CÓDIGO:PE-PR-11

PROCEDIMIENTO CONTROL DE LA VERSIÓN: 1

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1. OBJETIVO

Establecer las directrices para la elaboración y control de los documentos del Sistema Integrado de
Gestión HSEQ de LM AGRAGADOS Y CONSTRUCCIONES S.A.S.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para la generación de todos los documentos que conforman el sistema
integral de gestión.

3. DEFINICIONES

 Documento: Información y su medio de soporte puede ser papel, disco magnético o

fotografía.
 Documento externo: Son los documentos suministrados por entes o personas externas a la
empresa, por ejemplo, puede ser por un cliente, un proveedor, la entidad de certificación, entes
organizacionales, entre otros.
 Documento Obsoleto: Documento que contiene información desactualizada por lo cual se
prohíbe su uso.
 Fecha de emisión: Indica la fecha en que el documento empieza a regir, después de su
revisión y aprobación. La fecha se cambia cada vez que se modifica o se actualiza el
documento.
 Formato: Documento que obedece a un patrón determinado y es útil para registrar datos e
información en general.
 Instructivo: Documento que detalla minuciosamente la manera de realizar una operación.
 Aplicabilidad: Requisitos de las normas que le aplican a la actividad de la empresa.
 Procedimientos: Recopilación de procedimientos que conforman el sistema integrado de
gestión. Forma especificada para llevar a cabo una actividad o un proceso.
 Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas. Esta información o datos son recopilados a través de los formatos.
 Versión: estado de revisión actual de un documento; número que identifica la cantidad de
cambios que ha sufrido un documento.
 Elaboración: Los documentos deben ser elaborados por el dueño del proceso con la asesoría
del coordinador HSEQ.
 Revisión: Toda la documentación controlada del Sistema de Gestión debe ser revisada por el
coordinador QHSE, quien además está en la obligación de verificar la viabilidad y funcionalidad
de los documentos y los cambios generados.
 Aprobación: La documentación debe ser aprobada por el Representante Legal o quien éste
delegue para tal fin.
 Información Documentada: Que una organización tiene que controlar y mantener la
información necesaria de fácil acceso, la cual puede está en cualquier medio o formato.
 Acción Correctiva: eliminar la causa de una no conformidad, para que no vuelva a repetirse.
 Trazabilidad: Capacidad para seguir el histórico, la aplicación o la localización de un
documento.
 Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se ha
cumplido los requisitos exigidos.

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4. RESPONSABILIDADES

 Coordinador HSEQ: De vigilar que todas las Áreas creadas dentro de la empresa cumplan
con el procedimiento descrito, mantener actualizado los cambios que puedan surgir en la
información documentada, prevenir el uso de documentos obsoletos en los puestos de trabajo.

 Gerencia: Designar los recursos necesarios para la implementar, mantener el control de la

información documentada.

 Líder del Proceso: Responsable de reportar todo cambio de versión de los documentos a su
cargo y hacer observaciones de mejora.

5. ACTIVIDADES

5.1 Estructura de la documentación del Sistema Integrado de Gestión

El Sistema Integrado de Gestión está compuesto por la siguiente documentación:

1. Manuales
2. Procedimientos.
3. Instructivos
4. Planes
5. Programas
6. Caracterizaciones.

5.2 Estructura de la Documentación

Los documentos estarán compuestos por un encabezado y un pie de página.

5.2.1 Encabezado

El encabezado debe ir en todas las páginas que componen el documento

CÓDIGO: XXX-XX-0X
VERSIÓN: X
NOMBRE DEL DOCUMENTO
FECHA: XX-XX-20XX
PÁGINA: X DE XX

Casillas:

1. Logotipo de la empresa
2. Nombre del documento
3. Código del documento según lo establecido en el presente documento
4. Numeración Versión iniciando en 001
5. Fecha de emisión del documento (dd/mm/aa)
6. Página 1 de N

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5.2.2 Control de Aprobación del documento

Reviso: Aprobó:

Coordinador HSEQ Representante Legal

XXXXXXXXXXXX XXXXX XXX Maritza Katherine Muñoz
Firma: Firma:

Los formatos se dan por aprobados con la fecha que lleva en su encabezado, y en el Listado
Control Documental PE-LT-01.

5.2.3 Tabla Control de cambios

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
10-01-2020 Creación del Documento 01

La tabla control de cambios se ubica también al Final del documento del documento.

5.2.4 Pie de Página

NOTA: Este pie de página en el cual se especifica los datos de la empresa como lo son la dirección,
teléfonos, pagina web y correos es para Documentos, procedimientos y para los formatos.

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5.3 Codificación

La codificación del sistema integrado de gestión está compuesta por tres campos como se designa a
continuación:

PROCESO + TIPO DE DOCUMENTO + CONSECUTIVO

Ejemplo:

AAA - BB - 00

Número Consecutivo de los documentos del proceso

Tipo de documento

Proceso que genera el documento

Los códigos asignados para cada proceso y tipo de documento son:

PROCESO TIPO DE DOCUMENTO

PE PLANIFICACION ESTRATEGICA MA Manual.
GC GESTION DE COMPRAS PR Procedimiento.
RH RECURSOS HUMANOS IN Instructivo.
MANTENIMIENTO
MI FO Formato.
INFRAESTRUCTURA
PGO PROCESO GESTIÓN OPERATIVA CR Caracterización
HSEQ GESTIÓN HSEQ PL Planes
PROCESO CONSTRUCCION DE
POC PG Programas
OBRAS CIVILES
Políticas y elementos de
POL
Direccionamiento
MT Matriz

5.4 Alcance del Sistema de Gestión Integrado.

LM AGRAGADOS Y CONSTRUCCIONES S.A.S., define su alcance en otro documento y le asigna

este código PE-POL-09 ALCANCE DEL SGI HSEQ. Teniendo en cuenta Cuestiones internas y
externas, req partes interesadas, productos y servicios a prestar por la empresa, donde deja claro los
ítems a los cuales la empresa le da aplicabilidad.

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5.5 Contenido de los documentos del SGI

Procedimiento

Caracterizacio

Documentos
Programas
Instructivo
Manuales

Planes

Guías

Otros
nes
NOMBRE DEL DOCUMETNO

Encabezado A A A A A A A OP
Objetivo A A A A A A A OP
N/ A A A A OP A OP
Alcance
A
N/ A OP A N/A OP A OP
Definiciones
A
Responsabilidades A A A OP A OP A OP
N/ A A A A A A OP
Actividades
A
Marco Legal o Teórico A A OP A N/A A N/A OP
Aprobación del documento A A A A N/A A A OP

Convenciones:
A: Aplica N: No Aplica OP: Opcional

5.6 Otros documentos del sistema integrado de gestión

Algunos documentos del sistema Gestión Integrado, los contratos, órdenes de prestación de
servicios, documentos de los clientes, fichas técnicas, publicaciones, hojas de seguridad, entre otros
similares, son de presentación libre, sin estructura, pero deben ser controlados en un listado maestro
respectivo.

5.7 Elaboración, actualización y anulación de documentos

La elaboración, modificación, actualización y/o anulación de la información documentada, elaborada a

través del dueño del proceso que lo requiere y es entregado al Coordinador HSEQ, quien evalúa su
viabilidad y funcionalidad.

5.8 Revisión de la documentación

La revisión documental es realizada por el Coordinador HSEQ quien verifica si la información

documentada está estructurada bajo los lineamientos de este procedimiento, cumple con la realidad y
si es aplicable.

5.9 Aprobación de la documentación

Los procedimientos, guías, planes, instructivos y otros documentos del SGI HSEQ son aprobados por
el Representante Legal o la persona que el delegue, quien verifica que el documento se direccione
hacia el cumplimiento de las políticas y objetivos integrales de la empresa o cumpla con los requisitos

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y expectativas de nuestros clientes y sea adecuado su uso a la realidad de la actividad de la empresa

y si está de acuerdo coloca su firma al inicio del documento. En cuanto a los formatos se dan por
aprobados con la fecha que lleva en el encabezado.

5.10 Entrega de documentos

Pueden estar disponibles en medio digital o físico, y se encuentran controlados por el Coordinador
HSEQ.

5.11 Control de documentos Digitales.

Los documentos del SGI HSEQ se encuentran en Digital, son responsabilidad primero que todo del
Coordinador HSEQ, y de los líderes de cada proceso cuando se les entrega información
documentada de su proceso o actividades.

El computador del Coordinador HSEQ, se encuentra la información documentada de la empresa o

SGI HSEQ, la cual también se almacenan en un servidor virtual Dropbox o drive, el cual está
protegido con contraseña que solo tiene acceso la alta dirección de la empresa, el Coordinador HSEQ
y los líderes de procesos que tengan acceso.

Para enviar información al cliente o entes certificadores se hace en PDF, de manera que no sea
alterada fácilmente.

5.12 Control de documentos en Físico.

Cuando estos documentos estén en físico ya sean procedimientos o formatos, si estos documentos
salen de la empresa deben ser controlados a través de con un sello de “COPIA CONTROLADA” en
la primera hoja de cada documento y en otras o todas del mismo. Estos documentos no pueden ser
retirados de la empresa sin previa aprobación del Representante Legal o del coordinador HSEQ.

5.12.1 Documentos y Registros Vigentes

Todos los documentos y registros vigentes se encuentran bajo la responsabilidad del Coordinador
HSEQ y son controlados en Matriz de Control Documental PE-MT-03.

5.12.2 Documentos obsoletos

Para evitar el uso de documentos obsoletos, el coordinador HSEQ, al momento de realizar un cambio
de versión a un documento comunicará al líder del proceso, y junto con él recogen y destruyen todas
las copias del documento tanto físicas como digitales, al igual que el original, el cual es reemplazado
por el documento con la última versión y posteriormente es actualizado en Matriz de Control
Documental PE-MT-03

5.12.3 Documentos de origen externo

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Todos los documentos de origen externo como normas, manuales de fabricantes, entre otros, están
bajo la responsabilidad del Coordinador HSEQ, y deben ser controlados a través del Matriz de
Control Documental PE-MT-03

5.12.4 Documentos usados en Consorcios o Uniones Temporales o de propiedad del

cliente

Los documentos bajo cualquier denominación (Instructivos, manuales, procedimientos, etc) o

formatos, que por efecto de la ejecución de actividades nuevas o no, incluidas dentro los contratos
desarrollados bajo los parámetros de Uniones Temporales, Consorcios u otra figura similar, podrán
ser usados los propios de la empresa y de nuestro Sistema de Gestión Integral, o los de otra u otras
de las empresas consorciadas, o se pueden diseñar nuevos que deben como mínimo contener el
Logo del Consorcio, UT, o empresas que lo conforman, o figura similar, y no será necesario
codificarlos de acuerdo a los lineamientos del presente documento, pero si será necesario
controlarlos desde el Matriz de Control Documental PE-MT-03 con su nombre y como documentos
internos; de igual forma y de acuerdo a las necesidades de cada proyecto, se puede hacer uso
simultáneo de los documentos y formatos de las empresas consorciadas o en unión temporal, y los
nuevos diseñados, siempre y cuando esto no afecte ni el desarrollo del contrato, ni incida en la
calidad final de la prestación del servicio, en la transgresión de un requisito normativo o legal, o en los
requisitos del cliente; por otra parte todos los documentos o formatos propios del cliente y que son de
uso requerido por el mismo en el desarrollo del proyecto.

5.13 Control de Cambios

Al final de cada documento tipo procedimiento, programas, instructivos, se encuentra el control de

cambios, allí se plasma el último cambio realizado al documento.

5.14 Manejo de Registros

Los registros corresponden a información contenida en papel o medios electrónicos referentes al

desarrollo o resultados alcanzados en los procesos y actividades del Sistema de Gestión Integrado de
la empresa.

La generación y conservación de los registros tiene como objetivo demostrar el control de la

información que tiene la empresa, así como el de proporcionar evidencia objetiva de actividades y
procesos del Sistema de Gestión Integrado.

Todos los registros del Sistema de Gestión Integrado de la Empresa cumplen con las siguientes
etapas:

5.14.1. Identificación

Los registros generados en la implementación del Sistema de Gestión Integrado, tienen la estructura
mencionada en este procedimiento en su encabezado y se pueden identificar con sus nombres o
códigos.

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5.14.2. Legibilidad

Todos los registros del Sistema de gestión Integral, deben ser legibles, claros en su escritura, además
deben cumplir con los siguientes parámetros:

• Letra entendible.
• No deben ser diligenciados a lápiz.
• No se debe alterar la información.

5.14.3. Almacenamiento y Protección

Para almacenar y conservar los registros del Sistema de Gestión Integral, se tienen en cuenta los
siguientes aspectos:

 Se almacenan en A-Z, carpetas, folders y medios digitales.

 Se utilizan lugares secos y libres de humedad.
 Se guardan en bibliotecas, escritorios, cajas debidamente marcadas.
 No se deben retirar de las Instalaciones de la Empresa sin autorización.
 Se solicita autorización al responsable de la información para utilizarlos.
 Se almacenan en equipos de cómputo, en nubes virtuales de almacenamiento y en backups.

5.14.4. Recuperación

Las carpetas que contienen registros se organizan según criterio del responsable de la información,
puede ser por:

 Orden alfabético según su nombre o apellido.

 Orden numérico.
 Orden Cronológico.
 Por zona geográfica.
 Por Departamentos.
 Por actividad.
 Por Proyecto
 Por clientes.

5.14.5. Tiempo de retención

Es el tiempo en el cual va a estar almacenado el documento o registro se hace teniendo en cuenta

Matriz de Control Documental PE-MT-03

5.14.6. Disposición final de los documentos y registros

En cada uno de los documentos o registros del Sistema de Gestión Integrado en la parte de
“Disposición Final” se define qué hacer con ellos al finalizar el tiempo de retención, por lo cual se
procede según lo descrito en Matriz de Control Documental PE-MT-03

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5.13.7 Control de cambios en formatos

Para controlar los cambios de las versiones de los formatos, es necesario describir el cambio al
finalizar en Matriz de Control Documental PE-MT-03 en la columna asignada para tal fin y se
evidenciara con la modificación de versión que se encuentra ubicada en el encabezado del mismo y
la respectiva actualización en Matriz de Control Documental PE-MT-03

Reviso: Aprobó:

Coordinador HSEQ Gerente

María Eugenia Zambrano Maritza Katherine Muñoz
Firma: Firma:

CONTROL DE CAMBIOS
FECHA DESCRIPCIÓN DEL CAMBIO VERSIÓN
10-01-2020 Creación del Documento 01

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