DOCUMENTO (PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS)

APRENDIZ:

AGUIRRE SIERRA JAIDER ANTONIO

C.C 1.035.230.561

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE (SENA)

SENA CURSO VIRTUAL DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO

LABORAL

INSTRUCTOR:

JORGE ENRIQUE OLIVEROS OSPINA

21 DE FEBRERO DEL 2022

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 DOCUMENTO (PARALELO CLASES DE DOCUMENTOS)

Clases de documentos

Según su estructura, un documento se considera a la vez un medio y comunicación de

información y conocimiento, por lo tanto, sus características principales lo constituyen las
siguientes dimensiones:

 Soporte físico o material.

 Mensaje o información que contiene.
 Facultad intrínseca de transmitir y difundir ese conocimiento.

En general, se pueden identificar y resumir dos categorías de documentos:

Documentos de archivo y Documentos electrónicos

Un documento de archivo es un instrumento de carácter contemporáneo que es creado

por individuos y organizaciones en el desarrollo de sus actividades; con el transcurrir del
tiempo estos documentos se convertirán en una ventana que nos permitirá tener acceso
a los eventos ocurridos en el pasado. Los documentos de archivo son tan variados
como sus formatos, podemos encontrarnos con documentos escritos, fotográficos,
gráficos, sonoros, digitales, analógicos, etc. Los documentos son conservados tanto por
instituciones de carácter público y privado como por individuos a lo largo y ancho del
globo.

Un documento electrónico se conoce como aquel producido por una persona natural
o jurídica en el ejercicio de sus funciones que contiene información generada,
enviada, recibida y almacenada por medios electrónicos, la cual permanece en
estos medios durante todo su ciclo de vida, aunque es importante tener en cuenta
que los documentos electrónicos no siempre nacen siendo electrónicos, algunos de ellos
se convierten en electrónicos en el transcurso de su gestión, de igual forma no todos
los documentos electrónicos son documentos electrónicos de archivo, dado que los
documentos electrónicos de archivo deben tener ciertos componentes y cumplir con
características específicas que garantizan su conservación y preservación a largo plazo

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CLASE DE DOCUMENTO USO DIFERENCIA

Es una constatación que Son todos aquellos que se

permite comprobar el encuentran en forma física,
desarrollo de una actuación los cuales se encuentran
administrativa archivados dentro de
carpetas.
Nos permite comunicación
a otros órganos o unidades El contenido es inesperable
Documentos de de la administración a de su soporte.
archivo terceros interesados, ya
sean estas personas Su valor probatorio se
jurídicas públicas y mide por las
privadas o personas características de
naturales. autenticidad, entre ellas la
firma o sello seco

Permiten un fácil acceso a

la información y están
conservados en discos
duros o dentro de
computadores protegidos
por software de seguridad.
Controla el acceso a la
información por niveles Su contenido puede ser
Documentos de seguridad y separado de su soporte
electrónicos conservación a largo plazo. original, para ser
transferido a otros.
Permite fácil acceso a la
información Su autenticidad depende
del hardware en el cual
fue creado. Y solo se
podrá mantener si se
Conserva en su estructura
original.