Código CC-PRO-SST-06

PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

1. OBJETIVO

Este procedimiento define y establece las directrices que regulan el control de los
documentos y registros del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el
Trabajo de CONSTRUTEC CASTRO S.A.S, de forma que se facilite su manejo,
control, distribución y revisión, como también la generación de registros para la
identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de
retención y la disposición de los documentos.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica para todos los documentos y registros externos e

internos que se encuentran dentro del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo de CONSTRUTEC CASTRO S.A.S,

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

- Art. 2.2.4.6.13 Del Decreto 1072 de 2015 y Resolución 0312 de 2019

4. RESPONSABLES

Encargado del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo:

Asegurar la adecuada implementación del presente procedimiento.
Responsable de Área o Proceso: Serán responsables por implementar y adoptar
los lineamientos contenidos en el mismo.

5. DEFINICIONES

Actualización: Fecha en que se elabora la última edición del documento.

Almacenamiento: Archivar bajo condiciones que permitan asegurar el buen

estado de los documentos y minimizar el riesgo de pérdida de la información.

Aprobación: Actividad que consiste en verificar que lo que se encuentra

documentado corresponde con las políticas, objetivos y requisitos del Sistema de
Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y constituye la autorización para
iniciar su aplicación.
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

Código: Nomenclatura formada por letras y números que identifican un

documento.

Copia controlada: Se consideran documentos controlados, los publicados en

medios electrónicos o cuando se requiere una copia del documento en físico,
estos deben ser autorizados por el responsable del proceso y llevarán marca de
agua la cual dirá (COPIA CONTROLADA) de esta manera explicará que el uso del
documento es aprobado.

Copia no controlada: Cuando se genere una distribución de documentos a entes

externos, se diferenciarán todas las hojas con marca de agua la cual dirá (COPIA
NO CONTROLADA) y explicará que el uso de este documento no es aprobado por
su responsable ya sea en medio físico o medio magnético.

Disposición: Determinar qué se hará con el registro una vez concluido el tiempo
de retención. Generalmente la disposición final de los registros de la operación es
el archivo muerto o inactivo.

Documento: Testimonio evidenciado por cualquier medio, con el que se prueba,

se establece o se hace constar algo. Un documento puede ser o incluir diagramas
de flujo, tablas, figuras, planos, grabaciones magnéticas, fotografías, formatos,
entre otros.

Documentos internos: Aquellos que se generan dentro de CONSTRUTEC

CASTRO S.A.S, para establecer sus disposiciones sobre el Sistema de Gestión
de la Seguridad y Salud en el Trabajo que deben cumplir lo dispuesto en este
procedimiento.

Documentos externos: Aquellos generados por organismos externos.

Documento obsoleto: Datos que poseen significado y su medio de soporte, los

cuales han perdido su vigencia porque han sido reemplazados por una nueva
versión, o porque ya no se usa. Los documentos que presenten estas
características serán marcados como (DOCUMENTO OBSOLETO)

Elabora: Actividad que consiste en elaborar cualquier documento que se requiera

para cubrir una necesidad de acuerdo con los parámetros establecidos en el
presente documento.
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

Identificación: Corresponde al código y nombre de un registro.

Instrucciones de trabajo o paso a paso: Documento que señala la manera de

realizar una actividad, pero de una forma específica para dar mayor claridad.

Instructivo: Documento específico y detallado, que establece la forma de

desarrollar una actividad particular.

Listado maestro control de documentos y registros: Es la relación de todos los

documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado, en la cual se consigna
aspectos básicos de control como son: código, nombre, fecha, vigencia, versión,
responsables.

Modificación: Cualquier cambio que se considere necesario hacer en un

documento para mejorar o actualizar su aplicación.

Norma: Documento mandatorio que hace referencia a instrucciones de aplicación

general, en donde se señalan procedimientos a seguir, identificación, control, etc.
Las normas definen que hacer.

Protección: Condiciones que permiten asegurar el buen estado de los registros,

protección contra humedad o condiciones del ambiente.

Recuperación: Cómo se ubican los registros en el sitio de archivo para ser

consultados. (Está relacionado con el criterio de clasificación, que puede ser
alfabético, cronológico, consecutivo u otro).

Referencias: Aquellos documentos base de la norma, procedimiento o instrucción

de trabajo, los cuales deben señalarse como fundamento, referencia o ampliación
de los aspectos.

Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia

de actividades desempeñadas. Se pueden presentar como formatos diseñados
especialmente para facilitar la recolección de información para una situación
específica, suministra evidencia objetiva de las actividades efectuadas o los
resultados alcanzados.
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

Retención: Período de tiempo durante el cual permanecerán los registros como

archivo activo.

Revisado: Actividad que consiste en la verificación del documento desde el punto

de vista técnico y su coherencia con la realidad. Culmina con la firma del
documento por parte del responsable de la revisión.

Versión: Indica el número de veces que ha presentado cambios en los

documentos.

6. EJECUCIÓN Y DESARROLLO

Íte
Actividad Responsable Registro
m
Identificar y evaluar la necesidad de Responsable
1 elaboración o modificación de los del área o N.A.
documentos. proceso
Presentar un borrador del nuevo
Responsable
documento o de los cambios sugeridos al Borrador del
2 del área o
encargado del SG-SST, para que evalúe documento
proceso
su viabilidad.
Responsable
Aprobar la elaboración o modificación de
3 del área o N.A.
los documentos.
proceso
Asignar código (documento nuevo),
registrar en el Listado Maestro de Listado Maestro
Encargado del
4 Documentos y Registros, identificando las de Documentos y
SG-SST
modificaciones realizadas en la copia Registros
definitiva.
Su publicación en la carpeta virtual (si
aplica) y/o divulgación del documento al Registro de
Responsable
personal que involucre mediante Asistencia,
5 del área o
capacitaciones (cambios de fondo: Memorandos o
proceso
metodología, responsables, etc.) o E-mail.
memorandos, e-mail (de forma).
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

Distribuir, cuando aplique, el documento

impreso o en copia electrónica (en formato
Documentos con
PDF) identificado como “COPIA
Copia Controlada
CONTROLADA” o “COPIA NO Responsable
6 o
CONTROLADA” (empleando fondo en del área o
No Controlada
marca de agua), dejando el original en el proceso
Sistema de Gestión de la Seguridad y
Salud en el Trabajo.
La documentación de origen externo se Representante
identifica y controla mediante el listado y es de la Dirección Listado Maestro
7 archivada en carpetas de acuerdo a la y Responsable de Documentos y
finalidad del documento, para garantizar su del área o Registros
conservación. proceso
8 Fin del procedimiento.

PRESENTACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

● Tamaño del Papel: La presentación de los documentos debe hacerse en los

siguientes tamaños de papel:

o Tamaño carta: Actas, registros de asistencia, oficios, manuales,

comunicaciones, procedimientos, instructivos, anexos y documentos
relacionados y otros documentos cuando por el volumen de los mismos sea
requerido.

o Tamaño tabloide: Flujo gramas según sea requerido.

● Tipo de letra: Para la documentación del sistema se utilizará ARIAL, en

tamaño doce (12) y adecuado al tipo de documento que se esté elaborando, de
acuerdo con lo establecido en CONSTRUTEC CASTRO S.A.S,

● Características de la redacción: La redacción de los documentos se realiza

en forma clara, con términos apropiados, todos los documentos se redactan en
idioma español, sin errores ortográficos.

CODIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

Documentos Internos
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

● Para mantener un control más rápido y que permita localizar los documentos y
ordenarlos, se ha establecido una codificación que diferencia entre los
documentos que establecen cómo hacer las cosas y los registros que
evidencian lo que se hizo, los que se relacionan de acuerdo con el proceso.
Los códigos a utilizar en CONSTRUTEC CASTRO S.A.S, son alfanuméricos y
tiene la siguiente estructura:

Estructura y Longitud del Código: El código se compone por tres caracteres:

NOMBRE DE LA EMPRESA NATURALEZA DEL PROCESO CONSECUTIVO

DOCUMENTO
CTC XX YY ZZ

CTC Corresponde a las iniciales de la empresa CONSTRUTEC CASTRO

S.A.S,

XX Corresponde a la identificación de la naturaleza del documento.

Codificación Tipos de Documentos

(XX)
DOCUMENTO IDENTIFICACIÓN
Manual MN
Políticas PO
Procedimiento PRO
Reglamentos RE
Plan PL
Formato F

Programas PG

Protocolo PTC
Matriz MT
Instructivo IN
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

YY Corresponde a la identificación del proceso al cual aplica el

documento.

Codificación de los procesos

(YY)
PROCESO IDENTIFICACIÓN
Gestión Estratégica GE
Sistema de Gestión de la Seguridad y
SST
Salud en el Trabajo

ZZ Este carácter Identifica el consecutivo específico para los documentos.

ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS

Encabezados
Va en todas las hojas de los documentos, con título en letra Arial negrilla número
12, información en letra Arial negrilla número 12, como se muestra a continuación:

● LOGO DE ASOFONDOS: Grupo, letras y figuras que se utilizan como distintivo

de ASOFONDOS.
● NOMBRE ESPECÍFICO DEL DOCUMENTO: El nombre especifico del
documento.
● CODIGO: Identificación alfanumérica del documento que consta de 4 partes.
● VERSIÓN: Corresponde al número de la actualización vigente.
● FECHA: Corresponde a la fecha de edición o modificación del documento.

CUERPO DE LOS DOCUMENTOS

ITEM DESCRIPCIÓN
Empieza con un verbo en infinitivo y se indica
OBJETIVO
brevemente para que se realizó el documento.

ALCANCE Es la descripción de los límites del documento.

Se refiere a los documentos que sirven de soporte
DOCUMENTOS DE
para la elaboración de los documentos del Sistema
REFERENCIA
de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

Persona o Área encargada de la implementación y

RESPONSABILIDAD actualización del documento en compañía del
Encargado del SG-SST.

DEFINICIONES Todos los términos relacionados con el documento.

EJECUCIÓN Y Es la relación de las actividades que describen el

DESARROLLO documento que se está normalizando.
INFORMACION
En este ítem se identifica el código y el titulo de los
DOCUMENTADA
registros relacionados en el documento.
ASOCIADA
RESPONSABLES DE Persona responsable de los cambios del
CAMBIOS documento
Cada vez que se realice un cambio en el
documento, este debe ser registrado en la tabla
IDENTIFICACION DE
indicando fecha, número de versión, descripción
CAMBIOS
del cambio, revisado por, medio de aprobación y
aprobado por.

NOTA: La presentación establecida para los documentos puede ser

complementado con información adicional de acuerdo a las necesidades
que se generen en el momento de la creación del mismo (Diagramas de
flujo, gráficas, cuadros, entre otros.).

SIMBOLOGÍA UTILIZADA EN LOS DIAGRAMAS DE FLUJO

Los diagramas de flujo se elaboran teniendo en cuenta las siguientes formas.

INICIO – FIN

ACTIVIDAD

DECISIÓN

DOCUMENTO

DATOS
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

PROCEDIMIENTO
PREDETERMINADO

CONECTOR

REF. PAGINA

CONECTOR DINÁMICO

CUADRO RESPONSABLES DE CAMBIOS

Los procedimientos generales del sistema tendrán al final del documento el
siguiente cuadro de responsables de cambios, de acuerdo el control de
documentos.
Realizado por: Revisado por: Revisado por: Aprobado por:
Cargo Representante Legal
Consultor Encargado SG-
de CONSTRUTEC
Externo SST
CASTRO S.A.S,
Fecha

Firma

Nota: La estructura presentada corresponde a la elaboración de documentos

internos, como procesos, procedimientos, instructivos, manuales, etc., para los
documentos externos como normas, folletos etc., se emitirán los respectivos
instructivos como complemento al presente documento.

DISTRIBUCIÓN DE LOS DOCUMENTOS INTERNOS

Los documentos internos se encuentran disponibles en el drive que maneja la

Organización; la divulgación de los documentos vigentes se efectúa mediante el
envío de correo electrónico, especificando con claridad la versión anterior, la
nueva versión y la fecha a partir de la cual aplica el nuevo documento o registró.

Se consideran documentos controlados, los publicados en medio electrónicos, en

caso de requerir la generación de la copia de un documento para un ente externo
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

o copias que no estarán controladas en el sitio de trabajo y por las personas

responsables, éstas se identificaran con un sello de “COPIA NO CONTROLADA”
en la parte final de todas sus hojas.

DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS EXTERNOS

Los documentos de origen externo, que incidan en el Sistema de Gestión de la

Seguridad y Salud en el Trabajo (normas y decretos, documentos legales,
correspondencia, catálogos, contratos, etc.), son distribuidos a la persona que
finalmente hace uso del documento, éstas se identificaran con un sello de “COPIA
CONTROLADA” en la parte final de todas sus hojas.

ACTUALIZACIÓN DE DOCUMENTOS

Los cambios o actualizaciones en los documentos las realiza el responsable del

SG-SST, remitiendo el documento a revisión y aprobación nuevamente antes de
ser publicado.

IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS

Los documentos que han sido actualizados o modificados incluyen en el recuadro

al final del documento una descripción del cambio efectuado, dejando una historia
de las actualizaciones que ha requerido el documento.

Descripción del Revisado Aprobado

Fecha Versión
Cambio Por Por

DISPONIBILIDAD DE LOS DOCUMENTOS

Toda la estructura documental del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en

el Trabajo de CONSTRUTEC CASTRO S.A.S, se encuentra disponible en una
carpeta con nombre de SG-SST, a la cual tendrán acceso todos los colaboradores
de CONSTRUTEC CASTRO S.A.S,

LEGIBILIDAD E IDENTIFICACIÓN DE LOS DOCUMENTOS

 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

Los documentos se mantienen legibles ya que son archivos por medio electrónico,
con restricción de cambios o modificaciones, lo que hace que sean documentos no
adultérales.

CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS

Los documentos que han sido modificados o actualizados en su versión, se

consideran obsoletos y son guardados en el (Sistema de Gestión de la Seguridad
y Salud en el Trabajo) por el Encargado del Sistema, al momento de actualizar el
archivo. Este tipo de documentos que estén impresos se identificaran con la
palabra “DOCUMENTO OBSOLETO”, para evitar su uso no previsto, se
reutilizaran para imprimir en la cara limpia del documento, si las dos caras del
documento fueron usadas, se dispondrá como documento reciclable.

DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES PARA EL CONTROL DE REGISTROS

CREACIÓN DE UN FORMATO

La creación de un formato surge de la necesidad de controlar una actividad para

lograr un objetivo y una meta buscando la eficacia de un procedimiento.

La solicitud de la creación del formato es responsabilidad del líder del proceso y/o
personal de CONSTRUTEC CASTRO S.A.S,

ELABORACIÓN Y APROBACIÓN DEL FORMATO

El formato es elaborado inicialmente por el responsable del proceso que requiere

el control, si este cumple con los requerimientos es aprobado por el líder del
proceso y posteriormente emitido al Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el Trabajo, para su edición final.

IDENTIFICACIÓN Y DISTRIBUCIÓN

Los registros creados por CONSTRUTEC CASTRO S.A.S, serán identificados a

través del código asignado al formato, considerando que un formato se convierte
en registro cuando tiene datos que evidencian la actividad realizada.

Los formatos del SG-SST son distribuidos y se encuentran disponibles en la

carpeta de (Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo), la
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

divulgación de estos se efectúa mediante el envío de correo electrónico,

especificando con claridad la versión anterior, la nueva versión y la fecha a partir
de la cual aplica el nuevo formato.

Una vez identificados los registros internos con código y versión se incluyen en el
listado maestro de documentos y registros para su control.

Los registros que se controlan pueden ser:

● Registros Internos: derivados del Sistema de Gestión de la Seguridad y

Salud en el Trabajo.

● Registros Externos: Los emitidos por clientes, proveedores, personal

externo etc., que proporcionen evidencia de la conformidad con los
requisitos establecidos para CONSTRUTEC CASTRO S.A.S, Ej.:
Certificaciones laborales.

ALMACENAMIENTO

El almacenamiento de los registros se realizará en carpetas, fólderes, AZ o

cualquier otro medio que garantice la conservación y fácil recuperación de los
registros, los cuales deben estar identificados claramente con el fin de acceder a
ellos de manera oportuna y exacta, posteriormente estos serán dispuestos en
archivadores de CONSTRUTEC CASTRO S.A.S,

PROTECCIÓN

Función que permite asegurar un buen estado físico de los documentos o registros
aislándolos de condiciones ambientales adversas en lugares protegidos de la
humedad y el polvo, y define los cargos de los colaboradores, contratistas y
demás partes interesadas que tienen acceso al documento o registro. En términos
generales los documentos o registros se almacenan en medio magnético modo
solo lectura.
LEGIBILIDAD

Los formatos deben ser diligenciados en forma clara y legible por el personal
correspondiente y con la frecuencia requerida por el mismo, no deben tener
enmendaduras; no se deben diligenciar a lápiz o con tintas borrables; en lo
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

posible cuando existan campos en blanco los espacios deben ser cerrados para
hacer la información más confiable y evitar que ésta sea alterada, esto puede
hacerse colocando un N/A (No Aplica) o cerrando con una línea, excepto en los
campos que impliquen selección (por ejemplo: Si___ No___).

En caso de corregir un dato (por ejemplo: tachar o reteñir una letra o número) se
debe registrar la persona que lo hace y la razón por la cual fue hecho, esto se
puede registrar en el campo de observaciones del documento o cerca del dato o
valor corregido, esto con el fin de controlar los errores y poder dar confiabilidad a
la información registrada.

RECUPERACIÓN

Función que permite localizar los documentos o registros impresos o magnéticos.

Las copias magnéticas se recuperarán por la ruta de almacenamiento y por el
nombre del archivo.

TIEMPO DE RETENCIÓN

Tiempo durante el cual se mantiene un documento o registro antes de realizar su

disposición final. El Responsable del proceso determina el tiempo de retención de
cada registro, basándose en las disposiciones obligatorias de Ley y su experiencia
en el manejo de los mismos. El tiempo de retención se muestra en forma detallada
en el listado Maestro de Documentos y registros. Esta revisión se hace
periódicamente y se hace la disposición final de los registros que hayan cumplido
con el tiempo de retención.
NOTA ACLARATORIA: Los siguientes documentos y registros, deben ser
conservados por un periodo mínimo de veinte (20) años, contados a partir del
momento en que cese la relación laboral del trabajador con la empresa:
1. Los resultados de los perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores, así
como los conceptos de los exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los
trabajadores, en caso que no cuente con los servicios de médico especialista en
áreas afines a la seguridad y salud en el trabajo;
2. Cuando la empresa cuente con médico especialista en áreas afines a la
seguridad y salud en el trabajo, los resultados de exámenes de ingreso, periódicos
y de egreso, así como los resultados de los exámenes complementarios tales
como paraclínicos, pruebas de monitoreo biológico, audiometrías, espirometrías,
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

radiografías de tórax y en general, las que se realicen con el objeto de monitorear

los efectos hacia la salud de la exposición a peligros y riesgos; cuya reserva y
custodia está a cargo del médico correspondiente;
3. Resultados de mediciones y monitoreo a los ambientes de trabajo, como
resultado de los programas de vigilancia y control de los peligros y riesgos en
seguridad y salud en el trabajo;
4. Registros de las actividades de capacitación, formación y entrenamiento en
seguridad y salud en el trabajo; y,
5. Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
Para los demás documentos y registros, el empleador deberá elaborar y cumplir
con un sistema de archivo o retención documental, según aplique, acorde con la
normatividad vigente y las políticas de la empresa.
DISPOSICIÓN FINAL

El destino final de los registros, lo determinan los líderes de cada proceso de

acuerdo a su uso y/o a lo indicado por la ley cuando aplique. Los registros
impresos que cumplan con el tiempo de retención serán reutilizados para imprimir
en la cara limpia del registro (si no se considera registro confidencial) si las dos
caras del registro fueron usadas, este se dispondrá como documento reciclable y/o
se rasgarán. Para los documentos magnéticos se dejará una copia de la versión
anterior en documentos obsoletos.

7. INFORMACIÓN DOCUMENTADA ASOCIADA

VVListado Maestro de Documentos y Registros

8. RESPONSABLES DE CAMBIOS

Realizado por: Revisado por: Aprobado por:

Cargo Representante Legal
Asesor Externo Encargado SG- de CONSTRUTEC
SST SST CASTRO S.A.S,

Fecha 02/02/2022 02/02/2022 02/02/2022

Firma
 Código CC-PRO-SST-06
PROCEDIMIENTO CONTROL DE
Versión 1
DOCUMENTOS Y REGISTROS
Emisión 02/02/2022

9. CONTROL DE CAMBIO

DESCRIPCIÓN DEL REVISADO

FECHA VERSIÓN APROBADO POR
CAMBIO POR
Creación del documento Consultor Representante
02/02/2022 V1
Externo SST Legal