Gestión Logística - Transporte  LO-PD-11

Gerencia administrativa y
financiera
Fecha de Emisión: Fecha último cambio: Versión Gestión Logística
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1. ALCANCE 
 
Inicia desde que se entregan las unidades selladas al transportador(a) hasta la entrega final al
cliente o retorno a CEDI.

2. OBJETIVO 
 
Entregar a tiempo las unidades a los clientes internos y/o externos, cumplidos la facturación y
optimizar el costo del servicio.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 
 
● SGI-FR-70 Matriz de Identificación, evaluación y seguimiento de requisitos legales
● SGI-PL-01 Plan Estratégico de Seguridad Vial

4. GLOSARIO 
 
Canastas:​ Se refiere a canastas para empaque de producto. 
CEDI: ​Centro de Distribución Casalimpia.
Empaquetado SSCC: ​Embalaje de los productos en caja master identificada con un código
único de contenedor.
Estibas: ​La estiba consiste en la adecuada colocación y distribución de las mercancías en una
unidad de transporte de carga.
Mercancía: ​Es todo "aquello que se puede vender o comprar", usualmente el término se aplica a
bienes económicos.
Planilla de transportes: ​La Planilla de Transporte es un control interno de la empresa y está en
su efecto puede ser solicitada en cualquier momento y lugar por los Inspectores de Ruta,
Supervisores; Jefes de Tráfico o Transporte o autoridades de control Casalimpia, la misma es el
soporte donde se evidencian datos de transportador, carro y clientes a visitar.
Sello de seguridad: Sello o precinto de seguridad utilizado para garantizar que una caja o
vehículo no sea abierto durante la entrega a cliente.
SIC: ​Sistema de Información Casalimpia S.A. donde realiza las solicitudes de insumos el área de
Operaciones al área de Logística a través de una orden de salida o pedido.
WMS:  ​sigla en inglés que significa ​Warehouse Management System y corresponde a un
Software que integra las actividades humanas y mecánicas propias de un centro de distribución,

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con el fin de automatizar las actividades de recepción, picking y despacho del producto
terminado.

Matriz Seguimiento de entregas: Archivo en excel en la cual se maneja el flujo operativo de los

despachos generados en WMS desde el momento en que se despachan hasta que se entregan
al cliente o la devolución a inventarios, indicadores de gestión y reportes del gasto asociado a
cada servicio.
 
 
5. GENERALIDADES 
 
5.1 ​Todas las unidades a transportar deben estar debidamente marcadas y con sus respectivos
rótulos donde se informe;

● Nombre del Cliente

● Teléfono de contacto
● Dirección de entrega
● Ciudad de Destino
● Cantidad de cajas a transportar
● Valorización de entrega
● Descripción general de la carga
 
5.2  ​Se debe informar si el material a enviar es de carácter peligroso o inflamable para tomar las
precauciones según las normas.

5.3 Toda la mercancía transportada por Casalimpia será enviada vía terrestre a excepción de
San Andrés islas, Leticia y Puerto Carreño, en caso de requerir servicio Aéreo de entrega deberá
proporcionar las respectivas autorizaciones de la gerencia asociada a su área.

5.4 Toda la mercancía transportada se envía asegurada, la transportadora maneja su propia

póliza y Casalimpia cancela un porcentaje de valorización de la carga. Frente al transporte en
Bogotá,se cuenta con póliza de responsabilidad contractual que ampara una indemnización en
caso de pérdida o avería.

5.5 Los tiempos de entrega varían en función del trayecto de la carga, los cuales se relacionan
en la matriz de tiempos de entrega licitada por la transportadora que se esté utilizando.

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6. FLUJOGRAMA  
 

 
 
 
7. METODOLOGÍA 
 
ACTIVIDADES  RESPONSABLE 
1. Orden de despacho vía WMS    
Coordinador de Insumos  
El área de despachos ejecuta la orden de salida recibida en WMS la cual
es creada en la plataforma SIC.
2. Solicitud entregas manuales   
 
Los despachos que no están sistematizados por WMS y requieren de Todas las Áreas 
servicio de transporte, deben ser solicitados vía correo electrónico y se
debe adjuntar el formato LO-FR-25 Solicitud de recogida diligenciado.
3. Consolidar solicitudes   
 
El Asistente de Transporte recibe los despachos generados en WMS y  
recibidos vía correo con formato LO-FR-25, consolida las mismas por Asistente de Transporte 
zonas, cantidad de pedidos y cajas para definir los vehículos a programar
para las entregas.

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Bogotá, Ir a la actividad 4.
Nacional, Ir a la actividad 16.
4. Planificar entrega de pedidos   
Asistente de Transporte 
El Asistente de Transporte debe realizar un diagnóstico de los pedidos a  
atender en Bogotá para el día siguiente teniendo en cuenta las  
observaciones en documentos, zonificar las entregas, establecer el tipo de
vehículo a utilizar y citar los transportadores a cargue.
5. Asignar despachos en planillas  
 
El Asistente de Transporte debe entregar la documentación al  
transportador de Bogotá para que establezca el orden de la ruta de entrega  
de pedidos al cliente teniendo en cuenta horarios, importancia de la  
entrega y demás observaciones dadas en documentos despachos. Se  
realiza cargue al carro por despacho, teniendo en cuenta los SSCC  
asociados a cada uno, una vez finalice el cargue físicamente del despacho Asistente de Transporte 
se continúa con el siguiente despacho hasta completar la ruta.
Se diligencian los formatos LO-FR-28 Planilla Diaria de Recorrido y Planilla
Diaria de Transportes WMS, una vez elaboradas las planillas, se revisa
que concuerden en cantidad de pedidos, cajas entregadas, se consignan
las canastillas entregadas en custodia para retorno una vez haya
entregado el pedido al cliente y se firma la planilla por el transportador y la
persona que realizó la planilla. 
6. Entregar documentación a transportador   
 
Se realiza el descargue en sistema WMS de los despachos por el Asistente  
de Transporte en el formato LO-FR-30 Planilla de Transportes.  
 
En los casos en los que se entreguen despachos que no están controlados
 
en WMS: Cobrables a fin de mes, redespachos por novedades,
Asistente de Transporte
inconvenientes en sistema y envíos de Casalimpia que no son de insumos.
Se imprimen dos (2) copias, una se la lleva el transportador para firmas de
los clientes cuando entregue la mercancía y la otra queda como evidencia
de la mercancía entregada al transportador para verificación del
departamento de seguridad.
7. Cargar información en TCgo   
 
El asistente de Transporte realiza cargue por archivo plano de las entregas  
a realizar por parte de los transportadores de la flota Bogotá en sistema Asistente de Transporte 

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TCgo para que ellos puedan reportar las entregas en vivo durante su
recorrido. 

8. Recibir y Revisar Información   

Auxiliar de Transporte 
El Auxiliar de Transporte recibe la documentación que ampara la carga que
se le va a entregar al transportador para que empiece a realizar la entrega
al mismo por pedido y por serial shipping. 

9. Realizar zonificación de la carga   

 
El Asistente de Transporte realiza una revisión de los documentos Asistente de Transporte 
despachados, se clasifica por zonas teniendo en cuenta variables como
cantidad de cajas por despachos y volumen de despachos por zona. 
10. Programar Vehículos   
 
El Asistente de Transporte realiza citación a cada contratista de transportes Asistente de Transporte 
por medio de mensaje de texto y llamándolo, el mismo debe confirmar
asistencia. 

11. Recibir y verificar Planillas   

Transportista 
Antes del cargue, el transportador debe verificar la documentación y
organizar el orden de cargue dependiendo de la ruta que va a seguir. 

12. Revisar mercancía física vs. documentación   

 
El transportador recibe la carga por parte de personal operativo de Transportista 
transportes, validando cantidad de cajas, frente a las expuestas en los
documentos por número de serial shipping. 
13. Cargar mercancía y firmar planillas   
 
El transportador firma la planilla de cargue donde se consolidan los Transportista 
pedidos cargados a su vehículos y que están bajo su responsabilidad hasta
que se entreguen a los clientes. 
14. Reportar entrega y novedades en TCgo   
Transportista 
Si durante la entrega de los pedidos se presenta alguna novedad, el
transportador la debe reportar con soportes en la plataforma TCgo con sus
respectivos soportes. 
15. Enviar salida a seguridad   
Asistente de Transporte 

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El inhouse de la transportadora debe enviar correo electrónico al jefe de

seguridad y con copia a transportes con la relación de las unidades
enviadas, hora de salida y placa del vehículo para tener trazabilidad. 

16. Gestionar salidas de Transportistas   

Jefe de Seguridad 
Una vez finaliza el cargue total de los insumos, el Jefe de Seguridad  
autoriza la salida del vehículo de los transportadores.  

17. Asignar despachos en Planillas   

 
Se descargan los pedidos Nacionales en sistema WMS LO-FR-30 Planilla Asistente de Transporte 
de Transporte y LO-FR-28 Planilla Diaria de Recorrido, con los datos de la
transportadora por ruta, esto para facilitar la ubicación de las cajas en las
estibas y rotulado con guía por despacho por parte de la transportadora. 

18. Enviar archivo plano a Transportadora   

 
El archivo plano se descarga con número de planilla desde WMS y  
mediante una tabla dinámica se estructura la información en el orden que  
requiere la transportadora para generar las guías y se envía por correo el  
archivo plano.  
Asistente de Transporte 
Cuando el pedido no se descarga por WMS, se envía la solicitud a la  
transportadora vía correo con formato LO-FR-25 Solicitud de Recogidas y
sobre el correo la transportadora informa la guía asociada a la solicitud.
Cuando las solicitudes son masivas como en el caso de dotaciones, estas
se envían directamente a la transportadora por correo por archivo plano. 

19. Realizar seguimiento vía telefónica   

Asistente de Transporte 
Se realiza seguimiento y apoyo a los transportadores vía telefónica con el  
objetivo de resolver novedades e intermediar con operaciones para que las
entregas se gestionen de una forma eficiente. 
20. Dirigir a puntos de entrega   
 
Para el caso de Bogotá, los transportadores efectúan las entregas según  
hayan enrutado teniendo en cuenta los horarios de recibo de los clientes.  
Para entrega Nacional, la transportadora realiza seguimiento a través de su Transportista 
 
personal con base en los tiempos compromiso de entrega de cada punto
destino, el estado de las entregas se reporta al área de transportes
diariamente vía correo. 

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21. ¿Se puede entregar mercancía?   

 
Si, continuar con la actividad 22. Transportista 
No, continuar con la actividad 25.  
22. Entregar pedido   
 
Los pedidos se deben entregar dentro de las instalaciones del cliente al Transportista 
personal de Casalimpia o persona autorizada por el cliente.    
23. ¿Hay novedades?   
 
Si, continuar con la actividad 25. Transportista 
No​, ​continuar con la actividad 24.
24. Recibir y firmar documentos 

Los insumos entregados al cliente en Bogotá deben ser entregados contra Cliente 
documento y firmar por la persona autorizada de Casalimpia o del cliente. Supervisor 
Líder de Proyecto 
Los soportes de entrega se devuelven a personal de transportes para
archivo y/o entrega a facturación.
25. Notificar novedad vía telefónica (Nivel 1)   
 
En caso de novedad en entregas de Bogotá el transportador debe informar  
a la persona encargada de hacer seguimientos de la entrega quien le  
indicará que hacer frente a la novedad.  
Transportista 
Estas novedades deben estar soportadas en la LO-FR-30 Planilla de
 
transporte de WMS, LO-FR-28 Planilla diaria de recorrido y vía whatsapp.
Para el caso de la transportadora Nacional también deben informar la
novedad vía telefónica al inhouse el cual transmite las novedades
presentadas al área de transportes y dar solución con supervisor, la
solución también debe ser consignada en matriz de seguimiento.

26. Buscar al responsable para Solución   

 
Cuando hay novedades se realiza contacto con la persona responsable del  
proyecto para que brinde apoyo a la operación logística de entregas y las Asistente de Transporte 
mismas sean solventadas durante el recorrido, de tal manera que no se
convierta en una devolución evitando sobrecostos de transporte de la
mercancía.

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27. ¿Tiene solución?   

Auxiliar Transporte 
Si, regresar a la actividad 22.
No, continuar con la actividad 28.
28. Autorizar a transportista a devolver pedido   
 
En caso de que la novedad no se haya podido solucionar, el transportador  
consigna la causal de devolución en la de transportes de WMS, LO-FR-28  
planilla de recorrido y en documento remisión ó sistema de la  
transportadora previa autorización de administrativo de transportes Auxiliar Transporte 
Casalimpia quien valida que definitivamente no se pueda concretar la
entrega. 
La mercancía devuelta a bodega debe venir en buenas condiciones, se
consigna las referencias, cantidades y datos del cliente del pedido a
devolver en el formato LO-FR-22 Control de devoluciones y se entrega la
devolución al área de inventarios.  

29. Consolidar novedades   

Auxiliar Transporte 
El Auxiliar Transporte consolida las novedades presentadas y se
categorizan por tipo de novedad en la matriz de seguimiento.  
30. Notificar novedad (Nivel 2)   
 
Las novedades deben estar soportadas por correo electrónico  
dependiendo el caso cuando se solicite colaboración del supervisor del  
punto. Auxiliar Transporte 
Las novedades se gestionan mediante el supervisor y/o líder de proyecto el
cual indicará y dará la instrucción para proceder a la entrega. Se cuenta
con tres (3) días hábiles para gestionar la novedad.
31. Recibir e inventariar mercancía   
 
Cuando se presentan devoluciones, las mismas se reciben en las mismas Asistente de Transporte 
condiciones en las que se entregó al transportador, en caso de que la caja
tenga señales de apertura o mala manipulación, se recibe inventariado
contra remisión Casalimpia. 

32. Generar documento recibido   

Asistente de Transporte 
Una vez recibida la devolución se consigna el recibido en la remisión
Casalimpia y en la guía de la transportadora para los casos en que aplique;

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así mismo, si hubo novedades en la mercancía recibida, las mismas deben

quedar consignadas en ambos documentos. 

33. Actualizar seguimiento de entrega   

 
Posterior al recibo de las devoluciones a los transportadores (as), se Asistente de Transporte 
realiza el formato LO-FR-22 Control de Devoluciones y se entrega la  
devolución a analista de inventarios.
Contra documento firmado por el área de inventarios se actualiza la matriz
de seguimiento de entregas, en la cual se maneja el flujo operativo de los
despachos generados en WMS desde el momento en que se despachan
hasta que se entregan al cliente o la devolución a inventarios.
34. Proceso Devolución de Factura   
 
Cuando se realiza una devolución en sistema WMS, se genera un Analista de facturación 
radicado, el cual debe ser informado a facturación para efectos pertinentes
de descuento en la factura del cliente. 

35. Proceso recepción y almacenamiento   

 
Se debe retornar físicamente en las ubicaciones las unidades despachadas Auxiliar Logístico 
inicialmente al cliente teniendo en cuenta criterios de lote, fecha de
vencimiento, posición asignada al insumo en la bodega. 

 
8. PUNTOS DE CONTROL  
 
La oportunidad en las entregas de mercancía a nuestros frentes de
QUÉ SE CONTROLA
trabajo a nivel nacional, a bajo costo y retorno documental.
Se realizan los controles en las actividades:
6. Entregar documentación a transportador, 7. Cargar información en
TCgo, 9. Realizar zonificación de la carga, 11. Recibir y verificar
ACTIVIDAD EN QUE SE  Planillas, 13. Cargar mercancía y firmar planillas, 14. Reportar entrega
CONTROLA y novedades en TCgo, 15. Enviar salida a seguridad, 18. Enviar
archivo plano a Transportadora, 22. Entregar pedido, 24. Recibir y
firmar documentos, 28. Autorizar a transportista a devolver pedido, 30.
Notificar novedad (Nivel 2), 31. Recibir e inventariar mercancía, 33.
Actualizar seguimiento de entrega.

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El 100% de las cajas deben entregarse a un destinatario, en caso de

que no reciba y se genere devolución el destinatario es Inventarios
Casalimpia.
CRITERIO DE 
ACEPTACIÓN Se permite un nivel de desviación en tiempos de entrega del 2%, la
meta mínima mensual en cumplimiento en entregas es del 98%.

El nivel de novedades en entregas debe mantenerse por debajo del 3%.

Se realiza indemnización al transportador en caso de pérdida o avería
de mercancía.

Si no se cumple el indicador del mes se realiza seguimiento al causal

ACCIÓN A TOMAR  de la novedad y se gestiona plan de mejoramiento con el transportador
(Si no se cumple el  y/o transportadora.
criterio)
En caso de que las novedades superen el 3% se realiza reuniones con
el área responsable de las mismas para establecer medidas de control
que mitiguen el volumen de novedades.

● Matriz seguimiento de entregas

REGISTRO DEL  ● Guías de transportadora
SEGUIMIENTO ● Correo reporte de novedad a responsable
 
 
9. DOCUMENTOS DE SOPORTE 
 
● Guías de Transporte
● Matriz Seguimiento de entregas
● Pedido Cobrable
● Pedido Permanente
● LO-FR-22 Control de Devoluciones
● LO-FR-25 Solicitud de Recogidas
● LO-FR-28 Planilla diaria de Recorrido
● LO-FR-30 Planilla de Transporte

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10. CONTROL DE CAMBIOS 

 
FECHA 
VERSIÓN  DESCRIPCIÓN 
(DD/MM/AA)
1 15/09/2020 Emisión Inicial
 

11. CONTROL DE REVISIÓN Y APROBACIÓN 

 
Elaborado por:   Revisado por:   Aprobado por:  
   
Gustavo Zaracipa Oscar Tinoco Juan Carlos Cabrera
Jessica Patiño Gissela Vergara
 
Cargo: Cargo:   Cargo:  

Coordinador de Transporte Líder de Procesos Director de Logística

Analista de Procesos Coordinadora de Calidad

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