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Manual Coi57 Sct

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MANUAL DE AYUDA Aspel-COI 5.7 Sistema de Contabilidad Integral
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Guía Práctica de Procesos ¿Qué debo capturar y en qué orden? Interacción entre módulos ¿Qué funciones hacen más eficiente mi sistema? ¿Qué Reportes puedo generar en mi sistema?

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  ¿Qué es Aspel-COI?   Es un programa de cómputo que te permite un manejo más rápido y seguro de tus procesos de organización y control, en aspectos operativos, fiscales y contables de tu empresa. La información que ingreses en tu computadora es la que podrás procesar y aprovechar para obtener resultados financieros precisos que, de otra manera, te tomaría más tiempo lograr. Adicionalmente podrás calcular la depreciación y revaluación de los activos fijos. Además de obtener reportes y gráficas de alto nivel e interactuar con los demás sistemas de la línea Aspel para lograr una administración automatizada. Aprovecha las ventajas de la contabilización electrónica. Esta aplicación te permite mantener la integridad de tu información con sencillos procedimientos que puedes ejecutar con el teclado o con la ayuda del ratón. Para evitar errores de captura, el sistema está pensado de manera que confirmes cada uno de tus registros y puedas borrarlos o modificarlos. Sin embargo, debido a la naturaleza de la informática electrónica, deberás proteger tu información respaldándola, así como darle mantenimiento a tus datos cuando adviertas que tus catálogos se encuentran dañados. Con estos cuidados, el sistema será tu mejor aliado para aminorar tu carga de trabajo y minimizar la posibilidad de errores.   Características del sistema

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Los siguientes son algunos de los procesos en los que obtendrás mayores beneficios con el manejo electrónico de tu contabilidad:

 
Manejo de Base de El sistema tiene la posibilidad de cambiar el formato de sus archivos de trabajo, a otras bases de Datos Abiertas datos como: DBASE®, ORACLE®, DB2® y MS-SQL® esto te permitirá explotar la información generada por Aspel-COI en otras aplicaciones que soporten dichos formatos de base de datos.. La base de datos de Aspel-COI está estructurada por omisión en PARADOX®.   Base de datos abierta Administrador de períodos Esta consulta concentra algunos procesos que por su naturaleza o función están relacionados con un ejercicio contable. En el administrador de períodos podrás consultar información relevante de todos los períodos creados, entre los que destacan: si se requiere traspaso o no, la ruta de datos del período, etc, también podrás seleccionar el período de trabajo y realizar diferentes operaciones tales como: Traspaso de saldos. Creación del siguiente período. Configura la base de datos Crear una nueva contabilidad. Auditar /desauditar período. Elimina un período Generar respaldos, entre otros.

 

Cierre de períodos En el Administrador de períodos se adicionó la opción "Auditar/Desauditar período" que te permitirá marcar como cerrado un período de trabajo, es decir, bloquear el acceso a dichos períodos para que éstos no puedan modificarse. Auditar /desauditar período Nueva interfase de consultas Para agilizar la consulta de información, la estructura y presentación de los principales catálogos y ahora mediante consultas dinámicas es posible: Revisar fácilmente desde la misma consulta la información relacionada sin necesidad de desplegar más catálogos, por ejemplo: desde el catálogo de cuentas podrás consultar los movimientos registrados para una cuenta en particular, ya que al posicionarse en una subcuenta se desplegarán automáticamente todas las pólizas que ésta tenga registradas y si así lo deseas podrás consultar el detalle de las pólizas en ese momento. Otro ejemplo de esta versatilidad es el catálogo de pólizas donde con sólo posicionarse sobre una póliza específica podrás observar en la parte inferior de la consulta los movimientos de cargo y abono registrados en ésta.   Personalizar las consultas de varias formas:
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Ordenando la información de manera ascendente o descendente, a partir de alguno de los campos o columnas disponibles. Seleccionando las columnas que deseas visualizar en la consulta. Ordenando las columnas de la consulta según las necesidades específicas, para definir que columna estará en la primera posición, cual en la segunda y así sucesivamente.

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Personaliza tu consulta Catálogo de Cuentas Las características y funciones más relevantes que pueden realizarse en el catálogo de cuentas son: a) En la consulta:
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Identificar fácilmente las cuentas que pertenecen a un rango en particular para su consulta posterior. Realizar una Asociación de cuentas dependiendo del rubro al que pertenezcan. Dar de alta un Nuevo rubro de cuentas y asociar las cuentas que pertenecerán a dicho rubro. Consultar los Auxiliares o movimientos de las cuentas y Los saldos históricos. Exportar la consulta de auxiliares a formato Excel®.

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b) Al dar de alta una cuenta:
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Seleccionar la naturaleza de ésta (acreedora o deudora), lo que permitirá que el sistema no tenga que manejar números negativos en los saldos de las cuentas, de tal forma que si esto ocurre se pueda identificar oportunamente alguna posible inconsistencia en los datos. Definir la Cuenta complementaria o de contrapartida para cuadrar una póliza. Asociar o desasociar la cuenta a un rubro.

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Manejo de rubros de Flexibilidad para definir los rangos de cuentas ya que no es requisito asignarlos a un rubro en cuentas particular, y al dar de alta un rubro se permite asociarle la cuenta o cuentas que pertenecerán a él, quedando disponible para su uso en cualquier cuenta. Rubros de cuenta Catálogo de cuentas El sistema proporciona un catálogo de cuentas departamentales independiente al catálogo de departamentales cuentas, en este catálogo podrás asignar o asociar a una cuenta un departamento de los previamente registrados. Cabe mencionar que los departamentos deberán ser dados de alta desde su catálogo correspondiente. Adicionalmente en este catálogo será posible revisar el auxiliar de cada una de las cuentas departamentales, exportarlos a Excel® y consultar los saldos históricos. Cuentas departamentales Pólizas En esta consulta además de encontrar el listado de pólizas agregadas, podrás visualizar los movimientos registrados en cada póliza sin necesidad de acceder al detalle, las pólizas estarán organizadas por tipo (Diario, Ingresos, Egresos, etc, según lo definido en los parámetros de

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configuración). Manejo de pólizas Pólizas Modelo Desde la ventana de pólizas modelo podrás dar de alta y modificar pólizas de este tipo, sin que tengas que acceder a la consulta de pólizas para realizar estas operaciones, de igual forma las pólizas quedan a la mano para que si así lo requieres puedas modificarlas en cualquier momento. Pólizas modelo

Pólizas de Las pólizas de este tipo ya no se generarán como pólizas modelo, es decir, al solicitarse cualquiera depreciación, ajuste de los procesos se desplegará la ventana de alta de p lizas con la información correspondiente para cambiario y cierre que las pólizas, sean grabadas en ese momento. Póliza de ajuste cambiario Integración de pólizas El sistema te permitirá integrar masivamente las pólizas que aún no estén incorporadas y/o contabilizadas en tu período de trabajo. Integración de pólizas Mediante la activación del parámetro de configuración "Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas", se permitirá realizar la captura de la póliza en una moneda diferente a la base y el sistema recalculará automáticamente los montos a moneda contable conforme a lo registrado en el histórico de tipos de cambio. En esta consulta podrás asociar a una póliza uno o varios archivos de diferentes tipos o formatos, tales como: .doc, .xls, .pdf, jpg, etc. estos archivos se almacenarán en un directorio para ser consultados posteriormente las veces que sea necesario. Incluso podrás asociar comprobantes fiscales digitales generados por Aspel-SAE 4.0 para realizar un óptimo seguimiento. Documentos asociados Balanza de comprobación Esta consulta cuenta con dos nuevas funcionalidades:
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Captura de pólizas en moneda extranjera

Digitalización de la contabilidad (Documentos asociados a las pólizas)

Balanza acumulativa

Mediante la opción "Selección de períodos para la balanza acumulativa" podrás generar una balanza acumulada que incluya varios períodos y no sólo el del mes de trabajo. Balanza de comprobación
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Balanza de comprobación con departamentos

Mediante este nuevo catálogo tendrás la posibilidad de obtener una balanza de comprobación clasificada por departamentos. Este catálogo también permite obtener una balanza acumulativa. Consulta la balanza de comprobación con departamentos El reporte de auxiliares cuenta con una opción, que te permitirá exportar la información emitida a una Exportación del reporte de hoja de Excel®, de tal forma que si así lo requieres, podrás adecuar y explotar la información desde Auxiliares a Excel® dicho programa. Reporte de auxiliares Balance General y Estado de Resultados Multimoneda Será posible obtener vía un formato los reportes del Balance general y Estado de resultados, expresados en una moneda diferente a la definida como moneda contable. La moneda se definirá al momento de generar el reporte mediante el formato correspondiente. Balance general Estado de resultados Este reporte presenta un informe que ayuda a cuantificar los efectos de la inflación en la información financiera de la empresa. Se incluirá para su explotación como una hoja de cálculo estructurada en Excel® y podrás modificarla utilizando la barra de herramientas de Aspel-COI que se agrega en Excel®. Finalmente, para su fácil modificación podrás consultar el reporte en el Administrador de hojas de cálculo. Formato B10 En el Administrador de reportes podrás crear y organizar reportes personalizados (QR2) de acuerdo a tus necesidades, seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir y mediante el uso de sentencias SQL. Adicionalmente en esta consulta podrás generar también reportes vía formato utilizando los comandos y campos del editor de formatos tradicional. Reporte del usuario (Administrador de reportes) Con el fin de tener a la mano todas las hojas fiscales y financieras que provee el sistema, se incluyó en esta versión un Administrador en el que se agrupan y enlistan los diferentes archivos en formato Xls... Adicionalmente, podrás añadir más hojas de las que por omisión proporciona el sistema. Recuerda que mediante la Barra de Herramientas Aspel-COI adicionada en Excel®, puedes generar reportes y posteriormente añadirlos a este Administrador para su rápida ubicación y consulta en Aspel-COI. Hojas fiscales y financieras

Reporte B10

Administrador de reportes

 Administrador de hojas fiscales y financieras (.XLS)

Herramientas Aspel- Con el objetivo de facilitar la creación de reportes en Excel® utilizando los datos de tu empresa, al COI para Excel® instalar Aspel-COI se agregará automáticamente en Excel® una barra de herramientas denominada Herramientas Aspel-COI, la cual te permitirá diseñar rápidamente reportes financieros y fiscales pudiendo interactuar en línea con el sistema, es decir, obtener información directamente de AspelCOI. Exportar a Excel Función @ACTIVO Para facilitar la obtención de información mediante el uso o aplicación de funciones y fórmulas en las hojas de cálculo (Excel®) se añadió la función @Activo, la cual servirá para obtener información de un activo en particular mediante la utilización de parámetros o sufijos. Para mayor información consulta el ayuda electrónica. @Activo

Traspaso automático Ahora el traspaso de saldos se podrá realizar de manera automática, esto mediante la activación de saldos del parámetro de configuración "Traspaso automático", de esta forma, inmediatamente después de registrarse un cambio en un período determinado se realizará un traspaso automático de saldos, el cual iniciará desde el período donde se realice dicho cambio hasta el período actual de trabajo. Posteriormente podrás consultar en el nuevo Administrador de períodos el status del período, es decir, si requiere o no traspaso. Traspaso de saldos Interfase con AspelSAE 4.0 Se implementaron mejoras en el proceso de generación de pólizas, de tal forma que, la interfase no sea necesariamente vía un archivo, es decir, mediante p lizas modelo, sino que al momento de

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generarlas y guardarlas se afecte directamente la base de datos de Aspel-COI. La interfase en línea está disponible solamente con Aspel-SAE 4.0 y la interfase vía pólizas modelo estará disponible a partir de las versiones 2.5 de Aspel-SAE o posteriores. Recepción y envío de pólizas modelo Módulo de Perfiles de Ahora todos los sistemas de la línea Aspel (COI, NOI, PROD, SAE, BANCO) cuentan con un módulo usuarios de perfiles de usuario con interfaz común, es decir, al dar de alta un usuario no importando desde que sistema Aspel se haya agregado, éste quedará disponible para todos los sistemas, lo único que deberás definir en cada sistema son los perfiles o permisos que el usuario tendrá dentro del mismo.   Traductor de datos de Para la compatibilidad con las bases de versiones anteriores, se incluye un traductor el cual se Aspel-COI versiones ejecutará de manera automática al abrir una base de datos creada con una versión anterior a 3.X y 4.0 Aspel-COI 5.7 y te permitirá traducir información de:
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Parámetros del sistema Archivos de datos Perfiles de usuarios

Como ya se mencionó, ahora las bases de datos se generan por omisión en formato PARADOX®, por lo que al traducirlas se estructurarán automáticamente en dicho formato. Traducción de datos Exportación de consultas a formato Palm® Podrás exportar la información de las principales consultas disponibles en los sistemas Aspel a formato Palm®, las cuales podrás almacenar y consultar a través del programa Aspel-DB en tu dispositivo móvil compatible con Palm®. Exportación de consultas El servicio Infoweb, es una aplicación que está integrada en Aspel-NOI y Aspel-COI y que próximamente se incluirá en los demás sistemas de la línea Aspel con la finalidad de permitir publicar en Internet la información generada en dichos sistemas (consultas, estadísticas y reportes dependiendo del sistema), así como otros archivos de diferentes formatos (html, gif, jpg, pdf, etc.) que pueden ser enviados al sitio Web de la empresa desde los sistemas Aspel. Con la información generada en cada uno de los sistemas Aspel, podrás armar tu página de Internet previa contratación de este servicio en aspel.com, publicando la información más relevante de tu empresa, clasificándola y/o publicándola según las áreas administrativas de tu organización, por ejemplo: Contabilidad "COI", Inventarios "SAE", Recursos Humanos "NOI", Producción "PROD", etc., para la toma de decisiones. Publicación en Infoweb Generales Facilita el control de la información contable y de los activos fijos de tu negocio (este programa es óptimo para empresas pequeñas y medianas). Se puede Copiar y Pegar información con las opciones homónimas del menú Edición y en algunas funciones, arrastrar los valores con el ratón, para colocar el dato en el campo que corresponde. Facilita la captura de información, procesamiento de la misma y la obtención de los reportes financieros más importantes: Balanza de comprobación, Diario general, Libro mayor, Auxiliares mensuales y anuales, Operaciones con terceros y Balanza anual. Cuentas con ocho catálogos principales: Cuentas, Cuentas departamentales, Departamentos, Pólizas, Activos, Tipos de activo, Monedas, y Conceptos de pólizas por empresa. Se puede localizar rápidamente un registro en particular o seleccionar información de un mismo tipo, gracias a los procesos de Búsqueda y Filtrado. Te ofrece cinco catálogos de cuentas predefinidos, los cuales se adaptan a los giros más comunes en México, pudiendo diseñar tu propio catálogo de cuentas. La afectación a través de las pólizas es inmediata, de manera que se actualizan los saldos de las cuentas del nivel especificado y superiores. El manejo de cuentas se puede organizar por Departamentos (Centros de costos) para que las afectaciones a través de las pólizas se asignen a los departamentos que las originaron. Se pueden utilizar varias opciones para la numeración de tus pólizas (secuencial por tipo, secuencial con folio único o asignada por el usuario). Permite la generación de pólizas repetitivas con formatos diseñados por ti, manejando Pólizas modelo. Con este proceso también podrás guardar pólizas pendientes de ser contabilizadas. También se podrá integrar y auditar pólizas de otras empresas y/o sucursales a la empresa donde se esté trabajando. Se puede generar fácilmente el siguiente período de trabajo mediante un administrador de períodos. Permite el ajuste en períodos anteriores al actual, sin que se descuadre tu contabilidad. Permite trabajar con períodos posteriores, aún cuando no se haya concluido el trabajo con dichos períodos o incluso los períodos actuales, tanto para registrar nuevos movimientos como para efectuar correcciones sobre los ya registrados. Calcula los valores actualizados de los activos. Genera Pólizas de depreciación para activos y de ajuste cambiario para cuentas en moneda extranjera. Permite generar infinidad de reportes de depreciación, entre los que destacan: Depreciación con valores actualizados anuales (deducción fiscal sobre el título II de la Ley de Impuesto sobre la Renta), Impuesto a los activos fijos, deducción inmediata y proyección de depreciación. Puedes emitir un listado de los activos dados de alta, ordenándolos por tipo de activo, localización

Infoweb: Publicación de información en Internet

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o por año o mes de adquisición. Se pueden elaborar formatos de reportes específicos que se adapten a las necesidades de tu empresa, con el Administrador de reportes. Se pueden generar Gráficas como: las de Liquidez, Apalancamiento, Prueba de ácido, Días de cartera, Rotación de inventarios, Utilidad, Ventas, Activo, Pasivo y Capital, Gastos de operación y Gráficas del usuario, las cuales puedes personalizar y presentar con infinidad de opciones. Tienes 9 tipos de presentación de las mismas (Pastel, Barras, Línea, Área, etc.) en 2 y 3 dimensiones. Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos.   Para mantzener una comunicación completa que te ahorre tiempo de captura y errores, puedes trabajar en conjunto con los demás sistemas de la línea: Aspel -BANCO, Aspel - CAJA, Aspel - NOI y Aspel - SAE, para contabilizar toda la información de tu empresa. Puedes establecer un vínculo a la Hoja de Cálculo en Windows® de tu preferencia como Excel®, a través del Copiado especial (DDE o Intercambio Dinámico de Datos). Podrás exportar a diferentes formatos como Excel®, PARADOX®, DBASE® y HTML®.   Puedes usar la calculadora de Windows® de tu elección, indicándolo desde la opción Aplicaciones Asociadas, además de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear Hojas de Cálculo financieras y fiscales, un manejo de cuentas departamentales, entre otras.   Ajuste de períodos Respaldo de archivos Interfases Permite el ajuste de períodos anteriores al actual, sin que se descuadre la contabilidad. Facilita el mantenimiento y respaldo de los archivos de datos. Para mantener una comunicación completa que ahorre tiempo de captura y evite errores, se puede trabajar en conjunto con los demás sistemas de la línea: Aspel-BANCO, Aspel-CAJA, Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-SAE, para contabilizar toda la información de la empresa. Desde las consultas o catálogos se pueden realizar copiados especiales (copiar información al portapapeles) para utilizar la información en otras aplicaciones Windows®. Se puede establecer un vínculo a la Hoja de Cálculo en Windows® de tu preferencia como Excel®, a través del Copiado especial. Esta funcionalidad sólo se podrá realizar en el catálogo de cuentas. Podrás exportar la información de las principales consultas a diferentes formatos, tales como Excel®, Páradox, Dbase, HTML, XML, entre otros. Se puede usar la calculadora de Windows® de tu elección, indicándolo desde la opción Aplicaciones asociadas, además de poder manejar cuentas en multimoneda; puedes crear hojas de cálculo financieras y fiscales, entre otras. ¡ Todo esto hace de tu sistema una herramienta poderosa!  

Copiado especial

Vínculos dinámicos

Exportación de datos  

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Lo nuevo de la versión 5.7

 
Esta versión contempla los cambios necesarios para cumplir con la Reforma Fiscal considerada en la nueva ley de ingresos que entra en vigor a partir del 1 de Enero del 2010.   Antecedentes    La reforma  que impacta a Aspel-COI es el cambio de la tasa del Impuesto al Valor Agregado (IVA) la cual se incrementa en 1%, quedando en 11% para las fronteras del país (Tasa de IVA fronterizo) y del 16%  para el resto del territorio nacional (Tasa de IVA general). Derivado de ello, los principales cambios del sistema son:
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Que al trabajar en periodos de 2010, en la captura de Operaciones con Terceros (necesarias para generar la Declaración Informativa de Operaciones con Terceros o DIOT)  y de los Ingresos para el Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU), se sugiera el registro del IVA al 16%, 11%, 0% o Exento según corresponda a la operación. Que al trabajar en periodos de 2009 o anteriores, en la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos para IETU el sistema sugiera el registro del IVA al 15%, 10%, 0% o Exento según corresponda a la operación. Generación de los reportes relacionados con IVA, DIOT e IETU permitiendo  filtrar por cada tasa del IVA general (15%, 16% o ambas) y por cada tasa de IVA  fronterizo (10%, 11% o ambas). Desglose del ISR Retenido en la captura de Operaciones con Terceros  y de Ingresos para IETU.- Mejoras en la configuración del sistema para agilizar el registro de Operaciones con Terceros y de Ingresos para IETU.

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  Parámetros del sistema Se agrega una nueva sección denominada “Fiscal” donde se agrupan  los parámetros  relacionados con la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU, tanto los que se manejaban en la versión anterior (ubicados en la sección Pólizas) como los nuevos, quedando de la siguiente forma: Tasa de IVA default.- Ahora podrás definir tanto para Operaciones con Terceros como para Ingresos  IETU la tasa que por omisión el sistema utilizará para la realización del desglose de IVA de los movimientos que se registren durante la captura de las pólizas, teniendo la posibilidad de elegir entre  cuatro opciones: tasa de IVA fronteriza, tasa de IVA general, tasa de IVA Cero y Exento de IVA. Montos incluye impuestos.- Podrás definir por separado para Operaciones con Terceros y para Ingresos IETU si los valores capturados incluyen impuesto o no, lo cual determina la forma en que el sistema deberá sugerir el desglose de los impuestos: “extrayéndolos” de los montos indicados en la póliza (“Montos incluyen impuestos SI”) o “agregándolos” a los montos de la póliza (“Montos incluyen impuestos NO”). Sugerir últimos datos de impuestos utilizados en la Captura de Operaciones con Terceros e Ingresos IETU.- Estos parámetros sirven para que el sistema de forma automática “recuerde” los datos de tasa de IVA, tasa de IVA Retenido y tasa de ISR Retenido del último registro realizado de Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU y que los sugiera en la siguiente captura, de acuerdo con lo que se defina en estos parámetros: Para el caso de Operaciones con Terceros las opciones  disponibles son: RFC de Terceros. La sugerencia la hace con base en la última operación registrada del  tercero involucrado en la captura. Cuentas definidas para DIOT. La sugerencia la hace con base en la última operación registrada a la  cuenta que se esté utilizando  en la captura de operaciones con terceros. No sugerir. Los datos sugeridos en la captura tomarán en cuenta los parámetros del sistema. En el caso de Ingresos IETU las opciones disponibles son:   Cuentas definidas para IETU. La sugerencia la hace con base en la última operación registrada a la cuenta que se esté utilizando  en la captura de  ingresos IETU. No sugerir. Los datos sugeridos en la captura tomaran como referencia los parámetros del sistema.   Captura de Operaciones con Terceros e Ingresos IETU Tasas de impuesto En las columnas de la  captura de Operaciones con terceros y de Ingresos IETU, ahora se indican las dos tasas de IVA general (15% y 16%) y de IVA fronterizo (10% y 11%) posibles de aplicar en los movimientos. El  sistema sugerirá  la tasa que corresponda de acuerdo al periodo de trabajo.   Porcentaje de IVA e ISR Retenido El sistema ahora permite capturar los porcentajes y montos tanto de IVA Retenido como de ISR Retenido en la operación. Reportes Para los Reportes fiscales de: Operaciones con terceros, Ingresos IETU, Deducciones IETU, IVA acreditable e IVA trasladado, se les agregó en el filtro un campo para elegir la tasa de IVA requerido: 15% o 16% para el IVA General y 10% u 11% para el IVA fronterizo. (También es posible indicar que se consideren los movimientos de ambas tasas para cada caso de IVA). Se agregan dos nuevos reportes fiscales (con sus respectivos perfiles de usuario) para mostrar los impuestos retenidos indicados en la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU, estos son: “Reporte de IVA e ISR retenidos en  DIOT” y “Reporte de IVA e ISR retenidos en  IETU”.  

 
Lo nuevo de la versión 5.6

 
De acuerdo a las Reformas Fiscales vigentes a partir del ejercicio fiscal 2008, tanto las personas físicas como morales están sujetos a pagar un nuevo impuesto denominado Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU). Guía Rápida para el cálculo del IETU   Para poder cumplir con las nuevas disposiciones, la nueva versión de Aspel-COI 5.6 ofrece la funcionalidad que facilitara el control, cálculo y seguimiento de las obligaciones de este impuesto, las nuevas implementaciones son:   Parámetros del sistema Podrás indicar si las cantidades para los montos manejados en el Desglose de ingresos efectivamente cobrados o en la Captura  de operaciones con terceros/IETU ya tienen el IVA incluido.   Parámetros de Pólizas Definición de cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU Las cuentas definidas para el control de operaciones con terceros serán las mismas que se utilizarán para manejar las deducciones IETU.   Cuentas para operaciones con terceros / Deducciones IETU.

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  Definición de cuentas para ingreso IETU Ventana muy parecida a la de Definición de cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU y  se emplea para asignar del catálogo de cuentas, aquellas cuantas que se usarán para llevar el registro de los ingresos efectivamente cobrados. Esta selección de cuentas, servirá para desplegar una ventana de captura, en la que se deberá capturar el desglose de la operación para el cálculo del ingreso gravable  IETU.   Cuentas de ingresos efectivamente cobrados   Datos fiscales con terceros Para el cálculo de deducciones IETU que se lleva a cabo en la Captura de operaciones con terceros/IETU se adicionaron nuevos campos que permitirán el calculo automático del monto de la deducción asociado al tipo de gasto que regularmente se lleva a cabo con el proveedor.   Datos fiscales de terceros   Desglose de Ingresos   Captura de operaciones con terceros Esta ventana te permitirá desglosar el ingreso efectivamente cobrado, obteniendo por las diferentes tasas de IVA el valor de los actos y el IVA trasladado, así como el IVA retenido y el ingreso gravable IETU. Se adicionó una pestaña "Deducciones IETU", para llevar el desglose de la cuenta de gastos por concepto de IETU. Al especificar el proveedor en operación con terceros, se mostrará en la pestaña "Deducciones IETU" la cuenta asociada al proveedor por concepto de gastos deducibles, y dependiendo de la forma de deducción indicada para el gasto, el sistema calculará automáticamente el monto a deducir.   Captura de operaciones con terceros   Causación de IVA/Acumula deducciones IETU En esta consulta se adicionó una columna para mostrar el Monto deducible IETU, y la carpeta "Deducciones IETU", para llevar el desglose de la cuenta de gastos (Deducciones) por concepto de IETU. En esta consulta se puede establecer el periodo de causación del IVA acreditable y Acumulación de deducciones IETU. Podrás eliminar las operaciones con terceros que ya no necesites, en la barra de herramientas ya está disponible el botón eliminar.   Con el fin de que puedas identificar de manera inmediata las devoluciones, los montos que corresponden a este tipo de movimiento se mostrarán con signo negativo tanto en la consulta "Causación de IVA/Acumula deducciones IETU" como en los reportes "Deducciones IETU e IVA acreditable". Sin embargo al consultar el detalle de cada movimientos los montos se mostrarán tal como los capturaste, es decir, sin signo negativo.   Si eres usuario de COI 5.5 y tienes operaciones con terceros registradas como devolución, verás de manera transparente el mismo efecto en estos movimientos, siempre y cuando los montos se hayan grabado positivos, pero si se grabaron con signo negativo no se notarán cambios en la consulta "Causación de IVA / Acumula deducciones IETU", salvo al consultar el detalle de los movimientos, porque los montos ya no se verán con el signo negativo.   Acumulación de ingresos IETU Esta consulta muestra la información de las operaciones grabadas para Ingresos IETU, las cuales se registran automáticamente con un periodo de causación del mismo mes de trabajo en el que se efectuó la operación, si no deseas que se aplique en ese periodo sólo deberás definir manualmente el que se requiera.   Podrás eliminar los registros de Ingresos IETU que ya no necesites, en la barra de herramientas está disponible el botón eliminar.   Para que puedas identificar de manera inmediata los ingresos registrados como devoluciones, en la consulta "Acumulación de Ingresos IETU" y en los reportes "Ingresos IETU e IVA trasladado", los montos que corresponden a estos movimientos se mostrarán con signo negativo. Sin embargo al consultar el detalle de cada movimientos los montos se verán tal como los capturaste, es decir, sin signo negativo. Acumulados de Ingreso   Reportes Se adicionaron nuevos reportes para operaciones con IETU y para el desglose del IVA, reportes que te permitirán conciliar el IVA con sus diferentes tasas aplicadas. Los reportes son:   Reporte de Ingresos IETU Reporte de Deducciones Reporte de IVA Trasladado Reporte de IVA Acreditable Nuevas hojas de Excel El sistema proporciona dos hojas de Excel©, que se alimentarán mediante el Vínculo dinámico de datos (DDE), estas hojas las podrás encontrar en el administrador de hojas fiscales y financieras:   ietu PROVI.xls. Permite obtener el cálculo provisional por concepto de IETU. ietu ANUAL.xls Permite obtener el cálculo anual por concepto de IETU.   Cómo obtener el pago provisional o anual del IETU Hojas fiscales y financieras   Perfiles de usuario Se agregaron nuevos perfiles de usuario que permiten el control de las operaciones para Ingresos IETU, éstos son: Registrar cuentas de ingresos, Causación IETU, Captura de ingresos IETU, Eliminar ingresos IETU.   Las operaciones de deducciones IETU se controlan con los mismos perfiles de operaciones con terceros.   Nuevas funciones para el DDE para utilizadas para obtener el pago provisional y anual del IETU Intercambio dinámico de datos   Nombre de función : CEDULADEDADICIONALIETU   Sintaxis: el parámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA).   Nombre de función :

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CEDULACREDXINVERSION   Sintaxis: el primer parámetro es un string que  puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA), el segundo parámetro es un double que indica el  % IETU que se va a aplicar y el tercer parámetro indica si es un pago provisional(P) o anual (A).   Nombre de función : CEDULACREDXINVENTARIO   Sintaxis: @CEDULACREDXINVENTARIO[PERACT | MMAA, TASAIETU, P|A, N ] el primer parámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o  bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA), el segundo parámetro es un double que indica el  % IETU que se va a aplicar, el tercer parámetro nos indica si es un pago provisional(P) o anual (A) y el cuarto parámetro es un entero que se refiere al número de rango de cuentas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cédula.   Nombre de función: CEDULACREDXSUELDOS   Sintaxis: @CEDULACREDXSUELDOS[PERACT | MMAA, TASAIETU, N ]el primer parámetro es un string que puede contener la palabra PERACT que indica el periodo actual (en COI), o  bien se puede indicar el periodo con el que se quiere trabajar en COI en el formato mes-año (MMAA), el segundo parámetro es un double que indica el % IETU que se va a aplicar y el tercero parámetro es un entero que se refiere al número de rango de cuentas (N) que el usuario quiere utilizar en esta cédula.   Funciones adicionales: @INGRESOIETU[PERACT] Devuelve el monto de los ingresos acumulados a un periodo determinado.  @DEDUCCIONIETU[PERACT] Devuelve el monto de las deducciones acumuladas a un periodo determinado.  @ACTIVOEJERCICIOSANTERIORES[A]' Devuelve una matriz de activos que sirve como base para los cálculos de la cédula de crédito fiscal para inversiones del 1/sep/1998 al 31/agosto/2007.  @DEDADISIONALIETU[M] Devuelve el monto de las inversiones del 1/sep/2007 al 31/dic/2007, que sirve como base para el cálculo de la deducción adicional.   Administrador de hojas de cálculo Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinámico de datos) Aspel Herramientas

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Guía Rápida para el cálculo del IETU   Para obtener el  cálculo provisional y anual del IETU debes seguir los siguientes pasos:   1. 2. 3. Definir en Parámetros del sistema / Fiscal: Las tasas de IVA por omisión, para el registro de las operaciones en general, así como definir si los montos de las operaciones incluirán IVA. Definir las cuentas  que llevarán el control de los Ingresos efectivamente cobrados, en Archivos/ Operaciones con Tercero IETU / Cuentas  para  ingresos  IETU. Verificar que la definición de cuentas para el control de Operaciones con terceros sean las mismas que vas a utilizar para el control de deducciones IETU, en Archivos/Operaciones con Terceros IETU / Cuentas para Operaciones con terceros / Deducciones IETU. Asociar en los Datos fiscales de cada proveedor, el gasto asociado al mismo a través de la cuenta de gastos y definir  la forma en la que se realizará la deducción de la operación, en Archivos /Operaciones con Terceros IETU / Datos fiscales de terceros. Definir dos rangos de cuentas una para Crédito fiscal por Inventarios y otro para Crédito fiscal por sueldos obtención del pago provisional y anual del IETU. Definir dos nuevos  rangos de cuentas un para Crédito fiscal por Inventarios y otro para Crédito fiscal por sueldos  y prestaciones. En la consulta de Acumulación de Ingresos IETU podrás revisar la información de los ingresos registrados y cambiar el periodo de acumulación de las operaciones que no se reportan en el mes de trabajo. Auxíliate de los reportes Fiscales para la revisión y conciliación  de la información.
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4. 5. 6. 7. 8.

Reporte de Ingresos IETU Reporte de Deducciones Reporte de IVA Trasladado Reporte de IVA Acreditable Reporte de IVA e ISR retenido para DIOT Reporte de IVA  e ISR retenido para IETU Pago anual del IETU Pago provisional del IETU

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Finalmente, con las  Hojas Fiscales definidas para el pago provisional y anual IETU podrás obtener los montos a reportar al SAT.
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Interfase con otros sistemas de la línea Aspel   Comunicación inmediata Aspel-COI es la columna medular en la administración de tu empresa, ya que recibe información proveniente de todos los demás programas de la línea Aspel para su contabilización.

Esto ahorra tiempo y te evita errores, ya que no tendrás que volver a capturar información generada en procesos de otros sistemas.

Desde Aspel-SAE Integración administrativa En Aspel SAE generas una póliza modelo con las Ventas, Compras, Inventarios, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar registradas en el sistema. Posteriormente, desde la opción Pólizas Modelo puedes grabar e integrar automáticamente toda esta información en tu contabilidad. A partir de la versión 5.0 de Aspel - COI y 4.0 de Aspel - SAE, esta integración o interfase podrá realizarse en línea, es decir, se afectará directamente la contabilidad de tu empresa.   Desde Aspel- BANCO Integración bancaria Puedes indicar Aspel - BANCO 3.0 una Contabilización en línea de los movimientos bancarios que tengan un concepto vinculado con una cuenta contable de Aspel - COI.

Desde Aspel - NOI Contabiliza aportaciones Puedes contabilizar todos los conceptos de nómina (IMSS, SAR, ISR, etc.) por medio de una póliza modelo generada en este sistema. Posteriormente la integrarás automáticamente en tu contabilidad por medio de la opción Pólizas Modelo.

Desde Aspel-CAJA Genera una póliza modelo de ventas e ingresos del día para ser contabilizadas en Aspel - COI.  

 
Nota Para conocer cómo se lleva a cabo cada una de estas interfaces, dirígete a los procesos que las explican con mayor detalle en sus respectivos manuales. Para mayor información sobre estos productos, dirígete a la página de Aspel en Internet aspel.com.mx/prdctos.html o comunícate con tu distribuidor.

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Registro "en Línea"   Qué es Los movimientos que captures de la información de tu empresa se registran de inmediato en los catálogos, modificando y complementando los datos de los archivos y catálogos interrelacionados.

Nota: En algunas situaciones y dependiendo de la manera en que decidas operar tu programa, podrás capturar tu información sin que afecte la contabilidad, para luego actualizarla con alguna de las herramientas diseñadas para ello.   Temas relacionados Contabilizar en línea Parámetros del sistema

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Tabla rápida de catálogos, parámetros y valores   Catálogo o Función Para qué sirve Parámetros del sistema Cuentas Son los parámetros de operación que repercuten directamente en el funcionamiento general del sistema. Parámetros del sistema En este catálogo podrás llevar una lista ordenada de las cuentas empleadas en la contabilidad de tu empresa pudiendo identificarlas por su nombre y número correspondiente, regularmente sirve para sistematizar la contabilidad de tu empresa. En este catálogo se registran todas las variaciones que dichas cuentas puedan tener por las operaciones efectuadas en el negocio, las variaciones a su vez afectarán a las cuentas de Activo, Pasivo y Capital. La información almacenada en este catálogo también servirá para conocer los valores con los cuales se forman los estados financieros, es por eso la importancia de llevar un registro de cuentas con todas las variaciones de éstas. Adicionalmente podrás llevar:
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El saldo promedio diario de todas tus cuentas, así como los saldos iniciales y finales. Los saldos según presupuesto. La naturaleza de la cuenta. Auxiliares de la cuenta, entre otras.

Catálogo de cuentas Cuentas departamentales Este catálogo contiene todas las cuentas manejadas por tu empresa pero ordenadas o concentradas por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros de costo que los originaron. Para llevar este control por departamentos la cuenta debe darse de alta previamente desde el catálogo de cuentas o desde este catálogo para posteriormente definirle o asignarle los saldos por departamentos. Adicionalmente podrás llevar un control de:
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El saldo promedio diario de todas tus cuentas, así como los saldos iniciales y finales. Auxiliares de la cuenta. Entre otras más.

Pólizas

Las pólizas son aquellos documentos donde se registran cada una de las variaciones o movimientos que puede tener una cuenta, es decir, los aumentos o disminuciones que sufran los valores del Activo, Pasivo, o Capital por las operaciones del negocio, los cuales se registran en las cuentas correspondientes por medio de cargos y abonos. Consulta de pólizas A diferencia del catálogo de pólizas, en este catálogo podrás generar pólizas que no afecten de manera inmediata la contabilidad de la empresa, de tal forma que posteriormente, después de su revisión las puedas integrar. Estas pólizas se graban en un archivo, independiente al Catálogo de pólizas. De esta forma, podrás acceder posteriormente a este archivo para ajustar algún dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. También las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar pólizas que no sufren modificaciones sustanciales en su contenido y que se deben aplicar de forma repetitiva.

Pólizas Modelo

Departamentos

En este catálogo se pueden dar de alta los diferentes departamentos en los que estarán clasificadas las cuentas. Las cuentas de tu catálogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros de costos que los originaron. Departamentos Este catálogo te permite dar de alta los conceptos, descripciones o razones que se utilizan para identificar una póliza y/o los diferentes movimientos realizados en ésta. Conceptos de pólizas Es el catálogo donde se muestran todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa. Con este catálogo el sistema te permitirá administrar mejor tus activos, proporcionándote información contable y fiscal. Los datos indicados en cada activo serán los que se consideren para realizar cálculos como la depreciación, revaluación, cálculo del impuesto al activo, etc. La consulta de este catálogo se

Conceptos de pólizas Activos

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podrá personalizar según tus necesidades. Desde este catálogo podrás consultar el mantenimiento e información del seguro del activo. Consulta de activos Catálogo de mantenimiento y Seguros Depreciación Desde el Catálogo de Mantenimiento y Seguros se muestran dos pestañas con los nombres de Mantenimiento y Seguros, estos catálogos contienen información sobre el mantenimiento del activo así como los datos de su seguro. Información mantenimiento y seguros El sistema te proporciona una consulta donde podrás observar un listado de los activos, con la información de la depreciación de los activos. Los datos que el sistema considera para calcular la depreciación, así como la actualización, se definen en parámetros de depreciación. Consulta la depreciación de activos La revaluación de activos proporciona la información necesaria para calcular la revaluación, así como la actualización ubicada en parámetros de revaluación. Consulta de la revaluación Los tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciación y revaluación. Los datos definidos en los tipos de activos serán los que el sistema sugiera al dar de alta los activos. Manejo de tipos de activos Es un estado contable que se formula periódicamente, por lo general al fin de cada mes, para comprobar que la totalidad de los cargos es igual a la totalidad de los abonos hechos en los asientos (debe y haber) durante cierto períodos. Balanza de comprobación

Revaluación

Tipos de activos

Balanza de comprobación

Balanza de Es la consulta o reporte que tiene como objetivo comprobar si todos los cargos y abonos de los comprobación con asientos del Diario han sido registrados en las cuentas de mayor, respetando la partida doble, departamentos detallando los saldos de las cuentas que pertenecen a ciertos departamentos. Catálogo de monedas Tabla del INPC Contiene la información de los tipos de cambio que se manejan en tu contabilidad.

Es una tabla que contiene los datos de las variaciones de precios de la canasta básica y nos sirven para reflejar los cambios en valor producidos por la inflación (e incluso por la deflación) de los activos. Consulta, agrega o modifica la tabla del INPC

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Actualización en línea Aspel actualización en línea (Aspel-AL), es un servicio que permite obtener la actualización de los sistemas Aspel vía Internet. Cuando se solicita la actualización de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versión del sistema desde el cual se solicitó el proceso.  

 
Características Aspel-AL muestra en su página los programas Aspel que tienes instalados y que se pueden actualizar vía Internet. Baja las actualizaciones y antes de sobrescribirlas, realiza un respaldo de la instalación anterior del sistema (último reinstalable) en la ruta especificada en el módulo de configuración del programa Aspel-AL. Recuerda que Aspel-AL sólo podrá actualizar los reinstalables correspondientes a la misma versión que se tiene instalada, es decir, si ésta corresponde a Aspel-COI 4.0, entonces Aspel-AL te actualizará al último reinstalable disponible, pero no te actualizará a la última versión de Aspel - COI si hubiera uno disponible.

 
Desde Aspel-AL podrás revisar el número de versión del sistema que tienes instalado y si ya fue actualizado con algún reinstalable.

 
En caso de haber instalado el sistema de manera local o Servidor, la actualización en línea de la versión se realizará por FTP y en caso de instalar el sistema como una estación de trabajo la actualización en línea del sistema se realizará por medio de una Unidad de Red.

 
Para mayor información consulta el ayuda de Aspel-AL.  

 
Beneficios Por este medio puedes actualizar un sistema de la línea Aspel vía Internet, con sólo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina.  

 
Consideraciones No todas las versiones de los productos Aspel están preparadas para realizar una actualización en línea, solamente a partir de los siguientes sistemas Aspel: SAE 3.0 y 4.0, CAJA 1.0, BANCO 2.5 y 3.0, COI 4.0 y 5.0, PROD 1.7, NOI 3.5 y SAE Comercio Electrónico 1.5 ó versiones posteriores.

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Consideraciones para trabajar con Windows Vista   -SEGURIDAD: Windows Vista propone un nuevo esquema de seguridad en el cual cada actividad que se ejecuta puede infringir la seguridad del sistema, motivo por el cuál solicita constantemente la autorización del usuario. Si el usuario no es un Administrador, Vista solicita adicionalmente el usuario y contraseña para llevar a cabo actividades que en versiones anteriores no requerían autorización de un usuario Administrador. Para la adecuada funcionalidad de los sistemas Aspel deberás tomar en cuenta lo siguiente:   Si tienes Aspel-AL versión 2.00.5 o anterior instalado, es necesario que lo ejecutes en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de Aspel-AL y seleccionar la opción "ejecutar como administrador" ("run as administrator"), para que obtengas la funcionalidad adecuada; este proceso permitirá también que Aspel AL se actualice a la versión más reciente. Te darás cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando al ejecutar Aspel AL no presente la imagen de los productos instalados y muestre el mensaje:   "No se halló el registro del producto, por favor proporcione la ubicación del archivo de versión". Al ejecutar Aspel-AL versión 2.00.6 o superior tendrá el siguiente comportamiento de acuerdo a tu perfil de usuario Windows: Si eres Administrador, te aparecerá un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución de Aspel-AL. Acéptala. Si no eres Administrador, te aparecerá un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.   Para modificar el directorio de archivos comunes (DAC), es necesario que ejecutes tu sistema en modo administrador, esto es: dar clic derecho sobre el icono de cualquiera de los sistemas Aspel que tengas instalado y seleccionar la opción "ejecutar como administrador" ("run as administrator"). Te darás cuenta que requieres llevar a cabo este proceso cuando el querer modificar el DAC dentro de los sistemas Aspel obtengas un mensaje como: "Asistente DAC. Hubo un error al momento de crear el directorio. Probablemente no tenga permisos de escritura".   Cuando actives el Servidor de Licencias Aspel el sistema tendrá el siguiente comportamiento dependiendo de tu perfil de usuario de Windows:   Si eres Administrador, te aparecerá un diálogo preguntándote si deseas permitir la ejecución del Servidor de Licencias. Deberás Aceptarla.   Si no eres Administrador, te aparecerá un diálogo solicitándote el nombre de usuario y contraseña del administrador. Si la conoces, proporciona los datos solicitados, de lo contrario contacta al administrador de la red.

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Requerimientos de equipo  
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 Procesador Intel Pentium® de 1Ghz o superior* 512 MB de RAM* 140 MB de espacio libre en disco duro Monitor Super VGA (800x600) o superior Microsoft Windows® 2000, XP, 2003, Vista, 2008 ó 7

   *Los requerimientos del sistema operativo pueden ser mayores, por lo que es importante tener en cuenta las recomendaciones propias del Sistema Operativo instalado.   * Para una instalación en Servidor es recomendable una configuración mayor, dependiendo  del número de usuarios y el número de empresas a operar en el mismo servidor.   Tema relacionado Redes que soporta este sistema

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Redes que soporta este sistema  
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Microsoft Novell Netware Cualquiera compatible con las anteriores

  Nota: Para obtener el mejor rendimiento del sistema trabajando en red, es requisito que los equipos tengan 512MB de RAM como mínimo. Asimismo, se recomienda que el sistema operativo utilizado sea el mismo en todas las computadoras, que se trabaje en una red de área local (LAN) con cableado estructurado y con tarjetas de red a una velocidad mínima de 100 Mbps.   Tema relacionado Requerimientos de equipo

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Procedimiento de instalación   Antecedentes   Manejo El sistema por omisión se instala en modalidad de un usuario y podrás dar de alta hasta 99 empresas. En caso de requerir que el programa sea utilizado simultáneamente por más de un usuario a la vez en una misma red de computadoras, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales así como instalar el sistema en una computadora que realice las funciones de servidor de la red de cómputo donde operará el mismo.   La adquisición de los usuarios adicionales varia dependiendo de la modalidad del sistema adquirido, es decir, si se trata de una versión en renta o de una versión tradicional. Características del Sistema por Modalidad   Pasos de la instalación Manejo Al introducir el disco en la unidad de CD se desplegará automáticamente una presentación, elige la opción Instalar para iniciar el proceso de instalación de Aspel-COI.   Es importante mencionar que ahora no se solicitará el Número de serie y Código de activación para realizar la instalación, posteriormente en el Asistente de Activación del sistema se solicitarán dichos datos. Activación del sistema   Mensaje El sistema despliega una ventana de bienvenida, y a continuación se mostrará el contrato de la licencia de uso, tendrás que aceptarlo para poder de continuar con la instalación del programa. bienvenida

  Selección Elige la forma en que deseas instalar tu producto Aspel, las opciones son las siguientes: del tipo de 1. Local o servidor. Utiliza esta opción si: instalación ¡ El sistema va a utilizarse solamente en una computadora o,
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El sistema se utilizará en una red y el equipo donde estás instalando será el servidor. Este tipo de instalación te permitirá operar la computadora como servidor de licencias, es decir, los equipos instalados como estaciones trabajo, validarán su acceso a través de dicho servidor. Tomando en cuenta que desde dicho servidor hay que realizar la activación de las licencias de los usuarios adicionales que se hayan adquirido.

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los usuarios adicionales que se hayan adquirido.

      Incrementa el número de usuarios del sistema       Guía para la instalación de Aspel-COI en red.   2.   Nota: Independientemente del tipo de instalación que se realice (Servidor o Estación de trabajo), el sistema se instalará de manera completa en cada equipo, lo cual permite optimizar la transmisión únicamente de la información a través de la red.   Esencial Si el sistema se va a utilizar en red, debes considerar lo siguiente:
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Estación de trabajo. Selecciona esta opción si la computadora donde estás es una de las terminales que accederá al sistema en red y ya cuentas con una instalación del programa en el equipo servidor.

Que las estaciones de trabajo estén conectadas a una red de área local.· Que el equipo de cómputo definido como Servidor cuente con alguno de los siguientes sistemas operativos: Microsoft Windows® NT, 2000, XP, 2003 o superior.

  Instalación automática de la red Deberás efectuar la Instalación de tipo Local en el servidor de la red, y posteriormente la Instalación de tipo Estación de Trabajo en cada una de las terminales (como se muestra en el siguiente esquema).

Para que las estaciones puedan acceder al sistema y trabajar, es requisito que el servidor donde se instaló el sistema esté encendido y previamente se haya realizado la activación correspondiente del programa en dicho equipo (con el respectivo enlace de las licencias de usuarios adicionales necesarias). Actualización y enlace de usuarios adicionales   En este paso deberás seleccionar la carpeta en la que el programa instalará los archivos. Indicar Directorio de Por omisión se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\Aspel\Aspel–COI 5.7, pero puede ser modificada, Instalación utilizando el botón Examinar. Con el botón "siguiente" puedes continuar con el proceso de instalación.

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  Directorio de Archivos Comunes (DAC) En este diálogo puedes especificar la ruta donde deseas que se cree la carpeta de Archivos Comunes\ Aspel. Por omisión se sugiere la ruta C:\Archivos de Programa\ Archivos Comunes\ Aspel, pero puedes modificarla utilizando el botón Examinar. Directorio de Archivos Comunes (DAC) Asistente de configuración del directorio de archivos comunes Dado que en este directorio se instalan aplicaciones de uso común para los sistemas de la línea Aspel es muy importante que tengas presentes las siguientes consideraciones: Si vas a trabajar bajo un esquema de red, al realizar la instalación de tipo Local o Servidor, deberás crear la carpeta de Archivos Comunes en una ruta a la cual todos los usuarios tengan derechos de acceso, de tal forma que puedan compartir cierta información, como los perfiles de usuarios, los parámetros de configuración, etc. Para conocer más al detalle sobre la instalación de la carpeta de Archivos Comunes, consulta el tema Directorio de Archivos Comunes (DAC) Durante la instalación de tipo Estación de trabajo se solicitará la ruta donde el instalador creará el Directorio de Archivos Comunes, si ya existe una configuración previa de este Directorio en el equipo donde la instalación se está realizando, el programa no solicitará esta especificación. Es importante aclarar que si vas a trabajar en red, es necesario que tanto el servidor como las estaciones de trabajo compartan el mismo directorio de Archivos Comunes, de esta forma te aseguras que todos los equipos trabajen con los mismos parámetros de configuración, con la misma base de datos, que compartan el módulo de perfiles del usuario y la aplicación Infoweb, etc, para que el trabajo en red sea completo. Posteriormente, si así lo requieres en el menú Utilerías, opción Directorio común Aspel, podrás reconfigurar la ruta definida para el Directorio de Archivos Comunes.   Selección del Una vez elegido el tipo de instalación, el sistema solicita que anotes o elijas la carpeta de programas grupo de correspondiente a Aspel-COI 5.7; por omisión se sugiere el grupo de programas "Aspel", pero puedes programas modificarlo.

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programas modificarlo.

Estado de la instalación

Una vez realizados todos los pasos anteriores, al oprimir el botón Siguiente, el sistema procederá a copiar los archivos de acuerdo a lo indicado.

Instalación de Los archivos del BDE son instalados durante la instalación Local o servidor, para ello el sistema generará los archivos del un subdirectorio con el nombre "BDE" (Borland Database Engine), en la misma ubicación donde se BDE instalará el sistema, se sugiere por omisión la ruta: C:\Archivos de Programa\ASPEL\ASPEL–COI 5.7\Bde. En este subdirectorio encontrarás los drivers nativos, con los que podrás exportar tus bases de datos para utilizarlas en formatos: MSSQL® ,DB2®, ORACLE®, DBASE®, FOXPRO®, PARADOX®, INFORMIX®, INTRBASE®, MSACCESS® Y SYBASE®. Esta carpeta NO será creada en la ruta antes mencionada si se detecta una instalación previa del BDE en otra ruta ( es decir si en el regedit del equipo existe una ruta con un BDE instalado previamente), en ese caso el instalador solamente actualizará los drivers necesarios para trabajar.   Fin de la Concluido el proceso, el sistema presentará una ventana que indica el término de la instalación; asimismo preguntará si deseas revisar la instalación información de último momento y abrirá el archivo Leeme.txt, (archivo que presenta información relevante sobre el sistema, así como los cambios de último minuto, por lo que es recomendable consultarlo) o iniciar inmediatamente una sesión de Aspel-COI.

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Concluida la instalación, en Windows® se creará el grupo de programas correspondiente a Aspel-COI 5.7 y el icono programa.

para ejecutar el

Al abrir el sistema automáticamente se presentarán las ventanas correspondientes a la activación del sistema, es decir, el Asistente de Activación. Activación del sistema   Nota Al instalar tu sistema Aspel tendrás 30 días de evaluación, si al concluir este período no has activado tu sistema (ya sea en modalidad de renta o tradicional) al ejecutarlo se desplegará una ventana donde se solicitará la activación del sistema.   Temas relacionados Directorio de Archivos Comunes(DAC) Estructura del directorio de archivos comunes Asistente de configuración del directorio de archivos comunes Procedimiento de instalación Guía para la instalación de Aspel-COI en red. Incrementa el número de usuarios del sistema Guía para la instalación de Aspel-COI en red.

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Guía para la instalación en red   A) REDES MICROSOFT En el servidor En las Estaciones de Trabajo   B) REDES NOVELL En el servidor En las Estaciones de Trabajo     REDES MICROSOFT. En el servidor:   1. En un equipo servidor (con ambiente Windows 2000, Windows 2003, Windows NT o Windows XP, excepto Windows 98), crear desde el explorador de Windows una carpeta cuyo nombre no exceda a 7 caracteres, en la cual se alojaran los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para el trabajo en red. Comparte la carpeta creada en el paso 1, asignando en las secciones ‘Compartir/Permisos’ y ‘Seguridad’ todos los permisos necesarios para el trabajo en red, es decir, asignar control total (lectura y escritura) a cada una de las cuentas de usuario de Windows que accederán al sistema o sólo al grupo de trabajo al que pertenecen dichos usuarios. Adicionalmente marcar el parámetro ‘  Hacer posible que los permisos heredables de un objeto primario se propaguen a este objeto’ para que los         permisos se apliquen a todas las subcarpetas. 3. 4. 5. 6. Crea una unidad virtual desde el explorador de Windows que apunte a la carpeta compartida en el paso 2 por ejemplo O:\. Realiza la instalación del sistema en su modalidad "Local o servidor". Para el directorio de instalación del sistema, define una ruta local, es decir, en el disco duro del servidor, y para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, indica la unidad virtual creada en el paso 3. Después de concluir la instalación y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la sección ‘Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR’ indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso 5; p.e O:\ NETDIR. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activación, utilizando un número de serie que tenga Licencia para Usuarios Adicionales. Finalmente debes acceder a la opción Utilerías / Servidor de Licencias y seleccionar el parámetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Así mismo debes verificar en el Panel de Control en la sección Servicios, que la opción "Licencias de usuarios Aspel" se esté ejecutando, ya que de lo contrario no será posible trabajar con las estaciones de trabajo.

2.

7. 8.

  Importante Si ya instalaste tu sistema con las opciones que se sugieren por omisión, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro del servidor, entonces realiza lo siguiente:  

 
a) Lleva a cabo los pasos 2, 3, 6 y 7 del procedimiento sugerido, tomando como base el directorio donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel. b) Accede al sistema y selecciona la opción "Utilerías / Directorio Común Aspel", se presentará el Asistente de configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio de archivos comunes’, después mediante el botón examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se reinicializará para cargar la nueva configuración. d) Finalmente realiza el paso 8 del procedimiento descrito anteriormente, para que puedas trabajar en red.   En las Estaciones de Trabajo:

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  1. 2. 3. 4.   Importante   Crea la misma unidad virtual que se registró en el equipo servidor, la cual debe apuntar a la carpeta compartida de Archivos Comunes Aspel del servidor, desde el explorador de Windows. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalación del sistema en su modalidad "Estación de trabajo". Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, define la unidad virtual creada en el paso 1. Al terminar la instalación y antes de acceder al sistema debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la unidad virtual donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel.

 
Si en las estaciones de trabajo ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisión en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente: a) Ejecuta los pasos 1 y 4 del procedimiento de estación de trabajo anteriormente sugerido. b) Accede al sistema y selecciona la opción "Utilerías / Directorio Común Aspel", se presentará el Asistente de configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio de archivos comunes’, después mediante el botón examinar(...) define la unidad virtual creada en el paso 3, la cual apunta a los Archivos Comunes Aspel instalados en el servidor y oprime Siguiente. c) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se reinicializará para cargar la nueva configuración.   REDES NOVELL.   En el servidor:   1. 2. 3. Realiza la instalación del sistema en su modalidad "Local o servidor". Para el directorio de instalación del sistema, puedes definir una ruta local, por ejemplo, en el disco duro del servidor o bien elegir un directorio en un volumen de la red Novell (por ejemplo: L:\Sistemas Aspel). Para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, debes indicar un directorio en un volumen de la red Novell (si el directorio no existe el instalador lo generará). Este directorio contendrá los Archivos Comunes Aspel que son necesarios para poder trabajar con este tipo de red. Después de concluir la instalación y antes de acceder al sistema, es necesario que en el BDE Administrator en la sección ‘Configuration/Drivers/Native/Paradox/NETDIR’ indiques el directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en el paso3. Accede al sistema y lleva a cabo el proceso de Activación, recuerda que preferentemente al número de serie que indiques debiste enlazarle previamente las licencias de usuarios adicionales que requieras para acceder concurrentemente al sistema Debes acceder a la opción Utilerías / Servidor de Licencias y seleccionar el parámetro "Activar el servicio de Licencias de Usuarios adicionales" con el fin de que el servicio de licencias se ejecute en el equipo servidor. Asimismo debes verificar en el Panel de Control en la sección Servicios, que la opción "Licencias de usuarios Aspel" se esté ejecutando, ya que de lo contrario no será posible trabajar con las estaciones de trabajo. Cierra el sistema y registra en Windows el usuario y contraseña con el que accedes a la red Novell y que utilizaste para instalar el sistema. Finalmente debes configurar el servicio de licencias para que se ejecute en el equipo servidor, para ello es necesario acceder a la opción Configuraci n\Panel de Control\Herramientas administrativas\ Servicios: a. Selecciona el servicio: Licencias de usuarios adicionales Aspel b. Activa el menú flotante y selecciona la opción: "Propiedades" c. En la carpeta "Iniciar sesión", activa la opción: "Esta cuenta" e indica en el campo correspondiente el usuario registrado en el paso 7 con el que se realizó la instalación del sistema en el volumen de la red Novell y tiene derechos de lectura escritura en dicho volumen, por ejemplo: .\ndominguez) d. Indica la contraseña que dicho usuario tiene asignada para su acceso a la red Novell y guarda los cambios. e. Debes detener los servicios y reiniciarlos para que la nueva configuración aplique.

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7. 8.  

   
De esta forma garantizarás que el sistema Aspel-COI funcione como servidor de licencias permitiendo que los usuarios adicionales

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puedan acceder concurrentemente. Para el acceso de las estaciones de trabajo, es importante verificar que los usuarios de Novell con los que se inicie la sesión del equipo tengan derechos de lectura - escritura en el volumen de la red donde Aspel-COI y/o los Archivos Comunes Aspel se encuentran instalados. En las Estaciones de Trabajo:   1. 2. En un equipo con cualquier sistema operativo lleva a cabo la instalación del sistema en su modalidad "Estación de trabajo". Como ruta de "directorio del sistema" que solicita el instalador indica una ruta del disco duro, y para la ruta de instalación de los Archivos Comunes Aspel, define el directorio de la red novell donde se alojan los Archivos Comunes Aspel que instaló el servidor. Al terminar la instalación y antes de acceder al sistema, debes direccionar el NET DIR del BDE, al directorio NETDIR que se encuentra en la ruta donde se instalaron los Archivos Comunes Aspel en la red Novell.

3.  

Importante Si en el servidor o en las estaciones de trabajo, ya instalaste el sistema con las opciones que se sugieren por omisión en el instalador, es decir, instalaste los Archivos Comunes Aspel en el disco duro, entonces realiza lo siguiente:   En el servidor: a) Accede al sistema a la opción ‘Utilerías / Directorio Común Aspel’, se presentará el Asistente de configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘ Crear un nuevo directorio de archivos comunes’, después indica una ruta en un volumen de la Red Novell, puedes capturar la ruta o seleccionarla mediante el botón examinar(...), si la carpeta no existe el asistente la creará, posteriormente oprime siguiente. b) Al concluir el proceso de creación de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se reinicializará para cargar la nueva configuración. En las estaciones de trabajo: a) En cada uno de los equipos, accede al sistema y selecciona la opción ‘Utilerías / Directorio Común Aspel’, se presentará el Asistente de configuración del Directorio de Archivos Comunes, oprime el botón siguiente y elige la opción ‘Seleccionar otro directorio de archivos comunes’, después mediante el botón examinar(...) define el directorio de la red Novell donde el servidor creo o instaló los Archivos Comunes Aspel y oprime Siguiente. b) Al concluir el proceso de redireccionamiento de los Archivos Comunes Aspel, oprime ‘Terminar’ y el sistema se reinicializará para cargar la nueva configuración.   Tema relacionado Procedimiento de instalación

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Directorio de Archivos Comunes (DAC)   Manejo Las nuevas versiones de los sistemas Aspel (NOI 4.0, COI 5.7, BANCO 3.0, SAE 4.0 y PROD 2.0), crean una carpeta de Archivos comunes Aspel al momento de instalarlos; este directorio contiene diferentes aplicaciones y funciones que comparten todos los sistemas de la línea, es decir en dicho directorio, se copian varios sistemas o aplicaciones de uso común , tales como: Aspel-AL, Infoweb, el módulo de perfiles de usuarios, así como otros documentos de uso común entre los sistemas Aspel, entre otros.   Esta capeta por omisión se instala en C:\Archivos de programa\ Archivos Comunes\ Aspel. Pero recuerda que la ubicación puede variar dependiendo de la ruta que se haya indicado al realizar la instalación del sistema.   El directorio de archivos comunes, juega un papel muy importante para el trabajo en red, ya que en dicho directorio se almacenan los perfiles de usuario, el archivo empresaw que contiene los parámetros de configuración de cada una de las empresas, la carpeta Datos donde se localizan los formatos y reportes que el sistema proporciona por omisión (archivos fto y qr2 ), la aplicación Infoweb, el archivo de control que administra el acceso concurrente al número de usuarios permitidos y en general todas las aplicaciones de uso compartido para las estaciones de trabajo, por esa razón, es en esta carpeta que debe ubicarse la base de datos. Para garantizar que todas las terminales que accedan al sistema utilicen los mismos parámetros de configuración, la misma base de datos, así como el mismo módulo de perfiles de usuario o la aplicación Infoweb, etc, es necesario que al momento de instalar Aspel-COI tanto el servidor como las estaciones de trabajo apunten al mismo directorio de archivos comunes asegurando que el trabajo en red sea completo.   Nota

 
Es importante mencionar que cualquier modificación o alteración que se realice sobre estos archivos repercutirá en todos los sistemas Aspel instalados, por lo que se sugiere no moverlos. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:
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Aspel-AL Infoweb.

  Además de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente información:
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Archivos de perfiles de usuario Archivos de información de los sistemas instalados Archivos con recursos de imágenes Aspel Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo. El archivo empresa Carpeta datos y base de datos ejemplo, entre otros.

  Este directorio de Archivos Comunes (DAC) se crea en el proceso de instalación bajo el siguiente esquema:·  
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Cuando no existe un directorio de archivos comunes en tu computadora

  El directorio se creará si: 1. 2.   En ambos casos se creará físicamente la estructura de directorios necesaria para el directorio de archivos comunes.  
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Existen programas o aplicaciones que deberían ubicarse en dicho directorio, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador, esta aplicación se copiaba en un directorio específico. No hay ningún producto Aspel instalado.

Si ya existe un directorio de archivos comunes

  Se realizará un redireccionamiento el cual consiste en configurar el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes existente. Cuando se quiera instalar otro sistema Aspel, el sistema realizará lo siguiente:

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  1. 2. 3. 4.   Con el proceso anterior se asegura que sólo exista un directorio de Archivos Comunes Aspel (DAC) en lugar de crear un nuevo directorio por cada producto Aspel que se instale.   Temas relacionados Estructura del directorio de archivos comunes Asistente de configuración del directorio de archivos comunes El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes. Configura el sistema para que trabaje con el Directorio de Archivos Comunes instalado, si la ruta donde se copió el directorio es la que por omisión sugiere el proceso de instalación, dicha ruta será: C\Archivos de programa / Archivos Comunes / Aspel. El programa verifica que las versiones de las aplicaciones o archivos contenidos en el Directorio de Archivos Comunes sean posteriores o iguales, sino, procede a actualizarlas. Crea o instala nuevos directorios en caso de que la estructura para el directorio de archivos comunes sea diferente a la encontrada en la ruta destino.

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Modo de mantenimiento   Manejo
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Este modo de mantenimiento lo podrás realizar, al ejecutar nuevamente la instalación del sistema en un equipo donde el programa ya fue instalado previamente. Procedimiento de instalación  

Opciones disponibles Si el programa de instalación detecta que ya está instalado Aspel-COI 5.7 en la PC (es decir que lo que estás realizando es una reinstalación), se mostrará una ventana donde podrás seleccionar alguna de las siguientes opciones, según sea el caso:

Reparar: Esta opción te permite realizar una reinstalación del sistema; utiliza esta opción como una operación de mantenimiento o cuando por alguna razón se haya dañado algún archivo, por ejemplo: afectado por algún virus. Al seleccionar el botón "Siguiente" iniciará el proceso de reinstalación del sistema. Eliminar: Esta opción te permite desinstalar el sistema de tu PC. Al seleccionar el botón "Siguiente" se enviará un mensaje preguntando si deseas eliminar por completo la aplicación seleccionada con sus componentes y al confirmar se iniciará el proceso de la desinstalación, eliminándose todos los componentes instalados. Si no se acepta la confirmación de eliminar la instalación el proceso se cancela presentándose nuevamente la ventana de esta opción. Nota Otra forma de darle mantenimiento a tu sistema, es a través del servicio: Aspel Actualización en línea (Aspel-AL), el cual te permitirá vía Internet la actualización a las últimas mejoras disponibles de los sistemas Aspel con sólo un clic desde la comodidad de tu casa u oficina. Es importante mencionar que Aspel-AL, solamente puede actualizar los reinstalables disponibles para la misma versión del sistema. Cuando se solicita la actualización de un sistema, Aspel-AL verifica que exista una mejora para la versión desde la cual se solicitó el proceso.   Tema relacionado Procedimiento de instalación

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Acceso al sistema   Acceso
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Desde la carpeta de instalación del programa con el archivo COIWIN.EXE

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Desde el archivo de acceso directo

  Manejo Aspel   Para ingresar al sistema ejecuta el programa COIWIN.EXE ubicado en la ruta donde hayas instalado el sistema, también puedes utilizar el icono correspondiente que encuentra en el grupo de programa. Cuando es la primera vez que accedes al sistema, el sistema desplegará varias ventanas antes iniciar una sesión con el sistema, el orden en la que aparecerán es la siguiente:   Ventana de Bienvenida En seguida de la ejecución del sistema, se presentará una ventana informativa dándote la bienvenida al sistema Aspel-COI que acabas de adquirir. Para continuar deberás aceptar la ventana.  

  Asistente para la activación del sistema Este Asistente te informa el tiempo límite que puedes operar el sistema antes de requerir su activación, los días que podrás evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalación. Si deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opción "Activar sistema ahora", para activarlo posteriormente selecciona la opción "Activar sistema MAS TARDE"  

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  Cada vez que inicies una sesión con el sistema y hasta que realices la activación del mismo, se desplegará una ventana de recordatorio para la activación. De manera informática en este Asistente podrás consultar los que ya han transcurrido sin la activación del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 días de evaluación que Aspel te proporciona, el programa dejará de operar al 100%, siendo posible únicamente acceder para consultar la información registrada.   Abrir empresa Posterior a esta ventana se desplegará la ventana de Abrir empresa para seleccionar la empresa con la que trabajarás. Para mayor información consulta el tema: Abrir empresa   Asignación de directorio de datos Al instalar por primera vez el sistema, éste te preguntará si deseas establecer una ruta por default para la base de datos:  

  Si tu respuesta fue afirmativa, el sistema te mostrará una pantalla donde configurarás la base de datos. En caso de seleccionar No, el sistema asignará la ruta Ejemplos.   Para mayor información consulta el tema: Instalación de base de datos .   Administrador de reportes Una vez indicado el directorio de base de datos, podrás modificar su ruta, agregar un nuevo período, una nueva contabilidad y otro con este administrador.   Para mayor información consulta el tema: Administrador de períodos

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Abrir empresa   Manejo Ingresa al sistema ejecutando el programa COIWIN.EXE o a través del icono correspondiente que se encuentra en el grupo de programas donde hayas instalado el programa. En seguida el sistema presentará la siguiente pantalla:

Al acceder por primera vez al programa, se desplegará un Asistente para la Activación del sistema. En dicho Asistente se informa acerca del tiempo límite en que puedes operar el sistema antes de requerir su activación, los días que podrás evaluar el sistema sin activarlo son 30 a partir de su instalación. Si deseas activar el sistema en ese momento, selecciona la opción "Activar sistema AHORA", para activarlo posteriormente selecciona la opción "Activar sistema MÁS TARDE". Cada vez que inicies una sesión con el sistema y hasta que realices la activación del mismo se desplegará una ventana de recordatorio para la Activación. De manera informativa en este Asistente podrás consultar los días que ya han transcurrido sin la activación del sistema. Es importante que tomes en cuenta que si el sistema no se activa antes de los 30 días de evaluación que Aspel te proporciona, el programa dejará de operar al 100%, siendo posible únicamente acceder para consultar la información registrada. Proceso de activación

  Acceso al sistema

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En el diálogo de acceso al programa, por omisión se sugerirá el nombre del usuario "Administrador" y éste por omisión tiene definida la clave "Aspel1", por lo que para acceder al sistema por primera vez, deberás anotar la clave de acceso temporal "Aspel1" o teclear F8. Posteriormente, por seguridad te recomendamos cambiar esta clave de acceso desde el módulo de perfiles del usuario por una que sólo el administrador conozca. Recuerda que esta clave será la única que puede modificar los perfiles del usuario y es aquella que te dará acceso total al sistema, sin restricción de ningún tipo, por lo que sólo debe ser conocida por el responsable de la instalación, manejo y administración del programa u empresa, esta clave se conoce como clave maestra de acceso al sistema. Esta clave maestra o clave del administrador te permitirá dar de alta a los distintos usuarios que trabajarán en tu sistema, definiéndoles su perfil de acuerdo a las actividades que desempeñan dentro de la empresa, es decir, estipular a qué operaciones del sistema tendrán acceso, teniendo de esta manera un control total de la operación de tu sistema. Perfiles de usuario Registra la clave principal de acceso al sistema   Nota Para que cada uno de los usuarios pueda acceder al sistema, deberán proporcionar su respectivo nombre de usuario y clave que les corresponda para la autorización de acceso al sistema.   Temas relacionados Abrir empresa dentro de la sesión Acceso al sistema Administrador de períodos Cerrar empresa Asistente para la configuración de Aspel-COI Registra la clave maestra de acceso al sistema Modifica los datos de una empresa Perfiles de usuario

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Registra la clave maestra de acceso al sistema   Acceso
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Menú Utilerías, Configuración, Perfiles de usuarios

  Qué es La clave principal la clave de acceso asignada al administrador del sistema y debe ser conocida sólo por él. Quien utilice esta clave, podrá ingresar a todas las funciones y realizar todas las operaciones del sistema.   También puedes acceder a los "Perfiles del usuario", es decir, la sección en donde es posible limitar el acceso a otros usuarios a funciones o procesos de la nómina que requieran mantenerse inactivas.   Manejo El sistema siempre solicitará una clave para acceder a él y sólo si proporcionas la clave del administrador podrás acceder a todos los procesos sin restricción alguna y podrás acceder también a la empresa que desees. La clave principal o clave del Administrador es la misma para todas las empresas y para todos los sistemas de la línea Aspel que tengas instalados, esta es una característica del nuevo manejo de los Perfiles del usuario .   Nota Te recomendamos que, por razones de seguridad, des de alta tu clave maestra principal o clave del administrador inmediatamente después de terminada la instalación de tu sistema, ya que por omisión tiene definida la clave aspel1.

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Cerrar empresa   Acceso
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Menú Archivos, Cerrar empresa Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Esta opción sirve para terminar el trabajo con la empresa activa y poder abrir otra empresa. Al cerrar la empresa, no cierras el sistema.

Nota
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Al cambiarte a otra empresa, los procesos que realices se aplicarán exclusivamente a la contabilidad de la empresa que elegiste. Recuerda que es necesario que las empresas con las que laboras, estén Registradas dentro del sistema o las tengas dadas de alta para poder acceder a estas.

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  Tema relacionado Abrir empresa

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Salir   Acceso
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Menú Archivos, Salir. Desde la Barra de herramientas, con el botón

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  Qué es Esta opción te permite terminar definitivamente la sesión del sistema.   Temas relacionados Abrir empresa Cerrar empresa

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Activación del sistema   Manejo Como parte de una evolución en la seguridad de los sistemas, Aspel modificó la mecánica para el registro de su línea de productos: Aspel-NOI, Aspel-COI, Aspel-SAE, Aspel-BANCO, etc. Esta mecánica consiste en lo siguiente: Al instalar un sistema, adquieres derechos de uso para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas, pudiendo operar el sistema sin necesidad de registrarse durante los 30 días siguientes a su instalación, posterior a este período, el sistema deberá ser Registrado vía Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activación del sistema. Durante el período en el que no se realice la Activación, el sistema sólo operará para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma y tendrá otras limitantes en cuanto a operación; sin embargo, después de que hayan transcurrido los 30 días del período de evaluación y en caso de no realizar el proceso de Activación aunque se podrá acceder al sistema solamente se tendrá derecho a consultar información. Proceso de activación Si requieres que más de 1 usuario utilice el sistema simultáneamente en una red, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales según tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la página aspel.com.mx para su activación posterior desde el Asistente de Activación del sistema. Actualización y enlace de usuarios adicionales Las modalidades disponibles para las Licencias de usuarios adicionales son:    1 Usuario  2 Usuarios  5 Usuarios 10 Usuarios Para el caso de las versiones en la modalidad de Renta el manejo en cuanto a la adquisición de usuarios adicionales es un poco diferente, ya que al momento de realizar la contratación de este servicio en la página http://www.aspel.com.mx podrás adquirir el número de usuarios adicionales que requieras. Pasos para la contratación del servicio de renta Si necesitaras un número mayor de empresas, deberás adquirir otro paquete de 1 Usuario 99 Empresas, el cual deberá operar de manera independiente al primero, es decir, deberá instalarse en equipos diferentes. Ahora sólo existirá un instalable para obtener las modalidades en Renta y Tradicional (Versión normal) del sistema, es decir, en el proceso de instalación no habrá diferencia entre un sistema Renta y uno Normal, la deferencia radicará en la forma de activación, por lo que ambos casos puedes instalar el sistema y antes del término de los 30 días de evaluación decidir si lo activas como versión en Renta o versión Normal. Sólo deberás tomar en cuenta que para activar una versión en Renta primero debes realizar la contratación de este servicio en http://www.aspel.com.mx y como resultado de esta operación te informará vía correo electrónico el Número de serie de tu sistema con su correspondiente Código de activación.

 
Adicionalmente a la activación del sistema, para continuar en operación las versiones Tradicionales (o normales) requieren de una Validación de uso semestral a partir de su Activación. Esto significa que seis meses de calendario, después de haber realizado el proceso de Activación, se debe repetir esta operación para reactivar el sistema. Esta Validación de uso consiste en acceder al sistema y a través del Asistente de Activación conectarse vía Internet a Aspel de México para obtener un Archivo de respuesta de validación y que el sistema pueda continuar en operación. Al igual que la Activación la Validación de Uso se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a través de un equipo de cómputo diferente. Cuando un sistema no es validado y reactivado nuevamente al término del período de gracia se podrá tener acceso a él solo en modalidad de lectura, permitiendo sólo la consulta de la información, hasta su activación.   Temas relacionados Proceso de activación Características del Sistema por Modalidad

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Características del Sistema por Modalidad   Modalidades de operación del sistema   Antecedente Al instalar un sistema Aspel, adquieres derechos de uso para 1 usuario y una empresa y podrás una vez activado tu sistema dar de alta hasta 99 empresas. El sistema puede operar sin necesidad de registrarse durante los 30 días siguientes a su instalación, posterior a este período, el sistema deberá ser Registrado vía Internet para que pueda ser utilizado (con el 100% de la funcionalidad), a este proceso se le denomina Activación del sistema. Activación del sistema

   
Modalidad Demostrativa Inicialmente se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, por lo que si deseas utilizarlo como versión demostrativa, Aspel te proporciona 30 días de uso para que lo puedas evaluar. Esta forma de operación tiene algunas restricciones tales como: que sólo podrás trabajar con un usuario y una empresa y que no podrás modificar la razón social de la empresa hasta que el sistema sea activado. Al concluir los 30 días del período de evaluación o en el momento que lo decidas, podrás activar el sistema en cualquiera de sus modalidades de uso "Tradicional o Normal" y "Renta".   Cuando el plazo de evaluación de 30 días otorgado por Aspel para la activación del sistema haya concluido y aún no se haya realizado la activación del mismo, éste dejará de funcionar al 100%, es decir, podrás acceder para consultar tu información pero no podrás registrar nuevos datos, hasta que actives tu sistema. Puedes activar el sistema en cualquiera de sus modalidades de uso "Tradicional o Normal" y "Renta".   Es importante considerar que NO podrás utilizar Aspel-COI en modalidad de Red hasta que se active el sistema.

   
Modalidad Tradicional o Normal Cuando adquieres un sistema Aspel, éste contiene un certificado de autenticidad en el cual se incluye el número de serie del sistema y el código de activación correspondientes, los cuales son necesarios para poder Activar el sistema. Al instalar el programa se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del sistema, una vez activado para reactivaciones posteriores (semestrales) se contará con 30 días de período de gracia para realizar este proceso. Estas reactivaciones semestrales son obligatorias, ya que si no se realizan, después de los 30 días de gracia el sistema ya no podrá operar con el 100% de la funcionalidad. Si requieres que más de 1 usuario utilice el sistema simultáneamente en una red, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales según tus necesidades, y enlazar dichas licencias en la página aspel.com para su activación posterior en el Asistente de Activación del sistema. Recuerda que para este tipo de instalación, debes asegurarte que la computadora donde se instaló el sistema realice funciones de servidor en la red.   Para conocer cuáles son las modalidades de licencias de usuarios que puedes adquirir, revisa el tema: Actualización y enlace de usuarios adicionales   Modalidad en Renta Esta modalidad consiste en el aprovechamiento y derecho de uso de un sistema Aspel, trabajando sobre un esquema de renta, esto mediante la contratación previa de este servicio por un período determinado en http://www.aspel.com.mx. Al instalar el sistema se contará con 30 días de evaluación antes de requerir la activación del programa, una vez activado será necesario realizar validaciones mensuales para que el sistema pueda continuar en operación y para realizar este proceso en Aspel-COI se contará con 10 días de período de gracia contados a partir del día de calendario que corresponda al del mes siguiente al de la fecha de activación por Internet del programa o al de la última validación de uso del mismo. Para las versiones en Renta, el número de serie y código de activación indispensables para activar el sistema, serán proporcionados vía correo electrónico o en la página de aspel.com.mx al llevar a cabo la contratación del servicio de renta. El uso o aprovechamiento de un sistema administrativo Aspel en renta, no difiere del uso actual o que tradicionalmente conocemos. De igual forma en ambas modalidades (renta y tradicional) podrás controlar la administración de tu negocio.   Esencial

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Es muy importante que recuerdes que los Sistemas Aspel requieren de una "Validación de uso" mensual o semestral (según la modalidad adquirida) a partir de su Activación. Al igual que la Activación, la Validación de Uso se puede realizar en línea desde la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a través de un equipo de cómputo diferente. Asistente para la activación del sistema Validación y reactivación de un sistema   Nota Es indispensable que la instalación y Activación del sistema se efectúe en la computadora definitiva, es decir, donde el sistema se utilizará.   Temas relacionados Proceso de activación Asistente para la activación del sistema Validación y reactivación de un sistema Revisa cuántos usuarios tienes permitidos

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Especificaciones de un producto Aspel en Renta   Selecciona la opción que deseas consultar sobre el tema de los productos en renta:   Pasos para la contratación del sistema Período de vigencia Características del Sistema por Modalidad

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Contratación del servicio de renta   Manejo Para contratar el servicio de renta de un programa de la línea Aspel, deberás realizar los siguientes pasos:   Registro en www.aspel.com.mx   Deberás registrarte en www.aspel.com.mx y así obtener tu usuario para dicho sitio, para ello, accede a la página www.aspel.com.mx y selecciona la liga "Regístrate" (que se encuentra en la parte superior derecha de la página). Al ingresar a la sección de registro deberás llenar un formulario, en el cual se solicita la siguiente información:  
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Datos de Contacto o Responsable de la empresa, tales como: nombre, correo electrónico, entre otros. Datos de Facturación de la Empresa, tales como: RFC, Nombre comercial, dirección, etc. Definición del usuario y contraseña de acceso en aspel.com.mx. Con esta clave te identificarás en www.aspel.com.mx como usuario registrado.

  Es importante considerar que tu contraseña de acceso al Escritorio de servicios en www.aspel.com.mx, funcionará como el Código de activación del número de serie que adquieras para tu sistema en Renta.   Selección de los productos y/o servicios que deseas contratar.   Una vez obtenido tu usuario, accede a tu escritorio de servicios en www.aspel.com.mx mediante la liga "Mi cuenta", ahí deberás indicar tu usuario y contraseña.   En tu escritorio de servicios, selecciona las opciones Sistemas en renta / Rentar nuevo sistema Aspel, se desplegará una ventana tipo asistente que te guiará paso a paso en la contratación de este servicio, y deberás realizar lo siguiente:   a) Elegir el sistema a rentar, los usuarios y el período de renta. Entre los períodos de renta que puedes elegir están: Mensual, Bimestral, Trimestral o Semestral, el número de usuarios dependerá de tus necesidades, inicialmente se sugiere la contratación con un usuario. b) Firmar electrónicamente el contrato. Deberás aceptar el contrato proporcionando tu usuario y contraseña de www.aspel.com.mx. c) Verificar el pedido y confirmar el importe a pagar.
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Para pagar y activar el servicio, ingresa a la sección de pago de servicios. Aquí deberás especificar la forma de pago y de envío. Al concluir el proceso de pago se presentará un mensaje de confirmación en pantalla y recibirás un correo electrónico para darte a conocer el Número de serie del sistema adquirido con su correspondiente Código de activación.

  Nota: Estos pasos se reducirán si ya estás previamente registrado en www.aspel.com.mx. Una vez obtenidos tu Número de serie y su Código de activación, estarás en condiciones de activar tu sistema.   Para más información dirígete a la página en Internet: www.aspel.com.mx o consulta el tema: Activación del sistema

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Período de vigencia   Manejo   El período de vigencia inicia el día en que por Internet se activa el número de serie del sistema y concluye el último día del período contratado en www.aspel.com.mx. La posibilidad de realizar pagos de períodos mayores a un mes sólo la podrá determinar Aspel al momento de la contratación del servicio de Renta, pero independientemente del período contratado, por ejemplo: un período trimestral, el sistema requiere de una validación de uso mensual a partir de su activación para continuar en operación.   Esta validación de uso consiste en establecer comunicación vía Internet con www.aspel.com.mx el día de calendario que corresponda al de la fecha de activación en cada uno de los meses comprendidos en el período de vigencia.   Al terminar el tiempo de vigencia deberás realizar lo siguiente:  
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Si no cuentas con el pago correspondiente para el siguiente período, ingresa al sitio en Internet www.aspel.com.mx Realiza el pago por el o los meses que desees. Ingresa al sistema y realiza el proceso de validación mensual para el número de serie y que de esta forma se obtenga la clave de renta para el nuevo período de vigencia.  

Validación y reactivación de un sistema

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Proceso de activación del sistema   Qué es   Proceso que se realiza vía Internet y que es necesario para habilitar la operación del sistema en la computadora donde ha sido instalado. Después de instalar el sistema se tiene un plazo de 30 días para activarlo, al terminar dicho plazo si el proceso de activación no se ha realizado se suspenderá el funcionamiento del sistema pudiendo trabajar en forma de lectura, es decir, se podrá consultar la información registrada pero no se permitirá agregar nuevos registros. Mientras no se lleve a cabo la activación, el sistema sólo operará para una empresa, sin poder personalizar los datos de la misma, es decir, la razón social utilizada será: "Empresa Inválida".   Manejo   La activación de un sistema Aspel se lleva a cabo mediante un Asistente de Activación, e independientemente de la modalidad (Renta o Normal) adquirida el procedimiento de activación es el siguiente:   1. 2. Accede al Asistente de Activación disponible en el menú Utilerías \ Activar sistema y sigue las instrucciones sugeridas en dicho Asistente. Indica el número de serie y el código de activación de tu sistema; para la modalidad tradicional estos datos se encuentran en el Certificado de Autenticidad, y para la modalidad en Renta tanto el número de serie como el código de activación serán proporcionados al contratar el servicio de renta en www.aspel.com.mx Proporciona los datos de la persona física o moral propietaria de la licencia de uso del sistema. Elige la forma en la que activarás tu sistema, es decir, en línea o mediante otro equipo con conexión a Internet, posterior a esta elección se generará con el asistente de activación un archivo de petición. En este archivo se empaca toda la información necesaria para la activación del sistema para su envío a Aspel, entre los datos que se empacan se encuentran: número de serie, código de activación, datos del cliente, etc. Una vez generado el archivo de petición de activación, se realizará la transmisión de éste a través de Internet al sitio aspel.com.mx. Si en el equipo donde instalaste el sistema no cuentas con una conexión a Internet, hay una opción en el Asistente de Activación la cual te permitirá generar el archivo de petición de activación para posteriormente enviarlo desde un equipo diferente (que cuente con conexión a Internet) depositándolo en la página aspel.com.mx/activación y una vez recibida la respuesta deberás ejecutar nuevamente el asistente de Activación.   Asistente para la activación del sistema

3. 4.

5.

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Asistente para la activación del sistema   Acceso
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La primera vez que accedas al sistema, o en su caso en accesos posteriores si el sistema no ha sido activado. Menú Utilerías, Activar Sistema.

  Manejo   Como se mencionó anteriormente, la activación de un sistema consiste en proporcionar a Aspel vía Internet el Número de serie y Código de activación correspondientes, datos que son indispensables para registrarlo en Aspel y que el sistema pueda operar.   Registrar tu sistema no sólo te permite activarlo para su uso, sino que además te acredita como un usuario de software legal, abriéndote puertas a múltiples beneficios:  
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Soporte Técnico por teléfono, Chat, e-mail, etc., Reconocimiento de la empresa como propietaria legal de la Licencia de uso.

  Notas Es indispensable que la instalación y activación del sistema se efectúe en la computadora definitiva, es decir, en aquella donde el sistema se utilizará.   Si no realizas la activación del sistema, cada vez que inicies una sesión se desplegará una ventana que te informará los días que restan para llevar a cabo la activación de tu sistema. En esta misma ventana encontrarás una liga para desplegar el asistente de activación.   Pasos del asistente:   1.- Selecciona el método a utilizar para activar el sistema   2.- Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema   3.- Datos de Registro del Cliente   4.- Petición de Activación del Sistema   5.- Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema   6.- Resumen de la información   7.- Procesar la solicitud de Activación del Sistema   8.- Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

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Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación   Manejo   Durante el proceso de activación se pueden presentar mensajes informáticos indicando algún aspecto importante sobre el proceso. A continuación se en listan los principales mensajes que se pudieran presentar en este proceso junto con las recomendaciones a puntos a revisar, con la finalidad de orientarte para la solución del problema. Si persiste el problema te invitamos a contactar a nuestro equipo de soporte técnico. Para su mayor ubicación, los mensajes están agrupados dependiendo del lugar donde se pudieran dar.   Activación proceso en general Mensaje Recomendación

Su Sistema no ha sido instalado Utiliza tu CD original para Reinstalar o Reparar. adecuadamente... Por favor, intenta reinstalar el sistema. El nombre de la empresa debe El nombre proporcionado como razón social de la empresa es menor de 4 caracteres y tener al menos 5 caracteres. no será considerado una nombre valido para registrar. Demasiados caracteres inválidos El nombre proporcionado como razón social de la empresa incluye caracteres que se en la razón social de la empresa. consideran inválidos tales como: (),%, etc. El RFC es incorrecto Ocurre cuando no se indicó ningún valor para el RFC o cuando el valor indicado no es correcto, por ejemplo: no cumple con la longitud establecida o la fecha (del RFC) no es válida. del El mensaje se presenta porque el campo está marcado como requerido y no se especificó ningún valor, es decir, se quedo vacío. es Verifica que la información proporcionada como e-mail sea válida.

Proporciona el nombre Responsable de la Empresa. La dirección incorrecta. electrónica

Proporciona la Clave Lada Proporciona teléfono el Número

Verifica que los campos marcados como requeridos no estén vacíos. de Verifica que los campos marcados como requeridos no estén vacíos.

El Sistema se encuentra Este mensaje se presenta cuando el nombre de la empresa que está solicitando la registrado a Nombre de activación del sistema no coincide con la de la empresa con la que inicialmente se <EmpresaSolicitante> registró el sistema. No fue posible hacer la Activación El mensaje se presenta cuando la activación del sistema no se realiza en línea, ocurre del sistema, por favor al momento de ingresar el archivo de respuesta de activación del sistema si el archivo comuníquese con Soporte indicado no es válido. Técnico. El Número de Serie y/o el Código Verifica que el Número de serie y Código de Activación capturados correspondan a los de Activación proporcionados son indicados en tu Certificado de Autenticidad(por el caso de las versiones tradicionales) o incorrectos . correspondan a los proporcionados en www.aspel.com.mx para activar el sistema en renta. El Número de Serie se encuentra El número de serie se encuentra bloqueado, para conocer la razón comunícate con Cancelado o Suspendido, por soporte técnico. favor, comuníquese con Soporte Técnico.   Activación desde otro equipo Mensaje El archivo de Respuesta Activación: xxxx.Respasp caducado. Deberá generar nuevo Archivo de Respuesta Recomendación de El archivo que se especificó no corresponde al que se generó mediante el asistente o ha se encuentra en otra ruta. un de

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Activación válido Ocurrió un Error al intentar leer el El archivo se encuentra dañado o no es el que se generó en la activación del sistema. Archivo de Respuesta de Activación. Por favor, verifique que sea el archivo correcto. El número de serie es incorrecto. El número de serie que estás proporcionando para la activación no corresponde al sistema que estás registrando o no es exactamente igual al incluido en el certificado de autenticidad del sistema o en el caso de los sistemas en renta no corresponde con el número de serie proporcionado al momento de la contratación. Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio inválida, o cuando no se escribe el Acceso y el Nombre del Archivo nombre del archivo de petición a generar. de Petición de Activación. El Archivo de Respuesta Activación (nombre_archivo) CADUCADO. Deberás generar nuevo Archivo de Respuesta Activación válido. de Se da en el momento en que se quiere activar el sistema con un archivo de respuesta HA de activación, que no corresponde al período de Activación del Sistema. un de

El archivo (nombre_archivo) no Ocurre cuando se quiere activar un sistema con un archivo de respuesta de activación corresponde al Archivo de que no corresponde al equipo donde se generó el archivo de petición de activación. Activación de este equipo. Este archivo de Activación sólo puede ser utilizado en el equipo: (nombre_equipo) El archivo (nombre_archivo) no corresponde al archivo de respuesta de activaci n de este Sistema. Se presenta cuando: (a) Se proporciona un archivo de respuesta inválido o que ha caducado, (b) El archivo de respuesta de activación es válida, fue generado para ese equipo pero no corresponde al sistema que se quiere activar, por ejemplo: se proporciona un archivo de Aspel-SAE en Aspel-COI.

Por favor, proporciona la Ruta de Ocurre cuando se escribe una ruta de directorio inválida, o cuando no se escribe el Acceso y el Nombre del Archivo nombre del archivo de donde se van a leer los datos de respuesta de activación. de Respuesta de Activación. No se pueden guardar los datos Ocurre cuando se proporciona un directorio que no existe, es decir, inválido (cuando en el archivo (nombre_archivo) en contiene caracteres inválidos) o no se tiene permiso de escritura en dicho directorio. la ruta especificada. No fue posible imprimir las El error puede deberse a que la impresora no está en línea, está apagada o es un instrucciones, verifica que la recurso compartido en la red que no está accesible en la computadora donde se impresora esté lista. solicitó el proceso.   Activación en línea Mensaje Recomendación

No es posible establecer una Este mensaje se presenta cuando no se tiene una conexión de Internet activa en el conexión en este momento con el momento en que se solicitó el proceso o cuando se suspendió el servicio Servidor Aspel, por favor, intenta momentáneamente. más tarde.   Actualización y enlace de sistemas Mensaje Recomendación

No es posible realizar una Ocurre cuando al tratar de realizar una actualización de sistemas, los números de serie Actualización con los números de proporcionados (Nuevo y Anterior) no son del mismo sistema, por ejemplo uno es de serie proporcionados pues no Aspel-SAE y el otro de Aspel-COI. corresponden al mismo sistema. El Número de serie Se presenta cuando el número de serie de la versión anterior que se está utilizando <SerieAnterior> ya no puede ser para actualizar usuarios, ya ha sido utilizada con anterioridad y todos los usuarios ya usada para Actualizar, ya que no han sido actualizados, es decir, su capacidad para actualizar usuarios ya es 0 (Cero).

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le restan usuarios. Imposible realizar la Se presenta cuando la Serie de la versión anterior del sistema ya ha sido utilizada con Actualización, existe una anterioridad y ya no cuenta con capacidad de usuarios para actualizarse, es decir, se diferencia en la cantidad de solicitan más usuarios de los que se pueden todavía actualizar. usuarios que quiere actualizar y los disponibles en la Serie Anterior. Ambos Números de Serie Se presenta cuando se quiere actualizar usando un número de serie de la misma corresponden a la misma versión. versión, es decir, el número de serie actual y el anterior son del mismo producto o versión. Petición de Activación denegada, Se presenta cuando se excede el límite de activaciones permitidas para el número de se ha excedido el límite permitido serie del sistema a registrar. de PCs en las que puede Activar el Sistema.   Activación sistema en renta Mensaje Recomendación

No es posible realizar otra Sucede cuando se intenta hacer una segunda activación de un número de serie en otra Activación durante el mismo computadora y aún se encuentra activa y/o vigente para la PC que originalmente la período para un sistema en Renta. activó.   Temas relacionado Proceso de activación del sistema Activación del sistema

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Validación y reactivación de un sistema   Acceso
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Menú Utilerías, Activar Sistema

  Manejo El sistema requiere de una validación de uso, que dependiendo de la modalidad tiene un manejo diferente:   Validación de un sistema en modalidad tradicional o normal El Sistema requiere de una "Validación de Uso" semestral a partir de su Activación para continuar en operación. Esto significa que seis meses después de haber realizado "Proceso de Activación", se debe repetir este proceso para re-activar el sistema. De esta forma, la "Validación de Uso" consiste en acceder al sistema y a través del Asistente de Activación conectarse vía Internet con Aspel de México para obtener un "Archivo de respuesta de Validación". Al igual que la computadora en la que se tiene instalado el sistema o a través de un equipo de cómputo diferente. Tienes un período de gracia de 30 días para llevar a cabo la "Validación de Uso" del sistema. Durante ese período, el sistema notificará los días que restan para llevar a cabo este proceso. Si al finalizar el período de gracia no se ha llevado a cabo la "Validación de Uso", el sistema suspenderá su operación normal hasta que se lleve a cabo dicho proceso.   Validación de un sistema en modalidad de renta La validación del programa en modalidad de renta es un proceso que el sistema Aspel realiza cada mes para cerciorarse de la vigencia de la renta. El proceso de validación, consiste en acceder al programa al diálogo de "Activar sistema" y seguir los mismos pasos que realizaste desde el Asistente de activación la primera vez que lo activaste. De esta forma se recibirá la autorización para permitir la operación del sistema durante otro mes de trabajo. Una vez confirmada la vigencia, el sistema inicia operaciones normalmente. Transcurrido el mes de vigencia cuentas con un período de gracia de 15 días (a excepción de Aspel-COI donde son 10 días únicamente) para realizar la validación mensual (también conocida como reactivación). Al termino del período de gracia si la validación mensual no se ha realizado, el sistema dejará de operar trabajando en modo de lectura, es decir, se podrá consultar la información registrada pero no se permitirá agregar nuevos registros.   Observaciones Independientemente del número de meses pagados, al momento de contratar el servicio de renta, después de haber concluido un mes de renta es necesario realizar el proceso de Validación. Dado que con el proceso de validación se verifican los derechos del sistema, en ese momento podrás realizar procesos como: Modificar cualquier información proporcionada para el registro al activar el sistema por primera vez o en validaciones subsecuentes, de tal forma que se mantenga actualizada la información registrada en www.aspel.com.mx Para mantener la continuidad en el uso de los sistemas Aspel en renta, es necesario estar al corriente en el pago. Cuando la vigencia de la renta haya caducado, el sistema mandará avisos por medio de mensajes indicando la proximidad del fin del período de gracia.   Temas relacionados Asistente para la activación del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

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Revisa cuántos usuarios tienes permitidos   Acceso
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Menú Ayuda, Acerca de COI Menú Archivo, Abrir empresa

  Manejo En esta ventana podrás consultar cuántos usuarios tiene registrado el sistema Aspel-COI que instalaste. Por omisión tienes derechos de uso para un usuario, posteriormente podrás adquirir licencias de usuarios adicionales para incrementar el número de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema. Incrementa el número de usuarios del sistema Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación

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Incrementa el número de usuarios del sistema   Manejo Cuando compras un sistema Aspel adquieres derechos para 1 usuario y puedes dar de alta hasta 99 empresas. Por lo que si necesitas que varios usuarios a la vez accedan al sistema, deberás adquirir licencias de usuarios adicionales en las siguientes modalidades:  
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1, 2, 5 ó 10 Usuarios: Sólo se efectúa la venta de Licencias de Usuarios Adicionales para las versiones normal o tradicional. Para ello, antes de activar el sistema, es necesario relacionar el número de serie de cada Licencia de Usuarios Adicionales con el número de serie de la versión normal o tradicional a través del proceso de "Enlace de Números de Serie" (enlazar). Si la adquisición del Sistema y sus Licencias corresponde a una actualización de versión anterior, también se deben enlazar los números de serie anteriores.

  Nota Una vez adquiridos tus usuarios adicionales deberás enlazarlos al primer número de serie que compraste para tu sistema y posteriormente deberás realizar el proceso de Activar sistema para incrementar el número de usuarios permitidos en el programa. Actualización y enlace de usuarios adicionales  
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Para el caso de Sistemas en Renta, el incremento de usuarios se realiza al momento de la Validación del uso del sistema. Validación y reactivación de un sistema

Para mayor información acerca de los precios, comunícate con tu Distribuidor autorizado o consulta en Internet la página www.aspel.com.mx

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Actualización y enlace de sistemas   Qué es

   
En versiones normales o tradicionales, el enlace de usuarios adicionales te permitirá añadir derechos de uso al primer número de serie adquirido, es decir, si adicionalmente a la compra de tu paquete original, adquiriste licencias de usuarios adicionales con el fin de incrementar el número de usuarios que pueden acceder al mismo tiempo al sistema, deberás realizar este proceso para enlazar al paquete original la o las licencias adicionales. Esta operación debe realizarse directamente en la página www.aspel.com.mx. También en la página www.spel.com.mx. podrás enlazar tus números de serie de actualizaciones. Para mas información, accede a www.aspel.com.mx / Productos / Activa tu sistema.  
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Para una Actualización del sistema se relaciona el número de serie del sistema en su versión con el número de serie del sistema en su versión anterior. Para habilitar Usuarios Adicionales se tendrá que relacionar el número de serie de cada licencia de usuario adicional con el número de serie del paquete base.

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  Las opciones disponibles en la página son:  
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Nuevo Licenciamiento, donde activarás los sistemas a partir de la liberación del sistema Aspel-NOI 4.0, Aspel-SAE 4.0, AspelBANCO 3.0 y Aspel-PROD 2.0. Incrementa el número de usuarios del sistema   Licenciamiento Anterior (claves), donde activarás los sistemas para las versiones Aspel-NOI 3.52, Aspel-COI 4.0, Aspel-SAE 3.0, Aspel-BANCO 2.5, Aspel-PROD 1.7 y Aspel-CAJA 1.0 o  anteriores. La activación de estos sistemas no aplica para el nuevo licenciamiento, por lo que su manejo es el mismo que se manejaba anteriormente y exclusivamente se pueden adquirir paquetes de 1 usuario 4 empresas.

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  Los usuarios adicionales adquiridos deben ser habilitados comunicándose vía telefónica al departamento de Atención a clientes Aspel.

 
Para mayor información del funcionamiento visita la página aspel.com.mx en Productos / Activa tu sistema/ Licenciamiento Anterior Claves.

Esencial Para llevar a cabo el "Enlace de Números de Serie", es necesario tener a la mano el Certificado de Autenticidad del Sistema (modalidad 1 usuario- 99 empresas) y el Certificado de Autenticidad de Usuarios Adicionales (modalidad 1, 2, 5 o 10 usuarios).   Si se trata de una actualización del sistema, además se deberá tener los Certificados de Autenticidad del sistema y los usuarios Adicionales, correspondientes a la versión anterior o en su caso el número de serie y código de activación de cada uno.   Para proporcionar adecuadamente la información requerida durante el proceso de enlace, es importante distinguir a qué modalidad (normal, renta o demostrativa) pertenece cada certificado, lo cual se puede realizar a través de la leyenda que cada uno tenga impreso en la parte de "Producto" pudiendo ser: Sistemas Aspel-COI, Licencias de Usuarios Adicionales, Actualización del sistema o Actualizaciones de las licencias de usuarios adicionales.  

 
Manejo Para actualizar un sistema y enlazar una licencia de Usuarios Adicionales, se deberán realizar los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Acceder a la página aspel.com.mx/enlace Indicar el Número de Serie de tu sistema, la licencia de Usuarios Adicionales y sus correspondientes Códigos de Activación (CDAs) los cuales se encuentran en el Certificado de Autenticidad respectivo. En caso de actualización, proporcionar el(los) número(s) de serie de la versión anterior. Seleccionar la liga "Enlazar"

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5. 6. 7. 8. En cuanto se haya procesado la información, se presentará una página en la que se informará que el proceso se ha realizado exitosamente, en caso de no concluir exitosamente se recomienda intentarlo más tarde o bien comunicarse a Soporte Técnico. Si se adquirieron varias licencias de usuarios adicionales se tendrá que repetir del paso 1 al 6 por cada una de las licencias. Una vez que se enlazaron exitosamente todos los números de Serie de las Licencias de Usuarios Adicionales, deberás acceder al asistente de Activación del sistema Aspel para realizar el proceso de Activación correspondiente. Por ultimo deberás acceder en la PC Servidor a la opción "Servidor de licencias" del menú Utilerías, para indicar al sistema que ese equipo será el servidor de licencias, y con esto el sistema identifica el equipo que permitirá o negará el acceso a los usuarios de las estaciones de trabajo. Con esto ya puedes acceder a tu sistema con los usuarios adicionales que actualizaste y ya podrás trabajar en el sistema.

9.   Nota

En caso de no haber enlazado los usuarios adicionales antes de activar el sistema, deberás realizar los pasos para enlazar una licencia de usuarios adicionales mencionados anteriormente y ejecutar nuevamente el asistente de activación del sistema.  Procedimiento de Instalación

 
Esencial

 
Para el caso de las versiones en renta, si lo que requieres es incrementar el número de usuarios adicionales que pueden acceder concurrentemente al sistema, podrás adquirir tantos usuarios adicionales como necesites accediendo a aspel.com.mx y una vez adquiridos deberás ejecutar el proceso de activación del sistema para incrementar el número de usuarios permitidos en el programa. Para mayor información, consulta el tema "Contratación del servicio de renta ". Asistente para la activación del sistema  

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Servidor de licencias   Acceso
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Menú Utilerías, Servidor de licencias

  Qué es En esta ventana podrás indicarle al sistema que permita la conexión de usuarios simultáneos, lo que llamamos trabajo en Red. Manejo Para habilitar este servicio es requisito que el sistema se encuentre activado y se haya enlazado por lo menos una licencia de usuarios adicionales, de tal forma que se tengan habilitados para el número de serie los derechos para más de un usuario, recuerda que el paquete base proporciona solamente derechos para un usuario. Actualización y enlace de usuarios adicionales   Una vez realizado el proceso de enlace y activación del sistema para que reconozca los nuevos derechos de los usuarios adicionales, en el equipo servidor deberás acceder al menú Utilerías \ Servidor de licencias y seleccionar el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales". De esta forma le indicarás al sistema que permita el acceso concurrente a los usuarios que la licencia enlazada especifique.   Después de activar este servicio, será necesario finalizar la sesión del sistema para que al acceder nuevamente el programa detecte la nueva configuración. Una vez realizado esta operación las estaciones de trabajo podrán acceder al sistema y operar normalmente previa instalación de cada una de las estaciones de trabajo.   Es importante considerar que si deshabilitas el campo "Activar el servicio de licencias de usuarios adicionales", los usuarios que en ese momento estén conectados ya no podrán seguir trabajando en el sistema, suspendiéndose el servicio de conexión en red.

 
Ayuda del monitor de Licencias de Usuarios Aspel   Temas relacionados Actualización y enlace de usuarios adicionales Ayuda del Monitor de Licencias de Usuarios Aspel

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Administrador de períodos   Acceso  
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Menú Archivos, Administrador de períodos Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es   En este módulo se encuentran los períodos dados de alta en la empresa; dentro éste, podrás dar de alta un período, crear el siguiente, realizar traspaso de saldos así como asignar el manejador en que trabajará la base de datos del período, auditar o desauditar el período así como cambiar la ruta del período.   Las tareas que podrás realizar, son las siguientes:   Incorpora un período en el administrador Elimina el período del administrador Crear siguiente período Auditar o desauditar un período Iniciar una nueva contabilidad Traducción de archivos Control de archivos Generación de un respaldo Reinstalación del respaldo Configura la base de datos en el administrador de períodos Traspaso de saldos

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Crear nuevos períodos   Acceso
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Menú archivos, Administrador de períodos, con el botón

  Qué es Con esta opción tendrás la posibilidad de crear un siguiente período en base a los saldos finales del período anterior, crear una nueva contabilidad si es primera vez que instalas el sistema o vas a comenzar con un nuevo período en ceros; además de poder crear un período siempre y cuando no haya sido creado.   Manejo Selecciona la opción que mejor te convenga de las dos opciones que te ofrece la siguiente ventana:  

  Crea el siguiente período Iniciar nueva contabilidad Crear nuevos períodos   Temas relacionados Elimina el período del administrador Auditar o desauditar un período Traducción de archivos Control de archivos Generación de un respaldo Reinstalación del respaldo Configura la base de datos en el administrador de períodos Traspaso de saldos

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Iniciar nueva contabilidad   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, botón Desde la Barra de herramientas botón , botón

o menú flotante, opción Agregar un período o Alt + Ins

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  Qué es   Este proceso permite crear un nuevo período en un directorio para la contabilidad de la empresa. Si quieres agregar otra contabilidad, ésta será en un directorio diferente ya que el sistema no permitirá la creación.   Campos de este proceso Campo Período Ejercicio Selecciona el mes que quieres crear. Selecciona el año a que corresponderá el mes del período. Descripción

Directorio o alias Indica la ruta donde se va a crear el archivo del período.   Nota: La ruta deberá ser diferente ya que el sistema no dejará crear la base de datos para evitar incongruencias.   Manejo Una vez que hayas indicado la información del período a crear, al oprimir el botón Aceptar, comenzará la instalación automática de los catálogos; el sistema te mostrará la ventana de Creación del catálogo de cuentas, en donde se elige el tipo de catálogo de cuentas que necesitas:  
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Catálogo vacío (sin cuentas) Catálogo estándar general.- Contiene las cuentas que se emplean en la mayoría de las compañías, sin importar el giro al que pertenezcan. Catálogo de empresas manufactureras.- Ofrece cuentas indispensables para los procesos de fabricación. Catálogo para empresas comerciales.- Dentro de la estructura de sus Gastos de venta tiene cuentas como Fondo de ahorro, Viáticos, Comidas con el personal, Sueldos y salarios, Comisiones, Bonos, Gratificaciones, Cuotas al IMSS, etc Catálogo para empresas de servicios.- Este catálogo no cuenta con almacén de productos terminados. En sus Gastos de venta tiene cuentas como Honorarios a profesionistas, Honorarios de asesoría, Gastos de viaje, Gastos de representación, Boletos de avión, y otras. Catálogo para paquete demostrativo.- Este tipo de catálogo, es utilizado cuando el sistema es instalado en su paquete demostrativo, contiene las cuentas principales o las de mayor uso en las empresas.  

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Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El directorio o alias no existe o no Indica correctamente la ruta o alias donde se guardará el archivo de registro del corresponde al driver especificado período, si el campo se encuentra en blanco nos mandará este mensaje. Ya existe una base de datos válida Debes seleccionar otra ruta, tal que el directorio o alias no tenga alguna base de en este período o alias. No se datos. puede continuar con el proceso.   Temas relacionados Incorpora un período en el administrador

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Elimina el período del administrador Crear siguiente período Auditar o desauditar un período Traducción de archivos Control de archivos Generación de un respaldo Reinstalación del respaldo Traspaso de saldos

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Elimina el período del administrador   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, botón Desde la Barra de herramientas, con el botón o menú flotante opción Borra períodos Alt+Del

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  Qué es Este procedimiento elimina el período sólo del administrador de períodos, de modos que físicamente todavía se encuentra en el directorio donde se creó el período.     Manejo Selecciona el período que deseas eliminar y con un clic al botón se desplegará una ventana en donde se advierte que sólo se eliminará la referencia el período e el administrador pero que los datos permanecen en la base de datos. Si quieres recuperar el período necesitas ejecutar el proceso de Incorporar un período en el Administrador de períodos.   Temas relacionados Incorpora un período en el administrador Crear siguiente período Auditar o desauditar un período Iniciar una nueva contabilidad Traducción de archivos Control de archivos Generación de un respaldo Reinstalación del respaldo Traspaso de saldos

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Auditar /desauditar período   Acceso
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Desde la Barra de herramientas con el botón

o desde el menú flotante, opción Auditar / Desauditar período

  Qué es Este proceso audita el período de modo que no puedas realizar las operaciones básicas de la consulta de Cuentas, Cuentas departamentales, Pólizas, Activos   Podrás realizar consultas a las cuentas, pólizas, activos, balanza de comprobación, control, de archivos, etc., siempre y cuando no afecte a las tablas principales. Para poder desauditar el período deberás entrar al módulo de Administración de períodos y abrir el período con la tecla F5, el botón o la opción auditar/Desauditar período desde el menú flotante.   Temas relacionados Incorpora un período en el administrador Elimina el período del administrador Crear siguiente período Iniciar una nueva contabilidad Traducción de archivos Control de archivos Generación de un respaldo Reinstalación del respaldo Traspaso de saldos

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Control de archivos   Escoge el tema a consultar:   Para qué sirve esta función Diagnóstico de archivos Verifica tus registros Creación de archivos Recuperación de archivos Regeneración de índices Instalación automática Avanzado Conversión

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Asistente para la configuración de Aspel-COI 5.7   Acceso
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Menú Utilerías, Traducción de archivos Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

Al acceder al sistema en el directorio indicado se detecta una base de datos de otra versión, te dará la opción de manera automática para que realices esta operación (traducción en línea). Menú Archivos, Administrador de períodos, botón

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  Qué es El objetivo de este asistente, es ayudarte a traducir la información contable definida en versiones anteriores (Aspel - COI 3.x y 4.0) para que esta pueda ser leída por la versión 5.7. Te recomendamos que ejecutes este proceso antes de capturar movimientos, para que no se sobrescriba la información anteriormente capturada. Podrás traducir los archivos de datos, los parámetros del sistema y los perfiles del usuario.   Nota Para la versión 5.0 no se necesitará traducir la base de datos, basta con indicar el directorio donde se encuentra la base de datos de Aspel COI 5.0.   Traducción en línea Si el asistente de traducción se está ejecutando al momento de acceder el sistema (ver especificación en la sección "Acceso"), se propone sólo la traducción de parámetros, por lo que para traducir los datos o los perfiles del usuario, deberás ejecutar el asistente desde el menú Utilerías especificando dicha traducción.   Cuando utilizas la Traducción en línea sólo podrás traducir los parámetros de la empresa con la que iniciaste, es decir, el sistema automáticamente verificará que en la versión anterior exista el mismo número de empresa donde tomará la información de los parámetros. Si ejecutas el proceso desde el menú Utilerías o Administrador de períodos, se enlistan todas las empresas dadas de alta en la versión anterior y deberás indicar la empresa de la que se tomarán los datos para esta empresa y/o versión.   Se recomienda que antes de ejecutar este proceso realices lo siguiente:
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La recuperación de archivos y regeneración de índices de todos los archivos en la versión en la cual vas a traducir. El respaldo de los archivos que vas a traducir. Revisa que tengas espacio suficiente en tu disco, mismo que ocupará la información traducida. Una vez revisado lo anterior, ejecuta este proceso.

  Nota Este proceso de traducción también lo podrás realizar desde el Asistente para la configuración de Aspel - COI 5.7 desde el menú Configuración, agregar empresa al seleccionar Actualizar empresa de la versión Aspel - COI 3.x, 4.0   Manejo   Este asistente consta de varios pasos los cuales veremos a continuación: Que deseas traducir? Selección del directorio Selecciona empresa a traducir Traducción de los parámetros del sistema Traducción de datos Traducción de perfiles

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Generación del respaldo de archivos   Acceso
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Menú Utilerías, Respaldo de archivos, Generación del respaldo Desde el administrador de períodos, con el botón Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Esta opción sirve para copiar tus archivos de trabajo a otros dispositivos, como un disquete o en CD en la unidad de tu computadora, o al mismo disco duro, en otro directorio.   El asistente creará un archivo "ZIP" con el nombre que le proporciones al sistema, este archivo contendrá uno o más archivos con la extensión .ZIP que a su vez contendrán los archivos con los datos que se quieren respaldar.   Esta operación te permite contar con un antecedente de todos los movimientos que se efectuaron para que, en caso de que algún archivo se dañe definitivamente, puedas restablecerlo en tu directorio de trabajo. Nota: Para que el respaldo que generes funcione correctamente es necesario que los archivos de datos y de índices sean respaldados.   Manejo La ventana que se presenta es la siguiente:

  El procedimiento es muy sencillo: 1. Anota los campos que te solicita esta ventana en su parte superior, sin olvidar el nombre que llevará tu respaldo. 2. Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel - COI 5.7 te da varias opciones: Mis datos Respalda todos tus archivos de datos, incluyendo los índices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos.

Archivos de configuración Esta opción te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuración del sistema y datos de tu empresa. Perfiles de usuario Esta opción te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel.

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Comprobantes fiscales digitales INFOWEB   Oprime el botón Respaldar para que tu información quede grabada.   Campos de este proceso Campo Detalles de instalación de Aspel - COI 5.70 Ruta de instalación Ruta de datos Ruta de comunes Ruta donde se encuentra instalado Aspel - COI 5.70 Ruta donde se encuentran las bases de datos con que estás trabajando. Descripción Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.

Esta opción te permite respaldar todos los archivos y configuración de tus cuentas y espacios en Internet para la publicación de tus documentos.

archivos Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes.

Detalle del respaldo Directorio destino Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se depositará la información de tu empresa. Por razones de seguridad NO debes guardar el respaldo en el mismo lugar en el que están tus datos originales. Anota el nombre que llevará el respaldo, el sistema lo guarda en un archivo comprimido con extensión .zip. Te recomendamos que utilices las terminaciones para indicar el número de la empresa registrada en tu sistema, por ejemplo: R-140902E01, donde puedes indicar que es un respaldo de la contabilidad del 14 de septiembre del 2002, de la empresa 01.

Nombre del archivo

  Proteger con contraseña Contraseña Confirmar ¿Qué quieres respaldar? Si quieres que tu respaldo sea protegido con una contraseña deberás activar esta opción al igual que deberás escribir una clave. Vuelve a escribir la contraseña para confirmar que has escrito bien la contraseña. Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar.

Máscara para nombre Esta máscara sirve para poder respaldar sólo algunos archivos de acuerdo al contenido de cada de archivo uno de los datos a respaldar, por ejemplo: Quiero respaldar todos los archivos que tengan el nombre contab010205, para esto deberás poner contab010205.*, para que tome los archivos con este y nombre y la extensión de diferente tipo; también podrás buscar otros archivos con los caracteres ? para sustituir una letra o un * para sustituir uno o más caracteres. Si quieres que tome todos los archivos puedes poner *.* o dejar en blanco el campo máscara; este manejo también se aplica para Perfiles de usuario, Comprobantes Fiscales digitales e Infoweb. Para respaldar archivos específicos de configuración deberás escribirlos como * o ? para seleccionar uno o más caracteres pero con las extensiones .coi, .xml, .ver, .inf o .ini.   Nota: Si escribes el nombre del archivo completo, es decir Empresa01.coi, sólo tomará en cuenta ese archivo de ese módulo, en este caso Archivos de configuración, y el sistema lo tomará en cuenta.   Nota Es necesario que interrumpas la operación de todos los usuarios conectados al sistema hasta que se termine de elaborar el respaldo, ya que, si otra persona está trabajando con un archivo y trata de hacerle afectaciones mientras se está respaldando, el sistema indicará que el archivo No existe. Para el caso de base de datos, sólo se podrá respaldar cuando se encuentre estructurada en los formatos locales, es decir nativos (paradox, Dbase, etc, ).

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  Problemas / Soluciones PROBLEMAS La ruta o directorio destino no es válido. Ya existe un archivo con ese nombre. ¿Está seguro que desea remplazarlo? El nombre proporcionado para el archivo de respaldo no es válido. Las contraseñas ingresadas no coinciden.   Tema relacionado Recuperación de archivos SOLUCIONES Escribe correctamente la ruta donde se guardará el archivo de respaldo, de lo contrario si no existe el directorio se originará este error. Si el nombre que ingresas para el respaldo coincide con un respaldo ya existente el asistente lo indicará. Escribe un nombre diferente de lo contrario lo sobrescribirá. Si no ingresas ningún nombre para el respaldo el asistente lo indicará y proporcionará un nombre por omisión para el respaldo. Si el respaldo va ha protegerse con contraseña e ingresa dos contraseñas diferentes el asistente marca un error.

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Reinstalación de respaldo   Acceso
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Menú Utilerías, Respaldo de archivos, Reinstalación de respaldo. Administrador de períodos, con el botón Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Utiliza esta opción si tu base de datos se daño, utiliza tu respaldo para reinstalar y/o recuperar tu información. Por eso es muy importante que realices respaldos diariamente.   El procedimiento es muy sencillo:   1. Selecciona el archivo de respaldo que vayas a reinstalar. Selecciona el tipo de información que vayas a respaldar, para este caso Aspel - COI 5.7  te da varias opciones:

  Mis datos Archivos de configuración Perfiles de usuario Comprobantes fiscales digitales INFOWEB DAC   Oprime el botón Restaurar para que tu información se instale. Recupera todos tus archivos de datos, incluyendo los índices y en general todos los archivos contenidos en el directorio de datos. Esta opción te permite respaldar todos tus archivos donde se encuentra almacenada la configuración del sistema y datos de tu empresa. Esta opción te permite respaldar los archivos relacionados con todos los perfiles de usuario definidos para tus sistemas Aspel. Te permite respaldar tus Comprobantes Fiscales Digitales.

Esta opción te permite respaldar todos los archivos y configuración de tus cuentas y espacios en Internet para la publicación de tus documentos. Esta opción te permite restaurar tus archivos de configuración del DAC.

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  Campos de este proceso Campo Detalles de instalación de Aspel-COI5.7 Ruta de instalación Ruta de datos Ruta donde se encuentra instalado Aspel - COI 5.70 Descripción

Ruta donde se encuentra la base de datos con que estás trabajando. Es importante que tomes en cuenta que en la ruta seleccionada en este campo se bajará el respaldo al iniciar el proceso de reinstalación.

Ruta de archivos Ruta donde se encuentra la carpeta de archivos comunes. comunes Respaldo a restaurar Directorio origen Anota la ruta del dispositivo y lugar donde se encuentra el archivo de respaldo con extensión .ZIP Respaldo protegido con contraseña Contraseña Si el archivo a reinstalar tiene contraseña, deberás escribirla, de lo contrario no podrás realizar el proceso de reinstalación.

¿Qué quieres Selecciona los datos que vas a necesitar respaldar. Al seleccionar el respaldo, el sistema detecta los restaurar? archivos que se encuentran en el respaldo y se habilitarán en la parte de los datos que se quieren restaurar. Nota Cuando en el directorio de trabajo tienes creados al menos un período, posteriormente de la reinstalación de un respaldo, la regeneración no será automática y por lo tanto deberás hacerlo manualmente desde el Administrador de períodos con el botón .

Te sugerimos que la reinstalación de un respaldo lo hagas en un directorio vacío para evitar problemas en el proceso y que se pierdan datos.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El archivo de respaldo no contiene la Si el archivo que seleccionó no fue creado con el asistente o si es uno de los archivos zip’s información necesaria para ser restaurado que se encuentran dentro de un archivo de respaldo creado por el asistente; no se podrá por este asistente. restaurar dicho respaldo y el asistente lo indicará. El archivo de respaldo no existe. Verifique la ruta y el nombre. No se restauró el respaldo debido a que la contraseña ingresada es incorrecta. Verifica que la ruta o el nombre del archivo estén correctamente escritos de lo contrario el sistema mandará este error. Escribe correctamente la contraseña que le asignaste al archivo de lo contrario no podrás restaurarlo.

Es necesario introducir la contraseña para Escribe la contraseña que fue asignada a este archivo de respaldo, si no ingresas alguna restaurar el respaldo. contraseña y dejas el espacio en blanco, no podrás restaurarlo.

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Configura la base de datos   Acceso
l

Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón

botón Avanzado

  Qué es Este proceso permite establecer el tipo de manejador de base de datos que manejarás en la empresa en el sistema así como el directorio donde se encuentran los datos para el manejo de la misma. Por omisión el sistema maneja base de datos en Paradox por lo que al crear una nueva contabilidad ésta se creará en Paradox. Si necesitas manejar la base de datos en un manejador diferente lo podrás hacer con este proceso.   Esencial
l l

Se sugiere que sólo una vez realices este proceso ya que puedes dañar la base de datos. También se sugiere que manejes un solo manejador, es decir, si tiene varias bases de datos y éstas están en Paradox, Dbase, u otro, debes unificar éstas.

  Campos de este proceso Campo Driver Directorio de trabajo o Alias   Temas relacionados Conversión Iniciar nueva contabilidad Descripción Selecciona el manejador de base de datos que quieres configurar. Selecciona la ruta donde se encuentra la base de datos.

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Regenera el archivo del Administrador de períodos   Acceso
l

Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón

  Qué es Este proceso regenera el archivo del administrador de períodos.

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¿Qué deseas traducir?   Qué es Mediante este asistente podrás traducir fácilmente los parámetros generales así como sus datos y perfiles de usuarios.   La ventana que se despliega es la siguiente:  

  Campos de este proceso Campo Descripción

Parámetros de Activa este campo si deseas traducir los parámetros de configuración definidos en la versión anterior. la empresa Nota Es recomendable que para que la estructura de las tablas de cuentas se genere correctamente al momento de traducir los datos, es necesario traducir conjuntamente los parámetros del sistema, ya que el proceso de traducción necesita los niveles de cuenta para que no se generen incongruencias. Si la traducción se hace en línea antes de traducir deberás establecer los niveles correspondientes en los parámetros de COI. Archivos de datos Este proceso actualiza los archivos de datos de la versión anterior de Aspel - COI, con los de Aspel - COI 5.7. Es necesario que tus archivos no se estén utilizando. Antes de empezar la traducción, es recomendable tener un respaldo de la información.  Recuerda que sólo necesitarás realizar la traducción, si eres usuario de Aspel-COI 4.0 o menor a ésta. La activación de este campo traducirá los perfiles de usuario, de manera automática y transparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el archivo no esté siendo utilizado, por algún usuario en la versión anterior.

Perfiles del usuario  

Al terminar de seleccionar lo que se traducirá, oprime el botón siguiente para seleccionar la nueva opción.   Tema relacionado Asistente para la configuración de Aspel - COI 5.7  

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Selección del directorio   Qué es Selecciona el directorio de donde se tomarán los archivos de datos, parámetros o perfiles según corresponda, para realizar la traducción de los mismos, los cuales fueron generados desde versiones anteriores. Se entiende como versiones anteriores válidas, la versión 3.x y 4.0 de Aspel - COI.   La ventana que se despliega es la siguiente:  

  Manejo Debes indicar la ruta  y versión que vas a traducir para poder comenzar a trabajar.   Campos de este proceso Campo Versión a traducir Descripción Selecciona la versión de Aspel - COI que deseas traducir.

Ruta donde está instalado Selecciona el directorio donde está instalado Aspel-COI. Se podrán traducir las versiones 3.x Aspel - COI 3.X ó 4.0 y 4.0 de Aspel - COI.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

No existe una instalación de Es indispensable que la ruta indicada en "Ruta donde está instalado Aspel - COI 3.x ó 4.0 " COI en la ruta especificada. corresponda o contenga la versión de Aspel - COI, ya que con este dato se basará el asistente para configurar la nueva versión (5.7).   Tema relacionado Asistente para la configuración de Aspel - COI 5.7  

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Selecciona la empresa que deseas traducir Qué es En este apartado seleccionarás la empresa que quieres traducir, para que el traductor actualice los datos a la nueva empresa, por ejemplo, se podrán traducir los perfiles, parámetros y datos de la empresa 5 a la empresa 2, por lo que también el número de empresa se actualizará.

 

Nota Si la empresa que estás traduciendo difiere del número de empresa a la actual, al traducir en línea, el sistema no podrá traducir los archivos. El sistema no reconoce la empresa, por lo que te sugiere crear una nueva contabilidad en un directorio diferente. Para continuar con la configuración, selecciona el botón "Siguiente" y sigue el orden de los pasos.   Tema relacionado Asistente para la configuración de Aspel - COI 5.7  

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Traducción de los parámetros del sistema   Qué es En este paso se traducirán los parámetros del sistema definidos en la versión anterior. Para consultar y/o modificar los parámetros, selecciona el botón "Configurar". En este proceso podrás modificar la razón social y demás datos de la misma en la traducción de archivos o puedes modificarlos después en Menú Configuración / Datos de la empresa, botón cambios.   Nota La razón social de la empresa no se podrá modificar en el caso que estés manejando una versión demostrativa o educativa, se tendrá que activar el sistema para poder modificar este dato.   Manejo La ventana de este paso es la siguiente:

  En términos generales podrás configurar lo siguiente: Cuentas Póliza Activos Multimoneda   Nota Los parámetros mostrados en este proceso son los definidos en la versión anterior, los parámetros nuevos para la versión de Aspel COI 5.7 ( Traspaso automático y Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas), estarán inactivos, con la opción de poder activarlos si así se requiere.   Hay que tomar en cuenta que si en la versión anterior se tenían definidos los parámetros de Activos y Cuenta de cuadre, las cuentas correspondientes a estos parámetros no se mostrarán, dado que el proceso de traducción sólo lee el archivo empresa de la versión anterior, y la información de estos parámetros se guarda en un archivo distinto; por lo que se tendrán que definir nuevamente dichas cuentas.

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Traducción de datos   Qué es Este proceso actualiza los archivos de datos de la versión Aspel - COI anterior, con los de Aspel - COI 5.7. Es necesario que tus archivos no se estén utilizando. Antes de actualizar es recomendable tener un respaldo de la información. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que realices un respaldo de los archivos de datos, asegurándote que no contengan errores los archivos de datos ni los de índices; para verificar la integridad de los mismos ejecuta los procesos de Recuperación de archivos y Regeneración de índices desde la versión donde se crearon.   La ventana que se despliega es la siguiente:  

  Campos de este proceso Campo Directorio de datos fuente Período Desde/Hasta Directorio de datos destino   Problemas / Soluciones PROBLEMAS "Debes proporcionar la ruta del directorio fuente y destino".   Tema relacionado Asistente para la configuración de Aspel - COI 5.7   SOLUCIONES Para que se realice la traducción de archivos, se debe proporcionar tanto la ruta donde se encuentran los datos a traducir, así como la ruta donde se depositarán los datos ya traducidos. Descripción Indica la ruta del directorio donde se localizan los datos a traducir. Es decir, los generados en la versión anterior y de la cual se tomará toda la información para empezar a trabajar con esta nueva versión de Aspel - COI. A través de estos campos podrás traducir la información de un mes, de varios meses y hasta de varios años. Indica las fechas respetando el formato y verificando que no estás dejando a un lado ningún período. Especifica la unidad de disco y trayectoria en la que se depositarán los datos traducidos. Por seguridad, no es conveniente que esta ruta sea igual a la del Directorio fuente.

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Traducción de perfiles   Qué es Este paso Traducirá los perfiles de usuario, de manera automática y transparente. Antes de llevar a cabo este proceso te recomendamos que el archivo no esté siendo utilizado, por algún usuario en la versión anterior.   La ventana que se despliega es la siguiente:  

  Botones de este proceso Botón Configurar Descripción Este botón despliega la ventana de Perfiles del usuario, con el fin de verificar o dar de alta los usuarios que podrán acceder al sistema, así como asignar el perfil de los mismos. Si previamente ya habías dado de alta usuarios, al momento de efectuar la traducción de perfiles, el archivo de éstos se sobrescribirá con la información proveniente de dicha traducción.

Traducción de perfiles ventana   Nota Los usuarios que estén dados de alta en el sistema podrán quedarse con la misma configuración o se puede cambiar su configuración por nuevos usuarios o asignarle un perfil diferente al que ya tenían. Una vez concluido este paso, se dará por terminada la traducción de tu empresa.   Temas relacionados Asistente para la configuración de Aspel - COI 5.7 Perfiles de usuario

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Parámetros del sistema   Acceso
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Menú Configuración, Parámetros del sistema

  Qué es Los parámetros del sistema son las modalidades de operación con las que trabaja tu programa, las cuales puedes modificar para una operación más adecuada a tus necesidades (tu sistema viene configurado con algunas modalidades de operación básicas, las cuales se adaptan al manejo común de las empresas mexicanas, pero puedes modificarlas). Estos parámetros afectan directamente a la constitución y funcionamiento de los catálogos de Cuentas, Cuentas departamentales, Pólizas, Histórico de tipos de cambio y Catálogo de Monedas. Es decir que, cualquier modificación, repercutirá directamente en los resultados de tu contabilidad. La ventana de esta opción muestra a estos parámetros agrupados en las siguientes carpetas Datos de la empresa Cuentas Pólizas Activos Multimoneda Fiscal

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Parámetros Datos de la empresa   Acceso
l

Menú Configuración, Parámetros del sistema, Datos de la empresa

  Que es Aquí se muestra y configuras la información de los datos de la empresa, es decir los datos generales como ubicación, R.F.C, clave maestra, etc. con la que el sistema se registró.   Campos Campo No. de empresa No. de serie Razón social Descripción Muestra el número de empresa con la que estás trabajando, este campo no se modifica. Muestra el número de serie con el que diste de alta el sistema. Escribe el nombre o razón social de la empresa a registrar. La razón social que se registre como Empresa 1 será la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre él. Anota la ubicación de la empresa. Anota la ubicación geográfica de la empresa. Este dato será impreso en diversos reportes, la cual hará tus listados aún más completos. Este dato será impreso en diversos reportes, la cual hará tus listados aún más completos.

Dirección Población R.F.C. Registro estatal   Temas relacionados

Parámetros de Cuentas Parámetros de Pólizas Parámetros de Activos Parámetros Multimoneda Parámetros Fiscal

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Parámetros de Cuentas   Acceso
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Menú Configuración, Parámetros del sistema, Cuentas

  Campos Campo Dígitos por nivel Descripción Por omisión el sistema configura 4 dígitos para el primer nivel y para el segundo y tercer niveles de 3 dígitos.   Es importante que esta definición de dígitos se realice antes de iniciar la operación del sistema, esto a fin de evitar problemas originados por el cambio en la organización de tus cuentas.   La definición de un catálogo estándar o propio de tu empresa debe hacerse al principio de operación, a fin de evitar problemas originados por el cambio en la organización de tus cuentas. Captura de cuentas Cuentas con guión Activado
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Separa las cuentas por niveles añadiéndoles un guión. Este manejo es automático ya que genera las separaciones aún cuando tú teclees únicamente los números. Al momento de capturar tus cuentas no necesitas teclear los ceros a la izquierda a partir de un guión, pudiendo capturar la cuenta 0010-002-00144 como 10-2-14

Desactivado
l l

Las cuentas aparecen sin guiones. En la captura de cuentas, deberás teclear todos los dígitos que tengan éstas.

Captura de saldo inicial

Activado
l

Te permite indicar el saldo inicial de una cuenta. Además de los saldos iniciales, también podrás modificar la naturaleza de la cuenta definida por omisión por el sistema.

Desactivado
l

No podrás capturar los saldos iniciales de tus cuentas al momento de darlas de alta. Sólo podrás afectarlas con una póliza de apertura, para evitar cualquier tipo de descuadre.

  Nota: Como es sabido, es más recomendable la alimentación de saldos de las cuentas utilizando pólizas. Alta en traspasos Activado
l

Al momento de hacer un traspaso de saldos, el sistema dará de alta automáticamente las cuentas que no existan en los períodos subsecuentes.

Desactivado
l

Cuando efectúes un traspaso de saldos, el sistema no agregará las cuentas que no existan al catálogo de cuentas del período destino.

  Repercusiones - Posible problema Puede ocurrir que, después de haber creado los períodos de marzo, abril y mayo (por ejemplo), des de alta una cuenta en febrero, pero con el mismo número de una cuenta ya creada. Entonces, cuando hagas el traspaso de saldos de febrero a los demás meses, habrás mezclado los saldos de dos conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de dar de alta una cuenta en un mes anterior, revises tu catálogo de cuentas actual.  

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Traspaso de saldos   Traspaso automático Activado
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El sistema hará un traspaso automático para los períodos subsecuentes cuando se modifique una póliza en sus partidas, después de contabilizar una póliza, al dar de baja una póliza, al correr el proceso de integración de pólizas, al correr el proceso de contabilización, al modificar el saldo inicial de la cuenta o al dar de alta una cuenta y cuenta departamental.

  Nota: Cuando se realiza alguno de los movimientos antes mencionados, al momento de cerrar la ventana del Catálogo el sistema te advertirá del avance del traspaso de los saldos mediante una barra de avance del proceso.

   
Desactivado
l

Cuando efectúes un movimiento en los casos mencionados anteriormente, el traspaso automático no se realizará.

  Repercusiones - Posible problema
l

Puede ocurrir que, después de haber creado el período de marzo, abril y mayo (por ejemplo), des de alta una cuenta en febrero, pero con el mismo número de una cuenta ya creada. Entonces, cuando esté activo el parámetro Traspaso automático, habrás mezclado los saldos de dos conceptos distintos. Por ello, se te recomienda que antes de dar de alta una cuenta en un mes anterior, revises tu catálogo de cuentas actual. También se aplica para las cuentas departamentales y p lizas en caso de que su clave sea la misma. Cuando se ejecute el Borrado de movimientos en un período anterior al de trabajo, el sistema no realizará el Traspaso automático y se deberá correr el proceso de traspaso de saldos.

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Manejo de departamentos

Activado
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Puedes clasificar alguna o todas tus cuentas por centros de costo o departamentos, es decir, pudiendo conocer el detalle de los ingresos o egresos por el área de tu empresa que los generó. Para asignar departamentos a las cuentas contables, primero debes dar de alta tu catálogo de Departamentos, puedes dar de alta un saldo inicial departamental para cada cuenta.

l

Desactivado
l l

No tomará en cuenta las Cuentas departamentales. Se deshabilitarán los catálogos de cuentas departamentales, departamentos y balanza de comprobación con departamentos.

Base de datos   Nota

Con el botón de configuración seleccionas la ruta de la base de datos que manejará el sistema, para mayor información de este manejo dirígete al tema Configura la base de datos

Si ya realizaste la activación de tu sistema los datos proporcionados desde dicho proceso serán los que se sugieran en estos campos.   Temas relacionados Datos de la empresa Parámetros de pólizas Parámetros de Activos Parámetros multimoneda Parámetros Fiscal  

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Parámetros de Pólizas   Acceso
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Menú Configuración, Parámetros del sistema, Pólizas

  Campos Campo Tipos de póliza Descripción
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Puedes definir hasta 12 clasificaciones distintas para tus pólizas. Las tres primeras son las más comunes: de diario (Dr), de Ingresos (Ig) y de Egresos (Eg).

  Repercusiones Al clasificar tus pólizas por tipo, podrás realizar consultas más rápidas y delimitar el reporte de Diario general. Captura de pólizas Número secuencial   Activado
l

Si sólo está activo el parámetro número secuencial, al dar de alta una póliza automáticamente se le asignará un número consecutivo considerando el tipo de p liza; esto es, si la última póliza registrada para el tipo Ingresos corresponde al número 16, al agregar otra de este mismo tipo, el folio asignado será el número 17. En la captura de las pólizas este campo no podrá modificarse.

l

Desactivado
l l

Puedes indicar manualmente el número de una nueva póliza. Mientras esté desactivado este campo y el de folio único podrás asignar un folio alfanumérico.

Folio único

Este campo no estará disponible si no está habilitada la opción "Número secuencial" Activado
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Al dar de alta una nueva póliza, el sistema asignará un número de póliza sin importar el tipo al que pertenezca, es decir consecutivo. Si está activado el parámetro "Folio único", al dar de alta una póliza automáticamente se le asignará un número consecutivo sin importar el tipo de póliza; esto es, si la última póliza para el tipo Ingresos corresponde al número 1 al agregar otra pero de tipo egresos, el folio asignado será el número 2, y así sucesivamente sin importar el tipo de póliza.

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Desactivado
l

El folio o número de póliza se asignará de acuerdo al estado en que se encuentre el parámetro número secuencial.

Sin decimales

Activado El sistema no considerará los decimales capturados en las pólizas en los diferentes cálculos y procesos que realiza.

 
Desactivado
l

El sistema permite capturar cantidades decimales en la póliza, tanto en la columna DEBE como el HABER, donde podrás capturar hasta 15 dígitos incluyendo el punto decimal.

Nota: Si el manejo es mayor de 12 enteros y dos decimales, el sistema puede presentar imprecisiones en los cálculos.   Mes de ajuste (13) Activado

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Mes de ajuste (13) Si tu mes de cierre fiscal es en diciembre, al momento de crear el siguiente período, se creará un mes de Ajuste (Mes 13), en el cual podrás hacer pólizas de ajuste o registrar la póliza de cierre del ejercicio sin que se mezcle la información del último mes capturado. Nota: Si indicas que el mes de cierre fiscal es junio, con este parámetro activado el sistema creará el mes 13 antes del mes de julio.   Auxiliares por fecha Activado
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En la consulta e impresión de los Auxiliares mensuales y anuales, las pólizas se ordenarán por fecha.

Desactivado
l

Las pólizas se presentarán organizadas por tipo y número de póliza.

Contabilizar en línea

Activado
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Al grabar las pólizas, el sistema afectará automáticamente los saldos de las cuentas que se están utilizando.

Desactivado
l

Al grabar una póliza, no se afectarán los saldos de las cuentas correspondientes. Para actualizarlos, deberás ejecutar el proceso de Contabilización.

NOTA: Para ejecutar el proceso de Contabilización se requiere que esté desactivado este parámetro. Ver: Contabilización Alta de cuentas en pólizas Cuadrar pólizas Automáticamente Te permite dar de alta cuentas a dicho catálogo al momento de capturar una p liza (siempre y cuando las cuentas sean de detalle) Con este parámetro de configuración y la cuenta de cuadre definida, podrás cuadrar una póliza automáticamente. Esta cuenta es útil para saldar una póliza automáticamente, en caso de que no se hayan terminado de capturar todos sus registros, si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, ésta será grabada con el estatus de "Pendiente" y se observará en la consulta de pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla fácilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Alta de pólizas Botones de la ventana de la captura de pólizas Consulta de pólizas Cuenta de cuadre. Especifica la cuenta que le servirá al sistema para cuadrar las pólizas. Esta cuenta deberá ser de detalle. Con el botón o F2, podrás seleccionar de la consulta de cuentas, la cuenta que servirá como cuenta de cuadre al capturar una póliza.

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  Mes de cierre fiscal
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Escribe aquí el mes en el que se efectuará el cierre fiscal de tu empresa, donde casi siempre es el mes de diciembre. Este parámetro está relacionado con la operación del mes de ajuste explicado anteriormente. Si señalaste que trabajarás con el mes de ajuste y el mes de cierre fiscal corresponde a diciembre, entonces el mes 13 se ubicará entre diciembre y enero. Pero, si el mes de cierre es junio, entonces el sistema localizará el mes de ajuste entre junio y julio.

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  Temas relacionados Consulta de auxiliares Consulta de saldos históricos Reporte de auxiliares Reporte del libro mayor Parámetros de Activos Parámetros multimoneda Parámetros Fiscal

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Parámetros de Activos   Acceso
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Menú Configuración, Parámetros del sistema, Activos

  Qué es Al configurar la cuenta contable, el sistema te proporcionara en la partida correspondiente, en la póliza de activos.   Campo Cuenta Banco Descripción En este campo deberás indicar la cuenta contable que el sistema sugerirá en la partida correspondiente a Banco, en la póliza de alta de activos. Puedes utilizar la tecla F2 o el botón Cuenta IVA para seleccionar la cuenta en del catálogo.

En este campo deberás indicar la cuenta contable que el sistema sugerirá en la partida correspondiente a IVA, en la póliza de alta de activos. Puedes utilizar la tecla F2 o el botón para seleccionar la cuenta en del catálogo.

  Temas relacionados Parámetros Datos de la empresa Parámetros de Cuentas Parámetros de Pólizas Parámetros Multimoneda Parámetros Fiscal  

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Parámetros Multimoneda   Acceso
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Menú Configuración, Parámetros del sistema, Multimoneda

  Campos Campo Trabajar con monedas extranjeras Descripción Al activar este parámetro indicas al sistema que vas a trabajar con multimoneda y se activarán los campos correspondientes a dicho manejo: Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa: Puedes indicar que cada vez que entres al sistema se presente el Historial de tipos de cambio para almacenar el tipo de cambio del día. Proponer tipo de cambio en la captura de pólizas: Si quieres que al momento de capturar pólizas te sugiera el tipo de cambio registrado en el Historial de tipos de cambio. Convertir montos de moneda extranjera en captura de pólizas. Al momento de capturar la póliza si se elige una cuenta que maneje moneda extranjera, los montos que se capturen se convertirán en la moneda base.   Repercusiones Tendrás que dar de alta las monedas a manejar en tu contabilidad e indicar cual será el tipo de cambio que se manejará en el día de trabajo, también deberás almacenar en el Historial de tipos de cambio, el tipo de cambio para cada una de las monedas a manejar.   Temas relacionados Manejo de multimoneda Histórico de tipos de cambio Parámetros Datos de la empresa Parámetros de Cuentas Parámetros de Pólizas Parámetros de Activos Parámetros Fiscal

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Parámetros Fiscal   Acceso
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Menú Configuración, Parámetros del sistema, Fiscal

  Manejo   Campos de este proceso     Campo Tasa de default   Descripción IVA Es la tasa  por omisión con la que el sistema calculará los impuestos tanto "Para operaciones con terceros" como  "Para  Ingresos IETU" y se podrá definir una tasa de IVA  por cada opción: Tasa de IVA general, Tasa de IVA fronterizo, Tasa cero o Exento. Desglose de ingresos Captura de operaciones con terceros  En el módulo de pólizas cuando se capture una cuenta que esté configurada para trabajar con operaciones con terceros e ingresos IETU la ventana de la captura del desglose de impuestos, se desplegará con las cantidades calculadas en la columnas en donde se haya definido la tasa, de acuerdo a lo que se haya definido en los parámetros. Nota:Si se indica en este campo una tasa del 0% o Exento, en la captura de operaciones con terceros y IETU las columnas se mostrarán en ceros. Montos incluyen - En Operaciones con terceros. Selecciona este parámetro si el monto de la operación manejado en el impuestos desglose de operaciones con terceros, ya tiene el impuesto incluido. Si este parámetro esta deshabilitado, significa que el monto de la operación no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos será igual al monto de la operación.   Revisa en el tema: Captura de operaciones con terceros como se interpreta y aplica este parámetro.   -En Ingresos IETU. Selecciona este parámetro si el monto de la operación manejado en el desglose de operaciones con IETU, ya tiene el impuesto incluido.   Si este parámetro esta deshabilitado, significa que el monto de la operación no tiene el impuesto incluido y la cantidad mostrada para el valor de los actos será igual al monto de la operación.   Revisa en el tema: Desglose de ingresos como se interpreta y aplica este parámetro.   . Sugerir últimos Estos parámetros sirven para definir que tasa por omisión se tomará para la captura del DIOT o el IETU. datos de   impuestos Operaciones con terceros.- Este parámetro tiene tres posibles valores: utilizados en captura para l RFC de terceros.- Indica al sistema que será el RFC de terceros el campo que utilice para almacenar la información de Tasa IVA default, Montos con IVA, % retención de IVA y %retención del ISR y que con estos hará los cálculos automáticos en subsecuentes capturas que utilicen en ese mismo RFC.

Para operaciones con terceros/Para Ingresos IETU

 
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Cuentas definidas para DIOT.- Indica que deberá almacenar la información de tasa de IVA por omisión, montos con IVA, % retención de IVA, %retención del ISR en la cuenta de terceros, para que así en la siguiente captura hacia esta cuenta de terceros el sistema pueda hacer los cálculos automáticos de desglose de IVA, IVA retenido, ISR retenido. No sugerir.- Indica al sistema que operará normalmente, es decir, el sistema no almacena ninguna información adicional a la que actualmente se graba.

 
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Ingresos  IETU.- Este parámetro tiene dos posibles opciones:
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No sugerir.- El sistema operará normalmente, es decir, el sistema no almacena ninguna información adicional a la que actualmente se graba. Cuentas definidas para IETU.- El sistema llevará el cálculo de los porcentajes de impuesto basados en una captura anterior del IETU y se grabará asociado a la cuenta para el control del IETU, además que se guardará en memoria si el monto incluye impuesto y retenciones.

 
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  Para un mayor entendimiento del manejo de estos parámetros, te recomendamos que consultes el siguiente tema: Ejemplos para la captura de DIOT e Ingresos IETU     Temas relacionados Parámetros Datos de la empresa Parámetros de Cuentas Parámetros de Pólizas Parámetros de Activos Parámetros Multimoneda  

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Datos de la empresa   Acceso
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Menú Configuración, Datos de la empresa

  Qué es Cuando instalas un sistema Aspel, por omisión viene registrada una empresa denominada EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V. Ésta es una empresa ficticia en la cual puedes trabajar durante los 30 días que Aspel te otorga como período de evaluación, posterior al vencimiento de dicho período se solicitará la activación del sistema. Una vez que hayas activado tu sistema, en esta sección podrás agregar hasta 99 empresas registrando para cada una de ellas información fundamental. Es muy importante que al activar tu sistema indiques el nombre de la razón social de tu empresa, antes de iniciar tus operaciones con COI 5.7.

 
Una vez que hayas activado tu sistema podrás modificar los datos de las empresas que tengas registradas en el momento que lo decidas, esto aplica para las empresas 1 a la 99 para ello, utiliza la opción "Cambios" disponible en el diálogo de selección de empresa.   Manejo Es importante que consideres que deberás activar el sistema antes del término de los 30 días de evaluación, de lo contrario el sistema dejará de operar habilitándose en modalidad de lectura. Esto NO significa que pierdas la información capturada hasta el momento, sino que estará disponible solamente a nivel de consulta y una vez que hayas activado el sistema, podrás reanudar la captura de información.   Temas relacionados Alta de la empresa Modifica los datos de tu empresa Solicita la clave de tu empresa Registra la clave de tu empresa Revisa cuantos usuarios y empresas tienes permitidos Incrementa tus derechos

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Da de alta la empresa en tu sistema   Acceso
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Menú Configuración, Datos de la empresa, con el botón Altas. Desde la Barra de herramientas, con el botón y después el botón Altas (*)

  Qué es El proceso de. "Dar de alta" una o varias empresas (hasta 99 diferentes), sirve para que le indiques al sistema el nombre o razón social de las empresas con las que trabajarás, así como los datos de registro básicos de las mismas. Una vez registradas las empresas desde esta opción, al momento de iniciar una sesión con el sistema se listarán todas las empresas disponibles para que selecciones aquella con la que iniciarás la sesión del sistema; de igual forma el nombre definido en esta opción aparecerá en todos los reportes y documentos que emitas.   Recuerda que el sistema por omisión tiene registrada una primer empresa llamada EMPRESA INVALIDA, la cual actuará como una empresa ficticia hasta que decidas activar tu sistema y registrar la razón social de tu empresa. NO podrás dar de alta más empresas si tu sistema aún no ha sido Activado, de igual forma no podrás modificar los datos de la EMPRESA INVALIDA.   Datos de identificación de la empresa Campo No. de empresa Razón social Descripción Este número es asignado consecutivamente por el sistema y no puedes modificarlo. Escribe el nombre o razón social de la empresa a registrar. La razón social que se registre como Empresa 1 será la que en Aspel se encuentre catalogada como la propietaria del paquete, con todos los derechos sobre él. Por ello te recomendamos que la primer razón social que des de alta sea la de la empresa corporativa. Modifica los datos de una empresa Anota la ubicación de la empresa. Anota la ubicación geográfica de la empresa. Este dato será impreso en diversos reportes, la cual hará tus listados aún más completos. Este dato será impreso en diversos reportes, la cual hará tus listados aún más completos.

Dirección Población R.F.C. Registro Estatal  

Problemas y Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

Quieres cambiar el orden El número de empresa es progresivo y no puede ser modificado, solamente podrás modificar en el que aparecen las la razón social asociada empresas en la ventana de Selección de empresa. Tuviste algún error al dar de alta los datos de la empresa.   Temas relacionados Modifica los datos de una empresa Revisa cuántos usuarios tienes permitidos Incrementa el número de usuarios del sistema Da de alta la empresa en tu sistema Proceso de activación del sistema Registra la clave maestra de acceso al sistema Dirígete al apartado "Modificar los datos de la empresa".

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Modifica los datos de una empresa   Acceso  
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Menú Configuración, Datos de la empresa, con el botón Cambios.

  Qué es A través de esta opción podrás modificar los datos (dirección, R.F.C., etc.) de la empresa que elijas. La ventana que se presenta es Datos de identificación de la empresa. En caso de que sea la primera vez que ingreses a esta ventana, se te pedirá la Clave de alta de la empresa, que te proporcionarán en el Departamento de Claves de Aspel.   Esencial No es posible modificar el número de la empresa. Ver: Solicita tu clave de alta a Aspel

NOTA: Es a través de esta opción que debes realizar el cambio de EMPRESA INVÁLIDA S.A. DE C.V. por la razón social y datos de tu empresa.   Tema relacionado Activación del sistema

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Barra de herramientas   Acceso
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Menú Configuración, Preferencias, Barra de herramientas

  Qué es Esta opción sirve para personalizar tu barra de herramientas, de manera que al agregar o quitar botones puedas ejecutar más rápido las operaciones de tu sistema.

Manejo El sistema maneja dos Barras de herramientas, una es la principal y otra es la que se muestra en las consultas o catálogos, es decir, la principal muestra todos los botones disponibles en el sistema, a diferencia de la barra de herramientas que se despliega en los catálogos la cual muestra sólo los botones asociados a las funciones de dicho catálogo, Ejemplo. Para el catálogo de cuentas se tienen disponibles los botones, Alta, Modificación, filtro, etc. Por omisión la barra de herramientas tanto la principal como la de los catálogos, viene configurada con los botones de uso común, pero podrás acceder a ésta para personalizarla dependiendo de tus necesidades. Procedimiento para agregar botones a la barra actual 1. 2. 3.   Procedimiento para quitar botones de la barra actual 1. 2. 3.   Esencial El sistema asigna en forma predeterminada la función de cada botón, por lo que no será posible modificarla.   Campos Campo Barra Actual Disponibles Descripción Botón Agregar Botón Eliminar Botón Original Observaciones Muestra los botones que se encuentran en la barra de herramientas. Muestra los botones disponibles para agregar a la barra de herramientas. Este campo es informativo y describe la función que tiene asignado cada botón. Te permite agregar un botón a la barra de herramientas Elimina un botón de la barra de herramientas La Barra original es la selección básica, que contiene los botones más utilizados, y puedes basarte en ella para completarla y adecuarla a tus necesidades. Restablece a su estado original la barra de herramientas. Ubica el ratón en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botón derecho, al hacerlo se presentará la opción: "Personalizar Barra" Elige de la barra actual el botón a eliminar Haz clic en el botón Eliminar o arrastra el botón hacia la barra de botones disponibles. Ubica el ratón en la barra de herramientas a personalizar y haz clic con el botón derecho, al hacerlo se presentará la opción: "Personalizar barra..." Elige el botón que requieras de la sección de botones disponibles de la ventana. Oprime el botón Agregar o, manteniendo oprimido el botón izquierdo del ratón, arrastra el icono hacia la sección de botones activos.

Botón Separador Inserta espacios entre botones, para que te sea más fácil identificar grupos de botones, de acuerdo a su uso.   Temas relacionados Modo alterno de captura

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Preferencias Calculadora

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Activar sugerencias   Acceso
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Menú Configuración, Activar Sugerencias

  Qué es El objetivo de esta herramienta es mostrarte "Tips" o recomendaciones sobre los procesos y actividades novedosas e importantes en el sistema, así como sugerencias para un eficiente manejo. Las sugerencias se muestran al iniciar la sesión siempre y esté activa esta opción.

Nota: Si desea desactivarlas puedes hacerlo desde el Menú Configuración / Activar sugerencias o desde la ventana de sugerencias marcando la casilla " No volver a mostrar sugerencias".

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Calculadora   Acceso  
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Menú Utilerías, Calculadora Desde la Barra de herramientas principal, con el botón

  Utiliza la de tu preferencia El sistema te ofrece las dos calculadoras de Windows: científica o estándar, en caso de haber proporcionado la ruta del ejecutable en las aplicaciones asociadas. De lo contrario, la calculadora que se desplegará será la que se muestra en los campos de tipo monto.  

  Temas relacionados Barra de Herramientas Aplicaciones asociadas En qué consisten las preferencias Modo alterno de captura Calculadora dentro de los campos del catálogo

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Funciones y campos generales   Qué son   En este apartado encontrarás una explicación general de funciones que se encuentran en diversas operaciones de tu sistema, así como de algunos campos que son fáciles de reconocer y de utilizar. Una vez que conozcas estos procedimientos, la operación de tu programa será más efectiva:   Barra de herramientas Teclas de Acceso Rápido Teclas de Función Agregar (alta) Modificar (cambios) Eliminar (baja) Pegar Buscar Siguiente Filtrar Restaurar Especificar impresora Impresión

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Teclas de acceso rápido   Qué son Con esta opción podrás tener acceso a las funciones del sistema por medio del teclado. Son aquellas combinaciones de teclas que realizan alguna función específica dentro del sistema, sin necesidad de buscar por las opciones del menú la función deseada. Para identificarlas es necesario observar a detalle las opciones del menú, ya que ahí es donde se encuentran las teclas de acceso rápido.   Manejo Existen dos tipos de teclas de acceso rápido:  
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Las que se indican con una letra subrayada en el texto de la opción del menú, si es una opción del menú principal ésta debe ser activada con la combinación de teclas: ALT + "la letra subrayada".

  Ejemplo: "Edición" como se puede observar la letra "E" se encuentra subrayada, esto indica que es una tecla de acceso rápido, y ésta puede ser activada mediante la combinación de ALT + E, junto con la tecla de acceso de la opción a la que deseas acceder (ALT + E + t). Si la opción a la que deseas acceder se encuentra dentro de un submenú, sólo es necesario presionar en orden todas las teclas subrayadas hasta desplegar la opción deseada.

El otro tipo de teclas de acceso rápido son las que se presentan frente al texto de algunas opciones y en estos casos se muestran las combinaciones de teclas que se deben de presionar. Ejemplo: En el menú Edición se encuentra la opción Copiar frente a la cual se encuentra el texto "Ctrl + Ins", lo que indica que si presionas la combinación de teclas CTRL + Ins, se realizará o ejecutará la opción de copiado.

Notas

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En todos los ejemplos debes de estar ubicado en la ventana principal del sistema. Te sugerimos que elabores una guía de referencia rápida registrando las combinaciones de teclas, para los procedimientos que empleas con mayor frecuencia. Recuerda que para ver las teclas de acceso rápido en Windows 2000 y XP, tienes que seleccionar la tecla ALT y hasta entonces se mostrarán marcadas en los menús las teclas de acceso rápido.   Tema relacionado Funciones y campos generales Teclas de función

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Teclas de función   Qué es Estas teclas tienen asignadas las funciones más generales del sistema, como son Grabar, Buscar, Filtrar, Ayuda, entre otras; y con sólo oprimirlas se ejecutarán.   Algunos teclados tienen teclas denominadas "de función", como éstas:

Teclas de función generales de tu sistema   Éstas son las teclas de función que puedes utilizar normalmente en tu programa. Cuando en algún catálogo alguna de estas funciones varíe, se te informará del uso indicado. Tecla F1 F2 Función que realiza AYUDA EN LÍNEA. Brinda explicaciones y apoyo sobre el tema en el que se encuentra posicionado el cursor. AYUDA POR CAMPO. Esta tecla de función se comporta de diferentes formas según el tipo de campo que estés consultando, es decir:
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Si dentro del campo hay un signo de interrogación (?), al activarla el sistema despliega un listado con las opciones que puedes elegir para el rubro en el que te encuentres. Dentro de los campos numéricos el sistema te proporcionará una calculadora dentro del mismo campo. Esta calculadora es distinta a la que configuraste en las Aplicaciones asociadas, para más información de su manejo consulta el siguiente tema: Uso de la calculadora en campos numéricos. Y si el campo es de fecha el sistema te desplegará un calendario, para más información del manejo de éste, consulta el siguiente tema: Uso del calendario dentro de los campos fecha

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F3 F4 F5 F6 F7 F8

BUSCAR. Activa la opción de Búsqueda de registros, la cual se explica adelante. GRABAR/ CONTABILIZAR. Registra en el sistema el alta de un movimiento. SIGUIENTE. Una vez que solicitaste una búsqueda, esta función localiza los siguientes datos que cumplan con las características definidas. FILTRAR. Activa la opción de Filtro de información, que se explica en esta misma sección. PÓLIZAS. Desde la captura de pólizas, cuadra la póliza. RESTAURAR. Sirve para listar la información de un catálogo tal y como se encontraba antes de filtrar. PÓLIZAS. En la captura de pólizas, inserta una partida. CLAVE DE ACCESO. En la ventana de entrada al sistema, sirve para anotar la clave de acceso de fábrica, que es ASPEL1, la cual no será válida al definir la clave de acceso personal. PÓLIZAS. En la captura de pólizas, elimina una partida. PÓLIZAS. En la captura de pólizas, graba la póliza como póliza modelo.

F9

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Uso del calendario dentro de los campos fecha   Qué es En diversos filtros y procesos, como el alta de activos, al estar sobre los campos de tipo Fecha y oprimir F2, o seleccionando el botón el sistema te muestra un calendario, con el que puedes encontrar y asignar la fecha en el campo correspondiente.   Funcionamiento
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Presionando las flechas

podrás moverte de mes en mes.

  Para agilizar el cambio del año, haz clic sobre el año que aparece en el encabezado de la ventana, y el sistema te mostrará unos botones que te permiten cambiar de año sin tener que desplazarte por los doce meses.

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Si deseas volver a la fecha actual del sistema, sólo presiona la fecha que se muestra abajo del calendario.

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Cómo sacarle provecho a tu información   Qué es Para aprovechar al máximo tu sistema, un ordenamiento adecuado de tus claves te servirá para explotar fácilmente tu información y poder conocer el avance financiero por rubros específicos.   Manejo Te recomendamos establecer una clasificación inteligente para identificar tus activos. Cuentas con 13 espacios alfanuméricos para diseñarla. Por ejemplo: puedes ordenar tus claves de la siguiente manera:

 
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 (Espacios alfanuméricos)

 
Los primeros 3 caracteres podrías utilizarlos para definir el activo, en este caso un escritorio. En los espacios 4 y 5 puedes numerar el activo. Las clasificaciones 6 a 9 servirían para indicar que dicho activo se encuentra en el edificio 1, tercer piso. Finalmente, en el espacio 10 al 13 puedes anotar la fecha de adquisición. Independientemente de la manera como ordenes tu clasificación, ésta te será de gran utilidad cuando requieras conocer cuantos escritorios tienes en el tercer piso de tu empresa (por ejemplo), o aquellos activos de cierta antigüedad en el edificio. Puedes "exprimir" esta información con procesos como el de filtrado (que te permite "filtrar" o seleccionar la información de tus registros. En este proceso puedes emplear el signo de interrogación (?) como comodín, para que el sistema muestre todos los registros que empiecen o lleven una letra o un número determinado, sin ocultar el resto.   Ver: Filtrar Volver a la Guía Rápida de Aspel - COI 5.7

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Información general de las consultas   Qué es

Con las nuevas características de la versión, en la personalización de consultas ahora forman parte los catálogos principales del sistema, por lo que se excluye del menú Ver. La personalización de consultas sólo se puede realizar en el Catálogo de cuentas, Activos, Depreciación, Revaluación y Pólizas, haciendo uso de la opción "Configurar las columnas", la cual se puede localizar en el menú flotante de los catálogos mencionados, además de poder organizar los datos en forma ascendente y descendente por columna. Para los catálogos de Cuentas departamentales, Tipos de activos, Monedas, Departamentos, Balanza de comprobación, Balanza de comprobación con departamentos y Conceptos de pólizas, podrás organizar la información en forma ascendente o descendente, no podrás configurar las columnas.   Temas relacionados Configurar columnas Organización de consultas

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Configurar columnas   Acceso
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En la sección principal del catálogo o consulta, por ejemplo Catálogo de cuentas o consulta de pólizas, menú flotante/ Configurar columnas.

  Qué es Es la forma en que puedes incorporar en los catálogos o consultas principales del sistema, columnas con información que sea importante para ti. Este manejo estará disponible para el Catálogo de cuentas, Pólizas, Activos, Depreciación, y Revaluación.

Para habilitar las columnas de la ventana, deberás hacer clic sobre el nombre de la columna en, botón derecho del ratón, opción Configurar columnas, al hacer clic sobre el nombre de la columna, quedará marcada con una paloma indicando que está habilitada; para deshabilitarla, colócate sobre la columna habilitada y haz clic sobre la misma.

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Nota No podrás eliminar todas las columnas ya que el sistema deja al menos una columna para mostrar en la consulta En caso que quieras cambiar de posición una columna, basta que hagas clic en la cabecera de la columna y arrástrala hasta el lugar donde se vaya a posicionar.

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Organización de consultas   Acceso
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Desde la ventana de consulta, en el encabezado de la consulta, botón derecho del ratón, opción Configurar columnas

  Qué es Es la forma en que puedes reorganizar la información que se muestra de una consulta. Puedes personalizar cada uno de tus catálogos, con el fin de obtener más rápido la información que tu requieras consultar.   Manejo La información de las consultas se podrán ordenar o en su caso agrupar de la siguiente manera:   Ordenamiento ascendente o descendente por campo: La información de la consulta se puede ordenar a partir de alguno de los campos de la misma. Este ordenamiento lo podrás realizar por columna con sólo hacer clic sobre el nombre del campo, así, el sistema ordenará los elementos de la columna de manera ascendente o en su caso descendente, para cambiar el orden de la presentación, bastará con hacer clic sobre la imagen ascendente con la imagen   . (ordenando la información de manera descendente) y para regresar la información al orden

Nota: Los campos o registros a visualizar dentro de una consulta, depende del catálogo que se tenga activo. Ver Ejemplo: Ascendente

Ver Ejemplo: Descendente

Nota Este tipo de organización se podrá encontrar en los catálogos: cuentas, cuentas departamentales, pólizas, balanza de comprobación, balanza de comprobación por departamentos, activos, tipos de activos, departamentos, conceptos de pólizas y monedas y en el Administrador de reportes.  

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Exportación de consultas   Acceso
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Desde la Barra de herramientas de cualquier consulta o catálogo, con el botón

  Qué es Esta función permitirá convertir datos de las diferentes consultas del sistema en archivos de diferentes formatos.   Campos de este proceso Campo Formato de Exportación Descripción De la consulta que estés realizando podrás exportar la información a los siguientes formatos (uno a la vez): Formato Texto: genera un archivo con la extensión .txt el cual podrás abrir en el Bloc de notas del sistema Windows® Formato Excel®: Puedes tener disponible tu información en ésta otra hoja de cálculo. Formato Paradox®: Se adapta a la estructura de este tipo de bases de datos. Formato HTML®: Genera un archivo con terminación HTML, mismo que podrás visualizar desde cualquier navegador de Internet. Formato XML®: Genera un archivo con terminación XML. Se sugiere que consultes este archivo en Internet Explorer debido a que en otros navegadores la presentación no será buena. Formato DBase®: El archivo que generará el sistema puede ser reconocido por cualquier hoja de cálculo o programa que maneje el formato Dbase. Los separadores evitan que se confunda un dato con otro. De esta manera tu información puede ser interpretada correctamente por la otra aplicación. El sistema permite modificar los caracteres a utilizar como separadores, para adaptar el formato a otras aplicaciones. Estos separadores se manejarán para un archivo txt.

Separador de texto

 

Ruta y nombre del Es importante que anotes el nombre que llevará el archivo generado, así como la ruta donde éste se archivo de salida encontrará; si no lo indicaste, el sistema no te dejará continuar con el procedimiento. Al hacer clic en el signo de interrogación o al oprimir la tecla F2 podrás indicar la ruta donde será mandada tu información, indicando el nombre con el que se guardará. Enviar por correo Al seleccionar esta opción se indica al sistema que mande vía correo electrónico el archivo a exportar. Al momento de dar aceptar al diálogo, el sistema te presentará la ventana correspondiente a la aplicación predeterminada para el envío de correos, y deberás llenar los datos que se piden a

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continuación:

 
Para o CC: Indica la dirección del correo a la que se le enviará la información, si deseas que el envío se realice para varios destinatarios deberás escribir la dirección de éstos separado por comas, y automáticamente se anexará en la lista de los destinatarios de la aplicación de correo que tengas predeterminada en tu PC. Asunto: Éste es el título del encabezado del correo. Adjuntar: Se mostrará el archivo que enviará el mensaje. Mensaje: Es el texto que se anexará al correo que se está enviando, lo puedes capturar aquí o posteriormente. Nota: El proceso de exportación de consultas sólo puede ser efectuado para un sólo archivo a la vez. Los archivos a exportar corresponderán únicamente al período que estás trabajando. Si deseas procesar los archivos de otro período, efectúa el cambio desde el Administrador de períodos.   Temas relacionados Consulta del catálogo de cuentas Consulta de balanza de comprobación Consulta de pólizas Consulta de activos Consulta de revaluación Consulta de depreciación

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Aspel Herramientas   Dentro de Excel se tiene una barra de herramientas "Herramientas Aspel-COI" en donde podrás crear una Hoja de Cálculo con información que se toma de la base de datos de Aspel-COI y se actualiza mediante vínculos. Se puede crear una plantilla e interactuar con información de otros períodos.

  Cuentas también con una barra de herramientas que contiene procesos para enviar información a Internet, clasificarla de acuerdo al sistema que pertenezca, y además guardar el archivo como una plantilla para futuros trabajos.

  Botones Herramientas Aspel - COI Botones Descripción Crea un nuevo documento a partir de una plantilla de Excel. Muestra una lista de las fórmulas que permite diseñar rápida y automáticamente los reportes financieros o fiscales que necesites, permitiendo interactuar en línea con el sistema, es decir, obtener información directamente de Aspel-COI.   Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinámico de datos)   Selecciona el período de trabajo para actualizar los datos.   Botones Infoweb Botones Descripción Guarda la hoja de cálculo como plantilla con la opción de poder guardarlas en varias ubicaciones.. Prepara la información que se enviará a Internet.

Selecciona un sistema ya sea Aspel-SAE, Aspel-COI o Aspel-CAJA, Aspel-NOI y Aspel-BANCO para publicar el documento en Infoweb.   Dependiendo del sistema que se elija es la carpeta que se tomará para publicar la información, esto es, para cada sistema se tiene una carpeta por default propuesta, entonces algún sistema considerará esa carpeta para publicar la información.

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Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinámico de datos)   Acceso
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Desde la Barra de herramientas de Excel, con el botón

  Qué es Es una barra de fórmulas DDE que permite al usuario diseñar rápida y automáticamente hojas de cálculo financieras o fiscales que necesite, permitiendo interactuar en línea con el sistema, es decir, obtener información directamente de Aspel - COI. Este proceso se instalará automáticamente en la ruta C:/Archivos de Programa/Microsoft Office/Office/Macros, y esta ruta puede variar dependiendo de donde hayas instalado Microsoft Office, por lo que al abrir Excel® podrás ver en la barra de Herramientas Aspel – COI el botón   Nota Esta barra de fórmulas no se desplegará si no está abierto un período en Aspel – COI 5.7, por lo que al solicitar el botón Excel, te sugerirá ejecutar el sistema para poder trabajar con las dos interfaces. desde .

Si al abrir Excel no se tiene disponible el botón , será necesario que desde el Menú Herramientas/Complementos en Microsoft Excel®, selecciones la opción Herramientas Aspel-COI para que se habilite el botón. Manejo Estando en Excel, crea un nuevo libro y al oprimir el botón , se desplegará la siguiente ventana:

    Funciones especiales que puedes utilizar Funciones para obtener el pago provisional y anual del IETU

 
Por ejemplo: Se requiere una hoja de cálculo con información del catálogo de cuentas con todos los datos importantes, adicionando los datos de la empresa. 1. - Al oprimir el botón se desplegará el Listado de funciones, selecciona la categoría Datos de la empresa para que muestre las funciones disponibles.

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2.

- Selecciona la función Catálogo de cuentas (la cual te permite especificar que datos quieres incluir del catálogo en la hoja de cálculo) dicha función se localiza dentro de la categoría Cuentas; y especifica los datos de las cuentas a incluir.

3.

- Una vez que definiste los datos a incluir en la hoja de cálculo, se presenta la información correspondiente con base en tu información contable. Adicionalmente si lo requieres puedes personalizar tu hoja de cálculo, haciendo uso de las herramientas disponibles para ello desde Excel. De tal forma que tu información se puede presentar de la siguiente forma:

   

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Si requieres analizar los datos de otro período de trabajo diferente al definido actualmente en tu hoja de cálculo, con el botón podrás modificar el período de tal forma que los datos se actualizarán conforme se seleccione el mismo, esto siempre y cuando no se haya definido algún período al momento de especificar los datos cuando se creó la hoja de cálculo. Nota Con el Administrador de hojas de cálculo podrás integrar el reporte y abrirlo para no tener que ejecutar Excel. Debes tomar en cuenta que el reporte lo guardarás con la extensión .xls. Para mayor información dirígete al tema: Administrador de hojas de cálculo Algunas funciones te pedirán datos adicionales para poder mostrar el resultado en la hoja de cálculo, estos son:

Campos de este proceso Campo Rubros Descripción Selecciona el rubro de cuentas si quieres que la hoja de cálculo sólo contenga información de las

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cuentas que pertenecen a dicho rubro. Número de cuenta Incluir hasta la cuenta Datos a incluir en la matriz Selecciona el número de cuenta de la cual se tomarán los datos.

En caso de incluir más de una cuenta en al hoja de cálculo marca esta casilla para que se habilite el campo y se pueda indicar otra cuenta o subcuenta. Marca alguna de las casillas de estos campos para que se incluyan en la hoja de cálculo, estos campos son: Número de cuenta (U), Descripción o nombre de la cuenta (N), Saldo inicial (I), Saldo final (F), Presupuesto mensual (M), Presupuesto anual (A), Presupuesto acumulado (C), Total de cargos (Debe) (D), Total de abonos (Haber)(H), Promedio Calculado (S.Inicial + S.Final) / 2 (P), Diferencia entre Debe y Haber (E). Estos son sólo algunos de los campos disponibles. Marca esta casilla si quieres que aparezcan los totales de las columnas que contengan cantidades.

Incluir los totales de las columnas  

# Departamento Se mostraran los saldos de las cuentas con base de acuerdo al departamento definido. # Período # Niveles a incluir # Moneda Incluir cabeceras Selecciona el período del cual quieres que se muestren los datos en la hoja de cálculo. Indica el límite de niveles de una cuenta que se podrá incluir en el reporte, es decir, si indico que el nivel será tres, podré mostrar hasta las cuentas con tres niveles 1000-000-000 sub-subcuenta. Se presentarán las cuentas de acuerdo al número de moneda indicada en este campo. Marca esta casilla si quieres que salgan las cabeceras o nombres de las columnas correspondientes.

Activar autofiltro Marca esta casilla si quieres que se active un autofiltrado por cada columna. Cuenta Meses de adelanto o atraso a partir del mes activo Año(AAAA) Mes(MM) Selecciona el número de cuenta de la cual se tomarán los datos para el reporte. Indica el mes (MM) que quieres que te muestre el reporte. Por ejemplo, si el mes activo es enero de 2002 y necesitas saber cual es el INPC de 4 meses adelantados (mayo), entonces indica 4 o con los botones puedes adelantar o atrasar el número. Si quieres de tres meses antes, puedes poner –3. Indica el año (AAAA) que quieres te muestre el reporte. Indica el número de meses antes o después del mes activo a Aspel - COI.

Clave del tipo de Selecciona la clave del tipo de activo para mostrar la información en la hoja de cálculo. Si seleccionas el activo campo Todos se mostrará la información de los tipos de activos que tengas en tu catálogo. #Ejercicio Indica el período del cual quieres que se muestren los datos en el reporte.

Incluir los totales Marca esta casilla si quieres que se muestren los totales o sumatorias de las columnas que contienen de las columnas datos numéricos y que se incluyeron en la hoja de cálculo. Rango de depreciación Rango del ejercicio Rubros Dato a seleccionar     Nota En la parte de especificaciones, al indicar las características para mostrar en el reporte, si no se encontró alguna cuenta con las Indica el rango de períodos que quieres que se tomen en cuenta en el reporte.

Indica el rango de períodos que quieres que se muestren en el reporte.

Selecciona el número de cuenta o rubro de cuenta desde donde se tomarán los datos para el reporte. Marca los campos o saldos que se mostrarán en el reporte.

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características especificadas, devolverá 0. Se sugiere que se indiquen correctamente estos campos ya que con un campo erróneo el resultado no será el satisfactorio.

 
Los campos de las ventanas se habilitarán y deshabilitarán conforme la función a la que pertenezcan.

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Administrador de hojas de cálculo   Hojas fiscales y financieras Insertar una hoja de cálculo Modifica una hoja de cálculo Elimina una hoja de cálculo

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Agregar (alta)   Acceso
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Menú Edición, Agregar, las teclas Alt + Insert o con el botón

  Qué es Al ejecutar esta opción teniendo un catálogo abierto, verás la ventana de captura correspondiente al catálogo, la cual te permite dar de alta un nuevo registro. Puedes activar esta opción desde cualquier catálogo oprimiendo las teclas ALT + INS   Campos generales de Agregar Campo Número Descripción
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El sistema sugiere un número secuencial. El sistema no acepta claves repetidas al momento de dar de alta nuevamente otro registro.

Descripción

Para llevar un control más completo, puedes anotar una descripción a todos los registros que agregues a lo largo de tu sistema.

  Nota
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Una vez capturada la información, deberás oprimir el botón Aceptar, con lo que podrás cerciorarte de que el registro que acabas de ingresar se encuentra debidamente capturado en tu catálogo. En el caso de pólizas es necesario dar clic en el botón "contabilizar".

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  Esta opción estará disponible para los siguientes catálogos: Catálogo de cuentas Catálogo de pólizas Catálogo de activos Catálogo de tipos de activos Catálogo de monedas Catálogo de departamentos Rubros de cuentas

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Modificar (cambios)   Acceso
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Menú Edición, Modificar, las teclas Alt + Backspace o con el botón

  Qué es Esta opción te permite cambiar la información de los registros de tus catálogos. Para ingresar a esta función haz doble clic o un Enter sobre el registro a modificar, con lo que verás una ventana similar a la de alta, con algunos campos en gris, indicándote que no podrán ser modificados.   Esta opción estará disponible para los siguientes catálogos: Catálogo de cuentas Catálogo de pólizas Catálogo de activos Catálogo de tipos de activos Catálogo de monedas Catálogo de departamentos Catálogo de conceptos de pólizas

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Eliminar (baja)   Acceso
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Menú Edición, Eliminar, las teclas Alt + Del o con el botón

  Qué es Con esta opción podrás dar de baja diversos registros. El sistema mandará un mensaje de confirmación por si deseas cancelar la operación. También puedes solicitar esta función seleccionando el registro a eliminar en el catálogo donde te encuentres y oprimiendo las teclas ALT + Supr.   Esta opción estará disponible para los siguientes catálogos:   Catálogo de pólizas Catálogo de activos Catálogo de cuentas

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Pegar   Acceso
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Menú Edición, Pegar o con las teclas Shift+ Insert

  Qué es Pega la información proveniente del portapapeles de Windows® en cualquier campo de una ventana de captura; esto evita tener que teclear la información nuevamente.

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Generador de hojas   Acceso
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Menú Edición , Copiado especial Desde la barra de herramientas con el botón (*)

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  Qué es Desde el sistema podrás copiar información de manera estática o dinámica a otras aplicaciones que trabajen bajo ambiente Windows.   El copiado de datos estático se refiere a un simple copiado de información, que se envía desde el Portapapeles hacia la aplicación deseada (p.ej. una hoja de cálculo).   El Copiado especial te permite generar un Intercambio dinámico de datos (DDE), es decir, que cada vez que abras esta información desde otra aplicación, automáticamente se actualizará con los últimos cambios que hayas hecho en Aspel-COI.   Gracias al copiado especial puedes generar hojas de cálculo, documentos, bases de datos, de acuerdo a la información que desees utilizar del Catálogo de cuentas, siempre y cuando la aplicación de Windows que utilices tenga la capacidad para soportar el copiado especial.   Campos de este proceso Campo Cuenta inicial Cuenta final Período Sólo cuentas con movts. Incluye sólo cuentas de nivel Departamento Moneda Incluye Descripción Anota o elige la primera cuenta que se considerará para incluirla en el copiado especial. Anota o elige la última cuenta que se considerará para realizar el copiado especial. Elige el período a copiar. El sistema sólo puede copiar la información de un período de trabajo. Indica que sólo se incluirán las cuentas que hayan tenido movimientos. Indica que la información debe contener a todos los niveles de cuenta o únicamente hasta cierto nivel (Mayor, Sub-cuentas o Auxiliar). Indica que departamento se considerará para incluir las cuentas correspondientes al copiado especial. Anota o elige la moneda que deberá manejar las cuentas que se incluyan en el copiado. Puedes elegir que se incluyan los siguientes campos: Número de cuenta, Descripción, Saldo Final, Presupuesto anual, Debe, Promedio simple, Tipo de cuenta, Saldo inicial, Presupuesto mensual, Presupuesto acumulado, Haber, Debe – Haber.

  Temas relacionados DDE, Intercambio dinámico de datos Copiado especial con Microsoft Excel®

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DDE, Intercambio dinámico de datos   Acceso
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Menú Edición , Copiado especial

  Qué es Esta opción es de gran utilidad cuando requieras utilizar periódicamente información generada en Aspel-COI en tu hoja de cálculo y la necesites tener actualizada al momento de generar un reporte o cualquier otro documento.   Manejo
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Esta información se genera por medio del proceso Generador de hojas en el cual podrás escoger la información que necesites para generar tu reporte en Excel®. Abre la hoja de cálculo donde insertarás esta información y ejecuta la opción Pegar con Vínculo, la cual se encuentra en el menú Edición de dicha aplicación. Al efectuar el pagado con vínculos, no sólo se copiarán los datos incluidos en la hoja generada, sino que también se incluirá en el archivo de la aplicación cliente (la hoja de cálculo) la fórmula que define el vínculo de los datos originales de Aspel-COI y la aplicación utilizada.

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  Ejemplo: Para realizar un copiado especial al programa Excel®; debes seguir el siguiente procedimiento:   1. 2. 3. Ejecuta el proceso de Copiado especial. . La información ya se encuentra en el portapapeles. Ahora dirígete a la aplicación de Windows®de tu elección (para este ejemplo usaremos Excel® y selecciona la opción "Pegado especial" disponible desde menú Edición. La ventana que se desplegará es la siguiente:  

Dependiendo de la versión de Excel® con la que se esté trabajando las opciones varía, para mayor información consulta el manual de dicho programa. 4. Al seleccionar "Aceptar", se copiará la información de Aspel-COI a la que le aplicaste el copiado especial. Cuando te posiciones en uno de los datos de la hoja de cálculo, podrás observar la siguiente instrucción:

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=COIWIN|Matriz!'@cta[1110-000-000..8000-000-000, U, N, T, I, F, M, A, C, D, H, P, E, #3]{0405}' Esta instrucción se arma con los siguientes parámetros:   1. 2. 3.   Para más información, consulta los siguientes temas: ¿Cómo utilizar mi información en otras aplicaciones? Copiado especial con Microsoft Excel® Nombre de la aplicación de donde provienen los datos (servidor). En el caso de Aspel-COI el nombre de la aplicación es COIWIN. Tema o tópico del que provienen los datos: Aspel-COI matriz de datos Campos de datos de donde se tomarán los datos, son recibidos a través del copiado especial y se crean o se arman con un nombre de pendiendo del sistema del que se trate y del número de empresa del que se envíen datos.

¿Cómo se actualiza la información del copiado especial? Al momento de abrir un documento que contenga un pegado especial con vínculos el sistema muestra el siguiente mensaje: "Este libro contiene vínculos automáticos con otro libro. ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? Para actualizar toda la información vinculada, haga clic en Sí. Para mantener la información anterior, haga clic en No."   Nota Para que la actualización se realice, debes tener abierto el programa de Aspel-COI, de lo contrario Excel® mandará el siguiente mensaje: Imposible obtener acceso a los datos remotos. ¿Desea iniciar la aplicación "COIWIN.EXE"?   Te recomendamos que antes de abrir un documento con vínculos dinámicos te asegures de tener activo el programa Aspel-COI. En caso de haber dado de alta otro u otros registros y quieras que estos aparezcan, si tenías abierto el documento, deberás cerrarlo y volverlo a abrir para que se reflejen los nuevos datos; al abrir el documento el sistema detectará la misma advertencia que si tuvieras abierto el documento y deberás seguir los pasos de la explicación anterior. Otra opción, es volver a realizar nuevamente el pegado especial en un documento en blanco.   Si seleccionas más celdas rebasando el número de registros agregados en tu consulta de Aspel-COI, al hacer el pagado especial nuevamente los registros sobrantes se llenarán con símbolos como estos (#¡REF!), (#N/A). Estos símbolos serán sustituidos con registros nuevos cuando se actualice la hoja de Excel®.

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Copiado especial con Microsoft Excel®   Cuando se necesita realizar un Copiado Especial (DDE) con Excel, y se requiere "pegar" un conjunto de datos, editando directamente la fórmula en Excel (utilizando el comando de MATRIZ), se debe realizar lo siguiente:   1. 2. 3. 4. Escribir en la celda la fórmula que se requiera. Por ejemplo: {=COIWIN½MATRIZ!'@cta[1000..1199,U,N,F,#1]'} Marcar el área que van a ocupar los datos a copiar de Aspel- COI, tomando como punto de partida la celda que contiene la fórmula. Oprimir F2, con lo que debe aparecer en modo de edición la celda que contiene la fórmula. Oprimir simultáneamente las teclas Ctrl+Shift+Enter. Con ello deben aparecer en la hoja los datos de Aspel - COI.

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Filtrar   Acceso
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Menú Ver, Filtrar, con el botón

o con la tecla F5

  Qué es Sirve para seleccionar la información de tus catálogos y mostrar sólo aquélla que cumpla con los criterios que establezcas. Es una herramienta muy útil para extraer información específica, la cual aparecerá en la ventana de consulta para que puedas imprimirla.   Campos generales de filtrar Campo Desde Hasta Descripción Indica el número, fecha, clave, etc. del primer registro que deseas que aparezca en la consulta. Indica el último número, fecha, clave, etc. del registro que deseas que aparezca en el listado. Si no escribes en este campo, el sistema entenderá que realizará la selección hasta el último registro del catálogo.

  Manejo Analiza el siguiente ejemplo. La primera ventana presenta una porción del catálogo de cuentas estándar (que te ofrece el sistema) y la segunda muestra la ventana de filtrado correspondiente (la cual aparece al oprimir la tecla de función F5 o elegir el botón debido).

En los campos Desde / Hasta puedes solicitar que el sistema presente un rubro de cuentas, por ejemplo, únicamente de la cuenta 1120-000-000 a la 1250-00-000. De esta manera, al oprimir Aceptar, el sistema mostrará todos los registros que van desde la primera hasta la última cuenta del rubro indicado. No es necesario que definas todos los campos para obtener un filtrado, pero entre más datos especifiques, el filtrado será más selectivo. Puedes filtrar la información de un catálogo más de una vez.   Esta opción estará disponible para los siguientes catálogos:

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Catálogo de cuentas Cuentas departamentales Balanza de comprobación Balanza de comprobación por departamentos Activos Pólizas

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Aplicar/Desaplicar filtro   Acceso
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Menú Ver, Aplicar/Desaplicar filtro o con el botón

  Qué es Esta opción te servirá para quitar el filtro previamente utilizado en la consulta actual. Al desactivar el filtro la consulta regresa a su estado original mostrando todos los registros, pero si vuelves a seleccionarlo te devolverá el último filtro utilizado.

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Restaurar   Acceso
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Menú Ver, Restaurar, con el botón

o con la tecla F6

  Qué es
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Permite restablecer el orden de la información de un catálogo después de haber realizado un filtro. También se puede restaurar después de haber usado la función Buscar.

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Buscar   Acceso
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Menú Ver, Buscar, con el botón

o con la tecla F3

  Qué es Permite localizar dentro del catálogo el registro que cumpla con las características indicadas en la ventana de búsqueda. Al oprimir el botón , el sistema despliega una barra donde anotarás el texto a buscar, al darle Enter, comenzará la búsqueda del registro que indicaste. Nota
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No es necesario poner la palabra completa ya que el sistema comienza la búsqueda tomando como base los primeros caracteres y posicionando el cursor en el primer registro que encuentra, debes tomar en cuenta que se facilitará la búsqueda si pones la palabra completa. La búsqueda de la palabra se hace en todas las columnas hasta dar con la coincidencia.

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  Campos generales de Buscar   Campo Texto a buscar Descripción Anota la descripción del registro a localizar. El sistema localizará el primer registro, cuya descripción contenga la cadena indicada.

La localización puede realizarse hacia adelante o hacia atrás de la posición donde te localizas en el catálogo, eligiendo los botones atrás o siguiente, y el sistema buscará el registro en dicha dirección. Nota Para ocultar la barra de búsqueda una vez que terminaste de utilizarla, oprime el botón   Esta opción estará disponible para los siguientes catálogos: Catálogo de cuentas Balanza de comprobación Balanza de comprobación por departamentos Concepto de póliza Pólizas Tipos de activos Activos Moneda y se ocultará la barra.

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Siguiente   Acceso
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Menú Ver, Siguiente o con la tecla F4

  Qué es Al ejecutar esta opción, el sistema localizará el siguiente registro que cumpla con las especificaciones de Buscar. Si señalaste Atrás en los botones que indican la dirección de la búsqueda, al seleccionar Siguiente el sistema buscará dicho registro hacia atrás (hacia arriba) del registro donde te encontrabas.

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Impresión   Acceso
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Elige cualquiera de los catálogos del sistema y después la opción Archivos , Imprimir o con el botón

  Qué es

El sistema te permite obtener listados de los diferentes catálogos con la información de tu operación contable, además de imprimir los reportes que te ofrece el sistema.

Manejo Opciones de impresión desde un reporte Dentro de algunos reportes se tiene el botón , el cual deberás especificar la información a imprimir, es decir, el sistema te despliega un filtro con los campos necesarios para la emisión de información. Puedes especificar algunos parámetros de configuración que determinarán tu impresión.

Una vez realizado el filtro del reporte y seleccionar el botón "Aceptar", se mostrará el reporte seleccionado en presentación preliminar (esto si dicho formato no esta editado para enviar el reporte directo a la impresora), enseguida con el botón podrás elegir el rango de páginas a imprimir, luego se da clic al botón Aceptar y se mandará la información a la impresora configurada para su impresión.

Opciones de impresión desde un catálogo o consulta   Cuando eliges imprimir desde un catálogo o consulta: Por ejemplo el catálogo de departamentos, tipos de activos, monedas, catálogo de conceptos de pólizas, balanza de comprobación o rubros de cuentas, al darle clic al botón de impresión.. saldrá la ventana para las Opciones

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  Esta opción estará disponible para los siguientes catálogos:   Catálogo de cuentas Catálogo de pólizas Catálogo de activos Catálogo de tipos de activos Catálogo de monedas Catálogo de departamentos Catálogo de conceptos de pólizas Balanza de comprobación Depreciación Revaluación

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Especificar impresora   Acceso
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Menú Archivos, Especificar impresora

  Qué es En esta opción definirás el equipo a utilizar para la impresión de tus reportes y configuración correspondiente.

Opciones Si deseas configurar los parámetros de impresión, oprime el botón Configurar. Éste te permite definir los parámetros propios del Software de impresión, los cuales básicamente definen lo siguiente:  
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Tipo de papel Orientación del papel Fuente de alimentación de papel Calidad de impresión Puerto de conexión

  NOTA: Si NO tienes impresoras predefinidas en Windows®, tendrás que ingresar a la opción Impresoras del Panel de Control de Windows®, para dar de alta aquélla(s) que utilices. Consulta el manual del usuario de Windows® para más información. Recuerda que la configuración desde esta ventana tendrá validez para los reportes de todas las consultas que se presentan en el sistema. Para mayor información consulta el manual de tu impresora. Utiliza los campos de márgenes para definir los márgenes de la hoja cuando tu impresora es de matriz de puntos y su manejador no soporta la definición de área no imprimible. Estos márgenes se utilizan para dejar separaciones entre las hojas que se imprimen en formas continuas. Recomendación: Los siguientes tipos de letra son los recomendados para la impresión de un reporte: Encabezado: Arial Negrita 12 ptos. Normal: Arial Normal 10 ptos. Condensada: Arial Normal 7 ptos.

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Opciones de impresión   Acceso
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Dentro de los filtros de los reportes, con el botón

  Qué es Te permite seleccionar la forma en que se va a presentar la información del reporte, puedes ver la presentación preliminar del reporte, sino lo puedes mandar por email o guardarlo en disco; también puedes configurar la letra de los encabezados y de la información impresa.

  Campos de esta ventana   Carpeta Destino Campos Destino Observación Elige el destino o dispositivo de salida del reporte: Presentación preliminar: Se presenta en el sistema el preliminar del reporte. Disco: Anota en el campo, la ruta en disco en la que deseas grabar la impresión, así como el nombre del archivo con que se generará. De esta manera, la información podrá ser modificada y/o impresa desde cualquier editor de Windows. Impresora: En este caso, deberás revisar si el tipo de impresora que el sistema muestra por omisión es la que deseas utilizar; si no es así, busca la impresora deseada en la lista desplegable de impresoras que presenta esta ventana, al seleccionar esta opción se activará el botón de

Email: Al seleccionar esta opción se indica al sistema que mande vía correo electr nico el archivo del reporte del catálogo o consulta. A: Indica la dirección del correo a la que se le enviará la información, si deseas que el envío se realice para varios destinatarios deberás escribir la dirección de éstos separado por comas, y automáticamente se anexará en la lista de los destinatarios de la aplicación de correo que tengas predeterminada en tu PC. Asunto: Este es el título del encabezado del correo. Mensaje: Es el texto que se anexará al correo que se está enviando, lo puedes capturar aquí o posteriormente. Al momento de dar aceptar al diálogo, el sistema te presentará la ventana correspondiente a la aplicación predeterminada para el envío de correos, prellenada con los datos indicados; en esa ventana podrás

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realizar los cambios que consideres pertinentes, editar y enviar el correo. Rango de páginas Carpeta Fuentes Tipos de letra Puedes elegir el tipo de letra del reporte para los Encabezados (que generalmente se utiliza al imprimir, Nombre de la empresa, Fecha, No. de página y Título), Letra normal (para el cuerpo del reporte) y Letra condensada (letra para detalles del reporte). La cantidad de tipos de letra estará en función del número de fuentes tipográficas que tengas registradas en el directorio de Windows ®. Para las opciones de Presentación preliminar, Disco e impresora, el sistema permite seleccionar el rango de páginas que serán consideradas en el listado. Si dejas en blanco esta solicitud, se imprimirán todas las hojas.

  Tema relacionado Especificar impresora

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Presentación preliminar   Para qué sirve Una vez visualizado en pantalla el reporte, cuentas con botones que ejecutan diversas operaciones y que te sirven para moverte dentro del mismo y mejorar su presentación:   Manejo Por la diversidad en los tipos de formatos y estructuras en que la información es generada, se manejan tres ventanas para la presentación preliminar de dicha información, la clasificación es la siguiente:  
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Presentación preliminar para reportes con formato FTO Presentación preliminar para reportes con formato Qr2 y Reporte de auxiliares Imprimir una presentación preliminar para algunos catálogos o consultas

  En la siguiente imagen podemos visualizar un ejemplo de las primeras dos presentaciones mencionadas anteriormente:  

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  Botones de la presentación preliminar para reportes con formato FTO Botones Función Salir del reporte.

Imprime el reporte. Se mueve a la página que le indiques. Después de capturar el número de página pulsa la tecla Enter. Zoom para modificar el porcentaje de visualización del reporte. Avanza a la primera o a la última página del reporte. Regresa a la página anterior o avanza a la siguiente. Permite colocar el archivo .BMP con el logotipo de tu empresa. Nota Todos los reportes cuentan con algunos elementos en el encabezado: el Nombre de la empresa, la fecha de emisión del reporte y el número de página.   Botones de la presentación preliminar para reportes con formato QR2 Botón Función Sirve para ver en pantalla el reporte en pequeño. Permite ver una ampliación de la presentación. Con este botón podrás ver el reporte a lo ancho de la página. Permite regresar a la primera página del reporte. Permite adelantar o ir hacia atrás las páginas del reporte.

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Con este botón podrás ir a la última página del reporte. Cuando los reportes tengan muchas hojas se sugiere que se maneje este botón ya que automáticamente te llevará a la página que tu le indicaste. Con este botón configurarás las propiedades de la impresora. Imprime directo hacia la impresora. Graba el reporte después que se hayan hecho los movimientos necesarios. Prepara la consulta para su envío y/o publicación en internet.

Envía y publica en tu espacio de internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad.

En caso que quieras ver un reporte ya hecho podrás abrirlo con este botón. Envía el reporte vía e-mail.

Muestra el ayuda electrónica que te ofrece el sistema para consultar el manejo de este proceso.

Permite salir de la vista preliminar.   Tema relacionado Vista preliminar avanzada

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Vista preliminar avanzada   Acceso
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Desde los catálogos o consultas, con el botón

  Qué es   La vista preliminar visualiza el documento antes de imprimirse, además tienes la oportunidad de modificar los márgenes, encabezados y pie de página, fondo, etc.  

  Botones de este proceso Botón Descripción Envía directamente a la impresora el reporte. Despliega el diálogo de impresión del reporte. Muestra las páginas del reporte en miniatura. Reduce el contenido del reporte en la página. Cambia el color de fondo de la página. Muestra vista de la página al 100%. Muestra la vista a todo lo ancho de la página. Muestra toda la página en pantalla. Muestra dos páginas en pantalla.

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Muestra cuatro páginas en pantalla. Selecciona cuantas páginas quieres que se visualicen en pantalla. Visualiza la presentación de todas las páginas del reporte. Escribe un porcentaje de visualización ya sea para aumentar o disminuir la vista del reporte. Te lleva a la primera página del reporte. Te lleva a la página anterior del reporte. Escribe la página que quieres visualizar y también muestra la página que tienes activa en ese momento. Te lleva a la página siguiente del reporte. Te lleva a la última página del reporte.   Nota El visor puede visualizar los botones de la barra de herramientas en un tamaño más grande o muestra los botones en su estado normal, tal como se muestran los botones que se acaban de indicar.  

Para poder seleccionar alguna opción, posiciónate sobre la barra de herramientas y con el menú flotante opción Botones BarraHerramientas planos o Botones BarraHerramientas grandes.

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Configurar impresión   Acceso
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Desde la vista preliminar de cualquier consulta / Menú Archivo, Imprimir o con el botón

  Qué es Desde esta ventana podrás mandar a imprimir el reporte y también podrás configurar la impresora a fin de que la impresión sea la óptima.   Manejo Impresora
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Nombre.- Indica la impresora donde se enviará la solicitud de impresión Estado.- Indica el estado en que se encuentra la impresora, puede ser que esté imprimiendo otro documento. Tipo y Ubicación.- Señala el tipo de impresora y la ubicación donde se encuentra instalada. Imprimir en Archivo.- El documento que se envía, también se puede guardar en un archivo en lenguaje de impresión. Indica el nombre del archivo en la ruta donde quieres que se grabe.

  Intervalo de páginas Antes de que el reporte se imprima, el sistema te permitirá indicar, desde esta opción, el rango de páginas que deseas, por defecto se tiene seleccionado imprimir Todo, todas las páginas que se cuenten del listado del reporte. La opción de Página Actual solo imprimirá la página que se muestra del reporte y la última opción de Páginas te permite imprimir solo algunas o en su caso todas las páginas del reporte.   Copias
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Número de Páginas.- Indica si quieres imprimir todas las páginas, sólo pares o impares. Número de copias.- Indica el número de copias que quieres que se impriman. Intercalar copias.- Marca esta casilla en caso que se manden a imprimir varios juegos de copias.  

Temas relacionados Propiedades de la impresora Configurar página

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Opciones de presentación   Acceso
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Desde la vista preliminar de cualquier consulta/ Menú Archivos, Opciones

  Qué es Podrás configurar las opciones para visualizar márgenes, configurar unidades de medida, etc.   Campos de este proceso Campo Márgenes Descripción Habilita este campo si quieres que se muestren los márgenes en la vista preliminar.

Márgenes sugerencias Habilita este campo si quieres que se visualicen los indicadores de márgenes en la vista preliminar. Márgenes sugerencias Habilita este campo si quieres que se muestren los indicadores de márgenes al arrastrar. durante dibujo Agrandar al girar la rueda del ratón Agrandar paso Unidades de medida Márgenes Color Podrás realizar un acercamiento y viceversa de la vista preliminar con la ayuda del roll del ratón.

Se refiere al tamaño en que se irá disminuyendo o aumentando el zoom con el roll del ratón. Indica la unidad de medida que deseas para mostrar los márgenes. Indica el color para mostrar los márgenes.

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Opciones del Menú Vista   Acceso
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Desde la vista preliminar de cualquier consulta/ Menú Vista

  Qué es Este menú ofrece una variedad de opciones para ver el reporte en la vista preliminar, estas opciones son: Márgenes. Elige esta opción si quieres que se muestren los márgenes en la vista preliminar. Botones Barraherramientas planos.- Activa esta opción si quieres que se muestren los botones a su tamaño normal en la barra de herramientas. Botones Barraherramientas grandes.- Activa esta opción si quieres que se muestren los botones a un tamaño más grande. Barra márgenes.- Selecciona esta opción si quieres que se muestre la barra de márgenes en la vista preliminar. Barra estado.- Selecciona esta opción si quieres que se muestre la barra de estado en la vista preliminar. Miniaturas.- Selecciona la opción si quieres visualizar el reporte en miniatura. Agrandar.- Podrás seleccionar diferentes opciones para visualizar el reporte, es decir, si quieres ver la página al 100%, al ancho de la página, toda la página, dos páginas, cuatro páginas, ver todas las páginas, configurar el tamaño del zoom. Página Encabezados.- Selecciona esta opción si quieres visualizar el encabezado de página. Página pie de páginas.- Selecciona esta opción si quieres visualizar el pie de página.   Nota Estas opciones se podrán visualizar si están marcadas con una .

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Numeración de página   Acceso
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Desde la vista preliminar de cualquier consulta, Menú Formato, Página numeraci n.

  Qué es En este módulo se configura el formato de número que se manejará en la página del reporte.   Campos de este proceso Campo Formato de número Página numeración Continuar desde la sección previa Empezar en: Predefinido   Tema relacionado Vista preliminar avanzada Descripción Selecciona el tipo de numeración que contendrá el reporte.   Si quieres que el número de página continúe con la sección anterior, elige esta opción.

Escribe la página con la que quieres que comience la numeración de página. El sistema asigna un formato ya establecido en caso de no configurar manualmente.

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Formato título   Acceso
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Desde la vista preliminar de cualquier consulta, Menú Formato, Título

  Qué es   En este proceso se puede escribir el título del reporte y así colocar en la primera página, en todas o no poner el título.   Opciones del Titulo Opción Modo Texto Propiedades Transparente Color Fuente Ajustar a escala Alineación Descripción Selecciona el modo en que se presentará el título del reporte, ya sea En cada página, En la primera página o Ninguna. Escribe el texto que llevará el titulo del reporte.   Activa esta casilla si quieres que el fondo del titulo del reporte sea transparente. Selecciona un color de fondo para el título. Selecciona el tipo, tamaño y/o efecto que tendrá el tipo de letra para el título del reporte. Activa esta opción si quieres que se ajuste el titulo del reporte a la escala de la vista de la página. Horizontalmente.- Selecciona la opción para alinear el titulo del reporte, ya sea a la derecha, izquierda o al centro de la página. Verticalmente.- Selecciona la opción para alinear el titulo del reporte, ya sea titulo Centrado, Superior o inferior. Restaurar defaults El sistema restaura los valores y los deja a su configuración que por omisión presenta.

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Formato fecha y hora   Acceso
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Desde la vista preliminar de cualquier consulta, Menú Formato, Fecha y hora.

  Qué es El sistema permite configurar la fecha y hora en el formato que le designemos. Si quieres que los formatos ofrecidos en la ventana sean correspondientes a la fecha que corresponde el día de trabajo, activa la opción Actualizar automáticamente sino el sistema te ofrece por omisión la fecha y hora predeterminada.

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Creación del Catálogo de monedas   Acceso
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Menú Utilerías, Control de archivos, Instalación automática Menú Utilerías, Control de archivos, Monedas, Botón Crea

  Qué es Dentro de esta ventana podrás seleccionar las monedas con las que deseas trabajar dentro de tu sistema Aspel -COI, con el fin de que sólo se utilicen las que necesitas.  

  Manejo El catálogo de monedas se crea cuando se genera una nueva contabilidad o cuando se crea desde el proceso en Control de archivos. En caso de no seleccionar alguna moneda, el catálogo se creará sólo con la moneda base. El sistema ofrece un listado de monedas disponibles para seleccionar e instalar las que requieras, hay que tomar en cuenta que las monedas seleccionadas formarán parte del catálogo de monedas, y éste se tendrá disponible cuando se trabaje con el parámetro Monedas extranjeras. Parámetros Multimoneda   Importante Hay que tener cuidado al ejecutar este proceso ya que al crear nuevamente el catálogo de monedas, se perderá toda la información almacenada hasta el momento en dicho catálogo; si esto ocurre, tendrás que volver a capturar las monedas y su tipo de cambio correspondiente.

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Manejo Multimoneda   Acceso  
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Menú Archivos, Monedas Desde la Barra de herramientas, con el botón

  Qué es   Por omisión, el catálogo de monedas contiene los tipos de cambio que se manejarán, las cuales serán actualizadas mediante el Histórico de tipos de cambio.   Al configurar el sistema para el manejo de multimoneda, es posible:  
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Indicar por cada moneda definida sus características particulares de simbología, escritura y parámetros que determinan el tipo de cambio con respecto a la moneda nacional, que es la moneda base. Definir el tipo de cambio para cada moneda, el cual puede ser propuesto durante la captura de pólizas o en su caso, seleccionar el tipo de cambio con el que se registrará cada partida (cada registro) de una póliza. Asignar a cada cuenta de tu catálogo una moneda, con la cual se indica al sistema que los montos y saldos relacionados a la cuenta podrán ser expresados y consultados considerando su tipo de cambio. Consultar los auxiliares tanto en moneda nacional como extranjera. Esto es posible dado que al dar de alta una póliza, los montos se capturan en moneda nacional y se indica en cada partida el tipo de cambio de la moneda extranjera, lo cual permite hacer la conversión para dicha consulta. Con el parámetro multimoneda "Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas" , al capturar una póliza con cuentas en moneda extranjera, los montos que se capturen se convertirán automáticamente a moneda base. Mediante la opción "Histórico de tipos de cambio" ubicado en el catálogo de monedas, podrás almacenar día con día los distintos tipos de cambio que sufre una moneda extranjera. Este histórico también será de gran utilidad en la captura de pólizas, de tal forma que puedas consultar y seleccionar el tipo de cambio con el que se registrará una partida (cada registro). Generar una póliza de ajuste cambiario en la que se concilian las diferencias ocasionadas por la variación de los tipos de cambio. Puedes generar pólizas en moneda extranjera.

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  NOTA: Para que esté activado el catálogo de monedas debe estar habilitada la opción de multimoneda en Parámetros del sistema.   El sistema presentará la ventana de captura de tipos de cambio (Histórico de tipos de cambio) cada vez que inicies el programa, esto dependiendo del tipo de configuración.   Repercusiones  
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Dentro del catálogo de monedas y dentro del Histórico de tipos de cambio no se cuenta con la opción Eliminar, debido a los riesgos que resultaría para el sistema que desapareciera la moneda que sustenta el o los movimientos que utilicen moneda extranjera.

  Temas relacionados Agregar una moneda Modifica una moneda Consulta una moneda Reporte de monedas Parámetros del sistema Control de archivos

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Catálogo de monedas   Acceso
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Menú Archivos, Monedas Desde la Barra de herramientas, con el botón

  Qué es Con esta opción puedes conocer todos los datos que conforman a cada moneda definida dentro del catálogo de monedas y, en el caso de que lo requieras, modificar sus datos.  

  Dentro del catálogo de monedas podrás realizar las siguientes operaciones:   Botones Descripción Te permite agregar una moneda.

Este botón te permite modificar una moneda en el sistema.

Realiza una búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime el reporte del catálogo de monedas. Con este botón podrás visualizar la presentación preliminar del reporte del catálogo de monedas; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®   Manejo
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Para el manejo eficiente de tus monedas, el sistema te proporciona una ventana; en donde podrás observar un listado con el

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nombre de la moneda, simbología, fecha de último cambio y el tipo de cambio (actualizado por el Histórico de tipos de cambio).
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Este catálogo se podrá personalizar desde el módulo de Control de archivos/ Seleccionando el catálogo de Monedas/ Botón Crea, en el cual podrás seleccionar sólo aquellas monedas con las que deseas trabajar. Este catálogo es actualizado por el Histórico de tipos de cambio, por lo que te recomendamos tenerlo siempre al día. El sistema también maneja una póliza de ajuste cambiario para aquellas cuentas que trabajen con monedas extranjeras.

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  Nota Este catálogo estará disponible si tienes activo el parámetro Trabajar con monedas extranjeras. en los Parámetros del sistema / Multimoneda.   Temas relacionados Reporte de monedas Agregar una moneda Modificar una moneda Póliza de ajuste cambiario

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Agregar una moneda   Acceso
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Menú Archivos, Monedas, botón Menú Archivos, Monedas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins.

  Qué es
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Esta función te permite agregar monedas que usará el sistema.

  El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:   1. 2. 3.   Campos específicos de este proceso Campo Moneda Símbolo Tipo de cambio Descripción Deberás anotar el nombre de la moneda que vas a dar de alta. Define el símbolo con el que se identificará la moneda. Escribe el tipo de cambio que va a manejar la moneda o mediante el ayuda del Histórico de Tipos de cambio podrás seleccionarlo. Para desplegar el histórico de tipos de cambio ayúdate con la tecla F2 o con el botón . Este campo será actualizado cada vez que se almacene en el histórico, un tipo de cambio con fecha mayor al registrado en el catálogo de monedas. Dentro del Histórico de tipos de cambio con el botón (F3), podrás grabar el tipo de cambio en la fecha seleccionada, una vez grabado el valor, se cierra la ventana devolviendo en este campo el valor capturado. Fecha Campo informativo. El sistema propone la fecha en la que se está dando de alta la moneda, posteriormente conforme se realicen las actualizaciones desde el Histórico de tipos de cambio, se indicará la fecha del último tipo de cambio actualizado para la moneda. Anota el deslizamiento que diariamente presentará esta moneda con respecto a la moneda base. Si está activada esta opción, el sistema diariamente calculará la nueva paridad para esta moneda. No actualiza el tipo de cambio proporcionado, el desplazamiento será calculado al momento que se utilice esta moneda durante la captura de pólizas. Abre el catálogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar. Anota la información que se solicita en los campos. Graba el registro de la moneda tecleando Enter, o con el botón Aceptar.

Desplazamiento Desplazamiento automático   Tema relacionado

Modificación de una moneda

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Modificar una moneda   Acceso
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Menú Archivos, Monedas/ Menú Edición , Modificar o Alt + BkSp Desde el catálogo de monedas, posicionarse en la moneda a cambiar, oprimir Enter, hacer doble clic en el registro o presiona el botón

  Qué es Esta opción es de gran utilidad para que cambies datos específicos de alguna de las monedas manejadas dentro del catálogo de monedas.   Campos de este proceso Campo Moneda Símbolo Tipo de cambio Descripción Puedes cambiar el nombre de la moneda. Puedes cambiar el símbolo con el que se identificará a la moneda Modifica el tipo de cambio que maneja la moneda o mediante el ayuda del Histórico de tipos de cambio puedes cambiar el tipo de cambio de una fecha a la que anteriormente ya se haya asignado uno. Para desplegar el histórico de tipos de cambio ayúdate con la tecla F2 o con el botón . Este campo será actualizado cada vez que se almacene en el histórico, un tipo de cambio con fecha mayor al registrado en el catálogo de monedas. Dentro del Histórico de tipos de cambio con el botón (F3), podrás grabar el tipo de cambio en la fecha seleccionada, una vez grabado el valor, se cierra la ventana devolviendo en este campo el valor capturado. Fecha Desplazamiento Desplazamiento automático Campo informativo. Muestra la fecha del último tipo de cambio actualizado para la moneda. Este campo es actualizado por el histórico de tipos de cambio. Puedes cambiar el deslizamiento que diariamente presentará la moneda con respecto a la moneda base. Si está activada esta opción, el sistema diariamente calculará la nueva paridad para esta moneda. No actualiza el tipo de cambio proporcionado, el desplazamiento será calculado al momento que se utilice esta moneda durante la captura de pólizas.

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Busca una moneda   La búsqueda de la moneda en el catálogo tiene dos formas:   Búsqueda de registros por columna   Qué es   Para localizar una moneda por columna, basta con que te coloques en algún registro de la columna que te interese, ya sea Nombre, Símbolo, Fecha de último cambio o Tipo de cambio.   Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Nombre, la moneda Dólar Canadiense.   Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna Nombre y comienza a escribir la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra, es decir comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.  

  Búsqueda por registros   Acceso  
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Menú Archivos, Monedas/ Menú Ver, opción Buscar o F3 Dentro del catálogo, oprimir el botón

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  Qué es También puedes realizar una búsqueda por medio del botón que requieras encontrar. Buscar , donde saldrá una ventana para que puedas escribir la información

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Reporte de monedas   Acceso
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Catálogo de monedas, Menú Archivos, Imprimir Catálogo de monedas, oprimir el botón

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  Qué es Puedes obtener un listado con los siguientes datos de tu catálogo de monedas:
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Título del reporte. Nombre de la moneda. Símbolo de la moneda. Fecha de último cambio Tipo de cambio.

  Para configurar las opciones de impresión dirígete al tema Impresión desde un catálogo o consulta.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El reporte está vacío. SOLUCIONES No tienes ninguna moneda dada de alta.

No puedes imprimir el No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dirígete al manual de reporte. tu impresora o de la red que utiliza tu empresa.

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Histórico de tipos de cambio   Acceso
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Menú Archivos, Monedas, botón

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Al iniciar el sistema, si se configuró desde Menú Configuración, Parámetros del sistema, Multimoneda, Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa. Desde cualquier campo donde se requiera obtener un tipo de cambio. Dentro de la calculadora del sistema con el botón .

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  Qué es   Esta opción te será de gran utilidad para consultar y almacenar los distintos tipos de cambio que sufren las monedas extranjeras día a día. De esta forma podrás obtener un historial del tipo de cambio de una moneda extranjera en particular. Es importante que tomes en cuenta que sólo se solicitará el tipo de cambio al iniciar el sistema, si en el módulo Configuración / Parámetros del sistema, tienes activada la opción Trabajar con monedas extranjeras / Solicitar tipo de cambio al iniciar el programa. De otra forma para almacenar el tipo de cambio de la moneda, deberás acceder al Menú Archivos / Monedas / Histórico de tipos de cambio.   Manejo   Al momento de acceder al sistema, se solicitará o en su caso te mostrará el Tipo de cambio del día, independientemente del período en el que estés trabajando, es decir, el que corresponda a la fecha de tu computadora; de igual forma cuando accedes desde el Menú Archivos / Monedas / Histórico de tipos de cambio.   Caso contrario, desde la Captura de pólizas, el tipo de cambio que se propone es del período o fecha en que se esté capturando la póliza.   Si deseas, desde la captura de pólizas o desde cualquier campo que contemple un manejo de multimoneda, podrás consultar y seleccionar el tipo de cambio a usar, hasta podrás consultar el tipo de cambio almacenado en otras monedas y usarlo sin que se vea afectado el nombre de la moneda definida para dicho campo. Una vez anotado el tipo de cambio para la moneda seleccionada, deberás usar el botón fecha de cambio, de lo contrario sólo se guardará el tipo de cambio de la última fecha.   para guardar los datos de acuerdo a la

  Para más información del manejo del calendario consulta el tema: Uso_del_calendario_dentro_de_los_campos_fecha.   Lo almacenado en esta ventana de tipos de cambio, te servirá para que al momento de capturar una póliza, el sistema proponga el tipo de cambio del día en el que se está capturando dicha póliza, o bien, consultar el histórico de la moneda, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se generará la p liza. Nada más deberás tomar en cuenta, que si no existe un tipo de cambio almacenado para la

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fecha en la que se está efectuando la póliza, el tipo de cambio que se propone, será el almacenado recientemente partiendo de esa fecha, es decir, buscará en fechas anteriores el tipo de cambio más actualizado, de no existir ningún tipo de cambio, se propone por omisión el valor 1.   También servirá para tener actualizado el catálogo de monedas, de tal forma que cada vez que se almacene un tipo de cambio para una fecha mayor a la registrada en el catálogo de monedas, el tipo de cambio se actualiza.   Nota
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No será necesario actualizar diariamente el tipo de cambio si éste no sufrió actualizaciones, de tal manera que el valor proporcionado en una fecha determinada servirá como valor para fechas subsiguientes (respetando la fecha en la que se esté solicitando el tipo de cambio). Por otra parte, al almacenar un tipo de cambio en una determinada fecha y para una moneda en particular, el sistema validará que el valor proporcionado sea distinto al almacenado en una fecha anterior, ya que si es igual no se almacenará, por lo que se seguirá tomando el valor de la fecha anterior, sólo si el valor es diferente se grabará y almacenará en el Histórico de Tipos de Cambio.

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  Campos de este proceso Campo Lista de Monedas Descripción En este campo se en listan las diferentes monedas extranjeras que el sistema tiene registradas en el Catálogo de monedas. Selecciona la moneda a la que le indicarás su tipo de cambio del día, de días atrás o incluso de meses.

 
Recuerda que al generar la Base de datos o al Crear nuevamente el archivo de monedas, podrás seleccionar las monedas que usarás, de tal forma que en el catálogo de monedas sólo aparezcan las monedas que tu contabilidad requiera. Creación de archivos Calendario Mediante este calendario podrás desplazarte entre los días, meses o años, en los que requieras indicar el tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada, o bien, sólo consultarla. También podrás seleccionar un rango de fechas consecutivas (varias fechas), esto mediante la ayuda del ratón y la tecla SHIFT.

Uso_del_calendario_dentro_de_los_campos_fecha Tipo cambio En este campo deberás indicar el tipo de cambio correspondiente a la fecha y moneda seleccionada. Para consultar el tipo de cambio proporcionado en otras fechas, desplázate con ayuda del ratón. Se podrá seleccionar o grabar un tipo de cambio con Enter. Para las fechas en donde no hayas proporcionado el tipo de cambio, observarás la leyenda No capturado, o en su caso el tipo de cambio de la ultima fecha actualizada.   Nota Si existiera en la fecha seleccionada un tipo de cambio para la moneda, el sistema te enviará un mensaje en el cual preguntará si deseas sobrescribir el tipo de cambio anteriormente definido.   Por ejemplo: Si a la moneda Dólar Americano ya se le había asignado un tipo de cambio (11), a partir del día 22/02/2006 y se desea asignar otro valor dentro de la misma fecha, entonces presentará el siguiente mensaje al momento de grabar nuevamente:

  Botones y sus Teclas de función Botón Tecla de función Descripción

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F3, Seleccionar Al desplegarse el Histórico de tipos de cambio al inicio del sistema y desde el catálogo de valor, Grabar tipo monedas, podrás grabar el tipo de cambio asignado a una moneda. de cambio Cuando estés consultando el histórico de tipos de cambio, mediante este botón o con la tecla de función F3, podrás utilizar el valor en el campo en el cual estés consultando el histórico. F4, Salir Este botón te permite cerrar la ventana de Histórico de tipos de cambio, es necesario que al cerrar la ventana hayas grabado los cambios, de lo contrario la captura de tipo de cambio se cerrará sin grabar cambio alguno. Ver: Problemas/Soluciones   Reporte Mediante este botón podrás generar el reporte del tipo de cambio por moneda y sus valores históricos (tipos de cambio que ha sufrido o tenido una moneda). Reporte de tipos de cambio F1, Ayuda en línea Este botón despliega el ayuda electrónica del sistema.   Nota Cuando se esté realizando una consulta del histórico de tipos de cambio, desde cualquier campo donde se requiera obtener el tipo de cambio, ejemplo en la captura de pólizas campo "Tipo de cambio", sólo estarán disponibles los botones de seleccionar valor (F3), cerrar (F4) y ayuda (F1).   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El tipo de cambio para la moneda Dólar Este mensaje se despliega cuando al grabar el tipo de cambio para una moneda, ésta Americano, del día (dd/mm/aa), ya existe, con ya tenía registrado un tipo de cambio en la fecha indicada, por lo que el sistema el valor (xxxxxxxxxx) ¿Desea sobreescribirlo? corroborará que deseas modificar el tipo de cambio proporcionado anteriormente para la moneda y fecha seleccionada. Por favor, capture un tipo de cambio válido. Significa que al momento de seleccionar el botón Grabar, no se ha proporcionado el tipo de cambio correspondiente, o bien, no es un formato de tipo numérico, por lo que no es válido para el sistema.

  Tema relacionado Consulta el catálogo de monedas

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Reporte de Histórico de tipos de cambio   Acceso
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Menú Archivos, Monedas, botón

, botón

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  Qué es Mediante este reporte podrás emitir un historial de los diferentes tipos de cambio que ha sufrido una moneda en particular, en una fecha determinada. Las fechas que no aparezcan en este reporte, es porque no han sido capturadas en el histórico de tipos de cambio.   Nota La moneda base del catálogo de monedas, por default está dado de alta en el catálogo, por lo que no hay forma de dejarlo vacío. El reporte imprimirá al menos la información de la moneda base.   Con este reporte podrás emitir la siguiente información: Cabecera
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Título del reporte Nombre de la moneda Período del cual se está tomando la información (Desde-Hasta) Fecha en la que se registró y/o actualizó el tipo de cambio para la moneda Tipo de cambio registrado en la fecha

Cuerpo del reporte
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  Campos de este reporte Campo Moneda Fecha Inicial Fecha final   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No puedes reporte. imprimir SOLUCIONES el No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dirígete al manual de tu impresora o de la red que utilizan en tu empresa. Descripción Selecciona de la lista desplegable, la moneda de la cual deseas obtener el histórico de tipos de cambio. Proporciona la fecha en la cual se empezará a emitir los tipos de cambio para la moneda seleccionada. Proporciona la fecha en la cual se finalizará la emisión de los tipos de cambio para la moneda seleccionada.

El reporte no información

muestra No se ha realizado algún ajuste al tipo de cambio en el día o de días anteriores o subsiguientes.

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Tipos de catálogos de cuentas   La lista siguiente muestra los tipos de catálogos de cuentas que se encuentran en el sistema Al momento de instalar tu sistema, en la ventana de Creación del catálogo de cuentas, deberás elegir la opción Catálogo vacío (sin cuentas). Entonces, será tu responsabilidad dar de alta todas las cuentas que compondrán tu catálogo, lo cual deberás hacer de la siguiente manera: captura la cuenta de Mayor y a continuación todas las cuentas que dependen de ella. Dirígete a la explicación del alta de cuentas: Agregar una cuenta Si ya instalaste tu sistema, también puedes crear nuevamente el archivo de cuentas y elegir un catálogo vacío. Catálogos predefinidos Este sistema te ofrece cuatro opciones predefinidas para poder trabajar con un catálogo que se adapte mejor a las necesidades de tu empresa. Estos catálogos cuentan con 4 caracteres para el nivel Mayor, 3 para las Subcuentas. Todos los catálogos predefinidos contienen las cuentas indispensables para llevar a cabo una contabilidad completa, como las cuentas de Seguros, Rentas, I.S.R., Proveedores y acreedores diversos, Ventas, IVA por pagar, etc. Catálogo estándar Contiene las cuentas que se emplean en la mayoría de las compañías, sin importar el giro al que pertenezcan, ejemplos: industria, computo, etc.   Catálogos de empresas Catálogo para empresas manufactureras Catálogo para empresas comerciales   Catálogo para empresas de servicios Catálogo para paquete demostrativo Ofrece cuentas indispensables para los procesos de fabricación, como Almacén de materiales, Almacén de productos en proceso, Almacén de productos terminados, Mano de obra, Costos de Fabricación, Horas extras, etc. Dentro de la estructura de sus Gastos de venta tiene cuentas como Fondo de ahorro, Viáticos, Comidas con el personal, Sueldos y salarios, Comisiones, Bonos, Gratificaciones, Cuotas al IMSS, etc. Por no requerirla, este catálogo no tiene cuentas como la de Gastos de fabricación.

Este catálogo no cuenta con almacén de productos terminados. En sus Gastos de venta tiene cuentas como Honorarios a profesionistas, Honorarios de asesoría, Gastos de viaje, Gastos de representación, Boletos de avión, y otras. Este tipo de catálogo, es utilizado cuando el sistema es instalado en su paquete demostrativo, contiene las cuentas principales o las de mayor uso en las empresas.

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Cuentas acumulativas y de Detalle   Manejo Aspel – COI maneja cuentas acumulativas y de detalle, a continuación se explicarán más ampliamente:   Cuentas Acumulativas Son cuentas que no se ven afectadas por movimientos de las pólizas, sino que se actualizan automáticamente de acuerdo a los movimientos que se efectúan en las cuentas que dependen de ellas. Generalmente las cuentas de Mayor son definidas como cuentas acumulativas.   Nota No podrás agregar una subcuenta acumulativa a una cuenta de detalle. Agregar cuentas   Problemas / Soluciones PROBLEMAS ¿Cómo puedes convertir una cuenta de Detalle a Acumulativa? SOLUCIONES Modifica la cuenta al hacer doble clic sobre el registro. Selecciona que la cuenta sea acumulativa, siempre y cuando:
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La cuenta no tenga movimientos ni saldo en el mes. La cuenta antecedente no sea de detalle.

¿Cómo puedes convertir una cuenta Acumulativa a de Detalle?

Primero necesitas eliminar las subcuentas o cuentas de detalle (sin que éstas tengan saldo ni movimientos en el mes correspondiente).   Después modifica la cuenta acumulativa a de detalle. Modificar cuentas

  Cuentas de Detalle Pueden ser afectadas a través de las pólizas. Generalmente corresponden a los niveles de auxiliares y es a través de ellas como se van afectando los niveles superiores.   Nota En algunas ocasiones existen cuentas de mayor de las cuales no depende ninguna cuenta, por lo que ésta debe ser definida como de detalle, ya que de otra manera no podrás afectarla.

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Creación de un catálogo de cuentas   Introduce el catálogo de cuentas Para empezar a trabajar, deberás introducir el catálogo de cuentas de tu empresa. Tienes 2 opciones para ello:  
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Introducir el catálogo de tu empresa, o Elegir un catálogo estándar, que es creado automáticamente por el sistema (puedes utilizar este catálogo adaptándote al ordenamiento de cada una de sus cuentas y actualizarlo periódicamente).

  Tema relacionado Control de archivos

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Niveles de cuentas permitidos   Qué es El sistema te da la capacidad de utilizar un catálogo de hasta 9 niveles hasta 20 dígitos entre todos los niveles, con el cual podrás clasificar tus cuentas y obtener subtotales en todos los grupos. El sistema te ofrece un catálogo estándar de 3 niveles (4 dígitos para las cuentas de Mayor, 3 para Subcuentas y 3 para los auxiliares).   Consideraciones y ejemplos Para Aspel - COI, los niveles se denominan: De Mayor, Subcuenta, Subsubcuenta y así sucesivamente hasta llegar al último nivel, que es el de auxiliar:

Las cuentas de niveles inferiores reportan a las superiores:

A continuación puedes ver un ejemplo de un catálogo de 1 a 3 niveles (aunque puedes manejar hasta 9 niveles): Niveles Cuenta y Descripción 1.   1110 CAJA 2110 PROVEEDORES 3100 CAPITAL SOCIAL   1150-000 CLIENTES (Acumulativa) 1150-001 CONTADO (Detalle) 1150-002 CREDITO (Detalle)   1000-00-000 CAJA Y BANCOS (mayor) 1000-01-000 CAJA (Subcuenta) 1000-01-001 EFECTIVO (Auxiliar) 1000-02-000 BANCOS (Sub-cuenta) 1000-02-001 BANCOMER (Auxiliar) 1000-02-002 BANAMEX (Auxiliar) Descripción Para afectar estas cuentas, deberás definirlas como de Detalle, aunque sean de Mayor, por lo que no podrás obtener subtotales.

2.

La primer cuenta es de Mayor y las otras dos son auxiliares, que reportan a la cuenta acumulativa de Clientes.

3.

BANAMEX y BANCOMER reportan la sub-cuenta de BANCOS y la cuenta de EFECTIVO a la de CAJA tanto la sub-cuenta de CAJA como la de BANCO reportan a la cuenta de Mayor de CAJA y BANCOS.

4.

  6000-00-00-000 GASTOS En ciertas áreas el nivel de auxiliar no se utiliza, quedando las cuentas como si DE OPERACIÓN (Mayor fueran sólo de tres niveles. Acum) 6000-10-00-000 SUELDOS

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(Subcta Acum) 6000-10-10-000 DIR. CORPORATIVA (Sub-Subcta Acum) 6000-10-10-001 FINANZAS (Aux – Detalle) 6000-10-20-000 PRODUCCION (Sub-Subcta-Acum) 6000-10-20-001 PLASTICOS (Aux-Detalle) 6000-10-20-002 PINTURAS (Aux-Detalle) 6000-20-00-000 GASTOS GRALES (Subcta – Acum) 6000-20-01-000 DIRECCIÓN GRAL (Sub-Subcta – Detalle) 6000-20-02-000 DIRECCION DE VTAS Sub-Subcta - Detalle Subniveles alfanuméricos Puedes agregar cuentas Acumulativas donde el último nivel maneje caracteres alfanuméricos. Para poder realizar esto, debes tener en cuenta que debe haber como antecedente, una cuenta acumulativa con subniveles en ceros, de otro modo el sistema impedirá que crees la cuenta. Por ejemplo: Cuenta Antecedente: 1170-000-000 Acumulativa Cuenta Alfanumérica: 1170-000-ABC (las letras pueden ser mayúsculas o minúsculas) 1170-000-def 1170-000-1EF En este caso, para agregar pólizas que las afecten, estas cuentas deberán tener, a su vez, cuentas de Detalle como las siguientes: 1170-000-ABC-001, el subnivel anterior al nivel alfanumérico debe estar en ceros. No se te olvide configurar el último nivel en Parámetros del sistema. Observaciones Este manejo impide que el sistema pueda reconocer el número de cuenta consecutivo, por lo que al agregar una cuenta alfanumérica, la tendrás que dar de alta manualmente. En caso de pérdida de datos, el manejo de este tipo de cuentas alfanuméricas, al terminar de introducir tu catálogo de cuentas definitivo y antes de capturar alguna póliza, haz un respaldo de tu catálogo de cuentas (bastará que copies los archivos CCmmaaee.DB, CCmmaaee.PX, CCmmaaee.X02 y CCmmaaee.Y02; donde mm es el mes, aa es el año de trabajo y ee es el número de la empresa). Generación del respaldo de archivos

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Manejo de presupuestos   Qué es Al agregar cada una de tus cuentas, podrás asignar 3 tipos de presupuesto:  
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Mensual.- Aspel - COI te permite asignar el presupuesto mensual cuyo monto se podrá comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anual.- La cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año. Acumulado.- La cantidad a la que asciende el presupuesto de cada período, el cual se reinicializa cuando se llega al mes de ajuste.

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  Cuentas con el reporte de Presupuestos para comparar estos valores programados con los resultados que obtienes al final de cada período.   Temas relacionados Agregar cuentas Reporte de presupuestos

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Consulta el catálogo de cuentas   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas. Desde la Barra de herramientas principal con el botón (*)

Qué es En esta consulta se encuentran las cuentas contables y todas sus características, por omisión el sistema muestra en ella el número de cuenta, la descripción y saldo final; sin embargo esta consulta puede ser personalizada de acuerdo a tus necesidades. Dentro de este módulo puedes consultar los auxiliares de cada cuenta desde la misma ventana del catálogo de cuentas. Adicionalmente podrás hacer una exportación y/o copiado especial de la consulta. Podrás editar la póliza desde el módulo de auxiliares, así como consultar los Saldos Históricos, exportar la consulta a Excel e imprimir la consulta de auxiliares.   Nota Podrás personalizar la información que mostrará la consulta; la información que podrás añadir o eliminar es:
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Tipo de cuenta Descripción de la cuenta Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Saldo Inicial Saldo inicial ME

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Total de cargos Total de cargos ME Total de abonos Total de abonos ME Contrapartida Saldo final Saldo final ME

ME = moneda extranjera También podrás ordenar la información por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro. En la parte de rubros de cuentas podrás modificar y/o agregar rubros de acuerdo a tus necesidades.   Dentro de este catálogo puedes realizar las siguientes operaciones:   Botones Descripción Te permite Agregar una cuenta.

Este botón te permite Modificar la cuenta en el sistema.

Permite Eliminar cuentas capturadas anteriormente.

Filtrar la información de acuerdo a lo requerido.

Quita el Filtro que tenias activado en la consulta.

Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

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Imprime la consulta de cuentas. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de cuentas; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la información hacia otras aplicaciones.

Permite realizar una Exportación de la consulta.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®

Te permite Editar la póliza que contiene movimientos sobre esta cuenta.

Podrás Exportar los auxiliares de las cuentas que se encuentren en el catálogo.

Podrás Imprimir el reporte de auxiliares del sistema.

Muestra el detalle del Saldo histórico del auxiliar de la cuenta.

  Manejo Esta consulta se visualiza por períodos de tiempo indicados en las pestañas localizadas en la parte inferior de la ventana. Es posible que tu consulta la realices filtrando la información por tipo de cuenta (acumulativa y de detalle), para Activos, Pasivos, o Capital o personalizando este filtro con otras especificaciones. Para poder visualizar las cuentas que pertenecen a los rubros, haz clic sobre el mismo y aparecerán las cuentas pertenecientes a dicho rubro.

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Nota Podrás visualizar las cuentas de dos formas, para ver sólo cuentas de mayor (acumulativas), debes indicarlo por medio de la opción Contraer Cuenta; si deseas que se visualicen con las subcuentas, debes indicarlo por medio de la opción Expandir cuentas. Si deseas expandir o contraer de manera individual alguna cuenta en particular, indica la cuenta que deseas desplegar y utiliza entonces los signos "+" para expandir y ver las subcuentas de la cuenta o "-" para contraer la cuenta.             Temas relacionados Agregar cuentas Exportación de consultas Modificar cuentas Personaliza tu consulta Eliminar cuentas Buscar cuentas Filtrar cuentas Opciones de impresión Consulta de auxiliares, saldos históricos y saldo promedio diario

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Agregar cuentas   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins Desde el catálogo de cuentas, al posicionarte en la parte de cuentas, con el botón Agregar , Menú flotante (botón derecho del ratón),

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  Qué es  
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Este proceso te permite agregar una cuenta a tu catálogo de cuentas. También podrás agregar el saldo inicial de la cuenta que estés dando de alta, siempre y cuando tengas habilitada la opción Capturar Saldo inicial en Parámetros del sistema. Puedes elegir el tipo de moneda en el que se registrarán los movimientos de esa cuenta. Adicionalmente, te permite indicar si la cuenta manejada en moneda extranjera afectará a la póliza de ajuste cambiario. Podrás indicar la naturaleza ya sea acreedora o deudora de la cuenta, además de poder asignar una cuenta complementaria. Desde este proceso puedes asociar una cuenta a un rubro de cuenta disponible.

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  Campos de este proceso Campo No. de cuenta Descripción Indica el número de la cuenta a dar de alta; si la cuenta es de detalle el sistema te sugiere la subcuenta de la cuenta de mayor, sólo si te colocas sobre la cuenta de mayor haciendo clic en el botón . Con

el botón o la tecla de función F2, se desplegará el catálogo de cuentas para que te guíes sobre la cuenta de detalle o de mayor que le corresponde. Tecla de ayuda F2 Descripción Tipo de cuenta   Carpeta Generales Campo Descripción Define el nombre que le pondrás a la cuenta. Selecciona el tipo de cuenta que vayas a dar de alta de acuerdo a las propiedades de la cuenta.

Es departamental Este campo es informativo e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catálogo de cuentas departamentales deberás dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la información correspondiente a sus saldos iniciales y finales. Agregar cuentas departamentales Este campo se activa si en los parámetros de configuración está activado el campo "Manejo de departamentos" para reactivar en el sistema este manejo. Saldo inicial Define el saldo inicial de esta cuenta. Los saldos acreedores debes introducirlos a través de una póliza (recuerda que la captura manual del saldo inicial también debe aplicarse a las cuentas acumulativas). Pero es más recomendable dar de alta el saldo inicial de tus cuentas a través de una póliza de inicio. Nota Sólo se podrán registrar saldos iniciales, si se tiene activo el parámetro "Captura del saldo inicial" desde los Parámetros del sistema / Carpeta Cuentas. Parámetros de cuentas / Captura de saldo inicial Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no está permitido el acceso para la captura. Aspel - COI te permite asignar un presupuesto mensual, cuyo monto se podrá comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el período de trabajo.

Saldo final Presupuesto mensual

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Presupuesto anual Presupuesto acumulado Anota la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.

El sistema acumulará el presupuesto de cada período en este campo, el cual se reinicia cuando se llega al mes de ajuste.

Nota En los campos de saldo inicial, presupuesto anual, mensual y acumulado, podrás solicitar la calculadora del sistema mediante la tecla F2 o con el botón   Carpeta Moneda Esta Carpeta de Monedas, estará activada en caso de que el sistema este manejando el Parámetro de sistema "Trabajar con monedas extranjeras". Parámetros de multimoneda Campo Afecta la póliza de Ajuste cambiario Tipo de moneda Descripción Al activar este parámetro, la cuenta en cuestión será incluida en la póliza de ajuste cambiario. Póliza de Ajuste cambiario .

El sistema te presenta la lista de monedas disponibles, mismas que diste de alta en tu Catálogo de Monedas. Nota: En algunas ocasiones el campo tipo de moneda puede estar inactivo, esto puede ser por dos razones: Las cuentas de detalle ya tienen movimientos y sus saldos están en términos de esa moneda. Cuando una cuenta acumulativa tiene una moneda diferente a la moneda contable, todas sus subcuentas deben tener la misma moneda para que los saldos no se combinen con los de otra moneda, manteniendo así la integridad de los saldos. Muestra el Saldo inicial en la moneda que maneja la cuenta dada de alta; si se capturo un saldo inicial en la carpeta Generales el saldo inicial en la carpeta Monedas se verá afectado y, en caso de indicar una moneda diferente a la base, este saldo hará la conversión automáticamente de acuerdo al tipo de cambio de ese día. Pero el campo Saldo final estará inactivo y se irá actualizando conforme el registro de movimientos que se realicen a la cuenta, en estos campos se mostrará esta cantidad, pero expresada al tipo de cambio de la moneda extranjera seleccionada. Para expresar los saldos en moneda extranjera, se toma el tipo de cambio para dicha moneda almacenado en el Histórico de Tipos de cambio. Histórico de tipos de cambio

Saldo Inicial / Final

  Carpeta Atributos Campo Naturaleza acreedora o deudora Pertenece a estos rubros Descripción Indica la naturaleza contable que tendrá la cuenta.

Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde está dándose de alta la subcuenta. Inicialmente si se da de alta una cuenta esta adopta las mismas cuentas asociadas a la cuenta mayor y automáticamente si se añade una cuenta desde la cuenta mayor, esta también visualizará el de la subcuenta. Es la cuenta que servirá como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta, para que la póliza quede igual tanto en el cargo como en el abono. Podrás modificar la asociación de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar en cuenta que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredarán las cuentas asociadas. Asociación de cuentas Permite desligar la cuenta de los rubros del catálogo de rubros de cuentas, siempre y cuando las cuentas asociadas no estén heredadas por la cuenta de mayor.

Contrapartida Asociar cuenta

Desasociar cuenta  

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Cuentas de saldos deudoras Son aquellas que registran costos, gastos y pérdidas, por lo tanto, aumentarán cargando, disminuirán abonando y su saldo será deudor. Como ejemplo de estas cuentas se encuentran las compras, los gastos de compra, las devoluciones, rebajas y descuentos sobre venta, los gastos de venta, los gastos de administración, los gastos financieros y los otros gastos. Cuentas de saldos acreedoras Son aquellas que registran ingresos, productos, ganancias, utilidades, por lo tanto, aumentarán abonando, diminuirán cargando y su saldo será acreedor. Como ejemplo de estas cuentas tenemos las ventas, las devoluciones sobre compra, las rebajas y descuentos sobre compra, los productos financieros y los otros productos. Contrapartida Esta cuenta de naturaleza contraria a la cuenta correlativa para mostrar un saldo apropiado para la partida registrada a la cuenta en una póliza; esta cuenta será de naturaleza contraria, esto es, que si realizas una póliza con una cuenta que se le definió una cuenta complementaria, al momento de capturar la siguiente cuenta en la póliza automáticamente te pondrá la cuenta complementaria posicionándola del otro lado de la columna. Por Ejemplo: A la cuenta FONDO FIJO 11110-001-000 se le asigna la cuenta complementaria INTERESES PAGADOS 7500-001-000, al momento de capturar la partida de la cuenta FONDO FIJO, la cantidad en el debe $500.00 y al darle Enter o TAB, automáticamente la partida siguiente se completará con la cuenta complementaria asignada a la cuenta FONDO FIJO y la cantidad $500.00 se pondrá en el Haber de la partida. Podrás realizar varias partidas que contengan las cuentas complementarias, en este caso deberás verificar que tanto en el DEBE y en el HABER tengan las mismas cantidades para poder cuadrarlas. Puedes utilizar cuentas con o sin cuentas complementarias teniendo en cuenta que deberás cuadrar tu póliza posteriormente. Podrás cuadrar la póliza con la cuenta de cuadre que hayas indicado en los parámetros de configuración

Sugerencia Aspel Una vez que termines de capturar todas las cuentas de tu catálogo y que indiques todos sus datos, imprime un reporte del mismo para que verifiques que la información es correcta y que las dependencias entre las cuentas es la adecuada. A fin de asegurar la integridad de tu catálogo de cuentas, antes de empezar a capturar tus pólizas, efectúa un respaldo de tu base de datos, donde deberás respaldar los archivos CCmmaaee.DB, CCmmaaee.PX, CCmmaa.X02 y CCmmaaee.Y02, donde mm es el mes, aa es el año, ee es el número de la empresa. Generación del respaldo de archivos   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

Quieres modificar la Hazlo en el menú de Configuración, en la opción de Parámetros del sistema. Cuentas hasta distribución de los dígitos por con 20 dígitos y 9 niveles para definir la estructura de tus cuentas. nivel del número de cuenta. Parámetros de cuentas / Dígitos por nivel Apareció el mensaje: La cuenta ya existe. Verifica el número de cuenta que estás tratando de dar de alta, porque Aspel - COI no acepta números de cuentas repetidos.

Te dice que la cuenta no tiene Quisiste dar de alta una Subcuenta sin haber creado la de Mayor. Trataste de dar de alta una antecedentes. cuenta de detalle o auxiliar antes de dar de alta la cuenta de mayor a la que debe reportar Te dijo que el siguiente mes ya fue creado. Diste de alta una cuenta y hay períodos siguientes, el mensaje es una forma de indicar que deberás realizar el traspaso de saldos.

No te permite utilizar guiones Activa el parámetro Captura de cuentas con guión, en los Parámetros del sistema. en la definición de tu clave. Te dice que la cuenta antecedente es de detalle. Intentaste dar de alta una cuenta como Acumulativa cuando la cuenta a la que reportará está definida como de Detalle.

La opción de Departamentos Activa el parámetro de Manejo de departamentos en Parámetros del sistema. aparece en gris y no puedes Parámetros de cuentas / Manejo de departamentos asignarlos.

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No te permite capturar el campo de Saldo inicial. No aparece la pestaña multimoneda   Temas relacionados Modificar cuentas Eliminar cuentas Revisa si en los Parámetros del sistema tienes activada la opción de Captura del Saldo inicial. Revisa si en los Parámetros del sistema tienes activada la opción trabajar con monedas extranjeras.

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Modifica cuentas   Acceso  
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas (colocarse en el registro a cambiar)/ Menú Edición, Modificar o Alt + BkSp Menú Archivos, Catálogo de cuentas, hacer doble clic sobre el registro o Enter En el catálogo de cuentas, al posicionarse sobre el registro, oprimir Modificar. , menú flotante (botón derecho del ratón), opción

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  Qué es Este proceso te permitirá realizar modificaciones de alguna cuenta y, además, conocer el detalle de cada una de las cuentas de tu catálogo. También podrás modificar el tipo de moneda asignada a una cuenta (si tienes activada esta opción en los parámetros del sistema y si la cuenta no tiene movimientos), el cambio se debe hacer desde la cuenta acumulativa para que el cambio se haga automáticamente en las cuentas de detalle que dependan de ésta.   Campos de este proceso Campo No. de cuenta Descripción No se puede modificar este campo, debido a que se perderían los registros de la cuenta. Para cambiar algún número de cuenta deberás dar de baja la cuenta que tiene el número equivocado o que deseas eliminar. Posteriormente, deberás de dar nuevamente de alta la cuenta con el número correcto. Tecla de ayuda F2 Modifica el nombre asignado a la cuenta. Si deseas cambiar el tipo de cuenta Acumulativa a de Detalle, deberás verificar que dicha cuenta no tenga cuentas de niveles inferiores que dependan de ella, ni un saldo diferente de cero, pues si ocurre alguna de las dos circunstancias el sistema no permitirá que se efectúe dicho cambio.

Descripción Tipo de cuenta

  Carpeta Generales Campo Descripción

Es departamental Este campo es informativo e indica si la cuenta es departamental, posteriormente en el catálogo de cuentas departamentales deberás dar de alta las cuentas departamentales e ingresar la información correspondientes a sus saldos iniciales y finales. Agregar cuentas departamentales Este campo se activa si en los parámetros de configuración está activado el campo "Manejo de departamentos" para reactivar en el sistema este manejo. Saldo inicial Éste se podrá modificar únicamente si la cuenta no es departamental, pero no es recomendable hacerlo para que no se alteren los saldos Nota Sólo se podrán registrar saldos iniciales, si se tiene activo el parámetro "Captura del saldo inicial" desde los Parámetros del sistema / Carpeta Cuentas. Parámetros de cuentas / Captura de saldo inicial Saldo final Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto Este campo es informativo, se actualiza automáticamente por los movimientos registrados en el sistema, por lo que no está permitido el acceso para la captura. Aspel - COI te permite asignar un presupuesto mensual, cuyo monto se podrá comparar con los saldos mensuales que va arrojando el sistema. Anota aquí el monto al que asciende el presupuesto mensual de la cuenta para el período de trabajo. Modifica la cantidad a la que asciende el presupuesto de la cuenta en el año.

El sistema acumulará el presupuesto de cada período en este campo, el cual se reinicia cuando se

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acumulado   Carpeta Moneda Esta Carpeta de Monedas, estará activada en caso de que el sistema este manejando el Parámetro de sistema "Trabajar con monedas extranjeras". Parámetros de multimoneda Campo Descripción llega al mes de ajuste.

Afecta la póliza de Puedes activar o desactivar la opción. Al activar este parámetro, la cuenta en cuestión será incluida en la Ajuste cambiario póliza de ajuste cambiario. Póliza de Ajuste cambiario Tipo de moneda Campo informativo. El sistema te presenta la moneda con que fue asignada a la cuenta.

Saldo Inicial / Final Muestra el Saldo inicial en la moneda que maneja la cuenta dada de alta. Se sugiere no modificar el saldo ya que afectaría la contabilidad de tu empresa. El saldo final es un campo informativo que te mostrará el saldo después de los movimientos que haya realizado en el sistema. Histórico de tipos de cambio   Carpeta Atributos Campo Naturaleza acreedora o deudora Pertenece a los rubros Descripción Puedes cambiar la naturaleza contable de la cuenta pero debes tomar en cuenta que afectaría en tu contabilidad.

Muestra los rubros a los que pertenece la cuenta en donde está dándose de alta la subcuenta. Inicialmente si se da de alta una cuenta esta adopta las mismas cuentas asociadas a la cuenta mayor y automáticamente si se añade una cuenta desde la cuenta mayor, esta también visualizará el de la subcuenta. Es la cuenta que servirá como complemento para restar o aumentar el saldo de otra cuenta, para que la póliza quede igual tanto en el cargo como en el abono. Podrás modificar la asociación de la cuenta al rubro que mejor te convenga. Hay que tomar en cuenta que al asociar cuentas a las subcuentas las cuentas de mayor no heredarán las cuentas asociadas. Asociación de cuentas Permite desligar la cuenta de los rubros del catálogo de rubros de cuentas, siempre y cuando las cuentas asociadas no estén heredadas por la cuenta de mayor.

Contrapartida Asociar cuenta

Desasociar cuenta

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Elimina cuentas   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas, Seleccionar el registro a borrar/ Menú Edición, Eliminar o Alt + Del Sobre el catálogo, elegir el registro con el ratón y oprimir el botón

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  Qué es Este proceso te permite eliminar un registro de tu Catálogo de cuentas.   Manejo Para poder dar de baja una cuenta y evitar que se descuadre tu contabilidad, es necesario que se cumplan algunas condiciones: Tanto el Saldo inicial como el Saldo final de la cuenta deberán ser iguales a cero. Si quieres eliminar una cuenta no deberá contener subcuentas. La cuenta no deberá tener movimientos de cargo o abono en el mes (si haces un movimiento y luego modificas o eliminas la póliza, tampoco podrás dar de baja la cuenta, por lo que es más fácil eliminarla al inicio de un nuevo mes). Para eliminar la cuenta da clic al botón o con la opción Eliminar del menú flotante, aparecerá el detalle de la cuenta y al darle clic al botón Aceptar se eliminará la cuenta; en caso de no querer eliminar la cuenta, haz clic al botón Cancelar o cierra la ventana de detalle de la cuenta.   Nota Trata de dar de baja cuentas de tu catálogo lo menos posible, lo que le dará mayor consistencia a tu información. Te recomendamos realizar todas las bajas del catálogo sólo una vez al año, al iniciar un nuevo ejercicio.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta tiene saldo, no es posible eliminarla. La cuenta tiene movimientos, no es posible eliminarla. La cuenta tiene Subcuentas, no es posible eliminarla. SOLUCIONES Deberás hacer una póliza que deje en ceros la cuenta y dar de baja la cuenta en el mes siguiente. No se puede eliminar cuentas que presenten movimientos en el período aunque hayas realizado una póliza y después la hayas dado de baja. La cuenta que quieres eliminar le reporta a otras Subcuentas, por lo que deberás dar de baja las subcuentas que dependen de ella antes de eliminarla.

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Buscar cuentas   La búsqueda de cuentas en el catálogo tiene dos formas: Búsqueda de registros por columna Qué es Para realizar una búsqueda de una cuenta deberás colocarte sobre la columna de la descripción de las cuentas dependiendo del método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Descripción, Número de cuenta, saldos, etc.   Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripción, la cuenta pagos anticipados.   Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripción comienza a escribir la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.

Búsqueda por registros Acceso  
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas/ Menú Ver, Buscar o F3 Dentro del catálogo, oprimir el botón

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  Qué es

También puedes realizar una búsqueda por medio del botón información que requieras encontrar. Buscar   Temas relacionados Agregar cuenta

, donde aparecerá una ventana para que puedas escribir la

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Modificar cuenta Filtrar cuenta

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Filtrar cuentas   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas/ Menú Ver, Filtrar o F5 Catálogo de cuentas, con el botón

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  Campos específicos de este proceso Campo Número de cuenta Desde / Hasta Descripción En el delimitador Desde deberás anotar el primer rango de cuenta que deseas que aparezca en el reporte y, en el delimitador Hasta, especificar el último rango que deseas incluir en la consulta. Con la tecla F2 o con el botón necesites. podrás desplegar el catálogo de cuentas y seleccionar la que

Tipo de cuenta Monedas Saldo final

Selecciona que se desplieguen Todas las cuentas independientemente de su tipo, únicamente las que sean Sólo Acumulativas o cuentas con Sólo detalle. Selecciona la moneda con la cual se hará el filtro. Este campo estará activado si se trabaja con el Parámetro de multimoneda. Define el saldo que tienen las cuentas que quieres seleccionar. Con la tecla F2 o con el botón requieras. podrás desplegar la calculadora para que indiques el saldo final que

Incluye

Elige entre las siguientes opciones: Todos (ignorará el saldo final anotado y mostrará los registros que cumplan con el campo de descripción), Exacto (mostrara las cuentas cuyo monto sea exactamente igual al anotado en el campo de saldo Final), Mayor (filtrará las cuentas cuyo saldo sea mayor al indicado), Mayor o igual (el saldo de los registros a filtrar será exactamente igual o mayor al indicado), Menor y Menor o igual ( el saldo de los registros a localizar será exactamente igual o menor al indicado)

  Nota En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botón botón y para dejar la ventana de consulta a su estado normal haz clic sobre el

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Cuentas departamentales   Las cuentas de tu catálogo se pueden organizar por departamentos, es decir, que los movimientos que afectan a una cuenta se conozcan por los centros que los originaron. Este manejo te permite asignar las partidas de una póliza a un departamento en particular.   Gráfico de un centro de costos En el siguiente caso, los gastos de teléfono de una empresa se asignan a la cuenta general de teléfono, desglosados por áreas o departamentos:

Al momento de hacer la instalación automática, si se trabaja con departamentos, el sistema creará algunos departamentos, dado que el catálogo estándar incluye cuentas departamentales.   Manejo En la ventana del catálogo de cuentas departamentales mostrará la consulta agrupada, ya sea por cuenta o por departamento. También te mostrará el detalle del movimiento de la cuenta, en aquellas p lizas en donde se incluyó esta cuenta departamental. En este apartado te indicará el Tipo de póliza, Número, Fecha, Concepto y Monto por el cual se realizó la partida.   Si vas a manejar departamentos en tus cuentas, primero debes dar de alta las cuentas y los departamentos. Posteriormente, deberás asociar las cuentas con los departamentos respectivos desde el catálogo de cuentas departamentales.

  Nota También podrás ordenar la información por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro.

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  Dentro de la consulta podrás realizar las operaciones siguientes: Botones Descripción Te permite Agregar una cuenta.

Este botón te permite Modificar la cuenta en el sistema.

Permite Eliminar cuentas departamentales capturadas anteriormente.

Filtrar la información de acuerdo a lo requerido.

Quita el Filtro que tenias activado en la consulta.

Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime la consulta de cuentas. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de cuentas departamentales; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la información hacia otras aplicaciones.

Permite realizar una Exportación de la consulta.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®

Te permite Editar la cuenta que contiene movimientos sobre esta cuenta.

Podrás Exportar los auxiliares de las cuentas que se encuentren en el catálogo.

Podrás Imprimir el reporte de auxiliares del sistema.

Muestra el detalle del Saldo histórico del auxiliar de la cuenta.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS Cuidado: período con departamentos activos Los pasos a realizar son los siguientes:   1. Respalda los archivos de los movimientos del mes. SOLUCIONES

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2. 3. 4. 5. 6.   Si quieres que todo el año trabaje con departamentos, debes realizar los pasos anteriores desde el mes de Enero hasta el período en que estés trabajando.   Temas relacionados Generación de respaldo Borrado de movimientos Parámetros del sistema/ Cuentas Modificar cuentas Reinstalación del respaldo Modificar una póliza Borra todos los movimientos del período. Configura el sistema para que maneje departamentos. Asigna un departamento a cada cuenta de su respectivo catálogo. Reinstala el archivo de pólizas. Asigna un departamento a cada póliza.

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Agregar cuentas departamentales   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición, agregar o Alt + Ins Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales, con el botón Posicionándote sobre la ventana de catálogo de cuentas departamentales, Menú flotante (botón derecho del ratón), Agregar. Desde el catálogo de cuentas activando el parámetro de "es departamental", el resultado se verá en el catálogo de cuentas hasta que se realice algún movimiento.

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  Qué es Las cuentas departamentales son aquellas cuentas a las que estarán asociadas a los departamentos con que cuenta la empresa. Sólo podrás asociar cuentas de detalle a los departamentos.   Campos de este proceso Campo No. de cuenta Descripción Selecciona la cuenta a la que le asociarás el departamento, ayúdate de la tecla despliegue el catálogo de las cuentas. Tecla de ayuda F2 Selecciona el departamento con que asociarás la cuenta, ayúdate del botón para que despliegue el catálogo de los departamentos. Tecla de ayuda F2 o con F2 para que

Departamento

o la tecla de función F2

Saldo inicial

Captura el saldo inicial de la cuenta departamental; toma en cuenta que el saldo inicial de tu cuenta departamental es el saldo final de la cuenta en el catálogo, es decir, el saldo final es igual a la sumatoria de todos los saldos de tus cuentas departamentales que pertenezcan a la misma. Este campo estará habilitado si se tiene activo el Parámetro del sistema "Captura del saldo inicial".

Moneda Contable

Indica el saldo inicial en moneda contable. Si la cuenta en donde se asociará el departamento está en moneda extranjera, se escribirá el saldo inicial en moneda contable y automáticamente, al darle Enter o TAB se realizará la conversión en moneda extranjera, ayúdate del botón que despliegue la calculadora. o la tecla de función F2 para

Si la cuenta se encuentra en moneda base en el campo moneda extranjera no se realizará la conversión. Moneda extranjera Indica el saldo en moneda extranjera de la cuenta departamental, en este campo la conversión se realizará al momento de captura la cantidad en moneda contable, ayúdate del botón función F2 para que despliegue la calculadora. o la tecla de

  Temas relacionados Modificar cuentas departamentales Modificar departamentos Reporte de departamentos

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Modificar cuentas departamentales   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición, Modificar o con el botón

o Alt+BkSp

Posicionándote sobre la consulta del catálogo de cuentas departamentales/ Menú flotante (botón derecho del ratón, Modificar.

  Qué es En este proceso podrás modificar el saldo tanto en moneda contable como en moneda extranjera de la cuenta departamental.   Nota Debes tomar en cuenta que al modificar un saldo de tu cuenta departamental, la cuenta de mayor verá afectado su saldo final.   Temas relacionados Agregar departamentos Agrega cuentas departamentales Buscar cuentas departamentales Filtrar cuentas departamentales

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Elimina cuentas departamentales   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú Edición, Eliminar o con el botón

o Alt + Del

Posicionandote sobre la consulta del catálogo de cuentas departamentales, Menú flotante (botón derecho del ratón)/ Eliminar

  Qué es Con este proceso eliminarás las cuentas departamentales que diste de alta en la empresa, debes tomar en cuenta que al eliminarlas tendrás una póliza con movimientos de una cuenta que ya no existe.

Nota No podrás eliminar cuentas departamentales si en la cuenta tiene saldos y/o movimientos. Debes tener en cuenta que la cuenta departamental se integra a varios departamentos, por lo que para eliminar la cuenta deberá eliminarse en todos los departamentos. También desde el catálogo de cuentas puedes eliminar una cuenta departamental:   1. 2. 3.   Temas relacionados Agrega cuentas departamentales Modificar cuentas departamentales Buscar cuentas departamentales Filtrar cuentas departamentales Elimina la cuenta departamental del catálogo de cuentas departamentales. En el catálogo de cuentas deberás deshabilitar el campo Es departamental Elimina la cuenta con el botón .

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Busca cuentas departamentales   La búsqueda de cuentas en el catálogo tiene dos formas:   Búsqueda de registros por columna   Qué es Para realizar una búsqueda de una cuenta departamental deberás colocarte sobre la columna de la descripción de las cuentas dependiendo del método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Clave, Descripción o Saldo Final MN.   Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripci n, cuenta departamental de Gastos de operación. Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripción comienza a escribir la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.

Búsqueda por registros Acceso
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Menú Archivos/ Catálogo de cuentas departamentales, Menú Ver, Buscar o F3 Dentro del catálogo, oprimir el botón

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  Qué es También puedes realizar una búsqueda por medio del botón que requieras encontrar. Para mayor información dirígete al tema de Buscar.   Temas relacionados Agregar departamentos Reporte de departamentos Agregar cuentas departamentales , donde saldrá una ventana para que puedas escribir la información

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Filtrar cuentas departamentales   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales/ Menú edición, Filtrar o F5 o con el botón

  Campos de este proceso Campo Descripción

Rango de cuentas Selecciona el rango de cuentas que deseas filtrar, es decir la primera y última cuenta a incluir. Departamento Selecciona que aparezcan sólo las cuentas de un departamento en particular. Además de que puedes elegir que muestre sólo los registros de cada uno de los departamentos que tengas dados de alta, puedes elegir la opción Todos los departamentos. Puedes elegir que se muestren todas las cuentas o sólo aquellas que se manejan en alguna moneda extranjera. Anota un saldo y elige entre las siguientes opciones: Todos (ignorará el saldo final anotado y mostrará el registro que cumpla con el campo de descripción), Exacto (indicará la primera cuenta cuyo monto sea exactamente igual al anotado en el campo de saldo final), Mayor (localizará la primera cuenta cuyo saldo sea mayor al que indicaste), Mayor o igual (mostrará el registro cuyo saldo sea exactamente igual o mayor al que anotaste) y Menor o Menor o igual (mostrará el registro cuyo saldo sea exactamente igual o menor al que anotaste)

Monedas Saldo final

  Nota En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botón botón   Temas relacionados Agrega cuentas departamentales Modificar cuentas departamentales Buscar cuentas departamentales y para dejar la ventana de consulta a su estado normal haz clic sobre el

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Consulta de auxiliares   Acceso
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Desde la ventana del Catálogo de cuentas y cuentas departamentales, parte inferior de la ventana.

  Qué es Este proceso te permite consultar y reportar los saldos y afectaciones de las subcuentas de tu catálogo, una por una. La consulta de auxiliares dentro del catálogo de cuentas y cuentas departamentales se encuentra en la parte inferior del detalle de las cuentas, te mostrará la siguiente información: Tipo de póliza donde se encuentra la cuenta, número de póliza, Fecha de elaboración, monto del movimiento en el Debe y en el Haber, así como el total del Debe y del Haber.   Notas Si necesitas consultar los saldos y afectaciones de una de tus cuentas ya sea de un mes, o hasta de un año completo, dirígete al reporte de Libro mayor. Reporte de libro mayor Si tienes abierto el catálogo de cuentas y catálogo de cuentas departamentales, puedes consultar el auxiliar en forma directa. No podrás consultar auxiliares en cuentas acumulativas.   Tema relacionado Consulta de Saldos históricos

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Consulta de saldos históricos   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas, módulo Auxiliares, menú flotante, opción Saldos Históricos Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales, módulo Auxiliares, menú flotante, opción Saldos Históricos Menú Archivos, Catálogo de cuentas y cuentas departamentales, con el botón

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  Qué es Esta ventana muestra la información de los saldos de la cuenta en uno o varios períodos de tu contabilidad.  

  Campos de este proceso Campo No. de cuenta Descripción Saldo Inicial Columnas Descripción Número que describe a la cuenta que se está consultando. Nombre de la cuenta. Es el saldo inicial de la cuenta al momento de darla de alta en el catálogo de cuentas. Agregar cuentas Fecha.- Mes o período de trabajo de la cuenta. Debe- Es el monto total de los cargos de la cuenta en el período indicado. Haber- Es el monto total de los abonos de la cuenta en el período indicado. Final- Es el saldo final del período de la cuenta como resultado de sumar o restar los totales de los cargos o abonos del período al saldo final de la cuenta, dependiendo de la naturaleza de la cuenta. Totales Saldo Final   Temas relacionados Consulta de auxiliares Reporte Saldo promedio diario mensual Muestra la sumatoria de los cargos y de los abonos que se realizaron en el período y los saldos inicial y final de la cuenta en el período. Es la cantidad con la que quedará la cuenta después de realizar cada movimiento ya sea un cargo o un abono.

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Exportar a Excel   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas, módulo Auxiliares, menú flotante, opción Exportar a Excel Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales,módulo Auxiliares, menú flotante, opción Exportar a Excel Menú Archivos, Catálogo de cuentas y catálogo de cuentas departamentales, con el botón

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  Qué es El sistema guarda el archivo con extensión .XLS que se abrirá en Excel, y mostrará la consulta de los auxiliares tal y como aparecen en la pantalla. Te mostrará el tipo de póliza, número de póliza, fecha de elaboración, concepto de las pólizas, monto en el Debe y en el Haber de la cuenta seleccionada. Este funcionamiento también se realiza para las cuentas departamentales.   Temas relacionados Consulta de saldos históricos Consulta de auxiliares

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Imprimir auxiliares   Acceso  
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas/ módulo Auxiliares, menú flotante, opción Imprimir Auxiliares. Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales, módulo Auxiliares, menú flotante, opción imprimir Auxiliares. Menú Archivos, Catálogo de cuentas y cuentas departamentales, con el botón

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  Qué es   Este proceso muestra el reporte de auxiliares de la cuenta indicada. La información que contiene es la siguiente:   Encabezado  
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Nombre de la empresa Fecha de elaboración del reporte Nombre del reporte Período seleccionado Folio Tipo de moneda en la cuenta

  Contenido  
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Tipo de póliza No. Póliza Fecha de elaboración de la póliza Concepto del movimiento Cargos Abonos Saldos Total Cargos Total Abonos Total Saldo Total de cargos y abonos en el período.

  Temas relacionados Consulta de auxiliares Consulta de auxiliares, saldos históricos y saldo promedio diario Exportar a Excel Editar póliza

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Editar póliza   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas, módulo Auxiliares, menú flotante, opción Editar póliza Menú Archivos, Catálogo de cuentas departamentales, módulo Auxiliares, menú flotante, opción Editar póliza Menú Archivos, Catálogo de cuentas y Cuentas departamentales, con el botón

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  Qué es Este proceso permite realizar la modificación de la póliza desde el módulo de catálogo de cuentas y cuentas departamentales y no en pólizas. El proceso para modificar pólizas es el mismo que el tema de Modificar pólizas. Modificar pólizas   Temas relacionados Consulta de auxiliares Consulta de auxiliares, saldos históricos y saldo promedio diario Exportar a Excel

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Asociación de cuentas   Acceso
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Desde la ventana de cuentas, menú flotante, botón derecho del ratón, opción Asociar cuentas Menú Archivos, Rubros Desde la ventana de detalle de la cuenta, Carpeta atributos, botón Asociar cuenta Desde la Barra de herramientas principal, botón Durante el proceso de importación de archivos (*)

  Qué es El módulo de asociación de cuentas te permite asociar en un rubro varias cuentas de tu catálogo. Nota Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podrás obtener debidamente tu Balance general, así como reportes que se forman con la información de rubros de cuentas, ya que depende mucho a que rubro hayas asociado la cuenta. Rubros de cuenta en el catálogo estándar: El catálogo estándar que ofrece el sistema (el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tu empresa), tiene en sus primeros 10 rubros, las cuentas que son utilizadas para la obtención de los reportes financieros. Esencial Con el nuevo manejo que tienen las cuentas, éstas podrán asociarse a varios rubros de cuentas, por lo que el manejo de rubros de cuentas en versiones anteriores ya no es el mismo porque ya no hay limitación de rubros. El sistema por omisión te sugiere instalar el catálogo estándar de cuentas el cual contiene: # 1. Descripción Cuentas   Activo Circulante   Activo no Circulante Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes, Almacén, Deudores diversos, funcionarios y empleados, Documentos por cobrar, IVA por acreditar. Terrenos, Edificios, Equipo de transporte, Equipo de cómputo, Equipo de oficina, Depreciación de edificios, depreciación de mobiliario y equipo de oficina, Depreciación de equipo de cómputo, Pagos anticipados, Depósitos en garantía, Gastos de organización, Gastos de instalación, Amortización de gastos de organización e instalación. Proveedores, Acreedores diversos, Documentos por pagar, Impuestos por pagar, I.V.A, por pagar, Anticipos de clientes. Créditos hipotecarios, Documentos por pagar a LP

2.

3.

  Pasivo a corto plazo   Pasivo a largo plaza   Capital   Ventas   Costo de ventas   Gastos de operación   Otros ingresos y Gastos   ISR y PTU

4.

5.

Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversión, Superavit por actualización de Act. Fijo, Resultado de ejercicios anteriores. Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas. Costo de ventas y mano de obra.

6. 7.

8.

Gastos de operación.

9.

Productos financieros, Otros productos, Gastos financieros, Otros gastos.

10.

ISR y PTU

Manejo

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En la parte de rubros disponibles, la ventana te visualiza la Descripción de los rubros del catálogo, al darle clic sobre (+) te mostrará las cuentas que pertenecen a ese rubro, por ejemplo:

  Esencial Tendrás dos formas de asociar las cuentas a los rubros: Por medio del botón o arrastrando la cuenta hacia el rubro de la cuenta por medio del ratón. Puedes seleccionar más de una cuenta para asociarla a un rubro. Del lado derecho se encuentran las cuentas que están disponibles y a la izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a un rubro determinado basta que la selecciones y con el botón pase del lado de las cuentas disponibles, o arrastrando con el ratón la cuenta seleccionada hacia el lado derecho que es donde se encuentran las cuentas disponibles.

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En la ventana del catálogo de cuentas, sitúate en la cuenta que deseas desasociar y con el menú flotante, opción desasociar cuenta del rubro realizarás este proceso. Nota: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0)   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

No se puede asociar la cuenta: Si ya asociaste una cuenta de mayor el sistema automáticamente asocia también sus ‘No. cuenta’, porque su cuenta subcuentas. Si sólo quieres asociar una subcuenta, debes posicionarte sobre la cuenta a base ‘No. de cuenta’ ya se asociar y mediante el botón o arrastrándola hacia el rubro correspondiente. encuentra asociada a este rubro   Temas relacionados Agregar un rubro Agregar cuentas

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Agregar un rubro Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas, desde un rubro de cuentas con el botón Desde el catálogo de cuentas, al posicionarte en la parte de los rubros/ Menú flotante (botón derecho del ratón), Agregar o Alt + Ins

Qué es Aquí podrás agregar un nuevo rubro con el fin de crear y asociar cuentas ya sea acreedoras o deudoras y hacer los cargos y abonos correspondientes.   Recuerda que una vez dado de alta los rubros de cuentas, estos no podrán eliminarse, sólo se podrán modificar. Manejo

Ubícate en la zona donde se encuentran los rubros de cuentas y con el botón se agregará un campo donde pondrás el nombre que llevará el rubro. La numeración de los rubros es consecutiva, por lo tanto no tienes que poner número, el sistema lo coloca automáticamente.   Temas relacionados Catálogo de cuentas Renombra un rubro Agregar cuentas Rubros de cuenta Creación de un catálogo de cuentas

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Renombra un rubro   Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de cuentas, desde un Rubro o la Barra de herramientas con el botón Desde el catálogo de cuentas, al posicionarte en la parte de los rubros/ Menú flotante (botón derecho del ratón), Modificar o Alt + BkSp

  Qué es

Podrás modificar el nombre del rubro con un clic sobre el mismo o con el botón derecho del ratón, opción modificar o el botón campo se activará para que puedas modificar el nombre.   Nota

, el

No se puede eliminar (dar de baja) un Rubro. Generalmente, cuando tienes un rubro que no va a serte útil, bastará con eliminarlo de los formatos de los reportes en que lo hayas incluido.   Temas relacionados Catálogo de cuentas Agregar un rubro Agregar cuentas Rubros de cuenta

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Consulta la balanza de comprobación   Acceso
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Menú Archivos, Balanza de comprobación Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

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  Qué es
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Puedes revisar en pantalla la Balanza de comprobación de los períodos de trabajo que tengas instalados, a fin de corroborar todas las cuentas con sus movimientos y saldos. Puedes buscar, filtrar e imprimir la información de tu balanza. Podrás configurar las consultas según tus necesidades, así como exportarlas y copiarlas. Podrás clasificarlas por su Descripción en orden alfabético, y por Número de cuenta, saldo inicial, saldo final, Total cargos y Total abonos, puedes ordenarlo numéricamente de mayor a menor o viceversa, haciendo clic sobre la barra de título de la columna del detalle.

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  Saldos que presenta la balanza
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El primer saldo que se muestra en la parte inferior de la consulta, corresponde al total de los saldos iniciales de todas las cuentas de detalle. El segundo y tercer valor corresponden al total de los cargos y abonos de las cuentas de detalle. El cuarto valor es la suma de los saldos finales de las cuentas hasta el momento de la emisión de la balanza.

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  Dentro de la consulta puedes realizar varias operaciones, estas son:   Botones Descripción Permite Acumular los saldos de varios períodos.

Este botón mostrará los saldos en moneda extranjera dentro de la balanza.

Filtrar la información de acuerdo a lo requerido.

Quita el Filtro que tenias activado en la consulta.

Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime la consulta de la balanza de comprobación. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar de la balanza de comprobación; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la información hacia otras aplicaciones.

Permite realizar una Exportación de la consulta.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

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Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®

  Nota Si el saldo final se presenta en números positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor (cuenta de naturaleza deudora) y, si se presenta en números negativos, el saldo será acreedor (cuenta de naturaleza acreedora). También puedes verificar los saldos de períodos anteriores o posteriores ayudándote con las pestañas en la parte inferior de la ventana de Balanza de comprobación.   Temas relacionados Opciones de Impresión Exportación de consultas Personaliza tu consulta Reporte de balanza de comprobación

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Balanza de comprobación acumulativa   Acceso
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Desde la ventana de Balanza de comprobación, botón Desde la ventana de Balanza de comprobación con departamentos, botón

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  Qué es Podrás acumular las cuentas de los períodos que desees, siempre que los períodos estén dados de alta. Manejo   Selecciona el rango de períodos que desees que se acumule, haz clic sobre el botón aceptar y se acumularán las cuentas en un período acumulativo. Esto sirve para que puedas ver los saldos hasta el período que diste de alta o entre el rango escogido. Para visualizar los resultados, el sistema crea una pestaña junto con los períodos que se encuentran en la parte inferior de la ventana de balanza de comprobación con o sin departamentos. Nota Para este proceso se habilitará el botón el cual te mostrará los saldos en moneda extranjera, hay que tomar que la conversión de moneda se realizará de acuerdo a la configuración de moneda que le hayas dado a la cuenta.   Temas relacionados Balanza de comprobación Balanza de comprobación con departamentos

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Filtro de la balanza de comprobación   Acceso
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Menú Archivos, Balanza de comprobación/ Menú Ver, Filtrar o F5 Desde la Balanza de comprobación, con el botón

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  Qué es   Esta función te permite ver dentro del catálogo sólo las cuentas que cumpla con las características indicadas.   Campos de este proceso Campo No. de cuenta Desde / Hasta Tipo de moneda Nivel de Balanza Sólo con saldo Sólo con movimientos   Nota El sistema siempre sumará los Saldos, el Debe y el Haber de las cuentas de detalle que se presenten hasta el nivel solicitado. Si generas una Balanza de Mayor, el sistema presentará la suma del total de las cuentas de detalle que dependen de la cuenta de Mayor. En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botón botón y para dejar la ventana de consulta a su estado normal haz clic sobre el Descripción Selecciona el rango de cuentas que deseas filtrar, es decir, entre esas cuentas se buscarán las características necesarias para el filtrado. Puedes elegir que se muestren todas las cuentas o sólo aquellas que se manejan en alguna moneda extranjera. Puedes elegir que la selección incluya desde el nivel de Mayor o sólo las cuentas subsiguientes (Subcuenta, Subsubcuenta, etc., hasta el nivel de Auxiliar). Si activas esta casilla, el filtrado presentará sólo aquellas cuentas que presentan saldos en el período. Si activas esta casilla, el filtrado presentará sólo aquellas cuentas que presentan movimientos en el período.

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Buscar en la balanza de comprobación   La búsqueda de la balanza de comprobación tiene dos formas:

 
Búsqueda de registros por columna

 
Qué es Para realizar una búsqueda de una cuenta deberás colocarte sobre la columna de la descripción de las cuentas dependiendo del método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Descripción, Número de cuenta, saldos, etc.   Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripción, la cuenta pagos anticipados. Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripción comienza a escribir la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.

   

  Búsqueda por registros   Acceso
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Menú Archivos, Balanza de comprobación/ Menú Ver, Buscar o F3 Dentro de la consulta, oprimir el botón

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  Qué es También puedes realizar una búsqueda por medio del botón que requieras encontrar.      Para mayor información sobre el proceso de búsqueda, dirígete al tema: Buscar , donde saldrá una ventana para que puedas escribir la información

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Consulta la balanza de comprobación con departamentos   Acceso
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Menú Archivos, Balanza de comprobación con departamentos Desde la Barra de herramientas, con el botón

  Qué es
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Puedes revisar en pantalla la Balanza de comprobación del período de trabajo en el que te encuentras, a fin de corroborar todas las cuentas con departamentos con sus movimientos y saldos. En las pestañas inferiores puedes consultar períodos anteriores o posteriores, períodos acumulativos, siempre y cuando éstos hayan sido creados. Puedes buscar, filtrar e imprimir la información de tu balanza, como veremos a continuación. Podrás exportar y copiar la consulta. Podrás clasificarlas por su Departamento, Descripción en orden alfabético, y por Número de cuenta, saldo inicial, saldo final, total de cargos y total de abonos, puedes ordenarlo numéricamente de mayor a menor o viceversa, haciendo clic sobre la barra de titulo de la columna del detalle.

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  Saldos que presenta la balanza El primer saldo que se muestra en la parte inferior de la consulta, corresponde al total de los saldos iniciales de todas las cuentas de detalle. El segundo y tercer valor corresponden al total del Cargo y Abono de las cuentas de detalle. El cuarto valor es la suma de los saldos finales de las cuentas hasta el momento de la emisión de la balanza.   Dentro de la consulta se encuentras las siguientes operaciones que podrás realizar:   Botones Descripción Permite Acumular los saldos de varios períodos.

Este botón mostrará los saldos en moneda extranjera dentro de la balanza.

Filtrar la información de acuerdo a lo requerido.

Quita el Filtro que tenias activado en la consulta.

Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime la consulta de la balanza de comprobación con departamentos. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar de la balanza de comprobación con departamentos; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la información hacia otras aplicaciones.

Permite realizar una Exportación de la consulta.

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Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®

  Nota Si el saldo final se presenta en números positivos, significa que el saldo de la cuenta es deudor (cuenta de naturaleza deudora) y, si se presenta en números negativos, el saldo será acreedor (cuenta de naturaleza acreedora).   Temas relacionados Personaliza tu consulta Exportación de consultas Reporte de balanza de comprobación Busca en la balanza de comprobación con departamentos

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Filtra la balanza de comprobación con departamentos   Acceso
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Menú Archivos, Balanza de comprobación con departamentos/ Menú Ver, opción Filtrar Desde la Balanza de comprobación con departamentos, con el botón

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  Campos de este proceso Campo No. de cuenta Desde / Hasta Departamentos Descripción Selecciona el rango de cuentas que deseas filtrar, es decir la primera y última cuenta a incluir.

Selecciona que aparezcan sólo las cuentas de un departamento en particular. Además de que puedes elegir que muestre sólo los registros de cada uno de los departamentos que tengas dados de alta o puedes elegir la opción Todos los departamentos para mostrar en la información de tu balanza. Puedes elegir que se muestren todas las cuentas o sólo aquellas que se manejan en alguna moneda extranjera. Este campo no es modificable ya que tomará desde el nivel auxiliar de la cuenta. Si activas esta casilla, el filtrado presentará sólo aquellas cuentas departamentales que presentan saldos en el período. Si activas esta casilla, el filtrado presentará sólo aquellas cuentas departamentales que presentan movimientos en el período.

Tipo de moneda Nivel de Balanza Sólo con saldo Sólo con movimientos     Nota

En caso de querer quitar el filtro, haz clic sobre el botón botón   Temas relacionados Consulta la balanza de comprobación con departamentos Búsqueda en la balanza con departamentos .

y para dejar la ventana de consulta a su estado normal haz clic sobre el

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Busca en la balanza de comprobación con departamentos   La búsqueda de cuentas en la balanza de comprobación tiene dos formas: Búsqueda de registros por columna Qué es Para realizar una búsqueda de una cuenta departamental deberás colocarte sobre la columna de la descripción de las cuentas dependiendo del método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Clave, Descripción o Saldo Final MN.   Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripci n, cuenta departamental de Gastos de operación.   Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripción comienza a escribir la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.

Búsqueda por registros Acceso
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Menú Archivos, Balanza de comprobación con departamentos/ Menú Ver, opción Buscar o F3 Dentro de la consulta, oprimir el botón

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  Qué es También puedes realizar una búsqueda por medio del botón que requieras encontrar. , donde saldrá una ventana para que puedas escribir la información

Para mayor información acerca del manejo de esta búsqueda, dirígete al tema Buscar.

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Departamentos   Acceso
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Menú Archivos, Departamentos Desde la Barra de herramientas mediante el botón (*)

  Qué es En esta ventana se mostrará el catálogo de Departamentos y te despliegan los Centros de costo que estés manejando para tu empresa.   Repercusiones Sólo si agregas departamentos en este catálogo, después podrás asignar a cada cuenta contable, que dés de alta en el catálogo de cuentas, un Centro de costo ( departamento) y un saldo inicial departamental.   Nota Esta opción estará desactivada, si en el sistema esta trabajando sin departamentos, esto mediante la configuración de los Parámetros del sistema, Cuentas, Manejo de departamentos.   Botones Descripción Te permite Agregar un departamento.

Este botón te permite Modificar el nombre del departamento en el sistema.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime el reporte del catálogo de departamentos. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de departamentos; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®   Temas relacionados Agregar un departamento Modificar un departamento Reporte de Departamentos

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Agregar departamentos   Acceso
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Menú Archivos, Departamentos/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins Desde el catálogo de Departamentos, con el botón

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  Qué es Esta opción te permite agregar departamentos que podrás manejar dentro del catálogo de cuentas departamentales, podrás dar de alta hasta 999 departamentos, además de que la captura es cíclica. Repercusiones Sólo si agregas departamentos en este catálogo, después podrás asignar a cada cuenta contable, del catálogo de cuentas departamentales, un centro de costo ( departamento) y un saldo inicial departamental.   Campos de este proceso Campo Número de departamento Nombre del departamento   Problemas, Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES Descripción El sistema automáticamente le asigna un número secuencial al departamento que vas a dar de alta, por lo que este campo es únicamente informativo.   Debes capturar nombre o descripción del departamento con el que vas a trabajar.

Está desactivada la función y Recuerda para que puedas dar de alta un departamento requieres tener activada la función no puedes dar de alta un correspondiente en los Parámetros de tu sistema. departamento. Parámetros de cuentas / Manejo de departamentos   Temas relacionados Buscar departamentos Reporte de departamentos Agregar cuentas departamentales

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Modificar departamentos   Acceso
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Menú Archivos, Departamentos/ Menú Edición, Modificar o Alt + BkSp Sobre la ventana del catálogo de Departamentos, hacer doble clic sobre el registro deseado. Sobre la ventana del catálogo de Departamentos, con el botón

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  Qué es Con esta opción puedes modificar la descripción de cualquiera de tus departamentos.   Campos de este proceso Campo Número de Departamento Nombre del departamento   Nota No se pueden eliminar (dar de baja) Departamentos; únicamente podrás cambiar los datos asignados.   Temas relacionados Agregar departamentos Buscar departamentos Reportes de departamentos Descripción Campo informativo, donde se indica el número de departamento que se está modificando. Puedes cambiar el nombre o descripción del departamento de acuerdo a tus necesidades.

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Buscar departamentos La búsqueda de departamentos en el catálogo tiene dos formas: Búsqueda de registros por columna Qué es Para realizar una búsqueda de un departamento deberás colocarte sobre la columna de la descripción del departamento dependiendo del método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Número o descripción.   Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripción para el departamento de control de calidad.   Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripción y escribe la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.

Búsqueda por registros Acceso  
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Menú Archivos, Departamentos/ Menú Ver, Buscar o F3 Dentro del catálogo, con el botón

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  Qué es También puedes realizar una búsqueda por medio del botón que requieras encontrar. Para mayor información dirígete al tema de Buscar.   Temas relacionados Agregar departamentos Reporte de departamentos Agregar cuentas departamentales , donde saldrá una ventana para que puedas escribir la información

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Reporte de departamentos   Acceso
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Desde el catálogo de Departamentos/ Menú Archivos, Imprimir Desde el catálogo de Departamentos, Botón o con las teclas de acceso rápido Alt+A+R

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  Qué es Este reporte muestra la información de todos los departamentos dados de alta en el sistema. Puedes obtener un listado con los siguientes datos del catálogo de departamentos:  
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Clave Descripción Tasa de depreciación contable Tasa de depreciación fiscal Máximo deducible Método de depreciación Depreciación Proyectada

  Para configurar las opciones de impresión dirígete a Impresión desde un catálogo o consulta.   Temas relacionados Agregar un departamento Modificar un departamento

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Cómo obtener el pago provisional o anual del IETU   Revisa los temas: Pago anual del IETU Pago provisional del IETU

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Cuentas para operaciones de terceros /deducciones IETU   Acceso
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Menú Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Cuentas para operaciones con terceros/Deducciones IETU.

    Qué es Esta ventana se emplea para asignar del catálogo de cuentas, aquellas cuentas que trabajarán como cuentas de operaciones con terceros/IETU.  Nota Si no defines bien tus cuentas al asignarle los cargos y los abonos, las operaciones del desglose de impuestos con terceros se verán afectados. Sólo se podrán asociar las cuentas de detalle y no las acumulativas.  Manejo

  

  En la parte izquierda se encuentra el "Catálogo de cuentas" el cual muestra las cuentas (número de cuenta y Descripción) que tienes dadas de alta en el catálogo del sistema y del lado derecho se encuentran las "Cuentas con operaciones de terceros" (número de cuenta, descripción y Tipo de movimiento).   Al definir una cuenta como cuenta con operaciones a terceros por omisión el tipo de movimiento que se asigna será Todos es decir se define para Cargos y Abonos, en caso de querer asignar un solo movimiento, deberás asignarlos con los botones o

respectivamente. Si una cuenta tiene asignados alguno de los movimientos y requieres asignarle los dos movimientos utiliza el botón .

 

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Esencial  
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Tienes dos formas de definir las cuentas de terceros: 1. 2. Por medio del botón Arrastrando por medio del ratón la cuenta hacia el lado de cuentas con operaciones de terceros.

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Puedes seleccionar más de una cuenta para asignarla como cuenta de Terceros. Del lado izquierdo se encuentran las cuentas que están disponibles y a la derecha las cuentas con operaciones de terceros, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a las cuentas con operaciones de Terceros basta que la selecciones y con el botón pase del lado de las cuentas disponibles (catálogo de cuentas), o arrastrando con el ratón la cuenta seleccionada hacia el lado izquierdo, si quieres que todas las cuentas con operaciones de terceros se eliminen, usa el botón .

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Con el botón

podrás filtrar el catálogo de cuentas de modo que sólo se muestren las de tu interés, en caso de querer volver .

a desplegar todas las cuentas utiliza el botón   Temas relacionados Agregar una póliza Captura de Operaciones con terceros/deducciones IETU

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Captura de operaciones con terceros/IETU   Acceso
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Desde la consulta de pólizas, con el botón

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Menú Pólizas, al guardar el movimiento y se detecte que existen cuentas asignadas para el registro de las operaciones con terceros.

  Qué es Permite capturar las operaciones con terceros así como las deducciones IETU que aplican para la cuenta registrada en la póliza.

 
Manejo   Al capturar una póliza que contenga una o más cuentas que se definió como cuenta con operaciones a terceros/IETU, se desplegará una ventana en donde capturarás el tipo de operación y las cantidades que corresponden a los impuestos por cada cuenta que se haya agregado a la póliza. Al contabilizar la póliza este diálogo de desglose se desplegará una vez por cada partida donde se encuentre una cuenta configurada para trabajar con operaciones con terceros/IETU.   Cuando seleccionas el botón sobre una partida o cuenta que no está definida para trabajar con operaciones a terceros, se desplegará el siguiente mensaje: "Deseas configurar esta cuenta como cuenta de operaciones con terceros", al seleccionar que "Si" esta cuenta se incluirá en las "Cuentas para operaciones con terceros/IETU”.   Desde el detalle de la póliza sólo podrás indicar que una cuenta quede configurada para trabajar con operaciones de terceros. Pero no podrás dar de alta una operación. Para dar de alta la operación, deberás solicitar la captura de operaciones con terceros desde la consulta de pólizas, con el  botón o con la tecla de acceso rápido "F11".

 
  La ventana es la siguiente:

  Importante

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Cuando se elimine una póliza también se eliminarán las operaciones registradas para las cuentas de las partidas que tengan operaciones con terceros, se mandará un mensaje advirtiendo de la eliminación de la operación y el cual se deberá confirmar.     Para eliminar únicamente la operación con terceros/IETU sin que necesariamente deba eliminarse la póliza podrás hacerlo desde la "Captura de causación de IVA".     Pestaña "Deducciones IETU"    Desde esta pestaña, podrás consultar el desglose de las deducciones IETU asociados a la operación con terceros. Para un cálculo automático del monto de las deducciones es necesario la correcta definición desde el catálogo de Datos fiscales de terceros. También se podrán adicionar deducciones indicando los montos y porcentajes deducibles, y si es necesario eliminarlos con el botón de Suprimir del teclado. Nota: El monto del "Gasto asociado" se cambiará cuando el monto del "Valor de los actos" varíe, siempre y cuando la captura del DIOT sea un "alta y sólo exista una partida de gastos.  

    Campos de este proceso Campo Datos de la partida Cuenta Fecha Póliza Datos de operación RFC o ID Fiscal   Campo informativo. Muestra la cuenta a la que se aplicará la operación de terceros. Campo informativo. Fecha de elaboración de la póliza. Campo informativo. Muestra el número y el tipo de póliza.   Es la clave de identificación del proveedor con hacienda. Puedes ayudarte de la tecla F2 o el botón para seleccionar un proveedor. Con el botón se desplegará la ventana de Datos fiscales de terceros en donde podrás dar de alta el RFC o ID Fiscal de terceros. Con el botón   podrás modificar los datos del RFC o Tercero. Descripción

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Tipo de operación Es una devolución Monto de operación Muestra el tipo de operación que se asignó al RFC o ID fiscal del proveedor. Marca este campo si el tipo de operación se trata de una devolución. Monto total de la operación o partida. Para este campo se debe considerar el parámetro "Montos incluyen impuestos / En Oper. con terceros , ya que le indicará al sistema si este monto tiene el impuesto incluido o no. Con la tecla F2 o el botón utilizar en este campo. Columna TASA % se desplegará la calculadora en donde podrás indicar la cantidad a

En estas columnas especificarás la tasa que se aplicará a la captura estos valores dependerán del período que estés trabajando si trabajas hasta el año 2009 las tasas deben corresponder al 15% para el IVA general, el 10% para el IVA fronterizo, tasa cero y exento; para trabajar a partir del año 2010 deberás trabajar con el 16% para el IVA general, 11% para IVA fronterizo, tasa cero y Exento. Este campo se rige por el parámetro de configuración "Montos incluyen IVA/En ingresos", es decir: Si está Activado el parámetro, indica que la cantidad especificada en el campo "Monto de operación" ya tiene el impuesto por omisión especificado en Parámetros del sistema, por lo que para obtener el valor de los actos, deberás dividir el monto de la operación con la tasa del impuesto default. Ejemplo:   Monto de la operación: 755.00 Tasa de impuesto default: 15% Valor de los actos: 656.52   Valor de los actos = Monto de la Operación /(1- % IVA retenido - %ISR retenido + % IVA)   Si el parámetro esta Desactivado, la cantidad especificada en el campo "Valor de los actos" no tendrá el impuesto incluido, por lo que en este campo observarás la misma cantidad especificada en el monto de operación y a este valor es al que se le calculará el impuesto default especificado en parámetros. Ejemplo:     Monto de la operación: 755.00 Valor de los actos: 755.00   Este campo se rige por los porcentajes que se indicaron en los campos %IVA retenido, %ISR retenido, es decir, si se indica un monto en estos campos, el Valor de los actos cambiará: Nota: Al modificar el % de retención y se tiene activado el parámetro de "Montos incluye impuestos" y se tiene activado el Sugerir, el sistema despliega el mensaje:  ¿Deseas que se ajuste el valor de los actos por esta retención?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la respuesta fue negativa, sólo cambiará el monto del IVA /ISR retenido. Cuentas con el botón calculadora.   o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la

Valor de los actos

IVA Acreditable

Se calcula automáticamente y puede ser modificado. IVA Acreditable = Valor de los actos * Tasa de IVA.  

IVA no Acreditable

Se deberá capturar (el sistema no lo calcula) y una vez capturado se recalculará automáticamente el IVA Acreditable restándole la cantidad capturada. IVA Acreditable = Valor de los actos * Tasa de IVA – IVA no Acreditable. Cuentas con el botón o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la calculadora.

Monto Ded. ISR

Monto Deducible para ISR, el monto se calculará automáticamente de la suma de los "valores de los actos", pero podrás modificarlo.   Cuentas con el botón calculadora.  o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la

% IVA Retenido

Indica el porcentaje que se aplicará automáticamente a los montos de IVA e ISR Retenido, esto evita

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% ISR Retenido capturar manualmente los montos según sea la tasa indicada. Cuando se realice una modificación los campos de % de IVA Ret y % de ISR Ret no se visualizarán, sin embargo  los montos de retención si serán editables . Al modificar el % de retención y se tiene activado el parámetro de "Montos incluye impuestos" y se tiene activado el Sugerir, el sistema despliega el mensaje:  ¿Deseas que se ajuste el valor de los actos por esta retención?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la respuesta fue negativa, sólo cambiará el monto del IVA /ISR retenido. Otras retenciones En el caso de que el parámetro Montos incluyen IVA este Activado: se calculará automáticamente de tal forma que el Monto de la Operación y el Total queden cuadrados, pero se podrá modificar, y lo que se indique en ese momento, no afectará el monto de la operación ni el valor de los actos.   TOTALES Total del valor de  los actos = Valor de los actos al 15% o 16%+ Valor de los actos al 10% u 11% + Valor de los actos al 0% + Valor de los actos con tasa exenta. Total del IVA Acreditable = IVA Acreditable al 15% o 16% + IVA Acreditable al 10% u 11% Total del IVA No Acreditable = IVA No Acreditable al 15% o 16%+ IVA No Acreditable al 10% u 11% + IVA No Acreditable con tasa exenta. IVA Trasladado = Total del IVA Acreditable + Total de IVA No Acreditable. IVA Retenido = Indica la cantidad retenida por concepto de IVA en la transacción.   Total Es el total de la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir: Total = Total del valor de los actos + IVA Trasladado – IVA Retenido – Otras retenciones.  

    Temas relacionados Agregar una póliza Captura de causación de IVA Reporte de operaciones con terceros Guía Rápida para el cálculo del IETU

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Captura de causación de IVA/Acumula deducciones IETU   Acceso
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Menú Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Causación de IVA/Acumula deducciones IETU

  Qué es Esta consulta muestra la información de las operaciones con terceros registradas y las cuales no se les haya asignado un período de causación. Adicionalmente podrás consultar el monto de las deducciones IETU, así como sus acumulados por cada operación.   Manejo Ahora con el fin de que puedas identificar de manera inmediata las devoluciones, los montos que corresponden a este movimiento se mostraran con signo negativo tanto en la consulta "Causación de IVA/Acumula deducciones IETU" como en los reportes "Deducciones IETU e IVA acreditable". Sin embargo al consultar el detalle de cada movimientos los montos se mostraran tal como los capturaste, es decir, sin signo negativo. Si eres usuario de COI 5.7 y tienes operaciones con terceros registradas como devolución, verás de manera trasparente el mismo efecto en estos movimientos, siempre y cuando los montos se hayan grabado positivos, pero si se grabaron con signo negativo no se notarán cambios en la consulta "Causación de IVA/Acumula deducciones IETU", salvo al consultar el detalle de los movimientos, porque los montos ya no se verán con el signo negativo.   Definición del período de causación Para poder definir el período de causación selecciona el registro y haciendo clic escribe el campo fecha del período de causación escribe o indica el período de causación del IVA. Con el botón podrás indicar la fecha del período mediante el calendario que se despliega.

Uso del calendario dentro de los campos fecha También podrás definir el período de causación con el menú flotante opción Definir período de causación, podrás definir la fecha indicándolo dentro del campo o con el calendario haciendo clic sobre la flecha .

  Por omisión el formato del campo será mm-aa, donde mm es el mes y aa indica el año, sin embargo podrás ingresar fechas con otros formatos por ejemplo: abril-06, abril, 04-06, 04, 04/06. Cuando indicas un solo número, por ejemplo 04, el sistema lo tomará como el cuarto mes que corresponde al mes de abril.

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    La consulta permite seleccionar más de un registro mediante la tecla shift o las teclas Ctrl+E, si deseas invertir la selección haz clic sobre cualquier lugar de la ventana o con las teclas Ctrl+A. Para filtrar la consulta podrás hacerlo con la tecla de función F5.   Filtrar operaciones   La información que se muestra es la siguiente:
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Tipo de póliza Número de póliza de COI Fecha de captura de las operaciones Monto de la operación Monto deducible IETU (En la Pestaña Deducciones IETU podrás ver el desglose de este monto) Número de cuenta RFC o ID Fiscal Tipo de operación Tipo de proveedor Período de causación del IVA

  Pestaña "Deducciones IETU"   Desde esta pestaña, podrás consultar el desglose de la cuenta de gastos asociada al proveedor.  Para modificar la cuenta de gastos asociada a la operación, su gasto y el monto a deducir, regresa a la captura de Operaciones con terceros/IETU carpeta deducciones IETU.  

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    Botones de este proceso Botón Descripción Se despliega la ventana de operaciones donde podrás consultar el detalle de captura de operaciones con terceros. También tienes la opción de desplegar esta ventana con la opción Consultar operación que se encuentra en el menú flotante, doble clic sobre el registro o con las teclas Alt+BkSp. Captura de Operaciones con terceros Este botón elimina la operación con terceros seleccionada. Filtra la información de acuerdo a lo requerido. Filtrar operaciones con terceros Restaura el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.   Temas relacionados Captura de Operaciones con terceros Filtrar operaciones con terceros

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Datos fiscales de terceros   Acceso
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Menú Archivo, Operaciones con terceros/IETU, Datos fiscales de terceros Desde la ventana de captura de operaciones con terceros/IETU, RFC o ID Fiscal con el botón o

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  Qué es Con esta ventana se puede agregar, modificar o borrar la información fiscal de los proveedores o terceros que se tomarán en cuenta para realizar la captura de operaciones con terceros/IETU así como importar la lista de proveedores desde Aspel-SAE.   Manejo Agregar un RFC Puedes agregar la información directamente desde Menú Archivo/Operaciones con terceros/IETU/ Datos fiscales de terceros  con el botón o desde la captura de operaciones con terceros al escribir un RFC o ID Fiscal que no esté dado de alta en los datos fiscales de terceros y haciendo clic sobre el botón   Campos de este proceso Campos RFC o ID Fiscal Descripción Indica el RFC tratándose de persona moral o física o ID Fiscal para el caso de una persona Extranjera. Nota: Para personas físicas el formato es: AAAAaammddHHD, en donde: AAAA= siglas del contribuyente; aammdd= Fecha de nacimiento (año, mes, dia); HH= Homonimia; D= Dígito verificador. Para persona moral el formato es: AAAaammddHHD, en donde: AAA= siglas del contribuyente; aammdd= fecha de constitución; HH= homonimia; D= dígito verificador. Clave SAE Campo informativo. Es la clave que el sistema asigna automáticamente para identificar al Tercero. Por medio del botón Aspel-SAE. Nombre Tipo de tercero se importará la lista de proveedores que se encuentra en el sistema .

Escribe el nombre o razón social con el que se identificará el proveedor o Tercero. Indica el tipo de tercero que identifica a la persona moral o física.   Los tipos de tercero que puedes indicar son: 04 Proveedor Nacional; 05 Proveedor Extranjero, 15 Proveedor global.  

Tipo de Operación

Selecciona el tipo de operación que se le asignará al proveedor o tercero. Nota: Dependiendo del tipo de tercero que se haya indicado son las operaciones que puedes realizar y que se desplegarán en el campo.

País

Selecciona el país de residencia. Nota: Este campo se activará cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero.

Nacionalidad

Escribe la nacionalidad del Tercero. Nota: Este campo se activará cuando hayas elegido el tipo de tercero extranjero.  

 

Asociación de Gastos deducibles para IETU

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Cuenta de gasto asociada Selecciona la cuenta de gasto asociada al proveedor, donde se acumularán las deducciones por concepto de IETU.   El número de cuenta que se elija solo le servirá de referencia al sistema para la emisión de Reportes, no se le generará ningún movimiento, así por ejemplo, si las compras al proveedor Papelería Moderna, S.A. de C.V. son en su mayoría de Papelería la cuenta de gasto asociada que se seleccionaría es la 6000-026-000 Papelería y Artículos de oficina.   Deducibilidad Por Porcentaje o por Monto   Indica la forma en la que se deberá calcular la parte deducible de la operación, según lo indique la ley deberás especificar si la parte que se deducirá será por un monto o por porcentaje. Si por ejemplo la Cuenta de gasto asociada es de Papelería el tipo de deducibilidad será por Porcentaje pero si es por Renta de Autos será por Monto.   Porcentaje/Monto Si indicaste que la deducción de la operación se llevará a cabo por  Porcentaje deberás capturarlo, por el contrario si elegiste Monto deberás anotar el monto tope que indique la Ley. Para el ejemplo de Papelería el porcentaje será del 100% y para el de Renta de Autos será un monto de 750 pesos.   Nota: Lo definido en estos tres últimos campos, le servirá al sistema para calcular de manera automática el monto de deducción IETU cada vez que se este capturando una operación con terceros/IETU. Captura de causación de IVA Captura de operaciones con terceros   Botones de este proceso Botones Descripción Este botón sirve para dar de alta a un proveedor o tercero.

Podrás modificar los datos del proveedor o tercero.

Con este botón eliminas la información del Tercero que hayas seleccionado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Con este botón se importarán los proveedores que hayas dado de alta en el sistema Aspel-SAE y deseas tener esta información en tu sistema. Captura ruta SAE Con estos botones avanza al primer o al último proveedor o tercero.

Con estos botones regresa al anterior o avanza al siguiente proveedor o tercero.

  Tema relacionado Captura de Operaciones con terceros Guía Rápida para el cálculo del IETU

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Filtrar operaciones con terceros (deducciones) o operaciones IETU (Ingresos)   Operación con terceros   Acceso
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Menú Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Causación del IVA, botón

  Ingresos IETU
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Menú Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Acumulados de Ingreso, botón

  Qué es   Esta función te permite filtrar ciertas operaciones, de tal forma que sólo se vean en  pantalla aquellas operaciones que cumplan con lo especificado en el filtro.   Campos específicos de este proceso Campo Tipo de póliza Número de póliza Número de cuenta Descripción Selecciona el tipo de póliza que deseas filtrar ya sea: Todos (incluirá todos los tipos de pólizas que existan), Dr (diario), Ig (ingresos), Eg(Egresos) y todas aquellas que hayas definido. Podrás seleccionar las pólizas de acuerdo a su número de póliza. Indica la cuenta del catálogo de cuentas que desplegará las pólizas que contengan movimientos con esta cuenta. Ayúdate del botón o la tecla de función F2 para que despliegue el catálogo de cuentas e indiques la cuenta que se tomará para el filtro. RFC o ID Fiscal Fecha de la póliza Desde / Hasta Te permite ver en pantalla las pólizas que contengan operaciones con RFC o ID fiscal del proveedor o tercero. Este campo sólo estará habilitado para las operaciones con terceros (Deducciones) Puedes filtrar la consulta de acuerdo a una rango de fechas para desplegar las pólizas que cumplan con esta característica.

Período de causación  

-Para deducciones- Desde / Hasta . Indica la fecha del período de causación  de las deducciones que deseas consultar en pantalla.     Desde / Hasta . Indica la fecha del período reportado para los ingresos efectivamente cobrados que deseas consultar en pantalla.

-Para IngresosPeríodo Reporta IETU     Observaciones

El botón restaura un filtro definido, además si en la consulta se modificó el período de causación o periodo reporta IETU al hacer clic sobre algún registro se desplegará el mensaje " Existen cambios pendientes, si restauras el filtro los cambios se perderán. Deseas guardar los cambios antes de restaurarlo?" , si deseas, el mensaje te da la opción de guardar los cambios.   Tema relacionado Captura de Operaciones con terceros Desglose de ingresos efectivamente cobrados

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Cuentas para ingresos IETU   Acceso
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Menú Archivos, Operaciones con terceros/ IETU, Cuentas para ingresos IETU

  Qué es Esta ventana se emplea para asignar del catálogo de cuentas, aquellas cuentas en las que se llevará el registro de los ingresos para el cálculo del impuesto empresarial a tasa única (IETU). Esta selección o asignación de cuentas, servirá para desplegar un desglose de la cuenta al momento de garbar la póliza.   Si no especificas que cuentas se utilizarán para llevar el registro de los ingresos, al momento de modificar desde el detalle una póliza, mediante el botón  lo podrás indicar.

 
  Nota Si no defines bien tus cuentas al asignarle los cargos y los abonos, las operaciones del desglose de ingresos se verán afectados. Sólo se podrán asociar las cuentas de detalle y no las acumulativas.   Manejo

  

  En la parte izquierda se encuentra el "Catálogo de cuentas" el cual muestra las cuentas (número de cuenta y Descripción) que tienes dadas de alta en el catálogo y del lado derecho se encuentran las "Cuentas que podrás usar para registrar operaciones con IETU" (número de cuenta, descripción y Tipo de movimiento).   Al definir una cuenta como cuenta para registrar operaciones con IETU, por omisión el tipo de movimiento que se asigna será Todos es decir se define para Cargos y Abonos, en caso de querer asignar un solo movimiento, deberás asignarlos con los botones o los dos movimientos utiliza el botón respectivamente. Si una cuenta tiene asignados alguno de los movimientos y requieres asignarle .

 

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Esencial  
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Tienes dos formas de definir las cuentas de ingresos: 1. 2. Por medio del botón Arrastrando por medio del ratón la cuenta hacia el lado de cuentas con operaciones IETU.

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Puedes seleccionar más de una cuenta para asignarla como cuenta de Terceros. Del lado izquierdo se encuentran las cuentas que están disponibles y a la derecha las cuentas que ya están configuradas para trabajar con operaciones IETU, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a las cuentas de ingresos basta que la selecciones y con el botón pase del lado de las cuentas disponibles (catálogo de cuentas), o arrastrando con el .

ratón la cuenta seleccionada hacia el lado izquierdo, si quieres que todas las cuentas se eliminen, usa el botón
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Con el botón

podrás filtrar el catálogo de cuentas de modo que sólo se muestren las de tu interés, en caso de querer volver .

a desplegar todas las cuentas utiliza el botón Guía Rápida para el cálculo del IETU

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Desglose de ingresos efectivamente cobrados   Acceso
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Desde la consulta de pólizas, con el botón Menú Pólizas, al guardar el movimiento y se detecte que existen cuentas asignadas para el registro de los ingresos,

  Qué es Desde esta ventana podrás desglosar los ingresos que gravan para IETU.

 
Manejo Al contabilizar y/o grabar la póliza, esta ventana se desplegará por cada cuenta definida para la captura de ingresos efectivamente cobrados, calculando los datos de acuerdo a los Parámetros definidos por empresa.   Cuando seleccionas el botón sobre una partida o cuenta que no está seleccionada para trabajar como ingresos IETU, se desplegará el siguiente mensaje: "Deseas configurar esta cuenta como cuenta de IETU", al seleccionar que "Si" esta cuenta se incluirá en las "Cuentas para ingresos IETU".   Desde el detalle de una póliza, sólo podrás indicar que una cuenta quede configurada para trabajar con operaciones IETU. Para dar de alta la operación, deberás solicitar el desglose de ingresos desde la consulta de pólizas, botón o con la tecla de acceso rápido "F12". Es importante señalar que en el alta de una póliza aunque se va a poder definir una cuenta para el manejo de Ingresos IETU, al grabar la póliza no se registran los movimientos de ingresos en la bitácora.   La ventana es la siguiente:  

  Importante Al modificar una operación con IETU, el sistema ya no calcula las cantidades en automático, por lo que deberás realizar los cálculos y adaptaciones manualmente, verificando que estén correctas antes de grabarlas. Cuando se elimine una póliza que contenga Ingresos IETU, también se eliminarán estas operaciones asociadas, es decir, desaparece su registro de la consulta Acumulación de ingresos IETU . Al eliminar una póliza, se pedirá la confirmación de dicha eliminación Para eliminar las operaciones con IETU directamente desde su bitácora de movimientos, dirígete al Tema "Acumulación de ingresos IETU".  

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  Campos de este proceso Campo Datos de la partida Cuenta Fecha Póliza Datos de operación Tipo de actividad   Campo informativo. Muestra la cuenta a la que se aplicará la operación IETU. Campo informativo. Fecha de elaboración de la póliza. Campo informativo. Muestra el número y tipo de póliza.   Selecciona el tipo de actividad relacionada con el ingreso efectivamente cobrado que se esta capturando. Los tipos de actividad disponible son: Enajenación de bienes, prestación de servicios independientes y Otorgamiento del uso o goce temporal de bienes. Marca este campo si la operación se trata de una devolución, al seleccionar esta opción los montos capturados serán restados para el cálculo total de ingresos gravados para IETU. Esta opción podrás usarla por ejemplo para devoluciones, descuentos o bonificaciones que afecten a los ingresos de la empresa. En estas columnas especificarás la tasa que se aplicará a la captura estos valores dependerán del período que estés trabajando si trabajas hasta el año 2009 las tasas deben corresponder al 15% para el IVA general, el 10% para el IVA fronterizo, tasa cero y exento; para trabajar a partir del año 2010 deberás trabajar con el 16% para el IVA general, 11% para IVA fronterizo, tasa cero y Exento. Monto total de la operación. Para este campo se debe considerar el parámetro "Montos incluyen IVA / En Ingresos, ya que le indicará al sistema si este monto tiene el impuesto incluido o no.  Con la tecla F2 o el botón se desplegará la calculadora en donde podrás realizar las operaciones aritméticas para ser usadas en este campo. Valor de los actos Este campo se rige por el parámetro de configuración "Montos incluyen IVA/En ingresos", es decir: Si está Activado el parámetro, indica que la cantidad especificada en el campo "Monto de operación" ya tiene el impuesto por omisión especificado en Parámetros del sistema, por lo que para obtener el valor de los actos, deberás dividir el monto de la operación con la tasa del impuesto default. Ejemplo:   Monto de la operación: 755.00 Tasa de impuesto default: 15% Valor de los actos: 656.52   Valor de los actos = Monto de la Operación /(1- % IVA retenido - %ISR retenido + % IVA)   Si el parámetro esta Desactivado, la cantidad especificada en el campo "Valor de los actos" no tendrá el impuesto incluido, por lo que en este campo observarás la misma cantidad especificada en el monto de operación y a este valor es al que se le calculará el impuesto default especificado en parámetros. Ejemplo:     Monto de la operación: 755.00 Valor de los actos: 755.00   Este campo se rige por los porcentajes que se indicaron en los campos %IVA retenido, %ISR retenido, es decir, si se indica un monto en estos campos, el Valor de los actos cambiará: Nota: Al modificar el % de retención y se tiene activado el parámetro de "Montos incluye impuestos" y se tiene activado el Sugerir, el sistema despliega el mensaje:  ¿Deseas que se ajuste el valor de los actos por esta retención?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la respuesta fue negativa, sólo cambiará el monto del IVA /ISR retenido. Cuentas con el botón calculadora. IVA Trasladado o la tecla F2 para indicar la cantidad a calcular desplegando la Descripción

Es una devolución

Columna TASA %

Monto de operación

Se calcula automáticamente y no podrá ser modificado.  

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 IVA Trasladado = Valor de los actos * % de impuesto.   IVA Retenido Indica el IVA Retenido en la operación, este valor deberá ser capturado por el usuario para las operaciones que apliquen, así por ejemplo para un ingreso por 100 pesos por concepto de Fletes  el IVA Retenido al 4% que se deberá especificar es de 4 pesos. En el caso de que el parámetro Montos incluyen IVA este Activado: se calculará automáticamente de tal forma que el Monto de la Operación y el Total queden cuadrados, pero se podrá modificar, y lo que se indique en ese momento, no afectará el monto de la operación ni el valor de los actos.

Otras retenciones

Ingreso Gravable IETU Ingreso Gravable para IETU, el monto se calculará automáticamente de la suma de los "valores de los actos", pero es modificable.   %IVA retenido %ISR retenido Indica el porcentaje que se aplicará automáticamente a los montos de IVA e ISR Retenido, esto evita capturar manualmente los montos según sea la tasa indicada. Cuando se realice una modificación los campos de % de IVA Ret y % de ISR Ret no se visualizarán, sin embargo  los montos de retención si serán editables . Al modificar el % de retención y se tiene activado el parámetro de "Montos incluye impuestos" y se tiene activado el Sugerir, el sistema despliega el mensaje:  ¿Deseas que se ajuste el valor de los actos por esta retención?" al darle Si al mensaje el monto del valor de los actos cambia, en caso de que la respuesta fue negativa, sólo cambiará el monto del IVA /ISR retenido. TOTALES Total de valores de los actos = Suma de todas las cantidades definidas en valores de los actos Total del IVA Trasladado = Suma del  IVA  al 15% + IVA al 10%. IVA Retenido = Indica la cantidad retenida por concepto de IVA en la transacción, este dato lo deberás alimentar manualmente. Otras retenciones (cuando el parámetro Montos incluyen IVA este Activado )= Monto de la operación – Total de valor de los actos + IVA Trasladado – IVA Retenido.   Total Es la suma de los totales de los montos del impuesto, es decir: Total = Total del valor de los actos + IVA Trasladado – IVA Retenido – Otras retenciones.     Temas relacionados Agregar una póliza Captura de causación de IVA Acumulados de Ingreso Guía Rápida para el cálculo del IETU

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Definición del periodo de acumulación de Ingresos   Acceso
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Menú Archivos, Operaciones con terceros/IETU, Acumulación de Ingresos IETU

  Qué es Esta consulta muestra la información de los ingresos efectivamente cobrados indicando el periodo en que será reportado al SAT. Cuando se captura un ingreso gravable para IETU, queda definido automáticamente el periodo a reportar en el mes de trabajo en el que se dio de alta pero el sistema tiene la flexibilidad de modificar manualmente este periodo.   Manejo

  
Para que puedas identificar de manera inmediata los ingresos registrados como devoluciones, en la consulta "Acumulación de Ingresos IETU" y en los reportes "Ingresos IETU e IVA trasladado", los montos que corresponden a estos movimientos se mostraran con signo negativo. Sin embargo al consultar el detalle de cada movimiento los montos se verán tal y como fueron capturados, es decir, sin el signo negativo.

 
Definición del período de causación Cuando se captura o se registra una operación con IETU, queda definido automáticamente el periodo a reportar IETU en el mes de trabajo en el que se efectuó, sólo deberás definir manualmente el periodo a reportar para las operaciones que no apliquen en ese periodo. Para poder definir el período de causación selecciona el registro o campo a definir y haciendo clic escribe el campo fecha del período de causación escribe o indica el período de causación del IVA. Con el botón podrás indicar la fecha del período mediante el calendario que se despliega.

Uso del calendario dentro de los campos fecha También podrás definir el período de causación con el menú flotante opción Definir período de causación, podrás definir la fecha indicándolo dentro del campo   o con el calendario haciendo clic sobre la flecha .

 
Por omisión el formato del campo será mm-aa, donde mm es el mes y aa indica el año, sin embargo podrás ingresar fechas con otros

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formatos por ejemplo: abril-06, abril, 04-06, 04, 04/06. Cuando indicas un solo número, por ejemplo 04, el sistema lo tomará como el cuarto mes que corresponde al mes de abril.  

   La consulta permite seleccionar más de un registro mediante la tecla Shift o las teclas Ctrl+E, si deseas invertir la selección haz clic sobre cualquier lugar de la ventana o con las teclas Ctrl+A.   Para filtrar la consulta podrás hacerlo con la tecla de función F5.   La ventana también cuenta con menú flotante:

  Filtrar operaciones

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  La información que se muestra es la siguiente:
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Tipo de póliza Número de póliza de COI Ingreso gravable Número de cuenta Descripción Periodo reporta IETU Total ingreso gravable

  Botones de este proceso Botón Descripción Se despliega la ventana de operaciones donde podrás consultar el detalle de captura de operaciones con IETU. También tienes la opción de desplegar esta ventana con la opción Consultar operación que se encuentra en el menú flotante, doble clic sobre el registro o con las teclas Alt+BkSp. Desglose de ingresos Este botón elimina la operación con IETU seleccionada. Filtra la información de acuerdo a lo requerido. Filtrar operaciones Restaura el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.   Temas relacionados Guía Rápida para el cálculo del IETU

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TIPOS DE PÓLIZAS   Acceso
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Menú Configuración, Parámetros del sistema, Carpeta Pólizas, puedes definir los tipos de póliza que sean necesarios en tu empresa.

  Qué es
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Dentro del sistema puedes manejar hasta 12 diferentes tipos de pólizas. Por omisión, el sistema presenta los 3 tipos más usados: Póliza de Diario (Dr), Póliza de Ingresos (Ig), Póliza de Egresos (Eg). Además podrás añadir otras clasificaciones en los espacios correspondientes, para clasificar las pólizas de acuerdo a tus necesidades.

 
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Recuerda que no se podrán eliminar los tipos de pólizas mientras existan p lizas con este tipo en el período.

  Nota Adicionalmente a estos tipos de póliza, puedes generar pólizas modelo, que son pólizas que se pueden utilizar para contabilizar la póliza en repetidas ocasiones y que agilizan la captura de tus documentos. Pólizas modelo   Temas relacionados Pólizas modelo Consulta de pólizas Folio único de pólizas Folio inicial de pólizas Copiar póliza de otro período

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Catálogo de Pólizas   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas Desde la Barra de herramientas, con el botón

  Qué es En este catálogo se encuentran las pólizas y todas sus características, por omisión el sistema muestra información del Tipo de póliza, Número, Fecha, Concepto o descripción de la póliza, los atributos Auditada o Contabilizada; sin embargo tú puedes personalizar el catálogo ocultando o mostrando las columnas según tus necesidades. Ver: Personalización de consultas

   

  Desde la ventana de consulta podrás:
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Exportar y copiar tu información de una manera más fácil. Filtrar, restaurar y hacer la búsqueda de pólizas. Realizar un copiado y pegado de pólizas.

  Manejo Esta ventana consta de tres partes: 1. 2. Cuentas con un módulo donde te mostrará los tipos de póliza dados de alta en los parámetros de la empresa. Además cuentas con un módulo, el cual por omisión presenta información sobre el Tipo de póliza, Número, Fecha de elaboración, Concepto de la póliza; así como sus atributos; es decir si están o no auditadas y/o contabilizadas; sin embargo podrás personalizar dichas columnas de tal forma que el catálogo muestre la información de acuerdo a tus necesidades Se tiene disponible un módulo en el cual se muestra el detalle de la póliza; es decir al posicionarte sobre una póliza, en dicho módulo se mostrarán los movimientos o partidas que se registraron en la misma. Estas partidas contienen información como: número de cuenta, tipo de cambio, concepto de la partida, movimiento en el debe o haber, Departamento y la suma total de los montos de las partidas.

3.

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   En la parte inferior se presentan las pestañas correspondientes a los meses de trabajo, haciendo clic en alguna de ellas, en la consulta verás las pólizas correspondientes a ese período de trabajo.   Nota Podrás personalizar la información que mostrará la consulta; la información que podrás añadir o eliminar es:
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Tipo de póliza Número de póliza Fecha de elaboración Concepto de póliza Auditada Contabilizada

  También podrás ordenar la información por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro.   Personalización de consultas   Dentro de este catálogo puedes realizar las siguientes operaciones:   Botones Descripción Te permite Agregar una póliza.

Este botón te permite Modificar la póliza en el sistema.

Permite Dar de baja pólizas capturadas anteriormente.

Esta opción te permitirá Copiar pólizas dentro de la consulta de pólizas.

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Esta opción te permitirá Pegar pólizas dentro de la consulta de pólizas.

Filtrar la información de acuerdo a lo requerido.

Activa o desactiva el Filtro que tienes aplicado en la consulta.

Restaura el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime la consulta de pólizas. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de pólizas; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la información hacia otras aplicaciones.

Permite realizar una Exportación de la consulta.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Envía y publica en tu espacio de hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®.

Podrás Asociar documentos de otros sistemas.

Este botón sirve para consultar o modificar la captura de operaciones con terceros. Nota: En caso que una partida tenga una cuenta que no está definida como cuenta para trabajar con terceros, al hacer clic sobre el botón el sistema te lo indicará y te sugerirá si quieres agregarla. Cuentas con operaciones de terceros   Temas relacionados Agregar una póliza Modifica una póliza Elimina pólizas Exportación de consultas Opciones de impresión

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Agregar una póliza   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins Desde la consulta de pólizas, botón

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  Qué es
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Permite dar de alta las pólizas que contienen los movimientos contables, para que posteriormente estos movimientos se afecten automáticamente en los auxiliares de las respectivas cuentas. Estos movimientos podrás consultarlos también en la consulta del catálogo de cuentas.

  Manejo
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El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3. Abre el catálogo que se indica y ejecuta la opción de agregar .

Anota la información que se solicita en los campos. Graba la póliza con la tecla F3 o con el botón .

  Botones de la ventana de captura Al dar de alta una póliza, el sistema cuenta con varias posibilidades que te facilitarán tu trabajo, para más información consulta este tema: Botones de la ventana de captura de pólizas   Campos de este proceso Campo Tipo Número Descripción Deberás elegir el tipo de póliza que se agregará; ésta puede ser de ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr) o según los tipos de póliza definidos en los parámetros. Capturable: Si tienes inhibida la opción de folio secuencial y/o único en tus parámetros, podrás indicar el número de póliza que quieras. No-Capturable: La numeración de las pólizas se dará en forma consecutiva y automática si tienes activados los parámetros de folio secuencial. Parámetros del sistema Deberás capturar la fecha del movimiento que estés realizando; el sistema te da por omisión la fecha del día en que estás trabajando y sólo acepta fechas del mes de trabajo. Con el botón calendario para que selecciones la fecha de la póliza a capturar. Calendario Concepto Podrás capturar la razón o descripción de la póliza que se efectuará. Con el botón o con ayuda de la tecla F2, se desplegará el catálogo de conceptos de pólizas, de tal forma que o la tecla de función F2, se desplegará el

Fecha

puedas seleccionar el concepto o descripción de la póliza a registrar. Dentro de esta ventana mediante el botón o la tecla F6 podrás agregar conceptos de pólizas al catálogo, el cual, al momento de darse de alta quedará reflejado dentro del campo Concepto. Tecla de ayuda F2 Nota Lo anotado o seleccionado en este campo, se desplegará en la columna "Concepto del movimiento". Conceptos de pólizas Columnas No. Cuenta   Deberás anotar el número de cuenta que va a ser afectada o buscar dentro de la lista de cuentas la que quieras y seleccionarla. Nota Si la cuenta que estás utilizando en la captura de tu póliza tiene asignada una cuenta contrapartida, automáticamente se agregará una partida con dicha cuenta y se le asignará el monto capturado en la cuenta que le da origen.

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Puedes ayudarte de la tecla F2 para desplegar el catálogo de cuentas y realizar una búsqueda de la cuenta. La búsqueda para este campo en particular se puede escribir parte de la cuenta o parte de la descripción de la cuenta sobre el campo No.Cuenta, enseguida la tecla F2 para que busque las cuentas que cumplan con lo tecleado en el campo.

En este ejemplo de la imagen, al teclear la palabra "almacen" sin acento el sistema te despliega las cuentas cuya descripción contenga la palabra "almacen" ya sea Mayúscula o minúscula o combinada, si la palabra se le pone acento el resultado desplegará las cuentas con descripción con la palabra acentuada y no lo contrario. Si escribes 1120, el sistema desplegará en la ventana de Catálogo de cuentas todas las cuentas que comiencen con 1120. Departamento Deberás anotar el número del departamento que originó el movimiento. El campo estará disponible si tienes activo el parámetro Manejo de departamentos, y para indicar algún valor en dicho campo, es necesario que también se tengan definidas cuentas departamentales. Mediante la tecla F2 podrás desplegar los departamentos asociados a la cuenta y para consultar todos los departamentos dados de alta con Shift + F2. Tecla de ayuda F2 Concepto del Podrás capturar la razón del movimiento que se efectuará. Por omisión se muestra la descripción proporcionada en el movimiento campo "Concepto de la póliza". Nota Puedes desplegar el diálogo de captura del concepto de la partida o movimiento con el botón , haciendo clic sobre el campo u oprimiendo la combinación de teclas ALT+Enter. En el campo concepto de movimiento de cualquier partida, se podrá tomar el concepto del movimiento de la partida anterior utilizando la tecla F2. Para la primera partida se tomará la descripción del campo Concepto. Tipo de cambio Se presenta el tipo de cambio de la moneda usada por la cuenta, si en el hist rico hay un tipo de cambio para la fecha en la que se está elaborando la p liza, el sistema lo propone, de lo contrario se propone el tipo de cambio inmediato anterior a la fecha en la que se esté registrando la póliza, de no existir ningún tipo de cambio por omisión se propondrá el valor 1. Ejemplo: Si se tiene capturado un tipo de cambio para el 6 y 10 de algún mes, y la fecha de la póliza es 8, el sistema propone el tipo de cambio del día 6. Mediante el botón o presionando la tecla F2, se despliega la ventana de Histórico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se generará el movimiento. Este campo estará disponible cuando se Manejen multimoneda. DEBE Deberás anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. El campo aceptará hasta 15 números entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botón . Nota Si en parámetros de multimoneda se activó "Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automáticamente se realizará la conversión a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales sólo se tomarán y/o redondearán las primeras cinco posiciones de decimales. Parámetros multimoneda HABER Deberás anotar la cantidad que va a abonarse a una cuenta. El campo aceptará hasta 15 números entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botón . Nota Si en parámetros de multimoneda se activó "Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automáticamente se realizará la

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conversión a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales sólo se tomarán y/o redondearán las primeras cinco posiciones de decimales. Parámetros multimoneda Notas:
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Recuerda que sólo se pueden afectar las cuentas definidas como cuentas de Detalle. El sistema verifica que la fecha corresponda al mes que estás trabajando. Si la fecha pertenece a otro período no la aceptará. Sólo se propondrá el tipo de cambio de la cuenta, cuando ésta maneje multimoneda y esté definido en Parámetros generales.

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Parámetros Multimoneda Repercusiones Si el sistema se encuentra configurado para la contabilización en línea, al grabar la póliza se afectarán los saldos de aquellas cuentas que estén involucradas. De lo contrario sólo quedará registrada la póliza, pero sin afectar los saldos de las cuentas, los cuales se actualizarán hasta que ejecutes el proceso de contabilización.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta debe ser de detalle. SOLUCIONES Debes escoger y/o anotar un número de cuenta que sea únicamente de detalle.

La cuenta no existe. ¿Desea Escribiste un número diferente de cuenta a los existentes en el catálogo, en caso de darla de alta? contestar afirmativamente, se presentará la ventana de captura del Catálogo de cuentas. Agregar cuentas Número inválido. de departamento La cuenta que ha seleccionado requiere un departamento que esté registrado en el catálogo correspondiente. El número de departamento no ha sido dado de alta. Agregar departamentos Las sumas de los importes de las cuentas en el Debe y Haber no son iguales, debes anotar los importes correctos. Sólo anotaste importes en una sola columna ya sea en el Debe o en el Haber. Si no cuadra y necesitas revisar los documentos de los que proviene, puedes grabarla temporalmente como póliza modelo. Después cuando hayas corregido la información, puedes incluirla dentro del Archivo de pólizas y contabilizarla sin problemas.

Las sumas no cuadran.

El sistema no te permite grabar La póliza no tiene partidas, ni movimientos, ni número de póliza y/o las sumas no la póliza. cuadran. La póliza ya fue dada de alta. Anotaste un número repetido de algún tipo de póliza.

La cuenta es de activos, se Este mensaje se muestra cuando se indicó una cuenta de activos, se sugiere que recomienda dar de alta los primero se de alta los activos para luego generar la póliza correspondiente. activos donde se propondrá la póliza. ¿Desea continuar capturando la póliza?   Temas relacionados Modificar Póliza Póliza modelo Conceptos de pólizas

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Modificar póliza   Acceso  
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Menú Archivos, Pólizas (posicionarse en la póliza a cambiar)/ Menú Edición , Modificar o Alt + BkSp Desde la consulta de Pólizas, hacer doble clic sobre la póliza a cambiar. Desde la consulta de pólizas, posicionarse sobre el registro, oprimir el botón Menú Archivos, Catálogo de cuentas y Catálogo de cuentas departamentales, sobre una cuenta que contenga movimientos de póliza, botón

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  Qué es Por medio de esta función se realizarán cambios a las pólizas ya capturadas, y automáticamente afectarán las correcciones a los auxiliares de las cuentas con movimientos modificados.   Manejo El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3.   La ventana de captura, te permite usar varias alternativas para modificar las pólizas usando diversos botones (ver Botones de la ventana de captura de pólizas).   Campos específicos de este proceso Campo Tipo de póliza Número de póliza Fecha Concepto Descripción Campo informativo. Muestra el tipo de póliza que se generó. Campo informativo. Muestra el número de póliza con el que se generó; además no podrás modificarlo ya que el número de póliza es consecutivo y podrías duplicar una póliza. Puedes cambiar la fecha del movimiento siempre y cuando pertenezca al período de trabajo. Podrás capturar la razón o descripción de la póliza que se efectuará. Así mismo, puedes modificar en forma parcial o total el concepto de la póliza. Con el botón o con ayuda de la tecla F2, se desplegará el catálogo de conceptos de pólizas, de tal forma que puedas seleccionar el concepto o descripción de la póliza a registrar. Dentro de esta ventana mediante el botón o la tecla F6 podrás agregar conceptos de pólizas al catálogo, el cual, al momento de darse de alta quedará reflejado dentro del campo Concepto. Tecla de ayuda F2 Conceptos de pólizas / Agregar No. de cuenta Puedes cambiar el número de cuenta que va a ser afectada o buscar dentro de la lista de cuentas la que quieras y seleccionarla. Nota En este campo al dar clic al botón , se desplegará la cuenta que se indica en la partida, si se quiere desplegar todas las cuentas, deberás restaurar la consulta del catálogo de cuentas con el Abre el catálogo que se indica y ejecuta el proceso de modificar .

Anota la información que quieras cambiar. Graba la póliza con la tecla F3 o con el botón

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quiere desplegar todas las cuentas, deberás restaurar la consulta del catálogo de cuentas con el botón Departamento o con la tecla de función F6.

Puedes cambiar el Número del departamento que originó el movimiento. Mediante la tecla F2 podrás desplegar los departamentos asociados a la cuenta, y para consultar todos los departamentos dados de alta con Shift + F2. Muestra la descripción del concepto del movimiento. Nota Puedes desplegar el diálogo de captura del concepto de la partida o movimiento con el botón , haciendo clic sobre el campo u oprimiendo la combinación de teclas ALT+Enter. En el campo concepto de movimiento de cualquier partida, se podrá tomar el concepto del movimiento de la partida anterior utilizando la tecla F2. Se muestra el tipo de cambio con el que fue registrada la partida de la p liza, dependiendo la moneda usada por la cuenta. Mediante el botón o presionando la tecla F2, se despliega la ventana de Histórico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se modificará el movimiento. Este campo estará disponible cuando se Maneje multimoneda.

Concepto del movimiento

Tipo de cambio

DEBE

Deberás anotar la cantidad que va a cargarse a una cuenta. El campo aceptará hasta 15 números entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botón . Nota Si en parámetros de multimoneda se activó "Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automáticamente se realizará la conversión a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales sólo se tomarán y/o redondearán las primeras cinco posiciones de decimales. Parámetros multimoneda Para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona la tecla F2, SHIFT+ F2 o el botón .

HABER

Podrás modificar la cantidad que va a abonarse a una cuenta. El campo aceptará hasta 15 números entre enteros y decimales; para desplegar la Calculadora dentro de este campo presiona las teclas F2, SHIFT F2 o el botón . Nota Si en parámetros de multimoneda se activó "Convertir montos en moneda extranjera en captura de pólizas", por cada partida que se capture con moneda extranjera, al pasarse al siguiente campo, automáticamente se realizará la conversión a moneda base. Al capturar una cantidad con decimales sólo se tomarán y/o redondearán las primeras cinco posiciones de decimales. Parámetros multimoneda

Nota: Puedes modificar una póliza independientemente de si estás utilizando el parámetro de Contabilizar en línea. Si modificas pólizas de meses anteriores al de trabajo, será necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, ya que este proceso tiene por objeto actualizar los saldos iniciales de los meses subsecuentes a aquél donde se efectúa el cambio. Repercusiones Si tus pólizas son contabilizadas en el momento de registrarse, al hacer cualquier corrección, el saldo de las cuentas afectadas será actualizado.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta debe ser de detalle. La cuenta no existe. ¿Desea darla de alta? Número de departamento inválido. SOLUCIONES Debes escoger y/o anotar un número de cuenta que sea únicamente de detalle. Escribiste un número diferente de cuenta a los existentes en el catálogo, en caso de contestar afirmativamente, se presentará la ventana de captura del Catálogo de cuentas. Agregar cuentas La cuenta que ha seleccionado requiere un departamento que esté registrado en el catálogo correspondiente. El número de departamento no ha sido dado de alta. Agregar departamentos

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Las sumas no cuadran. Las sumas de los importes de las cuentas en el Debe y Haber no son iguales, debes anotar los importes correctos. Sólo anotaste importes en una sola columna ya sea en el Debe o en el Haber. Si no cuadra y necesitas revisar los documentos de los que proviene, puedes grabarla temporalmente como póliza modelo. Después cuando hayas corregido la información, puedes incluirla dentro del Archivo de pólizas y contabilizarla sin problemas. La póliza no tiene partidas, ni movimientos, ni número de póliza y/o las sumas no cuadran. Anotaste un número repetido de algún tipo de póliza. Este mensaje se muestra cuando se indicó una cuenta de activos, se sugiere que primero se de alta los activos para luego generar la póliza correspondiente.

El sistema no te permite grabar la póliza. La póliza ya fue dada de alta. La cuenta es de activos, se recomienda dar de alta los activos donde se propondrá la póliza. ¿Desea continuar capturando la póliza?   Temas relacionados Póliza modelo Parámetros del sistema Conceptos de pólizas

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Eliminar pólizas   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas (elegir la póliza a borrar)/ Menú Edición, opción eliminar o Alt + Del Desde la consulta de pólizas, elegir la póliza a borrar y oprimir el botón

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  Qué es
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Este proceso permite dar de baja pólizas capturadas anteriormente, esto afectará las cuentas que integraron la póliza. Dentro de este proceso deberás seleccionar la póliza que quieres dar de baja en el catálogo de pólizas, aparecerá un mensaje que dirá: ¿Está seguro que desea eliminar la póliza (tipo y número)?, con las opciones Sí y No. Si decides afirmativamente, la póliza se borrará inmediatamente.

  Repercusiones
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Al eliminar la póliza, no se afectará la numeración subsecuente de las demás pólizas.

  Nota: Si eliminas pólizas de meses anteriores, será necesario efectuar el proceso de Traspaso de saldos, que actualizará los saldos de los meses subsecuentes a aquellas cuentas donde se efectúo el cambio.

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Buscar pólizas La búsqueda de pólizas en el catálogo tiene dos formas: Búsqueda de registros por columna Qué es  
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Para localizar una póliza por columna, basta con que te coloques en algún registro de la columna que te interese, ya sea de Tipo, Número, Fecha, Concepto, etc. Ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda de acuerdo a la descripción del concepto Depósito en cuenta bancaria Bital. Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna Concepto, comienza a escribir la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra; es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.

 
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    Búsqueda por registros Acceso
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Menú Archivos, Pólizas/ Menú Ver, opción Buscar o F3 Dentro del catálogo, oprimir el botón

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  Qué es También puedes realizar una búsqueda por medio del botón que requieras encontrar. Para mayor información dirígete al tema de Buscar , donde saldrá una ventana para que puedas escribir la información

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Copiado y pegado de pólizas   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Copiar o Pegar, Ctrl+Ins o Shift+Ins Desde el catálogo de Pólizas, oprimir el botón (copiar), (pegar).

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  Qué es Esta opción permitirá copiar y pegar pólizas dentro del catálogo con el fin de utilizar las pólizas previamente dadas de alta, ya sea en el mismo o en otro período.   Manejo El proceso que debes llevar a cabo para copiar y pegar una póliza es el siguiente: 1. 2. 3. 4. Posiciónate sobre la póliza a copiar y selecciona el botón Ubícate en el período donde se va a pegar la póliza. Luego selecciona el botón El sistema te preguntará si deseas editar la póliza antes de pegarla, si tu repuesta es "Sí" se mostrará la ventana de captura de pólizas, si tu respuesta es "No" se copiará la póliza tal y como fue registrada y para que no se realice el proceso selecciona el botón "Cancelar". Posteriormente, podrás editar la póliza. .

5.  

El proceso que debes llevar a cabo para copiar y pegar varias pólizas es el siguiente: 1. Selecciona las pólizas que quieres copiar y oprime el botón . Para seleccionar varias pólizas consecutivas oprime la tecla Shift + el rat n o flecha abajo/arriba, por el contrario si tu selección es aleatoria oprime la tecla "CTRL" y sin dejar de oprimirla, selecciona con ayuda del ratón las p lizas a copiar. Ubícate en el período donde se van a pegar las pólizas. Luego selecciona el botón El sistema te advierte de que vas a pegar varias pólizas, si tu respuesta es "No" se cancela el proceso de copiado y pegado, de lo contrario el sistema comienza el pegado de cada póliza. Si al pegar una póliza está coincide, en número de póliza, con otra por estar en el mismo período, el número de póliza que se le asignará será el siguiente al último generado, tomando en cuenta el tipo de póliza que se esté  manejando. 5.   Nota Al copiar y pegar una póliza se conservarán las características con las que fue dada de alta, sólo se modificará el número de la póliza adquiriendo un número consecutivo, es decir, el número siguiente a la última póliza dada de alta en el catálogo de pólizas. Es importante mencionar que el número consecutivo que se va asignando a las p lizas es por período de trabajo, es decir, en el mismo período no se va a poder repetir un número; sin embargo en otro período de trabajo puede ser posible tener una póliza del mismo tipo y número que un período anterior o posterior, debido a que esto depende de los números iniciales que especifiques en el período, de acuerdo a la opción que tengas activada ya sea número secuencial y/o folio único (especificado en los parámetros del sistema/ Número secuencial y Folio único). Captura del folio único de pólizas Captura del folio inicial de pólizas Si no estás trabajando con la Configuración "Número secuencial" dentro de la captura de pólizas, el sistema te permite copiar y pegar una sola póliza y en este caso se abrirá el detalle de la misma para que proporciones el folio que le corresponda.   Posteriormente, podrás editar las pólizas.

2. 3. 4.

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Emite una póliza   Acceso
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Desde agregar o modificar una póliza, con el botón

  Qué es Puedes emitir (obtener la impresión) de una póliza al momento de darla de alta, modificarla o consultarla.   Manejo El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:   1. 2. Desde el catálogo de pólizas ejecuta el proceso de Agregar o Modificar póliza. En el detalle de la póliza con el botón copias a imprimir. indica el nombre del formato, por omisión es EMIPZW.FTO, y anota el número de

3. 4.  

Si se está modificando una póliza, realiza los cambios correspondientes y enseguida emite la póliza con el botón Para el caso de las pólizas auditadas también podrás emitirlas con el botón .

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El formato para la impresión y contenido de este reporte puede ser modificado al editar cualquiera de los archivos: EMIPZDW.FTO EMIPZDW2.FTO, EMIPZDWL.FTO, EMIPZMSA.FTO, EMIPZW.FTO, EMIPZW2.FTO, EMIPZWL.FTO. Para comprender el procedimiento y repercusiones de esto, dirígete al Editor de formatos. Editor de formatos   Campos de este proceso Campo Ruta Nombre del formato Descripción Selecciona el directorio donde se localiza el archivo con el formato para imprimir la póliza. Al momento de seleccionar la ruta donde se encuentre el formato a emplear para la emisión de la póliza se indicará el nombre, en caso de anotar el nombre y no coincidir con la ruta del formato, el sistema enviará un mensaje para que se proporcione correctamente la ruta. Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder emitir la póliza con el formato que deseas.

Número de copias Indica el número de copias que deseas se emitan de la póliza. Puedes emitir hasta 999 copias. Opciones de impresión Editar formato Permite modificar el formato del reporte para poder imprimir la información que te interesa. Si no has indicado desde Aplicaciones asociadas el editor de tu preferencia, el sistema no te permitirá editar en ese momento el formato. Aplicaciones Asociadas

  Nota Ahora el sistema te permite capturar un concepto por partida mayor a los 30 caracteres, por lo que se te recomienda que antes de imprimir tu póliza verifiques desde Presentación preliminar cómo quedará tu información, ya que de ser necesario tendrás que ajustar los formatos para que obtengas correctamente la información impresa.   Por ejemplo: Si vas a utilizar el formato Emipzw.fto lo que tendrás que modificar será la siguiente línea: Com>>>…Inicia la Impresión de la Póliza…>>> Encabezado Inicia PAR Si <95>>23 Este número es el que tendrás que modificar, su función es indicar cuántas partidas se van imprimir por página.

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La modificación la podrás efectuar desde la opción Editar formato. Importante Dependiendo del formato serán las adecuaciones que tendrás que realizar.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No imprime la póliza. SOLUCIONES Está apagada la impresora y/o no está definida adecuadamente y/o no está configurada. Para comprobar si la impresora a utilizar está definida adecuadamente, ingresa a la opción Especificar impresora y comprueba si el dispositivo es el correcto. Especificar impresora

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Copiar póliza de otro período   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar, con el botón

(Copiar póliza de otro período)

Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar/ Menú Edición, Copiar póliza desde.

  Qué es Esta herramienta está diseñada para que copies pólizas que fueron capturadas en diferentes períodos de tu base de datos. Puedes copiarlas de cualquier período excepto las que correspondan al mismo período en el que estás ubicado. Las p lizas que copies tendrán como fecha la que corresponda al período de trabajo.   Manejo de la función de copiar póliza de otro período. 1. Una vez que se ha ingresado a esta opción se presentará la siguiente ventana:

    2. Selecciona el período de donde tomarás la póliza a copiar, luego te desplegará la lista de las pólizas realizadas en ese período. Bastará con darle doble clic o presionar la tecla Enter. La póliza se integrará al catálogo de pólizas con el botón

3.  

Nota: Sólo aquellas personas que tengan activado en el módulo de Perfiles del usuario la opción "Copiar póliza de otro período", podrán realizar este proceso.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

Archivo de período actual Estás seleccionando el archivo de pólizas del mismo período en el que te encuentras.

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Auditar póliza   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas, doble clic o enter sobre la póliza a modificar, con el botón Menú Edición, Auditar Póliza, sólo si está abierta la póliza que se desea auditar.

  Qué es Esta herramienta está diseñada para que el contador o auditor verifique las p lizas y las marque como auditadas, para evitar que puedan ser modificadas posteriormente.   Manejo
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Cuando estás modificando la póliza, sólo deberás seleccionar el botón ubicado en la barra de herramientas, para que la póliza sea auditada. En la consulta de las pólizas se indicará en la columna "Auditada" si la póliza se encuentra auditada o no. Si el botón está presionado indica que la póliza ha sido auditada, y sólo debe ser modificada por el administrador. Puedes deshabilitar esta opción para posteriormente modificarla; se recomienda no realizar este proceso posteriormente debido a que se ven afectados los saldos de las cuentas involucradas. Aquellos usuarios que no tengan derechos para modificar una póliza que ya está auditada, el botón correspondiente a esta opción estará deshabilitado.

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  Temas relacionados Agregar una póliza Copiar póliza de otro período

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Filtrar pólizas   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas/ Menú Ver, opción Filtrar o F5 Desde la consulta de pólizas, oprimir el botón

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  Qué es Esta función te permite ver dentro del catálogo sólo las pólizas que cumplan con las características indicadas.   Campos específicos de este proceso Campo Tipo de póliza Descripción Selecciona el tipo de póliza que deseas filtrar, entre las siguientes opciones: Todos (incluirá todos los tipos de pólizas que existan), Ig (ingresos), Eg (egresos), Dr (diario) y todas aquéllas que hayas definido. Puedes indicarle que haga el filtrado para todas o por rango. Si marcaste por rango, selecciona el rango de números de pólizas que quieras consultar. Te permite ver en pantalla (filtrar) las pólizas registradas en una fecha determinada, selecciona el rango de fechas a considerar. Puedes filtrar las pólizas con más detalle seleccionándolas por medio del atributo que tengan: Contabilizadas.- Son aquellas pólizas que ya afectaron en la contabilidad. Este proceso es el que comúnmente se conoce como grabar (contabilizar póliza). Una póliza será contabilizada, cuando en los parámetros del sistema esté activado el campo "Contabilizar en línea", si no está activado dicho campo la póliza se grabará con estatus de No Contabilizada. No contabilizadas.- Este atributo se obtiene cuando el sistema no está trabajando con el parámetro "Contabilizar en línea", por lo que al grabar la póliza no se contabiliza. Posteriormente podrás contabilizarlas desde el proceso Contabilización. También se mostrarán las pólizas que sean grabadas como pendientes. Pendientes.- La póliza tiene estatus de pendiente, cuando la póliza es grabada automáticamente con la cuenta de cuadre, definida en Parámetros del sistema / Pólizas. Para diferenciar una póliza con estatus de Pendiente, desde el catálogo se observará en color rojo. No pendientes.- Son aquellas pólizas que al momento de grabarlas, no utilizaron la cuenta de cuadre definida en Parámetros del sistema. Auditadas.- Indica el estado de las pólizas que ya están revisadas por el auditor, y por lo tanto no podrán ser modificadas. No auditadas.- Estado en que donde las pólizas todavía no han sido revisadas por el auditor de la empresa. Auditar póliza   Problema / Solución PROBLEMAS No aparece desplegada ninguna póliza. SOLUCIONES No localizó el registro que cumplía con las características que especificaste. Revisa que los campos indicados en el filtro, sean los correctos. Tal vez la p liza que deseas consultar ya fue eliminada.

Pólizas Fecha Atributos

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Contabiliza una póliza   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar con el botón Menú Archivos, Pólizas modelo, con el botón

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  Qué es Cuando necesites que una póliza modelo ya sea considerada en tu contabilidad, debes realizar el siguiente proceso: 1. 2. 3.   Si tienes configurado el sistema para Contabilizar en línea, la póliza quedará contabilizada al momento de grabarla; de no ser así, al grabar la póliza ésta quedará registrada en el Catálogo de pólizas pero no afectará los saldos de las cuentas involucradas hasta que ejecutes el proceso de Contabilización.   Recomendación Se recomienda que el nombre de los archivos de pólizas contengan la terminaci n .POL; de esta manera te será fácilmente identificarlos. Además, si estás manejando varias empresas, será conveniente que indiques en el nombre de la póliza a cuál empresa pertenece; por ejemplo, si estás elaborando la póliza modelo de depreciación de la empresa 2, el nombre podría ser DEPRE02.POL.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta debe ser de detalle. La cuenta no existe. ¿Desea darla de alta? Es necesario indicar un número de departamento. Número de departamento inválido. SOLUCIONES Debes escoger y/o anotar un número de cuenta que sea únicamente de detalle. Escribiste un número diferente de cuenta a los existentes en el catálogo; en caso de contestar afirmativamente, se presentará la ventana de captura del Catálogo de cuentas. Agregar cuentas La cuenta que se afecta está configurada como cuenta departamental, y no se le asignó un número de departamento al momento de capturar la póliza. Parámetros de pólizas El número de departamento no ha sido dado de alta. Selecciona del Menú Archivos, la opción Pólizas Modelo Modifica una póliza pódelo con el botón Graba la póliza con el botón

El sistema no te permite grabar la La póliza no tiene partidas, ni movimientos, ni número de póliza o la suma de los saldos no cuadran. póliza.   Tema relacionado Contabilización

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Pólizas modelo   Qué es Las pólizas modelo son pólizas que se graban en un archivo independiente al Catálogo de pólizas con la extensión *.POL. De esta forma, podrás acceder posteriormente a este archivo para ajustar algún dato que haya quedado pendiente de definir al momento de la captura. También las puedes utilizar cuando necesitas contabilizar pólizas que no sufren modificaciones substanciales en su contenido, y que se deben aplicar de forma repetitiva. Debido a los procesos de redondeo en la generación de pólizas modelo, en ocasiones el total de cargos y el total de abonos varían por centavos, en cuyo caso es necesario que ajustes la diferencia manualmente.   Temas relacionados Grabar póliza modelo Modificar póliza modelo Enviar pólizas modelo por correo Recepción y Envío de pólizas modelo

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Recepción y envío de pólizas modelo   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas Modelo Desde la Barra de herramientas principal con el botón (*)

  Qué es Desde este módulo se podrá tener un manejo eficiente de las pólizas modelo, de tal forma que puedas consultar las pólizas modelo grabadas, así como organizar y/o almacenar las pólizas recibidas vía correo electrónico y clasificarlas por sistema. Adicionalmente podrás: contabilizarlas, enviarlas vía correo electr nico, así como la obtención de una vista previa del contenido de cada una de las pólizas, sin tener que abrirlas. Este módulo actuará como un visor, es decir, el programa encargado de la recepción y envío por correo electrónico, será el predeterminado en tu máquina, como puede ser Microsoft Outlook, etc. Los correos se almacenarán en este módulo de recepción y envío, pero también los podrás consultar desde tu programa de correo predeterminado. Las pólizas modelo que lleguen a Aspel - COI vía correo son organizadas y/o clasificadas por sistema, también se organizan las que no llegan por correo, observándolas en la lista de todas las pólizas puedes clasificarlas por sistema a través del menú flotante. Nota: Se recomienda usar para la recepción y envío de pólizas modelo los programas de correo electrónico Outlook, Outlook 2000 y Outlook Express.   Manejo

Todas: En este apartado podrás consultar las pólizas modelo que se encuentren grabadas en el directorio de trabajo. También es posible consultar las pólizas modelo de otro directorio, siempre y cuando se indique la ruta en el campo "Directorio". Se muestra el detalle de la póliza seleccionada:
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Póliza. Nombre de la póliza. Fecha. Fecha en que se generó la póliza.

  Por sistema: Los nodos o carpetas que aquí se muestran, representan cada sistema de la línea Aspel que generan pólizas modelo y se muestran con su icono correspondiente, esto con el fin de poder ordenar las pólizas por sistema.   Si el Asunto del correo se arma sólo con el prefijo [ASPM] el sistema lo tomará como si fuera de Aspel - COI y lo clasifica como tal y al momento de recibir un correo  

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Una vez clasificados, la póliza en la columna Enviado por tomará el nombre de acuerdo al sistema al que se clasifico: Sistema Aspel - SAE Aspel - COI Aspel - NOI Aspel - CAJA     Todas ellas deben ir encerradas entre corchetes: [PREFIJO+NOMBREDESISTEMA]USUARIO   Al seleccionar alguno de los iconos de los sistemas, se muestran los datos de las pólizas como:   Póliza. Nombre de la póliza. Enviado por. Sistema por el que fue generada la póliza, asunto del correo electrónico. Cuando la póliza modelo es clasificada por el usuario es decir, no fue recibida por correo electrónico, esta columna se armará con la leyenda ASPM, el nombre del sistema en el que se clasificó, ejemplo: "NOI", y el nombre de "Usuario" (el cual indica que fue clasificada por el usuario), quedando de esta forma: [ASPMNOI]USUARIO. Esto con el fin de que puedas diferenciar entre las pólizas recibidas vía correo electrónico y las que fueron clasificadas por tí. Fecha. Ésta es tomada del servidor de correo de donde se envió la póliza, fecha de envío del correo. Ver: Descripción de los campos.   Notas Cabe mencionar que la clasificación por sistema se realiza por período, es decir, cuando se crea el siguiente período de trabajo, todas aquellas pólizas que están clasificadas por sistema no se presentarán en la opción correspondiente, sino que las podrás encontrar en la opción Todas. Cuando la póliza no es recibida por correo electrónico pero es clasificada por sistema, la fecha del archivo se tomará como la fecha de envío.     Correos nuevos: La función principal de este proceso es obtener mediante el correo predeterminado, las pólizas enviadas por correo electrónico, esto se realiza de la siguiente manera:  
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Subject o Asunto [ASPMSAE]USUARIO [ASPMCOI]USUARIO [ASPMNOI]USUARIO [ASPMCAJA]USUARIO

El sistema te pedirá la contraseña de correo para el usuario configurado, lo que es lo mismo la contraseña para conectarse al servidor de tu empresa y obtener tus correos. Mediante el programa de correo, se obtienen (se bajan), se identifican y se muestran los correos nuevos para Aspel - COI.

La contraseña se solicitará siempre y cuando en el programa de correo predeterminado, así se haya configurado.
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  Observaciones Es importante que tomes en cuenta que se obtendrán todos los correos que se encuentren en el servidor de tu proveedor de Internet (servidor de tu empresa), pero sólo podrás consultar desde este módulo aquéllos que en su descripción o asunto tenga la leyenda ASPMCOI o en su caso ASPMSAE, ASPMNOI o ASPMCAJA, dependiendo del sistema que lo envíe. Si el Asunto del correo se arma sólo con el prefijo [ASPM] el sistema lo tomará como si fuera de Aspel - COI y lo clasifica como tal.   Los correos deben contener un archivo tipo póliza (Pol, etc.) de lo contrario no se bajará, ya que este proceso verifica que el contenido del archivo sea el correcto.   También deberás tomar en cuenta que si te mandan una póliza modelo por correo y ésta es recibida con cualquier programa de correo (Outlook), mientras no sea leída, Aspel - COI la va a detectar como nueva y la mostrará. Los correos también podrán ser consultados desde el programa de correo en el que fueron recibidos.   Botones del módulo de pólizas modelo Botón Función Con este botón podrás agregar una póliza desde el módulo de pólizas modelo.

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Este botón sirve para abrir la póliza y poder modificar alguna partida u otra información.

Este botón despliega la ventana de captura de la póliza con el fin de contabilizar la póliza, para esto utiliza el botón . Este proceso también se podrá llevar a cabo oprimiendo doble clic sobre la p liza modelo, o menú flotante opción contabilizar pólizas. Con este botón envías por correo electrónico la póliza modelo seleccionada, desplegando el programa de correo predeterminado en tu PC. Indica la dirección del destinatario, asunto y texto del mensaje. Se verifica nuevamente si existen correos nuevos para Aspel - COI. En su caso, se solicitará la contraseña del usuario, para la obtención de los correos. Recuerda que para que se visualicen los correos deben de tener como asunto la leyenda [ASPM] y deben contener un archivo tipo póliza (*.pol;*.p01;*.p02), de lo contrario no se bajarán, ya que este proceso verifica que el contenido del correo sea el correcto. Ver: Problema / Solución   Campos del módulo Campos Directorio Selecciona la ruta donde se encuentran los archivos de pólizas modelo, ayúdate con el botón tecla F2. Por omisión, se muestra el directorio con el que estás trabajando en Aspel - COI. Tipos de archivo o con la Descripción

En este campo se muestra el formato o extensión de las pólizas modelo grabadas en Aspel - COI, esta extensión le servirá al sistema para filtrar las pólizas modelo del directorio especificado. Por omisión se mostrará la extensión *.Pol, para desplegar varios tipos de archivo a la vez, sepáralos mediante el punto y coma (;) Ejemplo: *.pol;*.p01;*.p02. Esto te será de utilidad, cuando las p lizas sean generadas por otro sistema de la línea Aspel, por ejemplo: Aspel-SAE, ya que los archivos de pólizas se generan con extensión P01, P02, dependiendo de la empresa.   Si el campo se deja vacío se mostrarán las pólizas modelo grabadas en el directorio de trabajo con extensión *.Pol, o bien, las grabadas en la ruta especificada en el campo "Directorio". Si se indica otro tipo de extensión, el sistema te mostrará la lista de los archivos correspondiente, pero al no ser reconocido como una extensión de póliza válida, es decir *.Pol o en su caso P01…., se enviará un mensaje dentro del campo "Concepto" con la siguiente leyenda " Póliza modelo no válida o dañada".

         Nota: Es importante mencionar que para aquellos archivos que no sean del formato requerido, las opciones como Contabilizar póliza, Ver notas, Enviar póliza, etc., no estarán disponibles.

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  Lista de archivos Póliza. En este apartado se en listan todos los archivos filtrados por el tipo de archivo. Por omisión el sistema mostrará todas las pólizas modelo con extensión *.Pol encontradas en el directorio seleccionado. Fecha. Ésta es tomada del servidor de correo de donde se envió la póliza, fecha de envío del correo. Nota: Cuando la póliza no es recibida por correo electrónico la fecha del archivo se tomará como la fecha de envío. Enviado por. Sistema por el que fue generada la póliza, asunto del correo electrónico. Cuando la póliza modelo es clasificada por el usuario, es decir, no fue recibida por correo electrónico, esta columna se armará con la leyenda ASPM, el nombre del sistema en el que es clasificado por ejemplo "NOI", y el nombre de "Usuario" (el cual indica que fue clasificada por el usuario), quedando de esta forma: [ASPMNOI]USUARIO. Sólo estará disponible esta columna, para las carpetas o nodos por sistema.   Detalle de una póliza modelo Tipo Fecha Concepto Cuenta Departamento Concepto T. Cambio Debe Haber   Opciones del menú flotante (botón derecho del ratón) Opción Ver notas Enviar póliza Descripción Contenido o texto del correo electrónico enviado con el archivo de póliza adjunto. Despliega el correo predeterminado de tu PC o computadora y adjunta el archivo de la póliza a enviarse. Muestra el tipo de póliza; éstas pueden ser de ingresos (Ig), egresos (Eg), diario (Dr). etc. Fecha en la que se generó la póliza día/mes/año. Muestra la razón o descripción de la póliza. Número de cuenta afectada. Número del departamento que originó el movimiento. Razón o descripción por movimiento. Tipo de cambio de la moneda con la que se afectó el movimiento. Cantidad que se cargó a la cuenta. Cantidad que se abonó a la cuenta.

Eliminar de este Elimina la póliza seleccionada. Esta opción no estará disponible para los archivos que se graben en el sistema directorio de trabajo o en un directorio diferente como pólizas modelo; sólo para aquéllos que hayan sido clasificados por ti o recibidos por correo electrónico. Sólo elimina la póliza modelo de la clasificación del sistema y no físicamente del directorio donde se generó. Agregar Modificar Con esta opción despliega la ventana de captura de pólizas para agregar una. Esta opción despliega la ventana de captura de la póliza para modificarla y volver a grabarla con el botón ubicado en dicha ventana de captura. Contabilizar póliza Clasificar como… Selecciona esta opción cuando necesites que una póliza modelo sea considerada en tu contabilidad.

Esta opción sólo estará disponible si estás situado en la opción de TODAS, de tal forma que te permita clasificar las pólizas por sistema. Esta opción es útil para las pólizas que fueron generadas en versiones anteriores y se desean especificar bajo un nodo de sistema en específico.

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anteriores y se desean especificar bajo un nodo de sistema en específico.

Nota Para la correcta visualización de la información desde este módulo, deberás asegurarte que en cada uno de los sistemas Aspel, estén definidas las cuentas involucradas para la generación de pólizas y correspondan en número y descripción.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se pudo realizar la conexión. Error al intentar acceder al servidor. No hay correos nuevos para COI. Error durante la lectura del correo Error al querer desplegar el correo predeterminado   Temas relacionados Grabar póliza modelo Modificar póliza modelo Contabiliza una póliza SOLUCIONES Indica que el servidor de correo no está disponible o ocurrió algún error en la conexión, revisa que el servidor esté disponible o bien si no se interrumpió el servicio de Internet. Indica que el servidor de correo no está disponible o ocurrió algún error en la conexión, revisa que el servidor esté disponible o bien si no se interrumpió el servicio de Internet. Este mensaje está indicando que al descargar todos los correos, no se encontró ningún correo nuevo para Aspel - COI, es decir, no se encontró ningún correo armado con el asunto [ASPM] o en su caso [ASPMNOI], [ASPMCAJA], etc. Este mensaje se despliega cuando por alguna razón el o los correos recibidos por el programa de correo predeterminado están dañados, o bien al momento de su envío, éste no se realizó satisfactoriamente. Es importante que tu correo predeterminado tenga configurado "Usar el correo desde las aplicaciones MAPI" esto dentro de las preferencias del servidor de correos.

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Grabar póliza modelo   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar o modificar una póliza con la tecla F9 o el Botón Menú Pólizas modelo, al agregar o modificar una póliza modelo, Botón

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  Qué es Utiliza esta opción si no deseas que la póliza sea contabilizada y afecte la contabilidad de tu empresa, o bien, deseas que la póliza sirva de modelo para realizar otras.   Manejo Módulo de Pólizas El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3. 4.   Módulo Póliza Modelo 1. 2. 3.   Nota Cuando se está trabajando sin Contabilización en Línea, con el botón Consulta del Catálogo de pólizas se mostrará con el estado sin Contabilizar. la póliza modelo se grabará como una póliza y en la Agrega o modifica una póliza modelo con el botón Anota o modifica la información de la póliza modelo. Y graba la póliza modelo con el botón o respectivamente Abre el catálogo de pólizas y ejecuta el proceso de Agregar con el botón modificar. Anota o modifica la información de la póliza. Graba la póliza con el botón o con la tecla F9. o Menú Edición, opción agregar o en su caso

Selecciona el directorio y/o subdirectorio donde se grabará la póliza modelo y escribe el nombre del archivo que va a ser creado.

 

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Para poder contabilizar una póliza modelo deberás configurar tu sistema para trabajar la Contabilización en línea de lo contrario deberás realizar el proceso de Contabilización que se encuentra en el menú Procesos.   Temas relacionados Agregar una póliza Contabiliza una póliza

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Enviar póliza modelo por correo   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, agregar o modificar, con el botón Menú Archivos, Pólizas modelo, con el botón

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  Qué es Esta opción te permite enviar por correo electrónico la póliza consultada o creada.   Manejo Antes de enviar la póliza, ésta deberá ser guardada como una póliza modelo, el sistema te desplegará la ventana correspondiente para guardarla.

Una vez grabada la póliza modelo, el sistema te desplegará la aplicación de correo predeterminado en tu máquina por ejemplo Microsoft® Outlook para el envío de la póliza, indica los datos correspondientes para el envío satisfactorio.

También desde el módulo de pólizas modelo puedes enviar las pólizas modelo, por medio del botón   Temas relacionados Recepción y envío de pólizas modelo Grabar póliza modelo

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Modificar una póliza modelo   Acceso
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Menú Archivos, Pólizas/ Menú Edición, Agregar y oprimir el botón Menú Archivos, Pólizas modelo, doble clic sobre la póliza modelo seleccionada o con el botón

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  Qué es Puedes modificar las partidas de las pólizas modelo.   Manejo Módulo de Pólizas El proceso que debes llevar a cabo en el catálogo de pólizas es el siguiente: 1. 2. 3. 4.   Módulo de Pólizas Modelo El proceso que debes llevar a cabo en el módulo de pólizas modelo es el siguiente:   1. 2. 3.   Nota No es posible eliminar una póliza modelo desde el sistema, sólo modificar sus datos. Puedes salir del sistema y borrar los archivos de las pólizas modelo desde Windows o en DOS. Ver: Grabar póliza modelo   Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta debe ser de detalle. SOLUCIONES Debes escoger y/o anotar un número de cuenta que sea únicamente de detalle. Selecciona la póliza que quieres modificar. Con el botón desplegarás el detalle de la póliza modelo para que realices las modificaciones que necesites. guarda la póliza. Carga la póliza modelo con el botón Cambia los campos que desees. Graba la póliza modelo con el botón o con la tecla F9. .

Anota el nombre del archivo de la póliza modelo, selecciona el directorio y/o subdirectorio donde se encuentra el archivo.

Por último con el botón

La cuenta no existe. Escribiste un número diferente de cuenta a los existentes en el catálogo; en caso de contestar ¿Desea darla de alta? afirmativamente, se presentará la ventana de captura de Catálogo de cuentas. Agregar cuentas Es necesario indicar un número de departamento. Número de departamento inválido. El sistema no te permite grabar la póliza. La cuenta que se afecta está configurada como cuenta departamental, y no se le asignó un número de departamento al momento de capturar la póliza. Agregar una póliza El número de departamento no ha sido dado de alta.

Alguno de los campos o partidas se encuentran incompletos.

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El archivo ya existe ¿Deseas sobreescribirlo? Ya tienes grabada una póliza con el mismo nombre de archivo. Si contestas afirmativamente, los datos serán actualizados en el archivo que ya está creado. En caso de ser negativa tu respuesta, regresarás a la ventana de agregar pólizas y deberás volver a realizar el procedimiento de grabar la póliza modelo con otro nombre de archivo.

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Conceptos de pólizas   Acceso
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Menú Archivos, Conceptos de pólizas.

  Qué es Este catálogo te permite dar de alta y modificar los conceptos, descripciones o razones que se utilizan para identificar una póliza y/o los diferentes movimientos realizados en ésta. Para agregar un concepto de póliza al catálogo utiliza del botón esta ventana.   Nota Al momento de dar de alta o modificar una póliza, desde el campo "Concepto" podrás desplegar el catálogo, y seleccionar aquél con el que se grabará la p liza; además desde estos procesos podrás dar de alta conceptos mediante el botón   Botones de la ventana Botones Descripción Permite Agregar un concepto de póliza. . y con el botón para modificar el concepto que diste de alta en

Este botón te permite Modificar el concepto de póliza.

Este botón te permite generar el Reporte de conceptos de póliza, para el manejo del botón consulta el siguiente tema Impresión Permite realizar una búsqueda por descripción o clave.

Muestra la vista previa del reporte antes de que lo envíes a imprimir. Presentación preliminar avanzada Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Exporta las consultas a formato Palm®

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad.   Temas relacionados Agregar conceptos de pólizas Modificar concepto de póliza Reporte de conceptos de pólizas

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Agregar conceptos de pólizas   Acceso
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Menú Archivos, Conceptos de pólizas/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins Desde el catálogo de Conceptos de pólizas, con el botón Dentro de la captura de póliza, con el botón

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  Qué es Esta opción permite dar de alta los diferentes conceptos de pólizas que se utilizarán dentro de la captura de pólizas. Estos conceptos podrán ser utilizados desde el catálogo de pólizas/ Agregar póliza y/o Modificar, dentro del campo Concepto.   Campos específicos de este proceso Campo Concepto No. Nombre del Concepto   Nota Podrás agregar conceptos al catálogo desde el alta o modificación de la p liza, con el botón   Temas relacionados Conceptos de pólizas Modificar conceptos de pólizas Reporte de conceptos de pólizas . Descripción El sistema automáticamente le asigna un número secuencial al concepto que vas a dar de alta, por lo que este campo es únicamente informativo. Debes anotar el nombre o descripción del concepto.

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Modificar un concepto de póliza   Acceso  
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Menú Archivos, Conceptos de pólizas/ Menú Edición, Modificar o Alt + BkSp Desde el catálogo de Conceptos de pólizas, con el botón Desde el catálogo de Conceptos de pólizas, doble clic o Enter sobre el registro a modificar.

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  Qué es   Con esta opción puedes modificar la descripción de cualquiera de tus conceptos.   Campos específicos Campo Concepto No. Nombre del concepto   NOTA: No se pueden eliminar (dar de baja) Conceptos de pólizas; únicamente podrás cambiar los datos asignados.   Temas relacionados Conceptos de pólizas Agregar conceptos de pólizas Reporte de conceptos de pólizas Descripción Campo informativo. Puedes cambiar el nombre o descripción del concepto de acuerdo a tus necesidades.

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Buscar un concepto de póliza   Manejo   La búsqueda en el catálogo de conceptos de pólizas tiene dos formas:   Búsqueda de registros por columna   Qué es Para realizar esta búsqueda deberás colocarte sobre un registro de la columna que contenga la información a buscar, es decir, Descripción o clave. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda para el concepto Pago de nómina. Coloca el ratón sobre la columna de Descripción y comienza a escribir la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.

  Búsqueda por registros   Acceso  
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Menú Archivos, Conceptos de pólizas, Menú Ver, Buscar o F3 Dentro del catálogo, oprimir el botón

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  Qué es

También puedes realizar una búsqueda por medio del botón que requieras encontrar.

, donde saldrá una ventana para que puedas escribir la información

Para más información de esta ventana consulta el siguiente tema: Buscar

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Reporte de conceptos de pólizas   Acceso
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Catálogo de Conceptos de pólizas/ Menú Archivos, Imprimir Catálogo de Conceptos de pólizas, oprimir el botón

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  Qué es Este reporte incluye los conceptos registrados en el catálogo.   La información que te ofrece es la siguiente:
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Nombre de la empresa Título del reporte Fecha del reporte Clave Descripción del concepto Total de registros impresos

  Problemas / Soluciones PROBLEMAS No hay conceptos registrados. SOLUCIONES No tienes ningún concepto registrado, es decir no se han dado de alta.

No puedes imprimir el No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dirígete al manual de reporte. tu impresora o de la red que utilizarán en tu empresa.   Temas relacionados Agregar conceptos de pólizas Modificar concepto de póliza

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Catálogo de Activos   Acceso
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Menú Archivos, Activos Desde la Barra de herramientas con el botón (*)

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  Qué es
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Con este catálogo el sistema te permitirá administrar mejor tus activos, proporcionándote información contable y fiscal. El catálogo de activos es la consulta en donde están registrados todos los activos de la empresa; los datos indicados en cada activo serán los que se consideren para realizar cálculos como la depreciación, revaluación, cálculo del impuesto al activo, etc. Personaliza tu consulta

  Ventana del catálogo de activos  
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Dentro de la ventana de consulta se muestra la información tanto de activos como de los tipos de activos. Si te colocas en la parte de activos, podrás realizar los procesos que te muestra la barra de herramientas y el menú flotante. Se podrán registrar y consultar información de Mantenimiento y Seguro de los activos dados de alta. Además puedes dar de baja contablemente a los activos. Podrás ordenar de forma ascendente o descendente por columna, además de realizar una búsqueda rápida por columna de la información. Personaliza tu consulta Configurar columnas

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Para esta versión no se podrá realizar el copiado especial con vínculos, pero ahora se tienen los procesos de Copiado y Exportación a formatos como Excel, Paradox, etc., para que puedas manipular tu información.

  Nota Podrás personalizar la información que mostrará la consulta; la información que podrás añadir o eliminar es: Activos Mantenimiento Seguros   Dentro de este catálogo puedes realizar las siguientes operaciones: Botones Descripción

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Te permite Agregar un activo.

Este botón te permite Modificar un activo en el sistema.

Permite Dar de baja un activo en el sistema.

Filtrar la información de acuerdo a lo requerido.

Quita el Filtro que tenias activado en la consulta.

Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime la consulta de activos. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de activos; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la información hacia otras aplicaciones.

Permite realizar una Exportación de la consulta.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®

Podrás Dar de baja el activo en tu contabilidad.   Temas relacionados Agregar un activo Modificar un activo Baja Contable de una activo Eliminar un activo Busca activo Filtra activo

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Agregar un activo   Acceso
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Menú Archivos, Activos/ Menú Edición, Agregar o Alt + Ins Desde la consulta de activos, oprimir el botón

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  Qué es   Esta función agrega nuevos Activos al catálogo, recopilando todos los datos del mismo para su posterior procesamiento. Para dar de alta un activo, el proceso que debes llevar a cabo es el siguiente:   1. 2. 3.   Campos de la carpeta "Generales" Campo Clave del activo Descripción Deberás anotar la clave del activo fijo, ya que este dato es importante para la identificación del mismo. Presionando la tecla F2 o el botón en este campo, podrás ver las claves de los activos ya existentes y realizar una búsqueda de los mismos. Tecla de ayuda F2 Descripción Fecha de adquisición Puedes anotar la descripción genérica del activo fijo (marca, modelo, etc.). Deberás capturar la fecha en la que adquiriste el activo fijo. Es importante porque indicará la fecha del INPC a utilizar en el cálculo del factor de actualización. Con la tecla F2 o el botón calendario para elegir la fecha de adquisición. Anota el valor original del activo. Mediante la tecla F2, o con el botón Calculadora se desplegará el Abre el catálogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar. Anota la información solicitada en los campos. Graba el activo con el botón Aceptar.

Monto original

despliega la calculadora.

% Vida útil remanente

Puedes cambiar el porcentaje de vida útil del activo fijo. Si el activo es nuevo su vida útil será al 100%. Mediante la tecla F2, o con el botón despliega la calculadora.

Valor de mercado El sistema anotará de manera automática el mismo valor que colocaste en el campo del monto original; puedes cambiarlo de acuerdo al valor que realmente tiene en el mercado. Mediante la tecla F2 o con el botón Tipo de activo y descripción despliega la calculadora.

Anota o selecciona el tipo de activo al cual pertenecerá el nuevo activo. Puedes ver la lista de los tipos de activo existentes si presionas la tecla F2 o con el botón descripción además de poder realizar una búsqueda. Manejo de tipos de activos . Al seleccionar el tipo de activo verás su

Moneda Localización Departamento

Este es un campo informativo que muestra la moneda que se encuentra asociada al tipo de activo que seleccionaste. Puedes anotar el lugar físico donde se encontrará el activo fijo. Selecciona de la lista desplegable el departamento al que pertenecerá el activo fijo. Mediante la tecla F2 o con el botón despliega la lista de los activos dados de alta, además de poder realizar una } y busque el

búsqueda escribiendo el nombre en el campo para que al hacer clic sobre el botón { nombre escrito. Tecla de ayuda F2 Nº Serie

Aquí podrás registrar el número de serie del activo fijo para poder llevar un control de inventarios. Reporte de tipos de activos

Nota

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Es importante que evalúes con cuidado la definición de las claves de tus activos, ya que no podrán ser modificadas posteriormente. La única manera de cambiar una clave es eliminando el activo y volver a realizar el proceso de agregar un activo fijo.   Campos de la carpeta "Depreciación Contable" Campo Fecha de inicio depreciación Descripción Deberás capturar la fecha en la que se empezará a depreciar el activo fijo. Por defecto el sistema sugiere el siguiente mes al de la fecha de adquisición. Mediante la tecla F2, o con el botón despliega el calendario. Anota el porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo. Mediante la tecla F2, o con el botón Depreciación acumulada último cierre Métodos de depreciación despliega la calculadora.

Tasa de depreciación

Anota el monto de depreciación acumulada al 31 de diciembre del ejercicio anterior, es decir al último cierre. Mediante la tecla F2 o con el botón despliega la calculadora.

Selecciona el tipo de depreciación que deseas aplicar al nuevo activo (Línea recta, Doble saldo declinante, Suma de años dígitos). Depreciación

Reporte de Deducción inmediata   Campos de la carpeta "Depreciación fiscal" Saldos para el cálculo de la depreciación Campo Métodos depreciación Fecha de inicio depreciación Descripción Campo Informativo, para la depreciación fiscal, siempre se usará el método de línea recta. Depreciación Deberás capturar la fecha en la que se empezará a depreciar el activo fijo.

Tasa de Anota el porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciación fiscal depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo. Deducción inmediata Depreciación acumulada último cierre Monto máximo deducible Deberás indicar si al activo fijo que estás dando de alta se le aplicará una deducción inmediata o no. Anota la depreciación acumulada al último cierre del ejercicio.  

Anota el monto tope máximo permitido para la depreciación del activo fijo.

Nota Si está activa la opción de Deducción inmediata, la fecha de inicio de depreciación fiscal determinará la fecha de aplicación de la deducción, y el porcentaje de depreciación fiscal corresponderá al porcentaje de deducción inmediata.   Campos de la carpeta "Moneda extranjera" Esta carpeta se mostrará dentro de esta opción, si está activado el parámetro "Trabajar con monedas extranjeras", definido en los parámetros del sistema. Campo Descripción

Valor del activo en El sistema te proporciona el monto o valor original del activo en relación con el tipo de moneda correspondiente. Tipo de cambio Anota el tipo de cambio al cual compraste el activo. El sistema te proporcionará el tipo de cambio para

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actual el primer día del mes en que estés trabajando de la moneda definida en el tipo de activo, si no existe un tipo de cambio almacenado para esa fecha, se propone por omisión el valor 1. Nota: Mediante el botón o presionando la tecla F2, se despliega la ventana del Histórico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se registrará el activo. Al presentarse el histórico se presentará la primera moneda registrada en el catálogo de monedas, en el primer día del mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese día. Podrás cambiarte de moneda sin ninguna restricción y podrás usar el valor registrado para cualquier moneda. Histórico de tipos de cambio   Campos de la carpeta "Mantenimiento y Seguro" En esta carpeta podrás capturar los datos de la póliza de seguro del activo en cuestión. Los datos se mostrarán en la ventana de la consulta de activos. Campo Póliza de seguro Compañía aseguradora Agente de seguro Tel. siniestro Tipo cobertura Monto asegurado Prima total Deducible Vigencia Último mantenimiento Costo mantenimiento Período mantenimiento (mes) Próx. mantenimiento   Definición "Carpeta de observaciones" Puedes guardar observaciones y/o comentarios del detalle del activo. Nota Estos datos los podrás consultar en la ventana principal del catálogo de activos en las pestañas Mantenimiento y Seguro de la consulta. Podrás personalizar la información que mostrará la consulta; la información que podrás añadir o eliminar es: Pestaña Mantenimiento
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Descripción Escribe la clave de póliza de seguro del activo que se está dando de alta, esta puede contener números y letras. Teclea el nombre de la compañía aseguradora de la póliza que pertenece el activo.

Escribe el nombre del representante de la compañía aseguradora. En caso de siniestro se deberá llamar a este teléfono para reportar el caso. La cobertura dependerá de la póliza por el que fue asegurado el activo. Deberás poner el importe o cantidad que la aseguradora se obliga a pagar en el contrato de seguro en caso de que se produzca el siniestro. Indica la aportación económica que hace el asegurado a la compañía de seguros como pago para que ésta cubra el riesgo amparado por el seguro contratado. Indica la cantidad proporcional que deberá pagar el asegurado por los daños del siniestro de acuerdo al tipo de cobertura que se tenga. Teclea la fecha de vigencia del seguro. Indica la última fecha de mantenimiento que se le dio al activo. Indica el monto por el último mantenimiento que se le dio al activo.

Indica el período dentro del cual se le debe dar mantenimiento al activo, por ejemplo: cada 2 meses, 6 meses, etc.

Fecha en la cual se debe de realizar el mantenimiento al activo. Esta fecha se muestra automáticamente al indicar el período de mantenimiento.

Pestaña Seguro
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Clave del activo Descripción

Clave del activo Depreciación

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Fecha de adquisición Valor de marcado Estado Número de serie Próximo mantenimiento Último mantenimiento Periodicidad del mantenimiento Costo del mantenimiento

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Monto original MN Monto original ME Depreciación acumulada fiscal Número de póliza Aseguradora Número de póliza Agente de seguros Teléfono de siniestros Cobertura Monto asegurado Prima total Deducible Vigencia póliza

Póliza de registro de Activos
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Cuando se Cancela el proceso de Agregar activos, el sistema sugiere una póliza por la compra de activos; si la grabas, se afectarán contablemente los saldos de las cuentas que hayas ocupado en la póliza, si está activado el Parámetro del sistema/ Contabilización en línea. Si deseas una póliza por activo, cada vez que termines de capturar los datos de alguno, elige Cancelar y el sistema sugerirá la póliza para ese activo. En cambio, si deseas una póliza para registrar todos los activos recién capturados, elige Aceptar después de cada activo y cuando termines indica Cancelar; la póliza sugerida incluirá los montos de todos los activos. La póliza está desglosada por activo, por departamento y por tipo de moneda del activo.  

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Problemas / Soluciones PROBLEMAS El activo ya existe. El sistema no te permite grabar el activo fijo. SOLUCIONES Anotaste una clave de activo ya existente; teclea una clave diferente. No indicaste el tipo de activo, el porcentaje de depreciación es cero o la fecha de adquisición es incorrecta.

¿Deseas crear la póliza de En caso de ser tu respuesta afirmativa, el sistema te mostrará una ventana de captura de registro de activos? póliza. En caso de ser negativa, el sistema te mostrará un recordatorio para que crees la póliza de alta del activo. Agregar una pólizas   Temas relacionados Modificar un activo Parámetros del sistema Contabilización Eliminar un activo Baja Contable de un activo

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Buscar activos   La búsqueda de activos en el catálogo tiene dos formas: Búsqueda de registros por columna Qué es Para realizar esta búsqueda deberás colocarte sobre un registro de la columna que contenga la información a buscar, es decir, Clave del Activo, Descripción, Monto Original, etc., dependiendo de las columnas que se tengan configuradas y enseguida teclear el primer carácter del registro buscado. Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripción, el activo cuaderno profesional cuadrado.   Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripción comienza a escribir la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.

Búsqueda por registros Acceso
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Menú Archivos, Catálogo de activos/ Menú Ver, Buscar o F3 Dentro del catálogo, oprimir el botón

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  Qué es También puedes realizar una búsqueda por medio del botón que requieras encontrar. Buscar Nota Esta búsqueda funciona de la misma manera para los catálogos de Mantenimiento y Seguro de los activos, ya que se encuentran en la misma consulta de activos.   , donde saldrá una ventana para que puedas escribir la información

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Temas relacionados Agregar un activo Modificar un activo Baja Contable de una activo Eliminar un activo

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Filtra activos   Acceso
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Menú Archivos, Activos/ Menú Ver, Filtrar o F5 o con el botón Desde la consulta de Activos fijos, oprimir el botón Menú Archivos/ Depreciación/ Menú Ver, Filtrar o F5 o con el botón Menú Archivos, Revaluación/ Menú Ver, Filtrar o F5 o con el botón

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  Qué es   Esta función te permite ver dentro del catálogo sólo los activos que cumplan con las características indicadas.   Esta filtro servirá también para la Depreciación y Revaluación de los activos, ya que se encuentran en la misma consulta de activos y no varía el modo de búsqueda.   Campos de este proceso Campo Clave Descripción Anota un rango de claves de los Activos, desde el primero que quieres ver en la consulta hasta el último. También puedes elegir las claves de tu catálogo con la tecla F2 o con el botón Tecla de ayuda F2 Fecha adquisición .

Indica el rango de fechas de adquisición que deberán tener los activos que se visualizarán en la consulta. Puedes ayudarte del botón que quieres consultar. o la tecla F2 para desplegar el calendario e indicar la fecha

Tipo de activo

Anota el tipo de activo al cual pertenecen los Activos que deseas que aparezcan en tu selección. Puedes ayudarte del botón catálogo de tipos de activo. Tecla de ayuda F2 o la tecla F2 para desplegar los tipos de activos dados de alta en el

Localización Con Deducción inmediata Baja contable del activo. Departamento Monto original Incluye  

Anota el lugar físico donde se encuentran los Activos a consultar. Selecciona si los Activos que estás buscando tienen una deducción inmediata o no. Aquí podrás especificar si deseas consultar únicamente los activos dados de baja.

Podrás indicar si se seleccionan los activos por el departamento al que pertenecen o no. Podrás seleccionar los activos por su monto original; indica el monto que se tomará como referencia. Elige que incluyan los activos que cumplan con las condiciones: No importa, Mayor que, Menor que, Igual que, Mayor igual que, Menor igual que, Diferente de.

Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

En la consulta no Verifica el filtro, ya que indicaste opciones o rangos que no coinciden con ninguna de las aparecen los activos características de tus activos. que deberían.

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Modificar un activo   Acceso  
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Menú Archivos, Activos (posicionarse en el activo a cambiar)/ Menú Edición Ventana de consulta de Activos, doble clic sobre el registro o Enter o Alt + BkSp Ventana de consulta de Activos, posicionarse en el registro, oprimir el botón

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  Qué es   Esta función te permite realizar cambios a los datos de los activos, capturados anteriormente.   El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3.   Campos de la carpeta "Generales" Campo Clave del activo Descripción Fecha de adquisición Monto Original % de vida útil remanente Valor de Mercado Tipo de activo y descripción Descripción Este campo es informativo, así que la clave del activo no podrá ser modificada. Puedes cambiar la descripción genérica del activo fijo. Puedes cambiar la fecha de adquisición; ésta puede ser de períodos anteriores o posteriores. Abre la consulta de activos. Cambia la información de los campos que requieras. Graba el activo con el botón Aceptar.

Aquí podrás cambiar el monto asignado originalmente al activo fijo. Puedes cambiar el porcentaje de vida útil del activo fijo.

El sistema anotará de manera automática el mismo valor que colocaste en el campo del monto original; puedes cambiarlo de acuerdo al valor que realmente tiene en el mercado. Puedes cambiar el tipo de activo al cual pertenecerá el activo. Podrás ver la lista de los tipos de activo existentes si presionas F2. Al seleccionar el tipo de activo verás su descripción. Tecla de ayuda F2 Catálogo de Tipos de activos Este es un campo informativo que muestra la moneda que se encuentra asociada al tipo de activo que seleccionaste. Puedes cambiar el lugar físico donde se encontrará el activo fijo. Selecciona de la lista desplegable el departamento al que pertenecerá el activo fijo. Aquí podrás registrar el número de serie del activo fijo para poder llevar un control de inventarios. Reporte de Inventario de activos fijos

Moneda Localización Departamento Nº Serie

Notas
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Si quieres cambiar la Clave del activo, sólo será posible hacerlo eliminando el activo y volviéndolo a dar de alta. Si cambias la fecha de adquisición, deberás actualizar debidamente el monto de depreciación acumulada, para que éste sea congruente con el inicio de depreciación.

  Campos de la carpeta "Depreciación Contable" Campo Fecha de inicio Descripción Anota la nueva fecha en la que se empezará a depreciar el activo fijo. La fecha de inicio de depreciación que

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depreciación Tasa de depreciación Depreciación acumulada último cierre sugiere el sistema es el primer día del siguiente mes de la fecha de adquisición. Anota el nuevo porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos correspondientes. Anota la depreciación acumulada hasta el último ejercicio fiscal.

Métodos de depreciación Selecciona el tipo de depreciación que deseas aplicar al activo (Línea recta, Doble saldo declinante, Suma de años dígitos). Depreciación Repercusiones
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Si por un error cometido necesitas cambiar el porcentaje de depreciación, asegúrate de actualizar también el monto de depreciación acumulada.

  Campos de la carpeta "Depreciación fiscal" Campo Descripción

Saldos para el cálculo de la depreciación Método de depreciación Fecha de inicio de depreciación Campo informativo, siempre será línea recta. Depreciación Deberás capturar la fecha en la que se empezará a depreciar el activo fijo.

Tasa de Anota el porcentaje anual de la depreciación del activo fijo. Es importante que indiques la tasa de depreciación fiscal depreciación, pues es la que se utilizará para los cálculos correspondientes. El sistema sugiere el porcentaje asociado al tipo de activo. Deducción inmediata Depreciación acumulada. Monto máximo deducible Repercusiones
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Deberás indicar si al activo fijo que estás modificando se le aplicará una deducción inmediata o no. Anota la depreciación acumulada hasta el último cierre del ejercicio.

Anota el máximo permitido para la depreciación del activo fijo.

Si por un error cometido necesitas cambiar el porcentaje de depreciación, asegúrate de actualizar también el monto de depreciación acumulada.

  Campos de la carpeta "Moneda extranjera" Campo Valor del activo en Tipo de cambio actual Descripción El sistema proporciona el monto o valor original del activo expresado en la moneda indicada en el tipo de activo. Anota el tipo de cambio del activo a modificar. Nota: Mediante el botón o presionando la tecla F2, se despliega la ventana del Histórico de tipos de cambio, con el fin de seleccionar el tipo de cambio con el que se modificará el activo. Al presentarse el histórico se presentará la primera moneda registrada en el catálogo de monedas, en el primer día del mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese día. Podrás cambiarte de moneda sin ninguna restricción y podrás usar el valor registrado para cualquier moneda. Histórico de tipos de cambio

  Campos de la carpeta "Mantenimiento y Seguro" En esta carpeta podrás capturar los datos de la póliza de seguro del activo en cuestión. Los datos se mostrarán en la ventana de la consulta de activos.

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Campo Póliza de seguro Compañía aseguradora Agente de seguro Descripción Escribe la clave de póliza de seguro del activo que se está dando de alta, esta puede contener números y letras. Teclea el nombre de la compañía aseguradora de la póliza que a la que pertenece el activo.

Se consideran agentes de seguros las personas físicas o morales que intervienen en la contratación del seguros mediante el intercambio de propuestas y aceptaciones, y en el asesoramiento para celebrarlos, para conservarlos o modificarlos, según la mejor conveniencia de los contratantes. En caso de siniestro se deberá llamar a este teléfono para reportar el caso. La cobertura dependerá de la póliza por el que fue asegurado el activo. Deberás poner el importe o cantidad que la aseguradora se obliga a pagar en el contrato de seguro en caso de que se produzca el siniestro. Indica la aportación económica que hace el asegurado a la compañía de seguros como pago para que ésta cubra el riesgo amparado por el seguro contratado. Indica la cantidad proporcional que deberá pagar el asegurado por los daños del siniestro de acuerdo al tipo de cobertura que se tenga. Teclea la fecha de vigencia del seguro. Indica la última fecha de mantenimiento que se le dio al activo. Indica el monto por el último mantenimiento que se le dio al activo.

Tel. siniestro Tipo cobertura Monto asegurado Prima total Deducible Vigencia Último mantenimiento Costo mantenimiento Período mantenimiento (mes) Próx. mantenimiento  

Indica el período dentro del cual se le debe dar mantenimiento al activo, por ejemplo: cada 2 meses, 6 meses, etc.

Fecha en la cual se debe de realiza el mantenimiento al activo. Esta fecha se muestra automáticamente al indicar el período de mantenimiento.

Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El sistema no te permite grabar el activo fijo No indicaste el Tipo de activo, el porcentaje de depreciación es cero y/o la Fecha de modificado. adquisición es incorrecta.   Temas relacionados Agregar un activo Baja Contable de una activo Eliminar un activo

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Baja Contable de un Activo   Acceso
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Menú Archivos, Activos, Elegir el activo a dar de baja, oprimir el botón Ventana de consulta de activos/ Menú Edición, Baja contable del activo o Alt +Del

  Qué es Con esta opción se indica que el activo fue vendido, robado o perdido, por lo cual debe ser eliminado contablemente. El sistema te preguntará si deseas dar de baja el activo, a continuación de contestar afirmativamente te mostrará el detalle del activo y luego la fecha de baja del activo. Repercusiones  
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Después de dar de baja un activo, el sistema sugiere elaborar la póliza que corresponde a la baja, con la que se afectarán los saldos de las cuentas que estén involucradas. Cuando se da de baja un activo, el sistema incluye en las consultas y reportes de depreciación el total del remanente por depreciar del activo a valor histórico. Los activos dados de baja seguirán apareciendo en el catálogo de activos, pero con status de baja. Al dar de baja un activo las cuentas que se afectarán serán: Cuentas de acuerdo al tipo de activo al que pertenece, Cuenta de depreciación del activo y cuentas en ventas de activo fijo.

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  Ejemplo: Se dio de baja al Activo A001 Hojas Blancas 100H que pertenece al tipo de activo Equipo de oficina, con valor de 50.00. Se generó una póliza por la baja contable del activo, por lo tanto en el catálogo de cuentas se afectaron las cuentas: En VENTA DE ACTIVO FIJO en el debe con 50.00 y en la cuenta de EQUIPO DE OFICINA en el haber 50.00, al depreciarse, en el debe se afecta la cuenta de DEPRECIACIÓN DE MOBILIARIO Y EQ. DE OFNA con el monto de depreciación acumulada hasta la fecha de baja y la cuenta EN VENTAS DEL ACTIVO FIJO con la cantidad restante a depreciar, así en el haber EQUIPO DE OFICINA la cantidad no varió. Con depreciación CUENTA CONCEPTO DEBE HABER 49.58  

7200-001-000 EN VENTAS DE ACTIVO FIJO

1252-000-000 DEPRECIACIÓN DE MOBILIARIO Y EQ. DE OFNA 0.42   1245-000-000 EQUIPO DE OFICINA Sin depreciación CUENTA CONCEPTO DEBE HABER 50.00   0.0 50.00   50.00

7200-001-000 EN VENTAS DE ACTIVO FIJO

1252-000-000 DEPRECIACIÓN DE MOBILIARIO Y EQ. DE OFNA   1245-000-000 EQUIPO DE OFICINA   Nota  

Si la baja del activo fue por venta, el sistema asume que se facturará, y que contabilizarás adecuadamente la póliza de dicha venta por separado. Por otro lado, cuando al crear el siguiente período el sistema detecta que se está creando el primer período de un nuevo Ejercicio Fiscal (por ejemplo, que desde Diciembre de 2004 se haga la creación de Enero de 2005, el sistema elimina del Catálogo de activos aquellos con Status de Baja.   Problemas / Soluciones

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Problemas / Soluciones PROBLEMAS ¿Deseas dar de baja el Activo?   Temas relacionados Agregar un activo Modificar un activo Eliminar un activo SOLUCIONES El sistema quiere que confirmes si de verdad quieres dar de baja el activo. En caso de ser afirmativa tu respuesta, el sistema te mostrará el detalle del activo, la ventana de captura de fecha de baja contable del activo y la póliza de la respectiva baja del activo.

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Eliminar un activo   Acceso
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Menú Archivos, Activos, seleccionar el activo a dar de baja/ Menú Edición, Eliminar o Alt + Supr. Desde la consulta de activos, elegir el activo a eliminar y oprimir el botón

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  Qué es
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Esta función te permite eliminar por completo el activo del catálogo, por lo que si quieres volver a agregarlo, deberás teclear sus datos nuevamente. Esta opción se utiliza para corregir errores, y no para el caso de ventas, pérdida o robo de activos, para los cuales se debe utilizar la opción de Baja contable de un activo fijo.

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  Baja Contable de un activo   Nota Al seleccionar este proceso, el sistema te mostrará todos los datos del activo a eliminar, pero éstos no se podrán modificar. Si eliminas un activo no podrás recuperarlo ni consultar información referente a él.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS ¿Estás seguro que deseas eliminar el Activo, "clave del activo"?   Temas relacionados Agregar un activo Modificar un activo Baja Contable de una activo SOLUCIONES El sistema pide que confirmes si de verdad quieres eliminar el activo. En caso de ser afirmativa tu respuesta, el sistema desaparecerá el activo del catálogo.

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Tipos de activos   Acceso
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Menú Archivos, Tipos de activos Desde la Barra de herramientas botón (*)

  Qué es
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Los Tipos de activos se definen para agrupar a los activos que, por su naturaleza, tienen tratamientos similares en cuanto a depreciación y revaluación. Los datos definidos en los tipos de activos serán los que el sistema sugiera al dar de alta los activos.

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  Ventana del catálogo de Tipos de activos   Dentro del catálogo de tipos de activos, podrás observar un listado de los tipos de activos existentes con su número, descripción, tasa de depreciación, método de depreciación y monto máximo deducible.

  Nota No podrás eliminar los tipos de activos. Sólo podrás realizar modificaciones de los campos que los definen, con excepción del número de tipo de activo, el cual es asignado secuencialmente por el sistema. Dentro de este catálogo puedes realizar diversas operaciones.   Botones Descripción Te permite Agregar un tipo de activo.

Este botón te permite Modificar la información del activo menos su clave.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime la consulta de tipos de activos. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de tipos de activos; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Prepara la consulta para su envío y/o publicación en internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®

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  Temas relacionados Agregar un tipo de activo fijo Modificar un tipo de activo fijo Reporte de tipos de activos

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Agregar un tipo de activo   Acceso  
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Menú Archivos, Tipos de activos/ Menú Edición, Agregar o Alt + Insert. Desde el Catálogo de Tipos de activos, con el botón Menú Archivos, Activos, en la parte de tipos de activos, botón

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  Qué es   Esta función te permite dar de alta los diferentes tipos de activos que agruparán a su vez a los activos que se utilizarán en tu contabilidad.   El proceso que debes llevar a cabo es el siguiente: 1. 2. 3.   Nota El sistema te da por omisión los tipos de activos más comunes (equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de transporte y edificios), pudiendo dar de alta todos los que tú necesites.   Los datos que captures en el tipo de activo, son los que el sistema sugerirá al dar de alta los activos que sean de ese tipo.   Campos de este proceso Campo Número de tipo de activo Descripción Tasa contable Tasa fiscal Máximo deducible Método de depreciación proyectada Descripción Campo informativo. El sistema asignará el número en forma secuencial por cada tipo de activo que des de alta. Debes anotar una descripción genérica del tipo de activo, con la cual te será fácil identificar el tipo de activo (p.e., Equipo de Oficina, Equipo de Computo, etc.). Debes anotar el porcentaje de deducción contable anual para el tipo de activo que estés dando de alta. Debes anotar el porcentaje de deducción fiscal anual para el tipo de activo que des de alta. Deberás anotar la cantidad máxima que se puede deducir el activo, independientemente de los años que tarde en depreciarse. Selecciona el tipo de depreciación que deseas aplicar al nuevo tipo de activo (Línea recta, Doble saldo declinante, Suma de años dígitos). El método de depreciación indicado en este campo sólo se usará en el reporte de proyección de depreciación, y no significa que los activos de este tipo se van a depreciar por este método, ya que el método utilizado, para los cálculos, se tomará del definido dentro de Catálogo de Activos / Agregar Activo. Cuando des de alta un activo, al relacionarlo con un tipo de activo, se sugerirá el método de depreciación especificado en este campo. Agregar un activo Depreciación Reporte de proyección de la depreciación % de Depr. proyectada Moneda Anota el porcentaje de depreciación que creas necesario para el nuevo tipo de activo; generalmente se proyecta el porcentaje de depreciación anual establecido en la ley del ISR. Te permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos. Este campo estará activado si el sistema está configurado para El manejo de multimoneda. Abre el catálogo que se indica y ejecuta el proceso de Agregar. Anota la información solicitada en los campos. Graba el tipo de activo con el botón Aceptar.

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Cuentas contables Cuenta del activo Depreciación del activo Gastos de depreciación Baja o venta de activos   Anota o elige la cuenta contable que se afectará por la compra de este tipo de activo. Anota o elige la cuenta contable que se afectará al depreciar activos de este tipo.

Anota o elige la cuenta contable que se afectará con los gastos de depreciación de este tipo de activo. Anota o elige la cuenta contable que se afectará en caso de que se dé de baja o se venda algún activo de este tipo.

Modificar un tipo de activo   Nota
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Es importante que tengas cuidado al dar de alta un tipo de activo, ya que el número no se podrá cambiar. Las cuentas contables deben estar relacionadas con la moneda seleccionada para ese tipo de activo. En el campo "Depreciación proyectada" del Catálogo de Tipos de activos se tiene que indicar el porcentaje de depreciación anual de los activos que agrupa, este porcentaje sirve para el reporte de "Proyección de la Depreciación", ya que cuando se da de alta un activo, el sistema sugiere los montos anotados en Tasa fiscal y Tasa contable. El porcentaje de Deducción Inmediata NO se indica en el catálogo de Tipos de Activos. Debe indicarse en el Activo al momento de registrarlo. Es posible asignar cuentas multimoneda en el catálogo de Tipos de activos, con lo cual se podrá conocer el valor y montos de depreciaciones de los activos en otra divisa, no obstante, todos los datos del activo DEBEN capturarse en moneda nacional.

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  Sugerencia Aspel Se recomienda crear un tipo de activo para cada tasa de depreciación o tipo de moneda diferente.   Teclas de función Presionando la tecla F2 en cualquiera de los campos de las cuentas contables, podrás ver los registros existentes en el catálogo correspondiente.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS La Cuenta del activo es inválida El tipo de moneda de la cuenta del activo no corresponde. SOLUCIONES Anotaste un número de cuenta que no existe o que no está dado de alta. Anota alguna cuenta que sí exista o, en su caso, antes de realizar este proceso da de alta las cuentas que vas a necesitar. La cuenta que seleccionaste para el tipo cuenta no tiene asociada la misma moneda con la que estás asociando este tipo de activo. La cuenta contable del Activo y de la Depreciación deben tener la misma moneda que el Tipo de activo.

  Temas relacionados Agregar un activo Reporte del Impuesto a los activos fijos (IMPAC)

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Modificar un tipo de activo   Acceso  
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Menú Archivos, Tipos de activo (posicionarse en el tipo a cambiar)/ Menú Edici n, Modificar o Alt + Back Space. Hacer doble clic sobre el registro a cambiar. Desde Tipos de activos, posicionarse sobre el registro, oprimir el botón Menú Archivos, Activos, en la parte de tipos de activos, botón

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  Qué es   Esta opción te permite realizar cambios a los datos de los tipos de activos que hayas dado de alta con anterioridad.   Nota: El único campo que no puedes modificar es el número de tipo de activo, ya que el sistema lo da en forma secuencial.   Campos de este proceso Campo Número de tipo de activo Descripción Descripción Campo informativo. El sistema asignará el número en forma secuencial por cada tipo de activo que des de alta. Debes anotar una descripción genérica del tipo de activo, con la cual te será fácil identificar el tipo de activo (p.e., Equipo de Oficina, Equipo de C mputo, etc.).

Deducción contable Debes anotar el porcentaje de deducción contable anual para el tipo de activo que estés modificando. Deducción fiscal Máximo deducible Método de depreciación proyectada Debes anotar el porcentaje de deducción fiscal anual para el tipo de activo que estés modificando. Deberás anotar la cantidad máxima que se pueden deducir los activos del tipo de activo que estés modificando. Selecciona el tipo de depreciación que deseas aplicar al tipo de activo modificado (Línea recta, Doble saldo declinante, Suma de años dígitos). El método de depreciación indicado en este campo sólo se usará en el reporte de proyección de la depreciación, y no significa que los activos de este tipo se van a depreciar por este método, ya que el método utilizado para los cálculos, se tomará del definido dentro de Catálogo de Activos / Agregar Activo. Cuando des de alta un activo, al relacionarlo con un tipo de activo, se sugerirá el método de depreciación especificado en este campo. Agregar un activo Depreciación Reporte de proyección de la depreciación Te permite asociar una moneda determinada para cada uno de los tipos de activos. El campo estará activado si está configurado el sistema con el manejo de multimoneda. Anota el porcentaje de depreciación que creas necesario para el tipo de activo; generalmente se proyecta a un porcentaje de depreciación anual establecido en la Ley del ISR. Anota o elige la cuenta contable que se afectará por la compra de este tipo de activo. Indica o elige la cuenta contable que se afectará al depreciar activos de este tipo.

Moneda % de depreciación proyectada Cuenta del activo Depreciación del activo Gastos de depreciación Baja o venta de activos   Teclas de función

Anota o elige la cuenta contable que se afectará con los gastos de depreciaci n de este tipo de activo.

Selecciona la cuenta contable que se afectará en caso de que se dé de baja o se venda algún activo de este tipo.

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Presionando la Tecla F2 en cualquiera de los campos de las cuentas contables, podrás ver las cuentas existentes en el catálogo de cuentas.   Repercusiones   En caso de que cambies algún campo, el sistema sugerirá los nuevos datos al momento de dar de alta un activo en su respectivo catálogo, pero no afectará a los activos que ya hayan sido dados de alta utilizando el tipo de activo modificado, ya que éstos fueron registrados utilizando las características que el tipo de activo tenía anteriormente.   Si modificas las cuentas relacionadas al tipo de activo, los movimientos de todos los activos de ese tipo afectarán en lo sucesivo a las nuevas cuentas contables definidas, ignorando las anteriores. Esto puede ocasionar diferencias entre las cuentas y el total de los saldos de Monto original y Depreciación acumulada de todos los activos de ese tipo. Puedes verificar si existe un descuadre utilizando el reporte de Conciliación de activos.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS La Cuenta del activo es inválida El tipo de moneda de la cuenta del activo no corresponde.   Temas relacionados Agrega un tipo de activo Buscar tipos de activos SOLUCIONES Anotaste un número de cuenta que no existe o que no está dado de alta. Anota alguna cuenta que sí exista o, en su caso, antes de realizar este proceso da de alta las cuentas que vas a necesitar. La cuenta que seleccionaste para el tipo cuenta no tiene asociada la misma moneda con la que estás asociando este tipo de activo. La cuenta contable del Activo y de la Depreciación deben tener la misma moneda que el Tipo de activo.

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Reporte de tipos de activos   Acceso
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Menú Archivos, Tipos de activos/ Menú Archivos, Imprimir Desde la consulta de tipos de activos, con el botón

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  Qué es Esta opción te permitirá emitir un reporte de la información de todos los tipos de activos que se encuentren dados de alta en el sistema.   Manejo
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Al oprimir el botón

se desplegará la ventana de imprimir, selecciona los campos para imprimir el reporte.

Antes de imprimir el reporte, puedes ver el reporte de acuerdo al botón Vista preliminar que se encuentra en la ventana; además también podrás configurar la página de acuerdo a la presentación que quieres de la hoja de reporte.

  Para mayor información consulta los siguientes temas, donde se explica con mayor detalle estas opciones: Impresión Configurar página Vista preliminar avanzada   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

No imprime el Está apagada la impresora y/o no está definida adecuadamente y/o no está configurada. Para reporte de los tipos comprobar si la impresora a utilizar está definida debidamente, ingresa a la opción Especificar de activo. Impresora y comprueba si el dispositivo es el correcto. Especificar impresora

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Consulta, agrega o modifica la tabla del INPC   Acceso
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Menú Archivos, Tabla de INPC Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Esta tabla contiene información del Índice Nacional de Precios al Consumidor (INPC) desde 1950 hasta 2006. 1. 2. 3. 4.   Repercusiones Alguna modificación de datos en la tabla de INPC puede ocasionar cambios en los cálculos de las depreciaciones, revaluaciones, reexpresiones, etc., ya que algunos valores son tomados directamente de esta tabla. La información capturada en esta tabla corresponde a los valores oficiales, pero los meses que falten deberás añadirlos mes con mes, dependiendo de la información publicada por el Banco de México (http://www.banxico.com o bien, utilizar el botón FTP para realizar la actualización mediante un servicio de FTP (Internet), en caso de no contar con Internet la actualización de esta tabla se realizará manualmente.   Temas relacionados Reporte de INPC Tabla de INPC Para agregar datos en la tabla: Elige el año y el mes que deseas agregar o modificar Anota el valor en el mes indicado, y Oprime el botón Grabar.

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Tabla del INPC   Qué es  
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El Índice Nacional de Precios al Consumidor contiene los datos de las variaciones de precios de la canasta básica que emite mensualmente el Banco de México, por medio del Diario Oficial de la Federación (en promedio son emitidos el día 10 de cada mes); los cuales nos sirven para medir los efectos inflacionarios en la economía del país. El sistema tiene cargados los Índices desde el año de 1950, hasta Enero de 2003; para los índices posteriores, deberás registrarlos, actualizarlos y grabarlos a medida que sean emitidos. Para el sistema, la tabla del INPC es de vital importancia, ya que sirve para reexpresar la contabilidad de la empresa, de tal forma que se reflejen los cambios en valor producidos por la inflación (e incluso por la deflación) como en los siguientes casos: 1. 2. 3. 4. 5. Depreciaciones fiscales. Revaluaciones. Cálculo de la depreciación con valores actualizados para el ajuste de ISR. Para el cálculo del Impuesto al activo. Reexpresión de saldos.

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  Ventana de Índice Nacional de Precios al Consumidor Podrás observar un listado con los años y los respectivos índices mensuales que existen y los pendientes por capturar.

Botón FTP Mediante este botón, podrás realizar automáticamente la actualización del archivo del INPC (INPC01.DB) mediante una conexión a un servidor FTP, manteniendo el índice de precios al día de una manera más directa y rápida, sólo necesitarás estar conectado a Internet y hacer clic en este botón. Al realizar la conexi n, se baja el archivo nuevo y se sustituye el anterior, posteriormente se actualizarán los valores en pantalla. Cuando el sistema haya realizado correctamente la actualización, enviará el mensaje " Archivo de INPC actualizado". Recuerda que para que esta actualización se pueda realizar, debes estar conectado a Internet de lo contrario el sistema mandará el mensaje "No se pudo actualizar el archivo de INPC". Este mensaje también se muestra cuando la página o servidor FTP no está disponible. Se recomienda que se tenga un respaldo del archivo INPC01.DB, ya que al momento de bajar el archivo de la tabla de INPC de Internet, éste se sobrescribirá.   Problema / Solución PROBLEMAS "No se pudo actualizar SOLUCIONES Para poder actualizar automáticamente este archivo desde un servidor FTP es necesario estar

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el archivo de INPC"   Temas relacionados Consulta / Agregar / Modificar la tabla de INPC Reporte de la tabla de INPC conectado a Internet, revisa si esta conexión se encuentra activa, para poder llevar acabo la actualización.

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Reporte de la tabla del INPC   Acceso
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Menú Archivos, Tabla de INPC, Botón Reporte Desde la Barra de herramientas, con el botón y en la ventana de INPC con el botón Reporte.

  Qué es Al oprimir el botón Reporte, obtienes un listado con la siguiente información:
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Desde el primer año que elegiste hasta el último. Mes de cada año solicitado. Índice correspondiente a cada mes.

  Campos de este proceso Campo Desde Hasta   Nota Dependiendo de las opciones que hayas configurado en la ventana opciones, podrás ver una presentación preliminar o en caso contrario mandar a imprimir directamente a la impresora.   Consulta el siguiente tema para el Botón opciones   Tema relacionado Tabla del I.N.P.C Descripción Anota el año con el cual quieres que inicie el reporte de INPC. Anota el año con el cual quieres que finalice el reporte.

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Información básica de depreciación   Qué es  
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La depreciación es el reconocimiento cuantitativo de la pérdida en valor, o el desuso de los Activos de la empresa, ya sea por el uso normal del activo o por el transcurso del tiempo. El sistema calcula la depreciación y la deducción inmediata en los casos en que se opte por ella, la cual consiste en deducir durante un ejercicio fiscal un porcentaje máximo de deducción sobre la inversión. Permitirá emitir reportes de depreciación para llevar un mejor control de las variaciones en el precio de los activos. El sistema cuenta con el proceso de generar pólizas de depreciación el cual sirve para observar las afectaciones de los saldos de las cuentas especificadas para la depreciación de los activos. Contiene una práctica consulta donde puedes visualizar los datos de la depreciación histórica y actualizada. Los montos de la depreciación acumulada y el porcentaje de vida útil remanente de cada uno de los activos registrados, se actualizarán automáticamente si el siguiente período que se está creando es el primero de un nuevo ejercicio fiscal (por ejemplo, que desde Diciembre de 2002 se haga la creación de Enero de 2003), el sistema realiza un "corte de activos" y sólo pasa al catálogo del nuevo período los activos que se encuentran vigentes.

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  Tipos de depreciación El sistema maneja dos tipos de depreciación, que a continuación se describen: Depreciación histórica o contable Depreciación actualizada

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Consulta la depreciación de activos   Acceso
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Menú Archivos, Depreciación

  Qué es La depreciación es la disminución del valor o precio de un bien. La depreciación es una pérdida en el valor material o funcional del activo fijo. El sistema te proporciona una consulta donde podrás observar un listado de los activos, con su descripción, clave, monto original, depreciación acumulada, depreciación del período y depreciación actualizada.   Los datos que el sistema considera para calcular la depreciación, así como la actualización, se definen en:
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Tasa de depreciación contable y fiscal El monto original Valores del INPC

  Los cálculos de la depreciación se basan en el método de depreciación especificado en el detalle de activos y en lo definido en los Parámetros de depreciación . En esta consulta podrás filtrar información, imprimir el reporte de depreciación de todos los activos, realizar una clasificación por tipo de activo, una búsqueda de información avanzada, realizar un copiado de información como exportar la consulta, Preparar y Publicar en internet, Exportar la consulta a un dispositivo Palm; mostrar el detalle de depreciación y los parámetros de depreciación.

También podrás ordenar la información por columna de manera ascendente o descendente de acuerdo al valor del registro. Podrás personalizar la información que mostrará la consulta quitando o agregando las columnas correspondiente a la información de la depreciación:  
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Tipo de activo Descripción Monto original MN Monto original ME

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Tasa de depreciación contable Tasa de depreciación fiscal Estado Deducción inmediata

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Fecha de adquisición Máximo deducible Depreciación acumulada Método de depreciación

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Inicio de depreciación contable Inicio de depreciación fiscal Depreciación acumulada fiscal

Personaliza tu consulta   Dentro de este catálogo puedes realizar las siguientes operaciones:   Botones Descripción Filtrar la información de acuerdo a lo requerido.

Quita el Filtro que tenias activado en la consulta.

Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime la consulta de depreciación. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de depreciación; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la información hacia otras aplicaciones.

Permite realizar una Exportación de la consulta.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®

Podrás asignar el Parámetro de depreciación a los activos.

Mostrará el Detalle de depreciación del activo.   Temas relacionados Personaliza tu consulta Exportación de consultas Busca activos Parámetros de depreciación

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Parámetros de depreciación   Acceso
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Menú Archivos, Depreciación, con el botón Menú Archivos, Depreciación, Revaluación o Activos/ Menú Edición, Parámetros, Depreciación

  Qué es En esta opción debes establecer el período fiscal y de depreciación que serán considerados para los cálculos de depreciación y valores actualizados correspondientes.   Campos de este proceso Campo Período de depreciación Período fiscal Descripción Anota o elige el rango de fechas en que empezará el período de depreciación y la fecha de terminación de éste; generalmente es la fecha del período en que estés trabajando. Por ejemplo si estás trabando en Abril de 2003 y deseas la depreciación de este mes, anota del 1 de Abril al 30 de Abril de 2003. Anota la fecha en que empezará el ejercicio fiscal y la fecha de terminación del mismo; el sistema da por omisión del 1 de Enero al 31 de Diciembre, que es el período que marca la LISR, pero si son ejercicios irregulares, anota desde la fecha de inicio de actividades (ésta puede ser cualquier mes del año), hasta el 31 de Diciembre. Con base en el período indicado, y a la fecha de inicio de depreciación fiscal, se calculará el factor de actualización.

  Nota Es importante que definas adecuadamente los parámetros de depreciación, porque basándose en ellos se realizarán todos los cálculos.   Ver: Detalle de la depreciación   Problemas / Soluciones PROBLEMA Fecha inválida SOLUCIÓN La fecha que anotaste no es válida o la fecha se encuentra fuera del período fiscal. El período de depreciación debe estar incluido dentro del período fiscal.

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Detalle de depreciación   Acceso
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Menú Archivos, Depreciación, con el botón Menú Archivos, Depreciación, Revaluación o Activos/ Menú Edición, Detalles, Depreciación

  Qué es El sistema te proporciona una ventana donde podrás observar un listado con información de los cambios resultantes en la depreciación del activo en el período, esta depreciación se aplica según lo indicado en el detalle del activo y de acuerdo al método de depreciación contable y fiscal del activo seleccionado.   Los datos que se muestran son: Datos generales:
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Depreciación contable:
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Depreciación fiscal:
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Nombre y clave del artículo Tipo de activo Localización Número de serie Fecha de adquisición Fecha de baja Método de depreciación Monto original Máximo deducible Porcentaje de vida útil remanente Período fiscal Período de depreciación

Fecha Inicio depreciación contable Porcentaje depreciación contable Depreciación acumulada Depreciación del período Total restante a depreciar Depreciación total del período

Fecha Inicio Depreciación fiscal Porcentaje depreciación fiscal Factor de ajuste Valor actualizado Depreciación acumulada Depreciación acumulada actualizada Depreciación total Depreciación total actualizada

 

Ver: Parámetros de la depreciación

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Información general de la revaluación   Qué es  
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La revaluación es el reconocimiento de los efectos de la inflación sobre el valor de los activos. Por medio de la revaluación se pueden calcular los valores actualizados de los activos. La revaluación tiene tres opciones: la consulta, el reporte y la actualización por revaluación. La consulta y el reporte son preliminares que te permiten analizar la revaluación que se va a llevar a cabo, mientras que la actualización es el registro definitivo que cambia los valores de mercado de los activos registrados. La revaluación te permite también calcular el valor neto de los activos, el cual independientemente del método de revaluación se calcula como: Valor neto = (Valor de mercado) (% de Vida útil remanente)

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El porcentaje de vida útil remanente se toma del catálogo de activos, pero considerando que este porcentaje corresponde al que se tenía a principios de año, puede ser actualizado por los meses transcurridos desde esa fecha hasta el período de revaluación solicitado. Por ello en parámetros de revaluación y en el diálogo de emisión del reporte, se encuentra el dato actualizar % de vida útil, con el cual se le indica al sistema si considera el porcentaje tal y como está en el catálogo de activos o si lo actualiza.

  El sistema te permite realizar la revaluación con base a tres métodos:   1.  Factor para valor de mercado   Esta opción consiste en multiplicar un factor por el valor de mercado que se encuentra en el catálogo de activos. Este factor se debe anotar en el campo de "Factor de revaluación ". Este factor puede partir de una estimación tuya de la evolución del precio de los activos, o pudiera venir de una agencia de valuaci n de activos. Monto revaluado = Valor de mercado x factor de revaluación   Ejemplo: Se tiene un activo con los siguientes datos: Valor original: 10,000 Fecha de adquisición: 15 de Diciembre de 2001 Tasa de depreciación: 10% anual Valor de mercado: 9,000 % Vida útil remanente: 90%,

 
Estos dos últimos datos se actualizaron al hacer la creación de Enero de 2002, pero no incluyen los movimientos transcurridos en 2002. Se requiere revaluar en Mayo de 2002 y el factor de revaluación estimado es de 1.30: Valor de mercado = 9,000 x 1.30 = 11,700 (Monto revaluado). Siguiendo con el ejemplo anterior, si se solicita actualización de vida útil remanente: Meses transcurridos para actualizar porcentaje = 5, porque se solicita la revaluación para Mayo. Tasa de depreciación mensual: (10% anual / 12 meses) * 5 meses = 4.17% % Vida útil remanente = 90% - 4.17% = 85.83% Valor Neto = 11,700 x .8583 = 10,042.11 Si no se solicita actualización: Valor neto = 11,700 x .90 = 10,530 A partir de lo anterior se puede verificar que es más exacto el monto que se obtiene actualizando el porcentaje de vida útil. Por otro lado, es importante mencionar que la actualización sobre el porcentaje de vida útil, sólo se realiza para fines de consulta, no se alteran los datos del activo. En los siguientes ejemplos sólo se harán los cálculos considerando que se solicita actualizar el porcentaje de vida útil remanente.

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  2.  Con INPC desde la última revaluación   Esta opción consiste en calcular el valor actualizado del activo partiendo del valor de mercado a la última revaluación (el sistema archiva esa fecha y valor), y multiplicarlo por el factor de actualización que resulte de dividir el INPC del que se quiera la revaluación entre el INPC de la fecha de la última revaluación.   Ejemplo:  Se tiene un activo con un valor de adquisición de 120,000 con fecha de 4 de Noviembre de 2001, y fue revaluado en Diciembre de 2001, arrojando los siguientes datos: Valor de mercado: 170,000 Se quiere revaluar en Febrero del 2002. Se tiene un porcentaje de vida útil remanente a Febrero de 2002 de 96.67 INPC del mes a revaluar / INPC del mes de la última revaluación = Factor de actualización Monto revaluado = Factor de actualización x Valor de mercado. Se tiene:   

 
INPC Febrero 2002 = 98.190 = 1.0085 INPC Diciembre 2001 97.354  

 
170,000 x 1.0085 = 171,445 (valor de mercado revaluado) El valor neto se calcula: Valor de mercado revaluado x % de vida útil remanente. 171,459.82 x .9667 = 165,750.2 Revaluación

 
3.  Con INPC desde la fecha de adquisición Consiste en multiplicar el valor original del activo por el índice obtenido al dividir el INPC del mes de revaluación entre el INPC en la fecha de adquisici n del activo.    Por ejemplo: Se tiene un Mobiliario con un valor de adquisición de 5,000, con fecha del 10 de Febrero de 2001. Quieres revaluarlo al mes de Enero de 2002 (período de trabajo). La fórmula a emplear será: (INPC del mes a revaluar / INPC del mes de adquisición) x Valor de adquisición = Monto revaluado. INPC Enero 2002 = 98.253 = 1.0479 x 5,000 = 5,239.32 (Valor revaluado del activo). INPC Febrero 2001 93.765 Al mes de Enero de 2002 tiene una vida útil remanente de 90.83, porque el porcentaje de depreciación es del 10% anual. 5, 239.32 x .9083 = 4,758.87 (Valor neto revaluado)   Temas relacionados Parámetros de Revaluación Consulta de la revaluación

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Consulta de la revaluación   Acceso
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Menú Archivos, Revaluación

  Qué es El sistema proporciona una consulta en la que podrás observar un listado con la información de revaluación de los activos: Clave del activo, Descripción, Monto Original, Valor del mercado, Última revaluación, Revaluación del período.   En esta consulta podrás filtrar información, imprimir el reporte de depreciación de todos los activos, realizar una búsqueda por tipo de activo así como una búsqueda de información avanzada, realizar un pegado especial así como exportar la consulta, también podrás preparar y publicar en internet, exportar la consulta a un dispositivo Palm; mostrar el detalle de revaluación y los parámetros de revaluación.

 
Podrás personalizar la información que mostrará la consulta; la información que podrás añadir o eliminar es:
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Clave del activo Tipo de activo Descripción Monto Original Monto original en moneda extranjera

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Valor de mercado Estado Última revaluación Revaluación del período

  Dentro de este catálogo puedes realizar las siguientes operaciones: Botones Descripción Filtrar la información de acuerdo a lo requerido.

Quita el Filtro que tenias activado en la consulta.

Restaurar el orden de los datos como se encontraban antes del filtrado.

Realiza una Búsqueda de información requerida en la consulta.

Imprime la consulta de revaluación. Con este botón podrás visualizar la Presentación preliminar del reporte del catálogo de revaluación; podrás modificar la presentación del mismo de acuerdo a las herramientas avanzadas que te ofrece el sistema. Realizar un copiado al portapapeles para poder copiar la información hacia otras aplicaciones.

Permite realizar una Exportación de la consulta.

Prepara la consulta para su envío y/o publicación en Internet.

Envía y publica en tu espacio de Hospedaje en Internet, el o los archivos de consulta preparados con anterioridad. Exporta las consultas a formato Palm®

Podrás asignar el Parámetro de revaluación a los activos.

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Mostrará el Detalle de revaluación del activo.

Si al estar trabajando con las consultas de Activos, Depreciación o Revaluación, aparecen asteriscos (*) en algún campo que contenga información actualizada como el Valor de mercado, debes verificar que estén registrados todos los INPC que se estén utilizando para los cálculos de actualización de los activos, ya que cuando el sistema realizó los cálculos correspondientes no encontró estos datos y entonces "No" logró concluir dicho cálculo.   Temas relacionados Información general de revaluación Parámetros para la revaluación Detalle revaluación de activos Exportación de consultas Reporte de revaluación de activos Revaluación de activos / Actualización

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Parámetros de Revaluación   Acceso
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Menú Archivos, Revaluación, con el botón Menú Archivos, Revaluación, Depreciación o Activos/ Menú Edición, Parámetros, Revaluación

  Qué es Desde esta opción podrás indicar la forma en la que se revaluarán los activos dados de alta en tu catálogo.   Nota Los parámetros de revaluación, serán aplicados a todos los activos que hayan sido dados de alta, no se pueden aplicar a un activo en particular.   Campos de este proceso Campo Tipos de revaluación Descripción Deberás elegir una de las siguientes opciones: 1. 2. 3. Fecha de revaluación Factor de revaluación Actualizar el % de vida útil Factor para valor de mercado. Con INPC desde última revaluación. Con INPC desde la fecha de adquisición.

Debes anotar la fecha a la que desees revaluar los activos. Debes anotar el factor de revaluación; se utilizará en el proceso sólo si está activa la opción de revaluación con factor para valor de mercado. Puedes elegir si quieres que se actualice el porcentaje de vida útil del activo fijo automáticamente cada vez que se realice la revaluación, con lo que se determina el cálculo del Valor neto.

  Nota
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Una vez que hayas seleccionado el tipo de revaluación que deseas, y en dado caso, el factor de revaluación, el sistema calculará los montos revaluados, los cuales se visualizan en la consulta y detalle de la misma. Los cálculos que realiza el sistema al modificar los parámetros de revaluación son temporales y se aplicarán definitivamente cuando se realice el proceso de revaluación de activos.

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  Problemas / Soluciones PROBLEMAS El valor de incorrecto.   Temas relacionados Reporte de revaluación de activos Detalle revaluación de activos Consulta de la revaluación mercado calculado SOLUCIONES es Verifica la tabla de INPC, así como los datos de Valor de mercado definidos para cada activo.

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Detalle de revaluación de activos   Acceso
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Menú Archivos, Revaluación, con el botón Menú Archivos, Revaluación, Depreciación o Activos/ Menú Edición, Detalles, Revaluación

  Qué es Aquí podrás ver una pantalla más detallada con información de la Revaluación del activo seleccionado.

  Nota En la consulta se despliega la información:  
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El valor de mercado es siempre el valor revaluado al 100%, sin quitarle nada por reducción en vida útil. Esto implica que corresponde al valor de un activo nuevo. El valor de mercado que se presenta en la pantalla resulta de multiplicar el valor de mercado registrado en el catálogo de activos por el factor de revaluación tecleado, o el calculado con los índices de inflación, dependiendo del método. El porcentaje de vida útil remanente que se presenta en la pantalla se obtiene restando al porcentaje de vida útil al último corte anual de la pérdida de vida útil, la cual se calcula dividiendo la depreciación anual entre 12 y multiplicando el resultado por el número de meses transcurridos desde el pasado cierre del ejercicio hasta el período de revaluación solicitado (en caso de que en parámetros del sistema indiques que no deseas actualización del porcentaje de vida útil, no se restará esta pérdida de vida al porcentaje que se encuentra en el catálogo de activos).

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  Temas relacionados Consulta de la revaluación Parámetros de revaluación

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Manejo de reportes   TABLA RESUMEN   Conoce los listados que el MENÚ REPORTES te ofrece: Una vez que tengas conocimiento de los parámetros de operación con los que estás trabajando en tu sistema y captures tus partidas con la información contable de tu empresa, puedes generar reportes que te ayudarán a responder a las necesidades financieras más apremiantes:   REPORTE Catálogo de cuentas y Saldo promedio diario mensual Emisión de pólizas Balanza de comprobación CONTIENE: Obtiene un listado de todas las cuentas así como el desglose de ajuste anual y el reporte de saldo promedio diario de una o más cuentas del catálogo. Permite filtrar las pólizas que se desean imprimir, en el formato seleccionado de acuerdo a la impresora y a la hoja impresa Aspel que manejes. Incluye todas las cuentas (con sus movimientos y saldos) del período en el que estés trabajando, a fin de comprobar la correcta aplicación de la partida doble; y que los saldos de cada cuenta correspondan a su naturaleza deudora o acreedora. Permite obtener un listado con el detalle de todas las pólizas que se seleccionen de este catálogo. Expide los auxiliares de las cuentas de tu catálogo, en el período que determines. Muestra información detallada del o los activos tal como su clave, descripci n, etc. Este reporte permite conocer el estado de la revaluación de tus activos. Este reporte permite llevar un control de la ubicación de los activos fijos que se utilizan en tu empresa. Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación mismos que se aplican para el título II y IV de la Ley del Impuesto sobre la Renta. Te permite generar un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han dado de baja. Permite obtener un reporte sobre la proyección de la depreciación de los activos de la empresa. Este reporte ofrece una comparación de las cuentas de los activos contra los valores reales de los bienes (surge de la conciliación entre los catálogos de cuentas y activos). Presenta la depreciación sobre los valores actualizados por la inflación.

Diario general Auxiliares Catálogo de activos Revaluación de activos fijos Inventario de activos fijos Depreciación contable Activos que ya no se desprecian Proyección de depreciación Conciliación de activos Depreciación fiscal con valores actualizados (factor anual) Depreciación fiscal con valores actualizados (ajustes ISR) Depreciación fiscal con deducción inmediata

Presenta la depreciación sobre los valores actualizados por la inflación.

Este reporte te ayuda a realizar los cálculos para aquéllos activos que se deprecian por el método de deducción inmediata.

Depreciación fiscal - impuesto Te facilita el cálculo del impuesto sobre activos. El sistema obtiene únicamente el cálculo a los activos fijos (IMPAC) de la parte que corresponde al promedio anual de los activos fijos de tu empresa. (IMPAC) Balance general Estado de resultados Libro mayor Con esta opción obtendrás un reporte del balance general o estado de situación financiera de la empresa. Refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado período de tiempo. Este reporte, conocido como Libro Mayor Auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones

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efectuadas a cada una de las cuentas en un mes o varios meses hasta llegar a un año. Reexpresión de saldos Presupuestos   Nota Como un apoyo adicional a la automatización de tu contabilidad, cuentas con funciones avanzadas tales como las hojas de cálculo fiscales y financieras predefinidas que te ofrece este programa. Con ellas, puedes manejar la información contable de tu negocio en el manejador de hojas de cálculo de tu preferencia, para obtener cálculos fiscales como la declaración anual de impuestos, entre otros.   Tabla de reportes modificables por el usuario Considera la siguiente tabla, que te indica los formatos de reporte que puedes utilizar y modificar para adaptarlos a tus necesidades.   Archivo .FTO Auxiliar Bgralmow Descripción Este formato te permite generar el reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo. Este formato genera un balance general, el cual es expresado a cualquier moneda extranjera. Como usuario proporcionas el nombre de la moneda extranjera y el tipo de cambio que deseas utilizar en la conversión. Simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionado. Este formato genera un balance general en la moneda contable del sistema. Formato para la emisión del diario de pólizas. Formato para la emisión del estado de resultados. Formato para la emisión de pólizas, sin considerar departamentos. Está diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora láser. Formato para la emisión de pólizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas. Está diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora láser. Formato para la emisión de pólizas, una sola o un rango de ellas. No considera departamentos y está diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora de matriz. Formato para la emisión de pólizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas. Está diseñado para ajustarse a formas impresas compatibles a la línea Aspel y para ser emitido en impresora de matriz. Formato para la emisión de pólizas, indicando las cuentas que fueron afectadas e indicando si el total de cargos y abonos son iguales e imprime un cuadro de control para saber quién elaboró, modificó o corrigió la póliza. Cada póliza aparece por separado. No considera Departamentos. Está diseñado para ser impreso en hoja blanca e impresora de matriz. Formato para la emisión de pólizas, indicando el departamento y las cuentas que fueron afectadas; indica si el total de cargos y abonos son iguales e imprime un cuadro de control para saber quién elaboro, modificó o corrigió la póliza. Cada póliza aparece por separado. Está diseñado para hoja blanca e impresora de matriz. Formato para la emisión de pólizas, indicando el formato mayor - subcuenta - auxiliar. Está diseñado para hoja blanca e impresora de matriz. Formato para la emisión del reporte de gastos por departamento (considera como máximo hasta 4 departamentos). Formato para la emisión del libro mayor. Formato para la emisión del reporte de presupuestos. Formato para emitir el cálculo de la reexpresión de saldos. Te permite conocer el monto de la reexpresión de los saldos de tus cuentas. Refleja los saldos presupuestados contra los saldos finales de las cuentas del catálogo.

Bgralw Diariow Edorew Emipzwl Emipzdwl

Emipzw

Emipzdw

Emipzw2

Emipzdw2

Emipzmsa Gastosw Mayorw Presupw Reexpw  

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Tema relacionado Botones de la presentación preliminar de los reportes

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Emisión de pólizas   Acceso
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Menú Reportes, Emisión de pólizas

  Qué es   Para la emisión de pólizas puedes elegir que se impriman:
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Todos los tipos de póliza o un rango de tipos de póliza que hayas elegido Todas las pólizas o sólo aquellas que establezcas en un rango numérico

  La forma y contenido de las pólizas puede ser modificado, al editar el archivo de impresión correspondiente. Para hacerlo, debes referirte al funcionamiento del Editor de formatos y a la relación de los diferentes formatos de impresión que te ofrece el sistema.   Campos de este reporte Campo Tipo de póliza Descripción Elige entre las siguientes opciones: Todos: Se incluirán todos los tipos de pólizas que existan. Rango: Seleccionas el tipo de póliza que deseas por ejemplo, de Ig (ingresos), Eg (egresos), Dr (diario). Especifica mediante un rango el o los números de las pólizas a emitir, este campo depende de lo seleccionado en el campo "Tipo de póliza". Por omisión el sistema tiene activado el campo "Todas" Por ejemplo: si seleccionaste que el reporte imprima las pólizas tipo Dr. pero sólo las numeradas del 1 al 3, entonces el sistema sólo va a generar el reporte con estas pólizas. Selecciona el directorio donde se encuentra el archivo del formato de la p liza a emitir. Muestra el nombre del formato a emplear para la emisión de la póliza.

Pólizas

Ruta Nombre del formato Número de copias Editar formato

Puedes emitir hasta 999 copias de cada una de las pólizas a emitir.

Este botón te despliega el editor de texto predefinido en las aplicaciones asociadas, en donde podrás modificar el reporte. Para más información de cómo editar un reporte dirígete al siguiente tema: Editor de formatos

  Problemas / Soluciones PROBLEMAS No imprime la póliza. SOLUCIONES Está apagada la impresora y/o no está definida adecuadamente y/o no está configurada. Para comprobar si la impresora a utilizar está definida adecuadamente, ingresa a la opción Especificar Impresora y comprueba si el dispositivo es el correcto. Especificar impresora

  Temas relacionados Reportes de usuario Presentación preliminar

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Reporte de balanza de comprobación   Acceso
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Menú Reportes, Balanza de comprobación Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Puedes emitir el listado de tu balanza de comprobación, para un rubro determinado de cuentas, para un departamento y/o mostrando distintos niveles, con la elección de tener en el reporte todas las cuentas del catálogo o sólo aquellas que tienen movimientos. Encabezado
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Detalle
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Datos generales de la empresa Titulo del reporte Número y descripción de departamento en caso que se seleccione para uno en particular Rubro de cuentas Tipo de moneda

Número y descripción de la cuenta. Número de departamento Saldo anterior. Total de cargos (Debe) y abonos (Haber) Saldo actual (saldo anterior + total de Cargos - total de abonos) Totales de las columnas saldo anterior, Debe, Haber y Saldo actual.

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  Campos de este reporte Campo Nº de cuenta Descripción Puedes especificar el rango de cuentas que saldrán en el reporte. Si no especificas las cuentas, el sistema por omisión tomará todas las cuentas.

Tipo de moneda Puedes elegir que se impriman todas las cuentas o sólo aquellas que se manejan en alguna moneda extranjera. Este campo estará activado si el sistema está Configurado para multimoneda. Departamento Escoge que la impresión de tu Balanza de comprobación incluya todas las cuentas o sólo aquellas que sean departamentales y que fueron afectadas por movimientos. En el reporte sólo aparecen los saldos de la cuenta de ese departamento, y el nombre del mismo aparecerá en la parte superior de la pantalla.

Sólo con saldo Si activas esta casilla, el reporte presentará sólo aquellas cuentas que presentan saldos y movimientos y/o movimientos en el período. Nivel de balanza Puedes elegir que la impresión incluya desde el nivel de mayor o sólo las cuentas subsiguientes (subcuenta, subsubcuenta, etc, hasta el nivel de auxiliar). Título del reporte El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

Consulta el siguiente tema para el Botón opciones   Tema relacionado Presentación preliminar

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Diario general   Acceso
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Menú Reportes , Diario general Desde la Barra de herramientas, con el botón

  Qué es   Este listado permite obtener el detalle de todas las pólizas solicitadas, agrupándolas por tipos de póliza.   El reporte emite la siguiente información en: Encabezado
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Detalle
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Datos de la empresa Título del reporte Fecha del reporte y folio de cada hoja

Número de la cuenta Departamento Descripción de la cuenta Concepto del movimiento Monto del cargo (Debe) Monto del abono (Haber) Total de la póliza Total del reporte (suma los totales de las pólizas que se están reportando)

Campos de este reporte Campo Tipo de póliza Descripción Elige entre las siguientes opciones: Todos Incluirá todos los tipos de pólizas que existan. Rango: Aquel rango de pólizas que hayas definido como las de Ig (ingresos), Eg (egresos) o Dr (diario). Especifica el rango de números de póliza a reportar. También puedes imprimirlas todas. Anota el número con el que iniciará la paginación de las hojas del reporte (esto te servirá cuando quieras expedir información previamente seleccionada y que inicie con un número de hoja). El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

Pólizas Folio inicial Título del reporte

Botón opciones: Opciones de impresión   Nota: El orden en que se presentan los tipos de póliza en este reporte dependerá de cómo los hayas registrado en los Parámetros del sistema en la carpeta de pólizas.   Tema relacionado Presentación preliminar

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Reporte de auxiliares   Acceso
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Menú Reportes, Auxiliares. Desde la Barra de herramientas, oprimir el botón (*)

  Qué es Esta opción te permite obtener un reporte de los auxiliares de las cuentas del catálogo en un período determinado. Este reporte te emite la siguiente información:   Encabezado
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Detalle
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Datos de la empresa Nombre del reporte Fecha del reporte Folio del reporte Período de trabajo. Monedas

Tipo, No. y fecha de la póliza Concepto del movimiento Cargos Abonos Saldos

  Además, este reporte permite realizar un corte de página por cuenta, subcuenta, auxiliar o sin corte.   Campos de este reporte Campo Nº de cuenta Inicial / Final Período Cuentas   Descripción Puedes especificar el rango de las cuentas que saldrán en el reporte. Si no especificas las cuentas, el reporte generará el de todas. Elige el rango del período de trabajo que deseas emitir en el reporte.   Todas. Incluye todas las cuentas sin exclusión alguna. Sólo con  movimiento. Si esta marcada, el sistema solamente mostrará aquellas cuentas que contengan movimientos. Sólo con saldo y/o movimientos. Si está marcada esta opción, además de incluir las cuentas con movimientos, también se incluyen las cuentas que tengan saldo.   Por departamento Departamento Folio inicial Deberás elegir si quieres que el reporte presente únicamente los auxiliares de un departamento en específico. Este campo no estará disponible si en los Parámetros del sistema / Cuentas, no está habilitada la opción "Manejo de departamentos". Selecciona el departamento al que pertenezcan los auxiliares de las cuentas que deseas emitir. Deberás anotar por cuál número de folio empezará el reporte.

Corte de página Deberás elegir entre las siguientes opciones: Sin corte (el reporte mostrará todos los movimientos sin a nivel saltarse de página), Corte por mayor (mostrará la cuenta de mayor y sus subcuentas sin realizar un corte), Corte por subcuentas (mostrara los movimientos por separado, es decir, primero la cuenta de mayor, después la subcuenta), corte por auxiliares (mostrará por separado la cuenta mayor, después la subcuenta y al final el auxiliar de la subcuenta).   Nombre de la moneda Si Manejas multimoneda, puedes seleccionar la moneda de las cuentas que deseas que aparezcan en el reporte. De esta manera, sólo se mostrarán los auxiliares de las cuentas que tengan configurada la moneda indicada; así mismo, los montos se presentarán en esa moneda, tomando en cuenta el tipo de cambio con el que fue registrado cada movimiento durante la captura de las pólizas. Si eliges Todas, se presentarán los auxiliares de las cuentas que cumplan con las especificaciones del resto de los filtros,

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mostrando los montos en moneda nacional. Título del reporte   Exportar a Excel Al activar esta casilla, el reporte se guardará con el formato de Excel para poder visualizarlo.   Nota: Si no anotas los datos de los campos, el sistema realizará el reporte con todas las cuentas y movimientos.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no te muestra movimiento de alguna cuenta. SOLUCIONES ningún La cuenta no tiene ningún movimiento en el período que elegiste. El sistema te sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

El sistema no te permite ver el reporte.

El rango de cuentas es incorrecto, la cuenta no existe y/o alguna fecha está incorrecta.

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Reporte de Balance general   Acceso
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Menú Reportes, Balance general, Moneda extranjera o Moneda contable Desde la Barra de herramientas, con el botón , solo con balance general en moneda contable (*)

  Qué es Esta opción te permite generar el estado financiero llamado Balance general o Estado de posición financiera, tanto en moneda contable como extranjera, el cual refleja la situación financiera de la empresa. Agrupa las cuentas del catálogo en Activo (circulante y no circulante), pasivo (a corto y largo plazo) y Capital contable. Los registros que emite son los siguientes:
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Nombres de las cuentas de balance (activo, pasivo y capital). Totales de los rubros de activo, pasivo y capital. Fecha del reporte.

  El reporte se generará por la emisión de un formato, el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tus necesidades. 1. 2.   Para modificar cualquiera de estos formatos de reporte, debes referirte a la explicación del Editor de formatos.   Campos de este reporte Campo Ruta Nombre del formato Editar formato Fecha del reporte Moneda Tipo de cambio   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No puedes imprimir el reporte. No cuadran las cifras con respecto a tus demás reportes SOLUCIONES No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dirígete al manual de tu impresora o de la red que corre en tu empresa. Ten presente que si asociaste mal una cuenta a un rubro que no corresponde, se reflejará en tu balance. Rubros de cuentas Descripción Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitará que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte. Bgralmow.fto, el cual genera un balance general re-expresado a cualquier moneda extranjera, siendo ésta proporcionada por el usuario, así como el tipo de cambio (simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionado). Bgralw.fto, formato que genera un balance general en la moneda contable del sistema.

Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Escribe la fecha del día en que se tomarán los movimientos para realizar el reporte.

Escribe el nombre de la moneda con que trabajará el balance. (Moneda extranjera) Indica el tipo de cambio que manejará el reporte en los saldos de las cuentas.(Moneda extranjera)

El reporte tiene todas las cantidades en No realizaste ningún movimiento en el mes que afectó las cuentas de balance. ceros.   Tema relacionado Presentación preliminar

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Estado de resultados   Acceso
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Menú Reportes, Estado de resultados, moneda contable o moneda extranjera Desde la Barra de herramientas oprimir el botón (*)

  Qué es Esta opción permite generar el Estado financiero llamado Estado de resultados, tanto en moneda contable como moneda extranjera, el cual refleja el importe de la utilidad neta obtenida por la empresa en un determinado período de tiempo. Agrupa las cuentas del catálogo llamadas de resultados, de la siguiente manera:   VENTAS

menos COSTO DE VENTAS igual UTILIDAD BRUTA

menos GASTOS DE OPERACIÓN (Gastos de venta y Gastos de administración) igual más UTILIDAD EN OPERACIÓN PRODUCTOS FINANCIEROS

menos GASTOS FINANCIEROS igual a UTILIDAD NETA Este reporte emite los siguientes registros:
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Nombres de las cuentas de resultado Movimientos del mes Porcentajes sobre las ventas del mes Movimientos acumulados del mes Porcentajes sobre las ventas acumuladas

  Puedes modificar el formato de impresión y el contenido de este listado, al editar el archivo EDOREW.FTO. Para hacerlo, debes referirte a la explicación del Editor de formatos. EDOREMOW.FTO, este formato genera el reporte de los estados de resultados pero en moneda diferente a la contable, los resultados se dan de acuerdo al tipo de cambio que le indiques al sistema. Nota: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0)   Campos de este reporte Campo Ruta Nombre del formato Editar formato Fecha del reporte Moneda Descripción Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitará que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte. Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Escribe la fecha del día en que se tomarán los movimientos para realizar el reporte. Escribe el nombre de la moneda con que trabajará el reporte. (Moneda extranjera)

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Tipo de cambio   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El reporte tiene todas las cantidades en ceros. No puedes imprimir el reporte.   Tema relacionado Presentación preliminar SOLUCIONES No realizaste ningún movimiento en el mes que afectó las cuentas de resultados. Indica el tipo de cambio que manejará el reporte en los saldos de las cuentas.(Moneda extranjera)

No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dirígete al manual de tu impresora o de la red que corre en tu empresa.

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Libro mayor   Acceso  
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Menú Reportes, Libro Mayor Desde la Barra de herramientas, con el botón

  Qué es  
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Este reporte, conocido como Libro mayor auxiliar, te permite listar los saldos y afectaciones efectuadas a cada una de las cuentas de Mayor en un mes o varios meses, hasta llegar a un año. Refleja el saldo inicial, el total de cargos, el total de abonos y el saldo final de dichas cuentas.

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  Los datos que imprime este reporte son los siguientes:  
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Encabezado (Nombre de la empresa, dirección, RFC, cédula de registro estatal) Título o encabezado del reporte Número y descripción de la cuenta de mayor Saldo inicial de cada cuenta Períodos o meses que consideró el reporte Cargos y abonos en el período Saldo en cada período Cargos y abonos acumulados por cuenta del mes inicial a tomar en cuenta hasta el final.

  Puedes modificar el formato de impresión y el contenido de este listado, al editar el archivo MAYORW.FTO. Para saber cómo hacerlo, debes referirte a la explicación del Editor de formatos.   Campos de este reporte Campo Ruta Nombre del formato Editar formato Año Número de mes inicial/ final   Nota Si quieres consultar los valores que presentará este listado, dirígete a la opción de Consulta de auxiliares. Consulta de auxiliares   Temas relacionados Presentación preliminar Consulta de auxiliares Descripción Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitará que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte. Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Año de los datos del reporte. Fecha en que se comenzará y se terminará a tomar en cuenta para la obtención del reporte.

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Reexpresión de saldos   Acceso
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Menú Reportes, Reexpresión de saldos

  Qué es Este reporte, además de los datos del encabezado (nombre, dirección, R.F.C., etc), ofrece los siguientes datos:
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Número y descripción de la cuenta (únicamente considera cuentas de mayor). Período de la reexpresión por cuenta (INPC correspondiente al último período solicitado / INPC del período de reexpresión). Movimientos reexpresados por cuenta (monto de los cargos X factor de reexpresión; monto de los abonos X factor de reexpresión). Saldo inicial de la cuenta en el último período. Saldo final de la cuenta en cada período reexpresado (saldo final del período anterior + cargos del período reexpresado - abonos del período reexpresado). Diferencia por reexpresión (saldo final reexpresado saldo final de la cuenta, sin reexpresar). Totales por cuenta de: cargos, abonos, saldo final y diferencia por reexpresión.

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  Para poder expedir correctamente este listado es indispensable contar con la tabla del INPC actualizada. Puedes modificar el formato de impresión y el contenido de este listado, al editar el siguiente archivo: REEXPW.FTO, el cual emite el cálculo de la reexpresión de saldos, y puede ser modificado de acuerdo a tus necesidades. Para hacerlo, debes referirte a la explicación del Editor de formatos .   Campos de este reporte Al solicitar la generación del listado, el sistema te preguntará los siguientes datos: Nombre Ruta Nombre del formato Editar formato Encabezado Año Número de mes inicial / Final   Tema relacionado Presentación preliminar Descripción Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitará que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte. Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Para más información de cómo editar un reporte dirígete al siguiente tema: Editor de formatos Nombre que se le dará al reporte para su impresión. Año de los datos del reporte. Fecha en que se comenzará y se terminará a tomar en cuenta para la obtención del reporte.

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Presupuestos   Acceso
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Menú Reportes, Presupuestos. Desde la Barra de herramientas oprimir el botón (*)

  Qué es Esta función te permite generar el reporte de presupuestos, el cual refleja los saldos presupuestados contra los saldos finales de las cuentas del catálogo.   Una vez elegida esta función, aparecerá una ventana que indicará el directorio de ubicación del formato que imprimirá el reporte y el nombre del archivo de reporte.   El listado contendrá los siguientes registros:
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Datos de la empresa No. de cuenta Descripción Saldo presupuesto Saldo final Diferencia (saldo presupuesto menos saldo final) Totales de las columnas de Saldo presupuesto, Saldo final y la Deferencia de saldos.

  Campos de este reporte Al solicitar la generación del listado, el sistema te preguntará los siguientes datos: Nombre Ruta Nombre del formato Editar formato Descripción Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitará que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte.

Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Para más importación de cómo editar un reporte dirígete al siguiente tema: Editor de formatos

  Nota: Al emitir el reporte, éste te mostrará todos los saldos presupuestados y los saldos finales de todas las cuentas del catálogo. Puedes modificar el formato de impresión y el contenido de este listado, al editar el archivo PRESUPW.FTO. Para saber cómo hacerlo, debes referirte al Editor de formatos.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El reporte tiene todas las cantidades en No realizaste ningún movimiento en el mes que afectó las cuentas. ceros. El reporte tiene solamente ceros en la No anotaste ningún presupuesto en la cuenta. columna de saldo presupuesto. Agregar cuentas No puedes imprimir el reporte. No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dirígete al manual de tu impresora o de la red que corre en tu empresa.

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Formas Aspel continuas y láser

Los sistemas Aspel se complementan con las Formas Aspel, que son formas de impresión continua o para impresoras láser que se ajustan a las dimensiones de ancho y altura de los formatos de reportes que manejan los sistemas. Estas formas poseen las siguientes cualidades:  
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Van personalizadas con el logotipo de tu empresa. Se adaptan a las disposiciones fiscales y legales de nuestro país (previo envío de cierta documentación necesaria para la personalización). Te facilitan la impresión de tu documentación y una organización más rápida y mejor ordenada de los registros de tu empresa.

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  Para conocer la variedad de formas que te ofrece Aspel y las ventajas del uso de este servicio, comunícate de inmediato a los siguientes teléfonos:   MÉXICO Cerrada de Suiza No. 17 Col. San Jerónimo Aculco C.P. 10400, México D.F. Tel: (55)-325-23-23   O dirígete a la página de Aspel en Internet haciendo clic aquí: aspel.com.mx/mx/formas_preimp.exe GUADALAJARA Av. Mariano Otero No. 3431, 2º. Piso, Col. Verde Valle C.P 44510, Guadalajara, Jal. Tels: (33) 647-7301 MONTERREY Manuel Barragán No. 6736 Col. Villas de Anáhuac C.P.66450 San Nicolás de los Garza, N.L. Tels: (81) 8352-5661

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Reporte de operaciones con terceros   Acceso
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Reportes, Fiscales, Operaciones con terceros

  Qué es Este reporte muestra la información de las operaciones con terceros.
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Detallado Concentrado Con formato SAT

  La información que se despliega tanto en el reporte Detallado y Concentrado es la siguiente, excepto que en el Detallado se agrega la columna Tipo y No. de póliza.
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Clave tipo de tercero (Nacional o Extranjero) Tipo de Operación Concepto o bien del servicio RFC del proveedor Número de ID Fiscal Nombre del extranjero País de residencia Nacionalidad Tipo y No. de póliza ( Reporte Detallado) Monto de la operación pagada a proveedores (incluyendo IVA) Monto de la operación deducible para ISR Valor de los actos o actividades pagados a tasa de IVA general, 15% o 16% Monto del IVA pagado no Acreditable a la tasa de IVA general, 15% o 16% (correspondiente en la proporción deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores a tasa de IVA fronterizo, 10% u 11% Monto del IVA pagado no Acreditable a la tasa del IVA fronterizo 10% u 11%(correspondiente en la proporción deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importación de bienes y servicios a la tasa del IVA general, 15% o 16% Monto del IVA pagado no Acreditable por la importación a la tasa del IVA general, 15% 0 16% (correspondiente en la proporción deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importación de bienes y servicios a la tasa del IVA general, 15% 0 16% Monto del IVA pagado no Acreditable por la importación a la tasa del IVA fronterizo, 10% u 11% (correspondiente en la proporción deducible de ISR) Valor de los actos o actividades pagados a proveedores en la importación de bienes y servicios por los que no se pagará el IVA (Exentos) Valor de los demás actos o actividades pagados a proveedores a la Tasa del 0% de IVA Valor de los demás actos o actividades pagados a proveedores por los que no paga el IVA (Exentos) IVA retenido por el contribuyente Total del IVA Trasladado al contribuyente (pagado a proveedores excepto importaciones de bienes y servicios) Total del IVA pagado en las importaciones de bienes y servicios IVA correspondiente a las devoluciones, descuentos y bonificaciones sobre compras.

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  Campos de este proceso

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Campo Fecha de causación  Desde / Hasta Proveedores Desde/Hasta Descripción Indica el rango de fechas de las operaciones con terceros. Con el botón capturar. o la tecla de función F2, se desplegará el calendario para que selecciones la fecha a

Escribe o selecciona un rango de proveedores a través del RFC o ID Fiscal según el caso y que quieras que se muestre en el reporte. Con el botón o la tecla de función F2, se desplegarán los datos fiscales de terceros de la cual indicarás el que te interesa.

Tipo de Proveedor Tipo de operación Tasa de IVA General Fronterizo Tipo de reporte

Marca las casillas de acuerdo al tipo de proveedor de tu interés y por el cual quieres que se despliegue en el reporte; si quieres que se desplieguen todos los proveedores marca la casilla Todos o de lo contrario marca todas las casillas. Marca las casillas de acuerdo al tipo de operación y por el cual quieres que se despliegue en el reporte, la ventana te da la opción de desplegar todos los tipos de operación marcando la casilla Todos o de lo contrario marca todas las casillas.   Al indicar el valor de IVA general, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Selecciona el tipo de reporte con el que quieres que se muestre la información necesaria. Concentrado.- El reporte muestra un concentrado de los totales de las operaciones que se hayan realizado con terceros de acuerdo al RFC o ID Fiscal o por Tipo de proveedor. Al generar el reporte se desplegará una ventana con la información requerida y desde ahí puedes generar el archivo Batch para poder exportar el reporte al formato SAT. Detallado.- Mostrará la información de todas las operaciones que se hayan realizado con terceros. La diferencia entre uno otro reporte es que el concentrado no muestra el número y tipo de póliza. Formato SAT.- Muestra la misma información que el reporte concentrado con la diferencia que este reporte es el que tendrá el formato para el envío a Internet al SAT. Al seleccionar este tipo de reporte deberás indicar la ruta donde se guardará el archivo con extensión .txt. Por default el sistema te sugiere la ruta con el nombre del archivo a generar, por ejemplo: SAT011204.txt, donde se indica que este archivo es el archivo Batch para enviar al SAT y se generó el 1 de diciembre del 2004; pero puedes modificar el nombre.

Nota
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En el reporte concentrado y el archivo que se exporta a Excel® desde este reporte mostrarán los montos de los impuestos sólo como enteros; para mostrar los montos con decimales se muestran con el reporte detallado, también se muestran estas cantidades con decimales en el archivo que se exporta en Excel®. El reporte despliega la información en forma de columnas en donde podrás ver el resultado de las operaciones con proveedores o terceros. Cuando generas un reporte de forma detallada o concentrado se despliega éste en forma de consulta y contiene el botón , en donde lo podrás guardar como archivo con extensión .XLS y que se podrá abrir con Microsoft Excel® y al abrirlo en este programa se mostrará tal y como se muestra en pantalla. Si deseas salir del reporte lo podrás hacer con el botón .

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Cuando generas el reporte en formato para el SAT se habilita el botón donde se exportará el archivo que servirá para enviar al SAT y se generará en la ruta que previamente indicaste en el filtro del reporte; al hacer clic sobre este botón se generará y mostrará en pantalla este archivo.

Exportar a Excel   Temas relacionados Agregar una póliza Captura de Operaciones con terceros

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Reporte de Ingresos IETU   Acceso
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Menú Reportes, Fiscales, Operaciones con IETU, Ingresos IETU

  Qué es Este reporte muestra la información de los ingresos de las operaciones con IETU.   Manejo   Antes de generarse el reporte, se desplegará un filtro para obtener información específica, el filtro es el siguiente:    

  Campos de la ventana del filtro   Campo Fecha de póliza  Desde / Hasta Fecha de causación  Desde / Hasta Valor de IVA General Fronterizo   Posterior a la definición del filtro, el reporte se mostrará en pantalla. La ventana donde podrás consultar el reporte es la siguiente:   Descripción Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica. Indica la fecha de causación de las operaciones (Ingresos) que deseas incluir en el reporte.     Al indicar el valor de IVA general, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).

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  Información que proporciona el reporte:  
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Póliza Fecha Tipo de actividad Ingreso gravable

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IVA Otras retenciones IVA Retenido Monto de la operación

  Botones de esta ventana   Botón Función Te permite exportar el reporte a formato Excel®. Podrás expandir o contraer la información visualizada en el reporte. Utiliza este botón si deseas cerrar el reporte.   Tema relacionado Cuenta para ingresos (IETU)

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Reporte de Deducciones IETU   Acceso
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Menú Reportes, Fiscales, Operaciones con IETU, Deducciones IETU

  Qué es Este reporte muestra la información de las deducciones de las operaciones con IETU.   Importante: Es necesario que para que en el reporte se visualicen las operaciones por concepto de IETU, dichas operaciones deberán tener asignada una cuenta de gastos. Si la operación no tiene una cuenta de gasto, bastará con asociar una cuenta y modificar el monto deducible con cero para que se visualicen las operaciones.   Manejo   Antes de generarse el reporte, se desplegará un filtro para obtener información específica, el filtro es el siguiente:  

  Campos de la ventana del filtro   Campo Fecha de póliza  Desde / Hasta Fecha de causación Desde / Hasta Valor de IVA General Fronterizo   Al indicar el valor de IVA general, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Descripción Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica. Indica la fecha de causación de las operaciones (deducciones) que deseas incluir en el reporte.

 

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Posterior a la definición del filtro, el reporte se mostrará en pantalla. La ventana donde podrás consultar el reporte es la siguiente:  

  Información que proporciona el reporte:  
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Póliza Cuenta Concepto

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Monto deducible Monto no deducible Gasto asociado

  Botones de esta ventana Botón Función Te permite exportar el reporte a formato Excel®. Podrás expandir o contraer la información visualizada en pantalla del reporte. Utiliza este botón si deseas salir del reporte.   Tema relacionado Cuenta para operaciones con terceros

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Reporte de IVA Acreditable   Acceso
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Menú Reportes, Fiscales, Desglose IVA, IVA Acreditable

  Qué es Este reporte muestra la información del desglose del IVA Acreditable.   Manejo   Los campos de la ventana del filtro son los siguientes: Campo Fecha de póliza  Desde / Hasta Fecha de causación Desde / Hasta Tasa de IVA General Fronterizo Descripción Puedes filtrar la consulta de acuerdo a una rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica. Despliega en el reporte las pólizas que tengan un período de causación de acuerdo a lo especificado en el campo.   Al indicar el valor de IVA general, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Se agrega una nueva sección denominada “Fiscal” donde se agrupan  los parámetros  relacionados con la captura de Operaciones con Terceros y de Ingresos IETU, tanto los que se manejaban en la versión anterior (ubicados en la sección Pólizas) como los nuevos, quedando de la siguiente forma:

  Una vez definido el filtro, se desplegará el reporte en pantalla donde podrás agrupar la información dependiendo tus necesidades, es decir, mediante el menú flotante selecciona la manera en la que deseas visualizar el reporte, las opciones disponibles son:  Por póliza o por operación.  

  La información que despliega este reporte es la siguiente:
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Póliza Operación Valor de los actos de IVA general,15% o 16%

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Monto de IVA Acreditable a una tasa de IVA general, 15% o 16%. Monto de IVA acreditable a  una tasa de IVA fronterizo, 10% y 11% Monto del IVA acreditable a una tasa del 0%

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Valor de los actos de IVA fronterizo, 10% u 11% Valor de los actos a una tasa del 0%  

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Monto del IVA acreditable a una tasa exenta Total del IVA acreditable

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Valor de los actos a una tasa exenta  

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Monto del IVA no acreditable

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Total valor de los actos

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Monto del IVA retenido

  Botones de esta ventana Botón Función Te permite exportar el reporte a formato Excel®. Podrás expandir o contraer la información visualizada en pantalla del reporte. Utiliza este botón si deseas salir del reporte.   Tema relacionado Cuentas para operaciones con terceros

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Reporte de  IVA trasladado   Acceso
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Menú Reportes, Fiscales, Desglose IVA, IVA Trasladado

  Qué es Este reporte muestra la información del desglose del IVA Trasladado.   Manejo Aspel   Los campos de la ventana del filtro son los siguientes: Campo Fecha de póliza Desde / Hasta Fecha de causación Desde / Hasta Tasa de IVA General Fronterizo   Una vez definido el filtro, se desplegará el reporte en pantalla donde podrás agrupar la información dependiendo tus necesidades, es decir, mediante el menú flotante selecciona la manera en la que deseas visualizar el reporte, las opciones disponibles son:  Por póliza o por actividad.   Descripción Puedes filtrar la consulta de acuerdo a una rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica. Despliega en el reporte las pólizas que tengan un período de causación de acuerdo a lo especificado en el campo.   Al indicar el valor de IVA general, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes). Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).

  La información que despliega el reporte es la siguiente:  

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Póliza Fecha

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Total del valor de los actos Valor del IVA trasladado a una tasa de IVA general, 15% o 16% Valor de IVA trasladado a una tasa de IVA fronterizo, 10% u 11%. Valor del IVA trasladado a una tasa del 0%

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Tipo de actividad

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Valor de los actos a una tasa de IVA general, 15% o 16% Valor de los actos a una tasa de IVA fronterizo, 10% u 11% Valor de los actos a una tasa del 0% Valor de los actos a una tasa exenta  

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Valor del IVA trasladado a una tasa exenta

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Total del IVA trasladado

  Botones de esta ventana Botón Función Te permite exportar el reporte a formato Excel®. Podrás expandir o contraer la información visualizada en el reporte. Utiliza este botón si deseas cerrar el reporte.   Tema relacionado Cuentas para ingresos (IETU)

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Reporte de IVA e ISR  retenido para DIOT   Acceso  
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Menú Reportes, Fiscales, Retenciones,  IVA e ISR retenido en DIOT

    Qué es   Este reporte muestra la información del IVA retenido de las operaciones con DIOT.   Manejo   Campos de la ventana del filtro   Campo Fecha de póliza  Desde / Hasta Fecha de causación Desde / Hasta Valor de IVA General Descripción Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica. Indica la fecha de causación de las operaciones (deducciones) que deseas incluir en el reporte.     Al indicar el valor de IVA general, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).   Fronterizo Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).

  Información que proporciona el reporte:  
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Tipo Número Operación

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IVA retenido ISR retenido Otras retenciones

  Botones de esta ventana Botón Función Te permite exportar el reporte a formato Excel®. Utiliza este botón si deseas salir del reporte.          

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Reporte de IVA e ISR retenido para IETU Acceso  
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Menú Reportes, Fiscales, Retenciones,  IVA e ISR retenido en IETU

    Qué es   Este reporte muestra la información del IVA retenido de las operaciones con IETU.   Manejo   Campos de la ventana del filtro   Campo Fecha de póliza  Desde / Hasta Fecha de causación Desde / Hasta Valor de IVA General Descripción Puedes filtrar la consulta de acuerdo a un rango de fechas para desplegar en el reporte las pólizas que cumplan con esta característica. Indica la fecha de causación de las operaciones (deducciones) que deseas incluir en el reporte.     Al indicar el valor de IVA general, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 15%, 16% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).   Fronterizo Al indicar el valor de IVA fronterizo, se desplegará la información de las operaciones de acuerdo al valor que indicaste, ya sea, 10%, 11% o Todas (despliega operaciones de los dos porcentajes).

  Información que proporciona el reporte:  
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Tipo Número Operación

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IVA retenido ISR retenido Otras retenciones

  Botones de esta ventana Botón Función Te permite exportar el reporte a formato Excel®. Utiliza este botón si deseas salir del reporte.  

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Reporte del usuario (Administrador de reportes)   Acceso
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Menú Reportes, Reporte del usuario Desde la Barra de Herramientas, con el botón

  Qué es Desde este Administrador de reportes podrás crear y organizar tus propios reportes personalizados con extensión QR2, seleccionando de una lista de campos disponibles la información que deseas incluir en tu reporte utilizando sentencias SQL. Adicionalmente podrás consultar y generar reportes con formato FTO utilizando los comandos y campos del editor de formato tradicional.   De manera general desde este administrador podrás:
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Dar de alta tus reportes personalizados en formato QR2 y FTO. Modificar los reportes previamente creados con este administrador. Obtener una vista preliminar del reporte e imprimirlo. Borrar un reporte Añadir un reporte creado en formato FTO Preparar el archivo para su envío a internet. Enviar el reporte vía e-mail.  

Manejo El sistema por omisión incluye reportes en formato QR2 y FTO organizados por grupos. Los grupos y los reportes incluidos, dependerán del módulo en el cual estés utilizando dicho Administrador, es decir, el Administrador estará disponible desde cualquier módulo, pero sólo podrás consultar los reportes del módulo correspondiente.   La ventana del Administrador de reportes, mostrará los reportes pertenecientes a cada grupo (Activos, Cuentas, Cuentas departamentales, Depreciación, Mantenimiento, Seguros, etc). Cada grupo muestra los datos (Título del reporte y Formato) y ubicación del reporte(Archivo y Ruta). Nota Para el grupo de pólizas no se podrán agregar reportes con formato qr2 y con el formato FTO se tendrán algunas limitaciones. La ventana es la siguiente:

Para ver la presentación preliminar del reporte, haz doble clic sobre el mismo, en ese momento se desplegará el filtro correspondiente

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para obtener información específica, la información que se solicita en el filtro varia dependiendo del grupo donde esté incluido el reporte. Es importante que para dar de alta un reporte (formato FTO o QR2) primero identifiques el grupo donde deseas incluirlo antes de dar de alta un reporte.   Botones Botón Función Con este botón podrás realizar lo siguiente: Dar de alta un nuevo reporte QR2. Para esto se desplegará el Diseñador de reportes. Para mayor información consulta el tema Diseñador de reportes. Para este caso debes seleccionar la opción "Nuevo". Dar de alta un nuevo reporte en formato FTO. Para esto el sistema despliega la Ventana en la cual podrás fácil y rápidamente crear un reporte en formato FTO. Para este caso debes seleccionar la opción "Archivo FTO". Nota: Para ambas opciones deberás primero posicionarte sobre el grupo de reportes donde deseas añadir el reporte. Recuerda que dependiendo en el grupo donde sean añadidos o creados es el tipo de filtro que adoptan. Agregar un reporte al administrador de reportes (QR2 o FTO). Para este caso se desplegará una ventana de Windows® para que proporciones la ruta y el nombre del reporte a incluir. Los pasos para añadir un reporte son los siguientes:
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Posicionate sobre el grupo de reportes en el cual deseas añadir el reporte. Recuerda que estos grupos ya los tiene asignado el sistema por omisión. Utiliza este botón, selecciona la opción Agregar e indica la ruta del reporte a incluir.  

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  Nota: Es importante que tomes en cuenta que no podrás añadir un reporte que haya sido creado desde otro sistema ya que recuerda que al crear un reporte éste se relaciona muy particularmente por el grupo de reporte en el cual fue creado. Con esta opción podrás modificar el reporte seleccionado. Dependiendo del formato del reporte el manejo será el siguiente:   Formato QR2 El reporte se abrirá con el diseñador de reportes. Modifica un reporte exixtente   Formato FTO Se abrirá el reporte con la aplicación asociada para archivos de texto (Bloc de notas). Para modificar el reporte utiliza la Lista de campos y fórmulas disponibles desde la barra de herramientas con el botón Para mayor información consulta el Editor de formatos   Con este botón podrás eliminar el reporte previamente dado de alta o añadido al administrador de reportes. Al eliminar un reporte deberás tomar en cuenta los siguientes puntos:
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El reporte se elimina del administrador de reportes y también se elimina de la ruta o carpeta donde se encuentre. Los reportes personalizados desde el diseñador de reportes o mediante la programación de reportes (FTO), también serán eliminados por completo.

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  Muestra una vista preliminar del reporte. Al solicitar la vista previa se despliega el filtro del reporte para delimitar la información a emitir en el reporte. Nota: Recuerda que si no especificas ningún dato en el filtro el reporte considerará todos los datos. Tipo de filtros por grupo de reportes   Con este botón podrás imprimir el reporte. Antes de ser enviado el reporte a la impresora, se desplegará su Filtro correspondiente por si deseas especificar que sólo cierta información se emita y posteriormente se

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desplegará la ventana de Windows® para configurar ciertas opciones para la impresión del reporte.   Prepara el reporte para su envío y/o publicación. El reporte podrá ser enviado en PDF o HTML. Nota: Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.   Envía y publica en tu espacio de internet, el o los archivos de consultas. Nota: Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.   Despliega la lista de fórmulas y campos que podrás utilizar para armar tus reportes fto (vía formato) a la medida de tus necesidades.   Esta opción genera el reporte en formato PDF para su envío por correo electr nico. Al seleccionar este botón, primero se desplegará un Filtro correspondiente dependiendo al grupo al que pertenezca el reporte, segundo se generará el archivo pdf con la información del reporte y por último, dicho reporte se adjunta como un archivo en la aplicación de correo predeterminado en tu computadora. Nota: Esta opción sólo estará disponible para los reportes en formato QR2.   Temas relacionados Formas continuas y láser Presentación preliminar

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Agregar un reporte   Acceso
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Dentro del Administrador de reportes, con la flecha

, opción Agregar

  Qué es   Esta opción sirve para agregar reportes que no se encuentran por default en el Administrador de reportes.   Podrás modificarlo posteriormente con la opción Editar reporte que se encuentra en el menú flotante (botón derecho del ratón).   Tema relacionado Crear un reporte en FTO

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Crear un reporte FTO   Acceso
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Dentro del Administrador de reportes, con el botón botón

, opción Nuevo FTO.

Posicionándote sobre un reporte, menú flotante (botón derecho del ratón), opci n Nuevo FTO

  Qué es Para realizar un reporte en formato FTO, el sistema te ofrece el Bloc de notas que es un editor de texto básico que se puede utilizar para crear documentos sencillos, en este caso para crear reportes.   Manejo Para crear el reporte con formato FTO, debes seleccionar el tipo de reporte que quieres que se genere, ya sea de cuentas, cuentas departamentales, pólizas, activos, depreciación, mantenimiento, seguros o rubros de cuentas, selecciona la opción de Archivo FTO con la flecha del botón y enseguida escribe los datos que se te pide para generar el reporte y luego de confirmar los datos se abrirá la ventana del Bloc de notas.   Campos generales Campo Título Ruta Archivo   Tema relacionado Reporte en blanco Descripción Teclea el título que llevará el reporte. Indica la ruta donde se guardará el reporte. Escribe el nombre con que se guardará físicamente el reporte en el sistema.

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Estructura de cada formato de reporte   Qué es En general, todos los formatos se dividen en las siguientes secciones:   Sección Función

Parámetros del reporte Le indica al sistema las características generales que tendrá el reporte, como son: número de los caracteres que se imprimirán, tipo de letra, dispositivo de salida, etc. Encabezados Contenido del reporte y/o partidas y ciclos Totales   Manejo Define las cualidades del encabezado que lleva el reporte, como la línea divisora, los textos, los espacios entre éstos, etc. Define los campos que mostrará el reporte, es decir, los valores a emitir, con los cálculos que se quieran añadir y las especificaciones o textos complementarios que acompañen a dichas cantidades. Indica la sección de totales del reporte, mostrando las cantidades correspondientes y las anotaciones finales que se quieran incluir, como una firma, una raya, etc.

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  Ver: Consulta la lista de campos para formatos

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Lista de comandos y fórmulas para formatos   Acceso  
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Menú Archivos, Editor de formatos, Lista de comandos del Editor.

  Qué es  
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El Editor de formatos permite utilizar diferentes comandos y fórmulas para la edición de los formatos de reportes, los cuales son instrucciones que ejecutan diferentes operaciones dentro de los mismos. Estos comandos requieren de una sintaxis, es decir, de una estructura y una manera de integrarlos para que ejecuten una operación. La tabla que presenta esta lista es una guía de apoyo la cual está en orden alfabético, y que puedes consultar al mismo tiempo que modificas un formato de reporte, gracias a las ventajas del ambiente .

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  Para la consulta de los comando y formulas consulta los siguientes temas: Comandos Fórmulas

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CAMPOS   Cuentas con los siguientes campos:   Campos <001> al <019> Campos con datos de la empresa Campos con datos de la cuenta Campos con datos de las pólizas Campos con datos del departamento

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Comandos del editor   Qué es En este apartado localiza cada uno de los comandos que se utilizan en el sistema, y conoce de cada uno de ellos:   Elemento SINTAXIS DESCRIPCION UBICACION Quiere decir La manera de escribir los comandos dentro del reporte. Para qué sirven los comandos o qué ejecutan dentro del reporte. En qué parte de la estructura de los formatos se utilizan estos comandos.

LOS SISTEMAS DONDE SE Cada comando se usa en sistemas específicos de la línea Aspel. OCUPAN EJEMPLO DE SU USO Este breve ejemplo te indica cómo debes aplicar un comando dentro del formato que le corresponda.

COMANDOS CON LOS QUE Cada comando tiene relación con otro u otros comandos, por lo que puedes dirigirte a ellos ESTA RELACIONADO para saber de qué manera se utilizan.   Esencial Considera lo siguiente dentro del uso de los comandos:
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Un campo o una variable específica deberá ir entre < >. Por ejemplo: <049>. Los textos que requieres que se impriman deberán de ir entre comillas. Por ejemplo: "Reporte Final". El número de columna o longitud de un comando se indican únicamente con un número. Los comandos de impresión se escribirán indistintamente con mayúsculas o minúsculas.

  Revisa los siguientes comandos: @CTA @DEPRECIA @DEPRECIAC @EMPRESA @INPC @RAN @RED @SDIARIO @SI @SUBCADENA @MFC ABRE AJUSTA ANCHO_CARACTERES ASIGNA BRINCA CARACTERES CENTRA COMENTARIOS DATO DEFINE DISCO ENCABEZADOS ESCRIBE FENCABEZADOS

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FIN FONT IMPRESOR INICIA INICIARANGO MÁSCARA PANTALLA RAYA REDONDEO SALTA SI SIFIN SINO TERMINA TIPO TRADUCE

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FÓRMULAS   Fórmula en el editor Ejemplo de sintaxis   @EMPRESA[Sufijo] @EMPRESA [E] @SI[Cond., Verdad, Falso] @SI[<34> > <36>, <34>*10, <36> /2*10] @RED[Valor, Redondeo] @RED[<34>,1] @CTA[Cuenta,Sufijo] @CTA[100 001,F] @CTA[Cuenta,Sufijo,Dpto] @CTA[100 001,F,1] @CTA[#Campo1>,<#Campo2>,Sufijo] @CTA[<46>,<47>,F] @CTA[<#Campo1>,<#Campo2>,Sufijo,Dpto] @CTA[<46>,<47>,F,1] @CTA[Cuenta1,Cuenta2,Sufijo] @CTA[100 001,500 001,F] @CTA[Cuenta1,Cuenta2,Sufijo,Dpto] @CTA[100 001,500 001,F1] @MFC[CampoFecha, "Formato", "Idioma" ] @MFC[ <025>,"dd/mm/aa","E"] @RAN[R#rango,Sufijo] @RAN[R11,F] @RAN[Cuenta1..Cuenta2,Sufijo] @RAN[2100 000..2199 999,F] @INPC[Mes,Año] @INPC[12,1994] @SUBCADENA[Cadena,Desde,Cuantos] @SUBCADENA[<20>,5,7] @SDIARIO[No.cuenta] @SDIARIO[100 002] @DEPRECIA[<Sufijo><Clave>,FlniDepre,FfinDepre,Que, FlniEjer] @DEPRECIA[T2,0596,0596,9,0196,1296] @DEPRECIA[AACT1,0596,0596,P,0196,0196] @DEPRECIAC[<Sufijo><Clave>,FlniDepre,FfinDepre>,Que, FlniEjer,FfinEjer] @DEPRECIAC[T2,0596,0596,p,0196,1296 @DEPRECIAC[AACT1,0596,0596,p,0196,1296]   Ver: Más acerca de Comandos del editor

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Mensajes de error del editor   Qué es  
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Los mensajes de error sirven para orientarte cuando estés ejecutando un formato y éste no se pueda llevar a cabo exitosamente. Generalmente el mensaje indica la línea del formato con el problema, lo que hará más fácil que lo identifiques y corrijas.

  A continuación te presentamos los mensajes de error más importantes, en orden alfabético: MENSAJE DE ERROR APARECE

Archivos Este mensaje aparece seguido por el aviso: "No se puede accesar el archivo: (Nombre del archivo); inexistentes para <ENTER>" y se despliega generalmente cuando especificas una fecha inexistente a través del comando cambio de ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificación del directorio de datos. período. Asignación inválida o Cadena Inválida Este error se refiere a los comandos que llevan una cadena de caracteres. Ocurre cuando en el comando (ASIGNA principalmente) especificas para un campo de fecha, una cifra o una cadena de caracteres delimitada por comillas. Ocurrirá también si defines un carácter para un campo que requiere un número o viceversa. Aparece Igualmente cuando haces una asignación sobre un campo reservado, es decir, cuando tratas de ejecutar un comando ASIGNA sobre alguno de los campos que ya están definidos dentro del editor. Tienes hasta un campo límite para definir variables de usuario. Este número de campo varía de acuerdo al sistema o módulo de que se trate. Si dentro de un formato utilizas un número de campo mayor al seleccionado, el sistema te enviará este mensaje. Aparece cuando solicitas al sistema algo como: ESCRIBE 1, <002> para que despliegue el contenido de una variable alfanumérica que no ha sido definida con el comando DATO, ni se le ha especificado ningún "Texto".

Campo inválido.

Campo no definido.

Columna inválida. El mensaje aparecerá cuando definas un comando ESCRIBE o TRADUCE y en el parámetro correspondiente al número de columna especifiques un número que no sea entero. Comando inválido. Cuando las tres primeras letras de una línea no corresponden a ningún comando conocido por el sistema o cuando al escribir el comando cometiste un error de sintaxis. Rectifica que el comando esté escrito correctamente y vuelve a ejecutar el formato. DEFINE sin FENCABEZADOS. Definiste un inicio de encabezado, pero no le indicaste al sistema hasta dónde termina éste. Recuerda que cada instrucción DEFINE debe llevar su correspondiente FENCABEZADOS.

El campo a Si especificas una variable alfanumérica a través del comando DATO y le defines una longitud superior capturar, no a 255 caracteres. Por ejemplo: DATO <002>, 256, "Texto". NOTA: En los sistemas NOI y SAE la longitud puede ser mayor máxima es de 250 caracteres. a 255 caracteres. El campo no puede ser redondeado. Esperaba ' , '. Si solicitas al sistema que redondee campos alfanuméricos o campos de fecha. Por razones lógicas el sistema sólo puede redondear campos numéricos. Rectifica que el campo sea numérico.

Aparece en los comandos que requieren más de un parámetro para funcionar y uno de ellos no se ha definido. Aparece también cuando has especificado dos o más parámetros de un comando y entre cada uno de ellos no has anotado una coma. Verifica la línea que te indica el sistema y corrige la omisión.

Esperaba comilla. Indica que dentro de la línea especificada, olvidaste cerrar las comillas cuando hiciste referencia a un texto. Esperaba (E) spañol o (I)nglés Cuando utilizas el comando TRADUCE y anotas una letra distinta a (E)spañol o (I)nglés, para el idioma a utilizar (E o I).

Esperaba número Aparecerá si especificas un número que no sea entero o de más de un dígito al utilizar el comando entero en el rango TIPO. de 1 a 6. Esperaba un carácter. Al comando RAYA se le puede especificar únicamente un caracter de repetición; por lo tanto, este mensaje aparecerá si especificas algo como: RAYA 15, 10, "SI".

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Esperaba una fecha Exceso de ciclos anidados. Exceso de SI's anidados. Expresión inválida. Fecha inválida. INICIA TERMINA incompletos. Mascarilla inválida. Memoria insuficiente. Aparece si especificas una fecha inexistente a través del comando ABRE. Verifica la fecha anotada o la especificación del directorio de datos., el mensaje aparecerá cuando se trate de definir una fecha directamente, sin emplear un campo numérico. Este mensaje aparece cuando especificas más de 8 ciclos anidados a lo largo del formato.

La aparición de este mensaje depende de la capacidad de memoria de tu máquina. Cuando se presente es recomendable que sustituyas alguno de los comandos SI por la función especial @SI. Este mensaje lo envía el sistema por varios motivos. El más común, es por un error en la sintaxis dentro del comando. Por ejemplo: SI "047" = 1 en lugar de SI <047> = 1. Revisa que la sintaxis y el uso de comillas o < > sean correctos. Otra causa común es que abras más paréntesis de los que cierras. Aparece cuando utilizas el comando ABRE especificando al menos un carácter y no una fecha. Recuerda que el formato de fecha es Día/Mes/Año con dos caracteres para cada rubro. Sucede cuando el sistema encuentra un comando INICIA y no encuentra su correspondiente TERMINA o viceversa. Rectifica que cada ciclo especificado tenga definidos ambos parámetros Indica que especificaste en un comando MASCARA un carácter diferente a #, comas o punto.

Aparece generalmente cuando el sistema no encuentra memoria suficiente para ejecutar el proceso y se puede deber a las siguientes causas: 1) Que tengas activo en memoria un programa residente; 2) Que otro sistema haya dejado dañada la memoria, lo que impedirá al sistema trabajar correctamente. Lo más recomendable es reiniciar tu computadora.

Paréntesis Sucede cuando en una línea del formato cierras un número mayor de paréntesis de los que hayas desbalanceados. abierto. Se esperaba número sin decimales. Se esperaba '>'. Se esperaba '<'. SI SIFIN incompletos. Sólo puede definirse un encabezado. Texto para captura demasiado grande. Aparece cuando en alguno de los siguientes comandos especificas un número que no es entero: SALTA, RAYA, CARACTERES. Sucede cuando haces una especificación con decimales en cualquiera de los comandos que requieran el parámetro de Número de columna. Indica que al utilizar un comando ASIGNA, en el número del campo o variable especificaste algo como: ASIGNA <115 y debes cerrar el pico paréntesis así: ASIGNA <115>. El mensaje aparecerá cuando dentro de un comando ASIGNA especifiques el número de la variable definida por el usuario de manera incompleta. Por ejemplo ASIGNA 115>. Debe decir ASIGNA <115>. El mensaje se despliega cuando se definió un comando SI y no se especificó el final de la condicional con un SIFIN. Aparece también cuando el sistema encuentra un SIFIN, sin un SI que le anteceda. El sistema te indica que entre las instrucciones DEFINE y FENCABEZADOS se pretende definir otro comando DEFINE. No es posible añadir el comando DEFINE ya que éste se utiliza sólo para definir encabezados. Aparece cuando al utilizar el comando DATO, el tercer parámetro (que corresponde al "Texto") es superior a 45 caracteres.

Uso de El comando ENCABEZADOS sólo puede ser utilizado una vez que definas el contenido del mismo a ENCABEZADOS no través de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS. definidos.   Temas relacionados Edita tus formatos de reportes Estructura de cada formato de reporte Lista de comandos y fórmulas para formatos Lista de campos para formatos Comandos del Editor Definición de ciclos

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Tipos de filtro por grupo de reportes   Acceso
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Menú Reportes, Reportes de usuario

  Manejo Como se mencionó en el tema de Administrador de reportes información general, el tipo de información solicitada en cada uno de los filtros para obtener información específica de cierto reporte, varía dependiendo del tipo o grupo de reporte en el cual fueron creados. A continuación se en listan los diferentes grupos en los cuales se clasifican o se ordenan los reportes dentro del administrador de reportes. Para obtener información específica del filtro selecciona la liga que lleva a su descripción detallada.   Se denomina grupo de reportes, al reporte en el cual se organizan o se agrupan varios reportes de un mismo tipo.

Hay dos tipos de reportes que se manejan en el administrador, los que son formatos QR2 y los FTO, en un mismo grupo se pueden manejar cualquiera de estos formatos incluso los dos, sólo deberás tomar en cuenta que los filtros definidos por grupo también varían dependiendo del formato. A continuación se en listan los diferentes grupos de reportes que se manejan por módulo. Grupos para el administrador de reportes para los reportes QR2   Activos
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Cuentas departamentales
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Reporte de cuentas departamentales Reporte de depreciación de activos Reporte de mantenimiento de activos Diario de pólizas Reporte de Rubros Reporte de activos asegurados

Depreciación
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Reporte de Activos fijos Catálogo de cuentas Balance General en moneda extranjera Balance general Estado de resultados en moneda extranjera Reexpresión de saldos Auxiliares de cuentas Gastos por departamento Estado de resultados Presupuestos Libro mayor

Cuentas
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Mantenimiento
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Pólizas
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Rubros
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Seguros
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Independientemente en el grupo en el que estés, los reportes de formato .FTO desplegarán un mismo filtro (Emisión de documentos), la información solicitada en el filtro sólo varia dependiendo del catálogo del que se trate: Activos Cuentas Cuentas departamentales Depreciación Mantenimiento Seguros   Tema relacionado Reporte del usuario (Administrador de reportes)

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Selección de información: Reporte Activos Acceso
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Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Activos Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

Qué es Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, informaci n aún más especifica mediante la definición de un filtro el cual, podrás seleccionar el tipo de información a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que esté creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizará en el filtro, es decir, se arma con cierta información relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna información del filtro, por omisión el reporte mostrará toda la información correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrás modificar los reportes que por omisión instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edición que deberás utilizar. Para mayor información consulta Administrador de reportes.   Campos de este proceso Campos Generales Campo Clave Desde, Hasta Descripción Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste. Con el botón o con ayuda de la tecla F2, se desplegará el catálogo de activos, de tal forma que puedas seleccionarlo y registrarlo. Adquirido en Desde/Hasta Selecciona el rango de fecha de donde se tomarán los activos que se dieron de alta. Con la tecla F2 o el botón Sólo activos del tipo Sólo activos del departamento Sólo activos que se han dado de baja contablemente Sólo activos cuyo monto original sea: se desplegará el calendario para elegir la fecha de adquisición.

Selecciona aquellos activos de algún tipo de activo en especial que quieres que se muestren el reporte. Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algún departamento es especial. Si activas esta opción se mostrarán aquellos activos que han sido dados de baja contablemente.

Esta opción permite mostrar la información de los activos los cuales su monto original puede ser indistinto, igual que, mayor que, mayor igual que, menor que o menor igual que. También puedes indicar en el campo monto con el botón medio de la calculadora que despliega. o la tecla F2 el monto a consultar por

Sólo activos que se localizan en:   Ordenar por

Puedes anotar el lugar físico donde se encontrará el activo fijo.

Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la clave del activo, tipo de activo, Descripción, localización, Monto original, Monto Original en moneda extranjera, Fecha de adquisición, Máximo deducible, Valor de mercado, Vida útil, Baja contable, Fecha de eliminación, Departamento, Número de serie y Tipo de cambio.   Temas relacionados Emisión de documentos Selección de información: Reporte Mantenimiento Selección de información: Reporte Depreciación Selección de información: Reporte Seguros

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Selección de información: Reporte Seguros

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Selección de información: Reporte Cuentas   Acceso
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Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Cuentas Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

Qué es Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, informaci n aún más especifica mediante la definición de un filtro el cual, podrás seleccionar el tipo de información a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que esté creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizará en el filtro, es decir, se arma con cierta información relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna información del filtro, por omisión el reporte mostrará toda la información correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrás modificar los reportes que por omisión instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edición que deberás utilizar. Para mayor información consulta Administrador de reportes.   Campos de este proceso Campo Desde / Hasta Descripción Especifica el rango de cuentas a incluir en el reporte. Con el botón o con la tecla F2, se desplegará el catálogo de cuentas, de tal forma que puedas seleccionar la cuenta a consultar. Sólo cuentas del rubro Cuentas con naturaleza Sólo cuentas con saldos y movimientos Sólo ctas. que afecta al ajuste cambiario Sólo cuentas NO Departamentales Sólo cuentas con moneda Puedes seleccionar cuentas de acuerdo a un rubro o rubros en particular o sin distinción alguna. Puedes seleccionar tu información de acuerdo a la naturaleza de la cuenta o sin distinción alguna. Marca esta casilla si quieres que se imprima información con las cuentas que tengan saldos y movimientos. Marca esta casilla si quieres que se imprima información de las cuentas que afectan al ajuste cambiario. Si marcas esta casilla, en el reporte sólo se imprimirá información con las cuentas no departamentales.

Puedes seleccionar las cuentas que manejen una moneda en particular para que se muestren en tu reporte.

Nota La información que se muestre en el reporte dependerá de las restricciones que selecciones en el filtro del reporte. Ordenar por Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripción de la cuenta, Presupuesto mensual, Presupuesto anual, Presupuesto acumulado, Saldo inicial, Saldo inicial ME, Total de cargos, Total de cargos ME, Total de abonos, Total abonos ME, Saldo Final, Saldo Final ME.   Temas relacionados Emisión de documentos Selección de información: Reporte Cuentas departamentales

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Selección de información: Reporte Cuentas departamentales   Acceso
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Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Cuentas departamentales Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, información aún más especifica mediante la definición de un filtro el cual, podrás seleccionar el tipo de información a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que esté creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizará en el filtro, es decir, se arma con cierta información relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna información del filtro, por omisión el reporte mostrará toda la información correspondiente.   Manejo Aspel Si lo deseas podrás modificar los reportes que por omisión instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edición que deberás utilizar. Para mayor información consulta Administrador de reportes.   Campos de este proceso Campo Desde / Hasta Descripción Especifica el rango de cuentas a incluir en el reporte. Con el botón o con la tecla F2, se desplegará el catálogo de cuentas departamentales, de forma tal que puedas seleccionar la cuenta departamental. Sólo cuentas del departamento Cuentas con naturaleza Puedes seleccionar cuentas departamentales de acuerdo a un departamento o departamentos en particular o sin distinción alguna. Puedes seleccionar tu información de acuerdo a la naturaleza de la cuenta departamental o sin distinción alguna.

Sólo cuentas con saldos Marca esta casilla si quieres que se imprima información con las cuentas que tengan saldos y movimientos. y movimientos Sólo ctas. que afecta al ajuste cambiario Sólo cuentas con moneda Marca esta casilla si quieres que se imprima información de las cuentas que afectan al ajuste cambiario.

Puedes seleccionar las cuentas que manejen una moneda en particular para que se muestren en tu reporte.

Nota La información que se muestre en el reporte dependerá de las restricciones que selecciones en el filtro del reporte. Ordenar por Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripción de la cuenta, No. de Depto, Departamento, Saldo inicial, Saldo inicial ME, Total de cargos, Total de cargos ME, Total de abonos, Total abonos ME, Saldo Final, Saldo Final ME.   Temas relacionados Emisión de documentos Selección de información: Reporte Cuentas

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Selección de información: Reporte Depreciación   Acceso
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Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Depreciación Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, informaci n aún más especifica mediante la definición de un filtro el cual, podrás seleccionar el tipo de información a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que esté creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizará en el filtro, es decir, se arma con cierta información relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna información del filtro, por omisión el reporte mostrará toda la información correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrás modificar los reportes que por omisión instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edición que deberás utilizar. Para mayor información consulta Administrador de reportes.   Campos de este proceso Campos generales Campo Clave Desde/ Hasta Descripción Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste.

Adquirido en Desde/Hasta Selecciona el rango de fecha de donde se tomarán los activos que se dieron de alta. Sólo activos del tipo Sólo activos del departamento Sólo activos que se han dado de baja contablemente Sólo activos cuyo monto original sea: Sólo activos que se localizan en: Carpeta Depreciación Campo Período de depreciación Desde / Hasta Período fiscal Desde/Hasta Sólo activos cuya depreciación acumulada sea: Descripción Anota un rango de fecha de depreciación, desde el primero que quieres ver en la consulta hasta el último. También puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botón . Selecciona aquellos activos de algún tipo de activo en especial que quieres que se muestren el reporte. Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algún departamento es especial. Si activas esta opción se mostrarán aquellos activos que han sido dados de baja contablemente.

Esta opción permite mostrar la información de los activos los cuales su monto original puede ser indistinto, igual que, mayor que, mayor igual que, menor que o menor igual que. Puedes anotar el lugar físico donde se encontrará el activo fijo.

Anota un rango de fecha de acuerdo al período fiscal, desde el primero que quieres ver en la consulta hasta el último. También puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botón .

Elige que incluyan los activos cuya depreciación acumulada cumplan con las condiciones: Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. También puedes indicar en el campo monto con el botón por medio de la calculadora que despliega. o la tecla F2 el monto a consultar

Sólo activos cuya tasa de Elige que incluyan los activos cuya tasa de depreciación cumpla con las condiciones: Indistinto,

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depreciación sea: Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. También puedes indicar en el campo monto con el botón por medio de la calculadora que despliega. o la tecla F2 el monto a consultar

Sólo activos cuya Activa esta casilla si quieres que tome en cuenta para el reporte las cuentas cuya deducción deducción sea inmediata sea inmediata. Sólo activos cuyo monto máx. deducible sea: Elige que incluyan los activos cuya depreciación acumulada cumplan con las condiciones: Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. También puedes indicar en el campo monto con el botón por medio de la calculadora que despliega. Ordenar por Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la clave del activo, tipo de activo, Descripción, localización, Monto original, Monto Original en moneda extranjera, Fecha de adquisición, Máximo deducible, Valor de mercado, Depreciación acumulada, Método de depreciación, Tasa de depreciación contable, Tasa de depreciación fiscal, Estado, Departamento, Deducción inmediata, Inicia de depreciación contable, Inicio de depreciación fiscal, Depreciación acumulada fiscal.   Temas relacionados Emisión de documentos Selección de información: Reporte Activos Selección de información: Reporte Mantenimiento Selección de información: Reporte Seguros o la tecla F2 el monto a consultar

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Selección de información: Reporte Mantenimiento   Acceso
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Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Mantenimiento Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, información aún más especifica mediante la definición de un filtro el cual, podrás seleccionar el tipo de información a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que esté creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizará en el filtro, es decir, se arma con cierta información relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna información del filtro, por omisión el reporte mostrará toda la información correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrás modificar los reportes que por omisión instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edición que deberás utilizar. Para mayor información consulta Administrador de reportes.   Campos de este proceso Campos generales Campo Clave Desde/ Hasta Adquirido en Desde/Hasta Sólo activos del tipo Sólo activos del departamento Sólo activos que se han dado de baja contablemente Sólo activos cuyo monto original sea: Sólo activos que se localizan en: Carpeta Mantenimiento Campo Activos con último Mantenimiento realizado Descripción Indica el rango de fechas del último mantenimiento de los activos que quieras que se muestren en el reporte. También puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botón Sólo activos cuyo último costo de mantenimiento fue: . Descripción Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste. Selecciona el rango de fecha de donde se tomarán los activos que se dieron de alta. Selecciona aquellos activos de algún tipo de activo en especial que quieres que se muestren el reporte. Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algún departamento es especial. Si activas esta opción se mostrarán aquellos activos que han sido dados de baja contablemente.

Esta opción permite mostrar la información de los activos los cuales su monto original puede ser indistinto, igual que, mayor que, mayor igual que, menor que o menor igual que. Puedes anotar el lugar físico donde se encontrará el activo fijo.

Elige que incluyan los activos cuyo último costo de mantenimiento cumpla con las condiciones: Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. También puedes indicar en el campo monto con el botón medio de la calculadora que despliega. o la tecla F2 el monto a consultar por

Sólo activos cuyos períodos de Selecciona la información cuyos activos cumplan con el rango indicado de acuerdo al período de mantenimiento sean: mantenimiento. Sólo activos cuyo mantenimientos sea: próximo Selecciona la información cuyos activos cumplan con el rango de fechas en que se realice su próximo mantenimiento.

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mantenimientos sea: próximo mantenimiento. También puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botón Ordenar por Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripción del activo, Fecha de adquisición, Valor de mercado, Estado, Núm. de serie, Próximo mantto., Último mantto., Periodicidad mantto., Monto del mantenimiento.   Temas relacionados Emisión de documentos Selección de información: Reporte Activos Selección de información: Reporte Seguros Selección de información: Reporte Depreciación .

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Selección de información: Reporte Seguros   Acceso
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Menú Reportes, Opción Administrador de reportes, Grupo Seguro Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Te permite obtener además de la información contenida en el reporte, información aún más especifica mediante la definición de un filtro el cual, podrás seleccionar el tipo de información a concluir. Recuerda que dependiendo del grupo en el que esté creado el reporte, es el tipo de filtro que se visualizará en el filtro, es decir, se arma con cierta información relacionada con el tipo de reporte. Agrega un reporte Nota Si no seleccionas ninguna información del filtro, por omisión el reporte mostrará toda la información correspondiente. Manejo Aspel Si lo deseas podrás modificar los reportes que por omisión instala el sistema en el administrador, para adecuarlos a tus necesidades. Recuerda que dependiendo del tipo de formato de que se trate el reporte es la herramienta de edición que deberás utilizar. Para mayor información consulta Administrador de reportes.   Campos de este proceso Campos generales Campo Clave Desde/ Hasta Adquirido en Desde/Hasta Sólo activos del tipo Sólo activos del departamento Sólo activos que se han dado de baja contablemente Sólo activos cuyo monto original sea: Sólo activos que se localizan en: Carpeta Seguros Campo Número de póliza Aseguradora Agente de seguro Tipo de cobertura Sólo activos cuyo monto asegurado sea: Descripción Escribe el número de póliza que quieres que tome la información el reporte. Escribe la aseguradora del activo para que se tome en cuenta para la informaci n mostrada en el reporte. Indica la información del agente de seguro en caso que se tome este criterio para desplegar la información del reporte. Indica el tipo de cobertura para desplegar la información que cumpla con este criterio. Elige que incluyan los activos cuyo monto asegurado cumpla con las condiciones: Indistinto, Igual que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. También puedes indicar en el campo monto con el botón por medio de la calculadora que despliega. Sólo activos cuya prima o la tecla F2 el monto a consultar Descripción Selecciona la clave de los activos que cumplan con el rango que indicaste. Selecciona el rango de fecha de donde se tomarán los activos que se dieron de alta. Selecciona aquellos activos de algún tipo de activo en especial que quieres que se muestren el reporte. Selecciona aquellos activos en los que se encuentren en todos o algún departamento es especial. Si activas esta opción se mostrarán aquellos activos que han sido dados de baja contablemente.

Esta opción permite mostrar la información de los activos los cuales su monto original puede ser indistinto, igual que, mayor que, mayor igual que, menor que o menor igual que. Puedes anotar el lugar físico donde se encontrará el activo fijo.

Elige que incluyan los activos cuya prima total cumpla con las condiciones: Indistinto, Igual

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total sea: que, Mayor que, Mayor igual que, Menor que, Menor igual que. También puedes indicar en el campo monto con el botón por medio de la calculadora que despliega. Sólo activos cuya vigencia se encuentren en el rango o la tecla F2 el monto a consultar

Selecciona la información cuyos activos cumplan con el rango de fechas de acuerdo a la vigencia del seguro. También puedes elegir las fechas con la tecla F2 o con el botón .

Ordenar por Puedes ordenar la información de forma ascendente o descendente de acuerdo a la Descripción del activo, Monto original, Monto original ME, Fecha de adquisici n, Número de póliza, Aseguradora, Agente de seguro, Teléfono de siniestros, Cobertura, Monto asegurado, Prima total, Deducible, Vigencia de póliza.   Temas relacionados Emisión de documentos Selección de información: Reporte Activos Selección de información: Reporte Mantenimiento Selección de información: Reporte Depreciación

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Reporte del Catálogo de cuentas   Acceso
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Menú Reportes, Catálogo de cuentas, Catálogo de cuentas

  Qué es Puedes generar los reportes de Saldo inicial, Saldo final, No imprime saldo, Saldo presupuesto, Comparativo, Desglose de ajuste anual, datos de tu catálogo de cuentas, se encuentran dentro de estos reportes, que se generan con el catálogo de cuentas: Encabezado
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Datos de la empresa Título del reporte Número de cuenta inicial y final que hayas solicitado.

Detalle
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No. de cuenta Tipo de cuenta Descripción Saldo inicial Saldo final Saldo presupuesto (comparativo) Diferencia Saldo final y presupuesto

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Porcentaje Presupuesto mensual Presupuesto anual Saldo acumulado Saldo final por mes, Saldo promedio anual. Totales de las columnas.

  Campos de este reporte Campo Nº de cuenta Desde / Hasta Moneda Descripción Puedes especificar el rango de cuentas que saldrán en el reporte. Si no especificas las cuentas, saldrán todas. Este campo sólo estará disponible cuando el sistema está trabajando con multimonedas. Este campo permite obtener la emisión de las cuentas dadas de alta con alguna moneda en particular, es decir, si deseas filtrar las cuentas en dólares Americanos, Franco francés, etc. Este campo te permite emitir las cuentas que pertenezcan a un departamento en particular. En este campo se muestran los departamentos dados de alta en el catálogo de departamentos, si todavía no tienes dado de alta ningún departamento, se mostrará la leyenda "No hay departamentos capturados. Al activar la casilla verás los saldos de las cuentas al final de las mismas, además del total de los montos. Marca esta casilla si quieres que se muestren las cuentas que se vieron afectadas por el ajuste cambiario. Saldo inicial: Presentará el número de cuenta, tipo descripción y el saldo inicial de las cuentas. Saldo final: Presentará el número de cuenta, tipo, descripción y el saldo final de las cuentas. Comparativo: Presentará el número de cuenta, tipo, descripción, saldo presupuesto, saldo final, la diferencia entre el saldo final y el presupuesto acumulado y el porcentaje que representa esta diferencia. No imprime saldo: Sólo presentará el catálogo de cuentas. Indicando para cada una de ellas el número de cuenta, tipo y descripción. Este reporte es equivalente a no seleccionar ningún reporte. Saldo presupuesto: Contiene el número de cuenta, tipo, descripción, monto a que asciende el presupuesto anual, mensual y acumulado. Desglose de ajuste anual: Este reporte presenta de cada una de las cuentas involucradas en el proceso de ajuste anual su desglose, mostrando el saldo final de las cuentas por cada mes.

Departamentos

Incluye totales Afecta ajuste cambiario Tipo de reporte

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Si no se ha efectuado el Proceso de Ajuste anual, no se podrá emitir este reporte y el sistema lo indicará con el siguiente mensaje: "No existe la información para el reporte de ajuste anual desglosado, se debe ejecutar primero el proceso de ajuste anual por inflación. ¿Deseas ejecutar el proceso de ajuste anual por inflación?" Si tu respuesta es afirmativa, se cerrará la ventana del reporte y se mostrará la ventana del asistente para el ajuste anual por inflación. Título del reporte El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades. Nota Las cuentas aparecerán en orden secuencial y jerárquico, con un renglón en blanco cuando cambie la cuenta de mayor. Las cuentas de niveles inferiores estarán alineadas más a la derecha.   Botón opciones: Opciones de impresión   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No existe la información para el reporte de ajuste anual desglosado. Se debe ejecutar primero el proceso de ajuste anual por inflación. Deseas ejecutar ahora el proceso de ajuste anual por inflación? SOLUCIONES Seleccionaste un reporte de desglose de ajuste anual, sino has ejecutado este proceso deberás hacerlo antes de pedir este reporte, el sistema te ofrece que lo ejecutes en el momento en que realizas el reporte si no tiene los datos necesarios.

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Reporte Saldo promedio diario mensual   Acceso
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Menú Reportes, Catálogo de Cuentas, Saldo promedio diario mensual

  Qué es Este reporte muestra el saldo promedio diario por mes de una o varias cuentas, es decir, la diferencia entre el movimiento deudor y acreedor (Debe /Haber) de una cuenta. También puedes mostrar el saldo histórico del período de una cuenta.   La información que emite es la siguiente: Encabezado
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Datos generales del reporte Nombre del reporte Moneda (contable o extranjera) Número de cuenta Descripción de la cuenta Departamento /Fecha/ Cargos (si seleccionaste en el filtro algún departamento) Fecha (sólo si seleccionaste en el filtro la opción "Con desglose") Período / Saldo inicial / Abonos Saldo final Saldo promedio diario Saldo final diario Totales

Detalle
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  Campos de este reporte Campos Cuentas De / Hasta Período De / Hasta Descripción Puedes especificar el rango de cuentas que saldrán listadas en el reporte. Si no especificas ningún rango, el sistema asumirá que deseas que se listen todas las cuentas. En este campo se muestran los períodos (meses) de trabajo creados. Selecciona el primer y el último mes (De/Hasta), del cual se tomará la información para generar el reporte. En caso que quieras consultar los movimientos del cargo y abono de cada día de una cuenta en particular, indica en los campos la cuenta en particular a consultar con la característica Desglose para que muestre por día los movimientos de cargo y abono de la cuenta. Este campo muestra los departamentos dados de alta en el Catálogo de departamentos, selecciona el departamento del cual deseas emitir su saldo promedio diario. Podrás indicar que se emita la información de Todos, de uno en particular, o bien, seleccionando la tecla Ctrl con ayuda del ratón indica los departamentos a considerar en el reporte. Si seleccionas la opción "Ninguno", el reporte emitirá el saldo promedio diario de todas las cuentas del catálogo. Nota: Si en el período seleccionado no existen cuentas departamentales, el sistema no podrá generar el reporte. Saldos Selecciona cómo deseas que se emitan los saldos de las cuentas, ya sea en moneda contable, moneda extranjera (si está manejando el sistema multimoneda) y/o con desglose. Nota: Si seleccionas la opción "Con desglose", obtendrás los saldos de las cuentas por día, de lo contrario sólo se emitirán los saldos por mes.  

Departamento

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Temas relacionados Reporte de departamentos Reporte de catálogo de cuentas

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Reporte de catálogo de activos   Acceso
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Menú Reportes, Activos fijos, Catálogo de activos

  Qué es Si emites el listado de Activos fijos, obtendrás un reporte que contendrá:   Encabezado
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Datos de la empresa Fecha de período de trabajo No. de activo inicial y final

  Detalle
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Clave y Descripción del activo Tipo de activo Número y descripción del departamento Monto máximo deducible Porcentaje del valor útil remanente Valor original Porcentaje de depreciación Localización Valor de mercado Fecha de adquisición Depreciación acumulada

  Presentación preliminar   Campos de este reporte Campo Clave del activo Desde / Hasta Descripción Selecciona el rango de claves de activos que quieras que se impriman en el reporte.

Fecha de adquisición / Puedes indicar un rango de fechas, de tal manera que se enlistarán sólo los activos cuya fecha de adquisición operación esté dentro del período señalado. Tipo de activo Localización Ordenar por... Puedes solicitar que se muestren aquellos activos cuyo tipo sea igual al que señales en este campo. Ayúdate con la tecla F2 para anotar el tipo de activo al cual pertenecen. Si escribes en este campo el lugar físico donde se encuentran los activos fijos, aparecerán únicamente aquellos que cumplan con esta misma condición. Puedes utilizar esta opción para que los campos de tu reporte aparezcan ordenados en cualquiera de las siguientes variantes: por tipo y localización, por localización y tipo, por fecha de adquisición y clave, o por descripción. Selecciona esta opción si quieres que se impriman aquéllos activos que se dieron de baja contablemente.

Baja contable del activo Por Departamento

Se reportarán los activos por departamento. Deberás elegir si quieres que el reporte presente únicamente los activos de un departamento específico. Este campo estará activo si tiene el Sistema manejo de departamentos, los departamentos que se muestran serán los que se manejen dentro del Catálogo de departamento. El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

Título del reporte

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Botón opciones   Nota: Si no anotas los datos de los campos, el sistema realizará el reporte con todos los activos registrados en el catálogo. Puedes generar un formato de impresión con un contenido similar al de este listado, añadiéndole o restándole información. Para hacerlo, debes referirte a la explicación y funcionamiento del Editor de formatos.   Problema/Solución PROBLEMAS SOLUCIONES

El sistema no te muestra ningún activo. No existe el activo con las especificaciones que quieres.   Tema relacionado Editor de formatos

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Reporte de revaluación de activos   Acceso
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Menú Reportes, Activos fijos, Revaluación de activos

  Qué es Este reporte te permite conocer el valor de tus activos impactado por los efectos de la inflación.   El reporte emite la siguiente información: Encabezado
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Datos de la empresa Nombre del reporte Activo inicial y final Filtro de tipo de activo Tipo de Revaluación Nueva fecha de Revaluación Clave y Descripción del activo Tipo de activo Valor de mercado Valor original

Valor neto revaluado
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Localización Factor de actualización Fecha de adquisición Método de depreciación Porcentaje de vida útil remanente Porcentaje de depreciación Total de activos Totales de valor de mercado, valor neto revaluado y valor original.

Detalle
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Campos de este reporte Campo Clave Fechas de adq / oper. Tipo de activo Localización Departamentos Ordenar por... Descripción Indica el rango de claves de activos que quieres que aparezcan en el reporte. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vacío, se incluirán todos los tipos de activo. Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos que hiciste en tu catálogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos departamentales. Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localización. - Por localización y tipo. - Por mes y año de adquisición.

Tipo de Revaluación

Puedes elegir entre 3 opciones:
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Calcula la revaluación multiplicando el valor de mercado por el factor de revaluación indicado.
¡ ¡

Calcula con el INPC desde la fecha de la última revaluación. Calcula con el INPC desde la fecha de adquisición.

Consulta la Revaluación de activos Fecha de Revaluación Factor de Revaluación Actualizar % de Anota la fecha en la cual el sistema efectuará el cálculo de Revaluación.

En caso de que elijas el método de revaluación por Factor de mercado, podrás anotar el valor que considerará el sistema para realizar los cálculos de la revaluación. En caso de que elijas otro método, este campo permanecerá inactivo. Indica al sistema la forma en la que se calculará el porcentaje de vida útil, si no se marca la casilla en el

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vida útil reporte aparecerá el porcentaje que se encuentra en el Catálogo de activos. Si se marca, el sistema lo actualizará a partir de los meses transcurridos en el ejercicio fiscal.

Título del reporte El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades. Botón opciones   Nota La emisión de este reporte no tiene afectación alguna en los datos del activo. Los datos de los activos relacionados con la revaluación se modifican con el proceso de Revaluación de activos que se encuentra en el Menú de Procesos.

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Inventario de Activos fijos   Acceso  
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Menú Reportes, Activos fijos, Inventario de activos fijos

  Qué es   Este reporte te permite llevar un control de la ubicación de los activos fijos que se utilizan en tu empresa, conocer a qué persona se le tiene asignado ese activo, para registrar de una manera rápida los cambios que pudieran presentarse.   El reporte presenta la siguiente información:   1. 2. 3. 4.   Campos de este reporte Campo Clave del activo Desde/Hasta Fechas de adquisición Tipo de activo Localización Departamentos   Problemas / Soluciones PROBLEMAS Dentro del reporte no te muestra ningún archivo. SOLUCIONES Verifica los parámetros que estableciste para el reporte, puede ser que ningún activo cumpla con las características solicitadas. Descripción Indica el rango de activos que quieres que aparezcan. Nombre de la empresa, número de página, fecha y título. Descripción y Clave de los activos. Su ubicación y número de serie. Una línea para su ubicación y número de serie nueva, por si fuera necesario actualizarlas.

Indica el rango de fechas de adquisición que se considerará para que los activos se incluyan en el reporte. Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vacío, se incluirán los activos de todos los tipos. Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos que hiciste en tu catálogo de activos. Selecciona el departamento cuyos activos deseas incluir en el reporte.

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Reporte de Depreciación Contable   Acceso
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Menú Reportes, Depreciación contable, Depreciación Contable

  Qué es Este reporte presenta los cálculos tradicionales de depreciación, mismos que se aplican para el título II y IV de la Ley de Impuesto Sobre la Renta.   Básicamente presenta el valor del activo, la depreciación acumulada hasta el período anterior de depreciación indicado, la depreciación correspondiente al período de depreciación, además del monto total de estas depreciaciones.   El reporte contiene los siguientes registros:
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La clave del activo Tipo de activo Descripción del activo Localización Fecha de adquisición del activo Método de depreciación Valor a depreciar % de depreciación Depreciación acumulada Remanente a depreciar Depreciación del período Depreciación total Fecha de inicio de depreciación

A diferencia de los reportes de depreciación con valores actualizados (factor anual y ajustes ISR), este listado no considera el factor de actualización y proporciona la depreciación para cualquier período: un mes, un trimestre, cuatrimestre, etc. Nota: Cabe mencionar que se consideran meses completos. La depreciación se comienza a calcular en el mes indicado en el campo de fecha de inicio de depreciación de la pestaña de depreciación contable. El sistema calcula la depreciación considerando el mes y año indicados en el período de depreciación, de modo que si por ejemplo solicitas la depreciación del 01/01/02 al 20/06/02, el sistema proporcionará la depreciación de 6 meses ignorando el día indicado en el rango Hasta. Manejo El sistema identifica los activos que se encuentran dentro de las características solicitadas por los rangos de fechas, y multiplica los montos originales de la inversión a valores históricos por los porcentajes de depreciación correspondientes a cada activo ya establecidos en el alta del activo. Este resultado lo divide entre 12, para determinar la depreciación mensual. Los datos que aparecen en el reporte se calculan como sigue:  
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Depreciación acumulada. – Este dato se obtiene de la carpeta de depreciación contable del catálogo de activos más un calculo de depreciación; consiste en el total de la depreciaci n que ha sufrido un activo desde su fecha de inicio de depreciación hasta el mes anterior al indicado como mes de inicio de depreciación que se solicita, por ejemplo: tenemos que comenzó a depreciarse en mayo/02 y se pide la depreciación acumulada a Ago/02, ésta será igual a la depreciación de los tres meses transcurridos desde mayo hasta julio. Si se pide la depreciación acumulada a Jul/02, ésta se deberá calcular como la depreciación acumulada del catálogo de activos más la depreciación de los 6 meses transcurridos en 2002. Depreciación del período.- Este importe nace de la multiplicación de la depreciación mensual por el número de meses que comprenden el período de depreciación solicitado. Depreciación total.- Éste es el importe de la depreciación desde la fecha en la cual se inició la depreciación del bien hasta la última fecha del período de depreciación solicitado. Este dato se puede obtener sumando el importe de la Depreciación del

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período y el importe de la Depreciación acumulada, ya calculados.
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Remanente a depreciar.- Éste es el importe del valor original del activo a valores históricos menos la depreciación total, ya calculada.

  Los demás datos del reporte surgen del catálogo de activos.   Para mayor información sobre el cálculo de este reporte, sobre el factor de actualización o la manera en que se calcula la Depreciación, dirígete a la explicación general sobre el tema: Depreciación de Activos fijos Nota: También puedes elaborar un formato de reporte que contenga información similar a la de este reporte interno del sistema, pudiendo añadir o excluir campos que no deseas que sean considerados. Para crear y modificar formato de reportes, dirígete a la explicación del Editor de formatos.   Campos de este reporte Campo Clave del activo Fecha de adquisición Período Depreciación Tipo de activo Localización Departamentos Desglose por mes Sólo cuadro resumen Ordenar por... Descripción Indica el rango de claves que quieres que aparezcan en el reporte. Estos valores se ordenan en el reporte con respecto a las claves, alfabéticamente si éstas son alfanuméricas. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

Indica el período, cuya depreciación se calculará en el reporte.

Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vacío, se incluirán todos los tipos de activo. Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos que hiciste en tu Catálogo de activos. Selecciona el departamento del cual pertenezcan los activos fijos que deseas emitir. Al activar esta opción, para cada activo se desglosará la depreciación mensual.

Al activar esta opción sólo se muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en el reporte. Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localización - Por localización y tipo - Por mes y año de adquisición

Título del reporte El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo según tus necesidades. Botón opciones   Tema relacionado Presentación preliminar

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Reporte de activos que ya no se deprecian   Acceso
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Menú Reportes, Depreciación contable, Activos que ya no se deprecian Menú Reportes Depreciación Fiscal, Activos que ya no se deprecian Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Esta función te permite generar un reporte de todos los activos que ya se depreciaron en su totalidad y no se han eliminando del catálogo. Este reporte puede presentarte información contable y fiscal dependiendo de la opción que se haya elegido para generar el reporte, ya que la información desplegada la tomará la que se proporciona dentro del Alta del catálogo de los activos.   Los registros presentados en este reporte son:
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Clave del activo Descripción del activo Fecha de adquisición Valor a depreciar Total depreciado Tipo de activo Localización Método de depreciación Porcentaje de depreciación

  Puedes generar un formato de impresión con el contenido similar a este listado, añadiéndole campos o quitándole aquellos que no deseas reportar. Para saber c mo hacer esto, debes referirte a la explicación del Editor de formatos   Campos de este reporte Campo Descripción

Fin de depreciación Registra en este campo la fecha a la que deseas conocer qué activos se han depreciado completamente. Título del reporte El sistema te sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

Consulta el siguiente tema para el Botón opciones   Nota: Este reporte está disponible tanto para depreciación fiscal como la contable, la diferencia que existe entre estos reportes es que la depreciación acumulada se calcula con base en la fecha de inicio y porcentaje de depreciación contable y fiscal respectivamente.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El reporte tiene todas las cantidades en ceros. No existe ningún activo que ya no se deprecia.   Tema relacionado Presentación preliminar

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Proyección de depreciación   Acceso
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Menú Reportes, Depreciación contable, Proyección de depreciación Desde la Barra de herramientas, botón (*)

  Qué es Esta opción te permite obtener un reporte sobre la proyección de la depreciaci n de los activos de la empresa.   El sistema te ofrece los siguientes tres tipos de reportes.   Tipo de reporte Proyección de depreciación con valores históricos Información que contiene
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Clave de activo Tipo de activo Descripción del activo Localización Fecha de adquisición Método de depreciación Valor a depreciar Porcentaje de depreciación Depreciación acumulada Remanente a depreciar Depreciación del período Fecha inicial de la depreciación Depreciación total Clave de activo Tipo de activo Fecha inicial de la depreciación Factor de actualización Descripción del activo Fecha de adquisición Porcentaje de depreciación Valor actualizado Valor a depreciar Depreciación acumulada Depreciación acumulada actualizada Depreciación del período Depreciación del período actualizada Depreciación total actualizada Depreciación total Clave de activo Tipo de activo Fecha inicial de depreciación Porcentaje de depreciación Descripción del activo

Proyección de depreciación con valores actualizados

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Proyección de depreciación con valores históricos y actualizados

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Factor de actualización Fecha de adquisición Porcentaje de depreciación Valor a depreciar Valor actualizado Depreciación acumulada Depreciación acumulada actualizada Depreciación del período Depreciación del período actualizada Depreciación total Depreciación total actualizada

Puedes generar un formato de impresión con el contenido similar al de este listado, añadiéndole campos o quitándole aquéllos que no deseas reportar. Para saber cómo hacer esto, debes referirte a la explicación del Editor de formatos. Es importante mencionar que en los reportes donde se incluyan valores actualizados, los cálculos se realizarán utilizando los datos capturados en la carpeta de depreciación fiscal, ( porcentaje y monto de depreciación acumulada) del catálogo de activos.   Campos de este reporte Campo Clave de activo Fecha de adquisición Período fiscal Período de depreciación Tipo de activo Localización Departamentos Desglose por mes Sólo cuadro resumen Con acumulado histórico Ordenado por Tipo Descripción Escribe la clave correspondiente a los activos a incluir en el reporte. Indica la fecha de adquisición del activo o activos que se incluirán en el reporte de proyección de depreciación. Registra el período fiscal que tomará en cuenta el reporte para actualizar la depreciación. Escribe el período de depreciación del que deseas conocer la proyección. El sistema te sugiere un período semestral. Indica el tipo del activo que tendrán los registros a considerar en el reporte. Escribe en dónde están localizados los activos que deseas incluir en el listado. Con la casilla de verificación habilitas la opción de incluir en el reporte de Proyección aquellos activos que pertenecen a un departamento en específico. Al activar esta opción, el reporte desglosará para cada activo la depreciación mensual histórica.

Al activar esta opción, sólo se emite el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en los criterios de selección. Al marcar esta opción se indica al sistema la forma de calcular el monto de la Depreciación acumulada; si la toma del catálogo de activos o la calcula aplicando el porcentaje de depreciación desde la fecha de adquisición. Si deseas ordenar el reporte marca esta opción y selecciona de la lista desplegable el parámetro de orden. Podrás seleccionar para este reporte tres maneras de presentarlo:
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Proyección de depreciación con valores históricos Proyección de depreciación con valores actualizados Proyección de depreciación con valores históricos y actualizados

Título del reporte El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades. Botón opciones   Problemas / Soluciones

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PROBLEMAS Dentro del reporte no te muestra ningún activo. SOLUCIONES Verifica los parámetros que estableciste para el reporte, puede ser que ningún activo cumpla con las características que quieres.

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Conciliación de activos   Acceso
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Menú Reportes, Depreciación contable, Conciliación de activos

  Qué es
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Su finalidad es comparar los montos que se tienen registrados en las cuentas contables del activo y depreciación definidas en los tipos de activos contra la suma de los montos originales de los activos de cada tipo y la suma de las depreciaciones acumuladas de los activos de cada tipo. De esta forma, se pueden detectar anomalías en el registro de los movimientos de depreciación. Este reporte te permite revisar que los activos dados de alta en tu catálogo de activos tengan su correspondiente registro en la contabilidad de tu empresa. Al indicar esta opción, de inmediato se dispara el reporte para su visualización en pantalla.

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  El reporte presenta la siguiente información:   1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.   De dónde proviene la información Los valores que presenta el sistema los toma de los catálogos de cuentas y de activos fijos respectivamente.   Nota Los valores que aparecen en el reporte dependen de que al dar de alta el activo se haya registrado la póliza con los mismos datos de valor de activo y depreciación y que se hayan contabilizado con los datos correspondientes las pólizas de depreciación. La manera de calcular el monto acumulado de la depreciación del catálogo de activos es mediante la suma de la depreciación de los meses transcurridos incluyendo el mes en que se solicita el reporte, por lo que es necesario emitirlo después de generar la póliza de depreciación.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS La cuenta del activo y la cuenta de depreciación indican 0. Los montos que aparecen en la cuenta del activo y valor de los activos no coinciden. SOLUCIONES No se ha registrado aún una póliza que respalde la compra o el alta de dichos activos, por lo que éstos no están valorados aún en tu contabilidad. Para hacer esto, hay que elaborar la póliza donde se registre la compra de tus activos, así como las pólizas de depreciación. No registraste la póliza de alta del activo, anotaste cantidades diferentes dentro de la póliza del alta del activo, o no haz ejecutado el proceso de contabilización de la póliza de alta. Puedes consultar los auxiliares de la cuenta para identificar los movimientos que se han aplicado a las cuentas y verificar cuales son correctos y cuales no comparándolos con los montos de los activos de cada tipo. Puede ser por: Al dar de alta los activos que ya tenían un monto de depreciación acumulada ésta no se indicó en la póliza de alta. No se han contabilizado correctamente las pólizas de depreciación o hay un error en los montos. En ambos casos, la solución es comparar el auxiliar de las cuentas de depreciación contra los Nombre de la empresa, número de página, fecha y título (conciliación de activos). Tipo de activo con su descripción. Cuenta del activo (es decir, la cuenta asignada al tipo de activo) y su valor o saldo. Cuenta de depreciación (cuenta contable asignada a la depreciación del tipo de activo), su valor o saldo. Monto del Activo y Monto de la depreciación del activo. Valor de los activos, que corresponde al monto original del catálogo de activos. Depreciación acumulada del catálogo de activos más la depreciación de los períodos comprendidos desde el inicio del ejercicio fiscal hasta el mes de emisión del reporte. Las diferencias entre los valores de las cuentas contables, contra los valores del catálogo de activos.

Los montos de la cuenta de depreciación y depreciación acumulada no coinciden.

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datos de los activos de cada tipo.   Tema relacionado Presentación preliminar

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Depreciación con valores actualizados (factor anual)   Acceso
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Menú Reportes, Depreciación fiscal, Con valores actualizados (factor anual ) Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es   Presenta la depreciación sobre el valor actualizado de activos por la inflaci n. El factor de actualización se calcula considerando el ejercicio fiscal indicado en el diálogo de emisión del reporte.   El reporte contiene los siguientes registros: Encabezado
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Detalle
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Datos de la empresa Titulo del reporte Tipo de clasificación Período de depreciación Período para determinar factor de actualización Totales de activos Valor a depreciar Valor actualizado Depreciación acumulada y actualizada Depreciación del período y actualizada Depreciación total y actualizada Mes depreciación total por mes Total por mes actualizado

La clave del activo y su descripción. El tipo de activo y su descripción. Fecha de inicio de depreciación. Factor de actualización. Fecha de adquisición del bien. Porcentaje de depreciación fiscal. Valor actualizado y el valor a depreciar. Depreciación fiscal acumulada actualizada. Depreciación acumulada. Depreciación fiscal del período actualizada. Depreciación fiscal del período. Depreciación total actualizada. Depreciación total.

Totales
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En el reporte aparecen todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, en los límites en cuanto a monto se refiere establecidos en la misma Ley, y que se deprecian en el período de depreciación indicado. A diferencia del reporte de depreciación con valores contables, este reporte así como el de Depreciación con valores actualizados (ajustes ISR) sí aplica el factor de actualización en su cálculo.   Manejo El cálculo que ofrece este reporte es el que requiere el título II de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. El sistema identifica los activos que se encuentran dentro de las características solicitadas por los rangos de fechas.  
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Para activos que se comienzan a depreciar en años anteriores: Monto original de la inversión x Factor de actualización. INPC del último mes de la primera mitad del Ejercicio Fiscal / INPC del mes de adquisición del activo.   (Monto original actualizado x Porcentaje establecido) / 12

Monto original de la inversión actualizado Factor de actualización Depreciación mensual actualizada  
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Para activos adquiridos o dados de baja durante el ejercicio. Monto Original de la inversión x Factor de actualización.

Monto original de la inversión actualizado

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Factor de actualización Depreciación mensual actualizada = INPC del último mes de la primera mitad del período que se utilizó el activo en el ejercicio / INPC del mes de adquisición del activo. (Monto Original actualizado x Porcentaje establecido) / 12

Nota: Se identifica como período de uso del activo el período en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciación hasta el último mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal.   En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido límites para su deducción, y el valor histórico exceda dichos límites, se considerará como monto original de la inversión al importe del límite establecido.   Dentro del reporte aparecerán como sigue:  
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Depreciación acumulada actualizada.- Este dato se obtendrá de multiplicar la depreciación mensual actualizada ya mencionada, por el número de meses del período comprendido entre la fecha en la cual se comenzó a depreciar el activo y la fecha anterior a la fecha inicial del período de depreciación solicitado. Depreciación del período actualizada.- Este importe nace de la multiplicación de la depreciación mensual actualizada por el número de meses que comprenden el período de depreciación solicitado. Depreciación total actualizada- Éste es el importe de la depreciación desde la fecha en la cual se inició la depreciación del bien, hasta la última fecha del período de depreciación solicitado. Este dato se puede obtener sumando el importe de la depreciación del período actualizada y el importe de la depreciación acumulada actualizada, ya calculados.

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  Los demás datos del reporte se toman del catálogo de activos.   Campos de este reporte Campo Clave del activo Fechas de adquisición Período fiscal Período Depreciación Tipo de activo Localización Departamentos Descripción Indica el rango de claves, cuyos activos aparezcan en el reporte. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

Este campo no es capturable, ya que el reporte elabora un cálculo de actualización con base en el ejercicio fiscal en el que se está trabajando. Indica el período de depreciación que deseas reportar. Por ejemplo, para conocer la depreciación del primer trimestre de 2002, indica en el primer campo el 1 de enero (01/01/02) y, en el segundo campo, el mes de marzo (31/03/02). Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vacío, se incluirán todos los tipos de activos. Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos que hiciste en tu catálogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos fijos.

Desglose por mes Al activar esta opción, para cada activo se desglosará la depreciación mensual. Sólo cuadro resumen Incluye vigentes Incluye dados de baja Ordenar por... Al activar esta opción, sólo muestra el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos considerados en tus criterios de selección. Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que están vigentes en el catálogo. Al activar esta opción, mostrará aquellos activos que fueron dados de baja.

Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localización - Por localización y tipo - Por mes y año de adquisición

Título del reporte

El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

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Consulta el siguiente tema para el Botón opciones   Tema relacionado Presentación preliminar

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Depreciación con valores actualizados (ajustes ISR)   Acceso
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Menú Reportes, Depreciación fiscal, Con valores actualizados (ajustes ISR)

  Qué es Este listado presenta por omisión las depreciaciones actualizadas por los primeros 6 meses del año, para la obtención de los valores de ajuste del ISR con pagos adicionales, sin embargo podrás solicitar la depreciación actualizada de cualquier período.   A diferencia del reporte de depreciación con valores actualizados (factor anual), el período fiscal de este reporte considera los doce meses del año. El período de depreciación por omisión será del 01 de enero al 30 de junio de cada ejercicio, debido a que sólo se realiza un ajuste de los pagos provisionales de ISR y es por el período antes mencionado, sin embargo este período puede ser modificado. El reporte contiene los siguientes registros:   1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12.   Manejo El cálculo que ofrece este reporte es el que requiere el título II de la Ley del Impuesto Sobre la Renta. El sistema identifica los activos deducibles y los que tienen un límite en cuanto a su monto para efectos fiscales.   1. Para activos que se comienzan a depreciar en años anteriores: La clave y descripción del activo. El tipo y descripción del mismo. Fecha de inicio de depreciación fiscal. Factor de actualización La fecha de adquisición del bien. Porcentaje de depreciación fiscal. El valor actualizado a depreciar. La depreciación fiscal acumulada actualizada. La depreciación fiscal acumulada. La depreciación fiscal del período actualizada, La depreciación fiscal del período y La depreciación total actualizada de todos y cada uno de los activos que sean deducibles para efectos de la Ley del ISR, y en los límites en cuanto a monto se refiere y por el período de depreciación antes establecido.

Monto original de la inversión Monto original de la inversión x Factor de actualización. actualizado = Factor de actualización = Depreciación mensual actualizada   2. INPC del último mes de la primera mitad del período fiscal / INPC del mes de adquisición del activo. (Monto original actualizado x Porcentaje establecido) / 12   Para activos adquiridos o dados de baja durante el ejercicio, siempre y cuando no se hayan comprado o dado de baja después del mes de junio del ejercicio: Monto Original de la inversión x Factor de actualización. INPC del último mes de la primera mitad del período que se utilizo el activo en el período fiscal / INPC del mes de adquisición del activo. (Monto original actualizado x Porcentaje establecido) / 12

Monto original de la inversión Actualizado = Factor de actualización = Depreciación mensual actualizada

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  Nota: Se identifica como período de uso del activo el período en el que se deprecia el mismo, es decir, desde la fecha de inicio de depreciación hasta el último mes que se deprecie el activo en el ejercicio fiscal. En el caso de activos a los cuales la SHCP les haya establecido límites para su deducción, y el valor histórico exceda dichos límites, se considerará como monto original de la inversión para actualizar el importe del límite establecido, el cual se multiplicará por los porcentajes máximos de depreciación establecidos en los artículos 37 y el 49 de la Ley del ISR. El resultado se divide entre 12 para obtener la depreciación mensual actualizada, y determinar los importes diversos de las depreciaciones actualizadas, que aparecerán en los reportes como sigue:  
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Depreciación acumulada actualizada.- Este dato se obtiene de multiplicar la depreciación mensual actualizada ya mencionada, por el número de meses del período comprendido entre la fecha en la cual se comenzó a depreciar el activo y el mes inmediato anterior al ejercicio por el cual se determina el ajuste. Depreciación del período actualizada.- Este importe se obtiene de la multiplicación de la depreciación mensual actualizada por los seis meses correspondientes al período del ajuste (6 meses o período indicado). Depreciación total actualizada.- Éste es el importe de la depreciación desde la fecha en la cual se inicio la depreciación del bien hasta junio del ejercicio (o período indicado). Este dato se puede obtener sumando el importe de la depreciación del período actualizada y el importe de la depreciación acumulada actualizada, ya calculados.

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  Los demás datos del reporte surgen del catálogo de activos. Nota: El cálculo de la depreciación se realiza a partir de la fecha de inicio de depreciación indicada en la carpeta de depreciación fiscal del catálogo de activos.   Campos de este reporte Campo Claves del activo Fecha de adquisición Período fiscal Período Depreciación Tipo de activo Localización Departamento Desglose por mes Sólo cuadro resumen Incluye vigentes Incluye dados de baja Ordenar por... Descripción Indica el rango de claves cuyos activos quieres que aparezcan en el reporte. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

Elige el período a considerar; para realizar el cálculo del factor de actualización. Indica el período de depreciación que deseas consultar. Por ejemplo, si deseas conocer la depreciación del primer semestre de 2002, indica de enero a junio de dicho año. Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vacío, se incluirán todos los tipos de activo. Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos que hiciste en tu catálogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos fijos. Al activar esta opción, el reporte desglosará para cada activo la depreciación mensual histórica y la actualizada. Al activar esta opción, sólo emite el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en los criterios de selección. Al activar esta opción, el reporte imprimirá los activos que están vigentes en el catálogo. Al activar esta opción, el reporte imprimirá los activos que están dados de baja.

Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localización - Por localización y tipo - Por mes y año de adquisición

Título del reporte

El sistema sugiere un título, pero podrás modificarlo de acuerdo a tus necesidades.

Consulta el siguiente tema para el Botón opciones

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  Tema relacionado Presentación preliminar

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Con deducción inmediata   Acceso
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Menú Reportes, Depreciación fiscal, Deducción inmediata

  Qué es Este reporte te ayuda a realizar los cálculos para aquellos activos que se deprecian por el método de Deducción Inmediata.   Este reporte presenta los siguientes registros:                 Encabezado
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             Detalle
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Datos de la empresa Titulo del reporte Tipo de clasificación Período de depreciación Período para determinar factor de actualización

La clave y descripción del activo. El tipo de activo y la descripción del mismo. Descripción del valor a depreciar. Fecha de adquisición. Tasa con deducción inmediata. Factor de actualización. Valor a depreciar del activo. Localización del activo Importe de la deducción inmediata.

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Manejo Deducción inmediata
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Monto original de la inversión actualizado: Se ajusta multiplicándolo por el factor de actualización resultante de la división del INPC del último mes de la primera mitad del período que transcurra desde que se efectuó la inversión hasta el cierre del ejercicio, entre el INPC del mes en que se adquirió el bien. El resultado se multiplica por el porcentaje de deducción inmediata que le corresponda al bien según el Artículo 220 de la Ley del ISR, el cual debe ser indicado en el campo fiscal en la pestaña de depreciación fiscal del alta de activos. Esto da como resultado el importe de la deducción inmediata aplicable.

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  Nota: En el reporte aparecerán todos los activos en los que habilitaste la casilla de deducción inmediata. El sistema aplica la deducción en el ejercicio fiscal al que pertenece la fecha indicada como fecha de inicio de depreciación fiscal.

Consideraciones Generales
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La deducción inmediata sólo podrá aplicarse a bienes nuevos, es decir, a aquellos que se utilizan por primera vez en México. Esta deducción no podrá ejercerse cuando se trate de mobiliario y equipo de oficina, automóviles, autobuses, camiones de carga, tractocamiones, remolques o aviones. La opción a que se refiere este artículo, sólo podrá ejercerse tratándose de inversiones en bienes que se utilicen permanentemente en territorio nacional y fuera de las áreas metropolitanas y de influencia en el Distrito Federal, Guadalajara y Monterrey, salvo que en estas áreas se trate de empresas que sean intensivas en mano de obra, que utilicen tecnologías limpias en cuanto a sus emisiones contaminantes y no requieran uso intensivo de agua en sus procesos productivos. El Ejecutivo Federal determinará tanto las características de las empresas a que este párrafo se refiere, como las zonas de influencia de las citadas áreas metropolitanas, exceptuándose autobuses, camiones de carga, tractocamiones y remolques. Esta deducción podrá efectuarse en el ejercicio en el que se efectúe la inversión, en el que se inicie su utilización o en el siguiente.

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  Campos de este reporte Campo Clave del activo Descripción Anota o elige el rango de activos que deseas que aparezcan en el reporte.

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Fecha de adquisición Período Depreciación Tipo de activo Localización Departamentos Desglose por mes Sólo cuadro resumen Ordenar por... Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

Con este dato se indica el período en el que se va a aplicar la deducción inmediata. En consecuencia sólo se incluirán en el reporte, aquellos activos que manejen deducción inmediata y cuya fecha de inicio de depreciación fiscal se encuentre en el rango indicado. Indica el tipo cuyos activos se incluirán en el reporte. Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos que hiciste en tu catálogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos fijos. Al activar esta opción, el reporte desglosará para cada activo la depreciación mensual histórica y la actualizada. Al activar esta opción, sólo emite el resumen con los montos mensuales de depreciación de todos los activos incluidos en los criterios de selección. Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localización - Por localización y tipo - Por mes y año de adquisición

Título del reporte  

El sistema sugiere un título, pero podrás cambiarlo de acuerdo a tus necesidades.

Consulta el siguiente tema para el Botón opciones   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El sistema no te muestra Verifica el catálogo de activos fijos, puede ser que no existan activos que manejen deducción ningún activo. inmediata. Control de Archivos   Tema relacionado Presentación preliminar

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Impuesto a los activos fijos (IMPAC)   Acceso  
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Menú Reportes, Depreciación fiscal, Impuesto a los activos fijos (IMPAC) Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es   Si emites un listado del impuesto al activo, obtendrás un reporte que contendrá los siguientes registros:  
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La clave y descripción del activo. Tipo de activo. Localización. Descripción del activo fijo. Método y porcentaje de depreciación. Fecha de adquisición. Valor original. Saldo pendiente de deducir. Saldo pendiente de deducir actualizado. 50% de la deducción actualizada del período. Saldo promedio del activo. 1.8% de IMPAC (Impuesto al activo).

  Manejo Para la determinación del promedio de activos fijos, para efectos del cálculo del impuesto al activo, se toma el siguiente procedimiento.   1.   Saldo pendiente de deducir actualizado: Este saldo surge de disminuir al monto original de la inversión actualizado, el importe de la depreciación acumulada actualizada al inicio del ejercicio. El factor de actualización se calcula dividiendo el INPC del último mes de la primera mitad del ejercicio fiscal para el cual se está calculando el impuesto (junio) entre el INPC del mes de adquisición del activo. Menos: El 50% de la deducción anual en los términos de la Ley del ISR: Este importe se refiere al 50% de la depreciación fiscal (depreciación actualizada) correspondiente al ejercicio. El resultado obtenido se divide entre 12 y se multiplica por el número de meses que se haya utilizado el activo en el ejercicio. El resultado es el Promedio correspondiente a dicho activo. En el caso de bienes adquiridos en el ejercicio, se considera como saldo pendiente de deducir el monto original de la inversión. En los bienes adquiridos después del último mes de la primera mitad del ejercicio (junio) no se actualiza su monto original, aunque sí se actualiza el 50% de la depreciación. En el caso de bienes no deducibles para el ISR, se toma su monto original actualizado bajo los mismo términos antes mencionados y no se le aplica la deducci n del 50% de la depreciación, ni ningún tipo de depreciación. En el caso de bienes que el ejercicio sea su primer o último año de utilizaci n, el resultado de la división entre 12 se multiplica por el número de meses que se haya utilizado el bien, aunque estos meses no sean completos. Ejemplo: si compraste el bien el 25 de julio, se considerarán 6 meses. En el caso de activos que tengan límites de deducibilidad se considera este límite para el cálculo del saldo pendiente de deducir y para el 50% de la depreciación fiscal.   Activos fijos, gastos y cargos diferidos

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  Campos de este reporte Campo Clave del activo Fecha de adquisición Período fiscal Período Depreciación Tipo de activo Localización Departamentos Porcentaje aplicable Ordenar por... Descripción Anota o elige el rango de activos que deseas que aparezcan en el reporte. Puedes seleccionar los activos adquiridos recientemente, los adquiridos antes de una fecha, etc.

Anota las fechas del período fiscal para el que se realiza el cálculo, este período es el que se considera para actualizar el monto del activo. Delimita el período de depreciación que se considerará para el cálculo del 50% de la depreciación actualizada. Para más información, dirígete a la explicación de parámetros de depreciación. Parámetros de la depreciación Indica que sólo se incluyan en el reporte los activos del tipo que especifiques en este campo. Si lo dejas vacío, se incluirán todos los tipos de activo. Anota la localización de los activos que deseas ver incluidos en tu reporte. El uso de este campo dependerá de la clasificación de activos que hiciste en tu catálogo de activos. Selecciona el departamento del cual deseas ver impresos todos sus activos. Anota el porcentaje vigente de acuerdo a la Ley del Impuesto al activo

Te ofrece 3 criterios de ordenamiento: 1. 2. 3. - Por tipo y localización - Por localización y tipo - Por mes y año de adquisición

Título del reporte El sistema sugiere un título, pero podrás cambiarlo de acuerdo a tus necesidades.   Consulta el siguiente tema para el Botón opciones   Nota: El factor que aparece en el reporte corresponde al factor que se utiliza para hacer la actualización de la depreciación, no del saldo pendiente de deducir; éste último lo calcula internamente el sistema.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS Dentro del reporte no te muestra ningún activo. SOLUCIONES Verifica los parámetros que estableciste para el reporte, puede ser que ningún activo cumpla con las características que quieres.

¿Qué sucede con la actualización No hay problema, el sistema realiza los cálculos correspondientes, considerando las fechas de ejercicios irregulares? indicadas a los filtros para determinar el factor de actualización y el 50% de la depreciación actualizada.   Tema relacionado Presentación preliminar

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Insertar una hoja de cálculo   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, con el botón

  Manejo   Para agregar un archivo de cálculo deberás seleccionar el tipo y archivo con que se identificará el documento.   Campos de este proceso Campo Tipo Nombre Archivo Descripción Selecciona el tipo de hoja de cálculo, hay tres tipos: financieras, fiscales u otras. Escribe el nombre con el que se identificará la hoja de cálculo. Escribe la ruta donde se tomará la hoja de cálculo, ayúdate de la tecla F2 o el botón ruta que corresponda. para seleccionar la

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Modifica una hoja de cálculo   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, con el botón

  Manejo Podrás modificar las propiedades de la hoja de cálculo de acuerdo a tus necesidades. Los campos son los mismos que se presentan para agregar una hoja de cálculo.

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Elimina una hoja de cálculo   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, con el botón

  Manejo

Para eliminar una hoja de cálculo, posiciónate sobre la fila correspondiente a la hoja de cálculo, y con un clic al botón

se eliminará.

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Hojas fiscales y financieras   Acceso  
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras

  Qué es

 
Este proceso permite administrar las hojas de cálculo financieras, fiscales u otras que des de alta.   El sistema cuenta con hojas predefinidas, que fueron creadas tomando como base el catálogo de cuentas ESTANDAR del sistema, por lo que si tu empresa utiliza un catálogo diferente, deberás adecuar las hojas al mismo.   Con estas opciones del Menú Reportes podrás acceder desde el sistema a una hoja de cálculo de Excel© (o de la aplicación que hayas definido en tus Aplicaciones asociadas) con los siguientes formatos que estarán vinculados automáticamente:   Archivos   Tipo Fiscales             Financieras             Manejo Nombre de la hoja Declaración anual del ISR e IVA Cálculo del IVA Depreciación actualizada Declaración múltiple Reexpresión de saldos Determinación del provisional del IETU Archivo Daisriva.xls Calcia.xls Depact.xls Decmult.xls B10.xls pago ietu PROVI.xls

Determinación del pago anual del ietu ANUAL.xls IETU Balance general Estado de resultados Aplicación de recursos Razones financieras Posición monetaria Edos. Fin. Moneda extranjera Bgral.xls Edore.xls Oryapmes.xls Razones.xls POSMON.xls Edofinex.xls

 
Para abrir una hoja de cálculo, basta con posicionarte sobre el nombre de la hoja o del archivo y con doble clic la hoja se abrirá en Excel actualizando los datos del sistema por medio de vínculos.  

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Ventajas de este manejo  
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Dentro de la aplicación con la que llamas a tu hoja de cálculo, podrás realizar operaciones como: 1. 2. 3. 4. 5. Gráficas Comparación de datos. Copiado de datos a otras hojas. Elección de datos para cálculos que desees. Podrás trabajar simultáneamente con otras aplicaciones dentro de Windows, utilizando datos del sistema.

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Estos formatos pueden estar vinculados con la información de tus catálogos, de manera que cada vez que abras la hoja de cálculo desde el sistema o desde Excel (por ejemplo), los datos se actualizarán automáticamente (esto es lo que se conoce como Intercambio Dinámico de Datos ó DDE). El DDE es una herramienta que permite acceder desde otras aplicaciones (como hojas cálculo) la información generada en Aspel-COI, y mantenerla actualizada, ya que una vez establecido el vínculo, aunque se registren cambios en tu información, ésta se actualizará en forma automática. Puedes utilizar estos formatos guardándolos con otro nombre o sobrescribiendo el formato de tu elección con el nombre de la función que llamará el menú automáticamente.

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  Nota: Las hojas de cálculo, están diseñadas para utilizar el catálogo de cuentas estándar, si utilizas otro tipo de catálogo puedes cambiar las fórmulas para que se adapten a éste, para mayor información consulta el manual de la hoja de cálculo que utilices.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

Al momento de acceder a esta opción el No existe ninguna hoja de cálculo en tu computadora o el sistema no puede localizar la hoja sistema dice: No se encontró la extensi de cálculo, tal vez no esté definida la ruta de acceso en Aplicaciones asociadas. n de su manejador de hojas de cálculo. Aplicaciones Asociadas Al momento de acceder a esta opción el El archivo que necesita la hoja de cálculo no existe, el sistema empezará a considerar sistema dice: Error de apertura en archivos a partir de año 2002. Por ejemplo CATC0203.DB. Catálogo de cuentas de febrero del "nombre del archivo" o error al abrir el año 2003 de la empresa 1. archivo. El sistema dice: el archivo que se va a El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el utilizar está siendo modificado por otra archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opción persona. te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato.

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Declaración anual del ISR e IVA   Acceso
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Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Declaración anual del ISR e IVA.

  Qué es
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Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información para agilizar la elaboración dé tu declaración anual del Impuesto sobre la Renta e Impuesto al Valor Agregado, de acuerdo con los datos que arroja tu sistema.

  Funcionamiento exclusivo Aspel   Dentro de la hoja de cálculo se encuentran incluidas las siguientes carpetas Declaración Anual Estado de resultados Conciliación fiscal

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Cálculo del Impuesto al activo   Acceso
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Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Cálculo del IA.

  Qué es
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Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información de tu declaración del Impuesto al Activo, de acuerdo con los datos que arroja tu sistema.

  Manejo La hoja de cálculo llama la información y realiza los cálculos de las cuentas de los activo fijos y las depreciaciones actualizadas.
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Determina el saldo promedio de activos fijos (no toma en cuenta terrenos) para este cálculo, restando al saldo promedio por deducir al inicio del ejercicio, el 50% de la depreciación fiscal, para efectos de ISR. El resultado obtenido se divide entre 12 y se multiplica por el número de meses que se ocupó el bien en el ejercicio, obteniendo con este resultado el promedio mencionado. Además, se suman los promedios de activos financieros y se resta el promedio de las deudas a corto plazo (pero sin préstamos bancarios) para determinar la base de IMPAC. Se multiplica la base por la tasa establecida en la Ley del Impuesto al Activo.

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  Nota: Dentro de la hoja verás que el sistema toma todos los datos requeridos para la obtención de la cantidad a pagar. Algunos de estos datos son: Valor original del activo y Monto actualizado del activo. El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción "CALCIA.XLS", pero puede ser cambiado.   Repercusiones Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El sistema manda el siguiente mensaje: El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas No se puede localizar el archivo instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se CALCIA.XLS (o con cualquier otra encuentre a este subdirectorio. terminación). El sistema dice: Este documento contiene vínculos automáticos. ¿Desea actualizarlo ahora? El sistema dice: el archivo que se va a utilizar está siendo modificado por otra persona. Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es negativa, te mostrará el último reporte de cálculo del impuesto al activo que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando. El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opción te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato.

Al salir el sistema te preguntará: ¿Desea Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas guardar los cambios efectuados en realizado, y aparecerán cuando vuelvas acceder a esta opción, que podrán ser modificados al "CALCIA.XLS" actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.   Temas relacionados Depreciación actualizada Reporte del Impuesto al activo Hojas de cálculo del sistema (información general) Aplicaciones asociadas

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Depreciación Actualizada   Acceso
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Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Depreciación actualizada.

  Qué es Esta hoja te ayuda a obtener el cálculo de la depreciación actualizada de tus activos, tomando la información contenida en el sistema.   Manejo La hoja de cálculo llama la información de los saldos finales del año de trabajo contenida en el catálogo de activos fijos. Los datos que aparecen en la hoja de cálculo son un resumen de los movimientos de la depreciación a lo largo de un año. Contiene datos de la consulta de la depreciación, como los siguientes: los tipos de activo con su Valor original, Monto actualizado, Depreciación del período, Depreciación actualizada, Remanente a depreciar y el total de éstos. Nota:
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Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis VALOR con la función @Deprecia, de acuerdo a tus necesidades: para mayor información consulta el siguiente apartado: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "DEPACT.XLS", pero puede ser cambiado.

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  Ver: Hojas fiscales y financieras Aplicaciones asociadas   Repercusiones Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El sistema manda el siguiente mensaje: El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas No se puede localizar el archivo instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se DEPACT.XLS (o con cualquier otra encuentre a este subdirectorio. terminación). El sistema dice: Este documento Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es contiene vínculos automáticos. ¿Desea negativa, te mostrará el último reporte de depreciación actualizada que hayas grabado, en actualizarlo ahora? caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando. El sistema dice: el archivo que se va a El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el utilizar está siendo modificado por otra archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opción persona. te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato. Al salir el sistema te preguntará: ¿Desea guardar los cambios efectuados en DEPACT.XLS   Temas relacionados Catálogo de activos Depreciación actualizada Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecerán cuando vuelvas acceder a esta opción, que podrán ser modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.

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Consulta de la depreciación

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Declaración múltiple   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Declaración múltiple

  Qué es
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Esta hoja te ayuda a elaborar el importe de los pagos provisionales (aportaciones que se realizan en el transcurso de año, antes de realizar la declaración anual), con base en el coeficiente de utilidad del ejercicio anterior. Estos cálculos se obtienen tomando la información que arroja tu sistema.

  Manejo
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Dentro de la hoja se presenta el resumen del pago provisional del mes o período que se esté trabajando; dentro de ésta se pueden apreciar algunos datos como: Ventas netas del mes, Coeficiente de utilidad (este valor lo debes proporcionar), Utilidad para pago provisional de ISR, Porcentaje utilizado y otros. Te mostrará el total a pagar de acuerdo a los conceptos que marca la LISR. Permite hacer los cálculos de los pagos provisionales del I.V.A y del I.A

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  Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis VALOR, de acuerdo a tus necesidades: para mayor información consulta el siguiente apartado.   Ver: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "DECMULT.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontró el archivo: DECMULT.XLS ¿Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vínculos automáticos con otro libro, ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es negativa, te mostrará el último reporte de Declaración múltiple que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando.

Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no será posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo.

El archivo que se va a utilizar El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, está siendo modificado por otra el archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta persona. opción te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato. Al salir el sistema te preguntará: Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas ¿Desea guardar los cambios realizado, y aparecerán cuando vuelvas acceder a esta opción, que podrán ser efectuados en "DECMULT.XLS"? modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.   Dentro de la hoja de cálculo podrás modificar las fórmulas para las cuentas que manejan moneda extranjera, de acuerdo a los principios que estés utilizando.

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El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "EDOFINEX.XLS", pero puedes cambiarlo o guardarlo con otro nombre.   Temas relacionados Aplicaciones Asociadas Hojas fiscales y financieras

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Pago anual del IETU   Acceso
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Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Determinación del pago anual IETU.

  Qué es Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información que deberás reportar al SAT por concepto del Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU). La hoja de este reporte se llama ietu anual.xls.   Manejo Al abrir la hoja de Excel©, se presentará un mensaje indicado que la hoja contiene información dinámica y si deseas actualizar el reporte con la información almacenada en el sistema. Con la Barra de Herramientas (Aspel herramientas) que se instala en Excel© podrás modificar estás hojas utilizando las funciones creadas para el intercambio dinámico de datos entre tu sistema Aspel-COI y Excel.   Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinámico de datos) Funciones para obtener el pago provisional y anual del IETU   Dentro de la hoja obtendrás: El monto a pagar por concepto de IETU, aplicando la tasa de este año 16.50 (2008). La deducción adicional para aplicarla al cálculo del IETU. La deducción adicional por concepto de Crédito Fiscal por Sueldos, Salarios Asimilados, Prestaciones y Previsión Social. Información manejada en el reporte:  

  Para que este reporte salga correctamente, deberás considerar lo siguiente:
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El sistema debe tener actualizados los INPC hasta el año de trabajo. Deben de existir operaciones con desglose de IETU Debe de haber activos adquiridos de Septiembre de 2007 a Diciembre de 2007 para efectos del cálculo de la deducción adicional Al utilizar las Funciones para obtener el IETU, se sugiere activar el parámetro "Usar periodo actual de COI" para que los cálculos se realice automáticamente. Para el caso de las funciones para la obtención del crédito por sueldos y  salarios y  la cédula de inventarios, deberás especificar en el campo "Rango de cuentas" la cuenta y/o rango asignado para este concepto. Desde la hoja de Excel, Barra de herramientas Aspel, botón .

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Pago provisional del IETU   Acceso
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Menú de Reportes, Hojas fiscales y financieras, Determinación del pago provisional IETU.

  Qué es Esta hoja de cálculo te ayuda a obtener la información que deberás reportar al SAT por concepto del Impuesto Empresarial a Tasa Única (IETU). La hoja de este reporte se llama ietu provi.xls.   Manejo Al abrir la hoja de Excel©, se presentará un mensaje indicado que la hoja contiene información dinámica y si deseas actualizar el reporte con la información almacenada en el sistema. Con la Barra de Herramientas (Aspel herramientas) que se instala en Excel© podrás modificar estás hojas utilizando las funciones creadas para el intercambio dinámico de datos entre tu sistema Aspel-COI y Excel.   Arma tus reportes en Excel (DDE, Intercambio dinámico de datos) Funciones para obtener el pago provisional y anual del IETU   Dentro de la hoja obtendrás: El monto a pagar por concepto de IETU, aplicando la tasa de este año 16.50 (2008). La deducción adicional para aplicarla al cálculo del IETU. La deducción adicional por concepto de Crédito Fiscal por Sueldos, Salarios Asimilados, Prestaciones y Previsión Social. Información manejada en el reporte:

  Para que este reporte salga correctamente, deberás considerar lo siguiente:
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El sistema debe tener actualizados los INPC hasta el año de trabajo. Deben de existir operaciones con desglose de IETU Debe de haber activos adquiridos de Septiembre de 2007 a Diciembre de 2007 para efectos del cálculo de la deducción adicional Al utilizar las Funciones para obtener el IETU, se sugiere activar el parámetro "Usar periodo actual de COI" para que los cálculos se realice automáticamente. Para el caso de las funciones para la obtención del crédito por sueldos y  salarios y  la cédula de inventarios, deberás especificar en el campo "Rango de cuentas" la cuenta y/o rango asignado para este concepto. Desde la hoja de Excel, Barra de herramientas Aspel, botón .

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Balance general   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Balance general

  Qué es Con esta opción podrás acceder desde el sistema un formato del Balance general o Estado de situación financiera en un formato de hoja de cálculo de Excel (o de la aplicación que tengas asociada), que estará vinculada automáticamente.   Funcionamiento de esta hoja de cálculo Esta función toma la información de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se mencionan (dependiendo del número de niveles que hayas seleccionado):   Nota  
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Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la función @cta, de acuerdo a tus necesidades, para mayor información consulta el siguiente tema: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "BGRAL.XLS", pero puede ser cambiado. También puedes emitir una hoja del Balance general en moneda extranjera, mediante la hoja de cálculo Edofinex.xls, cuya finalidad es que puedas realizar con esta las operaciones necesarias para realizar la reexpresión de saldos en moneda extranjera, a partir de las disposiciones fiscales y financieras correspondientes.

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  Repercusiones Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontró el archivo: bgral.XLS ¿Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vínculos automáticos con otro libro, ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es negativa, te mostrará el último Balance general que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando.

No se puede modificar parte de una matriz. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no será posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo. El archivo que se va a utilizar está siendo modificado por otra persona. El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opción te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato.

¿Desea guardar los cambios efectuados en Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas "BGRAL.XLS."? realizado, y aparecerán cuando vuelvas a acceder a esta opción, que podrán ser modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.   Temas relacionados Hojas de cálculo del sistema (Información general) Aplicaciones asociadas

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Aplicación de recursos   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Aplicación de recursos

  Qué es Una Aplicación de los recursos es un estado que muestra la fuente y el destino de los recursos generados por la empresa, comparando los Estados de situación financiera. Por lo tanto, esta hoja de cálculo te sirve para comparar resultados financieros de períodos distintos. Por ejemplo, te permite comparar la utilidad de 2002 y saber en dónde la ocupaste. Con esta opción podrás llamar a un formato dentro de Excel (o de la aplicación que tengas asociada) para la Aplicación de los recursos, mismo que estará vinculado automáticamente con los datos del sistema.   Manejo La hoja de cálculo toma la información y realiza los cálculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se mencionan: Descripción Orígenes Rubros que utiliza 24,26,5 y 4

Capital de trabajo 11,12,13, 14, 15, 16, 17, 18, 20, 21 Aplicaciones 2, 26,1,y,3.

Rubros de cuentas Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la función @cta, de acuerdo a tus necesidades; para mayor información consulta el siguiente apartado: Ver: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "ORYAPMES.XLS", pero puede ser cambiado. Hojas de cálculo del sistema (Información general) Repercusiones Si realizas alguna modificación dentro del sistema a la información que utiliza la hoja de cálculo, deberás actualizar el vínculo que existe entre ésta y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontró el archivo: oryapmes.XLS ¿Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vínculos automáticos con otro libro, ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. El archivo que se va a utilizar está siendo modificado por otra persona. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es negativa, te mostrará la ultima información sobre la fuente y el destino de los recursos generados por la empresa que se tenga de esta, en caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no será posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo. El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opción te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecerán cuando vuelvas acceder a esta opción, que podrán ser modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.

Al salir el sistema te preguntará: ¿Desea guardar los cambios efectuados en "ORYAPMES.XLS"?

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Razones Financieras   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Razones financieras

  Qué es
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Con esta hoja de cálculo podrás acceder desde el sistema las Razones financieras más comunes y su forma de calcularlas dentro de la hoja de cálculo de Excel (o de la aplicación que tengas asociada), que estará vinculada automáticamente. Una razón financiera consta de varias herramientas que te ayudan a interpretar la situación contable de tu empresa. A continuación se describen las razones financieras que el sistema te ofrece.

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  Manejo La hoja de cálculo toma la información y realiza los cálculos de las cuentas que entran en los rubros que a continuación se mencionan: Descripción Razón Circulante: Activo Circ./Pasivo Circ. Prueba del ácido: (Act.Circ.-Invent.)/Pas. Circ. Apalancamiento: Pasivo Total/Capital Rotación CXC: Ventas / Cuentas por Cobrar Rotación Inventario: Costo Ventas mes / Inventario Rotación Activos Totales: Ventas / Activos Totales Rotación Activos Fijos: Ventas / Activos Fijos Rentabilidad / Capital: Utilidad Neta / Capital Rentabilidad / Activos: Utilidad Neta/Activos Totales Rentabilidad / Ventas: Utilidad Neta / Ventas Margen Neto Rubros de cuentas Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis MATRIZ con la función @cta, de acuerdo a tus necesidades; para mayor información consulta el siguiente apartado: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "RAZONES.XLS", pero puede ser cambiado. Hojas de cálculo del sistema (Información general) Repercusiones Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontró el archivo: razones.XLS ¿Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vínculos SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es Rubros que utiliza 1 y3 1,3 y 13 5 y 23 6 y 12 7 y 13 6 y 22 2 y6 5 y 24 22 y 24 6 y 24 6 y 15

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automáticos con otro libro, ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? negativa, te mostrará la ultima información que se tenga de las razones financieras que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando.

No se puede modificar parte de una matriz. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no será posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo. El archivo que se va a utilizar está siendo modificado por otra persona. El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opción te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecerán cuando vuelvas a acceder a esta opción, que podrán ser modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.

Al salir el sistema te preguntará: ¿Desea guardar los cambios efectuados en "razones.XLS"?

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Posición monetaria   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Posición monetaria

  Qué es
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Esta hoja te ayuda a conocer la posición monetaria, que es la diferencia de los activos monetarios (cuentas que representan dinero en efectivo, como Bancos, deudores, clientes, cuentas por cobrar, etc, se excluyen los inventarios) y los pasivos monetarios (cuentas que representan las deudas a corto plazo) tomando la información que arroja tu sistema.

  Notas Dentro de la hoja verás que el sistema toma todos los datos requeridos para la obtención del cálculo. Algunos de estos datos son: Valor original del activo, Monto actualizado, Depreciación del período y otros. El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "POSMON.XLS", pero puede ser cambiado. Puedes realizar modificaciones de acuerdo a tus necesidades; para mayor información dirígete: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows Hojas de cálculo del sistema (explicación general) Aplicaciones asociadas Repercusiones Si realizas alguna modificación dentro del sistema a la información que utiliza la hoja de cálculo, deberás actualizar el vínculo que existe entre ésta y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontró el archivo: POSMON.XLS ¿Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vínculos automáticos con otro libro, ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. El archivo que se va a utilizar está siendo modificado por otra persona. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es negativa, te mostrará la información de la posición monetaria que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no será posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo. El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opción te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecerán cuando vuelvas acceder a esta opción, que podrán ser modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.

Al salir el sistema te preguntará: ¿Desea guardar los cambios efectuados en "POSMON.XLS"?

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Estados financieros moneda extranjera   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Edos. Fin. moneda extranjera.

  Qué es
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Con esta hoja de cálculo podrás conocer la variación momentánea (reexpresión) que podrían tener las cuentas del Estado de resultados con respecto al tipo de cambio de una moneda (la hoja propuesta por Aspel convierte el Estado de resultados en dólares).

  Esta hoja contiene lo siguiente:
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Nombre de la empresa. Tipo de cambio Vigente y Promedio. Número de la cuenta.

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Descripción de la cuenta. Valor en pesos y dólares. Totales de las cuentas.

Nota Deberás de corregir la fórmula para todas las cuentas que tengan moneda extranjera, y poder así expresar a tipo de cambio histórico. Para mayor información referirse a: Los principios norteamericanos de contabilidad generalmente aceptados USGAAP (FASB-52). El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción " EDOFINEX.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontró el archivo: EDOFINEX.XLS ¿Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vínculos automáticos con otro libro, ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es negativa, te mostrará el último estado financiero en moneda extranjera que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando.

Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no será posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo.

El archivo que se va a utilizar El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el está siendo modificado por archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta otra persona. opción te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato. Al salir el sistema te preguntará: ¿Desea guardar los cambios efectuados en "EDOFINEX.XLS."? Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecerán cuando vuelvas acceder a esta opción, que podrán ser modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.

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Formato B10   Acceso  
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10 Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10

  Qué es Este módulo ofrece la información de los efectos de la inflación que han afectado a la empresa, de acuerdo a las normas relativas al Boletín B-10 "Reconocimiento de los Efectos de la inflación en la información financiera". El boletín ofrece las reglas con respecto a la valuación y presentación de la información financiera de la inflación; es obligatoria para aquellas empresas que preparan sus estados financieros básicos:  
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El estado de posición financiera que comprende los activos, pasivos y capital contable a una fecha determinada. El estado de resultados, que muestra los ingresos, costos, gastos y el resultado del período. El estado de variaciones en el capital contable, que muestra los cambios en la inversión de los propietarios durante el período. El estado de cambios en la situación financiera, que muestra las modificaciones resultantes de los cambios en recurso y obligaciones de la empresa en el período. Hay que tomar en cuenta que todos los estados financieros deben reexpresarse en la misma moneda, siendo ésta la del balance general.  

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Manejo Para poder utilizar la hoja de cálculo B10 es necesario habilitar las macros, de lo contrario no será posible trabajar. Para generar las reexpresiones de los estados de resultados se utilizan dos métodos: Método de ajuste por cambios en el nivel general de precios: Consiste en corregir la unidad de medida empleada por la contabilidad tradicional utilizando pesos constantes en vez de pesos nominales. El valor nominal es el que aparece inscrito en los documentos y títulos valor, mientras que el valor real es el equivalente que tiene en dinero en el momento presente un ingreso o gasto que se realizará en el futuro. Método de actualización por costos específicos o valores de reposición: Se fundamentan en los valores en el presente en lugar de valores provocados por operaciones realizadas en el pasado. Los valores se conocen como Valores de reposición. Este libro B10.xls muestra las hojas de cálculo que se actualizarán en los documentos de primera reexpresión.

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Con el botón se creará el archivo Subsecuente1.xls en donde se crean las hojas de cálculo de la primera Actualización: Primera Actualización, Inventarios y costos de Ventas, Capital Contable, REPOMO, Activos fijos y Depreciación Acumulada. Para efectos de la reexpresión en el sistema ASPEL-COI nos basaremos en el primer método por ser que mejor se apega a los requerimientos actuales, no viola el principio del valor histórico original, mantiene la objetividad de la información y es congruente con la normatividad aceptada internacionalmente.   Para comenzar a trabajar con este proceso se deben configurar algunos datos que servirán para los cálculos de las demás hojas, estos datos se configuran en la hoja Inicio, los datos que se deben configurar son:
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Mes y año del período que se analizará. Tipos de activos del catálogo en el sistema. El primer mes de la reexpresión INCP de período indicado Y la primera subsecuente

  Los últimos tres puntos se actualizarán automáticamente, siempre y cuando tengas abierto ASPEL-COI. Para actualizar estos valores has clic al botón Actualizar hoja de primera reexpresión.   Botones Botón Descripción Estas flechas sirven para ir a la siguiente o anterior hoja, además estás flechas tienen un orden cíclico ya que si te encuentras en la última hoja con el botón siguiente podrás situarte en la primera hoja, lo mismo con el botón anterior si te encuentras en la primera hoja, éste te enviará a la última hoja.

El botón recalcular sirve para actualizar aquellas fórmulas DDE que se necesiten cambiar.

El botón generar subsecuentes tiene la función de crear un nuevo libro (Subsecuente1.xls) el cual genera las reexpresiones y subsecuentes (Primera actualización, Inventarios y Costos de ventas, Capital contable, REPOMO, Activos fijos, Depreciación acumulada) tomando como período inicial el proporcionado en la hoja Inicio.

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Inicio. Selecciona el mes que se tomará para generar los valores al crear el nuevo libro con las reexpresiones subsecuentes. Escribe el año para la fecha que actualizará los valores de las hojas de cálculo. Nota: Si quieres ver los cambios en la celda donde se encuentre el INPC del período y los meses de las hojas de cálculo además de actualizar los demás valores para el cálculo de las reexpresiones, deberás actualizar la información mediante el botón Actualizar hoja de primera reexpresión de la hoja de cálculo Inicio. Muestra el asistente para ajustar la base de datos en la que estás trabajando. Asistente de ajuste de la base de datos en B10 Muestra el tema de ayuda de este proceso para facilitar el manejo de éste.

Sirve para seleccionar los tipos de activos. Sirve para eliminar los tipos de activos que se tienen incluidos en la reexpresión.

Nota En caso de cambiar de período desde el sistema Aspel – COI 5.0, deberás actualizar el período de trabajo con el botón de herramientas COI, debido a que si actualizas con el botón podrás trabajar.   en la barra

los valores de las hojas de cálculo del B10 no se actualizarán y no

Para analizar los efectos de inflación de la empresa en los diferentes procesos que se llevan a cabo, ofrece las siguientes hojas de cálculo. Reexpresión de inventarios Capital Social Resultados de ejercicios anteriores Reserva legal Actualización de activos fijos Actualización de depreciación acumulada Reexpresión de balance general Para consultar las hojas de cálculo que se generan para la primera actualizaci n, dirígete al tema Subsecuentes.

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Reexpresión de inventarios Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Reexpresión de inventarios Desde Microsoft Excel, Menú Archivos , Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Inventarios

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  Qué es Para la reexpresión de inventarios el monto de actualización será la diferencia entre el costo histórico a pesos monetarios y el valor actualizado.   El costo histórico de los inventarios se expresa en pesos de poder adquisitivo a la fecha de balance, mediante el uso de un factor derivado del INPC.   El objetivo de esta hoja es realizar un cálculo de ajuste para que esté actualizado el inventario al cierre del período que se indicó en la hoja inicio. Manejo

  Para que se pueda mostrar el monto de la reexpresión de inventario se deberá calcular el índice promedio en base a rotación de inventarios, esto de acuerdo al número de meses a calcular el cual se indicará en la ventana para calcular el INPC promedio.   Para sacar el monto reexpresado deberás seguir estas fórmulas: Monto Reexpresado = Inventario Reexpresado - Factor de actualización Donde: Factor de actualización = INPC del período / INPC de rotación de inventarios Inventario Reexpresado = Valor histórico de los inventarios * Factor de actualización El Valor histórico de inventarios es el monto que se tiene en la cuenta de inventarios (para efecto del ejemplo la cuenta es ALMACEN en la base de datos ejemplo). Para el valor del INPC del período se toma el que tiene el sistema en ASPEL-COI de acuerdo al estándar. Para el valor del INPC de rotación de inventarios, has clic sobre el botón donde deberás poner el número de meses a partir de la fecha del período.

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  Temas relacionados Capital Social Resultados de ejercicios anteriores Reserva legal Actualización de activos fijos Actualización de depreciación acumulada Reexpresión de balance general

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Capital Social   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Capital Social Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Capital Social

  Qué es En esta hoja se recopilan todas las aportaciones anteriores a la fecha inicial de reexpresión. Servirá para mostrar los montos del capital social el cual se irá generando de acuerdo a las aportaciones que se hagan en el período.  

Campos   Campo No. Aportación Fecha INPC fecha de aportación Factor de actualización Monto actualizado   El Monto total actualizado surge de sumar todos los montos actualizados. EL Monto histórico surge de sumar todas las aportaciones hechas.   Temas relacionados Resultados de ejercicios anteriores Reserva legal Actualización de activos fijos Actualización de depreciación acumulada Reexpresión de balance general Número de aportación en la hoja. Monto por el cual se harán las aportaciones para que se vea reflejado en el Monto total actualizado e histórico mientras se vayan acumulando las aportaciones. Selecciona o escribe la fecha del período de la aportación. La hoja tomará el valor del INPC de acuerdo a la fecha de la aportación. Es el factor que resultará dividir el INPC del período / INPC de la reexpresi n, éste último fue tomado de la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresión. Éste surge de multiplicar el monto de la aportación con el factor de actualización. Descripción

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Resultados de ejercicios anteriores   Acceso
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Menú Reportes, Hojas ResultEjerciciosAnteriores

fiscales

y

financieras,

Tipo

fiscales,

Reexpresión

de

saldos,

b10,

Hoja

de

cálculo

l

Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja ResultEjerciciosAnteriores

  Qué es En esta hoja se recopilan todos los montos del resultado a la fecha inicial de reexpresión.  

  Campos Campo No. Resultado del ejercicio Fecha INPC fecha del ejercicio Factor de actualización Monto actualizado Descripción Número de aportación en la hoja. Monto por el cual se harán las aportaciones para que se vea reflejado en el Monto total actualizado e histórico mientras se vayan acumulando las aportaciones. Selecciona o escribe la fecha del período de la aportación. La hoja tomará el valor del INPC de acuerdo a la fecha del ejercicio. Es el factor que resultará dividir el INPC del período / INPC de la reexpresi n, éste último fue tomado de la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresión. Éste surge de multiplicar el monto de la aportación con el factor de actualización.

El Monto total actualizado surge de sumar todos los montos actualizados. EL Monto histórico surge de sumar todas los montos del resultado de cada ejercicio.   Temas relacionados Capital Social Reserva legal Actualización de activos fijos Actualización de depreciación acumulada

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Reexpresión de balance general

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Reserva legal Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Reserva legal Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Reserva Legal

  Qué es   La reserva legal es aquellas que por disposición de alguna ley, deben constituirse de manera obligatoria, existen reserva legales ordinarias, que son comunes a todas las sociedades y las especiales, exclusivas para cierto tipo de sociedades (aseguradoras, afianzadoras, etc.) y con fines distintos a los de preservar el capital social.   En esta hoja se recopilan todos los montos del resultado a la fecha inicial de reexpresión.

  Campos Campo No. Reserva Fecha INPC fecha del ejercicio Factor de actualización Monto actualizado   El Monto total actualizado surge de sumar todos los montos actualizados. EL Monto histórico surge de sumar todas los montos del resultado de cada ejercicio.   Temas relacionados Capital Social Actualización de activos fijos Actualización de depreciación acumulada Descripción Número de aportación en la hoja. Monto de la reserva para que se vea reflejado el Monto total actualizado e histórico mientras se vayan acumulando los montos de la reserva legal. Selecciona o escribe la fecha del período de la aportación. La hoja tomará el valor del INPC de acuerdo a la fecha del ejercicio. Es el factor que resultará dividir el INPC del período / INPC de la reexpresi n, éste último fue tomado de la hoja Inicio del INPC de acuerdo al mes de la reexpresión. Éste surge de multiplicar el monto de la aportación con el factor de actualización.

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Reexpresión de balance general

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Actualización de activos fijos   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Activos fijos Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10, hoja Activos fijos

  Qué es

 
Esta reexpresión nos muestra la variación de los activos fijos en cuanto al cambio en el INPC. Se expresa el costo histórico a pesos constantes de poder adquisitivo al cierre del ejercicio utilizando los factores del INPC.

 
La depreciación acumulada se aplica al activo actualizando el porcentaje de vida útil consumida. A la depreciación acumulada. Manejo

 

  Para sacar los montos reexpresados:

 
Monto total de activos – Depreciación reexpresada = Efecto de reexpresión.   Está fórmula se aplicará para cada tipo de activo. Para conocer el efecto que hubo en los activos, deberás restar el Total de los activos netos menos el total de la depreciación reexpresado en los activos.

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Actualización de depreciación acumulada   Acceso  
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Depreciación acumulada Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Depreciación acumulada

  Qué es El cálculo de la depreciación acumulada debe basarse en los valores actualizados de los activos y su vida probable determinada mediante estimaciones.   El sistema de depreciación debe ser congruente entre las cifras históricas y las cifras actualizadas (las tasas, procedimientos y vida probable deben ser iguales). La depreciación del costo original y su complemento deben concluir el mismo año.   No deben afectarse los resultados de ejercicios anteriores por la actualización de la depreciación acumulada.   Manejo  

Para sacar los montos reexpresados:

 
Monto total de activos – Depreciación reexpresada = Efecto de reexpresión.   Está fórmula se aplicará para cada tipo de activo. Para conocer el efecto que hubo en los activos, deberás restar el Total de los activos netos menos el total de la depreciación reexpresado en los activos.

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Reexpresión de balance general Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10, Hoja de cálculo Balance General Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI , plantilla B10, hoja Balance general

  Qué es
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Se usa para comparar el balance general histórico con el reexpresado de forma que se haga una comparación del mismo. Las partidas de los estados financieros que deben actualizarse en el balance son todas las partidas no monetarias, incluyendo como tales a las integrantes del capital contable.

 

  Para mayor información de cómo se forma el Balance General dirígete al tema Balance General

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Subsecuentes Acceso
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Dentro de la plantilla B10, con el botón

  Qué es La actividad subsecuentes se puede hacer semanal, mensual o anual, es decir, de acuerdo a la periodicidad con que se presente la información. El botón funciona igual en todas las hojas, y su función es la de crear un nuevo libro en el cual generar las reexpresiones subsecuentes tomando como período inicial el proporcionado en la hoja de Inicio. Cuando se hace clic a este botón lo primero que se solicita al usuario es el nombre del nuevo libro, siempre se propone el nombre "Subsecuente1.xls" por defecto, es deber del usuario cambiar este nombre al de su conveniencia. Primera actualización El efecto monetario favorable del período se llevará a los resultados hasta un importe igual al del costo financiero neto formado por los intereses y las fluctuaciones cambiarias y, en general, todos los conceptos que se agrupan dentro de la cuenta de gastos y productos financieros. El excedente, en su caso, se llevará al capital contable.   Nota: El factor de actualización es el mismo para todas las demás hojas, este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y año que se indicó en la hoja inicio.

Actualización de inventarios y costos de ventas Para calcular la reexpresión del inventario y costos de ventas se aplica el mismo método de ajuste de precios. Hay que tomar en cuenta que si se tiene una reexpresión anterior, el monto a comparar contra el nuevo valor será el actualizado anterior. Tanto en inventarios como en costo de ventas se expresan en pesos de poder adquisitivo del mes en que se realizó la venta (costos de venta) mediante el uso de un factor de actualización derivado del INPC. Para el costo de ventas esto se logra ajustando el costo de ventas en forma periódica (mensualmente) mediante la aplicación de un factor de actualización antes mencionado a los inventarios iniciales y finales del período, así como a las compras durante el mismo a fin que reflejen los precios promedio a dicho período. Nota: El factor de actualización es el mismo para todas las demás hojas, este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y año que se indicó en la hoja inicio.

Actualización del capital contable El capital contable es la cantidad necesaria para mantener la inversión de los accionistas en términos de poder adquisitivo de la moneda en las fechas en que se hicieron las aportaciones y en que las utilidades les fueron retenidas. Se determina mediante la aplicación de actualización derivado del INPC independientemente del método de reexpresión utilizado. Para realizar el cálculo de la reexpresión subsecuente del capital contable, se deberá tener en cuenta las variaciones entre el capital social, reserva legal y resultados de ejercicios anteriores. Nota: El factor de actualización es el mismo para todas las demás hojas, este se actualiza mediante la hoja B10 de acuerdo al mes y año que se indicó en la hoja inicio. REPOMO Es Resultado por posición monetaria nace del hecho que existen activos monetarios y pasivos monetarios que durante la época inflacionaria ven disminuido su poder adquisitivo, al mismo tiempo que siguen manteniendo su valor nominal. El REPOMO es la diferencia entre activos y pasivos monetarios. Se calcula de la siguiente manera: REPOMO= (Am-Pm)* inflación Inflación= Factor de actualización – 1 Los activos monetarios (Am) generan una pérdida monetaria ya que cuando la empresa disponga de ellos tendrá una cantidad igual al valor nominal pero de un poder adquisitivo.

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Los pasivos monetarios provocan una ganancia monetaria pues al vencer la deuda se pagará menos en términos reales. Si Am>Pm = pérdida Si Pm>Am = ganancia Nota
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Partidas monetarias son aquellas que mantienen su valor nominal en una época inflacionaria por lo que su poder adquisitivo disminuye como son el efectivo, inversiones temporales, cuentas por cobrar y todas las cuentas del pasivo. Partidas no monetarias son aquellas cuyo valor nominal cambia a través del tiempo y es necesario reexpresarlas.

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  ACTIVOS FIJOS Y DEPRECIACIÓN ACUMULADA La depreciación del ejercicio deberá basarse tanto en el valor actualizado de los activos, como en la vida probable, determinada mediante estimaciones técnicas. Para permitir una comparación adecuada, el sistema de depreciación utilizado para valores actualizados y para costos históricos debe ser congruente, esto es, las tasas, procedimientos y vidas probables serán iguales; la depreciación del costo y la de su complemento por actualización deben concluir el mismo año. Nota No se afectarán las utilidades de ejercicios anteriores por la actualización de la depreciación acumulada.  

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Asistente de ajuste de la base de datos en B10   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Tipo fiscales, Reexpresión de saldos, b10 , Botón Desde Microsoft Excel, Menú Archivos, Nuevo, Carpeta COI, plantilla B10 , Bot n

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  Qué es

 
En la hoja de cálculo del B10, se tomó como base el formato estándar del sistema de niveles de cuentas, y al estar trabajando con una base de datos con niveles de cuentas menores o mayores a la estándar, al momento de trabajar con la hoja de cálculo B10 está puede mostrar valores erróneos.   Este asistente te ayuda a configurar la hoja de cálculo B10 con las cuentas, rubros y activos de tu base de datos.   Manejo Antes que nada deberás tener abierta la sesión del sistema Aspel-COI 5.7 si abriste la hoja de cálculo desde Excel en caso contrario por medio de la ruta definida desde el programa de Aspel-COI 5.7. Con el botón  
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accederás al asistente donde deberás configurar la base de datos que estás trabajando, estos pasos:

Define el número de cuenta a los rubros que se manejan en la hoja de Excel y servirán para actualizar los valores de las hojas de cálculo que afectarán.

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Define el número de rubro de cuenta para asociarlo al nombre del rubro para que tome los datos de éste y así evitar errores y cálculos erróneos en la hoja de cálculo.

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Define los tipos de activo que se tomarán en cuenta para el cálculo y actualización de valores en las hojas de cálculo en donde se utilizan éstos.

 

Con el botón cálculos; el botón  

se despliega los tipos de activo que tienes dado de alta en el sistema y selecciona los que deseas incluir en los eliminas los tipos de activo que no deseas tomar en cuenta en los cálculos.

Nota Si quieres seleccionar varios tipos de activos, ten apretado la tecla Ctrl mientras seleccionas los tipos de activo que desees.  
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Para finalizar proporciona el período y ejercicio con el que trabajarás en las hojas de cálculo y que se tomarán en cuenta en la base de datos del sistema Aspel-COI 5.7.

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  1. El asistente incorporará las cuentas, tipos de activo y rubros a las fórmulas de la hoja B10 cuando hagas clic en el botón Finalizar.

Tema relacionado Formato B10

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GRÁFICAS   Este menú contiene las siguientes gráficas:   Gráfica de Liquidez Gráfica de Apalancamiento Gráfica de Prueba de ácido Gráfica de Días de cartera Gráfica de Rotación de inventarios Gráfica de Ventas Gráfica de Utilidad Gráfica de Gastos de operación Gráfica de Activo, Pasivo y Capital Gráficas del Usuario   Para personalizar las gráficas consulte: Personalización de gráficas usando el graficador   Temas relacionados Modifica los datos de la gráfica Grabar la configuración de la gráfica

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Gráfica de Liquidez   Acceso  
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Menú Gráficas , Liquidez Desde la barra de herramientas con el botón (*)

  Qué es  
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Es una razón financiera que te mostrará la capacidad de tu empresa para cubrir tus adeudos a corto plazo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando ( Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).

 

  De dónde proviene la información La información que necesita la toma el sistema del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.   Cálculo Descripción Formula del sistema

Activo circulante/ Pasivo circulante. RAN [R1,F] / ( RAN [R3,F])   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la gráfica SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.

El sistema manda el mensaje "Información insuficiente" No existe ninguna fórmula. La gráfica es incorrecta.   Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas.   Ver: Modificación de los datos   Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre La fórmula que usaste no es la adecuada.

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especificado.

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Gráfica de Apalancamiento   Acceso
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Menú Gráficas , Apalancamiento Desde la barra de herramientas con el botón (*)

  Qué es  
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Es una razón financiera que te mostrará en términos de porcentajes qué parte de tu capital forma parte de las deudas de la empresa. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).

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  De dónde proviene la información La información que necesita la toma el sistema del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.   Cálculo Descripción Pasivo total/Capital.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES Formula del sistema RAN[R23,F] / RAN[R5,F]

El sistema no muestra la No existen datos o no existen movimientos. gráfica. El sistema manda el mensaje "Información insuficiente". No existe ninguna fórmula.

La gráfica es incorrecta. La fórmula que usaste, no es la adecuada.   Nota: Sí quieres cambiar la apariencia, o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas.   Ver: Modificación de los datos

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  Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.

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Gráfica de Prueba del Ácido   Acceso
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Menú Gráficas , Prueba de ácido Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es  
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Es una razón financiera que te mostrará el grado hasta el cual, el efectivo y las cuentas por cobrar, cubren tus adeudos a corto plazo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).

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  De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.   Cálculo Descripción Formula del sistema

(Activo circulante - Inventarios) / Pasivo circulante. (RAN [R1,F]- RAN [R13,F]) / (RAN [R3,F])   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la gráfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.

El sistema manda el mensaje "Información insuficiente". No existe ninguna fórmula. La gráfica es incorrecta.   Nota Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas.   Ver: Modificación de los datos   Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre La fórmula que usaste, no es la adecuada.

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especificado.

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Gráfica de Días de Cartera   Acceso  
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Menú Gráficas , Días de cartera Desde la barra de herramienta, con el botón (*)

  Qué es  
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Es una razón financiera, que te mostrará cada cuántos días estás cobrando tus cuentas por cobrar, especialmente por las ventas a crédito. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).

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  De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos   Cálculo Descripción Formula del sistema

Ventas (Saldo final) / Cuentas por cobrar (Promedio mensual). (30 * RAN[R6,E] ) / RAN[R12,F]   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la gráfica. El sistema manda el mensaje "Información insuficiente". La gráfica es incorrecta.   Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas.   Ver: Modificación de datos   Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos. No existe ninguna fórmula.

La fórmula que usaste no es la adecuada.

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Gráfica de Rotación de Inventarios   Acceso  
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Menú Gráficas, Rotación de inventarios Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es  
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Es una razón financiera, que te mostrará la rapidez de rotación de tus fondos a través del inventario y qué tan móvil es el mismo. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).

 

  De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.   Cálculo Descripción Formula del sistema

Ventas (Saldo final) / Cuentas por cobrar (Promedio mensual) 30 * RAN[R7,E] ) / RAN[R13,F]   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la gráfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.

El sistema manda el mensaje "Información insuficiente". No existe ninguna fórmula. La gráfica es incorrecta.   Nota: Sí quieres cambiar la apariencia, o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas.   Ver: Modificación de datos   Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado. La fórmula que usaste no es la adecuada.

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Gráfica de Ventas   Acceso  
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Menú Gráficas, Ventas Desde la barra de herramientas con el botón (*)

  Qué es  
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Es una gráfica que te mostrará el importe de las ventas que hayas tenido, ya sea en el período que estés trabajando o de períodos anteriores. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando ( Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).  

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  De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.   Cálculo Descripción Formula del sistema

Se realiza tomando los saldos finales de las cuentas de Ventas de cada mes. (RAN[R6,E])   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la gráfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.

El sistema manda el mensaje "Información insuficiente". No existe ninguna fórmula. La gráfica es incorrecta.   Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de la gráfica.   Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado. La fórmula que usaste, no es la adecuada.

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Gráfica de Utilidad   Acceso  
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Menú Gráficas, Utilidad Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es  
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Es una gráfica que te mostrará las utilidades que hayas obtenido en el período actual de trabajo o en períodos anteriores según tu elección. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).

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  De dónde proviene la información La información que necesita la tomará directamente del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.   Cálculo Descripción Formula del sistema

Se realiza considerando los saldos finales de las cuentas de utilidades. (RAN[R24,E])   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la gráfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos.

El sistema manda el mensaje "Información insuficiente". No existe ninguna fórmula. La gráfica es incorrecta.   Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas.   Ver: Modificación de datos   Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre La fórmula que usaste no es la adecuada.

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especificado.

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Gráfica de Gastos de Operación   Acceso  
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Menú Gráficas, Gastos de operación. Desde la barra de herramientas con el botón (*)

  Qué es  
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Es una gráfica que te mostrará el total de los gastos de operación, es decir, la suma de los gastos de fabricación, gastos de venta, gastos de operación y gastos de administración. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).  

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  De dónde proviene la información La información que necesita la toma el sistema del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.   Cálculo Descripción Se realiza considerando los saldos finales de las cuentas de todos los gastos (Fabricación, Administración y Ventas)   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la gráfica. SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos. Formula del sistema RAN[R8,E]

El sistema manda el mensaje "Información insuficiente". No existe ninguna fórmula. La gráfica es incorrecta.   Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas.   Ver: Modificación de datos   Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado. La fórmula que usaste no es la adecuada.

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Gráfica de Activo, Pasivo y Capital   Acceso  
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Menú Gráficas, Activo, Pasivo y Capital Desde la barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es  
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Es una gráfica que te mostrará el total de los gastos de operación, es decir, la suma de los gastos de fabricación, gastos de venta, gastos de operación y gastos de administración. Al entrar al proceso indicado, el sistema mostrará la gráfica de barras (por omisión) de todos los períodos anteriores, hasta llegar al período en que estés trabajando (Sólo considera los 12 meses del año en que estés trabajando).

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  De dónde proviene la información La información que necesita la toma el sistema del Catálogo de cuentas, considerando los rubros de cuentas definidos.   Cálculo Se realiza considerando los totales del Activo, Pasivo y Capital:   Descripción Activo Pasivo Capital   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no muestra la SOLUCIONES No existen datos o no existen movimientos. Formula del sistema RAN[R1,F] [R2,F] (RAN[R3,F] [R4,F]) RAN[R5,F] + RAN

+

RAN

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gráfica. El sistema manda el mensaje No existe ninguna fórmula. "Información insuficiente". La gráfica es incorrecta.   Nota: Sí quieres cambiar la apariencia o datos de la gráfica, dirígete a la opción de Modificación de datos de las gráficas.   Ver: Modificación de datos   Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado. La fórmula que usaste no es la adecuada.

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Gráfica del Usuario   Acceso
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Menú Gráficas, Gráficas del usuario Desde la barra de herramientas, botón (*)

  Qué es   A través de esta opción puedes editar cualquiera de las siguientes gráficas:  
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Las de las razones financieras que trae el sistema. Las gráficas que modifiques y renombres (Gráficas del usuario). Las gráficas complementarias.

  Adicionalmente a las gráficas que elabores (Gráficas del usuario), en total tienes las siguientes opciones que puedes aprovechar:   Nombre de la gráfica Liquidez Apalancamiento Prueba de ácido Días de cartera Archivo Liquidez.agr Tipo Nombre de la gráfica M Margen neto Rentabilidad / Activos Rentabilidad / Capital Rentabilidad / Ventas Rotación de activos fijos Archivo Tipo

Margneto.agr C Rentact.agr C

Apalanca.agr M Pruacido.agr M Cartera.agr M M M M

Rentcap.agr C Rentven.agr C Rotaacfi.agr C

Rotación de inventarios Rotainv.agr Ventas Utilidad Gastos de operación Activo, Pasivo, Capital Ventas.agr Utilidad.agr

Rotación de activos totales Rotaacto.agr C                  

Gasopera.agr M Actpascp.agr M

  (M) Gráficas incluidas en el menú   (C) Gráficas complementarias   Notas: Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.   Es importante que las gráficas que generes les pongas la extensión .AGR, para que Aspel-COI las pueda interpretar. Las gráficas que elabores pueden representar cualquier valor contenido en la base de datos de tu sistema; esto lo logras a través de la ventana de Modifica los datos de la gráfica.   Tema relacionado Graba la gráfica

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Modificación de datos de la gráfica   Acceso  
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Menú Gráficas , Modificación de datos Desde la barra de herramientas de cada gráfica con el botón

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  Qué es   Esta ventana te permite modificar las etiquetas de los datos de una gráfica activada, así como la fórmula que regirá la presentación de cada una de sus series. Puedes corregir la siguiente información:   Campos de este proceso Campo Título de la gráfica Eje X Eje Y Intervalo de períodos a considerar Series / Título Series / Fórmula Anota un título para tu gráfica. Cambia el título de los valores del eje x. Cambia el título de los valores del eje y. Puedes elegir que presenten los datos del período actual o un rango de períodos desde enero hasta diciembre del año en que estás trabajando. Descripción

El sistema te permite anotar un título para cada serie de valores. Puedes modificar la fórmula que rige la presentación de los datos de cada serie de tu gráfica. Los rangos que contengan cada una de las series variarán dependiendo la gráfica. Las fórmulas se presentan en forma similar a la siguiente: RAN [R25,F] / [RAN [R7,F] Si añades más fórmulas para las series 2, 3, 4, etc., estos valores aparecerán en tu gráfica. Revisa los apartados que se explican en la siguiente página. Si no oprimes este botón, los cambios a tu gráfica no quedarán registrados. Puedes guardar la configuración para que sustituya a la gráfica predeterminada y puedas desplegarla desde el menú de Gráficas, o grabar el formato con otro nombre para su visualización desde las gráficas de usuario.

Grabar configuración

Nota: Debes tomar en cuenta que el sistema graficará tus datos a partir del mes de inicio del ejercicio y también dependerá del mes de cierre especificado.   Temas relacionados Grabar configuración Modifica las fórmulas de tu gráfica Gráficas del usuario Personalización de gráficas usando el graficador

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Borrado de movimientos   Acceso  
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Menú Procesos, Borrado de movimientos. Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Esta función te permite borrar los movimientos del período en el que te encuentras, con dos modalidades:   1. 2.   Campos de este proceso Campo Borra sólo movimientos Borra movimientos y saldo inicial   Repercusiones Al efectuar el borrado de movimientos deberás capturar todos los movimientos del período o, en su caso, realizar el Traspaso de saldos, ya que la información es eliminada completamente. Descripción Si activas esta opción el sistema borrará todas las pólizas registradas en el período hasta el momento de efectuar el proceso. Esto afectará los saldos finales de las cuentas ya que sólo mostrarán los montos de los saldos iniciales. Si activas esta opción, además de eliminar las pólizas, el campo de saldo inicial de todas las cuentas y cuentas departamentales se igualará a cero. De esta manera, antes de repetir la captura de las pólizas necesitarás efectuar un traspaso de saldos del período anterior al período actual de trabajo. Borra sólo los movimientos (borra las pólizas capturadas) Borra los movimientos y también el saldo inicial (borra las pólizas y saldos iniciales que corresponde al saldo final del período anterior).

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Contabilización   Acceso
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Menú Procesos, Contabilización

  Qué es Deberás ejecutar este proceso cuando: 1. 2.   Campos de este proceso Campo Sólo no contabilizadas Todas Sólo las no contabilizadas de tipo:   Nota: Esta operación leerá el archivo de pólizas del período y registrará los cargos y abonos a las cuentas correspondientes y a los departamentos (si hay movimientos departamentales). Si efectúas este proceso en un período donde ya se habían afectado las cuentas, los datos no se duplicarán. Parámetros del sistema   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES Descripción Contabiliza aquellas pólizas que no han sido contabilizadas. Capturaste alguna póliza y tenías desactivado el parámetro de Contabilización en línea en tus Parámetros del sistema. Cuando en algún período capturaste pólizas sin la Contabilización en línea, a fin de contabilizarlas posteriormente.

Contabiliza todas las pólizas contabilizadas y no contabilizadas. Contabiliza aquellas pólizas que hayas seleccionado, ya sea de ingresos, de egresos, o de diario o algún otro tipo de póliza que hayas definido en parámetros del sistema.

Cuidado: período sin Desactivaste el parámetro de Contabilización en línea en Parámetros del sistema, por lo que podrás actualización en línea hacer uso del proceso de contabilización. "Alguna o varias cuentas son inexistentes, hubo un error al momento de contabilizar". Seguramente diste de alta movimientos con un catálogo de cuentas y luego lo borraste para dar de alta un catálogo estándar o vacío. Las pólizas que capturaste con el primer catálogo de cuentas no encontraron sus cuentas correspondientes en el nuevo catálogo y, por lo tanto, no existen en el mismo. Necesitas volver a dar de alta las cuentas que borraste, y capturar una póliza con saldo inicial para cada cuenta con la cantidad que le corresponde a cada una de ellas.

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Consolidación de empresas   Acceso
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Menú Procesos, Consolidación. Desde la Barra de Herramientas con el botón (*)

  Qué es Esta función te permite manejar una de las empresas que tengas autorizada por tu licencia de uso como empresa consolidadora en la cual se reunirán todos los datos de los archivos de Cuentas y de Cuentas departamentales de las demás empresas del corporativo. Para llevar a cabo este procedimiento, sigue estos pasos:   1. 2. Da de alta una empresa en la opción de Datos de la empresa, y cuida que su nombre no se confunda con el de otras de tus empresas (por ejemplo, se podría llamar "Empresa Consolidadora S.A. de C.V.). Ingresa a esta empresa y configura los parámetros que regirán su funcionamiento. Puedes indicar que manejas Departamentos, asignando en cada departamento el nombre de la empresa que originó dichos movimientos, a fin de conocer y poder utilizar resultados por separado. Crea los archivos de trabajo desde la opción Control de archivos (Archivo de Cuentas, Pólizas, etc). Si modificaste tus Rubros de cuenta, copia el archivo modificado de Rubros de cuentas (RANCee.DB - las últimas dos letras equivalen al No. de empresa en la que estás trabajando) y renómbralo para que tome el lugar del archivo de la empresa consolidadora (por ejemplo, si la empresa consolidadora es la No. 3 dentro de tu sistema, la terminación de este archivo deberá ser 03, p.e., RANC03.DB). Haz lo mismo y renombra el archivo INPCee.DB. En el catálogo de departamentos, da de alta los distintos departamentos que compondrán el corporativo, donde el departamento 1 correspondería a tu empresa 1, el 2 a la 2, etc. Al terminar este proceso, desde la empresa consolidadora puedes cargar las p lizas para la obtención de reportes y gráficas de los totales obtenidos.

3. 4.

5. 6. 7.  

Campos de este proceso Campo Empresa consolidadora Descripción Es un campo informativo donde se despliega el número y nombre de la empresa que actuará como consolidadora.

Directorio para archivo de datos Directorio fuente Señala la unidad de disco, directorio y/o subdirectorio donde deberán localizarse los datos de las empresas a consolidar. Si los archivos de las distintas empresas no se encuentran en el mismo directorio, el sistema irá solicitando la ruta para acceder a los datos de las empresas que no localice en dicho directorio. Indica el disco, directorio y/o subdirectorio donde deberán grabarse los archivos que contendrán los datos de la consolidación de las empresas. Este directorio / subdirectorio debió haber sido creado con anterioridad. Puedes elegir desde qué nivel de cuenta contará el catálogo de la empresa consolidadora (desde Mayor hasta Auxiliar). Si seleccionas el nivel de Mayor, el catálogo de cuentas de la empresa consolidadora sólo estará formado por cuentas de Mayor. Permite manejar cada empresa que intervino en la consolidación como un departamento (se debió haber activado El Manejo de departamentos en los parámetros del sistema de la empresa consolidadora). Si no marcas esta casilla, los datos que se presentarán corresponderán al corporativo en general. Marca las empresas que va a consolidar el sistema en la empresa consolidadora. Con las flechas localiza el número de cada empresa que deseas marcar y hazlo con el indicador del ratón o con la barra espaciadora.

Directorio destino

Nivel de cuenta

Manejar empresas como departamentos Número de empresas a consolidar  

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Notas: No olvides tomar en cuenta lo siguiente:  
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Es muy importante que todos tus movimientos se encuentren contabilizados, ya que la consolidación únicamente considera los saldos existentes en el catálogo de cuentas y en el catálogo de cuentas departamentales. Al efectuar este proceso se borran los archivos del catálogo de cuentas y departamentos del período en que estés trabajando, por lo que es muy importante que ejecutes esta función estando en la empresa consolidadora y en el período indicado. Te recomendamos que las empresas a incluir en la consolidación manejen los mismos catálogos de cuentas, para que el procedimiento arroje resultados efectivos. Es importante que el catálogo de cuentas de la empresa consolidadora sea el más "general" de todos: debe estar definido de tal manera que los catálogos de cuentas de todas las empresas a consolidar estén "contenidos" en él. De preferencia ejecuta este proceso al final de cada mes, debido a que, si efectúas modificaciones en tus pólizas después de ejecutar este proceso, deberás correrlo nuevamente para que el consolidado esté actualizado (puedes ejecutar la Consolidación las veces que consideres necesario, ya que no duplica la información). Consulta el resultado de tu consolidado ingresando nuevamente a la empresa desde la ventana de selección de empresa (opción Abrir empresa del menú Archivos).  

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Repercusiones El proceso suma saldos iniciales y finales, sus movimientos y presupuestos, de todas las empresas indicadas y los almacenan en los archivos de la empresa consolidadora. Con los totales se crea un catálogo de cuentas que contienen la información de todas las empresas consolidadas, pero sin contar con las pólizas de cada una de ellas. Al terminar el proceso, desde la empresa consolidadora, se pueden cargar pólizas para hacer eliminaciones por operaciones inter-compañías y, finalmente, obtener los reportes y gráficas que desees.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS Quieres consolidar más de 15 empresas. Quieres modificar la empresa que actuará como consolidadora.   Temas relacionados Datos de la empresa Control de archivos SOLUCIONES Debes realizar consolidaciones parciales (por grupos) y después juntar estas empresas consolidadoras intermedias, para efectuar una consolidación general. Las empresas consolidadoras intermedias podrán ser tantas como sean necesarias. Cierra la ventana de consolidación, cierra la empresa y abre la empresa que deseas que trabaje como consolidadora.

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Balanza anual   Acceso
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Menú Procesos, Balanza anual

  Qué es  
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Este proceso emite una Balanza de comprobación conteniendo la información de varios meses, incluso hasta de un año. A diferencia de una balanza de comprobación normal, la Balanza anual no sólo se reporta, sino que se archiva en disco, como un período de trabajo más. Para accederla, debes indicar como período de trabajo Año/06 (mes correspondiente). Ya ubicado en el período anual, debes revisar el Catálogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobación o emitirla en forma de reporte.

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  Campos de este proceso Campo Descripción Directorio para archivo de datos Fuente Destino Generales Campo informativo. Indica la unidad de disco, directorio y subdirectorio donde se deben buscar los datos. Campo informativo. Indica la ruta donde se guardará la balanza anual.  

Nivel de cuenta Selecciona el nivel de cuenta al que deseas detallar tu Balanza: De Mayor, Subcuentas o Auxiliares. La consulta a nivel De mayor es más compacta que las otras dos consultas. Por departamento Rango de fechas   Repercusiones
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Indica si quieres desglosar por departamento el saldo inicial, cargos y abonos, y saldo final del período que señalaste en tu reporte. Puedes pedir que se muestren todos los departamentos o sólo alguno de ellos. Este campo estará disponible si en Parámetros del sistema se configuró manejar departamentos. Indica el rango de fechas a reportar (que no deberá ser mayor de 12 meses).

El catálogo de cuentas departamentales sólo se crea si el proceso fue solicitado para desglosar los datos por departamento. El catálogo de cuentas debe ser consistente a lo largo del período de balanza seleccionado, ya que si existen cuentas que se dieron de baja y luego ese número se retomó para dar de alta otro concepto, se mezclaran en el mismo número de cuenta los montos de Debe y Haber correspondientes a dos conceptos distintos. Sin embargo, no existirá ningún problema si existen cuentas en un mes y fueron dados de baja para el siguiente, o si se agregan cuentas de un período a otro.

  Problemas / Soluciones PROBLEMAS Rango de fechas inválido SOLUCIONES Anotaste la segunda fecha anterior a la primera.

Se mezclaron en el Debe y el Haber los Tu catálogo de cuentas no es consistente a lo largo del período de balance seleccionado. montos correspondientes a dos períodos Diste de baja cuentas y luego utilizaste ese mismo número para dar de alta otras cuentas, distintos. por lo que el saldo de éstas contiene el de las primeras. No te deja activar el campo Por departamento en el diálogo de este proceso. Período departamental sin registros No tienes activado el parámetro de Manejo de departamentos.

No has capturado movimientos departamentales dentro del período correspondiente o posiblemente se dañó este archivo.

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No encuentras dónde puedes consultar la Cámbiate al período Año ?? desde Archivos / Administrador de períodos. Dentro de este Balanza anual que acabas de crear. período puedes revisar el Catálogo de cuentas, consultar la Balanza de comprobación o emitirla en forma de reporte.

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Revaluación de activos / Actualización   Acceso
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Menú Procesos, Revaluación de activos

  Qué es Esta opción actualizará el valor de mercado de los activos fijos de la empresa, de acuerdo al método de revaluación que selecciones.   Campos de este proceso Campo Clave de activo Inicial / Final Fecha adquisición Inicial / Final Tipo de activo Por departamento Descripción Escribe el rango de claves de los activos que deseas revaluar.

Selecciona los activos que por su fecha de adquisición serán revaluados.

Puedes seleccionar que sólo se revalúen los activos que pertenecen a un tipo de activo en especial. Puedes elegir efectuar la Revaluación de los activos que pertenezcan a un departamento en particular; por medio de la lista desplegable. Este campo estará disponible si en Parámetros del sistema se configuró manejar departamentos. Selecciona los activos por su localización. Selecciona entre los tipos de revaluación, para realizar el cálculo del valor de mercado: 1. 2. 3. Con factor de mercado. Con INPC desde la última revaluación. Con INPC desde la fecha de adquisición.

Localización Tipo de Revaluación

Fecha de revaluación Factor de revaluación  

Indica la fecha para la que se desea la revaluación. Debes anotar el Factor de revaluación, sólo si elegiste que el Tipo de revaluación fuera Con factor de mercado.

Sugerencia Se recomienda que efectúes el respaldo de los archivos que contienen la información de los activos, mediante el botón Respaldo Repercusiones Al ejecutar este proceso, el sistema actualizará el campo Valor de mercado, que se encuentra en la carpeta de Generales de cada activo del catálogo.   Problemas / Soluciones PROBLEMA No te permite realizar el proceso. SOLUCIÓN Solicitaste como fecha de revaluación una fecha anterior al período de trabajo, por lo que no es posible realizar el proceso.

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Ajuste anual por inflación   Acceso
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Menú Procesos, Ajuste anual por inflación.

  Qué es Al acceder a esta opción el sistema te presentará un asistente que te ayudará en el Cálculo del ajuste anual por inflación para períodos ya sean Regulares (períodos de 12 meses) o Irregulares (períodos de 6 o 3 meses) indicando el tipo de ejercicio que se vaya a calcular.   Este proceso se basa en la Reforma Fiscal para el ejercicio fiscal a partir del 2003, en la cual se eliminó la obligación que tenían los contribuyentes de realizar el cálculo mensual de los componentes inflacionarios de los créditos y de las deudas, llamado componente inflacionario, para sustituirlo con un solo ajuste anual por inflación. Para más información revisa el tema "Cálculo del Ajuste Anual por Inflación". Observaciones Este ajuste anual, por ley sólo lo deben calcular las personas morales y se realizará únicamente al cierre de cada ejercicio fiscal. Para ejecutar este proceso, no debe de haber ningún catálogo o proceso en ejecución, de otra manera la opción de menú correspondiente se encontrará deshabilitada. Manejo Para la realización de este proceso deberás seguir los pasos del asistente y proporcionar la información que se solicita en ellos.

  1. Primero deberás seleccionar el tipo de ejercicio a calcular: A. Ejercicio Regular de 12 meses.- Al utilizar esta opción se deberá de verificar que el sistema tenga creados todos los meses correspondientes al ejercicio que se desea calcular, es decir, si el ajuste anual lo realizarás para el año 2004, el sistema deberá tener creado a partir de enero de 2004 hasta diciembre de 2005, ya que el sistema realizará los cálculos con el ejercicio completo de un año (12 meses). B. Ejercicio Irregular de menos de 12 meses.- Selecciona esta opción si el ejercicio fiscal resultara de menos de 12 meses (irregular), ya sea por inicio de actividades, por liquidación, inclusive por fusión o por escisión. Dependiendo el tipo de ejercicio a calcular, proporciona los siguientes datos:   a) Ruta.- Anota el directorio de trabajo de COI, donde se encuentra la información correspondiente al ejercicio del cual se desea

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determinar el ajuste anual por inflación. Con ayuda del botón

a) Ruta.- Anota el directorio de trabajo de COI, donde se encuentra la información correspondiente al ejercicio del cual se desea o la tecla F2 podrás seleccionar la ruta o directorio.

b) Ejercicio.- Para los ejercicios regulares: Por omisión se mostrará él o los ejercicios completos que se localicen dentro de la ruta señalada en el campo anterior. Para los ejercicios irregulares: deberás anotar el ejercicio del cual se desea calcular el ajuste anual por inflación.

c) Mes inicial del ejercicio y mes final del ejercicio. Esta opción sólo estará disponible para los ejercicios irregulares. Selecciona el mes inicial y final del ejercicio del que se realizará el ajuste anual por inflación.   Problema/ Soluciones PROBLEMAS "Es necesario indicar una ruta con ejercicios completos". "No existen datos de ese ejercicio". "No es un valor de ejercicio válido".   2. y 3. Selección de cuentas de crédito y de deudas. En estos pasos se muestran todas las cuentas en el orden en que fueron dadas de alta desde el catálogo de cuentas, tanto las acumulativas como las de detalle. Selecciona las cuentas de crédito o las de deudas según corresponda, para que el sistema obtenga el saldo de las mismas hasta el último día de cada mes del ejercicio seleccionado, el resultado será Aplicado según la fórmula. SOLUCIONES Este mensaje lo envía el sistema cuando el cálculo lo estás realizando para un ejercicio regular y al seleccionar una ruta, en ésta no se encuentra creado ningún período completo (ejemplo de enero a diciembre de 2004). Revisa que en la ruta indicada, estén creados todos los meses correspondientes a un ejercicio de trabajo completo, de lo contrario el sistema no podrá continuar con el proceso. Este mensaje indica, que el ejercicio (año) especificado para el ejercicio irregular, no existen datos para la realización del cálculo anual, selecciona otro ejercicio o año anotado.

Debes verificar que el campo "Ejercicio" no esté vacío o esté escrito correctamente, de lo contrario el sistema lo tomará como un ejercicio no válido.

  Para seleccionar las cuentas, utiliza la opción Agregar cuentas con las teclas de acceso rápido Ctrl + A, con ayuda del menú flotante (botón derecho del ratón), o bien, selecciona la cuenta a incluir y arrástrala con el ratón hacia el lado derecho. Ejemplo:

Observaciones

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Las cuentas que primero deberás seleccionar son las de crédito y luego en el paso 3 las cuentas de deudas. Para incluir varias cuentas, presiona la tecla "Ctrl" y selecciona las cuentas con ayuda el ratón, una vez seleccionadas, arrástralas con el ratón hacia la derecha o utiliza la opción "Agregar cuentas" ubicada en el menú flotante (botón derecho del ratón). Para eliminar las cuentas ya incluidas, posiciónate sobre la cuenta a borrar, y selecciona la opción "Eliminar esta cuenta" o "Eliminar todas" ubicada en el Menú flotante (botón derecho del ratón).  

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Problemas / Soluciones PROBLEMAS "El catálogo de cuentas correspondiente al período XXX no esta disponible. El problema puede ser que el archivo no exista o que se encuentre dañado, te sugerimos entrar al módulo de control de archivos para hacer una verificación." SOLUCIONES Verificar que la base de datos no este dañada desde el control de archivos opción verificar o que la ruta del archivo sea la correcta. Al contestar que si, este mensaje se desplegará por cada cuenta que se seleccionó de cada período en donde no esté disponible la cuenta. Al contestar que no, el asistente se cerrará.  

"Debes seleccionar al menos una cuenta". Para continuar con el asistente, deberás incluir por lo menos una cuenta de crédito o de deuda según corresponda. Para más información de cómo se llevó acabo el cálculo de este proceso, consulta el tema "Cálculo del ajuste anual por inflación" 4. Reporte. En el siguiente paso y el último se desplegará el reporte del Ajuste anual por inflación, el cual podrás imprimir si lo deseas. Este reporte te mostrará la siguiente información:
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Fecha del ejercicio El número de cuentas de crédito incluidas La descripción de las cuentas Saldo promedio anual Total del saldo promedio anual de créditos Los mismos conceptos pero para las cuentas de Deudas Total del saldo promedio anual para las cuentas de crédito y deudas INPC del período Factor de ajuste anual Ajuste anual por inflación deducible o acumulable

  Notas:
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Si deseas un reporte donde se emita el desglose de ajuste anual, en el cual se muestren los saldos finales de cada una de las cuentas y de cada uno de los meses podrás generarlo desde el reporte del Catálogo de cuentas / Desglose de ajuste anual, siempre y cuando se haya realizado ya el proceso de Ajuste anual por inflación, de lo contrario al generar el reporte del Desglose de ajuste anual te enviará un mensaje donde te informará que es necesario que se realice dicho proceso. Para que el proceso de Ajuste anual calcule correctamente los saldos de las cuentas que manejen monedas extranjeras, debe existir un tipo de cambio para el primer día de cada mes en el Histórico de tipos de cambio, ya que el proceso de ajuste revalúa dichas cuentas, de no tenerse, el sistema presentará los resultados en moneda extranjera incorrectos en los reportes involucrados con el ajuste anual.  

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Póliza de depreciación de activos   Acceso  
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Menú Procesos, Póliza de depreciación. Desde la Barra de Herramientas con el botón (*)

  Qué es   Esta función:  
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Genera una póliza con los movimientos de depreciación del período que hayas especificado en el diálogo del proceso, esta póliza se puede grabar como modelo o contabilizarla en ese momento, si se tiene activo el parámetro Contabilizar en línea Esta póliza contiene el cargo a la cuenta de resultados, con el abono respectivo a la cuenta de depreciación acumulada del activo, la cual es una cuenta del Balance General. Aplica al monto original de la inversión en valores históricos el porcentaje de depreciación establecido en el alta de cada uno de los activos; el resultado lo divide entre 12 y lo multiplica por el número de meses que se indiquen en el diálogo de generación de la póliza; y en los cuales proceda la depreciación del activo. El monto calculado, es el importe del cargo y del abono de la póliza de depreciación. Antes de contabilizar la póliza se recomienda que la grabes como póliza modelo.

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  Nota: Antes de elaborar la póliza de depreciación es necesario que hayas registrado los números de cuenta para todos los Tipos de activos. Los números de las cuentas de resultados y de balance se toman del catálogo de cuentas, que a su vez son definidas en el alta de un tipo de activo, las cuentas que se utilizan para la póliza de depreciación son: la cuenta de la depreciación y la cuenta de gastos para la depreciación. Ejemplo:
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Cuando se da de alta un activo en un departamento, al momento de realizar la p liza de depreciación el sistema propondrá en las cuentas "Depreciación de activos y Gastos de depreciación" el mismo número de departamento en el que se dio de alta el activo. Si la cuenta de depreciación maneja sólo un departamento y la cuenta gastos esté asignada a varios departamentos, se dan dos soluciones: Si el activo es registrado en el departamento 3 , pero la cuenta "Depreciación de activos", sólo maneje el departamento 1, al generar la póliza de depreciación se debe definir en su cuenta de depreciación el departamento 1 y en su cuenta de gastos dejarle el mismo departamento que propone el sistema 3" No registrar al activo algún departamento al momento de darlo de alta, cuando se genere la póliza de depreciación del sistema no sugerirá ningún departamento en las cuentas de depreciación y gastos, pero si ésta última está definida como departamental se le podrá registrar el departamento deseado.

  1.

2.

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  Campos de este proceso Campo Tipo de póliza Ejercicio fiscal Período de depreciación   Nota Una vez generada la póliza de cierre hay que tomar en cuenta que en el campo Fecha las pólizas que se hayan traducido tendrán fecha de 31/12/ Año y no 31/13/Años como se presentaba en Aspel-COI 4.0.   Si son pólizas que se generan en el mes de ajuste, la fecha será la indicada en el equipo o del día de la captura que puede ser cualquier día de año.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema no te permite grabar la póliza SOLUCIONES Anotaste un número de cuenta que no existe. Descripción Aparece como informativo ya que es la depreciación con valores históricos, que es la tradicional o contable. Campo informativo que muestra la fecha del ejercicio, que es del 1º de enero al 31 de diciembre del año de trabajo. Anota las fechas del período de depreciación que deseas que la póliza considere.

El sistema no está configurado El sistema no tiene dado de alta ningún departamento; si quieres activar esta opción por departamentos o el debes agregar departamentos. período no es departamental.

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Póliza de ajuste cambiario   Acceso  
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Menú Procesos, Póliza de ajuste cambiario Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es  
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El sistema solicita un rango de cuentas entre las cuales busca aquellas que manejan multimoneda y que afectan a la póliza de ajuste cambiario, características definidas en el Catálogo de cuentas. La póliza se genera para el último día del mes, con el tipo de cambio de ese día. En caso de que no esté capturado, se propone el tipo de cambio más actualizado a partir de esa fecha, es decir, busca el inmediato anterior, si no encuentra alguno, tomará el tipo de cambio registrado en el catálogo de monedas. Este proceso se repite por cada cuenta que se encuentra en el rubro señalado y que cumple con las características antes mencionadas. Por último, el sistema cuadra la póliza generando un movimiento en la cuenta de ajuste, la cual debes indicar al momento de ejecutar el proceso.

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Nota Esta póliza se debe realizar cuando necesites obtener el monto de ganancia o pérdida por fluctuaciones cambiarias. Debido a las variaciones que se registran en los tipos de cambio, es posible que la póliza generada presente un descuadre mínimo, el cual debe ser ajustado manualmente. Es muy importante que antes de generar la Póliza de ajuste cambiario, te cerciores que los tipos de cambio se encuentran actualizados en el Histórico de tipos de cambio.   Campos de este proceso   Números de Cuentas     Campo Cuenta Inicial Cuenta Final Cuenta de ajuste Descripción Anota o elige la cuenta inicial del rubro que se utilizará en el proceso.

Anota o elige la cuenta final del rubro que se utilizará en el proceso. Anota o elige la cuenta que se utilizará para realizar el ajuste de las fluctuaciones monetarias.

Nota: La cuenta de ajuste cambiario debió haber sido registrada o dada de alta dentro del Catálogo de cuentas.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema dice: es necesario capturar cuenta de ajuste. Los montos de ajuste sugeridos en la póliza de ajuste cambiario no son correctos. SOLUCIONES La cuenta que elegiste como de ajuste no existe y/o es acumulativa.

1. 2. 3.

Verifica que se haya asignado correctamente el Tipo de moneda a cada una de las cuentas. Actualiza en el Histórico de tipos de cambio, el tipo de cambio de las monedas involucradas. Verifica que los montos de los saldos en la moneda nacional y extranjera sean los correctos.

El sistema no te permite grabar la póliza.   Temas relacionados

Anotaste un número de cuenta que no existe.

Catálogo de Cuentas / Carpeta de multimoneda

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Catálogo de monedas Alta de cuentas

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Póliza de cierre anual   Acceso  
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Menú Procesos, Póliza de cierre. Desde la Barra de Herramientas con el botón (*)

  Qué es
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Esta opción te permite la elaboración automática de la póliza de cierre del año de trabajo, traspasando sus saldos a las cuentas de resultados con el fin de determinar la utilidad o pérdida del ejercicio.

  Campos de este proceso Campo Cuenta inicial Cuenta final Cuenta de cierre Por departamento Descripción Anota o elige desde qué cuenta quieres que se realice la Póliza de cierre. Anota o elige hasta qué cuenta debe abarcar la Póliza de cierre. Anota o elige la cuenta de cierre, la cual se utilizará para saldar todas las cuentas de resultado, en la cual se aplicará una cantidad similar a los cargos y abonos que cierran las cuentas incluidas en la póliza. Puedes solicitar que se cierren las cuentas que pertenezcan a un sólo departamento o que se consideren las de todos ellos (opción casilla sin marcar). Si activas esta opción deberás seleccionar el departamento al que corresponde la p liza de cierre. Este campo estará disponible si en Parámetros del sistema se configuró manejar departamentos.

  Notas  
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Es importante que antes de realizar la póliza de cierre, emitas un reporte del Estado de Resultados, ya que después de contabilizar la póliza de cierre, la utilidad neta varía notablemente. Mediante la tecla F2 puedes ver la lista de las cuentas. La cuenta de cierre debe haber sido registrada o dada de alta dentro del Catálogo de cuentas, y en su caso necesario, en el Catálogo de cuentas departamentales.

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Tecla de ayuda F2
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  Repercusiones Cuando la póliza de cierre es contabilizada, los saldos finales de las cuentas de detalle incluidas en las pólizas se igualarán a cero y la diferencia de cargos y abonos será aplicada a la cuenta de cierre señalada.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

El sistema no te permite grabar la Anotaste un número de cuenta que no existe. póliza El sistema no está configurado por departamentos o el período no es departamental. El sistema no tiene dado de alta ningún departamento; si quieres activar esta opción debes agregar departamentos.

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Integración de pólizas   Acceso  
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Menú Procesos, Integración de pólizas

  Qué es

Podrás integrar las pólizas previamente auditadas o todas, de un período de trabajo y de una empresa diferente a la que se está trabajando.

La ventana es la siguiente:

  Campos de este proceso Campo Ruta Descripción Selecciona la ruta del directorio donde se encuentran registradas las pólizas a integrar.

Empresa, Mes, Ejercicio Selecciona la empresa, mes y ejercicio de donde se tomarán las pólizas a integrar en esta empresa. Tipo de Pólizas Número de Pólizas Fecha Atributos Selecciona el tipo de póliza que se requiere integrar. Indica un rango de pólizas a integrar considerando el número de póliza, o si lo prefieres que se integren todas las pólizas. Indica la fecha que corresponde a las pólizas que quieres integrar. Puedes filtrar con más detalle escogiendo a las pólizas ya sean contabilizadas, auditadas y/o pendientes. Ejemplo: Si seleccionaste en el filtro que sólo deseas integrar las pólizas auditadas, el sistema tomará en cuenta las pólizas con los atributos auditadas, no contabilizadas y no pendientes. La integración de las pólizas se realizará si cumple con cada uno de los atributos seleccionados, en caso contrario no se podrá llevar a cabo este proceso. Si tienes seleccionada esta opción al concluir el proceso, el sistema verifica en parámetros del sistema si tienes dado de alta ese tipo de póliza y si no la tienes te la creará. Sólo en el caso de

Crear tipo de póliza

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no haber espacio no será creada y por lo tanto no las integrará. COI te permite definir 12 tipos de pólizas diferentes. Crear bitácora de proceso   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES Si seleccionas esta opción, el sistema presentará automáticamente un resumen y/o una lista de posibles errores por los cuales no haya podido integrar alguna de las pólizas. Si deseas consultar el archivo BITACORA.TXT, lo encontrarás en el directorio donde tengas tu base de datos.

El sistema dice: Archivo Seleccionaste el archivo del mismo período y empresa en que te encuentras. de período actual. El sistema dice: No hay Las pólizas a integrar no cumplen con los requisitos establecidos. pólizas para integrar.   Temas relacionados Auditar póliza Copiar póliza de otro período

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Conversión de cuentas a activos   Acceso
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Menú Utilerías, De cuentas a activos Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es Esta opción está diseñada para aquellos usuarios que llenan en su Catálogo de cuentas información de sus activos como podría ser el valor de los activos y la depreciación de los mismos. La opción traslada estas subcuentas a un activo. Con este proceso se trasladan estas cuentas a un catálogo de activos con información más completa. Las subcuentas desaparecen y el saldo queda integrado en la cuenta de mayor de tu catálogo y los nuevos activos forman parte de un catálogo del sistema.   El proceso que deberás llevar a cabo es el siguiente:
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Captura la cuenta de Mayor (Acumulativa) cuyas subcuentas se trasladarán a activos. Indica el tipo de activo que se asignará a los activos. Completa la información general de la ventana de captura, para cada subcuenta ya que éstos serán los datos con los que se registre cada uno de los activos. Oprime el botón , para que la operación sea efectuada.

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Una vez terminado el traslado, puedes generar una póliza de depreciación de activos, si así lo deseas, para que quede registrado el movimiento.

  Campos de este proceso Campo Cuenta utilizada como tipo de activo Descripción Anota la cuenta de Mayor (Acumulativa), cuyas subcuentas se trasladarán a activos. Puedes utilizar la ayuda F2 para seleccionarla del catálogo. Tecla de ayuda F2

Tipo de activo con Señala el tipo de activo a asignar para cada una de las subcuentas. que se quiere asociar Subcuentas (Activos) En este campo informativo se muestran los activos (subcuentas de cada uno de ellos) que vas a transportar a tu catálogo de activos.   Datos generales para convertir las cuentas a activos Clave Localización Descripción Departamento Anota un texto que clasifique a los nuevos activos. Indica la clasificación que tienes diseñada para ordenar tus activos de acuerdo a una localización en tu empresa. El sistema sugiere la misma descripción de la subcuenta para tu activo, pero puedes anotar la que deseas. Selecciona el departamento al que reportará tu activo (si es que manejas departamentos en tu empresa).

Fecha de adquisición Anota la fecha de compra del bien. Tasa de Depreciación Indica la tasa de depreciación que por ley aplica a los activos, sin que sea mayor al 100%. % Vida útil remanente Indica el porcentaje de vida útil que le queda a los activos. Monto original Depreciación acumulada   Anota el valor original de los activos. Señala el monto de la depreciación que presenta el activo hasta el momento actual.

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Nota Los datos se deben asignar por cada subcuenta (para ello es necesario posicionarse en cada una de ellas y definir datos, moverse a otra, definir datos y así sucesivamente hasta terminar con todas ellas). Una vez terminado este proceso es necesario verificar que los saldos de las cuentas contables sean correctas. Si en tu catálogo de cuentas tienes definida una cuenta para cada activo, con esta opción puedes convertirlas en activos. Al ejecutarlo, las cuentas desaparecen (el saldo queda integrado en la cuenta de mayor del catálogo) y los nuevos activos forman parte del catálogo de activos del sistema. Es necesario tener mucho cuidado al indicar los datos de las subcuentas pues s lo se trasladan a activos las cuentas, para las que se han definido todos los datos correctamente.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS ¡Existen subcuentas con movimientos, imposible trasladar! "No se registraron algunos activos". SOLUCIONES Tienes que seleccionar una subcuenta que no tenga movimientos de lo contrario no podrás trasladar. No se han definido los datos de Monto original para todas las subcuentas o alguno de los datos indicados no son correctos.

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Importación de archivos   Acceso  
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Menú Utilerías, Importación de archivos Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

  Qué es   Esta opción te permite traer (importar) mediante un asistente la información de los archivos ContPAQ® 2003, 2004 y 2005, que se encuentra en otra aplicación hacia el sistema.   Procedimiento para importar archivos:   Antes de comenzar deberás verificar que en el sistema ContPAQ® tengas activado el parámetro de "Cada segmento es un nivel" ya que no podrás realizar el proceso de importación de archivos. El sistema te manda el siguiente mensaje " Es necesario que cada segmento sea un nivel para continuar" cuando no tienes el activado el parámetro. Indica la ruta en donde se encuentra los archivos ContPAQ®. Si no sabes la ruta donde se encuentra el directorio que quieres definir, utiliza la tecla F2 o el botón   1.   Nota El sistema Aspel – COI buscará la ruta donde se encuentra instalado ContPAQ® que por default es CompacW y a partir de esta carpeta se indicará aquella donde se encuentra la información para importar. El sistema busca el archivo CTW1000.DBF que es el que contiene los datos necesarios para que Aspel-COI reconozca y configure los archivos a importar.   Indica la ruta en donde se encuentra los archivos ContPAQ®. Si no sabes la ruta donde se encuentra el directorio que quieres definir, utiliza la tecla F2 o el botón para navegar en tu sistema y localizar su posición. para navegar en tu sistema y localizar su posición.

   2. En el siguiente paso deberás indicar la empresa a importar, el ejercicio y los períodos donde se tomará la información.

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3. 4. 5.  

Ya indicada la información a importar, indica la ruta destino a donde se dejarán los datos para el manejo en el sistema Aspel – COI 5.7. Una vez recabada la información para la importación presiona el botón Finalizar para comenzar la importación. Asocia las cuentas a los rubros disponibles en el catálogo de cuentas.

* Contpaq es Marca Registrada de Computación en Acción, S.A. de C.V., empresa no relacionada con Aspel.

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Si eres usuario Aspel-COI de otras versiones   Compatibilidad entre versiones Esta versión del sistema podrá traducir las bases de datos desde las versiones de Aspel-COI para versión 3.x y 4.0. Si eres usuario de Aspel-COI 5.0 en adelante, no necesitarás realizar la traducción de archivos.   Indica dónde tienes tu base de datos Para utilizar la base de datos que generaste en otra versión, deberás usar el Asistente para la configuración de Aspel - COI 5.7, hay dos formas de acceder a ello:  
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Menú Configuración / Agregar empresa Menú Archivos / Administrador de períodos

  También podrás utilizar esas bases accediendo al Asistente de Traducción de archivos que se encuentra en el Administrador de períodos o el menú utilerías, Traducción de archivos.   Tema relacionado Asistente para la configuración de Aspel - COI 5.7

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Diagnóstico de archivos   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón Desde la Barra de herramientas, con el botón Menú Utilerías, Control de archivos, Botón

o F8, opción Diagnóstico de archivos

(*), opción Diagnóstico de archivos

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  Qué es   Por medio de esta función podrás conocer datos generales del archivo seleccionado, así como la información de su estado.   Campos de este proceso Campo Nombre Descripción Estado Tamaño Hora Fecha Descripción Este campo informativo te mostrará el nombre del archivo que seleccionaste. Este campo informativo te mostrará qué descripción tiene el archivo. Este campo informativo te mostrará el estado del archivo, es decir si existe o no; o en su caso si ya fue verificado. Este campo informativo te mostrará el tamaño actual del archivo, este dependerá de los movimientos registrados en el mismo. Este campo informativo te mostrará la hora en que se modificó el archivo por última vez. Este campo informativo te mostrará la fecha en que se modificó el archivo por última vez.

Cifra en registro de Este campo informativo representa el control interno del sistema que refleja el número de registros control que se han almacenado; generalmente esta cifra corresponde a la cantidad de registros grabados en el archivo. Registros calculados   Nota: Si la cifra en el registro de control y los registros calculados son iguales, tu archivo está correcto; si no es así, significará qué tu archivo está dañado. En este caso es recomendable que utilices el respaldo del archivo, si cuentas con él, en caso contrario ejecuta el proceso de Recuperación. Recuperación de archivos   Manejo El botón   Tema relacionado Verificación de registros , sólo se encontrará activado cuando estés diagnosticando un archivo de datos (con terminación .DB). Este campo informativo representa una cifra teórica; se refiere al número de registros que deberían estar grabados en el archivo. El total de registros calculados se obtiene dividiendo el tamaño del archivo (en bytes) entre el tamaño que ocupa un registro (también en bytes)

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Verificación de registros   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón Desde la Barra de herramientas, con el botón

o F8 , Botón Diagnóstico, botón

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(*),, Botón Diagnóstico, botón

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Menú Utilerías, Control de archivos, botón Diagnóstico , Botón

  Qué es   Esta opción verifica los archivos de datos (terminación.DB) para conocer el estado en que se encuentran.   Al iniciar este proceso, el sistema comprueba registro por registro que la información que contienen los campos sea del tipo especificado (por ejemplo, que en un campo numérico no aparezca una letra o basura, que la longitud sea la correcta, etc.)

Nota Si el proceso de Verificación presenta algún daño, será necesario realizar el proceso de Recuperación.   Temas relacionados Control de archivos Diagnóstico de archivos Creación de archivos Recuperación de archivos Regeneración de Índices Instalación automática Avanzado Conversión

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Creación de archivos   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón Menú Utilerías, Control de archivos, con el botón Desde la Barra de herramientas, con el botón (*) ,Botón

o F8 , Botón

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  Qué es Este proceso genera el nuevo archivo de datos de tu contabilidad que hayas marcado en la ventana de Control de Archivos.   Nota: Cuando el estado indicado en la ventana de Control de Archivos dice que el archivo No existe, con esta opción puedes crear cada archivo de datos (.DB). Al crear los archivos de datos también se generarán los índices asociados.   Repercusiones Al crear cualquier archivo si ya existe, perderás toda tu información contenida en éste.   Manejo
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Si ejecutas este proceso, el sistema revisará primero si ya existe el archivo; si no lo encuentra grabado en la ruta de acceso (donde se almacenan los datos), se crea automáticamente; si se encuentra grabado el archivo que se solicitó, enviará un mensaje de que ya existe y te pedirá la confirmación para continuar. Al crear cualquier archivo de datos, el sistema mostrará el Estado de creado. En el caso de la creación del archivo del Catálogo de monedas el sistema te proporciona una ventana; en donde podrás observar un listado de las monedas con el nombre de la moneda, en la cual podrás reinicializar el archivo de monedas con las que deseas trabajar.

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  Temas relacionados Control de archivos Diagnóstico de archivos Recuperación de archivos Regeneración de Índices Instalación automática Avanzado Conversión Creación del catálogo de cuentas Catálogo de monedas

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Recuperación de archivos   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón Menú Utilerías, Control de archivos, con el botón Desde la Barra de herramientas, con el botón (*), Botón

o F8, Botón

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  Qué es   Esta función te permite recuperar la mayor cantidad de información de los archivos que se encuentren dañados; una vez terminado el proceso el sistema indicará dentro de la ventana de control de archivos el Estado del archivo como recuperado y el total de registros recuperados.   Esta opción estará disponible únicamente para los archivos de datos (archivos con terminación DB)   Repercusiones   Si por algún error efectuaste el proceso de Recuperación sobre un archivo que no lo necesitaba, tu información no se verá afectada.   Después de recuperar un archivo será necesario Regenerar el índice del mismo.   Nota: Si en el Diagnóstico de Archivos observaste un Estado de archivo como dañado, debes llevar a cabo la Recuperación de archivo. Al ejecutar el proceso no se asegura que se recupere la información del registro dañado, pero sí de los registros anteriores y de los posteriores, necesitando capturar sólo los registros dañados o los más recientes.   Manejo y Sugerencia   El sistema leerá el archivo indicado y, si el registro es correcto, lo grabará en un archivo temporal. Cuando se localiza un registro dañado, el sistema preguntará si deseas continuar recuperando la información, eliminando el registro incorrecto. Si contestas afirmativamente se continuará la recuperación hasta terminar de leer el archivo. Si, por el contrario contestas de manera negativa el proceso se dará por terminando y el archivo quedará compuesto por los registros correctos que se encontraban almacenados antes del dañado.   En el caso de las Pólizas, el proceso también borra los cargos y abonos que aparecen en el Catálogo de cuentas y actualiza las afectaciones de las pólizas que no están dañadas, tanto en las cuentas de detalle como en las acumulativas. Si al encontrar un registro dañado decides suspender la recuperación, necesitaras volver a capturar el movimiento dañado y los posteriores para que tu contabilidad no se descuadre.   Se recomienda usar esta función sólo cuando los archivos que la Verificación marca como existentes son superiores al 60% de su información y cuenta con un respaldo reciente, debido a que tendrás que volver a capturar aquellos movimientos que no se recuperaron.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS Los datos registrados. no pueden SOLUCIONES ser El archivo seleccionado esta dañado y es irrecuperable la información. Borra los movimientos que hayas realizado en el período y vuelve a capturar la información.

No existen registros en el Archivo. El archivo seleccionado no tiene ningún movimiento. Cuenta "Número" inexistente, error Se usó una cuenta inexistente en el movimiento indicado por la póliza y/o modificaste en la póliza "tipo No." ¿Desea los parámetros del sistema durante el período de trabajo actual (niveles de cuentas). continuar con el proceso? Ver: Manejo de cuentas Si tu respuesta es afirmativa el sistema continuará con el proceso, sin recuperar el dañado. Si tu respuesta es negativa suspenderá el proceso. Error al recuperar. El sistema encontró algún registro dañado y no fue recuperado porque suspendiste el

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proceso de recuperación.   Temas relacionados Control de archivos Diagnóstico de archivos Creación de archivos Regeneración de Índices Instalación automática Avanzado Conversión

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Regeneración de índices   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón Menú Utilerías, Control de archivos, con el botón Desde la Barra de herramientas, con el botón (*) , Botón

o F8, Botón

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  Qué es   Esta es una de las opciones de mayor utilidad dentro del Control de archivos, ya que muchos de los problemas más comunes se solucionan ejecutando esta utilería. Solamente podrá ser ejecutado sobre archivos de índice (archivos con extensión en formato PARADOX PX, XG0 o YG0) que son los que se encargan de grabar en un cierto orden la información.   Esta utilería soluciona muchos de los problemas que se pueden presentar cuando ocurre una descarga eléctrica o cuando alguien apaga su computadora mientras se ejecutaba alguna operación de guardado.   Utiliza esta opción cuando:  
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Los datos que reporta el sistema se generen fuera de orden, estén duplicados o no aparezcan. Los archivos de índice no existan. El Estado aparezca como Incorrecto. Existan problemas de operación.

  Repercusiones   En caso de que algún registro esté dañado, la regeneración de índices no contribuirá a recuperarlo, por lo que deberás utilizar la recuperación de archivos.   Si ejecutas la regeneración de un índice que no requería este proceso, sus archivos no se verán afectados.   Temas relacionados Control de archivos Diagnóstico de archivos Creación de archivos Regeneración de Índices Instalación automática Avanzado Conversión

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Instalación Automática   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón Menú Utilerías, Control de archivos, con el botón Desde la Barra de herramientas, con el botón Menú Archivos, Administrador de períodos, botón (*) ,Botón

o F8 , Botón

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, opción Nueva Contabilidad

  Qué es   Esta opción permite crear de manera automática archivos necesarios para trabajar con el sistema fácil y rápidamente, únicamente suministrando algunos parámetros básicos como: Si deseas que se instale el catálogo estándar de cuentas, si vas a manejar o no departamentos, las monedas con las que trabajará el sistema, etc. Esta forma de instalación te asegura que el sistema esté listo para trabajar de inmediato, para que posteriormente definas los parámetros de operación específicos dependiendo del manejo de tu empresa.   Manejo   La primera vez que accedas al sistema, por omisión se desplegará el Administrador de períodos para que selecciones una ruta de trabajo, por omisión el sistema te propone una ruta en la cual sólo faltará crear los archivos necesarios para iniciar una nueva contabilidad.   Nota: Recuerda que antes de crear tu período de trabajo, puedes aprender a usar el sistema con la base de datos Ejemplos que el sistema te proporciona. Para esto, indica o selecciona en el campo "Directorio de trabajo" ubicado en el Administrador de períodos, la ruta: C:\Archivos de programa\Archivos comunes\ASPEL\Sistemas Aspel\COI5.50\Ejemplos\.   Instalación automática desde el Administrador de períodos Podrás crear en el Administrador de períodos tu base de datos para que empieces a incorporar la información de tu empresa. Para facilitar su creación se ejecutará el proceso de instalación automática.   Instalación automática desde control de archivos Para el caso en el que el control de archivos detecte que algún archivo no fue creado correctamente o por alguna razón se encuentre dañado, desde este módulo también estará disponible el proceso de instalación automática.   La instalación automática se encargará de instalar y/o configurar el sistema para que puedas empezar a trabajar con él de inmediato. Este proceso te pedirá que confirmes o indiques el tipo de información con el que deseas generar ciertos catálogos, la información que se solicita es:  
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Tipo de catálogo de cuentas a usar

  Si deseas usar el catálogo estándar de rubros de cuentas  
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Si deseas usar el Catálogo estándar de departamentos. (Esta información sólo te la solicitará si en los parámetros de configuración está activada la opción "Manejo de departamentos") Las diferentes monedas con las que trabajará el sistema

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  Con este proceso, también se configurarán ciertos parámetros que son indispensables para iniciar el procesamiento de información en tu sistema. Para consultar los parámetros que por omisión trae configurados el sistema por omisión, consulta el tema de "Parámetros del sistema".   Notas

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  Si cuentas con una base de datos de otra versión, primero deberás crear el directorio y la misma base, para posteriormente desde el proceso de traducción de archivos realices la traducción.   Si ejecutas este proceso en una base de datos que por alguna razón esté incompleta, sólo se solicitarán los elementos necesarios, es decir, puede ser que en esa ruta ya este creado un catálogo de departamentos, pero no el de cuentas, por lo que para este caso, sólo se requerirá la creación del catálogo estándar del catálogo de cuentas.   Temas relacionados Control de archivos Diagnóstico de archivos Creación de archivos Recuperación de archivos Regeneración de Índices Creación del catálogo de cuentas Creación del catálogo de monedas Avanzado Conversión

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Avanzado   Acceso
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Menú Utilerías, Control de archivos, con el botón

  Qué es  
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Esta opción te permite manejar los archivos de Datos de tu empresa en diferentes formatos como Paradox, Dbase, SQL server, ODBC. Al poder manejar los archivos de datos en formatos de manejadores de bases de datos, se permite explotar toda la información administrativa de tu empresa desde otras aplicaciones. Una vez que manejes tu base de datos en formato Paradox, Dbase, SQL server, o cualquier otro tipo el sistema podrá leerla y actualizarla sin problema, y convertirla nuevamente a formato ASPEL en cualquier momento, ya que la información no se crea solo se actualiza.

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  Al darle clic al botón aparecerá la siguiente pantalla:  

  La ventana solicita los siguientes datos:   Tipo o Driver. Indica el formato de Base de datos en la que deseas exportar tus archivos. Ruta o Alias. Escribe la ruta o "alias" donde se encuentra la base. Apóyate con la tecla F2 para indicar la ruta o alias. a) Si en la ruta o "alias" indicado se encuentra el archivo, el sistema lo leerá y desde ese momento realizará las afectaciones correspondientes en él. b) Si el archivo existe pero en un tipo diferente al indicado, el sistema lo informará y permitirá hacer la exportación del archivo al tipo y "alias" seleccionado.   Esencial Si las tablas o archivos fueron generados por Aspel-COI, puedes estar seguro que su estructura es la correcta, pero si fueron generados desde otra aplicación deberás asegurarte que su estructura pueda ser leída por Aspel - COI.   Tablas de descripción de archivos Una vez que se ha definido la ruta y el tipo de los archivos, el sistema actualizará la información de manera transparente para el usuario; así mismo, los datos podrán ser vistos desde otras aplicaciones, como el Desktop de MSSQL Server® o Paradox®, según sea el tipo del archivo. Si desde el manejador de la base de datos se agregan o eliminan registros es necesario actualizar manualmente el dato correspondiente a NUM-REGS del archivo de control asociado a la tabla de datos.

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  Temas relacionados Configuración del drivers ODBC Configuración del drivers Nativos

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Conversión   Acceso
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Menú Utilerías, Control de archivos, con el botón

  Qué es Utiliza esta opción para exportar los archivos de la base de datos que actualmente está utilizando Aspel - COI (formato Paradox® o Dbase®) a otro tipo, sin cambiar el formato de la base de datos que va a utilizar el sistema para realizar las actualizaciones; para cumplir este último objetivo se debe utilizar la opción de Avanzado.   Al oprimir el botón Conversión el sistema muestra una ventana donde se solicitan los siguientes datos:   Campos de este proceso Campo Nombre Tipo Ruta o alias   Una vez realizada la conversión podemos consultar o modificar este archivo desde el propio manejador de base de datos (por ejemplo el Desktop de Paradox) o desde cualquier otra aplicación que pueda leer archivos de este formato. Con esta opción únicamente se "exporta" la información al formato indicado y no configura Aspel- COI. Si deseas "convertir" y "usar" el archivo de datos utiliza la opción Avanzado. Descripción Anota el nombre del archivo que contendrá la información del archivo seleccionado, el sistema sugiere el nombre por omisión, por ejemplo CC_E Indica el tipo de Base de datos al que quieres convertir el archivo. Escribe la ruta donde se dejará el archivo de la base de datos.

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Asistente de configuración del directorio de archivos comunes   Acceso
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Menú Utilerías, Directorio Común Aspel.

  Qué es Este Asistente te permitirá configurar la ruta de trabajo de tu Carpeta de Archivos Comunes Aspel de una manera rápida y sencilla.   Para cualquier información, dirígete al ayuda del Asistente de configuración del Directorio común Aspel.   Tema relacionado Directorio de Archivos Comunes (DAC)

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Generalidades   Qué es  
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La versión 5.7 de Aspel - COI incluye una función para manejar y actualizar bases de datos de tipo diferente a la base de datos Paradox®. El formato de la base de datos manejada en Aspel - COI 4.0 corresponde al formato Aspel. Por omisión la base de datos que instala Aspel - COI 5.7 está estructurada en formato Paradox®. El manejar una base de datos abierta significa que el sistema tiene la capacidad de compartir información desde y hacia otras aplicaciones diferentes a Aspel - COI. Por ejemplo, una base de datos de cuentas en formato Paradox, puede estar estructurada de tal manera que pueda ser utilizada desde Aspel - COI para tener una relación de los cuentas y sus saldo, y así, esta base de datos puede ser utilizada por otra aplicación que utilice bases de datos Paradox y que sirva para generar una lista de las cuentas a los que se les puede mandar información sobre algo en particular de su contabilidad. Incluso, esta base puede ser modificada desde Paradox debidamente y Aspel - COI reconocerá dichos cambios.· ODBC (Open Database Connectivity ) es un estándar que Microsoft® propuso para el acceso a las bases de datos. Por su parte Borland® propone el BDE (Borland Database Engine) y SQL Links, con los cuales se pueden obtener los mismos resultados que el manejo de ODBC. Para realizar el acceso y manejo de bases de datos de cualquier tipo, se requieren administradores de datos conocidos como manejadores o drivers.

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  Nota: El sistema te permitirá respaldar los archivos de tu base de datos, si se encuentran en los formatos PARADOX® y Dbase®.   Existen dos formas de trabajar con bases de datos de tipo diferente al de Paradox®:·  
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Utilizar la información de las bases de datos de Aspel - COI y convertirla a un tipo de base de datos diferente al de Paradox (Dbase®, MSSQL Server®, DB2® y Oracle®). Utilizar la información de las bases de datos creadas en una aplicación externa a Aspel - COI y acceder a ellas para su uso en Aspel - COI (lo cual implica que el usuario prepare las bases de datos con cierta estructura para que Aspel - COI las pueda leer).Los tipos de bases de datos que puede generar, manejar y actualizar Aspel - COI son: Paradox®, Dbase®, MSSQL Server®, DB2® y Oracle®.

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  Así como aquellas a las cuales se pueda acceder a través de un manejador estándar de ODBC. Es recomendable usar el driver nativo cuando lo permita el BDE y no el ODBC.Para revisar la estructura de datos de las tablas de Aspel-COI a la que quieres migrar, consulta el tema: Asi se forma tu base de datos   Temas relacionados Instalación del BDE Qué debes revisar

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Instalación del BDE   Cuáles son  
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Aspel - COI al ser instalado, copia el BDE para permitir el uso de otro tipo de bases de datos y se instala en el directorio donde se instala el sistema. Si se detecta una instalación previa del BDE en tu computadora, la actualización se realizará en el mismo directorio donde se encuentra la versión actual. Cuando se realiza la instalación del sistema en cualquiera de sus modalidades, además de copiar los archivos necesarios para el manejo de bases de datos diferente al de Aspel, realiza algunas modificaciones en los registros de configuración de la computadora. Esto es, en el registro de Windows: \\ HKEY_LOCAL_MACHINE \ Software \ Borland \ Database Engine, modifica la entrada DLLPATH, ya que después de la instalación del BDE mostrará la ruta donde se encuentran los archivos con extensión *.dll correspondientes al BDE y la entrada CONFIGFILE01 mostrará la ruta donde se encuentra el archivo IDAPI32.CFG, el cual contiene la configuración de los drivers y alias, lo que lo hace indispensable en el uso de bases de datos de otro tipo. Este archivo puede ser editado y modificado ejecutando el archivo bdeadmin.exe.

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  Las anteriores definiciones las hace el sistema de manera automática; sin embargo, hay que considerar su naturaleza e importancia.   Si se detecta una instalación previa del BDE, sólo se actualizarán los drivers nativos para el buen funcionamiento del sistema. El sistema mediante el Regedit (registro de configuración de la computadora) verifica si existe o no un BDE instalado.   Nota: El programa de instalación de los sistemas Aspel verifica que los parámetros de los Drivers Nativos se configuren para asegurar el correcto funcionamiento de los procesos de ordenamiento, exportación y manejo de la base de datos.   Temas relacionados Paradox Dbase SQL Server DB2 Oracle MSSQL

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Consideraciones especiales para el uso de base de datos en formato SQL 2005 versiones   Manejo   Aspel-BANCO soporta el manejo base de datos en formato SQL versiones 2000, 2005 Estándar y SQL Express (MSSQL). Para el adecuado funcionamiento de Aspel-BANCO en MS-SQL 2005 Estándar o Express, considera lo siguiente:  
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Si en la base de datos existen claves que sean muy parecidas, es decir, donde la diferencia radique solamente porque una se escribe con letras mayúsculas y la otra es igual pero con letras minúsculas (por ejemplo:"a", "A"), es necesario que la base de SQL a exportar tenga configurado el atributo:"Latin1_General_Bin" para que pueda diferenciar estas claves y no tomarlas como repetidas, ya que si en BANCO se realiza la exportación de una base con estas características y la base de SQL no tiene configurado dicho atributo, los índices de los archivos donde se encuentran las claves "repetidas" no se podrán regenerar y por lo tanto no se podrá trabajar con dicha base en formato SQL. Es requisito configurar las propiedades de la base de datos para que trabaje con compatibilidad de SQL 2000 y para ello se debe modificar el nivel de compatibilidad de 90 a 80 para poder exportar y crear bases de datos en este formato. En las propiedades de la base de datos de SQL se debe definir el tipo de intercalación "Latin1_General_Bin". Adicionalmente para que Aspel-BANCO pueda exportar a bases de datos a SQL 2005 se debe:

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  1. Indicar como propietario de la base de datos, el usuario de SQL. 2. En SQL 2005 Estándar, se debe tener activo el parámetro "dbcreator" en las propiedades de inicio de sesión (opción "Funciones del servidor") 3. En SQL 2005 Express al menos se debe tener activa la opción "public"   Es requisito que tanto el idioma del manejador de bases de datos como el idioma de los  equipos clientes sea el mismo, por ejemplo español-español, te recomendamos ampliamente una instalación en idioma "español".   SQL 2005 Express   SQL 2005 Express es una base de datos que viene configurada por omisión para accesos locales, es decir, en la máquina donde se instale es la única que puede hacer uso del servidor de bases de datos, si se requieren conexiones desde otras á¡quinas entonces se debe seguir el procedimiento descrito en:   http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=kb;EN-US;914277   Antes de exportar tu base de  datos a formato SQLServer, es necesario que para el adecuado funcionamiento de BANCO tomes en cuenta las siguientes configuraciones de SQL:   Para usar este tipo de base de datos desde Aspel-BANCO, deberás configurar el sistema para que trabaje con dicha base desde la ventana de control de archivos/opción Avanzado, seleccionando el tipo de base de datos "MSSQL".   Para su correcta configuración se requiere modificar el nivel de compatibilidad del lenguaje SQL para que soporte las sentencias generadas por BDE, para ello se debe ejecutar desde el servidor SQL el siguiente procedimiento almacenado: EXEC sp_dbcmptlevel 'Nombre_Base_de_Datos', '80';  El '80' significa que es compatible con SQL Server 2000   Se recomienda ampliamente que para cualquier problema consultes la documentación de ayuda que brinda Microsoft para el manejo de estos tipos de base de datos.

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Qué debes revisar   Revisa
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Los tipos de bases de datos que el sistema permite manejar son las siguientes: Paradox Dbase SQL Server DB2 Oracle

 
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  Así como aquellas a las cuales se pueda accesar a través de un manejador estándar de ODBC.   Hay que tomar en cuenta que para utilizar otros formatos de base de datos, s lo se puede hacer a través de los drivers nativos de cada manejador y no a través de drivers ODBC.   Si el tipo de base de datos corresponde a un manejador de tablas locales como Dbase® y Paradox®. Si se trata de un manejador de tablas remotas como SQL Server, DB2" o Oracle se deben configurar los "alias" que permitirán el acceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. Y al cual también se puede accesar desde la ruta C:/Archivos de programa/ASPEL/Aspel – COI 5.7/Bde   Existen dos formas de trabajar con bases de datos de tipo diferente al de Aspel:   1. 2.   Temas relacionados Tips de configuración Configuración de los drivers nativos Que debo configurar en el programa BDEADMIN Utilizar la información de las bases de datos de Aspel - COI y convertirla a un tipo de base de datos de las antes mencionadas. Utilizar la información de las bases de datos creadas en una aplicación externa a Aspel - COI y accesarla para su uso en Aspel COI (lo cual implica que el usuario prepare las bases de datos con cierta estructura para que Aspel - COI las pueda leer).

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Como acceder a la base de datos abierta   Avanzado Conversión

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INFOWEB   Acceso
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Menú Archivos, Infoweb

  Qué es Es la herramienta de comunicación que permite publicar fácil y rápidamente los reportes, las consultas y estadísticas administrativas y comerciales de la empresa generadas desde los sistemas Aspel o cualquier otro tipo de información importante, para ser consultada de forma segura en un sitio hospedado dentro de la empresa o dentro de aspel.com, para mejorar la comunicación interna y aumentar la efectividad de los procesos de colaboración empresarial.   Manejo Los sistemas de la línea Aspel (CAJA, COI, NOI, BANCO, SAE y PROD) podrán publicar en Internet la información que generen, gracias al programa INFOWEB 2.0. Al instalar cualquier sistema de la línea Aspel, se incluye una instalación de Aspel-INFOWEB. Este sistema es una aplicación de uso común para los sistemas Aspel, de tal forma que la configuración de INFOWEB para un sistema, también se aplica para los demás. El servicio INFOWEB es utilizado e instalado por los productos Aspel a partir de la liberación de NOI 4.0. Pero recuerda que sólo las nuevas versiones liberadas en el 2007 bajan la versión de INFOWEB 2.0, por lo que las demás versiones deberán actualizarse a la versión 2.0. Esta actualización la podrás bajar desde la página de Aspel sin costo, o bien, desde el CD de instalación del sistema INFOWEB 2.0 Servidor. Los archivos de uso común entre los sistemas Aspel, como las interfases, entre otros, se encuentran o se instalan en una carpeta denominada Aspel, está localizada dentro del DAC, la cual por omisión se crea en C:\Archivos de programa \ Archivos comunes.   Importante Para mayor información acerca del manejo de INFOWEB, consulta el archivo de ayuda que se encuentra en el sistema dentro de INFOWEB o desde el sistema, Menú Ayuda / Opción Infoweb.      

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Introducción   Estos son los temas que a manera de introducción son muy importante que conozcas, elige el que deseas consultar.   Características del sistema Si eres usuario Aspel-COI de otras versiones Lo nuevo de Aspel - COI 5,7 Interfase con otros sistemas de la línea Aspel Interacción de catálogos y archivos

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Que debo configurar en el programa BDEADMIN   Revisa   Adicionalmente a la instalación, es necesario configurar manualmente algunos datos de los drivers, los cuales, por cuestiones de seguridad, no pueden hacerse automáticamente desde otra aplicación ( como el instalable de Aspel - COI ). Por ejemplo el driver de PARADOX® contiene un parámetro llamado NET DIR, el cual debe ser configurado con la ruta donde estarán tus archivos de datos, este directorio es propio de cada usuario.   Si se trata de un manejador de tablas remotas como MSSQL Server®, DB2® u Oracle® , se deben configurar los "alias" que permitirán el acceso a las bases de datos; esto se realiza en el archivo IDAPI32.cfg, que se edita ejecutando el archivo BDEADMIN.exe, el cual se encuentra en el directorio BDE. También puedes editarlo desde el grupo de programas ASPEL/Aspel COI 5.7\Bde   Es importante que tomes en cuenta que si definiste en el parámetro NET DIR una ruta para la apertura de los archivos de datos, al ser eliminada dicha base, se deberá redefinir la nueva ruta en el parámetro NET DIR, de lo contrario al abrir cualquier base de datos, el sistema:  
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En Windows 98, el sistema se bloquea En Windows 2000 y Windows NT el sistema manda el mensaje de error "Error de apertura de archivos".

  Al ejecutar el archivo, aparecerá la siguiente ventana:  

  a) En la pestaña de configuración en Drivers\Native, dependiendo del tipo de base de datos que se pretenda utilizar, deberás verificar lo siguiente: Server y/o Nombre del servidor en donde se está ejecutando la aplicación externa de Base de datos, incluyendo la ruta donde se Host Name encuentra la base, por ejemplo: NTSISMDA:/ INTRBASE/DATABASE/COI57.GDB. User Name   En la mayoría de los casos basta con configurar estos parámetros, pero si requieres configurar el resto de los parámetros, debes consultar el manual de referencia del propio manejador o bien, en la presente ayuda del tema del manejador en específico.   b) En la pestaña de "Database" deberás definir un "alias" o nombre con el cual se pueda identificar al conjunto de archivos, los cuales contienen la información (es decir la base de datos); y la cual podrá ser invocada desde Aspel - COI. Usuario por defecto para la conexión; este usuario debe estar definido en el manejador de Base de Datos.

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  Los datos básicos que debes definir para el "alias" son: El tipo o driver del "alias", el server name y el user name. Te recomendamos consultar el ayuda electrónica del sistema, ya que estos datos varían dependiendo del manejador utilizado. Si la base de datos a la que se quiere accesar o con la que se desea trabajar es de tipo cliente / servidor además del BDE se necesita tener instalado el software correspondiente al cliente del manejador.   En caso de que la configuración del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podrán ser leídas a través del "Alias", por lo que Aspel - COI tampoco podrá realizar la lectura de las mismas.   Es importante mencionar que en algunos manejadores de base de datos se tienen que hacer algunas definiciones referentes a las características de las bases de datos.   Por ejemplo, para trabajar con una base de datos en Oracle®, deberás agregar para la base de datos y en el archivo INITIdBaseDatos.ORA (Ej. INITORCL.ORA) la definición de open_cursors =100, este archivo se encuentra en el directorio_de_oracle\DATABASE\, y para que la configuración sea correcta deberás reiniciar el servicio de Oracle®. Las definiciones recomendadas para cada manejador se encuentran en el presente manual y en el Ayuda electrónica del sistema.   Notas
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Para ver la lista de "Alias" disponibles para trabajar con Aspel - COI, desde control de archivos selecciona el botón Avanzado y consulta el campo Ruta o Alias. En caso de que la configuración del cliente no se haya realizado de manera correcta, las base de datos no podrán ser leídas a través del "Alias", por lo que Aspel - COI tampoco podrá realizar la lectura de las mismas.

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COMANDOS   Descripción Ejemplo de Sintaxis   ABRE ABRE 1294 AJUSTA AJUSTA 50 ANCHO_CARACTER ANCHO_CARACTER 10 ASIGNA ASIGNA <100>, [100 001F] + <43> /12 BRINCA BRINCA CARACTERES CARACTERES 80 CENTRA CENTRA 80, <27> COMENTARIOS COMENTARIOS " ÉSTE ES NUESTRO BALANCE " DATO DATO <10>, "CUENTA INICIAL >" DEFINE DEFINE DISCO DISCO "RESULT.REP" ENCABEZADOS ENCABEZADOS ESCRIBE ESCRIBE 5, "DESCRIPCIÓN", 15, <27> FENCABEZADOS FENCABEZADOS FIN FIN FONT FONT "ARIAL", 12 IMPRESOR IMPRESOR 2 INICIA INICIA [100 00, 999 000] INICIA CTA INICIA CTA INICIA POL INICIA POL INICIA AUX. INICIA AUX INICIA PAR INICIA PAR INICIA DP INICIA DP INICIA ACT INICIA ACT INICIA SRAN INICIA SRAN[1] MASCARA MASCARA "###,###,###.##" PANTALLA PANTALLA RAYA RAYA 4,5, "+" REDONDEO REDONDEO <100> SALTA SALTA 1 SI SI <34> = 0 SIFIN SIFIN SINO SINO TERMINA TERMINA TIPO TIPO 1 TRADUCE TRADUCE 15, <101>, "E", "PESO/PESOS"   Ver: Fórmulas

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Reporte en blanco   Acceso
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Dentro del Administrador de reportes, con el botón

, opción Nuevo qr2

Posicionándote sobre un reporte, menú flotante (botón derecho del ratón), opción Nuevo qr2

  Qué es El administrador te permite crear un reporte donde le irás agregando las características necesarias para crearlo, para ello cuentas con el Diseñador de reportes   Tema relacionado Agregar un reporte

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Propiedades de la impresora   Éste te permite definir los parámetros propios del software de impresión, los cuales básicamente definen lo siguiente:  
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Tipo de papel Orientación del papel Fuente de alimentación de papel Calidad de impresión Puerto de conexión

  Recomendación: Los siguientes tipos de letra son los recomendados para la impresión de un reporte: Encabezado: Arial Negrita 12 ptos. Normal: Arial Normal 10 ptos. Condensada: Arial Normal 7 ptos.

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Configurar página   Acceso
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Dentro de la ventana de imprimir, botón Configurar página. Dentro de la venta de vista preliminar, con el botón

  Qué es Con esta herramienta puedes configurar la página, los márgenes, Encabezado y pie de página y la escala del reporte.   Campos de este proceso   Carpeta Página Campo Tipo de papel Dimensiones Orientación Origen del papel Descripción Selecciona el tipo de papel con que se imprimirá el reporte. Hay tipos de papel los cuales deberás configurar el tamaño del mismo, indica la medida del papel. Indica la orientación de la hoja del reporte, ya sea horizontal o vertical. Indica el origen de donde se tomará el papel.

Orden de impresión Indica el orden de impresión del reporte, ya sea de abajo hacia arriba o de arriba hacia abajo. Matiz   Carpeta Márgenes Campo Márgenes Descripción Podrás configurar la medida de los márgenes del documento, de acuerdo al margen superior, inferior, izquierdo, derecho. Podrás modificar el encabezado y pie de página, o de lo contrario con el botón Valor Original podrás regresar a la configuración que por default el sistema te propone. Nota: En la parte de vista preliminar puedes ver como se ven los márgenes del reporte y podrás modificar éstos con el ratón posicionandote sobre el margen que quieres modificar. Puedes centrar el reporte ya sea horizontal o verticalmente a la hoja. Con esta opción podrás imprimir el reporte en escala de gris por si el reporte tenia títulos o imágenes a color.

Centrar en la página  

Carpeta Encabezado / Pie Campos Encabezado / Pie de página Fuente Fondo Leyenda El sistema te propone por omisión un tipo de letra el cual puedes modificar al igual que el tamaño de la letra. Puedes asignarle un fondo del color que prefieras. Dentro del encabezado y pie de página tienes tres secciones en donde podrás agregar alguna leyenda, ya sea que la escribas o le asignes alguna función predefinida. Descripción

Alineación vertical Muestra la alineación de la leyenda que le asignaste en el título del reporte. Funciones predefinidas Puedes asignar una función al reporte de manera que al imprimirse se muestra en el reporte, las funciones son las siguientes: Nombre del equipo, Nombre del usuario, hora impresa, fecha impresa, hora y fecha impresa, página # de # páginas, total de páginas, número de página.

Invertir en páginas Se refiere a invertir el orden de los encabezados y pie de página derecho e izquierdo. pares

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  Carpeta Escala Campos Ajustar a Acomodar Descripción Se refiere a ajustar el tamaño de la vista del reporte del tamaño normal. Puedes configurar el reporte de modo que se impriman varias páginas en una misma.

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Emisión de documentos   Acceso
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Menú Reportes, Reportes del usuario, desde cualquier grupo de reportes, seleccionando un reporte con el formato QR2

  Qué es Si bien el sistema te permite imprimir un documento al momento de elaborarlo, tal vez en tu empresa pueda ser más útil y operativo imprimir los documento posteriormente u obtener una copia de los mismos para entregarla a la persona correspondiente.   Por cada grupo de reporte se muestra una ventana para que selecciones la información que quieres que se muestre o imprima: Selección de información: Reporte Activos Selección de información: Reporte Cuentas Selección de información: Reporte Cuentas departamentales Selección de información: Reporte Depreciación Selección de información: Reporte Mantenimiento Selección de información: Reporte Seguros

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Aplicaciones Asociadas   Acceso
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Menú Configuración, Preferencias, Aplicaciones asociadas Desde la Barra de herramientas con el botón (*)

  Qué es
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Aquí puedes definir las aplicaciones que se activarán automáticamente cuando elijas la opción Calculadora del Menú Utilerías, Editor de textos (Editor de formatos del menú Archivos) o solicites una Hoja de cálculo financiera o fiscal de las que te ofrece el sistema (en el menú Reportes/Hojas de cálculo). Estas aplicaciones son importantes. El contar con una calculadora te permitirá efectuar operaciones en cualquier parte del sistema. El editor de formatos te ayuda a revisar en una ventana los comandos que componen los formatos de reportes y crear nuevos formatos. También puedes elegir las hojas de cálculo prediseñadas, que te ayudarán a obtener resultados financieros y fiscales de manera práctica y aprovechando la información que tienes capturada de tu empresa.

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  Campos de este proceso Campos Ruta de las aplicaciones: Calculadora, Editor de texto y Hoja de cálculo Descripción Para poder tener acceso de las aplicaciones de calculadora, editor de texto y la hoja de cálculo desde el sistema COI, indica la ruta donde se encuentran los archivos ejecutables (*.EXE) de cada una de las aplicaciones que deseas utilizar para dichos fines, así podrás tener acceso a ellas desde el sistema. Consulta los siguientes temas para el manejo de las aplicaciones asociadas: Calculadora Hoja de cálculo Editor de textos: Este te servirá al momento de que desees modificar un formato de algún reporte.   Nota En caso de no definir la ruta del ejecutable para la calculadora, al momento de solicitarla desde la barra de herramientas principal con el botón , la calculadora que se desplegará será la que se muestra en los campos de tipo monto.

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Editor de formatos   Acceso
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Menú Reportes, Administrador de reportes, botón

  Qué es  
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Los sistemas Aspel cuentan con un Editor de formatos, que te permite modificar o crear los formatos de impresión de tus documentos y reportes para así reportar la información de tu empresa satisfaciendo tus necesidades. Puedes imprimir estos formatos de 2 maneras: 1. EN LÍNEA: Dentro de los módulos de Facturas y Compras, cuando se graba un documento, a continuación se dispara la ventana de Emisión de documentos, dentro de la cual podrás definir el número de copias, nombre del formato (ya sea el sugerido por el sistema, o bien, el que tú mismo hayas diseñado o modificado), y la ruta donde se encuentra el mismo. También dentro de esta ventana de emisión de documentos tendrás la opción de editar un formato. DESDE EL MENÚ REPORTES: Al elegir la opción Emisión de documentos, se dispara una ventana, en la cual podrás elegir entre varias opciones de filtrado para la emisión, además del nombre del formato y la ruta.

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2.
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Es imprescindible que el archivo de formato conserve su terminación .FTO para poder ser utilizado.

  Ventajas de la edición de formatos  
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Con la ayuda de los campos podrás manejar toda la información del sistema y ordenarla según tus necesidades; esto incluye tanto la información de totales y acumulados, como cálculos predefinido por el programa. Los comandos están en español, permitiéndote controlar: cómo se procesarán los datos, la impresión de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc. Se pueden crear los formatos en cualquier editor de textos, utilizando el c digo que proporciona el sistema; entre estos procesadores está el Notepad de Windows, Wordpad, Winword entre otros, siempre y cuando estos archivos se guarden con extensión .FTO. Cada módulo tiene sus propios campos que puedes conocer y utilizarlos. Cada formato está conformado por una serie de instrucciones o comandos que indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instrucción está constituida por el nombre del comando y su argumento o parámetros. El argumento puede contener: campos de impresión, rangos numéricos, constantes, máscaras, variables de cálculo, funciones especiales u operadores. El sistema requiere que en cada línea se especifique un sólo comando y su argumento. El archivo será repasado línea por línea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. Así mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato y no existan problemas de sintaxis y tengas que consultar el anexo de Mensajes de error. Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo con extensión .FTO o modificándolo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales.

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  Campos "Selección de un formato a editar" Campo Descripción

Nombre del archivo / Anota el nombre del formato que deseas editar, indicando la ruta donde se encuentra. Puedes elegir Ruta cualquiera de los formatos (revisa la siguiente tabla), los cuales se encuentran dentro del directorio de u sistema, en el subdirectorio o carpeta Datos.   Esencial Para poder acceder al Editor de formatos automáticamente desde el sistema, previamente debes definir la Aplicación asociada, es este caso, algún editor de textos. Lo anterior se hace desde la ventana principal, Menú Configuración / Aplicaciones asociadas   Temas relacionados Ventajas del editor de formatos Estructura de cada formato de reporte Consulta la lista de campos para formatos Lista de comandos y fórmulas para formatos

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Mensajes de error del editor Comandos del editor Definición de ciclos

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Período de trabajo en Aspel - COI   Acceso
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Desde la Barra de herramientas de Excel, con el botón

  Qué es Esta herramienta sirve para que puedas obtener los datos de los períodos de la empresa activa en ese momento.   Por ejemplo:   Primer Caso
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En el sistema se está trabajando con el período enero de 2002, y se solicita la generación de la matriz de cuentas, por lo que si al especificar los datos para la creación de la matriz no se indica el período, el sistema tomará los datos del período activo en ese momento, para nuestro ejemplo se generaría con la información del período Enero de 2002. Si se requiere que se muestren los datos del período febrero 2002, con el bot n automáticamente se actualizarán los datos. , se puede elegir el período y

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   Nota Se necesita que Aspel - COI 5.7 esté ejecutándose para que Excel pueda tomar los datos que necesita. Si se cierra la hoja de cálculo donde estás trabajando y se realizaron movimientos en el sistema Aspel - COI, cuando se quiera abrir la hoja de cálculo en Excel los datos se actualizarán conforme al período en que se encuentre.   Segundo Caso Tengo una función de matriz de cuentas para el período enero 2002, en los datos para su generación especifiqué el período. Quiero hacer una comparación de saldos en otros períodos; se realiza una Función de matriz de cuentas pero esta vez sin especificar el período, ya que ésta me servirá para ir comparando varios períodos. Al generar la función tomará los datos del período activo en ese momento, pero con el botón febrero 2002, marzo 2002, etc., las veces que sea necesario para realizar la comparación. Nota
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se podrá cambiar a otros períodos:

La función en donde se especifique un período no se verá afectado por este botón, ya que se aplica sólo para las funciones en donde no se especificó período alguno. Si se cierra la hoja de cálculo y se realizaron movimientos en el sistema Aspel - COI, cuando se quiere abrir el archivo en Excel los datos se actualizarán conforme al período en que se encuentre. Cuando el resultado numérico que arroje la función seleccionada presente una cantidad como por ejemplo: "1.23457E+11", es por el manejo de los datos que define Excel® en sus celdas, por lo que sólo tendrá que modificar el tipo de dato para visualizar completas las cantidades.

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Impresión desde la presentación preliminar   Acceso
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Desde la presentación preliminar con el botón

  Qué es   Antes de que el reporte se imprima, el sistema te permitirá indicar, desde esta opción, el rango de páginas que deseas, por defecto se tiene seleccionado imprimir Todas las páginas que se cuenten del listado del reporte. La opción de página Actual solo imprimirá la página que se muestra del reporte y la última opción de páginas De/A te permite imprimir solo algunas o es su caso todas las páginas del reporte.   Tema relacionado Opciones de impresión

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Selección del directorio de datos   Qué es Selecciona la ruta del directorio de trabajo, con la que trabajaras en este proceso.   La selección del directorio de trabajo se ejecutará para las siguientes tareas de Aspel - COI . Importación de archivos Traducción de archivos Traspaso de saldos Generación de un respaldo Reinstalación del respaldo Crea el siguiente período Balanza anual Consolidación de empresas Parámetros del sistema

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Selección de archivo   En esta ventana podrás especificar el nombre del archivo que deseas abrir o referir, no olvides de indicar en primer lugar la ruta donde se encuentra este archivo.   La selección de archivos se ejecutará automáticamente para las siguientes tareas de Aspel - COI .   Editor de formatos Pólizas modelo Reportes de usuario Gráficas del usuario Copiar póliza de otro período Integración de pólizas Aplicaciones asociadas

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Declaración de ISR e IVA   Esta hoja proporciona un resumen de la siguiente forma:   1. 2.   Nota: Dentro de las hojas se te pedirá que anotes algunos datos, los cuales son necesarios para obtener el cálculo correcto de la declaración. Algunos de estos datos son: Amortización fiscal, ISR Acreditable de tu empresa, etc. Hojas de cálculo del sistema (información general)   De dónde proviene la información La información de esta hoja fiscal proviene directamente de los saldos de las cuentas involucradas. Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis con la función VALOR @cta, de acuerdo a tus necesidades: para mayor información consulta el siguiente apartado. Ver: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones de Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "DAISRIVA.XLS", pero puede ser cambiado.   Repercusiones Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices.   Problemas / Soluciones PROBLEMAS El sistema manda el siguiente mensaje: No se puede localizar el archivo DAISRIVA.XLS (o con cualquier otra terminación). SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Presenta el resumen del cálculo del ISR, partiendo de todos los ingresos menos las deducciones permitidas por la LISR, también muestra el resultado final del impuesto a pagar en la declaración anual. Presenta el resumen para el cálculo del IVA, que es comparar el IVA acreditable contra el IVA por pagar; el resultado será un Impuesto a favor o a cargo.

El sistema dice: Este documento contiene Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es vínculos automáticos. ¿Desea actualizarlo negativa, te mostrará el último reporte de declaración anual de ISR e IVA que hayas grabado, ahora? en caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando. El sistema dice: el archivo que se va a utilizar está siendo modificado por otra persona. Al salir el sistema te preguntará: ¿Desea guardar los cambios efectuados en "DAISRIVA.XLS" El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opción te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecerán cuando vuelvas acceder a esta opción, que podrán ser modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.

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Balanza de comprobación   Escoge los temas a consultar   Consulta la balanza de comprobación Buscar en la balanza de comprobación Filtrar en la balanza de comprobación

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Menú Ver   Opciones   Al ingresar a cualquiera de los catálogos podrás consultar los registros que tienes dados de alta y llevar a cabo diversos procesos como:   Filtrar Aplicar / desaplicar filtro Restaurar Buscar Siguiente   NOTA: Cuentas además con la posibilidad de obtener el Detalle del registro, con sólo hacer doble clic u oprimir Enter al estar sobre el mismo.

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INSTALACIÓN   Para lograr una instalación eficiente debes revisar los siguientes temas:   Requerimientos de equipo Redes que soporta este sistema Respalda tus discos Procedimiento de instalación Guía para la instalación en red

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Abrir empresa dentro de la sesión   Acceso
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Desde la Barra de herramientas principal, botón

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  Manejo Si te encuentras trabajando en el sistema con una empresa y deseas cambiarte a otra, la cual tengas también registrada en tu sistema, esto se podrá realizar cerrando la actual empresa y abrir otra diferente sin necesidad de abandonar el programa mediante el botón   Importante Si no has registrado tu empresa, el sistema no mostrará el nombre de ésta en la ventana de la opción abrir, esto indicará que necesitas dar de alta a tu empresa en el sistema cuanto antes y solo tendrás la de "Empresa Invalida, S.A. de C.V." que es la que por omisión te instala el sistema.   Temas relacionados Da de alta a tu empresa en el sistema Acceso al sistema Administrador de períodos Cerrar empresa Asistente para la configuración de Aspel-COI Registra la clave maestra de acceso al sistema Modifica los datos de una empresa Perfiles de usuario .

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Base de datos Ejemplos   Aquí mismo puedes pedir que tu programa maneje la base de datos Ejemplos, que contiene datos de una empresa ficticia, los cuales te pueden servir para aprender a manejar tu sistema sin afectar la información contable de tu empresa. La información que modifiques o que crees en este directorio podrás borrarla u ocuparla para pruebas y ensayos posteriores.

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Acceso a los datos de identificación de la empresa   Qué es Para cambiar los datos generales de una empresa, deberás proporcionar la clave maestra correspondiente para la empresa que hayas seleccionado. Esta clave restringe el acceso al sistema y sólo la persona encargada de la administración de la empresa debe saber esta clave; ésta te permitirá dar de alta a los usuarios del sistema y definir los perfiles que tendrán estos usuarios, así como otras funciones más, propias de la persona encargada de la administración del sistema.   Temas relacionados Registra la clave maestra de acceso al sistema Modifica los datos de una empresa

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Naturaleza de las cuentas   Qué es Esta ventana servirá para asignar la naturaleza a un cuenta que ha sido traducida de una versión anterior de Aspel - COI 5.7.

 
La ventana que se presenta es la siguiente:  

  Selecciona la cuenta de la columna Cuentas y presiona el botón Nat. Acreedora si la naturaleza de la cuenta será Acreedora o presiona Nat. Deudora si la naturaleza de la cuenta será Deudora.

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Solicita la clave de alta de tu empresa a Aspel Qué es La clave de alta de tu empresa es aquella con la que Aspel autoriza el manejo completo del sistema. Si no registras esta clave, no aparecerá el nombre de tu empresa en los reportes y documentos que emitas. La Clave de alta te la proporcionarán al comunicarte al Departamento de Claves de Aspel, en cualquiera de los siguientes teléfonos: México (55) 5325-23-23 Guadalajara (33) 3647-73-01 Monterrey (81) 8352-56-61

La persona que te atenderá, te solicitará datos importantes, por lo que sugerimos que tengas a la mano la siguiente información:  
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Clientes México Nombre de la empresa/Razón Social/Persona física Número de empleados RFC Nombre del responsable de la empresa Puesto País Estado Población y/o Delegación Calle / Dirección Colonia Código Postal Código de área / LADA Teléfono(s) Fax Correo electrónico Giro Empresas a dar de alta

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Centro y Sudamérica Nombre de la empresa/Razón Social/Persona física Número de empleados Registro tributario Nombre del responsable de la empresa Puesto País Estado Ciudad / Departamento Calle / Dirección Colonia/Barrio / Zona Zona Postal Código de área Teléfono(s) Fax Correo electrónico Giro Empresas a dar de alta

  Temas relacionados Solicitud de clave vía Internet Registra la clave maestra de acceso al sistema

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Solicita la clave de alta de tu empresa a Aspel Vía Internet   También podrás obtener tu clave desde nuestra página en Internet siguiendo estos pasos:  
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Acceder a la página Web de Aspel en Internet, dirección: aspel.com.mx Elegir la liga Solicitud de Claves Llenar los datos de la pantalla de captura que se muestra Seleccionar el botón Enviar

Para contactar de manera directa a la página de claves haz clic aquí: aspel.com.mx\claves.html Una vez que envíes los datos solicitados y hayan sido verificados por el Departamento de claves, recibirás un correo electrónico, dentro de las siguientes 24 horas, en donde estará la clave de alta correspondiente. Nota: L Clave de alta que te darán, deberás anotarla en el campo de Clave de Alta de la ventana de Datos de la empresa / Altas.   Tema relacionado Registra la clave maestra de acceso al sistema

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Respalda tus discos   Te sugerimos que, antes de instalar tu sistema, elabores un respaldo o copia de seguridad de tus discos de instalación desde MS-DOS o Windows®.

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Uso de la calculadora dentro de los campos numéricos   Acceso
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Desde los campos numéricos, con las teclas F2 o Shift F2.

  Qué es El sistema Aspel-COI te proporciona una calculadora en todos los campos de tipo numérico, que te servirá de apoyo para realizar diversas operaciones aritméticas; el resultado podrá ser utilizado en el campo numérico con solo presionar el botón "Utilizar" o con Enter.   Manejo La calculadora que se despliega es la siguiente:

La calculadora se podrá utilizar con algunas teclas de tu computadora: Tecla + l

Descripción Suma el número tecleado. Resta el número tecleado.   Multiplica por el número a teclear. Divide entre el número a teclear. Porcentaje. Borra el número que está tecleado. Obtiene el total de la operación y lo acumula para la siguiente operación. Envía el resultado al campo de captura y al segundo Enter cancela la calculadora. Cancela la calculadora. Mueve el cursor un espacio hacia la parte superior de la pantalla de la calculadora. Mueve el cursor un espacio hacia la parte inferior de la pantalla de la calculadora.

/ % C o Supr = ENTER ESC Flecha arriba Flecha abajo

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Flecha derecha Flecha izquierda   Botones de la calculadora Botón Descripción Con este botón podrás desplegar el Histórico de tipos de cambio para consultar y/o obtener el valor de cualquier moneda extrajera almacenada en el histórico. Este botón te será de utilidad para los campos que estén manejando multimoneda, con el fin de obtener su equivalente en moneda nacional. No se podrá desplegar la consulta de Histórico de tipos de cambio, si el sistema no esta configurado para trabajar con multimoneda. Nota: Al desplegarse el histórico se presentará la primera moneda registrada en el catálogo de monedas, en el primer día del mes de trabajo y con el tipo de cambio almacenado para ese día. Podrás cambiarte de moneda sin ninguna restricción y podrás usar el valor registrado para cualquier moneda. Si no existe este tipo de cambio se sugerirá el inmediato anterior. Imprime las operaciones registradas en la calculadora, mostradas en el rollo. La ventana que se despliega es la de Windows®. Este botón te servirá para utilizar el resultado en el campo activo, o desde el cual se solicitó la calculadora.   Tema relacionado Calculadora Mueve el cursor un espacio hacia el lado derecho. Mueve el cursor un espacio hacia el lado izquierdo.

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Preferencias   Escoge el tema a consultar:   En que consiste esta opción Modifica la barra de herramientas Define tus aplicaciones asociadas Calculadora

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En qué consisten las preferencias   Acceso  
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Menú configuración, Preferencias

  Qué es   Configura o definir las siguientes opciones para el fácil manejo de tu sistema:   Barra de Herramientas Aplicaciones asociadas

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Hoja de Cálculo   Qué es

Podrás especificar la hoja de cálculo que llamará el sistema (Lotus, Quatro Pro, Excel, entre otras). Sólo define la ruta donde se encuentra la hoja que más se adapta a tus necesidades y, al pedir las opciones de Hojas de cálculo del Menú Reportes, el sistema automáticamente activará la aplicación que tienes seleccionada.  

Tema relacionado Aplicaciones Asociadas

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Archivos comunes Aspel   Qué es Durante el proceso de instalación se instala un directorio de archivos comunes que tiene la función de compartir información y aplicaciones entre los sistemas Aspel. El directorio de archivos comunes contiene los sistemas:
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Aspel-AL Aspel en Internet.

  Además de estos sistemas, el directorio contiene la siguiente información contenida:
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Archivos de perfiles de usuario Archivo de información de los sistemas instalados. Archivos con recursos de imágenes Aspel. Archivos tipo Plug-In para configurar el directorio de archivos comunes y propiedades de un archivo.  

Esencial El directorio de archivos comunes se copiará por omisión en el directorio C:\Archivos de programa ASPEL ya que el directorio ASPEL es el directorio por omisión de los sistemas Aspel siempre y cuando no haya modificado la ruta destino durante el proceso de instalación. Se presentan dos casos de instalación:  
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Si no existe un directorio de archivos comunes

  El directorio se creará si: 1. 2.   En ambos casos se creará físicamente la estructura de directorios para crear un directorio de archivos comunes como hermano del sistema Aspel que estás instalando.  
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No existe el directorio de archivos comunes pero existen algunos sistemas que deberían ir dentro de él, este es el caso de Aspel-AL ya que en versiones anteriores del instalador se bajaba a un directorio específico. No existe el directorio de archivos comunes y no hay ningún producto Aspel instalado.

Si ya existe un directorio de archivos comunes

El redireccionamiento se da cuando ya existe el directorio de archivos comunes, es decir si tienes instalado un sistema que no es por default, por ejemplo:   Si Aspel-COI 5.7 lo instalo en C:\ASPEL\Aspel–COI 5.7 y ya se tiene un directorio de archivos comunes C:\ASPEL\Archivos comunes.

 
En este caso cuando se quiera instalar otro sistema tomando la ruta de instalación por default C:\Archivos de programa\ASPEL\……, el sistema realiza lo siguiente: 1. 2. 3. 4. 5.   Con el proceso anterior se asegura que sólo exista un directorio de archivos comunes en vez de crear uno nuevo por producto Aspel instalado. El instalador detecta que existe un directorio de archivos comunes leyendo la entrada de registro de Windows Redirecciona el nuevo directorio de archivos comunes C:\ASPEL\Archivos comunes ASPEL a la ruta encontrada c:\Archivos de programa\ASPEL\Archivos comunes ASPEL Verifica que las versiones de los sistemas y archivos contenidos en el directorio destino sean mayores o igual, si no, procede a actualizarlas. Crea o instala nuevos directorios en el caso que la estructura para el directorio de archivos comunes contenida en el instalador sea diferente a la encontrada en la ruta destino Se continúa con la instalación.

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Períodos   Agrega un período al administrador Iniciar nueva contabilidad

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Estructura del directorio de archivos comunes   Manejo

Carpeta Asistente.- Esta carpeta contiene el archivo AsistenteDAC.dll que tiene la función de configurar el directorio de archivos comunes, en cuanto a su ruta o procesos. Además cuenta con archivos de bitácora de la configuración del directorio de archivos comunes. Carpeta Aspel-AL.- Contiene archivos del programa Aspel AL, necesarios para actualizar el sistema a las últimas mejoras disponibles para la versión. Carpeta Aspel-Internet (Infoweb).- Contiene archivos del servicio Infoweb necesarios para realizar los procesos de preparación y publicación de información en Internet. Carpeta Centro de asistencia.- Contiene los archivos necesarios para desplegar la página del Centro de asistencia Aspel. En AspelCOI puedes ejecutar esta opción en el Menú Ayuda/Centro de asistencia Aspel. Carpeta Comprobantes.- Esta carpeta contiene el Visor de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) y el Administrador de CFD, estos comprobantes corresponden a los que serán emitidos por los sistemas de la línea Aspel que manejarán dichos formatos. Carpeta Extensiones.- Contiene archivos con los recursos necesarios para mostrar los iconos en el explorador (iconos.dll).   Carpeta Información de sistemas.- Contiene un archivo de aplicaciones aplicacionesaspel.inf, el cual contiene a su vez información de las aplicaciones Aspel, como por ejemplo las versiones instaladas y, su interfase con otros sistemas.   Carpeta NetDir.- Contiene información de las bases de datos de los sistemas Aspel.   Carpeta Perfiles.- Contiene los archivos de configuración de Perfiles de usuario de los diferentes sistemas Aspel.   Sistemas Aspel.- Contiene las bases de datos de los sistemas Aspel instalados, por ejemplo las carpetas Datos y   Ejemplos que son comunes a todos los sistemas. Antes estas carpetas se instalaban en el directorio de instalación de los sistemas.   Temas relacionados Directorio de Archivos Comunes(DAC) Asistente de configuración del directorio de archivos comunes

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Manejo de instalación   Para lograr una instalación eficiente debes revisar los siguientes temas:   Requerimientos de equipo Redes que soporta este sistema Respalda tus discos Procedimiento de instalación Guía para la instalación de Aspel-COI en red.

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FUNCIONES AVANZADAS DEL SISTEMA   En esta parte del sistema se trata todo lo relacionado a las utilerías.   Elige el tema que desea consultar: Control de archivos Traducción de archivos Conversión de cuentas a activos Importación de archivos Respaldo de archivos

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Procesar la solicitud de Activación del Sistema   Esta ventana se despliega únicamente si como forma de activación se eligió la opción "Procesar una solicitud de Activación previa" (disponible en el primer paso del Asistente) y en ella deberás indicar el archivo de respuesta que fue proporcionado en aspel.com.mx al enviar el archivo de petición para la activación del sistema. Con el bot n "Examinar" ubica el archivo de respuesta.   Para continuar con la activación oprime el botón "Siguiente".   Al concluir este proceso, el siguiente paso en el asistente será: "Finalización del Asistente para la Activación del Sistema".

Mensajes de error que se despliegan en el proceso de activación   Temas relacionados   1.- Selecciona el método a utilizar para activar el sistema 2.- Indicar el Número de Serie y el Código de Activación del Sistema 3.- Datos de Registro del Cliente del Cliente 4.- Petición de Activación del Sistema 5.- Nombre de archivo para la solicitud de Activación del Sistema 6.- Resumen de la información 7-  Finalización del Asistente para la Activación del Sistema

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¿Para qué sirve el Control de archivos?   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón Menú Utilerías, Control de archivos Desde la Barra de herramientas, con el botón (*)

o F8

  Qué es Esta opción te permite revisar el estado de tus archivos de datos. Utilízala cuando el sistema señale alguna anomalía con tus datos; así podrás verificar que los archivos de datos no estén dañados y, si lo están, podrás corregir el problema.   Esencial Antes de ejecutar cualquier operación de Control de Archivos, genera un respaldo de tu información.   Manejo  

  La información que generas en tu sistema se almacena en "archivos" dentro de tu computadora en la unidad de disco que elijas. Se crean varios tipos de archivos: de datos (terminación ".DB"), de Índice (terminación ".PX, XGO, YGO, XG1, YG1, XG2, YG2, X01, Y01"), Donde: DB PX XGO/YGO XG1 / YG1 XG2 / YG2 X01 / Y01   Si seleccionas un archivo de datos (.DB) podrás ejecutar los procesos de Verificación, Recuperación, Creación, Instalación Automática, Avanzado y Conversión, y si seleccionas un archivo de índice (PX, XGO / YGO, XG1 / YG1, XG2 / YG2, X01 / Y01) sólo podrás ejecutar el proceso de regeneración e Instalación automática.   Esencial Si no generaste la base de datos al instalar el sistema, podrás hacerlo con la Instalación Automática. Por otro lado, si ya tienes movimientos capturados, este proceso sólo crea los archivos que no existan conservando la información en los archivos ya existentes.   Las opciones con las que cuenta el control de archivos son: Diagnóstico de archivos Los archivos de datos contienen los registros tal y como lo capturaste. Índice de datos primarios. Índices de control secundarios. Nota: Los índices contienen información de la organización de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar más rápidamente la información capturada.

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Creación de archivos Recuperación de archivos Regeneración de índices Instalación automática Verificación de registros Avanzado Conversión

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Asistente para la configuración de Aspel-COI   Acceso
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Menú Configuración, Agregar empresa

  Qué es El objetivo de este asistente es ayudarte a configurar fácilmente tu empresa, definiendo ciertos parámetros que son indispensables para empezar a trabajar con el sistema Aspel-COI. Si eres usuario de COI de otras versiones (3.x,  4.0 y 5.x) el sistema te permitirá traducir la información que tenías registrada en dicho sistema.   El asistente se presentará cada vez que accedas al sistema y una vez utilizado para crear o configurar la base de datos, sólo podrás acceder a él posteriormente desde el Menú Configuración / Agregar empresa. El asistente podrá ser cancelado en cualquier momento sin que esto afecte la configuración de la empresa, ya que podrás realizarla posteriormente sin ningún problema.   Este proceso lo tendrás que realizar por cada una de las empresas de la versión anterior que desees traducir, o bien, por cada empresa que quieras dar de alta.   En términos generales mediante el asistente podrás:  
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Configurar los datos de tu empresa. Si eres usuario de otras versiones podrás, importar y/o traducir los parámetros de la empresa, datos de la misma y los perfiles de usuarios. Definir los parámetros de tu empresa, dar de alta a los usuarios, así como definir sus perfiles (opciones a las que tendrán acceso). Crear tu base de datos.

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  Manejo Al acceder a este asistente, se presentará una ventana en la cual se pregunta si deseas dar de alta una empresa o actualizar una empresa de versiones anteriores:

Observaciones Todos los pasos del asistente tienen como finalidad ayudarte a definir todo lo necesario para que el sistema trabaje de acuerdo a los requerimientos de tu empresa, pero si te faltara definir algún punto, o tienes dudas, no te preocupes; posteriormente dentro del sistema podrás definir la información que te haga falta; en cada sección del ayuda que habla del asistente se te indicará donde puedes consultar y modificar el campo en cuestión.

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El proceso del Asistente podrá ser cancelado en cualquiera de los pasos que el mismo contiene. Paso 1.- ¿Qué deseas traducir? Paso 2 Paso 3 Paso 4

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Estructura en formato ASCII de los archivos a importar   FORMATOS DE LOS REGISTROS PARA LA IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS   A continuación se describen los formatos de registros de cada uno de los archivos, que deben cumplir para que se adapten al sistema.   CATÁLOGO DE CUENTAS CAMPO Número de cuenta Nivel de cuenta Descripción Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Saldo inicial Contable Saldo inicial Extranjero Debe moneda contable Debe moneda extranjera Haber moneda contable Haber moneda extranjera Multimoneda   FORMATO PARA CABECERA DE PÓLIZA CAMPO Tipo de póliza Número de póliza Fecha de la póliza Tipo de registro de póliza   Primer encabezado Segundo encabezado (3) Detalle/Partida Concepto de la póliza Número de partidas   FORMATO PARA LAS PARTIDAS DE LAS PÓLIZAS CAMPO Tipo de póliza Número de póliza Fecha de la póliza TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Fecha TAMAÑO 2 5 9 INICIO 1 3 8 Cadena Numérico 60 4 18 78 TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Fecha Cadena TAMAÑO 2 5 9 1 INICIO 1 3 8 17 TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Cadena Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Numérico Cadena TAMAÑO 21 1 40 8 8 8 8 8 8 8 8 8 1 INICIO 1 21 23 63 82 101 120 139 158 177 196 215 234

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Tipo de registro de póliza   Primer encabezado   Segundo encabezado (5) Detalle/Partida Número de cuenta afectada Nivel de la cuenta Concepto Tipo de movimiento   (D)ebe   (H)aber Monto del movimiento.   Departamento   Tipo de cambio   CATÁLOGO DE ACTIVOS CAMPO Clave del activo Tipo de activo Descripción Localización Monto Original de la Inversión. Fecha de adquisición Máximo deducible Valor del mercado Depreciación Acumulada Vida útil Método de depreciación Tasa de depreciación contable Tasa de depreciación fiscal Estado Fecha de eliminación Número de departamento Fecha de última revaluación Número de serie Deducción Inmediata TIPO DE CAMPO Cadena Cadena Cadena Cadena Numérico Fecha Numérico Numérico Numérico Numérico Caracter Numérico Numérico Caracter Fecha Numérico Fecha Caracter Caracter TAMAÑO 16 1 30 9 8 3 8 8 8 8 1 8 8 1 3 2 9 24 1 3 INICIO 1 17 18 48 57 65 68 76 84 92 100 101 109 117 118 121 123 126 150 151 Numérico   Numérico   Numérico 19   3   18 70   89   92 Cadena Cadena   Cadena Cadena 20 1   30 1 18 38   39 69 Cadena 1 17

Fecha inicio depreciación contable Fecha

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Fecha inicio depreciación fiscal Observaciones Tipo de cambio Fecha Cadena Numérico 3 250 8 154 165 415

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Importación de archivos ASCII   Es posible realizar la importación de Activos, Cuentas y Pólizas que se encuentren en Archivos ASCII Cuando se importan archivos con formato ASCII, el sistema borra y sustituye los catálogos que se importen, NO anexa información.

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Respaldo de archivos   El respaldo de archivos se divide en las siguientes fases   Generación de un respaldo Reinstalación de un respaldo

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Archivo de datos y de índice Qué es Con tu sistema generas movimientos que se guardan en dos tipos de archivos (de datos y de Índice). Es importante que conozcas estos archivos, los cuales se guardan con las terminaciones ".DB" y ".Xee", donde ee es el número de la empresa, por ejemplo "YG1" y "XG1" son para la empresa 1. .DB .Xee Es un archivo de "Datos" y contiene los registros tal y como los capturaste. Es un archivo de "Índice", es decir, contiene información sobre la organización de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar más rápidamente la información capturada.

Algunos archivos, como es el caso de las tablas del INPC y del histórico de tipos de cambio, se encuentran estructurados en formato PARADOX. Donde se crean dos tipos de archivos: de datos (terminación ".DB") y de índice (terminación "PX,XG0 y YG0"), donde: DB PX XG0/ YG0 Los archivos de datos contienen los registros tal y como los capturaste. Índice de datos primarios. Índice de control de datos secundarios.

Los índices contienen información de la organización de tus registros en el archivo de datos correspondiente. El sistema los ocupa para acceder y presentar más rápidamente la información capturada. Así se forma tu base de datos Éstos son algunos de los archivos que genera tu sistema y que conforman la base de datos de tu empresa: Archivos de datos Contienen CCmmaacc.DB CDmmaacc.DB Pommaacc.DB   ACTIatcc.DB TIPO01.DB HISTORcc.DB CPOLZcc.DB DEPTOcc.DB INPCcc.DB RANCcc.DB MONEDAcc.DB HOJAScc.DB RFCTERcc.DB CTATERcc.DB OPETERcc.DB   También existen algunos archivos modificables y con los cuales puedes mejorar o crear los formatos de tus reportes a tus necesidades y adaptarlos; Nos referimos a los archivos con la terminación ".FTO" (de "Formato"). Podrás modificar estos formatos a través del Editor de formatos, el cual lo activa tu sistema con sólo oprimir un botón. Ver: Editor de formatos Índice(s) que le corresponde(n)

Catálogo de cuentas del período correspondiente. CCmmaacc.PX ( X02, Y02) Catálogo de cuentas departamentales Pólizas Índice de auxiliares at = activo, Catálogo de activos Tipo de activos Catálogo de histórico de tipos de cambio Conceptos de pólizas Departamentos Tabla del INPC Rubros de cuentas Monedas Administrador de hojas de cálculo Archivo RFC Cuentas con operaciones con terceros CDmmaacc.PX (XG0, YG0) Pommaacc.PX (XG0, YG0) Aummaacc.PX ACTIatcc.PX, (X02, Y02) TIPO01.PX HISTORcc.px (XG0, YG0) CPOLZ.PX DEPTOCC.PX INPCcc.PX RANCcc.PX MONEDAcc.PX HOJAScc.PX RFCTERcc.PX CTATERcc.PX

Archivo de la bitácora de operaciones con terceros OPETERcc.PX

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Cuando realices el respaldo de algún archivo debes considerar tanto los archivos de datos como los de índice, ya que de lo contrario estarías respaldando incompleta la información. Es importante que el lugar donde se archiven tus datos, siempre sea el mismo para cada empresa (la misma ruta en el mismo disco o dispositivo de guardado). Tu sistema numera y registra automáticamente algunos documentos por lo que, si guardas información en diferentes directorios y luego intentas unirlos, ya no será posible. Debes conocer la existencia de estos archivos, porque si se dañan deberás recuperarlos o reiniciar la captura de tu información desde el momento en que ésta se perdió.   Temas relacionados Control de archivos / recuperación Respaldo de archivos Más sobre Control de Archivos

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Exportación de la tabla del INPC   Selecciona la información de la tabla del INPC que deseas exportar. Selecciona los períodos anuales que necesitas utilizar en otras aplicaciones de Windows.

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Exportación de rubros de cuentas   Elige de qué rubro a qué rubro de cuentas deseas exportar.   Ver: Rubros de cuentas

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Exportación de departamentos y cuentas departamentales   Puedes exportar la información de los Departamentos de tu empresa (los que tengas habilitados) y de las cuentas departamentales de tu catálogo. Elige en la ventana la información utilizando los campos que se te piden.

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Modifica las propiedades del Administrador   Acceso  
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Menú Configuración, Perfiles del usuario, sobre el usuario administrador/ menú flotante, botón derecho del ratón, opción Prop. Administrador

  Qué es Con esta opción podrás cambiar las propiedades del administrador; los campos que podrás modificar son:
l l l l

Contraseña Puesto Departamento Correo electrónico

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Publica tu información en Internet   Acceso
l

Desde la Barra de herramientas de Infoweb, con el botón

  Qué es Esta función prepara el reporte para ser publicado en Internet.   Manejo
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Una vez realizado el reporte, haz clic en el botón , teclea el nombre con el que identificarás la hoja de cálculo que se transmitirá, enseguida completa los datos de identificación de la hoja tales como: Ruta del archivo, Descripción del archivo, Última fecha de actualización, Comentarios, Nombre del espacio de hospedaje y la carpeta donde se encontrará el archivo.

    Una vez realizado el proceso de llenado de datos, haz clic sobre el botón Aceptar. Inmediatamente si los datos fueron correctos te saldrá el siguiente mensaje: " La información se ha preparado con éxito para su publicación en Internet. S lo falta transmitirla." Enseguida dirígete al sistema Aspel-COI a la opción Configurar mis sitios en Menú Archivos/ Infoweb, y selecciona el Espacio de Internet en donde vas a publicar tu reporte.

Con el botón

o con menú flotante, opción Archivos por publicar se mostrarán los archivos que están preparados para publicar, o la opción Publicar información del menú flotante para comenzar la transmisión.

enseguida haz clic en el botón

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Rubros de cuenta   Acceso
l l l l l

Desde la ventana de cuentas, menú flotante, botón derecho del ratón, opción Asociar cuentas Menú Archivos, Rubros Desde la ventana de detalle de la cuenta, Carpeta atributos, botón Asociar cuenta Desde la Barra de herramientas principal, botón Durante el proceso de importación de archivos (*)

  Qué es El módulo de asociación de cuentas te permite asociar en un rubro varias cuentas de tu catálogo.   Nota Si no defines bien tus rubros de cuenta, no podrás obtener debidamente tu Balance general, así como reportes que se forman con la información de rubros de cuentas, ya que depende mucho a que rubro hayas asociado la cuenta.   Rubros de cuenta en el catálogo estándar: El catálogo estándar que ofrece el sistema (el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tu empresa), tiene en sus primeros 10 rubros, las cuentas que son utilizadas para la obtención de los reportes financieros.   Esencial Con el nuevo manejo que tienen las cuentas, éstas podrán asociarse a varios rubros de cuentas, por lo que el manejo de rubros de cuentas en versiones anteriores ya no es el mismo porque ya no hay limitación de rubros. El sistema por omisión te sugiere instalar el catálogo estándar de cuentas el cual contiene: # 1. 2. Descripción   Activo Circulante   Activo No Circulante Cuentas Caja, Bancos, Inversiones en valores, Clientes, Almacén, Deudores diversos, funcionarios y empleados, Documentos por cobrar, IVA por acreditar Terrenos, Edificios, Equipo de transporte, Equipo de cómputo, Equipo de oficina, Depreciación de edificios, depreciación de mobiliario y equipo de oficina, Depreciación de equipo de cómputo, Pagos anticipados, Depósitos en garantía, Gastos de organización, Gastos de instalación, Amortización de gastos de organización e instalación. Proveedores, Acreedores diversos, Documentos por pagar, Impuestos por pagar, I.V.A, por pagar, Anticipos de clientes. Créditos hipotecarios, Documentos por pagar a LP.

3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.

  Pasivo a Corto plazo   Pasivo a Largo Plazo   Capital   Ventas   Costo de ventas   Gastos de operación   Otros Ingresos y gastos   ISR y PTU

Capital social, Reserva legal, Reserva para reinversión, Superavit por actualización de Act. Fijo, Resultado de ejercicios anteriores. Ventas, Devoluciones y Rebajas sobre ventas. Costo de ventas y mano de obra Gastos de operación

Productos financieros, Otros productos, Gastos financieros, Otros gastos.

ISR y PTU

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  Manejo

En la parte de rubros disponibles, la ventana te visualiza la Descripción de los rubros del catálogo, al darle clic sobre (+) te mostrará las cuentas que pertenecen a ese rubro, por ejemplo:

Esencial

Tendrás dos formas de asociar las cuentas a los rubros: Por medio del botón cuenta por medio del ratón. Puedes seleccionar más de una cuenta para asociarla a un rubro.

o arrastrando la cuenta hacia el rubro de la

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Del lado derecho se encuentran las cuentas que están disponibles y a la izquierda los rubros con las cuentas asociadas, en caso que quieras que una cuenta ya no pertenezca a un rubro determinado basta que la selecciones y con el botón pase del lado de las cuentas disponibles, o arrastrando con el ratón la cuenta seleccionada hacia el lado derecho que es donde se encuentran las cuentas disponibles.   En la ventana del catálogo de cuentas, sitúate en la cuenta que deseas desasociar y con el menú flotante, opción desasociar cuenta del rubro realizarás este proceso. Nota: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0)   Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

No se puede asociar la cuenta: ‘No. cuenta’, Si ya asociaste una cuenta de mayor el sistema automáticamente asocia también sus porque su cuenta base ‘No. de cuenta’ ya se subcuentas. Si sólo quieres asociar una subcuenta, debes posicionarte sobre la cuenta encuentra asociada a este rubro a asociar y mediante el botón o arrastrándola hacia el rubro correspondiente.   Temas relacionados Agregar un rubro Agregar cuentas

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CUENTAS   En esta parte del sistema se tratan todas las operaciones relacionadas al manejo de cuentas contables y su relación con el trabajo con departamentos.   Elige el tema que desees consultar: Centros de costos (departamentalización) Departamentos Creación de un catálogo de cuentas Catálogo de Cuentas Tipos de catálogos de cuentas Cuentas acumulativas y de detalle Niveles permitidos para una cuenta Manejo de presupuestos Rubros de cuentas Consulta de Auxiliares, Saldos históricos y saldo promedio diario Balanza de comprobación

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Preguntas generales de los sistemas Aspel   ¿La traducción de datos a las nuevas versiones es transparente? Es decir Necesito comprar un programa traductor de datos para las nuevas versiones? ¿La actualización se realiza sólo instalando las versiones nuevas en el directorio en donde están las actuales, y los programas detectan las versiones anteriores? ¿Qué recomendaciones debemos de seguir para migrar la información de versiones anteriores? Volver a la Guía Rápida de Aspel - COI 5.7

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Opciones para el catálogo de cuentas departamentales   Agregar cuentas departamentales Modificar cuentas departamentales Elimina cuentas departamentales

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Opciones para los activos   Selecciona el tema a consultar:   Agregar un activo Modificar un activo Eliminar un activo Baja Contable de un Activo

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@CTA [Cuenta1,Cuenta2,Sufijo] o @CTA [Cuenta1..Cuenta2,Sufijo]   En este ejemplo: @CTA [1100-000-001..1100-000-112,I], indicarás al sistema que despliegue la suma de los saldos iniciales de la cuenta 1100-000-001 a la 1100-000-112.   Cuando trabajas cuentas departamentales, deberás añadirle el número de departamento al que estás haciendo referencia: @CTA [1100000-001..1100-000-112,F,1], donde desplegará el saldo de las cuentas 1100-000-011 a 1100-000-112, correspondientes al departamento 1.

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<#campo1> <#campo2>
@CTA [<#Campo1>..<#Campo2>,Sufijo]   Presenta la suma de los campos que indiques con el sufijo que decidas elegir. Por ejemplo: @CTA [<48>..<49>,I], indicará al sistema que despliegue los Saldos iniciales de los campos 48 y 49, que corresponden a la primera y última cuentas de activo fijo respectivamente. Para conocer los campos que puedes incluir en tus f rmulas, revisa la ayuda de campos para formatos, del menú Archivos.

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Graba la gráfica   Esta opción permite guardar la configuración de la gráfica   Rescribe la gráfica que seleccionaste, para que cada vez que ingreses a esa opción desde el menú de Gráficas, aparezca la gráfica tal y como la guardaste. Guarda la gráfica con otro nombre, de manera que conserves la gráfica predefinida y puedas acceder a tu gráfica modificada a través de la opción de Gráficas del usuario.

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@CTA[110-000-000-I ]   Pide que el sistema asigne el monto de una cuenta.

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Manejo de tipos de activos   Escoge el tema que desees consultar:   Agregar un tipo de activo Modificar un tipo de activo

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Campos generales de los reportes de los catálogos   Campo Título del reporte Desde / Inicial Hasta / Final Ruta de los datos Descripción Este campo te permite anotar un título para tu reporte. El tipo de letra y tamaño de este título lo podrás modificar al oprimir el botón de Opciones de impresión. Indica el primer registro que deseas que aparezca en el reporte. Si no indicas ningún número, el sistema imprimirá desde el primer registro de tu catálogo. Anota el último registro que deseas que se reporte. Si no especificas ningún número, el sistema desplegará hasta el último registro que tengas dentro del catálogo. Al hacer clic en el signo reporte. podrás modificar la ruta de acceso a la información que solicita el

Número de copias Nombre del formato

Indica el número de copias a expedir de tu reporte. Especifica el nombre del formato de reportes que estás utilizando; este formato lo puedes modificar de acuerdo a las necesidades de tu empresa. Editor de formatos

  Nota: Estos campos no se mencionarán en explicaciones posteriores, a menos que exista un dato que sea muy relevante. Al oprimir Aceptar puedes ver de manera preliminar tu reporte para revisarlo y añadirle la imagen de tu empresa antes de imprimirlo.   Temas relacionados Especificar impresora Opciones de impresión Botones de la presentación preliminar de los reportes

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Creación del siguiente período   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, con el botón Dentro del módulo de administración de períodos, botón o menú flotante, opción Crear siguiente período o F3

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  Qué es Este proceso genera los archivos que se utilizarán en el nuevo período y transporta el catálogo de cuentas íntegro, convirtiendo los saldos finales del presente mes a saldos iniciales del nuevo mes para cada una de las cuentas. Así garantizas la continuidad del catálogo de cuentas y de los saldos acumulados.   Repercusiones Si el siguiente período que se está creando es el primero de un nuevo Ejercicio fiscal (por ejemplo, que desde Diciembre de 2003 se haga la creación de enero de 2004), el sistema actualizará los montos de Depreciación acumulada, el valor de mercado y % de vida útil remanente de cada uno de los activos registrados.   Nota: Al oprimir Aceptar el sistema ejecutará este proceso. Al finalizar podrás cambiarte al período recién creado. Si no te cambias en ese momento, después podrás hacerlo con el módulo de Administración de períodos.   Temas relacionados Incorpora un período en el administrador Elimina el período del administrador Auditar o desauditar un período Iniciar una nueva contabilidad Traducción de archivos Control de archivos Generación de un respaldo Reinstalación del respaldo Configura la base de datos en el administrador de períodos Traspaso de saldos

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¿La traducción de datos de las nuevas versiones es transparente?   Es decir ¿Necesito comprar un programa traductor de datos para las nuevas versiones?

   
No es necesario comprar un programa traductor de datos, ya que todos los sistemas Aspel en Windows tienen integrado al programa, la función de traducción de información, de tal manera que si al ejecutar el programa y seleccionar la base de datos, el sistema detecta que se trata de información generada con una versión anterior, el sistema pedirá autorización al usuario para traducirla en ese momento.   Volver a preguntas generales de los sistemas Aspel Volver a la Guía Rápida de Aspel - COI

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Depreciación   Elige el tema que desees consultar de los siguientes:   Información básica Consulta de depreciación Parámetros de depreciación Detalle de la depreciación

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Traspaso de saldos   Acceso
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Menú Archivos, Administrador de períodos, botón Desde la Barra de herramientas, con el botón ; menú flotante opción Traspasa saldos o F4.

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  Qué es Esta función permite realizar la actualización de los saldos en los casos en que se hayan modificado movimientos en períodos anteriores al actual. Este proceso afectará los saldos de los períodos que se especifiquen desde esta opción, es decir, desde el período donde se realizaron los movimientos hasta el último período creado actual.   Manejo En la pantalla de Administrador de períodos en el campo Traspaso, te indicará si se necesita realizar esta tarea o no. Al indicar si requiere, elige la opci n de Traspaso de saldos y aparecerá una ventana en la cual deberás especificar de qué a qué meses quieres el traspaso de saldos. Por omisión te sugiere el de un mes a otro.   Por ejemplo: si en la columna de Traspaso te indica que el mes de marzo requiere traspaso, al indicarle la opción de traspaso de saldos, te mostrará la ventana con los meses de marzo hasta abril para traspasar.   Nota El traspaso de saldos podrá efectuarse desde cualquier período y abarcar no s lo un mes sino varios, hasta llegar al último período creado. Así mismo, el proceso podrá ejecutarse sin problemas, aún cuando los archivos de datos de los diferentes períodos a los que traspasarás el nuevo saldo, se encuentren grabados en distinto disco, directorio y/o subdirectorio.   Campos de este proceso Campo Período del mes... Período al mes. Solo cuentas con movimientos   El sistema contempla varias formas para informarte que es necesario efectuar el traspaso de saldos. Una forma es cuando el Parámetro del sistema, Traspaso automático se encuentra desactivado y después de modificar o agregar una póliza o al agregar una cuenta, el sistema enviará el mensaje: "Recuerda que es necesario hacer traspaso de saldos"   Otra forma de informarte es dentro de la consulta de Administración de períodos en la columna de Traspasos, te indicará si requiere o no un traspaso.   Nota Te recomendamos que luego de capturar varias pólizas por ejemplo, 30, en el catálogo de pólizas y si estás trabajando con el Parámetro Traspaso automático activado, al momento de cerrar la ventana del catálogo se realizará el Traspaso de saldos pero tardará unos segundos en lo que traspasa los saldos de los movimiento que se realizaron en las pólizas. Es recomendable captura pocas p lizas y cerrar la ventana para que el proceso de Traspaso sea más ágil.   Repercusiones Al efectuar el traspaso de saldos, el sistema vuelve a generar los catálogos de cuentas y/o de cuentas departamentales, actualizando los saldos iniciales y los saldos finales de las cuentas modificadas. Si se agregaron nuevas cuentas y se activó en los Parámetros del sistema la opción Alta en traspasos", las nuevas cuentas serán registradas automáticamente al correr este proceso. Por otra parte, las cantidades anotadas en las partidas de las pólizas no serán afectadas. Parámetros del sistema / Cuentas   Observaciones Deberás anotar o elegir el período del que quieres traspasar los saldos. Deberás anotar o elegir el período al que se van a traspasar los saldos. Si seleccionas esta opción, solo las modificaciones hechas serán procesadas disminuyendo así el tiempo para la actualización de saldos.

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Problemas / Soluciones PROBLEMAS SOLUCIONES

Se dieron de alta nuevas cuentas, favor Verifica los saldos iniciales para rectificar que se haya realizado el traspaso de de verificar saldos iniciales saldos. Este período no requiere traspaso Error en el rango de fechas   Temas relacionados Incorpora un período en el administrador Elimina el período del administrador Crear siguiente período Auditar o desauditar un período Iniciar una nueva contabilidad Traducción de archivos Control de archivos Generación de un respaldo Reinstalación del respaldo En este caso no hay archivos por traspasar Anotaste la misma fecha en ambos campos o la segunda fecha es anterior a la primera.

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Ejemplos para la captura de DIOT e Ingresos IETU   Te presentamos los siguientes casos para que puedas darle mayor agilidad a la captura de DIOT e ingresos IETU configurando adecuadamente los parámetros fiscales:   Caso 1. Una empresa que se encuentra en una ciudad fronteriza muy probablemente tiene operaciones con proveedores al 16% o al 11%. Siguiendo los siguientes pasos se podrán agilizar la captura de Operaciones con Terceros:   1. Si decidiste llevar la Operación de Terceros a través de las cuentas de Proveedores, deberás definir en Parámetros del Sistema que necesitas que te sugieran los últimos datos de impuestos utilizados en la captura de DIOT por RFC de terceros.  

    2. En la primer captura de DIOT el sistema realiza las operaciones y te sugiere los datos de acuerdo al parámetro que tengas de Tasa IVA default y si los Montos incluyen IVA.  

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    3. Para la primer captura deberás ajustar los valores para indicar que el IVA es al 16%.    

4. Con esta primer captura, la siguiente operación que se tenga para el proveedor cuyo RFC es JRS671009HU9 los cálculos ya no se realizarán con los parámetros de Tasa de IVA default sino que el sistema los llevará a cabo de manera automática con base de IVA 16%, lo mismo para las subsecuentes.  

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    Caso 2. Una empresa tiene proveedores de pago de honorarios por servicios profesionales.   1. En parámetros del sistema se define cómo el sistema realizará los cálculos para la mayoría de sus operaciones.

  2. Cuando la empresa pague un recibo de honorarios de Enrique Zavala Martínez deberá en la primer captura de DIOT indicar el valor de los actos, así como  los porcentajes de retención de IVA y e ISR aplicables.

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  3. Para la siguiente captura del pago de Enrique Zavala Martínez el sistema realizará los cálculos de acuerdo a la captura anterior, considerando que el monto de la operación incluye impuestos, la tasa de IVA al 16%, la tasa de IVA Retenido al 10.67 y el ISR Retenido al 10%.  

  Temas relacionados Parámetros Fiscal Captura de operaciones con terceros  

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Este botón no se encuentra en la barra de herramientas que se muestra por omisión ya que el sistema propone sólo algunos de los botones disponibles; para agregarlo a dicha barra tendrás que personalizarla mediante el Menú Configuración / Preferencias / Barra de Herramientas. Barra de herramientas

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Base de datos abierta   Esta sección cuenta con los siguientes puntos: Generalidades Cómo accesar a la base de datos abierta

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Guía de procesos para base de datos   Te sugerimos que conozcas los siguientes procedimientos para que el manejo de tu información desde Aspel - COI sea adecuada (no es indispensable que cumplas con este orden de manera explícita):   Proceso   1. 2. Primero es importante que conozcas el administrador de Base de datos con el que trabajan los sistemas Aspel Para que puedas utilizar algún formato de base de datos diferente al de Aspel es necesario que tu PC cuente con una Instalación del BDE, el BDE se instala de manera automática cuando se realiza la Instalación completa del sistema o puede instalarse desde la opción instalación definida por el usuario. Una vez que el BDE se encuentre instalado ya podemos iniciar la configuración, la configuración del BDE se encuentra divida en dos partes, primero se realiza la Configuración general y después la configuración correspondiente al driver o Manejador de la base de datos que quieras utilizar. Los formatos de base de datos que actualmente se pueden utilizar en Aspel - COI son: Paradox, DBASE, ORACLE, DB2 y MSSQL, cada uno de estos tipos de base de datos tienen configuraciones particulares Que debes revisar. Para acceder a tu base de datos desde Aspel - COI consulta la sección Avanzado. el apartado de administrador de períodos. Para comprobar que Aspel - COI ha reconocido los archivos de tu base de datos utiliza la opción de Control de archivos que te proporciona tu sistema y verifica que la ruta y el formato del archivo correspondan al seleccionado. Una vez que hayas completado estos pasos, ya puedes Empezar a trabajar con tu Base de datos en Aspel - COI.

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Tecla de ayuda F2   Para qué sirve En todos los diálogos donde se pueda indicar un dato, utiliza la tecla de ayuda F2 para desplegar una ventana de ayuda en la cual se muestren todos los datos disponibles para la especificación del filtro. Manejo Aspel Debes considerar que la información que se muestra es con la que dicho campo esté asociada, es decir, si es una cuenta mostrará el catálogo de cuentas, si es un activo mostrará el catálogo de activos. Ejemplo:

Anota los caracteres o letras para que el sistema los busque los registros tal como están en la tabla y no como se presentan en el sistema. Ejemplo: Si se captura el número 6000 con la intención de ver todas las cuentas que inicien con este número, no será así porque lo que hace la búsqueda es seleccionar de las dos columnas (Cuenta y Descripción) los registros que tengan estas características, es decir, se mostrarán números de cuenta del tipo 1120-001-006 ( en este caso en la tabla el registro está como 11200010060000000000) e incluso un número de cuenta que no tiene el 6 pero en su descripción si hay un 6000.

Nota Si necesitas identificar un número de cuenta en especial, deberás capturar el número sin guiones. Por ejemplo 6000003500, que en el sistema es 6000-035-000 o si desea ubicar el cursor sobre los registros al teclear el primer número el cursor se ubica en el primer registro que encuentre con ese (s) caracter.

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  Botones de esta ventana Botón Función Busca el registro que contenga las características de lo tecleado en el campo Buscar. Permite restablecer el orden de la información después de a ver aplicado un filtro en la ventana.

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Reporte de activos fijos   Catálogo de activos Revaluación de activos Inventario de Activos fijos

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Resultado fiscal   Se realiza para obtener información fiscal y así determinar la utilidad fiscal del ejercicio fiscal (enero - diciembre). Al realizar la diferencia entre ingresos menos deducciones, el resultado se debe multiplicar por la tasa que marque la ley de Impuesto Sobre la Renta.

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Manejo de activos   El sistema ha sido desarrollado para proporcionar a la empresa una herramienta altamente flexible e integrada para el control de los principales factores relacionados con sus activos.   Esta versión te permite manejar tus activos de manera integral con tu contabilidad. Cuentas con varios procesos que son fundamentales para tu empresa:   Temas relacionados Tipos de activos Activos Depreciación de activos Revaluación de activos Tabla de INPC

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Depreciación histórica o contable   Qué es Es la que comúnmente se lleva en libros de contabilidad (Diario y Mayor), de las cuales el sistema maneja tres tipos, que a continuación se mencionan:   Línea recta Se basa en aplicar un porcentaje fijo al monto de la inversión. Este método es requerido por la ley del Impuesto Sobre la Renta. La fórmula básica es: Depreciación = Valor del activo * Porcentaje de depreciación Es decir, se deprecia el mismo porcentaje cada año, hasta agotar el valor del activo. Ejemplo: con un porcentaje de 20% anual se depreciará el activo a 5 años.   Suma de años dígitos Se deprecia el activo a un cierto número de años. El porcentaje de depreciaci n varía año con año, calculándose dividiendo los años restantes por depreciar entre la suma total de los números que correspondan a cada año. A partir de la estimación de los años de vida útil, ya sea a través del porcentaje de depreciación o directamente del número de años de vida útil, se inicia el cálculo de los porcentajes de depreciación de cada año. Por ejemplo: si tenemos un activo que se depreciará al 20% anual (es decir, a 5 años), el sistema realizará el siguiente cálculo: Sumará los números 5+4+3+2+1, que dan un total de 15. Entonces, para el primer año de depreciación será de 5/15= .3333, esto es 33.33%. Para el segundo año, 4/15= 26.66%; El tercero 3/15= 20%; El cuarto 2/15= 13.33% y El quinto 1/15= 6.66%. Doble saldo declinante Se deprecia al doble de la tasa normal de depreciación, y no sobre el costo original de la inversión, sino sobre el saldo pendiente de depreciar. Por ejemplo, a una tasa de depreciación del 20% anual, se depreciará en 5 años. El primer año se depreciará al doble, es decir al 40%. El siguiente año se depreciará el mismo 40% pero sobre el saldo a depreciar de 60% (100-40%). Esto resulta en una tasa real de depreciación del segundo año del 24%. El siguiente año se depreciará el 14.4% (100-40-24%), etc. Con este método, al terminar el plazo de depreciación todavía quedará un saldo por depreciar, este valor teórico de rescate permanece en libros. Nota: Los datos que se utilizan para hacer los cálculos de depreciación contable son los capturados en la pestaña de depreciación contable en el alta de activos.   Temas relacionados Parámetros de depreciación Reporte de depreciación contable Reporte de activos que ya no se deprecian Reporte de proyección de la depreciación Póliza de depreciación de activos

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Depreciación actualizada   La depreciación fiscal tiene una serie de reglas especificas que deben observarse para su cálculo ya que ésta se basa en valores actualizados. Como base se requiere que tengas los índices de precios al consumidor, ya que con ellos se calcula el factor de actualización que se aplicará a la depreciaci n por activo. A continuación se da la forma de calcular esta depreciación:

 
a) Factor de ajuste = Factor de actualización = (INPCum / INPCma) Donde: INPCum = Índice nacional de precios al consumidor del último mes de la primera mitad del período de utilización del bien en el ejercicio a depreciar. INPCma = Índice nacional de precios al consumidor correspondiente al mes de adquisición del activo. b) Valor actualizado del activo = Factor de ajuste * Valor original del activo. Depreciación para el período = ((Valor actualizado del activo * Porcentaje establecido por la LISR / 12) * Meses en que se utilizó el activo)   Nota Los datos que se utilizan para hacer los cálculos de depreciación fiscal son los capturados en la pestaña de depreciación fiscal en el alta de activos.   Temas relacionados Parámetros de la depreciación Depreciación Contable Reporte de activos que ya no se deprecian Reporte de proyección de la depreciación Póliza de depreciación de activos

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Monedas   Manejo de multimoneda Catálogo de monedas

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Ubicar plantilla   Acceso
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Dentro de Excel, Barra de herramientas Infoweb, botón

  Qué es Podrás guardar la plantilla en las carpetas que por default se propone. Además la plantilla podrá ser publicada en tu carpeta personal como en la carpeta de grupo compartida con otros usuarios. Manejo Debes escribir el nombre de la plantilla y seleccionar la o las carpetas en donde deseas agregarla, se sugiere la Carpeta General de Excel, Aspel-SAE, Aspel-COI, Aspel-NOI y Aspel-CAJA.   También puede ser publicada tanto en la carpeta personal como en la carpeta de grupo compartida, en cualquier caso debes escribir la ruta a donde se publicará.   Campos de este proceso Campos Descripción

Escriba el nombre de Escribe el nombre que llevará la plantilla en formato Excel. la plantilla Carpetas Selecciona la o las carpetas donde deseas guardar la plantilla. Con los botones ubicaciones para la plantilla. y agregas y quitas una o varias

Con los botones y que se tienen disponibles para la plantilla. Ubicación   Tema relacionado Aspel Herramientas

agregas o quitas todas las ubicaciones

Selecciona la ruta donde quieres que se publique la plantilla o sea en la Carpeta Personal o en una carpeta compartida.

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Búsqueda del directorio   En esta ventana podrás localizar un directorio, recuerda que debes indicar la ruta de acceso correcta para su localización.

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Catálogo de cuentas   En este catálogo podrás ejecutar las siguientes funciones:   Agregar cuentas Modificar cuentas Elimina cuentas Consulta el catálogo de cuentas Filtrar cuentas

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Preguntas más frecuentes de un sistema en su modalidad de renta   ¿Cuál de los métodos de adquisición es mejor, el Tradicional o el de Renta? Ninguno de los métodos de adquisición arriba descritos es mejor que el otro. La diferencia estriba en el tipo de necesidad particular de cada cliente. Ya tengo un Sistema Aspel instalado ¿Puedo "pasar" al esquema de renta sin problemas? Si, sólo tienes que instalar la versión del sistema en modo de renta, colocar tu información en esta nueva instalación y seguir trabajando normalmente sin problema alguno. ¿Cuántas Empresas se permiten por sistema en Renta? Por cada sistema en Renta se permite el registro de hasta 4 Empresas, por lo que si requieres de un mayor número deberás instalar otro sistema y contratar su renta respectiva. ¿Por qué es importante la Validación de Renta? Es importante porque te permite la continuidad en el uso del Sistema en Renta, si expira el lapso permitido de validación y no la has realizado, el sistema no te permitirá su uso. El servicio de renta que pagué comprende más de un mes de renta, ¿es necesaria la Validación de Renta? Si, es necesario que el Sistema se conecte cada mes a ejecomercial para validar la vigencia de la renta aun y cuando al contratar hayas pagado tres, seis meses o incluso el año. ¿Por qué es importante la Actualización? Es importante porque te permite estar a la vanguardia en el aprovechamiento y uso de los sistemas administrativos, incluyendo las actualizaciones legales derivadas de las adecuaciones a la ley emitidas en el país al momento de ser aprobadas.

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Personaliza tu consulta   Estos son los temas relacionados, escoge el tema que quieras consultar.   Información general Exportación de consultas

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Reportes   El sistema cuenta con los siguientes reportes, elige el que deseas consultar:   Manejo de reportes Reporte de cuentas Reporte de operaciones con terceros Reporte de emisión de pólizas Reporte de balanza de comprobación Reporte de diario general Reporte de auxiliares Reporte de activos fijos Reporte de depreciación contable Reporte de Balance general Reporte de estado de resultados Reporte de libro mayor Reporte de reexpresión de saldos Reporte de presupuestos Reporte del usuario Formas Aspel continuas y laser

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POL (Pólizas)   Recorre el archivo de pólizas, ejecuta los procesos para la póliza en que se ubica y prosigue con la siguiente hasta terminar.

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Interés acumulable y deducible   Esta hoja permite calcular el total de interés acumulable como resultado de intereses ganados en inversiones (Productos financieros) y el total de interés deducible como resultado de intereses pagados (Gastos financieros).   La información es organizada mensualmente y presenta los totales parciales de los dos primeros trimestres del año.

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Calendario de pólizas  
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Presionando las flechas

podrás moverte de mes en mes.

El calendario te da a seleccionar tres meses antes y después des mes de trabajo, esto haciendo clic sobre el mes de trabajo del calendario.

  Nota Debes tomar en cuenta que sólo podrás seleccionar una fecha dentro del mes de trabajo en las pólizas ya que si seleccionar otro mes, el sistema te indicará que seleccionaste una fecha inválida.

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Opciones para el catálogo de cuentas   Selecciona el tema que quieres consultar: Agregar cuentas Modificar cuentas

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Manejo de pólizas   Escoge de los siguientes temas el que quieras consultar:   Consulta de pólizas Agregar una póliza Modificar póliza Elimina una póliza Buscar una póliza Copiado y pegado de pólizas Emite una póliza Copiar póliza de otro período Auditar póliza Filtra pólizas

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Buscar tipos de activos   La búsqueda de tipo de activos en el catálogo tiene dos formas:   Búsqueda de registros por columna   Qué es   Para realizar una búsqueda para un tipo de activo deberás colocarte sobre la columna de alguna de las columnas dependiendo del método de búsqueda que gustes, es decir, si quieres realizar una búsqueda por Clave, Descripción, Tasa Depreciación Contable, Tasa depreciación Fiscal, Máximo deducible, Método de depreciación y Depreciación proyectada.   Por ejemplo: En la siguiente ventana realizaremos una búsqueda por Descripción, el tipo de activo Equipo de transporte. Coloca el ratón sobre cualquiera de los registros de la columna de Descripción comienza a escribir la palabra, el sistema comenzará a buscar el registro de acuerdo a la posición de la letra es decir, comienza a verificar desde la primera letra hasta que encuentre el nombre que estés buscando.    

  Búsqueda por registros   Acceso  
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Menú Archivos, Tipos de activos/ Menú Ver, Buscar o F3 Dentro del catálogo, oprimir el botón

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  Qué es También puedes realizar una búsqueda por medio del botón que requieras encontrar.   Buscar , donde saldrá una ventana para que puedas escribir la información

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Opciones para monedas   Elige el tema a consultar:   Agregar una moneda Modificar una moneda

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Botones de la ventana de captura de pólizas   Al dar de alta una póliza, el sistema cuenta con las siguientes posibilidades que te facilitarán tu trabajo:   Te permite contabilizar o grabar la póliza y limpia todos los campos para iniciar una nueva captura.

Te da la posibilidad de que puedas salir de la póliza sin grabarla.

Puedes editar las cuentas contables, es decir, te presentará el catálogo de cuentas sin salir de la póliza.

Puedes insertar una partida dentro de la póliza, posicionándote en la línea donde la quieras insertar.

Puedes eliminar una partida dentro de la póliza, posicionándote en la partida que quieras borrar.

Puedes grabar la póliza que estás capturando como una póliza modelo. Pólizas modelo Envía las pólizas modelo por correo electrónico. Enviar póliza modelo por correo Con este botón se puede desplegar en pantalla el contenido de la póliza que fue grabada como modelo.

Permite copiar pólizas de otros períodos para contabilizarlas en el período actual de trabajo. Copiar póliza de otro período Aquí podrás señalar que la póliza seleccionada en ese momento ya está revisada por el auditor, y por lo tanto no podrá tener ningún cambio posterior. Este botón estará disponible cuando se acceda a modificar la póliza. Emite o imprime la póliza que estás dando de alta. Consulta el siguiente tema para el manejo de Emite la póliza. Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite desplazarte a la siguiente póliza, sin necesidad de salir de la ventana. Este botón no estará disponible cuando estés dando de alta una póliza Desde el detalle de una póliza que ya fue grabada, este botón permite desplazarte una póliza anterior, sin necesidad de salir de la ventana. Este botón no estará disponible cuando estés dando de alta una póliza. Muestra y/o te regresa a la primera póliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botón, sólo estará habilitado cuando estés en la ventana de cambios. Muestra la última póliza, sin necesidad de cerrar la ventana. Este botón, sólo estará habilitado cuando estés en la ventana de cambios. Con este botón podrás cuadrar la póliza para que se pueda contabilizar. Esta forma de cuadre es útil para saldar y/o cuadrar una póliza automáticamente cuando los saldos de las columnas debe o haber no sean iguales, ya sea porque no se hayan terminado de capturar todos sus registros o existan diferencias entre decimales. Si el sistema detecta que al contabilizar la póliza se ha utilizado la cuenta de cuadre, ésta será grabada con el estatus de "Pendiente" y se observará en el catálogo de pólizas en color rojo, con el propósito de identificarla fácilmente y posteriormente sea editada para continuar con su captura. Para usar esta opción, deberás posicionarte sobre la última partida de la p liza y crear una partida en blanco con ayuda de la tecla Enter, y proporcionar alguna cuenta del catálogo o la cuenta de cuadre definida en parámetros del sistema, directamente en la columna "No. de cuenta", después selecciona el botón "Cuadrar póliza". Nota: Si deseas que la póliza ya no se visualice en rojo o sea considerada con estatus de "Pendiente", deberás editar la póliza y eliminar la partida o seleccionar otra cuenta donde se haya indicado la cuenta de cuadre, de lo contrario al grabarse nuevamente, no perderá el atributo de "Pendiente". Parámetros del sistema/ Pólizas/ Cuadrar pólizas automáticamente

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Este botón para el alta de movimientos estará deshabilitado.   Este botón para la modificación de la póliza, servirá para configurar una cuenta como una cuenta para llevar las deducciones de operaciones con terceros.   Desde la consulta de pólizas, este botón permitirá dar de alta una operación con terceros a un movimiento en particular. Este botón para el alta de movimientos estará deshabilitado.   Este botón para la modificación de la póliza, servirá para configurar una cuenta como una cuenta para llevar los ingresos de operaciones con IETU.   Desde la consulta de pólizas, este botón permitirá dar de alta una operación con IETU a un movimiento en particular.  

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Procesos para mantener la continuidad de la información   Qué es   Los siguientes procesos son una ayuda indispensable para un mejor control de tu información contable:   Proceso En qué consiste

Diagnóstico para Cuando modificas pólizas de meses anteriores o agregas cuentas, debes asegurarte que los saldos el traspaso finales de un mes sean siempre los iniciales del siguiente. Esta opción te permite identificar cuáles meses han sufrido modificaciones en cuentas o en pólizas y no se les ha aplicado el proceso de Traspaso de saldos. Traspaso de saldos Borrado de movimientos Contabilización Póliza de cierre anual Permite actualizar los saldos iniciales de uno o varios meses cuando el saldo final del mes anterior sufrió modificaciones. También genera el registro de una nueva cuenta en el mes que estás actualizando (siempre que tengas permitida el Alta automática de nuevas cuentas en el traspaso). Borra toda la información del período en el que estás trabajando (por ejemplo, del mes de octubre de 1999). Permite contabilizar las pólizas si en tus Parámetros del sistema, opción Contabilización en línea pediste que el sistema no lo hiciera automáticamente al momento de que fueran registradas. El sistema te permite trabajar la contabilidad anual con 13 meses, de manera que en este último período puedes generar una cuenta de resultados para consolidar el cierre anual del ejercicio. Esta póliza de cierre (que es en sí una p liza modelo), contendrá el saldo definitivo de todas tus cuentas durante el año, pudiendo saldarlas para dejar tu contabilidad en ceros.

Consolidación de Puedes reunir y comparar los datos de las contabilidades de las empresas que forman un corporativo, empresas en un determinado período de trabajo.

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¿Qué debo capturar y en qué orden?   QUÉ DEBO CAPTURAR EN GENERAL Al acceder al sistema debes capturar el Directorio de Trabajo de tu empresa, en la cual se encuentra la base de datos con la que trabajará Aspel-COI. También no dejes de configurar los Parámetros del Sistema ya que de esto depende el buen funcionamiento del mismo. QUE CAPTURAR POR MÓDULO. Cuentas El catálogo de cuentas registra y lleva un control de éstas, ordenadas por los niveles que indiques. De acuerdo a los niveles que vayas determinando para las cuentas, éstas se irán agrupando en rubros de cuentas. Existen varios procesos para lograr un manejo ágil y eficiente de tus cuentas: Manejo de centros de costos Elección de un catálogo de cuentas Cuentas acumulativas y de detalle Activos Agrupa los tipos de activos, la tasa y método de depreciación para cada uno, así como el monto máximo deducible que les corresponde.   Para crear tus activos tienes que darlos de alta, podrás hacerlo mediante la función de Agregar activos, esta función te permite dar de alta los diferentes tipos de activo que agruparán a su vez a los activos que se utilizarán en tu contabilidad.   El sistema te da por omisión los tipos de activos más comunes (equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de transporte y edificios, etc.), pudiendo dar de alta todos los que tú quieras.   Los datos que captures en el tipo de activo, son los que el sistema sugerirá al dar de alta los activos que sean de ese tipo. Consulta de pólizas Puedes definir hasta 12 clasificaciones distintas para tus pólizas. Por omisión el sistema te da los 3 tipos más usados: de diario (Dr), de Ingresos (Ig) y de Egresos (Eg).

 
Al clasificar tus pólizas por tipo, podrás realizar consultas más rápidas y delimitar el reporte de Diario general. Reportes y GRÁFICAS Una vez que captures tus partidas con la información contable de tu empresa, puedes generar reportes y gráficas que te ayudarán a responder a las necesidades más apremiantes.  

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¿Qué recomendaciones debemos seguir para migrar la información de versiones anteriores?   Les recomendamos realizar los siguientes pasos: Pasos Previos a la Traducción de Datos   1. 2. 3.   En la versión "anterior":   a) Respaldar la información. b) Dar mantenimiento a los archivos (recuperar y regenerar) c) Respaldar nuevamente la información. d) Verificar la integridad de datos. Instalar la nueva versión del sistema Aspel – COI. Realizar pruebas de impresión de formatos, como son pólizas. Realizar los cambios que sean necesarios a los formatos para que las caídas en formatos preimpresos como pólizas, queden bien.

   
Traducción de Información   1. 2. 3. 4.   Volver a preguntas generales de Windows Volver a la Guía Rápida de Aspel - COI Realizar la traducción de información (accediendo al sistema). Tener cuidado de realizar la traducción en directorios diferentes al original. SIEMPRE HAY QUE CONTAR CON RESPALDOS DE INFORMACIÓN. Revisar la integridad de la información, emitiendo reportes, comparando saldos, movimientos de manera aleatoria, etc. Respaldar información.

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Selección del directorio de datos   Qué es Selecciona la ruta del directorio de trabajo, con la que trabajaras en este proceso.   La selección del directorio de trabajo se ejecutará para las siguientes tareas de Aspel - COI . Importación de archivos Traducción de archivos Traspaso de saldos Generación de un respaldo Reinstalación del respaldo Crea el siguiente período Balanza anual Consolidación de empresas Parámetros del sistema

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Modifica las fórmulas de tu gráfica   Puedes utilizar operaciones aritméticas para manipular la presentación de los datos de tus gráficas, o puedes utilizar alguna fórmula del Editor de formatos para que los valores que presente tu gráfica sean diferentes a los de la gráfica predefinida. En estas fórmulas puedes incluir números, variables de tu contabilidad, u operaciones lógicas entre estos elementos. Dentro de una fórmula puedes incluir indicadores tales como Saldos de cuentas, Rubros de cuentas y las operaciones que entre estos elementos se realicen.   Temas relacionados Añade valores a tu gráfica Operadores aritméticos Operadores lógicos a utilizar dentro de las fórmulas Sufijos que puedes incluir en las fórmulas Funciones especiales que puedes utilizar

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Añade más valores a tu gráfica   En esta versión del sistema, puedes añadir fórmulas en los campos de la Serie 1 a la Serie 5. Estos valores se verán reflejados inmediatamente en la presentación de tu gráfica.

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Operadores aritméticos   Los operadores que puedes modificar e incluir dentro de la fórmula de tus gráficas son:   Simbolo + * / ^   Nota: Una raíz puede expresarse como una potencia fraccionaria. Por ejemplo, la raíz cuadrada de 25 se puede plantear como (25) ^ (1/2), ó (25) ^ 0.5 Descripción Suma Resta Multiplicación División Exponenciación

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Operadores lógicos a utilizar dentro de las fórmulas   Simbolo Descripción = < > <= >= <>   Nota: Estos operadores deberán respetar la prioridad de los operadores matemáticos. Los de mayor prioridad son los paréntesis, luego el exponencial, los signos de multiplicación y división (que tienen la misma prioridad) y finalmente los signos de suma y resta. Igual a Menor que Mayor que Menor o igual Mayor o igual Diferente de

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Sufijos que puedes incluir en las fórmulas   Sufijo F I M A C D H P E O #N nn Xnn Representa Saldo final Saldo inicial Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Total de cargos del período (Debe) Total de abonos (Haber) Promedio calculado (Saldo Final + Saldo inicial / 2) Diferencia entre Debe y Haber Incluye cuentas de nivel, como A=auxiliar S= subcuenta o M= mayor Incluye cuentas de nivel como: #1cuentas de mayor, #2 las subcuentas y #3 el auxiliar. Número de departamento ( del 1 hasta 99) Número de moneda

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Funciones especiales que puedes utilizar   Puedes efectuar cálculos con las variables o campos que maneja el sistema, los cuales son idénticos a los que se utilizan en el Editor de formatos del sistema (las que puedes consultar en el menú Archivos / Editor de formatos / Lista de Campos del Editor y de comandos. Puedes anteponerle la @ (arroba), aunque el sistema reconoce la fórmula sin ella (sólo en esta función). He aquí unos ejemplos del funcionamiento de estas fórmulas:   Podrás consultar las siguientes fórmulas: @SI [Condicional, Verdadero, Falso @SI[@RAN[R14,F] > @RAN [R8,F],R8,R14] @CTA[1100-000-000,I] @CTA[1100-000-000,F] @CTA [Cuenta,Sufijo] @CTA [Cuenta1,Cuenta2,Sufijo] o @CTA [Cuenta1..Cuenta2,Sufijo] @CTA [<#Campo1>..<#Campo2>,Sufijo] @RAN [R#rango,Sufijo] @INPC [Mes,Año]

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@SI [Condicional, Verdadero, Falso]   Sirve para efectuar cálculos condicionales, es decir, que realice una operación si cierta condición se cumple y otra si no se cumple.

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@SI[@RAN[R12,F] > @RAN [R8,F],R8,R12]   Le estarás indicando al sistema que si el saldo final rubro 12 (correspondiente a las Cuentas por cobrar), es mayor que el Saldo final del Rubro 6 (correspondiente a Ventas), el sistema despliegue el monto de las ventas; en caso contrario (que las ventas sean mayores que las Cuentas por cobrar) el sistema deberá desplegar el monto final de las cuentas por cobrar.   Después de que se cierra el corchete de la condición, se presentan las operaciones a efectuar si no se cumple la misma, separadas por comas.

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@CTA[1100-000-000,F]   Estas incluyendo en la gráfica el saldo final de la cuenta correspondiente.

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@CTA [Cuenta,Sufijo]   Presenta el monto especificado por el sufijo para una sola cuenta. Por ejemplo: @CTA [1100-000-00,H], indicará al sistema que despliegue el monto total de abonos (Haber) de la cuenta correspondiente.

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@RAN [R#rango,Sufijo]   Sirve para indicar que deseas conocer la suma del monto de un rango de cuentas. Si especificas: @RAN[R15,F], indicarás al sistema que presente el saldo final de todas las cuentas pertenecientes al rubro 15, que corresponden al rubro de Inventario del catálogo estándar (revisa el apartado de Rubros de cuentas).

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@INPC [Mes,Año]   Sirve para utilizar y/o desplegar algún valor del Índice Nacional de Precios al Consumidor del mes y año que especifiques. Si especificas: @INPC[01,2002], indicarás al sistema que presente el valor del mes de enero de 2002. Si especificas: @INPC[0], indicarás al sistema que presente el valor del mes y año del período de trabajo.   Temas relacionados Rubros de cuentas Editor de formatos   Nota: Ya que corregiste el contenido de tu gráfica y la grabaste, puedes mejorar la presentación de la misma, con un graficador muy completo que te permite manipular tu información en 2 y 3 dimensiones, en más de 10 diferentes tipos de gráfica, con posibilidades de corregir aspectos tales como la iluminación, la forma de presentación de los valores, los fondos (de la gráfica y el general), los tipos de letra de las etiquetas, y más.   Ver: Modifica la presentación de la gráfica

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¿Qué es lo que tienes que revisar primero?   Selecciona el período de trabajo; si no existen datos en el sistema, se instalarán los catálogos correspondientes o, en su caso, puedes entrar a la instalación automática del menú Utilerías opción Control de archivos / Instalación automática.   1. 2. 3. 4. 5. Revisa los Parámetros del sistema Revisa que la tabla del INPC en el sistema esté actualizada para evitar problemas de cálculo. Da de alta tus departamentos y conceptos de pólizas Da de alta las cuentas , cuentas departamentales y activos que vayas a manejar en el sistema, tienes 5 catálogo predeterminados de cuentas que puedes utilizar. Revisa los rubros de cuentas donde se asocian las cuentas y subcuentas a los rubros.

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Opciones para las pólizas   Elige el tema a consultar:   Agregar una póliza Modificar póliza Grabar póliza modelo Modificar póliza modelo Enviar pólizas modelo por correo

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Procesos   En este módulo se encuentran explicados todos los procesos contables que se ejecutan en el sistema. Elige el tema que deseas consultar:   Traspaso de saldos Borrado de movimientos Contabilización Consolidación Regenera una balanza anual Póliza de cierre Póliza de depreciación de activos Póliza de ajuste cambiario Revaluación de activos / actualización Integración de pólizas Hojas fiscales y financieras

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Balance general   Acceso
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Menú Reportes, Balance general

  Qué es Esta opción te permite generar el estado financiero llamado Balance general o Estado de posición financiera, el cual refleja la situación financiera de la empresa. Agrupa las cuentas del catálogo en Activo (circulante y no circulante), pasivo (a corto y largo plazo) y Capital contable. Los registros que emite son los siguientes:  
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Nombres de las cuentas de balance (activo, pasivo y capital). Totales de los rubros de activo, pasivo y capital. Fecha del reporte.

  El reporte se generará por la emisión de un formato, el cual puedes modificarlo para adaptarlo a tus necesidades.   1. Bgralmow.fto el cual genera un balance general re-expresado a cualquier moneda extranjera, siendo ésta proporcionada por el usuario, así como el tipo de cambio (simplemente se divide el monto total de cada cuenta entre el tipo de cambio proporcionado), o Bgralw.fto, formato que genera un balance general en la moneda contable del sistema.

2.  

Para modificar cualquiera de estos formatos de reporte, debes referirte a la explicación del Editor de formatos. Nota: Se tienen disponibles los formatos Bgralwbt.fto y Bgralmowbt.fto para las bases de datos traducidas que tienen la estructura de los rubros de versiones anteriores (Aspel-COI3.5 y Aspel-COI 4.0)   Campos de este reporte Campo Ruta Nombre del formato Editar formato Fecha del reporte   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No puedes imprimir el reporte. No cuadran las cifras con respecto a tus demás reportes SOLUCIONES No está configurada tu impresora y/o está apagada. Para mayor información, dirígete al manual de tu impresora o de la red que corre en tu empresa. Revisa los rubros a los que asignaste tus cuentas, debido a que puedes haber asignado una cuenta en un rubro que no debería. Rubros de cuentas Descripción Este campo indica la ruta de trabajo, en caso de que el archivo no se localice en esta ruta, el sistema solicitará que se especifique la ruta y el archivo correctos. Elige y/o anota el nombre del formato a emplear en el reporte.

Puedes modificar este formato y renombrarlo, para poder imprimir el reporte con el formato que deseas. Escribe la fecha del día en que se tomarán los movimientos para realizar el reporte.

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@MFC   DESCRIPCIÓN: Esta función proporciona varios formatos para la presentación de fechas, dentro los cuales se incluye un formato para imprimir el año con 4 dígitos.   Donde: Campo Se puede indicar cualquier fecha válida dentro de los campos de formatos por ejemplo <025>, corresponde a la fecha de trabajo, <072>, corresponde a la fecha de la póliza, etc. Formato Aquí debes especificar una cadena de los formatos válidos. Idioma   SINTAXIS: @MFC[CampoFecha, "Formato", "Idioma" ]   A continuación se presenta la lista de formatos que puedes aplicar a una fecha:   COMANDO @MFC^<072>, " dd/mm/aa"] @MFC^<072>, " dd/mm/aaaa"] @MFC^<072>, " mm/aa"] @MFC^<072>, " mes/aa", "E"] @MFC^<072>, " mes/aaaa", "E"] @MFC[ <072>,"dd"] @MFC[ <072>,"mm"] @MFC[ <072>,"mes","E"] @MFC[ <072>,"aa"] @MFC[ <072>,"aaaa"] @MFC[ <072>,"largad","E"] RESULTADO 08/11/00 08/11/2000 11/00 Nov/00 Mar/2000 03 11 Nov 00 2000 Miércoles, 03 de noviembre de 2000 Miércoles, 03 de Nov. de 2000 03 de noviembre, 2000 03 de Nov., 2000 03 de noviembre de 2000 03 de Nov. de 2000 Idioma en el que se presentan los nombres y las abreviaciones de los días y los meses; utiliza "E" para Español o "I" para Inglés. Este parámetro es opcional, si se omite las descripciones aparecerán en Español.

@MFC[ <072>,"largod","E"] @MFC[ <072>,"larga1","E"] @MFC[ <072>,"largo1","E"] @MFC[ <072>,"larga2","E"] @MFC[ <072>,"largo2","E"]  

Nota: Si requieres que la fecha salga en Inglés debes añadir el tercer parámetro ("I"), de lo contrario los formatos ejecutados saldrán en Español. Ejemplo: @MFC[ <072>,"largad","I"] Monday, November 08th, 2000 @MFC[ <072>,"largod","I"] Monday, Nov. 08th, 2000 @MFC[ <072>,"larga1","I"] November 08th, 2000

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@MFC[ <072>,"largo1","I"] Nov 08th, 2000 @MFC[ <072>,"larga2","I"] November 08th, 2000 @MFC[ <072>,"largo2","I"] Nov. 08th, 2000   EJEMPLO: A continuación se presenta una línea de código que imprime una fecha con y sin formato: Sin formato de fechas Escribe 1, "Fecha",10,<072> Con formato de fechas Escribe 1, "Fecha",10,@MFC[ <072>,"dd/mes/aaaa"]   Una vez que se utiliza la función @MFC dentro de un comando Escribe, no es posible solicitar dentro de la misma línea de comando la impresión de otros datos, es necesario utilizar otro comando Escribe.   UBICACIÓN DEL COMANDO: Reportes del sistema   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Asigna y Escribe . Resultado Fecha 31/DIC/00 Resultado Fecha 31/DIC/2000

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Ajuste semestral del ISR   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Ajuste semestral del ISR.

  Qué es
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El ajuste semestral es la determinación de los ingresos y deducciones reales de cada año para determinar el impuesto correspondiente del primer semestre y compararlo contra los pagos provisionales a la fecha, obteniendo una diferencia y esta será el ajuste a pagar. Esta hoja te ayuda a conocer el saldo a pagar por ajuste semestral de algún período de tu contabilidad, tomando la información que arroja tu sistema.

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  Nota Si al entrar al ajuste semestral te aparece el siguiente mensaje "Error de apertura o error al abrir el archivo" significa que no tienes creado los meses para poder determinar el impuesto correspondiente, recuerda que esta hoja se hace semestralmente y necesita el primer semestre para poder reflejar la información. Manejo Dentro de la hoja de cálculo se encuentran incluidas las siguientes carpetas: Ajuste ISR Conciliación fiscal Resultado fiscal

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Ventajas del Editor de formatos   Acceso
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Menú Archivos, Editor de formatos, Editor

  Qué es   El Editor de formatos tiene las siguientes ventajas:  
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Podrás modificar todos los campos (la información específica) del sistema, tanto de totales y acumulados, así como cálculos predefinidos por el programa. Podrás imprimir campos simples y campos variables (como resultado de aplicar diferentes operaciones sobre el contenido de los mismos). Los comandos están en español, permitiéndote controlar: cómo se procesarán los datos, la impresión de campos o variables calculadas, acumulados, condicionar ciertas operaciones, etc. Se pueden editar los formatos (archivos con terminación: .FTO), en cualquier procesador, cuidando que el archivo se guarde como ASCII (WS6, Word Microsoft, Word Perfect, Editor de MSDOS, etc.). Cada sistema, así como sus módulos, tienen sus propios campos que debes conocer para poder modificarlos, aunque guardan una estructura en común que puedes reconocer fácilmente. Cada formato está conformado por una serie de instrucciones o comandos que te indican al sistema que ejecute una serie de tareas. Cada instrucción está constituida por el nombre del comando y su argumento o parámetros. El argumento puede contener: campos de impresión, rangos numéricos, constantes, máscaras, variables de cálculo, funciones especiales u operadores. El sistema requiere que en cada línea se especifique un sólo comando y su argumento. El archivo será repasado línea por línea, ejecutando las instrucciones de arriba hacia abajo. Así mismo, se debe respetar un orden en las instrucciones, para que se ejecute correctamente el formato; si se presentan errores puedes consultar el anexo de mensajes de error del editor. Se te recomienda trabajar siempre copiando el archivo o modificarlo con otro nombre, para que no pierdas los formatos originales.  

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Estructura de cada formato

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Conciliación contable fiscal Esta hoja permite apreciar las diferencias entre la utilidad contable y la utilidad fiscal, específicamente, entre éstas se mencionan las depreciaciones fiscales contra las contables, los intereses acumulables y deducibles contra los intereses ganados y pagados, las compras fiscales contra el costo de venta, la utilidad fiscal contra la utilidad contable en la venta de activo fijo, etc.

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Ajuste ISR   Esta hoja proporciona un resumen de la siguiente forma: Presenta el resumen del cálculo del ISR, partiendo de todos los ingresos menos las deducciones permitidas por la LISR, al resultado lo multiplica por la tasa establecida en la Ley del ISR para obtener el impuesto a pagar en el primer semestre del año, a este resultado se le restarán los pagos provisionales hechos y el resultado será el ajuste semestral a cargo o a favor. Nota: Dentro de las hojas se te pedirá que anotes algunos datos, los cuales son necesarios para obtener el cálculo correcto de la declaración. Algunos de estos datos son: Amortización fiscal, ISR Acreditable de tu empresa, etc. Ver: Hojas de cálculo del sistema (información general) Aplicaciones asociadas De dónde proviene la información La información de esta hoja fiscal la toma la hoja de cálculo directamente de los saldos de las cuentas involucradas.   Nota: Dentro de la hoja de cálculo podrás cambiar las celdas que contengan la sintaxis con la función VALOR @Cta y modificar o cambiar los valores de las celdas, de acuerdo a tus necesidades: para mayor información consulta el siguiente apartado. Ver: Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones Windows El sistema da un nombre para el archivo que genera esta opción: "AJSEMIRS.XLS", pero puede ser cambiado. Repercusiones Si realizas alguna modificación a la información dentro del sistema, deberás actualizar el vínculo que existe entre la hoja de cálculo y el sistema. Para mayor información dirígete al manual de la hoja de cálculo que utilices   Problemas / Soluciones PROBLEMAS No se encontró el archivo: AJSEMIRS.XLS ¿Desea hallarlo usted mismo?. Este documento contiene vínculos automáticos con otro libro, ¿Desea actualizar este libro con los cambios realizados en el otro libro? No se puede modificar parte de una matriz. El archivo que se va a utilizar está siendo modificado por otra persona. SOLUCIONES El sistema no localiza el archivo de esta hoja de cálculo, lo más probable es que no tengas instalado tal archivo en el subdirectorio de datos, así que debes moverlo desde donde se encuentre a este subdirectorio. Este mensaje siempre aparecerá cuando entres a la hoja de cálculo; si tu respuesta es negativa, te mostrará la ultima información que se tenga de la declaración anual del ISR e IVA que hayas grabado, en caso de ser positiva, actualizará de inmediato los datos, de acuerdo con el período que estés trabajando. Ya que los datos los llama desde el sistema hacia la hoja de cálculo, no será posible que realices cambios en la forma cotidiana. Consulta el manual de la hoja de cálculo. El archivo ya está abierto y/o está siendo utilizado por alguien más; si eliges Sólo lectura, el archivo se abrirá, pero no podrás realizar ninguna modificación; si eliges Notificar, esta opción te dará un mensaje de alerta cuando el archivo esté disponible; y si eliges Cancelar, se abrirá la hoja de cálculo nuevamente pero sin ningún dato. Si contestas en forma afirmativa, el sistema guardará todos aquellos cambios que hayas realizado, y aparecerán cuando vuelvas acceder a esta opción, que podrán ser modificados al actualizar el vínculo entre el sistema y la hoja de cálculo.

Al salir el sistema te preguntará: ¿Desea guardar los cambios efectuados en "AJSEMIRS.XLS"?

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Ganancia inflacionaria o interés deducible   Esta hoja permite obtener el cálculo del componente inflacionario, que es el efecto que causa la inflación sobre los saldos de las cuentas por pagar (proveedores, acreedores, cuentas por pagar, etc), y de los préstamos bancarios otorgados, para su comparación contra los intereses pagados y así determinar la ganancia inflacionaria e interés deducible. Toma la información de los saldos de las cuentas del pasivo circulante son utilizados para este cálculo.

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Conciliación fiscal   Esta hoja permite apreciar las diferencias entre la utilidad contable y la utilidad fiscal, que se obtuvo todo el año de trabajo, entre estas se mencionan las depreciaciones fiscales contra las contables, los intereses acumulables deducibles contra los intereses ganados y pagados, las compras fiscales contra el costo de venta, la utilidad fiscal contra la utilidad contable en la venta de activo fijo etc.

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Pérdida inflacionaria o interés acumulable Esta hoja permite obtener el cálculo del componente inflacionario, que es el efecto que causa la inflación sobre los saldos de las cuentas por cobrar (clientes, deudores, etc.) y de las cuentas bancarias para su comparación contra los intereses cobrados y así determinar la pérdida inflacionaria e interés acumulable. Utilizará la información de los saldos de las cuentas del activo circulante, para este cálculo.

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Consulta la lista de campos para formatos   Acceso
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Menú Archivos, Editor de Formatos, Lista de campos del Editor.

  Qué es Los campos son la información detallada contenida en tus catálogos. Ejemplos de campos son: Tipo de cuenta (si es acumulativa o de detalle), Debe y Haber de una cuenta, número de cuenta, tipo de póliza, saldo inicial de la cuenta, fecha de adquisición del activo, etc.  
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Estos campos los puedes incluir en cualquiera de tus reportes en el orden que requieras, gracias al Editor de formatos. El sistema cuenta con una lista de campos, donde cada uno de ellos tiene un número entre pico paréntesis, como por ejemplo, el campo "Concepto 1 de la p liza", al que le corresponde el número <73>. Éste y todos los campos tienen una longitud, la cual deberás considerar para que el reporte no se salga de la hoja y puedas incluir en el mismo la mayor cantidad posible de información.

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  Campos Cada módulo cuenta con sus propios campos, dentro de los cuales existen campos numéricos y alfanuméricos que puedes utilizar en tus reportes; todos los demás campos contienen datos específicos de catálogos y funciones. El sistema tiene un espacio definido para manejar 300 campos y la lista de campos esta dividida de acuerdo a los módulos en los cuales se utilizan, lo que te permite consultarla de manera dinámica.   Temas relacionados Lista de comandos y fórmulas para formatos Campos

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CONTROL   DESCRIPCIÓN: La función básica de este comando es enviarle a la impresora ciertos códigos de control como pueden ser: avance hasta el siguiente inicio de hoja, impresión en negritas, tipo de fuente, etc. Generalmente los códigos de control que se utilizan, se refieren al tipo (Arial, Courier, etc.), estilo (negrita, cursiva, etc.) y tamaño de letra que se empleará dentro del reporte. Los códigos de control para el cambio del tipo de letra, vienen definidos en el manual de tu impresora.   SINTAXIS: CONTROL Código ASCII   UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros, Partidas y Totales.   EJEMPLO: Si tienes una impresora EPSON o IBM Compatible y el reporte se imprime a 16 caracteres por pulgada, pero deseas que una sola línea se imprima a 10 caracteres por pulgada, debes especificarlo así: CONTROL 027 CONTROL 018 ESCRIBE 1, "Rango" CONTROL 027 CONTROL 018 En el ejemplo anterior: Se le envía a la impresora la secuencia de escape. Se le indica el código de control para imprimir a 10 caracteres por pulgada. Se le indica el texto que deseas imprimir. Se le envía a la impresora nuevamente la secuencia de escape. Se le envía el mismo código de control, que al funcionar como interruptor, restablece la impresión a 16 caracteres por pulgada.   *Ver Estructura del formato.   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Caracteres, Ancho_caracteres, Tipo ,y Font

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<001> <019>
Campos <001> al <019>   CAMPO <001> al <019>   Esencial   Estos campos libres alfanuméricos los puedes utilizar para anotar cualquier texto o cadenas alfanuméricas que requieras que aparezcan dentro de tu reporte. Puedes revisar, dentro de la explicación general del Editor de formatos, los comandos CENTRA y ESCRIBE, los cuales te permiten darle formato a la impresión de los textos.  DESCRIPCIÓN Campos libres alfanuméricos LONGITUD Variable

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Estado de resultados   Acceso
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Menú Reportes, Hojas fiscales y financieras, Estado de resultados

  Qué es

 
Se realiza para obtener información y así determinar la utilidad del ejercicio fiscal (enero - diciembre). El Estado de resultados incluye las partidas fiscales como ingresos acumulables, depreciaciones, ganancias o perdidas inflacionarias, interés reducible o acumulable; no incluye partidas no deducibles.   Al realizar la diferencia entre ingresos menos deducciones, el resultado se debe multiplicar por la tasa que marque la Ley de Impuesto Sobre la Renta.

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Campos con datos de la empresa   CAMPO <020> <021> <022> <023> <024> Nombre de la empresa Dirección de la empresa Población RFC de la empresa (incluye espacio p/2 guiones) Cédula de Empadronamiento (Registro estatal) DESCRIPCIÓN LONGITUD 60 30 30 15 15

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Campos con datos de la cuenta   CAMPO <025> <026> <027> <028> <029> <030> <031> <032> <033> <034> <035> <036> <037> <038> <039> <040> <041> <042> <043> <044> <045> <046> <047> al <069>   Esencial Los campos marcados con un asterisco (*) son numéricos, y varían dependiendo del uso del comando Máscara. DESCRIPCIÓN Fecha de Trabajo (MMAA) Número de cuenta Descripción de la cuenta Tipo (Detalle=1, Acum.= 0) Nivel de la cuenta (del 1 al 9) Presupuesto mensual Presupuesto anual Presupuesto acumulado Saldo inicial Debe Haber Saldo Final ( Saldo inicial) ( Debe) ( Haber) ( Saldo Final) Dígitos Primer Nivel en COI V1.0 Dígitos Segundo Nivel en COI V1.0 Dígitos Tercer Nivel en COI V1.0 Dígitos Cuarto Nivel en COI V1.0 Dígitos Quinto Nivel en COI V1.0 Naturaleza cuenta(0)deud(1)Acree No disponible LONGITUD 6 Variable 40 1 1 Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Variable Variable Variable Variable Variable 1 Variable

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MANEJO EDITOR DE FORMATOS   El Editor te ofrece los siguientes temas: Ventajas del editor de formatos Estructura de cada formato de reporte Consulta la lista de campos para formatos Lista de comandos y fórmulas para formatos Mensajes de error del editor Comandos del editor Definición de ciclos

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Campos con datos de las pólizas   CAMPO <070> <071> <072> <073> <074> <075> <076> <077> <078>   Esencial Los campos marcados como según máscara son numéricos, y varían dependiendo del uso del comando Máscara. Tipo de Póliza Número de póliza Fecha de la Póliza Concepto 1 de la Póliza Concepto 2 de la Póliza Número de Partidas de la Póliza Concepto del movimiento de la Partida Tipo de Saldo (O = Debe, 1 = Haber) Monto del Debe o Haber de la Partida DESCRIPCIÓN LONGITUD 2 5 9 60 60 4 30 1 Según máscara (*)

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Campos con datos del departamento   CAMPO <079> <080> <081> <082> <083> <084> <085> <086> <087> <088> <089> <090> <091> al <210> <211> <212> <213> <214> <215> <216> <217> <218> <219> <220> <221> <222> <223> <224> <225> <226> <227> <228> <229> <230> <231> DESCRIPCIÓN Número de Departamento Descripción del Departamento Saldo Inicial Departamental Saldo Debe Departamental Saldo Haber Departamental Saldo Final Departamental ( Saldo Inicial) Departamental ( Saldo Debe) Departamental ( Saldo Haber) Departamental ( Saldo Final) Departamental Mes I.N.P.C actual Mes I.N.P.C anterior Campos libres numéricos Dígitos Primer Nivel Dígitos Segundo Nivel Dígitos Tercer Nivel Dígitos Cuarto Nivel Dígitos Quinto Nivel Dígitos Sexto Nivel Dígitos Séptimo Nivel Dígitos Octavo Nivel Dígitos Noveno Nivel Saldo Inicial Moneda Extranjera Debe en Moneda Extranjera Haber en Moneda Extranjera Saldo Final en Moneda Extranjera ( Saldo Inicial) en Moneda Extranjera ( Debe) en Moneda Extranjera ( Haber) en Moneda Extranjera ( Saldo Final) en Moneda Extranjera Multimoneda (S = si, N = No) Para Ajuste Cambiario (S = si, N = No) Saldo Ini. Departamental M. Extranjera Debe Departamental M. Extranjera LONGITUD 2 40 Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Variable Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) 1 1 Según máscara (*) Según máscara (*)

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<232> <233> <234> <235> <236> <237> <238> <239> <240> <241> <242> <243> <244> <245> <246> <247> <248> <249> <250> <251> <252> <253> <254> <255> <256> <257> <258> <259> <260> <261> <262> <263> <264> <265> <266> <267> <268> Haber Departamental M. Extranjera Saldo Final Departamental M. Extranjera ( Saldo Inicial) Departamental M. Extranjera ( Debe) Departamental M. Extranjera ( Haber) Departamental M. Extranjera ( Saldo Final) Departamental M. Extranjera Número de la Moneda Nombre de la Moneda Prefijo para el Símbolo de la Moneda Fecha del último Tipo de Cambio Tipo de cambio de la moneda extranjera Desplazamiento Automático (S=Si, N=No) Monto del Desplazamiento Automático Tipo de Cambio de la Partida Número del Tipo de Activo Descripción del Tipo de Activo Número de Cuenta Contable del Activo Número de Cuenta para Depreciación Número de Cuenta para Gastos Número de Cuenta para Baja o Venta % de tasa de depreciación proyectada Clave del Activo Descripción del Activo Localización del Activo Fecha de Adquisición del Activo INPC del mes de adquisición Porcentaje Tasa contable depreciación Porcentaje tasa fiscal Método de depreciación Porcentaje de Vida útil Remanente Monto Original de la Inversión Depreciación Acumulada Monto Máximo Deducible Valor de Mercado Status del Activo Fecha de Eliminación Número de Departamento Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) 2 20 4 9 Según Máscara (*) 1 Según máscara (*) Según máscara (*) 2 20 Variable Variable Variable Variable Según máscara (*) 16 30 9 9 Según máscara (*) Según máscara (*) Según máscara (*) 1.  

Según máscara (*) Según máscara Según máscara Según máscara Según máscara 1 9 Según máscara (*)

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<269> <270> al <289> <290> <291> <292> <293> <294> <295> <296> al <300>   Esencial Los campos marcados como según máscara son numéricos, y varían dependiendo del uso del comando Máscara. Fecha de la última Revaluación Campos reservados por el sistema Bandera de póliza auditada si o no Valor del activo en moneda extranjera Fecha inicio de depreciación contable Fecha inicio de depreciación fiscal Bandera de deducción inmediata Sí o NO Número de serie del activo Campos reservados por el sistema 9 1 2 Según máscara (*) 9 9 2 24 1

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@Activo   SINTAXIS:   @ACTIVO[CLV_Desde..CLV_Hasta,Sufijo1,Sufijo2,SufijoN]{Ejercicio}   Los sufijo para identificar el activo   D        Descripción del activo M        Monto original E        Depreciación acumulada A        Depreciación acumulada fiscal P        Depreciación del período T        Depreciación total R       Remanente a depreciar F        Factor de actualización C       Depreciación actualizada V        Revaluación Q       Fecha de adquisición O      Tasa de depreciación contable I        Tasa de depreciación fiscal L       Valor de mercado

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@CTA   DESCRIPCIÓN: Proporciona el monto de cada cuenta general, departamental, o un rubro de cuentas; dependiendo del sufijo seleccionado.   SINTAXIS: @CTA [ Número de cuenta, (Sufijo) ] @CTA [ <Campo de inicio de rango>, <Campo de fin de rango>, (Sufijo) ] @CTA[ Número de cuenta 1..Número de cuenta 2, (Sufijo) ] Si trabajas con Cuentas Departamento, agrega el número de departamento deseado así: @CTA [ Número de cuenta, (Sufijo), Número de departamento ] Los sufijos para identificar el tipo de monto que requiera que presente el sistema son: F Saldo final I Saldo inicial M Presupuesto mensual A Presupuesto anual C Presupuesto acumulado D Total de cargos (Debe) H Total de abonos (Haber) E Diferencia entre Debe y Haber P Promedio calculado ((S. Final + S. Inicial) /2)   UBICACIÓN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos.   EJEMPLO: INICIA CTA ASIGNA <188>, @CTA [ 113 11 100, F ] ESCRIBE 10,<188> TERMINA CTA   *Ver Estructura del formato   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe y Asigna.

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@DEPRECIA   DESCRIPCIÓN: Proporciona la siguiente información: 1. 2. 3. 4. 5. 6.   SINTAXIS: @DEPRECIA [<SufijoClave>,<FIniDepre>,<FFinDepre>,<Que>,<FIniEjer>,<FFinEjer>]{Período} donde:   <Sufijo> Representa el tipo de información que se requiere; está compuesto por un caracter. Se tienen las siguientes dos opciones:
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La depreciación de un período (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc., en general de un rango de fechas). La depreciación actualizada de un período. El valor actualizado del activo. El factor de Actualización (sólo para activos). El monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos. La cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos.

A Si requieres la información sólo de un activo. T Si requieres la información de todo un Tipo de activos.

  <Clave> Debes indicar la Clave del activo o Número del Tipo de activo del que necesitas información. Se tienen tres opciones:
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cve Si requieres información sólo de un activo, debes indicar su clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco, y/o letras minúsculas, lo debes escribir entre comillas. Por ejemplo, si la clave del activo es Mesa 32, debes escribir "Mesa 32"). nn Si requieres información de todo un Tipo de activo, indica el número de tipo. Si requieres la información de TODOS los activos, no debes indicar nada, basta con el sufijo T.

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  <FIniDepre> Es la fecha inicial de depreciación.   <FFinDepre> Es la fecha final de depreciación.   <Que> Es el campo para indicar qué es lo que el usuario desea obtener de la función de depreciación y puede ser uno de los siguientes sufijos:   F Para obtener el Factor de Actualización (sólo para activos) O Para obtener el monto original del activo V Para obtener el valor actualizado del monto original del activo. P Para obtener la depreciación del período. E Para obtener la depreciación del período, pero actualizada. A Para obtener la depreciación acumulada. R Para obtener la cantidad restante por depreciar. M Para obtener el monto máximo deducible (valor a depreciar). D Para obtener el valor real (Monto Original Depreciación acumulada) L Para obtener el valor real, pero actualizado. C Para obtener el 50 % de la depreciación de período actualizado. I Para obtener el monto del activo para el cálculo del IMPAC.   <FIniEjer> y <FFinEjer> Representan la fecha inicial y final del ejercicio; son muy importantes para seleccionar el período en el que se considerará el INPC para calcular el factor de ajuste. Son opcionales y por omisión son:

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FIniEjer= 01/01/ del año de <FIniDepre> FFinEjer= 31/12/ del año de <FFinDepre>

  Esencial Estas dos fechas son opcionales, pero cuando se quieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo.   {Período} Un dato necesario para los cálculos fiscales es la fecha de último cierre, la cual es calculada de acuerdo al período en el que estás trabajando en el sistema; si estás trabajando en el período 10 02 (octubre de 02), la fecha de último cierre será 31/12/01, es decir, al 31 de diciembre del año anterior, esto es porque actualmente estará abierto el archivo de activos del 02, el parámetro {Período} es opcional, pero si lo utilizas no debes olvidar que la fecha del último cierre será calculada con base en este período.   UBICACIÓN DEL COMANDO: Contenido del documento, partidas y ciclos   EJEMPLOS:  
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Uso de T en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciación sólo del mes de marzo de 1999 de todos los activos del Catálogo.

  Escribe 1, "" Escribe 1, "Depreciación del período" Asigna <001>, @Deprecia [T, 0399, 0399,P,0399,0399] Escribe 40, <001>  
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Uso de Tnn en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciación acumulada de todos los activos que estén incluidos en el Tipo de activo 2 hasta el mes de marzo de 1999.

  Escribe 1, " " Escribe 1, "Depreciación acumulada" Asigna <001>, @Deprecia [T2,0399,0399,A,0399,0399]{0399} Escribe 40, <001>  
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Uso de Acve en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciación de un solo activo, de marzo de 2002.

  Escribe 1, "" Escribe 1, "Depreciación individual" Asigna <001>, @Deprecia [Aauto 1, 0399, 0399,P,0399,0399] Escribe 40, <001> Donde auto 1 es la clave del activo (tal como está escrita en el catálogo de activos).   Esencial Si la clave del activo tiene espacios, es necesario ponerla entre comillas.   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Asigna y Escribe .

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@DEPRECIAC   DESCRIPCIÓN: Proporciona la siguiente información con base en las fechas de inicio de depreciación y porcentaje de depreciación contable. 1. 2. 3.   SINTAXIS: @DEPRECIAC [<Sufijo><Clave>,FlniDepre,FFinDepre,Que, FlniEjer, FFinEjer] Donde:   Sufijo Representa el tipo de información que se requiere, está compuesta por un carácter. Se tienen las siguientes opciones:
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La depreciación de un período (puede ser mensual, bimestral, semestral, anual, etc., en general de un rango de fechas). El monto original de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos. La cantidad faltante por depreciar de un activo, de un tipo de activo o de todos los activos.

A Si se requiere la información sólo de un activo. T Si se requiere la información de todo un tipo de activo.

  Clave Se debe indicar la Clave del activo o Número de Tipo del que se necesita información.
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Cve. Si se requiere la información sólo de un activo, se debe indicar su clave. Si la clave del activo contiene espacios en blanco y/o letras minúsculas, se debe escribir entre comillas, (p.e. si la clave del activo es Mesa 32, se debe escribir "Mesa 32" ). Nn. Si se requiere la información de todo un Tipo de Activo, indicar el número de Tipo. Si se requiere la información de TODOS los activos, no se debe indicar nada, basta con el sufijo T.

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  <FIniDepre> Es la fecha inicial de depreciación.   <FFinDepre> Es la fecha final de depreciación.   <Que> Es el campo para indicar qué es lo que el usuario desea obtener de la función de depreciación y puede ser uno de los siguientes sufijos:  
l l l l l

O Para obtener el monto original del activo. X Para obtener el monto original del activo en su moneda extranjera. P Para obtener la depreciación del período. A Para obtener la depreciación acumulada. R Para obtener la cantidad restante por depreciar.

  <FIniEjer> y <FFinEjer> Representan la fecha inicial y final del ejercicio; son muy importantes para seleccionar el período en el que se considerará el INPC para calcular el factor de ajuste. Son opcionales y por omisión son: FIniEjerc= 01/01/ del año de <FIniDepre> FFinEjer= 31/12/ del año de <FFinDepre>   NOTA: Estas dos fechas son opcionales, pero cuando se quieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo.   Esencial Estas dos fechas son opcionales, pero cuando se quieran utilizar, se deben usar las dos al mismo tiempo.   {Período} Un dato necesario para los cálculos fiscales es la fecha de último cierre, la cual es calculada de acuerdo al período en el que estás trabajando en el sistema; si estás trabajando en el período 10 02 (octubre de 02), la fecha de último cierre será 31/12/01, es decir, al 31 de diciembre del año anterior, esto es porque actualmente estará abierto el archivo de activos del 02, el parámetro {Período} es opcional, pero si lo utilizas no debes olvidar que la fecha del último cierre será con base en este período.   UBICACIÓN DEL COMANDO: Contenido del documento, partidas y ciclos

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  EJEMPLOS:  
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Uso de T en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciación s lo del mes de marzo de 2002 de todos los activos del Catálogo.

  Escribe 1, "Depreciación del período" Asigna <001>, @DepreciaC [T, 0302, 0302,P] Escribe 40, <001>  
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Uso de Tnn en el editor de formatos. En este caso se presenta la depreciación acumulada de todos los activos que estén incluidos en el Tipo de activo 2 hasta el mes de marzo de 2002.

  Escribe 1, "Depreciación acumulada" Asigna <001>, @DepreciaC [T2,03902,0302,A,]{0302} Escribe 40, <001>  
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Uso de Acve en el editor de formatos. En esta caso se presenta la depreciación de un solo activo, de marzo de 2002.

  Escribe 1, "" Escribe 1, "Depreciación individual" Asigna <001>, @DepreciaC [A"auto 12", 0302, 0302,P] Escribe 40, <001> Donde "auto 12" es la clave del activo. (tal como está escrita en el catálogo de activos).   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Asigna y Escribe

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@INPC   DESCRIPCIÓN: Esta función proporciona el Índice Nacional de Precios al Consumidor del mes y año que se elija. Esta información es tomado de la tabla de INPC que se captura en el sistema.   SINTAXIS: @INPC [ MM,AAAA ]   UBICACIÓN Partidas y Ciclos.   EJEMPLO: ASIGNA <188>, @INPC [ 08,2002 ] ESCRIBE 20, <188>   Ver: Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe y Asigna .

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@RAN   DESCRIPCIÓN: Sirve para indicarle al sistema que deseas presentar la suma del monto de un rango de cuentas. El catálogo de Rubros de cuentas divide la información en 4 columnas: Número de rubro, Descripción, Cuenta inicial y Cuenta final. Recuerda que un rubro puede incluir hasta cinco rubros de cuentas y que todas serán consideradas para obtener el resultado que solicites.   SINTAXIS: @RAN [R#rango,<Sufijo>] o @RAN[Cuenta1..Cuenta2,<Sufijo>]   UBICACIÓN DEL COMANDO: Contenido del reporte.   *Ver Estructura del formato .   EJEMPLO (Sintaxis 1): Si especificas: @RAN[R15,F], estarás indicándole al sistema que deseas conocer el saldo final de todas las cuentas del rubro 15, que corresponden a las cuentas de Inventarios. Para calcular este saldo final se consideran todas las cuentas indicadas en los rubros de cuentas del rubro indicado.   EJEMPLO (Sintaxis 2): Si especificas: @RAN[2100 000..2199 999,F], estarás indicándole al sistema que deseas conocer el saldo final de todas las cuentas que estén incluidas entre la cuenta 2100 000 y la 2199 999. Cuando trabajas con Cuentas departamentales, a la sintaxis presentada le deberás agregar el número de departamento al que estás haciendo referencia, como sigue: @RAN [R#rango,<Sufijo>,#Depto]. Por ejemplo: @RAN[7,F,1], le indicarás al sistema que despliegue el Saldo final del rubro de cuentas 7, correspondiente al departamento 1.

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@RED   DESCRIPCIÓN: Permite redondear el valor de campos numéricos o variables Aspel   SINTAXIS: @RED [<Campo>, (Precisión)]   UBICACIÓN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos.   EJEMPLO: INICIA CTA ASIGNA <188>, @RED [ <034>, .01 ] ESCRIBE 15, <188> TERMINA CTA   *Ver Estructura del formato . Revisa también el siguiente tema:   Redondeo   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe y Asigna .

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@SDIARIO   DESCRIPCIÓN:   "Saldo promedio diario" Proporciona el Saldo Promedio Diario de la cuenta indicada en el período de trabajo. Esta función sólo puede ser utilizada en cuentas de detalle. Sólo para COI : En caso de que la cuenta maneje moneda extranjera, esta función calcula su saldo promedio diario utilizando los saldos de la divisa (puedes revisar estos saldos a través de la consulta de auxiliares de a cuenta, solicitándolos en la otra moneda). Si quieres obtener el saldo promedio en moneda nacional, deberás realizar la conversión respectiva.   SINTAXIS: @SDIARIO [<No. Cta>] donde: <No. Cta> Es el número de la cuenta de la cual se quiere saber el Saldo promedio diario. {Período} Indica el período de trabajo.   UBICACIÓN DEL COMANDO: Contenido del documento, partidas y ciclos.   EJEMPLO: En este caso, se quiere saber el Saldo promedio diario de la cuenta bancaria, del mes de enero de 1999, que en el catálogo tiene el número de cuenta 1120 001 (trabaja con moneda nacional). Pantalla Escribe 1, "SALDO PROMEDIO BANCARIO" Escribe 1, " " Escribe 1, "" Escribe 1, "Saldo promedio diario de la cuenta bancaria ''X''" Asigna <100>, @SDIARIO [1120 001]{0199} Escribe 60, <100>   Ver Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Asigna y Escribe .

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@SI   DESCRIPCIÓN: Permite que un comando "Sí", se utilice como parte de una operación y evita que se concentren demasiados comandos de este mismo tipo.   SINTAXIS: @SI [Condicional, Verdadero, Falso]   UBICACIÓN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos. Ver: Comando SI   EJEMPLO: @SI [ SDI>10, SDI * .10, 0 ] Ver: Estructura del formato.   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe y Asigna.

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@SUBCADENA   DESCRIPCIÓN: Permite extraer una subcadena de caracteres, ya sea de un campo alfanumérico o de una cadena de caracteres.   SINTAXIS: @SUBCADENA ["Cadena" o <Variable alfanumérica>, Posición inicial, # de caracteres]   UBICACIÓN DEL COMANDO: Estructura Encabezado, contenido del reporte y totales.   EJEMPLO: Si deseas que se despliegue los primeros 10 caracteres del nombre de la empresa, lo deberás expresar de la siguiente manera:   ESCRIBE 10, @SUBCADENA [<020>, 1, 10] Además, puedes extraer subcadenas de una cadena o texto. Si quieres extraer cuatro caracteres de un texto a partir del tercer caracter, se expresaría de la siguiente forma: ESCRIBE 10, @SUBCADENA ["Mensaje", 3, 4] (La cadena debe ir entre comillas) El sistema desplegará lo siguiente: saje   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe y Asigna .

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@EMPRESA   DESCRIPCIÓN: Esta función, proporciona información general de la empresa.   SINTAXIS: @EMPRESA (<CARÁCTER>) Carácter: E: Nombre de la empresa D: Dirección P: Población C: La cédula R: El RFC S: El registro patronal del IMSS I: El registro de INFONAVIT   UBICACIÓN DEL COMANDO: Partidas y Ciclos. Ver controles de edición.   EJEMPLO: Asigna <19>, @EMPRESA(S) Escribe 2, <19>   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe y Asigna

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ABRE   DESCRIPCIÓN: Su función es indicarle al sistema el período que se va a trabajar, de manera que abra los archivos correspondientes a dicha fecha. Es muy útil, ya que permite procesar datos de una fecha diferente a la que se está trabajando.   SINTAXIS: ABRE MMAA (sin comillas) Aspel - COI ABRE "DDMMAA" (con comillas) Aspel - NOI   UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros.   EJEMPLO: ABRE 0599 (En Aspel - COI) ABRE "150199" (En Aspel - NOI)   *Ver Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe .

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AJUSTA   DESCRIPCIÓN: A través de este comando, podrás indicarle al sistema que empiece a escribir las partidas o movimientos a partir de determinada línea que indiques. Es útil sobre todo cuando los encabezados difieren en longitud, en cuanto a líneas de impresión.   Sólo para Aspel – COI , Aspel – NOI 2.0, Aspel - BANCO y Aspel SAE 2.0: Este comando se indica al sistema la ubicación del texto que se va a imprimir en la hoja del reporte. La unidad de medida son centímetros que se miden a partir del inicio de la hoja. Por ejemplo, AJUSTA 10 indica que empezará a imprimir a partir del centímetro 10 desde el borde del papel. Si la posición indicada con el AJUSTA es anterior a la última línea impresa, el sistema ignorará la instrucción, ya que NO retrocede durante la impresión.   SINTAXIS: En Aspel - NOI y Aspel -SAE 2.0: AJUSTA Xcm, Col, "texto" (Renglón de posición del cursor), (Número de columna), "Texto" En todos los demás sistemas: AJUSTA Xcm (Renglón de posición del cursor)   UBICACIÓN DEL COMANDO: Encabezado, partidas y totales.   EJEMPLO: E.j. 1. AJUSTA 10 Indica que empezará a imprimir a partir del centímetro 10 desde el borde del papel. Ej. 2. AJUSTA 15, 8, " : " Indica que empezará a imprimir a partir del centímetro 15 desde el borde del papel e Imprime el carácter "dos puntos" en la columna 8.   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe .   *Ver Estructura del formato .   Esencial Para conocer más a detalle el funcionamiento de este comando, favor de remitirte a la ayuda electrónica de este sistema.

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ANCHO_CARACTERES   DESCRIPCIÓN: Este comando te permite delimitar el ancho que tendrá una cadena de caracteres, pero no trunca lo escrito, sino que continúa en la línea de abajo.   SINTAXIS: ANCHO_CARACTERES Xcar (Número de caracteres).   UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros, Encabezado, Partidas y Totales.   EJEMPLO: ANCHO_CARACTERES 7 ESCRIBE 1, "Nombre de la Empresa" Delimita el ancho de la página a 7 caracteres   Escribe la cadena "Nombre de la Empresa" de la siguiente forma:

  *Ver Estructura del formato   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Caracteres , Tipo, Font y Escribe .

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ASIGNA   DESCRIPCIÓN: La finalidad de este comando es la generación de variables por parte del usuario. A través de esta instrucción, el usuario podrá asignarle a una nueva variable: valores, el resultado de una operación o cálculo, datos alimentados a través del comando DATO o el contenido de otra variable. El editor contiene campos libres numéricos y alfanuméricos.   SINTAXIS: ASIGNA <Campo libre>, <Campo> o Dato o Cálculo o "Texto".   UBICACIÓN DEL COMANDO: Partidas y Totales.   EJEMPLO: Ej. 1. ASIGNA <102>, <034> <035> Le asigna el resultado de restar al campo <034> el campo <035> a la variable numérica <102> ( Debe – Haber) Ej. 2 ASIGNA <100>, 100*0.05/15 ESCRIBE 1, <100>   Le asigna el resultado de multiplicar el monto de 100 por el porcentaje 0.05 y dividir entre 15, a la variable numérica, <100>.   *Ver Estructura del formato   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe , SI , Sino , Sifin .   Observación   Si se asigna texto a un campo libre numérico, el resultado es el número de caracteres de la cadena.   Si se asigna un número a un campo alfanumérico, al sumarle otro, concatena las cadenas involucradas, sin importar si el contenido de las variables son números, los toma como caracteres, no realiza la suma numérica.

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BRINCA   DESCRIPCIÓN: Este comando le indica al sistema que brinque hasta el siguiente inicio de página, para saltar las líneas que queden entre la última línea impresa y el inicio de la siguiente página. Se define una sola vez, al final del formato, antes del comando FIN, para que la impresión no se desfase entre uno y otro documento, así los encabezados quedan impresos correctamente.   SINTAXIS: BRINCA   UBICACIÓN DEL COMANDO: Fin.   EJEMPLO: ESCRIBE 41, "TOTAL : $", 61, <066> RAYA 41, 40, " " \**Fin de la impresión de totales BRINCA FIN   En este ejemplo el sistema continuará las operaciones señaladas en el formato al inicio de la página siguiente.   *Ver Estructura del formato.   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Encabezados.

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CARACTERES   DESCRIPCIÓN: Este comando le indica al sistema la columna hasta la cual debe imprimir, dependiendo del tipo de letra que hayas definido. Este comando es idéntico al de Ancho_caracteres, con la diferencia de que corta la cadena de caracteres en seco.   SINTAXIS: CARACTERES Xcar (Número de caracteres)   UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros, Encabezado, Partidas y Totales.   EJEMPLO: Supón que tienes el campo <001> cuya longitud es de 20 caracteres y deseas que el sistema escriba de la columna 1 a la 20; el campo <002> de longitud 10, a imprimirse de la 22 a la 31 de longitud 10 y el campo <003> con 40 caracteres. Y que vayan de la columna 33 en adelante, con una columna de separación entre una variable y otra.  

  Como podrás observar, es necesario que el campo <103> se trunque en 20 caracteres. Las instrucciones dentro del formato para esta operación son las siguientes:   ESCRIBE 1, <001> CARACTERES 41 ESCRIBE 22, <002> CARACTERES 80 ESCRIBE 33, <003>   Con lo cual se le indica al sistema que:   Escriba a partir de la columna 1, los 20 caracteres que corresponden al campo <001>. Limite la impresión hasta la columna 41. Imprima los 10 caracteres permitidos para el campo <003>. Restablezca la impresión hasta la columna 80. Imprima el campo <002>.   Ver Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Tipo, Escribe y Font .

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CENTRA   DESCRIPCIÓN: La función de este comando es la de centrar un texto o contenido de una variable dentro de un documento.   SINTAXIS: CENTRA (Total de caracteres en que se van a centrar), "Texto" o <Campo a imprimir>.   UBICACIÓN DEL COMANDO: Encabezado, Partidas, Totales y Fin.   EJEMPLO: Si deseas centrar el texto "Empresa 1" dentro de un espacio de 40 columnas deberás especificar: CENTRA 40, "Empresa 1" lo que te dará como resultado la siguiente impresión: Si especificas que este mismo texto se centre en 30 columnas, deberás indicarle al sistema CENTRA 30, "Empresa 1" El texto será centrado en 30 columnas quedando:   *Ver Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Caracteres

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COMENTARIOS   DESCRIPCIÓN: Es recomendable que cuando estés elaborando un formato, vayas documentándolo de acuerdo a tus unidades estructurales; es decir, describiendo para qué sirve cada parte. Si ingresas a un formato del sistema, notarás que dentro de él se van indicando los pasos en los que se va dividiendo la impresión, por ejemplo: Definición de encabezados, Inicio de partidas, etc. Cuando documentas un formato, le estarás permitiendo a un futuro usuario entender más rápidamente el funcionamiento y secuencia que seguirá el sistema para ejecutarlo. La función de este comando es hacer que el sistema ignore lo que se encuentre anotado a la derecha de éste.   SINTAXIS: COMENTARIOS (Texto) ó \ (Texto) "COMENTARIO" Sólo sirve al comienzo de un renglón. La diagonal " \ " Puede ser utilizada en cualquier parte del renglón. UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros, Encabezado, Partidas y Totales.   EJEMPLO: ESCRIBE 1, "Cuenta No." \ Escribirá el número de la cuenta El sistema ignorará lo que se encuentre a la derecha de la diagonal, puesto que es el comentario.   *Ver Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE ESTÁ RELACIONADO SON: Escribe .

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DATO   DESCRIPCIÓN: Este comando permite capturar datos al momento de emitir el reporte. Los datos así capturados pueden usarse para imprimirlos directamente o para utilizarlos dentro de cálculos y operaciones que realice el sistema de manera interna. Estos datos no quedan registrados en el archivo, ni dentro del formato.   SINTAXIS: DATO <Número de campo>, (Longitud del campo) , "Nombre del campo"   UBICACIÓN DE COMANDO: Partidas.   EJEMPLO: Un ejemplo de este comando, es el siguiente: PANTALLA DATO <001>, 9, "Fecha del reporte: (DD MM AA)" DATO <002>, 35, "Elaborado por: " ESCRIBE 18, "Balance General al ", 56, <001> SALTA 1 En el ejemplo anterior, el sistema realizará los siguientes pasos: Configura la salida del reporte para enviar el resultado a pantalla. Solicitará la fecha de emisión del reporte y la asigna a la variable <001>, contando con una longitud de 9 caracteres. El sistema solicita el nombre de la persona que generó el reporte, siendo su longitud máxima de 35 caracteres y lo asigna a la variable <002>. Escribe a partir de la columna 18, el dato tecleado y almacenado en la variable <001>. Salta al siguiente renglón.   *Ver Estructura del formato   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Asigna y Escribe .

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DEFINE   DESCRIPCIÓN: Este comando le indica al sistema en dónde comienza la definición del encabezado del formato. Actúa directamente con Fencabezado, el cual indica la finalización de dicha definición. Se tienen tres formas de usarlo:   Solo (sin ningún parámetro). Con el parámetro "Multiforma" (no disponible en SAE 2.0). Con el parámetro "Automático".   En COI es posible definir el encabezado para que se imprima en forma automática cada vez que haya un cambio de hoja, para esto sólo agregue el parámetro "AUTOMATICO" (sin acentos), el sistema imprimirá el encabezado cada vez que inicie una nueva hoja, además le indicamos que imprima el máximo de líneas que alcance en cada hoja dependiendo del tipo y tamaño de letra seleccionado.   SINTAXIS: DEFINE (pero basta con escribir DEF).   UBICACIÓN DEL COMANDO: Encabezado.   EJEMPLO 1: DEFINE ENCABEZADOS ESCRIBE 30, "Reporte Interno" RAYA 30, 15 FENCABEZADOS   EJEMPLO 2: DEFINE ENCABEZADOS "AUTOMATICO" ESCRIBE 30, "Reporte Interno" RAYA 30, 15 FENCABEZADOS   NOTA: En el ejemplo del "Define Automático" no debes poner un salto de página (comando Brinca) mientras lo estés ejecutando, porque provocarás que se cicle el reporte, y tratará de imprimir el encabezado saltando de hoja en hoja.   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Tipo, Font , Fencabezados , Encabezados , Centra y Escribe .

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DISCO   DESCRIPCIÓN: Con este comando el reporte que se genere será enviado a un archivo. Cuando ejecutes el reporte aparecerá una pantalla que solicita el Nombre del archivo, donde deberás especificar la unidad, subdirectorio y nombre del archivo para grabar el reporte.   SINTAXIS: DISCO   UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros.   EJEMPLO:   Com * * * Ejemplo de utilización del comando Disco* * * Com * * * Definición de parámetros del reporte* * * DISCO TIPO 1 CARACTERES 225   *Ver Estructura del formato   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Escribe , Impresor y Pantalla .

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ENCABEZADOS   DESCRIPCIÓN: Sirve para imprimir el encabezado definido previamente, a través de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS. Por lo general, los encabezados se mandan llamar fuera de los ciclos del reporte y después de definirlos a través de los comandos DEFINE y FENCABEZADOS.   SINTAXIS: ENCABEZADOS   UBICACIÓN DEL COMANDO: Encabezado.   EJEMPLO: Si defines un formato de la siguiente manera, los encabezados se imprimirán después de cada cambio de página.   Com ************** Ejemplo de utilización de encabezados fuera de un ciclo ***************** Com ************** Definición de parámetros del reporte ******************   MASCARA "###,###,###,###.##" TIPO 2 Com ************ Definición de encabezado ***************   DEFINE ENCABEZADO ESCRIBE 15, "Reporte de movimientos del mes" RAYA 15, 50 FENCABEZADOS   Com **************** Definición de partidas ************* INICIA CICLO ESCRIBE 10, "Cuenta", 35, <41> TERMINA CICLO   Por el contrario, si deseas que al terminar un ciclo se imprima el encabezado; éste deberá estar definido dentro del ciclo como se ejemplifica a continuación.   Com ************ Ejemplo de utilización de encabezados dentro de un ciclo **************** Com *********** * Definición de parámetros del reporte *************   MASCARA "###,###,###,###.##" TIPO 2   Com ************ Definición de encabezado ******************* DEFINE ESCRIBE 15, "Reporte de movimientos del año" RAYA 15, 50 FENCABEZADOS   Com ******************* Definición de partidas ****************** INICIA CICLO ENCABEZADOS ESCRIBE 10, "Cuenta ", 35, <26> TERMINA CICLO

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  *Ver Estructura del formato   LOS COMANDOS CON QUE SE RELACIONA SON: Centra , Tipo , Caracteres, Define , Font y Fencabezados .

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ESCRIBE   DESCRIPCIÓN: Sirve para imprimir un valor, variable, campo, texto o resultado de cálculo a partir de determinada columna; permite que se definan dentro de él, varias llamadas a impresión. Lo anterior es útil cuando deseas escribir más de un campo dentro de una misma línea.   SINTAXIS: ESCRIBE (Número de columna), <Variable o Campo> o Valor o "Texto"   UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros, Encabezado, Partidas, Totales y Fin.   EJEMPLO:   Si especificas:   ESCRIBE 10, <034>   El sistema escribirá el campo número 34 a partir de la columna 10.   Este comando permite que se definan dentro de él, varias llamadas a impresión. Lo anterior es útil cuando deseas escribir más de un campo dentro de una misma línea. En lugar de especificar:   ESCRIBE 1, <041> ESCRIBE 7, <042> ESCRIBE 45, <045>   Podrás escribir una sola vez el comando ESCRIBE, como se muestra a continuación:   ESCRIBE 1, <041>, 7, <042>, 45, <045>   *Ver Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Define , Dato y Comentarios .

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FENCABEZADOS   DESCRIPCIÓN: Este comando indica al sistema el fin de las instrucciones que componen el encabezado.   SINTAXIS: FENCABEZADOS   UBICACIÓN DEL COMANDO: Encabezado.   EJEMPLO: DEFINE ESCRIBE 30, "Reporte Interno" RAYA 30, 15 FENCABEZADOS   Ver Estructura del formato   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Define y Encabezados .

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FIN   DESCRIPCIÓN: Este comando da por terminada la definición del formato, por lo que se define como la última instrucción. Si existen otras instrucciones después, el sistema las ignorará.   SINTAXIS: FIN   UBICACIÓN DEL COMANDO: Fin.   EJEMPLO:   ANCHO CARACTERES 131 BRINCA FIN   *Ver Estructura del formato.

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FONT   DESCRIPCIÓN: Funciona bajo el ambiente , para el manejo de distintos tipos y tamaños de letra. Permite al usuario tener una mejor visualización y presentación del reporte.   SINTAXIS: FONT "Tipo de letra", Tamaño   UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros, Encabezado, Partidas y Totales.   EJEMPLO:   DEFINE FONT "Arial", 10 ESCRIBE 35 "REPORTE MENSUAL" FENCABEZADOS   Ver Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Tipo, Caracteres

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IMPRESOR   DESCRIPCIÓN: Este comando hace que el reporte se envíe a la impresora. Si se está trabajando en ambiente, se puede utilizar de las siguientes formas:   Impresor Impresor # Utiliza la impresora por omisión. Busca el driver en la lista de impresoras de (si el número de impresor que puedes especificar corresponde al orden en que aparecen los nombres de las impresoras en la ventana de Impresoras del Panel de control de ).  
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En Aspel - NOI se puede utilizar también de la siguiente forma:

Impresor "Star NX 1001" Buscará el driver en la lista de impresoras de .  
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En los sistemas DOS se puede utilizar de las siguientes formas: Utiliza la impresora que se haya configurado en el sistema. Busca en la lista de impresoras definidas en el sistema.

Impresor Impresor #   SINTAXIS:

IMPRESOR (Número de impresor).   UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros.   EJEMPLO: Com             * * * Definición de los parámetros de impresión * * * IMPRESOR             1 MASCARA                "###, ###, ###.##" TIPO                         1   * Ver Estructura del formato.   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Disco y Pantalla .

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INICIA   DESCRIPCIÓN: Sirve para que el sistema comience el ciclo de instrucciones que indiques. Además de leer un rango de cuentas para los rubros.   SINTAXIS: INICIA Nombre completo del ciclo INICIA [rango]   UBICACIÓN DEL COMANDO: Partidas.   EJEMPLO: INICIA aux ESCRIBE 1, <70> ESCRIBE 6, <91> ESCRIBE 15, <72> ESCRIBE 115, <082> SI <77> = 0 ESCRIBE 87, <78> SINO ESCRIBE 107, <78> SIFIN TERMINA   En el ejemplo, se pide que se abra la consulta de documentos, se realice un comparativo y, si la cantidad es diferente de 0, escriba ciertos campos en la posición señalada.   *Ver Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Termina , SI , Sino, Sifin y Escribe .   Esencial Al usarlo, este comando debe ir acompañado del nombre del ciclo, según el sistema que se utilice. Este comando estará disponible para cuentas, pólizas, auxiliares, partidas, departamentos, rubros.   Ver: Ciclos de COI

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INICIA RANGO   DESCRIPCIÓN: Lee el rubro de cuentas indicado considerando todos sus rubros.   SINTAXIS: Inicia SRAN [Número de rubro]   UBICACIÓN DEL COMANDO: Ciclos.   EJEMPLO: Inicia SRAN [1] Si <29> = 1 Escribe 5, <27> , 80, <36> Asigna <92>, <92> + <36> Sifin Termina   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Escribe y Asigna   Ver: Estructura del formato

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MÁSCARA   DESCRIPCIÓN: Sirve para definir el formato con el cual se imprimirán los montos y cantidades que aparezcan después de esta instrucción: incluye la distribución de espacios, comas y puntos que serán impresos.   SINTAXIS: MASCARA "Formato" o Nada   UBICACIÓN DEL COMANDO: Parámetros, Partidas y Totales.   EJEMPLO: Supongamos que: En algún formato deseas imprimir la cifra exacta 15.2083 con sus cuatro decimales. Si sólo defines:   ASIGNA <100>, 15.2083 ESCRIBE 3, <100> El sistema imprimirá 15.21 en la columna 3, que difiere de 15.2083. Lo que deberás especificar es lo siguiente: MASCARA "###,###,###.####" ESCRIBE 3, <100> MASCARA "###,###,###.##"   Con lo cual el sistema escribirá 15.2083 a partir de la columna 3. Como podrás observar, la siguiente instrucción restablece la MASCARA anterior; de no hacerlo, el sistema imprimirá el resto de las cifras del reporte con cuatro decimales, aunque se trate de montos, lo cual no tiene sentido.   *Ver Estructura del formato .   LOS COMANDOS CON LOS QUE SE RELACIONA SON: Escribe , Asigna y Dato .

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¿Cómo utilizar tu información en otras aplicaciones?   Acceso  
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Abrir la aplicación de Windows donde se desea utilizar la información que generaste con el Copiado especial, y en el Menú Edición de dicha aplicación, elige Pegado con vínculo o Pegado especial.  

Qué es Al efectuarse el pegado con vínculo, se copian los datos incluidos en la hoja generada y la fórmula que define el vínculo de los datos originales del sistema con la aplicación utilizada. Nota: Si aprendes a manejar esta fórmula (con las opciones que veremos a continuación), podrás utilizarla para obtener resultados contables y fiscales, de la misma manera que se obtienen en las hojas de cálculo que te ofrece el sistema.   Temas relacionados Formato