PROCEDIMIENTO DE PLANIFICACIÓN Y GESTIÓN DEL CAMBIO

OBJETIVO: Definir los lineamientos requeridos para identificar, analizar e

implementar los cambios que pueden afectar el Sistema de Gestión de Calidad de
la Institución y evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en el trabajo,
identificando y evaluando los riesgos que se deriven de estos cambios y
adoptando las debidas medidas de prevención y/o intervención.

ALCANCE: Inicia con la identificación de la necesidad de establecer un cambio

que afecta el SGC y al SST, analizándolos mediante el diligenciamiento de la
matriz SIG-MT-14, continúa con la actualización de la matriz de riesgos y peligros
y finaliza con el seguimiento a la ejecución de las actividades.

RESPONSABLE: Líder SIG

MARCO LEGAL Y NORMATIVO:

NTC ISO 9000:2015: Sistemas de gestión de la calidad - fundamentos y

vocabulario.
NTC ISO 9001:2015: Sistemas de gestión de la calidad – requisitos.
ISO 45001: 2018: Sistemas de gestión de la seguridad y salud en el trabajo.
Gestión del cambio. La organización debe establecer procesos para la
implementación y el control de los cambios planificados temporales y permanentes
que impactan en el desempeño de la SST.
Decreto 1072-2015: Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo. 2.2.4.6.26:
El empleador o contratante debe implementar y

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mantener un procedimiento para evaluar el impacto sobre la seguridad y salud en
el trabajo que puedan generar los cambios internos.

DEFINICIONES:

Cambio: Transformación significativa de estrategias, modelos de negocio,

sistemas, infraestructuras, procedimientos y/o prácticas de trabajo.
Cambios Planificados: Son todos los cambios premeditados por la organización.
Cambio no Planificados: Cambio que aparece en medio de la operación del
negocio que puede representar un riesgo para la prestación de los productos o
servicios.
Propósito del Cambio: El propósito del cambio es aquel fin por el cual se va a
realizar el cambio.
Consecuencias del cambio: Es el resultado del Cambio.
Control de Cambios: Actividades para controlar las salidas después de la
aprobación formal de su información sobre configuración del producto.
Gestión del cambio: Es la búsqueda viable de implementar exitosamente los
cambios dentro de los procesos de una organización.
Análisis del Cambio: Son las actividades realizadas con el fin de identificar las
causa y consecuencia de la implementación de los cambios.

METODOLOGÍA: Se realizará una evaluación semestral del desempeño de cada

colaborador

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N° ACTIVIDAD DESCRIPCIÓN RESPONSA REG/ DCTO

BLE
1 Identificar La identificación de los Líderes de Correo Electrónico
cambios de parte del comité Proceso
cambios para
de gestión del cambio,
Comité de
el SIG. Formato de gestión del
puede generarse por gestión del
cambio. SIG-FO-18
cambio.
modificaciones en: Los
procesos, producto/servicio,
requisitos legales o
reglamentarios, cambios de
las materias primas, evento
salud a nivel mundial,
proporciones de
accidentalidad, baja
productividad, y otros que
puedan afectar el sistema
integrado de gestión.

2 Informar al SIG, Una vez identificado el Líderes de Correo Electrónico

los cambios que cambio se debe realizar una Proceso
se van a descripción detallada junto
presentar, con el objetivo y propósito a
analizando la alcanzar con el cambio,
identificando las
viabilidad de la
consecuencias y los procesos
aceptación del afectados

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cambio. Se determinan lo riesgos en

SST, que puedan
presentarse por los cambios
y los requisitos de ley si
aplica

3 Validar si se De acuerdo a la descripción y Gerente Actas de Reuniones y/o

Revisiones por la
requiere el objetivo del cambio la
Dirección
dirección estratégica valida si
cambio
es viable la aceptación del
cambio o no.
Si es aceptable se deberá
socializar el cambio a los
procesos mediante reuniones
y/o Revisiones por la
Dirección para que lo tengan
en cuenta. Si
No es viable se archivará el
cambio solicitado

4 Planificar el Aceptado el cambio se Gerente Acciones de Correctivas,

Preventivas y Mejora:
cambio procederá a identificar las
Para ello se debe
principales modificaciones
diligenciar el SIG-MT-14
que implica el cambio a

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implementar, y que afecten la

integridad del Sistema de
Gestión de la Calidad, así
como la disponibilidad de los
recursos necesarios, y los
riesgos y oportunidades
asociados a dicho cambio;
definiendo el cronograma con
las actividades a realizar
junto con los responsables y
fecha de seguimiento e
implementación.

5. Establecer Basados en los riesgos

recomendacione identificados sobre el
s del SST, SGA SGSST, se establecen las
y Calidad. recomendaciones al SIG,
para ser implementadas
durante el cambio.
Adicionalmente la fecha de
seguimiento, los cargos a los
que se debe comunicar, entre
otros
Implementar el Una vez se han ajustado o Personal a DIE-FO-10 Formato de
cambio, creado procedimientos e evaluación de
6 cargo de la
instrucciones de trabajo, desempeño
ejecutando las actividades implementaci
establecidas, y controlando

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los responsables y fecha ón

límite para su
implementación.

7 Actualizar la Cuando el cambio lo requiera Lider SIG Actualizar:

documentación se deben actualizar o crear
Matriz de riesgos
del SIG. documentos del SIG (matriz
organizacionales.
de riesgos y peligros,,
Identificación de riesgos
programas de gestión,
y valoración de peligros,
instructivos, procedimientos,
matrices legales, planes de Matriz de requisitos
calidad, polícas, entre otros) legales

8 Comunicar el Se capacita a los Gerente listados de asistencia.

cambio a todo el colaboradores.
Líder SIG Formato de evaluación
personal.
de aprendizaje.
9 Realizar De acuerdo a las fechas de Gerente DIE-FO-10
seguimiento al seguimiento el equipo de Formato de evaluación
de desempeño:
cambio Planeación deberá realizar
seguimiento al cambio
implementado.
Dicho seguimiento, debe
reportarse en la Revisión por
la
Dirección, o a solicitud de la
Oficina Asesora de
Planeación,

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para determinar si las

acciones
fueron eficaces o por el
contrario se deberá plantear
nuevas actividades.

ANEXOS:

SIG-MT-14: Matriz de planificación y gestión de cambios.

SIG-FO-18: Formato de gestión del cambio.
DIE-FO-10 Formato de evaluación de desempeño

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