CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

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1. OBJETIVO

Establecer los criterios para llevar a cabo el control de documentos y registros, asegurando la
disponibilidad, adecuado uso, protección, distribución, acceso autorizado, recuperación,
almacenamiento y preservación de los documentos, así como el control de cambios de los
mismos. Manteniendo igualmente un control de los documentos de origen externo.

2. ALCANCE

Información documentada necesaria, para evidenciar el cumplimiento de los requisitos de la

norma ISO 9001:2015,requisitos del SG-SST y los requisitos propios de la organización, para
con el Sistema Integrado de Gestión, así como el control de los documentos externos que
IMPORTFOODS S.A.S considere.

3. RESPONSABLES

Responsables del Sistema de Gestión

Líderes de Procesos

4. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Control de documentos: Requisito que establece las bases para elaborar, mantener y
actualizar el soporte documental de los sistemas de gestión.

Información: Datos que poseen significado.

Documento: Información y el medio en el que está contenida.

Procedimiento: Método o modo de tramitar o ejecutar una cosa.

Instructivo: Que instruye o sirve para instruir, (Instrucciones escritas).

Información Documentada: Información que una organización tiene que controlar y

mantener, y el medio que la contiene, la información documentada puede estar en cualquier
formato y medio, y puede provenir de cualquier fuente. La información documentada puede
hacer referencia a: el sistema de gestión, incluidos los procesos relacionados; la información
generada para que la organización opere (documentación); la evidencia de los resultados
alcanzados (registros).

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Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de

actividades realizadas. Los registros pueden utilizarse, por ejemplo, para formalizar la
trazabilidad y para proporcionar evidencia de verificaciones, acciones preventivas y acciones
correctivas. En general los registros no necesitan estar sujetos al control del estado de
revisión.

Verificación: Confirmación, mediante la aportación de evidencia objetiva de que se han

cumplido los requisitos especificados. La evidencia objetiva necesaria para una verificación
puede ser el resultado de una inspección o de otras formas de determinación, tales como
realizar cálculos alternativos o revisar los documentos. Las actividades llevadas a cabo para la
verificación a veces se denominan proceso de calificación. La palabra “verificado” se utiliza
para designar el estado correspondiente.

Vigencia: Estado de lo que tiene validez o está en uso en un tiempo determinado.

Listado maestro de documentos y registros: Formato que relaciona toda la documentación

existente en el Sistema de Integrado de Gestión de la organización; utilizando una
codificación y estructura específica para su identificación

6. GENERALIDADES

La organización se enfoca, en garantizar el control y la gestión de los documentos y Registros

del Sistema de Calidad, orientados en la Norma ISO 9001:2015 y los requisitos del SG-SST y
las directrices definidas por la organización. Para IMPORTFOODS S.A.S, son documentos
controlados la información documentada, procesos, instructivos, políticas, directrices,
formatos, registros y documentos externos, aplicables a la organización.

Cada información documentada perteneciente al Sistema de Gestión de Calidad, que se

genere, debe ser controlada, y evidenciar el cumplimiento de las actividades definidas, dichos
documentos deben ser incluido en el Listado Maestro de Documentos y Registros “SGC-FT-
002”, teniendo en cuenta que todos los cambios requeridos, deben ser reportados al Lieder del
Sistema de Gestión, para aplicar el control de los mismos.

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6. DESARROLLO DEL DOCUMENTO

6.1. Estructura general de la documentación

El sistema de la información A. Manuales, Directrices, Políticas.

documentada, de la organización está
definido de la siguiente forma:
B. Caracterizaciones.

A C. Procedimientos, Instructivos,
Programas.
B
D. Formatos y Registros.
C
E. Documentos Externos.
D

6.2. Elaboración de documentos

A continuación, se establecen las actividades para llevar a cabo la elaboración y/o

actualización de los documentos.

6.3. Identificación de la necesidad

Las necesidades de implementación, modificación o eliminación de un documento, las puede

identificar cualquier colaborador, estas deben comunicarse a los líderes de proceso, junto con
el responsable del sistema de gestión, quienes evaluaran la necesidad de crear o actualizar la
información documentada, necesaria para el Sistema de Gestión de la Calidad.

Estas necesidades deben ser presentadas a través del formado “SGC-FT-001” Creación,
Actualización y Eliminación de la Información Documentada, o por medio de un correo
electrónico al Líder del sistema de gestión, quien evaluará dicha solicitud, y en caso de ser

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aprobada se remitirá el documento o las directrices requeridas, para su creación o

actualización y estos deben ser aprobados por la gerencia.

6.4. Redacción, Creación y Actualización del Documento

Una vez identificada la necesidad de actualización o creación del documento, y aprobada por
el responsable del sistema de gestión y el líder del proceso, se procede a facilitar las
herramientas para la elaboración del mismo, la elaboración de documentos, en
IMPORTFOODS SAS, se fundamenta en el idioma español. Todos los documentos tienen
como destino final un usuario, de manera que su redacción debe ser de fácil comprensión a
todo nivel, la redacción de todos los documentos se hace siempre pensando en el usuario.

Una vez la información documentada este actualizada o creada, se debe incluir en la carpeta
compartida en la nube según al proceso que pertenece.

6.5. Estructura de los documentos

Encabezado: está presente en la parte superior de la hoja del documento y está constituido
por:

1 2

3 4 5 6

1. Logotipo de la Empresa: debe estar ubicado en la esquina superior izquierda del

documento.

2. Título del documento: Nombre de identificación del documento.

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3. Código: Identificación del documento alfanumérico, se identificará a través de lo

establecido a continuación:

- Identificación de procesos:

Proceso Sigla
Gestión de Direccionamiento Estratégico GDE
Sistema de Gestión de Calidad SGC
Gestión Comercial GCO
Gestión Operativa GOP
Gestión Administrativa GAD
Subproceso SG-SST GSST
Gestión del Talento Humano GTH
Gestión de Compras GCM

- Identificación del tipo de documento:

Los documentos del Sistema de Gestión, se codifican teniendo en cuenta las siglas definidas
para cada uno de los procesos y el tipo de documento, de la siguiente forma:

Tipo de documento Sigla

Información Documentada (Manuales – ID
Procedimientos – Programas )
Proceso (caracterización y/o ficha de proceso) PR
Instructivo IT
Política PO
Directrices DI
Formato FT

- Codificación de Documentos:

Tipo de
Proceso al que pertenece Consecutivo
documento
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Sistema de Gestión de Calidad Información #

Documentada

SGC ID 001

Ejemplo: “SGC-PR-01” Procedimiento de Control de Documentos y Registros

Es responsabilidad del Sistema Integrado de Gestión, controlar y asignar los códigos a los
documentos nuevos teniendo en cuenta los parámetros definidos.

4. Versión: Número de edición del documento.

5. Fecha de creación o actualización: En formato día, mes, año.

6. Página: Numero de página (s) que contiene el documento.

Pie de Página: Este se encuentra en la parte inferior del documento y está constituido por:

1 3
2 4

1. Revisado por:

2. Se menciona el líder del proceso, o el proceso encargo de revisar en documento.

3. Aprobado por:

4. Los documentos son aprobados por la gerencia general.

Nota: El encabezado descrito anteriormente, aplica para todos los documentos internos del
Sistema de Gestión de Calidad

Nota: El pie de página, aplica para los documentos, como lo son, procedimientos,
instructivos, programas, y manuales.
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6.6. Cuerpo del Documento

La forma de redacción de los documentos (descripción del documento), es libre, ello quiere
decir que el usuario lo puede presentar en prosa, diagrama de flujo, matriz, la combinación de
cualquiera de ellas u otras que considere apropiadas como gráficos, símbolos.

Empleando un lenguaje sencillo y claro, ajustado a la realidad y con el consenso de los

involucrados, utilizando siempre el mismo término para definir el mismo concepto,
incluyendo las explicaciones y definiciones estrictamente necesarias.

Sin embargo, cuando aplique, se debe seguir la siguiente estructuración, según el documento:

1. Objetivo: Se establece el propósito que tiene el documento, describiendo brevemente

con qué fin fue creado el documento.

2. Alcance: Son las limitaciones o campo de aplicación del documento, describe la

cobertura de las disposiciones en términos de procesos, cargos, áreas.

3. Responsable: Se establece el o los responsables, de dar cumplimiento a lo establecido

en la información documentada, así como el o los responsables de llevar a cabo el
seguimiento y control sobre el mismo.

4. Términos y definiciones: Explica los términos usados en el texto que se consideran

necesarios, para un mejor entendimiento del documento por parte de quienes lo
utilicen.

5. Generalidades: Contiene información que apoye la aplicación del documento, como;

directrices, recursos necesarios, información clave, entre otros elementos que se
consideren necesarios, para generar una breve introducción a la información
documentada y oriente al lector.

6. Desarrollo del documento: Contenido específico del documento, campo en el cual se

va a describir los pasos o actividades a seguir para ejecutar un proceso o tarea.
Compuesto de descripción de actividades, diagramas de flujo y responsabilidades, o en
el esquema de documentación que el usuario considere apropiado.

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7. Documentos relacionados: Lista de los documentos o registros, internos o externos,

que sirven de soporte o consulta para la correcta interpretación o aplicación del
documento o realización de una actividad.

8. Control de cambios: A través del cual se lleva el control de los cambios del
documento, contemplando la fecha del cambio, la versión actual, la descripción del
cambio, y los responsables de la revisión y aprobación.
Nota: El control de cambios aplica para los documentos, como lo son procedimientos,
manuales, instructivos y programas. El control de cambios de los registros se efectúa a
través del Listado Maestro.

1 2 3 4 5

1. Fecha del Cambio: Se ingresa la fecha en la que se genera el cambio en formato día
mes año.

2. Versión: Número de edición del documento.

3. Descripción: Se describe el contenido resumido del documento, y/o las

actualizaciones – modificaciones realizadas de manera clara.

4. Reviso: Proceso, o líder del proceso responsable de la revisión del documento.

5. Aprobó: Responsable de la aprobación del documento, la organización definió a la

gerencia general, como encargado de las aprobaciones de los documentos.

6.7. Aprobación del documento

Una vez creado y/o actualizado un documento, se debe remitir al responsable del Sistema de
Gestión, para su visto bueno, revisión y control del documento, el documento se remitirá a la
gerencia general para su aprobación final, el responsable del sistema de gestión, deberá
informar al dueño del proceso la aceptación o no del documento, en tal caso, retroalimentará
para que se realicen los ajustes correspondientes. Si el documento es aprobado deberá ser
incorporado en el Listado Maestro de Documentos y Registros “SGC- FT-002”.

6.8. Listado Maestro de Documentos y Registros

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Se asegura que la información se encuentre disponible cuando se requerida a través del

sistema que se tiene en magnético (nube), así mismo cada líder de proceso tiene la
documentación correspondiente.

Los Documentos y Registros contemplados en el Sistema de Gestión de Calidad, se

encuentran relacionados en el Listado Maestro de Documentos y Registros “SGC- FT-002”, el
cual contiene:

Lista Maestra de Documentos y Registros

Proceso Se indica el Proceso al cual pertenece el

documento, y en el cual podemos ubicar el
documento. (Ver numeral 6.5)
IDENTIFICACIÓN
Tipo de Se selecciona según corresponda, Información
Documento Documentada, Manual, Proceso, Programa,
Instructivo, Política, Formato, Directrices. (Ver
numeral 6.5)

Nombre del Nombre que le fue asignado al documento y/

Documento registro.

Código Codificación asignada en el momento de la

creación. (Ver numeral 6.5)

Última versión Número de edición en la que se encuentra el

documento.
CONTROL DE
Fecha de la Fecha en que el documento se publica
CAMBIOS
última versión oficialmente y se da inicio a su uso.

Descripción Se establece si se lleva a cabo la creación,

del cambio actualización, o modificación del documento y/o
registro.

Físico Documentos y/o registros que son almacenados

en Carpetas, Az, por lo generan son guardados en
Almacenamiento archivadores.

Digital Documentos que se encuentran en medio

magnético, como; en los archivos del
computador, memorias de almacenamiento,

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redes, y/o en la intranet.

Publico Todo el personal tiene acceso a la información

documentada.
Acceso Restringido Información documentada restringida, por lo
general es información sensible solo algunos
tienen acceso.

Backups Copia de seguridad de datos de la computadora

de modo que se puede utilizar para restaurar la
información original después de una eventual
pérdida de datos.
Preservación
Archivo Medio donde se conservan los documentos y
registros, ordenados y clasificados que se
generan.

Retención Modo en que se retienen los documentos sea por

un tiempo o hasta el periodo de vigencia.

Disposición Modo en que se disponen los documentos una

vez ya no sean vigentes o sean obsoletos,
podemos encontrar la eliminación, archivo o
destrucción.

Distribución Medio por el cual se comunica y comparte la

información documentada, se puede efectuar a
través de: Comunicación Interna, Comunicación
Externa, Divulgación, Socialización,
Comunicado Virtual, Entrega en Físico.

Recuperación Para documentos magnéticos se ingresa la ruta en

donde se ubica el documento, para documentos
físicos se ingresa la información en donde se
encuentran archivados los documentos Ejemplo.
Az Sistema de Gestión.

6.9. Protección y Distribución de los Documentos

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La distribución de los documentos y formatos del Sistema de Gestión de Calidad, se realiza a

través de Intranet, de manera que cualquier colaborador pueda consultar los documentos y
formatos del sistema desde su equipo. La documentación que se encuentra en la red a
excepción de los formatos, llevará marca de agua indicando: “COPIA NO CONTROLADA”,
igualmente todos los documentos cuentan con bloqueo con el fin de evitar modificaciones del
mismo y asegurar su protección.

Solo en aquellos casos en que sea estrictamente necesario, se entregará copia física de los
documentos con la respectiva marca de agua “COPIA CONTROLADA”, pero no se permitirá
sacar copia de los mismos.

Nota: La copia controlada y no controlada no aplica para los formatos, los formatos que
puedan ser diligenciados y almacenados de manera virtual, deben archivarse en una carpeta
debidamente identificada, según el orden o tema que indique el líder de proceso.

6.10. Acceso

Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad son de acceso público para todo el
personal de IMPORTFOODS que requiera información al respecto del SGC, el personal
podrá Acceder a través de la nube.

La organización cuenta con documentación sensible, la cual es custodiada únicamente por el

responsable del proceso de un acta, registro o a través del correo electrónico.

6.11. Almacenamiento y Preservación

Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad serán almacénanos a través de medios
magnéticos, los cuales estarán debidamente controlados, y estarán disponibles a través de la
nube. Para la información física se contará con archivos debidamente identificados, la
información documenta se guardará en (Az).

La preservación de los documentos dependerá del tipo de documento, esta preservación se

identificará a través del listado Maestro de Documentos y registros, se realizará por medio de
Backups “Copia de seguridad de datos de la computadora de modo que se puede utilizar para
restaurar la información original después de una eventual de pérdida de datos”.

6.12. Conservación y Disposición

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La información documentada deberá ser conservada como evidencia de la conformidad del

Sistema de Gestión de Calidad, esta información se protegerá contra modificaciones no
intencionadas a través de una clave. La cual solo será de conocimiento del responsable del
Sistema de Gestión y del Gerente General.

5.13. Divulgación de los documentos

La divulgación de los documentos, estará a cargo de la persona responsable del mismo y/o de
la persona que realizo las modificaciones o actualizaciones respectivas, esta divulgación debe
realizarse según el alcance del documento y debe aplicar a todas las partes interesadas.

6.14. Diligenciamiento

Al momento de diligenciar los formatos debe tenerse en cuenta lo siguiente:

- Todas las casillas deben ser debidamente diligenciadas y en letra legible.

- No debe dejarse espacios en blanco, cuando no aplique la información allí solicitada se
debe trazar una línea anulando el espacio en blanco o escribir las letras N.A. (No Aplica).
- Los formatos deben ser diligenciados con esfero de tinta, no utilizar lápiz.
- No usar corrector.

6.15. Seguimiento
Con el objetivo de verificar el buen manejo y control de los documentos y registros,
integrados en el Sistema, el responsable del SGC, periódicamente confrontará las versiones
vigentes en los puntos de uso versus el Listado Maestro de Documentos y Registros “SGC-
FT-002”.

6.16. Documentos Externos

Los documentos externos de los diferentes procesos, son controlados por el Responsable del
SGC y los Líderes de Procesos, mediante el Listado Maestro de Documentos y Registros,
“SGC-FT-002”.

7. DOCUMENTOS RELACIONADOS

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- Creación, Actualización y Eliminación de la Información Documentada “SGC-FT-

001”

- Listado Maestro de Documentos y Registros, “SGC-FT-002”

- Documentos externos

8. CONTROL DE CAMBIOS

Fecha del Versión Descripción Reviso Aprobó

Cambio

Primera emisión del

2020-12-01 01 documento, el cual tiene por Sistema Integrado Gerencia General
objetivo llevar a cabo el de Gestión
control de la información
documentada del Sistema de
Gestión de Calidad.
2021-01-30 02 Actualización del
documento de acuerdo a las Sistema Integrado Gerencia General
actividades realizadas por la de Gestión
organización.

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