MODULO ADMINISTRACIÓN

DOCUMENTAL Y TÉCNICAS DE
OFICINA

6 de agosto a 30 de Septiembre
Observa el siguiente video y toma nota de
sus ideas principales

https://www.youtube.com/watch?v=dD4Z1So
V2SQ&ab_channel=felipecordova
 Etapa 1 Control del archivo
Es muy importante tener el control del total de los archivos, realizar
seguimiento de los registros, inventarios, catálogos y series, que son
producto de la actividad cotidiana de la entidad, institución o empresa,
en el desarrollo del ciclo de vida de la documentación de acuerdo a su
utilidad.
Los archivos deben estar organizados en orden cronológico, según su
utilidad y fecha de producción y cada expediente debe contar con su respectiva
hoja de control en la cual se consigna la información básica de cada expediente
documental, esta debe tener el nombre o tipo de documento, fecha y el orden
ascendente en el que están organizados en la carpeta para irlo actualizando
cada vez que se agregan nuevos documentos.
 La Gestión Documental en Colombia es regida por:

La oficina de Control Interno, Programa de Auditoria y Control y

Grupo de Archivo y Gestión Documental. A continuación, se
pasará a describir cada uno de ellos y su papel dentro del Sistema
de Gestión de Archivos.
Conceptualización:

Realiza en el
cuaderno el mapa
mental que muestra
la gestión realizada
por el archivo
general de la nación.
 2. Programa de Auditoría y Control

Es un sistema establecido que tiene por fin implementar procesos de evaluación y

control en la gestión documental de la organización, entidad o empresa. Su objetivo
es verificar y evaluar todas aquellas actividades propuestas por el PGD basado en la
normatividad archivística. Este tipo de mecanismos permiten verificar el PGD, en
aspectos como su conformidad, avances o cumplimiento. A partir de estos datos, se
pueden tomar decisiones, recomendaciones e iniciativas que permitan la mejora y
efectividad del sistema.
 Beneficios que ofrece el programa de Auditoría y Control

✓ Implementar una política de gestión documental institucional.

✓ Alcanzar los objetivos y metas establecidos en el PGD.
✓ Obtener eficiencia, eficacia y transparencia en los procesos de gestión
documental. ✓ Cumplir la normativa nacional en materia archivística.
✓ Identificar y disminuir riesgos al interior del proceso de Gestión Documental de
la organización, entidad o empresa.
✓ Cuidar la documentación y que sirva de evidencia en los procesos
institucionales y la toma de decisiones.
✓ Difundir un uso apropiado de los instrumentos, y herramientas archivísticas.
✓ Actualizar los mecanismos archivísticos.
✓ Controlar las etapas del ciclo de vida documental.
 3. Grupo de Archivo y Gestión Documental
Fue propuesto dentro de las políticas y planes institucionales
desarrolladas por la legislación colombiana en el Plan Archivístico
Integral. Su fin es ser complementario al Programa de Gestión
Documental y demás disposiciones de ley, pensando en la
correspondencia de la administración de las comunicaciones oficiales,
archivos y bibliotecas.
De manera que este grupo realiza una serie de acciones, tareas
administrativas y técnicas a implementar en la organización,
conservación, preservación y transferencia en los programas de gestión
6 DIPLOMADO VIRTUAL EN GESTIÓN DE DOCUMENTOS Y ARCHIVOS
documental.
 Funciones de archivo y gestión documental

• Administrar y controlar los procedimientos de recepción, distribución,

clasificación, conservación, análisis de la documentación, disposición final y
demás actividades relacionadas con la gestión documental de conformidad con
las normas establecidas.

• Atender las solicitudes de información que lleguen a la dependencia

• El seguimiento de la aplicación a las Tablas de Retención Documental.

 3. Grupo de Archivo y Gestión Documental
Su fin es ser complementario al Programa de Gestión Documental y demás
disposiciones de ley, pensando en la correspondencia de la administración de
las comunicaciones oficiales, archivos y bibliotecas. De manera que este grupo
realiza una serie de acciones, tareas administrativas y técnicas a implementar
en la organización, conservación, preservación y transferencia en los
programas de gestión.
Aprendamos
Actividad practica:
Imagina que trabajas en la parte administrativa de un contact center y debes realizar a mano o en el pc una hoja de control, teniendo en
cuenta el formato observado en la diapositiva anterior y con la siguiente información:
Para el encabezado:
Empresa EMTELCO
Sub contratista UNE telecomunicaciones
Sede Medellín – Antioquia

Código serie y sub serie: 2020 -2 - 21

Dependencia: Contratación
Identificación del expediente: Contratos laborales de empresas temporales por prestación de servicios EMTECO.

Fecha tipo de documento Folio

10/05/2018 Contrato laboral Armando Mendosa Orozco F321
18/11/2020 Contrato laboral Giovanny Alberto Pérez Rojas F324
10/08/2001 Contrato laboral Fernando Mosquera Montero F326
05/07/2017 Contrato laboral Alejandro Giraldo Ramírez F322
12/04/2022 Contrato laboral Cindy Gabriela Vélez Rojas F326
15/06/2005 Contrato laboral Juna José Cuartas Fernández F324
10/02/2010 Contrato laboral Alexandra Otavalo Tamayo F320
07/05/2008 Contrato laboral Cristina Gómez Hurtado F325
14/01/2011 Contrato laboral Anderson Martínez Llano F327
22/06/2014 Contrato laboral Maria Elsy Jiménez Romero F329
Investiga la estructura de control de los documentos y
elabora un mapa conceptual con esta información.