PROCEDIMIENTO PARA LA

ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS

RESPONSABLES CARGO NOMBRE FECHA

Elaborado por: Asistente

Anahy Ramirez Risco
Calidad 01/09/2020

Gerente de
Revisado por: Producción Juan Carlos Pazo Pastor 02/09/2020

Gerente
Aprobado por: General 02/09/2020
Armando Yto Nakamoto
 Código: PROC-CA-05
PROCEDIMIENTO 01
Versión:
Fecha: 01/09/2020
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DOCUMENTOS Página: 2 de 7

1. OBJETIVO

Establecer los lineamientos estándares para la elaboración de la documentación que formará

parte del Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad Alimentaria

2. ALCANCE

Se aplica a los documentos internos y externos relacionados al sistema documentario del Sistema
de Gestión de Calidad e Inocuidad Alimentaria (incluidos en la REG-CA-01 Lista Maestra de
Documentos)

3. RESPONSABLES

El Asistente de Calidad es responsable de:

 Asignar el código correspondiente a cada nuevo registro o anexo que se diseñe, según la
estructura indicada en el presente documento.
 Asignar el código a los manuales y procedimientos que se elaboren, según la estructura
indicada en el presente procedimiento.
 Actualizar el código de registros o anexos cuando sea modificado
 Velar porque cada registro y anexo declarado en su unidad cuente con un código de
identidad.

4. DEFINICIONES

Para efectos del presente procedimiento se define:

a) Documento: Información y su medio de soporte.

b) Registro: Documentos donde se representa la información relacionada con actividades

desempeñadas o resultados obtenidos.

c) Procedimiento: Forma especificada para llevar a cabo una actividad o proceso.

d) Instructivos: Son documentos de trabajo que describen en detalle una actividad y que
complementan a los procedimientos. Puede ser folletos o instrucciones ilustrativas.

e) Cronograma: Representación gráfica de un conjunto de actividades establecidas en función al

tiempo.
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Fecha: 01/09/2020
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f) Copia Controlada: Todo documento que forma parte del Sistema de Gestión de la Calidad e
Inocuidad Alimentaria y que está incluido en la Lista Maestra de Documentos. Los
documentos del Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad Alimentaria no requieren
firmas, ni sellos de copias controladas.

5. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 GFSI Programa de Mercados Globales nivel Básico

 Reglamento sobre Vigilancia y Control Sanitario de Alimentos y Bebidas. D.S. 007-98-
SA.
 Código Internacional de Prácticas recomendado – Principios Generales de Higiene de
los Alimentos. CAC/RCP 1-1969, Rev. 4-2003.

6. DESARROLLO

6.1 Elaboración de documentos

Gerentes, jefes de área o responsables de proceso elaboran documento a ser incluido en

el Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad Alimentaria.

6.2. Revisión y aprobación de documentos

a) Todo documento nuevo del Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad Alimentaria

elaborado en cualquier área deberá ser revisado por el área de Calidad y aprobado por el
gerente, jefe de área o responsable del proceso.

b) Si el documento elaborado tiene observaciones, durante su revisión, será devuelto al

gerente o jefe del área respectiva para su corrección.

c) Cualquier cambio en los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad

Alimentaria deben ser revisados por los gerentes, jefes de área o responsables de
procesos, área de Calidad; y aprobados por los gerentes, jefes de área o responsables de
procesos.

d) Si los cambios en el documento revisado tienen observaciones, será devuelto al gerente o

jefe del área respectiva para su corrección.

e) En el caso de documentos digitales la aprobación se da colocando el nombre de los

responsables en los documentos.
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6.3. Formato de la documentación

Todo documento interno debe considerar los siguientes aspectos informativos:

 Nombre del documento.
 El código que identifica al documento.
La estructura se detalla a continuación:

Tipo de Documento Proceso/Área

MAN Manual CA Calidad

PROD Producción
PROC Procedimiento
ALM Almacén
REG Registro

INS Instructivo COM Compras

CRO Cronograma
POL Política

 El número de la versión.
 Fecha de vigencia
 El número correspondiente de página y el número total de ellas. (A partir de la página 02)
 El nombre y cargo de la persona que elaboró el documento, y la firma.
 El nombre y cargo de la persona que revisó el documento, y la firma.
 El nombre y cargo de la persona que aprobó el documento y la firma.

La estructura del contenido de un procedimiento documentado debe tener la siguiente

estructura:

1. Objetivo
2. Alcance
3. Definiciones
4. Documentos de referencia
5. Responsabilidades
6. Desarrollo
7. Registros
8. Anexos
9. Control de cambios
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La descripción de los puntos de la estructura de los documentos se explica a continuación:

Denominación Descripción
Objetivo Logro que se espera alcanzar por medio del documento y el beneficio de su
aplicación correcta.
Alcance Ámbito de aplicación del documento (áreas, materiales, proceso, etc.)
Definiciones Significado de palabras que se utilizan en la redacción del documento,
imprescindibles para facilitar la comprensión y ejecución del mismo.
Documentos de Relación de documentos que contiene antecedentes del documento o
referencia información complementaria.
Responsabilidades Responsables de implementar, supervisar, verificar el cumplimiento de lo
establecido en el documento.
Responsables directos del proceso.
Desarrollo Se describe la naturaleza del proceso, la secuencia de actividades que se
deben ejecutar para cumplir el objetivo, se detalla los actos o etapas
llevadas a cabo, las funciones relacionadas, documentos asociados y
resultado esperado.
Registros Se indican los formatos a emplearse para registrar los datos generados con
el desarrollo del documento.
Anexos En caso se quiera adicionar alguna información adicional para la mejor
comprensión del documento.
Control de cambios En caso se realice alguna modificación en se registrará el número, fecha de
aprobación y la descripción del cambio.

Si alguno de los puntos no se requiere en la redacción del documento, se escribe la frase “No
aplica”.

El área de Calidad es el responsable de que la emisión del documento original, que sea
legible, con la debida nitidez, así como al disponer las copias a los usuarios.

Las modificaciones realizadas a los documentos quedan registradas en la al final del

documento en el punto número 09 (excepto registros, instructivos y cronogramas)

6.4. Distribución

Los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad e Inocuidad Alimentaria se distribuyen

a través de la carpeta denominada: DOCUMENTOS SGCIA.

Calidad es encargado de realizar la difusión al responsable de área/ proceso que un nuevo

documento se ha elaborado y modificado.
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El gerente o jefe de área es el responsable de capacitar, al área, en el documento nuevo o la

nueva versión de documento.

6.5. Vigencia

Una vez realizada la aprobación del documento entre las gerencias y jefaturas respectivas,
entrará en vigencia a partir de esta fecha.

Todo documento del sistema de gestión de la calidad que sea revisado y modificado deberá
actualizar su versión.

6.6. Modificación

Por ningún motivo un documento podrá ser cambiado o modificado, borrado o tachado, sin
la debida gestión de cambio de documento.
Cuando se requiera el cambio de un documento, ya sea porque el procedimiento ha sido
modificado o ya se considera obsoleto, el encargado de la actividad debe solicitar el cambio
a realizar en el documento a su jefe inmediato. Asimismo, la gerencia o jefatura respectiva
canalizará el cambio de documento al área de Calidad.

Si al cabo de un año de haber entrado en vigencia el documento no ha sufrido

modificaciones, este debe pasar a revisión y aprobación para asegurar su adecuación a las
actividades que se realizan.

El área de Calidad registrará las modificaciones en el punto número 09 para cada

documento, incluyendo un breve resumen de la modificación.

6.7. Actualización de Documentos

Cuando se aprueba un nuevo documento o se actualiza su versión, el área de Calidad,

elimina las versiones obsoletas del documento (versión anterior) para su destrucción
inmediata y se entrega la nueva versión del documento.
Asimismo, se encargará de almacenar las versiones obsoletas en caso se requiera consulta
estos documentos por algunas de las áreas.
En el caso de documentos digitales se conserva dentro de una carpeta denominado
“OBSOLETO”

6.9. Conservación
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Todo documento debe ser conservado en forma legible e identificable.

Los documentos serán almacenados en el período de dos años en el lugar designado para
su conservación. Luego pasará a su destrucción.

6.10. Archivo

Los documentos digitales se almacenarán en carpetas según el tipo de documentos.

Asimismo, estos archivos no podrán ser modificados ni eliminados de dichas carpetas. Las
carpetas son de administración del área de Calidad En el caso de documentos físicos,
deberán ser archivados con facilidad para el retiro o cambio de las hojas. (Caso registros o
manuales externos).

7. REGISTRO

 REG-CA-01 Lista Maestra de Documentos

8. ANEXO

No aplica.

9. CONTROL DE CAMBIOS

Descripción del cambio

Versión Fecha de
Nº aprobación Texto
01 02/09/2020 Elaboración del documento.