SISTEMA DE GESTION INTEGRADO

PROCEDIMIENTO DE DESPACHOS
Código: PM02-P-01 Fecha de Emisión: 31/10/2022 Versión: 06

1. OBJETIVO:
Definir el procedimiento a seguir para el proceso de despachos.

2. ALCANCE:
Este procedimiento aplica para los despachos de carga masiva a nivel nacional

3. RESPONSABLE:
Los responsables de este procedimiento son los Coordinadores de despachos.

4. DESCRIPCIÓN:

4.1 Consideraciones generales:

 Usuario: funcionario que solicita el registro.

 Carga Suelta: Empacada se puede contar por número de unidades.

 Carga a Granel: Tales como carbón, maíz, trigo, harina, entre otros, no empacada.

 Carga en Contenedores: Se usa con contenedor.

 Carga liquida: Se usa con tanques

4.2 Descripción de Actividades:

DOCUMENTO/
ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE
REGISTRO
Una vez recibida la orden de servicio por parte
del cliente, ya sea por correo electrónico,
Recepción whatsapp o aplicativos de transporte, el
Coordinador de
de la orden coordinador de despachos procede a buscar el
despachos
de servicio vehículo disponible para cargar de acuerdo a la
flota reconocida como afiliada, fidelizada o
tercerizada según sea el caso.
Una vez identificado el vehículo disponible, si es
un vehículo ya habilitado (documentación al día)
se procede a contactarlo, por el contrario, si no,
Autorización se debe diligenciar el formato de hoja de vida
de seguridad para la aprobación del vehículo a través del Hoja de vida
Coordinador de
para el mismo, previo envió de los documentos legales Lista de
despachos
despacho correspondientes del vehículo y conductor, sin chequeo
esta autorización de seguridad, el coordinador de
despachos asumirá la responsabilidad que
conlleve por haber despachado el vehículo sin el
consentimiento de seguridad.
Identificación El coordinador de despachos, deberá revisar las
de vehículo condiciones y estado del vehículo (especialmente

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para vehículos fidelizados y tercerizados) dejando

evidencia de esta revisión a través del formato
Inspección preoperacional. Un vehículo no estará
apto para cargar cuando a consideración de
quien realiza la inspección, no cumple con las
condiciones tecno-mecánicas, ni las pactadas
con el cliente.

Para el caso de los contenedores se deberá

realizar por parte del personal de despachos la Inspección
inspección del contenedor dejando evidencia de Coordinador de preoperacional
la revisión en el formato “inspección de despachos
contenedores”. Inspección de
contenedores
1. Afiliados: estos son los vehículos afiliados a
la empresa por medio de un contrato de
afiliación sin administración.

2. Fidelizados: estos son los vehículos que

cuentan con un registro superior a los 3
cargues por mes y a los cuales se les ha
realizado un estudio previo de seguridad con
relación al cumplimiento de los requisitos de
ingreso de vehículo y conductor a la empresa.

3. Tercerizados: estos son los vehículos que

realizan viajes esporádicos a la empresa o que
nunca han cargado para nuestra empresa y
pretenden hacerlo por primera vez.

Para el caso de los vehículos afiliados,

fidelizados y/o tercerizados se requiere el
cumplimiento de lo estipulado en el proceso de
seguridad en donde se realiza el estudio de
seguridad correspondiente, con el fin de emitir un
concepto de viabilidad o de aprobación previo
análisis de la documentación pertinente la cual,
debe ser enviada por el coordinador de seguridad
al coordinador de despachos.
Elaboración Seleccionado, autorizado e inspeccionado el Coordinador de Correo
orden de vehículo, el coordinador de despachos expide la despachos
cargue orden de cargue a través del syscom (sistema de
despachos) cuando el cliente lo exige o de lo
contrario se envía por medio de un correo, con
este documento el conductor realiza el cargue
respectivo.

NOTA: se deberá informar al conductor y/o

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propietario del vehículo, las condiciones

estipuladas respecto a los faltantes.
Se usarán sellos de seguridad o precintos en los
siguientes casos:

- Carga suelta: se aplicarán 4 precintos en las

esquinas del tráiler de forma aleatoria y estos
deberán ser registrados en el formato Control
de sellos, siempre y cuando el cliente lo exija o
el valor de la mercancía exceda el límite
máximo de la póliza o cuando el coordinador
de despachos lo estime conveniente.

- Carga en contenedores: se aplicará 1 o 2

precintos en los pernos correspondientes
debiendo dejar registro de su numeración en el
Sellos y/o
formato Control de sellos.
precintos de Coordinador de Control de
seguridad despachos sellos
Según solicitud expresa del cliente (no se usará
sello o precinto de seguridad para carga a granel)
los sellos de seguridad deberán estar numerados
y contar con el logo de Logistcarga S.A.S.; estos
serán almacenados en un lugar seguro bajo llave.
el uso de los sellos deberá ser de modo aleatorio
(no consecutivamente) y para el control de su uso
se deberá registrar en el formato “control de
sellos” el listado de todos los sellos y al frente la
placa del vehículo, la fecha de uso, el número de
manifiesto de carga, el nombre del conductor y la
firma de recibido, los precintos serán instalados
por el personal del cliente, personal de seguridad
o por el coordinador de despachos de
Logistcarga S.A.S.
Con la orden de cargue cumplida, el coordinador
de despachos o a quien este delegue, realiza la
remesa de carga, el manifiesto de carga, y
realizan el respectivo anticipo según el
Elaboración
requerimiento, igualmente deberá ingresar a la
manifiesto de Coordinador de Manifiesto de
página web del proveedor de seguimiento
carga despachos carga
vehicular sistema de apoyo vial el vehículo
despachado para realizar el seguimiento del viaje
por parte de la persona encargada del proceso de
seguridad, el conductor tendrá la obligación de
reportar la llegada de la mercancía a destino.
Entrega de Una vez concluido el viaje por parte del Coordinador de Control de
cumplidos conductor, este deberá entregar los documentos despachos faltantes y
firmados y sellados de entrega de la mercancía a sobrantes
la oficina de recepción de documentos ubicada

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anillo vial oriental N° 7n-51 centro empresarial

Bocono oficina 207.
- remisión del cliente
- remesa (en caso de que el cliente lo exija)
- manifiesto de carga: se revisa la
correspondencia de los datos con el viaje.
Un faltante o sobrante es identificado por el
cliente al momento de recibir la respectiva carga
o por la recepcionista al momento de verificar el
peso o cantidad despachada en origen contra el
peso o cantidad recibida en destino teniendo en
cuenta las condiciones brindadas por el cliente y
de previo conocimiento por parte del
transportador.

Revisión Cuando se presenta faltante o sobrante se

Control de
faltantes y deberá incluir en el formato de Control de Coordinador de
faltantes y
sobrantes faltantes y sobrantes, posteriormente se realizará despachos
sobrantes
la investigación correspondiente en el formato
acciones correctivas, preventivas y de mejora,
donde se describe el hallazgo, se pasa al
representante del sistema quien a su vez se
reúne con el coordinador de despachos para
realizar la investigación.

En todo caso los faltantes le serán descontados

en la liquidación del flete respectivo al
transportador.
Semestralmente se realizará por parte del
coordinador de despachos y seguridad el análisis
Análisis de
de rutas con el fin de garantizar la mejora Coordinador de
ruta -
continua y seguridad en los despachos de despachos
nuestra empresa y así brindarles mayor
satisfacción a nuestros clientes.
Cada tres meses con cortes en marzo 31, junio
30, septiembre 30 y diciembre 31, el responsable
Indicadores
del proceso deberá entregar a la alta gerencia la
del proceso
información correspondiente al valor despachado Coordinador de
de -
en el trimestre comparándolo con lo realizado el despachos
despachos
trimestre inmediatamente anterior, igualmente,
acompañado con un análisis del comportamiento
del indicador.

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