TRANSPORTES FLETES TERRESTRES S.A.

CODIGO: PRO-07

VERSIÓN: 02
DESPACHO Y TRANSPORTE DE VEHÍCULOS
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REVISO APROBÓ
CARGO
Gerente de Logística Vicepresidente
NOMBRE Carlos Gaviria Arredondo Mauricio Arredondo López

FIRMA

VIGENTE A PARTIR DE
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1. OBJETIVO:
Detallar las actividades para el despacho y transporte de mercancía a su destino

2. ALCANCE:
Aplica para la prestación de cualquier servicio por parte de . Inicia con el
requerimiento del servicio por parte del cliente y termina con la entrega de la
mercancía a destino.

3. DESCRIPCIÓN DEL PROCESO

3.1 Requerimiento, Programación y Despacho
No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Requerimiento del Gerente de Logística El Gerente de Logística recibe el
Cliente requerimiento del cliente vía E-mail,
Fax o telefónicamente
1
NOTA: Cuando se recibe
telefónicamente se diligencia el FOR-
18”Requerimiento del Cliente,
programación y Despacho”
Programación del Gerente de Una vez se recibe el requerimiento del
requerimiento Logística, Directores cliente el Gerente de Logística de
de Operaciones acuerdo a la ruta de la carga
(importación o Exportación), le envía
2 la información a los Directores de
operaciones, estos revisan las
condiciones del cargue (Ver condición
General 4.1), para poder asignar
vehiculo.
Asignación de Directores de Los Directores de Operaciones, se
3 Vehículos Operaciones dirigen a la lista de turnos y asigna el
vehiculo de acuerdo a los resultados
de la actividad 2
Aceptación del Directores de Si el conductor acepta la carga, en el
conductor Operaciones requerimiento impreso se ponen los
4 sellos de trazabilidad y se programa el
viaje con los datos del vehiculo
asignado y se pasa al despacho.
Si el conductor no acepta se le asigna
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la carga al siguiente en turno y el que
rechaza se envía al final de los turnos.
Entrega de Directores de Le entrega el requerimiento del cliente
Programación a Operaciones impreso, con la programación del
Despachos vehiculo (Sellos de Trazabilidad) a la
asistente de de logística, junto con los
sellos plásticos y precintos que se le
5 asignaron a la carga si esta va en
contenedor. (Ver condición general
4.2)

NOTA: Cuando la carga es suelta (que

no va en contenedor), no lleva sellos
Revisión de la Director de Cuando se recibe la programación de
Programación Operaciones, despacho, se verifica que no hayan
Asistente de faltantes en la información (Ver
Logística condición general 4.3), y los sellos
6 plásticos y precintos que se entrega
para las cargas en Contenedores los
resgitra en el FOR-19 “CONTROL DE
SELLOS”

Generación de Director de De acuerdo al INT-02

Planillas Operaciones, “Diligenciamiento de Documentos
Asistente de en el SYSCAR”, Se ingresa al
Logística Software SYSCAR y diligencia los
datos de la programación del
despacho para general los documentos
requeridos para el transporte de
7 carga.

NOTAS:* Los documentos que se

general son Manifiesto, Ordenes de
Carga, remesa y anticipo
* Los Documentos que se generan
deben estar debidamente firmados y
sellados.

Entrega de Director de Una vez realizado el despacho el

requerimiento a la Operaciones, requerimiento impreso o en su defecto
8 Base Asistente de el FOR-18 “Requerimiento del
Logística Cliente, programación y
Despacho”, a la Base para el envío
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de correos de trazabilidad (Ver el
PRO-08 “Control de la Base”)
Entrega de Director de Se le entrega al conductor o en su
Documentos Para Operaciones, defecto al caravanero los documentos
9 transporte Asistente de generados para la carga, este firma
Logística como aceptación del viaje y se dirige
al lugar de cargue.

3.2 Cancelación de Transporte de Carga

No ACTIVIDAD RESPONSABLE DESCRIPCIÓN
Entrega de Conductor Cuando el conductor tiene los
Cumplidos cumplidos firmados y sellados por el
1 cliente, este se dirige a la oficina mas
cercana a entregar esta
documentación para la cancelación del
viaje
Revisión de Director de La asistente de logística o el Director
Cumplidos Operaciones, de Operaciones, revisan que la remesa
2 Asistente de este firmada, que entregue planilla,
Logística comodato y remisiones y que no tenga
notas de faltante (Ver Condición
general 4.4)
Cancelación de Director de De acuerdo al INT-02
Viaje Operaciones, “Diligenciamiento de Documentos
Asistente de en el SYSCAR”, se ingresa al
Logística software SYSCAR y se genera el
Egreso
3
NOTA: Cuando los conductores
adquieres compromisos económicos
con la empresa como (Celular
corporativo, administración de radio o
satelital, prestamos o siniestros),
estos se descuentan del los Egresos.
Entrega de Director de Si es una importación la asistente de
Cumplidos a Operaciones, logística le entrega los cumplidos a la
Facturacion Asistente de encargada de Facturacion y si el viaje
4 Logística es una exportación los cumplidos son
enviados por el Director de
Operaciones por medio de una
empresa de mensajería.
Una vez esta recibe los cumplidos
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procede a facturar.

4. CONDICIONES GENERALES
4.1 Los Directores de Operaciones antes de asignar un vehiculo revisan las condiciones
del cargue la cuales son:
o El cliente origen y de destino
o Tipo de carga
• En Contenedor de 20, 40 (Estándar o HQ) o Isotanque
• Carga Suelta en Big Bag o Palletizado
• Operación de vaciado de contenedor en patio
• Consolidación de cargas
o El patio del contenedor
o Naviera
o Booking o Reserva
o Peso
o Lugar de cargue y descargue
o Numero de Exportación o Importación
o Fecha de cargue y descargue
NOTA: Ver INT-01 “Cargue de Mercancía”
4.2 El director de operaciones es el encargado del control de los sellos plásticos,
precintos y Botella, estos una vez llegan a la empresa se asientan en un archivo en Excel
“Control de Sellos”, luego se guarda en caja fuerte y diariamente se sacan 10 sellos de
cada uno (platico verde, platico azul, y precinto) para la asignación de vehículos del día,
y se guardan en un cajón bajo llave y en el archivo de Excel “Control de Sellos” se van
identificando los sellos que salen, los que se anulan y los disponibles.
NOTA: Los sellos botellas se sacan de la caja fuerte solo en caso de que se necesite ya
que este normalmente es proporcionado por el cliente.
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4.3 La asistente de logística y el director de operaciones, antes de despachar un viaje

verifican que en la programación del despacho no se encuentren faltantes, la información
que se debe tener en cuenta es:
o Numero del pedido
o Kilajes
o Lugar de destino
o Si lleva contenedor; numero del contenedor, naviera, Booking o reserva
o Empresa para la que se planilla
o Fletes
o Datos del Conductos; Nombre, Cedula y Placa
o Sellos
NOTA: Si en el momento del despacho se encuentra que hacen falta datos, se dirigen
donde el Gerente de Logística para que soluciones el inconveniente.
4.4 Cuando en las remesas se encuentran Notas de faltantes, se procede de acuerdo al
PRO-11 “Actividades Sospechosas”, o si es por algún siniestro se procede de
acuerdo al PRO-12 “Control de Siniestros”
4.5 Se cuenta con un archivo de Excel donde se asientan los despachos diarios el cual es
utilizado como base de datos para los indicadores de proceso de transporte (Causas de
los viajes no realizados o no despachados, Eficacia en despachos y # de viajes
requeridos vs Despachados). Esta base de datos es alimentada desde el momento del
despacho hasta la entrega de la carga en destino.
o Asistente de logística: inicia con las casillas de (Fecha de despacho, Conducto, #
manifiesto, placa, móvil, capacidad, cliente de origen y de destino y patio
o Director de Operaciones: continua con las casillas de (compromiso de cargue,
compromiso de descargue y fecha de cargue en el patio)
o Bases: finalizan con las casillas (salida del patio, # de contenedor, tara y Socode,
llegada al cliente, salida al cliente, llegada a destino, descargue y quien entorna)
4.6 En una planilla de Excel la asistente de logística asienta los cheques que se generan
a diario, sea por anticipo o por cancelaciones y cada 2 a 3 veces en la semana
aproximadamente se envían las copias de los cheques a contabilidad junto con el FOR-
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20 “Envío de Documentos” donde se describe los cheques que se entan enviando y

los manifiestos que se hayan anulado.

5. REGISTROS
Almacenamiento
Cód. Nombre Responsable Retención Disposición Acceso
Lugar Método
FOR-18 Requerimient Gerente de Oficina Carpeta 1 años Se Vicepreside
o del cliente, Logística, Gerente de Destruye nte,
programación Director de de Requerimi Gerente de
Logística,
y despacho Operaciones Logística entos por
Director de
cliente.
Operacione
s
FOR-19 Control de Asistente de Oficina Carpeta 1 años Se Vicepreside
Sellos Logística, Director Control de destruye nte,
Responsabl de sellos en Director de
Operacione
e de Operacion orden
s
despachos es mensual
Cartagena,
director de
Operaciones
FOR-20 Envío de Asistente de Oficina AZ 1 años Se Vicepreside
Documentos Logística, Auxiliar Memorand destruye ncia,
Despachos Contable os contabilidad
,
Cartagena, enviados y
facturación
Auxiliara recibidos
contable de cada
Cuidad