Ontrol Ancario: Anual Del Suario

MANUAL DEL USUARIO
CONTROL BANCARIO
Versión 6.00
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ÍNDICE GENERAL
Acerca de esta Guía 1
Nota Introductoria ........................................................................................................ 1
Audiencia ..................................................................................................................... 1
Conocimiento Necesario ................................................................................. 1
Convenciones Utilizadas .............................................................................................. 1
Documentación Adicional............................................................................................ 2
Introducción a Control Bancario 3

Nota Introductoria ........................................................................................................ 3
Características .............................................................................................................. 3
Beneficios..................................................................................................................... 8
Definiciones ................................................................................................................. 9
Crédito............................................................................................................. 9
Cuenta Bancaria .............................................................................................. 9
Cuenta Activa.................................................................................................. 9
Cuenta Inactiva ............................................................................................... 9
Sobregiro bancario .......................................................................................... 9
Conciliación Bancaria ..................................................................................... 9
Movimientos en libros .................................................................................. 10
Movimientos en bancos ................................................................................ 11
Débito............................................................................................................ 11
Documentos .................................................................................................. 11
Documentos de Crédito................................................................................. 12
Documentos de Depósito .............................................................................. 13
Nota de Débito u Otro Débito ....................................................................... 13
Nota de Crédito u Otro Crédito ..................................................................... 13
Transacciones contables ................................................................................ 13
Transferencia Electrónica de Fondos ............................................................ 14
Definición de las Características Generales de la Compañía 15

Nota Introductoria ...................................................................................................... 15
Control Bancario Índice General  i

Integración ................................................................................................................. 15
¿Cómo se Implanta el Módulo? ................................................................................. 16
Parámetros del Módulo .............................................................................................. 17
Descripción de Carpetas ............................................................................... 17
Información General para las Transacciones de Control Bancario 27

Subtipos de Documentos ........................................................................................... 27
Ingreso de Datos ........................................................................................... 28
Cuentas Bancarias 31
Cuentas ...................................................................................................................... 31
Ingreso de Datos ........................................................................................................ 32
Descripción de Carpetas ............................................................................... 33
Conciliación Inicial .................................................................................................... 40
Saldos Iniciales en Bancos y Libros ............................................................. 40
Ingreso de Datos ........................................................................................... 42
Ejemplo de Inicialización de Cuentas Bancarias .......................................... 47
Solución de Problemas ................................................................................. 48
Documentos 50
Tipos de Cambio en Documentos ................................................................. 54
Movimientos en Libros .............................................................................................. 56
Ingreso de Datos ........................................................................................... 57
Funciones Especiales del Submenú .............................................................. 69
Instrucciones Específicas .............................................................................. 72
Movimientos en Bancos............................................................................................. 88
Funciones Especiales del Submenú .............................................................. 89
Ingreso de Datos ........................................................................................... 90
Transferencias .......................................................................................................... 106
Ingreso de Datos ......................................................................................... 107
Funciones Especiales del Submenú ............................................................ 116
Instrucciones Específicas ............................................................................ 118
Cheques Recurrentes................................................................................................ 127
Ingreso de Datos ......................................................................................... 128
ii  Índice General Control Bancario

Solicitudes de Cheques ............................................................................................ 139
Ingreso de Datos.......................................................................................... 140
Imprimir Depósitos .................................................................................................. 150
Ingreso de Datos.......................................................................................... 150
Función Especial ......................................................................................... 153
Conciliar Cuentas ..................................................................................................... 155
Ingreso de Datos.......................................................................................... 159
Reportes Especiales..................................................................................... 208
Consulta! 213
Nota Introductoria .................................................................................................... 213
Manejo de Consultas ................................................................................................ 213
Funciones Especiales del Submenú ......................................................................... 214
Reportes 221
Filtro para los Reportes de Cuentas Bancarias ............................................ 222
Movimientos en Libros ............................................................................................ 224
Movimientos por Fecha .............................................................................. 224
Movimientos por Tipo ................................................................................ 225
Resumen por Movimiento ........................................................................... 225
Saldos Promedio ......................................................................................... 226
Movimientos en Bancos ........................................................................................... 226
Movimientos por Fecha .............................................................................. 226
Movimientos por Tipo ................................................................................ 227
Conciliación ............................................................................................................. 227
Documentos no Conciliados ....................................................................... 228
Resumen de Conciliación............................................................................ 228
Reporte de Conciliación .............................................................................. 228
Diferencias de Cambio (Histórico) .......................................................................... 229
Informe Anual de Retenciones (Nicaragua) ............................................................. 230
Procesos 235
Control Bancario Índice General  iii

Diferencias Cambiarias ............................................................................................ 235
Manejo de Diferencias Cambiarias sin Integración Contable..................... 237
Manejo de Diferencias Cambiarias con Integración Contable ................... 238
Recálculo de Saldos ................................................................................................. 241
Purga de Movimientos ............................................................................................. 243
Opciones Costa Rica ................................................................................................ 245
Autorización de cheques BNCR ................................................................. 245
Generación de Transacciones Contables ................................................................. 249
Generación de Transferencias Electrónicas ............... Error! Bookmark not defined.
Ingreso de Datos ........................................... Error! Bookmark not defined.
Mensajes de Exactus 259

Eliminación de Documentos ....................................................................... 259
Eliminación de documentos generados en otros módulos .......................... 259
Cambio de estados de los documentos ....................................................... 260
Impresión de documentos ........................................................................... 260
Eliminación de documentos conciliados..................................................... 261
Ingreso de documentos y su codificación ................................................... 262
Desglose de montos .................................................................................... 262
Eliminación de registros de transferencias bancarias ................................. 263
Generación de transferencias ...................................................................... 263
Modificaciones a asientos de cheques ........................................................ 264
Modificación en el monto de un asiento ..................................................... 264
Parámetros de Control Bancario en el INI 267

CB_Mostrar_Numero_Cheque_Sugerido=SI ............................................. 267
Opciones Configurables 269

Opción configurable (Hook) para la Generación de Asientos Contables ................ 270
Variables del hook ...................................................................................... 270
Funciones del hook ..................................................................................... 273
Funcionalidad del hook............................................................................... 281
Opción configurable (Hook) para la Carga Automática de Datos ........................... 284
Variables del hook ...................................................................................... 284
Funciones del hook ..................................................................................... 285
iv  Índice General Control Bancario

Funcionalidad del hook ............................................................................... 290
Conversión de Estados Financieros 291

Parámetros Iniciales ................................................................................................. 291
Cuentas Contables ....................................................................................... 292
Cuentas Contables para Diferencias Cambiarias ........................................ 293
Integración Contable ................................................................................... 293
Moneda de la Cuenta Bancaria ................................................................... 293
Filosofía de Trabajo del Módulo .............................................................................. 294
Transacciones que Soportan FASB-52 .................................................................... 296
Registro de Documentos ............................................................................. 296
Creación de Documentos en Batch ............................................................. 306
Proceso de Diferencias Cambiarias............................................................. 306
Procesamiento para el Cálculo de los Ajustes por Diferencias Cambiarias en
Control Bancario ......................................................................................... 311
Control de Seguridad 315

Definición de los Privilegios Generales ................................................................... 315
Seguridad a Nivel de Documentos ........................................................................... 318
Seguridad en Ambiente Multiusuario ...................................................................... 320
Glosario 321
Control Bancario Índice General  v

INTRODUCCIÓN GENERAL
Acerca de esta Guía
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Control Bancario permite a la empresa, registrar y
controlar los movimientos relacionados con las cuentas bancarias que utiliza el
negocio y los documentos generados que impliquen transacciones contables.
Una de las características principales del módulo, es que controla los
movimientos bancarios generados desde el sistema de modo que puedan ser
comparados con los reportados por cada entidad bancaria.
AUDIENCIA
Esta guía va dirigida a aquellas personas que van utilizar el módulo de
Control Bancario y que requiera realizar movimientos que impliquen
transacciones bancarias desde módulos auxiliares.
CONOCIMIENTO NECESARIO
Este contenido asume que el lector conoce el ciclo básico operativo de la
Contabilidad General y del Control Bancario.
CONVENCIONES UTILIZADAS
A continuación se presenta una tabla que muestra el significado del formato
utilizado en esta guía.
Característica Se refiere a...
Negrita Especial Texto que se desea recalcar
Negrita Cursiva Módulos u opciones de Exactus

Nota Presenta condiciones importantes sobre el tema
Advertencia Muestra situaciones de cuidado en el proceso descrito
Control Bancario Índice General  1

Tip Brinda consejos al usuario que le facilitarán el uso de
Exactus
Además se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarán

a lo largo de la guía y que se considera que el usuario acepta como normal:
 cuando se hace referencia al término "sistema", se trata del conjunto
de todos los módulos que componen el producto.
 por lo tanto, el término "módulo" se refiere a cada unidad que
compone el sistema. Los módulos serán: Contabilidad General,
Administración del Sistema, Cuentas por Cobrar,
Control Bancario, entre otros.
 la guía tomará por un hecho que el usuario tiene instaladas todas las
opciones y características posibles que identifican al sistema, de
manera que, el desarrollo de los temas de cada opción se presentará
con base en este criterio.
DOCUMENTACIÓN ADICIONAL
A continuación se hace referencia a otros documentos que pueden ser
consultados y que se relacionan con este módulo.
Si desea conocer de... Refiérase a...
Seguridad de Exactus Manual de Administración del Sistema
Configuración de Exactus Manual de Configuración del Exactus.ini
Configuración de Compañías Manual de Administración del Sistema
Definición de Tipos de Cambio Manual de Administración del Sistema
Definición de Centros de Costo Manual de Administración del Sistema
Definición de Períodos Contables Manual de Administración del Sistema
Funcionamiento básico Manual Básico de Exactus ERP
Manejo del Cargador Dinámico Manual de Cargadores Dinámicos
2  Acerca de esta Guía Control Bancario

CAPÍTULO 1
Introducción a Control Bancario
NOTA INTRODUCTORIA
Este capítulo muestra aspectos generales del módulo de Control Bancario.
Se detalla:
 las características generales de Control Bancario
 el manejo general del sistema
 la ejecución de funciones estándar del sistema Exactus
 los beneficios que se obtendrán al utilizar el módulo de Control
Bancario
 definiciones
CARACTERÍSTICAS
 Tiene integración con los módulos de Contabilidad General, Control
de Nómina, Recursos Humanos, Cuentas por Cobrar y Cuentas por
Pagar.
 El sistema se bloquea a nivel de documento, esto permite que
múltiples usuarios estén trabajando al mismo tiempo en una cuenta
bancaria y que dos personas no estén alterando el mismo documento a
la vez por seguridad
 La empresa puede manejar en forma paralela la información generada
en la empresa (libros) y la información suministrada por los bancos.
 Permite dar mantenimiento a los movimientos reportados por los
bancos
 La empresa puede controlar los documentos que involucren
operaciones contables:
o se pueden controlar documentos que hayan sido ingresados al
sistema por medio de otros módulos, como son los casos de
Control Bancario Introducción a Control Bancario  3

Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar que generan documentos
que implican transacciones contables y transacciones bancarias
o el departamento Financiero puede generar documentos contables
con el módulo de Control Bancario
 Controla los datos generales relacionados con las entidades bancarias
o financieras que estén asociadas a la empresa:
o el usuario registra y almacena en el sistema, los datos generales de
cada entidad financiera: código de la cuenta bancaria, referencias,
encargado de la cuenta en el banco, teléfonos de consulta, etc.
o controla la documentación que se genere producto de las cuentas
bancarias empleadas por la compañía
o permite activar o desactivar cuentas bancarias
o controla los sobregiros de cada una de las cuentas
 Se cuenta con una funcionalidad configurable o “Hook” que permite
la generación de asientos contables ajustados a las características de
la empresa y a su forma de trabajo.
 Cada movimiento es registrado en la base de datos de manera
integral, de modo que los datos en general estén siempre actualizados
y con su respectivo registro de auditoría
 La conciliación bancaria facilita el control de los movimientos
bancarios generados desde el sistema y su comparación con los
reportados por la entidad bancaria.
 El sistema facilita el registro de datos para conciliaciones de manera
manual o automática, de tal manera que se ajuste a la forma de
trabajo de la empresa
 Se pueden generar conciliaciones automáticas con respecto a los
estados de cuenta enviados mes a mes por las entidades bancarias
con las que la empresa guarda una relación comercial.
 La conciliación automática, realiza la confirmación de cada
operación contable efectuada, tomando los datos de un archivo
enviado por la entidad bancaria y comparando con los datos que se
encuentran dentro de Control Bancario.
 El sistema maneja un histórico de las conciliaciones y los datos de
auditoría respectivos
 Se podrá reversar la última conciliación en firme
4  Introducción a Control Bancario Control Bancario

 Se maneja un consecutivo para cada tipo de documento, lo que
facilita su identificación y permite un mayor control sobre las
transacciones realizadas
 Se manejan tipos y subtipos de documentos lo cual es de gran ayuda
para la clasificación de los mismos y para su análisis
 Los documentos pueden tener estados que determinen el grado de
cumplimiento en el proceso de aprobación de una transacción
contable:
o el sistema tiene capacidad para manejar dos clases de documentos:
de débito y de crédito, y las transacciones contables asociadas se
realizarán dependiendo de esta clasificación
o el sistema define para los documentos tipo débito, un
comportamiento en el que los movimientos contables registran la
creación o el aumento de una partida de activo, representando un
flujo positivo para la empresa
o el sistema define para los documentos tipo crédito, un
comportamiento en el que los movimientos contables registran
reducción o eliminación de una partida de activo, representando un
flujo negativo para la empresa
o controla el manejo autorizado de documentos que hayan generado
una transacción contable
o el sistema controla las transferencias electrónicas de fondos
(T.E.F.) las cuáles son transacciones que permiten pagar
documentos pendientes por medio del depósito del monto parcial o
total del documento a una cuenta bancaria
o desde el módulo de Control Bancario se pueden registrar depósitos
a cualquier cuenta bancaria, de manera que el control interno de la
empresa se hace más seguro
 El sistema tiene capacidad para configurar cualquier formato de
cheques y depósitos.
 Se pueden registrar y almacenar documentos recurrentes (tipo
cheque), o sea, que se generarán varias veces, en cuyo caso, el
sistema guarda los datos y formato del mismo.
 Todos los movimientos contables requeridos por el registro de un
depósito se reflejan en la contabilidad de la empresa.
o para cada depósito, el sistema permite realizar un desglose de la
moneda en la que se realizó, de manera que se registrará también, si
el depósito fue realizado en moneda o en cheque de cualquier
entidad bancaria

o el sistema maneja los documentos en forma individual, sin embargo
puede emitir cheques y generar transferencias electrónicas de
fondos en lote
 Genera en forma automática, asientos a la Contabilidad General que
resultan de transacciones bancarias registradas en el sistema. Estos se
pueden realizar tanto en moneda local como en moneda reporte,
independientemente de la moneda original.
 Las transacciones contables son almacenadas por tipo de asiento y
éstos a su vez son asociados a paquetes contables para aplicar al
Diario de la Contabilidad.
 Permite la definición de tipos de transacciones específicas que no
generen asientos contables.
 Se pueden realizar consultas sobre las cuentas bancarias contenidas
en la base de datos:
o las consultas se pueden hacer a nivel global de una cuenta bancaria,
o bien consultar sobre un documento específico realizado en un
rango de fechas especificado
o se permite manipular el despliegue de las columnas de la consulta,
así como imprimirla o desplegarla en pantalla o generar un archivo
o flexibilidad en la consulta de información y la localización de
documentos específicos
 El sistema puede generar varios tipos de reportes:
o el sistema genera un reporte con datos sobre los movimientos en
libros realizados por fecha
o el sistema genera un reporte que presenta los datos sobre los
movimientos en libros realizados, agrupados por tipo de
movimiento: crédito o débito
o el sistema genera un reporte que resume los movimientos bancarios
efectuados
o el sistema genera un reporte que presenta un listado de los
documentos que no pudieron ser conciliados
o el sistema genera un reporte de saldos en libros promedio
o el sistema genera un reporte con datos sobre los movimientos en
bancos realizados por fecha

o el sistema genera un reporte que presenta los datos sobre los
movimientos en bancos realizados, agrupados por tipo de
movimiento: crédito o débito
o compatibilidad con MS Excel para la generación de reportes dentro
del mismo
 Recalcula, imprime y controla los saldos, tanto en libros como en
bancos, de todas las cuentas bancarias de la compañía con base en
los saldos iniciales de un período y los respectivos movimientos.
 Calcula ajustes por concepto de diferencias cambiarias con respecto
a la moneda local y de consolidación, así como también genera los
asientos contables correspondientes.
 Maneja un número ilimitado de tipos de moneda para las
transacciones bancarias.
 Soporta el estándar FASB52 para traducción y remedición de
transacciones.
 Ayuda con un menú para llenar casillas al presionar F1 o dar doble
clic a la casilla
 Permite incorporar las fechas al sistema con ayuda de un calendario,
si el usuario así lo desea.
 Permite ordenar las columnas de las tablas de acuerdo a las
necesidades de los clientes con solo posicionarse en el título, dejar
presionado el botón izquierdo del ratón y moverla al lugar donde se
desee colocarla
 Se pueden definir las columnas de las tablas que se desea que sean
visibles y ocultar el resto
 Se pueden ordenar los datos de las columnas de mayor a menor o
viceversa con solo dar un clic sobre el título de la columna
 El nivel de seguridad será manejado por tipo de documento, por
ejemplo, una persona puede tener privilegios para imprimir cheques
pero no para crearlos o modificarlos
 El monto de los cheques en letras se puede imprimir en inglés o en
español.
 Permite registrar Transferencias Electrónicas de Fondos entre
compañías siempre y cuando ambas estén en la misma base de datos.

BENEFICIOS
 Existe un eficiente flujo de información entre los departamentos y se
garantiza la consistencia de los datos, minimizando la posibilidad de
un error humano en la generación de los asientos al existir
integración con otros módulos.
 Es de gran utilidad para compañías multinacionales o empresas con
operaciones en múltiples monedas para el control centralizado y
detallado de las cuentas bancarias y sus respectivos movimientos y
saldos, en un sistema auxiliar a la Contabilidad General.
 Seguridad en el registro de transacciones debido a la integración con
otros sistemas.
 Se minimiza la labor de registro de datos y se eliminan errores al
tener facilidad para la carga automática de transacciones de bancos
para efectos de conciliación.
 Garantiza la exactitud, precisión, confiabilidad y actualización
continua de los saldos bancarios al hacer posible la revisión y
corrección de operaciones, con efecto sobre la Contabilidad General.
 Provee información impresa útil para apoyar labores de estudio y
determinación de flujo de caja.
 La posibilidad de generación automática de los asientos contables de
los movimientos realizados sobre sus cuentas bancarias le da como
ventaja a la empresa, la consistencia en sus datos de contabilidad
general, puesto que minimiza al máximo la posibilidad de un error
humano en la generación del asiento, mientras mantiene la
contabilidad de la empresa actualizada.
 La generación de cheques recurrentes agiliza el proceso de
generación de cheques y ahorra trabajo al usuario que tenga la
obligación de generar estos documentos.
 Apoya la toma de decisiones sobre eventos que afectan la posición
financiera de la compañía y que deben ser registrados en las cuentas
contables por los movimientos bancarios de la empresa.

DEFINICIONES
CRÉDITO
Es definido también como Haber . Mercancías o beneficios entregados en una
transacción u operación, un asiento (o entrada) o pase de asientos a los libros
de contabilidad, que registra la eliminación o disminución de una partida de
activo o de un gasto, o la creación o aumento de un pasivo, de una cuenta de
valuación, de una partida de capital neto (o contable) o de ingresos o
productos. Es un asiento en el lado derecho de una cuenta, representa la
cantidad así registrada.
CUENTA BANCARIA
Representa el código de identificación asignado por una entidad financiera a
una persona, empresa o entidad jurídica bajo el cual se registran todas las
transacciones bancarias de una empresa, expresadas en forma de cargos y
abonos.
CUENTA ACTIVA
Cuenta bancaria que tiene frecuentes movimientos de entrada y salida de
dinero.
CUENTA INACTIVA
Cuenta con escaso o nulo movimiento. El saldo puede ser siempre el mismo,
debido a que no se han efectuado depósitos ni retiros de la cuenta durante un
periodo prolongado de tiempo.
SOBREGIRO BANCARIO
Exceder el crédito más allá de las posibilidades de pago del deudor.
CONCILIACIÓN BANCARIA
Proceso sistemático de comparación entre los apuntes contables de una cuenta
corriente realizada por el banco y la cuenta de bancos correspondientes en la

contabilidad de una empresa, con la explicación de las diferencias
encontradas.
Cuando se va a conciliar un documento de una cuenta bancaria se pueden
presentar básicamente seis casos, que enumeramos a continuación:
1. El documento registrado en libros es reportado por el banco y son
iguales (se concilia sin diferencia)
2. El documento registrado en libros es reportado por el banco, pero
presenta diferencias en los montos debido a un error de registro en
libros que se debe ajustar (Se concilia aceptando la diferencia y se
realiza un ajuste en libros, tanto en Control Bancario como de
Contabilidad General)
3. El documento registrado en libros es reportado por el banco, pero
presenta diferencia debido a un error desconocido que se presume ser
del banco, por lo que se debe de aclarar con la entidad financiera (Se
concilia sin aceptar la diferencia y se espera una aclaración por parte
del banco, no se realiza ningún ajuste en libros)
4. El documento registrado en libros no es reportado por el banco a la
fecha, este documento aún se encuentra en tránsito (No se concilia el
documento, queda pendiente en libros)
5. Un documento es reportado por el banco pero no se tiene registro del
mismo en libros, este documento es desconocido para la empresa, no
se conoce la naturaleza, por lo que se deja pendiente de conciliación,
en este caso no se realiza ningún ajuste en Control Bancario ni en
Contabilidad General (El documento queda pendiente en bancos)
6. Un documento es reportado por el banco pero no se tiene registro del
mismo en libros, se asume que el reporte del banco es correcto (Se
genera el documento respectivo en libros, se concilia y se marca como
documento por liquidar. En este caso se hace tanto un ajuste en
Control Bancario como en Contabilidad General)
MOVIMIENTOS EN LIBROS
Son todos aquellos movimientos o transacciones dentro de la cuenta bancaria
que se han registrado dentro de la empresa como parte de su funcionamiento
cotidiano (información que se lleva en el módulo de Control Bancario de
Exactus). Estas transacciones pueden ser:
 Cheques

 Depósitos
 Notas de crédito
 Notas de débito
 Otros créditos
 Otros débitos
 Transferencias electrónicas de fondos de crédito
 Transferencias electrónicas de fondos de débito
MOVIMIENTOS EN BANCOS
Son todos aquellos movimientos o transacciones dentro de la cuenta bancaria
que el banco a reportado. Estas transacciones pueden ser:
 Cheques
 Depósitos
 Notas de crédito
 Notas de débito
 Otros créditos
 Otros débitos
 Transferencias electrónicas de fondos de crédito
 Transferencias electrónicas de fondos de débito
DÉBITO
Es definido también como Deber. Mercancías o beneficios recibidos de una
transacción u operación; un asiento (o entrada) o pase de asientos a los libros
de contabilidad, que registra la creación o el aumento de una partida de activo
o de un gasto, o la reducción o eliminación de una partida de pasivo, de una
cuenta de valuación (crédito) o de una partida de capital neto (o contable) o de
ingresos (o productos). Es un asiento en el lado izquierdo de una cuenta;
representa la cantidad así registrada.
DOCUMENTOS
Se refiere a todos aquellos documentos que se deben crear debido a las
transacciones que se ejecutan. Por lo tanto, existen documentos de débito y
documentos de crédito, dependiendo del tipo de transacción que se presente.

El sistema maneja estos documentos en forma individual, sin embargo puede
emitir cheques y generar transferencias electrónicas de fondos en lote.
Existen ocho estados en los que puede estar un documento en libros:
 No Conciliado No Entregado
 No Conciliado Entregado
 Conciliado Temporalmente
 Conciliado en Firme
 Planeado
Los documentos en bancos pueden estar en tres estados:
 No conciliado
 Conciliado temporalmente
 Conciliado en firme
Además, existen otros dos estados en los cuáles pueden estar los cheques,
depósitos y T.E.F. de crédito o débito:
 Entregado
 No entregado
Por otra parte, las notas de crédito y débito y toros créditos y débitos pueden
tener otros dos estados:
 Confirmado
 No confirmado
DOCUMENTOS DE CRÉDITO
Es definido también como Haber y es el origen de una transacción. Es un
asiento contable que registra la reducción o eliminación de una partida de
activo o de gastos, o la creación o aumento de un pasivo, o de una partida de
capital neto o de ingreso; un asiento en el lado derecho de una cuenta; la
cantidad contabilizada como tal.
También se define como el saldo de una partida de pasivo, de capital neto, de
ingresos o de una cuenta de valuación, acreedora.

DOCUMENTOS DE DEPÓSITO
Se refiere a una transacción que permite al cliente pagar documentos
pendientes por medio de un depósito del monto parcial o total del documento a
una cuenta bancaria de la compañía acreedora.
Este pago se debe realizar directamente, es decir, el cliente debe realizar un
depósito en la entidad bancaria donde la empresa acreedora tiene su cuenta. En
este caso no es preciso que el cliente tenga cuentas bancarias en la misma
entidad.
NOTA DE DÉBITO U OTRO DÉBITO

Documento por el cual la entidad financiera pone en conocimiento de la
empresa el haber realizado un cargo o rebajo a su cuenta bancaria por un
monto determinado.
NOTA DE CRÉDITO U OTRO CRÉDITO

Documento por el cual la entidad financiera pone en conocimiento de la
empresa el haber realizado un abono o aumento a su cuenta bancaria, por un
monto determinado.
TRANSACCIONES CONTABLES
Un transacción contable de diario corresponde a una partida preparada para su
registro en un libro de entrada original, el cual interpreta una transacción
comercial en términos contables y muestra las cuentas que han de cargarse y
acreditarse, conjuntamente con una descripción explicativa de dicha
transacción. Frecuentemente las transacciones se analizan en forma de
transacción contable de diario con el fin de demostrar su efecto sobre las
cuentas. Las transacciones contables cambiaran de nombre de acuerdo al país
en que se esté trabajando, de acuerdo a lo que se defina en los parámetros del
módulo de Contabilidad General, así p.e. en Costa Rica se conocen como
asientos contables o simplemente asientos, mientras que en México se les
conoce con el nombre de Póliza.
Por lo tanto, la transacción contable contiene el detalle de una transacción
específica, las cuentas contables involucradas y origen del movimiento. En la
mayor parte de este documento se hace referencia al término Asiento pero se
debe entender que se refiere a transacción contable.

TRANSFERENCIA ELECTRÓNICA DE FONDOS
Conocida por sus siglas como T.E.F., es el proceso electrónico de traspaso de
fondos en forma de cheque u otro tipo de transacciones realizado desde el
lugar de origen a una institución bancaria.

CAPÍTULO 2
Definición de las Características

Generales de la Compañía
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explicarán los aspectos generales que tienen que definirse
tanto en el módulo de Control Bancario como en otros módulos de
Exactus relacionados a éste, para que el sistema se ajuste a las necesidades
particulares de cada compañía.
Dentro de esta sección se van a considerar los siguientes aspectos:
 La integración de Control Bancario con los otros módulos de
Exactus.
 La secuencia que se debe seguir para implantar el módulo.
 La definición de los Parámetros del Módulo
INTEGRACIÓN
Este módulo está integrado con los módulos de Contabilidad General,
Cuentas por Cobrar, Cuentas por Pagar, Control de Nómina y
Recursos Humanos.
Con el módulo de Contabilidad General se integra por medio de los
movimientos contables que son ejecutados cada vez que se genera una
transacción bancaria dentro del sistema.
Con el módulo de Cuentas por Cobrar se integra por medio del registro de
los documentos tales como transferencias de crédito o depósitos, que sean
generados por transacciones con los clientes.
Un comportamiento similar tiene la integración con el módulo de Cuentas
por Pagar se integra por medio del registro de los documentos tales como
transferencias de débito o cheques., que sean generados por transacciones con
los proveedores de la empresa.
Control Bancario Definición de las Características Generales de la Compañía  15

Con el módulo de Control de Nómina se integra por medio de los cheques y
transferencias electrónicas que son generados para el pago de la planilla así
como las liquidaciones de aportes a los empleados.
Por último con el módulo de Recursos Humanos se integra por medio del
registro de los cheques y transferencias electrónicas que sean generadas para el
pago de las liquidaciones de empleados dentro del sistema.
A continuación se presenta una figura que ilustra la integración de Control
Bancario con los módulos con los que se relaciona directamente:
Integración de Control Bancario con otros módulos de Exactus
¿CÓMO SE IMPLANTA EL MÓDULO?

Cuando el sistema está recién instalado, la base de datos está completamente
vacía. Los datos deben ser introducidos de una manera ordenada, con el fin de
que el usuario pueda utilizar el sistema de una manera satisfactoria y sin
complicaciones.
Antes de iniciar la inserción de los datos propios de este módulo, es necesario
contar con los siguientes datos previamente definidos:
 Del módulo de Administración del Sistema
 Monedas
16  Definición de las Características Generales de la Compañía Control Bancario
 Denominaciones
 Tipos de Cambio
 Países
 Entidades Financieras
 Del módulo de Contabilidad General
 Paquetes del Diario
 Tipos de Transacciones Contables
 Cuadro de Cuentas Contables
 Del módulo de Control Bancario
 Parámetros del Módulo
 Formatos de Cheques y Depósitos
 Cuentas Bancarias
 Movimientos Iniciales
Para más detalle sobre el manejo de esos módulos, refiérase al manual
respectivo.
PARÁMETROS DEL MÓDULO

Los parámetros del módulo son especificaciones iniciales que deben ser
determinadas para que el sistema procese la información de la manera
requerida por el usuario.
En esta sección se definen los aspectos generales, tanto de formatos como de
contenido, que afectarán funciones del módulo.
La ventana de parámetros del módulo funciona por medio de carpetas o tablas,
que controlan los diferentes tópicos por definir en el módulo.
DESCRIPCIÓN DE CARPETAS
La opción de Parámetros del Módulo presenta las siguientes carpetas:
General, Contable, Otros y Adicional Cta Banco.
Para acceder cada carpeta basta con accionar el ratón sobre la pestaña
correspondiente.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
información requerida.

General
Contiene aspectos generales del manejo del módulo tales como la definición
de ciertas funciones, integración con otros módulos y características generales
de la impresión de documento.
Carpeta General de Parámetros del Módulo
Las casillas que se presentan son las siguientes:

Mostrar cuentas inactivas: permite al usuario elegir si desea o no que se
desplieguen las cuentas que se han marcado como inactivas en la respectiva
tabla de mantenimiento.
Integración Contable: permite que los movimientos generados por la
creación de documentos específicos en el módulo de Control Bancario se
incorporen a la Contabilidad General de la compañía. Si no se marca esta
opción, la carpeta denominada Contable se desactivará, dado que en ella se
maneja el detalle de dicha integración.
Introducir documentos: Determina por omisión si los documentos deberán
presentarse como Entregados o No Entregados. Esto es útil según el modo
de trabajo de cada empresa; en algunos casos, el registro se crea luego de
haber sido entregado al banco; obviamente, por defecto, todos los documentos

están entregados. En otros casos, el documento se crea pero no se entrega aún
(para efectos de revisión); en este caso, los documentos deben crearse siempre
como no entregados.
Docs pendientes de entrega: dentro de esta campo, el usuario puede
escoger entre las siguientes alternativas:
 No conciliar
 Conciliar con advertencia
 Permitir conciliar
Determina si los documentos no entregados deberán ser conciliados o no, y de
serlo, puede hacerse con o sin advertencia de que los documentos no han sido
entregados. Recuerde que un documento no entregado es aquel que aún no ha
sido entregado al banco para ser procesado.
Impresión de Cheques: dentro de esta casilla, el usuario debe escoger con
un check list las alternativas que mejor se apliquen a su empresa:
 Pausar al imprimir cheques: Seleccione este espacio si desea
imprimir los cheques de uno en uno o si desea hacerlo en lote. Esta
opción es más cómoda, si no se cuenta con formulario continuo de
cheques.
 Copiar Fecha al asiento: Con esta opción se indica si el sistema
debe respetar la fecha del cheque para la realización del asiento
contable o no. Esto es útil cuando se imprime un cheque con una
fecha específica pero no se desea que el asiento contable se realice
con esta fecha sino con la fecha del sistema, es decir con la fecha del
día.
 Por ejemplo: se imprime un cheque el día 20 de febrero de 1997; sin
embargo, se desea realizar el asiento contable con otra fecha, ya sea
posterior o anterior a ella, entonces no se debe marcar esta opción en
los parámetros del módulo.
 Impresión a pantalla: Si se indica esta opción en los parámetros
le permitirá realizar un "preview" de cada documento que desee
imprimir con el fin de comprobar los cortes de página y márgenes del
mismo y después enviarlo a su impresora. Si no la marca solo tendrá
la opción de imprimirlos directamente en la impresora.
Recuerde que un cheque o depósito impreso en pantalla ya se encuentra
actualizado en el módulo de control bancario y en el de contabilidad
general, en caso de que esos documentos generen asiento automático,
por lo tanto se le recomienda que a pesar de que lo haya enviado a la
pantalla proceda de inmediato a imprimirlo en papel.

 Sugerir Consecutivo: Si el usuario tiene marcada esta
opción, cada vez que elabore un documento nuevo, el
sistema va a sugerir el consecutivo respectivo.
 Monto en letras con moneda: Indica si en el módulo de
Control Bancario, en el texto asociado con el monto de
los cheques se especificará la moneda.
Si la casilla está marcada, el texto asociado con el monto de
los cheques incluirá la moneda, por ejemplo, “Dos mil
quinientos colones con 00/100”.
 Líneas en el asiento: Se debe indicar la cantidad de
líneas que se desplegarán para la impresión del asiento del
cheque. El mínimo son 2 (recomendada), el valor máximo
depende del formulario del cheque.
Contable
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
integración de Control Bancario con Contabilidad General.
Carpeta Contable de Parámetros del Módulo

Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la
opción de Integración Contable en la carpeta General.
Tipo de: Se debe indicar el tipo de “Transacción Contable” por defecto que
se utilizará para los movimientos realizados desde el módulo de control
bancario y para los cuales usted desea que se realice el asiento contable
automático. Puede utilizar la tecla F1 para desplegar la tabla de tipos de
asiento y escoger el deseado.
Este tipo de asiento debe ser agregado en el módulo de Contabilidad General
antes de iniciar la actualización de los parámetros. Puede referirse al manual
de este módulo si lo desea.
Paquete: Se debe indicar el código del paquete contable por defecto que se
utilizará para los movimientos realizados desde el módulo de control bancario
y para los cuales desea que se realice el asiento contable automático. Puede
utilizar la tecla F1 para desplegar la tabla de paquetes y escoger el paquete a
utilizar.
Este código debe ser agregado en el módulo de Contabilidad General antes de
iniciar la actualización de los parámetros. Puede referirse al manual de este
módulo si lo desea.
Datos Contables: esta opción establece la forma en que se realizará la
integración contable de las transacciones de este módulo. Cuando se registra
un documento de cualquier tipo, se iniciará el proceso de integración contable.
Se despliegan tres opciones, el usuario puede marcar cualquier combinación
que considere conveniente. Las opciones que se presentan son:
 Visualizar
 Modificar
 Aplicar automáticamente
Existen seis posibles modalidades de la integración contable, según se
marquen o desmarquen las opciones presentadas anteriormente. Estas
modalidades corresponden a:
 Visualizar
 Modificar
Si no se marca ninguna opción, el sistema genera el asiento contable y lo
manda al diario, pero éste no se puede ver desde este módulo.
 Visualizar
 Modificar

Al marcar únicamente la opción de aplicar automáticamente, el asiento
contable se genera pero se manda directamente al mayor, tampoco se puede
ver desde este módulo.
 Visualizar
 Modificar
Si se marca solamente la opción de visualizar, el usuario podrá ver el asiento
contable desde este módulo, sin hacerle ninguna modificación y el sistema
manda el documento al diario de la contabilidad.
 Visualizar
 Modificar
En esta opción se puede ver y modificar el asiento contable desde este módulo,
el sistema manda el asiento al diario de la contabilidad, para su posterior
aprobación.
 Visualizar
 Modificar
Si se activan las tres opciones, el usuario puede ver y modificar el asiento
desde el módulo de Control Bancario, el sistema mandará el asiento
directamente al mayor de la contabilidad.
 Visualizar
 Modificar
En esta opción se puede ver el asiento, sin embargo no se le puede hacer
ninguna modificación, el sistema lo manda directamente al mayor.
Contabilización de documentos: en esta casilla se deben marcar los tipos
de documentos que el usuario requiere que generen asientos contables. Esto
es, a pesar de que se tenga integración con la contabilidad, no todos los
documentos que reflejen transacciones de control bancario generarán asientos
contables, si el usuario no lo ha especificado así.
Dentro de la casilla el sistema despliega todos los documentos existentes en la
base de datos para que sean marcados por el usuario.
Contabilidad por omisión: el usuario debe establecer si los asientos que se
generen de las transacciones de control bancario afectarán directamente la
contabilidad Fiscal, la contabilidad Corporativa o ambas.
Copiar notas en el asiento: Esta opción permite copiar las notas que se
incluyen en la carpeta de Detalle del submenú de Movimientos en Libros en la
carpeta de Notas de los asientos contables.
Validar monto en el asiento: cuando esta opción está activada, el usuario
no podrá generar el asiento contable si el monto del documento es diferente al
monto registrado en el asiento.
Una vez que el usuario ha especificado los parámetros, debe presionar el botón
Grabar que se encuentra en la parte inferior de la pantalla para que el sistema
actualice dichos parámetros.
Otros
En esta carpeta se da al usuario la opción de escoger si los asientos contables
se van a generar por medio de la forma estándar del sistema o con ayuda de las
Plantillas Contables. Además de mostrar la fecha en que se ejecutó por última
vez el proceso de Diferencias Cambiarias, así como brindar la posibilidad de
configurar los nombres de los rubros adicionales a utilizar, mediante la
selección de la opción Utilizar Campos Adicionales.

Carpeta Otros de Parámetros del Módulo
La forma estándar utiliza las plantillas o modelos que se han configurado por
"default" en el sistema.
Las Plantillas Contables le permiten al usuario definir sus propias plantillas o
modelos para los asientos, para mayor detalle del manejo de esta funcionalidad
refiérase al manual de Contabilidad General.
Advertencia: Es importante señalar que la opción de Plantillas Contables
no está integrado con las aplicaciones de Transferencias Intercompañías ni con
la de Cheques Recurrentes, por lo que los asientos para estas dos opciones
utilizarán los asientos "default" de Exactus. Además, si se desea hacer uso de
esta opción, el sistema consta de una validación para que no dejar seleccionar
dicha opción, si no se tiene el módulo de Modelos Contables instalado.
Adicional Cta.Banco
En esta carpeta se establecen todos los aspectos necesarios para realizar la
configuración de los nombres de los rubros adicinales a la cuenta a utilizar, así
como el tipo de dato (Numérico, Alfanumérico o Fecha) y el largo de cada uno
(el máximo son 20 caracteres por rubro), en caso de ser de tipo numérico el
sistema permite la definición de decimales (un máximo de “número de
caracteres de la longitud” menos dos caracteres), además de un indicador si
permite modificación.
Carpeta Adicional Cta.Bancos de Parámetros de Control Bancario
Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la

opción Utilizar Campos Adicionales en la carpeta Otros.

CAPÍTULO 3
Información General para las

Transacciones de Control Bancario
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan las opciones del menú en las que se debe hacer
ingreso de información para alimentar el sistema.
Dentro del submenú de Administración se da mantenimiento a la tabla de
Subtipos de Documentos el cual brinda la oportunidad a la empresa de
llevar un control más detallado de los documentos, tanto de crédito como de
débito, que son emitidos.
SUBTIPOS DE DOCUMENTOS
Cuando el usuario registra un documento tanto de crédito como de débito en
los Datos Generales del documento debe establecer tanto el Tipo como el
Subtipo asociado con documento.
La casilla denominada Subtipo de Documento tiene como objetivo
clasificar de una manera más específica los documentos que se registren. Por
ejemplo, un Tipo de Documento de débito es la Factura, un Subtipo de Factura
podría ser Factura por Venta de Producto Terminado o Factura por Servicios
Profesionales.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por la opción:
Control Bancario Información General para las Transacciones de Control Bancario  27

Pantalla Principal de Subtipos de Documentos
INGRESO DE DATOS
Cuando se desea agregar un Subtipo de Documento el sistema habilita
las casillas en las cuales es necesario ingresar información en dos columnas:
Tipo de Documento y Descripción del Subtipo de Documento.
Para definir un subtipo de documento únicamente se requiere especificar:
Tipo de Documento: la columna es de tipo combo box y en ella se debe
seleccionar del listado desplegado, la opción con la cual asociará el subtipo
por agregar. Para clasificar de manera específica un documento se asocian
Subtipos al Tipo de documento.
Descripción del Subtipo de Documento: establece la descripción o
naturaleza específica del Tipo de documento de crédito o de débito
seleccionado. Es un campo alfanumérico de 25 caracteres.
Para agregar un documento (Tipo Débito o Crédito) y Subtipo Anticipo
solamente digite la palabra Anticipo(s) al inicio de la Descripción del Subtipo
del Documento. Es importante que inicie con la palabra “Anticipo” pues de lo
contrario el subtipo se tomará como “Normal” y no utilizará las cuentas
contables definidas para los Anticipos.
28  Información General para las Transacciones de Control Bancario Control Bancario

Centro de Costo: código del centro de costo asignado al subtipo de
documento, el mismo se usará para la definición de la línea de cierre de la
transacción contable del documento generado.
Descripción Centro Costo: descripción del centro de costo asociado al
subtipo de documento.
Cuenta Contable: código de la cuenta contable asignada al subtipo de
documento, la misma se usará para la definición de la línea de cierre de la
transacción contable del documento generado.
Descripción Cuenta Contable: descripción de la cuenta contable
asociada al subtipo de documento.
En caso de no definirse datos contables para los subtipos de documentos, el
sistema tomará los datos de las cuentas contables definidas para la cuenta
bancaria.
Ingreso de Subtipo de Documento
Control Bancario Información General para las Transacciones de Control Bancario  29

CAPÍTULO 4
Cuentas Bancarias
NOTA INTRODUCTORIA
En la opción denominada Cuentas, se maneja todo lo relacionado con la
creación, modificación, eliminación y despliegue de las cuentas bancarias de
la empresa.
El objetivo de esta opción, es determinar todo el listado de cuentas bancarias
que existirán en una compañía, y la relación de cada una de ellas con las
cuentas contables y los centros de costo que estén establecidos dentro de la
compañía del usuario.
Las Cuentas Bancarias pueden ser asociadas a un conjunto de Cuentas
Contables utilizadas para contabilizar las diferentes transacciones.
Es preciso aclarar que la relación Cuenta Bancaria - Cuenta Contable,
únicamente se puede definir a partir de las cuentas bancarias. Es decir, a una
cuenta bancaria se le asigna la cuenta contable correspondiente, pero el
proceso no puede realizarse a la inversa (esto es, a una cuenta contable no se le
pueden asignar las cuentas bancarias).
CUENTAS
Al ingresar a la opción Cuentas se despliega una tabla de datos; que muestra
la información de las Cuentas Bancarias registradas en la base de datos.
Esta información incluye entre otras cosas, código y nombre de la cuenta, la
entidad financiera donde está registrada, la moneda, la posición de caja y el
saldo. Los montos desplegados en estas dos columnas son calculados por el
sistema cada vez que se realiza una transacción o movimiento en libros.
La posición de caja muestra el monto real con el que la empresa cuenta dentro
del banco, una vez que todas las transacciones contables han sido confirmadas
y son efectivos los documentos generados no importa si ya están entregados o
no.
El saldo muestra el monto de las transacciones realizadas dentro del la
empresa, aunque los documentos no hayan sido hechos efectivos.
Control Bancario Cuentas Bancarias  31

En secciones posteriores se explicará con mayor detalle el cálculo de estos dos
montos. (Ver “Documentos” en la página 50).
A continuación se muestra la pantalla desplegada por la opción:
Pantalla Principal de Cuentas Bancarias
Campos Configurables por Tabla

Con este botón se desplegarán los Campos Configurables (UDT’s, por sus
siglas en inglés), las cuales se muestran en un tabla flotante, es decir, que el
usuario puede colocarla en le lugar que más le plazca, incluso fuera de la
pantalla de definición de datos. Para más información al respecto consulte la
guía de Administración del Sistema.
INGRESO DE DATOS
Cuando se agrega una cuenta bancaria el sistema desplegará una pantalla con
un conjunto de carpetas que agrupan la información total de la cuenta.
El dato del código de la cuenta se muestra independientemente de la carpeta en
la que se esté, pues el general para todo el registro de la cuenta. En la casilla
Cuenta se define el código que tendrá la cuenta bancaria por crear , se
recomienda que sea el mismo número de cuenta que maneja el banco. Es
importante llenar esta casilla para que se habiliten las otras carpetas. En la
32  Cuentas Bancarias Control Bancario
casilla a la derecha se escribe el nombre descriptivo para la identificación de la
cuenta.
El manejo del código de la cuenta tiene una condición especial, pues en caso
de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de
Administración del Sistema, un registro para las cuentas y el usuario
cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del código
será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos definidos para las cuentas
en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud del código de
la cuenta, quedará sujeta a la longitud definida para el consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de
Administración del Sistema.
correspondiente, o bien se puede oprimir la tecla que identifique la letra
subrayada en la pestaña de la carpeta.
DESCRIPCIÓN DE CARPETAS
La opción de Cuentas! presenta las siguientes carpetas: General, Contacto,
Conciliación, Contabilidad y Auditoría.
General
Dentro de esta carpeta se define aspectos generales de la cuenta bancaria.
La pantalla de la carpeta General se muestra seguidamente.

Carpeta General de Cuentas Bancarias
Se ingresan los siguientes datos dentro de las casillas:

Entidad Financiera: Banco en el cual fue abierta la cuenta bancaria. Esta
entidad debe haber sido definida previamente en el módulo de
Moneda: Moneda en que se realizarán las transacciones. Esta moneda deberá
estar predefinida en el módulo de Administración de el Sistema.
Activa: este es un check box que indica si la cuenta bancaria se encuentra
activa, se muestra, seleccionado, en el momento en que la cuenta es habilitada
para su uso. No se permitirá activar una cuenta de nuevo ingreso hasta que se
hayan definido los parámetros de la conciliación inicial.
Permite Transferencias Intercompañías: este es un check box que
indica si la cuenta bancaria permite transferencias intercompañías. El sistema
mantiene como dato predeterminado el no aceptarlas.
Consecutivos: dentro de esta sección se cuenta con dos opciones que se
relacionan con la definición de los consecutivos globales (definidos en el
módulo de Administración del Sistema), que se deben utilizar para los
documentos tipo TEF de Débito y Cheques. En la casilla Cheque, se debe
definir el consecutivo global definido para los documentos de tipo Cheque,
mientras que en el campo TEF de Débito, se debe definir el consecutivo
global definido para los documentos de tipo TEF de Débito.
Permitir sobregiros: esta opción se debe marcar si la empresa permite
sobregiros. Si no los permite, no se podrán emitir documentos de crédito que
sobrepasen el saldo de la cuenta bancaria.
Límite: Se debe indicar el monto máximo permisible para el sobregiro, una
vez que se llegue a este monto el sistema se bloqueará y no permitirá emitir
ningún otro documento de crédito.
Opciones para la impresión de documentos: Al ingresar a esta opción
va a aparecer una pantalla donde se debe definir la plantilla para cheques que
se va a utilizar y el idioma (inglés o español) en que se desea que se imprima
el monto en letras del cheque.
Pantalla de las Opciones para Impresión de Cheques
El formato de la plantilla para imprimir los cheques es configurable por el

usuario y debe tener extensión *.QRP.
Si el usuario desconoce el nombre del formato, debe hacer un doble clic sobre
la casilla denominada “Plantilla de Cheques” y ésta le desplegará la pantalla
“Formato” para la impresión de Cheques, en la cual se muestran los archivos
existentes dentro del sistema.
Saldo según libros: Las casillas de esta opción no son configurables y
muestran el monto del saldo actual y de caja según los registros de la empresa.

Saldo según bancos: Las casillas de esta opción no son configurables y
muestran el monto del saldo actual y de caja según los registros del banco.
Contacto
Los datos a ingresar son los siguientes:
Nombre: Nombre de la persona encargada en el banco de atender a la
empresa.
Cargo: Puesto o cargo de la persona referida en el espacio Nombre.
Teléfono y Fax: Números de teléfono y fax del banco.
Dirección: Lugar físico de la sucursal central de la entidad financiera.
La pantalla de la carpeta de “Contacto” se presenta a continuación:
Carpeta Contacto de Cuentas Bancarias
Conciliación
Dentro de esta carpeta, se debe llenar la siguiente información:

Modo de conciliación: este apartado muestra dos opciones y debe tener
marcada sólo una de ellas:
 Con Control Cruzado: esto indica que al realizar la conciliación
deben existir los documentos tanto en bancos como en libros, si esto
no se da, el usuario deberá definir los pasos a seguir para continuar
con el proceso de conciliación.
 Sin Control Cruzado: si al hacer la conciliación falta un
documento en cualquiera de los dos registros (Bancos o Libros) el
sistema automáticamente hace una copia del documento en el
registro de documentos (Libros o Bancos) donde falte.
Ajustes de crédito: se deben definir el tipo y subtipo de documento que se
van a utilizar para hacer los ajustes de crédito de las conciliaciones
Ajustes de débito: se deben definir el tipo y subtipo de documento que se
van a utilizar para hacer los ajustes de débito de las conciliaciones
A continuación se muestra la pantalla de conciliación:
Carpeta Conciliación de Cuentas Bancarias
Contabilidad
Si el módulo tiene integración contable, esta carpeta estará activa, para mayor
detalle sobre este punto, referirse a “Integración Contable” en la página 293.

Seguidamente se muestra la pantalla de esta opción
Carpeta Contabilidad de Cuentas Bancarias
Lo que se busca en esta carpeta es definir, asociar o seleccionar para cada

cuenta contable, el centro de costo, cuenta bancaria y descripción. Las
opciones de esta carpeta son:
Cuentas contables: se presenta una lista de cada una de las cuentas
contables que se deben configurar:
 Cuenta Contable: es la cuenta que sirve para registrar las
transacciones efectuadas en esta cuenta bancaria.
 Cierre de Débitos: cuenta contable de orden cuyo saldo acreedor
es contrapartida de los documentos Tipo Débito.
 Cierre de Créditos: cuenta contable de orden con saldo deudor,
que sirve de contrapartida de los documentos Tipo Crédito.
 Gastos de Transferencias: cuenta contable para registrar la
remuneración fija o variable que cobra el banco por la prestación del
servicio de traspaso de fondos de una cuenta a otra.

 Liquidación de Créditos: cuenta contable de orden con saldo
deudor que sirve como contrapartida de los documentos de crédito
creados para liquidar documentos reportados por el banco que no
estaban en libros.
 Liquidación de Débitos: cuenta contable de orden con saldo
acreedor que sirve como contrapartida de los documentos de débito
creados para liquidar documentos reportados por el banco que no
estaban en libros.
 Ajuste de Créditos: cuenta contable de orden con saldo deudor
que sirve como contrapartida de los documentos de crédito creados
para ajustar errores cometidos en el registro en libros.
 Ajuste de Débitos: cuenta contable de orden con saldo acreedor
que sirve como contrapartida de los documentos de débito creados
para ajustar errores cometidos en el registro en libros.
 Transferencias intercompañías: cuenta contable utilizada para
registrar las transferencias intercompañías dentro de la cuenta
bancaria seleccionada. Cuando el check Permite transferencias
intercompañías en el tab General se encuentra marcado, la entrada
de datos en los campos de Centro y Cuenta se volverá obligatoria.
Selección: esta opción contiene la siguiente información:.
 Centro: en esta casilla se debe indicar el centro de costo
correspondiente a cada una de las cuentas contables mencionadas
anteriormente.
 Cuenta: corresponde a la Cuenta Contable en la cual se van a
registrar los asientos de cada una de las cuentas contables
mencionadas anteriormente.
 Concepto: opción no modificable que da una breve descripción de
la casilla cuenta.
Se debe tener en cuenta que los dos primeros campos de esta opción serán
dependientes del patrón de centros de costo y cuentas contables que utilice la
compañía, así como también dependerán de si la compañía utiliza o no centros
de costo.
Descripción: en esta parte se da una breve descripción de cada una de las
cuentas contables que se deben configurar.
Auditoría

Esta es una carpeta de referencia, por lo que ningún usuario puede modificarla.
Las casillas que se despliegan son:
Usuario Creación: identifica al usuario (login) que creó el documento.
Nombre Creación: indica el nombre del usuario que creó el documento.
Fecha / Hora Creación: indica la fecha y hora de creación.
Usuario Modificación: identifica al usuario (login) que ha modificado el
documento.
Nombre Modificación: identifica el nombre del usuario que modificó el
documento.
Fecha / Hora Modificación: indica la fecha y hora de modificación.
Última fecha: muestra la fecha de la última transacción registrada en libros
para esa cuenta.
Diferencias cambiarias: indica la fecha de la última vez que se corrió el
proceso de Diferencias Cambiarias.
Valores Adicionales
En esta carpeta se presentarán las casillas adicionales que el usuario definio
para la creación de cuentas bancarias. En este sentido, el contenido de dicha
carpeta variará para cada empresa. Estos valores adicionales se define en los
parámetros del módulo, por lo que si requiere de más información al respecto
consulte la sección “Adicional Cta.Banco” en la página 24.
CONCILIACIÓN INICIAL
Una Cuenta Bancaria nueva no podrá ser utilizada, ni registrará movimientos
de ningún tipo mientras no se hayan inicializado sus saldos y se haya
establecido una base para su funcionamiento, es a dicho, al que llamamos
Conciliación Inicial.
SALDOS INICIALES EN BANCOS Y LIBROS

El objetivo de esta opción es permitir la carga de saldos iniciales en Bancos y
Libros, ya que estos saldos servirán como punto de partida para el inicio de
operaciones de la cuenta bancaria que recién se define. El enfoque de dicha
opción es facilitar directamente a nuestros clientes que están instalando por
primera vez el módulo de Control Bancario, y que tienen cuentas
bancarias ya establecidas y desean configurarlas en el sistema. Al inicializar la
cuenta se debe incluir documentos por el total de cada uno de los saldos
existentes.
Para dicho propósito, se define la opción denominada “Conciliación Inicial”
o “Conciliación Cero” (esta última denominación se debe a que el
consecutivo de conciliación utilizado es 0 (cero)). Esta conciliación permite
configurar dentro de Exactus el estado de la última conciliación que se haya
realizado para esa cuenta bancaria, y la conciliación inicial recopilará los
siguientes datos a ser cargados inicialmente:
 Cuenta Bancaria
 Fecha de corte o conciliación (esta fecha se tomará como punto de
partida para el sistema)
 Saldo en bancos a la fecha de corte (saldo en bancos correspondiente a
la conciliación de la fecha de corte)
 Saldo en libros a la fecha de corte (si no se llevaba manualmente el
saldo en libros, se deberá inicializar con el monto de saldo en bancos)
 Documentos no conciliados en bancos y que tienen fecha anterior a la
fecha de corte
 Documentos no conciliados en libros y que tienen fecha anterior a la
fecha de corte
El sistema tomará los saldos especificados como punto de partida para las
operaciones en bancos y libros.
Dentro de esta conciliación inicial se deben digitar manualmente los
movimientos que aún no han sido conciliados, tanto en bancos como en libros,
el sistema generará estos documentos dentro de los movimientos en libros y
bancos según corresponda, sin embargo NO se generarán transacciones
contables por estos movimientos.
Aclaraciones
Se debe validar que la fecha de los documentos a ingresar pendientes de
conciliar sea anterior a la fecha de corte de la conciliación.
No se permite correr el proceso una fecha anterior al último proceso de
diferencias cambiarias.
También se debe validar que el cálculo de los saldos en bancos y libros una
vez sumados y restados los documentos pendientes de conciliar sean iguales.

INGRESO DE DATOS
Cada vez que se ingresen cuentas bancarias nuevas, al grabar por primera vez
los datos, el sistema enviará un mensaje, con el siguiente texto:
Mensaje de Advertencia
El sistema entonces cargará la ventana de conciliación inicial que permitirá al

usuario ingresar los datos de la conciliación inicial:
 Mientras se esté ingresando una cuenta nueva, no se permitirá marcar
el check de “Activa”, éste permanecerá deshabilitado hasta que exista
una conciliación relacionada con esa cuenta bancaria en el sistema
(puede ser conciliación cero, o bien cualquier otro número de
conciliación, esto debido a que la purga de datos permite el borrado de
conciliaciones históricas, pero siempre deja la última y penúltima).
 La columna ULTIMA_CONCIL no permite nulos, se inicializa de esta
forma cuando se grabe por primera vez la cuenta bancaria. (una vez
cargada la conciliación inicial se actualizará su valor).
Descrición de Carpetas
General
En esta carpeta se presentan las siguientes opciones a definir:
Fecha: en esta sección se define la fecha que será tomada como la fecha de
Inicio para la cuenta que se creó la misma.
Saldos: dentro de esta sección se encuentran estas dos casillas:
• Bancos: en esta casilla se debe digitar el saldo del que refleja el
Estado de Cuenta a la fecha de la última conciliación, esta fecha es la
que se va a tomar de base para las siguientes conciliaciones. P.e si la
última Conciliación se corrió en Diciembre del 2005, el Saldos en
Bancos será el monto que refleje el Estado de Cuenta al 12/2005.

• Libros: en esta casilla el monto que debe ir en la misma, será el saldo
que refleje la Cuenta Bancaria en el Auxiliar a la fecha de corte de la
última Concialiación. P.e si la última conciliación fue hecha en
Diciembre del 2005, el monto que reflejen los movimientos en libros al
12/2005.
En caso de existir diferencia entre los montos de ambas casillas, el sistema
enviará un mensaje indicando que los totales de Saldos en Bancos y en Libros,
incluyendo los montos de los documentos respectivos, deben ser iguales. En
estos momentos dichos datos muestran diferencias, por lo tanto deberá realizar
los ajustes necesarios para igualarlos antes de proceder con la inicialización de
la cuenta.
Nota: generalmente dicha diferencia es muy dada a que se dé, puesto que con
regularidad existen entre ambos documentos pendientes, comúnmente
llamados como documentos en tránsito, estos documentos pueden existir ya
sea para Bancos como para Libros.
Un Documento en Tránsito Libros es aquel que se encuentra en Bancos pero
que aún no se ha registrado en Libros, mientras que un Documento en Tránsito
Bancos es el que está en Libros pero que no se ha registrado en Bancos.
La siguiente imagen muestra la pantalla de la carpeta:

Pantalla de Carpeta General
Docs Bancos
En esta carpeta se deben ingresar uno a uno, manualmente todos los
documentos que el banco allá reportado para esta cuenta.
En primer lugar la carpeta presenta tres casillas, Créditos, Débitos y Total,
las cuales van a mostrar los montos actualizados conforme el usuario vaya
ingresando los documentos.
La información se ingresa y se presenta en una tabla que contiene una serie de
columna, para proceder a ingresar un documento, acceda al botón “Nuevo”
, a lo que esl sistema habilitará las siguientes casillas en la tabla en
mención:
Tipo Documento: esta columna es de tipo “Combo Box”, en la misma se
debe elegir el tipo de documento que se va a ingresar, el usuario tiene la
posibilidad de elegir entre Cheque, Depósito, Nota de Crédito, Nota de Débito,
Otro Crédito, Otro Débito, TEF de Crédito y TEF de Débito.
Número Documento: en esta columna se debe digitar el código numérico
que identifica al documento que se está ingresando.
Monto Documento: esta columna está destinada para digitar el monto del
documento.
Fecha Documento: esta casilla corresponde a la fecha del documento
ingresado.
Carpeta de Documentos en Bancos
Docs Libros
En esta carpeta, al igual que en la carpeta Docs Bancos se deben ingresar uno
a uno, manualmente todos los documentos que la empresa registre en sus
Libros.
En la parte superior de la carpeta presenta tres casillas, Créditos, Débitos y
Total, las cuales van a mostrar los montos actualizados conforme el usuario
vaya ingresando los documentos.
La información se ingresa y se presenta en una tabla que contiene una serie de
columna, para proceder a ingresar un documento, acceda al botón “Nuevo”

, a lo que esl sistema habilitará las siguientes casillas en la tabla en
mención:
Tipo Documento: esta columna es de tipo “Combo Box”, en la misma se
debe elegir el tipo de documento que se va a ingresar, el usuario tiene la
posibilidad de elegir entre Cheque, Depósito, Nota de Crédito, Nota de Débito,
Otro Crédito, Otro Débito, TEF de Crédito y TEF de Débito.
Número Documento: en esta columna se debe digitar el código numérico
que identifica al documento que se está ingresando.
Monto Documento: esta columna está destinada para digitar el monto del
documento.
Fecha Documento: esta casilla corresponde a la fecha del documento
ingresado.
Concepto Documento: en esta columna se ingresa el concepto bajo el cual
fue creado el documento que se está ingresando.
Beneficiario Documento: en esta columna se debe ingresar el nombre a
quien va dirigido el documento.

Carpeta de Documentos en Libros
Para el proceso se permite poner una fecha de Inicialización o Inicio, a lo que

el sistema tomará el tipo de cambio local y dólar a dicha fecha validando este
proceso hasta que se inicialice la cuenta bancaria.
EJEMPLO DE INICIALIZACIÓN DE CUENTAS

BANCARIAS
Al ingresar los saldos de inicialización tanto para libros como para bancos el
fin es determinar cual es el saldo que efectivamente corresponde al saldo
conciliado a la fecha de inicialización. Con esto nos queremos referir que si
por ejemplo al 31/11/2004 se posee que en bancos un saldo conciliado de
¢100,000.00 y para Libros ¢130,000.00 donde este saldo de libros se posee
dos documentos pendientes por la suma de 30,000.00 (10,000 y 20,000
respectivamente) lo adecuado sería crear un documento de tipo Otro Crédito
(O/C) donde se identifique que a una fecha corte se poseen iguales saldos
conciliados para bancos y libros sin tomar en cuenta los documentos
pendientes de cambio, por ejemplo si se va inicializar esta cuenta donde se
determinó por ejemplo que al 30 de Noviembre los documentos realmente
conciliados eran por la suma de ¢100,000.00 mostrándose como documentos

posteriores los ¢ 30,000.00 quedando establecido de la siguiente forma para
inicializar los saldos:
• Banco documento de inicialización O/C ¢ 100,000.00 SALDO
CONCILIADO
• Libros documento de inicialización O/C ¢ 100,000.00 Saldo real
conciliado
• Libros documentos pendientes Deposito ¢ 10,000.00
• Libros documentos pendientes Deposito ¢ 20,000.00
Estos saldos serian los que se ingresan en la respectiva pantalla de
inicialización de documentos.
Una vez inicializada la cuenta se procede a verificar la primera conciliación
bancaria la cual aparece como conciliación cero y es la que nos indica la
correspondencia de los saldos, luego para efectuar la conciliación de los
documentos creados se procederá a efectuar la conciliación número 1 donde en
esta se procederá a asociar el documento creado en banco como O/C por ¢
100,000 con el documento O/C de libros por la misma suma. En caso de que
los documentos que se poseían pendiente al momento de inicializar la cuenta
aparecen en el periodo posterior (en este caso se asume que ya nos
encontramos conciliado el periodo de diciembre 04) se procedería a ingresar
los movimientos en transacciones/ movimientos en bancos lo cual al efectuar
la conciliación número 1 tendríamos la respectiva correspondencia de
conciliaciar los documentos de libros con los de bancos por lo que si al
culminar la conciliación uno nos daría en un caso sencillo la correspondencia
de saldos a un monto de ¢130,000.
SOLUCIÓN DE PROBLEMAS
Para los casos de cuentas que ya fueron inicializadas y encuentra alterados los
saldos de las mismas despues de operar el modulo, le recomendamos el
efectuar un documento de ajuste el cual se deberá conciliar en la última
conciliación que se ha efectuado o esta por efectuarse contemplando los
siguientes pasos:
1. Identificar las cuentas con el problema reportado y la discrepancia en
el saldo.
2. Crear un documento de ajuste por el monto de la discrepancia en
que esta errando el saldo de la cta bancaria, este debe ser con fecha
anterior a la fecha en que se corre la inicialización, aunque implique

abrir periodos de trabajo, es recomendable que este documento no
genere asiento.
3. Correr el proceso de recalculo de saldos.
4. Verificar que el problema se haya corregido.
Al efectuar el procedimiento anteriormente descrito le permitiría el no tener
que ingresar todo el histórico que posee una cuenta que se trae de periodos
anteriores, a la vez le permitirá el determinar la exactitud de los documentos
que realmente se poseen conciliados para inicializar los saldos los cuales no se
le seguirán mostrando en futuros periodos ya que este documento que
generalmente se efectúa con un documento tipo O/C se cancelaría en procesos
de conciliación en el primer proceso.

CAPÍTULO 5
Documentos
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de este submenú se presentan las siguientes opciones:
 Movimientos en Libros
Permite dar mantenimiento a los documentos generados dentro de la
empresa para realizar transacciones con las entidades financieras
definidas para la empresa.
 Movimientos en Bancos
Permite dar mantenimiento a los documentos registrados dentro de
las entidades financieras.
 Transferencias
Opción que permite realizar transferencias entre cuentas bancarias y
entre compañías, registrando los movimientos contables respectivos.
 Cheques Recurrentes
Esta opción permite crear plantillas de cheques recurrentes con el
formato estándar de un cheque en particular. Facilita la labor del
usuario pues sin necesidad de digitar toda la información otra vez,
son sólo ingresar el código de la cuenta bancaria específica el
documento se desplegará en el listado de la ventana de la opción.
 Solicitudes de Cheques
Con esta opción se manejan solicitudes de los documentos tipo
cheque. Permitiendo imprimir el cheque con un formato específico
para la empresa y además, imprimir el comprobante respectivo.
 Imprimir Depósitos
Esta opción permite generar, aplicar e imprimir documentos tipo
depósito, permitiendo además el desglose del monto total del
depósito según los requerimientos del usuario.
50  Documentos Control Bancario

 Conciliar Cuentas
El proceso de conciliación de cuentas bancarias se encarga
sincronizar la información registrada en libros y en bancos. Además
permite contrarrestar las diferencias que se encuentren entre el saldo
suministrado por la entidad financiera ligada a la cuenta bancaria
seleccionada y el saldo que la empresa tiene calculado.
Es importante mencionar que adicionalmente a estas opciones el sistema
brinda la posibilidad de crear una funcionalidad configurable o “Hook” que
será utilizada para la generación de asientos contables en el módulo de Control
Bancario. El procedimiento para realizar esta operación se presenta en la
sección “Opción configurable (Hook) para la Generación de Asientos
Contables” en la página 270.
Existen ocho tipos de documentos que pueden ser generados por el usuario,
éstos se pueden agrupar de la siguiente manera:
Tipos de Documentos
Documentos de Débito Documentos de Crédito

Depósito Cheque
Notas de Crédito Notas de Débito
Otros Créditos Otros Débitos
T.E.F. Crédito T.E.F. Débito
(Transferencia electrónica de fondos de (Transferencia electrónica de fondos de
Crédito) Débito)
Los documentos de crédito, son todos aquellos que generan una línea en la
columna correspondiente a los Créditos, dentro del Diario de la
Contabilidad de la compañía, en el asiento respectivo.
Estas líneas representan disminuciones en el saldo de la cuenta bancaria de la
empresa, es un asiento generado en el lado derecho de una cuenta. Para mayor
detalle consultar la definición de "Documentos de Crédito" en la página 12.
De la misma manera, los documentos de débito, son todos aquellos que
generan una línea en la columna correspondiente a los Débitos, dentro del
Diario de la Contabilidad de la compañía, en el asiento respectivo.
Estos documentos aumentan el saldo de la cuenta bancaria de la empresa, es
un asiento generado en el lado izquierdo de una cuenta. Para mayor detalle
consultar la definición de "Documentos de Depósito" en la página 13.
No se debe prestar para confusión el nombre del documento, con el tipo de
movimiento que este realiza. Debido a que el sistema puede generar
Control Bancario Documentos  51

automáticamente el asiento (en el caso de estar definido así en los parámetros
del módulo), el usuario no debe preocuparse por generar erróneamente la
contra cuenta que completa el asiento para la transacción realizada con el
documento.
Para especificar cuáles documentos generan movimiento contable el usuario
debe consultar la sección “Parámetros del Módulo” en la página 17.
Otra consideración que se debe tener en cuenta es que los documentos en
libros pueden tener cuatro estados: Entregado / No Entregado o
Confirmado / No Confirmado. La diferencia depende solamente del tipo
de documento debido a que las características de ambos son similares.
A continuación se muestra una tabla que clasifica a los documentos por el tipo
de estado al que pertenecen:
Tabla de posibles estados de los documentos.
Además los documentos en libros se pueden clasificar según los siguientes

estados:

Estados de Documentos
Por otra parte, los documentos en bancos pueden tener los siguientes estados:
Aparte de estas clasificaciones, existe otra llamada clase, la cual va a reflejar

las diferencias existentes entre la razón por la cual se genera un documento.
Esta clasificación está íntimamente ligada con la conciliación. A continuación
se detalla cada una de ellas:
Normal: documento generado como parte de una transacción de rutina que se
realiza en cualquiera de los módulos del sistema (Control Bancario, Cuentas
por Cobrar, Cuentas por Pagar)
Ajuste: son aquellos documentos que se generan con el fin de ajustar algún
error cometido en el registro en libros. Guarda referencia al documento de
ajuste y al reportado en bancos.
Liquidación: documentos creados con el fin de realizar la liquidación de los
documentos que fueron reportados por el banco pero no estaban en libros y
que quedaron pendientes de liquidar.

Aclaración: son aquellos documentos que el banco genera con el fin de
aclarar alguna diferencia entre el monto en libros y el reportado por ellos.
Están relacionados con errores del Banco.
Las conciliaciones se realizan desde la opción “Conciliar Cuentas” en la
página 155 y las operaciones realizadas desde esta opción afectarán
directamente los documentos listados dentro de esta pantalla.
El módulo de Control Bancario es un auxiliar de Contabilidad General,
de modo que todas las transacciones que se realicen, es decir, todos los
documentos que se generen y se hagan efectivos desde este módulo, pueden
generar asientos contables en Contabilidad General.
Otro punto importante, es que algunos de los documentos que se generan en
otros módulos como Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, deben
ser procesados en este módulo, de manera que cualquier transacción, que
involucre movimientos de caja y saldos, estará registrada en los movimientos
bancarios. El sistema provee al usuario de una opción (Filtrar ) mediante
la cual es posible filtrar los documentos que sean desplegados dentro de la
tabla por módulo por ejemplo; de manera que la consulta de registros se
realice de una manera más ágil.
TIPOS DE CAMBIO EN DOCUMENTOS

Dentro del módulo de Control Bancario, para el registro de documentos el
sistema siempre sugerirá el tipo de cambio histórico o sin embargo el usuario
podrá variar el tipo de cambio a conveniencia, con la particularidad de que se
mantendrá siempre el tipo de cambio de la cuenta bancaria para la afectación
contable de la cuenta correspondiente.
Vamos a suponer una Cuenta Bancaria XYZ definida en moneda dólar e
introducida en el sistema de Exactus a un tipo de cambio de 10 colones por
dólar. Veamos el ejemplo tanto para un documento de tipo crédito como para
uno de tipo débito.
Registro de un documento de tipo crédito

Si p.e. se ingresa un DEPÓSITO por un monto de $100 a una fecha cuyo tipo
de cambio es de 10,5 colones por dólar. El movimiento será el siguiente:
• Registro en Control Bancario

El registro en Control Bancario quedará por $100, almacenándose
una referencia del tipo de cambio utilizado, ¢10,5 (tipo de cambio local
y tipo de cambio dólar).
• Asiento Contable Generado:
Cuenta Débito Crédito Tipo de Débito Crédito
Contable Local Local Cambio Dólar Dólar
Cuenta de Bancos ¢1000.00 10.00 $100.00
Cuenta de Cierre ¢1050.00 10.50 $100.00
Cuenta de Utilidad o 0.00 $0.00
Perdida (a la cuenta ¢50.00
de cierre)
Cabe aclarar que el ajuste por diferencial cambiario a la cuenta contable de

bancos se realizará cuando se corra el proceso de diferencias cambiarias desde
el módulo de Control Bancario al final del período.
Registro de documento de tipo débito

Si p.e. se ingresa un CHEQUE por un monto de $50 a una fecha donde el tipo
de cambio es de 11.00 colones por dólar. El movimiento será el siguiente:
• Registro en Control Bancario:
El registro en Control Bancario se hará por $50 almacenándose una
referencia del tipo de cambio utilizado, ¢11 (Tipo de cambio local y
tipo de cambio dólar)

Cuenta de Cierre ¢550.00 11.00 $50.00
Cuenta de Bancos ¢500.00 10.00 $50.00
Cuenta de Utilidad
o Perdida
¢50.00 0.00 $0.00
(a la cuenta de
cierre)
Igualmente que en el caso anterior, nótese que el ajuste por diferencial

cambiario a la cuenta contable de bancos se realizará cuando se corra el
proceso de diferencias cambiarias desde el módulo de Control Bancario al
final del período.

Ajuste al Cierre de mes por concepto de
Diferencial Cambiario
Si suponemos que al cierre del mes, el tipo de cambio estuvo en ¢11.50 por
dólar, el ajuste por diferencial cambiario se hará de la siguiente forma:
• Registro en Control Bancario:
Saldo de la Cuenta Bancaria al cierre del mes: $50
Tipo de Cambio anterior: ¢10.00
Tipo de Cambio actual: ¢11.50
Ajuste por Diferencial Cambiario: ($50*11.5) - ($50*10) = ¢75.00

Cuenta de
¢75.00 0.00 $0.00
Bancos
Cuenta de
Utilidad o ¢75.00 0.00 $0.00
Perdida
Bajo esta opción se crean, modifican, anulan y eliminan documentos
relacionados con transacciones bancarias registradas dentro de la empresa.
A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por la opción:

Pantalla Principal de Opción de Introducir Documentos
Es importante, tener presente, que cualquier documento que sea creado en

cualquier otro módulo del sistema, dejará huella dentro de esta pantalla, de
manera que todos los movimientos que se registren por documentos, estarán
registrados en la pantalla principal de Movimientos en Libros.
INGRESO DE DATOS
Dentro de la pantalla denominada Movimientos en libros, digite en la parte
superior los siguientes datos:
Cuenta: en esta casilla se ingresa el código de la cuenta bancaria sobre la
cual se desea realizar movimientos bancarios. Si el usuario no conoce el
código de la cuenta, puede presionar la tecla F1.
Nombre / Entidad Financiera: el sistema desplegará bajo este espacio el
nombre que identifica la cuenta bancaria ingresada, así como el nombre de la
entidad financiera en la que se realizan los movimientos.
Saldo / Caja: presenta la siguiente información
1) bajo el nombre de SALDO, el saldo existente dentro de la cuenta
bancaria según la empresa y
2) bajo el nombre de CAJA, se muestra la posición de caja disponible
dentro de la cuenta según la empresa (libros).

Además despliega la moneda de la cuenta bancaria seleccionada.
Desde y Hasta: se ingresa el rango de fechas en el cual se requiere que se
desplieguen los movimientos. Al realizar esta operación el sistema carga
automáticamente los movimientos de la cuenta bancaria para el rango de
fechas ingresado.
Dentro de la tabla desplegada en la pantalla se despliegan las siguientes
columnas por omisión:
Cuenta bancaria: número de la cuenta bancaria.
Fecha: fecha en la cual fue ingresado el documento al sistema.
Tipo: presenta las siglas con las que se identifican los tipos de documentos
que existen por ejemplo CHQ para cheque o DEP para depósito.
Subtipo: presenta una breve descripción del subtipo de documento. Recuerde
que los documentos pueden ser clasificados por tipo y subtipo.
Número: número que identifica el documento, es generado por el sistema en
el orden en el cual son creados los documentos.
El manejo del número del documento tiene una condición especial, pues en
caso de que se le haya definido en el manejo de Consecutivos de
Administración del Sistema, un registro para los documentos y el
usuario cuente con los privilegios indicados en dicho registro, el campo del
número será un F1, con lo que traerá todos los consecutivos definidos para los
documentos en los que el usuario tenga privilegios. En este caso, la longitud
del número del documento, quedará sujeta a la longitud definida para el
consecutivo.
Para conocer el manejo completo de Consecutivos, consulte la guía de
Concepto: esta columna muestra una breve descripción de la razón por la
cual fue generado el documento.
Cuando el documento ha sido creado desde el módulo de Cuentas por
Pagar en esta casilla se mostrará, deshabilitado, la leyenda que indica que
dicho movimiento se debe a un Pago a Proveedores, cuando la transferencia
origen es un débito, por ejemplo, mientras que si la transferencia destino
crédito la casilla indicará el número de la factura que se está pagando.
Débitos: en el caso de que el documento sea un débito, en esta columna se
desplegarán los montos a los que corresponden las transacciones realizadas
con los documentos.

Créditos: en el caso de que el documento sea un crédito, en esta columna se
con los documentos.
Asiento: muestra el número de asiento correspondiente a la transacción
realizada.
Origen: presenta las siglas con las que se identifica el módulo desde el cual
fue generado el documento, por ejemplo CB para Control Bancario o CC para
cuentas por cobrar.
Paquete: muestra el paquete contable al que va a pertenecer la transacción.
Las casillas correspondientes a código de la cuenta bancaria, asiento
y origen no pueden ser modificadas.
En la parte superior de la pantalla se despliega la información relacionada con
el código de la Cuenta bancaria, el Nombre y Banco de la misma así como
el Saldo (saldo existente dentro de la cuenta bancaria según la empresa) y
Caja (saldo que el banco tiene registrado) de dicha cuenta.
La información del documento se despliega en forma de carpetas como se
describe más adelante.
Descripción de Carpetas
El sistema desplegará una pantalla formada por las carpetas denominadas:
Documento, Detalle, Conciliación Otros y Auditoría.
Documento
A continuación se despliega la pantalla de la carpeta General:

Carpeta Documento
Dentro de esta carpeta se encuentra la siguiente información:

Tipo: esta casilla es un “combo box” en el que el usuario debe escoger entre
los ocho tipos de documentos que se pueden generar: cheques (CHQ),
depósitos (DEP), notas de débito (N/D), notas de crédito (N/C), otros débitos o
créditos y T.E.F. de crédito (T/C) y T.E.F. de débito (T/D).
Subtipo: permite al usuario escoger el subtipo de documento. Los subtipos
de documentos son definidos en el submenú Administración – Subtipos de
Documento. Esta casilla permite al usuario llevar un control más detallado de
los documentos que son generados.
Fecha: esta casilla presenta la fecha de creación del documento, es llenada
automáticamente por el sistema.
NCF: en esta casilla se define el Número de Contribuyente Fiscal, está
abierta a la digitación de, máximo, la cantidad de caracteres que se hayan
definido en el módulo de Administración del Sistema pero no menos de
dicha cantidad y no es obligatoria su definición.
Número: consecutivo de documentos del tipo indicado, es sugerido por el
sistema. Si es necesario, puede ser editado siempre y cuando no exista otro
documento con el mismo número. La casilla soporta hasta un máximo de 12
caracteres.

Contribuyente: en esta casilla se debe indicar el NIT o número de
identificación tributaria del Beneficiario.
Concepto: breve descripción del concepto por el cual se genera el
documento.
Beneficiario: dentro de esta casilla el sistema ingresa el nombre de la
persona o entidad a quien va dirigido el documento. Este beneficiario se
encuentra asociado directamente al número de contribuyente registrado (NIT).
Permanece activa sólo para documentos tipo Cheque, TEF de débito, Nota de
Débito u Otros Débitos; para los demás tipos la casilla permanece inactiva.
Si la transferencia a crearse en Control Bancario, proveniente de
Cuentas por Pagar es de tipo crédito en esta casilla se indicará que la
leyenda Proveedores Varios.
Monto: cantidad monetaria que representa la transacción.
Clase: clasificación que se le da al documento de acuerdo a los motivos por
los que fue generado (normal, liquidación, aclaración, compensación o ajuste).
Entregado / Confirmado: si esta casilla está marcada con un “check”
indica que el documento fue entregado o confirmado según sea el caso. Los
documentos entregados son aquellos que fueron registrados dentro del sistema
y que ya han sido entregados. Este estado aplica para los cheques, depósitos y
transferencias electrónicas. Los documentos confirmados son aquellos que
fueron registrados en el sistema y que ya fueron confirmados. Este estado
aplica para los documentos tipo Notas de Crédito o Débito y Otros Créditos o
Débitos.
Un mayor detalle del manejo de estados se puede consultar en la sección
“¿Cómo Cambiar el Estado de los Documentos?” en la página 72.
Detalle
Dentro de esta carpeta se presenta un campo disponible para que el usuario
puede ingresar el detalle completo acerca del documento emitido. Es posible
ingresar notas adicionales que pueden dar una mayor explicación del objetivo
del documento.
Conciliación
La pantalla de conciliación se muestra a continuación:

Carpeta Conciliación
Las casillas que se presentan son las siguientes:

Conciliación: identifica el número de conciliación donde se concilió el
documento. Si se requiere ver más detalles de la conciliación debe darle un
clic al siguiente símbolo y aparecerá una ventana no modificable que

muestra el número de cuenta bancaria de la conciliación, el estado de la
misma, el período que esta comprende, la fecha de aprobación y el usuario que
la realizó, además se muestra un campo para notas.
A continuación se muestra esta pantalla:

Pantalla de Conciliación Bancaria Asociada
Estado: indica el estado en que se encuentra el documento. Para obtener

mayor información sobre los estados refiérase a la sección “Nota
Introductoria” en la página 50 de Movimientos en Libros.
Conc. Aclaración: indica el número de conciliación en el que se aclaró la
diferencia entre el monto en libros y el de bancos (si esta existió). Si se
requiere ver más detalles de la conciliación donde se aclara la diferencia debe
darle un clic al siguiente símbolo y aparecerá una ventana no

modificable que muestra el número de cuenta bancaria de la conciliación, el
estado de la misma, el período que esta comprende, la fecha de aprobación y el
usuario que la realizó, además se muestra un campo para notas.

Pantalla de Conciliación Bancaria asociada al documento de aclaración
Registro: muestra el modo en que el documento fue registrado (manual o

automático).
Monto Doc. Libros: indica el monto con que fue registrado el documento
dentro de la empresa.
Monto Doc. Bancos: muestra el monto con que fue registrado el
documento en el banco. Del mismo modo que los anteriores, si se requiere ver
más detalles del documento registrado en bancos debe darle un clic al
siguiente símbolo y aparecerá una ventana con la siguiente información:
número de cuenta bancaria, el tipo, número y fecha de documento registrado
en bancos, el monto respectivo, el estado (conciliado, no conciliado) y el modo
de registro (manual o automática).
A continuación se muestra la pantalla respectiva.

Pantalla del Documento reportado en Bancos Asociado
Diferencia: representa la diferencia en monto entre el registro del documento

en libros y el del banco. Este monto representa la resta entre el Monto Doc en
libros y el Monto Doc en bancos.
Otros
La pantalla de la carpeta se muestra a continuación:

Carpeta Otros
Dentro de esta carpeta se despliega la siguiente información:

Módulo: esta casilla es llenada por el sistema y muestra el nombre del
módulo desde donde fue creado el documento.
Generado en Transferencia: esta casilla es de consulta e indica si el
documento fue generado por una transferencia electrónica registrada dentro
del sistema por medio del proceso de transferencias electrónicas.
Asiento: esta casilla permanece inactiva mientras no esté definido el asiento
contable que generará el documento. Una vez que está definido el sistema
despliega el número de asiento contable asociado al documento.
Documento anulado: esta casilla tendrá un check () si el documento a
sido anulado.
Monto: indica el monto del documento que fue anulado.
Auditoría
Dentro de esta pantalla se despliegan los datos relacionados con la bitácora de
creación, modificación y anulación del documento. Estos datos son de
consulta por lo que no pueden ser modificados por el usuario.
Los datos registrados por el sistema son: código y nombre del usuario que
realizó cada operación, fecha y hora de ejecución de la misma. Además de
información relativa a la anulación de documentos.
Integración Contable
Al salvar los cambios, si dentro de los parámetros del módulo de Control
Bancario está definida la integración contable con el módulo de
Contabilidad General entonces el sistema desplegará una pantalla con
carpetas, dentro de las cuáles está contenida la información correspondiente a
los asientos contables generados por las transacciones que se realicen con
dicha cuenta bancaria por la introducción del documento. La pantalla es la
misma que se despliega por medio del icono .
Todos los documentos que se establezcan desde este módulo, pueden generar
asientos contables en Contabilidad General. Sin embargo, el módulo de
Control Bancario también puede llevar registro de las transacciones de
documentos que se hayan generado en módulos como Cuentas por Cobrar,
Cuentas por Pagar, Control de Nómina y Recursos Humanos, así
como de las transacciones propias, sin integrar estos movimientos a la
contabilidad.
El usuario puede definir si desea o no que se generen asientos en la
contabilidad al registrar los documentos por medio de la opción Integración
Contable que se encuentra en Parámetros del Módulo. Al activar esta opción,
se establece que los documentos especificados por el usuario, ya sean de
crédito o de débito, generarán asientos en el módulo de Contabilidad
General.
Es importante señalar que si en el módulo de Contabilidad General, se
indicó que se utilizan Nits en la generación de asientos contables, todas las
líneas de los asientos de las cuentas contables de las cuentas bancarias
contendrán el NIT de la entidad bancaria correspondiente.
Si no desea registrar asientos contables sobre alguno o varios de los tipos de
documento que se utilizan en este módulo, solo debe verificar que en los
parámetros del módulo no se encuentre marcado. Por el contrario, si desea que
se genere el asiento contable, marque el tipo de documento respectivo como
un documento con asiento.
También se puede configurar la forma en que se manejará esta integración
contable desde este módulo. En la carpeta Contable de Parámetros del
Módulo, existe una opción denominada Generación de Asiento, que establece
cómo se manejará este proceso en Control Bancario.
Se puede utilizar cualquier combinación entre las siguientes opciones:
 Visualizar: desde el módulo puede verse la pantalla de generación de
asientos.
 Modificar: se pueden hacer ajustes en el asiento, tales como balance,
inserción de cuentas contables, entre otros.
 Aplicar Automáticamente: el asiento se graba en el mayor, al
desactivar la opción, el asiento se graba en el diario de la
contabilidad. Al activar esta opción, dentro de la pantalla de Diario
de la Contabilidad, se despliega el icono de Aplicar ( ) que
corresponde a la opción de aplicar al mayor las transacciones
contables que se han realizado.
Si se ha establecido que se generarán asientos contables al generar documentos
en Control Bancario, una vez que el usuario ha ingresado la información
requerida en la pantalla de Creación - Modificación de Movimientos en Libros
y graba los cambios con el icono , el sistema desplegará la pantalla con el
Diario de la Contabilidad, en el caso de que esté marcada la opción de
Visualizar o Modificar en la carpeta Contable de Parámetros del Módulo.
La pantalla Diario de la Contabilidad, está formada por tres carpetas
denominadas: Asientos, General y Detalle, dentro de las cuales se agrupa el
modo de aplicación del asiento contable. La explicación de las casillas que
pertenecen a esta pantalla, se expone en el manual del módulo de
Contabilidad General.
Si no desea generar asiento contable para este documento, solamente presione
el botón izquierdo del ratón sobre el icono , el sistema le indicará que no
se hará el asiento contable, si el usuario así lo quiere, debe confirmar la
operación.
Si algún documento no genera asientos contables, entonces cuando el
usuario salve los datos del documento generado, el sistema no desplegará la
pantalla de Diario de la Contabilidad.
Recuerde que el sistema brinda la posibilidad de crear un hook que sea

utilizado para la generación de asientos contables en el módulo de Control
Bancario. El procedimiento para realizar esta operación se presenta en la
sección “Opción configurable (Hook) para la Generación de Asientos
Contables” en la página 270.

Notas Adicionales de Documentos Bancarios
Se deben tener en cuenta los siguientes puntos:
A.) Si el documento fue creado cuando el módulo tiene especificado que no
exista integración contable, el sistema enviará un aviso en el cual informa al
usuario que no ha sido creado un asiento contable para el documento.
Si el usuario responde que desea continuar con la operación, el sistema
desplegará otra pantalla denominada Eliminación de Registro, donde se
identifica el tipo de documento que se quiere eliminar, y se le pide al usuario
que confirme la operación.
No se pueden eliminar documentos que se encuentren marcados como
conciliados temporalmente, en firme o anulados!!!
B.) Si el asiento del documento fue eliminado desde el módulo de
Contabilidad General, el sistema informará al usuario que el documento
no tiene asiento antes de confirmar la orden de eliminación.
C.) Si el documento ha sido Conciliado temporalmente o en Firme, el
sistema generará una advertencia en la cual especifica que el documento no se
puede eliminar porque ya ha sido conciliado y la operación no se realizará.
Cuando se elimina un documento, el sistema despliega la pantalla de Diario
de la Contabilidad para que se realicen los ajustes necesarios a los asientos
contables, si el usuario así lo ha definido en los parámetros del modulo.
D.) Si el documento fue generado desde otro módulo como Cuentas por
Cobrar o Cuentas por Pagar, entonces, el sistema no permitirá que sea
eliminado y desplegará un mensaje de advertencia.
FUNCIONES ESPECIALES DEL SUBMENÚ

Las funciones especiales se describen a continuación, para mayor detalle
refiérase a la sección Instrucciones Específicas.
Botón Función Descripción
Permite al usuario anular un documento, de manera que se
ejecuten los movimientos contables respectivos por la
anulación.
Al anular un documento, el sistema realiza una reversión de los
movimientos contables efectuados y guarda dicho documento
Anular en estado de ANULADO.
Un punto importante es que un documento originado en los
módulos de Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar
no puede ser anulado desde Control Bancario. Tampoco se
permite anular un documento cuyo estado sea conciliado
temporal o conciliado en firme. Además si el movimiento se

encuentra en un periodo cerrado el sistema desplegará un
wizard de anulación.
Para mayor detalle, consultar “¿Cómo Anular un Documento?”
en la página 75.
Con este icono, el usuario puede cambiar el estado en el que se
encuentre un documento tipo cheque, depósito o T.E.F.
Esta opción es útil cuando se desea crear un documento de este
Cambiar Estado
tipo, sin que se genere el asiento contable hasta que el
Entregado
documento sea conciliado.
Para mayor detalle referirse a “¿Cómo Cambiar un Documento
a Estado Entregado o Confirmado?” en la página 81.
Con este icono, el usuario puede cambiar el estado en el que se
encuentre un documento de tipo nota de crédito, nota de débito,
otros créditos y otros débitos.
Esta opción es útil cuando se desea crear un documento de este
Cambiar Estado
tipo sin que se genere el asiento contable hasta que el
Confirmado
documento sea conciliado.
Consulte la sección “¿Cómo Cambiar un Documento a Estado
Entregado o Confirmado?” en la página 81 para conocer el
detalle del tema.
Con esta opción, el usuario selecciona los documentos tipo
Marcar para cheque que quiere imprimir.
Impresión Para mayor detalle refiérase a “¿Cómo Imprimir un Cheque?”
en la página 85.
Esta opción imprime los cheques que han sido seleccionados
Imprimir para impresión.
Cheques Para mayor detalle, refiérase a “¿Cómo Imprimir un Cheque?”
en la página 85.
Esta opción permite al mismo tiempo imprimir y remunerar los
Renumera e cheques que el usuario defina.
Imprime
Cheques Para mayor detalle, refiérase a “¿Cómo Renumerar e Imprimir
Cheques?” en la página 86.
Por medio de este icono el usuario puede consultar una pantalla
donde se despliegan los estados del documento los cuáles se
aplican según el tipo de documento (cheque, depósito, etc.).
Ver Estados del Dicha pantalla presenta las figuras con las cuáles se identifican
Documento los estados en los que se puede encontrar un documento
cualquiera.
Para mayor detalle, refiérase a ¿Cómo Consultar los Estados de
los Documentos? en la página 74.
Generar Asiento En caso de que el documento haya sido creado sin su respectivo
Contable registro contable, sea porque en ese momento no se manejaba la
integración contable o porque se tenía desactivada la

Generación de asientos en línea, el sistema da la posibilidad
de crear el asiento o registro contable con este botón.
Con esta opción el sistema permite o restringe la creación del
Generación de asiento o registro contable para el documento en el momento de
asientos en línea grabar los datos del mismo.
Por medio de este icono el usuario puede consultar el asiento

contable ligado al documento que sea escogido dentro de la
tabla. El sistema desplegará la pantalla Diario de la
Contabilidad donde el usuario puede consultar el asiento
registrado para el documento en cuestión.
Ver Asiento
Recuerde que el sistema brinda la posibilidad de crear una
Contable
opción configurable que sea utilizado para la generación de
asientos contables en el módulo de Control Bancario.
El procedimiento para realizar esta operación se presenta en la
sección "Opción configurable (Hook) para la Generación de
Asientos Contables" en la página 270.
Con este icono, el usuario puede imprimir el comprobante de
un depósito o de un cheque que sea generado desde el módulo
Imprimir de Control Bancario o de cualquier otro módulo.
Comprobantes
Para mayor detalle, referirse a “¿Cómo Imprimir un
Comprobante de Cheque o de Depósito?” en la página 82.
Esta es una opción que permite revisar el estado de un
documento y explica al usuario por qué el documento no puede
editarse (modificarse).
Diagnóstico Despliega una ventana no modificable que muestra el número
del documento en cuestión, la fecha de emisión, el estado del
mismo, la forma en que fue registrado (manual o automática) y
la clase (normal, liquidación, ajuste o aclaración).
Opción que permite variar el tipo de cambio con el que se desea

Tipos de Cambio registrar el documento, mediante el despliegue de una ventana
en la cual podrá realizar la modificación.
Opción que permite realizar la copia de cualquier movimiento

Copiar registrado en libros en el módulo de Control Bancario. Para
Documento mayor detalle, referirse a “¿Cómo Copiar un Documento?” en
la página 87.
Opción con la que se aprueban documentos, provenientes de
cualquiera de las opciones del módulo. Para mayor
Aprobar
información, referirse a “¿Cómo Aprobar/Desaprobar
Documentos?” en la página 87.
Opción con la que se desaprueban documentos, provenientes de
cualquiera de las opciones del módulo. Para el detalle de la
Desaprobar
opción referirse a “¿Cómo Aprobar/Desaprobar Documentos?”
en la página 87.
Esta opción llama al Cargador Dinámico, el cual permite
Cargador
realizar cargas de datos o modificaciones masivas. Para mayor
Dinámico
detalle refierase al manual de “Cargadores Dinámicos”.

INSTRUCCIONES ESPECÍFICAS
¿Cómo Cambiar el Estado de los Documentos?

Al retornar a la ventana de documentos, se puede optar, si no se hizo al iniciar
la introducción del documento, por declarar el documento como Entregado,
esta operación se realiza con el icono o de Confirmado con el icono,
dependiendo del tipo de documento que sea.
De la misma manera, si el documento fue marcado como Entregado o
Confirmado, se puede quitar este estado y pasarlo a No Entregado o No
Confirmado con estos iconos sin necesidad de entrar a la pantalla
Documentos directamente.
A continuación se presenta una tabla con el símbolo y tipo de documento para
el que se aplica el estado.
Recuerde que los documentos pueden estar en cuatro posibles estados:

En la pantalla, se pueden presentar algunos documentos marcados con estos
iconos, sin embargo los estados de los documentos no pueden ser variados
desde esta pantalla, para esto debe referirse a “Conciliar Cuentas” en la página
155.
Entre las modificaciones que se pueden realizar en la ventana de documentos,
se puede optar por declarar el documento como No Entregado, con el icono
o de No Confirmado con el icono y viceversa.

Si un documento se encuentra conciliado no puede ser modificado!!!
¿Cómo manejar la generación de asientos

contables?
Como se mencionó en la sección Integración Contable (página 67), en
primera instancia, la posibilidad de generar o no asientos contables, está
condicionada a la parametrización del módulo, en términos de que si se cuenta
o no con Integración Contable. Para cuando el módulo está contablemente
integrado, la creación de asientos se hará en línea, es decir, el asiento se creará
segundos después de que el documento haya sido guardado.
Pero si se cuenta con integración contable y por alguna razón no se desea
generar el asiento contable para determinado documento, el sistema brinda la
posibilidad de deshabilitar momentáneamente este proceso. Con el uso del
botón “Generación de asientos en línea” identificado con el icono , el
sistema deshabilitará la creación del asiento, el mismo se encuentra en la
pantalla del mantenimiento de los documentos en Movimientos en Libros. Por
defecto el botón siempre se muestra como marcado, se identifica por el fondo
anaranjado alrededor del mismo, por lo que para deshabilitar el proceso, el

usuario debe pulsarlo, logrando así la imposibilidad de generar el asiento
contable.
En caso de que en algún momento no se contara con Integración Contable,
pero si se decidió activar la misma, para los documentos creados sin asiento
contable por alguna de las dos razones mencionadas, se tiene la opción de
generarles su respectivo registro contable.
La generación de asientos para documentos ya existentes y que no cuenten con
su respectivo asiento, se puede realizar mediante el botón “Generar Asiento
Contable” identificado con este icono , este proceso se puede llevar a cabo
desde la pantalla principal de Movimientos en Libros o desde la pantalla del
mantenimiento.
Desde la pantalla principal, se debe marcar la línea del registro que no cuenta
con asiento y pulsar el botón mencionado anteriormente, mientras que desde el
mantenimiento de los documentos, basta con sólo pulsar el mismo, a lo que el
sistema generará el asiento contable.
¿Cómo Consultar los Estados de los

Documentos?
El procedimiento para desplegar la pantalla de consulta es el siguiente:
1. Seleccione la cuenta bancaria en la cual se encuentra registrado el
documento.
2. Presione el icono para que se actualicen los datos de la tabla.

3. Presione el icono . El sistema desplegará una ventana en la cual se
presentan las figuras con las que se identifican los estados de los
documentos desplegados en la tabla de la ventana Documentos.

Las siguientes características generales de cada estado desplegado en la
ventana son:
Conciliados en Firme: son aquellos documentos cuyo monto coincide con
el dato enviado por la entidad bancaria respectiva. Este estado no puede ser
reversado una vez que se ha aplicado a un documento.
Conciliados Temporalmente: son aquellos documentos que están siendo
sometidos a revisión contra los datos enviados por la entidad bancaria antes de
ser conciliados en firme.
No Entregados: son aquellos documentos que fueron registrados dentro del
sistema pero aún no han sido entregados. Este estado aplica para los cheques,
depósitos y transferencias electrónicas.
No confirmados: son aquellos documentos marcados en color rojo dentro
de la tabla que fueron registrados en el sistema pero cuya confirmación se
encuentra pendiente. Este estado aplica para los documentos tipo Notas de
Crédito o Débito y Otros Créditos o Débitos.
Documento Bloqueado: son aquellos documentos que están siendo
utilizados por otro usuario por lo que no pueden ser sometidos a modificación
hasta que sea desocupado. Estos documentos se muestran en color verde
cuando se intenta modificarlos.
¿Cómo Anular un Documento?

Advertencia: el proceso de Anulación de Documentos es irreversible, se
recomienda estar totalmente seguro de que el documento a anular sea
el indicado. Además, desde este módulo sólo se podrán anular
documentos creados en Control Bancario, Control de Nómina
y Recursos Humanos. Un cheque creado desde Caja Chica no se
puede anular desde este módulo, por lo que se cuenta con procesos en
Caja Chica para su respectiva anulación, reversión o compensación.

El proceso de anulación variará dependiendo de si el documento se encuentra
en el periodo actual o en uno diferente al actual, esta condición se da pues al
anular un documento que se encuentra en un periodo diferente al actual, se
podrían presentar problemas en los procesos de auditoria, ya que los reportes
generados en el pasado, si se imprimen en la actualidad con fechas pasadas
deberían imprimir la misma información, máxime que se trata de reportes de
información histórica que ya ha sido revisada y auditada.
Aclaración: El sistema permite anular documentos de cualquiera de los
tipos que el sistema maneja!!!
Anulación en el Periodo Actual

El proceso para este caso es el que se muestra a continuación:
1. Active en el submenú de Documentos la opción de Movimientos
en libros. El sistema desplegará una pantalla con una tabla de datos
denominada Movimientos en Libros - Control Bancario.
2. Si lo conoce, ingrese el código de la cuenta bancaria sobre la cual
requiere realizar modificaciones. Si no lo conoce, puede presionar la
tecla F1.
3. Ingrese el rango de fechas que se van a consultar. Una vez ingresado el
intervalo de tiempo presione el icono para que el sistema cargue
los movimientos de la cuenta bancaria correspondientes a dicho
intervalo así como los saldos de caja y bancos.
4. Seleccione con el highlight el registro que requiere anular.
5. Presione el icono que corresponde a la operación de Anular. El

sistema desplegará una pantalla en la cual pide que se confirme la
acción.
6. Si escoge la opción Anular, el sistema dejará el documento en la base
de datos pero con la descripción de *ANULADO* y con el monto en
cero (0.00). Además, se guarda un indicador de documento anulado y
el monto respectivo (esto usted lo puede ver en la carpeta otros del
mantenimiento de documentos en libros).
Cuando se anula un documento, el sistema deja un registro de este documento
dentro de la base de datos, además de efectuar los movimientos contables
involucrados con la anulación.

Al anular un documento, el módulo de Contabilidad General genera una
línea dentro del asiento que anula el monto por el cual fue generado el cheque,
de manera que dicho monto no afecte el saldo de la cuenta bancaria.
En ocasiones es necesario eliminar documentos nuevos por alguna razón en
especial, por ejemplo un daño físico del documento, para ello el sistema
permite anular documentos nuevos con el objetivo de eliminar del consecutivo
interno un documento (cheque, depósito, etc.).
Para anularlo debe seguir los siguientes pasos:
1. Ingrese un documento nuevo, para ello escoja del submenú Registro
la opción Nuevo o active con el botón izquierdo del ratón el icono
. El sistema desplegará una pantalla formada por cuatro carpetas
denominadas: Documento, Detalle, Conciliación y Auditoría.
2. Introduzca el código de la Cuenta bancaria donde se va a registrar el
documento. El Nombre y Banco de la misma así como el Saldo
(saldo existente dentro de la cuenta bancaria según la empresa) y Caja
(saldo que el banco tiene registrado) de dicha cuenta serán completados
por el sistema automáticamente.
3. Seleccione el tipo de documento que desea anular. Esto lo debe hacer
en la carpeta Documento.
4. Indique la fecha con la que el documento quedará registrado. El
sistema cargará como dato predeterminado la fecha en la que se está
registrando la transacción.

sistema desplegará una pantalla en la cual pide que se confirme la
acción.
6. Al presionar el botón aceptar el documento quedará anulado.
Anulación en Periodos Diferentes al actual

En este proceso se crea un documento de ajuste por efecto de anulación, el
documento anulado como el creado por el ajuste quedarán asociados entre sí y
no permitirán ningún tipo de modificación posterior, ni participarán en el
proceso de Conciliación. Es decir, lo que se busca en este proceso es
compensar el efecto que creó el documento que se quiere anular pero sin
eliminar montos ni el documento en sí, por lo que se hace es crear un
documento de naturaleza contraria al original que “mate” el efecto que creó.
Para este caso, el proceder es el que se describe a continuación:

en Libros. El sistema desplegará una pantalla con una tabla de datos
2. Si lo conoce, ingrese el código de la cuenta bancaria sobre la cual
requiere realizar modificaciones. Si no lo conoce, puede presionar la
tecla F1.
3. Para facilitar la búsqueda, ingrese el rango de fechas que se van a
consultar. Una vez ingresado el intervalo de tiempo presione el icono
para que el sistema cargue los movimientos de la cuenta bancaria
correspondientes a dicho intervalo así como los saldos de caja y
bancos.
4. Seleccione con el highlight el registro que requiere anular.

sistema desplegará el Wizard o Asistente de Anulación, el cual le guía
y le facilita el proceso.
6. La primera pantalla del wizard da una rápida explicación del proceso,
al presionar el botón Siguiente el sistema desplegará la segunda
pantalla donde se visualiza el detalle del Documento por Anular,
Cuenta Bancaria, Fecha de documento, Tipo, Número y Monto. Los
mismos le servirán para confirmar que se trata del documento que se
desea anular, después de confirmar los datos presione el botón
Siguiente.
La pantalla desplegada es la siguiente:

Pantalla de Documento por Anular
7. La tercera pantalla corresponde a la de Documento de Ajuste por

Anulación en la que se deben definir los siguientes datos:
Tipo: esta casilla es de tipo combo box, en la misma se define el tipo
de documento que por efecto de la anulación se va a crear. Si el
documento a anular es de tipo Débito el sistema por defecto colocará
en esta casilla una Nota de Crédito, pero el usuario lo puede cambiar
por Otro Crédito.
Subtipo: esta casilla es de tipo combo box y su definición depende de
dos aspectos, en primer lugar depende del tipo de documento que se
defina en la casilla Tipo, y de los Subtipos creados para cada tipo de
documento en el módulo de Control Bancario.
Fecha: casilla de tipo F1 en la que se define la fecha del documento de
ajuste que se está creando. Por defecto el sistema propone la fecha
actual. La única restricción con respecto a esta casilla es que la fecha
no puede ser menor a la fecha del documento que se está anulando.
Número: el sistema sugerirá el consecutivo guardado en las globales
según el tipo de documento seleccionado, pero si el usuario lo desea lo
pude modificar, siempre y cuando ese consecutivo que elija no haya
sido usado.
Monto: en esta casilla se muestra deshabilitado el monto por definido
para el documento que se está anulando. Este dato no se puede
modificar.
Luego de definir los datos anteriores, presione el botón de Siguiente.

Pantalla de Documento de Ajuste por Anulación
8. En la siguiente pantalla, Notas Documento de Ajuste, se definen

los datos que a conveniencia del usuario, le servirán como referencia
para identificar el documento que se creó producto de la anulación. Su
definición es obligatoria y el sistema no permitirá continuar si no se le
define una nota al menos. Estas notas se visualizan en el tab Detalle
del documento creado por dicho proceso, en donde además se visualiza
el tipo y número del documento anulado.

Pantalla de Notas Documento de Ajuste
9. En la última pantalla se despliega el siguiente diálogo: “Control

Bancario está listo para generar el documento de ajuste creado por la
anulación del documento seleccionado. Presione el botón Finalizar
para realizar el proceso”. Si el usuario tiene la certeza y la seguridad
de que el proceso que está a punto de terminar es correcto, debe
presionar el botón de Finalizar, a lo que el sistema realizará la
anulación correspondiente. En caso de tener algún problema el sistema
enviará el mensaje indicado.
Al igual que para los documentos que son anulados en un periodo
actual, el sistema dejará el documento en la base de datos con la
descripción de *ANULADO* pero con la diferencia de que el monto
no quedará en cero, si no quedará con el monto original. Además, se
guarda un indicador del documento que se creó para anular (esto se
puede ver en la carpeta Detalle del documento anulado en el
mantenimiento de Documentos en Movimientos en Libros).
¿Cómo Cambiar un Documento a Estado

Entregado o Confirmado?
Si el usuario requiere cambiar el estado al documento debe seguir el
procedimiento que se muestra a continuación:

1. Dentro de la pantalla principal de la opción Movimientos en Libros,
seleccione con el highlight el documento al cual cambiará el estado.
2. Una vez seleccionado el documento presione:
 el icono para cambiar a estado Entregado
 el icono para cambiar a estado Confirmado

3. El sistema cambiará el estado de Entregado / Confirmado a No
Entregado / No Confirmado o a la inversa: de No Entregado / No
Confirmado a Entregado / Confirmado.
4. Esta misma operación se puede ejecutar desde la ventana de creación –
modificación de Movimientos en Libros por medio de la casilla
Entregado / Confirmado de la carpeta Documentos.
Los documentos que pueden tener estado "Entregado" son los siguientes:
 Cheques
 Depósitos
 T.E.F. de Crédito
 T.E.F. de Débito
Los documentos que pueden tener estado "Confirmado" son los siguientes:
 Notas de Débito
 Notas de Crédito
 Otros Créditos
 Otros Débitos
Es importante recordar que al cambiar el estado de los documentos a
entregado o confirmado (según sea el caso), se afecta el monto de la Posición
de Caja. De lo contrario sólo se afecta el monto del Saldo de la Cuenta
Bancaria.
¿Cómo Imprimir un Comprobante de Cheque o

de Depósito?
El procedimiento para imprimir un comprobante de cheque o de depósito
realizados por la empresa es el que se describe a continuación:

2. Ingrese el código de la cuenta bancaria sobre la cual requiere realizar
modificaciones. Si no conoce el código de la cuenta puede presionar la
tecla F1.
4. Marque con el highlight el cheque o el depósito del cual se desea
imprimir un comprobante.
5. Presione el icono para ingresar a la pantalla de Creación -

Modificación de Movimientos en libros.
6. Presione el icono que se encuentra en la parte superior de la

pantalla. El sistema le desplegará la pantalla de impresión donde se
escoge si se quiere desplegar el comprobante en pantalla o imprimirlo.
A continuación se presenta el formato del comprobante de un cheque y de un
depósito. La diferencia entre ambos es que el comprobante del cheque tiene
una casilla donde aparece el nombre de la persona o entidad a quien se pagará
el cheque y la del depósito no.

ERGON - Muebles Ergonómicos
Comprobante Movimiento Bancario
Banco: Banco Interfin
Resumen Cheque No. 1
Cuenta: 220-455-01 Fecha: 10/17/96

Pago de Planillas Monto: 60,000.00 Colón
En Letras: SESENTA MIL COLÓN con 0/100
Referencia
Pagadero a: Rogelio Flores R.
Referencia: Rogelio Flores R.
Concepto:
1 Planilla
2
3
Asientos Contables
Paquete: CB Asientos: BCOS000170 Tipo de Asiento: CB
Fecha Cent. Cost. Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
10/17/96 200 RH Banco Nacional Depto. Calidad 60,000.00 569.26

10/17/96 200 RH CC: Cierre Débitos Depto. Calidad 60,000.00 60,000.00
10/17/96 200 RH Dif. Cambiaria Dif. Cambiaria 0.00 59,430.74
60,000.00 60,000.00 60,000.00 60,000.00
Formato del Comprobante de Cheque

Resumen Depósito No. 2
Cuenta: 220-455-01 Fecha: 10/17/96

Abono anticipado Monto: 75,000.00 Colón
En Letras: SETENTA Y CINCO MIL COLÓN con 0/100
Referencia
Referencia: Banco interfin
Concepto:
1 Abono Anticipado
2
3
Asientos Contables
Paquete: CB Asientos: BCOS000170 Tipo de Asiento: CB
10/17/96 200 RH Banco Nacional B.Interfin 75,000.00 0.00

10/17/96 200 RH CC: Cierre Débitos B.Interfin 75,000.00 0.00
75,000.00 75,000.00 0.00 0.00
Formato del Comprobante de Depósito

¿Cómo Imprimir un Cheque?
Los cheques pueden ser impresos tanto en lote como individualmente; el
sistema imprimirá todos los cheques que usted haya seleccionado de la lista.
Debido a que en la opción de Cuentas! se escoge el formato del cheque que
se va a utilizar, es posible que dicho formato se adapte a las necesidades de
manera que es posible cambiarlo por medio de una de las aplicaciones de
Centura (Report Builder).
El procedimiento para imprimir un cheque es el siguiente:
2. Ingrese el código de la cuenta bancaria sobre la cual requiere realizar
modificaciones. Si no conoce el código de la cuenta puede presionar la
tecla F1.

4. Una vez que el sistema ha desplegado el listado de documentos de la
cuenta bancaria, posicione el cursor del ratón sobre la fila que contenga
el cheque de interés y márquelo con el highlight.
5. Una vez que ha sido seleccionado, presione el icono . Este icono

marcará la fila como se muestra a continuación:
Fila marcada en la tabla de datos
6. La operación se puede realizar a la inversa, desmarcando un cheque
que esté marcado con el icono .

7. Una vez que están marcados los cheques por imprimir, presione el
icono .
8. Si el cheque fue impreso anteriormente el sistema enviará un mensaje
en el que pide confirmar la reimpresión del documento. También se
advierte al usuario sobre la necesidad del control del número de cheque
en el formulario.

9. Si los documentos no son consecutivos el sistema cancela la operación
y envía un mensaje.
10. Si el sistema no detecta ningún problema, una vez que el usuario ha
confirmado el sistema desplegará una pantalla denominada Impresión
de Cheques en la que se presentan para consulta el rango de cheques
marcados para impresión.
11. Recuerde que el sistema ofrece la posibilidad de no sugerir al usuario el
consecutivo de cheque (rango inicial y rango final de cheque). Para
permitir que el sistema sugiera o no el consecutivo de los cheques
recurrentes en el módulo, se utiliza el parámetro “Sugerir consecutivo”
que se encuentra en los Parámetros del Módulo. Si el sistema ha sido
configurado para no sugerir el número inicial y final de cheque se
realizan las siguientes verificaciones:
 Verifica que el número de cheque inicial digitado por el usuario
sea realmente el número que corresponde según el consecutivo
que es manejado en el sistema. Si el número de cheque inicial no
corresponde al consecutivo interno del sistema (por ejemplo el
numero de cheque consecutivo fuese el #345 pero el usuario
decide imprimir el cheque con número #350), el sistema advierte
acerca de esta situación, de forma tal que pueda continuar o
cancelar la impresión.
 Verifica que el o los cheques a imprimir (determinado por el
rango seleccionado por el usuario) no hayan sido utilizados
anteriormente. Si algunos de los números de cheques que se
encuentran en el rango inicial o final ya habían sido utilizados,
entonces se detiene el proceso con una advertencia que notifica
el error.
¿Cómo Renumerar e Imprimir Cheques?

Los cheques pueden ser remunerados e impresos tanto en lote como
individualmente; el sistema procesará los cheques que usted haya seleccionado
de la lista.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:

Pantalla de Remuneración e Impresión de Cheques
En la pantalla que se desplega para realizar el proceso se debe digitar:

Número: el número de documento, que aunque el sistema lo pone
instantaneo, el mismo se puede modificar manualmente.
Paquete: código del paquete contable al cual corresponden los documentos
de impresión.
Una vez definidos estos datos se procede a oprimir el botón de Imprimir, a lo
que el sistema comenzará el debido proceso.
¿Cómo Copiar un Documento?

Los cheques pueden ser copiados en lote como individualmente; el sistema
llevará a cabo el proceso, para los cheques que usted haya seleccionado de la
lista. El proceso de copia de documentos se lleva a cabo desde la Documentos
del menú principal, en la opción Movimientos en Libros, propiamente en el
mantenimiento de documentos.
Este proceso tiene como pasos lo mismos que se usan para la creación de un
documento nuevo. El detalle de la copia de un documento "Ingreso de Datos"
57.
¿Cómo Aprobar/Desaprobar Documentos?

La posibilidad de aprobar y desaprobar documentos en Movimientos en Libros
se da a razón de que los documentos que ingresen desde Cheques Recurrentes,
Solicitudes de Cheques e Imprimir Depósitos, ingresen con estado de

Aprobados, ya que bajo esta condición los documentos no pueden ser
modificados desde la opción donde fueron creado y así evitar inconsistencias
entre lo que se despliega en los diferentes mantenimientos.
En caso de que se necesite modificar alguno de los documentos ingresados en
Libros desde las opciones antes mencionadas, el usuario cuenta con la opción
de desaprobar, con lo que el documento quedará habilitado para su
modificación.
Las Transferencias que ya han sido generadas y los Cheques que ya se han
imprimido, podrán ser desaprobados, mas no modificados, a razón de que
existe un documento físico que los respalde, por lo que a nivel de sistema
existen restricciones que impiden dicha acción.
Para aprobar un documento, cabe mencionar que el mismo debe estar
desaprobado, se procede así, seleccione con el highlight la fila del registro a
aprobar y pulse el botón de Aprobar, identificado con este icono , a lo que
el sistema colocará el símbolo de aprobado , en la fila seleccionada.
Igual procede para la desaprobación de un documento, sólo que el mismo debe
mostrar el icono de aprobado. Seleccionando con el highlight dicha fila,
presione el botón de Desaprobar identificado con el siguiente icono , el
sistema desaprobará el documento, quitando del encabezado de la fila el icono
de aprobado.
Bajo esta opción se crean, modifican y eliminan documentos relacionados con
las transacciones reportadas por la entidad bancaria. Esta pantalla contiene
información muy similar a la de Movimientos en Libros.
A continuación se muestra la pantalla principal desplegada por la opción:

Pantalla Principal de Opción de Introducir Documentos

Esta opción permite cargar al sistema los datos suministrados
por el banco en una forma rápida, para ello presenta una
ventana con información sobre la cuenta bancaria, el rango de
fechas de los movimientos reportados, la moneda de la cuenta.
Además se incluye una tabla que se alimenta directamente y
Carga Rápida
que tiene ayuda con combo box (tipo de documento) e inclusión
de datos automáticamente por el sistema pero que pueden ser
modificables (fecha y estado).
Para mayor información referirse a “Carga Rápida” en la
página 97.
Esta opción permite cargar al sistema los datos electrónicos
suministrados por el banco en una forma automática por medio
Carga de una ayuda que guía a la persona paso a paso para realizar la
Automática carga.
Para mayor información referirse a “Carga Automática” en la
página 98.

INGRESO DE DATOS
El proceso de agregar documentos se puede hacer por tres métodos:
 Carga normal
 Carga rápida
 Carga automática
Carga Normal
Para agregar un documento, digite en la parte superior los siguientes datos:
Cuenta: en esta casilla se ingresa el código de la cuenta bancaria sobre la
cual se desea realizar movimientos bancarios. Si el usuario no conoce el
código de la cuenta, puede presionar la tecla F1.
Nombre / Banco: el sistema desplegará bajo este espacio el nombre que
identifica la cuenta bancaria ingresada, así como el nombre de la entidad
financiera en la que se realizan los movimientos.
Saldo / Caja: presenta la siguiente información
1) bajo el nombre de SALDO, el saldo existente dentro de la cuenta bancaria
según el banco y
2) bajo el nombre de CAJA, posición de caja disponible dentro de la cuenta
según el banco.
Moneda: se despliega el código de la moneda de la cuenta bancaria
seleccionada.
A continuación, es necesario que digite el rango de fechas (Desde y
Hasta)en el cual se requiere que se desplieguen los movimientos. Al realizar
esta operación el sistema cargará automáticamente los movimientos de la
cuenta bancaria para el rango de fechas ingresado.
Dentro de la tabla desplegada en la pantalla se presentan las siguientes
columnas:
Cuenta bancaria: número de la cuenta bancaria en la que se está trabajando.
Fecha: fecha en la cual fue ingresado el documento al sistema.
Tipo: presenta las siglas con las que se identifican los tipos de documentos
que existen por ejemplo CHQ para cheque o DEP para depósito.

Número: número que identifica el documento. La casilla soporta hasta un
máximo de 12 caracteres.
Débitos: en el caso de que el documento sea un débito, en esta columna se
con los documentos.
Créditos: en el caso de que el documento sea un crédito, en esta columna se
con los documentos.
Estado: muestra el estado en el que se encuentra el documento (conciliado,
no conciliado, etc.).
Modo de registro: indica el modo en que fue registrado el documento en el
sistema (manual o automático).
Recuerde que es posible desplegar otras columnas dentro de la tabla o variar el
orden de las mismas por medio del icono .
Para ingresar un nuevo documento escoja del submenú Registro elija la
opción Nuevo o active con el botón izquierdo del ratón el icono . El
sistema desplegará una pantalla formada por tres carpetas denominadas:
Documento, Conciliación y Auditoría.
En la parte superior de la pantalla se despliega la información relacionada con
el código de la Cuenta bancaria, el Nombre y Banco de la misma así como
el Saldo (saldo existente dentro de la cuenta bancaria según la empresa) y
Caja (saldo que el banco tiene registrado) de dicha cuenta.
Documento
A continuación se muestra la pantalla desplegada por el sistema:

Carpeta Documento
Dentro de esta carpeta se encuentra la siguiente información:

Tipo: esta casilla es un “combo box” en el que el usuario debe escoger entre
los ocho tipos de documentos que se pueden generar: cheques (CHQ),
depósitos (DEP), notas de débito (N/D), notas de crédito (N/C), otros débitos o
créditos y T.E.F. de crédito (T/C) y T.E.F. de débito (T/D).
Fecha: esta casilla presenta la fecha de registro del documento en el banco.
Número: número de identificación del documento del tipo indicado.
NCF: en esta casilla se define el Número de Contribuyente Fiscal, está
abierta a la digitación de, máximo, la cantidad de caracteres que se hayan
definido en el módulo de Administración del Sistema pero no menos de
dicha cantidad y no es obligatoria su definición.
Monto: cantidad monetaria que representa la transacción.
Notas: espacio que se puede utilizar para hacer las observaciones o
comentarios que se deseen.
Conciliación

Esta carpeta muestra datos relacionados con la conciliación del documento
sobre el que se está trabajando.
La pantalla de conciliación se muestra a continuación:
Carpeta Conciliación de Movimiento en Bancos
La información que se presenta es la siguiente:

Conciliación: identifica el número de conciliación donde se concilió el
documento. Si usted desea ver más detalles de la conciliación debe darle un
clic al siguiente símbolo y aparecerá una ventana no modificable que
muestra el número de cuenta bancaria de la conciliación, el estado de la
misma, el período que esta comprende, la fecha de aprobación y el usuario que
la realizó, además se muestra un campo para notas.

Pantalla de Conciliación Bancaria Asociada
Movimiento en Libros: si usted desea ver los detalles del documento
registrado en libros debe darle un clic al siguiente símbolo y aparecerá

una ventana con la siguiente información: número de cuenta bancaria, el tipo,
número y fecha de documento registrado en bancos, el monto respectivo, el
estado (conciliado, no conciliado) y el modo de registro (manual o
automática).

Pantalla del Documento reportado en Bancos Asociado
Compensado: indica si el registro sobre el que se está trabajando es un

documento de compensación. Este campo es un “check box” no modificable.
Documento: indica el código asignado al documento que está compensando
el registro seleccionado.
Si usted desea ver más detalles del documento al cual está compensando el
registro seleccionado debe darle un clic al siguiente símbolo y aparecerá
una ventana no modificable que muestra el número de cuenta bancaria, el tipo,
número y fecha de documento asociado registrado en bancos, el monto
respectivo, el estado (conciliado, no conciliado) y el modo de registro (manual
o automática).

Pantalla de Conciliación Bancaria asociada al documento de aclaración
Estado: indica el estado en que se encuentra el documento.

Registro: muestra el modo en que el documento fue registrado:
 Manual: son documentos creados por el usuario
 Automático: son doumentos creados por el sistema en el proceso de
conciliación.
Auditoría
Usuario Creación: identifica al usuario (login) que creó el documento.
Nombre Creación: indica el nombre del usuario que creó el documento.
Fecha / Hora Creación: indica la fecha y hora de creación.
Usuario Modificación: identifica al usuario (login) que ha modificado el
documento.
Nombre Modificación: identifica el nombre del usuario que modificó el
documento.
Fecha / Hora Modificación: indica la fecha y hora de modificación.

Carga Rápida
Para agregar los documentos por medio de la carga rápida se procede a llamar
la tabla de carga rápida con el icono .
Luego de ingresar en la pantalla, digite en la parte superior los siguientes
datos:
Cuenta bancaria: se indica el número de la cuenta bancaria que se va a
procesar. Automáticamente, aparece la descripción de la entidad bancaria.
Rango de fechas: contiene el rango de fechas entre las cuales se requiere
que se desplieguen los movimientos reportados por el banco.
Moneda: indica la moneda que se utiliza en esta cuenta bancaria.
Una vez creado el documento nuevo, incluir los siguientes datos a la tabla.
Fecha: indica la fecha en que se registró el documento en el banco. Esta
casilla incorpora automáticamente la fecha del día en que se está haciendo el
ingreso de datos al sistema, pero esta se puede editar.
Tipo de documento: en esta casilla se indica la clase de documento que se
desea registrar (cheque, depósito, T.E.F., etc.). Posee una lista de tipos de
documentos disponibles los cuales se muestran al presionar la tecla F1.
Número: este es el número que identifica al documento.
Monto: registra el monto correspondiente a la transacción.
Estado: indica el estado en que se encuentra el documento, el sistema
automáticamente lo clasifica como no conciliado.

Pantalla de Carga Rápida
Nota: No se pueden eliminar documentos que se encuentren marcados como

conciliados temporalmente o en firme. Si el documento ha sido Conciliado
temporalmente o en firme, el sistema generará una advertencia en la cual
especifica que el documento no se puede eliminar porque ya ha sido
conciliado y la operación no se realizará.
Carga Automática
La carga automática de datos es un mecanismo flexible y configurable de
lectura de archivos de texto plano que contienen la información del estado de
cuenta de un cliente.
Para realizar esta carga automática de datos en Control Bancario, el cliente
necesita configurar el formato de archivo (TXT, CSV, etc.) que envía el
Banco.
Un archivo de tipo texto plano o ASCII posee un formato universal para ser
usado en diferentes plataformas de software y hardware. Cada sistema de

cómputo bancario puede ofrecer diferentes estilos de codificación entre los
que se pueden distinguir:
Archivos CSV (“Comma Separated Values”): este es un archivo de
texto en que se divide la información por medio de comas. Por ejemplo, se
emite información del tipo de documento, número, monto y fecha en el
siguiente orden:
CHQ, 9, 15000.00, 23/11/1999
DEP,12, 25000.00, 24/11/1999
N/C, 29, 900.00, 24/11/1999
DEP,13, 30000.00, 15/12/1999
CHQ,34, 4000.00, 05/01/2000
Archivo Separado por Tabs o por espacios en blanco u otro: en este caso,
la información es dividida por medio de un carácter de control. Usualmente se
utiliza el carácter Tab (tabulador), el carácter de espacio en blanco, o algún
carácter especial definido por el sistema de cómputo del Banco (puede ser # ó
@ ó ^). Por ejemplo, se emite información del tipo de documento, número,
monto y fecha en el siguiente orden:
CHQ 9 15000.00 23/11/1999
DEP 12 25000.00 24/11/1999
N/C 29 900.00 24/11/1999
DEP 13 30000.00 15/12/1999
CHQ 34 4000.0005/01/2000
Texto numérico sin separadores: este tipo de archivo de texto posee una
estructura de caracteres que a primera vista no ofrece mucha información. Para
interpretarlo se requiere analizar cada uno de los campos que lo componen y
esto es importante ya que la posición y número de caracteres que lo componen
nos permiten conocer el significado del mismo. Por ejemplo:
00100009150000023111999
00200012250000024111999
00500000299000024111999
00200013300000015121999
00100003440000005012000
El ejemplo anterior se interpreta de la siguiente manera:
Los primeros 3 caracteres significan el tipo de documento (001 indica cheque,
002 indica depósito, etc.). Los siguientes 5 posiciones indican el número de
documento. Seguidamente se especifica el monto del documento y la fecha
(sin el separador “/”).
La diversidad de tipos de codificación del archivo de texto ASCII que puede
enviar el Banco puede ser tanta como la cantidad de Bancos o Entidades
Financieras que los emitan
Es importante que el cliente configure y utilice el tipo correcto de formato de
lectura de forma que los datos sean leídos en forma consistente y correcta.
El proceso que se debe seguir para agregar los documentos por medio de la
carga automática se muestra a continuación:
en Bancos. El sistema desplegará una pantalla con una tabla de
datos denominada Movimientos en Bancos.
2. Se procede a llamar la carga automática con este icono . Este

proceso se hace con ayuda de un asistente que guía paso a paso al
usuario en la carga de datos.
3. Después de leer con atención la información presentada en la pantalla
inicial del cargador, presione el botón siguiente, para pasar al primer
paso del proceso y definir los datos solicitados:
Pantalla de "Definición de Archivo de Configuración"

En esta pantalla el usuario debe seleccionar la configuración del proceso que
se va a utilizar para la carga de datos. En otras palabras se debe elegir la forma
en la que el sistema va a leer los datos del archivo.
Se pueden utilizar dos funciones, La ayuda de F1 o el uso del botón de
Browse: cualquiera de las dos opciones lo ayudará a buscar la ruta del
archivo desde el cual se van a cargar los datos requeridos.
Una vez definida la ruta, presione siguiente para acceder a la pantalla
siguiente.
Pantalla de "Definición del Archivos de Datos y Bitácora"
En dicha pantalla se definen los datos de los archivos, creando el registro para
la base de datos.
Archivos de proceso
Entrada: este espacio esta diseñado para definir nombre del archivo
que va a servir de entrada para la carga, es decir, el archivo que
contiene los datos suministrados por el banco.
Bitácora: este espacio esta diseñado para definir el archivo que va a
servir de bitácora, se le llama así, al archivo que permite registrar los
eventos ocurridos durante la ejecución de un proceso. Sirve como pista
de auditoría en caso de tener que revisar que acciones efectuó el
sistema.
Cuenta Bancaria, Número: en esta casilla se debe indicar número o código
de la cuenta bancaria a la cual se van a cargar los datos. Si el usuario no
recuerda el número de la cuenta bancaria puede presionar la tecla F1 y se
desplegará una tabla de ayuda.
Al llenar las casillas anteriores se debe presionar el dotón Siguiente. Si existe
un error o advertencia el sistema lo indicará con un mensaje.
Pantalla de Carga Autómatica "Definición de Carga Asistida o Definida"
Asistente: está opción le llevará a travez del proceso de carga de datos sin
mayor dificultad que la de hacer click y definir rutas, al estar predifinido por el
sistema, este tipo de función ofreceo poca flexibilidad.
Definida: esta opción lo que hace es utilizar una función definida
previamente por medio de una opción configurable o “Hook”. Si utiliza esta
función no es necesario configurar ningún otro dato.

La ventaja de utilizar la función “definida” es que permite al usuario una
mayor flexibilidad, pues se puede ajustar la función de tal manera que pueda
reconocer el formato de los datos grabados en el archivo que contiene la
información bancaria.
Al seleccionar la opción “definida”, se habilita el espacio donde el usuario
puede elegir la función que va a utilizar para la carga de datos. El sistema
como datos predeterminados tiene dos opciones Banco Nacional (BNCR) y
Función Estándar.
Recuerde que todas las funciones que se encuentren en esta opción deben ser
definidas por medio de una opción configurable o “Hook”. Usted puede ver el
detalle de la opción configurable en la sección "Opción configurable (Hook)
para la Generación de Asientos Contables" en la página 270.
Si está en la opción “definida”, al presionar el botón siguiente aparecerá la
última pantalla del asistente donde se finaliza el proceso.
Si se seleccionó la opción asistente, presione el botón siguiente y aparecerá la
pantalla donde se define el tipo de datos originales.
Pantalla de Carga Automática "Disposición de datos"
El usuario debe seleccionar uno de los dos tipos de datos que se sugieren:
Delimitados: esta opción se selecciona cuando los datos vienen separados
por algún tipo de separador, por ejemplo comas, punto y coma, tabs, dos
puntos o cualquier otro.
Ancho fijo: esta opción se debe seleccionar si todos los datos del archivo no
vienen separados por ningún separador.

El archivo tiene encabezado: los datos para realizar la carga
generalmente se desplegan en columnas, a veces las columnas traen
encabezado, otras veces no. Al marcar este check box se estará indicando que
el archivo del cual se están tomando los datos para la carga contiene
encabezados, por lo que el sistema no tomará en cuenta esta primer fila (la de
los encabezados) para la ejecución del proceso.
Aparte de los tipos de datos, el sistema ofrece una vista previa del formato de
los datos tal y como están en el archivo.
Cuando se termina de definir la información solicitada en esta pantalla, el
usuario debe presionar el botón siguiente para continuar con el otro paso,
aparecerá la pantalla donde se debe definir las columnas que aparerán en la
tabla de datos, las que aparecerán en el archivo, y la asociación que existirá
entre ambas:
Pantalla de Asociación de Columnas
El proceso para realizar la asociación consiste en trasladar del recuadro

"Columnas de la Tabla" al recuadro "Asociación" la columna a la que se le
asociará la columna que esté sin asociar del recuadro "Columnas del Archivo".
El traslado se realiza haciendo doble click sobre el nombre de la columna en el
recuadro "Columnas de la Tabla", lo que la llevará al recuadro "Asociación",
una vez hecho esto, se mantiene marcada con el highlith la columna, y se hace

doble click sobre la columna de archivo que se quiere asociar a la columna de
la tabla.
También se puede deshacer asociaciones existentes, haciendo doble click
sobre la asociación que se quiere modificar, a lo que el sistema realiza el
desglose entre las coumnas que pertenecen al archivo y las que pertenecen a la
tabla.
Si no se va a realizar cambios a las asociaciones se presiona el botón siguiente.
Pantalla Documentos de Carga Automática
Función Especial
Habilitar documentos
Esta opción se encuentra dentro de la pantalla "Documentos de la Carga
Automática" y se utiliza para puede definir la posibilidad de disponer del
documento de donde se toman los datos para la carga. Para
habilitar/deshabilitar un documento, se debe marcar la fila con el highligth y se
presiona el botón quedando así habilitado el documento, a lo que se
muestra junto a la fila el icono, o deshabilitado, si es que no aparece el icono.
Para guardar los datos, se pulsa el botón de guardar y regresar para cargar
los datos y visualizar el detalle del proceso.

Al cargar los documentos el sistema le muestra la pantalla principal o inicial
de Movimientos en Bancos, donde se pueden observar los datos cargados.
TRANSFERENCIAS
Dado que en cualquier empresa se acostumbra utilizar múltiples cuentas
bancarias que, en muchos de los casos, se encuentran en diferentes entidades
financieras, por la naturaleza de las cuentas y la forma en que se manejan
(unas son recaudadoras de ingresos y otras distribuidoras de salidas) es
necesario el poder hacer movimientos de capital entre las mismas. En otros
casos, se requiere hacer movimientos entre compañías que se encuentren en la
misma base de datos. El sistema brinda la posibilidad de realizar este tipo de
operaciones por medio de la función Transferencias.
Ejemplos de los movimientos que se pueden realizar son:
 un cheque en la cuenta A contra un depósito en la cuenta B
 una Transferencia Electrónica de Fondos (T.E.F.) de débito en la
cuenta A a varias T.E.F. de crédito en otras cuentas
 una Transferencia Electrónica de Fondos (T.E.F.) de débito en la
compañía A a una T.E.F. de crédito en la compañía B.
Todo lo anterior con el fin de que los fondos se encuentren debidamente
ordenados dentro del aparato administrativo de la empresa. Así por ejemplo se
tiene el caso de que la cuenta de salarios, la cual no recauda fondos
directamente, el día de pago debe tener el capital necesario para solventar el
gasto el cual se puede realizar mediante una transferencia de fondos entre
cuentas bancarias de la empresa.
Para facilitar la automatización del punto tratado antes se provee la
funcionalidad que genera los documentos y asientos correspondientes en el
módulo de Control Bancario y en la Contabilidad General para tener de
forma ordenada la información, así como asegurar el cierre contable y la
conciliación bancaria.
Pantalla Principal de Transferencias
INGRESO DE DATOS
Para registrar una transferencia de fondos el usuario debe ingresar los
siguientes datos:
Cuenta Banco: dentro de esta casilla se ingresa el código de la cuenta
bancaria origen de la transferencia.
Descripción: dentro de esta casilla el usuario ingresa un detalle descriptivo
de la transferencia.
Luego de ingresar los datos el usuario debe registrar los demás parámetros de
la transferencia en cada una de las carpetas que presenta la ventana.
Nota: Algunas notas importantes sobre la modificación de movimientos
entre cuentas son:
Si la transferencia no se ha generado: Descripción, Fecha, Contribuyente,
Concepto, Beneficiario, Monto, Comisión, Detalle de la Transferencia
(desglose de las cuentas bancarias destino) y Notas.
Si la transferencia ya fue generada: Descripción, Estado Entregado,
Contribuyente, Concepto, Beneficiario y Notas.

General
Carpeta General de Movimiento entre Cuentas
Dentro de esta carpeta se ingresa la siguiente información:

Tipo: bajo esta casilla el usuario escoge el tipo de transferencia de fondos
entre las siguientes alternativas: Cheque, Nota de Débito, Otro Débito y TEF
de Débito. El tipo de transferencia define el tipo de documento que el proceso
generará posteriormente.
Subtipo: bajo esta casilla el usuario escoge el subtipo de transferencia así que
el sistema sólo desplegará los subtipos ligados al tipo seleccionado por el
usuario. Recuerde que los subtipos de documentos son definidos bajo el
submenú Administración de este mismo módulo.
Fecha: dentro de esta casilla se registra la fecha en la cual se registra la
transferencia de fondos. El sistema sugiere la fecha actual pero puede ser
modificada por el usuario.

Número: dentro de esta casilla se ingresa el número que identifica el
documento que será generado en la cuenta bancaria origen. Debe recordar que
para un mismo tipo de documento no es posible repetir el número por lo que se
recomienda llevar un consecutivo de los documentos generados para una
cuenta bancaria.
Generado: esta casilla es de consulta y muestra una marca () si la
transferencia ha sido generada.
Entregado: esta casilla se activa una vez que la transferencia ha sido
generada. Muestra una marca () si el documento se encuentra en estado
Entregado.
Contribuyente: dentro de esta casilla se ingresa el código del contribuyente
o número de identificación tributaria (NIT) para el cual se genera la
transferencia de fondos. El usuario puede presionar la tecla F1 para consultar
la tabla NIT's.
Concepto: dentro de esta casilla se ingresa una descripción del concepto por
el cual se generará la transferencia de fondos.
Beneficiario: dentro de esta casilla se debe ingresar el nombre de la persona
o entidad que se beneficiará con la transacción bancaria. El sistema sugiere la
descripción asociada al NIT de la casilla Contribuyente pero este dato puede
ser modificado.
Aplicación: fecha de aplicación de la transferencia. Inicialmente el sistema le
sugiere la fecha idéntica a la fecha de la transferencia; esta fecha no se usará
dentro de los procesos de este módulo, sino que servirá como referencia para
indicar al banco en qué fecha se debe aplicar esta transferencia.
Nótese que una vez generada la transferencia el sistema asume que la misma
ya fue aplicada por el banco y por lo tanto no podrá ser modificada a ningún
nivel. Solamente para las transferencias no generadas o sea, pendientes, sí se
habilitará el campo de aplicación, cabe resaltar que el mismo no puede ser
menor a la fecha del documento.
Monto: dentro de esta casilla se ingresa el monto a transferir desde la cuenta
origen a la(s) cuenta(s) destino.
Comisión: monto cobrado por el banco para realizar la transferencia. Este
valor puede ser de cero. El proceso de generación de la transferencia registra
el monto de comisión dentro del para centro de costo - cuenta contable
asignada para Gastos de Transferencia de la entidad bancaria origen.
Total: dentro de esta casilla el sistema despliega el monto total a transferir
que consiste de la sumado de:
Total = Monto + Comisión

Estado: esta casilla indica el estado de la transferencia. Se tienen tres
posibles valores "P" planeada, "G" generada y "A" anulada.
Origen: código del módulo en el cual se genera la transferencia de fondos.
Detalle
Dentro de esta carpeta se presenta una tabla en la cual se registra el desglose
de la transferencia, definiendo la(s) cuenta(s) o compañía destino del
movimiento.
Carpeta Detalle de Movimiento entre Cuentas
Las columnas desplegadas dentro de la tabla son:

Consecutivo: número consecutivo de los registros ingresados dentro de la
tabla. El número es sugerido por el sistema cada vez que se presiona el icono
de la barra de herramientas de la tabla para habilitar una fila.

Compañía Destino: esta columna permite definir la compañía destino de la
transferencia. Aquí se muestra un combo box que contiene un listado de las
compañías instaladas en la base de datos que tengan el módulo de Control
Bancario instalado. La columna por defecto mostrará la compañía origen de la

transferencia (si se trata de la primera línea), o la compañía de la línea anterior
(si se trata de varias líneas) Una vez seleccionada la compañía, las columnas
Cuenta Destino y Subtipo de Documento desplegarán las cuentas y los
subtipos de documentos asociados a esa compañía. Si desea hacer una
transferencia dentro de la misma compañía, entonces la compañía origen será
igual a la destino.
Cuenta Destino: dentro de esta columna se ingresa la cuenta destino
asociada a la transferencia de fondos. Es posible asociar más de una cuenta
destino a la transferencia y dichas cuentas bancarias pueden encontrarse en
una moneda diferente a la moneda de la cuenta bancaria origen del
movimiento. Si se indicó que se aceptan transferencias intercompañías, en este
campo solamente se mostrará el listado de las cuentas bancarias de la
compañía destino. Se permite digitar cuentas que no pertenezcan a Exactus,
y su respectiva información general adicional.
Tipo de Transacción: dentro de esta columna se despliega el tipo de
transacción que se generará en la cuenta destino. El sistema sugiere el tipo de
movimiento pero el usuario puede cambiar esto por una de las siguientes
alternativas: Depósito, Nota de Crédito, Otros Créditos o TEF de Crédito.
Para realizar el cambio debe posicionar el cursor en la celda, presionar la
flecha que se presenta y escoger la opción requerida.
Número de Documento: dentro de esta columna el usuario puede definir el
número que identificará cada documento destino que sea generado por la
transferencia. Recuerde que para un mismo tipo de documento dentro de una
cuenta bancaria específica, un mismo número no puede ser utilizado más de
una vez.
Subtipo de Documento: dentro de esta columna se despliega el subtipo de
transacción que se generará en la cuenta destino según el tipo especificado en
la columna Tipo de Transacción. El sistema sugiere el subtipo de movimiento
pero el usuario puede cambiar esto por uno de los subtipos que hayan sido
definidos en la opción Subtipos de Documentos del submenú de
Administración. Para realizar el cambio debe posicionar el cursor en la celda,
presionar la flecha que se presenta y escoger la opción requerida. Si se indicó
que se aceptan transferencias intercompañías, en este campo solamente se
mostrará el listado de los subtipos de documentos de la compañía destino.
Monto en la Moneda Origen: dentro de esta columna el usuario debe
desglosar el monto. La suma de todos los montos ingresados en esta columna
debe coincidir con el monto definido en la casilla Monto de la carpeta General
antes de ejecutar el proceso de Generar de lo contrario el sistema enviará un
mensaje de advertencia.
Tipo de Cambio: dentro de esta columna el sistema despliega el tipo de
cambio de la moneda de la cuenta destino con respecto a la moneda de la
cuenta origen, para este caso, el tipo de cambio puede ser editado por el
usuario sin hacer que se afecten el cálculo y registro correspondientes. El
rubro desplegado como tipo de cambio se calcula de la siguiente forma:
Tipo Cambio = 1 / (*)Cambio Local Cuenta Destino
(*)Estemonto se encuentra desplegado en la columna Cambio Local de la
tabla Cuentas Bancarias para la cuenta destino seleccionada.
Monto en la Moneda Destino: dentro de esta columna el sistema
despliega el monto calculado para la cuenta destino según el tipo de cambio
expresado en la tabla El rubro desplegado como moneda destino se calcula de
la siguiente forma:
Monto Moneda Destino =
Monto Moneda Origen * Tipo Cambio
Banco: dentro de esta columna se despliega el nombre de la entidad
financiera respectiva de la(s) cuenta(s) destino.
Moneda: dentro de esta columna se despliega la moneda en la cual se
encuentra cada cuenta destino que sea registrada dentro de la tabla.
Saldo: saldo bancario de la cuenta destino expresado en la moneda
correspondiente a dicha cuenta.
Posición de Caja: saldo en caja de la cuenta destino expresado en la
moneda correspondiente a dicha cuenta.
Centro / Cuenta de la Cuenta Bancaria: muestra la cuenta contable y el
centro de costo asociados a la cuenta bancaria. Esta casilla no es modificable.
Centro / Cuenta para Transferencia: muestra la cuenta contable y el
centro de costo donde se va a registrar el movimiento de ingreso. Esta casilla
no es modificable.
Estado: esta casilla indica el estado de la transferencia. Se tienen tres
posibles valores "P" planeada, "G" generada y "A" anulada.
Tipo de movimiento: esta columna presenta tres opciones:
 Interna, esta opción indica la cuenta bancaria que se selecciono, es de
la misma compañía, el F1 mostrará solamente las cuentas activas de
esta compañía.
 Intercompañía, esta opción solamente estará habilitada para las
cuentas origen marcadas como opción que permiten transferencias
ínter-compañías, y permitirá entonces seleccionar la compañía y la
cuenta bancaria perteneciente a la misma.

 Terceros, esta opción indica que se digitará un número de cuenta
bancaria cualquiera, sobre la cual el sistema NO ejercerá ninguna
validación.
Beneficiario: podrá ser un empleado si CN está instalado, o bien cualquier
otra persona. El sistema mostrará una lista de empleados junto con otros que
realizaron transferencias anteriores. Para el caso de transferencias
intercompañía el beneficiario será el nombre de la otra compañía y para
transferencias a cuentas de la misma compañía el beneficiario será el nombre
de la misma compañía.
Contribuyente: (Número de Identificación Tributaria -NIT-), al igual que el
anterior, será el NIT del empleado, el de la otra compañía o el de la misma
compañía, en caso de tratarse de un beneficiario que no es empleado, el
sistema permitirá digitar el NIT en forma libre y sin validación alguna, es
decir no estará ligado a la tabla de NITs de AS.
Concepto: (campo libre de texto, sugerirá el concepto especificado en el
encabezado de la transferencia).
Entidad Financiera: (entidad financiera de la cuenta bancaria, para las
cuentas que no son de Exactus el usuario deberá especificar una entidad
financiera, por omisión se sugiere la misma entidad financiera de la cuenta
origen).
Moneda: indica la moneda de la cuenta destino, para cuentas que no son de
Exactus se habilitará el F1 de monedas.
Rubros adicionales (10): sirven para para almacenar información
específica de la línea de transferencia para los módulos auxiliares, la cual,
luego puede ser fácilmente procesada por el archivo generado.
Consulta
Dentro de esta carpeta se presentan datos para consulta los cuáles no pueden
ser modificados por el usuario.

Carpeta Consulta de Movimiento entre Cuentas
Los datos desplegados son:

Banco: código y descripción de la entidad financiera de la cuenta bancaria
origen.
Saldos: bajo esta sección se despliegan datos relacionados con la cuenta
bancaria origen.
Moneda: código y descripción de la moneda de la cuenta origen.
Caja: monto en caja registrado por el sistema para la cuenta origen antes de
generar la transferencia de fondos.
Actual: saldo de la cuenta bancaria origen antes de realizar el movimiento de
fondos.
Transf.: monto total de la transferencia de fondos. Este monto debe coincidir
con la sumatoria de los montos registrados en la tabla dentro de la columna
Monto en la Moneda Origen y con el rubro registrado en la casilla Monto de
la carpeta General.
Nuevo: dentro de esta casilla se despliega el nuevo saldo de la cuenta
bancaria origen una vez que se haya generado la transferencia de fondos. El

nuevo saldo de calcula de la diferencia entre el saldo actual de la cuenta y el
monto de la transferencia.
Nuevo = Actual – Transf.
Balance: bajo esta sección se despliegan los cálculos relacionados con la
transferencia de fondos.
Total: monto total de la transferencia ingresada en la carpeta General. No
toma en cuenta el monto de comisión.
Acumulado: suma de los montos registrados en la columna Monto en la
Moneda Origen dentro de la tabla Detalle.
Diferencia: rubro calculado por la diferencia entre el monto total de la
transferencia y el acumulado de la tabla Detalle.
Diferencia = Total – Acumulado
El sistema no permite generar la transferencia si la diferencia no es
igual a cero!!!
Notas
Dentro de esta carpeta se presentan dos secciones que pueden ser utilizadas
por el usuario para registrar notas adicionales y detallar la transferencia de
fondos.
Carpeta Notas de Movimiento entre Cuentas
Estos dos campos se denominan:

Documento Origen: lo que sea ingresado en esta sección se registrará para
el documento destino generado por el movimiento.
Documento Destino: lo que sea ingresado en esta sección se registrará para
el o los documentos destino (para más de una cuenta destino), que sean
generados por el movimiento.
Auditoría
Dentro de esta carpeta se presentan los datos relacionados con la bitácora de
creación y modificación de la transferencia de fondos entre cuentas bancarias
de la empresa. Bajo esta ventana se presentan los siguientes datos:
Creación: código y nombre del usuario que creó la transferencia así como la
fecha y hora de registro.
Modificación: código y nombre del usuario que modificó por última vez la
transferencia así como la fecha y hora en que se realizó la operación.
Transacción Contable: código del asiento registrado en la Contabilidad
General por el proceso de Generar la transferencia de fondos. Esta casilla se
actualiza hasta que se ejecute el proceso Generar.
Movimientos en libros: se muestra la fecha de la última modificación en
este proceso.
Diferencias Cambiarias: fecha de la última modificación en las diferencias
cambiarias.

Por medio de este icono el usuario ejecuta el proceso que
genera el asiento contable por el movimiento bancario ligado a
la transferencia.
Generar El proceso también actualiza el estado de las cuentas bancarias
Transferencia afectadas refrescando el saldo tanto de la cuenta origen como el
de la cuenta destino. Para mayor detalle consulte la sección
"¿Cómo se Generan las Transferencias de Fondos dentro de la
misma compañía?" en la página 118.
Por medio de este icono el sistema genera un documento
comprobante de la transferencia bancaria el cual puede ser
Imprimir
almacenado en un archivo ASCII, impreso o desplegado en
Transferencia
pantalla.
Dentro de este documento se presentan datos tales como:

número de cuenta bancaria, número del documento generado,
tipo de transferencia de fondos (cheque, TEF. de Débito, etc.),
monto numérico y en letras de la transferencia, referencia,
concepto del movimiento, detalle del movimiento destino de la
transferencia bancaria.
Al igual que en la impresión del comprobante del movimiento,
el comprobante de la transferencia no puede ser impreso o
desplegado en pantalla si no se ha ejecutado el proceso
Generar. Para mayor detalle del documento impreso consulte
la sección "¿Cómo se Imprimen los Documentos de las
Transferencias de Fondos?"en la página 124.
Por medio de este icono el usuario puede consultar el asiento
contable ligado al documento que sea escogido dentro de la
tabla. El sistema desplegará la pantalla Diario de la
Contabilidad donde el usuario puede consultar el asiento
registrado para el documento en cuestión.
Ver el asiento Recuerde que el sistema brinda la posibilidad de crear una
opción configurable que sea utilizado para la generación de
asientos contables en el módulo de Control Bancario.
El procedimiento para realizar esta operación se presenta en la
sección "Opción configurable (Hook) para la Generación de
Asientos Contables" en la página 270.
Por medio de este icono el sistema genera un documento de la
transferencia. Este puede ser almacenado en un archivo ASCII,
impreso o desplegado en pantalla.
información de los movimientos en las cuentas bancarias,
encabezado y detalle de la transferencia, información de la
Exportar a cuenta bancaria así como de la entidad financiera, moneda y
ASCII compañía.
El documento no puede ser impreso o desplegado en pantalla si
no se ha ejecutado el proceso Generar el cual crea el asiento
contable ligado a la transferencia. Para mayor detalle del
documento impreso consulte la sección “¿Cómo se Imprimen
los Documentos de las Transferencias de Fondos?” en la página
125.
Esta función permite realizar la reversión o anulación de
Transferencias tanto planeadas como generadas. Esto implica la
eliminación de los movimientos bancarios y la reversión o
Anular
anulación de los asientos contables generados en las compañías
determinadas. Para mayor detalle refiérase a la sección "¿Cómo
anular transferencias?" en la página 124.
Por medio de este icono el sistema genera un documento
comprobante del movimiento bancario para el documento
destino de la transferencia. Este puede ser almacenado en un
Imprimir Doc.
archivo ASCII, impreso o desplegado en pantalla.
Destino
número de cuenta bancaria, número del documento generado,
tipo de transferencia de fondos (cheque, T.E.F. de Débito, etc.),

monto numérico y en letras de la transferencia, referencia,
concepto del movimiento, asiento contable generado por la
transferencia de fondos.
El documento no puede ser impreso o desplegado en pantalla si
no se ha ejecutado el proceso Generar el cual crea el asiento
contable ligado a la transferencia.
¿Cómo se Generan las Transferencias de

Fondos dentro de la misma compañía?
El procedimiento para generar las transferencias de fondos que sean
registradas por el usuario es el que se describe a continuación:
1. Dentro del submenú Documento escoja la opción Transferencias.
El sistema ingresará dentro de una ventana denominada Movimientos
entre cuentas formada por una tabla de datos.
2. Marque con el highlight la transferencia que va a generar.
3. Dentro del submenú escoja la opción Modificar o si lo prefiere puede
utilizar el icono . El sistema habilitará la ventana de creación –

modificación de Movimiento de cuenta.
4. Presione el icono . El sistema desplegará una ventana titulada

Generación de Transferencias donde el sistema informa al
usuario que el proceso realiza las siguientes operaciones:
 Pasa la transferencia a estado Generada.
 Actualiza los saldos de las cuentas bancarias afectadas:
cuenta origen y cuenta (s) destino.
 Genera los asientos contables respectivos.
 Crea los documentos registrados. El proceso de transferencia
entre cuentas genera al menos dos documentos (un
documento de crédito y otro de débito).
 Habilita la opción de impresión del Comprobante del
Movimiento Bancario ( ).
Pantalla de Generación de Transferencias
5. Si la cuenta bancaria no tiene definida una cuenta contable en la que se

registren los movimientos por gastos de transferencias de fondos
(comisión), el sistema envía un mensaje en el que informa que estos
rubros serán cargados a la cuenta contable de Diferencias Cambiarias.
Es recomendable que exista una cuenta contable para el
registro de los gastos por transferencias si la empresa
quiere llevar un control de los movimientos contables que se
realicen!!!

Fondos intercompañías?
Antes de generar una transferencia intercompañías se debe tener en cuenta los
siguientes aspectos:
 El usuario que genere la trasferencia debe tener en ambas compañías
privilegios para ejecutar esta operación.
 El paquete utilizado para la transferencia debe ser creado por el
usuario que va a ejecutar la transferencia. Este paquete debe ser igual
para ambas compañías.
 Se debe configurar los parámetros del módulo de tal forma que sean
iguales en ambas compañías y que utilicen el paquete creado para las
transferencias
El procedimiento para generar las transferencias de fondos es el que se
describe a continuación:

2. Marque con el highlight la transferencia que va a generar.
4. Presione el icono . El sistema desplegará una ventana titulada

Generación de Transferencias.
5. Presione el botón Generar. Al hacerlo el sistema ejecutará las
siguientes operaciones:
 Se genera un documento débito del tipo especificado en la compañía
origen, así como un documento crédito (del mismo tipo) en la
compañía destino. Los documentos en ambas compañías estarán en
estado “Planeado”.
 La aprobación de ambos documentos se debe realizar solamente desde
la compañía origen. Esto permitirá que se afecten los saldos de las
cuentas bancarias involucradas.
 Una vez aprobada la transferencia se actualizarán los montos
correspondientes a los registros ya insertados y afectará los saldos de
ambas compañías en las cuentas bancarias respectivas. En esta parte
del proceso se ejecuta la generación de asientos contables, los cuales
se generarán con base en las cuentas contables definidas para cada una
de las cuentas bancarias involucradas de ambas compañías. De este
modo se generará un asiento en cada una de las compañías (o al menos
en las que se tuviera integración contable).
Pantalla de Generación de Transferencias

Fondos a terceros?
El proceso de generación de TEF a terceros será el mismo que hace el sistema
actualmente para los dos tipos de transferencias anteriores, con la siguiente
variante, el sistema NO deberá generar transacción alguna para esta línea, a
diferencia de las TEF entre cuentas de la misma compañía que generan un
documento adicional, o de las TEF ínter-compañías que generan su
correspondiente en la compañía destino.
Se permitirá llevar a cabo la exportación de datos para cada de las TEF
generadas, esto se hará por medio de la generación de un Wizard.
Proceso Contable
Para ejemplificar el proceso contable que se realiza cuando se genera una
transferencia de fondos se presentarán cuatro casos:
Caso 1: Cheque – Depósito dentro de una misma

compañía
Si el usuario decide realizar la transferencia utilizando esos documentos, esta
situación produciría que se generen un asiento contable, tal como se muestra
en el ejemplo:
ASIENTO: X DEBE HABER
Cta-Origen(*) 9,999,999.99
Cta-Destino(*) 9,999,999.99
Cta-Comision(**) 9,999,999.99
Dif Cambiario XXXXXXX XXXXXXX
Caso 2: T/D – T/C

Si el usuario decide realizar la transferencia utilizando esos documentos, esta
situación produciría que se generen un asiento contable, tal como se muestra
en el ejemplo:
Cta-Origen(*) 9,999,999.99
Cta-Destino(*) 9,999,999.99

Cta-Destino2(*) 9,999,999.99
Cta-Destino3(*) 9,999,999.99
Cta-Comision(**) 9,999,999.99
Cta-Destino: Cuenta Contable de la Cuenta de Banco donde se registra el
movimiento.
Cta-Origen: Cuenta Contable de la Cuenta de Banco donde se emite el
movimiento.
(*) Para calcular los montos equivalentes de las transacciones contables, cada
línea del asiento que se ingrese utiliza el tipo de cambio asociado a su cuenta
de banco. La diferencia resultante debe de contabilizarse como una diferencia
cambiaria de forma tal que el asiento cuadra automáticamente.
(**) Para calcular los montos equivalentes de las transacciones contables que
se registren como gastos por comisiones, se utiliza el tipo de cambio a la fecha
de la transferencia, según la moneda de la cuenta origen.
Caso 3: De la Compañía-A a la Compañía-B

Si el usuario decide realizar la transferencia de una compañía a otra, esta
situación produciría que se generen dos asientos contables, tal como se
muestra en el ejemplo:
Asiento 1: Compañía A
Cta-Bco-OrigenA 9,999,999.99
Cta-Intercomp-A 9,999,999.99
Cta-Comision(**) 9,999,999.99
Asiento 2: Compañía B
Cta-Bco-DestinoB 9,999,999.99
Cta-Intercomp-B 9,999,999.99

Cta-Bco-OrigenA: Cuenta Bancaria origen de la Compañía A.
Cta-Bco-DestinoB: Cuenta Bancaria destino en de la Compañía B.
Cta-Intercomp-A: Cuenta creada para registrar los movimientos
intercompañías en la compañía A
Cta-Intercomp-B: Cuenta creada para registrar los movimientos
intercompañías en la compañía B
Caso 4: De la Compañía-A a otra cuenta de la Compañía-A

y a la Compañía-B
Si el usuario decide realizar una transferencia a otra cuenta de su propia
compañía y a la vez a otra compañía, esta situación produciría que se generen
dos asientos contables, tal como se muestra en el ejemplo:
Asiento 1: Compañía A
Cta-Bco-OrigenA 9,999,999.99
Cta-Bco-DestinoA 9,999,999.99
Cta-Intercomp-A 9,999,999.99
Cta-Comision(**) 9,999,999.99
Asiento 2: Compañía B
Cta-Bco-DestinoB 9,999,999.99
Cta-Intercomp-B 9,999,999.99
Cta-Bco-OrigenA: Cuenta Bancaria origen de la Compañía A.
Cta-Bco-DestinoA: Cuenta Bancaria destino en de la Compañía A.
Cta-Bco-DestinoB: Cuenta Bancaria destino en de la Compañía B.
Cta-Intercomp-A: Cuenta creada para registrar los movimientos
intercompañías en la compañía A
Cta-Intercomp-B: Cuenta creada para registrar los movimientos
intercompañías en la compañía B
Privilegio especial para modificar TEFs
generadas desde otros módulos
Para realizar dicho proceso se debe crear un privilegio adicional para permitir /
restringir la modificación o borrado de TEFs en estado PLANEADA que se
hayan originado en otros módulos. Si el usuario no tiene este privilegio
definido, se indicará el siguiente mensaje de error:
“La Transferencia fue generada en el módulo de XX y usted no tiene
privilegios para su edición”.
Si el usuario tuviera privilegios se deberá mostrar el siguiente mensaje de
advertencia:
“La Transferencia fue generada en el módulo de XX, cualquier
modificación que se haga a la misma deberá reflejarse manualmente en este
módulo para que no cause inconsistencias con la información”.
Nótese que las transferencias en estado GENERADA ya no pueden ser
modificadas ni editadas.
¿Cómo anular transferencias?

El procedimiento para anular una transferencia de fondos registrada dentro del
sistema es el que se muestra a continuación:
2. Marque con el highlight el registro que va a anular.
3. Escoja la opción Modificar o si lo prefiere puede utilizar el icono

. El sistema habilitará la ventana de creación – modificación de
Movimiento de cuenta.
4. Escoja la opción Anular o si lo prefiere puede utilizar el icono .

Esto hará que se eliminen los movimientos bancarios y que se reversen
o anulen los asientos contables generados en las compañías
determinadas.

Nota: Se debe tener en cuenta que si alguno de los movimientos asociado a
la transferencia se encuentra conciliado en firme en alguna de las compañías,
no se podrá anular la transferencia completa.
¿Cómo se Imprimen los Documentos de las

Transferencias de Fondos?
El procedimiento para imprimir los documentos que son generados dentro de
la opción Transferencias se presenta a continuación:
2. Marque con el highlight la transferencia de la cual va a generar uno de
los comprobantes.
4. Existen dos tipos de comprobantes que pueden ser generados desde
esta pantalla:

Este comprobante se puede generar con dos tipos diferentes de información:
la del documento origen o la del documento destino.
Si se desea generar el comprobante con la información del documento
origen usted debe seleccionar el icono que se encuentra en la barra de
herramientas del menú de la ventana de mantenimiento de transferencias.
Por otra parte, si desea generar el comprobante con la información del
documento destino usted debe seleccionar el icono que se encuentra
en la barra de herramientas ubicada en la carpeta detalle del mantenimiento de
transferencias. En este caso primero se debe marcar con el highlight el
documento destino al cual se le desea imprimir el comprobante y luego
presionar el icono .
El documento en ambos casos tiene el mismo formato y despliega la siguiente
información:
 número de cuenta bancaria

 número del documento generado
 fecha de generación
 tipo de transferencia de fondos (cheque, T.E.F. de Débito, etc.)
 monto numérico y en letras de la transferencia
 referencia
 concepto del movimiento
 código del paquete y tipo de asiento contable
 código y detalle del asiento contable generado por la transferencia de
fondos
A continuación se presenta un ejemplo del formato del documento:
Pago proveedor exterior
Cuenta: 0800458945-9 Fecha: 10/17/96

Cuenta Maestra Moneda Local Monto: 60,000.00 Colón
Referencia
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A.
Referencia: Pago proveedor EXT-232
Concepto: Pago proveedor EXT-232
Asientos Contables
Paquete: CB Asientos: CB00000129 Tipo de Asiento: BANC
2/4/99 001-01 ACT-001-03 Banco Nacional Depto. Calidad 60,000.00 569.26

2/4/99 001-02 ACT-001-02 Bancos Depto. Admin. 60,000.00 569.26
60,000.00 60,000.00 569.26 569.26
Formato del Comprobante Movimiento Bancario
Comprobante Transferencias Bancarias

Este comprobante es generado por medio de la opción Imprimir
Transferencia representada por el icono .
Dentro de este documento se despliegan los siguientes datos:
 número de cuenta bancaria
 número del documento generado
 fecha de generación
 tipo de transferencia de fondos (cheque, T.E.F. de Débito, etc.)
 monto numérico y en letras de la transferencia
 referencia
 concepto del movimiento
 código del paquete y tipo de asiento contable
 detalle del movimiento destino de la transferencia bancaria; incluye
los datos relacionados con las cuentas destino: código y descripción
de las cuentas, entidad financiera ligada, tipo de documento
generado, número de cada documento, monto en moneda origen, tipo
de cambio, monto en moneda destino y moneda destino
A continuación se presenta el formato del documento:
Comprobante Transferencias Bancarias
Pago proveedor exterior
Cuenta: 0800458945-9 Fecha: 10/17/96

Cuenta Maestra Moneda Local Monto: 60,000.00 Colón
Referencia
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A.
Concepto: Pago proveedor EXT- 232
Detalle de Movimiento Destino
Cuenta Banco Tipo Número Monto Tipo de Monto Moneda

Moneda Cambio Moneda Destino
Origen Destino
100-258152 Gastos mantenimiento INTERF DEP 2001 25,000.00 1.0000 25,000.00 colón
200-220001 Proveedores exterior BCR DEP 2562 35,000.00 0.0036 125.00 dólar
Paquete: CB Asientos: CB00000129 Tipo de Asiento: BANC
Formato del Comprobante Transferencias Bancarias
CHEQUES RECURRENTES
Con esta opción se brinda oportunidad de crear plantillas de cheques
recurrentes, de manera que el formato estándar de un cheque en particular
queda registrado dentro de la base de datos. El usuario posteriormente podrá
utilizarlo sin necesidad de digitar toda la información otra vez, pues cada vez
que el usuario ingrese el código de la cuenta bancaria específica el documento
se desplegará en el listado de la ventana de la opción.
Pantalla principal Cheques Recurrentes
INGRESO DE DATOS
En la parte superior de la ventana se despliegan el código y descripción de la
cuenta bancaria, la entidad bancaria asociada, el saldo inicial de la cuenta y la
moneda de la misma. Una vez que el usuario ha aplicado el cheque, el rubro
del saldo es actualizado presentando el saldo final.
Cheque
Carpeta Cheque, opción Cheques Recurrentes
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:

Tipo: dentro de esta casilla se presenta para consulta el tipo de documento
creado (cheque).
Subtipo: dentro de esta casilla el usuario debe definir el subtipo de
documento que se crea. Recuerde que los subtipos para el tipo cheque son
definidos en la opción Subtipos de Documentos del menú Administración.
Contribuyente: dentro de esta casilla el usuario ingresa el código de
identificación tributaria (NIT) asociado a la entidad o persona jurídica para la
cual se crea el cheque. Puede utilizarse la tecla F1 para consultar la tabla
NIT's.
Fecha: fecha en la cual se registra el cheque, es sugerida por el sistema pero
puede ser modificada
Beneficiario: el usuario ingresa el nombre de la entidad o persona jurídica a
la cual va dirigido el cheque.
Concepto: en esta casilla se digita una breve descripción o comentario de la
razón por la cual se genera el cheque.
Monto: se digita el monto en números requerido en el documento. El sistema
automáticamente desplegará en letras el monto ingresado por el usuario en el
idioma definido para la cuenta bancaria.

Moneda: indica la moneda en la que está el cheque. Esta casilla no es
modificable y está asociada con la moneda de la cuenta bancaria en la cual se
está registrando el cheque.
Recurrente: esta casilla se marca con un check () si se requiere almacenar
la plantilla en la base de datos para ser utilizada posteriormente. Si el cheque
es marcado, cada vez que el usuario ingrese el código de la cuenta bancaria
específica el documento se desplegará en el listado de la ventana de ingreso de
datos.
Si esta casilla no es marcada al crear el cheque, una vez que sea aplicado e
impreso no se desplegará más en la lista de cheques almacenadas.
Marcado: si esta casilla tiene un check indica que el cheque está marcado
para impresión. Este campo no es modificable. Recuerde que para marcar o
desmarcar un cheque para impresión debe utilizar el icono que se
encuentra en la ventana principal de la opción cheques.
Detalle
Dentro de esta carpeta se ingresa el detalle del concepto por el cual el cheque
es creado. Este detalle es incluido en el comprobante de cheque al ser impreso
o desplegado en la pantalla.

Carpeta Detalle, opción Cheques Recurrentes
Asiento

Carpeta Asiento, opción Cheques Recurrentes
En esta carpeta se muestra el detalle del asiento que se genera con el

documento registrado. En ella se tiene la siguiente información:
Contabilidad: indica el tipo de contabilidad en la cual se va a registrar el
asiento. Se puede elegir entre la fiscal, la corporativa o ambas.
Tipo de asiento: esta casilla indica el tipo de asiento que se está generando,
el sistema automáticamente elige el tipo que está asociado con las
transacciones bancarias, sin embargo el usuario puede modificarlo. Además
esta casilla puede llamar una tabla de ayuda con los tipos de asientos al
presionar la tecla F1.
Débitos: indica el monto total registrado como débitos
Créditos: indica el monto total de créditos registrados
Diferencia: indica el monto de la diferencia entre los créditos y los débitos
registrados.
Saldo: indica el monto del saldo asociado con la diferencia.
La tabla donde se muestra el desglose propio del asiento tiene las siguientes
columnas:

Cuenta Contable: código de la cuenta contable asignada a la transacción
dentro del asiento. El sistema sugiere la cuenta contable asociada a la cuenta
bancaria pero es posible modificar este dato y consultar la tabla de cuentas
contables por medio de la tecla F1.
Descripción: breve descripción o nombre de la cuenta contable.
Centro de Costo: código del centro de costo asociado a la cuenta contable
desplegada en la tabla.
Referencia: dentro de esta columna se despliega el dato ingresado en la
carpeta Cheque.
Crédito: en esta columna se despliega el monto del cheque.
Débito: dentro de esta columna, se asigna el monto de la contra cuenta que
balancea el asiento contable.
Auditoría
creación, modificación y aplicación del cheque. Estos datos son de consulta
por lo que no pueden ser modificados por el usuario.
realizó cada operación, fecha y hora de ejecución de la misma.
Cuando se modifica el monto del cheque, se actualiza el monto del asiento

contable con una de las siguientes situaciones:
a. si el asiento tiene únicamente dos líneas, el sistema indica al usuario
la condición que se presenta y se le pregunta si desea que se ajuste
el asiento automáticamente. Si responde no, entonces se cargan las
líneas del desglose actual; en caso contrario, ajusta el monto de cada
línea a ser igual al monto del cheque.
b. si el asiento contiene más de dos líneas, se le indica al usuario la
condición que se presenta, pero no se puede hacer el desglose
automático.
Si se modifica el monto del asiento de manera que éste sea menor o mayor que
el monto digitado para el cheque en la ventana de mantenimiento, el sistema
despliega un mensaje para que el usuario confirme la información digitada y
continuar con la operación.
Nota: Es importante que el usuario tenga presente que desde esta opción, no
se pueden eliminar cheques de una cuenta bancaria, cuando se elimina un
cheque dentro de la tabla, solo se está eliminando el formato dentro de la lista
de impresión.

Por medio de esta función el usuario selecciona dentro de la
tabla los documentos tipo cheque que requiere imprimir o
desplegar en pantalla.
Marcar para De la misma manera que se marcan registros, con la función es
Impresión posible desmarcar documentos que se encuentren seleccionados
dentro de la tabla.
Para mayor detalle, refiérase a la sección "¿Cómo Imprimir
Documentos Asociados a un Cheque?" en la página 146.
Por medio de esta función el usuario puede imprimir el rango
de cheques que han sido seleccionados para impresión dentro
de la tabla.
El sistema utiliza para la impresión de cheques un formato QRP
que puede ser estándar o específico para una empresa. En el
caso del formato estándar de cheques se presentan los
Imprimir
siguientes datos: código y descripción de la cuenta bancaria,
Cheques
entidad financiera asociada, referencia de la entidad o persona a
la cual se dirige el cheque, monto en dígitos y letras, concepto
del cheque, subtipo de cheque, paquete, asiento y tipo de
asiento contable, detalle del asiento contable generado.
Por medio de esta función el usuario puede imprimir los
comprobantes de cheques que han sido seleccionados para
impresión dentro de la tabla.
El sistema utiliza para la impresión de los comprobantes
cheques un formato QRP que puede ser estándar o específico
para una empresa al igual que el formato de los cheques. En el
caso del formato estándar para comprobantes de cheques se
Imprimir
presentan los siguientes datos: código y descripción de la
Comprobantes
cuenta bancaria, entidad financiera asociada, referencia de la
entidad o persona a la cual se dirige el cheque, número de
comprobante, fecha de elaboración del documento, monto en
dígitos y letras, concepto del cheque, detalle del asiento
contable generado por la aplicación del documento.
Para mayor detalle refiérase a la sección "¿Cómo Imprimir

¿Cómo Imprimir Documentos Asociados a un

Cheque?
La opción de Imprimir Cheques brinda la posibilidad de generar los
documentos de tres formas: desplegado en pantalla, impreso o en un archivo
ASCII.
El procedimiento para imprimir los documentos asociados a un cheque desde
esta opción es el siguiente:
1. Dentro del submenú Documentos escoja la opción Imprimir
Cheques. El sistema desplegará una tabla de datos denominada
Introducción de Cheques.
2. Ingrese el número de la cuenta bancaria asociada a la emisión del
cheque, puede solicitar la ayuda del sistema con la tecla F1.
3. Presione el icono para que el sistema actualice los datos de la

tabla. Al actualizarse los datos el sistema desplegará el listado de los
cheques que están pendientes de imprimir o aquellos que fueron
registrados como recurrentes y tienen una plantilla almacenada.
4. Una vez que el sistema ha desplegado el listado de cheques que
pertenecen a la cuenta bancaria seleccionada, posicione el cursor del
ratón sobre la fila que contenga el cheque de interés y márquelo con el
highlight.
5. Presione el icono para seleccionar el documento. Este icono

6. También se puede realizar esta operación, haciendo un doble clic

directamente sobre la fila.
que se encuentre marcado.
8. Existen dos tipos de documentos que pueden ser impresos desde esta
opción. Estos documentos pueden ser impresos en lote o uno por uno
según el usuario marque las filas en la tabla.

Comprobantes de Cheques
Para imprimir un comprobante de cheque el usuario debe presionar el icono
que se encuentra en la barra de herramientas de la ventana.

El sistema desplegará una pantalla denominada Impresión de Comprobantes
donde el usuario debe ingresar la siguiente información:
Número Inicial: el usuario debe ingresar el número inicial a partir del cual el
sistema asignará la identificación numérica a los comprobantes que serán
impresos asociados a los cheques que hayan sido seleccionados dentro de la
tabla.
Por ejemplo, si se ingresa dentro de esta casilla el número 1 y se seleccionaron
cinco documentos dentro de la tabla quiere decir que el primer comprobante
impreso tendrá de identificación un 1, luego el siguiente un 2 y así
sucesivamente.
Fecha: es sugerida por el sistema pero puede ser modificada por el usuario.
Pantalla de Imprimir Comprobantes
Dentro del documento impreso se despliega la siguiente información:

- código y descripción de la cuenta bancaria
- entidad financiera asociada
- referencia de la entidad o persona a la cual se dirige el cheque
- número de comprobante
- fecha de elaboración del documento
- monto en dígitos y letras
- concepto del cheque
- detalle del asiento contable generado por la aplicación del documento

Comprobante de autorización de cheque
0800458945-9 Cuenta Maestra Moneda Local Número: 20014
Banco de Fomento Agrícola Fecha: 10/17/96
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A. Monto: ¢60,000.00
Concepto:
Pago proveedor EXT-232
Asientos Contables
Centro
Fecha Costo Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
10/17/96 200 RH CC: Cierre DébitosDepto. Calidad 60,000.00 569.26
10/17/96 200 RH Dif. Cambiaria Dif. Cambiaria 0.00 0.00
60,000.00 60,000.00 569.26 569.26
Formato de Comprobante de Cheque
Cheques
Para imprimir un cheque el usuario debe presionar el icono que se
encuentra en la barra de herramientas de la ventana de ingreso de datos.
Recuerde que hasta que el cheque sea impreso el sistema aplicará
el movimiento contable a la Contabilidad General del sistema por
lo que el proceso de impresión de cheques está ligado
directamente a la aplicación y registro del asiento contable en la
contabilidad de la empresa.
Al presionar la función de imprimir el sistema desplegará una pantalla
denominada Parámetros de Impresión de Cheques donde el usuario debe
ingresar la siguiente información:
Paquete: el sistema sugiere el paquete contable donde se almacenará el
asiento generado por la aplicación del cheque pero el usuario puede modificar
este código.
Cheque del ___ al ___: dentro de la primera casilla el usuario ingresa el
número inicial para identificar el cheque. Según la cantidad de cheques que
hayan sido marcados en la tabla el sistema calculará el valor de la segunda
casilla de este campo por lo que el usuario no puede modificar este valor.

PantallaGenración de Cheques

- subtipo de cheque
- paquete, asiento y tipo de asiento contable
- detalle del asiento contable generado
Utilizando el botón , podrá variar el tipo de cambio con el que se desea

registrar el documento.
A continuación se presenta el formato de un cheque impreso:

Cuenta 01-4567-1 Cuenta de Proveedores Número: 4727
Bancaria: Banco de Santander Fecha: 10/17/96
Pagadero a: Tech$RyM
Referencia: Compra de suministros
Monto: SESENTA MIL con 0/100 #######
Concepto: Compra de suministros de oficina
Paquete: CBBANC Asientos: CB000139 Tipo de Asiento: BANC
Asientos Contables
Centro
Fecha Costo Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $Créditos $
TOTAL 60,000.00 60,000.00 569.26 569.26
Formato de Cheque
SOLICITUDES DE CHEQUES
Con esta opción se manejan solicitudes de los documentos tipo cheque.
Permitiendo imprimir el cheque con un formato específico para la empresa y
además, imprimir el comprobante respectivo.
Pantalla principal de Solicitudes de Cheques

INGRESO DE DATOS
Esta ventana presenta en su parte superior la información correspondiente al
código y descripción de la cuenta bancaria, la entidad bancaria asociada, el
saldo inicial de la cuenta y la moneda de la misma. Una vez que el usuario ha
aplicado el cheque, el rubro del saldo es actualizado presentando el saldo final.
correspondiente.
La opción de Apertura de Operaciones presenta las siguientes carpetas:
General, Operación, Datos Adicionales, Pagos, Detalle Proveedores, Detalle
otras Operaciones, Documentos Generados, Notas, Asientos y Variación de
Tasa.
En cada una de ellas existen una serie de campos donde se debe ingresar la
información correspondiente a la operación.
Cheque

Carpeta Cheque, opción Solicitudes de Cheques
Dentro de esta carpeta se debe ingresar la siguiente información:

creado (cheque).
documento que se crea. Recuerde que los subtipos para el tipo cheque son
Contribuyente: dentro de esta casilla el usuario ingresa el código de
identificación tributaria (NIT) asociado a la entidad o persona jurídica para la
cual se crea el cheque. Puede utilizarse la tecla F1 para consultar la tabla
NIT's.
Beneficiario: el usuario ingresa el nombre de la entidad o persona jurídica a
la cual va dirigido el cheque.
Fecha: fecha en la cual se registra el cheque, es sugerida por el sistema pero
puede ser modificada
Concepto: en esta casilla se digita una breve descripción o comentario de la
razón por la cual se genera el cheque.
Monto: se digita el monto en números requerido en el documento. El sistema
automáticamente desplegará en letras el monto ingresado por el usuario en el
idioma definido para la cuenta bancaria.

Moneda: indica la moneda en la que está el cheque. Esta casilla no es
modificable y está asociada con la moneda de la cuenta bancaria en la cual se
está registrando el cheque.
Marcado: si esta casilla tiene un check indica que el cheque está marcado
para impresión. Este campo no es modificable. Recuerde que para marcar o
desmarcar un cheque para impresión debe utilizar el icono que se
encuentra en la ventana principal de la opción cheques.
Detalle
Dentro de esta carpeta se ingresa el detalle del concepto por el cual el cheque
es creado. Este detalle es incluido en el comprobante de cheque al ser impreso
o desplegado en la pantalla.
Carpeta Detalle, opción Solicitudes de Cheques
Asiento

Carpeta Asiento, opción Solicitudes de Cheques
En esta carpeta se muestra el detalle del asiento que se genera con el

documento registrado. En ella se tiene la siguiente información:
Contabilidad: indica el tipo de contabilidad en la cual se va a registrar el
asiento. Se puede elegir entre la fiscal, la corporativa o ambas.
Tipo de asiento: esta casilla indica el tipo de asiento que se está generando,
el sistema automáticamente elige el tipo que está asociado con las
transacciones bancarias, sin embargo el usuario puede modificarlo. Además
esta casilla puede llamar una tabla de ayuda con los tipos de asientos al
presionar la tecla F1.
Débitos: indica el monto total registrado como débitos
Créditos: indica el monto total de créditos registrados
Diferencia: indica el monto de la diferencia entre los créditos y los débitos
registrados.
Saldo: indica el monto del saldo asociado con la diferencia.
La tabla donde se muestra el desglose propio del asiento tiene las siguientes
columnas:
Cuenta Contable: código de la cuenta contable asignada a la transacción
dentro del asiento. El sistema sugiere la cuenta contable asociada a la cuenta

bancaria pero es posible modificar este dato y consultar la tabla de cuentas
contables por medio de la tecla F1.
Descripción: breve descripción o nombre de la cuenta contable.
Centro de Costo: código del centro de costo asociado a la cuenta contable
desplegada en la tabla.
Referencia: dentro de esta columna se despliega el dato ingresado en la
carpeta Cheque del Mantenimiento de Cheques.
Crédito: en esta columna se despliega el monto del cheque.
Débito: dentro de esta columna, se asigna el monto de la contra cuenta que
balancea el asiento contable.
Auditoría
creación, modificación y aplicación del cheque. Estos datos son de consulta
por lo que no pueden ser modificados por el usuario.
realizó cada operación, fecha y hora de ejecución de la misma.
Cuando se modifica el monto del cheque, se actualiza el monto del asiento

contable con una de las siguientes situaciones:
a. si el asiento tiene únicamente dos líneas, el sistema indica al usuario
la condición que se presenta y se le pregunta si desea que se ajuste
el asiento automáticamente. Si responde no, entonces se cargan las
líneas del desglose actual; en caso contrario, ajusta el monto de cada
línea a ser igual al monto del cheque.
b. si el asiento contiene más de dos líneas, se le indica al usuario la
condición que se presenta, pero no se puede hacer el desglose
automático.
Nota: Es importante que el usuario tenga presente que desde esta opción, no
se pueden eliminar cheques de una cuenta bancaria, cuando se elimina un

cheque dentro de la tabla, solo se está eliminando el formato dentro de la lista
de impresión.

Por medio de esta función el usuario selecciona dentro de la
tabla los documentos tipo cheque que requiere imprimir o
desplegar en pantalla.
Marcar para De la misma manera que se marcan registros, con la función es
Impresión posible desmarcar documentos que se encuentren seleccionados
dentro de la tabla.
Por medio de esta función el usuario puede imprimir el rango
de cheques que han sido seleccionados para impresión dentro
de la tabla.
El sistema utiliza para la impresión de cheques un formato QRP
que puede ser estándar o específico para una empresa. En el
caso del formato estándar de cheques se presentan los
Imprimir
siguientes datos: código y descripción de la cuenta bancaria,
Cheques
entidad financiera asociada, referencia de la entidad o persona a
la cual se dirige el cheque, monto en dígitos y letras, concepto
del cheque, subtipo de cheque, paquete, asiento y tipo de
asiento contable, detalle del asiento contable generado.
Por medio de esta función el usuario puede imprimir los
comprobantes de cheques que han sido seleccionados para
impresión dentro de la tabla.
El sistema utiliza para la impresión de los comprobantes
cheques un formato QRP que puede ser estándar o específico
para una empresa al igual que el formato de los cheques. En el
caso del formato estándar para comprobantes de cheques se
Imprimir
presentan los siguientes datos: código y descripción de la
Comprobantes
cuenta bancaria, entidad financiera asociada, referencia de la
entidad o persona a la cual se dirige el cheque, número de
comprobante, fecha de elaboración del documento, monto en
dígitos y letras, concepto del cheque, detalle del asiento
contable generado por la aplicación del documento.
Para mayor detalle refiérase a la sección "¿Cómo Imprimir
Aprobar Cambia a Aprobado el estado de las solicitudes de cheques
Solicitudes de seleccionadas.
Cheques

Desaprobar Cambia el estado de las solicitudes de cheques seleccionadas a
Solicitudes de Desaprobado.
Cheques
¿Cómo Imprimir Documentos Asociados a un

Cheque?
La opción de Imprimir Cheques brinda la posibilidad de generar los
documentos de tres formas: desplegado en pantalla, impreso o en un archivo
ASCII.
El procedimiento para imprimir los documentos asociados a un cheque desde
esta opción es el siguiente:
1. Dentro del submenú Documentos escoja la opción Imprimir
Cheques. El sistema desplegará una tabla de datos denominada
Introducción de Cheques.
2. Ingrese el número de la cuenta bancaria asociada a la emisión del
cheque, puede solicitar la ayuda del sistema con la tecla F1.
3. Presione el icono para que el sistema actualice los datos de la

tabla. Al actualizarse los datos el sistema desplegará el listado de los
cheques que están pendientes de imprimir o aquellos que fueron
registrados como recurrentes y tienen una plantilla almacenada.
4. Una vez que el sistema ha desplegado el listado de cheques que
pertenecen a la cuenta bancaria seleccionada, posicione el cursor del
ratón sobre la fila que contenga el cheque de interés y márquelo con el
highlight.
5. Presione el icono para seleccionar el documento. Este icono

6. También se puede realizar esta operación, haciendo un doble clic

directamente sobre la fila.
que se encuentre marcado.
8. Existen dos tipos de documentos que pueden ser impresos desde esta
opción. Estos documentos pueden ser impresos en lote o uno por uno
según el usuario marque las filas en la tabla.
Comprobantes de Cheques
Para imprimir un comprobante de cheque el usuario debe presionar el icono
que se encuentra en la barra de herramientas de la ventana.
El sistema desplegará una pantalla denominada Impresión de Comprobantes
donde el usuario debe ingresar la siguiente información:
Número Inicial: el usuario debe ingresar el número inicial a partir del cual el
sistema asignará la identificación numérica a los comprobantes que serán
impresos asociados a los cheques que hayan sido seleccionados dentro de la
tabla.
Por ejemplo, si se ingresa dentro de esta casilla el número 1 y se seleccionaron
cinco documentos dentro de la tabla quiere decir que el primer comprobante
impreso tendrá de identificación un 1, luego el siguiente un 2 y así
sucesivamente.
Pantalla de Imprimir Comprobantes


- número de comprobante
- fecha de elaboración del documento
- detalle del asiento contable generado por la aplicación del documento
Comprobante de autorización de cheque
0800458945-9 Cuenta Maestra Moneda Local Número: 20014
Banco de Fomento Agrícola Fecha: 10/17/96
Pagadero a: Filtros de Costa Rica S.A. Monto: ¢60,000.00
Concepto:
Pago proveedor EXT-232
Asientos Contables
Centro
Fecha Costo Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
10/17/96 200 RH CC: Cierre DébitosDepto. Calidad 60,000.00 569.26
10/17/96 200 RH Dif. Cambiaria Dif. Cambiaria 0.00 0.00
60,000.00 60,000.00 569.26 569.26
Formato de Comprobante de Cheque
Cheques
Para imprimir un cheque el usuario debe presionar el icono que se

encuentra en la barra de herramientas de la ventana de ingreso de datos.
Recuerde que hasta que el cheque sea impreso el sistema aplicará
el movimiento contable a la Contabilidad General del sistema por
lo que el proceso de impresión de cheques está ligado
directamente a la aplicación y registro del asiento contable en la
contabilidad de la empresa.
Al presionar la función de imprimir el sistema desplegará una pantalla
denominada Parámetros de Impresión de Cheques donde el usuario debe
ingresar la siguiente información:

Paquete: el sistema sugiere el paquete contable donde se almacenará el
asiento generado por la aplicación del cheque pero el usuario puede modificar
este código.
Cheque del ___ al ___: dentro de la primera casilla el usuario ingresa el
número inicial para identificar el cheque. Según la cantidad de cheques que
hayan sido marcados en la tabla el sistema calculará el valor de la segunda
casilla de este campo por lo que el usuario no puede modificar este valor.
Pantalla Generación de Cheques

- subtipo de cheque
- paquete, asiento y tipo de asiento contable
- detalle del asiento contable generado
Utilizando el botón , podrá variar el tipo de cambio con el que se desea

registrar el documento.
A continuación se presenta el formato de un cheque impreso:

Referencia: Compra de suministros
Monto: SESENTA MIL con 0/100 #######
Concepto: Compra de suministros de oficina
Paquete: CBBANC Asientos: CB000139 Tipo de Asiento: BANC
Asientos Contables
Centro
Fecha Costo Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $Créditos $
TOTAL 60,000.00 60,000.00 569.26 569.26
Formato de Cheque
IMPRIMIR DEPÓSITOS
La opción de Imprimir Depósitos permite crear e imprimir los depósitos
para una cuenta específica. Sólo dentro de esta opción se pueden imprimir los
documentos de ese tipo, utilizando un formato predefinido en un archivo con
extensión *.RPT.
Los depósitos son documentos de débito que pueden ser generados desde otros
módulos, como es el caso principal del módulo de Cuentas por Cobrar,
donde los clientes pueden realizar depósitos por el pago de sus cuentas con la
empresa.
INGRESO DE DATOS
Dentro de la pantalla, digite la siguiente información:
Cuenta: el número de la cuenta bancaria asociada a la emisión del depósito.
Para esto puede solicitar la ayuda del sistema situando el cursor del ratón sobre
la casilla y presionando un doble clic o la tecla F1. Al seleccionar el número
de cuenta el sistema automáticamente indicará el nombre de la cuenta, el
código y nombre de la entidad financiera y el saldo y posición de caja.
El resto de la información está distribuida en tres carpetas: Depósito, Detalle y
Desglose.

Detalle de Carpetas
Depósito
Pantalla Carpeta Depósito en Impresión de Depósitos
Dentro de esta carpeta se presenta la siguiente información:

creado (depósito).
documento que se crea. Recuerde que los subtipos para el tipo depósito son
Fecha: Fecha del depósito.
Número: número consecutivo del depósito, es sugerido por el sistema pero
puede ser modificado por el usuario.
Concepto: casilla en la que se indica la razón por la cual se emite el
depósito.
Monto: monto en números del depósito.
Entregado: Indica que el documento ya fue entregado al banco, este estado
puede ser modificado por el usuario.

Clase: clasificación que se le da al depósito de acuerdo a los motivos por los
que fue generado (normal, liquidación, aclaración, compensación o ajuste).
Detalle
En esta carpeta se muestra un espacio para agregar el detalle que se considere
conveniente. El sistema como dato predeterminado incluye el monto en letras
en el idioma seleccionado.
A continuación se muestra la pantalla correspondiente
Pantalla Carpeta Detalle en Impresión de Depósitos
Desglose
En esta carpeta el usuario especifica como será el desglose del monto por el
que se crea el depósito.
Si el depósito es en efectivo, se puede indicar la cantidad de cada moneda y de
cada billete que se depositará.
Es importante que el Monto Total del desglose del depósito sea equivalente
al monto digitado en la pantalla de Depósito, para esto, puede revisarse el
total que calcula el sistema.
A continuación se muestra la pantalla desplegada.
Pantalla Carpeta Desglose en Impresión de Depósitos
FUNCIÓN ESPECIAL
Tipos de Cambio Con esta opción el usuario tiene la posibilidad de consultar
y modificar el tipo de cambio de la cuenta bancaria con la
que está trabajando en ese momento. Para más detalle
consulta la sección

¿Cómo cambiar el tipo de cambio antes de

Imprimir un Documento?
Esta opción además de mostrar a modo informativo el tipo de cambio de la
cuenta bancaria, permite, en la tabla que incluye, cambiar el tipo de cambio
para las diferentes formas de pago que
¿Cómo Imprimir un Depósito?

Para imprimir un depósito, se debe seguir el procedimiento que se muestra a
continuación:
1. Una vez que se especificaron los datos del depósito que se va a generar,
grabe la información con el icono .
2. Seguidamente aparecerá la pantalla con el Diario de la
Contabilidad (si está marcada la opción de Visualizar o Modificar en
la carpeta contable de Parámetros del módulo). Cuando se
despliega el Diario de la Contabilidad, dentro de la carpeta
Detalle, si se requiere, se pueden realizar modificaciones a los
asientos, para esto, agregue una nueva línea para balancear el asiento
contable generado por el depósito. Esto lo puede hacer presionando el
botón izquierdo del ratón sobre el icono .

1. Si no desea realizar asientos contables sobre alguno o varios de los
tipos de documento que se utilizan en este módulo, solo debe verificar
que en los parámetros del módulo no se encuentre marcado. Por el
contrario, si desea que se genere el asiento contable, marque el tipo de
documento respectivo como un documento con asiento.
2. Cierre la pantalla del asiento, automáticamente aparecerá la pantalla
de impresión, donde usted puede elegir si el depósito será impreso en
pantalla, en impresora o si se grabará en un archivo ASCII.
A continuación se presenta los formatos de un depósito generado con un
cheque y de un depósito generado con desglose:

Monto: SESENTA MIL con 0/100 60,000.00
Concepto:
Auditoría
Paquete: SPS Asientos: SPS181 Tipo de Asiento: CB
Asientos Contables
Fecha Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
17/10/96 06-001-001 Banco Nacional Tech$RyM 60,000.00 279.07

17/10/96 01-003-007 CC: Cierre Débitos Tech$RyM 60,000.00 279.07
Desglose del Depósito

Tipo Monto Cantidad Total Aplicación
Cheque 60,000.00
Total del Desglose: 60,000.00
Formato de Depósito con Cheque

Pagadero a: Q&S
Monto: SESENTA MIL con 0/100 60,000.00
Concepto:
Auditoría
Paquete: SPS Asientos: SPS181 Tipo de Asiento:
CB
Asientos Contables
Fecha Cuenta Descripción Referencia Débitos Créditos Débitos $ Créditos $
10/17/96 06-001-001 Banco Nacional Q&S 60,000.00 279.07

10/17/96 01-003-007 CC: Cierre Débitos Q&S 60,000.00 279.07
Desglose del Depósito

Tipo Monto Cantidad Total Aplicación
Billete 5,000.00 12.00 60,000.00
Total del Desglose: 60,000.00
Formato de Depósito con Desglose
CONCILIAR CUENTAS
La opción de Conciliar Cuentas se encarga de verificar la concordancia
entre los datos almacenados en el sistema y los movimientos reportados por la
entidad bancaria a la que está asociada la cuenta sobre la que se va a conciliar.

El sistema permite que se realicen conciliaciones, aún cuando se presenten
diferencias entre el reporte del banco y el registro en libros. A la misma vez se
pueden crear registros de auditoría para los procesos de conciliación y se
permite que las conciliaciones realizadas puedan ser consultadas a través del
sistema.
El objetivo principal del proceso de conciliación de una cuenta bancaria es
sincronizar el registro en libros con el registro en bancos. En este caso se
llamará libros a la información que se lleva en el sistema de Control
Bancario con Exactus (CB), y se llamará bancos a la información que
envía la entidad financiera. El principio fundamental en este caso es que
ambos registros deben ser en teoría idénticos, sin embargo por errores de
digitación tanto al nivel de la compañía como del banco se pueden presentar
diferencias, por otro lado existen una serie de cargos que el banco puede
realizar sin informar a la compañía, con la debida antelación, con el fin de que
esta ajuste sus registros, de la misma forma clientes podrían realizar depósitos
en las cuentas sin enviar la respectiva información. A continuación se presenta
un gráfico que ejemplifica las igualdades y diferencias que se pueden presentar
al momento de realizar la conciliación de una cuenta bancaria.
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r
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Los tipos de diferencias que se pueden presentar durante la conciliación de una
cuenta bancaria son:
Diferencia por error de registro en libros (error interno): se concilia el
documento en libros con diferencia aceptada y aclarada generándose un nuevo
documento de ajuste (en libros).
Diferencia por error de registro en libros compensado (error interno): se
determinó previamente que había un error en libros y se generó manualmente
un documento de compensación (en libros). Se concilia con diferencia
compensada y aclarada.
Diferencia por error de registro en bancos (error externo): se asume que la
diferencia se debe a un error del banco. Se concilia con diferencia no aceptada
y no aclarada para resolverla posteriormente, ya sea por medio de un ajuste en
bancos o en libros, por lo que los documentos que hayan sido conciliados con
diferencias no aceptadas seguirán apareciendo en futuras conciliaciones hasta
que dicha diferencia sea aclarada. Luego de la conciliación existen dos
posibilidades para el ajuste de esta diferencia:
 El banco reconoce su error y reporta en un próximo período un
documento de ajuste en bancos.
 Se logra determinar que el error es interno, por lo tanto la diferencia
se corrige creando un documento de aclaración en libros. Luego en la
próxima conciliación se marca el documento como diferencia
aclarada y se le pone una referencia al documento de aclaración.
En ambos casos se debe de indicar a nivel del documento original el número
de la conciliación en la que la diferencia ha sido cancelada, con esto se podrá
listar los créditos y débitos que se aclaran en una determinada conciliación.

Diferencia por falta de registro en libros: se presenta una diferencia debido a
que el banco reporta movimientos en la cuenta bancaria de los cuales no se
tiene un registro equivalente en los libros de la compañía. En este punto
quedan cuatro acciones que se pueden realizar:
 El documento reportado por el banco es dejado pendiente debido a
que no se conoce la naturaleza del mismo y se espera que en
próximas conciliaciones se empate este documento con alguno en
libros.
 El documento reportado por el banco es aceptado como válido y
correcto, por lo que al momento de ejecutarse el proceso de
conciliación se crea un documento equivalente en libros de clase
normal, que se marca como conciliado sin diferencia, y al que se le
genera su correspondiente transacción contable como si el
documento hubiese sido registrado normalmente. (Se utilizan las
cuentas de cierre de débitos y créditos).
 El documento reportado por el banco es aceptado, pero se deja
pendiente de liquidación, por lo que se crea un documento
equivalente en libros que se marca como conciliado normal (sin
diferencia) y como pendiente de liquidación (un documento de clase
liquidación). La transacción contable de este documento utiliza las
cuentas de liquidación en lugar de las de cierre normal. De esta
forma la cuenta bancaria queda ajustada con el reporte del banco y en
el ámbito contable queda indicado que es necesario investigar la
procedencia de los fondos para hacer en un futuro un ajuste en la
contabilidad. Lo anterior se hace así para no afectar una cuenta
contable en forma incorrecta.
 El documento reportado por el banco no es aceptado como válido,
por lo que se crea un documento equivalente en libros de clase
normal, con monto cero, que se marca como conciliado con
diferencia no aceptada y no aclarada, y al que no se le genera
transacción contable. Posteriormente, en futuras conciliaciones esta
diferencia tendrá que ser aclarada, ya sea por un ajuste en bancos o
por un ajuste en libros (aclaración). Otra alternativa para este caso
consiste en dejar el documento pendiente en bancos (similar a la
opción a), sin embargo de esta forma queda un registro en libros
marcado como pendiente de aclaración y que permitirá darle un
seguimiento más estricto al problema.
A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por la opción:

Pantalla Principal de Conciliar Cuentas
En esta carpeta se presentan los siguientes campos:

Cuenta: en esta casilla se debe indicar el código de la Cuenta Bancaria en la
que se desea trabajar. Si no recuerda el código, usted puede presionar F1 o
hacer un doble clic en la casilla y se desplegará la tabla de ayuda.
Nombre: al introducir el código, el sistema automáticamente desplegará el
nombre de la cuenta respectiva. Esta casilla no es modificable.
Fecha: este rango de fechas indica el periodo dentro del cual se encuentran
las conciliaciones que se van a desplegar en pantalla, esta opción sirve como
filtro para delimitar los datos que se visualizarán.
Ver conciliaciones: esta opción incluye dos alternativas, si se desea que en
la tabla se desplieguen las conciliaciones temporales y/o las conciliaciones en
firme. Estas casillas son check box, por lo que el usuario únicamente necesita
marcar la o las opciones deseadas. Para esta opción siempre estarán marcadas,
por default ambas casillas, además el sistema no permite que se desmarquen
ambas casillas, es decir, si sólo se encuentra marcada una y se desmarca,
automáticamente se marcará la otra.
INGRESO DE DATOS
Las conciliaciones se deben realizar cada vez que la empresa recibe un Estado
de Cuenta Bancario.

La conciliación es un proceso en el que se realiza una comparación entre los
saldos reportados por las entidades financieras asociadas a las cuentas y el
saldo o caja de la empresa, además se eliminan las diferencias que puedan
surgir entre los saldos, una vez que se han equilibrado estas diferencias.
Las operaciones que se realizan dentro de esta opción pueden agruparse en dos
procesos principales: Conciliaciones Manuales y Conciliaciones
Automáticas.
Conciliaciones Manuales
La conciliación individual o manual requiere que el usuario sea quien
seleccione los registros de la base de datos que hayan sido reportados por el
banco. Este proceso es similar a la tradicional comparación de la libreta de
cheques y depósitos con el documento de reporte de movimientos enviado por
el banco.
En la conciliación manual, es el usuario quien deberá, sistemáticamente, ir
asociando los registros reportados en bancos con los de la carpeta Libros.
La asociación de documentos se puede hacer en la carpeta Libros o en la de
Bancos, pues los cambios en una de estas carpetas se registran
automáticamente en la otra.
Cada uno de los documentos de la carpeta Libros debe asociarse con su
homólogo en la carpeta Bancos (en la sección “”¿Cómo buscar documentos en
bancos?” en la página 188 se explica uno de los métodos de cómo hacer la
asociación).
Otra opción es marcar directamente el registro con el highlight y luego acceder
el submenú Conciliar, ahí seleccione la opción Conciliar temporalmente.
Esta operación se puede realizar utilizando el icono . Con esto el sistema
copia los datos del documento registrado en Libros en las columnas de
Bancos, a la vez que actualiza los registros de la carpeta Bancos.
El usuario debe comprobar que los documentos que desee conciliar estén
marcados con este icono , porque sino estos no podrán ser conciliados en
firme.
Pase a la carpeta Bancos, ahí los documentos que seleccionó en la carpeta
libros le aparecerán marcados con el icono .

Además, aparecerán aquellos documentos que no están registrados en libros, si
usted desea conciliarlos marque directamente el registro con el highlight y
luego acceder el submenú Conciliar, ahí seleccione la opción Conciliar
Temporalmente o utilice el icono , con ello aparecerán un par de
pantallas que le permitirán definir el documento en Libros que se asocie con el
de Bancos.
La primera pantalla que aparece le permitirá elegir si el documento señalado
se conciliará con diferencia aceptada, con diferencia no aceptada o si quedará
pendiente de liquidación. Además el usuario podrá elegir si desea que se
genere el asiento en línea y el paquete en el cual se registrará. Por último se
cuenta con una sección para especificar el detalle, ahí se podrá incluir las notas
que se consideren necesarias.
Pantalla General de Documentos Reportados por Bancos
La otra pantalla servirá para definir el documento que se registrará en Libros,

para ello se debe indicar el tipo y subtipo del documento que se desea que se
genere, la fecha de creación y el número y el concepto. Si el documento
registrado en bancos es un crédito además de la información señalada se
deberá indicar el contribuyente o NIT y el beneficiario. Como información no
modificable aparece el monto y la clase de documento.

Pantalla Documento de Documentos Reportados en Bancos
Se deben ajustar los documentos que así lo requieran. Para mayor detalle
refiérase a "¿Cómo ajustar documentos" en la página 198. Seguidamente,
aclare los documentos que se encuentren en la carpeta Por Aclarar y que
requieran este tipo de ajuste.
Una vez que todos los documentos están marcados, proceda a aprobar la
conciliación. Esta operación se realiza presionando el botón izquierdo del
ratón sobre el icono .
Cuando el proceso concluye, el símbolo desaparece de la fila que localiza
el documento y en su lugar aparece el icono en la fila del documento. Este
mismo símbolo aparecerá en todas las carpetas de Conciliaciones donde se
encuentre el documento en cuestión.
La parte superior de la pantalla contiene la siguiente información:
Cuenta: es el número de la cuenta bancaria asociada con los documentos que
se van a conciliar. Si usted no conoce el número de cuenta puede solicitar la
ayuda del sistema situando el cursor del ratón sobre la casilla y presionando un
doble clic o la tecla F1.

Nombre: Al introducir el número de cuenta, el sistema automáticamente
despliega el nombre de la cuenta bancaria a la que se está haciendo referencia.
Saldo Conciliado: Esta casilla muestra la sumatoria de los montos
conciliados dentro de la cuenta bancaria hasta la fecha de corte. La fórmula es:
Saldo Conciliado = Créditos Conciliados - Débitos Conciliados
General
Carpeta General de Conciliaciones Bancarias
Las casillas que se encuentran en esta opción son:

Estado de Cuenta: se debe indicar el rango de fechas entre los cuales se
van a encontrar el estado de cuenta del banco que se desea conciliar, nótese
que no es la fecha de conciliación. Para la primera conciliación aparecen
habilitadas las dos casillas de fecha (inicial y final), para las posteriores
conciliaciones sólo se debe indicar la final, pues la fecha inicial el sistema
automáticamente la ingresa (toma como fecha el día posterior a la última
conciliación).
Saldo Banco: en esta casilla se debe introducir el saldo indicado en el estado
de cuenta del banco.
Estado: esta es una opción no modificable que indica el estado en que se
encuentra la conciliación (temporal o en firme).

Notas: este es un campo que permite al usuario ingresar comentarios o notas
adicionales que considere importantes y que le sirvan posteriormente de
referencia.
Una vez que los datos de esta carpeta se han ingresado es importante
salvarlos, así se habilitarán el resto de carpetas.
Libros
Esta carpeta muestra los documentos que han sido incluidos en la tabla de
movimientos en Libros. Aparte de esto, en la parte izquierda de la tabla
aparecen unas columnas referentes al registro de los documentos en bancos
(tipo, fecha, número y monto), estas son inmóviles y con ellas se pretende
facilitar la comparación de los registros entre Libros y los Bancos.
Carpeta Libros de Conciliaciones Bancarias
Adicionalmente, para Bancos se podrá visualizar el estado, el modo de registro

y si fue compensado o no.
Las columnas para los datos registrados en libros incluyen: tipo, número,
fecha, monto, estado y modo de registro.
Aparte de las columnas ya mencionadas, se presenta la siguiente información:
monto de la diferencia, origen del documento, beneficiario, concepto, si está o

no confirmado, clase de diferencia, si está o no la diferencia aclarada,
conciliación aclaración, clase de documento de acuerdo al modo de registro y
si fue liquidado o no.
Para que los documentos sean conciliados automáticamente, bastará con que el
usuario haga doble click sobre el “row header” de cada uno de ellos.
Botones Especiales
Botón que permite marcar TODOS los documentos para puedan ser
conciliados, está habilitado solamente para cuentas sin control cruzado.
Botón que permite marcar TODOS los documentos para puedan ser
desconciliados, se encuentra habilitado solamente para cuentas sin control
cruzado.
Botón que permite realizar la conciliación de los documentos

seleccionados.
Botón que permite limpiar los documentos en la conciliación bancaria.
Botón que permite buscar documentos.
Botón de consulta de Documentos
Botón para seleccionar colores que utilizará para marcar los

documentos según su estado.
Bancos
La carpeta Bancos despliega los documentos que han sido incluidos en la tabla
de movimientos en Bancos.

Pantalla de Bancos de Conciliaciones Bancarias
La carpeta de Bancos, se deshabilita para cuentas que trabajen sin control

cruzado y para éstas solamente se soporta la conciliación de bancos a libros.
La parte izquierda de la tabla contiene las columnas referentes al registro en
bancos (tipo, fecha, número y monto), estas son inmóviles y con ellas se
pretende facilitar la comparación de los registros entre Libros y los Bancos.
También, para Bancos se podrá consultar el estado, el modo de registro y si
fue compensado o no.
Las columnas para los datos registrados en libros incluyen: tipo, número,
fecha, monto, estado y modo de registro.
Aparte de las columnas ya mencionadas, se presenta la siguiente información:
monto de la diferencia, origen del documento, beneficiario, concepto, si está o
no confirmado, clase de diferencia, si está o no la diferencia aclarada,
conciliación aclaración, clase de documento de acuerdo al modo de registro y
si fue liquidado o no.
Como se puede observar, las tablas desplegadas en Libros y Bancos son las
mismas, la diferencia radica en la información desplegada, la de Libros
muestra los datos según la empresa y la de Bancos despliega la información
según el registro en la entidad financiera respectiva.

Al igual que la carpeta de Libros, para que los documentos sean conciliados
automáticamente, bastará con que el usuario haga doble click sobre el “row
header” de cada uno de ellos.
Botones Especiales
Compensar, con este botón el sistema se cerciorará que el documento

seleccionado sea compensado con otro documento que haya sido previamente
reportado en Movimientos en Libros, ambos documentos deben tener el
mismo monto y además no debe estar concialiado. Es decir, el proceso de
compensar documentos creará las ligas que se crean al conciliar entre la tabla
de Bancos y la tabla de Libros de Control Bancario.
Descompensar, a diferencia de botón Compensar, este botón

realiza la descompensación de los documentos reportados en Movimientos en
Libros con los que estén conciliados. El proceso de descompensar documentos
eliminará las ligas que se crean al conciliar entre la tabla de Bancos y la tabla
de Libros de Control Bancario; esto tomando en cuenta si es una cuenta
con control cruzado o no, ya que las ligas que se generan difieren entre si. Para
poder realizar esta acción es necesario contar con los privilegios adecuados
definidos en el módulo de Administración del Sistema.
Para este caso se debe tomar en cuenta tanto el proceso que se establece al
conciliar documentos utilizando cuentas que utilicen o no utilicen Control
Cruzado.
• Si se trata de Cuentas Con Control Cruzado:
Este tipo de cuentas solo permite conciliar documentos en Libros solo
si existe un documento equivalente en Bancos.
• Si se trata de Cuentas Sin Control Cruzado:
Este tipo de cuenta permite conciliar documentos en Libros aun cuando
no exista un documento equivalente en Bancos.
La diferencia consiste en que la cuenta sin control cruzado crea el documento
a la hora de hacer la conciliación en bancos.
Conciliar asociando a varios documentos, es posible que en
libros se registren varios documento y en bancos solamente uno, por lo que
con esta opción se permite realizar la asociación de un documento con varios a
la hora de realizar la conciliación, esto con el fin de mejorar el proceso de las
conciliaciones. Para más información consulte la sección

¿Cómo asociar varios documentos a la hora de conciliar?
Dado el caso de que es posible que en libros se registren varios documento y
en bancos solamente uno, se hace necesario la implementación de una opción
que permita realizar la asociación de un documento con varios a la hora de
realizar la conciliación, esto con el fin de mejorar el proceso de las
conciliaciones.
Entre las aclaraciones iniciales está que este proceso es posible realizarlo
solamente cuando para la cuenta bancaria se utiliza conciliación con Control
Cruzado y que será posible asociar varios documentos de libros con uno de
bancos, pero no de manera viceversa. Además antes de usar el wizard, es
necesario haber guardado todos los datos que se hayan modificado
previamente, de lo contrario, la opción de Asociación de varios documentos no
se podrá ejecutar.
El proceso inicia con la selección de un documento en el tab Bancos de una

conciliación, el mismo no tiene que estar conciliado, además de que deben
existir varios documentos en el tab Libros sin conciliar. Presionando el botón
de Conciliar asociando a varios documentos identificado con el icono , el
sistema desplegará la primera pantalla del asistente llamada Documento a
conciliar.
Pantalla Documento a Conciliar de Wizard de Asociación de Documentos

En esta primera pantalla se muestran los datos del documento que se
seleccionó, como Tipo de documento, Fecha, Número, Monto y Detalle,
los datos aparecen a modo de consulta, es decir, no se pueden modificar, si se
tiene la seguridad de que ese es el documento que desea conciliar, se debe
presionar el botón para continuar con el proceso.
La siguiente y última pantalla, Documentos a Asociar – Documentos
reportados en Libros, en donde se despliega los siguientes datos:
Tipo de documento: esta casilla es de tipo combo box, en la cual aparecen
los tipos de documentos que calcen con el seleccionado, si se desea, se puede
elegir el tipo de documento y en la tabla le aparecerán solo los documentos del
tipo seleccionado, si no, se mostrarán todos los documentos que sean de igual
naturaleza al seleccionado en el tab Bancos.
Monto a conciliar: en esta casilla se muestra la suma total de los
documentos que se marcaron con el check para ser asociados con el
documento en Bancos.
La pantalla presenta una tabla donde se despliegan los documentos con que se
podrá asociar el documento seleccionado, el contenido de la misma variará
dependiendo de lo que se defina en la casilla Tipo de documento, en dicha
tabla se deberán marcar los documentos que se vayan a asociar. Para
seleccionar un documento, se debe marcar con el highlight y presionar el
botón de seleccionar , a lo que la fila se mostrará con un check
indicando que se encuentra seleccionada. Una forma más directa de marcar un
documento es hacer click sobre el encabezado de la fila o “row pointer”,
produciendo el mismo resultado que la acción anterior.
La pantalla es la siguiente:

Pantalla Documentos a Asociar de Wizard de Asociación de Documentos
Si el documento elegido o la sumatoria de los documentos elegidos supera el

monto del documento origen, el sistema deseleccionará la fila ya que no se
puede conciliar por un monto mayor, si el documento o documentos
seleccionados no alcanzan el monto del documento origen, al presionar el
botón , el proceso tampoco podrá continuar, mostrando un mensaje
indican que se no podrá conciliar por esta causa.
Un detalle importante a tomar en cuenta son las acciones que se realizan con
los documentos no entregados. Si en los parámetros del módulo si tiene
marcada la opción de no conciliar estos documentos no le aparecerán en el
wizard. Si tiene la opción conciliar con advertencia, cuando se selecciona un
documento con estas característica le aparece un mensaje con dos opciones, en
donde el usuario deberá decidir sí lo concilia o no.
Al desconciliar documentos asociados mediante el wizard, se desconciliarán
todos aquellos que fueron conciliados junto con éste, la acción se deberá
realizar desde el tab Libros, con la opción desconciliar.
Por Aclarar
Esta carpeta despliega aquellos documentos que quedaron pendientes por
aclarar en la conciliación anterior. En esta nueva conciliación se espera que se

haya podido aclara la diferencia que había entre los registros en Bancos y en
Libros.
Carpeta Por Aclarar de Conciliaciones Bancarias
En caso de que se haya aclarado la situación, se puede registrar un documento

de aclaración que permita finiquitar la diferencia y el documento pueda ser
conciliado. Para ello cuenta con un botón que se llama Aclarar, que permite
crear un documento de aclaración, por medio de este botón se lleva al usuario
a una ventana de diálogo la cual facilita al usuario el proceso de Aclaración. Si
desea consultar con mayor detalle el proceso de aclaración refiérase a "¿Cómo
aclarar documentos" en la página 189.
El objetivo es que en esta carpeta “Por Aclarar” se muestren los documentos
que están o estaban pendientes de ser aclarados al momento que se realiza o se
realizó una conciliación.
En el caso de una conciliación temporal o en firme, se deben de mostrar en la
tabla, todos aquellos documentos en libros con fecha menor a la de la
conciliación actual, que tienen número de conciliación diferente a la actual,
que se conciliaron con diferencia no aceptada y que aún no se han conciliado o
se conciliaron en una conciliación posterior a la actual.
La tabla desplegada en esta sección incluye las siguientes columnas para cada
documento que se muestra: Tipo Documento Libros, Número Documento
Libros, Fecha, Documento Libros, Monto Libros, Estado en Libros, Modo de
Registro en Libros, Origen, Diferencia Aclarada, Código de Ajuste en Bancos,
Tipo de Ajuste en Libros, Número de Ajuste en Libros, Beneficiario,

Concepto, Confirmado, Asiento, Clase Diferencia, Clase de Documento y
Liquidado.
Por Ajustar
Esta carpeta muestra todos aquellos documentos que presenten diferencias
entre la información reportada por el Banco y la almacenada en Libros para la
presente conciliación. Así como en la carpeta de Por Aclarar, se cuenta con un
botón que permite ajustar la diferencia mencionada.
Pantalla Por Ajustar de Conciliaciones Bancarias
Para ajustar la diferencia, se pasa a la ventana de diálogo de Documento de

aclaración, la cual permite crear un nuevo documento que compense esta
diferencia asignando un documento existente o generando un nuevo
documento en caso de que la aclaración se vaya registrar en el momento de
hacer la conciliación.
La tabla desplegada en esta sección incluye las siguientes columnas para cada
documento que se muestra: Tipo Documento Libros, Número Documento
Libros, Fecha, Documento Libros, Monto Libros, Estado en Libros, Modo de
Registro en Libros, Origen, Diferencia Aclarada, Conciliación Aclaración,
Código de Ajuste en Bancos, Tipo de Ajuste en Libros y Número de Ajuste en
Libros.
Esta carpeta es muy similar a la anterior, la diferencia radica en el tipo de
datos que contienen las tablas. En la carpeta Por Aclarar, se despliegan las
diferencias de conciliaciones anteriores a la que se está realizando, mientras
que en la carpeta Por Ajustar, se muestran los documentos con diferencias en
la actual conciliación. El objetivo de separar estos dos grupos de datos es
facilitar al usuario el análisis de los documentos, a la vez que le permite
mantener un mayor orden en la conciliación.
Liquidaciones
Esta carpeta muestra todos los documentos de conciliaciones anteriores que
fueron conciliados pero que quedaron pendientes de liquidar en Bancos.
Pantalla Liquidaciones de Conciliaciones Bancarias
El objetivo de esta carpeta es separar todos aquellos documentos de

conciliaciones anteriores que fueron reportados por el Banco pero que no
habían sido registrados en Libros al momento de la conciliación.
En el caso de los documentos liquidados, se asumió que el reporte del Banco
era correcto, por lo que se generó el respectivo documento en Libros y a la vez
se realizó el ajuste en Contabilidad.
Las columnas de la tabla desplegada en esta carpeta son: Tipo Bancos, Fecha
Bancos, Monto Bancos, Número Bancos, Tipo Libros, Fecha Libros, Monto
Libros, Número Libros, Estado en Libros, Estado en Bancos, Modo de
Registro en Libros, Modo de Registro en Bancos, si fue Compensado, Monto
de la Diferencia, Origen del Documento, Beneficiario, Concepto, si está o no
Confirmado, Clase de Diferencia, si está o no la Diferencia Aclarada,
Conciliación Aclaración, clase de documento de acuerdo al Modo de Registro
y si fue Liquidado o no.
Auditoría
creación, modificación y aplicación de la conciliación. Estos datos son de
consulta por lo que no pueden ser modificados por el usuario.
Los datos registrados por el sistema son: código de la conciliación (esta casilla
sólo se despliega si la opción Debuging ubicada en el sql.ini está en SI) y
nombre del usuario que realizó cada operación (creación, modificación y
aprobación), fecha y hora de ejecución de la misma. Además se muestra el
código asignado a la conciliación consultada.
Conciliaciones Automáticas
La Conciliación Bancaria de Control Bancario ofrece un proceso de
Conciliación Automática que permite al usuario sincronizar los documentos
emitidos en Libros contra los documentos Reportados por el Banco.
La Conciliación Automática es un proceso que puede ser invocado desde la
carpeta de Libros de la ventana de captura de Conciliaciones Bancarias. Para
ello se presiona el botón de Conciliación Automática y esto llama al

Asistente de Conciliación Automática, ventana con la cual el usuario es guiado
para establecer preferencias previas a la búsqueda y sincronización de los
documentos almacenados. Además para este proceso se cuenta la opción de
definir preferencias por cuenta bancaria
A continuación se van a describir cada una de las pantallas del asistente.
La primera pantalla muestra como casillas no modificables el código y nombre
de la cuenta. Además, el usuario podrá elegir si desea que se cree un archivo
de bitácora (este contendrá un registro de todas las acciones realizadas en la
conciliación). El sistema automáticamente indica que el nombre del archivo
será Concilia.TXT, sin embargo este nombre puede ser modificado.

Primera pantalla del asistente de Conciliación Automática
Una vez que el usuario ha completado la información de esta pantalla debe

pasar a la siguiente, para ello únicamente debe presionar el botón Siguiente
ubicado en la parte inferior.
En esta pantalla, el usuario debe indicar el método de búsqueda y los tipos de
documentos que desea conciliar.
Existen tres métodos de búsqueda: Por Tipo y Número, Por Tipo y Monto y
Por Fecha y Monto. Se puede seleccionar uno o varios de estos métodos,
además se puede definir la prioridad de cada uno de ellos utilizando las flechas
que se encuentran en la parte superior derecha .
La elección y priorización de los métodos de búsqueda son importantes ya que
así como se seleccionen es como se va a hacer la sincronización. Por ejemplo:
Se tienen los siguientes registros en Libros
Depósito 45 $5.000,00 12/10/99
Cheque 56 $89 24/10/99
Cheque 32 $98 27/10/99
Los registros en Bancos son los siguientes
Depósito 45 $5.000,00 12/10/99
Cheque 56 $98 27/10/99
Cheque 32 $89 27/10/99

Si el método de búsqueda es Por Tipo y Número, la asociación sería la
siguiente:
Documentos en Libros Documentos en Bancos

Depósito 45 $5000 12/10/99 Depósito 45 $5000 12/10/99
Cheque 56 $89 24/10/99 Cheque 56 $98 27/10/99
Cheque 32 $98 27/10/99 Cheque 32 $89 27/10/99
Como se puede observar, al hacer esta asociación, los montos de los cheques
no están coincidiendo.
Si el método de búsqueda es Por Tipo y Monto, la asociación sería la
siguiente:
Cheque 56 $89 27/10/99 Cheque 32 $89 27/10/99
Cheque 32 $98 27/10/99 Cheque 56 $98 24/10/99
Como se puede observar, al hacer esta asociación, los números de los cheques
no están coincidiendo.
Si el método de búsqueda es Por Fecha y Monto, la asociación sería la

siguiente:
Cheque 56 $89 27/10/99 Cheque 32 $89 27/10/99
Como se puede observar, al hacer esta asociación, los números de los cheques
no están coincidiendo. Aparte de eso el cheque 32 de Libros y el cheque 56 de
Bancos quedaría sin conciliar.
******
Si el usuario ha seleccionado dos o más métodos de búsqueda, el sistema
asocia todos los documentos que coincidan de acuerdo con el método que se
tenga como primera opción, los que queden sin seleccionar (como sucedió en
el caso del ejemplo con el método Por Fecha y Monto), se tratarán de asociar
con el método que se tenga como segunda opción y si se tiene también

marcado un tercer método de búsqueda, este asociará los documentos que
todavía no hayan sido seleccionados.
Aparte de los métodos de búsqueda y sincronización, se deben elegir los tipos
de documentos que se desean conciliar, en esta sección se cuenta con dos
iconos para facilitar el trabajo, uno sirve para desmarcar todos los documentos
, y el otro para marcarlos todos . Además el usuario puede utilizar el

ratón o "mouse" para hacerlo manualmente.
La pantalla desplegada en esta sección es la siguiente:
Asistente de Conciliación Automática
Al presionar el botón Siguiente, se desplegarán las pantallas de Estrategias

Alternas de Búsqueda y Sincronización. El número y orden de las pantallas
dependerá de la selección que se haya hecho de los métodos de búsqueda y
sincronización en la pantalla anterior.
Se cuenta con tres Estrategias Alternas de Búsqueda:
 Búsqueda Exacta
 Búsqueda sin considerar decimales en montos
 Búsqueda por Algoritmo de Transposición Numérica (ATN)
Búsqueda exacta: en este caso, los parámetros seleccionados (en este caso
Tipo y Número) deben ser exactamente iguales.
Búsqueda de números transpuestos: Al manejar grandes volúmenes de datos
y documentos pueden darse situaciones en que se dan errores de registro de

Documentos en Libros o en Bancos. Este problema puede producir que sean
mal digitados los números de documentos o los montos de los mismos.
Documentos emitidos por ¢12´345.00 pueden ser registrados como
¢12´354.00, o el Banco podría registra un depósito por ¢87´652.00 como
¢87´562.00. También el número de un documento podría sufrir esta misma
alteración y en vez de ser registrado el Cheque con número 1678 asignarle
1687.
A este fenómeno se le llama transposición numérica, que no es más que un
error en la posición de los números representados en este caso como montos
de documentos o como números de documento.
El sistema permite localizar aquellos números que puedan presentar esta
situación, siempre y cuando se cumplan las siguientes reglas:
Sólo se tomarán en cuenta como candidatos válidos para la búsqueda por ATN
aquellos documentos que sean del mismo tipo de documento.
Sólo se tomarán en cuenta las centenas, decenas, unidades y decimales (en el
caso de los montos) para procesarlo como una transposición válida. Esto
significa que transposiciones al nivel de miles o de millones deberán ser
investigadas por el usuario en forma manual (no automática).
Una vez encontrado algún documento que “parece” concordar con otro,
utilizando este algoritmo, serán presentados al usuario como documentos
candidatos para la conciliación.
Este proceso de búsqueda por equiparación por ATN es típicamente más lento
que los métodos anteriores, debido a que el sistema debe hacer una
comparación más detallada leyendo uno por uno los documentos en forma
secuencial.
Búsqueda sin considerar decimales en montos: Son muchas las situaciones
en que al emitir un documento por una determinada cantidad, se omiten los
decimales en estos documentos. Este caso se produce tanto en el Banco como
en la misma empresa.
Situaciones en las cuales un cheque emitido por ¢567.15 (quinientos sesenta y
siete colones con 15/100) es pagado por el Banco como ¢567.00
(posiblemente porque el cajero considera esta fracción poco significativa, o no
posee monedas de esta denominación).
El mismo problema se puede presentar al emitir un depósito o cualquier otro
documento. Los decimales de los montos pueden ser omitidos tanto en el
registro en Libros como en Bancos, sin embargo esto produce que el proceso
de Conciliación no pueda encontrar ambos documentos en forma exacta.

Es por esta razón que esta estrategia permite localizar documentos en que la
única diferencia entre ellos aparte del tipo, número y/o la fecha, sean los
decimales del monto.
********
Las estrategias son opcionales pero al menos una debe ser seleccionada,
siendo la búsqueda exacta la estrategia por omisión (“default”).
La pantalla correspondiente al método Por Tipo y Número es la siguiente:
Pantalla de Estrategia Alterna de Búsqueda para el Método por Tipo y Número
La pantalla correspondiente al método Por Tipo y Monto es la siguiente:

Pantalla de Estrategia Alterna de Búsqueda para el Método por Tipo y Monto
La pantalla correspondiente al método Por Fecha y Monto es la siguiente:
Pantalla de Estrategia Alterna de Búsqueda para el Método por Fecha y Monto
Si en Parámetros del Módulo se configuró el sistema para que conciliara

documentos pendientes de entrega pero que antes desplegara una advertencia,
entonces aparecerá una pantalla que le permitirá al usuario elegir si va a
conciliar estos documentos o no.
Pantalla de Confirmación para la Conciliación de Documentos Pendientes
Una vez configurados los métodos de búsqueda y sincronización, establecidas

las estrategias alternas de búsqueda y los tipos de documento, el sistema pasa a
procesar la Conciliación Automática trabajando con las diferentes fases
determinadas por el usuario. Para ello presenta una pantalla de confirmación,
donde se presenta un resumen de los parámetros elegidos para esa
conciliación.

Pantalla de Confirmación de la Conciliación
Para que la conciliación se lleve a cabo, el usuario únicamente tiene que

presionar el botón Finalizar, ubicado en la parte inferior de la pantalla.
Una vez que el proceso ha concluido, aparecerá una pantalla donde se
presentan los documentos que se han conciliado.
En ella, si el usuario no desea conciliar alguno de los documentos únicamente
debe posicionarse sobre la línea respectiva y oprimir el icono , esto
desmarcará el registro y usted lo podrá conciliar manualmente.

Pantalla de Resumen de Conciliación Automática
Como se puede observar, los documentos quedan conciliados temporalmente,

para que estos registros se actualicen en las respectivas carpetas (libros,
bancos, por aclarar, por ajustar y liquidaciones), se deben guardar los datos,
esto se hace presionando el icono .
Una vez que todos los documentos están marcados, proceda a aprobar la
conciliación. Esta operación se realiza presionando el botón izquierdo del
ratón sobre el icono . Esto hará que los registros marcados queden
conciliados en firme.

Esta opción sirve para que el usuario marque los documentos
Conciliar como conciliados temporalmente. Para realizar esta operación,
Temporalmente el usuario debe marcar la fila con el highlight y luego presionar
el icono.
Esta opción realiza la conciliación manual de los documentos
Conciliar en marcados como conciliados temporalmente.
Firme Para mayor referencia, consultar “Conciliaciones Manuales” en
la página 160.

Esta opción realiza la conciliación automática de los
Conciliar documentos reportados por el banco como recibidos.
Automáticament
e Para mayor detalle, consultar “Conciliaciones Automáticas” en
la página 174.
Esta opción permite al usuario agrandar o comprimir la pantalla
Zoom desplegada. En caso de que se agrande la pantalla, el menú de
la carpeta respectiva queda flotante.
Permite generar una tabla resumen donde se muestra los datos
Resumen de generales de la conciliación.
Conciliación Para mayor detalle consulte la sección "¿Cómo Generar un
Resumen de la conciliación?" en la página 207.
Esta opción permite imprimir un resumen de cualquiera de las
Imprimir
conciliaciones que se han realizado.
Resumen
Este icono permite al usuario reversar la última conciliación

Reversar
que se haya realizado, no importa si está en estado temporal o
Conciliación
en firme.
Al accionar este icono, el usuario podrá visualizar la simbología
utilizada para señalar los posibles estados de los documentos.
Ver Estados
Simbología de los posibles estados de los documentos
Esta opción se utiliza en la carpeta libros y sirve para borrar

Limpiar únicamente los documentos registrados en las casillas
Documentos en correspondientes a bancos. Para borrarlos solamente debe
Bancos marcar con highlight la línea que desea borrar y oprimir este
icono.
Con este icono, el usuario puede localizar un documento
reportado por el banco. La búsqueda se realiza por tipo de
Buscar
documento, además se puede filtrar por número, fecha y/o
Documento
monto. Para mayor detalle refiérase a "¿Cómo buscar
documentos en bancos? " en la página 188.
Al utilizar esta opción, el sistema despliega la ventana de
Consultar Creación-Modificación de Documentos en Libros. Es
Documento importante recordar que como la aplicación es de consulta,
todos los campos de la tabla aparecen inhabilitados.

Esta opción le da al usuario la oportunidad de marcar con
diferentes colores los documentos que está conciliando, esto le
facilitará la identificación de los documentos que presenten las
siguientes condiciones: Estado no Confirmado, Conciliado
con Diferencia, Registro automático.
Seleccionar
Colores
Pantalla para Seleccionar Colores

Esta opción aparece en la carpeta Bancos, se utiliza cuando se
tiene un documento reportado por bancos pero que realmente
este documento se debe a un error externo (del banco), por lo
que no se concilió y en un posterior estado de cuenta, el banco
corrige el error con otro documento que lo compense. Por
ejemplo:
Se reporta en bancos el Cheque #5046 por ¢89,500.00. Al
momento de realizarse la conciliación no se encuentra soporte
en libros a este documento, por lo que se presume que no
Compensar corresponde a esta cuenta y que debe de ser un error del banco,
por tal motivo este documento se deja pendiente de
conciliación. Posteriormente se conversa con el banco y se
aclara la situación, el banco reconoce su error. En el próximo
período el banco reporta una Nota de Crédito por el mismo
monto. Entonces en esta nueva conciliación se marca el cheque
#5046 como compensado en bancos a través de la Nota de
Crédito que se reporta. Nótese como en este caso no se creo
durante el proceso de conciliación ningún documento en libros
y en ningún momento se realizó ningún ajuste en la
contabilidad.
Esta opción da acceso a un proceso que permite aclarar las
diferencias que se presentaron en anteriores conciliaciones
entre el reporte de Bancos y el registro en Libros. La aclaración
Aclarar de las diferencias puede ser ajustada por medio de un Ajuste en
Bancos (error externo) o un Ajuste en Libros (error interno).
Mayor información la puede encontrar en la sección "¿Cómo
aclarar documentos" en la página 189.
Esta opción le da al usuario la posibilidad de eliminar las
Eliminar aclaraciones realizadas. Al eliminar una aclaración, los
Aclaración documentos vuelven a su estado original y si se desea, se puede
eliminar el documento de aclaración. Para mayor información

refiérase a "¿Cómo eliminar aclaraciones" en la página 195.
Es importante recalcar que después de realizar la conciliación
en firme no se pueden eliminar las aclaraciones.
Esta opción le permite al usuario ver los datos de los dos
documentos involucrados en la aclaración (uno es el que
Consultar
requería la aclaración y el otro es el que se creó para compensar
Aclaración
la diferencia). Para mayor información consulte la sección
"¿Cómo consultar aclaraciones" en la página 196.
Esta opción da acceso a un proceso que permite ajustar las
diferencias que se presentan en la actual conciliación entre el
reporte de Bancos y el registro en Libros.
Ajuste El ajuste de las diferencias puede ser realizado por medio de un
Ajuste en Bancos (error externo) o un Ajuste en Libros (error
interno). Mayor información la puede encontrar en la sección
"¿Cómo ajustar documentos" en la página 198.
Esta opción le da al usuario la posibilidad de eliminar los
ajustes realizados. Al eliminar un ajuste, los documentos
vuelven a su estado original y si se desea, se puede eliminar el
Eliminar Ajuste documento de ajuste. Para mayor información refiérase a
"¿Cómo eliminar ajustes" en la página 204.
Es importante recalcar que después de realizar la conciliación
en firme no se pueden eliminar los ajustes.
Esta opción le permite al usuario ver los datos de los dos
documentos involucrados en la aclaración (uno es el que
Consultar Ajuste requería la aclaración y el otro es el que se creó para compensar
la diferencia). Para mayor información consulte la sección
"¿Cómo consultar ajustes?" en la página 205.
¿Cómo modificar una conciliación?

El procedimiento para modificar una conciliación es el que se muestra a
continuación:
1. Dentro del menú Documentos escoja la opción Conciliar
Cuentas. El sistema ingresará dentro de una ventana denominada
Conciliaciones Bancarias formada por una tabla de datos.
2. Marque con el highlight el registro que va a modificar.

utilizar el icono . El sistema desplegará la ventana de creación –
modificación de Conciliaciones Bancarias donde se pueden
modificar los datos:
4. Una vez que se realizaron las modificaciones el usuario debe salvar los
cambios por medio del icono o del icono .
¿Cómo eliminar una conciliación?

El procedimiento para eliminar una conciliación registrada dentro del sistema
es el que se muestra a continuación:
2. Marque con el highlight el registro que va a eliminar.
3. Dentro del submenú escoja la opción Eliminar o si lo prefiere puede
utilizar el icono . Esto eliminará la conciliación señalada.
Recuerde que sólo se pueden eliminar conciliaciones temporales
¿Cómo reversar una conciliación?

El procedimiento para reversar una conciliación registrada dentro del sistema
2. Ingrese al formulario del registro de la conciliación que desea revesar.
3. Estando en la pantalla, pulse el botón identificado con el icono .
Esto eliminará la conciliación señalada. El sistema desplegará la
siguiente pantalla:

Pantalla de Reversar Conciliación
4. Pulse el botón de aceptar para concluir el proceso.

Recuerde que el proceso retornará la última conciliación Bancaria
generada y los documentos concialiados a traves de ésta, que estén en estado
temporal.
¿Cómo buscar documentos en bancos?

El procedimiento para buscar documentos en Bancos desde la carpeta Libros
2. Elija la conciliación con la que desea trabajar, si es una nueva
únicamente tiene que oprimir el icono .
3. Ingrese a la carpeta Libros, si es una nueva conciliación recuerde que
primero debe completar la carpeta general y guardar los cambios para
que se habiliten las otras carpetas.
4. Marque con el highlight el documento en Libros al cual le desea
asociar el documento en Bancos.
5. Oprima el icono , se desplegará una pantalla donde se muestran

los documentos registrados en Bancos que cumplan con el filtro
establecido.
6. El filtro determinará los datos que se desplieguen en la pantalla, como
dato predeterminado, el sistema desplegará todos los documentos con
el mismo tipo del elegido en la tabla de la carpeta Libros. Los otros
elementos del filtro (monto, fecha y número) servirán para delimitar

aún más los datos desplegados, por ejemplo si se incluye en el filtro
una fecha específica, se desplegarán todos los documentos que
cumplan con el tipo seleccionado y que se emitieron en la fecha
señalada, así sucederá con los demás elementos.
A continuación se muestra la pantalla que se desplegará
Pantalla de Buscar Documento Reportado
7. Proceda a marcar el documento que va a asociar con el registro en

Libros seleccionado. Para ello marque con el highlight el documento
respectivo y presione el icono . El sistema automáticamente
asociará el documento registrado en Bancos con el registrado en
Libros y lo marcará como conciliado temporalmente con el símbolo
.
¿Cómo aclarar documentos?

El procedimiento para aclarar documentos es el que se muestra a continuación:

2. Elija la conciliación con la que desea trabajar, si es una nueva
únicamente tiene que oprimir el icono .
3. Ingrese a la carpeta Por Aclarar, si es una nueva conciliación
recuerde que primero debe completar la carpeta general y guardar los
cambios para que se habiliten las otras carpetas.
4. Marque con el highlight el documento que desea aclarar y oprima el
icono . Esta opción llamará a un asistente que le ayudará a
realizar el proceso de aclaración.
La primera pantalla del asistente le permitirá elegir si el ajuste lo hará en
Libros o en Bancos y si para realizar la aclaración va a utilizar un documento
nuevo o uno que fue creado anteriormente (muchas veces, el usuario se da
cuenta del error antes de realizar la conciliación, por lo que genera un
documento de ajuste). A continuación se presenta la pantalla respectiva.
Pantalla de Aclaración de Diferencias Conciliadas
Una vez elegido el Modo de Aclaración y la Forma de Aclaración presione el

botón Siguiente, aparecerá una pantalla con los documentos a los cuales hay
que generar un documento de aclaración.
En esta pantalla el usuario deberá elegir la naturaleza de los documentos que
desea aclarar (créditos o débitos).
En la tabla se desplegarán todos los documentos del tipo señalado que
requieren aclaración. El usuario puede seleccionar uno o varios de ellos, para
esto debe marcar el o los registros deseados con ayuda del icono .
Seguidamente se muestra la pantalla respectiva.
Pantalla de Documentos por Aclarar
Una vez que ha señalado el o los documentos que desea aclarar, presione el
botón Siguiente.
Si se seleccionó generar un documento nuevo y la aclaración se va a hacer en
bancos, aparecerá una pantalla donde el usuario debe indicar:
Tipo de documento: es el tipo de documento que se va a generar para
realizar la aclaración.
Fecha: representa la fecha de creación del documento de aclaración.
Número: en esta casilla se debe indicar el número o código que se le va a
asignar al documento de aclaración.
Monto: esta es una casilla no modificable que indica el monto por el cual se
va a crear el documento de aclaración.
Notas: en esta parte el usuario puede incluir los comentarios que considere
convenientes. El sistema automáticamente incluye el motivo por el cual fue
creado el documento, el usuario que lo hizo y la fecha de creación.
La pantalla desplegada es la siguiente.

Pantalla de Documento de Aclaración en Bancos
Si se seleccionó generar un documento nuevo y la aclaración se va a hacer en

libros, aparecerá una pantalla donde el usuario debe indicar:
Subtipo de documento: se debe indicar el subtipo de documento que se va
a registrar.
asignar al documento de aclaración.
Contribuyente: en esta casilla se debe indicar el NIT, si no lo recuerda
puede hacer uso de F1. Aparecerá activa solo para documentos de crédito. Al
incluir el código del contribuyente, automáticamente se incluye el nombre
asociado con ese NIT.
Concepto: Se debe incluir una breve descripción de la razón por la cual fue
generado el documento.
Beneficiario: se debe indicar a quién va dirigido el documento, el sistema
automáticamente lo actualiza al incluir el NIT, pero el usuario lo puede
modificar. Esta casilla aparece activa sólo para documentos de crédito.

va a crear el documento de aclaración.
Clase: este es otro campo no modificable que indica la clasificación del
documento de acuerdo al motivo por el cual fue creado.
Paquete: en esta casilla se debe indicar el paquete en el cual va a quedar
registrado el documento que se esta creando.
Crear asiento en línea: este es un check box que indica si el asiento se va a
crear automáticamente al registrar el documento de aclaración.
Pantalla de Documento de Aclaración en Libros
Si el usuario seleccionó utilizar documento, aparecerá una tabla de datos

donde se mostrarán los posibles documentos de aclaración. Esta tabla es la
misma tanto para aclaraciones en Libros como en Bancos, la única diferencia
es el título del encabezado.
En la parte superior de la pantalla se tienen las siguientes casillas que se
utilizarán como filtro para seleccionar el documento de aclaración:
Tipo de documento: es el tipo de documento que se va a utilizar para
Fecha: representa la fecha de creación del documento que se desea buscar.
Número: en esta casilla se debe indicar el número o código que tiene el
documento de aclaración.
Monto: esta es una casilla no modificable que indica el monto del documento
de aclaración.
Pantalla seleccionar Documento
Al presionar el botón Siguiente, aparecerá una pantalla de confirmación. El

usuario únicamente debe presionar el botón Finalizar para que el documento
de aclaración se genere.

Pantalla de Confirmación
Una vez que el proceso ha concluido, el documento aclarado aparecerá con

una "A" en el margen izquierdo y el documento de aclaración quedará
registrado automáticamente.
¿Cómo eliminar aclaraciones?

El procedimiento para eliminar aclaraciones es el que se muestra a
continuación:
2. Elija la conciliación con la que desea trabajar.
3. Ingrese a la carpeta Por Aclarar.
4. Marque con el highlight el documento que contiene la aclaración que
usted desea eliminar y oprima el icono . Esta opción llamará

una pantalla de confirmación.

Pantalla Eliminar Aclaración de Diferencias
Recuerde que con la eliminación de la aclaración, los documentos vuelven a su

estado original.
El usuario tiene la potestad de eliminar o no el documento de aclaración.
Los documentos con aclaraciones que han sido conciliados en firme no
pueden ser eliminados.
¿Cómo consultar aclaraciones?

El procedimiento para consultar aclaraciones es el que se muestra a
continuación:
3. Ingrese a la carpeta Por Aclarar.
4. Marque con el highlight el documento que contiene la aclaración que
usted desea consultar y oprima el icono . Esta opción llamará una
pantalla donde se muestran los datos del documento original y del
elaborado para hacer la aclaración.

Pantalla de Consulta de Diferencias Conciliadas
Funciones Especiales del Submenú

Consultar Este icono sirve para consultar el detalle del documento que se
Documento creó para hacer la aclaración.
Consultar Este icono se utiliza para consultar el detalle del documento que
Aclaraciones se aclaró.
En la parte superior de la pantalla de Consulta de Diferencias Conciliadas, se

encuentra la información del documento de aclaración, los datos que se
muestran son:
Ajuste: indica el lugar donde se realizó el ajuste (libros o bancos).
Tipo de documento: es el tipo de documento que se utilizó para realizar la
aclaración.
Monto: indica el monto del documento de aclaración.
Número: indica el número o código que tiene el documento de aclaración.

En la parte inferior, se presenta una tabla que muestra el o los documentos que
fueron aclarados. La información comprendida en la tabla incluye: tipo de
documento, monto, número y fecha.
5. Si desea ver el detalle del documento de aclaración presione el icono
.
6. Si desea ver el detalle de uno de los documentos aclarados, posicione
el highlight sobre el documento que desea consultar y oprima el icono
¿Cómo ajustar documentos?

El procedimiento para ajustar documentos es el que se muestra a continuación:
3. Ingrese a la carpeta Por Ajustar.
4. Marque con el highlight el documento que desea aclarar y oprima el
icono . Esta opción llamará a un asistente que le ayudará a realizar
el proceso de ajuste.
La primera pantalla del asistente le permitirá elegir si el ajuste lo hará en
Libros o en Bancos y si para realizarlo va a utilizar un documento nuevo o uno
que fue creado anteriormente (muchas veces, el usuario se da cuenta del error
antes de realizar la conciliación, por lo que genera un documento de ajuste).
A continuación se presenta la pantalla respectiva.

Pantalla de Ajuste de Diferencias Conciliadas
Una vez elegido el Modo de Ajuste y la Forma de Ajuste presione el botón

Siguiente, aparecerá una pantalla con los documentos a los cuales hay que
generar un documento de ajuste.
En esta pantalla el usuario deberá elegir la naturaleza de los documentos que
desea ajustar (créditos o débitos).
En la tabla se desplegarán todos los documentos del tipo señalado que
requieren ajuste. El usuario puede seleccionar uno o varios de ellos, para esto
debe marcar el o los registros deseados con ayuda del icono .
Seguidamente se muestra la pantalla respectiva.

Pantalla de Documentos por Ajustar
Una vez que ha señalado el o los documentos que desea ajustar, presione el
botón Siguiente. Las siguientes pantallas variarán dependiendo de si el ajuste
se va a realizar en Bancos o en Libros.
Si se seleccionó generar un documento nuevo y el ajuste se va a hacer en
bancos, aparecerá una pantalla donde el usuario debe indicar:
realizar el ajuste.
Fecha: representa la fecha de creación del documento de ajuste.
asignar al documento de ajuste.
va a crear el documento de ajuste.
Notas: en esta parte el usuario puede incluir los comentarios que considere
convenientes. El sistema automáticamente incluye el motivo por el cual fue
creado el documento, el usuario que lo hizo y la fecha de creación.
La pantalla desplegada es la siguiente.

Pantalla de Documento de Ajuste en Bancos
Si se seleccionó generar un documento nuevo y el ajuste se va a hacer en

libros, aparecerá una pantalla donde el usuario debe indicar:
realizar el ajuste.
Subtipo de documento: se debe indicar el subtipo de documento que se va
a registrar.
asignar al documento de ajuste.
Contribuyente: en esta casilla se debe indicar el Nit, si no lo recuerda puede
hacer uso de F1. Aparecerá activa solo para documentos de crédito. Al incluir
el código del contribuyente, automáticamente se incluye el nombre asociado
con ese Nit.
Concepto: Se debe incluir una breve descripción de la razón por la cual fue
generado el documento.
Beneficiario: se debe indicar a quién va dirigido el documento, el sistema
automáticamente lo actualiza al incluir el Nit, pero el usuario lo puede
modificar. Esta casilla aparece activa sólo para documentos de crédito.
va a crear el documento de ajuste.

Clase: este es otro campo no modificable que indica la clasificación del
documento de acuerdo al motivo por el cual fue creado.
Paquete: en esta casilla se debe indicar el paquete en el cual va a quedar
registrado el documento que se está creando.
Crear asiento en línea: este es un check box que indica si el asiento se va a
crear automáticamente al registrar el documento de aclaración.
Pantalla de Documento de Ajuste en Libros
Si el usuario seleccionó utilizar documento, aparecerá una tabla de datos

donde se mostrarán los posibles documentos de ajuste. Esta tabla es la misma
tanto para ajustes en Libros como en Bancos, la única diferencia es el título del
encabezado.
En la parte superior de la pantalla se tienen las siguientes casillas que se
utilizarán como filtro para seleccionar el documento de ajuste:
Tipo de documento: es el tipo de documento que se va a utilizar para
realizar el ajuste.
Fecha: representa la fecha de creación del documento que se desea buscar.
Número: en esta casilla se debe indicar el número o código que tiene el
documento de ajuste.

Monto: esta es una casilla no modificable que indica el monto del documento
de ajuste.
Pantalla seleccionar Documento
Al presionar el botón Siguiente, aparecerá una pantalla de confirmación. El

usuario únicamente debe presionar el botón Finalizar para que el documento
de aclaración se genere.

Pantalla de Confirmación
Una vez que el proceso ha concluido, el documento aclarado aparecerá con

una "A" en el margen izquierdo y el documento de aclaración quedará
registrado automáticamente.
¿Cómo eliminar ajustes?

El procedimiento para eliminar ajustes es el que se muestra a continuación:
4. Marque con el highlight el documento que contiene el ajuste que usted
desea eliminar y oprima el icono . Esta opción llamará una

pantalla de confirmación.

Pantalla Eliminar Ajuste de Diferencias
Recuerde que con la eliminación del ajuste, los documentos vuelven a su

estado original.
El usuario tiene la potestad de eliminar o no el documento de ajuste.
Los documentos con ajustes que han sido conciliados en firme no pueden
ser eliminados.
¿Cómo consultar ajustes?

El procedimiento para consultar ajustes es el que se muestra a continuación:
4. Marque con el highlight el documento que contiene el ajuste que usted
desea consultar y oprima el icono . Esta opción llamará una
pantalla donde se muestran los datos del documento original y del
elaborado para hacer el ajuste.

Pantalla de Consulta de Diferencias Conciliadas

Consultar Este icono sirve para consultar el detalle del documento que se
Documento creó para hacer el ajuste
Consultar Este icono se utiliza para consultar el detalle del documento que
Aclaraciones se ajustó.
En la parte superior de la pantalla de Consulta de Diferencias Conciliadas,

se encuentra la información del documento de ajuste, los datos que se
muestran son:
Ajuste: indica el lugar donde se realizó el ajuste (libros o bancos).
Tipo de documento: es el tipo de documento que se utilizó para realizar el
ajuste.
Monto: indica el monto del documento de ajuste.
Número: indica el número o código que tiene el documento de ajuste.
En la parte inferior, se presenta una tabla que muestra el o los documentos que
fueron ajustados. La información comprendida en la tabla incluye: tipo de
documento, monto, número y fecha.
5. Si desea ver el detalle del documento de ajuste presione el icono .
6. Si desea ver el detalle de uno de los documentos ajustados, posicione el
highlight sobre el documento que desea consultar y oprima el icono
.
¿Cómo Generar un Resumen de la

conciliación?
Permite generar una tabla resumen donde se muestra el código de la cuenta
bancaria que se está conciliando, el periodo de conciliación, el saldo anterior,
el monto de los documentos aclarados en libros, el monto de los aclarados en
bancos, el monto de los documentos conciliados sin diferencia, el monto de los
conciliados con diferencia aceptada, el monto de los ajustes efectuados en
libros, el monto de los documentos conciliados por liquidar, el monto de los
conciliados con diferencia no aceptada, y por último el monto de los
documentos por aclarar en bancos.
Aparte de esto, se muestra el saldo conciliado, los documentos en tránsito en
libros, los documentos en tránsito en bancos y el saldo al corte.
Pantalla de Resumen de Conciliación

REPORTES ESPECIALES
Existen bajo esta opción, dos reportes que pueden ser de gran utilidad para
realizar revisiones de la conciliación. Estos reportes se denominan:
 Resumen de Conciliación
 Reporte de Conciliación.
Para generar estos reportes, es necesario seguir el procedimiento que se
muestra a continuación:
1. Dentro de la tabla de Conciliaciones Bancarias, existe un menú
denominado Reportes, en él se encuentran las dos opciones
enumeradas anteriormente.
2. Una vez que el usuario ha escogido la opción requerida, el sistema
despliega la pantalla de Impresión de Documentos, donde el
usuario escoge si quiere que la información se le despliegue en
pantalla, archivo o se imprima.
Resumen de Conciliación
Dentro de este reporte se presenta un resumen de totales por documentos
conciliados y por documentos no conciliados. Este reporte también se puede
acceder desde el menú reportes, en el submenú de conciliaciones.
Al acceder este reporte, se presenta una pantalla de filtro, la cual permite
seleccionar la conciliación que se desea desplegar en el reporte. Si se accesa
desde el menú Documentos, todas las casillas del filtro aparecerán
deshabilitadas y mostrarán la información de la conciliación que se tiene
abierta. En cambio, si se accesa desde el menú Reportes, el usuario deberá
indicar el Código de la Cuenta Bancaria (este es el código que identifica la
cuenta donde se encuentra la conciliación a la cual se le desea generar el
reporte) y el Código de la Conciliación (número que el sistema asigna
automáticamente para identificar la conciliación).
Otros datos que aparecen en esta pantalla son: estado de la conciliación, fecha
inicial y fecha final de los documentos incluidos en la conciliación, saldo en
Bancos y el saldo en Libros.

Pantalla del filtro
Los datos que se presentan en este resumen incluyen el código de la cuenta

bancaria que se está conciliando, el periodo de conciliación, el saldo anterior,
el monto de los documentos aclarados en libros, el monto de los aclarados en
bancos, el monto de los documentos conciliados sin diferencia, el monto de los
conciliados con diferencia aceptada, el monto de los ajustes efectuados en
libros, el monto de los documentos conciliados por liquidar, el monto de los
conciliados con diferencia no aceptada, y por último el monto de los
documentos por aclarar en bancos. Aparte de esto, se muestra el saldo
conciliado, los documentos en tránsito en libros, los documentos en tránsito en
bancos y el saldo al corte.
A continuación se presenta el formato del reporte:

Reporte Resumido de Conciliación
Cuenta Bancaria # BNCR-000003 - BANCO NACIONAL DE COSTA RICA
Para el período del 03/10/1999 al 12/10/1999
Transacciones Conciliadas Créditos Débitos Libros Bancos
Saldo Anterior -1,700,500.00 562,212.00
Aclarados en Libros 0 0 -1,700,500.00 562,212.00

Aclarados en Bancos 0 0 -1,700,500.00 562,212.00
Conciliados sin Diferencia 0 0 -1,700,500.00 562,212.00
Conciliado con Diferencia Aceptada 0 0 -1,700,500.00 562,212.00
Ajustes efectuados en Libros 0 0 -1,700,500.00 562,212.00
Conciliados por Liquidar 0 0 -1,700,500.00 562,212.00
Conciliado con Diferencia no Aceptada 0 0 -1,700,500.00 562,212.00
Por Aclarar en Bancos 0 0 -1,700,500.00 562,212.00
Saldo Conciliado -1,700,500.00 562,212.00
Transacciones en Tránsito
Documentos en Tránsito en Libros 132,780.56 2,000,100.00 166,819.44 2,429,531.44

Documentos en Tránsito en Bancos 620 0 166,199.44 2,428,911.44
Saldo al Corte 166,199.44 2,428,911.44
Reporte del Resumen de Conciliación
Reporte de Conciliación
Este reporte lista todos los documentos marcados en la conciliación con sus
montos, el asiento respectivo y si existe diferencia, el monto de esta. Además
despliega el saldo de la conciliación anterior, tanto en libros como en bancos.
Al final el reporte se despliega el saldo conciliado, los documentos en tránsito
y el saldo al corte.
El filtro para este reporte es similar al del reporte de Resumen de Conciliación,
la diferencia radica en una sección adicional donde el usuario puede definir los
apartados que desea que se desplieguen en el reporte, entre ellos están:
aclarados en libros, conciliados con diferencia, conciliados por liquidar y
documentos en tránsito en bancos.
A continuación se muestra la pantalla del filtro.

Pantalla de filtro
A continuación se presenta el formato del reporte:

Cuenta Bancaria # 1-254-2546 - Cuenta del Banco Nacional de Costa Rica
Para el período del 28/10/1999 al 29/11/1999
Transacciones Conciliadas Libros Bancos

Saldo Anterior 9,991,000.00 100,000.00
Conciliado con Diferencia Aceptada
Tipo Número Fecha Concepto / Beneficiario Créditos Débitos Asiento Diferencia
CHQ 1 27/10/199 Distribuidora Roma / DISTRIBUIDORA ROMA 5,000.00 921 -15,000.00
Total de Conciliado con Diferencia Aceptada Créditos Débitos

5,000.00 0
Ajustes efectuados en Libros
CHQ 1 27/10/1999 Distribuidora Roma / DISTRIBUIDORA ROMA 5,000.00 921 -15,000.00
Total de Ajustes efectuados en Libros Créditos Débitos

5,000.00 0
Conciliados por Liquidar
O/C 3 20/10/1999 Registro Automático de Documento 15,000.00 929 0
Total de Conciliados por Liquidar Créditos Débitos

0 15,000.00
Sumario
Créditos Débitos Libros Bancos
Saldo Conciliado 10,031,000.00 400,521.00
Transacciones en Tránsito
Documentos en Tránsito en Libros 48,000.00 5,046,000.00 15,029,000.00 5,398,521.00
Documentos en Tránsito en Bancos 5,000.00 10,030,000.00 25,054,000.00 15,423,521.00
Saldo al Corte 25,054,000.00 15,423,521.00

CAPÍTULO 6
Consulta!
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta opción el sistema proporciona una herramienta para que el
usuario pueda realizar consultas sobre el estado de las cuentas bancarias que
están asociadas a la empresa y los documentos ligados a cada una de ellas.
Todas las consultas pueden ser impresas por el usuario, en caso de que éste lo
requiera.
MANEJO DE CONSULTAS
El procedimiento para realizar una consulta es el siguiente:
1. Seleccione la opción Consultas! del menú principal del módulo.
2. Ingrese la fecha inicial y final sobre la cual desea hacer la consulta.
3. La pantalla principal de la opción, contiene una tabla de datos con las
siguientes columnas:
Cuenta: código que identifica la cuenta bancaria, generalmente este código
corresponde al número de la cuenta.
Nombre: descripción de la cuenta bancaria.
Entidad Financiera: banco o entidad a la cual pertenece la cuenta bancaria.
Moneda: tipo de moneda asociada a la cuenta bancaria.
A continuación se presenta la pantalla principal desplegada por el sistema:
Control Bancario Consulta!  213

Pantalla principal de Consulta.
4. Marque la cuenta bancaria de interés con el highlight.
FUNCIONES ESPECIALES DEL

SUBMENÚ
Esta opción despliega al usuario una pantalla con el
desglose de las transacciones realizadas sobre la cuenta
Consultar bancaria seleccionada.
Información
Para mayor detalle vea la sección "¿Cómo Consultar los
Movimientos de Control Bancario?" en la página 215.
Este botón se utiliza como ayuda al usuario en la
Localizar localización específica de un documento.
Documento Para mayor detalle vea la sección "¿Cómo Localizar un
Documento?" en la página 218.
214  Consulta! Control Bancario

¿Cómo Consultar los Movimientos de Control

Bancario?
El procedimiento para realizar una consulta de los movimientos que se
realizan dentro de Control Bancario, es el que se describe a continuación:
1. Dentro de la pantalla consulta de Movimiento de Cuentas
Bancarias especifique el rango del período que desea consultar en las
dos casillas que aparecen en la parte superior de la pantalla. El sistema
desplegará el listado de movimientos bancarios que se hayan realizado
entre las fechas especificadas.
2. Escoja la cuenta bancaria a consultar con el highlight.
3 Presione el botón Consultar ( ).

4. El sistema desplegará una pantalla denominada Consulta de
Documentos la cual presenta las siguientes casillas:
Cuenta: código de la cuenta que fue seleccionada para consulta. Si el usuario
desea cambiar la cuenta seleccionada, puede realizarlo desde esta ventana,
digitando el nuevo código o presionando un doble clic sobre la casilla para que
el sistema le despliegue la tabla de datos Cuentas Bancarias.
Período: especificado por las casillas Del: y Al:, donde el usuario debe
especificar el período que requiere consultar.
Saldo inicial: saldo reportado en la cuenta bancaria a la fecha inicial del
período de consulta.
Total de Débitos: suma de todos los montos correspondientes transacciones
que aumentan el saldo de la empresa, que hayan sido procesados en el período
especificado.
Total de Créditos: suma de todos los montos correspondientes
transacciones que disminuyan el saldo de la empresa, que hayan sido
procesados en el período especificado.
Saldo final: saldo reportado en la cuenta bancaria a la fecha final del período
de consulta.
5. En la ventana también aparece una tabla de datos que contiene las
siguientes casillas:
Fecha: fecha en la cual se introdujo el documento a la base de datos.
Número: consecutivo que identifica el documento.

Tipo: sigla del tipo de documento el cual puede ser Cheque (CHQ), Depósito
(DEP), etc.
Subtipo: nombre del subtipo de documento.
Débitos: si el documento tiene un monto correspondiente a débitos, el
sistema presenta en la columna dicho monto.
Créditos: si el documento tiene un monto correspondiente a créditos, el
sistema presenta en la columna dicho monto.
Estado: se despliega el estado en el cual se encuentra el documento:
conciliado temporal, conciliado en firme, etc.
Contribuyente: despliega el número de identificación tributaria (NIT) de la
persona o entidad a la que fue dirigido el documento.
Beneficiario: despliega el nombre de la persona o entidad a la que fue
dirigido el documento.
Concepto: descripción del concepto por el cual se generó el documento.
Confirmado: despliega Si o No según sea el caso.
Asiento: número de asiento.
Usuario de Creación: en esta casilla se presenta el código o login del
usuario que creó el documento.
Fecha/Hora de Creación: en esta casilla se presenta los datos de la fecha y
hora en que se creó el documento.
Usuario de Modificación: en esta casilla se presenta el código o login del
usuario que modificó por última vez el documento.
Fecha/Hora de Modificación: en esta casilla se presenta los datos de la
fecha y hora en que se modificó por última vez el documento.
Usuario de Aprobación: en esta casilla se presenta el código o login del
usuario que aprobó el documento.
Fecha/Hora de Aprobación: en esta casilla se presenta los datos de la
fecha y hora en que se aprobó el documento.
Usuario de Anulación: en esta casilla se presenta el código o login del
usuario que anuló el documento.
Fecha/Hora de Anulación: en esta casilla se presenta los datos de la fecha
y hora en que se anuló el documento.
Origen: en esta columna se muestra el dato del módulo en el que se creó el
documento.

Recuerde que los documentos que se presentan desplegados en color rojo
implica que no han sido confirmados / entregados y los documentos
desplegados en color verde implican que se encuentran bloqueados porque
están siendo utilizados por otro usuario.
Pantalla de Consulta de Documentos

Por medio de este icono el usuario puede consultar el
asiento contable ligado al documento que sea escogido
dentro de la tabla. El sistema desplegará la pantalla Diario
de la Contabilidad donde el usuario puede consultar el
asiento registrado para el documento en cuestión.
Ver Asiento
Contable
opción configurable que sea utilizado para la generación
de asientos contables en el módulo de Control Bancario.
El procedimiento para realizar esta operación se presenta
en la sección "Opción configurable (Hook) para la
Generación de Asientos Contables" en la página 270.

¿Cómo Localizar un Documento?
Para realizar esta operación, se debe seguir el procedimiento que se describe a
continuación:
1. Dentro de la pantalla consulta de Movimiento de Cuentas
Bancarias especifique el rango del período que desea consultar en las
dos casillas que aparecen en la parte superior de la pantalla. El sistema
desplegará el listado de movimientos bancarios que se hayan realizado
entre las fechas especificadas.
2. Escoja la cuenta bancaria a consultar con el highlight.
3 Presione el botón Localizar ( ). El sistema desplegará una pantalla

denominada Localizar un Documento donde debe especificar el
tipo de documento y el número que lo identifica.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema:
Pantalla de Localizar un Documento.
4. Si el sistema localiza el documento, despliega una pantalla denominada

Documento Localizado, en la cual se muestra el tipo y número del
documento, también presenta una tabla de datos en la que se
encuentran las siguientes columnas:
Cuenta: número que identifica las cuentas bancarias ligadas a los
documentos que tengan las características seleccionadas en el documento (tipo
y número) por el usuario.
Descripción: nombre de las cuentas bancarias asociadas a documentos con
las mismas características especificadas.
Tipo: sigla del tipo de documento el cual puede ser Cheque (CHQ), Depósito
(DEP), etc.

Subtipo: nombre del subtipo de documento.
Entidad Financiera: entidades financieras asociadas a las cuentas bancarias
listadas por el sistema.
Fecha: fecha en la cual se ingresaron los documentos que tienen las
características especificadas al sistema.
Monto: rubro asignado a los documentos.
Referencia: conceptos por los cuáles se generaron los documentos.
Asiento: número de asiento asociado al documento.
A continuación se muestra la ventana desplegada por la aplicación:
Pantalla de Documento Localizado

Esta opción despliega al usuario una pantalla con el
desglose de las transacciones realizadas sobre la cuenta
Consultar bancaria seleccionada.
Información
Para mayor detalle vea la sección "¿Cómo Consultar los
Movimientos de Control Bancario?" en la página 215.
Por medio de este icono el usuario puede consultar el
asiento contable ligado al documento que sea escogido
dentro de la tabla. El sistema desplegará la pantalla Diario
Ver Asiento
de la Contabilidad donde el usuario puede consultar el
Contable
asiento registrado para el documento en cuestión.
opción configurable que sea utilizado para la generación

de asientos contables en el módulo de Control Bancario.
El procedimiento para realizar esta operación se presenta
en la sección "Opción configurable (Hook) para la
Generación de Asientos Contables" en la página 270.

CAPÍTULO 7
Reportes
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta sección, se explican los diferentes reportes que se pueden
obtener en este módulo y que serán de utilidad para el usuario en caso de que
requiera realizar consultas.
Los reportes generados se dividen en tres secciones:
 Movimientos en Libros
 Movimientos en Bancos
 Conciliación
Los reportes generados en Movimientos en Libros son:
 Movimientos por Fecha
 Movimientos por Tipo
 Resumen de Movimiento
 Saldos Promedio
Los reportes generados en Movimientos en Bancos son:
 Movimientos por Fecha
 Movimientos por Tipo
Los reportes generados en Conciliación son:
 Documentos no Conciliados
 Reporte de Conciliación
El Reporte de las Diferencias Cambiarias (Histórico)
Control Bancario Reportes  221

FILTRO PARA LOS REPORTES DE CUENTAS
BANCARIAS
El módulo Control Bancario utiliza una ventana estándar para varios de los
reportes que son generados con los datos registrados dentro de la base de
datos. Explícitamente, los reportes son: Movimientos por Fecha y por Tipo
(para Libros y Bancos) y el de Documentos no Conciliados.
Dentro de esta ventana se presentan los siguientes parámetros de filtro que
pueden ser utilizados para seleccionar la información que se desplegará dentro
del reporte escogido por el usuario:
Rango de cuentas: el usuario ingresa el rango de cuentas bancarias a
considerar dentro del reporte.
Documentos Créditos/Débitos: dentro de esta sección el usuario escoge
el tipo y subtipo de documentos que se considerarán dentro del reporte. Por
medio del icono (Expandir) y el icono (Comprimir) se visualizan o
esconden los subtipos de documentos y por medio de los iconos (Todos) y
(Ninguno) se seleccionan los tipos y subtipos de documentos.
Rango de fechas: se define la fecha inicial y fecha final a considerar dentro
del reporte.
La pantalla de filtro desplegada se presenta a continuación:
222  Reportes Control Bancario

Pantalla estándar de filtro
Puede ser que el sistema no requiera los parámetros de tipo y subtipo de

documento por lo que la ventana de filtro se desplegará sin esta casilla. Este es
el caso del reporte de Saldos Promedio en el submenú de Movimientos en
Libros.
Pantalla de filtro

El filtro del reporte de Resumen de Movimientos del submenú de
Movimientos en Libros, es similar a la anterior, la única diferencia es que
incluye un campo para incluir un rango de monedas (en este caso el usuario
debe indicar el rango de monedas de los documentos que desea que se
desplieguen en el reporte). El filtro de esta opción es el siguiente:
Pantalla de filtro
MOVIMIENTOS POR FECHA
Este reporte genera un listado de todos los documentos nuevos registrados en
Libros para un período especificado por el usuario. Dicho período estará
definido por una fecha inicial y una fecha final.
Los parámetros que pueden ser utilizados para filtrar la
información del reporte son los definidos dentro de la sección "Filtro
para los Reportes de Cuentas Bancarias" en la página 222.
El reporte es útil para que la empresa lleve un control más estricto sobre los
documentos que fueron registradas en Libros y que corresponden a
transacciones bancarias que se realizaron en una fecha determinada para una
cuenta bancaria específica.
El reporte presenta datos tales como fecha en la que se emitió el documento,
descripción y tipo de documento generado, número consecutivo que identifica
el registro, monto especificado en la columna correspondiente (documento de
crédito o de débito), saldo de la cuenta bancaria después de procesado el
registro, saldo total después de realizadas las transacciones, asiento donde se
registró la transacción y totales por moneda.
Dentro del reporte solamente se consideran aquellos documentos que
generaron un movimiento bancario y por ende, una transacción contable.
MOVIMIENTOS POR TIPO

Este reporte, genera un listado de todos los documentos nuevos registrados en
Libros y agrupados por tipo de documento, para un período especificado por el
usuario; dicho período está formado por una fecha inicial y una fecha final.
El reporte sirve para que la empresa pueda llevar control de los tipos de
documentos que fueron registrados en Libros y que corresponden a
transacciones bancarias que se realizaron en una fecha determinada.
el registro, monto que representa el documento, asiento generado al registrar la
transacción, total de documentos por tipo y totales por moneda. La diferencia
entre el reporte de Movimientos por Tipo y el reporte de Movimientos
por Fecha es que el primero presenta un listado de todas las transacciones
para un rango de fechas, categorizadas según el movimiento que realicen
(documento de crédito o de débito) y el segundo, agrupa los documentos por
tipo y presenta un total de documentos para cada cuenta.
Dentro del reporte solamente se consideran aquellos documentos que
generaron un movimiento bancario y por ende, una transacción contable.
RESUMEN POR MOVIMIENTO

El reporte generado por esta opción, contiene un resumen de las transacciones
generadas en un período de tiempo especificado.

Dentro del reporte se presenta información tal como: Saldos inicial y final, así
como totales de créditos y débitos para las cuentas bancarias que estén
asociadas a un tipo de moneda específico. No se considera un desglose de los
documentos para cada cuenta bancaria, debido a que el reporte es un resumen
que tiene por objetivo, brindar al usuario, de una manera rápida, información
sobre los saldos de las transacciones contables ejecutadas dentro de la
empresa.
Para cada cuenta bancaria, se presenta el nombre de la entidad financiera
asociada.
SALDOS PROMEDIO
El reporte de saldos promedio, presenta un listado de las fechas de las
transacciones registradas en Libros, así como el monto que representó cada
una, el listado está agrupado por cuenta bancaria.
Al final del listado para cada cuenta, el sistema calcula un promedio de los
montos manejados dentro del período.
MOVIMIENTOS POR FECHA
Este reporte genera un listado de todos los documentos nuevos registrados en
movimientos en bancos dentro de cada cuenta bancaria para un período
especificado por el usuario. Dicho período estará definido por una fecha inicial
y una fecha final.
El reporte es útil para que la empresa lleve un control más estricto sobre los
documentos que fueron registrados en el banco y que corresponden a
transacciones bancarias que se realizaron en una fecha determinada para una
cuenta bancaria específica.

el registro, monto especificado en la columna correspondiente (documento de
crédito o de débito), saldo de la cuenta bancaria después de procesado el
registro, saldo total después de realizadas las transacciones y totales por
moneda.
MOVIMIENTOS POR TIPO

Este reporte, genera un listado de todos los documentos nuevos registrados
dentro de cada cuenta bancaria, agrupados por tipo de documento, para un
período especificado por el usuario; dicho período está formado por una fecha
inicial y una fecha final.
El reporte sirve para que la empresa pueda llevar control de los tipos de
documentos que fueron registrados en bancos y que corresponden a
transacciones bancarias que se realizaron en una fecha determinada.
el registro, monto que representa el documento, total de documentos por tipo y
totales por moneda. La diferencia entre el reporte de Movimientos por Tipo
y el reporte de Movimientos por Fecha es que el primero presenta un
listado de todas las transacciones para un rango de fechas, categorizadas según
el movimiento que realicen (documento de crédito o de débito) y el segundo,
agrupa los documentos por tipo y presenta un total de documentos para cada
cuenta.
CONCILIACIÓN
En esta sección se muestran todos los reportes referentes a las Conciliaciones
Bancarias. Explícitamente se tienen tres reportes:
 Documentos no Conciliados
 Reporte de Conciliación

DOCUMENTOS NO CONCILIADOS
El reporte de documentos no conciliados, presenta un listado de todos los
documentos que el sistema no pudo conciliar en las cuentas bancarias
asociadas.
El reporte presenta información tal como la fecha de conciliación, último
movimiento y saldo conciliado, fecha en la cual fue generado el documento, la
descripción y el tipo del documento, el número consecutivo asociado al
registro, el monto para los débitos y créditos y totales por moneda. También el
reporte brinda un cálculo del total de los créditos y débitos que pertenecen a la
categoría de no conciliados.
Este reporte brinda un control al usuario de aquellos documentos que han
presentado anomalías y por ello no han podido ser conciliados.
RESUMEN DE CONCILIACIÓN
Dentro de este reporte se presenta un resumen de totales por documentos
conciliados y por documentos no conciliados. Este reporte también se puede
acceder desde la ventana de mantenimiento de Conciliaciones. Para mayor
detalle refiérase a "Resumen de Conciliación" en la página 208.
REPORTE DE CONCILIACIÓN
Este reporte lista todos los documentos marcados en la conciliación con sus
montos, el asiento respectivo y si existe diferencia, el monto de esta. Además
despliega el saldo de la conciliación anterior, tanto en libros como en bancos.
Al final el reporte se despliega el saldo conciliado, los documentos en tránsito
y el saldo al corte. Este reporte también se puede acceder desde la ventana de
mantenimiento de Conciliaciones.

DIFERENCIAS DE CAMBIO
(HISTÓRICO)
Este reporte despliega las diferencias cambiarias de los procesos que ya se han
corrido.
Los históricos del diferencial cambiario se mostrarán para las cuentas
bancarias que se vieron involucradas en el proceso para el periodo definido,
mostrando además la diferencia local y la diferencia dólar.
La información del filtro que se define para el reporte es muy básica, pues
consiste en un rango de Cuentas Bancarias, el cual si no se define hace
valer todas las cuentas bancarias definidas en el sistema. El segundo grupo de
datos está conformado por un Rango de Fechas, en el que se debe definir
una fecha Inicial y una fecha Final.
La pantalla de definición de los datos anteriores es la siguiente:
Filtro para el reporte Histórico de Diferencias Cambiarias

INFORME ANUAL DE RETENCIONES
(NICARAGUA)
Este reporte genera el Informe Anual de Pagos y Retenciones en la fuente IR
Compra de Bienes y Servicios a personas jurídicas y naturales, utilizado en
Nicaragua para efectos legales.
Este reporte se desplegará en la opción de Reportes únicamente para las
compañías que tengan definido la casilla País como Nicaragua
La pantalla principal cuenta con una serie de opciones de filtrado de datos para
el reporte tales como fechas, proveedores y grupo de retenciones a consultar.
El reporte que se emite presentará la siguiente información:
 No. Ruc: para este dato se tomará el número de contribuyente
 Cédula Identidad: se tomará el dato del valor adicional #1
 Primer Apellido: se tomará el dato del valor adicional #2
 Segundo Apellido: se tomará el dato del valor adicional #3
 Nombres / Razón Social: se tomará el dato del valor adicional #4
 Nombre Comercial: se tomará el dato del valor adicional #5
 Descripción del Pago: para este dato se mostrará la información
definida en el concepto del documento
 Monto Pagado: es el monto definido al Documento
 Monto Retenido: es la cantidad calculada según las cuentas contables
de retenciones
La construcción del reporte se realiza según el grupo de contribuyentes
seleccionados, consultando para cada contribuyente los documentos tipo
cheque aplicados en ese periodo y consultando en Contabilidad General
si el asiento contable asociado al cheque tiene al menos una línea definida con
la cuenta contable definida para una de las retenciones en el módulo de
Cuentas por Pagar, en este caso sería una transacción que tuvo una
retención aplicada.
Las cuentas contables de retenciones deben estar asociadas a una retención
específica, esto para eso hacer la búsqueda de los montos retenidos en los
asientos mayorizados de cada cheque, en la Contabilidad General. Por lo
que se recomienda, que las cuentas contables utilizadas para dicho fin, sean de

uso exclusivo para las retenciones, con el fin de no alterar la información que
traería el reporte.
Para obtener la información del módulo de Control Bancario y poder
asociar los rubros indicados con los contribuyentes afectados es necesario que
cada contribuyente sea un proveedor. Con la relación contribuyente –
proveedor, los movimientos que sean registrados directamente en Control
Bancario a través del contribuyente indicado en el movimiento es posible
obtener la información del módulo de Cuentas por Pagar.
Para tomar la información de cada contribuyente es necesario activar la opción
de valores adicionales que posee el módulo de Cuentas por Pagar,
actualmente dicha funcionalidad permite hasta 10 valores por lo tanto los
valores deben ser configurados según el orden que se indica en el
requerimiento de datos IQR-0001.
General
En esta carpeta se define la siguiente información:
El reporte cuenta con la sección Fechas en la cual, se tienen los campos
Desde y Hasta para definir el rango de fechas para el reporte, en los que se
define el periodo para el cual se quieren delimitar los datos, además de que si
diha delimitación será con base en la Fecha Documento o la Fecha Rige.
Incluir Información: este parámetro define si se desea incluir además de la
información de Cuentas por Pagar, la información incluida en el módulo
de Control Bancario.
Origen: con las opciones Local y Exterior se puede elige una de ellas o
ambas, para los proveedores a incluir en el informe. Este dato se enviará al
encabezado del reporte en donde se indicará si el reporte se generó para
proveedores nacionales, exteriores o ambos.
La sección Otros Datos: contiene las opciones Grandes Contribuyentes,
Natural y Jurídico, las cuales se utilizarán para filtrar los datos y se
mostraran en el encabezado del informe.
Finalmente en esta carpeta, en el campo Moneda con el que se discriminará a
los documentos según la moneda que tengan definida, en este campo se puede
definir un rango de monedas, se cuenta con las opciones de Funcional y
Reporte.
La pantalla de definición de los datos anteriores es la siguiente:

Carpeta General del reporte Informe Anual de Retenciones
Retenciones
En esta carpeta se incluyen los siguientes datos:
Disponibles: en esta opción se presenta la lista de retenciones que
corresponden a retenciones por concepto de anticipo al impuesto de
transferencia de bienes y a la prestación de servicios. Esto será utilizado para
el cálculo de las retenciones. Las retenciones incluidas en estas listas muestran
tanto el código como la descripción y corresponden a retenciones por concepto
de Renta a Terceros. Esto será utilizado para filtrar aquellos documentos que
tengan aplicadas retenciones de este tipo.
Seleccionadas: en esta opción se mostrarán las retenciones que desde la
opción Disponibles hayan sido elegidas mediante el uso de los botones
indicados para el movimiento de las mismas. Específicamente, para trasladar
una retención sería con , para trasladar todas sería con , para devolver una
se haría con y para devolver todas sería con el botón .

Carpeta Retenciones del Reporte Informe Anual de Retenciones

CAPÍTULO 8
Procesos
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta sección se describen aquellos procesos que son ejecutados en el
módulo de Control Bancario y que por su naturaleza se concentran en
unasubmenú aparte. Estos procesos son:
 Diferencias Cambiarias
 Recálculo de Saldos
 Purga de Movimientos
 Generación de Asientos
Generación de Transferencias Electrónicas
DIFERENCIAS CAMBIARIAS
Con este proceso, el sistema actualiza los tipos de cambio de todas las cuentas
bancarias que estén asociadas con la empresa.
Es necesario aclarar que los resultados de este proceso variarán de acuerdo al
parámetro de Contabilidad General llamado Precisión Numérica. Por
ejemplo, si al correr el proceso, se definió un número de 4 decimales en el
parámetro en mención, el asiento que se generará tendrá diferencias bastante
grandes, mientras que generará una diferencia menor si se definen un número
de 2 decimales en el parámetro citado.
Para correr el proceso, se pueden dar dos casos a tomar en cuenta:
 con integración contable
 sin integración contable
Recuerde que la definición de la integración contable se define en
"Transacciones que Soportan FASB-52" en la página 296.
¡Aclaración! Para las cuentas que tengan definida la moneda como moneda
local no se tendrá que generar ninguna diferencia cambiaria, pero si es
necesario que se actualicen los tipos de cambio de cada cuenta contable.
Control Bancario Procesos  235

A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema cuando se
escoge la opción del proceso de Diferencias Cambiarias:
Pantalla para el proceso de Diferencias Cambiarias
Los campos a definir por el usuario son los siguientes:

Fecha de Corte: es modificable e indica la fecha que se utiliza como base
para la corrida del proceso de diferencias cambiarias. Se restringirá la fecha
para que sea anterior o igual a la del día de hoy (fecha del sistema). La fecha
para la ejecución del proceso de diferencias cambiarias siempre deberá ser
posterior a la última corrida del proceso. El sistema sugiere la fecha del día en
que se está corriendo el proceso como la fecha de corrida de diferencias
cambiarias y tomará el tipo de cambio vigente a esa fecha.
El proceso del cálculo del diferencial cambiario considerará sólo las cuentas
cuya fecha de inicialización sea menor o igual a la fecha de corte del proceso,
es decir todas aquellas cuentas inicializadas luego de la fecha del proceso no
se tomarán en cuenta.
Además, con base en la fecha de corte del proceso se realiza una
reconstrucción de saldos, para ello, por cada una de las cuentas se buscarán
todos los documentos pertenecientes a la cuenta que tengan una fecha
posterior a la fecha de corte del proceso, a los cuales se les extraerán los tipos
de cambio (moneda local y dólar) y el monto y dependiendo de la diferencia
236  Procesos Control Bancario

que resulte, se sumará o se restará el resultado, aplicando el tipo de cambio al
monto extraído del documento, obtienese de esta forma el saldo de la cuenta.
Tipo de Cambio: este campo no es modificable, es solamente de lectura y le
permite al usuario visualizar el tipo de cambio vigente a la fecha que ha
digitado.
Fecha Ult.Proceso: esta casilla no es modificable, en la misma se muestra
el detalle de la fecha en que se corrió por última vez el proceso de diferencias
cambiarias, dicha fecha servirá de referencia para el nuevo proceso, debido a
que la fecha del nuevo proceso debe ser mayor o igual a la fecha del último
proceso.
Fecha Contable: campo que permite digitar la fecha en que se desea que
quede registrada la transacción contable por concepto de las diferencias
cambiarias. El sistema sugiere por omisión la fecha del día en que se ejecuta el
proceso.
Paquete: campo para definir el paquete a utilizar para polizas generadas por
concepto de diferencias cambiarias.
Tipo de: campo para definir el tipo de polizas autilizar para las polizas
generadas por concepto de diferencias cambiarias.
Tipo de Contabilidad: define le tipo de contabilidad a utilizar, puede
escoger una o ambas, mas no puede quedar sin elegir ninguna.
MANEJO DE DIFERENCIAS CAMBIARIAS SIN

INTEGRACIÓN CONTABLE
Cuando el módulo de Control Bancario no está integrado con el módulo de
Contabilidad General, el sistema, para cada cuenta bancaria verifica lo
siguiente:
 Moneda Funcional = 1.0
 Moneda Reporte = nuevo tipo de cambio especificado en el módulo
de Administración del Sistema
 Tercera moneda = tipo de cambio de ella
Si el saldo de la cuenta es mayor que cero, realiza una actualización del tipo de
cambio de la cuenta bancaria si es diferente.

MANEJO DE DIFERENCIAS CAMBIARIAS CON
Cuando el módulo de Control Bancario está integrado con el módulo de
Contabilidad General, se genera un asiento contable para estas diferencias
(un solo asiento contable para todas las diferencias cambiarias), y lo incluye
dentro de la cuenta contable que especifique el usuario.
El usuario deberá completar la información correspondiente a la fecha de
corte, o fecha para la que se calculan las diferencias cambiarias, el tipo de
cambio correspondiente a esa fecha y la fecha con la cual se desea registrar la
transacción contable por las diferencias cambiarias, además debe especificar el
tipo de asiento así como el paquete contable al cual será asignado. En caso de
que la empresa maneje doble contabilidad, el usuario debe especificar si
requiere que la transacción contable se incluya en la contabilidad fiscal, en la
contabilidad corporativa o en ambas.
El asiento se genera cuando al correr el proceso, el sistema localiza una
diferencia entre el tipo de cambio actual registrado por la cuenta bancaria y el
tipo de cambio especificado en el campo Tipo de Cambio. Es necesario que
el tipo de cambio especificado por el usuario esté actualizado, para que la
operación realizada sea válida y real.
Cuando existe integración contable, se presentan los siguientes casos:
A.) La cuenta bancaria está en moneda local.
B.) La cuenta bancaria está en moneda reporte (dólar).
C.) La cuenta bancaria está en otra moneda.
A continuación se presenta un breve ejemplo de cada caso pero el detalle de
como el sistema realiza la conversión de saldos en doble moneda y
multimoneda se presenta en la sección "Proceso de Diferencias
Cambiarias" en la página 306.
A.) Cuando la cuenta bancaria está en moneda local

Para este caso, se generan los asientos en moneda reporte. La fórmula es la
siguiente:
Diferencia Cambiaria = (S / NTR) - (S / VTR),
donde
S = saldo

NTR = nuevo tipo de cambio moneda reporte
VTR = viejo tipo de cambio de moneda reporte
Ejemplo:
 Moneda Local = colones (¢)
 Moneda Dólar = dólares ($)
 Saldo Cuenta Bancaria (S)= ¢10,000 (saldo en colones)
 Tipo de Cambio Moneda Local = ¢1
 Viejo Tipo de Cambio Moneda Reporte (VTR)= ¢220
 Nuevo Tipo de Cambio Moneda Reporte (NTR)= ¢221.5
Con los datos anteriores, el sistema realizará el siguiente cálculo:
Diferencia Cambiaria = (10000/221.5)-(10000/220)
= 45.1467-45.4545
Diferencia Cambiaria = - ¢3078
Debido a que el cálculo da un rubro negativo en moneda reporte (dólares para
el ejemplo), esta diferencia cambiara será asignada como un crédito y la contra
cuenta será un Cierre de Créditos dentro del asiento contable generado.
B.) Cuando cuenta bancaria está en moneda reporte

Para este caso, se generan los asientos en moneda local. La fórmula es la
siguiente:
Diferencia Cambiaria = S * (NTR - VTR)
donde
S = saldo
NTR = nuevo tipo de cambio moneda reporte
VTR = viejo tipo de cambio de moneda reporte
Ejemplo:
 Moneda Reporte = dólares ($)
 Saldo Cuenta Bancaria(S)= $10,000 (saldo en dólares)
 Tipo de Cambio Moneda local = ¢1
 Viejo Tipo de Cambio Moneda Reporte (VTR)= ¢220
 Nuevo Tipo de Cambio Moneda Reporte (NTR)= ¢221.5

Diferencia Cambiaria = 10000 *(221.5-220)
Diferencia Cambiaria = ¢15000
Para este caso, se generan los asientos en moneda local.
C.) Cuando cuenta bancaria está en otro tipo de

moneda (tercera moneda)
Esta situación se presenta si el cliente tiene instalada la función de utilización
de doble moneda y la función multimoneda simultáneamente.
c.1) Si viejo tipo cambio de la tercera moneda (nueva moneda funcional),
es diferente a nuevo tipo de cambio de la tercera moneda
Genera los asientos en moneda reporte y en moneda funcional.
Diferencia Cambiaria = S * (NTNF - VTNF)
donde
S = saldo de la cuenta bancaria
NTNF = nuevo tipo de cambio de tercera moneda
VTNF = viejo tipo de cambio de tercera moneda
 Tercera Moneda = yenes = Nueva Moneda Local
 Saldo Cuenta Bancaria (S)= 10,000 yenes (saldo en tercera moneda)
 Viejo Tipo de Cambio Nueva Moneda Local (VTNF)= 1.00 yen
 Nuevo Tipo de Cambio Nueva Moneda local (NTNF)= 1.05 yenes
Diferencia Cambiaria = 10000 *(1.05-1.00')
Diferencia Cambiaria = 500
c.2) Si viejo tipo cambio de moneda reporte, es diferente a nuevo tipo de
cambio de moneda reporte
Genera los asientos en moneda reporte y en moneda funcional.
Diferencia Cambiaria =
S *(NTNF/NTR - VTNF/VTR)
donde

S = saldo de la cuenta bancaria
NTNF = nuevo tipo de cambio de tercera moneda
VTNF = viejo tipo de cambio de tercera moneda
NTR = Nuevo Tipo de Cambio Moneda Reporte
VTR = Viejo Tipo de Cambio Moneda Reporte
 Tercera Moneda = yenes = Nueva Moneda Local
 Saldo Cuenta Bancaria (S)= 10,000 yenes (saldo en tercera moneda)
 Viejo Tipo Cambio Nueva Mon. Local (VTNF)= 1.00 yen
 Nuevo Tipo Cambio Nueva Mon. Local(NTNF)= 1.50 yenes
 Viejo Tipo de Cambio Mon. Reporte (VTR)= 1.60 yenes
 Nuevo Tipo de Cambio Mon. Reporte (NTR)= 1.65 yenes
Diferencia Cambiaria = 10000 * (1.50/1.65-1.00/1.60)
Diferencia Cambiaria = 2840.909
Se pueden presentar varias situaciones que generen diferencias cambiaras,
pero los ejemplos dados anteriormente son representativos para que el usuario
comprenda el funcionamiento de la generación de asientos contables por
diferencias en los tipos de cambio de las monedas que manejen las cuentas
bancarias.
El proceso de Diferencias Cambiarias debe correrse el mismo día que se
realiza el cierre contable.
RECÁLCULO DE SALDOS
Este proceso realiza un cálculo de los saldos de las cuentas bancarias que la
empresa maneje, así como los saldos de caja y las conciliaciones realizadas.
El cálculo lo realiza el sistema utilizando todos los documentos que hayan sido
introducidos en la base de datos desde la última vez que se haya efectuado un
recálculo de saldos (utiliza como punto de partida la fecha en la cual se utilizó
por última vez el proceso) y se los resta al monto actual del documento.
Además deberán restársele también TODAS los ajustes que por efecto de
diferencias cambiarias ha sufrido el documento, y que sean posteriores a la
fecha en que se desea recalcular el saldo.

Para los documentos en Moneda Local los ajustes se dan en la moneda
dólar; y viceversa, pero para documentos de terceras monedas los ajustes se
pueden dar en ambas monedas (local y dólar). Para un documento en
cualquier moneda (local, dólar u otra) cabe la posibilidad de que exista
ajuste en moneda del cliente, y además el proceso de diferencias cambiarias
ajusta el monto del documento en las monedas distintas a las del documento,
por tanto el mismo también deberá ser sujeto de reconstrucción.
Debido a que el proceso actualiza los saldos, dependiendo de la cantidad de

documentos introducidos, puede hacerse un poco lento, por lo que se le
recomienda al usuario utilizar el Recálculo de Saldos cada vez que
introduzca registros nuevos. Además, de esta manera se asegura que los datos
que proporciona el sistema estén actualizados.
A continuación se presenta la pantalla desplegada por el sistema con la opción:
Pantalla del proceso Recálculo de Saldos
Este proceso sirve en caso de que el usuario tenga duda sobre la validez de los
saldos de caja, después de correr el proceso los datos estarán correctos.
Al finalizar el proceso, el sistema envía un mensaje de que el proceso
concluyó satisfactoriamente.

PURGA DE MOVIMIENTOS
Este proceso realiza la purga de movimientos en Libros y en Bancos para la
cuenta especificada, así como las Conciliaciones Bancarias Asociadas.
Dentro del saldo de la cuenta bancaria los montos de los documentos
eliminados se encuentran registrados de manera que las transacciones
contables no se ven afectadas.
Cuando el usuario escoge la opción se despliega un asistente que ayudará al
usuario a realizar la Purga de Movimientos.
Para correr el proceso de purga de movimientos siga los siguientes pasos:
1. Ingrese al menú de Administración y seleccione la opción Purga de
Movimientos.
2. Aparecerá la primera pantalla del asistente donde se debe indicar el
código de la Cuenta Bancaria que se desea purgar. El sistema
automáticamente indica el nombre asociado al código seleccionado.
Este campo es tipo F1, por lo que al dar un doble clic aparecerá una
tabla con las Cuentas Bancarias registradas en el sistema.
A continuación se presenta la pantalla de desplegada por el sistema:
Pantalla del asistente del proceso de Purga de Movimientos
3. Presione el botón siguiente

4. Aparecerá otra pantalla donde el usuario debe indicar el código de la
conciliación que se desea purgar. Este campo también despliega la
pantalla de ayuda al presionar la tecla F1. Al elegir el código de la
conciliación que se desea purgar, el sistema automáticamente
completará las casillas fecha inicial y final y saldo en libros y en
bancos. Estas casillas no son modificables.
Pantalla del Asistente del Proceso de Purga de Movimientos
5. Presione el botón siguiente

6. Aparecerá una pantalla de confirmación para realizar la purga,
presione el botón finalizar para que el proceso se ejecute.

Pantalla del asistente del proceso de Purga de Movimientos
Una vez que el proceso ha terminado el sistema le enviará al usuario un

anuncio informándole sobre el éxito de dicho proceso.
Este proceso es lento e irreversible!!!!
OPCIONES COSTA RICA

AUTORIZACIÓN DE CHEQUES BNCR
Esta opción está disponible únicamente para las compañías que definan como
Costa Rica, en el campo País de la carpeta General en la opción
Compañías de la opción Administración del menú principal del módulo
de Administración del Sistema.
Con esta opción se busca agilizar la autorización de los cheques del Banco
Nacional de Costa Rica, por ser, regularmente, el banco del cual se reciben
más cheques, dicha opción despliega una pantalla en donde se debe ingresar la
información requerida, dicha pantalla está compuesta por carpetas, las cuales
se describen en breve.

Funciones Especiales
Estas son funciones especiales incluídas en ambas carpetas y están destinadas
al manejo de la tabla que está incluída dentro de la pantalla "Autorización de
cheques":

Poblar Tabla Con esta opción el sistema procesa los datos
de los filtros definidos en los campos de la
pantalla principal con el fin de llenar la tabla.
Seleccionar Esta opción permite seleccionar/deseleccionar
algún cheque con el símbolo de "check" para
su posterior tratamiento.
Autorizar Esta opción le permite autorizar cheques, que
han sido previamente selecionados.
Autoriza Cheques

Pantalla Carpeta Autoriza Cheques
Los campos a completar en esta carpeta son los siguientes:

Cuenta Bancaria: campo asinado para incluir el código de la cuenta
relacionado con los cheques a autorizar. Cuenta con la disponibilidad de la
ayuda F1.
Fechas: rango de fechas de los cheques que se quieren autorizar.
Documentos: códigos o números del rango de los docomentos.
Esta pantalla presenta una tabla, en donde se expone y se maneja la
información filtrada por los campos anteriores y que se maneja con la barra de
herramientas dispuesta para tal efecto. Los datos que se visualizan en la tabla
incluyen el número de documento o cheque, la fecha del mismo, a nombre de
quién va a ser pagado, el monto del documento, el copncepto por el cual se
paga, el archivo o dirección donde se encuentra el documento, la fecha en que
se genera el documento, la persona que autoriza y la de su autorización.

Consulta Cheques
Pantalla Carpeta Consultar Cheques
Los campos que se deben completar en esta carpeta para realizar la consulta
son los siguientes:
Cuenta Bancaria: campo asinado para incluir el código de la cuenta
relacionado con los cheques a consultar. Cuenta con la disponibilidad de la
ayuda F1.
Fechas: rango de fechas de los cheques que se quieren consultar.
Documentos: códigos o números del rango de los docomentos
Esta pantalla presenta una tabla, en donde se expone y se maneja la
información filtrada por los campos anteriores, y que se maneja con la barra de
herramientas dispuesta para tal efecto. Los datos que se visualizan en la tabla
incluyen el número de documento o cheque, la fecha del mismo, a nombre de

quién va a ser pagado, el monto del documento, el copncepto por el cual se
paga, el archivo o dirección donde se encuentra el documento, la fecha en que
se genera el documento, la persona que autoriza y la de su autorización.
GENERACIÓN DE TRANSACCIONES
CONTABLES
Debido a la posibilidad de crear documentos sin su respectiva transacción
contable ya se a travez del mantenimiento de documentos o por medio del
cargador dinámico, se cuenta con un proceso de generación en lote de las
transacciones contables pendientes, las transacciones que se va a generar
depederá del filtro que se le defina en la pantalla del proceso.
La pantalla de esta opción es la siguiente:
Proceso de Generación de Transacciones Contables
Los datos mediantes los cuales se puede filtrar el proceso, se describen a

continuación.
Cuenta Bancaria: esta sección cuenta con dos casillas, Del y Al, mediante
las cuales se podrá delimitar el proceso definiendo un rango de cuentas
bancarias que estén asociadas a los documentos.

Documentos: esta sección cuenta con dos casillas, Del y Al, mediante las
cuales se podrá delimitar el proceso definiendo un rango de documentos que
no tengan transacción contable.
Débitos: esta opción muestra una lista de los documentos que se incluirán en
el proceso, se puede elegir Depósito, Nota de Crédito, Otro Crédito y TEF de
Crédito.
Créditos: esta opción muestra una lista de los documentos que se incluirán en
el proceso, se puede elegir Cheque, Nota de Débito, Otro Débito y TEF de
Débito.
Una vez definido el filtro para el proceso, se presiona el botón de Procesar
para llevar a cabo la generación de los asientos pendientes.
Las transacciones contables generadas pueden variar dependiendo de las
cuentas contables asignadas a los subtipos de documentos, si éstas no fueron
definidas, las líneas de las transacciones se crearán dependiendo de la
parametrización contable de cada cuenta bancaria.
GENERACIÓN DE TRANSFERENCIAS
ELECTRÓNICAS
Este proceso permite generar transferencias de empleados, proveedores y
otros, utilizando formatos definidos para crear archivos. Este generador de
transferencias bancarias, retorna los datos resultantes en un archivo con
extensión XSLT, que permite al usuario crear un archivo específico.
Él sistema despliega dos carpetas definidas como: Datos Generales y
Parámetros.
Datos Generales
Dentro de esta carpeta se despliegan la siguiente pantalla:

Datos Generales Transferencias Electrónicas
Esta pantalla muestra las opciones necesarias para seleccionar los datos
generales del tipo de transferencia por generar.
Incluir solo documentos de la misma entidad financiera:
permite incluir dentro de la transferencia solo aquellos documentos que
pertenecen a la misma entidad financiera seleccionada. Para utilizar esta
opción el usuario debe presionar el check para incluir el filtro de documentos:
Entidad Financiera: corresponde a la entidad financiera a la cual se

generan las transferencias
Formato: muestra el tipo de formato por generar asociado a la entidad
financiera.
Transferencia Bancaria:
Fecha: campo correspondiente a la fecha con que se genera el archivo. El
usuario puede definir la fecha que desee para generar la transferencia.
Referencia: El usuario podrá editar una referencia para el archivo a generar
con el detalle de las transferencias.
Parámetros
Dentro de esta pantalla se muestra las siguientes opciones:

Parámetros Generación Transferencias Electrónicas
Fuente de Datos: muestra la fuente a la cual pertenece el formato del

documento generar, donde se le han definido valores específicos de
empleados, proveedor u otros documentos.
Campos configurables: estos campos configurables son definidos desde
el Formato de Transferencias Electrónicas en el módulo de Administración del
Sistema. Los tipos definidos pueden ser valores constantes, tipo hilera, lista de
valores, fechas, números o rubros de empleados.
Al definir los Datos Generales y Parámetros, el usuario presiona el botón
para continuar el proceso, y se le habilita la pantalla de
Documentos:

Documentos Generación Transferencias Electrónicas
Para generar la transferencia se mostrará una lista con todos los documentos
por generar y la opción de elegir uno o varios de ellos para procesar. Esta lista
mostrará los documentos que sean de la cuenta bancaria seleccionada, y que
estén entre el rango de fechas indicado. El detalle de los campos es el
siguiente:
Cuenta Bancaria: corresponde al campo con el detalle de la cuenta
bancaria
Periodo de Fechas: el usuario selecciona el rango de fechas con las
transferencias a generar. El sistema desplegara los documentos que se
encuentren en estos periodos.
Mostrar transferencias impresas: esta opción le permite al usuario
observar en pantalla, aquellos documentos que ya han sido generados, y que se
encuentran en el período seleccionado. Al marcar el check en la tabla se
cargarán los documentos que se encuentran como Impreso SI, las cuales
pueden ser seleccionadas para reimpresión.

Detalle de la columna con documentos impresos
Ampliar detalle de documentos: esta opción permite al usuario

ampliar el detalle de los documentos, con este botón se activa otra pantalla con
la información actual de la tabla, pero con la visibilidad total de los datos.

Detalle de la ampliación de documentos
Dentro de esta pantalla se muestra el detalle de las siguientes columnas:

Origen: indica el módulo origen donde se generó el documento con la
transferencia.
Documento: muestra el consecutivo asignado a la transferencia.
Descripción: detalla la descripción de la generación de la transferencia.
Fecha: muestra la fecha de creación del documento.
Monto: detalla el monto total de la transferencia.
Entidad Financiera: detalla la entidad financiera asociada a la
transferencia.
Impreso: Indica si el documento ha sido incluido o no en otros procesos
para generación de archivo de transferencia.
Estado: Es el estado del documento, en el caso de este proceso todos los
documentos que se cargarán estarán en estado Generada.
Asiento: Número de asiento perteneciente al documento.
Usuario Creación: Muestra el código del Usuario de Creación del
documento en CB.
Al definir los datos y seleccionar las transferencias, el usuario finaliza la
inclusión de parámetros de configuración para la generación del archivo. La
pantalla permite definir un nombre para el archivo por generar, sino se define
una dirección este archivo se crea en la carpeta de DATA de la instalación de
ExactusERP.

Pantalla de Finalización del Proceso
El usuario podrá marcar los documentos seleccionados como impresos

marcando el check de y esto
permitirá que el generador de transferencias los oculte de la lista de pendientes
Para comprobar el archivo generado el usuario puede presionar el botón del
reporte , que muestra los datos a generar en el archivo. Al
presionar el botón de , el asistente terminara de crear el archivo.

Pantalla de Finalización del Proceso
Este asistente crea los archivos con extensión .txt y .xml con el nombre del
archivo que se definió y que el usuario podrá utilizar a partir de los datos
generados desde Control de Nóminas para las nóminas, Cuentas por
Pagar para los proveedores y de Control Bancario para otras
transferencias.

APÉNDICE A
Mensajes de Exactus
NOTA INTRODUCTORIA
En este apéndice se muestran los mensajes de advertencia y error que
despliega el módulo de Control Bancario, así como una sugerencia de
cómo actuar ante ellos.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
Si el documento ha sido Conciliado temporalmente o en Firme, el
sistema generará una advertencia en la cual especifica que el documento no se
puede eliminar porque ya ha sido conciliado y la operación no se realizará.
A continuación se muestra la pantalla que despliega la opción:
Pantalla de Aviso
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS GENERADOS

EN OTROS MÓDULOS
Si el documento fue generado desde otro módulo como Cuentas por
Cobrar o Cuentas por Pagar, entonces, el sistema no permitirá que sea
eliminado y desplegará un mensaje de advertencia:
Control Bancario Mensajes de Exactus  259

Aviso de Eliminación de Registro
CAMBIO DE ESTADOS DE LOS DOCUMENTOS

Si el usuario escoge un documento que no utiliza estado Confirmado y le
intenta cambiar dicho estado, el sistema desplegará un aviso en el que
comunica este punto.
A continuación se muestra la pantalla desplegada por la opción:
Pantalla de Aviso
IMPRESIÓN DE DOCUMENTOS
Para la impresión de documentos si el cheque fue impreso anteriormente el
sistema enviará un mensaje en el que pide confirmar la reimpresión del
documento.
También se advierte al usuario sobre la necesidad del control del número de
cheque en el formulario.
260  Mensajes de Exactus Control Bancario

Pantalla de Advertencia
Si los documentos no son consecutivos el sistema cancela la operación y envía

un mensaje.
ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS
CONCILIADOS
Si el documento ha sido Conciliado temporalmente o en firme, el sistema
generará una advertencia en la cual especifica que el documento no se puede
eliminar porque ya ha sido conciliado y la operación no se realizará.
Pantalla de Aviso
Si el documento ha sido Conciliado en Firme, el sistema generará una

advertencia en la cual especifica que el documento no se puede eliminar
porque ya ha sido conciliado y la operación no se realizará.

Pantalla de Aviso
INGRESO DE DOCUMENTOS Y SU
CODIFICACIÓN
En caso que el usuario ingrese incorrectamente el número del documento y
utilice uno que ya tiene registrado la base de datos para el tipo de documento
especificado, el sistema enviará un mensaje informado del error.
DESGLOSE DE MONTOS
En la columna Monto en la Moneda Origen de la transferencia bancaria, el
usuario debe desglosar el monto. La suma de todos los montos ingresados en
esta columna debe coincidir con el monto definido en la casilla Monto de la
carpeta General antes de ejecutar el proceso de Generar de lo contrario el
sistema enviará un mensaje de advertencia.

ELIMINACIÓN DE REGISTROS DE
TRANSFERENCIAS BANCARIAS
Para eliminar una transferencia debe considerar los siguientes puntos:
 Si la transferencia no se ha generado: el sistema envía un mensaje
para que el usuario confirme la operación y una vez confirmado,
elimina el registro de la tabla.
 Si la transferencia ya fue generada: el sistema no permite eliminar

el registro y envía un mensaje al usuario.
GENERACIÓN DE TRANSFERENCIAS
Si la cuenta bancaria no tiene definida una cuenta contable en la que se
registren los movimientos por gastos de transferencias de fondos (comisión),
el sistema envía un mensaje en el que informa que estos rubros serán cargados
a la cuenta contable de Diferencias Cambiarias.
MODIFICACIONES A ASIENTOS DE CHEQUES

Cuando un nuevo cheque es generado, el usuario también puede realizar
modificaciones al asiento asociado antes que éste sea aplicado a la
Contabilidad General.
De igual manera se pueden borrar líneas del asiento, siempre y cuando el
usuario verifique que dicho asiento quede balanceado, de lo contrario el
sistema no permitirá continuar con la operación siguiente y enviará un
mensaje de advertencia.
Pantalla de Aviso
MODIFICACIÓN EN EL MONTO DE UN ASIENTO



APÉNDICE B
Parámetros de Control Bancario en el INI
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se presentan los parámetros que existen en el EXACTUS.INI
del módulo de Control Bancario específicamente.
Cualquier información adicional de otros parámetros para la versión, consulte
el Manual de Configuración.
CB_MOSTRAR_NUMERO_CHEQUE_SUGERID
O=SI
Si el parámetro está en SI el sistema va a sugerir el consecutivo de cheques.
De la misma forma pasará si el parámetro no es encontrado en el
EXACTUS.INI.
Si el parámetro está en NO el sistema no sugiere al usuario el consecutivo de
cheque (rango inicial y final de cheque). Dentro de la pantalla Parámetros de
Impresión de Cheques cuando se imprimen los cheques recurrentes se maneja
la validación relacionada con el número de cheque inicial y final a utilizar.
Control Bancario Parámetros de Control Bancario en el INI  267

APÉNDICE C
Opciones Configurables
NOTA INTRODUCTORIA
Dentro de esta sección se presentan aquellas opciones configurables que se
ejecuten desde el módulo de Control Bancario. Dichas opciones deben ser
configuradas dentro del módulo de Administración del Sistema antes de
ser ejecutadas en Control Bancario.
Para instalar la opción configurable siga las instrucciones que se presentan a
continuación:
1. Entre al módulo de Administración del Sistema.
2. En el submenú Administración seleccione Opciones
Configurables. El sistema desplegará una tabla de datos denominada
Opciones Configurables.
3. Desde la tabla seleccione Nuevo, o si prefiere presione al mismo
tiempo las teclas Ctrl+N o active el icono para agregar la opción
configurable. Esto presentara la ventana de definición de las Opciones
Configurables la cual consta de cuatro carpetas (Datos, Ejecutable,
Seguridad y Notas).
4. Desde la ventana de definición de las Opciones Configurables:
 Entre a la carpeta Datos y defina:
i). Opción: Texto que se desplegará en el menú definiendo la opción que
se esta instalando.
ii). Descripción: Texto que se desplegará como ayuda de la opción.
iii). Modulo: Módulo de Exactus en que se instalará la Opción
Configurable. En este caso CONTROL BANCARIO.
iv). Menú: Menú del modulo en que se incluirá la opción (usualmente
ADMINISTRACION).
Configurables:
 Entre a la carpeta Ejecutable y defina:
Control Bancario Opciones Configurables  269

i). Ejecutable: Ruta y nombre del fichero que ejecuta la acción que se
esta configurando. Utilice el botón Examinar para ubicar el fichero en
la máquina del usuario. En este caso el fichero es: CB_CONF.EXE
ii). Parámetros: Parámetros que se pasan al ejecutable. En este caso
serían: $U $P $C $B
 Entre a la carpeta Seguridad y defina:
i). Acción: Nombre de la acción de seguridad.
ii). Constante: Nombre de la constante de seguridad.
iii). Descripción: Texto que describe la acción de seguridad.
Para definir estas opciones consulte con el administrador
de su sistema Exactus!!!
 Entre a la carpeta Notas y defina otra información que

considere útil con relación a la Opción Configurable que está
instalando.
5. Una vez suministrados todos los datos necesarios salve la información
y salga del módulo de Administración del Sistema. Si todo los pasos
anteriores funcionaron adecuadamente entonces la nueva opción debe
haber sido instalada y se encontrará lista para funcionar.
OPCIÓN CONFIGURABLE (HOOK)

PARA LA GENERACIÓN DE ASIENTOS
CONTABLES
Esta herramienta brinda la posibilidad a la empresa de crear un hook para la
generación de asientos contables en el módulo de Control Bancario.
VARIABLES DEL HOOK

Para generar los asientos en el hook, se requiere que se haya cargado
previamente cierta información desde el módulo de CB. La información que
debe pasarse es la siguiente:
270  Opciones Configurables Control Bancario

Información del documento
sCuentaBanco código de la cuenta bancaria del documento
sTipoDocumento tipo de documento
nNumero número del documento
nSubTipo código del subtipo de documento
dtFecha fecha del documento
sPagaderoA nombre del beneficiario (si es un cheque)
sReferencia referencia corta del documento
nMonto monto del documento
nMontoLocal monto del documento en moneda local
nMontoDolar monto del documento en moneda dólar
nMontoComision monto de comisiones/gastos para documentos de tipo transferencia
sEstado estado del documento
sProveedor proveedor al que se le paga el documento (si el origen es CP y es un
cheque)
lsDetalle notas del documento
bConfirmado
SOrigen módulo que origina el documento
bImpreso indica si el documento está impreso
bEsDebito indica si el documento es de débito o de crédito
nTCambioLocal tipo de cambio local a la fecha del documento
nTCambioDolar tipo de cambio dólar a la fecha del documento
sRecurrente indica si un documento tipo cheque es recurrente o no
Información de las cuentas de la Cuenta Bancaria

sCtrContable centro de costo de bancos de la cuenta bancaria
sCtaContable cuenta contable de bancos de la cuenta bancaria
sCtrCierreCred centro de costo de cierre de créditos
sCtaCierreCred cuenta contable de cierre de créditos
sCtrCierreDeb centro de costo de cierre de débitos
sCtaCierreDeb cuenta contable de cierre de débitos
sCtrComision centro de costo de comisiones o gastos por transferencias
sCtaComision cuenta contable de comisiones o gastos por transferencias
sCtrTransf_IC centro de costo para transferencias intercompañías
sCtaTransf_IC cuenta contable para transferencias intercompañías
Información General de la Cuenta Bancaria

SCtaBanco código de la cuenta bancaria
NSaldo saldo de la cuenta bancaria
NSaldoAnterior saldo anterior de la cuenta
NSaldoConcil saldo conciliado de la cuenta
SEntidadFinanciera entidad financiera
SNombre nombre de la cuenta bancaria
SMoneda moneda de la cuenta bancaria
NTipoCambioLocal tipo de cambio a moneda local
NTipoCambioDolar tipo de cambio a moneda dólar
NPosicionDeCaja posición de caja
sPermiteTransf_IC indica si la cuenta permite transferencias intercompañías
Información de Globales
STipoAsiento código del tipo de asiento default
Spaquete código del paquete default
BAsientoDep indica si se debe generar asiento para depósitos
BAsientoNCr indica si se debe generar asiento para notas de crédito
BAsientoOCr indica si se debe generar asiento para otros créditos
BAsientoChq indica si se debe generar asiento para cheques
bAsientoNDb indica si se debe generar asiento para notas de débito
bAsientoODb indica si se debe generar asiento para otros débitos
bAsientoTEFDb indica si se debe generar asiento para transferencias de
tipo débito
bAsientoTEFCr indica si se debe generar asiento para transferencias de
tipo crédito
bCopiarNotasEnAsiento indica si se deben copiar las notas del documento en las
notas del asiento
sNitEntidadBancaria NIT de la entidad Bancaria
Información de Cuentas para Diferencias Cambiarias

sCtrDifCambLocal centro de costo para diferencias cambiarias en moneda local
sCtaDifCambLocal cuenta contable para diferencias cambiarias en moneda local
sCtrDifCambDolar centro de costo para diferencias cambiarias en moneda dólar
sCtaDifCambDolar cuenta contable para diferencias cambiarias en moneda dólar

Información de la Transferencia
sCuentaOrigen Cuenta bancario origen
sTipoOrigen Tipo de la transferencia
nNumeroOrigen Número asignado a la transferencia
nMontoComision Monto de la comisión
nMontoOrigen Monto de la transferencia
bEsTransfeIntercomp Indica si se trata de una transferencia ínter compañía
sCompaniaInicial Indica si es la compañía origen
Información de Diferencias Cambiarias

NdifCambLocal Monto de diferencia cambiaria en moneda local
NdifCambDolar Monto de diferencia cambiaria en moneda dólar
SreferenciaDifCamb Referencia para las líneas de diferencias cambiarias
SfuenteDifCamb Fuente para las líneas de diferencias cambiarias
BdobleMoned Indica si se está trabajando con doble moneda
Datos Generales
nCG_Fuente_Size Tamaño de la fuente en las líneas de los asientos
sCB_Deposito Código para depósitos en CB
Información de la Compañía
sCompania Código de la compañía con la que se está trabajando.
Información del Usuario

sUsuario Código del usuario que está conectado.
Información de Errores
sFuncionError Almacena la última función que generó un error.
sTextoError Almacena el texto del último error que se generó.
FUNCIONES DEL HOOK

DefinirCuentaBanco(
psNitEntidadBancaria (String),
sCuentaBanco (String),

nSaldo (Number),
nSaldo_Anterior (Number),
nSaldo_Concil (Number),
sEntidadFinanciera (String),
sNombre (String),
psPermiteTransf_IC(String),
sMoneda (String),
nTipoCambioLocal (Number),
nTipoCambioDolar (Number),
nPosicionDeCaja (Number) )
Descripción
Función que inicializa las variables de la cuenta de banco con la información
que recibe como parámetro.
DefinirDocumento(
hsql (Sql Handle),
sCuentaBanco (String),
sTipoDocumento (String),
nNumero (Number),
nSubTipo (Number),
dtFecha (Date/Time),
sPagaderoA (String),
sReferencia (String),
nMonto (Number),
nMontoLocal (Number),
nMontoDolar (Number),
nMontoComision (Number),
sEstado (String),
sProveedor (String),
lsDetalle(Long String),

bConfirmado (Boolean),
sOrigen (String),
bImpreso (Boolean) ): Boolean
Descripción
Función que inicializa las variables del documento y las de control con la
información que recibe como parámetro.
DefinirCuentasContablesCtaBanco(
sCtaBancaria (String),
sCtrContable (String),
sCtaContable (String),
sCtrCierreCred (String),
sCtaCierreCred (String),
sCtrCierreDeb (String),
sCtaCierreDeb (String),
sCtrComision (String),
sCtaComision (String),
psCtrTransf_IC(String),
psCtaTransf_IC(String) )
Descripción
Función que inicializa las variables correspondientes a las cuentas contables
asociadas a la cuenta bancaria para generar los asientos de los respectivos
documentos.
DefinirGlobales(
sTipoAsiento (String),
sPaquete (String),
bAsientoDep (Boolean),
bAsientoNCr (Boolean),
bAsientoOCr (Boolean),
bAsientoChq (Boolean),
bAsientoNDb (Boolean),

bAsientoODb (Boolean),
bAsientoTEFDb (Boolean),
bAsientoTEFCr (Boolean) )
Descripción
Define las variables globales del módulo de CB. Estas variables se utilizarán
dentro de las distintas funciones del hook.
CreeAsientoDocumento (
hsql (Sql Handle),
sTipoAsnt (String),
dtFechaAsnt (Date/Time),
lsNotasAsnt (String),
Receive sCtrCosto (*) (String),
Receive sCtaContable (*) (String),
Receive sReferencia (*) (String),
Receive sFuente (*) (String),
Receive nMontoLocal (*) (Number),
Receive nMontoDolar (*) (Number),
Receive nNumLineas (Number) ) : Boolean
Receive psNIT [*] (String)
Descripción
Función que se encarga de determinar cuáles son los movimientos que se
deben generar para el documento que se encuentra cargado en las variables. La
información del detalle del asiento es retornada en los parámetros tipo
Receive: sCtrCosto(*), sCtaContable(*), sReferencia(*), sFuente(*),
nMontoLocal(*), nMontoDolar(*),psNIT [*] y en el parámetro nNumLineas
se devuelve la cantidad de líneas que se generaron para el asiento.
La distribución de la información en los vectores se realiza de la siguiente
forma:
En la posición i del vector sCtrCosto se encuentra el centro de costo de la línea
i+1 del detalle del asiento.

En la posición i del vector sCtaContable se encuentra la cuenta contable de la
línea i+1 del detalle del asiento.
En la posición i del vector sReferencia se encuentra la referencia de la línea
En la posición i del vector sFuente se encuentra la fuente de la línea i+1 del
detalle del asiento.
En la posición i del vector nMontoLocal se encuentra el monto en moneda
local de la línea i+1 del detalle del asiento.
En la posición i del vector nMontoDolar se encuentra el monto en moneda
dólar de la línea i+1 del detalle del asiento.
Donde i = 0 .. n, y n es el número de líneas que se hayan generado para el
asiento.
DefinirTransferencia (
sCuentaOrigen (String),
sTipoOrigen (String),
nNumeroOrigen (Number),
nMontoComision (Number),
bEsTransfeIntercomp (Boolean),
sCompaniaInicial (String),
nMontoOrigen (Number) )
Descripción
Función que se encarga de cargar en las variables del hook , la información
correspondiente a la transferencia para la cual se van a generar asientos.
CreeAsientoTransferencia (
hsql (Sql Handle),
sTipoAsnt (String),
sTipoDoc (String),

Receive nNumLineas (Number) )
: Boolean
Descripción
deben generar para el documento que se encuentra cargado en las variables. En
el caso de una transferencia hay un documento origen y uno o más
documentos destino, el tipo se determina por medio del parámetro sTipoDoc.
La información del detalle del asiento es retornada en los parámetros tipo
Receive: sCtrCosto(*), sCtaContable(*), sReferencia(*), sFuente(*),
nMontoLocal(*), nMontoDolar(*), psNIT [*] y en el parámetro nNumLineas
se devuelve la cantidad de líneas que se generaron para el asiento.
forma:
asiento.
DefinirDatosDifCamb (
NDifCambLocal (Number),
NDifCambDolar (Number),
SReferenciaDifCamb (String),
SFuenteDifCamb (String),
bDobleMoned (Boolean) )
Descripción
Función que se encarga de enviar al hook los datos de las diferencias
cambiarias producto de la corrida del proceso que las genera.
CreeAsientoDifCamb (
hsql (Sql Handle),
sTipoAsnt (String),
Receive nNumLineas (Number) ) Boolean
Descripción
deben generar para la cuenta de banco que se encuentra cargada en las
variables. En el caso del proceso de diferencias cambiarias, hay una o varias
cuentas de banco involucradas, junto con las cuentas de diferencias cambiarias
en moneda local y dólar de CG. La información del detalle del asiento es
retornada en los parámetros tipo Receive: sCtrCosto(*), sCtaContable(*),
sReferencia(*), sFuente(*), nMontoLocal(*), nMontoDolar(*), psNIT [*] y en
el parámetro nNumLineas se devuelve la cantidad de líneas que se generaron
para el asiento.
forma:

asiento.
DefinirCtaDifCamb (
sCtrDifCambLocal (String),
sCtaDifCambLocal (String),
sCtrDifCambDolar (String),
sCtaDifCambDolar (String) )
Descripción
Función para definir el centro de costo y cuenta a utilizar para los asientos de
diferencias cambiarias, tanto en moneda local como en moneda dólar.
DefinirDatosGenerales (
nCG_Fuente_Size (Number),
sCB_Deposito (String) )
Descripción
Función que envía al hook datos generales que se requieren para generar
algunas líneas de los asientos.

DefinirCompania ( sCompania (String) )
Descripción
Función que carga la compañía que se utiliza en el módulo en la variable del
hook.
DefinirUsuario ( sUsuario (String) )

Descripción
Función que carga el usuario que está utilizando el módulo en la variable del
hook.
RetornarError ( Receive sFuncionError (String),

Receive sTextoError (String) )
Descripción
Función que retorna el nombre de la función y el texto del último error que
ocurrió dentro del hook.
FUNCIONALIDAD DEL HOOK

A nivel general, la utilización y el funcionamiento del hook será de la
siguiente forma:
Se utilizará la clase funcional fclsInfoAsiento, para pasar los arreglos donde se
insertarán los movimientos del asiento al hook.
Para cada uno de los procesos que crean asientos en el módulo, se describen a
continuación los pasos a seguir para utilizar el hook.
Al realizar la introducción de documentos, introducción de cheques y al
imprimir depósitos, deberán seguirse los siguientes pasos:
DefinirCuentaBanco
DefinirCuentasContablesCtaBanco
DefinirDocumento
CreeAsientoDocumento
Al correr el proceso de diferencias cambiarias, deberán seguirse los siguientes
pasos:
Para cada cuenta de banco para la que hayan diferencias cambiarias:
DefinirCuentaBanco
DefinirDatosDifCamb
CreeAsientoDifCamb
Al realizar una transferencia deberán seguirse los siguientes pasos:
Para crear la línea del documento origen
DefinirTransferencia
DefinirCuentaBanco
DefinirDocumento
CreeAsientoTransferencia
Para cada una de las cuentas de banco involucradas en la transferencia, o sea,
cuentas destino y para la línea de gastos por comisión:
DefinirCuentaBanco
DefinirDocumento
CreeAsientoTransferencia
Posteriormente, desde CB se utilizará la función InserteAsiento de la clase
funcional fclsInfoAsiento, para realizar la inserción del asiento en la
contabilidad.
Cambios requeridos en CB
Para utilizar el hook desde el módulo de CB se deben realizar algunos
cambios. En cada uno de los puntos del módulo desde donde se generen
asientos se tendrán que realizar estos cambios. A continuación se detallan los
lugares donde habrá que hacer dichas modificaciones:
Generación de asientos en la Introducción de Documentos

El frmCBDocumento (CBDOC.APL) contiene la funcionalidad para agregar,
modificar y eliminar documentos de CB programada en varias funciones
dentro del form. Se propone utilizar una instancia de fclsIntefaseCB para que
realice las operaciones mencionadas, incluyendo los movimientos contables, si
aplican. Se deberá modificar el código en las siguientes funciones y/o
llamadas a las mismas: AgregarDocumento, ModificarCtaYDoc y
TraeCtasYCalMontos.
Generación de asientos en la Impresión de cheques
El frmCBDocCheque (CHEQUES.APL) se utiliza para la impresión directa
de cheques o bien la creación de cheques recurrentes. Este obliga al usuario a
crear un “Desglose Contable” o configuración del asiento contable para cada
cheque. Inicialmente se sugiere la configuración del asiento según la manera
estándar configurada para esos documentos en el módulo. La configuración
del asiento se lleva a cabo en el form frmAsientosCheque. Para efectos de
consistencia, se debe modificar tal form para que llame a las funciones
apropiadas del hook, de modo que sea este quien determine el asiento default
para sugerir al usuario. Las funciones que se deben modificar para tal efecto
son: DespuesDePopular, NewRowInserted.
El asiento contable del cheque se genera cuando este se imprime, proceso que
se lleva a cabo en el diálogo dlgRptCheque. Este diálogo contiene la función
ActualizarChequesConAsientos, que introduce el cheque como documento y
genera el asiento configurado previamente en el Desglose Contable. Esta
función no se modificará dado que la sugerencia del Desglose se hará
previamente utilizando funciones del hook.
Generación de asientos en las Transferencias

La funcionalidad de transferencias entre cuentas se encuentra en el form
frmTransferencia (TRANSFE.APL). Al oprimir el botón de Generar, se
introducen los respectivos documentos y se genera el asiento contable. Este
asiento es un tanto diferente al asiento normal de documentos, pero se ha
considerado en el diseño de las funciones del hook para poder realizarlo
también. Similar a los casos anteriores, la función que se deberá modificar en
este form es la siguiente: GenerarDocumentos.
Generación de asientos en el Proceso de Diferencias

Cambiarias
El diálogo dlgCBDiferenciasCambiarias (CBDIFCAM.APL) genera el
proceso de diferencias cambiarias de CB. En este proceso se recorren todas las
cuentas bancarias y se actualizan los saldos en las diferentes monedas según el
tipo de cambio actual, y se generan los asientos por las diferencias de cambio
que se obtengan. Se propone utilizar aquí las funciones del hook
DefinirCtaDifCamb y CreeAsiento para conformar los asientos.
Para llevar a cabo esta modificación, se deberán modificar las funciones
DifCambConAsientos, GenerarDifCambiarias, e InsertarDiferencias.

Para las cuentas que tengan definida la moneda como moneda local no tendrá
que generarse ninguna diferencia cambiaria pero si es necesario que se
actualicen los tipos de cambio de cada cuenta contable.
Generación de asientos en la impresión de depósitos

El frmCBDeposito (DEPOSITO.APL) también genera documentos de tipo
depósito con sus correspondientes asientos. Se deberá modificar este form
para que haga uso de las funciones del hook. La función que se debe modificar
es la siguiente: InsertarLineasAsnt.
OPCIÓN CONFIGURABLE (HOOK)

PARA LA CARGA AUTOMÁTICA DE
DATOS
Esta opción configurable permitirá al usuario realizar la carga Automática de
documentos reportados por bancos en el módulo de Control Bancario.
VARIABLES DEL HOOK

Para realizar la carga de documentos en el hook, se requiere que se haya
cargado previamente cierta información desde el módulo de CB. La
información que debe pasarse es la siguiente:
Información General
sNumeroCuenta Número de cuenta a la cuál asignarle los documentos
sarchivoOrigen Path del archivo donde se van a tomar los datos
sArchivoBitacora Path del archivo donde se escribe la bitácora de eventos
sArregloValoresHook Arreglo dinámico de dos dimensiones, donde se guarda los
valores leídos
nAnchoColumnas Arreglo numérico donde se guardan los anchos de las
columnas del archivo
nPosicionColumnas Arreglo numérico donde se guardan las posiciones de las
columnas del archivo
sArregloCodigosUsHook Arreglo donde se guardan los tipos de documentos de las

funciones del usuario
sArregloCodigosBd Arreglo donde se guardan los tipos de documentos de CB
sSeparador Caracter de separación de columnas del archivo
fhInput Handle del archivo de lectura
fhLog Handle de archivo de LOG
Información de lectura del archivo

nLineasProcesadas Número de líneas leídas y procesadas
sTipoDoc Tipo de documento leído
sNumeroCuenta Número de cuenta leída
sMonto Monto leído
sNumero Número leído
sFecha Fecha leída
Información de la Compañía
sCompania Código de la compañía con la que se está trabajando.
Información del Usuario

sUsuario Código del usuario que está conectado.
Información de Errores
nError Almacena el número de error.
sErrDescrip Almacena el texto del último error que se generó.
FUNCIONES DEL HOOK

Version_CBCARGA (): String
Descripción
Permite retornar la versión que identifica al Hook
Nombre_CBCARGA (): String

Descripción
Permite retornar el nombre o identificación del Hook
DefinirCompaniaCarga ()

Descripción
Carga la compañía en el hook
DefinirUsuarioCarga ()
Descripción
Carga el Usuario actual en el hook
DefinirDatosGeneralesCarga (
Number: pnAnchoColumnas[*]
Number: pnPosicionColumnas[*]
String: psSeparador)
Descripción
Carga en el hook algunos datos generales que se necesitan para la carga de
datos.(Ancho de columnas, separador y posicionamiento)
DefinirDatosArchivo(
String: psNumeroCuenta
String: psArchivoOrigen
String: psArchivoBitacora)
Descripción
Carga en el hook algunos datos generales que se necesitan para la apertura de
los archivos.
RetornaTipoUs(
Receive String: psArregloTrans[*])
Descripción
Retorna el vector de códigos de usuario
RetornaDatos(
Receive String: psArregloTrans[*,30])
Descripción

Retorna el vector de datos del archivo
forma:
En la posición X,0 del vector psArregloTrans se encuentra el número de

cuenta.
En la posición X,1 del vector psArregloTrans se encuentra el tipo de
documento
En la posición X,2 del vector psArregloTrans se encuentra el número
En la posición X,4 del vector psArregloTrans se encuentra el monto.
En la posición X,5 del vector psArregloTrans se encuentra la fecha.
MantieneArchivo(
Number: pnAccion): Boolean
Descripción
Abre o cierra el archivo de entrada para su procesamiento, dependiendo del
parámetro. 0 abre 1 cierra.
ProcesarLineas():Number
Descripción
Procesa cada línea si es posible, leyéndola del archivo, y va creando el archivo
de salida reportando el número de error si es del caso.
CrearLineas(
String: psArregloValoresVis[*] ):Boolean
Descripción
Procesa cada línea si es posible, leyéndola del archivo para llenar la vista de
datos del asistente en el módulo.
ConvertirDatos(
String: psInput
Receive String: psCuenta
Receive String: psTipoDoc
Receive String: psNumero
Receive String: psMonto
Receive String: psFecha ): Number
Descripción
Convierte los datos en un vector con la información apropiada ( de acuerdo
con el formato predefinido en el asistente ). Retorna 0 si la función tuvo éxito,
o bien el código de error.
ProcesarFuncion(
Number: pnNumeroFuncion ) : Boolean
Descripción
Función que se encarga de escoger entre la función de asistente y otras
definidas por el usuario
DefinirTiposDocumentosBd(
String: psArregloCodigosBd[*] )
Descripción
Llena las variables de tipos de documento de CB
DefinirTiposDocumentosUs(
String: psArregloCodigosUsuario[*] )
Descripción
Llena las variables de tipos de documento declarados por el usuario
NombreFuncUser(
Receive String: psNombresFuncUser[*] )
Descripción
Inserta los nombres de las funciones definidas por el usuario en el combo de
funciones definidas del asistente.
MantieneLog(
Receive File Handle: pfhInput ) : Boolean
Descripción
Abre el archivo de LOG

RevisionFecha(
Receive String: psFechaValidate ) : Boolean
Descripción
Parsea y revisa la fecha del archivo
BancoNacional(
Number: pnNumeroFuncion ) : Number
Descripción
Función definida para Banco Nacional. Setea las variables necesarias para
procesar el archivo. Devuelve el número de error en caso de que exista.
FuncionEstandar(
Number: pnNumeroFuncion ) : Number
Descripción
Función para parsear un banco estándar hecho a base de separador ','
FuncionPlantillaSeparador(
Number: pnNumeroFuncion ): Number
Descripción
Función plantilla de formatos de Banco con Separador
FuncionPlantillaAnchoFijo(
Number: pnNumeroFuncion ): Number
Descripción
Función plantilla de formatos de Banco con ancho fijo
CopiaArray(
String: psArrayFuente[*,30]
Receive String: psArrayCopiado[*,30] )
Descripción
Función para copiar vectores de dos dimensiones
FUNCIONALIDAD DEL HOOK

A nivel general, la utilización y el funcionamiento del hook será de la
siguiente forma:
 Se enviará desde el asistente o función definida por el usuario los
parámetros para llenar las variables necesarias para procesar el
archivo.
 Para cada uno de los procesos se describen a continuación los pasos a
seguir para utilizar el hook.
 Al realizar la introducción de documentos, mediante funciones
definidas por el usuario, deberán seguirse los siguientes pasos:
 DefinirDatosGeneralesCarga(AnchoColumnas,
Posiciones,Separador)
 DefinirTiposDocumentosUs(Tipos)
 ProcesarLineas()

APÉNDICE D
Conversión de Estados Financieros
NOTA INTRODUCTORIA
El módulo de Control Bancario, como su nombre lo indica, se encarga de
manejar la información correspondiente a los documentos que afectan el saldo
de las diferentes cuentas de banco que tiene la compañía.
Por medio de una cuenta bancaria se realizan las transacciones financieras de
una persona, empresa o entidad jurídica.
El sistema permite controlar varias cuentas bancarias, incluso con diferentes
monedas, formatos de cheques y depósitos. Cada cuenta bancaria es
relacionada con una cuenta contable del cuadro de cuentas para poder generar
los asientos respectivos en la contabilidad.
Dentro de esta sección, se presenta la explicación sobre la implementación de
la norma FASB-52 a los procesos que intervienen en la aplicación del cálculo
de diferencias cambiarias para la contabilidad de una empresa que utilice el
sistema integrado EXACTUS.
PARÁMETROS INICIALES
Existen una serie de parámetros iniciales que deben estar correctamente
definidos antes de utilizar las funciones de Control Bancario. Algunos de estos
parámetros intervienen directamente con el proceso de diferencias cambiarias
que se lleva cabo en el módulo.
Para el caso específico de Control Bancario, los parámetros iniciales que
intervienen son definidos desde el módulo de Administración del Sistema
y Contabilidad General; además de algunos que se definen desde el mismo
módulo.
Estos parámetros son:
 Doble Moneda
 Tipos de Moneda
 Tipos de Cambio
Control Bancario Conversión de Estados Financieros  291

 Moneda Local y Dólar
 Cuentas Contables (tipos de cambio y conversiones)
 Cuentas para Diferencias Cambiarias
 Integración Contable
 Moneda utilizada en la Cuenta Bancaria
El detalle de las primeras características se encuentra en el capítulo destinado
al módulo de Administración del Sistema de este mismo manual.
CUENTAS CONTABLES
La definición de cuentas contables afecta Control Bancario debido a que cada
cuenta bancaria debe ser asociada a una cuenta contable principal y dos
cuentas para cierre de débitos y créditos.
El objetivo es La definición de conversión de cuentas contables, se utiliza
permitir
elaborar los solamente si se tiene instalada la funcionalidad de doble moneda en
Estados la compañía, de manera que se pueda realizar la conversión de los
Financieros en Estados Financieros!!!
dos monedas:
local y dólar.
La conversión de cuentas contables determina cuál será la moneda en la que se
establece el monto real de las transacciones en las que participa la cuenta
contable.
Sin embargo, las cuentas contables que son utilizadas en Control Bancario
tienen que ser definidas con la característica que No Convierte que establece
que no sean consideradas en el proceso de diferencias cambiarias, cuando éste
se efectúa desde Contabilidad General.
Las cuentas de Control Bancario no utilizan la conversión de Contabilidad
General porque en el auxiliar se liga un tipo de cambio a cada cuenta bancaria
que es el que el sistema utilizará para ejecutar el proceso de diferencias
cambiarias que el mismo módulo posee.
En el módulo de Contabilidad General se define para cada cuenta contable un
tipo de cambio, pero dependerá del módulo auxiliar, según cada situación
específica, si este tipo de cambio es utilizado o no.
292  Conversión de Estados Financieros Control Bancario

CUENTAS CONTABLES PARA DIFERENCIAS
CAMBIARIAS
Desde el módulo de Contabilidad General, en los parámetros globales, se
especifican cuentas contables para las diferencias cambiarias, que serán las
utilizadas por omisión en todo el sistema.
El objetivo de las cuentas de diferencias cambiarias, es asignar cuentas
contables, para las monedas local y dólar, donde se puedan cargar los montos
que se generen por diferencias cambiarias en los módulos auxiliares (como el
caso de Control Bancario), para cuentas bancarias cuyo saldo real se presenta
en moneda local o dólar, respectivamente.
Dentro de los parámetros globales de Control Bancario, se debe establecer si
el módulo tiene integración contable con el módulo de Contabilidad General o
no utilizará integración contable.
Cuando el módulo de Control Bancario tiene integración contable, las
transacciones contables generan asientos que serán cargados a Contabilidad
General, donde se despliega la conversión de monedas (local y dólar) por
medio de FASB-52.
Cuando no existe integración contable, las transacciones contables que sean
realizadas desde el módulo de Control Bancario no dejan rastro en la
Contabilidad General de la empresa, o sea, no se generan asientos por los
movimientos financieros, a pesar de esto, el sistema siempre acepta que las
cuentas bancarias puedan utilizar diferentes tipos de monedas, incluyendo la
moneda local y la dólar.
MONEDA DE LA CUENTA BANCARIA

El módulo de Control Bancario tiene la característica del uso de multimoneda
dentro del manejo de sus cuentas bancarias; esto quiere decir que las cuentas
bancarias pueden utilizar cualquiera de las monedas que hayan sido definidas
en la tabla Monedas del módulo de Administración del Sistema.
Debe darse una diferenciación entre la funcionalidad de Doble Moneda y la
funcionalidad de Multimoneda.
Algunos módulos del sistema, utilizan la funcionalidad de manejo de
transacciones en multimoneda, o sea, la facilidad de uso de diferentes
monedas en movimientos contables, como el caso de Control Bancario que
permite crear cuentas bancarias en otras monedas extranjeras, diferentes a la
local (p.e. una cuenta bancaria en Libras siendo la moneda local del sistema el
Colón). Esta opción es adquirida como parte del paquete EXACTUS.
La diferencia radica en que cuando un módulo utiliza Doble Moneda, realiza
la conversión de movimientos y transacciones financieras de moneda local a
moneda dólar y viceversa, utilizando la norma FASB-52, mientras que
Multimoneda, permite realizar transacciones en diferentes monedas (p.e. en
Cuentas por Pagar permite registrar pagos a proveedores en diferentes
monedas), pero los movimientos contables se ven reflejados en la contabilidad
general solamente en moneda local.
Es posible que una empresa tenga las dos opciones, en cuyo caso, cuando se
realicen transacciones financieras en otras monedas, el sistema convertirá
estos rubros en moneda local y moneda dólar para el manejo de la contabilidad
general. Sin embargo, el módulo de Control Bancario presenta los saldos
bancarios en la moneda de la cuenta bancaria.
La definición de la moneda de la cuenta bancaria se realiza en la ventana de
creación - modificación de Cuentas Bancarias, y una vez que se han realizado
movimientos en la cuenta, esta moneda no podrá ser modificada.
FILOSOFÍA DE TRABAJO DEL

MÓDULO
El módulo de Control Bancario puede funcionar utilizando dos formas de
trabajo, tanto la remedición como la traducción de los saldos de las cuentas
bancarias.
Remedición
Esta filosofía establece que los saldos de las cuentas bancarias se calcularán
con base en los valores históricos utilizados al introducir los documentos de
transacciones bancarias.
De modo que, el saldo de una cuenta bancaria, en moneda local y en moneda
dólar, corresponderá a la sumatoria de las transacciones realizadas sobre la
cuenta, al tipo de cambio vigente en el momento de ingresar los documentos y
se han generado los asientos contables correspondientes.
En esta modalidad no importará la conversión de la cuenta contable dado que
ambos saldos, tanto el saldo de moneda local como el de moneda dólar, son
considerados reales.

Lo anterior significa que no se consideran los valores históricos de los tipos de
cambio, las transacciones se ingresan al tipo de cambio del día y con ese valor
se calcularán los saldos en ambas monedas de cada cuenta bancaria.
Traducción
En este caso, los saldos de las cuentas bancarias son traducidos al tipo de
cambio actual, según la conversión definida para cada cuenta.
Para realizar los cierres de período, el sistema actualizará los saldos de las
cuentas bancarias, al tipo de cambio de una fecha específica de cierre.
Para ello, en EXACTUS se requiere ejecutar un proceso especial denominado
Diferencias Cambiarias, el cual revisará los saldos de las cuentas bancarias, y
traducirá, según la moneda definida, el saldo de la cuenta a la moneda local y
dólar, con el tipo de cambio vigente en la cuenta bancaria respectiva.
Si el saldo presentado por la cuenta bancaria en la moneda convertida no
coincide con el valor obtenido en el proceso, se generará un asiento que
actualice dicho monto. Este proceso se explicará detalladamente más adelante.
De esta manera, la filosofía de traducción permite conocer el saldo real de la
cuenta bancaria en diferentes monedas a una fecha específica.
En el caso de que una cuenta bancaria utilice una tercera moneda, el sistema
primero traducirá la tercera moneda a local (por medio de la tabla de
Monedas) y luego realizará la conversión de moneda local a dólar.
Una vez diferenciadas las dos modalidades, es posible determinar cuál
filosofía es la que utiliza el módulo de Control Bancario. En realidad el
módulo puede funcionar en ambos modos. La diferencia la determina el
proceso de diferencias cambiarias y el manejo de las monedas de las cuentas
bancarias.
Por ejemplo, la filosofía de remedición se aplica cuando los saldos de las
cuentas bancarias se determinan únicamente con base en las transacciones
registradas al tipo de cambio histórico.
Por otro lado, soporta la filosofía de traducción por cuanto los saldos
bancarios se pueden ajustar al final de un período, o bien cuando decida el
usuario, basándose en el tipo de cambio actual, utilizar el proceso de

TRANSACCIONES QUE SOPORTAN
FASB-52
El sistema permite trabajar con múltiples cuentas bancarias y múltiples
monedas; para cada cuenta bancaria en particular se define una sola moneda
de trabajo, y todos los movimientos que se registran en dicha cuenta deben de
estar en montos expresados en esa moneda.
El manejo de múltiples monedas en el sistema trae como consecuencia, que se
deba considerar el proceso de las diferencias de cambio; proceso que se
genera, debido al hecho de que el valor referencial de las mismas varía con el
tiempo (Tipo de Cambio) de manera que los saldos de las cuentas bancarias se
ven afectados.
Si no hay funcionalidad de doble moneda en la contabilidad, entonces,
sólo se calcula la conversión del monto de la tercera moneda de la
cuenta bancaria, a la moneda local del sistema!!!
Para facilitar la explicación de los procesos que se desarrollan en el módulo de
Control Bancario, se desarrollarán ejemplos que ilustren el cálculo de todos
los movimientos bancarios que realiza el sistema, desde la introducción de los
documentos hasta la creación de los asientos que registran las diferencias
cambiarias que se generen por los documentos ingresados.
Además, cada cuenta bancaria tiene asociadas diferentes cuentas contables que
servirán para registrar los diferentes tipos de transacciones realizadas.
Las transacciones de Control Bancario que están relacionadas con el proceso
de diferencias cambiarias son las siguientes:
1. Registro de Documentos
2. Proceso de Diferencias Cambiarias
REGISTRO DE DOCUMENTOS
Al momento de registrar un movimiento, se debe especificar el tipo de
documento que se produce, así como el monto del mismo.
Posteriormente, la información del monto es traducida, para ser enviada a la
contabilidad, en un monto en moneda local y un monto en moneda dólar.
Dependiendo del tipo de movimiento que se registre, se puede generar o no
una diferencia cambiaria al momento de introducirlo.

Para el caso de este módulo, a diferencia de los módulos de Cuentas por
Pagar y Cuentas por Cobrar, en donde se llevan saldos a nivel de cada
documento y se calculan diferencias de cambio a partir de dichos saldos; en
Control Bancario sólo se lleva el saldo consolidado a nivel de la cuenta
bancaria, por lo que las diferencias de cambio se calculan a partir de ese saldo.
En Control Bancario se calculan saldos consolidados por cuenta bancaria y
no por documento registrado, por lo que las diferencias de cambio se calculan
a partir de cada saldo bancario.
Es decir, al correr el proceso de diferencias de cambio, el cual se explicará con
detalle posteriormente, sólo se producen y generan reajustes en el registro de
la cuenta de banco y no en los movimientos que se hayan producido.
El manejo de este saldo consolidado sumado al hecho de que los documentos
de Control Bancario no necesitan registrar aplicaciones parciales (se aplican
por completo a la cuenta bancaria desde el momento en que se ingresan en el
sistema), simplifica el número de situaciones que se pueden tener para el
cálculo de diferencias de cambio.
En el caso de Control Bancario, existen tres situaciones ligadas al registro de
documentos por los cuales se pueden producir ajustes de diferencia cambiaria,
estos casos son:
1. cuando la moneda de la cuenta bancaria es la moneda local de la
compañía y produce diferencias en moneda dólar;
2. cuando la moneda de la cuenta bancaria es la moneda dólar de la
compañía y produce diferencias cambiarias en moneda local;
3. cuando la moneda de la cuenta bancaria es una tercera moneda y
produce diferencias cambiarias tanto en moneda local como en moneda
dólar.
Si no hay funcionalidad de doble moneda en la contabilidad,
entonces, sólo se calcula la conversión del monto de la tercera
moneda de la cuenta bancaria, a la moneda local del sistema.
Los saldos bancarios son traducidos utilizando los tipos de cambio que tiene
asociada internamente la cuenta bancaria y que son tomados por ésta, cuando
se ingresa por primera vez. El tipo de cambio se va actualizando con cada
ejecución del proceso de diferencias cambiarias.
El módulo no considera los tipos de cambio asociados a las cuentas contables
que están ligadas a cada cuenta bancaria cuando traduce los saldos, debido a
que el tipo de cambio lo define la moneda de la cuenta bancaria; esto a menos
que se modifique el asiento creado, en este caso, el sistema utilizará el tipo de
cambio de la cuenta contable en la línea en la que se realicen las
modificaciones.
En la tabla de Cuentas Bancarias se muestran dos columnas:
 la columna denominada “cambio local” que muestra el tipo de
cambio de la moneda de la cuenta bancaria con respecto a la moneda
local de la compañía
 la columna “cambio dólar” que muestra el tipo de cambio de la
moneda local de la compañía con respecto a la moneda dólar de la
misma
Estas dos columnas son muy importantes para la funcionalidad de FASB-52
debido a que de ellas se toman los valores de tipo de cambio para realizar las
conversiones de los montos introducidos por documentos.
Además, estos mismos tipos de cambio especificados en las columnas, son
utilizados en los cálculos de las diferencias cambiarias que se generan en los
saldos de las cuentas bancarias.
Los valores mostrados en las columnas de Cambio Local y Cambio Dólar, son
los tipos de cambio vigentes para la cuenta bancaria en el momento de correr
cualquier proceso contable que involucre la conversión de monedas en Control
Bancario. Estos tipos de cambio se actualizan con cada corrida del proceso de
Diferencias Cambiarias.
Para cada uno de los casos mencionados anteriormente, se pueden realizar dos
tipos de transacciones:
1. Emisión de Créditos (Documentos de Crédito)
2. Emisión de Débitos (Documentos de Débito)
Se dividen por tipo de transacción debido a que los movimientos que se
realizan, afectan de diferente forma la contabilidad general Control Bancario
tiene los siguiente tipos de documentos:
Documentos de Documentos de
Débito Crédito
Depósito Cheque
Nota de Crédito Nota de Débito
Otro Crédito Otro Débito
T.E.F. Crédito T.E.F. Débito
No se debe prestar para confusión el nombre del documento, con el tipo de

movimiento que éste realiza. El sistema puede generar automáticamente el
asiento, si es definido así en los parámetros del módulo, el usuario no debe
preocuparse por generar erróneamente la contra cuenta que completa el asiento
para la transacción realizada con el documento.

Los nombres son definidos de esta manera, debido a que facilitan la ubicación
del documento según el informe que la entidad bancaria genera para la
empresa, y dicho informe está basado en el comportamiento de la contabilidad
de la entidad bancaria y no en el comportamiento de la contabilidad de la
empresa.
Siguiendo con el ejemplo que se mencionó en secciones anteriores,
supongamos que una compañía define los siguientes parámetros:
1. Monedas del sistema (en módulo de Administración del Sistema):
Código Nombre
M-01 Colón
M-02 Dólar
M-03 Dólar Canadiense
M-04 Marco Alemán
M-05 Libra Esterlina
2. Tipos de Cambio de moneda local a moneda dólar (en módulo de

Administración del Sistema):
Código Nombre
T-01 Tipo de cambio de Facturación
T-02 Tipo de cambio Histórico
T-03 Tipo de cambio corporativo
T-04 Tipo de cambio en inventarios
TCOF Tipo de cambio oficial
3. Tipo de Cambio del sistema (definido en Administración del Sistema):

4. Definición de moneda local y dólar (en parámetros globales de
Administración del Sistema):
Supongamos que se crean las siguientes cuentas bancarias:
Cuenta Nombre Moneda Cuenta
Contable
0700356478-5 Cuenta Maestra Moneda M-02 ACT-001-04
Dólar
0800458945-9 Cuenta Maestra Moneda M-01 ACT-001-03
Local
564-65-5321 Cuenta Especial M-05 ACT-001-07

Caso 1. La Moneda de la Cuenta Bancaria es la
Moneda Local de la Compañía
Se utiliza la siguiente cuenta bancaria:
código: 0800458945-9 Cuenta Maestra Moneda Local
moneda: M-01 Colón
símbolo: ¢
donde la moneda de la cuenta bancaria es la misma que la moneda local del
sistema.
Para este caso, supongamos que se ingresa en el sistema el 08/01/98 un cheque
(CHQ) a la cuenta 0800458945-9 Cuenta maestra moneda local, con fecha de
emisión 08/01/98.
CHQ49 = ¢1,500.00
En el momento en que se ingresó el cheque, el tipo de cambio vigente en
Control Bancario entre la moneda local y la moneda dólar (columna Cambio
Dólar) es de ¢236.5000 (tipo de cambio al 08/01/98)
Cuando se introduce el documento, el sistema introduce un asiento en la
contabilidad de la empresa para esta transacción, el cual tiene las siguientes
líneas:
Cuenta Descripción Fuente Débito Crédito Tipo Débito Crédito
Contable Colón Colón Cambio Dólar Dólar
ACT-001-03 Bancos CHQ49 ¢1,500.00 ¢236.5931 $6.34
CDB-003-01 Cierre Créditos Bancos CHQ49 ¢1,500.00 ¢236.5931 $6.34
Tipo de Cambio TCOF (08/01/98) = ¢ 236.5000

Crédito Colón = ¢ 1,500.00
Realizando la conversión del equivalente en dólares:
Crédito Dólar = ¢1,500 / ¢236.5000 = $6.3424  $ 6.34
Dentro de este ejemplo, en la columna de tipo de cambio, el sistema despliega
¢236.5931 debido a que EXACTUS tiene un sistema de redondeo para el
ingreso de todas sus transacciones a dos decimales para mantener la exactitud
de los montos, esto hace que se adapte el tipo de cambio unas centésimas y se
muestre con cuatro decimales.
Las cuentas contables asociadas a la cuenta bancaria, tienen definidos en la
contabilidad general, tipos de cambio diferentes:

 la cuenta Bancos (ACT-001-03) tiene el tipo de cambio corporativo
(T-03) que para el 08/01/98 es de ¢238.0000
 la cuenta Cierre de Créditos de Bancos (CDB-003-01) usa el tipo de
cambio oficial (TCOF).
Si el asiento creado no es modificado por el usuario, el sistema utiliza el tipo
de cambio de la moneda de la cuenta bancaria, y los tipos de cambio de las
cuentas contables no afectan las transacciones de Control Bancario por lo
que el sistema no crea líneas de ajuste por diferencias cambiarias entre las
cuentas contables.
Si el asiento se modifica, cambiando por ejemplo la cuenta de cierre, entonces,
el sistema utiliza el tipo de cambio de la cuenta contable que es ingresada y si
el asiento no cuadra, debe balancearse manualmente introduciendo otra línea
de diferencias cambiarias correspondiente.
¡Para cuentas que tengan definida la moneda como moneda local no
tendrá que generar ninguna diferencia cambiaria pero si es necesario que
se actualizar los tipos de cambio de cada cuenta contable
Caso Especial
Se presenta una variante, en el funcionamiento del sistema cuando se
registra un documento tipo crédito, con una fecha de emisión con tipo de
cambio diferente al tipo de cambio almacenado para la cuenta bancaria en la
fecha de registro del documento.
Por ejemplo, la cuenta bancaria tiene almacenado el tipo de cambio de

¢236.5000 para la moneda dólar (al 08/01/98)
Se registra en la fecha 08/01/98 en la cuenta 0800458945-9 Cuenta maestra
moneda local un cheque por un monto de ¢10,000.00 que fue emitido el
15/12/97 (esta fecha es la que se ingresa como fecha de emisión del
documento)
CHQ50 = ¢10,000.00
El sistema genera el siguiente asiento:
ACT-001-03 Bancos CHQ50 ¢10,000.00 ¢236.5184 $42.28
CDB-003-01 Cierre Créditos Cuenta Bancos CHQ50 ¢232.0186 $43.10
CDC-003-02 Diferencias Cambiarias Dólares CHQ50 ¢0.00 ¢1.0000 $0.82
Para este caso, el sistema genera tres líneas para el asiento que es creado:

 para la cuenta Bancos (ACT-001-03), que es la cuenta contable
principal de la cuenta bancaria, el sistema utiliza el tipo de cambio
del día en el que se registra el documento en el sistema, o sea
¢236.50:
Crédito Dólar = ¢10,000 / ¢236.5000 = $42.2833  $42.28
 para la cuenta de cierre de créditos, el sistema toma el tipo de cambio
de la fecha de emisión del documento (15/12/97)
Crédito Dólar = ¢10,000 / ¢232.0000 = $43.1034  $43.10
El asiento contable utiliza para la cuenta contable ACT-001-03 el tipo de
cambio interno que tiene almacenado la cuenta bancaria (¢236.5000), pero
para la cuenta de cierre que registra el gasto, utiliza el tipo de cambio de la
fecha de emisión del documento (¢232.0000).
Esta situación genera una línea de ajuste por diferencia cambiaria que
únicamente ajusta el saldo de la cuenta de banco en un monto proporcional al
del cheque.
$42.28 - $43.10 = - $ 0.82
La línea de ajuste introducida, utiliza la cuenta contable definida en el módulo
de Contabilidad General para diferencias cambiarias (ver “Cuentas Contables
para Diferencias Cambiarias” en la página 293 para mayor detalle).
El ajuste por diferencias cambiarias en la introducción de un documento, sólo
se presenta cuando se realiza la emisión de créditos en el sistema, para la
emisión de débitos, esta diferencia no se presenta.
El monto que se acredita a la cuenta de diferencias cambiarias es provisional,
una vez que se corra el proceso de diferencias cambiarias en Control
Bancario, el monto se cancelará.
Caso 2. La Moneda de la Cuenta Bancaria es la

Moneda Dólar de la Compañía

código: 0700356478-5 Cuenta Maestra Moneda Dólar
moneda: M-02 Dólar
símbolo: $
donde la moneda de la cuenta bancaria es la misma que la moneda dólar del
sistema.
En este caso, se ingresa en el sistema el 09/01/98 un cheque (CHQ) a la cuenta
0700356478-5 Cuenta maestra moneda dólar.
CHQ55 = $100.00
En el momento en que se ingresó el cheque, el tipo de cambio vigente en
Control Bancario entre la moneda local y la moneda dólar (columna Cambio
Dólar) es de ¢237.0000 (tipo de cambio al 09/01/98)
El sistema introduce un asiento en la contabilidad de la empresa para esta
transacción, el cual tiene las siguientes líneas:
Contable Dólar Dólar Cambio Colón Colón
ACT-001-04 Bancos ($) CHQ55 $100.00 ¢237.0000 ¢23,700.00
CDB-003-01 Cierre Créditos Bancos CHQ55 $100.00 ¢237.0000 ¢23,700.00

Crédito Colón = $100.00
Realizando la conversión del equivalente en moneda local se tiene:
Crédito Dólar = $ 100 / ¢ 237.0000 = ¢23,700.00
Las cuentas contables asociadas a la cuenta bancaria, tienen definidos en la
contabilidad general, tipos de cambio diferentes, sin embargo, si el asiento
generado por el sistema no es modificado, este tipo de cambio de la cuenta
contable no afectará el asiento.
Caso Especial
Al igual que en el caso de que la moneda de la cuenta bancaria sea la moneda
local, cuando la moneda de la cuenta bancaria es la moneda dólar, para los
documento tipo crédito, en fecha de emisión con diferente tipo de cambio al
almacenado en la cuenta bancaria cuando se efectúa el registro del crédito, el
sistema crea un asiento con una línea de ajuste de diferencias cambiarias.
Recuerde que sólo para la emisión de créditos, el sistema realiza este ajuste de
diferencias cambiarias cuando se introduce un documento.
una vez que se corra el proceso de diferencias cambiarias en Control Bancario,
el monto se cancelará.
Caso 3. La Moneda de la Cuenta Bancaria es
una Tercera Moneda
código: 564-65-5321 Cuenta Especial
moneda: M-05 Libras Esterlinas
símbolo: L
Donde la moneda de la cuenta bancaria es una tercera moneda, diferente a la
moneda local y a la moneda dólar del sistema:
Para realizar los movimientos contables relacionados con las transacciones de
una cuenta bancaria con estas características, el sistema necesita realizar dos
conversiones:
1. Utilizando el tipo de cambio vigente en la cuenta bancaria, el sistema
convierte el monto en tercera moneda, a un monto expresado en la
moneda local de la compañía (funcionalidad de Multimoneda).
2. Utilizando el tipo de cambio de moneda local con respecto a la
moneda dólar vigente en la cuenta bancaria, el sistema calcula el
monto en moneda dólar de la compañía (funcionalidad de FASB-52).
El tipo de cambio de la tercera moneda se encuentra definido en el módulo de
Administración del Sistema, en la tabla denominada Monedas, y el tipo de
cambio de la moneda dólar se encuentra definido por el tipo de cambio vigente
en la columna “Cambio Dólar”.
Cuando se crea la cuenta bancaria, el módulo toma los tipos de cambio
correspondientes, registrados en Administración del Sistema, luego cada uno
será actualizado cada vez que se corra el proceso de diferencias cambiarias.
Como ejemplo, supóngase que se ingresa en el sistema un cheque (CHQ) el
10/01/98 a la cuenta 564-65-5321 Cuenta Especial.
CHQ4 = 100.00 L
Recuerde que esta cuenta bancaria, utiliza como moneda la libra esterlina, por
lo que el sistema necesita convertir las libras a moneda local de la compañía y
luego a moneda dólar de la compañía, para la generación del asiento contable.
En el momento en que se ingresó el cheque, el sistema tiene registrados los
siguientes tipos de cambio:
Tipo Cambio Tercera Moneda (al 10/01/98) = ¢357.5000
Tipo Cambio Moneda Dólar (al 10/01/98) = ¢237.5000

El sistema introduce un asiento en la contabilidad de la empresa para esta
transacción, el cual tiene las siguientes líneas:
ACT-001-07 Bancos (L) CHQ17 ¢35,750.00 ¢237.4942 $150.53
CDB-003-01 Cierre Créditos Bancos CHQ17 ¢35,750.00 ¢237.4942 $150.53
El proceso que el sistema realiza para calcular los montos que se despliegan en
la tabla anterior es el siguiente:
1. Convierte el monto de libras esterlinas a moneda local de la compañía
(colones) utilizando el tipo de cambio que tiene almacenado la moneda
de la cuenta bancaria en la columna “Cambio Local”:
Tipo Cambio Libra (10/01/98) = ¢ 357.5000
Conversión = 100 L * ¢ 357.5000 = ¢ 35,750.00
Crédito Colón = ¢35,750.00
2. Realiza la conversión de moneda local de la compañía (colones) a
moneda dólar de la compañía, utilizando el tipo de cambio que tiene
almacenado la moneda de la cuenta bancaria en la columna “Cambio
Dólar”:
Crédito Dólar = ¢35,750 / ¢237.5000=$150.5263$150.53
Recuerde que por el factor de redondeo, el sistema varía el tipo de cambio a
¢237.4942 para que el monto en moneda dólar tenga dos decimales.
El sistema genera un ajuste por diferencias cambiarias entre las cuentas
contables asociadas en la introducción de documentos, si se modifica el
asiento y sus rubros no cuadran.
Caso Especial
Cuando la moneda de la cuenta bancaria es una tercera moneda, para los
documentos tipo crédito, que tengan fecha de emisión con diferente tipo de
cambio (entre la moneda local de la compañía y la dólar), al tipo de cambio
que está vigente en la cuenta bancaria cuando se efectúa el registro del crédito
(columna Cambio Dólar), el sistema crea un asiento con una línea de ajuste de
Recuerde que sólo para la emisión de créditos, el sistema realiza este ajuste de
diferencias cambiarias cuando se introduce un documento.
una vez que se corra el proceso de diferencias cambiarias en Control Bancario,
el monto se cancelará.

CREACIÓN DE DOCUMENTOS EN BATCH
El módulo de Control Bancario permite generar documentos tipo Cheque en
batch (grupo), esto significa que se pueden generar varios cheques al mismo
tiempo, en lugar de tener que introducirlos como documentos individuales.
En este caso, el sistema genera el asiento contable respectivo cada vez que un
cheque es impreso. Esto significa que aunque la emisión de los cheques sea en
batch, el sistema genera un asiento para cada uno, y dicho asiento tiene las
mismas características que cuando se introduce el documento desde la opción
Introducir Documentos.
El módulo también cuenta con la opción de generar depósitos directamente, en
este caso, cuando se imprime el documento, se genera el asiento respectivo.
PROCESO DE DIFERENCIAS CAMBIARIAS

Al momento que se crea una cuenta de banco, se almacena el tipo de cambio
de la moneda de trabajo, así como el tipo de cambio de la moneda dólar
asociada.
Los tipos de cambio internos de la cuenta bancaria son los que utilizará
Control Bancario para realizar las conversiones de los montos a
moneda local y dólar cuando se generen los asientos.
Por esa razón todo débito o crédito que se registre a dicha cuenta, será enviado
a la contabilidad traducido a partir de estos tipos de cambio internos que están
asociados a la cuenta bancaria.
Como el tipo de cambio de la moneda de la cuenta o la moneda dólar puede
variar con el tiempo, se hace necesario ejecutar un proceso que reajuste el
saldo actual tanto a nivel de Control Bancario como a nivel de la
contabilidad general de la empresa.
Con el proceso de diferencias cambiarias, el sistema actualiza los tipos de
cambio de todas la cuentas bancarias que estén asociadas con la empresa.
Es muy importante que el usuario tenga claro que este proceso afecta
directamente el saldo de las cuentas bancarias, no modifica ninguna
transacción o asiento contable del mayor.
El proceso de diferencias cambiarias, se corre en el menú de Administración.
Antes de ejecutarlo, el usuario debe definir los siguientes parámetros:

 paquete contable en el cual se almacenará el asiento generado por las
diferencias de cambio
 tipo de asiento que se genera con las diferencias
 definición de los tipos de contabilidad, corporativa y fiscal en la cual
se verán reflejados los movimientos contables
Depende de las políticas de la empresa, la frecuencia con la cual se corra el
proceso, se puede ejecutar diariamente o la final del cierre de un período (por
ejemplo un vez al mes).
Al igual que para el caso de la introducción de documentos, este proceso
presenta tres casos particulares:
Caso 1: cuando la cuenta bancaria utiliza como su moneda la moneda local y
genera diferencias en moneda dólar.
Caso 2: cuando la cuenta bancaria utiliza como su moneda la moneda dólar y
genera diferencias en moneda local.
Caso 3: cuando la cuenta bancaria utiliza como su moneda, una tercera
moneda y genera diferencias en moneda local y moneda dólar.
Para desarrollar un ejemplo que muestre el proceso que realiza el sistema
internamente para calcular las diferencias cambiarias en las cuentas bancarias,
se utilizarán de referencia las siguientes cuentas bancarias:
Moneda
Cuenta
Caso Cuenta Bancaria Cuenta
Contable
Bancaria
1 Cuenta Maestra Moneda Local ACT-001-03 M-01 Colón
2 Cuenta Maestra Moneda Dólar ACT-001-04 M-02 Dólar
3 Cuenta Especial ACT-001-07 M-05 Libras
Esterlinas
En la tabla anterior, el caso 1 muestra una cuenta bancaria que tiene definida
como moneda de la cuenta, la moneda local del sistema; el caso 2 tiene una
cuenta bancaria que utiliza como moneda, la moneda dólar del sistema y el
caso 3 utiliza una tercera moneda como moneda de la cuenta.
Los tipos de cambio vigentes almacenados en Control Bancario para todas
las cuentas, antes del ajuste por diferencia de cambio que se genera con el
proceso, son los siguientes:

Cuenta Moneda Cambio Cambio
Bancaria Cta. Bcaria Local Dólar
Cuenta Maestra Moneda Colón ¢1.00 ¢236.50
Local
Cuenta Maestra Moneda Dólar ¢236.50 ¢236.50
Dólar
Cuenta Especial Libras Esterlinas ¢357.50 ¢236.50
Recuerde que al correr el proceso de diferencias cambiarias, lo que se pretende

es comparar el saldo bancario de cada cuenta, que se obtiene si la conversión
se realiza al tipo de cambio vigente al día de ejecutar el proceso.
Asumamos que el día 15/01/98 se requiere ejecutar el proceso de diferencias
cambiarias.
El usuario actualiza los tipos de cambio en Administración del Sistema antes
de correr el proceso de diferencias para ajustar los saldos bancarios. Los
nuevos valores para los tipos de cambio al 15/01/98 serán:
Cuenta Moneda Cambio Cambio

Bancaria Cta. Local Dólar
Bancaria
Cuenta Maestra Moneda Colón ¢1.00 ¢240.00
Local
Cuenta Maestra Moneda Dólar ¢240.00 ¢240.00
Dólar
Cuenta Especial Libras Esterlinas ¢359.00 ¢240.00
Al ejecutar el proceso de diferencias de cambio en esa fecha (15/01/98), se

produce un ajuste en la contabilidad, el cual es calculado a partir de la
diferencia que se registra entre el viejo tipo de cambio de las monedas de las
cuentas bancarias y el nuevo tipo de cambio para la moneda dólar y la tercera
moneda.
Al correr el proceso de Diferencias Cambiarias, el ajuste realizado por el
sistema, genera un asiento que presenta los siguientes resultados:

Cuenta Descripción Débito Crédito Tipo Débito Crédito
ACT-001-03 Bancos ¢0.00 ¢240.0000 $628.47
ACT-001-04 Bancos ($) ¢279,370.00 ¢240.0000 $0.00
ACT-001-07 Bancos (L) ¢16,878.00 ¢240.0000 $0.00
ACT-001-07 Bancos (L) ¢0.00 ¢240.0000 $177.72
CDC-001-01 Dif. Cambiarias Colones ¢296,248.00 ¢1.0000
CDC-001-02 Dif. Cambiarias Dólares ¢1.0000 $806.19
Cuando se realiza el ajuste, el sistema genera un asiento que está formado por
los montos que deben ajustarse para cada uno de los saldos bancarios de las
cuentas.
El monto total del ajuste, para la moneda local y la moneda dólar, se expresa
en las cuentas contables definidas desde Contabilidad General para almacenar
las diferencias cambiarias. En el ejemplo, estas cuentas son:
 CDC-001-01 Diferencias Cambiarias Colones
 CDC-001-02 Diferencias Cambiarias Dólares
Para una empresa que maneje diferentes cuentas bancarias, se producirá un
ajuste para aquellas cuentas bancarias que utilicen la moneda local, la moneda
dólar y la tercera moneda a la que se le haya variado el tipo de cambio.
Los montos expresados, son calculados, tomando en cuenta las
diferencias generadas después de la última vez que se ejecutó el
proceso de diferencias cambiarias. El sistema genera un solo asiento
que agrupa los ajustes realizados por diferencias de cambio.
Para el ejemplo desarrollado, se generaron varios ajustes en las cuentas
bancarias, debido a que las diferencias de cambio se dieron en la moneda dólar
y la tercera moneda (que es utilizada por una de las cuentas bancarias del
sistema).
Los resultados que se obtuvieron en el asiento que se utiliza de ejemplo son
los siguientes:
 Ajuste al saldo bancario = - $628.47
La cuenta bancaria que usa la moneda local como moneda de la cuenta
(Cuenta Maestra Moneda Local), genera una diferencia de cambio negativa
para el flujo de la empresa en moneda dólar que se aplica en la cuenta contable
ACT-001-03 como un crédito dólar.
 Ajuste al saldo bancario = ¢279,370.00
La cuenta bancaria que usa la moneda dólar como moneda de la cuenta
(Cuenta Maestra Moneda Dólar), genera una diferencia de cambio positiva

para el flujo de la empresa en moneda local que se aplica en la cuenta contable
ACT-001-04 como un débito colón.
 Ajuste al saldo bancario = ¢16,878.00
 Ajuste al saldo bancario = - $177.72
La cuenta bancaria que utiliza como moneda de la cuenta, una tercera moneda
(Cuenta Especial), genera dos ajustes que se serán almacenados en la cuenta
contable ACT-001-07. Los ajustes se presentan de dos formas:
- se debe realizar el ajuste para el nuevo cambio de la tercera moneda, que
genera una diferencia positiva para el flujo de la empresa (débito) en moneda
local
- se debe realizar el ajuste para el nuevo tipo de cambio de la moneda dólar,
que genera una diferencia negativa para el flujo de la empresa (crédito) en
moneda dólar
Para el ejemplo que se ha venido utilizando, se tiene que el sistema tiene los
siguientes saldos Contables antes del Ajuste por Diferencia de Cambio, al
15/01/98:
Débito Débito Saldo

Cuenta Bancaria
Local Dólar Bancario
Cuenta Maestra Moneda Local ¢10,192,013.00 $43,095.19 ¢10,192,013.00
Cuenta Maestra Moneda Dólar ¢18,877,430.00 $79,820.00 $79,820.00
Cuenta Especial ¢4,022,590.00 $79,820.00 11,252.00 L
Los tipos de cambio son los siguientes:

S Saldo de la cuenta Bancaria
VTC ¢236.5000 viejo tipo de cambio moneda dólar (hasta el
14/01/98)
NTC ¢240.0000 nuevo tipo de cambio moneda dólar (válido a partir
del 15/01/98)
VTCTM ¢357.5000 viejo tipo de cambio tercera moneda (hasta el
14/01/98)
NTCTM ¢359.00 nuevo tipo de cambio de tercera moneda (a partir del
15/01/98)

Entonces el formulario es el siguiente:
Cuenta Moneda Fórmula Ajuste
Bancaria Cuenta Diferenc
Bancaria Cambiar.
Cuenta Maestra Local (S(¢)/NTC) - (S(¢)/VTC) = -$628.47
Moneda Local
Cuenta Maestra Dólar S($) * (NTC-VTC) = ¢279,370.00
Moneda Dólar
Cuenta Especial Tercera Moneda S(L) * (NTCTM-VTCTM) = ¢16,878.00
Cuenta Especial Tercera Moneda S(L) * (NTCTM / NTC – -$177.72
VTCTM / VTC) =
El saldo de la cuenta bancaria en tercera moneda S(L), primero debe ser

traducido a moneda local y luego se realiza el cálculo de cada ajuste.
Los saldos S(¢) y S($) son tomados de los saldos reales de sus respectivas
cuentas.
PROCESAMIENTO PARA EL CÁLCULO DE LOS

AJUSTES POR DIFERENCIAS CAMBIARIAS EN
CONTROL BANCARIO
Como se mostró anteriormente, las diferencias de cambio que se producen en
Control Bancario se deben calcular a partir de la información almacenada en
cada cuenta de banco y no sólo sobre el saldo individual de cada movimiento o
documento.
Cada vez que se registra un movimiento en Control Bancario, se calculan
valores equivalentes al monto del documento en moneda local y moneda dólar,
estos montos calculados son enviados luego a la contabilidad para afectar la
cuenta contable asociada a la cuenta de banco, tal y como se ha venido
mostrando en los ejemplos anteriores.
El cálculo de estos equivalentes se realiza por medio de una traducción simple
utilizando los tipos de cambio que tiene registrado el sistema para cada cuenta
bancaria.
El proceso de diferencias de cambio lo que hace es tomar el saldo actual de la
cuenta como saldo base y a partir de él (utilizando el nuevo tipo de cambio
que se ha establecido para la moneda en la que esta la cuenta de banco y la
moneda dólar del sistema al momento en que se ejecuta el proceso), calcula
por una simple traducción el nuevo saldo que debería de presentar tanto en
moneda local como en dólar.
Posteriormente, si alguno de los saldos no es igual, calcula la diferencia que se
presenta y es esa diferencia la que envía a la contabilidad para hacer el ajuste
correspondiente, y luego actualizar en la cuenta los nuevos tipos de cambio.
Es decir, para cada cuenta de banco se realizan los siguientes cálculos:
1. Lee el nuevo tipo de cambio de la moneda de la cuenta
TIPO_CAMBIO_LOC_NUEVO = TCLN
2. Lee el nuevo tipo de cambio de la moneda dólar
TIPO_CAMBIO_DOL_NUEVO = TCDN
3. Calcula el saldo actual:
SALDO_LOC_ACTUAL =
SALDO_ACTUAL * TIPO_CAMBIO_LOC_ACTUAL
4. Calcula el saldo local nuevo:
SALDO_LOC_NUEVO =
SALDO_ACTUAL * TIPO_CAMBIO_LOC_NUEVO
5. Calcula la diferencia entre saldos locales (actual y nuevo):
DIF_CAMB_LOC =
SALDO_LOC_NUEVO - SALDO_LOC_ACTUAL
6. Calcula el saldo en moneda dólar actual:
SALDO_DOL_ACTUAL =
SALDO_LOC_ACTUAL / TIPO_CAMBIO_DOL_ACTUAL
7. Calcula el saldo dólar nuevo:
SALDO_DOL_NUEVO =
SALDO_LOC_NUEVO / TIPO_CAMBIO_DOL_NUEVO
8. Calcula la diferencia entre saldos en dólares (actual y nuevo)
DIF_CAMB_DOL =
SALDO_DOL_NUEVO - SALDO_DOL_ACTUAL
9. Si se presenta algún valor distinto de CERO en DIF_CAMB_LOC o
DIF_CAMB_DOL, se hace el asiento correspondiente, para ajustar el
saldo contable de la cuenta del banco.
10. El asiento tiene básicamente dos líneas, una que afecta la cuenta de
banco y la otra la cuenta de diferencias de cambio (ya sea local, dólar o
ambas).

11. Se actualiza en el registro de la cuenta bancaria el nuevo tipo de
cambio, tanto local como dólar.
De esa forma, luego del proceso, queda actualizada la cuenta contable, y
nuevamente el saldo local y dólar, que se calcula a partir de los tipos de
cambio y del saldo de la cuenta de banco, son un reflejo del saldo que debe de
tener esta en la contabilidad.

APÉNDICE E
Control de Seguridad
NOTA INTRODUCTORIA
En esta sección se explica el procedimiento para asignar derechos sobre cada
una de las opciones del módulo de Control Bancario. Los derechos para los
grupos de usuarios o para un usuario en particular, se establecen desde
la opción Seguridad! del menú principal del módulo de Administración
del Sistema.
Un grupo de usuarios es un conjunto de empleados en la compañía para
quienes se establecen, simultáneamente, los mismos derechos sobre cada una
de las opciones de los módulos del sistema. Por ejemplo, todos los empleados
del Departamento Financiero podrían tener derecho a Crear o Eliminar
Cuentas Bancarias, desde el módulo de Control Bancario.
Un usuario es un empleado de la compañía para quien se establecen,
individualmente, los derechos o privilegios sobre cada una de las opciones de
los módulos del sistema. Por ejemplo, el Jefe del Departamento Financiero
podría ser el único empleado con derecho sobre el mantenimiento de las
cuentas bancarias para la opción Cuentas del menú principal del módulo de
Control Bancario.
DEFINICIÓN DE LOS PRIVILEGIOS

GENERALES
El procedimiento para definir los privilegios, sobre las opciones del módulo de
Control Bancario, de un grupo de usuarios o de un usuario en particular, se
presenta a continuación:
1. Desde el menú principal del módulo de Administración del
Sistema presione el botón izquierdo del ratón sobre la opción de
Seguridad!. Se desplegará la pantalla para Definición de Usuarios
y Grupos.
2. Si desea establecer los privilegios para un grupo de usuarios, marque,
presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla Grupos.
Control Bancario Control de Seguridad  315
Si desea establecer los privilegios para un usuario en particular,
marque, presionando el botón izquierdo del ratón, la casilla Usuarios.
3. Seleccione, marcando con el highlight, el grupo de usuarios o el
usuario en particular, para el cual desea establecer los privilegios o
derechos y active el icono . Se desplegará la pantalla de
Definición de Privilegios, en la cual aparecen las casillas del
código y el nombre asociado con el grupo de usuarios o el
usuario en particular.
4. Seleccione, mediante un “Combo Box”, la compañía en la cual el
grupo de usuarios o el usuario en particular tendrá derechos o
privilegios sobre las opciones de los módulos del sistema instalados.
5. En la parte intermedia de la pantalla de Definición de Privilegios,
se despliega un árbol que contiene los módulos del sistema instalados
para la compañía seleccionada. Marque con el highlight el módulo de
Control Bancario.
6. Para expandir el árbol en una rama o nivel haga doble clic sobre la
rama o nivel superior. Por lo tanto, para observar las opciones del
menú principal del módulo de Control Bancario , haga doble clic
sobre la rama de Cuentas.
7. Expanda cada una de las opciones del menú principal de Control
Bancario. Por ejemplo, si hace doble clic sobre la rama Cuentas se
desplegarán tres ramas: Agregar, Modificar y Eliminar. Se pueden
expandir tantos niveles como opciones existan para rama o nivel.
Cada rama o nivel representa un privilegio sobre una opción
específica o un grupo de opciones que se encuentran dentro
de la rama o nivel!!!
8. Para asignar los derechos o privilegios sobre cada opción, de manera
individual, marque con el highlight la rama y presione el icono
Error! Not a valid link. o la opción Permitir del menú de
Privilegios. Por ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en
particular se desea asignar solamente el derecho de Agregar cuentas
bancarias a Cuentas, se debe marcar con el highlight la rama
Agregar de la opción Cuentas del menú principal del módulo de
Control Bancario y presionar el icono Error! Not a valid link..
316  Control de Seguridad Control Bancario

Para asignar los derechos sobre una opción o varias opciones de nivel
superior y todas las opciones que se encuentran dentro de cada rama o
nivel superior, simultáneamente, active el icono o la opción

Replicar del menú de Privilegios, marque con el highlight la rama o
nivel superior y presione el icono Error! Not a valid link.. Por
ejemplo, si para un grupo de usuarios o un usuario en particular se
desea asignar todos los derechos o privilegios relacionados con una
cuenta bancaria se debe activar el icono , marcar con el

highlight la rama o nivel superior Cuentas del menú principal del
módulo de Control Bancario y presionar el icono Error! Not a
valid link.. Por lo tanto, el grupo de usuarios o el usuario en particular
tendrá derecho a todas las opciones bajo esta aplicación del módulo.
9. Proceda a grabar los privilegios definidos para un grupo de usuarios o

un usuario en particular, presionando con el botón izquierdo del ratón
sobre el icono o la opción Grabar del menú de Privilegios.
A continuación se presenta la pantalla para la definición de privilegios:

Definición de Privilegios
Si para un usuario en particular o para el grupo de usuarios al cual pertenece

el empleado no se definen privilegios o derechos sobre una o varias opciones
del módulo, entonces cuando el usuario ingrese al módulo dichas opciones
aparecerán deshabilitadas.
SEGURIDAD A NIVEL DE
DOCUMENTOS
Dentro del esquema de seguridad del módulo es posible otorgar derechos a un
usuario para agregar documentos y también es posible restringir el que no
pueda agregar un tipo de documento.
Para el caso de los cheques si el usuario tiene derecho a ingresar a la opción de
impresión de cheques y a ejecutar el proceso de impresión, entonces por
medio de otro proceso implícitamente se le da derecho de agregar cheques.

La seguridad a nivel de documentos permite la definición de privilegios para
que cada usuario tenga posibilidad o no de manipular determinado tipo de
documento, realizando sólo aquellas funciones que se le han permitido.
Esta característica controla las funciones: Agregar, Modificar, Eliminar,
Anular e Imprimir para cada tipo de documento. Además para los
documentos tales como Depósito, Cheque y Transferencias se controla la
función que permite cambiar el estado de entregado del documento.
Algunas consideraciones importantes son:
a-) Agregar: si un usuario no tiene el privilegio de agregar documentos de
algún tipo, cada vez que seleccione el botón para agregar documentos nuevos,
la ventana de captura se desplegará y mostrará en el combo de tipos de
documentos sólo aquellos tipos cuyo privilegio de Agregar le ha sido
otorgado al usuario.
b-) Modificar: si un usuario no tiene derecho a modificar la información de
cierto tipo de documento, cada vez que se encuentre sobre la tabla de
introducción de documentos y haga doble clic sobre la línea de un documento
de dicho tipo (también si hace uso del botón respectivo), se le presentará la
información del documento seleccionado pero con la salvedad que todos sus
campos se encontrarán deshabilitados para evitar así su edición.
Lo mismo sucede si se recorren los documentos estando en la pantalla de
captura de documentos, ya que cada vez que el documento en despliegue no se
encuentre entre los tipos de documentos que el usuario puede modificar, éste
se mostrará deshabilitado.
c-) Eliminar: si un usuario no tiene el privilegio de eliminar documentos de
algún tipo, cada vez que seleccione el botón para la eliminación de un
documento de dicho tipo, se le presentará un mensaje explicándole que no
tiene privilegios para eliminar documentos de ese tipo.
d-) Anular: si un usuario no tiene el privilegio de anular documentos de
algún tipo, cada vez que seleccione el botón para la anulación de un registro de
dicho tipo, se le presentará un mensaje explicándole que no tiene privilegios
para realizar dicha operación.
e-) Imprimir: si un usuario no tiene el privilegio de imprimir documentos de
algún tipo, cada vez que seleccione el botón para la impresión de un registro
de dicho tipo, se le presentará un mensaje explicándole que no tiene
privilegios para realizar tal operación.
f-) Entregar: si un usuario no tiene el privilegio de cambiar el estado de
entregado de algún tipo de documento, cada vez que seleccione el botón para
cambiar el estado del registro de dicho tipo, se le presentará un mensaje
explicándole que no tiene privilegios para realizar esta operación.

g-) Confirmar: si un usuario no tiene el privilegio de confirmar algún tipo de
documento, cada vez que seleccione el botón para cambiar el estado de
confirmado de dicho tipo, se le presentará un mensaje explicándole que no
tiene privilegios para realizar esa operación.
SEGURIDAD EN AMBIENTE
MULTIUSUARIO
El sistema permite que varios usuarios trabajen sobre una misma cuenta
bancaria al mismo tiempo. Es decir, se permite que varios usuario lean a la
misma vez los procesos de Introducción de Documento, de Impresión de
Cheques y de Depósitos. seleccionando la misma cuenta.
El único proceso que se limita a solo un usuario por cuenta bancaria es el de
conciliación ya que en este proceso no se permite que varios usuario trabajen
en la misma cuenta bancaria.

Glosario
Asiento
El Diario de la Contabilidad es un registro principal en el cual quedan
registrados, cronológicamente, todas las transacciones efectuadas en un
negocio de acuerdo con los principios de contabilidad y en función del
impacto sobre las cuentas contables.
El registro asociado con una transacción particular se denomina asiento. Cada
operación registrada debe tener, al menos, un cargo y un abono compensatorio
o igual.
El asiento que tiene más de un cargo y un abono se conoce como asiento
compuesto.
En algunos países de América Latina se conoce al asiento contable como
póliza.
Check box
Especie de "interruptor" que habilita o deshabilita una opción asociada. Este
interruptor se puede activar con el ratón, presionando el botón izquierdo con
su cursor sobre el recuadro, o bien, con el teclado cuando la opción esté
encerrada en un recuadro punteado.
Conciliado en Firme
Indica que la conciliación entre los documentos del sistema y los reportados
por el banco ha sido satisfactoria por lo que la conciliación ha sido aprobada.
Debemos recordar que un documento aprobado no puede ser modificado en la
base de datos.
Conciliado Temporal
Indica que el documento se encuentra en el estado de cuenta del banco, pero
aún no ha sido aprobado.
Depósito
Control Bancario Glosario  321

Se refiere a una transacción que permite al cliente pagar documentos
pendientes por medio de un depósito del monto parcial o total del documento a
una cuenta bancaria de la compañía.
Este pago se debe realizar directamente, es decir, el cliente debe realizar un
depósito en la entidad bancaria donde la empresa tiene su cuenta. En este caso
no es preciso que el cliente tenga cuentas bancarias en la misma entidad.
Doble cierre
Permite llevar la contabilidad fiscal y la corporativa al día.
Documento
Se refiere al comprobante físico de una transacción. Existen documentos de
débito que son documentos por cobrar, originados a partir de la adquisición de
un bien o servicio ofrecido a un cliente. También existen documentos de
crédito que se relacionan con las transacciones realizadas para el pago de los
bienes o servicios.
Factura
Este documento registra la entrega de bienes o servicios a un cliente. Una
factura se emite en el momento en que el cliente obtiene el bien o servicio
ofrecido, de manera que su existencia se justifica para tener constancia de los
bienes que salieron o del servicio prestado, así como para reflejar la
transacción en la contabilidad de la compañía.
Las facturas pueden generarse tanto para transacciones al contado como al
crédito.
Para el funcionamiento de este módulo se considerarán facturas de ambos
tipos, siempre y cuando éstas se generen desde Cuentas por Cobrar.
Esto se debe a que también es permitido llevar el control de facturas que
fueron creadas desde el módulo de Facturación. En este caso únicamente se
podrán cargar facturas cuya condición de pago no sea de contado.
FASB-52
Habilita el control de movimientos en moneda local y en dólares según el tipo
de cambio especificado.
322  Glosario Control Bancario

Fuente
Relaciona un movimiento contable con el documento que lo sustenta (número
de depósito, de factura y otros).
Highlight
Barra de color llamativo que actúa como un cursor sobre una opción en un
menú representada como texto. Normalmente responde a las teclas
direccionales o al cursor del ratón.
Integración Contable
El proceso de integración contable se basa en la relación entre los distintos
módulos del sistema. De manera que, todas las transacciones generadas desde
módulos auxiliares como Cuentas por Cobrar se reflejarán en la
contabilidad de la compañía, la cual es manejada directamente por el módulo
de Contabilidad General.
El objetivo de la integración contable es llevar control de la forma en que los
movimientos de cuentas por cobrar afectan las cuentas contables y en
consecuencia, la posición financiera de la compañía.
Sin embargo, el módulo puede funcionar sin integrar sus movimientos a la
contabilidad de la compañía, de manera que únicamente se lleve el registro de
los documentos de cuentas por cobrar. La integración contable se puede
activar y desactivar con base en un parámetro denominado de la misma
manera, que se presenta en la carpeta General de los Parámetros del
Módulo.
El proceso puede realizarse de dos maneras: integración contable en línea e
integración contable en batch.
En el primer caso, el sistema toma todas las transacciones de los documentos
marcados como generadores de asientos y registra un asiento contable cada
vez que el usuario crea un documento desde las opciones en el submenú
Transacciones del menú principal del módulo de Cuentas por Cobrar.
En el segundo caso, o sea la integración contable en batch, se lleva a cabo
cuando se ejecutan procesos específicos de generación de asientos. Estos
procesos usualmente se ubican en el menú de Administración y
corresponden, en el caso de Cuentas por Cobrar, a la generación de
documentos por Intereses de Mora y Diferencias Cambiarias.
Letra de Cambio
Una letra de cambio es un documento que se genera cuando dos personas
físicas o jurídicas se comprometen a tener relaciones financieras entre sí, de
modo que una preste dinero o bien ofrezca bienes o servicios a crédito y la otra
se comprometa formalmente a pagar por ellos en el período de tiempo
establecido. La función primordial de este documento es servir como una
garantía de que el cliente pagará su cuenta.
Generalmente la letra de cambio se crea por el monto máximo que la empresa
otorga el crédito al cliente, de manera que este último se compromete a pagar
este monto. Una letra de cambio aumenta el activo de la empresa, dado que
aumenta las cuentas por cobrar.
Nota de Crédito u Otro Crédito

Para el funcionamiento del módulo de Cuentas por Cobrar, una nota de crédito
u otro crédito son documentos que se emiten para hacer constar que un cliente
ha realizado un abono a su saldo pendiente.
Al emitir una nota de crédito se da conocimiento del monto que la empresa va
a deducir de la cuenta que el cliente tiene pendiente. Es por esta razón que las
notas de crédito y los otros créditos disminuyen el activo de la empresa, dado
que producen una reducción en las cuentas por cobrar.
Nota de Débito u Otro Débito

Para el funcionamiento del módulo de Cuentas por Cobrar, una nota de débito
u otro débito son documentos que se emiten para hacer constar que un cliente
le debe dinero a la empresa, por un monto determinado.
Al emitir una nota de débito se da conocimiento del monto que la empresa va
a acreditarse a la cuenta que el cliente tiene pendiente. Es por esta razón que
las notas de débito y los otros débitos aumentan el activo de la empresa, dado
que producen un aumento en las cuentas por cobrar.
Purga de datos
Proceso en que se eliminan todos los datos almacenados hasta cierta fecha
límite. Este proceso no es reversible.
Recibo
El recibo es un documento que se emite para constar que se recibió dinero en
efectivo del cliente, para abonar o cancelar el monto que adeuda a la empresa.
324  Glosario Control Bancario

Este documento disminuye la cuenta por cobrar, de manera que se produce un
pago a un monto por cobrar pendiente. Un cobrador de la empresa entrega el
recibo al cliente en el momento en el que éste le entrega el efectivo.
Referencia
Detalle o descripción de un movimiento contable. En la generación de asientos
la referencia corresponde a la aplicación definida al documento.
Status bar
Espacio ubicado en la parte inferior de una ventana cuya función es informar y
brindar asistencia rápida sobre las opciones.
Toolbar
Barra con iconos que forma una especie de submenú gráfico de fácil
utilización, pues las opciones se aplican al activar un icono posicionando el
cursor del ratón y presionando el botón izquierdo.
Transferencia Electrónica de Fondos

Una transferencia electrónica de fondos (T.E.F.) es una transacción que
permite al cliente pagar documentos pendientes por medio de un depósito
electrónico del monto parcial o total del documento a una cuenta bancaria de
la compañía.
Para poder generar una T.E.F. es preciso que tanto el cliente como la
compañía tengan cuentas bancarias en la misma entidad financiera.

Ontrol Ancario: Anual Del Suario

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MANUAL DEL USUARIO

Introducción a Control Bancario 3

Definición de las Características Generales de la Compañía 15

Control Bancario Índice General  i

Información General para las Transacciones de Control Bancario 27

ii  Índice General Control Bancario

Control Bancario Índice General  iii

Mensajes de Exactus 259

Parámetros de Control Bancario en el INI 267

Opciones Configurables 269

iv  Índice General Control Bancario

Conversión de Estados Financieros 291

Control de Seguridad 315

Control Bancario Índice General  v

Acerca de esta Guía

Negrita Cursiva Módulos u opciones de Exactus

Control Bancario Índice General  1

Además se deben tomar en cuenta los siguientes aspectos que se mencionarán

2  Acerca de esta Guía Control Bancario

Introducción a Control Bancario

Control Bancario Introducción a Control Bancario  3

4  Introducción a Control Bancario Control Bancario

Control Bancario Introducción a Control Bancario  5

6  Introducción a Control Bancario Control Bancario

Control Bancario Introducción a Control Bancario  7

8  Introducción a Control Bancario Control Bancario

Control Bancario Introducción a Control Bancario  9

10  Introducción a Control Bancario Control Bancario

Control Bancario Introducción a Control Bancario  11

12  Introducción a Control Bancario Control Bancario

NOTA DE DÉBITO U OTRO DÉBITO

NOTA DE CRÉDITO U OTRO CRÉDITO

Control Bancario Introducción a Control Bancario  13

14  Introducción a Control Bancario Control Bancario

Definición de las Características

Control Bancario Definición de las Características Generales de la Compañía  15

Integración de Control Bancario con otros módulos de Exactus

¿CÓMO SE IMPLANTA EL MÓDULO?

PARÁMETROS DEL MÓDULO

Control Bancario Definición de las Características Generales de la Compañía  17

Carpeta General de Parámetros del Módulo

Las casillas que se presentan son las siguientes:

18  Definición de las Características Generales de la Compañía Control Bancario

Control Bancario Definición de las Características Generales de la Compañía  19

Carpeta Contable de Parámetros del Módulo

20  Definición de las Características Generales de la Compañía Control Bancario

Control Bancario Definición de las Características Generales de la Compañía  21

Control Bancario Definición de las Características Generales de la Compañía  23

Carpeta Adicional Cta.Bancos de Parámetros de Control Bancario

Recuerde que esta carpeta se desplegará únicamente si se ha activado la

Control Bancario Definición de las Características Generales de la Compañía  25

Información General para las

Control Bancario Información General para las Transacciones de Control Bancario  27

28  Información General para las Transacciones de Control Bancario Control Bancario

Ingreso de Subtipo de Documento

Control Bancario Información General para las Transacciones de Control Bancario  29

Control Bancario Cuentas Bancarias  31

Pantalla Principal de Cuentas Bancarias

Campos Configurables por Tabla

Control Bancario Cuentas Bancarias  33

Se ingresan los siguientes datos dentro de las casillas:

Pantalla de las Opciones para Impresión de Cheques

El formato de la plantilla para imprimir los cheques es configurable por el