LA CONSERVACIÓN

DOCUMENTAL COMO
ELEMENTO DE LA
PLANEACIÓN
ESTRATEGICA
Los lineamientos técnicos y disposiciones normativas relacionadas con la
conservación que reglamenta la Ley General de Archivos pueden ser
aplicados a todo archivo independientemente si se trata de una entidad
pública o una empresa privada
Tomando en cuenta las pautas dadas por el Archivo General de la Nación en
el Acuerdo 48 del 2000, Acuerdo 49 del 2000, Acuerdo 50 del 2000 y la Ley
594 del 2000 (Ley General de Archivos para Colombia), se establecen son las
condiciones para los locales destinados como sedes de archivos, estantería,
mobiliario, contenedores y para la conservación preventiva de documentos.
4.2.1 Capacidad de almacenamiento
Los depósitos se dimensionarán teniendo en cuenta: La disposición de
espacio suficiente para albergar la documentación acumulada y su natural
incremento de acuerdo con los parámetros establecidos en las Tablas de
Retención Documental y los documentos de apoyo necesarios.
4.2.2 Condiciones ambientales generales
Ventilación: La ventilación interna debe permitir que las condiciones
ambientales del depósito y espacio del mismo garanticen la conservación del
documento.
La disposición de las unidades de conservación en los estantes deberá
permitir una adecuada ventilación a través de ellos.
Iluminación: Se debe evitar la incidencia de luz directa sobre documentación
y contenedores, cuando no sea posible suprimir las fuentes naturales de luz
se deben utilizar cortinas en las ventanas.
 Las instalaciones eléctricas deben estar por fuera del local de depósito en lo
posible y deben estar en perfectas condiciones.
 Se debe mantener un control sobre la instalación electrica.
4.2.3 Soporte
4.24 Contenedores
4.2.5 Mantenimiento de instalaciones
4.2.6 Condiciones funcionales

La Planeación Estratégica o planificación estratégica no es más que el

proceso que toda organización requiere llevar a cabo para poder diseñar el
plan que le permita definir los pasos a seguir para conseguir los objetivos
generales que se ha propuesto en el largo plazo. Aunque no hay un modelo
estricto de planeación estratégica, cierto es, que se trata de un proceso que
requiere de unos pasos a seguir. En este sentido, podemos enumerar los
siguientes pasos que todo proceso de planeación estratégica debe incluir con
el fin de definir su plan. Entre esas etapas que no pueden faltar en todo
proceso, están el análisis del entorno tanto interno como externo, la
implantación de los objetivos de la organización y de las estrategias
basándose en la evaluación del entorno realizada, la definición de los
procedimientos a realizar para ejecutar y evaluar el propio plan. Los planes
estratégicos de las organizaciones se suelen elaborar cubriendo un horizonte
temporal de tres a cinco años. No obstante, ese periodo puede ser inferior en
aquellos casos en los que el entorno es muy cambiante. También te puede
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para elaborar un proceso de Planeación Estratégica Todo proceso de
Planeación Estratégica debe presentar los siguientes pasos:1.- Análisis de tu
actual situación En esta primera etapa de tu proceso de planeación
estratégica, se realizará un diagnóstico del entorno de tu organización, tanto
el externo como el interno. Para realizarlo, podemos hacer uso de
herramientas como la matriz FODA, en el que se pongan sobre la mesa las
fortalezas y debilidades que presenta la organización a nivel interno, así
como las oportunidades y amenazas detectadas a nivel externo. Además de
ello, conviene hacer revisión de otros aspectos ambientales externos que son
específicos a cada organización, como es el caso de los competidores, el
poder de negociación que tienen tanto sus proveedores como sus clientes, la
existencia de productos similares a los nuestros, así como las posibles
barreras de entrada existentes a nuevos mercados.

La planificación estratégica siempre genera beneficios para un servicio de

archivo y gestión documental, es sin duda la clave del éxito de las
actuaciones y la mejor forma de no dejar nada para la improvisación, pues
incluso la mejor improvisación es aquella que se planifica.

Tiene como objetivo general analizar las relaciones entre la planeación

estratégica y la organización documental, así como su impacto en la
sistematización y preservación digital de los documentos de archivo y
expone el vínculo que se establece entre un sistema de gestión
documental y la preservación digital, con base en conceptos teóricos y
metodológicos de la disciplina archivística que deben ser tenidos en
cuenta para elaboración a corto, mediano o largo plazo de un plan de
preservación digital de documentos de archivo.

la planeación estratégica es una herramienta de

gestión que permite apoyar la toma de decisiones de las organizaciones en torno
al que hacer actual, como orientarse en el camino que deben recorrer en el futuro
para adecuarse a los cambios y a las demandas que les impone el entorno y
lograr la mayor eficiencia, eficacia y
calidad en los bienes y servicios que se proveen. Desde un punto metodológico, la
planificación estratégica consiste en un ejercicio de formulación y establecimiento
de objetivos de carácter prioritario, cuya característica principal es el
establecimiento de los
cursos de acción (estrategias) para alcanzar dichos objetivos. Desde esta
perspectiva es una
herramienta clave para la toma de decisiones de las instituciones públicas.

INTRODUCCIÓN
El presente plan tiene como finalidad formular e
implementar un conjunto de acciones para la
conservación de los documentos que son producidos
y/o recibidos por el Ministerio de Educación Nacional, al
igual para todos aquellos documentos que fueron
transferidos al Archivo Central de la entidad, evitando
posibles riesgos que generen deterioro o perdida de la
información en cumplimiento de la misión y las
funciones asignadas legalmente.