Metodologías de la Gestión de Proyectos

Unidad 2 - Fase 3 - Construir la caja de herramientas para la gestión de proyectos.

Grupo 212056_19

Presentado por:
GEOGALFI ROJAS PEREZ
Código: 77,193,934

Presentado a:
EVER EDUARDO CAUSADO
Tutora del Curso

Universidad Nacional Abierta y a Distancia - UNAD

Programa Ingeniería Industrial
Metodologías de la Gestión de Proyectos 212056A_762
2020
 Componente Individual

 ¿Qué son las Herramientas de Gestión de Proyectos?

Son aquellos elementos como metodologías, técnicas, documentos, programas,

habilidades o modelos de colaboración y financiación que están a disposición para la

ejecución y éxito de diversos proyectos.

 Definir cada una de las 12 Herramientas de la Gestión de Proyectos mencionadas

en el punto anterior.

1. Análisis de Viabilidad

Evalúa la información de las diferentes áreas que componen un proyecto, desde

sus objetivos hasta sus riesgos, con el fin de conocer si el proyecto aporta o no lo

planeado desde un inicio.

2. Diagramas Causa – Efecto

Se refiere a aquella representación gráfica que ayuda en el análisis de problemas,

generando respuestas con la identificación de sus causas para posteriormente

determinar acciones correctivas dando una mejora continua a los proyectos.

3. Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT

Estas herramientas permiten la planificación y programación de las actividades a

realizar en un proyecto ya sea a corto o largo plazo, logrando tener un seguimiento

de las mismas con la determinación del tiempo empleado por cada una y cuáles de
 estas actividades depende directamente de otra para el logro de las metas

propuestas.

4. Análisis de Riesgos

Herramienta que se implementa desde el inicio de un proyecto hasta su

finalización con el propósito de conocer los posibles riesgos, amenazas o peligros

a los que se puede enfrentar el proyecto durante su ejecución, actuando con

medidas de prevención para evitar afectaciones a nivel económico, de tiempo y de

recursos humanos.

5. Análisis de Stakeholders o Interesados

Permite clasificar a los interesados en un proyecto, definiendo estrategias

comunes para gestionar y evaluar respuestas a diferentes situaciones por medio de

matrices que cumplen con fines especificos según el enfoque a clasificar.

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT)

Es una herramienta grafica que permite la descomposición jerárquica del trabajo a

desarrollar en entregables haciendo uso de nombres y evitando verbos con el

propósito de cumplir con los objetivos. Para elaborarla se recomienda:

 Identificar los productos finales.

 Definir los entregables principales.

 Descomponer los entregables principales en componentes más pequeños hasta

llegar a paquete de trabajo.

 Revisar el proceso con los principales interesados.

7. Evaluación de Lecciones Aprendidas

Es aquella recolección de evidencia de experiencias adquiridas en el desarrollo del

proyecto, la cual se socializa y documenta junto a sus debidas recomendaciones,

con el fin de crear un registro que ayude en acciones futuras al mejoramiento de

procesos que se lleven a cabo dentro del proyecto.

8. Gestión de Roles y Responsabilidades

Es importante designar roles y responsabilidades dentro de un proyecto y para ello

se emplea la matriz RACI que de forma sencilla en sus columnas se observan

recursos y en sus filas las tareas a realizar, asignando códigos según la función del

recurso en cada tarea.

9. Control, Seguimiento y Monitoreo

Esta herramienta permite medir el desempeño dentro de cada actividad realizada

en el proyecto mediante informes que requieren ser evaluados para observar

posibles variaciones y debilidades, encontrando sus causas e implementar cambios

si así se requiere para optimizar los diversos procesos que se ejecutan en un

proyecto.

10. Plan de Comunicaciones e Informes

Permite planificar y gestionar la comunicación dentro de un proyecto con los

directamente interesados, teniendo en cuenta elementos como tipo de reuniones,

objetivos, canales, frecuencia, destinatarios, responsables y entregables, teniendo

siempre en claro el mensaje a comunicar.

11. Plan de Hitos

Esta herramienta debe ir incluida en informes de seguimiento y acciones de

comunicación ya que de forma resumida permite visualizar todos los estadios

decisivos, manteniendo el enfoque del proyecto de manera específica, medible y

concreta con el fin de alcanzar los objetivos del proyecto.

12. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario

Se refiere al análisis de cada actividad que lleva al éxito al proyecto, observando

detenidamente la estructura de tareas, identificando su progresión, frecuencia e

importancia, conociendo su orden y responsabilidades, incrementando la

eficiencia en todo el proceso, teniendo en cuenta aquellas tareas obligatorias que

no se pueden modificar o posponer y otras que tienen cierta flexibilidad en tiempo

y orden, es decir que no generan retraso en un proyecto.

 ¿Cuál es la utilidad de cada una de las 12 Herramientas, en función de la Gestión

de Proyectos?

1. Análisis de Viabilidad

Este análisis es útil para la toma de decisiones en cada proceso o tarea que

conforma el proyecto ya sea a nivel económico, de duración o talento humano.

2. Diagramas Causa – Efecto

Esta herramienta es útil ya que favorece el identificar causas, generando una

mayor respuesta o solución frente a inconvenientes, analizando cada situación en

particular para proporcionar acciones correctivas que mejoren el desempeño de un

proyecto.

3. Diagramas de Programación GANTT, CPM y PERT

Estos tipos de diagramas son útiles en la organización de tareas, recursos y

tiempos óptimos para la ejecución exitosa de un proyecto.

4. Análisis de Riesgos

Este análisis es útil en todo proyecto porque busca la optimización del mismo

minimizando riesgos en las diferentes áreas de un proyecto, beneficiándolo en

tiempo y futuros gastos innecesarios.

5. Análisis de Stakeholders o Interesados

Se utiliza para identificar las personas involucradas en los proyectos, es decir,

quienes participan directa o indirectamente en ellos, conociendo de forma mas

clara quienes ayudan en el desarrollo del proyecto y hacia quienes va dirigido.

6. Estructura Desglosada del Trabajo (EDT)

Tras la identificación y control de objetivos y jerarquías es posible una mejor

orientación y organización frente a cada rol a ejecutar, logrando desde una mayor

armonía el cumplimiento de las metas propuestas.

7. Evaluación de Lecciones Aprendidas

Se utiliza como herramienta de aprendizaje ya que desde la experiencia se

analizan y documentan dichas situaciones que suceden dentro del proyecto para

enfrentar futuras situaciones, evitando la repetición de errores y vacíos al

momento de enfrentar una situación que tenga similitud.

8. Gestión de Roles y Responsabilidades

Esta herramienta es fundamental para conocer con claridad la jerarquía dentro del

trabajo en equipo para sacar adelante y con éxito un proyecto, evitando malos

entendidos y dando eficiencia al proceso.

9. Control, Seguimiento y Monitoreo

Se utiliza para garantizar un buen proceso en las diversas tareas a desarrollar,

evitando desviaciones dentro de los lineamientos que llevan a los objetivos

principales del proyecto.

10. Plan de Comunicaciones e Informes

Este plan se utiliza con el fin de aclarar los diversos aspectos que envuelven un

proyecto, generando evidencias, evitando malos entendidos y futuros

inconvenientes que perjudican el desarrollo del proyecto.

11. Plan de Hitos

Se utiliza para constatar el enfoque del proyecto de forma propia y concreta con el

fin de alcanzar los objetivos propuestos.

12. Programación, Ajustes y Optimización del Calendario

Esta herramienta se utiliza para tener un control y seguimiento durante el

transcurso del proyecto, detectando aquellas acciones necesarias para el éxito del

mismo.
Captura de pantalla de participación en el Foro de discusión - Unidad 2 - Fase 3 -

Construir la caja de herramientas para la gestión de proyectos.

 Bibliografía

 Ollé, C., and Cerezuela, B., (2017), Gestión de proyectos paso a paso, Editorial UOC,

ProQuest Ebook Central, (pp 93 – 115), Recuperado de https://ebookcentral-

proquest-com.bibliotecavirtual.unad.edu.co/lib/unadsp/detail.action?docID=5214305