La metodología para la creación e innovación de las estructuras

organizacionales.

La metodología es la ciencia (o técnica) que utilizamos para realizar esa indagación

de manera eficaz y conseguir los resultados deseados, con ella obtenemos la
estrategia a seguir en el proceso de investigación.

Cuando se busca la creación de una estructura organizacional dentro de la

empresa son varios los aspectos que se deben tomar en cuenta, como lo son los
modelos a implementar (modelos mecánico y orgánico). Dependiendo del tipo de
empresa y del entorno en el que se encuentre la misma, es el modelo que se debe
aplicar, un modelo mecánico se debe implementar en entornos estables, una de las
características fundamentales es que no se consideran a las personas como tales,
sino como piezas que encajan perfectamente y trabajan en coordinación y sinergia.
De la misma forma se observó que para entornos cambiantes y turbulentos es
necesario aplicar el modelo orgánico, en donde existe una relación informal y en
donde usualmente los encargados consultan a los subordinados en cuanto a toma
de decisiones.

Cuando se habla del ambiente de la empresa, se debe de tomar en cuenta el

entorno de la empresa, muchas de las veces la competencia nos lleva a tomar
decisiones de cambio que pueden servir para la mejora continua.

Para la creación de una estructura organizacional es necesario implementar el

modelo que más se adapte, sin antes haber analizado el tamaño de la organización,
la tecnología y el ambiente, es necesario aplicar sistemas de gestión de calidad así
como también la innovación; al tener productos o al dar un servicio de buena calidad
e innovador estaremos estandarizando nuestros sistemas y fortaleciendo nuestra
organización y de esta forma lograremos una organización productiva, competitiva
y de constante crecimiento.
En esta fase las acciones de formación y motivación de los implicados en el nuevo
concepto de archivos de gestión deben completarse con una adecuada
comunicación de los beneficios a obtener por el sistema. Este proceso requiere una
estrecha colaboración entre los directivos organizativos de la empresa, los técnicos
informáticos y el personal seleccionado para llevar adelante la creación de los
archivos.

Plan de actuación
Elaboración de los procedimientos de trabajo y asignar responsabilidades en
materia de gestión archivística.
1. Establecimiento de una política adecuada de comunicación de
objetivos del proyecto y de formación.

2. Periodificar el proceso de implantación: planificar el día a día y tomar

decisiones respecto a la documentación patrimonial de la empresa.

Para la organización de los documentos de una oficina todas las partes implicadas
deben estar convencidas de la necesidad y un aspecto que requiere especial
atención es la organización de los documentos de apoyo informativo, los cuales se
deben organizar considerando la función que cumplen, su instalación ha de ser
cómoda y accesible.

Interrelación entre las fases y etapas con enfoque sistémico integral

El enfoque sistémico aplicado al estudio de las organizaciones plantea una visión
inter, multi y transdisciplinaria que le ayuda a analizar a la organización de manera
integral permitiéndole identificar y comprender con mayor claridad y profundidad los
problemas organizacionales, sus múltiples causas y consecuencias.
Por consiguiente, el archivo de gestión es visto como un subsistema del sistema
mayor, que es el Sistema Archivístico Institucional (SAI). Como se ha explicado en
varias literaturas que abordan la temática, en los archivos de gestión, corresponde
con la primera edad de los documentos, es donde se produce la formación de estos,
y se agrupa toda la documentación en trámite o sometida a una continua utilización
y consulta administrativa.
Se prevé que su organización sea a través fases y etapas, que se relacionan entre
sí, lo que permite un análisis detallado de la información contenida en los
documentos (Entrada), determinada por los procedimientos a realizar en plan de
actuación. Estos procedimientos no pueden ser aislados, la integración entre ellos
condiciona el desarrollo óptimo del archivo; una vez realizados y evaluados, se
obtiene un resultado que conlleva a la retroalimentación del sistema y por último la
recuperación de los documentos (Salida).
Con una visión optimista se enuncian algunos resultados o mejoras que trae consigo
la integración de la propuesta:
 Cada una de las acciones a ejecutar en las diferentes etapas permite el
desarrollo de los procesos de gestión documental, gestión de información y la
gestión del conocimiento, en estrecha relación con los elementos organizativos y
tecnológicos de la empresa.
 Permite la superación constante de los implicados en materia de archivos.
 Eleva la cultura organizacional de la empresa a través de la realización de
sistemas de capacitación.
 Aumento de los niveles de eficiencia en la gestión empresarial.

Conclusión.

La implementación de un sistema de gestión de archivos debe ser acorde a la

empresa en que se espera que actúe, debido a que debe seguir un plan o guía de
acción, donde se deben establecer las políticas adecuadas del proyecto y se debe
planificar lo que se va a desarrollar y registrar las decisiones tomadas que afectan
a la empresa, por esto todas las partes implicadas deben estar convencidas de la
necesidad que representa para la organización de acuerdo a la función que
cumplen.
El archivo de gestión puede ser visualizado como un sistema simple donde se
agrupa toda la documentación en trámite o empleada en consultas administrativas.
Siendo un sistema cuenta con fases y etapas que se relacionan entre si, parte de la
información contenida en la documentación, el análisis que se lleva a cabo, la
evaluación y una vez hecho se obtienen los resultados para realizar una
retroalimentación del sistema y recuperación de los documentos del archivo de
gestión.
La integración de un sistema de archivo de gestión trae consigo algunas ventajas
que podemos mencionar como el aumento de la eficiencia, eleva la cultura
organizacional y permite el desarrollo de procesos de gestión documental en la
organización.

Conclusion in english

The implementation of a file management system must be in accordance with the

company in which it is expected to act, because it must follow a plan or guide of
action, where the appropriate project policies must be established and what is to be
planned must be planned. will develop and record the decisions made that arise in
the company, for this reason all the parties involved must be convinced of the need
it represents for the organization according to the function it fulfills.

The management file can be visualized as a simple system where all the
documentation in process or used in administrative consultations is grouped. Being
a system, it has phases and stages that are intertwined, part of the information
contained in the documentation, the analysis that is related is carried out, the
evaluation and once done, the results are obtained to perform a feedback of the
system and recovery documents from the management file.

The integration of a management file system brings with it some advantages that we
can mention such as increased efficiency, raises the organizational culture and
allows the development of document management processes in the organization.