PE-SGC-PR-01 Información Documentada - Ver 02

CÓDIGO: PE-SGC-PR-01
PROCEDIMIENTO VERSIÓN: 01
CONTROL DE INFORMACIÓN DOCUMENTADA APROBACIÓN: 23-jun-2022
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA
Elaborado/Modificado por: Revisado por: Aprobado por:

María Luisa Romo Quispe Carlos Cortés León Camilo Gómez Soto
Coordinadora de Gestión de Calidad Gerente Administrativo y Financiero Gerente General
DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 1 de 13

REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

VERSIÓ
FECHA MODIFICACIÓN [ ] DESCRIPCIÓN
N
17-ago-2021 01 Se crea el documento para establecer la metodología y el control
de información documentada del Sistema de Gestión de Calidad.
‍
‍

1. OBJETIVO
Este procedimiento describe las actividades y metodología para la creación, [ ] modificación, actualización y
control de la información documentada que da soporte al Sistema de Gestión de Calidad de Alfa Co y demás
documentación requerida por la empresa en el desarrollo de sus actividades, y asegurando que los
documentos estén disponibles, legibles y sean fácilmente identificables.
2. ALCANCE
Aplica para todos los procesos, áreas y situaciones en las cuales se requiera el uso de uno o más documentos
que se deban controlar, que formen parte del Sistema de Gestión de Calidad o que sean requeridos para el
funcionamiento y cumplimiento de la empresa.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
 Norma ISO 9001:2015 Sistema de Gestión de Calidad - Requisitos
 Norma ISO 9000:2015 Sistema de Gestión de Calidad - Fundamentos y vocabulario
4. DEFINICIONES
 Datos: Hechos sobre un ítem, entidad o cualquier cosa que puede percibirse o concebirse.
 Documentos Internos: Son creados para consignar la información de la empresa y su funcionamiento.
 Documentos Externos: Provienen de fuentes externas como clientes, proveedores, leyes, normas entre
otros que debe tener la organización, ya que son necesarios para la operación y realización de
actividades.
 Documento Obsoleto: Es aquel que pierde vigencia, pueden o no conservarse, deben ser identificados y
controlados.
 Documento Controlado: Todo aquel documento interno y/o externo que presente información que afecte
a la calidad de los productos proporcionados por ALFA CO SAC.

 Evidencia Objetiva: Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo.
 Formato: Documento empleado para registrar la información necesaria para la realización de un proceso
o actividad.
 Información: Datos que poseen significado.
 Información Documentada: Información que una organización debe controlar y mantener, y el medio que
la contiene.
 Control de Documentos: Registro de calidad donde se encuentran relacionados todos los documentos
controlados que integran el Sistema de Gestión de la Calidad.
 Registro: Documento que representa resultados obtenidos o proporcionan evidencia de actividades
realizadas.
 Procedimiento documentado: Es el procedimiento establecido, documentado, implementado y
mantenido.
 SGC: Sistema de Gestión de Calidad.
5. RESPONSABILIDADES Y FUNCIONES
Los responsables para la implementación y cumplimiento del presente procedimiento serán en su orden:

GERENTES / DIRECTORES
 Asegurar que se cuenta con los documentos necesarios para dar soporte al Sistema de Gestión de Calidad
y a las operaciones de la empresa.
 Aprobar los documentos creados y/o actualizados, según lo indicado en el numeral 6.4.1 Matriz de
responsabilidades.
 Establecer acciones para la comprensión, aplicación y mejora.
GESTIÓN DE CALIDAD
 Responsable del cumplimiento del presente procedimiento.
 Asegurar la verificación y control de toda la información documentada de la empresa.
 Apoyar a todas las jefaturas en el proceso de creación, modificación, revisión y actualización de la
información documentada exigida por las Normas, Leyes, Clientes, y demás que sea necesaria para la
operación de la empresa.
 Asegurar que la información documentada, generada por las diversas áreas se administre mediante una
carpeta pública compartida con todo el personal de la empresa.
 Resguardar la información compartida en la carpeta pública, que sea almacenada en presentación no
editable para posibles cambios involuntarios de los usuarios.
 Asegurar que los registros generados por las actividades sean almacenados, conservados y dispuestos
según lo indicado en el Control de Registros PE-SGC-FR-07.
 Verificar que cada área o proceso cuenta con la información requerida para el cumplimiento de sus
funciones.
 Verificar que se mantienen actualizadas las listas de Control de Registros PE-SGC-FR-07 indicadas en el
numeral 7 del presente procedimiento.
JEFES / RESPONSABLES DE ÁREAS

 Crear toda la información documentada necesaria y la requerida por el cliente, y por las Normas
aplicables para la operación del área correspondiente.
 Asegurar que todo el equipo de trabajo conoce, comprende y aplica la documentación de los procesos.
 Asegurar que se utilizan las versiones vigentes.
 Mantener actualizada la lista de Control de Registros PE-SGC-FR-07 indicada en el numeral 7 del presente
procedimiento.
PERSONAL – TRABAJADORES
 Cumplir con lo establecido en los documentos del Sistema de Gestión de Calidad y demás requeridos para
la ejecución de las actividades.
 Generar los registros adecuadamente.
 Asegurar que se utilizan las versiones vigentes.


6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

6.1. Consideraciones Generales:
6.1.1 Guardar y Disponer
Los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad de Alfa Co, se almacenan en
la red interna de la empresa en la carpeta Pública, en su mayoría en formato PDF o Word/Excel no
editable, en carpetas identificadas de acuerdo al grupo de proceso que pertenecen y tipos de
documentos pertenecientes a su área.
Los documentos externos, están disponibles digitalmente en la carpeta Pública, lo cual garantiza
que se cuenta con las versiones vigentes.
6.1.2 Control
Los controles establecidos para el tratamiento de la información documentada, se indican a
continuación:
Los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de Calidad de Alfa Co, son registrados y
controlados en el formato Control de Documentos Internos PE-SGC-FR-04 bajo la responsabilidad
de Gestión de Calidad y Control de Registros PE-SGC-FR-07 bajo la responsabilidad de
jefatura/Dirección.
Los documentos externos se registran en el formato Control de Documentos Externos PE-SGC-FR-

05, es responsabilidad del jefe de área notificar el uso de un nuevo documento externo, a Gestión
de calidad, para que lo incluya dentro de la carpeta de documentos externos y actualice dicho
control.
La información documentada permanece legible y fácilmente identificable
6.2. Elaboración: Creación / Modificación y Actualización

6.3.1 Creación
La información documentada necesaria para el soporte del Sistema de Gestión de Calidad de Alfa Co, se
establece según lo exigido por la Norma ISO 9001:2015 y por las necesidades de la empresa.
De manera general los documentos se elaboran usando los programas de Office, en idioma español. La
información documentada utilizada en la empresa presenta varios tipos, como se indica a continuación: }
TIPO DE
DESCRIPCIÓN - UTILIZACIÓN ELABORACIÓN
DOCUMENTO
Documentos que contienen en forma explícita, Se elaboran utilizando los programas de
ordenada y sistemática información que rigen una office, y deben conservar la estructura de
Procedimiento
determinada actividad para que pueda ser encabezado, pie de página y contenido,
desarrollada en forma metódica y eficiente. indicados en este procedimiento.
Documento que contiene la descripción de
Se elaboran siguiendo el modelo de
Manual actividades que se deben seguir en la realización de
documentos de la empresa.
las funciones de una unidad administrativa.

Documento que especifica que procedimientos,

Plan de recursos, quien y cuando se deben aplicar en la Se elabora según la situación siguiendo el
Calidad realización de un proyecto, proceso, contrato o modelo de documentos de la empresa.
producto específico.
Indica detalladamente los pasos, elementos,
herramientas y acciones necesarios para realizar una
Instructivo de Se elaboran siguiendo el modelo de
o más tareas relacionadas, correspondientes a un
Trabajo documentos de la empresa.
proceso o procedimiento. Los folletos o trípticos
pueden ser instructivos
Intenciones y dirección de la empresa relacionadas
Política con el desempeño y compromisos expresados
formalmente por la Alta Dirección.
Conjunto ordenado de reglas, pautas o normas
Reglamento establecidas por la empresa, con el objetivo de que
sean aplicadas y cumplidas.
Caracterización Documento que describe las características
Usar el modelo establecido.
de Proceso generales de un área y sus procesos.
Se debe incluir responsable para cada
Representación gráfica de las actividades propias de
Diagrama de actividad, con detalle de la
un proceso o procedimiento por medio de símbolos
Flujo documentación y/o registro requerido
y conectores.
para un control adecuado y oportuno.
Conjunto ordenado de información relacionada que Se elaboran siguiendo el modelo de
Matriz
se dispone en una estructura de filas y columnas. documentos de la empresa.
Se elaboran en los diferentes programas o
Son documentos que se diseñan con el objetivo de
desde los sistemas de información. Deben
registrar o capturar información como evidencia de
Formatos conservar el diseño de formatos definido
la realización de una actividad y que posteriormente
para el Sistema de Gestión de Calidad,
servirán de fuente para el análisis.
seguridad y medio ambiente.
Control de Todos los procedimientos y registros deben ser

Documentos controlados por el sistema de gestión de calidad,
Internos revisado y verificado por el área.
6.3.2 Modificación / Actualización

Los jefes de áreas y personas responsables por el control y seguimiento de los procesos pueden detectar la
necesidad de modificar o actualizar los documentos del Sistema de Gestión de Calidad.
Las modificaciones que sean realizadas a los documentos deben ser notificadas a Gestión de Calidad, para
mantener actualizados los controles internos requeridos.
Los documentos se revisan [ ] mínimo una vez al año y se actualizan según sea necesario; si luego de
revisar el documento no es necesaria modificación alguna adopta una nueva versión y se evidencia en el
registro de modificación.

Los detalles de las modificaciones se indican en el Cuadro de Registro de Modificaciones del Documento.
Los cambios en los documentos se identificarán de la siguiente manera:

 Modificaciones en el texto o añadir texto colocarlo en letra cursiva y subrayado.
 Eliminar texto se colocará el símbolo corchete [ ]
 Loa anexos no necesariamente modificarán la versión de los procedimientos.
REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

FECHA MODIFICACIÓN VERSIÓN DESCRIPCIÓNPUNTOS MODIFICADOS
Cuando un documento sufre una modificación o actualización, se reemplazará por el nuevo y la versión
anterior se identifica o conoce como “Obsoleto”
Los documentos obsoletos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad, se conservarán en lo posible

y según su importancia, digitalmente solamente en su versión anterior a la actual.
Nota: Si se considera que un documento debe ser eliminado del Sistema de Gestión de Calidad, se deja
constancia de este hecho en un Acta de reunión PE-SGC-FR-01, con la debida justificación. Para asegurar
que no se utilizará, se excluye del Control de Documentos Internos PE-SGC-FR-04 y se comunica al personal
involucrado esta situación.
6.3.3 Estructura
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad de Alfa Co, tienen la siguiente estructura en su
presentación (en caso no es pertinente una sección se debe colocar No Aplica), la misma que podrá variar
según el tipo de documento, enmarcado en los siguientes Modelos:
Modelo 1: Aplica para Procedimientos, Manuales, Instructivos, Planes y Reglamentos. A continuación se
detalla la estructura:
Encabezado: Contiene el logo de la empresa, clase y nombre del documento, al lado derecho 3 campos que
indican: Código de identificación, versión y fecha de aprobación.
Pie de página: Indica que la emisión del documento se da digitalmente, por lo cual en caso de imprimir o
distribuir a nivel externo, se considera NO CONTROLADO. Adicional a ello contiene la numeración de página.

Primera y Segunda Página:
Modelo 2: Aplica para Políticas. A continuación se detalla la estructura:

Modelo 3 y 4: Aplica para Formatos y Anexos respectivamente. A continuación se detallan las estructuras:
6.3.4 Codificación e Identificación de Documentos y Registros

Los documentos del SGC de Alfa Co, se identifican mediante un código que se ubica en el encabezado, en la
parte superior derecha, y tiene la siguiente estructura: Código: XX-YY-ZZ-##:
XX YY ZZ ##
Iniciales del proceso al que Abreviatura del área Tipo de documento Consecutivo
pertenece
La versión de los documentos corresponde al número de veces que éste se modifica.
Ejemplos:
 PA-GH-PR-01 Procedimiento de Gestión Humana
 PO-RIR-PR-02 Procedimiento Construcción Redes Internas Residenciales
 PO-RE-IT-01 Instructivo Instalación de Tubería PE-AL-PE
Matriz general de Identificación de Documentos
6.4 Revisión y Aprobación

La revisión asegura que el contenido del documento sea coherente y comprensible. Los responsables por la
elaboración, revisión y aprobación, se indican en el cuadro ubicado al final de la primera página de los
documentos.
Las Revisiones y aprobaciones se realizarán mediante correo electrónico, en caso se requiera o se envíe el
documento en físico, los responsables de haber realizado la revisión/aprobación firmarán dicho documento,
según el cuadro siguiente.

Elaborado/modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos Nombres y Apellidos
Cargo Cargo Cargo
Revisión y Aprobación de Documentos: Los niveles de responsabilidad en la elaboración, revisión y

aprobación de documentos del SGC de la empresa, siempre deben contar con la aprobación de la Gerencia o
Director por correo electrónico o reunión, previa revisión del jefe/Coordinador de área.
Nota: Para la revisión de Formatos, no se considera la Revisión 1.
Para la revisión de los formatos, en este proceso se verifica que los formatos evidencien la realización de las
actividades y sean identificados en el cuadro correspondiente del control de registros.
6.5 Comunicación
Una vez que el documento haya culminado su flujo de aprobación, según lo indicado en el numeral 6.4.1.
Matriz de responsabilidades, el área de Gestión de Calidad comunicará vía correo electrónico (que será
dirigido al Jefe del área que elaboró el documento y con copia a su equipo base), la aprobación y el link de
la carpeta compartida, para acceder al documento.
6.6 Difusión y Distribución

Los documentos que son aprobados, deberán ser difundidos por el responsable/Jefe/Director del área al
personal que participa activamente en el proceso correspondiente. Esta difusión se puede hacer a través de
la red interna y cuando sea aplicable reunir al personal.
Se debe hacer el Acta de Reunión PE-SGC-FR-01 y/o Registro de Asistencia PE-SGC-FR-06 correspondiente.
Se debe enviar las evidencias de la difusión al área de Gestión de Calidad.
La distribución de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en lo posible es digital.
Si un documento es solicitado por un tercero, el mismo se enviará en formato PDF no editable, para
garantizar la integridad y propiedad de los documentos de la empresa.
7. CONTROL DE LOS REGISTROS DEL PROCESO

Los registros generados por las actividades de este procedimiento se registran en el formato Control de
Registros PE-SGC-FR-07, son los siguientes:
Código Nombre
PE-SGC-FR-04 Control de documentos internos
PE-SGC-FR-05 Control de documentos externos
PE-SGC-FR-07 Control de Registros

8. ANEXO
Flujograma del Proceso Completo

El proceso completo que deben seguir los documentos del Sistema de Gestión, se indica en el siguiente
Flujograma:

PE-SGC-PR-01 Información Documentada - Ver 02

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CONTROL DE LA INFORMACIÓN DOCUMENTADA

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REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

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DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 3 de 13

JEFES / RESPONSABLES DE ÁREAS

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 4 de 13

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 5 de 13

6. DESARROLLO DEL PROCEDIMIENTO

Los documentos externos se registran en el formato Control de Documentos Externos PE-SGC-FR-

La información documentada permanece legible y fácilmente identificable

6.2. Elaboración: Creación / Modificación y Actualización

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 6 de 13

Documento que especifica que procedimientos,

Control de Todos los procedimientos y registros deben ser

6.3.2 Modificación / Actualización

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 7 de 13

Los cambios en los documentos se identificarán de la siguiente manera:

REGISTRO DE MODIFICACIONES DEL DOCUMENTO

Los documentos obsoletos correspondientes al Sistema de Gestión de Calidad, se conservarán en lo posible

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 8 de 13

Primera y Segunda Página:

Modelo 2: Aplica para Políticas. A continuación se detalla la estructura:

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 9 de 13

6.3.4 Codificación e Identificación de Documentos y Registros

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 10 de 13

La versión de los documentos corresponde al número de veces que éste se modifica.

Matriz general de Identificación de Documentos

6.4 Revisión y Aprobación

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 11 de 13

Elaborado/modificado por: Revisado por: Aprobado por:

Revisión y Aprobación de Documentos: Los niveles de responsabilidad en la elaboración, revisión y

6.6 Difusión y Distribución

La distribución de los documentos del Sistema de Gestión de Calidad en lo posible es digital.

7. CONTROL DE LOS REGISTROS DEL PROCESO

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 12 de 13

Flujograma del Proceso Completo

DOCUMENTO CONTROLADO – Impresiones o emisiones externas se consideran NO CONTROLADO Página 13 de 13

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