Tema 1.

Herramientas de planificación y administración de operaciones (diseño de sistemas

de trabajo)
La administración y planificación de operaciones se refiere al proceso de toma de decisiones y
ejecución de las acciones que generen un mayor valor agregado al proceso de producción de bienes
o servicios que ofrece una empresa. Para lograr esto hay herramientas que pueden emplearse,
algunas de ellas son:
1. Diagramas de Gantt
Herramienta para planificar y programar tareas a lo largo de un período determinado de tiempo.
Ofrece una el seguimiento y control del progreso de cada una de las etapas de un proyecto.
Pasos para crear un Diagrama de Gantt
1. Comprender la estructura del proyecto.
2. Reunir la información necesaria acerca de todos los pasos o procesos que forman parte del
desarrollo del plan y los recursos que se requieren en cada momento.
3. Determinar los plazos que llevará cada actividad.
4. Programar las tareas a realizar para ajustar bien los plazos, escalonar los procesos y eliminar
tiempos muertos.
5. Colocar todas las barras de las tareas a realizar en el gráfico.
6. Evaluar y asignar las relaciones de dependencia entre las diferentes etapas o tareas del
proyecto.
7. Implementar el diagrama de Gantt en una aplicación de software o en papel.
Ventajas y desventajas de los diagramas de Gantt
Ventajas: facilidad de comprensión, de modificación y su bajo costo.
Desventajas: para proyectos complejos, se pueden requerir diagramas muy grandes por la
cantidad de operaciones, lo que complicaría la comprensión de la interrelación entre las actividades.
Ejemplo de Diagrama de Gantt
Diagrama Gantt para el desarrollo de un proyecto de investigación sobre los efectos de la
pandemia en la educación universitaria (se utiliza la encuesta como herramienta de investigación para
conocer la opinión del público, estudiantes y profesores)
 2. Análisis FODA
Herramienta de estudio de la situación de una empresa, institución, proyecto o persona,
analizando sus características internas y su situación externa.
Análisis interno: Corresponden a las fortalezas y debilidades que se tienen respecto a los
elementos internos de lo que se estudia.
- Fortalezas: consiste en identificar dentro de la organización qué atributos le permiten generar
una ventaja competitiva sobre el resto de sus competidores internamente.
- Debilidades: son problemas internos que, una vez identificados y desarrollando una adecuada
estrategia, pueden y deben eliminarse.
Análisis externo: Permite fijar las oportunidades y amenazas que el contexto puede
presentarle a una organización.
- Oportunidades: son aquellos factores positivos que se generan en el entorno y que, una vez
identificados, pueden ser aprovechados y pasar a ser fortalezas.
- Amenazas: son problemas o situaciones desfavorables y externas que pueden afectar
directamente la existencia de la organización.
Importancia de un análisis FODA
Elemento que permite buscar y analizar, todas las variables que intervienen en una
organización, con el fin de tener más y mejor información al momento de tomar decisiones. Además,
ofrece una perspectiva más general del estado en que te encuentras y de cómo dar el siguiente paso.
Ejemplo de análisis FODA para un negocio de comercio electrónico
F: servicio al cliente recomendable, evaluado a través de encuestas a los clientes.
D: visibilidad del sitio web baja debido a bajo presupuesto de marketing.
O: utilización de redes sociales para aumentar la visibilidad.
A: nuevos competidores en el negocio de comercios electrónicos.
3. Método Delphi
Herramienta para prevenir riesgos o predecir determinadas situaciones, a partir de consultas a
expertos para obtener información sobre determinados hechos, su probabilidad y sus posibles
consecuencias.
Aplicación del método Delphi
La clave del método es el consenso, la convergencia de opiniones. De esta manera, los expertos
realizarán un cuestionario, que después se analizará.
Fases del método Delphi
- Identificar el motivo de realizar el proceso.
- Definir los objetivos.
- Seleccionar al equipo de expertos.
- Elaboración y entrega de cuestionarios.
- Análisis de los resultados.
- Redistribución del cuestionario.
Ventajas y desventajas del método Delphi
Ventajas:
- Flexibilidad al captar diversidad de opiniones.
- El consenso logrado presenta alto grado de confiabilidad.
- Criterios con alto nivel de objetividad.
Desventajas:
- La aplicación del método puede ser más del esperado.
 - Requiere disponibilidad de los expertos y canales de comunicación para asegurar el flujo de
información.
- Mal cuestionario, malas conclusiones.
- Es costoso.
Objetivo del método Delphi:
Simplificar el resultado de un proyecto gracias a la opinión grupal de varios expertos, derivando
en una posible toma de decisión.

Tema 2. Aplicación de la ingeniería de proyectos (medición de desempeño)

1. ¿Qué es la ingeniería de proyectos?
Definición de los recursos que se necesitarán para la ejecución de los planes y tareas de un
proyecto.
2. Fases de la ingeniería de proyectos:
a. Ingeniería del proceso: permite trazar los lineamientos de lo que será el proyecto.
b. Alcance: Permite conocer si el equipo técnico que se usará en el proyecto se presta realmente
para este.
c. Documentos necesarios: Comprende la recopilación de toda la documentación necesaria que
sustente el proyecto.
d. Ingeniería básica: descripción de los procesos que se seguirán, de forma detallada.
e. Plano de distribución: diseño del lugar donde se desarrollará la obra.
f. Gestión de ingeniería: ejecución de la ingeniería, que es lo que seguirá al planteamiento y
desarrollo del proyecto.
3. Aplicación de la ingeniería de proyectos:
La ingeniería de proyectos es usada para identificar las necesidades y realizar diagnósticos en
los diversos procesos y operaciones de las organizaciones, para convertir las necesidades e ideas de
solución en proyectos pertinentes y viables para la organización.
4. Rendimiento del proyecto:
El rendimiento de proyectos es medido a través de métricas, conocidas también como
indicadores clave de rendimiento o Key Performance Indicators (KPI).
Las métricas de rendimiento se utilizan para cuantificar la eficiencia y la eficacia de las acciones.
Para conocer si nos alejamos o acercamos a un objetivo previamente definido.
Medición de desempeño:
La medición del rendimiento/desempeño es el proceso de cuantificación de la acción, dentro del
cual, la medición corresponde al proceso de cuantificación y la acción es la que conduce a resultados.
5. Criterios del éxito del proyecto:
Elemento clave para conseguir las metas del proyecto, entre estos tenemos:
1. Claridad en la definición de objetivos.
2. Utilización de una metodología.
3. Precisión en la planificación.
4. Compromiso de los participantes.
5. El presupuesto disponible.
6. El tiempo de ejecución.
Conseguir el éxito del proyecto es tarea de la dirección y de todos los integrantes del proyecto.
6. Indicadores de rendimiento (Cuerpos de conocimiento y estándares):
 El informe de rendimiento es el instrumento que resume la situación de las actividades que se
llevan a cabo para alcanzar el trabajo previsto en el cronograma del proyecto. Estos reportes apoyan
el proceso de dirección y gestión de la ejecución del proyecto, y deben ser elaborados para recolectar
y distribuir la situación y medición del avance.
El informe de rendimiento es el instrumento idóneo para evidenciar el rendimiento de un
proyecto.
7. Indicadores de rendimiento (Estudio y revisión de desempeño):
La medición de desempeño de un proyecto nos enseña el estado del mismo en un determinado
momento de ejecución, facilitando datos objetivos que permiten cuantificar su desarrollo, identificar
fallos y definir mejoras.
Para medir el desempeño de un proyecto se puede utilizar el triángulo dorado o de hierro, el
cual está formado por los siguientes indicadores:
Tiempo (o plazos) para saber cuánto durará el proyecto.
Alcance de las tareas que se tienen que realizar.
Coste de los recursos se van a destinar al proyecto.
Los criterios de medición de desempeño varían de proyecto a proyecto, no se puede esperar
que los mismos indicadores sean exitosos en todos los casos.
8. Funciones de un ingeniero de proyectos:
• Elaborar los objetivos del proyecto que se va a llevar a cabo.
• Asignar responsabilidades diferentes a cada miembro del equipo.
• Elabora un calendario con las fases del proyecto.
• Realiza presupuestos.
• Estudia los posibles riesgos.
• Documentar el progreso del proyecto.
• Analizar y controlar el cumplimiento de los requisitos de tiempo y presupuesto del proyecto.

Tema 3. Gestión de calidad y mejoramiento continuo (enfoque japonés)

¿Qué es el método Kaizen?
Forma de gestión empresarial, que hace referencia a un proceso de mejora continua.
¿Para qué sirve el método Kaizen?
Para lograr metas y objetivos de forma gradual y continua (es decir, sin interrupciones),
eliminando aquellas pérdidas de tiempo que pueden generarse por una mala gestión de los procesos
productivos.
Técnicas para la aplicación de la filosofía Kaizen:
Las 5S del Kaizen
Pasos básicos para implementar la metodología Kaizen dentro de las empresas:
1. Clasificar: distinguir entre lo que es necesario y lo que no es.
2. Ordenar: Un lugar para cada cosa y cada cosa en su lugar.
3. Limpiar: limpiar el espacio de trabajo a diario, con el objetivo de mejorar el bienestar de los
trabajadores,
4. Estandarizar: cuidar la higiene personal para evitar la aparición de suciedad y desorden.
5. Disciplina: Crear un hábito en el empleado para la aplicación de la metodología.
El círculo PDCA
Sistema de cuatro pasos en el que se apoya el método Kaizen.
 1. Plan (planificar): consiste en analizar el estado de la empresa y fijar unas metas claras y
alcanzables.
2. Do (hacer): implementar el plan definido en base a un calendario de ejecución organizado
por prioridades.
3. Check (comprobar): analizar el grado de cumplimiento de los objetivos.
4. Act (actuar): aplicar las medidas correctoras que correspondan y estudiar sus resultados con
el objetivo de crear un nuevo plan de acción, más eficiente y productivo.
Método de los 5 “por qué”
Consiste en preguntarse cinco veces por qué para descubrir el origen de los problemas y así
alcanzar una solución duradera.
Método Kanban
Técnica visual que se basa en el «justo a tiempo», es decir, proporcionar la información
necesaria en el momento oportuno y no sobrecargarlos con información inútil o que no necesitan
todavía.
Beneficios destacables del método Kaizen:
- Eliminación de procesos inútiles y repetitivos.
- Incremento de la productividad, satisfacción de los clientes, reconocimiento y compromiso de
los trabajadores.
- Potenciación de la competitividad de la empresa.
- Resolución rápida de errores y problemas.
- Disminución de la cantidad de accidentes laborales.
- Mejor adaptación de los procesos a los avances tecnológicos.
Pasos para la aplicación del método Kaizen
1. Seleccionar el ámbito de intervención de la metodología Kaizen. Cualquier trabajador,
pueda expresar sus opiniones y presentar sugerencias de mejora.
2. Crear un equipo de trabajo multidisciplinar. Esto hará que las aportaciones sean más
variadas y creativas.
3. Recoger y analizar datos, para determinar qué problemas existen en la empresa y encontrar
soluciones adecuadas.
4. Ir y ver, verificar sobre el terreno todos aquellos problemas que se hayan detectado a través
del análisis de datos.
5. Buscar contramedidas.
6. Evaluar los resultados logrados, a través de informes y gráficos.
7. Seguimiento de resultados a largo plazo, en caso de que los resultados alcanzados sean
positivos quedarán registrados para que puedan aplicarse a casos similares en el futuro.
Ejemplo de empresa que ha aplicado la filosofía Kaizen:
Sony: lo aplica desde la década de 1980, con el objetivo de una total ausencia de desperdicios
en los tiempos y métodos de ejecución de cualquier proceso empresarial.