PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS
DOCUMENTO DE ARCHIVO DOCUMENTO DE ARCHIVO
Determinado por el lugar Toda la información
donde se encuentra toda la generada, enviada , de los documentos.
información producida o recibida, almacenada o
recibida por una entidad acumulada por medio
pública o privada en razón electrónico, también se
a sus actividades o encuentran documentos
funciones. electrónicos de archivo que
cumplen su acción durante
todo el ciclo vital
documental, como son
los archivos de gestión,
central e histórico.
SIMILITUD
Similitud en la organización
Tiene el mismo objetivo el
cual es mantener la
información organizada y
protegida, a fin de que sea
fácil su localización en el
momento de que sea
requerida.
Se debe disponer de los
elementos necesarios de
equipo
espacio y personal para el
desarrollo de la función
archivística. Igualmente se
deben crear archivos para
clasificar la información,
tanto la que se produce
como la que se recepciona.
Se realiza la misma
clasificación documental.
DIFERENCIA
En el documento de
archivo:
El registro se encuentra en
un medio cuya información
es accesible a través de la
escritura manual y se
mantiene en papel. El
contenido no se puede
separar de su soporte, por
lo cual se garantiza la
integridad de la
información en el
documento. El valor
documental se puede
determinar por su
autenticidad, entre ellas
por la firma. Los
documentos se mantienen
en carpetas tangibles, que
se archivan en
archivadores.
En el documento
electrónico:
La información se recibe
en un medio cuyos
símbolos solo pueden ser
leídos por medio de la
computadora. Su
contenido puede ser
desglosado de su texto
original, para llevarse a
otro documento, siendo
así más fáciles de vulnerar
su contenido alterándolos
o perdiendo la
información. Los
documentos se archivan
en carpetas electrónicas o
virtuales y se conservan
en formatos digitales. La
autenticidad del
documento depende del
programa en el cual se
haya creado, actualmente
se han implementado
sistemas muy seguros
para la producción y
conservación de los
documentos electrónicos
como la certifirma y los
tokens para el control de
los mismos.