INGENIERÍA INDUSTRIAL

INFORME DE PRÁCTICA PREPROFESIONAL

CICLO: IV

GRUPO TECCONT S.A.C.

ÁREA DE ALMACÉN DE ARCHIVOS

PROYECTO ACADÉMICO:
Implementación de la 5´S para mejorar la implementación del almacén
en la Red de Salud de Pampas – Tayacaja 2021

Practicante:

Alarcon Montes, Abraham Marcelino

Gomez Cuadros, Jefferson Diego
Villalva Barreto, Ibeth Carla

Docente:

Dr. Malpartida Gutiérrez Jorge Nelson

Jefe inmediato:

Lic. Kent Roy Riveros Ramos

NOVIEMBRE
2021
Huancavelica–Perú
 PRESENTACIÓN

El presente trabajo fue desarrollado a base de una problemática encontrada en la

empresa Delice S.A.C. dedicada al sector de producción de productos lácteos y
derivados, debido al trabajo que desempeño en el área de costos con el cargo de
asistente de costos, me conllevo a realizar la propuesta de implementación de las 5
´S en el almacén de archivos, siendo esta área encargada de almacenar toda la
información de la empresa, pero actualmente se encuentra desordenada, ya que
cada área no codificaba sus cajas cada fin de año y lo envían al almacén de
archivos sin rotulado, lo cual ocasiona que sea difícil encontrar la documentación
que se requiere, esto genera pérdida de tiempo, demora en la recopilación de
documentos solicitados por la SUNAT en auditorias o cuando lo requiere la
gerencia.
Por ello se plantea esta metodología de las 5s que es una herramienta de calidad
para la mejora continua para toda empresa.

2
 RESUMEN

La propuesta de implementación de la 5s para mejorar el flujo en la búsqueda de

información en el almacén de archivos, fue desarrollado en dos capítulos, donde el
capítulo I consta de describir el sector donde se desarrolla la empresa, además de
realiza una breve descripción del crecimiento de la organización, presentar su
estructura organizacional e indicando en que área desempeño mi labor como
empleada, de acuerdo a ello se establecen los requisitos que debe tener un
asistente de costos a nivel profesional.
En el capítulo II se desarrolló la realidad problemática que dio origen a la realización
del presente trabajo empleando el diagrama de Ishikawa para analizar las posibles
causas que originaron la problemática, matriz relacional que nos indica la relación
directa o indirecta que existe entre las causas halladas en el diagrama de Ishikawa,
para finalmente elaborar el Diagrama de Pareto por fenómeno el cual nos ayudó a
identificar la causa raíz del problema y contrarrestarlo. Además, se buscó el
respaldo de tesis relacionadas a la misma metodología, donde indica el éxito de su
aplicación, también se obtuve respaldo mediante el marco teórico obtenido de
diferentes autores, así mismo se desarrolló la propuesta de las 5´S a través de los
pasos que indica esta metodología, que dará paso a tener el almacén debidamente
ordenado, ya que realizo un layout, codifico las cajas y además se realizó un
registro de toda la información en un formato elaborado en Excel, lo cual permitirá
adquirir la información de una manera más rápida y eficiente.
Por último, se estableció las conclusiones y recomendación a las cuales se llegaron
al finalizar el trabajo de investigación.

3
 INTRODUCCIÓN

En la actualidad las empresas se tienen que estar adaptando a nuevos procesos para hacer
frente a los cambios que se están generando día a día, es por ello que deben de estar en
constante renovación para estar al nivel de sus competidores y evitar quedarse obsoletas, es
por eso que se emplean en diferentes técnicas y teorías de mejora continua y de esta manera
estar retroalimentándose. Una de ellas es el de las 5’s, técnica japonesa basada en cinco
principios simples y fáciles de seguir, por lo que cualquier empresa sin importar su giro o
tamaño la puede implementar y tener grandes beneficios.
El objetivo del presente proyecto fue realizar la aplicación de la metodología de las 5’s el en
la Red de Salud de la Provincia de Tayacaja, en el área del Almacén general . El método de
las 5’s, consiste en cinco etapas que son: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu y Shitsuke. En cada
etapa se realiza un procedimiento diferente, para lograr la implementación de cada una de las
5’s y poder obtener los beneficios, Seiri consiste en seleccionar el equipo necesario del
innecesario, Seiton consiste en organizar ese equipo, Seiso consiste en dar limpieza al área
laboral, Seiketsu consiste en estandarizar las primeras 3’s y Shitsuke consiste en darle
seguimiento y retroalimentación puesto que es un proceso de mejora continua.

4
CAPÍTULO I: GENERALIDADES

5
1. Descripción del Sector
A nivel mundial el consumo de productos lácteos frescos y procesados irá en
aumento según una proyección realizada por FAO y OCDE (2019-2028), donde
los países en desarrollo son los encargados de generar el crecimiento mundial,
debido a que tendrán un mayor poder adquisitivo y por ende gastar en
alimentos, sin embargo, en los países desarrollados el consumo solo se
incrementará en 0.3% anual durante los próximos 10 años.

Tabla 1: Proyección de la tasa de crecimiento anual de lácteos 2019-2028

De acuerdo a la tabla 1, el mayor crecimiento será en los países en desarrollo,

con un consumo total de productos frescos de 2,9%, seguida por la producción
de leche en 2,6%, lo cual nos indica que durante la proyección realizada los
consumidores con mayor poder adquisitivo prefieren comprar los productos
frescos, ya que tiene un consumo per cápita de 1.6%, mientras que el consumo
per cápita de los productos procesados es de 0.8%, cabe resaltar que los países
desarrollados prefieren consumir productos procesados mostrando un consumo
per cápita de 0.7%.
El crecimiento de la producción de leche a nivel mundial es de 1,7%, lo cual
indica que habrá mayor oferta para las empresas de producción, según la
ODEPA Chile tiene una lechería moderna con más de 6,000 productores, con un
consumo per cápita de 150 litros, además de ello tiene plantas productoras

6
nacionales e internacionales que elaboran productos lácteos entre ellos el
manjar blanco.

Tabla 2: Elaboración de manjar – kilos - año 2019

De acuerdo a la tabla 2, Chile ha producido 23.425.944 kilos de manjar de Enero

a Julio del año 2019, donde la empresa con mayor producción es Nestle con
11.962.063 kilos, teniendo su mayor producción en el mes Marzo con 2.034.178
kilos; seguida por la empresa Colun con 5.878.499 kilos, donde su mayor
producción se refleja en el mes de Julio con 1.004.174 kilos y la empresa con
menor producción es Soprole con 2.544.390 kilos; cabe resaltar que el mes con
mayor producción fue en Julio donde la suma de las cuatro empresas llega a
3.782.363 kilos.

Según indica la ODEPA durante el primer semestre del 2019 la producción de

productos lácteos registro una caída, sin embargo, el manjar no se vio afectado,
ya que creció en 7,6%, lo cual representa 19,6 millones de kilos respecto al año
2018.
A nivel de Perú AméricaEconomía Intelligence en el año 2018 elaboró un
ranking con las 500 empresas más grandes, donde Leche gloria se ubica en el
puesto 35, Nestle Perú en el 75 y Laive en el 188, siendo estas empresas las
que compiten con mayor fuerza en el mercado nacional con un 90% de
abastecimiento de productos lácteos y derivados. Un ranking realizado por
Brand Footprint Worldpanel en el 2019, indica que la preferencia de los
consumidores es comprar marcas locales, siendo una de ellas la empresa Gloria
con 100% de penetración anual.
7
La clasificadora de riesgos Class & Asociados S.A. en un informe emitido el
31/05/2019 realizado a la empresa Gloria indica que tiene una participación de
mercado del 77,2%, siendo además la recolectora de leche más grande del país,
ya que en el 2018 logró acopiar 688.85 TM de las diferentes cuencas.

Gráfica 1: Capacidad instalada de derivados lácteos 2018

De acuerdo a la gráfica 1, el derivado lácteo que utilizó más la capacidad

instalada fue el queso maduro con 2.42 millones de kilos, seguido del manjar
blanco con 1.38 millones de kilos y por último el queso fresco con 1.19 millones
de kilos; cabe mencionar que la empresa registró un incremento del costo de
materia prima y costos de transporte.

Gráfica 2: Resultados y Rentabilidad año 2018

8
De acuerdo a la gráfica 2, el mayor margen bruto de ventas registrado en los
últimos 5 años se dio en el año 2016, donde fue de 25.55%, después de este
año ha ido en caída, mostrándose el nivel más bajo en el 2018 con un 19.77%,
con una reducción de 11,70% respecto al 2017, además que el costo de venta
se incrementó respecto al año 2017 en un 5.12%, de S/ 2.676.65 millones a S/
2,813.72 millones.

2. Descripción General de la Empresa

2.1. Breve descripción general de la Empresa

Delice es una empresa peruana con 28 años en el mercado de productos

lácteos y derivados, durante este periodo se ha posicionado en diferentes
canales de comercialización, donde a nivel nacional sus principales clientes
son Hipermercados Tottus y Cencosud, así como personas naturales; cuenta
con tecnología de punta e ingredientes de calidad que garantiza la satisfacción
del cliente, además cuenta con seguridad alimentaria (HACCP); actualmente la
empresa cuenta con una planta de producción en el distrito de Chorrillos,
donde también esta todas las áreas administrativas, tiene un total de 80
trabajadores. Todos sus productos están clasificados en cinco líneas de
producción que son la línea de queso crema, manjar blanco, queso fresco,
gourmet & pate y salsa & mayonesa; siendo la línea queso crema el que
genera mayores ingresos, además cabe mencionar que Delice es la única
empresa en el Perú que produce el queso crema natural.

El valor agregado es brindar desarrollo del producto de acuerdo a los

requerimientos del cliente, personalizar la fórmula y elaborar diferentes tipos de
presentaciones, con ello lograr la diferenciación y fidelización de los clientes.

9
2.1.1. Bienes relevantes

Los bienes relevantes para la empresa Delice es la fabricación de productos

lácteos y derivados, por ello que todo el esfuerzo de la empresa radica aquí, es
importante mencionar que al ser una producción continua todas las ordenes ya
cuentan con una receta especifica realizada por el ingeniero alimentario y
evaluado por el área de calidad. A continuación, se muestran los productos
elaborados por cada línea de producción:

Línea de queso crema

Línea de manjar blanco

Línea de queso fresco

Línea de queso gourmet & pates

10
Línea de salsas & mayonesas

2.1.2. Servicios

Los servicios que realiza a terceros son en el área de envasado y codificado, ya

que los clientes traen sus productos y la empresa solo se encarga de envasar y
codificar de acuerdo a sus especificaciones.

2.1.3. Visión

11
En el año 2023 ser reconocidos como una de las empresas más importantes
en el sector de producción de lácteos, diferenciándonos por la calidad,
eficiencia y confiabilidad de nuestros productos, contribuyendo de esta manera
con el desarrollo sostenible del sector y por ende del país.

2.1.4. Misión

Producir productos lácteos y derivados para el Perú y extranjero, elaborados con

los más altos estándares de calidad aplicando las normas establecidas
impuestas en el sector, buscando la satisfacción de nuestros clientes, contamos
con colaboradores especializados en las actividades que desarrollan,
preocupados por el desarrollo humado y responsabilidad social.

2.1.5. Datos de la empresa

Ubicación: Jr. San Patricio Mz. R01 Lote 02 Urb. Villa Marina - Chorrillos
RUC: 20109711447
Teléfono: 01- 254 3285 - anexo: 110
Página Web: http://www.delice.com.pe/spanish/

Figura 01: Mapa de ubicación

2.2. Organización de la Empresa

12
La empresa está constituida por un gerente general quien es la Sra. Luciana
Leonor D'angelo Brazzini, seguida de cuatro áreas funcionales que hacen
posible el funcionamiento de la empresa, siendo el principal de ellos el área de
operaciones que está constituida por producción y distribución.
El área donde realizo las prácticas pre-profesionales es el de contabilidad,
siendo esta de servicio externo, ya que la empresa no cuenta con un área de
contabilidad interno.

A continuación, se presenta el organigrama general de la empresa.

Figura 02: Organigrama estructural

13
2.3 Descripción del Área donde realiza sus prácticas

La empresa para la cual laboro es Grupo Teccont S.A.C. el cual brinda servicios
de contabilidad de costos a diversas empresas, siendo una de ellas, la empresa
Delice S.A.C., el cual solicita que los trabajadores estén de forma permanente en
su empresa que está ubicada en Chorrillos, por ello somos cinco trabajadores
que vamos de forma diaria a la empresa, donde tres de ellas se encargan del
manejo contable y dos del análisis de costos, siendo yo una de ellas; esta área
es de gran importancia dentro de la empresa, ya que es la encargada de
analizar los procesos y costos incurridos dentro del área productiva, ya que tiene
que ver con la toma de decisiones sobre qué, cuándo y cuánto producir en un
entorno dinámico; mi cliente directo es el área de planeamiento, que es la
encargada del programa de producción, por ello requiere los datos en tiempo
real y de manera oportuna para la toma de decisiones. El programa que se
maneja es el SAP, en el está integrado todas las áreas de la empresa, lo cual
hace que se tenga la información requerida a tiempo.

A continuación, se muestra el organigrama del área:

Figura 3: Organigrama del área de costos

14
3. Funciones del Ingeniero

3.1 Funciones del departamento donde desarrolla la práctica

 Revisión de los ingresos, gastos y costos.

 Planificar el direccionamiento de los centros de costos.
 Elaboración de análisis económicos financieros de rentabilidad y costeo por
línea de negocios.
 Elaboración de informes gerenciales.
 Responsable de la elaboración de indicadores de gestión.
 Planificar las mejoras en lo referido al costo.
 Diseñar propuestas de mejoras en lo referido al sistema de producción.
 Brindar asesoría o apoyo a otras áreas de la organización en temas propios
de la función de su cargo.
 Determinación del costo de producción de los diferentes productos.
 Elaboración de reporte mensual de costos.

3.2 Perfil del profesional, descripción del puesto de trabajo

El perfil del puesto que desempeño requiere de un egresado de administración o

estudiante de los últimos ciclos de la carrera de Ingeniería Industrial, el cual
debe tener conocimientos en Excel avanzado por los informes que se elaboran,
dominio de herramientas de costos y proyecciones, experiencia mínima de 2
años trabajando en el área de costos, ingles a nivel intermedio; además de
habilidades como liderazgo, orientación a resultados, trabajo en equipo,

15
comunicación y sobre todo flexibilidad al cambio, ya que muchas veces se pude
presentar inconvenientes en el área de producción, y de debe tomar decisiones
rápidas respecto a la orden que se encuentra en proceso.

CAPITULO II: PROYECTO ACADÉMICO

16
17
1. Título

Implementación de la 5´S para mejorar el flujo en la búsqueda de información en

el almacén de archivos de la empresa Delice – Chorrillos 2019.

2. Realidad Problemática

El almacén de archivos está ubicado en Lurín, el cual solo es utilizado para

guardar toda la información documentaria de cada área de la empresa, el
problema detectado se dio a raíz de que llego una notificación de la SUNAT por
una auditoria que iba a realizar del año 2018, donde estaba solicitando los libros
contables, así como la documentación en físico que eran las compras, ventas
que incluía factura, boleta, nota de crédito, débito y registro de bancos. Debido a
ello, me asignaron como responsable de la recopilación de esta información; ya
que la auditoria seria dentro de siete días hábiles, pero al momento de ir al
almacén fue donde se detectó el problema que existía, ya que todo estaba
completamente desordenado, puesto que las cajas no estaban separadas por
años ni codificadas, lo cual dificulto la búsqueda de toda la información, ya que
son alrededor de 300 cajas; cabe resaltar que la empresa anteriormente ya
había sido multada en dos ocasiones por la SUNAT por no cumplir con la
información requerida por el auditor, el primero fue en el mes de Abril con 2 UIT
cuando solicitaron los libros contables de ventas y físicos del año 2016, y el
segundo en el mes de Julio cuando se iba a realizar una auditoría general del
2017, donde fue multado con 4 UIT, es aquí donde radica la importancia de
implementar las 5´S, ya que durante el año la SUNAT va solicitando tres
auditorias, debido a que actualmente esta entidad reguladora está siendo más
estricta en sus medidas de control y al ser Delice una empresa nacional
exportadora en crecimiento, tiene que estar preparado para constantes
auditorias que se presenten.

18
3. Definición del Problema

¿Como la implementación de la 5´S mejorara el flujo en la búsqueda de

información en el almacén de archivos de la empresa Delice – Chorrillos 2019?

Como se mencionó en el punto 2, el descuido de la empresa por este almacén

ha generado multas, puesto que nunca le prestó atención a mantenerlo
ordenado, ya que solo es utilizado de almacenaje, sin darse cuenta que hasta el
momento les genera una perdida monetaria que asciende a S/. 25,000 y para
cumplir con la última auditoria y la empresa no vuelva a ser multada, se tuvo que
recurrir a contratar personal externo, que ayude en la recopilación de la
información.
Para determinar las posibles causas que está generando esta problemática se
ha elaborado el diagrama de Fish Bone, el cual es una herramienta creada por el
Dr. Kaoru Ishikawa en el año de 1943, por ello se muestra a continuación:

De la figura 4, se ha analizado las seis categorías del diagrama, donde se ha

determinado 18 posibles causas que pueden estar generando la demora en el
flujo del almacén de archivos; realizar este diagrama es solo el primer paso para
determinar las causas que influyen directamente sobre la problemática, debido a
ello se procederá a realizar otras herramientas que ayuden a determinar las
causas relevantes.

19
Figura 4: Diagrama de Ishikawa del almacén de archivos

Una vez establecida las causas, se realizará la matriz relacional donde se

averiguará la importancia que existe entre las causas, para ello se ha realizado
una codificación de las causas, el cual permitirá trabajar la matriz de una forma
más sencilla, como se muestra a continuación:

Tabla 3: Codificación de las causas del Ishikawa

20
Tabla 4: Matriz Relacional de las causas del Ishikawa

Fuente: Elaboración propia

De la tabla 4, se observa la relación que existe entre todas las causas de las
categorías de Ishikawa, donde las que se relacionan están enumerados con “1”,
se puede concluir que las categorías con mayor relevancia tienen un total de 40
relaciones que es el medio ambiente, seguida de materiales con 35, siendo
estas categorías las que están relacionadas con la problemática.

Gráfica 3: Diagrama de Pareto por categorías

21
De la gráfica 3, se puede interpretar que las categorías con mayor relevancia
son medio ambiente y materiales que representan un 41% del total, lo cual nos
indica que en estas dos categorías se encuentran las causas con mayor
importancia que influyen de forma directa con la problemática.

Gráfica 4: Diagrama de Pareto por causas

22
De la gráfica 4, se puede demostrar que son 3 las causas que están
directamente relacionadas con el problema que existe en la empresa las cuales
son: la falta de señalización, distribución inadecuada e incorrecta codificación de
las cajas, que representan el 55% del problema existente, debido a ello es
donde la implementación de las 5´S dará solución a las causas existentes.

4. Antecedentes

HERRERA, L. En su tesis Implementación de la metodología 5´S en el

laboratorio de no metálicos FIQ – UNCP 2017” Huancayo– Perú, 2017. Tiene
como objetivo determinar la influencia de la implementación de la metodología 5
´S en el proceso productivo en el laboratorio de no metálicos FIQ- UNCP 2017
teniendo como resultado se observó que se ha liberado espacio útil del
laboratorio de no metálicos, con la mejora del control visual de los elementos de
trabajo, materiales en proceso y producto final. Al eliminar las cosas
innecesarias facilita identificar los ambientes de trabajo con riesgo potencial de
accidente laboral” y se concluyó que con la implementación de la clasificación en
el laboratorio de No Metálicos se identificó las cosas innecesarias aplicando
acciones correctivas, mejorar el flujo en el espacio de trabajo, etc. Siendo al
inicio 36%, se obtuvo un avance de 12% logrando un 52% por último en esta
primera S. En el formulario FIQ-LABNM- 004 se registró 100 % de las cosas
innecesarias para la decisión de: descartar, reubicar, arreglar, reciclar o
trasladar”.

HILARIO, R. En su tesis Mejora de tiempos de Picking mediante la

implementación de la metodología 5´S en el área de almacén de la empresa
IPESA SAC sucursal Huancayo, 2017. Tiene como objetivo principal,
implementar la metodología 5s para mejorar tiempos de Picking, el estado inicial
de desorganización, el espacio libre, horas hombre y cantidad de despachos en
el área de almacén de la empresa Ipesa SAC sucursal Huancayo”, como
resultado final se obtuvo la mejora de tiempos de Picking en el Área de Almacén,
debido a que después de implementar la metodología 5s conjuntamente con el

23
Sistema ABC, el tiempo de Picking se redujo en promedio de 429 seg. a 58 seg.,
esto en porcentajes equivale a una mejora de 86.48%, a su vez se logró ganar
15% de espacio físico en el Área de Almacén, el porcentaje de cumplimiento de
la metodología 5s subió de 18% a 73%, se optimizaron los recursos humanos
reduciendo el puesto de auxiliar de almacén y se incrementó considerablemente
la rentabilidad y se concluyó que la implementación de la metodología 5s en el
Área de Almacén de la empresa Ipesa SAC sucursal Huancayo nos ayudó a
mejorar los tiempos de Picking en un 86.5%, el estado 24 de desorganización ya
no existe, en cuanto al espacio disponible se logró ganar 14.6 m2, se redujo el
puesto de auxiliar de almacén y la cantidad promedio de atención al cliente de
frecuencia diaria se incrementó en un 91.6%”.

ASCASIBAR, L. en su tesis Plan de implementación de la metodología 5´S para

mejorar la gestión de materiales remanentes de campo de una consultora
ambiental, 2016. La tesis presente tuvo como objetivo distinguir cuáles son los
factores que deterioran la gestión de los materiales residuales de campo en una
consultora ambiental y plantear un plan de mejora a través de la implementación
de la metodología 5´S, entre los resultados más sobresalientes se considera un
bajo nivel de calidad y de mejora continua en la gestión de materiales residuales
de campo. Se concluyó que los materiales de campo no están siendo
organizados en el almacén de manera adecuada e idónea, para ello se formuló
como propuesta un plan de implementación de la metodología 5´S, el cual se
realizó a partir de datos recogidos por los instrumentos de estudio aplicados al
personal de la consultora Environmental.

FARRO, R. En su tesis Optimización de la Gestión de Almacenes basado en el

modelo de las 5´S, que genera orden y control en la almacenera –huáncar
S.A.C. Chiclayo, 2017. Tiene como objetivo optimizar la gestión de almacenes
basado en el modelo de las 5´S, que genera orden y control en la Almacenera, y
observó en los resultados los colaboradores de la almacenera tienen un poco
nivel de conocimiento sobre la metodología de las 5s y se concluyó que la
manera adecuada de aplicar cada una de las fases de la metodologías de las 5s
mejorara la gestión de almacenes en la almacenera Huáncar, debido a que la

24
propuesta permitirá optimizar la gestión de almacenes, teniendo una
significancia (alfa>0,05).
EFFIO, R. En su tesis Implementación de la Metodología 5´S, en la línea de
wafer de la empresa MACHU PICCHU FOODS S.A.C, 2016. Con la finalidad de
mejorar la Gestión Empresarial teniendo como principal objetivo Implementar
lugares de trabajo ordenado, organizado y seguros, reduciendo accidentes
laborales, se pudo demostrar que los resultados que se han conseguido luego
de haber imputado las 5´S en el área de 25 wafer bañado, para lo cual se hará
una colación entre los indicadores que se calcularon antes y después de la
metodología, se concluyó de que después de la implementación de la
metodología de trabajo 5S en la línea de wafer bañado, se alcanzó aumentar el
rendimiento en 5.3% y la eficiencia en un 5.2% con respecto al año anterior,
gracias al esfuerzo de los colaboradores, logrando grandes resultados en la
gestión empresarial.

ABUHADA, O. En su tesis Metodología 5S y su influencia en la producción de la

empresa TACHI S.A.C. 2014. Teniendo como principal objetivo determinar de
qué manera la metodología 5´S influye en la producción de la empresa TACHI
S.A.C. – 2014, los resultados logrados en este trabajo fueron satisfactorios ya
que se halló la relación e influencias en las variables en estudio; así mismo estos
resultados ayudarán para generar una propuesta de mejora continua a la
organización teniendo en cuenta el nivel de cada variable, se concluyó que es
necesario e importante aplicar esta metodología para llegar a un mejor orden y
limpieza, es decir un mejor lugar de labores para el personal de todas las áreas,
puesto que se consiguió mayor espacio, lo cual abarca que exista una mejor
imagen a nuestros clientes, mayor espacio, mayor cooperación y trabajo en
equipo, mayor compromiso y responsabilidad en las tareas, y mayor
conocimiento en el puesto.

25
5. Marco teórico

Las 5´S se creó en Japón y hoy en día es aplicado en organizaciones mundiales

que buscan el orden y mantienen sus lugares bien identificados con todos los
elementos en su lugar, los cuales pueden ser herramientas como extintores,
reglas, llaves, toallas, basura, etc. Esta herramienta surge porque las empresas
buscan calidad en sus productos y servicios; y solo se logra realizando un arduo
trabajo dentro de la organización. El objetivo de las 5 S es facilitar el orden, la
limpieza y disciplina en el ambiente de trabajo determinado, de tal manera que
facilite y mejore la gerencia visual, apoyando así a la eliminación de desechos y
a la mejora de las tareas de mantenimiento de equipos y reducción de
accidentes. (Carrillo, 2008).

Gracias a esta herramienta muchas organizaciones han logrado un alto nivel de

productividad, optimizando el área de trabajo para un excelente control visual
(cada cosa en su lugar) y lo más importante cuidando la seguridad de quienes
se comprometen a mantener esta disciplina. Cada organización es responsable
de armar un buen grupo de trabajo para que esta herramienta no sea vista como
un trabajo sino más bien como una filosofía positiva que cada miembro lo
cumpla con voluntad.

Figura 5: Conceptualización de las 5´S

26
Ante ello, el motivo de clasificar se sobreentiende a que se tiene que retirar de
las áreas de trabajo todos aquellos elementos innecesarios. Los elementos que
son necesarios deben mantenerse cerca de la acción, en cambio, los que son
innecesarios se deben retirar del ambiente, donar, transferir o simplemente
eliminarla. Esta herramienta no debería ser novedosa para ninguna entidad,
pero lamentablemente lo es. Las 5´S va orientada hacia la calidad total y está
asociada a los conceptos de mejora continua. (Vargas, 2010).

Rosas (2008) señala que las 5´S es un método de Calidad japonés que se
refiere al Mantenimiento Integral de la organización, no solamente de
maquinaria, equipo e infraestructura sino también a la mejora del entorno de
trabajo. Se sabe que una empresa practica las 5´S cuando los materiales
innecesarios quedan eliminados, cuando todo se encuentra ordenado y
clasificado, y cuando existe un control visual mediante el cual cada objeto está
en su lugar y es identificado a simple vista, todo ello necesita ser aplicado
continuamente y no incurrir en costos innecesarios.
Las 5´S exigen compromiso total por parte de la línea jerárquica de la empresa
con el fin de motivar un cambio en los comportamientos del personal involucrado
a todos los niveles. Rey (2005).

5.1. Manual de implementación de las 5´s

5.1.1. Significado de 5´s

Para Dorbessan (2013) es una metodología que permite mantener el área de
trabajo muy bien organizado y muy limpio, con la finalidad de incrementar la
calidad total y seguridad tanto en el trabajo como en la vida cotidiana. Esta
metodología, está integrada por un grupo cinco palabras, las cuales empiezan
con la letra “s”, aquellas que optimizan las tareas sencillas que permiten la
realización eficiente de todas las prácticas laborales.

27
Figura 6: Palabras japonés, conceptualización de las 5´S

5.1.1.1. Seiri - Clasificación

Separar lo que es necesario de lo innecesario y tirar lo que es inútil, podemos
hacerlo de la siguiente manera:

- Haciendo inventarios de lo útil.

- Listado de las herramientas o equipos obsoletos.
- Desechando lo inútil.

Se ejecuta de la siguiente manera:

- Clasificar significa retirar todos los elementos que no son necesarios.

- Los elementos que son necesarios deben mantenerse muy cerca.
- Los elementos innecesarios deben donarse, transferir o eliminar.

28
Figura 7: Diagrama de flujo para clasificar

Con el diagrama se busca obtener los siguientes beneficios:

- Mayor espacio.
- Mejor control de inventario.
- Eliminación de cosas inútiles.
- Menor índice de accidentes.

5.1.1.2. Seiton – Organización

Se busca colocar las cosas que son útiles en orden según métodos de seguridad
para que no se caigan y normas de calidad para que no se deterioren o golpeen.
Se ejecuta de la siguiente manera:
- Se define el nombre, código y/o color para cada artículo.
- Se guarda las cosas según su frecuencia de uso.
- Colocar etiquetas visibles para posibilitar la ubicación de los objetos de manera
rápida y sencilla.

Beneficios que se obtienen:

29
- Facilita localizar documentos de trabajo, ahorrando tiempo y movimiento.
- Ayuda a identificar alguna ausencia
- Brinda una mejor apariencia.

5.1.1.3. Seiso - Limpieza

Se busca limpiar las partes y áreas sucias de la siguiente manera:

- Separando y eliminando lo que está estorbando.

- Aseando con un trapo o escoba.
- Limpiando con un insumo adaptado y homologado.
- Aspirando.
- Eliminando todos los focos de suciedad.

Se ejecuta de la siguiente manera:

Se puede realizar una campaña de limpieza para ayudar a obtener una serie de
estándares de la forma como deben estar los equipos y herramientas
permanentemente.

Se obtienen los siguientes beneficios:

- Aumento de la vida útil del equipo y materiales.
- Menor posibilidad de contraer enfermedades.
- Menor índice de accidentes.
- Mejor aspecto visual.

5.1.1.4. Seiketsu - Estandarización

Se espera mantener continuamente el orden y limpieza en el área de trabajo de
la siguiente manera:
- Limpiando regularmente.
- Conservando todo en su lugar y en orden.
- Estableciendo normas para conservar orden y limpieza continuamente.

30
Se ejecuta de la siguiente manera:
Para la aplicación de las 3 primeras “S”, se crean normas y hábitos para la
conservación del lugar de trabajo en muy buenas condiciones.

Se obtienen los siguientes beneficios:

- Se logra el bienestar y la salud del personal con el hecho de conservar
impecable el área de trabajo.
- Los miembros aprenden conocen a detalle el equipo y los elementos de
trabajo.
- Se evitan accidentes innecesarios.

5.1.1.5. Shitsuke - Disciplina

Se busca acostumbrarse a implementar las 5 “S” en el área de trabajo y cumplir

las normas de la siguiente manera:

- Respetando los reglamentos del área de trabajo.

- Teniendo los implementos de protección.
- Aplicando la limpieza.

Incentivo a la disciplina
La disciplina es invisible, no puede ser medido a diferencia de las otras “S”.
Existe en la percepción de las personas y la conducta comprueba si se está
implementando o no, no obstante, se puede crear y aplicar normas para la
estimulación de la práctica de la disciplina.

Crear disciplina implica

- Ayuda visual
- Inspecciones a las áreas correspondientes.
- Publicación de imágenes del antes y después.
- Rutinas de implementación como "5 minutos de 5s"
- Tareas semanales y mensuales.
- Evaluaciones con criterios pre establecidos.

31
Se obtendrán los siguientes beneficios:
- Mayor índice de eficacia.
- Personal más considerado por los compañeros y jefes.
- Mejora de la imagen del empleado y de la empresa.

6. Objetivos

6.1. Objetivo general

Determinar cómo la implementación de la 5´S mejora el flujo en la búsqueda de

información en el almacén de archivos de la empresa Delice – Chorrillos 2019.

6.1. Objetivo especifico

Determinar cómo la implementación de la 5´S reduce los movimientos

innecesarios en el almacén de archivos de la empresa Delice – Chorrillos.

Determinar cómo la implementación de la 5´S reduce el tiempo de búsqueda de

información en el almacén de archivos de la empresa Delice – Chorrillos.

7. Desarrollo
7.1. Recolección de datos del proceso actual

Se realizará inicialmente un levantamiento de información sobre las condiciones

del almacén de archivos, para ello la metodología a emplear de acuerdo a su
propósito es aplicada, ya que se empleará teorías existentes respecto a la
implementación de las 5´S, respecto a un problema específico como lo es el flujo
en la búsqueda de información; por su nivel de profundidad es descriptiva,
además es explicativa, ya que establece la relación que existe entre la
metodología 5´S y el flujo en la búsqueda de información. El diseño es de tipo

32
longitudinal, ya que la implementación se realizará en un periodo definido de tres
meses.
El almacén de archivos es de 30 m² con una altura de 3m y con techo metálico,
está ubicado en Lurín, dentro de una empresa de metalmecánica, el cual es
propiedad de la gerente, por ello emplea este espacio para almacenar los
archivos de la empresa Delice. Este almacén no es de uso diario, ya que solo se
archiva toda la información documentaria de los años 2014 al 2018, es decir, de
los últimos cinco años, ya que la SUNAT puede solicitar esta documentación en
cualquier auditoria, por ello que solo se ingresa al almacén cuando se requiere
alguna documentación.
A continuación, se presenta el flujograma del proceso actual que se realiza para
la búsqueda de información en el almacén de archivos.

33
Grafica 5: Diagrama de flujo actual

Figura 8: Fotos del almacén de archivos

34
 Luego de realizar el flujograma de la
búsqueda de información en el almacén,
se procederá a realizar un análisis a nivel
monetario respecto a la última auditoria
que se está realizando, ya que es
necesario detallar que el procedimiento
actual está generando gastos
innecesarios por no tener ordenado y
codificado el almacén, ya que se debió
contratar personal externo para llegar a la
fecha de la auditoria, los cálculos se
detallan a continuación:

Tabla 5: Gasto del personal interno para la auditoria

En la tabla 5, se muestra los gastos realizados en la última auditoria realizado

por la SUNAT del mes de Octubre del 2019, donde la empresa tuvo que incurrir
en gasto de personal interno que asciende a S/. 1,000.00 por dos personas,
donde una de ellas estuvo en Lurín de coordinadora en el almacén de archivos y
la otra en la empresa Delice de Chorrillos, imprimiendo los documentos
electrónicos faltantes.

Tabla 6: Gasto del personal externo para la auditoria

35
En la tabla 6, se muestra el gasto realizado por la contratación de personal
externo para la recopilación de información en el almacén de archivos, ya que la
empresa no contaba con personal que pueda realizar esta labor, por tal motivo
se tuvo que contratar, por ser caso de urgencia.

Tabla 7: Gasto de gasto del personal

En la tabla 7, se muestra el resumen del gasto total en el cual incurrió la

empresa respecto a personal para la auditoria que asciende a S/. 4,500.00,
además de ello se realizó una proyección de dos auditorías más en el año 2019,
ya que este año la SUNAT notifico a la empresa en tres ocasiones, por ello se
estima que el gasto realizado fue de S/. 13,000.00.

Tabla 8: Requerimiento de materiales

36
En la tabla 8, se muestra el gasto incurrido en los materiales que es necesario
emplear para la codificación y ordenamiento de las cajas, el cual asciende a
S/.122.80.

Tabla 9: Resumen total de los gastos realizados para la auditoria

En la tabla 9, se muestra el resumen del gasto total en el cual incurrió la

empresa respecto a la auditoria que asciende a S/. 4,622.80, además de ello se
realizó una proyección de dos auditorías más en el año 2019, ya que este año la
SUNAT notifico a la empresa en tres ocasiones, por ello se estima que el gasto
realizado fue de S/. 13,868.40.

7.2. Elaboración del plan de implementación de las 5´S

La aplicación de la metodología de las 5´S permitirá cambiar la cultura de trabajo

actual por una que mejore el flujo en la búsqueda de información documentaria
de la empresa.
De acuerdo a la realidad analizada en el punto anterior se elaborará una
propuesta de mejora que ayudará a eliminar todos los gastos innecesarios

37
incurridos hasta el momento, de esta manera obtener un ambiente distribuido
adecuadamente, ordenado y de fácil acceso a la información. Por ello a
continuación se detalla los pasos realizados en la implementación de acuerdo a
las 5´S.

7.2.1. Seiri - Clasificación

El primer paso a realizar fue la identificación de cada caja, separarlos por años y
realizar una cuantificación, para ello se elaboró un formato que permita la
recolección de esta información.

Una vez identificado y separado cada año, se procedió a abrir cada caja para
empezar a seleccionar la documentación necesaria de lo innecesario, para ello
el coordinador del proyecto, tiene contacto con cada una de las áreas de la
empresa por cualquier consulta que pueda darse respecto a alguna
documentación.
A continuación, se muestra la evidencia de cómo se encontró al interior de cada
caja, ya que hubo varios que los documentos estaban sueltos, además de ello
las cajas que no tenían ninguna identificación se tuvo que seleccionar los años
que se encontraban combinados en cada file.

Figura 9: Fotos de la codificación e interior

de las cajas

38
7.2.2. Seiton – Organización
Para organizar la información que fue clasificada, se elaboró una plantilla de
descripción, tanto para ser pegados en el lomo de los archivadores como para
cada caja, el cual se muestra a continuación:
- Plantilla para los archivadores

- Plantilla para las cajas

El rotulado de las cajas se hará solo en dos de las cuatro caras, ya que estas
estarán visibles para la persona que busque la información, donde en la tapa de
la caja se pegará la numeración, mientras que en el centro de la caja la
descripción del contenido.

39
Una vez rotulado el archivador y cajas, esto ayudará a localizar la
documentación de una manera más rápida, permitiendo ahorrar tiempo y
movimientos innecesarios, además de dar una mejor apariencia al almacén,
debido a que todo estará ordenado e identificado.

7.2.3. Seiso - Limpieza

En este punto se procedió a limpiar el almacén de archivos, lo cual fue realizado
por el área de limpieza de la empresa metalmecánica, de esta manera ya se
tiene el área completamente limpia como se muestra a continuación:

Figura 10: Fotos de la codificación e interior de las cajas

Después que se limpió el almacén,

se procedió a elaborar una adecuada distribución del área donde se archivara
las cajas, en el plano propuesto se consideró tener como base parihuelas, para

40
que de esta manera las cajas no se coloquen directamente en el piso, puesto
que puede haber una filtración de agua y dañarse los documentos; a
continuación, se muestra la nueva distribución del almacén, el cual tiene un área
de 30 m² (6 metros de frontera y 5 metros de fondo).
Figura 11: Distribución propuesta para el almacén de archivos

La figura 11, muestra la propuesta de distribución para el almacén, el cual fue

realizada en “U”, ya que de esta manera se tendrá espacio libre al centro para
poder mover las cajas sin inconveniente, además de ello se instaló una mesa de
trabajo al ingreso del almacén, el cual permitirá la revisión de los documentos sin
la necesidad de estar en el piso, además de poder trabajar con laptop.

7.2.4. Seiketsu - Estandarización

Con el fin de mantener el orden y limpieza del almacén de archivos se programó
la limpieza del área una vez a la semana, el cual será realizado por el personal
de la empresa metalmecánica, ya que esta permanece cerrada la mayor parte
del tiempo, debido a que solo se ingresa en caso se necesite alguna
documentación.
Con el fin de mantener un archivo general de toda la información que se tiene en
el almacén, se elaboró un registro en Excel, el cual permitirá identificar en que
año, área y número de caja se encuentra la información y de esta manera
agilizar la búsqueda del documento.

Figura 12: Formato para el registro de información del almacén de archivos

41
En la figura 12, se muestra el registro final de toda la información archivada en el
almacén, este formato será manejado por la recepcionista de la empresa Delice,
quien será la encargada de brindar la información que se requiera, dando los
datos exactos de la ubicación de documentos, por ello en el archivo en Excel se
creó un registro para cada año y así evitar confusión.

7.2.5. Shitsuke - Disciplina

Con la implementación de esta metodología en el área de almacén se busca
que la empresa lo aplique en cada una de sus áreas, y de esta manera cada fin
de año las cajas se archiven de una forma correcta, cabe mencionar que esta
implementación sirvió de piloto para poner en practica la metodología y de esta
manera los gerentes y trabajadores evidencien los beneficios que trae al
realizarlo y sobre todo que no es complicado su aplicación.
A continuación, se muestra el nuevo flujograma después de la implementación:

42
Grafica 6: Diagrama de flujo propuesto

Referencias bibliográficas

RODARTE, Armandina. 5S´s herramienta de calidad para la mejora del

desempeño operativo [en línea]. 2° ed. México: UANL, 2009 [Fecha de consulta:
16 de octubre de 2016].
Disponible en: http://www.web.facpya.uanl.mx/rev_in/Revistas/6.2/A3.pdf
43
DORBESSAN, José. Las 5S, Herramientas de Cambio.5ª Ed. Argentina: San
Nicolás, 2013. 147 p.
ISBN: 9789504200765

GUTIÉRREZ, Angel. Seiri, la primera de las 5S. Construcción lean. Wordpress

[en línea] 09 abril de 2011. [Citado el: 25 setiembre de 2016].
Disponible en:
https://goo.gl/1bmITR

HERNANDEZ, Roberto, FERNANDEZ, Carlos, BAPTISTA, María. Metodología

de la investigación. [en línea]. 6ta ed. México: Miembro de la Cámara Nacional
de la Industria, 2014 [fecha de consulta: 11 de octubre de 2019].
Disponible en:
https://www.uca.ac.cr/wp-content/uploads/2017/10/Investigacion.pdf
ISBN: 978-1-4562-2396-0

GOMEZ, Sergio. Metodología de la investigación. [en línea]. 1ra ed. México:

Miembro de la Cámara Nacional de la Industria, 2012 [fecha de consulta: 11 de
octubre de 2019].
Disponible en:
http://www.aliat.org.mx/BibliotecasDigitales/Axiologicas/
Metodologia_de_la_investigacion.pdf
ISBN: 978-607-733-149-0

NIÑO, Victor. Metodología de la investigación diseño y ejecución. [en línea]. 1ra

ed. Colombia: Fundación para la Educación Superior San Mateo, 2011 [fecha de
consulta: 11 de octubre de 2019].
Disponible en:
http://roa.ult.edu.cu/bitstream/123456789/3243/1/METODOLOGIA%20DE%20LA
%20INVESTIGACION%20DISENO%20Y%20EJECUCION.pdf
ISBN: 978-958-8675-94-7

DECENZO, David y ROBBINS, Stephen. Fundamentos de administración [en

línea]. 3ra. ed. México. Person, 2002. [Fecha de consulta: 21 de mayo de 2017].
Disponible en: https://goo.gl/Nj9H4Y ISBN: 9702603234

HERNANDEZ, Juan y VIZÁN, Antonio. Lean Manufacturing concepto, técnicas e

implantación. Madrid: Escuela de organización industrial, 178pp.
ISBN: 9788415061403

44