionado.
Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.

 Presupuestos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los presupuestos realizados al cliente seleccionado sobre
potenciales grupos que desearía contratar. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir el listado de
presupuestos e imprimir un informe del préstamo seleccionado detallando sus condiciones.
 Alumnos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los alumnos que tiene vinculados el cliente seleccionado. Permite
añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir y localizar un alumno existente para vincularlo al cliente.
 Alumnos en grupos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los alumnos vinculados al cliente seleccionado, indicando a
qué grupo están matriculados. Permite dar de baja el alumno en el grupo, filtrar, listar e imprimir.
 Profesores: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los profesores que dan clase a los alumnos vinculados al cliente
seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Cursos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los cursos a que pertenecen los grupos a los que están matriculados los
alumnos vinculados al cliente seleccionado. Permite modificar, filtrar, listar e imprimir.
 Grupos: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los grupos en los que están matriculados los alumnos vinculados al
cliente seleccionado. Permite modificar, filtrar, listar e imprimir.
 Horarios: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra los horarios de las sesiones a las que asisten los alumnos vinculados al
cliente seleccionado. Permite filtrar, listar e imprimir.
 Asistencias: [disponible a partir de la edición Silver] Muestra el registro de asistencias generado para los alumnos vinculados al
cliente seleccionado, indicando si han asistido a clase o no, y si están confirmadas. Permite añadir, eliminar, filtrar, consultar,
listar, imprimir, marcar como asistida o no asistida, y marcar como confirmada o no confirmada.
 Matrículas: [disponible a partir de la edición Basic] Muestra las matrículas de los alumnos vinculados al cliente seleccionado.
Permite añadir, modificar, eliminar, generar un adeudo manual, generar el siguiente adeudo periódico, filtrar, consultar, listar e
imprimir.
 Ventas: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra las ventas de productos y servicios no académicos realizadas al cliente
seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, filtrar, consultar, listar, imprimir y generar un nuevo adeudo por concepto libre
relacionado con esta venta.
 Alumnos en ventas: [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los alumnos incluidos como beneficiarios en las ventas de
productos y servicios no académicos realizadas al cliente seleccionado. Permite filtrar, consultar, listar e imprimir.
 Documentación (Gestión documental): [disponible a partir de la edición Gold] Muestra los documentos vinculados al cliente
seleccionado. Permite añadir, modificar, eliminar, abrir el documento vinculado, filtrar, consultar, listar e imprimir. Además,
permite la utilización de plantillas para crear documentos como contratos, cartas comerciales, circulares, faxes,… Estas plantillas
se deben crear desde el ‘Panel de control’ de aGora en su opción de ‘Configurar informes con MS Word®’. Allí crearemos una
nueva plantilla de expediente de cliente con los datos que nos convengan y daremos el formato que nos interese al documento
(carta, circular, fax,…). Una vez creada la plantilla desde el botón ‘Nuevo documento’ escogeremos la plantilla que queramos y
nos aparecerá el documento ya rellenado con los datos del cliente.

8.1.3. Direcciones y personas

A partir de la edición Basic de aGora, mediante los ‘Elementos vinculados’ específicos de la ‘Gestión avanzada de clientes’ se va
a permitir crear tantas direcciones del cliente como queramos, además de la dirección principal o central del cliente situada en sus
‘Datos generales’. Esto será interesante, por ejemplo, para el caso de clientes empresa que tengan direcciones en diferentes edificios
o ciudades, o clientes empresa que dispongan de varias sedes.

Ventana de edición de otras direcciones

Además, la aplicación permite dar de alta las personas de contacto en cada dirección de las antes mencionadas. Así, sabremos
por quién preguntar en cada caso. En el caso de que la persona ya estuviese dada de alta, tan solo hace falta vincularla desde el

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS221


apartado ‘Personas’ de la ventana de edición de direcciones y, en lugar de hacer clic en el botón de altas [+], pulsaremos sobre el botón
de ‘Localizar e insertar’ [botón con forma de lupa].

Ventana de edición de personas de contacto de un cliente

Desde el ítem o ‘Elemento vinculado’ ‘Personas’ podemos dar de alta las personas (empleados o contactos) del cliente sin
necesidad de vincularlos con ninguna de las otras direcciones en concreto. Podremos añadir información de esta persona como su
cargo, teléfono fijo, teléfono móvil, e-mail, fax,…

8.2. Matrículas. Su importancia en aGora

Para que un alumno adquiera derechos de formación, es decir, esté apuntado a un grupo de los cursos de nuestra oferta
académica, y puedan adeudarse y cobrarse al cliente las cuotas (adeudos) por ese servicio de formación que el alumno recibe, es
necesario matricular al alumno en ese o grupo del curso.

Por lo tanto, para funcionar correctamente con el programa se debe “inscribir” a los alumnos en el grupo o los grupos a
los que van a asistir. Este proceso se denomina en aGora matriculación.

Las matrículas son de gran importancia en la aplicación, y se pueden considerar como el enlace entre las gestiones académica,
administrativa y económica. Las matrículas vinculan los alumnos con la oferta académica, permiten que la docencia se imparta (a
efectos del programa), que se puedan emitir adeudos por los servicios académicos que ofrece el centro, se realicen cobros o se emitan
facturas entre otras cosas. Una vez matriculado el alumno, pocas son las tareas que tendrá que realizar el usuario (algún que otro
cobro manual, señalar el día de generación de adeudos, verificar la docencia, etc...), puesto que el programa procesa la mayoría de las
tareas de forma automática (el nivel de automatización dependerá de la edición de aGora que se esté usando).

Como para casi todo en aGora, existen varias vías para efectuar una matrícula: no obstante, la más recomendable, por su
sencillez, es la opción de ‘Nueva matrícula’ de la solapa ‘Ventas’, que veremos más adelante en este mismo capítulo.
NOTA: Las matrículas podrían ser entendidas como un contrato de compra-venta entre el centro y el cliente. En el mismo
se indica quién va a recibir el servicio contratado (alumno), quién costeará el servicio (cliente), así como qué servicios se contratan
(grupos de los cursos que vende el centro) y todas las características económicas de la operación (cada cuanto se emitirán
adeudos, descuentos o recargos aplicados, importe por el que se contrata el grupo, etc.).

8.3. Opciones de matriculación

Antes de comenzar el proceso de matriculación, para las ediciones Basic o superior, será conveniente que definamos las
opciones más habituales de matriculación, de este modo, nos ahorraremos tiempo al no tener que estar introduciendo los
mismos datos una y otra vez para cada nueva matrícula. Para ello tendremos que seleccionar ‘Valores por defecto’ en el ‘Panel
de control’ y cubrir algunos de los valores del apartado ‘Valores económicos por defecto’.

En primer lugar, para la edición Basic o superior, tendremos que cubrir el “Importe habitual de gastos de matriculación”, con
aquella cantidad que nuestros clientes suelan abonar en concepto de gastos de matrícula o de alta, si la hubiera. Si hay distintos
importes, en función de la docencia contratada, continuidad, etc., es recomendable indicar aquí la cantidad más frecuente; pues tan
sólo se trata del importe que por defecto aparecerá al dar de alta una nueva matrícula y que podremos modificar en cada caso.

Si tenemos la edición Silver o superior, también podemos especificar el “Tipo de liquidación habitual en matrículas”. Los más
habituales suelen ser ‘Cobro periódico’ o ‘Cobro único o a plazos’ (que explicaremos más adelante), aunque en cualquier caso se puede
modificar en el momento de realizar la matrícula, al igual que los demás datos.

Posteriormente podemos modificar la “Periodicidad habitual de liquidación”(a partir de la edición Silver). Este dato es
interesante para todas las matrículas con tipo de liquidación de ‘Cobro periódico’ o ‘Cobro periódico (horas periodo)’. Esta periodicidad
de liquidación indicará cada cuanto nos debería pagar los clientes por los servicios docentes que nos contratan. De modo que, si en
una matrículas de ‘Cobro periódico’ indicamos que el precio periódico de un grupo es de 100,00 €, la periodicidad de liquidación
indicará cada cuanto deben pagarnos ese importe (cada mes, cada semana, cada trimestre, etc.).

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS223


Opción ‘Valores por defecto’ del ‘Panel de control’ de la aplicación

8.4. El proceso de matriculación

Mediante el proceso de matriculación de aGora inscribimos a los alumnos en una o varias de las realizaciones o grupos de
los cursos que conforman nuestra oferta académica.

El método más habitual para crear una nueva matrícula, y de ese modo comenzar el proceso de matriculación, será el de utilizar
la opción de ‘Nueva matrícula’ de la solapa ‘Ventas’. Al hacerlo nos aparecerá una ventana especial mediante la cual podremos indicar
todos los datos del nuevo contrato (matrícula).

Ventanas de ‘Nueva matrícula’ para la edición Silver o superior (izquierda) y para la edición Basic (derecha)
IMPORTANTE: La amplitud y flexibilidad del proceso de creación de matrículas diferirá dependiendo de la edición de aGora
con la que se trabaje. En los próximos apartados de este capítulo vamos a distinguir los diferentes procesos que existen. Puede
dirigirse directamente al apartado que trata el proceso de matriculación para la edición que posee, pudiendo obviar el resto sin
que eso afecte a la comprensión de cómo realizar con el programa una ‘Nueva matrícula’.

8.4.1. Nueva matrícula. Edición Lite

La ventana de ‘Nueva matrícula’ de la edición Lite es la más simple de todas. Consta de tres apartados principales en los que
introducir información para completar la creación de una ‘Nueva matrícula’.

Ventana de ‘Nueva matrícula’ de la edición Lite

Los pasos para completar el proceso de matriculación con la edición Lite de aGora serían los siguientes:

1- Seleccionar alumno y cliente


2- Seleccionar el grupo en el que matricular al alumno
3- Indicar información complementaria (Opcional)

Pasemos a ver con detalle cada uno de estos pasos.

8.4.1.1. Seleccionar alumno y cliente

El primer paso a realizar para crear una nueva matrícula en la edición Lite de aGora será escoger el alumno y el cliente.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS225


En la parte superior de la ventana se nos piden los datos del alumno que recibirá la formación, cuya ficha podremos crear en
ese mismo momento pulsando sobre el botón de “Añadir nuevo alumno” (botón con forma de signo [+]), o vincular sus datos si ésta
ya estaba creada, pulsando sobre el botón de “Localizar y vincular alumno existente” (pequeño botón con forma de prismáticos).

A continuación tendremos que indicar el cliente. Si el alumno ya tenía alguno vinculado de matriculaciones realizadas
anteriormente, nos aparecerá, una vez seleccionado, un desplegable con los clientes vinculados en el pasado. En caso contrario,
deberemos escoger otro, teniendo la opción de optar por uno ya existente (botón pequeño con forma de prismáticos) o crear uno
nuevo (botón pequeño con forma de signo [+]). En el caso de querer añadirlo como un nuevo cliente, el programa nos preguntará si
es el propio alumno el que se costeará el servicio que nos está contratando, en cuyo caso no tendremos que volver a introducir todos
sus datos, tan solo lo haremos con los de tipo económico, como la cuenta bancaria, el número de tarjeta de crédito, etc. dado que el
resto los incluirá copiados desde la ficha del alumno.

Es importante remarcar que el proceso mencionado anteriormente puede realizarse a la inversa, es decir, escoger en primer
lugar el cliente a quien le vamos a cobrar por la matrícula y después el alumno que va a recibir el servicio docente. Esta operación, al
igual que hemos indicado en el caso anterior, podrá realizarse ya sea seleccionando un alumno que estuviese vinculado anteriormente
con el cliente, creando uno nuevo o localizando uno existente, no relacionado previamente con ese cliente.

Pantalla de selección de clientes vinculados a un alumno

IMPORTANTE: Tenga muy en cuenta que si el alumno o cliente ya existe en el sistema, debe localizarlos (botón pequeño
con forma de prismáticos), ya que, si lo añadiese (botón pequeño con forma de símbolo [+]) estaría duplicándolos en la base de
datos. El programa le avisará de este hecho antes, pero sigue sin ser recomendable dar de alta sin comprobar antes si el
alumno/cliente ya existe.

8.4.1.2. Seleccionar grupo

En el siguiente apartado tendremos que escoger el grupo del que queremos matricular al alumno (sólo se permite escoger un
grupo en cada matrícula, en esta edición). Seleccionaremos un grupo existente pulsando sobre el botón de “Localizar y vincular grupo
existente” (pequeño botón con forma de prismáticos). Al escoger el grupo, se rellenará el campo del importe con el precio que se
tenga definido en la ficha del grupo seleccionado (el indicado en el campo ‘Precio’ del grupo). Dicho importe es modificable por el
usuario si así lo desea. Por el importe que se deje indicado en esta casilla, al terminar el proceso de matriculación, se generará un
adeudo de forma automática, con un solo vencimiento (en esta edición está limitado de esta manera, en otras ediciones el pago puede
dividirse en distintos vencimientos definidos por el usuario). Finalmente, en este apartado también podrá definir la fecha de comienzo
del alumno en el grupo.

Apartado para la selección de grupo de la ventana de ‘Nueva matrícula’ de la edición Lite


8.4.1.3. Indicar información complementaria

Para finalizar el proceso de matriculación para la edición Lite sólo nos quedaría por cumplimentar, si lo considerase oportuno el
usuario, una serie de datos complementarios y opcionales.

Estos datos son la fecha de matriculación (fecha meramente estadística que indica el día que el alumno acudió a matricularse
al centro), el código de expediente de la matrícula (identificador alfanumérico opcional de la matrícula asignable por el usuario con
independencia del que asigna el programa), el tipo de matrícula (baremo que nos puede ser útil para poder realizar filtros y consultas
posteriormente) y el comercial asignado a la misma(que nos indicará el empleado comercial del centro que se ha encargado de
“venderle” el grupo al cliente).

Apartado de información complementaria de la ventana de ‘Nueva matrícula’ de la edición Lite

8.4.1.4. Finalizar el proceso de matriculación

Una vez cumplimentada la ventana de ‘Nueva matrícula’ de la edición Lite con el alumno, el cliente, el grupo matriculado y
opcionalmente la información complementaria, estamos en disposición de pulsar sobre el botón “Guardar los cambios”.

Mensaje final del proceso de matriculación

Una vez se pulse el mencionado botón se emitirá un adeudo por la cantidad indicada en la casilla “Importe” de la ventana de
‘Nueva matrícula’. El adeudo aparecerá en ‘Económico > Gestión de adeudos’, desde donde se podrá gestionar su cobro, modificar su
importe, cambiar el concepto, etc.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS227


Si el usuario desea emitir más adeudos sobre la matrícula (además del que ya se genera al finalizar el alta de la misma), deberá
realizarlo desde el botón ‘Nuevo adeudo’ de la ventana de lista de ‘Económico > Gestión de adeudos’ o desde el botón ‘Generar adeudo
por concepto libre’ de la ventana de lista de ‘Ventas’ > Matrículas’ (ver apartado 9.1.3.1. del manual para mayor información a este
respecto).

8.4.2. Nueva matrícula. Edición Basic

La ventana de ‘Nueva matrícula’ de la edición Basic consta de cuatro apartados en los que podemos introducir la información
adecuada que nos permita “inscribir” a un alumno en los grupos de alguno de los cursos que conforman la oferta académica del centro.

Ventana de ‘Nueva matrícula’ para la edición Basic

Los pasos para realizar el proceso de matriculación con la edición Basic de aGora serían los siguientes:

1- Seleccionar alumno y cliente


2- Seleccionar los grupos en los que matricular al alumno
3- Añadir gastos de matriculación (Opcional)
4- Indicar información complementaria (Opcional)

Pasemos a ver con detalle cada uno de estos pasos.


8.4.2.1. Seleccionar alumno y cliente

El primer paso a realizar para crear una nueva matrícula en la edición Basic de aGora será escoger el alumno y el cliente.

En la parte superior de la ventana se nos piden los datos del alumno que recibirá la formación, cuya ficha podremos crear en
ese mismo momento pulsando sobre el botón de “Añadir nuevo alumno” (botón con forma de signo [+]), o vincular sus datos si ésta
ya estaba creada, pulsando sobre el botón de “Localizar y vincular alumno existente” (pequeño botón con forma de prismáticos).

Apartado de la ventana de ‘Nueva matrícula’ para la selección de alumno y cliente

A continuación tendremos que indicar el cliente. Si el alumno ya tenía alguno vinculado de matriculaciones realizadas
anteriormente, nos aparecerá, una vez seleccionado, un desplegable con los clientes vinculados en el pasado. En caso contrario,
deberemos escoger otro, teniendo la opción de optar por uno ya existente (botón pequeño con forma de prismáticos) o crear uno
nuevo (botón pequeño con forma de signo [+]). En el caso de querer añadirlo como un nuevo cliente, el programa nos preguntará si
es el propio alumno el que se costeará el servicio que nos está contratando, en cuyo caso no tendremos que volver a introducir todos
sus datos, tan solo lo haremos con los de tipo económico, como la cuenta bancaria, el número de tarjeta de crédito, etc.

Es importante remarcar que el proceso mencionado anteriormente puede realizarse a la inversa, es decir, escoger en primer
lugar el cliente a quien le vamos a cobrar por la matrícula y después el alumno que va a recibir el servicio docente. Esta operación, al
igual que hemos indicado en el caso anterior, podrá realizarse ya sea seleccionando un alumno que estuviese vinculado anteriormente
con el cliente, creando uno nuevo o localizando uno existente, no relacionado previamente con ese cliente.

Pantalla de selección de clientes vinculados a un alumno

IMPORTANTE: Tenga muy en cuenta que si el alumno o cliente ya existe en el sistema, debe localizarlos (botón pequeño
con forma de prismáticos), ya que, si lo añadiese (botón pequeño con forma de símbolo [+]) estaría duplicándolos en la base de
datos.

8.4.2.2. Seleccionar los grupos y ajustar el importe final

Una vez seleccionado el alumno y cliente de la matrícula, el segundo paso que se deberá realizar es escoger los grupos (uno o
varios) en los que queramos matricular al alumno. Para ello pulsaremos sobre el botón “Seleccionar grupo/s…” situado en el apartado

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS229


2 de la ventana de ‘Nueva matrícula’ de la edición Basic de aGora. Si lo deseamos, podemos utilizar en su lugar el botón “Seleccionar
grupo/s con prefiltros…” para obtener solamente los grupos que cumplan ciertas condiciones específicas.

Botón “Seleccionar grupo/s…”

Al pulsar sobre el botón se abrirá una ventana en la que podremos seleccionar uno o varios de los grupos que se nos muestran,
marcando las casillas a la izquierda de cada grupo que desee seleccionar.

Ventana para la selección de grupos en el proceso de matriculación

Una vez seleccionados los grupos pulsaremos sobre el botón “Aceptar selección” y nos aparecerán los datos de los mismos en
la lista de grupos seleccionados.

Lista de grupos seleccionados de la ventana de ‘Nueva matrícula’


Llegados a este punto podremos personalizar varias características del contrato de matrícula. De modo automático, los grupos
seleccionados se habrán añadido a la lista de grupos que se desean contratar con la fecha de inicio, la fecha de fin y el precio definidos
en las fichas de los grupos en cuestión. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos datos y adaptarlos en cada caso concreto. De este
modo, se podrán contemplar excepciones, como por ejemplo un alumno que va a empezar a asistir al grupo cuando éste ya haya
comenzado, otro que vaya a terminar antes de la fecha de fin fijada para el grupo, o un tercero al que, por ejemplo, se le quiera cobrar
mayor o menor importe del definido de forma predeterminada en el grupo.

Para ajustar o modificar las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la
derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato. La modificación,
recordemos, solamente tendrá lugar para ESTA matrícula, por lo que no debemos temer que afecte a matrículas futuras o ya
existentes.

Ventanas para modificación de la fecha de fin y el importe de uno de los grupos seleccionados

Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la
primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar.

Una vez modificados los mencionados datos a gusto del usuario, también se podrán definir recargos y/o descuentos al importe
de la matrícula.

Los recargos se sumarán al importe resultante de la suma de todos los importes de los grupos matriculados y deberemos
escogerlos de entre los predefinidos en la opción ‘Configuración > Baremos > Matrículas > Recargos’ (Es posible crear un nuevo recargo
en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita).

Ventana de edición de recargos en modalidad de altas

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS231


Al crear un recargo predefinido indicaremos un nombre para el mismo, si se tratará de un recargo de un importe fijo o de un
porcentaje, el porcentaje o cantidad en que el recargo aumentará el importe, y finalmente una descripción ampliada del mismo.

Cuando indiquemos que deseamos aplicar un recargo, se nos mostrará una ventana con una lista desplegable de los recargos
predefinidos en ‘Configuración > Baremos > Matrículas > Recargos’, dejándonos escoger cualquiera de ellos o crear uno nuevo
(mediante el botón con forma de signo + situado a la derecha de la mencionada lista desplegable).

Ventana de selección de recargo

Los descuentos se restarán al importe resultante de la suma de los importes de los grupos matriculados. Éstos podremos
escogerlos, al igual que hacíamos con los recargos, de entre los predefinidos en la opción ‘Configuración > Baremos > Matrículas
>Descuentos’ (siendo también posible crear un nuevo descuento predefinido en el momento de realizar el proceso de matriculación
si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Sin embargo, con los descuentos tenemos dos opciones adicionales, la
de crear un descuento personalizado de un importe fijo o la de crear un descuento personalizado de porcentaje, ambos exclusivos
para la matrícula que se está formalizando, sin que se guarde entre los creados en el baremo mencionado.

Ventana de selección de descuento con un importe fijo personalizado

Existen DOS formas de indicar el descuento o el recargo a aplicar en la matrícula: podemos aplicarlos localmente a uno (o varios)
de los grupos seleccionados, o podemos aplicarlos de forma general después de calcular globalmente el importe de los grupos incluidos
en la matrícula.
En el primer caso deberemos indicarlo en la línea del grupo al que deseemos aplicar el descuento o recargo usando el botón del
lápiz situado al lado de los campos Recargo y Descuento del grupo incluido. Pulsaremos el botón y se nos mostrarán las ventanas
indicadas anteriormente. Debe tenerse en cuenta que en este caso, el descuento o recargo sólo se aplicará al grupo al que lo
asignamos.

En el segundo caso, si deseamos que el descuento se aplique al importe ya calculado de todos los grupos incluidos, deberemos
indicarlo en la zona debajo de la selección de grupos. En esta zona se calcula el Total de los grupos incluidos, y hay dos apartados
adicionales de Recargo y Descuento antes del Total de Matrícula, con sus respectivos botones de lápices, que podemos usar para
escoger el descuento o recargo a aplicar al total mencionado. Si indicamos el descuento aquí, se aplicará sobre el importe final
acumulado de todos los grupos, y asignará a cada grupo la proporción que le corresponda de dicho descuento/recargo de manera
automática.

Si se ha aplicado un recargo o un descuento por error y se desea eliminar, deberemos pulsar sobre el botón “Quitar recargo” o
“Quitar descuento” respectivamente (botón con forma de aspa situado a la derecha del botón utilizado para aplicar descuentos o
recargos).

Dos apartados más son el I.V.A. y el recargo: impuestos a aplicar sobre el importe final a cobrar al cliente. Esos campos tomarán
su valor del I.V.A. y recargos asignados al grupo escogido, pero en caso de no desear que, para esta matrícula en concreto, se apliquen,
podemos quitarlos mediante los botones con forma de aspa situados al lado del I.V.A. y el recargo respectivamente en cada línea de
grupo.

Una vez añadidos los recargos y/o descuentos tendremos un importe base imponible. Sobre este importe se aplicarán, si los
hay, los impuestos de IVA y recargo indicados en los grupos correspondientes y se calculará finalmente el importe final a abonar. Este
será el importe del adeudo que se emitirá de forma automática por los servicios docentes que contrata el cliente una vez concluyamos
el proceso de matriculación.

8.4.2.3. Añadir gastos de matriculación

Con la edición Basic, además de un adeudo por los servicios docentes (grupos de los cursos) que “contrata” el cliente o a los que
se “apunta” el alumno, tenemos la posibilidad de emitir un adeudo separado por los gastos iniciales de matriculación o inscripción.
Los datos para su emisión se cumplimentarán en el apartado 3 de la ventana de ‘Nueva matrícula’ de la edición Basic.

En este apartado podremos indicar el importe de estos gastos de matriculación y el porcentaje o importe de descuento que
deseemos aplicar sobre los mismos. Si en el Panel de Control > Valores por defecto hemos indicado un valor por defecto para este
importe, aparecerá rellenado de antemano pero podremos cambiarlo.

Apartado para indicar los gastos de matriculación en la ventana de ‘Nueva matrícula’

8.4.2.4. Indicar información complementaria

Para finalizar el proceso de matriculación para la edición Basic sólo nos quedaría por cumplimentar, si lo considerase oportuno
el usuario, una serie de datos complementarios y opcionales.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS233


Estos datos son la fecha de matriculación (fecha meramente estadística que indica el día que el alumno acudió a matricularse
al centro), el código de expediente de la matrícula(identificador alfanumérico de la matrícula asignable por el usuario con
independencia del que asigna el programa), el tipo de matrícula (baremo que nos puede ser útil para poder realizar filtros y consultas
posteriormente) y el comercial asignado a la misma(que nos indicará el empleado comercial del centro que se ha encargado de
“venderla”).

Apartado para la información complementaria de la ventana de ‘Nueva matrícula’

8.4.2.5. Finalizar el proceso de matriculación

Una vez cumplimentada la ventana de ‘Nueva matrícula’ con el alumno, el cliente, los datos de los grupos matriculados (con sus
precios, recargos y descuentos) y opcionalmente los datos de gastos de matriculación y de información complementaria, estamos en
disposición de pulsar sobre el botón “Guardar los cambios”.

Una vez se pulse el mencionado botón se emitirá un adeudo con un único vencimiento por la cantidad indicada en la casilla
“Importe” de la ventana de ‘Nueva matrícula’ y otro por la cantidad de los gastos de matriculación (en el caso de haberlos establecido).
Ambos adeudos aparecerá en ‘Económico > Gestión de adeudos’, desde donde se podrá gestionar su cobro, modificar su importe,
cambiar el concepto, etc.

Si el usuario desea emitir más adeudos sobre la matrícula (además de los que ya se generan al finalizar el alta de la misma),
deberá realizarlo desde el botón ‘Nuevo adeudo’ de la ventana de lista de ‘Económico > Gestión de adeudos’ o desde el botón ‘Generar
adeudo por concepto libre’ de la ventana de lista de ‘Ventas > Matrículas’ (ver apartado 9.1.3.1. del manual para mayor información
a este respecto).

Mensaje final del proceso de matriculación con la edición Basic


8.4.3. Nueva matrícula. Edición Silver o superior

La edición Silver o superiores de aGora nos presenta la ventana de ‘Nueva matrícula’ más completa de todas. En la misma se
contempla una amplia gestión económica, que nos permite gran flexibilidad a la hora de automatizar la generación de los adeudos
que se derivan del proceso de matriculación. Para ello la aplicación introduce a partir de la edición Silver el concepto de tipo de
liquidación.

El tipo de liquidación nos permite indicar y automatizar el modo en el que se va a realizar la emisión de adeudos a partir de las
matrículas que se creen, dependiendo de cómo se determine el importe del curso y de cómo desee abonarlo el cliente. Se distinguen
los siguientes tipos de liquidación:

a) ‘Cobro único o a plazos’: Esta modalidad implica que el importe que se adeudará al cliente es el precio del servicio completo,
no de cada periodo del mismo. Se cobrará al cliente con total independencia de duración del servicio de formación en un
único o en varios plazos o vencimientos. Así pues, el usuario podrá fraccionar el importe total a pagar en distintos plazos o
vencimientos especificando el nº de los mismos, su importe y las fechas en las que deberían ser cobrados, con total
independencia de la duración de los grupos en los que se matricule. Para este tipo de liquidación se parte del precio indicado
en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea.

b) ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’: Esta modalidad funciona parecida a la anterior con la salvedad de que en ésta
se especifica el número de horas que el cliente contrata, finalizando la matrícula una vez consumidas las mismas. El importe
total a pagar será el de multiplicar el precio/hora del grupo matriculado por el número de horas contratadas, formando así
el precio total a abonar por el curso. Al igual que el anterior tipo de liquidación esta cantidad puede fraccionarse en diferentes
plazos o vencimientos. Para este tipo de liquidación se parte del precio hora indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo
modificar si así se desea.

c) ‘Cobro periódico’: Es el tipo de liquidación más habitual en los centros de enseñanza junto con el de ‘Cobro único o a plazos’.
Si se escoge este tipo de liquidación, a los clientes se les cobrará cada cierto tiempo un importe por la docencia que reciben
los alumnos vinculados. Los periodos de liquidación son definidos por el usuario a su gusto (p.ej., mensual, trimestral, etc.)
y se cobrará según dichos periodos mientras dure el servicio que se les ofrece, es decir, mientras dure la matrícula. Para este
tipo de liquidación se parte del precio periódico indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea.
Siempre se considerará que este precio representa un periodo de la matrícula, sin importar qué periodicidad se haya
escogido (por ejemplo, si la periodicidad escogida es mensual y el grupo tiene un importe de 100€, los 100€ representarán
el importe de un mes; si para otra matrícula del mismo grupo, ponemos la periodicidad trimestral porque el cliente desea
pagar cada trimestre, el programa no calculará el nuevo importe, seguirá poniendo 100€. Si desea cambiarlo, deberá hacerlo
cambiando manualmente el importe o mediante los recargos, ambos métodos vistos en el apartado anterior).

d) ‘Cobro por horas asistidas’: Esta modalidad de cobro se refiere a los casos en los que el cliente nos pagará una cantidad
determinada por cada hora de clase. En este caso, se cobrarán aquellas clases a las que realmente ha acudido el alumno.
Para ello se necesita llevar un control de la asistencia con la aplicación. Para este tipo de liquidación se parte del precio hora
indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea.

e) ‘Cobro por horas impartidas’: Esta modalidad de liquidación se refiere a los casos en los que el cliente nos pagará una
cantidad determinada por cada hora de clase. En este caso, se cobrarán al alumno aquellas clases que el profesor imparta,
aunque el alumno no haya asistido. Para ello se necesita controlar la docencia con la aplicación. Para este tipo de liquidación
se parte del precio hora indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea.

f) ‘Cobro periódico (horas periodo)’: En esta modalidad de liquidación, combinación de cobro periódico y por horas asistidas,
el cliente nos pagará una cantidad determinada por hora de clase, pero asumiendo que el alumno va a asistir a TODAS las
horas de un periodo determinado, periodo para el cual se generará un nuevo adeudo. Para este tipo de liquidación se parte
del precio hora indicado en los grupos escogidos, pudiéndolo modificar si así se desea.

La forma de cumplimentar la ventana de ‘Nueva matrícula’ variará dependiendo del tipo de liquidación mediante el cual
deseemos realizar la “venta” de los grupos en los que está interesado el alumno/cliente.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS235


Ventana de ‘Nueva matrícula’ con tipo de liquidación de ‘Cobro único o a plazos’

Los pasos para realizar el proceso de matriculación con la edición Silver o superior de aGora son los siguientes:

1. Seleccionar alumno y cliente


2. Establecer el tipo de liquidación (modo mediante el cual el cliente pagará la matrícula)
3. Seleccionar los grupos en los que matricular al alumno
4. Añadir gastos de matriculación. (Opcional)
5. Indicar características especiales de los adeudos que emitirá la matrícula
6. Indicar información complementaria. (Opcional)

Pasemos a ver con detalle cada uno de estos pasos.

8.4.3.1. Seleccionar alumno y cliente

El primer paso a realizar para crear una nueva matrícula será escoger el alumno y el cliente. En la parte superior de la ventana
se nos piden los datos del alumno que recibirá la formación, cuya ficha podremos crear en ese mismo momento pulsando sobre el
botón de “Añadir nuevo alumno” (botón con forma de signo [+]), o vincular sus datos si ésta ya estaba creada, pulsando sobre el botón
de “Localizar y vincular alumno existente” (pequeño botón con forma de prismáticos).

A continuación tendremos que indicar el cliente. Si el alumno ya tenía alguno vinculado de matriculaciones realizadas
anteriormente, nos aparecerá, una vez seleccionado, un desplegable con los clientes vinculados en el pasado. En caso contrario,
deberemos escoger otro, teniendo la opción de optar por uno ya existente (botón pequeño con forma de prismáticos) o crear uno
nuevo (botón pequeño con forma de signo [+]). En el caso de querer añadirlo como un nuevo cliente, el programa nos preguntará si
es el propio alumno el que se costeará el servicio que nos está contratando, en cuyo caso no tendremos que volver a introducir todos
sus datos, tan solo lo haremos con los de tipo económico, como la cuenta bancaria, el número de tarjeta de crédito, etc.
Es importante remarcar que el proceso mencionado anteriormente puede realizarse a la inversa, es decir, escoger en primer
lugar el cliente a quien le vamos a cobrar por la matrícula y después el alumno que va a recibir el servicio docente. Esta operación, al
igual que hemos indicado en el caso anterior, podrá realizarse ya sea seleccionando un alumno que estuviese vinculado anteriormente
con el cliente, creando uno nuevo o localizando uno existente, no relacionado previamente con ese cliente.

Pantalla de selección de clientes vinculados a un alumno

IMPORTANTE: Tenga muy en cuenta que si el alumno o cliente ya existe en el sistema, debe localizarlos (botón pequeño
con forma de prismáticos), ya que, si lo añadiese (botón pequeño con forma de símbolo [+]) estaría duplicándolos en la base de
datos.

8.4.3.2. Establecer el tipo de liquidación

Una vez seleccionado el alumno y cliente de la matrícula, el segundo paso que se deberá realizar es escoger el tipo de
liquidación.

La selección del tipo de liquidación afectará de forma importante al modo de completar el proceso de matriculación, ya que los
datos a introducir el apartado de selección de grupos, descuentos, recargos, etc., varían debido a las características particulares de
cada uno de los tipos de liquidación disponibles en aGora.

IMPORTANTE: Una vez finalizada la creación de una matrícula, si se ha cometido un error escogiendo el tipo de liquidación,
o por cualquier otra causa desea modificarse el mismo, se deberá dar por finalizada la matrícula y crear una nueva con los datos
deseados, ya que el tipo de liquidación NO es modificable una vez finalizado el proceso de creación de una ‘Nueva matrícula’.

A) COBRO ÚNICO O A PLAZOS

En esta modalidad el importe que el cliente nos va a pagar por cada grupo que haya contratado se refiere al precio del servicio
completo, con independencia de la duración del mismo y que se cobrará en un único o en varios plazos o vencimientos.

EJEMPLO: En nuestro centro se ofrece un curso de “Contabilidad Avanzada” mediante un grupo que se imparte todos los
jueves por la tarde desde el 1 de septiembre al 22 de diciembre y cuyo precio es de 350,00 €. El cliente lo podrá pagar en un único
plazo con vencimiento de 1 de septiembre y con un descuento especial del 15% o en dos plazos mensuales (con el primer
vencimiento el mismo 1 de septiembre) sin descuento alguno. En ambos casos para los alumnos que se matriculen se empleará
el tipo de liquidación de ‘Cobro único o a plazos’ pero cada caso usará un plan de vencimientos distinto (ver más adelante).

Para este tipo de liquidación, el programa nos presentará la posibilidad de escoger el plan de vencimientos (o plan de pagos),
mediante el cual el cliente nos abonará el importe final del contrato de matrícula, de entre los que tengamos definidos en ‘Baremos >
Matrículas > Planes de vencimientos’ de la solapa ‘Configuración’.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS237


Cada plan de vencimientos que definamos indicará una forma diferente de distribuir cómo nos va a pagar un importe un cliente.
Un plan de vencimientos constará de un nombre descriptivo, una periodicidad que separará cada plazo del cobro, una cantidad
numérica de vencimientos o plazos en que este plan dividirá el importe, el día del mes en el que se deben generar adeudos de cada
uno de los vencimientos o plazos, el importe o porcentaje sobre el total del primer vencimiento (sólo si éste debe ser diferente al
resto), y por último, el importe o porcentaje sobre el total del último vencimiento (también sólo si éste debe ser diferente al resto).

Ventana para crear un nuevo ‘Plan de vencimientos’

Además del plan de vencimientos escogeremos la fecha del primer vencimiento, que indicará a partir de que fecha deberá
emitirse el primer vencimiento de los que componen este adeudo y que se usará para calcular la fecha en la que se emitirán el resto
de vencimientos (para planes de más de un vencimiento o plazo).

Apartado para establecer el tipo de liquidación con ‘Cobro único o a plazos’ seleccionado

EJEMPLO: Continuando con nuestro ejemplo, un alumno se matricula en nuestro grupo del curso de “Contabilidad
Avanzada” y decide pagar mediante la opción de dos plazos. En ese caso, aGora generará un adeudo por la cantidad total (300€),
que constará de 2 vencimientos o plazos. El primer plazo se emitirá el día 1 de septiembre y constará de 175€ y el segundo se
emitirá por esa misma cantidad de 175,00 €, pero con fecha del día 1 de octubre.

En este tipo de liquidación existe una variación que puede usarse si preferimos que el programa genere un adeudo para cada
uno de los diferentes pagos que se van a realizar, en vez de un solo adeudo que internamente esté dividido en los diferentes
vencimientos. Podremos activarla cuando escojamos este tipo de liquidación y escojamos un plan de vencimientos que conste de más
de un vencimiento. En estos casos, se nos mostrará una nueva casilla “Varios adeudos”, que podremos marcar si deseamos utilizar
esta nueva modalidad.
Apartado para establecer el tipo de liquidación con ‘Cobro único o a plazos’ seleccionado con opción de “Varios adeudos” marcada.

Una vez marcada, esta matrícula generará un adeudo por vencimiento en que se vaya a dividir el pago (y cada uno de estos
adeudos tendrá un vencimiento a nivel interno). Esto puede resultarnos útil si queremos poder facturar al cliente según nos vaya
pagando la deuda, puesto que de otro modo tendría que facturar el adeudo que incluye toda la deuda al completo.

IMPORTANTE: Es importante recordar que TODOS los adeudos serán generados en el momento en que se complete la
creación de la matrícula, no solo el primero de ellos. Otro detalle a tener en cuenta es que en este caso, debido a la singular manera
de funcionar de este método, los cambios de importe NO pueden hacerse en la matrícula, dado que no pueden trasladarse los
cambios a los adeudos: por ello, si desean realizar cambios a posteriori en los importes, deberán hacerse directamente en los
adeudos.

B) COBRO ÚNICO O A PLAZOS (HORAS CONTRATADAS)

Este tipo de liquidación es muy parecida a la anterior, con la salvedad de que el precio que el cliente nos deberá pagar por el
servicio viene determinada por la cantidad de horas que contrata el cliente en el grupo deseado. El programa tomará el precio/hora
del grupo, en lugar del precio, y lo multiplicará por el número de horas contratadas. Al igual que el anterior tipo de liquidación se
trabajará con plazos o vencimientos.

EJEMPLO: En nuestro centro se ofrece un curso de “Inglés Comercial” que ofrecemos a un precio de 20,00 € la hora. Un
cliente nos contrata 35 horas que podrá pagar en un único plazo con un descuento especial del 15% o en tres plazos quincenales
sin descuento alguno. En este caso para los alumnos que se matriculen se empleará el tipo de liquidación de ‘Cobro único o a
plazos (horas contratadas)’.

Para este tipo de liquidación, el programa nos presentará también la posibilidad de escoger un plan de vencimientos mediante
el que nos pagará el cliente, de entre los que tengamos definidos en ‘Baremos > Matrículas > Planes de vencimientos’ de la solapa
‘Configuración’.

Cada plan de vencimientos que definamos constará de los mismos elementos ya mencionados para el tipo de liquidación de
‘Cobro único o a plazos’, y funcionará de la misma manera.

Igual que para el tipo de liquidación anterior, se escogerá la fecha del primer vencimiento, que indicará a partir de qué fecha
se emitiría el primero de los vencimientos y que se usará para calcular la fecha en la que se emitirán el resto de vencimientos del
adeudo (para planes de más de un vencimiento).

C) COBRO PERIÓDICO

Con este tipo de liquidación, a los clientes se les cobrará de forma repetida y cada cierto tiempo un importe por los servicios
docentes que reciben los alumnos. Para este tipo de liquidación, aparece un nuevo concepto, la periodicidad de liquidación. Esta
periodicidad nos indicará cada cuanto tiempo deseamos cobrar al cliente el importe periódico fijado en la matrícula para los grupos
que se contraten. Los periodos de liquidación son definidos por el usuario a su gusto (quincenal, mensual, trimestral, etc.) y se cobrará
el importe según esos periodos y mientras dure la contratación del servicio que se ofrece, es decir, mientras dure la matrícula.

EJEMPLO: En nuestro centro se ofrece un curso de “Italiano Básico” que ofrecemos a un precio de 60,00 € al mes. Los
alumnos interesados se podrán matricular de un grupo que se impartirá de septiembre a diciembre por las mañanas, o de otro
que se impartirá las mismas fechas pero por las tardes. En ambos casos, para los alumnos que se matriculen se empleará el tipo

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS239


de liquidación de ‘Cobro periódico’. Los clientes, si no se dan de baja prematuramente del servicio contratado (grupo), deberán
pagar 60,00 € cada mes hasta que finalice el mismo, es decir, desde septiembre a diciembre.

Si se escoge la opción ‘Cobro periódico’, en la ventana de ‘Nueva matrícula’ nos aparecerá un desplegable que nos permite
escoger la periodicidad de liquidación, que se utilizará para la generación de los adeudos que periódicamente se emitirán de forma
automática a partir de la matrícula. Cada uno de estos adeudos constará únicamente de un vencimiento, dado que se cobrarán de un
solo golpe (aunque esto puede cambiarse manualmente más adelante). La periodicidad de liquidación marcará cada cuánto tiempo la
matrícula va a generar un derecho de cobro (adeudo), es decir, cada cuanto se devenga la deuda a nuestros clientes (mensualmente,
trimestralmente, quincenalmente, etc.).

Como ya hemos visto anteriormente en este capítulo, la periodicidad de liquidación se fija por defecto en el ‘Panel de control’
(‘Valores por defecto’) accesible desde la solapa ‘Configuración’, pero pueden modificarse individualmente para cada matrícula
durante la creación de la misma.

Apartado para establecer el tipo de liquidación con ‘Cobro periódico’ seleccionado

D) COBRO POR HORAS ASISTIDAS Y COBRO POR HORAS IMPARTIDAS

Para estas modalidades de cobro o liquidación, los clientes nos deberán abonar una cantidad determinada por cada hora de
clase a la que asista el alumno (por horas asistidas) o que imparta el profesor (por horas impartidas).

EJEMPLO: En nuestro centro ofrecemos clases particulares de nuestro curso de “Alemán” a razón de 25,00 € cada una. La
política del centro es que en el caso de que el alumno no acuda a clase no se le cobrarán las horas. Nuestro alumno Juan Pérez
está interesado en matricularse, por lo que le realizaremos una matrícula. Para este caso se empleará el tipo de liquidación de
‘Cobro por horas asistidas’.

En el caso de escoger en la ventana de ‘Nueva matrícula’ las opciones de ‘Cobro por horas asistidas’ o ‘Cobro por horas
impartidas’, no hará falta indicar ningún dato extra en este apartado encargado de establecer el tipo de liquidación.

IMPORTANTE: Para poder emitir adeudos de forma correcta con este tipo de liquidación es necesario llevar un control de
la docencia (para horas impartidas) o la asistencia (para horas asistidas) con la aplicación (ver apartado 5.9. y apartado 5.10.
respectivamente). Una vez gestionada la docencia y asistencia, el programa generará adeudos a petición del usuario por la
cantidad resultante de multiplicar el importe/hora establecido en la matrícula por el número de horas impartidas o asistidas
confirmadas desde la última vez que se emitió un adeudo para dicha matrícula. Por ejemplo, si para una matrícula de un grupo
que consta de un importe de 20€ la hora, el último adeudo se emitió el 30 de septiembre de 2013, y volvemos a emitir otro
adeudo el 31 de octubre de 2013, suponiendo que entre ambos días se hubiese asistido, por ejemplo, a 30 horas de clase , se
emitiría un adeudo de 30 horas x 20€ = 600 €

E) COBRO PERIÓDICO (HORAS PERIODO)

Esta modalidad de liquidación combina parcialmente la funcionalidad del cobro periódico con la de horas asistidas. En el caso
de este tipo, los adeudos se generarán periódicamente, conforme se hace en el caso de los de tipo de liquidación “Cobro periódico”,
pero con una diferencia: el precio a abonar, en lugar de corresponder con el importe periódico definido para el grupo, viene definido
por un cálculo de las horas de clase que van a impartirse en el grupo seleccionado a lo largo de dicho periodo, multiplicadas por el
precio/hora asignado al grupo en cuestión. Esta multiplicación generará, cada mes, el importe del que se deberá generar el adeudo.

Aunque pueda resultar, a simple vista, una réplica del cobro periódico o del cobro por horas asistidas, en realidad tiene
diferencias fundamentales:

- A diferencia del tipo de liquidación “Cobro periódico”, el importe a cobrar cada mes puede variar: la cantidad a abonar
periodo a periodo puede cambiar dependiendo de los días de clase (y, por tanto, horas de clase) que se den en un mes determinado.
- A diferencia del tipo de liquidación “Cobro por horas asistidas”, no es necesario esperar a tener confirmadas las asistencias
del alumno para poder generarle el adeudo. Sí es necesario, sin embargo, indicar una periodicidad, que indicará el periodo de tiempo
que ha de usarse como baremo para calcular las horas que hay que cobrarle al cliente: el programa asume que vendrá a todas las
horas del periodo y generará el adeudo de manera acorde. Si posteriormente no puede venir a alguna de las clases, el centro decidirá
cómo proceder en este sentido, pero ya habrán sido abonadas todas las horas previstas.

EJEMPLO: En nuestro centro ofrecemos clases de nuestro curso de “Inglés Preparatorio FCE” a razón de 30,00 € cada una.
La política del centro es que, para cada alumno, se calcula la cantidad de horas que va a asistir un determinado mes, y se pagan
por adelantado. Si finalmente el alumno no pudiera asistir a alguna de las clases, se le compensarían posteriormente o se le
haría una clase particular para que recuperase las horas perdidas. Para este caso se empleará el tipo de liquidación de ‘Cobro
periódico (Horas periodo)’.

El primer mes, el grupo consta de 16 horas de clase, repartidas a lo largo de los distintos lunes y miércoles, a razón de 2
horas por sesión. Esto nos da un total a abonar el primer mes de 480 € (16 horas x 30 €/hora = 480 €), que el alumno abonará
íntegramente antes de comenzar el periodo.

El segundo mes, por la distinta distribución de los días, el total de horas del periodo asciende a 18 horas. Por lo tanto, el
adeudo correspondiente a este periodo pasará a ser de 540 € (18 horas x 30 €/hora = 540 €)..

En el caso de escoger en la ventana de ‘Nueva matrícula’ las opciones de ‘Cobro periódico (horas periodo)’, al igual que en el
caso del tipo ‘Cobro periódico” a secas, deberemos indicar la periodicidad con la que queremos que se generen los adeudos, que
además en este caso determinará el periodo que usa el programa como franja para calcular cuántas horas se van a contabilizar en
cada adeudo.

IMPORTANTE: Es importante tener en cuenta que el programa NO contabilizará las horas de los días en que, ya sea por
festivos, bajas temporales, etc., ya se asuma de antemano que el alumno no asistirá a clase.

8.4.3.3. Seleccionar los grupos y ajustar el importe final

Una vez seleccionado el alumno, el cliente y el tipo de liquidación de la matrícula, el tercer paso que se deberá realizar será
escoger los grupos (uno o varios) en los que matricular al alumno y modificar los datos pertinentes para ajustar el importe que se
desea cobrar al cliente por los grupos que desea contratar (precios, recargos y descuentos).

Para ello lo primero que haremos será pulsar sobre el botón “Seleccionar grupo/s…”.

Al pulsar sobre el botón se abrirá una ventana en la que podremos buscar y seleccionar uno o varios de los grupos que se nos
muestran.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS241


Ventana para la selección de grupos en el proceso de matriculación

Una vez seleccionados los grupos pulsaremos sobre el botón “Aceptar selección” y nos aparecerán los datos de los mismos en
la lista de grupos seleccionados. Esta lista, los datos que se muestran y las modificaciones que permite realizar dependerán del tipo
de liquidación escogido para la matrícula.

A) COBRO ÚNICO O A PLAZOS

En el caso de escoger el tipo de liquidación de ‘Cobro único o a plazos’, podremos personalizar varias características del contrato
de matrícula. De modo automático, los grupos seleccionados se habrán añadido a la lista de grupos que se desean contratar con la
fecha de inicio, la fecha de fin y el precio definidos en las fichas de los grupos en cuestión. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos
datos y adaptarlos en cada caso concreto. De este modo se podrán contemplar excepciones, como por ejemplo un alumno que va a
empezar a acudir a clase cuando el grupo ya haya comenzado, otro que vaya a terminar antes de la fecha de fin fijada para el grupo,
o un tercero al que por ejemplo se le quiera cobrar mayor o menor importe del definido de forma predeterminada en el grupo.

Lista de grupos seleccionados para el tipo de liquidación de ‘Cobro único o a plazos’

Para ajustar o modificar las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la
derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato. La modificación,
recordemos, solamente tendrá lugar para ESTA matrícula, por lo que no debemos temer que afecte a matrículas futuras o ya
existentes.
Ventanas para modificación de la fecha de fin y el importe de uno de los grupos seleccionados

Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la
primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar.

Una vez modificados los mencionados datos a gusto del usuario, también se podrán definir recargos y/o descuentos al importe
de la matrícula.

Los recargos se sumarán al importe resultante de la suma de los grupos matriculados y deberemos escogerlos de entre los
predefinidos en la opción ‘Configuración > Baremos > Matrículas > Recargos’ (Es posible crear un nuevo recargo en el momento de
realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita).

Ventana de edición de recargos en modalidad de altas

Al crear un recargo predefinido indicaremos un nombre para el mismo, si se tratará de un recargo de un importe fijo o de un
porcentaje, el porcentaje o cantidad en que el recargo aumentará el importe, y finalmente una descripción ampliada del mismo.

Cuando indiquemos que deseamos aplicar un recargo, se nos mostrará una ventana con una lista desplegable de los recargos
predefinidos en ‘Configuración > Baremos > Matrículas > Recargos’, dejándonos escoger cualquiera de ellos o crear uno nuevo
(mediante el botón con forma de signo + situado a la derecha de la mencionada lista desplegable).

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS243


Ventana de selección de recargo

Los descuentos se restarán al importe resultante de la suma de los grupos matriculados. Éstos podremos escogerlos, al igual
que hacíamos con los recargos, de entre los predefinidos en la opción ‘Configuración > Baremos > Matrículas >Descuentos’ (siendo
también posible crear un nuevo descuento predefinido en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que
se adapte a lo que el usuario necesita). Sin embargo, con los descuentos tenemos dos opciones adicionales, que son las de crear un
descuento personalizado de un importe fijo o crear un descuento personalizado de porcentaje, ambos exclusivos para esta matrícula,
sin que se guarde entre los creados en el baremo mencionado.

Ventana de selección de descuento con un importe fijo personalizado

Existen DOS formas de indicar el descuento o el recargo a aplicar en la matrícula: podemos aplicarlos localmente a uno (o varios)
de los grupos seleccionados, o podemos aplicarlos de forma general después de calcular globalmente el importe de los grupos incluidos
en la matrícula.

En el primer caso deberemos indicarlo en la línea del grupo al que deseemos aplicar el descuento o recargo usando el botón del
lápiz situado al lado de los campos Recargo y Descuento del grupo incluido. Pulsaremos el botón y se nos mostrarán las ventanas
indicadas anteriormente. Debe tenerse en cuenta que en este caso, el descuento o recargo sólo se aplicará al grupo al que lo
asignamos.

En el segundo caso, si deseamos que el descuento se aplique al importe ya calculado de todos los grupos incluidos, deberemos
indicarlo en la zona debajo de la selección de grupos. En esta zona se calcula el Total de los grupos incluidos, y hay dos apartados
adicionales de Recargo y Descuento antes del Total de Matrícula, con sus respectivos botones de lápices, que podemos usar para
escoger el descuento o recargo a aplicar al total mencionado. Si indicamos el descuento aquí, se aplicará sobre el importe final
acumulado de todos los grupos, y asignará a cada grupo la proporción que le corresponda de dicho descuento/recargo de manera
automática.
Si se ha aplicado un recargo o un descuento por error y se desea eliminar, deberemos pulsar sobre el botón “Quitar recargo” o
“Quitar descuento” respectivamente (botón con forma de aspa situado a la derecha del botón utilizado para aplicar descuentos o
recargos).

Dos apartados más son el I.V.A. y el recargo: impuestos a aplicar sobre el importe final a cobrar al cliente. Esos campos tomarán
su valor del I.V.A. y recargos asignados al grupo escogido, pero en caso de no desear que, para esta matrícula en concreto, se apliquen,
podemos quitarlos mediante los botones con forma de aspa situados al lado del I.V.A. y el recargo respectivamente.

Una vez añadidos los recargos y/o descuentos tendremos un importe base imponible. Sobre este importe se aplicarán, si los
hay, los impuestos de IVA y recargo indicados en los grupos correspondientes y se calculará finalmente el importe final a abonar Este
será el importe del adeudo que se emitirá de forma automática por los servicios docentes que contrata el cliente una vez concluyamos
el proceso de matriculación.

B) COBRO ÚNICO O A PLAZOS (HORAS CONTRATADAS)

En el caso de escoger el tipo de liquidación de ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’, podremos personalizar varias
características del contrato de matrícula. De modo automático, los grupos seleccionados se habrán añadido a la lista de grupos que
se desean contratar con la fecha de inicio, la fecha de fin y el precio hora definidos en las fichas de los grupos en cuestión. Sin embargo,
el usuario podrá ajustar esos datos y adaptarlos en cada caso concreto. Además, si se ha escogido este tipo de liquidación, se deberá
indicar la cantidad de horas que se contratan de cada uno de los grupos matriculados.

Lista de grupos seleccionados para el tipo de liquidación de ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’

Para ajustar o modificar las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la
derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato. La modificación,
recordemos, solamente tendrá lugar para ESTA matrícula, por lo que no debemos temer que afecte a matrículas futuras o ya
existentes.

Ventanas para modificación del precio hora y el número de horas contratadas de uno de los grupos seleccionados

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS245


Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la
primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar.

Una vez modificados los mencionados datos a gusto del usuario, también se podrán definir recargos y/o descuentos al importe
de la matrícula.

Los recargos y descuentos que se deseen establecer se aplicarán del mismo modo que se hace para el tipo de liquidación
anterior (‘Cobro único o a plazos’), sumando o restando a cada grupo al que los hayamos aplicado o al “Total de grupos matriculados”,
según como hayamos decidido aplicar el recargo/descuento, para obtener el importe de base imponible. De la misma manera, al igual
que en el caso anterior, se aplicará sobre este importe los impuestos que hubiesen asignados a los grupos escogidos, si los hubiera
(IVA y retención), aumentando o reduciendo la cantidad final según corresponda. Estos impuestos pueden eliminarse para esta
matrícula mediante los botones con aspa situados al lado de los mismos. El importe final, que se recalculará de forma automática con
las modificaciones que se hayan podido añadir, será el utilizado para crear los plazos según el plan de vencimientos escogido en el
paso anterior del proceso de matriculación. Se creará un único adeudo para esta matrícula, con una serie de vencimientos vinculados
(el número de los cuales dependerá del tipo de vencimiento escogido), a cobrar en las fechas determinadas en cada vencimiento.

C) COBRO PERIÓDICO

En el caso de que en el paso anterior se haya escogido el tipo de liquidación de ‘Cobro periódico’, podremos personalizar la
fecha de inicio del alumno en el grupo, la fecha de fin del alumno en el grupo, el precio periódico, el recargo o el descuento de forma
individual para cada uno de los grupos que el cliente nos desea contratar. De modo automático, los grupos seleccionados se habrán
añadido a la lista de grupos que se desean contratar con la fecha de inicio, la fecha de fin, el precio periódico definidos en las fichas
de los grupos en cuestión y vendrán sin ningún recargo ni descuento indicados. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos datos y
adaptarlos en cada caso concreto.

Lista de grupos seleccionados para el tipo de liquidación de ‘Cobro periódico’

Para ajustar o modificar cualquiera de las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de
lápiz situado a la derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato.
La modificación, recordemos, solamente tendrá lugar para ESTA matrícula, por lo que no debemos temer que afecte a matrículas
futuras o ya existentes.

Si se establece un recargo, deberemos escogerlo de entre los predefinidos en la opción ‘Configuración > Baremos > Matrículas
> Recargos’ (Es posible crear un nuevo recargo en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte
a lo que el usuario necesita).

Al establecer un descuento, podremos escogerlo, al igual que hacíamos con un recargo, de entre los predefinidos en la opción
‘Configuración > Baremos > Matrículas >Descuentos’ (siendo también posible crear un nuevo descuento predefinido en el momento
de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Sin embargo, con el descuento
tenemos dos opciones adicionales, que son las de crear un descuento personalizado de un importe fijo o crear un descuento
personalizado de porcentaje, ambos exclusivos para la matrícula que se está realizando, sin que se guarde entre los creados en el
baremo mencionado.

Existen DOS formas de indicar el descuento o el recargo a aplicar en la matrícula: podemos aplicarlos localmente a uno (o varios)
de los grupos seleccionados, o podemos aplicarlos de forma general después de calcular globalmente el importe de los grupos incluidos
en la matrícula.

En el primer caso deberemos indicarlo en la línea del grupo al que deseemos aplicar el descuento o recargo usando el botón del
lápiz situado al lado de los campos Recargo y Descuento del grupo incluido. Pulsaremos el botón y se nos mostrarán las ventanas
indicadas anteriormente. Debe tenerse en cuenta que en este caso, el descuento o recargo sólo se aplicará al importe del grupo al
que lo asignamos.

En el segundo caso, si deseamos que el descuento se aplique al importe periódico ya calculado de todos los grupos incluidos,
deberemos indicarlo en la zona debajo de la selección de grupos. En esta zona se calcula el Total de los grupos incluidos, y hay dos
apartados adicionales de Recargo y Descuento antes del Total de Matrícula, con sus respectivos botones de lápices, que podemos usar
para escoger el descuento o recargo a aplicar al total mencionado. Si indicamos el descuento aquí, se aplicará sobre el importe final
acumulado de todos los grupos, y asignará a cada grupo la proporción que le corresponda de dicho descuento/recargo de manera
automática.

Si se ha aplicado un recargo o un descuento por error y se desea eliminar, deberemos pulsar sobre el botón con forma de X de
color rojo, situado en la fila del grupo a la derecha del botón que se utiliza para añadir un recargo o un descuento.

Ventanas para modificación del importe periódico y el recargo a aplicar a uno de los grupos seleccionados

Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la
primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar.

Dos apartados más son el I.V.A. y el recargo: impuestos a aplicar sobre el importe final a cobrar al cliente. Esos campos tomarán
su valor del I.V.A. y recargos asignados al grupo escogido, pero en caso de no desear que, para esta matrícula en concreto, se apliquen
podemos quitarlos mediante los botones con forma de aspa situados al lado del I.V.A. y el recargo respectivamente.

Una vez modificados los importes, los recargos y los descuentos, y aplicados los impuestos si los hubiera, tendremos un “Precio
final” periódico para cada uno de los grupos matriculados. En la parte inferior del listado de grupos aparecen unas casillas con la suma
de los importes periódicos, los recargos y los descuentos globales resultantes de todos los grupos matriculados y un “Total de
matrícula” (suma del precio final de cada uno de los grupos). Este importe, que se calculará de forma automática con las modificaciones
que se hayan podido introducir, será el utilizado para crear un adeudo (consistente en un único vencimiento, aunque esto puede
cambiarse manualmente una vez generado) de forma periódica con la periodicidad escogida en el paso anterior del proceso de
matriculación.

D) COBRO POR HORAS ASISTIDAS Y COBRO POR HORAS IMPARTIDAS

En el caso de escoger alguno de estos dos tipos de liquidación, podremos personalizar la fecha de inicio del alumno en el grupo,
la fecha de fin del alumno en el grupo, el precio hora base, el recargo o el descuento de forma individual para cada uno de los grupos
que el cliente nos desea contratar. De modo automático, los grupos seleccionados se habrán añadido a la lista de grupos que se desean
contratar con la fecha de inicio, la fecha de fin, el precio hora definidos en las fichas de los grupos en cuestión y vendrán sin ningún
recargo ni descuento indicados. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos datos y adaptarlos en cada caso concreto.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS247


Lista de grupos seleccionados para el tipo de liquidación de ‘Cobro por horas asistidas’

Para ajustar o modificar las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la
derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato.

Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la
primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar.

Una vez modificados los mencionados datos a gusto del usuario, también se podrán definir recargos y/o descuentos al importe
hora que se desea cobrar de cada uno de los grupos matriculados.

Si se establece un recargo, deberemos escogerlo de entre los predefinidos en la opción ‘Configuración > Baremos > Matrículas
> Recargos’ (Es posible crear un nuevo recargo en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte
a lo que el usuario necesita).

Al establecer un descuento, podremos escogerlo, al igual que hacíamos con un recargo, de entre los predefinidos en la opción
‘Configuración > Baremos > Matrículas >Descuentos’ (siendo también posible crear un nuevo descuento predefinido en el momento
de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Sin embargo, con el descuento
tenemos dos opciones adicionales, que son las de crear un descuento personalizado de un importe fijo o crear un descuento
personalizado de porcentaje, ambos exclusivos para la matrícula que se está realizando, sin que se guarde entre los creados en el
baremo mencionado.

Ventanas para modificación de la fecha de fin y el importe periódico de uno de los grupos seleccionados

Existen DOS formas de indicar el descuento o el recargo a aplicar en la matrícula: podemos aplicarlos localmente a uno (o varios)
de los grupos seleccionados, o podemos aplicarlos de forma general después de calcular globalmente el importe de los grupos incluidos
en la matrícula.

En el primer caso deberemos indicarlo en la línea del grupo al que deseemos aplicar el descuento o recargo usando el botón del
lápiz situado al lado de los campos Recargo y Descuento del grupo incluido. Pulsaremos el botón y se nos mostrarán las ventanas
indicadas anteriormente. Debe tenerse en cuenta que en este caso, el descuento o recargo sólo se aplicará al importe/hora del grupo
al que lo asignamos.
En el segundo caso, si deseamos que el descuento se aplique al precio por hora ya calculado de todos los grupos incluidos,
deberemos indicarlo en la zona debajo de la selección de grupos. En esta zona se calcula el Total de los grupos incluidos, y hay dos
apartados adicionales de Recargo y Descuento antes del Total de Matrícula, con sus respectivos botones de lápices, que podemos usar
para escoger el descuento o recargo a aplicar al total mencionado. Si indicamos el descuento aquí, se aplicará sobre el importe final
acumulado de todos los grupos, y asignará a cada grupo la proporción que le corresponda de dicho descuento/recargo de manera
automática.

Dos apartados más son el I.V.A. y el recargo: impuestos a aplicar sobre el importe final a cobrar al cliente. Esos campos tomarán
su valor del I.V.A. y recargos asignados al grupo escogido, pero en caso de no desear que, para esta matrícula en concreto, se apliquen
podemos quitarlos mediante los botones con forma de aspa situados al lado del I.V.A. y el recargo respectivamente.

Una vez modificados los importe/hora, los recargos y los descuentos, y aplicados, si los hubiera, los impuestos sobre el precio
hora base, obtendremos un “Precio/hora final” para cada uno de los grupos matriculados. En el momento en el que se deseen emitir
los adeudos de las matrículas con estos tipos de liquidación, se utilizará el importe hora final de cada uno de los grupos y se multiplicará
por el número de horas a las que efectivamente ha asistido el alumno a ese grupo y aún no se le han cobrado, para el ‘Cobro por horas
asistidas’; o por el número de horas que ha impartido el profesor (aunque el alumno no haya asistido) para el caso de ‘Cobro por horas
impartidas’. Recordemos que es necesario para que se realice este cálculo llevar al día la gestión en el programa de las asistencias y
docencias de nuestro alumnado y profesorado (tal y como se vió en los apartados 5.9 y 5.10

E) COBRO PERIÓDICO (HORAS PERIODO)

En el caso de escoger este tipo de liquidación, podremos personalizar la fecha de inicio del alumno en el grupo, la fecha de fin
del alumno en el grupo, el precio/hora base, el recargo o el descuento de forma individual para cada uno de los grupos que el cliente
nos desea contratar. De modo automático, los grupos seleccionados se habrán añadido a la lista de grupos que se desean contratar
con la fecha de inicio, la fecha de fin, el precio hora definidos en las fichas de los grupos en cuestión y vendrán sin ningún recargo ni
descuento indicados. Sin embargo, el usuario podrá ajustar esos datos y adaptarlos en cada caso concreto.

Lista de grupos seleccionados para el tipo de liquidación de ‘Cobro periódico (horas periodo)’

Para ajustar o modificar las características de los grupos contratados pulsaremos sobre el botón con forma de lápiz situado a la
derecha del dato que deseemos modificar. Eso nos mostrará una ventana en la que introduciremos el nuevo dato.

Para eliminar alguno de los grupos de la lista se debe pulsar sobre el icono con forma de aspa (de color rojo) situado en la
primera columna de la fila en la que aparezca el grupo que deseemos quitar.

Una vez modificados los mencionados datos a gusto del usuario, también se podrán definir recargos y/o descuentos al importe
hora que se desea cobrar de cada uno de los grupos matriculados.

Si se establece un recargo, deberemos escogerlo de entre los predefinidos en la opción ‘Configuración > Baremos > Matrículas
> Recargos’ (Es posible crear un nuevo recargo en el momento de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte
a lo que el usuario necesita).

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS249


Al establecer un descuento, podremos escogerlo, al igual que hacíamos con un recargo, de entre los predefinidos en la opción
‘Configuración > Baremos > Matrículas >Descuentos’ (siendo también posible crear un nuevo descuento predefinido en el momento
de realizar el proceso de matriculación si no existiese uno que se adapte a lo que el usuario necesita). Sin embargo, con el descuento
tenemos dos opciones adicionales, que son las de crear un descuento personalizado de un importe fijo o crear un descuento
personalizado de porcentaje, ambos exclusivos para la matrícula que se está realizando, sin que se guarde entre los creados en el
baremo mencionado.

Ventanas para modificación de la fecha de fin y el importe periódico de uno de los grupos seleccionados

Existen DOS formas de indicar el descuento o el recargo a aplicar en la matrícula: podemos aplicarlos localmente a uno (o varios)
de los grupos seleccionados, o podemos aplicarlos de forma general después de calcular globalmente el importe de los grupos incluidos
en la matrícula.

En el primer caso deberemos indicarlo en la línea del grupo al que deseemos aplicar el descuento o recargo usando el botón del
lápiz situado al lado de los campos Recargo y Descuento del grupo incluido. Pulsaremos el botón y se nos mostrarán las ventanas
indicadas anteriormente. Debe tenerse en cuenta que en este caso, el descuento o recargo sólo se aplicará al importe/hora del grupo
al que lo asignamos.

En el segundo caso, si deseamos que el descuento se aplique al precio por hora ya calculado de todos los grupos incluidos,
deberemos indicarlo en la zona debajo de la selección de grupos. En esta zona se calcula el Total de los grupos incluidos, y hay dos
apartados adicionales de Recargo y Descuento antes del Total de Matrícula, con sus respectivos botones de lápices, que podemos usar
para escoger el descuento o recargo a aplicar al total mencionado. Si indicamos el descuento aquí, se aplicará sobre el importe final
acumulado de todos los grupos, y asignará a cada grupo la proporción que le corresponda de dicho descuento/recargo de manera
automática.

Dos apartados más son el I.V.A. y el recargo: impuestos a aplicar sobre el importe final a cobrar al cliente. Esos campos tomarán
su valor del I.V.A. y recargos asignados al grupo escogido, pero en caso de no desear que, para esta matrícula en concreto, se apliquen
podemos quitarlos mediante los botones con forma de aspa situados al lado del I.V.A. y el recargo respectivamente.

Una vez modificados los importe/hora, los recargos y los descuentos, y aplicados, si los hubiera, los impuestos sobre el precio
hora base, obtendremos un “Precio/hora final” para cada uno de los grupos matriculados. En el momento en el que se deseen emitir
los adeudos de las matrículas con estos tipos de liquidación, se calculará el total de horas que se van a dar en cada grupo durante el
periodo indicado (mes, trimestre, etc.) y se multiplicará por el importe/hora final de cada grupo para calcular el total a abonar.
Recordemos que, a diferencia del tipo de liquidación ‘Cobro por horas asistidas/impartidas’, NO es necesario llevar al día la gestión en
el programa de las asistencias y docencias para que se realice este cálculo.

8.4.3.4. Añadir gastos de matriculación

Al igual que ocurría en la edición Basic, con la edición Silver o superior, tenemos la posibilidad de generar de manera opcional
un adeudo por los gatos iniciales de matriculación o inscripción. Este adeudo se emitirá de forma automática al finalizar el proceso de
matriculación. El programa nos permite indicar el porcentaje o importe de descuento que deseemos aplicar a esos gastos. Si en el
Panel de Control > Valores por defecto hemos indicado un valor por defecto para este importe, aparecerá rellenado de antemano pero
podremos cambiarlo.
Apartado para indicar los gastos de matriculación en la ventana de ‘Nueva matrícula’

8.4.3.5. Indicar características especiales de los adeudos que emitirá la matrícula

En el apartado 5 de la ventana de ‘Nueva matrícula’ aparecen una serie de conceptos relacionados con los adeudos que se
generarán a partir de una matrícula concreta.

La “Serie de numeración” (dato obligatorio): deberemos escoger una serie de numeración para los adeudos que se emitan a
partir de la matrícula. Para crear las series de numeración lo haremos desde la opción ‘Baremos > Económicos > Series de adeudos’ de
la solapa ‘Configuración’ o con el botón “Añadir nueva serie” sitiado a la derecha del desplegable en el que aparecen las series de
numeración (botón con forma de [+]).Se pueden crear todas las series que se necesiten (por ejemplo una serie para particulares, otra
para empresas,…). Cada serie controla la numeración secuencial que siguen los adeudos, y cada una que creemos seguirá su propia
secuencia. Por ejemplo, podemos tener una serie para matrículas de clientes empresa a la que llamaremos “E” y una serie “P” para
clientes particulares: cada una de ellas llevará una numeración independiente, del 1 hasta donde llegue.

La casilla de “Domiciliación bancaria” (dato opcional) la marcaremos en el caso de querer que los vencimientos de la presente
matrícula se cobren por domiciliación bancaria. Si la hemos seleccionado y el cliente vinculado no tiene datos bancarios
(principalmente, el número de cuenta al que domiciliarle el cobro), el programa nos advertirá de la necesidad de estos datos, pero nos
permitirá concluir el proceso de matriculación. Sin embargo, si al generar el fichero informático, conforme a la norma AEB-19, estos
datos siguen sin estar cubiertos, no se adjuntarán los vencimientos emitidos a partir de esa matrícula al fichero informático de
domiciliación, aunque se advertirá nuevamente de la anomalía. En el botón ‘Detalles’ del aviso que se lanza al intentar realizar el
fichero de domiciliación aparecerán listados aquellos clientes que no tienen estos datos cubiertos.

La casilla de “Pago con tarjeta” (dato opcional) se marcará si queremos que los vencimientos de la matrícula se paguen mediante
el proceso de ‘Cobros > Cobros en bloque con tarjeta’ de la pestaña ‘Económico’. Si la hemos seleccionado y el cliente vinculado no
tiene datos de número de tarjeta el programa nos advertirá de la necesidad de estos datos, pero nos permitirá concluir el proceso de
matriculación. Sin embargo, si al generar el proceso de ‘Cobros en bloque con tarjeta’, estos datos siguen sin estar cubiertos, no se
añadirán los vencimientos generados a partir de esa matrícula al proceso, aunque advertirá nuevamente de la anomalía. En el botón
‘Detalles’ de este aviso aparecerán listados aquellos clientes que no tienen esos datos cubiertos.

El “Concepto alternativo en adeudo” (dato opcional) se cubrirá para los casos en los que queramos que el concepto de los
adeudos (y, por tanto, de sus vencimientos) que se generen derivados de esta matrícula no sea la combinación de los nombres de los
grupos seleccionados, sino uno personalizado por el usuario.

Apartado para indicar las características especiales de los adeudos que emitirá la matrícula

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS251


8.4.3.6. Indicar información complementaria

Existen una serie de datos complementarios y opcionales (no obligatorios) que el usuario podrá rellenar al realizar el proceso
de matriculación. Estos datos son la fecha de matriculación (fecha meramente estadística que indica el día que el alumno acudió a
matricularse al centro), el código de expediente de la matrícula(identificador alfanumérico de la matrícula asignable por el usuario
con independencia del que asigna el programa), el tipo de matrícula (baremo que nos puede ser útil para poder realizar filtros y
consultas posteriormente) y el comercial asignado a la misma(que nos indicará el empleado comercial del centro que se ha encargado
de “venderla”).

Apartado para la información complementaria de la ventana de ‘Nueva matrícula’

8.4.3.7. Finalizar el proceso de matriculación

Una vez cumplimentada la ventana de ‘Nueva matrícula’ con todos los datos indicados en los apartados anteriores, estamos en
disposición de pulsar sobre el botón “Guardar los cambios”.

Cuando se pulse el mencionado botón, se emitirá un adeudo con un único vencimiento por la cantidad indicada en el apartado
de los gastos de matriculación (en el caso de haberlos establecido), pudiendo ya gestionar su cobro, modificar su concepto, cambiar
el importe, etc., desde la opción ‘Económico > Gestión de adeudos’ de la cinta de opciones.

A partir del momento en el que concluya el proceso de matriculación, la generación del resto de adeudos y sus correspondientes
vencimientos será gestionada por el programa dependiendo del tipo de liquidación escogido al realizar la matrícula.

Para las opciones de ‘Cobro único o a plazos’ y ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’ se habrá creado automáticamente
un adeudo por el importe total a abonar, dividido internamente en uno o varios vencimientos o plazos que fraccionarán este importe
según el acuerdo que tengamos con el cliente, cada uno con una fecha de vencimiento determinada (fecha en que debe cobrarse
dicho vencimiento). Estas fechas y la cantidad de vencimientos en que se divida el adeudo dependerán del plan de vencimientos
escogido y de la fecha indicada para el primer vencimiento. Los vencimientos suelen cobrarse cuando llegua la fecha de vencimiento
indicada en cada uno de ellos, pero cabe la posibilidad de cobrarlos por adelantado o con retraso, dependiendo de las circunstancias.
Para los procesos en que se realicen cobros masivos hasta una fecha determinada (por ejemplo, domiciliaciones bancarias), se tomará
como referencia la fecha indicada en el vencimiento.

EJEMPLO: Un cliente se matricula de uno de los grupos de nuestro curso de “Inglés Nivel Medio” y de otro del curso de
“Contabilidad Básica”. Este cliente nos va a pagar mediante ‘Cobro único y a plazos’ con un plan de vencimientos de tres pagos
mensuales de igual cuantía y la fecha del primer vencimiento será el día 1 de abril. Tras realizar las modificaciones pertinentes de
precios y añadir los recargos y descuentos adecuados, el importe “Total de matrícula” asciende a 510,00 €. Por lo tanto, la
aplicación tras realizar el proceso de matrícula habrá generado un solo adeudo compuesto de tres vencimientos de 170,00 € cada
uno, con fechas de vencimiento de 1 de abril, 1 de mayo y 1 de junio, que podremos proceder a cobrar cuando veamos
conveniente (normalmente, en las fechas indicadas: 1 de abril el primero, 1 de mayo el segundo y 1 de junio el tercero).
Recordemos, por el contrario, que si se ha marcado la opción antes mencionada de “Varios adeudos”, en lugar de generar un
solo adeudo dividido por vencimientos, generará un adeudo por cada uno de los vencimientos de que conste el plan de vencimientos
escogido, cada uno con sus fechas correspondientes según el plan establecido. Internamente, cada uno de estos adeudos constará de
un único vencimiento.

EJEMPLO: Un cliente se matricula de uno de los grupos de nuestro curso de “Inglés Nivel Medio” y de otro del curso de
“Contabilidad Básica”. Este cliente nos va a pagar mediante ‘Cobro único y a plazos’ con un plan de vencimientos de tres pagos
mensuales de igual cuantía y la fecha del primer vencimiento será el día 1 de abril. Marca, en este caso, la casilla de “Varios
adeudos”. Tras realizar las modificaciones pertinentes de precios y añadir los recargos y descuentos adecuados, el importe “Total
de matrícula” asciende a 510,00 €. Por lo tanto, la aplicación tras realizar el proceso de matrícula habrá generado tres adeudos
de 170€ cada uno, compuestos de un vencimiento cada uno, con fechas de 1 de abril, 1 de mayo y 1 de junio. Cada uno de estos
adeudos podremos cobrarlos cuando veamos conveniente (normalmente, en las fechas indicadas: 1 de abril el primero, 1 de
mayo el segundo y 1 de junio el tercero).

Si se escogió realizar una matrícula de tipo ‘Cobro periódico’, se emitirá un adeudo de forma periódica, compuesto de un único
vencimiento del importe adecuado, según la periodicidad de liquidación escogida en la matrícula, al realizar una operación de
generación de adeudos (ver apartado 9.1.3.1. y apartado 9.1.3.2. para más información sobre la generación de adeudos).

EJEMPLO: Un cliente se matricula de uno de los grupos de nuestro curso de “Inglés Nivel Medio” y de otro del curso de
“Contabilidad Básica”. Este cliente nos va a pagar mediante ‘Cobro periódico’ con una periodicidad de liquidación mensual y la
fecha a partir de la que comenzará a acudir el alumno a ambos grupos será el 1 de septiembre. Tras realizar las modificaciones
pertinentes de precios y añadir recargos y descuentos, el importe periódico “Total de matrícula” asciende a 75,00 €.

Por lo tanto, a partir del día 1 de septiembre, y mientras la matrícula permanezca activa (no finalicen los grupos ni se dé de
baja prematuramente el cliente en los mismos), cuando se realice el proceso de ‘Económico > Adeudos > Generación de adeudos’
o el proceso de ‘Generar siguiente adeudo previsto’ para la matrícula de ese cliente, se generará un adeudo compuesto de un
único vencimiento todos los meses a partir de cada día 1 de mes por la cantidad de 75,00 €.

Para los tipos de liquidación de ‘Cobro por horas asistidas’ y ‘Cobro por hora impartidas’, cada vez que se realice un proceso de
generación de adeudos (ver apartado 9.1.3.1. y apartado 9.1.3.2. para más información) que afecte a la matrícula, se generará un
adeudo compuesto por un único vencimiento de la cantidad resultante de multiplicar el importe/hora establecido en la matrícula por
la cantidad de horas a las que se ha confirmado que el alumno ha asistido ( para el caso de horas asistidas) o por las horas que se ha
confirmado que el profesor ha impartido (para el caso de horas impartidas).

EJEMPLO: Un cliente se matricula de uno de un grupo de nuestro curso de “Alemán”. Este cliente nos va a pagar mediante
‘Cobro por horas asistidas’ a razón de 25,00 € la hora. El alumno comenzará a asistir a clases el día 1 de marzo. Al final del mes de
marzo se han impartido 14 horas del grupo al que se matriculó nuestro alumno. Sin embargo, sólo ha podido asistir a 12 de ellas,
ya que otros dos días estaba enfermo.

Si en esos momentos se realizase el proceso de ‘Económico > Adeudos > Generación de adeudos’ o el proceso de ‘Generar
siguiente adeudo previsto’ para la matrícula de ese cliente, se generaría un adeudo con un único vencimiento de 300,00 € (12
horas x 25,00 €). Esas asistencias quedarían marcadas como ya computadas para esa matrícula, por lo que a partir de la generación
de ese adeudo sólo se lo cobraría (para las futuras emisiones de los siguientes adeudos) aquellas horas cuya asistencia o no
asistencia se confirme a partir de la emisión del adeudo generado a finales de marzo.

Finalmente, para el tipo de liquidación de ‘Cobro periódico (horas periodo)’, cada vez que se realice un proceso de generación
de adeudos (ver apartado 9.1.3.1. y apartado 9.1.3.2. para más información) que afecte a la matrícula, el programa calculará, para el
periodo de tiempo definido en la matricula, el total de horas a las que el alumno debería asistir durante el periodo (asumiendo que
asista a todas), y multiplicará dicho total por el importe/hora definido en la matrícula para dicho grupo, generando un adeudo
compuesto por un único vencimiento de la cantidad.

Si además de los ya comentados adeudos por los servicios docentes contratados (que crea la aplicación mediante los
mencionados procesos de generación de adeudos), el usuario desea emitir otros adeudos sobre la matrícula (y no desea hacer uso por

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS253


el motivo que sea del apartado de Ventas del programa), podrá realizarlo desde el botón ‘Nuevo adeudo’ de la ventana de lista de
‘Económico > Gestión de adeudos’ o desde el botón ‘Generar adeudo por concepto libre’ de la ventana de lista de ‘Ventas > Matrículas’
(ver apartado 9.1.3.1. del manual para mayor información a este respecto).

8.4.4. El impreso de matrícula

Una vez realizada la matrícula, aGora nos permite generar un impreso, que vendría a ser algo parecido a un contrato de compra-
venta por los servicios docentes que ha contratado un cliente determinado. Este impreso de matrícula se puede lanzar de forma
automática al acabar el proceso de creación de una ‘Nueva matrícula’ dependiendo de la opción escogida en “Impreso de matrícula
en alta” del ‘Panel de control > Configurar informes con MS Word®’. La aplicación nos permite tres opciones a este respecto: mostrar
siempre en pantalla de forma automática el impreso de matrícula, no mostrarlo nunca o que se pregunte cada vez al usuario si desea
ver el mencionado impreso. También, en ese mismo apartado del ‘Panel de control’ de aGora, se permite escoger el tipo de impreso
a utilizar: el predefinido por la aplicación(o a medida del usuario modificándolo con la vista de diseño del ‘Gestor de impresos’) o uno
creado con MS Word®.

Apartado del ‘Panel de control > Configurar informes con MS Word®’ relativo al impreso de matrícula

En cualquier caso, si el usuario desea volver a imprimir el impreso de contrato de matrícula en cualquier otro momento, lo podrá
realizar sin problemas desde la opción ‘Matrículas’ de la solapa ‘Ventas’, en el subapartado ’Impresos (contratos) de matrícula’. Desde
esta opción de menú podremos generar impresos de matrícula vacíos (pensados para escoger los grupos que se desee e imprimirlos
con el diseño predefinido o personalizado del ‘Gestor de impresos’ para que los alumnos los rellenen a mano en épocas de
matriculación y más tarde introducir esos datos en el programa), rellenados (imprimiendo los datos de una matrícula concreta con el
diseño predefinido o personalizado del ‘Gestor de impresos’) o enlazados con un diseño de MS Word®(también imprimiendo los datos
de una matrícula concreta).

8.5. Gestionar y modificar los datos de una matrícula

En un escenario ideal, tras matricular al alumno en una determinada oferta académica, tan solo tenemos que preocuparnos por
cobrarle periódicamente hasta que los grupos de los cursos a los que se ha matriculado finalicen. Llegado este momento el programa
finaliza automáticamente la matrícula en cuestión, todo ello sin que el usuario tenga que intervenir.
No obstante, en el mundo real esto no sucede siempre así, pues a menudo surgen contratiempos, se cometen errores, etc. Por
ejemplo, podemos matricular a un alumno y al momento percatarnos de que nos hemos equivocado de grupo o se nos ha olvidado
indicar que deseábamos aplicar un descuento, etc. También puede suceder que tras unos meses cobrándole mensualmente el cliente
decida que ahora prefiere que lo hagamos de manera trimestral, o que a mitad de año el alumno decida darse de baja (temporal o
definitivamente) del grupo. Estos son sólo algunos de los contratiempos que pueden surgir a lo largo del ciclo de vida de una matrícula.

Sin embargo, afortunadamente para nosotros, aGora, sobre todo a partir de la edición Silver se muestra muy flexible y nos
otorga total libertad para intervenir sobre las matrículas realizadas y solucionar cualquier problema de este tipo que se nos presente.

IMPORTANTE: Para la edición Lite o Basic, debido a que la información económica que se genera de modo automático a
partir del proceso de matriculación se restringe a un adeudo con un solo vencimiento por los servicios docentes y, a lo sumo, otro
por los gastos de inscripción (éste último sólo para la edición Basic), no se precisa realizar cambios de importes, descuentos,
recargos, plan de vencimientos, etc., en las matrículas.

Seleccionando la opción ‘Matrículas’ de la solapa ‘Ventas’ podremos acceder a los datos de matriculación. Veremos una ventana
de lista con todas las matrículas o sólo con las vigentes (según se establezca la solapa ‘Visibilidad’ o en el ‘Panel de control’), en las que
podremos ver datos generales como el total cobrado y total pendiente de cada una de ellas. Para que éstos últimos reflejen la situación
actual, es recomendable haber lanzado recientemente el proceso ‘Actualizar todo’ de la solapa ‘Herramientas’.

También se podrá acceder a los datos de una matrícula concreta desde otras partes de la aplicación, como por ejemplo desde
las ‘Gestiones avanzadas’ de alumnos, clientes, personal, comerciales o profesores, posicionándonos sobre el ‘Elemento vinculado’
‘Matrículas’.

Desde la ventana de lista de ‘Matrículas’, a la que se accede desde la solapa ‘Ventas’, para visualizar y poder modificar o
gestionar los datos concretos de una matrícula tendremos que editarla (haciendo doble clic sobre ella o pulsar sobre el icono con
forma de lápiz).

Ventana listado matriculas de la edición Silver

Al igual que ocurría con la ventana de ‘Nueva matrícula’, dependiendo de la edición de aGora que se posea se visualizarán unas
ventanas de edición más simples o más completas.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS255


8.5.1. Gestionar y modificar una matrícula con la edición Lite

La ventana de edición de una matrícula en la edición Lite nos permitirá consultar ciertos datos de la misma y modificar otros,
una vez ya se haya realizado el proceso de ‘Nueva matrícula’ (del que hablamos en el apartado 8.4.1. de este mismo capítulo).

Ventana de edición de una matrícula en la edición Lite

En el primero de los apartados que se observa en esta ventana, se muestra el “Estado de la matrícula” (activa o finalizada).
Desde ese mismo apartado podremos finalizar de forma manual una matrícula en el caso de que esté activa. Esto se utilizará para los
casos en los que el alumno quiera dejar de acudir al grupo antes de que este finalice, ya que en los casos habituales en los que el
alumno acude a clase durante toda la duración del grupo, la matricula será finalizará de forma automática por el programa sin
necesidad de intervención por parte del usuario. Si se ha finalizado una matrícula por error o si por cualquier otro motivo se desea
reactivar la matrícula, podremos realizar esta operación desde este mismo apartado.

Apartado de “Estado de la matrícula” de una matrícula finalizada de forma manual por parte del usuario

El siguiente apartado es el dedicado al “Alumno y cliente de la matrícula”. Desde este apartado se nos permitirá (en el caso de
ser una matrícula activa) modificar los datos de ambos e incluso cambiar el alumno y/o el cliente por otro distinto de la base de datos
o por uno nuevo.

Desde el tercer apartado podremos consultar los datos principales del “Grupo matriculado” (nombre del grupo y precio que se
pagó por él), y nos permitirá (en el caso de ser una matrícula activa) modificar la fecha a partir de la cual el alumno comenzará a asistir
al grupo.
Finalmente, la ventana de edición de matrícula de la edición Lite nos permite modificar en cualquier caso la información
complementaria de la ventana de matrícula (fecha de matrícula, código de expediente, tipo de matrícula y comercial asignado).

8.5.2. Gestionar y modificar una matrícula con la edición Basic

La ventana de edición de una matrícula para la edición Basic, nos permite consultar y nos deja modificar ciertos datos. De este
modo, podremos completar o corregir la información de una matrícula si los datos se introdujeron de forma errónea o si han variado
desde que se realizó el proceso de ‘Nueva matrícula’ (del que hablamos en el apartado 8.4.2. de este mismo capítulo).

Ventana de edición de matrícula en la edición Basic

Una vez abierta la ventana de edición de una matrícula, el primero de los apartados que observamos es el dedicado al alumno
y el cliente. Está situado en la parte superior izquierda de la ventana de edición de matrícula y desde ahí podremos modificar los datos
del alumno y el cliente, pero también se nos permitirá cambiarlos por otros existentes en la base de datos (botón con forma de
prismáticos a la derecha del nombre del alumno o el cliente) o crear nuevos alumnos y/o clientes (botón con forma de signo [+] a la
derecha del nombre del alumno o el cliente).

A la derecha del apartado de alumno y cliente podemos observar una serie de solapas con diversa información.

La primera de las solapas, ‘Datos generales’, nos permite modificar en cualquier momento la fecha de matriculación (fecha
meramente estadística, que nos indica el día en el que el alumno acudió al centro a formalizar el contrato de matrícula) y el código de
expediente (código alfanumérico para que el usuario personalice el código de la matrícula para búsquedas).

En la parte derecha de esta solapa se muestra el estado de la matrícula (activa o finalizada). Desde el botón “Finalizar matrícula”
(para matrículas activas) o el botón “Reactivar matrículas” (para matrículas finalizadas) podremos modificar su estado.

El botón de “Finalizar matrícula” permite dar de baja o concluir de forma manual una matrícula en el caso de que esté activa.
Esto se utilizará para los casos en los que el alumno quiera dejar de acudir al grupo antes de que este finalice, ya que en los casos

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS257


habituales en los que el alumno acude a clase durante toda la duración del grupo, la matricula se finalizará de forma automática por
el programa sin necesidad de intervención por parte del usuario.

Si se ha finalizado una matrícula por error o si por cualquier otro motivo se desea volver a activar, se podrá pulsar sobre el botón
“Reactivar matrícula” que aparecerá en la parte derecha de este mismo apartado cuando el estado de la matrícula sea el de finalizada.

Solapa de ‘Datos generales’ de una matrícula finalizada con la posibilidad de reactivarla

La segunda de las solapas nos muestra a modo de consulta los ‘Gastos de matriculación’ de la matrícula en el caso de que se
indicasen durante el proceso de ‘Nueva matrícula’ (ver apartado 8.4.2.)

La tercera solapa nos muestra, también a modo de consulta los importes de los ‘Adeudos emitidos’ vinculados a la matrícula
(excepto el de gastos de matriculación que se muestra en la anterior solapa). Podremos consultar el total de adeudos emitidos, el
pendiente de cobro y el importe cobrado.

La última solapa, ‘Otros’ datos de matrícula, nos muestra el baremo de tipo de matrícula y el comercial asignado.

Bajo los datos de alumno y cliente y la solapa con datos diversos ya mencionada, se muestra un listado con los ‘Grupos
matriculados’.

El listado de ‘Grupos matriculados’ permite modificar ciertos los datos de la matrícula para uno de los grupos en concreto
(indicar una ausencia temporal del alumno, modificar la fecha en la que el alumno empezará a asistir, etc.). Para realizar esas
modificaciones deberemos entrar a la ventana de edición del grupo matriculado, pulsando sobre el botón “Editar registro” (con forma
de lápiz) de la barra de botones del apartado ‘Grupos matriculados’.

Se mostrará ante el usuario una ventana de edición en la que podremos distinguir cuatro grandes apartados.

El primero es el del ‘Estado de la matrícula en el grupo’. En este apartado se muestra si la matrícula está activa o finalizada para
el grupo seleccionado, es decir, si el alumno ha dejado o no de recibir docencia de este grupo. Desde este apartado podremos finalizar
la matrícula o reactivarla para este grupo en concreto. En el caso de que finalice el periodo formativo del grupo no será necesario dar
de baja a los alumnos ya que el programa lo hará de forma automática.

En el caso de que el alumno deje de acudir al grupo antes de éste finalice, podremos indicar desde aquí que el alumno ha dejado
de acudir al grupo e indicar la fecha en la que finaliza, el motivo de esa finalización prematura y unos comentarios.

Matrícula finalizada en un grupo matriculado

En este apartado también se nos permite indicar una ausencia temporal (indicando entre qué fechas estará ausente el alumno,
el motivo de la ausencia y comentarios), período de tiempo durante el cual el alumno no asistirá a clase.
Ausencia temporal marcada en un grupo matriculado

El segundo apartado es el del ‘Grupo matriculado’. Este apartado nos permite visualizar a modo de consulta los datos principales
del grupo matriculado (nombre del curso, nombre del grupo, fechas de inicio y fin, etc.).

Apartado con los datos del ‘Grupo matriculado’

El tercer apartado nos permite personalizar las ‘Fechas de comienzo y finalización del alumno en el grupo’. La fecha de
“Comienzo del alumno en el grupo”, marca el inicio del periodo en el que el alumno está inscrito en el grupo. A continuación tenemos
una casilla de verificación que nos deja “Programar finalización automática de la matrícula del alumno en este grupo en una fecha
concreta” (útil si se sabe de antemano que el alumno va a dejar de acudir a clase antes de la finalización del propio grupo, podemos
entrar a la matrícula e indicar la fecha en que esto ocurrirá para que llegado el momento la matrícula finalice de manera automática).

Apartado de ‘Fechas de comienzo y finalización del alumno en el grupo’

El cuarto y último apartado, ‘Condiciones económicas de la matrícula en el grupo’, nos mostraráel desglose del importe que
debe pagar el cliente por el grupo, tal y como se determinó durante el proceso de ‘Nueva matrícula’, desglosando la cantidad base
(que podremos modificar si lo deseamos), el recargo o descuento concretos que se aplicaron a este grupo (o, en su defecto, la
proporción del descuento/recargo global aplicado a la matrícula que corresponde a este grupo), el I.V.A. y retención (si los hubiera)
que se le aplicaron y finalmente, el importe total resultante de todas estas partes.

Es importante notar que, en las matrículas de tipo de liquidación ‘Cobro único a plazos’ o ‘Cobro único o a plazos (horas
contratadas)’, los cambios que realicemos aquí en el importe (ya sea en el propio importe, en el recargo, descuento, I.V.A. o retención),
modificarán el importe del adeudo ya creado, cambiando el importe en los conceptos del mismo y reajustando el importe de los
vencimientos directamente (es importante ser conscientes de lo que hacemos, dado que, por ejemplo, reducir un adeudo ya cobrado
en cantidad puede ocasionar importes negativos). Para el resto de tipos de liquidación el cambio solo afectará a los próximos adeudos
que se generen desde la matrícula.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS259


Apartado de ‘Condiciones económicas de la matrícula en el grupo’ para ‘Cobro único o a plazos’

Ventana de edición de un grupo matriculado

Además del listado de grupos matriculados, tenemos una pestaña adicional llamada ‘Adeudos’ que nos permite visualizar los
adeudos emitidos para esta matrícula, de manera que podamos acceder a ellos de manera rápida, revisar sus datos, editarlos, eliminar
adeudos indeseados, etc. Además de ello, podremos crear nuevos adeudos manuales para la matrícula también desde aquí si lo
deseamos.
Ventana de edición de matrícula en la edición Basic, con la solapa ‘Adeudos’ seleccionada

Finalmente, bajo el listado de los grupos matriculados, la ventana de edición de matrículas de la edición Basic se pueden
observar, a modo de resumen, los datos económicos de la matrícula seleccionada. Podremos ver el total importe total de los grupos
matriculados, los recargos, los descuentos (bien los globales que hemos aplicado, bien los resultantes de los descuentos individuales
de los grupos combinados) y el importe final que se pagó por los grupos contratados en la matrícula. El único cambio que podemos
hacer aquí es modificar o eliminar el recargo o descuento aplicados (solamente en el caso de que sean recargos/descuentos aplicados
de manera global a toda la matrícula)

8.5.3. Gestionar y modificar una matrícula con la edición Silver o superior

La ventana de edición de una matrícula nos permite gestionar y modificar los datos de la misma en el caso de que se haya
cometido un error al realizarla o hayan variado ciertas condiciones desde que se hizo el proceso de matriculación (del que hablamos
en el apartado 8.4.3. de este mismo capítulo).

En la ventana de edición de matrícula podemos distinguir a grandes rasgos tres zonas en los que dividirla. Una primera con los
datos del alumno y el cliente, otra con diversos datos generales del contrato de matrícula y una tercera zona con los principales datos
económicos y los grupos matriculados.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS261


Ventana de edición de matrícula con tipo de liquidación ‘Cobro único o a plazos’

En los siguientes puntos de este capítulo pasaremos a ver en detalle las mencionadas zonas de la ventana de edición de
matrícula.

8.5.3.1. Alumno y cliente

La parte superior de la ventana de edición de una matrícula es siempre la misma. En la parte superior izquierda, tenemos los
datos de alumno y cliente. Desde este apartado se pueden modificar los datos del alumno y del cliente, pero también se nos permitirá
cambiarlos por otros existentes en la base de datos (botón con forma de prismáticos a la derecha del nombre del alumno o el cliente)
o crear nuevos (botón con forma de signo [+] a la derecha del nombre del alumno o el cliente).

8.5.3.2. Información general del contrato de matrícula

A la derecha del apartado de alumno y cliente podemos observar una serie de solapas con diversa información.

La primera de las solapas, ‘Datos generales’, nos permite modificar en cualquier momento la fecha de matriculación (fecha
meramente estadística, que nos indica el día en el que el alumno acudió al centro a formalizar el contrato de matrícula) y el código de
expediente (código alfanumérico para que el usuario personalice el código de la matrícula para búsquedas).

En la parte derecha de esta solapa se muestra el estado de la matrícula (activa o finalizada). Desde el botón “Finalizar matrícula”
(para matrículas activas) o el botón “Reactivar matrículas” (para matrículas finalizadas) podremos modificar su estado.

El botón de “Finalizar matrícula” permite dar de baja o concluir de forma manual una matrícula en el caso de que esté activa.
Esto se utilizará para los casos en los que el alumno quiera dejar de acudir al grupo antes de que este finalice, ya que en los casos
habituales en los que el alumno acude a clase durante toda la duración del grupo, la matricula se finalizará de forma automática por
el programa sin necesidad de intervención por parte del usuario. Una vez finalizada una matrícula, esta dejará de generar tanto
adeudos, como registros de asistencia del alumno.

IMPORTANTE: Si se finaliza una matrícula, habrá una serie de casos concretos en los que aún se emitirán adeudos de la
misma por parte de aGora. Esto nos permitirá poder realizar una correcta y completa gestión económica con la aplicación. Estos
casos especiales son los siguientes:

1. Para matriculas de ‘Cobro periódico’ o ‘Cobro periódico (horas periodo)’. Se emitirán aquellos adeudos pendientes de
emitir a la fecha de finalización de la matrícula. Por ejemplo, si la matrícula de un alumno que paga con una periodicidad de
liquidación mensual finaliza por cualquier causa el día 23 de abril y el último adeudo emitido de su matrícula cubría el periodo del
1 de marzo al 31 de marzo, aunque dicha matrícula esté finalizada, la aplicación emitirá el adeudo correspondiente (con su
vencimiento) al periodo que va del 1 de abril al 23 de abril. A partir de entonces dejarán de emitirse adeudos de esa matrícula.

2. Para matrículas de ‘Cobro único o a plazos’ o ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’. Dado que para estos casos el
adeudo/s ya está emitido, no hay problema con que se emitan más adeudos. Hay que tener en cuenta, sin embargo, que los
vencimientos del adeudo/s existente que queden pendientes de cobro quedarán pendientes y será posible cobrarlos (o que
erróneamente se incluyan en una domiciliación) si no se eliminan. Cuando finalicemos la matrícula, si quedan aún vencimientos
pendientes, se nos avisará de este hecho y deberemos ir al adeudo/s a eliminarlos como corresponda. Por ejemplo, un cliente
nos contrata un curso de 3 meses de duración que comienza el 1 de febrero. El cliente nos pagará mediante el tipo de liquidación
de ‘Cobro único o a plazos’ con un plan de vencimientos de 7 plazos mensuales iguales y con fecha de primer vencimiento de 1 de
febrero. Se generará´por lo tanto un adeudo con siete vencimientos: el primero el 1 de febrero, el segundo el 1 de marzo, el
tercero el 1 de abril, asi sucesivamente. En este caso la matrícula se dará por finalizada el día 30 de abril (día en el que finaliza el
curso) y desde ese mismo momento dejará de generase información docente de la misma. Sin embargo, es muy probable que
aún no se hayan emitido los 4 adeudos correspondientes a los vencimientos o plazos de mayo, junio, julio y agosto. Por lo tanto,
la aplicación, aunque esté finalizada la matrícula, seguirá conservando estos vencimientos y serán susceptibles de cobro, a no ser
que vayamos al adeudo y los eliminemos.

3. Para matrículas de ‘Cobro por horas asistidas’ o ‘Cobro por horas impartidas’. El programa emitirá los adeudos por todas
aquellas horas que no han sido cobradas anteriormente y cuya asistencia o docencia haya sido confirmada. Por ejemplo, un cliente
que nos paga su matrícula mediante el tipo de liquidación ‘Cobro por horas asistidas’ y nos contrató un curso al que lleva asistiendo
desde el mes de enero. El alumno deja de asistir al mismo (finaliza su matrícula) el día 22 de abril. Hasta esa fecha de baja se
habían impartido 10 horas de del grupo al que estaba matriculado, de las cuales había acudido a 9. Esas horas aún no le habían
sido adeudadas, por lo que el programa, aunque esté finalizada la matrícula, generará el día en el que se realice el proceso de
generación de adeudos uno (con un solo vencimiento) por las 9 horas a las que el alumno ha acudido a recibir clase.

Si se ha finalizado una matrícula por error o si por cualquier otro motivo se desea volver a activar, se podrá pulsar sobre el botón
“Reactivar matrícula” que aparecerá en la parte derecha de este mismo apartado cuando el estado de la matrícula sea el de finalizada.

Solapa de ‘Datos generales’ de una matrícula finalizada con la posibilidad de reactivarla

La segunda de las solapas nos muestra a modo de consulta los ‘Gastos de matriculación’ de la matrícula en el caso de que se
indicasen durante el proceso de ‘Nueva matrícula’ (ver apartado 8.4.3.)

La tercera solapa nos permite realizar cambios sobre la ‘Configuración de adeudos’ que emite la matrícula. Se permite modificar
la serie a la que pertenecerán los adeudos. Podremos marcar la casilla de “Domiciliación bancaria” en el caso de querer que los adeudos
de la matrícula se cobren por domiciliación bancaria y entren en la generación del fichero con normativa AEB-19. También se puede
marcar la casilla de verificación de “Pago con tarjeta”, si queremos que los adeudos de la matrícula se paguen mediante el proceso de
‘Cobros > Cobros en bloque con tarjeta’ de la pestaña ‘Económico’. Finalmente, cubriendo la casilla de “Concepto alternativo en
adeudo” podremos personalizar los conceptos con los que se emitirán los adeudos.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS263


Solapa de ‘Configuración de adeudos’ de la ventana de edición de matrículas

La cuarta solapa nos muestra, también a modo de consulta los importes de los ‘Adeudos emitidos’ vinculados a la matrícula
(excepto el de gastos de matriculación que se muestra en la anterior solapa). Podremos consultar el total de adeudos emitidos, el
pendiente de cobro y el importe cobrado.

La última solapa, ‘Otros’ datos de matrícula, nos muestra y permite modificar el baremo de tipo de matrícula y el comercial
asignado a la matrícula.

8.5.3.3. Grupos matriculados / Adeudos

El apartado de ‘Grupo matriculados’ muestra el listado de los grupos contratados y otra serie de condiciones económicas de la
matrícula. . A su vez, este subapartado contiene otra pestaña, ‘Adeudos’, donde podremos ver información relevante a los adeudos
relacionados con esta matrícula.

NOTA: Recordemos que el tipo de liquidación de una matrícula no podrá ser modificado una vez realizado el proceso de
creación de ‘Nueva matrícula’.

El listado de ‘Grupos matriculados’ permite modificar ciertos los datos de la matrícula para uno de los grupos en concreto
(indicar una ausencia temporal del alumno, modificar la fecha en la que el alumno empezará a asistir, etc.). Para realizar esas
modificaciones deberemos entrar a la ventana de edición del grupo matriculado, pulsando sobre el botón “Editar registro” (con forma
de lápiz) de la barra de botones del apartado ‘Grupos matriculados’.

Se mostrará ante el usuario una ventana de edición en la que podremos distinguir cuatro grandes apartados.

El primero es el del ‘Estado de la matrícula en el grupo’. En este apartado se muestra si la matrícula está activa o finalizada para
el grupo seleccionado, es decir, si el alumno ha dejado o no de recibir docencia de este grupo. Desde este apartado podremos finalizar
la matrícula o reactivarla para este grupo en concreto. En el caso de que finalice el periodo formativo del grupo no será necesario dar
de baja a los alumnos ya que el programa lo hará de forma automática.

En el caso de que el alumno deje de acudir al grupo antes de éste finalice, podremos indicar desde aquí que el alumno ha dejado
de acudir al grupo e indicar la fecha en la que finaliza, el motivo de esa finalización prematura y unos comentarios.

Matrícula finalizada en un grupo matriculado

En este apartado también se nos permite indicar una ausencia temporal (indicando entre qué fechas estará ausente el alumno,
el motivo de la ausencia y comentarios), período de tiempo durante el cual el alumno no asistirá a clase.
Ausencia temporal marcada en un grupo matriculado

El segundo apartado es el del ‘Grupo matriculado’. Este apartado nos permite visualizar a modo de consulta los datos principales
del grupo matriculado (nombre del curso, nombre del grupo, fechas de inicio y fin, etc.).

Apartado con los datos del ‘Grupo matriculado’

El tercer apartado nos permite personalizar las ‘Fechas de comienzo y finalización del alumno en el grupo’. La fecha de
“Comienzo del alumno en el grupo”, marca el inicio del periodo en el que el alumno está inscrito en el grupo. A continuación tenemos
una casilla de verificación que nos deja “Programar finalización automática de la matrícula del alumno en este grupo en una fecha
concreta” (útil si se sabe de antemano que el alumno va a dejar de acudir a clase antes de la finalización del propio grupo, podemos
entrar a la matrícula e indicar la fecha en que esto ocurrirá para que llegado el momento la matrícula finalice de manera automática).

Apartado de ‘Fechas de comienzo y finalización del alumno en el grupo’

El cuarto y último apartado, ‘Condiciones económicas de la matrícula en el grupo’, nos mostrará el desglose del importe que
debe pagar el cliente por el grupo, tal y como se determinó durante el proceso de ‘Nueva matrícula’, desglosando la cantidad base
(que podremos modificar si lo deseamos), el recargo o descuento concretos que se aplicaron a este grupo (o, en su defecto, la
proporción del descuento/recargo global aplicado a la matrícula que corresponde a este grupo), el I.V.A. y retención (si los hubiera)
que se le aplicaron y finalmente, el importe total resultante de todas estas partes.

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS265


Ventana de edición de un grupo matriculado

Es importante notar que, en las matrículas de tipo de liquidación Cobro único a plazos o Cobro único o a plazos (horas
contratadas), los cambios que realicemos aquí en el importe (ya sea en el propio importe, en el recargo, descuento, I.V.A. o retención),
modificarán el importe del adeudo ya creado, cambiando el importe en los conceptos del mismo. Si ninguno de los vencimientos del
adeudo no ha sido cobrado, no habrá problema: el programa modificará los conceptos del adeudo de manera que reflejen las nuevas
cantidades, y las distribuirá de nuevo en los vencimientos correspondientes según el plan de vencimientos escogido. Pero si se hubiese
llegado a realizar algún cobro de alguno de los vencimientos, entonces el programa, aparte de cambiar el importe correspondiente al
grupo editado según sus indicaciones, le mostrará el adeudo a modificar, con sus vencimientos, de manera que Ud. pueda editar los
importes de los vencimientos y lo redistribuya como mejor le parezca.

IMPORTANTE: Si la matrícula es de tipo “Cobro único o a plazos” pero hemos marcado la casilla “Varios adeudos”,
recordemos, NO podemos modificar las cantidades desde aquí. En ese caso, la única opción restante es ir a modificar las
cantidades a los adeudos internamente y el programa se encargará de hacer cuadrar la nueva cantidad en las matrículas-grupo
relacionadas.

Para el resto de tipos de liquidación el cambio solo afectará a los próximos adeudos que se generen desde la matrícula por lo
que no debería preocuparle los adeudos ya emitidos.
Apartado de ‘Condiciones económicas de la matrícula en el grupo’ para ‘Cobro único o a plazos’

Es importante destacar que, para las matrículas con tipo de liquidación ‘Horas contratadas’, se añade un botón extra a esta
pestaña: es un botón para añadir horas adicionales a la matrícula. Si el alumno desea contratar más horas en el grupo, podemos darle
al botón para contratar más horas y emitir un nuevo adeudo (con los vencimientos acorde al plan de vencimientos indicado en la
matrícula) por el importe del nuevo pack de horas contratado.

Además del listado de grupos matriculados, tenemos una pestaña adicional llamada ‘Adeudos’ que nos permite visualizar los
adeudos emitidos para esta matrícula, de manera que podamos acceder a ellos de manera rápida, revisar sus datos, editarlos, eliminar
adeudos indeseados, etc. Además de ello, podremos crear nuevos adeudos manuales para la matrícula también desde aquí si lo
deseamos.

Finalmente, bajo el listado de los grupos matriculados, la ventana de edición de matrículas de la edición Basic se pueden
observar, a modo de resumen, los datos económicos de la matrícula seleccionada. Podremos ver el total importe total de los grupos
matriculados, los recargos, los descuentos (bien los globales que hemos aplicado, bien los resultantes de los descuentos individuales
de los grupos combinados) y el importe final que se pagó por los grupos contratados en la matrícula. El único cambio que podemos
hacer aquí es modificar o eliminar el recargo o descuento aplicados (solamente en el caso de que sean recargos/descuentos aplicados
de manera global a toda la matrícula)

Asimismo, en un lateral, para las matrículas de tipo de liquidación ‘Cobro único o a plazos’ y ‘Cobro único o a plazos (horas
contratadas)’ nos indicará el plan de vencimientos usado en la matrícula y la fecha de primer vencimiento, mientras que para las de
tipo ‘Cobro periódico’ o ‘Cobro periódico (horas periodo)’ se nos mostrará la periodicidad usada. Además podremos ver con qué usuario
del programa y desde que terminal de nuestro centro se llevó a cabo la matrícula

8.6. Listas de espera

Una utilidad interesante, disponible a partir de la edición Basic, que encontramos en la solapa ‘Ventas’ de aGora es la opción
‘Listas de espera’. Desde aquí se podrán introducir nuevos registros, pero además, cuando queramos matricular a un alumno (desde
la opción de ‘Nueva matrícula’) y el grupo ya esté completo, el programa nos informará de este hecho (si tenemos activada la opción
correspondiente en el ‘Panel de control > Oferta académica’ > “Tener en cuenta la capacidad máxima fijada para un grupo”), y nos
preguntará si queremos incluirlo en la lista de espera.

Mensaje de la ventana de ‘Nueva matrícula’ si se supera el máximo de alumnos de un grupo

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS267


En cualquier caso, al crear una alta nueva en la lista de espera, la ventana que se nos mostrará es la siguiente:

Una posibilidad interesante de la ventana de edición de la utilidad de ‘Listas de espera’ es la de poder lanzar la ventana de
‘Nueva matrícula’ desde aquí mismo pulsando sobre el botón ‘Matricular al alumno en el grupo reservado’. Abrirá una ventana de alta
de matrícula, con el alumno ya escogido para que podamos realizar la matrícula de inmediato.

8.7. Venta de productos y servicios no académicos

Esta opción del apartado ‘Ventas’ (sólo disponible a partir de la edición Gold) nos permite gestionar, en la aplicación, la venta
de diversos productos y servicios que ofrezca nuestro centro a nivel no académico, permitiéndonos controlar detalles importantes
como las cantidades que nos deben los clientes por dichas ventas, el stock de productos vendidos, etc. Este apartado trabaja con los
productos y servicios que explicamos cómo gestionar en el capítulo 6 del presente manual, tratando por lo tanto solamente ventas de
carácter no académico; las ventas de carácter académico podrían considerarse las matrículas. Una venta representa cuando un cliente
quiere adquirir uno de nuestros servicios adicionales o productos que el centro pone a su disposición por un precio. El cliente indica
al centro su intención de adquirirlo, y el centro le proporciona el producto deseado (o servicio) previo pago de la cantidad estipulada.
Podemos dar de alta nuevas ventas desde el menú ‘Ventas’ situado en la pestaña de mismo nombre mediante el botón ‘Nuevo
registro’, o mediante el botón ‘Nueva venta’ situado en la pestaña ‘Ventas’ directamente.

Apartado de ‘Otras ventas’ de la solapa ‘Ventas’ en aGora

Ventana de lista de ‘Ventas’ en aGora

Al dar de alta un nuevo registro de venta (o al editar una venta, dado que ambas ventanas son prácticamente idénticas), veremos
la siguiente ventana. En esta ventana indicaremos los datos necesarios para una nueva venta, incluyendo el cliente que realiza la
compra, qué producto o servicio está contratando y bajo qué condiciones económicas se realiza la venta.
Ventana de ‘Ventas de productos y servicios’ en su modalidad de Altas

Esta ventana tiene ciertos apartados muy semejantes a los de una matrícula (ver apartado 8.5.3), y a continuación explicaremos
su propósito detalladamente. La ventana de edición de ventas es muy semejante a esta misma ventana, de modo que no la
explicaremos aparte, dado que las funcionalidades son prácticamente las mismas.

8.7.1. Cliente

La parte superior de la ventana de edición de una venta tiene los datos del cliente que compra el producto o servicio. Desde este
apartado se puede crear un nuevo cliente que asignar, escoger un cliente de entre los existentes que asignar a la venta o modificar los
datos del cliente ya escogido.

8.7.2. Información general de la venta

A la derecha del apartado de cliente podemos observar una serie de solapas con diversa información.

La primera de las solapas, ‘Datos generales’, nos permite indicar la fecha de venta en que se ha llevado a cabo, asignarle un
código alfanumérico de expediente con que identificarla, indicar el tipo de venta (a escoger del baremo creado en Configuración >
Baremos > Ventas > Tipos de venta) en que clasificar esta venta, e indicar, por último, el comercial encargado de esta venta si lo
hubiese.

La segunda de las solapas nos muestra la ‘Configuración de adeudos’ que emite la venta. Se permite modificar la serie a la que
pertenecerán los adeudos. Podremos marcar la casilla de “Domiciliación bancaria” en el caso de querer que los adeudos de la venta

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS269


se cobren por domiciliación bancaria y entren en la generación del fichero con normativa AEB-19. También se puede marcar la casilla
de verificación de “Pago con tarjeta”, si queremos que los adeudos de la venta se paguen mediante el proceso de ‘Cobros > Cobros en
bloque con tarjeta’ de la pestaña ‘Económico’. Finalmente, cubriendo la casilla de “Concepto alternativo en adeudo” podremos
personalizar los conceptos con los que se emitirán los adeudos.

La tercera solapa nos muestra, también a modo de consulta los importes de los ‘Adeudos emitidos’ vinculados a la venta.
Podremos consultar el total de adeudos emitidos, el pendiente de cobro y el importe cobrado.

8.7.3. Productos y servicios de la venta / Beneficiarios / Adeudos

El principal apartado de la ventana consiste en un área compuesta de tres pestañas distintas, según los datos que nos interese
ver: Productos y servicios, Beneficiarios (alumnos) y Adeudos

La primera pestaña (Productos y servicios) nos permite añadir, ver o eliminar productos/servicios a la venta, así como editar los
productos ya incluidos. Podemos añadir tantos productos como el cliente desee adquirir, pero mínimo deberemos incluir uno (dado
que una venta sin productos no tiene sentido).

Cuando escojamos añadir un nuevo producto o servicio a la venta (o cuando editemos una línea de producto/venta existente,
dado que ambas ventanas son prácticamente iguales), se nos mostrará una ventana donde podremos añadir dicho producto/servicio,
y además indicar la cantidad que el cliente deberá abonar por dicha venta.

Ventana de alta de producto de una venta en aGora

En la parte superior izquierda de esta ventana podemos indicar el producto o servicio a añadir a la venta. Podemos crear un
producto nuevo si aún no existe en nuestra base de datos (mediante el botón ‘+’) o buscar uno que ya exista porque lo hemos creado
con anterioridad con el botón de los prismáticos (para ver cómo crear un producto, ver el apartado 6.2 del presente manual. Al escoger
el producto, se rellenarán automáticamente los campos de ‘Precio de venta’ y ‘Precio de alquiler’ con los valores por defecto indicados
en el mismo, a nivel informativo. Deberemos acto seguido indicar la ‘Fecha de entrega’ en que se hará entrega de este producto al
cliente que lo compra (y, si dicha fecha ya hubiese pasado, podemos marcar la casilla ‘Entregado’ situada justo al lado para indicar
este hecho). Además, si el producto va destinado a su uso en alguno de los grupos del centro (por ejemplo, un libro de texto que el
cliente adquiere para entregar a su alumno y que lo lleve a clase) podemos indicar a cual se vincula esta venta mediante el campo
‘Grupo’, escogiéndolo de entre los existentes (esto será útil, por ejemplo, para ver qué grupos son los que más beneficios reportan a
la hora de venta de productos)

A la derecha, tenemos datos opcionales de rellenado donde la venta represente algo de lo que debemos controlar un inicio y
un fin (por ejemplo, si el servicio que está adquiriendo el cliente es un alquiler de un aula del centro para impartir un curso, necesitamos
saber el periodo por el que estará ocupada el aula). En caso de que la venta requiera esa información, indicaremos la ‘Fecha de inicio
del servicio’, así como la ‘Fecha de fin’, y las ‘Horas de inicio’ y ‘Hora de fin’ si queremos llegar a ese nivel de detalle.

Finalmente, debajo tenemos las condiciones económicas: como ya se vió en la matrícula, aquí podemos indicar el precio de
venta del producto en el campo ‘Precio unitario’ (tomado por defecto del valor de precio de venta indicado en la ficha del producto,
pero en este campo podemos cambiarlo a nuestro gusto). Además deberemos indicar la cantidad de unidades del producto que el
cliente adquiere, en el campo ‘x Cantidad’. Hecho esto, el programa calculará el ‘Precio base’, sobre el que aplicaremos, si lo deseamos
descuentos y recargos (ver apartado 8.4.3.3. para ver más detalles sobre como funcionan los descuentos y recargos en aGora), para
calcular la ‘Base imponible’. Sobre esta base imponible, finalmente, se aplicarán el I.V.A. y retención aplicables al producto (indicados
en su ficha, si los hubiera) y nos dará el importe final de este producto en la venta.

La segunda pestaña sirve para representar un nuevo concepto: los beneficiarios de la venta. En ocasiones, el cliente compra uno
de nuestros productos, pero no para sí mismo, si no para un alumno: por ejemplo, un padre puede comprar un libro escolar al centro
para su hijo, que es el alumno que lo va a utilizar en su grupo. En este apartado es donde podemos indicar qué beneficiarios va a tener
esta venta. Podemos dar de alta nuevos alumnos para que sean los beneficiarios (botón ‘+’), o escogerlos de entre los existentes con
el botón de los prismáticos situados en la barra. Asimismo, una vez escogidos, podemos quitarlos de la venta si nos hemos equivocado
o editar sus datos si hay que realizar algún cambio (botones del ‘-‘ y el lápiz respectivamente)

Solapa de ‘Beneficiarios’ de la ventana ‘Ventas de productos y servicios’ en aGora

La tercera y última pestaña, solamente visible si entramos en modo edición en una venta que ya hayamos creado anteriormente,
es la solapa de Adeudos, y nos permite ver detalladamente, editar o eliminar los adeudos generados a partir de esta venta. Además,
mediante el botón ‘+’ podremos crear si lo deseamos nuevos adeudos vinculados a esta venta (aunque normalmente no nos será
necesario: la forma más habitual de añadir más adeudos a una venta es añadiéndole un nuevo producto que genere ese adeudo, o
creando directamente una nueva venta para el nuevo producto).

Solapa de ‘Adeudos’ de la ventana ‘Ventas de productos y servicios’ en aGora

Manual de aGora MATRICULACIÓN Y VENTAS271


8.7.4. Resumen económico de la venta

Finalmente, la cuarta parte de la ventana de Venta, situada en la parte inferior de la ventana, consiste en un resumen económico
de las cantidades manejadas por esta venta: nos indica, a nivel informativo, el importe por el que van a venderse los productos
incluidos en la venta, incluyendo descuentos y recargos aplicados, así como I.V.A. y retenciones aplicadas a la venta. Asimismo, como
detalle más importante, podemos decidir qué plan de vencimientos aplicar a los adeudos generados por esta venta. El plan de
vencimientos determina cómo va a fraccionarse el cobro de esta venta al cliente. De normal aparecerá por defecto ‘Vencimiento
único’, indicando que nos debe pagar la cantidad de una sola vez, pero podemos escoger el tipo que se adapte según nuestro acuerdo
con el cliente. Deberemos indicar también la fecha del primer vencimiento, momento en que deberá pasarse a cobrar el primero de
los plazos acordados del adeudo al cliente. Recomendamos ver el apartado del manual 8.4.3.2. para mayor detalle sobre cómo
funciona el plan de vencimientos y la fecha de primer vencimiento.

8.7.5. Contrato de la venta

Una vez concluida la venta, el programa nos ofrecerá imprimir un contrato de venta: este contrato consiste en un documento
impreso detallando los términos de la venta, y como el resto de impresos del programa, es configurable a nuestro gusto. Si no emitimos
el contrato de venta en el momento de la culminación de la venta, podremos acceder a imprimirlo siempre que deseemos desde la
opción ‘Contratos de venta’ de la solapa ‘Ventas’ del programa.

Solapa de ‘Adeudos’ de la ventana ‘Ventas de productos y servicios’ en aGora


Capítulo 9

ECONÓMICO

En este capítulo

Ingresos y cobros (adeudos, facturas y cobros)


Proveedores
Gastos y pagos
Tesorería (cajas y bancos)
Contabilidad

Manual de aGora ECONÓMICO273


9.1. Ingresos y cobros

En aGora la parte central de la gestión económica gira en torno a la gestión de los ingresos y los cobros, siendo los adeudos
un elemento fundamental en este sentido. Un adeudo en aGora es el registro de una deuda contraída por el cliente con el centro
y dividido en una serie de vencimientos o plazos, a partir de los cuales realizaremos los cobros a los clientes o emitiremos facturas.

9.1.1. Los adeudos y sus vencimientos

Como ya hemos mencionado anteriormente un elemento fundamental de la gestión económica en aGora son los adeudos.
Un adeudo es el reflejo de una deuda que ha contraído un cliente con el centro docente. Por lo tanto son derechos de cobro a
favor de la empresa. Estos adeudos se dividen, según el tipo de liquidación (y, en según qué casos, según el plan de vencimientos
escogido), en vencimientos o plazos, fraccionando la cantidad de manera que el cliente la abone según acuerdo con el centro.
Estos vencimientos podremos cobrarlos en su momento total o parcialmente, pudiendo imprimir el recibo que refleje esa
operación, facturarlo, incluirlo en un fichero de domiciliación bancaria,… En definitiva, los adeudos son los ingresos del centro
docente, entendiendo como tales los ingresos contables, es decir, las operaciones de compra-venta de servicios docentes (grupos)
o cualquier tipo de producto o servicio no docente, que incrementan el valor patrimonial de la empresa. Por lo tanto, debemos
distinguir los adeudos (ingresos) de los cobros, ya que los primeros no implican movimiento de dinero, son tan sólo derechos de
cobro frente a clientes. Por el contrario, los cobros sí suponen un movimiento monetario, incrementando la tesorería de la
empresa.

En aGora los adeudos se generan a partir de las matrículas (contratos) que formalizan los clientes/alumnos con el centro
docente. Por lo tanto, para emitir adeudos se necesita previamente realizar una matrícula.

Para gestionar los adeudos que se generan con la aplicación (mediante la generación automática o manual, individual o masiva
de los adeudos pendientes de emitir de las matrículas o la generación de un adeudo por concepto libre) podremos acudir a varias
opciones, como por ejemplo, desde las distintas gestiones avanzadas que tengan el ‘Elemento vinculado’ de ‘Adeudos’ (clientes,
alumnos, grupos, personal y material) o desde la opción ‘Económico >Adeudos > Gestión de adeudos’.

Ventana de lista que se muestra desde la opción ‘Adeudos > Gestión de adeudos’ de la solapa ‘Económico’

Manual de aGora ECONÓMICO275


Desde la ventana de lista, mostrada arriba como ejemplo, disponemos de un listado ordenable y configurable de todos los
adeudos generados por el programa, junto con accesos rápidos a las tareas más comunes que realizar sobre ellos (situada en el
apartado ‘Tareas’ en la parte izquierda de la ventana). Como términos importantes podemos ver la deuda contraída, la cantidad
pendiente de cobro actual de dicha deuda (cuanto no nos ha pagado aún el cliente), el cliente y alumno deudores y el concepto por el
que nos deben el mencionado importe.

9.1.1.1. Los vencimientos de adeudos

Cada adeudo siempre está dividido en una serie de vencimientos o plazos, que determinan cómo ha acordado el cliente abonar
el importe debido. Los vencimientos en que se divide el adeudo dependen, principalmente, del tipo de liquidación escogido en la
matrícula que los ha generado (y, según para qué tipos de liquidación, del plan de vencimientos escogido, también como parte del
proceso de matriculación)

Podemos ver los vencimientos que componen los adeudos desde diferentes partes de la aplicación, como por ejemplo, desde
las distintas gestiones avanzadas que tengan el ‘Elemento vinculado’ de ‘Vencimientos’ (clientes, alumnos, grupos, personal y
productos) o desde la opción ‘Económico > Vencimientos de adeudos’. Otro apartado de donde podemos visualizarlos es en la propia
ficha del adeudo, dado que cada adeudo tiene un apartado donde contiene sus vencimientos asociados.

Ventana de lista de Vencimientos de adeudos

9.1.2. Series de adeudos

El programa usa, para la numeración secuencial de los adeudos, un concepto denominado serie de adeudos. En ediciones Basic
y Lite existe solamente una que se usará por defecto siempre, mientras que en las ediciones Silver y superiores permite crear tantas
series de adeudos como se considere oportuno. Cada matrícula se asociará a una serie de adeudos, que se indica (o viene indicada por
defecto, dependiendo de nuestra edición del programa aGora) durante el alta de la misma (según vimos en el apartado 8.4.3.5.). Ésta
serie será a la que pertenecerán los adeudos que se emitan a partir de la matrícula. Cada serie controla la numeración secuencial que
siguen los adeudos, y cada una que creemos seguirá su propia secuencia. Por ejemplo, podemos tener una serie para matrículas de
clientes empresa a la que llamaremos “E” y una serie “P” para clientes particulares: cada una de ellas llevará una numeración
independiente, del 1 hasta donde llegue. En el apartado ‘Datos por defecto’ del ‘Panel de control’ de aGora se puede indicar una serie
de adeudos por defecto que se usará para que durante el proceso de creación de ‘Nueva matrícula’ el dato de la serie de adeudos
(dato de obligatoria cumplimentación) ya venga rellenado.
Ventana de alta de series de adeudos

En las ediciones que lo permitan, para crear una nueva serie de adeudos (desde ‘Económico > Adeudos > Series de adeudos’),
indicaremos una descripción significativa para la misma, el código de la serie (que se mostrará como prefijo para números de adeudos
emitidos para la serie) y la serie de facturación asociada (que nos indica qué serie de facturas se usará al intentar facturar un adeudo
que pertenezca a esta serie).

9.1.3. Generación de adeudos

El primer paso para poder gestionar los adeudos es que estos estén generados en la aplicación. Para ello, en ciertos casos
necesitaremos realizar un proceso para poder generarlos. Este proceso dependerá, en gran medida, del tipo de liquidación que
hayamos escogido en las matrículas.

Aquí es importante hacer una reseña sobre las diferencias entre tipos de liquidación:

- Para matrículas con tipo de liquidación de ‘Cobro único o a plazos’ o ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’ NO
necesitaremos llevar a cabo ningún proceso para la generación de adeudos: los adeudos (y sus correspondientes vencimientos) se
emiten automáticamente en el momento de la creación de la matrícula. Sigue siendo posible, sin embargo, emitir adeudos por
concepto libre para estas matrículas, y si eliminásemos el adeudo por cualquier motivo el adeudo principal vinculado a ésta matrícula,
podremos volver a generarlo siguiendo los pasos indicados en el siguiente apartado 9.1.3.1.

- Para matrículas con tipo de liquidación ‘Cobro periódico’, ‘Cobro periódico (horas periodo)’, ‘Cobro por horas asistidas’ o
‘Cobro por horas impartidas’, es necesario realizar una generación de adeudos, ya sea de manera individual o de forma automática,
cada ciertos periodos. Estos procesos de generación se indicarán en los siguientes apartados.

Dado que en las ediciones Lite y Basic no se puede escoger el tipo de liquidación, y solamente se trabaja automáticamente con
‘Cobro único o a plazos’, en estas ediciones no será necesario llevar a cabo los procesos de generaciones activados por el usuario, sino
que siempre se generará el adeudo en el momento de culminar la matrícula (de hecho, estas opciones solamente están disponibles
en edición Silver o superiores).

9.1.3.1 Generación de adeudos de forma individual

Cualquiera de las ediciones de aGora puede generar nuevos adeudos no previstos para cualquier matrícula, es decir, adeudos
emitidos por cualquier otro concepto concreto que no sea el de los servicios docentes ni venta de productos o servicios: por ejemplo,
podemos desear crear otro adeudo para una matrícula de un cliente como compensación por parte de un importe que en su día
cobramos de más, en lugar de editar el adeudo existente.

Para ello, en primer lugar tendremos que seleccionar la matrícula de la cual queremos emitir el adeudo no previsto desde la
opción ‘Matrículas’ de la solapa ‘Ventas’.

Manual de aGora ECONÓMICO277


Ventana de lista que se muestra con la opción ‘Matrículas’ de la solapa ‘Ventas’

Una vez en esa ventana, para generar este tipo de adeudos pulsaremos la opción ‘Generar adeudo por concepto libre’ de la
barra de botones o del panel de tareas (disponible para todas las ediciones de aGora). Nos presentará la ventana de edición de
adeudos, con los datos del mismo por rellenar. Tendrá por defecto rellenados los campos de Conceptos del adeudo y los vencimientos
(junto con el tipo de vencimiento utilizado) de manera acorde a los que tendría un adeudo generado por la matrícula normalmente,
pero son datos editables que podemos cambiar a nuestro gusto. Las cantidades de los conceptos (y por lo tanto las de los vencimientos
en que se divide el adeudo) también estarán a 0. Podremos entonces editar los Conceptos ya existentes (situados bajo el apartado de
Conceptos, como veremos más adelante en el apartado que versa sobre la edición de adeudos), introduciendo la cantidad base de
cada uno, el descuento y/o recargo que deseamos aplicarle (y si lo hubiera, el I.V.A y retención a aplicar al concepto). Con esto se
calculará el importe de cada concepto, y de la suma de los conceptos el importe final del adeudo, que se dividirá en los vencimientos
correspondientes según el plan de vencimientos escogido.

Opciones para ‘Generar adeudo por concepto libre’


Ventana de adeudo en “blanco” mostrada al escoger la opción ‘Generar adeudo por concepto libre’

En ediciones Silver o superior de aGora, para tipos de liquidación de tipo ‘Cobro periódico’, ‘Cobro periódico (horas periodo)’,
‘Cobro por horas asistidas’ o ‘Cobro por horas impartidas’ el programa cuenta con la opción de generar manualmente los adeudos
por conceptos docentes pendientes de emitir de una matrícula determinada de uno en uno. Para ello, en primer lugar tendremos que
seleccionar la matrícula de la cual queremos emitir el adeudo desde la opción ‘Matrículas’ de la solapa ‘Ventas’.

Una vez seleccionada la mencionada opción, se nos mostrará la ventana de lista de matrículas, desde la que podremos generar
los nuevos adeudos pendientes de emitir de la matrícula seleccionada pulsando sobre la opción ‘Generar siguiente adeudo previsto’
de la barra de botones o del panel de tareas (ambas opciones disponibles a partir de la edición Silver).

Opciones para ‘Generar siguiente adeudo previsto’

De este modo, podremos crear el siguiente adeudo pendiente de generar para esta matrícula: esto quiere decir que si a día de
hoy no queda ningún adeudo pendiente de generar el programa nos avisará de este hecho. E incluso entonces, nos permitirá indicar
una nueva fecha y generará el siguiente adeudo pendiente tomando como referencia dicha fecha en lugar de la del día de hoy. Esto
se puede usar, por ejemplo, ante un cliente interesado en realizar un pago adelantado, como un padre que se va de vacaciones y deja
pagados los meses de verano del hijo, etc. No debemos temer que se dupliquen al realizar una nueva generación, ya que el programa
mantiene el control de los adeudos que ya han sido generados.

Manual de aGora ECONÓMICO279


EJEMPLO: En nuestro centro se ofrece un curso de “Contabilidad Avanzada” mediante un grupo que se imparte todos los
jueves por la tarde desde el 1 de septiembre al 22 de diciembre y cuyo precio es de 150,00 € cada mes. El cliente decide contratarlo
mediante una matrícula de ‘Cobro periódico’ con periodicidad ‘Mensual’ que empieza el 1 de septiembre, pero el día 5 de
septiembre cuando viene a pagar, decide pagarnos 2 meses por adelantado: septiembre y octubre. Entonces vamos a la matrícula
en Ventas > Matrículas, escogemos su matrícula y pulsamos el botón ‘Generar siguiente adeudo previsto’. Dado que estamos a
día 5 de septiembre y su primer adeudo abarca el periodo desde el 1 de septiembre hasta el 30 de septiembre (ambos inclusive),
genera sin problemas el adeudo de septiembre (con un único vencimiento) por 150 €: ya estamos dentro de dicho rango de fechas
y le corresponde por tanto ser generado y cobrado.

Acto seguido, repetimos el proceso, pero dado que el siguiente adeudo corresponde al mes de octubre y aun estamos en
septiembre, nos dice que no quedan más adeudos pendientes de generar. Nos dice, sin embargo, si deseamos generar el siguiente
adeudo periódico de todas formas. Le decimos que sí, y procede a pedirnos la fecha que deseamos tomar como referencia: le
debemos indicar un día dentro del periodo a abonar (en este caso, el mes de octubre). Indicamos el 5 de octubre, y el programa
compara: dado que el 5 de octubre está dentro del periodo abarcado por el siguiente adeudo a generar (del 1 de octubre al 31
de octubre) lo genera sin problemas, de nuevo con un solo vencimiento y por el importe de 150 €. Podemos entonces proceder
a cobrar ambos vencimientos y entregar los recibos al cliente, que ha saldado con nosotros dos meses de deuda.

Las dos opciones para generar adeudos de forma individual que se han comentado en este apartado, también están disponibles
desde las ventanas de gestión avanzada de clientes, alumnos, profesores, comerciales y personal (empleados), desde el ‘Elemento
vinculado’ de ‘Matrículas’. Además, la opción de ‘Generar adeudo por concepto libre’ está disponible desde la ventana de lista de
‘Económico > Gestión de adeudos’ pulsando sobre la opción ‘Nuevo adeudo’ de la barra de botones o del panel de tareas.

RECORDATORIO: Para las ediciones Basic y Lite de aGora sólo se emite un único adeudo previsto compuesto de un único
vencimiento en concepto del servicio docente prestado, que además se genera de forma automática al finalizar el alta de una
matrícula (en caso de la edición Basic se permite generar además, si se desea, otro adeudo de forma automática en concepto de
gastos de matriculación). Esto es debido a que, para ambas ediciones, todas las matrículas son de tipo ‘Cobro único o a plazos’ y
con un solo vencimiento, ya que el resto de tipos de liquidaciones y la definición de planes de vencimientos sólo están disponibles
a partir de la edición Silver de la aplicación. Por lo tanto, el único método con el que cuentan las ediciones Lite o Basic de generar
adeudos más allá del único que se genera durante el alta de la matrícula (y el de gastos de matriculación en el caso de la edición
Basic) es mediante la utilidad de ‘Generar adeudo por concepto libre’.

9.1.3.2 Generación de adeudos de forma masiva

La aplicación, a partir de la edición Silver, nos permite generar de forma masiva los adeudos (los registros de las deudas que el
cliente va adquiriendo con el centro) previstos y pendientes de emisión de todas las matrículas (que usen un tipo de liquidación distinto
de ‘Cobro único o a plazos’ o ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’). Es decir, aquellos pendientes de emitir en concepto de la
formación que se imparte en el centro. Para ello se cuenta con la opción ‘Económico > Generación de adeudos’ o desde la ventana de
lista de ‘Adeudos > Gestión de adeudos’ desde la opción ‘Nuevo adeudo > Generación de adeudos’.

Opción ‘Generación de adeudos’ de la solapa ‘Económico’


Esta generación masiva tiene diversos aspectos que son configurables desde el ‘Panel de control> Adeudos’ y que afectan a la
generación de los adeudos que se realizará a partir de matrículas con tipo de liquidación de ‘Cobro periódico’ o ‘Cobro periódico (horas
periodo)’ (dado que las matrículas con tipo de liquidación de ‘Cobro por horas asistidas’ o ‘Cobro por horas impartidas’ depende de
las asistencias y las docencias para calcular qué adeudos generar, estas opciones no se aplican a esos casos). En este sentido, la
aplicación tendrá en cuenta si se desean generar adeudos por adelantado o a periodo vencido. Así mismo, si se ha establecido la
opción “Adeudo proporcional al periodo”, el programa tendrá en cuenta cuánto debería adeudarse al cliente si no se ha consumido
un periodo completo (por ejemplo, si el alumno se inscribe a mitad de mes y el importe es mensual, deberá abonar un importe
proporcional al tiempo asistido ese primer mes, y según la opción activada en el Panel de Control calculará la proporción de una forma
u otra). También se descontarán los períodos en que el alumno tenga marcada una ausencia temporal y, por supuesto, se dejará de
emitir adeudos cuando finalizasen los grupos o se indique la finalización definitiva de la matrícula de un alumno.

La periodicidad con la que se generarán los adeudos de matrículas con tipo de liquidación de ‘Cobro periódico’ o ‘Cobro
periódico (horas periodo)’ se establece como periodicidad de liquidación en las distintas matrículas. Cada periodo de tiempo
indicado por esta periodicidad se generará, si llevamos a cabo el proceso correspondiente, un solo adeudo con un vencimiento
asignado, por la cantidad indicada en la matrícula. Para matrículas de tipo ‘Cobro único o a plazos’ , como ya comentamos
anteriormente, se generará un adeudo fragmentado en el número de vencimientos indicado en el tipo de vencimiento usado
cada uno con su fecha de vencimiento y su cantidad a abonar. Finalmente, la emisión de adeudos de matrículas con liquidaciones
de ‘Cobro por horas asistidas’ o ‘Cobro por horas impartidas’ se realizará teniendo en cuenta la gestión de asistencia o docencia
respectivamente y por las horas ya confirmadas a la fecha de emisión y que no estén ya incluidas en un adeudo generado
anteriormente; como en el caso de las matrículas de ‘Cobro periódico’ o ‘Cobro periódico (horas periodo)’, el programa generará
un solo adeudo con un solo vencimiento en que dividir el pago del mismo.

Si activamos la opción de “Aviso mensual de generación de adeudos el día habitual de cobro definido” (dentro de ‘Adeudos’ en
el ‘Panel de control’), el programa nos avisará (mediante un mensaje en la barra de avisos) para realizar una generación automática
de adeudos teniendo en cuenta el “Día habitual de cobro” que indiquemos.

En cualquier caso puede realizarse cuando se desee esta generación de adeudos, tantas veces como se quiera y sin miedo a
duplicar adeudos, simplemente pulsando la correspondiente opción de ‘Generación de adeudos’ de la solapa ‘Económico’.

Es muy recomendable que antes de realizar ninguna de las generaciones de adeudos se realice una simulación de la misma. El
proceso de ‘Simular generación de adeudos’ realiza los mismos cálculos que el de ‘Generación de adeudos’, con la salvedad de que
no emite en realidad ningún adeudo. Este procedimiento sólo nos mostrará un listado con todos los adeudos que se emitirían en caso
de realizar la verdadera generación masiva. De este modo podremos detectar posibles errores en los adeudos que se emitirían, casi
siempre vinculados a un proceso de matriculación inadecuado o incorrecto. Revisados estos problemas, podemos corregirlos en su
fuente, y evitar generar información económica errónea.

Listado final de adeudos que se crea con el proceso de ‘Simular generación de adeudos’

Manual de aGora ECONÓMICO281


La aplicación nos ofrece la posibilidad de generar todos los adeudos pendientes de emitir (o realizar una simulación de emisión
de adeudos) de forma masiva, desde la opción ‘Generación de adeudos > Generación de adeudos (todos)’ (o ‘Simular generación de
adeudos’ > ‘Simular generación de adeudos (todos)’), pero también podremos realizar esta generación/simulación en bloque sólo de
aquellos adeudos que cumplan unos determinados requisitos. Así pues, se pueden generar/simular sólo los adeudos de las matrículas
de un determinado cliente, sólo los adeudos de las matrículas de un grupo concreto, sólo los adeudos de un tipo de grupo, sólo los
adeudos de las matrículas de una serie de adeudos determinada, sólo los adeudos que no van a ser domiciliados bancariamente, sólo
aquellos que sí van a ser domiciliados bancariamente, o finalmente generar sólo los adeudos de las matrículas de un tipo de
liquidación concreto. Todas estas opciones se nos muestran en los desplegables de los menús ‘Generación de adeudos’ o ‘Simular
generación de adeudos’, dependiendo de si desea realizar una generación o una simulación.

Todas las opciones de ‘Generación de adeudos’ y de ‘Simular generación de adeudos’ funcionan ambas de manera semejante.
Este proceso nos pedirá una fecha valor (fecha límite) hasta la que generará los adeudos pendientes de emitir (o simulará, en caso de
la simulación).

Ventana de petición de fecha de valor

A continuación el programa repasará matrícula a matrícula los adeudos pendientes de emitir usando los datos del apartado de
‘Próxima liquidación’ (para matrículas con liquidación de tipo ‘Cobro periódico’ o ‘Cobro periódico (horas periodo)’) o las docencias y
asistencias confirmadas (para matrículas con liquidación de ‘Cobro por horas impartidas’ y ‘Cobro por horas asistidas’). En base a esos
datos irá generando todos los adeudos pendientes de emitir hasta la fecha límite que le hayamos indicado al inicio del procedimiento.

Ventana de progreso del proceso de emisión de adeudos

Una vez finalizado el proceso, si el proceso que hemos ejecutado era una ‘Generación de adeudos’, el programa habrá generado
todos los adeudos que hubiese pendientes hasta esa fecha y mostrará un aviso indicando la cantidad de adeudos generados. Si el
proceso en que estábamos era una ‘Simulación de generación de adeudos’, el programa sencillamente nos mostrará el aviso, pero no
generará ningún adeudo de los indicados.

Mensaje de fin del proceso de generación de adeudos


Finalmente el programa nos preguntará si deseamos ver un listado de todos los adeudos que han sido generados mediante el
mencionado proceso de generación automática o simulación.

Listado final de adeudos que se crea con el proceso de ‘Generación de adeudos’

Este listado también nos informará del montante total de la generación masiva. Por último, si el proceso que estábamos llevando
a cabo era una ‘Generación de adeudos’, estos adeudos ya aparecerán como nuevos registros en la ventana de lista que nos muestra
la opción ‘Adeudos > Gestión de adeudos’ de la solapa ‘Económico’.

9.1.4. Gestionar adeudos

Una vez generados los adeudos, se pueden imprimir, modificar (importe, concepto, etc.), cobrar (sus vencimientos, total o
parcialmente), eliminar, o emitir facturas a partir de ellos.

Existen varias maneras, en aGora, para realizar gestiones sobre los adeudos una vez emitidos. Se pueden hacer operaciones
sobre adeudos desde las ventanas de gestión avanzada de clientes, alumnos, grupos o de personal seleccionando el ‘Elemento
vinculado’ ‘Adeudos’ de las mismas. Otra forma (quizás más frecuente o adecuada cuando se quieran ver adeudos de más de un cliente,
alumno, etc… en una misma pantalla) será a la que accedemos desde la opción ‘Adeudos > Gestión de adeudos’ de la solapa
‘Económico’.

Al seleccionarla nos aparecerá la ventana de lista de ‘Gestión de adeudos’ (vista ya anteriormente) con todos los adeudos
generados (o sólo los no cobrados si hemos seleccionado esta opción en la solapa ‘Visibilidad’) en la que además del número de
adeudo, cliente y alumno podremos ver, por ejemplo, el importe total de cada uno de ellos y la cantidad que está pendiente de cobrar
en cada caso. Seleccionando uno de ellos podríamos imprimirlo, modificarlo, cobrar uno de sus vencimientos, eliminarlo o emitir
una factura.

Manual de aGora ECONÓMICO283


9.1.4.1. Imprimir, visualizar y diseñar adeudos

Como ya hemos comentado una de las operaciones o gestiones a realizar sobre un adeudo es la de poder imprimirlo (por
ejemplo, para entregárselo a un cliente y que de ese modo tenga constancia de la deuda que tiene con el centro docente). Para ello
bastará con seleccionar el adeudo en la ventana de lista de ‘Gestión de adeudos’ (o en la ventana de gestión avanzada adecuada) y
pulsar sobre la opción ‘Visualizar/imprimir adeudo’ de la barra de botones o del panel de tareas para que se nos muestre en la ventana
el mismo y lo podamos imprimir.

Opciones para ‘Visualizar/imprimir adeudo’

Por defecto, el programa presentará un formato de adeudo prediseñado con dos copias iguales para un tamaño de papel
DIN A4, pero podrá cambiarse ese diseño mediante el ‘Gestor de impresos’ de aGora (a partir de la edición Silver).

Una vez se nos presenta el impreso de adeudo podremos pinchar en la pestaña ‘Vista de diseño’ del gestor, mostrándonos en
ese momento una ventana con los datos predefinidos para un adeudo, allí podremos quitar o incluir campos (arrastrando desde el
apartado situado en la zona izquierda con el título “Fields”), modificar literales, cambiar tipos y tamaños de letra, cursivas, negritas,
arrastrar la información hacia el lugar en que queramos que aparezca, añadir una imagen,….

‘Vista de diseño’ del impreso de adeudo en el ‘Gestor de impresos’


Una vez diseñado a nuestro gusto el modelo de adeudo, podremos guardarlo en la carpeta adecuada que se nos selecciona por
defecto (directorio ‘Plantillas Impresos’) y darle un nombre identificativo. Al guardarlo la aplicación nos preguntará si queremos
establecer la nueva plantilla de impreso de adeudo como la predeterminada en aGora.

Mensaje para establecer el impreso personalizado como predeterminado

En el caso de responder afirmativamente, cada vez que deseemos imprimir o visualizar un adeudo nos saldrá nuestro diseño
personalizado.

Para volver a utilizar el diseño original o escoger cualquiera de los múltiples diseños que nos podamos crear acudiremos a la
opción ‘Plantillas de impresos’ de la solapa ‘Herramientas’. Desde esta opción podremos escoger la plantilla que queremos usar por
defecto, ya sea uno de los diseños realizados por el usuario o el diseño por defecto.

Ventana de plantillas de impresos

9.1.4.2. Modificar adeudos

Una de las operaciones que más veces es posible que el usuario desee realizar sobre adeudos es la de modificar o editar alguno
de sus datos.

NOTA: No puede modificarse ningún adeudo que haya sido facturado. Para poder hacerlo en primer lugar se deberá emitir
una factura rectificativa de la factura a la que está asociado el adeudo.

Para poder realizar dicha modificación debemos entrar en la ventana de edición del adeudo a la que accederemos, por ejemplo,
desde la opción ‘Adeudos > Gestión de adeudos’ de la solapa ‘Económico’, situándonos sobre el adeudo a modificar y pulsando el botón

Manual de aGora ECONÓMICO285


de ‘Editar registro’ (o realizado doble clic sobre el registro del adeudo). Pasamos a describir la ventana del adeudo, dado que es
importante para entender el funcionamiento de los mismos y cómo puede afectar el editar un adeudo.

Ventana de edición de un adeudo

En la ventana del adeudo veremos, en primer lugar, el cliente y alumno vinculados a la matrícula que ha generado este adeudo:
son el deudor que deberá abonar el adeudo, y el alumno para el que ha contratado los servicios. Justo debajo del mismo, podremos
ver datos relevantes del adeudo, como el número de serie del mismo, el código numérico de la matrícula que lo ha emitido (o en caso
de que el adeudo haya sido generado como resultado de una venta, el código numérico de la venta en cuestión). Nos mostrarán
también, en caso de que el adeudo haya sido incluido en una factura, el código numérico de la factura, así como el número de serie
de la factura. Por último en este apartado, podremos ver el concepto del adeudo (texto describiendo qué ha generado la deuda
indicada en el adeudo).

Debajo del concepto podremos ver la información económica resumida del adeudo: el importe base sumado por los grupos o
productos incluidos en el mismo, junto con las cantidades sumadas y/o restadas en concepto de recargo o descuento respectivamente.
Estas cifras dan lugar a la base imponible, sobre la que luego aplica el I.V.A. y la retención (si los hubiese) y da como resultado el
importe Total del adeudo. A la derecha de los campos resumen podremos ver un campo indicándonos la cantidad que queda
pendiente de cobro para este adeudo (es decir, la cantidad que el cliente no nos ha llegado a abonar todavía de su deuda).

Justo debajo del importe pendiente, veremos la fecha de emisión, que nos indica la fecha en que se creó este adeudo (puede
ser la fecha en que se creó la matrícula, para matrículas de tipo ‘Cobro único o a plazos’ o ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’
o la fecha del proceso de generación de adeudos, manual o en bloque, que lo generó), dato útil solo a nivel informativo. Podremos
ver también acto seguido el plan de vencimientos en que se dividirá el pago de este adeudo según el acuerdo con el cliente, así como
la fecha del primer vencimiento, en que el primero de los plazos deberá pasarse a cobro al cliente.

Después, vendrán indicadas las fechas de servicio del adeudo, tanto de inicio como de fin. Estas fechas representan el periodo
de servicio cubierto por el adeudo en cuestión, de manera que sepamos a cuanto tiempo de formación tiene derecho según el importe
abonado en el adeudo. Por ejemplo, para adeudos de matrículas con tipo de liquidación ‘Cobro único o a plazos’, esto abarcará todo
el curso al que el alumno se ha matriculado, dado que el pago de la deuda pretende cubrir todo el curso. Por otro lado, para matrículas
con tipo de liquidación ‘Cobro periódico”, el periodo abarcado por ambas fechas en el adeudo del mes de septiembre será desde el 1
al 30 de septiembre, dado que es el periodo al que tiene derecho a asistir el alumno a recibir clases por haber abonado dicho adeudo.

Podremos ver a continuación más datos informativos del adeudo, como el tipo de adeudo, las observaciones que deseemos
añadir al respecto del mismo a nivel interno (campo editable por el usuario del programa), el nombre del usuario de aGora que emitió
este adeudo y la máquina (pc) de nuestro centro desde la que se llevó a cabo el proceso que lo creó.

Finalmente, los apartados más importantes del adeudo podemos verlos a la parte derecha de esta ventana: los conceptos y los
vencimientos del adeudo.

Los conceptos representan los productos, grupos o servicios que han generado este adeudo, y la parte de la cantidad total del
mismo que pertenece a cada concepto: es decir, de la cantidad total del adeudo, cuanta parte pertenece a cada concepto. Los
conceptos pueden editarse o consultarse, pero no podemos añadir conceptos nuevos a un adeudo ya emitido (ni siquiera añadiendo
grupos a la matrícula del adeudo, o productos nuevos a una venta existente: esto solo ocasionaría que se generase un adeudo adicional
por la cantidad añadida con los conceptos añadidos, no que esto se añada ya al adeudo existente). Dicho esto, hay ciertos datos que
no podremos editar directamente: por ejemplo, no podremos cambiar las horas en un adeudo de una matrícula con tipo de liquidación
‘Cobro por horas asistidas’ o ‘impartidas’, debido a que las horas incluidas en cada concepto dependen de una información real de
docencias y asistencias y debe mantenerse una mínima coherencia.

El concepto nos muestra la parte de la información económica del adeudo relacionada con el grupo/producto asociado al mismo.
Tendremos también pues los campos de Importe base, descuento, recargo, I.V.A., retención y total, pero solamente los pertenecientes
al grupo/producto adjunto al concepto. Este grupo/producto podremos verlo arriba del todo en el apartado ‘Grupo’/’Producto/servicio’
(dependiendo de si el adeudo está generado por una matrícula o por una venta). Podremos ver, dependiendo del tipo de liquidación
usado, más datos relevantes como por ejemplo la cantidad de horas que se han contabilizado en este concepto (para matrículas de
tipo ‘Cobro por horas asistidas’, ‘Cobro por horas impartidas’ o ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’). Veremos también las
fechas abarcadas por este concepto en los campos ‘Desde’ y ‘Hasta’ (indicativos de las fechas de duración, por ejemplo, del grupo
contratado por el alumno).

Ventana de edición del concepto de un adeudo

Cualquier modificación que hagamos sobre un concepto (sobre todo en lo referente a campos económicos) afectará a los
campos calculados del adeudo reflejando dicho cambio y a los vencimientos, dado que la nueva cantidad se deberá repartir en los
vencimientos pendientes. En última instancia, y solamente para casos de matrículas de ‘Cobro único o a plazos’ o ‘Cobro único o a
plazos (horas contratadas)’, los cambios que realicemos modificarán también la información económica de la matrícula relacionada
con el adeudo para que refleje la nueva realidad cambiada.

Manual de aGora ECONÓMICO287


Un caso especial a tener en cuenta es si hacemos una modificación pero alguno de los vencimientos ya ha sido cobrado: en tal
caso, el programa no podrá asignarle automáticamente más cantidad a dicho vencimiento, por lo que le pedirá al usuario que ajuste
la cantidad aumentada (o disminuida) modificando de manera acorde los vencimientos como mejor le convenga de manera manual.
Debe tener en cuenta que, para poder editar la información de los vencimientos, deberá asegurarse de cambiar también el tipo de
liquidación a ‘Personalizar plan’, dado que con el cambio realizado ya no se adapta al plan original. El programa no permitirá cerrar el
adeudo hasta que no cuadre las cantidades de los vencimientos con las de los conceptos, de manera que la información sea fiel a la
realidad.

EJEMPLO: Tenemos una matrícula de dos grupos, ‘Contabilidad avanzada’ y ‘Economía y su progresión hasta la actualidad’,
con un precio de 900€ y 1200€ respectivamente. La matrícula tiene el tipo de liquidación de ‘Cobro único o a plazos’ y como plan
de vencimientos hemos escogido ‘Tres pagos mensuales’, con lo que la cantidad se dividirá en tres plazos de igual cantidad con
un mes de tiempo entre cada uno de los plazos. El primer vencimiento será el 1 de octubre de 2013, fecha en la que el alumno
empieza a asistir a clase. Tan pronto creamos la matrícula, esta genera un adeudo por importe total de 2100 €, divididos en tres
plazos de 700€ cada uno.

Ahora imaginemos dos casos distintos: en el primero, resulta que hemos cometido un error y por el grupo ‘Contabilidad
avanzada’ necesitamos cobrarle 1200 € en lugar de 900 €, pero no hemos llegado a cobrar ninguno de los vencimientos todavía.
Para representarlo, editamos la información del concepto accediendo al de ‘Contabilidad avanzada’ en modo edición (con doble
clic o con el icono del lápiz situado en la subventana de Conceptos) y modificamos el campo ‘Importe base’ de 900 € a 1200 €.
Esto ocasiona que el total del adeudo ascienda a 2400 €. El programa procede entonces a generar de nuevo los vencimientos con
sus cantidades actualizadas, dando como resultado 3 vencimientos distintos de 800 €. Asimismo, los datos económicos contenidos
en la matrícula correspondiente se modificarán de manera acorde, cambiando la cantidad asignada al grupo matriculado
‘Contabilidad avanzada’ a 1200 €. Todo esto se hará de manera automática sin que el usuario tenga que mediar, facilitando así
su tarea.

En el segundo, tenemos el mismo caso anterior (un cambio de importe en el grupo ‘Contabilidad avanzada’) pero con la
salvedad de que en este caso, ya habíamos cobrado al cliente el primero de los vencimientos de 700 €. Al igual que antes, editamos
la información del concepto accediendo al de ‘Contabilidad avanzada’ en modo edición y modificamos la cantidad de 900 € a 1200
€. Esto ocasiona que el total del adeudo ascienda a 2400 €. Sin embargo, en este caso el programa no puede generar de nuevo
todos los vencimientos con la nueva cantidad, porque uno de ellos ya ha sido cobrado y no puede cambiarse o eliminarse. Sin
embargo, como es necesario que el importe de los vencimientos y de los conceptos coincida, el programa nos pedirá que
modifiquemos manualmente los vencimientos para ajustarlo. Así pues, lo primero que hacemos es cambiar el plan de
vencimientos a ‘Personalizar plan’ (dado que ya no son tres plazos iguales, ya no puede adaptarse al plan de vencimientos que
anteriormente había escogido); hecho esto, cambiamos el importe del segundo vencimiento a 850 € (accediendo con doble clic y
modificando el campo de importe manualmente) y repetimos el proceso con el importe del tercer vencimiento. De este modo,
quedan compensadas las cantidades. Al igual que en el caso anterior, los datos económicos contenidos en la matrícula
correspondiente se modificarán de manera acorde, cambiando la cantidad asignada al grupo matriculado ‘Contabilidad avanzada’
a 1200 €.

Es importante hacer notar que los cambios en los adeudos solamente se trasladarán a las matrículas cuando estas sean de tipo
de liquidación ‘Cobro único o a plazos’ o ‘Cobro único o a plazos (horas contratadas)’, debido a que estas matrículas solamente constan
de ese adeudo normalmente y por lo tanto representa la información económica de todo el curso. Para el resto de casos, dado que
cada periodo del curso generan un adeudo distinto, se asume que el cambio solo afecta al periodo cubierto por ese adeudo, y no debe
afectar a los adeudos de futuros periodos. Por ello, en esos casos cuando se edita un adeudo no afecta a la matrícula.

Los vencimientos representan los plazos en que el cliente nos abonará el importe que nos ha quedado a deber por los productos,
grupos o servicios contratados. Los vencimientos de un adeudo, por lo tanto, sumarán siempre la cantidad total adeudada en el mismo.
Pueden editarse o consultarse, pero normalmente no podremos añadir vencimientos nuevos a un adeudo ya emitido, pues el plan de
vencimientos es el que es y determina una cantidad de plazos y un tiempo entre los mismos determinado.
Ventana de edición de un vencimiento de un adeudo

Los datos mostrados en un vencimiento son principalmente informativos y económicos: disponemos del código del adeudo al
que pertenece, el cliente que ha contraído la deuda, el orden de este vencimiento respecto al resto de vencimientos del adeudo, la
cantidad a abonar en dicho vencimiento, así como la cantidad pendiente de abonar todavía y la fecha en que de planea se lleve a cabo
el cobro del vencimiento. Disponemos también de un concepto descriptor del vencimiento, el usuario de aGora que lo creó y el pc de
nuestro centro desde donde se generó este vencimiento. Los datos económicos, de normal, no serán editables directamente, solo
están a modo de consulta.

Existen posibilidades de modificar los vencimientos de un adeudo, sin embargo, para los casos en que debamos hacerlo. Podemos
optar por cambiar el plan de vencimientos del adeudo a otro: si cambiamos el plan de vencimientos escogido en el adeudo, el
programa redistribuirá el importe del adeudo en un número de plazos con una periodicidad entre los mismos definida en el nuevo
plan de vencimientos escogido. Es importante tener en cuenta que solo podremos llevar a cabo este proceso si ninguno de los
vencimientos del adeudo han sido cobrados con anterioridad.

Otra opción es la de cambiar el plan de vencimientos al plan de vencimientos ‘Personalizar plan’. Este plan de vencimientos
funciona de manera distinta al resto de planes en el sentido de que no consta de una cantidad de plazos con periodicidades concretas.
Este tipo de vencimiento sencillamente deja los vencimientos como estaban, pero los convierte en totalmente editables: podemos
entrar a los vencimientos y editar los importes de los vencimientos a nuestro gusto, generar nuevos vencimientos en los que dividir el
cobro, eliminar vencimientos superfluos, etc. Esto nos permite un control casi total sobre los vencimientos del adeudo y por lo tanto
sobre como nos pagará el cliente. Pero hay que tener en cuenta que, por muchos cambios que hagamos, siempre deberán cuadrar
con los conceptos. Es decir, si aumentamos o disminuimos el importe de un vencimiento, debemos o compensar dicha cantidad
modificando otro vencimiento, o generando un vencimiento nuevo o cambiando el importe de alguno de los conceptos para
añadirle/restarla la cantidad modificada.

Otros métodos de modificar los adeudos que ofrece el programa aparte de los ya mencionados son los siguientes:

 Modificar el concepto de varios adeudos en masa: Podemos llevar a cabo este proceso desde la opción ‘Procesos en bloque >
Adeudos y cobros > Cambiar el concepto en adeudos’ de la solapa ‘Económico’, si deseamos cambiar el concepto de uno o varios
adeudos. Podemos seleccionar más de un adeudo a la vez mediante combinaciones de clics manteniendo pulsadas las teclas ‘Ctrl’
o ‘Shift’ para modificarlos, siempre que queramos asignarles a todos el mismo concepto. Además de cambiar el concepto del
adeudo, nos ofrecerá trasladar el cambio también a los conceptos de los vencimientos del adeudo si lo deseamos(sólo a partir de
la edición Basic).
 Modificar el concepto de varios vencimientos en masa: Si solo deseamos cambiar el concepto de ciertos vencimientos, podemos
llevar a cabo este proceso desde la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Cambiar el concepto en vencimientos de
adeudos’ de la solapa ‘Económico’, si deseamos cambiar el concepto de uno o varios vencimientos. Podemos seleccionar más de

Manual de aGora ECONÓMICO289


un vencimiento a la vez mediante combinaciones de clics manteniendo pulsadas las teclas ‘Ctrl’ o ‘Shift’ para modificarlos, siempre
que queramos asignarles a todos el mismo concepto. (sólo a partir de la edición Basic).
 Modificar la fecha de emisión de varios adeudos en masa: Es posible modificar la fecha de emisión desde la opción ‘Procesos en
bloque > Adeudos y cobros > Cambiar fechas en adeudos’ de la solapa ‘Económico’, donde podemos seleccionar más de un adeudo
a la vez para modificar sus fechas, siempre que la fecha a modificar sea la misma para todos ellos (sólo a partir de la edición
Silver).
 Modificar la fecha de vencimiento de varios vencimientos en masa: Es posible escoger varios vencimientos para poder asignarles
una nueva fecha de vencimiento donde deberán ser cobrados desde la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Cambiar
fechas en vencimientos de adeudos’ de la solapa ‘Económico’, donde podemos seleccionar más de un vencimiento a la vez para
modificar sus fechas, siempre que la fecha a modificar sea la misma para todos ellos (sólo a partir de la edición Silver).
 Renumerar adeudos: Esta utilidad avanzada (sólo a partir de la edición Basic) se debe utilizar sólo en casos en que se considere
imprescindible la renumeración, ya que podría modificar el número de algunos adeudos que ya han sido entregados a clientes o
alumnos. Así pues, esta utilidad la usaremos sólo sabiendo muy bien las consecuencias que conlleva.
Al seleccionar esta utilidad desde la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos y cobros > Renumeración de adeudos’ de la solapa
‘Económico’. El programa nos advertirá de las posibles consecuencias y a continuación nos dejará escoger sobre qué serie de
adeudos queremos realizar la acción. A continuación podremos escoger a partir de que adeudo queremos renumerar y con qué
número comenzaremos a hacerlo. Tras volvernos a advertir y dejarnos cancelar por última vez la aplicación comenzará el proceso.

9.1.4.3. Cobrar adeudos

A través de la operación de cobrar adeudos, conseguimos hacer efectivo el derecho de cobro que estos últimos simbolizan,
incrementando la tesorería (cajas y/o bancos) del centro.

Antes de realizar cualquier operación de cobro debemos dar de alta al menos una caja o una cuenta bancaría y una forma de
cobro que indicará en qué caja o cuenta bancaria de las creadas se reflejará el dinero que se consigue a través del mencionado cobro.
En aGora se define por defecto una caja (‘Caja Básica’) para utilizar, así como una forma de cobro en metálico denominada ‘Metálico’,
por lo que desde el principio pueden llevarse a cabo cobros de esta índole. Aun así, recomendamos al usuario que, si su edición lo
permite (la edición Lite solamente trabajará con esta caja y forma de cobro) configure la información de sus propias cajas, bancos y
formas de cobro para poder representar de la manera más fiel posible la forma de trabajar de su centro.

CONFIGURAR UNA CAJA (disponible a partir de la edición Basic)

Las cajas es donde van a parar los movimientos monetarios en efectivo realizados en el centro, ya sean pagos o cobros. Para
crear una o varias cajas y poder realizar cobros de tipo metálico nos dirigiremos a la opción ‘Cajas > Configurar cajas’ de la solapa
‘Económico’. Se nos mostrará la ventana de lista de ‘Configuración de cajas’ en la que podremos dar de alta nuevas cajas o modificar
las existentes. Para crear una nueva caja pulsaremos sobre el botón ‘Nuevo registro’ y se nos mostrará la ventana de edición.

Introduciremos un nombre descriptivo para crear la nueva caja y pulsaremos sobre el botón de ‘Guardar los cambios’. En el caso
de tener la edición Gold o superior y querer utilizar la opción de ‘Contabilidad’ de la solapa ‘Económico’, se pueden rellenar los campos
de las subcuentas que aparecen en esta ventana y que se usarían para crear de modo automático los asientos contables de los
movimientos monetarios que tengan como origen o destino la caja que se está dando de alta.

CONFIGURAR UNA CUENTA BANCARIA (disponible a partir de la edición Silver)

Todos aquellos movimientos monetarios que se realicen mediante algún tipo de transacción bancaria (domiciliaciones,
transferencias, etc.) requieren de la creación de al menos un banco (el banco usado por el centro para llevar a cabo estos movimientos)
en el programa, y podemos llegar a crear tantos como necesitemos. Para configurar una o varias cuentas bancarias y poder realizar
cobros de los tipos mencionados nos dirigiremos a la opción ‘Bancos> Configurar cuentas bancarias’ de la solapa ‘Económico’.
Ventana de edición de cuentas bancarias

Se nos mostrará la ventana de lista de ‘Configuración de cuentas bancarias’ en la que podremos dar de alta nuevas cuentas o
modificar las existentes. Para crear una nueva cuenta bancaria pulsaremos sobre el botón ‘Nuevo registro’ y se nos mostrará la ventana
de edición.

La correcta introducción de los datos de nuestras cuentas bancarias será imprescindible para realizar procesos como por ejemplo
la domiciliación bancaria de adeudos.

CONFIGURAR FORMAS DE COBRO (disponible a partir de la edición Basic)

Finalmente, una vez creadas las cajas y/o cuentas bancarias podremos dar de alta ‘Formas de cobro’ para representar las
diferentes formas del centro de cobrar una deuda. Para ello seleccionaremos la opción ‘Configuración >Baremos > Económicos >
Formas de cobro’. Pulsando sobre el botón de ‘Nuevo registro’ podremos definir tantas como vayamos a utilizar.

Nos aparecerá la ventana de edición de ‘Formas de cobro’ con los datos en blanco.

Ventana de edición de formas de cobro

En el campo “Descripción” deberemos introducir la denominación bajo la que reconoceremos y seleccionaremos la forma de
cobro. La “Subcuenta de forma de cobro” es opcional, pero necesaria si se desea que el programa genere asientos contables de los
mismos (a partir de la edición Gold): indica a qué subcuenta deben asignarse los apuntes contables generados por este tipo de cobro.
El “Tipo de tratamiento” es crucial a la hora de definir una forma de cobro, ya que será lo que indica al programa cómo debe de operar
a todos los niveles (incluido el contable) con las cantidades cobradas por esa modalidad. Los tipos de tratamiento disponibles son:

Manual de aGora ECONÓMICO291


 Metálico: cuando el centro cobrará la cantidad en mano. Al escoger este tipo de tratamiento deberemos indicar también en
qué caja de las que hemos creado entrará dicha cantidad de dinero. Esta forma de cobro no conlleva gastos asociados y, si
disponemos de la edición Silver, generará registros de caja en la caja indicada para representar las entradas de dinero en la
misma.
 Domiciliación: cuando el centro pasa una notificación al banco para que, llegada una determinada fecha, transfiera fondos
de la cuenta del cliente a la cuenta del centro para saldar su deuda. Es necesario indicar el banco al que se ingresarán las
cantidades cobradas mediante el desplegable correspondiente. Para poder usar esta forma de cobro será necesario también
que el cliente tenga rellenado su número de cuenta bancaria en sus datos. Pueden indicarse gastos bancarios asociados que
se harán efectivos cada vez que se cobre de esta manera.
 Tarjeta; usado cuando el cliente nos paga mediante una tarjeta de crédito. Al igual que con todas las formas de cobro de
carácter bancario, necesitamos indicar durante su creación a qué banco de los creados en la aplicación irán destinados los
ingresos cobrados de esta manera. Pueden indicarse gastos bancarios asociados que se harán efectivos cada vez que se
cobre de esta manera.
 Transferencia: utilizado en casos en que el cliente pida al banco que ingrese un importe en la cuenta bancaria del centro para
saldar una deuda. De nuevo, necesitamos indicar durante su creación a cual de nuestras cuentas bancarias se asignarán los
ingresos cobrados de esta manera. Pueden indicarse gastos bancarios asociados que se harán efectivos cada vez que se
cobre de esta manera.
 Talones: para casos en que un cliente extienda un cheque al centro que, al presentarlo en el banco, hará que se le abone el
importe determinado. De nuevo, necesitamos indicar durante su creación a cual de nuestras cuentas bancarias se asignarán
los ingresos cobrados de esta manera. Pueden indicarse gastos bancarios asociados que se harán efectivos cada vez que se
cobre de esta manera.
 Otros: para representar cualquier tipo distinto de los enumerados. Dado que es un tipo de tratamiento distinto y el programa
no sabe si los cobros del mismo repercutirán en nuestra cuenta bancaria o en nuestra caja, deberemos indicar al programa
si va a usar caja o banco (nos lo preguntará al escoger el tipo de liquidación). Una vez hecha esa selección será necesario
indicar a cual de nuestras cajas o cuentas bancarias definidos con anterioridad en el programa irán dirigidos los ingresos
generados por esta forma de cobro.

Con cualquier tratamiento distinto de ‘Metálico’ se despliegan una serie de opciones a cubrir: “Importe del gasto” y “Porcentaje
del gasto” (recogen los gastos ocasionados por el tratamiento. Pueden ser un importe fijo o un porcentaje o ambas cosas (en cuyo
caso se aplicará el que resulte mayor), para tenerlos en cuenta a nivel de contabilidad. La “Subcuenta de gastos” es también opcional,
pero necesaria si se quiere que el programa genere adecuadamente los asientos contables pertinentes cuando se realice un cobro con
dicha forma de cobro. En el desplegable de “Cuenta bancaria” se escogerá alguna de entre las definidas anteriormente por el usuario
en la opción ‘Cuentas bancarias’ y con la que realizaremos la gestión del tratamiento. Con el tratamiento de ‘Metálico’, por su parte,
se nos muestra un desplegable “Caja” para escoger la caja en la que queremos que se reflejen los movimientos que se realicen usando
la forma de cobro que se está definiendo.

Una vez definidas las cajas, las cuentas bancarias y las formas de cobro que vamos a utilizar estamos en condiciones de realizar
el cobro de adeudos.

REALIZAR EL COBRO

Existen varias formas en las que podemos cobrar, total o parcialmente, un vencimiento de un adeudo, así como varias
localizaciones desde donde podemos hacerlo: la ventana desde la que normalmente lo haremos será desde ‘Económico > Adeudos
> Gestión de adeudos’, mediante el botón o la tarea ‘Cobrar adeudo’. Sin embargo, podremos cobrar los vencimientos individuales
de cada adeudo desde la ventana ‘Económico > Vencimientos de adeudos’, mediante el mismo botón, o desde los ‘Elementos
vinculados’ ‘Adeudos’ o ‘Vencimientos de adeudos’ situados en las distintas ventanas de gestión avanzada del programa.

Éste es el modo más común de cobrar los adeudos según van siendo pagados por el cliente (uno a uno), pero también hay
otras maneras de efectuar cobros en bloque de adeudos. A saber, dos procesos en bloque que nos permiten seleccionar varios
adeudos y cobrar todos sus vencimientos (‘Económico > Procesos en bloque > Adeudos > Cobrar adeudos en bloque’) o escoger
varios vencimientos concretos y cobrarlos en bloque (‘Económico > Procesos en bloque > Adeudos > Cobrar vencimientos de
adeudos en bloque’) Asimismo se tratan de manera diferente la domiciliación bancaria (de la que hablaremos en el apartado
9.1.6.3.), otra es el cobro por facturas (de la que hablaremos en el apartado 9.1.5.2.) y otra, muy similar a la domiciliación es la
de cobro en bloque con tarjeta (de la que hablaremos en el apartado 9.1.6.6.). Cada una de estas formas especiales se explicará
con detalle en su apartado correspondiente.
Botón ‘Cobrar adeudo’

Cuando pulsemos el botón de ‘Cobrar adeudo’, si estamos seleccionando un adeudo (desde la ventana de ‘Gestión de adeudos’
o desde el ‘Elemento vinculado’ ‘Adeudos’ de una gestión avanzada), primero aGora nos solicitará que escojamos de un listado cual
de los vencimientos del adeudo queremos cobrar. Una vez seleccionado, nos aparecerá una ventana con los datos del cobro a realizar
y en el importe a cobrar el que quede pendiente del vencimiento seleccionado. También nos aparecerá la forma de cobro que hayamos
seleccionado por defecto en el apartado ‘Valores por defecto’ del Panel de Control, con la posibilidad de cambiarla por cualquiera de
las disponibles (excepto las de tipo domiciliación bancaria, que no aparecerán aquí dado que se gestionan de otra manera). Podemos
incluso cambiar la cantidad si lo deseamos, aumentándola o disminuyéndola a nuestro gusto. Esto se puede usar, por ejemplo, para
representar un cobro parcial del vencimiento si el cliente no ha podido abonárnoslo en su totalidad, quedando el resto de importe
pendiente de cobro para otro momento. Pulsando sobre el botón aceptar confirmaremos el cobro y éste se computará, reduciendo la
cantidad del vencimiento en el importe cobrado.

Otra opción a la hora de llevar a cabo un cobro es llevarlo directamente a cabo sobre el vencimiento deseado. Para ello,
accederemos a ‘Vencimientos de adeudo’ en la solapa ‘Económico’ o al ‘Elemento vinculado’ ‘Vencimientos de adeudos’ de una de las
gestiones avanzadas), seleccionaremos el vencimiento a cobrar y pulsaremos el botón ‘Cobrar adeudo’ situado en la barra superior de
botones.

Ventana de edición que se muestra para realizar un cobro

Una vez aceptado el cobro el programa nos preguntará si queremos imprimir el recibo de cobro correspondiente. No será
necesario hacerlo ahora, podremos imprimir el recibo de cobro en cualquier momento.

Manual de aGora ECONÓMICO293


NOTA: Aunque el cobro manual de un adeudo, como el caso que presentamos, no permite formas de cobro que se hayan
definido con tipo de tratamiento de ‘Domiciliación’ (ya que éstas son válidas sólo para su uso durante el proceso de ‘Cobros
>Domiciliación de adeudos’ de la solapa ‘Económico’), sí que aparecerán, en la lista de adeudos, aquellos que se han generado
partiendo de una matrícula tenga marcada la opción de “Domiciliación bancaria”. Esto es así para permitir que un adeudo, aunque
en principio esté destinado a cobrarse por domiciliación, se pueda finalmente cobrar, si se da el caso, directamente en el centro
de cualquier otra forma (efectivo, tarjeta, cheque,…). Una vez ya cobrado, el mencionado adeudo no se incluirá en el fichero
informático para el banco o, si se da la circunstancia de que ha sido cobrado parcialmente, sólo se incluirá el importe pendiente.

Una vez efectuado un cobro, éste no podrá ser modificado; si bien es posible anularlo mediante la emisión de un cobro
negativo por el mismo importe para anular el anterior. Es posible también eliminar el cobro por completo, pero es recomendable
hacerlo con precaución y pleno conocimiento de causa, dado que si se ha generado un apunte de banco o caja (ediciones Basic o
Silver) o un apunte contable al respecto (ediciones Gold), este no se eliminará junto con el cobro y podría ocasionar incoherencias
en la información contenida en aGora si no eliminamos los apuntes relacionados también.

9.1.4.4. Eliminar adeudos

La eliminación de adeudos es una operación muy poco común y se debe realizar sólo si el mismo se ha emitido por error, ya
que si ha sido emitido correctamente, si solamente deseamos corregir algún dato incorrecto del mismo, la operación que deberíamos
realizar es la de modificación de los mismos, tal y como se indica en el apartado 9.1.4.2. de este mismo capítulo.

Para proceder a eliminar un adeudo en primer lugar tendremos que asegurarnos que no se ha hecho ningún cobro sobre el
mismo, ya que de ser así no será posible su eliminación. Por lo tanto en primer lugar deberemos eliminar el cobro o cobros vinculados
con los vencimientos del adeudo (desde la opción ‘Procesos en bloque > Cobros > Eliminación de cobros’ de la solapa ‘Económico’).
Para eliminar un adeudo que cumpla con el requisito anterior de no tener vinculado ningún cobro, nos situaremos en la ventana de
lista de ‘Gestión de adeudos’ y pincharemos sobre el botón ‘Eliminar registro’ (icono con el símbolo –).

Mensaje indicando que no se puede eliminar un adeudo porque tiene cobros vinculados

También es posible eliminar más de un adeudo a la vez desde la opción ‘Procesos en bloque > Adeudos > Eliminación masiva de
adeudos’ de la solapa ‘Económico’ (sólo a partir de la edición Silver), donde podemos seleccionar más de un adeudo a la vez para
eliminarlos. Es importante tener en cuenta, que al igual que en la eliminación de adeudos de uno a uno, sólo se podrán eliminar
aquellos sin cobros vinculados (si entre los elegidos hubiese alguno con cobros vinculados, el programa mismo nos avisaría de que no
se han podido eliminar durante el proceso y nos detallaría cuales son).

9.1.4.5. Emitir facturas desde la gestión de adeudos

La aplicación permite emitir facturas a partir de los adeudos desde varios puntos de la solapa ‘Económico’ o desde el ‘Elemento
vinculado’ ‘Adeudos’ en las gestiones avanzadas. No obstante, el lugar más habitual será probablemente desde la opción ‘Adeudos >
Gestión de adeudos’. Nos aparecerá la lista de los adeudos generados y pulsando sobre uno cualquiera de ellos (para marcarlo) y
después sobre la opción de ‘Emitir factura’ (de la barra de botones o de la barra de tareas) entraremos en el proceso de generación
de factura.

Opciones para ‘Emitir factura’ de la ventana de lista de ‘Gestión de adeudos’

En el caso de que el adeudo en cuestión ya tuviese una factura asociada, el programa se limitará a advertir al usuario de esa
cuestión, aunque si éste lo desea se le podrá mostrar por pantalla la factura emitida con anterioridad.

Mensaje advirtiendo de que el adeudo ya está facturado

Lo primero que hará el programa será presentarnos la lista de adeudos facturables (es decir, no facturados con anterioridad)
del cliente (tenemos que recordar que aGora distingue entre alumno y cliente, por lo que los adeudos pueden pertenecer a distintos
alumnos) al que pertenece el adeudo seleccionado. El adeudo que estaba seleccionado en el momento de pulsar el botón de ‘Emitir
factura’ será el que vendrá marcado por defecto en la casilla de verificación que aparece a su izquierda.

Procederemos a seleccionar aquellos adeudos que queremos que figuren en la factura (o todos dándole directamente al botón
‘Seleccionar todo’) y tras aceptar, la aplicación generará una nueva factura y nos la mostrará en pantalla. La factura incluirá como
conceptos de factura todos los adeudos seleccionados. Una vez generada la factura, en la ventana de lista de ‘Gestión de adeudos’
podremos ver que en los adeudos incluidos en la misma se ha rellenado el campo ‘Nº Factura’ con el número de la factura vinculada
a los mismos.

9.1.5. Las facturas

Hemos visto ya como generar las facturas en aGora. Sin embargo, existen muchas más opciones para trabajar con ellas.
Mediante la opción ‘Facturas’ de la solapa ‘Económico’ la aplicación nos permite realizar varias tareas sobre las facturas, desde
gestionar los datos de las ya existentes (modificarlas, visualizarlas, anularlas,…), hasta realizar una emisión masiva de facturas, pasando
por la impresión en bloque de varias facturas.

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Menú de la opción ‘Facturas’ de la solapa ‘Económico’

9.1.5.1. Configuración previa de facturas

Para realizar cualquier gestión con facturas necesitamos realizar una serie de tareas de configuración previa. Estas son por un
lado la configuración de opciones generales y de diseño en el ‘Panel de control > Facturas’ y por otro la creación de series de facturación
desde ‘Económico > Facturas > Series de facturas’ o ‘Configuración >Baremos > Económicos > Series de facturas’.

Opción ‘Facturas’ del ‘Panel de control’ de aGora

Desde esta apartado del ‘Panel de control > Facturas’ se pueden configurar aspectos generales de la facturación, como por
ejemplo el nombre del impuesto indirecto aplicado en las mismas (para casos de localizaciones donde no se utilice el I.V.A. pero si un
impuesto semejante), los textos por defecto para la forma de pago y para la causa de anulación para las facturas rectificativas y por
último si se desea incluir el nombre del alumno en los conceptos. Por otro lado también se pueden especificar algunas opciones del
diseño del impreso de factura, como escoger uno de los dos diseños predefinidos que ofrece aGora, el texto de la leyenda de
inscripción en el Registro Mercantil si deseamos que este siempre aparezca rellenado en las facturas con un texto determinado, o la
posibilidad de que la aplicación pregunte qué diseño de factura mostrar de entre todos los que el usuario se haya podido personalizar
cada vez que se desee visualizar facturas.

Mediante ‘Económico > Facturas > Series de facturas’ o ‘Configuración > Baremos > Económicos > Series de facturas’ el usuario
podrá definir tantas series de facturación como desee. Cada serie de facturación se utiliza de manera semejante a las series de
adeudos; es decir, para indicar un prefijo y numeración que seguirán secuencialmente nuestras facturas. Al igual que en las series de
adeudos, existe también creada por defecto una serie de facturación, y podremos definir tantas series de facturación adicionales como
deseemos tener. Cada serie de facturación ha de ir asociada a una serie de adeudos determinada: esto permitirá que los adeudos
pertenecientes a esa serie de adeudos se facturen siempre en la serie de facturación asociada.. Existe también una serie de facturación
para facturas rectificativas que es independiente del resto, está creada de antemano y que no se puede eliminar, ya que sólo podrá
haber una serie de este tipo.

Ventana de edición de series de facturas

Para cada serie de facturación que se cree se podrán definir varios elementos. Indicaremos una descripción para la serie, un
código (que será el prefijo de las facturas), el número de la última factura emitida de la serie, la opción de incluir el año como un sufijo
para crear el número de factura, con cuantos dígitos se mostrará el año en el número (con los cuatro o con los dos últimos) y el número
de dígitos que tendrá el número de factura (serán de 4 a 12 sin incluir prefijo ni sufijo).

9.1.5.2. Gestión de facturas

La opción ‘Facturas >Gestión de facturas’ nos muestra una ventana de lista en la que aparecerán todas las facturas emitidas.

Ventana de lista de ‘Gestión de facturas’

Desde esta ventana podremos modificar(los datos no monetarios), visualizar, cobrar, anular (emitir factura rectificativa) o
eliminar la factura que deseemos.

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CAMBIAR LOS DATOS DE UNA FACTURA

Para modificar los datos no económicos de una factura (ya que los datos monetarios no será posible modificarlos),
seleccionaremos la factura a modificar y pincharemos sobre la opción ‘Editar registro’ de la barra de botones de la ventana de lista de
‘Gestión de facturas’ (o haremos doble clic sobre el registro de la factura de la que queramos cambiar algún dato). También tenemos
la opción ‘Modificar factura’ del panel de tareas de esa misma ventana de lista o también desde el ‘Elemento vinculado’ ‘Facturas’ de
las gestiones avanzadas que lo permitan.

Opción ‘Modificar factura’ de la ventana de lista de ‘Gestión de facturas’

La aplicación nos mostrará la ventana de edición de facturas en la que podremos modificar los datos principales de la misma:
datos personales del cliente, el número de factura (generado según la serie de facturas a la que pertenezca), el número visible de la
factura (solo usado a nivel informativo en ciertos listados), la fecha en que se emitió, la fecha en la que vence (es decir, en la cual
debería haberse pagado ya al centro), los vencimientos en los que se planea que se abonará dicha factura, el texto indicando la forma
de pago en que se ha abonado la factura en caso de que ya se haya abonado, y el texto de la causa de anulación de la factura (solo
usado en facturas rectificativas, generadas a partir de la anulación de otras facturas). Además, puede verse el estado actual de la
factura (dependiendo de su fecha de vencimiento y de si ha sido abonada ya o no). Los datos económicos de la factura se podrán
visualizar en esta pantalla, pero no son en ningún caso modificables.

Ventana de edición de facturas


En la parte inferior de la ventana se pueden ver los conceptos o líneas de la factura (uno por cada adeudo incluido en la misma).
De estos conceptos se podrá modificar el texto del mismo (por defecto el mismo que aparece en el adeudo) y la referencia (por defecto
el número del adeudo que lo ha generado). Los datos de carácter económico, es decir, los importes de cada concepto, no son
modificables.

Ventana de edición de los conceptos de factura

Se podrán añadir conceptos extra a una factura ya emitida, pero en ningún caso llevarán importes económicos, sólo podrán
contener una referencia y un texto de concepto. Esto permite añadir más líneas a la factura con textos explicativos o datos
importantes, por ejemplo, indicando la fecha de entrega y la compañía de transporte que entregará al alumno el libro que se le factura
y con un teléfono de contacto del servicio de envío, etc.

Concepto añadido de forma manual a una factura para añadir comentarios

En caso de que necesitemos cambiar los importes de una factura, lo único que podemos hacer al respecto es anular la factura,
generando una factura rectificativa compensando la anulada, y entonces editar los adeudos correspondientes para cambiar el importe
según deseemos antes de volverlos a facturar.

VISUALIZAR E IMPRIMIR UNA FACTURA

Otra de las opciones que podremos realizar desde los distintos apartados donde gestionar facturas es la de visualizar e imprimir
la factura que se tenga seleccionada. Para ello pulsaremos sobre el botón ‘Visualizar/imprimir factura’ de la mencionada ventana.

Manual de aGora ECONÓMICO299


Esto nos mostrará por pantalla la factura con el diseño que tengamos seleccionado por defecto (o nos preguntará con que diseño la
queremos visualizar de entre los que tengamos creados en el caso de tener marcada la opción correspondiente en el ‘Panel de control
> Facturas’).

Botón ‘Visualizar/imprimir factura’

Al pulsar sobre el indicado botón se visualizará la factura en el ‘Gestor de impresos’ de aGora. Desde el gestor podremos
imprimirla, exportarla a formato PDF, RTF, TIF,…

COBRAR UNA FACTURA

Mediante el botón de ‘Cobrar factura’ de la ventana de lista ‘Gestión de facturas’, la aplicación nos permite percibir de una sola
vez la cantidad que quede pendiente de cobro de todos los adeudos incluidos en una factura determinada. No es posible cobrar
parcialmente usando este método: cobrará todo el pendiente restante de todos los adeudos incluidos, sin excepción.

Botón ‘Cobrar factura’

Nos mostrará un mensaje indicando el total pendiente de cobrar de la factura seleccionada y preguntando si se desea efectuar
el cobro. En el caso de que no queden importes pendientes de liquidar en ninguno de los adeudos incluidos en la mencionada factura
se mostrará un mensaje indicando tal situación. Acto seguido escogeremos la forma de cobro a utilizar y la feche en que estamos
llevando a cabo el cobro (por defecto la del día actual, pero podemos cambiarla para representar cobros antiguos o previstos). Hecho
esto el programa procederá a realizar todos los cobros correspondientes según las opciones seleccionadas.

Mensaje mostrado antes de efectuar el cobro final de la cantidad pendiente de una factura
EMITIR UNA FACTURA RECTIFICATIVA

De una factura, como ya hemos mencionado anteriormente, sólo se pueden modificar sus datos no económicos. Por lo tanto,
si al emitir una factura se ha cometido alguna incorrección en sus importes, éstos no se podrán modificar directamente. Para poder
anular la factura (y si se desea poder rectificar los datos incorrectos, o por cualquier otro motivo que veamos conveniente) se debe
emitir una factura rectificativa (en negativo) de la misma.

Botón ‘Factura rectificativa’

Al escoger esta opción, se anulará la factura escogida (pasando el campo ‘Anulada’ de la misma a ‘Si’) y sus adeudos pasarán a
desvincularse de la misma (aunque la factura anulada seguirá conservando sus conceptos, aunque sea solo a nivel informativo),
pudiendo volver a ser editables ahora que ya no están vinculados a una factura Además, se generará una factura rectificativa
(siguiendo la numeración de la serie de facturas ‘Rectificativa’) por el importe opuesto para compensar contablemente la factura
anulada. Una vez anulada la factura los adeudos que estaban incluidos en la misma se pueden volver a facturar si así se desea, previa
las modificaciones que se consideren convenientes.

ELIMINAR UNA FACTURA

Si por alguna razón se ha emitido una factura por error tenemos la posibilidad de eliminarla desde las opciones ‘Eliminar registro’
(barra de botones) o ‘Eliminar factura’ (panel de tareas) de la ventana de lista de ‘Económico > Facturas > Gestión de facturas’. En este
caso, la factura desaparecerá de la base de datos permanentemente. Al realizar esta acción hay que ser consciente de que se podría
generar un problema de numeración en aquellas facturas que se pudiesen haber emitido posteriormente a la eliminada. Por lo tanto,
el usuario deberá modificar la numeración de las mismas de forma manual. Además de modificar las facturas posteriores para tener
una numeración de facturas coherente, deberá acudir a la serie de facturación (‘Económico > Facturas > Series de facturas’) y
cumplimentar de forma correcta el campo “Número de la última factura”, para que la siguiente factura que se emita para la serie de
la factura eliminada sea el correcto.

Opción ‘Eliminar factura’ del panel de tareas de la ventana de lista de ‘Gestión de facturas’

Una vez eliminada la factura los adeudos que estaban incluidos en la misma se pueden volver a facturar si así se desea.

Manual de aGora ECONÓMICO301


9.1.5.3. Generación automática de facturas

A parte de poder generar facturas de una en una desde la ventana de lista de ‘Gestión de adeudos’ (tal y como hemos visto en
el apartado 9.1.4.5.), existe una manera de generar facturas en masa y de forma automática. Para ello nos dirigiremos a la opción
‘Facturas > Generación automática de facturas’ de la solapa ‘Económico’. Esta automatización nos preguntará, en primer lugar, si
deseamos generar una factura por cada adeudo por separado, o agrupar todos los adeudos sin facturar que pertenezcan a un mismo
cliente en la misma factura. Acto seguido, podemos escoger si deseamos filtrar los adeudos a facturar según las fechas en que fueron
emitidos o según el código de los mismos. Según lo escogido, nos pedirá las fechas de emisión o códigos entre los que queremos filtrar
los adeudos.

Según las opciones escogidas, generará facturas para todos los adeudos no facturados y cuyas fechas de emisión o códigos estén
comprendidos entre los introducidos por el usuario. Además el programa creará una factura por adeudo o bien podrá crear una factura
para cada cliente, agrupando los adeudos necesarios.

9.1.5.4. Impresión de facturas en bloque

Además de poder visualizar e imprimir las facturas de una en una tal y como hemos visto en el apartado 9.1.4.5.), existe la
utilidad ‘Facturas > Impresión de facturas’ de la solapa ‘Económico’ desde la que podremos imprimir varias facturas a la vez pudiendo
filtrar por diversos criterios.

En primer lugar al usuario se le preguntará si desea visualizar en bloque las facturas normales o rectificativas. Una vez selecciones
entre una las dos opciones se le dará de la opción de filtrar por varios criterios: entre códigos de factura, entre fechas, no filtrar y
poder seleccionar todas (opción “General” del desplegable), por cliente o por serie de factura.

Selección de filtro de la utilidad de ‘Impresión de facturas’

Una vez introducidos los datos para realizar el filtro, se nos mostrará una ventana con las facturas que cumplen esa condición
para, de ese modo, poder afinar aún más la selección de las facturas que se desean imprimir.

Ventana de selección de facturas


Una vez escogidas las facturas se nos mostrará el ‘Gestor de impresos’ con todas las que habían sido seleccionadas
anteriormente.

‘Gestor de impresos’ mostrando todas las facturas seleccionadas mediante el proceso ‘Impresión de facturas’

9.1.6. Los cobros

Mediante los cobros se consiguen hacer efectivos los adeudos, incrementando la tesorería (cajas y/o bancos) del centro.

El proceso para realizar el cobro de un adeudo ya se ha explicado en el apartado 9.1.4.3. de este mismo capítulo. Pero
relacionadas con los cobros es posible realizar otras acciones que se mencionarán en presente apartado.

Manual de aGora ECONÓMICO303


9.1.6.1. Gestión de cobros

Podemos visualizar todos los cobros efectuados, seleccionando la opción ‘Cobros > Gestión de cobros’ de la solapa ‘Económico’.
Esto nos mostrará una ventana de lista con los cobros efectuados y sus importes, pudiendo consultar cada uno de ellos en detalle, así
como imprimir un recibo del cobro (en el recibo además del código del adeudo, aparece en pequeño el número identificativo del
cobro, especialmente útil cuando hay más de un cobro parcial de un adeudo).

Ventana de lista de ‘Gestión de cobros’

A través de esta opción sólo podremos consultar los cobros realizados, ya que un cobro ya realizado no se puede modificar. Si
se realiza un cobro por error o se introduce una cantidad errónea, no es posible rectificar el cobro ya generado. Para subsanar cualquier
posible error a la hora de realizar un cobro, se permite anular o eliminar el mismo.

El proceso de anulación o devolución de cobros realizará un cobro en negativo sobre el mismo vencimiento. El importe será el
total del cobro anterior, dejando la cantidad pendiente del vencimiento (y, por tanto, del adeudo) a la original que tenía antes del
cobro anulado (solo es posible realizar una anulación total de un cobro; no puede anularse un cobro parcialmente). De esta forma el
usuario tiene en todo momento un historial del procedimiento y de los movimientos monetarios seguidos, además de estar reflejado
en la contabilidad (a partir de la edición Gold). Para proceder a la anulación del cobro lo haremos desde la opciones de ‘Anular cobro’
de la barra de botones o el panel de tareas de la ventana de lista de ‘Gestión de cobros’.
Opciones de ‘Anular cobro’

También tenemos la posibilidad de solucionar errores mediante la eliminación de un cobro. Esta acción la podemos realizar
desde la ventana de lista de ‘Económico > Cobros > Gestión de cobros’ utilizando las opciones de ‘Eliminar registro’ (barra de botones)
o ‘Eliminar cobro’ (panel de tareas). Al igual que ocurría con la anulación del cobro, la eliminación también modifica el pendiente de
cobro del adeudo afectado por la eliminación. Sin embargo, para ediciones más avanzadas del programa, este método dejaría apuntes
bancarios o de caja (ediciones Silver y Basic, respectivamente), así como asientos contables incorrectos (edición Gold) que el usuario
deberá eliminar por su cuenta para evitar incoherencias. Existe la posibilidad de realizar la eliminación de cobros de forma masiva
mediante la operación ‘Procesos en bloque > Eliminación de cobros’ de la solapa ‘Económico’, método que también dejaría asientos
contables y apuntes de caja/banco incorrectos que el usuario deberá eliminar por su cuenta.

Opción ‘Eliminar cobro’ del panel de tareas

9.1.6.2. Resumen de cobros

Desde la opción ‘Cobros > Resumen de cobros’ de la solapa ‘Económico’, podemos acceder a un listado detallando los totales
cobrados en función de la forma de cobro utilizada y durante el periodo que definamos (y que se nos preguntará inicialmente). Aunque
se trata de una herramienta de carácter puramente estadístico, ofrece otra visión de los cobros.

Manual de aGora ECONÓMICO305


Ventana de ‘Resumen de cobros’

9.1.6.3. Domiciliación de adeudos (SEPA Direct Debit Core)

En aGora se puede generar también el fichero informático, para realizar el cobro de los adeudos que se generan en la aplicación
mediante domiciliación bancaria, siguiendo el estándar europeo de la normativa SEPA Direct Debit Core.

Cuando realizamos una matrícula debemos especificar si el cobro de los adeudos que se generan vinculados a la misma se va a
efectuar mediante domiciliación bancaria o no. Entrarán en este proceso de domiciliación bancaria sólo aquellos adeudos emitidos a
partir de matrículas con la mencionada opción activada.

Con las domiciliaciones de la norma SEPA Direct Debit Core existen una serie de requisitos previos:

1 - Debe existir, en la opción ‘Bancos > Configuración de cuentas bancarias’ de la solapa ‘Económico’, al menos una cuenta
bancaria con la que trabajaremos. Esta cuenta bancaria debe tener rellenados, a diferencia del caso anterior, además de los datos
de la cuenta bancaria, su número de IBAN (International Bank Account Number) y el número BIC/SWIFT (Bank Identifier Code)
de su entidad bancaria. Deberá solicitarle ambos datos a su sucursal bancaria.

2 – Deberá crear una ‘Forma de cobro’ con tipo de tratamiento “Domiciliación”. En esa forma de cobro es importante
indicar el sufijo de domiciliación que nos ha dado nuestra entidad bancaria.

3 - El cliente debe tener sus datos económicos cumplimentados: a diferencia del caso anterior, además de los datos de la
cuenta bancaria rellenados, deberá disponer de su número de IBAN (International Bank Account Number) y el número BIC/SWIFT
(Bank Identifier Code) de su entidad bancaria. El IBAN puede ser calculado desde la propia ficha del cliente mediante el botón
situado al lado de su cuadro de texto, y el BIC depende de la entidad bancaria y, al haberla escogido para su cliente, se habrá
rellenado automáticamente si su entidad bancaria la tenía asociada en ese momento.

4 - Tener cumplimentado el campo del N.I.F. de nuestra empresa (en la opción ‘Datos de empresa activa’ de la solapa
‘Configuración’)

Cubiertos estos requisitos podemos efectuar domiciliaciones con facilidad.

Ahora vamos a ver qué es lo que hay que hacer para que esos adeudos, una vez se incluyan en un fichero, a efectos de que la
entidad bancaria correspondiente los cargue a las cuentas de nuestros clientes.
Para activar la domiciliación deberemos seleccionar la opción ‘Cobros > Domiciliación de adeudos (SEPA Direct Debit Core)’ de
la solapa ‘Económico’. El programa nos pedirá entonces confirmación de que deseamos crear un fichero de domiciliación según la
normativa SEPA Direct Debit Core.

Contestando afirmativamente, nos preguntará en primer lugar si deseamos que el fichero sea .XML o .TXT. En este caso, siempre
deberemos escoger XML, el TXT está solamente ahí por motivos de histórico.

Hecho esto, deberemos indicar al programa si deseamos que el fichero siga la normativa 15COR1, que permite que el plazo de
presentación permitido para el fichero de domiciliación (es decir, la fecha en que el cobro se llevará a cabo) tenga un plazo mínimo
de 1 día. Normalmente, para los ficheros comunes de la SEPA son 7 días (para domiciliaciones FRST o one-off) o 4 días (para
domiciliaciones RCUR). Sin embargo, es importante notar que para que nuestra entidad acepte domiciliaciones de este tipo, la entidad
del cliente debe tener un acuerdo previo con nuestra entidad bancaria que permita este tipo de operaciones.

Acto seguido, el programa preguntará si deseamos establecer condiciones para seleccionar los adeudos a domiciliar (por fecha
de generación, por fecha de vencimiento, por grupo, por serie, por tipo de matrícula o por tipo de liquidación). Si contestamos que sí,
tendremos que escoger el dato (grupo, serie, fecha,…) que servirá de criterio para la selección.

Ventana de selección de adeudos

Tras ello, nos mostrará los adeudos para domiciliar pendientes de cobro (que cumplan el criterio escogido, si hemos escogido
uno) y cuyos clientes tengan rellenados los campos correspondientes (IBAN/Código de Cuenta Corriente y BIC/SWIFT). Estarán
ordenados alfabéticamente por los siguientes criterios: apellidos y nombre del cliente, código de cliente, alumno, código de adeudo y
concepto del adeudo. Posteriormente seleccionaremos los que queramos domiciliar (seguramente todos) y elegiremos una forma de
cobro (si la que aparece por defecto no nos satisface). Sólo aparecerán como seleccionables las formas de cobro cuyo tratamiento sea
el de ‘Domiciliación’.

Al aceptar, el programa nos solicitará la ruta donde deseamos que se guarde el fichero generado por la domiciliación. Es
recomendable guardarlo en una localización intermedia antes de introducirlo en el soporte en que lo haremos llegar al banco (o antes
de enviárselo por correo al mismo banco). Se nos advertirá de que lo hagamos llegar a nuestra entidad bancaria (ya sea a través de
Internet o físicamente) para que hagan efectivos los cobros.

El siguiente paso implica el concepto que se indicará a los clientes en la domiciliación (es decir, el porqué de este cobro).
Normalmente el programa asignará un concepto por defecto a cada registro de la domiciliación (es decir, a cada cliente) consistente
en el número del adeudo junto con la fecha en que se ha emitido el mismo, pero podemos determinar que deseamos que se muestre
un concepto distinto: si respondemos que deseamos indicar un concepto personalizado, se nos pedirá que lo escribamos y se asignará.
Debemos tener en cuenta que se asignará el mismo concepto a todos los clientes de la domiciliación, así que debemos estar seguros
de que es lo que deseamos antes de escoger esta opción.

Manual de aGora ECONÓMICO307


Ventana solicitando si se desea cambiar concepto genérico por uno concreto para todos los cobros domiciliados

Acto seguido, deberemos indicar una fecha de cargo para la domiciliación. Esta fecha de cargo (por defecto) dependerá del tipo
de adeudo que estemos intentando domiciliar, según el estándar SEPA:

- El primer vencimiento de una cliente (de un adeudo que pertenezca a una matrícula del mismo) se considera un FRST, y
según la normativa de la SEPA, la fecha de cargo mínima para un cobro de este tipo es de 7 días posteriores a la emisión del
fichero de domiciliación bancaria.
- Cualquier vencimiento posterior de este mismo cliente dentro de un plazo no superior a 3 años (36 meses) se considerará
un pago recurrente (RCUR), y por lo tanto según normativa de la SEPA su fecha de cargo mínima es de 4 días posteriores a
la emisión del fichero de domiciliación bancaria. Si el siguiente vencimiento fuese pasados esos tres años, volvería a ser
tratado como si fuese una primera domiciliación (FRST) y se trataría como indicamos más arriba.
- Si el fichero que estamos emitiendo hemos escogido que cumpla la normativa 15COR1 (mencionada anteriormente en este
mismo apartado), el plazo mínimo de presentación pasa a ser 1 día. Pero recordemos que es necesario que tanto nuestra
entidad bancaria como la del cliente al que domiciliamos deben tener un acuerdo firmado que permita el uso de este
estándar entre ellas.

Ventana de selección de fecha

En el caso de que pongamos una fecha anterior a la mínima indicada por el tipo de cobro, el programa reajustará las fechas a su
valor mínimo correcto (solo para aquellos adeudos afectados. El resto se domiciliarán en la fecha de cargo indicada).

NOTA IMPORTANTE: Si en el Panel de control (Menú ‘Configuración’ > ‘Panel de Control’ > ‘Domiciliación’ tenemos marcada
la opción ‘Crear códigos de referencia diferentes en cada domiciliación’, siempre se considerarán FRST y siempre tendrán como
fecha mínima 7 días desde la fecha actual.

Después de escoger la fecha, finalmente se creará el fichero y lo guardará en la ubicación indicada previamente. Nos pedirá que
demos un nombre al fichero que va a crearse y seguidamente un nombre a la remesa generada. (Esto servirá para que la domiciliación
sea recuperable en el caso de pérdida del fichero de domiciliación desde la opción ‘Cobros > Registro de domiciliaciones’ de la solapa
‘Económico’).
Ventana para poner nombre a la domiciliación en el registro histórico de la misma

Después nos preguntará si queremos visualizar (e imprimir) el listado de los adeudos domiciliados.

Más adelante nos preguntará también si queremos imprimir un extracto/resumen de la domiciliación. El programa permite
agrupar todos los adeudos de un mismo cliente (pendientes de cobrar) en un solo registro a la hora de realizar el fichero de la
domiciliación. Esto hará que se generen menos registros en el fichero y, por tanto, se paguen menos comisiones al banco

Listado de adeudos domiciliados

Todos los adeudos domiciliados han sido automáticamente cobrados por el programa (esto es, los da por cobrados en su
integridad). Ante una devolución deberemos anular el cobro correspondiente (para que en la siguiente domiciliación vuelva a
incluir el adeudo o podamos cobrarlo por caja u otro medio) y si por cualquier causa ese adeudo no fuera a cobrarse (por ningún
medio) deberemos también modificar el adeudo a importe 0 (CERO). Otra opción será eliminar el cobro mediante el ‘Proceso en
bloque’ adecuado y posteriormente eliminar el adeudo.

Manual de aGora ECONÓMICO309


9.1.6.4. Registro de domiciliaciones

En la opción ‘Cobros > Registro de domiciliaciones’ de la solapa ‘Económico’ se guarda el histórico de todas las domiciliaciones
que se hayan ido generando con la aplicación.

Desde esta ventana, en la que nos aparecerá una lista con todas las domiciliaciones generadas, se puede anular la domiciliación
seleccionada, de forma que se anulan los cobros pertenecientes a ese fichero, volviendo a quedar los adeudos como pendientes de
cobro, pudiendo volver a incluirse los mismos en un nuevo fichero de domiciliación.

Botón de ‘Anular domiciliación’

También se puede repetir el fichero de una domiciliación, siempre que esta no haya sido anulada previamente.

Botón ‘Generar fichero bancario’

Por último, tenemos la posibilidad de volver a listar el informe y resumen de la domiciliación seleccionada, Para ello pulsaremos
sobre el botón ‘Informe de domiciliación’ de la barra de botones.

Botón ‘Informe de domiciliación’

9.1.6.5. Impreso de orden de domiciliación SEPA

La nueva normativa SEPA requiere que, para que un cliente pueda hacer una domiciliación con nuestro centro, es necesaria la
firma de un documento impreso conocido como la orden de domiciliación o mandato. Este documento debe estar en posesión del
centro durante un periodo no inferior a tres años (a contar desde la última domiciliación que se hizo con dicho cliente), firmado por
el cliente. aGora permite emitir dicho documento, con toda la información necesaria, para entregárselo al cliente y que nos lo devuelva
firmado. Podemos emitir el impreso desde el menú ‘Económico > Cobros > Impreso de orden de domiciliación SEPA’.

En primer lugar, nos solicitará si, en la lista de clientes que nos mostrará a continuación para escoger aquel al que queramos
emitir el documento, aparecerán todos los clientes de la base de datos, o solamente aquellos para los que no se haya emitido todavía
el impreso de mandato. Según lo escogido, a continuación se nos mostrará un listado de donde deberemos escoger el cliente deseado.

Escogido el cliente se nos preguntará si preferimos mostrar el impreso en inglés o en el idioma que la aplicación tenga
configurada (por si necesitamos realizar domiciliaciones a nivel internacional). Entonces, finalmente, nos mostrará el impreso, que
podremos imprimir y entregar al cliente para que nos lo devuelva firmado.

Impreso de mandato para un cliente con aGora’

Debemos tener en cuenta que ciertas circunstancias (como por ejemplo un cambio en la entidad bancaria del cliente o un cambio
de cuenta corriente utilizada) hacen necesaria una revisión del mandato y volverlo a firmar tras la revisión. En estos casos, el programa,
cuando realicemos el cambio nos solicitará si deseamos en este mismo momento volver a imprimir el impreso de mandato, para poder
volvérselo a entregar al cliente para actualizar su acuerdo con el centro.

Manual de aGora ECONÓMICO311


9.1.6.6. Cobros en bloque con tarjeta

Al igual que hacemos con el proceso de domiciliación, cuando realizamos una matrícula podemos especificar si el cobro de los
adeudos que la misma genere se efectuará mediante pago con tarjeta de crédito (Disponible a partir de la edición Gold).

Para poder hacer los pagos con tarjeta en bloque existen una serie de requisitos:

1 - Debe existir, en la opción ‘Bancos > Configuración de cuentas bancarias’ de la solapa ‘Económico’, al menos una cuenta
creada y una ‘Forma de cobro’ con tipo de tratamiento ‘Tarjeta’, tal y como vimos en el apartado 9.1.4.3.

2 - El cliente debe tener datos económicos (en particular, deberá tener todos los datos de tarjeta rellenados).

Cubiertos estos requisitos podemos efectuar los pagos con tarjeta con facilidad.

Ahora vamos a ver qué es lo que hay que hacer para que esos adeudos, una vez generados, se incluyan en la remesa del pago
con tarjeta.

Para activar el pago con tarjeta en bloque deberemos seleccionar la opción ‘Cobros > Cobros en bloque con tarjeta’ de la solapa
‘Económico’. El programa nos pedirá entonces una fecha de cargo para la remesa, que será cuando el banco lleve a cabo las
transacciones solicitadas (y, por ende, la fecha que aparecerá en los cobros que se crean en el programa). Después nos preguntará si
deseamos establecer condiciones para seleccionar los adeudos a domiciliar (por fecha de generación, por fecha de vencimiento, por
grupo, por serie, por tipo de matrícula o por tipo de liquidación). Si contestamos que sí, tendremos que escoger el dato (grupo, serie,
fecha,…) que servirá de criterio para la selección.

Tras ello, nos mostrará los adeudos para incluir en la remesa pendientes de cobro. Solo se nos mostrarán los que cumplan las
condiciones indicadas en el paso anterior (si hemos escogido alguna; de no haber escogido nada, nos mostrará todos aquellos adeudos
cuyas matrículas tengan marcada la casilla de ‘Cobro con tarjeta’) seleccionaremos los que queramos (seguramente todos) y
seleccionaremos una forma de cobro (si la que aparece por defecto no nos satisface). Sólo aparecerán formas de cobro cuyo
tratamiento sea el de tarjeta.

Ventana de selección de adeudos

Aceptaremos y nos pedirá que demos un nombre para la remesa generada (esto permitirá identificarla más adelante por si
necesitamos llevar a cabo procesos adicionales sobre la misma).

Tras aceptar nos preguntará si se desea crear el fichero informático de importación de cobros mediante tarjeta del sistema 4B
español. Si se contesta que sí, se pedirá el nombre con el que se desea guardar el mencionado fichero y la ubicación (Para crear el
fichero también se necesita introducir el número de comercio asignado por el sistema 4B al centro docente). Esto es importante
porque, a diferencia de la domiciliación, formas de cobro con tipo de tratamiento ‘Tarjeta’ pueden usarse también durante el cobro
manual, pero solamente este proceso en bloque genera el fichero 4B para enviar al banco y que sepa qué transacciones realizar.

Ventana para la generación del fichero de importación al sistema 4B

Finalmente, el programa cobrará los adeudos seleccionados con la forma de cobro escogida. Después nos preguntará si
queremos visualizar (e imprimir) el listado de los adeudos cobrados, a nivel informativo.

Todos los adeudos incluidos en la remesa han sido automáticamente cobrados por el programa (esto es, los da por cobrados
en su integridad; no pueden hacerse cobros parciales como en el caso de un cobro manual). Ante una devolución deberemos
anular el cobro correspondiente (para que en la siguiente remesa vuelva a incluir el adeudo o podamos cobrarlo por caja u otro
medio), accediendo al cobro en el registro de cobros (menú ‘Económico’, opción ‘Cobros > Registro de Cobros’, escogiendo el
cobro concreto y pulsando el botón ‘Anular cobro’ situado en la barra superior de botones o en el Panel de Tareas de la ventana).
Si por cualquier causa ese adeudo no fuera a cobrarse (nunca por ningún medio) deberemos también modificar el adeudo a
importe 0 (CERO) para que la deuda deje de constar. Otra opción será eliminar el cobro, bien desde el propio listado de cobros,
bien mediante el ‘Proceso en bloque’ adecuado, y posteriormente eliminar el adeudo.

9.1.6.7. Registro de operaciones con tarjeta

En la opción ‘Cobros > Registro de operaciones con tarjeta’ de la solapa ‘Económico’ se guarda el histórico de todas las remesas
de cobro con tarjeta que se hayan ido generando con la aplicación.

Desde esta ventana, en la que nos aparecerá una lista con todas las remesas de cobro con tarjeta generadas, se puede anular
la remesa seleccionada, de forma que se anulan los cobros pertenecientes a esa transacción, volviendo a quedar los adeudos como
pendientes de cobro, pudiendo volver a incluirse los mismos en una nueva remesa.

Botón de ‘Anular remesa de cobro con tarjeta’

También existe la posibilidad de volver a listar el informe y resumen de la remesa de cobro con tarjeta seleccionada, Para ello
pulsaremos sobre el botón ‘Informe de remesa con tarjeta’ de la barra de botones.

Manual de aGora ECONÓMICO313


Botón ‘Informe de remesa con tarjeta’

9.2. Proveedores

Mediante la opción ‘Proveedores’ de la solapa ‘Económico’ (disponible a partir de la edición Silver), aGora nos permite llevar
una gestión de proveedores, es decir, de quienes proporcionan tanto servicios, como productos al centro docente, que luego se encarga
de vender o alquilar dichos productos y servicios a sus clientes.

Opción ‘Proveedores’ de la solapa ‘Económico’

Para introducir nuevos proveedores en la aplicación lo podremos realizar desde la ventana de lista de ‘Proveedores’, pulsando
sobre el botón de ‘Nuevo registro’.

Para dar de alta un proveedor no es preciso que nos haya vendido un producto o servicio, es decir hayamos dado de alta
un gasto (disponible a partir de la edición Silver desde la opción ‘Económico > Gastos’) o una adquisición de material (disponible
a partir de la edición Gold desde la opción ‘Biblioteca > Adquisición de materiales’). Podemos darlo de alta simplemente a nivel
informativo o para uso futuro cuando demos de alta nuestro stock de productos/servicios

Ventana de lista de ‘Proveedores’


En la ventana de edición de proveedores podremos introducir los datos que nos identificarán al proveedor; tanto datos
personales (su nombre, persona de contacto, domicilio, e-mail,…) como sus datos económicos (cuenta bancaria a la que ingresarle los
pagos, con su número de cuenta, IBAN y BIC, subcuenta contable asignada para la creación de asientos contables…).

Ventana de edición de proveedores

9.3. Gastos y pagos

En aGora, a partir de la edición Silver, se contempla la posibilidad de llevar un control de la gestión de los gastos en los que
incurre el centro mediante el grupo ‘Gastos y pagos’ de la solapa ‘Económico’. Se podrán dar de alta los gastos y sus pagos e
incluso vincularlos a un grupo concreto, opción especialmente útil para cómputos estadísticos y de cálculos de rentabilidad.
Además existe la posibilidad de gestionar los gastos del personal del centro e incluso la generación del fichero de remesa de
transferencias/nóminas adaptado a la SEPA (opción disponible a partir de la edición Gold).

Grupo ‘Gastos y pagos’ de la solapa ‘Económico’

9.3.1. Gastos

Mediante la gestión de gastos (disponible a partir de la edición Silver), aGora permite llevar, de un modo ágil y sencillo, un
registro de los gastos en los que incurre el centro. A nivel contable, todos los gastos se computan con las cuentas contables que indica

Manual de aGora ECONÓMICO315


el usuario, diferenciando el tipo de gasto que se está señalando y el proveedor correspondiente. Además, se puede indicar si el gasto
está relacionado con un grupo determinado, por ejemplo, fotocopias que se reparten a los alumnos de un grupo.

Para poder llevar a cabo la gestión de los gastos con el programa, se debe tener creado al menos un proveedor en la base
de datos. Podremos crearlos desde la propia ventana de edición del gasto o desde la opción ‘Económico >Proveedores’.

Para acceder a esta gestión de gastos debe seleccionarse la opción ‘Gastos> Gestión de gastos’ de la solapa ‘Económico’. Una
vez se nos muestra la ventana de lista de gastos pulsaremos sobre el botón ‘Nuevo registro’ para crear un nuevo gasto.

Se nos mostrará la ventana de edición de gastos en la que se deberá indicar un nombre para el mismo (con el fin de identificarlo
más fácilmente), la fecha de creación y la de valor (la fecha de valor representa la fecha en que se estima que el gasto se pagará), y el
proveedor/acreedor del mismo (quien nos proporcionará lo adquirido en el gasto). Además, podremos incluir de manera opcional un
código de referencia y una descripción ampliada. Pero lo más importante de los gastos son los conceptos del mismo. La aplicación nos
permitirá añadir tantos conceptos como deseemos a un gasto determinado.

Ventana de edición de un concepto del gasto

En la parte superior de la ventana de edición de los conceptos de los gastos, podremos incluirá una descripción y un indicativo
de si se va a tratar como un gasto o por el contrario, como una adquisición de inmovilizado. De manera opcional podremos indicar el
tipo de gasto (o cuenta contable de inmovilizado) a efectos de generación del asiento contable, pues cada tipo de gasto tiene asignada
una cuenta contable (a partir de la edición Gold), las unidades adquiridas (si se desean contabilizar), el grupo al que se vincula el gasto
(si es aplicable, interesante para cálculos de rentabilidad) y un código de referencia.

Finalmente, en la parte inferior de esta ventana indicaremos los datos económicos del concepto del gasto, es decir, la base
imponible, y en caso de haberlas, la retención y el I.V.A. La ventana calculará y mostrará en el apartado “Total” la cantidad final del
concepto del gasto.

Una vez creado el nuevo concepto, el programa volverá amostrarnos la ventana de edición del gasto, donde se reflejarán en la
parte inferior de la misma los datos económicos generales del gasto, calculados de forma automática en base a los importes que el
usuario haya estado reflejando en la creación de los conceptos del mismo.
Ventana de edición en modalidad de altas de un gasto

En la mencionada parte inferior de la ventana de edición de un gasto, sólo nos quedará indicar el plan de vencimientos (o plan
de pagos) del mismo. Según el plan que se escoja, la aplicación creará una cantidad de vencimientos de gasto con los importes y las
fechas en las que se deberían hacer efectivos los pagos al proveedor del producto o servicio al que hace referencia el gasto. Además
del plan de vencimientos a utilizar, deberemos indicar la fecha de primer vencimiento, que se tomará como fecha en que deberá
abonarse el primero de los plazos, y que se tomará como base para calcular cuando se deberán generar el resto.

Cada plan de vencimientos que definamos, tal y como se vio en el capítulo anterior, constará de un nombre descriptivo, una
cantidad de plazos en que se dividirá el pago al que se asigne, una periodicidad que separará dichos plazos, el día del mes en el que se
deberían realizar los pagos, el importe o porcentaje sobre el total del primer vencimiento (sólo si éste debe ser diferente al resto), y
por último, el importe o porcentaje sobre el total del último vencimiento (también sólo si éste debe ser diferente al resto).

Manual de aGora ECONÓMICO317


Ventana para crear un nuevo ‘Plan de vencimientos’

Por lo tanto, en aGora, crearemos un gasto al cual añadiremos una serie de conceptos, pudiendo indicar el plan de pagos (o
vencimientos) del mismo.

EJEMPLO: El 1 de febrero entra el vigor el seguro semestral de uno de los locales del centro. El coste del mismo es de
1.000,00 € y el pago se realiza en dos plazos iguales, uno en febrero y otro en marzo. Para indicar esto en la aplicación crearemos
un gasto al que añadiremos un concepto de 1000,00 €, escogiendo un plan de vencimientos de 2 plazos mensuales cuya fecha de
primer vencimiento sería el 1 de febrero. Esto crearía 2 vencimientos de gasto de 500,00 € cada uno a pagar el 1 de febrero y el
1 de marzo respectivamente.

Una vez creado un gasto, si entramos en su ventana de edición, podremos ver, en la parte inferior de la misma, los vencimientos
generados para el mismo. Mientras no se haya realizado ningún pago del gasto, se podrán modificar los conceptos del mismo y por lo
tanto el importe, el plan de pagos y la fecha del primer vencimiento. Cualquier modificación en los importes de los conceptos o en el
plan de vencimientos de un gasto, afectará a los vencimientos, que se recalcularán, puesto que la suma de los totales de todos los
conceptos de un gasto debe coincidir con la suma total de los vencimientos o plan de pagos del mismo.

Una vez hayamos introducido en aGora un pago de un gasto, no se podrán modificar, añadir o quitar conceptos al mismo, ni
modificar sus vencimientos, a no ser que antes eliminemos todos los pagos vinculados al gasto.

Los vencimientos de gasto pueden visualizarse también desde la opción ‘Gastos > Gestión de vencimientos de gastos’ situada en
el menú ‘Económico’. Los vencimientos de gasto no pueden cambiarse independientemente, solo pueden sufrir cambios si se heredan
de cambios aplicados a los conceptos de su gasto.

Apartado Vencimientos de la ventana de edición de un gasto en modalidad de edición o consulta


9.3.2. Gastos de personal

Mediante la opción de gastos de personal (disponible a partir de la edición Silver), aGora permite llevar al centro un control de
todo los gastos de las nóminas de los empleados del mismo (permitiendo incluso la generación del fichero informático con la norma
34 de la SEPA para el pago de nóminas).

Opción ‘Gastos > Gastos de personal’ de la solapa ‘Económico’

Para acceder a esta gestión de gastos de personal, debe seleccionarse la opción ‘Gastos > Gestión de gastos de personal’ de la
solapa ‘Económico’. Una vez se nos muestra la ventana de lista de gastos de personal pulsaremos sobre el botón ‘Nuevo registro’ para
crear uno.

Ventana de edición en modalidad modificar de un gasto de personal

En este caso se mostrará la ventana de edición de gastos de personal, en la que se deberá indicar un nombre identificativo para
el mismo, la fecha de creación, la fecha prevista de abono (día el que tenemos pensado efectuar el pago de la nómina, o del primero
de los vencimientos en el caso de querer realizar el pago de la misma en varios plazos), y las fechas de inicio y fin del liquidación (que
indican el periodo por el cual le pagamos al empleado). Además también debemos indicar el empleado que nos ha generado el gasto
(es decir, al que va dirigida la nómina), el importe a pagar (incluyendo el total neto final, así como las retenciones y gastos añadidos

Manual de aGora ECONÓMICO319


de la Seguridad Social aplicados para llegar a dicho total) y el plan de vencimientos que determinará los plazos en que se dividirá el
pago (normalmente, escogeremos vencimiento único dado que suelen abonarse en un solo pago, pero pueden existir excepciones).

Una vez creado el gasto de personal, si entramos en su ventana de edición, podremos ver, en la parte inferior de la misma, los
vencimientos generados para el mismo. Mientras no se haya realizado ningún pago del gasto de personal, se podrán modificar el
importe del mismo, el plan de pagos y la fecha prevista de abono. Cualquier modificación del importe o del plan de vencimientos de
un gasto de personal, afectará a los vencimientos, que se recalcularán, puesto que el total neto de un gasto de personal, debe coincidir
con la suma total de los vencimientos o plan de pagos del mismo.

Los vencimientos de gastos de personal pueden visualizarse también desde la opción ‘Gastos > Gestión de vencimientos de
gastos’ situada en el menú ‘Económico’, junto con los vencimientos de gastos normales. Los vencimientos de gastos de personal, al
igual que su contrapartida en los gastos normales, no pueden cambiarse independientemente, solo pueden sufrir cambios si se
heredan de cambios aplicados a su gasto de personal.

9.3.2.1. Herramientas para calcular el coste docente

En la opción ‘Gastos’ de la solapa ‘Económico’, existen una serie de utilidades que nos permiten realizar el cálculo de la cantidad
que se le debería pagar a un profesor (disponibles a partir de la edición Gold), siguiendo una serie de requisitos. El cálculo que se
realiza mediante estas herramientas tiene en cuenta diferentes criterios según la opción escogida: para las opciones de ‘Coste total
de docencias impartidas por profesor (según su coste/hora)’ y ‘Coste detallado de docencias impartidas por profesor (según su
coste/hora)’, el programa calculará la cantidad de horas impartidas por cada profesor entre las fechas que le indiquemos (en el
momento de ejecutar la opción) y lo multiplicará por el importe/hora indicado en cada una de las sesiones que imparte (dato que
viene indicado en cada una de las sesiones que le tienen como profesor). La principal diferencia entre ambas opciones es que la
primera muestra todos los profesores y el cómputo global de los mismos, mientras que la segunda nos permite escoger un profesor
concreto solamente, pero nos detalla cada una de sus docencias en cada sesión y el coste de las mismas.

EJEMPLO: Un personal imparte dos sesiones: ‘Inglés Preparatorio FCE 13/14’, los lunes de 10 a 12h e ‘Historia moderna y
su impacto en el futuro’, los martes de 9 a 11h. Por la primera cobra 20€/hora y por la segunda 30€/hora. Asumamos, para el
ejemplo, que en el mes de noviembre ha hecho 5 sesiones de la primera clase, y 4 sesiones de la segunda, de dos horas cada una
y ha asistido a todas. Las consultas por lo tanto, nos mostrarían si hiciésemos un cálculo del mes de noviembre, que al profesor
se le deberían pagar (20€ x 10h de la clase 1 = 200€) + (30€ x 8h de la clase 2 = 240€) =) 440 €.

Por su parte, las opciones de ‘Coste detallado por profesor (según % de adeudos asociados a sus grupos)’ y ‘Coste detallado
por profesor (según % de cobros asociados a sus grupos)’, en lugar de tomar como base el precio/hora indicado en la sesión, tomarán
el % de coste indicado en la misma. Este porcentaje se aplicará sobre los importes globales de los adeudos (en el caso de la primera
opción) o de los cobros (en el caso de la segunda opción) vinculados con los grupos que imparte, y ese porcentaje calculado será lo
que se estimará que el personal deba abonar.

EJEMPLO: Un personal imparte dos sesiones: ‘Inglés Preparatorio FCE 13/14’, los lunes de 10 a 12h por 100€ al mes y del
que el profesor cobra un 10% del beneficio, e ‘Historia moderna y su impacto en el futuro’, los martes de 9 a 11h por 200€ al mes,
del que el profesor cobra un 20% del beneficio. En la primera hay 5 alumnos matriculados, en la segunda 10. Asumamos que se
han generado todos los adeudos del mes de noviembre (5 x 100€ del primer grupo, y 10 x 200€ del segundo), pero faltan por
cobrar 2 adeudos (1 de 100€ del grupo 1 y uno de 200€ del grupo 2), por lo que el total cobrado para el mes de noviembre solo
asciende a 400€ para el grupo 1 y 1800 para el grupo 2.

La consulta ‘Coste detallado por profesor (según % de adeudos asociados a sus grupos)’ (que toma como base el importe
adeudado, no el cobrado) nos mostraría para el mes de noviembre que al profesor se le deberían pagar 500€ x 10% = 50€ de la
clase 1 y 2000€ x 20% = 400€ de la clase 2, para un total de 450 €.
La consulta ‘Coste detallado por profesor (según % de cobros asociados a sus grupos)’ (que toma como base el importe
cobrado) nos mostraría, por su parte, para el mes de noviembre que al profesor se le deberían pagar 400€ x 10% = 40€ de la clase
1 y 1800€ x 20% = 360€ de la clase 2, para un total de 400 €.

Herramienta de ‘Coste total de docencias impartidas por profesor (según su coste/hora)’

9.3.3. Pagos

Una vez creados los gastos y gastos de personal y generados los vencimientos de los mismos, sólo nos quedará indicar a
la aplicación en qué momento son pagados. Para ello realizaremos pagos sobre los vencimientos que genera aGora a partir delos
gastos.

Antes de realizar cualquier operación de pago en aGora, debemos tener configurada al menos una caja o una cuenta bancaría
y una forma de pago que indicará en qué caja o cuenta bancaria de las creadas se reflejará el dinero que se paga a un proveedor.

CONFIGURAR UNA CAJA (disponible a partir de la edición Basic)

Las cajas es donde van a parar los movimientos monetarios en efectivo realizados en el centro, ya sean pagos o cobros. Para
crear una o varias cajas y poder realizar cobros de tipo metálico nos dirigiremos a la opción ‘Cajas > Configurar cajas’ de la solapa
‘Económico’. Se nos mostrará la ventana de lista de ‘Configuración de cajas’ en la que podremos dar de alta nuevas cajas o modificar
las existentes. Para crear una nueva caja pulsaremos sobre el botón ‘Nuevo registro’ y se nos mostrará la ventana de edición.

Introduciremos un nombre descriptivo para crear la nueva caja y pulsaremos sobre el botón de ‘Guardar los cambios’. En el caso
de tener la edición Gold o superior y querer utilizar la opción de ‘Contabilidad’ de la solapa ‘Económico’, se pueden rellenar los campos
de las subcuentas que aparecen en esta ventana y que se usarían para crear de modo automático los asientos contables de los
movimientos monetarios que tengan como origen o destino la caja que se está dando de alta.

CONFIGURAR UNA CUENTA BANCARIA (disponible a partir de la edición Silver)

Todos aquellos movimientos monetarios que se realicen mediante algún tipo de transacción bancaria (domiciliaciones,
transferencias, etc.) requieren de la creación de al menos un banco (el banco usado por el centro para llevar a cabo estos movimientos)
en el programa, y podemos llegar a crear tantos como necesitemos. Para configurar una o varias cuentas bancarias y poder realizar
cobros de los tipos mencionados nos dirigiremos a la opción ‘Bancos > Configurar cuentas bancarias’ de la solapa ‘Económico’.

Manual de aGora ECONÓMICO321


Ventana de edición de cuentas bancarias

Se nos mostrará la ventana de lista de ‘Configuración de cuentas bancarias’ en la que podremos dar de alta nuevas cuentas o
modificar las existentes. Para crear una nueva cuenta bancaria pulsaremos sobre el botón ‘Nuevo registro’ y se nos mostrará la ventana
de edición.

CONFIGURAR FORMAS DE PAGO (disponible a partir de la edición Basic)

Finalmente, una vez creadas las cajas y/o cuentas bancarias podremos dar de alta ‘Formas de pago’. Para ello seleccionaremos
la opción ‘Configuración >Baremos > Económicos > Formas de pago’. Pulsando sobre el botón de ‘Nuevo registro’ podremos definir
tantas como vayamos a utilizar.

Nos aparecerá la ventana de edición de ‘Formas de pago’ con los datos en blanco.

Ventana de alta de formas de cobro

En el campo “Descripción” deberemos introducir la denominación bajo la que reconoceremos y seleccionaremos la forma de
pago. La “Subcuenta de forma de pago” es opcional, pero necesaria si se desea que el programa genere asientos contables de los
mismos (a partir de la edición Gold). El “Tipo de tratamiento” es crucial a la hora de definir una forma de pago, ya que será lo que
indica al programa cómo debe de operar a todos los niveles (incluido el contable) con las cantidades pagadas por esa modalidad. Los
tipos de tratamiento disponibles son los mismos detallados en la creación de formas de cobro (en el apartado 9.1.4.3), solo que en
lugar de controlar cómo obtiene el capital el centro, indica la forma de abonar sus deudas.

Con cualquier tratamiento distinto de ‘Metálico’ se despliegan una serie de opciones a cubrir: “Importe del gasto” y “Porcentaje
del gasto” (recogen los gastos ocasionados por el tratamiento). Pueden ser un importe fijo o un porcentaje o ambas cosas (en cuyo
caso se aplicará el que resulte mayor), para tenerlos en cuenta a nivel de contabilidad. La “Subcuenta de gastos” es también opcional,
pero necesaria si se quiere que el programa genere adecuadamente los asientos contables pertinentes. En el desplegable de “Cuenta
bancaria” se escogerá alguna de entre las definidas anteriormente por el usuario en la opción ‘Cuentas bancarias’ y con la que
realizaremos la gestión del tratamiento. Con el tratamiento de ’Metálico’, por su parte, se nos muestra un desplegable ‘Caja’ para
escoger la caja en la que queremos que se reflejen los movimientos que se realicen usando la forma de pago que se está definiendo.

Una vez definidas las cajas, las cuentas bancarias y las formas de cobro que vamos a utilizar estamos en condiciones de realizar
el pago de los gastos y sus vencimientos.

REALIZAR EL PAGO

Tenemos varias opciones para poder indicar los pagos mediante aGora.

En primer lugar podremos realizar los pagos de los gastos y de los gastos de personal desde las opciones de la solapa
‘Económico’, ‘Gastos > Gestión de gastos’ y ‘Gastos > Gestión de gastos de personal’ respectivamente. Para ello sólo tenemos que
pulsar sobre el botón ‘Pagar gasto’ de la ventana de lista que se nos muestra al utilizar las opciones anteriores.

Botón ‘Pagar gasto’

Puesto que tanto los gastos, como los gastos de personal pueden tener uno o varios vencimientos el proceso de realizar pagos
podrá diferir ligeramente dependiendo de ello. Si deseamos indicar el pago de un gasto que sólo tiene un vencimiento pendiente se
nos abrirá de forma directa la ventana para realizar el pago del mismo, con el importe pendiente en la cantidad a pagar (que podremos
modificar por si queremos indicar que estamos realizando un pago parcial de la cantidad que adeudamos al proveedor o al empleado).

Ventana de edición de un pago

Manual de aGora ECONÓMICO323


En el caso de que existan diversos vencimientos del gasto seleccionado pendientes de pago, el programa nos preguntará si
deseamos indicar el pago de varios de los vencimientos o sólo indicar el pago del primero de los vencimientos pendientes. En el primer
caso nos dejará escoger varios de los vencimientos pendientes y los dará por pagados en su totalidad y en el segundo nos mostrará la
ventana, idéntica a la mencionada anteriormente, para realizar el pago del primero de los vencimientos pendientes (por lo tanto
podremos indicar un pago parcial del mismo si así lo deseamos).

Mensaje para realizar el pago de un gasto con diversos vencimientos pendientes

Además de poder realizar pagos desde las mencionadas ventanas de lista de gastos y gastos de personal, podremos realizar
pagos de un vencimiento determinado desde la ventana de lista de ‘Pagos > Gestión de vencimientos de gastos’ de la solapa
‘Económico’. En este caso seleccionaremos el vencimiento del cual deseamos realizar el pago y pulsaremos sobre el botón ‘Pagar
vencimiento de gasto’. Se nos abrirá la ventana de edición para realizar el pago del vencimiento con la cantidad pendiente y podremos
realizar un pago parcial o total del mismo.

Botón ‘Pagar vencimiento de gasto’

Finalmente, cabe destacar un último método para realizar pagos, en este caso sólo de gastos de personal, la generación del
fichero de transferencias/nóminas cuyo procedimiento se explica en detalle en los apartados 9.3.3.1 y 9.3.3.3. de este manual.

En el caso de error a la hora de indicar que un registro de pagos a personal ha sido realmente pagado, existe la opción de anular
el mencionado pago emitido mediante el botón ‘Anular pago’ de la ventana de lista de pagos a personal.

Botón ‘Anular pago’


GESTIÓN DE PAGOS

Una vez realizados los pagos podremos gestionarlos, es decir, consultarlos, modificarlos, eliminarlos o indicar una anulación
(para indicar que hemos realizado una devolución a un proveedor) desde la ventana de lista de pagos que se nos muestra desde la
opción ‘Pagos > Gestión de pagos’. En el caso de la anulación, esta se hará siempre integra, si un gasto nos ha sido devuelto
parcialmente deberemos anular el pago entero y pagarlo de nuevo, esta vez parcialmente

9.3.3.1. Generar fichero de nóminas (SEPA Credit Transfer Rulebook 7.0)

A partir de la edición Gold de aGora se puede generar el fichero informático, para realizar el pago de nóminas a empleados,
siguiendo la SEPA Credit Transfer Rulebook 7.0.

Para poder realizar el pago de nóminas existen una serie de requisitos previos:

1 - Debe existir, en la opción ‘Bancos> Configuración de cuentas bancarias’ de la solapa ‘Económico’, al menos una cuenta
bancaria con la que trabajaremos. Esta cuenta bancaria debe tener como mínimo su IBAN (International Bank Account Number)
y su BIC (Bank International Code). Asimismo, en el programa debe existir una ‘Forma de pago’ con tipo de tratamiento
“Transferencia”.

2 – El personal asociado a los gastos a pagar de este modo debe tener datos económicos. Como mínimo necesitan su
IBAN, y el BIC de su entidad.

3 - Tener cumplimentado el campo del N.I.F. de nuestra empresa (en la opción ‘Datos de empresa activa’ de la solapa
‘Configuración’).

Cubiertos estos requisitos podemos generar ficheros de nóminas adaptados a la SEPA Credit Transfer Rulebook 7.0 con
facilidad.

Ahora vamos a ver qué es lo que hay que hacer para que esos pagos a personal, una vez creados, se incluyan en un fichero de
nóminas, a efectos de que la entidad bancaria correspondiente los abone a las cuentas de nuestros empleados.

Para generar el fichero deberemos seleccionar la opción ‘Pagos > Generar fichero de nóminas (SEPA Credit Transfer)’ de la
solapa ‘Económico’. El programa nos pedirá si deseamos que el fichero a generar sea .XML o .TXT. En este caso, siempre deberemos
escoger XML, el TXT está solamente ahí por motivos de histórico.

Hecho esto, deberemos indicar al programa si deseamos entonces una fecha para la emisión del pago de nóminas. Esta fecha,
según la normativa SEPA, debe ser, como mínimo, 3 días después del día de la emisión del fichero de nóminas (será esta la fecha que
nos aparecerá por defecto, pero podemos indicar si lo deseamos una superior. Si intentamos indicar una anterior, el programa
directamente la cambiará a la mínima viable).

Después nos preguntará si deseamos establecer condiciones para seleccionar los gastos a incluir en el fichero de nóminas (entre
fechas de creación, entre fechas de valor, por tipo de personal, etc.). Si contestamos que sí, tendremos que escoger el dato (fecha,
tipo de empleado, etc.) que servirá de criterio para la selección.

Tras ello, nos mostrará los vencimientos de los gastos de personal pendientes de pago que haya. Seleccionaremos los que
queramos incluir en el fichero de nóminas y elegiremos una forma de pago (si la que aparece por defecto no nos satisface). Sólo
aparecerán como seleccionables las formas de pago cuyo tratamiento sea el de ‘Transferencia’.

Manual de aGora ECONÓMICO325


Ventana de selección de nóminas

Aceptaremos. El programa nos preguntará si deseamos que, una vez tramitados por el banco, queremos que agrupe todas las
cantidades abonadas en un solo registro general, o si deseamos que aparezca detalladamente, con un registro en el banco por cada
nómina pagada, detallando cada cantidad a que personal pertenece.

Pregunta sobre si agrupar nóminas o no de cara al banco

Pasado este trámite, el programa entonces nos permitirá crear el fichero y guardarlo en la ubicación que deseemos. Nos pedirá
que demos un nombre al fichero que va a crearse y seguidamente un nombre a la remesa generada. (Esto servirá para anular la remesa
o para que sea recuperable en el caso de pérdida del fichero de nóminas desde la opción ‘Pagos > Registro de nóminas remesadas’ de
la solapa ‘Económico’).

Tras aceptar, el programa generará el fichero y nos advertirá de que lo hagamos llegar a nuestra entidad bancaria (ya sea a
través de Internet o físicamente) para que hagan efectivos los pagos. Después nos preguntará si queremos visualizar (e imprimir) el
listado de las nóminas emitidas.

Todos los pagos a personal incluidos en este proceso de generación del fichero de nóminas se dan automáticamente por
pagados por el programa.

9.3.3.2. Registro de nóminas remesadas

En la opción ‘Pagos > Registro de nóminas remesadas’ de la solapa ‘Económico’ se guarda el histórico de todas las generaciones
de ficheros de transferencias/nóminas que se hayan ido generando con la aplicación.

Desde esta ventana de lista, en la que nos aparecerá una lista con todas las nóminas generadas, se puede anular la emisión de
nóminas seleccionada, de forma que se anulan los pagos pertenecientes a ese fichero, volviendo a quedar los pagos a personal como
pendientes de pago, pudiendo volver a incluirse los mismos en un nuevo fichero de transferencias/nóminas, modificándolos antes si
necesitamos corregir algo.
Botón ‘Anular remesa de transferencias’

También se puede volver a generar el fichero de nóminas, siempre que la remesa de transferencias/nóminas no haya sido
anulada previamente. Para ello se pulsará sobre el botón ‘Generar fichero bancario’. Esto solamente generará el fichero digital para
enviar al banco, por si hubiese habido algún problema con el generado inicialmente.

Botón ‘Generar fichero bancario’

Por último, tenemos la posibilidad de volver a listar el informe de la remesa de nóminas seleccionada. Para ello pulsaremos
sobre el botón ‘Informe de transferencia’ de la barra de botones y se nos mostrará un listado con todos los pagos incluidos en la remesa
de transferencias escogida.

Botón ‘Informe de transferencia’

9.3.3.3. Generar fichero de transferencias (SEPA Credit Transfer Rulebook 7.0)

A partir de la edición Gold de aGora se puede, además de emitir el fichero bancario de remesas de nóminas para abonar los
sueldos del personal, podemos emitir remesas de transferencias para pagar otros gastos mediante transferencias bancarias en bloque.

Para poder realizar remesas de transferencias existen una serie de requisitos previos:

1 - Debe existir, en la opción ‘Bancos > Configuración de cuentas bancarias’ de la solapa ‘Económico’, al menos una cuenta
bancaria con la que trabajaremos. Esta cuenta bancaria debe tener como mínimo su IBAN (International Bank Account Number)
y su BIC (Bank International Code). Asimismo, en el programa debe existir una ‘Forma de pago’ con tipo de tratamiento
“Transferencia”.
2 – El proveedor asociado a los gastos a pagar de este modo debe tener datos económicos. Como mínimo necesitan su
IBAN, y el BIC de su entidad.
3 - Tener cumplimentado el campo del N.I.F. de nuestra empresa (en la opción ‘Datos de empresa activa’ de la solapa
‘Configuración’).

Manual de aGora ECONÓMICO327


Cubiertos estos requisitos podemos generar remesas de transferencias adaptados a la SEPA Credit Transfer Rulebook 7.0
con facilidad.

Ahora vamos a ver qué es lo que hay que hacer para que esos gastos, una vez creados, se incluyan en un fichero de remesa de
transferencias, a efectos de que la entidad bancaria correspondiente los abone a las cuentas de nuestros proveedores.

Para generar el fichero deberemos seleccionar la opción ‘Pagos > Generar fichero de transferencias (SEPA Credit Transfer)’ de
la solapa ‘Económico’. El programa nos pedirá si deseamos que el fichero a generar sea .XML o .TXT. En este caso, siempre deberemos
escoger XML, el TXT está solamente ahí por motivos de histórico.

Hecho esto, deberemos indicar al programa si deseamos indicar una fecha para la emisión del pago de transferencias. Esta
fecha, según la normativa SEPA, debe ser, como mínimo, 3 días después del día de la emisión del fichero de transferencias (será esta
la fecha que nos aparecerá por defecto, pero podemos indicar si lo deseamos una superior. Si intentamos indicar una anterior, el
programa directamente la cambiará a la mínima viable).

Después nos preguntará si deseamos establecer condiciones para seleccionar los gastos a incluir en el fichero de transferencias
(entre fechas de creación, entre fechas de valor, por proveedor, etc.). Si contestamos que sí, tendremos que escoger el dato (fecha,
proveedor, etc.) que servirá de criterio para la selección.

Tras ello, nos mostrará los vencimientos de los gastos pendientes de pago que haya. Seleccionaremos los que queramos incluir
en el fichero de transferencias y elegiremos una forma de pago (si la que aparece por defecto no nos satisface). Sólo aparecerán como
seleccionables las formas de pago cuyo tratamiento sea el de ‘Transferencia’.

Ventana de selección de vencimientos de gastos

Aceptaremos. El programa nos preguntará si deseamos que, una vez tramitados por el banco, queremos que agrupe todas las
cantidades abonadas en un solo registro general, o si deseamos que aparezca detalladamente, con un registro en el banco por cada
gasto pagado, detallando cada cantidad a que proveedor pertenece.

Pregunta sobre si agrupar gastos o no de cara al banco


Pasado este trámite, el programa entonces nos permitirá crear el fichero y guardarlo en la ubicación que deseemos. Nos pedirá
que demos un nombre al fichero que va a crearse y seguidamente un nombre a la remesa generada. (Esto servirá para anular la remesa
o para que sea recuperable en el caso de pérdida del fichero de transferencias desde la opción ‘Pagos > Registro de transferencias
remesadas’ de la solapa ‘Económico’).

Tras aceptar, el programa generará el fichero y nos advertirá de que lo hagamos llegar a nuestra entidad bancaria (ya sea a
través de Internet o físicamente) para que hagan efectivos los pagos. Después nos preguntará si queremos visualizar (e imprimir) el
listado de las transferencias emitidas.

Todos los pagos incluidos en este proceso de generación del fichero de transferencias se dan automáticamente por pagados
por el programa.

9.3.3.4. Registro de transferencias remesadas

En la opción ‘Pagos > Registro de transferencias remesadas’ de la solapa ‘Económico’ se guarda el histórico de todas las
generaciones de ficheros de remesas de transferencias que se hayan ido generando con la aplicación.

Desde esta ventana de lista, en la que nos aparecerá una lista con todas las transferencias generadas, se puede anular la emisión
de transferencias seleccionada, de forma que se anulan los pagos pertenecientes a ese fichero, volviendo a quedar los gastos como
pendientes de pago, pudiendo volver a incluirse los mismos en un nuevo fichero de transferencias, modificándolos antes si
necesitamos corregir algo.

Botón ‘Anular remesa de transferencias’

También se puede volver a generar el fichero de transferencias, siempre que la remesa de transferencias no haya sido anulada
previamente. Para ello se pulsará sobre el botón ‘Generar fichero bancario’. Esto solamente generará el fichero digital para enviar al
banco, por si hubiese habido algún problema con el generado inicialmente.

Botón ‘Generar fichero bancario’

Por último, tenemos la posibilidad de volver a listar el informe de la remesa de transferencias seleccionada. Para ello
pulsaremos sobre el botón ‘Informe de transferencia’ de la barra de botones y se nos mostrará un listado con todos los pagos incluidos
en la remesa de transferencias escogida.

Manual de aGora ECONÓMICO329


Botón ‘Informe de transferencia’

9.4. Tesorería

En aGora se podrá llevar una completa gestión de la tesorería del centro docente, controlando en todo momento la liquidez
o disponibilidad de medios líquidos en las cajas del centro (disponible a partir de la edición Silver) y en las cuentas bancarias que
el mismo posea en una entidad de crédito (disponible a partir de la edición Gold).

Grupo ‘Tesorería’ de la solapa ‘Económico’

9.4.1. Cajas

El programa permite definir una o varias cajas, que tratarán de ser un reflejo de las cajas físicas del centro, donde se anotarán
todas las operaciones de cobros y pagos en metálico.

Cada una de las cajas que se creen se podrán vincular a las formas de pago o cobro que se dan de alta en ‘Configuración >
Baremos > Económicos > Formas de Cobro’ y ‘Configuración > Baremos > Económicos > Formas de Pago’ con tratamiento de tipo
“Metálico” u “Otros” (en el caso de “Otros”, solo para aquellos que hayamos indicado que tienen como contrapartida una caja). En
aquella caja que se seleccione en una forma de pago o de cobro se anotarán todos los movimientos que se efectúen seleccionando la
mencionada forma de pago o cobro. Una de las cajas podrá ser seleccionada como caja por defecto en el ‘Panel de control’, de tal
modo que al dar de alta una forma de cobro o de pago aparecerá como la caja seleccionada (y que podrá variarse si lo deseamos).

Para dar de alta una nueva caja lo haremos desde la opción ‘Cajas > Configurar cajas’ de la solapa ‘Económico’. Para configurarla
sólo habrá que indicar un nombre identificativo y las subcuentas contables que se utilizarán cuando se realicen apuntes en la misma
(esto último nos servirá a partir de la edición Gold para que se generen de modo automático los asientos contables pertinentes).

Podremos entrar a visualizar movimientos y añadir nuevos apuntes a una caja desde la opción ‘Cajas > Movimientos de caja’ de
la solapa ‘Económico’. Se nos mostrará una ventana en la que podremos seleccionar la caja, de entre las que tenemos creadas, de la
cual deseamos ver los movimientos.

Una vez seleccionada la caja se nos pedirá el rango de fechas entre las cuales deseamos consultar los movimientos que se han
realizado en la misma.

Acto seguido se visualizarán los movimientos de cobros y pagos registrados en la caja seleccionada entre las fechas indicadas.
Podremos ver todos sus apuntes y el saldo acumulado (empezará a contar desde 0, y cada apunte de caja aumentará o disminuirá el
importe en consecuencia, con lo que el último apunte nos mostrará el saldo acumulado hasta el momento.
Ventana de lista mostrando los movimientos de una caja

Además de consultar los movimientos, listarlos, imprimirlos, filtrarlos,…, podremos realizar entradas o salidas manuales de caja,
para aquellas operaciones que no generen apuntes de modo automático (por ejemplo, un cierre de caja). Todas ellas se supone que
se realizan en metálico y generarán los respectivos apuntes en contabilidad y si procede en la contrapartida (caja o cuenta bancaria)
escogida. Debido a esto los movimientos de caja no pueden ser modificados. Por lo tanto en caso de error a la hora de introducir un
movimiento de caja, la forma de enmendarlo será mediante la eliminación del mismo desde la opción ‘Procesos en bloque > Otras
automatizaciones > Eliminación de apuntes de caja’ de la solapa ‘Económico’ (pero con cuidado, dado que la eliminación de un apunte
de caja no implica la eliminación de sus apuntes contables ni del cobro o pago que lo haya generado, lo que puede provocar
inconsistencias si no lo eliminamos todo).

Mensaje de advertencia a la hora de eliminar apuntes de banco

La forma de introducir manualmente un nuevo apunte, ya sea por una entrada de dinero como una salida, será pulsando sobre
los iconos de ‘Entrada de caja’ y ‘Salida de caja’ situados en la ventana de lista de ‘Movimientos de caja’. Además, desde esta misma
ventana se pueden mostrar un resumen de caja desde un botón habilitado a tal efecto.

‘Entrada de caja’: Pulsando este botón se introducirá manualmente un apunte de entrada de dinero en la caja, con el
consecuente aumento de saldo. Se mostrará la ventana de edición de una entrada manual de caja donde se indicará el concepto de la
entrada, el importe, la fecha, la contrapartida (indicaremos si el movimiento de entrada proviene de una de nuestras cuentas
bancarias, de otra de nuestras caja o de ninguna de ambas, ya que de esta forma se realizarán los apuntes automáticos pertinentes
dependiendo de la contrapartida indicada) y, si se desea, una referencia para identificar la entrada a nivel interno.

Manual de aGora ECONÓMICO331


Botón de ‘Entrada de caja’

Ventana de edición en modalidad de altas de una entrada manual de caja

‘Salida de caja’: Pulsando este botón se introducirá manualmente un apunte de salida de dinero en la caja, con la consecuente
reducción de saldo. Se mostrará la ventana de edición de una salida manual de caja exactamente igual a la ventana de entrada pero
cuya finalidad es reflejar las salidas de dinero.

Botón ‘Salida de caja’


Ventana de edición en modalidad de altas de una salida manual de caja

‘Resumen de caja’: Pulsando sobre este botón podremos acceder a la ventana de ‘Resumen de caja’ y obtener los totales dentro
del rango de fechas seleccionado.

Botón ‘Resumen de caja’

El resumen de caja también se puede mostrar desde la opción ‘Cajas > Resumen de cajas’ de la solapa ‘Económico’ pulsando
sobre el botón correspondiente. Nos pedirá las fechas entre las que queremos ver los totales y nos mostrará un resumen por
conceptos.

Ventana de ‘Resumen de cajas’

Manual de aGora ECONÓMICO333


‘Conciliar apunte’: Pulsando sobre este botón podremos marcar como conciliados todos los apuntes de caja que estén
seleccionados en la ventana actualmente. Mediante este proceso de conciliación o arqueo de caja la aplicación permite confrontar y
conciliar los valores que aparecen en la ventana de lista de ‘Movimientos de la caja’, con el saldo de la caja física.

Botón ‘Conciliar apunte’

‘Desmarcar conciliación de apunte’: Si por error se habían señalado como conciliados apuntes que en realidad no lo estaban,
pulsando sobre este botón podremos marcar de nuevo a los apuntes seleccionados como no conciliados.

Botón ‘Desmarcar conciliación de apunte’

9.4.2. Bancos

El programa permite definir una o varias cuentas bancarias, que tratarán de ser un reflejo de las cuentas que el centro posee
en entidades de crédito, donde se anotarán todas las operaciones de cobros y pagos que se realicen mediante transferencia,
domiciliación, tarjeta,…

Cada una de las cuentas bancarias que se creen se podrán vincular a cualquiera de las formas de pago o cobro que se