DESARROLLO FASE 3, CONSTRUIR LA CAJA DE HERRAMIENTAS PARA LA

GESTIÓN DE PROYECTOS

Presentado a:

Ingeniero Ever Eduardo Causado

Tutor

Desarrollado por:

Yurdley Rodríguez Rojas

Estudiante Ingeniería Industrial

CEAD José Acevedo Y Gómez

Grupo No: 212056-17

UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA - UNAD

ESCUELA DE CIENCIAS BÁSICAS TECNOLOGÍA E INGENIERÍA

13 de julio 2022
Bogotá DC
 INTRODUCCIÓN

Se presenta el desarrollo de la guía fase 3 con base a los temas planteados por la
misma, para su solución teniendo en cuenta el material de apoyo para una mejor
compresión. Por lo que se tiene en cuenta la construcción de una caja de
herramientas con el fin de gestionar el proyecto seleccionado en la fase 2.

Por lo que se tiene en cuenta cada una de las variables dadas para su posterior
consulta e implementación dada la actividad de la Unidad 2 de la presente fase.
 OBJETIVOS

OBJETIVO GENERAL

Reconocer las diferentes herramientas que se utilizan en los proyectos con el

propósito de construir una caja de herramientas para la gestión de acuerdo con la
necesidad de cada proyecto.

OBJETIVOS ESPECIFICOS

Estudiar, comprender, socializar y desarrollar cada una de las actividades

correspondientes a esta tercera guía, teniendo en cuenta las 12 herramientas de
Gestión de proyectos

Construir la Caja de herramientas para la Gestión de Proyectos detallando para

cada una de estas herramientas en qué consiste para qué se utiliza, a qué áreas
de conocimiento corresponde, en qué grupo de procesos se utiliza, y con qué
herramienta de una caja de herramientas, se puede relacionar.
 DESARROLLO FASE 3, CONSTRUIR LA CAJA DE HERRAMIENTAS PARA
LA GESTIÓN DE PROYECTOS.

ACTIVIDAD INDIVIDUAL YURDLEY RODRÍGUEZ ROJAS

• ¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos?

Desarrollo:

Permiten facilitar la existencia y el orden de las tareas (funciones) dentro de

una organización, por lo que se documenta el flujo lógico de una tarea a otra con
sus dependencias. Por ejemplo, el diagrama de Gantt es una herramienta que
permite reflejar y analizar las secuencias, duración y grado de avance de todas las
tareas junto con los hitos que hacen parte de un proyecto. A la vez no solo este si
no varias herramientas actuales, tienen mayor control sobre el flujo y resultados de
un proyecto, facilitando la integración de tareas complejas.

• Definir cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos

mencionadas en el punto anterior.

a. Análisis de Viabilidad.

Desarrollo:

Por medio de una matriz estrella, se puede desarrollar este tipo de herramienta; ya
que permite medir por medio de sus 5 aristas, variables tales como; las
posibilidades del proyecto, las capacidades que deberá tener el director del
proyecto y su grupo de trabajo, la competencia, el entorno y la pasión. De esta
manera se tendrá un análisis amplio del análisis y su viabilidad en la Gestión de
proyectos de un negocio u organización.
 b. Diagramas Causa – Efecto.

Desarrollo:

Conocido también como espina de pescado o Ishikawa, es una herramienta de

estrategia que, por medio de la recolección de datos, permite analizar un
problema, reuniendo información, identificando sus causas y el efecto que
producen, por lo que sirve para desarrollar la capacidad de análisis en relación con
un problema, su capacidad de solucionar problemas, identificando las causas y
efectos de un problema; estructurando y jerarquizando problemas, para lograr
diferenciar, comparar, clasificar, categorizar, secuenciar, agrupar y organizar gran
cantidad de documentos. Siendo una excelente herramienta para el trabajo en
equipo.

c. Diagramas de Programación GANTT:

Desarrollo:

Herramienta útil para los gerentes de proyectos de todas las industrias por lo que
es ampliamente utilizada en herramientas como Microsoft Project, por lo que como
se describió al inicio, es una herramienta que permite reflejar y analizar las
secuencias, duración y grado de avance de todas las tareas junto con los hitos
que hacen parte de un proyecto.

c.1 Diagramas de Programación CPM O RUTA CRITICA

Desarrollo:

Ayuda a organizar y a ordenar las actividades en la gestión de proyectos de

acuerdo a las dependencias entre estas mismas actividades. De esta manera, se
podrá visualizar, todas las actividades y saber cuál sería la fecha determinada de
un proyecto. Ya que en la gestión de proyectos se deberán hacer muchas
actividades, por lo que muchas de ellas se pueden hacer en paralelo y otras no se
podrán realizar de esa forma porque son dependientes de alguna u otra actividad

c.2 Diagramas de Programación PERT

Desarrollo:

Por medio de cada uno de sus nodos se tiene la información que se requerirá para
determinar unos datos específicos que servirán para conocer acerca de los
tiempos, (cercanos, lejanos) ruta crítica, conformada a la vez por un vector la cual
es la actividad que se requerirá ejecutar para llegar al siguiente nodo
(acontecimiento). Dentro de la información que se refleja en el nodo se presenta el
número del mismo, de izquierda a derecha y de arriba, abajo, dependiendo de los
tiempos que se obtendrán en un cuadro de actividades predecesoras, con sus
duraciones.

d. Análisis de Riesgos.

Desarrollo:

Identifica los activos críticos de aquellas actividades y sistemas de información

que dan soporte a los procesos de un proyecto de negocio de una organización y
las amenazas que pueden comprometer su disponibilidad, integridad y
confidencialidad. Por lo que inicialmente se debe definir el alcance, es decir, incluir
toda la organización y definir que se va hacer. La identificación de activos que son
recursos de información extra, necesarios para que los procesos del proyecto
funcionen de manera adecuada (proveedores, personal, servidores, etc). Se
evalúan después los activos en el cual se deberá otorgar un valor sea cuantitativo
o cualitativo a los activos o procesos de negocio. Para después identificar
amenazas, vulnerabilidades, evaluación de dichas amenazas, identificando
controles que puedan existir y evaluando riesgos.
 e. Análisis de Stakeholders o Interesados

Desarrollo:

Los Stakeholders o parte interesada de una organización que estará involucrada

o impactado por un proyecto, por lo que debido a su influencia puede apoyar o
frenar la gestión de un proyecto. De allí la necesidad de conocerlo y establecer la
relación adecuada con cada uno de ellos para conocer esa influencia y usarla para
beneficio del proyecto, es la razón del análisis de Stakeholders.

Este se realiza en cuatro pasos:

1. ¿Quiénes son?
2. ¿Cuáles grupos o clústers?
3. ¿Cómo se relacionan los grupos? (Mapa de Stakeholders)
4. ¿Qué influencia tiene cada Stakeholders?

Conocida la influencia en la gerencia del proyecto, puede enseñar las estrategias

de relación adecuadas para cada uno de los Stakeholders.

f. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT).

Desarrollo:

Permite una descomposición jerárquica del trabajo y los entregables del proyecto
en componentes más pequeños y fáciles de gestionar, el nivel más bajo de la EDT
son los paquetes de trabajo o WP (Work Packages).

Por lo que forma parte de la definición del alcance de un proyecto, es decir que se
deberá hacer, sin embargo, por su importancia en gestión de proyectos debe estar
orientada hacia el trabajo que se deberá realizar para cumplir los objetivos del
proyecto y desarrollar entregables, por lo que se podía denominar una Estructura
De Desglose de los entregables en la Gestión de proyectos, estos entregables
podrán ser; un producto, servicio o resultado único y verificable. Permitiendo la
comunicación en los interesados, socios y miembros del proyecto, ya que se
podrán estimar tareas, riesgos, costos, tiempo,etc. Por lo que la EDT deberá
contener todo el trabajo identificado en el proyecto y sólo ese trabajo.

g. Evaluación de Lecciones Aprendidas.

Desarrollo:

Es el conocimiento ganado por medio del análisis, evaluación y reflexión sobre

una experiencia en un proyecto, esta misma puede ser positiva o negativa. Por lo
que permiten identificar factores de éxito, deficiencias, resolución de problemas,
mejorar la toma de decisiones a futuro, servir de modelo para otras decisiones,
ahorrando tiempo y dinero. Su documentación es sirve como una buena práctica
organizativa, por lo que sus metodologías permiten una reflexión sistemática y
colectiva. Su metodología inicia con la preparación: organizando reuniones cuando
se alcancen los hitos importantes del proyecto, al cierre de una fase o cierre del
proyecto. Seguido de la ejecución, en la cual se identifican por medio de una
reunión liderada por el gerente del proyecto, el cual da a conocer para cada
aspecto clave las prácticas que se deberán repetir y cuáles no en proyectos
similares a futuro, documentando por medio de una herramienta de gestión de
conocimientos dentro de la organización. La última etapa que son las métricas o
recomendaciones que permiten identificar el proyecto por medio de un portafolio,
categorías, tiempo, unidades.

h. Gestión de Roles y Responsabilidades.

Desarrollo:

Tanto el gerente del proyecto, como las personas de supervisión y coordinación

del mismo, ayudan al equipo del proyecto a lograr los objetivos propuestos, los
detalles de cómo se lleva esta función dentro del grupo de trabajo, pueden variar
dentro de una organización, por lo que se podría incluir por medio de esta
herramienta metodologías de evaluación y análisis como parte de las actividades
previas al proyecto, esta función se incluye además para monitorear y trabajar la
salud, la seguridad y el bienestar de los colaboradores en la gestión de proyectos
y así garantizar su calidad de vida.

i. Control, Seguimiento y Monitoreo.

Desarrollo:

Se deberá contar con un plan de proyecto aprobado, para lograr comparar contra
lo que se ejecutará para controlar, seguir y monitorear el proyecto, por lo que
deberán hacer ajustes en la ejecución por lo que se elaborará una solicitud de
cambios para revisar en el seguimiento y monitoreo, por lo que, si se aprueba esa
solicitud de cambio, se deberán actualizar los documentos originales de
planeación del proyecto, para tener un nuevo plan de proyectos actualizado, para
nuevamente ejecutarlo y controlarlo, por lo que en el monitoreo y control se deberá
revisar el alcance solicitado, el tiempo y los costos de inversión del mismo

j. Plan de Comunicaciones e Informes.

Desarrollo:

En herramientas digitales como redes sociales, mail corporativo, hangout entre

otras, que permiten la gestión y consecución de los objetivos de un proyecto, por
lo que no solamente sirven como estrategia si no para mejorar los niveles de
productividad en la ejecución del proyecto, el clima y cultura organizacional, con el
fin de mantener una mejor relación con los colaboradores, clientes, proveedores,
etc. Existen los tipos de comunicación unidireccional, donde el receptor recibe la
información, pero no emite una respuesta. La bidireccional, en la cual la
comunicación se hace a doble vía, es decir se recepciona la información y así
mismo se puede responder a la misma. Multidireccional, que es el ejemplo
mencionado al inicio del párrafo. En los informes se debe incluir un análisis DOFA
que incluya factores internos y externos del proyecto, para lograr establecer
estrategias de comunicación y recursos.
 k. Plan de Hitos.

Desarrollo:

Por medio de la herramienta MS Project o Project libre, se deben identificar los

hitos del proyecto, estos mismos son un evento importante dentro del proyecto y
su entregable final, reflejados en el diagrama de Gantt, en donde se enfoca en
entregar actividades, se enfocarán los esfuerzos y recursos en actividades que
estratégicamente pueden esperar (aquellos que tienen holgura), para centrarse en
el hito o monitoreo de proyectos, por lo que se debe saber cómo aplicar esos hitos
en la gestión de proyectos.

l. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario.

Desarrollo:

Por medio de herramientas como Monthview, por medio de Excel con VBA y por
medio del diagrama de Gantt en la que se puede analizar, la programación ajustes
y optimización del cronograma para el desarrollo de un proyecto.
Captura de pantalla que evidencie mínimo tres (3) participaciones por
integrante con aportes significativos en función del informe.

Desarrollo:

Fuente: Campus UNAD (2022)

Foro Metodologías gestión de proyectos

2. El grupo colaborativo realizará una exploración utilizando recursos de la
web sobre las herramientas de la Gestión de Proyectos, trabajadas en la
actividad individual.

Construir la Caja de herramientas para la Gestión de Proyectos detallando para

cada una de estas herramientas en qué consiste para qué se utiliza, a qué áreas
de conocimiento corresponde, en qué grupo de procesos se utiliza, y con qué
herramienta de una caja de herramientas, se puede relacionar.

Desarrollo
 CONCLUSIONES

Es importante comprender la definición y características esenciales en la gestión

de proyectos, ya que permite analizar las funciones, por lo tanto, es muy
importante aplicarla teniendo en cuenta cada una de las herramientas básicas y
esenciales para que un proyecto de emprendimiento como el que se ha venido
trabajando genere ingresos y a la vez fomente el empleo en la Capital de
Colombia.

Se deben tener en cuenta algunas restricciones en cualquier tipo de proyecto,

como el tiempo necesario para completarlo, sus costos y mantener el alcance del
proyecto, este se conoce como conjunto de triple restricción, por lo que es
importante planear, estimar lo más exacto posible los recursos necesarios que se
requieren para completar el proyecto con el fin de evitar el fracaso al saltar este
paso de planeación, siendo importante como futuros profesionales el asociar los
temas vistos para colocarlos en práctica en la vida laboral y personal
 REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

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gestión de proyectos?, Editorial UOC, eLibro, (pp 14 – 22),  https://elibro-
net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/116314?page=14

 Torres, Z, and Torres H., (2014), Administración de proyectos. Principios, Grupo

Editorial Patria, eLibro, (pp 1 - 23),
https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/39414?page=15

 Toro, F., (2012), Gestión de proyectos con enfoque PMI al usar Project y Excel.
Consideraciones generales sobre proyectos, Ecoe Ediciones, eLibro, (pp 3 – 20),
https://elibro-net.bibliotecavirtual.unad.edu.co/es/ereader/unad/69170?page=21

 OVI. Causado, E. (2022), Ciclo de vida del proyecto,

Cartagena Colombia, https://repository.unad.edu.co/handle/10596/48318

 Chamoun, Y., (2015), Administración Profesional de Proyectos, Mc Graw Hill

Editorial, pp 34 – 43,
http://homepage.cem.itesm.mx/alesando/index_archivos/Admon.DeProyectos/app-
cap1.pdf