Plan Institucional de Archivos - PINAR

Elaborado por: Aprobado por:

Andrea Muños – Yoana Blandón – Michael Carmen rosa Díaz
rojas
Jefe de archivo Comité Institucional de Gestión y
Desempeño

Bogotá D.C.
26 de marzo de 2018
Contenido
CONTEXTO DE LA ENTIDAD............................................................................................................5
DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS.................................................................6
MARCO LEGAL................................................................................................................................6
ESTADO DEL ARCHIVO....................................................................................................................7
CONTROL ESTRATÉGICO.................................................................................................................7
Elaborar Tablas de Retención Documental........................................................................................8
Programa de Gestión Documental.....................................................................................................8
Plan de Trabajo Archivístico Integral..................................................................................................8
Proceso de Microfilmación.................................................................................................................8
Implementar la Gestión Documental Electrónica...............................................................................8
Organizar el Fondo Acumulado Documental......................................................................................8
Implementar el Sistema Integrado de Conservación Documental.....................................................9
FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS..............................................................................9
RUTA EFECTUADA........................................................................................................................14
 INTRODUCCIÓN

En un sentido de funcionalidad administrativa se pretende dar un manejo más óptimo y

claro dentro de lo que compone el Control interno de SURTILIDER S.A.S y que dentro de
este marco es necesario adoptar el PINAR – Plan Archivístico Integral, el cual pretende
contratar y articular todos los planes, proyectos y demás mejoras dentro de la entidad y
alinearlas en un camino pertinente y que asimismo articule las diferentes dependencias y
conlleven a la ejecución de los mismos.
Las legislaciones constatadas por algunos ministerios encabezadas por el Archivo
General de la Nación pretenden mantener el orden que se debe llevar no solo en un
aspecto archivístico sino además que la institución controle sus actividades y proponga
una secuencia de cómo se ejecutaran los procesos propuestos dentro del Comité
Institucional de Gestión y Desempeño, donde también es importante tener en cuenta los
recursos que se utilizaran para llevar a cabo los planes y proyectos destinados a la
Gestión Documental y a la parte Administrativa y misional de la entidad.
Permite además cumplir con los propósitos de la función Archivística y la Gestión
Documental, contribuyendo de manera efectiva al fortalecimiento institucional, la
transparencia, la eficiencia y el acceso a los documentos, a la vez que facilita y consolida
la modernización en la gestión de archivos en el marco del archivo total.

JUSTIFICACIÓN

La organización y su trazabilidad a lo largo de estos 20 años le ha permitido conseguir un

desarrollo no solo comercial, sino además ha logrado apropiar funciones internas que
permitan una administración de los recursos, materiales y la administración misma en sus
funciones estratégicas impuestas con orden para establecer y coordinar los procesos que
se alinean a la misión de la entidad.
Teniendo en cuenta lo anterior SURTILIDER S.A.S., implantara un instrumento que reúna
todas estas características y planeé estructurar estratégicamente como se ejecutaran
todos los planes, proyectos y mejoras que vayan dirigidas especialmente en función de la
Gestión Documental y de esta manera articular todas las dependencias y asimismo la
comunicación será más eficiente entre funcionarios.
También se tiene en cuenta el tiempo en que se ejecutan los procesos con ayuda de
instrumentos como cronogramas que apoyaran la gestión de proyectos y planes de la
entidad en paralelo se plantearan costos con los que contara en la entidad para adquirir
recursos que permitan cumplir con los objetivos y metas propuestas.
Objetivo general
 Generar a la administración de archivos, armonización de la Gestión Documental
con otros modelos de gestión, planes, proyectos y mejoras dentro de la entidad.

Objetivos específicos
 Forjar interés y conciencia de la importancia de la gestión documental en las
áreas, y capacitar a los funcionarios en el manejo adecuado de la documentación
y la información generada en la entidad
 Facilitar medios tecnológicos que aporten a la eficiencia y la seguridad en la
administración de la información
 Incluir en los planes institucionales, el tema de la gestión documental como un
aspecto igualmente relevante a los que actualmente incluye

CONTEXTO DE LA ENTIDAD

SURTILIDER S.A.S una empresa que desde 1998 se ha desempeñado como una de las
mejores comercializadoras que busca día a día emplear un servicio definido y contribuir al
público a que los productos que consumen a diario se encuentren disponible en cualquier
tienda y asimismo su precio sea cómodo.
Desde los dos puntos dentro de la ciudad de Bogotá D.C., esta entidad propone distribuir
todo tipo de producto de consumo masivo y así pretende que todo negocio mantenga la
producción necesaria para abastecer a la población.
La entidad mantiene y resguarda la documentación interna y externa desde su archivo
central ubicado dentro de las instalaciones de la entidad (Cl. 37a Sur #68i-29), donde la
estructura del archivo es amplio y cumple con las características necesarias para
conservar los documentos desde un marco archivístico normativo y técnico.
Dentro del contexto comercial, y la normatividad que rigen sobre aspectos financiaros y
demás aspectos archivísticos, es necesario proponer desde la gerencia y asimismo desde
el Comité Institucional de Gestión y Desempeño un plan que cumpla con el objetivo de
desglosar lo que se necesita para poner en marcha las medidas que contribuyan con la
Organización, consulta, conservación y preservación de documentos con el fin de
proporcionar a la entidad calidad, trasparencia, orden y un desarrollo óptimo.
Misión
Comercializar productos de consumo masivo con el fin de proporcionar a los habitantes
un acceso directo a cualquier producto a un mejor precio y asimismo que la calidad del
producto sea óptimo para el consumo.

Visión
Ser el líder comercial dentro de 10 años e impulsar nuestras funciones
comerciales de tienda en tienda a niveles nacionales para de esta forma expandir
nuestra misión e implementar tecnologías que nos permitan avanzar dentro de la
comercialización de productos masivos en el país.
Valores institucionales
Calidad, efectividad, sentido de pertenencia, responsabilidad, respeto, trabajo en equipo,
honestidad, lealtad y equidad.

DESARROLLO DEL PLAN INSTITUCIONAL DE ARCHIVOS

Se da inicio a la armonización y conjetura necesaria para la aplicación y ejecución de

planes y proyectos alineados con la normatividad y metas propuestas en desarrollo a la
Gestión Documental de la entidad.

MARCO LEGAL

 Acuerdo 039
 Acuerdo 012
 Acuerdo 039 de 2002
 Ley 594 de 2000
 Acuerdo 027
 Decreto 2527 de 1950
 Decreto 3354 de 1954
 Decreto 2620 de 1993 
 Decreto 4124 de 2004
 ESTADO DEL ARCHIVO

Las condiciones en que se encuentra en archivo de la entidad son netamente adecuadas

sin contar el fondo documental, donde la proporción que establece dentro del depósito de
archivo es pequeño en comparación a la documentación que produce y reciben. Los
funcionarios comprenden el orden, clasificación y descripción de los documentos, sin
embargo no se alinean a la normatividad y asimismo no hay un funcionario fijo encargado
de la gestión de los documentos Se identificaron 8 depósitos donde 5 de ellos se
encargan de documentación con contenidos financiaros y contables donde mensualmente
se establecen nuevas medidas para organizar y acomodar documentación dentro de
estos depósitos, y esto ha llevado a que exista un fondo acumulado donde su criterio
archivístico es básico, pero su conservación y preservación se ven afectados por el lugar
que se elige para que se resguarde temporalmente.
Igualmente no hacen referencias de los instrumentos que apoyan la gestión documental.

 Cuadro de clasificación documental

 Tablas de retención documental
 Tablas de valoración documental
 Programa de gestión documental
 FUID
La estructura del depósito esta implementada para la conservación especial de los
documentos, donde vemos que le brindan prioridad a la integridad física del archivo.

CONTROL ESTRATÉGICO

El PINAR, se formula, aprueba, publica y ejecuta en concordancia con las normas del
orden constitucional y legal que enmarcan los Programas de Gestión Documental.
SURTILIDER S.A.S., comprometida con el mejoramiento optimo y en respuesta a los
acelerados cambios normativos generados por la globalización y el uso de nuevas
tecnologías; presenta su Plan Institucional de Archivos, como un instrumento de
planeación que permitirá enfrentar retos en el proceso de Gestión Documental.

Para tener una idea global

En paralelo con propuestas que nacen del Comité Institucional de Gestión y Desempeño,
se tendrán en cuenta aspectos como:
Implementar:
Elaborar Tablas de Retención Documental.
Con el propósito fundamental de desglosar la documentación existente dentro de la
entidad así como también brindarle su tiempo de retención en sus archivos
correspondientes y también su disposición final. Esto con el apoyo del inventario
documental que más adelante nos proporcionara información verídica de la
documentación existente.

Programa de Gestión Documental.

Con el cual se beneficia en su totalidad el archivo, y contara con una consulta de
información eficiente, también adhiere procesos y criterios archivísticos para su
conservación y preservación. Asimismo se logrará mantener una versatilidad en el
programa que busque acomodar las necesidades del archivo a la administración de la
entidad.

Plan de Trabajo Archivístico Integral.

Con este plan se dispone a un diagnóstico preciso de la entidad, y busca por medio de su
trazabilidad convertir y trasformar procesos archivísticos en actividades más propicias
para los funcionaros encargados y así brindar prioridad a los documentos con aspectos
como consulta, conservación y preservación.

Proceso de Microfilmación.
Aquí nos detenemos un poco para analizar todos los aspectos y costos que implica
implementar los Procesos de Microfilmación.
SURTILIDER S.A.S., al ser una entidad comercializadora, su mayor acervo documental
contendrá documentos financieros, contables y demás documentos que desglose su
contenido. Es por eso que se tendrá en cuenta dos opciones, donde una de ellas es
proponer y desglosar el cómo implementar este proceso con sus aspectos estructurales y
técnicas o la alternativa de contratar una entidad que se encargue de este proceso y
apoye a la entidad con la preservación de estos documentos probatorios del
financiamientos externo e interno de la entidad.

Implementar la Gestión Documental Electrónica

Esto como estrategia para alcanzar una información confiable a demás su importancia es
que se evita la pérdida de documentos, ya que están todos seguros en un servidor
documental central a demás Se evita la pérdida de tiempo debido a que varias personas
tengan que recuperar los documentos desde diferentes lugares y departamentos.

Organizar el Fondo Acumulado Documental

Esto proporcionará que el acervo documental que en su totalidad mantenga su orden y
asimismo la consulta sea eficiente dentro de la entidad como también proporcionar una
estructura que implique garantizar la conservación y preservación de los documentos.
Implementar el Sistema Integrado de Conservación Documental.
Permite que con base en la normatividad que mantiene el Archivo General de la Nación
se establezcan las medidas necesarias para mantener la integridad de los documentos en
su mejor estado al igual que preservar aquello documentos que por Ley se deben
mantener como documentos probatorios dentro de la entidad frente al estado.

Los anteriores como puntos clave dentro de la coordinación de Gestión Documental.

El principal propósito de articular estos planes y llevarlos de la mano en conjunto con los
funcionarios y dependencias es garantizar la seguridad y conservación adecuada de la
información de la empresa,  mediante procesos de Gestión Documental que cumplan con
los principios de oportunidad, eficacia, eficiencia y economía para facilitar el acceso a la
información de todas las partes interesadas de la empresa.
A continuación se presentas las los factores que afectan al archivo de la entidad.
1. Inadecuada aplicación de la Tabla de Retención Documental desde los Archivos
de Gestión.
2. Falta de profesionalización de las secciones de gestión documental.
3. Preservación de la información (conservación, almacenamiento)
4. Administración de archivos (infraestructura, presupuesto, normatividad y política,
procesos y procedimientos, personal)
5. Aspectos tecnológicos y de seguridad
Objetivos
1. Formular un plan de seguimiento a la aplicación de las TRD en las
dependencias del nivel central y las seccionales
2. Propender por la profesionalización de las seccionales de gestión documental
con funcionarios con formación en archivística.
3. Implementar programa de Microfilmación de acuerdo con el Decreto 2527 de
1050 y Decreto 2620 de 1993.
4. Alinear la metodología del Acuerdo 49 de 2000 con el fin de proporcionar un
adecuado ambiente del archivo (fondo documental).
5. Adoptar el Programa de Gestión Documental – PGD con el fin de articular
procesos con los cueles el archivo mantenga una consulta, conservación,
reservación y funcionalidad optima dentro de las funciones de la Gestión
Documental e implementar medidas tecnológicas que impulsen una mejora en
el archivo además de actualizar el archivo y establecer medidas de seguridad
de los archivos.

FORMULACIÓN DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS

Las siguientes actividades se colocaron de mayor a menor según las necesidades del eje
de la Gestión Documental dentro de la entidad.
Proceso para implementar la aplicación de las Tablas de Retención Documental.

Actividad Responsable
Realizar Capacitación en Tablas de Retención Documental – TRD Dependencia
para que sean debidamente aplicadas. responsable
de dar trámite.
Aplicar las Tablas de Retención Documental – TRD en los archivos de Dependencia
cada dependencia responsable
de dar trámite.
Identificar series y subseries con los documentos señalados en las Dependencia
Tabla de Retención Documental, para iniciar con la clasificación y responsable
conformación de expedientes físicos y virtuales de dar trámite.
Identificar el asunto de los documentos que ingresan y se generan de Dependencia
acuerdo a la competencia de la dependencia. responsable
de dar trámite.
Ubicar los documentos en orden cronológico dentro del expediente o Dependencia
carpeta correspondiente, de tal manera que se pueda evidenciar el responsable
desarrollo de los trámites de dar trámite.
Aplicar los tiempos de retención documental establecido en la TRD, Dependencia
responsable
de dar trámite.
Remitir la transferencia Primaria al Archivo Central de acuerdo con el Dependencia
formato único de inventario documental responsable
de dar trámite.
Verificar la disposición final de los documentos establecidos de la Dependencia
TRD retención documental. responsable
de dar trámite.
Realizar la eliminación de la documentación y dejar constancia por Dependencia
medio de acta. responsable
de dar trámite.
Realizar seguimiento al cumplimiento de la aplicación de TRD Funcionario o
Contratista
encargado de
elaborar las
TRD.

Responsable: Jefe de Archivo – Comité Institucional de Gestión y Desarrollo

Tiempo: Inicio/ Junio 2018 – Entrega final/ Diciembre 2019

Proceso para la Microfilmación para conservar y preservar.

Actividad Responsable
Prepara el material a microfilmar; lo cual Auxiliar de archivo y Gestión Documental.
 consiste en confrontar los documentos con
el Formato Único de Inventario
Documental, desempastar los libros y
revisar ordenación y foliación de los
documentos.
Preparar la documentación a microfilmar y Auxiliar de archivo y Gestión Documental
transferirla a la entidad encargada de esta
acción en conjunto con el inventario
documental con el fin de proporcionar la
cantidad y contenido de documentos
además de establecer el acta inicial y acta
de entrega de la microfilmación.
Realiza el proceso de Microfilmación. Entidad encargada del proceso de
microfilmar (Archivo General de la Nación)
Traslada de forma organizada al archivo Auxiliar de archivo y Gestión Documental
central los documentos que han sido
microfilmados
Entrega el Acta Inicial, el Acta Final y el Auxiliar de archivo y Gestión Documental
listado de documentos microfilmados con
sus respectivos rollos al Técnico de
Microfilmación para el proceso de revelado
Cotizar, adquirir según recursos Auxiliar de archivo y Gestión Documental,
económicos estipulados por la gerencia el jefe de archivo y comité institucional de
equipo de revelado de los microfilmes para gestión y desempeño.
la consulta dentro de la entidad.
Archiva las Actas Inicial, Final y de Auxiliar de archivo y Gestión Documental
Apéndice.

Responsable: Jefe de Archivo – Comité Institucional de Gestión y Desarrollo

Tiempo: Inicio/Octubre 2018 – Entrega/Febrero 2019

Proceso para adoptar el Programa de Gestión Documental.

Actividad Responsable
Realizar un diagnóstico que evidencie su Jefe de archivo
situación actual en materia de Gestión
Documental.
Identificar los aspectos críticos, Jefe de archivo
empezando por los criterios dirigidos a la
organización documental y todos sus
aspectos archivísticos alineados a la
normatividad dirigida por el Archivo
General de la Nación.
Formular los procesos de la gestión Jefe de archivo
documental y adoptarlos dentro de la
administración documental de la entidad.
Producción
Planeación
Gestión y tramite
Organización
Preservación a largo plazo
Transferencia
Valoración
Con el fin de que los documentos
mantengan un ciclo funcional dentro de la
entidad.
Las fases de implementación del Jefe de archivo
Programa y para asegurar el éxito de su
implementación, estas fases deberán estar
incluidas en el Plan Estratégico
Institucional y en el Plan de acción anual
Jefe de archivo Definir la necesidad de Jefe de archivo - Comité Institucional de
establecer programas específicos que Gestión y Desempeño.
apalanquen la implementación del
Programa de Gestión Documental. No
todas las entidades tienen las mismas
necesidades.

Programa de normalización de formas y

formularios electrónicos - Directrices para
la producción de formatos, formularios y
documentos electrónicos.

Programa de gestión de documentos

electrónicos. - Acciones encaminadas a
garantizar criterios como: atributos de
autenticidad, fiabilidad, integridad, entre
otros, durante todo el ciclo vital de los
documentos electrónicos.

Plan Institucional de Capacitación. -

Actividades de formación, sensibilización,
reclutamiento, entre otros, en materia de
gestión documental.

Programa de auditoría y control. -

Esquema que determine el grado de
conformidad y cumplimiento de cada una
de las actividades de los procesos de la
gestión documental, identificación y
reconocimiento de las debilidades y áreas
problemáticas para la aplicación de
acciones correctivas y preventivas, entre
 otros.
Publicar los planes y proyectos que se Jefe de archivo - Comité Institucional de
articulan a la entidad y al os procesos de Gestión y Desempeño.
la gestión documental con base en sus
procesos de consulta y conservación
asimismo de los procesos internos de la
Gestión Documental.

Responsable: Jefe de Archivo – Comité Institucional de Gestión y Desarrollo

Tiempo: Inicio/ Junio de 2018 – Entrega/ El programa de Gestión Documental es

versátil y flexible por lo que más adelante se podrán hacer ajustes según las
necesidades del archivo, por ende el tiempo de estructuración e implementación de
procesos se establecerán en 5 años mientras se acoplan estos procesos a los procesos
administrativos de SURTILIDER S.A.S.
Proceso de implementación de la Gestión Documental Electrónica

Actividad
Implementar un software (Orfeo) que Dirección de Gestión Documental
permitan impulsar los procesos Coordinadores de Gestión Documental
archivísticos y su consulta sea más Comité Institucional de Gestión y
efectiva, además de contribuir con la Desempeño.
seguridad de la información.
Instalar los equipos periféricos requeridos
Dirección de Gestión Documental
para el funcionamiento del SGD ORFEO Coordinadores de Gestión Documental
Comité Institucional de Gestión y
Desempeño.
Capacitar en el manejo de la herramienta Dirección de Gestión Documental
ORFEO a los servidores de cada punto Coordinadores de Gestión Documental
articulado
Iniciar la operación de los puntos Dirección de Gestión Documental
articulados con el nodo central de la Coordinadores de Gestión Documental
Dirección
Implementación del Sistema de Gestión Dirección de Gestión Documental
Documental ORFEO en todas las Coordinadores de Gestión Documental
dependencias. Ingeniero de sistemas

Responsable: Jefe de Archivo – Comité Institucional de Gestión y Desarrollo – Ingeniero

de sistemas

Tiempo: Inicio/ Enero de 2019 – Entrega/ Julio 2029

Plan o proyecto Corto plazo Mediano plazo Largo plazo

2018 201 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026

9
Tiempo
Implementación de
tabla retención
documental
Plan de Microfilmación

Adopción del Programa

de Gestión Documental.
Sistema de Gestión
Documental Electrónico
Plan de institucional de
capacitación
Programa de auditoría y
control
RUTA EFECTUADA