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Manual Sistema de Contabilidad

INTRODUCCION

El Sistema de Contabilidad ha sido diseado teniendo en cuenta los siguientes factores como los ms importantes. Actualizacin en lnea de los Balances. Eliminacin de la interaccin del usuario con el Sistema Operativo, para llevar a cabo tareas de respaldo y recuperacin de Archivos. Mantencion en lnea de los doce (12) meses de la Contabilidad. Vale decir, se tiene acceso a los doce meses en todo momento. Mantencion de varias contabilidades. El Sistema es multi-empresa. La cantidad de empresas que puede manejar esta limitada solo por la capacidad de almacenamiento de su equipo. Actualizacin automtica e instantnea de todos los libros de todo el ao al hacer modificaciones en los asientos de cualquier mes.

Para ingresar al Sistema debe hacer doble click en el Icono del sistema de Contabilidad que se encuentra en el Escritorio, o ir al Men Inicio y en el grupo de Programas Sistemas Larrondo hacer un click en el sistema. Al ejecutarlo solicitar el Nombre de Usuario y la Clave. El Sistema trae por defecto el Usuario Administrador cuyo nombre de usuario es admin y su clave admin.

CREACION DE EMPRESAS

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El primer paso a realizar es crear los archivos donde almacenera la informacin de la primera empresa. Para crear seleccione el Men Utilitarios Opcin Men de Empresas asignele un Cdigo y digite los datos de la Empresa que desea procesar. Hasta que aparezca la pregunta Graba esta Empresa?. La cual usted debe responder afirmativamente..

CREACION DE ARCHIVOS DE DATOS Despus del ingreso de datos en el Registro de la Empresa, el siguiente paso a realizar es crear los archivos de datos. Este proceso se lleva a cabo en esta misma pantalla, en la que Ud. Ha ingresado. Para crear los archivos que almacenarn los datos de Contabilidad de esta empresa posicionese en cdigo presione el botn <F4> y busque la Empresa a la cual se crearn los archivos de datos y seleccione <Aceptar>, Presione el botn < Crear Archivos >. Se desplegara una nueva pantalla que realiza 2 preguntas usted marque la siguiente y presione <Aceptar>

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Manual Sistema de Contabilidad Todos los archivos de esta Empresa

Se desplegara una nueva pantalla que solicita la diskettera que usa y escoge Otra. A continuacin, deber insertar el CD y direccionarlo a la carpeta del sistema que est creando los archivos(es decir, si est creando los archivos en el sistema de Contabilidad, debe seleccionar la carpeta de Contabilidad, si crea ventas, la carpeta de ventas, y as sucesivamente) y presione ACEPTAR.

Aparecer una pantalla en D.O.S. , la cual creara los archivos del sistema, cuando termine el proceso presione una tecla para continuar, retornara a la pantalla del ingreso de datos de su empresa. Para trabajar de inmediato con esta Empresa, debe activarla para proceso.

ACTIVAR LA EMPRESA PARA PROCESO LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 4

Manual Sistema de Contabilidad Una vez que los archivos de datos han sido creados, de acuerdo a la indicacin en el punto anterior, Ud. debe presionar el botn <Activar para Proceso> para informar al Sistema que deber empezar a operar con la empresa recin creada. Posteriormente, una vez creadas todas las empresas, para cambiarse de una a otra puede hacerlo directamente desde en Men de Empresas.

PARAMETROS

ESTRUCTURA DEL PLAN DE CUENTAS En este panel especifique la estructura del cdigo de la cuenta.

Puede usar cdigos de cuenta cuyo largo sea desde un mnimo de un (1) carcter numrico hasta un mximo de diez (10). NOTA: Si ya ha ingresado cuentas al Plan De Cuentas, no puede cambiar la estructura del cdigo porque se alterara su jerarqua.

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DATOS DEL CONTADOR

En este panel, digite los datos del contador segn se solicitan. Sern impresos al final del Balance Tributario y en el Balance Clasificado/Estado de Resultados.

DATOS DEL BALANCE

En este panel, digite la ciudad y texto que deben aparecer impresos al final del balance.

INGRESO DE ASIENTO En este panel Ud. puede activar o desactivar ciertos parmetros que tendrn efecto durante el ingreso de asientos. Si un parmetro est activado, aparecer marcado con.

Para activar o desactivar, posicione el cursor frente al parmetro y presione la barra espaciadora. LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 6

Manual Sistema de Contabilidad Tambin puede hacer click con el mouse sobre el parmetro.

Utiliza Dgito Verificador de las Cuentas Si este parmetro se activa, al momento de digitar la cuenta el sistema exigir que Ud. digite el dgito verificador de la misma antes de continuar. Si ste es incorrecto, deber re-digitar la cuenta. Su uso aumenta la seguridad del sistema al obligar a verificar las cuentas digitadas, pero el ingreso se hace ms lento. Utiliza Dgito Verificador de los Nmeros de los Nmeros de Anlisis Este parmetro cumple la misma funcin que el anterior, pero se aplica a los nmeros de anlisis. Durante el Ingreso de Asientos, repite la ltima Cuenta Digitada Este parmetro permite repetir la cuenta de la ltima lnea del Voucher al ingresar a una lnea nueva. Esto es til cuando hay Voucher que repiten muchas veces la misma cuenta.

Durante el ingreso de Asientos, muestra la Descripcin de la cuenta Cuando este parmetro se activa, al digitar la cuenta, se despliega la descripcin de la misma en un recuadro aparte. Esto permite verificar que se est usando la cuenta deseada. Durante el Ingreso de Asiento, muestra la Descripcin de los Anlisis Este parmetro cumple la misma funcin que el anterior, pero se aplica a los nmeros de anlisis. LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 7

Manual Sistema de Contabilidad Al limpiar la Pantalla Recalcula Totales En algunas situaciones de mal funcionamiento, puede ocurrir que el asiento est mal totalizado. Al activar este parmetro y limpiar la pantalla de asientos con las teclas de comando proporcionadas para esta funcin, s recalcularn los totales del mismo. Redespliega Automticamente Asientos por otros Usuarios Bajo Windows, el sistema es inherentemente multiusuario. Puede ocurrir que dos o ms usuarios estn ingresando o modificando el mismo asiento. En tal caso, cada uno de ellos debe poder ver en su pantalla las modificaciones hechas por los otros. Para ello, debe activar este parmetro y tambin indicar cada cunto tiempo debe re-actualizarse su pantalla. Si este intervalo es demasiado corto, Ud. ver que su pantalla parpadea mucho durante el ingreso de asientos. Si, en cambio es demasiado largo, demorar para ver modificaciones hechas por otros usuarios. Durante el Ingreso de Asientos, utiliza l: Cdigo de la cuenta Nmero correlativo de la misma

Durante el ingreso de asientos es posible indicar la cuenta a travs de su cdigo travs de su nmero correlativo que el sistema le asigna en forma automtica. La ventaja de este segundo mtodo est en que se requieren menos dgitos para especificarla, pero tiene un nivel menor de seguridad porque el nmero correlativo no guarda relacin con el significado de la cuenta. Utiliza Archivos de Asientos Uno por Mes Uno por Ao

En la versin Multi23 del Sistema de Contabilidad, se usaba un archivo de movimientos por mes, lo cual obligaba a tener doce (12) archivos de movimientos ms sus ndices asociados por empresa. En esta versin Ud. puede usar un (1) archivo de movimientos para contener TODO el ao o seguir con el modo antiguo.

ASIENTO DE APERTURA En este panel de parmetros indique la cuenta con su anlisis, si lo tiene, que se usar como cuenta de Utilidad o Prdida del Ejercicio Anterior al generar el Asiento de Apertura en forma automtica

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MULTI-MONEDA Uso de Moneda Extranjera Autorizacin de Uso Mltiple Moneda En este panel Ud. podr habilitar el uso de mltiples monedas, lo cual permitir manejar su informacin en diferentes denominaciones simultneamente. Para ello, debe adquirir el cdigo de autorizacin correspondiente directamente de LARRONDO Ingenieros. Al habilitar el uso de mltiples monedas, lo siguiente ocurrir: - Tendr acceso a las tablas de Tipos de Cambio cuando corresponda. - Podr acceder a la Tabla de Monedas. - En los paneles de listados, podr seleccionar la moneda en que desea emitir el informe.

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Moneda Base Moneda Base se refiere a la moneda en que se manejar la informacin en el sistema. Normalmente, esta moneda ser Peso Chileno, siendo su cdigo o smbolo $ y la cantidad de decimales igual a cero. Si Ud. desea manejar su informacin en otras monedas en forma simultnea, ingrselas en el panel Tabla de Monedas. Este parmetro se ha creado para los casos en que se desea manejar la informacin en monedas distintas del Peso Chileno. Para habilitar esta caracterstica, Ud. debe adquirir el correspondiente cdigo de autorizacin en LARRONDO Ingenieros.

TABLA DE MONEDAS Este Sistema de Contabilidad es multi-moneda. Puede llevar la contabilidad en ms de una moneda, sin lmite para la cantidad de monedas a utilizar, siempre que halla adquirido el correspondiente cdigo de autorizacin en LARRONDO Ingenieros. LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 10

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En este panel ingrese los nombres y smbolos de las monedas para llevar su contabilidad multi-moneda.

Ejemplo : Cdigo : Us$ Nombre Moneda: Dlar Indique tambin la cantidad de decimales de precisin que desea utilizar para cada moneda. Operacin: La operacin puede tomar dos valores: / * ( Dividir) ( Multiplicar)

Este dato se usar para convertir los valores ingresados en la moneda base a la moneda extranjera en cuestin a travs del tipo de cambio correspondiente. Si la operacin es /, entonces se dividirn los valores ingresados en la moneda base por el tipo de cambio para obtener el valor en la correspondiente moneda extranjera. Si la operacin es *, entonces la conversin se har mediante multiplicacin. Por ejemplo, si la moneda base es Peso Chileno y la moneda extranjera es Dlar Americano y los valores son: $600.000 Tipo de Cambio: $600 Entonces la operacin debe ser / para obtener 600.000/600 = Us$1.000 Si, a la inversa, la moneda base es Dlar Americano y la moneda extranjera es Peso Chileno, entonces para los mismos valores: Us$1.000 Tipo de Cambio: $600 LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 11

Manual Sistema de Contabilidad Entonces la operacin debe ser * para obtener 1.000*600 = $ 600.000 NOTA: Si no ha adquirido el cdigo de autorizacin para el uso de mltiple moneda no podr ingresar ni modificar informacin en este panel.

ARCHIVO DE FORMATO En este panel indique los nombres de los archivos que contienen los formatos de emisin para el Balance Clasificado y el Estado de Resultados. Presione F4 para ver los archivos disponibles.

Para emitir el Balance Clasificado y/o el Estado de Resultados, debe crear un archivo que represente el formato que desea que tengan estos listados. Para crear estos archivos, utilice la opcin "Editar Archivos de Formatos de Estados" bajo el Men Panel.

TABLA DE IPC En este panel digite los IPC publicados a la fecha a fin de que durante la emisin de los listados de Flujo Efectivo se pueda llevar a cabo correctamente la actualizacin de los Saldos de las Cuentas.

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CONEXION A DOCUMENTOS Si el Sistema de Control de Documentos est instalado en su computador y Ud. desea establecer conexin entre dicho sistema y el Sistema de Contabilidad, indquelo en este panel. Esta conexin har posible que se efecten abonos entre documentos durante el ingreso de asientos e ingreso de documentos en un panel especialmente definido para este efecto. Este parmetro no es global para todo el sistema, sino que determina la conexin entre sistemas por empresa.

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PANEL

NOMBRE DE ANALISIS Los datos de este panel corresponden a un resumen de la informacin ingresada en el panel "Tipos y Nombres de Anlisis ". No es necesario ingresar informacin aqu ya que, al ingresar datos en el panel "Tipos y Nombres de Anlisis" se ir produciendo en forma automtica el resumen antes mencionado. La informacin registrada en este panel tiene por objetivo facilitar el ingreso de datos en el panel "Tipos y Nombres de Anlisis" puesto que cuando se desee repetir un anlisis, el sistema recurrir a este panel para obtener la informacin deseada y no-tener que re-digitarla. La informacin presentada en este panel puede ser borrada y modificada, si se desea.

TIPO Y NOMBRE DE ANALISIS En este panel, digite por cada Tipo de Anlisis los nmeros y nombres de anlisis que le corresponden. Por ejemplo, si desea tener anlisis por centros de costos, el ingreso de datos podra ser como sigue: Esta informacin se asocia ms adelante a las cuentas. Puede usar las teclas F7 y F8 sobre el cdigo del Tipo de Anlisis para avanzar o retroceder por cdigo de Tipo de Anlisis. Tambin puede utilizar la tecla F4 para ver una lista de seleccin de Tipos de Anlisis. La tecla F4 tambin se puede usar en la seccin de Nombres de Anlisis.

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INGRESO DE CUENTAS En este panel se debe digitar el Plan de Cuentas. Puede usar las teclas F4, F7, F8 y F9 sobre los campos o columnas aparecer un botn para hacer bsquedas.

Las cuentas que s digitn en este panel deben ser de nivel de mayor. Sus cuentas de nivel superior s digitarn en un recuadro aparte que aparecer despus de dar <Enter> en la Descripcin.

En la parte correspondiente a "Anlisis de la Cuenta Anterior", digite los tipos y nmeros de anlisis que tendr la cuenta. TODAS LAS CUENTAS DEBEN AL MENOS TENER UN ANALISIS CON TIPO 0 Y NUMERO 0 CORRESPONDIENTE A SIN ANALISIS. Esto se debe a que al ingresar asientos se pide siempre un anlisis de la cuenta.

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Manual Sistema de Contabilidad Notas sobre las Listas de Seleccin Las listas de seleccin de cuentas o anlisis se pueden llamar a travs de presionar la tecla F4 o haciendo click con el mouse en

Y/o. Una vez que aparece la lista, el cursor queda posicionado sobre la columna que corresponde al campo desde dnde fue llamada, y por lo tanto, queda ordenada por esa columna. Sin embargo, si Ud. presiona TAB para cambiarse de columna, la lista se reordenar por la nueva columna. Cuenta Corriente El campo " Los Movimientos de este Cuenta Actualizan en el Sistema de Cuentas Corrientes?" permite distinguir aquellas cuentas que se usarn para hacer abonos entre documentos al registrar sus movimientos. Para esto se debe tener el Sistema de Documentos instalado en su computador. Tambin se debe haber conectado a dicho sistema en los Parmetros del Sistema.

TIPOS DE CAMBIO Ingrese los tipos de cambio por cada moneda definida con su fecha asociada utilizando el smbolo de las monedas. No es necesario hacer el ingreso ordenado por fecha ya que el sistema lo har automticamente.

NOTA: Si Ud. no ha adquirido el cdigo de autorizacin para el uso de Mltiple Moneda, no podr ingresar ni modificar informacin en este panel.

INGRESO DE ASIENTOS

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Manual Sistema de Contabilidad En este panel se deben ingresar los asientos contables. En los campos o columnas con y/o se puede usar las teclas F4, F7, F8 y F9 para hacer bsqueda de datos.

Para imprimir el Voucher correspondiente al asiento en pantalla, presione Ctrl+F12 o haga click sobre

El largo mximo de la glosa es de 60 caracteres.

Ud. podr pasar a un nuevo asiento solamente si el asiento en proceso est saldado. Para ello, s dessombrear el botn

Indicando que es posible hacer este cambio presionando Ctrl+F5 haciendo doble click con el mouse sobre l. Siendo esta es una licencia Multiusuario, es posible que ms de un usuario est trabajando en el mismo asiento. Los cambios hechos por otros usuarios en el asiento en pantalla se vern reflejados cada cierto tiempo segn lo especificado en los Parmetros del Sistema.

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Manual Sistema de Contabilidad Alternativamente, Ud. puede forzar el re-despliegue presionando Ctrl-F11 haciendo click con el mouse sobre el botn.

Abonos entre Documentos Para hacer abonos entre Documentos se deben cumplir las siguientes cuatro (4) condiciones: 1. - Tener el Sistema de Control de Documentos Instalado en su computador. 2. - Haber indicado en los Parmetros del Sistema que est conectado al Sistema de Control de Documentos. 3. - Haber designado a la cuenta de la lnea actual del Voucher como una cuenta cuyos movimientos actualizan el Sistema de Cuentas Corrientes. Esto se debe hacer en el panel de Ingreso de Cuentas. 4. - Habilitar la marca en la columna Cta.Cte. Cuando se han cumplido estas cuatro (4) condiciones, al presionar <Enter> o <TAB> sobre el campo de la columna Cta.Cte. , Aparecer un subpanel que permite realizar abonos entre documentos. NOTAS: LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 18

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Una vez realizado un abono. Si se modifican las cantidades de las columnas DEBE/HABER, tambin se modificar la cantidad por la cual se hizo el abono en el mismo monto. Si se elimina la lnea del Voucher, tambin se borra el abono.

CAMBIO DE MES EN PROCESO Este panel permite cambiarse de mes en proceso. Digite el nmero del mes que desea procesar presione F4 para seleccionar de la lista de meses del ao o haga click con el mouse sobre

NO PODRA CAMBIARSE DE MES SI EL ASIENTO EN PROCESO NO ESTA SALDADO.

INGRESO DE PRESUPUESTO ANUAL En esta pantalla ingrese los presupuestos por anlisis de cuentas.

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Por cada mes, ingrese el presupuesto correspondiente al movimiento del mes. NO INGRESE EL PRESUPUESTO ACUMULADO, ya que si se requiere, el sistema lo har en forma automtica. Para ingresar los presupuestos en otras monedas distintas de Peso Chileno, seleccione la solapa correspondiente. Podr seleccionar la moneda correspondiente para ingresar el presupuesto asociado.

CONSULTA DE CUENTAS Este panel permite consultar los montos mensuales y acumulados de las cuentas de cualquier nivel, incluyendo los anlisis de las mismas. Para ello basta con digitar el cdigo correspondiente. Recuerde que puede usar las teclas F4, F7, F8 y F9 sobre los campos con. Inicialmente, se muestran los montos mensuales cuando se encuentra una cuenta anlisis de la misma. Presionando Ctrl+F12

Se vern los montos acumulados. Para volver a ver los montos mensuales, presione Ctrl+F11. Para lograr los mismos efectos, puede hacer click con el mouse sobre los botones. Si est utilizando otras monedas, puede ver los aquellos montos seleccionando la solapa correspondiente.

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ABRIR/CERRAR PERIODOS Este panel permite cerrar periodos procesados a fin de no volver a hacer modificaciones sobre ellos y no alterar los resultados obtenidos hasta el momento. Tambin se pueden abrir periodos cerrados. Los periodos cerrados aparecern marcados con

Opcionalmente puede definir una clave para restringir el acceso a estas operaciones.

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EDITAR ARCHIVOS DE FORMATOS DE ESTADOS Este panel permite crear y modificar los archivos de formato para emitir Balance Clasificado y Estado de Resultados. El Sistema se entrega con ejemplos de estos archivos: BALCLAS-EJEMPLO.FMT (BALANCE CLASIFICADO) ESTARESU-EJEMPLO.FMT (ESTADO DE RESULTADOS)

Para la empresa 1 con datos del ao 1990. Para emitir estos informes con los datos de dicha empresa, vaya al Men de Empresas, ponga en proceso la Empresa 1 en el ao 1990 y emita estos informes desde la opcin Listados. Para crear nuevos archivos de formato, puede utilizar los ejemplos dados a travs de Copiar y Pegar en nuevos archivos. Debe tambin especificar por cada empresa en sus parmetros cules sern los archivos de formato que utilizar.

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En el archivo de formato, la informacin se representa a travs ciertos smbolos: Para desplegar el nombre de la cuenta, digite su cdigo encerrado entre @. Para desplegar el saldo de la cuenta, digite su cdigo encerrado entre $. Puede usar los saldos de cuentas en formulas, pero debe encerrar la formula entre <>. Por ejemplo, puede usar: <$10101$+$20202$-$30303$> Para imprimir un total, digite $=======$ Para calcular un sub total sin imprimirlo, digite $-------$ Para imprimir la Utilidad ( prdida), digite $UTILIDAD$

Las lneas que comienzan con el carcter; son tratadas como comentarios y no aparecen en la impresin final. Todas las cantidades numricas tienen un ancho de 18 caracteres, incluyendo las, y los () de los nmeros negativos. NOTA IMPORTANTE N1: La primera lnea de los archivos ejemplo de formato indica las columnas reservadas para las cuentas y sus saldos. Es importante respetar esta alineacin a fin de obtener informes bien presentados. NOTA IMPORTANTE N2: Asegrese de no dejar lneas en blanco al final del archivo de formato ya que esto afectar en forma negativa la presentacin final del informe. NOTA IMPORTANTE N3: Para el caso del Balance Clasificado, existe la posibilidad de generar su Archivo de Formato automticamente al momento de emitirlo evitando as la necesidad de tener que crearlo completamente en forma manual. Si Ud. desea generar un Archivo de Formato nuevo sin perder la informacin en ninguno de los ya existentes, abra uno cualquiera y grbelo LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 23

Manual Sistema de Contabilidad con otro nombre. A continuacin, vaya al Men de Listados, panel Balance Clasificado y especifique que desea rehacer el archivo de formato. Una vez generado, se puede usar este panel de edicin para modificarlo, si lo estima conveniente.

CAMBIAR CLAVE ABRIR/CERRAR PERIODOS Este panel permite cambiar la clave del Panel Abrir/Cerrar Periodos.

DOCUMENTOS Este panel es exactamente el mismo que se despliega en el Sistema de Control de Documentos y tiene por finalidad ingresar documentos que se usarn para hacer abonos desde un asiento. Esto evita tener que ir al Sistema de Documentos para realizar esa tarea. La opcin correspondiente a este panel bajo el Men Panel aparece sombreada si no se ha indicado que este sistema est conectado al Sistema de Documentos en los Parmetros del Sistema. En este panel ingrese los documentos que componen la cuenta corriente de los Clientes/Proveedores. Cada documento debe asociarse a un Cliente/Proveedor, a un tipo de documento y a una situacin de documento. Todos deben haber sido ingresados previamente en el Sistema de Documentos. Un documento se diferencia de los dems por la combinacin de: Rut- Sucursal del Cliente/Proveedor, N de Tipo de Documento, Nmero del Documento y Serie del mismo. Los campos del documento son auto-explicativo por su nombre, pero algunos merecen una explicacin ms detallada: Serie: Es una combinacin de cinco (5) caracteres cualquiera usada para dar una mejor identificacin del documento. Si no desea utilizar este campo, simplemente presione Enter al pasar por l.

Documento en Cartola: Si est marcado, significa que este documento ya fue listado en una cartola de Cuenta Corriente en que se especific que se deban actualizar saldos iniciales. N de Sec.: Nmero interno asignado por el sistema. LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 24

Manual Sistema de Contabilidad Otros campos de inters son: Cantidad de Postergaciones: Este dato debe ser llenado por el usuario. Monto Utilizado en Abonos: Es el monto total que se ha usado para hacer abonos a otros documentos. Este monto no puede exceder al monto del documento. Un documento que hace abonos se considera pendiente (no factible de ser eliminado) si esta cantidad es inferior al monto del documento. Monto Abonado al Documento: Es el monto total abonado por otros documentos al documento en pantalla. Este monto no puede exceder al monto del documento. Un documento que es abonado se considera pendiente (no factible de ser eliminado) si esta cantidad es inferior al monto del documento.

ABONOS Para tener acceso a este subpanel, vea los requisitos detallados en Ingreso de Asientos. En este subpanel Ud. puede realizar abonos entre documentos registrados en el Sistema de Control de Documentos. Para ello, debe indicar los datos que los identifican - Rut y sucursal del Cliente/Proveedor, tipo y nmero/serie. El Cliente/Proveedor debe haber sido ingresado en el Sistema de Documentos, Sistema de Ventas, Sistema de Compras o cualquier otro habilitado para este efecto. El monto del abono se determina automticamente a partir de las cantidades registradas en las columnas DEBE/HABER de la lnea del Voucher actual. Una vez que el abono se ha efectuado, no se pueden hacer cambios. La nica forma de hacerlo es eliminando el abono e indicando nuevamente los datos solicitados en este subpanel. FLUJO EFECTIVO Este panel permite definir la estructura de los informes que componen el Flujo Efectivo. Se pueden emitir cuatro (4) informes distintos de Flujo Efectivo, tal como se detalla en el Boletn

Tcnico N 50 de Colegio de Contadores, cuyo texto completo se encuentra aqu. Estos informes son: 1) 2) 3) Determinacin del Efectivo por el Mtodo Directo Estado de Flujo de Efectivo por el Mtodo Directo Conciliacin Entre el Resultado Neto y el Flujo Operacional LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 25

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4)

Estado de Flujo de Efectivo por el Mtodo Indirecto

Cada informe de Flujo Efectivo est compuesto por una lista de conceptos a los cuales se les asocia un monto a ser emitido. Por cada concepto, este monto, a su vez, se desprende de la sumatoria de saldos de determinadas cuentas. Estas cuentas deben ser asociadas a cada concepto, segn cada Plan de Cuentas. Esta estructuracin se ve reflejada en el panel mediante dos tablas. Adicionalmente, se debe seleccionar primero el tipo de informe. La segunda tabla muestra las cuentas cuyos saldos componen el monto del correspondiente concepto de la primera tabla.

A modo de ejemplo se proveen las tablas de conceptos de los tres (3) ltimos informes pre-llenadas. Esta informacin se puede modificar segn se requiera. 1)

Campos de la Tabla de Conceptos que Componen a Este Informe:

Tipo Concepto: Presionando F4 sobre este campo, permite ver una lista de opciones posibles. Dependiendo de su seleccin, el concepto aparecer impreso pegado a la izquierda o

intentado a la derecha. Adicionalmente, podr tener presentacin de ttulo, subttulo o detalle. Si corresponde a algn tipo de sub-total, realizar la subtotalizacin correspondiente en el listado.

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Manual Sistema de Contabilidad 2) N de Orden del Concepto: Define la posicin relativa en el listado del concepto. Manipulando este campo, se puede hacer que un concepto aparezca antes o despus que otro. En los datos de ejemplo, esta numeracin se ha establecido en intervalos de 10.000. Esto se ha hecho para que se puedan insertar conceptos entre los ya existentes. 3) Descripcin del Concepto: Auto-explicativo.

4) Signo: Indique mediante este campo si el monto reflejado debe aparecer sumando o restando en el informe. 5) Tipo de Operacin: Presionando F4 sobre este campo, permite ver una lista de opciones posibles. Indique aqu las operaciones a ser ejecutadas sobre los saldos de las cuentas que componen al monto del concepto de acuerdo al significado del mismo en el informe que se trata. Campos de la Tabla Cuentas que Componen a Cada Concepto:

1) Cdigo de la Cuenta: Presionando F4 sobre este campo, permite ver una lista de cuentas posibles. Digite aqu los cdigos de las cuentas cuyos saldos componen al concepto. 2) Descripcin de la Cuenta: Presionando F4 sobre este campo, permite ver una lista de cuentas posibles ordenada por descripcin. Este campo se llena automticamente al llenar el cdigo de la cuenta en el campo anterior. 3) Signo: Indique aqu si el saldo calculado se incluye sumando o restando en el monto del concepto.

Dada la organizacin de los informes, el informe de Determinacin del Efectivo por el Mtodo Directo corresponde al Informe de detalle del Estado De Flujo de Efectivo por el Mtodo Directo (vea Imprimir Flujo Efectivo). Por lo tanto, se hace innecesaria la preparacin del primer listado, pero puede hacerlo si lo desea.

LISTADOS

Todos los listados que se encuentran en el Sistema de Contabilidad podrn ser destinados a: Pantalla Impresora Exportar a un Archivo

LISTADO PLAN DE CUENTAS Esta opcin permite listar el Plan de Cuentas, eligiendo algunas cuentas segn se desee o todas.

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LIBRO DIARIO Esta opcin permite listar el Libro Diario de diferentes maneras Seleccin de Fechas: Fecha Inicial y Final del mes en proceso o de otros meses si desee Tipo de Listado: Puede ser Interno u Oficial. Se entiende por Listado Oficial uno que ser impreso en hojas timbradas por Impuestos Internos y que, por lo tanto, no tendr la identifiacin de la empresa. Al contrario, un listado interno s contiene datos de la empresa en proceso. Entregando la informacin de todos los asientos ingresados con o sin Anlisis.

LIBRO MAYOR Esta opcin permite listar el Libro Mayor de diferentes maneras. Seleccin de Fechas: Fecha Inicial y Final del mes en proceso o de otros meses si desee Cuenta Inicial y Cuenta Final: Seleccione las cuentas cuyos movimientos Usted desea listar. Clasificacin Inicial y Clasificacin Final: Indique aqu las clasificaciones de los movimientos que desea listar. Por Ejemplo, si usted estuviera usando la Letra C como clasificador de Compras y usted solo desea listar los movimientos correspondientes a compras, seleccione la opcin C, en clasificacin inicial y final. Para listar sin discriminacin de clasificacin elija Primero y Ultimo. Tipo de Listado: Puede ser Interno u Oficial. Se entiende por Listado Oficial uno que ser impreso en hojas timbradas por Impuestos Internos y que, por lo tanto, no tendr la identifiacin de la empresa. Al contrario, un listado interno s contiene datos de la empresa en proceso.

LIBRO MAYOR DE ANALISIS Esta opcin emite el Libro Mayor de Anlisis de la misma manera que el anterior libro, pero la diferencia es si usted utiliza Centro de Costos o Tipos de Anlisis en sus Cuentas usted podr ver los movimientos de cada uno de ellos.

BALANCE GENERAL Esta opcin permite listar el Balance General de diferentes maneras:

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Manual Sistema de Contabilidad Seleccin de Fechas: Fecha Inicial y Final del mes en proceso. Lista Cuentas sin movimientos: Usted podr imprimir en el Balance aquellas cuentas que no han tenido movimiento alguno. Emite Texto al Final del Balance: Usted podr elegir si desea que aparezca el texto que s al final del Balance, con sus respectivos datos. Lista Anlisis de Cuenta: Usted podr elegir si desea que aparezcan los anlisis de cuenta reflejados en el Balance. Tipo de Listado: Puede ser Interno u Oficial. Se entiende por Listado Oficial uno que ser impreso en hojas timbradas por Impuestos Internos y que, por lo tanto, no tendr la identifiacin de la empresa. Al contrario, un listado interno s contiene datos de la empresa en proceso. Tipo de Balance: Acumulado: Muestra la informacin de todos los periodos que han habido hasta la fecha. Mensual: Solo mostrara la informacin del periodo en proceso.

Listar Balance de Comprobacin y Saldos? : Auto-explicativo Listar Balance General a una Lnea? : Se entiende por el de Ocho Columnas

BALANCE POR ANALISIS Esta opcin emite los saldos de las cuentas de anlisis por cada Centro de Costo o Tipos de Anlisis. BALANCE CLASIFICADO Esta opcin emite el Balance Clasificado, reflejando los movimientos de Activo y Pasivo, sus saldos y resultados de las cuentas de mayor.

Tipo de Balance Acumulado: Muestra la informacin de todos los periodos que han habido hasta la fecha. Mensual: Solo mostrara la informacin del periodo en proceso.

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ESTADO DE RESULTADO Esta opcin emite el Estado de Resultado, reflejando es resultado del Balance con todas aquellas cuentas de Perdida y Ganancia. Tipo de Listado Acumulado: Muestra la informacin de todos los periodos que han habido hasta la fecha. Mensual: Solo mostrara la informacin del periodo en proceso.

LIBRO DE INVENTARIO Y BALANCES Esta opcin emite el Libro de Inventario y Balance, entregando un informe de los Activos y Pasivos, mas la Cuenta de Resultado de la empresa en proceso. Seleccin de Fechas: Fecha Inicial y Final del mes en proceso. Lista Cuentas sin movimientos: Usted podr imprimir en el Balance aquellas cuentas que no han tenido movimiento alguno. Emite Texto al Final del Balance: Usted podr elegir si desea que aparezca el texto que s al final del Balance, con sus respectivos datos. Lista Anlisis de Cuenta: Usted podr elegir si desea que aparezcan los anlisis de cuenta reflejados en el Balance. Tipo de Listado: Puede ser Interno u Oficial. Se entiende por Listado Oficial uno que ser impreso en hojas timbradas por Impuestos Internos y que, por lo tanto, no tendr la identifiacin de la empresa. Al contrario, un listado interno s contiene datos de la empresa en proceso. Tipo de Balance: Acumulado: Muestra la informacin de todos los periodos que han habido hasta la fecha. Mensual: Solo mostrara la informacin del periodo en proceso.

MATRIZ ANUAL DE RESULTADOS Esta opcin emite un listado, entregando la informacin ingresada en cada cuenta, por totales mensuales. Es decir lista a lo largo todos los meses del ao y hacia abajo el cdigo de la cuenta y sus totales por mes.

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Manual Sistema de Contabilidad IMPRIMIR VOUCHER Esta opcin utilcela cuando ingrese la informacin en forma directa a su computador, si haber emitido un Voucher al momento del ingreso de asientos, usted podr seleccionar el rango de Voucher a imprimir.

PRESUPUESTO Esta opcin emite un Listado de Presupuestos por cada cuenta que se haya ingresado, entregando un informe de lo que se gasto con lo presupuestado de la empresa.

PRESUPUESTO POR ANALISIS Esta opcin emite un Listado de Presupuestos por anlisis de cuentas.

FLUJO EFECTIVO En este panel, indique el informe que desea listar. Luego indique cules informes desea emitir. El "Informe Principal" aqul seleccionado en "Identificacin del Informe" ms arriba. El "Informe de Determinacin" corresponde al listado con el detalle de los saldos por cuentas que dieron origen a los montos listado en el informe principal.

FOLIAR HOJAS Para cumplir con los requisitos del S.I.I Ud. Debe mantener los Libros de Contabilidad timbrados por este Servicio. Para este caso debe listar hojas con un folio el que podr emitir en esta opcin.

PROCESOS

RE-ACTUALIZAR BALANCE Este panel re-calcula los balances sumando nuevamente los asientos. Utilcelo si han habido fallas de operacin durante el proceso y los balances son incorrectos.

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RENUMERAR ASIENTOS Ese programa renumera por fecha TODOS los asientos. Si esta usando un archivo de movimientos para todo el ao, s renumerarn TODOS los asientos ingresados en el ao. Si, por el contrario, usa Un archivo de movimientos por mes, slo s renumerarn los asientos del mes en proceso. Si esta trabajando en ambiente Multiusuario, y desea realizar este proceso, debe desconectar todos los usuarios que estn ocupando el Sistema.

COPIAR PLAN DE CUENTAS

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Utilice esta opcin para copiar el Plan de Cuentas, de la empresa en proceso, a otras empresas. Esta opcin facilita el ingreso reiterado de un plan de cuentas base, para ser utilizado en todas las empresas que Ud. Haya creado.

GENERAR ASIENTO DE APERTURA Este panel genera un asiento de apertura a partir del ao anterior y entre los meses de ese ao. El asiento se copia en el ao de proceso actual en un mes de destino que Ud. Debe seleccionar, adems el asiento generado se imprimir.

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LIMPIAR ARCHIVOS DE MOVIMIENTOS Este programa borra todos los movimientos del mes en proceso. Ningn movimiento podr ser recuperado al termino de la ejecucin de este proceso. Se limpiaran automticamente el Debe y el Haber correspondiente del Balance. Si esta utilizando un archivo de movimientos por ao, se borraran todos los movimientos de todo el ao. E cambio si utiliza archivos por mes, solo borrara la informacin del mes en proceso. Si esta trabajando en ambiente Multiusuario, y desea realizar este proceso, debe desconectar todos los usuarios que estn ocupando el Sistema.

COPIAR DATOS DE LA VERSION 2.3 Este panel permite copiar los datos de su Sistema de Contabilidad de Versin 2.3 a la versin actual. Si existe informacin ingresada, ser eliminada. Se requiere que ningn usuario este ocupando el Sistema de la Versin 2.3

COPIAR DATOS DE LA VERSION MEGASYS DOS LARRONDO Ingenieros en Software Ltda 34

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Este panel permite copiar los datos de su Sistema de Contabilidad de Versin Megasys DOS a la versin actual. Se requiere que se haya puesto en proceso en el Sistema Megasys DOS a la empresa que desea traspasar en el mismo ao al que se traspasara a esta versin. Si esta trabajando en ambiente Multiusuario, y desea realizar este proceso, debe desconectar todos los usuarios que estn ocupando el Sistema.

UTILITARIOS

Los utilitarios del Sistema, proveen de opciones de ayuda para diversos procesos, a nivel de operacin de su Sistema. Entre las alternativas tiene: Men de Empresas Reindexar Archivos Respaldar o Restaurar Archivos Seleccionar Impresora Matriz de Punto Nivel de Seguridad Cambiar Clave de Acceso

Men de Empresas Esta opcin permite crear y / o modificar datos de sus empresas, crear nuevas empresas y cambiarse de una a otra. Reindexar Archivos Reindexar un archivo consiste en crear nuevas tablas de orden o en repararlo cuando ha sido daado. Estas situaciones suceden cuando ha habido una falla en el equipo o por mala utilizacin del Sistema y se hacen evidentes cuando la informacin deja de ser consistente o bien el Sistema arroja errores al tratar de accesar los datos. Respaldar / Restaurar Archivos Este programa permite respaldar o restaurar desde un respaldo anterior los archivos de datos del Sistema en uso. Solamente se respaldan o restauran los archivos de la Empresa actualmente en proceso.

Seleccionar Impresora Matriz de Punto

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Manual Sistema de Contabilidad Utilice este programa para indicar al sistema qu impresora de matriz de punto se utilizar para imprimir en formularios pre-impresos que no pueden ser llenados por impresoras lser o de inyeccin de tinta. Es importante notar que esta informacin, Puerto de Salida y Nombre Impresora, ser usada solamente por aquellos mdulos diseados para imprimir a travs de impresora de matriz de punto. Aquellos mdulos que imprimen a travs de Windows, es decir, que utilizan fuentes, no hacen uso de esta informacin.

Niveles de Seguridad Ingrese en este panel a los usuarios del Sistema, llenando los campos tal como se indica. La parte inferior del panel hace referencia a funciones propias del Men de Empresas. Se puede configurar a los usuarios de manera que puedan cambiar la empresa que estn procesando, pero evitando que sean capaces de llevar a cabo funciones sensibles tales como crear archivos de empresas, borrar archivos de empresas, borrar empresas o listarlas. Tambin se puede evitar (o autorizar) que tengan acceso a los paneles auxiliares de empresas (Actividades Econmicas y Regiones y Comunas). Cambiar Clave de Acceso Solamente puede cambiar la clave por usuario a travs del botn provisto para este efecto en la parte inferior de la tabla. Se le pedir que confirme la nueva clave y si la confirmacin no coincide, no se llevar a cabo el cambio de clave.

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