Procedimiento: Recepción de Pedidos, revisión y Sección ISO:

recepción de transporte para carga

Proceso: Logística Código:

Revisión No.: Emisión: Página 1 de 11

00 Julio 2021

1. CONTENIDO

1. CONTENIDO.............................................................................................1
2. APROBACIÓN..........................................................................................1
3. OBJETIVO.................................................................................................2
4. ALCANCE.................................................................................................2
5. RESPONSABILIDADES............................................................................2
6. DEFINICIONES.........................................................................................2
7. LINEAMIENTOS DEL PROCEDIMIENTO.................................................2
8. ACCIONES Y METODOS.........................................................................7
DIAGRAMA DE FLUJO.......................................................................7
LIBRETO.............................................................................................7
9. REGISTROS DE CALIDAD.....................................................................11
10. REFERENCIAS.......................................................................................11
11. LISTA DE DISTRIBUCION......................................................................11
12. CONTROL DE CAMBIOS........................................................................11

2. APROBACIÓN

Ing. Vicente Blanquel Rodríguez Ing. Luis Jorge Marín González

Gerente de Logística Gerente General

Elaborado por: Firma

David Ceja Barron

Superintendente de Trafico Terrestre

NUESTRA META ES EL ÉXITO Y EL FACTOR PARA ALCANZARLO ES NUESTRA GENTE

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recepción de Unidades para carga

3. OBJETIVO

Controlar la recepción y programación de pedidos así como la recepción de unidades de

transporte para el embarque de productos.

4. ALCANCE

Inicia con la recepción de pedidos para su programación, incluyendo su modificación y la

recepción de transporte terrestre.

5. RESPONSABILIDADES

Gerente de Logística
Superintendente de Tráfico Terrestre
Supervisor de Tráfico Terrestre
Documentador de Tráfico Terrestre
Auxiliar de Basculas
Supervisor Jurídico

6. DEFINICIONES

Pedido: Documento soporte de una negociación comercial “venta”

Backorder: “Resumen de embarques y pedidos pendientes por surtir”.
Orden de Embarque: Documento que soporta una entrega de producto.
SEDENA: Secretaria de la Defensa Nacional.
KCSM: Empresa Ferroviaria Kansas City Southern México,S.A. DE C.V.

7. LINEAMIENTOS DEL PROCEDIMIENTO

7.1. Recepción de Pedidos

7.1.1. La recepción de pedidos se hace toda vez que se elabore un pedido para embarque de
productos por el Área Comercial y se autorice por el Área de Tesorería.

7.1.2. Las especificaciones del producto indicado en cada pedido está contenido en el manual de
especificaciones de ABSA.

7.1.3. La recepción de pedidos se efectúa del área Comercial toda vez que haya sido revisadas y
autorizadas las condiciones.

7.1.4. Cada pedido debe contener con claridad el nombre del producto, presentación, tonelaje, cliente,
destinatario, tipo de transporte e instrucciones especiales tales en caso necesario (orden de
compra, restricciones o condiciones del embarque requeridas por el cliente final).

7.1.5. El Superintendente de Tráfico Terrestre debe validar verbalmente con la Gerencia de Logística, y
las áreas de Envase y Embarque y Tráfico Marítimo o áreas de carga de ácidos o materias
primas (sulfúrico, fosfórico, nítrico, azufre, roca fosfórica, etc.), las condiciones de inventarios y
operación para confirmar la capacidad de surtimiento de los pedidos.

7.1.6. El Superintendente de Tráfico Terrestre recibe pedido por correo electrónico y en caso de
limitaciones o imposibilidades para carga deberá retroalimentar al área Comercial vía (correo

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recepción de Unidades para carga

electrónico).

7.1.7. Cuando el producto existente en ABSA presente valores de calidad diferentes en los parámetros
establecidos en el Manual de Especificaciones, y no se puedan acondicionar o restablecer por
razones económicas, técnicas de operación, etc., sólo podrá embarcarse el producto mediante
una concesión donde interviene la Dirección Comercial de acuerdo al proceso siguiente:

1) El área de Aseguramiento de la Calidad notifica por escrito las diferencias en los

parámetros establecidos en el Manual de Especificaciones del producto existente en
ABSA, al Gerente de Servicios Técnicos y Gerente de Logística.

2) El Gerente de Logística gestionará con la Dirección Comercial, la autorización para la

concesión del embarque del producto existente con diferencias en los parámetros
establecidos en el Manual de Especificaciones.

7.1.8. El Gerente de Logística informará al Gerente de Servicios Técnicos y al Jefe de Aseguramiento

de la Calidad la resolución de la Dirección Comercial respecto a la concesión otorgada al
producto, para su liberación en los embarques.

7.2. Modificación de Pedidos

7.2.1. Las modificaciones a los pedidos se reciben del Área Comercial en corporativo o Local y pueden
recibirse inicialmente vía telefónica (medida de acción inmediata) y seguidamente se deben
confirmar vía sistema SAP, debidamente autorizadas. Las modificaciones a los pedidos vigentes
quedan definidas como sigue:

1) Cambio en cantidad, mayor o menor; se realizan directamente en el SAP por el Área

Comercial. Puede afectar el programa de embarques y al programa de producción.

2) Cambio en medio de transporte, de camión a furgón o viceversa; se realizan directamente en

el SAP por el Área Comercial o directamente al generar la Orden de Carga una vez recibida
la indicación del Área Comercial.

3) Suspensión temporal de pedidos; se realizan directamente en el SAP por el Área Comercial,

a la notificación verbal o escrita se negocia de inmediato la suspensión en la atención de los
pedidos, y seguidamente se definen las condiciones de aceptación o rechazo para proceder
operativa y administrativamente a la suspensión del embarque. La reanudación en la
atención de los pedidos se programará al momento de disponer de la confirmación escrita.
Puede afectar el programa de embarques y al programa de producción.

4) Cancelación de pedido por cambio de: destinatario o cliente final; se realizan directamente en
el SAP por el Área Comercial, Puede afectar el programa de embarques y al programa de
producción.

5) Cambio en las instrucciones especiales (restricciones o condiciones del embarque requeridas

por el cliente final). se realizan directamente en el SAP por el Área Comercial, se atiende de
inmediato a la solicitud del Área Comercial.

7.2.2. El Superintendente de Tráfico Terrestre debe aclarar verbalmente con la Gerencia de Logística y
las Superintendencias de Envase y Embarque y Tráfico Marítimo la posibilidad de cumplir con la
modificación solicitada y confirmarlo por escrito en caso necesario (correo electrónico o fax) a las
Áreas comercial y de Logística, Envase y Embarque.

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7.2.3. Cuando se realicen modificaciones a los pedidos que afecte la programación de embarques se
deberá modificar este considerando los cambios para notificar a la Gerencia de Logística y a las
Áreas de Envase y Embarque y Tráfico Marítimo.

7.3. Programación de Embarques

7.3.1. Lo programación de embarques de productos controlados por SEDENA deberá realizarse en

base a requerimiento del clientes por autotransporte y/o ferrocarril donde especifique claramente
el destino y su itinerario de viaje, asimismo deberán cumplirse los requisitos marcados por las
normas y leyes correspondientes.

7.3.2. La Programación de embarques integrada en el Backorder un control informativo que muestra

las necesidades de embarques de acuerdo a las prioridades marcadas por el Área Comercial y
aplicará a todos los productos fertilizantes sólidos, productos intermedios y materias primas
cuando se tenga la instrucción de la propia Área comercial, de no contarse esta instrucción se
atenderá el embarque conforme a su llegada del transporte a planta mediante las autorizaciones
correspondientes del cliente. Para los productos regulados por SEDENA su programación se
realizará en una forma particular y específica donde participa estrictamente el cliente haciendo
llegar el itinerario de viaje de las unidades y la notificación a la propia SEDENA por el Área
Jurídica de ABSA.

7.3.3. La Programación de embarques En casos especiales de limitaciones por bajo inventario

determinado por el área Comercial se deberá controlar el embarque en base a la actualización
en el Backorder y/o control alterno específico en bitácora o avisos impresos al personal de
documentación.

7.3.4. El seguimiento al cumplimiento de los embarques se da al momento de actualizar el reporte

Backorder.

7.4. Recepción de Autotransporte.

7.4.1. Por cada unidad de autotransporte que se presente a cargar la oficina de tráfico terrestre deberá
recibir con antelación una autorización de carga por el cliente o un itinerario de viaje cuando se
trate de productos controlados por SEDENA por ejemplo: Nitrato de Amonio y/o Azufre.

7.4.2. Toda autorización de carga deberá capturarse al sistema de control de acceso vía INTRANET
por personal del Área de Tráfico Terrestre y deberá validarse por el Área de Vigilancia antes de
ingresar cada autotransporte a ABSA.

7.4.3. El Documentador de Tráfico debe atender a todo Operador de autotransporte que se presente a
cargar en ABSA.

7.4.4. Cuando se trate de embarques por contenedor para exportación se recibe el transportista con
la(s) pieza(s) vacía(s) de acuerdo a instrucciones de embarque emitidas por el Área Comercial
del Corporativo para su preparación y continuar posteriormente de acuerdo al procedimiento de
Pesaje, Carga y Documentación de Embarques.

7.4.5. El Documentador debe asegurarse que la documentación que presenta el Operador del camión o
autotransporte que se recibe para cargar en ABSA sea fiel y sin enmendaduras.

7.4.6. El Documentador debe elaborar una “orden de carga por autotransporte” en 2 tantos cuando este
haya reunido los requerimientos solicitados. (ORDEN DE CARGA EN SISTEMA SAP).
Considerando datos específicos de producto descritas en pedido y autorización correspondiente
tales como, cantidad a cargar, presentación, etc. y específicamente en cargas de amoniaco no

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deberá sobrepasar la presión permitida.

7.4.7. El Documentador debe informar al Operador del camión o autotransporte en forma inmediata
cuando éste cuente con problemas en su documentación o se tengan dificultades para carga del
producto requerido.

7.4.8. El Documentador debe informar al Supervisor o al Superintendente de Tráfico Terrestre cualquier

problema con la documentación presentada por el Operador del camión o autotransporte que
sea motivo de no-autorización para carga.

7.4.9. Es motivo de no-autorización para carga de camión o autotransporte:

1) Que el Operador no presente identificación personal (para todos los productos).

2) Que el Operador no presente carta de porte o carta de retiro (para todos los productos) o
itinerario de viaje para los productos controlados por SEDENA.

3) Que no exista el pedido correspondiente (para todos los productos).

4) Que el operador no esté autorizado por el cliente directo o por ABSA. (para todos los
productos).

5) Que el operador no presente el permiso correspondiente para el transporte de materiales y

residuos peligrosos emitido por la SCT. (solo para transporte de materiales peligrosos).

6) Que el operador no presente el permiso vigente para transporte de materiales controlados

por SEDENA emitido por la propia Secretaria de la Defensa Nacional (NITRATO DE
AMONIO y AZUFRE en cualquiera de sus presentaciones).

7) Que el cliente a quien se entregará el producto no cuente con el o los permisos de compra
vigentes emitidos por la Secretaría de la Defensa Nacional (productos controlados por la
SEDENA como son: NITRATO DE AMONIO y AZUFRE).

8) Que no se haya programado el autotransporte por el Área Jurídica a SEDENA para carga de
productos controlados por dicha secretaría.

9) Que el operador no presente la licencia tipo “E” (solo para transporte de materiales
peligrosos).

10) Que el operador no presente el certificado de inspección técnica del tanque vigente
efectuada cada 5 años por talleres especializados (solo para transporte de materiales
peligrosos en auto tanque).

11) Que el camión no se encuentre en condiciones físicas para realizar su carga (limpieza, piso
en mal estado, puntas salientes etc.)

12) Que el camión o pipa no cuente con los rombos necesarios que especifican el tipo de
material que cargará (solo para transporte de materiales peligrosos).
13) Que el operador no cuente con equipo de protección personal como son: Chamarrón,
pantalón y guantes de hule antiácidos, mascarilla para amoniaco en su caso, gogles, casco,
zapato cerrado de piel y equipo contra incendio en su caso.

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14) Que la pipa no se encuentre completamente limpia (solo para transporte de materiales
peligrosos, se inspecciona en Área de carga).

15) Que la pipa no disponga de válvula de seguridad (solo para transporte de materiales
peligrosos sujetos a presión, se inspecciona en Área de carga o presente problemas en sus
aditamentos como son indicadores de nivel, válvulas de carga y/o descarga en mal estado,
etc.).

7.4.10. Se deberá mantener actualizada y cumplir con la Norma Externa NOM-EM-012-SCT-2-2017.

Sobre el peso y dimensiones que deben cumplir los vehículos de autotransporte que transiten en
caminos de jurisdicción federal.

7.4.11. Cuando por situaciones adversas no se pueda emitir la orden de carga correspondiente en el
sistema SAP se podrá aplicar una “Orden de Carga Provisional” (02F-035-LO) tomando como
base el pedido del cliente contenido en el “Backorder”.

7.5. Recepción de transporte ferroviario

7.5.1. Cada pieza ferroviaria recibida debe ser inspeccionada por el Área de Vigilancia en su interior
para registrar en el formato “registro de piezas ferroviarias” (02F-229-LO), el estado de la pieza
recibida en ABSA (cargada o vacía).

7.5.2. El Área de Protección y Vigilancia debe notificar a Tráfico Terrestre el arribo del equipo
ferroviario una vez hecha la inspección y el registro del mismo.

7.5.3. Es responsabilidad de Tráfico Terrestre investigar con KCSM cualquier anomalía detectada en
las piezas ferroviarias recibidas.

7.5.4. Tráfico Terrestre debe notificar a Envase y Embarque la disponibilidad de piezas ferroviarias
para su preparación, pesaje y carga de acuerdo a programación del cliente.

7.5.5. Por cada equipo ferroviario recibido de conformidad, Tráfico Terrestre debe emitir “orden de
carga provisional (02F-035-LO)”, inicialmente para posterior a su carga se asigne al pedido
correspondiente en el sistema SAP.

7.5.6. Tráfico Terrestre debe notificar a KCSM el rechazo de piezas ferroviarias vía correo electrónico;
así como el motivo que las califican no aptas para carga, copiando al Área de Protección y
Vigilancia quién tomará nota y registrará para su control las piezas reportadas bajo esa
condición para permitir su salida de las instalaciones de ABSA.

7.5.7. Debe archivarse en Tráfico Terrestre por tiempo indefinido el “registro de piezas ferroviarias”
(02F-229-LO).

7.5.8. Se deberá respetar el límite de carga máximo indicado en cada pieza ferroviaria.

7.6. Es responsabilidad de Tráfico Terrestre el resguardo de los registros de calidad generados en

este procedimiento de acuerdo a lo establecido en el procedimiento de “Elaboración,
modificación y control de los documentos del SGC” (GC-PR-01).

8. ACCIONES Y METODOS

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DIAGRAMA DE FLUJO

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recepción de Unidades para carga

LIBRETO

RESPONSABLE No. DESCRIPCION

INICIO

SUPERINTENDENTE DE 1 Recibe pedidos impresos e integrados al SAP del Área

TRAFICO TERRESTRE Comercial de ABSA y/o Corporativa

2 Confirma la recepción de pedidos emitidos por el Área

Comercial de ABSA y/o Corporativo

3 Verifica en el sistema SAP la autorización del pedido

4 Analiza conforme al “Backorder” y compromisos de

clientes las condiciones de planta con la Gerencia de
Logística, Áreas de Envase y Embarque, Tráfico
Marítimo y Áreas de carga de ácidos, materias primas,
etc. dependientes de la Subdirección Corporativa de
Operaciones y las instrucciones de embarque de cada
pedido para definir la capacidad de realizar los
embarques de los pedidos solicitados.

5 Notifica al área Comercial de ABSA y/o Corporativo, vía

verbal ó correo electrónico la capacidad ó incapacidad
de realizar los embarques para confirmación a los
propios clientes.

A ¿Existe modificación en el Programa de Embarques?

NO
Continua al punto No. 10

SI
6 Extrae el “Backorder”, verifica el pedido y producto
recibido y actualiza.

7 Con base al pedido para embarque actualiza

“Programación de embarques” en Backorder.

8 Diariamente se emite el “Backorder” con la actualización

de la “Programación de Embarques a las Áreas
correspondientes de ABSA y corporativo.

Demora por recepción de unidades de transporte

*

DOCUMENTADOR DE TRÁFICO 9 Recibe al Operador del camión o autotransporte y

TERRESTRE atiende.
Nota: Es el primer contacto con el área de Tráfico
Terrestre.

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10 Recibe del operador del camión o autotransporte

Inventario del Transportista emitido por el Área de
Protección y Vigilancia así mismo revisa que no incurra
en ninguno de los puntos mencionados en el
lineamiento 7.4.9, según sea el caso

B ¿El operador del camión o autotransporte cuenta con la

información requerida? (datos necesarios para emisión
de Orden de carga correspondiente)

NO

11 Solicita al Operador del camión o autotransporte se

comunique con su patrón para que le proporcione la
información requerida e ingrese su unidad al
estacionamiento y regresa a la actividad 9 de este
procedimiento.

SI

12 Momentáneamente retiene para su verificación, el

documento (Carta Porte o Carta de Retiro o Itinerario
del transportista) que representa al camión o
autotransporte que se presenta a cargar.

13 Valida datos del Inventario del Transportista con

expediente de autorizaciones en el que localiza la
“Carta de Asignación” emitida por ABSA cuando el
transporte es contratado por ABSA ó en su caso la
“Autorización de Carga o carta de retiro o itinerario del
transportista” que es enviada vía correo electrónico o en
original por el Cliente quien contrata al propio
transportista y extrae de expediente.

14 Registra en Sistema SAP camión o autotransporte con

información complementaria:
a) Licencia
b) Tarjetas de circulación
c) Permisos vigentes para el transporte de
materiales peligrosos y póliza de seguros, cuando
se trate de embarque de ácidos y productos
controlados por SEDENA. (ver lineamiento.7.4.9)
d) Certificado de Inspección Técnica del Tanque
cuando el producto a cargar sea líquido (ácido y/o
Solución de Nitrato de Amonio)

15 Elabora la “orden de carga por autotransporte”, e

imprime 2 tantos.

16 Verifica con el área de carga la posibilidad de carga de

la unidad, en base a la orden de carga y espera
confirmación para el envío del camión o autotransporte.

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Procedimiento: Programación de Pedidos y Código: Rev.: Página 10 de
recepción de Unidades para carga 11

17 Firma y entrega al Operador del camión o

autotransporte los 2 tantos impresos de la “orden de
carga por autotransporte” del SAP y el inventario del
transportista.
18
Envía al camión o autotransporte al área de báscula
para pesar de vacío una vez verificada posibilidad de
carga en Área correspondiente.

SUPERVISOR DE TRÁFICO PARA EQUIPO FERROVIARIO

TERRESTRE 19
Recibe el aviso del departamento de Vigilancia por vía
telefónica o radio, de la llegada del equipo ferroviario y
espera a que se realice la inspección y la liberación del
equipo.
*
Demora por inspección de equipo ferroviario
20
Recibe el aviso de la liberación de equipo ferroviario por
parte del departamento de Vigilancia, vía telefónica o
radio.
21
Recaba el “Registro de piezas ferroviarias” (02F- 229-
LO) para realizar la revisión del número de piezas
recibidas y el estado de estas (cargadas o vacías).
22
Coordina junto con el Supervisor de Envase y
Embarque y el Supervisor de Equipo Movil, el ingreso
de las unidades ferroviarias (vacías o cargadas) y
Coordina con Supervisor de Envase y Embarque y con
el Supervisor de Equipo Movil el proceso de pesaje de
unidades ferroviarias antes de la carga y descarga
como corresponda.

NOTA: las unidades cargadas una vez inspeccionada

su documentación y contenido deberán pesarse y ser
colocadas en el área de descarga)
23
Con base en el formato de “registro de piezas
ferroviarias” (02F-229-LO) verifica la aceptación para
carga y elabora una “orden de carga provisional” (02F-
035-LO)” en original y copia.
24
Entrega la “orden de carga provisional (02F-035- LO)” al
Supervisor de Envase y Embarque en original y copia,
una por cada pieza ferroviaria recibida.
25
Coordina con el Operador de báscula el pesaje del
equipo ferroviario vacío, quedando disponible para
carga de acuerdo a la “orden de carga provisional (02F-
035-LO)”

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FIN DEL PROCEDIMIENTO

9. REGISTROS DE CALIDAD
No. NOMBRE DEL REGISTRO DE CALIDAD CONSERVACIÓN CÓDIGO
1 Expediente de Orden de Embarque

10. REFERENCIAS
NOMBRE O DESCRIPCIÓN DEL DOCUMENTO CÓDIGO
Acciones correctivas GC-PR-05

11. CONTROL DE CAMBIOS

REV. FECHA DE HOJA
NO. EMISIÓN MODIFICADA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN
00 Junio 2021 Todas Se realiza cambio al nombre de procedimiento Recepción de pedidos y se integran los
procedimientos de Recepción de Autotransporte 02P-049-LO y Recepción de Equipo
Ferroviario los cuales se cancelan en lista de procedimientos.

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