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TABLA DE CONTENIDO

1. OBJETIVOS
1.1 Objetivo general
1.2 Objetivos específicos

2 PROPÓSITO Y ALCANCE

3. DEFINICIONES Y MARCO LEGAL

3.1 Definiciones
3.2 Marco Legal

4 CONTENIDO
4.1 Estructura Orgánica
4.2 Grupo interno de trabajo Gestión de La Información
4.3 Herramientas para la Gestión Documental
4.4 Plan de mejoramiento actual
4.5 Capacitación en Gestión Documental
4.7 Programa De Gestión Documental
4.7.2 Definición e importancia
4.7.3 Cuadro de clasificación documental
3.4 Tablas de retención documental
3.5 Tablas de valoración documental
3.6 Inventario Documental
3.7 Mapas de procesos y flujos documentales
3.8 Archivo total
3.8.1 Archivo de gestión
3.8.2 Archivo central
3.8.3 Archivo histórico
3.9 Lineamientos para los procesos de Gestión Documental
3.9.1 Planeación y Valoración

3.9.2 Producción
3.9.2 Recepción, direccionamiento y organización
3.9.3 Distribución
3.9.4 Consulta
3.9.5 Transferencia y Disposición
3.9.6 Preservación
3.9.7 Seguimiento a la Gestión Documental

3.10 Gestión Documental Ambiental

IV. MARCO DE REFERENCIA DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA EL
MINISTERIO
4.1 Plan Nacional de Desarrollo
4.2 Plan Vive Digital
4.3 Plan Nacional de Desarrollo
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1. OBJETIVO

1.1 Objetivo General

Desarrollar un programa de gestión documental en SEGURIDAD DE COLOMBIA ANTIOQUIA

que permita estandarizar la información que se genera en la Organización, con base en las
directrices del Archivo General de la Nación.

1.2 Objetivos Específicos

 Crear, normalizar y controlar los procesos que se desarrollan en la Gestión Documental al
interior de SEGDECOL, a través de lineamientos claros y precisos, que integrados a los
procesos, garanticen la eficiencia de la Gestión y la conservación del patrimonio documental.
 Definir los lineamientos, instructivos y formatos necesarios para desarrollar el proceso de
Gestión documental
 Fortalecer la seguridad en los sistemas de información del SEGDECOL para garantizar la
obtención de unos mejores resultados en el almacenamiento y manejo confidencial de la
información.

2 PROPÓSITO Y ALCANCE

La gestión eficiente de la información en las Organizaciones resulta imprescindible para la toma

de decisiones, es por esto que los archivos se han convertido en un apoyo fundamental y
estratégico; por lo que se ha hecho necesario implementar un Programa de Gestión Documental,
que permitan disponer de manera ordenada de toda la Gestión Documental de SEGURIDAD DE
COLOMBIA ANTIOQUIA considerándola como un recurso o activo decisivo en el desempeño de
la organizacional.

Aplica a todos los documentos que ingresan, se crean o salen de SEGDECOL. El Programa de
Gestión Documental inicia desde la planeación y valoración documental, la producción, recepción,
direccionamiento y organización de documentos, distribución, consulta, transferencia y
disposición, y preservación; estos últimos tres subprocesos según lo establecido previamente en
las tablas de retención y valoración documental.

En cumplimiento del Proceso de Gestión documental, que se encuentra inmerso dentro del mapa
de Macroprocesos del Modelo integrado de Gestión (MIG), está establecido el Programa de
Gestión Documental como una de las salidas de la cadena de valor, proveedor principal de los
lineamientos, instructivos y formatos necesarios para el desarrollo de la Gestión Documental.

3. DEFINICIONES Y MARCO LEGAL GENERAL

3.1 Definiciones
 Almacenamiento de documentos: acción de guardar sistemáticamente documentos de
archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas.
 Archivo: conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material,
acumulados por SEGDECOL LTDA, en el transcurso de su gestión, conservados para servir
como testimonio e información o como fuentes de la historia.
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 Archivo central: unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los

archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su
trámite y cuando su consulta es constante.
 Archivos de gestión: documentos de archivo de las oficinas que se encuentran en trámite o
aquellos otros que, aun después de finalizado el procedimiento administrativo, están
sometidos a continua utilización y consulta por las mismas oficinas.
 Ciclo vital del documento: etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción, hasta su disposición final.
 Clasificación documental: fase del proceso de organización documental, en la cual se
identifican y establecen agrupaciones documentales de acuerdo con la estructura orgánico-
funcional de la entidad productora (TRD).
 Comité interno de archivo: grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y
hacer cumplir la gestión documental de SEGDECOL LTDA.
 Correspondencia externa: información que se cruza entre las entidades externas y
SEGDECOL o entre sus propias Agencias consideradas dentro de la TRD.
 Correspondencia interna: información que se da entre departamentos de la Empresa,
considerados dentro de la TRD, como memorandos, circulares.
 Otras Comunicaciones: es toda información distinta a la correspondencia externa e interna,
que se genera en distintos medios, tales como: chat, revista, cartelera, volantes, entre otros.
 Disposición final de documentos: decisión resultante de la valoración hecha en cualquier
etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención con miras a su
conservación total, eliminación, selección y/o reproducción.
 Documento de archivo: todo documento físico o electrónico definido en la Tabla de
Retención.
 Documento electrónico de archivo: registro de la información generada, recibida,
almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante
su ciclo vital.
 Gestión documental: conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la
planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por
SEGDECOL LTDA, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su
utilización y conservación.
 Tabla de retención documental: listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital
de los documentos.
 Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material,
acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el
transcurso de su gestión.
 Archivo Central: Agrupa documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la
Organización respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia
y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general.
 Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua
utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su
circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados.
 Archivo General de la Nación: Establecimiento público encargado de formular, orientar y
controlar la política archivística a nivel nacional. Es el organismo de dirección y coordinación
del sistema Nacional de Archivos.
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 Archivo Histórico: A él se transfieren desde el archivo central los documentos de archivo de

conservación permanente.
 Ciclo Vital Del Documento: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde
su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal, hasta su eliminación o
integración a un archivo permanente.
 Clasificación Documental: Proceso archivístico mediante el cual se identifican y establecen
las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de
acuerdo a la estructura orgánico- funcional de la entidad.
 Comité De Archivo: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas,
los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos
de los archivos.
 Conservación De Documentos: Conjunto de medidas correctivas o preventivas, adoptadas
para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su
contenido.
 Consulta De Documentos: Acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de
conocer la información que contienen.
 Descripción Documental: Es el proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus
agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para su gestión o la
investigación.
 Disposición Final De Documentos: Selección de los documentos en cualquier etapa del
ciclo vital, con miras a su conservación temporal, permanente, o a su eliminación conforme a
lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental
 Buzón De Documentos: Actividades tendientes a garantizar que los documentos lleguen a
su destinatario.
 Eliminación De Documentos: Es la destrucción de los documentos que han perdido su valor
administrativo, jurídico, legal, fiscal o contable y que no tienen valor histórico o que carecen de
relevancia para la ciencia y la tecnología.
 Expediente Documental: Conjunto de documentos relacionados con un asunto, que
constituyen una unidad archivística. Unidad documental formada por un conjunto de
documentos generados orgánica y funcionalmente por una oficina productora en la resolución
de un mismo asunto.
 Fondo Documental: Totalidad de las series documentales de la misma procedencia o parte
de un archivo que es objeto de conservación institucional formada por el mismo archivo, una
institución o persona.
 Inventario Documental: Es el instrumento que describe la relación sistemática y detallada de
las unidades de un fondo, siguiendo la organización de las series documentales. Puede ser
esquemático, general, analítico y preliminar.
 Ordenación Documental: Ubicación física de los documentos dentro de las respectivas
series en el orden previamente acordado.
 Organización De Los Documentos: Conjunto de acciones orientadas a la clasificación,
ordenación y descripción de los documentos de una institución, como parte integral de los
procesos archivísticos.
 Patrimonio Documental: Conjunto de documentos conservados por su valor sustantivo,
histórico o cultural.
 Producción Documental: Generación de documentos en las instituciones, en cumplimiento
de sus funciones.
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 Recepción De Documentos: Conjunto de operaciones de verificación y control que una

institución debe realizar para la admisión de los documentos que son remitidos por una
persona natural o jurídica.
 Retención Documental: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben
permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla
de retención documental.
 Serie Documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido
homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del
ejercicio de sus funciones específicas.
 Tabla De Retención Documental: Instrumento archivístico esencial que permite la
racionalización de la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los
documentos en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas, deben ser
elaboradas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión documental,
siguiendo las etapas y demás aspectos contemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002.
 Tabla De Valoración Documental: el conjunto de la documentación producida antes de la
aprobación y aplicación de la Tablas de Retención Documental (TRD) en los Archivos de
PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Código XXXXX Gestión, se denomina,
técnicamente, fondo acumulado y será sometido a un proceso de organización. Su resultado
será la Tabla de Valoración Documental (TVD).
 Transferencia Documental: Remisión de los documentos del archivo de gestión al central y
de este al histórico de conformidad con las tablas de retención documental adoptadas.
 Trámite De Documentos: Curso del documento desde su producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función administrativa.
3.2 Marco Legal
Para que el Programa de Gestión documental pueda ser gestionado de manera apropiada, es
necesario que la Organización responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por el
Archivo General de la Nación.
A continuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión
documental:
Constitución Política de Colombia
Artículo 8, Artículo 15, Artículo 20, Artículo 23, Artículo 27, Artículo 63, Artículo 70, Artículo 71,
Artículo 72, Artículo 74, Artículo 94, Artículo 95, Artículo 112, Artículo 113.
Ley 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistema
Nacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.
Ley 31 de 1992.
Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de documentos en el Banco de la Republica.
Ley 44 de 1993. Por la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.Artículo 37. Factura
electrónica.
Ley 190 de1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la
administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa.
Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.
Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.
Artículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos y
telemáticos en la administración de justicia.
Ley 527 de 1999.
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Artículos 6 al 13. Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras
disposiciones.
Ley 594 de 2000. Titulo v. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan
otras disposiciones.
Ley 734 de 2002. Código Disciplinario Único.
Artículo 34. 1. DEBERES N°1, 5, 22.
Artículo 35. PROHIBICIONES N° 8, 13, 21.
Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiero.
Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras
públicas en liquidación.
Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”
Ley 962 de 2005. Ley anti trámites.
Decreto 624 de 1989. Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestos administrados
por la Dirección General de Impuestos Nacionales.
Artículo 633. Información en medios magnéticos.
Decreto 663 de 1993. Por medio del cual se actualiza el estatuto Orgánico del Sistema Financiero
y se modifica su titulación y numeración.
Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, calculo, redención y demás
condiciones de los bonos pensionales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299, y 1314 de
1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.
Artículo 47. Archivos laborales informáticos.
Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1101 de 1997. Sobre el uso de la factura electrónica.
Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.
Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.
Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de archivos y se dictan
otras disposiciones relativas a los Archivos Privados.
Decreto 2609 de 2012. Por el cual se reglamenta el título V de la ley 594 de 2000, parcialmente
los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y se dictan otras disposiciones en materia de Gestión
Documental para todas las entidades del estado.
Circular AGN N°1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobre archivos
en Colombia.
Circular AGN N°2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevas
tecnologías en los archivos públicos.
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4 CONTENIDO

4.1 Estructura Orgánica

ESTRUTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

GERENTE
Máxima autoridad en Gestión Documental

SUBGERENTE
Líder en Gestión Documental

RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE RESPONSABLE SECRETARIA AUDITOR

ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO ARCHIVO DE
GENERAL R. HUMANO. OPEREACIONES COMPRAS
COMERCIAL SECRETARIA GERENCIA

DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR DIRECTOR

CALIDAD CALIDAD CALIDAD CALIDAD TODOS LOS MIEMBROS
DE LA ORGANIZACIÓN

4.2 Competencia grupo interno de trabajo del sistema de Gestión documental

CARGO EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA RESPONSABILIDAD

 Planificación, seguimiento y control
Total del sistema de gestión
documental
 Responsabilidad en la gestión total del
riesgo de la gestión documental a
GERENTE EN GESTION Buen estado de
Seis meses en todos los niveles de la organización
Máxima PROFESIONAL DOCUMENTAL salud física y
cargos afines  Proveer los recursos esenciales para
autoridad mental
la implementación, control y
mejoramiento del sistema de gestión
documental
 Realizar la revisiones por la gerencia
de sistema de gestión documental
 Asegurar que el sistema de gestión
documental esta implementado
adecuadamente y que cumple con los
requisitos en todos los sitios y campos
 Buen estado de
de operación dentro de la
salud física y
organización.
mental
SUBGERENTE  Asegurar que se presenten al Gerente
EN GESTION  Liderazgo
Líder en Seis meses en los informes sobre el desempeño del
PROFESIONAL DOCUMENTAL  Coordinación y
Gestión SEDECOL sistema de gestión documental
manejo de
Documental  Asegurar que se cuenta con gestión
grupos
de riesgos por proceso , cargos e
 Manejo de
instalación y estas se encuentran bajo
computador
control
 Asegurar la Administración, control y
tratamiento de los incidentes al
sistema documental por cualquier
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CARGO EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA RESPONSABILIDAD

fuentes
 Participar de manera eficaz en la
rendición de cuentas
 Actuar como instrumento de
vigilancia y evaluación para el
cumplimiento de las actividades del
sg documental de la Empresa
 Proponer a la Gerencia General de la
Empresa la adopción de medidas y el
desarrollo de actividades que
procuren y mantengan la
vulnerabilidad del SGDOC en los
ambientes de trabajo en el mínimo
posible.
 Proponer y participar en actividades
de capacitación en SGDOC.
 Promover a la Gerencia General la
elaboración, divulgación y
observancia del programa de
SGDOC. y de sus objetivos vigentes
 Colaborar en el análisis de las
causas de incidentes y siniestros en
el SGDOC proponer medidas de
tratamiento y correctivas.
 Visitar periódicamente los lugares de
trabajo e inspeccionarlos, informando
sobre la existencia de factores de
riesgo y sugiriendo medidas
correctivas.
 Estudiar y considerar sugerencias de
los trabajadores en materia de
gestión documental.
 Reunión cuatrimestral para el
seguimiento y control del SG
documental, dejando evidencia a
través de actas de reunión
controladas (rendición de cuentas)
 Participar de manera eficaz en la
rendición de cuentas del sistema de
gestión documental
 La secretaria de gerencia es parte
integrante del comité de gestión de la
Información y se encarga de las actas
y seguimiento a las actividades de la
 Buen estado de
gestión documental y es miembro
salud física y
permanente.
mental
 Responsable de las actas de comité
EN GESTION  Liderazgo
Secretaria de Seis meses en de archivo
BACHILLER DOCUMENTAL  Coordinación y
gerencia SEDECOL  Responsable del archivo digital de la
manejo de
organización.
grupos
 Reportar al gerencia de las novedades
 manejo de
en la gestión documental digital
computador
 Promover a la Gerencia General la
elaboración, divulgación y observancia
del programa de SGDOC digital. y de
sus objetivos vigentes
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CARGO EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA RESPONSABILIDAD

 Colaborar en el análisis de las causas
de incidentes y siniestros en el
SGDOC digital proponer medidas de
tratamiento y correctivas.
 Visitar periódicamente los lugares de
trabajo e inspeccionarlos, informando
sobre la existencia de factores de
riesgo y sugiriendo medidas
correctivas.
 Estudiar y considerar sugerencias de
los trabajadores en materia de gestión
documental
 Reunión cuatrimestral para el
seguimiento y control del SG
documental, dejando evidencia a
través de actas de reunión controladas
(rendición de cuentas)
 Participar de manera eficaz en la
rendición de cuentas del sistema de
gestión documental
 Asegurar que el sistema de gestión
documental esta implementado
adecuadamente y que cumple con los
requisitos en todos los sitios y campos
 Buen estado de de operación dentro de la
salud física y organización bajo su responsabilidad
mental  Asegurar que se presenten al Gerente
EN GESTION  Liderazgo los informes sobre el desempeño del
Responsables de Seis meses en
BACHILLER DOCUMENTAL  Coordinación y sistema documental
archivo SEDECOL
manejo de  Asegurar que se cuenta con gestión
grupos de riesgos al sistema de gestión
 manejo de documental
computador  Asegurar la Administración, control y
tratamiento de los incidentes y
accidentes de gestión documental
 Participar de manera eficaz en la
rendición de cuentas
 AUDITOR  Buen estado de Una auditoria  Ejecutar, y realizar seguimientos a las
INTERNO salud física y interna auditorías internas
 EN GESTION mental  Realizar el seguimiento y eficacia a las
DOCUMENT  Liderazgo acciones correctivas y preventivas
AUDITOR
TECNOLOGO AL  Coordinación y necesarias para lograr el mejoramiento
manejo de continuo en del sistema de gestión
grupos documental
manejo de
computador
 Conocer y poner en práctica los
procedimientos para la administración
y control del sistema de gestión
Buen estado de documental.
Trabajadores Ver perfil del  Ver tabla de salud física y Ver perfil del  Atender, estudiar y poner en práctica
en general cargo formación mental cargo durante el desarrollo de sus labores
las normas del sistema de gestión
documental.
 Colaborar en las inspecciones a fin de
demostrar el cumplimiento de las
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CARGO EDUCACIÓN FORMACIÓN HABILIDADES EXPERIENCIA RESPONSABILIDAD

normas, procedimientos y prácticas de
trabajo del sistema de gestión
documental y sugerir cambios cuando
las condiciones sean generadoras de
riesgo para seguridad del sistema de
gestión documental
 Poner en práctica acciones correctivas
inmediatas
 Reportar actos y condiciones
inseguras, incidentes, siniestros del
sistema de gestión documental
velando por su seguridad y las de sus
compañeros.
 Acatar todas la directrices emanadas
por el personal de :
o Responsables archivos de
SEGDECOL,
o El líder de gestión documental

4.3 Herramientas para la Gestión De La Información

o COMITÉ DE ARCHIVO: Se establece la conformación del Comité Interno de Archivo, que para
SEGDECOL se crea según Acta De Nombramiento XXX, que es presidido por el LIDER DE
GESTION DOCUMENTAL (SUBGERENTE), y es acompañado por los RESPONSABLE DE
ARCHIVOS dentro del cual la secretaria de gerencia es parte integrante del comité de gestión
de la Información es miembro permanente.

o TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Elaboradas en su totalidad POR LOS

RESPONSABLES DE PROCESOS, tienen definidos los controles documentales que administra
la organización Para el SGDOC, y fueron aprobadas por el LÍDER DE LA GESTIÓN
DOCUMENTAL (Subgerente), mediante la aprobación del listado maestro de documentos y
registros. En adelante el líder de la gestión documental hará las actualizaciones pertinentes
con base en las reestructuraciones necesarias del sistema integrado de gestión.

o MANUAL: Se creó el Manual del SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL (este documento),

que permite la conservación, prevención y buen uso de los documentos;

4.4 Plan de mejoramiento ACTUAL PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

La Coordinación del Grupo de Gestión de la Información cuenta con un plan de mejoramiento
para el proceso de Gestión Documental, fruto de las auditorías realizadas, que es aprobado por la
gerencia general y revisado por la subgerencia

Ver plan de mejoramiento

4.5 Capacitación en Gestión Documental

Se programó capacitación para los empleados responsables de la Información y las
Comunicaciones en temas de Gestión Documental, uso de los aplicativos, aplicación de Tablas
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de Retención Documental y diligenciamiento del Formato Único de Inventario Documental

(FUID);

4.6 HERRAMIENTA PARA EL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

4.6.1 Definición e importancia

Según la Ley General de Archivos, la Gestión documental está definida como el “Conjunto de
actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la
documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y conservación”.
Un Programa de Gestión Documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en las
que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al
interior de cada entidad, tales como la producción, recepción, distribución, trámite, organización,
consulta, conservación y disposición final de los documentos.

4.6.2 Cuadro de Clasificación Documental

Es un instrumento de descripción del archivo, y el único que permite una visualización conjunta de
los fondos, las relaciones jerárquicas de los grupos, así como de la institución y la actividad que
desarrolla; en ellos son registrados jerárquicamente las secciones, subsecciones, las series y las
subseries documentales. Para una entidad son elaborados tantos cuadros de clasificación como
cambios de estructura se presenten y su utilidad está dada por reflejar las dependencias y
establecer el lugar que han ocupado y ocupan en formación, evolución y gestión de la entidad 1.1
Consideraciones Generales Sobre Cuadros de Clasificación Documental (CCD).

4.6.3 Herramientas de control

 Tablas de Retención Documental.
Elaboradas y adoptadas para la implementación del Programa de Gestión Documental, según las
necesidades de la Organización estas son definidas por los responsables de archivo en el
listado maestro de control de registro DCF06, al determinar el tiempo de almacenamiento,
Este instrumento archivístico se encuentra aprobado por el líder de gestión documental
Subgerente

 Sistema de clasificación documental

Sistema de clasificación de documentos normalizado con los códigos correspondientes y una
estructura de numérica para dependencias.

Los documentos se clasifican según el tipo de documento así:

 Procedimiento
 Instructivo/Consignas
 Registro
 Doc. Externo controlado
 Texto controlado o doc. general
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Codificación de los Documentos de Calidad

El código está compuesto por cuatro caracteres alfanuméricos de la siguiente manera:
X X XX
Consecutivo numérico por cada cargo.

Letra inicial del tipo de documento

Tabla 2.
Iniciales del proceso
Tabla 1 Iniciales del proceso

PROCESO INICIALES PROCESO INICIALES

Gerencia G Nómina N
Operaciones O Personal H
Sistemas de gestión Q Seguridad Y salud en el trabajo T
Programación P Gestión medio ambiente A
Mantenimiento M Secretaria S
Comercial V Contabilidad y finanzas F
Compras C

Tabla 2 Letra inicial del tipo de documento

 Procedimiento P
 Instructivo/Consignas I
 Registro R
 Doc. Externo controlado X
 Texto controlado o doc. general T

Aplicación de Tablas de Retención Documental

El líder de la gestión documental (Subgerente) ha realizado La Coordinación del Grupo de Gestión
de la Información para esto ha capacitado a los responsable de los archivos de la información y
las Comunicaciones en la aplicación de las TRD (Tablas de Retención Documental), apoyados en
los listados maestros de control documental tanto parta registros como documentos, que
actualmente son los encargados de normalizar la organización de los documentos, archivos de
gestión y la preparación de las transferencias documentales.

Seguimiento y actualización de la Tabla de Retención Documental.

La Coordinación del Grupo de Gestión de la Información (SUBGERENCIA) atiende las
modificaciones causadas por las reestructuraciones, los procedimientos y las funciones, que son
realizadas evaluadas LOS DUEÑOS DE PROCESOS y aprobadas por líder de la gestión
documental.

Tablas de valoración documental

Son creadas por los responsables de los proceso de la organización y permiten determinar lo
importantes que son los documentos para la organización los documentos bajo su responsabilidad
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esta valoración es revisada por el LÍDER DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL. Esto se realiza en el

listado maestro de control registros.

Inventario Documental
El inventario documental, permite controlar la producción documental, existencia física y
transferencias en cada fase del archivo (Gestión, Central e Histórico) para que en el evento de
presentarse novedades administrativas como traslados, retiros, fusión de dependencias o
supresión de la entidad, se cuente con la documentación debidamente organizada e inventariada
facilitando así las entregas oportunas. Esto se hace a través del Formulario Único de Inventario
Documental (FUID) se contemplan series, subseries, fechas extremas, unidades de conservación,
frecuencia de la consulta etc.

4.8 SISTEMA GESTIÓN DOCUMENTA

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Etapas del sistema de gestión documental

CREACIÓN DE DOCUMENTOS  ADMINITRACION Y  ADMINITRACION INFORME

 Correspondencia entrante CONTROL DE Y CONTROL DE
 Correspondencia saliente ARCHIVOS PRIMERA ARCHIVOS GERENCIAL
 Documentos del sistema de gestión Y SEGUNDA EDAD HOSTORICO
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ITEM ACTIVIDADES RESPONSABLE REGISTRO

4.8.1 CREACIÓN DE DOCUMENTACIÓN Todo el personal

Partes interesadas
control
4.8.1.1 Secretaria De Gerencia correspondencia
Correspondencia externa entrante
externa entrante
control
4.8.1.2 SOLICITANTE
Correspondencia interna saliente Secretaria De Gerencia correspondencia
Interna saliente
Registros del
Documentación del sistema de gestión el responsable directo del Sistema de gestión
4.8.1.3
Proceso implicado documental

listados maestros
ADMINITRACION Y CONTROL DE SUBGERENTE: Líder de de control
4.8.2 ARCHIVOS 1ERA Y 2DA EDAD la gestión documental documental y de
registros
Registros del
Adminitracion de archivo 1era edad sistema de gestión
documental

el responsable directo del

4.8.2.1 Revisión traslado a 1a edad Proceso implicado
acta de traslado
documental
acta de
NO APROBADA destrucción

APROBADA
? documental

listados maestros de
SUBGERENTE: Líder de la
4.8.2.2 control documental y
Adminitracion de archivo 2da edad gestión documental de registros
Registros del
el responsable directo del sistema de gestión
Revisión traslado a 2da edad y deposición
Proceso implicado documental

acta de traslado
NO APROBADA

APROBADA
? SUBGERENTE: Líder de la documental
acta de
gestión documental destrucción
documental
Registros del
4.8.3 ADMINITRACION Y CONTROL DE SUBGERENTE: Líder de la Inventario
ARCHIVO HISTORICO gestión documental documental

Registros del
4.8.3.1 Archivo físico Auxiliar de archivo histórico Inventario físico
Registros del
4.8.3.2 Archivo digital Secretaria de gerencia Inventario digital

informe del sistema

4.8.4 INFORME DEL SISTEMA DE GESTIÓN SUBGERENTE: Líder de la de gestión
DOCUMENTAL Y ARCHIVOS gestión documental documental y
archivos
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DESARROLLO

4.8.1 CREACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

Para creación de documentos se cuenta con múltiples fuentes internas como son los documentos
y registros del sistema de gestión, la correspondencia saliente , y externas como todas la partes
interesadas de la organización que interactúan en el día a día. Estas se han organizado en tres
grandes grupos

 Correspondencia externa entrante.

 Correspondencia interna saliente.
 Documentación del sistema de gestión.

4.8.1.1 Correspondencia externa entrante.

La Correspondencia Externa entrante, llega a la recepción de la empresa, donde es recibida

por el supervisor de despacho o el responsable del control de acceso, asignando su sello de
recibido con el logo de SEGDECOL y un código de 7 campos, los cuales corresponden a :

 PRIMER CARACTER: E : de correspondencia externa entrante entrada,

 SEGUNDO AL CUARTO CARACTER:
DIGITOS
 QUINTO AL SEPTIMO CARACTER
mes y día
 y NOMBRE como constancia
###: seguido del consecutivo de ingreso DE TRES
AAMMDD: la fecha año , dos dígitos para , año,
DE QUIEN RECIBIO.

Al verificar los documentos en recepción se relacionan para Gestión Documental en el formato

“XXXX LISTADO DE CONTROL DE CORRESPONDENCIA EXTERNA ENTRANTE”. EN
DONDE SE DILIGENCIA:
 A quien da dirigido
 Y quien lo recibe

LA SECRETARIA DE GERENCIA o quien haga sus veces al momento de recibir la

correspondencia CON DESTINO A LA ORGANIZACIÓN Procede a escanear los documentos y
almacenar las imágenes según codificación de las tablas de retención. Si el documento llega
rotulado con carácter confidencial, no se abre. Los documentos de carácter confidencial,
publicitario o suscripciones no se escanean, ni se radican, sólo se registran.

La entrega se realiza dejando registro en el “XXXX LISTADO DE CONTROL DE

CORRESPONDENCIA EXTERNA ENTRANTE”. donde se deja evidencia el recibido mediante la
firma y fecha por parte del destinatario.

4.8.1.2 Correspondencia interna saliente

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Que sale de la organización:

LOS PROCESOS AUTORIZADOS PARA EL ENVIO DE LA CORRESPONDENCIA QUE SALE
DE LA ORGANIZACIÓN Y ESTOS SON SECRETARIA GENERAL, PERSONAL Y SST, Estos
son registrados por la secretaria, JEFE DE PERSONAL Y RESPONSABLE DE SST y/o por jefe
de personal, antes de ser enviados a sus destinos en el formato SEF02 “Control Salida
Documentos Externos”

Para el envío de correspondencia externa de los documentos de archivo, sea el envío físico o
virtual, cada área deberá elaborar su comunicado con la firma correspondiente y con el número de
radicado, el cual es solicitado telefónicamente a Gestión Documental, quien lo asigna con 7
campos los cuales corresponden a:

1. PRIMER Y SEGUNDO CARATER: EL ORIGEN ASI:

 SE: Secretaria,
 PE: Personal.
 ST: seguridad y salud en el trabajo y ambiente
2. TERCER AL QUINTO: Consecutivo
3. TIPO DE ENVIO:
 P: Papel
 D: Digital

 Para el envío de correspondencia por correo electrónico, una vez se tenga el número de radicado,
se debe diligenciar en el cuerpo del mensaje. La persona que solicita el número de radicado será
responsable del uso del mismo y debe ser único para cada documento de archivo.

 Para el envío físico de los documentos se entrega a Gestión Documental los archivos que se
desean enviar junto con el oficio original con el número de radicado y copia de éste en sobre
abierto debidamente rotulado, sugiriendo el canal de mensajería para el envío. El oficio será
escaneado por Gestión Documental.

Si el documento que se envía es de carácter confidencial, debe ser entregado a Secretaria

Documental en sobre sellado.

SECRETARIA clasifica la correspondencia de acuerdo al canal de mensajería, si es por operador

de mensajería se le entrega a recepción, quien diligencia las respectivas guías y hace la
respectiva entrega. Si es por mensajería interna, entrega Al mensajero, quien hace la
programación de los recorridos del mensajero, dejando el original y hacer firmar la copia con sello
de recibo y fecha.

La correspondencia que requiera por su carácter legal o de importancia en la trazabilidad un

acuso de recibo, deberá ser enviada por correo certificado o a través de mensajería interna,
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tomando la firma de recibo en la copia del oficio; dicha evidencia deberá regresar a Secretaria
para asegurar la Gestión Documental, quien escanea y entrega al área correspondiente.

4.8.1.3 DOCUMENTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTIÓN

Todo el personal tiene la posibilidad de solicitar la elaboración de documentación

diligenciando el registro QR01 “Solicitud de Documentación o Modificación”, esta solicitud es
evaluada por el Representante de gerencia para el sistema de gestión quien verifica que no
se cuente con este procedimiento dentro del sistema, de ser así se le informa al Gerente,
quien da la autorización de comenzar con el proceso de modificación documental. Si el
documento ya existe el Representante de gerencia para el sistema de gestión le informa al
solicitante.

Para la ADMINISTRACION DE DOCUMENTOS DEL SIG se sigue el siguiente flujograma

que describe la metodología para proceso creación modificación o eliminación de
documentos, VER” ADMINITACION Y CONTROL DE DOCUMENTOS”
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SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL Versión : 01
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4.8.2 ADMINITRACION Y CONTROL DE ARCHIVOS 1ERA Y 2DA EDAD

GESTION DE ARCHIVO

 ¿Qué es un archivo? Es un conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte
material, acumulados en un proceso natural por una persona natural o jurídica, en el transcurso
de su gestión.

 TIPOS DE ARCHIVOS

ARCHIVO 1era EDAD o

DE S.I. GESTION

ARCHIVO DE
SEGUNDA EDAD

ARCHIVO
HISTORICO

 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO

Son las etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción
en la oficina y su conservación temporal en el archivo de segunda edad, hasta su eliminación o
conservación permanente en un archivo histórico.
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 Para que los documentos puedan ser remitidos del archivo de gestión al archivo de
segunda edad y de éste al Archivo Histórico de SEGDECOL se debe realizar a través de las
transferencias documentales, este proceso se realiza teniendo en cuenta los tiempos de
retención establecidos en las tablas de retención documental del listado maestro de
documentos y aprobadas por el Comité del Sistema Archivos liderado por el Subgerente.

 La tabla de retención documental se encuentra en el listado maestro de registros y es un listado

de series con sus correspondientes tipos documentales a los cuales se asigna el tiempo de
permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Los tipos documentales son los
documentos generados o recibidos que conforman la unidad documental.

 Unidades de conservación: es el medio de almacenamiento de la información; Entre las

unidades de conservación más comunes se encuentran las carpetas, anillados, empastados, CD.
La Unidad de conservación es el objeto en el que se archivan los documentos o información de
una oficina productora. Ej: Las AZ, los pasta-catálogos, los sobres de manila, las bolsas
plásticas.

 Identificación de la unidad de conservación Para las unidades de conservación que no tengan

pre-impresa en su portada la información institucional normalizada por el Comité del Sistema
Archivos liderado por el Subgerente., deberá imprimir esta información, diligenciarla e incluirla
como primer folio en sus unidades para su respectiva identificación.
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CONTROL ARCHIVOS
Los archivos de la organización se encuentran en diferentes áreas, cada uno con un responsable
y debidamente protegido por cerraduras. Cuando los registros son requeridos por largos periodos
de tiempo (personal , contabilidad, etc..) son colocados en archivo muerto

ARCHIVO UBICACIÓN RESPONSABLE SISTEMA DE SEGURIDAD

1 GERENCIA GERENTE Sistema electrónico de seguridad y
Cerradura
2 SECRETARIA SECRETARIA Cerradura y vigilancia personal
3 CONTABILIDAD J. Sistema electrónico de seguridad y
CONTABILIDAD Cerradura
4 PERSONAL J. PERSONAL Sistema electrónico de seguridad y
Cerradura
5 PARQUEADERO J. ALMACÉN Cerradura y circuito cerrado de TV

Se considera como archivo crítico para el sistema de seguridad el que se encuentra en:
El área de personal: El jefe de personal no puede prestar la información del archivo sin la
autorización de la Gerencia, de ser autorizado lo registra en el formato JPF20 Control Préstamo
de Documentos
El archivo muerto del parqueadero: a este tienen acceso el jefe de almacén y la auxiliar de
personal ojo se requiere un auxiliar de archivo quienes si prestan unos documentos lo
diligencian en el registro

4.8.2.1 Archivo primera edad o de gestión o de oficina : En este archivo reposan los documentos
generados y recibidos en los procesos de gestión administrativa y operativa (activos), están a
cargo de cada proceso, y se almacena en archivos físicos y digitales en sus oficinas, el
periodo del archivo de primera edad es de por lo mínimo un año.

Revisión traslado a 1a edad

Cada inicio de año el responsable del proceso realiza la revisión de los archivos bajo su
responsabilidad, y da cumplimiento a listado maestro de registro para dar cumplimiento a la
tabla de retención documental, y según la disposición lleva los registros que se deben
preservar por periodo superiores a una año , al archivo de segunda edad,

4.8.2.2 Archivo de segunda edad: A este archivo son transferidos los documentos de los archivos de
gestión que han terminado su trámite (primer año) y cuya consulta no es tan frecuente
(semiactivos). La documentación permanecerá en el archivo de segunda edad dentro de los
archivos durante el tiempo estipulado en las TRD, y se almacena en archivos físicos y digitales
en sus oficinas determinada por el Responsable del proceso y aprobadas por el líder de la
gestión documental (Subgerente).
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4.8.3 ADMINITRACION Y CONTROL DE ARCHIVO HISTORICO

Archivo histórico : Aquel al cual se transfiere la documentación del archivo de segunda edad
que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la historia, la
investigación, la ciencia y la cultura.

4.8.3.1 ARCHIVO FÍSICO

Los elementos constitutivos de un archivo físico son dos: el conjunto de documentos y el

conjunto de relaciones que median entre ellos.

 Los documentos del archivo se encuentra organizados por los procesos en donde se
originan, y se almacenan en caja debida mente rotuladas, y cada una de ellas cuenta
con un inventario de lo que se encuentra en cada caja.

 para que cumplan su retención descrita en la tabla de retención documental, solo se

llevan documentos al archivo histórico, se transfieren lo que no se destruyen y que se
deben preservar por largo tiempo.

Disposición final:
o Es la destrucción: se diligencia el acta de destrucción documental la cual es revisada
y aportada por el SUBGERENTE: Líder de la gestión documental.
o Es digitalización: el responsable del proceso lo digitaliza y envía copia digital a la
secretaria de gerencia.
o Almacenamiento por largo tiempo o indefinido

El auxiliar de archivo construye los registros del inventario documental en donde se

registra los documentos existentes debidamente identificados con un código único de
archivo: así

Ojo definir código de archivo:

La organización del archivo de forma no informatizada conlleva una serie de tareas

concatenadas que podemos definir en tres apartados:

Clasificar los fondos: consiste en establecer diversas clases o agregados documentales en

función de su procedencia, es decir, del autor que los ha creado.

Ordenar los documentos dentro de cada agrupación o serie documental, y estas

mismas, uniendo unos con otros conforme a la unidad de orden establecida para cada caso.

Elaborar un cuadro o esquema de clasificación que ponga de relieve la estructuración

dada al fondo.
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La clasificación consistirá en agrupar jerárquicamente los documentos de un fondo mediante

agregados o clases, desde los más amplios a los más específicos, de acuerdo con los
principios de procedencia y orden original.

La instalación de cajas, legajos y libros puede hacerse según dos métodos:

1. Consiste en reconstruir el cuadro de clasificación en el depósito, estableciendo espacios
reservados para las secciones, subsecciones, series, etc.
2. El sistema de numeración continua, el más indicado para todo archivo en crecimiento,
numera las unidades de instalación mediante dígitos arábigos desde el uno en adelante.

4.8.3.2 Archivo digital

La principal estructura que se utiliza para almacenar los datos en dispositivos de
almacenamiento son los ficheros electrónicos, cuya organización se basa en la de los ficheros
manuales.

Un fichero es un conjunto de información sobre un mismo tema y organizada de forma que

permita el acceso. Se compone de registros. Existen dos clases de ficheros:

1) Permanentes: son los que contienen información relevante para el proceso. Existen tres
clases de ficheros permanentes:
- Fichero maestro: contiene los datos indispensables para el funcionamiento de una aplicación
determinada y muestra el estado actual de la misma, por ejemplo, el catálogo de una
biblioteca. ejemplo, el catálogo de una biblioteca.
- Fichero constante: contiene un tipo de datos de carácter fijo, por ejemplo, un fichero que
contuviese un alista de autoridades.
- Fichero histórico: es el fichero donde van los registros eliminados del fichero maestro.

2) Temporales: contienen información relevante para determinado programa, pero no para la

aplicación en su conjunto. Sus datos proceden de los ficheros permanentes, como por
ejemplo: una consulta. Existen dos tipos de ficheros temporales:
- Intermedios: son los que almacenan resultados de un programa que han de ser utilizados
por otro programa en una misma aplicación.
- De resultados, en los que se almacenan ficheros elaborados que se destinan a un
dispositivo de salida (impresora...etc.)

Operaciones con un fichero

- Creación: consiste en definir su estructura (campos, longitud de los campos, clave...).
- Actualización: Consiste en tres operaciones:
- Inserción de registros: Introducir los datos correspondientes.
- Borrado: Suprimir uno o varios registros.
- Modificación: Cambiar la información correspondiente a uno o varios registros.
- Consulta: Cualquier acceso a uno o varios registros para conocer su información o tratarla.

Organización de un fichero.

Existen tres tipos de organizaciones de ficheros:

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a) Secuencial:
- Los registros están grabados en orden y deben ser leídos en ese mismo orden. Para leer un
registro hay que pasar por los anteriores.
- Solo pueden añadirse registros al final del fichero. No permite la inserción de registros en un
punto cualquiera.
- La modificación de información, solo puede efectuarse si la nueva información no excede de
la longitud del registro.
- El borrado es lógico y consiste en una marca que el programa le pone a ese registro, para
que cuando el programa vaya a leerlo, lo ignore saltando al registro siguiente. No se borra
físicamente el registro.

b) Secuencial Indexado:
- La grabación del registro es igual que en el anterior (secuencialmente).
- La lectura, se hace a través de un índice. El índice, recoge todas las claves de los registros,
y asociados a esta clave, la dirección que tiene el registro en el fichero. De esta forma, no hay
que leer todos los registros uno por uno hasta llegar a la información que nos interesa, sino
que lee el disco por sectores.

c) Aleatoria o directa:
- Este tipo de fichero solo es posible en soportes direccionables (discos).
- Para poder acceder a estos ficheros, al crearlos se genera automáticamente su dirección en
el disco, accediéndose por lo tanto a través de un índice que se genera automáticamente.
- El borrado puede ser tanto físico como lógico.
- La inserción se puede realizar en cualquier parte del fichero.