Evidencia de desempeño Foro temático: caso
empresarial
En la empresa “Los Guaduales” el gerente general no ha permitido elaborar el
Programa de Gestión Documental (PDG). Al responsable del archivo de la empresa,
se le ha pedido que explique al Gerente las razones por las cuales se debe permitir la
realización de este programa.
Al Aprendiz se le solicita la argumentación como mínimo de cinco razones.
Adicionalmente, que busque y socialice el enlace de un sitio en Internet donde se
expongan las pautas para la elaboración del Programa de Gestión Documental (PDG).
programa de gestión documental
pasos de la gestión documental en archivo
1. Planeación: Actividades administrativas que permiten la revisión y
valoración de la información, teniendo en cuenta el contexto legal, técnico
y funcional de la empresa. ...
2. Producción: ...
3. Gestión y trámite: ...
4. Organización: ...
5. Transferencia: ...
6. Disposición de documentos: ...
7. Preservación a largo plazo: ...
8. Valoración:
programa de gestión documental - Archivo General de la
Nación
www.archivogeneral.gov.co
El planteamiento de Programas de Gestión Documental le permite a la empresa
crecer por medio de la construcción de estrategias en pro del manejo de la
información. Programa de Gestión Documental, así se le llama al planteamiento de
estrategias, pasos y procesos que determinan el mejoramiento de la gestión y
administración de la información. La consolidación de este tipo de instrumentos le
permite a la empresa reconocer sus necesidades en el campo documental, ya que por
medio de una revisión interna se suplen los requerimientos en el manejo de la
información.
Hay que tener en cuenta que para llevar a cabo su creación se debe estar
sujeto a las normas vigentes, tales como:
Ley general de archivos 594 de 2000. Ley general de archivos. Título
V: Gestión de documentos. Artículo 21, Programas de gestión
documental. Las entidades públicas deberán elaborar programas de
gestión de documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas
tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán observarse los
principios y procesos archivísticos.
La importancia de los programas de gestión documental para ...
atsgestion.net › programas-gestion-documental
1.
El artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades públicas
deberán elaborar programas de gestión de documentos, pudiendo contemplar
el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya aplicación deberán
observarse los principios y procesos archivísticos
El Programa de Gestión Documental – PGD es el instrumento archivístico que le permite al
Archivo General de la Nación Jorge Palacios Preciado – AGN formular y documentar a corto,
mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos de la gestión documental,
encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la documentación
producida y recibida, desde su origen hasta su destino final, para facilitar su uso, conservación
y preservación.
Este instrumento archivístico establece la línea estratégica de los procesos de gestión
documental a ser ejecutados y controlados en un período cuatrienal, para asegurar la
integridad, disponibilidad, usabilidad, fiabilidad de los documentos como fuente de historia,
registro de conocimiento y de hechos que dan soporte a la continuidad de las actividades
misionales y obligaciones del AGN. Adicionalmente permite garantizar la articulación del
sistema de gestión documental con los demás sistemas de la entidad, afianzando los modelos
administrativos del estado para minimizar los esfuerzos y racionalizar los recursos.
El proceso de Gestión Documental se encuentra enmarcado en una serie de políticas y
lineamientos que son provistos por diferentes entidades, áreas y procesos
El PGD desarrolla sistemáticamente los ocho (8) procesos de gestión documental para el AGN:
planeación, producción, gestión y trámite, organización, transferencias, disposición,
preservación y valoración; detalla las actividades a ejecutarse en cada uno de estos procesos
cuatrienalmente en plazos planificados a corto (1 año), mediano (2años) y largo (3 y 4 años),
establece metas específicas, medibles y alcanzables, minimizando esfuerzos y racionalizando
recursos.
Que el artículo 21 de la Ley 594 de 2000, establece que las entidades
públicas deberán elaborar programas de gestión de documentos,
pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
aplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.
