PROCEDIMIENTO CÓDIGO: PR-QU-01

FECHA: FEBRERO DE 2021

CONTROL DE DOCUMENTOS Y VERSIÓN: 05 PÁGINA 1 DE 8
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1. OBJETIVO

Establecer la estructura de la documentación y garantizar el control sistemático de las

modificaciones, revisiones, aprobaciones y retiro de los documentos y control de
registros del Sistema de Gestión de Calidad y SGSST.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos internos y externos del Sistema de
Gestión de Calidad y SGSST y va desde la solicitud de creación, modificación o eliminación de
un documento, su creación o actualización hasta la implementación y distribución del mismo
para el caso de los documentos internos.

Para el caso de documentos externos, este procedimiento aplica desde la identificación hasta
su actualización y distribución.

3. DEFINICIONES

3.1. Documentos Internos: Documentos que proporcionan información interna, objetiva y

consistente de la organización o del Sistema de Gestión de Calidad. Los documentos internos a
controlar son los siguientes: Manual de Calidad, Caracterizaciones, Procedimientos,
Instructivos, Formatos, entre otros.

3.2. Documentos externos: Son los documentos que no se generan en la compañía y que se
requieren como soporte en la ejecución de los diferentes Procesos. Por ejemplo: Las listas de
precios de los Proveedores de repuestos que han sido enviadas ya sea físicamente o por correo
electrónico (digital), las fichas técnicas en CD y las especificaciones de producto. Estos son
suministrados por entes o personas externas a la empresa. Por ejemplo: Clientes, Proveedores,
entidad de certificación, entre otros.

3.3. Documentos Obsoletos: Documentos que presentan información antigua o en desuso por
parte de la organización o el Sistema de Gestión de Calidad.

3.4. Sistema de calidad: La estructura organizacional, los procedimientos, los procesos

y los recursos necesarios para implementar la administración de la calidad.

3.5. Manual de Calidad: Es un documento que enuncia la política de calidad y que

describe el sistema de calidad en la organización.
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3.6. Caracterización de Procesos: Documento que especifica las entradas, las

actividades y las salidas de un proceso.

3.7. Procedimiento: Manera especificada de realizar una actividad. Secuencia de

pasos para realizar una actividad de rutina.

3.8. Ficha Técnica: Documento que indica los parámetros y las demás condiciones
técnicas bajo las cuales se debe utilizar un producto o equipo.

3.9. Instructivo: Es un documento que explica cómo se debe de realizar una tarea con
un alto nivel de detalle.

4. ACTIVIDADES

4.1. ELABORACION DE DOCUMENTOS

Una vez detectada la necesidad de crear o modificar un documento por parte de un

proceso determinado, se desarrollan los siguientes pasos:
a) El usuario interesado elabora el borrador del documento.
b) El usuario interesado valida el documento para asegurarse que funciona
correctamente. En caso de no aprobarse por la Gerente General el documento durante
la validación, el encargado de Calidad, debe revisarlo y corregirlo hasta determinar que
el documento es el requerido.
c) La aprobación de los documentos antes de su emisión estará a cargo del Gerente
General.
d) Si el documento es aprobado, el usuario interesado informará al encargado de
Calidad para su elaboración.
e) Durante la fase de elaboración llevada a cabo por el encargado de Calidad, se
deben tener en cuenta aspectos tales como:

Debe haber claridad, precisión y coherencia en su redacción, tener interpretación única,

con uniformidad en la terminología y la redacción, utilizando un sólo término para un
mismo concepto.

4.2 PRESENTACION DE DOCUMENTOS

Los documentos del SGC y SGSST están conformados por uno o varios de los
elementos que se describen a continuación:
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4.2.1 ENCABEZADO.

El encabezado debe cumplir con la siguiente tabla 1:

TIPO DE DOCUMENTO CODIGO:

LOGO F. ELABORACION:
TITULO DEL DOCUMENTO
VERSION: PAGINA:
LOGO DE LA ORGANIZACIÓN

TIPO DE DOCUMENTO
Los diferentes tipos de documentos son, procedimiento, registro, matriz, ficha
técnica, caracterización, instructivos y demás documentos.

CODIGO
Para la estructura de codificación de los documentos internos se utiliza un código
de acuerdo con el proceso, tipo de documento y consecutivo así:

Proceso – Tipo de documento - Consecutivo

GF: GESTION GENERAL Y FINANCIERA PR: PROCEDIMIENTO

MN: GESTIÓN DE MANUFACTURA FO: FORMATO
MV: GESTIÓN DE MERCADEO Y VENTAS DO: DOCUMENTO
CA: GESTIÓN DE COMPRAS Y ALMACÉN MA: MATRIZ
GH: PROCESO DE GESTIÓN HUMANA FT: FICHA TECNICA
ST: PROCESO DE SST CR: CARACTERIZACION
QU: SGC Y MEJORA CONTINUA IN: INSTRUCTIVO

FECHA DE ELABORACION (MM. AA)

Fecha en la cual se emite o modifica el documento.

VERSION DEL DOCUMENTO

Numero de cambios que ha tenido el documento

PAGINA
Cantidad de paginas que contiene el documento.
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4.2.2 ESTRUCTURA Y CONTENIDO DE LOS DOCUMENTOS.

Solo los procedimientos deben tener el siguiente cuerpo o los siguientes ítems:

• OBJETIVO
Describe la finalidad del documento. Precisa los aspectos que trata el
documento y amplía la información del título del documento.
• ALCANCE
Establece la cobertura y los límites de aplicabilidad del documento.
• DEFINICIONES
Relaciona los términos y las definiciones necesarias para la comprensión
del documento.
• ACTIVIDADES
Relaciona las actividades a realizar en el proceso.
• DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS
Relación de documentos internos o externos que sirven de consulta o
permiten ampliar información sobre el documento.
• ELABORACIÓN, REVISIÓN Y APROBACIÓN
Presenta la firma, el nombre y el cargo de quien elabora, revisa y aprueba el
documento.

4.3 CONTROL DE DOCUMENTOS INTERNOS

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE

Identificar la necesidad de elaborar, modificar o eliminar
1 Solicitante
algún documento en el SGC o SGSST
Realizar solicitud de cambio mediante el formato FO-QU-21,
2 Solicitante
correo electrónico u otro medio.
3 Evaluar la solicitud presentada. Encargado de Calidad
Si la solicitud obtiene el visto bueno de Gestión de Calidad y
4 Solicitante
Gerencia, recolectar y documentar la información pertinente.
Elaborar el borrador del documento y presentarlo al Jefe de
5 Solicitante
Proceso para su revisión y ajuste.
Revisar y aprobar el borrador del documento y entregarlo a Encargado de Calidad /
6
Gestión de Calidad. Solicitante
Realizar la edición, modificación o anulación del documento Encargado de Calidad
7
referido en la solicitud.
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Actualizar el Listado Maestro de Documentos Internos (FO- Encargado de Calidad

10
QU-03)
Socializar copia del nuevo documento a los responsables de Encargado de Calidad
11 su aplicación en el formato FO-QU-02 y/o enviar correo
electrónico para su confirmación.
Si se trata de un documento ya existente, se debe sacar del Encargado de Calidad
12 sistema y pasarlo a una carpeta de obsoletos y realizar la
socialización del nuevo documento
En caso de ser necesario, brindar la capacitación a los Solicitante/ Encargado
13
usuarios del documento. de Calidad

4.4. DOCUMENTOS EXTERNOS

PASO ACTIVIDAD RESPONSABLE

Recibir por e-mail o físico, los documentos externos en medio Encargado de Calidad
1
electrónico.
Verificar sitio donde será almacenado el documento, si es Encargado de Calidad
físico relacionar la estantería y si es magnético relacionar el
2 equipo y ruta de acceso al documento. (magnéticos, en la red
pública, carpeta documentos ISO y si son físicos, en las AZ y
archivadores asignados.
Actualizar el Listado Maestro de Documentos Internos (FO- Encargado de Calidad
3
QU-03)

Pie de Página

1 2 3

1. Elaboró: Presenta nombre, firma y el cargo del encargado de generar el documento.

2. Revisó: Presenta nombre, firma y el cargo del encargado con autoridad para revisar
el documento.

3. Aprobó: Presenta nombre, firma y el cargo del encargado con autoridad para
aprobar el documento.
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4.5 PROTECCION DE LOS DOCUMENTOS

Para garantizar la conservación de la documentación del SGC y SGSST el encargado de

calidad, realizará una copia de respaldo a los documentos originales del sistema con una
periodicidad mensual y manejará una copia de seguridad interna, donde toda la
información de propiedad intelectual de la compañía estará salvaguardada. Ello
garantiza la debida protección de dicha información.

Para los Líderes del proceso se maneja una carpeta virtual (PUBLICO) donde se
encuentran en PDF todos los documentos de los procesos.

NOTA: En el caso de los instructivos, planes, matrices, y demás documentos diferentes

a los procedimientos, su estructura será de libre diseño.

4.6 DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS

Está a cargo del encargado de calidad, quién posee un original sin sellos que está bajo
su responsabilidad (Carpeta virtual “CALIDAD”).

Existe un FO-QU-03 “Listado maestro de documentos” donde se encuentran los

documentos del SGC y SGSST, relacionando el número de ejemplares distribuidos y a
quienes fueron distribuidos.

Cuando se presente el cambio de algún documento, estos listados facilitan evidenciar los
cambios en la casilla de comentario. Aquí todos los Lideres del proceso confirman la
versión que deben mantener y el encargado de coordinar el SGC y SGSST podrá
verificar su correcto uso.

Ningún documento lleva el sello “NO CONTROLADO” puesto que se manejan y digitan
virtualmente, se imprimen ya diligenciados para sus respectivas firmas y controles de
seguimiento.

4.7 DISPOSICIÓN DE OBSOLETOS

Los documentos obsoletos se guardarán en una carpeta de obsoletos almacenada en el

sistema.
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4.8 DOCUMENTOS EXTERNOS

Las normas o documentos de origen externo se identificarán con el mismo código o

nombre del organismo emisor y su control se hará mediante el “Listado Maestro de
Documentos Externos”.

4.9 CONTROL DE ACTUALIZACIÓN

Los Procedimientos deberán llevar control de actualización al final de cada documento

como se muestra en la siguiente tabla

5. DOCUMENTOS Y REGISTROS RELACIONADOS

CODIGO NOMBRE RESPONSABLE
Encargado de calidad
FO-QU-01 Listado Maestro de Registros
Líder de Proceso
Control de distribución y
FO-QU-02 Encargado de calidad
divulgación de documentos
Listado Maestro de Encargado de calidad
FO-QU-03
documentos Líder de Proceso
FO-QU-21 Solicitud de cambio Encargado de calidad

CONTROL DE ACTUALIZACIÓN

Versión No. Fecha. Naturaleza del Cambio.

01 OCTUBRE DE 2017 Versión inicial.
02 ENERO DE 2018 • Se le añade al documento control de
actualización
• Se cambia el objetivo del procedimiento
y se incluye control de registros
también la titulación del procedimiento
• Se suprime la abreviatura RE que era
registro por FO que es formato
03 ABRIL DE 2019 • Se añade la codificación de
documentos externos
04 ENERO DE 2020 Se incluye el SGSST en el documento.
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ELABORÓ. REVISÓ. APROBÓ.

FIRMA:

Alba Nelly Diaz Diego Hernando Sierra Claudia Patricia Sierra

NOMBRE:
Gallego Pinto Pinto
Asistente de GH y Gerente de
CARGO: Gerente General
Calidad Manufactura